时间：2023-10-11 16:32:55
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇档案馆管理制度，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
[关键词]高校档案 安全 管理
[中图分类号]G271 [文献标识码]A [文章编号]1009-5349（2014）11-0040-01
近几年以来，由于多数高校档案馆的管理意识淡薄，管理人员的责任心不强以及相关的管理经费投入不到位，导致防范措施不到位等，造成高校档案实体安全和信息安全方面存在不同的隐患。
一、当前高校档案管理中存在的问题
（一）设施设备不到位
当前，在我国部分高校中对于档案馆的管理和投入还得不到高度的重视。很多高校的档案馆的设施不到位，如没有安装灭火器、空调以及相关的除尘设备，存放书记的档案柜也是破旧不堪，已经不能承受书籍的重量了。档案馆的防盗设施、防火设施也不完备，存在安全隐患。
（二）档案安全制度不健全
在高校档案管理中所有的资料都是纸质品，纸质的产品有其自身的弊端，这些档案都怕遭受水以及虫子、粉尘、光线等因素的破坏，为了保证档案的安全性，应该采取相应的措施进行保护。这样就需要档案馆建立健全管理制度，要做到每件事情都是有章可循，每个管理都是有制度可依，将责任落实到个人。但是有些高校的档案管理制度还是存在一些缺陷，没有建立完整的管理体系，缺乏检查的力度和有效的制度执行保障。
（三）查阅利用监管不力
由于档案馆的管理人员责任心不强，导致档案馆的档案出现丢失、破损等现象。有些档案管理人员的素质不是很高，安全防范意识相对比较淡薄，监管执行力度也不够，对于破环档案书籍的行为视而不见，缺乏管理意识，导致档案的破损。因此档案室的监管不到位，会带来一系列的麻烦。
（四）档案安全意识淡薄
在高校档案管理工作中也存在着安全意识淡薄、防范意识缺失的问题，有些高校不注重对从事档案管理人员进行保密教育，导致他们保密观念淡薄，保密意识欠缺，造成泄密事件时有发生，给国家、学校造成无法挽回的损失。
（五）安全管理措施亟待加强
部分高校档案馆的防护措施不到位，在一些高校的档案管理缺乏安全监控设施，在学生进行信息输入的时候，有可能导致数据信息的丢失和泄漏。档案室的数据管理系统流于形式，起不到任何的防护作用。由于档案室的疏于管理，多数高校档案室的数据库没有备份以及相关的数据保护措施，档案馆的管理制度也是比较松散。没有对比较重要的档案和文件进行备份，如果档案馆出现事故，导致文件被损坏或者档案馆的系统被病毒攻击，则会导致重要的数据全部丢失，造成的损失是不可估量的。
二、高校档案管理措施思考
（一）完善档案管理制度
要根据实际情况制定高校档案安全工作的长期规划，积极争取领导的重视和支持，建立完善的档案工作制度，联系实际情况，制定《档案库房管理制度》《档案统计制度》《档案保管保密制度》《档案鉴定销毁制度》等相关制度。我们不仅要建立管理制度，更主要的是执行和落实相关的管理制度，保证相关的管理制度落到实处，每个责任都要落实到人，在落实责任的同时高校也应该加大档案馆的资金投入，保证档案馆的管理需要的人力、财力，并且安排责任心比较强的管理人员进行档案工作的管理，不断改善档案保管条件和环境，切实保障档案安全工作的顺利开展。
（二）夯实库房基础设施建设
档案库房是高校档案安全管理的基础，档案库房建筑设计要按照《档案馆建筑设计规范》的要求，避开洗手间、锅炉房、配电间、燃气管道和有放射性物质的地方，避免楼顶和西晒，严禁用地下室做档案库房。档案库房要达到“九防”要求，要配备相应的防盗报警器、温湿度记录仪、灭火器、空调机、去湿机、消毒灭菌机、吸尘器、消磁柜等档案保护设备。还要建立恒温恒湿、防盗和防火报警、电视监控等档案库房安全保护智能化综合管理系统，做到未雨绸缪，防患于未然。
（三）加强电子档案及网络安全保密管理
首先，计算机应当对借出的档案进行登记并做好标识工作，对于档案馆的计算机系统应该进行的是实时防护，并在计算机的系统中设置防火墙，避免病毒的进入和攻击，造成数据库的信息丢失或者损坏。其次，对于比较机密的档案应该设置专门的存储系统，严禁非法复制、记录、存储地名信息。最后，单位应当按照分级保护的要求，建立档案信息系统设施，设备安全配置和审计制度，严格账户、口令管理，安装病毒防护软件并定期升级。
【参考文献】
[1]林生.论高校档案安全保障体系建设[J].合肥工业大学学报（社会科学版），2012（4）.
一、水利科技档案的主要性质
水利科技档案有着独特的性质，主要体现在一下几个方面：（1）水利科技档案种类上的独立性。由于水利科研工作在工作的整个过程都具有独立性，研究成果知识在那一段时间有效，具有历史意义的档案，所以水里科技档案的种类具有独立性。（2）水利科技档案的规律性。水利科技档案能够反映出当时水利研究项目的发展规律，总结水利科研项目的特点，为以后的水利科研活动提供参考资料。（3）具有很强的实用性。水利科技档案不仅能够记录过去水利科研的整个过程，还能够为以后水利技术的发展提供保证。水利科技档案记载了水利科研的研究成果，是实践不断上升为理论的过程，人们可以在水利科技档案原有理论基础之上不断创新，再通过实践研究不断开发新的技术，促进现代水利科技不断发展。（4）水利科技档案的内容具有复杂性。随着社会经济的不断发展，水利科技涉及到的学科越来越多，遇到的问题也是多种多样，具体全面的记录水利科技的发展过程和相关的重要技术，使得水利科技档案的内容十分复杂。
二、水利科技档案在管理上存在的不足
1、没有完善的管理制度
现在许多的水利科技档案馆都没有比较完善的管理制度，即使一些水利科技档案馆有相关的管理制度，但是管理水平不高，不能够真正实现水利科技档案馆的现代化管理。水利科技档案管理不足，会导致一些档案由于不能及时存档而丢失，对水利科技的研究造成很大的影响。同时档案馆的管理人员责任意识不高，工作没有积极性，导致水利科技档案的管理质量和效率都很低。水利科技档案馆缺乏对水利科技相关信息的保密制度，导致信息外流，水利科技档案的安全性降低[2]。
2、水利科技档案的管理水平低
现代许多的水利单位还是采用过去传统的人工管理方法，没有结合先进的科学技术来加强对水利科技的管理，水利科技档案的目录建立的不完善，要查找相关的水利科技资料会花费很大的时间，这些都不利于水利科技档案的管理。
3、收集的水利科技档案材料不全面
由于水利单位在管理上的不足，在整理水利科技档案的相关材料时不负责任，没有把水利项目的整个相关资料记录下来，导致水利档案的资料不全，并且缺失了很多关键性的技术，从而降低了水利科技档案的价值。水利科技档案馆的相关资料大多数都不是原始资料，很多都是复件，降低了水利科技档案馆材料的真实性。
三、水利科技档案现代化管理的相关策略
1、建立完善的水利科技档案管理制度
完善的管理制度能够提高水利科技档案的管理水平，有利于实现水利科技档案的现代化管理。完善水利科技档案的管理制度主要加强以下几个方面建设：（1）建立宣传机制，增加对水利科技档案管理的认识。政府要通过新闻、广播等方式加强水利单位对水利科技档案管理重要性的认识。水利单位在内部建立水利科技档案管理的宣传机制，主要通过开展座谈会、交流会以及开展一些关于水利科技档案管理的活动，来增加水利工作者对水利科技档案管理的认识。（2）建立档案管理责任制度。水利科技档案馆要提高管理人员的责任意识，这样才能够提高工作效率和工作质量。档案馆的责任制度指的是主管者负总的责任，各级管理者对自己所做的工作负直接的责任。（3）要建立完善的保密管理制度。水利科技档案中的许多技术对科研人员都有独立的专利性，加强对水利科技档案的保密性是对科研人员知识产权的保护。水利科技档案馆要建立严格档案使用程序，以防止关键技术的流失。
2、加强对水利科技档案的鉴定和管理工作
只有真实准确的科技档案才能够进行归档，这样才能够给人们提供准确的资料。水利科技档案馆在科技档案归档之前要做好科技档案的鉴定工作，有价值的科技档案进行存档，没有价值的科技档案就舍去。有些科技材料具有有效性，根据科技材料的有效性来决定资料需要存档的时间，对于已经超过了保管期的水利科技档案，不可以直接丢弃，需要经过专业鉴定人员的鉴定，确保材料无效后才可以丢弃，如果有些部分还存在保存价值，则只需要保存具有价值的那部分就可以。关于需要保密的科技档案，要经过严格的审查之后，根据相关要求严格划分保密级别，便于水利科技档案管理人员的管理。
3、利用先进的现代化管理技术
在水利科技的现代化管理中要充分的利用国际上先进的科学技术，改变过去传统的管理方法。过去传统的资料管理都是纸质管理，这种管理已经不符合当今时代的发展要求，为此在进行水利科技档案管理时，要利用计算机设备。将相关的科技资料扫描到计算机上，将纸质版转换成电子版，在收集水利科技的相关资料时，可以录像制成视频，在计算机里存储也十分方便。利用先进的软件技术也可以加强对水利科技的保密工作，人们在进行查阅相关资料时，可以非常方便的利用计算机技术找到自己想要的资料。同时还要充分利用网络信息技术，能够利用信息网络及时的收集科技资料，可以提高水利科技资料的收集效率，并且及时的更新水利科技档案馆的数据库。
