时间：2022-05-24 07:46:41
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇房地产档案，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
房地产档案是城市房屋管理部门在房地产权属登记、调查测绘、权属转移、变更等房地产权属管理工作中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记载，是城市房地产权属登记管理工作的真实记录。房地产档案是非常宝贵的资料，这些档案为解决房产纠纷、加快旧城改造步伐、深化住房制度改革发挥了重要的作用。它为解决长期以来城镇房屋产权不明、产籍不清的问题提供了法律依据。房地产档案也在利用过程中彰显了它的作用和地位。
随着社会经济的发展，房地产档案在社会经济活动中发挥着越来越重要的作用，推动了房地产档案管理水平的大幅度提高，同时对房地产档案的管理也提出了更高的要求。然而，房地产档案在管理和使用的过程中，也存在许多被人们忽视的风险，缺乏对房地产档案的风险管理认识和风险管理措施。加强房地产档案的风险管理，可使许多宝贵的档案得到及时、合理的开发、利用和保护，同时满足广大档案用户对档案信息资源的利用需求，对于发挥房地产档案的作用和服务社会具有重要的意义。研究房地产档案的风险和对策，增强档案管理的风险管理意识，对于提高房地产档案的管理水平具有迫切的现实意义。
1 房地产档案存在的风险
1.1 突发风险
房地产档案是非常宝贵的历史资料，房地产档案的抗风险能力比较低。由于受到经济水平的制约和观念的影响，房地产档案的抗风险意识低。虽然在档案管理过程中采取了一些基本的防火、防潮、防虫、防盗等处理措施，但是一旦遇到山洪、泥石流、地震、战争等不可抗力因素时，房地产档案的抗风险能力差的问题就暴露无疑。去年的汶川大地震其巨大的破坏作用，使很多地方被夷为平地，造成了巨大的财产损失和人员伤亡，很多房地产所属物化为乌有，有些房地产档案也毁于一旦，给诸如财产保险的理赔工作带来了很大的难度。
1.2 房地产档案信息化风险
科学技术的进步，给房地产档案的管理带来了新的技术手段，给房地产档案管理的信息化建设和管理提供了可靠的保证。网络、计算机和信息系统是档案管理现代化的基础，同时也是信息安全风险存在的地方。黑客攻击、病毒蔓延、信息窃取、技术落后、制度不健全、管理不规范、措施不到位、治理不及时是产生不安全因素的根源。网络的畅通、系统的稳定、数据的安全，面临着客观侵害行为的风险和主观漏洞的风险。
在信息化的管理过程中，大量数字信息都储存在硬件设备中，设备的安全性会给信息安全和完整性带来威胁。如电脑、硬盘、光盘设备如果保管不当，就有可能发生损坏及老化等现象，从而导致大量数据的损坏，造成损失。存储设备都有一定的保存年限，需要不断的拷贝和更新，更新不及时，也可能造成损失。
信息化的操作要求技术性比较强，一旦操作失误就有可能带来损失，比如设备的损坏、错误的格式化、删除操作、错误运行程序等都有可能破坏电子数据。当电子化的档案信息通过互联网或内联网进行传输的时候，就会遇到传输风险，如网络黑客的入侵和攻击、计算机感染病毒和木马、遭遇非法窃取档案信息等，如果没能很好地防范，就有可能造成严重损失。
1.3 投资风险
为了应对突发的事故，进行异地档案备份，需要投入大量的人力和物力，投资与回报如何达到平衡，投资控制在什么样的幅度值得探讨。同时，信息化管理不同于传统的手工操作管理，它是建立在计算机网络技术基础上的现代化管理，进行信息化建设，特别是初期建设需要投入大量资金用于购置计算机、复印机、打印机、扫描仪等硬件设备，购买应用软件、咨询技术专家、培训员工及日常管理等，都要花费不少资金。为应对突发的事故和信息化建设，大量资金的投入无疑存在投资风险。
1.4 知识产权风险
档案信息化建设的最终目标是实现档案数字信息在网络中达到资源共享，这个共享引发知识产权的风险。同时，由于我国关于网络信息方面的法律、法规、标准、制度并不完善，也使得档案数字信息在充分发挥其凭证作用和参考作用的过程中存在很大风险。如在现实中，科技成果都拥有知识产权，具有专有性，而网络上应受到知识产权保护的信息则是公开的、公用的，而产权人往往要求信息非公开化，这就造成一个矛盾，也给档案部门在公开信息的时候带来知识产权上的风险。
1.5 技术风险
房地产档案部门在引进技术和应用技术两个方面都存在风险。一方面，引进的技术不一定能对房地产档案管理产生积极效果，或者很难完全转化为实际应用的技术。另一方面，由于信息技术比较复杂，在应用技术的过程中会产生风险，许多房地产档案工作人员会因为自身技术水平的限制而操作不当，进而影响房地产档案信息的安全性、完整性和真实性。
1.6 人才风险
档案信息化的建设和实施，需要既懂计算机网络技术又精通业务的复合型人才，因为无论是系统软件的选购、研发，还是信息化的具体实施、维护，都需要这些人才的支撑。国家信息化测评中心的统计结果显示:我国信息化指数为38.46时，我国信息化人才资源指数仅为13.43。信息化人才匾乏是导致档案信息化项目实施失败的主要原因之一，尤其是专业性复合型人才的缺乏，致使房地产档案部门很难真正开展档案信息化建设。如何挖掘和培养信息技术人才，留住复合型人才并充分发挥出他们的潜力，也是房地产档案信息化实施过程中面临的重要风险。
2 房地产档案风险管理对策
2.1 树立房地产档案风险意识
当前，房地产档案的风险问题尚没有得到足够的重视。主要表现在档案部门管理领导和工作人员对房地产档案的风险认识不足，缺乏应对房地产档案的风险管理措施。要应对房地产档案的各类风险，就必须树立正确的风险意识。信息化管理作为一种全新的管理方式，正处在初步实践的阶段，必然会存在各种风险，为此，我们既要有风险意识，积极宣传教育，又要有防范意识，采取有效措施，积极应对。房地产档案管理应对不可抗力风险意识非常差，目前需要大力宣传。
风险意识的淡薄会在很大程度上导致房地产档案管理上的盲目，只顾当前效益，缺乏前瞻性，给房地档案建设带来隐患。当突发的风险出现时，由于对房地产档案管理的风险认识不够，缺乏应对突发风险的管理措施，带来的后果可能是灾难性的，损失将无法挽回。汶川地震表明，房地产档案的破坏，给财产损失的评估和理赔带来很大的困难，加强房地产档案的风险管理，提高房地产档案的抗风险能力已经刻不容缓。
2.2 加强档案风险教育
由于认识的偏见和房地产档案管理岗位对人才的吸引力不够，从事档案管理的人员综合素质相对其他部门而言，存在不小的差距。档案管理人员普遍对房地产档案的风险认识不够。对档案管理人员进行教育培训，提高他们对房地产档案的风险认识，对规避房地产档案风险有良好的效果。教育培训能够提高档案建设参建人员和管理人员对档案风险的认识，确保房地产档案建设的安全开展和顺利进行。
2.3 增强房地产档案的风险评估
风险评估是应对风险的前提。风险评估就是对房地产档案在使用和管理过程中可能出现的风险进行预测，给定某一风险的概率。风险评估就是风险量化，通过比较风险的大小，来决定是否需要采取相应的应对措施。具体的风险的评估可以结合实际情况，聘请相关的评估专家来进行。
2.4 加强房地产档案的风险管理
从政府层面来说，必须充分研究房地产档案存在的风险，做好统筹规划，做好房地产档案的风险防范。国家应该制定相关的法律和政策，对房地产档案的资金风险、知识产权风险和技术风险进行控制。房地产档案管理要求的复合型技术人才，岗位对人才的吸引力不够，档案管理的人才风险也就时刻存在。需要从政策和薪酬等方面给予档案管理优惠。
不同地域，不同的单位房地产档案面临的风险也不一样。避免房地产档案管理的重复投资，保证资金的合理利用，预留风险保证金，制订建设规划，防范资金风险。一定要结合本单位实际情况，根据风险评估结果，采取提前进行规划，避免档案建设重复投资，采用逐步更新、持续改进的技术措施，规避技术风险，引入信息监理方，缓解管理、人才方面的风险等等，灵活运用各类应对策略及时有效降低风险。
2.5 提高房地产档案的抗风险能力
提高房地产档案的抗风险能力，需要不断提高认识。这种抗风险意识需要提高到国家战略层面上来。比如国家对金融和股市风险的控制采取了很多切实可行的方法，也取得了很好的成效。在房地产档案的管理上也可以进行借鉴和创新。比如在股市中，客户交易的资料采取了异地备份的方法以应对不可抗力带来的风险。房地产档案如何实现异地备份呢?随着计算机技术的发展和普及，档案的电子化给档案的备份和异地存储提供了可能。一方面要对库存档案电子化，另一方面新入库档案资料需要进行电子化工作，办理完毕的房地产档案在进行纸质档案归档的同时，要进行电子文件归档，将该电子文件拷贝至耐久性好的载体上，一式三套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保管。
论文摘要：在信息社会化逐步深入的今天,房地产档案逐步实现了信息数据化、管理网络化和服务现代化。这就从技术和管理两方面对房管部门提出了新的要求,也必然要求提高档案工作者的综合素质,从而更好地为房地产事业服务。
