时间：2023-08-29 16:42:49
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇水利工程档案管理规定，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
0 引言
我省飞来峡水利枢纽是广东省综合性水利枢纽工程，是国家“九五”期间的重点水利建设项目，于1994年10月18日正式开工建设，1999年10月8日建设试运行，实现了省委省政府提出的“六年工期，五年完成，全优工程，一流管理”的总目标。水利工程档案是指在水利工程建设时期所留下的图纸、图片、数据、声像等各种资料，这些资料全面地反应了枢纽工程在施工时的各项数据，而且能够对今后枢纽的运行管理，维护检修工作提供帮助。同时，这些资料也能够反应出当地的地理环境、地质条件以及水文状况，为今后其他水利工程的建设提供相应的数据，对其有相当大的借鉴意义。所以加强现代水利工程的档案管理和利用有着重要的现实意义。
1 飞来峡水利枢纽工程档案的利用
1.1 工程档案的重要性
工程档案的相关记录能够真实反映出当地的环境以及人民的生活状况。它既是一本水利书籍，也是一本历史记录，它对以后水利工程的管理、运行、维护、检修以及改造都有很大的借鉴意义。所以要对水利建设的相关档案有足够的认识。这样才能够更好地促进我国水利事业的进步和发展。
1.2 工程档案的作用
我省飞来峡水利枢纽是北江流域综合治理和开发利用的关键性工程，充分利用档案资料，为枢纽运行管理工作提供有力的参考价值，产生可观的经济和社会效益。如：飞来峡水利枢纽入库灌水预报问题，如入库灌水组合遭遇问题、上游各地流量在河道的演进问题等都通过对这些档案资料的利用，得到了较好的解决，使水库水文预报的准确度和精度得到了较大程度的提高；通过对档案资料的利用，提高电站的发电量，产生了较好的经济效益；利用基建档案解决厨房防渗漏问题，确保枢纽安全运行；通过借阅建设和运行期间的图纸资料，竣工验收资料，运行管理报告等档案，完成了大坝安全鉴定工作；利用枢纽征地红线图、征地坐标册等相关资料，编制了《飞来峡水利枢纽库区竖立水位牌项目方案》，并于第四季度顺利完成了项目实施工作，项目的实施保证了飞来峡水利枢纽顺利调蓄洪水，充分发挥防洪效益，加强了对蓄滞洪区管理，提高了群众防御洪水灾害和保护库区水资源的意识和能力，保证了蓄滞洪区内人民群众的生命财产安全等。
2 飞来峡水利枢纽工程档案的管理存在的问题
2.1 工程管理制度不健全
飞来峡水利枢纽工程的参建单位会比较多，工程项目建设的周期比较长，涉及到的领域比较广泛。受这些因素的影响，不同单位在进行水利工程施工建设时采用不同的管理方式来进行自身企业的管理，这就造成了工程管理人员的乱。甚至有一些施工单位根本就没有相应的管理部门，再加上各单位对水利工程法律法规认识不到位，最终都使工程管理工作的难度加大。尤其是对工程档案的管理更为混乱，从开始的档案数据收集整理到档案归档处理再到档案的管理，每一个环节多少都会存在一些问题。这些都是因为档案管理制度不够健全，最终导致档案的数据不够准确，档案数据不够完整。
2.2 档案管理意识比较弱
飞来峡水利枢纽工程档案管理的管理量比较大，它会涉及到多个方面的知识，而且它的管理专业比较强，对管理人员的要求比较严格。在进行档案管理时，需要对工程建设工程中的各项数据进行详细的记录、归纳统计，最后经过整理形成水利工程的档案记录。但是，在实际的档案数据收集和整理时，因为管理意识的薄弱，导致许多的档案管理人员没有及时记录施工数据，最终影响整个工程档案数据的真实性。而在平时的维护管理中，因为没有对档案进行及时的归纳整理，使许多的档案数据丢失。
2.3 管理人员的专业素质较低
由于受传统观念的影响，大部分水利人员对水利工程建筑的质量比较重视，对水利工程档案的管理则不够重视。这也就导致我国从事水利工程档案管理人员的专业素质比较差，大部分的管理人员是从其他工作岗位抽调出来的，没有专业的管理知识，缺少档案管理人员应有的管理技巧和管理素质。这些人员在对档案进行管理时，不能够按照档案的类别进行规整，对我国相应的工程档案的法律法规了解较少，只是被动地对档案进行转移或者查找，最终导致档案的丢失，从而影响水利工程的归档质量。
3 解决飞来峡水利枢纽工程档案管理问题的措施
3.1 建立健全管理制度
第一，建立制度是搞好档案管理工程的依据，为规范建档归档工作，制定了《基建档案管理制度》、《科研档案管理规定》、《文书档案管理规定》、《特殊载体档案管理规定》、《档案借阅利用制度》等十几个制度，使枢纽档案管理工作逐步走向规范化、制度化轨道，确保了档案管理工作有章可循。第二，要加强对档案管理部门和档案管理人员的监督，提高管理人员的责任意识，严格遵守归档整理制度，认真及时做好档案归档工作。归档的文件按统一材料标准、统一格式规范制成，符合档案保管要求。各类档案按其体系分类整理上柜，按规范编目、编号、装订，做到了分类科学、装订规范、排列有序、编目编号系统规范。对所有须归档的文件材料经整理后，全部输入计算机管理，极大地提高了检索速度和档案的质量。第三，将档案工作纳入全枢纽工作计划，做到建设管理和运行管理与档案管理同步进行，切实做好水利档案管理中的资料收集、整理、归纳、分析的工作，确保工程档案内容的完整、准确、系统。最终实现飞来峡水利枢纽工程档案管理的系统化、标准化和规范化。
3.2 增强工程档案管理的重视程度
工程档案的有效管理是做好工程运行管理工作的基本要求，同时完善而规范的档案资料管理又是实现枢纽“一流管理”目标的重要保证，在开展枢纽工程运行、维护、改建、缺陷处理以及一些技术项目的研究等工作过程中，无不需要有全面而准确的工程资料作为依据，所以各级的管理部门应该提高对工程档案管理的重视程度，加强对工程档案管理的领导，落实相关人员的责任，提高管理人员的责任意识。在进行档案管理时，要坚持统一领导，分级管理的原则，建立相关的档案管理小组。并且还要挑选专门负责监督管理的工作人员对档案管理工作进行定期抽查。切实提高水利工程管理人员的管理意识，在进行档案管理时做到及时、准确、完整、科学地将档案规整，确保工程档案管理的有序进行。
3.3 提高工程档案管理人员的专业素质
首先，要对档案管理人员进行定期的培训，提高他们的管理专业水平，让他们充分认识到工程档案管理工作的重要性，增强他们的责任意识。其次，要提高他们的信息技术专业知识，实现档案管理的信息化发展，使他们能够将档案管理知识和信息技术管理知识相结合。第三，要增强管理人员的责任意识和法律意识，对他们的工作流程进行详细的讲解，明确每个档案管理人员的责任，在进行相关的档案处理时，能够按照规定来执行。第四，学习计算机等有关知识，利用档案软件管理档案，提高档案利用率，提高档案科学管理水平和开发利用水平，为飞来峡水利枢纽的运行管理做出应有的贡献。
4 总结
飞来峡水利枢纽工程的档案管理关系着枢纽运行管理的方方面面，加强对工程档案的管理，能够保证枢纽各项数据的准确性，认真做好档案综合管理工作，努力提升档案工作为生产服务的能力和水平，使枢纽档案管理工作逐步走上制度化、规范化、科学化的轨道，为枢纽运行管理、维护完善提供有力的保障。
参考文献：
[1]李庆丰.浅议加强水利工程档案利用和管理的重要性[J].水利天地，2009，6（1）：56-57.
