时间：2023-09-21 17:35:15
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇人事系统的必要性，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
关键词：人事档案；必要性；有效措施
引言
人事档案是企业人事管理活动中形成的，以个人为单位组合起来，以备考察的文字材料。就企业而言，准确、齐全、完整的员工人事档案是全面考察了解、正确评价和使用人才的重要依据。随着社会的发展，经济文化社会和高等教育也随之快速的发展，特别是信息技术的高速发展，档案工作也随之赋予更多的意义，不再是传统的文件收集的作用，开始有了更广阔的作用。人事档案管理在企业管理建设中有着不可缺少的作用，是现实性与历史性结合的产物，然而很多企业却对档案管理不够重视，并没有足够的认识，因而，正确认识档案管理规范化与公司管理建设之间的相互作用就显得尤为重要，同时各部门档案工作者对档案工作的正确认识，有利于正确发挥发挥档案工作的作用，为档案工作取得公平、公正的地位，更有利于公司管理建设的发展，为公司创造更多的效益。
一、加强人事档案管理工作的必要性
人事档案是企业员工信息的重要载体，全面记载员工基本情况，反映着员工个人经历、能力和德才综合表现；是企业全面考察了解、正确评价和使用人才的重要依据。加强人事档案管理工作的必要性体现在当前人事档案管理工作的意义和现状上，下面从这两点出发分析加强人事档案管理工作的必要性。
（一）人事档案管理工作的意义
从职工角度看：人事档案是对一个职工的个人学习、工作经历、生活状态和工作成绩的原始记录，是职工享受各种社会待遇的凭据以及解决劳动纠纷的依据，它关系到职工的切身利益。对职工个人而言，人事档案管理部门可以据此为流动人员提供身份认定和办理社会保险；为员工代办申报职称；根据档案确定退休年龄；根据档案中从事有毒、有害工作的年限推算提前退休年龄；代为缴纳职工的养老保险、失业保险和大病医疗统筹、工资调整；出具与人事档案有关的证明材料等等。
从企业角度看：（1）有助于最大限度地发挥组织内人力资源的效力。人事档案全面记录了员工的个人经历、德才表现及发展过程，通过档案可以了解员工的过去，掌握现在，从而预测其发展潜力，及时发现人才，避免压制人才，埋没人才；依据人事档案提供的信息，可以使各类人才扬长避短，各司其职，最大限度地发挥人才效力。
（2）促进人力资源的合理配置。利用人事档案能够进一步了解员工的相关信息，从而对其进行科学管理，根据不同人才的能力和各类人才的不同特点，在组织内进行合理配置，因事而择人，因人以治事，把人才配置到最能发挥作用的地方和岗位，充分发挥人才的特长，
促进部门之间、系统之间、组织与组织之间人才合理有序地流动，避免人才挤压和用非所学的现象产生，为企事业的发展迅速、合理地配置人力资源。
（3）有利于人力资源需求预测的科学化与规范化。影响人力资源需求的因素主要来自组织内部，有效的人事档案对分析组织内部人力资源状况是否适应组织的变革与发展要求，制定科学的人力资源计划起着重要作用，脱离人事档案管理而做的人力资源需求预测必然是盲目的。
（二）企业人事档案管理现状
1、对人事档案管理的重要性认识不够
长期以来，相当一部分人员包括部分领导干部对人事档案工作的认识都存在一些误区，认为人事档案工作就是抄抄写写、保管的事务性工作，不是单位的主要工作，不能给单位创造经济效益，只要守好摊，不丢失，不泄密，能应付外调、查档就行了。因此，一些单位领导往往容易忽视人事档案管理工作，未把人事档案管理工作纳入到议事日程，形成“说起来重要、排起来次要、忙起来忘掉、用起来需要”的状况，这样会导致人事档案工作长期处于被动应付的状态，难以高质量地为干部队伍建设服务。
2、管理人员专业素养不高
随着人事制度改革向纵深推进，机构调整、内部科室重组，人员竞聘上岗，原有的干部人事档案管理人员的岗位变动，大部分人员没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，档案收集意识淡薄。而且大多数档案人员身兼数职，对档案工作精力投人不足，日常事务往往只是将材料放入档案盒，没有及时整理归档，严重影响了档案管理水平。
3、管理水平不高，管理手段落后
在设备配备上，大多采取“因陋就简”、“因地制宜”的原则，融办公、阅档、仓库为一间，既无铁门、铁窗等基本设施，也无其他硬软件设施，防火、防潮、防盗等手段只是停留在较低的水平上。管理手段也较陈旧，调阅档案时都是采用原始的手工操作方式，由于反复调用原件，阳光多次照射，造成纸张发黄变脆、字迹褪色等现象，直接影响到档案的完整与安全。企业改革带来一系列变化，如流动人员增加，外聘技术人员增加，使用期相对较短，而这些人缺少人事档案，这就给企业识才、留才带来了不便，反映这部分人的工作能力、业绩、培训方面的材料几乎空白。
4、档案数据质量差
填写表格时随心所欲，大约是在五年之内才整理一次，材料中的数据不尽一致，履历材料中，入党时间、年龄不一致，鉴定材料满是优点。还有就是重要材料不能及时归档，人力资源管理部门无法从这些人事档案中获取到有价值的信息，造成反映当事人近期动态情况的材料不全面。
二、加强人事档案管理工作的有效措施
关键词：高校；人事档案管理；信息化建设；必要性
随着时代的进步、科技的发展，信息化管理已成为当今世界发展的大趋势，对各行各业的发展起着举足轻重的影响。档案作为原生的信息资源，档案信息化建设已成为国家信息化建设的一个重要组成部分。随着高校教育改革的不断发展，高校的建设步伐迅速加快，干部人事档案数量急剧增长，大量的考核、考查、工作实绩、科研成果等材料源源不断地进入人事档案，高校人事档案管理面临管理方法、管理技术、管理理念的全面挑战。
一、高校人事档案管理的现状
目前，虽然大部分高校已配备了专门的人事档案管理系统，但受传统管理方式的影响，许多高校仍然使用单一的纸质档案管理方式，具体主要体现在使用传统的档案登记卡片。档案登记卡片局限于一些人员基本信息，如：参加工作的时间、学历的变更、职称的晋升等简单地查询工作，因此信息无法得到完整的反映。由于手工翻阅比较频繁，纸质卡片上面的内容变得模糊不清，工作人员为了避免在信息的读取上造成误导，需要重新调阅档案实体，有些早期材料纸质较差，翻阅次数多了，不仅容易破损，并且影响人事档案纸质材料的长久保存。另一方面，随着时间的推移，卡片夹变得松动，卡片容易丢失，不仅使个人档案信息外泄，也在档案管理的过程中带来很大的潜在风险性。
二、高校人事档案信息化建设的必要性
（一）高校人事档案信息化建设是高校档案工作发展的需要
档案信息化是指运用现代化信息技术加强档案信息资源的收集、整理、开发、利用。档案信息化建设是一个信息数字化建设的过程，也是同一种信息的存储、检索、管理形式和载体的变化。一方面，与传统的人事档案管理相比，通过档案信息化建设，档案管理更多的是体现在自动化、实时化、网络化，档案的日常管理、分类、查询等工作都可以由信息系统来完成，数据只需一次录入就可以多次反复利用，在档案管理的内部进行数据共享，检索查询都变得非常方便，从而大大提高了高校档案工作质量和利用效率。另一方面，人事档案的信息可以更好地得到利用，以便更加快捷、更加准确地为决策机构提供依据。
（二）高校人事档案信息化建设是适应高校人事制度下档案信息管理的需要
随着国家人事制度的改革，高校用人制度也由“终身制”逐渐转变为“聘用制”，许多高校实行了“人事”制，由于高校人员的流动性也大大增加，人事档案材料大量增加，对人事信息的利用也在日益频繁，传统的档案管理模式已不能满足新形势的需要，因此，加快人事档案信息化建设迫在眉睫。
（三）高校人事档案信息化建设是适应高校发展的需要
档案的价值在于更好的利用信息为学院工作、领导决策、教职工发展提供人事服务。随着高校的建设步伐迅速加快，运用现代化管理手段，对人事档案信息进行加工、提炼和深层开发，有效地开发和利用人事档案信息资源，为学校领导决策提供依据，实现人才资源优化配置，是高校把握市场先机和提高竞争力的必要前提和保证。
三、高校人事档案信息化建设应注意的问题
（一）档案信息网络安全化
随着高校档案信息化管理的发展，档案信息的安全问题是最为突出的问题。
1.防止档案信息的损毁和遗失
如：工作人员操作失误、设备故障、计算机病毒、黑客攻击等。因此，管理人员在管理过程中首先要提高自己的安全意识，努力提高自己的业务水平和计算机水平，避免因自己的安全意识不够而造成的信息丢失和泄密，从而带来巨大的损失。
2.严格做好档案信息的保密工作
档案信息中有的信息是公开的，有的则是保密的。保密信息分内部、秘密、机密和绝密等不同等级，这些信息在管理时应采取相应的保密措施。因此，一方面，档案管理部门要制订合理严格的档案信息化安全保密制度，并不断培养和强化从业人员的安全保密意识和安全防范技能；另一方面，应采取成熟的档案管理系统和逻辑严密的流程化处理机制，引入科学实用的网络安全应对策略, 加强档案信息系统的防御性。
3.积极做好档案信息的备份工作
当档案信息由于计算机、黑客等原因丢失或不能使用时，备份的档案信息可以及时恢复档案信息系统的正常工作，减少工作人员的重复劳动，提高档案管理工作的有效性。
（二）档案管理人才的培养
1.加强专业业务能力的培养
档案工作人员素质的提高和电子环境下工作意识的培养是档案信息化的关键所在。随着信息时代的到来，对每位档案工作者在业务素质上提出了更高的要求：一方面，管理人员要加强专业知识学习，不断拓宽自己的知识面，提高文字能力、综合分析能力，进一步提高自己的档案知识和业务能力；另一方面，要建立完善的档案人员培训制度，有计划地对在职人员进行继续教育和培训，更新其知识结构、提高其业务水平，以适应人事档案工作环境的新要求。另外，要不断加强档案管理人员政治思想和职业道德教育，使他们具有较高的思想政治觉悟，以及坚定的政治责任感、政治敏锐性和政治鉴别力，建设高素质的人事档案管理人才队伍。
2.加强档案管理人员的通才培养
培养档案和计算机复合型人才是更好地推进高校信息化建设的必要条件，因此在加强管理人员专业知识培养的同时也要注重计算机能力的培养，要加强计算机知识及人事档案管理软件知识的学习，如：参加计算机应用知识培训、网络技术培训，掌握现代信息管理技术，方便档案信息化管理。
3.做好人事档案管理信息系统的维护与更新
第一，要加强软硬件维护和管理，加强计算机的安全措施，杜绝技术和设备问题，确保信息在录入、传输和处理等过程中保持真实、完整和安全。
第二，利用计算机相应的加密功能，做好权限管理，根据使用权限对通用数据库的数据进行系统的分类与加密。
参考文献：
［1］王志丽.浅谈高校人事档案信息化管理［J］.赤峰学院学报，2011，27（2）.
