时间：2023-09-04 16:54:57
【关键词】信息化背景；档案管理；数字档案；高效性
随着人们的思想观念的不断革新，人们对于信息技术应用的重视程度也在不断提升。传统的档案管理模式使档案查找工作的开展难度较高且效率较低。探究信息化背景下如何加强数字化档案管理，将信息技术的应用与档案管理工作的开展全面结合，可以有效地解决传统的档案管理工作开展进程中所存在的各种问题。
一、信息化背景下加强数字档案管理的重要性
随着经济的不断发展，人们的工作强度和工作效率也在逐步地上升，在这一背景下，纸质档案已经不再适用于办公室办公。随着数字技术的逐步发展，当下数字档案管理模式已经被广泛地应用于人们的办公流程当中。
相比较于传统的纸质办公室档案管理模式，数字档案显然更加具有科学性、系统性和安全性，并且数字档案的应用，有效地实现了办公室档案内容的资源共享，提升了部门与部门之间的信息传送速度和沟通交流强度，这无疑为企业、学校以及政府部门等等各项工作的正常运行提供了极大的便利。
但是人们在享受数字档案管理方式带来的便利的同时，也逐步发现，当下的数字档案管理模式，在应用上仍然存在着很多不可忽视的问题。例如人们在进行档案管理工作的过程中，数字档案的应用也常常会产生文件丢失的情况，并且由于档案的种类复杂且内容多，人们在应用数字档案进行相关的资料的查询时，仍然十分耗时耗力。
将信息技术全面应用于数字档案管理模式中，可以进一步完善档案传递、存储、收集以及共享工作的开展。同时信息技术的有效应用，可以实现档案管理平台的有效建立，这一平台的建立，可以提升档案管理工作的力度和强度，有效地实现内部的资源共享、提升档案查询工作的实效性和时效性。
当下社会的发展速度逐步加快，无论是企业还是学校与政府，其所需要完成的工作量在不断地增加，所面临的发展压力也在不断地加剧。档案管理工作的有效开展，是保障各项工作开展的系统性和秩序性的基本前提，档案管理工作的开展状况更是决定各项工作开展效率的关键性因素。加强信息化背景下数字档案管理方式的探究，实现信息化环境下数字档案管理模式的完善性和科学性的有效提升，其重要性不可忽视。
二、信息化背景下加强数字档案管理的基本方向
根据当下信息技术的应用特点和数字档案管理方式的应用模式，主要可以将加强数字档案管理的工作的开展方向总结归纳为以下几点：
（一）节约档案管理成本的同时提升管理效率。在传统的数字档案管理工作中，进行档案的归类、整理和查找仍然需要耗费大量的人力资源和物力资源，不仅导致档案管理工作效率得不到有效的保障，同时也使得部门的档案管理工作的成本居高不下。将信息技术全面应用于数字档案管理工作的开展进程中，可以有效地实现档案的分类、整理以及查询工作的一体化，不仅节约了部门大量的人力资源和物力资源，同时也是实现档案管理工作的有效保障。因此节约档案管理成本的同时提升管理效率，是信息化背景下加强数字档案管理的重要方向之一。
（二）增强了档案管理工作开展的智能性。在传统的数字档案应用模式中，工作人员进行档案内容的检索，需要不断进行信息的筛选，才能够真正地获取自身所要查询到的信息，消耗了档案管理者大量的时间，使得档案管理者根本无暇进行自身的档案管理模式的思考和进一步的完善。将信息技术全面应用于数字n案管理工作中，可以有效实现数字档案管理系统智能性的全面提升，数字档案系统会根据档案用户所需，实现档案的智能性推荐，大大降低了档案管理工作人员的工作强度，使得档案管理人员具有更多时间进行自身工作模式、管理技术以及管理理念的进一步完善。因此增强了档案管理工作开展的智能性，是信息化背景下加强数字档案管理的关键性目标。
三、信息化背景下加强数字档案管理方式探究
开展信息化背景下数字档案管理方式探究，将具有针对性的改革方式和改革思想，全面应用于数字档案管理，可以实现数字档案管理方法、应用模式的进一步完善。在信息化背景下，加强数字档案管理方式探究，主要可以将探究内容总结归纳为以下几点：
（一）建立完善的、安全的数字档案管理系统。档案安全性的不足，是当下数字档案管理方式应用过程中所存在的主要不足之处之一，容易引发重要文件的丢失问题。将信息技术中多媒体技术全面应用于数字档案管理工作，可以实现不同格式的档案的分类存储，实现档案管理安全性的有效提升。同时将多媒体技术的应用与数字档案管理工作的开展进程有效结合，也可以实现不同格式和类型的数字档案的有效播放，加强数字档案的可视性，进而提升档案利用者接收信息的全面性。因此应用信息技术建立完善的、安全的数字档案管理系统，是加强数字档案管理力度的重要方法之一。
（二）加深档案管理工作的数字化程度。数字档案数据库的欠缺以及档案数字化覆盖率的不足等，也是当下数字档案管理工作开展进程中所存在的关键性弊端。（下转第45页）（上接第38页）随着信息流通速度的逐步加快，传统的数字信息存储方式已经不能有效地满足当下的时展所需，在这一大背景下，应当应用信息技术中的数据处理技术，建立完善的数字档案管理数据库，实现大量数据有效的、系统性的存储。同时也应当逐步地提升部门在开展数字档案管理工作过程中的数字覆盖率，尽可能地实现档案管理工作的数字化程度的进一步加深，有效提升数字档案管理系统的信息存储量的同时，实现档案管理工作的先进性和科学性。综上，加深档案管理工作的数字化程度，也是实现信息化背景下数字档案管理力度进一步提升的有效方式之一。
（三）建立模式多元化的数字档案。随着社会的不断发展和信息、数据类型和种类的不断增加，数字档案的建立所需要存储的档案类型也逐步呈现出多样性和复杂性，在这种情况下，传统的数字档案管理模式已不能够真正满足部门的信息管理需求。将信息技术的多元性充分发挥于数字档案管理工作的开展进程中，可以有效地实现数字档案管理模式的多元化。因此应用信息技术提升数字档案的多元性，是实现信息化背景下加强数字档案管理力度的重要环节之一。
（四）提升数字档案管理人员的信息化意识。档案管理人员自身的信息化意识，也是决定信息技术在数字档案管理工作应用效果的重要因素之一。档案管理人员在开展档案管理工作的过程中，应当尽可能地进行信息技术的学习，熟练应用信息技术。如此，可以逐步增强数字档案管理力度。
（五）建立完善的信息技术应用模式。完善的信息技术应用模式的建立，可以实现档案管理人员工作流程的方向性引导，促使档案管理人员将信息技术全面应用于档案管理工作的流程中，进而实现数字档案管理工作的实效性和时效性的进一步有效提升。
开展信息化背景下加强数字档案管理方式的探究可知，为了实现数字档案管理系统的进一步完善，应当应用信息技术对于当下的数字档案管理模式进行有针对性的调整。同时借助信息技术，实现“全数字化”档案管理系统的有效建立。并且将信息技术的多元性和多样性优势充分地发挥于数字档案模型建立当中，进一步实现数字档案的管理覆盖力度逐步增强。同时数字档案管理人员的综合素质和专业技术水平，也是影响档案管理工作开展的效率和效果的关键性因素。提升数字档案管理人员的信息化意识，建立完善的数字档案管理人员的信息技术应用模式，可以有效促进数字档案管理人员技能专业性进一步提升，进而实现信息化背景下数字档案管理工作开展的效率和效果的全方位提升。
四、结语
开展信息化背景下加强数字档案管理方式的探究，首先应当明确信息化背景下加强数字档案管理方式探究的重要性，进而进行数字档案管理方式应用优势探究和信息化背景下加强数字档案管理方式的思考。开展信息化背景下加强数字档案管理方式研究，将信息技术的应用优势充分地应用于档案管理工作的开展进程中，可以实现数字档案管理工作的实效性和时效性的有效提升，进而为档案管理工作的发展提供强大的推动力。
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一、档案数字化包括对所存档案通过人工录入或制成电子计算机文件，也可将档案归入电子计算机制成图形文本，最后刻录在光盘上，建成数据库。档案管理的数字化，将为自动化检索，为开发利用、为实现档案资源共享提供优质、高效、快捷的服务。随着计算机信息技术的发展，档案数字化需求越来越多，专业化水平也越来越凸显。利用档案管理系统对档案进行数字化管理，是实现信息资源共享和提高档案利用水平的有效途径。在数字化实践过程中，档案数字化并非十全十美，有些工作做得不尽如人意，常出现扫描质量差、加工流程不合理、功能不全面、系统流程复杂、后期维护难以为继等问题，影响了档案管理质量的长期性，这些都是档案数字化实践中需要解决的问题。做好档案数字化实施前期的调研分析。调研本单位档案和档案工作现状，是档案数字化工作开展的前提和基础。首先，调查本单位现存档案的年代、数量、档案类型、载体形态、管理现状、库房管理情况，用以确定档案数字化项目所需资金，以及在档案数字化加工中需要进行的各项工作，如是否需要重新整理、排列立卷、装盒等。其次，调查本单位档案工作情况，如档案信息化状况，档案归档、借阅及销毁流程、文件的运转流程、秘密文件的管理、公文的信息化运转情况以及这些档案工作中存在的问题等，这些情况将直接决定档案数字化工作的任务和需要达到的目标。