关键词：水利部门；档案管理；措施
中图分类号：TV文献标识码： A
引言
水利档案是指水利工程在规划、勘探、设计、施工、竣工验收等各个环节中形成的具有保存价值的各种资料。水利档案在水利工程的技术专利、质量评定、工程验收、安全防护方面起着不可替代的重要作用，关系到工程竣工后的日常运行维护和管理。水利档案不仅在工程项目建设中对规范工程建设管理，及时界定工程中存在的问题和责任，同时也对后续的维护与保养提供依据。
1、水利部门档案管理的基本信息
1.1、水利部门档案管理的内容
水利部门的档案管理是整个水利工程的重要组成部分，同时还是水利信息化建设中的中心环节，不仅包括了档案的有序整理和信息网络建设，还包括了信息资源的开发和利用。水利部门的档案管理主要是对工程各期资料的管理，包括工程前期、工程建设设计期、工程施工期、工程建设后期以及文件的建立和设备的资料管理。
1.2、水利部门资料的特点
1.2.1、分散性
水利的资料档案主要在于资料的收集，但是跟水利工程的总体建设相比，分散性较强，所有的水利投资基本设计和建设完成的过程中都会累积大量的资料和资源。如果不提前整理和收集好资源，容易在过程中造成一些不必要的失误和引起资料的散失。
1.2.2、可塑性
水利工程的建设是一个长期的过程，所以水利部门的资料也应该跟随工程的建设不断修改和完善，随时关注工程的进度和变化，将初期资料和后期修改资料同时收藏整理，便于工程竣工后的分析。
1.2.3、周期性
重大的水利工程建设历时较长，周期性也相对比较长，特别是在进行水文勘测资料的收集整理中，需要及时更改资料，做好查缺补漏工作，全面细致的收档。
2、水利工程档案管理的重要性
水利工程档案管理的主要功能时真实的反映水利工程建设以及工程管理的全过程，真实、完整的水利工程档案不仅可以全面、系统的反映水利工程在运行管理过程中每一个细节的真实情况，同时在水利工程竣工后的工程质量评定、维护以及管理工作中也起着重要作用，因此水利工程档案管理水平直接体现着水利单位的综合管理水平。在水利工程建设的整个过程中会有不同的阶段，每一个阶段会有很多细小的分支，不同专业技术人员会形成不同种类的档案信息，只有确保档案的形成环节以及档案形成后的管理环节都没有出现偏差，才可以确保整个施工环节的质量以及安全。同时，健全、完善的水利工程档案资料方便相关工作人员及时掌握工程的动态，及时的做好维护及改造工作，从而确保整个水利工程的安全运行。
3、水利部门档案整理现存的问题
3.1、管理意识淡薄，影响档案完整
政府职能的转变，行政审批制度的简化，水利工程建设管理体制的变革，项目法人负责制、招标投标制、建设监理制度、竣工验收备案制和质量终身制等制度的逐步完善，均促使水利工程档案的管理内容、形式、规定、制度及各种档案载体发生了相应的变化。但水利工程档案管理手段落后的情况没有根本改变。个别单位负责人及档案管理者，对水利工程档案管理的重要性认识不足，重视程度不够，没有把档案工作渗透到水利工程建设的全过程，缺乏相应的管理制度来规范日常的水利工程档案管理行为，致使水利工程档案的收集、整理不及时，甚至延误，影响了档案收集整理、归档的时效性和完整性。
3.2、管理机构不全，档案残缺丢失
水利工程档案管理是一项专业性很强的工作。一些单位没有设置独立的档案管理部门，只是把档案管理工作纳入综合部门的管理职能；虽然制定了相关的规章制度，但大多是流于形式，形同虚设，没有形成有效的监督管理机制，缺乏对水利工程施工单位档案管理的业务指导，造成水利工程建设部门和综合管理部门各自为政，工作中存在着很大的随意性，出现由于工程技术人员的流动，档案也随之流失的情况，导致档案资料残缺不全，给档案的收集、整理和归档带来困难，严重影响了日后水利工程的正常维护与管理。
3.3、管理人员管理水平低下
水利工程的档案管理工作在较强政策性下具有很高的专业技术性。水利工程档案管理的一系列性质对管理人员的工作水平提出了较高的要求。水利工程档案管理人员的基本上岗要求就是其应该具有工程档案管理的资质。在拥有基础条件下，还必须具有水利工程工作经验或者具有一定程度上的水利工程知识，只有档案管理人员具有这些资质才能够高质、高效的做好档案管理工作。就目前情况来看，大部分水利工程的档案管理人员都不具备较高的管理水平，只是单纯的将档案进看管，没有切实做到将档案进行分类管理。更有甚至，有一部分管理人员不单单不具备相应的管理水平，更加没有按照管理制度对档案进行管理。忽略了大难管理的标准化、制度化、规范化。在社会经济不断进步，管理水平不断提高的前提下，水利工程的档案管理人员远远不能适应水利工程建设对档案管理的客观要求。
3.4、收集方法单一，管理方式被动
一些单位不能根据不同水利工程特点，采取不同的档案资料收集管理办法。一方面，一些单位负责人和档案管理者平时只注重抓工程质量、进度和安全等工作，而忽略了档案管理工作的前期投入和管理，往往在工程建设后期，才突击收集整理资料；另一方面，个别档案管理者缺乏档案管理经验，只是机械和被动地从工程技术人员手中接收资料，往往是有多少接多少，致使工程原始资料收集不全。最后，不得不用复印件充数，从而造成工程档案收集的遗漏和不完整。
4、水利部门档案管理加强的对策
4.1、提高对基层水利档案的认识
水利档案管理机构应深入基层水利部门，搞好档案法规的宣传，提高基层水利工作者的认识。要灵活运用各种方式，如配发宣传手册、现场讲解宣传，提高一线档案管理人员的业务水平；主管部门应督促下属单位健全档案管理制度，进行合理的工作分工，明确各自职责，形成行之有效的监管监督体制。
4.2、建立专门的水利工程管理机构
单位管理者应指派专人来负责水利工程的档案管理工作，努力实现“统一领导”、“协调配合”、“专人负责”的管理模式，如果是尚未具备设置专门的档案管理部门，可以先行安排一名专业的工程档案管理人员进行管理；若完全有实力创建一个专门独立的水利工程档案管理部门的单位，应全部按照专业的专职档案管理人员。同时应注意与施工部门人员做好协调工作，将水利工程档案管理工作真正的融入到施工建设的全过程中。
4.3、提高管理人员的专业素质
水利档案管理人员不仅要具备档案专业管理知识，还应具备一定的水利工程专业知识，只有这样，才能更细致、更合理、更符合工程特点地制定相应的水利工程档案管理体系，有的放矢地要求水利工程专业技术人员及时归档，更好地做好水利档案管理工作。为此，要加强水利工程档案管理人员的业务培训，提高他们的档案管理水平，打造一支优秀的水利工程建设项目档案工作队伍，使水利档案实现标准化、规范化的管理有一个切实可行的保障。
4.4、改变管理方式，丰富收集手段
根据不同水利工程特点，拓宽档案收集渠道，变被动为主动收集档案资料，采取灵活多样的收集手段，适应水利工程档案管理的要求。对建设周期较长的大型水利工程档案收集，应与施工现场资料员及其他施工部门保持联系，及时沟通，随时掌握水利工程进展情况，分阶段催收档案资料，尽量避免原始档案资料遗失，从而保证工程档案的完整性和连续性。对建设周期较短的小型水利工程档案的收集，采取追踪收集的办法，主动到施工现场了解施工进度，及时掌握施工信息，指导和督促施工现场资料员，有针对性地收集档案资料，从而保证档案资料的完整性。
4.5、加强枢纽工程档案规范化管理
作为水利枢纽工程建设单位,为实现档案管理规范化,根据国家《档案法》、水利部的《科学技术档案管理暂行规定》等有关法律法规,制定枢纽工程《档案管理制度》、《档案借阅制度》、《档案管理人员岗位责任制》等管理规定,并严格按照执行,使水利枢纽工程档案从产生到形成的那一刻起就对它的真实性、完整性、准确性负责。枢纽工程建立了档案统计台帐,做到了帐实相符,做到查阅、借阅有登记,利用效果有记载,使档案业务管理工作井然有序。
结束语
水利档案管理作为做好水利工作的重要内容，对提高基层水利管理效益，确保水利工作安全、有效运行具有重要作用。因此，在实际工作中，必须根据档案装订、整理等工作进程以及存在问题，从各方面完善水利管理档案管理工作，提高生活与社会效益。
参考文献
[1]鲁菊秀.如何加强水利部门的档案管理[J].甘肃农业,2014,04:62-63.
近年来，随着水利工程质量管理和实施工作的不断规范，管理模式和管理手段的不断更新，工程档案管理工作质量也有了很大的提高。但是，一些水利工程档案仍存在着整理速度慢、内容不全、不规范、质量不高等问题。《水利基本建设项目工程档案资料管理规定》明确规定“进行单位工程和分部工程等级评定和工程验收包括单位工程与阶段和竣工验收时，要同时验收归档文件资料的完整程度和整理质量，并在验收后，及时整理归档。”科学地进行档案管理，大力开发水利工程档案信息资源，多层次、多方位、多形式向水利部门和社会提供利用，是实现水利工程档案自身价值和档案工作的根本目的。在此，笔者就如何做好水利工程档案管理工作谈一些认识。
1水利工程档案管理存在的问题
1.1工作人员缺乏验收资料的实践经验，致使验收资料整理不够全面水利工程是系统工程，这一因素决定了建设工程档案的复杂性、科学性和系统性，它必须具备真实性、完整性和原始性这三个条件。档案人员对工程档案缺少管理经验，不知所收集上来的资料是否齐全，只是被动地从工程项目负责人员那接收移交过来，往往是有多少接多少，往往存在着内容缺项、漏项、签章手续不齐、隐蔽工程验收记录不准、整理不规范等现象。没有把工程项目同工程技术资料的归档有机的结合起来，直接影响了档案的齐全完整。
1.2档案管理体制和制度不健全。①目前，部分重点工程建设单工作服务。位在档案管理体制上存在一定问题，没有制订应有的档案管理规章制度，有些建设单位虽然制订有，但也不健全。②档案行政管理部门忙于各项业务工作，对工程档案管理法规宣传、贯彻不够，对工程档案管理的业务指导缺乏应有力度，对工程档案专项执法检查工作也没有没抓起来。③档案资料流向制度不健全，使得工程建设中技术、施工人员调动、变更，出现人走档案走、人走档案没人管的现象。
1.3档案管理工作的前期投入和管理不足。档案管理工作的前期投入精力不足，往往在工程项目建设的后期，才开始着手进行档案资料的收集、整理工作，从而造成档案资料的复印件较多，原件很少，特种载体档案严重缺失。这是因为：①负责工程项目的领导及工程管理人员，档案意识淡薄，认识不到位。有的仅在口头上说一下，并不落实在具体工作中，平时只注意抓工程质量、进度、安全等工作。②施工单位不注意施工过程中文件、资料的收集、整理、归档工作不是按照施工过程中每一个环节来产生资料，往往是工程施工快结束了，才突击搞竣工资料。
