时间：2022-10-05 17:15:38
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇会议通知，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
用英文写会议通知，首先要在首行写上被通知的对象，具体应该怎么写英文版的会议通知呢?下面小编给大家介绍关于会议通知英文范文的相关资料，希望对您有所帮助。
会议通知英文范文一To: All Managers
The next Monthly Management Meeting will be held at 10:00 a.m.on Monday, April 5, in Meeting Room A.
Following is the agenda for the meeting:
1.Purchase
of New Office Computers
2.Extension
of Summer Holidays
3.Budgetary
Control
If there are any other items you would like to be placed on the agenda, let me know by e-mail by the end of this week.
Thank you.
John Doe
会议通知英文范文二To: All Managers
The next Monthly Management Meeting, previously scheduled for Monday next week, has been rescheduled for Friday, April 9, same time, same place.
John Doe
会议通知英文范文三Notice of Annual Meeting of Shareholders
年度股东大会通知
The annual meeting of shareholders of the BeijingNew Oriental Education and Technology Group will beheld at Beijing International Club,
北京新东方教育科技集团年度股东大会将于
1 Jianguomenwai Street, in Beijing, on Monday,February 13, 2013, at 10:00am,
2013年2月13日(星期一)上午10时在北京市建国门外大街1号国际俱乐部举行。
for the following purposes:
会议目的如下：
1)To elect a full board of 8 directors of the Group;
1)选举集团的8人董事会;
2)To consider and act upon the appointment of independent auditors for 2013;
2)遴选并任命2013年独立审计员;
3)To transact such other business as may properly come before the meeting.
3)处理此次大会之前可能发生的其他业务。
An oral report on the affairs of the Group will be presented at the meeting,
会上讲进行关于集团事务的口头汇报。
and an audited report of the Group's financial affairs will be available for inspection by anyqualified shareholders.
任何有资质的股东均可查阅集团财务状况的审计报告。
By order of the Board of Directors.
一、会议通知的基本作用
会议通知是把参加会议的有关事项告知与会者的会议文书。
会议通知具有如下几个方面的作用：一是可以传递有关会议的性质、内容、方式、时间、地点等基本的会议信息，以便与会者提前做好充分准备，按时赴会。二是可以借助于它来收集与会者提出的议题、对会议议程的意见、提交的论文或报告以及其他需要在会议上进行交流的文件，以便进一步完善议题与议程，审定或筛选论文、报告和其他交流性文件。三是有关人员可以用它来向会议组织者反馈与会者的有关信息，如姓名、职务、职称与人数等，为会议的接待服务工作做好准备。四是可用它来履行相关义务。在一些法定的会议中，正式成员具有出席会议的法定权利，向他们发出会议通知，是会务工作机构的法定义务，同时也是对与会者的尊重。
二、会议通知的规范格式
会议通知的告知项目必须齐全、明确、具体。会议通知的一般结构包括标题和正文两个部分。会议性质、规模、重要性不同，会议通知的写法也不同。
（一）小型会议会议通知的格式
小型会议会期不长，告知事项简单，会议通知的写法也相对简单一些，一般结构是：
1.标题：一般写“会议通知”，或“关于召开×××会议的通知”，不宜只写“通知”，甚至不写标题。
2.正文：写明会议的时间、地点、内容、出席（列席）人及与会的有关要求等。
（二）大型会议会议通知的格式
大型会议或重要会议会期较长，内容丰富，告知事项比较多，会议通知的写法就相对复杂一些，一般结构是：
1.标题：通常的写法是“×××会议通知”或“关于召开×××会议的通知”。
2.正文：通常包括开会的缘由、赴会应知事项和要求等。开会的缘由要写明会议的原因、目的、任务；赴会应知事项要写明会议的内容、议题、时间、地点、出席人员、报到时间、报到地点及方式、应带材料、注意事项等，有些会议通知中还要说明代表资格、名额分配等事项。
