时间：2022-10-21 20:46:07
首先高校人事档案信息化建设顺应了高校人事制度改革。随着高校的不断发展，要求高校要加强与创新高校管理体制，其中高校的人事制度是高校管理制度改革的核心，通过高校人事改革推动高校人力资源的不断完善，而高校人事制度的改革需要完善的人事档案管理模式，即高校能够快速的获悉高校人力资源的各种信息，便于高校对人力资源的优化配置，而这就必须要依赖具有信息共享性质的信息化管理系统平台；其次人事档案管理信息化实现了高校人力资源的最大配置。人事档案信息化管理就是通过计算机系统将高校的人力资源信息统一纳入到信息共享平台中。通过人事信息的网络化管理实现了对人事信息的分类管理，便于及时的了解高校人力资源的个人信息，比如我们决定对某位教师进行奖励时可以直接通过计算机信息平台调取它的个人信息，而不再需要进行大面积的搜索，大大提高工作效率；最后有利于对实体档案的保护。实体档案是以纸张的形式存在，这样人们在查找相关信息时需要不断的翻阅纸质档案，人们在翻阅的时候不可避免造成对纸质档案的破坏，而实施档案信息化后人们利用实体档案查找信息的次数将大大减少，从而有效的避免一些重要的纸质档案损害的现象出现。
2高校人事档案管理信息化建设存在的问题
2.1信息化管理的意识薄弱长期以来我国的高校人事档案管理工作主要采取的是手工操作模式，对于信息化建设的认识程度不够，其主要表现为：一是高校人事档案的存在比较分散，结合笔者多年的工作经验分析，高校的人事处、教务处以及学生处都存有相关的人事档案，可以说人事档案存放的不统一，不利于档案信息化的构建。同时高校的人事信息收集情况也存在大量的问题，由于当前高校基本实施的二级院校独立管理的模式，造成高校对二级院校的人事档案信息了解不清楚，档案信息收集的不及时对档案信息化系统的构建会产生深远的影响。二是高校的人事档案管理工作仍然处于传统的手工管理模式，并且以纸质形式为主，没有充分的利用计算机技术实现档案信息的数字化。三是高校的人事档案信息化硬件基础相对比较匮乏。经过笔者对多所高校的基础设备调查发现，高校对信息化建设的重视程度还是比较高的，高校档案管理人员配置了电脑、打印机等基础设备，但是扫描仪、照相机的配置率不高，而这些设备的短缺必然会影响人事档案信息化的建设进程。
2.2人事档案信息管理系统功能性比较差信息技术的不断发展为高校人事档案信息系统发展提供了重要的平台支撑，基于信息技术的不断发展，各个高校基本上都建立了人事档案信息管理系统，但是就这些信息管理系统的运行效果看，其还存在不少的问题：一是高校档案信息管理系统应用的数据库比较简单，造成不能及时的对一些数据进行处理，影响人事档案的工作效率；二是人事档案管理系统的应用性比较差，很多院校的管理系统没有建立开放式链接功能，造成人事档案管理系统的利用率比较差，比如信息管理系统应用的程序比较滞后，其不能兼容原始档案信息，造成人们不能利用信息管理系统查询需要的信息；三是人事档案信息管理系统的建设标准存在滞后性，导致现有的信息管理系统无法兼容一些文件格式。
2.3信息安全保护措施不完善人事档案在某种程度上讲具有保密性，因为人事档案中记载了大量的个人信息，实现人事档案信息化管理就需要面临信息安全的问题，通过采取一系列安全保护措施避免因网络安全而出现个人信息泄露的事件。但是高校在人事档案信息系统应用中往往会忽视安全工作：一是高校的管理者对安全的重视程度不够，意识不到人事信息的重要性，因此他们不愿意在安全防护方面投入更多的资金；二是对人事档案信息管理系统的安全性能的检测、维护等工作落实不到实处，很多计算机网络安全管理人员不严格按照相关的规范对计算机网络进行必要的安全检测，比如不及时根据网络安全漏洞进行系统升级等。
3高校人事档案信息化建设的具体对策
3.1强化高校人事档案管理人员的信息化意识实现高校人事档案管理信息化前提就是要强化人事档案管理人员的信息化意识，提高他们对档案工作的重视程度：一是高校的管理者要具有人事档案信息化建设意识。信息技术的不断发展，构建信息管理模式是新型高校发展的基础与主要趋势，一所高校的信息化建设水平很大取决于高校管理者对人事档案信息化的重视程度，如果高校的管理者具有信息化意识，那么他们就会增加对高校人事档案管理信息化建设的资金投入、制度完善等工作。二是提高人事档案管理人员的信息化意识。档案管理人员是档案工作的具体操作者和使用者，如果他们没有较高的信息化意识，那么无论学校的信息化建设水平多高，高校的信息化工作都不能取得理想的效果。当然高校的工作人员也要具有信息化意识，信息化建设离不开档案信息的支持，如果高校人员不注重对相关档案信息的收集，那么信息化建设也不能取得理想的效果。
3.2建立人事档案网络化管理体系随着网络技术的发展，高校基本上实现了信息化管理模式，高校的网络基本上覆盖了高校的各个环节，高校网络已经融入到日常的教学活动中，因此稳定、全面的网络覆盖率为高校人事档案信息化建设提供了重要的物质基础，为档案管理拓展了网络资源共享平台。首先高校要建立基于档案信息的身份验证系统。高校人事档案管理系统要根据用户的需求建立基于开放程度和开发范围的控制系统，根据级别不同对其授权的范围也要不同，比如对于一般人员只允许其具有查阅相关资料信息的权利，而没有修改、输入相关信息的功能。其次要合理设计人事档案信息资源数据库。数据库的设计要遵循以下原则：规范数据库的命名、控制字段的引用、库表重复控制以及头文件处理等。并且要保证数据库的容量要符合高校的发展规模。最后加强学校内部不同院系之间的人事档案信息共享程度，基于当前高校实施二级院校独立管理的模式，导致二级院校之间的人事档案信息的共享程度不高，因此高校要充分利用网络技术实现人事档案信息的共享。
3.3做好人事档案数据资料的保密工作高校实施人事档案信息管理在给高校的人事档案管理工作带来便利条件的同时，也给高校的档案信息安全产生巨大的威胁，首先系统软件的升级可能造成人事档案电子信息的兼容问题，造成电子信息的不识别，影响用户的正常使用，比如在传统人事档案信息转化为电子数据时，其转化的格式与高校的信息管理程序不兼容，这就导致人事档案信息不被系统所识别。二是加强对高校档案信息管理系统的安全技术防护措施。基于网络环境的复杂性，一些网络病毒、黑客等会侵犯高校的人事档案信息系统，造成相关信息的泄漏或者丢失，为避免此种现象高校信息管理部门要通过设立防火墙、定期升级杀毒软件以及做好加密技术等提高高校人事档案信息管理系统的安全。三是做好人事档案信息管理系统的网络技术，高校的人事管理信息系统要杜绝与社会网络相联，从网络源头杜绝外来不良行为的入侵破坏。
3.4提升档案信息化管理人员的综合素质，实现档案管理人员专业化高校人事档案信息化建设需要一批懂计算机技术的专业人才，因此高校要加强对现有档案管理人员的培训力度，鼓励档案管理人员进行深层次的学习，通过系统的教育培训提高他们的专业技能。提高人事档案管理人员的政治素质。档案管理人员必须要有高度的政治意识和保密意识，以较强的责任心对待人事档案管理工作。高校要积极的引进优秀的档案管理人才，提升整个高校档案管理工作水平。
一、城建档案数字化及信息化进程中存在的主要问题
1.城建档案工作的人力资源薄弱。调查数据显示，目前城建档案管理的工作人员中仅有48%的本科生，相近专业的高水平人才仅有38.5%，普遍存在学历偏低问题且数字化、信息化方面的专业技术人才不到3%。这就导致很多城建档案工作人员的业务素质、思想观念和整体水平跟不上日新变化的信息时代的脚步。人力资源缺乏必要的素质和活力，直接影响整个城建档案数字化及信息化的进程。人手不足，工作量与人员配备不成正比，这必然导致城建档案工作数字化及信息化发展缓慢和滞后，跟不上时展的步伐，更不能为城市的发展提供优良服务。
2.实现城建档案数字化及信息化的资金条件不足。在一些不发达地区，由于资金条件有限，直接导致城建档案信息化进程中的硬件软件设备投入都不足，因为在21世纪的今天，高配置的计算机、打印机、先进的信息管理系统、扫描仪等设备室城建档案建设中不可或缺的设备，以及信息管理系统的运行和维护都需要大量的资金支持。而现状是很多地方在上述设备的投入中力度不大，没有引起管理层的高度重视。
3.城建档案工作前期准备工作不充分。前期准备工作是城建档案数字化及信息化的重要基础和基本前提，而现阶段城建档案的前期准备工作仍存在一些漏洞和不足之处。尤其是在纸质档案的资料不完善、资料质量偏低、保存不安全等方面，城建档案管理的专业要求较高，因为档案涉及社会的各行各业，这就需要拥有较强综合能力的专业人员负责工作。很多城建档案部门过于重视文本文件的资料收集，而忽略了视频、音频、图片等电子文件档案的收集。
二、实现城建档案数字化及信息化的具体措施
1.着力打造专业城建档案建设人才队伍。首先，要构建一个高素质水平的人才队伍。培养一个优秀的专业城建档案建设人才队伍是城建档案工作的必要条件和前提基础，只有加强专业人才队伍的建设才能使城建档案工作有效顺利的开展。其次，要严格要求，科学管理。《南通市城市建设档案管理办法》中提到对于在工作中有“、、”的人员，不仅要给其所在单位和上级主管行政处分，还要上报司法部门追求其刑事责任。这样严格的要求，不仅利于人员的管理，更利于城建档案工作的科学开展。再次，要强化人才队伍的专业素质，提升城建档案数字化管理技术。一是要明确工作范围，工作职责。江苏南通的城建档案数字化信息建设包括城乡建设规划、管理中涉及的图表、文字、图片、影音声像、图纸等多种形式的承载着历史记录的档案资料。二是要提升数字化、信息化建设管理水平。