目前,在房地产管理部门中,由于房屋产权产籍档案的管理方式相对滞后,因而积压了大量历史信息需要录入。要将这些信息在第一时间内全部录入管理系统并且不能产生误差,需要大量的时间和大量的人力、物力、财力来完成。如何利用现代化手段,加强房地产档案数字化建设,实现房地产档案管理的新突破,已成为当前房地产档案管理工作的重要课题。利用计算机对房地产档案信息进行管理,具有检索迅速、查找方便、可靠性高、储存量大、保密性好、寿命长、成本低等优点。这些优点能够极大地提高房地产档案管理的效率,也是房地产管理科学化、标准化、规范化的一个重要条件。
一、确定适用标准
信息技术标准化是实现信息交换和资源共享的根本保证。在数字化建设中,必须建立好相应的技术标准、管理标准和工作标准,最终建立起一个标准化的数字化利用平台,实现档案数字化管理。
二、建设高质量的档案信息数据库
房地产档案管理主要包括两个方面:档案原件及档案数据的管理。档案原件作为房地产档案的原始资料有着不可替代的作用,它是档案数据的来源。房地产档案管理要实行全方位、多元化的服务模式,房地产档案网站作为一种纽带和桥梁,是实现这一多元化服务的有效手段。我们应充分利用这一点,为利用者提供一个交流平台。一方面我们可将房产档案中的建筑面积、房屋坐落以及平面图等无条件公布在网上,对于有条件利用资料的各级用户可根据自身的用户级别查询相关的房产档案。另一方面,利用者可将自身的相关问题留在网页上,房地产档案管理人员可以及时了解适用者的需求,解答问题,搞好服务,方便群众。
三、重视人员素质的提高
档案人员是连接档案与利用者的桥梁和纽带,档案人员的素质直接影响到档案的利用在社会公众心目中的形象。
四、要突出服务理念
就现代管理科学而言,房地产市场管理同时也是一种服务,是一种由我们管理部门提供给社会层面的服务。当前,社会层面越来越需要更为全面、便捷、自主的房地产市场信息服务,也越来越渴望通过房地产市场管理信息系统来获取房地产咨询服务和房地产政策指导,因此,我们只有及时、主动、积极地向新型管理服务职能转变,才能够顺应社会的呼唤、满足公众的需求。房地产市场的信息化建设同样需要
五、要着力强化系统的协作效能
在房地产市场的信息化建设中,需要从全社会的角度去认识和把握市场信息。一是要制定统一的技术规范,包括业务分类、数据分项、数据定义等技术规范与格式,为各相关业务部门、各相关业务系统今后进一步实现信息资源共享奠定技术基础;二是要在系统中尽量延伸和拓宽市场数据的采集面,并规划和设计出必要的数字化实现途径;尽可能多地实现各关联机构、协作部门业务数据的采集、转换,促使更多的业务内容转换成房地产市场所需要和必备的业务信息流;三是要实现系统间的数据交互,新的系统必须支持系统间、部门间数据资源交互和传递,实现同类业务信息的一致和共享。
六、当前房地产档案数字化管理的几点建议
1.提高数字化管理的认识,建立完整规范的档案资料,房地产档案数字化的目的是最大限度地提供利用,满足社会需求。
2.制定房地产档案馆数字化建设发展规划,并分阶段有步骤地实施在数字化建设过程中,必须充分考虑到各地房地产档案管理部门历史上形成的数量庞大的库存档案,以及每年数量激增的综合反映,建立一支既懂档案管理,又懂房地产管理和计算机知识的专业队伍,是实现房地产产权档案信息现代化管理工作的关键。
3.档案人员要加强学习房管部门相关专业的一般知识,如《档案法》、《城市房地产权属档案管理办法》等。
【关键字】房地产档案、查询、保密
中图分类号：F293.33 文献标识码：A 文章编号：
随着住房改革体制的深入推进，全国各地的房地产建设方兴未艾，房地产事业发生了日新月异的变化，房地产市场空前活跃。
房地产档案在房地产行政管理、司法协助、住房制度改革、市场规划等各项工作中，利用越来越频繁，也越来越显示出其本身所固有价值。房地产档案的公开查询是社会的必然需求，但随着“房叔”、“房婶”等众多涉及房地产档案曝光事件的发生，房地产档案业界出现了一些谈“查询”而色变的趋势。如何充分利用房地产档案，而又确保不侵害相关方的合法权益成为目前值得探讨的一个问题。
一、房地产档案的主要内容及其特点。
（一）主要内容
房地产档案是指房地产行政管理部门在房地产发证登记、交易买卖、动拆迁及批租活动中，经过收集、整理、鉴定，按一定的手段形成的反映产权人、房地产自然状况及使用状况，应当归档保存的文字材料、计算材料、图纸、图表、照片、录像带、录音带、磁介质软盘等各种载体内容的文件材料。
（二）主要特点
1.法律依据性、权威性。房地产档案是除房地产权属证书外法律认可的、确认房地产权利归属、鉴证房地产权属处置的唯一有效证明。由于房地产业已成为国民经济的支柱产业，房地产的经济行为日益增多。诸如房地产交易、析产、抵押、继承、查封、保全、评估过程中产生的种种纠纷，人民法院如何裁决，房地产档案是重要的法律依据。
2.区域垄断性。房地产管理的基本原则是属地管理。因此，各地房地产管理部门在进行房地产管理的过程中处于对本地区房地产档案的独占和垄断地位，如果不规范管理和开发利用，将直接影响本地区房地产业乃至整个经济的发展和社会的稳定。
3.安全保密性。在涉及国家安全、军事机密、个人隐私和商业秘密等需要保密的房地产权档案，查询机构及其工作人员负有保密义务，并不得擅自扩大登记信息的查询范围，查询人也不得泄露给他人，不得不正当使用。
4.其他属性。房地产档案还存在动态性、专业性、数据海量性等特点。
二、房地产档案查询的社会需求性及重要意义。
1.房地产档案公开查询是经济社会发展的必然需求。由于房地产档案的法律依据性、权威性等特点，在房地产开发、交易、析产、抵押、继承、查封、保全、评估过程中对房地产档案的查询有着必然的需求。房地产档案由封闭型向开放型的转变，既是社会开发信息资源的需要，又是我国社会主义市场经济的大势所趋，是繁荣房地产事业、开发房地产档案信息资源的一种社会性的形式，对发展我国的房地产事业，推动我国现代化建设，都将产生巨大而深远的影响。
2. 房地产档案公开查询有利于充分发挥其固有价值。房地产档案具有区域垄断性特点，一般由房地产管理部门利用财政资金来进行收集、整理和保管并形成了一套较为权威、系统而又专业的房地产档案成果。此成果如果不加以利用必然造成资源的极大浪费，而档案成果利用的方式应该在于查询，查询也是档案产业的生命线。只有通过海量的社会公开查询才能充分发挥房地产档案的固有价值。
3. 房地产档案公开查询对房地产档案工作有积极的推动作用。首先，开展房地产权档案的公开查询工作，必然要求提高房地产权档案整理、鉴定、保管工作的质量，来满足社会各方面利用房地产权档案的需要。其次，房地产档案公开查询对档案工作最有效最实际的宣传。最后，房地产档案公开查询有利于检验与反映本单位工作水平和档案成果质量。
三、房地产档案查询中应该注意的问题。
1.处理好公开查询与保密的关系。档案保存的目的就是为了利用。从原则上讲没有什么档案是不能利用的。但是，档案不仅是可供利用的重要材料，还涉及部分秘密，我国宪法第13条规定：“国家保护公民的合法的收入、储蓄、房屋和其他合法财产的所有权。国家依照法律规定保护公民的私有财产的继承权”，因此，房地产档案作为一个特殊的专业性档案有其自身固有的保密性，因而在开展公开查询的工作时，片面强调保密忽视利用不对，片面强调利用，不注意保密也不对。利用与保密，从根本上说是对立而又统一的，都是为了合理发挥房地产档案在经济建设中的作用。保密的目的，也是为了更好的利用。
2.加强制度建设，确保房地产档案的有效查询和安全保密。
贯彻执行《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国房地产管理法》、《中华人民共和国保密法》等有关法律法规，建立和完善以法律为基础与本单位具体情况相结合的、切实可行的房地产档案的管理和利用制度。并加大执法力度，作好档案的利用工作，又防止档案的泄密和失密。
3.加强房地产档案从业人员队伍建设，做好房地产档案的有效查询和安全保密工作。在房地产档案的公开查询工作中，由于利用者来自不同的部门，素质参差不齐，各自的利用目的不同，如若管理不善，容易造成档案的泄密和失密，侵犯了产权人的合法权益，给单位和个人造成无法估量的损失。为此必须加强档案从业人员的法制教育和专业知识教育，培养他们依法、依规办事的能力和分析、识别能力，使其具备房地产管理基础知识，从而确保房地产档案的有效查询和安全保密。
4.利用现代化手段强化房地产档案的查询利用和安全保密。利用信息网络和数据管理平台，实现资源共享、方便档案的查询利用；同时也通过数据管理平台对房地产档案查询的申请、审核、复核、数据发送等环节做到有据可查、有法可依，改变过去的经验型管理方式，实现向科技型管理方式转变。
1 房地产档案分类原则
1.1 什么是房地产档案
房地产档案是房地产行政管理部，经过一定手段将收集整理来的，文字材料、音像制品等能够反映房屋、土地等现今的产权人及使用状况的文件材料进行建档的行为。
1.2 依照用途进行分类