通过两方面的分析，针对现实管理情况，提出需要解决的问题，确定需要达到什么样的目标，如，是否需要开发档案管理系统、是否需要信息部门的支持等，从而确定需要什么样物质、资金支持等。档案数字化是一个系统工程，目前，由于档案数字化缺少统一指导，缺少各种标准，制约了档案数字化的有序进行，《纸质档案数字化技术规范》颁布实施后，这个规范有效地指导了纸质档案数字化工作中的技术实践，对我们开展档案数字化提供参考的准绳。有些地方根据实际需要，已经制订了或正在制订各自的制度，如某省出台的《浙江省省直单位纸质档案数字化实施细则》及《浙江省档案馆纸质档案数字化成果接收暂行办法》。北京市2011年4月1日起实施《档案数字化规范》，正式成为地方标准。通过熟悉、领会这些标准，将规范并促进地方档案数字化工作，对推进档案信息资源开发利用、保证档案实体和信息安全具有指导意义。同时，还要对当前的档案数字化先进技术有所了解。通过走访档案数字化工作优秀单位，我们既能吸取他们的成功经验，也能弥补他们的不足之处。通过了解他们档案数字化的业务流程、档案系统的功能和档案数字化过程中的注意事项，熟悉档案数字化最前沿的技术，了解目前档案数字化的最新进展情况，总结档案系统功能的优缺点，为更好地做好档案数字化工作提供借鉴和参考。档案信息化建设符合社会需求与活动规律。社会信息化导致档案数量剧增，档案载体呈现多样性，档案内容分散交叉，档案部门必须改变传统管理方法，一方面由于社会信息量的激增和新型载体的应用，不宜用传统的方法来管理档案；另一方面由于社会对档案信息的需求不断增加，传统的档案管理方法已经不能完全满足这种需要。国家行业电子政务和电子业务的普遍应用，大大拓宽了档案信息的服务空间，对档案资源服务的内容和方式提出了更新更高的要求，促使档案工作跳出传统的狭窄思维，适应社会发展，改变管理理念，创新服务方式，利用现代信息技术搭建数字化、网络化的信息服务平台，有效积累和储备国家信息资源，真实保存社会记忆，实现更大范围和更多种类的档案信息资源互补与共享，以适应社会发展和国家信息化建设的需要。
二、制定实际可行的档案电子化前期实施方案是开展档案数字化工作的重要环节，该项工作直接影响到档案数字化工作的效果。档案管理人员可以从以下方面来进行强化：一是与软件服务商共同研究编制需求方案。通过分析调研报告、工作内容，安排好时间、人员，双方共同进行需求调研、需求分析、需求规划，分析并落实具体内容、方式、方案等等，作为档案管理部门，一方面要核查在技术层面的先进性，这个可以和本单位的信息部门协同完成。另一方面，是对档案系统功能、流程及外包的各个微观目标等的沟通和确定。总之，业务需求，既要符合实际，又要具有前瞻性和全面性。在功能方面，既要考虑功能满足自身的要求，又要突出重点，把握关键。在档案管理系统的功能上要注意如文档一体化管理、归档流程、借阅利用流程、长期保管、安全性能、标准规范等方面内容，在微观目标上，对数据加工流程各环节、著录格式要求、检索方式、文件保存格式、查询统计等等都需要做详细的规定。同时，应该征求各方意见，特别是信息部门和重要业务部门的反馈意见，以加强档案管理的适应性。加强档案数字化的质量，不仅需要对技术把关，还需要进行制度和管理上的约束，提高档案管理数字化的工作质量。档案管理的数字化涉及到人员、安全、财物等方方面面的工作，在进行档案数字化时，档案部门根据单位情况制定相应的制度，有一套规范的操作程序。第一，档案部门应要制定出外包工作需要遵循的规范、标准，如根据《关于移交进馆档案质量检查办法》《纸质档案数字化技术规范》等标准和相关地方标准，制定档案数据采集标准、著录细则、加工流程等，以便外包单位有章可循。档案部门人员要积极参与数字化现场的工作，以便发现问题后及时处理问题，提供各个环节工作质量和效率。建立第三方审核和三方沟通机制。第三方审核，类似工程项目中的监理方。这个第三方，往往是具备有档案数字化业务指导能力的团体或个人，一般是档案行政业务人员或档案学、信息管理方面的专业人员。第三方可以采取临时抽查和不定期检查的方式进行审核，对项目进行评估、召开会议、短期培训，对存在的问题提出要求和解决办法，要求外包商进行改正。档案部门和外包商，在遇到疑难问题时，也可以由第三方来统筹考虑，统一解决。对档案的出入库、档案交接、外包的人员出入、作息时间、工作注意事项，进行规定，建立档案出入库表单、工作量表单等，创造良好有序的工作环境。
三、档案数字化工作业务的流程。档案数字化加工的程序繁多，流程大致可分为：提卷、登记、检查档案、拆卷、组卷、编页码、拟标题、核标题、整理、扫描、图像处理、数据挂接、扫描数据质检、修改、二次质检、著录标引、打印目录、装订（装盒）、还档、登记、归档、备份、抽检等。由于各个单位的档案情况不一致，各个环节可能是一起进行，也可能是分开进行，依据实际情况确定。但业务流程必须能把握环节之间的有效衔接，确保各环节设计缜密，保证错误最小化。项目实施中，针对每个流程的各个环节，形成数据表格，形成文本，以便查证。如提卷，需要有提卷单；拟标题，需要按规范拟定，条目清晰，形成表单；整理装订要按照国家规定；扫描图片要小心翼翼、操作规范等。
结语：档案数字化扫描工作和档案管理系统的验收，并不标志这这项工作彻底完成。在档案数字化工作的实践中，仍然有许多工作需要不断完善和改进，特别是档案管理系统，需要经过较长时间的试运行，才能发现问题，进而完善系统的各项功能。
一、高校档案全文数字化工作存在的问题
1.档案全文数字化价值界定缺失
档案全文数字化价值的界定是档案全文数字化经济效益和社会效益的保证。不少高校在档案数字化的过程中，存在盲目跟风，界定不到位的现象。在数字化过程中，易简单地把各类档案通过扫描等信息处理技术录入数据库，而没有考虑到档案利用的种类和频率，以及档案利用者的需求。
2.档案全文数字化设备投入严重不足
在高校档案馆中，普遍存在档案部门经费投入不足，软、硬件设备简单等问题较突出。因资金所限，设备投入不足，大多数较重要的档案无法进行全文数字化，譬如，基建档案图纸、书画作品档案等。同时，由于数字化的信息具有海量存储、异地查询、方便利用等优点，对存储和运行的基础设施的要求较高，需配置高性能的软、硬件基础设施，以保障其在存储与运行中的稳定、安全。
3.档案全文数字化技术力量相对薄弱
在许多高校档案馆中，档案工作人员配置编制不足，且大多数的档案人员都是工作中转岗的，档案专业和信息管理专业毕业的较少，档案、信息技术复合型人才就更为缺乏。大多数档案人员都只受过档案专业在职培训，只通过了专业技术人员的计算机应用能力考试，普遍存在现代技术水平和能力都偏低，信息素质不高，信息处理能力不强，信息技术水平低，信息获取能力差等不足。
4.档案目录数据库与全文数据不能有效挂接
很多的档案馆都存在数字化的目录数据库和全文数据不能有效挂接的问题，出现了找不着或不好找、不好用的问题，也存在着数字化的档案量较多，但是能上网利用或能上互联网利用的相当有限，档案数字化的利用效益没能体现，而且会出现数字化返工的情况，如此就造成了财力、物力、人力的损失。如何实现目录数据库和全文数据一一对应地有效挂接，形成完备的档案信息数据库，从而实现全文查询，是档案全文数字化要解决的一个技术问题。
二、高校档案全文数字化工作实施策略
从数字化程度看，高校档案全文数字化包括三个层面：一是档案目录的数字化。二是档案的全文数字化。档案全文数字化又包括馆藏传统介质档案的数字化和将正在形成的电子文件及时归档保存两个方面内容。三是档案目录数据库与全文数据的挂接。因此，高校档案全文数字化的有效实施，需要做好以下几项工作：
1.先行建设文件级目录数据库
运用计算机技术，利用档案管理系统，加强档案目录数据库建设，建好档案文件级目录数据库，实现文件级目录机检，能够有效提高档案检索速度、档案查准率、查全率，提高档案查询和利用的效率与档案检索利用服务质量，推进档案信息资源共享。因此，按统一数据和格式标准，将档案文件目录录入计算机档案管理系统，建立档案文件级目录数据库是档案数字化工作的首要任务。
2.坚持“优先抢救，急用先上，逐步深入”原则
档案信息化不等同于档案数字化，更非全部馆藏档案全文数字化，因此，我们应当本着科学的态度，坚持“优先抢救，急用先上，逐步深入”的原则，通过严肃的鉴定，认真鉴别全部馆藏档案全文数字化的必要性和可行性，有重点、分步骤的实施档案全文数字化工作。即优先对因特殊原因破损、褪色、霉变的档案进行抢救性数字化，加工成电子档案保管。并根据档案利用的实际情况，以档案利用者的需求为导向，优先把利用率高的档案全文数字化。
3.践行“存量数字化，增量电子化”目标
