时间：2022-10-30 19:09:15
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇文书档案管理，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
近年来，随着信息化进程的不断加快，机关事业单位文书档案管理工作也在渐渐创新，创新后的文书档案管理工作，不仅优化了档案管理质量，而且还能促进机关事业单位有序运行。本文分析了文书档案在信息化背景中存在的管理问题，针对问题探究信息化背景下文书档案管理工作的创新途径。
【关键词】
信息化；文书档案；管理；创新
文书档案管理是机关事业单位经营管理工作的主要内容，做好文书档案管理工作，有利于优化机关事业单位整体管理效果。但是，在信息化背景中，文书档案在实际管理中存在一定问题，进而降低了档案管理效率，影响了机关事业单位持续发展。由此可见，本文探究信息化背景中该工作的创新，具有重要性和迫切性。
一、文书档案在信息化背景中存在的管理问题
（一）管理观念淡薄。由于文书档案是机关事业单位档案的基本组成部分，利用信息化技术管理文书档案，这不仅会提升档案管理水平，还会提高档案管理效率。但是，机关事业单位的大部分领导者在淡薄文书档案管理观念的引导下，经常出现各种工作问题，并且对于发生的工作问题不能合理解决、高效处理，进而浪费了不必要的工作时间，弱化了档案管理优势。（二）管理流程复杂。传统人员参与文书档案管理的现象较为常见，工作人员操作先进信息设备的过程中，由于自身专业知识不足、设备操作经验有限，进而造成对信息设备的掌握不熟练和运用率不高，工作人员只能按照传统流程进行档案管理，这不仅延长了管理时间，而且还浪费了信息设备资源，导致文书档案管理效率得不到提高，影响了机关事业单位管理的整体进程。（三）管理保密性较低。由于电子文本资料分类形式众多，对多样性文本资料管理的过程中，存在一定的信息泄露风险，进而降低了管理保密性。与纸质文书档案相比，这种类型的档案存在一定改动可能，并且改动的文书档案不易被发现和察觉，这在一定程度上降低了档案的真实性，如果错误档案信息被用于工作需要，那么工作质量也会大大降低，导致后续工作出现些许问题。
二、信息化背景下文书档案管理工作的创新途径
文书档案工作具有明显的服务性，信息化时代中创新工作形式、改变工作手段，有利于缩短工作时间、提高规定时间内的工作效果。（一）强化管理认识。通过加强文书档案信息化管理认识来开展实际的文书档案管理工作，即借助信息技术进行档案管理，并以先进思想指导档案管理工作，在发挥技术优势的基础上，实现文书档案管理信息化。所以，无论是机关事业单位的领导者还是工作人员首先要强化对该项工作的认识，提高对这项工作的重视程度，将其纳入机关事业单位发展战略的一部分，在先进思想的引导下，促进文书档案管理工作顺利进行、有序开展。在强化认识的同时，还应适当投入文书档案管理建设资金，加大先进设备的引进和使用，以此实现文书档案管理的合理分类和秩序整理，促进文书档案向信息化方向发展。（二）构建科学化管理平台。之所以要对文书档案进行科学管理，主要是为了充分发挥档案资源的利用价值，实现档案信息的全面挖掘。争取在内容上不断丰富、服务上不断优化、技术上持续提高，借助网络优势以及媒体优势，进而提高档案信息的利用率。因此，机关事业单位要构建科学化管理平台，通过平台对文书档案规范搜集、整理、分析和应用，此外还能通过平台实现文书档案的在线阅读、信息整合、信息库建立、档案销毁以及库房管理等丰富。在文书档案信息系统方面，要做好三方面工作，分别是档案加工系统、存储系统以及保密系统。加工系统：在结合文书情况的基础上，优化档案加工设计，形成完善的加工系统，该系统主要提供信息查询、文件处理等帮助，以此减轻工作人员的工作任务，合理分配管理时间。存储系统：信息化设备能够在文书档案数据库建立中发挥积极作用，通过数据库将文书档案妥善存储。同时，还能实现档案便捷化检索。此外，还能确保档案格式统一化、规范化，进而发挥档案信息利用率。保密系统：专业人员将精心设计后的软件应用于文书档案资料分类管理工作中，同时对其进行相应的权限设置，确保文书档案信息的安全性和保密性，在此基础上进行档案信息共享和应用。（三）成立高素质管理队伍。文书档案管理者是确保管理工作有序进行的主体，为了实现文书档案的信息化，有必要成立高素质管理队伍，在这一队伍的带动下，提高文书档案工作的准确性，促进文书档案管理工作规范化进行。与此同时，机关事业单位定期对文书档案管理工作人员进行培训，聘请专业教师开展具体的培训工作，使员工在实际档案管理工作中规范工作行为、端正工作态度，提高工作人员对先进设备的掌握能力和运用能力，提高工作人员对先进设备的应用率。除此之外，有条件的机关事业单位还可以为员工提供外出实践机会，通过实践借鉴文书档案管理的经验，提高工作人员自身的工作素质和工作能力，开阔工作人员的视野，进而会促使员工在文书档案管理的过程中不断积累经验，增强工作责任感，减少工作失误。
三、结论
综上所述，文书档案管理工作在信息化背景中，通过强化管理认识、构建科学化管理平台以及成立高素质管理队伍等措施开展工作内容，这不仅能够提升文书档案管理的数字化水平，而且还会提升档案信息资源使用率，进而优化档案信息管理工作效果。这对于档案管理工作可持续发展具有重要意义。
【参考文献】
[1]曹建波.信息化背景下文书档案管理工作初探[J].兰台世界,2014(S6):1+4.
[2]林李霞.信息化背景下文书档案管理工作初探[J].办公室业务,2014(03):154-155.
1、PDCA循环原理
PDCA循环是美国管理学专家戴明提出的著名理论，P(Plan计划):根据任务的目标和要求，制定科学的计划;D(Do执行):进行具体运作，实施计划;C(Check检查):对管理的结果进行系统的总结和评价:A(Action行动):在结果评估时总会出现各种问题，必须采取有关的措施进行改进。在每一次的循环过程中旧的内容都会被新的所替代，逐渐一些问题就得到了解决，管理的水平也逐渐地提高。从实质上来说，每一次的循环，都是处理水平的升华，从而促使整体的水平不断地在改进中优化、升级，从而满足新的需求。从上面的分析中可以看到，PDCA循环并不是原地周而复始的运转，而是螺旋式上升的运转，然后一环扣一环，互相制约，互为补充，因此PDCA循环又称为质量环。
2、医院文书档案管理的内涵
医院文书档案是由医院在日常行政往来、管理工作中形成的公文转变而来，是档案管理体系中的重要组成部分，是医院重大事件、重要活动的原始资料记载，具有参考、凭证作用。对医院的进一步发展具有十分重要的价值。就医院本身来说档案管理构成了其存在的基础，也是医院办公室的基础文案。包括档案的收集、整理、立卷、归档、利用以及销毁等一系列衔接有序的行为或过程。随着医院的发展，文书档案管理在医院管理中的作用日益提升，文书档案的管理体现了整个医院的基础管理水平。
3、医院文书档案管理中实践PDCA循环理论