2.相关部门要加大对城建档案工作的资金投入力度。城建档案数字化及信息化需要技术力量和物质条件作为支撑，无论是在优秀人才的引进和培养、信息系统的开发，还是先进设备的引进、系统网站的维护都需要大量资金的支持和维护。因此，相关部门首先要对城建档案数字化及信息机化建设管理引起重视，要将其纳入议事议程并付诸行动，加大其资金的投入力度。以江苏某城建档案馆为例，管内配置了档案密集架、底图柜、声像档案防磁柜等档案装具，并配备2台服务器，1TB容量的数字档案存储磁盘阵列，25台计算机，20台空调，10台去湿机，为该市规划、建设、城建执法、解决房产纠纷和房改等工作提供了依据和凭证。
3.建设标准化、规范化的档案信息。目前我国档案工作还缺乏一套完整、切实可行的系统化、标准化的规则，以此来保证城建档案的规范统一以及完善，从而达到资源的充分共享和有效利用。
三、结论
在数字化和信息化的过程中要注意方式方法，避免急于求成，要循序渐进，统揽全局，实现档案管理历史性的跨越，为促进我国经济社会发展，维护社会政治稳定提供快捷有效的档案信息服务，并对后世做出更大的贡献。
作者：韩双单位：苏州太湖国家旅游度假区管委会
关键词：数字化档案信息开放利用原则
1传统“开放原则”的思想承继和内涵扩展
“数字化档案信息开放利用原则”并非是“空穴来风”或“生造概念”，其蕴涵的“权利意识”和“人本意识”与历史上由来已久的“档案开放原则”一脉相承，其实现的政策环境直接依赖于我国从“历史档案开放”方针到《中华人民共和国档案法》一以贯之的“开放利用”规定，同时又是新的历史条件下对传统“开放原则”内涵的扩展。
1.1对“开放原则”思想的承继
“档案开放原则”在国际档案界的提出和普及经历了一个从“档案馆开放”(法国1794年4月7日法令确立)到“档案开放”的思想演变过程，在中国档案界经历了一个从“历史档案开放”(1980年中共中央的决定)到“档案开放”的实际操作过程。《档案法》使面向我国“公民”的“档案开放”由行政指令转变为法律行为，增加了档案开放的规范性和透明度。尽管目前档案开放时间和范围时常受到社会的质疑，但“开放利用”的指导思想则一直是相当明确的。
随着社会信息化浪潮下国家对信息资源开发重视程度的提高，随着以信息技术为依托的档案生成和管理电子平台的设计实施和推广，档案开放利用自然而然地扩及到了数字化档案信息利用领域，使得“数字化档案信息开放利用原则”具备了与传统“档案开放原则”在思想上、理论上、政策法规上的一致性。而且，目前主要通过网站建设、网络、数据库在线检索、Email传递等方式提供利用服务的数字化档案信息的利用越来越注重利用过程的“以人为本”，无论是网站设计的信息构建和信息内容的选择，都在技术人性化的趋势中开始考虑人本精神的体现，让“档案的人权”在“比特”世界中也能受到尊重和保护。“数字化档案信息开放利用原则”在精神内涵上继承了“档案开放原则”的人本理念和人权思想，以保证社会所有公民对数字化形式的档案信息的方便获取和自由利用权利。
1.2对“开放原则”内涵的扩展
以网络化为特色的数字化档案信息利用所带来的不仅是基于技术革新的原有服务范围和类型的扩大，更造就了新的思想观念的形成，新的研究视野的定位，新的利用群体(服务对象)的出现，以及利用性质的转变(从有目的学术利用到无目的休闲利用)和服务流程的重组。从历史发展背景和理论发展规律来看，“数字化档案信息开放利用”应比“传统档案开放利用”具有更为深广的内涵，并非侧重于强调从隔离到接触，从保密到解密，而倾向于倡导一种“系统开放”、“面向用户”的利用服务，更加关注服务理念、渠道、模式、技术的开放性，关注利用过程中障碍的消除、信息交流的普及和推广，关注符合用户需求和个性需要的信息组织和加工。
当然，由于现阶段大部分数字化档案信息只是纸质传统档案的“电子副本”，纸质“原件”不开放，数字化信息即使生成也无法开放利用，只能体现保管功能而未发挥利用优势。所以，数字化档案信息开放利用的实现仍然迫切需要国家各级各类档案馆加快档案解密开放工作的步伐，尽快缩小规定和实际开放度之间的差距。但笔者提出“数字化档案信息开放利用原则”的侧重点不在解密开放(这涉及信息敏感度、历史原因、政治体制、国际形势等复杂因素和法律法规、鉴定技术、专家培养的跟进)．而在于确立具有时代气息的“用户利用导向”的“开放式”数字化档案信息服务宗旨和目标，为多种途径的数字化档案信息利用提供原则和依据(完整全面的数字化档案信息开放利用原则体系包括基本原则、具体原则和实施原则三个层次，其中“系统开放原则”、“用户中心原则”是其基本原则，内涵要义笔者已另撰文阐述)。
“数字化档案信息开放利用原则”在精神实质上与“档案开放原则”具有历史上的渊源关系，同时又通过信息技术的优势弥合了从“开放”到“利用”的时空间隔、范围局限和方式限制，体现了对现实问题的回应和突破。
2档案信息利用的困境突破和现实回应
社会档案利用水平和服务程度是新型档案利用原则和理念萌发的现实土壤，档案利用的现实状况和外部环境决定了新型档案信息形态能否诞生以及新的档案利用方式是否具有生命力，是“数字化档案信息开放利用原则”提出的现实基石。
2.1突破档案信息利用困境
目前档案信息利用正处于困境之中。有学者从国家档案局1994-2003年的统计数据中揭示出“馆藏档案利用与99％以上的人不相关、档案利用与90％以上的馆藏档案不相关”的窘迫局面。
档案信息利用困境的产生既有档案信息本身的特点所内生的利用障碍，也有档案利用过程中时空间隔、范围局限和方式限制所带来的制约因素，还受到档案信息提供者、管理者、服务者以及利用档案的用户意识和行为的多重影响。对于档案信息的本质特点所导致的利用障碍，通过转换档案信息形态或载体性质，组织和深度加工档案信息内容，可以部分弥补和相对弱化，这正是“数字化档案信息”产生和迅速增长的源动力。对于档案利用活动中各参与主体消极影响的规避，只有依靠对档案信息价值的充分认知，依靠相关制度对各自行为的规范约束才能实现，这正是“档案开放”原则和制度不断调整修改、档案利用理论和法规不断补充完善的动力。而在利用服务过程中实现时空超越，扩大范同和灵活方式，是突破档案信息利用困境最立竿见影的有效方式。
首先，“数字化档案信息的开放利用”能够突破时空边界。“数字化档案信息”以“二进制代码”形式存在，以“比特”形式传播，只要服务器和数据库能正常工作，档案用户就能够在任何时间任何地点以任何方式检索和利用所需信息，在利用上突破时空边界。实际上，图书情报界早已多次探讨了基于互联网技术的3A服务(anytimeanywhereanyway)的重要意义，并在网络信息利用服务上开展了大量工作。信息技术在档案领域催生了大量数字化信息，确立“数字化档案信息开放利用原则”既是对传统服务方式的变革，又是对信息化社会冲击的适应。其次，“数字化档案信息开放利用”能够提升档案开放度。一方面，政府信息极强的公开时效要求推动了网上现行文件目录和全文的公开利用。这种“数字化的文档信息”在开放时限上已经与历史档案开放具有“天壤之别”，有的信息甚至是一生成即提供网上利用。在政务公开和信息化建设大环境下开展的“文件公开”实际上已经实现了当今档案的“高开放度”，必然提升未来档案开放的整体开放度。另一方面，档案开放度一直以来被界定为已开放档案数量与馆藏档案总量或已满30年馆藏档案数量的比值。这种开放度是一种客观的从档案保管和管理机构视角衡量的开放度。但是，由于当今信息传播和利用方式的灵活多样性，实际上社会利用者主观感知的“开放度”并不与客观的档案馆“开放度”完全一致。正如美国原史密森研究院档案馆馆长威廉·W·莫斯早在1999年就指出的“开放利用”强调的是档案的“可利用性”应从“对利用者友好”角度来衡量。对于越来越庞大的网民团体和在信息社会成长的一代，信息“可利用性”往往等同于“网上可获取性”。档案开放如果无法达到“数字化档案信息”的“网络化”开放利用层次，其开放度在社会利用者心中的认同必然大打折扣，这也是为何政府信息公开在提供纸质定点文件利用的同时尤其重视政府网站的电子文件公开。确立并执行“数字化档案信息开放利用原则”能提升档案开放度在网络用户心中的实际感知。最后，互联网世界的开放精神、现代社会对民主、权利、透明度的追求也将给历史档案开放进程带来更多压力和动力，促进其开放度的提高。
2.2回应电子政务信息公开利用
“数字化档案信息开放利用原则”提出的现实基础既建立在对档案事业内部利用服务现状的审视和考察上，以触动现实的“坚冰”、实现困境的突破为目标；同时，也立足于国家大力推进信息化建设这一外部环境，以积极回应政府信息化的重点内容——电子政务建设全面推进的需要，准确及时把握社会环境中的有利契机；顺应加强社会信息资源开发利用的时代呼唤，服务国家和政府当前的“中心”工作。