为了提高档案馆的社会化服务水平，必须对档案馆的职能进行准确的定位，这样才能更好的拓展档案馆的社会功能。现代社会中，按照一定的原则进行分工后，不同的组织有着不同的职能，社会分工可以推动社会不断的进步，而且社会分工也可以提高劳动生产率，可以提高企业的经济效益。档案馆有着特定的职能，在制定发展目标时，需要对档案馆社会功能进行准确的定位。档案馆是我国重要的服务机构，档案馆的工作人员需要对档案信息资料进行收集、整理以及保管，只有采取有效的措施，才能提高档案归档的准确性。
档案是一种原始的记录资料，档案馆中收集的资料是对不再发生作用的材料，工作人员需要按照一定标准，将这些档案归档在不同的类目下。档案是一种记忆工具，其在社会中发挥着记忆的功能，在积累档案的过程中，可以增加社会记忆的丰富性，记忆的完整度越高，则社会化程度也越高。档案馆的社会功能在于对档案的管理，也在于对于档案的利用，所以，档案馆中的工作人员应该努力提高档案的利用价值。档案馆是社会中重要的信息媒介，可以通过宣传等方式对人进行教育，可以帮助广大的民众树立正确的价值观，这就是档案馆的重要的社会功能。
二、档案馆社会化服务的含义
档案馆社会化服务是在政府的指导下形成的，档案馆在建立后，由于公众获取信息的方式比较被动，通过建立良好的服务模式，可以提高档案资源的利用率，建立良好的服务体系，可以增加全民阅读的热情以及兴趣。在传统的档案服务模式下，档案馆服务效率比较低，而且社会大众缺乏互动的兴趣，这种模式具有较多的弊端，而且终会被新的服务理念所替代。在现代社会中，图书馆的服务模式越先进，则社会人群的受益面越广，档案馆的效用价值也越高。档案馆服务体系具有多层次的特点，从管理的角度看，档案馆工作人员应该与用户建立良好的关系，要建立以用户为导向的服务模式，要满足用户的需求，还要为用户提供优质的服务，这样才能提高用户的满足度。在制定图书馆管理制度时，一定强调用户至上的原则，从社会的需求角度，制定发展的战略目标，还有优化资源配置，建立有效的绩效考核制度，使工作人员在工作中更加积极主动，只有对传统的管理模式进行改革，树立正确的服务理念，才能实现对档案馆社会化服务与功能的拓展。
三、档案馆社会功能的拓展
1、增加档案的丰富性，使档案的记忆功能更加全面。档案馆想要发挥社会化服务的功能，需要建立在具有丰富馆藏的基础上，相关人员要收集更多的档案资料，这样可以满足人们对多元化档案资源的需求。传统的档案馆中，档案收集渠道比较单一，这影响了档案馆服务功能的发挥。档案馆只有具有丰富的馆藏，才能吸引更多的用户。现代档案馆获取资源的渠道越来越广，而且档案的种类也在不断增加，档案包括人事档案、病例档案以及诉讼档案等等。这也说明当代社会，档案馆与公众之间的联系越来越密切，记录的内容也越来越详细，说明档案资料发挥的价值将会越来越大。
2、提高档案管理的技术水平，扩大档案馆的建设规模。档案馆有着社会化服务的职能，这一服务的内容具有广泛性，由于我国很多档案馆管理制度比较落后，而且缺乏先进的服务理念，使得档案馆社会化功能很难真正实现。为了改变这一现状，相关人员必须对传统的管理机制进行改革，还可以提高档案管理的技术水平，将过去松散的管理模式进行优化，并制定统一的管理目标，还要不断的完善社会化管理体系，解决管理的成本，在社会上寻求更多更有效的技术，加强宣传，实现多方合作，保证档案管理机制的顺利进行。
3、以实现公共服务为运营使命。在档案馆运营的过程中，工作人员要积极听取用户的建议，还要最大限度的满足社会大众的需求，要增加工作人员公民权意识以及服务意识，要在实现管理职能的基础上，提高图书馆的服务水平。档案馆是公共服务机构，在实现其管理职能的过程中，应打破政府的垄断，以最大限度地满足社会公众的需求为追求目标。在实际操作中，改变照章办事的传统方式，从执行规则到实现既定目标的转移，减少行政干预，改变争取领导重视的追求目标，以市场为导向，借助市场力量实现服务目标和方式的变革。
4、改变传统的组织文化，建立新的心理契约。将行政管理转变为战略管理，改变程式化的评估标准，针对不同的社会群体的档案需求，突出各档案馆服务目标和运行状况的个性和特色，强化各档案馆管理者的色彩，实行透明的、积极的、个性化的领导方式，解除规制和放权，使管理过程如预算、人事、采购等合理化，以所针对的社会公众的认可的、符合其愿望的方式设立评估指标，即明确的绩效标准与绩效评估#项目预算与战略管理。加强档案馆之间和档案馆内部的竞争，把竞争机制注入到为社会公众提供服务中去。
一、明确档案安全防范重点，保证档案安全保障体系切实有效
档案安全保障体系建设从宏观上说是一项庞大的系统工程，涉及基本理论、基础设施、制度保障、技术支持等诸多方面；从微观上讲贯穿于档案管理的各个环节，是关系到档案实体与信息安全的重要保证。具体到每一个档案馆，在建立各自的档案安全保障体系中，统筹兼顾，重点突出。对照不同类型的档案安全事故，针对不同的档案载体、不同的保存状况、不同的存储环境等因素，找准安全隐患，明确档案安全防范重点，制定行之有效的档案安全保障方案，打造切实可行的档案安全保障体系。
二、加强档案馆库建设，为档案安全打造第一道防线
档案馆库是档案安全最重要的保证。但是由于受经济发展阶段所限，多年来，各级政府对档案馆库建设的投入不足，档案馆库建设普遍存在以下问题：一是馆舍面积严重不足。以吉林省为例，全省70个综合档案馆建筑面积低于1200平方米的有39个，占比65％；库房面积不足500平方米的有53个，占比88.3％，有的档案馆建筑面积不足百平方米。《档案法》赋予的档案接收保管等业务工作无法正常开展。许多符合进馆期限的档案保存在各立档单位中，造成极大的安全隐患。二是档案的安全保管得不到保证。很多档案馆建于20世纪80年代末90年代初，距今20年左右，且不是按《档案馆建筑设计规范》修建，多年没有进行维修，雨季室内漏雨，库房湿度过高；水暖管道锈蚀，电路老化，存在火灾、水灾隐患；没有安全监控系统、自动灭火系统，档案保管条件较差，档案的安全保管得不到保证。三是档案馆合结构不合理。很多档案馆为非独立馆舍，与当地党委、政府或其他单位同楼办公，馆舍结构不符合档案馆建设要求。
近几年，档案馆舍建设越来越引起重视。很多省份都在预算内安排了馆舍建设补助资金，用于档案馆台的新建扩建和维修改造，取得了一定效果。今年国家启动了中西部地区县级档案馆建设工程，安排中央预算内投资补助中西部地区县级档案馆馆合建设。要抓住机遇，积极落实地方配套资金，严格按照《档案馆建设标准》和《档案馆建筑设计规范》要求，建设一批满足未来30～50年需求的坚固、安全、符合档案保管要求的现代化档案馆，为档案安全打造第一道防线。
三、加强安全设施建设，保证档案日常管理的安全运转
完善的档案馆安全设施是保证档案安全最有效的防护网。《国家档案局关于副省级市以上国家档案馆安全技术防范系统建设工作的通知》提出了档案馆安全设施建设的新要求。各级档案馆要结合新馆建设，建设完备的档案馆安全设施；现有馆舍也要按照《通知》要求，重点建设监控、自动报警、自动灭火系统、温湿度控制、门禁系统等安全设施建设，实现档案安全管理的自动化和可控性。
四、建立健全完善的档案安全工作制度，提高档案安全管理的软实力
保证档案安全既涉及档案的实体安全又涉及档案的信息安全，体现在档案工作的接收、保管、整理、鉴定、利用、数字化等各个环节中。要针对不同的工作环节，细化档案安全工作制度。加强对制度执行情况的监督检查力度，确保各项制度落到实处。
要重视建立珍贵档案保护制度。对馆藏珍贵档案，除建立特藏库外，对其中极为珍贵的“镇馆之宝”，应借鉴文博部门保存珍贵文物的经验，如博物院保存的《富春山居图》等珍品规定每4年才能展出一次。采取单独装具特殊保存珍品档案，对其原件出库条件、程序及时间间隔等做出明确的规定。
要重视建立濒危档案排查制度，尽快对破损档案采取抢救和保护措施。同时在抢救过程中，选择适当的方式方法，避免对档案的二次破坏。
要重视建立档案馆应急预案定期演练制度。目前各级国家档案馆按照《档案工作突发事件应急处置管理办法》要求，普遍对各种突发灾害和突发事件制定出相应的档案抢救和保护预案，但是应急预案仅仅停留在纸面上，真正遇到突发事件，应急预案完全不能发挥作用。建立档案馆应急预案定期演练制度的目的就是要提高工作人员的安全意识、风险防范意识和突发事件应对能力，明确责任，建立起档案馆快速应急反应体系。
要重视建立档案异地异质备份制度。2009年召开的全国档案馆工作会议提出：各级国家档案馆要通过建立异地备份库等形式对本级重要档案及电子文件实行异地备份。档案异地异质备份是维护档案数字信息安全的重要举措。在备份地点的选择上要遵循不在同一地震带、不同气候类型、交通便捷等原则。
五、加快档案数字化进程，保证数字档案信息的安全
随着我国信息化的普及，档案信息化建设迅猛发展，档案的数字化管理日益普遍。很多档案馆以利用需求为导向，加快档案数字化进程。档案数字化已成为保护档案原件、提高服务能力、提高容灾能力的重要手段。2008年北川县档案馆在地震中倒塌，大量档案严重损毁，2009年德国科隆市历史档案馆倒塌，包括马克思、恩格斯著作手稿在内的许多珍贵的档案资料被埋在废墟之下，直接导致相当数量的原始档案无法弥补，用档案馆一位官员的话说：“这次损失的是总计18公里长档案架上的德国历史。”这两次事件，让我们更加认识到档案数字化的重要性。