档案全文数字化，一是对原有的馆藏传统物理介质档案进行数字化，即通过扫描等技术将原有的物理介质载体档案进行处理，实现数字化转换。这是清还旧帐。根据优先抢救利用、逐步深入扩展的原则，确定分期分批数字化档案的全文扫描与数据库存储，逐步实现“存量数字化”。二是对正在形成的电子文件按统一标准和数据格式，进行归档保存，做到完整、准确、真实、有效。因此，要做好电子文件的归档管理工作，对目前各部门形成的应归档电子文件进行全面、系统的收集整理，保证归档文件的准确、真实、完整和有效，从而达到“增量电子化”。
4.正确决策数字化“外包”与“内包”
目前，档案数字化加工有“外包”和“内包”两种实施方式。“外包”即将档案全文数字化加工外包给专业公司，依靠外包公司的技术力量和工作人员来对档案进行全文数字化加工。“内包”即靠档案馆自身的力量来对档案进行全文数字化加工。至于是选择外包还是内包，各高校档案馆应根据各自的实际情况，从资金、质量、安全和保密、人员素质、馆藏实际等方面，本着降低成本、提高效率、保证质量、安全保密等原则，作出最符合馆情的选择。
5.实现档案目录数据库与全文数据的有效挂接
档案数字化工程成败的关键是档案目录数据库与全文数据的有效挂接。那么，如何才能有效实现档案目录数据库与全文数据批量、快速的挂接？首先，建设好标准化、规范化档案目录数据库。目录数据库主要由档案代码、类别、题名等组成，能够链接或指向所要查找的档案内容。档案目录数据库是馆藏数字化档案全文能否有效利用的基础和前提，所以要建好档案目录数据库。其次，建设好标准化、规范化的档案全文数据库。一要选用成熟的档案管理软件系统;二要选择合适的、科学的存贮方式;三要选定通用、统一的数据格式。
6.加强档案宣传，争取资金投入，增强人才队伍
档案全文数字化工作的高效进行，档案馆一方面要努力建立档案信息化工作体系，加强档案信息化工作宣传力度，争取学校领导重视、支持档案信息化工作，从而加大投入档案建设资金，保证档案信息化建设专项资金;另一方面要加强档案管理工作人才队伍的建设，招聘档案、信息技术专业人才，加强在岗档案人员信息技术的学习，通过“走出去，请进来”以及实践中自学的方式，让他们熟悉并掌握信息技术在档案工作中的运用，加强信息技术与档案业务的综合运用能力，使他们在实践中成长为档案信息化建设的优秀人才。
关键词：病案数字化加工；问题与对策；病案管理
《国务院关于深化医药卫生体制改革的意见》中指出，要建设适应卫生改革与发展需求的信息化体系，提高卫生服务与管理水平。其中的重要指标之一是建立电子病历基础数据库。为此，许多医院加紧了对建院以来保存的纸质病案的数字化加工工作。由于档案数字化加工流程复杂，历史积存的病案数量庞大和自身技术与人员条件的限制，一般医院的病案数字化工作都采取了外包形式。
"外包"（outsourcing）意即"外部寻源"，是优化资源配置、提高组织机能和组织效率的一种业务运作方式[3]。病历档案数字化外包是指医院档案部门根据自身工作需要，支付一定报酬，将病历档案数字化任务委托给外包公司，由外包公司组织人员对档案进行流程化数字转换，档案部门直接享受数据扫描、处理、存储、挂接等数字化成果的一种加工方式。我院为了加快病历档案信息化进程，也采取了这一方式。笔者在实践中，发现一些亟待解决的问题，并提出了应对措施。
1病案数字化外包中存的问题
1.1医院现运行的电子病历系统与数字化外包加工的系统在设计上存在差异，如应用界面、检索方法等。由于翻拍病案是图片格式，目前主要还是通过病案号和患者姓名来调阅翻拍病案信息，如果建立的检索方式过于单一或病案首页信息录入不全时，病案数字化后就不能得到充分利用。
1.2数字翻拍质量参差不齐 由于操作人员素质、专业技能不高，加之盲目追求扫描加工数量，导致翻拍病案时存在图像歪斜，模糊、黑边、燥点现象[1]，甚至有漏页、重复页、错页、病案张冠李戴错拍等较为严重的现象。
1.3存在病案信息安全风险隐患 采取数字化外包形式，可以利用外包公司的技术和人员优势，加快病案数字化建设的速度，但病历档案中患者的就诊信息是受法律保护的个人隐私，需要加以保护。外包公司的人员不少是临时招聘的，没有安全保密意识，存在患者信息外泄的隐患。
1.4存在卷宗出入库交接的数量差错和病历档案的二次损坏问题。档案扫描过程中，有大量的档案需要从库房中调出，扫描结束后又要及时入库。在这期间容易造成档案交接失误，特别是较薄的病案，常与其它病案混成一卷交接。在病案数字化加工时，绝大部分病案需要将病案拆开逐页扫描，拆开案卷和再次装订案卷易造成纸张破损，造成病历档案的二次损坏，这对有珍贵价值的病案来说，也是一种损失。
2应对措施
2.1加强交流与合作，进行电子病历系统整合。医院协调现行电子病历开发公司与承接病案数字化外包公司的技术人员，按照医院的标准，进行系统整合，技术对接，建立完整全面的数据储存和检索功能，提供完整便捷的数据共享平台，通过信息平台逐步实现检验结果、医学影像、用药记录以及患者基本信息的实时交换与共享，方便医护人员的利用，为患者提供更加优质高效的医疗服务。
2.2加强全程质量控制。病案数字化加工中，翻拍质量好坏直接影响病案的服务质量，必须高度重视翻拍技术质量控制。①要严格选择有资质有经验的外包公司，硬件设备与技术能力要符合医院的要求。签定合同时条款要尽量祥尽而明确，②要规范工作流程，明确数字化翻拍质量标准，建立出入库登记与核对制度、扫描质量标准等工作制度，加强环节管理，对不符合质量标准的坚决重新扫描翻拍。③要设专职人员进行质量审核，严格执行翻拍质量关，对不符合质量标准坚决重拍，不让有缺陷的病案挂接到数据库。④要建立畅通的沟通渠道，公司、医院、病案管理部门要及时反馈信息，加强交流与合作，以便及时发现问题、及时纠正，解决实施过程中存在的实际问题。
2.3医院应该挑选责任心强的工作人员与外包方进行卷宗交接，建立交接登记制度，双方签收确认，重新装订时要对照表单，防止装订错误；在扫描前医院组织人员对卷宗逐本逐页检查；扫描过程中，杜绝野蛮操作，确保卷宗不损坏，对少数损坏的卷宗予以及时修复。
2.4加强安全控制措施 ①医院应与外包公司签署保密协议，要求对业务人员进行安全保密教育，提高保密与安全意识，确保患者的信息不外泄。开展扫描翻拍人员业务的培训教育、建立检查、奖惩制度，强化工作人员的责任心。②对病案数字化加式场所安装必要的监控设备，确保病案的安全。③对已经通过质检审核的数字化病案要及时导入本单位档案管理数据库中，并做好关联挂接。同时要做好备份，防止出现丢失问题[2]。
2.5加强阶段验收工作 在病案数字化加工进行到一定阶段的时候，应对案数字化加工服务进行相应的评估与验收，以保证加工质量，并为做好下一步工作奠定基础[3]。成立一个由主管领导、临床医生、病案管理人员及外包公司业务人员为主的验收小组，从不同的角度，对加工的实施进度、翻拍服务质量、临床查询利用方面等进行阶段验收，针对发现问题，提出合理化建议，进行协商改进，保证数字化加工少走弯路，加快工作进度。
保证病案数字化外包工作的质量和效率，建立和完善以电子病历为核心的医院信息系统，能有效提高医疗卫生服务质量和效率，是数字化医院的基础。病案数字化外包工作中必须加强全程质量控制，提高加工质量，最大限度的复制原始病案，与现行的电子病历融为一体，实现信息共享，切实发挥病案信息的价值和作用，医院的病案信息化建设将会取得长足进步。
参考文献：
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问题及对策建议思考
随着时代和科技的不断发展，信息技术能够给人们的生活以及企业单位提供方便的操作，因此各行各业都需要加快对数字化的利用，为生活工作提供更多便利。本文首先就数字化不动产档案管理的内容定义进行阐述，对数字化不动产档案管理利用发展平台的特征进行说明，其次通过搭建数字化不动产档案管理利用发展平台进行探讨，同时提出一些举措，帮助数字化不动产档案管理利用发展平台能够更好完成搭建。
一、数字化不动产档案管理内容
（一）什么是数字化不动产管理
不动产是一种具有不能进行移动土地位置固定性，由地理位置使用权利以及使用程度等结合组成的独立性，使用寿命长久性，因土地面积限制的供给有限性几大特性的财产，主要附着于土地，例如房屋建筑物等。
数字化不动产档案管理通过计算机、互联网网络将国内的不动产档案资料进行分类处理和存储整理的方式，利用信息技术将这些不动产档案进行数字化的统一集合管理。通过数字化进行整合管理的这些不动产档案数据，可以直接使用网络进行查找、检索，让不动产档案管理变得更加方便，同时也完善了国内的不动产数据库信息，让管理人员使用者能够快速获取不动产档案的数据资料。因此，不动产档案信息结合数字化管理后能够方便操作，从而提高档案管理的工作效率，保证档案管理工作的高质量。
（二）数字化不动产档案管理利用发展平台的特性
1.利用网络系统高效管理不动产档案信息。信息技术下利用计算机进行工作已经习以为常，工作得益于计算机网络系统而取得很大进展，对于不动产档案的管理工作也是一样，通过计算机网络的便捷特性管理不动产档案，与传统的不动产管理方式相比较而言，管理者会更加的轻松，更快速的进行管理工作，大大地提高了工作效率，同时保证了不动产档案的精确度，解决了人工管理易出现遗漏的问题。