［2］吴白莉.试论高校人事档案信息化［J］.档案与建设，2009（9）.
［3］郭红.高校档案管理信息化建设略论［J］.兰台世界，2008（2）.
随着计算机技术和网络技术的快速发展，在各个行业中的应用也越来越广泛。在当前人事档案管理工作中，信息技术的应用有效的提高了人事档案管理的水平，不仅人事档案管理效率得以大幅度提升，而且为人事档案的利用奠定了良好的基础。文中分析了人事档案信息化管理的必要性，同时对人事档案信息化管理的途径进行了具体的阐述。
【关键词】
人事档案 信息化管理 必要性途径
近年来，信息技术开始在人事档案管理工作中进行应用，这不仅有效的提升了人事档案管理现代化的水平，而且为什么各单位人事档案信息管理提供了可靠的保证。将人事档案管理技术与信息化技术有效的结合起来，加快推动人事档案信息化建设，这不仅是人事档案管理发展的必然趋势，而且能够更好的将人事档案在人事工作中重要作用发挥出来，为人事档案的健康发展起到积极的促进作用。
1人事档案信息化管理的必要性
1.1信息化管理有利于人事档案利用率的提升
人事档案作为国家和企事业单位不可或缺的重要工某些人，其是对个人信息的真实记录，而且与每一个职工的切身利益息息相关。人事档案还是单位人事部门对个人进行管理的重要凭证，是各项工作开展的基础。在单位选拔人才及干部队伍建设中具有非常重要的作用。通过实现人事档案信息化管理，有利于人事档案利用率的提升，特别是当前人事档案使用频率不断提高的新形势下，加快人事档案信息化管理更具有必要性。
1.2信息化管理有利于人事档案管理效率的提高
长期以来在档案工作中一直采用纸质载体进行保管，而且档案的收集、整理和利用也都是手工的方式，档案管理人员不仅工作量较大，而且工作效率很难提高。通过将信息化技术在人事档案管理工作中进行应用，只需要将个人信息数据录入到计算机系统中就可以反复对其进行查阅和使用，利用计算机管理系统可以自动对档案信息进行分类、提取和加工，不仅工作效率得以提高，而且数字档案更易于保存和查询，有效的提升了档案的利用率，同时档案管理成本也得以降低。
1.3人事档案信息化管理是必然趋势
信息化发展已成为当前社会发展的必然趋势，同时从档案管理的改革工作中我们也不难看出，信息化发展作为档案管理改革的总方向。在当前人事档案管理工作中，充分的利用计算机技术和网络技术，更好的运用当代科技新成果和管理新手段，通过对人事档案各类信息进行编辑、管理、存储和检索，提供更准确及方便的人事档案信息利用，加快推动档案信息资源共享的步伐。
2人事档案信息化管理的途径分析
2.1提高人事档案管理的信息化意识
在当前社会知识信息进代，人们对信息的需求量不断增加，在这种情况下，作为档案管理人员，需要努力提高自身的信息化意识，更好的推动档案信息化建设。特别是在当前人事档案管理工作中还存在着手工管理的方式，这就需要加快向数字管理进行转变，确保人事档案接收、传递、存储和利用实现一体化，确保人事档案信息共享的实现。在当前人事档案信息化建设过程中，电子档案作为人事档案信息和资源建设的重要内容，通过加快档案信息化建设，可以更好的使人事档案为人事管理工作提供优质的服务，利用科学、先进的人事档案管理模式，从而实现人事档案管理的高效化，确保人事档案管理质量的提升。而且在信息化技术在人事档案管理工作中进行应用时，不仅提高了档案查阅的效率，而且档案内容也得以更加丰富，实现了人事档案的无纸化阅档。
2.2加快人事档案全文数据库建设
人事档案信息数据库虽然在信息的查询、检索、统计、及名册和表格的快速生成方面具有较大的优势，但在正常对人事干部进行提拔及考察时需要对其政历、组织鉴定和考核材料等内容进行查阅，这是人事档案信息数据库无法提供的。所以需要进行全文数据库的建设，有效的提高人事档案利用的效率，通过人事档案信息数据库虽能进行人员信息的查询、检索、统计、分析，并能快速生成各种名册和表格，但组织、人事部门在选拔、考察干部时经常会查阅其简历、政历、组织鉴定、考核材料等内容，这些则是人事档案信息数据库无法提供的。为深化人事档案信息资源的开发利用，提高人事档案利用工作的效率，满足利用者的需求，保护实体档案，全文数据库的建设就显得尤为重要。建立一个全文数据库，利用者通过屏幕就可以方便地查阅并按要求摘录打印了。建成技术先进、功能完善的人事档案信息服务网络，以实现单位内部管理部门、单位之间以及上级主管部门对全国人事档案信息资源的共享。
2.3加强人事档案信息动态化管理
人事档案的管理不能再拘泥于传统的统一模式，可以不断的充实本人的一些个性资源，使档案材料和信息得以不断的充实和完善。同时现在人员流动性较大，所以需要加快人事档案信息的更新速度，使之与人员流转的速度相协调，从而实现人事档案信息的动态化管理，完成人事档案信息的电子档案的建立，使现代化手段在人事档案信息动态化管理过程中得以有效的建立，从而有效的提高人事档案的使用价值。
2.4加强网络建设，构建信息平台
在当前人事档案管理工作中，需要构建完善的人事档案网络管理体系，各单位人事档案可以通过局域网进行联接，确保干部档案网络化管理的实现。而且人事档案网络管理体系构建以后，有利于提升人事档案管理效率，为人事档案管理现代化的实现起到积极的作用。另外，为了能够实现人事档案管理现代化，则需要人事管理机构要进行信息中心的设置，做好人事信息化管理的指导和技术支持工作，更好的对人事信息流动渠道进行规范，履行好人事信息收集和的重要职责。人事信息资料是人事管理工作的重要基础，当前社会发展过程中，人员具有较大的流动性，而且人事信息资料量较大，并且呈现动态的变化，这就需要建立科学的人事信息库，并将人事信息库与人事档案管理有效的结合起来，实现静态信息和动态信息的统一，有效的确保人事档案利用过程中信息的准确性和实时性，为人事档案管理工作的顺利开展奠定良好的基础。
3结语
在当前社会和经济快速发展的新形势下，相对于经济和社会的发展，人事档案管理工作存在一定的滞后性，为了能够使人事档案管理工作更好的与当前社会发展的需求相适应，则需要加快对人事档案管理工作的完善和优化，加快推动人事档案信息化建设工作，为人事档案更好的服务于人事管理工作奠定良好的基础。
作者：凌玲 单位：黑龙江省哈尔滨水文局
参考文献：
[1]李玮,温婉稀.论人事档案管理信息化和社会化[J].科技资讯,2011(18).
