时间：2023-01-23 00:16:19
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇档案论文，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
论文关键词:档案管理现代化;管理体制;多媒体;档案数字化
论文摘要:新形势下,转换观念,更新设施,培养新型的档案人才,加强企业档案利用,让档案为企业创造更大的利润,是实现企业档案管理现代化的重要途径。
经济体制的转轨、现代企业制度的建立与信息技术的发展和普及,使我们见证了一个经济、技术、政治等全面发展与改革的时代。从历史看,变革不仅会引发社会生产方式、管理方式的转型,同时也会引起政府治理方式的变化,在一种新的市场环境与政治环境中,深化企业档案工作改革,探索企业档案工作现代化发展之路显得尤为重要。
一、当前企业档案管理工作中存在的问题
1.企业档案工作管理体制尚未完全符合现代企业制度的要求。随着中央和地方专业主管机关的撤并与改组,很多企业不再具有对应的专业主管机关,这必然会使部分企业档案工作的管理出现某种真空地带。其次,由于企业正逐步走向“自主经营、自负盈亏”的市场主体,档案行政管理部门在企业档案工作管理中也遇到不少问题。一方面,档案行政管理部门疲于进行业务监督指导及一些具体的业务工作,无法集中力量进行有关业务标准、规范、法律、法规等的制定;另一方面,企业,尤其是非国有企业,可能会反感档案行政管理部门对其具体档案业务的干预,不予积极配合等等。
2.部分企业重利润轻投入,造成企业档案管理的滞后。当前形势下,企业档案作为企业资产,它的管理工作的优劣完全由企业自身重视程度决定。现代企业制度更要求企业能最大限度地节约成本,提高效益,企业档案管理工作是一项需要投入人力、物力与财力等成本的工作,企业必然要求其档案工作适应生产、经营的需要,必须符合效益原则。当企业档案工作不能为企业带来相当于或者大于其成本的效益时,其日益萎缩将成为不可避免的事实。
二、存在问题的原因
撇开外部因素,仅从档案工作自身来看,笔者认为造成企业档案工作遭受冷遇的原因有三:首先,现行企业档案工作微观管理方式植根于计划经济体制,计划经济体制下的高成本、低效益始终影响着目前的企业档案工作,并与现代企业制度的效益原则产生摩擦。这是导致企业档案工作处于劣势最根本的原因。其次,企业档案工作自身在很大程度上仍沿袭了原有的工作思维与方式,未能跟上企业改革步伐,积极服务于企业。这是造成企业档案工作现状最直接的原因。再次,企业档案本身所能产生的效益的隐蔽性使其计量化难度较大,这是造成企业管理层忽略档案工作的间接原因。为保障企业档案工作的可持续发展,深化企业档案工作改革,实现企业档案管理现代化已成为企业档案工作自身发展的迫切需要。
三、实现企业档案管理现代化的几点意见
第一,更新观念,增强企业档案管理现代化意识。要实现企业档案管理现代化,首先要进一步解放思想,转变观念,认真贯彻执行各级文件精神,不断强化档案管理现代化意识,大胆探索符合档案工作自身特点的规律,能够有效为当代中国经济、政治、文化建设服务的档案工作理论与方法,建立和完善中国特色的档案管理现代化体系,坚持一切从我国的基本国情出发,从企业的实际出发,制订档案工作目标、任务、方针、政策,创造性地开展计算机技术的应用,要拓宽服务领域,提高质量,增强企业档案工作的生机与活力。
第二,更新设备,充分利用现代化技术。随着社会的发展,工作的深入,各行各业的档案数量逐步增加,依靠人工手段进行档案管理已远远不能适应发展的需要,所以采取现代化手段进行档案管理工作势在必行。计算机、多媒体计算机、特别是超媒体的出现,为解决这一矛盾展示了光明的前景。这就需要企业领导及档案管理人员,从思想观念上对新技术给予足够的重视,用新的观念看待事物,引进使用现代化技术设备,以促进档案管理工作的健康发展。使用计算机系统管理,可对档案资料进行复制、扫描、取样,实现企业档案数字化。通过人机结合的方式,检索者只要在屏幕上指出自己所需要的计算机管理程序,就可以将所需的档案目录摘要等显示出来,大大提高了工作效率。
第三,合理用人,培养新型的档案人才。要理解、尊重人才,关心、爱护人才,要努力创造一个尊重知识、尊重人才的良好氛围。根据企业档案工作的特点,要合理用人、留人。知识结构要高、中、低配备,年龄结构要老、中、青结合。要扩大选人用人视野,要选择有真才实学、有实干精神而又坐得住的人做档案管理工作。跨世纪企业档案工作者不仅要有一定的政治理论水平、业务水平,还要有广博的知识,强烈的开拓、进取意识,尤其要一专多能,既要能熟知档案管理法规和基本的档案管理业务知识、技能,还要熟练掌握计算机管理知识和操作技能,尽快实现企业档案数字化。
尤其是在高校体制改革和现代技术高速发展的今天，科技档案在整个高校档案中所占的比例也显著增加，在学校科学管理中所处的地位也越来越重要。但是对于高校的科研档案,能够完整认识到它的作用的论述并不多。多年来,受到传统观点的影响,一般档案工作者认为只有学校管理性的文件才能作为档案管理,而对教师,尤其是个人自由独立形成的学术著作、手稿等不够重视,往往把它们排斥在档案管理之外,致使高校的科研档案比较苍白、贫乏,这是目前高校档案管理工作的一个薄弱环节。这显然是与信息化时代对信息资料的大量需求相违背的。因此,国家科学技术委员会、国家档案局1987年颁发了《科学技术研究档案管理暂行规定》,对科研档案的归档与管理进行了有效的规范。如何加强科研档案的管理是摆在科研档案管理工作者面前的重要课题，本文就高校科研综合交稿日期：档案的管理进行思考和探讨。
一、高校科研档案归档范围需要重新界定
界定科研档案的归档范围之前,首先需要确定高校学术档案归档范围的原则。笔者认为应坚持成果性和记录性并举。科研档案工作主要利用科学技术研究档案的成果,“有利用价值”是保存它的重要原因和主要依据。因此,必须坚持科研档案的成果性。而科研档案的记录性强调其完整性、凭证性,有些科研档案或许没有成果性和利用价值,但是它反映了学校科学技术研究发展的现状和历史,这些档案也应当妥善保存。因此,在确定学术档案的归档范围时,一定要两者兼顾,坚持双重性质并举。科研档案的具体归档范围应包括以下内容:
（一）科研项目档案
科研项目材料档案是探索科研规律的实践活动的直接记录。主要包括：科研准备阶段中科研课题申请书、审批文件、任务书、项目计划书、委托书、开题报告、调研报告、方案论证和协议等材料；研究实验阶段中的各种载体的重要原始记录、实验报告、项目进展报告、计算材料、专利申请的有关文件材料；总结鉴定验收阶段中的工作总结、科研报告、论文、专著、参加人员名单、技术鉴定材料、科研投资情况、成果和奖励申报中的成果和奖励申报材料及审批材料，这部分档案是科研档案存档的主体。
（二）科研文书档案
科研文书档案是科研管理活动的直接记录，包括科研发展、总结、学校制定和上级管理部门下发的科研管理文件和课题管理、成果管理等专项管理活动中形成的管理性科研文件材料。这部分档案是进行科学决策、计划、组织、控制等基本管理职能和有计划、有目的、有条不紊进行项目申报、成果评奖及科研管理经验总结的依据，也是科研档案的重要部分，对科研管理工作起到很好的指导作用。
（三）科研成果档案
主要包括科研年度统计表、教师公开发表的学术论文和编写的学术著作、获奖成果和证书、专利和技术转让资料等。科研成果的多少是高校科研实力大小的依据之一，因此，科研成果档案的管理在科研管理中也占有重要位置。
二、高校科研档案管理工作存在的问题及原因
（一）高校科研档案收集不齐全。原因是：多数科研人员在科研过程中，重视科学研究实践活动，重视科研成果的与获奖，轻视科研档案资料的平时累积工作，认为这是档案部门的事，与己无关。
