时间：2023-01-18 01:27:29
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇档案管理办法，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
会计档案管理办法完整版全文第一条 为了加强会计档案管理，有效保护和利用会计档案，根据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国档案法》等有关法律和行政法规，制定本办法。
第二条 国家机关、社会团体、企业、事业单位和其他组织(以下统称单位)管理会计档案适用本办法。
第三条 本办法所称会计档案是指单位在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。
第四条 财政部和国家档案局主管全国会计档案工作，共同制定全国统一的会计档案工作制度，对全国会计档案工作实行监督和指导。
县级以上地方人民政府财政部门和档案行政管理部门管理本行政区域内的会计档案工作，并对本行政区域内会计档案工作实行监督和指导。
第五条 单位应当加强会计档案管理工作，建立和完善会计档案的收集、整理、保管、利用和鉴定销毁等管理制度，采取可靠的安全防护技术和措施，保证会计档案的真实、完整、可用、安全。
单位的档案机构或者档案工作人员所属机构(以下统称单位档案管理机构)负责管理本单位的会计档案。单位也可以委托具备档案管理条件的机构代为管理会计档案。
第六条 下列会计资料应当进行归档：
(一)会计凭证，包括原始凭证、记账凭证;
(二)会计账簿，包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅账簿;
(三)财务会计报告，包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告;
(四)其他会计资料，包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。
第七条 单位可以利用计算机、网络通信等信息技术手段管理会计档案。
第八条 同时满足下列条件的，单位内部形成的属于归档范围的电子会计资料可仅以电子形式保存，形成电子会计档案：
(一)形成的电子会计资料来源真实有效，由计算机等电子设备形成和传输;
(二)使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料，能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料，设定了经办、审核、审批等必要的审签程序;
(三)使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案，符合电子档案的长期保管要求，并建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系;
(四)采取有效措施，防止电子会计档案被篡改;
(五)建立电子会计档案备份制度，能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响;
(六)形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案。
第九条 满足本办法第八条规定条件，单位从外部接收的电子会计资料附有符合《中华人民共和国电子签名法》规定的电子签名的，可仅以电子形式归档保存，形成电子会计档案。
第十条 单位的会计机构或会计人员所属机构(以下统称单位会计管理机构)按照归档范围和归档要求，负责定期将应当归档的会计资料整理立卷，编制会计档案保管清册。
第十一条 当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可由单位会计管理机构临时保管一年，再移交单位档案管理机构保管。因工作需要确需推迟移交的，应当经单位档案管理机构同意。
单位会计管理机构临时保管会计档案最长不超过三年。临时保管期间，会计档案的保管应当符合国家档案管理的有关规定，且出纳人员不得兼管会计档案。
第十二条 单位会计管理机构在办理会计档案移交时，应当编制会计档案移交清册，并按照国家档案管理的有关规定办理移交手续。