2.对不动产档案信息进行多样化储存。传统不动产档案管理仅仅通过文字的方式记录储存，通过数字化不动产储存管理后可以通过图片的方式储存，或者音频的方式储存，还能直接将拍摄的视频进行储存，多样化数据储存方式。同时也在传统管理储存的工作基础上，大大提高了储存的效率，让不动产档案信息能够快速地储存到数据库中，更加保证了数字化不动产档案信息储存的安全性。
3.用户可以快速地进行调阅。数字化不动产档案管理利用发展平台可以方便用户随时随地进行调阅，解决了传统管理方式需要去固定地点进行调阅不方便的问题，数字化不动产管理采用数据库能够存储大量的不动产档案信息，也解决了传统不动产档案信息存储空间的局限性。使用计算机可以直接在数字化不动产档案管理利用发展平台中搜索你想要查阅的不动产档案信息关键字，极短的时间内就能找到需要的资料。根据这个特性，数字化不动产档案信息管理利用发展平台需要保证其信息的安全性，进行访问权限的设置，需要有相关权限的人员才能进行调阅。
二、搭建数字化不动产档案管理存在的问题
（一）不动产档案管理分布分散，人工管理无法操作
我国的不动产档案信息受国情以及国民数量综合影响，具有分布分散的特性，传统的人工管理的方式对于这样庞大的信息数据群来说根本无法操作。因此解决这些问题就需要应用数字化于不动产档案管理中，它能够高效地帮助企业以及政府解决这个问题，对于企业以及政府来说需要在工作上进行统一规划，以法律法规为执行的基础，将数字化不动产档案管理以最大的限度进行使用，对各个行业以及单位的不动产档案管理来说，加快搭建数字化不动产档案管理是必须重视的一项工作任务。
（二）各地对不动产数字化管理的重视度不够
在社会的不断发展中，不动产管理方式方法也在随之不断变革，各个单位企业对不动产档案管理技术应该进行会议讨论，最终决定一个合理有效的管理方式，在会议上结合员工的想法和意见，注重搭建数字化不动产档案管理利用发展平台。通过数字化的便捷，使用其广泛的特性，不动产档案管理技术的改革需要企业政府的不断改进。但是目前国内各地方对于数字化不动产档案管理利用发展平台的搭建工作不够重视，国内部分地区在数字化不动产档案管理利用发展平台的建立使用没有明显的效果，对于数字化不动产档案管理利用发展平台没有足够的搭建意识和行动。
（三）数字化不动产档案管理的开发还在不断完善中
传统不动产档案管理需要企业政府各部门之间的密切配合，来完成如此巨大的数据系统管理。如果国内各个地区能够将数字化和不动产档案管理相结合使用起来实现全国范围内的数字化不动产档案管理，这对于国内信息技术又前进了一步，对于信息技术的应用而言获得了巨大的进步。更快地搭建好数字化不动产档案管理利用发展平台，需要企业政府从具体情况全面考虑，需要将杂乱的数据进行统一处理，打好数字化不动产档案管理利用发展平台建设的基础，在不断的实施过程中解决问题，完善管理制度，让数字化不动产档案管理利用发展平台搭建工作不断向前推进，管理人员之间进行分工完成做好负责的事情，制定一個长远的发展目标，在不动产巨大数据管理过程中需要不断克服困难和阻碍，最终完成数字化不动产档案管理利用发展平台的搭建工作并快速投入使用。
三、搭建数字化不动产档案管理利用发展平台策略建议
（一）加强不动产档案管理人员的意识
在数字化不动产档案管理中，需要对管理人员的管理意识进行培训加强，不动产档案良好的管理能够让数字化不动产档案管理利用发展平台更好地发挥其作用，增强整个平台的稳定性和使用效果，保持良好的管理意识，能够对数字化不动产档案管理利用发展平台的搭建提供更多管理建议，进行更好的引导数字化不动产档案管理利用发展平台的发展扩大，带动国内对于数字化不动产档案管理利用发展平台的建设，在管理的过程中带来更多有效的处理方法。
（二）创建全面完善的不动产档案信息数据库
在进行数字化不动产档案管理利用发展平台搭建工作中，大量的不动产档案信息数据需要进行取出或者录入工作，那么对于不动产档案数据库就需要做好基础性的创建，在储存数据信息中，完善数据库的对地域或者不动产类型的划分，让每个数据信息能够明确地存入数据库中，这一举措对于后期使用和调阅来说具有非常重要的作用，搭建完成使用过程中能否快速方便地进行查看阅览取决于数据库良好的创建；因此，为了方便让数据信息能够安全快速的存入或取出，需要对数字化不动产档案管理利用发展平台的数据库进行更加详细和严格的创建。
（三）加强不动产档案的管理力度
数字化不动产档案管理利用发展平台改变了传统的不动产档案的管理方式，通过更有效的信息技术管理，对整个管理过程的工作性质进行了本质上的改革，是完善数字化不动产档案管理利用发展平台的必然结果，这种改革方式对于企业和政府单位而言需要投入更大的成本和人力资源开展工作，需要对管理工作进行调动，人员需要进行明确的分工，制定出清晰的发展工作目标，对每个人每个部分工作进行更明确地规划；企业在实施不动产档案管理的同时，需要跟随信息技术时代的发展改变运营方式，让企业经济不落后于发展速度，才能更好的开展数字化不动产档案管理工作。
（四）对不动产档案管理出台合理的管理法规
搭建数字化不动产档案管理利用发展平台，标志着我国科技的发展，对于不动产档案的管理，政府应该加以重视，对过去的不动产档案管理法律法规进行修改和完善，制定更加全面的法律法规保障数字化不动产档案管理的有效管理；企业方面需要根据政府出台的法律内容，对企业内不动产档案信息管理工作结合公司情况进行合理的规划和部署，确定更好的更有效的管理策略和改进的方法，在对不动产档案信息的管理工作上能够做到长远高效的实施，各部门每个人都应该明确好需要开展的工作任务，加强各部分人员之间的配合协作，同时在不断实施过程中提出新的创意和管理意见，有计划有安排地实施数字化不动产档案管理工作，为数字化不动产档案管理的改革铺设好道路。
（五）加强数字化不动产档案管理利用发展平台的安全性和数据的隐秘性
在数字化不动产档案管理中，利用了数字化方便快速的特点，与此同时也不要忽视数字化网络使用带来的隐患；为了防止在管理过程中出现数据信息泄露的情况，需要提高数字化不动产档案管理工作的安全性，对数字化不动产档案管理利用发展平台的各个环节进行密切的管理保护，防止平台系统任何一个部分出现问题，导致数据泄露造成不可逆的影响；这个问题时在日后使用和管理中是必须重视的大问题，也是整个数字化不动产档案管理利用发展平台存在的一个隐患，企业在日常管理中加强对数字化不动产档案管理的安全性能的防护。
一、煤炭企业实行数字化档案管理模式的优势
煤炭企业实行数字化的档案管理工作与我国近些年来计算机网络技术的发展有着重要的关系。数字化的档案管理，顾名思义，是企业可以通过运用计算机网络及相关技术的方式将不同的信息资源以数字化的存储方式有机地结合起来，以此形成一种新的档案信息形态，最终可以达到快速查看、使用信息档案资源，并且还能实现信息资源共享的目的。
1.这是现代煤炭企业档案管理工作数字化、自动化的要求
在现代的煤炭企业中，需要改变以往落后的纸质档案，人工管理档案的模式，必须顺应时代的发展，实行数字化的档案管理模式。需要将档案管理工作效率通过建立以网络技术为中心，运用先进的计算机技术，最终实现数字化煤炭企业的档案管理工作的目标。
2.有利于提高煤炭企业的经济效益
煤炭企业实行数字化的档案管理模式，可以大大提高企业的经济效益。随着现代社会经济的不断发展变化，煤炭企业也应该随之改变以往粗放型的档案管理模式，不再使用过多的办公人员以及纸质的档案管理模式，大大地缩减企业在档案管理方面的成本，降低煤炭企业的经济负担。通过数字化的档案管理模式，也节省了档案管理工作的占地空间，使煤炭企业的经济效益有了明显的提高。
3.有利于提高煤炭企业的办公效率
煤炭企业实行数字化的档案管理模式，有利于提高企业的办公效益。因为煤炭企业的档案管理工作较为复杂，要管理的对象较多，不仅有对在职员工、离职员工等等对象信息的管理，还有对已发生工作调动的员工信息进行管理，如果还按照以往纸质记载的档案信息、纸质档案，人工管理的模式是很难马上统计、查找相关信息的，但是通过实行数字化的档案管理，能够使资料尽快入档，很快查询出相关资料，从而可以大大提高煤炭企业办公人员的工作效率，降低办公人员的工作强度。
4.有利于延展开发档案中的内容信息
在煤炭企业传统的档案管理模式中，通过纸质的档案，通过办公人员的管理工作，将档案进行分门别类，按照一定的顺序整理，这样做只能使煤炭企业的档案可以得到安全的保存，而在查找档案室时只能查到单个的档案信息，很难找到与之相关的档案信息。但是，煤炭企业在实行数字化的档案管理模式后，办公人员可以将全部的档案信息集中存储在计算机硬盘上，可以更加方便快捷地查找到更多的与之相关的档案信息，有利于延展开发档案中的内容信息，方便查找者研究档案信息，满足了查找者对信息的需求。