3.说明：写明有关的联系方式、电话、联系人等。对外地与会者，通知中要说明接待办法。
三、常见会议通知的写法
（一）政府会议通知
××市人民政府办公厅关于召开全市审计工作暨表彰先进集体和先进个人会议的通知
（会议通知[20****]9号）
各区人民政府，市府各部门，各企事业单位：
市政府决定召开全市审计工作暨表彰先进集体和先进个人会议，现将有关事宜通知如下：
一、会议时间和地点
20****年3月10日（星期五）上午8：30在市党政大楼会议厅报到，9：00准时开会，会期半天。
二、会议内容
传达全国、全区审计工作会议精神，总结全市20****年审计工作，部署20****年全市审计工作，表彰先进。
三、参加会议人员
各区政府分管审计工作的副区长，各区财政局长、审计局长（由各区政府通知）；市政府各有关部门分管财务领导、财务科长及有关内审机构负责人；市属有关企事业单位负责人、财务科长及内审机构负责人；驻市有关单位负责人及内审机构负责人（参会名单附后）。
四、其他事项
1.参加会议人员必须按要求准时参加会议，无特殊原因不得请假，确需请假须向市政府办公厅提出申请。
2.邀请市人大、政协各一位领导出席会议。
3.新闻单位到会采访，由政府新闻办公室负责安排。
附件：参加会议名单（略）
二六年三月七日
（二）学术年会会议通知
××省高等学校计算机教育研究会20****年学术年会会议通知
根据20****年××省高等学校计算机教育研究会第一次常务理事会会议决定，××省高校计算机教育研究会20****年学术年会定于7月15日到7月17日在××大学软件技术学院召开，请各高校、各会员单位选派有关教学管理人员和教学一线的教师参加，现将会议有关事项通知如下：
一、会议主题
创新与计算机教育。
二、研讨的主要内容
1.计算机科学与技术及相关专业课程体系、教学模式改革研究。
2.计算机公修课程教学研究、计算机实践教学研究。
3.研究会理事会换届（本届推荐理事请务必参加）。
4.研究会成立十周年纪念活动。
5.其他。
三、征文要求
论文应具有新思想和新观点，并未在其他会议或国内外公开刊物上发表过。论文包括题目、作者姓名、作者单位、摘要、关键词、正文和参考文献。论文一律用A4纸打印，并复印60份，提交大会。凡符合大会会议主题的研究论文可在会上进行交流（参加会议报到时交会务组），文章作者可以申请由研究会组织的论文评奖。本次年会将评选优秀论文，向《计算机教育》杂志推荐发表。需要在大会发言的与会人员，请提前告知会务组。
四、会议费用
1.每人会务费、资料费××元，交通、食宿费用自理。
2.各团体会员单位交20****年团体会员费××元。全国高等院校计算机基础教育研究会的会员单位交20****年全国研究会会员单位费××元。
3.参加论文评奖的文章，每篇文章交评审费××元。
4.非会员单位交费××元，安排10分钟左右的大会发言；大会设有展台，每个展台费用××元。
五、报到注意事项及报到地点
××市××北街与××路交叉口御花园××宾馆（原××工业大学南门向南50米路西）。乘车路线：乘6、28、1****路公交车到文化路工学院站下，沿红砖路到工学院南门。报到时间：20****年7月15日下午6点以前。
联系人：×××
联系电话：0××638888××（办）、0××686863××（小）、139385619××
电子信箱：lxx@
××省高等学校计算机教育研究会
××大学软件技术学院
20****年6月15日
（三）年度股东大会会议通知
×××水泥股份有限公司20****年年度股东大会会议通知
（20********25）
本公司及董事会全体成员保证信息披露的内容真实、准确和完整，没有虚假记载、误导性陈述或者重大遗漏。
经公司第三届董事会第十次会议决定召开公司20****年年度股东大会，现就股东大会的有关事项通知如下：
一、召开会议基本情况
1.召开时间：20****年5月25日上午8：30时。
2.召开地点：××省××县×××宾馆五楼会议室。
3.召集人：公司董事会。
4.召开方式：现场投票。
5.出席对象：（1）凡是20****年5月16日下午收市时××证券登记有限公司登记在册的本公司全体股东均有权出席股东大会，并可以委托人出席会议和参加表决，该股东人不必是公司的股东。（2）本公司董事、监事、高级管理人员。（3）公司法律顾问。
二、会议审议事项
1.提案名称：（1）审议《公司20****年度董事会工作报告》；（2）审议《公司20****年度监事会工作报告》；（3）审议《公司20****年度财务决算报告》；（4）审议《公司20****年年度利润分配预案》；（5）审议《公司续聘会计师事务所议案》；（6）审议《修改〈公司章程〉部分条款的议案》；（7）审议《修改〈公司股东大会议事规则〉部分条款的议案》；（8）审议《修改〈公司董事会议事规则〉部分条款的议案》；（9）审议《修改〈公司监事会议事规则〉部分条款的议案》；（10）审议《预计公司20****年全年日常关联交易议案》；（11）审议《×××水泥股份有限公司对外投资议案》；（12）审议《关于公司与×××水泥有限责任公司签订供货服务关联交易合同的议案》；（13）审议《关于公司与×××机电工程有限公司租赁经营合同的议案》；（14）审议《关于公司与××建筑安装有限公司租赁经营合同的议案》；（15）审议《关于为×××水泥有限责任公司提供银行贷款资产抵押的议案》。
2.听取公司独立董事20****年度述职报告。
3.披露情况：以上提案的具体内容见20****年1月5日、20****年1月24日、20****年3月21日、20****年4月25日刊登在《××证券报》和《××时报》的20****02号公告、20********号公告、20****08号公告、20****10号公告。
4.特别强调事项：《修改〈公司章程〉部分条款的议案》需特别决议审议通过。
