时间：2022-04-05 20:58:18
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇居民健康档案管理，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
doi：10.3969/j.issn.1004-7484（s）.2013.09.806 文章编号：1004-7484（2013）-09-5446-01
随着我国城市居民医疗卫生事业的发展，社区医疗卫生事业也获得了迅猛发展。近些年来在国家的高度重视下我国社区医疗卫生事业取得了明显进步。在日渐老龄化的中国，社区医疗卫生事业的发展，是社会文明的进步。但是也要看到当前我国的城市社区居民健康档案管理过程中还存在着一些问题，这些问题的出现对于社区医疗卫生事业的发展造成了严重影响。
笔者认为当前我国城市社区居民健康档案管理过程中存在的问题主要表现在：一是健康档案不完善，有遗漏；二是档案本身设计不合理，不利于查阅；三是目前是死档案，没有实现动态管理；四是没有实现网络连接；五是对于人们的隐私造成了影响。
针对以上问题笔者经过专门调研后认为，要想解决这些问题就必须要做到以下几点：一是要科学建立健康档案；二是要实现对健康档案的动态管理；三是要加强健康档案管理的信息化建设和网络化建设；四是要注重保护个人隐私。接下来笔者就来详细探讨这几个方面。
1 科学建立健康档案
建立健康档案是进行社区居民健康档案管理的前提。做好健康档案的设计制作工作是加强健康档案管理必须要做到的。笔者认为建立一份居民健康档案很简单，但是要包含居民的更多信息就非常不易。居民健康档案主要指的是由健康体检表，会诊记录表，接诊记录表，双向转诊表等组成的档案记录，健康档案是记录居民健康状况的系统化文件，是社区医疗卫生服务的重要的参考依据，社区医疗服务能否真正到位关键是看健康档案是否完整有效。
所谓科学健康档案，笔者认为就是要在建立健康档案的时候必须要做到全面合理。具体而言就是要做到以下几点：一是要尽可能地收集居民的健康状况信息；二是要不断完善健康档案。在健康档案管理过程中经常发生居民健康变更的情形，此时就需要我们及时记录健康档案。这样对于提升社区医疗卫生服务水平很有帮助。三是要以真实性为原则。在建立健康档案的过程中必须要做到真实可靠，真实可靠的信息是卫生服务的关键。我们在建立档案的过程中必须要以真实性为根本原则。只有这样才能保证医疗卫生服务的有效。
2 实现对居民健康档案的动态管理
在传统的居民健康档案管理过程中采取的是以保证档案不丢失为目标的管理方式，这种管理方式是一种被动低效的管理。这种管理方式是一种死管理，在一定程度上虽然能够保证居民健康档案不丢失，不遗失。但是不可能有效地提升城市社区居民医疗卫生服务水平。在国家对居民城市医疗卫生服务的重视程度越来越高和人们对城市社区居民医疗卫生服务的要求越来越高的背景下，传统的管理方式已经远远不能适应时展的要求，我们在发展过程中必须要创新管理方式实现动态管理。
所谓动态管理笔者认为就是要实现对居民的健康状况进行随时调查，分析并予以记录。对于小区居民中出现的居民健康问题，医疗人员必须要及时进行评价，对于那些患有疑难杂症的居民还要进行会诊，要专门针对患者制定出科学可行的出行方案，在对居民健康档案管理过程中要及时跟踪检测调查居民的身体健康状况。只有这样居民健康档案的管理才能真正发挥其作用。笔者认为在管理过程中必须要实现主动管理，动态管理。
3 加强档案的信息化建设和网络连接
随着信息技术的发展，信息技术在日常生活中的应用越来越广泛。特别是在社区居民健康档案管理过程中的应用取得了良好的效果。笔者认为在今后的社区居民健康档案管理，信息化将是必然趋势。
信息技术在社区居民档案管理中的应用可以有效地提高管理效率，对于提高管理水平方便居民查阅档案都具有重要意义。在今后的管理过程中我们必须要加强网络连接，通过网络连接的手段来构建完整的社区居民健康档案的网络结构。
与纸质档案相比，电子档案查阅非常方便也不易受到区域限制，内容也非常完善，连续性有保证。通过信息化建设医疗人员无论是在什么时间，什么地点都能够及时有效地了解到居民本身的全面的健康信息，居民健康档案的信息化建设对于实现连续性地动态管理非常有帮助。
4 注重保护个人隐私
隐私权，是小区居民的基本人身权利，保证居民的隐私权是社区居民健康档案管理的必然要求。我们在档案管理过程中必须要高度重视居民隐私权的保护。笔者认为做好居民隐私权的保护工作必须要做到以下几点：一是要医疗卫生人员必须要与社区居民建立良好的关系。只有这样才能够做好健康档案的管理工作；二是要加强医疗卫生人员隐私教育，要不断告诫医疗人员要保守居民隐私，对于那些泄露居民隐私的行为将会受到惩罚。三是要建立完整的居民隐私保护制度，完善监督机制，对于泄露居民隐私的行为要进行严厉处罚。
社区居民医疗卫生事业的进步要求加强居民健康档案管理，我们在今后的发展中必须要高度重视居民健康档案的管理。本文详细分析了当前我国社区居民医疗卫生档案管理中存在的问题，笔者认为要想加强居民健康档案管理就必须要从上文提到的四个措施来办。
参考文献
[1] 王淑果.社区居民的健康档案管理与慢病防控探讨[J].健康管理，2013，（2）.
[2] 方雪照.社区居民电子健康档案管理存在的问题及对策――以普陀区桃浦镇社区卫生服务中心为例[J].上海档案，2012，（5）.
[3] 邢聪艳，张文昌.福州市社区居民健康档案管理存在的问题与对策[J].中华全科医学，2011，（10）.