（二）高校科研人员档案意识缺乏。他们认为自己的科研成果为什么一定要归档，放到档案室不如放在自己身边使用起来方便，于是以关键技术资料保密为借口，在科研过程中或科技成果奖励后应归档的资料不愿上交或找理由不主动上交。
（三）高校科研档案制度不健全。科研档案的归档工作缺乏系统、完整的制度保证，不能做到上、下集中统一管理。高校档案管理没有真正实行“三纳入”、“四同步”制度，在科研档案管理工作方面缺乏行之有效的制约手段，致使高校科研归档管理工作处于失控状态。
（四）高校科研档案重心偏离。在高校科研档案中，纸质材料多、电子档案少，传统简易设备多，现代化管理工具少，不能有效地开发和利用高校科研档案材料。
鉴于此，高校科研档案中出现了“四多四少”现象，即一般性技术材料多，关键性技术材料少；鉴定、审批性材料多，工艺技术性材料少；文字材料多，光盘、磁盘、图表、照片、录像材料少；复印件多，原件少。这些问题严重影响了高校科研档案的收集和管理工作以及高校科研档案自身价值的发展和信息资源的开发利用。
三、对加强高校科研档案管理工作的几点见解
（一）建立科学管理制度，理顺科研档案归档程序。科研档案是科研课题科技成果研究的全过程的反映，但又不仅仅局限于某一项科研课题、某一项成果，它是课题及成果之间、学科之间的综合反映，因而就形成了科研档案的四个特点：专业性、系统性、集体性、和阶段性。为了规范科研档案管理工作，就必须遵循国务院的《科学技术档案工作条例》规定的“完整、明确、系统、安全和有效利用要求”归档。避免可能造成大量科研档案材料零散在外现象的出现。为此，必须把科研档案工作与计划管理、课题管理、成果管理等工作紧密结合起来，走实现科研工作与科研建档工作两者协调发展的道路，建立合理的归档程序，掌握科研档案管理工作的规律，保证高校科研档案的准确、完整、系统，最终使高校科研档案工作走上科学化、规范化的轨道，达到提高科研档案归档的质量和效率。
（二）加强重点、重大科研项目的档案管理。重大、重点项目及高级别获奖成果最能反映一所高校的科研能力。重点、重大科研项目的研究时间较长，往往有一些阶段性成果，每一阶段中肯定有技术进步和新的成果，这些档案材料既是学校的历史见证，又是新技术、新创新的基础。因此对重点、重大科研项目应从立项起就实行课题组预立卷归档，然后每个阶段产生的技术进步、最新成果、新立项的子课题份年度补仓到科研档案中去，以免遗漏，这对项目研究人员、学校和国家都有重大意义。
（三）提高高校科研人员的科研档案归档意识。科研人员是科研档案形成的主体，科研人员档案意识的提高，将会使高校科研档案的管理走上规范化、科学化的良性循环轨道，将会使高校科研档案管理工作迈上一个新的台阶。
（四）推广科研档案的开发利用。美国档案学家谢伦伯格认为:“档案部门进行各种努力的目的,就是把有价值的文件保存下来,并使它可供利用。”因此,科研档案管理的工作要考虑其开发利用问题。“档案的开发利用是企事业单位管理水平的一面镜子。”目前的档案查阅仍停留在传统的手工层面上,游离于先进的信息技术之外,主要是靠手工翻阅档案目录,查阅起来既耽误时间,又浪费人力。尽管目前多数高校科研档案已开始使用计算机等信息设备,但使用范围仍局限于文档目录著入,档案利用的无纸化、电子化、网络化程度不高。这种档案管理工作的滞后,严重影响了科研档案的利用效率。因此,要充分利用和发挥档案网站的作用,使相关网站成为有效开发利用科研档案的窗口。
同时,高校的科研档案保管的是一批学者和科研人员的学术成果,它是体力和脑力劳动的结晶,包含着一定的知识产权。这就决定了高校科研档案开发利用的特殊性,在对高校科研档案的利用中,一定要注意尊重别人的劳动与知识产权,学会正确地利用科研档案,以避免有意或无意地造成侵权的后果。
为在实际利用中避免侵犯作者的知识产权,可进行这样几项工作:
(1)对科研档案中享有著作权的作品,在卷内目录上打上明显的著作权目录标记,以提醒利用者注意。
(2)对科研档案中有著作权的作品应限制在合理的范围之内利用。
一、原始记录性
吴宝康教授主编的《档案学概论》明确指出，“档案是历史的原始记录，或说原始的历史记录。这是档案的本质属性”，“档案在与其他事物相比较而存在的过程中所显示的独有的特性，就是原始记录性”①。
应该说，这一认识是正确的。然而查启森同志却对这一传统认识提出了质疑：其一，如果原始性是档案的本质属性，那么“原始记录就是原件，具体地说就是原稿。如果这样的话，那么档案就是原稿，一切非原稿以外的记录，因为不是原始记录，就不能算是档案了。而事实上在为数众多的档案中，不一定都是原稿，还包括根据原稿而形成的打印件”。其二，“原始记录，当包括文物和图书手稿，即文物和图书手稿，它们也具有原始记录性”，因而“原始记录性是三者的共性，而不是档案所特有的本质属性。”②
笔者认为，上述质疑是值得探讨的。其一，我们不能机械地理解原始记录性。对形成文件的机关来说，文件的原稿的确是原始记录，但文件的打印件也是原始记录。原稿是印制打印件的依据，打印件是机关处理事务的依据，两者是一个完整的有机整体。因此，打印件也属于原始记录则是无疑的。其二，不可否认，图书手稿是档案，有的文物也是档案，但我们不能因此而否定原始记录性是档案的本质属性。虽然图书手稿也是印刷图书的依据，但图书产生的主要原因和直接目的是为了供众多的人去阅读。而档案则不然，“档案是人们处理事务过程中遗留下来的副产品，它是人们进行社会实践活动附带的产物，或者说它是自然形成的，而不是纯粹人为的结果。”③当然，有的原始记录既是文物也是档案，“凡具有原始记录作用且含义明确的实物即可作为实物档案看待。”④《档案法》第十二条规定，“博物馆、图书馆、纪念馆等单位保存的文物图书资料同时是档案的，可以按照法律和行政法规的规定，由上述单位自行管理”。可见，同样是原始记录，并不影响我们对档案与图书、文物进行区分与管理。
也许有人会说，既然原始记录性是档案的本质属性，那么文件与档案的本质属性岂不完全相同?的确，由于“文件与档案记录的内容相同”、“文件与档案的物质形态相同”，因而“文件与档案的本质属性相同。原始性和记录性的有机统一。是文件和档案的共同本质属性。”⑤所以，文件与档案从本质上来说则属于同一事物。但是，有人据此认为，既然文件与档案本质属性相同，那么“文件与档案属于同一概念”⑥。其实，这是对文件与档案关系所作的错误理解。文件与档案之所以属于同一事物，是由于两者的载体与内容完全相同，这就决定了两者的本质属性相同。但同一事物在根本性质不变的情况下，次要性质可以发生变而恰恰是这种变化使得同一事物的发展呈现出阶段性。所以说，文件与档案是同一事物，但并不是同一概念。我们通常所说的文件与档案是同一事物在不同阶段的两个名称，也就说明了这一点。
二、客观记录的归档保存性
查启森同志对原始记录性提出质疑，并进而认为“档案的本质属性是客观记录的归档保存性”，“构成档案的根本条件，是归档保存。归档保存是文件向档案转化的关键。没有这一程序，也就没有档案。”⑦这一认识似乎是正确的，因为档案保管机构保存下来的档案一般是经过归档这一程序的。但问题在于，归档并不是档案保管机构获此档案的唯一途径。文书部门和业务部门的归档，相对于档案保管机构来说就是档案的接收。档案保管机构除了正常的接收之外，还有向社会征集和搜集档案这一补充手段。如果把客观记录的归档保存界定为档案的本质属性，那么未经归档保存的客观记录就不是档案。这无异于否定了档案保管机构的征集与搜集工作。若此，档案的收集工作岂不仅仅成了档案的接收工作?对此，张辑哲同志指出，“是否集中保存不能作为档案的必要属性看待。实际情况是，无论是否集中保存，档案就是档案，非档案就是非档案。”⑧因而将客观记录的归档保存性作为档案的本制裁属性显然是欠妥的。