二、煤炭企业实行数字化档案管理模式的劣势
我国煤炭企业实行数字化管理工作中也有劣势，这主要是因为我国现阶段的生产力水平较低，科学技术还比较落后，从而使煤炭企业的数字化管理工作存在着比较多的不足之处。
1.不能保证存储在电子文件中档案信息的安全性
煤炭企业在实行数字化的档案管理工作中，会利用计算机技术，使用电子文件保存档案信息，虽然使用的电子文件比较容易操作，并且在查找文件时方便快捷，而且用电子文件存储档案信息所占用的空间也很小。但是，使用电子文件存储档案信息并不是十全十美的，不能保证存储在电子文件中档案信息的安全性。因为，电子文件是采用电子编码技术而制作出来的，可以对其随意地编辑修改，而且也不会留下编辑修改后的痕迹，这使数字化的档案管理存在着不安全的因素。
2.存储档案的电子文件易受载体影响，可能出现不能读取信息的问题
随着计算机不断的更新换代，其中比较早期的电子文件可能会在更加先进的计算机系统中，出现不能读取档案信息的问题，最终会造成数据的丢失，而且可能会出现病毒侵害电子文件的情况，使电子文件很难长期保存。这主要是因为电子文件比较依赖计算机的软硬件设备。
3.煤炭企业各个部门的办公自动化与档案管理系统的兼容性差
当前，我国的煤炭企业各个部门应用软件各不相同，每个部门按照自己的特点设计开发并使用不同于其他部门的软件，使与数字化的档案管理兼容性差，无法将各个部门的档案文件进行转换，增大了对电子文档的归档难度，使煤炭企业的管理水平难以提高。
4.数字化的档案管理工作的利用率较低
煤炭企业对数字化的档案管理利用率较低，没有认识到数字化档案管理的强大作用。现阶段，煤炭企业还没有改变传统落后的思想观念，依然主要使用老旧的档案管理方式，使电子档案没有发挥出真正的作用。
三、现阶段煤炭企业数字化档案管理中的现状以及存在的问题
1.煤炭企业数字化档案管理的硬件设备建设不足
煤炭企业要想更好地开展数字化管理工作，就必须建设充足先进的硬件设备。但是我国目前的煤炭企业发展能力、速度参差不齐，没有足够的经济能力以及其他原因的束缚，不能建设充足先进的硬件设备，以至于我国的煤炭企业的数字化档案管理的能力较低。例如，在一些发展年代较久的煤炭企业，这些企业中的管理层思想比较老旧，很难接受信息化发展而带来新鲜的事物。因此，这些煤炭企业使用的计算机并没有随着时代的发展而进行更新换代，仍然使用老式的计算机来进行煤炭企业的档案管理，这些老式的计算机与现代先进的计算机之间有着巨大的差距，运行速度比较慢，而且有时还会出现死机的情况等等，这给煤炭企业的档案工作带来诸多不便；还有一些煤炭企业主要是由于经费严重不足的问题，没有经费去购进先进的硬件设备，有的甚至连一些最基本的实施数字化档案管理工作的部件都没有配备，像是扫描仪、计算机等，这是完全没有达到现代煤炭企业进行数字化管理档案工作基本要求的；另外，也有一些已经配备了先进计算机和扫描仪等数字化管理档案工作的配件，但是这些煤炭企业中也存在着网络安全、机房建设的安全问题，这些问题并没有得到很好地解决，严重影响了煤炭企业实行数字化档案管理工作的顺利开展。以上都是现阶段我国煤炭企业数字化档案管理的硬件设备建设不足的例子，这些事例告诉我们必须要加快建设煤炭企业数字化档案管理的硬件设备。这是实现煤炭企业数字化档案管理模式的前提准备。
2.煤炭企业对数字化的档案管理不够重视
虽然，最近几年，随着现代信息化技术的不断发展，各个领域的企业开始逐渐认识到实行数字化档案管理的重要性。煤炭企业也不例外。但是，煤炭企业对数字化的档案管理认识仍然较浅，因此数字化档案管理工作利用率较低。煤炭企业归根到底主要是以生产为主要任务，以盈利为企业主要目的，煤炭企业主要注重的还是企业的经济效益，因此会出现煤炭企业对数字化的档案管理工作不够重视的现象。
3.煤炭企业没有制定完善的档案管理制度，档案收集效率比较低
在煤炭企业中，有多个不同的部门没有设置自己部门专门的档案管理人员，仍然是多个部门共用一个或几个档案管理人员，这使档案管理人员的职责并不明确，不能对档案管理人员进行职业考核。正是因为煤炭企业没有制定完善的档案管理制度，没有对档案管理人员的职责做出明确的规定，使煤炭企业的档案收集效率较低，使档案管理工作进展的不顺利。
4.档案管理人员的技术素养不高
因为煤炭企业对数字化的档案管理工作不够重视，使企业在挑选数字化档案管理工作的档案管理人员时要求较低，档案管理人员的技术素养较低，难免会在开展数字化档案管理工作时，出现失误，但是这却会给企业带去不小的危害，甚至会损失到企业的经济利益，这是十分不利于煤炭企业实行数字化的档案管理工作的。
四、完善煤炭企业数字化档案管理工作的对策
1.煤炭企业加大对数字化档案管理的资金的投入
煤炭企业要加强基础设施建设，努力提高数字化档案管理的硬件设备，投入较多的资金改善数字化档案管理的环境，将落后的机器设备进行及时维修，如果不能提高旧设备的性能就要更换这些老旧的机器设备，购进一批先进的机器设备，以满足对数字化档案管理的需要。
2.规范对数字化档案管理工作的标准
煤炭企业为了实行数字化的档案管理工作时更加顺利，就应该规范数字化档案管理的标准，制定出一整套科学有效地统一的标准。但是在现阶段，我国的煤炭企业还没有制定出这一完整的标准体系。随着我国煤炭企业数字化的档案管理的不断完善和发展，制定出对数字化档案管理工作的规范标准指日可待。在这项标准中应该有利用计算机实行数字化档案管理工作时明确规范的操作过程以及操作标准，规定档案的类型、存储方式、检索途径等等内容，使对数字化档案管理工作种种方面的标准都有一个明确具体的规定，让这套标准能够真正科学有效地实行，最终达到煤炭企业顺利实行数字化档案管理的目标。
3.煤炭企业要进一步提高数字化档案管理基础建设水平
完善煤炭企业的档案管理数字化就需要进一步提高其基础建设水平，将涉及其中的各个环节中的常见设备，例如，计算机、扫描仪、打印机等等，增加这些设备的数量，并且还要提高设备的质量，使之均完善到位。另外，煤炭企业还应信息资源的共享，注重对数字化档案管理工作中应用到的甚至以后会应用到的多种相关软件进行推广，开发使用安全性更高、技术更好的软件，建立起更加完善的公共信息平台，共享信息资源，使数字化档案管理中的数据库更加全面、高效的运行。
4.要加强数字化档案的安全建设
煤炭企业要加强对数字化档案的安全建设，运用先进的技术方法，保证好数字化档案信息的安全性。并且不要在计算机上放置机密性较高的文件，以免被盗取，发生不可挽回的损失。另外，还应根据使用者的身份设置使用计算机时相应的权限等等。
5.要加强对档案人员的管理档案工作方面的技术培训
煤炭企业在招聘数字化档案管理工作人员时，应该提高对档案管理人员的要求，对档案管理人员不仅应有与时俱进的意识，使档案管理人员能够不断更新思想，与时代接轨，不断学习新的事物，另外档案管理人员还应具备创新意识，懂得运用新的方式方法，更加科学有效地实行数字化的档案管理工作。其次最重要的一点是，档案管理人员应该懂得掌握专业的理论知识与技术，使档案管理人员在工作中尽量少出错，甚至不出错，以此提高数字化档案管理工作的效率。煤炭企业还要对现有的档案管理人员进行定期的培训，使他们能更好地发挥数字化档案管理的优势，使煤炭企业实行得数字化档案管理工作能够更加完善。另外，煤炭企业应招入维护企业档案网络安全的高素质的专业人才，保证煤炭企业数字化档案网络管理工作的安全性。
五、结束语
[关键词]病历数字化；管理；扫描；识别
近年来，随着各级医院信息化建设的发展和移动医疗等互联网医疗方式的兴起，医院的病历档案数字化建设在不断升温。全国各级医院的信息化部门都在积极推进医院历史病历档案的数字化工作，但是各单位病历档案数字化工作过程中遇到一些具体问题时往往做法有很大差别，笔者根据多年来在医院信息化部门工作实践工作中的一些经验，就病历档案数字化工作中的若干问题的观点阐述如下：
1.正确把握病历档案数字化的范围和深度
提供利用是病历档案数字化核心价值的重要体现之一，利用的前提是病历档案的数字化，但是病历档案数字化不能简单的理解为扫描，不是所有的病历组成材料都需要扫描，即病历档案信息的深度描述。围绕如何全面、准确、深入地描述和加工档案信息是档案数字化最重要的原则。在开展档案数字化工作之前，应先对本单位的各科室病历档案分类及利用情况做到详细了解，在此基础上开展调研，从本单位的实际需求出发，科学制定哪些分类进行数字化，哪些病历档案不进行数字化，哪些病历档案进行原文的扫描，哪些病历档案只进行到信息条目的著录。
2.正确把握扫描图像的相关参数
2.1图像格式、分辨率的选择
《档案数字化技术规范》（DA/T31-2005）是各类档案数字化的参考标准，规定采用黑白二值、灰度、彩色几种模式对档案进行扫描时，其分辨率一般均选择≥100dpi。如遇到文字偏小、密集、清晰度较差等特殊状况，需要进行OCR汉字识别的档案，扫描分辨率可以选择≥200dpi。而近年来实际工作中，因为医生手写字迹清晰度的问题很多单位在近年来病历档案数字化中均采用300dpi全彩扫描，图像格式采用JEPG2000无损压缩。
