时间：2022-08-13 21:17:56
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇档案管理员，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
[关键词]档案管理人员 “三个正确对待” “两个尊重”
[中图分类号]G271.6[文献标识码]A[文章编号]1009-5349(2010)05-0042-01
所谓的档案管理人员是指负责单位档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的工作人员。按照国家的有关规定,档案管理员职责是认真贯彻党和国家及上级主管部门关于档案工作的法律法规及有关政策、负责对各类档案的接收、分类、编目、编制、检索工具进行科学的系统管理、定期检查旧档案,确保档案材料安全、对保管期限已满的档案进行鉴定并负责向主管领导汇报处理、积极做好档案信息资源的开发工作、做好文件、资料、档案的保密、保管工作等。针对高校的实际情况,为了更好地提高高校档案的管理质量,充分发挥档案管理在高校教育教学中的作用,档案管理员在日常的工作中要细心、耐心、精心。在日常工作和生活中应当高度重视把握好“三个正确对待”“两个尊重”。
一、所谓“三个正确对待”,是指做事的态度
一是要正确对待档案管理工作。目前许多高校的教学管理部门都没有配备专职的档案管理人员,由于档案工作人员身兼多职,往往忽视档案管理工作,到年度归档立卷时敷衍了事,给档案管理带来很大问题。所以要正确对待档案管理工作,除了高校的教育教学部门要配备专职的档案管理员之外,档案管理员更要尽职尽责,在岗一分钟,坚持六十秒。
二是要正确对待档案管理的法制化,做好档案管理工作,要做好档案管理工作就必须以依法治档为根本,实现档案管理制度化。档案管理设备的现代化、档案种类和载体的多样化特点决定了档案管理方法要不断改革,只有坚持与时俱进,才能适应新形势,开创档案管理工作的新局面。因此,日新月异的形势对档案工作人员在业务知识、科学知识以及管理操作能力等方面都提出了新的要求,档案事业的发展必须坚持走依法治档的道路。只有实现档案管理的制度化,档案管理工作才能发挥应有的作用。做为档案工作者要认真学习《档案法》及有关规定。
三是要正确对待管理技能,档案材料的形成从文件的起草、修改、删减到定稿打印、传阅、整理、归档都是以手工抄写为主。而电子计算机技术在档案管理中的运用,可以系统地完成文件的起草、修改、删减、检索、打印、登记、汇集统计等工作,这种现代化科技手段和先进操作管理技术,都迫切需要档案管理工作者去掌握和运用。档案管理数字化、信息化都是信息社会对档案工作的要求,也是档案工作者的必然方向。所以,档案管理工作者要结合自己的岗位工作,边学习边操作,在提高业务素质的同时,特别是要注重计算机知识、信息文化的学习掌握,努力使自己成为具备信息知识和网络文化的综合型档案管理人才。
二、所谓“两个尊重”,是指如何正确处理好与他人的关系
一是尊重同事,服务于人,这是档案工作者的本分。做为高校档案工作者,应热情服务于同事,主动热情配合同事查档,优化服务措施,提高服务质量。在工作中,创新工作思路。传统的档案工作看门守摊,坐等上门的服务方式已经不能适应当前的形式需要。必须更新服务观念,改变服务方式,创造性开展服务。只有树立超前的意识,超前的服务,才能够赢得档案服务的主动权。让同事在涉及到自身利益的档案方面放心,让他们把更多的时间投入到工作中去。
二是尊重领导,为领导决策提供快速、有效的资料。高校的档案工作为教学、科研、管理工作提供了参考依据。学校发展的历程、各方面的经验总结都在档案里。当领导就某一方面要进行改革时,作为档案人员就要在最短的时间内,拿出最有价值的、最全面的资料和结论。同时,在学校的评估过程中,档案工作可以为领导以及检查团的同志提供最有价值的记录。因为在档案室里,有大量不同文字、不同题材,包括教学、科研、设备、仪器、声像、图片等丰富的档案资料,可以客观地反映学校每一项工作的基本面貌。
总之,学校档案管理工作是学校基础工作的重要组成部分,我们在做好档案的收集、整理、归档工作的同时,又要做到主动提供服务,使档案的价值得以充分体现。档案人员应秉承正确对待人和事的态度,找出工作中的不足,注重档案的收集质量,提高档案的利用率,把学校档案工作做得更好,使之发挥出更大的作用,体现出自身价值,从而适应社会主义市场经济体制的需要,跟上当今和未来世界发展的步伐。
【参考文献】
[1]杨小红.中国档案史.辽宁大学出版社,2002年.
[2]陈兆,和宝荣,王英玮.档案管理学基础(第三版).中国人民大学出版,2003年.
【关键词】高校档案管理员 业务素质 培养途径
一、高校档案管理人员业务素质现状
改革开放二十多年来， 各高校在档案管理工作上， 学校的档案意识在增强， 各部门对档案工作的重视程度有了一定提高；不但专业档案人员队伍在逐年壮大， 而且档案人员的素质也在不断提高。如今各高校的档案人员中， 大专以上文化程度的人数已达一定比例， 本科以上学历的人数也在逐年增加， 这无疑为高校档案事业的发展注入了生机。但从整体上看， 目前高校档案管理人员队伍的文化程度和专业素质还不适应新时期档案工作的需要， 特别是进入21 世纪以后， 熟悉档案内容， 能进行档案信息深层次研究和开发的人才仍显得十分匮乏， 跨世纪人才严重短缺， 集中表现在：
（1）专业技术人员偏少。专职档案员中具有专业技术职务的人数占总人数的比例还是偏低， 社会的发展对档案工作的专业化程度提出了更高的要求， 专业技术人员占有极其微弱的比例， 是目前档案工作急需解决的问题。
（2）档案专业人员贫乏。几年来， 档案专业人员队伍和文化水平虽普遍有所增加和提高， 但档案专业人员却极其贫乏， 毕业于档案专业学校的更是少见。
（3）复合型的档案管理人才严重缺乏， 极大地影响了高校档案的信息开发和编研工作。事实表明， 如果不加强人才的培养， 提高档案干部队伍的素质， 高校档案的功能将受到极大制约。
二、高校档案管理员业务素质培养途径
档案工作是一门管理科学， 要实行档案的科学化、标准化、规范化管理， 档案人员除了具备良好的政治、道德素养外， 还应有精明强干的业务素质和能力素质， 只有这样， 才能在技术上做到精益求精， 不断提高档案管理工作的服务质量。针对当前高校档案人员的实际， 笔者认为， 提高档案管理人员业务素质培养应抓好以下几个方面：
（一）转变观念， 不断创新
高校档案人员的创新意识、创新精神、创新能力是改变档案工作被动局面的关键所在。特别是在机构改革、人事制度改革的今天， 随着各部门工作人员的减少， 工作量的增加， 档案工作将面临更大的压力。因此，高校档案人员有必要进行相应的调整和重新定位， 要改变“守摊看点”的仓库保管员形象， 在埋头苦干、默默奉献的同时， 应当多一些敏捷和睿智， 多一些胆识与果断，从根本上转变观念， 摒弃“皇帝女儿不愁嫁”、“酒香不怕巷子深”等旧观念， 主动找婆家、找市场， 使档案工作产生一定的经济效益， 提高档案工作的自身价值。
社会主义市场经济体制的确立已为档案工作开辟了广阔的前景。这在客观上决定着我们的档案工作必须主动与市场经济接轨， 以直接或间接的方式参与到市场经济活动中去并努力为其服务。因此我们必须树立起强烈的市场意识。市场经济体制是一种竞争机制，档案人员使档案信息进入市场首先要有质量意识、效益意识，要根据信息市场的需求优化服务措施， 提高服务质量开发含“金”量高的档案信息， 并及时把能产生极大社会效益和经济效益的档案信息推向信息市场， 使档案信息在市场环境的作用下找准位置发挥其作用。