1.4缺乏高素质的档案管理专业人才，档案管理水平普遍较差。工程项目资料管理人员大都是临时抽调，没有经过专业培训，文化层次低，业务能力较差且大多数身兼数职，精力有限。在工程建设项目中，档案管理人员一般是新参加工作的同志多，这些人员缺乏档 案专业知识，对工程档案比较陌生，对档案管理相关法律法规和制度不熟悉，造成归档不齐全、案卷质量差、不规范等很多问题，严重影响着归档质量。
1.5工程建设项目档案管理工作缺乏系统研究。近年来，随着我国市场经济体制的建立，在工程建设领域，工程招投标制度、竣工验收备案制度、监理制度、市场稽查制度正在逐步完善。为适应政府管理职能的转变、行政审批制度的改革，工程建设项目档案的内容、形式、规定、制度、以及各种档案载体都发生了相应变化，但与之相对应的各种档案管理制度、法规却未能及时地作出相应的调整与修改，工程建设项目档案工作还没有纳入到新的管理机制中去。如何尽快建立完善工程项目档案法规制度，目前还缺乏系统的研究。
2 加强工程档案管理的对策
2.1健全制度，强化管理，落实岗位责任制。企业应建立完善工程档案管理制度，强化工程管理部门及施工单位、质检及监督、审计等部门的实施力度，并制定相应的措施，使档案部门可以进行有效地监督和制约。同时，建立内部管理激励机制，把档案管理工作目标分解细化，层层加以落实，列入年度岗位目标责任制中，既要列入分管领导的目标责任制，更要具体落实到有关人员的职责中，年终要有总结，严格考核奖优罚劣，真正地把岗位责任制贯穿于从建设项目立项到工程建设结束，档案资料管理通过验收全过程。
2.2提高档案管理人员的业务素质和工作能力。针对工程档案管理人员业务水平不高的实际，必须以人为本，培养一支高素质档案管理专业队伍。工程档案管理人员要定期参加专业理论学习，懂技术、会管理、业务精，并取得相应的管理资质、持证上岗;对外定期举办工程档案工作的集中业务培训，及时做好各种文件、标准的讲解、培训工作。
2.3资料分类科学化，实行档案工作标准化。标准化是对档案工作进行科学管理的一种手段，也是实现档案管理现代化的前提，档案工作标准化是档案工作科学管理的重要内容，也是提高档案工作管理水平的必由之路。所以我们要遵循水利工程文件材料自然形式的规律和相互间的有机联系，按照《档案法》、《水利基本建设项目工程档案资料管理规定》、《水利水电建设工程验收规范》等水利工程档案法律和规章，结合单位的实际情况，制定一个统一的分类标准，完善标准化管理规章制度，按照统一标准实现档案编制、收集、整理、编目、保管及提拱利用的系统性、完整性、实用性。
2.4加大投入，实现档案管理手段现代化。档案管理手段的现代化是实现档案管理现代化的基本标志，它包括以下几方面:保管条件的现代化，载体材料的现代化，翻拍、复印、装订手段的现代化，档案工作手段现代化，咨询业务智能化等方面。要实现档案资料的数据化管理和网络化的报送、传递，满足水利工程建设者多方位、多区域利用档案资料的需求，为水利工程建设和管理者提供了方便、快捷、高效的档案服务。
结束语
一、水利工程档案管理工作中存在的主要问题
工程档案产生于工程项目建设的参建各方，在工程建设过程中质量的评定，事故原因的分析、索赔和反索赔、阶段验收和竣工验收以及其日常管理工作中具有不可替代的重要作用，而且是工程建成后运行、管理、维护工作中不可缺少的依据。特别是在建立工程质量终身责任制的今天，档案的凭证作用显得尤为重要。如何有效地管理好工程档案既是工程本身的需要，也是档案管理部门的要求。根据笔者多年的工作实践，水利工程档案管理工作主要存在以下问题：
1．重工程建设轻档案管理。工程项目建设的特点是用有限的投资在规定的时间内建成符合设计要求的工程，使之尽快发挥效益。在工程建设过程中，业主一般把控制工程投资、进度和质量作为工作的中心任务，对工程档案资料的收集、整编等工作往往重视不够，甚至担心工程档案管理会影响进度，重工程建设轻档案管理的现象普遍存在。
2．档案管理质量不高。部分项目施工期长达数年甚至更长时间，受工期长、人员变动大的影响，在工程项目施工期间业主往往只注重工程施工进度，对建设过程中形成的资料没有妥善保管。档案资料不能按规定及时移交和定期整理归档，待工程完工时才组织力量突击收集，增加了工程项目档案资料收集的难度，难以保证档案资料的完整性和准确性。
3．档案收集过程的混乱。部分单位为赶工期和进度，只重视工程验收是否过关，在工程实施过程中忽视档案资料的收集，放松了项目文件的日常管理工作。由于不能做到档案工作与工程进度同步管理，专业档案人员难以做到全程跟踪和指导，因此往往造成档案资料的收集、整理不及时、不合要求，待工程竣工验收时才发现档案管理不善的问题，形成被动局面。
二、问题存在的原因分析
工程档案管理是工程管理的重要内容，在工程建设的各环节都是档案形成的过程，既有按计划周期形成的资料，也有各建设环节产生的阶段性材料，还有根据工程建设的临时性事项产生的文档。工程档案管理不善的主要原因包括以下几个方面：
1．重视程度不够。部分建设单位档案管理意识淡薄，注重工程有形建设，忽视档案资料的作用，没有把工程档案管理纳入工程建设和管理之中。重建设轻档案，使档案管理不能与工程建设同步进行。
2．责任落实不到住。部分参建单位责任意识不强，不能严格执行工程档案管理的相关制度和规定，对工程档案管理岗位及其职责落实不到位，使得工程档案无法得到有效收集和整理。
3．人员素质不高。部分参建单位档案管理人员多为兼职人员，缺少水利工程档案管理知识，对水利工程档案收集、整编、管理等要求不够熟悉，使得水利工程档案管理质量较差，无法达到国家规定的档案验收标准。
三、解决问题的合同承包制档案管理模式
采用合同承包制管理水利工程档案模式，是将已经列项拟建的重点水利工程档案管理纳入设计、施工、监理等合同体系，将档案管理工作委托给专业档案部门进行全过程管理。该模式包括以下特点：
1．对工程档案管理工作实行合同制。在工程建设招标时，将工程档案管理任务单列一项，业主(甲方)以招标或委托方式与专业档案馆或档案管理机构(乙方)签订合同，由专业承包单位按合同对档案进行系统、规范管理，以合同形式明确规定双方的权利、义务和法律责任。合同签订后，乙方立即为甲方组建档案机构(如档案室)并开展工作。档案室的职能包括：制定整个工程的档案管理规章制度、办法；对工程参建各方的档案工作进行业务指导和监督；对建设管理单位(甲方)产生的档案进行有序管理，使整个档案管理工作从开始阶段就走上规范化道路。
2．对工程实行档案管理目标合同制。在签订设计、施工、监理等项目合同的同时，将档案管理纳入设计、施工、监理等参建单位合同管理之中，明确规定各自档案管理职责及要求，规定工程档案验收的标准，采用经济手段强化工程档案管理工作，同时加强对合同履行过程的管理。在检查合同执行情况时，同时检查档案管理情况。针对合同执行过程中存在的问题，采取有效措施加以改进。建设单位对各项工程招标时，要有档案人员参加编制标书及合同条款，并在编制标书时对档案管理特别是竣工资料的要求做出具体规定。开标后，这些规定以合同方式加以明确。工程开工前，接受委托的档案部门要为建设管理单位编制符合该工程实际的档案管理规定并及时下发给各参建单位，明确档案资料的归档范围和移交办法。在工程建设中，各参建单位必须以档案管理目标合同为依据开展工作，并服从档案管理部门的管理、协调和监督。
四、合同承包制管理水利工程档案模式的优点
采用合同承包制管理水利工程档案，是水利工程档案管理的一种新模式，对水利工程参建单位具有十分重要的意义。其优点主要体现在以下几个方面：
1．节省时间。工程建设项目在立项开工之初，建设管理单位刚成立，工作千头万绪，受委托的档案管理部门可在工程开工之初建立起全方位的档案管理体系，使档案管理工作与工程建设齐头并进。工程项目竣工之时，工程项目档案收集、整理完成，为工程竣工验收提供完整系统的档案资料。工程项目交付使用时，工程档案就及时移交给工程项目的管理单位，使工程项目运用过程中问题能得到及时有效解决。合同承包制管理档案能与工程建设同步进行，不会因工程档案工作滞后，给工程建设带来不利影响。
2．经济效益。合同承包制管理档案，工程建设管理部门需向专业档案部门支付一定的管理费用。对档案部门而言，它可弥补其事业经费的不足，增加职工收入，经济效益是直接的。对工程建设部门而言，它可降低建设管理单位组建档案管理班子的时间、人力、财力投入，使建设管理单位集中精力从事工程实施工作，提高工程管理质量，经济效益是间接的。因此，合同承包制管理工程档案对档案专业部门和建设管理部门双方都具有经济效益。
【关键词】水利工程档案；管理
一直以来，我们自身对于各类型的档案管理工作一直都没有形成科学合理的管理意识，一直都是处在于忽略状态没有将档案管理的工作渗透于每个环节之中，最终就形成各部门和档案部门之间都是各自为政，形成资料残缺不全，这就直接的给档案归档造成难题，那么。想要使水利工程的档案更加规范化、系统化，就必须要采取相应的对策，并根据工程的特点进行科学化的管理。
1、资料分类科学化，实行档案工作标准化
可以建立档案管理的网络，提高档案工作的统一化就是能够保证档案齐全、完整的前提之一，首先成立档案的工作小组，也就是说这样就可以对所有档案工作实施统一管理，由小组的领导全方位的负责建设档案室的建设，同时直接配备相关的专职档案管理人员，在每个的业务部门之间都设立一个兼职或是专职馆员，然后要建立设计出一款使用的档案办公软件，并对输入的数字信息进行分类和编目，最终就可以实现档案数字化，信息组织与管理的有序化。其次是要在部门内明确的建立档案归档的相关制度，要求就是无论工程中各个部门的相关人员在借阅时必须及时的归还，以免丢失，另外在归档时作为管理人员必须及时的应对文件进行认真的核对，检查在内容上的文件资料是否完整。
2、我们要转换思想观念，实现科学管理
对于水利工程专业的人士都知道，水利工程才施工到竣工是一项比较发杂的工程，其中的工程阶段很多，自然对其中的相关文件、资料涉及到的内容比较繁杂，由于部门多涉及的人员就多，长时间下，只要对档案管理工作稍有疏忽，就有可能造成遗漏，另外，对于一些小的工程项目来说，施工很急、建设周期性段，资料也会相对比较少，这样就直接的形成管理人员对此不够重视，档案资料顺理成章的就丢失不见，因此，为了资料能够完整、齐全，我们档案管理人员就要转换思想，实施科学的管理思路进行工作，也就是说要对整个工程项目的各个阶段具体操作流程和工作安排都要掌握，要知道他们在哪一个阶段都会用到哪些的相关资料，对需要的资料要做到心中有数，在这样的基础上，建议可以采取：
