时间：2022-04-21 06:04:42
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇档案信息化建设，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
关键词：档案；信息化；管理
自从信息化技术被发明以来，它就以其特有的优点被广泛的应用于各行各业中，使我们进入了一个信息化的时代。而档案的信息化建设也是当今时代档案管理工作的必然选择。这种信息化的管理，方便了我们对于档案的查阅，修改以及保存，并且还可以在基础管理的技术上实现信息资源的共享，提高了档案管理的能力。
1 档案信息化建设存在的问题
1.1 信息化建设中缺少规划
从整体来看，我国档案信息化建设的现状是都根据企业或者各个行政部门自身建设的需要来进行档案的管理，所以缺少统一的规划。而且许多档案管理部门也不会对自身的信息化建设进行全面的规划，往往是针对一项问题进行分析，也就使哪里出现问题，解决哪里。这样的建设管理方法一定程度上制约着整个档案信息化建设的发展【1】。另外，各个档案馆使用的数据格式以及相关标准都没有统一的规定，这就给不同档案馆之间信息的传输带来了一定的障碍，同时影响信息的集中统计以及管理。
1.2 信息化建设管理落后
档案的信息化建设的优越性主要体现在其利用最新的信息技术，对档案资料实现信息化的管理，提高了管理的效率，省时省力。但这种信息化的管理并不是完全没有缺点的，人员仍然是档案管理中的核心。但有些档案管理部门没有认识到这一点，他们觉得高效率的电子科学技术可以实现档案管理的完全信息化，从而就忽略了对这项工作的管理。管理人员的责任意识淡薄，过分的依赖于科学技术，忽略了人员在档案管理中的重要作用。只注重档案的管理，没有及时将过时和有错误的档案进行废除和修改，扰乱了档案管理的正常秩序【2】。
1.3 信息化建设资源短缺、人才缺失
当档案的管理向着信息化建设的方向发展，其对于专业人才的需求不仅仅是具有档案管理相关知识的人才，而我们需要的是既有档案管理专业理论知识有掌握现代化信息技术相关知识的人才。由于档案的管理工作是一项较为基本的，没有太大发展的职业，所以，该方面的这种全面性的人才较少。这也一定程度上限制了档案信息化建设的发展。另外，传统的档案管理工作是基于对纸质文件档案的保存和管理，所以在信息化建设之初，我们的基础资源相对短缺，而且建设之初的工作量较大，这也给档案管理的信息化建设带来一定的难度。
2 加强档案信息化建设的措施
2.1 统一设置规划
从根本上来看，我们对档案实现信息化的管理最主要的目的就是实现对档案资料的整合，实现档案资源信息的共享。这样的目标的实现，就要求我们各个档案管理部门对档案的信息化管理有统一的标准。在实际的应用中应该从大局出发，采用统一的建设管理方法，有利于对信息资源的统一整合。当然，这种标准的统一就需要上级有关部门加大重视，制定统一的标准。
2.2 加强技术人才的培养
上文我们提到过，档案管理的信息化建设工作对于相关人才的要求非常高，我们需要的人才不仅要有档案管理理论知识基础，而且还要掌握现代化的信息技术。所以，加强相关技术人才的培养也是档案信息化建设的一个重要方面。传统的档案管理工作一般是年纪较大或者已经退休的老职员，但自动信息化技术发展以来，他们工作起来就显得力不从心，所以我们的档案管理部门应该适当的减少这些老员工的工作量，聘用一些具有专业知识的新一代人才。另外，我们也要加大对在职人员的培训，一方面加强他们的工作责任意识，另一方面实现其知识的更新，以适应不断发展的信息化技术。
2.3 加强相关法规建设
对于档案管理的信息化建设我们的法规还不是很健全，其主要体现在两个方面，一是缺乏相关标准的完善，也就是指，档案管理信息化建设没有统一的标准，也就使我们在之前提到过的，不利于对信息资源的整合。另一方面就是对于信息化建设的管理方法的法规不健全。所以，国家有关部门应该加大注意力，加强对档案管理相关法规的建设。对建设标准和管理规定两方面作出明确的规定，促进档案管理信息化建设的良好发展。
2.4 加强管理
在相关法律法规建设较为完备的基础上，我们就要依据规定，加强对档案信息管理工作的管理。当然，在相关法规建设不完备的时候，各个档案管理部门可以根据自身发展的需要，对相关工作者的工作进行明确的要求，使所有的工作项目都做到有标准可依，这样就使得整项工作更加系统化和统一化。
2.5 完善安全维护体系
档案管理工作的信息化建设是以电子计算机作为主要的载体，这就会有一定的安全问题，所以我们在进行信息化建设的同时，也要注意对整个信息化建设的系统进行安全维护。具体表现为：采用多种先进的技术对计算机进行加密，防入侵，防病毒等处理。另外，还应该掌握对电子信息的备份以及恢复的技术，防止不当的操作造成数据的丢失。条件允许时，我们可以聘用相关的安全维护的技术人员对整个信息化建设系统进行安全防护。这是保证整个信息化管理系统正常运行的关键保障。
3 结语
综上所述，档案管理的信息化建设是当代档案管理工作的重点内容，针对现阶段档案信息化建设中存在的问题，我们应该加大重视，从转变思想观念，积极引入技术人才入手，对信息化建设进行多方面的调整，在加强相关法规建设的基础上，完善建设标准和管理措施，从根本上促进档案管理信息建设的发展。
参考文献
关键词：档案；信息化；建设
档案的作用有多方面，概括起来最基本、最重要的是凭证作用和参考作用。档案是机关工作必须查考的材料；可作为生产活动的依据和参考；可作为科学研究的必要条件；也可作为对群众进行宣传教育的生动素材；是维护国家、集体、个人权益的法律保证。
信息社会应当进行档案信息化建设，它对于信息社会具有重要意义。一方面，信息社会中的大量信息最终要转化为档案。另一方面，信息社会的发展需要充沛流畅的信息，对档案信息的需求与日俱增，档案信息具有来源的社会性、内容的可靠性等特点，于国民经济和社会发展密切相关，被视为“信息资源之源”的档案信息，在信息社会中必将受到社会进一步的重视。
档案信息化建设对档案事业发展意义重大。通过信息化建设，可以改变档案工作原有的内向的、单一的档案收集、整理、加工、利用的管理方式，借助和依托网络等新的信息传递方式和信息服务手段，实现主动的、超越时空的信息服务，从而促进档案管理工作从传统的手工管理方式向现代管理方式转变，利用网络技术等新兴的信息技术对档案信息进行更高层次的管理。例如虚拟地将全国的档案信息整合为一个整体资源，档案信息的集中利用程度明显提高。这既提高了档案的管理水平，又提高了档案的利用率，减轻档案部门在提供阅览条件、安排接待人员等发面的压力，有助于提高社会对档案的重视，扩大档案信息的利用空间。
同时，档案信息化建设也将面临着极大挑战。例如，面临安全性、保密性、文件与档案主管部门源头多等诸多问题。特定利用者不清楚馆藏档案的方位，使档案信息的“供”与“需”严重脱节，造成档案信息资源不能真正做到资源共享。
1 档案信息化建设的基本战略是档案信息标准的制定
随着档案信息化建设的推进，档案信息标准的制定为档案管理制定了方针政策，使档案管理有章可循。尤其是我国加入世贸组织以后，为更好地与世界接轨，我国引进了大量的档案信息标准，为档案信息化建设提供基本保障，如美国有关档案信息的标准总量已达60余项。档案信息化建设的牵引与推动力是档案信息需求标准的制定。
2 在档案信息化建设中构建档案信息标准体系
为保证档案信息化建设的科学、高效发展，应该使档案信息标准体系的构建的档案信息化建设的核心。
档案信息化建设的实践表明标准须先行，而其中档案需求标准的制定已成为档案信息化建设的牵引力与推动力。如国际标准化组织专门制定了《ISO 22310:2005信息和文献――描述文件管理需求标准指南》，为推动档案信息化建设的顺利进行，满足一致性和互操作性需求。
3 档案信息化标准的建设注重以业务应用为基础理论研究为指导
标准是科研与最佳实践的良互成果，是国际档案信息化的建设发展的源动力。先从标准制定实践的角度来看，各国国家标准有都来源于本国各地档案信息化实践及其相关标准，而国际组织制定的标准直接来源于各国档案信息化实践及其标准。
【摘要】随着信息传输、多媒体、数据库、语音识别等技术的广泛运用，医院档案信息化建设成为时展需要。本文主要阐述医院档案信息化建设所带来的种种成效，在此基础上，探讨医院档案信息化建设的设想。
【关键词】档案；信息化；成效
