时间：2022-02-06 07:07:29
关键词：档案员；管理；档案；措施；职业道德
Abstract: the file management provides accurate basis for authority on the senior management personnel to understand the whole work condition organ so that they can adjust policy and strategy, On the other hand for social parties accurately ascertain the authority unit work results. This article from the archives management shall have the quality, filing clerk management files measures and the professional ethics several aspects.
Keywords: filing clerk; Management; File; measure; Professional ethics
中图分类号：G271文献标识码：A 文章编号：
档案管理工作是机关单位管理工作的一部分，是提高机关工作质量和工作效率的必要条件，是维护历史真实面貌的一项重要工作。 科学规范的管理档案，是衡量一个单位工作成效与管理水平的重要尺度。 档案管理工作做好了，一方面为机关高层管理人员及时了解本机关整体工作状况，适时调整政策、策略提供准确依据；另一方面有利于社会各方准确认定机关单位工作成效。 因此，做好档案管理工作对于促进经济社会的全面发展、不断提升本单位的社会地位具有重要意义。
一、现代档案管理者应具备的基本素质
1、坚定的政治素质。档案人员必须有明确的政治信念和政治方向，要热爱祖国，热爱社会主义，坚持四项基本原则，立场坚定，旗帜鲜明，有强烈的事业心和责任感。
2、优良的思想品质。要干一行爱一行，能全身心地投入到本职工作中，能忠于职守，严守秘密，无私无畏地维护党和国家的历史真实面貌。
3、扎实的工作作风。工作中要做到积极主动，热情周到，把能为利用者解决问题、排扰解难，看成是工作中的最大乐趣。
4、广博的科学知识。作为一个称职的档案人员，既要学习本专业知识，又要学习有关的科学文化知识，有较为广泛的知识涉猎和较高的文化水平。
5、过硬的技术本领。面对知识经济的挑战，档案人员必须很好地学习掌握档案业务知识，不断提高业务能力和技术水平，成为业务精通的行家里手。
6、良好的心理素质。良好的心理素质必须具备“四心”，即安心、热心、耐心、信心。“安心”就是安心档案工作，干一行，爱一行，专一行。“热心”就是满腔热忱，诚心诚意地为他人服务，为社会服务。“耐心”就是摆正位置，耐住寂寞。“信心”就是树立在档案这块天地里干一番事业的信心和决心。
二、档案员管理档案的措施
1、建立健全档案管理机制。通过修改和完善档案日常工作规章制度，统一档案工作标准，加强档案管理。加强领导管理，设立专门领导小组。科学合理、简明实用地健全档案管理制度。制度主要约束服务对象和执行者。坚持制度执行的严肃性，建立奖惩机制。确保档案管理工作向法制化、制度化、规范化方向推进。聘请档案管理专家指导监督档案管理工作。实行档案年度评比制度，每年组织一次档案管理工作集中检查。
2、遵守章程，规范操作。档案管理员要熟悉档案管理的基本知识，按照管理章程操作。对原有档案进行重新规范整理，实现标准化管理。档案工作的操作过程中要坚持集中收集、分类整理、归档完备、科学鉴定、安全保管、查找方便的基本原则。在收集整理档案资料的过程中及时追加新的资料，准确全面的完善档案。档案工作年初要有计划，年末要有总结。对档案进行编目和检索，可以为档案的查找提供方便，解决了很多供需矛盾。为更好地保护档案安全流通可以在档案管理中建立借阅档案登记簿，档案转入、转出登记簿等。健全特种设备安全管理档案。加强档案的信息开发和统计工作，为领导决策和资料查找提供方便。
3、档案管理交接规范化。一是档案交接要纳入议事日程，是档案管理中的重要环节，应按程序办理。二是档案管理员在离岗或离职时要充分做好档案移交准备工作。档案管理员对所保管的档案全面清理，催还借出的档案，整理好借据。分类归档零散材料，对交接工作进行日程总结。三是认真做好档案交接监督管理工作，对交接工作负责。四是加强档案交接中的思想教育工作，教育交接双方提高认识，明确责任。
4、档案管理程序规范化。一是加强领导干部的档案管理意识，配备高素质的专业管理人员。提高档案管理人员的业务素质是加强档案管理工作的根本。思想道德水平高，专业知识过硬，信息操作能力强的档案管理人员更能适应现代化的档案管理要求。二是资金投入充分，配置硬件设备，保证档案库、档案室日常保管工作所需。引进计算机管理软件，建立档案的信息存储和检索系统。三是分门别类对档案集中统一管理，保护档案的完整和安全，方便日后查找和其它工作的利用。四是建立档案部门工作目标考核和档案管理业务工作考核相结合的考核制度，这样在总体考核档案管理工作成效的同时又能检验档案管理员的业务水平。五是寻找外援，加强档案的业务指导工作。可以采用会议指导和现场操作指导的方式让档案专家指导工作，这样更容易对存在的问题进行分析研究，更好地找到解决的办法，保证档案管理工作更有成效。
5、加强档案信息化建设，提高档案管理质量。微机应用，网络管理，是知识经济时代的档案管理标志。档案作为丰富的信息资源要加快微机管理与利用。
（1）减轻档案管理工作人员的劳动强度，提高工作时效。档案管理工作实现微机处理后，就可把按“卷”立卷归档，改为按“件”整理归档。由于实现随机管档，就可将过去的集中立卷，改变为平时随时整理文件归档。这样，集中的工作量，就变为分散的工作量，而且可随时补漏增缺，使文档不形成存积，提高了归档管理水平，从而达到档案管理工作及时归档的目的和检索利用的方便。
（2）微机管理有利于遗漏文件的补漏增缺。微机网络管理，文档按“件”整理微机归档，文件插入就十分方便了，只需按一下键盘，修改一下档案目录就完成了。
（3）微机管理保持了文件的历史原貌。微机网络管理按“件”随机存档后，整理工作就不存在这方面的问题了。只须把诸如报表、图纸等文件折叠成统一尺寸归档即可。
一、深入学习实践科学发展观，提高档案服务能力和水平
一是要按照中央和上级党委关于开展深入学习实践科学发展观活动的目标要求，紧密联系本地区本部门档案工作实际，全面理解和把握科学发展观的主要内容和重要意义，积极开展学习和调研，分析查找问题，增强贯彻落实科学发展观的自觉性和坚定性；二是要切实转变档案工作中那些不适应，不符合科学发展观要求的思想观念，切实解决影响和制约档案工作科学发展的突出问题；三是要充分调动广大档案工作者的积极性和创造性，引导广大档案干部不断提高运用科学发展观分析和解决档案工作实际问题的能力，建设一支高素质的干部队伍，为推动科学发展提供坚强的人才保证；四是认真抓好党风廉政建设，按照中央、省、市纪委的要求，搞好廉政教育，落实廉政措施，使廉洁从政成为档案干部职工的自觉行动。
二、围绕各级党委、政府中心工作，积极开展服务
（一）认真抓好农业农村档案工作。一是要巩固乡镇档案室建设工程成果，完善乡镇档案室归档范围，不断丰富室藏档案，使室藏档案内容能充分覆盖农业农村建设的各个方面；二是抓实集体林权制度改革中形成的文件材料的收集、整理、归档和移交工作，确保林改核权发证工作结束，林权档案及时移交进县（区）档案馆；三是要结合社会主义新农村建设试点，借助各方面力量，继续推进农户家庭建档工作，力争每个县（区）年内有一个“整乡推进”农户家庭建档的乡镇；四是要加强农村各种新型社会组织和新的工作领域的档案工作。如：土地、森林流转，新农合等涉及农民切身利益和社会稳定的档案；五是市档案局确定一个县，各县（区）档案局确定一个乡镇为农业农村档案工作联系点，全面提升县、乡农业农村档案工作水平。
（二）切实做好重大建设项目档案工作。市县（区）档案局要围绕各级政府为扩大内需而出台的基本建设项目、招商引资的大项目，及时介入，加强监督指导，积极提供服务，市档案局主要负责市水长工业园区各项工程档案的监管。
（三）围绕各级党委、政府确定的各项目标、任务和工作大局，认真做好各项专门档案工作。要做好节能减排、资源综合利用，安全生产，各种普查和检测的相关专业档案工作，做好国有和非公企业档案工作。
（四）做好党委、政府重大活动档案工作。要围绕庆祝新中国成立60周年重大活动，开展档案宣传和服务，继续做好市、县（区）每天电视新闻、重大节庆活动和省部级以上领导到**工作、活动的档案收集工作。
（五）认真完成市、县（区）党委、政府及上级档案业务主管部门以及其他业务部门交办的各项任务。
三、加强依法治档，促进档案事业持续发展
（一）继续开展档案行政执法检查和专项督查工作。市、县（区）档案部门要结合工作实际，对机关、团体、企事业单位以及重点工程建设项目、“三农”档案、民生档案等开展档案行政执法检查和专项督查，查处违法案件，限期整改重大安全隐患。
（二）推动“两个体系”建设。要按照国家档案局提出的“建立履盖人民群众的档案资源体系和方便人民群众的档案利用体系”的要求，认真抓好民生档案资源的整合与开发。要与相关部门协调配合，切实抓好户籍档案、婚姻档案、土地承包流转档案、林权档案、房地产档案、医疗档案、保险档案、移民档案等民生档案的建立，积极开发利用好民生档案信息资源，为广大人民群众提供方便。
（三）加强档案宣传、教育工作。年内市、县（区）档案局要针对机关单位档案人员变动情况，结合档案工作面临和遇到的新问题，开展一次档案业务知识培训，培训计划力争列入市、县（区）大规模培训干部计划，要利用多种方式、各种媒体加大档案宣传工作力度。完成《云南档案》征订发行任务。
（四）加强档案馆库建设。市县（区）档案局要抓住国家拉动内需和可能实施的中西部地区县级综合档案馆建设补助项目的机遇，积极争取各级党委、政府和有关部门的支持，促进综合档案馆馆库建设。