1）追踪收集适用于工程周期短、形成档案材料快的工程。档案人员或兼职档案人员主动到现场询问和了解工程进展情况，及时掌握工程信息并指导和督促技术部门有针对性地收集档案资料。这种方法收集速度快、档案资料齐全，质量也比较高，但花费的人力、物力较大。
2）进行分阶段的收集整理：这种方法适合对于建设周期较长的工程，就是某些大型的跨度的工程，这时我们要和相关的兼职档案人员、施工部门要建立长期的联系，要随时的掌握工程进度，同时还要加强催收，要尽可能的确保原始资料保持完整，才能实现工程档案的连续性、完整性。
3）对于资料的整理要求：一是工程档案工作应与工程建设同步管理；二是档案应完整、准确、系统，并做到图面整洁、装订整齐、签字手续完备，图片、照片等要附情况说明；三是竣工图应反映实际情况，必须做到图物相符，做好施工记录、检测记录、交接验收记录和签证，并加盖竣工图章；四是施工过程中的图片、照片、录音、录像等材料，以及施工过程中的重大事件、事故等，应有完整的文字说明，同时要详细地填写档案资料情况登记表。
3、要提高档案管理专业人的业务水平
要不断的进行培训，要不断的提高档案管理水平和管理范围的要求，要对管理人员自身的要求也随之增加，也就是活从事水利工程部门的档案管理人员和其他行业的管理人员不同，在专业知识和技能上要更全面些，不仅仅要求他们懂得文书档案，必须还要懂得和水工部门相关的专业类别的档案。因此，在21世纪的今天，想要达到档案管理的规范化高水平，就必须对专业管理人员进行提高自身的技能和素质，才能满足新时期下的水工部门档案管理的需要，也就是说在进行培训的过程中要对相关在工程中会形成哪哪些文件、是否是有保存价值的、具体归档的范围、都要进行指导，另外还要参照相关的管理规定进行文件的起草、书写要求和制成材料的规范化，作详细的讲解，使大家对档案内容提前了解，工作中注意积累资料。只有将培训与档案管理、工程项目听不进行，才能真正的提高档案管理的水平，使档案更加标准、完整、规范化。
4、要加强完善各项制度的管理
建立内部的管理激励机制，具体把档案管理工作分解开，每一层都要加以落实，把它划分为年度目标的任务中，不但要落实到分管领导的目标中，还要落实到相关的人员的目标责任中，在年底的时候要写总结，严格的执行赏罚制度，真正的把各项档案工作贯彻到各基层，贯穿到建设项目立项直至工程建设结束，档案资料管理通过验收全过程。
关键词：基建档案；规范化管理
随着我国经济社会的不断发展和综合国力的提高，国家和地方对水文工程建设的投入日益加大，水文工程建设是水利工程的重要基础建设。近年来，长江委水文局进行了包括水文巡测基地在内的一系列水文工程建设。这些水文工程项目具有高度分散、单位建设工程复杂、专业性强且各项目相对独立的特点给水文工程基建档案管理造成了很大的困难。加强水文工程建设项目档案资料的管理是提高水文基建工程质量的一项重要工作。
目前，水文工程基建档案的管理主要是依据水办【2005】480号（水利工程建设项目档案管理规定）、水办【2008】366号（水利工程建设项目档案验收管理办法）及水建管【2008】38号（水利部直属单位基础设施建设项目验收管理办法）。这些管理文件从管理制度、收集归档范围、归档责任人员、验收等方面均作了详细的规定，为水文基建档案规范化管理奠定了坚实的基础。
一、水文基建档案的特点
（一）水文基建点多面广、小而散
水文基建项目投资从几十万到上千万，分布在房屋、堤防、设备设施、测报系统建设等方面。
（二）系统成套性强
水文基建项目，大多是独立的项目，从前期设计、施工、验收及后续使用的资料均可完整收集归档。
（三）专业性强
水文基建，涉及面广，专业不一。要求资料收集责任人员具备较广的专业知识。
二、水文基建档案管理的现状
（一）档案管理机制欠完善
水文局下辖7个勘测局，机关有项目办，主要负责项目的申报、管理、验收等，而项目的实施多在7个勘测局。项目管理人员和档案管理人员参与项目的设计、施工、验收及资料收集的力度不够，项目管理和档案管理要求的“同步管理”还有待加强，材料收集、整理的责任落实不到位。
（二）归档材料不齐全
水文基建项目有的建设年度跨度长，中间经手的人较多，收集、归档的材料不齐全，不能反映工程项目建设的全过程。如有的缺乏相应的声像资料和照片档案，竣工图收集不全、标准也不一。
（三）档案资料归档质量不高
归档材料中，有的缺少原件，复印件较多，而很多复印件没法补盖单位印章，整理装订不符合组卷要求，页码编制也不符合有关规定。
三、加强水文基建档案规范化管理的措施
为使水文基建项目的归档资料符合有关规定要求，提高水文基建项目的建设质量，改进和规范档案管理，须采取以下措施。
（一）完善体制，加强组织领导
水文基建项目档案质量取决于相应制度保障和组织领导。必须完善有关项目资料的收集、整理的有关规定，明确相关归档责任人，从源头规范归档质量，从制度上保障归档质量。
（二）建章立制，明确岗位职责
根据有关管理制度，完善组织机构，对每一个项目层层指定相应层次的归档责任人，明确其归档责任，跟踪项目，实行项目建设和档案管理同步进行。做到项目完成，须归档的资料也收集完毕。
（三）加强教育培训，提高归档工作质量
水文基建档案质量同专职或兼职档案人员职业素质密切相关，因此，必须定期对有关人员进行档案业务知识培训，了解有关档案规定及操作规程，明确档案管理工作职责。
1.强化监督检查，加强指导
专职档案人员应参与项目建设的过程，对资料收集、归档人员定期指导，提出归档的有关详细要求，对资料的合规性进行检查，发现问题，及时补救处理。
关键词：水利工程；监理工作；档案管理
中图分类号：TV 文献标识码： A
一、水利工程建设监理与档案管理的概念
1、水利工程建设监理
水利工程建设监理所指是水利工程的监理单位因为项目有关法人的委托，依照当前我国与水利工程建设相关的法律法规及项目建设文件合同规范严格实行的管理行为，需要着重提出的是，建设监理主要是对水利工程实施的管理行为，而监理则是其中的一种具体的带有较强目的性和针对性的行为。监理的对象包括对水利工程建设当中商品交换双方权利、义务达到建设双方合理回报内容的明确和落实。水利工程建设监理主要任务，就在于对合同进行管理，真正的监理不是业主所安排的质检员，也不是那些项目承包商所分派的技术员，而是能懂管理和法律等相关内容的专家。
2、水利工程监理档案概念
水利工程监理档案管理，是指监理档案管理人员受建设单位委托，在进行水利工程监理服务期间，对水利工程实施过程中形成的与监理服务相关的图纸、说明、文件、质保书、试验资料、施工方案、技术和质量等资料进行收集、鉴别、整理、保管、统计和利用的一系列工作。
二、监理档案的要求
水利工程档案指从建设项目（工程）的提出、立项、审批、勘察设计、施工、生产准备、监理、验收到竣工投产（使用）的全过程中形成的应归档保存的各种载体材料的总和。我国从1998年开始实施建设监理制度试点，目前，我国监理工作取得了较大的成绩。监理制度在工程建设中的地位得到显著的提高，工程监理的管理效果也日益突出，监理的职责在保障工程质量的稳定、工程造价的合理和工程的按时完成等方面，发挥着越来越重要的作用。近年来，随着水利工程质量管理和实施工作的不断规范，管理模式和管理手段的不断更新，工程档案管理工作质量也有了很大的提高。但是，一些水利工程档案仍存在着整理速度慢、内容不全、不规范、质量不高等问题。《水利基本建设项目工程档案资料管理规定》明确规定：“进行单位工程和分部工程等级评定和工程验收包括单位工程与阶段和竣工验收时，要同时验收归档文件资料的完整程度和整理质量，并在验收后，及时整理归档。”因此，水利工程监理归档的文件档案必须达到完整、准确、系统，保障生产（使用）、管理维护、改扩建的需要。
二、水利工程监理档案的功能
1、监理档案的知识储备功能建设监理单位是
知识密集型的专业化、社会化的中介服务机构，具有高素质、高水平的工程技术管理人员，按照监理合同的约定，对工程实施监督管理，在这一管理活动中形成的经验、科技成果等原生信息都是通过监理档案来记载和储备的.因此监理+裆案具有知识储备功能。
2、监理挡案的依据凭证功能
工程监理工作的主要内容为：“三控、一协调、两管理”。“三控”指投资控制，质量控制、进度控制“一协调“指对水利工程中各种矛盾和问题的组织协调。“两管理”是指合同管理和信息管理..由此可以看出，监理管理工作榭盖工程的各个阶段.在管理过程中产生的大量反映监理活动的监理挡案是工程各主体分清责任、解决纠纷的依据，也是合理结算工程价款、评估工.程质量的重要依据。
3、完备的监理档案是竣工验收的重要条件，
《水利工程质毡管理条例》（国务院第279号令）第十六条规定“建设工.程竣1：验收应具备的条件中，必须有完整的技术挡案和施工管理资料.必须有勘察、设汁，施丁，工程监理等单位分别签章的质工工合格文件”；《水利工程质量管理条例》释义中指出建设项目档案一般包括以下文件材料：立项依据审批文件；项目审批文件；征地，勘察、测绘、设计、招投标、监理文件：施工技术文件、竣工验收。
4、监理方案是工程质量评定的重要依椐
通过水利工程监理档案的不断积累.监理工程师可以随时调阅存档的监理过程中不同监理项目的档案资料.可以很快地出具验收或质量评定时需要的相关资料。
三、当前我国在水利工程监理工作中的难点
1、监理单位的技术水平有限
当前我国的很多工程在进行建设的过程中，没有对工程的监理工作给予足够的重视，这就使得工程建设中存在的问题不能够得到及时的解决；此外，我国的水利工程监理单位的技术水平也是有限的，亟需得到提升。如果不能够对监理工作的能力和工作的效率进行提高，那么工程的监理工作就缺乏一定的实施性，使得监理工作流于形式化，不能够将监理的作用充分的发挥出来。
2、没有实现全程监理
水利工程的监理工作会涉及到很多不同的工作内容和程序，例如：对勘察、设计阶段进行监理，对施工阶段进行监理，对关键部位、关键工序进行旁站等，但是在实施过程中，监理部门却没有实现全程的监理，没有对水利工程施工的各个环节和步骤都进行严格的监督和控制。