随着信息传输、多媒体、数据库、语音识别等技术的广泛运用，医院档案信息化建设成为时展需要。档案信息化管理为医院档案工作带来了质的飞跃。实现档案信息化必须正确认识信息化建设所带来的科学成效，采取科学的措施。
一、科学认知信息技术在档案管理中的意义
1、保护原件。相较于电子档案，传统的纸质档案在反复借阅、利用过程中，会受到不同程度地损坏。而档案信息化建设则使档案原件得到很好的保护，档案人员利用信息技术对原件扫描，以电子文件的形式保存，电子文件提高了阅读效率，使档案原件得以保存。2、提高归档效率。信息化建设可以使医院档案管理人员借助专业的软件，只需一个指令性，系统将自动改动、调整信息，从而代替了传统纸质档案只能采用手工操作的方式进行归档整理、编写目录，避免了大量的重复工作，减少了人力和物力耗费；利用计算机技术档案人员通过局域网对病案、文书、会计、基建等档案信息进行监督和管理，对不能及时归档或不符合归档标准的材料督导和整改，从而提高了档案归档效率。3、整合资源。传统档案只能人工管理，借阅并不方便，难以实现资源整合和共享。而信息化建设为医院档案的资源整合提供了便利条件。医院档案部门通过局域网内对各个部门的各种门类载体的档案信息整合，使用者通过输入用户名及密码有条件地查阅公开的医院信息，从而扩大了对原始档案的应用程度和范围，提高档案利用率，实现了档案信息资源共享。4、管理科学化。医院档案管理人员以往只能忙于实体管理，终日只能沉浸在日益增多的档案资料的拆装、搬迁、修复之中。事实上，档案只有发挥自己的阅读效应才能发挥它的最大作用。档案信息化建设转变了传统的实体管理方式，管理员的主要精力转向信息管理，节约了大量人力、物力、保存空间，使借阅者更加形象、直观地对档案进行检索和利用。
二、加强医院档案信息化建设
1、提升认识，转变观念。档案信息化建设给医院各项工作带来方便与快捷。各级各类医院要转变观念，认同电子公文与纸质公文具有同等效力，电子文件、电子档案一样是查考的主要对象。医院档案部门要结合院工作实际，建立健全医院电子档案各项制度，为档案信息化建设提供制度保障。2、加强硬件建设。各级各类医院要依托局域网构建医疗信息管理平台，通过住院医生、住院护士工作站、财务管理、药品管理等模块，实施统一管理，解决电子档案的采集、加工、鉴定、归档、管理和维护，保证数据真实、完整、有效，实现文档一体化管理。医院通过电子病历档案记录患者在医院中接受的所有治疗信息，并跟随患者健康状况实时更新；患者来院就诊，临床医生可随时获取病人健康的相关信息，避免重复检查、重复诊断、重复用药，提高了临床检验、处方、处置的效率，避免医疗差错、确保医疗质量、节省医疗费用；以办公自动化系统为管理平台，实现文书档案电子化管理，提高了公文、信息的传递速度，实现资源共享和利用，提高管理效率，也充分调动了医务人员学习的积极性，提高医院了形象和影响力，提升了医院整体形象；以档案综合资源管理系统为平台，保障档案资源有效利用。档案综合资源管理平台建设以档案信息资源共享为目的，涵盖人力资源、科教管理、医务管理、护理管理、科室管理、医院经营决策等内容，覆盖管理者、科室、职工统一管理。充分发挥平台职能，共享医院制度、职责、医疗报表、医疗业务方面的管理性文件、设备等，有效化解医患纠纷。3、加强信息安全。各级各类医院要高度重视电子档案的安全保护，电子档案是宝贵的信息资源，其真实安全、准确可用关系到数据本身的正常运行，关系到与其有关的管理业务和服务业务的开展。要禁止电子档案管理专用电脑访问外网，以免造成数据丢失或恶意修改破坏；安装正版软件，保证数据不受病毒和木马软件侵袭；严格遵照行业防范标准和规范，通过网络入侵检测防御技术、电子档案数据异地备份建立安全保障体系，保证电子档案数据安全。4、加快人才培养。信息化技术不断更新，给档案信息化工作带来挑战，医院档案信息化建设要不断加大投入，改善基础设施设备，提高档案信息化管理水平；加快人才培养，为档案信息化建设提供信息技术支撑，医院要加大人才培养力度，培养具有档案管理知识、信息专业技术的复合型人才。档案信息化建设具有广阔的发展前景，它不但可以帮助档案人员方便地管理各类档案信息，而且实现了档案信息化技术在医疗、教学、科研工作中现代化的管理模式，进一步提高了医院管理水平、医疗业务水平、医疗服务质量，为医院的可持续发展奠定了良好的基础医院档案信息化建设是一项长期的、复杂的系统工程，需要医院档案部门长期细致的工作。工作中，档案部门要积极探索医院档案信息化建设的有效途径,从医院档案信息化建设的实际情况出发,提升开发医院档案资源的科学手段，提高档案服务水平。
参考文献
[1]郑伟.知识经济时代与档案工作[J];机电兵船档案;2011年04期
[2]徐桂香.新时期档案管理的创新与信息化[J];黑龙江科技信息;2011年21期
作者：庄乾宝 单位：山东莒县人民医院
文献标识码：A
文章编号：1006-0278（2015）05-015-02
疾控中心是我国各种疾病预防控制的卫生性公益性单位，在疾控机构的档案管理中的相关资料对当前各种流行疾病有准确的预测趋势，能为出现的疾病预防和控制提供准确的依据，对今后可能引发出现的疾病还能提供重要的参考价值。因此，疾控中心的档案管理工作不可忽视。随着科学技术的发展和信息化技术的普及，过去陈旧的档案管理方式己无法满足当前的工作需要，如何在当前的科技时代实现档案信息化管理，己成为值得关注和探讨的话题。
一、档案信息化建设在疾控机构中的重要意义
（一）档案信息化建设目的
随着信息时代的到来，疾控档案信息化建设重要性得到了充分的证明，如何使疾控档案的利用更为有效，成为了当前我国档案管理工作的重中之重。疾控档案的信息化建设，要求将计算机强大的数据系统处理功能结合网络传播的高效性贯穿应用于档案管理与使用工作的每一个环节，不断提高档案管理工作的效率，提高档案资料信息的利用能力，将工作人员从繁重枯燥的管理工作中解脱出来，充分利用科学技术和信息化管理手段提高档案管理工作水平。
（二）档案信息化建设意义
档案信息化建设改变传统纸质档案繁杂劳动管理的方式，作为社会公共卫生管理的主要任务和主要内容，如果延续采用纸质管理模式，无疑增加了工作量，在人力、物力和时间上的消耗也是巨大的，影响档案管理工作效率。充分利用科学信息化管理手段，能够有效对档案信息进行电子化合理排序和分类，还能利用各种功能进行检索、复制和传输，大幅度提高工作效率。另外，档案信息化建设还不受保管条件的限制，更好地保护档案文件。传统的纸质档案在保管过程中会随着时间的推移出现资料变质或残损的情况，过于频繁查看和使用还会加速损坏的可能，这些在电子化档案管理中能得到有效的避免。
二、当前疾控档案信息化建设的现状
（一）上级不够重视
当前，我国对于疾控中心信息化建设的投入总体来说还不够，尽管很多地方的各级政府和相关部门已经注入不少资金以提高业务部门实力，但是也有不少地方疾控中心的档案资料管理还处于纸质文件为主、电子管理为辅的阶段，相应的规章管理制度也没有制定和出台，标准的档案管理需要的配套设施和环境也无法得到提供，比如数字化网络、专业存储、软硬件配备等。此外，从省市的档案调动和连通共享工作都没有得到应有的重视，由于对档案管理工作的忽视，出现了不少资金不足、制度不够完善的问题。
（二）专业素质较低
信息化建设的推进需要一批专业的技术管理队伍和人才，但是当前我国很多地区的疾控中心相关人员在思想素质和工作能力上还打不到要求，不少疾控中心的专业人员由兼职从事，经验丰富的工作人员缺乏对计算机系统的熟练操作和应用，而新人的人才在收集档案、整理档案的工作中无法专业迅速地处理，这样的工作情况会影响疾控中心档案信息化管理的推进。
（三）存在安全隐患
疾控中心的档案管理有一定的特殊性和复杂性，其内容包括了科研档案、突发流行病资料、疫情信息资料、传染病资料、公共卫生信息等，这些资料信息对国家人口的安全有着直接的影响，同时还具备了保密性。但信息化管理无疑受到了网络安全、系统软件安全以及工作人员保密安全等多方而的威胁，例如硬件出现故障、网络遭遇病毒、文件资料被人为篡改等，这些都给疾控档案信息化建设带来了发展和隐患。
（四）管理软件落后
当前我国很多疾控中心使用的管理软件属于通用版，相关的专业人员并没有针对业务的具体特点对其进行改进和优化，导致很多软件的功能没有得到充分的发挥，而与业务相关的档案在需要使用的情况下也提供不了，特别是当前市而上出现的无法提供外部接口和类似疫情网络传播、传染病监测等信息连接。由此可知，专业化的工作人员如果没有先进的软件配合与支持，那么在整理归档的工作中还是会遇到很多问题，甚至造成人力和财力的巨大浪费。