（五）切实加强档案安全工作。一是要进一步健全和完善各项档案管理制度；二是适时开展档案馆室档案安全检查，排查安全隐患；三是要改善档案库房、查阅室监控、消防等实施设备；四是严格档案查借阅制度。五是制定好应急预案，有效防范突发灾害、突发事件对档案的影响；六是逐步实现复制件代替原件使用，特别要加快珍贵档案、利用频繁档案的数字化加工，尽量提供使用复制件。
（六）继续抓好机关、团体、事业单位档案工作。要认真做好档案业务监督指导工作，巩固“七项工程”建设成果，并继续做好相关的扫尾工作。要进一步提高机关单位档案信息化建设水平，加强应用计算机管理档案的力度，推行机关档案数字化工作和馆室档案资源共享工作。力争市直、各县区分别有×××家机关实施档案全文数字化，实现全文计算机检索，有×××家机关单位实现馆室档案机读目录共享。
（七）加强档案馆业务建设。各综合档案馆要按照档案馆建设验收组和市政府“七项工程”检查组提出的整改意见，切实抓好整改。认真做好档案馆常规管理工作，确保档案的完整与安全。要加大对不规范档案的整理力度，提升馆藏档案案卷质量，全面实现馆藏档案文件级目录检索。修改和完善进馆档案范围和案卷质量标准，积极开展到期档案进馆工作。市档案馆完成×××、县区档案馆完成×××的应进馆档案单位的接收档案任务。
1.企业档案管理的主要内容
企业档案管理的对象即是企业内部各种各样的档案，而服务的目标就是这些提供档案的各类成员，档案管理的主要内容包括对档案的收集、整理、保管、鉴定、统计以及对其进行利用等。档案管理人员每天按照企业的相应管理制度将大量的文件和档案进行分类整理，将一系列有相关性的档案进行统一的集中化整理后归档，无相关性的文件档案进行分类归档，这就是企业档案管理工作的主要内容。
2.当前我国企业档案管理的现状和存在问题
2.1.企业档案的收集存在的一定难度
由于我国目前的企业并没有完全进入到科学化管理的阶段，一些中小型企业的员工并没有较强的档案管理意识，档案管理人员在档案收集的过程中存在一定的难度。在一些生产制造型的企业，由于很多员工的学历水平不高，无法上交个人档案或档案经历不全面都是企业档案收集过程中存在的问题，同时在档案的收集和管理过程中，也存在一些员工为方便自己的工作需要，不主动上交个人档案导致企业不能及时对员工的档案进行整理，这种现象对企业的档案管理水平的提升产生严重影响。
2.2 企业档案的信息缺乏系统管理
目前，企业的档案管理仍处于传统的档案管理方式，一些企业档案的保管、保存仍然分散在各个部门、机构之间，没有对档案进行统一化的系统管理。同时由于档案的分散管理，不利于信息的有效整合和资源共享，不利于企业的长久发展也使档案管理的科学化发展出现了阻碍。如果不对档案管理进行有效的变革，企业的经济发展将无法满足社会的需求。因此，面对这一现象，许多企业都需要对企业内部的档案管理工作进行变革，以知识指导思想为导向，建立合理的档案管理方式以更好的适应企业档案管理的新要求，更使其满足现代企业的发展步伐。
2.3企业档案管理的发展滞后于信息化的发展
随着信息技术的不断发展，很多企业都认识到了信息技术的应用对企业档案管理的重要性。在企业不断壮大的过程中，因企业的各项活动产生的数字信息不断增多，而企业传统的档案信息管理模式已无法适应大量的信息管理要求，另一方面，企业信息技术的不断发展，致使企业档案管理人员的信息化掌握能力难以及时跟上信息化进程，致使企业档案的信息化管理出现了阻碍。
2.4企业档案管理工作人员的专业知识不高
档案资源的建设工作对档案管理人员的知识素养和专业能力要求比较高，但是目前很多企业的档案管理人员的综合素质、知识结构与这一要求还有一定差距。同时，目前很多的企业的档案管理人员都缺少专业的档案管理训练，并且很多档案管理的工作人员均来自非档案专业，使企业的许多档案管理做不到科学化发展和有效的为公司内部服务，由于档案管理人员的专业性技术不强，无法及时的掌握信息技术在档案管理中的应用，导致企业的档案管理不够现代化，阻碍了企业的长久发展。
3加强企业档案管理措施，提高企业档案管理水平
3.1企业需加大档案管理新技术的应用
当前，信息化的发展对企业档案管理提出了新的发展要求。以往的纸质档案管理是对档案的实体化管理，目前已很难适应企业管理的要求。随着信息技术大量应用于企业生产和管理，可以利用信息技术加强企业的档案管理工作，工作人员在积极开发档案信息资源的同时，并使用信息技术更好的为企业服务，提供企业相关知识文献等。因此，企业若想更好的应用信息技术并得到长久的发展，企业必须积极利用各种信息技术带来的优势，开发并使用具有数据分析和决策支持的档案知识管理系统，促进企业档案管理水平整体的提高。
3.2强化企业的知识服务能力，实现知识共享
对企业内部的知识服务体系，企业通过构建内部知识网络来实现知识的传递和共享工作。而对于企业外部的知识传递工作，企业也可以外部知识网络实现企业和外部的客户资源和外部市场的交流。为了使信息资源达到安全性的标准，公司内部可以建立相应的共享权限，使公司内部用户可以直接访问此系统，而外部网的客户或市场用户必须通过档案管理部门的主页或者站点系统链接，获得权限后实现知识的查找工作。实现知识共享有利于企业的知识体系发展，更加快了档案管理整体水平的提升。
3.3提高企业档案管理人员的专业知识水平
为了更好的完成企业的档案管理工作，档案管理部门可以引进有专业知识的人才或有相关工作经验的成员，使其迅速融入到企业的工作流程中。同时管理部门的负责人要对档案管理的成员进行公司内部的介绍，使成员加深对公司经营情况的理解，使其自身的知识结构可以适应于公司的发展需要，并且要加强档案管理人员的技能培训，使其适应于当前信息技术的高速发展，运用先进的知识管理手段更好的为企业服务。
【关键词】 档案管理； 电子档案；电子档案管理
一般情况下，档案管理的工作包括对档案进行收集、整理、鉴定、保管、统计以及提供利用的工作。随着计算机技术以及电子信息技术应用的发展和深入，电子文件已经渐渐完全融入了我们的工作和生活之中。纸质公文、纸质文献等实体资料都在以逐电追风的速度被电子公文、电子文献等电子文档所取代。档案部门正在面临电子档案创建、接受、整理、保管、利用的新课题。以下让我们简单谈谈档案管理的作用、电子档案的要点以及电子档案管理的优势。
一、档案管理的作用
档案管理的基本性质是一项管理性、服务性、政治性的工作。档案管理的作用是做好管理文档的工作，做好服务性档案管理的工作。档案管理不会凭空生产出物质或者金钱。档案管理中的档案不是由档案管理机构或者档案工作人员产生的，也不能被他们所利用，档案管理是一种专门负责管理各部门形成的历史文件的专业，所以档案管理是管理性质的工作。
档案管理系统并不是孤立的，而且它是所有社会管理系统中不可缺少的组成部分。档案管理是一项通过提供档案信息来为社会实践服务的工作，这是不同于其他工作的特点之一。在历史的各个阶段，在社会中，档案管理工作都必须为文化、经济、政治服务，否则档案管理就不会存在，也难以发展。档案部门尽管会研究档案、也会进行编著等活动，但是他的目的是为了更好地适应社会的需要，并被社会所利用，是具有服务性的活动。在阶级社会中，档案管理工作会体现出一定的阶级利益和阶级关系，这被一定的统治阶级掌握着，为一定阶的经济、政治和文化服务，这个服务的方向集中表现了档案管理工作的政治性质。
二、电子档案的要点
随着计算机技术以及电子信息技术应用的发展和深入，电子档案管理已经逐渐取代传统档案管理的方式了。下面我们就来谈谈创建电子档案管理的三大要点：
一是要建立一个电子档案首先就应该先构建一个公共的、独立的、应用性的档案管理信息化平台，以及支撑各类业务所需要涉及的，包括实体以及虚拟的档案信息化管理，来实现实体档案的信息化转变与管理以及电子信息的档案化管理。
二是我们需要明白，一般情况下，电子档案具有多种信息媒体的继承性，它涉及的“档案源”包括三种：一种是电子化的实体档案，一种是档案化的电子信息，还有一种是结构化的数据库等等。
三是我们所创建的电子档案一般是具有保存价值的历史记录或是作为法律依据的电子信息（如表证单书等）。并且，一定得具备档案的属性：能直接形成的、具有完整记录作用的、明确的、清晰的固定化信息，或者是直接形成的历史纪录，并且电子档案必须具有历史再现性或者文件的原始记录性。
三、电子档案管理的优势
下面就让我们具体谈谈电子档案管理的几大优势：
第一，由于电子档案管理是通过计算机的应用来实行的，这便大大地提高了人们的工作效率。现如今，信息化技术高速发展，利用电子档案管理便免除了人们立卷归档、检索查找等困难，减轻了工作人员的劳动强度，提高了档案管理工作的效率。
第二，电子档案管理使档案能保持得更加完整持久。通常情况下，纸质档案必须在一定的环境和条件下才能保存得好，并且，必须靠手工去进行归档和贮存，这便存在着损坏纸质档案的风险，更加容易造成档案的缺失。但是电子档案不同，以上的工作都是靠计算机自动完成的，减少了人为错误的发生，且电子档案并不会随着时间的增长而发生变化，使得档案能够被保存得更完整，更久。
第三，电子档案管理还能更好的保证档案的保密性质。保存电子档案的工具是计算机，计算机并没有感彩，只会遵照被设计的保密程序而运行，但是保存纸质档案的媒介是人类，人为因素很容易致使档案泄露。所以说，电子档案具有更好的保密性。
第四，电子档案使得档案的质量管理工作能够做得更好。传统的档案的质量管理是要依靠人去做的，因此，必然会有很多人为因素在其中，而电子档案管理是依靠计算机被设计的自动化程序来进行运营的，这样就能更好地提高电子档案的质量管理工作和工作效率，从而保障了电子档案的时效价值。
四、结语
综上所述，电子档案管理取代传统的档案管理是必然的，虽然档案管理工作会因此变得更加简单方便，但是这也要求我们档案管理工作者必须能够熟练地掌握电子档案管理的方法和技巧。因此，做好电子档案管理是档案管理的关键所在。管理好电子档案涉及了很多方面的因素，我们必须不断地提高自己、完善自己才能真正掌握信息技术，做好电子档案管理工作，发挥电子档案管理优势的最大化，来提升信息时代的电子档案管理工作效率。
【参考文献】
[1]刘欣欣.浅谈事业单位档案管理中的电子档案管理[J]. 科技视界，2015（05）：199.
