时间：2022-07-04 10:44:22
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇电子档案管理系统，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
信息时代的到来不仅逐渐改变着人们的生活方式和生活观念，也改变着人们的工作习惯和工作方式。与花费整个组织约6%～15%的收入的纸质文档相比，电子档案的应用能够在很大程度上提高文件档案归整的科学性。尽管使用电子文件档案管理系统对档案进行处理已然成为新时代办公的必然趋势，但是随着电子文件档案管理系统的普遍应用，电子文件档案管理中存在的各种问题也随之而来。
一. 电子文件档案的概念及特点
根据2002年国家质量监督检验检疫总局的《电子文件归档与管理规范》，可以得知电子文件是指“在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件”[1]。通过此定义可以看出，电子文件与其他形态的文件档案相较而言具有其自身的特殊性。
电子文件档案信息与载体的可分割性。电子文件档案的储存位置可以随着互联网等发生变化，但是本身的内容不会随着复制和粘贴而发生变化，这种特性可以使得一份信息在不同的地方备份，而不会占用太多的空间和时间，同时还能保证信息的原始性和永恒性。
电子文件档案信息的非人工识别性。电子文件档案是以阿斯科码的形式存储于计算机或者硬盘中，是数字化的信息，只有通过计算机的智能解码才能够被转换成人类可以识别的文字，而电子文件档案信息不管在计算机内部还是其他载体之间进行传递，都是以阿斯科码的形式进行。
电子文件档案信息依赖于设备及环境。电子文件档案信息的存储、阅读、传递等都需要借助于一定的设备才能实现，没有这些计算机系统的存在，电子文件档案信息只能是不能被解读的且没有利用价值的文件。同时，由于电子文件档案信息的存储严重依赖与计算机系统，所以计算机系统所处的环境，包括湿度、温度等都将对电子文件档案信息的完整性、可读性造成影响。
电子文件档案信息的可共享性和相对不安全性。因为电子文件档案信息需要借助于计算机系统，所以互联网的存在使得电子文件档案信息可以实现世界范围内的共享和利用，且共享文件的使用不受时间和空间的限制。另外，依赖于计算机系统的电子文件档案信息也会受到计算机系统漏洞的影响，所储存的信息有可能会被骇客窃取，这也使得电子文件档案信息具有相对不安全性。
二. 我国目前电子档案文件管理系统存在的问题
随着电子文件档案管理系统在企事业单位的普遍应用以及各机构对文件档案信息化管理认识的不断加深，电子文件档案信息管理工作愈来愈受到人们的关注。虽然电子文件档案管理系统随着科学技术的发展而得到了一定的发展，但是在实际生活工作的应用中，依然存在许多问题。
电子文件档案信息的原始性难以保证。电子文件档案不同于纸质的文件档案，它是依托于计算机技术和办公自动化的一种数字化信息，纸质版文件的复制稿与原稿，正本与副本之间存在一定的差异，具有可区别性。但是电子文件档案的可共享性使得，电子文件档案信息的管理者难以区别信息的原始性，每个电子文件档案的享有者都可以根据自身的需求和存储的习惯，依靠自动化的办公实现对信息的整合、分类以及修改，因此，电子文档的管理者很难追溯文件的原始性。
电子文件档案的安全易受威胁。该文原载于中国社会科学院文献信息中心主办的《环球市场信息导报》杂志http：//总第547期2014年第15期-----转载须注名来源电子文件档案信息的安全性受到多方面的影响，主要包含：网络环境的安全性，网络环境中病毒等的存在会造成文档信息被窃取或丢失；电子文件档案数据更改的不可逆性；电子文件档案信息的载体容易受到环境等影响，载体理化性质的改变会造成数据的丢失等；第四，电子文件档案中包含的某些重要信息，会诱使利益相关者的破坏或篡改，优势甚至吸引网络骇客的关注。
电子文件档案的管理缺乏高素质的管理人员。电子文件档案管理系统的应用，不仅需要档案管理硬件上的配备，也需要高素质的电子文档管理人员的存在。而目前，许多机构中电子文档的管理者的工作能力有待提高，管理理念有待更新。虽然，组织或机构中引进了先进的管理设备，但是没有高技术人才的操作和监管，仍然不能很好的发挥电子文件档案管理系统的最大效用。
三. 电子文件档案管理系统的优势
电子文件档案存储量大， 形式丰富。电子档案载体的体积虽然小，但是存储量却异常大。一个2G的闪存盘大致可以储存40960张A4纸资料上的全部文字信息，相比之下，电子文件档案的储存节省了相当大的空间。另外，依托于计算机的电子文件档案不仅仅可以保存文字信息，也能实现对声音、图像、影像的存储和处理。
电子文件档案便于归档和查阅。电子文件档案可以在任意的时间进行规整，并且根据文件内容、文件保密度、文件储存时间进行特别的归档，以供不同的人员和不同的部门进行检索和查阅。同时，电子文档管理者可以对电子文档添加主题词、著录、档案分类号等信息，以供使用者方便快捷的查阅所需信息。另外，随时对电子文档进行规整，可以避免文件的缺漏。
有利于信息整合和开发利用。与纸质文件档案相比， 电子文件档案信息能够实现更为快捷的传递，建立科学的电子文件档案管理系统，有利于实现信息资源的流通和信息价值的共享，能使档案信息潜在的价值得到充分发挥，并为将来档案管理工作全面深入的信息化打下基础。
四. 意见及建议
加快电子文档工作的现代化进程。电子文件档案的管理部门要转变思维，从纸质档案工作的思路中走出来，加大对档案管理工作的投入和重视，优化配置现代化的电子文件档案管理系统，配备优良的硬软件工作环境，最大程度上确保电子文档现代化的可实施性
确保电子文件档案可长期使用。由于网络安全性等问题的存在，在电子文档的管理中应该定期对电子文档进行复制和保存，并定期更新网络安全固件。也可以对文件既采用电子文档进行归整的同时也进行纸质版归档，以保证数据的有效性并实现数据来源的可追溯性。另外，而对那些参考价值重大，信息价值较高的文件可以仍旧采用纸质版进行保存。
【关键词】档案管理；系统设计
随着时间的推进，档案管理的文件也随之越来越多，如何对复杂多样的档案文件进行高效、科学的管理，增加档案管理工作的效率，满足其他部门工作对档案文件的需要，是现代档案管理部门当下的首要工作内容，更是档案管理工作的主要目的。特别是对于电子文件档案来说，电子文件档案的管理更为复杂、繁琐，建立一个有效的电子文件档案管理系统非常关键。本文将对电子文件档案管理进行阐述，并分析如何设计并实现电子文件档案管理系统。
对于一个国家来说，档案管理工作的开展成果不仅会对这个国家的社会经济发展产生影响，也会对政治和文化等方面产生影响。档案管理工作的发展，会随着社会经济的发展而发展，内容也会随之不断增多，档案管理的工作经验的增多，促进了档案管理方法的改进。随着互联网信息技术的快速发展，通过互联网技术文件，传播具有方便、快捷和高效等特点，电子文件档案也随之而生。一般来说，档案管理对于档案文件的保密性和安全性有一定的要求。电子文件档案的载体是先进的现代互联网信息技术和计算机系统等高科技，所以对于档案管理部门来说，要对电子文件档案进行有效的管理，就需要建立一个健全的电子文件档案管理系统。本文将根据电子文件档案管理的工作的特点要求，对于电子文件档案管理系统的设计与实现提出个人建议，希望能够对电子文件档案管理系统的建立有所帮助。
1.电子文件档案管理工作的概述
随着互联网信息技术的快速发展，通过互联网技术文件，传播具有方便、快捷和高效等特点，电子文件档案也随之而生。档案管理是档案管理部门的工作人员对需要进行存储的一些文件档案资料通过收集整理，然后进行归纳分类，再进行收藏保管的活动，最终目的是为了在工作中需要借阅参考档案文件的其他部门提供工作上的帮助。电子文件档案管理与传统纸质文件档案管理从宏观上来讲，主要工作内容大同小异，但是从微观上来讲又有许许多多的差别，比如其载体不再是纸质材料，其形成与管理都是依靠信息技术和计算机系统，形式多种多样又较为分散，管理起来具有一定的难度性。