2001年8月，党中央重新组建国家信息化领导小组，其常设办事机构——国务院信息化工作办公室随之成立，电子政务建设开始进入全面推进阶段。电子政务建设的全面推进加快了信息化与政府管理的结合，促进了信息技术在政府办公、业务工作、公共管理、社会服务中的广泛应用，客观上产生了海量的丰富多彩的数字化档案信息。这不仅拓展了档案信息的种类、档案工作对象和学术研究领域，而且鼓励并刺激了社会信息获取和利用需求，为“数字化档案信息的开放利用”提供了物质条件和意识条件，创造了新的机会和动力。同时，也突显了传统档案信息传播利用渠道较窄、速度较慢、时空制约度较大、实现共享利用代价过高等缺陷，使得档案信息数字化转换和网络化服务变得更为紧迫。档案信息与政府信息的紧密联系使得数字化档案信息成为了电子政务信息资源深度开发和及时处理的核心资源。政府文件在政府信息中的极大比重和权威性，具有中国特色的文档管理体制决定了数字化档案信息开放利用是电子政务信息是否能够传播共享和有效利用的关键环节。
档案界对电子政务建设的积极回应也已进入了项目规划阶段。列入档案事业发展“十一五”规划的三大重大项目之一的“国家数字档案建设与服务工程”建设的总体目标是：“以3127个国家综合档案馆为建设对象，以分布式档案数据库建设为核心，重点建设涵盖全部馆藏档案的全国性、超大型、分布式、规范化、可共享的档案目录数据库、纸质档案全文数据库和多媒体档案数据库；建立适应国家经济建设和社会发展需要的档案信息资源共享体系；建立适应各级党委政府电子政务建设需要的电子文件归档管理和电子档案接收管理系统。”“数字化档案信息开放利用原则”的及时提出和确立能够为档案部门融入电子政务信息建设和服务提供指导性意见。
3未来利用需求的趋势分析和积极应对
“档案工作一直把用户的需求放在第一位，但主要是到阅览室进行利用的用户。”“在线用户可能永远也不会造访档案馆”，“亲自到档案馆的用户只是用户的一种，而且在我们的用户中所占比例将越来越小。”英国曼彻斯特大学的档案同仁对于档案用户类型和需求趋势变化的论述也正好揭示了我国档案信息利用者的未来需求走向：越来越多的档案利用者可能是档案网站的在线用户，越来越多的档案信息服务将通过数字化、网络化、智能化的形式从实体档案馆搬到了数字档案馆。
3.1档案利用新需求的尊重和应对
现代信息技术对信息用户的影响在档案领域同样深远而广阔。作为一种不可替代的社会信息资源，档案信息不仅被传统的习惯于利用纸质档案原件或复印件，习惯于到档案馆使用照片档案和声像档案的档案利用者所需要，也是熟练掌握各种信息工具，习惯于轻点鼠标在网上冲浪的信息用户应该享有的宝贵财富。目前，信息资源管理界在用户研究和信息服务领域十分关注如何解决因信息素养、信息能力、信息基础设施条件的差异而导致的“数字鸿沟”和信息利用“不公平”问题。但是，对于信息化建设较为落后的档案界而言，因为传统观念和服务手段转变过慢而导致的另一种“信息不公平”更应该引起重视。正如我们不应强迫那些习惯档案目录卡片检索、喜欢领略档案原件风貌、偏爱到馆内使用档案的传统档案利用者都转而成为档案网站的在线用户，同样，我们也必须尊重那些喜欢享受网络世界跨国界、超时空、大容量、快捷方便信息服务的利用者的信息获取习惯和行为方式。对于已经将互联网作为主要的信息获取和利用方式的用户而言，如果没有“数字化档案信息开放利用”的配套措施、技术和服务，如果无法通过网络搜索、浏览、下载档案信息以获取知识和查阅资料，那么他们的档案信息需求将无法满足或者被抑制于萌芽状态。对于这些不想利用原始档案资料的网络用户来说，档案信息形态的单一、提供场所的独有也是对他们的需求习惯和方式的“不尊重”和“不公平”。只在档案馆内开放而无法网络利用，对其而言也是一种不方便的利用和不彻底的开放。
毫无疑问，未来的档案信息需求将越来越多地从实体转向内容，从纸张型转向数字化、多媒体，从到馆查阅原件转向搜索和点击档案网站。只有尊重新型档案利用需求的出现，重新定位利用者类型，并对未来利用需求进行理性判断和预测，才能在社会变化中仍然较好地发挥档案的信息价值。这正是“数字化档案信息开放利用原则”提出的长远考虑和对未来档案利用变革的意义。
3.2数字化档案信息开放利用是个性化服务的基础
【摘要】当前,计算机管理已经广泛应用于各行各业。本文针对医院档案管理的信息化进行探讨,分析了医院档案信息化需要面对和解决的问题,提出了对应的策略。
【关键词】医院档案管理信息化
1何为档案的信息化管理
1.1档案信息化管理的内涵
档案信息化管理的内涵包括两个方面:一是应用信息技术对档案信息系统集成、有序分类、便于查询、开发应用,对档案的鉴定分类、编目、排序、检索、归档保存等进行高效的管理,以提高医院的管理效率。二是用信息流来调控档案物流,最终实现“无纸化”管理,促进管理创新。
1.2档案信息化管理的内容
(1)数据资料信息化。应用扫描仪、计算机和网络把应当存档的文件、资料信息等以统一规范的数据格式录入计算机,以备处理。
(2)工作流程信息化。通过专用软件实现档案分类、编目和排序,为此首先需要规范管理流程、确定岗位员工的工作标准,减少人为调控和干预。为保证文档一致性,医院办公自动化系统要与档案管理系统兼容。
(3)档案检索信息化。在施行分级检索制度的前提下,通过医院网络和互联网可随时准确地检索到所需要的存档文件、资料、原始记录、文献等。
1.3档案信息化管理的条件
一是需要配备开放式电脑查询检索系统,向利用者提供快捷、方便的档案信息服务。
二是要加快医院局域网络的建设。
三是需要建立档案用户信息库,及时分析、了解用户对档案的需求,有针对性地编辑完整的系统档案信息,提高档案利用率。
四是要紧紧围绕中心工作,多角度、多层次、多形式地开展利用宣传活动。
2医院档案信息化管理的重要性及必要性
2.1适应社会发展的需要
现代信息社会日新月异,人们对各种时效性强、具有高价值的档案信息的需求量越来越大,对利用网络实现档案资源共享的要求越来越强,对档案工作服务信息化的要求也相应地越来越高,传统的档案管理模式及各业务环节已不断受到新的挑战。
2.2提升档案管理水平的需要
从总体上来看,医院档案管理现代化程度不高,有些单位还比较落后,这就需要不断更新管理意识,改革管理方法,运用先进的设备与技术,提高工作效率,实现管理的现代化,从根本上提高档案管理和利用的水平。
2.3确保医疗事业可持续发展的需要
档案信息化管理不仅有利于发现、培养和造就大批人才为医院事业发展服务,而且将会大大提高工作效率,使档案信息资源得到更加充分的开发利用,同时可以延长档案寿命。
3医院档案信息化管理需要解决的问题
3.1需要大量资金投入
医院档案信息化的初期建设需要整体规划,包括整个硬件平台和网络基础设置,如需要投入的设备就有计算机、扫描仪、数码相机、刻录机、缩微设备、打印机、复印机等,还需要进行信息的安全防护,这些都需要很大的经费投入。另外,这些电子产品更新换代速度快,生命周短,其后续的维修、更换、升级等也在一定程度上制约了档案信息化工作的开展。
3.2任务繁杂,工作量大
医院档案的信息化管理有很多优势,但其工作量并不轻松,档案的信息化建设需要完成的工作很多:(1)对现存档案室的纸质档案进行数据化处理,通过扫描缩微等手段,将其转换成电子文件。(2)要利用文档处理软件按照标准要求对数据库进行规范整理,便于检索利用。(3)要对医院职能科室和业务科室提供网上利用平台,搞好远程服务。(4)要采取数据备份,数据加密,设置防火墙等多种防护措施,确保档案信息安全。(5)要根据电子信息技术的不断完善与进步,要对电子文件进行转换升级,使其处于可用状态。(6)纸质档案与电子文档并存,工作量是双倍甚至是多倍。
3.3难以获求满足工作要求的人才
档案信息化管理要求工作人员要有相适应的熟练的计算机操作技能,有获取判断运用信息的能力,要有精通的档案业务知识。那种既会档案管理、计算机操作,又懂卫生管理的复合型人才大受欢迎。但档案部门待遇不高,优秀人才难以吸引进来,进来后又难以留住,冗员又难以消化。
3.4需要转变传统的服务方式
传统的档案管理处于一种封闭的环境下,收集的也只是上级发来的红头文件、科研课题等等,没有对信息进行深层次的开发和加工,致使应变能力不强,竞争力不高。而档案信息化面对的是远程的看不见的,是背靠背的服务,服务方式是公开的透明的全方位的,服务质量要经得起网上的检验。这就要求我们要更新服务理念,拓宽服务领域,提升服务质量。
4正视问题所在,加强医院档案信息化的建设
4.1医院档案信息化的问题所在
(1)基础设施有待完善。大部分医院的局域网建设还有待完善,有的办公自动化系统尚未实施,形成不了医院档案专业体系,档案信息化管理也由此受到制约。
(2)技术保障与政策支持不够。保证电子文件信息安全的技术措施还有待于相关法律、法规、规章和标准的引导,电子文件的法律地位尚未确立。另外信息安全技术问题也缺乏明确的管理性、业务性和技术性标准。
(3)相关体系规范有待健全。档案信息化建设的前提和必要条件是档案工作的标准化、规范化。目前虽然已有一些标准规范出台,但还不能满足档案信息化快速、有序的发展。制约着信息交流的范围和程度,直接影响着档案信息化建设的步伐。
4.2医院档案信息化的措施
(1)加强基础设施建设。包括软硬件方面的设施,即各种机器设备、各种档案自动化处理程序、档案数据库建设等。
(2)重视人才培养。档案信息化建设涉及的技术性较强,要采用各种措施,培养既掌握档案管理知识,又通晓计算机和网络技术,又熟悉医院业务的复合型人才,以满足档案信息化建设的需要。
(3)加强安全管理。一方面要制定严格的档案信息化安全保密制度,强化从业人员的安全保密意识和安全防范技能,另一方面要完善档案管理系统和严密的流程化处理机制,引入科学实用的网络安全应对策略,加强监控。
参考文献:
[1]程洁.医院档案信息与数字化管理初探[J].实用全科医学,2007,(05).
