时间：2023-10-05 15:56:35
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇人事档案管理数字化，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
数字化技术的不断发展推动了医院人事档案管理工作的进展，并为医院人事档案管理工作提供了良好的催化剂，促进医院人事档案管理工作与社会发展的同步对接。下面，笔者就针对医院人事档案管理对数字化信息的应用情况发谈一谈自己的体会。
一、现阶段医院人事档案管理的情况
1.人工操作效率低下
医院的人事档案主要用于对医院工作者的基本情况进行记录，能够真实全面地反应医院工作人员在学习、工作以及生活等方面的真实情况。在人事档案管理的人工操作模式当中，必不可少进行转抄操作，而人为失误是不可控制的一种风险，一旦在转抄过程中出现错误，后续就需要通过多个复杂的程序来进行修复或补偿，这样又降低了管理效率。此外纸质档案具有易损坏性，对人事档案管理的规范化、系统化具有极大的不利影响。
2.对人事档案管理资料的利用率较低
大部分医院并没有真正意识到人事档案管理的重要性，虽然对其进行妥善保管，但是却没有真正利用起来，而纸质人事档案的管理需要巨大的场地空间，这就在很大程度上提高了医院的管理成本。再加上医院需要定期对档案进行整理或清理，这也会对纸质化人事档案产生损害。
3.档案管理信息化水平不高
纵观我国医院人事档案管理情况来看，大部分医院并不具备完善的基础设施以及软件资源，相对于临床科室来说，档案科在硬件以及软件方面的设施情况都更为落后。信息基础也不够牢固，无法与现代化技术的发展步伐相适应，因此手工操作也逐渐成为了阻碍医院人事档案管理工作发展的一大要因。
二、如何基于数字化信息技术完善医院人事档案管理工作
1.提高医院数字化人事档案管理意识
医院必须保持全院上下员工思想上的统一性，提高人事档案数字化管理的意识，构建并完善医院人事档案管理机制，在医院内部推行三层管理模式，从根本上调动起医院人事档案管理的积极性以及灵活性。
2.充分运用数字化信息技术促进认识档案管理工作的完善
数字化信息技术中所涉及的一切技术都是基于信息科学理论以及方法而实现的，是一种对人类信息处理功能进行拓展而形成的功能。医院在进行信息化建设的过程中充分运用人力资源，可以刺激服务能力的提升，从而提升医院人事资源技术应用方面的可操作性。
3.创新医院服务模式
对于档案管理工作来说，对所管理的档案资料进行利用是其最终的目的。医院在开展人事档案管理的过程中不仅需要覆盖档案查询、档案调取等服务，还应在坚持保密原则的基础上登录相关网站完善档案数据信息，并进一步提升人事档案信息的共享性。
4.加大队伍建设力度
医院的人事档案管理工作始终都无法脱离高质量人才队伍的支撑作用。医院应定期组织人力资源科进行业务相关学习、培训以及实践等活动，以此来提高他们的理论水平以及实践能力；此外，还应优先分配一些熟练掌握计算机操作技能、具备高度工作责任感的员工从事人事档案管理工作。在此过程中还应关注的是，医院应控制人事档案管理人员的流动率，确保该岗位工作人员的稳定性，不要轻易变更岗位。
三、数字化信息对医院人事档案管理的重要意义
1.提升医院工作效率
电子档案能够实现实时更新、修改以及作废，改变传统纸质档案管理过程中无人问津的尴尬局面，赋予医院人事档案资料更高的时效性，提升医院整体的工作效率。
2.保存难度降低
传统的纸质人事档案在保存上存在极大的难度，随着时间推移很容易出现损坏、遗失等现象，而数字化电子档案能够通过电子文档的模式储存在计算机系统当中，保存时间极长，且不容易被损坏。
3.信息储存内容覆盖面更广
电子储存媒介具有空间大的特点，因此医院在储存人事档案信息时不必再因为储存场所不足而出现选择性保存的现象，所保存的人事档案信息可以包含员工在工作、学习以及生活的方方面面，极大地提升了信息储存的全面性。
4.促进医院考核的公平公正性
纸质档案在阅读的过程中需要耗费极大的经历，因此在阅读考核内容时往往不会进行全面阅读。数字化电子档案具有公开、透明的特征，任何与员工考核有关的评价结果都是通过数据形式来呈现的，可以让查询者一目了然，从而促进了员工考核工作的公平公正性，使人事档案信息变得更加真实、可靠。
5.信息获取速度加快
在纸质人事档案管理模式下，人事档案的调取需要花费较多的时间，而数字化技术的应用则有效地解决了这一问题，使这些辣手的问题得到了充分解决。在电子人事档案系统中，系统会根据所储存的人事档案自动生成查询目录，查询者只需要点击相应的按钮便可以很快地获取自己需要的档案信息。
四、在医院人事档案管理中应用数字化信息技术需要注意的安全防范对策
1.提高档案管理工作人员的安全防范意识
数字化人事档案管理模式虽然具有很大的优势，但是在安全上面也存在一些漏洞，尤其是在现代化计算机信息技术的不断发展下，各种病毒木马日益猖獗，档案管理工作人员在日常管理过程中应加大防范力度，提高此方面的嗅觉能力。医院也应加大相关网络安全的培训力度，要求员工具有高度的保密意识，对于一些机密性档案文件必须加大保护力度，定期进行系统杀毒，确保数字化人事档案管理系统的正常运行。
2.完善人事档案管理制度
要想全面确保数字化人事档案管理系统实现安全、稳定的运行，就必须制定完善的规章制度用于约束，具体可完善人事档案管理制度中的责任制，明确每一名工作人员的职责与义务，将具体责任落实到个人。此外，还应定期对系统进行维护及升级处理，对于其中一些关键数据做好备份工作。
参考文献
[1]吕慧萍.医院网上招聘系统数据在人事档案数字化管理中的应用[J].档案天地，2013，（5）：49-50.
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[3]郭英.论信息技术在人事档案管理中的应用[J].齐齐哈尔大学学报（哲学社会科学版），2012，（5）：125.