纸质会计档案移交时应当保持原卷的封装。电子会计档案移交时应当将电子会计档案及其元数据一并移交，且文件格式应当符合国家档案管理的有关规定。特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。
单位档案管理机构接收电子会计档案时，应当对电子会计档案的准确性、完整性、可用性、安全性进行检测，符合要求的才能接收。
第十三条 单位应当严格按照相关制度利用会计档案，在进行会计档案查阅、复制、借出时履行登记手续，严禁篡改和损坏。
单位保存的会计档案一般不得对外借出。确因工作需要且根据国家有关规定必须借出的，应当严格按照规定办理相关手续。
会计档案借用单位应当妥善保管和利用借入的会计档案，确保借入会计档案的安全完整，并在规定时间内归还。
第十四条 会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限一般分为20xx年和30年。
会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。
第十五条 各类会计档案的保管期限原则上应当按照本办法附表执行，本办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限。
单位会计档案的具体名称如有同本办法附表所列档案名称不相符的，应当比照类似档案的保管期限办理。
第十六条 单位应当定期对已到保管期限的会计档案进行鉴定，并形成会计档案鉴定意见书。经鉴定，仍需继续保存的会计档案，应当重新划定保管期限;对保管期满，确无保存价值的会计档案，可以销毁。
第十七条 会计档案鉴定工作应当由单位档案管理机构牵头，组织单位会计、审计、纪检监察等机构或人员共同进行。
第十八条 经鉴定可以销毁的会计档案，应当按照以下程序销毁：
(一)单位档案管理机构编制会计档案销毁清册，列明拟销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限和销毁时间等内容。
(二)单位负责人、档案管理机构负责人、会计管理机构负责人、档案管理机构经办人、会计管理机构经办人在会计档案销毁清册上签署意见。
(三)单位档案管理机构负责组织会计档案销毁工作，并与会计管理机构共同派员监销。监销人在会计档案销毁前，应当按照会计档案销毁清册所列内容进行清点核对;在会计档案销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名或盖章。
电子会计档案的销毁还应当符合国家有关电子档案的规定，并由单位档案管理机构、会计管理机构和信息系统管理机构共同派员监销。
第十九条 保管期满但未结清的债权债务会计凭证和涉及其他未了事项的会计凭证不得销毁，纸质会计档案应当单独抽出立卷，电子会计档案单独转存，保管到未了事项完结时为止。
单独抽出立卷或转存的会计档案，应当在会计档案鉴定意见书、会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。
第二十条 单位因撤销、解散、破产或其他原因而终止的，在终止或办理注销登记手续之前形成的会计档案，按照国家档案管理的有关规定处置。
第二十一条 单位分立后原单位存续的，其会计档案应当由分立后的存续方统一保管，其他方可以查阅、复制与其业务相关的会计档案。
单位分立后原单位解散的，其会计档案应当经各方协商后由其中一方代管或按照国家档案管理的有关规定处置，各方可以查阅、复制与其业务相关的会计档案。
单位分立中未结清的会计事项所涉及的会计凭证，应当单独抽出由业务相关方保存，并按照规定办理交接手续。
单位因业务移交其他单位办理所涉及的会计档案，应当由原单位保管，承接业务单位可以查阅、复制与其业务相关的会计档案。对其中未结清的会计事项所涉及的会计凭证，应当单独抽出由承接业务单位保存，并按照规定办理交接手续。
第二十二条 单位合并后原各单位解散或者一方存续其他方解散的，原各单位的会计档案应当由合并后的单位统一保管。单位合并后原各单位仍存续的，其会计档案仍应当由原各单位保管。
第二十三条 建设单位在项目建设期间形成的会计档案，需要移交给建设项目接受单位的，应当在办理竣工财务决算后及时移交，并按照规定办理交接手续。
第二十四条 单位之间交接会计档案时，交接双方应当办理会计档案交接手续。