[2]蔡国庆.浅谈电子档案管理[J].黑河学刊，2014（03）：113+138.
［关键词］中专；电子档案管理；方法
［中图分类号］G717［文献标志码］A［文章编号］2096-0603（2015）29-0149-01
中专学校的持续发展过程中档案管理工作的重要性不言而喻。过去部分学校在档案管理工作中采用较落后的方式，现今电子档案管理的应用越来越引起中专学校的重视。
一、电子档案管理的意义
档案是人们生活活动的记载资料，具有十分重要的意义，档案的保管方法随着人类进步的脚步不断变更。部分中专学校采用的仍旧是传统的档案管理模式，然而伴随计算机技术的广泛运用，档案的保管办法已经产生了巨大的变革，中专学校的档案管理应摆脱传统的方式，采用先进的技术进行代替，扩大档案的保存领域。电子档案管理实现资源的共享，信息化的应用可以提供海量存储功能，资源共享功能和跨地域检索功能的实际应用将使得中专院校内的档案保存工作上升到新的水准。
二、保障中专档案管理中实行电子档案管理的安全性
中专学校应提升相关设备设施的安全性能，控制电子档案管理的专一性，对于该系统要进行有规划性的科学升级，对电子档案进行专项化的维护整理，控制设施设备的良好稳定运行。对于重要的档案信息进行必要的备份管理，防止发生意外状况时造成严重的损失。系统内部可以进行防火墙工作模式，通过系统杀毒、网络体检、指纹鉴定等多种科技手段提高系统运行的安全性，最大化地防止电子信息的流失和被盗取。控制电子档案管理的信息安全性是将电子档案管理引入中专学校档案管理中的重要基础和前提。
三、建立完善的规定细则，促进中专电子档案管理的规范化
中专学校内部应该建立一套完整的管理方案，构建具体的使用细则和规章，让档案管理工作逐渐向系统化规范化的方向不断发展。首先对于该部门的工作人员要保证其能力水平。聘用专业化的技术工作人员进行日常管理工作，提升工作人员的安全保密意识，保证自身的职业道德水准，熟悉地操作相关电子系统运行流程，实行灵活的管理，最大化地体现电子系统的便捷性和先进性。
四、提高学校相关领导对电子档案管理的认识
档案信息的性质是保持历史信息，不能直接为学校创造明显的利益价值，管理要求迫切且程度较低，许多学校领导无法认识到档案管理的重要程度。部分中专学校的档案管理数字化设备条件不足，部门内部缺乏相关专业人才。面对如此状况，学校领导首先要改变传统的思想，部门档案管理人员首先应进行电子管理相关方面的学习，提高自身素质，明白档案数字化管理的先进性，积极向相关领导提出建议和想法，主动将现代化科技与档案管理相结合，进行反馈并提出可行的解决办法，学校领导应积极听取相关专业人士的建议，理解电子档案管理对于学校的文化发展和学生老师各级人员的重要性，提供相应的支持方法。从领导层做出相应的政策决定，提供资金和硬件设施方面的基础保障，加大对档案电子管理的重视度，加大人才投入力度和资金投入力度，从根本上改变传统的档案管理部门的地位。
五、提升中专学校的硬件软件设备管理水平
电子档案管理工作由于实现了信息的高速传递及大量存储，这些都要依靠现代化电子技术的发展和进步。在实行电子档案管理工作中不断实行技术的研究工作，提高学校内部的计算机网络技术管理水平。选择合适电子档案管理的安全性软件和设备，根据学校内部的实际情况对相关技术人员制订电子管理的计划，提出具体的实施方案。详细规定包括其具体需要的硬件设备需求，相关设备的购买要依据经济情况量力而行，确保所购买东西的实际应用性和完整性，保证设备的整体实用性。总而言之，中专学校的相关领导应提升对电子档案管理的认识，加大部门专业化人才的培养力度，档案管理人员运用先进技术的科学规划，加强档案管理准备工作，共同努力把握档案数字化管理的总体方向，提升中专学校的综合文化竞争力。
参考文献：
论文摘要：学校档案管理工作是学校各项评估工作的重要内容，加快中职学校档案管理工作发展的步伐以适应新形势的发展相当重要。
学校档案管理工作是衡量学校教育质量和管理水平的重要标准，是学校各项评估工作的重要内容。目前，中职学校正面临着重大的变革，作为中职学校工作重要组成部分的档案工作也面临着严峻的挑战，那么，如何适应新形势，加快中职学校档案工作发展的步伐呢？笔者根据《档案法》的要求，结合自身的学习和工作体会，就如何做好中职学校的档案管理工作探讨如下。
1.中等专业学校档案管理工作现状分析
1.1领导不够重视
就目前的学校档案管理现状来看，大部分学校的领导对档案管理的认识较为肤浅，对加强档案管理的重要性认识不足，没有意识到档案对教育事业的促进作用，认为学校不是什么政府职能部门，档案管理没必要也不可能要求得那么严格。
1.2档案管理人员缺乏，素质较低
专业的档案管理人员缺乏，现有的档案管理人员业务水平低下是中等专业学校普遍存在的问题。有的中专学校的档案管理人员只有一个人，而且是临时配备的。另外，一些档案管理人员不是档案专业出身的或者不经过培训就上岗，不具备最基本的档案管理业务知识。档案管理人员业务水平不高，专（兼）职档案员缺乏系统培训，对档案工作的分类、归档、整理、保管、利用等未能很好掌握，很难使档案工作走上规范化。
1.3档案信息载体结构单一
目前中等专业学校档案馆（室）的管理方式陈旧落后，有些还是手工作业，文件立卷归档后，档案工作人员还需对其进行加工，如调整与编目。这种机械的手工抄写，不仅重复性劳动工作量大、时间长、速度慢，同时也极大地限制了档案的处理速度。这样的管理模式，致使档案管理人员无暇顾及对某些有价值的档案资料进行有效地开发利用，查阅档案也因管理方式落后，案卷调动频繁，而造成磨损严重，且检索速度慢，查找准确率低、查全率低。
1.4收集资料不够完整
外出参加会议的人员不会主动把会议文件交给档案人员归档，而档案人员对学校外派人员参加会议的情况不了解造成了会议文件未能及时归档。某些教师对教学档案的归档持抵触态度，认为教案、自编讲义等材料是自己在教学过程中取得的成果，属于私有财产，若经档案部门归档后就会成为公有财产，容易抹杀个人的成绩，并且再利用时借用手续繁琐，还是自己保管放心、方便。
1.5硬件设施不达标
有的不具备最基本的保管档案的通风、防潮、防霉、防盗、防火条件要求，档案材料随处散放，造成极大隐患。档案保管设备不齐全，大部分学校档案保管箱是20世纪七八十年代购置的，个别学校仍用木头箱，很不规范，影响保管使用效果。
2．加强中等专业学校档案管理工作的对策
2.1提高认识，加强领导，强化档案管理意识，建立和完善科学的档案管理机制
提高和增强学校全体员工对档案工作重要性的认识，是搞好学校档案工作的先决条件。这就要求我们要认真学习《档案法》，深入进行档案法律知识的学习和宣传，使领导干部和全体师生员工都认识到学校档案工作的重要意义，树立和增强全民的档案意识，坚决杜绝档案工作“说起来重要、做起来次要、忙起来不要”的实用主义短期行为。扎扎实实地搞好学校档案工作，建立起严密并切实可行的档案管理制度，按《档案法》要求，规范各类档案的分类、归档要求和管理办法，使档案工作做到有章可循，有法可依。其次要加强对档案工作的领导，主要领导应亲自过问档案工作，解决档案工作中存在的各种实际问题，促使学校档案工作跟上当今新形势教育教学改革的步伐。要按上级档案管理部门的要求，建立综合档案管理机构，集中统一管理全校的文书、教育教学、设备、基建、会计、学籍、团队等各种门类和载体的档案。各职能部门均应确定一名兼职档案工作人员，负责收集和职能管理本处室的档案资料，形成档案工作齐抓共管的局面，以保证学校的各种资料齐全完整。
2.2加强人员配备，搞好档案实施建设
为了不使那些奠基性材料缺失，学校教学档案要实行统一保存和科学管理，首先要配备一名思想好、责任心强、熟悉学校工作、懂得职教办学规律、有较好的政治素质和较强业务能力的同志来负责，健全工作人员岗位责任制、档案室管理制度、查阅制度、资料报关保密制度，严格按规章办事。其次，硬件建设是提高档案水平的基础，同时也是保证档案管理质量的最佳手段。要专门设立档案室，教学档案按文书类、教学类、学籍类、声类分别设橱，配备六防（防火、防盗、防潮、防光、防虫、防鼠咬）实施，确保档案材料保管安全、利用方便、管理规范。
2.3加强档案信息化建设，提高现代化管理水平
档案信息化建设是社会信息化发展不可缺少的组成部分，也是现代档案工作的基础，是档案工作现代化的必由之路。首先观念现代化，即要正确确立中等专业学校档案是重要的信息资源这一重要观念。其次在具体管理上要与时俱进，要正确确立中等专业学校档案管理的理念，制订一整套科学严密的与现代化管理相适应的管理体系和运行机制。第三，档案管理中实现技术现代化，即采用计算机、传真机和信息检索终端等现代化办公设施，收集、处理、传递档案信息资料，提高档案的服务质量。