三、现场股东大会会议登记方法
1.登记方式：（1）法人股东凭营业执照复印件、法人授权委托书、出席人身份证、股东账户卡到本公司证券部办理登记手续；（2）社会公众股东应持本人身份证，股东账户卡及证券商出具的有效股权证明办理登记手续；（3）受托人持本人身份证、授权委托书、委托人身份证、股东账户卡及证券商出具的有效股权证明办理登记手续；（4）异地股东可以用传真或信函方式进行登记。
2.登记时间：20****年5月18日—20****年5月22日（8：30—17：00）。
3.登记地点：×××水泥股份有限公司证券部。
四、其他事项
1.本次会议会期半天，出席会议者食宿、交通费自理。
2.会议联系方式。
通信地址：××市高新开发区京东北大道××科技园×××水泥股份有限公司证券部
邮编：3300××
联系电话：0××81610××
传真电话：0××81610××
联系人：××××××
五、授权委托书
兹委托先生（女士）代表本人（单位）出席×××水泥股份有限公司20****年度股东大会。
委托人股东账户号：
委托人身份证号码：
委托人持股数：
委托权限：
委托人（签名）：
受托人身份证号码：
受托人（签名）：
受托日期：
现将有关事项通知如下：
一、会议内容：
二、参加人员：
三、会议时间、地点 ××厂 ×年×月×日 中涂协（XX）协字第018号 关于召开XX年颜料行业工作会议的通知 各颜料企业及涂料相关单位： XX年是我国“十一五”规划开局的第一年。如何在新的一年乃至整个“十一五”期间进一步落实科学发展观，优化产业结构，合理调整产品结构，把握市场定位，改变经济增长方式，保持颜料工业健康有序的向前发展，是整个颜料行业当前亟待解决的重要课题和任务。为促进国内颜料企业在新时期有更大的进步与发展，从整体上提高行业自主创新能力和水平。
中国涂料工业协会研究决定XX年5月25 日在成都召开XX年全国颜料行业经济工作会议。 会议由中国涂料工业协会和颜料各专业分会联合主办。会议的主题是“引领颜料行业走向未来”。此次会议将邀请政府有关职能部门、科研院所、专业协会以及在颜料应用领域潜心研究的专家、学者进行有针对性的专题讲座和报告。
现将会议的有关事宜通知如下：
一、会议的主要内容 1、大会会议议题（一天） （1） 加强行业自律，提高责任关怀意识，提升行业环境保护整体水平； （2） XX年我国无机颜料主要行业经济运行情况及发展趋势； （3） 我国有机颜料工业的现状与发展； （4） 国内主要矿产资源储量及配置； （5） 颜料在涂料工业应用领域中的品质要求和发展趋势； （6） 应对欧盟贸易壁垒的主要方法和措施； （7） 汇率变动与对外贸易； （8） 颜料工业的环境治理与工业卫生； （9） 颜料产品现行标准与国际标准差距对比； （10） 颜料用矿产品进口税则、税率亟待调整的相关情况。 2、分会年会议题（一天） 由各分会自行安排。
二、会议时间及日程安排 年 月 日全天报到， 日两天会议（内容安排详见日程表）。
三、参会人员 颜料生产企业、配套企业、科研院所、科工贸公司及涂料相关企业的主要领导和专业人员。
四、会议地点及乘车路线
1、会议地点：安蓉大酒店（挂牌三星，成都市茶店子正街132号）
2、乘车路线： 火车北站：乘86路、511路至茶店子站即到。乘的士约13元。 飞机场：乘303大巴至天府广场转4路或98路至茶店子站即可。乘的士约70元。
五、其他
1、会员单位会务费*******元/人，非会员单位会务费*******元/人（住宿费自理*******元/人·天，包间*******元/天·间。需要包间者请在回执中注明）。
2、会议期间将组织两天考察，考察费用为500元/人。（请参加考察的代表务必在回执备注栏中注明，并将考察费用与会务费一并汇入中涂协）。 请各单位收到通知后认真组织人员参会。并将回执于XX年5 月15日前传回中涂协。（会务费在5月20日前汇入中国涂料工业协会的单位，会员单位按*******元/人优惠，非会员单位按*******元/人优惠）。
联系人：丁智 王晨
联系电话： 传真：
宾馆联系电话： （总机）
户名：中国涂料工业协会
开户行：工商行北京六铺炕分理处
帐号：
1、会议主要内容
1)材料的断裂与循环形变的晶体学
2)断裂与疲劳损伤的微细观方面
3)金属材料的断裂与疲劳行为
4)非金属材料与新型材料(包括工程塑料、生物材料、建筑材料、陶瓷、复合材料、金属间化合物，纳米材料等)的断裂与疲劳行为
5)环境对材料与结构的断裂与疲劳的影响
6)载荷谱和随机载荷下材料与结构的疲劳与断裂
7)材料和结构的疲劳寿命估算、可靠性、延寿及老龄化分析
8)计算断裂力学、实验断裂力学、概率断裂力学及可靠性
9)线弹性弹塑性断裂、界面断裂、动态断裂
10)断裂与疲劳研究的新方法和新理论
11)材料疲劳与断裂研究中的实验及测试技术
12)抗断裂与疲劳的设计技术
13)断裂与疲劳的的失效分析
14)断裂与疲劳理论的典型工程应用
15)断裂与疲劳分析软件及材料数据库
2、会议征文
凡未经正式刊物发表，与材料的疲劳和断裂领域相关的研究成果、学术观点、工程经验、设想及建议等均可以论文形式应征。应征论文必须论点鲜明、论据充分、数据可靠、文字流畅、图表清楚，一般约为5000字以内（3页），计量单位要严格执行《中华人民共和国法定计量单位》中的有关规定，并附word文件类型的软盘、email word文件到会议秘书处或在线投稿。论文经专家审阅后给予书面答复。经评审合格的论文将在《机械强度》杂志（增刊）上正式出版。接到论文录用通知和论文收费通知后汇交会议注册费600元(学生400元)和版面费600元/篇到《机械强度》杂志社，每超过一页加收200元。不交会议注册费和版面费的论文，将不编入论文集（期刊）中。已经录用的稿件将付一定稿酬。没被录用的稿件恕不退回，请自留底稿。