（二）努力练就过硬的业务技能
档案工作既是一项业务性工作， 又是一项管理服务性工作。这就要求从事档案工作的专职档案人员， 既要有扎扎实实的业务功底， 又要有较强的管理能力和服务意识。知识经济的挑战和网络信息时代的冲击， 以及出现的许多新型载体的档案和全新的管理手段方式， 给专职档案人员提出了更高的要求。
要适应新形势， 敢于向传统观念挑战， 善于提出新办法、新思路， 解决新问题， 勇于打破传统的条条框框和管理模式， 在档案业务上有所创新， 有所突破。专职档案人员不仅要熟悉档案业务工作的各个环节、步骤， 而且还应掌握各门类档案、各种载体档案的管理方法， 在务实基础上促进创新， 努力使专职档案人员成为一名掌握科学的、先进的工作方法， 一专多能的档案工作人才。比如档案的分类整理， 那是以档案的内容形式特征为依据的， 如果看不懂档案的内容就无法准确分类组卷；档案保管价值的鉴定说到底它所记述的科学技术知识价值， 只有掌握相关门类的科学技术知识才有可能开展档案的鉴定工作。
（三）拓宽视野、丰富知识
二十一世纪学科技术的发展， 大大加快了档案工作的现代化管理， 如今各高校已普遍利用计算机等通信设备以及现代化的办公设备进行档案管理， 从而更加迅速准确地完成档案信息的收集、加工、传送处理、检查贮存和管理等过程， 实现档案管理现代化、自动化。这不但把档案工作人员从繁重、重复的手工劳动中解放出来， 大大提高信息的开发与利用效率， 同时还需要实现了档案信息资源共享， 扩大档案信息的利用范围。而所有这些都要求档案管理人员要必须熟悉和掌握复制、缩微以及电子计算机等现代化技术知识， 否则根本无法适应现代高校档案管理的要求。因此， 档案人员必须注重专业知识的学习与更新。要把学习作为生活中的第一需要， 把终身教育作为一种必然选择， 努力学习， 不断“充电”， 拓宽视野， 了解所涉及工作领域的现状及发展动态， 运用档案学科新理论、新技术来指导和改进档案工作， 实现由单一专业型向多样复合型转变。
三、总结
当然， 在各级档案管理人员主动努力学习， 提高自身业务素质的同时， 高校也要为档案人员积极创造一个可提供施展才华的环境， 使每个人都力有所用、才有所展。在这一点上， 最有效的方法， 笔者认为当首推竞争机制的引进和推行， 通过建立健全考核制度， 把工作实际同工资晋升、职称评聘、评选先进等结合起来， 使人的积极性得到充分发挥， 从而激发档案人员提高自身素质的自觉性。
参考文献：
[1]李志福.对高校档案管理工作若干问题的探究[J].职业时空，2009，（05）.
基本资料
目前所在： 天河区 年龄： 30
户口所在： 广州 国籍： 中国
婚姻状况： 未婚 民族： 汉族
诚信徽章： 未申请 身高： 163 cm
人才测评： 未测评 体重： 48 kg
求职意向
人才类型： 不限
应聘职位： 资料员
工作年限： 8 职称： 中级
求职类型： 均可 可到职日期： 两个星期
月薪要求： 面议 希望工作地区： 广州,天河区,番禺区
工作经历
广州市**工程机械施工有限公司 起止年月：2012-08 ～ 2013-03
公司性质： 国有企业所属行业：建筑与工程
担任职位： 资料员
工作描述： 一、有从开工到竣工验收资料移交全过程资料收集与整理的工作经验，能独立编制竣工资料。
二、施工质量技术和安全资料收集、编辑分类、整理管理、制作填写与筛分建档、归档、立卷、竣工移交等。
技术资料方面工作：
一、负责工程项目资料、图纸等档案的收集、管理。
二、参加分部分项工程的验收工作。
三.负责计划、统计的管理工作。
四.负责工程项目的内业管理工作。
安全资料方面工作：
一、认真贯彻国家有关安全生产劳动保护的政策发令及分公司的安全生产规章制度，严格收集、整理、保管好工程安全项目资料，做好资料收集并整理造册入档。
二、积极协助项目部搞好新工人班组班前安全管理和安全技术培训教育工作，及特殊工种作业人员的培训和复审工作，并做好真实有效地记录;
三、参与编制重点等工程项目的专项施工方案和安全生产技术防范措施;
四、配合开展安全生产知识竞赛，创优达标活动，安全生产大检查;
五、掌握现场安全生产情况，认真排查安全生产中存在的安全隐患;做好各个项目安全生产的检查记录;配合安全员发现违反操作规程作业的不安全因素及时制止，并通报分管安全的工程部副经理签发整改通知书，并按三定要求落实整改措施;
六、配合安全员制止违章作业，野蛮施工及违章指挥行为，对于经过批评指正后仍不改正的违章行为有权暂停生产，做出处理决定并报告领导;
七、定期对安全、消防、机械设备、施工用具、安全用电等进行检查并做好安全资料记录，监督工程项目施工现场做好三宝、四口、五临边的防护，增强安全意识;
八、总结推广安全生产先进经验，积极向领导建议表扬和奖励安全生产先进单位和个人;
九、积极完成安全资料方面的其他领导交办等工作。
离职原因：
广东**室内工程设计施工有限公司 起止年月：2010-08 ～ 2012-08
公司性质： 中外合资所属行业：建筑与工程
担任职位： 资料主管
工作描述： 施工质量技术和安全资料收集、编辑分类、整理管理、制作填写与筛分建档、归档、立卷、竣工移交等。
离职原因：
广州市**集团有限公司 起止年月：2007-08 ～ 2010-08
公司性质： 国有企业所属行业：建筑与工程
担任职位： 资料员
工作描述： 施工质量技术和安全资料收集、编辑分类、整理管理、制作填写与筛分建档、归档、立卷、竣工移交等。
离职原因：
广东**建筑工程有限责任公司 起止年月：2005-06 ～ 2007-08
公司性质： 民营企业所属行业：房地产/建筑
担任职位： 资料员
工作描述： 施工质量技术和安全资料收集、编辑分类、整理管理、制作填写与筛分建档、归档、立卷、竣工移交等。
离职原因：
教育背景
毕业院校： 成都大学
最高学历： 大专获得学位: 毕业日期： 2005-06
专 业 一： 建筑施工与造价管理 专 业 二： 建筑施工与造价管理
起始年月 终止年月 学校(机构) 所学专业 获得证书 证书编号
2002-09 2005-06 成都大学 建筑施工与造价管理 毕业证书
语言能力
外语： 英语 优秀 粤语水平： 精通
其它外语能力：
国语水平： 精通
工作能力及其他专长
工作认真、细心、耐心，严谨、沉稳踏实，能独立完成，自信，服从公司及领导的安排、数字文字能力强，能积极完成工作、思维清晰、适应力强、责任心强，能承受一定的工作压力、独当一面、有井然有序工作的好习惯、吃苦耐劳、具备良好的专业技能和心理素质、有很强的团队合作精神、 熟练使用各种办公软件，资料软件、CAD、广联达等软件，工程资料编制经验丰富。
范文二
个人资料
姓名：
性别： 女
年龄： 31
体重： 45
民族： 汉族
身高： 156 cm
户口所在地： 湖南 长沙
婚姻状况： 已婚
出生日期：1980年7月19日
现工作地点：湖南 长沙
工作年限：6年
求职状态：正在求职
教育培训
最高学历：中专
毕业学校：湖南广播电大附属中专
更新日期：2012年04月20日
专业类别：纺织类
专业名称：行政文秘
工作经验
公司名称：长沙县工商局 2006年7月-2009年5月 公司类别：协会、社团、政府公用事业、社区服务
担任职位：文员
工作描述：各类文书打印;开会资料准备;各类办公设备的运用;文件的印发;来人接待及其他领导交办的事务。
公司名称：长沙石立超硬材料有限公司 2009年7月-2011年9月 公司类别：其他
担任职位：文秘
工作描述：公司来人接待;人员招聘;产品进出库、盘存及发货;销售人员的业绩统计与月底报表统计;文件印发;各类办公设备的维护及使用等领导交办的其他事务。