2.4加强档案的收集和整理
学校档案工作应坚持“以我为主”的立卷归档原则，着重收集本单位形成的文件材料，上级针对本单位制发的文件材料，本单位公务活动形成的重要会议材料、协议书、劳动工资等方面的材料。文件材料收集齐全后，要根据不同门类、不同载体按年度、类别分别整理归档。
建立健全学校档案，实行档案管理，有利于对学校的正确评估，有利于对教师和学生的全面考核，有利于查找和使用历史资料，有利于学校进行科学管理，有利于提高教育教学质量，只要努力把学校档案建好、管好、用好，就一定能把学校办出成绩，办出特色，办出水平。
参考文献：
[1]王莉.谈高校档案管理现代化建设[J]镇江高专学报2003,16(4).
[2]刘索珍.中职学校教学档案管理工作初探[J]卫生职业教育2005（17）.
[3]代利利.加强学校档案管理[J]阜阳师范学院学报2005（5）.
关键词：档案 特点 问题 建议
人事档案是记述和反映个人经历和德才的表现，以个人为单位收集、整理后集中保存起来，以备查考的文件材料。人事档案是合理用人、选人的重要基础，是历史地、全面地考察职工的依据。职工档案管理工作必须严格执行国家有关档案保密的法规和制度。
一、人事档案的特点
档案信息的专业性强。人事档案是记录职工个人在工作期间的经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文件材料，是历史地、全面地考察职工的依据，记载的信息具有很强的专业性。
档案内容划分细致。人事档案的内容涉及履历材料；转正定级、改变工种、工资变动审批材料；考核鉴定、自传材料；政审材料；参加中国共产党、共青团、派及社会团体材料；培训学习材料；选拔、任用及免职材料；其他可供组织参考的材料。包括九大类，十九小项。
人事档案的保密性。人事档案涉及一些职工个人隐私，在管理上一定要严格遵守档案的保密制度，坚持原则，严格按照档案工作的各项规章制度办事，不得泄露档案内容，确保人事档案的安全性。
二、当前人事档案管理中存在的不足
1.对人事档案管理的重要性普遍认识不够
长期以来，相当一部分领导对人事档案管理工作的认识都存在着一些误区，认为人事档案工作就是保管性的事务工作，只要不丢失、不毁损，能够应付查档、调档就可以了，对档案工作不重视、不关心，人员培训、场所经费落实不到位，档案管理工作自然也就做不好了。
2.档案管理人员管理水平不高，管理手段落后
由于档案管理人员大多数是兼职，因此导致了档案管理人员工作变动频繁，新手较多，业务不熟，对档案的重要性、管理要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，难以适应档案管理工作。管理手段也比较陈旧，调阅档案时都是采用原始的手工操作方式，由于反复调用原件，容易造成档案毁损，直接影响到档案的完整与安全。
3.人事档案收集工作力度不够
由于收集归档工作制度不健全，导致档案管理人员执行不严格，收集归档工作被动、不及时。而且收集归档的材料不全面，有些鉴定、考核材料不能及时、完整的归档，有些材料在内容和形式上是雷同的，不能准确反映每个人的真实情况。这些都严重影响了档案的质量，降低了档案的利用率。
4.人档分离的情况愈加严重
随着社会的发展，特别是随着人才资源配置市场化，人才流动日益频繁，越来越多的“单位人”变为“社会人”，人才的流动造成人档分离，弃档不用的人员越来越多。并且由于许多公司、单位对档案没什么要求，导致了这种人档分离的情况愈加严重。
三、对目前人事档案管理的几点建议
1.健立健全科学合理的人事档案管理制度
对于不适应新形势、新情况的规章制度，必须要进行改革，及时建立更为科学合理的人事档案管理制度，使人事档案工作更加制度化、规范化。在档案的收集上要及时、完整；在档案的鉴别上必须遵循“取之有据，舍之有理”；档案的整理归档要严谨、科学；档案的借阅应根据具体情况具体分析，对人力资源管理部门及其他部门应有所区别，注意档案安全；档案的更新应及时、准确、完整，尤其应注意对档案的新内容进行及时、主动的补充收集。
2.进一步树立“藏”、“用”并举，“用”重于“藏”的干部人事档案
管理理念更新观念是做好人事档案开发利用工作的前提。人力资源管理知人、选人、用人、留人、育人的重要途径是人事档案信息的提供，所以人事档案管理人员应认清形势，摆正位置，端正态度，增强服务意识，改变长期以来坐等上门的被动服务方式，经常深入各科室之中，主动了解情况，收集档案资料，并要求员工如实填写履历表，客观、准确地撰写自我鉴定、自传和个人业绩材料，积极主动地为企业人力资源管理提供信息服务。
3.注重人事档案材料收集
提高人事档案管理质量。收集人事档案材料是人事档案工作的基础，档案管理人员根据档案管理规定划分的归档范围，随时将分散在各部门、各岗位人员手中已办结的各种内容、类别的文件材料收集齐全。在收集过程中，要检验文件材料的真实性、完整性和有效性，确保文件数量准确。
4.加强人事档案管理现代化和信息化建设
第二条本市行政区域内的档案收集、管理和利用活动适用本规定。
第三条各级人民政府应当将档案事业建设列入本地区国民经济和社会发展规划，统筹安排档案事业发展所需经费。
各级人民政府应当将档案信息化建设纳入当地信息化建设总体规划，建立档案信息公共服务体系，提高档案利用效率。
第四条市档案行政管理部门主管本市的档案工作，负责组织实施本规定。
区、县级市档案行政管理部门主管本行政区域内的档案工作，业务上受市档案行政管理部门的监督和指导。
第五条机关、人民团体、企业事业单位和其他组织应当建立健全档案管理制度，集中、统一管理本单位的档案；同时为档案工作提供必要的条件，保障依法开展档案工作。
机关、人民团体、国有企业事业单位和属于国家所有的其他组织的档案列入国有资产管理范围。
第六条各级国家档案馆负责收集和永久保管多种门类的档案，并向社会提供利用。各级国家档案馆收集档案的范围，由同级档案行政管理部门制定，报同级人民政府批准后公布实施。
专门档案馆负责收集和永久保管特定领域的档案，并向社会提供利用。专门档案馆收集档案的范围，由其行政主管部门会同市档案行政管理部门制定。
部门档案馆负责收集、保管本部门及其所属机构形成的档案，并在一定范围内提供利用。部门档案馆收集档案的范围，由其主管部门制定，报市档案行政管理部门备案。对报送备案的收集档案范围中不符合国家档案管理业务规范的规定，市档案行政管理部门应当提出修改意见。
第七条机关、人民团体、国有企业事业单位应当自成立之日起3个月内建立档案工作机构或者指定专人负责本单位的档案工作，同时报同级档案行政管理部门备案。
备案的内容包括档案工作机构的名称、库房设备、档案管理人员，及其他应予备案的事项。备案事项发生变化的，各单位应当自变化之日起30日内向原备案部门办理变更或者注销登记。
本规定生效前尚未备案的单位，应当自本规定生效之日起30日内向同级档案行政管理部门备案。
第八条机关、人民团体、企业事业单位和其他组织应当配备专职或者兼职的档案工作人员。档案工作人员应当具备专业知识，并接受档案管理岗位培训。
档案工作人员工作调动时，交接双方应当对保管的档案进行清点、登记，并进行业务交接，以保证档案工作的连续性。
第九条电子文件的归档范围和保管期限应当参照国家关于纸质文件归档范围和保管期限的规定执行。应该归档的电子文件应当在形成后即时归档。具有永久和长期保存价值的电子文件，应当制成纸质文件与原电子文件的存储载体一同归档，同时使两者建立关联。不能制成纸质文件的视频、音频电子文件，应当按照国家标准以通用格式存储于磁性载体或者光盘，脱机保管。
磁性载体上的归档电子文件应当每4年转存一次，原载体同时保留至少4年。存储归档电子文件的磁性载体应当每满2年、光盘每满4年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于10％。发现问题应当及时采取恢复措施，确保归档电子文件安全有效。
机关、人民团体、企业事业单位和其他组织应当指定有关部门或者专人负责本单位的电子文件归档工作，将电子文件的管理纳入本单位的文件管理制度和相关人员的岗位职责。
本规定所称的电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。
第十条机关、人民团体、国有企业事业单位应当按照下列规定移交档案：
(一)列入市、区、县级市国家档案馆收集范围的档案，按照《广东省档案条例》规定的期限向同级国家档案馆移交；
(二)列入专门档案馆、部门档案馆收集范围的档案，按照《广东省档案条例》规定的期限分别向专门档案馆和部门档案馆移交；
(三)每年的6月30日之前向同级国家档案馆移交上一年度归档的电子文件；