一、当前医院人事档案管理工作的现状及问题
（一）管理载体传统老旧
“无纸化办公”的新风已在强调节约公司成本和追求现代科学管理的现代公司的拥护下发展良好，但作为事业性质的医疗机构，尤其是属于国家事业单位的公办医院，财政支持使其对于办公用纸这类“小事”觉得不值一提。当前还有很多医院的人事档案管理材料为纸质材料。纸质材料的制造成本和使用成本都很高，且不易保存，多年之后质量会大打折扣。
（二）管理路径不够通畅
档案管理涉及各行各业，尤其是人事档案设计的范围更广，在电子技术飞速发展的时代，档案熟悉花管理也成为必然。由于纸质材料的信息传递单一性，纸质材料的信息只能通过人工转移、物物交接甚至需要亲自抄写的传统方式传递，因而其管理路径不够通畅。
（三）管理意识稍显薄弱
人事档案管理中的重要一环便是管理意识，由于人事档案管理不具有直接产生经济效益的作用，其隐性的对于组织的帮助又不容易被察觉，因此人事档案管理岗位总是备受冷落，单位对于管理意识是薄弱、落后且不易进步的。
（四）管理人员素质较低
首先，医院的人事档案管理人员在聘用上属于能力较弱型，扮演着“文件袋保管员”的角色，工作能力、工作效率较低；其次，医院对于人事档案管理的忽略直接导致人事档案管理人员积极性不高，工作思想散漫，在新型人事档案管理方法出现时很少主动学习。
（五）管理效率严重低下
综合以上几点，当前大部分医院的人事档案管理还处在“人—纸”阶段，绝大多数工作都是人工操作，传递性差，准确性低。查询、转移、归类、审核的过程中经常出现“一步错步步错”的情况，甚至造成人事档案损坏，严重影响人事档案管理效率。
二、医院人事档案数字化管理的基本要求
21世纪是数字化信息时代，利用数字化信息开展医院人事档案管理工作可以在传统人事档案管理出现的严重病症上补一剂良药。数字化信息开展工作既要求被管理物的数字化，更要求管理者的数字化，因此，利用数字化信息开展医院人事档案管理工作对人事档案管理的双方主体都提出了更高的要求。
（一）医院人事档案管理者的数字化
俗话说“事在人为”。倘若配备先进的管理设备而没有先进的管理人才同样达不到预期效果，因此要先将医院人事档案管理者数字化。目前我国医院人事档案管理者老龄化严重，计算机水平普遍较低，很多尚处于只会开机、打开文件夹和网页的阶段，因此要及时更新换代，培养、储备档案管理和计算机水平都较高的复合型人才。
（二）医院人事档案设备的数字化
与医院人事档案管理者的数字化相比，设备的现代化要求看似比较容易，其实不然。科学的管理系统、管理软件的重要性众所周知。要积极引进先进的管理设备，只有提高人事档案管理的客观条件方能提高水平。
（三）医院人事档案与管理者二者的数字化信息标准统一化
数字化信息的有效利用一定要建立在标准统一的基础上。比如数据库标准统一化有利于医院科室之间、部门之间、院所之间的数据体系更完整；应用技术标准统一化有利于整个医院人事档案技术处理可以做到无缝衔接；管理标准统一化有利于医疗体系人事管理系统之间的相互交流；信息统计标准统一化有利于进一步提高医院人事档案管理效率。
三、医院人事档案数字化管理的实现路径
（一）打开思想，改变思路，高度重视
当前医院人事档案管理工作的传统老旧很大程度上归结于医院对于人事档案管理工作的不重视，忽视了人事档案管理工作对于一个组织的隐性能量，故而对其软硬件、人工的水平和素质要求偏低。改变这种情况必须要从思想抓起，人事档案是医院的宝贵财富，提高医院人事档案管理工作的思想重视程度，对于其工作的需求提供必要的条件。
（二）新老交接，提高标准，培养人才
老一辈医院人事档案工作者的确在之前多年的工作中贡献过卓著力量，对他们给予充分肯定的基础上也要看到时代在发展，科技在进步，长江后浪推前浪的现象已经逼迫医院的人事档案管理水平需要高水平、高素质、专业化的管理人员为我们的管理工作添砖加瓦。要对医院人事档案管理工作岗位提出更高的工作要求，提高医院人事档案管理工作人员的综合素质。可通过专业人事档案管理培训来提高人事档案管理人员的专业素养，包括新时期人事档案管理的专业知识、计算机操作、业务技能和信息安全学习，其中计算机操作即使最基础的要求也是最关键的技术手段核心，努力培养合适的新型人才。
（三）两件更新，两手都抓，两手都硬
硬件和软件的科技含量和技术含量直接关系医院人事档案管理工作的水平高低。人事档案信息数字化管理对计算机核心技术的依赖性较高，硬件设备和软件系统的匹配同样不容忽视。首先，要加强对人事档案信息的环境管理，信息技术和计算机软件对外部环境有一定要求；其次，科学技术更新换代的速度非常快，计算机软件必将经常更新。然而软件技术的更新却有可能与硬件设施不匹配，从而导致原有数据的流失，不利于人事档案管理。
（四）队伍建设，注重安全，注意稳定
建设一支高水平、高素质、专业化的医院数字化信息人事档案管理工作团队实属不易。队伍建设前应确保数字化信息岗位人员的安全意识是否满足岗位要求，数字化工作是一项充满安全保密性的工作，需要团队的整体性和安全性；其次，由于医院属性较为特殊，人事档案管理队伍建成之后尽量确保管理人员的相对稳定，在不必要换岗和流动的前提下尽可能保证医院人事档案人员的相对稳定，既有利于熟悉业务，又有利于队伍的稳定性。
四、实现医院人事档案数字化管理需要创新
现代化人事档案管理需要新的人事档案管理模式.基于建立国家人事档案管理中心的构想,本文提出了未来人事档案管理“三位一体”模式,即国家人事档案管理中心集中进行传统人事档案管理、数字化人事档案管理和人事档案网络共享管理。
（一）建立医院人事档案数字化管理云数据库
《关于改变传统人事档案管理制度的建议》早在07年就被提出，阿里巴巴公司提出的“云数据”技术也已应用多年，但是至今这些先进的管理理念和数据处理技术都没能在医院人事档案管理工作中体现出应有的作用。建立医院人事档案数字化管理云数据库已成为利用数字化信息开展医院人事档案管理工作创新的首要创新点。
（二）建立医院人事档案网格化交叉体系
以传统的医院人事档案母系统为基础，建立涵盖医疗人员户籍、社保、成长、信用等方面的子系统，并完成网格化信息交叉。体系的完善既帮助医院人事信息的全面汇总，又可帮助医院内部人才的选拔和干部的任用。
（三）学习利用新技术新方法
信息技术发展虽然迅猛，但由于信息技术引入人事档案管理领域起步较晚，各项工作的信息化进程并没有借成熟的信息与电子技术而加快。我们应当吸取经验教训，努力学习其他领域或者其他国家的先进技术，用在我国医院人事档案数字化工作中。软件上可使用大区域通用的高级别人事档案管理系统，数据标准统一，数据转换流畅，提高医院人事档案工作效率。硬件上可依据实际需求和工作环境情况选择配置相应的数码产品帮助人事档案数据信息电子化。技术上引进先进技术，如射频、芯片、磁条等数据存储、读取技术，既可以帮助大量电子信息的处理又可以保障信息的安全性和存储的长期性。
五、利用数字化信息开展医院人事档案管理工作需注意的问题
（一）与时俱进，不断进步
利用数字化信息开展医院人事档案管理工作具有长期性、延伸性、进步性。需要长期不断的与时俱进、跟进学习，同时要勇于超越现有技术，愿意摸索，敢于突破。要紧紧盯住时代最前沿的数字化信息技术发展成果，将其运用到医院人事档案管理实践之中。这其中既是一个环境更新、人员学习的复杂过程，也需要医院对于此项工作的政策支持和财力帮助。
（二）牢记根本，不忘初心
一、信息时代人事档案管理的发展内涵