P———计划阶段:1、就文书档案管理工作而言，要促使文书档案能够从整体上反映出医院的实际运行和管理的有关情况，对于这些文件需要进行妥善的保管。最首要的任务就是建立起一套规章制度，从规章制度上入手，逐渐完善相应的体系建设工作，促使文书档案管理工作向着正规化、人性化的方向逐步发展。2、对于医院文书档案管理过程中来说，涉及的最基础的环节的工作就是对各种文案进行收集并归档。在工作中确定文书档案的归档的总体范围是文书档案保管的基础。在实际管理过程中确定文书档案的归档范围可以有效地促进管理效率的提升，也保障了管理的质量。(1)设定归档方针。在文书档案的管理过程中需要确立一个合理的归档方针，归档方针的确立必须以文书档案的自身特征以及形成的方式为基准点。实践中各个科室的档案是不同的，必须形成科学合理的归档方针。在平时还要加强不同科室间的交流，从而不断对归档范围进行修缮。(2)文书档案收集。完成第一步的工作以后，就要依据前面的方针进行文书档案的收集工作，在收集的过程中管理的人员一定要本着认真、负责的态度进行。在收集的过程中一定要将各个科室的资料进行严格的分类统计，还要保证资料不能有缺失。(3)合理确定分类。之所以进行文书档案的分类，就是为了不断提高工作的质量。因此，在进行档案的分类过程中一定要依据各个科室的实际情况进行。由于部分科室之间的文书档案会存在交集，对于这类文书档案要合理地进行区分，避免出现混淆现象，从而影响到以后的文书档案的使用。3、除了完善规章制度，规范业务流程，还要逐步制定档案人员的培训计划和培养方案，提高档案管理的专业技能，使档案人员的业务水平不断更新，以便跟上档案发展的步伐。
4、最后再确定引进专业设备计划，完善现有办公自动化程序，升级档案管理系统，逐步提高硬件基础设施
D———实施阶段:1、医院根据《国家档案局8号令》、《江苏省归档文件整理规则》、《江苏省档案管理条例》等文件精神，为了保证文书档案具有一定的安全性，文书档案管理部门对现有的规范性文件进行了整理和筛选，逐步制定出了有关的文件，比如说《档案室管理制度》、《文书档案整理制度》、《保密制度》、《档案借阅制度》，禁止医院的文书档案内部局域网与外网连接，确保文书档案管理系统的可控性、可靠性和安全性，用严密、规范、科学的制度来确保文书档案系统的可靠运行。明确相应的岗位职责，并将这些制度纳入医院《制度汇编》，为程序化操作提供了制度保障和依据。2、文书档案业务流程是基础工作，强化档案工作流程的规范性、可及性，包括以下三个方面:(1)规范档案整理。在实践过程中，文书档案管理部门的人员应该根据文书档案的有关年限最好本年度的文书整理工作，在整理的过程中要保证文书档案的完整性，不能出现缺失、遗漏。在整理的过程中也要按照文书档案的内在价值进行合理的分类。(2)档案及时归档。要定期对文书资料归档，严防丢失。及时整理填充文书档案，做到文书档案分类准确、材料齐全、外观整齐。(3)档案销毁的严密性。文书档案具有一定的价值，对于这类文书档案超过一定的保存期限后应该进行及时的销毁处理，在实际处理的过程中。管理部门的人员应该对需要销毁的文书档案进行统计，列出清单，交由有关部门进行审批，应当派员进行销毁过程的规范性的监督，销毁后在文书档案目录上删除。3、后期的学习也是文书档案工作质量不断提高的重要保障。在管理的过程中首先要确立文书档案的管理理念，培养具有管理意识的管理人员;过去很多的文书档案管理人员认为文书档案管理可有可无，导致文书档案出现了很多的问题。因此，要逐渐促使管理人员提搞文书档案管理的重要性认识。对文书档案管理人员的专业知识的培训也十分重要，在平时过程中，应该多派一些管理人员取先进的单位学习和进修。通过进修不但提升自己的能力，还发现本单位文书档案管理工作存在的不足。4、有效的硬件保障是实现文书档案管理的前提。文书档案的过程中离不开相关的设备，在设备方面一定要和时代相适应，能够满足日常的文书档案管理工作的需要。办公自动化系统是目前文书档案管理中常用的计算机软件，没有引进的医院应该加快引进的步伐，用自动化来提升文书档案管理的水平，从而将文书管理工作落到实处。C———检查阶段:在实践过程中为了避免出现规章和操作相违背的现象，应该进行有效的监督和管理，避免不良现象的出现。本文建议在文书档案管理的过程中可以建立一支专门的文书档案管理队伍，这支队伍可以由医院各科室负责人员和文书档案管理部门的人员按照一定的比例组成。在制定一系列文书档案监督管理措施与方案的基础上，积极开展抽查、摸查。对整个文书档案管理的过程实施监督。A———总结和反馈:总结和反馈工作是十分重要的，是整个工作是否成功的体现。在文书档案管理的过程中，需要经常组织专门的总结会议。针对在检查中出现的问题，进行探讨。找出出现这些问题的主要原因，研究如何解决这些问题。从而促使文书档案管理能够逐渐向着规范化迈进。同时，要将没有解决的问题输入下一阶段研究。在文书档案管理的过程中，只有遵循PDCA的基本原则，才能促使管理质量实现螺旋式的上升。
作者：郭云 单位：盐城市第一人民医院
【关键词】文书档案 档案管理
一、做好文书档案管理工作的重要性
文书档案管理工作是一项政策性、机密性、专业性较强的工作。所以，要充分认识到文书档案管理工作的重要性。特别是在新时期医疗改革发展中，管好用好文书档案，对医院建设和医疗卫生事业发展起着重要的作用。
1.文书档案具有凭证作用。文书档案是历史的真赁实据，具有一定的法律效用，这一点它不同于其他文献。文书档案之所以具有凭证作用，是由其形成的特点和本身的特点所决定的。因为，文书档案是自然形成的，这种形成的自然性，决定了其记录历史情况的客观性。所以，文书档案是令人信服的历史证据。医院文书档案是医院历史原貌的真实反映，其涉及医院在医疗、教学、科研、管理、公共卫生等各项工作及活动情况，包含医院各项工作活动的原始记录，各种规章制度的管理文件，以及上级部门对医院各项工作的规范要求和批复文件，为医院各项日常管理及临床科研提供必要的依据。同时，从文书档案自身的物质体态上看，它保留了当事人的历史真迹，如亲笔手稿、印信等。有些文件还保留了当事人的声音、形象等等，这些都反映了文书档案是确凿的真凭实据。
2.文书档案具有参考作用。文书档案是国家档案的重要组成部分，作为一种历史记录，不仅具备凭证作用，同样也具有广泛的参考作用。在医院建设中医院文书档案的重要作用也突显出来，如编写医院志史、制度汇编、制作活动展板都离不开医院文书档案的查阅，甚至是某些重要决策也提供了重要参考依据。这是因为文书档案不仅真实地记录和反映了社会实践活动的浓度，而且，也反映了实践活动的广度，为人们认识自然、改造自然提供了正反两方面的经验。
二、当前文书档案管理工作中存在的问题
1.对文书管理工作不够重视，收集不完整。文书档案工作不易体现其成绩，因此使单位领导不大愿意投入更多和关注，“重医疗、轻档案”的比较突出，仅要求保管好文件，需要时可以提供参考即可。这些想法造成各科室也不重视文书档案工作，在收集文件资料时往往不太配合和协作，一些科室觉得自己留档方便工作，致使文书档案的收集难以完整，进而影响到文书档案管理工作的开展。
2.文书档案管理不够规范。主要表现为档号不规范、案卷标题不规范、大部分案卷缺少卷内目录、组卷混乱现象比较严重等情况。
3.文书档案管理人员专业能力偏低。目前，单位虽然有了稳定而发展的档案人员，但文书档案管理队伍的文化程度和专业素质还不适应新时期开展档案工作的需要，特别是进入信息化时代以来，熟悉档案内容，能进行档案信息深层次研究和开发的专业人才十分匮乏。在医院人才培养中，一般都只重视医疗技术人员的教育培训，却忽视了对档案管理人员的业务培训。而有些还是兼职档案员，缺少专业的档案管理知识，严重影响到医院文书档案管理水平的提高。
三、新时期做好文书档案管理工作的对策和措施
1. 加强文书档案管理人员专业素质的提高
文书档案人员的专业素质是提高档案管理水平的一个重要因素。因此加强现有人员的继续教育是目前和今后一段时间内一项刻不容缓的工作任务，让他们参加各种培训学习，特别是电子档案管理方面，不断增加和丰富自己的知识，学习新技术，学习档案管理的新方法，更新观念，使专业知识得到提高和更新，改变知识老化和知识面较窄的状况尤为必要，这样才能与时俱进地搞好文书档案管理工作。