欢迎全国各地从事相关专业的专家学者、科研人员、高校师生踊跃投稿，同时也欢迎暂无论文但对会议感兴趣的社会各界人士参加会议。
3、会议地点
会议地点在厦门市鼓浪屿别墅酒店(厦门市鼓浪屿鼓声路14号，电话：0592-2062418；传真：0592-2060165), 会议不安排接站，请注意到厦门后，一定要到厦门旅游客运码头上船。会议期间食宿自理。
4、重要日期
提交论文摘要截止日期： XX年3月30日
提交论文全文截止日期： XX年5月1日
论文录用通知： XX年6月1日
汇交版面费截止日期： XX年7月15日
会议召开日期： XX年11月10-13日
5、技术展示和产品宣传
欢迎在本次会场内设置与会议内容相关的宣传广告（以材料、图片、样品和软件为主）。
6、特别提示
本次会议将邀请日本和我国知名专家学者就疲劳与断裂的研究现状和发展动态等方面作若干专题报告。
7、应征论文参考格式
“机械强度”的论文格式：题目、作者、工作单位、摘要（250字），关键词（5-8个），中图分类号，英文题目，作者名字的汉语拼音和工作单位的英文译文，以及文章的英文摘要和关键词，引言，正文，参考文献。
由于“机械强度”被美国工程索引和英国的“科学文摘”等收录，为了便于国际著名检索刊物和其它信息机构采用，英文摘要应详细，尽可能反映文稿的主要内容，具有独立性和自含性，即不阅读全文就能获得所论述的主要信息；避免使用第一人称，应包括目的、过程及方法，结论三部分。字数不得少于900个印刷符号。
参考文献格式如下：
编号 作者（姓列名前）. 论文题目.刊名，出版年，卷号（期号）：起-止页码
编号 作者（姓列名前）. 书名.版本，出版地：出版单位，出版年. 起-止页码
文中图表附最具代表性的,并一律安排在正文中.图表题请附中英文对照稿。
稿末写明作者的性别、出生年月、民族、籍贯（包括省、市、县名）、单位、职称、职务、学位、学术简历、研究领域和主要成就；详细通讯处、e-mail、电话及传真号。
8、会议主办：
（一）加强农村安全是社会主义新农村建设的迫切需要，是各村“两委”的一项重要职责。农村安全关系广大人民群众的切身利益，在构建社会主义和谐社会的进程中具有重要的作用。镇党委、政府一直高度重视。农村的安全生产工作量大面宽，基础较为薄弱，安全知识的普及与教育等工作必须引起各村“两委”的高度重视。村支部书记、村主任是本村农村安全生产第一责任人，村“两委“成员要履行相应的职责，在镇安监办的指导下开展工作。一定站在构建社会主义和谐社会的高度，充分认识加强农村安全工作的重要性、紧迫性和长期性，把农村安全工作放在各项工作的重要位置，全面推进，协调发展。
（二）各村对该项工作年初要有安排，年底要有书面总结。在召开村组干部大会、村民会议等会议上必须讲安全。要开展经常性的农村安全检查（要有记录）。在检查中发现的隐患，并督促整改，及时消除隐患，隐患消除情况必须有文字记载，重特大隐患消除情况要报镇安监办，由镇安监办报市安监局备案。如遇紧急情况，镇安全生产委托执法人员应先行果断处理，再向市安监局等职能部门汇报，确保人民生命、财产安全。
二、抓住重点、搞好预防性工作
农村安全工作的重点是指那些容易发生重特大事故的方面，主要包括：鼠药、农药的妥善保管，正确使用；婚丧嫁娶等红白喜事举行宴会时防食物中毒；预防沼气、秸秆气化、煤气中毒；农村防火。特别是油库、液化气库、秸秆气化站、酒库、酒精库、烟花爆竹门市及仓库、炸药库、粮油库、竹木市场等易燃易爆仓库周围的农田，必须严格禁止火种。林区必须搞好森林防火、预防山体滑坡；要完善本辖区内道路的安全防护设施设备，公路沿线镇乡必须教育农民群众遵守交通规则，严禁在公路上打场晒粮，拖拉机、收割机械、货三轮、
农用汽车等各类行走机械，严禁违章超载、超速、非法载客；机动车无牌无证的，要清理出名单，劝其完善手续，拒不办理的，要向市交警、农机等部门报告。搞好排灌机械、农副产品加工机械等固定作业机械的安全管理；电工、焊工等特种作业人员必须经过安监部门的专门培训，领取特种作业操作证，并持证上岗；农村及场镇旧房拆、建和修建，维修塘、库、堰、机沉井等水利设施时，必须按安全要求，搞好防护，在作业中要预防垮塌、摔伤、物体打击和高空坠物事故；龙蟒河、付家河、干河子和太平水库、陈家湾水库以及各村的较大塘库在汛期要预防洪灾造成人员伤亡事故、各村必须要在辖区内的塘库、沟渠、河道、机沉井显著位置树立安全警示标志；村小学校舍、食堂要预防垮塌；学生食堂防止食物中毒；管好农村用电安全，临时用电的拆、装、架设必须向供电部门申请，并由有资质的单位和特种作业人员按规范操作。加强农村房屋安全建设，加大对中小学校、幼儿园、卫生院、诊所、敬老院、寺庙等危房的排查力度。在高压电线、电杆、水源、道路交通设施附近建房必须依法经过有关职能部门批准。农村（含场镇）的大型集会应当按照谁主管、谁负责的原则，制定安全方案和应急救援预案，并在集会期间组织有关职能部门和民兵搞好安全值勤和防护。
三、搞好安全宣传教育，提高农民群众的安全意识，增强自我保护能力
通过大型标语、墙报、广播、会议等形式搞好安全宣传教育，广播宣传的安全内容要存档并注明播出时间次数；在有重大危险源的地方，必须设立安全警示标牌、标志。
四、按照农村村民自治的原则
充分发挥村委会、村民小组的管理作用，让其在管好生产的同时做好安全生产工作。
经研究，决定于7月19日下午召开集团公司半年度工作总结会议。现将有关事项通知如下：
一、会议内容
1、各部室、公司汇报半年度工作情况、存在问题、下半年工作打算（各汇报时间控制在15分钟之内）；
2、总结通报集团公司半年度工作情况，研究部署下半年工作，明确任务和要求。
二、参加对象
集团公司党政班子全体成员，部室和所属公司负责人（名单位附后，由各公司负责通知）。
三、时间、地点
会议定于7月19日（星期一）下午3：00在集团公司306会议室举行。会期半天。