在房地产档案的分类过程中，可以依照房地产的用途来进行分类。按照用途来对房地产档案进行分类简单来说，就是依照房地产的不同使用用途，对房地产档案进行分类，将相同用途的房地产档案集中排列管理。这种方法在房地产档案的分类工作中被频繁利用。
1.3 依照产别进行分类
依照房地产的产别来对房地产档案进行分类整理，也是房地产档案分类工作中常见的手段。其产别的性质是由相关的房地产管理部门制定的，有其固定的硬性的标准。我们在运用产别进行分类时，只需要按照规定先判断其产别性质，再将相同产别的房地产档案进行集中的排列整理，按其不同产别对房地产档案进行管理和利用即可。
1.4 依照地域进行分类
在房地产档案的分类工作中也会运用到按照地域进行房地产档案分类工作的情况。按照地域进行放那个地产档案分类，顾名思?x即根据房地产档案内容所反映的地域特征进行分类的原则，在分类的过程中一般第一层都是按区域分布平面图进行划分，第二层按照地域分布平面圈划分，第三层按照街名、路名进行划分，之后按栋分开，再在每栋内按照权属和单元划分。
2 房地产档案的利用
2.1 房地产档案利用必要性
房地产档案房产合理、合法拥有的有效凭证，它能合法的证明权利人与房屋、土地之间的权力关系。房地产档案在实际运用中是具有法律效力的，因此房地产档案的来源必须要具备真实性和有效性，必须要有相应的真实性保障，以确保房地产档案能够在我国的产权保险体系中发挥效用，保证房地产的产权保护和产权管理，能够在合法合理的范围内有效进行。
2.2 利用面窄、准确性得不到保障
目前我国房地产行业的档案利用，基本都是在本部门、本系统内部运用，并没有拥有一个能够面向外部、面向社会的机制。只在部门内部运用房地产档案是一种资源的浪费，再加上目前房地产档案的准确性得不到充分的保障，很有可能出现错记、漏记的现象，这样一来不仅不能促进房地产事业的兴旺发展，反而还会抑制房地产事业的发展，给我国的经济发展增加阻力。
2.3 房地产档案工作人员良莠不齐
房地产档案工作不仅仅是一份简单的档案整理工作，房地产档案还是反应房地产经济发展和房地产从属关系的有效凭证，它是具有法律效力的，必须要保证它的真实性、延续性和有效性。为了减少房地产档案工作的错误率，房地产档案的工作人员就必须要具备过硬的职业技能，减少自身的出错率，从而保障房地产档案的真实性。然而我国目前在房地产档案的工作中，其工作人员的业务水平和综合素质都有待提高。只有当房地产档案工作人员的业务水平和综合素质提高时，才能真正的从根本上促进我国房地产事业的繁荣发展。
2.4 完善房地产档案利用工作的侧重点
当今社会已经是一个飞速发展的网络时代了，我们在房地产档案的利用上不能还仅仅是局限于过去的老眼光。要与时俱进紧跟时代的潮流，完善网络房地产档案的更新工作，建立全面的完善的目录数据库和全文数据库，实现数据的一体化。能够通过网络来实现房地产档案的共享，扩大资源利用率。从而促进房地产的开发与利用，推动我国房地产经济繁荣昌盛。
3 房地产档案的利用方向
3.1 利用房地产档案管理房地产权属关系
我国房地产每天都会有大量的交易产生，这种权利的交易转换显示着房地产权属关系的更迭变换。房地产档案的开发利用是确定房地产权属关系的直接的、有效的、合法的证明材料。房产、地产的买卖、交割、转增、合并、裁决等情况能够导致房地产权属关系的变更。由于房地产档案具有真实性和延续性，所以房地产档案是最直接、最明显且最易得的能够证明房地产权属关系的原始凭证，因此在房地产权属关系的排列管理过程中，是绝对离不开房地产档案的。
3.2 利用房地产档案规范房地产市场行为
房地产业作为国民经济的先导产业，它的繁荣和发展又取决于规范的房地产市场的日益活跃，这些都要以明晰的房地产权利归属关系为前提。因此要想确保拥有一个稳定的规范的房地产市场环境，使我国的房地产经济继续繁荣，就必须要明确房地产档案工作的重要性，保证其真实性和延续性，从而明确房地产权利归属关系，以便在必要时能够有理有据有效的证明其真实性，从而规范房地产市场。
3.3 促进房地产市场的经济发展
房地产市场的进一步发展方向和经济评估的判定都离不开房地产档案，房地产档案可以反映出近几年房地产市场的状况，产权的更迭变换频率和地域间的产权变更现象，能够很好地反映出房地产发展热度，和房地产地域性的差别，能够准确的判断出房地产行业热度中心地。从而令相关工作人员明确在接下来的工作中应该具体针对哪些地区、那些现象实施相应的促进房地产市场经济的手段。
3.4 解决房地产交易纠纷
在房地产交易过程中很可能会产生纠纷，当这种纠纷产生时就要有相关的依来判定，谁是正确的一方。并且这一依据必须要具备可信度，首先必需是真实的有效的，能够清楚地反应此房地产的权力从属关系，并且要具备法律效力，不能是虚假的不真实的信息。那么房地产档案正好符合这一要求，其具备真实性和延续性，真实的反映了房地产的从属关系并且具有法律效力。是解决房地产交易纠纷的有效依据。
【关键词】房地产档案；房地产档案管理；网络信息化；自动化；数字化档案
目前，由于我国房地产业发展迅猛，房地产档案越来越多，房地产管理部门管理方式相对滞后，积压了大量历史信息需要录入，房地产档案利用率相对较低。如何利用现代化手段，加强房地产档案数字化建设，实现房地产档案管理的新突破，已成为各地房地产管理部门急要解决的问题。房地产档案数字化建设能够快捷地查询房地产档案信息，缓解产权档案管理利用等庞大的工作量，保证档案查询工作快速、高质。因此实现房地产档案信息收集、整理、查询、利用管理的数字化，能够提高档案管理水平和利用质量，更好地服务于经济建设。
1.房地产档案概念及特点
1.1房地产档案的概念
房地产档案是指在房地产发证登记、房地产交易买卖、房屋动拆迁、建设用地及批租用地活动中，经过收集、整理、鉴定，按一定的手段形成的反映产权人、房屋自然状况及使用土地状况，应当归档保存的文字材料、图纸、图表、照片、录像带、录音带、磁介质软盘等各种载体内容的文件材料。
1.2房地产档案的特点
1.2.1法律证据。
房地产档案是除房地产权属证书外法律认可的、确认房地产权利归属、鉴证房地产权属处置的唯一有效证明。由于房地产业已成为国民经济的支柱产业，房地产的经济行为日益增多。诸如房地产交易、析产、抵押、继承、查封、保全、评估过程中产生的种种纠纷，人民法院如何裁决，房地产档案都将作为重要证据参与其中。
1.2.2动态性。
造成房地产档案的动态性主要有两个方面的原因：一是房地产本身发生了变化。例如房屋的状况变动，房屋被拆除产权灭失等。二是房屋外部条件的变化引起房地产档案的变化。包括房产测量方法的改变，历史遗留问题的处理，路街巷变化，编号方式的改变，房产交易造成房地产权属转移等。 房地产档案的动态性决定了必须对房地产档案实行动态管理，以保证房地产权利现状的一致性和现势性。
1.2.3数量巨大，使用频繁。
房地产档案是与房屋产权一一对应的。也就是说有一份产权，就会存在一卷房地产档案。因此，房地产档案的数量相当大，部分大城市的房地产档案数以百万计。据调查统计，为办理房地产交易、析产、继承、抵押、查封、评估等正常业务而利用房地产档案，大城市平均每年为3—6万次，中等城市为l一3万次，小城市为2千一1万次。从总体上看，房地产档案的数量和利用量都非常大。
1.2.4区域垄断性。
房地产管理的基本原则是属地管理。因此，各地房地产管理部门在进行房地产管理的过程中处于对本地区房地产档案的独占和垄断地位，如果不规范管理和开发利用，将直接影响本地区房地产业乃至整个经济的发展和社会的稳定。
2.房地产档案数字化建设的设想
2.1应建立基于房地产管理业务规则的管理体系。
房地产权属档案数字化应建立完整的产权认证体系，实现业务数据、电子档案及GIs数据的一体化存储管理和应用集成，这是建立全方位房地产管理的难点和关键。在三者之间建立有效的数据连接和完整性、业务性规则的基础之上，一方面可对权属登记实施全程管理，充分保证产权认证的准确性、排他性、关联性和制约性。另一方面，实现房地产管理的地理空间可视化，建立和维护档案的地理相关性，实现权属界限精确管理。由此可以实现“图-证-档”一体化，达到图档结合，以图管房的管理层面。
2.2应建立基于房地产管理业务规则的动态更新机制。
与其它静态的档案不同。房地产权属档案应随时因房地产权属的异动而发生变化，构成一个动态、面向业务的数字化档案系统。通过在数字化档案系统中内置基于业务规则的动态更新机制，并为房地产测绘应用和房地产管理应用提供相应的系统接口，在线跟踪房地产的权属变化（转让、变更、抵押/查封、灭失等等）。动态更新数字档案的状态和内容，保证数字档案与房地产权属现状的严格同步和一致。
2.3应建立系统规范和标准。
建立数字化档案。应根据系统总体结构和技术要求，订立统一的规范和标准，以指导具体工作的实施。如不同档案的扫描方式、每份档案的扫描内容、扫描后在电脑中的保存格式等等，这是建档的基础，对以后提供利用时的效率和准确度起着决定性的作用。
2.4应建立开放性系统。