青岛市档案局针对这种状况，提出了按照“1＋N”模式开展公共档案馆建设的新思路，收到了良好的效果。所谓“1＋N”模式，指国家综合档案馆以保存档案的主体馆为核心，以N个子档案馆(档案分馆)为补充，构筑区域内档案馆集群，充分发挥档案局馆的监管功能和公共服务能力，实现档案信息资源的最大化利用服务。
“1＋N”模式的含义
“1”代表档案馆主体，是保存管理利用档案的核心馆，它必须满足档案最基本的保管利用要求。
“N”代表子档案馆或者分馆，它不以保管档案为主，而更加体现档案馆的服务功能，如档案展览、史料陈列、服务窗口、教育基地等。
“1＋N”档案馆建设模式的核心是有效整合区域内各类档案信息资源，统筹管理分散在区域内的各类场馆，形成档案馆集群，实现档案信息资源、场地场馆资源、设施设备资源共享，充分发挥各种社会资源的作用，实现档案信息资源的有效监管和利用效益的最大化。
“l＋N”档案馆建设模式的创建，弥补了现有综合档案馆面积不足、规模小、进出不方便、服务功能不足等现实问题。通过资源的融合，形成优势叠加，通过非行政化的嫁接，形成了联动共赢的网络体系。“1＋N”档案馆建设模式实现了档案馆对散存于社会上的档案信息资源的有效监管，并通过接收进馆丰富了档案馆的馆藏信息资源；彰显了开放的档案服务理念，全方位提升了档案馆的公共服务能力，丰富了档案馆的服务内容、服务手段和服务场所；促进了综合档案馆与专题馆的深度融合，实现了社会档案资源的有效整合和资源共享；构成了档案信息跨机构、跨层级的利用共享新格局。这种全方位覆盖、多渠道组合、社会影响广的挡案馆建设模式，为档案馆向“五位一体”公共档案馆的转型奠定了基础。
“1＋N”模式的管理
“1”指国家综合档案馆，是各级党委政府依法设立的，收集保存管理规定范围内的多种门类档案的具有文化事业，机构性质的国家机关，接受区域内党委政府管辖领导。“N”指区域内集中收集管理专门领域、特殊载体形态档案资料，并向社会展示、宣传的服务机机构，或者具有一定代表性和鲜明特点的企业、社会团体的档案展馆(室)，或者由档案部门专门设立的服务、宣传窗口等。“1＋N”档案馆行政上由政府统一管理，业务上可以设立“1＋N”档案馆联席会议小组，建立“1＋N”联席会议制度，定期召开会议，研究“1＋N”档案馆工作。
综合档案馆与子档案馆二者是整体与局部、主体与客体的关系，通过档案这条主线构成管理服务、协作共赢的共同体。档案局按照统一领导、分级管理的原则，着力于综合档案馆的核心功能建设。对子档案馆建设实行统筹规划，统一业务监督和指导，包括对子档案馆的分类设置进行规划，对子档案馆档案资源(展品)的统一管理、归档接收，对子档案馆开展档案资料征集、整合、利用工作进行业务指导，对子档案馆档案资源保护进行指导等。各子档案馆则在档案局的业务监督指导下，自主开展经营管理，最大限度收集档案资料，发挥窗口的服务作用。
“1＋N”模式的前景
青岛市档案局自2009年在市内各区开展“1＋N”模式档案馆建设，已经收到了初步效果，并展示了良好的发展前景。
市南区档案馆按照“1＋N”模式，利用政府大楼的走廊、社区内的展室，开展了丰富多彩的展览服务，并协助区文化局共同筹建了老合纪念馆。市北区档案馆则充分发挥区域优势，利用政府开展特色街道、特色展馆建设，将青岛市纺织博物馆、葡萄酒博物馆、炮台山纪念馆等场昕，加挂了档案馆分馆(史料馆)的牌子，开展对口管理。各区档案馆还充分利用政府的对外审批大厅，建立档案查阅窗口，开展查档咨询和查档服务。
档案局制定了严格的管理流程和办法，对各个子馆和查阅服务窗口进行规范管理。首先，对各子馆档案资源进行逐一登记，确保展品的安全和将来收集进馆；其次，建立了若干规范的管理办法和严格的管理制度来确保其正常运行，包括“1＋N”档案馆管理办法，“1＋N”档案馆陈展协议，史料馆实物档案管理规范，史料馆档案(展品)管理制度，史料馆档案管理系统操作说明等；第三，按照协议议对各子档案馆开展业务监督、指导、服务。包括在档案馆网站开辟“1＋N”宣传窗口，扩大专题馆的对外宣传，帮助子馆逐步实现档案资源规范化管理，逐步实现展馆事项的全程记录和主动记录，为子档案馆的改陈和深入发展提供档案资源等；第四，大力开展档案信息化建设，努力实现馆藏档案数字化，确保查阅服务窗口可以通过网络查找数字档案。
按照“1＋N”模式开展子档案馆建设，弥补了综合档案馆面积不足，缺少对外服务窗口的功能缺陷；解决了与政府办公大楼合署办公，群众出入不方便的麻烦；有效整合了区域内的档案资源，将有关单位的档案展馆(室)纳入档案馆的总体管理中；大大增加了档案馆教育基地场所和文化史料研究场所，极大丰富了档案馆的服务功能，扩大了档案宣传教育的受众面。
随着社会的发展及办公条件的改善，在机关工作和各类活动中形成了大量的声像档案。为了更好地保护好、利用好这些生动、形象的特殊载体档案，我们就房山区161个立档单位的声像档案管理情况进行了调查。调查发现，声像档案普遍存在着归档不完整、保管条件差、管理混乱等问题，直接影响了档案的完整和声像档案的保管及利用。声像档案管理严重滞后于档案工作的整体发展水平，已到了非抓不可的程度。因此，采取有效措施，加强声像档案管理工作刻不容缓。
一、声像档案管理存在的问题
（一）声像设备存在着"一硬一软"的现象
"一硬"是指声像设备数量多。随着社会的发展及工作需要，机关、企事业单位的声像设备有了很大改善。在调查的161个单位中，仅有21个单位没有声像设备，占13％，87％的单位都有1台以上的声像设备，设备总数达671台（架）。从总体讲，声像设备可算比较"硬"。"一软"是指声像设备管理之乱。有101个单位没有制定声像设备管理制度或相应的使用要求，占62％，致使有的设备闲置，没人会用，难以充分发挥作用；有的设备存放在科室或个人手中，没有合理利用；有的设备使用人员不明确或频繁变动，设备不能有效地利用。从而形成了"硬件硬、软件软"的现状，而且"软"的方面直接影响了"硬"的方面作用的发挥，最终造成一些重要活动没能及时摄录，档案没能完整保存下来，给以后声像档案的产生及归档留下了隐患。
（二）摄录人员中存在着"一强一弱"的现状和两种误区
摄影录人员在各自单位中直接从事着产生声像档案的工作，并决定着声像档案的数量和质量。调查反映出在摄录人员中存在着"一强一弱"的现状。"强"表现在所调查单位的443名摄录人员中，有专职156人，兼职287人，平均年龄35岁，大专以上文化程度的占72％。队伍强大、年龄适中、文化程度较高这是"强"的一面；"弱"表现在443人中，专业工龄1至5年者381人，占86％，5年以上者仅占14％。经过专业培训的共68人，仅占16％，其中1至3个月短训（摄录专业）的66人，专科毕业2人，有84％的人都属"自"。专业工龄短、专业知识及技能普遍较低这是"弱"的一面。
调查中还发现摄录人员中存在着两种思想认识上的误区。一种是部分人根本就不知道什么是声像档案。他们一直误以为只有上级来文、红头文件才是档案，而他们在公务活动中形成的照片、录音、录像带等，认为拍完、录完就算完成任务了，不需要归档保存；另一种是部分人误以为谁拍的照片就归谁，送往报社、电台的用完就算完了，怎么处理这些声像档案属于个人行为。由于这些同志缺乏全局观念，档案意识不强，仅考虑个人或本部门工作方便，致使部分声像档案长期在个人或科室内部保存，不移交档案室或档案馆统一保存。特别是随着人员变动和机构调整，造成声像档案的失控或流失，致使单位档案不齐全完整，严重影响了声像档案的长久保护和开发利用。
事实证明，摄录人员"弱"的一面影响了"强"的一面发挥作用，加上认识上的误区，造成了声像档案管理上的不规范。也就是说，产生声像档案的第一关棗形成和归档不把好关，待用时再靠档案员去催要或档案馆去征集，那只能是"亡羊补牢"了。
（三）声像档案管理混乱，问题复杂
1、管理制度不健全，声像档案没有集中统一管理
调查中有75个单位制定了相应的声像档案管理制度，占47％，有半数以上的单位处于无章可循的自由形成、自由处理状态。据调查，声像档案的管理主要存在着3种形式：一是档案室集中统一管理，随时形成随时移交，仅占26％；二是各科室一年一次移交档案室，占35％；三是由科室分散保管或个人保存，占39％。由此表明有五分之二的单位声像档案没有集中统一管理，缺乏必要的管理制度，或有的单位虽有管理制度，但落实不够，缺乏有效的保障措施。
2、档案意识不强，声像档案难以及时完整归档
声像档案有较强的时效性和特殊的归档要求。例如照片底片需同时归档，影像需辅以文字说明，如果不及时归档，日后就是摄影人员自己也难以追忆齐全和准确。调查发现，有近20％的单位有积存照片没归档，且多数照片、底片早已分家或已无底片，文字说明更难说清。本来是很珍贵的照片，却由于没有及时归档而失去了其应有的保存价值和利用价值。从录音、录像带的归档情况来看，更令人担忧，相当一部分单位都是"一盘带子反复用"，原始录音（像）没有保存下来。另外有些部门或个人手里保存着部分珍贵的声像档案，虽管理不规范，但当档案部门去收集时，往往不愿交。究其原因，主要是档案意识不强，对声像档案管理缺乏重视。
3、管理状况"喜""忧"悬殊，发展不平衡
调查单位中设备、人员、声像档案管理都比较规范的有11个单位，占6．8％；而无设备无声像档案、有设备无声像档案、有声像档案没集中统一管理的单位48个，竟占40％，两极所占比例悬殊。从照片数量看：最多的一个档案室存有20000余张，其余160个单位20860张，平均130张（其中多者上千张，少者几张）。仅从照片档案一项看，声像档案的管理水平就很悬殊。
