时间:2023-08-25 17:09:08
开篇:写作不仅是一种记录,更是一种创造,它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感,将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇项目管理风险控制流程,希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友,陪伴您不断探索和进步。
关键词:风险导向;建筑施工企业;内部控制体系
随着建筑企业经营方式的改进,其在内部控制体系中加入了多种风险管理措施,为此类企业创造更大效益的同时也提升了项目建设的安全性,项目管理者应在风险导向的引领下改进内部控制系统,找出风险管理给企业建设带来的帮助,开拓内部控制体系的发展路径。
一、内部控制体系与风险导向的关联性
通常来讲,建筑企业内部控制系统的发展与运转较稳定,若想实行风险管理,要将其融合到内部控制制度的各项措施中,也就是说,只有当内部控制体系较完善,风险管理的效果才会更佳。建筑企业在开展多项施工项目时,由于此类项目的发展会受到多种要素的影响,其内部会生成各种风险隐患,实行必要的风险管理有助于改善项目建设质量,提升内部控制的实施效果,因此,风险导向与内部控制体系的关系较密切。同时,在开展各施工项目内部控制的过程中,管理人员要全面分析各项目内容,找出其可能存在的安全隐患,在查明原因后采用针对性措施进行改进,而安全隐患中含有不同类型的风险要素,借助良好的风险管理手段可解除安全隐患,提升内部控制系统的完整性。此外,以风险导向为主的风险管理还能充当施工企业内部控制制度的补充,其主要原因在于风险管理的内容包含风险规避、风险评估与风险预测等,涵盖了风险控制的全过程,因而将其加入到内部控制制度中,增强了该项制度的延展性,扩展了内部控制范围。
二、在风险导向下建筑施工企业内部控制体系的发展现状
(一)风险管理体系不健全
部分建筑企业管理者在实行内部控制时缺乏风险管理理念,对风险管理的认知较浅显,没有建立起系统的风险管理体系,采用的规避风险的手段并不科学。部分施工企业在风险管理的定位上较模糊,与之相对应的内部控制系统也不够完备,风险管理中的职能较少。随着建筑施工企业数量的增多,其竞争压力也逐渐增大,为提升在市场中的竞争力,部分企业适时缩减内部控制制度的管理成本,导致风险管理系统设计存在缺陷,影响管理制度的可操作性与系统性,内部风险管控缺少责任制度,难以利用专业制度来规范或约束基层员工的各项行为。
(二)内部控制制度不科学
一方面,部分施工建筑企业在制定内部控制制度时没能坚持以风险管理为导向,在管理各项施工项目的过程中也忽视了内部可能生成的风险,降低了制度管理的安全性与可靠性。基于企业管理层缺少专业的风险管理认识,在进行风险管理培训与考核时也没有采用科学的管控措施,既没有将其与绩效挂钩,也没能采取必要的奖惩措施,导致考核或培训缺乏针对性与有效性,也降低了内部控制的实施效果。另一方面,企业在进行日常控制活动时由于缺少高效、持续性监督,部分工作人员执行力差。企业内部控制制度中要设置专门的监督程序,适时评估其内部可能出现的风险与隐患,由于当前工作人员的能力不够,难以利用该项制度来落实企业的监督工作。此外,建筑施工企业应拥有独立的监督部门,工作人员对相关项目进行审查并撰写内控监督报告,有助于改进内部控制制度中的不足。
三、在风险导向下建筑施工企业内部控制体系的完善措施
(一)优化风险管理理念
风险导向下的内部控制系统革新要求项目管理者拥有一定的风险管理理念,具体来说,在进行内部控制前要精准找出施工企业的各项风险要素,如人员风险、资金风险、项目系统风险与材料风险等。在实行风险控制的过程中,管理者应将各项风险与内部控制体系巧妙融合,提升施工企业的整体管理水准。同时,在日常工作中企业管理者需加大宣传力度,在员工培训或各类管理活动中不断宣传风险管理理念,引起相关人员的重视,提升风险管理水平,保障内部控制系统的整体发展态势。此外,在完善风险管理理念后管理者仍需借助多重手段控制关键活动,如合理处理业主与企业间的关系、提升项目盈利能力、实行有效的风险转移、科学的内部合同管理等,借助多种以风险导向为主的管理措施来强化工作人员的风险经营理念,提高内部控制水平。
(二)科学规划业务流程
在规划内部控制业务流程时,项目管理者要适时融入风险管理理念,传统内部控制流程较繁琐,由于其步骤较多给管理工作带去较多不便,存在多重风险隐患,因而借助风险导向,施工企业要适时简化业务流程,规避经营管理风险。如在内部控制系统中可使用ERP体系,该体系可主动吸引多名员工加入到财务管理中。在实际应用时管理人员可借助ERP体系流程来操控各项业务,增强操作的规范性,节约企业的项目管理成本。利用ERP体系可有效提升企业的内部控制与财务管理水平,给施工企业营造信息网络环境,通过其内部显示的数据信息,可将准确、真实的会计信息呈现出来,切实完善内部控制流程,提升施工企业的风险管理效率。
(三)加强人才培养
为改善施工企业的内部控制水准,项目管理者应打造一支优秀内部控制管理队伍。在日常工作与生活中要以风险管理为主进行教育培训,受训人员包括内部控制与财务管理人员,在培训过程中,主讲者应采用理论与实践相结合的方式来强化其风险管理意识,增强风险管控,提升内部控制的认知。内部控制人员不仅要了解丰富的内控管理知识,还要意识到潜在的各项风险,全面改善风险导向下的内部控制水准。为强化培训效果,项目管理者还需将培训与考核相结合,利用培训后的考核来考察受训人员风险管理知识的应用水平,切实提升内部管控效果,使企业拥有更多高素质管理人才。企业管理者还要借助薪酬体系与绩效考核来提升相关人员工作的主动性、积极性,若在风险管理制度的执行中取得较好成绩,可给予其适当奖励,反之则要接受一定的惩罚,利用制度规范来提升企业员工素养。
(四)优化内部控制环境
在优化内部控制环境时企业管理层需做好监督工作,如企业内部各项管理性措施直接影响企业文化构建,改变内部员工的价值观念或工作理念,拥有良好的内部控制环境较为重要。在实际工作中,项目管理者需提升员工的使命感与责任感。与此同时,企业管理者要严格监管制度的执行情况,全面提升内部控制效果。具体来说,在施工时,施工人员应全面分析各个项目存在的风险,加强风险管理的针对性,确保风险管理的有效性。
(五)完善风险管理系统
在内部控制中还应及时完善风险管理系统,一方面,管理人员要不断施工管理制度。由于建筑工程中的施工量较大、施工方式复杂、施工环节多等,若管理制度不健全会产生多种安全隐患,因而提升施工管理系统的规范性变得较为重要。另一方面,项目风险与财务风险的关系极为紧密,过多的财务风险会引发企业危机,项目管理者需借助风险管理来加强财务监督。在规范财务管理的过程中相关人员不仅要科学安排资金,还要借助资金管理来规避风险。如施工企业在实际经营时会出现不同程度的资金风险,针对资金支付来说,主要采用节点支付或月度支付两种形式,部分施工企业若没有在第一时间收到工程款,会对分包商或材料商采取延期支付,影响了企业的资金流,产生融资利息压力,无形中加大资金风险。因此,风险管控人员需合理分析企业的经营与施工状况,调险管理方案,提升内部控制管理质量。
(六)提高内部审计水平
企业在开展内部审计时要依托风险导向,管理人员要重视内部审计在内部控制中的作用,保持其客观独立性。内部审计人员在项目评价中要客观、公正,为管理者提出改进建议。要适时强化内部审计职能,提升审计对内部控制的效用,提升企业整体的发展水平。
四、结语
综上所述,为强化风险控制,施工企业管理者要适时完善内部控制中的各项内容,找出潜在的风险,采取防范措施,确保企业健康发展。
参考文献:
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审计项目管理是指审计机关通过采用科学的技术方法对审计项目实施过程所进行的计划、组织、指导、控制和监督,目的是提高审计效用,实现审计目标,确保审计质量。目前,审计项目管理水平不高,是影响我国审计工作发展的一个重要因素,也是我国审计与现代国际审计的主要差距所在。而若能将现代项目管理技术成功运用到我国审计项目的管理之中,势必对提高我国审计管理水平,实现审计监督成效产生积极有效的影响。
一、项目管理的核心技术及其对审计项目管理的适用性
国际上最具代表性和权威性的项目管理组织是国际项目管理协会(IPMA)和美国项目管理协会(PMI)。国际项目管理协会是一个在瑞士注册的非营利性组织,它的目的是促进国际间项目管理的交流,为国际项目领域的项目经理之间提供一个交流各自经验的平台。美国项目管理协会创建于1969年,是美国项目管理的协调性组织,在推进项目管理知识和实践的普及中扮演了重要角色。PMI于1984年最早创立了“项目管理知识体系(ProjectManagementBodyofKnowledge,PMBOK)”的概念,随后于1996年进行了改进并正式了PMBOK。事实证明,PMBOK已经被世界项目管理界公认为一个全球性标准,国际标准化组织(ISO)以该指南为框架,制定了ISO10006标准。PMBOK反映出的项目管理核心技术,在架构及管理特质要求上,与国家审计项目管理的需求具有高度的一致性。
(一)在核心技术架构上的一致性
将项目管理划分为需求确定、项目选择、项目计划、项目执行、项目控制、项目评价和项目收尾共七个阶段,并根据各个阶段的特点和所面临的主要问题,系统地归纳出项目管理的九大知识领域,即范围管理、时间管理、成本管理、人力资源管理、风险管理、质量管理、采购管理、沟通管理和综合管理,并分别对各领域的知识、技能、工具和技术作了全面总结。对照《中华人民共和国国家审计准则》(审计署8号令)中对于审计项目管理内容的规定,PMBOK将项目管理划分的七个阶段,与审计项目管理中的审计项目规划、审计项目确定、拟定审计项目实施方案、审计项目现场实施、审计项目进度控制、审计报告完成及项目后评价等审计程序高度重合;PMBOK归纳的项目管理九大知识领域,与审计项目实施过程中贯穿始终的审计范围确定、审计工作进程管理、审计成本及费用控制、审计风险管理、审计质量管理、审计意见沟通及反馈、审计集成管理等内容高度一致。可以说,现代项目管理的核心内容与审计项目管理的要求几乎完全是一致的。
(二)在管理特质要求上的一致性
一般来说,适合列作项目管理的通常是那些技术要求比较复杂、工作量比较繁重、不确定因素较多、资源有限的一次性任务的管理项目。而国家审计项目本身所具有的工作量较大、需处理的关系复杂、承担的责任重大、审计资源紧缺、项目通常为一次性任务等特征完全与项目管理的特质相吻合。可以看出,现代项目管理的技术方法对于国家审计项目的管理具有高度的可借鉴性和适用性。
二、项目管理技术在审计项目管理中的应用分析
在审计实务工作中,审计项目管理按内容及程序通常可以划分为计划管理、成本管理、进度管理、风险管理、后评估管理等五个部分。项目管理的诸多技术和管理工具都可以应用于审计项目管理的各个阶段。
(一)在审计项目计划管理中的应用分析
审计计划是审计组织和审计人员对未来一定时期内,为完成审计任务而进行的一种安排。审计计划的基本内容包括确定审计目标、制定审计方案、选择必要的审计程序和审计步骤,并对审计范围、审计重点、人员预算、时间进度等方面做出的周密安排。制定审计计划有助于审计人员明确审计目标和审计范围,知悉审计程序和审计步骤,并为随后的审计测试及评价提供必要的标准。
在现代项目管理学科中,进行项目计划管理中常用的工具有:工作分解结构(WBS)、线性责任图(LRC)、甘特图(GC)以及网络计划技术(CPM、DCPM、PERT、GERT、VERT等)等。这些技术工具基本都能在审计项目计划管理中应用,以工作分解结构的应用为例说明如下:工作分解结构主要应用于项目的范围管理,是一种在项目全范围内分解和定义各层次工作包的方法,即将项目的各项内容按其相关关系逐层进行分解,直到工作内容单一、便于组织管理的工作单元为止,并把各单项在整个项目中的地位、构成直观地表现出来,以便更有效地计划、组织、控制项目整体实施的一种方法。例如,对于X市2011年度市本级财政预算执行和其他财政收支审计工作项目,可编制工作分解结构图,如图1所示。
(二)在审计项目成本管理中的应用分析
审计项目成本管理是通过合理配置资源,力求以最小的审计成本最有效地实现审计目标。审计项目成本主要包括完成审计项目需花费的资金成本、人力成本、时间成本和机会成本。在审计工作实务中,一般运用工作分析表(详列项目期间必须完成的工作、预定完成日期及负责人等),人力资源分析表(确定执行审计工作所需审计人员的技能和专业性质),审计项目外勤经费管理表(根据审计人员数、审计计划天数和地区标准预算审计经费,具体包括住宿费、伙食费、交通补贴、公杂费等外勤经费,以及加班补贴及其他费用等)等表格对审计项目进行费用预算和经费控制。在实际运行过程中,由于审计项目外勤工作进度的不确定性,随着项目审计的推进也难免会造成预算的调整,若不能有效控制,可能会使审计项目财务预算流于形式。
现代项目管理中的项目成本管理,是通过项目成本估算、项目成本预算、项目成本控制等步骤进行的,其中项目成本控制是项目成本管理的核心环节。项目成本估算、项目成本预算和项目成本控制中的诸多管理工具大多适用于审计项目成本管理,本文仅对项目成本控制的核心技术方法一偏差分析技术在审计项目成本管理中的应用作如下介绍:偏差分析技术,也称挣值分析(EarnedValueAnalysis,EVA),是评价项目成本实际开销和预算进度情况的一种方法,该方法可以通过测量和计算计划工作预算成本、已完成工作的实际成本和已完成工作的预算成本,得到有关计划实施的进度和成本偏差,从而达到衡量项目成本执行情况的目的。在使用偏差分析技术时,首先要确定偏差分析的三个基本参数:①计划工作量的预算成本(BCWS);②已完成工作量的实际成本(ACWP);③已完成工作量的预算成本(BCWP),即挣值(EarnedValue,EV),挣值反映了满足质量标准的项目实际进度。偏差分析主要通过计算成本偏差、进度偏差、进度执行指数和成本执行指数来实现其评价目的。指标计算公式及具体含义如下:
(1)成本偏差(CV):CV=BCWP-ACWP,当CV为负数,表明项目成本处于超支状态;反之,项目成本处于节约状态。
(2)进度执行指数(SPI):SPI=BCWP/BCWS,当SPI大于1,表明项目实际完成的工作量超过计划工作量;反之,项目实际完成的工作量少于计划工作量。
(3)成本执行指数(CPI):CPI=BCWP/ACWP,当CPI大于1,表明项目实际成本少于计划成本;反之,项目实际成本超过计划成本。
(4)进度偏差(SV):SV=BCWP-ACWS,当SV为负数,表明项目实施落后于进度状态;反之,项目进度超前。
偏差分析技术不仅可用来衡量项目的成本执行情况,而且可以用来衡量项目的进度。通过偏差分析,可以对审计计划执行情况进行分析并依据分析结果,对审计计划进行相应的调整和控制。
(三)在审计项目进度管理中的应用分析
国家审计项目管理中,审计时间(或进度)、审计成本与全面审计质量是辩证统一的。科学合理的审计时间管理可以合理配置审计资源,满足审计质量的要求,降低审计成本、提高审计效率。项目进度管理中常用的技术工具有里程碑图、甘特图、网络计划技术、决策关键路径法、图形评审技术、风险评审技术等,这些技术均可以在审计项目进度管理中进行应用。以里程碑图的应用为例说明如下:里程碑图是标示项目计划的特殊事件和关键点。在审计实施中,对这些关键点的时间进行控制。以X国有企业财务收支审计项目为例,可编制审计项目时间管理里程碑图如图2所示:
里程碑图用于项目进度管理工作,具有直观、简单、容易制作、便于理解等特征。里程碑图一般适应于比较简单和中小型的审计项目的进度管理。
(四)在审计项目风险管理中的应用分析
审计风险是指被审计单位的财政、财务收支存在重大错弊而审计人员没有发现,做出不恰当审计结论的可能性。审计风险由固有风险、控制风险和检查风险三要素组成。
项目管理中的风险管控通常是通过风险识别和风险评估去认识项目的风险,并以此为基础合理地使用各种风险应对措施、管理方法、技术和手段,对项目风险实行有效的应对和监控。项目风险管理工作过程都有不同的技术工具和方法,比如风险管理规划会议、风险管理图表、信息搜集技术、假设分析法、SWOT分析法、敏感性分析、概率分析、偏差分析、风险再评估等等。本文以项目风险识别为例,说明在审计项目风险管理中的具体应用。
项目风险识别是对项目可能存在的风险及其产生的原因进行描述和归类的过程。项目风险是不断更新的,所以项目风险识别不是一次性的活动,而是一项反复的过程,风险识别贯穿于项目生命期的全过程。项目风险识别的工具和方法主要有:文件审查、信息搜集技术、风险检查表、图标技术、假设分析法、SWOT分析法和专家判断法等。通过这些技术工具工作的结果就是得出该项目的一个初始风险登记册,也就是项目风险清单。这些风险清单中包括已识别的项目风险和潜在应对清单。在审计风险的识别和分析评价过程中,通过确定审计项目风险清单,进而确定风险的潜在应对措施,为风险管理的后续工作打好基础。
(五)在审计项目后评估中的应用分析
审计项目后评估是指由独立于审计项目决策和审计项目实施的第三方,对已经完成的审计项目的目标、执行过程、绩效和影响进行分析,确定项目预期的目标是否达到、实施过程是否合理有效、社会影响是否积极。审计署第8号令明确要求审计机关应当对审计质量控制制度及其执行情况进行持续评估,及时发现存在的问题,并采取措施加以改进。
现代项目管理中,项目后评估成为项目质量管理中的重要环节,它的内容包括项目效益后评价和项目管理后评价。国际上通用的项目后评价方法有统计预测法、对比分析法、逻辑框架法及成功度法等定性与定量相结合的分析法等。由于这些后评估方法都是比较适用于工程类项目的后评价,所以这些评价指标都很注重项目预算值与实际值的对比,注重对项目未来发展效益的预测。本文以逻辑框架法为例,说明其在审计项目后评估中的实际应用。
逻辑框架法(LFA)是一种概念化论述项目的方法。采用逻辑框架法进行审计项目后评估时,可根据审计项目后评估的特点和项目特征确立审计目标层次间的逻辑关系,并以分析审计项目的效率、效果、影响和持续性为主要分析内容。其中,效率性主要反映审计项目投入(审计成本投入)与产出(审计达到的效果)的关系,即反映审计项目把投入转换为产出的程度,同时也反映审计项目的管理水平;而效果性主要反映审计项目的产出(审计达到的效果)对审计目的和审计目标的贡献程度。审计项目的效果性主要取决于审计项目对象群对审计项目活动的反映,要受到内部条件和外部条件的限制;持续性分析则主要通过审计项目产出、效果、影响和关联性,找出影响审计项目持续发展的主要因素,分析满足这些因素的条件和可能性,提出相应的措施和建议。
三、我国国家审计项目管理中存在的问题及改进建议
审计项目管理一直是我国审计管理的一个难题。目前我国国家审计在审计项目管理中存在的突出问题主要有:一是审计项目管理缺乏统一的审计规范和具体的管理标准,审计人员无规可依,造成在审计项目管理过程中的盲目和无所适从;二是审计项目计划的编制普遍流于形式,模板化的内容多,对具体审计项目的针对性差,实施随意性大;三是执行审计项目缺乏严格的质量控制流程,审计风险识别能力较差,风险控制手段严重欠缺;四是对审计项目时间的管理无具体的管理规范,项目实施时间随意性大,容易造成审计效率低下;五是缺乏对审计项目后评估的足够重视,未能通过审计项目后评估工作延展审计功效、总结审计项目实施经验和教训,从而不断提高审计工作质量。
针对上述问题,充分借鉴现代项目管理技术,笔者提出如下改进建议:
(一)审计署应尽快制定独立的审计项目管理规范,构建科学完整、严谨适用的审计项目管理技术规则
审计署于2010年9月正式了《中华人民共和国国家审计准则》(审计署8号令),对于国家审计工作全过程进行了具体的规范。审计署8号令虽然包含了非常丰富的内容,但毕竟仅属于一部基本审计准则,其内容也只能是原则性的法条规定。构建完整的国家审计准则体系,除了应包括类似8号令这样的基本审计准则之外,还需要建立与之相配套的专业审计准则、审计指南、审计技术指引等规则制度体系。作为审计准则体系中重要构成部分的审计项目管理,应该制定出相对独立的专业审计准则和相关审计指南和技术指引,只有这样才能保证审计项目管理有规可依,才能在审计实践中发挥指导作用,保证审计工作质量。
(二)制定审计项目质量控制流程,运用科学的流程化管理来替代人为的经验化管理
进行审计质量控制通常应该从过程和结果两个层面展开,过程层面的审计质量控制是对审计计划、审计活动实施、编制审计报告、审计结果复核、审计结果公开等全过程的质量控制;结果层面的审计质量控制要实现在审计证据以及得出的审计结论面前,审计人员、被审计单位、所有利益相关者之间不存在明显的意见分歧。由于审计对象规模的庞大和具体经营资料的繁多等因素,决定了审计查证过程只能是有限的抽样审计过程,面对大量的样本的选取、范围的确定、审计程序执行的详略等事项,都要取决于审计师的专业判断和分析。审计实施过程的这种特性,如果没有建立相应的流程化工作程序和具体的量化标准,就非常容易使审计过程陷入审计项目主管的经验化管理窠白之中,就会形成审计人员的专业水准决定审计项目质量的优劣。而通过制定完备的审计项目质量控制流程,对于诸如审计样本的选取标准、审计范围的确定原则、审计风险关键控制点等审计核心内容制定明确的规定和指导意见,就可以有效减少因审计主管经验误判可能造成的审计质量偏差。
(三)加强审计风险管理,避免遭受审计失败
由于国家审计具有较高的权威性,其审计结论和审计处理意见带有一定的强制性,被审计单位必须执行,从而使审计人员容易忽视审计风险,这种忽视可能会造成未能充分发现问题、揭示问题、致使审计机关出具不恰当甚至错误的审计报告、意见、决定等法律文书的可能性,甚至会导致审计失败。加强审计风险管理通常从风险识别、风险评估、风险处理等环节入手。风险识别的途径主要有两个方面:一是借助外部力量,利用外界的风险信息、资料识别风险;二是依靠审计机构自身的力量,根据审计客体的特性识别风险。审计风险识别的方法可充分借鉴项目管理的相关技术和工具,比如检查表、流程图、情景分析、SWOT分析、敏感性分析、工作结构分解法等。审计风险评估是在审计风险识别的基础上,对审计风险发生的概率、损失程度和责任大小,以及审计风险是否可以接受等问题进行的判断和界定。风险处理是审计风险管理的最后一个环节,在进行充分的审计风险识别和风险评估后,确认影响审计结果的事项,采取追加审计程序以消除或确认审计风险因素,进而根据风险评估结果确定相应的审计结论和审计处理意见,以保证审计结果的客观与公正。
(四)做好审计成本的预算和控制,加强国家审计项目成本管理
国家审计项目成本主要包括审计组进行审前调查、现场审计的外勤审计成本,以及为该项目进行非现场工作的内勤审计成本。根据审计项目成本的特点,应建立以下管控措施:各审计组在开展审前调查阶段,根据掌握的项目初步情况,编制项目成本概算,报内部财务主管部门审核确定;审计组在正式进点前,根据经审定的审计工作实施方案,结合审定后的概算,编制项目成本预算;财务主管部门依据经批准的项目预算,建立项目经费支出账簿,对项目组发生的所有经费支出进行单独核算;审计组在完成现场审计工作后,要及时编制项目成本决算报表,到财务部门报账,财务部门以经审定批复的预算为依据,对项目成本支出进行审核认定。
(五)强化审计项目后评估工作,延展审计功效
在审计报告正式提交后,即进入后续跟踪审计阶段,主要是审计项目后评估的工作。在后续跟踪审计阶段,应建立审计质量评价制度以及责任追究制度。审计质量评价包括对整个审计项目的评价和对审计人员的评价。对项目的评价包括审计方案的执行情况、目标的完成情况、与被审计单位的沟通、审计证据的质量、预期的审计发现和结果及审计小组的整体情况等;对审计人员的评价主要包括专业胜任能力和工作效率等情况。通过审计质量评价可以总结值得借鉴的经验教训,促进审计工作质量的提高。责任追究制度并不是简单的惩罚措施,而是要通过必要的监督和制约,把审计质量控制落到实处,防范审计风险。
主要参考文献:
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关键词:建筑项目;施工质量;管理;对策
我国建筑行业处于快速发展阶段,各类建筑项目对区域改造提供诸多帮助。面对传统施工模式存在的问题,工程单位要敢于做出科学的战略决策,对项目采取综合性控制方案,确保施工质量符合预期标准要求。基于项目施工质量改造存在的问题,也要及时调整控制模式,这些都是项目施工需要处理的问题。
1施工质量管理意义
建筑工程质量是指建筑工程质量是指在国家现行的有关法律、法规、技术标准、设计文件和合同中,对工程的安全、适用、经济、环保、美观等特性的综合要求,施工质量管理是对于全施工过程所采取的各项保证工程质量的管理措施。“安全事故”是建筑工程建设阶段潜在隐患,破坏了现场施工流程的有序性与协调性。现代建筑施工面临诸多挑战,各种因素易导致安全事故频发,增加了现场施工作业与管理操作的难度。“安全第一、质量优先”是建筑施工改造的核心思想,按照安全事故准则编制可行的事故预警管理方案,有助于提高整个工程的施工作业效率。
2质量管理风险及成因分析
2.1技术支撑问题
建筑质量管理技术条件不足,对质量管理缺乏科学的引导机制,限制了质量管理数字化发展水平,这些都是限制行业改造难度的关键。面对信息化发展趋势,建筑企业尚未构建科学的管理方式,对不同类型质量项目失去了创新管理平台,这必然会影响到建筑工程的发展进程。建筑工程作为一种新的建筑工程市场化方式,很受人们的关注,在建筑工程市场化市场的逐渐扩大下,有很大的发展前景。
2.2产业配套问题
现有建筑行业模式相对落后,产业规划与发展面临诸多困难,导致质量管理体制达不到预期状态,从而影响到了整个产业的可持续发展。质量管理机制与产业配套模式不符合,限制了各种类型的项目体系,这些都会影响城市建筑行业改革与发展。例如,相同城市地区的质量方案中,对建筑质量标准及要求不一样,这些都限制了区域性的产业发展,不利于整个企业质量编制与实施。
2.3质量人才问题
人力资源缺乏时代,企业对人力资源评估及需求更加重视。由于质量编制体系与调整需求,现有人才资源无法达到质量管理标准,也限制了质量内部条款实施与应用,这些都降低了项目管理与控制的难度。由于特殊的地理位置,城市地区发展建筑工程行业存在着一些劣势,例如,项目引进机制不健全,规模化产业结构不协调等,这些都是限制城市地区产业结构发展的主要因素。
3建筑项目施工安全管理
3.1安全管理模式
建筑项目安全管理是为降低事故的发生率,提高整个项目规划的效益性,为广大投资方带来理想的经济收益。为了改变传统管理模式的不足,设定安全管理条例具有哦战略意义,可减小各种因素带来的风险因素,实现成本投入与实际收益的最大化,这些都是安全管理机制改革的重要内容。安全管理模式运用中,需考虑建筑规划、设计、施工、检验等多个方面内容,这样才能更好地实现建设目标,为项目收益及改造做好充分的准备工作。另外,建筑项目负责人哟担负起安全管理职能,从各个方面开展安全控制措施,实现项目规划及发展的一体化,这样才能更好地完成施工目标。
3.2安全教育模式
“安全生产”对建筑设施改造起到了保障作用,也是维持现场作业流程的基本要求,对现代建筑建设起到了综合性作用。安全教育是从多个方面开展管理指导,消除建筑设施潜在隐患,为建筑建筑运行做好充分的准备工作。基于安全教育思想下,建筑建设标准有着明显的提高趋势,需要各类人员共同参与项目建设过程,才能更好地完成施工指标。施工单位要定期开展教育培训工作,从施工理念、安全思想、操作工艺等多个方面进行专业指导,才能更好地完成施工目标。对于存在施工风险的人员,需及时调整及安排专业人士从事相关工作,这些都是提高安全教育水平的关键。
3.3安全监督模式
建筑项目投入了大量的成本资金,维持项目施工质量达标及安全性,才能实现效益增收与发展,这些都是保障建筑设施应用价值的关键。对于传统管理模式来说,安全监督需要从多个角度开展工作,才能更好地完成作业指标,也是保障经济效益的关键。同时,安全监督与管理结构中,需要做好多方面的工作才能完成监督指标。例如,建立专项小组完成图纸的审核与分析,对潜在事故做好前期改良,减少图纸问题对安全监督产生的不利影响。