（一）人事档案管理的知识密集性内涵。新时期人事档案管理的发展必须反映新的时代特色，信息时代背景下信息化的普及是为社会知识经济体系服务，当今人事档案管理较之传统人事档案管理具有鲜明的知识密集性内涵，即新时期的人事档案管理不再是简单的材料收录整理工作，专业知识文化素养与业务能力，尤其是计算机信息处理技能成为人事档案管理的必备条件。
（二）人事档案管理的信息服务性内涵。信息时代信息载体的管理与利用体现了信息服务的主动形式，传统被动的人事档案管理模式随着信息载体与信息渠道的变化而改变。当前信息载体不再仅仅局限于文献型载体，信息渠道也更为多元化，新时期的人事档案管理必将强调对档案价值的开发与利用，突出人事档案管理的信息服务性内涵。
二、信息时代对人事档案管理的新要求
（一）基于计算机技术的数字型档案要求。计算机技术的广泛应用是信息时代的主要标志之一，传统的人事档案管理模式已不再适应社会发展需要，信息时代对人事档案管理的首要要求是促使原有的纸质型档案向数字型档案转变，即依托电子手段构建人事档案的数字信息体系，建设人事档案的信息数据库。
（二）基于互联网通信技术的网络化要求。人事档案的保密原则是人事档案管理的重要原则，人事档案涉及个人隐私信息，档案保卫保密制度是人事档案管理的基本制度，从某种程度上形成了传统人事档案利用价值的弱化与利用形式的单一。
（三）基于人才信息整合的统一标准要求。信息时代具有鲜明的信息资源共享性，而信息共享的前提是信息的标准化。传统人事档案管理的规范性缺失，使社会人才信息资源整合的基本条件薄弱。信息时代背景下的信息化整合手段，力求在系统软件的支持下完成人事档案信息形成、转化与存储的统一运行标准，实现网络化查询与统计，便于整体调用。
三、信息时代的人事档案管理发展方向
（一）人事档案管理的信息数字化。基于计算机技术的数字型档案要求，信息时代的人事档案管理向信息数字化方向发展。人事档案管理的信息数字化发展有赖于数字化信息系统的建设，一是在拟定数字化信息系统的基本框架之上，选定人事档案系统的应用软件，制定档案数据录入规范；二是保障纸质档案与数字档案的相互协作配合，避免档案数字化过程中信息不完整不真实的现象出现；三是注重后期制作的质量控制，应充分考虑满足应用软件的实时升级需要。
1人事档案管理创新必要性
改革开放三十年进程，我国人事档案管理工作不断变迁更新，人们在实践工作中的意识思维也形成了根本性变革。我国档案管理法的履行颁布，不仅为档案管理任务提供了有效的法律支撑，同时也为档案管理工作开展提出了更新的标准要求。实践工作中唯有树立创新意识，推动人事档案管理工作模式的全面变革，方能跟上时代步伐，实现全面升华。当前，人事档案管理中较多的工作人员欠缺认识了解档案资料的知情权。基于人事档案管理工作不够透明，无法有效落实知情权进而造成缺陷问题不断增加。一些原因在于原部门记录当事人档案信息过程中存在内容不实性，甚至添加了欠缺实时性依据的档案，导致对当事人形成了不良影响。还有一些单位由于长久不能掌握个人档案导致档案内容不完整甚至无从知晓，因而由人事档案资料欠缺而造成的诉讼以及纠纷事件频繁发生。依照我国制度规定，当前仅有机关事业部门或是国企单位方享有保管人事档案资料的权利，而伴随我国经济建设的深化发展，外资单位以及民营机构的经济成分比例不断提升，该类单位并不具备保管人事档案的权利，而是将档案存储在人才交流中心而无法进行行政权约束，因而达不到有效管理人事档案资料的效果。为此，人事档案管理创新势在必行。从采用方法上来讲，档案随人走的传统模式经受了更大的挑战。伴随市场经济制度改革的深化发展，人才流动更加频繁，人档分离机率大大增加，虽然干部档案以及企业员工档案管理规定对流动人才档案管理进行了要求，然而实践工作中有关管理单位以及流动人才享有的权益以及管理矛盾问题却逐步凸显出来。一些单位为预防人员不良流失用档案作为关卡，导致弃档问题频繁发生。社会上拥护淡化人事档案管理的声音越来越高。制度层面，人事档案资料的汇总收集欠缺力度，同时材料质量不高的现象较为普遍。首先，归档管理体制并不健全且执行欠缺严格性。少量档案机构仅能照搬照抄档案资料归档管理要求，无法制定符合自身特征的工作细则。即便一些单位创建了管理制度也在不同层面上包含执行不到位的问题。另外，汇总收集的资料并不完整精准，尤其是上交人才交流中心管理的档案、员工考核资料、鉴定评估报告等，无法及时的囊括到个人档案之中。再加上欠缺监督核查机制、材料真实性无从考证，导致人事档案管理存在较多不足之处，因此只有全面创新工作模式，引入现代化信息技术手段，方能真正提升管理水平，达到事半功倍的工作效果。
2人事档案管理信息技术应用
2.1引入数字化技术，提升档案管理标准性
当前，档案信息化管理工作中呈现出软件工具种类繁多、标准不统一的问题，进而对整体系统水平的优化提升形成了负面影响。为此，应全面创新档案管理信息化工作意识，引入数字化技术，提升档案管理标准性。可创建一体化人事档案管理数据库系统，采用数字化技术提升人事档案管理自动化水平，使工作人员从复杂的手工操作任务中解脱出来，有精力从事更高层次的工作。当然，该过程之中应扩充数字化、信息化投入，以确保数字化技术持续不断更新与优化，以适应时展综合需要。
2.2有效提升系统整体水平，着重建设数据库系统
人事档案管理信息化建设应将着眼点放在整体数据库系统建设中，构成系统的纵横节点均应符合一定水准，并利用网络系统进行联通，进而可激发数据库系统内在优势，提升人事档案管理数字化系统整体能力水平。一些节点甚至可以对其他重要节点形成阻碍影响，并导致系统梗阻。因此，要想确保节点装备功能水平同应用效果同步提升并不现实，无法实现齐步走的目标。为此，可本着鼓励推进的原则使一部分单位提升数字化管理水平，将这些机构作为试点单位，着重建设数据库系统进而获取到可全面推广应用的宝贵经验，这对于人事档案管理整体系统建设极为有利。当前，一些单位在人事档案信息化管理工作中，由整体层面来讲仍旧处在从处理文件向着数字化管理模式转变的过程，为实现这一阶段目标，应做好数据库系统建设，积极开发创新型数字化管理手段。数据库系统内涵在于借助现代化信息技术做好人事档案资料的科学化管理以及便利化应用。创建数据库体系始终为一项长久、艰巨的工作任务，应经历从低至高、从个体至群体逐步推进的过程。通过实践研究我们明确创建数据库系统的重要经验在于，领导决策层給予全面重视，树立统一认识，计算机专业技术人员则应給予人事档案管理业务人员积极的配合与支持。信息技术实践应用阶段中，应创建活库，通过应用频率检验数据库系统的总体活性，并制定重要的整改发展策略，促进数据库从单一形式向系统化形式全面发展。应积极促进综合性数据库的优化完善并创建形成各个机构人事档案管理目标库，利用网络平台连接构成分布式、开放化的数据库群，这样一来将令自动化数据库系统效率显著提升。
3结语
总之，新时期，现代社会对各项工作任务效率以及处理流程提出了更高的标准要求。针对传统人事档案管理工作中采用方法以及处理模式较为滞后的现实状况，我们要在日常管理阶段中持续更新优化，采用信息技术手段，秉承持续创新发展意识，方能真正提升人事档案管理工作水平，适应现代社会快速发展的现实需要，创设明显的经济效益与社会效益，真正实现可持续的全面发展。
作者：康静 单位：哈尔滨市人才服务局
关键字：人事档案；信息化；价值
所谓人事档案，是记录一个人的主要经历、政治面貌、品德作风等个人情况的文件材料。人事档案在我国有着重要的地位，随着信息时代的到来，人事档案也必然地被卷入了这个信息化的大潮中。然而在人事档案信息化的过程中，却出现了很多不尽如人意的地方，这些都亟待引起档案工作人员的重视。
1 人事档案的发展以及信息化现状