4、保管条件差，声像档案难以长久保存
声像档案的保管条件比纸质档案要求更严格。而调查发现，只有广播电视局、韩村河村等少数几个单位设置了声像档案室或配备了声像档案专柜，其余各单位都将声像档案存放在文书柜内与其它档案混存，不具备恒湿、恒温、防磁等保存要求。致使一些照片变黄褪色，底片粘连变质，磁带受损等，不利于声像档案的长久保存和利用，一旦发生问题，悔之晚矣！
5、收集渠道不畅，声像档案馆、室藏匮乏
区档案馆是全区永久保存档案并向社会提供利用的基地。但目前馆藏声像档案极为匮乏。基层单位中有近四分之一的照片档案散存在个人或科室内部，没有集中统一管理。正是由于多年来沿袭下来的声像档案分散保存，难以及时完整归档统一管理，致使基层档案室声像档案不齐全，档案馆的声像档案也就没了来源。源头没控制住，加之征集措施不得力，渠道不畅，造成今?斓呢逊Α?BR>
6、区域性重大活动档案失控，声像档案流失严重
众所周知，每次区里或基层单位组织重大活动，召开重要会议，都安排人员摄录像，形成了许多有价值的声像档案。其中一些在报刊上刊登或印成图书、画册对外发行，但在档案馆（室）却找不齐这些原始档案。分析原因：一是多个单位同时参与的大型活动，档案管理不集中统一。各部门领导及相关工作人员都是临时抽调的，各自负责一块工作，相应形成的档案材料缺乏协调、统一、集中，活动结束后，档案材料也各归东西，声像（包括文书、实物等）档案流失在所难免；二是从筹备到结束没有归档要求和相应的控制措施以及贯穿始终的档案管理、服务工作，也造成档案材料流失；三是有关专业人员档案意识不强，加之缺乏有效的管理，形成的档案不及时归
档，用完之后就归为已有或是下落不明，又造成档案的流失。二、加强声像档案管理工作的对策及建议
（一）加强宣传、提高意识，争取领导重视
搞好档案工作不仅是档案主管部门的事，更是各立档单位乃至全社会的事，而各级领导的重视是做好档案工作的重要保证。从这几年的经验看：一要争取宣传主管部门、新闻单位的大力支持，引起社会的广泛关注，从而提高全民，特别是各级领导及有关人员的档案意识，营造出一种良好的档案工作氛围；二要抓住机遇，服务中心工作。档案主管部门、各立档单位要善于抓住机遇，结合本地、本单位中心工作，通过馆、室藏档案以及生动的利用实例，发挥档案自身的宣传教育作用。
（二）加强管理，制定办法，狠抓制度落实
要改变声像档案管理混乱的现状，制定一个切合实际的管理办法来规范此项工作很必要。区档案局将与有关部门配合出台《房山区声像档案管理办法》；同时，各立档单位也要建立相应的管理制度，强化规范管理，对产生的声像材料从收集、归档到移交档案室统一管理，制定一套严格的制度，防止分散流失，杜绝归为己有。对声像档案的日常保管、借阅、利用作出明确规定。永久、长期保存的声像档案应定期向区档案馆移交；在此基础上要狠抓落实。要确保有关法规和制度落到实处，必须制定有效的配套措施，明确责任，依法管理，做到有章可循、有法必依，使之逐步变成自觉的行动，以确保声像档案归档质量。
（三）加强监督，分类指导，注重业务培训
针对声像档案管理现状，档案行政管理部门要加大对声像档案的监督指导力度，并把其作为档案目标管理、年度执法检查的重点内容。同时，针对不同单位现状，采取不同方式进行分类指导，力争整体水平的提高。对人员、设备、档案管理都比较规范的单位，要巩固提高，在开发利用上下功夫；对有设备、有专业摄录人员，而档案管理没跟上的单位，应在依法管理、建章立制上加强指导和监督，促其逐步规范管理；对问题较多、基础薄弱的单位，要限期建档，加大指导监督力度，不留死角。注重业务培训，全面加强对摄录人员、档案人员的有关专业知识和技能的培训，为形成好、保管好声像档案奠定良好的基础。
（四）结合实际，创造条件，力求妥善保管
从长久保护和利用考虑，声像档案要求恒湿、恒温、防磁、防震、防光、防火等。而目前声像档案保存条件普遍不符合上述要求，短时间内都配齐专柜或设专室又不现实。我们认为结合实际，创造条件，力求妥善保管是当务之急。首先，声像档案要独立成卷，使用声像柜或密闭铁柜单独存放；其次要严格控制库房温湿度，远离光线、磁场等；录音带、录像带采取定期倒带检查等保护措施，尽量延长声像档案的寿命。
（五）全面出击，形式多样，疏通收集渠道
要实现声像档案收集完整，采取必要的行政手段和物质保障，建立并疏通收集渠道，运用多种形式收集也很重要。结合地区实际，各立档单位、区档案馆要全面出击，采取多种形式收集。主要有：①通过正常移交接收。科室移交档案室，档案室移交区档案馆。②重点单位、重点科室重点收集。对本地重点单位、立档单位重点科室产生声像档案比较集中的，要有重点地强化收集，经常沟通及时掌握情况。③重点人物（摄录人员）直接征集。有一部分摄录人员除担当本单位的摄录任务外，还被指派（或聘请）摄录本地区的重大活动、重要会议、城市建设、外事活动等。对保存在这些人手中的属于归档范围的声像档案，要多方努力，登门收集和征集。④广泛的社会征集。对散存在民间的声像档案，运用发公告、发文件、上门实地寻求等形式，采取有偿征集、无偿捐献、建立名人全宗、个人代存等方式广泛征集。
随着社会的发展及办公条件的改善，在机关工作和各类活动中形成了大量的声像档案。为了更好地保护好、利用好这些生动、形象的特殊载体档案，我们就房山区161个立档单位的声像档案管理情况进行了调查。调查发现，声像档案普遍存在着归档不完整、保管条件差、管理混乱等问题，直接影响了档案的完整和声像档案的保管及利用。声像档案管理严重滞后于档案工作的整体发展水平，已到了非抓不可的程度。因此，采取有效措施，加强声像档案管理工作刻不容缓。
一、声像档案管理存在的问题
（一）声像设备存在着"一硬一软"的现象
"一硬"是指声像设备数量多。随着社会的发展及工作需要，机关、企事业单位的声像设备有了很大改善。在调查的161个单位中，仅有21个单位没有声像设备，占13％，87％的单位都有1台以上的声像设备，设备总数达671台（架）。从总体讲，声像设备可算比较"硬"。"一软"是指声像设备管理之乱。有101个单位没有制定声像设备管理制度或相应的使用要求，占62％，致使有的设备闲置，没人会用，难以充分发挥作用；有的设备存放在科室或个人手中，没有合理利用；有的设备使用人员不明确或频繁变动，设备不能有效地利用。从而形成了"硬件硬、软件软"的现状，而且"软"的方面直接影响了"硬"的方面作用的发挥，最终造成一些重要活动没能及时摄录，档案没能完整保存下来，给以后声像档案的产生及归档留下了隐患。
（二）摄录人员中存在着"一强一弱"的现状和两种误区
摄影录人员在各自单位中直接从事着产生声像档案的工作，并决定着声像档案的数量和质量。调查反映出在摄录人员中存在着"一强一弱"的现状。"强"表现在所调查单位的443名摄录人员中，有专职156人，兼职287人，平均年龄35岁，大专以上文化程度的占72％。队伍强大、年龄适中、文化程度较高这是"强"的一面；"弱"表现在443人中，专业工龄1至5年者381人，占86％，5年以上者仅占14％。经过专业培训的共68人，仅占16％，其中1至3个月短训（摄录专业）的66人，专科毕业2人，有84％的人都属"自"。专业工龄短、专业知识及技能普遍较低这是"弱"的一面。
调查中还发现摄录人员中存在着两种思想认识上的误区。一种是部分人根本就不知道什么是声像档案。他们一直误以为只有上级来文、红头文件才是档案，而他们在公务活动中形成的照片、录音、录像带等，认为拍完、录完就算完成任务了，不需要归档保存；另一种是部分人误以为谁拍的照片就归谁，送往报社、电台的用完就算完了，怎么处理这些声像档案属于个人行为。由于这些同志缺乏全局观念，档案意识不强，仅考虑个人或本部门工作方便，致使部分声像档案长期在个人或科室内部保存，不移交档案室或档案馆统一保存。特别是随着人员变动和机构调整，造成声像档案的失控或流失，致使单位档案不齐全完整，严重影响了声像档案的长久保护和开发利用。
事实证明，摄录人员"弱"的一面影响了"强"的一面发挥作用，加上认识上的误区，造成了声像档案管理上的不规范。也就是说，产生声像档案的第一关棗形成和归档不把好关，待用时再靠档案员去催要或档案馆去征集，那只能是"亡羊补牢"了。
（三）声像档案管理混乱，问题复杂
1、管理制度不健全，声像档案没有集中统一管理
调查中有75个单位制定了相应的声像档案管理制度，占47％，有半数以上的单位处于无章可循的自由形成、自由处理状态。据调查，声像档案的管理主要存在着3种形式：一是档案室集中统一管理，随时形成随时移交，仅占26％；二是各科室一年一次移交档案室，占35％；三是由科室分散保管或个人保存，占39％。由此表明有五分之二的单位声像档案没有集中统一管理，缺乏必要的管理制度，或有的单位虽有管理制度，但落实不够，缺乏有效的保障措施。
2、档案意识不强，声像档案难以及时完整归档
声像档案有较强的时效性和特殊的归档要求。例如照片底片需同时归档，影像需辅以文字说明，如果不及时归档，日后就是摄影人员自己也难以追忆齐全和准确。调查发现，有近20％的单位有积存照片没归档，且多数照片、底片早已分家或已无底片，文字说明更难说清。本来是很珍贵的照片，却由于没有及时归档而失去了其应有的保存价值和利用价值。从录音、录像带的归档情况来看，更令人担忧，相当一部分单位都是"一盘带子反复用"，原始录音（像）没有保存下来。另外有些部门或个人手里保存着部分珍贵的声像档案，虽管理不规范，但当档案部门去收集时，往往不愿交。究其原因，主要是档案意识不强，对声像档案管理缺乏重视。