1社区居民健康档案的构建
社区卫生服务站中的六位一体标准，要求服务站必须将居民的健康作为服务的中心，以家庭作为单位，在社区范围之内，把居民的实际需求作为导向，因此，针对社区居民的家庭、身体状况等构建出科学健康档案至关重要。本卫生院主要以孕期妇女、老年人、儿童、慢病患者以及残疾人等居民作为重点对象，建立健康档案，并逐步往建立全社区人员档案的方向发展，档案由各个科室人员进行构建与管理，如孕期妇女的档案由妇科进行管理，儿童的档案则交由预防保健科室管理，慢病患者档案由慢病科室管理等[1]。
社区居民健康档案的构建方式比较多样化，在社区卫生服务站开展六位一体服务过程中，就可以进行居民健康档案的构建，例如，在预防、医疗门诊服务中，对老年人的保健指导、残疾人的康复指导以及其他的健康教育中，在对社区慢性病进行筛查、于社区内进行义诊以及开展社区宣教活动时，都可以在为居民提供服务的同时，收集居民的信息资料，为其建立健康档案，实现筛查、义诊、建档、健康教育以及指导等多种服务同时进行的社区卫生服务模式[2]。
2社区居民健康档案管理与慢病防控对策
2.1构建社区居民健康电子档案
社区卫生服务站应该充分利用计算机技术，运用市卫生局统一使用的系统软件，把社区居民原有的纸质档案输入到标准的电脑健康档案表格中，构建出完整的居民电子健康档案，并制出社区居民健康信息卡片，要求社区居民每一次到院就诊时，都必须携带健康信息卡、医疗保险卡以及身份证等，以便提取居民的电子档案，让医护人员第一时间了解到患者的健康状况，并对该次就诊中出现的问题与实际的处理效果进行记录[3]。对于需要转诊的患者，可以使用双向转诊系统平台，通过平台与上级医院进行患者的信息交换与共享，为患者的远程医疗创造条件，达到医患双赢的目的，并以此实现社区慢性病档案的动态性监控与管理。
2.2科学管理社区居民纸质健康档案
社区居民的健康档案构建完成之后，社区服务站应该对纸质档案的书写和记录进行严格的规范，并将档案资料保存于专室、专柜中，安排专门的人员对相关的信息资料进行完善、补充以及归类。正常情况下，社区居民的健康档案可以划分为六种类型，不同类型以不同的颜色进行区分，如普通的健康居民档案，无颜色；老年居民的健康档案，以绿色标记；高血压患者档案，以红色标记；糖尿病患者的档案，以黄色标记；高血压与糖尿病合并患者的档案以红色与黄色标记；老年高血压伴随糖尿病患者的档案，则以红、黄以及绿三种颜色标记。需要注意的是，在实际的档案管理工作中，管理人员应该将社区健康居民与慢性病患者的档案分开存放，并依据档案号上面标注的顺序，放置于对应的档案柜里，以便日后查找[4]。
3构建社区居民健康档案的作用
3.1提高社区慢病管理的人数与管理率
本中心卫生院社区辖区内的常住居民在10874人左右，医务工作人员共有3个服务队，主要是由责任医生与护理人员构成，以分片方式进行管理，每个星期入户建档与随访，且定期进行各种健康教育活动，从2014年至今，本卫生院共建档约9839份，参与健康教育活动的人数累计为936人，发现的高血压患者1048人，糖尿病患者372人，健康档案的完成率为90.4%，明显高于2013年的83.2%。
3.2提高社区慢病的防控效率
社区居民健康档案的构建，让社区卫生院可以依据居民的实际情况进行健康教育，可有效提高社区慢性病管理的人数与管理率，社区居民对于卫生院的认可度也日益提高，居民的健康保健知识不断增强，很多不良的生活习惯都发生了改变，例如，慢性病患者的不规律服药情况、嗜盐以及懒动等行为均得到了有效的控制；许多肥胖的居民也通过健康的饮食与适当的运动，体重得到了有效的控制；高血压、糖尿病等患者经过合理的饮食控制、规律服药以及适当锻炼等方式，血压与血糖指标逐步恢复平稳，疾病并发症的发生率明显降低，大幅度提高了社区慢性病的防控效率[5]。
【关键词】健康档案；社区居民；管理方式；信息化
健康档案能够客观记录社区居民的身体状况，体现着社区居民的整体素质，同时，居民在社区医疗服务机构就医时，医生也可以根据健康档案，了解居民既往病史或者疾病爆发高危因素，更为科学地为居民进行诊治。因此，在实际工作过程中，相关工作人员必须加大对社区居民健康档案管理的重视力度，结合社区实际情况，创新档案管理工作，进一步完善我国居民医疗服务体系，提升疾病预防的有效性。
一、管理社区居民健康档案过程中出现的问题
社区居民众多，受到居民素质、年龄等多种因素的影响，居民健康档案管理工作开展难度大，首先，社区居民的流动性较大，收集完整的居民健康档案较为困难。其次，社区居民对于健康档案存在一定的误解，不愿意配合档案管理工作，具体而言，包括以下两种问题：
（一）居民自身管理健康档案的意识有待提升。近年来，虽然居民对健康越来越重视，但对于健康档案仍存在一定的误解，认为档案是可有可无的东西，导致出现居民健康档案不完整的问题，同时，部分年老的居民没有树立健康管理意识，认为疾病没有发作时就是身体健康，等到疾病真正发作时，又为时晚矣。此外，对于社区医疗服务机构提供的免费医疗服务，大多数居民持怀疑态度，甚至部分居民觉得这是变相的挣钱手段，通常不配合社区医疗活动，在很大程度上增加了社区居民健康档案的建立难度。
（二）居民健康档案质量有待提升。居民健康档案的完整性与真实性直接决定着档案的价值，但在实际管理过程中，仍存在以下几方面的质量问题：一是重点居民的健康档案不完整，虽然大多数居民的基本情况信息是真实的，但部分慢性疾病居民的健康档案缺乏基本的病情进展记载，如血压值记录不准确等。二是居民联系方式不准确，部分居民不愿意为社区提供联系方式，增加了社区管理工作的难度。
二、加强管理社区居民健康档案的途径
加强社区居民健康档案的管理，需要社区医疗服务机构和居民的共同努力，从根本上转变对健康档案的态度，不断引进先进健康档案管理理念与方式，充分发挥健康档案的作用。
（一）动态管理居民健康档案，保障档案的真实性。动态管理居民健康档案是科学管理档案的重要途径，首先，健康档案应包括居民的历史门诊病历、体检报告，工作人员应在全面收集居民健康档案的前提下，按照对应的分类方式，通过电脑录入、复制、扫描等方式，将档案分类存放。其次，汇总居民健康档案后进行比对，动态了解居民整体身体素质与高发疾病，结合社区居民的体检报告，找出高危发病因素，为居民提供针对性预防措施。最后，可以为居民建立电子形式的健康档案，患者在就医过程中就可以直接使用健康档案，确保疾病诊断的真实性，降低疾病诊断的困难度。
（二）完善健康档案管理机制，确保档案的完整性。建立社区居民的健康档案主要为了解居民健康状况，因此，在实际工作过程中，应不断完善健康档案管理机制，一是根据社区医疗机构发展现状，整合医疗资源，为每一位社区居民建立健康档案，要求工作人员在整理档案的过程中做好备份工作，并科学保存档案文件。二是创建居民档案管理制度，按照制度划分管理过程的责任，将收集、存档、管理档案的责任明确到社区医疗服务机构与个人，保障健康档案能够及时被利用。同时当社区居民就诊后，相关工作人员应及时更新档案，防止档案的缺失。
（三）智能管理居民健康档案，提高档案的价值。在科学技术不断发展的背景下，健康n案管理呈现出智能化、信息化的发展趋势，与传统纸质档案管理形式相比，电子档案管理的优势更为突出。首先，电子档案管理的信息存储量大，能够更好地保障档案资料的完整性，医疗人员也可以更加快捷地调取资料，及时了解患者病情变化情况。其次，信息检索更加方便，通过表格等方式存储档案，医疗人员可借助电脑的搜索功能，迅速找到患者基本信息，进而充分发挥健康档案的作用。最后，通过网络智能管理平台，医疗人员可实时查阅患者信息，打破空间等多方面的限制，更好地服务于患者。医疗机构也可借助健康档案疾病预防信息，及时防范传染性疾病，为居民创建更好的生活环境。
（四）保护居民健康档案隐私，赢取居民整体信任。部分居民不信任社区医疗服务机构，是因为其基本信息或者疾病信息被泄露，甚至还存在谈论居民疾病的情况，在管理居民健康档案的过程中，应加强档案的保密性。患者的治病信息、保健信息都应具备保密性，在没有得到患者允许的情况下，不得将信息透露给其他人。工作人员应将保密性原则贯彻在管理环节中，更好地赢取居民信任，保障医疗机构的权威性，进而提升健康档案的完整性与真实性。
三、结语
综上所述，居民健康档案管理在社区管理工作中占据着重要位置，为进一步完善我国公共医疗服务体系，科学帮助居民预防疾病，应合理加大对健康档案管理工作的重视力度。工作人员应通过完善健康档案管理制度，提升档案管理过程的信息化与智能化等途径，保障健康档案的完整性、真实性，及时更新居民健康档案，提高档案的价值性，同时，在工作过程中应重视保护居民的隐私，树立社区医疗服务机构的权威，确保档案管理工作的有效性。
【参考文献】
[1]洪忻，王琛琛，秦真真等.基于本土化的慢性病自我管理模式对南京社区糖尿病患者管理的效果评价[J].中华健康管理学杂志，2016，10（3）：177-182.
[2]张洁，项莹.杭州市居民电子健康档案使用障碍状况与影响因素分析[J].中国卫生事业管理，2016，33（4）：311-314.