公司名称：青海博海煤炭开发有限公司 2011年9月-2011年12月 公司类别：其他
担任职位：资料员
工作描述：各个工种人员制度及其他相关制度的制定;人员的考勤;人员接待;各类需验收资料的准备与打印;领导交办的其他事务。
发展方向
本人有行政方面相关工作经验6年，对办公室事务熟悉，办公软件熟练，打字速度100字/分，能胜任人员考勤;考核;人员招聘;人员接待;文件处理与归档;报销审核;报表统计，各类办公设备的维护及使用及领导交办的其他事务。沟通能力强;具亲和力。
求职意向
希望职位： 期望职位一：计算机类
工作地点： 希望工作地点一：湖南星沙
希望工作地点二：湖南长沙市芙蓉区
求职类型：全 职
待遇要求：2000人民币/月 (可面议)
论文摘要：在信息社会化逐步深入的今天,房地产档案逐步实现了信息数据化、管理网络化和服务现代化。这就从技术和管理两方面对房管部门提出了新的要求,也必然要求提高档案工作者的综合素质,从而更好地为房地产事业服务。
论文关键词：房地产档案信息技术现代化管理
目前,在房地产管理部门中,由于房屋产权产籍档案的管理方式相对滞后,因而积压了大量历史信息需要录入。要将这些信息在第一时间内全部录入管理系统并且不能产生误差,需要大量的时间和大量的人力、物力、财力来完成。如何利用现代化手段,加强房地产档案数字化建设,实现房地产档案管理的新突破,已成为当前房地产档案管理工作的重要课题。利用计算机对房地产档案信息进行管理,具有检索迅速、查找方便、可靠性高、储存量大、保密性好、寿命长、成本低等优点。这些优点能够极大地提高房地产档案管理的效率,也是房地产管理科学化、标准化、规范化的一个重要条件。
一、确定适用标准
信息技术标准化是实现信息交换和资源共享的根本保证。在数字化建设中,必须建立好相应的技术标准、管理标准和工作标准,最终建立起一个标准化的数字化利用平台,实现档案数字化管理。
二、建设高质量的档案信息数据库
房地产档案管理主要包括两个方面:档案原件及档案数据的管理。档案原件作为房地产档案的原始资料有着不可替代的作用,它是档案数据的来源。房地产档案管理要实行全方位、多元化的服务模式,房地产档案网站作为一种纽带和桥梁,是实现这一多元化服务的有效手段。我们应充分利用这一点,为利用者提供一个交流平台。一方面我们可将房产档案中的建筑面积、房屋坐落以及平面图等无条件公布在网上,对于有条件利用资料的各级用户可根据自身的用户级别查询相关的房产档案。另一方面,利用者可将自身的相关问题留在网页上,房地产档案管理人员可以及时了解适用者的需求,解答问题,搞好服务,方便群众。
三、重视人员素质的提高
档案人员是连接档案与利用者的桥梁和纽带,档案人员的素质直接影响到档案的利用在社会公众心目中的形象。
四、要突出服务理念
就现代管理科学而言,房地产市场管理同时也是一种服务,是一种由我们管理部门提供给社会层面的服务。当前,社会层面越来越需要更为全面、便捷、自主的房地产市场信息服务,也越来越渴望通过房地产市场管理信息系统来获取房地产咨询服务和房地产政策指导,因此,我们只有及时、主动、积极地向新型管理服务职能转变,才能够顺应社会的呼唤、满足公众的需求。房地产市场的信息化建设同样需要
五、要着力强化系统的协作效能
在房地产市场的信息化建设中,需要从全社会的角度去认识和把握市场信息。一是要制定统一的技术规范,包括业务分类、数据分项、数据定义等技术规范与格式,为各相关业务部门、各相关业务系统今后进一步实现信息资源共享奠定技术基础;二是要在系统中尽量延伸和拓宽市场数据的采集面,并规划和设计出必要的数字化实现途径;尽可能多地实现各关联机构、协作部门业务数据的采集、转换,促使更多的业务内容转换成房地产市场所需要和必备的业务信息流;三是要实现系统间的数据交互,新的系统必须支持系统间、部门间数据资源交互和传递,实现同类业务信息的一致和共享。
六、当前房地产档案数字化管理的几点建议
1.提高数字化管理的认识,建立完整规范的档案资料,房地产档案数字化的目的是最大限度地提供利用,满足社会需求。
2.制定房地产档案馆数字化建设发展规划,并分阶段有步骤地实施在数字化建设过程中,必须充分考虑到各地房地产档案管理部门历史上形成的数量庞大的库存档案,以及每年数量激增的综合反映,建立一支既懂档案管理,又懂房地产管理和计算机知识的专业队伍,是实现房地产产权档案信息现代化管理工作的关键。
3.档案人员要加强学习房管部门相关专业的一般知识,如《档案法》、《城市房地产权属档案管理办法》等。
电子档案管理系统已成为目前最流行的一种档案管理系统，它结构简单、操作方便，适合各层管理人士使用，受到各级管理层人士的青睐。档案管理由电子管理模式替代了传统的纸质管理模式.ASP是一个Web服务器端的开发环境,它可以产生和运行动态的、交互的、高性能的应用程序。本系统对档案管理系统的体系结构、模块功能进行了分析与设计，系统在ASP的开发环境下,使用Access数据库,实现了企业职员档案信息的录入、查询、修改、删除、还原等功能。本系统从需求分析、系统的设计、具体功能的实现都严格遵循了软件设计工程的思想。
关键词：档案管理；ASP；Web技术；管理系统
1引言
作为计算机应用的一部分，使用计算机对人事档案进行管理，具有手工管理所无法比拟的优点，如：检索迅速、查找方便、可靠性高、存储量大、保密性好、寿命长、成本低等。而这些优点能够极大地提高人事档案信息的管理效率。档案是人类从事各种社会活动而形成的具有一定价值的材料或实物，是人类的共同财富。档案管理是一项必不可少的重要工作，如何科学地保管和有效利用档案，是我们必须认真思考的问题。随着社会发展，科技进步，档案的载体发生了变化，出现了电子档案。电子档案不同于传统的档案，其保管方法也需要随之改变。为了提高档案管理的水平，很多企业、部门都采用了电子档案管理系统，通过软件来提高档案管理的效率和水平。目前，针对各类档案馆对档案管理现代化的迫切需求，众多软件厂商均推出自己的电子档案管理系统软件，并赢得了市场的认同。但目前这类软件普遍存在的一些问题也制约着其在档案管理领域的进一步拓展。这主要体现在以下几个方面:
(1)价格昂贵。动辄几万元的一套管理系统对于大多数中小型档案馆来说还是难以接受的，也因此而制约其向更广范围的中小型档案馆和基层部门推广。
(2)技术复杂、安装维护困难。目前常见的档案管理系统的安装配置与系统管理都需要有较高的专业知识，用户遇到问题很难自行解决，对开发商的依赖性很大。
(3)片面追求大而全。一些软件厂商为了提高软件的价格，采用了“以大充好”办法。不顾及客户的实际需求而本着多模块也就高价格的“策略”。而在实际工作当中，一般档案部门在应用中只需要几个常用的模块。在目前的实际运用中还鲜见一种价格便宜、性能稳定、安装维护简单、切实适合中小型档案部门需求的、小巧灵活的档案管理软件。
2档案管理系统系统分析
2.1系统需求分析
目前为了提高档案管理的水平，档案管理员需要对档案信息的录入、修改、查询、删除、还原的功能一体的管理系统；档案管理系统的主要目的就是利用软件实现档案的录入、查询、修改、删除的流程，使工作人员对档案的管理更加容易，提高工作效率、降低管理成本。管理员对录入员工信息要求准确、完全；管理员和员工能够对录入的基本信息随时作更新修改，使管理员能够得到员工的最新信息；为了确保信息安全和准确，为系统管理员和一般用户建立完善管理权限和身份级别，而一般用户不能对信息进行添加、删除。本系统的目的是为了让档案信息管理员通过电子档案系统快捷、方便的了解企业的人事信息，和收集最新的人事信息以便公司档案的存取。
2.1.1用户身份级别要求