3、管理状况"喜""忧"悬殊，发展不平衡
调查单位中设备、人员、声像档案管理都比较规范的有11个单位，占6．8％；而无设备无声像档案、有设备无声像档案、有声像档案没集中统一管理的单位48个，竟占40％，两极所占比例悬殊。从照片数量看：最多的一个档案室存有20000余张，其余160个单位20860张，平均130张（其中多者上千张，少者几张）。仅从照片档案一项看，声像档案的管理水平就很悬殊。
4、保管条件差，声像档案难以长久保存
声像档案的保管条件比纸质档案要求更严格。而调查发现，只有广播电视局、韩村河村等少数几个单位设置了声像档案室或配备了声像档案专柜，其余各单位都将声像档案存放在文书柜内与其它档案混存，不具备恒湿、恒温、防磁等保存要求。致使一些照片变黄褪色，底片粘连变质，磁带受损等，不利于声像档案的长久保存和利用，一旦发生问题，悔之晚矣！
5、收集渠道不畅，声像档案馆、室藏匮乏
区档案馆是全区永久保存档案并向社会提供利用的基地。但目前馆藏声像档案极为匮乏。基层单位中有近四分之一的照片档案散存在个人或科室内部，没有集中统一管理。正是由于多年来沿袭下来的声像档案分散保存，难以及时完整归档统一管理，致使基层档案室声像档案不齐全，档案馆的声像档案也就没了来源。源头没控制住，加之征集措施不得力，渠道不畅，造成今天的匮乏。
6、区域性重大活动档案失控，声像档案流失严重
众所周知，每次区里或基层单位组织重大活动，召开重要会议，都安排人员摄录像，形成了许多有价值的声像档案。其中一些在报刊上刊登或印成图书、画册对外发行，但在档案馆（室）却找不齐这些原始档案。分析原因：一是多个单位同时参与的大型活动，档案管理不集中统一。各部门领导及相关工作人员都是临时抽调的，各自负责一块工作，相应形成的档案材料缺乏协调、统一、集中，活动结束后，档案材料也各归东西，声像（包括文书、实物等）档案流失在所难免；二是从筹备到结束没有归档要求和相应的控制措施以及贯穿始终的档案管理、服务工作，也造成档案材料流失；三是有关专业人员档案意识不强，加之缺乏有效的管理，形成的档案不及时归档，用完之后就归为已有或是下落不明，又造成档案的流失。
二、加强声像档案管理工作的对策及建议
（一）加强宣传、提高意识，争取领导重视
搞好档案工作不仅是档案主管部门的事，更是各立档单位乃至全社会的事，而各级领导的重视是做好档案工作的重要保证。从这几年的经验看：一要争取宣传主管部门、新闻单位的大力支持，引起社会的广泛关注，从而提高全民，特别是各级领导及有关人员的档案意识，营造出一种良好的档案工作氛围；二要抓住机遇，服务中心工作。档案主管部门、各立档单位要善于抓住机遇，结合本地、本单位中心工作，通过馆、室藏档案以及生动的利用实例，发挥档案自身的宣传教育作用。
（二）加强管理，制定办法，狠抓制度落实
要改变声像档案管理混乱的现状，制定一个切合实际的管理办法来规范此项工作很必要。区档案局将与有关部门配合出台《房山区声像档案管理办法》；同时，各立档单位也要建立相应的管理制度，强化规范管理，对产生的声像材料从收集、归档到移交档案室统一管理，制定一套严格的制度，防止分散流失，杜绝归为己有。对声像档案的日常保管、借阅、利用作出明确规定。永久、长期保存的声像档案应定期向区档案馆移交；在此基础上要狠抓落实。要确保有关法规和制度落到实处，必须制定有效的配套措施，明确责任，依法管理，做到有章可循、有法必依，使之逐步变成自觉的行动，以确保声像档案归档质量。
（三）加强监督，分类指导，注重业务培训
针对声像档案管理现状，档案行政管理部门要加大对声像档案的监督指导力度，并把其作为档案目标管理、年度执法检查的重点内容。同时，针对不同单位现状，采取不同方式进行分类指导，力争整体水平的提高。对人员、设备、档案管理都比较规范的单位，要巩固提高，在开发利用上下功夫；对有设备、有专业摄录人员，而档案管理没跟上的单位，应在依法管理、建章立制上加强指导和监督，促其逐步规范管理；对问题较多、基础薄弱的单位，要限期建档，加大指导监督力度，不留死角。注重业务培训，全面加强对摄录人员、档案人员的有关专业知识和技能的培训，为形成好、保管好声像档案奠定良好的基础。:
（四）结合实际，创造条件，力求妥善保管
从长久保护和利用考虑，声像档案要求恒湿、恒温、防磁、防震、防光、防火等。而目前声像档案保存条件普遍不符合上述要求，短时间内都配齐专柜或设专室又不现实。我们认为结合实际，创造条件，力求妥善保管是当务之急。首先，声像档案要独立成卷，使用声像柜或密闭铁柜单独存放；其次要严格控制库房温湿度，远离光线、磁场等；录音带、录像带采取定期倒带检查等保护措施，尽量延长声像档案的寿命。
（五）全面出击，形式多样，疏通收集渠道
要实现声像档案收集完整，采取必要的行政手段和物质保障，建立并疏通收集渠道，运用多种形式收集也很重要。结合地区实际，各立档单位、区档案馆要全面出击，采取多种形式收集。主要有：①通过正常移交接收。科室移交档案室，档案室移交区档案馆。②重点单位、重点科室重点收集。对本地重点单位、立档单位重点科室产生声像档案比较集中的，要有重点地强化收集，经常沟通及时掌握情况。③重点人物（摄录人员）直接征集。有一部分摄录人员除担当本单位的摄录任务外，还被指派（或聘请）摄录本地区的重大活动、重要会议、城市建设、外事活动等。对保存在这些人手中的属于归档范围的声像档案，要多方努力，登门收集和征集。④广泛的社会征集。对散存在民间的声像档案，运用发公告、发文件、上门实地寻求等形式，采取有偿征集、无偿捐献、建立名人全宗、个人代存等方式广泛征集。
按照国家、省档案局（馆）对档案馆安全情况的有关要求，我局认真结合本馆实际情况，现将档案安全情况汇报如下：
一、领导重视，将档案安全工作摆在第一位。
档案安全是档案工作的重中之重，确保档案安全是档案工作者的天职。我局十分重视档案安全工作，专门成立了由局（馆）长任组长，副局（馆）长为副组长的档案安全工作领导小组。实行安全领导负责制，将档案安全工作细化，分解到人，责任到人，落实到人。将档案安全工作落到实位，保障了档案安全工作的顺利开展。牢固树立“安全第一，预防为主”的思想，坚决防止松懈、侥幸心理，确保档案安全万无一失。
二、认真落实档案安全制度的建立及执行，狠抓责任落实。
为确保档案安全管理工作，我局（馆）严格按照档案法律法规要
求，制订了档案安全管理制度，包括《档案库房管理制度》、《档案统计制度》、《档案保管保密制度》、《档案鉴定销毁制度》、《档案查阅利用制度》、《档案管理人员岗位职责》等相关制度。实行档案专人保管，专人查阅，集中归档的原则。并按照各项规章制度的要求认真落实到人。与消防部门联合定期对库房进行安全检查，确保了档案库房的安全；节假日由单位带班领导负责，落实到人，认真巡查做好记录；安排专人落实、做好档案库房的“十防”和电子、文书等各种档案的保密工作，定期检查。另还对已配备设施，如：电脑、空调、除湿机、温湿度自控制系统、防火防盗报警系统、电源电线等进行了完好检查，并对案卷的数量、质量、霉变情况进行检查，落实了档案管理安全责任制。
三、加大了档案馆基础设施建设。
我局对档案保管设施投入大，现配有计算机18台、复印机2台、扫描仪1台、刻录机1台、空调机10台、数码摄相机1台、防磁柜4个、消毒柜2个、配置了温湿度自控系统、防火防盗报警系统。还制做了裱糊桌和裱糊墙框架。并落实了专人负责，真正实现了将电子技术运用到档案工作，进一步保证了档案管理的科学化、有序化。
四、严格执行档案工作法律法规，确保档案安全工作常抓不懈。
在档案管理工作中，我局（馆）始终坚持以档案法律法规为基础，严格遵照《档案法》、《湖南省档案管理条例》的要求，进一步落实档案安全管理措施。今后将继续努力，巩固和发扬过去已取得的成绩，积极探索研究新时期档案安全工作的新情况、新问题，今后在上级主管部门的监督指导下，不断增强档案安全管理意识，使档案安全工作常抓不懈，进一步提高档案保护和利用水平，为全市档案管理事业作出新的贡献。
关键词：声像档案；档案管理；管理工作
Abstract:Theacousticimagefileisreferstothestateinstitution,theSocialorganizationaswellasinisengagedineachkindofactivitytoformhasthepreservedvaluepicture,thenegative,themovie,thephonographrecord,therecordingtape,therecordingtapetothecountryandthesocietyandsoondifferentmaterialisacarrierpersonally,byphantom,soundprimarily,andauxiliarybywritingexplanationhistoricrecord.Theacousticimagefileisaunitfileimportantcomponent.