三、疾控档案信息化建设措施
（一）重视档案管理，加大资金投入
各地区疾控中心的管理人士应该重视档案管理工作，全而深入认识档案管理工作在准确预测疾病流行趋势和预防控制方案制定等方而的重要意义，因此必须在法律规定的情况下充分结合当地的实际情况，制定出科学的行之有效的管理制度，特别是针对电子档案的收集工作和整理工作顺利进行而拟定的规章制度，另外还要配备标准的绩效考核，强化信息化管理。相关部门还要在资金方而给予疾控中心一定的支持和帮助，优化档案部门良好物理环境、安全电路等方而的硬件设施建设以及包括操作系统、杀毒软件、防火墙、加密文件软件等方而的硬软件配套设施建设。更要从长远的发展角度出发，将其作为各地区档案连接的重要媒介综合信息，加大资金投入，以起到连接和维护的作用。
（二）培养档案人员，引进专业人才
现代疾控中心档案管理工作需要一批有着高尚道德水平和优秀专业素养的复合型人才，因此引进培养专业性的高素质人才是当前疾控档案信息化建设工作的重中之重。在疾控单位中，针对经验丰富但缺乏计算机基础技术的工作人员，单位应该对其开展定期的培训以提高计算机操作能力；针对具备一定档案管理能力及计算机基础操作能力的工作人员，单位可以定期组织各种学术讨论或讲座等科研活动帮助他们强化专业认识，同时还可以有效增强各个部门之间的沟通与交流。另外，还要努力从外部引进更多的符合档案管理要求、具有丰富管理经验的人才以协助疾控中心做好档案信息化建设工作。
（三）落实安全制度，强化管理技术
档案信息管理中的安全问题必须依赖强有力的安全管理制度的保障，在具体工作中药加强对工作人员的管理培训，还要彻底落实工作责任制，对工作人员的工作表现实行奖罚分明的考核制度，此外还要严格划分档案文件的安全级别，尤其是一些机密文件的保管更要实施物理隔离的措施，充分全而认识网络管理的弊端，加强秘钥管理。而一些系统机密则要运行跟踪制度，通过计算机自动生成系统日志来对其加以监督，自主维护，出现故障及时整理恢复，在日常工作中要养成定时的维护和病毒防范的习惯。
（四）开发管理软件，提高管理效率
各个疾控中心要根据白身的实际情况制定有针对性的管理方案，开发符合白身需要的档案管理软件模块，保证其具备外部接口提供，网络直报系统以及各系统相互连接的功效，对这些重要的业务档案进行统一有效的管理，不但能预防信息孤立无效使用的情况，又能大幅度提高档案信息利用的效率，提高档案管理工作的效率。
【关键词】信息化；信息化建设原则；档案
在当前迅猛发展的信息社会下，档案信息化和档案信息化建设已经成为档案事业应对迅猛发展的信息社会的必然选择。从党和国家明确提出的“已信息化带动工业化”的要求，到国家档案局提出的“已档案信息化促进档案事业发展的目标”要求，档案信息化和档案信息化建设已经成为档案信息服务社会的最佳技术手段和实现途径。传统的档案实体管理体制已经开始彻底改变，档案信息化和信息化建设势在必行。自2000年全国档案工作会议上正式提出了档案信息化的概念后档案信息化建设在全国各类档案馆（室）中蓬勃开展起来。对于档案信息化及档案信息化建设以前我是知之甚少的，在这几年的工作实践及学习中逐步有了一些认识，现将我的一些拙识浅见拿来与大家一起探讨。
一、档案信息化的含义
档案信息化是指档案管理模式从以面向档案实体保管为重点，向以档案实体的数字化信息这种主要形式向社会提供服务为重心的转变过程。在这样的转变过程中要实现档案信息的数字化和网络化；要实现档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化；要实现档案信息高度共享，而这必将引发档案管理模式的变革。档案信息化建设是指是指利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段，将纸质文件、声像文件等传统介质文件和已归档保存的电子档案，系统组织成具有有序结构的档案信息库。
二、档案信息化和档案信息化建设应遵循的原则
（一）档案信息化应遵循的原则
1. 规范性原则。制定和实施档案工作标准和规范，是档案工作现代化的需要，是提高工作质量和效率的需要。实现馆（室）藏档案信息化，一方面可以将馆（室）藏的档案通过扫描等技术手段转化成计算机可识别和处理的数字化信息，另一方面可以通过接收电子文件进馆，但不管是通过馆（室）藏档案数字化还是接收电子文件，都应该坚持规范性原则，制定相应的标准、规范和法规，如：字符内部编码标准、数据处理格式标准、信息输出标准（包括信息的显示、打印、传递等直接面向网络用户的服务格式）及数据交换标准。只有这样才能使电子文件的归档，传统介质档案数字化，数字化档案的保管、传递、利用等工作都实现有序化、标准化和规范化，避免出现各自为政，互不兼容，重复建设等现象发生。
2. 安全性原则。随着数字化、网络化、信息化建设的不断深入，网络的脆弱性和潜在威胁也日益显现出来。因此，我们必须加强网络安全技术的研究与开发，采取有力的安全策略，充分保证档案信息的安全性。在保证档案信息的安全性方面我们可以采取：物理安全策略；访问控制策略；（如入网访问控制、网络的权限控制、目录级安全控制、属性安全控制、网络服务器安全控制、网络监测和锁定控制、网络端口和节点的安全控制、防火墙控制等。）信息加密策略；网络安全管理策略等。
3. 效益性原则。由于档案信息数字化建设是一项巨大的系统工程，需要投入相当的人力、物力、财力，因此必须要遵守效益性原则，讲究信息化工作的效益， 要根据自身的能力，根据馆（室）藏基础，分析用户需求，研究馆（室）藏体系还要考虑馆（室）藏档案的利用率。选择数字化的内容要“经典”，主题要与社会利用“热点”相结合，把重要的，利用率较高的档案进行数字化，把那些利用率较高且利用后能产生较大经济效益和社会效益的档案数字化，可以带来巨大的效益。而那些利用率不高的档案则无需数字化，否则浪费大量的人力、物力和财力。还可以根据馆（室）藏档案的特色选择这些档案进行数字化，提供独具优势的服务。因为从某种意义上说，特色就是优势，特色馆藏信息和特色服务往往是赢得用户和创造效益与价值的关键所在。在进行数字化建设时，要以用户的需求为导向，做到按“需”数字化。
（二）档案信息化建设遵循的原则
1. 文档一体化，是档案信息化建设的前提。这就要求把档案信息化纳入到办公自动化的总格局之中，与办公自动化融为一体，同步进行。同时，也要求档案人员积极介入此项工作中，提出档案管理和电子文件归档方面切实可行的需求
2. 归档双轨制，是纸质文件向电子文件过渡过程中必须坚持的原则。虽然电子文件大量产生和应用，但它的法律作用和凭证作用尚未取代纸质文件的地位。据专家预计，在较长的时期内，纸质文件和电子文件还会继续并存。而且按照国家档案局的要求，电子文件必须与相同版本的纸质文件一同归档。 档案信息化建设是档案工作在网络时代的必由之路，是深化档案社会化服务的必然要求。它是一项耗资大、要求技术含量高的业务建设。作为企业内部的档案馆（室）要想在信息化建设中有所建树，使档案工作适应社会和时展的需要。
档案信息化建设是一项长期、全面而又具体的工作，信息化的实现不是档案馆（室）某一部门的工作，也不是单靠几个计算机技术人员就能实现的，它需要所有档案人员的积极参与与配合，档案队伍素质对档案工作信息化建设的质量起着关键的作用，因此，档案队伍计算机技能的提高是目前档案部门素质教育的重中之重。 信息化是当今世界和社会发展的大趋势，档案馆（室）只有克服困难，迎头赶上，与其他行业同步发展，才能适应社会和时展的需要，更好地服务社会。
参考文献
摘要：随着时代的发展和社会的进步，信息化技术逐渐深入到我们的工作和生活中，同时也为档案的管理和建设提供了高效化、现代化、科学化的信息技术，提高了档案管理的水平和质量，并保证了档案管理更加完善。本文就档案信息化建设、档案管理中出现的问题以及未来的发展和解决措施进行分析。
关键词 ：档案建设 档案管理 信息化
信息时代的到来，使计算机等通信技术得到快速的发展，目前经济学院的档案建设和管理也迈入信息化发展的时代。对档案进行信息化建设主要是通过信息化技术的使用，将档案中的资料和信息与社会的政治、经济、文化发展相互融合，进而使建设的信息化档案资料和信息能够在社会这个交流的平台中最大限度地传播开来，渗透和融合到社会中去，进而为社会服务。
一、档案信息化建设的有效措施
1.促使工作人员树立档案信息化的理念