2.文书规范管理是做好档案管理工作的基础
公文的种类、格式、处理程序是否规范直接影响到档案的管理，尤其在办公自动化迅速发展的今天，这种关系显得更为密切。许多文件归档工作，需提前在文件形成时来做。因此文书工作的处理程序上要注意与档案管理紧密衔接，做到把文书工作与档案管理有机地联系起来。比如平时对文件的鉴定、分类以及归档编号等，在文件形成之初就已经确定并做登记，且档案管理的相关工作都已经完成。这样不仅减少了工作环节，避免了重复劳动，降低了差错，同时也保证了文书和档案的统一及协调，提高了办公效率。
3. 进一步完善文书档案管理制度
档案制度的健全与否关系着文书档案管理工作的发展，健全的档案管理制度是医院开展文书档案管理工作的准则和保证。既要根据形势发展的需要，对已经过时的制度规范进行修订，又要尽快制定补充原来欠缺的档案管理制度。
4.如何做好文书档案管理积累工作和细节工作
平时积累是做好文书档案管理工作的有效途径。档案材料的收集工作是文书档案管理中的重点，是整个文档整理中最重要的第一环节。所以注重平时的收集整理，这对归档工作起到事半功倍的效果。另一方面做好细节工作，主要从订制度、选好人、详记录、分好类、备好案、存好档、易查阅这几方面入手，只要从这几方面把好细节关，才能将文书档案管理工作做好，从而保证文书档案工作的顺利进行。
5. 加快推进文书档案管理信息化和现代化建设
应用计算机技术，加快文书档案管理的现代化、信息化进程。将计算机技术、网络技术充分运用档案信息资源的处置、保存和管理活动中，提高档案管理的信息化、网络化水平。要从以下三个方面进行工作：①要重视各类纸质档案数字化和信息数据的建库工作，确保数字档案格式统一、数据规范、安全可靠、长期管用，为开发利用档案信息资源打下坚实基础；②要在档案资料收集、整理、录入过程中逐步实现计算机管理，提高自动化水平；③要加快医院信息网络平台建设，将各类档案信息纳人其中，构建医院信息中心，进行档案信息的网上数据传输，提高档案管理的信息化水平，为医院各部门提供更加便捷优质的服务。
四、结论
文书档案管理工作是衡量单位管理水平的一个重要标准和重要组成部分，其管理水平直接关系到档案资料的完整性，在单位管理工作中发挥着举足轻重的作用。因此需要提高医院文书管理工作的地位，切实做好文书工作和档案管理工作的规范化衔接，从根本上切实提高文书档案的利用率，以符合医院文书档案管理工作实际情况的运行模式，采用科学管理的工作方法，才能顺应新时期文书档案管理发展的需要，促进医院和医疗卫生事业建设又快又好地发展。
参考文献：
【关键词】电子办公；文书档案；管理策略
1引言
相比传统的工作模式，基于电子办公环境下的文书档案管理具有更强的技术性与适应性有点，可以就档案建设、管理、开发、利用等整个流程的各个环节来进行优化，以通讯技术、网络技术等作为支持，确保文书档案内容的完整性与安全性，以现代化手段来实现文书档案信息的数字化收集、存储与传送，为实际生产运营提供可靠支持。
2电子办公环境下文书档案管理现存不足
2.1工作意识未改变
医院档案的特点是量大且专业性强，对其进行管理，最为重要的一点就是在保证工作效率的同时，保证文书档案内容的完整性与真实性，以及档案资料的安全性。现在医院文书档案逐渐落实了电子办公，相比传统的手工管理，电子管理效率更高。但是从整体上来讲，因为相关领域起步较晚，与发达国家相比，我国电子办公环境下文书档案管理意识并不深入，依然存在部分文件采用的为封闭或半封闭的管理方式[1]。在传统思想意识的限制下，相关管理技术更新缓慢，缺乏专业经验作为支持，进而从根本上对文书档案管理效果产生了影响。
2.2专业技术水平低
文书档案电子化管理的前提是电子信息技术的灵活应用，面对日益增多的医院文书档案资料，想要保证高效的工作质量，务必要保证所用技术的较高适应性与有效性，能够对文书档案资料进行全面收集、存储、分析、管理与应用，促进医院运营管理工作的进一步发展。但是对于电子办公来讲，涉及到的技术以及理论复杂度较高，管理人员想要在短时间内熟练掌握相关技术将要面临较大的困难。并且，基于医院工作的特殊性，文书档案资料必须要保证其真实性与完整性，信息技术的应用效果起到了至关重要的影响。目前我国相关技术的开发与应用上还存在较大的不足，在很大程度上限制了电子办公的质量。
2.3管理标准不完善
针对文书档案管理工作特点和要求，以满足实际工作需求为根本，制定具有针对性的标准规范，来为整个管理工作的开展提供依据与支持。虽然我国文书档案管理相关流程已经比较完善，但是对于应用年限较短的电子办公来讲依然缺乏统一的标准，而导致管理质量良莠不齐。文书档案电子管理标准，需要就书写、录入、保存等环节进行指导，并对文书档案资料收集、管理、使用等多个环节来制定明确标准，保证管理工作执行的科学性与有效性。
3电子办公环境下文书档案管理优化策略
3.1调整工作理念
为充分利用电子办公环境的优势，进一步提高医院文书档案管理综合效率，首先要做的就是要对传统工作理念和思想意识进行转变，遵循时展趋势，树立信息化、数字化管理理念[2]。相比传统的纸质档案管理，信息化时代下的文书档案管理模式得到了更新，以信息技术作为支持，以计算机网络作为载体，实现文书档案资料的收集、存储、管理以及应用，在保证档案资料安全管理的同时，便于后期的调查应用。数字化管理模式的建立，可以将电子办公、区域电子政务、医院信息化建设等进行融合，在单位内部建立一个完整的系统，便于对日常工作产生的文书档案资料进行收集和整理，为后期的各项工作开展提供保障。
3.2完善规范标准
计算机技术与信息网络技术现在被广泛的应用到各个领域中，尤其是在医院文书档案管理中的应用，能够推动整个管理工作向科学化方向发展。现在文书档案载体呈现多样化，与传统单一的纸质档案相比灵活性更高，相应的传统规范标准已经无法满足实际需求，还需要根据电子办公特点和要求，在原有基础上来对规范标准进行补充完善。应对电子档案建立过程进行严格规范，确定相关标准条件，保证文书档案资料内容以及形式的规范化，便于后期的管理与应用。并且，修订完善相关制度，用于配合文书档案管理工作的持续化、制度化、规范化发展，从根本上来提高工作执行的有效性。
3.3档案信息共享
相比传统的管理方式，对文书档案采用电子办公的目的之一就是实现信息共享，以电子文书档案资料为基础，推动医院运营管理工作的高效进行。应在原有工作基础上进行总结，建立完善的文书档案电子化网络体系，根据统一、规范的标准来对文书档案信息格式进行管理，并且实现软件程序的一体化[3]。要求各个部门之间应保持良好的共享关系，根据统一的文书档案管理标准，在内部实现所有资料信息的共享，将信息网络的优势充分发挥出来。
3.4完善基础建设
很多医院文书档案电子化管理效率低下的主要限制原因就是基础建设程度低，还需要在现有基础上来不断进行完善。以局域网文书档案管理作为基础，深入完成相关技术软件的基础建设，建立完善文书档案管理信息基础系统，结合现有的信息技术手段来实现管理工作的自动化与数字化发展。同时，加强对电子档案管理与办公流程、政府部门信息网络的联系，进一步推动信息共享的实现。并且，在日常管理工作中，还需要做好软件的更新与管理，真正实现高效、快速的档案管理。
4结语
电子办公环境下，文书档案信息化管理势在必行，相比传统的管理模式，电子化与信息化管理具有更高的效率。面对现存的不足和缺陷，应给予实际需求来进行分析，且有的放矢的采取措施进行调整与优化，保证进一步推动文书档案电子管理工作的发展。
【参考文献】
[1]齐晓磊.电子办公环境下文书档案的管理分析[J].办公室业务，2017(21):88.
