时间：2022-03-02 09:07:13
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摘 要：随着社会信息化程度的提高、网络技术的发展，电子文件大量产生，传统的档案管理工作模式已经逐渐被电子信息技术模式所取代。电子档案信息管理以其操作方便、存储空间小、信息容量大等特点，具有传统管理模式无法比拟的优势。如何做好电子信息技术条件下的档案管理工作，保障电子档案有效利用，已经成为当今社会人们所关注的一个重要问题。
关键词：档案信息；电子化；管理
一、档案信息电子化基本现状
1.1 缺乏通用性信息管理功能的档案软件。目前，多数基层档案馆（室）对计算机的应用单一，开发功能简单，使现代化设备不能尽其用，档案部门各自开发的软件不能互用，这制约了档案信息电子化的进程。
1.2 标准化、规范化工作有待提高。档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于多种原因，目前档案业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差；档案自动化工作尚无统一标准。
1.3 档案信息电子化经费投入不足。档案信息电子化，目前乃至今后一个相当长的时期内，企望国家给档案部门拨较多的经费进行信息编辑是不现实的，依靠自身解决也不是件容易的事，信息成果就无法扩大社会影响，更好服务社会。
1.4 档案的技术标准和工作程序标准滞后。由于现行的档案管理标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑，越来越多的归档文件是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能完全适应。档案信息电子化，需要超前拿出对策，使档案工作适应这一客观形势的变化和要求，使现在的劳动电子化，为将来信息高速公路中有一档信息打下基础。
1.5 档案信息管理人员素质尚需提高。实现档案信息电子化，要求管理人员有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。目前，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。
二、档案信息电子化对策探讨
2.1 建立合理的归档方法
2.1.1 是建立电子文件网络归档专用系统。利用计算机网络系统，建立电子文件归档专用子系统，将所有上网与未上网的、具有保存价值的电子文件通过专用系统传递给档案部门。同时，档案部门与信息管理部门通力合作，选择具有通用性的电子文件格式，实行统一管理。
2.1.2 是由计算机与信息管理部门负责电子文件归档管理业务。由于计算机与信息管理部门具有一定的技术优势和方便条件，可将电子文件归档任务交由计算机与信息管理部门负责。由计算机与信息管理部门具体实行规划、统筹电子文件归档管理活动，开发集中统一的信息管理系统，提高档案管理质量。
无论采取何种电子文件归档方式，都必须关注电子文件的真实性、完整性、有效性与安全性。档案部门都必须积极参与其中，承担业务指导与监督职能，保障电子文件的有效管理与科学利用。
2.2 建立归档管理质量体系
2.2.1 是保障电子文件的真实性。无论电子文件的归档格式与其生成、发送或者接收的格式相同与否，都必须能够准确地表现原来生成、发送或者接收的内容；保证记录电子文件形成、处理、归档过程中的各类凭证信息真实、可靠；对电子文件的形成、积累、鉴定、归档实行有效监控，保证管理工作的连续性；能够识别电子文件的发送、接收人员与时间。
2.2.2是保障电子文件的完整性。确保应归档的电子文件全部归档。同时存在电子文件及相应的纸质或者其他载体形式的文件时，电子文件与纸质或者其他载体形式的文件应一并归档，并切实保证其在内容、格式以及相关说明与描述上的完全一致。
2.2.3是保障电子文件的有效性。必须有效地表现电子文件中所记载的内容，并保证其可以随时调用；保证存储归档电子文件的载体长期有效，并确保能够随着软、硬件的升级换代而及时进行有关电子文件的迁移作业。
2.3做好电子档案保密工作
电子文件与纸质文件相比，所涉及的问题更为广泛、受到的制约因素更多，仅仅依靠档案部门是难以完成的。电子信息档案保存管理相对方便，便于调阅和使用。但由于电子信息档案传输速度较快，资料上传、下载、传输管理过程便捷，在提高档案管理工作服务社会的能力的同时，一些信息也容易流失。由于电子信息技术自身特点，类档案一旦泄密，其传播速度快、传播内容丰富等特点会给档案管理工作和经济社会发展带来巨大危害。电子信息技术传受主体多样性的特点决定了电子信息档案泄密后，其损失难以在短时间内弥补。因此，要多部门协同，共同做好电子档案保密工作。
2.4提高电子档案管理人员综合素质
电子文件归档管理问题是档案管理工作中的一个新课题，需要掌握新的知识理论与技术手段。而现有的档案工作人员档案信息化知识匮乏，年龄偏大，知识结构老化，尚不能很好地胜任电子文件归档管理工作的需要。因此，必须通过组织业务学习与技术培训等活动，尽快提高档案工作人员对电子文件管理基本知识、实践技能的掌握与应用能力，使其尽早担负起电子文件归档管理工作的重任。档案管理人员首先要掌握丰富的档案专业知识，如归档文件整理方法、电子文件归档方法等知识，用丰富的档案专业知识指导和失去电子文件归档工作。其次，要掌握档案信息化、数字化知识及电子计算机应用技术，并要具有较强的写作、阅读、制图能力，从而提高电子档案的管理水平。（作者单位：铜山区传染病医院）
参考文献：
[1] 《中华人民共和国档案法》，法律出版社，2003年5月.
一、档案信息电子化管理常见问题
1.认知度偏低
档案信息的电子化管理是档案管理专业发展历史上一次划时代的进步与飞跃，传统档案管理形式结合现代化计算机与网络技术形成综合性、一体化的电子信息档案管理系统，将使档案的使用效率与便捷性得到成倍提高。然而，传统管理模式与固有的业务操作理念使大多数档案管理人员仍然习惯于既有的档案管理手法，对于电子信息化体系的功效与作用认识程度偏低，了解不深。传媒行业管理层对于档案管理现代化发展也不够了解和重视，满足于现有的档案管理与应用程度，没有从根本上认识到电子信息化对提高企业行业工作效率和效能的重要促进作用。传统档案管理方式的低效率又使现有的工作人员面临着较大的工作量无眠顾及新知识、新技能的学习与更新，由此造成档案信息电子化管理推广程度不足。
2.缺乏科学完整的体系
作为新时代经济发展与改革的产物，档案管理的电子信息化在当前的中国还没有健全的行业标准进行完备、全面的指导和约束。因此，不同地区和单位在推行广播电视档案信息电子化体系过程中不仅发展速度各有快慢，而且出现了分类不一、标准各异的问题。缺乏科学完整体系的问题不仅使档案信息电子化发展缺乏统一标准，更严重阻碍了在全国范围内推行标准体系的构建。科学完整的体系不仅有利于实现档案信息电子化的高质与高效，改变传统档案管理模式耗费大量人、财、物和潜在诸多不安全因素的缺陷，而且能够提高档案使用效率与便捷性，提高档案资料对行业发展的参考与指导作用，帮助行业在未来发展中作出正确决策。
二、优化措施
1.根据档案的类别与级别区别管理
做好档案信息电子化管理的前提在于分类和分级，不同类别和级别的档案信息采取不同的管理手段。随着传媒业的发展与扩大，档案资料的发展趋势必然是数量越来越多，规模越来越庞大。没有分类和分级的档案信息电子化最终也必将落入臃肿和混乱的困境，这对于档案的储存与使用而言将是降低工作效率甚至导致失误与错误的灾难。一般来说，档案基本可以分为两大类：重要、关键类；相对次要、普通类。重要和关键的档案信息在数量可以承受的范围内可以采取在本地存贮和使用的模式，尤其是数字化档案资料。此时较适宜使用双备份策略。档案的存贮介质一般是本地服务器，要求做好存贮前的杀毒处理并定期升级病毒库、打补丁以及安全检测等。档案资料所在单位应安排专业的网络技术管理人员负责这些档案信息的电子化管理工作。相对次要和普通档案信息则可充分利用云存贮技术，在尽量降低存贮成本的基础上实现档案的大批量保存与便捷的调用。云存贮的优势在于费用极其低廉，客户不再需要自行投入巨额资金准备大量存贮设备，也不需要为维护和管理在云端的存贮设备另外花费金钱，只需要支付少量的上网费用便可享受几乎无止境的存贮容量。劣势在于安全性相对不足，一旦将数据存放于“云”上，等于丧失了对数据的绝对控制权，无论出于何种目的，云储存服务提供商或其他个人或集团都有机会偷窥或窃取这些数据。这再次凸显了档案分类与分级的重要性，在尚未足够确保信息安全性的前提下，应当只将相对次要、普通的档案信息通过“云”存贮和使用，从而避免造成不必要的损失。