(四)非常设单位和不具备档案保管条件的常设单位主办或者承办重大活动形成的档案，自活动结束之日起3个月内，向同级国家档案馆移交；
(五)被撤销的单位的档案，自单位被撤销之日起3个月内，向被撤销单位的市属主管部门移交，无主管部门或者主管部门不具备接收条件的，向同级国家档案馆移交。
列入国家档案馆收集范围并依法可以随时向社会开放的档案，可以提前向同级国家档案馆移交。
各单位应当严格遵守移交档案的期限，不得以任何理由拒绝移交。
第十一条各级国家档案馆应当建立和健全档案收集制度，广泛收集、征集下列档案、资料：
(一)反映本地区重大活动的档案、资料；
(二)反映本地区著名人物的档案、资料；
(三)在本地区内产生重大影响的自然灾害、事故灾难、突发公共卫生和社会安全事件等突发事件形成的档案、资料；
(四)反映本地区历史的具有保存价值和地方特色的档案、资料。
第十二条机关、人民团体、国有企业事业单位应当在下列资料和物品形成或者获得后的5年内向同级国家档案馆移交：
(一)授予或者赠送市、区、县级市人民政府的奖牌、奖杯、奖状、锦旗、荣誉证、礼品等有保存价值的实物；
(二)本市召开的国际性、全国性、地区性的重要会议及全市性重大活动形成的题词、字画和照片、录音、录像等文字、声像资料；
(三)反映本市经济社会各项事业发展情况和具有历史性保存价值的其他资料和物品。
第十三条机关、人民团体、企业事业单位和其他组织应当在每年6月30日前向同级国家档案馆报送档案的电子目录，国家另有规定的除外。
各区、县级市国家档案馆、市专门档案馆和部门档案馆应当在每年8月30日前向市国家档案馆报送档案的电子目录和已开放档案的电子文件。
第十四条重大活动主办或者承办单位应当负责档案的收集、整理和移交工作。
主办或者承办单位应当在重大活动举办之前通知同级档案行政管理部门，并会同档案行政管理部门制定重大活动档案收集方案，明确重大活动档案管理的责任部门和人员，落实相应的保障措施。
同级档案行政管理部门应当对重大活动形成的档案的收集、整理、鉴定和保管等工作给予指导。
本条所称重大活动是指：
(一)党和国家领导人在本市的公务活动；
(二)省领导在本市的重要公务活动；
(三)市领导的重要公务活动；
(四)外国元首、政府首脑、政党领袖或者国际组织负责人、著名外国社会活动家在本市的参观访问以及友好城市与本市重要来往活动；
(五)在全市具有重大影响的政治、经济、科学、技术、文化、宗教活动或者公益性活动；
第十五条行政区划调整或者机构的设立、变更、撤销时，有关单位应当接受档案行政管理部门的监督指导，做好档案的收集、整理和归档工作，并按照国家和省、市的有关规定向国家档案馆移交档案，同时向同级档案行政管理部门报告档案移交情况。
第十六条基本建设工程、科学研究成果、产品试制、重要设备开箱以及其他技术项目进行验收、鉴定时，应当通知本单位的档案工作机构参加。档案部门应当对该项目档案进行检查验收，并签名确认。对项目档案收集不齐全、整理不规范的，档案部门应当提出整改意见。
各级人民政府投资主管部门组织或者委托组织进行竣工验收的固定资产投资项目，同级档案行政管理部门应当对该项目档案进行验收。未经档案验收或者档案验收不合格的项目，项目业主不得进行或者通过该项目的竣工验收。
第十七条非国家所有的单位的档案，对国家和社会有保存价值的，有关单位应当向所在地国家档案馆报送目录。
企业事业单位和其他组织具有对国家和社会有保存价值档案，又不具备档案保管条件的，可以向所在地国家档案馆寄存。
第十八条档案馆建设应当符合国家关于档案馆建筑设计规范和标准的要求，档案馆的设施、设备应当达到档案安全保管和方便利用的条件。
依法负有向市国家档案馆移交档案义务的机关、人民团体、国有企业事业单位，应当根据每年档案产生的数量，设置能够存放20年以上档案的库房和必需的办公用房；依法负有向区、县级市国家档案馆移交档案义务的机关、人民团体、国有企业事业单位，应当根据每年档案产生的数量，设置能够存放10年以上档案的库房和必需的办公用房。
档案馆应当妥善保管存储与管理电子数据的设施设备，确保档案信息安全。
第十九条档案馆应当按照国家有关规定，定期向社会公布应开放档案的目录，为利用者提供检索、阅览、复印等档案公共服务项目。
档案馆向公众提供的档案、资料，应当逐步以缩微品或者其他形式的复制件代替档案原件；对古老的或者具有重大保存价值的珍贵档案、资料，应当以复制件代替原件。
各级国家档案馆是同级人民政府公开信息的查阅场所，应当配备相应的设施、设备，通过现场查阅和网络查询的方式方便公众查阅利用已公开现行文件。
第二十条机关、人民团体、企业事业单位和其他组织应当把档案信息化建设纳入本单位信息化建设规划，统一设计和实施，加快推动档案数字化工作，实现档案管理系统与本单位信息系统的互联互通。
档案馆应当建立档案信息公共服务体系和档案信息资源数据库，逐步实现档案信息资源共享，依法向社会提供所保管的已公开的档案信息资源。
第二十一条寄存档案的所有权属于寄存档案的所有者，未经档案所有者同意或者授权，档案馆不得向他人提供利用或者擅自公布。
鼓励私有档案向社会开放。
第二十二条档案馆提供社会利用的档案可以按照国家规定的收费标准收取费用。
机关、人民团体、企业事业单位、其他组织和个人利用其所移交、捐赠、寄存的档案，档案馆应当优先、无偿提供。
第二十三条有下列行为之一的，由县级以上人民政府档案行政管理部门或者有关行政管理部门责令限期改正，对有关单位或者相关责任人员给予通报批评；情节严重或者逾期不改的，由任免机关或者监察机关按照管理权限对相关责任人员依法给予行政处分：
(一)违反本规定第五条，未建立本单位档案管理制度，或者未对本单位档案实行集中、统一管理的；
(二)违反本规定第六条，擅自颁布和实施专门档案馆收集范围的有关规定的；
(三)违反本规定第七条，不按规定办理档案工作机构备案的；
(四)违反本规定第九条，未建立电子文件管理制度，或者未按规定归档管理电子文件的；
(五)违反本规定第十条、第十二条、第十三条，不按规定期限移交或者拒绝移交档案、电子文件和档案的电子目录的；
(六)违反本规定第十四条，主办或者承办重大活动的单位，不履行收集、整理和移交重大活动档案义务的；
(七)违反本规定第十六条，对未经档案验收或者档案验收不合格的重点建设项目进行竣工验收的；
(八)违反本规定第十八条，档案保管条件不符合规定，危及档案安全的；
(九)其他违反档案法律、法规、规章的行为。
法律、法规、规章对违反档案管理行为设定了行政处罚的，从其规定。
第二十四条档案工作人员有下列行为之一的，由县级以上人民政府档案行政管理部门、有关行政管理部门或者监察机关按照管理权限依法给予行政处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任：
(一)违反本规定第十九条，不按规定开放档案或者提供利用档案的；
(二)违反本规定第二十一条，未经寄存档案的所有权人同意，擅自公布或者利用寄存档案的；
关键词：档案管理；重要性；维护；安全
什么是档案？《中华人民共和国档案法》为档案作了定义：指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声象等不同形式的历史记录。档案是原始记录，是历史，能反应一切活动的原始面貌，所以，档案并不是新产生的事物，而是由有形的原始记录材料转化而来，具有极其重要的历史价值，我们有责任、有义务管理好日常工作中的各类文书档案。
1 档案管理的重要性
首先，因为档案是一切人事、活动的原始记录，所以-一个单位档案的建立能够确保在有需要的时候能够做到有据可依、有证可查。在如今经济高速发展的现状下，单位职工流动率高、变动频繁也是一个普遍存在的现象，在这样一种形势下，良好的档案管理变身为一座坚固的桥梁，为工作的正常有序开展打下了坚实的基础；其次，我们能够通过对档案历史数据的统计分析，对某一项工作的发展做出趋势线判断，或者通过数据分析的结果，判断我们所做的决策是否正确，需要进行怎样的调整，为今后更好更有效的开展工作奠定了基础；最后，档案也是一个单位的成长记录，是这个单位的文化沉淀，是单位的内涵及外在形象体现。
2 档案管理与保护的要求
《中华人民共和国档案法》对档案工作的基本原则作了规定：统一领导、分级管理 、维护档案的完整与安全 、便于社会各方面的利用。基于国家对档案工作所作的具体规定，一个单位的档案管理与维护应该要做到统一领导、集中管理、对档案进行维护管理并确保档案安全、便于社会各方面的利用。