目前传统的档案建设中，工作人员并没有对档案建设有足够的重视，工作中只是简单地进行档案记录和保管工作，未能真正认识到档案的重要性，这样既无法满足社会发展的需要，但也预示了档案信息化建设的到来。在进行档案信息化建设的过程中，相关的工作人员是工作的主体，他们要对信息化档案建设有充分的了解，树立正确的信息化档案建设理念，在工作中发挥自己的主观能动性，进而促进档案信息化建设的发展进程。工作人员要对档案信息化建设工作负有足够的责任感和使用感，这样才能推动档案中的信息资料更好地传播和融合到社会中去，提高档案管理的质量。
2.提高信息化档案建设的技术水平
在进行信息化档案建设的过程中，工作人员要配置齐全的计算机等硬件设备，并能够根据档案信息的特点选择适当的系统软件进行信息统计，这样能够有效地提高信息化档案建设的技术水平，并能够在建设的过程中不断进行完善，保证档案的信息化传播平台系统性的强大，并能够实现档案的全文和目录数字化，使档案中的信息能够在比较完善的现代化设备中进行内容录入和统一的保存，这样能够有效地提高工作效率。值得注意的是，在进行档案录入时，要严格按照国家的规定和标准进行，并要进行一定的审查，保证信息录入的准确性，减少重复性，推动信息化档案建设的发展。
建设档案信息化后，档案的管理部门能够对档案中的信息进行共享，但是这样就使得档案管理中出现漏洞。所以在建设档案信息化工作时，要界定的网上的信息，按级别进行文件信息预览，对信息进行科学、合理的分类，查阅信息的用户需要经过网络验证才可以查阅信息。也可以明文规定一些信息是可以公开的，一些信息是只有一部分管理人员或者需要特殊条件才可以查阅，通过界定预览者的身份进行信息公开或保密，这样能够有效地保证档案信息的安全性和可靠性。
3.提高档案信息化管理的水平
在初步完成档案信息化建设的基础上，对档案进行管理时主要采用信息化技术，这样能够有效地提高档案管理的水平和质量，保证档案管理更加科学化和现代化。在档案信息化建设之后的管理中主要采用的信息化系统设备，即扫描机设备、打印机、磁性介质等，这些设备在进行档案资料信息化的过程中，推动了电子文件和信息化的发展，同时也保证档案管理工作更加高效、科学。
在档案信息化建设的发展进程中，国家规定了相关的实施纲要，主要是要相关的部门在进行档案信息化建设的过程中选择合适的管理软件系统，并能够有针对性、有计划性地进行档案资料的录入工作，并针对这些信息进行深入的开发研究和利用。
二、档案信息化管理的发展方向
在档案的信息化建设完成之后，要对档案进行管理，工作人员要有针对性地选择合适的档案管理系统软件，结合经济学院自身以及档案的发展优势，制定严格的档案管理制度，保证档案信息化的发展方向。同时还应该要提高档案信息化管理工作人员的工作技能和整体素质，对工作人员进行相关系统技术和能力的培训、考核，保证工作人员能够熟练掌握基本的计算机知识和技能，并能够积极参与到信息化档案管理系统软件的开发中，在工作中不断充实自己，提高对信息化档案管理的工作认识，在档案管理的过程中提高工作效率，促进档案管理的正常运行。
总而言之，档案的信息化建设和管理工作需要有计算机等技术设备的支持，只有这样才能够通过现代化的技术设备，提高档案建设和管理的工作效率，并能够通过相关的软件系统对档案进行动态管理，节省人力和物力。工作人员在工作中要掌握基本的工作技能，提高计算机的知识水平，进而在工作中对档案进行规范化、科学化的建设和管理工作，保证信息化档案能够有效地为社会和国家服务。
参考文献
[1]孙晓蓉.城建档案信息化建设与工程档案管理的思考[J].城建档案,2012
【关键词】信息；高校；档案信息化
信息化建设已经成为高等教育可持续发展的大潮流，信息时代的到来更是加速了高校各项工作的信息化发展。高校档案记录学校教学、科研、迎评等重要信息，是学校发展历史的缩影，作为高校工作体系的重要组成部分，档案工作已经感受到了信息化的影响，并且做出了多方面的努力，感受到信息时代到来的挑战，做了一些迎战的工作，不过整体上看来，我国高校档案的信息化建设还有诸多的问题需要解决。因此探讨信息时代高校档案工作信息化建设问题显得非常必要与重要。
一、信息时展与高校档案工作信息化建设的内在关联
信息时代生成的数据种类繁多，比如文本、图片、音频、视频等等，数据容量大、信息处理速度快、信息价值含量高，海量的数据蕴含着巨大的财富。当前，信息时代迅速发展已经成为我国信息化发展的重要走向，极大推动信息资源建设的重要阵地――档案工作的信息化发展，提升了高校档案信息化建设的资源、技术和思维档次；反过来，高校档案信息化建设也成为信息时展的重要平台，某种意义上推动了信息时代的发展。因此，信息时展与高校档案信息化发展具有很多的内在关联。
（一）信息时代的发展是高校档案信息化建设的助推器。高校档案信息化建设是多种力量推动的，既是国家和社会信息化发展的必然要求，也是我国国民生活、工作和学习发展的需要。信息时代的到来是推动高校档案信息化建设的力量之一，推动高校档案信息化建设的价值取向日益多元化发展，社会化、开放化和科学化等等理念也要求纳入整个高校档案信息化建设工作中；同时，信息时代的到来还能够推动高校档案信息化建设的内容和目标体系更加多元与宽泛，更能满足档案用户的需求；能够推动高校档案信息化建设工作的后勤保障不断发展，能够推动高校档案信息化建设工作的人员素质不断提升，从而不断拓展高校档案信息化建设获得更多的生存和发展空间。
（二）高校档案信息化建设是信息时展的重要平台和渠道。信息时代的发展需要各行业的信息化建设去推动，尤其是与信息方面相关的各类信息产业。高校档案建设发展就是一个信息不断需要及时更新与进行快速处理的工作，其各方面的信息化建设需要信息技术的支撑，在信息化发展过程中，高校档案信息化建设能够让信息技术展现其无限的魅力和价值，能够将信息的理念、信息资源和诸多要求付诸于高校档案工作信息化发展的整个体系之中，能够让高校档案信息化建设工作成为信息时展的一个好平台。
二、目前高校档案信息化建设过程中存在的问题及其影响
环视高校档案信息化建设的现实场景，取得了一些成绩，不过由于各种主观与客观的原因，整体上看来，还存在一些不足，与信息时代的要求还有很大一段距离。因此，我们有必要分析当前我国档案信息化建设过程中存在的问题。
（一）档案信息化建设需理论与实际相结合。高校在推进档案信息化建设工作时，没有好好分析信息时代人们对档案信息化建设的价值诉求，在很大程度上就档案信息化而信息化，侧重于档案本身发展的视角，这就导致了高校档案信息化建设工作的视角、思路等不够开阔，规划管理与执行矛盾逐渐显现。以我校为例，学校各类应用系统齐全却独立存在，形成信息孤岛、产生了严重的信息碎片化问题，有些信息比如学生信息同时存在于教务、学生和档案馆三个部门，其通用性、兼容性差，数据之间难以兼容，难以真正实现资源共享，影响了高校档案信息化建设工作的健康发展。
（二）档案信息化设定目标和内容层面步伐不一致。高校推动档案信息化建设工作时，没有深入考察广大师生和社会对档案信息化建设的内容与目标的诉求，导致高校档案信息化建设的内容设计显得与时俱进不够，这极大影响了高校档案信息化的建设，影响了高校档案信息化的服务发展。高校档案管理的终极目标是促进高校自身的发展，高校档案部门的主要职责是为学校教学科研、后勤保障、学生管理等相关工作提供良好服务，仍以我校为例，我校注重档案信息化建设，应用档案管理系统归档、管理档案，充分发挥档案馆网站的作用，基本符合档案信息化目标。但是档案重要职责――编研和鉴定销毁工作未得到深入挖掘：学校档案工作偏重整理轻编研，档案整理是最为耗时的环节，工作人员无暇顾及档案编研工作使高质量的编研资料成为稀有产物；重收集、轻鉴定销毁环节：档案馆藏日渐丰富，归档率年年攀升，却忽视了档案的价值鉴定环节，日渐增加利用率却不高的档案增加了管理的难度，日积月累的库房压力终将在不得不鉴定销毁时茫茫然无从下手。档案信息多如牛毛的问题，这些在很大程度上也影响高校档案信息化建设工作的发展。
（三）档案信息安全保护仍需加强建设。随着高校信息化建设的深入开展，档案部门已将馆藏的纸质档案信息归档成数字化档案信息，实现对馆藏的档案进行数字化管理，将所有高校档案数字化信息上传到档案管理系统时，做好档案信息的安全保障建设是重中之重。档案信息化必须借助于计算机实现、依靠磁盘等存储介质存储海量数据，这些便携化的工具虽有效率高、操作简易等优势，但也存在安全隐患：对档案内容修改、删除等操作不会留下任何痕迹，原始信息的完整性无法保证；另外黑客入侵、计算机病毒、设备故障等无法避免的问题都给档案信息的安全增加了风险，我们无法保证对档案信息安全做到万无一失，需要从多方面保护档案信息安全，防患于未然。