一般档案管理都有一定的保密性要求，尤其是对电子文件档案来说，无论是从收集、储存、保管，还是从服务于档案利用者、交接等方面来说，电子文件档案依附于计算机信息系统，其管理在安全保密性方面的保障要求也比较高，档案管理部门的工作人员要确保电子文件档案的完整性，要防止被黑客入侵、病毒感染以及计算机故障等不确定因素造成的电子文件档案泄露、丢失等问题的发生。
总的来说，电子文件档案的载体是先进的现代互联网信息技术和计算机系统等高科技，所以对于档案管理部门来说，要对电子文件档案进行有效的管理，就需要建立一个健全的电子文件档案管理系统。
2.电子文件档案管理存在的问题
电子文件档案的载体是先进的现代互联网信息技术和计算机系统等高科技，是一种新的文件档案资料形式，由于发展的时间较短，经验相对不足，所以在目前的电子文件档案的管理工作中存在着一些题有待改善：
1.电子文件档案在形成与收集过程中容易发生被篡改、删除、遗漏等问题，对于其是否是原始的电子文件档案，又是否具有真实性都很难得到判断。
2.电子文件档案的形成与收集过程中依靠的是信息技术、计算机系统、硬件设施、软件等载体，这些载体的安全性较难掌控，存在一定的安全隐患，比如载体损坏、黑客入侵、病毒感染和操作失误等问题都可能使电子文件档案出现遗失、损毁、泄露等现象，所以要永久性储存电子文件档案面临着一定的考验。
3.电子文件档案管理系统的设计与实现
为了更好地对电子文件档案进行管理，更好地服务于档案利用者，设计与实现一个完善、安全有效的电子文件档案管理系统是当下档案管理部门的一大任务。通过西方学者的研究分析得出，文件档案可以分为文档阶段、文件阶段、档案阶段这三个不同的生命周期，电子文件档案管理系统的建立可以参照这三个阶段的不同特点进行设计：
1.电子文档管理系统。由于电子文档的载体与纸质文档的载体不同，所以在收集过程中可能会有被改动、遗失或者被恶意删除等现象存在。所以为了保证电子文档的真实完整性，在这一环节中要对其进行严格审核。
2.电子文件管理系统。在保证电子文档的真实完整性后，档案管理部门的工作人员就要建立电子文件管理系统，对收集的电子文档进行合理分类、整理，然后储存。对电子文档的分类、整理要尊重规律符合逻辑思维，才能提高工作效率。
3.档案信息管理系统。档案信息管理系统主要的是保证电子文件档案管理的永久性和安全性。档案信息管理系统要对电子文件档案进行维护、备份，防止载体损坏、黑客入侵、病毒感染和操作失误等问题导致电子文件档案出现遗失、损毁、泄露等现象。
【论文关键词】社会保险；档案；创新
随着国民经济的逐步发展，我国社会保险的参保数迅速增加，社会保险档案管理也将面临着严峻的挑战，因此做好社会保险档案管理的根本点是加强创新。只有通过对新时期社会保险档案管理创新的必要性以及现存的问题分析，将纸介档案与数字档案的转换，才是需要对新时期提出社会保险档案管理创新的途径策略。
一、社会保险档案管理现状分析
（一）社会保险的参保人数增长迅速
我国社会保险的参保数，增长迅速。2009年底，全国参加城镇基本养老保险人数为23550万人，比2008年末增加了1659万人。参加基本养老保险的农民工人数为2647万人，比2008年末增加231万人。根据《国家人权行动计划（2011－2012年）》指出，到2012年，中国城镇基本养老保险参保人数超过2．23亿，基本医疗保险参保人数超过4亿，失业保险参保人数超过1．2亿，工伤保险参保人数超过1．4亿，生育保险参保人数超过1亿。参加农村社会养老保险和企业年金的人数逐年增长。可见，我国社会保险档案与日俱增，当今社会的发展对社会保险档案的要求也在提高，需要对社会保险档案进一步创新。
（二）社会保险经办机构实施改革计划
近几年来，国内社会保险经办机构全面实施了各种改革计划，早在2009年最后一次国务院常务会议决定将在2010年内开展全国范围的城镇企业职工基本养老保险关系“跨省转移接续制度”。从2010年7月1日起，流动就业人员基本医疗保险可跨省转移接续。2011年11月15日，人保部就《社会保险费申报缴纳管理规定(草案)》征求意见。根据草案，企业缴纳险种从养老、医疗、失业险三项扩至五项，新增工伤和生育险。这些政策改革都为新时期的社会保险事业的进一步发展营造了很大的发展空间以及机遇。
（三）负责社会保险档案管理的部门分散
我国公民个人社保档案分散在不同的管理部门中管理。现行社会保障管理体制是分散型的。具体情况是：社保中心管理着养老、医疗、工伤等法定的基本保障档案；民政局管理着社会救助、社会福利、社会优抚、城市最低生活保障金；商业保险公司管理着公民个人补充保障的一系列保险金。这种现状造成多头经办，政出多门，业务交叉，资源浪费，政令难以统一的局面。由于管理机构分散、不集中，使人们在利用公民个人社保档案时，存在着许多不便。例如，我们如果需要了解公民个人就业及保险金交纳情况，需要到几个不同的管理机构去了解，这样就给公民个人和组织在查询工作中带来了很大的不便；而且这种分散的管理，使整个社会保障体系出现了许多漏洞，于是就出现了一些奇怪的现象：如“涉保”人死亡以后，其所涉及的个人保险账户并未随之终结，仍有人代领保险金。
（四）社会保险档案工作缺乏硬指标考核
社保档案数量巨大，工作环节繁琐，相对于社会保障工作，社保档案工作没有硬指标来考核，也没有统一的管理办法和标准，因此让部分档案工作者放松了对工作的要求。社会保险的五个险种档案并非一个部门管理，进而导致不同的开发商参与系统建设，相互之间的互不信任以及人为设置壁垒，或者同一家系统开发商采用了不同的标准和技术架构，导致系统割裂。数据只能采用共享或交换的形式，只有极少数地区实现基本信息的共用。比如2008年1月央视报道深圳农民工的“退保潮”现象，就是因为不同的省市之间不能共享社保缴费信息，从而导致社保对于“候鸟型”的打工者来说只是带不走、挪不动的“地方粮票”。
（五）社会保险的经办效率和范围需要扩大
社会保险覆盖范围不断扩大，经办管理效率也越来越引起人们的关注。近年来伴随着生活中网络的普及和对税务、银行等网上业务的接受，热切期待社会保险经办业务网际申报模式的实现，而传统性纸质档案管理约束将无法从根本上解决参保者要求简化手续、便捷服务的利益诉求，因而我们应从社会保险事业发展的战略高度认知社会保险档案管理问题，再继续讨论介质原始性问题显然已是过去时了。现今解决档案数字化的关键是讨论如何确保数据归档前后原始性认证和原始性保证问题。
二、我国社会保险档案管理系统存在的问题
（一）对社会保险档案管理工作不够重视
由于社会保险档案管理工作是比较新的工作，人们还不是很重视。社会保险工作的重点都集中在扩大基本社会保险的覆盖面，强化社会保险基金的征缴和确保企业离退休人员基本养老金按时足额发放等方面，忽视了社会保险档案管理，使社会保险档案管理工作处于无序状态，其作用无法得到充分发挥。
（二）社会保险档案管理体制不规范
由于我国目前的社会保险档案管理制度缺乏统一的规范和标准，造成归档范围不明确，社会保险文件材料收集不齐全，档案管理方法不健全等现象时有发生，严重影响社会保险档案管理的规范化、标准化。社会保险档案专职人员难落实。有些社会保险部门档案机构不健全，没有专职或兼职人员管理档案，即使有，也是临时抽调，没有经过专职培训，严重影响社会保险档案的质量。
（三）社会保险档案存档的条件差
由于场地限制和经费不足等问题无法解决，社会保险档案管理始终未能列入社保经办机构的议事日程，大多数社保经办机构至今未设立固定的场所存放档案，历年累积的社会保险档案只能由经办人员分别保管。由于没有专有的库房，只能存放在潮湿的房间里，致使社会保险档案存在诸多安全因素。这种不规范的档案管理方式不仅查阅起来非常困难，也给日常经办工作带来许多不便。
（四）缺乏专业社保档案的管理标准和规范
社保档案管理缺乏国家标准，职工档案管理仍在执行1992年劳动部与国家档案局共同制定的《企业职工档案管理规定》，而该项制度中的部分条款如适用范围、归档范围、管理形式、交接流转等规定已经不适应现实工作的需要，亟须修改。在没有统一标准的情况下，有的制订了一些社保档案的地方标准，有的地﹑市制定和公布了医疗保险档案管理办法、低保档案管理办法，而全国许多地﹑市则没有建立相关管理标准和规范，造成社保档案的各地管理方法不统一。在不同专业类别中，管理的规范和水平也不一致。