keyword:Acousticimagefile;Recordsmanagement;Supervisorywork
前言
随着社会的发展及办公条件的改善，在机关工作和各类活动中形成了大量的声像档案。为了更好地保护好、利用好这些生动、形象的特殊载体档案，我们就房山区161个立档单位的声像档案管理情况进行了调查。调查发现，声像档案普遍存在着归档不完整、保管条件差、管理混乱等问题，直接影响了档案的完整和声像档案的保管及利用。声像档案管理严重滞后于档案工作的整体发展水平，已到了非抓不可的程度。因此，采取有效措施，加强声像档案管理工作刻不容缓。
一、声像档案管理存在的问题
（一）声像设备存在着"一硬一软"的现象
"一硬"是指声像设备数量多。随着社会的发展及工作需要，机关、企事业单位的声像设备有了很大改善。在调查的161个单位中，仅有21个单位没有声像设备，占13％，87％的单位都有1台以上的声像设备，设备总数达671台（架）。从总体讲，声像设备可算比较"硬"。"一软"是指声像设备管理之乱。有101个单位没有制定声像设备管理制度或相应的使用要求，占62％，致使有的设备闲置，没人会用，难以充分发挥作用；有的设备存放在科室或个人手中，没有合理利用；有的设备使用人员不明确或频繁变动，设备不能有效地利用。从而形成了"硬件硬、软件软"的现状，而且"软"的方面直接影响了"硬"的方面作用的发挥，最终造成一些重要活动没能及时摄录，档案没能完整保存下来，给以后声像档案的产生及归档留下了隐患。
（二）摄录人员中存在着"一强一弱"的现状和两种误区
摄影录人员在各自单位中直接从事着产生声像档案的工作，并决定着声像档案的数量和质量。调查反映出在摄录人员中存在着"一强一弱"的现状。"强"表现在所调查单位的443名摄录人员中，有专职156人，兼职287人，平均年龄35岁，大专以上文化程度的占72％。队伍强大、年龄适中、文化程度较高这是"强"的一面；"弱"表现在443人中，专业工龄1至5年者381人，占86％，5年以上者仅占14％。经过专业培训的共68人，仅占16％，其中1至3个月短训（摄录专业）的66人，专科毕业2人，有84％的人都属"自"。专业工龄短、专业知识及技能普遍较低这是"弱"的一面。
调查中还发现摄录人员中存在着两种思想认识上的误区。一种是部分人根本就不知道什么是声像档案。他们一直误以为只有上级来文、红头文件才是档案，而他们在公务活动中形成的照片、录音、录像带等，认为拍完、录完就算完成任务了，不需要归档保存；另一种是部分人误以为谁拍的照片就归谁，送往报社、电台的用完就算完了，怎么处理这些声像档案属于个人行为。
事实证明，摄录人员"弱"的一面影响了"强"的一面发挥作用，加上认识上的误区，造成了声像档案管理上的不规范。也就是说，产生声像档案的第一关棗形成和归档不把好关，待用时再靠档案员去催要或档案馆去征集，那只能是"亡羊补牢"了。
（三）声像档案管理混乱，问题复杂
1、管理制度不健全，声像档案没有集中统一管理
调查中有75个单位制定了相应的声像档案管理制度，占47％，有半数以上的单位处于无章可循的自由形成、自由处理状态。据调查，声像档案的管理主要存在着3种形式：一是档案室集中统一管理，随时形成随时移交，仅占26％；二是各科室一年一次移交档案室，占35％；三是由科室分散保管或个人保存，占39％。由此表明有五分之二的单位声像档案没有集中统一管理，缺乏必要的管理制度，或有的单位虽有管理制度，但落实不够，缺乏有效的保障措施。
2、档案意识不强，声像档案难以及时完整归档
声像档案有较强的时效性和特殊的归档要求。例如照片底片需同时归档，影像需辅以文字说明，如果不及时归档，日后就是摄影人员自己也难以追忆齐全和准确。调查发现，有近20％的单位有积存照片没归档，且多数照片、底片早已分家或已无底片，文字说明更难说清。本来是很珍贵的照片，却由于没有及时归档而失去了其应有的保存价值和利用价值。从录音、录像带的归档情况来看，更令人担忧，相当一部分单位都是"一盘带子反复用"，原始录音（像）没有保存下来。另外有些部门或个人手里保存着部分珍贵的声像档案，虽管理不规范，但当档案部门去收集时，往往不愿交。究其原因，主要是档案意识不强，对声像档案管理缺乏重视。
3、保管条件差，声像档案难以长久保存
声像档案的保管条件比纸质档案要求更严格。而调查发现，只有广播电视局、韩村河村等少数几个单位设置了声像档案室或配备了声像档案专柜，其余各单位都将声像档案存放在文书柜内与其它档案混存，不具备恒湿、恒温、防磁等保存要求。致使一些照片变黄褪色，底片粘连变质，磁带受损等，不利于声像档案的长久保存和利用，一旦发生问题，悔之晚矣！
4、管理状况"喜""忧"悬殊，发展不平衡
调查单位中设备、人员、声像档案管理都比较规范的有11个单位，占6．8％；而无设备无声像档案、有设备无声像档案、有声像档案没集中统一管理的单位48个，竟占40％，两极所占比例悬殊。从照片数量看：最多的一个档案室存有20000余张，其余160个单位20860张，平均130张（其中多者上千张，少者几张）。仅从照片档案一项看，声像档案的管理水平就很悬殊。
5、收集渠道不畅，声像档案馆、室藏匮乏
区档案馆是全区永久保存档案并向社会提供利用的基地。但目前馆藏声像档案极为匮乏。基层单位中有近四分之一的照片档案散存在个人或科室内部，没有集中统一管理。正是由于多年来沿袭下来的声像档案分散保存，难以及时完整归档统一管理，致使基层档案室声像档案不齐全，档案馆的声像档案也就没了来源。源头没控制住，加之征集措施不得力，渠道不畅，造成今?
6、区域性重大活动档案失控，声像档案流失严重
众所周知，每次区里或基层单位组织重大活动，召开重要会议，都安排人员摄录像，形成了许多有价值的声像档案。其中一些在报刊上刊登或印成图书、画册对外发行，但在档案馆（室）却找不齐这些原始档案。分析原因：一是多个单位同时参与的大型活动，档案管理不集中统一。各部门领导及相关工作人员都是临时抽调的，各自负责一块工作，相应形成的档案材料缺乏协调、统一、集中，活动结束后，档案材料也各归东西，声像（包括文书、实物等）档案流失在所难免；二是从筹备到结束没有归档要求和相应的控制措施以及贯穿始终的档案管理、服务工作，也造成档案材料流失；三是有关专业人员档案意识不强，加之缺乏有效的管理，形成的档案不及时归档，用完之后就归为已有或是下落不明，又造成档案的流失。
二、加强声像档案管理工作的对策及建议
（一）加强宣传、提高意识，争取领导重视
搞好档案工作不仅是档案主管部门的事，更是各立档单位乃至全社会的事，而各级领导的重视是做好档案工作的重要保证。从这几年的经验看：一要争取宣传主管部门、新闻单位的大力支持，引起社会的广泛关注，从而提高全民，特别是各级领导及有关人员的档案意识，营造出一种良好的档案工作氛围；二要抓住机遇，服务中心工作。档案主管部门、各立档单位要善于抓住机遇，结合本地、本单位中心工作，通过馆、室藏档案以及生动的利用实例，发挥档案自身的宣传教育作用。
（二）加强监督，分类指导，注重业务培训
针对声像档案管理现状，档案行政管理部门要加大对声像档案的监督指导力度，并把其作为档案目标管理、年度执法检查的重点内容。同时，针对不同单位现状，采取不同方式进行分类指导，力争整体水平的提高。对人员、设备、档案管理都比较规范的单位，要巩固提高，在开发利用上下功夫；对有设备、有专业摄录人员，而档案管理没跟上的单位，应在依法管理、建章立制上加强指导和监督，促其逐步规范管理；对问题较多、基础薄弱的单位，要限期建档，加大指导监督力度，不留死角。注重业务培训，全面加强对摄录人员、档案人员的有关专业知识和技能的培训，为形成好、保管好声像档案奠定良好的基础。
（三）加强管理，制定办法，狠抓制度落实
要改变声像档案管理混乱的现状，制定一个切合实际的管理办法来规范此项工作很必要。区档案局将与有关部门配合出台《房山区声像档案管理办法》；同时，各立档单位也要建立相应的管理制度，强化规范管理，对产生的声像材料从收集、归档到移交档案室统一管理，制定一套严格的制度，防止分散流失，杜绝归为己有。对声像档案的日常保管、借阅、利用作出明确规定。永久、长期保存的声像档案应定期向区档案馆移交；在此基础上要狠抓落实。要确保有关法规和制度落到实处，必须制定有效的配套措施，明确责任，依法管理，做到有章可循、有法必依，使之逐步变成自觉的行动，以确保声像档案归档质量。
（四）全面出击，形式多样，疏通收集渠道
要实现声像档案收集完整，采取必要的行政手段和物质保障，建立并疏通收集渠道，运用多种形式收集也很重要。结合地区实际，各立档单位、区档案馆要全面出击，采取多种形式收集。主要有：①通过正常移交接收。科室移交档案室，档案室移交区档案馆。②重点单位、重点科室重点收集。对本地重点单位、立档单位重点科室产生声像档案比较集中的，要有重点地强化收集，经常沟通及时掌握情况。③重点人物（摄录人员）直接征集。有一部分摄录人员除担当本单位的摄录任务外，还被指派（或聘请）摄录本地区的重大活动、重要会议、城市建设、外事活动等。对保存在这些人手中的属于归档范围的声像档案，要多方努力，登门收集和征集。④广泛的社会征集。对散存在民间的声像档案，运用发公告、发文件、上门实地寻求等形式，采取有偿征集、无偿捐献、建立名人全宗、个人代存等方式广泛征集。