（四）档案信息化工作宣传不到位。信息技术快速发展给我校档案工作带来新的机遇，近年来，档案信息化管理的重要性得到学校领导和各部门的重视认可和大力支持，积极配合，不断健全我校档案管理规章制度，逐步提升完善档案馆各项硬件、软件基础设施，我校档案馆的管理水准达到省五星级标准。但学校档案馆将全部精力投入到档案信息化建设上，却不够重视档案宣传工作，对各类档案法和依法治档方面宣传不到位。档案使用者脑海里仍然沿用传统档案的管理规定制度，在档案信息化大力发展的时代，档案的快捷性和安全性需大力向社会宣传推广。
（五）档案功能作用层面的问题 。这方面主要体现在，高校推动档案信息化建设工作时，面对现有档案的功能与价值开发不足的现状，没有好好根据信息时代对高校档案信息化建设的功能要求，导致高校档案的教育价值发挥不足，文化功能发挥乏力、知识性与休闲缺位。
（六）后勤保障层面的问题。高校推动档案信息化建设依然存在着经费不足问题、配套设施欠缺、制度规范不全问题、同时精通档案和信息化人才还有欠缺，导致了高校档案信息化建设的后劲动力不足，影响了高校档案信息化建设的服务功能和开发利用。
三、主动适应信息时代的新要求，推进高校档案信息化的创新发展
针对我国高校档案信息化建设存在的问题，结合信息与高校档案信息化建设的内在关联，高校务必要把握信息时展的新要求，好好分析和把握信息给档案信息化建设工作带来的便捷与挑战，树立起信息时代下档案信息化建设的理念体系，调动各方力量加大档案信息化的设施建设、网络建设、数据库建设和资源标准化、国际化和数字化建设的力度和广度，加大高校档案工作人员信息化素质的提升与培训力度，努力拓展档案信息化发展的多种功能，从各个层面增强档案信息化建设的后勤保障工作，以此建构起信息时代下档案信息化建设的长效机制。
（一）按照信息时代对档案信息化建设理念要求，高校应该建构信息化理念主导的档案信息化建设的工作理念。这就要求高校在推动档案信息化建设工作时，分析信息时代人们对高校档案信息化建设的价值诉求，根据档案工作自身的发展规律，建构其开放性、多元化、社会化、科学化和系统化的高校档案信息化建设理念，将高校档案信息化建设纳入多元视角下推进，纳入系统化发展的轨道，在校园内真正实现数据共享，以此推动高校档案信息化建设可持续发展。比如档案管理系统中学生信息属性扩展至可兼容教务处和学生处所采集的学生信息属性，可以实现数据在线归档，省去重复的人力物力；对学校发展至关重要的科研类目也不仅仅是传统档案管理使用的成果的收纳，更应该是思路、研究过程的见证，等等。
（二）按照信息时代对档案信息化本身的要求，高校应该做好档案信息化的各项基础工作建设。档案信息化建设由档案本身的各个环节和各个要素的信息化建设来支撑，这就要求高校在推动档案信息化建设工作时，分析信息时代对高校档案资源建设的要求，既要加强档案信息化的各类基础设施建设，要做好归档整理工作，推动档案信息化建设工作的规范化和数字化建设，提升高校档案信息化的网络建设水平，做好档案信息化的数据库建设，更要将大量精力投放至资料编研上来，将看似杂乱无关联的档案提炼出对学校发展有益的精华；定期对档案进行鉴定销毁、去杂存精，以此为档案信息化建设工作的推进提供坚实有力的档案工作基础保障。
（三）应对档案信息化安全问题，首先高校档案部门要完善学校档案管理制度，一套完整的安全保障体系可以为档案信息化建设保驾护航，针对目前存在的、影响档案信息化网络系统数据安全的隐患，应该制定尽量全面、安全的制度，保证档案信息化数据的安全，减少不可预料的情况发生。其次，保护好档案系统中海量数据需要多重的保护屏障。档案馆内计算机系统访问档案信息查询系统须经过身份认证系统；校园网用户需要通过档案馆网站接口系统链接到内网档案信息管理系统；内部工作人员信息要注意保密性，保证档案信息不被篡改和泄漏。再次，用软件设置为档案信息化安全再加一道屏障。定期对系统进行升级和维护，杀毒软件和防火墙可以更好地保护系统数据，定期查杀各种威胁档案管理系统的计算机病毒，严格管理工作人员的查询、修改工作权限。最后，要有专人专地管理服务器，确保服务器能够正常安全运转，及时对数据备份，以防止突况造成的数据丢失，造成不可挽回的损失。档案信息化建设只有在保证安全的情况下才能良好发展。
（四）按照信息时代对档案信息化的功能与价值发展的要求，努力拓展档案信息化服务的覆盖面与惠及范围。档案信息化建设需要其价值功能的拓展来提升其合法性基础，高校档案信息化建设工作也一样需要不断发展其服务社会、服务师生的功能体系来拓展其发展的空间。这就要求高校在推动档案信息化建设工作时，根据广大师生本身的学习与发展对高校档案信息化建设的需求，将档案发展、师生发展、服务大众、促进社会发展有机结合在一起，全力拓展档案信息化建设的文化功能、教育功能、休闲功能，增加知识性和趣味性，以此不断扩大高校档案信息化建设的场域。
综上所述，信息时代的到来为高校档案工作信息化建设带来了一种很好的发展契机和思路。目前重要的是，高校务必要高度重视档案信息化建设，切实按照信息时代对高校档案信息化建设的要求，将信息时代的理念融合到高校档案信息化建设的各个层面和各个环节中去，力求构建适应信息时展需要的高校档案信息化建设机制，不断提升高校档案信息化的功能和价值。
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关键词：城建档案；信息化建设
1 对城建档案信息化建设工作的分析与研究
1．1城建档案信息化建设的现状
(1)有些城建档案管理部门或领导对城建档案信息化工作认识不足，不能与时俱进的认识信息化建设的重要性和迫切性，不能将日常工作与信息化建设有机结合。
(2)受资金的制约，硬件设备投入不足。城建档案信息化建设需要配置相应的计算机、存储、扫描仪、打印机、复印机等设备；开通内部局域网，连接外部因特网，进行信息安全防护等等部需要大量的资金投入。
(3)城建档案信息化建设需要的管理系统软件不够完善，系统维护，特别是系统运行中的管理、完善和升级的技术能力还较缺乏。
(4)信息化建设相关技术人才缺乏。既懂城建档案业务知识又懂信息专业知识的复合型人才缺少，城建档案信息管理系统建设中，软件部分绝大多数城建档案管理部门是联合研发也说明了这一问题。
(5)建设任务量大，建设时间长。人工将馆藏的大量繁多纸质档案、音像、照片等转换成电子文件需要较长的时间。
1．2 对城建档案信息化建设现状的原因分析
随着信息化的浪潮席卷全球，也影响到我国社会的各个方面，城建档案事业也面临着这一冲击。从当前城建档案现状看，在城建档案信息化进程中总体态度是积极的，但在一定程度上存在着急于求成、对困难估计不足的倾向，其表现大体有：
(1)对档案信息化建设认识不足，片面追求数字化。对城建档案信息化建设必须有一个正确的认识，这样才能克服盲目性，避免在资金、人力、物力和时间等方面造成不必要的损失。
①目前城建档案信息化尚无这一指标体系、标准，城建档案部门在实施过程中应结合自己的各方面情况，经充分论证后进一步制定出具体的目标及实现目标的步骤与方法等。某些单位在目前缺乏实施细则、指标体系和基础工作准备不足的情况下出现了过热地追求城建档案工作的“信息化”。
②有些单位甚至片面地认为馆藏数字化加信息上网就是信息化，这样做即便把所有的馆藏都进行了数字化处理也很难达到信息化的目的。从实际情况看不少单位数据库建设质量不高，例如著录标引深度不规范、信息检索途径单一、信息资源分散、信息化建设各自为政等，离信息化管理的要求尚有很大距离。城建档案信息化是以资源建设为核心、信息网络建设为基础、信息法规、标准为保障的综合体系，它涉及计算机硬件、网络、信息输出、获取、处理、信息安全以及微电子等多个技术问题，需要人才、资金，在运行模式上也需要探索一条符合城建档案工作实际情况的路子。
(2)不讲究城建档案信息化的投入产出。信息化的关键不仅仅在档案信息数字化上，要使档案信息能信息化地“用”与信息化地“管”，因此应十分注意投入效果。城建档案管理部门用于信息化的资金有限，若浪费实在可惜。
①从目前情况看，不少单位仓促上马，没有一个一体化的完整构想，其结果是达不到信息化要求的，有的即便眼前似乎较原先进了一大步，过不了多久就呈现出滞后现象，这些实际上就是浪费。
②城建档案数字化的数据建设中过于追求速度，注重实效不够。