根据用户身份的不同从而对系统的使用权限有所不同，从权限大小大致可以分为：高级管理员和一般用户。系统提供灵活的角色设定和权限的分配功能。
系统管理员：使用本系统的档案管理员，是权限最大的用户，拥有管理系统的所有权限。主要负责对档案信息的录入、查询、修改、删除、还原、打印和用户的管理。
一般用户：本系统的一般用户，能够对档案信息进行查看、修改、打印和本身密码的修改，但无录入和删除档案信息的权限。2.1.2系统功能模块设置
具体操作：对档案信息进行录入、修改、查询、删除、打印和管理和用户的设置。
档案信息的录入：管理员对人事信息的添加
操作对象：管理员
浏览对象：管理员
具体功能：档案管理员可以在档案库里新加档案信息，需按员工实际信息录入；
档案信息的修改：管理员和一般用户修改录入的人事信息
操作对象：管理员和一般用户
浏览对象：管理员和一般用户
具体功能：用户和管理员在档案信息发生变化的时候可以对其变化信息进行更改，使员工信息随时更新，便于管理员的管理，能及时得到最新的员工信息；
档案信息的查询：管理员和一般用户查看录入的人事信息
操作对象：管理员和一般用户
浏览对象：管理员和一般用户
具体功能：用户和管理员可以查询已录入的档案信息，系统提供了多种查询方式，模糊查询和常规查询，如按姓名、性别、专业、工作单位等信息可以直接查询；
档案信息的删除：管理员删除录入的人事信息
操作对象：管理员
浏览对象：管理员
具体功能：管理员可以将库中多余的、辞退员工档案信息移出，可以对其信息永久性的删除，也可以将其暂时性的删除到回收站中，在回收站中可以将需要的信息还原，也可以将其永久性的删除；
档案信息的打印：管理员和一般用户打印录入的人事信息
操作对象：管理员
浏览对象：管理员
具体功能：用户和管理员都能通过Word文档导出查询出来的员工信息，便可以直接通过Word文档对员工信息进行打印。为方便管理统计员工信息，也可以通过Word文档导出查询出来的某一类型所有员工列表，对其员工列表进行打印。
管理用户的设置：管理员对其用户名、密码和用户权限的设置
操作对象：管理员
关键词：档案管理 信息化建设 档案管理员素质 完善措施
在科技高速发展的今天，信息技术的发展使档案管理从信息采集、管理和利用上发生了翻天覆地的变化，与传统纸质档案有着很大的区别，从而带来档案管理模式、运作程序、技术方法上的变革。而高校档案是学校建设、改革和发展的真实记录，作为国家档案事业的一个重要组成部分，可以为未来提供宝贵的信息资源，其工作的质量也事关国家档案事业的发展[1]。所以，高校只有加强档案信息化建设，才能适应高校改革和发展的要求，更好地为学校的各项建设及社会服务。档案信息化建设主要包括：基础设施建设、档案信息资源建设、应用系统建设、标准规范建设和人才队伍建设五个方面的内容。其中，档案管理队伍的素质的高低决定着高校档案管理事业是否能快速地发展。
1.档案管理员在高校档案信息化建设中的重要性
高校由于人员编制的限制，档案管理人员一般由校档案馆专职人员和各个部门的兼职档案员组成。在档案信息化建设过程中，人们容易形成一个误区，认为兼职档案员不重要，其实兼职与专职档案员在档案管理的工作上同等重要。
兼职档案员是指不专做档案工作，但肩负一定的档案工作任务的档案员。“收集”和“整理”是高校档案工作的八个主要环节中最根本的两个，它们占了档案工作的大部分，但这两个至关重要的环节仅仅依靠专职的档案员是不可能完成的。因为兼职档案员多由校内各部门的秘书担任，他们对自己所在单位的情况非常了解，多数档案都是经他们手收集、整理而成，所以可以确保重要文件的归档率。这样，就可避免珍贵资料的流失并提高归档效率。只有兼职档案员平时做好档案文件材料的收集和整理工作，档案业务管理其他环节的工作才可以有条不紊地进行。可见，兼职档案员在高校档案工作中不仅是不可或缺的，而且是高校档案工作队伍的主力军。
2.高校档案管理员工作中存在的主要问题
首先，高校兼职档案管理队伍不稳定。比如兼职档案员的不断更替、任用一些不熟悉本单位的兼职档案员、人员调动更替颇繁。兼职档案员不能安心从事档案管理工作，培训上的滞后，管理上也存在极大瑕疵。这使得兼职档案管理队伍极不稳定，在实践中必然导致归档文件材料的质量难以保证。其次，由于高校兼职档案员没有受到专业系统的档案管理教育，对档案工作重要性的理解不深，工作缺乏激情，缺少责任心。对《档案法》等法律法规不了解，有的甚至不了解基本的档案管理知识。随着档案数字化建设的推进，部分知识落后，计算机操作能力不强的兼职档案员，就无法把现代化的电子操作系统应用到档案的管理当中来。第三，兼职档案员素质不高，也同基层领导对兼职档案员重视不够，影响了高校兼职档案员的工作热情和积极性，甚至有的单位不设兼职档案员，文件资料不及时整理，随处丢弃，给学校带来不必要的损失。第四，在目前，高校大多采用办公自动化系统（Office Automation，简称OA系统），然而，随着OA电子文件的大量产生，后期的归档工作涉及到许多以前纸质文件管理未遇到过的问题。并且，高校要归档的材料不只局限于文书材料，还有大量的教学、科研、出版等专门材料，高校兼职档案员也不一定全都是收、发文件的管理员或OA系统的操作员，高校档案管理系统也不可能仅与OA系统相融合，而是还要考虑大量纸质卷宗档案的管理使其与OA系统相容[2]。这些问题的出现，都需要档案管理队伍进行重新的调整。
3.现代化档案管理员应具备的素质
随着档案信息化的建设与发展，档案管理会出现很多新情况新问题，由于档案工作者大多数是长期从事纸质档案的管理，他们中大多数人凭原有的知识结构已不适应电子文件管理的需求，这就对档案工作者提出了更高的要求[3]。特别是高校的档案工作涉及教学、科研、基建等多个方面，内容庞杂，涉及面较广，在进行档案信息化建设后，原来的纸质文件归档的办法已经不适用于电子文件的归档，因为电子文件归档需要采取人为干预措施和一定技术手段保证背景信息和元数据同时归档确保归档的电子文件真实、完整有效[4]。随着我国科技的进步、经济的发展，档案工作涉及的领域越来越宽，培养政治思想素质高、业务及档案管理能力强、有创新立业意识的档案管理员尤为重要[5]。
3.1 较高的政治觉悟
档案员直接管理着全校的重要资料，工作的政治机要性很强，没有较高的政治素质和强烈的责任感无法担任好此项工作[6]。随现代信息技术在校园的广泛应用，一旦由于档案管理员因为工作疏忽或经不住诱惑而造成机密文件丢失、泄露，将给学校、国家造成不可估量的影响和损失。所以，做好档案的保密及管理工作，是高校从事档案管理员首要的政治素养。
3.2 良好的思想素质
由于档案管理员的工作性质，长期处于局限性和封闭性的环境中，他们的工作容易被忽视，在职务提拔、奖金分配、外出进修等方面都与老师、校务管理人员有一定差距，因此，高校档案管理工作者应正确客观地认识这一现实情况，树立高度的责任感和敬业精神，以严肃认真的工作态度和良好的服务意识开展档案管理工作。在实际工作中，洁身自好，踏踏实实，工作认真负责，热诚地全心全意为用户提供档案服务。
3.3 较高的专业水平
随着高校档案信息化建设的进行，现在的档案馆主要以网站为基础，与以往的纸质档案管理方法相比有很大的差异性。传统的纸质档案管理呈平面状态，而档案信息化后，大量电子文件的介入，使档案种类增加，其中包括档案信息载体内容的加入、档案信息资源数字化、数据库化，档案信息服务利用网络化，档案管理工作自动化，从而形成了立体化的管理结构。高校档案管理员要适应信息技术档案事业的发展，积极主动更新自身现有的知识结构。特别是能够熟悉电子文件全文数据库建设，在网站上实现电子文件的实时管理与利用。做到能灵活地运用信息管理软件，对信息进行多种方式的查询、统计、交换，根据使用目的采用不同的格式输出，能完成各种统计数据和统计报表的自定义、统计报表的自动生成、信息报送等相关业务。