三、信息性
随着信息这一概念被社会所接受，档案是一种信息的认识也被档案界所认同，于是刘建平同志便认为“档案的本质是信息”⑨。
当然，从信息角度看，档案所记录的内容无疑是信息。但是，图书、情报所记录的内容也是信息。可见，信息性是档案、图书、情报的共同属性，因而信息性只能是档案的一般属性。因为“档案学界一般都认为，档案是其原始内容和原始载体的统一体；档案信息仅指档案内容而不包含载体，也不强调内容的原始性，……根据信息论的描述，信息不是物质，只是信息的存贮、传递必须借助于物质载体，而且这种载体纯粹是为了信息的存贮、传递服务，没有其他特定的要求，比如‘原始性’的要求”。⑩张辑哲同志也指出，“由于信息这一概念外延极大，因此仅仅认为档案具有信息性或说档案本质上(主要指其内容)是信息是远远不够的。对档案信息的认识仅仅停止于这一水平是极为肤浅的，甚至可以说是毫无意义的。”⑾
应该说，档案虽然是一种信息，但档案这一种信息除了具有信息的一般属性如何扩充性、可压缩性、可替代性、可传输性、可扩散性、可分享性外，还具有自己的特点：它是一种未经加工处理的原生性静态信息。因为信息可分为社会信息和自然信息，从记录方式来看，社会信息又有记录性信息和非记录性信息之分，而记录性社会信息还有原生信息和派生信息之别，档案、文件则原生的社会信息，而图书、情报则属于派生的社会信息。因此，泛泛地称档案的本质是信息是不确切的。
四、非现行性
傅荣校同志认为，“档案的本质属性——非现行性，不是由于档案的历史(原始)记录性等属性决定的，而且文件由于其功能——作为实践活动的工具发挥作用的必然结果。”⑿
很显然，这一认识是依据文件生命周期理论而得出的。文件生命周期理论根据文件所起作用的不同，将文件划分为现行文件、半现行文悠扬和非现行文件三种。由于我国不存在半现行文件这一概念，于是该观点持有者便将文件划分为现行文件和非现行文件两种，且认为“非现行性是档案区别于现行文件的唯一本质属性。”⒀
笔者认为，档案的本质属性是非现行性这一认识是不符合我国的实际的。因为国外的现行文件是指“一个机关、团体或组织处理现行业务时经常需要用到，因而继续存放在其形成地点的文件。”⒁非现行文件是指“处理现行事务已不再需要的文件。”⒂而我国一般认为文件具有现行的效用，档案是办理完毕的文件。可见，我国的档案概念并不是依据文件所起的作用去加以认识的。在我国，文件只要从手续上或程序上办理完毕，就可以看作档案，一般应在第二年上半年向机关单位的档案保管机构移交。我国的档案概念是具有我国自己的特色的。宗培岭等同志明确指出，“我国与西方国家对档案概念的理解是有差异的，用西方档案学理论体系中的文件生命周期理论来解释我国的档案概念显然是不妥的。”⒃笔者认为，由此而认定档案的本质属
性是非现行性也是不妥善的。
综上所述，原始记录性是档案的本质属性，其他几种对档案本质属性的认识，或有失偏颇，或有所欠缺，都存在着不足。
注释：
①③吴宝康主编《档案学概论》，中国人民大学出版社1988年版，第40、41页。
②⑦查启林《档案“原始记录性”质疑》，《图书情报知识》1994年第2期。
④⑧⑾张辑哲著《维系之道——档案与档案管理》，档案出版社1995年版，第9～10、7、27页。
⑤韩玉梅主编《外国现代档案管理教程》，中国人民大学出版社1995年版，第28页。
⑥刘智勇《我国现有档案定义的缺陷》，《档案学研究》1995年第4期。
⑨刘建平《从信息和信息科学看档案》，《山西档案》1996年第1期。
⑩陈作明《档案学研究中若干问题的思考》，《浙江档案》1996年第9期。
⑿⒀傅荣校《文件生命周期理论研究(之四)——理论研究意义(Ⅰ)》，《档案》1994年第5期。
笔者从因特网上浏览了2000年来全国一部分省（直辖市）和市、地区、县以及某些专业系统的档案网站，对其刊登的关于档案继续教育的内容作了些简单的梳理。国内档案继续教育的主要内容可分为如下几大类：
一、计算机、信息技术与电子政务、电子文件与电子档案管理
这部分内容是完全适应社会和档案工作发展需要的。由于档案工作在国家信息化系统中有一定的地位，档案部门必须紧跟国家信息化建设的步伐，为了落实国家档案局信息化建设纲要，各地、各系统的档案部门近年来十分重视信息化建设；同时随着计算机、网络技术在各单位行政工作、业务工作中的普遍应用，电子文件与电子档案在各单位形成和使用的文件中所占比例越来越大，电子文件与电子档案管理在档案管理工作中的地位与重要性也日益显现；计算机与信息技术发展快、更新快；为此档案工作人员必须不断学习，更新知识，才能适应形势发展、满足工作需要。
二、国家及档案系统对档案工作的新标准与新规范
随着社会的发展，档案工作也有了相应的发展，为了适应档案工作的发展以及满足档案工作的实际需要，国家档案局了相关的标准与规章。而这些新的标准与规章既是以往教材中未曾包括的内容，又是在现实档案工作中必须遵守或具有指导意义的内容，因此在档案工作人员的继续教育中应该将它作为必学内容之一。
三、档案鉴定理论与实践
档案鉴定是档案工作中具有特殊重要地位的一个环节，因而档案价值鉴定也就成为我国档案学中一个具有较高难度的理论与实践问题。随着社会的发展，先进的科学技术手段与管理理念也为档案工作所不断吸纳，档案工作信息化成为档案工作的重要任务，而我国现有的传统意义的档案鉴定工作目标仅针对档案存毁，已不能适应档案工作发展的需要，必须进一步研究与探索能适应档案工作发展所需要的档案鉴定理论与实践。在现实中一方面是档案工作者（主要是具有初级或中级职称的档案工作人员）面对大量的文件、档案很难仅以以往十分简略的《归档与不归档范围》、《档案保管期限表》来进行鉴定工作；另一方面是许多档案理论工作者与实际工作者对档案鉴定进行了不断深入的研究，发表了不少专著与大量的论文，这些论著中有创意的观点应该到实际工作中去验证、有价值的内容应该推广。继续教育是这两者连接的桥梁，将档案鉴定理论研究成果通过继续教育的途径向档案专业人员介绍、推广。档案鉴定理论与实践作为档案干部继续教育的内容除上海市，在湖南、浙江、江苏等省和全国环保等系统均有采用。
四、档案工作新动态、发展趋向
社会和科学技术的发展势必会影响和推动档案工作的发展，档案专业人员应该对影响档案工作发展的环境与各种因素有所认识与了解，更应该了解档案工作自身发展的情况。只有这样，才能正确把握自己的前进方向、改进自己的工作、激发自觉的学习愿望，真正做到与时俱进。
五、与资格证、职称考试相关的内容
有些省市将与资格证、职称考试相关的内容也列入档案干部继续教育的学习内容。
笔者曾先后给上海市档案专业人员继续教育做过3个专题讲座：《<国家行政机关公文处理办法>介绍》、《<国家行政机关公文格式（国家标准）>介绍》、《档案鉴定新论》。在教学过程中，体会最深的是继续教育的内容从宏观方面看应该是“新理论、新技术、新方法、新技能、新信息”,而在此前提下，具体的教学内容应做到：来源于实际需要、与实际工作关系紧密、能满足档案专业人员工作直接需要。超级秘书网
一旦贷款出现风险，合同及其它原始资料的缺失容易造成法律上的无效与纠纷，不利于信贷档案管理保管的安全性与合规性。针对以上的普遍问题，为了加强信贷档案管理，充分发挥信贷档案的作用，保证其信贷档案的完整性与安全性，防范各类信贷风险，笔者认为应该从以下几个方面入手，不断健全与完善信贷档案管理：
一、落实专人，强化培训，提高信贷档案管理水平