关键词：高校；人事信息管理系统；信息共享
随着信息技术在人类生活中越来越普及，利用计算机和网络技术实现高校的人事管理已经迫在眉睫。高校的人事信息管理系统是实现人事管理规范化的重要工具，可以加强人事处与相关院系、部、处的沟通能力，提高管理和工作效率，进而实现人事管理的信息化。通过人事管理系统建设，能够将所有与人事管理相关的数据（例如人员基本信息、专业技术职务信息、岗位信息、党政职务信息等）统一管理起来，形成稳定准确、可以共享的信息源，有利于学校领导对人力资源进行合理分配并做出正确决策，人事系统的投入使用将有力促进高校教育信息化水平的提升。
一、人事信息管理系统
人事信息管理系统是以人力资源管理为目标，以信息化管理为基础，以先进的计算机技术为方法的一种科学的人力资源管理模式。人事信息管理系统能够实现对人事信息的采集、储运、加工和处理分析，准确地反映出单位的人事聘用状况、薪资状况以及人员流动状况等，帮助管理人员做出正确的人力决策以及管理决策。人事信息管理系统主要通过软件的形式实现对人事情况的分析和管理，将人力资源管理人员从繁琐的日常人力工作中解脱出来，提升人力资源管理效率，使人才配置更加合理，从而有效的提升人力资源管理水平。
二、高校人事信息管理系统建设的必要性
高校人事信息管理不仅需要有教职工的基本信息，同时还要对其编制类型、从事学科等专业信息进行管理，因此就要求高校人事信息管理系统具备功能性强、信息类别全面、查询快捷等优点，需要建立起能实现教职工信息查询统筹化、信息管理网络化、用户管理分层化等多功能于一体的高效人事管理系统。
1.查询信息快捷方便，提高工作效率在高校人事管理中，工作量和信息查询频率要比其他企事业单位多。人事管理员及时维护与更新教职工人事信息，在每年都有的职称评审、薪资调整、高校基础信息调查等工作中，使用人事信息管理系统，查询出符合条件的教职工信息，通过“导出EXCEL”功能将教职工信息导出，经过整理就能得到需要的基础数据，大大缩短了基础数据的收集工作时间。这样，以前需要多人多日才能完成的工作，通过人事管理系统的应用，现在仅需要一位职工用一个工作日即可完成，仅是收集查询符合教职工信息这一项工作，在以往人事管理工作中需要几天的时间才能完成，而使用人事管理系统在很短的时间就可以完成，且准确度更高。这充分说明通过人事信息管理系统的应用，可以节省高校人事管理的人力、物力资源，提高人事管理部门的工作效率和工作。
2.补充纸质档案，优化信息存储方式高校教职工人数庞大，人员结构复杂，信息量大，信息更新频繁，信息查询频率高。在计算机不够发达的时代，档案管理只能采用人工管理的方式。大量的表格信息需要教职工逐一填写，管理上不仅需要专门的档案管理室来存放纸制档案，同时还要配有数名职工来负责管理工作。档案室要求具有良好的干燥性和通风性，以便于纸制档案表格的长期保存，还要定期手动装订，这都需要学校投入大量人力、财力和物力，并不是符合高校现代化发展的要求。因此，建立一套以高校人事管理需求为核心的信息管理系统是当前高校人事工作的迫切需求。目前我国已经有多种人事管理系统，但是这些系统大多是针对企业所设计的，在高校中使用这样的人事管理系统，不能满足高校人事管理系统的需求。因此，针对高校人事管理的特点，设计一套程序使用浏览器/服务器结构的人事信息管理系统非常必要。这套人事系统必须操作简单，界面友好，使用方便，不需要投入太多的资金用于日后的维护与拓展，功能方面可以满足学校人事管理日常工作的需要。
三、高校人事信息系统设计
高校人事管理系统用户包括人事处各科室管理员、学院人事秘书管理员、教职工三大类用户。系统建设初期，人事信息系统开发，教职工登录后可以填写修改自己的相关信息，提交后至学院人事秘书审核，审核结束后进入人事处各科室流转审核流程。教职工信息填写审核完毕，人事管理信息系统基本建成。使用过程中，教职工可以登录系统，查看自己的相关信息，而人事处管理员登录后可以进行添加、更新、删除教职工信息等操作。以H大学的人事管理信息系统为例，系统的操作流程为：人事科、人才交流中心分配账号（事业单位编制教职工由人事科分配账号、人事教职工由人才交流中心分配账号）——本人登陆填写信息——各单位人事秘书初审——各科室审核信息（根据权限分配）。高校人事系统管理员可以对教职工的提交信息进行查询、修改、删除和更新等操作，基本实现了高校教职工档案的信息化管理，同时教职工对自己的档案信息查询也十分方便，如果教职工信息输入错误或更新的内容，人事部门管理员可以定期维护或随时进入人事管理系统进行修改，以确保教职工档案信息的时效性、正确性。
四、展望
尽管人事信息管理系统的开发对高校人事管理工作是极大的改革，在实际运行中，仍存在教职工配合度不够的问题，信息填写粗糙、不能及时提交等。造成这一现在的主要原因是对系统的宣传力度不够，普通教职工不能切身体会使用人事信息管理系统的便捷，这些都是一项新事物出现不可避免的问题。在今后工作中，将人事信息管理系统的使用变得常态化，就能自上而下的重视人事信息管理系统的建设管理，有利于系统建设更加完备。此外，人事信息管理系统尚不是十分成熟，系统组织机构框架还有待进一步优化，信息字段需要进一步补充，需要更强的可操作性性来应对人力资源配置政策的发展要求，应重点做好以下工作。
1.加强基础信息收集工作，人事部门管理员应不断完善、更新人员基础数据库，将需要的人事基础信息整理为人事系统字段，制定更新计划以便及时进行更新，保持系统的正确性，满足日常人事管理工作基本需要的同时，能够提高人事工作者的整体素质和软件操作技术水平，充分发挥信息系统的作用。
2.加强网络建设，及时补充人员配备和计算机软、硬件配置，以期未来可实现各个部门、各个科室之间的资源共享，根据工作职能共享相应的人事信息并通过该系统布置、完成各类报表工作等。同时，在建立健全学校数据库的基础上，结合整体性人才资源开发工作的需要，完善或开发各类报表系统、新进人员管理系统、人才计划与人才奖项管理系统等，推动日常人事管理工作有条不紊的开展，最终实现全校办公自动化。
3.加强人事信息管理系统安全及保密建设。人事信息管理系统是相对开放的系统，需要保密内容比较多，如学校机构编制等重要信息需要一定范围内保密，教职工个人的身份证号、家庭成员、联系方式等各类信息属个人隐私，一旦大量泄漏，会造成诸多不良影响。这就要求系统地开展安全建设和整改后，初步建立起学校的教育网络与信息安全保障体系，提高信息安全防护能力。
作者:阚丽景 谭宪军 单位:河海大学人事处
参考文献：
【关键词】医院档案管理；信息化；必要性
【中图分类号】G2 【文献标识码】A
【文章编号】1007-4309（2013）06-0070-1.5
一、实现医院档案管理信息化的必要性
1.社会信息化程度的不断加速导致了医院档案管理信息化的迫切。现代社会的发展让人们对于信息的使用越来越频繁，信息资源对于我们的生活和工作带来了巨大的作用，正是如此，档案信息的价值才被人们所重视，档案信息的需求也越来越大，传统档案管理开始承受压力。为了能够应对这种压力，医院只能跟随时代的脚步，通过建设档案信息化工作，来实现档案信息管理，让档案管理工作能够满足发展的需要。
2.为了解决目前医院存在的一些问题，必须要实现档案管理信息化，这也是促进其他管理工作得到提升的关键。最近一些医院在档案管理信息化的建设上做出了很多的工作，但是就目前完成的情况来看，仍然不是很乐观，一些单位的信息化意识和观念都没有形成，设备和技术仍然沿用过去的，这样档案管理水平就无法获得提升。这些问题都需要通过革新观念，转变管理方式，引入现代设备来进行解决，让传统手工劳作转变为信息化管理，这样才是从根本上让档案管理工作得到提升。
3.实现医院档案管理信息化是确保医疗事业可持续发展和自身发展的需要。医疗事业的发展是综合多方面来看的，其中人才是医疗事业发展的关键，而档案信息中详细的记载了人事资料，所以利用好档案才可以发现人才、培养人才，对人才进行合理利用，发挥他们的各自功能。档案信息化是为了更好的对档案信息资源进行管理和利用，方便医院对发现、培养和造就人才，而且档案信息化后，档案资源更加的丰富，对这些资源的利用渠道也更多，可以延长档案寿命。
二、医院档案管理信息化的优势
1.对一些档案原件起到了保护作用。医院在将档案进行信息化处理之后，这些原文件就可以被很好哦的保护起来，避免了对这些原文件的重复利用而出现的损耗；而且原文件的丢失的风险也大大降低了。医院在发展中会形成一些非常珍贵的文件资料，这些文件通过计算机信息化处理后转变成电子文件，不仅方便使用，而且也不用担心珍贵文件出现意外。
2.档案信息化有利于档案资源的共享和利用。档案资源的最终价值在于使用，而档案信息化能够方便档案的使用，为档案的利用提供更多的渠道，扩大利用范围，这也是信息化的最大优势。电子文件比起档案原件更加容易传递和应用，并且各部门之间对档案资源的共享也能够方便的实现，随机存取，让档案的利用率获得了很大的提升，这样保证了档案资源的利用最大化。