作为医院重要事件与公文活动的资料汇总,文书档案记载着医院的发展史,是医院实现良性管理的依据。医院文书档案管理有三大特点。其一是规范性,文书档案多数都属于医院领导部门的公文,医院文书档案管理的重点就是对该类公文进行管理,它的规范性集中体现在公文的类型、检查、传递等方面都规定严格。其二是服务性,文书档案作为医院或者部门的决策、参考资料,有着很强的服务性。只有重视其服务性,才能进一步优化医院领导工作效率以及文书档案信息化管理,便于患者进行更好的查询服务。其三是保密性,由于文书档案记录着医院内部很多重要信息,因此必须要避免信息资料的泄露,以防止心怀不轨之徒理由信息资料做出非法勾当,损害医院的形象与声誉。可信的文书管理工作,是医院实现可持续发展的重要保障。
2医院文书档案管理对策
2.1提高医院文书档案现代化管理意识
医院应该具有文书档案的现代化管理意识。从医院管理角度来讲,重视文书档案管理需要从领导做起,只有领导对文书档案管理的重要作用有了深刻的认识,才能让档案人员对文书档案的管理形成科学管理意识。当医院对文书管理有了一定程度的重视,才能不断对文书档案管理制度进行完善,对相关的硬件配套进行更新,以严格的制度做好文书档案的规范管理,进一步深化医院的文书档案管理能力。与此同时,医院文书档案管理主要服务于医院的医疗诊治工作,在现代化科技信息发展过程中,医院文书档案管理者必须通过职业素养提升来熟练运用计算机技术强化医院文书档案的现代化管理,既为医院的医疗服务提供资料查询帮助,又能让医院文书档案管理水平更一层楼。所以,作为文书档案管理者,应该具有高度服务意识,认真收集、整理、管理医院文书档案,加强档案的汇编与分类工作,让医院在医疗服务中有据可依、有章可循。
2.2优化文书档案管理工作
在科学技术的发展影响下,医院医疗卫生体系的改革正在持续进行,在目前形势下,医院文书档案随着现代化科技的发展而出现了新的管理要求。医院的文书档案管理需要通过现代化技术设备更新来提高工作效率,以促进文书档案管理科学化。故而医院应该完善文书档案信息管理系统,利用计算机、微缩、光盘之类的多介质兼容,对文书档案的全文进行扫描存入,对文书档案的案卷级以及文件级等多方面信息进行存储和检索,以节省医院文书档案管理资源,节省检索时间,将检索中的认为失误率降低,保证检索准确率,优化医院文书档案管理效率。并且,针对文书档案进行实体管理系统完善,保管室内安装温湿度自动调控系统以及防盗设备,做好除尘、防磁等工作,让文书档案保管时间更长、完整性更高、医院可以根据自身情况适当投入资金更新软硬件设备,确保文书档案收集更及时,运用网络技术优化管理效率,促进文书档案管理合理化。
2.3以制度保证医院文书档案管理质量
文书档案管理工作并不是一朝一夕就能够做好的,需要长期的坚持不懈。规范、完善的文书档案管理制度是确保医院文书档案管理工作制度化、规范化化的重要保证。医院需要认真执行国家档案局的管理政策,从自身的实际情况出发,对文书档案材料的规范范围、保管时间进行明确规定,通过正确界定范围、准确划分管理期限,使医院文书档案可以准确地反映医院情况,且保管方面、利用有效。对医院以往的文书档案立档归卷、档案开发利用、保密与销毁、管理职责等进行更为完善的规定。加强文书档案管理的工作执行力,使文书档案管理切实为医院的医疗卫生事业发展服好务。将文书档案管理制度落到实处,院长牵头、分管领导负责、档案管理部门逐级负责,加强文书档案管理的监督考核,如果发现了问题必须立马解决,以便于使文书档案管理制度真正得以落实。
2.4提高医院文书档案管理者的素质
医院应该可信运用文书档案实现经济效益提升,提高文书档案管理效率,而这一切又必须以医院文书档案管理者的职业素养提升为前提。他们对文书档案的管理和医院的健康发展有着米奇联系,医院需要全面加强档案管理者的职业素质,通过讲座宣传、考察交流、培训等方式来提高档案管理者的专业能力以及管理素质。引导他们通过现代化的新管理方法来落实文书档案管理,同时可以利用现代电子技术管理方式来优化文书档案管理效率,使文书档案管理和医院的可持续发展同步进行。
3结语
1 当前文书档案管理的特点
1.1 档案的形成与文书工作有关
文书档案的形成本身就与单位的文书工作联系紧密，在单位中的行政内容，不仅包括文件收集整理、催收转发，还有文书转运、立卷归档。可以看出，档案就是文书经过一系列管理工作之后形成的，而文书工作也是档案成形的阶段，因此档案管理就是把文书工作当成前期的准备工作，在此基础上才能进一步加深对文书材料的利用程度，包括收集、鉴定、统计等途径。文书管理成效就体现在其内容、格式、质量上面，这些方面的完整度和齐全性都直接影响到后面的档案管理，文书是不是被及时全面地收集，并且按时立卷归档都体现在了档案管理的成效上，确保每一环节都已经落实到位。同时，文书管理部门应当负责把日立场工作中单位领导进行行政活动的有价值的资料统一收集、汇总，在分类、整理后及时归档。
1.2 完整收集档案资料并保存
在当前的大部分单位所开展的文书档案管理工作，针对的是那些已经在存在的事实、人物、文件等，而所谓的管理是借用一些载体来记录、分类、安放重要的信息内容。该项工作的重点就是确保文件在这一环节中的完整性、保密性，一定要让重要的文书档案在比较安全的地方安置存放，还需要注意所有文书的收集整理工作、编辑目录、分类成册等，合理、高效利用这些材料。
1.3 档案形式多样、内容繁多
我国现有的文书档案管理方式丰富多样，文书的内容也是非常繁杂，不但清晰记录着单位开展的各种工作过程，涵盖了行政、会议、技术等各方领域，还有主管各单位的上级领导部门签署的重要秘密文件、照片、视频、合同、权责书等，这里面既包含了纸质的文书材料，还包括电子数据信息，随着社会信息化程度越来越高，文书形式也会向多元化发展。
2 档案管理工作中存在的问题
2.1 未及时收集文书档案
通常情况下，单位的文书档案管理工作都是从收集内部工作中用到的重要文书材料开始，但又因为种种因素，导致一些部门未能及时公开相应的文件并提交给档案管理工作人员，给档案管理工作造成一定的困扰。正是由于这些工作部门之间不能很好地沟通协调，无法建立起有机合作关系，即便档案管理工作人员为了按时完成任务，不得不经常向其他部门催要文件资料，但由于这些部门确实需要在工作中用到相关资料，导致管理员只得妥协等待。拖延的时间长了之后，管理员就容易遗忘哪些文书没有收集归档，或者是文书资料没有在工作部门中得到妥善存放，甚至已经在使用中发生了遗失，这就是文书管理中非常严重的疏漏。
2.2 文书工作和立卷归档衔接不当
在逻辑角度来看，文书工作和档案管理之间是相互依存、相互促进的关系，从文件资料的收集、阅览、立卷、归档来说，档案管理工作其实就是文书工作在另一种方式上的延伸和拓展。实际工作中，文书和档案的管理分别是由不同的工作部门来进行的，容易在操作上形成不当配合。且文书使用人员缺少及时将文件资料归档的意?R，档案管理工作人员对资料内容也不甚了解，两者之间缺乏协商和沟通，致使文书档案管理工作经常发生脱节现象。另一方面，文件资料在收集处理环节中也不够科学，没有规范化的操作方式，如文件使用的纸张、装订、格式、版式等都存在或多或少的问题。何况，在一些文件资料使用量很大的工作部门中，文书人员没有明确文书归档的意义，未妥善收集文件、及时上交，导致很多资料缺失。
2.3 文书档案没有妥善保存
随着社会科技文化的繁荣发展，相应办公设备和技术也在不断进步，通过自动化方式来完成日常工作越来越普遍，信息网络的推广和使用在极大程度上增加了文书档案工作的效率，同时，新型电子文档形式的文书材料的整理、收集、归措施，与传统纸质文件的归档工作有很大不同，给档案统一管理工作造成了一定阻碍。纸质的文书不一定有电子版的资料存在，而电脑中的文书也没有全部打印出来，使得二者没办法一起整理成册并存档，给以后档案的调取、查阅带来了不便。
3 优化文书档案管理工作的措施
3.1 加强文书资料及时收集工作
文书工作应该先在相关部门中妥善使用，并按照文件编号、标题、文种等存放避免在使用中出现遗失。其次，档案管理人员也必须及时进行文书材料的收集工作，和各部门协调沟通，督促他们尽快将重要文书资料归档。最后，文书人员应该注意保护文件资料的完整性和规范性，纸张样式、格式内容、文体大小等都必须严格按照规定来执行，需要起草、修改、转抄的文件要保证信息安全和书面整洁，收发相应资料要登记，缺少的部分及时找回。
3.2 做好文书工作和档案管理的衔接
文书是档案的基石，提高文书质量是优化档案管理的关键，加强单位内部的协调配合工作能够起到至关重要的作用。档案管理工作人员要多和其他部门人员沟通交流，了解文书使用情况，提醒他们及时归档，保证文书完整。此外，档案管理部门和文书工作部门之间应该定期互通信息，掌握对方的最新动态，提高文书的收集归档效率，并将文书价值发挥出来。
