时间：2023-10-13 16:13:59
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇供应商档案管理制度，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
1 政府采购档案管理工作所面临的问题
1.档案收集周期长，影响归档完整性
所收集档案的完整性关系到档案归档工作的顺利度，在实际工作中，部分政府由于没有规范科学的进行采购，致使在收集采购资料时出现问题，资料收集不齐全，延误了资料的归档，影响了采购档案管理工作的顺利进行[1]。影响资料完整性的情况有以下几种，第一，缺乏健全的投诉机制，投诉人往往在投诉时选择当地主要领导或纪委，直接略过了政府采购部门和采购中心，致使由领导的政务批示决定采购的结果，但是实际情况是，相关领导政务繁多，对于相关部门提供的材料不能及时处理，增加了得到结果的时间。第二，采购人没有出示验收证明、拒绝签订相关合同、中标人迟迟不履行合约、中标供应商确定后采购人要求退货等行为都会影响采购资料收集的完整性。第三，部分采购中心将工作重心放在日常开标事物上，无暇处理积累的档案，导致档案管理缺乏规范性。
2.缺乏专业的档案管理人员
档案管理是一项长期复杂的工程，对于档案管理工作人员的素质要求较高。对于档案管理工作各地政府持有不同的意见，有相当大一部分政府对档案管理工作的重视不足。主要表现如下，一些地方采购中心因为各种各样的原因没有设立专职的档案管理人员，在实际开展档案管理工作时，工作人员之间互相推诿，逃避责任，缺乏敬业心，导致档案管理工作无人可管，工作效率低。一些采购部门没有对采购档案管理工作的工作难度进行正确的评估，所安排的档案管理人员缺乏专业性，要么根本不懂档案管理，要么业务水平较低，采购档案管理工作开展较为困难，达不到预期效果[2]。还有一些基层部门没有制定严格的奖惩制度，对一些不良现象采取得过且过的态度，惩罚力度不到位，这种负面影响比较恶劣，大幅度的降低了工作人员的积极性，影响了工作效率。
3.档案管理的保密工作不到位
之所以进行采购信息的收集归档，就是因为这是该政府独有的能够推动其发展进步的资料，这是一把双刃剑，利用的好可以改进不足，谋求发展。利用的不好就会被别有用心的人利用做一些违法的事情，所有档案资料信息的保密性非常重要。但是在实际管理工作中，多数是采用电子档案的形式，电子档案是依托于计算机信息技术而发展的，具有信息技术资料健全、高效、便捷特点的同时，也相应的传承了计算机信息技术的缺点，即安全性问题。在进行电子档案的发送、接收、保管和归档时，可能会被篡改、伪造、泄密、窃听，或者遭到病毒入侵、黑客攻击等。由于电子档案的保护措施不到位，相关资料信息被泄露的情况频频发生，带来了一定的隐患。另外，工作人员泄露资料、岗位设置不合理、档案管理存在漏洞等也同样会导致资料信息的泄露。
4.没有进行合理档案开发利用
档案收集管理的目的就是为了使用，要与实际情况相结合，充分发挥档案管理的原始功能。制作评分办法和标书需要参考相关的供应商投标技术方案和技术参数，售后服务承诺、财务状况等方面的资料。供应商登记资料证明了其资质水平，记录了供应商的资信等级、履约能力、技术水平，能够为中标候选人产生、投标名单确定提供一定的依据。但是，有些采购中心过于重视资料的保密性，严禁档案资料的借阅，使档案仅仅成为了一堆无用的材料，导致资源的浪费。
5.档案室软硬件设备配备不足
一些采购中心所配备的档案室容量较小，使用的是简单的档案柜，所收集的资料都一股脑的堆积在里面，缺乏档案密集架的使用。还有些采购中心连档案室都没有配备，所收集的资料多是胡乱放置。增加了资料寻找的难度。还有部分的采购中心没有将采购信息电子化，缺乏计算机设备的配备。
2 加强政府采购档案管理的措施
1.建立健全相关的规章制度
建立健全政府采购档案的各项规章制度，实施高效、科学、规范的管理，让采购档案管理走出无序化状态。现有的采购档案之间缺乏联系，导致无法进行集中管理。为了充分的开发利用采购档案，发挥其高效便捷的作用，提高工作效率，首先就要完善档案的管理制度。详细规定档案的制作、审查、收集、保管、整理等环节，并且各部门要协调配合，加大对采购档案的监督、检查力度。档案管理制度是档案管理工作的依据，有利于规范工作人员的行为，实行档案的统一集中管理。
2.提高工作人员的专业水平
现阶段的采购档案管理人员，不仅要具备档案管理的知识和经验，还要能够熟练的操作计算机。首先，要加强对于工作人员的培训，让其学习采购档案管理的专业知识，了解采购档案管理工作的作用，加强对采购档案管理工作的重视，增强责任心。同时，提高计算机的操作水平。其次，在录取人员时要偏向专业性，能够满足档案管理的基本需要。各部门人员要加强交流，多听取意见，优化采购档案管理方案。最后，要设立专门的档案管理人员，在采购项目完成后，及时将资料整理好，上交保存。
3.提高档案管理的安全性
档案的安全是档案管理中的一大重点，首先，要设置访客权限，根据档案的保密程度设置权限，划分读取人群，保障采购档案的保密性。其次，对一些保密性较强的档案设置使用期限，控制使用范围。另外，电子采购档案的管理人员要开启电子档案管理系统的监控和自动记录功能，防止档案的外流。
4.加强信息化建设，建立数字化数据库
根据统一的信息化建设标准，建立数字化数据库，为实现采购文档的共享提供基础。通过数据库的建立，实现档案资料的资源共享，降低人工出错的几率，在最大程度上保证人们的信息查询。同时，数据库的建立可以让工作人员及时更新档案资料的内容，保障采购档案信息的准确性和完整性。另外，建立采购档案信息系统，利用计算机信息技术实现案卷的重新整合，规范档案的标号、标题，提高档案的检索功能，提升档案管理工作水平。
5.完善采购档案管理的工作设备
首先，要设立独立的采购档案管理工作间，如陈列室、阅览室、档案库房、办公用房等。其次，配备统一的数字化信息设备，如计算机等，实现采购档案的自动识别、上载、转化、存储等。最后，建立强大、专业的采购档案管理系统，实现采购档案的统一化管理。
【摘要】随着计算机技术、网络技术的迅猛发展，办公自动化、标准化、网络化日趋完善，信息化是当今世界经济和社会发展的趋势，企业管理模式不断走向现代化及信息化也是时展的必然趋势。作为掌握企业知识资源最多的档案部门，将档案管理模式从以档案实体为重心向以档案信息为重心转变，推进档案信息化建设是企业发展的必然需要。
【关键词】档案管理 计算机技术
推动档案信息化建设的其中一个重要措施是建立档案管理系统。档案管理系统是用来管理档案信息资源的计算机系统，包括部分硬件基础设施、操作系统、数据库管理系统、应用软件等。在档案系统运用到实际工作中时，发现一个问题：档案信息系统是处在被档案人员“绑架”的状态。这种现象主要体现在档案人员在档案系统操作运用过程中，根据自身需要，由档案人员或者档案系统供应商按照企业工作实际修改档案系统中的一些卡片格式、案卷目录、移交目录等设置。
“被绑架”的档案管理系统这一现象引发了我对档案管理系统的几点思考：
首先，为什么会出现“被绑架”的情况呢？对此，本人总结概括为几点：第一，企业档案管理工作是具有个性化的这一特点。不同的单位，不同的部门，不同的机构，所产生的企业档案文件和文件类别是有差别的，不同的档案类别，所要求的归档方式和归档内容也是不同的。根据不同企业档案形成的独立个性，对于档案管理系统的要求与设定肯定是要与企业经营发展相适应的，因此，档案管理系统根据自身需要做更改是必不可少的。第二，档案工作制度的不完善。档案工作制度是系统设计和实施的主要依据，主要内容应嵌入档案信息管理系统。作为运用档案信息化管理系统的工作依据，档案工作的法律法规和规章制度，各项制度标准的不完善，必然会影响档案管理系统的施行，在运用过程中肯定会存在阻碍。
那么，对于档案管理系统所出现的被绑架情况应该怎么办呢？
第一，完善档案管理制度。档案工作制度是开展档案工作的基本法，档案信息化过程遭遇到的操作规程问题需要通过标准规范来解决。《档案法》规定：“国家档案行政管理部门主管全国档案事业，对全国的档案事业实行统筹规划，组织协调，统一制度，监督和指导。”因此，国家机关及国家档案行政管理部门要加快制定颁布实施符合档案管理工作中的基本法，立足长远，做好顶层设计，确保各单位、企业在制定自身档案管理制度时具有统一的、规范的、基本的标准法律、行政法规及行政规章依据。企业要在学习吸收一系列国内外企业优秀管理制度规范和标准的同时，根据自身行业特点，加快相关制度标准的制定及出台，统一管理，统一制度，统一标准，为档案信息化建设提供制度基础。
第二，推动档案管理系统设计的个性化。档案信息化建设赋予新时期档案工作崭新的内容，为档案工作带来了前所未有的发展机遇和挑战。档案信息系统是一项需运用各种学科知识、多专业配合、多部门协作、多环节配套的复杂系统工程，系统建设发展到目前阶段，研究探讨对系统的协调组织、加强管理和科学决策，是十分必要的。由于各单位、企业自身特点、行业不同，如建桥单位、房地产企业、交通运输等不同行业，在档案管理系统的运用实施过程中对于档案工作的要求和重点也会不同。《中央企业档案信息化建设工作指引》中规定，档案管理系统建设应遵循“规范、先进、实用”的原则，以适应企业档案信息化发展为基本要求。传统的档案管理系统必须要根据时展需要不断创新与进步，档案系统软件供应商，应该根据不同企业的需求，在保证大制度、大标准不变的前提下，继承与创新，设计出符合不同企业、行业类别的档案工作信息化管理模式，从而进一步推动档案信息化建设。