全面提高全行人员对信贷档案管理工作的重要性的认识，更新观念，加强对信贷人员规范化操作、法律意识和法律知识的培训，化被动为主动，要求每个基层行处必须明确一名信贷专管员，专门负责信贷档案的日常收集、整理、归档、装订、维护等；同时落实岗位责任制度，按实际信贷工作与客户分工，根据信贷业务与单位的不同确定相应的信贷档案责任人，加强贷后管理的同时，建立独立的信贷档案，随时监测信贷风险，确保信贷档案的完整，并且统一安排定期与不定期的信贷档案人员培训。
二、强化考核，奖罚分明，确保信贷档案管理有效开展
在建立档案管理相关办法和制度的基础上，进一步明确信贷档案管理的管理内容、装订标准、调阅程序等方面的基本要求，制订信贷档案管理的规范化考核标准与办法。另一方面，加强信贷档案管理的日常考核力度，奖罚分明，激励信贷人员对做好信贷档案工作的积极性。对未能按时完成信贷档案资料整理的，或因工作失误造成信贷档案缺失的，严格执行惩罚制度，对相应的员工进行积分以及罚款；对违法的，并造成重大损失和影响的，更要做到违法必纠，执法必严。三是强化信贷档案标准化管理，提升档案管理质量建立信贷档案综合管理体系，集中统一管理，仍需强化信贷档案标准化管理，规范其操作流程，严格遵守档案管理制度。
日常工作中，确保档案资料收集充分、档案移交手续齐全、档案分类整理规范、档案内容完整、档案管理期限划分准确，做到交接有手续，借阅有审批、归还有记录，确保电子档案与纸质档案的统一。要从信贷档案管理抓起，从信贷档案管理上降低信贷风险，从信贷档案管理的合规抓起，最大限度的规范与提升信贷资产质量管理，有效地防范信贷风险，提高经营效益，实现银企双赢，促进全行信贷业务的可持续发展。
作者:王超 单位:长沙雨花农村合作银行
一、档案管理工作专业化、高素质档案人才不足
由于企业档案信息化建设不仅是一项复杂的系统性工作，而且还要兼顾软硬件的基本设备，因此，这对档案工作从业人员提出了符合社会发展的现代化档案人才的要求。大部分企业档案从业人员认为只是简单利用计算机软件将企业档案信息录入到计算机中，并保管好就达到企业档案信息化建设的目的了。而且还有一部分企业档案人员结构不合理，综合素质、水平出现层次化、多样化的特点；档案从业人员大多不是专业院校毕业，所以缺乏科学系统的专业教育，很多档案人员都是参加在职档案专业知识培训，对于计算机信息化知识更是匮乏，所以对档案信息化建设不知从何下手；还出现一人多岗、一身多职等情况。这都无法满足构建企业档案信息化建设的要求。同时，有些企业领导层不重视档案工作，不能清晰的认识档案工作的重要性，他们只注重企业生产技术性人才的培训，忽略了档案工作者的学习培训，不能通过企业渠道或其他培训方式，让企业档案人员参加相关技术知识的培训或与兄弟单位的学习交流活动，为其提供更好的交流学习平台。
二、煤矿企业档案信息化建设的改进措施
所谓档案信息化建设是进一步提高企业档案管理和服务水平，实现档案工作科学发展的重要举措，它是依靠现代化档案人才及现代信息技术两大资源，共同完成。因此，我们要建立创新的档案管理体制，勇于克服建设中所出现的因素，有序的推进煤矿企业档案信息化建设进程。
（一）不断加强专业知识学习，提高认识、更新观念企业档案真实地记录了企业发展的历史，是服务和推动企业进一步发展不可替代的信息资源，而档案信息化充分发挥了这一效果。当今信息化的新时代对档案工作有了更进一步的要求，档案从业人员不仅要具备深厚的档案专业知识，还要信息化建设所要求的计算机信息知识，这样才能适应档案信息化建设的职业技能需求。因此这就要求企业领导层及档案人员要高度重视档案工作，要对企业内部专、兼职档案人员的工作进行配合协调支持。同时，我们档案从业人员也要摆脱传统观念的束缚，要站在企业发展的高度，提高认识，与时俱进，传统的墨守成规早已不适应现代化社会发展的需求，要主动更新观念，创新管理档案工作方法。
（二）建立完善管理奖罚机制，从根本上促进企业档案信息化建设企业不仅要根据《档案法》及《甘肃省档案管理条例》的相关规定，进行完善档案管理制度，还要加强企业档案管理奖罚机制的建设，它是从根本上调动企业档案信息化的建设。奖罚机制能有效的引导和规范档案从业人员的行为朝符合企业需求方向发展，是规范企业档案人员行为和激励档案人员工作热情的重要手段。古语有言“重赏之下必有勇夫”，所以企业应该不仅注重物质利益的给予，更重要的是对其自身价值和努力的承认。所以在奖罚机制的作用下，它对企业日常运作，对档案从业人员工作积极性，将会产生极大的调动作用。
（三）不断提高档案队伍素质，创新档案工作人是作为企业档案信息化建设的主体，也是档案信息化建设的实施者和推动者。企业不仅要注重档案人员的继续教育和专业知识的培训工作，更要加大培养高素质的新型人才队伍。作为档案人员必须要有自主学习意识和创新能力，积极探索新的档案管理理念及掌握信息化技术，这样才能适应新形势下档案工作的发展需求。同时，企业要注重档案人员继续教育和专业知识的培训工作，与其他机构、单位建立相互交流、学习的平台，通过完善的奖罚机制，来提高档案人员的待遇，避免因待遇问题导致人才流失的情况发生，加强企业档案人才的稳定，让企业档案队伍更有凝聚力，更好的为企业发展做好服务工作。
作者：高晓玲单位：甘肃靖远煤电股份有限公司宝积山煤矿
近几年全市乃至全国开展的档案目标管理考核工作，对于机关档案工作的规范化管理就是一种很有效的方法。但是档案目标管理市级标准是针对全市档案工作水平较好的单位而制定的，有些硬件要求较
高，对于某些办公条件紧张，没有房间做为档案专用库房，档案数量较少的单位，升级就是短期内可望而不可及的事情。这些单位也往往成为档案部门触及不到的地方。针对这种情况，就需要有一个比
较有效的方法来对所属行政区域内所有单位的档案工作进行监督指导。
当社会的档案意识还达不到应有的程度时，就必须通过一定的手段强化人们的档案意识，使之成为机关工作人员及公民的自觉行动。经过多年档案工作的实践，我认为档案工作检查可以说是档案行政管
理部门依法行政的一种有效手段和方法。因为档案检查标准和条件可以根据本地区档案工作的实际制定，适用于每个单位档案工作状况。档案检查可以触及到所属区域内各个行政企事业单位，又强调档
案的基础业务建设和档案的开发利用，有利于档案行政管理部门对各行政企事业单位的监督指导。这样做档案工作不仅可以引起各级领导的重视，将其纳入机关的议事日程，而且档案也在各项工作中发
挥了重要作用，可以收到较好的效果。丰台区档案局从一九八六年开始，就坚持对全区各行政企事业单位的档案工作进行检查评比和合格验收，即年初将档案工作的诸多要求制定出检查标准和条件，每
年六月底之后对照标准对各单位逐条逐项检查，检查前加强监督指导，检查时严格要求，检查后有问题的单位认真整改，检查结果向全区通报，档案工作在全区引起了各级领导的重视，档案工作管理水
平相应得到提高。经过十几年的不断修改和改善，现在检查标准已经接近北京市二级标准，并纳入了一部分市一级标准的内容，侧重档案基础业务建设和开发利用。����旜????X閷
档案工作检查在档案行政管理部门依法行政的诸多方法和手段中，有明显的作用，归纳起来主要有以下几个方面：
一、可以引起各级领导对档案工作的重视。
现阶段，有些机关的档案意识相对薄弱，仅凭档案部门的工作人员去做工作，还不能引起一些机关和部门领导的重视，而做为地区档案行政管理部门，代替政府履行行政管理职能，由档案局组织检查验
收，必定会引起各级领导的重视，随之会安排一定的人力、物力去从事档案工作，必然也会取得一定的效果。
二、有利于档案的综合管理，推动档案基础业务水平提高。
档案目标管理工作有力地推动了档案工作水平的提高，但是在档案目标管理工作中难免出现盲目追求升级单位数量，不顾升级质量等问题，从而达不到实际意义上的综合管理，某些单位档案工作中仍有
死角。而档案工作检查对文书、专门、科技、声像、实物档案的立卷归档情况一并检查，绝不留死角，改变了以往档案室只保存文书档案而不管其它档案的状况。由于每年检查，不会形成积存文件，不