人事档案在我国的发展历史较长，对于人事档案的重视在很大程度上源于计划经济环境下，国家对于整个社会较为严格的控制，在这种控制之下，人事档案成为了必然的控制手柄之一。经过多年的发展，我国在档案管理工作领域已经取得了一定成果，形成了较为完善的档案管理工作法律法规，并且对相关领域的从业人员以及相关工作展开方式起到了良好的约束作用。
在此基础上发展起来的人事档案信息化工作，在初期开展的十分顺利，这种顺利开展主要源于一直以来良好的规范工作，让人事档案有着规范的形式，便于实现数字化。然而就在人事档案信息系统建立起来之后，诸多问题也在随之涌现。总结起来，重点有如下两个方面的问题较为突出：
首先数字化档案在目前仅仅充当了纸质档案备份的功能，即数字化档案随纸质档案的更新而更新，并无更多主动性操作。在实际的工作过程中，相应的档案管理工作人员是完全将数字化档案视为对于纸质档案的备份，单纯理解成为，由于纸质档案难以得到较为妥善的保管，因而建立起数字化档案。更为严重的是，很多工作人员甚至在数字化档案系统已经得以建立的情况之下，仍然依赖于纸质档案展开工作，而将数字化档案视为后备资源。此种情况下建立数字化档案系统完全成为了档案管理工作者的一种负担，而难以推动档案工作进一步发展，更难以实现人事档案的存在价值。
其次则在于无视数字化档案的传播共享属性。人事档案作为组织中相关成员的重要情况记录，对于组织的日常活动必然有着积极的意义，然而这种属于档案自身的对于实际工作的指导意义想要得到充分发挥，必须要实现档案信息的流动，即保证其能够于需要的时间内出现的需要的地方。针对于这种需求特征，如果单纯依靠传统纸质人事档案很难实现，鉴于档案本身的特殊性，涉及到众多敏感信息，通常都会安排专门的部门和人员进行管理，确保人事档案的安全并且保证相应的管理工作符合相关的政策法规要求。这种对于人事档案慎重的态度虽然十分必要，但是却在一定程度上成为阻碍档案信息流动和深入应用的羁绊。当前社会中档案的数字化能够很好地解决这一问题，然而为数众多的档案人员并没有充分重视到数字化档案系统的这一优势，导致数字化系统在建立以后难以有用武之地。
2 切实深化人事档案信息化的相关讨论
通过上文中对于人事档案信息化的现状分析，可以看出人事档案信息化的价值还有待深入挖掘。针对于目前广泛存在的问题，可以着力从三个方面对人事档案信息化的价值提升开展工作：
2.1 构建开放信息系统
人事档案信息化最大的优势就在于强有力的数据传输保障，能够让有关人员随时随地获取到所需要的信息，虽然人事档案相对管理严格，但是如果想要人事档案切实发挥其自身价值，成为推进组织人力资源优化工作的有力武器，就必须构建起相对开放的信息系统，能够让更多的相关人员可以读取到相应的档案信息。同时，鉴于档案信息本身的敏感问题，应当对阅读人员的权限进行明确界定和管理，确保相应的人员拥有相应的权限，并且妥善控制，避免权限过大导致档案信息处于不安全的境地。
2.2 积极维护构建完整档案系统
对于人事档案而言，纸质文档和数字化文档具有很大的区别。前者不仅仅在管理和使用上呈现出更为谨慎的态度，在相关数据和信息的收录方面也更为保守。与之对应的数字化档案，就可以提供更大的容量，并且在读取方面也极具便利。针对于人事档案信息系统的这种使用以及建立特征，有必要采取相应的态度构建起更为完整的档案信息系统，才能够为有关人力资源的管理决策提供更为有效的支持。具体而言，在内容上，可以将更为宽泛的数据信息纳入到人事档案的信息系统中来，打破以前仅仅对有关人员重大人事事件进行记录的窄范围操作，而将更多关于培训、调度等人力资源信息纳入到系统中，同时为了保持原有档案的独立性和完整性，可以考虑在信息系统中建立相应的人员副本信息存档。更为全面的信息，无疑会成为组织决策工作中更为有力的支持。
2.3 确保档案数据安全
档案数据安全是实现上述两个方面应用和价值提升的基本依据，失去了信息系统数据安全的保障，一切价值的深入发挥等都无从谈起。在构建更为开放的信息平台的时候，更应当注重安全问题，不仅仅是传统意义上对于病毒和网络攻击的防范，对于相应资料的使用和阅读状况，也是人事档案信息化管理工作必须注意的重点。
3 结论
目前，不仅仅信息化系统的存在价值没有得到充分发挥，就连一直以来存在于我们生活中的人事档案，也仅仅起到了对相应事件的如实记录，而未能在组织环境的更大领域发挥其应有的价值。针对这种状况，只有不断深入挖掘和发现问题，提出有针对性的解决方案并切实予以执行，才能让人事档案焕发出其应有生命力。
参考文献
[1]谭丽珍.人事档案管理信息化建设初探[J].秘书之友.2006（04）
关键词：档案管理 信息化 有效利用
现代科技特别是信息技术的迅猛发展对档案工作提出了新的更高的要求。人事档案是人才信息的重要载体，是人员个体存在社会的真实历史记录。准确、齐全、完整的人事档案，历史全面地记载着人员的经历、政治思想道德作风、学习成绩、实践能力及个人特长等信息，是反映人员综合素质的最重要的依据，也是人员今后就业及各级组织选拔、任用、考核的主要依据。随着高社会信息化水平的迅速提高，对档案管理工作也提出了新的挑战，原有的单一的管理模式已经很难适应现时档案工作的发展要求，因此人事档案信息化管理是档案管理方式改革的必然趋势。
企事业单位吸收引进先进的档案管理系统，使档案信息化，已成为现代社会档案管理的必要手段。档案信息化是指通过档案信息资源的数字化和档案管理过程的网络化，经过系统加工和网络传输后，实现档案信息资源的合理配置和有效利用，最终实现档案信息资源共享的过程。
剖析档案信息化一是档案信息的数字化和网络化；二是档案信息接受、存储、加工、传递和利用的一体化；三是档案信息的高度共享；四是档案管理模式的变革，即从以面向实体保管为重点，向提供档案实体的数字化服务为重心的转变。
本文就实际应用中档案信息的数字化阐述相关组织构成及实例：
1.信息存储
目前实现档案管理的数字化最关键的动作就是在于需要将纸质的档案，通过扫描、录入等方式存储到计算机数据库中。在具备各种软硬件的条件下，关键数据的核实是必不可少的，方便查询的电子档案与需核实的扫描数据的链接是目前很难精准实现的，因此在档案扫描归档的同时，档案管理人员针对性的档案梳理是加强档案信息有效性的关键步骤，因此在实际应用操作中，对档案录入关键人员的管理，是提高档案应用的主观可控因素，也是提高数字化的重点。
2.纸质档案存放管理
通过数字化处理的纸质档案是数据真实性的重要体现，因此在完全依赖数字化后的纸质档案，并非是废纸一堆，定期的档案核实整理，是确保数字化档案的有效性的体现。对于过于依赖数字化信息的企事业单位，在这里需要警醒的是，由于科技化时代的特殊性，定期核实档案信息虽然耗费人力物力，但却能体现其意义所在。人事档案管理是反映员工综合素质的一个重要方面，是公司选贤举能的重要依据，是对员工进行全面评价的重要参考，档案的完整性和准确性对员工今后的就业、生活方面都有着极其重要的影响。由于人为因素的考虑，数字信息与纸质档案文件的核实需交由两组人员分别处理，以利于防止因同类人员的类似错误处理，使人员档案信息的误差将到最低。
3.数字化进程的推进
档案信息数字化的前提是档案信息的规范化、标准化，即用共同的信息技术和信息语言组织档案信息。正如ISO主席汉兹所说：“如果不靠国际标准来有效引导信息迅猛发展趋势，必将出现一个电子混乱局面。” 企事业单位的信息化素质亟待提高在信息技术飞速发展的今天，还是存在因循守旧，利用档案的观念停留在以前的手工时代。通过之前提出的信息录入及档案纸质存放的关键模式，对没有从传统的纸质档案模式中走出来人员给予有力的抨击，使其排斥、不接受“信息化”，认为纸质档案更为直观，更为可靠的观念彻底改观。