第三，重视人才培养。现代信息化技术的发展，对于人员素养的要求也在提高，档案信息化建设对于人才的重视度也必须提高。在旧的观念和认识中，很多人都认为档案部门就是一“养老”部门、是不重要、不受重视的部门，受这种观念影响，很多单位、企业的档案部门安排的人员少、结构老龄化、知识业务素养不够，这就成为档案信息化建设中的“跛脚”。档案工作是一项管理性、科学性、技术性、服务性的工作。档案部门有着这样一个共同感慨：“既懂信息技术又懂档案专业的人才实在太少了！”这个事实是许多企业信息化水平徘徊不前、许多档案软件不适用、许多档案工作者难以准确描述档案管理软件需求的根源所在。对于企业而言，由于专业知识在不停地快速更新，档案信息化工作需要的人才并不仅限于复合型人才，也需要更为专业的档案人才、管理人才、技术人才。对于整体而言，人才培养，需要在教材建设、师资建设等多方面同步努力，也需要学校教育、社会机构教育、国际交流等多渠道进行，同时应将培养人才和吸引人才、留住人才并重。对于企业而言，要在积极引进人才的同时，提高现有档案队伍素质，强化计算机应用知识、数字化技术知识及现代管理知识的培训，尽快建立以管理型人才为基础、复合型人才为重点、高科技专门人才为骨干的档案队伍体系，以满足企业档案信息化建设的需要。
企业档案是企业的知识资产和信息资源， “知识是打开21世纪经济霸权大门的钥匙”。建立档案管理系统，利用计算机及网络技术对档案业务管理工作进行信息化管理，建设档案资源数据库，健全网上查询功能与程序，提高档案管理和利用的现代化水平，是企业发展的必要手段。
会计基础工作在整个会计核算中,是数据最原始的积累,是核算的开始、结束,没有严格的规范化管理,势必影响整个核算流程,因此,涟钢财务部制订了《涟钢会计基础工作规范细则》、《ERP会计业务操作细则》、《涟钢会计档案管理制度》、《涟钢财务部会计凭证管理办法》、《会计报表编制及要求》、《票据管理办法》、《内部结算管理办法》、《资金收付内部控制制度》等一系列规章制度,强化基础工作管理,建立《财务检查考核办法》,由会计科实施定期与不定期检查,发现问题及时采取措施,将错误消灭在萌芽中。
2做好凭证制单人与审核人衔接,搞好成本费用归口管理
涟钢在2003年实施ERP,会计核算由二级成功转换为一级核算,原来成本费用划分到二级单位控制。实施ERP后,统一由财务部各科室分类控制管理,驻二级单位财务人员制作凭证必须由相应主管科室审核,各主管科室将成本费用细分工落实到人。成本类由成本预算科审核控制,费用类由费用科归口控制,福利、工资、资金等由会计科汇总审核。做到成本费用专人专科控制管理。实施ERP后成果显著,2006年1~2月涟钢生产成本较年度目标计划降低22706万元,在同行业排名21名。
3统一采购付款,加强明细帐管理
涟钢实施ERP前,采购付款是由驻采购部财务科、驻进出口部财务科根据所在单位计划付款。有的供应商在几个部门都有业务,既是供应商又是销售客户,信息没有沟通共享,造成付货款给供应商,供应商又欠公司销售货款,浪费资金资源。实施ERP后,在系统内将信息资源共享,同一客户应收应付款抵减,随时可查客户余额情况。在实际操作中,根据财务部《采购物资承诺付款管理办法》,由资金科按计划统一审核支付,避免重复或应抵减销售货款款项支付,相应节约了资金资源和财务费用,财务费用1~2月较年目标计划节约2189万元。应收应付明细帐由销售结算科、采购结算科专门管理,账目清晰,差错率为0。
4规范凭证制作、传递,保障原始单据
完整、真实涟钢在ERP系统中,会计人员按岗位职责给予权限,由专人负责管理,严格规定凭证摘要、科目设置、附件说明等,使系统按照凭证科目归集成本费用、应收应付明细帐,确保明细帐与总帐相符。涟钢财务部每月凭证约有2000份之多,翻阅查询不便,凭证摘要描述简洁明确是查询的基础,因此根据《涟钢财务部会计凭证管理办法》,要求凭证制单人按照规范填写摘要、附件说明,使附件完整,查询快捷,减少时间浪费。由于会计凭证号是系统内自动连贯生成,凭证汇集需各个科室协助完成,涟钢财务部实际操作是:付款凭证由会计人员直接送到资金科出纳柜,以免凭证及附件遗失。银收、银付、现收现付凭证由资金科银行核算会计整理,造具清单送档案室,记账凭证由各科室专人归集造清单送档案室,最终由档案管理会计装订成册。避免了原始单据丢失、凭证缺号,保障原始单据完整、真实。
5利用计算机信息系统,规范报表
在现代企业中,以计算机为中心,加强信息沟通,已成为规范会计基础工作的重要手段。会计报表是会计核算工作最终总报告,是企业经营成果的浓缩反映,是决策层决断的依据。涟钢下属11个子公司,在合并报表中占有重要地位,财务部会计科利用计算机区域信息网络,规范子公司报表格式、报出时间,使数据信息共享,加快报表报出时间,提高合并报表数据准确率,为领导决策赢得时间。
关键词：材料采购计划；物资供应；重要性；炸药厂
采购计划是开展产品生产的开始，在炸药厂日常运营中发挥着巨大的作用，科学合理的材料采购计划有助于保障炸药厂物资供应的充足，从而推进炸药厂健康可持续发展。材料采购计划对于企业竞争力的提升具有积极的促进作用，企业可以通过制定科学合理的材料采购计划，降低采购过程中的风险，避免出现重大经济损失，从而增强企业的竞争实力。本文重点分析材料采购计划在炸药厂物资供应中的作用，以及探讨如何发挥采购计划对炸药厂物资供应作用的措施分析。
一、材料采购计划的编制分析
采购计划的编制工作所包含的内容较多，并且这也是整个采购工作开展的基础，因此炸药厂在制定采购计划时必须高度重视其可行性经济性，这样才能够保证后期采购活动的正常高效的开展。同时设计人员在编制采购计划时还需要对企业的各项经济活动有一个大体的了解，其中具体包括资金的周转、成本的降低、提升原料利用率等指标，这样可以为其编制采购计划提供依据。此外采购计划的编制工作还与企业的规划密切相关，这就需要工作人员详细解读企业本年的预算计划以及战略规划，以保证采购计划内容详细的记录采购物资的名称、数量、质量要求、金额等标准，这样可以为后期采购活动提供强有力的指导。
1.编制采购资金计划
采购资金计划的编制工作在材料采购计划中占据重要地位，因为资金是保证企业正常运行的基础，如果出现资金链断裂的情况很容易导致企业的破产倒闭，因此在制定采购计划时工作人员必须将采购资金计划纳入到整体的考量标准之中，并且通过制定科学合理的采购资金计划来提高炸药厂资金的利用效率，提高资金的周转率，保证企业的日常运行，从而为企业带来巨大的经济效益。
2.编制采购物资计划
炸药厂应该根据物资供应的实际情况编制采购物资计划，其具体内容应该报告材料采购的数量、质量、技术规格等内容，必要时还应该考虑材料供应商。为了确保物资采购计划编制的科学性和合理性，炸药厂必须针对物资的使用和储存情况开展详细的调查，具体内容应该包括以下几个方面：首先调查往年炸药厂物资的使用情况和物资采购的数量，为编制采购计划提供一定的依据；其次工作人员还应该对物资的现有库存开展调查，并且保证安全库存标准的科学合理，如果物资出现库存不足的情况，这应该及时补充；最后在实际采购过程中必须要各个部门之间相互协作沟通，加强部门间信息沟通的效率水平，从而避免出现重复采购的情况，这也是提高物资采购计划科学性的重要依据。
二、编制采购计划的具体内容
在编制采购计划之前，必须做好充分的准备工作。采购准备的重要内容之一是进行广泛的市场调查和市场分析，从而熟悉市场，掌握有关项目所需要的产品和服务的市场信息。炸药厂物资供应中采购计划的编制工作涉及到的内容较多，并且各个内容还具有密切的联系，因此编制人员应该对材料采购计划编制内容有一个全面的掌握，这样才能保证工作人员编制出符合实际情况的物资采购计划。材料采购计划主要包括了以下几个方面的内容：第一，市场调查，材料的采购价格会随着市场供需情况出现波动，在制定采购计划时工作人员必须开展相应的市场调查，并且还应该对调查结果进行详细的记录，这样可以为后期的采购计划的编制工作提供依据，能够准确的把握各种材料的价格走势，从而降低企业的经济损失。第二，采购预算计划，在开展采购计划编制时必须对采购预算进行深入分析，采购预算主要内容为材料采购所需要花费的资金，为了确保整个物资采购工作的效率，保证采购资金的利用效率，炸药厂就必须编制科学合理的采购预算计划，同时在后期还应该对各项采购资金进行跟踪调查，以确保各项配置资金真正落实到实际的物资采购，进而保证炸药厂物资采购的效率和质量水平。第三，供应商选择，炸药厂在制定物资的采购计划时必须充分考虑到供应商的选择问题，一般情况下可以通过招标的方式进行，但是必须考虑到供应商的社会信誉，以及供应商材料的质量和技术规格是否满足炸药厂日常运行的需要，防治出现材料质量不合格的问题。同时还应该加强对材料运输和储存的管理，进而为企业日常运行提供质量可靠的物资供应。
三、建立供应商档案管理，确定准入标准
为了提高炸药厂物资供应的质量和提高材料采购计划编制的科学性，炸药厂应该加强对供应商的管理，具体可以建立供应商诚信档案管理，并且严格落实准入管理制度，对于诚信缺失的供应商应该剔除，这样可以保证供应商提供材料的质量水平。炸药厂在对供应商开展诚信档案管理工作时应该重点从以下几个方面开展：首先对供应商的资质进行评价，这样可以确保其产品质量满足相应的技术要求；其次还应该对材料进行定期抽样检测，一旦发现质量不合格的问题应该及时向上级反映，并且记录到档案之中；再次炸药厂应该安排专人对供应商进行实时的追踪评价，这样可以保证评价结果的实时性和科学性；最后炸药厂需要保证三家以上的稳定供应商，这样可以保证物资供应渠道，避免出现物资供应紧张的情况，同时还可以防治供应商过度提高价格现象的发生，从而确保企业的经济效益。
四、探究炸药厂发展现状，推动炸药厂材料采购成本控制的对策
1.我国炸药厂的发展现状分析
近年来，炸药厂在得到快速发展的同时，越来越多的问题也逐渐暴露出来。炸药厂生产工艺滞后就是比较突出的问题。主要体现在炸药厂生产工艺智能化、机械化、自动化等方面水平很低。炸药厂在以往的发展过程中过于重视经济效益，忽视了技术层面上的创新，导致炸药厂技术创新能力不足，无法做到与时俱进，炸药厂缺乏高新科技产品的支持，所以很难打造出全国都知名的品牌，这不仅使得炸药厂服务质量被降低，还使得炸药厂逐渐向劳动密集型企业发展。科技是第一生产力，炸药厂的技术创新能力在很大程度上体现着炸药厂的发展潜力，随着时代的不断进步，炸药厂的不断发展，技术创新能力的重要性愈发突显，这就使得国家也相继出台了关于技术创新方面的进步指导意见，所以，炸药厂要想得到更好的发展，就必须做到与时俱进，不断更新发展观念，重视技术的创新，积极引进先进技术，加大新技术、新工业的推广和应用力度。与此同时，为了促使产品更新换代速度的加快，提高产品的使用性和安全性，还应不断提高民爆产品质量，这样还能在一定程度上起到环保作用，进一步提高炸药厂效益。此外，炸药厂还应具有前瞻性，成立企业内部研发机构并加大资金投入，加强同行之间的技术交流与合作，重视技术层面的创新，以此促使企业科研水平与技术创新能力得到有效提高，积极借鉴国际先进经验，引进先进技术，进一步完善企业自身。