规范社区卫生服务档案管理是社区医生了解辖区居民个人健康状况的基本资料，基本的就业，救济，社保等群众服务工作，都要以社区卫生服务档案为基础。建档是社区建设的重要组成，它记录社区的发展，客观反映社区面貌。但是当前社区卫生服务档案管理工作存在以下几个问题。
1.健康档案利用率低
当前，居民个人健康档案的管理多数是统计成纸质的档案信息，之后再录入到电脑中。受到信息化程度的制约，居民的各种健康信息和电子档案不能做到数据之间的相互转化和更新，各级就诊机构之间因为缺乏相互之间的沟通，健康档案管理的许多变化也就不得而知了，不能做到健康档案的及时更新，这样就成为了“死档案”，也就失去了其应有的功能。
2.居民对健康档案的认可度不高
基本公共卫生服务项目是从09年开始实施了，而建立健全居民的个人健康档案是基本公共卫生服务项目的重要内容。但是就档案管理的实际工作来看，居民对健康档案的认可度不高，依从性差，部分居民还保留传统的“健康就是没病”心理。因此他们对居民个人健康档案的建立不太认可，大部分居民都是经过档案管理工作人员劝说后来同意建档。经过询问调查发现，多数居民不愿建档的主要原因，是担心其个人和家庭信息的泄露。基于此，工作人员可以和居民沟通讲解健康档案的优点，打消居民内心的顾虑。
3.社区卫生服务机构建档困难
当前，居民的居住环境相对闭塞，社区卫生服务机构进驻居民生活小区开展建档工作，需要取得物业公司的支持。而且老人、小孩受骗的情况时有发生，社区卫生服务人员很难敲开居民的大门。在加上一部分社区卫生服务机构工作人员对于居民档案工作的认识不够，依然保持着传统观念，加上社区卫生服务机构在人手受限的情况，居民健康档案的建设工作进展缓慢。
二、规范化管理的几个重要环节
1.加大投入，建立统一的健康档案信息化平台
建立统一的健康档案信息化平台,实行民政、公安、卫生计生、物业管理等多方沟通合作,切实利用档案信息的各种资源。社区卫生服务档案管理要围绕为居民服务这个宗旨,要让居民切实感受到档案管理工作所带来的便利。建立健康档案的目的就在于更好地了解和掌握所辖范围内居民的基本健康状况，更好地为居民服务。2006年卫生部已将社区精神卫生服务列入基本公共卫生服务精神内容,实施重性精神疾病医院、社区连续管理和治疗并建立健康档案措施。2013年，国家卫生计生委、国家中医药管理局联合发文，将中医药健康管理服务纳入基本公共卫生服务项目。所有这些项目都应记录在居民健康档案内。所以建立统一的信息化平台已是大势所趋,纸质档案不利于查找和进行档案动态管理,降低了档案的使用价值。通过制定统一的信息化发展规划，制定各项技术标准和技术规范，编制一套切实可行的社区卫生服务信息化建设管理软件，实现对城乡居民健康档案信息的动态管理和本地区范围内的信息交换和共享，可实现健康档案的灵活运用，从而实现为居民提供连续性、综合性、协调性卫生保健服务的目的，逐步使居民养成预防为主的保健理念，降低居民就医费用，实现建立健康档案的初衷。
2.加大宣传力度,提高居民对建立健康档案重要性的认识
充分发挥广电、报刊、网络等媒体作用,结合各种卫生日，开展形式多样的宣传活动,提高居民健康和建档意识。不但让群众成为健康教育和健康促进的参与者和受益者,而且要提高他们对健康体检以及健康档案的依从性,及时把体检资料和健康信息反馈给社区医护人员。
3.加强人才培养
一、健康档案建设存在的主要问题
（一）档案收集环节建档质量有待提升
1.建档信息不准确不完整。健康档案的发展经历了从纸质档案到纸质和电子档案共存再到电子档案的过程。建档初期由于部分居民对医务人员免费上门建档持怀疑态度，担心信息泄漏和隐私暴露，以及居民无法亲自办理健康档案时存在代办的情况，造成建档信息的不准确与不完整；[1]也有因社区居民身份复杂，存在知识层次、宗教信仰等差异及人户分离、租住户多、流动性大等情况，给建档带来了困难，致使部分健康档案缺少基本病情进展记载。[2]在将纸质档案录入系统时未能及时发现并纠正这些问题，造成电子健康档案也存在同样的问题。
2.内容更新不及时。由于各地发展不平衡，很多地区未实现日常卫生服务记录与健康档案之间的动态数据交换和共享利用。上海市正在试点将居民在紧密型医疗联合体内任意一家医院看病就诊的信息同步记录到个人健康档案中，医疗联合体内的任意一家医院都可共享利用居民完整的健康档案信息。但目前大部分医疗联合体为松散型，不同级别医疗机构间不能同步就诊信息到健康档案中，也未能共享居民的健康档案信息，造成健康档案信息更新不及时。
（二）档案整理环节缺乏人财规范配套
1.投入不足和技术人才短缺。资金、技术和专业人才匮乏一直是困扰健康档案管理的三大困难，尤其是电子健康档案建设涉及系统和平台等软硬件建设，需要大量资金，而政府在这方面的持续性投入往往不足。部分社区卫生服务中心工作人员缺乏档案管理、计算机、卫生管理等专业知识，直接影响了健康档案信息的采集与整理。
2.业务流程不统一不规范。目前，健康档案涉及的四大内容中诸如重点人群健康管理、其他卫生服务记录等没有国家统一的规范和要求，各地区和单位根据自身需要，自行制定工作规范和标准；健康档案信息化管理软件不统一、网络功能不完善、信息交换和共享不足，数据输入费时费力；纸质健康档案与电子健康档案同时使用等问题，都给健康档案的整理带来的困难。
（三）档案保管环节存在安全隐患
1.档案保管制度落实不到位。2017年，笔者所在的上海市嘉定区卫计委对区域内各医疗单位督查中发现，部分单位健康档案的调取、查阅、记录、存放等制度不完善；部分单位将健康档案与病案合放在一个储存空间，档案存在破损、霉变等问题；部分单位将健康档案与病案存放在外包的储存空间中，存在安全隐患。
2.档案内容安全管理风险较高。由于居民的基本情况、健康信息和诊疗过程等均包含在居民健康档案中，有些内容会涉及个人隐私或引发医学伦理问题。在健康档案电子化过程中，这些信息容易被泄密或修改，存在较高的内容安全风险。
（四）档案利用环节信息共享程度低
1.缺乏统一组织管理机构及信息化标准。居民健康档案信息化建设涉及医疗、医保、民政、公安等多部门，目前没有统一的管理机构，导致各自为政、相互封闭、信息分散等诸多问题。[3]上海各区县现都在推进以健康档案为基础的医疗卫生信息化建设，虽有国家和上海市关于信息化建设的指导意见，但缺乏统一的信息化标准，区域内虽然实现部分信息一体化，但区与区之间没有实现共享，给分级诊疗制度的推行带来难度。
2.存在健康信息孤岛和“碎片化”现象。分级诊疗模式下的健康档案需要不同级别医院间能互通互用，但目前全国各医疗卫生单位大部分运用自己开发的信息系统，不能共享、兼容，存在健康信息孤岛和信息“碎片化”现象，不同级别的医疗卫生机构间的协调，以及疾控等部门的协调都存在诸多问题。信息不能共享、业务无法协同，造成了健康档案的使用率低和死档现象。据文献报导，成都市天府新区白沙卫生院的健康档案80%是“死档”。[4]
二、加强健康档案管理的对策和建议
（一）提高健康档案收集质量
1.加强宣传，提高居民的健康档案建档意识。既要立足推进健康中国建设的高度，又要因地制宜制定居民健康档案宣传计划和策略，以居民最易接受的形式加强宣传，如可通过开展健康知识讲座、发放健康教育手册等方式来提高居民的健康档案建档意识。
2.增加投入，提高健康档案建档率。健康档案工作是政府主导的公共卫生服务项目，其保管、维护、人员培训及信息化建设等费用，应全部纳入政府财政预算，并保证资金及时到位。