四、其他事项
请各部室、公司将半年度总结汇报材料一式12份，于7月16日（星期五）下班前送集团公司办公室。
请集团公司各副总经理做好半年度工作汇报准备。
1、确定会议名称，会议名称也就是会议的题目，如“全国卫生工作会议”“全国新型农村合作医疗试点工作会议”等。规范的会议名称一般由三部分组成：一是会议范围，二是会议内容，三是会议性质。其中会议性质包括“现场会”“启动会”“工作会”“座谈会”“研讨会”等。
2、初定会议步骤，会议步骤包括会议的议程、程序、日程等。议程是会议议题的先后顺序，是会议程序的基础。程序是对会议各项活动，如各种仪式、领导讲话、会议发言、参观活动等，按照先后顺序做出安排。日程是对会议的活动逐日作出的安排，是程序的具体化。会议的步骤是会议有条不紊进行的保证，一旦经过领导批准，切不可随意变动。
3、草拟会议通知，会议通知一般包括会议的名称、开会的目的和主要内容、会期、会议地点和食宿地点、与会人员、报到的日期和地点、需要携带的材料和数量及材料的打印规格、个人支付的费用、主办单位、联系人和联系电话等要素。会议通知最好由与会议主题相关的人员起草，这样更有利于通知的顺利起草。报请上级单位批准的会议，报送请示时，要附上会议通知的代拟稿。
4、会议经费预算，会议经费预算开支的项目一般包括与会人员的食宿费、会场的租用费、会标的制作费、会务组和工作人员的房费、胶卷购买和冲洗费用等。如果需要邀请专家学者讲课、作报告，还要将专家的讲课费、交通费和食宿费等预算在内。
5、办理会议报批，重要的会议必须报请领导审批。会议的请示要讲清开会的理由、会议的议程、会议的时间及会期、地点、参加会议的人数和人员级别、会议的经费预算和准备情况等。
6、下发会议通知，会议通知务必经过处室领导审核，主管领导签发。下发会议通知要专人负责，避免遗漏、错发和重发。下发会议通知应注意两点：一是会议通知下发要及时。下发过早，参会人员容易遗忘；下发太迟，与会人员收不到会议通知，即使收到通知，难于安排手头的工作，也会降低会议的出席率。二是会议通知发出后要抓反馈。涉及多个部门、内容重要的会议要随会议通知附会议回执，内容包括参加会议人员的姓名、性别、民族、职务（职称）、联系电话、到会的日期、车次和航班号以及返程的日期、车次和航班号等。会前1～2天还要再次联系，以确保与会人员能够按时参会。
7、准备会议材料，会议材料主要有三种：一是会议文件，包括下发的正式文件、文件讨论稿或征求意见的文件；二是讲话材料，包括领导讲话材料、书面交流材料和会议发言材料；三是会议主持词。在这里笔者重点谈谈如何准备会议主持词，它又叫程序稿，通过主持人在会议期间的讲话来体现会议的程序。主持词的起草要注意三点：一是要力求文字口语化。因为主持词仅供主持人使用，其他与会人员没有主持词的文字稿，所以文字要通俗易懂，切忌出现晦涩难懂的古诗词，或过分华丽的辞章。二是要注意会议程序的衔接。讲话要承前启后，简明扼要地总结前面发言人的讲话要点，顺理成章地引出下一个发言人。语言要力求简洁，避免重复和啰嗦，切忌话中套话，使人听不出头绪。三是主持词的内容要提纲挈领，不要有论述性的话语，篇幅不宜太长，以免冲谈会议的主题。
8、选择布置会场，开会要借助于一定的场所。会场条件的好坏、舒适程度的高低，对与会人员的心理会起到不可忽视的作用，直接影响到会议的效果。因此，要重视会场的选择和布置。会场的大小要根据参会人数的多少来定，还要根据会议的需要考虑会场的设备，如会场的照明、空调、音响、录音、多媒体等设备。会场的布置是办会工作的一项重要内容，主要有：一是会标的布置。会标应与会议的名称一致，字数要少而精，如“全国卫生工作会议”。二是席位卡的摆放。主席台上摆放席位卡的原则是“左为尊，右为次”。主席台上就座的人数最好为单数，最主要的领导居中，其他席位卡按照先左后右的顺序分别依次摆放。三是主席台的摆放。一般有两种形式：其一，主席台高于台下的座位。适用于人数多、比较重要的会议，如报告会、工作会等，会场显得比较庄重、严肃、正规；其二，主席台与其他座位处于同一平面。适用于人数较少的会议，如座谈会、研讨会等，会场显得较随和，与会人员之间的关系显得平等。四是座位的安排。安排座位一般根据会议的性质，如果是座谈会，座位摆成回字形，回字的两边和底边可以多摆放座位；如果是向检查组、检查团汇报情况的汇报会，座位摆成回字形，但是回字的顶部和两边各摆一排座位，底边可多摆放几排座位。此外还可以根据会议的气氛和会场的本身条件安排座位。
9、明确人员分工，会议的会务人员可分三个小组，一是秘书组，负责会议文件、领导讲话稿等材料的起草、整理会议记录、编发会议简报和会议材料的归档等工作；二是材料组，负责会议材料袋的购买、材料的装袋和分发，以及会议的签到等工作；三是接待组，负责与会人员的食宿安排、会场布置以及工作人员的安排，如礼仪人员、服务人员和摄影人员等，此外还要做好会议经费的预决算工作。
10、会前全面检查，会前的全面检查是进一步落实会议准备工作的重要环节。会前检查一般分为三个步骤，一是听取会议所有筹备人员的口头汇报；二是到现场实地检查，包括会议材料的准备情况和会场的布置工作；三是针对可能出现遗漏的问题，进一步采取补救措施。会前检查一般要邀请有关的领导亲临现场给予指导。
（来源：文章屋网 ）
为进一步改进会风，严肃会议纪律，提高会议效率，确保政令畅通，结合省、市、县《关于改进会风严肃会议纪律的通知》精神，现就有关事项通知如下：
一、进一步规范会议。会议审批、会议数量、会议质量、会议方式、会议开销等要严格按照有关要求执行。
二、及时收取会议通知。各校各单位要及时从网上下载收取会议通知，电话通知必须完整准确地做好记录，并及时报告相关负责人。因不及时收取会议通知而贻误参会的，视为缺席。
三、严格会议报名制度。通知要求确定参会人员有报名要求的，必须在规定的时间前将参会人员名单等情况上报。