2.炸药厂物资供应中企业材料采购成本的控制措施
（1）加强原材料储存与分类管理加强原材料存储与分类管理能够避免不必要的原材料损耗。特别是炸药厂的原材料，属于特殊性质的化学材料，价格昂贵且危险性很高。在原材料入库存储之前，应按照相关规定对原材料进行合理分类，对于接触后容易发生化学反应的原材料应分开进行存储，对于易燃易爆的原材料必须严格按照相关安全规范进行合理安置。不同原材料，所具有的特性也不同，所以在选择存储方式和区域时应根据原材料特性来选择。具体应该是，在入库储存前要根据相关规定对其进行基本的分类，易发生化学反应的原材料应分别存储，避免原材料在存储过程中在一些特殊条件下如光照、高温等条件下相互接触发生化学反应造成损耗。易燃易爆的原材料还应按相关安全要求的规定进行安置。其次，根据不同原材料的特性选择合理存储地点和方式。（2）加强材料采购控制加强材料采购控制是降低材料成本的重要途径。采购人员在选择材料供应商时做到货比三家，优中选优，选择资质实力雄厚、市场信誉高、能够长期供货的材料供应商。确定材料供应商后，应与其多加沟通，争取建立长期合作关系，而后就材料价格方面进行商议，尽量降低采购材料价格，即便不能低于市场材料均价，也必须与市场材料均价保持一致。原材料的采购资金量较大，在结算时宜采用承兑汇票的结算方式，这有利于节约材料成本。在编制原材料采购计划时，编制工作人员必须对企业的实际情况有充分了解，例如企业实际生产能力、原材料使用量等情况。编制好材料采购计划后应进行验证，确保材料采购计划内容符合企业需求。在材料采购时，要求采购人员必须严格按照采购计划进行采购工作。材料采购计划与企业生产计划有着密切关联，若是企业生产计划发生变化，则应根据变化后的生产计划和材料库存情况，重新制定材料采购计划。材料库存量与生产进度有密切关联，为了保证生产进度，应定期对材料库存进行盘点，并将盘点结果予以通报。材料管理人员应做好管理工作，充分发挥工作职能，避免出现材料浪费或丢失现象。一旦发现有上述情况必须及时进行制止，并上报上级领导。依据情节的严重程度采取相应的处罚措施与力度。另外，还应实时监控市场原材料价格，若是市场原材料价格呈上涨趋势，则应减少采购量，以此控制好采购成本，若市场原材料价格呈下降趋势，则应根据企业生产计划和材料库存量情况，尽量加大采购量。（3）制定科学的材料成本管理制度制定科学的材料成本管理制度，能够有效提高企业材料成本管理水平，对材料预算、采购到入库、使用等环节进行规范，促使企业各部门做到有规章制度可依循。在制定材料成本管理制度时应对企业各部门实际情况进行充分全面的考虑，以此确保制定的管理制度具有针对性、可操作性。同时，还应建立监督考核机制，从而正确评价工作成果。建立专职部门，采取定期或不定期抽查的方式对材料管理工作进行检查，建立指标考核体系，通过考核实行奖优罚劣，以此提高工作人员的工作积极性。（4）重视预算管理，实行统一招标管理一是通过预算能够为企业的经营发展提供方向指导，其重要性不言而喻，所以企业必须重视预算管理。企业应结合去年企业的实际经营发展情况在年初就合理制定出可行性高的年度计划，对企业生产计划与规模以及工作人数等方面的因素进行全面考虑，从而科学制定出企业业务收入和成本预算计划，同时充分考虑企业成本变化因素，结合预算可操作性，从而有效分解企业的全年预算。企业各部门以企业制定的总年度计划为基础依据，合理制定部门自身年度计划，然后将企业全年预算分解融入到企业各部门制定的年度计划中，与此同时，企业各部门再将年度计划分解到月计划中。二是在预算监督控制中融入过程检验。企业通过年度考核、季度分析、月计划等方式来控制成本，促使企业做到及时发现问题，迅速采取有效方法进行解决。三是在年初除了制定年度计划外，还应确定统一招标项目，实行统一招标管理。通常情况下最少宜选择两到三家中标单位，然后对供应商情况进行评估，从而选择最佳的供应商。（5）重视内部管理，落实年度经营目标责任制一是实施分级控制。企业必须重视内部管理，促使管理部门对自身的职能有充分明确，这有利于提高管理人员的工作积极性，充分发挥管理工作的真正效用，从而促使企业各项经济指标均根据其性质有效分解，并落实到各部门及各个工作人员中，做到分级控制。二是加强费用审批控制。企业所有成本费用在支出前都必须进行严格的审批，只有通过审批后才能支付费用，以此保证成本费用的合理性。三是加强库存成本控制，加强库存管理，实现库存管理的科学化和信息化，确保库存量始终处于合理范围内，避免库存量过大而占用资金，从而保证库存工作的及时性与准确性。
五、结束语
综上所述，炸药厂物资供应中对材料采购计划的依赖性较强，因此必须确保材料采购计划的科学性和可行性，其中在制定采购计划时工作人员必须确保提高采购资金的利用效率，不仅仅要采购炸药厂日常运行过程中所需要的物资，而且还应该确保资金的周转率，提高采购工作的效率和质量水平，这都需要制定科学合理的采购计划。因此炸药厂物资供应中应该根据实际情况组织专业人员制定材料采购计划，以保证炸药厂健康持续发展。
参考文献
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关键词：医疗设备 合同档案 管理
中图分类号：C939 文献标识码：A
医疗合同档案是记载合同履行全部情况的文字资料，对医院的生存和发展有着极其重要的影响，合同档案不仅在于收集整理和保存利用，更在于“察往知来”。随着市场经济的发展，合同档案在医院采购管理工作中的重要作用日显突出，加强合同档案管理工作，已经成为医院档案工作中的一项重要内容。
随着许多高新技术医疗设备的引进，医疗服务质量和诊断水平的提高。医院采购管理工作成为不可或缺的重要环节，科学、规范、标准的合同档案管理是采购管理工作的可靠保障。这些档案的形成清楚地反映出采购过程完整的经济活动，真实地记录了医疗设备购置的历史，在整个医院的档案管理中具有重要意义。
一、医疗设备合同档案管理的重要性
（一）现实凭证作用
分析研究《合同法》我们可以发现，合同档案最突出也是重要的特点是要依据凭证性，也就是说依法订立的合同， 对当事人具有法律的约束力。合同的订立、生效、履行、变更以及权利义务的转让、终止、违约、责任等等，都必须完全地、唯一地依据合同档案，否则，就要承担由此产生的法律后果[1]。医疗设备合同档案是处理医疗设备纠纷的依据。医疗设备管理中，难免发生这样、那样的问题，如：技术资料的丢失、购买后质量不好或缺件、不按操作规程使用损坏设备或配件、经济效益发挥不好等。这些问题要明确责任进行处理，就必须依据医疗设备档案中的材料，按制度进行分析和落实责任。这样才能使管理水平逐步提高，防止类似问题再次发生。因此，在医疗设备采购中，合同档案不仅是对合同订立双方的凭据，也是医院内部协调的凭据。不同的职能处室收集不同的合同档案资料，承担相应的职责，在合同订立和后期实施过程中，存在的各种矛盾和责任追究，就需要通过合同档案来细化和评判。
（二）转化参考作用
合同档案可以为医院再次购置同品牌同型号医疗设备及领导决策提供历史依据，将合同档案转化为重要的经济信息，从而降低设备购置和维护的成本，争取在采购谈判中的有利地位。在采购招标过程中，经常能遇到供应商报价高的问题，而这时合同就成为我们的有利参考。医院采购的历史合同、兄弟医院的购买价格和配置，都是我们谈判的有力依据，使医院在采购过程中节约大量的资金，保证以最优的价格购置需要的设备。
（三）潜在预备作用
当医疗设备突然出现故障时，为工程师判断出现故障的原因和维修提供参考，减少判断和维修的时间和费用。在医疗设备招标采购时，我们会依据设备的情况，在合同中订立相关的补充条款，例如重要零配件的价格、相关的服务、后期维保的费用等，这些对于我们今后在设备使用过程中有很大的帮助，能够最大程度地保证机器的正常运行和病人的正常诊疗。
二、合同档案管理中存在的风险
（一）合同的规范化
合同是合同档案管理的主题，一份合同是否能够发挥它的重要作用，最根本的在于合同的订立是否规范，是否能够在现实的经济活动或买卖过程中起到凭证作用。现在的医疗设备购置合同，很多都存在不规范、不严谨，或有不平等的霸王条款等，这样的一份合同在法律意义上，很难体现它重要的凭证作用。医院作为医疗设备采购活动中的强势主体，在合同订立时具有一定的主导作用，这往往会使订立合同的双方无法保持平等的地位，这是目前医院在订立医疗设备采购合同时可能会存在的问题。
（二）档案资料收集的完整性
对于医院医疗设备采购来说，合同档案的收集是档案管理中最难的。合同档案管理是一个过程，不是买卖双方签订合同后就完成了所有档案资料的收集。医疗设备采购的合同档案管理包括：医疗设备的申请、审批，采购的调研论证，设备招标参数及与招标有关的一切资料，采购合同，验收单，技术资料，这些组成了一套完整的合同档案。而在实际工作中，有可能由于疏忽或随意，使得合同档案资料的收集不完整、有缺失。一般医院大型医疗设备采购项目的合同档案在收集方面比较重视，对于常规医疗设备合同和零星采购设备合同的档案收集则不太重视。此外，有些医院根本没有将医疗设备采购合同列入当前的档案归档管理范围，使得材料游离在医院档案室实际的管理范围外，也导致了医疗设备合同档案的缺失和不完整。除此之外，在合同收集中另外一个问题是在审核、审批、签署的过程中，因为类别和性质的不同，各种档案在办理的时候经过了不同的承办部门，存在着各种不同的承办问题，需要在承办的连贯性和一致性上有所提高。送交所有责任方，最后签署，合同的收集才完毕[2]。
（三）缺乏专职档案管理人员
基于医疗设备合同档案的复杂性和重要性，就需要有专职档案管理人员和档案室，这样更便于合同档案的管理。但是由于采购部门繁重的采购工作，无法安排专职人员来进行管理，合同档案的保存也没有固定的档案室，这对于医疗设备合同档案的保管和维护有一定的风险，长此以往可能会导致资料搜集的不完整甚至是资料的缺失。
（四）档案管理信息化程度低