（一）、单位负责人统一领导。目前，传统档案管理过程中存在很多问题，如领导不重视、档案管理现代化意识不强、人才不足、资金短缺、档案管理设备和技术不先进等，再多的问题，其源头其实都是领导不重视引起的。如何取得领导的重视？首先，要将自己推销出去，让领导认识并赞赏自己，当然，这个推销并不是抓住一切机会对领导溜须拍马，而是要在日常工作中踏踏实实、尽心尽责，充分发挥主观能动性，在有限的资源条件下将档案管理得有条不紊，能保证档案的绝对安全并能得到充分的利用，让领导能够注意到自己，更能够注意到自己的工作；其次，也要加大宣传力度，有事没事在领导耳边多念叨念叨档案管理工作的重要性，有事没事多在领导耳边念叨念叨其他先进单位档案管理的先进性，我们自己还缺点啥，所谓好事多磨，也许正是如此；最后，日常在与其他科室同事交流过程中也要多做档案管理工作重要的宣传，得到其他同事的认同，不能让他们感觉单位资源的分配不均而引发不必要的矛盾。
（二）、单位档案实行集中管理。一个单位，有很多不同种类的档案，如人事档案、文书档案、财务档案以及与专业工作相关的专业档案等，如果单位具备条件，最好能由专业人员采取专业的设备技术实现集中管理。集中管理有很多优势，如能引起管理层的关注、能更好的实施各项工作制度、能减少管理及维护成本、能节约管理场地的建设、能充分采用先进技术设备进行现代化管理、能减少档案的安全管理难度等。
（三）、档案的维护。日常我们要对档案的全面完整性、真实性、时效性以及规范性进行维护，这是档案管理最起码的基本要求，完整有效规范的档案才能为档案工作提供必要的物质基础。全面完整性：主要是指三个方面，第一是数量的完整，要保证档案的齐全，保证应该集中和实际保存的档案不致残缺短少。第二是质量意义上的完整，也就是从系统性方面要维护档案的有机联系，不能人为地割裂分散，或者零散的堆砌，第三是要避免在档案的保管和利用过程中，因各种理化因素或有害生物对各种档案制成材料产生不同程度的损害，一旦发生这些情况，为了使这些破损档案恢复原貌，继续发挥作用，必须由专业人员对破损档案进行及时修复。
（四）、档案的安全防护。安全主要有两方面，一是力求档案本身不受损坏，切实做好防火、防水、防潮、防尘、防虫、防霉工作，延长档案寿命，即保证档案管理物质安全；二是要保护档案免遭有意破坏，档案机密不被盗窃，不失密，即保证档案管理的政治安全。档案室管理所用的电脑及数字档案需进行加密处理，档案室内需安装360度无死角摄像头，同时还需做到人离锁落、定期对档案室进行检查清点等。
（五）、档案的利用。档案利用是档案利用者通过档案利用工作系统查找、利用档案信息，满足其利用需求的行为过程，也是档案信息资源潜在的利用价值得以实现的过程。这是档案管理的根本目的，是档案管理的价值体现，所以档案的收集、整理、鉴定、保管、编目等各项工作，都应该要以方便利用为目的而不断进行优化，尽可能提供高的服务效率和服务质量。如何优化？首先在档案收集过程中一定要做到全面完整，同时除了首次收集外，在日后的工作中还要将人事或其他工作的整个变化过程所产生的有用的资料进行及时补充收集整理，只有掌握丰富、齐全、完整的原始资料，才能形成高质量的档案，才能在提供利用上掌握主动权。反之，档案的利用工作便失去了物质保障。所以档案的收集及接受相关的制度流程一定要制定完善并严格执行；其次，对于收集的档案要加强审查并整理归类。传统的分类检索方法主要是通过全宗目录、卷宗目录及卷内文件目录进行检索，如果能有针对性的编排文号目录、人名目录、分类目录、专题目等，一定能为利用者提供更有效快捷的服务，同时还能够提高档案管理的工作效率。在单位内部，部分档案除了要能方便查阅外，还要能对历史数据进行统计分析，用以总结过去，为未来的发展提供有利的判断或建议。如统计单位人员流失率以及对辞职原因的分析，既能够让管理者对目前单位人员管理过程进行反思，是薪酬待遇不足、福利不好还是企业文化有所欠缺等，从而进行调整。通过对辞职人员的流向调查分析所形成的档案还能够从侧面了解同行业中竞争对手的实力。所以说，档案，一定要充分利用才能体现其价值，单位的各位领导也一定要重视档案的管理单位的发展才更有可能蒸蒸日上。
参考文献
[1]薛四新.主编.《现代档案管理基础》.2007.1.
第一条为了加强和规范国家档案馆管理,促进档案馆事业发展，充分发挥档案在经济和社会发展中的作用，根据《中华人民共和国档案法》以及有关法律、法规，结合本省实际，制定本办法。
第二条本省行政区域内国家档案馆的规划、建设、管理，适用本办法。
第三条本办法所称国家档案馆，包括综合档案馆和专门档案馆。
综合档案馆负责收集和管理本行政区域国家机构、社会组织和个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的多种门类的档案，并向社会提供档案利用服务。
专门档案馆负责收集和管理某一专业领域或者某种特殊载体形态的档案，并向社会提供档案利用服务。
第四条国家档案馆是公共服务机构，依法履行保存历史记录、提供档案利用、开展社会教育、推进政务信息公开的职能。
第五条国家档案馆应当全面收集档案，反映历史真实，确保档案的完整、准确和安全，方便社会利用，依法履行保密义务。
第六条县级以上人民政府应当加强对国家档案馆工作的领导，将档案事业纳入国民经济和社会发展计划，保障档案事业发展所需经费，并列入年度预算。
第七条省档案行政管理部门主管本省档案事业，对本省国家档案馆工作实行统筹规划、组织协调、监督指导。
市、县（市、区）档案行政管理部门主管本行政区域档案事业，对本行政区域内国家档案馆工作实行监督指导。
第二章档案资源建设
第八条县级以上人民政府应当按照统筹规划、合理布局、分级管理的原则和国家、省有关档案馆网布局的要求设置国家档案馆。
省、设区的市、县（市、区）设置综合档案馆。省、设区的市根据需要可以设置专门档案馆，也可以与综合档案馆合设。城市建设档案馆的设置按有关法规、规章的规定执行。
设置国家档案馆必须符合国家和省规定的条件，经同级档案行政管理部门审核同意后，报本级人民政府批准。设置国家档案馆的具体条件和申请审核程序，由省档案行政管理部门商省级有关部门制订，报省人民政府批准后实施。
第九条国家档案馆应当按照职责，拟订档案资料收集的具体范围，报同级档案行政管理部门核准后实施。
第十条综合档案馆应当根据国家有关规定确定向本馆移交档案的单位范围。有关单位应当按规定向综合档案馆移交具有长久保存价值的各种门类和形态的档案。法律、法规另有规定的，从其规定。
第十一条国家档案馆应当按照规定的期限接收档案。因特殊情况，需要提前或者延期接收档案的，按照国家和本省有关规定执行。
第十二条各综合档案馆应当按照政府信息公开的有关规定,向社会提供现行文件查询等服务。各级行政机关和有关单位应当按照规定，及时向本级人民政府设立的综合档案馆移交有关文件和资料。
第十三条县级以上人民政府应当将档案的信息化、网络化建设纳入电子政务和信息化规划。
国家档案馆应当加强电子文件的接收工作，加快传统载体档案的数字化，实现档案的信息化、网络化。
第十四条综合档案馆应当建立本行政区域的电子档案目录中心。向综合档案馆移交档案的单位以及专门档案馆应当定期向综合档案馆报送电子档案目录。
电子档案目录格式标准由省档案行政管理部门按电子政务要求和规范制定。
第十五条非国家所有的档案资料，对国家和社会具有重要保存价值的，鼓励档案资料所有人向国家档案馆捐赠或者寄存；国家档案馆接受捐赠的，应当向捐赠者颁发捐赠证书，并可以给予一定奖励。
第十六条国家档案馆之间，国家档案馆与博物馆、纪念馆、图书馆之间，应当加强合作和交流，实现信息资源共享。
博物馆、纪念馆、图书馆及其他机构保管的文物、图书资料同时是档案的，应当向综合档案馆提供相关目录。
第三章档案开放与利用
第十七条国家档案馆的下列馆藏档案,应当向社会开放，涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私以及按国家规定不宜开放的除外：
（一）建国以前形成的档案；
（二）建国以后形成的档案，时间已满30年的；
（三）属于政府信息公开范围的档案；
（四）经济、科学、技术、文化等活动形成的档案；
（五）重大活动档案，进馆满6个月的。
国家档案馆开放个人捐赠的档案，应当征得捐赠人同意。
第十八条国家档案馆开放档案，应当组织鉴定小组对拟开放的档案进行鉴定；经鉴定符合开放条件，并经同级档案行政管理部门审核同意的，一律予以开放。
第十九条国家档案馆应当采取设立阅览室、档案网站等多种方式，向社会提供已开放档案、文件查询服务。
第二十条公民和社会组织可以持身份证、工作证等合法证件，在国家档案馆查阅、复制或者摘录已开放的档案、文件及其他相关信息资料。
第二十一条公民和社会组织确需利用国家档案馆未开放档案的，应当向国家档案馆提出书面申请，国家档案馆应当在2个工作日内作出是否提供利用的书面答复；在规定期