2.定期梳理档案重要程度，调整安全级别
[论文摘要]随着全球和国内信息化技术的广泛应用和城市经济的飞速发展，现代办公呈自动化、无纸化发展趋势，使档案的生成方式发生了很大变化，加快城建档案信息电子化数字化建设，已成为城建档案事业发展的必然要求。
追溯档案部门应用电子计算机的历史是在上世纪70年代，随着信息技术的发展和应用水平逐步提高。建设部2004年批准了《全国城建档案信息化建设规划与实施纲要》，为我国全面实现城建档案信息处理和管理的现代化做了准备。
一、城建档案信息电子化数字化的现状
城建档案馆大多在上世纪80年代初建立，80年代末期由芜湖城建档案馆率先试点开始了探索建立档案计算机检索系统。90年代中期部分特大城市城建档案馆开始建立自己的MIS系统，并开始了档案原件电子化工作。所应用的操作系统由DOS转向Wondows，数据库也由最初单机版的dBascII转向支持局域网操作的Foxpro，继而向大型数据库发展。现在部分城建档案馆建立了自己的网站，但内容仅限于馆藏、内设机构的职责和办事流程的介绍，我国城建档案信息化应用总体上还处于初步发展阶段。这一现状与实现电子化数字化管理的要求不太适应，与迎接知识经济时代的到来的要求也相距甚远。这集中表现在：
1.城建档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性
各基层城建档案馆、室使用的计算机型号、系统软件各异，开发的管理软件不能互用，著录标准不同，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地提供利用和领导决策，也不便于编研，这制约了城建档案信息电子化、数字化的进程。
2.建设部至今还没有建立一个系统的用于数据交换的机读目录
各城市城建档案信息系统和网络建设形式、深度不同，规范性、开发性、服务性、共享性较差，建设部至今还没有建立一个系统的用于数据交换的机读目录，不能适应城建档案信息资源共享、管理软件共享的要求。
3.城建档案的标准化、规范化工作有待提高
档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于各地馆、室的档案业务水平发展的不均衡，案卷质量不高，特别是各类城建档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差。此外城建档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或某个工作流程，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了城建档案信息工作电子化的应用和推广。
4.城建档案信息网络技术有待提高
城建档案的技术标准、组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑，越来越多的归档城建工程文件资料和图纸是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定不能完全适应。城建档案信息安全保障体系的建设还不够完善，网络技术有待提高。
5.城建档案信息管理人员的素质有待提高
实现档案信息电子化，首先要有具有现代化知识的人，管理人员要有较高的专业知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中城建档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。
6.各地城建档案部门应用软件系统跟不上现实的需求
各地城建档案部门各自为政地开发设计应用软件系统，重复开发导致浪费了大量的人力和物力，并由于现代信息技术的飞速发展导致了技术落后，跟不上现实的需求。
7.城建档案网络建设资金缺乏
数字化、电子化所需相应计算机、存储、输入输出等硬件设备的大量资金投入，超出通常城建档案馆室所能承担的资金范围，常需要上级政府部门拨款，因此导致建设迟缓。
二、城建档案信息电子化的发展趋势
现代办公自动化、无纸化的发展趋势，使档案的生成方式发生了很大变化，诸如文件资料、照片和图纸等运作过程在计算机和通讯线路中进行，这样档案的前身必须以机读文件为主要形态，那么档案也自然以机读形式存在，这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘为载体的电子化数字化档案。广大信息检索者关心的是信息的内容，这些信息可能来自不同的机读形式的档案中，把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任。由此看来，档案信息电子化是档案利用工作发展的必然趋势。那么，城建档案馆的发展方向就应该是：
1.建立、健全城建档案馆藏档案数字化。
2.健全和开展城建档案电子化接收和管理。
3.建设有着各地方特色城建档案的数据库，能更好地提供专业信息和专业服务，并传承承载着中国地方各自悠久历史的建筑的文化。
4.建立真正的高效率的数字化城建档案馆，并做到多城市多馆互通互用。
5.向专业特色的城建档案馆发展，向社会提供网上查询利用。
三、城建档案信息电子化数字化的作用
所谓档案信息电子化，就是把馆、室所藏档案资料以纸质或机读形式为主要物质对象，用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。其作用有：
1.可充分利用和发挥现有微机的潜能，提高利用率。目前多数基层城建档案馆室对计算机的应用单一，开发功能简单，仅用于著录或贮存，利用低效率，造成人力、物力的极大浪费，使现代化设备不能尽其用。
2.缩短城建档案信息的加工时间，提高利用的时效性。从快速加工到检索及提供利用需时短，且能提供的档案信息准确、全面。利用者可用机读形式的档案，完成信息调阅，提高服务效率。
3.城建档案信息电子化，可一次投入多次产出，节约经费，信息成果可多份拷贝。并能长效保存信息。
1档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性。档案部门使用的计算机型号不一，规格各异，各自开发的软件不能互用，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地出版信息编辑成果，这制约了档案信息电子化的进程。
2在我国至今还没有建立一个达到数据交换的机读目录档案系统，档案信息系统和网络建设形式各行其是，层次不一，规范性、开发性、服务性、共享性较差，不能适应档案信息资源共享的要求。
3标准化、规范化工作有待提高。档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于历史原因，馆室藏档案业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差；档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或某个专业系统，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了档案信息工作电子化。
4档案的技术标准、组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑，越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能完全适应。