3.4 档案信息化管理能力
高校学生人数逐年增加，人事档案流动性大，对档案管理工作现代化的要求不断加强，对管理人员要求也相应提高。高校中档案管理员必须树立起现代化管理意识，根据学校的工作规划，结合机构改革，运用现代的科技设备和手段来管理档案，改变传统手工为主的管理方式，使学校档案管理知识化、网络化和社会化。而且，在信息大爆炸的今天，档案管理人员还应思考如何对数字化的档案加以筛选和利用需求的分析，避免大量无价值或低价值的档案数据占据有限的存储空间[7]。基于此，档案员平时要勤于管理档案、勤于收集整理，做到数字信息清楚准确、内容充实，并存储到电子档案里，以备查实[8]。因此，档案专业管理员也就要不断地学习和应用计算机管理档案的知识与技能，提高自己对档案信息化的管理和分析能力，实现档案信息的有效管理与共享。
3.5 电子档案的保护意识
电子档案的载体材料是磁性物质，其寿命远不如纸张，容易产生静电吸尘而导致卷曲变形、消磁等，直接影响信息的再现。电子档案载体材料的寿命一般仅为5-15年，比纸质档案要短得多。值得注意的是，纸张的损坏很容易被发现，而电子档案存储载体的质变只能通过一定设备的检验才能被发现。所以，做为现代档案管理员，不仅要重视这个问题，还要对电子档案的物理保护和技术保护有充分的认识和操作技能[9]。
3.6 创新意识
高校档案管理员的创新意识、创新能力是改变档案工作局面的关键所在。特别是在机构改革、人事制度改革的今天，各部门工作人员减少，工作量随着增加，档案工作将面临更大的压力。因此，高校档案管理员有必要进行相应的重新定位，从根本上转变观念，解放思想，摒弃旧观念，提高档案工作的自身价值。创新意识不仅是档案管理员观念的创新，还应包括多样性档案载体的创新和服务方式的创新。只有以创新理念和创新行为来加强高等学校的档案管理，才能开辟学校档案管理发展的全新途径。
4.提高档案管理员素质的对策
高校档案管理信息化建设进程中管理队伍的完善，需要校领导及管理员自身引起充分的重视，积极采取措施，提高管理队伍的素质，加快校园档案信息化的建设。
4.1 注重思想教育和引导
高校领导应重视档案管理工作，强化领导，加强档案兼职与专职管理员的政治思想学习、职业道德教育，为其树立正确的世界观、人生观、价值观，提倡爱岗敬业，抵制拜金主义、享乐主义和极端个人主义[10]。并配备思想政治素质好、文化水平、高业务能强的同志从事干部档案工作。因地制宜，结合本校实际情况，营造校园和和谐氛围，激发档案管理队伍的活力，引导他们为学校的管理目标努力工作。
4.2 加强档案理论学习与实践
档案管理部门根据需要及时召开会议研究档案管理工作，督导目标管理工作按计划进行；通过会议加强交流和研讨，提高实践能力与理论研究水平。树立教育持续化和终身教育的观念，加强档案管理信息化技能培训。
作为档案管理员，首先要学习和钻研自己本职业务的基础理论和专业知识，掌握档案工作各个环节的技能技巧，熟悉党和国家有关档案工作的各项方针政策、档案工作法规、标准、范围、性质及职能等，以便准确、及时有效地提供服务。其次，学习科学知识和文史知识，及时了解国内外档案工作的新进展和经验，注重结合实践。同时，还要学习与档案专业相近学科的知识。
总之，高校在档案信息化建设中还有很长的路要走，档案管理者只有掌握技术，加强管理，不断地实践创新，探索总结，紧抓档案信息化建设的发展目标，才能掌控档案信息化建设进程。
基金项目：国家自然科学基金（10771076）和广东省自然科学基金（07006700）资助项目，华南农业大学理学院教改项目（LXJG0903）。
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【摘 要】针对部分行政事业单位账外固定资产档案管理存在的问题，从健全资产档案管理体系、促进账外资产归档长效化等四方面入手，规范和加强资产档案管理。
关键词 账外固定资产；档案；行政事业单位
账外固定资产是指各单位以各种形式形成的未在账内核算的各种固定资产。随着固定资产管理系统的广泛应用和电子档案建设步伐的加快，固定资产档案管理逐渐走向网络化、规范化、标准化、动态化，但对账外资产管理的重视不够、制度缺失等问题影响了档案工作的规范化、科学化进程。通过对部分行政事业单位固定资产清查结果调研，引发本文对改进和加强账外固定资产档案管理途径的探讨。
一、行政事业单位账外固定资产档案管理问题分析
本次调研发现，账外固定资产档案管理通常不被重视，再加上资产来源复杂、管理难度较大，档案管理存在不少突出问题。
（一）缺乏严谨的归档要求和程序。在购置账外固定资产时，没有注意收集原始资料，部分单位房屋建筑物无资产项目建议书、项目批文、可行性研究报告、竣工验收报告等档案资料；对归档后的档案资料没有及时跟踪管理，致使维护、修理、改建等使用过程中的信息不能及时归档，导致归档资料不完整或档案与实际情况不一致；没有按照档案的价值和真伪进行归档，在档案鉴定时把将来有可能发挥作用的档案排除在外。
（二）缺乏对账外资产档案管理的规定。不少单位的资产管理制度较多，但涉及账外资产档案管理的却寥寥无几。对固定资产档案管理的全过程缺乏规划，责任不清；在资产档案管理技术标准、归档要求、责任主体权责、资产档案评估、监督检查等方面缺少针对性的规定。
（三）缺乏专业人员间的沟通协作。资产管理员、财务管理员及档案管理员的知识结构、专业技术水平直接影响资产档案的科学规范归档。据调研，档案管理员、资产管理员多来自后勤部门，而财务管理员多来自计财部门，他们各自承担着较繁重的事务性工作，往往缺乏沟通与协作，导致账外资产档案散存于不同部门；有的档案管理员即是资产管理员，没有接受系统的档案业务培训，凭着主观意识归档。
二、账外固定资产档案管理途径
账外固定资产档案是固定资产档案管理的一部分，要完善资产档案管理，笔者认为应考虑下面几点：
（一）促进账外资产归档长效化。重视账外固定资产管理工作，对遗漏、虚假的资产信息要督促尽快正确归档；加强支出管理，规范核算，杜绝违规购买账外资产；定期考核、评价账外档案管理情况，促进账外资产归档长效化。
（二）健全资产档案管理体系。认真贯彻执行《档案法》等相关法律法规，研究和制定本单位资产档案收集、整理、归档、评估、出租等规章制度、专业标准，将账外资产纳入账内，实现资产档案统一管理；由于特定原因，不能纳入账内的，建立专门的账外资产档案管理规章，并严格管理、形成科学规范的资产档案管理体系。
（三）严格账外资产档案管理程序。建立全过程的账外固定资产管理程序，按申购、审批、购置、验收、入库、使用、变更、领用、清理、盘点、外借、归还、转让、维修、出租、报废等全生命周期建库管理，建立固定资产卡片档案，将固定资产按类分项进行统一编号，落实责任，及时归档，保证资产档案真实可信。同时，强化对实际运行环节的管理，促进资产档案管理与资产管理部门间的协调，确保资产档案的真实性、完整性、系统性和科学性。
（四）建立专业化的资产档案管理团队。专业化的资产档案团队既精通档案管理工作、掌握现代化的档案管理技术，又是熟悉资产申报、验收、登记、保管、检查等环节的多面手。采取对资产档案管理人员进行培训，充分发挥业务骨干“传、帮、带”作用等渠道推动资产档案管理逐步走向专业化。
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[3] 刘清生，该校无形资产档案建设浅析［J］. 浙江档案，2013（06）.