三、社会保险档案管理的解决办法
（一）将纸质档案转换成数字档案存档
社会保险经办机构出于业务办理需要，会在办理过程中出现大量的纸质材料或证明，各类保单合同、证件扫描件以及各种需要存档备查的档案资料，是非常庞大的一个数字。纸质材料保存起来不方便，但是将这些材料进行电脑扫描储存，就可以将纸质档案转变成数字档案。根据档案工作的实际需要，可灵活运用，如目录数据适宜采用文本录人；全文数据则可以采用图像扫描录入；而一些当前常用的数据可制作成光盘。
（二）根据社保档案类别进行分类管理
根据不同档案的类型进行分类管理，方便查找、储存，可以防止档案的丢失与缺漏。应针对不同门类的档案，确定不同的归档整理方法。首先，确定立卷原则。遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，按社保档案不同价值性质分类，以便于保管和利用。其次，确定归档形式。根据各社保经办单位文件材料形成的类型，确定以“件”或“卷”进行整理、归档的文件材料范围。最后，根据社会保险档案的保存价值确定“永久”、“长期”和“短期”三种保管期限。
（三）建立全国统筹的社保管理系统，规范标准
建立全国统筹的社保档案管理体系可以为社会保障事业的进一步发展和不断完善奠定重要的基础。以电子政务标准体系和劳动及社会保障标准体系为指导，以投融资与运营模式和项目实施监理模式为依托，按照多层架构的模式将系统自上而下构架成为组件与业务组件、业务运作支撑平台、it基础设施三个层次，树立以监控及管理、信息安全为主的贯穿三大层次的两大体系模式。为适应劳动者的流动和工资收入的变动，对每个劳动者按号码设立档案卡，并用计算机储存，记录公民个人历年的工资收入情况。在全国设立计算机网络，对每个劳动者的情况进行追踪记录；并建立全国范围内统一的网络查询接口，允许公民定期查询，同时也可替他们预测，比如退休时可拿到多少养老金，以提高工作的透明度。
（四）在全国统一管理下设分支机构
在国家劳动和社会保障部的领导下成立一个全国统筹的社保档案管理中心，结束社保档案管理分散问题，实行高度统一的管理，改变目前政出多门、决策分散、管理混乱的局面，使其成为统一管理全国社保档案的领导和决策机构，负责拟订社保档案的发展规划、改革计划、重大决策和有关法规、规章制度，参与制定社保档案的管理标准和规范。其次，全国统筹的社保档案管理中心还可以在全国各地设置分支机构，包括地区局、地方办事处、数据处理中心和项目服务中心。负责公民社保档案内容的定期增加和更新，并送交国家劳动和社会保障部统一保管。
电子档案的电子计算机管理软件，通常是在商品软件基础上进行二次开发集成的应用程序系统，其中绝大多数使用/数据库管理系统。数据库是在电子计算机的外件储器上，按一定组织方式存储在―起的数据，相互有关的最小冗余度、可共享的数据，有较高数据独立性和易扩展性，能确保数据安全和完整的数据融和。数据最小冗余度是指数据库中的数据尽量能不重复；数据共享是指数据库中的数据可以同时为多个用户利多个应用程序服务；数据独立性和易扩展性是指数据库的数据与应用程序不存在依赖关系，而且便于扩展；数据安全性是指保护数据库以防止非法使用；数据完整性是指获取数据库中数据的过程要确保其正确性、一致性和有效性。这个数据集合的一系列特性，是由数据管理系统的软件提供通用的存取和控制方法加以实现的。对于一个特定的数据库来说，它是集中统―地保存、管理某一单位或某一领域所有差别的数据。按照所存数据的应用领域，可分为商用数据库、管理数据库、工程数据库、科学数据库、档案数据库、图书数据库、情报数据库和智能数据库等等。根据数据存储的物理分布，可分为集中式数据库和分布式数据库。
数据库系统是用于组织和存取大家数据的管理系统，它是有关的电子计算机系统、数据库及其描述机构、数据库管理系统、用户及其应用程序、数据库管理员，而组成有高度组织的总体。数据库系统是以最小的冗余度和较高的数据独立性，管理系统中大量、持久、可靠、共享的数据，并能提供数据安全性、完整性。
二、存储及输出设备
（一）存储设备与存储载体
电子档案管理，主要技术工作包括信息的收集、整理、存储和提供利用等。信息处理所依赖的数据库系统装入电子计算机及信息数据的存储，都需要相应的电子计算机设备和存储载体。
（二）数据输出设备
信息数据的利用需要相应的输出设备。作为早期电子计算机系统的输出设备主要是：
终端是通过通信信道发送和接收数据的装置，以联机方式工作。通常由一个键盘和一个显示装置所组成。打印机是将电子计算机输出的信息以字符形式在纸上打印出来的装置。常用的有针式机械打印机、喷墨式打印机、激光打印机等。
（三）软件与程序
软件、即电子计算机系统中使用的各种程序和文档。各种电子计算机程序可被自动转换成代码化指令序列和符号化指令序列或符号化语句序列。文档是用自然语言或形式化语言编写的文字资料和图表，用来描述程序的内容、组成、设计、功能格式、开况、测试结果及使用方法，如程序设计说明书、流程图、用户手册等。软件又可区分为系统软件、支撑软件和应用软件。系统软件是指支持程序一并运行的操作系统、数据库管理系统等；支撑软件是作为程序开发的工具，仅提供支持服务，不参与程序的运行，如文本编辑程序、屏幕编辑程序；应用软件是为了解决某一特定的应用问题而专门编制的用户程序。
1.操作系统
软件中最重要的是操作系统，它是对电子计算机硬件和软件资源进行管理和控制的程序集合，也是用户和电子计算机系统的接口。在电子计算机系统中是用操作系统统一管理电子计算机的全部资源，合理组织电子计算机的工作流程，为用户提供方便灵活的操作；任何用户都是通过操作系统来使用电子计算机，各种系统程序和应用程序都是在操作系统控制下运行。根据系统所管理的资源不同以及提供服务方式的差别，大致分成多道处理操作系统、分时操作系统、实对操作系统、网络操作系统和分布式操作系统等五类。电子计算机同时为几个用户使用，用户只要把程序、数据以及作业说明书交给操作员，由操作员把许多作业成批地输入电子计算机，由操作系统逐个处理，称为多道批处理方式。允许多用户同时通过各自的终端与电子计算机交流，随时修改测试程序，控制作业的进行，而每个用户感觉不到别人同时使用计算机.称为分时方式。对外部输入的信息在规定时间内能处理完并做出反映，这个规定时间的长短，由实际控制对象决定，称为实时方式。当用来管理计算机网络上的多个电子计算机资源，它们之间的通信都要按照协议规定进行，称为网络方式。由多个处理机结合构成具有并行和同步功能的电子计算机操作系统，各个处理机可以进行分布计算，再协同完成一项任务，称为分布方式。不论那一类方式的操作系统，从资源管理的观点出发，它们都具有处理机管理、存储管理、文件管理和设备管理等基本功能模块。
2.应用程序
【关键词】档案管理系统软件 实际应用 困惑与思考 分析
档案管理软件的主要涵盖行文管理、收文管理、档案管理、合同管理、用户管理、查询管理、系统维护等七各方面的内容。档案管理软件具备打印格式，可进行自定义打印模式。同时，能设定为网络版，完成广域网或局域网多台计算机数据库的资源共享，给档案管理工作带来了许多的便捷[1]。
一、实际应用过程中档案管理系统软件存在的问题
通过改革开放以来的发展，现阶段我国档案管理软件的开发和利用不断地革新化，已经慢慢地迈入成熟。对于电子文件管理的方式、标准、方法、规范等实际内容的探索，同时也不断提升化，已初步完成各行各业的渗透和广泛应用，包括社会经济、政治、科研、文化、生产等行业当中，进而推动整个档案信息管理的进步，有利于各企业单位的运营和服务[2]。
（一）本单位经历的阶段