4.数字化信息安全保障
由于人事信息是关系到个体存在社会中的实际意义的表象，因此人事信息的保密是档案管理人的职业素养，同时也是保障数字化信息安全的工作准则。目前档案信息通过电子存储设备保存，存在因设备损坏及网络病毒等外部因素造成的损坏，因此，在实际应用中，严格控制档案查阅时使用的网络连接、对外连接的硬件设备，是确保档案数据泄露的关键环节。建立执行行之有效的档案查阅流程，确保内外部网络分设，杜绝外部存储设备应用，备份档案信息严格管理，从而关注信息安全保障。
5.信息共享
一、中学教职工人事档案信息管理的现状
（一）对人事档案信息化管理重视程度不够。在目前的中学人事档案管理中，很多学校对人事档案的管理并不重视，中学将主要的精力都放在提高学生的成绩，提高升学率的问题上，对于其他与成绩、升学率没有直接关系的事务，例如人事档案信息化管理的重视程度不高。由于重视程度不够，中学教职工人事档案的管理制度、管理方式等也不完善，不能良好的适应现代社会以及学校发展的需要，人事档案管理无法为学校的人才选拔、晋升提供科学的依据，不利于中学的持续发展。
（二）管理方式比较落后。目前，在中学教职工人事档案管理中，中学依旧采用传统的人工管理模式，这种封闭式的管理方式已经不能适应现代化的发展需求，信息化的技术和手段应用比较少，人事档案管理部门的计算机只是用于打印档案目录，人事档案信息的查阅、检索等完全要靠人工操作，工作效率低，出现失误的可能性比较大，而且传统的人事档案管理模式下，人事档案信息的更新、补充不及时，档案破损的概率比较大，档案的完整性不强。
（三）人事档案管理人员素质能力问题。中学教职工人事档案管理的效果很大程度上是由档案管理人员的素质能力决定的，但是目前中学教职工人事档案管理人员的素质能力有待加强，档案管理人员通常是兼职的，不能将所有的精力完全投入到档案管理的研究中，他们的档案管理专业知识不足，实践经验少，信息技术水平不高，对于信息化的档案查阅、检索、归档了解不足，无法满足信息化管理的需要。
二、中学教职工人事档案信息管理的对策
（一）提高对中学教职工人事档案管理的重视程度。在中学教职工人事档案管理工作中，要实现信息化管理的成果，首先要提高学校对信息化人事档案管理的重视程度，树立信息化的人事档案管理意识，采用信息化的管理方法和手段实现高效的人事档案管理。中学应将人事档案工作与各种工作活动结合起来，在信息化社会的影响下，逐步实现开放型的中学人事档案管理工作，树立人事档案管理的信息化、现代化意识，促进人事档案信息化管理的实现。
（二）优化人事档案管理方式。中学人事档案管理要实现信息化的管理效果，应建立完善的人事档案管理制度，采用信息化的人事档案管理方法，由学校领导带头成立专门的人事档案管理机构，并配备专业化人事档案管理人员，明确人事档案管理人员的职责，保证中学人事档案信息沟通、交流的渠道畅通，能够随时为学校管理者提供相关的资料和数据。中学教职工人事档案管理要实现信息化，不是一蹴而就的，应坚持循序渐进的原则，对于中学教职工中可以公开的档案信息进行人事档案的综合管理，对于教职工人事档案中的私密内容要严格保密，并由组织部门集中管理。在中学教职工人事档案管理工作中，应逐步实现信息化的人事档案管理，使纸质的档案、照片、录音等逐步实现数字化，并做好数字化档案信息的保管工作。由于数字化需要依赖一定的计算机硬件或软件才能够得以保存，因此应加强对硬软件的更新，定期升级和检测计算机中的病毒，做好软件补丁，保证计算机的安全运行。对于移动硬盘等，要样保管，不能随意携带外出。
（三）提高档案管理人员的素质能力。应努力提升人事档案管理人员的素质能力，选用专业化的人事档案管理人员，加强他们的教育培训工作，使管理人员的档案管理方面的知识更加得到提升，技能得到锻炼，同时加强计算机技术的教育，使其能够掌握先进的信息化档案管理方法，促进人事档案管理信息化的实现。同时，还需要强化档案管理人员的职业道德，树立责任意识，能够以饱满的热情投入到档案管理工作中，实现良好的管理效果。
三、结束语
实现信息化的中学人事档案管理符合社会以及中学发展的实际需要，应提高对中学教职工人事档案信息化管理的重视程度，采用现代化的管理方式，努力提高人事档案管理人员的素质能力，促进人事档案管理信息化的实现，为中学管理者的人才决策、任用提供科学的依据。
作者：曾凌 单位：中山市第一中学
传统的档案信息管理是以纸质档案来作为管理的主要对象，对其进行收集、分类和存储，利用的时候进行检索调用，加上平时的维护，这些就是对档案工作的全部，而档案信息化改变了这一局面，首先是档案的介质发生的变化，再来就是管理模式出现了变化，很多的人工步骤都由计算机系统代替，最后增加了档案的利用，让档案的价值得到发挥[1]。
一、当前我国档案管理的主要问题分析
管理制度的发展滞后致使弃档、死档等现象已成为档案管理中普遍的一个难题。从长远的角度来看，我国制度的改革以及社会的发展随着人才流动壁垒的减少。我国档案实施社会化管理成为最终的必然方向。当前我国档案管理中的“人档分离”[2]、“死档弃档、现象较为严重。甚至出现一些“自持档案”的现象。随着社会的发展，档案本身的严肃性、准确性以及唯一性，逐渐已经被很多人视同为“鸡肋”。
（一）“人档分离”。因为传统档案管理存在较多的问题，加上目前的档案流动性比较大，因此档案内容和个人之见出现了一定的偏差，部分档案，比如认识档案就不能够对当事人的实际情况进行体现，作为人事档案应该要能够对当事人的各项基本资料体现。档案一旦何其主体之见失去了联系，就会出现人档分离的情况，档案的价值自然就没有了，因此档案必须要和实际相符，这是其特质也是其要求。
（二）“弃档死档”。在我国各类人力资源以及社会保障单位网络上，已经长期开始定期公示“长期失去联系超过5年的流动人员的人事档案名单”。每年我国在各类社会保障网及人力资源网站将很多这样失去联系超过5年且被公示又无人认领的档案最后都被入库封存，成为“死档”。当前我国面临的该类弃档现象已经成为全国各地人才档案管理部门的普遍遭遇。2002年我国人事部全国人才流动中心就做过一项不完全统计，当年在全国范围内就至少有超过60万的“弃档族”[3]。自从90年代以来，我国的新用工制度就让流动人口的数量变得更大了，企业单位对档案的管理也开始采取了分离模式，一些单位公职人员的档案从单位中分离出去，因此档案的管理工作开始产生了变化。加之，我国自九七年开始在全国逐步建立统一的城镇企业职工基本养老保险等制度，办理退休以及养老保险也逐渐开始与人事档案脱钩。
目前社会的流动性比较大，很多的地方都有了相应的服务机构以及档案管理机构，这样档案就会逐渐的和其主人失去联系，导致了目前的很多档案均是没有用的“死档”，而档案管理机构对于这些联系不到本人，无法收取档案费用的部门也是比较严重的损失，档案是不能够随意的丢弃的，即便是当事人不进行手续的办理亦是如此，所以档案部门只能够将这些档案进行封存，随着档案的积累越来越多，这样的弃档也在增加。导致了档案价值的丧失，其实档案在我国来说，因为国企和事业单位的存在，要在这些单位工作必须要有档案。
二、我国人事档案发展的方向和趋势展望