一、企业人事档案管理存在问题
1.员工个人和企业对人事档案意识薄弱
目前，在人事档案管理工作中，不少企业对员工的人事档案认识不足，认为人事档案管理工作仅仅只是一项保管的事务性工作,只要求做到不丢失,不泄密,能应付外调、查档就可以了。员工个人秉着对人事档案无所谓的态度，意识不到自己也有积累和维护档案内容安全的义务，对相关档案材料的填写比较简单、随意。更有甚者对自己人事档案的去向漠不关心，或者是委托当地人才中心管理后就长期失去联系，使自己的档案变成“休眠档案”。
2.人事档案管理员的素质和管理水平不高
由于最初的企业不够重视或其它原因，导致企业人事档案管理员在素质水平和管理能力上都有所欠缺[1]。部分人事档案管理员在工作过程中不够细致认真，缺乏责任心，只是简单地做好档案接收、档案编号、库房防火、防蛀等仓管工作，没有及时将人事档案材料收集归档，更没有对档案材料内容进行标准化分类及严格审核，导致员工个人档案信息不完善，档案材料缺乏真实性。此外，由于企业员工流动性大，档案管理员的转档不及时，造成原单位有档无人，新单位有人却无档，就使档案陷入了“人档分离”状态，从而影响了新单位的用人决策，同时又增加了原单位档案保管的压力。
3.人事档案的管理手法相对落后
人事档案管理是一项专业性、政治性、机密性的工作。人事档案管理工作必须配备具有专业知识的人员全职管理，而在现实情况中存在部分企业把人事档案管理工作交给了其他部门工作人员负责，这些人一是没有经过专业培训，不具备专业的档案管理能力，二是由于分心其他岗位的工作，在进行档案管理工作过程中没有引起足够重视，往往无法满足人事档案管理工作职责需要。另外大多企业人事档案管理手法相对落后，还在采用比较传统的老办法进行人事档案管理，跟不上社会发展的步伐，满足不了企业发展的形势需要。例如企业没有运用专业的人事档案管理软件，还在采用手工编辑、检索的手段进行管理，这种管理方式既浪费时间又不能够保证质量，大大降低了企业管理工作的效率。人事档案由于不能引起个人和企业的重视，衍生出人事档案内容陈旧、利用价值不高；档案管理人员配备不足，专业性不强；落后的管理模式难以满足用人单位和社会的需要等等一系列的问题，这些问题制约了人事档案对人力资源开发、配备与管理潜在作用的发挥。只有转变观念、加强管理，才能充分发掘人事档案对人力资源管理工作的潜在作用。
二、企业人事档案管理工作的应对措施
1.要正确认知档案管理工作的意义及重要性
企业要做好人事档案管理工作首先必须从思想上认识到档案管理并不是简单的资料整理、保管工作，它对员工个人和企业都有着重要的作用。主要体现在：它是人力资源部和组织部门对员工进行考察、选拔任用的基础；它能帮助企业做好招聘、录干、调动、出国材料、福利待遇、离退休、死亡抚恤等方面的事情；它能为员工个人或其子女提供实际生活中所需的类似亲属关系证明、入党政审、工作证明等档案材料。有了这样的思想认识，才能让人事档案管理工作得到重视。其次，企业可通过内部报刊、知识讲座等方式加强人事档案管理的宣传力度，让员工认识到档案与自身的发展有着休戚相关的作用。此外，企业在布置员工填写相关档案材料的时候，要告诉档案人档案存档后会发挥怎样的作用。这样，可以树立员工个人和企业共同参与档案维护与管理工作的理念。
2.提高档案管理人员的素质和管理水平
作为档案管理员，首先必须具备基本的政治素质。即坚持四项基本原则，了解党和国家的各项方针政策，并遵纪守法。同时，档案工作又是一项具有一定机密性的工作，要求工作人员必须严守国家秘密，坚决杜绝失密、泄密现象的发生。其次，档案管理员要有一定的专业理论知识和熟悉的业务技能。因此，企业可以通过教育培训提高档案管理员的专业知识或者是通过学校招聘吸引高层次档案专业人才到档案部门工作。再次，档案管理工作还特别要求档案管理员要有很强的服务意识和高度责任感。要自觉树立为人民服务、不热衷名利、不计个人得失的奉献精神。工作中要细心处理每个业务环节，耐心保管每卷档案，防止档案损坏或丢失，特别是做好员工档案的转递和接收工作，做到“档随人走，人档不分离”。
3.优化档案管理模式，实现信息化管理
实现档案信息化管理是档案工作适应社会信息化发展的必然要求。企业可根据本单位人事档案管理的现实情况自行开发档案管理信息软件或者是对外购买专业档案管理软件，建立和完善人事档案信息化管理。让人事档案管理从实体管理向网络管理转变，实现人事档案的动态管理，实现查阅统计、档案变更、报表处理、系统维护等多种功能的信息化管理。这种替代传统人事档案管理的新模式可以为企业选才、用才、育才、激才、留才发挥更大的作用。
结束语：
一、档案信息化管理存在的问题
目前，县级公安机关档案信息化管理还存在着许多问题，有个人主观上的原因，也有信息化建设中存在的问题，普遍存在的问题大致可归纳为四类。
（一）信息化意识不强。少数档案管理员思想观念守旧，对档案工作的认识还停留在看门守摊、被动服务的旧观念、旧模式上，仅仅满足于“整理凭经验、利用提案卷、查阅翻档案”的工作模式，对学习应用档案信息化存在畏难情绪，片面认为信息化管理既难学又不可靠，且加大了档案员的工作量，学习应用档案信息化知识的积极性不高。
（二）信息化素质不高。多数档案管理员专业不对口，大部分档案管理员应用技能还停留在浏览、查询、录入上，能够熟练操作微机，灵活使用档案管理软件和胜任文档的存储、编辑、检索、利用等工作的实用“复合型”人才不多。
（三）档案信息化投入不多。多数基层派出所的档案信息化管理设备相对落后，不能满足档案信息化管理需求。
（四）信息化利用不广。由于缺乏健全、规范的管理流程，使得县级公安机关档案信息化管理不能收到应有的或最佳的实战效能。一是研判少。大多数单位编研成果质量不高，难以充分发挥编研成果的参考作用和辅助决策作用。二是应用少。有的单位忽视了档案资料服务实战的作用，不会用信息化手段来提高工作效率，降低工作成本，造成大量信息资源的闲置。
二、产生问题的主要原因
（一）认识上存在误区。少数单位领导对档案工作重视不够，存在“说起来重要、干起来不要”的现象，档案员政治待遇低，个人发展前途面窄，经济待遇不高，导致档案管理人员缺乏工作积极性。
（二）档案队伍不固定。受警力不足制约，基层派出所档案管理人员基本上由内勤兼任且变动频繁，有的档案员刚刚学会立卷归档等基本知识，就被调整岗位，难以形成专业性、系统性、稳定性的专门力量。
（三）经费上缺乏保障。公安机关经费紧张是普遍现象，用于档案收集、整理、保管、信息化应用的资金投入更是杯水车薪，不利于档案在各项工作中发挥应有的作用。
（四）机制落实不到位。有的单位档案信息化管理方面虽然制定了许多的制度和机制，但没有一个统一的、完整的、系统的、规划性的机制，管理与服务存在脱节现象。在实际工作中，档案工作成效在绩效考核中比重很少，档案信息化考核更是少之又少，导致一些制度、规定难以落实到位。
三、加强县级公安机关档案信息化管理的几点浅见
加强档案信息化管理，必须紧密结合公安工作实际，研究、找准结合点、切入点和着力点，从警务运作、公安执法，到队伍管理，将信息化应用深入到公安档案管理工作的方方面面。
（一）提高认识，转变观念。一要强化正面引导。充分利用会议、谈心等方式，教育档案管理员深刻认识到警务信息化是形势发展的必然要求，不懂信息化就做不好公安工作，就是工作不称职，就会丢掉工作岗位，切实提高其工作的主动性。二要稳定档案队伍。要挑选一批懂公安业务、懂档案工作、懂信息化操作技能的民警，充实到档案队伍中来，并保持人员相对固定。对表现突出的档案民警，要在表彰奖励、提拔使用中优先考虑，提高档案队伍的向心力。
（二）加强培训，提高素质。一要强化专题培训。要针对档案信息化管理要求，有针对性地组织档案管理人员系统学习档案专业知识、计算机基础知识、文字处理技术、档案管理软件应用，通过专题培训和实际操作，进一步提高档案管理员信息化能力和档案管理工作水平。二要强化岗位培训。要利用集中培训、不定期考核等方式，组织档案管理人员加强对档案业务知识和相关公安业务知识的学习，使档案管理员做到“懂公安业务、懂档案工作、懂信息技术”。三要强化交流互补。要定期或不定期的组织档案管理人员到各地参观学习，实地考察，使档案人员自觉地进行业务交流、研究，取长补短，拓宽视野，更好地适应新形势下档案信息化管理的需要。