4建筑项目合同管理对策
4.1分级管理,提升合同层次
建筑工程合同要从不同角度开展管理,按照分级管理思想实施工作,从多个角度进行合同改造与分析,这样才能更好地完成项目工作。但是,对于建筑企业来说,合同管理需要从项目规划、设计、施工、检验等多个方面开展工作,这样才能保证项目管理机制的协调性,维持整个项目运行稳定。基于目标市场定位与控制引导下,项目管理机制要考虑风险系数,以不同类型的建筑体系为中心,采取相对应的控制方案,促进合同条款编制与运行的一体化。对于存在风险隐患的合同项目,要考虑企业未来发展及战略调整要求,共同打造全面性的风险控制流程。
4.2主动合同理念
客户合同是基于客观事实的概述性理论,应当在客观条件下建立有效的建筑企业合同模式。企业走市场化转型之路,并不是某个阶段对经营管理提出的要求,而是整个行业未来革新建设的必然趋势。城市地区作为国家经济建设重点对象,必须要紧随时代潮流,挖掘建筑工程市场化转型潜在的价值意义,为市场化建设与发展做好充分的准备,这样才能实现经营模式转型与改进。信息科技是建筑工程市场化发展的根基,这样才能维持企业经营模式的优化发展,带动经营效益稳步增长。
4.3合同考评理念
合同是建筑工程建设不可缺少的内容,按照合同标准进行综合化控制,对行业风险控制起到了保障性作用。基于现代项目管理改革下,要全面落实企业风险管理机制,消除潜在性的风险控制隐患,这样才能寻求更加稳定的发展模式。当前,我国建筑行业改革趋势明显,合同管理风险与控制要求更加严格,必须做好相关调控工作。项目合同是企业营运的主要工具,借助合同可以实现项目改革一体化发展,对项目合同采取针对性的控制方案,这样才能更好地完成项目控制风险。建筑企业要全面落实合同运营机制,从多个方面采取针对性的控制方案,这样才能进一步规范市场化机制。
5结论
建筑项目施工涉及多个方面内容,工程单位要围绕项目具体情况编制管理方案,提出切实可行的施工质量管理模式。针对早期项目施工存在的问题,必须全面落实项目施工质量制度,结合具体问题提出科学的调控模式,这些都是项目施工阶段需要注意的问题。基于安全、质量等理念指导下,可从完善项目合同管理及安全施工制度等方面,提出综合性的质量管理模式。
参考文献
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近年来项目建设在EPC总包模式下,由于其特点是能够缩短工程周期、降低造价、提高工程质量,是越来越多的项目建设单位首选考虑的服务模式。本文就EPC 模式下的业主内部会计控制进行了深入分析,企业共同追求的内部会计控制的目标是确保财务报告可靠性实现资产的增值保值。为使业主投资得到控制,尤其是财务管理风险得到控制与防范。近些年来新的会计制度和理念进入中国,传统的项目建设会计观念和方法己经不适应此种方式下的要求。经济环境的复杂和竞争的不断加剧了会计除了履行经济职能,还要履行管理控制的职能,并在新模式下管理中发挥出更大、更重要的作用。能否建立和完善有效的企业内部会计控制,直接关系到企业经济目标能否实现。因此,对企业会计控制进行系统化的升级就显得尤为迫切。
一、EPC基建模式下的公司内部会计控制工作存在的问题
(一)工程投资控制的主要问题
1、投资成本内部控制问题
由于EPC基建模式是将项目建设的全部内容发包给具有相应资质的承包方,前期需签订总包合同,由于此模式的设计、采购、建筑等由承包方负责,相应的概算也由承包方编制,前期签订合同需业主对设计及概算了解透彻,而由于此项工作业务量大,所涉及专业人员较多,工作困难,由此导致签订总包合同条款不够细致,容易在后期引起签证及索赔,这些费用的增加将引起项目投资超概算,使得投资成本增加。
2、工程款项支付内部控制
从近几年EPC工程项目总包过程中发现,工程款项支付是内部控制的一大难题,由于工程节点及工程进度审核比较粗放,导致资金支付存在风险。
(二)工程物资采购问题
在EPC模式下,物资采购由EPC承包方负责材料、设备采购,对物资采购的进度及供应商的挑选不进行严格审核,会出现承包方所购材料价高质次,由此衍生的腐败问题会给企业带来很坏的负面影响。
二、发生公司会计风险控制失效的原因
(一)企业对内部会计控制重视不够
企业没有客观的将内部会计控制置放于关键环节,没有给予足够的重视。一个企业求发展,要从根源解决问题,其内部会计控制制度是各单位根据国家会计法律、法规、规章、制度的规定,结合本单位经营管理和业务管理的特点和要求而制定的旨在规范单位内部会计管理活动的制度和办法,它绝不等同于规章制度,也不等同于内部管理,更不是组织计划。它是一项重要的综合性、职能性管理工作。制定一套规范完整的内部会计控制制度,充分保证财务会计和管理会计更好地参与单位的内部管理,使会计工作渗透到单位内部管理的各个环节、各个力面。这不仅有利于更好地发挥会计工作的职能作用,更有利于改善单位内部管理,提高经济效益。
(二)内部会计控制信息化相对滞后
很多企业在开展EPC总承包时,依然沿用的是以前的施工模式。而且项目管理体系也不完善,很多管理系统等方面都不够健全,多数还是延续传统的管理模式,因此也直接导致EPC模式下企业的内部会计控制信息化也同步落后,企业之间的实际情况各不相同,对信息系统的使用也各不相同,有的企业甚至没有使用电子信息系统,仍然采用手工记账。有的企业信息不及时进行系统升级,在使用上没有系统使用的权限管理,久而久之就会产生财务舞弊,致使有些人对会计信息进行盗取或篡改。严重的将导致整个信息系统数据失真,给企业带来巨大影响。
三、优化内部会计控制工作的对策
(一)增强领导对内部会计控制的重视度
现代企业管理理念认为:企业领导的角色不再是完全的监管者,更重要的是执行者。现代信息技术的广泛应用,致使企业的组织结构趋于扁平化,具体业务的操作速度越来越快。企业领导必须重视内部会计控制的作用,要能够充分认识到内部控制被削弱的危害,要以积极主动的态度,学习并领会内部控制的机制。
(二)增强对内部会计控制流程的落实度
信息化技术的应用,电子信息审核代替了传统的纸质材料备案,加快了内部会计控制的行进速度,令内部会计控制的监管力度变得更加抽象,导致内部会计控制流程的落实度流于形式。因此,作为企业管理者和业务承办者,应该把具体的业务与抽象的内部控制机制有意识地合并到一起,注意内部会计控制流程的落实度。
(三)构建会计内部控制的信息管理系统
随着信息化技术的推广应用程度的扩大,会计内部控制的网络化程度越来越高,为了保障计算机信息系统的应用安全,企业应该提高网络风险防范意识,建立信息系统预警机制,完善网络安全风险防范措施,防止病毒入侵,提高企业信息系统的安全性。
(四)完善会计内部控制系统的管理机制
注重全面性与系统性建设原则,把内部控制系统安置到经营管理的所有环节中,协调企业各个部门,使其在该系统的监督之下彼此协调,相互促进。同时建立有效的内部审计机制,把全员的活动都纳入到相互间的查证核对范畴,从而增强内部控制系统的监管力度。
四、结束语
综合上述,本文是以工程总承包(EPC)基建模式为背景,通过对公司内部会计控制薄弱环节分析,找出了相应的应对措施,也可得出只有建立和完善符合现代企业经营管理理念的内部会计控制制度,才能保护企业财产的安全完整,确保企业经营管理目标的实现。
[关键词]内部控制 措施
1案例简介
A公司是一家民营企业,将在东北建设一座4.95万千瓦的风力发电场项目。该项目已经取得前期各项批复文件,具备开工建设条件。项目主要包括土建工程和设备安装工程。管理层认为公司人员有限,又是第一次组建这类规模的风力发电场,大部分管理人员没有这方面的经验。最后公司研究决定采用工程总包方式,将整个风电场工程承包给当地一家具备专业资质的公司,A公司只委派3-5名管理人员参与项目的建设,并对工程建设进行监督。经公司领导商讨,最终确定由当地一家B公司承接该项工程,B公司董事长与A公司董事长私交甚好,总承包价为38000万元。随后,B开展工程项目的建设。然而,自从2012年8月份开工以来,工程项目的进展并不顺利,经常因为缺料和设备运送延期二停工。导致土建工程进入11月份尚未完工,不得已采取冬季施工措施,致使成本上升,工期不断延误。预计2013年2月完工的项目直至2013年8月才竣工。
在工程决算时,B公司申报的决算总价为41000万元。A公司对此持有异议,经双方多次协商,最后将决算金额确定为40000万元。A公司风电场从2013年9月才正式进入运行调试阶段。
2工程项目失控的原因及存在的问题
2.1项目公司机构设置和人员配置不合理。A公司没有项目建设经验,在项目筹备期未设立工程指挥部,对项目整体建设进行全面管控。只是在现有人员中抽调3-5名管理人员参与建设,这些人员只有一位土建专工和一位电器专业的人员,多数人员都没有工程项目实际建设经验。项目开工建设后,对这些人员也未设定明确的岗位和相应的岗位职责。致使参与建设的人员无法起到管理和监督的职能。
2.2工程承包合同未进行招标,造成合同条款不规范引发争议。对工程总包方的选择,A公司并未采取公开招标的方式,而是由当地一家与公司董事长关系较好的B公司承揽该项工程。并没有对B公司的资质和能力进行考察。经过一段时间之后才得知B公司之前未承揽过类似规模的工程。合同在商讨过程中,A公司人员考虑到双方领导关系,并未对工程增项条款进行明确的约定。导致争议不能及时解决。
2.3项目公司管理制度缺失造成管理失控。作为建设方和承包方,管理方式是不同的。由于A公司经验不足,项目建设伊始并未根据内部控制规范和内部控制应用指引,建立一套完善的项目管理制度和工作流程。在整个项目建设过程中无制度可依,导致项目实施过程管理混乱,出现管理漏洞。
2.4工程监理单位失职,缺乏有效的监督导致项目建设失控。监理公司是一个项目的第三方监督机构,对项目业主负责,协助业主单位加强工程进度、质量和安全管理,同时全面审核工程成本和付款情况。该项目监理公司通过地方政府关系承接该工程,为控制自身成本,建设现场监理人员数量不足,工作流于形式,未能对项目建设进行有效的监督,导致项目实施过程失控。
2.5内部审计部门缺位加剧工程失控。内部审计部门作为公司内部监督机构,要将审计监督贯穿重大事项的整个周期。内部审计部门应直接参与工程建设,若缺乏基建专业知识,公司可以聘用具有资质的咨询服务机构,协助内部审计部门加强跟踪审计。但由于A公司考虑增加内部审计或引进审计单位会增加项目成本,这种成本价值观致使工程成本失控。
3工程项目内部控制的应对措施
3.1确定组织机构,明确职责权限。根据内部控制规范和应用指引,建立规范的公司治理结构和议事规则,明确各级各部门的职责权限,形成科学有效的职责分工和制衡机制,是建立与实施内部控制的基础。公司应当按照“领导重视、中层主导、骨干参与“的原则,确定以公司负责人挂帅,工程、电气、财务、审计、人事等部门负责人为主的组织机构。人事部门配合公司负责人制定相关的职责权限,将权利与责任落实到各责任单位,确保组织机构分工明确、职责透明、信息畅通、效率提高。
3.2按照内部控制规范,完善各种制度文件。根据管理现状,从企业层面和业务层面分别梳理业务流程,整理制度文件。财务或审计部门可以作为牵头部门,组织相关人员熟悉内部控制规范,对照内部控制应用指引规定的内容、目标、控制程序和控制要求,制定出本企业的内部控制建设方案、工作计划、各种制度的目标、规范内容、责任部门、任务以及时间和任务要求。企业主要围绕项目管控、项目变更登记、项目成本控制和项目资源计划几个方面完善相关制度文件,使得项目从立项、招标、施工到验收全流程有制度约束。
3.3设定控制目标,加强过程管理。基于监管的要求,设定控制目标清单。对照内控标准,制定一级内控指引目标和二级内控指引目标清单。主要涉及项目合同、项目成本、质量安全、采购管理(业务总分包)、库存管理、财务管理、人力资源、集团管控、预算管理、信息系统等制度。有了制度和目标,必须加强过程管控。利用信息系统收集的信息,按照完整性、合理性和有效性的原则,细化目标清单、分类汇总作业事项,形成动态事项数据库。然后围绕风险发生的可能性和影响程度,进行风险分析,采取相应的控制措施,将风险控制在可承受范围之内。
3.4强化风险管理,建立动态维护机制。建立风险控制的日常更新机制,更新风险要素和控制要素;实施动态风险评估、量化风险影响因素,找出需要测试的流程和控制点;定期进行跨部门汇总讨论,修正内部控制流程,建立内部控制考核机制。对于识别出的风险,应分别从企业组织层面、流程层面和执行层面三个方面优化,使风险可控。企业层面包括组织结构修正、部门职能划分、岗位划分;流程层面包括重新设计流程、部门间的沟通与协调、内部控制规范与实际执行的差异处理;执行层面包括控制规范具体化、修订表格、单据、分析模板和填表说明。牵头们部门在此基础上修订内控制度,逐步形成优化的内控手册。
3.5严格执行招标制度,从源头防范项目风险。重大工程项目合同必须采取招标方式,由公司负责人、工程部门、财务部门、法律部门等部门组成招标小组,通过招投标活动找到质优价廉的承包商。招标工作的重点在于保证招标过程的公开、公平和公正。在此前提下,各部门应积极审核招标计划、审查招标公告、审核报名单位、评审招标文件,参与和监督开标过程。为了加强招标的全方位监督,公司审计部门还可以在招标文件中公开自己的联系方式,接受外部单位的监督和投标单位的反馈
3.6重视内部监督,引入跟踪审计制度。根据工程项目特点,制定科学合理的审计计划。由于总包工程具有时间长、业务多、距离远等特点,要求审计部门必须采取动态的、现场的和全面的审计工作计划,即跟踪审计。跟踪审计的具体实施办法:(1)前期准备阶段审计。重点关注可行性研究报告和立项批复文件和各类审批文件是否齐全。一般项目普遍存在可行性研究流于形式,立项滞后等情况,内审部门应重点核实项目概算的准确性、各种证书批复是否取得。(2)现场实施阶段的审计。审计重点:检查建设资金是否到位,有无大量闲置资金,或因资金不到位而造成停工待料等损失浪费情况;检查建设资金是否专款专用,是否按照工程形象进度付款,有无挤占、挪用建设资金等问题;对往来资金数额较大且长时间挂账的预付工程款、预付备料款,要查明原因;检查建立的各项内部控制制度是否健全并有效执行。关注项目中的分包问题,主体结构和重要工程不得违规分包,所有分包工程必须征得业主同意。同时还要关注物资采购的验收管理等问题,对不合格物资采取措施,减少损失。(3)竣工结算阶段的审计。在项目竣工决算编报至项目交付使用前,对建设及设计、施工、监理等单位与项目直接有关的财务收支的真实、合法进行的审计监督。应重点关注预留尾工工程及费用、试运行费、资本化利息、未单独交付固定资产以及投用后是否存在安全、环保、消防等方面的隐患。