搞突击，也保证了档案案卷质量。机关的会议档案、专业档案、基建档案、设备档案、照片档案、录音录像档案以及实物档案得到了综合管理或集中统一管理。档案的门类增加了改变了室藏结构，提高
了档案的综合管理程度。而且检查有利于发现立卷归档案卷中的质量问题，便于及时纠正，对于提高档案基础业务水平十分有益，也保证了档案馆档案来源的质量。同时也可以避免因盲目追求升级数量
而忽视或影响档案案卷质量的问题。
三、变消极等待指导为主动请求监督指导。
在社会档案意识仍相对薄弱的现在，一些单位对档案工作还不能得到应有的重视，档案人员兼职较多，哪个部门的工作抓得紧，就给哪个部门干，档案部门不主动有些单位就从来也不与档案局联系，甚
至立卷归档工作也不能按时完成。进行档案检查无疑会使这种状态得到改变。丰台区档案局在进行了十年档案检查之后，现在各立档单位不仅档案意识提高了，而且主动请区档案局进行监督指导，发现
问题请档案局帮助解决，一改以往消极等待的状况，档案工作出现了一种新的局面。
四、标准适合，使行政区域内各单位档案工作平衡发展。
近年来，全国大部分省、市进行档案目标管理考核，有力地推动了档案工作水平的提高。但是，档案目标管理是在各单位自愿申请的基础上进行的，一些单位只满足于完成每年的立卷归档工作，或受某
些硬件及其它一些客观条件的影响，根本就不申请升级，这样就有可能成为档案部门触及不到的死角单位，使一个地区各单位之间档案工作发展不平衡。进行档案检查则不同，所属区域内各单位都要参
加检查，接受档案行政管理部门的监督指导，必须完成检查要求的各项内容，而且检查验收标准也可以纳入档案管理体系、制度建设、基础业务建设、档案信息开发利用等内容，同样可以达到目标管理
考核的主要要求，即使档案保管条件相对较差的单位，也可以保证档案软件建设水平，从而保证一个地区档案工作能够平衡发展。坚持档案检查，还会使各单位由被动应付检查变为主动自觉地开展档案
工作，而且对于防止升级单位档案工作滑坡也是一种有效的手段。
五、促进档案开发利用工作。
档案检查不仅促进了档案基础业务水平的提高，为档案的开发利用工作提供了坚实的基础，而且档案检查时对各单位的档案开发利用工作可以提出各种要求，有利于各单位利用工作水平的提高。丰台区
一、原始记录性
吴宝康教授主编的《档案学概论》明确指出，“档案是历史的原始记录，或说原始的历史记录。这是档案的本质属性”，“档案在与其他事物相比较而存在的过程中所显示的独有的特性，就是原始记录性”①。
应该说，这一认识是正确的。然而查启森同志却对这一传统认识提出了质疑：其一，如果原始性是档案的本质属性，那么“原始记录就是原件，具体地说就是原稿。如果这样的话，那么档案就是原稿，一切非原稿以外的记录，因为不是原始记录，就不能算是档案了。而事实上在为数众多的档案中，不一定都是原稿，还包括根据原稿而形成的打印件”。其二，“原始记录，当包括文物和图书手稿，即文物和图书手稿，它们也具有原始记录性”，因而“原始记录性是三者的共性，而不是档案所特有的本质属性。”②
笔者认为，上述质疑是值得探讨的。其一，我们不能机械地理解原始记录性。对形成文件的机关来说，文件的原稿的确是原始记录，但文件的打印件也是原始记录。原稿是印制打印件的依据，打印件是机关处理事务的依据，两者是一个完整的有机整体。因此，打印件也属于原始记录则是无疑的。其二，不可否认，图书手稿是档案，有的文物也是档案，但我们不能因此而否定原始记录性是档案的本质属性。虽然图书手稿也是印刷图书的依据，但图书产生的主要原因和直接目的是为了供众多的人去阅读。而档案则不然，“档案是人们处理事务过程中遗留下来的副产品，它是人们进行社会实践活动附带的产物，或者说它是自然形成的，而不是纯粹人为的结果。”③当然，有的原始记录既是文物也是档案，“凡具有原始记录作用且含义明确的实物即可作为实物档案看待。”④《档案法》第十二条规定，“博物馆、图书馆、纪念馆等单位保存的文物图书资料同时是档案的，可以按照法律和行政法规的规定，由上述单位自行管理”。可见，同样是原始记录，并不影响我们对档案与图书、文物进行区分与管理。
也许有人会说，既然原始记录性是档案的本质属性，那么文件与档案的本质属性岂不完全相同?的确，由于“文件与档案记录的内容相同”、“文件与档案的物质形态相同”，因而“文件与档案的本质属性相同。原始性和记录性的有机统一。是文件和档案的共同本质属性。”⑤所以，文件与档案从本质上来说则属于同一事物。但是，有人据此认为，既然文件与档案本质属性相同，那么“文件与档案属于同一概念”⑥。其实，这是对文件与档案关系所作的错误理解。文件与档案之所以属于同一事物，是由于两者的载体与内容完全相同，这就决定了两者的本质属性相同。但同一事物在根本性质不变的情况下，次要性质可以发生变而恰恰是这种变化使得同一事物的发展呈现出阶段性。所以说，文件与档案是同一事物，但并不是同一概念。我们通常所说的文件与档案是同一事物在不同阶段的两个名称，也就说明了这一点。
二、客观记录的归档保存性
查启森同志对原始记录性提出质疑，并进而认为“档案的本质属性是客观记录的归档保存性”，“构成档案的根本条件，是归档保存。归档保存是文件向档案转化的关键。没有这一程序，也就没有档案。”⑦这一认识似乎是正确的，因为档案保管机构保存下来的档案一般是经过归档这一程序的。但问题在于，归档并不是档案保管机构获此档案的唯一途径。文书部门和业务部门的归档，相对于档案保管机构来说就是档案的接收。档案保管机构除了正常的接收之外，还有向社会征集和搜集档案这一补充手段。如果把客观记录的归档保存界定为档案的本质属性，那么未经归档保存的客观记录就不是档案。这无异于否定了档案保管机构的征集与搜集工作。若此，档案的收集工作岂不仅仅成了档案的接收工作?对此，张辑哲同志指出，“是否集中保存不能作为档案的必要属性看待。实际情况是，无论是否集中保存，档案就是档案，非档案就是非档案。”⑧因而将客观记录的归档保存性作为档案的本制裁属性显然是欠妥的。
三、信息性
随着信息这一概念被社会所接受，档案是一种信息的认识也被档案界所认同，于是刘建平同志便认为“档案的本质是信息”⑨。
当然，从信息角度看，档案所记录的内容无疑是信息。但是，图书、情报所记录的内容也是信息。可见，信息性是档案、图书、情报的共同属性，因而信息性只能是档案的一般属性。因为“档案学界一般都认为，档案是其原始内容和原始载体的统一体；档案信息仅指档案内容而不包含载体，也不强调内容的原始性，……根据信息论的描述，信息不是物质，只是信息的存贮、传递必须借助于物质载体，而且这种载体纯粹是为了信息的存贮、传递服务，没有其他特定的要求，比如‘原始性’的要求”。⑩张辑哲同志也指出，“由于信息这一概念外延极大，因此仅仅认为档案具有信息性或说档案本质上(主要指其内容)是信息是远远不够的。对档案信息的认识仅仅停止于这一水平是极为肤浅的，甚至可以说是毫无意义的。”⑾
应该说，档案虽然是一种信息，但档案这一种信息除了具有信息的一般属性如何扩充性、可压缩性、可替代性、可传输性、可扩散性、可分享性外，还具有自己的特点：它是一种未经加工处理的原生性静态信息。因为信息可分为社会信息和自然信息，从记录方式来看，社会信息又有记录性信息和非记录性信息之分，而记录性社会信息还有原生信息和派生信息之别，档案、文件则原生的社会信息，而图书、情报则属于派生的社会信息。因此，泛泛地称档案的本质是信息是不确切的。
四、非现行性
傅荣校同志认为，“档案的本质属性——非现行性，不是由于档案的历史(原始)记录性等属性决定的，而且文件由于其功能——作为实践活动的工具发挥作用的必然结果。”⑿