移交会计档案的单位，应当编制会计档案移交清册，列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限和已保管期限等内容。
交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方的单位有关负责人负责监督。交接完毕后，交接双方经办人和监督人应当在会计档案移交清册上签名或盖章。
电子会计档案应当与其元数据一并移交，特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。档案接受单位应当对保存电子会计档案的载体及其技术环境进行检验，确保所接收电子会计档案的准确、完整、可用和安全。
第二十五条 单位的会计档案及其复制件需要携带、寄运或者传输至境外的，应当按照国家有关规定执行。
第二十六条 单位委托中介机构记账的，应当在签订的书面委托合同中，明确会计档案的管理要求及相应责任。
第二十七条 违反本办法规定的单位和个人，由县级以上人民政府财政部门、档案行政管理部门依据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国档案法》等法律法规处理处罚。
第二十八条 预算、计划、制度等文件材料，应当执行文书档案管理规定，不适用本办法。
第二十九条 不具备设立档案机构或配备档案工作人员条件的单位和依法建账的个体工商户，其会计档案的收集、整理、保管、利用和鉴定销毁等参照本办法执行。
第三十条 各省、自治区、直辖市、计划单列市人民政府财政部门、档案行政管理部门，新疆生产建设兵团财务局、档案局，国务院各业务主管部门，中国总后勤部，可以根据本办法制定具体实施办法。
第三十一条 本办法由财政部、国家档案局负责解释，自20xx年1月1日起施行。1998年8月21日财政部、国家档案局的《会计档案管理办法》(财会字[1998]32号)同时废止。
会计档案主要特点会计档案是指会计凭证、会计账簿、财务会计报告等会计核算专业资料。它是记录和反映经济业务的重要史料和证据。会计档案是国家档案的重要组成部分，也是各单位的重要档案，它是对一个单位经济活动的记录和反映，通过会计档案，可以了解每项经济业务的来龙去脉;可以检查一个单位是否遵守财经纪律，在会计资料中有无弄虚作假、违法乱纪等行为;会计档案还可以为国家、单位提供详尽的经济资料，为国家制定宏观经济政策及单位制定经营决策提供参考。
与文书档案、科技档案相比，会计档案有它自身的特点，主要表现在三个方面：
一、形成范围广泛，凡是具备独立会计核算的单位，都要形成会计档案。这些单位有国家机关、社会团体、企业、事业单位以及按规定应当建账的个体工商户和其他组织。一方面会计档案在社会的各领域无处不有，形成普遍;另一方面，会计档案的实体数量也相对其他门类的档案数量更多一些。尤其是在企业、商业、金融、财政、税务等单位，会计档案不仅是反映这些单位的职能活动的重要材料，而且产生的数量也大。
本科教学工作档案在主管教学工作的副主任的领导下，由教学秘书、教研室、实验室分工负责管理。
具体办法如下：
一、本科教育教学档案实行三级管理
1、一级：学校集中管理和利用的档案。
2、二级：基础部集中管理和利用的档案。
3、三级：各教研室、实验室在本科教育教学工作中形成的对教研室、实验室工作有保存价值的档案由各教研室、实验室集中统一分门别类进行保管和利用。
二、基础部本科基础课教学档案实行分工负责制
1、应明确教学主任、教学秘书主管档案工作，负责本部门基础课本科教学档案工作的组织、监督和检查，将本科教学档案工作落实到日常教学管理工作中。
2、基础课本科教学秘书负责本单位形成的教学档案的分类、整理、立卷、归档，保管好本单位的二级档案，并提供利用。
3、各教研室(实验室)主任负责本单位教学档案的积累和归档工作，督促教师及时向本单位移交档案，同时要保管好本单位的三级档案，并提供利用。
4、各任课教师及有关人员有义务及时将教学档案交给部本科教学秘书进行归档管理。教学档案的借阅要及时归还。
三、本科教育教学档案的归档范围、级别及类别
1、学期教学工作计划、工作总结，系领导研究本科教学工作的会议记录。
2、各个教研室的工作计划、工作总结。
3、领导、教研室主任听课记录。
4、基础科学部发展规划、基础科学部规章制度。
5、教学培养方案、教学计划、教学大纲、典型教案。
6、教学日历、试题、答案、试卷分析。
7、学校各个专业的培养计划、实验教学大纲。