3.多种方式，提高健康档案信息采集正确率。根据健康档案信息量大、来源广、时效性强的特点，可采用更便捷的方法，如将信息收集融入到日常医疗服务中，随时产生、主动推送，一方采集、多方共享，实现日常卫生服务记录与健康档案之间的动态数据交换和共享利用，避免成为“死档”；也可摒弃传统模式，直接建立电子健康档案，运用物联网、可穿戴设备、手持移动设备等多种方式采集数据，提高准确率和工作效率。
（二）提高健康档案的利用率
1.统一标准，统一规划，建立共享机制。提高健康档案的利用率有助于推进分级诊疗制度的进一步实行，为此，必须强化顶层设计，以建立全国统一的居民健康档案为目标，遵循权威部门的相关健康档案数据及标准，建立统一规范的信息集成标准、电子健康档案标准、解决不同业务系统间相互兼容问题。[5]建成不同级别医疗卫生机构的医疗服务信息局域网，统一业务数据标准汇总到数据中心形成每个居民完整的健康档案信息，逐步实现全国范围内统一高效、互联互通的信息共享，为居民提供便捷高效的医疗卫生服务。[6]
2.加强居民健康管理服务功能建设。要提高健康档案的利用率，还需提高居民的积极性。为此，在健康档案管理软件设计时要从居民健康需求出发，强化居民健康管理服务功能，为居民提供个性化的健康管理服务，让居民随时调阅自己的健康资料，从而进行自我管理、参与制定自我疾病防范等计划。
（三）加强健康档案管理能力建设
doi：10.3969/j.issn.1004-7484（s）.2013.11.716 文章编号：1004-7484（2013）-11-6716-01
个人健康档案是个人自我保健过程中不可缺少的医学资料，它记录了每个人疾病的发生、发展、治疗和转归的过程。建立健全公民个人健康档案对完善我国公共卫生和医疗服务体系、加强疾病防治和预防保健等工作具有重要意义。
1 建立完善的管理流程和机制
1.1 完善个人健康档案的收集制度 个人要有自我保健意识，尽可能地将与自身健康相关的所有记录全面、妥善地保管起来。各个卫生服务机构，如医院、社区卫生服务中心、社会健康服务机构等要形成制度，从个人出生开始建立健康档案，把个人健康资料纳入各个医疗保健机构的档案管理流程中。
1.2 确定个人健康档案管理机构 个人健康档案是个人健康情况的原始记录，具有从属性与唯一性，其归属权属于个人所有。医院等健康机构在受聘管理的期限内，负有形成、收集、归档和妥善管理的职责，严禁健康档案的散失。要根据有关规定在一定期限内做好个人健康档案的交接工作，保证档案资料的完整性与延续性。
1.3 不断探索好的管理方法和经验，培养一支高素质、业务能力强的档案管理队伍，高校快捷地提供利用服务，最大限度地提高个人健康档案的利用价值。
2 个人隐私安全与保护
个人健康档案中有关个人信息完全属于个人隐私，这种隐私权主要表现在个人对整个就医、保健过程中档案上记载的个人资讯或信息部分享有的支配权。目前，我国正在进行医疗体制和社会保障机制的改革，医疗法制尚不健全，医患纠纷日益增多，作为医疗保障体系之一的个人健康档案工作也应纳入法制轨道。
如何有效保护个人隐私不被泄露，是保障个人利益的一个重要方面，应该引起足够的重视。个人健康档案管理机构要从提高服务质量，建立起如医患双方密切的信任关系，抵消提供个人信息的顾虑；制订完善的个人隐私制度与隐私保护技术；开展个人隐私保护教育，提高隐私保护意识与行业自律管理意识等几个方面入手，将个人健康档案的管理与保护个人隐私权相结合，走出一条符合我国国情的个人健康档案管理之路。
3 个人健康档案的信息化
随着计算机技术、通讯技术和多媒体技术的飞速发展与综合利用，人类步入了信息化时代。个人健康档案的信息化，实现计算机系统管理是必然趋势，是快速方便提供利用的必然途径。
个人健康档案信息系统特指为居民提供健康管理的计算机信息化软件，系统为居民从出生到死亡一个完整生命周期内提供所有健康档案，以及这个生命周期内相关的父系、母系的遗传健康史，它以健康卡作为居民身份的电子档案，收集、组织、管理居民在医疗、保健等过程中产生的相关信息，在将来医疗保健过程中提供完整的医疗诊断依据。
摘要：如今城乡医保档案管理工作量大，内容繁多，手续复杂，传统的管理方式已经不能适应新形势档案管理工作的需要，医保档案信息化已成为现代化档案工作的必经之路，也是促进城乡医疗保险事业顺利发展的重要保障。
关键词 ：城乡居民 医保档案 信息化管理
目前覆盖城乡的全民医保体系已经基本形成，但城乡差距及医保制度差异仍存在于城乡医保制度体系中。医疗保险档案不仅是记录和反映医疗保险事业发展的第一手材料，而且是研究医疗保险事业发展的宝贵史料，因此做好档案管理已成为医疗保险经办工作的一项重要环节。
一、城乡居民医疗保险差异
在个体健康状况、社会经济等特征相同的情况下，不同保障水平和筹资水平的医疗保险导致城乡居民医疗服务的需求差异十分显著。在医疗保险中，公费医疗处于最好地位，城镇职工居于次好地位，商业医疗保险则次于城镇职工医保，城镇居民医保和新型农村合作医疗则处于相对最差地位。首先，享有公费医疗的人群医疗费用支出最高但个人自付医疗负担最低；其次，城镇职工医保个体的治疗行为显著提高，同时个人自付医疗负担降低；再次，商业医疗保险个体的治疗行为也相应提高，同时个人自付医疗支出降低；而新型农村合作医疗和城镇居民医疗保险覆盖人群则处于相对较差地位，治疗行为概率较低且医疗需求总支出也较低，而个人自付医疗负担较重。城镇居民医保个人医疗需求总支出和自负医疗总支出都明显高于新型农村合作医疗，但个人医疗负担比例相对较高。由此可见城乡居民医疗保险存在较大差异，需采取有效措施，对城乡居民医疗保险档案进行有效信息化管理，实现全国人民享有平等、公平、有效的医疗卫生服务，最终提高全国人民的健康水平。
二、医疗保险档案信息化建设的重要性
所谓医疗保险档案的信息化，是指在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和为社会提供服务，加速实现档案管理现代化建设。医保档案管理工作是医保管理机构各项工作的基础性工作，体现着医疗保险基金的管理水平、医疗保险部门的服务质量，同时也关系着广大人民群众的根本利益。档案的信息化管理是档案管理工作与时俱进、不断创新的结果，不仅使广大人民群众更加便利，而且能简化医保档案管理的流程和手续，提高工作效率，实现既定的社会效益和经济效益。医保档案信息化建设不是一蹴而就而是循序渐进的过程，作为档案管理人员必须充分认识信息化建设在医保档案管理工作中的重要性，不断提高医保档案的管理水平和服务质量，以更好地促进医疗保险事业发展。
三、如何进行城乡居民医疗保险档案信息化管理
目前我国的医疗保障制度是以城镇职工基本医疗保险、城镇居民基本医疗保险、新型农村合作医疗和城乡医疗救助为主体，覆盖城镇就业人口、城镇非就业人口、农村人口、城乡困难人群，解决了部分人群医保缺失的不公平问题。但是，由于城乡二元结构使得居民健康水平、医疗服务存在较大差距。而不同医疗保险制度在医保保障范围、缴费标准、待遇水平、报销比例等方面存在较大差异。同时，新型农村合作医疗、城镇职工基本医疗保险和城镇居民基本医疗保险存在着制度交叉，不同的管理体制造成了制度运行的低效率。同时工作人员业务水平不佳、软件应用相对薄弱、工作基础较差、缺乏统一标准和规范等导致医保档案管理十分繁杂，因此需不断加强医保档案的信息化建设，保障城乡居民医疗保险工作顺利进行。