(3)缺少既懂城建档案专业知识又懂信息专业的复合型人才。城建档案部门待遇不高，优秀人才难以吸引进来，进来后又难以留住。
笔者以为，在整个社会快速信息化的背景下，城建档案部门力求在信息化建设上与社会同步发展的愿望是正确的，但是目标必须准确，阶段性目标更应切合实际。同时还要注意处理好速度与效果的关系，在追求速度中要注意信息加工质量，例如数字化城建档案与电子文件的著录标引是否规范、能否满足网络条件下对信息的检索与利用、管理软件数据结构与功能结构的标准程度等。实现城建档案信息化，没有一定数字化城建档案资源是不行的，但只追求数量而没有质量也是不行的，城建档案信息化不等于城建档案数字化。
从宏观上看，还应注意到城建档案信息化建设的发展很不平衡，条件较好的地区与系统、规格较高的单位具有技术、资金、人力等优势，城建档案信息化建设搞得热火朝天，而经济相对落后的地区，既无充足的资金，又无能从事档案信息化建设的技术人才，要搞信息化建设困难重重。浏览我国的城建档案网站就能明显地感觉到这种差距的存在。
2 当前城建档案信息化建设的重点
当前城建档案信息化建设要坚持“统筹规划，国家主导；统一标准，联合建设；互联互通，资源共享”的指导方针，立足现实，着眼未来，服务社会需求。以信息化提高创新能力，促进我国城建档案工作的可持续发展。重点做好以下几方面工作：
(1)把城市建设档案信息化建设纳入城市建设事业的信息化建设和电子政务建设的总格局中。实现城建档案信息化与本省、市信息化建设工作同步、协调发展。
(2)城建档案信息化是城市经济发展、科技进步和社会需求等诸多因素共同推动的结果，是一个长期的发展过程。城建档案信息化建设工作要与本省、市的经济发展相适应，因地制宜，避免不切实际地追求过高的目标。
(3)以为城市建设事业发展和人民群众提供有效的城建档案信息服务为宗旨，以数字化城建档案馆建设为方向，以城建档案网络化建设为基础，以信息资源建设为核心，以信息化人才队伍为保障。
(4)以信息网络为綦础，以数据库的建设为重点，逐步实现档案存储数字化、检索自动化、利用网络化。充分重视应用软件开发和信息技术的推广应用，推动城建档案信息化建设工作健康、持续、快速发展。
(5)将在城建档案管理部门建设数据备份基地作为安全和永久保存国家城建档案信息资源的手段，并与各地城建档案主管部门电子政务数据库管理服务中心相配套。城建档案管理部门还要组织开展城建档案异地数据备份工作。
(6)坚持发展城建档案专业特色，坚持有限目标，突出重点，有所为有所不为，重点突破和解决制约城建档案信息发展的“瓶颈”；突出专业化服务，增强创新能力和核心竞争力，综合开发城建档案专业信息资源，提高资源使用效率，实现城建档案信息资源共享。
(7)统筹规划，合理布局，分步实施。处理好信息化建设中宏观与微观、速度与效益、市场导向与政府管制、开放与安全相互促进、协调发展的关系。
(8)加快推进城建档案信息化标准与制度建设。
①建设和完善城建档案信息化标准规范体系。研究制定电子文件归档、档案信息采集和整理、档案信息安全管理、城建档案网站建设与管理、数字城建档案馆建设规范等城建档案信息化标准规范，推动城建档案信息化建设有序开展。
②研究电子文件与电子档案管理的规范。制订出台《建设电子文件与电子档案管理规范细则》和《建设档案电子文件报送接收标准》，加快建立健全电子文件与电子档案规范标准实施的机制。
③为加快城建档案信息化建设标准与制度建设，我们应注意：a．要吸收围内相关行业的成果，例如图书、情报部门与政府部门有关信息标准。b．要借用社会的技术力量。c．要研究、借用国外档案信息化的经验。从诸如城建档案工作体制、机构、法规、科学技术情况、信息化程度、利用情况等方面列出指标，进行对比，并找出差距，从而制定出城建档案工作现代化、信息化、网络化指标体系和实现档案工作现代化、信息化、网络化的时间表，以及城建档案数字化的统一技术标准，真正实现城建档案信息化。
3加快城建档案数字化进程是当前城建档案信息建设的必由之路
(1)认真贯彻落实《建设工程文件归档整理规范》GB／T50328―2001、《城市建设档案著录规范》GB/T50323―2001、《建设电子文件归档与电子档案管理规范》CJJ/T117―1007等标准规范，推广应用符合城建档案工作业务规范、要求和档案信息化建设规范标准的城建档案管理软件，为城建档案信息交换、实现城建档案信息资源共享创造条件。
(2)积极推进馆藏城建档案数字化建设进程。档案的数字化应以现实需要为前提，分阶段、分步骤稳妥实施，重点加强对珍贵、重要、易损和利用频率高的城建档案和现行公开文件的数字化转换工作。逐步实现馆藏纸质档案和照片、录音、录像等档案的数字化，建立数字资源库。
(3)积极开展建设电子文件与电子城建档案管理。按照《建设电子文件归档与电子档案管理规范》CJJ／T117―1007的要求，积极开展电子档案接收、保管、利用的技术方法研究，研究制定电子城建档案管理办法，从源头解决馆藏档案数字化。
城建档案管理部门还应对建设电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档实行全过程的监督和指导，保证电子档案的质量。选择有条件的城建档案管理部门和建设单位进行电子文件归档管理的试点工作，逐步实现电子档案离线移交以及网络环境下的远程接收。
(4)在城建档案特色数据库方面有所突破为更好地提供专业信息和专业化服务，构建具有专业特色的城建档案基本数据库，包括基础地理信息数据库、地下综合管线数据库、规划审批成果数据库、重要竣工项目档案数据库、城市规划方案数据库、声像资料数据库等各种专题数据库。这可以提高城建档案信息的专指性与效用度，也是提高城建档案馆生命力和竞争力的有力措施之一。
一、城建档案信息化建设的重要性
1.城建档案是城市建设的基础第一城建档案作为城市建设系统工程重要的基础资料，城市的发展离不开城市规划、城市建设和城市管理，城市建设的勘测、规划、基础设施建设都离不开城建档案的配合，完整、准确的第一手的城建档案资料是城市规划建设的基础支撑。第二城建档案作为城市建设中各项活动的凭证同时为现代城市城镇化发展中建设各主管部门依法行政、管理的依据，也为抗震防灾、应对突发的事件等提供重要信息，将城市管理引入科学发展的轨道。第三城建档案对城市的科学研究提供资源性的资料。2.城建档案的信息化有助于改善档案的管理工作档案的信息化有助于实现档案服务开放化，实现档案信息资源的合理配置、科学管理和高效利用，同时为社会提供更为高效和优质的服务。详实的档案信息是决策和管理的有力保障，同时为科学研究、知识普及提供智能化的服务。
二、目前城建档案信息化建设面临的问题
随着城市建设速度的加快，城建档案信息化的建设起步晚、得到的重视不够等因素造成了档案信息化进程中面临着各种各样的问题，比如由于城建档案信息比较广泛，涉及到较多的专业，造成城建档案信息化人才队伍不足，档案人员的业务水平等方面参差不齐。现在城建档案管理中普遍存在的档案不全、管理的条件较差等情况，对档案的保管和利用造成了直接的影响，再次由于城建档案中法规建设和执法队伍的不完善、档案的再次利用不充分等问题，都要求不断提高档案信息化建设的进程和标准。
三、实现城建档案信息化的保障措施
档案信息化作为国家信息化建设的重要内容，具有前瞻性和基础性，是现代档案信息管理和利用的必然趋势，因此，如何保障城建档案信息化的顺利实施是各个城市建设中面临的一个问题。1.保障城建档案信息化建设的财政投入城建档案的信息化要求配备相关的信息化基础设备，包括电子设施（计算机、打印机、扫描仪、光盘刻录机、复印机、光盘、磁盘等），有力的财政投入是保障档案信息化的重中之重，信息化建设的重要保障。2.建立健全相关的法律法规建设《档案法》是城建档案管理工作的法律依据，是实现档案工作依法治档的重要依据，因此加大相关法律法规的宣传，相关法规体制的完善，比如制定城建档案管理实施办法、收费标准、工程竣工档案验收标准等各种法规，有利于促进城建档案工作有序进行和科学发展。3.城建档案管理机构不断完善城建档案馆多作为各地城建主管部门的附属单位进行管理，城建档案馆要把城建档案的管理纳入到城市的建设管理程序当中，将核收城建档案的保证金和参与工程竣工的验收作为管理手段，同时争取政府对城建档案事业发展的智齿，实现城建档案管理条件的改善和充分利用。档案的管理要适应现代化进程，建立城建档案目录是档案工作现代化的必然措施，通过走信息资源共享之路，实现与社会的广泛沟通和联系。4.加强对城建档案工作人员的培养和引进现代化管理人才城建档案的信息化需要高素质的人才队伍作为保障和工作主力，积极更新、改善档案设备、创新管理手段是实现档案信息化管理的先决条件，因此一要不断从内部挖掘档案信息化建设需要的系统分析设计、数据分析与开发、网络设计与管理等各方面的人才；二要不断加强档案管理人员参加档案专业化、现代化的培训，多方面创造条件配药高素质复合型的知识人才；三要引进适合城建档案信息化建设的创新型人才，不断充实城建档案工作队伍。