很显然，这一认识是依据文件生命周期理论而得出的。文件生命周期理论根据文件所起作用的不同，将文件划分为现行文件、半现行文悠扬和非现行文件三种。由于我国不存在半现行文件这一概念，于是该观点持有者便将文件划分为现行文件和非现行文件两种，且认为“非现行性是档案区别于现行文件的唯一本质属性。”⒀
笔者认为，档案的本质属性是非现行性这一认识是不符合我国的实际的。因为国外的现行文件是指“一个机关、团体或组织处理现行业务时经常需要用到，因而继续存放在其形成地点的文件。”⒁非现行文件是指“处理现行事务已不再需要的文件。”⒂而我国一般认为文件具有现行的效用，档案是办理完毕的文件。可见，我国的档案概念并不是依据文件所起的作用去加以认识的。在我国，文件只要从手续上或程序上办理完毕，就可以看作档案，一般应在第二年上半年向机关单位的档案保管机构移交。我国的档案概念是具有我国自己的特色的。宗培岭等同志明确指出，“我国与西方国家对档案概念的理解是有差异的，用西方档案学理论体系中的文件生命周期理论来解释我国的档案概念显然是不妥的。”⒃笔者认为，由此而认定档案的本质属
性是非现行性也是不妥善的。
综上所述，原始记录性是档案的本质属性，其他几种对档案本质属性的认识，或有失偏颇，或有所欠缺，都存在着不足。
注释：
①③吴宝康主编《档案学概论》，中国人民大学出版社1988年版，第40、41页。
②⑦查启林《档案“原始记录性”质疑》，《图书情报知识》1994年第2期。
④⑧⑾张辑哲著《维系之道——档案与档案管理》，档案出版社1995年版，第9～10、7、27页。
⑤韩玉梅主编《外国现代档案管理教程》，中国人民大学出版社1995年版，第28页。
⑥刘智勇《我国现有档案定义的缺陷》，《档案学研究》1995年第4期。
⑨刘建平《从信息和信息科学看档案》，《山西档案》1996年第1期。
⑩陈作明《档案学研究中若干问题的思考》，《浙江档案》1996年第9期。
⑿⒀傅荣校《文件生命周期理论研究(之四)——理论研究意义(Ⅰ)》，《档案》1994年第5期。
一、当前有关的档案保护法规及新型载体档案的特点
我国档案保护技术贯彻“以防为主防治结合”的原则重在基础设施和基本保护条件的改善。国家档案局于1986年颁发的《档案馆建筑设计规范》根据我国的经济情况提出了库房设计的要求对档案的保护从安全、温湿度控制、光照等方面提供了最基本的条件。1987年又颁发了《档案库房技术管理暂行规定》，为档案库房的科学管理提出了可操作的、较具体的要求。
二、各种新型载体档案的管理、利用及保护
新型载体档案因其载体制成材料各异化学稳定程度不同在保管过程中应针对其特点尽量按类别做到分库保存统一管理。
不同载体的保管方法有许多相同的方面防光、防尘、防水、防霉、防虫、防潮、防盗是其共同性根据其特性要采取相应的措施进行保护。库房内一般应配备强制通风设备与空调设备使其处于适宜的温湿度和空气洁净度中各种不同载体的存贮应配备专门柜架例如影片通常使用金属柜架录音和录像材料应使用木制柜架和非磁性材料制成的柜架再就是各类新型载体档案应定期进行检查以判断是否需要修复或需要进行其他保护性处理。
下面介绍几种特殊载体档案的一般保护技术供大家参考
1照相底片底片是一种化学感光材料极易引起化学变化和自毁它又属于胶质材料极易起火熔化和变质其保护条件要求较高。通常应配备空调设备控制温度并给予附加的防潮措施如放置中性吸湿剂。
2照片照片档案的保护应着重于抑制霉菌的生长可调节库内环境的pH值添加必要的防霉剂。
3缩微片保管环境需有适宜的温湿度且不含有害气体。缩微片中最常用的银盐胶片的最佳环境温度不含硫化氢、二氧化硫等酸性气体以防缩微品发生粘连、霉变、发脆、变硬、图象失真和乳胶层脱落等变质损坏现象。另外要选择适当的保管器具和存放位置。为减少其与外界空气的接触常选用密封较好的金属容器存放并把盖子处用胶带密封。存放缩微品的柜架要求距地面15米以上以免潮湿和浸水。不常用的胶片最好立站以免挤压变形或磨损。使用中避免污染和刮伤图象表面拿胶卷时手不要触及药膜只能拿胶卷的上下边缘。缩微片连续阅读不能超过规定时间以免设备过热胶片受热易发脆变形。保存中胶卷不应卷得过紧不能加橡皮筋缠绕，不同种类的胶片应分开保管以避免产生化学反应等。
4磁带磁带的保护应注意避免灰尘的侵蚀要远离磁性物体防止磁带消磁对于长期存放不用的磁带要定期绕动防止磁带粘连与生霉。录制孔应打开以防误操作抹掉信息。
5软磁盘软磁盘需防磁、防折、防潮。不能直接用硬笔在磁盘上写标签不能触摸数据读写区磁盘保存中要立放防止挤压变形写保护口置于写保护状态。
6光盘光盘的保护应着重预防划伤预防受热、受挤压变形和老化。其信号稳定性方面比磁盘好得多但由于其数据密度比磁盘也大许多倍要求定位准确度更高尤其数据光盘一旦划伤或变形将可能导致整张盘的数据无法读出。光盘在使用中不能用手直接触摸数据面放置时数据面朝上平放以免弄脏或划伤用完后及时放回保护套或盒中保存中要放在保护套或盒中立放。光盘若被弄脏用无腐蚀性的清洁剂清洗干净还可正常使用。
由于新型载体档案的自身特点为安全的保护和利用它们，应专门建立新型载体档案的借阅利用制度并严格审批手续。磁性载体文件应一式两份归档应将其中一份作为保存件不得外借。利用率高的档案应另制做复制件利用中使用复制件妥善保存原件。录像片也应另归档一套可供借阅的备份片。
三、计算机档案管理系统的应用和维护
一、走近馆藏，在档案中找文化
馆藏档案能够相对集中地体现一个地区各种不同的文化，而这些文化是一个民族的根，一个民族的魄，其力量深深熔铸在一个民族的生命力、创造力和凝聚力上，影响着民族的发展道路和前进方向。通过档案折射出的文化内涵，可以使社会各个阶层形成共同的价值观念和思想观念，增强社会各个阶层的归属感、认同感，进而增强民族的凝聚力，为经济和政治的发展提供强大的精神动力。历史是面镜子，档案是历史的真实记载，保存档案的目的在于借鉴和利用。在档案中寻找昨天的故事，可以彰显档案文化的活力，用文化的力量推动经济社会的发展。要了解馆藏档案，在档案中挖掘文化宝藏。一是“摸家底”。掌握档案的数量、门类、主要内容、保存形式、数字化开展情况等。二是经常翻阅档案。定期组织人员“蹲到”档案库房中，浏览档案，并记录档案的主要内容。对档案珍品，应做到“烂熟于心”，对普通档案，应做到“心中有数”。三是找素材。在翻阅档案的过程中，找出证明历史的有力证据，发现适合开发利用的档案素材。四是编研精品。及时将有故事的档案材料进行二次加工，或整理成册，或制作成专题片，投入社会，唤醒人们对档案文化的热情。
二、依靠媒体，为档案文化造势
1．加强沟通联系，利用媒体宣传档案文化。与电台、电视台建立合作关系，提供档案材料，开发电视专题片，宣传档案文化；与报纸、杂志建立联系，通过设置档案专栏、发表档案类文章等方式，扩大档案影响面；定期邀请媒体单位参观档案展览和档案馆，适时与媒体沟通工作情况，提高媒体对档案的关注度；将档案做成广告、展板等形式，放在人行道两侧、社区宣传栏、楼内墙壁上等醒目位置，邀请媒体进行宣传报道。
2．发挥网络优势，引领群众关注档案文化。一是不断加强档案信息网站建设，建立目录数据库、全文数据库和电子文件中心，实现网上档案查询。二是在网上申请专门的讨论社区，设置不同类别的档案话题，客户端可以进行匿名评论。三是将档案材料挂到大型网站上，也可以挂在博客、空间、微博、微信上，或通过QQ、跟贴、评论等形式，引导群众由关注档案反映的事件开始，进而关注档案工作。
3．正确引导舆论，促进媒体发挥应有作用。在网上对欲发表的评论进行审查，并及时组织人员发表正面言论。召开新闻会，发表官方观点，正确引导舆论。向社会推荐馆藏档案资料，发放宣传册，组织赠书、送书活动。大力推进档案的利用、咨询，开展历史讲座等，让百姓通过文字的、实物的资料了解城市的发展、历史的变迁。