目前的合同档案管理还停留在普通的纸质管理阶段，保存过程中容易有丢失，且纸质文件的保存要求较高，需要有专门的保存场所。有些通过对纸质文件的扫描，将文档进行保存，方便查询。但随着医院信息化的发展，纸质文件的保存已经跟不上现代化医院发展的脚步，医疗设备合同档案管理的低信息化程度不能满足医院后期发展的需要。
三、关于医疗设备合同档案管理的几点建议
（一）纳入正常档案管理范畴，规范医疗设备合同档案管理
将医疗设备的合同档案管理纳入医院的档案管理，才能使它得到足够的重视。医疗设备合同档案的特殊性，使它在整个医院的运行中有着不可取代的地位。因此，重视并严格管理好医疗设备合同档案是医院发展的重要环节。
除此之外，制定完善的医疗设备合同管理制度，明确合同管理办法和实施细则，包括制定合同的签订和履行制度、变更与解除制度、合同纠纷处理制度等，是合同档案规范管理的重要保证。医院只有制定医疗设备合同管理制度和配备专职合同管理人员，才能保证医疗设备合同的合理、合法及实现合同集中管理，才能实现合同档案齐全收集及规范管理，减少资料缺失和遗漏的问题发生。
（二）合同档案资料的收集要全面、准确、及时
通过对合同档案形式与内容的规范性的分析， 我们可以知道， 人们对合同档案的全面性与准确性的要求较之于其他种类的档案要高得多。这就要求档案管理人员熟悉相关的法律法规， 了解合同的办理状况， 保证不遗漏与合同有关的档案材料， 能够准确、有力地反映当事人的合法权益[3]。医疗设备合同档案需要了解医疗设备的相关政策法规，收集相关的资质证明材料，以保证购买医疗设备的合法性、合理性。基本医疗设备资料有医疗器械注册证、供应商及生产商的资质、授权，特殊医疗设备还需提供计量证明、压力证明等相关资质，这是医疗设备合同资料的特别之处。及时性，也是合同档案资料收集的要求。合同本身是具有时效性的，因此合同资料的收集也需要及时，及时收集资料，及时整理归档，才能使合同档案完整，并为以后的工作提供依据和参考。此外，档案管理员应当加强与相关职能处室之间的沟通交流，充分发挥主观能动性，了解不同职能处室合同档案资料的产生情况，避免遗漏；要用发展的眼光来看待医疗设备合同档案的收集工作，着眼于全局，做到未雨绸缪。
（三）运用信息化手段管理医疗设备合同档案
运用信息技术科学地管理医疗设备合同档案，实现医疗设备合同档案数据采集自动化、档案管理规范化、流程化，还可以解决原有档案管理过程中存在的纸质合同档案收集不完整、归档不及时的难点问题，解决管理模式与利用需求的冲突问题，解决档案管理手段落后的问题。目前，我院运行的合同管理系统，是针对合同的信息化管理系统，包括合同内容、签订时间、付款信息、合同附件信息等，相较于传统的纸质资料，更便于查询、统计，而这就是信息化给管理所带来的便捷。在医疗设备合同档案管理中，使用信息化管理，将更大程度的确保档案内容完整、利于档案保存、方便档案查询，使得档案管理人员更便于进行档案管理。
合同档案管理是合同管理制度的重要组成部分，是
医院管理中的一项重要内容，是维护医院合法权益的有力保障，具有十分重要的作用，可以为医院的经营决策提供依据，有利于促进医院的发展。随着经济生产和人们生活对医疗需求的增加，医院合同档案管理工作的内容不断增多，管理工作变得越来越复杂，大大提高了医院合同档案管理的难度[4]。这就更需要全面了解合同档案管理，采取科学的管理措施，实现高效、完整、科学化、信息化的合同档案管理，才能充分发挥合同档案的重要作用，为医院的良好发展奠定基础。当前，新的时代给档案事业的发展提供了新的机遇。总之，机遇与挑战并存，基层的档案事业发展还有很大的进步空间。我们在做好日常归档工作的同时，还应当积极思考，从提升档案服务效率的角度出发，不断地用实际行动去检验、去反思，寻找档案最佳的管理、利用方案。
参考文献：
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[2] 吴鹏举.医院合同档案的建立与管理探析[J].管理观察，2014（31）：55- 56.
关键词 档案管理；质量控制；关键点；实验室
中图分类 G482 文献标识码 A 文章编号 1007-5739（2016）23-0262-01
档案管理是对档案实体及信息进行管理并提供服务的各项业务工作的总称。其最终目的是提供档案信息为实验室检验检测服务。《检验检测机构资质认定评审准则》规定了检验检测实验室必须要建立的程序，如文件的控制程序，评审客户要求、标书、合同的保持程序，服务和供应商的保持程序等，对中国境内的检验检测实验室有强制性的约束。然而准则中的这些内容都需要档案管理。通过控制档案资料管理的质量解决档案的诸多状况（分散、零乱、质杂、量大、孤本等）[1-2]，达到检验数据量值溯源。作为实验室质量体系文件中的重要内容，档案资料的管理应该放到重要位置。但在实验室实际的操作中，遇到了许多显而易见的困难。 本文详细探讨这些问题，并提出对策，以供参考。
1 实验室档案管理工作存在的问题
1.1 档案每年都会有变化，导致档案管理有难度
实验室的档案数量庞大，包括人员档案、记录档案、设备档案、财务档案等，每年大量的档案都要根据实验室的需要进行改动，每年的档案都会出现大量的添加和改动，改完后又重新入档，花费大量的人力和时间。比如每年的人员培训、仪器设备的期间核查和检定校准等各种工作最终都要把相关文件归档。
1.2 档案管理缺乏完善的制度
实验室领导很关注检验检测一线的工作，但是往往不重视档案管理。这种情况下，许多实验室没有专门的档案管理员，即使有也大多是兼职，往往是每个科室自己管理自己的档案，即使有专职档案管理员的实验室，由于没有完善的档案管理制度，档案的管理水平也参差不齐。
1.3 档案管理岗位人员的待遇不理想，责任心欠缺
由于档案管理员的待遇往往是实验室最低的，该岗位的工作人员往往没有积极性和较强的责任心，领导无法调动档案管理人员的主观能动性。解决这些问题的关键是要将档案管理的重要性灌输给实验室领导和每个工作人员，让他们知道文件资料归档管理的重要性。
2 加强实验室档案管理的对策
2.1 建立和完善档案管理制度，对档案管理人员进行系统培训
通过完善的制度来提高检验检测实验室里每个工作人员的积极性，认真完成自己应尽的职责，从而提高档案管理的质量。具体来讲，实验室的各项工作必须严格执行实验室制定的管理体系文件的各项制度和操作规程，以使实验室的管理体系正常有序地运行，还应定期进行全面质量管理及档案管理意识的教育培训。实验室应设立专门的档案管理部门，资料工作全部交由该部门统一管理，一线的检验科室工作应该结合档案管理的要求进行，档案人员不仅仅是单纯的资料文件的管理，还应接近、了解整个实验室的工作流程，从而减少实验室各部门间的重复工作[3-5]；由于检验检测实验室工作的专业性强，应对档案管理员进行系统的培训。
2.2 抓住实验室体系运行中的关键点进行档案管理
实验室的档案管理工作繁琐复杂，要管理好非常不容易。档案管理工作不直接产出物质财富，档案的本身也不是由档案管理部门或档案管理员产生和利用，它是实验室里各部门在质量检验工作过程中形成的各种历史文件资料，档案管理部门或档案管理员仅仅对这些文件资料进行管理。但有了档案管理，它就可以通过提供档案信息为其他各个部门服务、为社会所利用。
要让档案管理在检验检测实验室的质量体系运行里更好地发挥作用，档案管理的质量控制显得尤为重要。档案管理的质量控制其实就是提纲挈领，抓住检验检测实验室体系运行中的一些关键点进行有的放矢的管理控制。这些关键点主要包括以下方面的内容。
2.2.1 人员的档案管理。人员的档案管理是检验质量的重要保障之一。检验检测实验室的人员档案中应该有各类工作人员档案，如抽样人员、操作设备人员、检验检测人员、签发报告人员等；同时还需有所有技术人员的具体档案，需要记录人员相关资格、能力确认、授权、教育、培训和监督等内容。
2.2.2 实验室的设备设施和场所环境条件的档案管理。开展检验工作最基本的资源是设备和设施。实验室应该正确配置包括抽样工具、物品制备、数据处理和分析等检验所需的仪器设备和设施，所用仪器设备的技术指标和功能应满足要求。定期对仪器设备的配备、使用、维护、标识、检定、校准进行跟踪，从而保证检验结果的准确、可靠。同时实验室应有满足检验检测的工作场所和环境，对标准和技术规范有环境条件要求的，应建立相应的监控手段并做好相应记录。
2.2.3 检验检测方法档案管理。检验方法是检验工作的依据。为了保证检验方法的科学性、可靠性和准确性，监控检验过程中方法的选择、制订和确认的全过程，须对检验方法确认后方可使用。方法确认后所有资料和原始记录及时归档。实验室应建立并保持《方法的选择和确认程序》对检测方法的选择、确认，自制方法进行控制，使用适合的方法和程序进行所有检测，其中包括检验检测物品的抽样、处理、运输、存储和准备。适当时，还应包括测量不确定度的评定和分析检验检测数据的统计技术[6-7]。检测方法包括标准方法、非标准方法，非标准方法包括超出预期用途使用的标准方法、修改的标准方法、设备厂商给定的方法、自制方法等。采用非标准方法时，按《方法的选择和确认程序》对非标准方法建立作业文件并进行确认，同时所有检验方法按序归档管理。
2.2.4 建立和保持评审客户要求、标书、合同的程序。各类检验、检测的要求、标书和合同的评审及与客户的沟通是实验室对外业务的资料文件。评审客户的要求、标书和合同，确认实验室的能力、资源是否能满足客户的要求，在客户的期望和要求得到充分理解后，形成被双方接受的合同，并予以实施和保证，评审过程或结构要做相应的记录并按序归档管理。
2.2.5 建立服务与供应品商的档案。为保证采购物品和相关服务的质量，实验室应对采购物品和相关服务进行有效的控制和管理，应按程序对服务、试剂试药、耗材的购买、验收、存储进行控制，以保证检验检测结果的质量。对重要的耗材、供应品和服务的供货单位和服务的提供者进行评价，并保存这些评价的记录和合格供应商的名单，并按序归档管理。
2.2.6 有分包要求的检验检测实验室要对分包方进行评价和选择的档案管理。因设备设施、工作量、关键人员、环境条件和技术原因无法完成检验检测任务的可以分包给依法取得检验检测机构资质认定并有能力完成分包项目的检验检测机构。分包前应建立分包的管理程序，从合格分包方目录中选择合适的分包方并按序做好归档管理。