考虑到数字化档案未来发展的需要以及其他房地产管理系统和电子政务网络的技术集成和资源共享，系统总体结构应具有兼容性和可扩展性。即可以包容不同厂家不同类型的先进产品，便于升级换代，使整个系统可以随着科学技术的发展，不断得到充实、完善和提高。
2.5应建立系统安全体系。
计算机管理手段将带来工作效率的提高。同时也对档案安全管理提出了更高的要求，这包括计算机硬件、软件、数据及网络等各方面的安全。因此，要做好服务器机房的配置，防火防雷措施到位，制定详尽的责任制度、安全保密制度，完善权限的分级体系，设置网络防火墙，对传输的数据加密、解密，定期进行数据备份等。
3.加快房地产档案数字化建设的建议
3.1开发完善的房地产档案信息系统
一般说来房地产档案信息系统应具备以下功能：（1）信息的存储管理功能。（2）房籍信息的多种输入功能。（3）信息的查询检索功能。（4）汇总统计分析功能。（5）信息共享功能。房籍信息不仅要考虑房管的纵向兼容，而且还应与规划与管理信息系统、市场信息等相关业务的横向兼容，以实现信息的交换和共享。（6）信息更新功能。因为房产信息是一种动态信息，要随租售、馈赠、继承等不断变化，既要将旧信息入档，又要跟上现实、保证准确。（7）丰富的应用程序功能。系统应提供各种应用程序，如各种图件的迭加处理，基本数据的回归分析，派生数据的生成，制图等软件。（8）各种输出功能。信息能根据用户的不同要求进行输出，如图形、表册、房屋面积，权属证资料等的输出。（9）系统维护功能。（10）系统应具备保密制约的手段。
3.2房地产权属档案数字化管理应在总体规划指导下，分阶段有步骤地实施。
数字化过程必须充分考虑到房地产档案管理部门历史上形成的数量庞大的存量档案和每年数量急增的新增档案，分别规划设计合理的建档流程。对存量档案，可考虑将利用率高、当前有效的权属登记资料先行建档，以保证数字化档案库能在较短的时间内产生利用价值；新增档案的数字化过程关键是不能影响日常正常的登记发证工作，建档工作可安排在发证后、实物归档前进行。
3.3加强队伍建设，提高工作人员的素质
人才是网络经济时代的第一资源和首要依托。房地产档案管理现代化是不断完善优化的过程，始终要依赖于档案人员素质的提高。建设一支精通房地产管理且熟悉计算机基础知识的专业队伍，是实现房地产档案管理现代化的关键。因此，档案工作人员要相应地调整自身的知识结构，要求具有理论、文化、专业和科学技术等多种知识。其中尤为重要的是要全面系统地掌握档案专业知识，包括掌握档案应用理论知识、档案学基础理论知识和档案保护技术。房地产档案管理现代化是不断完善优化的过程，始终要依赖于档案人员素质的提高。建设一支精通房地产管理且熟悉计算机基础知识的专业队伍，是实现房地产档案管理现代化的关键。
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［关键词］数字化技术；房地产；档案；管理
0引言
房地产档案是指房地产行政管理部门在房地产发证登记、房地产交易买卖、房屋动拆迁、建设用地及批租用地活动中，经过收集、整理、鉴定，按一定的手段形成的反映产权人、房屋自然状况及使用土地状况，应当归档保存的文字材料、计算材料、图纸、图表及照片等文件材料。随着我国经济的迅猛发展，近些年，房地产行业崛起，房地产增量的同时也带来了房地产档案管理难度的增加。而数字化技术的到来为管理部门提供了解决难题的方案，不仅将档案管理的传统方式进行了革新，与手工处理相比较，数字化技术大大提高了处理效率。另外，智能化是数字化技术的显著特征，大量的数据文档通过数字化技术的处理，效率有明显的提高，并且在网络应用的基础上还能够使数据资源进行分享和交流，管理效果十分明显。因此，运用数字化技术进行房地产档案管理是社会发展的必然趋势，也是房地产发展的必然需求。
1房地产档案管理数字化的内涵及数字化运用的注意事项
目前，房地产档案管理数字化主要通过大量地运用现代电子计算机技术以及现代化的摄影扫描技术完成，在此过程中将大量的纸质数据转化为数字化信息，通过电子计算机的形式加以保存，建立相应的电子信息库，进一步方便相关数据的整理，加强数据的管理，提升相关档案的使用效率，增强在档案管理方面的安全性能。在当下的房地产档案数字化管理中，档案一般被划分为三类，通常以档案原件、扫描件和数据档案的形式表现出来，数据档案是档案数字化的最终结果。在数据化档案的管理当中，必须按照一定的原则对相关数据档案开展管理，这些原则中最为重要的就是安全性。虽然现代化网络技术给人们带来了便捷，但是在网络环境中倘若没有较好的保护措施，相关信息的安全性很难得到保障。为了保证相关信息的安全性，房地产企业应当做好充分的准备，从细节入手认真仔细地做好每个环节的安全工作，安装相应的防木马软件，聘请专业的技术人才充当顾问，使档案的安全性得到充分的保障。
2房地产档案管理的特点
2.1专业性和项目性
专业性和项目性是房地产档案管理最为突出的特点。所谓专业性，意思是房地产档案的专业性比较强，这是由房地产档案的产生基础而决定的，其档案资料一般是管理活动中的真实资料。项目性指的是房地产建设与管理过程分为许多项目，根据不同项目建立档案资料，管理也就相应根据项目而区分。
2.2分散性和集中性
房地产档案管理的另一个特点是分散性和集中性。鉴于房地产项目的开发过程中，不同项目有着不同的工作内容和流程，所以项目资料的整理就比较分散，档案也就需要采取分散的管理方式。从另外一个角度看，即使项目不同区分不同，但是从整体项目角度出发，是需要集中管理才能实现整个项目的管理目标的。因此，房地产档案管理要把分散管理与集中管理结合起来，才能实现档案管理的最终目的和效果。
3数字化技术在房地产档案管理中的应用
3.1在档案检索和查询中的应用
数字化技术对房地产档案管理的贡献很大，比较突出的一点是能够实现快速的档案检索和查询。传统的手工检索和查询需要确定位置和顺序后再进行查询，而在数字化技术基础上的检索和查询，只需要输入检索内容，数据库就可以省略传统方式的繁琐步骤，快速获得结果，检索十分快捷方便。除此之外，运用数字化技术时，检索和查询不会受时间和空间的影响，能够随时进行，充分利用了档案的价值。
3.2在系统权限设置方面的应用
在房地产档案的管理中，要确保数据信息的真实和完整，就在安全方面设置权限。档案管理中，通过应用数字化技术，将各环节划分开，并进行权限设置，这样一来，房地产档案管理不仅清晰了许多，安全程度也增强了不少，档案安全管理效果也非常显著。
3.3在档案统计工作中的应用
随着房地产行业的发展，信息量越来越大，需要以更先进的技术和形式来满足工作需要。因此，要应用数字化技术，实现房地产档案的科学分类和合理编制，这对于档案的统计效率和管理效果有着重要的意义，有效消除了人工处理的弊端。另外，纸质形式的档案保存受到条件限制，一旦保存不当就会造成档案资料的破坏，例如发生火灾的情况，会使档案统计工作无法进行下去，而数字化技术则避免了这些问题的困扰，通过将资料数字化存档，能够确保信息更加完整，统计效率和质量更加高效。总之，档案统计工作，离不来数字化技术的应用。
3.4在档案分析中的应用
所谓档案分析，是指通过对档案的整理和分析形成有价值的信息，提供给人们所用，使其进行必要的活动。以数字化技术为基础的分析，过程迅速，结果准确，与传统分析手法相比，分析所用的时间较短，而且分析得出的结果精确且符合需求，使档案的价值得到了积极的发挥。因此，在房地产档案管理中，采取信息技术手段不断进行档案分析，通过组合运用档案数据，不仅能够提高档案利用效率，在一定程度上对于其他工作的开展也能够起到积极的辅助作用。
4加强房地产档案管理数字化的策略和方法
首先，在房地产档案管理数字化发展的趋势下，仅仅做好数据信息的管理是不够的，还要在整体制度的管理上下手，寻找更适合的策略和方法。相关部门应借助数字化的信息手段，对管理制度进行深化。在人才建设方面，需要引进更多的专业性强的信息化人才，以满足时展的要求。在具体的档案管理工作中，根据实际情况和具体应用情况进行合理的划分，制订科学的档案管理方案，从一定程度上确保档案的安全系数，降低档案信息被破坏的风险，面对不安全的信息管理环境，建立应急预案，当管理系统遭到损坏时，能够及时有效地进行应急处理，最大程度降低房地产档案的损失。其次，在数字化的档案管理方面，要从多方面完善具体规章制度，尤其在数字化系统的具体应用中，通过高效的管理制度，创造一个房地产档案管理的良好基础。档案管理运行环境包括人员操作的制约，也包括外界条件的影响。这些方面的忽略都有可能给数据化档案管理工作带来障碍。总之，运行环境的管控是一个复杂而系统的过程，只有通过对操作进行规范、对应用系统的软硬件进行合理配置、明确相关监督和责任主体，才能确保数字化技术的应用效果，体现房地产档案的真正价值。最后，虽然数字化技术下的房地产档案管理工作有诸多方面的优势和突出效果，但由于信息原件是数据化档案管理的前提和基础，所以，对档案资料原件的管理和保护也不能懈怠。可以建立设备设施完善的档案室，指派专人进行保护。在房地产档案资料的运用中，严禁随意篡改，从而确保原始档案的真实性。实施原件保护措施，不仅能够在前期预防数字化技术应用过程中房地产档案数据信息出错，还能够在后期针对已出现的错误及时追踪到原件进行查询和修改。