三、紧跟热点，用文化传递正能量
要发挥档案的作用，就要紧跟社会热点，以百姓关心的人物或事件为突破口，传播带有正能量的文化，真正使百姓品味到生活的“幸福感”。通过下基层、察民情、听民意，可以了解到老百姓最关心的就是社会保障、婚姻、学籍、教育、卫生医疗、食品药品等。这些内容，在档案中都有体现，又都离不开文化问题。如果没了文化，即使百姓有再好的福利条件，也不一定能感受到“幸福”，相反，也许会造成各种关系的紧张甚至会影响社会稳定。紧跟热点，传递正能量的档案文化，可以让人们的心态更加阳光，让社会更加和谐，让生活更加“幸福”。一要形成档案文化品牌。加强高品味档案文化信息的传播，努力形成一批体现时代精神、口味高雅的文化品牌，形成积极向上的思想主流。二要实现档案的知识管理。如果档案的实体管理和信息管理还只是简单的“搬运工”式的管理，那么知识管理则涉及资源的整合和利用，可以为档案文化传递正能量打下坚实基础。三要完善民生档案体系。档案部门应该充分利用资源优势，以时事热点为线索，建立制度保障，健全机制，加大人财物的投入，从而充分完善民生档案体系。四是突出档案文化特色。强调吉味文化，通过建立文化长廊、搞档案展览、制作档案墙报等形式，突出具有吉林特色的档案文化，营造浓厚的档案文化氛围。
四、总结
总之，在文化发展的道路上，档案部门应借着改革开放的东风，扬科学发展之帆，以更加昂扬的斗志，更加务实的作风，全力投入到新一轮的大发展中去，为推动文化事业和经济发展而努力奋斗！
作者：徐冲单位：吉林省档案局
1.1对软硬件系统的依赖性
电子文件是按照确定的某种标准规则，记录在特定载体上的编码信息集合，需要特定的软硬件系统环境才能翻译阅读。脱离了这种特定环境，就根本无法看到电子文件的存在和记录的信息内容，所以电子文件对产生的标准规则及软硬件系统环境有极强的依赖性。随着信息技术的发展，原标准规则及计算机软硬件技术发展更新，就有可能导致原有电子档案信息无法读识。电子档案信息对软硬件系统的过度依赖性给今后的安全问题带来了很大的困难。
1.2存储的高密度性
电子信息的发展和数量，呈几何倍数增涨，海量的数据需要大容量的存储介质，随着记录技术的快速发展，数字信息由早期的纸带打孔到后来的磁带、磁盘再到现在的光盘等，存储密度不断提高。目前一块硬盘容量已达数个TB，一张蓝光光盘通过纳米级波长的蓝光激光光源及多层记录技术的应用，可以记录数百GB数据。光盘上构成0和1数据刻痕直径小于0.15μm，1张光盘可存数百万张打印在纸上的文字信息。电子档案的高密度，一方面对节约空间、拓展应用带来有利条件，另一方面却对电子档案的保护提出了严格的要求，任何一个小的失误或一条轻微的划痕都有可能导致数量巨大的档案信息遭到破坏。
1.3信息与载体之间的可分离性
传统档案是固化在某种载体上，不能分离，称之为档案实体，有明显的原始性特征，不易被复制加工。而电子档案，虽然依赖于软硬环境，但按一定的规则可以非常轻易地被复制、更改，传输，可以做到迅速而不留任何痕迹。因此电子档案的原始性、真实性、凭证作用就受到威胁和质疑。这种信息与载体之间的可分离性，给电子档案信息的安全提出了前所未有的挑战，档案管理人员不仅要保护电子档案实体不受破坏，同时也要保护信息内容不被人为篡改。
2档案信息的保护目标
电子文件技术随着整个计算机信息技术的发展而发展，电子文件的产生环境、文件格式、存储介质在不断更新，而作为档案的电子文件却需要长期或永久保存并被查询利用。因此，如何确保电子档案的长期可用性是保护电子档案安全的主要任务之一。同时，电子档案的真实性、完整性、安全保密性也是主要保护目标。
3电子档案保护的技术措施
3.1电子档案系统安全
电子档案系统安全，一般是由硬件系统和软件系统构成。硬件系统本身的安全称为物理安全，软件系统的安全主要有操作系统的安全、网络系统的安全、数据库系统安全及各种功能的应用软件系统安全等。因此，这种保护措施可分以下几类：1）设备层的安全管理。设备层的安全主要通过采用物理防范，解决机房场地的防灾保护，电源的稳定与净化，重要服务设备的冗余设计，安全可靠的存储，以及信息系统的异地存储保护，不低于3套的脱机光盘保存等，同时制定完整物理层面的管理规范和措施提供安全技术方案，使设备免受外来攻击造成意外损失。2）网络层的安全管理。网络层的安全任务主要是防止病毒、木马、黑客的攻击，防止档案数据被非法访问。最有效的办法就是运行档案信息系统的网络与外界实行物理隔离，但电子档案的最大优势，如远程查讯利用、共享资源等受到局限。而在公共网络上，资源虽可以得到充分利用，但安全问题又成为难题。近年来，随着政务信息的公开，档案资源的逐步开放，公共网上出现了越来越多的应用。外网的安全是必须面对并努力解决的问题，目前可以通过使用路由器及交换技术设置、防火墙、入侵防御系统等网络安全策略的制定提供相对安全的解决方案。3）应用层的安全管理。应用层的安全主要通过使用网络监控与恢复技术，防病毒、漏洞检测，入侵检测技术，上网行为管理等对网络安全进行扫描、实时监控、权限控制、自动报警，并对计算机信息网络系统的使用情况建立日志记录，及时发现系统中的异常情况。
3.2电子档案信息内容安全
确保电子档案真实性、完整性、长期可读性，是档案信息内容安全的基本要求。电子文件的存放寿命依赖于存储介质的寿命，理论上光盘的寿命可达百年，但实际上谁也不能保证该光盘数据10年后还能够完整读出。尤其文件格式技术上的发展与改进，软件环镜与硬件系统的更新，都需要档案人员对存档的电子文件进行备份转存、文件存储格式的转换等维护。这一过程，要建立制度，明确责任，严格审核、评估、管理，以延续电子档案保存期限，确保档案内容的安全。另外，应用软件系统中针对用户权限的管理；档案数据密级划分，目录和文件的读写权限，开放范围的划控等，是对在线档案信息内容安全管理的必要手段，是任何一个档案信息管理系统重点思考解决的问题。
4电子档案信息的灾难恢复
4.1灾难恢复含义
《信息安全技术信息系统灾难恢复规范》（GB/T20988—2007）中表述灾难恢复是指将信息系统从灾难造成的故障或瘫痪状态恢复到可正常运行状态，并将其支持的业务功能从灾难造成的不正常状态恢复到可接受状态。将灾难圈定为由于人为或自然灾害，技术风险、设备故障等原因，造成信息系统运行严重故障或瘫痪。主要涉及的技术和方案有数据的存储、备份和恢复；本地的高安全防护和远程异地防护方案等。
4.2灾难恢复前的存储备份方式
信息数据的存储、备份，是灾难恢复的前提，没有安全可靠的存储、备份，无从谈起恢复。备份的方式有多种多样，最常用的主要是全备份、增量备份、差分备份。全备份是将整个系统中相关软件、数据全部备份一遍；增量备份就是每次备份的数据只是相当于上一次备份后增加的和修改过的数据；差分备份就是备份上一次全备份之后新增加的和修改过的数据。全备份所需时间最长，占用的空间最大，但恢复操作最简单，当系统中数据量不大时，采用全备份是可行可靠的；增量备份恢复起来比较麻烦，但每次的备份任务少，系统资源占用最少；差分备份相对节省存储空间，恢复较方便，但备份时较麻烦。因此，在备份时要根据他们各自的特点灵活使用。在实际应用中，采用的备份方式常是以上几种的结合。
4.3灾难恢复采用的技术
高校数字化的档案信息从传输、存储到显示利用都要通过计算机来实现，计算机和网络是生成和利用数字档案信息的基础和前提，离开计算机软硬件和网络的传输，数字化的档案信息就不可能读取和显示，因此，数字化档案信息对计算机及网络有很强的依赖性。然而众所周知，计算机及网络具有一定的不安全性，因为计算机网络的某些隐患，有时会使档案信息遭到毁灭性的破坏，这就产生了档案信息的安全问题。如何确保数字化档案信息的保密性、完整性、真实性和可利用性，给高校档案数字化工作带来了极大的挑战，对高校在档案数字化进程中采取先进技术和有效措施，保障高校档案信息安全提出了较高的要求。