5档案信息管理人员的素质有待提高。实现档案信息电子化，首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低，甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。
二、档案信息电子化的发展趋势
办公自动化、无纸化等事物的出现，使档案的生成方式发生很大变化，诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行，这样档案的前身必须以机读文件为主要形态，那么档案也自然以机读形式存在，这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘为载体的档案。广大信息检索者关心的是信息的内容，这些信息可能来自不同的机读形式的档案中，把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任。不失时机地提供有价值的档案信息，必须有一个“去粗取精，去伪存真”的过程，使得机读形式的档案信息具有系统性、真实性、有价值性，用户才能获得更为完善的服务。由此看来，档案信息电子化是档案利用工作发展的必然趋势。
三、档案信息电子化的益处
所谓档案信息电子化，就是以馆室藏档案资料纸质或机读形式的为主要物质对象，用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。其益处有：
1可充分利用和发挥现有微机的潜能，提高利用率。目前，大多数基层档案馆室对计算机的应用单一，开发功能简单，有的仅仅用于档案著录或文件打字贮存，利用的低效率造成人力、物力、财力和时间的极大浪费，使现代化设备不能尽其用。
2缩短二次文献信息的加工时间，提高档案信息的时效性。手工信息加工工作模式是：选题—选材—编辑—出版，这条“慢工出细活”的工作方式，即从文件资料形成到开发“二次文献信息”时间长，造成信息失效，严重影响了档案信息的应用价值。档案信息电子化，编者可直接利用机读形式的档案，利用电脑的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文献。
3档案信息电子化，可一次投入，多次产出，可改变信息加工工作受经费限制的局面。手工编研信息成果出版需要较多的经费，但目前乃至今后一个相当长的时期内，企望国家给档案部门拨较多的经费进行信息编辑是不现实的，依靠自身解决也不是件容易的事，解决不好，档案工作者的辛勤劳动成果只能“待字闺中”。
一、电子文件的分类
以“载体的异同”划分标准。可以把电子文件分为光盘文件，硬盘文件，软盘文件和磁带文件。（1）以“文件的不同用途”分，又可以把光盘文件，硬盘文件，软盘文件，磁带文件可分为程序文件和数据文件两大类。程序文件是管理设备，生成数据文件的文件，数据文件是供人们利用加工的数据信息的集合，而程序文件又有系统软件和应用软件之分，以“文件内数据的组合形态”为划分标准，数据文件又有数据库文件和非数据库文件之件，数据库文件内的数据关联性强，非数据库文件内的数据关联性弱。（2）以“不同属性”为划分标准，数据库文件又有FOXBASE数据库，FOXPRO数据库，ACOF3数据库，OGOAL数据库等。（3）而无论数据库文件还是非数据库文件，又有文本文件，超文本文件和纯文本文件之分，文本文件带有一定的格式，超文本文件是集文，像，声于一体的多媒体文件，纯文本文件是不带格式的文本文件（4）以“数据的表现形式”为划分标准，它有字符文伯，表格文件，图文混排文件，数据库文件，图形文件，动态影像文件与声音文件之分。
二、当前电子文档管理面临的挑战
1.电子文件的原始件鉴别和保存、输出形式的多元化。电子文件的内容不仅易于变化，而且失去了固定的形式。（1）电子文件易于修改，而且改动后可以不留任何痕迹。（2）电子文件制作过程的虚拟化使得对其原件的界定难于实现。（3）电子计算机软硬件技术的不断更新换代，迫使电子文件必须不断地适应新的“生存环境”，这种适应往往需要以自身结构，格式的改变为代价。（4）电子文件不再具有固定的存储载体，根据利用需要，人们可以采和不同的方式输出。（5）电子文件不再具有特定的字迹。人们可以根据需要以不同的字体，字号以将电子文件输出，无法从字迹上分辩其原始性。（6）目前电子文件的签署技术还不普及，我们还不能为每一份电子文件盖印或亲自签名，也就无法借助印章或签署的字迹来判断一份电子文件是否为原件。
2.电子档案管理需要信息化技术的支持。对于电子文件归档及其归档后形成电子档案的管理，需要计算机技术和数据通信技术的协同管理，如果档案管理人员不懂电子文件形成，存储，传输，检索，利用等技术，就无法对电子文件，电子文件归档及其归档后形成的电子档案进行管理，更无法达到长期保存和开发利用电子档案的目的。此外，对于档案管理人员来讲，怎样保证电子档案的可存或可取性，可用性，可理解性，怎样确定和保证电子档案的开放年限，保密级别，以及怎样解决跨馆利用等问题，都是必须要面对和解决的问题。
三、档案管理信息电子化的优点
所谓档案信息电子化，就是以馆室藏档案资料纸质或机读形式的为主要物质对象，用微机对档案文献进行收集，筛选和不同层次的加工，使之转化为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。其长处有（1）可以充分利用和发挥现有微机的潜能，提高利用率。（2）缩短二次文献信息的加工时间，提高档案信息的时效性。（3）档案信息电子化。可一次投入，多次产出，可改变信息加式工作受经费限制局面。（4）档案信息电子化，可使档案信息顺利地与最新技术接轨。（5）档案信息电子化，信息成果可多份拷贝。
四、加强档案信息电子化的措施
1.实施电子文档标准化管理。电子档案管理是一项极其复杂的技术工程，与纸质等载体档案截然不同，所以一开始就要充分注意到电子档案的各项管理标准，法规，制度的建立。制定出本单位的电子档案的管理规章和制度，制定统一的工作流程。
2.对电子文件的“原始性”概念进行重新界定。电子文件的自身特点使我们无法采用与纸质文件相同的标准和方法来判断它的原始性，这就需要建立一个新的“原始性”概念。对于一份电子文件来说，只要它的内容确确实实是当时，由原作者撰写或制作出来，此后从未修改过，我们就应该承认它是原始的。
3.加强办公自动化系统安全防护工作。首先要抓好信息存储载体制成材料问题。严把电子文件制成材料质量关，提高电子文件载体的保存寿命。一般应存入光盘，最好不用磁盘存贮，二是要保证计算机网络系统的运行安全，可设定登录限制，使用文件权限和文件属性等。三是做好数据库备份工作，保证信息安全。罩要在计算机系统上安装防毒软件，预防病毒，防止网络系统遭受到侵害，对电子档案的管理也应做到不坏，不丢，不散，不乱。
4.以人为本，建设复合型文档管理人才资源。电子档案管理，实质是一项档案技术工程的管理，电子文档管理的发展趋势，要求档案专业人员必须成为既能从事现代文书的处理和档案的管理，又难从事档案，又能从事档案，图收，情报等综合信息的管理，文档案室管理人员既要掌握文书知识和又要具备档案管理基础知识，熟练地掌握电子计算机软硬件技术，数字通信技术等。
五、电子文档管理的发展趋势
1.信息内容数码化。电子文件是将文字，图形，图像，影像，声音等信息，按照一定的格式转换为数码或符号，进行存储，传输，通过相应的软硬件技术还原后才能知晓。
2.文档处理一体化。在电子文件形成阶段，档案人员要参与，进行指导，使产生的电子文件能按归档要求归档，并能进行统一管理和长期保存，同时还要了解具有长期保存价值的电子文件产生背景，设计思想，数据形式，以及相应的电子计算机软硬件技术等。
关键词 政府采购 电子化 改革 采购信息 透明度
中图分类号：F812 文献标识码：A
新颁布的《中华人民共和国政府采购法实施条例》第十条规定，国家实行统一的政府采购电子交易平台建设标准，推动利用信息网络进行电子化政府采购活动。这条规定的出台，对于推动我国政府电子化采购改革提供了制度支持并指明了方向，为实现采购信息的公开透明奠定了基础。