（一）人事档案管理向信息化方向发展。因为人事档案中对个人的过往记录比较多，虽然是纸质的，也是具备了唯一性，其管理会有问题，增加了风险性，而且遗失后的补办也是比价困难的，这是目前档案管理比较常见的问题。我国的档案事业发展后，政府部门对于档案信息化管理和数字化管理的关切也是比较多的，但是实际的情况却并不乐观，并没有取得比较好的发展和利用。但要在全国范围内尽快形成统一的信息化、数字化人事档案管理体系绝非易事，尽管由于我国人事档案管理的硬件设备、档案人员管理的问题以及人事档案信息化软件发展的制约不足，但我国人事档案管理实施的信息化、数字化进程已初现成效，并在全国各地逐步开展各类“社会人才人事档案电子化服务”项目，这些项目将分类整理的纸质档案进行电子扫描等信息化处理，形成与实物档案内容相对应和一致的“人事电子档案”。档案管理人员可以轻易通过进入到“数字档案库”中查询当事人的档案，并显著提升了日常的办公效率，如可以及时为当事人或查询单位开设证明。
（二）电子化、数字化、信息化是其主要的方向。我国的电子技术获得了比较大的发展，而数字化、信息化的档案管理模式也让我们看到了新的方向，其更加的高效，应用前景更加广阔，加上我国的人口多，档案信息资源也比较多，比较复杂，如果不进行数字化管理，将会是非常庞大的工作，因此电子化在很多的地方都相继的投入使用，在部分的单位、企业中也是使用比较多的，数字化人事档案管理是单位对档案个人进行了解的一个窗口，实际的应用价值比较大。
三、总结
信息化和网络化的应用让人事档案管理成为了必然的结果，而如何的利用网络来对档案服务进行改变，提供更多个性化的服务，将是档案发展的另一个阶段，档案一直都是非常重要的信息资源，在以前我们因为技术不够，无法对其进行良好的利用，而今，技术已经不再是问题，因此利用和服务将会是我们发展的主要方向。
当今社会信息化已成为社会发展的必然趋势，特别是工业化和现代化的建设过程中，信息化更是其必然的选择，同时也是现代管理的重要特征之一，所以在当前信息化建设大力发展的环境下，人事档案管理信息化建设已当为时展的必然要求，也是当前人事档案进行深化改革的方向。所以需要针对当前人事档案信息化建设中存在的问题进行深入的分析，并进一步对提高人事档案信息化建设的重要的途径进行了具体的阐述。
（一）现代化管理的重要体现
为了更好的适应国家改革和发展折需要，国家档案局对于档案信息化建设的总体目标和主要任务进行了明确，所以人事档案进行信息化建设不仅是适当国家信息化建设的要求，而且与当前档案事业的发展方向也具有一致性。而且人事档案管理信息化建设工作的开展，不仅可以有效的改善人事档案管理工作，而且对于人事部门工作效率的提高及在社会中的有效利用都具有极为重要的意义，所以可以说人事档案信息化建设是适应信息化建设的要求，同时也是现代化管理的重要体现。
（二）能够更好的实现人事档案信息资源共享
当前我们处于信息高速发展时代，在社会活动及经济活动中信息资源具有极为重要的战略意义，加快档案的信息化建房，可以将档案信息都归入到国家信息化建设的总体格局中，通过档案网络建设，从而加快档案信息资源的开发利用，推进档案资源的数字化、标准化和网络化进程，实现档案信息资源的共享，有效的推动档案事业的健康发展，使其能够更好的为社会发展提供良好的服务。
二、目前人事档案信息化建设中存在的问题
（一）人事档案信息化系统的整体水平较为落后
目前我国人事档案在管理上缺乏完善的管理制度，而且没有先进的管理观念，管理水平和管理手段还较为落后。通常情况下人事档案管理工作仅局限在个人历史信息记录的维护方面，对档案中内容不能及时进行更新和补充，使人事档案的发展受到了较大的制约，也影响了人事档案整体水平的提升，不利于人事档案管理水平的提高。
（二）人事档案信息化系统缺乏完善的管理
目前在我国各个部门多是各自为政，再加之人事档案信息化系统缺乏统一的领导和总体的规划，各个部门在数据库建立时由于缺乏必要的沟通和联系，这样每个部门的数据库中都包括了大量的人事信息，这些人事信息需要重复的进行填写和录入，导致大量的人力和物力的浪费，人事档案信息资源的共享难以实现。
（三）人事档案管理人员整体水平不高
目前我国从事人事档案信息化管理的工作人员多数都没有经过正规的学习和专业的培训，这就就导致其业务水平及职业素质都处于一个较低的水平，对人事档案信息化建设工作的重要性缺乏必要的认识，不能科学合理的对档案资料进行收集、整理和归档，缺乏对档案的合理规划，各种新技术也得不到有效的利用，在很大程度上影响了人事档案信息化建设进程的快速推进。
三、提高人事档案信息化的重要途径
（一）提高人事档案信息化的整体水平
人事档案的管理工作要达到主动服务并安全管理的良好效果，要想搜索人事档案的相关信息就必须在指定的网络进行查询，利用档案数据信息的权限管理办法以及相关的安全管理的协议等规章制度对人事档案信息进行有效的管理和合法的使用。作为档案的基本价值，电子档案法律凭证的作用应在信息技术方法能够确保数字化档案的真实性的前提下得到良好的体现。我国当前的相关法律条款也应进行相应的修改，这样才能确保档案凭证作用的良好有效发挥。
（二）采取集中统一的管理体制
要想更加集中地采集和使用人事信息，就应该采取集中统一的管理体制。用信息科学技术为支撑，实现人事信息资源的数字化以及人事信息资源共享。人事档案信息化的软件和硬件平台要在自主研发的基础上，保证归档、编研、移交、借阅等工作环节逐渐的实现信息网络化、信息数字化以及信息数据库化。让人事档案信息资源可以有效快捷的得到整合和使用。
（三）重视对人事档案管理人员的人才培养
当前，要想提高人事档案信息化的发展水平，就必须从提高工作人员自身水平做起。相关单位应对从事相关工作的工作人员提供培训和提升自身能力的机会。给予人事档案的工作人员外出培训和学习的机会。让工作人员有机会参与相关工作的培训。学习更加科学有效的工作技巧。为人事档案信息化管理的更好更快实施提供人力保障。在工作人员的更新换代的时候，要提升工作人员的整体素质。普及人事档案信息化的相关工作内容和操作技术。提高人事档案工作的服务水平。培养即了解业务知识，且有对计算机有一定了解，并知晓相关法律法规的复合型人才的工作人员才是我国当前人事信息档案管理人员的最理想的人选。
现行人事档案制度从某种程度上限制了人才的流动与竞争，不利于形成合理的人才竞争机制，也不利于实现人力资源配置的市场化。人事档案管理工作必须积极应变图新，建立与现代人力资源管理相适应的人事档案制度。
一、完善信息内容，调整传统形式提升时代价值，增加现代功能
无论是政府部门考核、任免或招聘公务员，还是企业招聘、管理或选拔人才，都不能忽略人事档案的作用。当前，人事档案利用者的类型、范围以及利用目的的多样性，导致人事档案的利用范围、利用内容发生扩大和转移。而传统的人事档案内容简单，条目单一，笼统记载着大量陈旧、静态的经历资料，不能真实客观地提供一个人最新的素质能力信息，不能成为用人单位广纳群贤的依据。因而很多单位已不再依据人事档案去取舍人才，档案被扣人才依然可以自由流动，“弃档”事件时有发生。因此，我们应该根据社会发展对人事档案的新要求，从以下三个方面对人事档案内容进行扩充：
首先，完善和简化人事档案的静态信息内容。人事档案的静态内容主要是指个人自然情况、家庭背景、社会关系等已经固定的信息内容。这些信息内容是一个人的基本情况，需要完善和简化。完善其内容，就是要提高这些信息材料的准确性和完整性，避免材料的重复收集；简化其内容，就是对这些信息材料进行浓缩化处理，剔除无保存价值的材料，保存有重大信息价值的材料。
其次，定期补充登记个人档案的动态信息。传统的人事档案重历史轻现实，使得人事档案不能全面、及时地记录和反映一个人的近况。作为社会人，必然会不断产生有关个人经历的新的档案文件，实行定期补充登记制度，有利于维护人事档案的时效性。