作者：高慧 单位：菏泽市城建档案技术咨询服务中心
关键词：城建档案 地下管线 信息化
本文所称的地下管线，是指燃气、供热、供水、雨水、污水、电力、输油、照明、通信信息、广播电视、公安交通等城市基础设施地下管线。密如蛛网的城市地下各种管线，是城市的“血管和神经”，承载着各种物质流、能源流和信息流，保证了城市的有序运转和居民的正常生活。切实抓好城市地下管线工程档案的建设和科学管理，对于减少以至杜绝地下管线事故的发生，提高城市的保障功能，具有重要意义。
地下管线是城市基础设施的重要组成部分，是城市赖以生存和发展的物质基础，被称为城市的“生命线”。现代城市对地下管线的依赖度越来越强，一旦停水、停电，不仅影响到人们的工作和学习，就连吃饭、喝水这些最基本的生存条件都没有了。更严重时，甚至可能造成整个城市瘫痪，引发社会危机。近年来，城市自来水、燃气管道、通讯、电力、网络线路等公用事业的地下管线，因遭野蛮施工损坏而导致喷水、漏气、停电、断网的现象，在全国各个城市均不同程度地存在着，已经成为一种城市之痛。从已发生的国内外案例上看，城市公用事业一旦形成突发事件，很可能是社会性的、灾难性的。
2010年7月28日上午，南京栖霞区万寿村15号，途经南京塑料四厂拆迁工地丙烯管道被施工人员挖断，泄漏后发生爆炸。爆炸事件导致至少13人死亡，120人住院治疗，造成了重大生命财产损失，引起了全国的广泛关注。
对地下管线的破坏，既有野蛮施工的原因，也有地下管线工程档案收集难、利用不当等方面的问题。我国城市地下管线管理一直比较薄弱，管线事故不断发生，已引起国务院的重视。建设部为此作了大量工作，尤其是2005年颁发了《城市地下管线工程档案管理办法》（建设部令第136号），为各地管好地下管线提供了有力的法规保障。地下管线普查建档和信息化工作正在全国各地迅速展开。
一、地下管线信息管理定位及其模式
（一）地下管线信息管理目标
搞好地下管线信息管理，要求结合城市本身的实际情况，本着高起点、高标准的原则，制定出具有一定前瞻性的目标。这一目标是：建立地下管线信息平台及管理系统；建成分级、分布式的地下管线数据库；建立具有空间化、数字化、网络化、智能化和可视化的技术系统；建立切实可行的信息更新机制，实现地下管线信息的动态管理。
（二）管线档案信息化管理构想
管线档案信息化管理的实现，需要有数据采集技术、计算机技术、网络技术、信息技术、GIS技术、海量存储技术、软硬件设备、标准规范、政策法规等支持。我们立足当前所能应用的技术，结合管线信息化建设的规律，将地下管线信息化管理分四个阶段完成。第一阶段：建立地下管线信息平台和管理系统，利用先进的计算机及网络技术，建立服务器开发使用平台，开放式管理系统。第二阶段，完成地下管线数据采集建库，实现地下管线资料信息化管理。即普查探测城市地下管线，建立地下管线数据库，建立地下管线信息交流和共享机制，为城市建设提供地下管线档案资料的检索、查询和提供利用。第三阶段：建立严格的信息更新和档案归档制度，实现地下管线动态管理。即建立起有法规约束的地下管线数据更新机制，及时采集新建的地下管线数据并更新管线数据库。第四阶段：实现地下管线信息多元化的应用。在保证信息安全的前提下，做到地下管线信息数据最大限度开放和应用。
（三）地下管线档案管理模式
地下管线档案是城市建设档案的重要组成部分，应以城建档案馆为依托建立管线数据管理服务中心，作为管线数据共享和交换的公共平台。城建档案馆负责城市地下管线档案的收集、整理、标准化、入库、查询和提供利用，动态更新资料入库，管线数据库的日常管理和维护，管线数据的交流和共享，综合管线信息管理系统的运行维护。城建档案馆统一管理城市综合管线信息是法律法规赋予它的职责和义务，由此可改变管线数据分散管理的格局，实现综合管线信息集中管理和信息共享。
二、地下管线信息化建设的思路和内容
（一）工作思路
城市地下管线信息化建设是一个极其复杂的系统工程，需要协调、组织、综合各个部门、各个方面的力量，共同建设。
1、地下管线信息平台、管理系统和数据库的建设以及地下管线的初步普查应由政府投入完成，城建档案馆进行专业管理和利用。
2、地下管线的数据更新结合社会资源，市场化运行。具体做法是通过招标，确立社会服务单位的项目资格，城建档案馆只接受中标单位提供的竣工测量数据。由中标单位无偿向政府提供地下管线测绘数据，而中标单位可按国家收费标准向客户收取一定的费用。通过市场化运作，实现了双赢的效果，既规范了测绘市场，保证了地下管线测绘数据的真实性、准确性和入库的及时性，又为政府节约了大量的资源，从而确保地下管线的普查建库工作顺利开展。
3、地下管线信息数据有偿使用，为地下管线信息的动态管理和后续更新提供保障。
4、结合地理信息中心等方面的综合利用，可达到事半功倍的效果。
（二）工作内容
1、利用先进的计算机技术和网络技术，建立以服务器为主要平台的信息体系和开放式管理系统。
2、精心规划，科学组织，采用现代科学手段和技术，对地下管线进行全面普查。
3、编制综合地下管线图和各种专业地下管线图；地下管线数据建库；综合地下管线信息管理系统软件开发；建立城域地下管线专用网络，实现地下管线数据共享和数据交换。
4、地下管线成果资料组卷归档。包括控制测量、管线探测、软件开发、探测监理和软件监理的记录、计算、成果、文档等。
5、制定地下管线档案管理的法规、规章、制度和管理程序。
三、地下管线信息化管理
由于投资体制与管理体制上的原因，目前地下管线的建设与管理基本上都是由产权单位投资，并按不同行业进行管理的，如供水、排水、排污、供电、供气、供热、路灯、电话电缆、移动通讯、有线电视、有线网络、地下通道等，客观上造成了地下管线在管理上各自为政的局面。
（一）构建法律法规保障机制，统一资料技术标准规范
法律法规是地下管线信息应用与共享的保证，技术标准是地下管线信息应用与共享的前提。通过立法和制度建设，明确界定建设行政主管部门、地下管线建设部门和地下管线档案管理部门的职责和义务。统一标准是实现信息资源共享的基本条件，是实现地下管线信息系统数据交换和信息共享的基本要求。
（二）引入新技术，完善社会服务功能
1、建立大比例尺（1：5000以下）综合地理信息系统，实现城市管线信息管理深层次的信息挖掘应用。
2、引进数字技术，采用二维地图扩大范围定向、三维图像表述地面元素、地下管线的标高与走向，实现地下管线三维可视化环境的规划设计。
3、GPS定位技术与嵌入式GIS的集成应用，并利用互联网与无线互联网，实现抢修现场的查询与分析。
4、OA、MIS与管线信息GIS的无缝连接，实现基于管线GIS平台上的办公自动化和电子业务平台建设等，直接服务于政府办公决策。
5、基于WEB技术的数据集成和功能整合，提供网络查询与服务功能，便于部门交换和提供社会公众咨询使用效率。
6、开展城市地下管线安全评价分析研究，为城市管线维护防止灾害提供决策支持。
学校的教学活动、科研活动和学生信息等都需要通过学校的档案记录来进行保存和管理。随着计算机技术的进步和互联网的发展，学校档案管理的信息化水平得到极大提高，档案的信息化建设成为档案管理工作的有效途径。在信息化建设过程中，由于管理水平和管理观念的限制，信息化水平没有得到有效的提高，从而制约了档案信息化建设。加强档案管理的人才培养和管理制度的建设，可以有效提高管理水平，真正促进档案管理的信息化、规范性、安全性。
一、学校档案信息化建设的制约因素