1政府电子化采购建设现状分析
我国政府电子化采购建设起步比较早，包括中央政府、中直机关和各地省市政府，都在探索各种各样的电子化采购形式。经过多年的发展，目前我国的政府电子化采购建设还处于分散建设阶段，各个省市政府各自建设、互不联系，导致我国政府电子化采购建设还存在很多问题，主要表现在政府采购网络建设标准不统一、网站建设结构不合理、采购信息共享渠道不通畅、法制环境不成熟等方面，严重阻碍了政府电子化采购的发展，亟需推动政府电子化采购的改革，从而提升采购信息的公开透明度。
2政府电子化采购改革发展方向分析
从各个省市政府电子化建设情况可以发现，经过前些年的分散建设后，目前政府电子化采购建设相关技术已经非常成熟，能够实现从信息到评标的全程电子化，降低了交易成本、减少了人为干预、规范了企业行为、强化了全程监控，实现了采购信息的公开透明。但是由于分散建设，目前还存在很多问题，因此政府电子化采购改革发展方向应该是变分散建设为集中统一，从而从根本上解决网络建设标准不统一、结构不合理、信息不共享等问题，且从瑞典的政府采购也可以发现，实施政府采购的统一建设能够实现政府各部门业务的协同和功能的整合，节省资源，具有重要的意义。
3政府电子化采购建设研究
（1）加强领导组织机构的建设，保障工作的科学有序。瑞典政府电子化采购建设从一开始就由国家司法部统一负责建设、运行和维护，因此，为了推动我国政府电子化采购改革发展，首要问题是加强领导组织机构的建设，建立高效的组织管理机构，从而保障工作的科学有序。建议成立国务院采购中心，负责全国的水利、交通、机电等各类采购工作，下辖政府采购管理办公室，管理中央国家机关政府采购中心、中央直属机关采购中心以及各地省、市政府采购中心，负责政府采购工作的统一指导与协调工作，有关部门要积极配合，共同保障政府采购工作的顺利实施。
（2）规范网络建设的标准格式，确保工作的标准统一。在充分调研的基础上，由国务院政府采购中心制定统一的标准和格式，各个省市政府、中央直属机关以及中央国家机关均按照统一标准和格式独立制作或完善自己部门的门户网站并与主站链接，门户网站主要完成信息引导功能，用于帮助用户查找信息，从而实现用户的“一站式”服务。
（3）开展综合管理系统的集中建设，实现政府电子化采购的集中统一。目前供应商库、评审专家库、采购中介机构库的建设还处于分散阶段，各个采购中心数据不共享，造成重复建设和资源的浪费，不利于全国的推广。因此需要开展综合管理系统的集中建设，在全国范围内开展评审专家管理系统、供应商管理系统、采购中介机构管理系统以及企业诚信管理系统等子系统的建设，各个政府采购中心可以得到授权，下载使用子系统数据，从而保障数据库建设的综合统一，为政府电子化采购的集中统一奠定基础。
（4）完善信息共享机制，提升政府部门间的工作管理水平。当前各个政府部门间存在信息壁垒，降低了工作开展的效率，不利于提升工作管理水平。因此需要实行“协议式”信息共享机制，提高政府部门间信息交流共享水平，同时要制定信息安全标准，解决信息传递过程中的信息保密和安全问题，从而最大限度地加强政府部门间的工作沟通与合作，提升政府部门间的工作管理水平。
关键词：乡镇卫生院；医疗档案；信息化建设；建议措施
1.农村地区居民医疗健康档案概述
1.1 医疗健康档案的意义
健康不仅是人身体状况的一项重要综合指标，同时也是人的一项基本权利，更是人生财富的一种体现。狭义上的健康是指人的身体没有疾病，而广义上的健康则包含了心理健康及精神健康。完善的居民健康档案伴随人的一生，以个人健康为核心，覆盖了多方面动态信息的有机整合。当疾病发生时，能够依据人的综合健康状况，确定合理的治疗方案，获得更佳的治疗效果。
1.2 档案信息的主要内容
居民健康档案涵盖了姓名性别、出生日期、身高血型、病历病史等诸多方面，从本质上来说是对于个人的一种卫生服务记录。从建档日期开始，涵盖了人的整个生命过程，涉及到所有发生过的重要卫生事件。不仅要保证档案的真实性、完整性和连续性，还应保证其科学及可用 [1]。个人健康档案又可分为两个方面，一是对于各种存在或已发生的健康问题记录，二是以预防为导向的服务实施记录。
2.乡镇卫生院档案信息化概况
2.1 档案信息工作现状
我国的医疗卫生档案信息建设工作，已经从最初的纸质化档案管理模式，逐步过渡到电子化模式。一些大型医院的信息管理能力，已经达到或接近世界先进水平，实现了从采集、存储到管理、传输的一体化服务。乡镇卫生院由于起步晚、基础设施差，在档案信息化进程中存在着诸多先天不足。为此，党和政府出台了一系列的政策和措施，加大了医疗卫生改革的力度，加强了对农村地区的扶持，乡镇卫生院的信息化建设迎来了新的发展契机，得到了很大的改善。
2.2 信息化基础设施缺乏，地区间发展不均衡
医疗健康档案的信息化建设，需要一定的物质基础，更离不开一些的现代化设施和技术。由于乡镇卫生院大多地处农村地区，长期的城乡二元结构，使得农村地区的经济社会发展水平严重滞后于城市。尽管目前省市县三级卫生信息服务平台已初步建成，而到了乡镇一级却难以贯彻到底。整体而言，我国乡镇卫生院的档案信息电子化程度还处于较低的水平，存在着很多问题和不足。不仅与城市大中型医院存在着极大的差距，且地区间发展不平衡现象普遍。东部和中部经济交往发达的地区，乡镇卫生院往往有着较好的信息化建设基础，能够实现资源共享甚至远程治疗。而西部地区由于经济发展落后，乡镇卫生院的信息化建设长期停滞不前，极大的限制了医疗水平和环境的发展。
2.3 主观认识不足，资源利用率低
从主观上来看，一些乡镇卫生院由于观念落后，对档案信息的电子化工作重视程度不足。乡镇卫生院的经费本身就相对有限，大部分经费又用于到硬件设施之中，真正投入到信息化建设的资金少之又少。同时，档案信息的建设工作涉及面较广，从管理权限、到工作量分配、再到利益均衡，使得医疗系统内部存在着重重阻力。对于管理软件本身的价值，缺乏正确的认知，观念意识方面的滞后，对于信息化的安全存在颇多担忧，信息化之路更加任重而道远[2]。
医疗信息电子化起始于财务收费核算管理，逐步发展到电子病历、健康档案的收集和管理，以实现区域间的信息资源共享为成熟标志。对于乡镇卫生院来说，由于受到各方面条件的约束，档案信息的电子化管理水平相对较低。手工输入的方式普遍存在，不仅效率低下，且数据的质量难以得到充分保障。信息在医院内部缺乏有效流动，部门之间难以做到互联互通，造成了大量的信息孤岛现象，使得资源共享举步维艰。信息资源利用率的偏低，不利于医疗质量的改善，以及管理水平的提升。
2.4 标准规范不健全，人员素质不匹配
实现医疗档案的信息化管理，是基于基础工作的规范化和标准化而言的。由于开发和使用主体的不同，不同的档案信息管理系统存在着较大的差异性，往往局限于某一家医院或某一个专业。不仅缺乏统一的规范标准，水平更是参差不齐，难以做到全面推广。既不利于档案管理和服务水平的提升，也不利于信息资源的互通共享。一些地方仍然沿用纸质化时代的标准与模式，与电子化的要求显得格格不入。
任何工作的执行，人的因素永远是第一位的。现代化的医疗信息档案工作，需要具备较高的知识水平和业务技能，掌握从档案管理到信息处理的综合能力。而现有档案管理人员中，尤其是在乡镇卫生院，很多都是年龄偏大、文化程度不高、从一线岗位退居养老的职工。无论是知识层面还是操作能力，都与医疗档案的信息化要求相去甚远，即便拥有现代化的设施设备，依然难以发挥作用。
3.提升信息化水平的建议与措施
3.1 提高认识，转变意识
医疗健康档案是一项极为重要的工作，它是以人的健康为中心，关系到人民群众的切身利益。因此，必须从思想上提高认识程度，积极转变工作意识，将其作为一项基本的卫生服务工作来抓。从医院领导来的层面，要予以高度的重视和大力支持，从资金、政策、人员配备等方面予以适度的倾斜。在深刻理解档案工作意义和重要性的基础上，不断提高档案工作的管理水平，加快档案信息电子化的进程。档案工作人员要增强主动服务的观念，加强自身业务和技能的学习，遵循良好的职业道德，更好的为人民群众服务。要认真落实好关于各级政策和文件的精神，因地制宜的找出加快档案工作信息化发展的方法，不断提升基层乡镇卫生院的电子化办公能力和水平[3]。