8、教师编写、出版的教材、讲义、实验教材或指导书。
9、各种教学管理文件。
10、承担教研项目情况。
12、教学情况(附复印件)。
13、教学获奖情况(附复印件)、数学建模竞赛获奖情况。
14、调串课记录。
16、教师授课任务书。
17、期中教学检查工作情况。
18、学生评教、专家评教。
19、各门课程考试试题、参考答案、试卷分析、学生试卷、考场记录。
19、各种教学活动照片。
20、基础科学部师资队伍建设。
(二)教研室
1、教研室教学工作总结。
2、教研室教学研讨活动记录。
3、青年教师试讲材料。
4、历年考试试题。
5、历年考试试卷成绩分析。
6、教学大纲、教学设计、教学日历。
7、教研室开出的各门课程试卷。
四、对归档材料的要求
1、学生试卷保存齐全，无丢失、破损。试卷批改规范、严格、公正、核分准确，无提分现象。试卷、评分标准、试卷分析、成绩单等资料完备，填写规范正确。
2、学生实验报告保存完整，无丢失、破损。实验报告批改认真，给出评语、分数并签字。
3、有关文件要有公章，日期准确。
五、保存年限
1、试卷、课程设计及实验报告保存三年。
20xx年安徽省社区矫正人员档案管理办法试行第一章 总 则
第一条 为了加强对社区矫正人员档案的管理，准确执行刑罚，做好监督管理、教育和帮扶工作，根据《中华人民共和国档案法》、《社区矫正实施办法》等有关法律法规，结合我省社区矫正工作实际，制定本办法。
第二条 社区矫正人员档案是社区矫正机构对社区矫正人员实施社区矫正过程中形成的接收登记、考核奖惩、监管审批、解除矫正等具有保存价值的执法文书。
第三条 省及设区的市司法行政机关和各级档案行政管理部门负责对本行政区域内社区矫正人员档案管理工作的指导和监督。县级司法行政机关应确定专人负责社区矫正人员档案管理工作。
第四条 社区矫正档案管理人员必须严格遵守国家保密制度，不得泄露档案内容，确保档案实体和内容绝对安全。任何个人不得据为己有。
第二章 档案归档
第五条 县级司法行政机关应当为社区矫正人员建立社区矫正执行档案，司法所应当建立社区矫正工作档案，同时留存社区矫正执行档案副本。做到一人一档。
第六条 社区矫正人员执行档案应当包括以下内容： 结案登记表;
假释人员的原判法律文书、假释裁定书、假释证明书、罪犯出监鉴定表、执行通知书;
暂予监外执行人员的起诉书副本、判决(裁定)书、执行通知书、结案登记表、暂予监外执行审批表、暂予监外执行决定书、具保书;
(二)社区矫正人员基本信息表;
(三)社区矫正告知书、接受社区矫正保证书; (四)适用社区矫正社区影响调查评估意见书; (五)社区矫正人员进入特定区域(场所)审批表; (六)社区矫正人员外出(居住地变更)审批表; (七)对社区矫正人员给予警告等决定书;
(八)对社区矫正人员提出治安管理处罚、提出撤销缓刑、假释、收监执行、减刑等建议书和审核表; (九)解除社区矫正通知书;
(十)社区矫正人员死亡的，死亡证明、法医鉴定、社区矫正人员死亡通知书等有关材料; (十一)其他应当归档的重要材料。
第七条 社区矫正人员工作档案应当包括以下内容： (一)社区矫正执行档案副本; (二)社区矫正人员基本信息表; (三)社区矫正宣告书; (四)社区矫正责任书; (五)矫正方案;
(六)社区矫正人员日常报告记录; (七)社区矫正学习教育、社区服务记录; (八)社区矫正帮困扶助记录;
(九)社区矫正人员进入特定区域(场所)审批申报材料;
(十)社区矫正人员外出(居住地变更)审批申报材料; (十一)给予警告决定审核材料、审批表;
(十二)提出治安管理处罚、提出撤销缓刑、假释、收监执行、减刑等审核、审批表;
(十三)社区矫正人员月、季度、年度考察表;
(十四)社区矫正期满鉴定及上报材料; (十五)解除社区矫正宣告书; (十六)与安置帮教衔接记录; (十七)其他应当归档的重要材料。
第八条 社区矫正人员组卷档案的文书印刷格式和纸张使用，应按照《党政机关公文格式》(GB/T9704-20xx)的要求执行，用纸采用国际标准A4型;对于一式多份且需要加盖骑缝章的文件，采用A3型或A3拼接型，左侧装订。文件标题字体一般用2号小标宋体字，正文字体一般用3号仿宋体字。栏目较多的表格式文书，填写时可用小四号仿宋体字。
第三章 档案查阅
第九条 查阅社区矫正人员档案，必须履行登记手续。外来人员查阅，须持县级以上政府或政法机关外调介绍信和本人有效证件，经县级司法行政机关批准，在指定地点阅卷。社区矫正机构内部人员查阅，须经部门领导同意，涉密的须经单位领导批准。