2.2.7 管理体系的内部和外部文件控制程序的档案管理。与检验检测相关的各个场所使用的文件必须现行有效、合法有据、标识明确[8]；应定期审查文件，将已作废、失效的文件或版本及时清理收缴、封存或销毁，不得在工作现场出现，如果因为某种原因确实需要保留在现场的，必须加以明显标识，以防误用。及时批准最新文件或版本，确保所有质量文件始终处于严密的受控状态并按序归档。
2.2.8 抽样及样品处置的档案管理。制定《抽样管理程序》和《样品管理程序》并监督实施。抽样需符合相关的技术规范或者标准的要求。没有相关的技术规范或者标准的，抽样人员根据适当的统计方法制定抽样计划或抽样方案[1-2]。对抽样过程的各个环节进行有效控制，分析抽样对检验检测结果的影响，以确保检验结果的有效性。按照制定的《抽样管理程序》的要求记录与抽样有关的资料和操作，抽样记录内容齐全、信息准确，应包括所用的抽样计划、抽样人、环境条件，必要时有抽样位置的图示或其他等效方法，如可能，还应包括抽样计划所依据的统计方法[9]。
实验室应按《样品管理程序》来规范样品的接收、流转、贮存、处理以及样品的标识等各个环节。样品应有唯一性的标识和检验中的状态表示，通过对标识的控制能够知道样品流转到了哪一个步骤。
2.2.9 检验结果及检验报告控制的档案管理。实验室的产品就是最终的数据和报告。检验报告是实验室对外出具检验结果的正式凭证，是对样品的技术鉴定，是具有法律效力的技术文件。为确保检验报告的客观、公正和准确[4-6]，并能满足客户需求，对影响检验报告书质量的各种因素都能使其处于受控状态。为保证检验数据的准确、可靠、可信，满足社会和市场的需要，建立了有效的实验室数据和报告档案管理体系。
3 结语
综上所述，档案管理是包含在整个实验室检验过程中的，不仅忠实地记录和保存了实验室体系运行的一切信息，还能反馈实验室的检验检测工作，使之更加完善。同时，还要认清档案管理的科学发展性。随着时代的进步，实验室自身也要不断发展完善，这就要求实验室的管理部门要定期进行相关人员质量意识的教育培训[1]，各项工作要严格执行实验室的操作规程，同时还应提高档案管理人员的素质和责任心。
4 参考文献
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【关键词】 合同；采购；审查；管理
《中华人民共和国合同法》第2条规定：“合同是平等主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。”采购的买方代表的是企业实施采购行为，货物的质量、价格等等关系到本机关或组织的利益，一旦忽视合同的审查和保管，直接危害到企业的利益。因此，在整个采购合同签订的过程中，不仅要审查供应商提供的物品是否符合要求，还要核实物品的质量是否符合采购标准，不能以次充优，滥竽充数。除此之外，还要审查供应商本身的资质，以及采购程序是否合法等。要做好采购合同的审查和管理必须做到以下几点：
一、认识采购合同
采购合同的主要条款包括主体、标的、数量、质量、价格、价款支付方式、违约责任、争议解决等。
（1）主体
在合同当中必须明确双方的基本情况和资质要求。如最基本的审查供应商的法定代表人、地址、年检等基本信息，保证其基本信息准确合法。以明确供应商的资质要求符合法律规定和合同要求。
（2）明确物品的质量、数量、价格
明确物品的名称、数量、品牌、型号、质量、品质要求、价格、含税单价（税率明确）等要素，以避免发生不必要的纠纷。同时，还需要明确标的物的数量计算方法、执行的技术资质和要求。
（3）交付方式
交付方式包括了货物的交付方式，如由哪一方负责运送，承担运送费用，另一方如何配合等；还包括了价款的支付方式，即给付现金还是票据，何时以何方式给付等。
（4）违约责任
如果合同的一方发生了合同约定或者法律法规规定的违约行为，那么必须承担相应的违约后果。合同中应明确约定违约后责任的承担方式和救济方法。
（5）争议解决条款
在采购合同的签订中，必须约定合同双方发生争议的解决方式，“先小人后君子”，约定解决方法，一旦发生纠纷，就有了处理的依据。如约定仲裁庭仲裁或特定法院诉讼的解决方式。
二、明确对合同审查的内容范围
1. 基本内容的核对
对合同的审查，最基本的要求是审查合同的语句表达是否有错别字、是否通畅、是否有歧义，以及合同内容是否和竞标、补充约定的内容相一致；合同内容的约定是否有违法违规的情况发生等。这项工作也许是最枯燥和乏味的，但却是合同审查中最重要和最基本的要求。
2. 主体资格
审查合同的主体资格，主要包括两个方面。第一，合同双方的基本情况。如供应商的营业执照、行业许可证明、签约人的身份资格等。第二，合同的签订符合法定的程序。像大批量的涉及金额比较大的采购合同需要通过招标形式确定供应商，择优选择合格的供应商。为了防止商业贿赂等不公平竞争情形的出现和维护企业的利益，合法的程序才能带来实质的公正。
3. 履约能力
合同双方的履约能力是合同实质审查的重要方面。所谓履约能力，就是合同双方履行合同约定内容的能力。对采购方而言，主要是指对财政资金的使用是否有授权，可以是概括性的职能授权，也可以是特别事项的临时授权。对供应商而言，主要是指供应商本身的经营状况，银行资信、审计情况等，以判断供应商的资产负债情况和产品质量担保情况。
三、合同履行过程中的监管
在合同的履行过程中需要加强合同的监督和管理。例如在合同签订成功后，加强对供应商的督促，不断跟进合同的最新进展，对于需要按照样品或图纸加工的物料，如果存在加工周期长、监控过程复杂且变数多的现象，要求供应商提供进度安排，方便联络和协商，确保物料能及时运送。另外，要做好货物的验收和入库工作。如果出现问题，及时和供应商沟通，协商解决的办法，使损失最小化。
四、合同审查及管理的后续工作
1、 合同的存档
首先，从合同的订立到合同的履行整个阶段中，做好一切资料的收集和整理。一方面，有利于保证合同双方的义务能很好的得到履行；另一方面，可以在发生纠纷的时候作为证据使用。其次，在合同存档中，需要建立一套完整高效的存档制度，不要根据个人的习惯随意留存合同。应该严格按照公司或单位的档案管理制度，做好合同的分类和及时更新、存档。第三，在合同的存档中，要做好核实工作，注意存档的合同具有原始的文件证明效力，印章签名清晰，不要出现存档文件是复印件或未经签署的文件等。
2、合同台账
负责采购的部门、机构或公司，在合同的履行过程中，应建立合同的履约台账管理制度。详细的书面记录双方的履约情况，并配合保留履约的原始凭证。适当的时候，取得对方负责人员的签字盖章确认，以更好的督促合同的履行和提供救济的证据链条。
3、恰当的处理合同纠纷
若单位与供应商所签订的合同出现纠纷时，可先与供应商协商解决，以求尽快和平的处理，或者请第三方协调解决。若仍无法解除纠纷，则可通过法律途径或者由仲裁机关进行仲裁。
4、 管理人员要遵守合同管理纪律
人是管理的决定性因素。合同的签订人员与合同的审查管理人员都要遵守合同的管理纪律，不泄露合同内容，不私自更改合同内容，在合同签订及资料保管中充分考虑本机关和单位的切实利益，并妥善保管和维护合同。
五、结束语
【关键词】教育装备；采购管理；政府采购
一、教育装备与采购管理
1.教育装备
近几年教育装备的相关研究越来越受到重视，从2004年开始至今对其各方面研究开始广泛。艾伦（2006）教授认为教育装备学是教育学与装备学的交叉学科，来优化教育过程，提高教学质量[1]。吕波（2006）从辞海、发展历史、军事等角度对教育装备进行定义。他对于教育装备的定义为：是指在教育领域中，为实施和保障教育教学活动而配备的各种资源总和以及对其进行相应配置、配备的行为与过程。并且认为该定义包括两部分内涵，名次形式与动词形式[2]。殷常泓（2006）并提出“教育装备管理”定义：以教育教学目标为依据，为教学活动的开展提供物质基础，通过一系列的技术、经济、组织措施，对装备的规划、设计、制造、选型、购置、安装、使用、维护、修理、改造、更新直至报废的全过程进行科学的管理[3]。
本人基于XX政府长期采购实际情况，将学校一般采购的教育信息化装备分成以下类别：
教学设备：电脑、投影仪、交互电子白板、触摸电视、相关微机室设备等；
网络设备：服务器、交换机、综合布线等；
其他辅助设备：监控系统、音响系统、有线电视系统等；
由于不同地域、不同的学校组织会对不同的设备有着不同的分类，而以上分类及应用具有一定的普及实用性。
本文主要采取以上研究者观点，这也是目前教育装备比较权威的观点。
2.采购管理
采购管理是项目管理中重要组成部分。一直以来众多的文献认为有效地采购能够对公司起到促进作用。如，Cousins，P.D.，Spekman，R.，（2003）论述采购管理中的关系，认为有效的采购能够促进企业发展[4]。沈小静（2003）等在采购管理一书中定义采购管理为：保障企业物资供应而对企业采购任务进行的管理活动。为保质、保量、经济、及时地供应所需的物料对购买、储蓄、供应的一系列计划组织协调等活动[5]。董刚（2010）中论述采购时，广义的含义为泛指企业在一定条件对所需资源的购买。采购是连接供应商与外部企业重要的节点，它不仅满足了企业的资源需求，更加强了整个供应链的完整与流通[6]。
由此可见，由于行业、企业的特殊性，不同的企业会采取相适应的采购管理。其特点、采购环节、采购管理系统都不尽相同。本文所指为教育装备在采购过程中所进行的管理活动。
二、教育装备的采购管理
目前对教育装备的采购管理还没有较为广泛的研究，对于教育装备的研究基本上局限在教育装备的范畴、教育装备的管理体制、绩效管理、信息系统管理、寿命周期费用等方面。
本文以XX市对教育装备的采购管理为例进行流程论述与理论研究。
学校根据自身发展需求，设定自身所需要的相关仪器设备，并生成申请报告交付政府管委会，然后管委会根据财务预计等相关政策决策后通过政府采购进行公开招标，具体招标由招标办负责。招标后根据各个供应商的条件选取，最后签订合同，进行交付即可。
将具体流程分为以下几步主体活动：
1.学校
学校是需求的发起人也是整个采购过程的最终用户。首先，学校根据自身发展情况，列举出需要购买的设备，此项包括基本设施，如视听设备、pc机、显示设备、主机等基础设施、人员培训、软件平台、软件系统开发等。