（五）结合实际，创造条件，力求妥善保管
从长久保护和利用考虑，声像档案要求恒湿、恒温、防磁、防震、防光、防火等。而目前声像档案保存条件普遍不符合上述要求，短时间内都配齐专柜或设专室又不现实。我们认为结合实际，创造条件，力求妥善保管是当务之急。首先，声像档案要独立成卷，使用声像柜或密闭铁柜单独存放；其次要严格控制库房温湿度，远离光线、磁场等；录音带、录像带采取定期倒带检查等保护措施，尽量延长声像档案的寿命。
关键词:档案馆;人力资源;开发与管理
一、档案馆人力资源管理普遍存在的问题
1.1人力资源管理观念淡薄，对人力资源管理工作重视不够:目前，基层档案馆人力资源管理观念仍然比较淡薄，许多档案馆受计划经济体制的影响，一直沿用传统的人事管理模式，受其制约。在人员的引进上存在很大的随意性。档案馆经常成为上级领导安排门路人员的收容所。结果，人员素质偏低，工作质量上不去。这也极大地影响了档案馆员的积极性和创造性的发挥。同时，对人力资源管理也缺乏足够的重视，管理上“重物轻人”认为档案馆的发展是靠资金投入，看重规模、设备和馆藏，轻视对人力资源的研究;看重经费投入，轻视人力方面的投入:看重拥有人力，轻视人力的利用。
1.2人力资源管理制度不规范:普遍来看，档案馆极少有人力资源管理的长远规划。不太重视对工作人员的岗位培训，不能正确运用能级对应的管理原则，即根据人的能力，把人才放到相应的岗位上去。普遍存在着能级不分、职级岗位错位、管理失衡和聘任制有名无实等错误现象，缺乏真正意义上的竞争上岗和激励机制，缺乏规范化的人力资源培养、稳定和业绩考核等方面的制度。再加上工资分配上的大锅饭与分配不公并存，很难调动工作人员的积极性，更谈不上创造性的开展工作。
1.3档案馆人才流失较为严重:与其他部门相比，档案馆工作时间长，强度大，而福利待遇和地位却得不到提高，与此同时还一味强调发扬默默奉献和甘为人梯的精神。在馆员的晋升、评职、业务深造等方面，不按个人能力和论资排辈的一些做法也挫伤了许多人的积极性，使他们丧失了对档案馆事业的归属感和主动进取的精神。在这样的“清水衙门”里，档案馆人才的价值与其贡献是背离的，因此，很多档案馆员选择了“跳槽”。总之，在目前的档案馆中，一方面是档案馆人力资源缺乏，业务工作得不到应有的发展:另一方面则是，现有的人力资源配置不当，又造成很大的浪费。追根究底，传统的档案馆人事管理是其症结。
1.4内外环境的不利影响:从内部看，档案馆人力资源管理落后，封闭保守，致使工作人员和一些领导始终处于一种消极被动的状态中，知识得不到充分尊重，才能得不到发挥，使其养成安于现状的惰性，缺乏危机感和竞争意识。从外部环境看，在人们心目中，档案馆工作人员的作用不大，地位不高，形象欠佳，这大大挫伤了档案馆工作人员的积极性。许多专业技术人员对档案馆缺乏认识，对档案、情报、信息利用意识淡薄。有些领导对档案馆很少问津，也鲜见他们到档案馆了解情况，解决问题，综合这些来自内外部的不利影响，在某种程度上造成档案馆队伍士气不高，思想不稳定，从而影响工作的顺利开展。
二、人力资源管理在档案馆实施的必要性
2.1人力资源管理是档案馆留住人才的有效手段——知识经济和网络时代的到来使现代档案馆对文献资源的管理发生了深刻的转变，从传统的以手工为主的管理手段转变到以自动化、数字化、网络化等现代技术为主。档案馆员作为知识和智力的载体，在档案馆的生存和发展中成为首要因素，高素质、高层次的创新型知识人才和专家成为档案馆发展最重要的资源。因此，发展档案馆事业，必须依靠广大档案馆员的积极参与和发挥他们的聪明智慧，充分地调动他们的积极性。这就要求档案馆进行合理的人力资源管理，坚持以人为中心，把馆员作为档案馆的主体，把人力资源作为档案馆制定发展战略和发展规划的依据;关心馆员个人的发展，把馆员个人的发展和档案馆的发展紧密结合起来，根据馆员个人的专长、能力和知识结构，提供相应的工作岗位，为其设计合理的职业生涯规划，并为馆员的学习和教育培训等提高自身发展的措施提供各种帮助。2.2人力资源管理是档案馆事业持续发展的需要。档案馆的核心岗位，如采访、编目、咨询、系统维护等业务部门的工作具有专业性、技术性强的特点，一般都由受过高等教育的专业技术人员来从事。按照人本主义心理学的创始人马斯洛的需要层次理论，这些技术人员一般都具有较强的成就需求、尊重需求及求知需求。因此，单位领导应该充分重视他们的作用，尊重他们的价值，尽量满足他们的个性需求，以此激励他们的积极性，发挥他们的创造性。此外，鉴于档案馆的服务功能和服务模式逐步以简单的借换转向信息化、专业化、专门化，图书馆的专业人才、专门人才和知识专家将承担起图书馆发展规划的参与者、网络信息资源的组织者、知识的创造者这些角色。为了使他们适应这些职能要求，胜任这些任务，需要有意识、有计划的为他们提供继续教育、职业培训、在职教育等机会，从而提高自身素质，掌握从事图书馆创新发展的各种技能，使他们成为合格的知识和信息服务的工作者。只有这样才能促进档案馆事业的持续发展。
2.3人力资源管理有助于档案馆适应时代变化发展的需要知识经济时代的到来使档案馆面临着严峻的考验，用户知识和信息需求向多样化、个性化、专门化方向发展，致使档案馆一切工作的出发点和归宿转变为开展多种形式的知识和信息资源服务，极力满足用户的需求。档案馆将真正实行“以用户为中心”的新型服务理念，一切服务工作都将围绕用户的需求主动来开展，能否抓住用户将决定档案馆的发展命脉。把人力资源管理“以人为中心”的管理理念落实到档案馆的具体工作中，便要求档案馆以用户为根本，以用户为中心，研究用户的知识结构、知识信息的需求动向和他们需求的针对性、特色性，全面了解用户需求，并对此做出快速积极的反应，实现档案馆的真正价值。
2.4人力资源管理是保证档案馆其它资源得到充分利用的需要，除去人力资源这一首要的能动性要素外，文献、资金、设备、技术等其他资源特别是知识和信息资源能否得到用户充分利用、发挥其价值，以及档案馆的整体效益能否得到提高等，最终也都将取决于人力资源的开发与利用程度。有效的实施人力资源管理，能够促进人力资源和其他资源的充分结合，将极大地提高档案馆知识的利用率，从而产生极大的社会效益。
三、档案馆人力资源管理的有效模式
目前我国档案馆还没有统一的人力资源管理模式，从国内外现有的档案馆人力资源管理模式来看，大致有以下几种:
(1)以国家设立的标准准入制度作为人员管理的依据。如档案馆职业资格认证制度等。
(2)突出对专业对口部门服务的资格认证制度。如档案馆学科馆员制度等。
(3)各单位自行制订的符合自身实际的管理制度。如奖惩激励制度等。
(4)通过行政手段设立相关的档案馆人员编制政策来达到提高馆员素质的目的。如定岗定编等。
参考文献:
1.韩伟之、郑宇豪、金琦:档案馆理论与实践[M];北京;中国档案出版社，1990年
2.李龙燕;档案馆人员优化问题浅议[J].云南档案，2000(1)
近几年来，市档案馆的安全防范工作，在市委、市人大、市政府、市政协的正确领导下，在上级主管局的大力支持与指导下，经过局、馆同志的共同努力，取得了一定的成绩。
一、加强组织领导，建立安全防范机制
档案资料是无形财富，经济价值无法估量。为加强档案资料管理，确保安全，我们主要突出了“五抓”。一抓班子健全。我们及时地成立了以局长任组长，副局长任副组长，各股室负责人为组员的档案安全防范工作领导小组并明确了联络人；二抓目标的细化。针对局、馆办公特点，党组（支部）一班人除进行明确分工外，还层层签订档案安全防范责任状；三抓骨干力量的培养，选派6名同志参加消防安全知识培训；四抓协调配合，加强了与市委办、政府办督查室、人大内司委及市消防中队的密切联系；五抓计划及预案出台，针对档案馆工作实际，我们及时组织人员拟写并修订档案安全防范工作计划和预案。
二、加强制度建设，确保监督，管理到位
一是修订与完善档案管理与保管制度，在原22项制度的基础上我们又增订了库房管理及计算机管理等制度，并将制度打印成册；二是坚持了节假日值班登记和查借阅档案登记制度；三是在局、馆办公地开设热线电话悬挂举报箱，接受群众的监督；四是不定期的组织档案安全检查，发现问题及时处置；五是严格坚持上下班和外来人员查询登记制度；六是加强了与奥星幼儿园、市文体会议中心和非凡俱乐部的联系。三年来，我们加强了库房“九防”措施，档案馆未发生任何安全事故，多次受到市委、市政府和市消防大队的好评。
三、加强资金筹集，确保库房经费落实