第三，根据时代的要求，有选择地增加新的人事档案信息内容。传统的人事档案记录的只是一些个人的简单经历，反映不出个人的特长和专长，以及此人的信誉程度。在当今人才竞争日益激烈的形势下，这样的人事档案不利于优秀人才的发现和评价。这就需要我们认真分析形势，有针对性地扩大人事档案所承载的信息量，以强化其信息功能。比如为了适应现代社会全面考察人才的需要，可建立业绩档案和个人信用档案。业绩档案主要是指对个人近期工作情况的完整反映，包括在单位的工作成绩、对单位的贡献和个人能力等内容，有不少单位已经建立起人才的业绩档案，取得了一定的效果。个人信用档案是指个人在各种社会、政治、经济活动中形成的诚信记录。据报道，上海市人才服务中心正在探索建立能够反映本人个性特点和专业能力的人才技术档案，其内容主要包括人才职业能力、职业生涯和职业信誉等内容，并准备全部上网，对外按照使用权限开放。这也是人事档案管理工作进行的一次有益的尝试。
二、探索建立集约化、开放化和社会化的人事档案管理新模式
市场经济的发展进一步推动了人才流动，也淡化了人事档案政治性、神秘化的色彩。传统的人事档案制度是计划经济时代的产物，是以控制人、制约人为出发点的控制性管理，强调“人档不分”、“档随人走”。在人才自由流动、竞争的今天，传统人事档案管理模式逐渐变为人才发展与流动的障碍。因此，变计划经济的“单位人”为市场经济的“社会人”，建立人事制度，实施专业化管理，是人事档案社会化管理的发展方向。据有关人士透露，目前全国各级人才流动中心为15．4万个国有和非国有单位代为保管了约330万份人事档案，这正说明了社会对档案社会化专业管理模式的需求。特别是国有大中型企业改制分离过程中，人事档案的归属也是一个非常现实和棘手的问题。例如，北京住总集团成立了住总人才服务中心，为改制分离的小企业进行人事、代存档案等业务，取得良好效果。
因此，设立一种集约化、开放化和社会化的新型人事档案管理和服务机构――人事文件中心是当前建立人事档案管理新模式的主要途径。它既有文件中心的一般功能，也因馆藏特定内容而具有特定的服务对象。无论是政府系统的人事文件中心，还是商业性的人事文件中心，在操作模式上都不乏可行性。前者可由政府部门分地区、分系统统筹设置，由同级或上级档案行政管理部门监控。后者需要的条件比较复杂，在政策允许、条件成熟时也可建立。个人或单位可委托中心保管个人或其员工的人事档案，按期交纳一定的保管费用。用工单位利用人事文件中心保管的档案成功招聘到了人才，也必须向人事文件中心交纳一定佣金。人事文件中心的管理人员随时满足档案所有者或移交单位的使用需求，还可通过开发人才信息资源来为社会提供优质、高效的人才服务。
三．运用计算机和网络技术提高人事档案管理工作的现代化水平
人事档案管理部门应逐步探索实现人事档案的数字化、网络化管理，建立开放式的人才信息服务网络。主要从以下三个方面入手。
首先，加快人事档案信息资源数字化建设。传统的档案管理向现代化信息管理递进的基础是从纸质资源管理到电子信息处理的转变。即通过对档案信息进行数字化输入、处理和输出，实现档案信息资源的科学、有序管理。
其次，加速高新科技的应用。要提高人事档案信息服务的质量和效率，发挥其更大的作用，就必然要对人事档案信息进行数字化、网络化管理，建立一个全国范围内的开放式的人事档案信息服务网，成为社会共享的人才信息库。
第三，要加快新型管理人才的培养和配备。人事档案管理的现代化对人事档案工作者提出了更高的要求，除了爱岗敬业、无私奉献等基本素质外，更强调信息开发能力和社会服务意识。而只有这样才能保障人事档案管理现代化的最终实现。
关键词：网络环境；医院档案管理；人事档案管理；现代化管理
由于信息技术的迅猛发展，互联网的广泛应用，带来了文档管理、存储和利用方式的革命，档案管理正面临着现代科学技术的挑战和难得的历史发展机遇。信息资源在管理模式上正在实现向网络动态的改变，在网络环境下进行医院人事档案管理能使档案管理标准化和规范化，并提高劳动效率和工作质量。
一、现代化人事档案管理是必然趋势
成熟的信息及电子技术已经普及到各行各业，我国近年来大大加快了各项工作的信息化进程，用现代化、科学化的手段做好人事档案管理工作，更好地为医院的建设、发展服务，这是新时期人事档案管理工作的需要，也是国家信息化工作的必然趋势。
二、规范化管理人事档案的需要
在日常的人事管理工作中，形成了大量的人事信息，这部分信息一直以来都是用手工管理的，这就不可避免地造成了不同管理部门之间的信息分隔，使信息内容不规范，信息流程不科学。要改变这种情况，就需要建立一套完备的信息管理系统，用现代化方法管理人事档案信息，从而提高信息的规范化程度和利用效率。
三、能为领导提供较全面的档案信息
建立人事档案数据库，人事档案管理系统提供了人事管理过程中人员需要的多方面信息，我们可以快速获取库内人员的基本情况、简历、德能勤绩等方面的信息，还可以对这些信息进行分析，很快为领导和有关人员提供相关信息，改变了纸质档案的局限性，并提高劳动效率和工作质量。
四、实现网络环境下的人事档案管理
（一）应建立一套标准化、规范化的人事信息系统应用软件
先建成系统的基本框架，包括各种资料数据库的建立和数据的录入、应用软件的开发、高速网络系统的建设等，几个环节可以同时进行。信息资源的采集是重点，也是基础，人事档案信息的采集与报送工作应当制度化及规范化，准确、完整、规范的信息资源是整个系统的生命，把其当成人事档案管理工作中的一项经常性的工作来抓。进一步完善、改进和提高整个系统功能，并将成熟的经验推广、普及，不断提高整体应用水平。进一步加大投入，使整个系统日益完善，最终满足人事管理工作的全面需要。
（二）系统建设以应用为主线，提高整体水平
在系统建设上，应该全员参与，分清职能，明确信息的收集、维护和使用等各项工作的分工与权限，最终形成科学、有序、规范、协调的运行机制，在系统的建设和应用过程中，要重视信息资源的收集、开发和利用，不能只顾购置先进的硬件设备而忽略信息资源及系统的应用。要以应用为主线，充分利用现有信息资源，拓宽应用范围，提供更深层次的信息服务，使信息系统真正成为人事档案工作中必不可少的重要组成部分。
（三）把信息安全放在重要位置
在应用计算机进行编目、著录、检索、统计等工作中，尤其是档案信息资源共享中，那些价值大、保密性强的权威性信息，容易遭到“电脑黑客”的攻击，时刻存在着安全保密问题。这就要求人事档案管理人员要有高度的政治素质，并熟知计算机知识，档案信息系统应通过注册检查、加密技术、身份验证、防火墙、权限检查、系统日志、数据备份等方式，加强数据及系统安全性，并设置系统恢复功能。不允许随便使用外来磁盘、光盘等，使用时应严格进行病毒检测，在确认无病毒后方可使用。在现有的《中华人民共和国保守国家秘密法》、《中华人民共和国档案法》等以外，迫切需要政府健全和完善档案在建立、补充、管理、传递及档案信息网络化过程中一系列的法规制度。
（四）实现档案信息的长久保存
广大用户档案信息资源和网络化服务，数字化的档案信息资源长期保存日益受到重视，是一个新的复杂的问题。维护数字档案信息长期真实可读，又要防止数字档案信息被非法变更与破坏。因此，作为被保存的数字档案信息采用最稳定的技术与通用的标准归档。必须采取积极的维护和保存措施，否则等到媒体开始老化或技术已被淘汰再去恢复将为时已晚，造成的损失也是不可估量的。电子计算机软硬件技术的不断更新换代，使电子文件自身结构、格式方面必须不断地适应新的“生存环境”。电子文件不再具有固定的存储载体，根据利用需要，人们可以采用不同的方式输出。对于长期保存的电子文件，要定期进行复制，转换载体，以防信息损失。对于长期保存不需要修改变动的档案可以刻录在一次性写入的只读光盘上以保证其不被修改。