4结论
综上所述,建立和完善内部控制制度是企业发展的基石。尤其在工程项目建设过程中,内部控制流程和制度正发挥着十分重要的作用,为整个项目顺利建成保驾护航。目前,大部分企业只重视业务发张和规模扩张,对内部管理缺乏足够重视。在项目建设中埋下了许多风险和隐患。企业必须摆脱这种粗放型的管理模式,组建一个强有力的内部控制部门,由该部门牵头按照“有没有、全不全、做不做的原则,梳理作业流程,摸清管理现状,完善内部控制制度。
参考文献:
关键词:施工企业;跟踪审计;方法
中图分类号:F239 文献标志码:A 文章编号:1673-291X(2012)30-0123-02
施工企业属建筑施工业,它是以承建工程施工为主要经营活动的建筑产品生产者和经营者,在市场经济体制下,施工企业通过工程投标竞争,取得承包合同后,以其技术和管理的综合实力,通过制定最经济合理的施工方案,组织人力、财力和物力进行工程的施工安装作业技术活动,以求在规定的工期内,全面完成复核发包方明确标准的施工任务,通过工程点交,取得预期的经济效益,实现企业的经营目标。
内部审计是相对外部审计而言的。从施工企业角度看,其通过审查和评价工程施工经营活动及内部控制的真实性、合法性和有效性来促进施工企业组织目标的实现。他是为施工企业改进经营管理和实现经营目标服务的,因而也是企业监督评价机制与公司内部治理结构的重要组成部分。目前中国施工行业市场竞争激烈,施工企业生存和发展面临巨大的压力,加强其内部审计管理显得尤其重要。
一、施工企业内部审计的现状
1.粗放经营,管理意识不强,内部审计不到位。施工企业大多重视经营工作——“工程招揽”,但对工程的赚钱点、控制点在哪里却没有形成制度予以重视,内部审计人员还按老思路开展工作,特别是一些老企业只注重合规性检查。不能充分发挥审计工作的效能。
2.审计意识和手段落后,审计缺乏必要的技术支持。内部审计人员投入了大量的精力查错纠弊,缺乏服务意识,缺乏对工程过程的跟踪审计,所以提不出可供被审计单位使用和借鉴的建议和意见,使得被审计单位消极配合,甚至掩饰真实的情况。还有相当一部分工程存在等工程结算后才能知道工程的真实情况,这已失去时效,欠缺实际指导意义。
3.内部审计人员整体素质偏低,内部审计的先进理念不能及时掌握,不能很好的适应审计工作的开展。
二、 根据施工企业的特点实施跟踪审计
企业是市场的主体,又是市场的基本经济细胞;施工企业的主体又是由众多的工程项目单元组成的,工程项目是施工企业生产要素的集结地,是企业管理水平的体现和来源,直接维系和制约着企业的发展,同时也是实施内部跟踪审计的对象。只有把内部审计的基点放在项目管理上,通过加强项目管理的跟踪,实现项目合同目标,监控项目成本控制,提高工程投资效益,才能最终达到提高企业综合经济效益的目的,求得全方位的社会信誉,从而获得更为广阔的企业自身生存、发展的空间。根据施工企业作业施工和会计核算的特点我们可在以下几个关键控制点进行跟踪审计。
(一)事前控制——目标成本的管理
第一,工程投标预算期审计——预算期的审计包括制作标书过程中的费用审计和投标额审计。(1)投标费用审计。针对建设单位拟建项目的公开邀标,各施工企业立即组织成立由各专业技术部门人员形成的编标小组,对建设项目的造价进行概预算,制作标书。这一过程实际重点为标书制作费用的真实合理性。(2)投标额审计。对于投标额的审计,重点关注既要达到工程质量、符合工程设计要求,又要体现降低成本增强市场竞争力。在审计的内容应放在投标额的合理性与企业资源的匹配情况,以及中标额与标书金额的差异。
第二,工程施工合同订立期审计。工程中标后,就进入施工合同订立阶段。加强对工程施工合同的管理监督,是内审对工程造价实施审计把关的主要环节之一。内审人员在审查施工合同中应注意,要求使用标准的合同文本。合同的主体、合同的内容及订立合同的形式和程序必须合法,避免由于过低压价或要求施工单位垫资施工等不合理条款的出现,以免给日后的合同实施带来争议与隐患。同时也要防止有损国家、集体和单位利益的高估冒算的价格订入合同之中。内审应注意把好工程合同价格审计关,堵塞合同签订中的漏洞,把审计监督关口前移。
第三,全面审查工程量。审计工程量是工程造价审计的重点。工程量是计算工程造价的基础,在实际工作中应抓住那些造价大,容易出错的分项工程进行重点审计复核。
第四,全面核对定额单价,洞察施工单位高套定额的问题。定额套用是否正确,是审计工作的重要关口。审计时应注意检查预(结)算中所列各分项工程单价是否与定额单价相符。要注意将施工单位的预算定额,与文件规定的定额标准进行比较,将不相符合规定的部分及时剔除。
第五,审计取费标准。在实施审计中:一要严格按照建设管理部门核定的施工企业取费证费率收取费用。二要审查施工企业的经济性质、资质等级,是否按规定取费,有无高套取费标准。三要审查各项取费标准是否符合定额规定的条件和适应范围。四要审查计费基础是否符合规定。只有这样,才能最终保证工程造价的合理性和真实性,提高基建投资的综合效益。
(二)事中控制——对资金运营的管控、对实际成本真实性、合理性监督
工程造价主要由合同、设计变更及现场签证等决定,施工阶段造价控制审计的工作重点是审查合同执行情况及工程中间量变更的管理及控制流程是否有效。在跟踪审计过程中,内审机构主要对工程施工过程中的资金管控能力,工程进度款拨付、材料价款及其现场变更签证等关键控制点进行监督控制。
第一,强化监督项目资金的管控力度,针对项目管理的控制弱点,应针对关键控制点实施控制措施,特别是要持续推进项目资金集中管理,发挥项目公司集约化、统筹协调的能力。(1)要求各项目责任承包项目实行财务委派制。使工程项目现场都派驻财务人员,直接参与项目的管理和监督,实现对项目工程财务监管的全覆盖。(2)严把收款控制关。在与建设单位签订总包合同后,即刻同建设单位财务部门联系并送达“委托书”,由项目公司指定的财务人员与建设单位办理收款业务,非指定人员不允许收取、接触工程款。保证工程项目资金的安全。(3)集中工程项目部的资金付款审批权限,按审批流程和权限进行资金用途的审核、审批。通过控制项目资金,监督并提高资金使用合理性和有效性,保证施工现场的资金运营效率。
第二,材料价款审查。当前,在材料费占到工程造价的65%左右,个别工程甚至能达到70%的现状下,材料的管理与核算工作直接影响工程经济效益。(1)加强对材料采购成本的控制,严格工程预算定额规定的材料价格并以此控制实际采购价格;(2)要审查材料数量是否与定额含量的实际用量一致。要把住建材的质量和价格关,深入市场寻价,通过跟踪审计,及时发现和纠正材料价格不实和质量问题。(3)完善付款流程,明确付款审核人的责任和权力,严格审核采购预算、合同、相关单据凭证、审批程序等相关内容,强化付款依据,审核无误后按照合同规定及时办理付款。形成了由项目经理、材料员、会计员的多点控制,加强了会计系统的控制作用,细化控制环节。
第三,变更签证的确定。设计变更及现场签证对于工程造价的控制起到重要作用。首先,内审机构要审查是否有明确的设计变更及现场签证流程。其次,审查根据变更的提出方是否有相应的控制流程,同时,审查控制流程中工程现场监督和工程量的核实工作有控制环节及控制措施。以保证变更增减工程量计算的准确性。变更签证单的内容决定了签证流程的不同,只有发挥监理、造价咨询机构监督、鉴证职能才能从源头上控制工程造价。
(三) 事后控制——及时竣工结算、加强成本核算
工程竣工验收后,及时办理竣工结算,按施工合同规定的时间办理决算送审。
第一,审计首先要查看工程结算流程是否合理有效,就争议费用是否存在有效的沟通机制。第二,要对设计变更部分或因业主原因导致停工的停工损失,材料价格波动超出合同规定的部分要及时进行现场签证和价格批价,追加合同价款办理工程结算,确保取得足额工程收入。第三,在积极办理资金结算的基础上,加大工程款的回收力度,及时登记入账,保证工程项目资金运营的效率。 第四,持续关注工程保修期内项目部是否根据实际工程量合理预计可能发生的维修费。
三、严格执行审计,提高审计质量和效率
提高建设项目工程造价审计的质量和效率,就必须坚持和牢牢把握住建设项目全过程跟踪审计这个灵魂。在事前,要对建设工程预算进行审计,通过审计对单项工程或单位工程的造价及建设工程总造价在事前进行总体了解和把握,为投资决策提供较为可靠的依据,防止因预算编制上的原因而导致项目投资的超支问题。在事中,要对建设工程在施工过程中的态势审核把关,包括对工程款支付的审核,对施工变更、费用签证、材料价差认定的把关,促进施工的正常进行,并防止各种隐患的发生。在事后,要做好建设工程决算审计,充分利用事前、事中审计的资料进行汇总分析,为决算审计提供真实、合法的资料,提高建设工程决算审计质量和水平。
通过以上方法对工程项目的各个施工环节和风险控制点的持续跟踪审计,能有效的全覆盖、全过程跟踪控制,充分发挥风险导向作用,提高审计质量和效率,降低企业的经营风险,保证企业平稳健康的发展。
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[关键词] 项目管理;审计质量;政府审计项目管理
doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 13. 011
[中图分类号] F239.44 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194(2012)13- 0016- 03
1 前 言
项目管理是项目管理机构和人员运用各种知识、技能、方法与工具,为满足项目目标和有关各方对项目的要求与期望所展开的各种管理活动。它是通过项目经理和项目组织的努力,运用系统理论和方法对项目及其资源计划、组织、协调和控制,旨在实现项目的特定目标的管理方法体系。项目管理起源于美国,发展于20世纪50年代,20世纪60年代由华罗庚引入我国,经过几十年的发展,项目管理的应用已渗透到各行各业,水利、建筑、化工、IT、软件管理、机械、航空等各领域的企业都更多地采用项目管理的模式。在经济全球化、一体化的趋势下,随着知识经济和网络化社会的发展,项目管理的应用也将会越来越广泛。
政府审计项目管理是指由政府审计机关和审计工作人员按照审计标准对具体项目实施过程进行管理的一种活动。政府审计项目管理主要包括审计项目准备阶段的管理、审计实施阶段的管理、审计报告阶段的管理和审计后评估阶段的管理。政府审计项目管理水平直接关系到审计的效率、审计结果的质量和审计目标的实现,目前各级政府审计机关对审计现场管理都给予了高度的重视,积极采取措施加强审计管理和探索审计工作方法,虽然取得了一定的成效,但仍存在以下问题:审计人员素质有待提高,质量意识淡薄,对审计工作缺乏责任心和应有的职业关注;审计人员的分工不够合理和明确,多头领导和重复性工作引起管理摩擦和审计效率损失;缺乏审计项目管理标准,审计项目质量控制流程靠经验的多,靠既定标准的少,难以形成全面的审计结论,制约了审计功能的发挥;审计沟通不到位,极大地影响了审计人员的积极性,造成审计组难以形成团队协作,各自为战,使得审计资源浪费严重,审计信息不能完全掌握,间接影响了最终的审计质量。
审计质量是审计工作的生命线,审计工作质量的高低,直接影响到审计的未来和发展。为了能更好地弥补我国当前政府审计项目管理出现的缺陷,本文将现代项目管理引入到政府审计项目管理,以加强对政府审计项目管理的控制。现代项目管理主要包括项目进度、项目质量、项目成本、项目集成、项目范围、项目风险、项目沟通与协调、项目采购和项目人力资源管理一共9个方面的内容。结合现代项目管理可以将政府审计项目管理分为政府审计项目人力资源管理、进度管理、成本管理、质量管理、风险管理、成果管理和沟通管理7个领域。
2 政府审计项目人力资源管理
政府审计项目人力资源管理是确保项目团队成员发挥最佳效能的管理,主要包括审计项目管理组织模式的选择,以及审计组长、审计人员如何分工等。为有效使用审计资源,充分调动审计人员的积极性和能动性,提高审计人员的素质,我们可以从以下几个方面加强管理。
(1)政府审计管理组织模式的选择。针对一些大型复杂的审计项目,我们应该采用扁平化组织管理模式;对一些中小型的审计项目,我们可以采用层级组织管理模式,也可以采用混合组织管理模式,要具体项目具体分析。扁平化管理主要是为解决层级结构组织形式在现代环境下面临的难题而实施的一种管理模式。扁平化管理一方面是由于现代信息技术的发展,特别是计算机管理信息系统的出现,使传统的管理幅度理论不再有效;另一方面是为了避免由于项目管理层级过多,信息从最开始的发起者最后传递到最终执行者,不但时间极其缓慢,而且传递过程中失真、扭曲现象时有发生。
(2)审计机关应当根据政府审计项目计划所确定的审计事项,按照其特点和要求,选派适当的审计人员组成审计组,并指定审计组长。审计组实行组长负责制或主审负责制。对一些较大型审计项目,可以在必要时打破部门界限,审计机关可以从外部聘用有关专家。
(3)努力提高审计人员的素质。加大审计人员的教育培训力度,把审计业务、技能和业务知识的学习与掌握作为一项长期工作狠抓不放,坚持实务培训与理论培训相结合,在政府现场审计中,不要让某个审计人员自始至终只从事一种工作,在不影响审计质量的前提下,应对其加强培养,使其从事不同的工作,提高其综合素质,从“单一手”逐渐过渡到“多面手”、“全能手”。
3 政府项目审计进度管理