关键词：信息化建设;干部人事档案管理;必由之路
由于现代计算机技术突飞猛进的发展，对于干部人事档案管理而言，不能只停留在纸质材料的保管与利用上，更要依靠现代信息、网络技术和资源，利用现代网络技术和计算机技术构建一个崭新的平台，从而提高企业的干部人事档案的管理能力。因此，信息化是干部人事档案管理的必由之路。现代企业的档案管理者，需要有职业创新意识，将实现干部人事档案信息化建设作为推动企业人事档案管理工作的长期目标。
一、干部人事档案信息化建设的必要性
1.降低目前干部人事档案纸质化存储与管理的风险。干部人事档案是组织人事部门按照党的干部政策在培养、选拔和任用干部等工作中形成的记载干部个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作业绩等内容的文字材料，并按有关规定进行整理后形成的。一本完整的干部人事档案，会跨越数十年的时间，完整的记录干部从中学至退休及死亡的全部信息，具有唯一性、完整性、无可替代性。因此，干部人事档案对于个人和企业的重要性是不言而喻的。如果遇到火灾、洪灾、地震等重大灾害或意外，致使档案出现损毁，将会给企业和个人带来无法估量的损失。因此建立干部人事档案的备份及信息化存储将会大大降低目前干部人事档案纸质化存储与管理的风险。2.确保干部人事档案的完整性和安全性。加强推进干部档案信息化管理，能大大提高干部档案保管及利用水平。通过将干部个人纸质档案转化为直观化，可视性强的电子图片文档录入干部档案管理系统，能充分实现运用计算机技术对干部档案进行管理，最大限度的减少直接查阅档案的次数，防止档案在查借阅过程中产生的磨损，减少人员对纸质档案材料的接触，防止人为涂改和档案内容缺失。3.提高人事信息利用效率。科技型企业的发展，得益于人才的发展。干部人事档案，构成了一个庞大的各类人才信息资源库，开发利用档案信息资源，充分发挥干部档案的作用，对于培养人才、选拔人才、使用人才具有十分重要的意义。同时，进一步完善干部档案信息管理和分类管理，对于各类人才、不同行业、不同地区之间的人才流动，促进人才资源的合理配置，同样有着重要意义。应建立一套完整的干部人事档案信息采集系统、管理系统和信息处理系统，提高人事信息利用效率。
二、干部人事档案信息化建设的可行性
企业干部人事档案信息化，就是根据企业的实际情况，在干部人事档案管理中，全面运用现代信息技术，对企业干部人事档案现有信息资源进行处置和管理并提供利用服务。企业干部人事档案信息化建设，可以从实现档案信息的数字化和网络化，实现干部人事档案的信息接收、传递、存储和提供利用的一体化，实现档案信息的共享，引发档案管理模式的变革。可以说，现代信息技术为实现干部人事档案信息化建设提供了技术保障。
三、干部人事档案信息化建设的内容
1.档案资料的数字化转化。首先利用扫描仪将现存的干部人事档案纸质材料录入计算机，通过计算机技术处理，将扫描的图片材料转化为数据资料。2.建立干部人事档案信息化建设与管理标准规范。从管理、法制、技术等方面制定标准规范，建立适用于档案信息采集、网络化利用、数字资料长期保存、档案资料安全保障等各方面的标准规范。制定的标准规范应在充分调查研究的基础上依据国家标准与规范逐步建立适用于企业的干部人事档案信息化建设与管理的标准规范，如：干部人事档案电子文件的归档与管理，人事档案信息资源的标识、存储、查询、管理与利用标准等。逐步建立起企业干部人事档案信息化建设与管理标准体系。3.建立干部人事档案材料收集的信息系统。干部人事档案信息的采集包括十大类材料的收集，第一类履历材料、第四类职业资格评聘材料、反映个人科学研究水平的材料，第九类招工任免材料，出国出境材料由人力资源部技术干部部门提供；第二类自传材料、第三类领导考察、考核、鉴定材料由人力资源部干部部门提供；第五类政审材料、第六类党团组织建设工作中形成的材料由组织部门提供；第七类表彰奖励材料由工会及组织部门提供；第八类涉纪涉法材料由纪委部门提供；笔者之所以罗列出来，是干部人事档案信息收集系统的建立涉及人事、组织、及其他有关部门，需要与企业人力资源管理信息化建设想衔接，将干部人事档案信息化纳入人事、组织部门信息化建设体系中。各部门提交的干部人事档案信息需要由档案管理人员审核后才能进入干部人事档案信息库。4.建立与人力资源管理系统与人力资源数据相衔接的信息库。目前我们已能够完成干部对人事档案的基本内容包括姓名、性别、民族、出生日期、身份证号、政治面貌、简历、参加工作时间、学历、学位、毕业时间、毕业学校、所学专业、学习形式等基础信息的采集工作。对于干部任免考核材料、专业技术职务技术人员业务能力、专业特长、科研成果论文论著获奖材料、业绩考核材料、奖励惩罚材料，工资材料，家庭信息材料等则需要通过编辑各种信息资料库，建立班子建设、干部管理、干部任免、干部教育、干部统计、党员统计等子集库来形成了干部人事档案库。通过集约化的共享数据库和发达的计算机通信网络，建立各部门的信息交流的通道，来实现企业干部人事档案的信息化管理。5.采取有效的安全措施。采取有效措施建立干部人事档案数据库的安全存储与恢复机制，在档案信息化管理与利用工程中，由于使用了网络技术，加大了档案信息泄露的渠道与风险，需要建立各种加密技术、防火墙技术与病毒防控系统。同时干部人事档案信息库的利用，需要建立相应的查阅与利用权限以保障干部人事档案信息的安全。6.加强相关人才的培养。推进干部人事档案信息化的关键是人才。干部人事档案的信息化，其中包括档案收集内容的数字化，现有档案材料的数字化，文档处理的一体化，电子档案的保存安全性，档案利用的多样化，使得干部人事档案的信息化管理与纸质档案的管理有着截然不同的方法，这就对档案管理人员提出了更高的要求。干部人事档案信息化建设是一项复杂而宏大的系统建设，需要一批懂档案管理又能熟练掌握信息技术的人才，只有把人才问题解决好了，才能使档案信息化建设符合正确的方向，才能最大限度地能满足企业对干部人事档案信息化管理的需求。干部人事档案信息化建设是一项长期、全面而又具体的工作，信息化建设的实现不可能是人力资源部档案部门力所能及的，也不是凭档案管理人员及几个计算机技术人员能够完成的，它需要企业各级领导及计算机部门领导的大力支持，更需要企业统筹兼顾全面安排。在中国中铁的干部人事管理工作中，已经实现了ERH人力资源信息管理，信息化将会是人力资源管理的核心，随着企业人力资源信息化建设和网络技术的不断发展，必将实现干部人事档案的管理信息化，干部人事档案信息化的实现也一定能促进企业的发展。
参考文献：
[1]王一楠.人事档案管理与信息化建设[J].中国科技纵横,2016(13).
[2]胡春梅.新时期人事档案管理信息化建设研究[J].人力资源管理,2015(5).
[3]刘慧超.新时期下人事档案管理的信息化建设探讨[J].才智,2015(35).