限内不能作出答复的，经馆长批准，可以适当延长期限，但最长不得超过7个工作日，延长期限的理由应当书面告知申请人。
第二十二条国家档案馆提供档案利用服务不得收费；但为公民和社会组织提供复制档案、邮寄档案复制件及其他发生工本费用服务的，可以按规定收取费用。
第二十三条任何单位、个人利用或者公布国家档案馆馆藏档案，应当遵守有关知识产权保护的法律、法规、规章，不得损害国家利益和他人的合法权益。
公民和社会组织利用国家档案馆未开放档案，未经国家档案馆同意，不得以任何形式公开传播。
第二十四条国家档案馆应当根据社会需要，加强档案信息资源开发利用，举办档案陈列展览，开展社会宣传教育，提供各种形式的档案信息服务。
第四章保障和管理
第二十五条县级以上人民政府应当将国家档案馆建设列入城市建设和文化基础设施建设总体规划，优先安排国家档案馆建设用地。
国家档案馆的建筑设计和规模按照国家和省有关规定确定。
国家档案馆的建筑设计方案应当在报规划审批前征求省档案行政管理部门的意见。
第二十六条国家档案馆应当根据其功能要求，配备与其规模和业务管理工作相适应的专业技术和管理人员。国家档案馆主管业务的负责人应当具有中级以上专业技术资格或大学本科以上文化程度。
国家档案馆应当建立科学的管理制度，按规定配置相应的设备设施，加强档案的保护和管理。
第二十七条任何单位或者个人不得侵占和损坏国家档案馆建筑及其设施，不得擅自改变国家档案馆的功能和用途。
第二十八条国家档案馆馆藏档案按照国家有关规定实行分等级保护和管理。
国家档案馆应当对馆藏档案进行经常性检查，加强对珍贵和重点档案的保护和管理，对已经破损和字迹褪色的档案及时修复和复制。
第二十九条国家档案馆信息化建设应当遵守国家有关规定，确保档案信息安全。
第三十条利用国家档案馆馆藏档案，应当尽量使用复制件；档案原件不得外借，确需外借的，必须经馆长批准，并严格办理出库和归还入库的相关手续。
第三十一条国家档案馆应当建立年度工作报告制度，在每年第一季度向同级档案行政管理部门提交上一年度工作报告。年度工作报告应当包括下列内容：
（一）有关法律、法规和规章的执行情况；
（二）机构、人员、设施情况；
（三）馆藏档案的数量、管理、信息化情况；
（四）馆藏档案的开放、利用、服务情况。
第五章法律责任
第三十二条违反本办法的行为，法律、法规已有法律责任规定的，从其规定。
第三十三条违反本办法，有下列行为之一的，由档案行政管理部门责令限期改正；情节严重的，对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予行政处分或者纪律处分：
（一）设置专门档案馆不符合本办法规定的；
（二）不按本办法规定向综合档案馆报送电子档案目录的；
（三）不按本办法规定向综合档案馆报送政府已公开文件及其他相关信息资料的；
（四）国家档案馆违反本办法规定收取服务费用的；
（五）国家档案馆的档案利用服务设施不符合规定要求的；
（六）国家档案馆不按本办法规定开放档案的；
（七）国家档案馆不按本办法规定向档案行政管理部门提交年度工作报告的。
第三十四条公民、法人或者其他组织认为国家档案馆不依法履行职责的，可以向国家档案馆提出质询，也可以向上一级档案行政管理部门或者本级监察、法制等部门投诉。
【论文摘要】随着计算机技术在档案管理工作中发挥的作用愈来愈大我国档案部门于20世纪70年代末开始应用计算机辅助档案管理,从20世纪80年代开始,我国已经步入了档案管理现代化时期。
加快档案信息自动化系统建设，实现档案工作各个环节的计算机化，是实现档案工作现代化，提高档案系统整体功能的物质技术基础和重要手段。我国档案部门应用电子计算机可追溯到70年代，但真正有计划地建立自己的系统是1985年。经过艰苦创业，初步建成了文书档案处理系统，使系统不断向信息管理的目标推进，其装备水平和应用水平逐步提高。“九五”规划之“金信工程”，为全面实现档案信息处理和管理的现代化做了准备。
计算机档案管理系统一般具有输入、输出、修改、插入、打印、统计、检索、查询、删除等功能，同时计算机还具有判别、诊断、筛选的功能，利用这些功能可进行档案的鉴定工作。运用计算机进行档案的现代化管理具有占用空间小、储存信息量大、应用能力强、传输速度快等特点，能及时、大量地提供档案信息，提高了工作效率，是档案管理史上的一大飞跃。电子文件作为一种新型的信息载体出现在档案领域，以磁性材料和光学材料为载体的电子档案，将逐步替代传统的纸质档案载体，在档案领域占主导地位，给档案工作注入生机和活力。
一、知识经济时代档案管理工作面临的问题
首先，知识经济时代，档案事业的内涵和外延将进一步扩大。以为档案是经济形态存在和发展的必然产物，原始记录性是档案的本质属性这一点永远都不会改变。在知识经济时代，能够以档案形式存在的信息，将是人类知识与信息高度浓缩的精华，也是档案能够得以存在的内在生命力。所以，信息属性已成为知识经济时代反映档案本质的重要特征，档案的信息含量已成为评估档案驾驶的主要参数，而以往的载体形式也不仅仅局限于目前的微缩、机读、光盘、网络等技术，新的载体形式将会不断涌现，况且载体形式只是在档案保管上有所不同而已。所以采用档案信息内用属性划分档案的外延，将不会使档案种类混杂，分类关系不清，这样建立起来的档案分类体系将日趋完善、科学、合理。
第二，依托先进的技术设备，知识经济将推动档案事业发展进程。知识经济是现代化科学技术智能化、信息化、高级化的结果。先进和技术设备是知识经济的物质基础和技术手段。没有先进的技术设备，任何思想和技术方法都无法落于实处。当今社会，先进的技术设备已运用于社会生产、生活的各个领域。档案工作也是如此。计算机已经广泛应用于档案管理、统计和检索；微缩技术在档案的保管方面具有十分重要的意义……总之，计算机、光盘、多媒体、现代通信技术、微缩复制技术的普遍应用将大大加快档案事业的发展进程，使之进入现代化管理的先进行列。
第三，知识经济将为档案事业提供现代化的管理思想和管理方法。知识经济不仅意味着知识的不断创新和信息技术的广泛应用，它更代表着先进的、科学的管理思想和管理方法。在管理方法上知识经济更需要增强开放档案意识，树立依法治档的观念，注入批判继承精神，探索创新精神和学术自由精神。更需要引进图书馆学，情报学的相关理论，加强基础工作，调整供求关系，加强定量管理，提高利用效率，把完善档案部门的职能与改善档案管理相结合。
第四，知识经济时代，对档案工作者的素质将提出更高的要求。选拔德才兼备的人才是知识经济时代的核心内容。实质经济时代的档案人员要具备较高的专业知识、自然科学知识和相关应用知识。这样，才能使先进的科学技术、管理方法和优秀人才结合起来，发挥出最大的效能泥腿动档案事业发展。
二、加快档案管理工作现代化进程
在档案管理基础工作的各个环节中计算机数据的准备工作是一个大工程尤其是对于那些建馆时间较长的综合性档案馆来讲由于馆藏案卷多著录工作不仅量大而且复杂如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法会使计算机因数据准备不足而无法使用甚至直接影响档案管理工作现代化的进展速度。在著录工作中只要掌握了以下重点便基本可以取得著录工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。
1、分清轻重缓急，循序渐进。
档案管理的一个重要目的就是要使档案为社会所用。而实现计算机管理档案的目的是为了提高档案的利用率。综合性档案馆在推进计算机管理的过程中应先根据各全宗的重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况对所有全宗进行排队，将那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案进行优先加工整理。这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率。
2、分级次著录，省时省力。
在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录,对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录,而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能揭示档案的主题内容和特征，而且也可以减少著录条目和录入条目，既节约了时间、人力与财力又提高了效率。
3、分门别类，充分利用档案原基础。