四、严格会议请假制度。教育局组织召开的各类会议原则上不得请假。明确了参会对象，特别是明确要求主要负责人参会的，一律不得擅自安排他人代会。因参加上级其他会议、应急抢险等特殊情况确需请假的，必须在会前向教育局主要领导书面请假说明原因（已在外地学习或出差的，必须电话请假），征得同意后方可指派主持工作的负责人代会。
五、严格会议报到制度。参会人员必须严格按照通知要求的时间、地点报到，因特殊情况不能按时报到的，应主动向会议承办单位说明原因。直接于会前签到的，参会人员必须主动按时签到，未签到的一律视为缺席。
六、严格遵守会场纪律。参会人员应提前进入会场，自觉按规定就座，不得无故迟到、早退。进入会场前自觉将手机调整为振动或静音状态，会场内不准吸烟。有明确时限要求提前进入会场的，按规定时间提前进入会场；因特殊情况需提前退会的，应经会议主持人批准后有序离开。需佩戴证件或有着装要求的，必须按规定执行。会议期间严禁来回走动、大声喧哗、打瞌睡等，特殊情况确需打接电话的，应安静地离开会场于会场外进行。会议期间参会人员应详尽地做好会议记录。
七、严格会议保密制度。参会人员必须严格遵守各项保密规定。应妥善保管会议材料，不得遗失；会议传*贯彻应按规定范围进行，不得擅自扩大；会议，不得将移动通讯工具带入会场，未经许可不得对会议内容录音录像，不得将会议材料带离会场，因工作需要确需将文件或材料带离的，必须经过批准并进行登记。
八、严格会风会纪考核。教育局将各校各单位参加县教育局会议情况纳入年度综合目标管理，对不遵守会议纪律的单位和个人予以通报，被通报批评的单位和个人要及时向教育局主要领导作出书面说明，并按规定实行倒扣记分。通报两次及以上的实行诫勉谈话。对违反会议纪律，造成失职渎职、失泄密等严重后果的，严格按有关规定追究责任，构成犯罪的依法移交司法机关追究责任。
成为办公室的一名干事，来自历史学院06级旅游管理（2班的年10月有幸加入小社团联合会。从此与社团联合会有了千丝万缕的关系，从此有了很多的故事。有了与社联一年多的联系，有了很多很多的故事。
10月份的时候，从进入社联到现在已经一年多了而作为一名带领干事的部长也有一个多学期了部员也从原先的10名到现在剩下的6名。那时部员刚来，心中有喜悦也有胆怯，因为自己不久前也是一个在部长手底下干活的干事，现在一下子从干事提升带一名部长，一来我没有带部员的经验，二来自己本身的思想也还没有上升到作为一个部长的高度。因此我摸索中，会问问其他部长，但是这一阶段我却没有问主席，因此在这方面是失误。这个阶段我并没有很好的与部员处理好关系，没有把他推出去，让他很好的享受这份工作。
而现在秘书处存在最大问题是与人交流不够，作为秘书处这样一个负责自身建设、协助主席团工作的职能部门。其实上学期秘书处并没有很好的发挥其职能。对于秘书处部员，可以说，只要是力所能及的事，肯定可以很好的完成。但是可能是这个部长没有带好他经过上一学期他似乎还是没有明白或理解秘书处的工作是什么，有哪些，该干些什么，而且上学期对与部员的工作任务没有分得很清楚，导致有些工作要不是很多人在做，要不就是没有人在做，没有明确，非常的混乱！活动前，没有很好的宣传活动，而在活动后，更是不能及时的上传新闻，导致不能更好的宣传社团联合会和它举办的活动，使之受到损失！
这学期之始，鉴于以上情况的出现。召开了秘书处部门会议，把秘书处工作大致分为通知、活动、文字三个方面：
一、这不固定人员，通知分为全体例会通知、部长级会议通知、社团部会议通知、协会会议通知、部门会议通知等。只是轮流进行，让部员与其他人进行联系，以便更好的开展活动。
二、而秘书处本身没有自己的活动，本学期社联基本上每个部门都有12个活动。只能作为一个辅助参与各种活动，因此把每个部员分配到各个活动中，让他参与其中，并且这样也可以了解秘书处在活动中所起的作用，且每个部门的活动的方案、通知、总结等也由负责此活动的部员进行整理、存档，如有少一些活动的材料，则可以直接找到负责该活动的人，少去了一些麻烦。而对于此项活动的宣传，也是由负责人负责，送交网站、简报、广播站等宣传媒体，使此项活动能够很好的进行宣传，并且在活动中要及时与各种宣传媒体取得很好的联系！
，三、文字是秘书处的基础秘书处说到底就是一个处理文字方面的部门。因此，秘书处的文字必须要抓好。现今，秘书处中文笔好的部员有，写新闻稿、通知等一般性文章是可以，但是如果要写一些有一定高度的文章却是有一定的难度，这个困难将在这学期尽量克服，尽量解决！
如上报下周活动到学生处，还有一些秘书处的工作。已经交到指定部员那里，这项活动已经开始了正在执行！
只是部长没有给部员机会去展现自己的能力，以上就是换届之前秘书处的总体计划和方针。不要认为部员干不好。这就是现在最真实的想法，换届之前，把秘书处慢慢德交到手中，相信他会好好的把秘书处给撑起来！
会议通知是会议准备工作的重要一环。会议通知由标题、正文和落款三部分组成。标题要简明扼要,可用一句话准确概括地反映通知的主要内容。以下是小编为大家推荐的关于一些通知客户短信模板，希望能帮助到大家!
通知客户短信模板1各位领导和同事：
由工程部召集的关于还建房墙体开裂专题会将于___月___日(周___)上午8：30在会议室(2)召开，请大家准时参会。
办公室
20___年___月___日
通知客户短信模板2各位领导和同事：
“定位61中国10年”高峰论坛分享将于今天(9月14日)晚上18:30在培训室举行，请大家务必准时到场。分享人：王_、黄_。参加人员：解__、张__、蒋__......。所有参加人员不得请假，同时欢迎其他人员前来参加。
办公室
20___年___月___日
通知客户短信模板3各位领导和同事：
接总经理最新通知，原定于___月___日(周_)_:00-_:00的关于____会暂时取消。给大家带来不便敬请谅解!