审计项目进度管理是指科学合理地安排审计时间和调整审计力量,降低审计成本,节约审计资源,进一步提高审计工作质量和效率。可以运用工作分解图来进行项目进度管理。工作分解图(WBS)就是把一个项目,按一定的原则分解,将项目分解成任务,任务再分解成一项项工作,再把一项项工作分配到每个人的日常活动中,直到无法分解为止,即:项目任务工作日常活动。工作分解的方法多种多样,主要包括类比法、自上而下法、自下而上法和使用指导方针等。在政府审计过程中,随着审计的深入,审计情况可能会不断变化,审计组长必须在审计现场获取审计工作各方面信息,重新组织资源,对审计过程做出相应的调整,统筹安排审计事项具体进度,留出必要的调整时间,使项目进度在整体上服从项目的总体安排。
4 政府审计项目成本管理
政府审计项目成本管理,是指在政府现场审计过程中,合理配置审计资源,力求以最小的成本有效地实现审计目标。审计成本包括完成审计项目需花费的资金成本、人力成本、时间成本、机会成本。可运用SWOT(优势、劣势、机会、威胁)分析方法对政府审计项目进行成本管理。 SWOT分析即根据政府审计项目的内外部条件各方面内容进行综合和概括,进而分析组织的优势、劣势、面临的机会和威胁,并将它们结合起来,形成审计项目成本控制的不同战略措施。SWOT分析中有4种不同的类型组合:优势—机会组合,是一种发展审计内部优势与利用外部机会的战略,是一种理想的战略模式;劣势—机会组合,是利用外部机会来弥补内部劣势,使审计改劣势而获得优势的战略;优势—威胁组合,是指企业利用自身优势,回避或减轻外部威胁所造成的影响;劣势—威胁组合,是一种旨在较少内部劣势,回避外部环境威胁的防御性技术。
建立审计现场成本考核制度,通过对投入的经费、人力、时间等成本指标与审计项目取得的效益效果进行对比,评价和考核审计现场成本,增强审计人员的成本管理意识,提高审计工作效率。
5 政府审计项目质量管理
审计质量控制是指采用科学的组织手段和技术方法,使各项审计管理工作和审计业务工作按预定目标在规定程序中运作,以便达到规定的质量水平,提高审计工作水平和审计工作效率。审计质量控制是整个审计工作的核心,我们要依据2010年国家审计署最新的《中华人民共和国审计准则》(审计署第8号令),严格现场取证程序,加强审计底稿的规范化管理和审计现场复核,建立健全审计现场管理体系。
(1)严格现场取证程序。审计组小组成员要按规定方法收集证据,审计组要对审计证据的客观性、充分性、合法性、相关性、目标性进行鉴定,对不符合要求的,应当责成相关人员进一步取证。在形成审计报告前,审计组要对收集的证据进行归纳、分析和判断,形成审计结论。
(2)审计工作底稿的规范化管理。审计工作底稿是控制和监督审计质量的基础,因此,对于审计工作底稿的编制不能认为只是工作底稿,就可以马马虎虎、草率从事,而必须认真对待,在内容上做到资料翔实、重点突出、繁简得当、结论明确;在形式上做到要素齐全、格式规范、标识一致、记录清晰。正确的审计意见应当建立在充分适当的审计证据和准确的专业判断基础之上,而充分适当的审计证据和专业判断都应当完整地记录在审计工作底稿中。
(3)对审计现场工作的复核是确保审计质量的第一关口,而在以往的审计工作中,忽略审计现场复核的情况较为普遍,一般都在现场审计之后才进行复核。制定现场审计复核管理办法,确保现场复核及时到位。在审计实施现场,对每位审计人员编制的审计工作记录、审计工作底稿以及获取的审计证据进行复核,把不完善、不规范、不准确的问题解决在审计组撤离审计现场之前,这是审计现场复核的优势。要制定审计现场复核管理办法,对审计现场的复核内容、复核重点、复核时间、复核程序、复核人和被复核人的责任和权利进行明确。
(4)建立健全审计现场管理制度体系,创新审计现场管理制度,不断修订和完善审计现场管理制度。应从加强规范入手,认真研究审计程序公正、结果公正和效率的关系,探索审计程序在实践中的应用,按照合法性、科学性、高效性的原则,健全完善审计复核审理、审计业务会议、审计过错追究办法、审计工作方法、机关内部管理、审计工作廉政纪律落实等提高审计质量的规定,进一步规范工作程序、细化工作流程、创新工作方法,形成工作讲规范、办事讲程序、管理讲制度的良好机制。
6 政府审计项目风险管理
政府审计项目风险是指政府审计人员在审计过程中对含有重大舞弊现象的财政、财务收支没有发现,而做出错误结论的可能性。推行现代风险导向型审计模式,积极而有效地采用分析性审计程序,以规避风险,提高审计效率。审计风险(AR)=固有风险(IR)×控制风险(CR)×检测风险(DR)。固有风险与被审计单位的环境有关,它和控制风险都是客观存在的,是审计人员无法控制的。检测风险,它是指审计人员在审计过程中发生错误的可能性,与审计人员自身有关。审计人员在审计之前可以先对固有风险、控制风险、检测风险进行评估,然后采取相应的措施把审计风险控制在合理的范围之内。
7 政府审计项目成果管理
审计成果是指审计人员在审计实践中经过实施审计程序,汇总工作成果而形成的审计结论与建议,是审计机构、审计人员在依法履行职责过程中形成的工作结晶。国家审计署在2010年全国审计工作会议上,提出抓好审计成果管理,解决“三多三少”,突出三个“再”。就是要在提高成果质量上狠下功夫,切实解决审计成果初级产品多、高端产品少,就事论事多、分析挖掘少,反映个性问题多、综合共性情况少的“三多三少”问题。提高成果质量方面突出三个“再”:内容要再贴近,质量要再提高,时效要再增强。在日常审计过程中,审计人员应勤动脑、勤动手、勤动笔,积极发挥个人的主观能动性,从宏观着眼,微观入手,注意发现带有普遍性、倾向性及深层次的问题,向政府各部门提出有价值的、切实可行的建议,形成高质量、高水准的审计精品,为完善我国的审计法律法规做出贡献。
8 政府审计项目沟通管理
所谓沟通,是人与人之间的思想和信息的交换,是将信息由一个人传达给另一个人,逐渐广泛传播的过程。著名组织管理学家巴纳德认为“沟通是把一个组织中的成员联系在一起,以实现共同目标的手段”。政府审计沟通管理可分为审计组内部成员之间的沟通和审计组与被审计单位之间的沟通两种情况。
(1)为了更好地促进审计组内部成员之间的沟通,应建立审计管理平台,充分利用现代信息技术,实现审计信息及时有效的传递。2011年上半年,审计署组织全国审计机关开展的地方政府性债务审计,审计署计算机中心建立了审计管理平台,实现了审计重要信息共享以及审计进度的实时动态监控。此外,审计人员利用OA腾讯通进行审计信息传递,两者之间的有效结合,保证了整个审计项目能快速有序推进。此举将我国政府审计项目管理推向了新的高度,对今后政府审计的发展具有重要的借鉴意义。
(2)审计组与被审计单位之间建立良好的沟通和协调机制,获得被审计单位的积极配合,是审计工作顺利开展的前提条件。建立与被审计单位的工作协调规范,促进审计人员与被审计单位活动行为的正常化。在审计工作中,有的审计人员由于沟通不当不能得到被审计单位的理解和支持,使审计工作进度和效果受到影响;有的审计人员在与被审计单位交往中太过随意,不仅影响了审计质量,也影响了审计的形象和威信。因此,有必要建立与被审计单位的工作协调规范,对沟通协调原则、内容、方式方法和程序等进行明确规范,以避免上述问题的发生。
主要参考文献
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关键词:行政事业单位;内部控制;问题;建议措施
一、行政事业单位内部控制的特点
在日益激烈的市场竞争中,通过有效的内部控制制度及方法,对于行政事业单位提升经济效益、社会效益,规避经营风险至关重要。行政事业单位内部控制具有以下特点。首先,综合性。内部控制是一项综合性极强的工作,包含了风险控制、预算控制、会计控制、人力资源管理及组织结构控制等诸多内容,各项控制程序涵盖了行政事业单位的各个业务环节。其次,流程性。内部控制并不是一蹴而就的工作,涉及多项流程。例如,在预算控制中,包含预算编制、预算审批、预算执行、预算控制、预算评价等各个环节的内控措施,通过执行规定的流程,提升内部控制质量。再次,有效性。内部控制是以提升社会效益、经济效益为目标的,因此,行政事业单位内部控制有效性要通过提升社会效益和经济效益、降低经营风险等内容来衡量。最后,规范性。规范性是指行政事业单位在进行内部控制的过程中,需要遵守相关法规的要求,符合一定的规范,各项工作要按照相应的程序进行。
二、行政事业单位内部控制的目标
行政事业单位是行政单位和事业单位的合称,是行使公共管理职能的组织单位,履行公共管理和公共服务等职能,在社会经济发展和居民生活中起着重要的作用。在行政事业单位的经营管理中,内部控制具有重要的作用。具体而言,行政事业单位内部控制的目标主要有以下几个方面。首先,合规性。内部控制的本质就是一系列的控制程序和举措,通过制定相应的程序、措施,可以规避行政事业单位的运营风险,规范员工的各项经济活动,提升各项活动的规范性,从而实现人尽其才,物尽其用的目的。其次,效益性。行政事业单位通过制定相应的控制程序与规则,降本增效,减少资金和资源浪费,提供更多、更优质的公共服务,不断提升行政事业单位的社会效益和经济效益。通过内部控制举措,使得财务信息更加精准,资金使用更加透明,内部管理更加规范合理。尤其在当前,行政事业单位面临转型发展的机遇和挑战,需要制定合理的内部控制措施,规避运营风险,提升工作成效。
三、行政事业单位内部控制的重要性
首先,通过有效的内部控制制度及程序,可以提升行政事业单位效益,规避财务风险。行政事业单位资产、资金的有效管理,离不开规范的、科学的制度措施,通过制定规范的内控措施,可以明确资产、资金的使用程序,使得各个部门在使用资金、资产时有章可循。例如在资金使用环节,可以制定预算管理制度,在预算编制、预算审批、预算执行、预算控制、预算评价等各个环节,制定严格的审批程序及使用流程,进而规避资金低效、浪费等现象。在资产使用环节上,可以从资产购置、资产使用、资产处置等环节严加把控,规避国有资产流失等现象,从而提升行政事业单位的经济效益。其次,通过建立有效的内部控制制度及程序,可以预防违规问题,加强人力资源考核和管理。在行政事业单位运营过程中,如果管控不力,就容易滋生违规问题,进而阻碍单位平稳发展。因此,通过制定科学合理的内部控制体系,可以规范各个部门的业务流程和全体员工的行为,从而预防各类违规问题。另外,通过建立完善的绩效考核体系,设置合理的绩效考核指标,在关键岗位和环节对资金、资产的使用进行严格把控,可以有效减少违规问题。再次,通过建立有效的内部控制制度及程序,可以提升财务管理水平。一方面,通过建立内部控制制度,完善内部控制程序,将财务活动规范化、程序化,在财务活动中强化内控管理,使得各项财务活动规范运行。另一方面,行政事业单位内部控制体系中包含了一系列审计监督措施,通过对各项经济活动及财务报表的审计,可以及时发现工作中存在的问题,从而有效完善单位财务管理。同时,审计意见对于财务人员提升业务水平也有较大帮助,还可以有效提升单位财务报表的准确性与透明度。最后,通过建立有效的内部控制制度及程序,可以提升管理决策水平。行政事业单位管理决策水平的提升,有赖于管理层收集到全面的、可靠的财务信息。通过加强内部控制,有效保障行政事业单位财务信息的准确性、及时性、全面性,为管理层决策提供可靠依据。另外,通过内部控制工作,行政事业单位管理层也会更加关注业务信息的准确性,有助于管理层增强财务管理意识,从而为单位决策提供支持。
四、行政事业单位内部控制问题及原因
当前,行政事业单位内部控制建设存在的问题主要分为制度层面、流程层面和人员层面等几个方面。第一,在行政事业单位内部,部分单位的内控制度不完善,导致内部控制不力。在行政事业单位的内部控制体系中,包含预算管理、财务管理、资产管理、审批、审计等多方面内容,内控制度需要与其他管理制度相互融合。如果行政事业单位内控制度不完善,则会导致各项经济活动无法规范开展。例如,在预算管理过程中,需要建立预算编制、预算审批、预算执行、预算控制、预算评价等一系列的内控措施,如果内控制度不完善,无法覆盖预算管理工作的所有流程,那么内控措施将无法充分发挥作用,不利于行政事业单位有序开展预算管理工作。第二,在行政事业单位内部,存在内控工作流程不完善的情况。部分行政事业单位缺乏合理的内部控制组织架构,没有建立完善的内部控制流程。例如,部分行政事业单位没有建立内控工作小组,内部控制措施不完善,没有和单位业务开展相融合,内部控制流程执行困难,这些问题不仅会影响内部控制措施的有效运行,还会对行政事业单位的日常经营和管理决策造成不利影响。第三,在行政事业单位内部,存在内控工作人员素质不足的问题。例如,部分内控工作人员对内控流程不熟悉,执行能力不足,导致内控措施落实不到位。由于内控工作人员素质不足,导致相关信息传递不及时,工作衔接不顺畅,内部控制工作流于形式,最终影响内部控制的有效运行。1.观念不足,考核缺失首先,管理人员的内控意识不足,没有起到积极的示范作用。例如,部分管理人员对内控工作不够重视,既没有及时完善内部控制制度,也没有制定合理的内部控制考核措施,导致很多员工并未认识到内部控制对单位经营管理的重要性,同时也缺乏内部控制执行的动力。其次,员工对内部控制的认识不全面,相关绩效考核不完善。行政事业单位很多员工对内部控制的认识存在误区,认为内部控制是管理层或财务部门的工作,与自身无关,这种错误的认识导致内部控制执行不力。同时,在人员绩效考核中,缺乏内部控制执行有效性的相关指标,导致员工在执行内部控制流程时,工作落实不到位,造成内部控制有效性不足。2.组织结构不完善,信息传递不及时首先,部分行政事业单位没有建立内部控制工作小组,无法适应当前工作的需要。内部控制工作主要由财务部门完成,其他部门的参与度不足,内控工作与业务开展没有有机结合,导致内控工作成效大打折扣。其次,各部门、各岗位对自身的内控职责不了解,遇到问题时存在互相推诿的现象。由于权责划分不清晰,不相容岗位没有互相分离,导致责任制度无法落实。很多员工既不清楚自身的内控职责,也不知道怎么与其他人员协作以更好地落实内控举措。最后,信息交流和分享不及时,信息传递存在滞后性。内控工作需要的信息分布在多个部门和岗位,部分单位没有建立内部控制工作小组,内控工作缺乏有效协调,相关信息传递不及时,往往还存在信息不对称的情况,造成一些业务开展缺乏有效管控,给行政事业单位运营带来风险。3.审计监督工作不到位在内部控制开展过程中,财务风险的有效控制有赖于内部审计与外部审计的有效配合。当前,部分行政事业单位内部审计和外部审计的力度不足,也没有形成合力,主要表现在以下几个方面。首先,部分行政事业单位没有建立独立的内部审计机制。内部审计工作难以有效落实,也无法定期对单位财务状况进行审计,容易受到各种因素的干扰,导致内部审计的作用难以充分发挥。其次,外部审计工作不到位。审计部门大多重视对行政事业单位财政资金使用的规范性进行检查,而缺乏对资产使用的合理性与效益进行分析,导致部分单位的资金使用效益不高,甚至发生资金滥用的情况。