【正文】
随着档案信息化建设的逐步展开，人们越来越多地意识到，档案信息化建设不仅涉及大量技术问题，而且也涉及许多过去从未碰到过的管理问题。对绝大多数档案管理部门，特别是市县级档案管理机构而言，在实践中单纯依靠其自身的技术力量很难顺利进行有关信息化内容的建设。据笔者调查，目前已经或正在进行档案网站与数字档案馆建设和档案数字化转换的单位，都不同程度利用了外部技术力量。可以认为，各级档案管理部门在档案信息化建设中利用外部技术力量将成为一个带有普遍性的做法。从表面看，这是一个技术问题，但实质上它是一个管理策略问题。如何科学选择信息技术供应商以及档案管理部门在信息技术外包过程中究竟应扮演什么样的角色，这些都是当前迫切需要做出回答的问题。
一、档案信息化中的信息技术外包策略及其驱动因素
信息技术外包(ITOutsourcing)是指组织以合同的方式委托信息技术供应商向组织提供所需要的部分或全部信息技术功能。
根据外包业务的具体内容，可将档案管理部门的信息技术外包业务分为如下几种类型：一是软件业务外包。它具体又可分为：①购买供应商开发的即买即用的应用软件包。如档案管理部门根据需要从市场上选择购买文档一体化管理系统或电子文件管理系统；②购买供应商开发的应用软件包，同时要求供应商根据本单位的要求进行某些修改。如针对档案数字化中对档案原始性特征保护的要求，某些单位在购买普通文字图像识别系统的同时，要求供应商对文字图像识别系统的某些功能进行修改；③要求供应商为本单位开发一个完整的能满足其业务需求的全新的电子文件管理系统，而不是购买市场上已有的通用电子文件管理系统或文档一体化管理系统，这种外包要求通常出现在一些特种行业与部门的文件与档案管理工作中。
二是数字化转换、档案网站建设或数字档案馆建设的工程业务部分或全部外包。这类外包表现为档案管理部门不仅向供应商购买有关应用软件包，而且还要求供应商提供与软件在档案管理中应用的部分或一揽子服务。如由供应商负责对传统介质档案的数字化转换、负责档案网站的建站与维护、数字档案馆基础设施构建、档案数据压缩与传输等具体工程业务项目。
三是将信息技术资产、人员及租赁资产等交由信息技术供应商负责管理。它是在前两种信息技术外包基础上发展出来的一种延伸性外包形式。在档案信息化进入数字档案馆建设阶段后，这种外包形式可以尝试使用。
档案管理部门在档案信息化建设中有选择地进行信息技术外包是由众多因素共同驱动的。这具体表现在：
第一、当前各级档案管理部门信息技术能力的限制。档案信息化各项内容的建设都需要更多的信息技术专业人才，而我国各级档案管理部门中这类人才却十分缺乏。从解决问题的方法上看，经过继续教育，现有档案管理人员可以在一定程度上适应技术操作的要求，但要其胜任文件管理系统的软件开发、档案网站设计与维护、数字档案馆构建等工作却有较大难度。从国际范围看，即使是在信息技术十分发达的欧美诸国和人才实力雄厚的国际知名公司，它们也十分流行利用信息技术外包策略来确保某些信息化项目的实施。因此，信息技术外包不失为解决档案管理部门内部技术能力有限的重要方法。
第二、档案管理部门经费预算的压力。选择更加节约的方式是档案管理部门在信息化建设中必须首先考虑的问题，信息技术外包策略如果运用得当，可以使档案信息化建设少走弯路，缩短周期和节约成本。一方面，信息技术供应商可以在多个客户之间共享软硬件、人力资源和知识，也可以通过批量购进软硬件资源而获得更多的折扣，从而有效降低档案管理部门的固定成本投入；另一方面，信息技术供应商一般都拥有比档案管理部门更加丰富的技术和资源，这决定了它能提供高质量、高效率、高效益的服务，由此也可降低有关成本。有关调查显示，将信息技术全部或部分外包可以平均节省9%的成本。
第三、档案信息化发展阶段的要求。笔者曾将我国档案信息化建设从总体上划分为计算机辅助档案管理阶段和电子档案工程阶段。在计算机辅助档案管理这一起步阶段，其信息化基本目标是运用计算机模拟传统手工管理方式，建立“计算机辅助档案管理系统”。电子档案工程阶段是档案信息化建设的高级阶段，这一阶段的信息化基本目标是建立档案网站和数字化档案馆，实现电子文件的网络化管理与服务。当档案信息化处于计算机辅助档案管理这一初级阶段时，其技术复杂性不高，有关功能也相对简单，对信息技术外包的需求程度不高；随着档案信息化向电子档案工程阶段的发展，在建设过程中对技术和功能的要求逐步提高，这也驱动档案管理部门选择信息技术外包策略以完成有关建设目标。
二、实施信息技术外包策略的支撑条件
值得注意的是，信息技术外包也存在一定风险。为了保证信息化进程中信息技术外包策略的顺利实施，档案管理部门也应具备相关的支撑条件。具体表现在：
第一、外包项目的科学管理策略。档案管理部门在信息化建设的不同阶段，其具体目标各不相同，外包的技术项目也有所区别。如何根据档案管理部门的管理基础、技术水平和社会功能科学分析不同时期的信息比具体目标，结合技术外包项目的特点科学选择信息技术供应商，并对外包过程进行科学管理等都是决定信息技术外包策略能否成功的重要因素。具体而言，档案管理部门应首先结合有关因素识别其当前需求，科学制订档案信息化建设的总体规划、目标任务和实施步骤。其次，应选择适当的技术项目进行外包。档案管理部门正确定外包项目时，应综合考虑相关因素，原则上是效益成本比和战略价值双高的业务不外包，而其他情况则要具体问题具体分析。例如，档案管理部门应重视信息安全问题，对一些高度敏感的数据项目应选择自建或慎重外包，并在外包过程中加强对信息技术外包风险的控制。在信息技术外包过程中，档案管理部门要不断赋予外包商完成其工作职责的权利，而伴随这一过程则可能出现档案管理部门主动控制权的丧失。档案管理部门在风险管理中，应利用合同对外包商的服务时间与质量进行控制；通过需求分析和合同测度对可能出现的成本攀升进行控制；通过强化自我保护和社会保护（如知识产权保护）意识，对信息秘密和有关知识产权进行保护。最后，档案管理部门应科学实施对外包业务过程的管理，特别是对外包项目有关文件的管理。信息技术外包业务过程一般分为外包业务选择、外包方案评估、外包合同管理、外包服务的监督等。对上述外包业务过程的各个具体环节档案管理部门都要进行科学控制与协调。其中，制定外包项目建议书和外包合同是两个十分重要的环节。档案管理部门在外包项目建议书中要定义档案部门对信息技术的需求，并据此对所需的硬件、软件、服务、成本与时间等提出要求；在外包合同文件制定中，则应包括档案管理部门与外包商的职责与义务、外包项目的质量指标、服务水平的调节、数据与信息的机密性及违规处罚和培训等事项。
一、文书档案信息化管理的优势
（一）提高办公效率。在以往的文书档案收集、整理、归档等过程中都需要手工操作，而且对后期的文书档案进行修改时还需要拆卷拆件重新整合，不仅浪费了大量人力物力，并且办事效率也低下，而利用了计算机信息化处理技术，文件资料的收集、储存、分类、利用都变得十分便利，提高了工作效率。
（二）便于规范保管。传统的文书档案虽然也制定了整理规范标准，但是由于是手工整理、录入，工作人员的主观能动性比较强，想把某一文件归为哪一类往往在工作人员的一念之差，而利用了信息化管理技术，客观规定哪一类文件规整为哪一个系统，都由系统程序做了硬性规定，不仅方便规范管理，而且也有利于查找。
（三）便于查阅利用。基于计算机文书档案处理系统，使纸质的文书档案转变为电子文件，使得文书档案可以随时随地查找，还可以利用大数据分析查寻需要的内容，便于档案的开发利用，大大提高了查准率，这些都是传统档案管理模式无法比拟的。
二、文书档案信息化管理中存在的弊端
（一）档案管理人员不适应新的信息化管理模式。部分档案工作人员文化程度较低，专业知识老化，知识面较窄，计算机水平不高，思想观念和管理水平跟不上时代的发展。这一现状极大制约了档案工作信息化的发展，部分档案工作者对于自身工作所面临的巨大挑战认识不足，或者满足于自己已掌握的知识，在接受新的技能后不懂得如何将其应用于实际工作中，或者缺乏应用的动力，不愿花费时间和精力来整合提高新的技能。从目前来看，许多档案部门缺少高技术人才，其中的档案信息处理复合型人才就更奇缺，尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就更谈不上档案信息化建设了。
（二）档案的安全性缺少保障。电子文件是在社会活动中形成的以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料，它的内容不仅容易变化，形式也易于修改，不能保证电子文件的原始性，使其失去参考价值。而且电子文件的存储介质不固定，可以在电脑、U盘、移动硬盘之间传递，很难认定那份为原始文件，而且这些存储介质易受磁场、电磁波等影响，需要经常做好备份，这些都对电子文件的保密性提出了严峻的考验。
三、文书档案在信息化管理中去弊存利的对策
（一）加强档案管理人员的现代化管理技能。随着文书档案规模的日益扩大，档案内容的日益丰富，档案信息载体日益多样。根据档案信息化建设的需要，迫切要求培养和造就一批既懂计算机网络技术，又懂档案信息管理的高科技复合型人才，为档案事业持续发展提供技术支持和人才保证。首先要加深对提高政治素质的认识，良好的政治素质是档案人员的内在要求。其次要加强业务培训提高专业水平，培训内容要因需设计，将培训内容与实际工作相结合。在安排上，除加强专业理论知识学习外，应加大计算机知识的学习，重视网络知识教育，以适应新时期档案工作的需要。
（二）提供安全技术保障。由于网络环境的不安全性，档案信息在网络上公开要保证信息安全，要对发布的信息进行筛选，可以主动公开的档案信息可以在网上发布，涉及个人、单位的保密信息只提供阅读目录，并采取访问权限、身份认证等保密措施进行保密，涉及国家秘密的禁止发布，从而保证档案信息不被非法访问、篡改、丢失、泄露。在这基础上，安全防护软件开发也需要更新换代，在技术上设置防火墙，实行访问人身份认证。把企事业单位内部办公网络和互联网分离，外部电脑无法访问企事业单位内部网络，无法查看在内部流转的文件。