1.健全法制，保障档案工作有法可依。为规范档案制度建设，依照《档案法》及上级有关文件规定，制定《文件材料归档制度》、《档案资料保密制度》、《档案保管制度》、《机关档案工作岗位责任制》、《档案借阅利用制度》、《档案统计制度》、《档案设备维护使用制度》、《档案鉴定销毁制度》、《重大活动档案登记制度》等制度，明确档案工作人员职责，将档案工作制度建设作为档案工作首要任务，严格遵守制度，定期进行检查。
2.加强领导，健全网络，组织考核。随着医保档案工作的进一步完善，工作面越来越宽，工作内容越来越多。为搞好档案工作，首要问题是建立较科学的档案管理工作体制和管理网络，加强领导，建立健全档案工作网络，实现各种形式的档案及有关资料的统一管理，做到文书档案、声像档案、会计档案、设备档案、业务档案、实物档案的统一管理。同时，健全网络便于对医保档案进行信息化管理，使城乡居民医保管理更加便利、更加透明。此外，领导干部需经常组织学习，开展交流会，定期不定期进行考核，考核内容包括《档案法》、档案管理工作责任制度等，加大对档案工作的管理力度。
参考文献
档案在社区建设与管理中发挥着积极的作用。新形势下，社区档案工作要坚持党的群众路线，进一步提升档案服务水平，更好地服务于社区、服务于群众，才能获得更持久的活力。档案管理工作属于社区的一项基础性工作。社区档案是指社区工作中产生的各种有价值的信息资料，主要涉及社区管理、社区发展、居民基本情况等方面的资料，它不仅关系到城市管理工作的有效开展，也直接关系到社区群众的切身利益。因此，社区工作者要以群众路线教育实践活动为契机，坚持走群众路线，以社区群众为中心，不断完善社区档案管理机制，进一步提高社区档案服务水平，更好地为社区群众服务。
一、重视档案宣传工作，提高社区档案意识
社区领导必须高度重视社区档案工作，将其纳入工作重点，然后根据本社区档案工作现状，制定出具体的档案宣传计划。定期开展档案进社区活动，着重向居民群众介绍《档案法》及档案管理和我们的生活联系，从而让全体社区人员都能认识到档案管理的重要意义。另外，宣传工作要注意贴近群众、贴近生活，群众才更易于接受。比如，可以开展相关档案知识讲座、档案文化活动、档案展览等活动，引导居民参与进来；同时，还要充分借助多媒体、电视、广播等途径开展社区档案宣传工作。在宣传过程中，要多运用典型实例，起到良好的宣教效果，并创设出较好的档案管理氛围。
二、进一步健全社区档案管理制度，提高社区档案管理水平
社区领导要将社区档案工作作为一项重要任务来抓，并将其纳入所在街道目标管理考核范围。社区工作点宽面广，工作内容常常涉及党建宣教、劳动就业、社会保障、计生工作、扶贫帮困、综治及创卫等，还需要和党委政府的很多部门打交道。因此，社区领导要采用工作责任制，做到“五落实”，确保工作到位、职责到位，从而提高工作人员的档案责任意识。同时，根据社区档案管理的现状，进一步完善档案管理的相关制度，明确档案的收集、整理、保管、利用、移交等重要环节的流程。目前，社区档案管理的一个突出问题就是各部门对档案管理的认识不足，上交不及时、不完整，档案收集标准也各不相同，这既不利于对档案的统一管理，也不能保证档案资料的完整性。对于这个问题，社区档案人员要主动和有关部门协调，尽快形成统一意见，引导他们做好相关档案工作，并按时上交，这样才能确保社区档案资源的完整性，也才能充分发挥档案资源的作用。另外，笔者建议，除了做好社区档案的常规资料收集外，还应将社区档案范围延伸。比如，收集社区内的名人名士、名胜古迹、风土民情以及关于社区面貌变迁等方面的档案资料。不仅能进一步丰富社区档案资源，还有利于促进社区文化建设。
三、注重业务培训，提高档案工作者的综合素养
要想开展好社区档案管理工作，必须重视档案工作者这一要素。当前，从事社区档案工作的人员文化程度参差不齐，极少是专业人才。总体来说，社区档案管理水平偏低，在很大程度上制约了社区档案工作的发展，因此社区领导要加强对他们的业务培训。首先，加强岗前培训，为新进人员介绍档案管理涉及到的主要内容、注意事项等。其次，要积极开展在岗培训，为工作人员提供各种形式多样的业务培训活动，如专题讲座、档案知识竞赛、小组学习、经验交流等活动。在开展业务培训的时候，要注重理论和实践相结合，一方面能提高档案工作者的档案意识，提高职业道德，另一方面还能更新他们的知识结构，提高业务水平。这样才能满足当前社区档案管理工作的新要求、新标准，使社区档案发挥出应有的价值。
四、贴近社区，服务群众
只有将社区档案工作和社区建设相结合，贴近社区，更好地服务群众，才能保证社区档案工作的持续发展，这是由社区档案工作的性质和特点所决定的。为了让社区档案工作更好地服务于民生，笔者认为要做好3点工作：首先，从居民健康档案、低保档案为切入口，健全上述档案，这样能拉近社区档案和居民群众间的距离，同时也有利于和居民群众保持密切的联系，为档案工作的开展打好群众基础。其次，要将档案利用服务送到社区，在方便居民的同时，也能达到档案宣传的作用。区档案馆、街道档案室要和社区联系，将自身的馆藏档案指南与相关开放档案目录送入社区，同时收集整理好和群众息息相关的现行文件，方便群众参阅，比如涉及养老、医疗保险、城镇低保、残疾人、下岗失业人员再就业等方面的现行文件。再次，为社区提供档案指导服务。安排档案人员向社区党组、居委会、社区成员（代表）大会等提供档案指导，引导他们正确收集、整理、保管、利用各种档案资料。
（作者单位：吉林省洮南市社区服务管理中心）
1、社区居民健康档案的建立
2009年4月7日公布的《医药卫生体制改革近期重点实施方案(2009-2011年)》提出,将促进基本公共卫生服务逐步均等化,居民健康档案是居民享有均等化公共卫生服务的重要体现,是医疗卫生机构为居民提供高质量医疗卫生服务的有效工具。从2009年开始,逐步在全国统一建立居民健康档案,并实施规范管理。
居民健康档案是记录有关居民健康信息的系统化文件,是社区顺利开展各项卫生保健工作,满足社区居民的预防、医疗、保健、康复、健康教育、生育指导等“六位一体"的卫生服务需求;也是提供经济有效的、综合全面的基层卫生服务的重要保证。但是,在社区居民健康档案的建立过程中也存在一些问题,比如:居民的健康档案是在社区体检的时候建立起来,保存一些居民健康的基本信息,之后便成为一个无人问津的“死库”等,这些问题使得居民的健康档案有名无实,浪费了人力、财力、物力资源,却没有发挥应有的作用。笔者认为,要想对社区居民健康档案“才尽其用”,首先是要建立起完善的社区居民健康档案。
建立完善的社区居民健康档案牵扯两个问题,首先是“谁来建”的问题。一般来讲,居民健康档案是由社区卫生服务机构建立,但是在实际的实施过程中,由于宣传不到位,很多居民对社区医护人员的工作持抵触态度,由于居民不配合,遭遇闭门羹是常有的事。要想解决这一问题,必须与街道和社区居委会干部共同合作,达成共识,共同组织了由街道、社区居委会干部和社区楼长为核心的领导小组,先进行宣传发动、摸底调查,再由楼长带领入户做健康调查,把健康教育和健康促进贯穿在与居民接触的每一个环节中,在进行健康调查的同时建立居民健康档案。