五、行政事业单位内部控制的强化措施
通过以上分析,可以了解到行政事业单位内部控制存在的问题及原因,要想提升行政事业单位财务管理水平,规避财务风险,必须重视内部控制工作,积极采取强化措施,逐步完善内部控制工作。具体而言,可以采取以下几个方面的举措。1.转变观念,增强内部控制意识,加强考核首先,行政事业单位全体员工要积极转变观念,增强内控意识。管理人员更要以身作则,发挥带头模范作用,重视内控工作,积极主动学习内控知识。各部门、各岗位的工作人员也要增强内控工作参与意识,在行政事业单位营造人人参与内控的良好氛围。其次,行政事业单位要通过内部网站、部门讨论、知识讲座等形式,宣传内部控制工作理念、目标、流程、举措等内容,使大家都熟悉和了解内控工作。在此基础上,行政事业单位应该设计切实可行的内控工作目标,并将工作目标层层分解,落实到各个部门和岗位,让每个工作人员都了解自身职责,完善内控工作责任制,避免权责不清的情况。最后,建立完善的绩效考核机制。将内部控制指标纳入绩效考核体系,明确各个部门和岗位的内部控制工作考核指标,定期开展考评,落实奖惩措施,从而提升员工的工作积极性,规避财务风险。2.完善组织结构,加强信息交流首先,行政事业单位应该建立内部控制工作小组,由单位管理者和各部门负责人、财务工作人员组成,明确内部控制工作流程和责任。内部控制工作小组要定期开展工作分析会议,结合单位业务开展需求,完善内部控制流程;对存在的风险和问题进行分析,并采取有效措施解决。其次,加强信息交流和分享。内部控制工作小组应该定期对相关信息进行采集、分析和整理,为单位业务开展和管理决策提供支持。有条件的单位可以建设信息平台,将预算管理、财务管理、资产管理、项目管理、审计等工作纳入信息平台,实现相关信息的实时分享,避免信息孤岛现象。3.内外审计联动,提升监督成效首先,完善内部审计机制。行政事业单位要确保内部审计工作的独立性,配备业务能力强的审计人员开展相关工作,定期对预算、财务、资产、项目等活动开展审计检查,及时查找和发现单位工作中存在的风险问题,杜绝小金库账外账等现象。一方面定期对财务部门的财务核算进行检查;另一方面,对各个部门的资产使用情况进行审计,确保资产账实相符,避免国有资产流失。其次,行政事业单位必须主动接受审计部门的审计,对于财政部门、上级主管部门的相关监督检查也要积极配合,从而不断规范行政事业单位各项业务开展。有条件的单位可以聘请会计师事务所对单位进行审计,及时查找财务管理漏洞,分析业务开展风险,完善制度流程,提升行政事业单位管理水平。最后,制订培训计划,不断提升审计人员综合素质,实现审计工作的规范开展。另外,审计人员还可以去其他单位交流,学习借鉴其他单位的先进工作经验,不断提升本单位审计工作水平。
六、结语
当前,部分行政事业单位存在一系列的经营管理问题,严重影响了单位健康稳定发展。究其原因,主要有以下几点:首先,对内部控制的认识不到位,缺乏合理、科学的内部控制理念。其次,内部控制制度及措施不完善。最后,人员综合素质不足,审计监督不到位,缺乏合理的绩效考核体系。因此,行政事业单位要积极开展内部控制工作,转变观念,增强意识,结合单位实际情况完善内部控制制度,加大内控措施执行力度,发挥内部审计与外部审计的监督作用,提升人员素质,将内部控制各项举措落实到位,实现内控工作的全流程、全岗位覆盖,从而规范行政事业单位各项业务开展,促进单位健康稳定发展。
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近期投资银行业务的违规案件
2013年5月14日,证监会通报了万福生科(湖南)农业开发股份公司涉嫌财务造假、欺诈发行及相关中介机构违法违规案,这是首例创业板公司涉嫌欺诈发行股票的案件。经查,万福生科为了符合公开发行股票并上市的条件而虚增销售收入和利润,上市后的年度报告也存在虚假记载。证监会认为,万福生科发行上市过程中,保荐机构(投资银行)及其他中介机构未勤勉尽责,出具的相关材料存在虚假记载。其中,保荐机构在万福生科上市保荐工作中,未审慎核查其他中介机构出具的意见;未对万福生科的实际业务及各报告期内财务数据履行尽职调查、审慎核查义务;未依法对万福生科履行持续督导责任;内控制度未能有效执行;其出具的《发行保荐书》和《持续督导报告》存在虚假记载。
2013年5月31日,证监会通报了对广东新大地生物科技股份有限公司和山西天能科技股份有限公司及相关中介机构在公司申请首次公开发行股票过程中涉嫌违法违规案件的查处情况。证监会认为,新大地、天能科技两家公司虽迫于压力,主动提交终止发行上市申请,未实际发行并上市,但其IPO申报材料涉嫌造假,相关中介机构未勤勉尽责、审慎核查。在发行上市提供服务过程中,保荐机构未执行充分适当的尽职调查工作程序,没有保持足够的职业谨慎,未对相关事项真实性进行审慎核查,出具了含有虚假记载的《发行保荐书》及《核查报告》等文件。
2013年6月21日,证监会通报了部分上市公司及中介机构涉嫌在发行过程中违法违规的立案情况。其中,河南天丰节能板材科技股份有限公司在申请首次公开发行股票过程中涉嫌虚增收入、虚增资产、关联交易非关联化、关联交易未入账等违法违规行为,报送的IPO申请文件及《财务自查报告》中有虚假记载;上市公司隆基股份在通过发审会后至获得发行核准前的阶段及发行过程中,未报告、未披露业绩下滑重大事项,涉嫌违法违规;上市公司贤成矿业在非公开发行购买资产申请过程中,涉嫌报送虚假发行申请文件、骗取发行核准。这是近年来证监会第一次对上市公司再融资欺诈发行行为进行立案调查。证监会认为,相关保荐机构及其他中介机构未尽勤勉尽责和审慎核查义务,出具了具有不实陈述的相关文件,涉嫌违法违规,予以立案处理。
实际上,类似案例近年来在境外也时有发生。由于多个在美国上市的中国概念股公司在2012年底传出财务造假,美国证监会成立了专项部门对借壳上市的公司和中介机构开展调查。香港联交所也针对保荐人工作存在的种种漏洞进行整顿,其中最受市场瞩目的事件是2009年12月24日在香港挂牌的洪良国际在上市约3个月后,即被香港证监会勒令停牌。洪良国际在上市文件中,虚报营业收入超过20亿元人民币,同时夸大盈利近6亿元人民币。香港证监会对洪良国际保荐人兆丰资本的调查结果显示,兆丰资本并未有效履行保荐人的职责。由于兆丰资本违反了保荐人承诺等香港证监会多项法规,香港证监会对其做出了撤销就机构融资提供意见的牌照以及罚款4200万港元的处罚,其负责人也被追究刑事责任。这是香港证监会成立以来做出的最严厉的处罚决定。
上述案件突出反映了相关发行人和中介机构诚信意识淡薄、职业操守存在严重缺陷,既有违信息披露基本要求和市场“三公”原则,又严重损害了投资者利益。而从上述案件的处理我们可以看到,证监会维护资本市场的长期健康发展、打击违法犯罪的态度是坚决的、一贯的,对于通过造假、欺诈等手段骗取发行上市、扰乱证券市场正常秩序、损害投资者利益的行为,必将进行严厉打击。
投资银行业务中的两个核心问题
以上几个案例均是发生在IPO或再融资过程中的欺诈发行类案件,本质上都是“造假”行为,中介机构也没有做到保持职业操守、勤勉尽责。这些案例涉及到平安证券、国信证券、光大证券、西南证券、民生证券和南京证券等众多证券公司,从中可以看出,这其实是投资银行业务比较共性的问题。通过研究这些违规造假案例,我们发现各证券公司的投资银行业务在尽职调查、内部控制等方面确实存在着缺陷,投行人员整体风险意识不强,实际操作中风险防范措施存在缺失等等。
第一,尽职调查流于形式。在以上案例中,投资银行的项目人员在执行尽职调查工作时,往往主要关注资料的获取与整理,而没有建立明确的总体尽职调查目标以及各项尽职调查工作的具体目标。其结果是仅在形式上尽量满足《保荐人尽职调查工作准则》及尽职调查制度的要求,并未针对性地深入思考项目个体风险;许多发行人的财务造假可以被媒体工作者通过短期内非专业调查发现而项目人员长期在现场却无法发现,关键在于投行项目人员尽职调查目的不明确,尽职调查工作流于形式,执行程序不到位,未能有针对性地深入展开尽职调查,以至于未能有效发现企业存在的造假问题。
投行项目管理和尽职调查的资源配置对尽职调查工作也有直接影响。尽职调查资源配置包括人力资源配置、质量控制资源配置、沟通与指导资源配置、财务支持资源配置、监督资源配置等,如在《关于进一步加强保荐业务监管有关问题的意见》前,由于保荐代表人资源稀缺,保荐代表人资源安排与尽职调查工作执行存在一定的差异,使得保荐代表人在部分项目尽职调查工作中存在位置真空现象。投行项目管理能力的不足也会导致项目组尽职调查工作人力不足、财务不足、技术支持不足、监督不足,甚至直接导致了公司对部分项目质量失去有效控制的风险。
第二,内部控制体系尚不健全。上述案例反映出的另一个问题,是投行业务的内部控制体系尚不健全,未形成有效的内控体系,缺乏全员、全方位、全过程的全面质量管理理念。与发达国家的投资银行相比,我国现有的内部控制活动较多地关注检查性控制,对预防性控制的设计较为欠缺,而预防性控制的欠缺将直接影响检查性控制的有效性。投资银行业务由于其复杂性而对预防性控制有较高的要求,因此,预防性控制应予以强化并运用于投行业务的每一环节。
另外,证券公司内部投行质量控制工作较业务发展而言地位较低,使得全员意识中质量控制工作流于形式化。目前各证券公司内部,投资银行质量控制部往往隶属于投资银行业务部门,作为投资银行业务部门的下属部门在执行质量控制过程中缺乏相对独立性,信息反馈滞后,导致质量控制在实际操作中往往滞后于项目的开展,并部分流于形式。因此,质量控制的有效性和独立性不足。
上述尽职调查、内部控制等方面存在的缺陷给投资银行业务的发展带来很大风险。质量管理是投行业务的生命线,为了控制投行业务的违规风险,证券公司必须进一步建立健全保荐业务管理制度、操作规范和内部监督核查体系,加强保荐业务经营中的风险识别、评价和管理,确保对保荐业务质量和风险进行有效控制所采取的制度安排、组织体系和控制措施得以有效执行。投行项目组人员在执行项目的过程中也必须做到勤勉尽责,严格按证监会、交易所的各项规章制度进行尽职调查,保证出具的文件真实、准确、完整。质量和风险控制部门必须严格把好项目质量关,严格控制保荐、承销项目风险。
落实投资银行业务的尽职调查责任
投资银行业务完善首先必须从制度上对业务人员执行尽职调查工作中的尽职调查计划、风险识别、职业判断、人员胜任能力、工作程序、风险容量与风险汇报、追加程序的条件、工作结果、工作结果的复核结果等做出具体规定。对于尽职调查工作规程方面,应尽量细化尽职调查工作的基本要求,含括证券发行申报材料制作及尽职推荐过程中的主要调查事项,并列举针对该等事项的主要核查手段、核查目标,以及针对核查事项工作底稿的必备内容。
从人员安排上,应当明确保荐项目由签字保荐代表人担任项目负责人,所有项目组成员均应切实参与项目的尽职调查,并勤勉尽责。若项目组成员发生变更,需及时做好资料、业务等各项交接手续,并按规定的时间、程序履行变更手续。签字保荐代表人须为其具体负责的每一项目建立尽职调查工作日志,项目组其他成员也须就其负责的尽职调查事项建立尽职调查工作日志。
项目组应当根据项目类型、项目的实际情况,分阶段即时制订全面的、详细的、具有可行性的尽职调查清单,并履行充分、必要的核查程序。在调查手段上,必须穷尽所有能用的独立调查手段,增加合法、有效的暗访手段(如网络查询、电话、实地走访等),暗访对象包括但不限于发行人的客户、供应商、关联方、竞争对手、员工等。项目组做过的调查均要求留痕,包括但不限于各类凭证、证明、相片、说明与承诺等纸质文件,以及网络截屏、录音、电子文档等。项目组应始终关注媒体关于发行人的报道或竞争对手的举报,及时主动进行尽职调查。
对于工程类或需安装验收的业务,其销售真实性的核查应采取实地调查的方法;对于发行人重要客户和新增客户的真实性、履约能力、经营范围的相关性进行审慎核查;对流动资金的尽职调查应严格按监管机构相关规定及公司的相关具体规定,重点审查申报前及在会审核期间大额货币资金的流入、流出及其合理性,重点核查异常资金往来方及其关联关系;关注发行人客户的回款速度是否正常,出现异常的,需调查分析其原因及合理性;所有涉及政府和国企等需要招标的项目,需核查招标程序的合法性、完备性,审核招标文件如中标通知书等的真实性。
投资银行业务还应建立工作底稿管理制度,明确工作底稿收集整理的责任人员、归档保管流程、借阅程序与检查办法等。项目组必须从项目进场开始分阶段建立尽职调查工作底稿,工作底稿应当真实、准确、完整地反映项目组尽职推荐发行人证券发行上市、持续督导发行人履行相关义务所开展的主要工作。工作底稿应当内容完整、格式规范、标识统一、记录清晰。项目组应指定专人负责工作底稿的收集、整理,保证能够即时对收集的底稿进行分类归档。在项目每一阶段工作完成后,项目组应当及时整理工作底稿并归档。
梳理投资银行业务的内部控制流程和体系
投资银行应从业务流程各环节全面夯实风险内控各项制度要求,将内控责任落实到岗、细化到人、贯穿于每一个申报项目之中,防止风险控制“走过场”。一方面要通过培训和各项制度来加强投资银行业务全员质量控制意识,另一方面还要进一步加强完善以质量控制为主的内部控制体系,从非保荐立项开始,对项目从立项、辅导、现场核查、内核、申报、反馈、专项核查、发行、持续督导等各个阶段实行动态跟踪,分不同阶段对项目给予不同程度的关注。