3、没有对施工单位的资质进行严格的审核
在水利工程施工的过程中，很多的工程监理单位没有对施工单位的资质进行严格的审核，也没有对施工人员的施工技术水平进行详细的考核，对施工人员的素质没有提出严格的要求，也没有对施工人员的上岗证进行统一的规范管理。这样就会为水利工程施工埋下安全隐患。
4、忽视了安全管理的重要性
在进行水利工程施工时，一个十分重要和基本的要求就是确保施工安全，这一要求不但关系到整个水利工程的施工质量以及建筑物性能的实现程度，还涉及施工人员的人身安全、施工设备的使用安全等；加上，在水利工程的施工中会涉及到大量人力和物力投入，这就要求在施工现做好合理规划布置，因此监理人员对施工现场的安全管理就显得尤为重要。此外，在施工前，监理人员还要监督施工作业人员做好安全防护措施，提高他们的施工安全意识。但是，当前我国的水利工程监理人员没有重视施工单位对施工作业人员的安全教育培训的监督工作，这就出现建设过程中存在着较大的风险和隐患。
5、监理人员的素质不高
当前我国的水利工程监理人员的整体素质和专业技能水平还不是很高，没有建立起一支素质较高的监理队伍，这就使得监理工作的效率比较低。此外，由于水利工程监理工作需要经验十分丰富的监理人员，因此这项工作就对监理从业人员提出了较高的执业要求。
四、提高我国水利工程监理工作水平的对策
1、提升监理人员的素质
通常情况下，提高水利工程监理人员的素质，那么就会在很大程度上影响到工程建设的质量和监理的水平和质量。因此，监理人员的素质可以说是确保工程质量和施工安全的一个必要保障，需要通过不断的学习来提升自身的技术能力和执业水平，需要不断的学习专业知识，对新工艺、新材料、新技术、新设备的应用加以了解和掌握，只有这样才能够真正做到与时俱进，确保工程建设顺利开展。
2、努力实现动态监理
水利工程监理工作中包含了很多不能确定因素，因此需要对这一施工过程进行动态监理。首先应该建立健全完善的质量保障体系和技术支持机制，将水利工程的监理过程加以规范化和科学化。此外，还要做好施工质量的事前控制和预防工作，加强施工现场的管理力度，做好组织协调工作，如果在水利工程施工现场发现存在质量安全隐患，那么就要根据实际情况及时下发整改通知或暂停令，必须消除质量安全隐患并经监理人员检查验收合格后方可继续施工，只有这样才能够确保水利工程的施工质量和安全。
3、把好质量关
施工技术水平和材料质量会对水利工程的施工质量以及工程的使用性能造成一定的影响，因此在进行水利工程监理的过程中，监理人员必须严格地把好质量关，防止施工单位在施工的过程中出现偷工减料的违规行为，对于以次充好的材料要进行严格查处，只有这样才能够对材料质量进行有效的控制，确保工程的使用性能和质量。
4、加强安全监理工作
水利工程监理单位以及监理人员应该严格按照相关规程规范、技术标准和安全规章来开展监理工作，水利工程监理工作大致可以分为招标、施工准备、建设实施、竣工验收四个阶段。招标阶段，监理人员应该协助项目业主对施工合同、安全生产协议进行严格审查；施工准备阶段，监理人员应该严格按照相关法律法规、监理规范、监理合同来制定监理工作程序、制度，编制符合本工程实际的监理规划、监理实施细则，严格审查施工组织设计、专项施工方案、质量安全保证体系、施工资源配置与投标文件响应符合性等，督促施工单位按合同规定及时缴纳安全风险抵押金和签订安全目标责任书，对施工前的安全作业状态进行风险分析与评价并采取相应的安全防范措施；建设实施阶段，监理人员应根据监理合同来开展监理工作，对现场施工安全进行有效监督、整改。
结束语
综上所述，水利工程监理是一项十分复杂而系统的工作，涉及到建设施工的方方面面，监理工作的效率和质量会在很大的程度上影响到水利工程的使用性能以及施工人员的人身安全、施工设备使用安全等。因此，监理单位应该认识到参与建设过程的重要作用，制定出科学的监理策略，采取有效措施消除施工中可能存在的隐患，保障水利工程的顺利进行。
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建立健全水利建设项目档案管理制度是做好水利档案工作的保证，水利建设项目档案管理制度必须由水利管理权威部门制定，是水利建设项目在设计、施工、监理、竣工验收等建设过程的办事规程和行动准则。水利建设项目档案资料管理制度涵盖了水利建设项目参建单位的岗位责任制、文件归档制度、文件保管制度、档案鉴定制度。目前，在水利建设项目档案资料管理制度贯彻与执行方面存在问题，一是档案资料管理职责不清，制定的水利建设项目档案资料管理制度没有明确建设单位、设计单位、施工单位、监理单位等在水利建设各阶段档案资料管理应承当的各自工作职责。二是水利建设项目资料档案管理制度实施过程中缺乏执行力度与监督、协调工作。做好项目建设过程中档案资料管理制度的执行、监督、协调工作，可以保证水利建设项目档案资料管理工作顺利开展。
二、水利建设项目档案资料管理制度执行的对策
泉州市石壁水库位于南安市水头镇大盈溪上游，总库容6147万立方米，是一座集防洪、供水、灌溉、发电等功能为一体的重要中型水库。近年来，不断加大水库建设投入，先后开展了除险加固工程、灌区节水改造、信息化建设等工程项目。在水利建设过程中，石壁水库档案管理部门深入探讨如何强化水利建设项目档案资料管理制度的执行力度，结合工作实践，采取以下措施。
（一）明确档案资料管理各参建单位应负的职责是根本
1.明确档案资料管理各参建单位应负的职责有利于归档制度的执行。归档制度是保证水利建设项目形成的各种档案资料能够完整、准确、及时归档的一项重要制度，也是文件材料和档案鉴定的重要依据。准确反映水利建设项目的设计、施工、竣工验收、监理过程的归档制度涵盖了各参建单位档案资料的形成与积累，确保档案资料齐全、完整、准确、系统，满足水利建设项目各项工作查考利用的需要。2.由于各参建单位在水利项目建设的工作性质不同，应参照《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》，制定适应各参建单位档案资料的形成与积累规律管理，操作性较强的档案资料工作职责，确保项目档案资料管理符合国家规范。
（二）细化水利项目建设单位档案资料管理的责任是关键
为确保归档水利建设项目档案资料的质量，细分各参建单位的所承担的工作职责，能够保证档案资料形成与积累、归整理工作顺利开展。1.水利项目建设单位的责任。建立健全建设单位的档案工作网络体系，确定档案工作的分管领导和各项目档案工作的负责人。项目建设单位的档案管理部门要负责建设单位形成的项目档案的收集与整理、立卷归档，同时组织、监督和检查各参建单位的档案资料管理工程文件的形成、积累和立卷归档工作，及时向有关档案管理机构移交已经组卷的水利建设项目档案。2.水利建设项目勘察、设计单位的责任。将水利建设项目文件的管理列入项目计划，按照项目所属关系，将项目档案工作纳入项目负责人和档案人员岗位责任制。勘察、设计单位档案资料管理部门，应将本单位形成的水利建设项目文件立卷后向建设单位移交。3.水利建设项目施工单位的责任。施工单位负责整编承包水利建设项目施工范围内，工程施工技术文件和水利工程项目竣工图。水利建设项目实行总承包的，档案人员要监督、指导各分包单位档案资料的收集与整理分包范围内的水利建设项目档案，施工单位应对施工资料的真实性、完整性和有效性负责。4.水利建设项目监理单位的责任。《工程建设监理规定》第十四条“工程建设监理程序”规定：工程建设监理应”参与工程竣工验收，签署建设监理意见”，并在“建设监理任务完成后，向项目法人提交“工程建设监理档案资料”。因此，监理单位对水利建设项目档案资料的管理应负有两方面的责任：一方面，是对水利工程建设项目产生的档案资料，特别是对竣工图的完整、准确性进行监督和审查的责任：另一方面．应对监理工作中形成的档案资料进行整理、归档与移交。
（三）依据项目生命期，做好水利项目建设各阶段档案资料管理制度执行的监督与协调工作
项目生命期确定了将水利建设项目的开始和结束连接起来的整个阶段，反映了在项目档案资料的管理过程中，谁做什么和怎么做，如何确保项目档案资料质量符合国家制定的有关规范。这些工作内容是通过各参与水利项目建设的单位收集与整理项目档案资料来体现，每个阶段的项目任务各异，各阶段形成的项目文件比较完整地重现水利项目建设全过程。在水利建设项目档案资料管理工作中，强化档案资料管理工作的执行力度，必须依据项目档案形成与积累的生命期，加强建设单位与监理单位对项目全过程档案资料管理制度执行的监督与协调工作。一是项目开工前的组织与协调。根据水利档案管理规定，归档的档案资料应具有真实性、完整性和系统性。参与水利项目建设的各方应从工程建设准备阶段，就应指定档案资料管理的责任机构与责任人，负责参建单位归档档案资料的收集、整理与移交工作，履行其档案资料的管理职责。此时，建设单位的档案部门应与监理单位一起做好档案资料管理制度的执行、监督、工作。在项目开工前，检查各参建单位是否已落实档案管理制度，专、兼职档案资料人员能否适应水利建设项目档案资料管理的要求，针对建设项目档案资料形成情况，制定归档范围与保管期限表。同时要求参与项目建设各方认真编写《交工档案资料编制说明》，并组织建设、施工、监理单位进行讨论确认，形成各参建单位达成共识的《《交工档案资料编制说明》，作为项目建设档案资料归档标准的依据性文件。二是施工过程中档案资料质量的检查指导与控制。具备经验丰富、专业知识过硬、责任心强的档案人员，才能在施工过程对档案资料的管理真正在起到检查与指导作用。首先，档案管理人员要与项目管理技术人员密切配合，共同制定项目归档范围与保管期限。在施工过程，建设单位要建立档案资料管理业务培训制度，对施工单位的兼职档案员提供适时服务，及时解决项目档案收集与整理存在的问题。其次，充分发挥监理单位对项目档案资料的实时监控功能。监理人员每天都工作在施工现场，能够随时检查施工单位形成的工序报验材料和隐蔽工程报验材料的档案资料是否符合标准，内容是否真实有效。归档的档案资料，经监理工程师确认工程实体同见证材料数据档案相符，施工单位才能进行归档档案资料的组卷。最后，做好项目中间交工前的档案资料的检查与指导。各单位在中间交接验收前，组织参建各方人员对交工资料进行综合检责，但由于时间限制．一般也只会以抽查形式出现，归档资料有些会存在遗漏现象。这种情况的处理，需要提前通知施工单位进行自查，以确认的《交工资料编制说明》为依据，及时解决档案资料不规范的问题。在综合检查时，建设单位、监理单位的各专业项目管理人员和专兼职档案员一定要到现场，分专业进行检查，对即将调离施工现场的技术人员整理的交工文件，要全部检查，出现问题，立即整改。竣工图部分重点确认变更到图与实物相符。随机资料要重点检查与设备开箱清单是否定相符，有无档案资料遗失情况，因种种原因而丢失的资料，应与厂家取得联系补齐丢失的资料。对未进行仪表联校等部分资料，中间交工后要随时跟踪检查，档案资料完整系统后归入交工文件中。三是编制文件竣工阶段，严格档案资料归档制度的执行。水利建设项目施工及设备安装调测完成后，施工单位根据项目建设开始阶段签订的《交工档案资料编制说明》编制竣工文件，监理单位负责审核竣工文件，依据归档范围，要求竣工文件编制单位进一步收集所缺少的重要文件，文件数量应满足合同或者协议规定的份数。严格执行档案资料归档制度，例如，建设单位档案部门配合监理部门，审核项目文件整理与归档的质量。同时检查项目文件的组卷是否遵循水利建设项目文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系；项目文件的组卷应达到分类科学，组卷合理；法律性文件手续齐备，符合档案管理要求。