于档案管理操作当中，因档案管理系统于我国发展时间段相较于西方发达国家仍然属于较为落后的状况，同时我国缺乏一套完善的档案管理机制，导致许多企业于档案管理过程中缺乏统筹规划。现以本单位的档案管理情况进行分析，本单位的档案管理信息系统建设一共经历了两个阶段的改革：1.计算机普遍使用于办公之时，我们开始尝试使用超星档案管理软件，花费半年多的时间才实现所有工程档案的数字化和改革化，完成了电子档案为辅和传统档案为主的档案管理，该双管齐下的管理方法能有效地帮助系统化。2.现阶段我们使用SEAS系统软件进行管理，已完成档案数据的导入、录入、删除、导出、修改、检索、打印、统计、销毁、鉴定、组卷、版本管理等，使档案管理工作达到了数字化、信息化、智能化与网络化的层次。
（二）档案管理系统软件存在的问题
根据工作过程中进行经验性总结，档案管理系统软件存在的问题主要归为几个方面的内容：1.于档案管理系统软件的开发和利用得不到整体的了解，单位内部管理缺乏一个统筹兼顾的方法，造成初期开发各项系统内容无法兼容，诱发系统软件的二次开发，亦或者造成需更换开发商以及软件。2.因本单位应用档案管理系统的初期，了解内容并不透彻，于软件开发操作当中对开发商限定文件扫描格式和数据库格式等问题并没有较深的认识，由于开发商针对系统软件的后期升级维护服务的捆绑需要额外的费用收取，才能进行系统的升级，导致档案管理软件后期的升级维护未到位，亦或者开放商的维护资费收取较高，造成单位需更换管理软件[3]。3.档案管理软件出现信息数据未能利用与共享的威胁。由于各个开发商于软件开发操作中，针对其内部的文件格式和数据库格式实施了特殊的设定，造成各数据库相互间未能实现资源共享，不能较好的导出和导入所需讯息的数据，倘若实施数据信息的整合，将能进行大面积的重数据加工或者复性录入[4]。4.为档案管理更好地构造本单位服务，单位也曾尝试许多套档案管理系统软件，但由于软件与系统之间的兼容问题或者维护费问题，均导致之前使用的系统软件停止应用，造成单位原有数据丢失而无法检索，增加了信息资料以及档案管理系统的管理难题。
二、档案管理系统软件实际使用中的思考
对于现阶段档案管理系统软件出现的问题，本文将综合个人工作经验进行深思，然后提出几个方面的建议，进而加强档案管理系统软件的开发与应用。
（一）加强管理工作的风险评估
由于市场经济的发展，市面上出现了许多电子文件管理，各式各样的档案管理系统平台慢慢地被大面积使用。现阶段，处理各类档案管理系统软件对于信息安全也日趋急迫，所以需在全国区域进行电子文件风险评估，解决电子文件于安全和保密、保存和使用、安全效率和安全成本等方面的关系，探究科学合理的档案管理系统软件，促进档案管理系统软件之间的相互沟通和联系，完善电子文件的安全保障、资源整合和证据保全工作，共同推进整个档案管理系统软件的应用，进而促进社会经济的发展。
（二）完善档案管理工作
由于世界上第一台计算机被研究出来，加快了现代化的发展步伐，随着计算机信息化的不断加深，电子档案的长时期存贮、集合利用以及有效管理等将组合成档案管理工作。电子文件的管理需根据我国经济发展的战略实施，各个企业单位需着眼国家的各个层面，准确地了解到电子档案管理工作的重要性，于档案管理工作过程中，将电子档案管理工作当做为一个现代化管理建设工作执行，调节各个电子文件管理和档案信息化建设、电子政务建设以及数字档案馆建设的联系，完善各类管理机制[5]。
（三）提高档案管理系统软件的规划
档案管理工作属于一种长时间的系统性、难度大、复杂性的工作，其具备非常重要的历史意义和历史价值。我国的档案管理系统需要全国各区域或者行业的档案部门主动参与，积推进整个社会的档案管理工作，并且必须与国家相关部门相互调节合作，将国家档案馆作为核心店，构成一个系统的网络服务的集中管理与电子文件集合管理的方式。此外，需经国家档案馆进行实际管理与调节全国范围内的电子文件管理系统，将其形成一个完善的信息数据网络，统筹规划档案管理系统软件的开发利用，进一步执行标准化和系统化的战略方式，强调和谐统一管理，增强系统相通、格式统一、资料共享，防止混乱的管理情况出现。从基础中有效地管理各地区企业的电子文件工作，避免低水平和重复建设的局面出现，明确提升档案管理的经济效益，降低资源的大量耗费，降低企业单位于档案管理工作中的强度。
（四）减少档案管理系统软件的成本
档案管理系统软件的成本控制属于档案管理工作的重要内容，其能更好的促进档案管理系统软件的开放和应用，推动整个档案管理工作的发展步伐。据调查发现，随着生活和互联网的联系不断加深，网上的各种威胁则不断提升，例如：熊猫烧香、木马病毒、蠕虫等。因此，网络上出现了各种修复系统漏洞、打击木马、杀毒的软件，由于应用成本问题，许多软件需不能解决网络的安全的威胁。而奇虎公司开发的免费“360”安全类上网辅助工具软件后，得到了迅速的普及和推广，导致全国范围内的电脑网络减少了恶意的攻击，降低了病毒入侵的概率。
随着现代化科学技术的进步，各类资料档案属于无形的财产，属于社会、国家和个人的财富。由于国家对各方面的改革创新，全面推动了电子文件的法制化、规范化和科学化的发展。因此，也许把各方面的信息资源以及优势综合起来，促使完善和健全各类系统功能作用，降低档案管理工作的风险[6]。
参考文献：
[1]陈留新，张国海，徐红利.水利工程质量监督管理系统及其在档案管理中的应用[J].河南水利与南水北调，2011（2）：56-57.
[2]廖雪峰.对档案管理系统软件在实际应用中的困惑与思考[J].科技风，2013（03）：106.
[3]谢乌满.企业人事档案管理系统软件开发及应用效果探讨[J].企业导报，2012（23）：254.258.
[4]王建平.校表及表计资料档案管理系统的研制[J].重庆电力高等专科学校学报，2010，15（Z1）：36-38.
【关键词】档案管理；电子信息化；管理模式
一、新时代下发展档案管理电子信息化的必然性
电子信息化模式下的技术发展改变了传统的档案管理模式，互联网时代有大量的办公软件被开发出来，被人们用于工作生活中。利用软件进行的工作方便快捷，准确性高，利于查找也利于记录。电子信息化几乎取代了大部分的传统管理方式。新的电子信息化的管理模式已经成为了新时代信息管理的主要模式。
二、电子信息化下的新档案管理模式的优势
计算机是互联网时代必不可少的生产力工具，通过将文字、声音、图片、视频等传入计算机，可以使档案变为数字形式，即快捷可更改，又能够及时分享，存储安全且便捷，比起传统档案管理模式优势极大。
（一）档案的共享与办公自动化
在全社会进入办公自动化的背景下，资料的录入工作变得轻而易举，办公系统可以轻松与档案管理系统对接，实现资源实时共享，信息一体化，同时，档案的归档也可以实时进行，实现档案整理的同步。这样既有利于档案的利用与整理，又有利于办公自动化的发展，增加了工作效率。
（二）更快的检索档案
电子信息化最大的优势，便是效率。传统的信息查询不仅慢而且低效，这种低效不仅仅是在时间上，也表现在正确率上，而电子信息化下的档案管理，既快速，又准确，极难出现错误，而具体使用的时候，既能精确查找，又能模糊查找，极为方便。在增加了工作效率的同时，也减少了工作人员的负担。
（三）时效性和管理效率
传统档案管理模式流程繁琐，这加大了使用者的使用成本，暗地里流失了大量使用者，这使得档案管理的效率同步降低，而新的电子信息化的档案管理，优化了管理流程，提升了管理效率，档案的产生到使用精确迅捷。因为减少了大量人工操作环节，利用档案管理系统实现了档案的管理与录入，减少了许多人工操作的失误，所以大大提升了档案的管理效率，使档案管理人员可以有足够多的时间去保证档案的真实性和质量。
（四）简化了管理流程，加大了信息存储能力
档案管理工作是一项非常复杂的工作，涉及到许多方面，传统的档案管理工作是通过大量的档案管理人员经过反复整理和查阅在复杂多样的档案库里找寻需要的档案，这样效率低下，误差多，时效性差，也浪费了大量时间。在档案进行存储的时候，也会因为传统档案管理系统的复制性而难以录入，并且还有信息录入量太少，大量的信息难以录入的问题。而新的电子信息化的档案管理系统，可以高效精准的查阅和录入资料。并且因为电子信息化的档案管理系统读写方便的原因，即使是大容量的信息也可以轻松录入资料库，纳入档案管理的系统当中。
（五）优秀的存储媒介