其次面临的问题是“怎么建”。从目前的情况看,必须从加强信息化建设的角度出发,建立以电子健康档案为核心的“居民健康卡”集成系统。通过刷“居民健身卡”,电脑上就会显示其所有的健康记录,包括每年体检的记录,就诊的历史记录等,对社区居民的健康状况更全面了解。同时,除了直接生成的数字化档案信息外,还要注意对其他载体（比如纸质等载体）档案信息的数字化,这样建立起来的档案管理系统才是完整的、合理的。
2、建立社区居民健康档案的意义
社区居民健康档案的建立,对社区卫生服务机构而言,尤为重要,因为社区卫生服务机构要为居民提供连续性,综合性,协调性,和完整的医疗保健服务,所以要求掌握居民的资料,以便在工作井然有序,有条不紊。同时对于社区医疗的教学和科研来说,居民健康档案也是理想的资料来源,所以建立居民健康档案,是社区卫生服务机构的重要工作内容。(1)通过建立居民健康档案,能够了解和掌握社区居民的健康状况和疾病构成,了解社区居民主要健康问题和卫生问题的流行病学特征,为筛选高危人群,开展疾病管理,采取针对性预防措施奠定基础。由于我国各个地区的发展不平衡,不同地区经济,卫生事业发展有很大的差异,其卫生资源,主要的卫生问题也不尽相同,因此,建立社区居民健康档案,对控制流行疾病和地区性疾病起到重要作用。(2)建立社区居民健康档案对保持居民的个人健康意义重大。居民健康档案是健康保健不可或缺的医学资料。他记录了个人的疾病发生、发展和治疗的全过程。通过档案的积累,动态观察健康的所有数据,通过动态的对比,就可以发现个人健康状况的变化。通过对疾病的发展趋向,治疗效果等情况的及时掌握,最大成度的避免对机体造成伤害的不利因素的发生,更有利于下一步健康保健策略的制定。例如,高血压病人根据血压变化,更好的掌握控制血压的方法;糖尿病病人可通过了解血糖的变化规律,做到对自己的病情心中有数,合理的调节饮食、运动以及药物的使用。不仅如此,居民健康档案的建立还有助于个人就医。同时,居民健康档案还可作为法律依据,用于处理处理医疗纠纷。对于社区卫生机构来说,居民健康档案是良好的参考资料,建立以问题为中心的健康记录,重视背景资料的作用,反映了心理社会方面的问题具有连续性逻辑性,利于培养学生的临床思维和处理病人的能力,所以规范,完整系统的健康档案最好教学资料和科研资料。
3、社区居民健康档案的管理
对居民健康档案的有效管理是使居民健康档案发挥作用的必由之路,管理工作的优劣直接决定着档案发挥作用的大小。在对居民健康档案的管理过程中,首先,要确保居民健康档案的齐全、完整。如果档案残缺不全,档案发挥作用将无从谈起。居民健康档案不是简单地将纸质病历记载的各项内容输入电脑,它还记载了居民平时生活中的点滴健康相关信息,它可在任何时间、任何地点收集居民的健康信息,不仅能记录病史、病程、诊疗情况,还可以完成以居民健康为中心的信息集成。这些记录形式多样,其形成有些是定期的、有些是不定期的,但无论是哪种类型的记录,都将为做好社区居民健康工作提供必要的依据和凭证。所以,要及时收集整理各种形式、各种载体的居民健康记录,及时更新和维护社区居民健康档案管理系统,使之处于一种动态状态,从而确保系统的活力,为这些档案发挥作用打下良好的基础。
【关键词】医保档案；规范化；档案分类
一、三明市医保档案的现状与特点
自2012年以来，三明医保事业在不断探索中前行，通过“三医联动”，医保事业迎来了新格局。截至目前，三明市医保基本情况如下：全市共有参保人数263.52万人，其中城镇职工42.27万人，城乡居民221.25万人，生育保险参保人数22.65万人。2019年市中心档案室共收集、整理、分类、归档各类业务档案330卷。全市档案从业人员均为兼职人员，共有11名，其中中级职称3名，初级职称1名。
（一）医保档案涉及人员范围广。医保档案自每个人出生之日起，伴随其一生，因此，对个人而言，医疗保障部门档案是否全面对参保单位和参保人员影响较大。参保种类可分为城镇职工基本医疗保险、生育保险、城乡居民基本医疗保险、灵活就业人员基本医疗保险。医疗保险基本待遇享受分为干部保健、门诊特殊病种、住院报销、异地就医、异地安置、特殊用药备案等。医疗保险稽核类有现场稽核、有对手工报销材料进行审核、复核等等。因此，医疗保障部门的档案在其他社会保险类档案中是与人民群众联系最多、利用最广，与人民生命健康关系最密切的档案类型。
（二）医保档案的组成类型多。组成医保档案的有医保中心形成的文书档案及相关的合同协议；参保人员的信息登记表、相片、身份证复印件，与单位签订的合同等相关材料；住院患者报销的各种发票、住院清单、疾病证明书等相关凭证；医院、药店、诊所等定点医疗机构的开通申请书、信息变更表、账目冲销报告等相关附件；生育保险参保人员的信息登记及待遇申请表等相关资料；驻医院服务站办理业务时收集的新生儿登记表、门诊特殊病种登记表、特殊用药备案表、异地就医申请表等；医疗保险稽核科到定点医疗机构现场稽核记录本、稽核人员到外伤参保人员事故发生所在地和就医地进行稽核的笔录本、对待遇审核科工作人员手工报销材料进行审核、复核的反馈单等。
（三）医保政策的不断深入。医保政策的制定是随着经济社会的发展与参保人员的需要而不断发展变化的，因此，不同时期的医保档案有着不同的特点和侧重点。具体表现为：每年住院报销目录与比例的调整与变化，参保单位及灵活就业人员的缴费基数基本上是每年一调，以及个人账户划拨比例的调整，城乡居民医疗保险每年的缴费也在逐年增加（从最初的每年每人20元到2020年每人280元），审批材料的报送等进行不断更新，还有办理业务所提供的材料也在不断发生变化（以人民为中心，让群众少跑路，最多跑一趟为前提，医疗保障部门时常调整提供材料的种类），这些政策上的调整，导致医保档案材料在不同时期有不同的侧重点。
二、三明市医保档案存在的问题
（一）对医保档案规范化管理工作重视程度不够。医疗保障部门的档案承载着与医保相关的一切信息，与参保单位、参保人、定点医疗机构、医保中心关系密切，也是地方政府制订医保政策依托的基础数据与材料的主要来源。从医保档案业务人员的配备、档案室建设的水平及年度档案工作的考核等情况看来，医疗保障部门的业务档案与三明医改差距较大。
（二）信息化建设水平不高。档案管理的日常工作都是以纸质档案为主，档案软件只用简单的“阳光文档”软件，仅能对档案进行录入和自动生成案卷目录、卷内目录及简单查询等功能。档案室的硬件设备未及时更新，室内只是简单配备了档案柜、打印机、计算机、灭火设备、温度计。从档案室建设标准要求来看，档案室还应配有相应的密集架、防磁柜、温湿度调控系统、防盗监控系统等。
（三）档案从业人员素质不高。没有档案专业的人从事医保档案管理工作，市中心与管理部都没有专职的档案管理人员，都是兼职人员，平时以其他工作为主，档案工作为辅。
三、三明市医保档案管理规范化路径
针对三明市医保档案内容多、变化快、利用多等特点，为保持三明市医保档案的统一性与可持续性，必须制定统一规范的管理制度、档案鉴定及销毁制度、档案人员岗位责任制度、档案设备的维护和使用制度、业务档案管理流程制度、业务档案立卷工作流程制度等。各项制度既要体现档案管理的专业特点，又要保持医保业务开展的方便，且做到最大化服务参保人员。
（一）建立统一的医保档案归档办法。各科室及各管理部要按照各自工作情况，以方便档案查阅、利用为前提，根据《福建省社会保险业务档案管理办法（试行）》《福建省医疗保险业务档案管理若干制度》，制订《三明市医疗保险管理中心业务材料归档工作流程操作规程》，规定由业务科室在第二年度上半年对本科室上一年度的材料进行收集、分类、整理、组卷、打码，然后移交给档案室，对其进行编写卷内目录、填写备考表、拟写案卷题名、归档验收、编制检索工具、编制案卷目录、装盒、填写档案盒、上架。