2.2图像命名与存储路径
病历档案数字化的最初成果是以病历档案夹命名的图像病历档案，应正确规定每一张图片的命名，例如笔者曾经在一次数字化中采用将总页数放进病历档案命名中的错误，如将一份18页的病历档案的每一个图片命名：1-18、2-18……目的为了提醒检查环节注意不要缺页，但是这种命名会导致病历档案名称为10-18、11-18等页在排序中出现错误，这样在生成PDF病历档案的时候就会页码出错。建议图片的命名选择六位字符（位数不宜过长），如000001、000002以此类推。另外，根据数字化的工作模式，一般应以病历档案的件号作为图像存储的最底层病历档案夹，且病历档案夹的命名位数要与档案数据一致，比如病历号为“15”，数据条目应“病历号”应著录“015”，存储病历档案的病历档案夹命名也应为“015”。
2.3扫描图像的处理
扫描后的原始病历图像需要进行优化处理，使得成品图像清晰、端正。图像处理后保证图像信息与原病历档案内容完全一致，不删除页面任何有用信息。根据档案扫描后的具体情况，除常规处理外要特别进行如下图像处理：
（1）图像歪斜：采用自动或手动纠偏功能，调整图像角度。方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。
（2）图像脏点、脏斑：对图像页面中出现的影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理。处理过程中应遵循保持档案原貌的原则。
（3）字迹洇透：采用字迹锐化的功能，清晰字迹笔画。
（4）图像深浅不一：采用平衡功能，调整图像深浅一致。
应注意以下两个误区：一是边界的过分剪裁，有的单位在进行数字化工作中对于病历档案页码剪裁的过多，或者采用批量剪裁的方式，这种情况会对有领导批示及其他重要信息的病历档案造成损失；二是部分单位对病历档案的底色的过分漂白，力求页面美观，这种做法完全没有必要，保持档案病历档案的原始面貌是维护档案真实、完整的重要内容。
3.病历档案数字化加工组织形式的优劣比较
3.1没有数字化加工系统，单兵作战
有的数字化单位采用若干计算机组成局域网，以病历档案共享的形式进行数字化工作，不同的计算机分别进行档案条目信息著录、图像扫描、图像处理、批量挂接等环节，这种通过病历档案共享方式调取的形式容易出错，不同的环节都有对数据的可操作性，容易修改或删除图像，影响正确率。
3.2采用数字化加工系统，系统作战
随着档案数字化工作的发展，专业性较强的单位为提高工作效率、加强质量控制，一般都根据自身经验开发了应用软件，专门进行档案数字化流程控制的专业档案数字化加工系统应运而生，将档案数字化的全部工序纳入系统管理中，环环相扣，将控制、检验纳入数字化环节中，最终实现效率与质量的同步提高。
笔者多次参与病历档案数字化加工管理工作，认为采用数字化加工系统进行的病历档案数字化加工项目，效率明显优于没有数字化加工系统的项目，更为重要的是在档案数字化加工项目中效率和最终的准确率之间存在着正比关系。
关键词：图书馆 档案管理 数字化建设
中图分类号：G250 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2016）02（a）-0099-02
图书馆档案管理工作是图书馆中的一项基础性、服务性工作，在图书馆中有着重要的作用，随着科技的不断进步，图书馆的管理档案工作也慢慢发展成数字化管理，这就让图书馆在管理上更加方面快捷，但是它的进步也受到一些影响。因此，必须对图书馆资料储存电子化建设有足够的认识，要做好调研与运用，达到使这些问题完美的解决，使图书馆资料储存电子化建设日趋完善。
1 落实图书馆档案管理数字化建设的现实意义
1.1 提高管理人员的工作效率和工作水平
随着时代的发展，网络化办公已经成为符合时展的办公方式，“纸上办公”时代已经逐渐被取代，网络办公能够保存大量的电子文档，节约资源。图书馆正在利用很多种网络方法、扫描方法、OCR方法、数据处理方法这些高端方法和装置，利用这些装置和科技缩短了管理员步行传输过程，使管理员的工作量减少并且提高了工作速度和效率。他们可以通过数字化设备进行各类档案的信息，只要输入关键字，就可以很快地找出文档，节省了大量的时间，很大程度提高工作人员的工作效率和水平。
1.2 提高图书馆档案的完整性与永久性
通过数字化的检索，可以用很短时间发现并核对缺失的档案及缺失的内容，利用网上信息查找方式对缺失点进行补充完善，保证信息的完整性；很多工作需要利用计算机对陈旧的照片、残缺模糊的字迹进行修补，利用的也是数字化的原理；此外，两个相隔很远的人需要进行文件传输，就可以利用计算机进行网上办公，与传统办公相比，网上办公具有随时性、高效性，也保证了传输文档的完整性。
2 当下图书馆档案管理数字化建设存在的不足
2.1 电子档案安全性得不到保障，档案管理数字化建设有待改进
目前，我国图书馆的档案管理工作在数字化建设方面有许多需要亟待改进的地方，其一，我国缺乏一个完善的图书馆档案工作查询和管理系统，不同的单位之间无法有效的进行信息查询对接；其二，在当前的时展的大环境下，我国很多图书馆的计算机设备都仍然是“大头电脑”，上网速度很慢，信息储存能力很低，无法有效及时地更新事物信息，很大程度影响档案的完整性；其三，电子档案的安全性低，电子档案不需要利用密码查看，所有很多有不良想法的人登录别人的电脑，随意对他人的电子文档进行篡改，导致文档信息的偏差，有很大安全和利益隐患。
2.2 未能正确处理纸质档案与电子档案的关系
纸质信息是文化传承的重要方式，也是世界文明沿用几千年的信息交流方式，因此，对图书馆档案进行数字化建设并不是遗弃传统的纸质档案，而是将档案储存和查阅变得更加方便快捷，赋予纸质档案和电子档案以相互印证和相互备份性。但当前很多图书馆档案管理人员未能正确处理纸质档案和电子档案的关系，侧重偏向电子档案的建设，忘却了纸质档案存在的珍贵价值和意义。电子档案的储存力要远远高于纸质档案，也能够随时发送和修改，但它具备的文化历史意义却远远不如纸质档案，它的存在只是促使我们的办公、信息收集更加方便，不能完全替代纸质档案，所以我们的侧重点不能有偏差，需要清晰电子档案与纸质档案的印证关系。
3 采取有效措施，优化图书馆档案管理数字化建设工作
3.1 兼顾数字化建设与原文资料的发展
原文资料是对事物信息了解收集的重要资料来源，可以通过查询纸质资料、声音资料、影像资料等原文资料来进行信息的收集。原文资料具有很高的准确性和考量性，因此，在进行图书馆档案管理数字化建设时，创造数字化管理环境时还要保证人们的原文资料阅读需求，尽力将两者都融入到建设中，保证阅读的全面性和可考量性，将阅读环境做到最好优化。
3.2 落实图书馆档案资源的共享工作
档案电子化建设是一个系统工程，包括整体设计、设备选型、软件开发、档案整理、扫描输入、系统管理、磁盘备份、查询管理和安全防范措施等，比如一组硬件和软件系统。由于大型企业机关在日常的工作中几乎每天都会产生大量的文本文件需要及时输入和存储，因此数字化系统就应使用双服务器双机备份、磁盘阵列存储、集中扫描、高速扫描仪、CD-ROM和磁带等手段加以解决。同时，为了提高利用率，应设置适当的档案查询系统，上传触摸屏查询及文档网络，实现资源共享的目的。
3.3 完善档案信息服务体系。
及时准确地提供档案信息服务是开展档案管理的一个重要目的，因而要着力完善档案信息服务体系。以信息化标准为基础，从图书馆自身情况出发进行信息资源的补充，为跨库检索提供便利。在互联网环境之下，使档案的目录、内容及编码呈现一体化。积极推进档案制度的建设，促使档案管理数字化更加科学规范，投入力度进行数字系统的维护与管理，并发挥监控的功效，使数字系统的运行更加可靠。为了满足公众对信息质量的高要求，需要改变资源开发的手段，提升知识含量，使档案信息形成一个全面的体系，从而提升信息服务水平。另外，在主管部门对档案管理的要求之下，将档案系统的维护工作进行外包，使其运行更加规范，公众在使用档案信息时也更加便利。
总而言之，图书馆内档案管理数字化是社会信息化的重要发展方向，也是优化信息技术和传统办公文化的重要途径。但当前的图书馆档案管理数字化建设和发展都不太成熟，不断地出现问题，需要我们进行仔细的研究和探讨，对图书馆档案管理数字化的缺陷进行修补和改进，使图书馆档案管理数字化能够更加方便地服务于人民。与此同时，努力培养专业人才也是相当关键的，凭借着人员能力的上升进而帮助管理水平的提升，最终帮助国内图书馆档案管理数字化不断地进步。
参考文献
[1] 邓文婷.关于公共图书馆档案数字化管理的探讨[J].档案管理，2015（2）：53-54.
[2] 吴翠彬.关于公共图书馆档案数字化建设研究[J].内蒙古图书馆工作，2014（2）：10-12.