（四）推进水利建设项目档案资料信息化管理，为执行制度奠定基础
一，招投标档案管理面临的实际问题
我们通过实际调查发现，目前我国企业的招投标档案管理依然存在着以下几个方面的问题。
问题一：招投标档案的数量庞大，给企业造成严重的管理负担。目前企业主要是依据《中华人民共和国招投标法实施条例》(以下简称《实施条例》)的五十六条所规定的“招标人或者其委托的招标机构应当妥善保管招标过程中的文件资料，存档备查，并至少保存十五年”之要求，来确定本企业的招投标档案的保管期限。由于每个项目所形成的招投标归档文件资料较多，尤其是那些未中标单位的标书数量很多，加之缺乏细化的保管期限划分，已经给许多企业的档案库房造成了巨大的压力。如果不能及时地解决这一问题，必然会给企业带来沉重的管理负担，增加企业的档案管理成本，影响企业的经营效益。
问题二：招投标档案的完整性不够。一般来说，招投标档案应该是每个招投标项目活动的完整的、系统的历史记录，是企业围绕着招投标项目的准备、开标、评标和中标等一系列业务活动形成的各种有保存价值文件材料构成的有机体系。但是，从目前一些企业的招投标档案管理的实际情况看，不完整的问题还是比较严重的。
问题三：招投标档案的管理模式落后，管理手段的信息化水平不高。据笔者的调查发现，一些企业的招投标档案管理依然延续较落后的手工管理模式，缺乏必要的检索工具，随意存放现象严重。所以，在查找利用时，只能凭管理人员的记忆，在库房里翻找。
问题四：招投标档案的管理规范和管理制度不健全。从调查的企业情况来看，招投标档案的管理基本上是无相关的制度可循，管理人员一般只是凭经验在管理。这种情形的存在，在一定程度上表明企业的档案管理制度建设还存在“死角”和“空白”，亟待清理和完善。
二、招投标档案管理问题的成因分析
1 法规制度规定的模糊性和粗放性
我国招投标档案管理的直接法律和法规依据就是《中华人民共和国招投标法》(以下简称《招投标法》)和《实施条例》，但这两个法律法规文件对招投标档案的管理所提出的要求和具体规定都比较粗放和模糊，甚至在这两个法律法规文件中都没有出现“招投标档案”的字样。这可以在一定程度上表明这两个法律法规文件的制定者的“档案管理意识”是比较淡薄的。《招投标法》只是在第二十八条中提到“招标人收到投标文件后，应当签收保存，不得开启”；在第三十六条中提到“开标过程应当记录，并存档备查”。《实施条例》也只是在第三十三条中规定“招标人应当如实记载投标文件的送达时间和密封情况，由接收人签字并存档备查”，在第五十六条中规定“[存档及书面报告]招标人或者其委托的招标机构应当妥善保管招标过程中的文件资料，存档备查，并至少保存十五年”。这样的规定，只是给招投标档案的管理提供了一个非常模糊的框架，并且存在着较大的主观随意性。
企业在招标过程中形成的文件资料不一定都具有保存价值，所以没有必要也没有可能保存所有的文件资料，否则就会陷入“有文必档”所造成的档案管理“陷阱”，大大增加企业的档案管理成本，降低企业档案管理的效益。按照一个招标项目至少有三方参与的法律规定，企业要为保存所有没有中标单位提交的“投标书”负担高额的管理费用，十五年以上的保管期限的规定，也会使企业难以克服档案库房空间不足的实际问题。同时，数量庞大的“招投标档案”也会使企业难以用相同的成本投入来切实提高企业档案的管理质量，招投标档案的信息化管理水平的提高，更会变得举步维艰。因此，这种粗放式的法律法规规定，是必须加以改变的现实，否则将会给有关企业造成更为严重的问题。
2 招标业务工作流程中关键性节点缺乏控制、归档范围不清
就目前而言，一些企业的招标项目档案之所以存在“挂一漏万”的问题，就是因为它们没有明确的全程管理思想，没有把握住招投标过程中的关键性“节点”，缺乏必要的流程控制，致使一些有保存价值的招投标过程文档没能及时“捕获”，并最终造成招标项目档案不齐全、不完整的不良后果。另外，一些企业缺乏对招标项目归档文件范围的必要制度规定，也是造成招投标档案完整性受损的重要原因。如果一个企业在开展招标活动中注意把握好招标活动过程的关键点，如登记、预审、开标、评标和中标等“节点”，注意做好相关文件资料的备案管理，确保招投标归档文件资料齐全、系统和完整的控制目标，还是可以顺利实现的。
3 招投标档案管理缺乏必要的理论支持和指导
在目前的档案学应用理论研究成果中，我们只能零星地找到一些研究招投标档案管理的文章，而且多数都是业务经验介绍层次的研究成果，很难对目前的国家政策制定和相关法律法规及管理制度的完善产生实质性的推动作用。有鉴于此，我国企业的招投标档案管理失范也就不奇怪了。缺乏科学档案管理理论指导的实践，包括法律法规、标准制度的建设，都会是相对盲目的。为此，强化档案管理理论的建设，充实能够指导企业招投标档案管理方面的思想内容，是我国档案学研究者必须直面的一个现实性问题。
4 缺乏成本控制意识，信息化管理水平低
成本／收益比，是每个企业在经营管理活动中都必须要考虑到的一个非常实际的问题。如果沿用现在的招投标档案管理的粗放式、高成本、低效益的管理模式，就无疑会给企业造成较大的管理压力，如若长期持续下去，也会造成有关企业管理积极性的下降，粗会最终损害国家利益、企业利益。但是，目前的“一竿子插到底”的管理规定，以及落后的文档管理理念和制度要求，不仅会造成招投标档案管理的整体质量下降，而且也会给目后的招投标档案资源的开发利用带来不良影响。
基于上述认识，笔者认为目前必须采取切实的改进策略，积极行动起来，才能真正找到解决问题的出路。各有关企业与其采取消极观望的态度和被动的行动方案，毋宁率先变革，积极探索招投标档案的科学、合理、有效的管理方式，并努力通过自身的管理实践加以验证。
三、解决招投标档案管理问题的基本对策建议
通过研究和分析目前现有的成功经验和有关新的政策和规定，我们提出以下几个方面的解决问题的对策和建议，供企业在管理招投标档案的实践中参考。
1 治标不如治本，国家有关部门应当立即着手修订《实施办法》，通过总结各部门和地区比较成功的经验、规定和做法，
进一步明确规定各种招投标档案的保管期限。目前，我国中央和地方又陆续出台了一些与招投标档案管理相关的政策、行政规章，其中的一些规定可以作为我们进行《实施办法》修订工作的重要依据。例如，《国家电子政务工程建设项目档案管理暂行办法》中所规定的国家电子政务工程建设项目招投标文件归档范围和保管期限，就比较明确具体。该文件规定：招标文件、委托招标文件的保管期限为30年，评标文件、评分标准及打分表、评标报告、中标通知的保管期限为10年；中标的投标文件(正本)的保管期限为永久；未中标的投标文件，终验后保存2年。政府采购文件保存10年。再如，《水利工程建设项目档案管理规定》规定的水利工程建设项目招投标文件材料归档范围与保管期限为：招标文件、招标修改文件、招标补遗及答疑文件长期保存，投标书、资质资料、履约类保函、委托授权书和投标澄清文件、修正文件保存期限为永久；开标、评标会议文件及中标通知书长期保存。《公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法》规定“招标、投标、租赁文件：由建设单位永久保存”。此外，《吉林省建筑工程招投标档案管理办法》规定：“大型基础设施、市政工程、公共建筑和市级以上重点工程的招投标档案保管至工程竣工后五年，其他建筑工程招投标档案保管至工程竣工后三年。未中标单位的投标文件保管期限为半年(自开标之日起计算)”。《湖北省建设工程招投标交易档案管理办法》规定：“招投标档案管理人员应遵守国家《保密法》，合理划分招投标档案密级和保管期限。原则上一般工程招投标档案应保存五年，重大工程项目招投标档案应保存五至十年，投标文件副本可保存半年至一年时间”。还有扬州市、宁波市、河北省、辽宁省等地都在投标档案管理办法中做了相应的规定。
根据上述有关规定的精神，企业的招投标档案的保管期限可以做如下划分规定：招标文件、委托招标文件的保管期限为30年；评标文件、评分标准及打分表、评标报告、中标通知的保管期限为10年，中标的投标文件(正本)的保管期限为永久，未中标的投标文件，可保存6个月到2年。
2 梳理招投标工作的业务流程，明确招投标档案的形成节点，实现对招投标档案的全程控制。各有关企业可以根据自己的招标工作的业务活动特点，认真梳理招标工作的业务工作流程，明确招投标档案形成的重要节点，标明各节点需要形成的文件种类，并实行全程管理控制，确保招投标文件资料的有序形成、积累和归档，避免缺失和失控，维护每个项目尤其是重大招标项目档案的完整性。
第一条为贯彻《中华人民共和国政府采购法》，规范市级水利支农项目政府采购和管理，使水利支农项目资金的管理及使用真正做到公开、公平、公正、高效，根据水利支农项目特点，制定本办法。
第二条本办法适用合肥市财政性水利支农资金项目（含县区配套资金）。
第三条本办法所称政府采购，是指采购人使用财政性支农资金采购货物、工程和服务的行为。采购人是指市、县、区水务（农委）部门等各级承担水利支农项目的机构。