然后学校根据所需情况填写教育装备采购申请报告，并在学校内公示，得到学校方面领导决策然后提交。
再次环节，学校作为需求的发起方，需要注意需求的正确性。学校应当根据自身发展情况，在财务预算的合理情况下设立需要采购目标，切不可盲目追随其他高校，而更多地是根据同类学校的教育条件、教育需求设立相关采购计划。学校应当在采购计划设定的同时注意自身的教育装备的管理，如教育设备使用规章制度，教育装备管理制度，维护、更新负责制度等。只有这样才能切实促进教育装备对教学的发展、教育效率的提高起到作用。
2.管委会
政府管委会的任务是根据各个学校提交的采购申请计划表格进行统一分类，并根据政府财政预算对各个学校教育装备采购计划进行初步把关。在这一环节中，管委会应当提出不切实际采购行为，对过高要求的采购进行否决。在对各个学校采购计划申请详细信息考核完毕后，得出初步的采购决策方案，提交到上层得到有关部门的决策同意后便可以进行采购行为。这一环节中，管委会作为采购整个过程中的控制者，需要及时明确各个学校采购情况，对不同学校提出的采购行为进行预判，控制采购金额、规范采购数目，做到合理审批、规范采购等行为。
3.政府招标办
目前本地对于教育装备的采购采取的是政府招标形式，政府招标办便是执行主体。招标办根据管委会提交采购具体情况，拟定采购招标，经过核实便可在政府网站或者相关采购平台，如中国教育装备网、慧聪教育装备等进行招标。然后，根据供应商提供的招标信息进行分析评比，得到最终的供应商方案。
在此环节中，招标办需要尽可能的扩大招标范围，尤其在达到采购需求的同时选取性价比高的供应商。供应商的选择一直以来是采购环节中的重要问题，也是采购成败的关键因素。因此，招标办需要考核供应商的资质、品牌效应、服务、产品质量、环境等一系列指标。
三、采购管理建议
在采购环节中往往涉及的主体较多，会产生复杂的管理关系，因此应当注意处理跟踪、控制等环节。以下是本文对采购管理中的相关建议：
1.控制与跟踪管理要做好
整个环节中学校基本不需要进行对采购流程的监控等，其他如管委会、招标办及政府相关部门都会对采购进行必要的控制欲跟踪管理。由于采购所牵扯的财力、人力较多，为达到采购目标政府应当采取监控措施。定时汇报制度、采购管理制度、采购环节负责制、监督平台设立、评议小组成立这些措施都能有效的对采购流程进行监控。
2.做好合同档案管理工作
由于学校、政府、供应商在采购过程中涉及教育装备信息较为繁杂，因此做好合同档案的管理需要引起重视。对于政府与供应商签订的购买合同、学校向政府提交的采购申请档案、政府采购决策、政府控制评定档案等一系列涉及合同档案管理的工作需要专人、专部对此进行整理，并进行存档。这样可约束供应商、政府相关行为，做到有法可依，有据可依。合同档案的管理工作同时还能促进政府通过教育装备的采购情况了解学校教育水平，对促进教育教学发展起到推动作用。
四、结论
本文以XX市本地教育装备的采购管理为例，论述了教育装备采购的一般管理流程，并对其环节中所涉及的步骤进行说明，对参与主体进行了描述性建议。教育装备的采购作为政府采购中的重要环节，需要学校、政府相关部门、供应商等通力合作。根绝各地实际情况，恰当的学校教育装备采购需求、控制严密合理的政府采购、服务到位质量保证的供应商选择都是保证教育装备采购行为实施的成功保障。
参考文献：
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目前，人们生活中一个非常重要的，必须的工具的就是电子计算机，其具有多种多样的功能，这为企业的办公带来了巨大的变革，使企业办公变得更加方便快捷。而在信息技术时代，最新的档案方式就是电子信息档案，它对企业在高科技方面的创新发展意义重大。但是根据具体情况来看，电子信息档案并不全是优化，它也有自己的不足，比如与传统的纸张档案相比，具有更大的风险性，如果没有积极制定防范风险的措施，那么很容易导致企业的数据被盗，所以，企业在使用信息档案时一定要注意信息的安全性，积极主动的制定一些避免风险的措施，以使信息资源更加安全。
一、避免风险的措施
提前预防，在风险还没有出现的时候就进行遏制是规避风险最有效的方式，也是最经济的方式，对于电子档案来说，应该以其自身的潜在缺陷为根据来实施控制管理，来保证内部信息的安全可靠，主要措施有：
1.积极引进最新技术。计算机在工作过程中要同时结合多种措施，而规避风险的最好的办法就是引进新的技术，新技术对可以使电子信息档案更加安全可靠。其中一个很重要的方法就是设置密码，这是现代操作系统最常运用的方式，在对电子信息档案实施密码设置后，要积极的训练一些计算机技术人员来实施管理控制，避免信息资源被一些外界因素干扰。
2.制定一些制度。为了保证信息资源的安全性，那么必要的管理制度是必不可少的，所以企业要主动制定一些有针对性的制度来进行预防，也可以根据需要授权档案管理人员自己制定制度，例如：可以规定只有管理人员才能进行相关的系统操控，而无关的人员没有权利操作系统等。
3.及时消除风险。为了确保信息档案数据的安全性，及时消除潜在的风险是非常重要的，在计算机维修期内，企业尤其要注意随时可能存在的风险，主动采取应对措施。因为计算机网络的的复杂性，使得控制风险工作也极其的不容易，不过，只要及时且做到全面看待问题，那么就可以把问题解决掉。比如，对于那种对计算机激进主义异常敏感的机构来说，为了应对潜在的危险，那么采取一定的措施是非常必要的。
4.及时进行预防和保护。为了消除危险电子信息档案的因素，其中一个很重要的措施就是安全防护，其可以有效的避免信息数据受到外界因素的破坏，保证信息的安全可靠。二、缓解风险的措施
电子信息档案在遭到外界的干扰后，为了把危险降到最小，就需要管理人员尽最大的努力把危险掌控在一定的范围内，那么管理人员应该怎么做才能使风险得到缓解?目前，许多企业开始利用风险转移的策略进行缓解，电子信息档案管理的风险缓解就是通过制定实施应变计划、灾难恢复计划、电子信息档案相关资产重新布置等手段来减小电子信息档案及相关资产价值本身或风险的后果或影响。常见的风险缓解方法包括：事前措施、事后措施。前者是指在损失发生前为减少损失程度执行的方案;后者是在损失发生后为减少损失执行的方法。需要强调的是，在进行电子信息档案的管理时如果发生危险，那么不管是什么情况，企业都要积极主动的进行及时的处理，这才是最为关键的。
三、分散风险的措施
在电子信息档案管理中，还有一种经常使用的规避风险的措施就是转移策略，所谓转移策略实质上是一种风险的分散，即把风险转到其他的地方，以此来把已经存在的风险降到最低，一般而言，能够从多个角度对风险转移的方法实施修正，如：修改配置模式、购买保险、外包给其他机构、或者与提供商签署服务合同等等。经过这样的处理之后，我们可以把复杂的风险问题进行简化，再对原先实施的电子信息档案管理策略优化改进，创造更加先进的电子信息档案管理系统。此外，还可以与网络供应商互相协调，让供应商的安全服务符合电子信息档案的使用需要。另外，还要强调的是，外包同样隐含着风险，如果外包人员不符合合同的标准，那么后果会很严重。所以为了预防人为因素给企业造成损失，那么那些使用电子信息档案的人员要做的就是一定要严格遵守操作标准。
四、评估风险的措施
文献标识码：A
文章编号：16723198（2015）13007801
医疗设备档案是指在医疗设备申请、论证、购置、到货、验收、安装、使用、质量控制、计量、维修、养护直至报废各个环节所形成的具有保存备查价值的各类技术资料及证明文件。随着医疗新技术的不断发展，医院引进的设备数量逐步增长，精密度愈发提高，医院对于设备的档案管理工作也日益重视。
1医疗设备档案管理的重要性
医疗设备档案能够为强化资产管理、开展设备养护、临床应用风险评估以及追溯监督采购行为提供准确、详实和可靠的依据。医疗设备档案具有涉及环节众多、资料文件复杂多样及归档时间较长等特点。一台医疗设备，从论证、购置到安装、使用直至维修、报废，具有相当长一个周期，涉及众多职能部门和使用科室，将会形成大量的文件和证明材料。医疗设备档案能为医院提供详尽而准确的设备信息资料，有助于领导合理配置医疗设备，使现有的设备效能充分发挥，避免医疗设备闲置浪费，也避免盲目重复引进同样的医疗设备。医疗设备的全生命周期管理是近年来设备管理部门提出的全面管理新理念，这也是体现医院精细化管理的重要部分。
2新建医院医疗设备档案管理面临的问题
某院是在优质医疗资源下沉、市校合作的基础上的新建三甲医院。其引进的设备均是参考省内一流三甲医院的标准配置的优质资源。医院临床医学工程部是医疗设备管理职能部门，在医院筹建阶段一直在不断探索和实践医疗设备的全生命周期管理，以期为医院资源的合理利用，设备的合理引进发挥更大的作用。新建医院设备档案管理主要面临以下问题。
2.1人员短缺
新建三甲医院开业必备的医疗设备就有大大小小上千余种，涉及金额上亿。这些医疗设备从立项审批到组织考察、资金落实、立项招标到安装、验收等过程中产生了一系列的重要文件，具有非常重要的保存价值。然而在医院筹建期间，采购职能科室基本没有专职的档案管理人员来负责档案的收集管理工作，所有的资料只有由采购员兼职管理。由于筹建期间采购任务重，时间紧迫，采购项目是接连进行。采购员几乎是分身乏术，无暇进行精细化、完善化的管理。
2.2管理缺少规范和制度
新建医院万事待兴，既没有专门的档案管理部门，也没有专职的档案管理人员，医院更没有针对医疗设备档案管理制定专门的规章制度，对于医疗设备档案的管理只是停留在建档、收纳这一表层，没有更为深入的管理。
2.3技术手段落后于需求
医院筹建期间，信息化系统的建设远远落后于需求。尽管新建医院都标称是数字化医院，但信息化建设一般是优先完成保证临床需求的HIS和PACS等系统，而涉及固定资产管理的OA系统或者HRP系统，则是延后进行。因此，档案管理人员只能靠手工登记已采购的设备相关的档案信息。尤其是设备的验收、何时开始保修、何时进行PM修护等信息都只有工程师的手工单，查阅起来非常麻烦，并且容易遗漏和丢失。
3如何加强新建医院医疗设备档案管理
根据《档案法》、《医药卫生档案管理办法》等法规和JIC标准、等级医院评审要求，新建医院要在既定时间内通过相关的评审，必须从开始就提高管理层对设备档案管理的重视，加强医疗设备档案管理工作。