二、数字化进程中高校档案信息安全现状
档案数字化给高校档案工作带来了新的生机，数字化档案信息的网络传输和查询在为社会提供广泛信息服务的同时，也给高校档案的信息安全带来了严峻挑战。例如：在数字化加工过程中，有的高校利用勤工助学学生或通过外包实现档案全文数字化，存在对学生培训不够和对数字化加工服务机构、加工场地、加工人员和加工成果等方面监管不到位，管理不规范的问题；有的高校档案管理人员没有经过正规的机要保密培训，在工作实践中，对已触“红线”的档案信息资料继续以常规方法挂网；有的政府信息安全部门对进行档案数字化工作的单位指导不到位等等。
1.高校档案数字化进程中没有完整的法律法规制度保护信息安全。
目前，各高校全文数字化工作主要依据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》、《电子公文归档管理暂行办法》等法规。法规制度分散零乱，缺乏系统的规划和设计，对于高校档案信息安全保障法规不成体系，缺少专门的法规。
2.高校档案数字化没有统一技术规范标准。
目前，没有一套具体全面、系统规范、科学合理、可操作性强的档案数字化技术规范，来保证高校档案数字化工作能够安全、科学、规范、有序地进行。
3.高校档案数字化评估、防范少，档案信息安全缺乏预警能力。
高校档案信息安全保障体系的各部分建设仍处于相对独立的状态，常将档案信息安全保障与档案信息安全保护混为一谈。人员岗位职责不明确，业务操作不规范，有越岗代岗现象，有的操作人员在相关计算机上使用与档案数字化无关的软件，难免带来病毒侵袭等隐患，造成数字化系统瘫痪，使得安全保障阶段的能力仅仅停留在保护的水平上，不能主动防御和动态保护档案信息安全。
4.高校档案专业人才短缺，档案信息安全保障缺乏发展能力。
在档案信息开发和利用过程中，人始终参与其中，是档案信息安全的制造者，也是档案信息安全的护卫者。随着档案信息化的推进和档案事业的发展，对档案工作者的要求也越来越高。在档案信息安全保障体系建设中，专业的信息安全人才是不可或缺的部分。
三、数字化进程中高校档案信息安全策略
1.遵循法律制度是高校档案信息安全的基础。
法律制度是高校档案数字化工作生成、管理、存储、利用各环节的参与人员共同遵守的规章或准则的统称，包括政策、法律、法规、标准、内部规定等多种形式。连续、有效、健全的制度是科学应对档案数字化进程安全风险的保障。通过科学的制度建设，约束威胁数字档案安全的人为因素，调动各方面人员应对安全风险的积极性才是根本。在数字化进程中，要保证高校档案信息安全，必须加强法制管理，充分运用法律手段，规范档案管理人员对数字化档案信息的安全保障。把保障档案信息安全的各项工作纳入法制化、规范化的轨道，进而提高档案管理部门对档案信息安全工作的管理水平。目前，高校档案数字化进程中应遵循的相关法律法规包括：《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《高等学校档案管理办法》、《电子公文归档管理办法》等等。这就要求高校有关部门一方面要依据现有法律法规，加大执法力度，严格执法，切实起到保障高校数字化档案信息安全的作用，另一方面针对高校档案信息安全面临的复杂问题，上级有关部门要进一步完善高校档案信息安全的法律法规，尽早出台有效的专门的法律依据。同时，高校也要根据自身的实际情况，修订数字化档案信息安全管理办法。
2.制定档案信息安全标准是高校档案信息安全的前提。
档案信息安全标准是一种多学科、综合性、规范性的标准，其目的在于保证档案信息系统的安全运行，保证利用者和设备操作者的人身安全。面对数字化档案事业的不断发展，制定数字化档案信息安全标准对保证高校数字化档案信息安全与保密起着重要的作用。高校要根据国家相关标准与规范，结合学校实际情况，在充分调查研究的基础上，制定一套具体全面、系统规范、科学合理、可操作性强的档案信息安全标准，保证高校档案数字化工作科学、规范、有序地进行。档案信息安全标准包括以下几个方面的内容：一是网络基础标准，主要涉及基础通信工程建设、网络平台建设、网络互联互通技术等方面；二是应用标准，基于部分高校档案数字化信息也会面向公众，为社会提供必要的服务，所以要制定字符内部编码标准、数据处理格式标准、信息输出标准等；三是应用支撑标准，主要涉及信息交换平台、电子记录管理和数据库方面的标准，能给高校档案数字化提供各种支撑和服务；四是信息安全标准，主要涉及安全级别管理、身份认证、访问控制、加密算法和数字签名方面的标准；五是管理标准，主要涉及人员管理、制度管理和档案信息管理等方面的内容。
3.安全技术保障是高校数字化档案信息安全的核心。
数字化档案信息是高科技产物，因此也需要高科技技术来保障档案数字化信息服务、编研工作和档案信息安全工作。高校档案数字化进程中面临的技术风险多种多样，归纳起来主要有：软硬件配置不当、数字化技术不成熟等等，这些都会对信息安全构成隐患，但只要有防范意识，绝大部分风险都可以规避。目前，高校档案数字化进程中涉及到的信息安全技术主要有以下几种：一是防火墙技术。它是设置在被保护网络和外部网络之间的一道屏障，在外部网与内部网之间建立起一个安全网关，从而防止发生不可预测的、潜在破坏性的侵入。它可以通过监测、限制、更改跨越防火墙的数据流，尽可能地对外部屏敝网络内部的信息、结构和运行状况，以此来实现网络的安全保护。二是数据加密技术。数据加密技术一般与防火墙技术配合使用，它是为提高信息系统及数字档案信息的安全性和保密性，防止机密信息被外部破析所采用的主要技术手段之一。三是反病毒技术。反病毒技术包括预防病毒、检测病毒和消除病毒三种技术。四是访问控制技术。在操作系统和数据库系统中规定了访问控制的权限，如规定文件建立者具有可读、写、修改或执行的权限。强制性访问控制引入了安全管理员的机制，增加了安全保护，可防止用户无意或有意地使用自主访问的权利。五是安全审计技术。通过对网络内发生的各种访问情况记录日志，并对日志进行统计分析，进而对资源使用情况进行事后分析，它也是发现和追踪事件的常用措施。
4.有效的安全管理是高校数字化档案信息安全的关键。
数字档案信息安全管理是以数字档案信息及其载体为对象的安全管理，它的任务是保证高校数字档案信息的使用安全和信息载体的运行安全。数字档案信息安全保障的管理体系是指以系统全面科学的安全风险评估为基础的、体现“防患于未然”为核心的、动态的数字档案信息安全管理。数字档案信息安全管理活动包括建立机构、制定计划、开展培训、落实措施、检查效果和实施改进等过程。学校档案部门必须成立一个安全管理工作组，负责实施和监控整个档案数字化信息安全管理活动，对档案数字化信息及信息处理设施的威胁、影响、脆弱性及三者发生的可能性进行评估；不定期对人员进行安全策略及安全技术的培训，有效地遏制来自外部和内部的攻击，增强安全防护能力和隐患发现能力，确保高校数字档案信息资源内容和信息载体的安全。
5.高素质的人才是高校数字化档案信息安全的保证。
人员管理是高校数字化档案信息安全工作中最关键的部分，也是最难的部分。应对各个时期的安全风险，有效管理参与人员应建立在以下两个假设之上：一是人人都可能带来不确定的安全风险因素，人人都肩负着保证信息安全的职责。在对外部非授权用户制定防护措施时，也要加强对内部人员的管理、培训、监督和审计工作。二是参与人员分工不同，每类人员参与档案信息安全的工作分工也不同。在保证档案信息安全工作计划中，应明确主管领导、技术人员、管理人员、数字档案形成者和利用者的权利、责任和义务。
四、结语