一、科技档案管理的现状分析
目前在科技档案的管理中主要存在以下几个方面的问题：第一，科技档案管理模式落伍，信息化时代下的科技档案管理涉及大量硬件和软件的投入，尤其是在知识爆炸的背景下，科技档案的产生、分类、甄别、归档等工作量迅猛增长，继续采用传统模式对科技档案进行管理已经无法满足需求；第二，科技档案管理手段落后，科技档案管理的重要内容之一就是对科研工作的管理，而多数科研工作都具有周期性、阶段性和长期性等特点，涉及到需求论证、项目申请、科研实施、验收推广等诸多环节，持续时间长，涉及内容广，这一情况下，如果缺乏科学管理的手段和制度，往往会造成管理混乱和低效管理的情况发生；第三，科技档案管理专业化水平较低，完整的科技档案全程记录了科学研究活动的全程，由于信息化手段在科学研究活动中的广泛应用，因此，科技档案中涉及大量的设计图、工程图、照片、录像等新型记录形式，给管理活动带来更多的挑战，对其进行管理要求很高的专业化水平，但目前的管理水平和能力还存在较大差距。综合来看，目前在科技档案的管理中主要存在管理能力不强、投入资源不足、人才队伍培养滞后以及专业化水平不高等问题。
二、信息时代对科技档案信息化管理的做法和思考
科技档案信息化管理的目标要求就是充分利用现有的通信、计算机、数据库等先进技术，在国家、行业以及单位科技档案管理法规制度和标准规范的框架下，用信息化手段来保障和促进科技档案的管理水平，为科技档案资源的形成、收集、整理、保管、开发、利用等提供坚实的基础，科技档案开展信息化管理，重点可以从以下方面进行。
第一，采用信息化手段实现科技档案的自动编目、检索、立卷和标引等工作。对科技档案实施自动编目和自动检索是应用信息化手段管理科技档案的基本要求，其中自动编目是将收集到的科技档案相关信息制成档案机读目录数据库，在不同要求下编制出不同的档案检索工具，包括全宗目录、分类目录、案卷目录、专题目录、作者目录等各种目录和索引，充分发挥信息化编目速度快、项目全等优势。自动检索是通过查找档案目录并利用档号、题名、责任者、分类号、关键词等检索标志，迅速、准确地查找出满足要求的档案资料，与手工检索相比，自动检索速度快、线索形式多样，检全率和检准率高，能最大限度地满足利用者要求。计算机自动立卷是计算机以科技档案目录中每份文件的有关存录项为依据将某方面具有共同点和联系密切的文件综合在一起组成案卷，并自动对同一卷的卷内文件进行排列和编号等工作，极大地提高了立卷速度和立卷质量，改善了效率。科技档案自动标引是计算机通过对科技档案题名或全文信息进行字词切分、对内容特征进行分析，提取及给出正式主题词或分类号的过程，科技档案自动标引能够显著提高工作效率和加快科技档案目录数据库的建设。
第二，采用信息化手段实现科技档案的借阅、统计、编研及保管环境的自动控制。科技档案的借阅管理和统计工作复杂而繁琐，而通过采用信息化手段进行自动借阅管理和统计，对科技档案的利用登记、审批、检索、调卷、归档、利用情况统计等进行自动管理，不但能够有效完善科技档案的借阅管理制度，还极大地提高了工作效率。采用信息化手段实现科技档案的借阅管理，重点涉及内容包括以下几个方面：用户的借阅资格验证、借阅情况登记、归还登记和自动统计。
通过利用计算机技术，还能够有效实现对科技档案资料的自动编辑处理，不但能够提供对科技档案原文信息的检索和分类，还能够对科技档案资料进行文字编辑处理和排版印刷等工作，实现科技档案资料的自动编研。另外，在科技档案的管理环节中，对档案保管环境的自动控制非常重要，应用计算机技术对档案排架进行自动管理，能够结合科技档案登记数据库的信息，给出档案库房架位的分配图，实现架位的自动分配，为新进科技档案合理分配架位，提高架位的利用率，还可以实现对科技档案保管环境的温、湿度以及防火防盗等进行自动监测和管理。
第三，加强培育科技档案管理的信息化人才。对科技档案实施信息化管理以及使信息化管理模式不断深入的关键是信息化人才，信息化人才是使用信息化手段进行科技档案管理的主体，也是实现科技档案信息资源增值的主体，更是不断将科技档案管理向信息化方向不断推进的中坚力量，因此需要加强科技档案信息化人才培训，使科技档案管理的信息化活动能顺利开展，并实现可持续发展。
三、结束语
在信息技术飞速发展的背景下，在科技档案管理领域，基于信息化的应用将越来越广泛，因此科技档案管理部门需要采取有效措施，加大投入，确保科技档案信息资源的完整、安全和有效开发利用，全面推动科技档案管理现代化和信息化水平。
作者：任平 单位：中冶赛迪工程技术股份有限公司
［关键词］医院会计档案；信息化；医患关系
0引言
良好的医患关系是医疗卫生事业健康发展的基础，也是社会和谐稳定的要求，充分的医患沟通是解决医患矛盾、增进医患互信的关键。新形势下调整传统的医院会计档案管理模式，加强医院会计档案信息化建设和管理，可以加深医患之间的信任和沟通，提高医务人员工作效率，促进医院持续改进。
1基于医患沟通的医院会计档案信息化管理
1．1建立信息化平台，简化就医流程
由于医疗资源配置和分级诊疗制度的不完善，许多大医院人满为患，许多患者排队等候的时间远远超过就诊时间，容易引发矛盾和投诉，构建信息化平台，将会计档案信息与医院信息系统（HospitalInformationSystem，HIS）对接，建立便捷、系统、准确的会计档案服务的新模式，缩短和简化挂号、取药、划价缴费、医保报销等一系列流程，可以减少患者排队等候时间，简化就医流程。通过医院会计档案的信息化管理可以向患者及公众开放档案检索工具及检索设备，通过医院各科室配备的费用查询设备，将患者所涉及的药费、治疗费、手术费在查询系统中分类列出。将门诊挂号号源变化，住院的空余床位，诊疗费用的变动，实时反映在公众服务平台，患者可以随时查询医院最新的信息，改善患者的就医体验，拉近医患之间的距离。
1．2改变医院会计档案保管的方式
通过信息化建设将医院会计档案保管的方式逐渐向开放式转变，建立健全会计档案检索工作体系，拓宽会计档案的信息咨询服务范围。以往的档案管理是重保管轻利用［1］，新形势下传统的档案管理服务方式已经不能够满足当前形势的需要。保存会计档案并开展档案工作的最终目的，都是为了利用档案，实现档案的作用和价值。服务性是档案工作得以存在和赖以发展的前提条件，树立为公众服务的崭新理念，改变保管、保密为主的观点，改变会计档案的借阅管理，通过修订会计档案借阅制度，方便患者对自己住院期间所发生的各种费用和相关档案资料进行查询，从而增加医疗收费的透明度，拉近医患距离，在医患沟通建立医患互信中发挥其价值。
1．3在信息化建设的基础上增加反馈、监督机制
利用局域网在医院门诊大厅、住院部设立电子触摸屏和显示屏，公示药品、检查、治疗、化验、手术、耗材价格，采购、收费公开透明，公示、监督收费标准，建立投诉和奖惩制度。并通过网上论坛、座谈会、投诉箱、投诉电话，处理和解决患者有关收费的疑问和投诉。还可以院外聘请价格监督员，通过医院会计档案信息化平台对医疗收费行为进行监督，建立畅通和谐的沟通平台。
2医院会计档案信息化在构建和谐医患关系中的意义
2．1促进医患之间的互动与沟通
医患双方在诊疗过程中存在严重的信息不对称，沟通不良或缺失，医疗费用的失误或纠纷往往容易导致患者对医疗过程、对医院的信任危机，是医疗纠纷的导火索，是医患关系紧张的重要原因［2］。会计档案可以作为医患沟通的有效途径。通过信息化管理和开设交流平台，使患者对医疗收费项目、医院相关的规章制度等有充分了解，还可以对医疗服务收费等患者比较关注的收费问题进行讨论和交流，让医院在接受监督检查和自身控制管理的同时，增强和患者的沟通与互动，缓解矛盾，增强信任。
2．2有利于医疗纠纷公平合理解决
医院会计档案是医院管理工作中的重要组成部分，体现了医院的主要经济活动，还记录着患者在医院诊疗活动的客观会计信息。医院会计档案管理信息化有利于保护珍贵档案资料原件，通过对医院会计档案资料进行扫描处理，将具有保存价值的凭证、协议、证书、报表、报告等资料存储于计算机中，医院所举证完整的、真实的会计档案信息可以作为法律依据。医疗纠纷的处理具有严肃性和科学性，便捷、系统、准确的医院会计档案则是维护医患双方正当权益、公正合理解决医疗纠纷的有效法律证据。
2．3有利于医院各科室间的沟通协调
医院会计档案资料通过计算机网络实现档案资料的共享利用，可以方便医务人员借阅，提高利用率，避免原件的损坏、丢失。会计档案信息化管理还能够使医院成本效益关系更加清晰平衡，密切医院管理部门和临床各科室之间的协作，调动医务人员的工作积极性，还可以科学有效地管理和考核医院各级医师，通过信息化手段，把发现的问题可以直接反映给相关责任人，提高工作积极性，规范其诊疗行为提高医疗质量［3］。
2．4有利于堵塞收费漏洞，规范经营秩序
由于医疗收费涉及的项目、人员众多，对医院会计档案信息化管理，有利于对医院各种经济活动有效的控制与监督、核算与分析，对医疗收费的各项业务，各个环节实现全方位、全过程的监控，可以最大限度地减少和纠正差错，堵塞收费漏洞，对于人为操作容易出现的问题，通过设置信息系统程序进行电脑自动限制，避免和减少可能产生的收费纠纷和投诉。
2．5有助于医院工作的持续改进
真实、完整的会计档案在监督、参与医院的经营管理决策中发挥着重要作用，准确、完整的会计档案可以为医院领导的经营管理决策提供重要的信息。根据会计信息进行科学决策，及时调整医疗服务的侧重点和方向使医院在提高诊疗技术水平合理调整医疗服务项目的同时，关注医院的服务质量和医疗收费问题，为医院的健康有序发展和持续改进提供依据，更好地为患者服务，减少医疗投诉医疗纠纷的发生率。会计信息有利于社会、媒体的监督，有利于差错、责任的纠正，还可以为上级主管部门、社会相关部门实施改革和制定政策提供决策依据。对医院维护自身信誉、体现人文关怀以及今后的可持续发展具有重要意义。