档案库房管理重在基础设施建设，为改善档案库房保管保护条件，我们加大了工作力度。一是积极宣传，争取市党政领导对档案安全防范工作的重视与支持。3年来，市委、市政府、市人大、市政协领导曾4次听取档案情况汇报，2次到档案馆现场办公解决具体问题，市财政增拨档案保护经费达110余万元；二是及时购置档案保护保管设备，截至10月24日止，已投入经费近80余万元，用于库房装饰，添置档案密集架、空调、电脑、消毒柜、刻录机等档案保护保管设备。
存在的不足：一是档案库房未安装空调设备；二是库房温湿度登记不够正常；三是档案馆无信息化管理制度。
一、声像档案管理存在的问题
（一）声像设备存在着“一硬一软”的现象
“一硬”是指声像设备数量多。随着社会的发展及工作需要，机关、企事业单位的声像设备有了很大改善。在调查的161个单位中，仅有3个单位没有声像设备，仅占2％，98％的单位都有1台以上的声像设备，设备总数达971台（架）。从总体讲，声像设备可算比较“硬”。“一软”是指声像设备管理之乱。有27个单位没有制定声像设备管理制度或相应的使用要求，占17％，致使有的设备闲置，没人会用，难以充分发挥作用；有的设备存放在科室或个人手中，没有合理利用；有的设备使用人员不明确或频繁变动，设备不能有效地利用。从而形成了“硬件硬、软件软”的现状，而且“软”的方面直接影响了“硬”的方面作用的发挥，最终造成一些重要活动没能及时摄录，档案没能完整保存下来，给以后声像档案的产生及归档留下了隐患。
（二）摄录人员中存在着“一强一弱”的现状和两种误区
摄录人员在各自单位中直接从事着产生声像档案的工作，并决定着声像档案的数量和质量。调查反映出在摄录人员中存在着“一强一弱”的现状。“强”表现在所调查单位的443名摄录人员中，有专职156人，兼职287人，平均年龄35岁，大专以上文化程度的占72％。队伍强大、年龄适中、文化程度较高这是“强”的一面；“弱”表现在443人中，专业工龄1至5年者381人，占86％，5年以上者仅占14％。经过专业培训的共68人，仅占16％，其中1至3个月短训（摄录专业）的66人，专科毕业2人，有84％的人都属“自”。专业工龄短、专业知识及技能普遍较低这是“弱”的一面。
事实证明，摄录人员“弱”的一面影响了“强”的一面发挥作用，加上认识上的误区，造成了声像档案管理上的不规范。也就是说，产生声像档案的第一关和归档不把好关，待用时再靠档案员去催要或档案馆去征集，那只能是“亡羊补牢”了。
（三）声像档案管理混乱，问题复杂
1、管理制度不健全，声像档案没有集中统一管理
调查中有75个单位制定了相应的声像档案管理制度，占47％，有半数以上的单位处于无章可循的自由形成、自由处理状态。据调查，声像档案的管理主要存在着3种形式：一是档案室集中统一管理，随时形成随时移交，仅占26％；二是各科室一年一次移交档案室，占35％；三是由科室分散保管或个人保存，占39％。由此表明有五分之二的单位声像档案没有集中统一管理，缺乏必要的管理制度，或有的单位虽有管理制度，但落实不够，缺乏有效的保障措施。
2、档案意识不强，声像档案难以及时完整归档
声像档案有较强的时效性和特殊的归档要求。例如照片底片需同时归档，影像需辅以文字说明，如果不及时归档，日后就是摄影人员自己也难以追忆齐全和准确。调查发现，有近20％的单位有积存照片没归档，且多数照片、底片早已分家或已无底片，文字说明更难说清。本来是很珍贵的照片，却由于没有及时归档而失去了其应有的保存价值和利用价值。从录音、录像带的归档情况来看，更令人担忧，相当一部分单位都是“一盘带子反复用”，原始录音（像）没有保存下来。另外有些部门或个人手里保存着部分珍贵的声像档案，虽管理不规范，但当档案部门去收集时，往往不愿交。究其原因，主要是档案意识不强，对声像档案管理缺乏重视。
3、管理状况“喜”“忧”悬殊，发展不平衡
调查单位中设备、人员、声像档案管理都比较规范的有11个单位，占6.8％；而无设备无声像档案、有设备无声像档案、有声像档案没集中统一管理的单位48个，竟占40％，两极所占比例悬殊。从照片数量看：最多的一个档案室存有20000余张，其余160个单位20860张，平均130张（其中多者上千张，少者几张）。仅从照片档案一项看，声像档案的管理水平就很悬殊。
4、保管条件差，声像档案难以长久保存
声像档案的保管条件比纸质档案要求更严格。而调查发现，只有广播电视局、韩村河村等少数几个单位设置了声像档案室或配备了声像档案专柜，其余各单位都将声像档案存放在文书柜内与其它档案混存，不具备恒湿、恒温、防磁等保存要求。致使一些照片变黄褪色，底片粘连变质，磁带受损等，不利于声像档案的长久保存和利用，一旦发生问题，悔之晚矣！
5、收集渠道不畅，声像档案馆、室藏匮乏
区档案馆是全区永久保存档案并向社会提供利用的基地。但目前馆藏声像档案极为匮乏。基层单位中有近四分之一的照片档案散存在个人或科室内部，没有集中统一管理。正是由于多年来沿袭下来的声像档案分散保存，难以及时完整归档统一管理，致使基层档案室声像档案不齐全，档案馆的声像档案也就没了来源。源头没控制住，加之征集措施不得力，渠道不畅，造成今天的尴尬局面。
6、区域性重大活动档案失控，声像档案流失严重
众所周知，每次区里或基层单位组织重大活动，召开重要会议，都安排人员摄录像，形成了许多有价值的声像档案。其中一些在报刊上刊登或印成图书、画册对外发行，但在档案馆（室）却找不齐这些原始档案。分析原因：一是多个单位同时参与的大型活动，档案管理不集中统一。各部门领导及相关工作人员都是临时抽调的，各自负责一块工作，相应形成的档案材料缺乏协调、统一、集中，活动结束后，档案材料也各归东西，声像（包括文书、实物等）档案流失在所难免；二是从筹备到结束没有归档要求和相应的控制措施以及贯穿始终的档案管理、服务工作，也造成档案材料流失；三是有关专业人员档案意识不强，加之缺乏有效的管理，形成的档案不及时归档，用完之后就归为已有或是下落不明，又造成档案的流失。
二、加强声像档案管理工作的对策及建议
（一）加强宣传、提高意识，争取领导重视
搞好档案工作不仅是档案主管部门的事，更是各立档单位乃至全社会的事，而各级领导的重视是做好档案工作的重要保证。从这几年的经验看：一要争取宣传主管部门、新闻单位的大力支持，引起社会的广泛关注，从而提高全民，特别是各级领导及有关人员的档案识，营造出一种良好的档案工作氛围；二要抓住机遇，服务中心工作。档案主管部门、各立档单位要善于抓住机遇，结合本地、本单位中心工作，通过馆、室藏档案以及生动的利用实例，发挥档案自身的宣传教育作用。
（二）加强管理，制定办法，狠抓制度落实
要改变声像档案管理混乱的现状，制定一个切合实际的管理办法来规范此项工作很必要。区档案局将与有关部门配合出台《房山区声像档案管理办法》；同时，各立档单位也要建立相应的管理制度，强化规范管理，对产生的声像材料从收集、归档到移交档案室统一管理，制定一套严格的制度，防止分散流失，杜绝归为己有。对声像档案的日常保管、借阅、利用作出明确规定。永久、长期保存的声像档案应定期向区档案馆移交；在此基础上要狠抓落实。要确保有关法规和制度落到实处，必须制定有效的配套措施，明确责任，依法管理，做到有章可循、有法必依，使之逐步变成自觉的行动，以确保声像档案归档质量。
（三）加强监督，分类指导，注重业务培训
针对声像档案管理现状，档案行政管理部门要加大对声像档案的监督指导力度，并把其作为档案目标管理、年度执法检查的重点内容。同时，针对不同单位现状，采取不同方式进行分类指导，力争整体水平的提高。对人员、设备、档案管理都比较规范的单位，要巩固提高，在开发利用上下功夫；对有设备、有专业摄录人员，而档案管理没跟上的单位，应在依法管理、建章立制上加强指导和监督，促其逐步规范管理；对问题较多、基础薄弱的单位，要限期建档，加大指导监督力度，不留死角。注重业务培训，全面加强对摄录人员、档案人员的有关专业知识和技能的培训，为形成好、保管好声像档案奠定良好的基础。
（四）结合实际，创造条件，力求妥善保管
从长久保护和利用考虑，声像档案要求恒湿、恒温、防磁、防震、防光、防火等。而目前声像档案保存条件普遍不符合上述要求，短时间内都配齐专柜或设专室又不现实。我们认为结合实际，创造条件，力求妥善保管是当务之急。首先，声像档案要独立成卷，使用声像柜或密闭铁柜单独存放；其次要严格控制库房温湿度，远离光线、磁场等；录音带、录像带采取定期倒带检查等保护措施，尽量延长声像档案的寿命。
（五）全面出击，形式多样，疏通收集渠道
要实现声像档案收集完整，采取必要的行政手段和物质保障，建立并疏通收集渠道，运用多种形式收集也很重要。结合地区实际，各立档单位、区档案馆要全面出击，采取多种形式收集。
（六）建议档案主管部门参与全区各类重大活动
针对地区重大活动（重要会议）档案失控、声像档案流失严重的现状及产生的诸多因素，应采取档案局、馆直接参与的办法，由主办单位通知档案局派专人摄影录像并负责其他各类档案的收集归档工作，以确保全区重大活动产生的档案（特别是声像档案），得以及时、齐全、完整地归档，统一管理，方便各方面利用。