3.1建立完善的制度
首先要从管理层面，根据各级监管部门的规定，制定符合规范的医院医疗设备档案管理制度。明确需要归档范围，一般而言对于价值1千元以上的设备都需要有申购审批材料、招标资料和采购合同及供应商的三证、安装验收报告及PM维护记录等。对于单价10万以上的医疗设备要做到一机一档。做到医疗设备档案资料的收集与设备立项、招标、安装、验收、维护维修、调拨、捐赠、报废同步。
实行医院、设备科、使用科室操作人员的三级管理。使用科室必须要做好日常维护保养记录，每半年将整理好的记录上报设备科。设备科核查并整理完善后移交综合档案室归入档案，形成一个有效管理流程。
3.2信息系统管理
医疗设备档案资料文件复杂多样，收集整理过程涉及环节众多，加之归档时间较长，完全依赖人工进行
管理容易出现人为疏漏而造成重要档案资料遗失，导
致资料完整性难于查验、资料检索困难，不利于调阅使用等情形，利用信息系统是医疗设备档案管理的信息化是解决上述问题的有效方案。目前已有成熟的软件开发公司在进行医疗设备的固定资产管理信息系统开发，可以借助其开发经验并根据医院实际需求，进行医疗设备档案的动态实时管理，有效提高资源的利用率。
3.3提高管理人员的意识和素质
医院管理层需重视医疗设备档案管理，在设备科设置专职的档案管理人员，负责医疗设备的全程档案资料的收集整理、归类工作。有计划、有目的对设备档案的专职人员和业务相关人员开展设备管理和建档工作培训，提高整体专业人员业务素质。
关键词：采购业务；内部控制；实务
企业采购业务管理是为了促进企业合理采购，满足生产经营需要，规范采购行为，防范采购风险，以实现企业目标。根据2011年8月9日国家统计局公布的今年7月全国工业生产者出厂价格(Product Price Index，下称PPI)，比去年同月上涨7.5％。工业生产者购进价格比去年同月上涨11.0％(国家统计局网站)。PPI反映的是全部工业产品出厂价格总水平的变动趋势和程度的相对数，从一定程度上可以显示企业生产过程中所面对的成本压力。
在当前充分竞争的市场条件下，在全国涨“薪”一片的大环境中，企业采购业务作为企业经营目标实现的基础环节，如何取得质优价良的物资和服务，降低生产成本，逾来逾重要。采购在企业中占据着非常重要的地位，因为购进原材料和辅助材料成本要占到一般加工制造业生产成本的50％以上，采购物料成本更是占了中信大锰产业园内的各个产品最终产品生产成本的84％～98％，甚至有一个新能源产品人工成本占总生产成本的比重低于2％。这意味着，在获得物料方面所做的点滴成本节约都会对利润产生重大的影响。加强采购管理控制是中信大锰产业园提升内部管理的重要任务之一，是为了提供不间断的物料流和物资流从而保障正常生产，降低生产成本，提高产品质量，发展有竞争力的供应商，当条件允许的时候，将所购物料标准化，以最低的总成本获得所需的物资和服务，使公司在激烈的市场竞争中占据有利地位，以最终实现企业价值最大化。
一、目前企业采购业务管理面临的主要问题和风险：
1.采购制度不统一，部门间的协调和沟通不畅
中信大锰产业园采用供销一体化经营策略与公司采购制度不统一，达不到与整个公司的协同效应。部门间的协调和沟通不畅，项目部门(生产单位)对物流部的工作经常采取强硬态度，而负责采购的物流部与项目部门(生产单位)的合作不热心，导致有时采购回来的商品不符合实际需要，导致了部门间的冲突和扯皮推诿现象，造成了时间和资源浪费。例如，物流部按采购计划购买了一台高精度的材料元素分析专用实验设备，价值近百万元，设备回来后才发现某些指标、性能不能完全满足实验需要，而该设备是国外进口的，退货，维护升级成本很高，后来只能将就着使用，造成极大的不便。采购队伍力量有待加强。
2.零星材料采购业务组织
中信大锰产业园从201 1年才正式投产，为提高工作效率，早日建成投产，今年以前在项目建设期的一些零星材料采购业务都是项目组自行组织采购；但投产半年以来，并没有把该零星材料采购业务转移到物流部，不利于采购业务的集中管理和降低采购成本，提高采购效率，堵塞管理漏洞。
3.供应商的选择和采购机会
中信大锰产业园内的项目都是新能源新材料高新技术产品，有特殊性，项目负责人依仗技术优势，往往对采购业务施加了不恰当的影响，甚至于在很多进时候直接就决定了供应商人选，有很大程度主观性。不利于企业在采购价格、质量、效率方面的风险控制。供应商的评估和准入制度还有待完善。采购信息收集、分析、处理和使用水平有待提高，原料采购的缺乏快速反应机制，容易错失最佳的采购机会。而新能源新材料产品的主要原料如锰原料、钴原料、锂原料价格变动的影响因素多，价格波动大。例如，2010年金属锰的最高和最低价的差额超过5000元，四氧化三钴的价格2010年3月份到5月份2个月的时间内，每吨价格波动达到2万－3万元，这对产品的成本影响很大。
4.产品质量的监控
产品的验收往往是到货检验，不能对供应商的产品质量进行全程的动态监控，一旦出现质量问题，不容易发现质量隐患，难于解决出现的残次品问题，也容易造成停工损失。
5.绩效考核
缺乏可操作性强的绩效考核制度，使绩效考核流于形式。对供应方的考核局限于定性的主观判断，缺乏规范的流程和科学依据。对物流部的考核缺乏具有可操作性实施细则，不利于做到责、权、利的统一。
二、对企业采购业务管理的对策和建议
1.建立统一的、科学可行的采购管理制度
尽可能地做到集中采购，使企业的采购业务集中，避免多头采购或分散采购，以提高采购业务效率，降低风险。加强各项目部门(生产单位、技术中心)与物流部的沟通，避免因为沟通不畅而使采购业务的执行偏离预期目标。打造个体素质高、群体结构优、专业门类全、人才数量足、发展后劲强，能够为中信大锰工业园提供物有所值的商品的采购队伍。
2.改善供应商的开发和管理
供应商的开发和管理是整个采购管理体系的核心，其表现好坏与否也关系到整个物流部的业绩。一般来说，供应商开发包括的内容有：供应市场竞争分析，寻找合格供应商，潜在供应商的评估，询价和报价，合同条款的谈判，最终供应商的选择，在供应商的开发和选择上。供应商的选择是采购的第一道关口，优质的供应商才能保证产品的质量，优化采购成本，对于关系到量产产品的供应商要有严格的评价过程。在大多数的跨国公司中，供应商开发的基本准则是“Q.C.D.S”原则，也就是质量，成本，交付与服务并重的原则。考虑到控制的成本、效益原则，建立科学、可行的供应商开发和管理制度是必要的。
(1)建立科学的供应商评估和选择制度，企业管理部负责组织制定供应商体系评价标准，负责组织相关部门进行供应商管理体系评价，负责供应商评价工作小组的组织、管理工作。物流部参与供应商的体系评价工作，负责对供应商的日常评价工作，负责提供现行供应商的的信息资料。技术中心负责评编制供应商的评价计划，参与供应商评价工作，负责维护供应商资源库并提供相关信息资料。技术中心把供应商的评价计划传递到企业管理部，物流部把供应商的日常评价传递到企业管理部，企业管理部制定评价计划。
(2)成立有技术中心、企业管理部、财务部、项目部门(或生产单位)、物流部人员参与的供应商评价工作小组，工作小组将供应商自查表先发给供应商自查，供应商将自查结果资料交报给工作小组，工作小组审定结果合格后组织现场评价，对供应商的资质信誉作出初步评价。
(3)由有技术中心、企业管理部、财务部、项目部门(或生产单位)、物流部人员参与组成的小组，对供应商实地考察。在实地考察中对供应商管理体系、合约执行能力、财务状况、设计开发、生产运作、测量控制和员工素质等方面进行现场评审和综合分析评分。主要考察供应商的质量体系；计量管理；设备管理；供应商对其上游供应商管理；培训管理，关键岗位人员是否有完
善的培训考核制度和记录。最后形成双方签字认可的考察报告。
(4)根据评价组对供应商作的评价结论报首席执行官审批后与合格供应商签定质量保证协议。公司受理供应商的投诉，按情况是否属实和严重性决定是否对供应商评价工作小组进行考核，以防范舞弊风险。
(5)由物流部负责人督促采购主管对供应商进行每月绩效跟踪考核，包括3月一次的验收与缺陷记录；交付和价格绩效。建立供应商年审制度，业绩引导订货机制，相关部门根据批准后的供应商评价报告和更新供应商管理系统信息作出供应商名单的调整。
3.加强采购价格控制
市场竞争日趋激烈，企业在提高产品产量、保证产品质量的前提下，首当其冲是价格战。因此，企业除加强管理、优化组织结构、降低生产成本外，更应注重构成产品的生产资料的采购成本的降低。而企业中各相关部门购进的原、辅材料、设备、建筑材料、各类商品及其他物资，都在不同层面影响产品生产成本和产品质量。采购价格控制是采购管理中的重要一环。采购不仅仅是物的问题，因此价格控制的本质也不是以价论价的过程，它的本质是建立一套适应市场发展的管理机制，是规范物资采购的手段，是企业精细化管理、降低产品成本的一个极为重要方面。
(1)价格决策。提高决策效率，建立原料采购的快速反应机制，把握好最佳采购机会。采购过程中的价格决策要做到科学有效、公开公正、比质比价、监督制约，杜绝采购过程中的不正当行为发生，大宗采购要尽可能的采用公开招标。公司成立由主要领导任主任，成员包括各部门负责人的价格管理委员会，统一领导和负责公司的价格管理工作。
(2)情报。物流部和财务部要广泛收集采购物资的质量、价格等市场信息，掌握主要采购物资的信息变化。做到对主要采购物资价格变化的即时的、动态管理。提高采购信息收集、分析、处理和使用能力，获取充分的市场信息，做出正确的采购决策，尽可能做到在低点用合同锁定采购价格。
(3)采购价格的确定流程。首先，物流部向供应商询价。接受询价的供应商应在三家以上，询价过程和供应商的报价要如实登记备案。其次，采购价格经财务部审核，按照审批权限报有关领导审批后，进行采购合同谈判、签订合同与执行。公司常年使用的大宗物资采购业务，由公司首席执行官率领采购谈判小组与生产厂商直接谈判、签订采购合同。最后，物流部把采购资料及合同交财务部一份做好备案。
4.完善采购业务流程