3医院会计档案信息化建设的措施
3．1领导重视
医院领导应当意识到医院会计档案信息化的重要意义，在人力、物力上给予充分的支持，并制定适合自己医院的会计管理制度和培训计划，选择稳定、准确、系统的医院档案管理信息系统，管好用好会计档案，把医院会计档案信息化的发展与促进医患沟通、提供医院核心竞争力结合起来。
3．2健全制度
健全会计档案信息化管理制度可以保证会计档案信息化的真实、完整、安全和使用方便。医院会计档案具有鲜明的行业特殊性，应依据医院的实际情况，依据《会计法》《会计档案管理办法》等法规性文件的要求，制定完善的管理制度，保证其准确性、系统性。不断优化会计信息系统，对原有的系统进行升级与更新，在提高其利用价值，为医院发展、医患沟通提供服务的同时，还应注意会计档案信息的安全性，保护医院财务安全及患者隐私。
3．3加强审核监督
医院会计档案涉及项目复杂、过程烦琐、灵活性大、人员众多，容易出现差错。只有建立和完善监管体系，实现全方位、全过程监控，才能最大限度地减少差错。可以通过医院自我监督、院外监督员和政府部门监督等多方位、多层次的监督管理体系，保障会计档案信息的准确性、及时性、完整性，降低差错率，提高透明度。只有通过完善管理和监督制度才能用好会计档案信息，这不仅是医院实现可持续发展的基础，也是缓解医患之间矛盾，构建和谐医患关系的重要保证。
3．4提高人员素质
加强会计档案人员专业素质和职业道德培训工作，加大培训和考核力度。管理制度、考核制度的完善，不仅可以提高相关人员的专业能力、服务意识，还有助于会计档案信息化管理的发展［4］。会计人员必须严格遵循会计法律、法规、制度和行为准则，坚持实事求是、客观公正、禁止弄虚作假，才能充分发挥医院会计档案管理的价值。
3．5妥善保管
单位会计档案必须科学管理，设专人负责，使档案工作的各个环节进入有序、可控状态。档案管理人员应定期将财务部门归档的会计资料编制系统完整的案卷目录和必要的检索工具，做到查找方便。并定期检查和备份，严防档案毁损、散失和消磁，发现问题及时汇报处理，并改善档案存储条件。
4结语
医院会计档案综合性强、涉及面广，依法、科学、规范地进行医院会计档案信息化建设与管理，是以病人为中心的具体体现，是维护患者利益，拉近医患距离的有效途径，必将在构建和谐医患关系中发挥积极的作用。
作者:张新艳 单位:1.第107医院2.浙江财经大学
参考文献
［1］赖新英．浅谈医院会计档案管理［J］．财会通讯，2010（3）：114－115．
［2］郑平，陆敏．设置兼职医疗收费护士减少医疗收费纠纷［J］．全科医学临床与教育，2007，5（3）：207－208．
关键词:教学档案;信息化管理;研究
一、前言
随着教学管理改革的进行，学校逐渐意识到教学档案管理的重要性，将该项工作作为教学管理中的一部分。由于学校办学规模不断扩大、教学活动也越来越丰富，教学档案的内容增多，形式也不再局限于书面文字，传统的管理方法显然已经不能满足实际需要。在这种形势下，教学档案的信息化管理已经成为一种必然，如何利用先进的信息技术提高教学档案管理水平，是所有教学档案管理者必须要思考的问题。
二、教学档案信息化管理中存在的问题
(一)对档案信息化的认识存在误区
首先，教学档案管理者没有认识到档案信息化管理的重要性，很多工作仍旧停留在手工阶段，不仅效率低，而且容易出错。很多教学工作者在对网络资源进行利用时，将一些音频、视频随意删除，没有按照规定处理档案资源，导致资源缺失，阻碍了档案的信息化管理。其次，很多管理者认为，档案管理信息化就是将档案编号规定，需要的时候直接查询编号就算是实现了信息化管理，这显然是一种认识误区，这种错误的认识阻碍了档案信息化的发展，不利于教学档案资源的利用［1］。
(二)硬件、软件设施不完善
硬件设施是档案信息化的基础，但是从目前的情况来看，大多数学校的硬件设施都不够完善，如计算机的容量不够大，不能满足实际需要，扫描仪不够先进，不能对所有类型的资源进行扫描等，这些都对教学档案的信息化管理造成负面影响。而学校虽然积极引进了软件设施，也比较重视教学档案系统的开发，但是一般都将重点放在了归档研究上，没有将归档与查阅功能联系起来，也没有与相关部门联网，部门间缺乏合作，导致教学档案资源的开放性不强，没有实现资源共享。
(三)缺乏专业的管理人才
教学档案的信息化管理对管理人员的综合素养提出了较高要求，一方面，要求其掌握先进的计算机技术，熟悉电子资料的归档、查询流程，熟悉相关软件的使用方法，并且能够利用扫描仪将纸质资料迅速转化为电子资料;另一方面，要求其掌握专业的档案管理知识，能够按照学校具体管理规定对档案进行分类管理，同时知道这样利用教学档案。从目前的情况来看，学校档案管理工作人员没有达到以上水平，一是对计算机不熟悉，二是没有掌握专业的教学档案管理知识［2］。
三、提高教学档案信息化管理水平的策略
(一)提高对教学档案信息化管理的认识
管理者要认真学习教学档案信息化管理知识，走出认识误区，明白什么是真正的信息化管理，并将信息化管理系统的建设和应用作为工作重点。无论是资料收集、整理、归档还是资料的查询、应用，都要利用计算机系统，将信息化管理的优势充分发挥出来，自上而下形成一种全新的管理理念，不断提高教学档案信息化管理水平。
(二)加强基础设施的建设
要想提升信息化管理水平，首先要加强基础设施的建设。首先，要加大硬件设施的投入，要改变教学档案管理部门硬件设施落后的现状，一是保证计算机的容量足够大，可以容纳大量教学信息，二是要购置先进的扫描仪，可以将各类纸质资料扫描进电子系统中。其次，要重视软件设施的建设，积极引进先进的归档软件，定期对软件进行升级维护，同时要将归档与查阅功能联系起来，教学档案管理部门要与其他各部、系联网，一是方便资料的收集与整理，提高归档效率，二是通过联网实现教学档案资源共享，其他部、系以及教师可以通过检索直接找到自己需要的教学资源，提高资源利用率。
(三)纸质档案与数字档案的统一管理
目前很多学校在对教学档案进行管理时存在纸质档案与电子档案不同步的现象，这是教学档案管理中必须要解决的一个问题。要求学校在建设信息化管理系统的同时，也加强对纸质教学档案的管理，二者之间的一体化管理能够有效避免一些重复劳动，提升管理效率。其次，二者之间要做到一一对应，计算机会电子文档进行自动组卷，而纸质文档则需要借助辅助工具进行归档，两种档案不仅要做到档案号的对应，对于更新的内容也要做到完全对应，避免出现电子档案更新滞后的现象;最后，纸质教学档案中的信息可能不完全包含在电子档案中，如教师的文字教案、习题等，对于缺失的部门要将其数字化处理，保证电子档案信息的完整性。
(四)重视信息化管理人才的培养
要加强对教学档案管理人员的培养，首先，要督促其学习先进的计算机知识，提高其信息化管理意识，对于一些年龄偏大、对计算机不熟悉的工作人员更要加强培训，熟悉电子归档以及电子信息查询流程，降低对人工的依赖，提高管理效率。其次，要督促其学习教学档案管理知识，熟悉国家相关法律，明确学校对教学档案管理的要求，避免随意性。总之就是要求工作人员将计算机知识与教学档案管理知识有效联系起来，提高工作效率［3］。
四、总结
认识误区、硬件、软件设施不完善以及专业人才缺乏是教学档案信息化管理中面临的主要问题。对此，应当提高管理者对教学档案信息化管理的认识，加强基础设施的建设，实现纸质教学档案与数字教学档案的统一管理，另外要重视信息化管理人才的培养，这样才能真正实现教学档案的信息化管理，将教学档案的价值充分发挥出来。
作者:谷露 单位:镇江船艇学院
参考文献:
［1］孟霞光．浅议高校教学档案信息化管理的现状及对策［J］．天津市教科院学报，2013，13(15)05:51－53．
高校档案信息化管理系统通常包含以下几个子系统：第一个是综合布线系统。它首先要满足人们的基本需求，即查询方便、快捷，数据交换传输准确、安全，以及整理归档方便、及时；同时还要考虑今后系统的可靠性、扩充、易维护管理等问题，最终能给档案馆带来好的效益。第二个是网络系统。可靠性、安全性、适应性、扩展性一直是网络系统建设的四大目标，现代化档案管理系统在网络设计时，必须满足这几个基本条件，同时基于档案服务对象的特殊性和广泛性，其网络系统务必要管理方便、使用快捷。第三个就是身份验证系统。现代档案馆系统一般是使用数字证书，运用非对称和对称密码等技术建立起严密的身份认证系统，以此保证信息不被除发送方和接收方之外的他人窃取，并保证信息在传输时不被篡改，确保发送方可以通过数字证书确认接收方身份，确保发送方对于自己发送的信息不抵赖。第四个是数字化系统。数字化系统包括数字化加工子系统、缩微子系统和综合档案馆管理系统。第五个是安防系统。安防系统包括门禁子系统、视频子系统及广播子系统。第六个则是档案库管理监控系统。通过电动密集架支持子系统和计算机温度、湿度管理子系统进行智能化的有效管理。
二、高校档案管理信息化建设的必然性
1．信息化时代的必然要求
《全国档案信息化建设实施纲要》明确提出了全国档案信息化建设的目标和主要任务:本着统筹规划、统一标准、分级建设、安全保密的原则，加强电子文件归档和电子档案的规范化管理，推动馆藏档案的数字化和数字库建设，开展公众档案信息网上查询服务，加快推进档案信息化标准体系、安全保障体系和信息化建设[2]。信息化时代，高校档案的工作对象、任务和性质都有很大变化，各项管理工作正日益朝着自动化、信息化的方向发展，档案管理信息化建设作为“数字化校园”的重要组成部分，必须加快步伐；同时，高校档案信息化建设作为全国档案信息化建设的重要组成部分，也应结合自身的特色和优势，改变高校档案管理信息化进程相对滞后的局面。
2．高校档案事业发展的必然趋势