3.档案信息化使档案的检索和使用更加方便快捷。过去的档案检索方式比较麻烦，浪费时间和精力在检索工作上，而档案信息化之后，档案检索变得非常简便，使用电子归档和电子目录，用电子信息查询系统可以方便的调取，只要输入正确的关键字即可，免去了繁杂的检索工作。
4.档案信息化之后，档案更加容易管理。传统纸质档案需要大量的空间来进行档案资料的存放，而且随着时间的推移，除了空间的增加，起档案的质量也开始降低，纸质档案对保存环境要求比较严格。而档案信息化之后的电子档案可以使用多种存储介质来进行保存，不仅节约了空间，相对的对保存环境也没有那么严苛的要求。这样管理起来更加的方便。
三、医院档案实现信息化管理的内容
1.文书处理过程和归档要实现信息化管理。档案管理工作的基础是文书工作，这项工作的对于档案信息质量具有决定作用。因为档案信息化的存在，就需要将每天收到的文件转变成电子文件，登入计算机，然后根据批办次序传递到局域网上去。发文过程也可以使用网络来完成，这样文书工作得到了简化，档案工作者的劳动量也降低了。
2.病历档案要实现信息化管理。随着医学事业的发展，疾病谱的不断扩大和新技术、新项目的开展，应将各种手术的名称进行编码输入计算机，运用计算机综合查询分析功能，将各类手术及疗效情况一一列出，通过局域网反馈到各临床科室，使医务人员在进行科研活动和撰写论文时能及时查阅。同时，通过计算机对病案信息处理加工后再反馈给临床科室，以便他们能总结经验，找出问题，及时改进，进一步提高医务人员的医疗服务水平。
3.人事档案要实现信息化管理。随着社会信息化进程的加快，准确、迅速地提供人事档案信息尤为重要，根据人事档案的特点，运用现代化手段，建立和完善人事档案信息化管理，从实体管理向网络管理转变，实现人事档案的动态管理，把日常工作中遇到的问题分门别类，实现查阅统计、档案变更、报表处理、系统维护等多种功能的管理。
四、实现医院档案管理信息化的建议
1.档案综合管理是医院现代化管理的重要组成部分。尽管只是医院主体医疗业务管理的辅助部分，但却是医院领导决策所依据的信息体系。在21世纪科学技术日新月异的今天，原有的档案管理模式在许多方面已经不能适应当前的档案信息化建设。这就需要医院各级领导更新观念，提高对档案工作的思想认识，使档案管理模式从单纯的纸质收集、整理、利用的管理，逐步过渡到计算机网络化管理方式中来，充分发挥档案在医院整体信息化建设和领导科学决策中的作用。只要有领导足够重视和支持，再通过档案人员的学习和努力，实现医院档案管理信息化指日可待。
2.要实现信息化档案管理，网络设备建设是基础。目前，医院普遍建立了微机局域网络，但微机局域网的建立要立足高起点，不仅要方便内部信息的交流，还应配备扫描、拷贝、打印等系列化配套设备来方便信息的输出利用。医院档案部门在规范室藏的基础上建立局域网，将文书、病案、人事和图书档案纳入其中，扩建成为医院信息中心，并在中心网络平台上编制一套文书、病案、人事和图书档案管理的自动化软件，即医院信息中心档案管理网络。这样，不仅可以大大提高办公效率，方便利用者，同时还可以实现档案资料的在线利用。
3.信息化技术的发展，特别是网络技术的应用改变着传统的档案管理模式，这就要求档案管理人员能够在网上进行收集、整理、编目、检索、借阅、统计工作。现代化档案管理工作中，档案人员除了具备档案专业知识外，还要具备良好的计算机网络知识及运用操作能力。因此，档案专业人才的培养也显得日益重要。只有通过不断学习和培训，才能适应信息技术不断发展的需要，才能充分发挥档案计算机管理的优势，这也是实现档案管理信息化必须要解决的问题。
五、总结
近年来，信息技术在各个领域均得到广泛应用，对人们的生活方式影响极大。为了顺应时代的发展，事业单位的人事管理不断向信息化管理推进。档案管理采用信息化管理方式，极大提高了档案管理的质量水平。本文主要探究信息化管理在人事档案存在的挑战，并提出相关的解决策略，以期促进人事档案的信息化管理。
【关键词】
人事档案；信息化管理；对策
企业在人事管理活动中，会产生人事档案。人事档案内容主要包括个人的学历、工作经历、获得奖项以及工作绩效等，多以个人的姓名为档案名称。人事档案是企业事业单位进行人力资源管理的重要资源，是国家档案完整性的必要基础。档案管理具有重要的作用，在信息时代背景下，信息技术在人事档案管理中的应用，能够提高资源管理的有效性，因此，信息化管理得到了有效的应用与发展。
一、人事档案信息化管理的作用
（一）促进档案信息时效性的提高，推动制度的革新。
在传统的人事管理工作中，多采用实体管理方式，这种方式在信息的搜集以及整理上比较困难，后期的档案编排管理也需要人工完成。而人事档案管理的信息化，能够显著提高档案管理的质量水平和工作时效性，能够推动企事业单位人事制度的不断改革，首先是从思想层面更新员工的理念，在人才选拔工作中有效应用信息技术，能够明显提高选拔的效率。同时，在考核机制中有效应用信息技术，能够不断提高人力资源的管理水平，提高人才创新积极性。通过实时性的信息更新，能够实现对员工的有效监督，进而有助于改善员工的工作积极性。
（二）不断改善纸质档案的保护水平，提高资源利用率。
人事档案是企事业单位中应用比较多的一种档案形式，在员工考核、人事调动等环节中具有重要的应用作用。人事档案的信息化管理为用人单位提供了有效的查询途径，能够不断改善人事档案管理水平，同时可以有效减少纸质档案所面临的损坏。信息化管理提供了一个有效的查询方式，可以从数据库中很快查询到所需要信息，进而能够提高工作的效率，降低资源的管理成本，提高资源的利用率。
二、信息化管理在人事档案存在的挑战
（一）基础设施配备不完善。
人事档案的信息化管理，能够显著提高人事档案的管理水平，需要高水平的信息技术作支持，因此，需要完善的基础设施配备。部分单位档案信息化管理的基础设施配备，存在严重不足，功能种类比较匮乏，严重制约着信息化管理水平的发展。
（二）未形成有效的监督制度。
在不少企事业单位中，尚未建立起有效的监督制度，未形成有效的认识，在人事档案信息化管理工作实施中，出现不少差错，不利于工作的有效实施。部分档案管理人员并未认识到人事档案信息化管理的重要性，也没有合理运用法律监督等方式，提高档案管理的安全性，使得实际的档案管理监管工作中存在有阻碍作用。
（三）数据库建设不完善。
部分企事业单位的人事档案信息数据库建设不完善，由于不了解认识档案信息数据库建设的具体内容，因此在数据库的具体建设中，数据信息的完整性比较低，或者信息数据的后期维护工作存在差错等问题时有发生。同时，信息数据库的建设中还有不少安全风险，例如计算机病毒、网络黑客等多种网络风险，未形成有效的风险防范机制。
（四）档案管理存在重录入轻管理现象。
在人事档案的信息化管理中，常常会出现重录入轻管理现象，数据管理普遍流于形式，未能及时发现问题、解决问题，导致信息数据存在更新不及时、不准确等现象。另外档案管理人员的专业素质水平直接影响到档案信息化管理的正确实施与否，不少档案管理人员缺少必要的专业知识，不具备所需的计算机操作技术，不利于人事档案信息化管理的有效实施。
三、人事档案信息化管理的改善对策
（一）完善基础设施的建设。
在企事业单位中，管理者应该重视人事档案管理工作，加大对基础设施的建设水平。基础设施的完善程度是信息化管理实施的必要前提，同时也是基本的技术载体，企事业单位应该在加大基础设施建设力度的同时，不断促进基础设施的维护，同时不断促进档案信息化管理的优化。
（二）建设完善的数据管理系统。
在利用信息技术的基础上，有效应用信息技术的优势，构建出完善的档案信息数据管理系统，同时利用网络技术实现对数据管理系统的实时监测与维护，不断促进数据管理系统的优化。企事业单位应该针对人事档案进行分类处理，并根据信息内容进行主题分组，以便提高档案信息的及时处理速度。
（三）推进数据库建设水平。
在人事档案的数据库建设中，应该保证人事档案内容的完整性基础上，构建内部档案信息管理平台。通过对相关设备稳定程度以及性能的实时监测，促进数据库建设水平的提高，进而不断优化数据库建设，构建出高效的数据库服务系统，提供多种人事档案管理功能。
（四）提高档案管理人员的素质水平。
采用多种培训方式，不断促进管理人员素质水平的提高。企事业单位应该积极举行相关的培训活动，同时针对培训效果，制定相应的考核机制，提高企事业档案管理人员的培训积极性。企事业单位的档案管理人员应该树立起正确的档案管理意识，培养专业素质，提高自身的管理水平。
四、结束语
信息技术在各个领域得到了广泛的应用，对人们的生活方式造成了较大的影响。事业单位的人事管理不断向信息化管理推进，提高了档案管理的质量水平，具有重要的应用价值，相关人士应该积极探索有效改进策略，不断促进档案信息化管理水平的提高。
作者：钟明娟 单位：山东省高密市社会保险事业管理中心
【参考文献】
关键词:数字化校园;人事管理系统;信息化
一、前言