3.2 加大资金设施投入力度，加强新技术的推广应用
各级地方政府要加大财政资金的投入力度，并确保资金充分由于医疗健康档案的信息化建设之中，以及经费的连续性。酌情提高档案工作人员的工作补助，以调动其工作的积极性。加强对基层乡镇卫生院的物资供应保障，尤其是涉及到档案信息化建设所必须的基础设施。按照相关标准配备足够数量的计算机，引进技术条件较为成熟的软件管理系统，对现有的档案存储条件进行改善，从根本上确保基础设施的数量和水平。加强新技术的推广应用，以云计算服务为例，无论是功能系统还是网络存储，都有着强大的功能和应用价值。不仅简化了设计与开发的环节，更加提高了系统的更新和升级速度。
3.3 提高信息安全共享，深度挖掘业务潜能
工作的开展，是依据一定的制度和标准而进行的，管理工作的水平直接影响到整体工作的质量。各级主管部门和医院本身，还要逐步完善信息化建设的规范标准，建立健全各项工作的规章制度。相关部门应积极对标准和制度进行协商讨论，形成合理的、具有权威性的书面规范。应当从法律、制度等方面予以约束，对相关的各个环节进行充分评估，以保障档案信息的安全。
通过打造一支专业化的档案管理人员队伍，以提升医院整体的档案信息化工作水平。充分发掘现有基础设施的潜能，加强对计算机等设备的开发使用，努力提升设备的利用率和工作效率。加强部门之间、机构之间的信息互认与共享，提高数据的对接与分析处理能力，实现档案信息的高度接轨。坚持以需求为导向，加强软硬件建设，促使乡镇卫生院的档案信息电子化水平，不断迈上新的台阶。
参考文献
[1]赵琦，赵根明.我国部分地区乡镇卫生院现状与对策研究[J].中国卫生资源.2009（12）
关键词：勘察设计；档案资料管理；电子信息化
近年来，电子信息不断普及，这就为档案管理创造了良好的发展机遇，档案管理工作越来越向着信息化、专业化、数字化方向发展，而勘察设计单位的档案管理工作也必须适应信息化时代大环境。如今，勘察设计单位的档案管理工作已经难以适应社会经济的发展，所以勘察设计单位档案管理工作必须适应时代要求，实现勘察设计单位档案资料管理电子信息化。本文是就勘察设计单位档案管理电子信息化的必要性进行论述。
1 勘察设计单位勘察设计单位档案资料概况
勘察设计是每一项工程必不可少的环节。近些年我国经济不断发展，基础设施也在不断完善，各项工程也不断进行着，勘察设计单位也随之得到长足发展。而档案管理作为勘察设计单位工作的重要组成部分，在勘察设计单位工作中有着重要作用与意义。
勘察设计单位的档案主要涉及人事档案以及勘察资料档案两部分，人事档案是我国人事管理制度的一项重要特色，它是个人身份、学历资历等方面的证据，与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有法律效用，是记载人生轨迹的重要依据。勘察设计单位人事档案则是国家人事档案的组成部分，是勘察设计单位工作人员在进行工程勘察期间的出勤、工作及各种创新奖励、荣誉的真实历史记录，是勘察设计工作人员工作及其今后选拔、任用、考核的主要依据。勘察资料档案是勘察设计单位在勘测、规划、设计活动过程中收集的资料，包括图表、声像、图纸、文字以及计算性形式保存的勘察材料。勘察资料档案是勘察设计单位工作成就的历史记录，是勘察设计单位非常宝贵的信息资源，勘察资料档案是勘察设计单位发展的重要保障。
2 勘察设计单位传统纸质档案
纸质档案是勘察设计单位传统的档案管理方式，其地位不断受到新型的档案载体的冲击，其弊端缺点在科技不断创新的当代表现也越来越突出，很难适应当代勘察设计单位档案资料管理的需要。1、纸质档案受环境因素影响大。在高温、潮湿、光感强、有有害气体的环境里，在氧化剂的作用下纸质档案容易发生氧化反应，氧化纸张，使其受损变碎，从而损害了纸张上的档案资料，变得模糊，使其失去了其价值，这对勘察设计工作带来了巨大的损害，影响了工作进程。2、在勘察设计中会有大量资料与数据，纸质档案储存会产生大量的纸张，这样便会占有大量的储存空间。而勘察设计的档案类型多种多样，各种分类就会需要不同的档案室与档案架，这些档案室与档案架的设置需要大量的资金。3、勘察设计方案资料多种多样，纸质档案管理方法对这些勘察设计方案资料分类需要消耗大量的人力、物力、财力，同时对档案管理者也是一种负担。4、勘察设计的纸质档案资料甚多，携带不便而且受灾害影响也大，遇到自然灾害或人为灾害时，会有巨大损失，不容易挽回。
3 勘察设计单位电子信息档案
3.1 概况
电子档案是通过计算机磁盘等设备进行存储，与纸质档案相对应，相互关联的通用电子图像文件集合，通常以案卷为单位。勘察设计单位的工作人员将收集的资料以计算机光盘、磁片等化学磁性材料为载体，储存在云盘或磁盘里。
3.2 特点
1、档案信息的非人工识读性：电子档案不需要人工识读，它由计算机储存制作而形成，它通过计算机解码装换成人们能认识的符号字体然后被人们认识和使用。
2、档案信息存储的高密度性：电子档案储存在虚拟的空间里，它以磁盘和移动硬盘为载体，储存空间大，可以储存海量的信息。但不占用与其比例相等的空间，便于携带查阅。
3、档案信息与载体之间的可分离性：电子档案储存在虚拟空间里，可以没有固定现实位置，不需要通过纸质载体来传输，其以非实体的方式进行管理加工、复制传输、携带阅读。具有超时空的共享性。
4、多种信息媒体的继承性：电子档案继承了各种信息媒体的特点，它把文字、图像、动画、声音等汇聚一身，方便了勘察设计工作人员的查阅。
5、电子档案对系统依赖性：电子档案是需要高科技支持，它的储存与阅览需要电子软件与硬件来实现。
4 勘察设计单位电子档案较传统纸质档案的优势
4.1 共享性
勘察设计单位电子档案的共享性是指同一份电子档案超越时空，不受时空限制，实现电子档案的共享。而纸质档案大多是独份，有固定的时空限制，难实现共享。
4.2 多样性
勘察设计的电子档案形式多样，有文字，有声音，有动画及视频，以多种形式呈现在需求者面前，而且电子档案易于修改，如改变其格式、内容、及错误点，使电子档案变得更加灵活便携，使用效率大大提高。而纸质档案形式单一，对纸质档案的修改不易进行。
4.3 经济环保性
科技进步，电脑应用也随之普遍，因此勘察设计的电子档案是既经济又环保的有效手段。电子档案在网络环境下，利用电脑网络的虚拟性拥有虚拟的储存空间，其通过电脑网络的共享性来实现电子档案的传输与利用，从而减少了资源的浪费；而纸质档案需要大量的纸张与人力去整理，这样既不经济又不环保。
4.4 保护原件性
电子档案再利用时可以减少文件的损耗，方便使用者重复使用，而纸质档案受各种因素影响容易损耗原档案的资料，不利档案的保存。
4.5 便于传输性
电子档案可以通过网络虚拟传送，穿越时空限制进行电子档案的传输，大大提高了档案信息资源的可用性。而纸质档案需要多种传输媒介，而且有时间的限制，不利提高档案利用效率。
结论：从上述的论述与对比我们可以明显看出勘察设计单位档案电子信息化的优越性，它是传统纸质档案所无法比拟的，因此勘察设计单位档案资料管理实现电子化信息化是勘察设计单位档案管理工作的内在要求，是适应时代要求的，是非常必要的。
参考文献
[1] 中华人民共和国国家档案行业标准归档文件整理规则.中华人民共和国国家档案局2000-12-06批准，DT/T22-2000
[2] 杨策媛、秦艳.《电子档案的特点与管理》，2011
关键词：电子化 基本建设档案 信息资源 资源共享
随着计算机技术在基本建设全过程管理中的应用和普及，必须把文档一体化的管理理念延伸到基建档案的管理工作中，对基建档案实行纸质文件、图纸等的电子化管理，是对基建档案的完整性、系统性和准确性的有效控制。计算机网络技术的发展，为基建档案管理软件在基建档案管理中的运用提供了技术支撑，基建档案管理软件网络版可以在一个单位内部或网络多用户的环境下，由不同的角色完成基建档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、利用、编研等工作，并通过系统管理权限的设定，实现基建档案信息资源共享。那么，如何实现电子化背景下基建档案信息资源的共享呢？笔者认为应做好以下四个方面的工作：