办公室
20___年___月___日
通知客户短信模板4各位领导和同事：
由___部召集的'____会将于___月___日(周_)_:00在会议室(3)召开，请大家准时参会。注：会议资料已发大家OA邮箱，请自行下载查询。
办公室
20___年___月___日
通知客户短信模板5各位领导和同事：
因参会人员有会议冲突，原定于___月___日上午11:00召开的会议管理制度宣讲会推迟至___月___日11:30在会议室(2)召开，请大家准时参会。
注：《会议管理制度》(会议资料)已发大家OA邮箱，请大家自行下载查阅。
关键词：协同办公；会议管理系统；数据共享；信息孤岛
中图分类号：TP311 文献标识码：A 文章编号：1009-3044（2016）03-0095-03
随着协同办公系统的应用，企业和政府部门在开会的效率以及协同上提出了新的需求，会议管理系统也要求能够实现在人员以及资源上的协同。协同办公系统能够消除“信息孤岛”[1][2]，加强部门、人员之间的交流[3]，整合优化审批流程。而基于协同办公的会议管理系统则需要充分继承协同办公系统的优点。
基于此，设计并实现了本会议管理系统，其具有以下特点：1）与协同办公系统的个人日程模块进行了集成，在会议报名时自动同步个人日程；2）与短信发送平台集成，能够根据报名时同步的个人日程自动发送短信进行参会提醒；3）与RTX（企业即时通讯系统）系统集成，能够根据报名时同步的个人日程自动发送RTX信息进行参会提醒；4）与CMS（内容管理系统）系统进行了集成，能够直接通过会议系统在CMS系统会议通知，使用户能够在CMS系统进行会议报名，报名数据同步并保存在会议系统；5）实现了与其他各系统之间数据共享与协同，如：会议审批的待办能够在门户系统显示，与其他系统单点登录等等；6）能够高效率、低成本地将会议系统的申请和审批流程进行了重组和优化。
2 系统分析和设计
2.1 设计原则
2.1.1 开放性原则
系统开放各种应用接口，以方便与其他应用系统进行数据交换，便于系统未来的扩展。
2.1.2 实用性/易用性原则
本系统完全使用B/S结构，系统界面应简单并清晰，容易操作，使用户能够轻易地上手使用。
2.1.3 先进性原则
采用业界公认的先进和标准的软件技术，符合信息技术发展的未来趋势，保证系统在可预见的阶段内有相当强大的生命力，包括技术的先进性和架构的先进性。
2.1.4 可靠性/稳定性原则
基于成熟的系统平台和技术进行开发，并可根据用户的实际应用需求进行相应的配置和调整，从而保证系统的稳定、可靠。
2.1.5 容错性原则
系统应具有检错、纠错能力，具有完善的备份措施。在一个系统服务器出现故障时，能够在较短的时间内恢复运行。
2.1.6 扩展性原则
系统采用基于B/S模式的三层体系结构及松散耦合的插件技术，无须对系统的体系结构做较大的改变即可实现功能扩展。
2.1.7 安全性原则
安全性是系统设计的关键，系统设计时应首先梳理系统安全体系，确保系统安全，并通过设置不同的人员权限来实现系统的安全运行。
2.2系统技术架构
架构平台是应用系统建设的地基[4]，强健的架构平台为系统的可扩展、可维护提供了基础保障[5]。本会议系统基于成熟的协同办公系统架构，并结合当今主流的、跨平台、跨操作系统、可伸缩、分布式的J2EE技术，按照面向服务的架构思想将分布式的应用系统采用服务的方式集成到平台上，形成底层应用支撑平台，如图1所示。
基于此底层支撑平台，使会议系统更容易开发，不用担心其成为信息孤岛，并且能够利用协同办公系统提供的工作流引擎、表单引擎，使会议申请、会议纪要的审批能够统一在协同办公系统流转并统一在协同办公系统的待办列表显示。工作流引擎可以使会议系统的流程很灵活的进行配置。
支撑平台向CMS系统、RTX系统、短信发送系统等外部系统提供统一的基于SOA的标准接口，同时也对内部各应用提供了接口，内部应用通过调用内部接口同外部各个系统通信。其具有完好的封装性和松散的耦合性，使会议系统、CMS系统、RTX系统、短信发送系统及流程审批系统不但在逻辑上是独立的，而且在数据上能够共享、交互，这样就既消除了信息孤岛，同时又互不干涉，具有良好的可扩展性和可维护性。
3 系统功能实现
本会议管理系统具有会议室管理、会议申请、会议纪要督办、会议通知、会议报名、同步个人日程、会议签到等基本功能，如图2所示。
3.1 会议室管理
会议室的管理包括会议室的添加、修改、删除、查询会议室，会议室的使用情况。
在会议申请的时候能够读取会议室的使用情况，并能将申请情况数据保存进数据库。在选择会议室的时候，自动过滤掉在该时间段使用以及不可使用的会议室，同时，在申请成功后，该段时间自动添加到会议室使用情况列表里。
3.2 会议申请
会议申请为本系统的核心，会议申请被审核通过或者被主要领导审核通过后即可进行会议通知、会议报名、会议签到和会议纪要督办等操作。其基于协同办公的表单引擎和工作流引擎，可以通过配置很方便地实现和编辑表单和审批流程。
会议申请表单上的项目包括：会议名称、会议类别（即会议形式，包括：普通会议、视频会议和电话会议）、申请时间、召开时间、结束时间、是否为多部门会议（四个部门以上）、是否会议通知，是否需要会议报名、召开地点、报名截止时间、会议目的和主要内容、台签内容、大屏幕内容、大屏幕开始时间、大屏幕结束时间、部门（自动获取申请人部门）、联系人（自动获取申请人）、联系电话、部门负责人意见、办公室意见、主管领导意见、备注。