近年来，随着数字化校园建设步伐的不断迈进，高校的各方面管理方式、途径也随之发生了一系列的变化。高职院校作为我国高等教育的重要分支，也在响应时代，逐步将数字化校园引入学校管理的各个层面上来。数字化校园构成了统一的用户管理、资源管理以及权限管理，把学校建成一座面向校内，同时又面向社会的一个超越时间和空间的虚拟性大学。建设数字化校园的目的是提高学校的行政管理效率，提高学校的教育教学水平，进而提高学校的整体办学实力及核心竞争力。
二、高职院校数字化校园人事管理系统建设的必要性
(一)高职院校人事管理工作的性质
人事管理工作作为高职院校行政管理工作的一个重要方面，由于管理基数庞大，往往具有信息量大、采集涉及面广，信息共享、信息关联程度高，数据时效性、一致性及准确性强等特点，其工作涉及广大教职工的选拔、培养和收入，直接关乎教职工的切身利益。因此，需要通过现代信息技术、网络技术来建立人事管理信息系统，以实现高职院校人事管理现代化进程，使管理更为高效、精细和准确，充分体现行政管理的公平、公开和公正。
(二)数字化校园的建设需要
人事管理系统建设属于数字化校园建设的一个重要分支。高职院校在建设数字化校园时，需先建设数据中心平台(即为数字校园的神经中枢，主要负责收集、处理和储存各类共享信息数据，并为全校提供信息共享服务的平台)，为人事、教务、科研及财务等管理系统提供基础信息，而人事数据作为教职工基本信息的载体，是数据中心平台构建的重要基础。
三、当前人事管理系统存在的问题
(一)缺乏信息资源共享，容易形成信息孤岛
目前，大多高职院校都实现了人事管理工作的信息化，但很多都只是一个独立的管理系统，没有结合学校其他管理分支进行数据共享和交换并形成一个完整、统一的管理系统。这往往导致学校其他应用系统的重复建设、重复投资，如人事部门对于全校教职工个人信息的管理与二级管理部门对本部门教职工个人信息的管理脱节，造成了各自的数据库的重复建设、管理，严重影响了学校的信息化建设和日常教学、科研等各方面管理工作。
(二)技术力量不强，专业水平有待提高
由于校园内部缺乏一只独立的专业技术队伍，无法承担数字化校园的建设工程，高职院校数字化校园建设往往是项外包工程，他们设计的信息系统实用性不强，也无法做到对系统的实时更新和维护，导致系统设计的不合理与低利用率，最终导致人事部门仍旧返回使用自己独立的信息管理系统。
(三)基础信息可靠性不高，数据冗余严重
由于信息数据都是人为录入，而且通常录入工作由一个人完成，缺乏多人核对或本人核实的步骤，同时在数据收集的过程中，也存在多头收集、重复收集、收集不及时等问题，这些往往造成数据存在误差，加上储存、处理的数据紧紧交织在一起，数据难以得到有效管理和使用，使数据冗余愈加严重。
四、高职院校数字化校园人事管理系统建设的对策
(一)管理层面加大重视，加强专业技术力量
高职院校数字化校园建设需要壮大专业技术队伍来进行支撑。学校管理层面应该重视信息技术骨干的进修、培训，引进这方面专业技术人才，建立一支技术能力强、业务水平高的队伍来确保数字化校园建设的顺利进行。同时还要对人事部门以及其他相关部门的工作人员进行培训，使他们能熟悉掌握该管理系统。
(二)整合基础数据，合理实现人事资源共享
将人事管理系统融入校园整体数字化建设中去，实现个人基础信息与下级有关管理部门的共享与更新，同时提供本人查看核实、提供变更渠道，提高数据的准确性和实时性，有效地节约数据共享与消除对数据的重复管理机数据的不同步等问题，达到整合信息资源，减少资源浪费的目的。
(三)增加系统安全评估，降低不必要风险
人事管理系统不同于其他管理系统，其牵涉教职工多方面的敏感信息，因此，管理员要设置不同权限，例如个人信息除本人外只能由人事部门以及下级师资管理部门的有关工作人员可以查看，本人如要变更个人信息，需在系统上递交申请，先由直属师资管理部门审核再提交人事部门进行审核变更等。
五、结束语
人事管理信息化是学校人事管理的基础工作，更是整个数字化校园建设的核心工作。因此，随着数字化校园建设的推进，我们应完善相关规章制度，制定人事管理系统建设的规划，明确目标，保证与学校发展方向一致，从而创造良好的校园虚拟环境。
参考文献:
［1］田越萍．高职院校数字化校园建设的思考［J］．产业与科技论坛．2014，13(21):249－250．
［2］王钱永．数字化校园中数据中心平台的研究［J］．中国教育信息化．2007，(11):14－17．
［3］徐凤亮，史斌斌．高校数字化校园建设的现状与探索［J］．中国现代教育装备，2009，(15):23－25．
[关键词：] “互联网+”；医院人事档案；管理
在医院有序运行和管理过程中，人事档案的管理是极其重要的一个环节，人事档案能够客观性、具体性描述医院每一位职工的客观状态、教育背景和工作经历，是医院领导决策层选拔人才的重要依据，因此要对医院人事档案进行认真细致的整合和归类。要求人事档案管理人员要从思想上认识到人事档案工作的重要性，在人事档案管理工作中积极肯干，从而提高医院的人事档案管理水平。但是由于人事档案管理工作类别较多、档案相关文件工作量大，管理范围较为大，难度也较大，医院人事档案管理中，纸质人事档案管理工作方式，已经不能满足医院在新时代的新要求。近年来，由于社会的不断发展，网络技术的不断兴起，“互联网+”逐渐应用于各行各业。因此医院人事管理档案应紧跟时代的脚步，积极应用“互联网+”，使医院人事档案网络化，提高医院内部的人事档案管理效率。
一、“互联网+”视野下医院人事档案管理的背景
（一）“互联网+”的兴起
随着社会不断发展和网络技术兴起，“互联网+”在社会不断推行，档案信息的检索和传统的纸质档案相比，具有更加便捷和快速的優点，面对大量的人事档案信息，能够以多种方式和手段对信息进行检索。传统的的纸质档案管理和相关服务，必须有人员的参与，效率低下，难以满足现今社会高效率快速发展的需求。面对传统的纸质档案材料落后于时展的现状，必须有紧跟社会发展形势，利用网络技术，加强对医院人事档案的管理，不断增强人事档案管理水平，对人事档案资料进行维护。同时加强人事档案服务多样化和细致化，满足全院职工的各类使用需求，积极实现信息共享，实现医院人事档案价值的最大化[1]。
（二）便利化搜索档案资料
通过使用网络技术手段，能够直接提高医院人事档案管理水平，使得医院人事档案资料向着网络化发展。可以借助网络技术手段，对人事档案中的图片、文字、数字等进行分类整合和存储，不断完善人事档案数据库，逐渐形成高效快速的人事检索系统，人事档案管理者可以快速完成人事资料的筛选和定位，提高了人事档案资料的利用率。在“互联网+”视野下，医院的人事档案管理必须要建立在网络技术的基础上，不再受传统的人工数据收集所限制，通过网络技术，将人事档案上传至电子端，可供医院领导决策层和工作人员进行辅助检索，使人事档案管理实现新的升级。
（三）多样化检索
在医院的行政管理中，人事档案管理的基础是信息资料的收集与归类整理，是人事档案的重要环节，能够影响人事档案管理的水平，与传统人事档案管理模式相比，“互联网+”视野下人事档案管理应用了电子信息技术和网络技术，拓展了人事档案检索的渠道，使人事档案收集的来源更加多样化，发挥了信息时代数据实时更新的作用。网络技术还可以使人事档案资料中，不仅局限于文字、数字，还可以以图片、视频等形式进行全方位记录，保证人事档案资料的完整性[2]。
二、医院人事档案工作存在的问题
（一）基础设施有待更新
现阶段，大多数医院对于档案管理的基础设施水平参差不齐，传统的硬件设施还在继续使用，这对医院内部的人事档案管理工作十分不利。一些档案管理人员没有重视档案“互联网+”网络化管理，没有使用先进的档案管理技术，导致人事档案管理效率低下。对于医院内部的档案管理工作来说，现代化的档案管理模式对计算机硬件和网络环境要求较高，人事档案管理相关工作人员要加强网络硬件和软件的环境建设，为人事档案管理工作提供有力保障[3]。在市场经济发展的社会背景下，各地医院在稳步发展，在这个过程中，人事档案的数量和使用频率也在增加，因此有必要完善档案管理制度来满足医院当前的人事档案使用需求[4]。
（二）人事档案管理理念落后
信息化时代，每个行业都意识到了信息技术的强大和必要性，但是社会的不断发展和进步，使得一些人事档案管理人员无法适应信息化的快速发展，导致人事档案管理人员对档案管理工作有着抵触情绪，工作效率低下。部分医院已开展现代化的档案管理模式，也有着配套的网络硬件设施，但是很多档案管理人员还是习惯于传统的人事档案管理模式，信息技术使用不熟练，对现代化的人事档案管理模式很难适应[5]。
（三）档案管理人员专业素养有待提高
档案管理人员是人事档案工作重要的一环，其工作涉及的内容主要有信息搜集、信息整理、信息整合、信息电子化等，各项工作之间环环相扣，要求档案管理人员有着较强的档案专业知识背景，有着较强的业务水平，具备较高的管理能力和责任心。大部分医院的现状为，档案管理人员对于人事档案相关问题研究不够深入，专业素养有待提高，对人事档案管理系统的使用不熟练，致使一部分医院的人事档案管理水平较低，不利于医院人力资源管理的长久发展[6]。