1 基建文件材料收集必须重视电子文件的来源
基建档案是直接记述和反映基建活动的文件材料，必须尊重基建文件材料的来源原则，基建档案来源于建设单位、审批部门、设计单位、施工单位、审计部门、财务部门等环环相扣的职能部门。基建档案材料由工程前期、中期、后期三个阶段组成，即立项目阶段、实施阶段、试运行及竣工验收阶段。三个阶段由不同的单位与部门根据不同的职责形成了成套性基建档案材料。其形成的规律是遵循基本建设的程序，既从基本建设中长期计划，项目建议书、可行性研究到地质、水文、消防、抗震、初步设计、施工准备、施工图设计、招投标、施工至初步验收、试运转、竣工验收、工程审计、决算等各阶段文件材料的形成到转化为档案的分类、整理、编目是一个完整的运动过程。在实际工作中，要将基建文件材料管理工作纳入工作计划，纳入工程建设工作程序及管理部门职责范围和相关人员的岗位责任制，以保证工程文件材料收集齐全完整、准确系统。各单位、各部门要根据基建活动不同的阶段，不间断地对基建电子文件的内容、结构、背景等信息进行及时、全面的收集，并使电子文件的主体信息与相关信息形成整体结构，保证电子文件的齐全完整，为实现数据资源共享打下良好基础。
由于基建文件材料的来源是多方面的，其产生的文件材料没有采用统一格式的电子文档，某些单位只能形成纸质材料。这就要求立档单位要注重对不同来源的文件材料、图纸、计算书等进行电子数据的转换工作。对纸质材料进行电子扫描处理，对于立档单位基建档案管理软件数据不能兼容的电子文件进行数据接口，这样才能确保基建档案系统文件材料数据来源的齐全完整与准确。
2 使用统一标准的档案软件，为基建档案数据资源的共享提供良好的介质条件
基建档案数据资源共享的实现比文书档案数据资源共享要困难得多，因为基建档案的形成是跨系统、跨部门，而各系统、各部门还没有使用相同的档案管理软件，如果各单位不是使用统一的基建管理软件，就会存在着系统文件格式标准和数据库的设置不同等问题，这将影响数据资源共享的实施。
在基建档案管理软件功能方面，软件实用性和灵活性两方面要完美地结合。实用性指的是软件的总体模块设置，要符合基建档案管理工作的范畴。软件界面设置的人性化，档案人员跨入计算机管理档案的门槛就会变得很低。因为，人机对话界面的合理性、易懂性，能使档案人员迅速地驾驭计算机。档案人员在操作中遇到困难时，软件能在线提供清晰明确完整的解决问题的帮助信息。另外，软件在一定的范围内应具备灵活性，一是根据不同行业的需求和基建工程管理流程，由用户自行配置系统模块的衔接和使用权限的审核。二是经常使用的子系统，如著录、检索、立卷归档等模块，能提供档案人员根据本单位的管理需求，自主进行数据项的设置，其包括灵活的科技文件材料实体分类、标准著录与动态著录、报表灵活设计与输出等。这样，才能适应不同的行业运用计算机管理基建档案。基建档案管理软件必须具有较高的安全性能，包含数据存储的安全性、系统必须提供多种存储备份方法，保证数据的安全；数据要有相应级别的安全管理措施，防止被非法修改、删除，保证数据的原始性。总之，基建档案软件要让使用人员一看就懂，一用就会，基建档案数据各种操作都应便于掌握，易于操作。只有使用统一标准的基建档案管理软件，才能够为基建档案数据资源的共享提供良好的介质条件。
3 基建档案电子文件格式著录必须标准化
基建档案在基建活动中形成的文件材料，根据载体可以分为文书文件、图纸、计算书。要建立基建档案数据资源共享的著录和检索体系，在各个工作阶段各个职能部门中对文书文件、图纸、计算书等信息进行著录存储。著录的条目和电子文件数据的格式要标准化、规范化，以建立专业性、地区性或全国性的文件中心和联机检索中心。由于文书文件、图纸、计算书等文件材料形成单位不同，因此基建档案管理软件中的工程文件管理模块、设计文件管理模块、施工管理模块、监理管理模块、审计部门管理模块、财务管理模块，如“正题名、第一责任者、时间、分类号、档号、缩微号、主题词”等要依据国家的《档案著录规则》标准进行设计；在对各类基建档案进行著录时，各模块所采用的字符、字段也必须一致；此外，单机版的基建档案管理软件也应该与网络版基建档案管理软件的著录格式一致；另外，文书文件、图纸、计算书等电子文本文件、计算机辅助图纸设计、计算书的数据格式也必须一致，这是因为目前的基建档案在运用计算机进行管理的过程中，还很难实现网络一体化管理，只能由产生基建文件材料的各来源单位把基建电子文件数据送到立档单位的档案保管部门，再由档案保管部门的立卷人员对基建档案资料进行数据转换。如果各来源单位的电子文件格式不一致，将会给档案保管部门在对基建文件材料进行立卷、编目时带来不利影响。
关键词：档案；电子化管理；现状；对策
中图分类号：G275 文献标识码：A 文章编号：1007-9599 (2012) 09-0000-02
计算机网络的发展对人们的工作、生活产生了极大的影响，科技的进步不仅提高了人们的生活质量，还对人们的日常工作模式产生了深刻的影响。电子化技术在各行各业得到广泛使用，档案的电子化管理无论是在档案的管理质量上还是管理模式上，都是以往档案管理模式所无法比拟的，档案电子化管理具有极大的优势。
一、档案电子化管理概述
（一）档案电子化管理概念。档案的电子化管理是指档案管理人员利用计算机硬件、档案管理软件系统和网络技术的手段，对档案资源实行计算机现代化管理的过程。档案电子化管理包括档案的收集、整理、卷内目录录入、文件上传和查阅、利用，是档案管理与现代科学技术结合的产物。档案的电子化管理实现了多种学科知识、多部门协作和多专业配合的系统化管理体系，是当今各行各业进行档案管理的趋势。现代电子化档案的发展改变了传统档案管理的弊端，在管理形式以及管理模式上都具有非常重要的意义。
（二）档案电子化管理的优势。传统的档案管理需要借用大量的纸质媒介，在档案的记录、使用以及交流过程之中都具有极大的不便，档案的电子化管理有效的解决了这些管理上的难题。首先，档案的电子化有利于保护档案的原件。档案具有重要的参考价值，过多的使用和借阅档案原件会造成档案原件的损害，甚至会丢失重要的资料。档案的电子化文件方便了人们的查阅，极大程度上保护了原件。其次，档案的电子化提高了档案管理部门的工作效率。人们只要输入要查找的关键字，计算机档案管理系统就能迅速调阅电子档案或定位该纸质档案存放位置，缩短了查找的时间，极大的提高了工作效率。再次，节省人力，减少经费的支出。原来的档案管理部门由于档案材料极多，需要大量的档案管理人员，管理部门不仅要投入大量的经费，还造成了管理部门的臃肿。此外，档案管理的电子化还对资源实现共享使档案成了“活”的记录，档案是用来做分析的，并非用来一味保留的，利用档案做数据分析，数据挖掘，这样我们的档案才有价值，我们的信息化也才更有动力！
二、我国档案电子化管理的现状
随着改革开放的日渐深入，全球化的信息浪潮和先进的技术早就席卷了我国的大江南北，我国的档案管理信息化、数字化在各行各业档案管理中已经普遍推广使用。但是，目前我国的档案电子管理还存在一定技术上和管理上的问题，需要我们进行正确的认识。
（一）对档案电子化管理的认识水平比较低。档案管理的电子化和信息化是在新时期新形势下对档案管理手段的创新，档案的电子化管理急需得到广大档案管理部门的正确认识和有效利用。但是长期以来人们对档案管理的电子化认识具有一定的狭隘性，一些人仅把档案管理的电子化和分类保存联系在一起，认为把卷内目录用计算机打印出来就是档案管理计算机化了；一些人认为电子化的管理不可靠，电脑若出现问题整个电子文档便不复存在了；有些人认为，花十几万甚至二三十万上套档案管理系统不值得；
（二）档案保密方面的问题。档案是单位的宝贵财富，档案的保密性与真实性是档案管理人员最为注重的。档案管理的电子化实现了管理的便捷，在很大程度上实现了资源的共享，但是也加大了档案管理的风险。计算机档案信息管理系统是以数据和查询为特征的数据库应用系统，数据库的安全，计算机系统正的常运行，都需要有相当计算机知识的人员来维护，档案管理人员目前还没有达到较高的计算机水平，档案管理的电子化对他们的工作带来了极大的挑战和不便。