由项目部门(或生产单位)提出需求计划，生产安环部审核后报分管领导后再报首席执行官审批。物流部凭审批过的需求计划表安排采购事宜。货物采购回来后由使用单位或者专门的验收部门验收，并出具验收报告(单)，财务部根据已审批完的付款申请书按合同约定付款。企业严格预付账款和定金的管理。涉及大额或长期的预付款项，每月进行追踪核查，综合分析预付账款的期限、占用款项的合理性、不可收回风险等情况，发现有疑问的预付款项，及时采取措施。采购业务的执行过程中，要实行内部牵制制度，保证计划、授权审批、执行、付款、记录由不同的人执行，相互牵制。事前、事中、事后对供应商的产品质量进行全程的动态监控，避免因采购产品质量事故造成损失。
5.加强会计系统控制，建立退货管理制度，绩效考核制度。
企业按新会计准则加强对购买、验收、付款业务的会计系统控制，详细记录供应商情况、请购申请、采购合同、采购通知、验收证明、入库凭证、商业票据、款项支付等情况，确保会计记录、采购记录与仓储记录核对一致。企业指定专人通过对帐单等方式，定期与供应商核对应付账款、应付票据、预付账款等往来款项。
企业建立退货管理制度，公司在与供应商的合同中明确退货条件、退货手续事宜。对退货事宜，要及时收回退货货款。涉及符合索赔条件的退货，由物流部负责人考核并要要求采购主管督促经办人在索赔期内及时办理索赔事宜。
要建立绩效考核制度，由企业管理部每月对采购价格、到货及时率、验收合格率、档案管理、合理采购量等指标进行考核，将物流部人员薪酬与采购业务指标完成情况挂钩，要把供应商也纳入到考核体系中来，确保内控措施能得到切实执行。从管理体制上加强对物资采购决策者的监督；对物资采购人员形成长期有效的教育机制；凡是主观上有意做出损害中信大锰产业园利益的人员，一经查实，必须追回损失，并坚决辞退当事人员和追究有关领导的责任，触犯法律的移交司法机关处理。
第二条本规范适用于广东省政府采购活动涉及的政府采购当事人。
第三条本规范所称政府采购当事人包括采购人、供应商和采购机构。
第四条政府采购当事人在政府采购活动中，必须按照《政府采购法》等国家法律法规和广东省政府采购有关规定，依法开展政府采购活动。
第五条政府采购当事人在政府采购活动中，应当遵循公开、公平、公正和诚实信用原则，维护政府采购信誉。
第二章采购人行为规范
第六条采购人要加强本部门政府采购管理，明确内部政府采购职能机构，建立本部门政府采购管理制度，组织实施本部门的政府采购工作。
第七条采购人应按规定编制政府采购预算，按时编报政府采购计划，及时、全面、准确报送政府采购信息统计报表及其他政府采购信息。
第八条采购人采购公开招标数额标准以上的政府采购项目，应当采用公开招标方式采购，不得将依法应当公开招标的项目化整为零或者以其他任何方式规避公开招标。
第九条采购人采购公开招标数额标准以下，属政府集中采购目录部门集中采购项目和采购限额标准以上的政府采购项目，依法选择采购方式，并按照法定程序组织实施。
第十条采购人采购纳入政府集中采购目录内通用类的政府采购项目，必须委托集中采购机构采购；采购属于政府集中采购目录部门集中采购项目以及限额标准以上的政府采购项目，可以委托集中采购机构或具有政府采购资质的采购机构采购。
政府集中采购目录的通用类政府采购项目以各地级以上市公布的政府集中采购目录为准。
采购人在办理委托时，应当向采购机构提交详细的用户需求书，配合采购机构编制采购文件，并及时确认采购文件。
第十一条采购人不得在采购文件或向采购机构提交的用户需求书中列入限制、排斥潜在供应商的商务、技术条款；不得列入单一品牌的规格技术标准及其他有违公平竞争的条款，不得以不合理的注册资本金、销售业绩以及资格条件等条款对潜在供应商实行歧视或差别待遇。
第十二条采购人应当接受咨询专家对采购文件的审核意见，不得随意更改咨询专家的审核意见或擅自对已审定的采购文件做出修改。
第十三条采购人应当依法组建评审委员会，并确保评审过程在公正、安全、保密的情况下进行；发现违规违纪行为的，应及时向有关部门报告。
第十四条在评审过程中，采购人应如实记录评审委员会的评审意见，不得在评审记录中篡改评审委员会的评审意见和评审结论。
第十五条在评审过程中，采购人代表不得发表影响评审委员会公正评审的倾向性、歧视性言论。与供应商有利害关系的，应当主动回避。
第十六条采购人应当按照评审委员会依法推荐的中标、成交候选人顺序确定中标、成交供应商，并在七个工作日内向采购机构出具书面确认函。无合法依据，不得擅自在评审委员会推荐的中标、成交候选人之外确定中标、成交供应商。
第十七条采购人应当依据《政府采购法》及《政府采购供应商投诉处理办法》的相关规定，及时对供应商的询问作出解释，对供应商的质疑作出书面答复。
第十八条采购人不得在招标采购过程中与投标人及其他供应商进行协商谈判。
第十九条采购活动一经开始，无合法依据，采购人不得随意中止或终止采购活动。
第二十条采购人应当公开采购标准，公布采购结果。
第二十一条采购人在政府采购活动中，应依法遵守相关保密规定，不得泄露以下信息：
（一）已获取采购文件的供应商名单；
（二）评审委员会成员名单；
（三）评审过程情况及尚未公布的评审结果；
（四）有关法律法规规定的保密事项。
第二十二条采购人在采购过程中不得索取或接受供应商贿赂或获取不正当利益；不得与供应商、采购机构相互串通损害国家利益、社会公共利益和其他相关人的合法权益。
第二十三条采购人与中标、成交供应商应当在中标、成交通知书发出之日起三十日内，按照采购文件确定的事项签订政府采购合同。不得无故拒绝与中标、成交供应商签订政府采购合同；不得与中标人签订有悖于合同实质内容的协议或补充合同；不得擅自变更或终止政府采购合同。
第二十四条政府采购项目的采购合同自签订之日起七个工作日内，采购人应当将合同副本报同级政府采购监督管理部门备案。属采购机构采购的，还需将采购合同副本送采购机构归档。
第二十五条采购人应严格按照生效的政府采购合同及时办理项目验收、资金支付事宜，不得在办理项目验收、资金支付时设置障碍，谋取不正当利益。
第二十六条采购人对每项采购活动的采购文件应当按照《政府采购法》及《广东省政府采购档案管理办法》的相关规定进行建档保存。
第二十七条采购人应当积极配合、自觉接受政府采购监督管理部门、监察机关、审计机关的监督检查，并如实反映情况，提供有关材料。
第二十八条采购人应当对本部门政府采购活动进行监督检查。
第三章供应商行为规范
第二十九条在政府采购活动中，供应商应当诚实信用，不得弄虚作假，骗取政府采购供应商资格；不得以任何手段诋毁、排斥其他供应商参与竞争；不得提供虚假资料谋取中标或成交。
第三十条供应商不得与采购人、采购机构及其工作人员和其他供应商串通，损害国家利益、社会公共利益和其他相关人的合法权益。
第三十一条供应商不得向采购人、采购机构及其工作人员、评审委员会成员及其他相关人员行贿或者采取其他不正当手段谋取不合法利益。
第三十二条供应商应当在规定的时间内对采购人或采购机构要求确认的澄清修改文件进行书面确认。
第三十三条在招标采购过程中，供应商不得与采购人进行协商谈判。
第三十四条供应商中标、成交后，应当按规定与采购人签订政府采购合同，并严格履约，为采购人提供符合规定质量标准的货物、工程和服务，不得销售伪劣、冒牌、走私商品。
无合法依据，供应商不得拒绝与采购人签订采购合同，不得擅自变更或者终止政府采购合同。
第三十五条供应商应当主动积极配合政府采购项目的验收工作。
第三十六条供应商应按照有关规定实名书面向采购人或采购机构质疑，实名书面向政府采购监督管理部门投诉，不得进行虚假、恶意的质疑与投诉，阻碍政府采购活动的正常进行。
第三十七条供应商应当接受政府采购有关部门的检查并如实反映情况和提供材料。
第四章采购机构行为规范
第三十八条采购机构依法接受采购人的委托，遵循公开、公平、公正和诚实信用原则，按照确定的采购方式和法定的程序组织实施。
第三十九条采购机构可以依据物价部门的有关规定收取服务费用。
第四十条采购机构不得弄虚作假骗取政府采购资格，不得超越权限开展政府采购业务，不得采用任何方式阻挠和限制供应商自由进入本地区和本行业政府采购市场。
第四十一条采购机构应当建立健全内部监督管理制度，明确内部的采购活动执行程序，形成相互监督、相互制约的机制。
第四十二条采购机构的采购人员应当具有相关职业素质和专业技能，符合政府采购监督管理部门规定的专业岗位任职要求。
采购机构对其工作人员应当加强教育和培训；对采购人员的专业水平、工作实绩和职业道德状况定期进行考核。采购人员经考核不合格的，不得继续任职。
第四十三条采购机构不得与采购人、供应商和评审专家串通，采取任何方式暗箱操作，内定成交、中标供应商。
第四十四条采购机构及其工作人员在政府采购活动中，应依法遵守相关保密规定，不得泄露以下信息：
（一）已获取采购文件的供应商名单；
（二）评审委员会成员名单；
（三）评审过程情况及尚未公布的评审结果；
（四）有关法律法规规定的保密事项。
第四十五条采购机构不得在采购文件中列入限制、排斥潜在投标人的商务、技术条款；不得为迎合采购人列入单一品牌的规格技术标准及其他有违公平竞争的条款；不得以不合理的注册资本金、销售业绩及资格条件等条款对潜在供应商实行歧视或差别待遇。
第四十六条采购机构要按有关规定在指定的媒体上采购信息，并按采购信息的时间、地点接受供应商报名。
第四十七条采购机构应当将采购项目的澄清修改文件按规定时间发送给所有已获取采购文件的供应商。
第四十八条采购机构应当依法组建评审委员会，并确保评审过程在公正、安全、保密的情况下进行；发现违规违纪行为的，应及时向有关部门报告。
第四十九条在评审过程中，采购机构应如实记录评审委员会的评审意见，不得发表影响评审委员会公正评审的倾向性、歧视性言论；不得在评审记录中篡改评审委员会的评审意见和评审结论。
第五十条采购机构应当按规定公示采购结果，公示期期满，应当向中标、成交供应商发出中标、成交通知书，向未中标、成交供应商发出招标结果、谈判结果、询价采购结果通知书。
第五十一条采购机构应当按照《政府采购法》及《政府采购供应商投诉处理办法》的相关规定，及时对供应商的询问作出解释，对供应商的质疑做出书面答复。
第五十二条未按规定程序报批，采购机构不得随意更改经政府采购监督管理部门确定的采购方式。
第五十三条采购机构对每项采购活动的采购文件应当按照《政府采购法》及《广东省政府采购档案管理办法》的相关规定进行建档保存。