3.3 完善相应文书的收集归档制度
档案管理部门在做好纸质文件收集归档工作的时候，还要加强对电子资料的收集保管。明白电子资料的重要程度不亚于纸质文件，建立完善的电子资料管理制度，及时妥善收集、整理相应资料，处理好电子材料的格式和大小，并按照一定的关系和结构分门别类、归纳成册，方便日后统一管理和查阅使用。
[关键词]文书档案；管理；对策
[作者简介]李道逸，南宁市疾病预防控制中心主管技师，广西南宁530011
[中图分类号]G27 [文献标识码]A [文章编号]1672－2728(2008)01－0173－03
文书档案管理是衡量单位档案管理水平的一个重要标准，是档案存在的基础与重要的资源发生地，其管理水平的高低直接关系和影响着档案资料的质量与完整性。只有树立文书档案管理工作规范化、标准化，才能提高文书档案利用率，为单位的建设与发展提供强有力的保证。
一、文书档案管理的特点
1、文书档案管理的重点在于收集、保存资料，记载“历史”。文书档案管理多以发生的人事、事件、过程记载、文件、书报、物品存档为管理对象，管理手段主要就是用载体(主要是纸质或实质)记录下来，并分门别类地存放在档案室中。这个阶段管理的重点就在“收集”、“管理”、“编目编册”、“保存”、“借阅”等工作上；同时，非常强调资料的完整性、安全性。档案管理起到的最大作用就是记载历史，使得后人可以引用和借鉴历史资料，这样档案才产生作用。
2、与文书档案直接产生联系的主要是文书工作。文书工作包括文件的收集、登记、运转、催办、承办以及文件的收集、整理、立卷和归档。文书工作的全过程也是档案的形成过程。而档案工作是在文书工作的基础上对档案进行收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研和提供利用。文书工作是档案工作的前提条件和基础；档案主要来自于文书。文书部门把本单位活动中形成的、具有保存价值的文件材料经过整理立卷，定期向档案部门归档。文书档案的质量，如文件的格式、书写材料的质量、能否收集齐全并及时进行归档等，对档案的质量和档案工作都有重大的影响。
3、文书档案内容丰富，载体多样。文书档案是单位工作各方面的真实记录和反映，涉及党群管理、行政管理、科技档案、会计档案、特种载体档案等方面，形成了档案内容的丰富多彩。由于文书档案包含有单位及上级部门印发的各类正式“红头文件”，各类民主选举的选民登记和选票，单位签订的各种合同、协议、责任书，照片、录音、录像，以及各种电子档案等等，这就形成了文书档案载体的多样性。
二、文书档案管理中存在的问题
1、文书工作与档案工作衔接方面存在问题。文书工作与档案工作既有联系又有区别，既有统一又有分工。在现实工作中，文书工作和档案工作应相互配合，形成一个分体式的管理体系。实际工作中，文书和档案实行的是分块管理制，这是一种有效的、比较科学的管理制度。但是，这种体制在某种程度上却拉大了文书工作和档案工作的距离。文书人员档案意识淡薄，档案人员也很少考虑文秘工作，致使二者在衔接过程中出现了许多脱节之处。目前，在文书工作和档案工作的衔接主体上，即公文的格式和处理办法方面存在着诸多不规范现象。如：用纸不达标，装订不规范；版记不全，附件不规范；文种使用不当，办理程序不规范；原稿不齐全，编号不规范，等等。
2、人员偏少，并兼顾其他工作。一些单位的办公室里只有2～3名工作人员，缺乏专职档案员。于是，档案员往往由文秘人员兼任，他们要负责办公室的收发文、文字综合、后勤保障、信息宣传、档案管理等等方面的工作，投入到档案管理上的精力十分有限，存在收集范围不明确、收集工作不及时、材料真伪不分明、收集合力不强劲等方面的问题。另外，一些档案员对档案资料的收集普遍存在不到位、不完整现象。正是因为档案员的素质参差不齐，主观上又对档案工作缺乏能动力，就使得很多单位在文书档案的收集工作存在很大的漏洞。
3、领导对档案管理重视不够，存在片面的认识。档案工作在机关单位办公室众多职能当中的地位不高。在一些领导的心目中，档案工作是说起来重要、做起来却次要的工作。他们把档案工作想象得很简单，“不就是收集整理一下文件，再建立一些档案目录嘛”。而且，档案工作投入大，见效慢，看不见明显的经济效益，只要求单位的文件保存好了，工作需要的时候能够提供参考就行。
4、档案员的培训工作仍需加强。一些单位的档案干部从事档案管理工作却没有经过档案专业培训，对档案的分类、立卷等一知半解，不得要领，其素质与新时期档案培训工作的要求有一定的差距。一些单位的档案干部虽然有上岗证，却很少参加过有关档案培训的继续教育，对档案工作有一定的概念和了解后，又没能及时更新知识，进一步提高档案管理水平。特别是随着计算机网络技术的发展，开展利用微机进行文书档案管理是发展的必然趋势。档案员重视和加强知识技能培训工作，使档案管理工作更规范化标准化。
5、各部门对档案工作的配合不够，制约了档案管理水平的提高。单位的归档工作需要从各个部门收集重要的文件资料，而一些部门为了自己工作的便利，不愿意将一些需要归档的文件资料交给档案员统一保管。一些责任心较强的档案员由于得不到有关职能部门的配合支持，在做好档案工作时常感到心有余而力不足。在多次催要未果的情况下，档案员最终也只有妥协，时间长久了，一些重要的文件资料就容易散失，要追究责任也为时已晚。
三、提高文书档案管理工作水平的对策及思考
1、提高单位文书档案工作的应有地位，转变观念，提高素质。领导重视，是做好档案工作的前提，档案干部要积极主动地做好档案工作的宣传汇报工作，采取灵活多样的形式向领导和员工宣传《中华人民共和国档案法》《档案法实施办法》等档案法律法规，不断提高领导及员工们对档案工作的认识，努力争取单位领导和员工对档案工作的理解、重视、关心和支持，力争使档案工作能够纳入到单位的总体工作规划和全年工作重点中去，加大档案设施的投入，不断向规范化、现代化、信息化方向迈进。在工作中变被动提供有关档案工作资料为主动参与领导决策需要，提高档案服务的主观能动性与前瞻性。另外，科学技术特别是信息技术的迅猛发展对档案工作提出了新的更高的要求，档案干部要充分发挥接受新知识、学习新业务的积极性和主观能动性，坚持素质教育、终生教育的理念，不断确定新的学习目标、任务和要求，主动学习信息技术、现代管理等相关知识，掌握和提高应用计算机、网络技术的能力和水平，努力成为管理型、技术型和
复合型人才，努力为领导和员工提供方便、快捷、高效的服务。
2、搞好文书工作与档案工作的规范衔接。文件是档案的前身，文件质量的好坏直接影响档案的质量，没有高质量的文件就没有高质量的档案，高水平的档案管理是建立在文书部门规范处理文件基础之上的。文书人员要有较强的档案意识，做好文书材料的立卷归档。在文件处理中，要时刻想到档案工作，实现文书、档案工作一体化。这就要求文书人员要把好文件材料的质量关。诸如纸张大小、文体、格式要做到规范化、标准化，不能五花八门，严禁用圆珠笔、红墨水、铅笔、复写纸等起草、修改、誉印、批阅文件材料等等。另外，还得要求文件处理要及时、准确；收发文件要及时登记，发现缺少要及时查找。特别是帐外材料，如领导讲话、领导外出开会带回的会议材料等，更应注意及时收集，保证文件材料齐全完整。此外，要强化“文书部门立卷”工作。“文书部门立卷”是《中华人民共和国档案法》早已明确的一个基本制度。《国家行政机关公文处理办法》也规定公文办理完毕后，由文书部门或业务部门负责“及时整理(立卷)、归档”。公文立卷归档是文秘工作的最后环节，却是档案工作的开始环节，并成为真正意义上的衔接点。只有文书人员有较强的档案意识，文件材料收集才能齐全、完整、系统，为立卷归档工作打下坚实的基础。
3、加强部门间协作，做好文书档案收集工作。文书档案中的许多利用价值较高的档案往往来源于各部门。因此，处理好与各部门的关系，不断完善档案的结构与质量，是档案部门的一项重要工作。档案员必须做到“三勤”(即嘴勤脚勤脑勤。嘴勤，即经常主动了解业务部门又开展了什么新的工作；脚勤，即要经常到业务部门走动走动，以获取有关信息；脑勤，则要常常根据本单位的工作实际，思考档案如何围绕单位的中心工作，如何做好收集利用服务工作)。加强与各部门的协调与沟通，保证档案收集信息渠道的通畅。要着重收集能够揭示一个单位的历史、现状和未来发展，为开展实际工作和科学研究服务，具有证据和情报价值的信息资料，切实发挥档案部门在双文明建设中的参谋依据作用。