三、“互联网+”视野下医院提高人事档案管理能力的对策
（一）加大档案基础设施投入
在“互联网+”的社会背景下，医院决策管理层应从实际工作出发，设置合理的人事档案管理岗位，对人事档案管理的设施及时更新换代与维护，加强人事档案管理的环境建设，不断提高人事档案管理的业务水平。对于人事档案基础设施，相关岗位管理人员应结合日常人事档案管理的需求，选择合适的硬件设备和软件设备，因地制宜，制定出适合自身的医院信息系统软件，并进行档案资料网络化管理。在档案资源信息化管理的过程中，兼顾经济性、实用性原则，有效保护医院档案信息的安全，确保档案管理工作高效性和便利性[7]。
（二）加强人事档案管理人员的专业素养
医院具备了合适的硬件和软件条件，需要配备专业的人事档案管理人员。对于人事档案管理人员，需要有过硬的档案专业水平，积极进取的工作能力，认真细致的责任心，才能使档案管理工作高效运转。在实际工作中，档案管理人员不仅要有较强的档案业务水平，不断充实自身的业务素养，还要涉猎医学相关的理论和临床知识，同时能够熟练操作计算机，随着时代的发展与时俱进。随着“互联网+”技术的不断普及，档案管理人员要不断更新网络信息技术，将计算机网络技术真正用于人事档案管理工作的每一个环节中，使人事档案管理工作高效运转[8]。
（三）转变人事档案管理思想
网络信息技术的飞速发展，带动了“互联网+”的新发展，医院人事档案管理人员要意识到引进先进通讯技术手段的必要性和重要性，积极转变固有的老旧人事档案管理思想，不断创新，发挥网络信息技术在人事档案管理的优势。同时需要公立医院的管理决策层和人事档案相关管理人员的意识不断深化，树立人事档案管理规范化的意识，充分调动人事档案相关管理人员的工作积极性，对人事档案管理工作充满热情，对人事档案管理电子化采取认真负责的态度[9]。
四、结语
“互联网+”的理念在现今社会得到了广泛的普及，医院的人事档案管理工作也在积极推进引入“互联网+”的管理理念，紧紧跟住时展的步伐，使医院人事档案管理人员能够积极应对，不断提高自身业务水平和管理观念，不断充实自己，积极提高自身的档案管理专业水平和专业素质。医院也应加强对人事档案硬件设备的投入，为我国的医疗事业提供有力的后勤保障。
参考文献
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供电企业的人事档案管理工作中存在较多的问题，具体分析来看，主要是有四个方面的问题。首先，是人事档案管理制度方面的问题，供电企业的人事档案管理制度不够完善。这是由于企业本身存在人事档案管理意识淡薄的情况，企业的精力和资金投资过多地投放在生产经营上，长此以往，导致了供电企业人事档案管理制度的不健全、供电企业的人事档案管理不规范的问题。其次，是内容不完整、准确性不足的问题。供电企业的人事档案尤其是员工工资、职称、履历等的变动情况等材料的完整性不足，使得企业的人事档案未能很好反映当前情况，且有时也可能会给员工带来不可弥补的损失；目前现代企业人力资源管理推广使用的EPR系统和人力资源管控系统在人事档案管理方面起着越来越重要的作用，但在这其中也发现存在着部分职工人员的电子信息与纸质档案材料之间不相符的情况，这也为人事档案管理工作带来了问题。第三，是人事档案保管不严格的问题。一些企业的人事档案管理既缺乏专用的设备，又没有较好的保管条件，这极易造成人事档案的遗失，当需要用人事档案办理相关手续时，就会造成麻烦。最后，是人事档案管理信息化建设滞后的问题。虽然信息化随着网络信息技术的迅速发展成为了提高企业档案管理工作的有效途径，但还有很多供电企业的人事档案管理存在信息化管理工具、技术手段落后等问题，导致企业的人事档案管理不能很好地适应现代化的发展。
二、供电企业人事档案动态管理的完善措施
人事档案管理工作是企业人事工作中的重要组成部分，企业的人事档案管理不仅具有重大的社会价值，而且人事档案管理也能在企业制定决策时提供有力参考并促进人力资源的合理配置，其对企业的发展日趋起着关键的作用。供电企业的人事档案管理工作的存在和发展是企业内在、本质的需要，对企业的生存和发展有着重要的影响。因此，针对供电企业的人事档案管理，应突破传统的人事档案管理模式，选择先进的、科学的新路径，实现人事档案的动态管理。对此，可以从以下几方面入手。
1.完善、创新人事档案管理制度
在供电企业的人事档案管理工作中，要有效地改革不适应于新形势发展的规章制度，消除传统管理方式的弊端，及时建立更为先进的、科学合理的人事档案管理制度，使企业的人事档案管理更具规范化、合理性和有效性。完善人事档案管理制度，供电企业需要依据人事档案规范化管理的需要、结合人事档案管理的工作实践，制定并完善企业人事档案管理各项档案的管理规章制度，并要根据员工档案的内容、档案标准等对企业职工的人事档案资料进行规范的分类整理以及更新工作，并提高纸质档案与电子档案管理的同步性，最终实现人事档案管理的标准化、规范化和完整化。
企业也可以建立起专业化的人事档案管理机制来进一步完善人事档案管理制度，不断增强企业人事档案管理的软、硬实力。最后，还可以建立完善的人事档案开发利用机制，即结合企业的实际发展情况、充分利用计算机网络建立起适合企业自身实际发展需要的人事档案管理检索系统和一个完善的咨询服务体系，以实现人事档案管理的价值、档案管理的目标，并实现人事档案管理系统与外部的企业人事档案管理环境之间的有效地沟通和联系、实现人事档案的动态管理。对于供电企业的人事档案管理，还需要增强企业的创新意识，创新管理模式。要着眼于形势的发展、制度的更新，不断更新、改进工作的方法。在企业的人事档案管理工作进行过程中，档案管理相关工作人员要积极创新，寻求有效的方法解决管理工作中出现的问题，以促进人事档案管理工作效率及水平的提高。
2.重视加强人事档案管理的信息化建设
随着计算机信息技术的发展，在供电企业的生产经营活动中也越来越广泛地运用到计算机网络技术。重视加强计算机网络技术在人事档案管理当中的运用以及其信息化的建设，是实现供电企业长远发展的必要选择。对于企业的人事档案管理信息化建设，需要正确认识这项工作的必要性，供电企业要认识到企业人事档案管理的信息化不仅是提升人事管理效率的必然选择，也是提升企业核心竞争力的重要手段。要加强供电企业人事档案管理的信息化建设，企业要做好三个方面的工作。第一方面，是建立起完善的人事档案管理网络，为实现人事档案管理的信息化建立基础；第二方面，是建立并完善人事档案管理的运行机制，保障工作的顺利进行；第三方面，是要加强企业人事档案数据资料的收集管理工作，对此要实现人事档案管理工作流程的数字化、保证数据资源的及时更新以及人事档案的资料的完整性。只有做好这三个方面的工作，才能更好地实现供电企业人事档案信息化的管理。
3.加强人事档案管理队伍的建设
对于供电企业的人事档案管理工作，需要大力宣传其的重要性，以引起人们足够的重视。同时，也要提高相关人事档案管理工作人员的素质、加强培训提高他们的能力，以使其可以自如运用数字化、信息化手段来进行人事档案管理，更好地服务企业。
三、小结
【?P键词】干部档案管理；多媒体信息网络系统；必要性；方法
近年来，我国大大加快了各项工作的信息化进程，而新时期人事工作更应该走在前面。采用现代化、科学化的手段做好新时期的人事工作，可以更好地服务于以经济建设为中心的社会主义现代化建设，这不仅是新时期人事工作的需要，同时也是国家信息化工作的必然要求。
一、多媒体信息网络系统构建的必要性分析
通过构建干部档案管理多媒体信息网络系统，干部管理部门能获得更为直观且全面的干部信息。实际上，该系统的建立，不仅能够使我们迅速获取干部的各方面档案资料，包括简历、思想、特长、政绩、素质等，同时还能够借助影像资料对干部的生活作风、学习能力、工作能力等进行全面了解。借助于该系统，领导阶层能够实现对干部综合素质的客观且全面的评定。在建立多媒体信息网络系统之后，一方面可以更加准确、快速地获取干部个人情况包括简历、思想、特长、品德以及业绩等，另一方面可以查询其日常学习、工作以及生活方面的情况，其资料可包含录音资料和视频资料，更具全面性。除此之外，该系统的构建还可以通过信息共享促进工作效率和工作质量的提高。通过网络信息共享，有助于避免各部分对相同信息的重复录入，并且更新也可以同步，有助于提高信息的时效性。
二、多媒体信息网络系统构建的方法分析
（一）对应用软件进行规范。为了达到信息共享，建立统一的信息系统和使用标准规范的软件是必须的。为此，中央组织部制定和颁发了全国组织干部人事管理信息系统《信息结构体系》，它是为实现干部信息的标准化及大范围内的信息共享，按照人员管理及机构管理中科学的信息流程制定的，不仅具有较高的标准化、规范化程度，而且具有总揽全局的权威性。因此，必须选用中央组织部推行的、建立在《信息结构体系》基础上的系统软件，否则会造成数据结构混乱，使上下级数据无法沟通与共享。不但是信息体系与软件，系统所涉及的其他应用项目也应当建立在相关的标准之上。如文本、照片、声像等的采集与报送都应该制定和遵循相关的标准，减少转换与重新制作的难度，这也是信息共享及上下沟通的必要条件。