传统的档案管理的存储媒介大都是纸质的，文件体积大，易受潮，易燃烧，不易备份，不易保存，不易转移的问题。容易出现火灾或自然灾害后档案丢失的现象，这极不利于档案管理工作的展开。而电子信息化的档案管理则很好的避免了这个问题。电子信息化的档案管理容易备份，而且利用硬盘存储体积小，重量轻，发生灾害时易转移。即使是水浸或者被切割，也有技术手段可以修复。而且可以利用互联网进行备份，资料很难丢失。
三、电子信息化下档案管理的新职责
（一）收集信息
借助计算机系统为载体，收集需要的信息录入网络，存储电子档案。完成建立网络电子档案的工作，建立档案的信息库，形成移动档案库。
（二）整理信息
在收集电子档案的时候，将收集到的档案进行整理，进行编号，进行有序化处理，制作逻辑目录，层层衔接，紧密相扣。
（三）系统维护
在档案管理的计算机系统当中，硬件问题较少出现但出现后难以解决，需要有较好的备份处理。而软件问题需要经常调试，有专业人员维护，以此保持档案管理系统的高效运转。
（四）对档案信息系统的保密
保密工作，一部分是因为隐私的需要，另一方面也是防止黑客篡改利用档案信息。因此，建立档案系统的保密性十分重要。
（五）增加利用环节效率
利用环节是档案管理中的根本环节，利用电子信息化系统，可以使档案管理与互联网结合起来，可以增加多种查阅方式，增加阅读和检索方式。总而言之，在当今社会互联网的冲击下，传统的档案管理已经难以跟上时代，互联网在给其巨大帮助的同时也对传统档案管理提出了新的要求。复杂多样且难度较大的档案管理系统肯定会被电子信息化的档案管理系统所取代。所以，建立电子信息化的档案系统是新时代下的必然趋势。而顺应趋势，建立新的顺应时代的电子信息化的档案管理系统是我们行业贡献社会的职责及必然要求。
一、我校电子图片档案管理现状
随着经济发展和教育普及，高校学生的人数逐年增多，面对庞大的学生人数和教职工人数，各高校档案管理系统存在一定问题。目前，我国高校档案管理系统存在以下问题，具体情况如下:①工作量大:高校档案管理所处环境较为特殊，每年都会面临着大量学生进校和毕业，这就意味着学生数据需随时进行变动，因此高校档案管理系统会存在数量大，变动频繁目_复杂等难点，加上档案管理系统应用时需配用大量专业人员对系统进行维护和应用，这对学校都是来说必不可少的巨额开支;②电子信息化应用程度及范围较低:目前，各大高校仍以纸质档案为储备学生数据的主要方式，电子管理系统仅被简单应用于学生信息检索、交换、备份等低级功能上，电子档案管理应用仍处于初级阶段，未达到充分使用的层次;③档案管理操作无一定标准纲领:因各个高校的实际情况不同，其管理系统也各不相同，因此各高校所设定的制度和规范也存在一定差异，因此各档案管理系统大不相同，急需规定范围，形成统一规范;④档案管理在各高校中地位普遍较低:目前档案工作在学校的地位普遍较低，在学校机构改革中，不少档案的地位又被削弱，只看到其服务功能，而忽视了其行政协调、监督指导的职能。
二、我校电子图片档案管理系统分析
电子图档管理系统能够自动、实时、完整、准确的收集归档CAD电子文件，对收集归档的电子文件施行有效的管理和控制，实现CAD电子文件从设计、打印、收集归档、统计、在线浏览图形、检索借阅、文件管理等全过程的信息化管理图。在高校电子图片档案管理系统中，图片在归档的过程中应包含管理信息、内容信息、属性信息和归档信息4个方面的内容。管理信息应当包括存放地点、保管期限等等;内容信息包括文字说明、拍摄者、拍摄口期等等;属性信息应当包括图片类型、分辨率等等;归档信息包括归档人、归档日期等等。
三、高校电子图片管理系统的应用
1.电子图片档案具有的优点
①操作过程简便，能够极方便的对其进行增加、删除、修改等操作，且进行修改后并不会留下修改痕迹，有效保证整个档案页面完整、整洁;②资源传输方便快捷，能够实现资源的共享。在现实的阅读过程中，若是纸质档案就只能提供给能够接触该纸质档案的人进行阅读，而针对电子图片的管理档案，由于此类电子档案是由计算机以及网络技术进行处理的，因此能够避免受到该限制，摆脱纸质档案在时间以及空间上存在的制约;③不会占用较大的存储空间，纸质文件数量会不断增长，但实际的存储空间确实有限的，两者之间一直以来都存在着激烈的矛盾，但若使用电子图片档案进行管理，电子档案不会占用较多的空间，便能很好的将矛盾有效解决;④文件进行复制的过程中，电子文件能够有效避免信息和数据的丢失。由于在实际操作中，纸质文件进行复制或是缩微品进行拷贝时，经常会导致清晰度的下降、畸变、信息的丢失等等问题，与电子图片档案进行比较，纸质文件具有较大的不足之处。因为电子图片档案进行复制时，由于信息处理过程是信息化的，极少出现该类问题，因此电子档案在文件进行复制和拷贝的过程中，更能避免文件信息、内容、数据等的丢失和缺损。
2.电子图片档案缺点
首先是其储存的安全性，安全性对于系统的正常运行和内部资料的保密极为重要，电子档案采用的录入方法完全相同，各文件之间差异性较小，特征性较差，因此文件一旦受到侵害则不易被发现;其次技术支持不全面，电子档案的特殊性使文件的保管条件和保管期限等存在局限性，需重视解决;最后高校的档案管理人员专业知识掌握程度较低，不能完全掌控档案管理的相关工作，为其应用带来极大影响。
3.解决措施
针对以上系统在我校应用时存在的问题进行总结并采取相应措施，具体如下:①规范化原则:是电子图档应用中的重要原则，我校要制定规范、严格、科学、合理的管理制度，以便系统正常运行，同时我校的原有档案的数据化工作应按特定规格进行，确保其真实性;②确保档案的安全:由于电子图片档案能在不同载体上进行相互转换，虽能保证图片的真实性，但不能保证其原始性，因此，我校的档案管理人员应详细了解计算机功能以便对档案系统进行全面维护;③加强控制和管理工作:首先要对权限关系进行划分，分级管理，避免越级管理;其次是加强拷贝的严密性，使用者在使用权限后，系统要对使用者得到的信息进行及时拷贝，以便查询，最后是加强安全措施，保证系统的使用安全;④加强人才队伍建设:我校现存系统技术人员较少，目_水平较低，大多只会使用电子图片档案的简单功能，我校要加强对相关人员的技术培养，定期学习，以便更好地使用系统，为我校学生及教职工服务。
【关键词】会计档案管理金融系统应用
一、会计档案管理系统
会计档案管理系统是通过扫描仪的扫描，将纸质的会计档案转化成电子式的会计档案，然后再用OCR技术将会计档案的电子化影像建立精确的索引，实现档案的电子化，最后采用容量大的存储设备对会计电子档案进行长久的保存。
借助现代的网络技术，可以将会计档案的信息进行分享，提高会计档案保管与其他环节的工作效率。比如，会计档案管理系统还可以根据实际的需要，提取相关的管理数据，然后对其进行加工、处理、生成有关管理信息。
二、会计档案管理系统中与金融系统有关的两个特点
2.1形成过程的严密性
每一项经济业务的发生，都是要取得凭证的。会计人员在接到原始凭证的时候，要对其合法性、真实性、合理性进行一系列的审核，并根据原始凭证填制记账凭证，在根据原始凭证和记账凭证来登记账簿，接着是根据账簿来定期地在销存软件中形成了有机整体，所以说，会计档案的形成过程是十分的严密的，会计档案管理系严密性远远超过了其他的一般的管理系统。
2.2记载事物的连续性强
资金的运转是一个无休止的过程，她的具体的内容的表现形式是多种多样的。会计为了完整地反映和监督资金的运转全貌，必须系统、连续地予以记录、计算、分析和评价。所以，会计工作中所产生的会计档案本身就具有连续性，从会计凭证到会计账簿，再到进销软件中的财务报表，时间上依次连接，内容上组成了一个连续不断的整体。
三、什么是金融系统
金融管理系统是关于资金流动、集中和分配的一个综合体系。是一个由连接资金盈余者和资金短缺者的金融市场和金融中介机构一起构成的有机体。广泛被家庭、公司、政府为了执行金融决策而使用的机构，囊括了股票、证券和债券的市场，当然还涵盖了保险公司和金融中介机构。金融系统的资金是通过金融系统从资金盈余者流向资金短缺者的。
四、会计档案管理系统在金融系统中的应用