4、要建立有效的管理制度和工作程序，严格按照规范程序办理公文。这些规定和程序要尽可能细化，简捷明确，操作性强。要严格执行公文行文规则，严格审核签发制度，禁止滥发文件和发无效、无用的文件。不但在公文正式印制前审核签发手续是否完善、附件是否齐全、格式是否规范进行复核，印制后发送前应再次进行复核。若要修改实质内容，则应按程序复审。在公文用纸纸型、幅面尺寸、字体字号、排布规则、装订要求等技术指标上也要严格按机关公文标准把握。要发挥随文卡片的控制作用，对“文件处理单”、“发文稿纸”等卡片的填写要简明扼要，合理确定文件的发文范围，在控制文件“件数”的同时，严格控制文件的“份数”，禁止滥抄、滥送。
[关键词]文书档案；信息化；管理方法
随着计算机及其网络技术的不断更新发展以及无纸化办公的出现，使得档案管理模式从手工操作转化为计算机操作，使得文书档案的存储方式也发生了根本性的变化，从纸质形式转变为电子形式；文书档案的归档等操作过程均由计算机进行处理。
一、信息化文书档案管理主要有以下几点优势
1.办公效率大幅提高
基于计算机的文书档案管理按件随即整理归档，减轻了档案工作者的劳动量，提高了文书档案管理的效率。另一方面，传统文书档案管理中，在归档整理后若要对文件进行修改处理，就必须对已整理的文书档案进行拆卷重做，这就浪费资源和劳动力，而采用计算机进行文书档案管理根本不会出现该问题，文件的修改只需通过键盘操作就可以，且随时修改显得方便快捷。文件资料收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得十分方便、有序，无论是起草文件还是办理传递，都变得简单易行。
2.资源随时可供检索，信息充分共享
基于计算机的文书档案处理，使纸质的文书档案转变成电子版的文献信息，加上网络技术应用，使得文书档案资源随时可供检索，大大提高了查准率，这些都是传统管理方式所无法能及的。在原始的手工操作管理中，企事业单位由于不能做到信息共享，使得大量信息闲置在文件柜中，不仅造成资金和资源的浪费，还造成文件和信息查找困难。运用计算机技术对档案进行管理后，档案管理由案卷级深入到文件级，由单途径管理发展为体系管理，由对档案外部特征（目录）管理到内、外部特征（目录和内容）合并管理。随着计算机网络技术的进一步发展，档案信息与载体分离利用，可与其他信息系统建立互联，从而极大地提高了档案利用工作的质量和效率。
3.电子文件保存的稳定性
与纸质档案相比，电子文件的寿命要长得多。纸张在一定的条件下容易受到破坏，如在高温、高湿、酸、酶、氧化剂等情况下，可发生水解和氧化反应，在档案工作过程中稍不注意就可能造成不可挽回的损失。而电子文件则不同，随着电子技术发展日新月异，储存、读取电子文件的设备日趋成熟，我们可以根据不同的需要，选择不同的电子载体，如光碟，U盘，移动硬盘等。这些载体的普遍特点都是存、读方便快捷，易于传递，且储存时间长，受外部环境影响小，不易损坏，具有很强的稳定性。
4.提高了文件传递的速度和安全性
在日常公文办理过程中，办理人员私存文件或文件在传递过程中丢失的情况时有发生，文件传递的传统手段是靠邮政系统，传送时间受距离长短的限制。同时，文件还可能因为其他原因造成丢失或延误，给档案人员归档和其他人员检索利用造成很大不便。而应用计算机网络技术，可直接通过网络进行传递，大大提高了文件传递的安全性和及时性。
二、信息化文书档案管理存在的问题
1.电子文件保密性受限制
电子文件的内容不仅易于变化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性变弱。电子文件易于修改，而且改动后可以不留任何痕迹，虽然已有一些技术可防止伪造电子文件和在“原稿”上增删改，但其内容发生变化的可能性总是比纸质文件要大得多，从而使人们感到把握其内容原貌的困难。电子文件不再具有特定的字迹，人们可以根据需要以不同的字体、字号将电子文件输出，无法从字迹上分辨其原始性，而且不能为每一份电子文件盖印或亲自签名，也就无法借助印章或签署的字迹来判断一份电子文件是否为原件。以上的种种问题都对电子文件的保密性提出了严峻的考验，随着网上窃密技术的不断完善，进入网络中的任何文件都再难以做到绝对保密。
2. 对档案综合管理人员要求高
对电子文件、电子文件归档及其归档后形成电子档案的管理，绝不是仅仅懂得纸质档案管理理论、原则、方法和技术的管理人员所能胜任的。也不是仅仅懂得电子计算机技术或数据通信技术的人员所能胜任的。这就对管理人员技术和素质水平提出更高的要求。实现档案信息办公自动化，首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作水平，从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低，甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。
三、信息化文书档案管理对从业者的相关要求
1.掌握现代化管理技能，提高综合素质。
电子计算机技术在文档管理中的运用，使文件的形成、运行、积累、转换等各个环节与自动化办公相衔接，系统地完成文件的起草、修改、删减、检索、打印、登记、统计等工作，这种现代化管理技术，迫切需要文档管理工作者去掌握和运用。文档管理数字化、信息化是信息社会对文档工作的必然要求，也是文档工作者的努力方向。所以，文档管理人员要结合本岗位工作，边学习边操作，在提高业务素质的同时，特别要注重计算机知识、信息技术的学习，努力使自己成为综合型文档管理人才。
2.利用现代化技术整理档案。
纸质档案的整理工作繁琐，劳动强度大。而利用计算机整理文件，则可以收到事半功倍的效果。在人工立卷时，立卷人根据自己的理解对文件进行分类，虽然都按照统一的标准，但因每个人的理解不同，对同一个文件的分类不尽相同，就不可避免地产生分类不准确，影响案卷的质量，给今后的利用工作带来不便。而按照新的《归档文件整理规则》，不需要拟定案卷标题，以件为单位，不仅省时省力，而且利用计算机检索达到方便快捷，既降低了人为因素在文件归档工作中的影响，又可发挥计算机管理优势，提高了工作效率。真正达到了简化整理、深化检索的目的。
3.加强在职教育，提高文书档案管理人员的整体素质
一、煤炭企业文书档案管理流程优化的必要性
1.是提高企业效益的一个重要途径
企业文书档案的管理属于企业内部管理的一个重要组成部分。其本身对企业的众多信息，发展过程有着详尽的记录，对于企业各个方面也有着细致的了解。因此，文书档案对于企业内部人员对企业的了解，企业领导者根据企业发展史做出正确的决策都有着重要的意义。
文书档案管理本身是一项极其纷繁复杂的工作，其中涵盖了大量的数据、文献。若是缺乏良好的管理手段以及正确的管理方法，很容易造成文献的流失，企业信息的残缺，使得企业本身的内部呈现一种缺失的状态。而依据哲学“内因决定事物的发展变化”的原理来看，若是一个企业在内部信息的管理上呈现一种混乱的话，很容易使得企业在外部竞争中受挫。
因此，文书档案管理对于保证企业效益是有着极其重要的作用的。
2.是完善企业精神，丰富企业内涵的重要方法
随着社会经济的迅速发展，企业发展模式也早已脱离了以消耗资源为手段的粗放型发展。现今的企业竞争，多是依靠良好的企业形象与内涵。而对于煤炭企业，同样如此，正规、健康、科学的企业形象无疑会使其在国际国内竞争中占据优势。
而文书档案管理工作，涵盖了对企业种种发展阶段、企业活动、企业内涵的全方面的整理与归纳。这种活动，对于企业本身树立形象、丰富自身精神有着重要作用。
二、煤炭企业文书档案管理工作中的不足
1.企业本身没能引起足够的重视
不仅在煤炭企业，在当今很多的国内企业都存在着这种现象。这从根本上反映了企业本身对于档案管理并未引起足够的重视，在企业制度日益科学化的同时，文书档案管理依然是一种传统、老套的制度。甚至在很多企业，文书管理被视为一种赋闲职业，管理人员仅仅保持着一种收取文件，存放文件，看护文件的工作，而对于文件的分类，归纳，整理却常常忽视。
2.文书档案管理制度不够健全
企业文书档案的作用，在于企业内部人员随时可以方便调取，查阅企业发展信息。然而文书档案本身纷繁复杂，且颇为众多，而很多煤炭企业的档案管理制度都不够健全，依然采用传统的档案管理手段，不能够做到定期检查、监督，并且修补缺失文献，致使对企业内部信息流通造成了不便。
3.管理技术落后
在煤炭企业发展过程中，有众多视频资料、音频资料、电子文档、实物资料等，对于这些资料的保存，若是仍然依照旧的管理办法，必然会造成信息的大量流失，也会给信息的再次查阅造成极大的不便。
4.管理人员素质较低
现阶段，就整体来看，存在着文书档案管理人才严重缺失的现象，而大部分在职的档案管理人员，大多人员老化，对于电子技术了解较少，对于文书档案的管理方法也缺乏正确的认识，给文书档案管理工作造成了极大的不便，档案制度的创新也造成了阻碍。