非保荐立项阶段,应重点关注项目人员配备,建立投行项目负责人储备名单,从能力、经验、资格等各方面挑选项目负责人的适当人选。同时,合理安排项目人员分别负责财务、法律、行业等部分的尽职调查及文件起草,并指定专人负责工作底稿的收集整理工作。对保荐立项阶段,应予以充分重视并强化审核,这样一是可以使投行项目总体质量得以提升,二是可以使项目风险得以提前控制,通过立项会否决或暂缓一些项目的立项申请,督促项目组尽职调查。
辅导阶段,对于树立公司董事、监事、高级管理人员的诚信意识和规范运作意识非常重要,为防止流于形式,应借鉴先进经验,专门设立辅导的培训师制度,抽调业务熟手担任培训师,制订专门的辅导内容,准备必备的课题,搜集相关案例进行辅导。在现场核查中,应制订详细的现场核查计划,确定核点,深入核查,还需要完善核查工作底稿。
内核阶段是投行业务内控体系的最后一道关口,应严格执行内核程序,对有重大不确定性或者不符合发行条件的项目,通过内核会暂缓表决甚至否决,避免投行业务遭受损失。
在会审核阶段,应加强对项目在会审核期间的尽职调查情况的检查,特别是补充财报期间的尽职调查的检查;确定在会审核阶段的必查事项,包括收入、成本、资金、存货及非流动资产的核查等;对举报信和媒体报道的尽职调查,内控部门应该持续跟踪,必要时应现场参与调查。
发行审核阶段,内控部门应当在发行文件公告前审核项目最终公告文件,并在此阶段持续跟踪媒体报道和举报信情况。持续督导阶段里,内控部门应当设置持续督导专员岗位,专门负责对持续督导法律法规的持续跟进、公司持续督导工作制度的建立健全与执行,到期提醒项目组对上市公司董监高进行现场培训、现场检查、提交定期报告,出现对上市公司的不利报道时及时提醒项目组关注并核查。
为了制度的有效落实,还需要真正完善内部问责机制,加强全体投行人员的责任意识。通过问责机制,使项目组内部分工明确,谁做的调查、谁写的文件,都予以留痕,所有的项目组成员、内控人员、现场核查人员、内核委员对项目的各个阶段都必须承担相应责任,哪个环节出现问题就要对相关人员追究相应的责任,务必使投行人员从上到下都始终保持应有的审慎性。
关键词:建安企业 税务风险 防范与管控
企业税务风险管理的目标是在防范税务风险的同时为企业创造最大利润。随着我国税收制度的不断完善,面对当前社会主义初级阶段市场经济的竞争环境,建安大型企业如何进行税务风险管理,以期达到最大限度地降低税收成本,提高效益的目的,就成为摆在企业各级领导及财务人员面前的一件大事。建安大型企业税务管理面临的突出矛盾是,一方面大型建安企业组织结构庞大,经营业务多样,经营活动复杂,管理难度大;另一方面税务管理力量相对薄弱,管理资源缺乏,管理环节滞后。目前许多大型建安企业还没有建立起有效的内部控制和风险管理体系,一些企业尽管在不同程度上建立了内部控制或风险管理制度,但都偏重财务报表目标,而不太重视涉税合规目标。《中央企业全面风险管理指引》及《企业内部控制规范》,重点关注的也是企业经营目标和财务报告方面的目标,税务合规方面的内容比较缺乏或单薄。要解决这些问题必须有新的思路和新的方法。而建安大型企业点多面广,税务风险防范与管控的任务异常复杂而艰巨。
一、当前大型建安企业税务风险管理现状及分析
1.建安企业产品施工的特殊性给建安企业税务风险管理带来难度
建安企业具有经营分布点多、面广,在其提供劳务和建造产品上具有跨区域、工程项目周期长和成本核算程序复杂,各施工地纳税环境差异大,税务风险管理难度高。多数大型建安企业跨省、跨国经营,企业需要面对世界各地层级不同的税务机关及国外税制的管束。而不同管辖区域的税务机关对税法关于建安企业政策规定的理解和执行差异很大,这就额外增加了建安企业担负税务风险的系数,给企业内部税务风险管理带来难度。
2.税收行政执法不规范以及税企信息沟通不及时,不可避免地增加建安企业的涉税风险
税收政策执行偏差的可能性在我国是客观存在的,这就大大增加了企业的税务风险。国家对建安企业外地施工实行施工地和注册地税务机关双重管理的税收政策,各地方税务局都采取“以票管税”、强化税源管理等征管措施,导致企业执行难度大,税企争端多。南京、广州等地方税务局按建安企业营业收入的1%加征个人所得税;四川等地方税务局按2%预征企业所得税,以解决机构所在地和施工地主管税务机关对外出经营建筑企业争抢所得税或都不管所得税的问题。这就要求建安企业每到一地施工都应事前到机构所在地和施工地的地方税务机关详细了解相关的税收管理政策,以减少税务风险。
3.大型建安企业的税务风险通常与做假账或者简单的账面差错关系不大,主要来源于企业管理层的纳税意识和观念不够正确,相关内部风险防范制度缺失或不够健全,经营目标和经营环境异常压力等诸多方面
在施工企业的各项经营活动中,从投标决策开始到竣工结算很容易忽视税务因素,加上施工企业层层转包分包,对项目管理的税务风险意识又比较淡薄,这样就可能增加涉税风险。建安企业是完全市场竞争下的微利企业,我公司一年完成了近30亿的施工产值,完成的营业利润也只有近2500万元, 仅占施工产值的8.3%。如果因税务风险意识淡薄导致税务稽查处罚,企业的税务风险很容易转化为直接利益损失,这样不仅会吞噬企业利润,阻碍商业目标的实现,还会给企业形象带来负面影响。
4.建安企业税务管理力量相对薄弱,管理资源缺乏,管理环节滞后,企业税务管理人员的专业素质有待提高
大型建安企业点多面广,有的只是在总部设置专门的税务管理机构,有的甚至连总部都没有专门的税务管理机构,只是象征性地配置了税务管理岗位。各个施工地点更谈不上配置专门的税务管理人员,相关的税务管理工作一般都由各项目经理部或分公司财务人员兼任,他们面对我国税法及其相关法规的不断变化,缺少涉税辅导及税法后续教育,对税法的理解、认同和把握有一定的偏差,这从某种意义上说也在增加企业的税收负担。
二、大型建安企业防范税务风险的管控应对措施
1.提高对税务风险管理的认识,加强税务风险管理文化建设
企业应倡导合法纳税、诚信纳税的税务风险管理理念,按照《征管法》及其《实施细则》规定,办理税务登记,准确计算税金,按时申报、足额缴纳税款,规范纳税公平参与市场竞争。在企业内部营造税务风险管理环境,增强员工的税务风险管理意识,将税务风险管理的工作成效与相关人员的业绩考核相结合,建立有效的激励约束机制,并把税务风险管理制度与企业的其他内部风险控制和管理制度结合起来,将其作为企业文化建设的一个重
要组成部分,形成全面有效的企业内部风险管理体系。企业的税务风险管理与防范是一个系统的工程,构建企业税务风险管理的长效机制建立税务风险管理机制,把税务风险管理意识融入到企业的战略管理过程中,以形成既拥有风险管理防御能力,又有战略管理规划,使税务风险管理和战略管理有效地融合。税务风险管理由企业管理层负责督导并参与决策,管理层应将防范和控制税务风险作为企业经营的一项重要内容,促进企业内部管理与外部监管的有效互动。
2.管理环节前移,变事后管理为事前管理和事中监督,提前发现和预防税务风险,做好日常风险处置预案
税务风险管理是公司税务管理的基本和首要任务。加强对建安企业各项目经理部或分公司税务风险因素的识别和应对,重在事前防范,做好“曲突徙薪”式的工作,这不仅有利于控制风险,也为公司经营提供了通过税务筹划创造价值的可能性和空间。建安企业应全面、系统、持续地收集内部和外部以及各施工地点的相关信息,查找企业经营活动及其业务流程中的税务风险、分析和描述风险发生的可能性和条件,评估风险对企业实现税务管理目标的影响程度,从而确定风险管理的优先顺序和策略。对于监控和分析到的风险,应仔细分析原因并加以解决。这是一项长期的日常性工作,要实行动态管理。可根据需要在各项目经理部或分公司设立税务管理岗位。
3.强化企业信息管理建设,制定税务风险管理控制流程,明确风险控制点
企业应建立税务风险管理的信息与沟通制度,明确税务相关信息的收集、处理和传递程序;建立和完善税法的收集和更新系统,及时汇编本企业适用的税法并定期更新;企业应根据业务特点和成本效益原则,将信息技术应用于税务风险管理的各项工作,建立涵盖风险管理基本流程和内部控制系统各环节的风险管理信息系统。企业可以利用计算机系统和网络技术建立内、外部及各施工地点的信息管理系统,有效的信息系统能确保企业内、外部及各施工地点信息通畅,能确保企业税务管理部门与其他部门、企业税务部门与企业管理层的沟通和反馈,发现税务风险先兆和实际问题均能得到及时的关注和妥善的处理。企业内部完整的制度体系是企业防范税务风险的基础。企业内部管理制度是否健全、是否合理与科学,从根本上制约着企业防范税务风险的程度。如果企业缺乏完整系统的内部管理制度,就不能从源头上控制防范税务风险,也就无法有效地提高防范税务风险的效益。大型建安企业应结合内控管理体系建设,不断完善企业税务风险管理制度。一是加强内部控制,即“不相容岗位相互分离、制约和监督”;二是“利用计算机系统和网络技术,对具有重复性、规律性的涉税事项进行自动控制”;三是制度流程不是一成不变的,建安公司业务和税收规定都是不断变化的,制度流程也要及时进行修订完善。
4.配备专业的税务人员
由于税务管理的专业性、政策性和复杂性,税务管理工作对人员的素质和能力要求较高,配备合理的岗位和人员,是公司有效管理税务风险的必要条件,要让专业的人,做专业的事。企业应定期对负责涉税业务的员工进行培训,不断提高其业务素质和职业道德水平。一般来说,税务管理人员首先需要深刻理解税收法规,这是最基本的专业能力;其次要熟悉建安企业财务、会计处理,因为纳税处理基本以会计处理为基础;最后,还要熟悉建安企业业务以及整体经营战略,不熟悉业务就无法深刻理解某些相关的税收规定, 不把握经营战略则难以发挥税务的事前筹划、规划作用。另外,这些人员还必须具有很强的学习能力,税收政策不断变动,要求税务管理人员不断提高学习、思考和研究的能力,确切说税务管理部门要成为“学习型部门”。
5.利用纳税评估降低税务风险
纳税评估是由税务机关运用数据信息比对分析的方法,对纳税人报送纳税申报资料及提供的相关涉税信息的真实性、准确性、合法性进行系统的综合分析评定、核实,从而做出定性、定量判断,进一步对纳税人实施管理和服务的行为。目前很多企业及其财务人员缺乏税务风险防范意识和能力,因不熟悉税法规定或无意之失而造成的税收违法行为时有发生,从而导致企业被税务违法处罚风险增大。因此企业应借鉴税务机关的纳税评估方法,通过分析财务部门各月、季、年申报和上缴的税款情况,财务报表和企业所得税汇算清缴主附表之间的逻辑关系等方面的情况,进行内部自检。从故意税务违法风险、非故意行为导致结果违法的税务风险、税收政策调整或主管税务机关责任带来的税务风险、客观上少缴税款的无责任税务风险等方面,采取手工和计算机软件相结合的办法,深入开展宏观税负分析活动。充分利用纳税评估活动,详细剖析容易形成税务违法风险的不同风险点,分别采取相应措施,降低企业纳税风险。
6.建立良好的税企关系,进行有效的信息沟通
在现代市场经济条件下, 税收具有财
政收入职能和经济调控职能。政府为了鼓励纳税人按自己的意图行事, 已经把实施税收差别政策作为调整产业结构, 扩大就业机会, 刺激国民经济增长的重要手段。由于我国人多面广,国家的宏观税收政策具有较大的弹性空间,对政策法规的不同理解及地域差异造成了各地的税收征管模式各不相同,各地税务执法机关也就拥有了一定的自由裁量权。因此, 企业要注重对税务机关工作程序的了解, 加强联系和沟通, 争取在税法的理解上与税务机关取得一致, 特别在某些模糊和新生事物上的处理得到税务机关的认可,减少涉税风险。
7.加强税收法规学习,准确把握税收政策
我国税制建设还不完善,税收政策变化较快,许多税收优惠政策具有一定的时效性和区域性,这就要求企业在准确把握现行税收政策精神的同时关注税收优惠政策对企业经营效益的影响。通过税收政策的学习,掌握税收法律政策变动的情况,审时度势,用足用准国家税收政策,降低不必要的纳税成本和其他成本。综上所述,大型建安企业产品施工的特殊性决定了税务风险控制的艰巨性,企业管理层应充分认识到建安企业税务风险管理的重要性,不断增强员工的税务风险管理意识,对税务风险进行科学合理的控制,使企业随着税务风险管理体系的不断完善,在防范税务风险的同时降低企业整体风险,从根本上解决税务风险问题,从而降低纳税遵从成本,为企业创造最大利润。
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关键词:施工企业 必要性 风险成因 风险控制
1.新形势下加强建筑企业财务风险控制的必要性
财务风险,是指企业在各项财务活动中由于各种难以预料和无法控制的因素,使企业在一定时期、一定范围内所获取的最终财务成果与预期的经营目标发生偏差,从而形成的使企业蒙受经济损失或者更大收益的可能性。财务风险是客观存在的,企业管理者对财务风险只有采取有效措施来降低风险,而不可能完全消除风险,而且建筑施工企业财务风险有着它的特点,更应该引起重视。
财务风险管理控制作为建筑企业风险管理的重要组成部分,它为企业全面、经济和有效地管理风险提供了可能;为稳定企业财务活动,加速资金周转,保证资金安全、完整和增值提供了可能;增加了企业决策的科学性和有效性;是企业经营决策的数据库和信息库,为企业创造相对安全的生产经营环境,有利于企业实现和超额实现经营目标,战胜风险、提高效益、增强实力。使企业立于不败之地。
因此,面临竞争日趋激烈的市场,建筑企业必须树立风险意思,认真研究和分析财务风险,加强财务风险的防范控制,将风险管理机制引进企业,建立科学严谨的财务风险管理机制和防范措施,才能够不断提高企业的市场竞争中的生存能力和自我发展能力,才能够保证企业能更加积极主动地参与竞争。所以在新形势下加强建筑企业财务风险的控制是很有必要性的。
2.建筑施工企业中财务风险的成因
2.1资金风险
主要表现为工程款、各类保证金等无法及时回收和现金流断裂的风险。由于房地产开发企业的资金压力,导致建筑企业应收款降低的现象时有发生。以最近3年公司的实际情况为例,应收账款工程款收款比例从90%以上降低到80%,导致部分资金未能按时回收,相对应就会有一点资金缺口。由于行业特殊情况,施工企业往往需要垫付部分款项已及向业主缴纳履约保证金同时业主也会扣除部分工程进度款。根据重庆建筑行业管理要求,大部分项目都会按照一定比例缴纳农民工工资保证金。如此多的额外资金沉淀量,必然会使企业背负巨大的财务压力和财务风险。另外由于施工企业资金流入的单一性,主要依靠业主拨付的工程款,以及工程施工过程中工期的不可控性,就可能导致企业或项目的现金流断裂。