（三）档案电子化管理技术上的问题。档案的电子化管理对计算机设备具有极强的依赖性，硬件方面，单机版的需要较高的计算机配置，网络版的需要服务器、交换机、网线等的支撑；软件方面，需要一支非常专业的计算机软件开发队伍，经过对档案工作深刻细致的调研，开发出档案管理软件系统，按照档案管理的要求科学地、标准地、规范地、简洁地完成电子档案的录入、生成、上传、查阅、销毁、各种报表统计等。此外，档案的电子化管理国家尚没有形成统一的规则，档案电子化管理的质量还有待提高。
（四）电子档案的法律效力问题。我们知道原始纸质的档案材料经相关部门的盖章，具有极强的法律效力。在查阅档案或者传达命令时都需要加盖印章的原始档案材料，电子版的档案在现阶段不具有很强的法律效力。电子版的档案目前只限于信息的通报和会议的通知，对于比较正式的人事任命和处理决定，相关部门还需要出示加盖印章的档案材料。电子档案还不能得到相关部门的认可，同样它也不具有很强的法律效力。
三、对档案电子化管理的几点思考
时代在进步，科技在发展，各行各业已经阻挡不住信息化技术前进的脚步。同时在这场信息技术革命中，各个行业都不能置身其外。档案的管理工作是一件技术性和保密性极强的工作，广大的档案管理部门以及档案管理人员要在现有管理技术的水平上加强对档案管理电子化的认识，在现有基础上完善档案的电子化管理。
（一）档案电子化管理技术的提高。广大的档案管理部门以及相关的使用部门之所以不信赖档案的电子化管理，主要原因还是档案电子化技术的不成熟。技术的革新是档案信息化的灵魂，档案电子化缺乏了技术上的支撑势必只是一句空话。首先，配备性能良好、质量可靠的计算机设备。这是档案管理部门进行电子化管理的保障。其次，设计出适合档案管理部门的档案信息管理软件，使档案管理实现真正的规范化、标准化、信息化、自动化、系统化。此外，档案管理部门还要提高档案管理人员的计算机水平，保证计算机软件和硬件的正常运行。
（二）维护电子档案的安全。档案极具重要的参考价值和历史价值，档案电子化管理的安全问题也是档案电子化管理最要注重的问题。首先，档案管理部门要保存一套完整的、真实的纸质档案原件，在电子档案丢失和损毁的情况下，可以进行电子档案的修复。其次，管理部门的信息共享机制要有严格的规划和限制，档案管理部门不能将机密的档案到互联网上，建立自己部门的信息网络和信息安全管理制度。此外，档案管理需要有安全的操作制度和使用制度，既做到对档案的方便使用，又做到对档案的严格保密。最重要的是做好数据库备份，常杀病毒，保证数据安全的。
（三）提高档案管理人员的素质。档案管理人员要摒弃以往传统手工管理的死板模式，传统管理下的档案里里外外都是老古董。档案的利用只限在一定范围内和少数人之中，对外提供服务的工作几乎没有开展，使许多有利用价值的档案成为死档案，严重制约了档案工作的自身发展。在使用新的管理手段时，要加强自身的业务素质。首先，管理部门人员要认识到电子档案管理的优越性，放下对档案管理电子化的戒备心理，在这场电子革命中充分实现管理手段的更新。其次，管理人员要定期进行学习，掌握先进的管理手段，在运用电子化技术进行档案管理的同时，做好电子档案的保密工作。此外，档案管理人员还要严防档案管理部门以外人员对档案的使用，加强本部门的保密制度建设，严格遵守本部门的使用细则和信息共享细则。在做好本职工作的同时，增强自身素质。
（四）转变观念，加强电子档案的法律效力。档案管理的电子化进程还是一个比较漫长的过程。在档案的电子化管理中，不仅档案管理部门的人员需要转变观念，加强对电子化技术的认识，相关部门也要改变传统的观念，改变对电子档案的认识。立法工作者还要结合国外的案例，对我国电子档案的法律效力做出正确的定位。世界范围内的信息技术革命是不可避免的，相关法律部门要配合档案管理人员做好档案的电子化管理，增强档案管理人员进行档案管理电子化改革的信心。相关的使用部门也要在认定中转变观念，承认电子档案的效力。
结语：
档案管理的电子化是档案管理部门迎合时展潮流的重要产物，档案的电子化管理趋势不可避免。档案的电子化管理在档案的使用、保存以及传送上都具有极大的便利，是对原有档案管理模式的更新。由于受以往档案管理模式的影响，现阶段我国范围内的档案电子化管理还存在一定的问题。档案电子化管理是一个复杂而漫长的过程，相关的管理部门要在现有管理技术的基础上加强学习，转变原有的观念和态度，增强对档案管理电子化的认识，真正实现档案管理的信息化、技术化、便利化。
参考文献：
[1]史桂芬.档案事业的电子革命[J].上海工程技术大学教育研究,2009,01
[2]高贵弟.浅谈电子文件归档与电子档案管理[J].蚌埠党校学报,2010,04
［关键词］ 档案管理； 电子化； 信息技术； 思考
［中图分类号］ G271 ［文献标识码］ A ［文章编号］ 1673 - 0194（2012）15- 0099- 02
加快档案信息电子化建设，实现档案工作各个环节的自动化，是实现档案工作现代化，提高档案信息管理系统整体功能的物质技术基础和重要手段。档案信息电子化是一项需要运用多种学科知识、多专业配合、多部门协作的复杂系统工程。2005年金沟河流域管理处档案室初步建成了文书档案处理信息系统，2009年完善了全处范围的局域网建设，使档案管理不断向信息电子化管理的目标推进。
1 档案信息电子化的作用
在办公自动化系统中，电子文件从起草、定稿到印发都在计算机上进行，它便于修改、复制的特性，使得在纸质档案中最能体现档案原始性的形式特征不复存在。电子文件是计算机文字处理中的最后一个文本，没有草稿与正稿的区别，文件与档案之间很难划定一条人为的界限。在信息电子化条件下，传统的档案工作开始引进现代化技术，使得档案工作中的技术含量明显增加，对档案管理工作造成非常大的影响。档案信息电子化的作用主要有以下几个方面：
（1） 档案信息电子化，可充分利用现代化办公设备技术，减少对纸张等自然资源的耗费，提高工作效率。
（2） 档案信息电子化，可改变信息再次利用受人员经费限制的影响，依靠个人即可较容易地根据需要进行再开发，避免了因外在因素的限制，使档案工作者的劳动成果利用较难的现象。
（3） 档案信息电子化，可利用计算机网络，使电子档案方便地传输共享，单位领导及相关人员可方便快捷地得到所需的文件资料，有效地提高了服务质量。
2 实现档案管理电子化应注意的问题
本文结合金沟河流域管理处在档案管理电子化中遇到的问题，谈一些粗浅的看法。
2．1 实现档案管理电子化，首先应做到档案标准化、规范化
在推进档案管理电子化的过程中，主要问题不是硬件设备的不完善，而是软件的功能与单位的实际工作不一致，使用中有许多不便的地方，存在档案标准化、规范化滞后和应用软件太多太乱等问题，对整体应用水平的提高带来了较大的不利影响。要推进档案电子化建设，必须考虑档案工作的各个方面和细节，做到档案标准化、规范化，才能发挥系统的作用。
2．2 电子化系统的开发应注重系统整体水平的提高
档案信息电子化系统的开发应注重整个系统功能的完善，组成系统的各个子功能模块都应周密考虑，特别应重视网络功能的利用，这样才能充分提高系统的综合能力。部分功能模块或一个重要模块的不完善，都可能造成系统应用水平的低下。系统开发完成后，应进行充分的测试，针对单位的实际应用，逐一检测每个功能模块，通过不断细致的修改完善，使系统的整体管理水平有较大的提高。
2．3 重视档案信息数据库的建设
档案电子化管理的核心和基础是档案信息数据库，档案信息数据库是指在计算机上存储的相互关联的，具有一定组织结构的档案信息数据的集合。数据库建设中一定要统一认识，软件开发人员同档案业务人员应充分沟通，协同配合，明确档案数据的收集来源，针对不同的来源和类型，做好信息数字化的处理、归档，方便后期信息数据的录入。同时，要面向应用，充分考虑计算机软硬件平台的飞速发展变化，不断完善数据库的内容结构。
2．4 应制订切实有效的技术方案