（1）在金融系统建设中，要形成的文件数量是很多的，而且系统建设必备文件又不是同于一般的技术文件。在系统建设的每一个阶段，为了总结和协调的需要，要产生很多详细的技术文件，而且还得在这些文件的基础上总结系统建设的每一个阶段的必备文件。（2）着眼于成本差异分析的传统管理会计理论已经不能适应新时代的经济环境，金融系统决策者所要考虑的不仅是数据化的指标核定，更加需要着眼于成本的分析与执行者行为的结合。金融系统的性质决定了它是一个盈利性的系统，通过资金的安全性、流动性和效益型的三者结合，实现净利润的最大化。膨胀不断的经济使业务和会计信息量大大增加，所以，会计档案管理系统变成了金融系统内部管理机制首要选择。（3）会计档案管理系统具有用户管理的功能，可以实现对系统管理用户的维护，比如说是新增系统用户，对系统用户信息进行修改过着删除，这些都是可以用在金融系统上面的，金融系统是一个中介机构，里面有证券、债券、保险等的市场，设计道德用户也是很多的，所以在这一点上，利用会计档案系统的用户管理功能可以对金融系统里面的大批量的用户信息进行保护。（4）机构维护也是会计档案管理系统的一个不可忽视的作用。它可以让用户按照ABIS中的机构隶属关系，从而来进行增加机构的操作，或者是用于机构信息的修改以及机构撤并后机构的删除和隶属关系变更后的维护。（5）会计档案管理系统可以提供一定的统计功能，便于管理。用户可以根据范围、档案的种类或者是保管的状态对会计档案进行统计，计算出档案的记录数。而金融系统里面是有资金盈余者的资金流向资金短缺者的一方，中途肯定时候金额的交易，那么利用窥觊档案管理系统的统计功能可以更为清楚地记载交易的数量和情况。
五、结语
本文大概讲述了会计档案管理系统在金融系统中的应用，只有将会计档案好、管理系统的功能和优点真正运用到金融系统当中，才能真正地发挥其作用。
参考文献
[1]余绪缨.管理会计.辽宁人民出版社. 1996
当前，我国已将电子政务建设作为今后一个时期国家信息化的重点，这为档案管理信息化的发展提供了极好的机遇。但是必须看到，档案管理信息化不单纯是工程项目，它是档案管理不断创新的过程，不可能一蹴而就。由于档案管理工作的极端重要性和特殊性，档案管理信息化仍面临着诸多困难和挑战，任重道远。
创新与安全的矛盾
由于档案管理的极端重要性，在不同的历史时期产生了不同的、相对于那个时代最完备的档案管理技术与管理制度。近代档案学已经是一门完善的、体系严密的科学。虽然档案学面临信息化的冲击与挑战，但是我们必须清醒地看到，新一代档案学尚未产生，档案管理信息化还存在大量未解决的难题。因此，处理好档案管理信息化中的管理创新和原有档案管理制度之间的矛盾是我们面临的首要挑战。
原有档案管理制度的核心一是为了快速查询、应用，二是为了确保档案安全。同时，对历史档案管理现状难于改变的特点，必然使档案管理不可避免地走向管理方式的多元化。例如，国务院办公厅的档案管理系统就分为1990年前和1990年后，分别用不同的方式管理。在这方面必须坚持实事求是，尊重历史，毕竟档案的历史管理方法无法改变，档案的安全是第一位的。
档案管理系统向深层应用发展时，会出现与其它应用系统整合的情况，如文档管理一体化。对于这类整合，重要的是处理好整合应用项目与档案管理特有的、独立性要求的矛盾。例如，档案管理中对文件标题有权改动，这必然使公文、档案一体化管理系统的设计复杂化。采取管理创新和合理技术是档案管理与其它信息系统整合的可行的解决方案。
标准化、法制化的挑战
在我国，档案管理信息范的标准化程度相对比较低，造成应用泛围和信息共享性大大下降。主要原因归纳起来有以下几点:
一是管理体制、管理方式不同，难于实现标准化。由于档案自身的复杂性，我国政府的档案管理体系亦比较复杂，分散管理是其突出特点。除中央、地方档案馆外，各政府机构亦管理着相当有年头的档案，有的甚至保存着大量建国初期的档案。由于多头管理，各有政策，造成了管理标准化的困难。
二是在具体管理细节上，各级政府和政府各机构间，缺少必要的协调机制，使本来能够实现标准化的管理变得比较混乱。最明显的例子是为党、政、人大、政协共用的、相对统一的档案分类主题词表都很难提出。
三是信息技术飞速发展造成的应用技术体系不断升级、换代，标准不断变化，加剧了档案管理信息化的风险，加大了投入和建设难度。例如，每次存储介质的革命都带来存储格式和标准的变革，将已经数字化的档案资料置于重新投入巨资升级或放弃原有数据的两难境地。
四是关于档案的立法相对比较缺乏，甚至对超过五十年的历史档案必须解密都没有明确的法律依据，造成大量档案因密级问题无法发挥其应有的使用价值。至于建立电子档案，不但存在巨大的技术和管理方面的问题，而且至今在标准、法律依据等方面都还是空白。标准化程度低影响了我国档案管理信息化发展进程，造成大量低水平的重复建设；相关法律的滞后则令计算机档案管理系统只能停留在辅助管理的位置上无法继续向前发展。
电子政务的更高要求
当前，我国正在加紧实施电子政务建设。值得注意的是，电子政务并不完全是过去OA、信息化在名称上的改变，它具有特定的含义。利用计算机开展OA应用早已有之，亦发挥了很大的作用。但电子政务的鲜明时代特征表现在两个方面。
一方面电子政务系统构建在国际互联网平台上，因而能够直接为社会和公众提供服务，履行政府职能。这改变了以往的OA系统，由于建立在政府专用网络上，只能为自身业务服务的应用目标，使政府实现了直接通过计算机网络为社会、公众服务的更高层应用目标。
另一方面应用于互联网上、功效等同于手迹和印章的电子签名技术得到广泛应用。这构建了在互联网上的最基本的电子信任体系，在网上进行有关社会活动便有了可信的安全保障。正因为如此，国际上电子政府建设成为新一轮公共行政管理改革的标志，使推进电子政务成为政府管理领域里不可避免的一场深刻的革命。
推进电子政务必将迈向电子政府。从这个意义出发，今后开展政府档案管理信息化建设应更新旧观念，研究新问题，做出新部署。在政府档案管理信息化建设上确实需要创新。
从跨国企业人力资源管理上看，人才档案的管理与应用已经实现了信息网络化。美国9.11事件发生后，不少大公司的资料、档案信息系统虽然遭到彻底摧毁，但仅仅几天后，这些公司在其数据备份系统和灾难恢复系统的支持下，业务全面恢复。说明当前档案管理系统已经发展到了高度可靠、可用的水平。如果还是按原来的办法各自为战地建设，不从中总结经验，接受教训，就不可能加速这项建设的进度，就会事倍功半，还会给国家造成巨额浪费。
电子政务建设中的档案管理系统必须考虑它是电子政府的组成部分。因此必须从电子政府的全局出发，构建档案管理系统。与我们过去档案管理信息化的需求相比，今后系统建设至少需要考虑增加以下任务并及时部署。一是应用信息安全基础设施——PKI/CA，建立可信任和可授权的应用系统。在互联网条件下，电子档案的应用和管理需要电子证书以规范权限和使用电子印章，确保电子档案的完整性、不可抵赖性和安全、保密要求。二是政府电子档案的数据备份、事故应急响应和灾难恢复系统的建立。电子文档和数据是所有信息化建设投资最终获得的几乎唯一的回报，是极宝贵的数据资源。我们应该以全新的理念、审慎严密的措施、科学的方法，从建设之初就构建电子档案坚固的安全屏障。
新形势下的基本策略
必须看到，在今天的形势下开展档案管理信息化建设应该按照国家电子政务建设的总体要求开展工作。档案管理信息化建设的出发点和目标，除了自身建设任务外，还应推动国家电子政务建设。因为，电子政务的实施将带来政府管理创新的巨大机遇，将打破许多原有管理体系和管理模式，甚至出现只有各种电子政务建设共同发展才能真正实现电子政务的情况。所以，新形势下搞好电子政务建设需要采取一系列重要策络。实践经验表明以下策略十分重要。
1、积极纳入国家信息化领导、协调机制。所有电子政务建设都应当自觉纳入国家信息化领导小组制定的总体方案。政府效能的源泉来自管理，电子政务成败的关键也必然是管理。例如档案管理信息化采用PKI/CA就应在国家的统一领导、协调下构建和应用。