（五）档案利用网络化
提供利用，为各项工作做主动服务和优质服务是加强档案信息化建设，推进现代化管理的最终目的。用文档电子影像数字化信息代替纸张等传统介质，为查阅利用带来了极大的便利，文档数字化逐步得到档案馆等各行业用户的一致认可。当前，大部分医院都设立了自己的医院网络，而且同教育科研网和国际互联网进行了连接，这无疑给医院档案提供了一个对外服务的窗口，也为信息资源共享提供了有利契机。利用计算机和网络技术，能通过局域网建立院级档案管理自动化信息系统，要求网络健全、界面清晰，支持WINDOWSNT、NOVELL、NETWARE或UNIX等多种组网方式，为查档人员随时提供信息查询和传递，拓展利用功能，进一步提高档案利用水平使档案的利用率明显提高。通过与医院办公自动化系统联网，提供部分应用信息的在线检索和阅档服务。
五、结语
在网络环境下进行人事档案管理是档案工作适应社会发展的必然趋势，是适应社会信息化发展的必然产物，也是全面提升档案工作为社会服务能力的重要手段。
参考文献
【?P键词】流动人员；人事档案管理；信息化
【Keywords】mobility personnel； personnel file management； informatization
【中图分类号】G271 【文献标志码】A 【文章编号】1673-1069（2017）06-0011-02
1 引言
随着现代市场经济的快速发展，流动人员的规模不断扩大，传统的人事档案管理模式已经无法适应这种新的形式，人事档案管理工作改革势在必行。同时，现代信息技术的快速发展，为流动人员人事档案实现电子化转变提供了重要的技术支持。流动人员人事档案信息化管理建设的主要目标是基于现有的信息化基础设施以及原有的纸质档案资料，实现档案信息化管理的过程。但是由于各种原因的限制，导致流动人员人事档案信息化管理建设工作受到了较大的阻碍，档案资源利用效率不高。因此，需要进一步加强对流动人员档案信息化管理建设的研究。通过体系的建设解决当前流动人员人事档案信息化管理建设存在的各种问题，全面提升档案管理服务水平，整合各方面资源，提升对档案资源的开发和利用，将其作用最大限度地发挥出来。
2 流动人员人事档案信息化管理建设存在的问题
2.1 信息化建设资金投入不足
当前，对于流动人员人事档案信息化管理的硬件配备相对较为落后。首先，资金缺乏是最主要的因素，从目前来看，随着单位规模的不断扩大，流动人员数量不断增加，流动人员人事档案信息化管理工作中会涉及大量数据的存储、共享以及安全等方面的问题[1]，因此，对基础的网络设备和存储设备提出了极高的要求。但是要想满足这些要求，需要大量的资金购置新的设备或者升级原有的设备。而单位本身具有明显的社会服务属性，其经费来源主要依靠政府的拨款，这些资金远远无法满足单位购置新的档案管理设施、设备的需求，对实现流动人员人事档案信息化管理建设工作产生了极大的限制。
2.2 档案信息化设备配置不合理
就目前来看，流动人员人事档案信息化设备的配置缺乏合理性，其中仍然大量使用老旧设备，系统标准不兼容。同时，在新设备的采购方面，存在错误的投资倾向，部分机构并未考虑到档案信息化管理的特殊属性，仅仅将资金应用在投影仪、触摸屏等电子化设备，导致资金严重浪费，难以满足流动人员人事档案信息化管理的实际需求。
2.3 信息化人才缺乏
当前，流动人员人事档案信息化管理队伍主要由传统档案管理人员构成，很多人员缺乏信息化方面的专业知识和技能。因此，在实际档案管理信息化工作中，大部分管理部门在开展信息化相关工作时，会将项目外包出去，导致其无法从整体上把握整个计划工作。同时，档案管理部门的领导虽然具有较强的信息化意识，但是由于自身信息技术知识的限制，无法对流动人员人事档案信息化管理建设工作制定统一的规划。
2.4 缺乏法律法规支撑
健全的法规是流动人员档案管理信息化建设的基础保障。但是从当前的实际情况来看，关于流动人员人事档案信息化的相关法规较少，使流动人员档案信息化管理建设工作受到了极大的限制。由于各个地区单位流动人口档案信息化管理建设存在较大差异，因此，相关的法律需要充分把握各个地方的特点。同时，地方出台的流动人口档案信息化规范与标准也与地区实际情况不符，很多管理规范仍然沿用上级标准，缺乏因地制宜的法规细则，缺乏可操作性。
3 流动人口人事档案信息化管理建设对策
3.1 增加资金投入
地方政府及相关部门应该进一步提升对流动人员人事档案管理的专项资金拨款，将地方信息化及电子政务建设规划内容纳入财务重点规划，同时还需要进一步发掘资金来源渠道。由于政府财力较为有限，企事业单位需要将流动人员人事档案资金需求纳入年度预算，并且充分调动社会各方面的支持，筹集更多的资金用于流动人员人事档案信息化管理建设工作。
3.2 优化基础硬件设施配置
随着信息化时代的来临，各类信息设备的更新换代速度进一步加快，因此，在早期建设上，应该优先考虑重要的基础设备，首先需要充分考虑档案工作的实际需求，并且考虑现有资金条件，挑选最具价值的设备；其次，需要在保证新设备有效利用的基础上，将老旧设备的作用充分发挥出来。
3.3 提高信息化人才素质
当前，流动人员人事档案信息化管理建设专业人才普遍较为缺乏，针对这一问题，首先需要通过讲座、培训等方式实现对档案管理人员专业知识的培训。其次，需要进一步完善档案管理人员的从业资格，确保档案管理人员能够胜任流动人员档案信息化管理工作。第三，利用研讨会、交流会等形式，为档案管理人员创造交流学习的机会[2]，进一步提升档案管理人员的管理经验和专业技能，通过比较和借鉴进一步拓展自己的事业，更具针对性地总结日常工作，不断成长。另外，高校作为培养档案信息化专业人才的重要基地，应该充分发挥作用，在档案管理专业教学中进一步增加计算机课程、信息化技术课程等所占比例，在档案管理研究生教学中也??该提升信息化方面的教育内容，全面提升档案管理人才的信息化水平，为企事业单位流动人员档案管理工作岗位输送更多专业信息化档案管理人才。
3.4 健全信息化法规制度建设
当前，流动人员档案管理法规中专门针对信息化方面的内容较少，需要尽快出台相应的法规制度，相关部门应该针对地方企事业单位流动人员人事档案管理的特点制定相关的行政法规，为地方流动人员人事档案管理工作的信息化建设提供相应的法律保障。地方法规的设立需要充分考虑区域流动人员档案管理工作的特征和局限性，找到当前本地区信息化法规的空白，提升法规的可操作性。同时，流动人员档案管理信息化的相关法规和标准，应该明确具体管理对象以及相关的权利义务和法律责任。并且法律制定需要在小范围试行，然后不断完善，确保其可操作性和适用性之后再进行大范围正式推广，从而构建一个可行性强、实效性强的流人员人事档案信息管理法律法规体系。
3.5 加强档案信息资源的开发利用
流动人员档案信息化管理建设的最终目的是为了档案信息资源的开发和利用。首先，企事业单位应该建立流动人员档案信息查询数据库以及档案信息目录数据库，方便对各类数字化档案进行归类整理，利用档案知识对档案工作进行指导。其次，加快流动人员档案数字化工作的进程，由于纸质档案的数量非常庞大，企事业单位的人事部门必须进行批量的数字化转化，可以利用高效扫描仪对各类纸质档案进行数字化转化，特别需要注意的是要进行高分辨率的扫描，确保档案数字化后的质量。另外，各部门应该建立统一的档案数字化格式标准，确保各部门档案的有效整合，企业内部还需要构建一个整合的信息平台，全面提高流动人员档案的利用效率。