在实现档案管理电子化的过程中，应根据本单位的情况，实事求是地分析现状，充分考虑本单位的发展需求及先进技术的未来发展，制订出切实可行的方案，追求经济与效益的最优比，避免追求大而全，高标准高档次，造成系统设备购置后不能充分利用，投资浪费现象的发生。
要充分做好归档电子文件的技术处理工作，保护电子文档的安全。通过采取技术手段，将已归档的电子文件进行安全处理，保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性。
要解决好电子文件的保存问题。要根据不同存储介质的特性，注重外界光、水分、灰尘、磁场等对电子文件的影响，加强防护，同时做好定期检查和备份，以保证电子文件中原始信息的长期保存。
2．5 根据单位实际加强管理
档案信息电子化的管理，最终目的是要做到集中管理和方便应用相结合。由于历史的原因，在不少的单位都不同程度地存在集中统一管理不力和使用不方便的问题。通过电子化的推进，使用不方便的问题可逐步解决。但是，集中统一管理问题，因许多档案信息归类到单位内不同的部门，由各自管理，未归入档案部门进行管理，使档案信息电子化系统信息不全，形成信息分割，一方面造成资源浪费，另一方面也影响了信息的使用。
2．6 重视人才管理
档案信息电子化的最终落实，要通过档案管理人员的应用来实现，其素质水平的高低直接影响电子化水平的应用效果。对于单位来说，应加强组织领导，有针对性地进行业务培训，使档案管理人员其基本掌握信息技术的新知识，熟练系统的操作；档案管理人员要加强自身的学习，不断补充新知识，努力钻研业务，以适应信息时代档案事业的发展要求。
总之，档案信息电子化管理的最终目的在于开发应用，离开推进应用水平的提高，就脱离了实际。实现档案管理的电子化，要充分考虑单位的实际情况，统筹兼顾，循序渐进，利用先进技术，逐步完善系统的各项功能；同时，在建设过程中，要充分调动各方面的积极性，通过深入分析与电子化相关的诸多方面的情况及发展趋势，分析存在的问题，寻求解决的途径，以达到提高档案管理水平的目的。
主要参考文献
[关键词]电子化采购；信息化；优势；策略
[中图分类号]F253.2 [文献标识码]A [文章编号]1005－6432(2009)02－0134－02
电子化采购是指通过互联网，借助计算机管理企业的采购业务，即网上采购。具体讲就是通过建立电子商务交易平台，采购信息，或主动在网上寻找供应商、寻找产品，然后通过网上洽谈、比价、网上竞价实现网上订货，甚至网上支付货款，最后通过网下的物流过程进行货物的配送，完成整个交易过程。
1 电子化采购优势分析
电子化采购使企业通过网络寻找合适的供应商和物品，随时了解市场行情和库存情况，编制销售计划，在线采购所需的物品，并对采购订单和采购物品进行在途、台账和库存管理，实现采购的自动统计分析，网上采购使采购流程得以优化，并在降低采购成本、提高采购效率、增加采购透明度等方面使采购企业和供应商双方受益，实现“双赢”。
1.1 电子化采购可使企业掌握采购主动权
首先，企业根据自己的实际需求，通过网络公布采购的物品及其采购的要求，要求供应商按需求提供采购物资，从而减少了采购的盲目性；其次，企业利用网络所需的物品，供应商展开网上价格和质量竞争，中标者将质优价廉的商品配送到指定地点；最后，企业可以通过网络随时和供应商进行沟通，以便及时获取售后服务。
1.2 电子化采购可使企业降低采购成本
网上采购扩大了供应商范围，从中选择报价和服务最优的供应商，突破传统采购供应商数量的局限性，实现本地化采购向全球化采购的转变。同时，网上采购可节省差旅费开支，通过网站信息的共享，实现无纸化办公。
1.3 电子化采购可使企业提高采购的透明度
电子化采购是通过将采购信息在网站公开，采购流程公开，避免交易双方有关人员的私下接触，由计算机根据设定标准自动完成供应商的选择工作，有利于实现实时监控，避免“暗箱操作”，提高了采购商品和采购价格的透明度。
1.4 电子化采购可使企业提高采购效率
首先，企业利用互联网可快速获取信息和传递信息，节约了寻找所需物品的时间，企业也可根据自己的要求自由设定交易时间和交易方式，缩短了采购周期；其次，电子化采购实现了采购信息的数字化、电子化，提高了采购的准确性；最后，采购流程的自动化有效地提高了采购的管理效率。
1.5 电子化采购可使企业优化采购管理过程
电子商务采购是在对业务流程进行优化的基础上按软件规定的标准流程进行，可以规范采购行为和采购市场，有利于建立一种比较良好的经济环境和社会环境，减少采购过程的随意性；同时，网上采购实现了企业采购行为集中统一，既能降低采购价格，又能使采购活动统一决策，协调运作；另外，电子化采购是一种“即时性”采购，使企业由“为库存而采购”转变为“为订单而采购”，提高物流速度和库存周转率，实现采购管理向供应链管理的转变，达到逐步由高库存生产向低库存生产的目的，直至实现零库存生产。
1.6 电子化采购有利于强化供求双方的业务联系
网上采购把大量的买方和卖方聚集在一起，形成公平的市场交易价，供求双方在公平价格的基础上建立起长期的、互利的、信息共享的合作关系，以保证双方共同利益，实现“双赢”的目的。
1.7 电子化采购有利于提高企业的价值创造力
电子化采购的价值创造能力表现为现代企业在网络环境下的企业竞争力、生存能力和发展能力。具体可以表述为企业充分利用网络的搜索能力、交易能力，通过对企业内部、外部的各种有形资源、无形资源的整合，降低采购成本，提高企业管理效率，增强企业的竞争力。
2 电子化采购实施策略
电子化采购不仅影响到企业的采购流程，还将从根本上改变企业的运营方式，企业只有内外结合、“软(件)硬(件)兼施”，才能建立一套运行良好的电子化采购体系，才能充分发挥电子化采购的优势。
2.1 实现企业内部的信息化
电子化采购必须有内部信息系统做支持，企业只有建设内联网，应用ERP管理系统，把企业进货、销货、存货、生产及财务、计划等各个环节通过网络连接起来，再把内联网延伸到企业外部，与电子化采购系统对接，才能有效发挥电子化采购的优势。
2.2 采用适宜的电子化采购软件
实施电子化采购要求把填写订购单、审核订货单、联系供应商、选择供应商和采购结算整个电子化采购流程通过网络并借助计算机软件来实现，因此，电子化采购必须建立在Internet基础上，包括CA认证、支付功能、定价服务、集成功能等，能和ERP及办公自动化等后台系统集成。同时，采购软件要简单明了，易于操作。
2.3 坚定不移地推进电子化采购和强化人员培训
企业领导要认清电子化采购是企业采购的发展趋势，充分认识到电子化采购的优势，特别是在提高企业竞争力方面的重要作用，坚定不移地、有计划、有步骤地推动企业电子化采购的实施。
2.4 尝试现代企业电子化采购新方式
①使用电子采购卡。采购卡的使用明显减少了当地采购的费用，其费用节约主要体现在减少了书面工作，缩短了供应商确认和订单处理的时间，减少了采购工作量。②建立网上采购中心。建立采购中心是电子化采购的又一大创新，它将拥有相同产品种类、不同供应商的产品目录在线整合在一起，进行联合在线采购，从而获得价格优惠，增强了自身的采购能力。③集成采购/支付系统。集成采购/支付系统提供不同的分析程序，控制购买和支付决策。通过单一文件维护所有相关的供应商数据，并与支票支付系统接口。
3 电子化采购的实施步骤
电子化采购是通过相关的应用软件来实现的，不同的管理软件提供的解决方案不同，但其基本步骤都是一致的，主要包括：
第一步，要进行采购分析与策划，对现有采购流程进行优化，制定出适宜网上交易的标准采购流程。
第二步，建立网站。可以通过虚拟主机、主机托管、自建主机等方式来建立网站，特别是加入一些有实力的采购网站，通过它们的专业服务，可以享受到非常丰富的供求信息，起到事半功倍的作用。
第三步，采购单位通过互联网招标采购信息详细说明对物料的要求，包括质量、数量、时间、地点等，对供应商的资质要求等。
第四步，供应商登录采购单位网站，进行网上资料填写和报价。
第五步，对供应商进行初步筛选，收集投标书或进行贸易洽谈。
第六步，网上评标，由程序按设定的标准进行自动选择或由评标小组进行分析评比选择。