三、优化文书档案管理工作的几个方法
1.加强宣传，提高认识
提高文书档案管理工作的首要措施是企业内部加强宣传，提高对档案管理重要性的认识。只有从心里提高了对其重要性的认识，才可能从根本上改善这种状态。如企业内部可以定期举行一些学习、辩论活动，学习一些档案管理促进企业发展的实例或者介绍一些国外的文书档案管理的工作，使企业本身能够重新对档案管理工作形成新的认识，提高重视程度。
2.完善档案管理制度
煤炭企业在使用科学的企业管理制度改造自身的同时，也应完善文书档案的管理制度。如定期进行检查，保证管理人员对于档案的定期整理，建立监察督促制度，避免一些重要文件因为种种原因没能及时归档，造成流失。
3.积极引进新技术
积极采用各种新的管理技术。如将文档收录电脑，进行编辑整理，刻盘收藏，同时，建立网络数据资源库，将文档进行编辑，归纳，分类，使得企业内部人员可以随是凭借账号身份对文档进行查阅，另一方面，完善企业内部网络，实现电子文档在线传递，提高效率。
4.提高管理人员素质
对于管理人员，可以积极吸纳档案管理专业的高校大学生，为企业档案管理注入新鲜的血液。另一方面，要加强对文档管理人员的素质培训，定期举行学习培训班，使之能够熟悉档案管理新技术，新思想，新方法，从而使档案管理工作能够与时俱进。
结语
【关键词】文书档案；信息；电子化
中图分类号：G275文献标识码： A
目前，人们生活中一个非常重要的，必须的工具的就是电子计算机，其具有多种多样的功能，这为企业的办公带来了巨大的变革，使企业办公变得更加方便快捷。而在信息技术时代，最新的档案方式就是电子信息档案。目前国家提出了文书档案管理的改革文书档案管理信息的电子化应用，来提高文书档案管理的水平，并且及时的提供准确、完整的档案信息满足需要。
一、文书档案电子管理的现状
随着我国办公自动化逐步普及，但尚未完全社会化，而档案电子化管理在我国是随办公自动化之后的后起事物，完全实现电子化档案管理还存在着各种各样的问题和困难，主要表现在以下方面：
1.1 办公自动化尚未普及。档案电子化管理的前提条件是办公自动化，而办公自动化虽然已声势浩大地推广，已有相当单位的在内部实行办公自动化，但毕竟还未完全普及。而在机关单位办公自动化则要求一体化，行政机关事业单位的业务往往与上下级密切联系，对上履行职责任务，汇报上级下达任务的完成情况，答复上级机关或管理部门的业务范围的问题；对下达任务和传达上级指示精神；同级兄弟部门之间的业务联系也相当密切。而业务信息在很大程度上还需依赖纸质文件的相互传递，影响了工作效率的提高。
1.2 电子化档案的利用率不高。虽然办公自动化系统推行多时，但很多单位并没有把提高电子文件管理当成一项紧迫的任务来抓，人们仍延续传统观念和管理模式，对文档的借阅和检索都由人工来完成，计算机在整个过程中的应用仅限于文字录入、编辑和打印，成了名副其实的“高档打字机”。人们只看到伸手可及的有限的纸质文件，而忽略了以电子格式传递的浩瀚的资料宝库，不仅消耗了人力物力，而且使得电子文档由于没有得到合理的开发利用而造成双重的浪费，也造成了档案电子化管理进程缓慢。
1.3电子文件兼容问题。随着信息化得普及，电子文件的问题凸显，其中电子文件不兼容的现象尤为明显，电脑软件开发的通用性差，不同的系统生成的不同的电子文件，他们之间不能识别，或者是不同的软件生成的电子文件难以实现格式的转换，这些问题丞待解决。
1.4档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性。档案部门使用的计算机型号不一，规格各异，各自开发的软件不能互用，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地出版信息编辑成果，制约了档案信息电子化的进程。
1.5标准化、规范化工作有待提高。档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于历史原因，档案业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差；档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或某个专业系统，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了档案信息工作电子化。
1.6文书档案管理信息的电子化应用对管理人员的要求也大大提高。文书档案的管理不仅要求工作人员懂得在纸质文书档案管理的操作理论、方法还要求工作人员能够熟练的使用电子计算机，懂得数据传输的技术。这样的管理人员要具备较高的知识水平，但是目前我国的电子化文书档案管理人员技术水平有限，不能适应电子化进程的需要。电子化管理中出现了复合型人才奇缺的尴尬局面。
二、关于做好文书档案电子化管理的对策
档案电子化管理必须是在办公自动化条件下，将如何应对日益增多的电子文件进行更科学、更准确及时地归档并保证其安全性呢？我认为必须把握好几个环节：
2.1文书档案要从日常管理抓起。电子文件的日常管理一般来说分为两部分，一部分是电子文件形成过程中的管理，另一部分是电子文件的归档处理。划分出不同的保管期限。同时编制文件索引，供查询调阅使用。
2.2建立电子档案管理制度。为了保证信息资源的安全性，建议由上而下建立起一套电子档案管理制度是必不可少的，可以根据需要授权档案管理人员自己制定制度，统一规范电子档案的制作、收集和归档的方法、程序、时效等内容，定期整理、分类归档、专人负责、妥善保管，避免因机构改革、个人工作岗位调整、所用计算机更迭、工作移交过程中的疏漏等原因引起的电子档案历史资料的遗散，确保历史档案资料的完整性。
2.3严格执行电子文档的安全管理制度，及时进行预防和保护，消除风险。档案作为一种特殊的文字资料，有的可以完全公开，有的则需要保密。保密文件需加密码。密码文件的管理，应该做到多把钥匙开一把锁，即操机人员的相互制约。就是要通过采用多级权限和密码管理，多层结构，加密通讯、防火墙等各种安全控制方法，有效地保证系统的保密性，使系统以及系统内的数据不被非法访问、修改和破坏。
2.4针对安全性问题，积极引进最新技术。计算机在工作过程中要同时结合多种措施，而规避风险的最好的办法就是引进新的技术，使得文书档案只能在某一范围的局部网络内传输，防止文件流向外网。最简单的方法是设置隔离的路由器，路由器的作用是屏蔽不在范围内的IP地址，这样就可以有选择的进行文件的传输。也可以通过设置防火墙的方法，对网络数据进行过滤，检测不安全的攻击行为。再有一个很重要的方法就是设置密码，这是现代操作系统最常运用的方式，在对电子信息档案实施密码设置后，要积极的训练一些计算机技术人员来实施管理控制，避免信息资源被一些外界因素干扰等。
2.5分散风险的措施
在电子信息档案管理中，有一种经常使用的规避风险的措施就是转移策略，即把风险转到其他的地方，以此来把已经存在的风险降到最低，一般而言，能够从多个角度对风险转移的方法实施修正。此外，还可以与网络供应商互相协调，让供应商的安全服务符合电子信息档案的使用需要。所以为了预防人为因素而造成损失，那么那些使用电子信息档案的人员要做的就是一定要严格遵守操作标准。
2.6建设专职队伍，提高管理水平。随着当今世界信息爆炸式地增长，档案管理也由过去的劳动密集型转为现在的以现代化的办公设备为依托的知识密集型工作。这就要求管理者应具有很强的分析能力，对一些专业性强的档案要做到精确把握。此外，还根据利用者要求提供大量的数据档案信息。这些都要求具有高素质、高技能的现代化信息管理人员才能胜任 ，保证信息的安全可靠。
3、结 语
文书档案电子信息化平台建设应用后，用户只需在个人电脑上轻点鼠标，输入检索字段，各种所需档案文件就能以电子形式清晰呈现。用户或查阅数据，或打印复印，或资料收集，均可自行快捷完成。但也有一定的不足，比如与传统的纸张档案相比，具有更大的风险性。针对在文书档案管理信息的电子化应用中实际出现的问题，管理者或管理部门在对电子信息档案管理时，一定要有这样的意识，即电子文件的风险不是主观的，而是客观存在的，而且还可能带来很大的危险，所以一定要有对风险的警觉度，把预防风险看做所有工作的重中之重，有效规避风险和降低损失。随着现代科学技术的进步，实现文书档案管理现代化已是必然的发展趋势。因此，每一位文书档案工作者都要有紧迫感，努力学习和掌握现代科学知识，把文书档案管理提升到一个全新的水平。
【参考文献】
[1]张宁红.浅谈文书档案管理的办公自动化应用[J].黑龙江档案，2011（01）.
[2]骞丽萍.文书档案管理办公自动化[J].经营管理者，2010（19）.