2、与时俱进，观念创新。在推进电子政务建设中，采用信息技术引发的工作方式、管理方法的变化将会层出不穷，必须创新才能解决这些问题。例如政府文档数据备份问题，可以毫不夸大地说，我国政府机构信息系统中还几乎没有符合严格意义的数据备份系统，数据安全性十分脆弱。但是要求每个政府机构都建立复杂、昂贵的数据备份系统是不可能的。采用市场的方法可以解决企业和相当一部分机构的问题。但是党政等重要机构如何解决值得很好地研究。这就要求我国各有关机构必须结合国情，从实际出发，转变观念，从管理理念、管理制度、机构职能等方面全面创新。
信息化产生的一些问题，可能现行各有关部门都不具备解决它的职能，这就特别需要职能创新。在电子政务建设中，我们的许多机构有可能通过分析、研究，从拓展业务工作的范围出发，主动承担起新职能。或者在国家有关主管部门协调下，被赋予新的职能。例如，中央和各地方的档案馆就有可能成为各级政府的文档数据备份中心，在电子政务建设中发挥重大作用。
3、遵循标准，推进标准，加强法律建设。在档案管理系统建设中常常遇到过分强调本单位特殊性，管理方式不可更改的情况。这种实质上无视标准化、拒绝采用标准的作法极其有害。曾有过高层政府机关，采用仅凭经验管理档案的方法，连续数十年不变，虽然也很有成效，但不具有通用性，无法让更多的人高效率地使用，最终证明这种管理毕竟是落后的，必须淘汰的。
采用标准意味着系统性的进步，对信息系统的长远发展有不可估量的作用。为了搞好应用并使应用不断深化，就必须在标准化上下足功夫。有些标准的制定需要耗费巨大的人力、物力。例如电子档案的标准，不但涉及数据格式，还将涉及运行环境等诸多因素，本身就包含不止一项的复杂课题，更应统一领导，集中力量，锲而不舍，不断推进。档案管理和利用、档案管理信息化和电子档案的立法工作也应积极创造条件，早日实现。这是档案管理信息化建设健康发展的根本保证。
一、办公自动化系统和档案管理系统对接的必要性
高校电子文件主要来源就是办公自动化系统，但是电子文件的多样多样性、易更改性、结构的复杂性和对系统依赖性等一些特殊性，使得在对电子文件的管理方面出现了许多不规范的现象。当前，将OA系统与档案管理流程能够统一起来不多，特别是早期两个系统各自发展，许多公司开发的是各自独立的OA系统和档案管理系统，很少统一设计，统一建设。办公自动化系统与档案管理系统不兼容，各自为政，电子文件到了归档这一步，其原始性、产生的过程、保密性都不能达到档案管理归档要求，导致很多信息的档案化处理仍然处于手工工作阶段，无法实现OA系统数据库和档案信息数据库的共享。所以连接好OA系统和档案管理能够通过网络对电子类的文件进行系统、科学的保持以及记录，在及时快速的对电子文档保存、归档，保持所有文件的真实性和完整性，使得原始的电子文件不会无缘无故丢失。
二、高校OA系统与档案信息管理一体化建设需求分析
1.全文对接需求。将OA里的文档对应挂接到档案系统目录的“全文”。“全文”包括每一次登记的文件的正文的签发稿（或者传阅登记表）、正本及相关附件和文件的背景信息（流转信息、签转意见等）以及办理情况文档上传的附件。
2.协同办公管理需求。通过一体化管理的相关处理可以对OA中的已有数据信息进行提取和重新组合，达到相关规则的要求之后重新生成有用的数据，从而减少冗余操作，提高档案管理工作的效率和质量，同时也体现信息化校园建设优化设置的目的。在归档纸质版资料的打印方面，文件管理员可以直接在OA打印传阅表或者签发表、正文所有附件内容、文件办理情况文档。打印的效果要求公文涉及的红头和落款公章以及领导签名跟原版保持不变。
3.稳定性和安全性需求。在数据的转换和传输过程中，必须保证OA系统和档案信息管理系统的稳定性和系统中数据的安全性，既确保两系统原有数据的安全，不影响原有数据库的正常工作，又能保证数据传输过程中的安全，确保公文信息的准确性，不影响档案工作的根本属性。
三、办公自动化系统与档案管理系统对接的方法与措施
1.以“文件生命周期理论”作为OA环境中文件与档案流程设计的指导理论。“文件生命周期理论”是研究文件从最初形成到最终销毁或永久保存的整个运动过程、研究文件属性与管理者主体行为之间关系的一种理论，是对文件―档案运动过程和规律的客观描述和科学抽象。它试图使文件的整个生命运动过程都得到全貌控制，实现文件管理的高效化，因此也是指导文件―档案全过程管理的基本理论。事实上，文件与档案都是文件在生命周期中的某个阶段的表现形式，文书流转和形成档案的过程中，有许多重复信息和操作环节。文件生命周期理论符合现实工作中对文件和档案的一体化管理，使OA环境中的文件与档案管理流程，得到重新组合设计，使办公信息流得到完整衔接，也保留了文件产生的完整、清晰的过程，有助于提高档案的完整性和检索率，充分提高学校档案资源充分开发和利用的综合能力，实现了档案的资源共享最大化。
2.规划设计一套完善的文件与档案管理流程。对于学校的电子文件，其数量非常巨大，有关于学生的，有老师教学的，有行政办公的等等，所以这些文章在各个部门都以不同的形式被管理着，很多都毫无规范，所以对如此杂乱的文件进行整理归档很重要。从电子文件的形成、鉴定到保管、利用等每个环节，以制度、工作流程以及各督办环节建立起一套完整的体系，而且要责任到人，互相制约，进行有效的监督。当中最重要的就是制定好适合本单位使用、具体的可操作的电子文件归档与管理标准。在设计办公自动化系统与档案管理系统对接，将OA里的文档对应挂接到档案系统目录的“全文”里，“全文”包括每一次登记的文件的正文的签发稿、传阅登记表等，正本及相关附件和文件的背景信息（流转信息、签转意见等）以及办理情况文档上传的附件）。文件在OA系统里流转完毕后的数据对接档案管理系统，要抓住以下两个重点：一是OA系统流转后，文件本身以及产生过程的数据要完整地转入到档案管理系统中，并能够对着相应字段，放到不同的档案类型及其相应数据项位置上，实现文档一体化管理的功能。如所有办公室形成的公文及其产生过程中拟文、修改、审核、会签、签发等等有关数据项共同归置于行政类的档案及其相应的位置上，而教务处形成的教学各类文件及二级院系数据项则在教学类档案及其相应的位置上。二是要将相应的正文完整地转入到档案管理系统中。所有OA系统中的应归档文件的每一条具有上述数据内容的记录，都应按排列次序由OA系统自动生成归档数据文件，要包括年度、文号、题名、责任者、正文内容、保管期限、案卷号、部门、附件等，就可以将OA系统产生文件及其相关数据实时转入到档案系统。
在当前网络环境下，随着我国高校的扩招，高校办学规模不断扩大，高校档案管理也随之变得复杂起来。原有的传统意义上的档案管理在如今环境下影响了档案管理的工作效率的进一步提高。在这样的背景下，经过大量的调查研究、实际考察，初步实现网络环境下高校档案管理系统设计与实现。本文首先对高校档案管理系统进行分析，查出现有系统存在的不足，提出网络环境下高校档案管理系统的目标系统；其次是网络环境下高校档案管理系统的设计，功能设计和模块设计；最后通过测试，检验系统设计的合理性和实际运行的效果。
【关键词】
网络环境；高校档案管理系统；网络管理
在当前网络环境下，随着我国高校的扩招，高校办学规模不断扩大，高校档案管理也随之变得复杂起来。原有的传统意义上的档案管理在如今环境下影响了档案管理工作效率的进一步提高。在这样的背景下，经过大量的调查研究、实际考察，初步实现网络环境下高校档案管理系统的设计与实现。
一、当前我国高校档案管理系统的现状
我国很多高校档案管理已经实现了大量数据档案信息数字化，在保护档案、提高档案利用效率上有了很大进步，但这些基本上都是使用独立数字化系统实现的，并没有与现有档案管理系统相结合，这在一定程度上给档案检索利用有效管理带来了一定限制。近些年来，很多高校还在使用上一代甚至是上几代档案管理系统，相比网络环境下其他信息系统建设，档案管理系统还存在很大不足，其主要表现在以下几个方面：1.管理范围窄：多数高校档案管理系统对于档案信息管理只是实现到了目录级别，对于电子信息档案文件无法很好地进行有效管理，归档功能实际上只是单纯数据录入。2.维护成本高：高校档案管理系统大多使用C／S模式应用系统，需要安装专用客户端应用软件，对于软件硬件环境要求比较多，在很大程度上依赖操作系统版本，一旦用户计算机出现软件硬件故障，就极有可能需要重新安装操作系统，这样维护工作量和时间成本都比较高。除了以上不足之处外，有些高校档案管理系统还存在权限冲突问题、检索功能不足等一系列问题，这些都需要我们在设计高校档案管理系统时重点注意。