2.2合同风险
合同是施工企业一切风险的源头,如果合同“先天不足”,势必会造成工程项目实施中的被动,增加施工企业财务风险。由于激烈的市场竞争,特别是最近10年伴随着大量的建筑企业成立,建筑市场呈现出供小于求的局面,为了生存,一些企业出现低价投标、与业主签订黑白合同、材料一次性包定等现象。许多业主利用施工企业急于揽到工程任务的迫切心理,在签订合同时附加某些不平等条款,管理稍一放松,则可能发生亏损,甚至出现项目承接到手就意味着要发生亏损,致使施工企业在承接工程初期就处于非常不利的地位。如此合同很有可能从一开始就让施工企业背负巨大的财务压力,导致企业在施工过程中步履维艰,增大了财务风险系数。而即使是正规的合同,它的风险也是客观存在了,由于工程项目一般存在合同金额大、施工周期长、施工过程复杂等特点,所以在施工过程中存在很多不确定因素,合同风险也是难以避免。以公司名流公馆项目为例,甲方就是为了自己的实际经济利益,在订立施工合同中,以减少工作量的形式降低合同总价,然而在实际施工过程中增加工作量(合同之外),而且付款事宜只是口头答应,导致结算中公司利益受到损失。另外建筑行业在施工过程中与供应商、分包单位、劳务单位签定的合同,偶尔有些合同在签定过程中就没有研究透彻,会产生有争议的事项,以及项目购买材料根本就没有签定材料采购合同,变相的也会给企业带来财务风险。
2.3项目成本管理控制风险
成本管理是企业生产经营管理的一个重要组成部分,对施工企业来说成本的控制尤为重要。在项目施工过程中的每个环节是不是实行全面成本控制,是否严格按照成本计划实施,对构成工程实体的人工、材料、机械等施工现场直接费用能否分不同情况,采取不同措施加以控制;对项目部间接费用的核算和控制能否按照施工预算及工期要求,制订出费用开支计划,且对每一个费用项目逐一核定指标。这其中每一环节的成本管理和控制都直接影响到项目的经济效益,无论哪个环节处理不当,都有造成财务风险的可能。
2.4工程竣工结算风险
①在施工合同履行过程中,由于发包方调整设计方案、增加工程量或工程项目、更换建筑材料等原因,使工程总量变化的情况常有发生,这些情况发生后多以施工联系单的形式进行操作,但施工联系单的内容往往比较简单,权利义务也十分不明确,无形中增加了纠纷发生概率。有的甚至是口头上的协定,或者无完整的资料,到最后结算时双方都无证无据。②甲供材往往也是在竣工结算中容易混淆的地方,甲供材需要发包方开具发票由施工企业进行账务处理,但是会出现最终结算总金额由于甲供材没有核对清楚而造成结算金额的差异。③另外也有一些施工项目或企业由于自身的一些原因未能及时办理工程竣工验收手续、编制工程竣工决算,对设计变更部分或因业主原因造成的停工损失等未及时进行现场签证并要求追加合同价款,这些都有可能造成项目资金结算泄后,同时由于工程决算不及时,加长了工程保修时间,增加了工程保修费用,增大了企业财务风险。
3.建筑施工企业财务风险的控制
3.1加强资金管理,盘活资金,用活资金
同样的资金通过不同的使用方法可以达到不同的效果。加强资金管理目的就是要及时回收资金,合理分配资金,加快资金周转,减小企业的资金风险,提高企业的经济效益。要坚持收支平衡的原则,在认真编制现金收支预算的基础上,以现金收支预算表作为企业资金或者项目资金收付的依据。比如公司人力资源产业园项目的资金策划书就是很好的一个模式,在各时间节点上,做到资金的收支预估,通过实际情况进行对比,这样就直接加强对资金的管理。当然在资金总额一定的情况下,通过好的方式方法把资金灵活运用,盘活资金,达到以一作百的效果,使企业能够顺利的运转。另外,在签订采购、分包、劳务等合同时要本着风险共担的原则,明确出现资金风险时应由双方共同承担的条款,尤其是支付时间要视施工企业资金情况而定,并且合同支付比例原则上不高于主合同。以公司情况为例,项目部都是按照资金计划支付款项,而且要严控资金“公对公”,先挂账后支付的原则,这些措施降低了项目部的财务风险,保证了项目部工程施工的顺利进行。
3.2树立风险评估意识,合理承接工程任务
承接工程任务是施工企业生存和发展的前提。施工企业应树立风险防范意识,建立并完善项目承接前期的调查、论证与决策程序,摒弃饥不择食的做法,对投标工作要做到有准备、有选择、有论证,分析工程项目的经济背景、业主单位经营、信誉、实力等方面的情况,做到知已知彼。企业取得招标文件后,应当进行深入研究和分析,正确理解招标文件,把握业主的意图和要求,分析投标人须知,详细审查施工图纸,复核工程量,分析合同文本,利用企业过去的、现有的施工资料及数据、经验分析项目的经济可行性、技术措施可行性,权衡成本与收益。从公司最近几年承接的工程项目看,我们可以发现“大客户”、“大订单”一直是公司的策略,保持和维护重点客户的长期合作关系,并且加大对诚信企业以及在业界有着良好口碑的企业进行合作。
3.3加强预算管理,控制项目成本
成本风险是施工企业一个重要的财务风险。对成本风险的控制,一方面通过三算对比,在施工过程中对由计划部门提供的预算,成本管理部门按内部公司定额对工程项目的评估成本,以及项目实施的实际成本进行对比分析,找出差异并制定对策,有效控制项目成本。项目成本主要是直接项目成本和项目管理过程中的间接费用。①直接成本主要包括人工、材料、机械等成本。就现在的市场情况下,人工成本一般会占总成本的25%-30%,而且人工成本基本没有多大的浮动空间,控制项目成本主抓材料成本,在保证质量安全,材料合格的前提下,材料成本可以尽量降低。②间接费用的控制。间接费用一般占工程总成本的3%-4%,然而就单个项目的净利润来看也不过如此,所以这就需要企业制定相应的管理制度,规定相应的报销标准,完善相应费用的报销手续,严格限制,禁止浪费,才能达到减少管理费用,减少不必要的财务风险。
3.4及时办理竣工结算,加快资金回收,降低应收款风险
在工程后期,大多数建设项目资金紧张,若不能及时结算,业主方则不会再拨付工程款,拖延的时间越长,应收款的风险也越大。所以建筑施工企业按照图纸要求完成施工后,就要及时办理竣工验收,编制工程竣工决算,按照施工合同规定的时间办理决算送审。一般的合同中,工程保修金的金额都是工程竣工结算金额的5%,这笔资金也是很大的。因此,在工程保修期内,工程项目部应根据实际工程量,合理预计可能发生的维修费用,并制定保修计划,以此作为保修费用的控制依据。根据实际情况,项目部可委派专人或由就近施工的人员代管,尽量节约开支,降低财务风险。以公司的实际情况为例,已办理竣工结算工程,剩余工程款的收取成立了领导负责组,各项目尾款及质保金的收取落实到具体责任人,专门对剩余工程款以及保修金进行收取,而且到达一定的效果,这也就降低了应收款的风险。
3.5建立财务预警系统,加强财务风险预测与监控
建筑企业财务风险的发生,很大程度上就是没有设立对财务状况的预测、监测和预警机制。财务预警系统是适合数据化管理方式,通过全面分析企业内外部经营情况的各种资料,将企业存在的潜在财务风险预先告知经营者或者其他利益相关者的一种工具。设置财务预警系统,可以促使企业财务部门以及相关部门及时做出现状分析,一旦发现异常情况及时采取应变对策,避免或减少风险损失。
4.结束语
通过本文的简单分析,发现建筑施工企业存在着一定的财务风险,企业要想在日益竞争激烈的环境中立于不败之地,就必须加强对企业财务风险的研究和控制。当今社会财务风险已经无处不在,不论是企业或是个人,它就在我们每一个人的身边。而作为建筑施工企业,由于其行业的特殊性,财务风险已经渗透到行业的每一个细胞。如何提高财务风险意识,发现、控制和防范财务风险,对于建筑施工企业的生存和发展至关重要。财务风险作为一种信号,能够全面综合地反映企业的经营状况,企业经营者应进行经常性的财务分析,防范财务危机,建立预警分析指标体系,进行适当的财务风险决策,确保市场经济秩序良性循环和本公司的可持续发展,最终实现企业价值最大化。
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关键词 铁路施工项目 财务内部控制 改善策略
具体来讲,财务内部控制指的是企业结合具体情况,对一系列的程序和控制方法进行制定和实施,将项目施工方面的法律法规和规章制度等给严格贯彻下去,得到更加真实准确的会计信息,保证财产安全,提升企业的经济效益。
一、铁路施工项目财务内部控制的现状分析
一是思想认识存在着问题。通过调查发现,很多铁路施工企业认为要想获得发展,只需要提升工程质量,保证工程进度即可,没有充分重视财务控制工作,认为财务核算是财务主管职能,在项目管理经营中,不需要介入财务工作。这样的观点是片面和错误的,经常会有一些不法现象出现。在实际的工程施工中,财务管理人员在企业项目管理中无法参与进来,企业管理仅仅是生产经营管理,没有全面实施财务部门的相关职能,这样就会制约到铁路施工企业的生存和发展,增加了施工成本。
二是没有较高的管理水平。任何工作的完成,都需要人来努力。因此,如果财务管理人员没有较高的水平,就无法充分发挥财务管理的作用。如今,还有很多的铁路施工企业只培养生产人员,没有大力培养财务管理人员,财务管理人员整体水平需要进一步提升,这样对于财务职能的发挥,就造成了一定的影响。我国铁路施工企业已经构建了相关的制度体系,但是还存在着诸多的问题,财务管理人员具有了较好的人际关系,方可有效开展财务内部控制工作。
三是需要进一步加大控制力度。部分铁路施工企业为了分离财务管理人员和其他职能部门,将财务派遣制度给开展了下去,这样可以保证其他部门不会影响到财务工作,财务管理人员在工作过程中可以严格依据相关的法律制度来进行。但是这种方法也存在着一定的弊端,如果财务管理人员严格工作的对象和经理有着较好的合作关系,这些部门的人员就会对财务管理人员产生消极应对,甚至是孤立行为,人际关系遭到恶化,对于财务工作的开展,产生了较大的影响。财务管理人员无法提前得知项目施工资料,如外协作业队从业资格、信誉度、组织水平等,没有监督控制一些必要的环节,如现场完成量、验工计价、必要的财务手续等。另外,在铁路施工项目采购材料招投标和供货商考察等工作中,财务部门也无法参与进来,这样就很容易有安全隐患出现。
二、应对措施
一是提高思想认识。首先,铁路施工企业需要大力宣传财务内部控制,让企业人员充分意识到,市场竞争日趋激烈,只有对财务内部控制进行强化,方可推动企业获得更好的发展。这样其他部门人员了解到了财务工作的重要性,给予必要的理解,方可顺利进行财务管理工作。另外一个方面。在铁路项目施工的各个环节中,都需要将财务内部控制工作给开展起来,并且要对财务管理人员的管理意识进行强化,这样方可有效提升铁路施工项目财务内部控制水平。铁路施工企业需要大力培训财务管理人员,定期经常开展下去,丰富他们的理论知识,提升他们的专业水平,强化综合素质,并且要将财务管理人员的积极性和主动性给充分发挥出来,以便更好地开展施工项目财务内部控制工作。
二是对控制力度进行强化。对于铁路施工企业来讲,需要结合具体情况,将责任制度落实下去,对责任分工进行细化,各个部门之间需要密切的协调配合。要对构建的财务决策、预测和预算等机制进行完善,对各种制度体系进行健全和完善,如合同分类管理制度、员工借款管理制度、资金使用审批制度等等,这样在财务管理过程中出现的问题,方可及时被发现,采取一系列针对性的措施进行解决。财务管理部门需要落实相关的资料证书,如税务许可证、组织代码证等,对外协工作队伍的施工能力和生产组织水平等详细情况进行实地考察,通过对资料综合分析,然后再判断是否可以进行合作。在项目施工过程中,需要将财务管理人员的监督控制作用给发挥出来,将集约化管理模式给实施下去,并且对内部控制流程进行完善。因为铁路施工项目,有着较为分散的工程,那么就需要充分重视信息沟通。那么就需要结合具体情况,将科学的方法应用过来,这样企业各个部门就可以对铁路施工项目财政经营等信息进行及时地了解和掌握,共享相关的信息资源。企业总部可以将系统模式应用过来,如成本管理、合同管理等,积极应用先进的技术方式,如计算机互联网等,以便对项目实际进展情况进行了解和掌握,积极地与项目部进行沟通。
三是提升风险意识。铁路是我国交通系统中非常重要的一个组成部分,它会对人们的出行和社会经济的发展产生直接的影响。因此,就需要对其产生足够的重视,采取一系列的控制措施,保证项目的施工质量。在具体实践中,需要结合项目情况,对施工方案合理选择,以便顺利开展铁路施工项目。另外,不同部门之间需要密切配合,互相监督。铁路施工企业相关部门需要科学评估财务风险,将实际资产、项目回款等因素给充分纳入考虑范围,以便对风险预警指标科学合理地确定,将风险预测评估工作给深入开展下去。
四是将审计工作开展下去。只有做好了审计工作,方可推动施工企业获得更好的发展。在内部审计工作的开展中,需要重视各个方面各个环节。例如,材料采购、资金成本、施工组织,对过去事后审计的传统观念进行转变,将跟踪审计的方法给应用过来,介入项目实施全程。要实地调查铁路施工项目进展情况,获取真实信息,这样审计质量方可得到提高。同时,还需要分清工作的重点,对于一些大额、特殊性资金支出,需要重点关注。如果有一些违法行为出现,对企业发展造成了严重的损失,就需要对相关人员的责任进行追究。如今很多铁路施工企业,在廉政建设中,都将财务内部监督审计作为一个重要的组成部分,结合具体情况,对内部控制制度进行了完善,这样就在较大程度上降低了企业成本,促使企业经济效益和社会效益得到提升。
三、结语
随着市场经济体制的确立和完善,铁路施工企业在发展过程中面临着日趋激烈的市场竞争,那么要想获得发展和壮大,除了要提升施工效率和施工质量之外,还需要将财务内部控制工作给深入开展下去,发挥监督控制作用,控制每一个环节的成本支出,提升企业经济效益。在具体实践中,针对财务管理控制出现的一系列问题,结合具体情况,采取针对性的措施进行解决。
(作者单位为中铁四局集团第四工程有限公司)
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