5结语
数字化技术应用于房地产档案管理中，无论是对于档案管理还是房地产建设管理都起到了积极的作用，提高了档案管理工作的效率和质量。未来，数字化技术在房地产档案管理中的应用将会更加普遍，但同时也充满挑战。因此，相关管理部门应积极积累和探索应用经验，将更加科学合理的应用成果充分引进到房地产档案管理中来，采取有效的管控措施，强化数据化档案管理的风险控制，最大程度地预防和处理安全事故，确保房地产档案的安全性，促进房地产行业的发展。
主要参考文献
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房地产登记，即房地产产权登记，它是国家为健全法制，加强城镇房地产管理，依法确认房地产产权的法定手续。房地产登记时要对权利人、权利性质、权属来源、取得时间、变化情况和房地产面积、结构、用途、价值、等级、坐落、坐标、形状等进行记载，登记机关设置房地产登记册，按编号对房地产登记事项作全面记载。据笔者所知，目前房地产登记大多以保存纸质档案为主，采用电子化备份还不够普及，尤其是农村房地产登记管理工作几乎没有实现电子化备份管理。
如今电子信息技术已经非常先进，计算机技术日益普及，探讨房地产档案管理计算机备份、计算机检索、计算机查询对于保障房地产权益人的合法权益，保障房地产交易安全，促进房地产事业健康发展，促进经济建设安全运行，确保不发生美国式的次贷危机具有十分重要的意义。
一、传统房地产档案管理的弊端
我国古代的档案，在各个朝代有着不同的称谓。商代称为“册”，周代叫作“中”，秦汉称作“典籍”，汉魏以后谓之“文书”“文案”“案牍”“案卷”“簿书”，清代以后多用“档案”，今统一称作“档案”。提到档案，人们自然联想到甲骨、金石、缣帛、简册、纸质、胶磁等古董，尤其是纸质档案更是极其普遍。由于纸质档案本身原因，造成保管、查询等一系列弊端，一旦遇到自然灾害极易造成灭失。
天灾容易造成重大损失，人们常说水火无情，一旦发生大火，纸质档案如果保管不当极易损毁。历史上发生的特大洪水，造成房倒屋塌，整个村镇一扫而光的悲剧曾有发生。2008年5月12日汶川大地震造成的山河移位，满目疮痍，生离死别悲剧有多少珍贵的档案资料被毁目前没有权威的统计数据。
二、纸质档案文件易受腐蚀、脆化、破损、虫蛀等
保存纸质档案文件的库房难免会有灰尘。灰尘通过封闭的通风口，不断在库里循环，有的通过柜子上的缝隙落在文物上。灰尘是微生物、寄生虫繁殖时的掩护所，遇到适合的温度和湿度就会破坏文物；灰尘常吸附酸性物质、霉菌孢子，使纸张酸化、生霉等等，造成纸质档案破损。
三、纸质档案文件检索查询比较困难
以吉林省四平市为例，全市总人口350万，市区人口50万，以3口之家来推算大约有十八万家庭住户，每户一套房产至少要有18万份房地产档案需要保管，这些房地产要经常进行交易过户，查询检索房地产档案工作也很困难。
对房地产档案实施电子化备份，电子化检索的好处。如今已经进入电子信息时代，计算机技术应用日益普及，互联网应用遍地开花，计算机告别了286、386已经进入多核时代。如今一台普通的民用计算机比起80年代的大型计算机的处理能力都要强上几百倍，甚至几千倍，几万倍。强大的Internet网络为人民群众安装了千里眼，顺风耳，足不出户就能与世界任何角落的亲友进行沟通。为了适应电子信息化发展需要，国家曾经建设了十几个金字号的信息化工程，如金税、金盾、金保等等。那么房地产信息化管理是否也应该尽快提上日程呢？吉林省四平市在房地产档案数字化管理、数字化备份方面进行了有益的尝试，配备计算机管理系统、编制管理软件，从房地产登记开始，对所有档案文件进行数字化扫描，计算机存储，纸质档案和数字化档案分别保管，纸质存档，电子化备份，实现检索、查询电子化管理，极大地提高了工作效率，受到人民群众的普遍欢迎。
（一）提高安全性
房地产档案数字化管理、数字化备份能够有效防止天灾人祸造成的损失。房地产档案纸质化存储的弊端是显而易见的，实施数字化管理、数字化备份提高了房地产档案的安全系数，确保一旦遭遇天灾人祸档案不能全部灭失。
（二）便于保存
由于计算机存储技术日新月异，存储容量得到极大的提高，房地产档案数字化管理、数字化备份所占用的磁盘空间得到极大的拓展，保存图片文件，文字文件，影像、影音文件易如反掌。
关键词：房企；档案管理系统；建设；分析
中图分类号：F293.33文献标识码：A 文章编号:
1、建设背景
房地产企业的档案管理是企业诸多管理工作中重要的组成部分，其管理内容涵盖了企业内的文书档案、工程档案、会计档案、声像档案等。工程档案管理是其中的重中之重。企业开发项目由于其规模大、工期长，在开发过程中形成的资料多；特别是其关联和涉及的专业、部门和单位环节众多，因此使企业对工程档案的有效管理成为必要。
《建设部关于认真贯彻国务院第279号令和建设部第78号令切实加强工程档案管理工作的通知》（建办[2001]103号）文中指出，工程档案是工程建设过程和建设成果的真实反映，它对于加强工程质量控制，追究工程质量责任，惩治工作领域腐败行为，以及工程日后维修、改建、扩建等，具有重要作用。
工程档案包含了项目初期的报建资料、工程预算；项目中期的施工现场记录；项目后期的竣工资料、工程结算以及项目的销售合同等。
目前常规的操作方式是，施工方的资料员在项目竣工后将工程档案移交到档案馆做备案。有些施工单位，对工程建设中的档案管理不太重视，等到需要移交档案了，才开始匆忙整理，有的甚至连资料员都难以找到，给档案整理带来难度。而且一般施工单位没有专职的档案管理人员，所有的施工资料都分散在各个部门各个技术人员手中，随着工程后期人员的相继撤离，留下的人员对资料不熟悉，一些需要相关负责人签字的单证，终因难以召回当事人，拖延资料整理的进度。
鉴于上述原因，我们引入房地产企业档案管理系统，并对每个项目委派档案管理员，对工程档案进行实时整理，实时归档，使得房地产企业的工程档案管理不再受限于施工方，而是能够自主控制、自主管理。
2、房地产企业档案管理系统的搭建构想
从2010年起，试图构建一个以工程档案管理为主，覆盖房地产企业内部所有类型档案，纵向是从工程立项开始直到项目竣工销售结束为止的，综合档案管理的系统。做到所有数据由一线资料员实时录入，由公司档案管理员进行组卷入库的管理操作。同时入库的档案资料对公司各级人员按权限进入开放利用。
3、什么是房地产企业档案管理系统
房地产企业档案管理系统是建立在企业局域网内，提供数据访问、交换与互操作能力，并通过这个平台，为企业内部档案建设、管理利用提供支撑、保障、服务的应用系统。
3.1房地产企业档案管理系统主要包括：
3.1.1文件管理：此平台提供给一线档案管理员，实时录入已形成的工程资料；可实现多客户端同时录入。
3.1.2保存价值的资料在此平台上，进行组卷。
3.1.3档案保管：为已组卷的档案提供编号入库服务。
3.1.4档案利用：根据员工所在职位的权限，浏览对应开放的档案，并提拱利用服务。
3.2实现的目标
该系统的应用就是要改变工程档案传统的管理模式，实现工程档案资料的实时整理，实时归档，保证了工程档案的真实性、准确性，防止工程档案在施工过程中的缺失、遗漏。
3.2.1在系统的“文件管理”，各部门一线的资料员根据工程施工的进度，时实的将施工资料按项目名称及标段进行录入，一些单证、图表可以通过扫描上传至系统。
3.2.2 公司的档案管理员对“文件管理”中一线资料员录入的数据进行鉴定，对于具有保存价值的资料进行组卷归档“迁移”到“档案管理”中。
3.2.3在每个施工结点，如一个标段结束时，一线资料员将纸质档案整理移交公司档案室，公司档案员将接收的纸质档案与系统中“档案管理”内的数据进行逐一核对，帐实统一后，进行档案的入库管理，为纸质档案进行编号入库，同时在系统中“档案保管”内为每条数据录入纸质档案在档案库房内的存放位置。
3.2.4经过入库管理的档案可以开放给公司内部人员利用，公司人员根据自己的岗位、级别拥有不同的利用权限，因工作原因需要超出自己权限利用档案的，可以通过系统的“档案利用”向公司档案员申请档案使用，利用申请会经过该档案所属部门领导审批后，反馈到公司档案管理员处，管理员依据审批意见，对该档案进行开放使用。
3.3效益分析
3.3.1以往房地产企业对档案不重视，工程档案都是由施工方整理后移交到档案馆备案，房企没有主动权，即使工程完工了，却因施工方迟迟没有补齐资料，而影响了工程的竣工验收；更有甚者，如果房企与施工方存在工程款结算问题，施工方常常扣压工程档案，影响档案移交，导致无法竣工验收。现在，使用了档案管理系统，房地产公司从工程初期就有资料员介入，对档案进行实时管理，增强了主动性。
3.3.2过去由于房地产公司没有自己的档案室，公司人员在办理业务时总需要前往档案馆查找资料，多次往返，消耗了不少人力物力，建立了自己的档案管理系统，多数资料能从公司的档案室查询得到，省去了奔往别处的时间。
3.3.3档案系统中文书档案及会计档案管理的应用