（二）积极应用先进电子信息技术，使信息系统具有完整性。多媒体信息网络系统是以网络平台为基础构建的，而网络技术具有先进性，包含了多种技术，例如多媒体、数据库以及网络安全防范等。要想构建完善的干部档案管理多媒体信息网络系统，必须要做好以下几个方面工作：一是构建干部信息数据库，这是信息系统的基础。该数据库包括两个板块，分别为多媒体信息数据库和文字信息数据库，并且两个部分的内容都要丰富，能够将干部每个方面的信息都涵盖在内，从而使其应用范围更加广泛。多媒体数据库是信息系统构建的一个难点，这主要是由于视频数据和图像数据的容量都比较大，调用速度比较慢，并且在管理方面的难度要大于文字。若只是采用文件方式来存放，难以满足档案管理中对数据的调用、管理、存储以及更新等需求。因此，从长远发展需求来看，采用多媒体数据库对于提高数据存储效率和管理效率都具有非常重要的意义。二是做好软硬件技术和设备工作。高性能的设备和先进的多媒体技术是使该信息系统达到最佳应用效果的基础。例如，在照片、音频以及视频等的采集中，都需要保证较高的质量才能进行后期制作，提供更加清晰和逼真的效果，并且也便于长期保存。
（三）信息系统的构建需要有计划、分步骤、分阶段。干部档案管理多媒体信息网络系统的构建必须要做好相关计划，将其分为不同步骤和阶段，并按步骤执行。实际上，为了实现多媒体信息系统的阶段性、步骤性，则必须要做到以下三点：其一是要明确系统框架，这部分主要包括建立高速网络、录入数据资料、应用软件选择。要求三个环节同时着手展开，并同一时间完成。其二则是对系统进行完善，在日常应用中不断完善和改进系统，从而提升系统的应用价值，使其能够更好地配合工作。
（四）重视应用、全员行动。干部档案管理多媒体信息网络的构建目的在于应用，因此其建设必须要保证其实用性与服务性。而在进行干部信息网络系统的筹建时，往往会涉及到内部的诸多部门，不仅需要涉及到干部的工作领域，同时也需要征求干部管理部门的意见。因此，若要加快推行干部档案的网络系统构建，则必须要做到全员行动。而全员行动则能够很好地推动干部档案管理的采集与录入，从而使信息网络构建的速度有所加快。
三、总结语
现代社会，生活节奏、经济发展不断加快，为了能够更好地服务于社会发展，政府部门必须要适应现代化快节奏，努力构建干部档案管理多媒体信息网络系统，从而提升政府部门的管理效率和管理水平。如此一来，干部的行政办公能力将会得到极大增强，避免了以往人动以及档案变动所带来的不利影响，实现了干部档案管理的安全性、科学性以及高效性。
关键词：军队 人事管理 信息化 网络化
一、加强军队人事管理信息化建设的意义
当前，我国军队正在深化人事制度改革，取得了可喜的成绩，但是，由于种种原因，军队人事制度还存在着一些弊端，如部分干部和士兵在不同程度上有 “坐铁交椅”、 “吃皇粮”思想，这需要加快军队人事管理信息化建设的进程。传统的军队人事管理主要是以“管事”为中心，注重的是控制与管理人，属于行政事务式的管理。而现代人事管理思想提出要以考核和激励为手段，注重对人力资源进行有效开发，实现最优组织绩效。这是以人为本思想在组织人事管理的具体应用，远远超出了传统的人事管理范畴。传统的人事信息资源大都是以纸为载体的实物资源，不便携带，同时由于保密等原因，对其利用率不高，只有在必要的时候才会用到它们，属于“被动”的利用。实现人事管理信息化后，各种人事信息资源以磁信号和数字信号的形式出现，在做好保密的前提下，能够非常方便地进行查询和使用。而且还能运用人事管理信息化系统，对人事信息资源进行分析整理，做好人才分析和预测，为进行人力资源战略管理提供可靠资料。此外，军队人事管理工作内容繁杂、体系庞大，千头万绪，却又牵涉到广大干部和士兵的切身利益，不能有半点马虎和懈怠。加强人事管理信息化建设可以更好地理顺人事管理工作的各项流程，使得人事信息、业绩考核、薪酬管理等各项模块有机地统一起来；可以规范人力资源管理的各个业务流程。
二、军队人事管理信息化面临的问题
1.对人事管理信息化建设重视不够。部分领导如“局外人”般对待人事管理信息化建设，不主动了解，不加以重视，对其必要性认识不足，行动上缺乏动力。这种认识上的不足必然导致在推进信息化建设的过程中出现一些消极的行为。如对人事管理的认识还只停留在日常性、事务性阶段，对战略性人事管理信息化建设重视不够；或者往往把人事管理信息化建设理解为利用信息技术设计一个考核体系，或者建立一个薪酬系统，而不对管理模式进行全方位的配套改革，客观上造成军队人事管理信息化建设“说起来重要，抓起来次要，用起来需要，忙起来忘掉”的现象。
2.过分追求大而全的“完美”软件。有的人以超前的思维对待人事管理信息化建设，让各个业务部门按照工作需求的方式汇总信息化建设需求，然后按照这些需求去进行建设，总想找到一套大而全的“完美”软件，追求一步到位，结果往往是各部门室都会提出许多个性化需求。因为大家都想着要趁这次机会把需求提全，使所有工作都达到信息化。事实上，由于经费、技术等因素的制约，有些军队连基础数据库都还没有建立起来，仍处在信息无法共享、各自为政的阶段，虽然想要一步到位，但行动上却远远落后。
3.建设过程中各自为政，重复建设现象严重。在人事管理信息化建设过程中，还存在部门各自为政、重复建设的现象，缺乏统筹规划和协调。由于管理职责不清，分工不明，常常为了单一的人事管理事务单独建一套数据，信息资源呈“离散型”。突出的表现为人事基础信息的各自为政，在军队管理各部门中均拥有各自的人事基础信息库，同时各自对信息库进行维护。
4.人事工作人员信息素质高低不一。对于人事管理信息化建设来说，人事工作人员信息素质具有至关重要的作用。因此，对军队人事工作人员的素质提出了较高的要求。但是，纵观军队人事工作者队伍，呈现水平参差不齐的特征。整体文化水平、技术程度距信息时代的要求还存在不小的距离；信息工具运用能力程度也不很高，习惯于传统的信息建设、管理和信息交换的方式方法；在思想观念上还没有跟上信息时代的发展；不能对数据进行深层次分析，无法为科学决策提供必要的依据，这种状况势必影响军队人事管理信息化建设的进程。
5.欠缺规范，准确性不高。不能及时准确地提供可靠的统计报表和相关分析数据，制约了管理层决策的及时性和准确性。管理职责不清，分工不明。常常为了如薪酬调整、人员变动等单一的人事管理事务单独建一套数据，人事管理信息冗余，最突出地表现为多头建立各自的人事基础信息库。导致各自对信息库进行维护，信息的准确性、完整性、一致性、时效性难以保证。这就造成了人力、设备资源的严重浪费。工作也难以理顺，效率低下。
三、加强军队人事管理信息化建设的对策
1.思想上要高度重视人事管理信息化建设。领导认同和重视是军队人事管理信息化建设取得成功的有力保障，人事管理部门主动、积极的工作是其不断推进的助力。领导的重视能为人事管理信息化建设提供必要的权力保障，可以在政策、资金、人力、技术等方面给予重点扶持，在管理理念和管理方式方法的变化、组织机构和岗位调整等问题上能够统一步调，同心协力，有效调度各方面的力量。人事管理部门的重视有利于做好人事管理信息化建设的具体事务，推进信息化建设的发展。如认真做好系统的维护和管理工作，掌握各种数据的加工与处理的方法。深入挖掘和发现有用信息，为军队的人力资源规划、决策提供科学、可靠的信息。
2.立足实际，循序渐进地推进信息化建设。人事管理信息化一定要立足实际，循序渐进，注重实效。目标不能定得过高，不能追求一步到位，要有步骤、分层次进行，先打基础，后谈应用。首先要做好信息收集、存储工作。人事管理信息的收集、存储是人事管理信息化建设的前提。因此，在启动阶段，必须全面收集所有人的有效信息，认真核实，确保信息的完整性和准确性。其次，要建立人事管理信息数据库，提高人事管理的工作效率，使军队人事工作者有更多的时间考虑如何提升人事管理水平。最后，要加快军队人事管理信息网络化建设，实现人事管理业务的现代化、规范化、流程化。要积极开发人事工作服务软件，将人事部门从传统的人事工作中脱离出来，并利用网络建立自助服务系统，完成三步走的过程，即人事信息数据库-人事信息网-局域网建设。
3.加强人事管理信息化队伍建设。在人事管理信息化进程中，信息系统只是管理的辅助工具，其价值的大小，最终取决于人。没有一流的人事管理队伍，就不会有一流的信息化水平。在人才的拥有方面，军队虽然有来自五湖四海的新新青年，他们聪明智慧，对电脑和网络具有得天独厚的优势，但是真正精通信息化技术的人事管理人才还是比较匮乏，有的是只懂信息技术，不懂人事工作；有的只会人事工作，而没有掌握信息技术。因此，军队要大力培养复合性的信息系统管理人才，要不断加强人事工作者信息技术培训，有针对性地设计培训方案，在培训内容上做到人事管理与信息技术应用并重，增强培训的实效性，造就一支具有较高水平的信息技术应用能力和人事管理能力的人才队伍。