对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷在著录时可以直接在全引目录上面分类标引。而对那些特殊形式的档案如“房档”、“案件”等则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础可以减少著录环节大大地提高著录速度。
4、要加强档案信息素质教育。
加快建立档案信息网络。要注意加强档案主体意识和获取意识教育，利用档案信息守法意识，加强档案工作者的档案信息保密意识，传播意识和更新转换意识。提高运用现代化技术和设备，获取档案信息技术和设施武装档案信息网络，不断提高档案信息的效益功能。
5、要科学地制定、贯彻和修订各项标准，使档案工作逐步实现标准化。
计算机技术的应用是档案工作技术现代化的中心，而电子计算机的高效率是以档案管理业务标准化为基础的。以为对于杂乱无章没有系统整理的档案，计算机是无法进行管理的，即使可以管理也会因运算程序的复杂化而使其效率大大降低。因此，要适应知识经济发展要求，加快档案现代化管理就必须实现档案工作标准化。
6、要强化服务意识，拓宽服务领域。
要从重管理、轻利用的传统模式中解脱出来，变“封闭型”为“开放型”，主动面向知识经济主战场，把档案工作的重心转到为知识经济和各项事业发展提供优质服务的轨道上来。做到知识经济发展到哪里，档案工作就延伸到哪里。在提高党政机关档案工作整体水平的同时，要向企业和科技事业单位倾斜，在注重国有经济领域档案工作的同时，把非公有制经济领域档案工作纳入服务范畴。
7、培养一批高层次的档案信息专业人才和新型化高层次管理人才。
要尽快培养既懂专业知识，有懂信息技术，具有综合工作能力的信息专业人才和新型的高层次管理人才，为迎接知识经济的到来做好充分的准备。
总之，知识经济的兴起给档案界提供了一个挑战与机遇并存的契机；赶上这次浪潮，我们就会缩短与先进国家的差距，在知识经济的发展中大显身手。相信经过全体档案界同仁的共同努力，我们定会在新世纪这张白纸上写出最新、最美的文章，画出最新、最美的图画。
参考文献：
一、档案
（一）什么是档案
《中华人民共和国档案法》第二条规定：档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
从这个定义我们可以看到，档案来源非常广泛，包括官方、非官方、单位组织、家庭个人都是档案的形成者；档案内容十分丰富，包含了生产、工作、生活等一切社会活动；档案载体不断进步，古代有甲骨、竹简，近代有纸质，现代有音牒、光盘；档案作用其价无比，它在经济发展、精神文明建设中发挥着越来越重要的作用。
（二）档案有哪些种类
按档案的内容性质可划分为文书档案、科技档案和专门档案，或者可划分为党政档案、科技档案、会计档案、诉讼档案、审计档案、工商企业登记档案、商标档案、新闻档案、艺术档案、国土档案、房产档案、婚姻档案、气象档案、人事档案等等。
二、档案工作
档案工作的内容有广义和狭义之分，从广义上讲，档案工作包括了档案室工作、档案馆工作、档案事业管理工作、档案教育工作、档案理论工作、档案科研工作、档案宣传出版工作、档案外事工作。从狭义上讲，档案工作有档案收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研、提供利用等环节的工作。这里主要讲四个环节的工作。
（一）档案收集要全面
凡是反映本单位职能活动的各种载体的文件材料都要收集齐全。一个单位所归档的文件材料要能够全面地、真实地反映本单位的基本历史面貌和工作情况。要实行文书档案、会计档案、专门档案集中统一管理。就一个事件、一项工作、一次会议、一个产品、一项工程、一个科研课题而言，要把不同形式、不同价值、不同载体的文件材料收集拢来，不仅要收集红头文件，还要收集非红头文件；不仅要收集正本，还要收集底稿、附件；不仅要收集文字材料，还要收集图纸、图表；不仅要收集纸质档案，还要收集录音、录像、光盘、实物、标本等非纸张载体的材料。
具体收集文件材料的范围如下：
1.上级机关的文件材料：上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要材料；上级颁发的属于本级机关主管业务并要执行的文件，以及普发的、非本机关主管业务但需要贯彻执行的法规性文件；上级领导视察、检查本地区、本机关工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等材料；代上级机关草拟的并被采用的文件的最后草稿和印本；上级机关转发本机关的文件（包括报纸、刊物转载）。
2.本机关的文件材料：本级召开的代表大会、工作会议、专业会议等的全套会议材料，以及各种声像材料；本机关党委（党组）、行政领导会议记录、纪要；本机关颁发的（包括转发的及与其他机关联合颁发的）各种文件的签发稿、印制稿；本机关的请示（批复）与上级机关的批复（下级的请示）文件；本机关及其内部机构形成的工作计划、总结、报告；反映本机关业务活动和科学技术管理的专业文件材料；本机关形成的调研报告、典型事迹材料；本机关或本机关汇总的统计报表和统计分析资料（包括计算机盘片等）；本机关形成的财务报表、凭证、账簿、审计等材料；内容重要的来信来访记录、摘要单、调查处理报告等；机关领导人在公务活动中形成的重要信件、电报、电话记录以及从外机关带回的与本机关有关的未经文书处理登记的文件材料；本机关有关区域变化、地界、水利纠纷、土地征用以及建设工程施工、竣工、购置大中型设备的文件材料；本机关直接管理的科研、生产、建设项目的科技文件材料；本机关合并、撤销、更名、启用印信及其组织、人事（包括任免、奖惩、录用、调资、调动介绍信、离退休、抚恤等及各种人员名册、报表）文件材料；本机关制定的规章制度，编写的历史沿革、大事记、简报、年鉴，重要活动事件的剪报、声像材料，荣誉奖励证书，有纪念意义和凭证性的实物和展览照片、录音、录像等文件材料；本机关财产、物资、档案等的交接凭证、清册，本机关与有关机关签定的各种合同、协议书等文件材料；各种普查工作中形成的文件材料。
3.下级机关报送的重要的工作计划、报告、总结、典型材料、统计报表、预、决算等文件；直属单位报送的重要科技文件材料。
（二）档案整理要规范
档案整理原则：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
各类档案要分别按照不同的整理方法进行整理。文书档案按照《归档文件整理规则》、会计档案按照《会计档案管理办法》、照片档案按照《照片档案管理规范》、各行各业的专门档案均按照上级行业主管部门和档案局印发的档案管理办法进行系统整理归档。
（三）档案保管要安全
档案的安全尤为重要，因为如果档案一旦受损，造成的危害往往是无法用钱财进行弥补的。因此，要改善档案的保管保护条件，做到“十防”：即防火、防盗、防水、防光、防尘、防虫、防鼠、防霉、防高温高湿、防有害气体。具体地讲，一要选择好档案库房，要选一栋楼房的中间层次和中间位置，安装铁门铁窗；二要购置必要设备，如质量好的柜子，温湿度计、去湿机、空调等；三要经常检查，有无安全隐患，及时发现隐患及时解决问题。
三、档案保护技术
档案的寿命是有限的，不管多么重要、珍贵的档案，它的内容都是通过一定的物质材料书写、记录而体现出来的。由于世界上的一切物质都处在永不停息的运动之中，虽然从宇宙整体来说，物质是不变的，但对于具体的物质材料来说，是会变化乃至消亡的，因此，档案制成材料的老化、褪变，最终损毁，是不可避免的自然规律。档案的保护技术，就要求我们最大限度地延长档案的寿命，为子孙后代服务。
（一）档案制成材料要耐久
档案制成材料包括纸张、墨水、光盘、照片等等，我们均在市场上购买，它的耐久性也有专门机构研究。我们所要做的是用耐久性好的材料，如存档的文件材料要用碳素墨水、蓝黑墨水，不用红墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、铅笔等书写材料。因为纯蓝墨水和红墨水、圆珠笔，它们的色素均为有机染料，水溶性好，颜色鲜艳，但不耐光、不耐热，耐水性低，字迹容易褪色；铅笔的主要原料是石墨和粘土，虽然耐光，但不耐磨，很容易被磨擦掉。
（二）档案保护条件要改善
1987年8月29日国家档案局的《档案库房技术管理暂行规定》提出的档案库房温度标准是14-24℃，相对湿度为45-60%，因为空气潮湿会加速档案纸张中纤维素水解，使耐水性差的字迹洇化扩散，并加剧有害气体、灰尘等不利因素对档案的破坏，潮湿还有利于档案害虫和霉菌的生长、繁殖。高温会加速各种有害杂质对档案的破坏，如加速纸张水解、氧化，使档案制成材料强度下降，不利于档案保管，因此，必须要添置必要的设备，改善档案的保护条件，做好“十防”要求。