房地产企业除了工程档案外，还有企业内部的文书档案以及会计档案，因此该系统还附加了另外两个端口，提供给行政及财务部门使用。
文书档案可以通过系统对企业的收发文、合同进行扫描上传，方便查询利用。会计的凭证、帐本、报表等档案，也可通过系统进行管理及利用。
4、 结束语
【关键词】数字化技术的应用；档案管理；房地产行业
在经济快速发展的当下，房地产行业增长迅速，在增长过程中带来的大量档案也成为相关企业所面临的一大难题。但是随着相关数字化技术的发展相关档案管理工作得到了一个满意的解决方案，现代化的数字化技术大量使用渐渐取代了传统的手工处理方式，并且数字化技术同传统的手工处理方式相比便捷程度较高。除此之外数字化技术还具有一定的智能化特点，可以以较高的效率处理相关数据文档，基于网络还可以在一定程度上实现资源共享，加强有关方面的信息交流，进一步提升管理效率，提升房地产行业档案管理工作的水平，满足企业以及社会发展的需求。
1房地产档案管理数字化的内涵及数字化运
用所注意的事项目前房地产档案管理数字化主要通过大量的运用现代电子计算机技术以及现代化的摄影扫描技术完成，在此过程中将大量的纸质数据转化为数字化信息通过电子计算机的形式加以保存，建立相应的电子信息库，进一步方便相关数据的整理加强数据的管理，提升相关档案的使用效率，增强在档案管理方面的安全性能。在当下的房地产档案数字化管理中，档案一般被划分为三类，通常以档案原件、扫描件和数据档案的形式表现出来，数据档案是档案数字化的最终结果。在数据化档案的管理当中必须按照一定的原则对相关数据档案开展管理，这些原则中最为重要的就是安全性。虽然现代化网络技术给我们带来了很多的便捷，但是在网络环境中倘若没有较好的保护措施相关信息的安全性很难得到保障。为了总分保证相关信息的安全性，房地产企业应当做好充分的准备，从细节入手认真仔细的做好每个环节的安全工作，安装相应的防木马软件，聘请专业的技术人才充当顾问，进一步保证档案的安全，使档案的安全性得到充分的保障。除了安全性以外相关档案的真实性也是档案管理的重要组成部分，对于档案而言其本身最基本的特征就是真实性。在房地产档案管理数字化的过程中这一基本特征必须要得到保留加强，防止有关人员借档案管理数字化之便，对相关信息进行更改，进一步减少日后纠纷带来的不变，在公司管理上加强在该方面的监管力度要坚决杜止此类行为。档案数字化管理的根本目的在于提升数据管理的便捷程度，在档案数据化管理的过程中相关管理者要注意不断提升数据使用的便捷程度，不仅是要满足房地产行业相关管理者的使用需求，还要进一步满足普通用户的使用需求。数据的处理不能局限于管理，还要不断提升数据内容的可读性，不断满足用户的需求，增强用户的体验感。
2房地产档案数字化管理目前所面临的问题
当前我国有关档案数字化管理发展速度迅猛，这一进步推动了档案管理智能化，增强了相关档案管理的安全性和便捷度。但是一个事物的发展是长期的，在房地产档案数字化管理的过程中渐渐的也出现了很多问题需要我们解决。首先在档案数字化管理的过程中相关档案的搜集存储还存在不少问题，在相关信息搜集上还有不少难度，在搜集中的不确定性也有可能导致相关资料的错误性，这会让信息的真实性降低，进一步降低数字化管理的可信赖程度。此外相关的档案管理的数字化应用缺乏足够的创新意识，服务单一，很难满足消费者渐渐增长的需求，这让房地产档案管理数字化仅仅停留在表面，这不但限制了相关管理工作的进行，还将令相关房地产企业的业务受损导致很多服务的开展能力低，进一步限制相关房地产企业的发展。在房地产档案管理数字化开展的同时企业的相关人才结构很难满足企业数字化发展的需要，相关技术能力还有待提升。相关房地产企业应当依据企业发展实际，积极培养相关人才，增强管理者的管理能力和技术水平，进一步促使相关管理人员能够更好的进行数字化档案管理工作。档案管理数字化发展的过程中还将面临如何处理传统的信息录入同现代化数字技术档案处理的关系问题。电子档案的信息录入通过一些电子媒介，只有在一定条件的情况下才可以进行档案录入和信息化处理。而传统的信息管理模式较现代化的数字管理模式而言所受的约束条件相对较少，但是录入方式相对较为繁琐，查找不够便捷。在档案管理数字化过程中受某些客观因素影响容易造成相关数据的丢失，而面对房地产之一信息量和数据量都很巨大的行业而言一些存在的错误很难被找到。在电子档案的传播过程中，受全环境的影响这些内容的真实性极有可能得不到保证。所以相关管理者在进行相关数字化管理的过程中还应当注意保留相关的原始文件，以便于相关管理人员更好的进行档案管理工作。
3房地产档案管理数字化应用策略和方法
在房地产管理数字化日渐兴起的当下，做好管理工作不应仅仅停留在房地产数据的管理上，还要不断拓展到公司管理上。相关公司应当借助档案管理数字化的契机，进一步改革公司管理制度。培养大量的数字化、信息化人才，积极吸收相关专业人才满足企业在信息化时展的需求。在档案管理方面，相关部门要依据信息的内容作出合理的划分，依据信息内容提供相应的档案信息保存处理方案，进一步保证相关信息的安全程度，防止相关信息遭到不法分子的更改、窃取和破坏。企业还应当营造良好的信息安全环境，建立相应的安全保护制度和应急处理方案，防止信息安全遭到破坏，同时在企业信息遭到破坏时可以将损失降到最低。对于档案管理数字化的管理制度体系不能仅仅局限于某些方面，对于公司的全局包括人员、设备、以及硬件的运用都应当作出具体的规定。建立行之有效的档案管理制度，同时还应当建立相应的系统运行环境的安全管理制度。系统运行环境安全管理主要是指基于信息保护外部环境的安全的保护，包括相关人员对数字化档案管理的影响，以及信息库外部自然条件如电磁波、自然灾害、防护措施的管理等方面。应用系统运行安全管理是一项很大的工程，包括操作安全管理、操作权限管理、操作规范管理、操作责任管理、操作监督管理、操作恢复管理、应用系统备份管理、应用软件维护安全管理等。进一步从技术上防止相关数字化信息遭到窃取和破坏。在档案数据化管理的同时，相关管理者还应当注意对相关信息原件的保护，建立相应的档案室，配备专门人员保护这些信息。严格限制有关人员对档案的获取，防止相关档案被篡改，进一步保证相关档案的真实性。与此同时，建立相应的档案室保护相应的档案原件也是防止数字化档案出错的有效方法，方便在有关数字化数据出错时可以找到相关原件进行更改和查询。
4结束语
总而言之，建立一个完善并且安全程度高的档案管理数字化系统是一个漫长的过程，在这个过程当中会遇到各式各样的问题，还将会有越来越多的挑战，相关企业的经营管理者要做好充分的打算面对这一过程中的困难。要不断积累自身经验同时加强与同行业企业的相关合作，积极探索同相关计算机网络企业的合作，不断壮大发展。要积极面对在房地产档案管理数字化的挑战，积极采取相应的措施，加强对房地产档案管理数字化的风险调控，最大限度的降低存在的风险和危机，保障企业及用户的信息安全。科学技术的进步带给了房地产业管理现代化的机会，相关部门要利用好这一机会加快内部系统档案管理的升级，加快档案管理系统的内部升级，加强房地产行业的内部监管制度和外部环境监管制度，建立健全相关制度设施，建立有利于房地产行业发展的长效机制，将数字化的有效成果充分运用在房地产管理上来，将科技成果真正运用社会发展中。
作者:刘熙华 单位:南平市建阳区不动产登记中心
参考文献
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关键词 ： 房地产档案；档案信息化 ； 措施；
信息化是当今世界经济和社会发展的大趋势。计算机技术的快速发展使我们步入了一个信息化的时代，无论是从政治、经济、文化、科技、军事等多个领域还是到人类生活的各个角落，信息技术不断显示其独特的魅力，成为现代社会和现代生活不可缺少的工具。
近些年来，随着经济建设的发展和广大群众法制观念的不断提高，涉及到房产方面的民事案件和刑事案件不断增多，因而，随之发生的房产档案能否公开查阅问题摆在我们面前。房产档案能否面向社会，允许公开查阅？赞成者有之，反对者亦有之。
虽然目前房地产档案馆（室）网络化的条件已经成熟，但在网络化的过程中依然存在着不少问题。档案资料是解决民事纠纷有效的原始依据。
另一方面，当事人在进行权属登记时，已经把自己的相关证据提交给了权属登记部门，当自己的合法权益受到损害或威胁时，完全有理由提出要求，由行政管理部门再次提供原始资料，为产权人提供相关的法律服务，房产档案资料应是“取之于民，用之于民”。
再次，某些特殊案件，由检查机关、纪检委立案，涉及干部贪污受贿，非法占有房产等方面的问题，也必须从产权归属方面取得证据才能定论，如果不允许查阅，就无法核实定论。因此，从党风廉政建设、刑事案件的侦破取证角度考虑，房产档案应该允许有特定职能的部门查阅。
房产档案资料是旧城改造、开发企业投资决策的基本依据，应该为经济建设提供服务。
一、强化房产档案人员的业务培训，提高档案管理水平
客观上对房产档案工作人员的素质提出了更高的要求，从事房产档案工作的人员，专业知识与其它单位的档案人员更单一。为达到房产档案整理规范化的要求、兼职档案管理人员要进行一次正规的培训、讲解了房产档案工作中会形成哪些类型的文件材料。哪些是属于有保存价值的档案今后需归档、并讲解了具体的归档范围。