会议申请的审批流程如图3所示。
3.3 会议纪要督办
会议申请审核通过后，可以启动本流程。本流程也是基于协同办公的表单引擎和工作流引擎，通过配置而实现。
会议纪要督办单表单项目：会议名称（从会议申请单映射）、召开时间（从会议申请单映射）、结束时间（从会议申请单映射）、会议纪要标题（手输）、经办人（自动取得当前登录用户）、拟稿时间（自动获取当前服务器时间）、电话（手输）、处（室）审核、办公室审核、局领导意见、主办部门意见、协办部门意见、办公室主任意见、备注。
会议纪要督办的审批流程如图4所示：
3.4 会议通知
会议申请通过后，会自动走一个会议通知的审批流程，审批通过后系统会自动和CMS系统进行数据交互，在CMS系统会议通知。
3.5 会议报名
会议通知后用户即可在CMS系统进行会议报名操作，报名数据保存在会议管理系统。具有会议管理权限的人员能够查看报名情况，并可将报名情况导出和打印。
3.6 同步个人日程
会议报名成功后系统会根据会议的时间安排自动同步个人日程。同步日程后，系统会在开会前自动通过RTX系统和短信系统对会议报名者进行参会提醒，以免忘记参加。
3.7 会议签到
能够和会议签到系统进行交互。参加会议者通过会议签到系统进行打卡签到，签到数据会同步到会议管理系统的会议签到模块。会议签到模块能够导出和打印会议签到情况报表。
4 结束语
基于协同办公的会议系统不同于传统意义上的会议管理系统，传统的会议管理系统只是针对会议和会议室的管理和维护，而基于协同办公的会议管理系统则更加看重人员之间的相互协作和相互沟通以及和其他系统之间的互通、协同和数据共享。
本系统能够对会议审批流程重组和优化，能够在会议申请时自动根据开会时间及所选会议室对会议室进行锁定，从而避免会议室使用上的冲突，会议室管理人员可以随时了解会议室的使用情况，会议报名者在报名时系统会自动同步数据到报名者的个人日程，而个人日程模块则会在会议前自动向参会者发送RTX和短信提醒，避免忘记参会的情况。因此，本系统实现了人员之间的协同，实现了与其他系统间的协同和数据共享，消除了信息孤岛，极大提高了会议管理效率和质量。
参考文献：
[1] 王永刚. 浅析电子政务的信息孤岛现象及一些解决办法[J]. 电脑知识与技术， 2014， 10（27）： 6555-6556.
[2] 罗正军， 沈洋. 协同办公环境下企业信息化集成研究[J]. 信息技术， 2011（7）： 8-11.
[3] 康永， 唐巍. 基于SOA 架构的协同办公平台[J]. 计算机系统应用， 2011， 20（3）： 129-144.
上级来访，接待要周到。对领导交待的工作要认真听、记；领导了解情况，要如实回答；如领导是来慰问，要表示诚挚的谢意。领导告辞时，要起身相送，互道“再见”。
下级来访，接待要亲切热情。除遵照一殷来客礼节接待外，对反映的问题要认真听取，一时解答不了的要客气地回复。来访结束后，要起身相送。
(二)电话接待礼仪
电话接待的基本要求：
(1)电话铃一响，拿起电话机首先自报家门，然后，再询问对方来电的意图等。
(2)电话交流要认真理解对方意图，并对对方的谈话作必要的重复和附和，以示对对方的积极反馈。
(3)应备有电话记录本，重要的电话应做记录。
(4)电话内容讲完，应等对方结束谈话再以“再见”为结束语。对方放下话筒之后，自己再轻轻放下，以示对对方的尊敬。
(三)引见时的礼仪
到办公室来的客人与领导见面，通常由办公室的工作人员引见、介绍。在引导客人去领导办公室的路途中，工作人员要走在客人左前方数步远的位置，忌把背影留给客人。在陪同客人去见领导的这段时间内，不要只顾闷头走路，可以随机讲一些得体的话或介绍一下本单位的大概情况。
在进领导办公室之前，要先轻轻叩门，得到允许后方可进入，切不可冒然闯入，叩门时应用手指关节轻叩，不可用力拍打。进入房间后，应先向房里的领导点头致意，再把客人介绍给领导，介绍时要注意措词，应用手示意，但不可用手指指着对方。介绍的顺序一般是把身份低、年纪轻的介绍给身份高、年纪大的；把男同志介绍给女同志；如果有好几位客人同时来访，就要按照职务的高低，按顺序介绍。
介绍完毕走出房间时应自然、大方，保持较好的行姿，出门后应回身轻轻把门带上。
(四)乘车行路
办公室的工作人员在陪同领导及客人外出时要注意：
(1)让领导和客人先上，自己后上。
(2)要主动打开车门，并以手示意，待领导和客人坐稳后再关门，一般车的右门为上、为先、为尊，所以应先开右门，关门时切忌用力过猛。
(3)在乘车的座位上很讲究，我国一般是右为上，左为下。陪同客人时，要坐在客人的左边。
(五)递物与接物
递物与接物是生活中常用的一种举止。
礼仪的基本要求就是尊重他人。因此，递物时须用双手，表示对对方的尊重。例如递交名片时，双方经介绍相识后，常要互相交换各片。递交名片时，应用双手恭敬地递上，且名片的正面应对着对方。在接受他人名片时也应恭敬地用双手捧接。接过名片后要仔细看一遍或有意识地谈一下名片的内容，不可接过名片后看都不看就塞入口袋，或到处乱扔。
(六)会议礼仪会议的通用礼仪，主要有以下几点：
(1)发放会议通知时应阐明日的。
(2)拟发好会议通知。会议通知必须写明开会时间、开会地点、会议主题及参加者等内容。要提前一定的时间发通知，以便使参加者有所准备。
(3)安排好会场。会场的大小，要根据会议内容和参加者的多少而定。如果会场不易寻找，应在会场附近安设路标以作指点。