（三）科学建设，加强保障。一要积极争取，保障经费到位。档案信息化建设投入大、效果不直接显现。档案部门要积极宣传档案利用的成果，争取领导的重视和支持，将档案信息化建设经费纳入单位财政经费预算之中，加强对资金的合理使用，提高资金的使用效益。二要打破壁垒，保证高度共享。要根据公安实战工作需要和档案信息化建设实际，逐步将各业务部门相关档案信息系统整合进档案管理应用平台，实现档案基础信息在各部门、各警种之间互联互通、高度共享，为基层实战应用提供更大的便利和信息支持。
一、环境监测档案管理发展的主要制约因素
1.档案管理人员业务能力难以适应档案管理的要求
在环保基层部门（例如，三级监测站），虽然建立了档案管理制度，设立了专门的档案管理员，但是档案管理员大多不是档案专业毕业，也未接受过专业的培训，是在完成日常监测任务的同时兼职负责档案管理，缺乏系统掌握档案管理、信息技术的复合型人才，做不到标准化、规范化的管理档案，更谈不上对档案的开发和利用。
2.档案管理工作受重视不够无法与监测工作平衡发展
监测单位往往首先考虑的是监测力量（如仪器设备和技术水平）的软硬件保障，对档案管理工作的重要性和意义认识不足，在日常工作中不注意档案资料的收集和整理。在实践中，无法改善和加强档案室的软硬件设施建设，实现档案工作的规范化、标准化，最终造成档案管理工作与监测工作不能在同一水平线上均衡发展。
二、提高环境监测档案管理能力的建议
1.落实档案管理制度化，强化档案管理员能力
各单位要针对监测技术档案的范围，对档案管理人员进行专业规范的档案管理培训工作，并结合监测工作实际需要，制定《档案室管理制度》《档案室借阅登记制度》《档案室保密制度》等。档案管理人员是制度的直接贯彻者，对档案的安全负有直接责任，必须严格遵守《档案管理员职责》，善于做档案利用者的工作，能独立处理档案利用中出现的问题。同时要坚持不断地学习信息技术档案管理方法，紧跟社会经济高速发展的步伐，不断提高档案管理水平。
2.环境监测档案的归档范围主要包括以下方面
（1）监测技术档案，包括国家规定的技术方法标准、环境质量标准、污染物综合排放标准、环境监测计量认证基础资料和《质量管理手册》等。
（2）监测工作档案，包括大气、水体、噪声、废气、废水等监测原始记录材料，监测报告，环境影响评价材料，“三同时”验收等方面的监测数据，以及污染事故应急监测材料等。
（3）仪器设备档案，包括监测、分析的各种仪器设备台账、说明书、检定书，使用、维修情况说明等。
3.利用信息技术，做好环保档案现代化管理工作
关键词：电子档案；存贮；索引；快捷查找；信息系统；档案管理
中图分类号： TP311 文献标志码： A 文章编号：1009-3044（2017）05-0201-03
Abstract： Now， is becoming an information based society the era of big data， is the age of sharing resources. The same is true of the archives management modernization， the traditional file box label installed paper documents one by one year after the classification of tank storage way already moss-grown， instead it is through the computer software to establish the corresponding file index catalog， hard disk storage backup paper files by using electronic scanning and set the associated with the index directory， and to touch with multimedia storage and query system to points in classification indexing more intuitive for the application of electronic file， this way properly to ensure the integrity of the document， save paper， convenient search， improved the efficiency of the radio archivist， the use of this approach is now gradually be radio modern archives management application.
Key words： Electronic File； Storage； Index； Quickly Find； Information Publishing System； File Management
1 前言
P者所在单位属两地办公，以往台办公室档案管理员对单位各部门的档案主要以传统的用档案盒贴标签后装纸质文档逐一分年分类分柜两地存贮，早些年的不常用的档案放在异地，近年的常用的档案放在本地，但偶尔又要查找早些年的档案，这样单位的档案管理员又要坐车到外地的档案室查阅，浪费大量时间和精力，办事效率也得不到提高，这种落后的不直观的档案查阅方式带来的是档案信息查阅不及时，浪费大量纸张、时间和人力，有时档案纸张遗失，损坏，也导致档案信息的不完整性，这种档案管理方式的弊端迫切要求笔者所在单位必须改革电台档案资料存贮并索引的方式，而用计算机从内网控制多媒体触摸查询系统来分年分类存贮并索引查找电子档案的应用正好能满足笔者所在单位的需求。
2 多媒体触摸查询系统简介
2.1 触摸屏查询系统应用
触摸屏查询系统是集先进的触摸屏、工控、计算机等技术于一体，可实现公众信息查询，配以指纹仪、扫描仪、读卡器、微型打印机等外设，可实现指纹考勤、 刷卡、打印等特定需求。触摸屏查询系统通过先进的多媒体制作工具，将文字，图像，动画、高清晰视频，音频，电子文件，Internet 信息等多媒体资料多种信息进行整合应用，用国际最先进的触摸技术，集成手写功能及计算机网络技术，以多媒体触摸屏方式交互查询，使用方便、快捷，形象生动。让用户能够在短时间内查到自己所需的资料，它触摸精确度高，反应灵敏，结合液晶显示器优异的超大显功能，生动地一体地展现给公众，带给观众最大的视觉冲击和前所未有的触摸感觉。
2.2 触摸屏特点
触摸屏查询系统采用全新进口工业级液晶屏，全五金+型材外框设计，工业级烤漆工艺；超宽视角，高对比度、高亮度、高分辨率，画面色彩的层次感强，体现图像细节；16.7M 色彩，色彩显示准确、丰富、逼真，响应时间短，画面无拖影；节能环保能耗低、发热量低，适合于长时间连续工作；采用灵敏度高，速度快，精度高以及超高透光率的红外触摸屏；触摸屏防尘，防静电，防眩光，防干扰及耐磨设计，支持多点触摸；结构设计适合壁挂式、桌面支架方式安装。
2.3 触摸屏查询系统基本参数
3 电台档案索引并存贮系统设计方案
3.1 笔者所在单位早期档案索引并存贮的方案
笔者所在单位早期采用Word2003软件分年分类建立档案索引目录；再用扫描仪扫描文档保存为.jpg 或.pdf格式的图片；将扫描的图片插入新建的Word2003文档中，另存为相应档案的抬头名称以方便索引查找；最后在档案索引目录上建立超链接指向，指向对应的插入扫描图片的Word2003文档中。一般电台档案管理员都会用移动硬盘定期备份两份所有档案的文件以备灾难性恢复。当电台档案管理员要查找某年某类的档案时，首先通过Word2003软件打开相应年份的档案索引目录，找到相应分类，打开Word2003软件查录功能搜索关键字就能找到相关的档案索引目录，用鼠标点选自己要找的那条档案目录，就能超链接到指向的插入扫描图片的Word2003文档，这样就能了解该档案的内容同时也可进行在线打印。但这种方法不够直观。