二、通过开发利用房产档案信息，促进档案管理工作
做好房产档案资料的收集、归档工作、积累贮存房产档案是为了利用、而更好地开发利用档案信息，反过来也会促进房产档案管理工作。房产档案的形成是为以后利用起到查询的作用，通过文件材料收集归档将其转化为档案信息资源、而这些资源又通过档案工作者提供给工作人员利用。我国在近几年来实施电脑化管理、将房产档案资料及时输入电脑，随时为各类业务提供依据，每当业务人员从利用档案中获得信息时、更积极主动地向档案室归档文件材料、从而保证了房产档案的完整性，促使房产档案管理更上新台阶。
三、建立集中统一的档案管理网络
加强对房产档案工作的集中统一管理，是房产档案齐全、完整、规范的重要保证。完善档案制度建设，修订档案岗位责任制及档案管理制度，做到职责分明、层层把关。都能保证文件材料不疏漏、不散失、使档案管理工作达到了系统化、规范化、标准化。
四、转变观念，超前管理
长期以来、我们对房产档案内容和工作范围的理解偏于狭窄。思想不够开阔，工作不能创新。对于各类业务档案的管理工作没有一种超前管理的意识、没有将档案工作渗透到各个环节之中。导致各类业务和档案管理长期以来各自为政、档案资料积累残缺不全、给档案的整理归档带来了困难。
五、掌握房产档案特点，拓宽档案收集渠道
从实际情况看、房产档案是比较复杂的。它分类为九大部分，从每个部分的内容比较来说层次不齐。建设用地类的报批经历时间长、稍有疏忽、就可能遗漏。声响材料类形成的文件数量不多，不易引起档案人员的足够重视。为了保证房产档案资料收集齐全、完整，我们档案人员将需要存档的文件建立了档案收件簿，档案管理人员首先了解各类业务工作存档的分类程序和流程，对哪些档案资料、资料的内容、数量做到心中有数。
六、制定规范，及时立卷
制度建设。档案利用规章制度一般有阅览制度、外借制度、复制制度等。根据实际情况,对不同层次的利用人员确定不同的利用范围,规定不同的审批手续,使提供利用工作有单可循,并在大力开展档案利用工作的同时,确保不失密、不泄密及文件的完好无损。各类档案利用规章制度的条文应严密而简明,便于执行,并在实践中认真加以总结,不断充实和完善。
由于档案需长期保存，为提高存储环境，避免可能造成文档纸张受潮、虫蚀以及火灾等灾害，每年大量投入文档的保管经费已在所难免，且因无备份而又为每年不得不有的文档损失担忧。由于档案需反复查阅，不可避免的存在原件受损或遗失，给文档的保管与利用带来管理上的困扰。
七、保存双套档案
第二条本办法适用于城市规划区国有土地范围内房地产权属档案的管理。
第三条房地产权属档案是城市房地产行政管理部门在房地产权属登记、调查、测绘、权属转移、变更等房地产权属管理工作中直接形成的有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录，是城市房地产权属登记管理工作的真实记录和重要依据，是城市建设档案的组成部分。
第四条国务院建设行政主管部门负责全国城市房地产权属档案管理工作；
省、自治区人民政府建设行政主管部门负责本行政区域内的房地产权属档案的管理工作。
直辖市、市、县人民政府房地产行政主管部门负责本行政区域内的房地产权属档案的具体管理工作。
房地产权属档案管理业务上受同级城建档案管理部门的监督和指导。
第五条市（县）人民政府房地产行政主管部门应当根据房地产权属档案管理工作的需要，建立房地产权属档案管理机构，配备专职档案管理人员，健全工作制度，配备必要的安全保护设施，确保房地产权属档案的完整、准确、安全和有效利用。
第六条从事房地产权属档案管理的工作人员经过业务培训后，方可上岗。
第二章房地产权属档案的收集、整理和归档
第七条房地产权属登记管理部门应当建立健全房地产权属文件材料的收集、整理、归档制度。
第八条下列文件材料属于房地产权属档案的归档范围：
一、房地产权利人、房地产权属登记确权、房地产权属转移及变更、设定他项权利等有关的证明和文件:
（一）房地产权利人（自然人或法人）的身份（资格）证明、法人人的身份证明、授权委托书等；
（二）建设工程规划许可证，建设用地规划许可证，土地使用权证书或者土地来源证明，房屋拆迁批件及补偿安置协议书，联建或者统建合同，翻改扩建及固定资产投资批准文件，房屋竣工验收有关材料等；
（三）房地产买卖合同书、房产继承书、房产赠与书、房产析产协议书、房产交换协议书、房地产调拨凭证、有关房产转移的上级批件、有关房产的判决、裁决、仲裁文书及公证文书等；
（四）设定房地产他项权利的有关合同、文件等。
二、房屋及其所占用的土地使用权权属界定位置图；房地产分幅平面图、分丘平面图、分层分户平面图等。
三、房地产产权登记工作中形成的各种文件材料，包括房产登记申请书、收件收据存根、权属变更登记表、房地产状况登记表、房地产勘测调查表、墙界表、房屋面积计算表、房地产登记审批表、房屋灭籍申请表、房地产税费收据存根等。
四、反映和记载房地产权属状况的信息资料，包括统计报表、摄影片、照片、录音带、录象带、缩微胶片、计算机软盘、光盘等。
五、其他有关房地产权属的文件资料，包括房地产权属冻结文件、房屋权属代管文件、历史形成的各种房地产权证、契证、账、册、表、卡等。
第九条每件（宗）房地产权属登记工作完成后，权属登记人员应当及时将整理好的权属文件材料，经权属登记负责人审查后，送交房地产权属档案管理机构立卷归档。任何单位和个人都不得将房地产权属文件材料据为已有或者拒不归档。国家规定不得归档的材料，禁止归档。
第十条归档的有关房地产权属的资料，应当是原件；原件已存城市建设档案馆或者经房地产管理部门批准认定的，可以是复印、复制件。复印、复制件应当由经办人与原件校对、签章，并注明校对日期及原件的存放处。
第十一条归档的房地产权属资料，应当做到书写材料合乎标准、字迹工整、内容规范、图形清晰、数据准确、符合档案保护的要求。
第十二条房地产权属档案管理机构应当按照档案管理的规定对归档的各种房地产权属档案材料进行验收，不符合要求的，不予归档。
第十三条房地产权属档案管理机构对归档的房地产权属文件材料应当及时进行登记、整理、分类编目、划分密级、编制检索工具。
第十四条房地产权属档案应当以丘为单元建档。丘号的编定按照国家《房产测量规范》标准执行。
第十五条房地产权属档案应当以房地产权利人（即权属单元）为宗立卷。卷内文件排列，应当按照房地产权属变化、产权文件形成时间及权属文件主次关系为序。
第十六条房地产权属档案管理机构应当掌握房地产权属变化情况，及时补充有关权属档案材料，保持房地产权属档案与房地产权属现状的一致。
第十七条房地产权属档案管理人员应当严格执行权属档案管理的有关规定，不得擅自修改房地产权属档案。确需变更和修改的，应当经房地产权属登记机关批准，按照规定程序进行。
第十八条房地产权属档案应当妥善保存，定期检查和鉴定。对破损或者变质的档案，应当及时修复；档案毁损或者丢失，应当采取补救措施。未经批准，任何人不得以任何借口擅自销毁房地产权属档案。
第十九条保管房地产权属档案应当配备符合设计规范的专用库房，并按照国家《档案库房技术管理暂行规定》实施管理。
第二十条房地产权属档案管理应当逐步采用新技术、新设备，实现管理现代化。
第二十一条房地产权属档案管理机构应当与城市建设档案管理机构密切联系，加强信息沟通，逐步实现档案信息共享。
第二十二条房地产权属档案管理机构的隶属关系及档案管理人员发生变动，应当及时办理房地产权属档案的交接手续。
第二十三条房屋自然灭失或者依法被拆除后，房地产权属档案管理机构应当自档案整理归档完毕之日起15日内书面通知城市建设档案馆。
第三章房地产权属档案的管理
第二十四条房地产权属档案管理机构应当充分利用现有的房地产权属档案，及时为房地产权属登记、房地产交易、房地产纠纷仲裁、物业管理、房屋拆迁、住房制度改革、城市规划、城市建设等各项工作提供服务。
第二十五条房地产权属档案管理机构应当严格执行国家档案管理的保密规定，防止房地产权属档案的散失、泄密；定期对房地产权属档案的密级进行审查，根据有关规定，及时调整密级。
第二十六条查阅、抄录和复制房地产权属档案材料应当履行审批手续，并登记备案。
涉及军事机密和其他保密的房地产权属档案，以及向境外团体和个人提供的房地产权属档案应当按照国家安全、保密等有关规定保管和利用。
第二十七条向社会提供利用房地产权属档案，可以按照国家有关规定，实行有偿服务。
第四章法律责任
第二十八条有下列行为之一的，由县级以上人民政府房地产行政主管部门对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依法给予行政处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任：
（一）损毁、丢失房地产权属档案的；
（二）擅自提供、抄录、公布、销毁房地产权属档案的；
（三）涂改、伪造房地产权属档案的；
（四）擅自出卖或者转让房地产权属档案的；