第四条水利支农项目政府采购实行“分级实施，分级管理”的原则，即项目实施主体属于市级，由市级负责组织实施，项目实施主体属于县（区）级和县（区）以下的，由县（区）级负责组织实施。
第二章部门职责、限额标准
第五条财政部门负责审核项目预算和政府采购预算、筹集本级财政安排的水利建设资金、监督指导政府采购、监督项目计划执行、资金审核拨付、检查工程建设、参与工程验收、审核工程竣工财务决算以及相关采购材料的备案；水务部门负责编报项目预算和政府采购预算、执行政府采购、督促项目施工进度、监督项目建设质量、审核拨付工程资金、编制上报竣工财务决算、编报政府采购信息统计报表、采购档案保管等。各级水务部门（区农委）承担财务管理任务的机构是部门预算和政府采购的工作机构，具体编制和上报部门预算、组织确定评标委员会组成方案、支农项目招投标管理、采购档案管理和报送政府采购信息统计报表等日常工作。
第六条水利支农项目政府采购必须在部门预算中注明项目名称、数量和金额，编制采购预算，并严格按照市人大批准的预算执行。
第七条申报水利支农项目预算按支出类别统一为：防汛抗旱、特大防汛抗旱、岁修、小型农田水利设施、水土保持、水质监测、水资源管理、水利业务管理、水利基本建设配套项目。
第八条水利支农项目政府采购限额标准为：工程类（含大中小型水库除险加固、塘坝涵闸加固、河道整治、崩岸治理、渠道硬化、泵站建设及技改、挖塘打井、机耕道路桥梁、岁修、水毁修复等水利设施）20万元以上；服务类（勘测、设计、规划、评估、可行性研究、工程监理、软件开发等）10万元以上；货物类（含水利抗旱排涝设备、防汛抢险器材、流量仪等）单价1万元或批量5万元以上。项目金额为与独立一个供应商签订单项合同为准。
第九条有下列情形之一的水利支农项目采购，一般不适用本办法：
（一）防汛抗旱抢险需紧急采购的；
（二）市财政局和市水务局共同认定的其他特殊情形；
（三）《中华人民共和国政府采购法》规定的其他不适用情形；
第十条达到市级水利支农项目政府采购限额标准（第八条，下简称采购限额标准）以上的货物，采购人应实行集中采购，即委托政府采购中心组织采购；达到采购限额标准以上的工程类、服务类项目实行分散采购，采购人可以按规定自行组织或委托市财政、水利部门指定的政府采购机构进行采购。政府采购机构由市水务部门和财政部门共同招标。
第三章采购方式和程序
第十一条水利支农项目采购方式有：公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价。其中采用公开招标的金额标准是：工程类单项估价在100万元以上；服务类单项估价在30万元以上。不足公开招标金额标准的水利支农项目，原则上按照邀请招标、竞争性谈判、询价的次序选择采购方式。
第十二条采购人或其委托的机构应将水利支农项目的招投标和中标公告在政府采购指定的媒体上及时披露。我市政府采购指定的媒体为中国政府采购网和合肥市政府采购中心网。
第十三条采购人应依法成立评标委员会（谈判小组、询价小组，下同）专门负责水利项目的评审工作。评标委员会一般由采购人代表、水利项目专家、工程技术人员等组成，其中水利项目专家（含工程技术人员）人数不少于成员总数的三分之二。在评标过程中，同级财政、财务、监察、纪检等部门参与现场监督。
第十四条水利支农项目评审专家，由采购人或其委托的机构从水利项目专家库中随机抽取。水利项目专家库由市财政部门和水务部门按规定共同认定和建立。
第十五条水利支农项目采用公开招标或邀请招标方式的，其程序严格按《水利工程建设项目招标投标管理规定》（水利部14号令）执行。水利支农项目采用竞争性谈判、询价方式的，其程序按《政府采购法》等相关法律法规执行。
第十六条采购人应按照评标委员会的评审结果，与第一中标人签订书面合同，合同的内容不得与招投标文件、谈判询价文件在质量、价格、时限等方面发生实质性背离或变更。
第十七条采购人应于合同签订后七日内将采购情况报告、信息公告证明、招投标文件及合同分别报同级财政和水务部门备案。采购人应妥善保管采购文件，不得伪造、隐匿或者销毁。采购文件包括信息证明、采购情况报告、招投标文件、评标标准、评估文件、定标文件、合同文件、验收文本、投诉处理决定等有关资料。采购文件档案保存期限为十五年。
第十八条采购人应于每季度终了五日内填报《政府采购信息统计报表》，部门汇总后，于每季度终了十日内报同级财政部门。
第四章监督检查
第十九条县（区）级负责实施的水利支农项目采购活动，应接受市级财政部门和水务部门的监督。对于公开招标的、投资影响较大的县（区）级水利支农项目，市财政部门和水务部门可以参加包括专家抽取、开标、评标等现场监督。必要时市纪检、监察部门参加监督。
第二十条各级财政、水利部门按各自的职责认真履行对水利支农项目政府采购资金的监督管理，对政府采购项目开展定期和不定期检查，根据政府采购合同和工程进度情况拨付资金，对于未按政府采购，不及时报送备案资料，以及施工质量不符合要求的项目不予拨付建设资金；对政府采购管理混乱的县区暂缓和减少项目投资。
第二十一条县（区）财政资金独立安排的水利支农项目可参照本办法执行。
第二十二条本办法未尽事宜按《政府采购法》《招标投标法》《合同法》《水利工程建设项目招标投标管理规定》以及市政府、市财政局颁布的政府采购相关文件执行。
关键词：永定新河档案资料管理工作
中图分类号：G271 文献标识码：A
一、工程概况
永定新河位于天津市市区北侧，是天津市北部的防洪屏障。河道开挖于1971年，全长66km，沿途纳入机场排水河、北京排污河、潮白新河等，河口处控制流域面积8.3万km2，对天津市防洪、沿岸及支系河道的排涝等均起到了十分重要的作用。
本次治理建设内容为：桩号：53+000～66+000进行河道清淤；桩号：63+041处新建防潮闸一座；闸下永定新河右岸新建渔船码头一座；桩号59+600～62+177长2577m永定新河右堤复堤及闸左、右岸引堤工程；管理用房及水文站工程；管理区、防潮闸区水土保持绿化工程等。
二、档案资料管理工作的难点
1、本工程建设历时50个月，在工程实施期间，由于北塘镇拆迁，现场管理机构经历数次搬家，档案资料容易丢失。
2、本工程涉及的专业种类比较多，给档案资料收集、整编带来了很大困难。
3、本工程共分为4个监理标段、27个施工标段和5个设备采购标，由于工程分标较多，无形中增加了档案资料管理工作量。
三、施工准备阶段的档案资料管理工作
1、要求选派有档案资料管理经验、精通业务、工作认真负责、工作能力强的工程技术人员负责各自标段的档案资料管理工作。
2、根据工程性质，将施工标段分为防潮闸主体工程、码头工程、河道清淤工程、堤防工程、房屋建筑工程、绿化工程、设备采购工程和临时工程计八类，在监理工作程序交底时，分别对不同类型的工程提出工程档案资料的管理要求。
3、根据批准的工程项目划分和检测计划，初步确定各标段应形成的工程档案资料数量。
4、监理机构主动与项目法人和质量监督机构联系，确定质量标准、适用的表格样式，以免发生资料大量返工。
5、监理机构制定文件传递程序，凡不符合文件传递程序规定的文件，一律视为无效文件，并建立文件收发台帐。
6、监理机构对档案资料管理人员进行必要的培训，做到工程档案资料齐全、规范。
四、施工阶段的档案资料管理工作
1、工程档案资料的形成和责任人
根据“谁施工，谁负责”的原则，由现场职能人员形成工程档案资料，并对工程资料负责，例如：持证上岗的测量员进行实地测量，对在外业工作结束后形成的测量成果负责，测量工程师对测量成果的核验负责。质检员和专业工程师，分别对质量自检和质量抽检负责，施工员和监理现场值班人员，分别形成各自的施工现场记录，并对其负责。重点防范施工单位的档案资料由资料员一人在室内编造形成，只有将工程档案资料的形成过程和责任人落实在工程实施过程中，才能保证工程资料的真实性。
2、工程档案资料与施工进度同步
在工程施工过程中往往因各种原因发生所谓“抢工期、赶进度”的情况，这时就会出现档案资料不能与施工同步的情况，为了确保档案资料与工程进度同步，除了做好施工前的各种准备工作外，重点要解决征地拆迁等外部条件，如发生工程档案资料不能与施工进度同步，监理机构则要求施工单位增加资料管理人员，对于严重滞后，又不采取措施的施工标段，则采取暂停施工或暂停工程价款支付的办法促使施工单位进行整改，做到档案资料与工程同步。
3、定期检查制度
在施工过程中，对施工单位的工程档案实行定期检查制度，永定新河治理一期工程对防潮闸工程、码头工程、堤防工程等每月检查一次，由总监、档案资料工程师和专业工程师及施工单位有关职能人员参加，对检查中发现的问题，监理机构以书面形式向施工单位提出，并要求限期整改，必要时通报项目法人，要求施工单位撤换相关的职能人员。
4、工程档案资料的应用
本工程除了注重档案资料形成的及时、真实、完整性外，还注重其在施工过程中的应用，例如：在高喷防渗墙施工过程中，通过施工记录和防渗墙的检测，及时调整了防渗墙的施工参数，使防渗墙的质量达到设计要求的指标，在防潮闸第一块闸底板施工过程中，通过混凝土温控记录，发现混凝土的内外温差超过25℃，有可能出现温度裂缝，除了通过预埋冷却水管调节温度外，及时调整了混凝土配合比，适当减少水泥用量，增加掺合料用量，使混凝土内外温差控制在25℃左右，防止温度裂缝的出现。
所以工程档案资料不仅在工程完工后是工程管理的重要依据，在施工过程中，其灵活运用对提高工程质量也起到十分重要的作用。
四、竣工期档案资料管理工作
竣工期档案资料管理工作的重点是对监理机构及施工标段已经形成并完成整编的工程档案资料，按照《水利工程建设项目档案管理规定》（水办[2005]480号）、《水利水电建设工程验收规程》（SL223-2008）、《关于印发水利工程建设项目档案验收管理办法的通知》（水办[2008]336号）等标准进行一次全面的核查。
组织核查
各标段通过单位工程完工验收后，监理机构组织档案管理专职工程师、现场专业监理工程师及施工单位的技术负责人、资料员、施工员、测量员、材料员、质检员和试验员对该标段的工程档案资料（包括竣工图纸）进行全面审核。
2、档案资料的范围和内容
监理机构档案资料的范围包括：3个监理标段、27个施工标段和5个设备采购标段，审核的主要内容有：工程建设程序文件，质量保证文件，质量评定文件，施工记录文件，工程变更文件，工程价款支付和工程索赔文件，设备采购文件和竣工图纸等。