二、网络环境下高校档案管理系统的设计
在具体设计中，主要采用面向对象和面向过程相结合的设计方法。首先，将系统分解为若干个具有某种联系组成功能模块。其次，对每一个功能模块采用面向对象设计的方法，以数据为中心进行程序设计。
（一）功能模块划分。高校档案管理系统设计过程中，一般采用“上下结合、分级编制、逐级汇总”程序进行。最大限度使程序和数据相对独立，应用软件与计算机硬件相对独立，以便于系统扩充和档案信息资源共享，也便于系统移植。通过分析，我们预计将网络环境下高校档案管理系统划分为以下几个功能模块：系统初始化、数据录入、数据查询、数据统计、数据打印、借阅管理、成绩交流、系统维护及帮助等功能。
（二）数据库设计。高校档案管理系统模块划分以后，需要将各种存放数据类型进行分析分类，各类数据的结构形式需要转换为适合于管理系统所依赖计算机存储数据结构，这就是我们所说的数据库设计。数据库设计是整个系统数据处理成功的重要保障。在整个数据库设计中，既要遵循数据库设计原则，又要考虑数据库需要的数据处理平台，还要重点研究数据库的安全性。由于数据库中存放着档案管理中的大量数据，在网络环境下数据库为许多用户直接共享信息资源，所以安全性问题尤为重要。
三、网络环境下高校档案管理系统的实现
在系统进入实践测试阶段，高校应该根据自身实际情况、独特系统要求来制定系统数据结构，这样各个高校可以制定具有自身特色的档案管理系统，其中包括编辑目录格式和报表打印。档案分类要在国家对档案分类要求原则之下有序完成。档案管理系统要支持多媒体对数据的管理以及对数据存储，例如图像数据的压缩处理与存储，各类电子文档存储等。就网络环境下高校档案管理系统的功能来说，特点：第一，要符合高校档案管理的流程，信息输入输出要求的多样性，用户界面清晰。第二，用户要采用分级管理的模式，设置访问权限，来保证数据库的安全。第三，档案信息数据查询要有多样性，因为数据分类的多样性，要求系统的输入输出具有灵活性，这样有利于保证系统管理的正常有序的运行。
四、结语
在当前网络形势下，采用高效档案管理系统对档案信息进行管理，一方面可以进一步提高工作效率，另一方面也可以实现档案的长久保存、统计和查询，有利于发现档案信息中有价值的信息，有利于为重大决策提供数据支持。在网络环境下高校档案管理系统的实现会为我国高校档案管理水平的提高做出贡献。
作者：姚树静 单位：山东广播电视大学
【参考文献】
[1]安聪娥.从高校评估谈高校档案管理的发展趋势[J].农业图书情报学刊，2006：32-34.
[2]张凤丽.浅析高校档案管理的现状与对策[J].中国农业大学学院学报，2007，103-105.
[3]高端芹，胡鹏.关于推进高校档案工作的思考[J].中国档案，2010（1）:82-84.
随着计算机技术的飞速发展，计算机在企事业单位管理中应用的普及，利用计算机实现企事业单位人事管理势在必行。人事档案是企事业单位人事管理制度的一项重要工作，它是个人身份、学历、资历等方面的资料留档，与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有法律效用，是记载人生轨迹的重要依据，针对其重要性，开发了《人事档案管理系统》，实现了关于档案的借阅、查询、归还等一系列工作的电子化管理。
【关键词】人事档案 管理制度 电子化 纸质档案
1 人事档案管理的目的和意义
进入二十一世纪，社会生产力迅速发展，科学技术突飞猛进，人们对信息的认识不断提高，各种管理的信息量日益增长，对信息的处理要求越来越高，致使传统的纸质、手工等信息处理手段和方法，远远满足不了现代管理的需要。
为切实减轻人资部工作压力，人资部要求对全局约9000人员的档案信息实现档案无纸化管理，自动记录各种查阅、借阅、归还、专递信息。借助现代信息技术和管理理论，建立企业信息管理系统是每个企业的重要趋势，在企业管理中，人力资源是企业最宝贵的资源，也是企业的“生命线”，因此人事管理是企业计算机信息系统的重要组成部分，而人事档案管理又是人事管理的重要工作，实现电子化的人事档案管理，可以让人力资源管理人员从繁重琐碎的案头工作中解脱出来，去完成更重要的工作，人事档案管理系统的实现可以减轻比较繁琐的手工人事档案管理工作。
2 人事档案管理的实际功能
2.1 功能结构图
如图1所示。
2.2 用户登录
功能：用户登录人事档案管理系统。系统启动后，首先要做的就是用户登录。用户在登录系统后，根据分配好的权限，可以进行一定的操作。
操作：系统启动后，要求输入用户的登录名及口令，只有登录名和口令完全正确，才能登录人事档案管理系统。系统会根据为用户分配的权限，显示对应的功能菜单，用户可以操作该功能。
2.3 档案管理
档案管理模块中有5个子模块，包括人员建档、档案查阅、档案借阅、档案归还以及借阅延期等功能。这些功能因管理员的权限不同所表示出的功能使用也不同，普通管理员没有数据修改及删除的权利。在这些功能里详细的记录了所有单位员工的资料。
档案的电子化查阅，去年省公司已经组织将在职人员档案进行了电子化扫描，本次制作系统时计划将系统与扫描件进行关联，对于简单的档案查阅可无需调用档案，直接在系统中查阅复印件。
2.3.1 人员建档
建立及维护人员档案信息，包括增加、删除、修改及导入档案信息的功能。系统可以上传扫描件，一个人员的档案信息可以关联多个扫描件。
2.3.2 档案查阅
将所有人员建档后，可以进行档案查阅；提供灵活方便的查询方式，实现在系统中查看扫描件的功能（可以上下翻页查看各种电子档案），记录查询人员信息，包括查询人、查询时间、备注信息等。
2.3.3 档案借阅
档案借阅与档案查阅不同，用户可以在电脑上查看档案的扫描件（查阅），也可以把纸质档案借出使用（借阅），需要记录借阅信息，包括借阅人，借阅时间，预计归还时间，借阅人联系电话等。
档案借阅除管理员账号权限外，还需输入借阅密码方可进行操作。
2.3.4 档案归还
管理员拿到归还的纸质档案后，需要在系统中进行档案归还。先根据ERP编号，档案号，姓名等信息查询出借阅记录，选中记录进行归还操作。需要记录归还时间、归还人、备注等归还信息，并更新档案状态
档案归还除管理员账号权限外，还需输入归还密码方可进行操作。
2.3.5 借阅延期
借出档案逾期未还时，系统可以进行借阅延期，延期需要有负责人审批。
2.4 档案查询
档案查询模块中有5个子模块，包括档案查询、查阅记录查询、借阅记录查询、归还记录查询以及借阅延期查询等功能，分别对应档案管理中的各个模块。
2.4.1 档案查询
功能：人员档案的快速检索，通过姓名及编号等信息进行快速查询。
在查询框中输入规定的范围即可查到相关的人事信息，当查询的条件填写完毕，点击查询按钮，页面会显示用户所要查询的符合条件的所有员工的资料。查出的记录默认为员工档案基础信息列表方式浏览，双击表格可以显示该员工的档案卡片、个人简历等扫描资料。
2.4.2 查阅记录查询
功能：档案查阅记录的快速检索，通过姓名、编号及查阅时间等信息进行快速查询。
在查询框中输入查询条件，点击查询按钮，页面会显示符合条件的查阅记录，双击查阅记录可以进入人员档案的详细信息页面，显示被查阅的员工的详细资料。
2.4.3 借阅记录查询
功能：档案借阅记录的快速检索，通过姓名、编号及借阅时间等信息进行快速查询。
2.4.4 归还记录查询
功能：档案归还记录的快速检索，通过姓名、编号及归还时间等信息进行快速查询。
2.4.5 借阅延期查询
功能：档案借阅延期记录的快速检索，通过姓名、编号及延期时间等信息进行快速查询。
3 结语
通过开展人事档案管理系统的研究与应用，建立了一套科学的、先进的人事档案管理系统，此软件将公司约9000多名员工档案信息纳入其中，实现了以个人档案为管理单位的电子化档案查询、档案借阅、档案归还等功能，并在查询、借阅、归还等过程中自动形成记录信息。该软件的推广应用简化了工作流程，提高了工作效率和精益化管理水平。