（五）违反本办法第九条规定，不按照规定归档的；
（六）档案管理工作人员，造成房地产权属档案损失的。
第二十九条违反《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》以及本办法的规定，造成房地产权属档案损失的，由县级以上人民政府房地产行政主管部门根据损失档案的价值，责令赔偿损失。
第三十条有下列行为之一的，按照有关法律法规的规定处罚：
（一）在利用房地产权属档案的过程中，损毁、丢失、涂改、伪造房地产权属档案或者擅自提供、抄录、公布、销毁房地产权属档案的；
（二）企事业组织或者个人擅自出卖或者转让房地产权属档案的。
第五章附则
第三十一条房地产权属档案管理机构的设置、编制、经费，房地产权属档案管理工作人员的职称、奖惩办法等参照国家档案管理的有关规定执行。
关键词：房地产交易档案 功能 利用 社会化服务
中图分类号：F293.33 文献标识码：A
文章编号：1004-4914（2012）02-246-02
房地产交易档案是房地产管理的重要组成部分，是房地产权属管理的前提和基础。随着房地产市场的不断发展和完善，房地产交易已成为房地产管理的重心，对于预测房地产市场的走向、制定房地产调控政策、规范房地产权属管理、建立统一有序健康的房地产市场体系等方面，都有着十分重要的作用和影响。如何充分发挥房地产交易档案的多重功能、提升其社会化服务水平，是当前房地产交易档案管理工作中的一个重要课题。笔者结合多年的工作实践，谈些看法和意见。
一、对房地产交易档案多重功能的定位
房地产交易档案与其它类别的档案一样，具有着档案的基本功能：
1.保管作用。通过收集、整理、归类、装订，把分散、零乱的各种资料，集中统一管理，具有一定的保密性。
2.鉴证作用。通过查阅、复制档案，可以对某一事件、某一物品的有关情况，提供其真实存在或归属的证明。
3.编研作用。通过对档案所反映的内容进行分类整理、分析研究，形成对曾经发生过的事情的正确认识，对以后类似事情有引导、规范特别是借鉴作用。
同样，任何类别的档案，由于其自身内容和性质的不同，也必然会在基本功能的基础上有延伸，形成自身独特的功能。就房地产交易档案而言，其功能也是多重的。主要表现为以下几个方面：
1.对房地产权利人交易行为的保护功能。房地产交易是依法依规、按权利人的真实意愿进行的，其交易行为受法律保护，交易完成后各种资料统一归档保管，既使权利人的交易资料得到安全管理，又为权利人提供一定程度的保密服务，是国家和政府主管部门对权利人合法权益的有效保护。
2.对房地产权利人合法权益的鉴证功能。当权利人的房地产权属受到他人的质疑、侵害或形成纠纷时，房地产交易档案可提供具有法律效力的原始凭据；当权利人的房地产用于质抵、担保、融资或是转让时，房地产交易档案可提供合法的权益证明。同时，也可以为司法、纪检监察机关办案提供有力的佐证。
3.对房地产交易双方乃至更大范围提供的服务功能。在房地产交易之前，交易双方可先行对拟交易的房地产的有关政策和权属情况进行了解、查询或复制有关资料，为顺利实现交易奠定良好基础。同时，应在保护权利人隐私的前提下，通过一定的信息平台，为更大范围的人群提供房地产交易档案公开查询的服务。
4.对房地产交易市场动态的监测功能。房地产交易量大小，反映了市场的活跃程度。某一类房地产（如集资房、二手房等）交易的突显或低迷，反映了某一类房地产在政策调控下的现实状态；房地产抵押量的多少，则反映了金融政策的变化。通过对房地产交易档案作统计分析，可以对市场运行作调整，对于制定房地产发展宏观政策和规范房地产市场有着重要的决策参考作用。
二、目前房地产交易档案利用中的主要症结
随着房地产交易档案管理的不断规范，档案利用也有了一定的基础。但是，就房地产交易档案的功能发挥，特别是社会化服务水平而言，还存在着不少问题和很大差距。主要表现为：
1.缺乏统一的档案利用规范要求。尽管住建部门实行了房地产档案管理规范化考核，但仍然偏重于管理，突显的是“保管作用”和“保护功能”，对档案的利用则缺乏刚性要求。比如，既讲公开查询又讲要保密，但没有具体明确的类别和范围；具体到一宗交易行为，哪些应保密、哪些可当事双方查询、哪些可供公开查询、哪些可供司法机关人员和纪检监察部门查询或复制，没有具体的规定；再者，查询、复制的无偿提供与有偿服务如何区分界限，也没有统一的规定。
2.缺乏对房地产市场的动态监测。房地产市场的运行是否良好，直接反映在交易档案上。但从目前房地产市场的监测内容和方式看，主要是看商品房销售价格，很少有人从房地产交易档案方面作分析；调控房地产政策更多的是依赖于行政措施，从交易市场反映的内在规律作分析不够深入。事实上，也没有赋予档案管理人员进行统计分析的职能，更不用说建立动态监测机制和信息平台。
3.缺乏提供社会化服务的平台。服务是双向的，你能提供哪些服务、我需要你提供哪些服务，有了交流互通的平台，服务才能有针对性、有实际作用。现在房地产交易档案服务的社会化程度很低，主要就是交易双方办手续时查阅、复制有关资料，出于保密考虑其他人不能查询，提供的信息量很少，没有能与房屋买卖、租赁等中介服务融合形成一个大的平台。
4.缺乏与土地交易档案的有效整合。现行管理体制下，在一些较大城市和土地房屋统一管理的地方，房地产交易是整体进行的，但在中小城市，房产与土地整体交易严重受阻，房产交易与土地交易是由不同的管理部门负责的，各自按本身的交易程序进行，形成各自的交易档案，把本不应分割的一宗房地产人为分割，各自所管理的交易档案都不能反映出该宗房地产的全部交易内容，更谈不上发挥交易档案的功能和作用。
三、提升房地产交易档案社会化服务水平的现实途径
着眼于房地产交易档案的功能定位，分析目前房地产交易档案管理和利用中的症结，得出的结论是：必须充分发挥房地产交易档案的多重功能，从而提升其社会化服务水平。笔者认为，目前应选择和积极探索的途径主要有以下几个方面：
1.应尽快制定实施统一的房地产交易档案利用规范。坚持“管用并重、服务社会”的方针和“保护中利用、利用中提升”的指导思想，由省级以上制定并实施房地产交易档案利用规范。应把握的原则：一是安全保密的原则。利用档案必须在保护权利人隐私的前提下进行，不得泄露权利人个人信息。二是分类界定的原则。应在规范中明确哪些档案、哪些内容可逐级公开，哪些数据应定期向社会公布，哪些档案的查询或复制是有偿服务。三是权责法定的原则。应当明确对于权利人或交易双方而言，涉及本人房地产权属的内容，可以随时或多次有偿或无偿查阅，对于司法机关、纪检监察部门可凭有效证明调阅档案；对于其他人凭有效证件可查阅无特定权利人的档案。目的就是，让查阅档案成为查阅人的一种法定权利，提供档案成为档案管理部门的一种法定义务。四是方便快捷的原则。设定的档案查阅或复制等利用程序，应便民利民、高效快捷，提高档案利用效益。
2.应抓紧建立完善统一的房地产交易动态监测和信息平台。立足于建立安全、全面、准确、及时、开放的房地产交易档案信息管理系统，寓保护、鉴证、监测、服务功能于一体，面向社会提供更全面、更及时的服务。具体来说：一是对房地产交易档案进行全息扫描。在交易申请受理时，即把申请人提供的各种资料进行扫描，办理中形成的审核资料和办理后提交的成果资料同步扫描，在纸质档案形成的同时，完成电子档案的建立。二是建立房地产交易档案电子信息库。对交易档案进行分类归档、电子编目，并吸纳房地产权属调查测量图形成果，实现坐标定位、图库一致。三是实现房地产交易档案公开查询。根据房地产交易档案利用规范的有关程序和要求，查阅人通过登陆系统网站查阅有关资料，属有偿服务的付费后可下载。四是实行房地产交易信息定期制度。对逐日交易情况进行，对每月、每季、每年交易情况进行分析，定期分析报告。同时，可对某一类房地产交易进行专题分析，为交易双方以及房地产主管部门提供决策参考依据。
3.应逐步建立和推行统一的房产与土地交易协调机制。从目前房地产管理体制的现状出发，因地制宜，逐步推进。比较稳妥的办法有：一是强化前置要件审查。严格按房地产管理法的要求，规范房产和土地登记程序，坚决制止和惩处不依法定程序登记发证行为，杜绝房产部门不管土地是否登记、土地部门不管房产是否登记现象，该哪个部门先登记的，后登记的部门必须作为强制性要件，否则不得登记。二是试点实行房产与土地登记联合会审办法。由同级政府行文明确，由先受理申请的部门作为牵头单位，另一部门作为协办单位，共同参与审核、共同勘测绘图、共同报请同级政府审批、同时颁发两证。这样既方便了办事群众，也各自保管了完整的房地产档案。三是逐步实现房产交易与土地交易的联网。在同级政府的统筹下，按照“数据共享、平台共建”的原则，实现房产交易与土地交易的网上同步运行，进而构建一站式的房地产交易网。
4.应加强对房地产交易档案的编研工作。档案编研的目的，是为了在更广范围内利用档案，使受阅者更全面地了解我国房地产交易的有关政策，交易市场运行情况，是一种更广泛的宣传和服务。通过编研成果的发行或，增进全社会对房地产交易的了解，接受社会各界的监督，促进房地产交易档案的运用，从而提升房地产交易档案的社会化服务水平。