3.2 笔者所在单位现在采用的档案存贮并索引的方案
近年来触摸屏查询系统被各行各业广泛应用，其功能也十分强大，笔者结合本单位两地办公的特点，设计了方便两地快捷、直观查阅的档案存贮并索引的方案。如下图1：
在本地档案室，档案管理员首先在本地档案服务器1上安装飞扬综合档案管理软件。接着进行第一步，将纸质档案清理分年分类再分为相应年份的永久或30年或10年保存期限档案，30份装一盒。然后档案管理员用飞扬综合档案管理系统进行如下操作：第二步，在档案管理中建好每年的文书、科技、会计、特载档案等收发文库；第三步，先进行文件登记，建好每年的收文库、发文库，再从台办公室拷贝出每年的收发文目录导入到文件登中。第四步对每年收发文进行立卷归档，打开已导入的相应年份的档案目录，按档案保存规定划分为相应年份的永久或30年或10年保存期限档案。第五步，根据立卷归档的划分，将每年的目录导入第二步中建好的文书、科技、会计、特载档案等收发文库。最后是进行档案的挂接，打开装档案盒，用扫描仪扫描出档案的图片，然后在飞扬综合档案管理系统中的所有业务下，档案管理中的扫描路径设置中操作档案挂接。这些准备完成后，如图1连接好设备，并按图1设置各设备IP地址在同一网段。进行如下操作：
在本地档案室，档案管理员通过本地档案服务器1经交换机1远程访问控制触摸屏查询系统1，在触摸屏查询系统1上安装多媒体触摸查询系统服务器软件，这样档案管理员就可以通过多媒体触摸查询系统建立角色、用户及授权，然后进行触摸互动节目制作，分年分类建立好档案的索引目录和显示版块，然后再上传相应档案扫描的图片，设置好触摸显示的关联。这样档案管理员不仅可以远程访问触摸屏查询系统1上的内容，其授权的用户也可以直接在触摸屏查询系统1这个显示终端上使用用户名登陆并直观的查询想查阅的档案了。
同样，在本地档案室，档案管理员通过本地档案服务器1经交换机1，经电信专网（内网），经异地档案室的交换机2，远程访问控制触摸屏查询系统2，进行如上同样的操作，使得经档案管理员不仅可以远程访问触摸屏查询系统2上的内容，其授权的用户也可以直接在触摸屏查询系统2这个显示终端上使用用户名登陆并直观的查询想查阅的档案。
为了数据安全，档案管理员在异地档案室还安装了一台备用的异地档案服务器2，其上数据与本地档案室服务器1上一样，都可通过专网相互访问控制同网段的设备。
4 结束语
笔者通过设计，让档案管理员可以通过本地档案服务器1或异地档案服务器2，经内网访问控制同网段的触屏摸查询系统1或2这两个显示终端，并在其上进行对相应的档案索引目录和档案原件扫描图片间的触摸互动节目制作，既分年分类存贮档案图片又可以直观地索引查找想查阅的档案，这一方式妥善保证了文档的完整性，节约了纸张，方便快捷查找，提高了电台档案管理员的办事效率。
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关键词： 高职院校 档案管理人员 素质 提高对策
自国家启动示范性高职院校建设计划以来，示范建设院校在高技能人才培养、工学结合人才培养模式改革等方面取得了明显成效，提高了高职教育的社会影响力，但是示范院校验收工作的展开，尤其是2008年教育部27号令《高等学校档案管理办法》的颁布实施，不仅给高职院校档案工作带来了前所未有的变化和挑战，而且给高职院校档案管理人员在素质上提出了新的、更高的要求。
1.高职院校档案管理人员素质现状
1.1高职院校档案工作人员数量、学历水平及性别比例失调。
随着高职院校对档案工作重视程度的不断增强，档案管理工作的队伍也不断壮大，但是高职院校档案工作人员还存在人员数量不足，学历水平较低，性别比例不协调的现状。从教育部对72所教育部直属高校的调查中可见一斑：高校档案馆（室）专职人员750人，兼职人员379人，专职人员数量不足，兼职人员数量过大;在专职人员中，档案专业毕业的为459人，其中，博士研究生2人，硕士研究生22人，本科79人，大专48人，中专8人，受过档案专业在职培训教育的300人。由此可见，高校档案馆（室）工作人员的学历水平远远低于专任教师的学历水平，文化程度整体还是处于偏低的情况。同时，在这72所高校的专职档案工作人员中，女性所占比例高达70.80%。这些失衡现象对于高等学校档案工作的可持续发展都会造成一定的影响。高职院校目前档案管理人员与教育部直属高校还是存在较大差距的。
1.2高职院校档案管理人员政治素质低，法律意识不强。
高职院校的档案管理工作具有很强的政策性，因此对档案管理人员要有较强的法律意识，必须按照国家的有关法律规定进行科学、规范管理。但是目前高职院校的档案人员理论水平普遍不高，思想政治觉悟和辨别是非的能力还有待提高，行动上得过且过，责任心不强，影响了档案工作的顺利开展。还有部分档案管理人员档案意识和法制观念淡薄，依法治档、依法办事的自觉性不强，没有把依法治档工作落到实处，影响了档案事业的发展。
1.3档案管理人员队伍不稳定，人员流动性大。
目前高校档案管理人员中兼职的多，专职的少，流动性大。尤其在部分高职院校档案员都是兼职的，没有专职的档案管理人员，他们身兼多职，工作频繁调动，奉献精神和敬业精神不强，认为档案工作并非自己的主要工作，建档意识不强，极大地影响了档案资料的收集、整理、归档。而档案工作的性质、特点要求档案管理人员队伍必须具有一定的稳定性和连续性。
1.4业务素质低，缺乏创新和服务精神。
受人员编制、经费等多方面限制，目前高职院校一般都安排秘书、内勤人员担任兼职档案员，他们多数身兼数职，没有经过系统的档案业务学习和培训，档案业务素质较低。真正能在业务上熟悉，特别是能熟练运用现代信息技术开展档案管理工作的人才更是少之又少。部分档案管理人员因工作受到领导忽视而处于边缘化的境地，因此在工作上因循守旧、满足现状、不思进取、管理手段落后、服务效率低下。更有部分档案管理人员对档案工作缺乏热情，没有创新进取精神。这些都不利于高职院校档案事业的健康发展。
2.提高高校档案管理人员工作素质对策
我国高职教育事业的迅猛发展，对档案的管理工作提出了新的更高的要求，要在新形势下提高高职院校档案管理工作素质，就应从以下几个方面来加强档案管理工作。
2.1加强制度建设，完善档案管理人员制度建设。
没有规矩，不成方圆。档案管理工作也一样，没有完善的管理制度，就会导致档案管理工作始乱终弃。要顺利开展档案管理工作，首先，必须建立一套行之有效的管理制度，以制度管人，凭规矩办事。如建立档案管理员工作职责、档案室管理规定、档案调阅审批规定、档案保密规定、档案室安全保卫制度、卫生制度、档案管理员目标考核办法等。其次，有关职责部门和分管领导还要定期检查各项制度的执行情况，赏罚分明，目标考核的指标量化，并直接与年终考核挂钩。
2.2加强队伍建设，提高档案管理人员业务水平。
首先，应明确档案管理的职能部门，并由一位部门领导具体负责，并且要配备一定数量的专职、兼职档案管理员，学校规模较大的，可以设人事、教学、基建、校产设备和综合档案管理员。
其次，要对档案管理员提出明确的要求，因为档案管理人员的业务素质水平直接影响着档案管理工作的质量。应做到热爱本职工作，忠于职守，既有高度的工作责任感、良好的职业道德、办事细心的工作态度，又有耐得住寂寞、乐于奉献的工作精神；既有扎实的档案管理的理论知识和档案管理的基本技能，不断创新的意识，又全面掌握办公自动化技术，能够将现代化科技手段和先进操作管理技术熟练运用于高校档案管理工作中。
2.3加大资金投入，提高档案管理人员的积极性。
高职院校档案管理的现状不容乐观，远远落后于其他处室的建设，高职院校在编制年度预算时，要列出专项经费保证档案管理现代化建设，如计算机、扫描仪、数码摄像机、专用录入设备、打印机等设备，为档案管理工作提供良好的物质基础。同时加强培训的资金投入，提高档案管理人员的积极性。