4.加大人事管理信息化建设投入。俗话说，兵马未动，粮草先行。加快军队人事管理信息化建设的进程，需要财力、物力的保证，其中经费的保证是很重要的因素。在目前军队经费偏紧的情况下，要采取国家投入与学校投入相结合、校内投入与社会支持相结合的办法，积极筹措人事管理信息化建设资金，确保项目的顺利实施。同时，军队可充分发挥自己在信息学科方面人才和科研的优势，加快推动人事管理信息领域科研成果的转化。建立新的经济增长点，把人事管理信息化建设引入良性发展的轨道，促进军队人事管理信息化建设健康地发展。
参考文献：
随着现代信息技术的高速发展和国际互联网络的建立，我们迈进了一个全新的网络时代。为充分利用现代信息技术的成果，使医院档案工作从传统工作模式向电子化模式发展，强化和提高档案收集、整理、保管和利用等各环节的手段和效率，跟上社会信息电子化发展的步伐，为经济社会各项工作提供优质、高效、便捷的服务。
1 目前医院人事档案管理现状及存在的问题
1.1人事档案管理现状及存在的问题
目前医院人事档案管理仍基本上沿用几十年人事档案的基本模式，其偏重静态性资料描述、注重历史性和过去时的记录、不具公共性和共享性、不能动态反映个人信用状况等缺陷。传统档案管理方式的弊端在电子科技日趋发达的今天，变的难以适应现代化的办公快速、便捷的要求：第一，查询效率低，当前的人事档案中有相当材料如各级表彰、外出进修等档案多保管在各职能部门，遇到归档或查询问题时，工作量大，劳动强度大。档案员要经常往返于各职能部门和库房之间，有的人事档案材料上百页，为了防止丢失，查阅前后都要核对页码、内容。第二，档案安全性难以保证。由于直接对原始资料查阅，为防止查询人员对原件的毁坏、涂改，要派专人负责陪同。即使发生档案损毁这种情况，由于没有备份也无从查对，将承担不必要的损失。第三，归档困难。由于资料的变动（增加或更新），如年度考核、医德医风考核、学历变更等以及多卷相关档案同时查询的情况时有发生，不可避免地发生归档错误。一旦出现此类问题，就有可能将上千卷档案从新整理，牵涉大量的人力、物力。归档的频繁，导致工作人员从事大量的体力工作。第四，管理困难。由于档案都是整卷归档的，有时只能查部分内容，但难免将一些不应查阅的内容被阅，很难控制。大量的纸制文档，只能手工建立索引数据和登记，无法体现出档案状况，缺乏一套对档案出、入库记录和档案变动的管理系统。
1.2档案信息电子化管理存在的问题
档案信息电子化虽然能使档案部门能够更好地提供优质服务和提高工作效率，档案信息资源得到更充分的利用，但是在认识档案信息电子化好处的同时，我们也应清醒地认识到，档案部门面临着严峻的挑战：
1.2.1原始性及真实性的问题。
电子文件的原始性及真实性的问题集中在以下几方面：（1）电子文件可以被原样复制，也可以被改动后而不留痕迹。（2）电子文件的真实性保证是伴随其生命始终的不间断过程。（3）电子文件与载体相分离，使其信息的原始性和内容的真实性的衡量标准带有相对性。随着侧重点不同、技术基础不同，使不同部门对电子文件的真实性认定标准出现了不同的定位情况，从而使对真实性的确认带有相对性。
1.2.2通用性问题。人事档案工作和人事信息工作相辅相成，密不可分。人事档案往往是人事信息的主要来源和主要记录方式，人事信息的主要内容与人事档案的原始记录也应是一致的。随着人事档案管理信息化程度的不断提高，这两项工作虽然不能等同替代，但很多具体项目是重复的。在现代人事管理模式中，无论是各级组织部门还是基层单位，人事档案工作和人事信息工作都是相对分离的，分工也很明确，有的还隶属于不同的职能科室。由各级各部门开发的人事信息软件和人事档案管理软件很多，两类软件一般都包括了人事信息和档案管理信息，但侧重点各不相同，信息转换或共享又有困难。 会造成人事信息失实，影响人事工作的正常开展。另一方面，档案管理系统中的主要数据来源于人事档案，而且一般采用随时维护的形式，在材料归档的同时就要更新信息，具有真实性、权威性。但由于多数单位已有了人事信息系统，档案管理系统中的人事信息往往不被重视，利用率低。档案工作公共服务平台建设需有一个统一的标准，如果各个档案部门各自为政依照自己的标准建设平台，如财务部门工资软件与人力资源信息管理软件不同，不仅浪费大量的资金重复建设不兼容的平台，也为医院将来整合各科室档案信息资源带来的困难，得不偿失，所以尽快由上而下制定一个统一的平台标准显得至关重要。从长远角度看，如果标准不统一，以后各部门之间进行信息共享或联合开发，就很可能由于数据库结构的差异带来不兼容的问题。
1.2.3凭证价值问题。电子文件是计算机文字处理系统中的最后一个文本，没有草稿与印稿的区别，也没有正本与副本的差异，甚至文件与档案之间很难划定一条人为的界限。电子文件本身固有的原始信息的可变性和不稳定性及人们对其可靠程度的不信任和矛盾心理，目前难以成为合法的证据。
2 开展人事档案的电子化管理工作的必要性
2.1新时期人事工作的迫切需要。进入新世纪以来，运用现代化、科学化的手段做好新时期人事工作，更好地为现代化建设服务，这是新时期人事工作的迫切需要，也是信息化工作发展的趋势和必然要求。只有进一步加强计算机应用工作，才能档案工作更好地为人事工作服务。
2.2已具备了物质条件设施
现在各大医院的网络已基本上实现了宽带化，绝大部分都实现了电脑化办公。这为实现人事档案信息电子化管理提供了物质基础。而电子档案的软件技术及相关管理办法的研究不断深入，也为人事档案信息电子化管理提供了技术上的保障。在现有的设备基础上增设相应的档案存储、管理软件、数据库软件及相应的设备，即可实现电子化档案管理。
2.3人事信息规范的需要。在日常管理中，形成了大量的信息，这部分信息绝大部分是用手工管理的，不仅耗费时间长，重复劳动多，工作量大，效率低，而且由于手工管理，就不可避免地造成了不同部门之间的信息闭塞，使信息内容不规范，信息系统流程不科学。要改变这种状况，就需要用现代化工具管理干部信息，不断提高信息的规范程度与利用率。
2.4提高人事档案管理水平的需要。随着经济体制和人事制度改革的不断深化，人事档案管理也应不断提高科学管理水平。这就要求我们去积极探索人事档案管理工作的新路子，建立起与经济体制和人事制度改革相适应的人事档案管理模式，采用现代化管理手段与方式来管理人事档案，更好地发挥计算机在档案管理方面的作用，实现规范化、网络化的管理方式。
3 进一步规范人事档案的电子化管理
3.1人事档案管理与人事信息管理同步化，是实现人事档案计算机管理的合理模式，要推动人事档案的计算机管理，有必要建立人事档案与人事信息同步化管理的合理模式。在档案工作与人事信息工作的有机结合的基础上，可将档案管理与人信息这两类系统合二为一，开发推广全国统一或较大领域统一的人事信息管理系统，实现人事档案基础管理工作一信息开发利用工作的同步化管理。这样既能减少工作环节和重复劳动，提高工作效率，又可保证信息的准确、完整和新鲜，提高信息资源的利用率。
3.2强化制度化建设规范人事信息管理
因硬件故障、病毒感染、操作失误等原因造成数据丢失、损坏的现象不可避免。加上档案工作人员计算机水平有限，如不及时进行数据备份，一旦发生问题数据难以恢复，损失很大。同时，计算机管理带来了信息维护、磁盘等载体的保管保密等一系列的新的问题。如通过网络实现远程查档，更要面临系统安全的巨大挑战。档案工作是一项保管保密要求高的特殊性工作，在这一领域应用计算机技术，建立全面、规范的管理制度是不容忽视的问题。规范操作程序，对保密等相关问题提出明确的要求。制订更为全面规范的人事档案计算机管理制度，使档案工作人员有据可依，最大限度地减少管理上的漏洞。
3.3提高档案管理人员技术水平
由于缺乏有力的约束机制，各单位档案管理人员配备普遍不足。实行计算机管理要求在较短时间内建立数据库，并在日常工作中及时信息维护，档案管理人员的工作量明显加大，计算机管理带来的工作效率的相对提高还不明显。使用档案管理系统使人员配备不足的矛盾更为突出。多数单位只能在集中整理档案期间借用人员使用档案管理系统。要不断加强档案管理人员的业务培训，提高管理人员的计算机应用水平。
3.4加强电子文件归档管理。单位档案部门要根据档案管理的要求，加强对电子文件积累、鉴定、著录、归档等工作的监督、指导，确保电子文件真实、完整、有效，上级主管单位进行电子文件归档管理的试点工作，及时总结、推广经验，引导、规范机关电子文件的归档工作。同时加强电子档案接收、保管、利用的技术方法及网络环境下电子档案接收的研究，并根据工作实践制定电子档案管理办法。一些管理软件运行环境要求高，要进行适当的投入。同时，档案工作的高度保密性要求配备专用的电子设备，并由专人管理。各单位可根据自己的实际视情而选用合适的信息化管理模式。