（二）建立档案借阅与利用制度。为了提高医保档案提供利用水平，也为了更方便服务参保单位和人民群众的查阅，医疗保障部门要加强档案的日常管理，每一份档案的借阅和利用都要进行登记，特别是服务效果好的、利用率高的档案要及时让借阅者对其进行评价，确保医保档案有借有还，防止医保档案的遗失及损坏。
（三）加强医保档案的电子信息化建设。医疗保障部门需不断提升医保档案的信息化管理水平，以信息技术对医保档案收集、整理、归档、利用全流程进行改造升级。电子档案与纸质文档相比，具有易保存、方便借阅和归档，存储空间大、物理条件要求低的特点，在调阅和检索等方面有很强的便利性。利用“e三明”“微信”“云闪付”等平台搭建“城乡居民医保缴费”平台，利用“闽政通”网上办事大厅平台，方便参保人员在线办理业务。
（四）提升档案从业人员素质。应加强档案从业人员的档案管理知识培训及档案专业知识培训，加强档案管理岗位责任意识和道德修养培养，促使其认真学习医学、法律和信息化技术等相关知识。让医疗保障部门的工作人员充分认识到医保档案工作的保密性、重要性，确保医保档案的真实性、完整性、安全性、可用性，认真将档案管理工作做好，使医保档案工作有序进行。医疗保障部门要形成医保档案工作和岗位责任管理相结合的考评机制，提高医保档案管理效率。
（五）加强档案库房建设。建立医保档案专用库房，严格档案室库房的建设标准，要求配备必要的防火、防水、防盗、防霉、防潮、防尘、防光、防高温紫外线、防有害生物以及照明等设备，并将各项指标落实到位。
四、三明市医保档案分类的探讨
三明市医疗保障部门的业务档案分类是在国家、省有关社会保险业务档案管理要求的基础上，根据三明市医保档案利用与科室工作方便的原则，将医保档案分为七大类：一是社会保险管理类，保管期限分为永久、100年、50年、10年，其中基本医疗保险单位登记材料期限为永久、基本医疗保险参保关系转入申请材料及附件期限为100年、基本医疗保险关系转出材料期限为100年、职工医疗保险个人账户资金继承审批材料期限为100年、职工医保退休人员审批表及附件材料期限为100年、参保单位基本医疗保险变动月报材料期限为100年、居民基本医疗保险参保人员汇总表期限为100年、参保人员放弃补缴申明材料期限为50年、参保人员异地联网申报材料期限为50年、基金购买健康保障服务协议、合同协议审批单期限为10年。二是医疗保险费征缴类，如退休人员补足25年医疗保险费审批表及附件材料，保管期限为100年。三是医疗保险待遇类，如门诊特殊病种确认表和疾病诊断证明书，保管期限为10年。四是生育保险待遇类，如生育保险待遇登记表及相关附件材料，保管期限为10年。五是医疗保险稽核监管类，保管期限为30年，其中定点医疗机构、零售药店信息更改申报材料期限为永久、定点医疗机构功能新开通审批材料期限为永久、定点医疗机构退出或暂停医保定点申请材料期限为永久、定点医疗机构开通全省联网定点的申请材料期限为永久、稽核情况汇总表期限为30年、医疗机构变更结算、冲销费用的申请、报告材料期限为30年。六是医疗保险耗材类，保管期限为30年，其中公立医疗机构第四批医用耗材采购现场议价、专家意见及配送承诺书期限为30年、单位耗材产品信息调整材料期限为30年、药品（耗材）联合限价采购品规调整登记表期限为30年。七是医疗保险业务统计报表类，保管期限为10年、30年、永久，其中城镇职工基本医疗保险、生育保险、居民医疗保险年报表期限为永久、城镇职工基本医疗保险、生育保险、居民医疗保险季报、月报表期限为10年。
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南京市第十二次党代会明确提出了“把南京建设成为经济发展更具活力、文化特色更加鲜明、人居环境更为优美、社会更加和谐安定的人文绿都”目标，凸显了南京市经济社会和谐发展亮点。南京市各级档案部门为推进和谐社会建设，积极推进与公民利益相关领域的民生档案建设，让更多的老百姓从档案信息中感受到和谐社会建设的幸福感。南京市档案行政管理部门把指导和服务民生档案工作作为档案工作融入和谐，服务和谐，促进和谐的有效途径，积极做好民生档案的指导和服务工作。
为和谐社区建设，完善社区档案管理
随着城市化进程的加快，南京市郊县街道和乡镇也进行了大范围的合并调整，在全市城区已经达到100％的社区全面建档的基础上，南京市档案局明确提出城区围绕和谐社区建设提高社区档案的规范化管理水平，郊县每年规范建档要在原有的基础上提高20％。白下区是南京市较早全面完成社区建档的城区，随着社保进社区的不断深入，社区档案与和谐社会建设更加密切，区档案局结合国家档案局8号令的贯彻实施，在深入社区调查研究的基础上修改完善了《白下区社区文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，指导社区建立低保档案、计生档案、残疾人档案、老人档案、城市管理档案。白下区档案局指导评事街社区建立的社区居民档案，为2002～2005年期间拆迁的400余户居民提供了独生子女、下岗失业、居民单身、低收入家庭、少数民族等证明，使这些应该享受有关政策优惠的社区居民及时领取拆迁补偿。“空巢”老人档案建立以后，社区定期免费为75岁以上老人提供上门保健、义诊服务。江宁区档案局与区民政局共同发文，规范社区档案管理。玄武区档案局今年上半年对各社区委员会档案进行了全面的检查指导，在此基础上建立了低保档案，并与区局共同研究并建立了集体上访和重访户档案。雨花台区档案局经过两年努力全区社区、村委会档案工作全部达到“五有”。六合区、溧水县档案局都抓了社区档案规范化管理试点，六合区档案局还召开社区档案规范化建设现场会，通过现场培训提高社区档案人员的业务水平。
为社会保障零距离服务，建社会保障档案
为实现政府从行政管理向社会治理的转变，南京市在构建和谐社会中围绕“促进充分就业，实施技能振兴，扩大保障范围，增强保障能力，和谐劳动关系”的工作目标，构建了空中信息走廊，实现劳动保障零距离服务，建成了覆盖全市的社会保障网。通过实行一证、一卡、一号管理，每一个参保人员的基础信息全部建立网上电子档案，参保号具有唯一性，通过社会保障平台对参保人员就业、保障实行动态管理。参保人员凭手中的一张卡在银行领取工资，在医保医院和医保指定药房看病取药。今年南京市116个街道851个社区201个行政村全部建立了劳动保障所(站)。南京市参保人员的档案基础信息采集主要在社区社保所(站)完成，这些信息包括退休职工养老险证、下岗人员申请享受就业优惠政策、失业人员申请失业金等，涉及的各种花名册和台账有十多种。南京市档案局把社会保障档案的建立和完善作为业务指导的重点，在去年对市劳动和社会保障局社保档案调查研究的基础上，今年市、区档案工作人员又深入街道、社区社保所(站)了解和指导社保所(站)社保档案。下关区档案局已经完成了6个街道劳动和保障所(站)及区劳动就业中心、劳动保险所(站)的调研，并会同区劳动和社会保障局制定出劳动和社会保障档案资料的收集范围和保管期限表。今年南京市政府印发的《关于进一步加强基层劳动保障平台建设的意见》明确要求街道(镇)劳动保障所(站)应设置档案室，南京市档案局在调查研究的基础上，将会同县区档案局加强对劳动保障所(站)档案室基础台账的规范管理，从源头上做好社会保障档案的规范化管理工作。