需求决定了市场。高等学校和社会对档案的实际需求决定了我们建设和改进档案工作的方向，我们必须紧跟社会变革发展的步伐。随着高校体制改革的不断深入，高校档案作为高校管理重要组成部分，其管理难度不断增加，档案门类越来越多，档案内容趋于复杂化、多样化。首先，高校档案的用户群包括了高校内部和社会公众两类人群，他们对信息的需求包括数量、系统性和时效性等，传统的档案管理方式已远远不能满足这三个方面具体需求的变化。其次由于文件数量日益增加，库容量日趋饱和，加工、利用和存贮工作如果仍然使用传统手段将导致档案管理工作不胜负荷。一批批纸质历史档案逐步自然老化，拯救这些档案对技术手段不断提出更高的要求。再次，记录档案的信息载体和方式已日趋多样化，机读型、声像型、缩微型等新型载体早已得到广泛应用，其管理方式、载体形式、信息互动等方面具有不可替代的优势。所以原有单一的管理模式很难适应档案工作发展的要求，高校档案信息化管理方式的改革成为必然。
3．高校档案管理和资源开发利用的必然需求
随着档案信息化建设的不断深入，档案信息在推动社会进步方面的作用越来越大，档案信息服务也变得更加系统、全面。纸质档案在整理装订过程中需要耗费大量人力、物力和存储空间，保管过程中也容易遭遇发霉、蛀虫、字迹退色等现象。此外，利用过程中反复复印或翻阅都会使其受到一定程度的磨损。高校有许多档案保存一定期限就要销毁，有可能造成信息流失。对电子档案来说，高密度贮存、体积轻巧，使用寿命长、传递速度快、容易复制，它的生命力极强。因此，高校要保证信息完整和安全，必须进行信息化管理。[3]
三、高校档案管理信息化建设的路径选择
目前，高校档案管理的问题主要表现在以下几个方面：
1．思想理念落后。
高校的档案管理是高校管理的一项重要工作，高校的档案真实地记录着高校发展的点点滴滴，对高校的各项工作具有重要的参考价值，是高校的宝贵财富。但是一般情况下，很难得到各级领导的高度重视。他们通常认为档案管理的目的在于收集、整理、保管信息。结果在形式上都表现出安于现状、不求进取的态度。
2．管理手段有待改善和提高。
许多高校在档案管理的信息化建设中投入资金不足，结果使得信息化建设所需的硬件得不到改善，信息化基础设施建设不到位，管理软件不能及时升级，这些都严重制约了信息化建设工作的开展。
3．档案管理人员的业务综合素质有待提高。
人才在档案信息化建设中起着关键的作用。目前我国高校档案管理信息化建设的物质条件已初步具备，但相关专业人员仍然严重缺乏，更不用说建立素质优良、结构合理、科学高效的档案管理队伍了。现有的档案管理工作人员中，有的档案工作者计算机方面知识可以，但档案管理知识缺乏；有的档案管理经验丰富，但计算机操作能力较差。档案管理信息化建设对管理人员的要求越来越高，所需人员不但要具备档案专业知识，也应熟练掌握信息化建设所需要的各项操作技术。
4．软件开发利用水平不高。
1．1山东建筑大学工程档案管理现状
山东建筑大学新校区于2002年9月动工兴建，占地156．72hm2，分一、二期和续建工程，包括27座单体工程，总工程量约为39．62万m2，持续建设周期为两年，续建工程根据发展需要适时推进。新校区工程档案共分为23项，500余卷，分为JJ11综合、JJ12－1设计基础、JJ12－2设计文件、JJ12－3工程管理文件、JJ12－4施工、JJ12－6竣工验收等六个类目，涵盖了所有单体工程从前期规划设计、中期施工建设及后期竣工验收和管理运行的全过程，如表1所示。山东建筑大学在新校区建设之始，就制定了系统的工程档案建设与管理方案，主动引入物联网理念，着力克服档案载体多样化、建档不及时不系统、档案数据共享差等问题，在工程档案信息化管理方面进行了颇见成效的探索和实践，有效提高了工程档案的归档准确率、完整率和使用效率。
1．2基于物联网的工程档案信息化管理系统功能设计
文章在研究国内外文献及实例的基础上，以工程项目建设的生命周期为依据，针对山东建筑大学新校区工程档案管理的需要，基于物联网的技术，设计了信息化管理系统的主要功能，如图1所示。(1)纸质工程档案电子化功能目前，尚有很多工程档案的管理仍为纸质档案与电子档案分离，并以人工查询检索为主。基于物联网的工程档案信息化管理体系要求全部工程档案以电子化数据的形式存入既定的数据库系统。山东建筑大学在工程档案建档过程中，已对规划设计、管线等功能设计图在存档规划设计蓝图的同时，一并存储CAD文件;验收材料在存档验收报告及支撑材料的同时，一并存储工程建设的实时监测或记录电子数据。(2)工程档案智能识别调取功能工程项目的实施是一个动态过程，从动议报批、立项审批、勘察设计、生产准备、施工建设、监理验收、运行管理等各个阶段都会产生档案信息［9］。工程档案存在于工程项目的整个生命周期内。基于物联网的工程档案信息化管理体系要求对工程项目自始至终的全过程、各阶段、各环节和节点的档案数据进行分类处理，建立电子识别码或二维码标签，在利用档案数据时可以通过直接扫描标签的方式自动调取。山东建筑大学对各单体建筑建设全过程档案进行了数据编码，并分类登记入库，为利用物联网进行工程档案信息管理建立了坚实的基础。(3)工程档案数据全时分析功能在工程项目提出后，关于工程的可行性和必要性、综合设计和建设方案等都要进一步的科学论证。基于物联网的工程档案信息化管理体系通过对国内外相同性质、相近体量的工程进行对比，并运用云数据和相关算法，对工程项目数据进行基于现实环境的分析，得出工程项目建设的前期相关数据预测，从而为工程项目的稳步实施提供技术依据。这是工程档案信息化建设的核心领域［10］。目前，工程档案数据全时分析功能尚处在框架设计阶段。(4)工程档案数据实时更新功能工程项目建设过程中以及在某一单项工程的全寿命周期内，由于方案优化修改、运行维修改造、功能提升等原因，工程档案的数据处在动态变化中，前后数据的更新或实时化显现尤为重要。基于物联网的工程档案信息化管理体系将所有档案数据均存储于服务器中，能够根据项目进展，实时更新数据，特别是当项目复杂、分期任务繁多时，更会根据时间节点和项目进展阶段将档案数据快速调阅，并能够通过编辑插件调入文件等形式统一将同一批数据进行实时更新，有效保证了工程档案数据的即时性、完整性和准确性。(5)工程档案业内数据交流功能工程项目在实施过程中不同阶段产生的档案数据不同，但彼此间又是相互联系、互为一体的。基于物联网的工程档案信息化管理体系将项目进展中所涉及的不同行业的数据进行交流和转换，从而为下一步决策提供有效的资料，并辅助工程项目决策。山东建筑大学在新校区工程建设中，以综合分析工程档案为基础，对新建工程进行设计方案优化，例如运用绿色校园理念，建成了国内第一栋太阳能综合利用学生公寓;而采用B/S+C/S架构，自主设计运行了节约型校园建筑节能监管平台。不同行业和项目间的工程档案数据交流和分析，为学校绿色建筑、节能建筑及监管体系的成功案例提供了重要的支撑。(6)工程档案项目间数据共享功能如今建筑形式越来越多、建筑功能和用途愈来愈呈现多样性，特别是对于商业、办公等相对造价、出售价格比较高的建设项目，在其决策立项、规划设计等进度中，如果可以参照相似位置、类似环境下不同项目的建设情况，其设计、施工过程中出现的各类技术难题也将迎刃而解，项目造价、工程组织等也将更为有序和高效。基于物联网的工程档案信息化管理体系通过建立项目间的数据共享，实现数据比对，建立相同工程项目一体化的施工进度、技术方案和质量控制体系，提高管理效率和水平。山东建筑大学在新校区工程建设过程中，将各项目单体或施工标段分类管理，以工程档案为支撑，提出统一的人员工作规范、技术和施工标准，实现了新校区建设“工程优质、人员优秀、投资优化”的目标。
2工程档案信息化管理系统对策
2．1工程档案信息化管理系统的架构
射频识别和无线传感网WSN(WirelessSensorNetwork)是物联网的两大核心技术。射频识别技术是利用无线射频方式对实物目标进行非接触式识别，简而言之，即能够通过读取物品上的电子标签(条形码、二维码等)进行数据识别和相应的处理。而无线传感网技术是由部署在区域内的微型传感节点组成，以无线网络通信的形式，构成一个自组织网络系统，其目的是协作感知、采集和处理信息，发送给网络中枢［11］。通过将物联网的射频识别技术和无线传感网技术应用到工程档案管理中，即构成了一个由无数档案条目节点组成的在线数据库，管理者或用户可以通过远程终端登录互联网，继而实现对工程档案的信息化管理。从技术架构上来看，物联网分为感知层、网络层和应用层［12］。基于这种标准的层次，搭建工程档案信息化管理系统的基本架构，如图2所示。基于物联网的工程档案信息化管理系统的基本工作流程为:每一个工程档案都有一个电子标签，档案库房中有多个传感器节点，这些节点相互组成无线传感网。单一档案条目的插卷、修改、更新都将通过无线传感网在数据库中实时更新，并自主形成一个工程档案云数据平台。
2．2工程档案信息化管理系统的实现策略
物联网为工程档案的信息化管理提供了技术上的保障。但是，为有效利用基于物联网的工程档案管理系统，仍需要从管理上进一步规范相应的管理模式与管理制度。(1)规范档案归档标准规范的档案归档标准是实现档案信息化管理的基础。为了基于物联网的射频识别技术采集到标准的数据，在新的档案入馆前，需要制定档案编目的标准，包括列别、年份、密级等信息，并将这些信息写入RFID条形码或二维码标签。当将档案信息调入系统时，需要设立规范的审核制度，保证入库信息的规范和准确。(2)规范档案使用标准规范的档案使用标准既是实现档案信息化管理的基础，也是实现档案信息化管理的保障。在物联网背景下，实现档案的信息化管理，确定电子档案相关档案的查阅权限范围;当需要借出或还回实体档案时，必须扫描档案的条形码，记录档案的转移情况。(3)强化部门间协调沟通部门间的协调沟通决定了档案信息化管理的深度。相关部门间不定时的进行业务和技术上的沟通和交流，才能扩大档案信息化的范围，全面实现工程档案管理的信息化水平和服务水平。(4)强化档案管理人员技术培训管理人员的技术水平决定了信息化背景下档案服务的质量［14］。要定期对档案管理人员进行技术和理念的培训，提高他们对信息技术和信息化管理理念的理解。
3结语