关键词：文书档案；电子信息；管理
科技进步以及时代的发展使得信息的传播速度以及数量不断的增大，文书档案也不断的增加，因此大容量高速度档案管理成为了时代的需求。档案的建立以及管理工作需要更加专业化的手段。为了实现高效、长久的档案存储和管理，为了保证查询的速度，档案的管理信息化成为了迫切的需求，并且信息化的档案管理也能节省存放空间。因此为提高相关单位的文书档案管理整体水平，对稳当管理进行了信息化改革，用以保证档案信息更加准确完整。
1 信息化可以提高效率
信息化后的文档在检索和使用上更加方便，由于电子计算机强大的处理信息能力，使得工作人员彻底摒弃了传统的手工操作模式，在工作中，对于文档的管理更加的齐全完整。传统的文档管理中，主要采用的手工抄写方式，容易出现漏抄、漏写的现象，并且用笔规范以及耐久度、字迹的清晰和工整度、档案统计的准确性以及分类的明确性都无法保证，不但浪费了诸多的人力物力，还耗费了大量的时间，但是工作效率却没有保证。而计算机软件被应用到文档管理中后，使得文档在整理分类以及统计、查阅等工作中变得有序高效起来，并且网络的应用使得文件的传递、办理更加的方便简洁，计算机在信息管理上所体现出的强大的管理能力不得不予以肯定。信息化系统有效的解决了传统归档以及管理中出现的诸多漏洞，提高了工作效率。且人们在进行电子档案的管理时能够按照分类进行归档和查阅，缩短了时间、提高了效率。因此相对比传统的方式，电子信息文书档案的管理优势更强。
2 易于保存管理
纸质材料在保存期限上明显短于电子文件，由于电子文件载体的科技性更高，在防潮、防虫等性能上显然要高于纸质载体，且还具有重复利用的功能。另外电子信息载体的贮存空间较纸质材料更大，寿命更长，更加的节能环保。电子文件主要贮存在光碟、DVD以及硬盘等设备上，该类设备体积小，便于操作，无需大量的空间存放。且不会在高湿度、温度的环境下被腐蚀或者出现氧化。因此更加易于保管。
3 电子信息化管理方便资源共享
在传统的手工操作管理中，企事业单位由于不能做到信息共享，使得大量信息闲置在文件柜中，不仅造成资金和资源的浪费，还造成文件和信息查找困难。这在一定程度上造成了资源的浪费。信息化的到来和网络的发展，从而极大地提高了档案利用工作的质量和效率，可以对所调阅的信息资源作出适时响应和脱机处理，可以保证很高的查全率和查准率，可以不受空间的限制。并且通过网络服务这个宽广的平台，可以了解其他档案工作部门概况、工作的重点和档案管理信息动态。方便人们通过计算机进行信息的沟通与交流，利用电子网络传输资源。比起传统的手工传输或者是交通工具辅助传输，它所起到经济效益是无法估量的。网络化的应用更是扩展了信息的传递范围，人们以网络为载体进行资料的传输，并且相关资料存放在相应的资料库内，人们可以通过协议进行网上检索和资源的共享，查找、利用更加便捷。
4 信息传输安全性保证
传统的档案传输是靠人力，不免会出现在传输过程中资料的丢失，安全性也随之大大降低。电子传输的出现解决了这一问题，不仅保证文书档案的及时传输，而且能够确保其安全性，不会造成档案的延误或者丢失现象。
文书档案的信息化应用在发展过程中有利有弊，就其对现代档案工作的贡献来说，利是远远大于弊的。针对在实际应用过程中遇到的一些问题，提出以下几点应对方法。
5 保障档案真实性
人们可以对电子档案进行反复的输入和修改，并且没有修改后的特殊标记。文书电子档案的管理在某种程度上失去了它的固有形式，在这种情况下电子档案的真实性就难以得到保障。针对这一情况，我们可在文书档案传输的网络中设置隔离带。通过这个隔离，文书档案只能在某一范围的局部网络内传输，防止文件流向外网。最简单的方法是设置隔离的路由器，路由器的作用是屏蔽不在范围内的IP地址，这样就可以有选择的进行文件的传输。也可以通过设置防火墙的方法，对网络数据进行过滤，检测不安全的攻击行为。
6 档案管理人员素质的提高
现代文书档案管理工作不仅仅要求相关工作人员了解传统的文书管理相关理论，同时还要求其懂得电子文档管理方式，能够熟练运用计算机、熟识如何传输数据，因此要求现代管理人员具备专业的技术水平以及知识素养。但是，我国目前档案文书管理工作人员还没有完全具备上述专业素质，技术水平还尚且有限，无法适应时代的需要。
一、文书档案工作的原则
1.整体性原则
相较于其他管理工作，文书档案管理的一个显著特点就是具有整体性，其工作不是简单地划分至办公室职员和档案部门，文书档案数据资料的收集过程需要各个职能部门的协助，经过归类整合后的资料也不是仅仅服务于哪个部门，而是对整个企事业单位起指导作用和借鉴意义。
2.规范性原则
文书档案管理工作的规范性主要体现在业务和数据两个层面，其中，文书档案工作需要严格的业务流程化管理方式，贯穿于收文管理、发文管理、文件著录、案卷著录、借阅归还、销毁、变更、更正等各个环节，应通过规范性的操作方式和管理模式为文书档案查阅者提供便利，便于查阅者在短时间内获取有效信息，提高单位运转效率。
3.保密性原则
由于文书档案记录了许多单位内部核心技术，在管理过程中，一定要注意保密行为，对于重要程度不同的文书档案采用分类归置，核心文档应妥善保存，管理职责应落实到人，对于重要文书档案的经手人需要进行详细记录核实，确保核心资料的安全。
二、文书档案工作现存问题及档案管理系统的优势
1.目前文书档案工作的主要问题
（1）单位领导对文书档案工作认知不足
意识是行为的基础，只有提高单位高层管理人员对于文书档案工作的重视程度，才能为新型档案管理系统的建立、文书档案工作水平的进步扫清障碍。由于传统档案观念的束缚，部分单位领导依旧认为文书档案工作只是简单的记录收集保存，应付检查的一种无关痛痒的行为，没有意识到档案管理对于单位发展和潜在风险预测的重要意义，进而导致档案管理人力财力投入较少，严重制约了文书档案工作的进一步发展。
（2）文书工作与档案管理脱节现象
在文书档案管理工作中，文书工作与档案管理既密不可分又有着本质的区别，处理好文书工作与档案管理的一体化是做好文书档案管理工作的关键所在。目前实际文书档案管理过程中，常实行一种分体式的管理体系，这种管理制度相对科学合理，却在一定程度上分离了文书工作与档案管理工作，两者在衔接上出现失误的现象时有发生。究其根源，是因为部分文书工作人员缺乏档案意识，在进行信息收集过程中效率低且不能扣住档案主题，而档案专业人员基本不接触文秘工作，从而造成了两者脱节的现象，降低了文书档案管理质量。
（3）文书档案管理工作人员专业素质较低
由于长期对文书档案管理工作的不重视，档案管理人员通常不是专业人才，在档案工作以外往往还兼有其它职位，这就导致其自身的责任感不强，不能将文书档案工作摆在一个正确的工作位置；此外，有些单位的档案管理人员虽然具备专业技能，但由于自身不积极和单位的不重视等原因长期未能接受进一步培训，其管理方法和管理理念极易受陈旧观念桎梏，很难适应新时代的发展要求，从而不利于文书档案工作效力的发挥。
2.运用系统管理文书档案的优势
（1）大幅度提高工作效率
档案系统管理文书档案工作的最大优点就在于档案系统强大的信息处理能力，在传统的档案管理工作中，档案管理工作人员完全依赖于手工操作，耗时费力，工作效率也比较低，手工操作对于某些数据的计算还极易出现错误偏差。档案管理系统为文书档案材料的收集、储存、分类、统计和查阅等环节提供便利，文件材料的移交和借阅利用，都变得简单易行，通过互联网和信息技术，文件材料的转移可以便捷实现，省去了以往的搬运过程，大大提高工作效率。
（2）充分共享档案信息
在传统的档案管理工作中，档案室与各职能部门难以实现信息共享，大量信息闲置在档案库房，不仅给管理和信息查阅带来诸多不便，还造成了资金和资源的浪费。电子技术和网络信息技术简化了信息载体，节省了存储空间，并可便捷地与其他信息系统建立共联，提供局域性网络档案信息的在线移交及借阅，超越了旧管理模式下信息流动的单向性，实现了信息资源的多方共享，极大地提高了档案管理工作的质量和效率。
三、档案管理系统应用于文书档案工作的可行建议
1.提高档案管理系统应用意识
单位高层管理应加强对现代档案管理重要作用的认知，主动将现代化手段引入本单位文书档案管理工作中，加大企业档案管理资金投入，结合单位自身情况和实际需求，配置档案管理系统硬件设备和应用软件，为档案管理系统现代化提供基础保障。同时，也要注意对档案管理人员的培训，增强其管理意识和责任感，提高其档案管理专业知识储备量，还要对其进行现代化信息技术基础培训，使其能自觉将现代化手段运用到档案管理工作中。
2.加强企业档案收集整理力度
企业档案是企业发展的无形资产，也是在现今激烈的市场竞争中占据一席之位重要信息保障。要保证企业档案信息的充足、有效，就要加大对企业档案的收集、整理力度。应建立健全档案管理相关规章制度，对档案信息收集、归类整理工作进行规范，设定统一标准和格式，确保所收集整理的文书档案信息质量，为查阅者提供便利条件。