（一）对档案信息化建设的重要性认识不足，信息化意识薄弱。学校档案的信息化建设，可以是学校的档案资源得到有效利用，实现档案信息的共享和远程服务，有利于节省档案管理过程中的人力物力资源，节约档案管理成本。但是当前档案管理的信息化建设还没有引起足够的重视，特别是采取旧有的档案管理方法的工作人员，对档案管理的信息化建设还有排斥心理，无法充分认识到信息化建设的重要性，不能接受信息化的档案管理工作方法。档案管理部门，对档案信息管理安全性、高效性和信息资源的共享作用认识不足，信息化建设的意识淡薄。这些都造成学校档案信息化建设无法得到有效展开。（二）档案信息化建设的管理队伍薄弱，配套设施不齐全。档案管理的信息化建设需要有专业的信息化管理队伍，这是学校档案信息化建设的必要因素。同时，信息化建设需要有与档案信息化管理相配套的信息化设施，从而提高信息化水平和档案管理的效率。当前的学校档案管理的信息化建设过程中，往往会利用以往的档案管理人员进行档案的信息化操作，这些管理人员往往缺乏必要的信息化知识，无法对档案管理进行规范高效的信息化操作。现代的科学技术、计算机技术、互联网技术发展迅速，知识技术的更新快，而学校的配套设施往往难以跟上档案管理信息化建设的要求，设备老旧。这些都大大降低了档案信息化建设的建设水平。（三）档案信息化建设标准不规范。无论是传统的档案管理还是档案的信息化管理，管理标准的规范化都是档案管理的重要内容。特别是档案管理的信息化建设，涉及到相关的计算机技术和信息技术的使用，规范化的管理标准和操作规则更成为档案管理科学性、高效性的重要途径。当前的学校档案信息化建设过程中，对信息化建设标准还没有严格统一的规范，有些学校的建设水平甚至仅仅停留在利用电脑进行文字和数据的输入。档案信息化建设标准的不规范，使得档案信息的查阅、共享都很难实现。
二、学校档案信息化建设的对策
（一）加强对档案信息化建设的重要性认识，促进信息化意识的提高。学校档案管理部门要充分了解和认识到学校档案的信息化建设对提高学校档案管理水平，加强档案资源共享和学校之间的档案交流的重要性。档案管理的信息化建设，是提高学校教学水平和学生学习方法的重要措施，通过档案信息化建设，学生和老师对学校的教学活动和学习活动都可以通过更加便捷的方式获得。学校也可以通过信息的分享，加强学校之间的学习和交流，提高学校自身的建设水平。对档案管理人员的信息化认知要加强培训，促进档案管理人员信息化管理意识的提高和档案知识的更新换代。（二）加强信息化队伍建设和信息化设施的配置。学校要加强档案信息化建设的专业人才的培训和选拔以及档案管理人员的更新换代。信息化建设涉及到计算机、互联网和信息通信技术等先进的技术的应用，这些都需要专业的技术人才。学校可以利用自身的优势，在学校老师和学生中，选取专业的技术和管理人才，并通过对以往的管理人员的培训工作，加强信息化管理队伍的建设。同时，学校也要加强硬件设施的配置，促进信息化建设的安全、高效，加强计算机、扫描仪等硬件设施的采购和更换力度，建立稳定安全的学校局域网。对一些管理软件的技术性和安全性要有充分的认识，在使用过程中注意操作的规范性。（三）规范档案信息化标准体系。学校的档案管理信息化标准要严格符合国家《电子文件归档与管理规范》等相关标准规范的具体规定和要求，在具体的实施过程中，要注意加强电子文件的归档与管理工作规范，做到及时登记、整理、编目、归档，并要建立和完善电子文件的接收、采集、保管、保护和利用等措施。标准体系的建设，有利于学校之间和学校档案管理部门之间的有效沟通和良好的合作，有利于形成统一的档案信息的分享系统，促进我国整体档案管理信息化的建设发展。
三、结语
随着科学技术的发展和国家对档案管理信息化建设的重视，学校的档案管理的信息化水平越来越高。针对学校信息化建设过程中的制约因素，合理制定促进信息化建设发展的措施，保障学校档案管理的信息化建设的安全有效进行，是促进我国学校档案管理信息化建设的有效途径。
作者：雷碧芬 单位：广东清远市连南瑶族自治县职业技术学校
一、高校档案信息化的重要作用
高校档案信息化建设是对传统档案工作的变革，同时也是信息时代的必然产物。在我国信息技术快速发展的新形势下，档案信息化建设已成为档案信息服务社会的重要手段。而且在办公自动化不断普及的新形势下，档案信息化建设已成为社会发展的必然要求。高校档案信息化建设，有效提高了高校档案管理质量和管理水平。利用计算机技术和网络技术为依托来对档案进行管理，有效降低了档案管理的难度，实现了档案工作各个环节之间的有效衔接。对于高校档案工作的发展来讲，档案信息化建设是其必由之路，也是当前档案现代化管理的必然要求，而且通过加强高校档案信息化建设，可以有效促进高校档案工作的信息化和网络化水平，加快实现档案信息资源共享的目标，从而为人们提供更加高效、便捷的档案信息服务。因此对于当前高校档案工作来讲，需要加快构建档案信息资源数据库，打造档案网络化平台，依托于高素质的信息人才来强化对档案的管理，有效的提高高校档案信息资源的利用，从而为高校师生和社会发展提供优质的档案信息服务。
二、加强高校档案信息化建设工作的有效途径
（一）优化信息设施配置。在当前高校档案信息化建设工作中，需要加大专项经费的投入，为高校档案信息化建设提供充足的资金支持，同时将档案信息化建设纳入高校信息化建设总体规划中来，设置专项建设经费，配备高校档案信息化管理工作基础设施，加快更新档案管理设备和相关设施。同时结合高校档案工作的特点，加大档案信息化管理软件的开发力度，通过做好档案信息化管理硬件和软件的配置，为档案信息化建设奠定良好的基础。
（二）推进高校档案信息化建设制度化。当前高校档案信息化建设需要以制度来进行规范和约束，因此要建立健全高校档案信息化的相关制度，使其成为档案信息化建设工作实施过程中的重要依据。高校档案工作属于服务性质的基础工作，对于高校的发展和建设具有非常重要的意义。这就需要高校领导要对档案信息化建设给予充分的重视，为高校档案信息化建设提供充足的人力、物力和财务的支持，推进高校档案信息化建设的制度化、规范化和科学化，更好地发挥出高校档案信息资源的重要价值。
（三）完善电子档案管理标准和规章制度。当前各高校在档案信息化建设过程中，需要与自身的实际情况有效结合，进一步建立健全档案管理规章制度和具体的细则，特别是制定电子档案管理制度，以此来对电子档案的收集、整理、保管等工作提供具体的标准，明确电子文件的数字处理和信息转换要求，制定统一的标准，加快推进传统档案资料的数字化转化，实现电子档案的规范化和标准化管理，为档案信息交换及档案信息资源共享的实现创造良好的条件。
（四）大力开发特色档案信息资源。当前高校档案管理部门在对自身馆藏档案进行优化和规范的过程中，需要重视特色档案信息资源的开发，充分利用现代信息技术来加工、提炼和开发档案信息，让高校档案信息资源的特色更好地体现出来。在当前高校档案信息化建设过程中，高校档案管理部门需要科学对档案馆藏结构进行规划，科学规范档案收集范围，并做好重大活动、重大建设项目和重大科研项目实施过程中有价值档案的收集工作，并征集能够反映本校专长和特色的档案材料，进一步对档案结构进行优化。同时还要有计划、有步骤地将一些具有永久保存价值的档案信息进行抢救、搜集和保护，推进馆藏档案数字化进程，有效发挥档案信息资源的重要作用。
（五）引进专业技术人员，加强档案管理人员的培训。高校档案信息化建设是实现高校档案信息资源共享的必然要求，是深化高校档案社会化服务的必然选择。随着高校档案信息化建设的开展，档案工作由过去的劳动密集型转为现在的以现代化的办公设备为依托的技术密集型，因此，加强高校档案管理人员的业务培训和继续教育是顺利推进高校档案信息化的关键。各高校档案机构一方面要加强对现有人员现代信息技术技能的培训，提高馆员的整体业务素质，另一方面，积极引进具有档案管理技能、掌握现代信息技术、高素质的专业人才充实档案队伍。只有这样，才能满足高校档案信息化发展的需要。
（六）促进高校档案信息资源的社会共享。高校通过加强档案信息化建设，有效实现了馆藏档案的信息化管理，这为高校师生及社会公众对档案信息资源进行查询和检索提供了更多的便利条件，而且学校党群、行政、教学和科研信息资源有效实现了共享，使广大师生能够实现对现有教学和科研成果的有效利用，有利于促进教育教学改革和创新发展，对工作效率提高及研究出更多的科研成果具有积极的意义。而且档案实现信息化后，档案利用者在利用档案时不再受时间和空间的制约，随时能够查询到自己需要的档案信息，促进了高校档案信息的开发利用。档案管理人员有了更多的时间来（下转第121页）（上接第97页）根据需求来开发档案信息产品，不断对档案信息服务内容进行充实，有效提高档案信息服务的质量。同时高校加强档案网站的建设，充分利用互联网和电子政务网络平台进行档案信息网上数据传输、信息整合和，为社会提供已公开档案信息、已公开现行文件，充分利用校园网系统，开辟档案信息查询利用窗口，提供档案网上检索利用，定期公布开放档案目录和全文信息，主动提供公益性信息服务，最大限度地实现档案信息的社会共享。