关键词：行政事业单位；档案；数字化管理
1前言
档案，就是指个人或者是组织在工作、生活等方面中应用文字、音像等方式呈现的历史记录，其具有丰富的信息资源。然而在新时期下，行政事业单位的档案管理存在着查找资料慢、档案管理分散、档案管理人员意识差等问题，需要行政事业单位跟随信息时代的发展脚步，构建数字化的档案管理。
2行政事业单位实行档案数字化管理的必要性
行政事业单位就是指国家机关以国有资本举办的，从事教育、文化等活动的社会组织，绝大多数行政事业单位以公益性为目的[1]。而行政事业单位在档案管理上一般分为人事档案、基建档案等管理方式，这些档案的管理方法成为了事业单位人员管理所采用的重要方式。档案管理需达到快捷、方便查找信息的作用，才能利于使用者的管理。但是这种传统的档案管理方式在新时期的发展下，暴露了许多的不足之处，比如说以往的档案管理方式效率低、保密性差、档案查找难度大等，但是现如今推广的数字化的档案管理方式，大大改善了以往的档案管理弊端。通过计算机检索使得档案查找更加便捷，而档案数字化的管理功能也促进了行政事业单位的发展。首先，在新时期下科学技术迅猛的发展，传统的档案管理方式已经不适用于行政事业单位的档案管理工作，传统的档案管理成本较高，而新时期下数字化的档案管理方式更有自身发展的优势[2]。与以往的档案管理方式相比，不仅减少了管理人员的数量，降低了档案管理的费用，从而提高了行政事业单位档案管理的工作效率。另外，行政事业单位的人员流动性大，需要及时的掌握职员的入职、调动、退休等情况，需要建立有效的档案，方便信息的查找，而数字化的档案管理方式既实现了档案信息的保密性处理，又加快了办公效率。其次，传统的档案管理方式，通常采用的是纸质的档案保存方式，由于档案数量多，这样的档案管理方式存在的弊端是档案文件容易受到破损、档案查找不方便等，而新时期下数字化的档案管理方式排除了外界环境的干扰，应用无纸化的档案管理方法，有利于档案的保存，更提高了档案的利用率。
3行政事业单位实行档案数字化管理应具备的条件
行政事业单位应用数字化管理需要具备一定的条件，包括网络技术和档案人员应用数字化管理的技术水平[3]。从硬件设施来看，随着我国互联网技术的发展，需要行政事业单位紧跟时代的脚步，加快自身的发展。现如今许多的行政事业单位都应用了计算机进行无纸化办公，在单位内部建设局域网，这也是数字化档案管理需要具备的网络硬件基础条件。而对于数字化的档案管理除了需要硬件设施的保障，也需要发展相关的软件，所以需要开发档案管理的专用软件，实现数字化档案管理的基本服务功能，包括档案的收集、档案的检索、编目等，从而加强数字化的档案管理的技术水平。除此之外，数字化的档案管理还需要构建相应的档案管理人员队伍，新时期下的行政事业单位应注重行政工作的办公效率，需要借助网络技术进行无纸化的办公，这对于行政事业的人员来讲，是对其专业技术水平的挑战。而数字化的档案管理方式也需要档案管理人员除了具备档案管理学的专业知识外，还要具有一定的计算机技术操作能力[4]。而且行政事业单位也应该加强档案管理人员的能力培训，使得其掌握计算机的相关技术，学会在工作中应用网络技术，掌握数字化档案管理的工作要求，提供其档案管理的工作能力。
4新时期行政事业单位档案的数字化管理方法
4.1制定数字化的档案管理机制根据数字化档案管理方式的特点来看，从行政事业单位的发展角度来看，针对于数字化的档案管理方式，在掌握其管理技术下，需要构建与档案管理方式相匹配的档案管理机制[5]。需要行政事业单位构建内部的档案工作条例、档案管理的安全机制、档案管理的操作机制等，通过构建科学合理的档案管理机制，使得档案管理人员根据档案管理的相关机制，来约束自身的工作行为，也是提高档案管理人员工作意识、自身工作责任感的有效方式。
4.2树立新时期的档案管理意识行政事业单位的档案管理人员，需要在新时期的发展要求下，树立数字化的档案管理意识。需要档案管理人员在互联网技术的发展下，不断的更新自身的专业知识，转变以往的档案管理思想。在档案管理工作中，档案管理人员掌握扎实的档案管理的专业技能，进行数字化档案管理的技术学习，在工作中应用数字化的档案管理模式，提供工作效率。
4.3提供档案信息的安全性在行政事业单位，档案管理的关键在于对档案信息的保密性上。做好档案信息的保密性管理，也是档案管理人员的基本工作要求，而在数字化的档案管理模式下也需要达到这点要求。档案管理人员在平时应用网络技术的工作中，在网络技术存在网络安全的隐患下，要格外注意对其进行防范。档案管理人员应不定期的对网络系统进行病毒查杀、系统清理等，对于档案应进行备份处理，安装防火墙等软件装置，防治电脑病毒的入侵[6]。作为一名合格的档案管理人员，做好档案的保密工作是必备的专业能力，面对网络系统死机、信息泄露、病毒入侵等不可控制的因素，应做到提前预防，加强对于重要数据的访问设置，对于档案信息进行多种方式的保存，防治档案信息的泄露，加强档案信息的安全性，提供档案管理人员的档案管理能力。
5结论
在社会发展的新时期下，行政事业单位应跟随时展的脚步，通过互联网技术的应用，来构建数字化的档案管理，改革以往纸质档案管理的方式，开发档案管理的新模式，拓展档案管理的功能，提供档案管理的利用效率，促进行政事业单位档案管理的发展。
作者:曹晓梅 单位:内蒙古阿拉善盟额济纳旗
参考文献:
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[2]王玉杰.新时期行政事业单位档案的数字化管理[J].科技展望，2015，25（33）：177.156.
[3]张元智.新时期行政事业单位档案的数字化管理研究[J].中国科技纵横，2016，12（17）：250-250.205.
[4]王翠翠.探讨行政事业单位档案管理的思路[J].新课程•下旬，2014，25（5）：195-195.424.
[关键词]档案管理技术；数字化管理；发展
由于网络技术的不断普及和发展，档案管理的数字化发展速度也逐步加快。随着这种管理方式的不断普及，一些不足之处也随之显现出来。面对国家经济发展的步伐不断加快的现状，档案管理的重要性和提高其管理水平的必要性也越来越强。目前，国家的档案管理水平还不够均衡，还有很多问题需要去解决。因此必须不断分析和改进档案的管理水平才能够推动其发展。
1.数字化档案管理及其应用
1.1数字化档案管理
信息化建设的关键是信息资源的共建共享与有效利用，而档案资源作为一种重要的信息资源，其规范、标准的管理与利用正逐渐受到社会各界的重视。数字化档案即将档案的相关信息以虚拟的方式将其储存、管理、传送与分享。这种档案的储存方式不会受到地理位置和信息载体的制约。所谓数字化管理，大体上讲，就是利用互联网的方式，实现将档案的储存由实体变为虚拟化储存。这些档案的信息载体也将由纸质转为虚拟化载体，档案资源由文字变为电子信息、所服务的对象由窄小变为广阔。
1.2数字化档案管理的应用
档案的数字化管理在我国现代化发展中的应用十分广泛，因为它能够解决很多传统的管理的手段的缺点，比如说不容易保存，档案信息查找费时费力，信息传递与分享不方便，信息保密性不强等。档案数字化管理是按照以扫描、图形处理、OCR识别、自动提取著录项内容、生成目录、统一数字化文件格式、不同种类的数字化文件分层存储、分别进行权限控制，加工处理得到的电子文件与目录自动挂接等功能整合的手段，使数字化加工处理工作可以批量高速进行，这样不但可以让数据以最佳新式进行存储，做到图文声相结合，档案信息更详细，从而提高工作效率。
随着新时期的到来，数字化档案还增加了指纹录入DNA识别与采集的功能。找这种情形来看，档案的数字化管理手段将会不断普及全国。虽然数字化管理的手段有众多优点且传统的管理手段又有很多缺点，但是也不能完全将传统的管理手段摒弃。因为传统管理手段还是有很多优点的。这样就得需要相关的技术人员仔细斟酌，什么样的档案需要数字化。
2.档案数字化管理的必要性
2.1传统管理手段的缺点
传统的档案管理方式使我国以前的普遍管理方式，现如今仍旧有很多的事业单位或是教育单位等在应用这种管理手段。就利益这方面来讲，传统的管理手段不仅工作效率低，而且保密性不好。再者，在查找相关档案信息或者为其他部门提供相关信息时往往需要耗费很多时间去寻找。这种传统方式的管理手段所需工作量太大，耗费时间也太长，使得管理的工作不能够正常的进行，效率也及其低。我国和其他国家相比，由于科学技术手段相对比较低，档案管理水平也一直逊色于其他国家。
2.2数字化管理的优点――提高经济效益
传统的管理手段由于采用的是纸质版的档案，再加上需要的工作人员数量众多，使得管理起来又耗时又浪费很多劳动力。现如今的数字化档案管理不仅管理起来方便快捷，减少了树木的消耗，保护了环境，还减少了劳动力的耗费。与此同时，数字化管理还能够帮助档案管理中心减少储备占地，增加了土地利用率。
2.3数字化管理的优点――增强了信息的严密性
数字化管理利用互联网技术将档案信息转为电子版，能够使档案更加安全，加强了其保密性。再加上电子化信息管理起来也比较省时间省劳动力，这使得其优势更加突出。而且这样还防止了经常有档案被篡改的行为。也就是说它使得档案管理中心为利用者提供更加及时、准确、系统且有较高权威性和参考价值的档案信息。
2.4数字化管理的优点――提高了办公效率
因为企业部门的档案流动性较强，如果想很精准的将这些数据统计出来并随之了解它们的情况，就要应用数字化管理的手段。因为以前的传统手段必须将其“归档”以后才能够进行查询。数字化管理手段能够使档案信息的查询变得简单方便，同时又能精准的将资料反映出来。这种管理手段可以使工作人员在足不出户的状况下就能够了解到所有资料。
3.新时期数字化档案管理的发展趋势
3.1促进制度标准化发展
首先要成立专门的档案监督小组，并设定专门的选择和管理人员，将档案按照国家的标准来对档案进行分类和储存。比如说针对不同的部门、档案用途的不同和档案限制性等因素来制定合理的管理制度。与此同时还要根据档案信息的储存、搜索、传送和查询等方面建立统一的规范与制度并不断的完善它。
3.2优化档案管理体系
首先建立一个完整的档案管理体系，使其成为一个更加完整的数字化档案馆。这需要国家不断提高科技水平，不断加强管理体系并将档案数据库不断的进行优化。其次是要逐步的去完善它，比如说要备好多台服务器，对文件要进行集中性扫描并设定专一的保存格式，对数据要进行及时的备份等等。第三，要对人力资源、机器设备和网络环境加强管理，以提高资源共享的能力。最后还要设定其它可以与数字化管理相衔接的管理系统以备不时之需。