3、档案资料的审核方法
（1）工程建设程序文件的审核方法
根据基本建设程序和监理工作程序，逐一审核施工单位的程序文件，如：进场通知，合同项目开工申请，分部工程开工申请，人员、施工设备、试验室进场报验，施工组织设计、施工进度计划，质量保证措施，安全及环境保护措施，专项措施计划的申报及批复，设计交桩，设计交底，基准点复核及施工测量成果报验，材料、设备进场报验等。
（2）质量保证文件的审核
对于工程中所使用的原材料/构配件和中间产品，施工单位应首先报送材料采购计划，经批准后方进行采购，材料进场时进行外观质量检查，检查合格后按检测计划进行取样试验，试验合格后向监理机构报验，批准后用于工程指定部位。档案资料审核时，除了检查材料检验报告的各项指标符合设计要求外，还要审核各种材料的取样个数满足批准的检测计划要求。
（3）质量评定文件的审核
根据批准的工程项目划分，审核单位工程、分部工程及单元工程质量评定表的填写内容是否符合《水利水电工程施工质量检验与评定规程》（SL176-2007）的要求，以及其数量是否与工程项目划分一致，评定表中的质量标准应与合同（或设计）要求及现行规范一致，工程质量等级评定应符合有关规定。
（4）施工记录文件的审核
施工记录文件审核时应与施工日志、现场试验记录、监理日志等文件对照进行审核，核查现场试验项目和数量是否与检测计划相一致，例如：回填土的击实试验或相对密度试验，现场碾压试验，各种形式桩基的施工参数现场试验，桩机的施工记录，砼浇筑记录，监理旁站记录等。
（5）工程变更文件的审核
审核的主要内容有：工程变更是否符合合同有关规定，确定变更的责任方和变更程序是否符合有关规定，以及工程变更是否得到批准。
（6）竣工图纸的审核
在单位工程完工验收后，要求施工单位在规定时间内向监理机构提交竣工图，按原图组织施工或修改部分不超过原图1/3的施工图按有关规定可以作为竣工图，施工单位加盖竣工图章，监理机构审核并签字确认，对原施工图修改超过1/3的应重新绘制竣工图，监理机构根据工程变更文件、设计通知等文件，逐张进行审核，并加盖监理机构审核确认章，监理工程师签字确认。
竣工图纸审核时，重点一定要放在竣工图要与工程实际情况一致，能反映工程的实际情况。
关键词：科技档案 数字化 信息化
S着国家“十三五”规划发展要求，以及部分事业单位转制政策推出，部分事业单位的经营形式被重新定位，企业经营领域和范围不断扩大，业务量激增，随之而来的是成倍增长的业务信息和传统科技档案保存与应用效率滞后的矛盾。基础的档案信息化已经不能胜任数字化时代的档案信息的管理和利用，面对这种矛盾，本如下探讨。
一、基本建设项目档案的管理和利用现状
（一）档案磨损严重查考不利
基本建设项目档案是指在整个建设项目从酝酿、决策到建成投产（使用）的全过程中形成的、具有保存价值的各种形式的历史纪录，包括基建项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划、勘测、设计、施工、调试、生产准备、竣工、试生产、（使用）等工作活动中形成的文字材料、图纸、图表、计算材料、声像材料、以及其他形式与载体的文件材料。
其相对于文书档案的查考更频繁，许多项目在竣工后5-10年既要维护、又要扩建或是改建，使用频率更高，给档案带来的磨损非常严重。本单位承担省内外大型水利项目工程的建设，许多水库建设的项目档案在长时期内反复使用，长期保存对于这类纸质档案来说，相当困难，磨损再所难免面。在本单位的基本建设项目档案中，许多档案是由稿纸装订成册，部分寿命超过30年的蓝图内容模糊，纸边磨损严重，给工程师、设计师查考起来，带来诸多不便。与此同时，这些档案，每年被查借阅频率在8-10次之间，保存及其不宜。
同时，在20世纪80～90年代间出现机打铅印的纸质档案，档案内容多为运算数据，但随着保存时间的增长，许多数据逐渐模糊不清，已不具备查考性，但数据内容却是非常重要，许多工程师在查考的时候，往往因为一个数据，费时查找却终无所获。因此，纸质的基本建设项目档案在长久的使用中磨损严重，查考不利。
（二）永久保存的档案修复差
许多重点建设项目是在建国初期立项并实施建设，例如大伙房水库、汤河水库，这些水库沿用至今甚至未来百年。这种大型基础建设项目工程档案的保存是长期的、永久的、的，利用起来是频繁的。即使保有多分副本，在永久的保存、利用中，磨损、丢失的情况不可避免。在信息化时代尚未到来时，本院依规定，进行了透明图、蓝图、白图三种纸质配套保存，以应对在管理和利用中出现的丢失和磨损。本院自1954年建院，共完成了辽河、大凌河流域等各类规划、工程勘察、涉及、监理等工作1000余项，馆藏水利工程科技档案430卷、科技档案26000余卷，科技底图8000余卷。这些科技档案的纸质版仍被频繁查借阅中，利用率高，磨损、丢失情况严重。因此，为满足这些利用率高的纸质档案永久保存，信息化、数字化迫在眉睫。
（三）网络化发展冲击原有管理制度
档案管理制度建设无法跟上日益加速的经营发展，传统纸质的档案借阅制度与科技档案信息化管理不搭配。档案借阅制度繁琐，查找费时，信息化只进行到检索平台的搭建，而信息资源内容调取繁琐。这些务必会增加生产经营的时间和成本。由于基础建设项目承担国家重点项目工程，有些甚至涉及保密工程建设，在借阅和使用时需要逐层领导审批，制度把控做到保密，却给利用带来了不便。以本单位为例，工程师需要查考一项数据，通过档案查找，往往时间在20～30分钟，其中还要往返各领导办公室批准签字，给予查找档案的许可权限。档案借阅管理制度的繁复性，不但影响档案信息利用，更增添不必要的时间成本。
二、新科技、新技术给科技档案的管理和利用带来挑战
（一）应用软件繁多给保存原始运算数据带来困难
不同行业的设计软件种类繁多，每个行业的设计软件又有多款。以水利行业的设计软件为例，主要有：从事水工用ansys，从事边坡或者小农水用理正岩土，从事水文计算主要用EXCEL，水文模型类的软件主要有：新安江模型、TOPMODEL模型、SWAT模型等。以上只是众多应用软件中普遍使用的简单介绍。据简单统计，本单位涉及水利水电的规划、勘测、涉及、施工，业务体系较完善，涉及专业共48个，每个专业的设计软件细分也很多。许多数据除最后出现在报告中，其运算是无法保存，经常数据无法获得运算，难以检验，有时查找到的数据无。
（二）新图纸打印技术给图纸保管带来挑战
工程科技类档案通常是白图、蓝图、透明图配套保存，以确保查考之间的互相转换。随着制图软件（CAD）的普及，在使用时，为防丢失，或提供给施工单位或业主参考，通常需要反复出图，或在丢失情况下转换图纸形式，即蓝图转白图或白图转蓝图。但是，随着科技发展，透明图（即硫酸图）的保存受到了新科技的挑战。目前市场上已出现蓝白图互相转换印刷的机器，而透明图则无需再保存，部分单位已经不再保存透明图。
透明图的出图和保管一直是我单位的一大难题，该材质图纸制作耗时、材质脆弱，排架查找困呐。由于单位工作需要，一个项目专业的图纸出图后，下一个编号可能在十年后才会编制印刷，随后的编辑和查找利用工作即繁琐又费时。
（三）信息时代的保密问题
信息时代科技档案的信息化面临多重挑战。随着人类社会进入到信息化、网络化时代，信息是以电子的形式存在。信息的传输采用的是光电技术，现在，信息的存储采用的是光磁技术，信息的处理采用了计算机技术、借助大数据、云计算技术等等，总之，由于信息的存在形式发生了变化，那么信息的安全问题由此而来。
个人随身携带信息存储和传输的终端――手机，可以简单的将各种内容和格式信息拷贝，无需任何阻拦的传输到云端、手机、计算机中。面对这种情况，保密工作一般靠个人自觉和个人道德，实在无法对本单位档案负责。除加大保密宣传工作，还需工具上的革新。
三、数字化管理带来的变革
综上所诉，多种科技共同作用下，科技档案的管理和利用正面临改革，从制度到工具都应有全面的调整，以便更适应社会的发展需要和科技的革。
（一）基础建设项目技档案管理制度革新
根据信息化需要更新科技档案的管理制度及其归档流程。基础建设项目科技档案记录着科研项目的发展过程，它不是记录单一的科研项目。这类项目的科技档案就具有极强的专业性、系统性、综合性及阶段性。对此科技档案管理者务必要按照我国出台的《科学技术档案工作条例》来进行档案管理，同时，部分项目设有专门针对该项目的档案管理工作条例，对科技档案的归档工作要做到“完整、详细、统一、安全及充分利用”，杜绝科技档案的不规范归档及内容外流。基于此，要把科技档案工作和计划管理、课题管理、成果管理等工作系统性地统一起来，这样以来不仅落实好了科研工作而且高效地完成建档工作，以此制定出一套科学的归档流程，从而确保科技档案的准确性、完整性及系统性。只有这样才能让科技档案的管理工作平稳发展，使之逐渐与世界科技档案管理工作接轨，实现高效率、高质量的档案管理工作。
（二）加强科技档案利用和管理的宣传工作
科技档案的利用通常是针对本单位的工程师们在生产工作中的查考。应用人群主要是工程师，而管理人群是档案室的业务人员。因此对于科技档案的宣传利用工作，就分为两方面。其一，档案业务人员，应严格按照相关的科技档案管理规定，从事档案的收集、整理和日常维护工作，同时，关注新的管理课题。其二，应针对本单位各部门的工程师做日常的档案利用和保密的宣传和培训。具体内容涉及该类科技档案归档、整编、检索、借阅流程、保密等信息内容，在单位内部，树立档案应用和保护意识，既能提高单位科技信息保护，又能提高日常档案查考效率。
（三）档案信息保密建设
档案信息保密问题一直是老生常谈的话题。这一问题应贯穿信息化建设的始终。无论是基础设施建设、还是应用系统平台搭建、信息化资源建设、标准和规范建设以及人才队伍建设都应充分考虑保密工作建设。基础建设项目科技档案涉及保密部分，从生产到归档，从档案信息到查考利用，整个生命周期过程中都应时刻注重档案保密。这方面既要单位内部做好宣传工作，又要档案部门和其他部门之间做好相互配合，同时，在网络平台搭建时充分考虑保密工作，权限赋予可以参考国外先进管理模式。网络铺设时可以采用双网管理、责任制管理等制度建设也是必不可少的，以确保保密的科技档案信息资源不泄密，追责有道。
参考文献：
[1]张玉梅.电力企业科技档案的管理利用[J].档案工作，2016（04）：120；
[2]孙红梅.从信息化的角度谈科技档案管理[J].信息工作，2016（01）：77；