为居民吃上“放心菜”，建蔬菜安全电子档案
南京市的蔬菜安全居全国230个城市前10位，2007年达到第7位。南京市农林局在强化农村公共服务，推进和谐新农村建设中，实施了安全农业工程，努力为城乡居民安全稳定的生产生活环境服务。在强化农产品认证制度、农产品准入和产地准出制度的同时，为进一步加强对蔬菜安全管理，通过南京市蔬菜管理信息系统，建立了蔬菜安全电子档案，蔬菜安全电子档案将全市35个重点蔬菜基地的近千户种植面积在30亩以上的菜农蔬菜种植信息全部建立网上动态管理档案，档案采集了基地名称、基地规模、基地认定、产品认证及基地安全员、检测员简介等信息。市民可以通过该系统查询到每一个基地蔬菜生产的档案信息，这些信息主要包括农户姓名、记录员姓名、种植品种、面积、基肥使用、农药使用情况和检测结果，每一个基地都有档案编号。该系统还和南京最大的蔬菜交易市场白云亭市场以及全市各农贸市场链接，市场管理人员可以通过蔬菜安全电子档案蔬菜安全信息，确认蔬菜基地出产的蔬菜是否安全，蔬菜安全电子档案还为农林局建立追诉制度建立了基础数据平台。
为科学防治慢性病，建立社区居民健康档案
南京市下关区2万份入户抽样调查表样本已经成为该区居民慢性病档案资料，目前正在被录入南京市卫生局为建居民健康档案开发的管理软件系统。调查表所列内容有近百项，既有被调查者的基本情况、高血压等慢性病史、青霉素等药物过敏史，还有饮食、作息时间、体力活动、生活行为习惯等。卫生行政部门将根据健康档案形成的数据进行分析，为制定科学的、有针对性的医疗卫生措施提供依据。下关区小市医院还根据小市街道和幕府街道16个社区50岁以上的居民健康档案，建立了高血压俱乐部、糖尿病就医站和慢性病档案管理系统、儿保康复系统。医院为每一个社区配备一名责任医生，责任医生定期到社区做健康咨询服务，每2个月对高血压、糖尿病人随访一次，对独居老人和80岁以上老人开展上门服务。居民健康档案的建立为社区卫生部门做好社区卫生工作提供了基础信息，不仅方便了责任医生正确指导社区居民防病治病，还能有效地防止意外发生。由南京市卫生局、街道、社区共同配合建立的社区居民健康档案得到广大市民的支持，小市社区主任告诉我们，过去居民认为自己及家人有什么病是个人的隐私，不愿意别人知道，建立健康档案以后，居民感到防病治病有了科学依据，主动配合做好数据采集。
在南京，建立民生档案不再是一个单位、一个部门的事，南京小城镇建设档案、拆迁档案、庄园经济档案、网吧管理专业档案、三小车整治档案……与和谐社会建设相匹配，同发展。民生档案工作和民生档案资源正在为和谐南京建设增光添彩。
[关键词]档案管理 医保工作
[中图分类号]G271[文献标识码]A[文章编号]1009-5349(2010)08-0027-01
通榆县基本医疗保险制度改革经历了职工医保、特殊人群医保、居民医保三个阶段,政策基本完善,其服务对象约为12.4万人,年基金收支上亿元。医保档案作为医疗保险经办机构各项工作中一项重要的基础性工作,它既体现了基金管理的水平,也代表着服务程度,因此要不断加强医保档案管理。
一、通榆县医疗保险档案现状
(一)医疗保险档案种类多、数量大
其大概分为这几种:从时间上可分为现行档案、历史档案;从部门上可分为医疗档案、文书档案、财务档案、结算档案、基金档案;从形成方式上可分为原始档案、报表档案、参保人员档案;从档案存在的形式上可分为书面档案和数据档案等。从档案数量方面看,财务档案每年大概要有二百多本,文书、结算、医疗、基金和档案每年约有一百多本,数量之多,同时整理归纳工作也非常多。
(二)医疗保险档案软件不强、硬件相对较差
通榆县医疗保险档案软件弱主要表现为以下两个方面:其一,数据档案所使用的医疗保险运行软件,正处于过渡阶段,属于使用与完善相结合阶段,软件使用上缺乏指导,医疗保险政策的灵活性使得部分软件不能适应工作的需求,而各单位在办公软件技术方面也相对单薄;其二,缺乏统一完善的档案管理系统,各办公室工作人员仅靠多年的工作经验来工作,很难适应长期的工作需求。同时,对医疗保险档案硬件的投入也相对较少,缺少一个标准的档案储藏室,工作人员相对不足,缺少固定稳妥的管理人员。
(三)医疗保险档案搜集缺乏完整性,归档不够及时
通榆县医保档案搜集完整性的缺乏主要表现为:没有统一的管理,行政科的文书档案有些保存在个人手中,基金科一些参保单位的档案信息仍不全,医疗科的大病患者、转诊查治备案人员没有书面台账,结算科的定点服务机构软、硬件维护记录不全,财务科的各类人群、各单位基金收支台账需要建立等。现有搜集到的各类档案中,财务科的医疗费用结报档案、基金科的参保档案和结算科的居民参保档案数量多、装订工作量大,所以归档不够及时,有的散放在科室。
二、加强医疗保险档案管理的重要性
(一)档案资料可以为领导决策提供依据
医疗保险档案主要是基金的管理,合理规范的档案管理有利于数据的统计,账目的核对和基金收支的情况分析,能及时向领导反馈基金的运作情况,为领导做出正确合理的决策提供依据。
(二)档案资料可以更好地为参保人员服务
参保资料是参保人员的基本信息,这些资料可以准确地记录参保人员的痕迹、费用记录和年限计算依据,现金结报资料作为基金支付的重要凭证,可以为参保人员的查阅提供方便,政策宣传资料可以让参保人员及时了解医疗保险参保的相关规定,如果这些档案资料缺乏完整性,不能及时归档工作,都会为参保人员带来很多不便。
(三)档案管理有利于加强各项工作
领导机关检查工作要看档案,优质服务评比主要靠服务台账,加强医疗监督和费用控制离不开第一手患者资料,财务核算依据的是科学、完善的报表体系,基金计划编制更离不开参保对象的申报资料,所以说加强档案管理有利于加强各项工作。
鉴于医疗档案的重要性,作为医疗档案从业者,我们就要保护好、管理好档案,要依法行使自己的职责,定期接收档案,妥善保管好档案,为档案的利用创造条件,提供方便,特别要做到:维护好历史的真实面貌;忠于和热爱档案事业;具备全心全意为人民服务的精神;有良好的保密习惯;树立高度的法制意识和观念。同时要具有创新意识,以饱满的工作热情、奋发向上的精神,为发挥医疗档案事业的作用多做贡献。
三、加强档案管理的措施和办法
(一)开展“档案管理年”活动,做好档案基础工作
2009年年底,我们就确定今年为“档案管理年”,专门召开会议专题研究开展“档案管理年”活动的部署,行政科根据会议研究情况,结合本单位档案工作现状,制定开展“档案管理年”活动的方案。今年的“档案管理年”活动的目标是创建吉林省医疗保险档案管理达标单位,因此我们紧紧围绕这一目标,抓硬件建设,争取基金和人力的投入,各科室抓住档案搜集、整理和归档各环节,档案专门人员负责按照档案管理标准检查、验收,确保“档案管理年”活动取得实实在在的效果。
(二)加强档案法律知识学习,强化档案管理责任
在学习方面,不仅要学习医疗保险业务流程,而且要加强档案管理法规、档案管理标准和档案具体业务,采取“走出去”策略,向档案管理好的单位学习,也可以“请进来”,让档案专家现场指导,从而不断提高本单位档案管理的整体水平。在强化责任方面,不仅要落实领导责任,明确专门人员抓落实,而且要把档案具体业务要求制定到每个人的工作职责中。