3.3加强数字化管理的安全性
在硬件管理方面，首先要将档案数据的储存量提升，并将储存的时间延长。其次是要设定专门的管理人员负责信息的安全监督，保证重要的数据信息不会丢失。在软件管理方面，要对信息库设定一定的权限，还要设置安全的密码和多层的关卡与防火墙来保证数据的安全性。
3.4加强管理人员的队伍建设
首先要对档案管理中心的工作人员进行定期的培训和考核。培训的时候要对不同的岗位需求进行针对性培训。其次要对工作人员进行合理的安置，并激发他们的上进心，促使他们努力工作。最后，要使管理队伍职业化、专业化。
3.5维护其知识产权
要建立高效的防范技术。比如说加强对盗版信息的惩治，建立完善的法律制度，提高管理人员的文化素质和管理水平。
参考文献：
[1]许巍.新时期档案的数字化管理[J].科技与企业，2013，24：38
关键词：档案管理；数字化；信息化；方式
引言
档案是一种客观的历史记录，随着社会科学的不断发展，档案管理的方式与技术也随之不断进步，建立规范化、标准化档案管理现代模式已经成为各个单位档案管理的重要内容。档案数字化管理相比传统管理而言，是一个新生事物，档案信息化建设促使档案管理模式发生了转变，将原本以保管、利用为主的档案转向为数字化储存与服务为重心，从而使档案管理更具有规范化、标准化、社会化。
1档案数字化管理的重要意义
档案数字化管理是信息时代的产物，其促进了现代管理技术的应用，提高了工作效率，对管理者知识结构与队伍结构具有优化作用，同时对原有的纸质档案进行了有效保护，改变了档案利用的方式。数字化管理是对计算机的利用来整理档案，一是利用计算机模拟人工立卷时可以智能排序，二是避免了人工立卷中的文件遗漏三是可以降低人工立卷归档时的工作量，提高了工作效率。其次，档案数字化管理要求档案管理人员具有更加专业的知识，掌握计算机信息管理技能，培养一批既懂档案管理，又能熟练操作计算机网络技术的专门人才，从整体上促进了管理者的综合素质的提高。此外，通过档案数字化管理方式可以对许多历史悠久的档案进行妥善保管，如采用计算机扫描将历史文献上传，进行数字化处理，将原本保留，副本利用，以此避免长期翻阅造成档案破损。
2档案数字化管理方式的利弊
档案数字化管理方式具有信息管理数字化、资源管理虚拟化、信息资源管理职能化，以及用户使用更为方便等优点。但是，实现数字化档案管理也有一定的局限性，例如电子档案如果没有“原稿”会难以确定法律地位；在数据传输过程中容易泄露；对计算机硬件与软件系统的依赖性较大；电子档案缺少个人字迹特征，一旦篡改，无法识别；电子档案的记录缺乏长期稳定性等。对此，可以看出不能过于依赖档案数字化管理方式，必须根据各个单位的实际情况采用档案数字化管理，才能真正发挥档案数字化管理的作用。
3档案数字化管理的方式
3．1加强对电子档案的鉴定：为了对档案的价值进行鉴别，在对档案进行归档前，首先要鉴定电子文件，以确定对这些电子文件的保管期限，从而也可以对一些没有保存价值的电子文件删除，予以销毁。电子文件自动鉴定的方法主要是通过制定电子文件保管期限表来实施，在电子档案管理系统的设计阶段，就应该开始对保管期限表进行制定，能否有效的实现自动鉴定最主要就是取决于电子文件保管期限表的制作质量，通过系统自动运用保管期限表可以避免审阅全部文件的低效率工作。因此，提高电子文件保管期限表的应用效率是非常重要的，根据本单位的实际情况，将生成的文件与保管期限表条款相对照，让文件可以进入正常的处理流程。此外，电子文件保管期限表应做的详细、具体，以便补充新的电子文件。
3．2完善电子文件著录：为了可以形成完整的电子文件著录工作，可以分为归档前文件级著录、案卷级著录与归档后案卷级以上著录等。对此，就必须在文件形成前考虑到著录的信息与收集。自档案数字化管理系统设计初期，设计人员就必须要完成档案部门所设计的著录单，之后才能进行下一步设计。此外，为了可以使档案数字化管理更加标准化，档案管理人员应根据单位需要将著录项目统一编制表格软件，确保档案管理工作与系统设计工作可以相互合作。
3．3加强对电子档案的维护：由于档案数字化管理是信息时代的新产物，数字化形态使日常维护的难度加大，档案数字化对于计算机系统的依赖性很高，不仅要使电子文件的载体得以保存，还要确保可以保存完整的读取环境。因此，必须要加强对电子文件的维护，控制好环境的温度、湿度及防尘工作，确保载体无恙。其次，还应加强对电子文件信息的保护与保管，重要的数据与程序应做好备份，一套封存，一套供查阅。对于加密的电子文件应解密后进行拷贝。制定严格的档案管理制度，明确管理责任。
3．4提高电子档案安全管理：除了要加强对电子档案的维护工作，最主要的是确保档案数据库的安全，加强系统管理，实行身份认证来保护电子档案的安全。在电子档案的使用中进行授权管理，注意防毒查杀，树立“预防为主，防治结合”的观念，以提高电子档案的可靠性，为实现单位各部门资源共享奠定数字信息基础。
结束语：
综合上述，档案是否能实现现代化管理，直接关系到各个单位的生产、经营与发展的命脉，必须要改变传统的档案管理模式，跟上时代的步伐，加快档案信息化建设，才能发挥档案管理在各个单位管理中的作用。对此，在档案信息化、数字化建设中，必须要充分加强数字化管理方式，加大档案信息化建设的投入，提高电子档案信息化管理与安全管理，并根据本单位的需要给予档案数字化管理正确的定位，从而真正发挥档案数字化管理的作用。
参考文献
［1］林华．信息时代如何做好档案管理工作［J］．科技信息．2010（21）
［2］林卫华．信息时代的档案管理及安全性考虑［J］．科技资讯．2009（35）
【关键词】数字化档案；信息；安全
在档案馆档案管理工作中，数据库技术、计算机技术以及网络技术得到了充分应用，并制定了档案数字化技术规范。从现阶段数字化档案信息的传输、保存与利用现状来看，还存在着诸多隐患，导致很多重要数据被破坏，并出现丢失问题，同时也受到病毒的入侵，一些数据信息被非法下载等。因此，在档案信息数字化建设过程中，需要采取有效对策，解决这些问题，将损失减少到最小。
一、数字化档案信息安全问题
（一）制度不完善。根据国家出台的档案管理相关规定，在数字化档案信息管理工作中，必须建立完善的管理制度，为数字化档案信息的安全提供可靠保障。然而从现实情况来看，很多档案馆在数字化档案信息管理过程中，相应的制度还不够完善，导致很多工作行为不够规范，这样在数字化档案信息的收集、整理、加工、存储以及利用时，还存在无章可循的问题，从而增加了安全隐患。
（二）管理技术落后。对于数字化档案信息管理工作而言，涉及各种软硬件设施设备，如果相关设备出现故障或问题，将威胁数字化档案信息的安全。如网络系统软硬件发生故障，设备出现问题，没有管理好磁介质，以及电源影响、电磁干扰和信息记录等。而软件方面的不安全因素表现在软件本身存在缺陷，病毒入侵，黑客攻击，未按照权限操作，数字化档案信息保密措施不到位等。
（三）人员的因素。在数字化档案信息管理工作中，难免出现错误的情况，比如档案管理人员素质偏低，缺乏责任心，在实际工作中未按照规范进行操作，并随意向他人透露数字化档案信息管理的密码，从而带来了很多不安全因素。此外，在数字化档案信息建设期间，很多档案管理人员不熟悉计算机操作方法，在使用现代信息设备的时候，容易出现不正确的操作。随着档案工作任务量的加大，一些档案管理人员也会出现情绪问题，在巨大工作压力下，有可能出现操作失误，严重威胁着数字化档案信息的安全。
二、数字化档案信息安全保障策略
（一）健全各项规章制度。档案馆要从国家相关法规出发，制定数字化档案信息管理规范，根据数字化档案信息的收集、处理、存储以及查询利用等工作实际情况，制定相应的安全管理制度，从而有效保障数字化档案信息的安全。要通过制度的形式，将数字化档案信息的归档范围明确下来，加大对数据信息的检查力度，确保能够及时解决存在的安全隐患。要将数字化档案信息记录备份的时间、格式以及份数等明确下来，并对相关数字化设备与软件进行严格的检测，若是存有安全隐患，则不能应用，确保档案信息的安全性与保密性。档案馆必须应用正版软件，严格按照权限查阅利用档案，避免档案信息出现泄漏的问题，为数字化档案信息提供安全保障。
（二）采用先进技术。在数字化档案信息管理工作中，档案馆应该不断增加资金投入，尽快购置必须的各种硬件设备，完善基础设施。只有这样才能确保在保存与传输数字化档案信息的过程中，能够更加安全与稳定。第一，常用软硬件必须定期进行更新，并加强对设备的管理与维护工作，防止出现故障。第二，要保障数字化档案信息存储设备的安全，做到专机专用。第三，在软件出现安全漏洞以后，必须尽快修补，防火墙、防病毒软件等必须及时更新。第四，将备份制度落到实处，并按照相关规范对数字化档案信息进行备份。第五，利用网络防火墙、身份验证、数字签名等方法，让数字化档案信息的存储更加安全。第六，在加密和授权方面，应该制定相应的安全等级，将用户的权限明确下来，同时加大对用户的监督力度，这样数字化档案信息在存储与利用的过程中，才更加安全，提升其保密性，避免重要的信息数据被非法访问与恶意篡改等。第七，定期对用户访问权限进行审查，并加强对病毒和黑客的监控，避免其入侵计算机。
（三）提升档案管理人员素质。档案馆要加强对档案管理人员的培训工作，让他们掌握更多计算机、网络、数字化等方面的知识，并提升他们的综合素质。同时，要加强对档案管理人员的职业道德教育，定期开展安全操作规范培训，这样有利于提升档案管理人员的职业操守，增强他们的责任心，能够认真按照规定操作，避免出现操作失误，从而真正保障数字化档案信息的安全。对于档案管理人员来说，也应该主动加强学习，掌握更多信息技术，努力做一个既懂管理、也懂技术的复合型人才。确保在遇到数字化档案信息安全问题以后，能够及时处理，将损失减小到最小，为数字化档案信息的安全、完整提供可靠保障。
三、结语
总之，随着现代信息技术的发展，对于档案馆的档案管理工作来说，也更加数字化和智能化，有效提升了档案信息的利用率。对此，档案馆各方人员应该提起重视，建立完善的制度，不断引进先进的管理技术，并提升档案管理人员的素质与能力。只有这样才能真正保证数字化档案信息的安全，从而最大限度发挥出档案资料应有的价值。
【参考文献】