第十条 查阅社区矫正人员档案时，不得遗失、涂改、拆散、裁剪、钩划、批注。
第十一条 归还档案时要当面查清，如发现损坏的情况，应及时追查责任，认真处理。阅卷人摘抄或复印的材料，经档案人员核对无误后，可签署意见，并经领导批准，加盖公章。
第十二条 社区矫正人员档案原则上不外借。如有特殊情况需外借的，需经县级司法行政机关主管领导批准。借出时要点交清楚，办理外借手续，并限期归还。
第十三条 未成年社区矫正人员相关犯罪纪录应当予以封存，不得向任何单位和个人提供。司法机关为办案需要或者有关单位根据国家规定进行查询的，应严格办理相关手续。
依法进行查询的单位，应当对被封存的犯罪纪录的情况予以保密。
第四章 档案移交和销毁
第十四条 社区矫正人员解除矫正、死亡、被收监执行或被判处监禁刑后，县级司法行政机关社区矫正机构及司法所应对其档案进行整理立卷，执行档案与工作档案合并，在1个月内将该社区矫正人员档案移交县级司法行政机关档案部门集中统一保管。
第十五条 社区矫正人员居住地变更的，县级司法行政机关应当自作出决定之日起三个工作日内，将有关法律文书和矫正档案移交新居住地县级司法行政机关。社区矫正人员重新犯罪，撤销缓刑、假释或者收监执行的，矫正档案应移交给侦查机关、监狱或者看守所。档案移交双方应做好交接登记手续。县级司法行政机关留存档案副本。
第十六条 县级司法行政机关应组织由档案部门、社区矫正工作机构等部门组成鉴定小组，定期对保管期限已满的档案进行鉴定和销毁。
第十七条 销毁的档案应将第六条第(一)项、第(九)项和第七条第(十四)项内容留下，并按年立卷永久保存。其余材料逐卷登记造册，经县级司法行政机关主管领导书面审批后，在符合保密的条件下，由二人监销，并报上级主管单位档案部门备案。
第五章 档案保管
第十八条 社区矫正机构档案室，应具备保密、防盗、防火、防渍、防有害生物等基本保管条件，室内应当保持清
洁、整齐、通风。应设立独立的档案库房，设置调阅室、档案管理人员办公室。严禁在档案库房内外存放易燃、易爆物品及其他杂物。
第十九条 档案管理人员每年应定期对档案进行检查和清点，发现破损、变质、字迹褪色和被虫蛀、鼠咬的档案应当及时采取防治措施，并进行修补和复制。发现丢失的，应当立即报告，并负责查找。
第二十条 社区矫正人员档案管理应使用的独立的计算机，且不得与互联网等网络连接。
第二十一条 社区矫正人员档案保管期限，从解除社区矫正的当年算起不少于二十年。
第二十二条 各级司法行政部门应加强对社区矫正人员档案管理工作的领导，配置必要设施设备，确保档案安全，实现档案管理现代化。
第六章 附 则
第二十三条 在社区矫正人员档案形成和管理过程中，造成社区矫正人员档案损毁、丢失等情形的，对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予相应处分;构成犯罪的，依法追究刑事责任。
关键词：创新；档案管理；质量
档案管理工作在当今社会发展中的作用越来越重要，随着科学技术水平的发展，企业或者组织单位的档案管理工作对于单位的整体发展发挥着至关重要的作用，做好档案的管理工作，能够进一步提升组织单位的技术和管理水平，为企业和组织的发展提供基础动力。
1 创新档案管理工作的意义
创新是档案部门发展的原动力。近年来，随着我国经济社会的快速发展，档案工作有了很大的进步。档案工作的基础设施和条件得到了极大的改善，档案基础业务和档案信息资源建设得到加强；档案部门进一步适应了社会对档案信息的需求，社会服务功能不断拓宽，社会档案意识和档案法制意识逐步增强。但是档案工作还存在一些问题，如档案馆（室）收藏与管理上的矛盾，服务对象的局限性，服务项目的单一性，服务手段的滞后性等。要解决这些新问题，真正使档案工作与时俱进、持续发展，只有通过创新才能开创档案工作的新局面。
创新是档案事业可持续发展的保障。档案事业的可持续发展，意味着其社会功能的改善和提高，与经济社会协调同步发展的同时，重点把人与技术的发展摆到档案事业发展的中心位置上来。这就需要我们从社会需求的角度来把握档案事业发展的规模及方向，着力于提高档案馆（室）的工作效率和档案信息资源的开发利用率，最终使档案事业与社会建立起相互促进、相互协调的紧密关系。要实现档案事业的可持续发展，必须在目前的基础上不断创新，利用高科技手段不断提高档案工作的社会服务功能。
2 当前档案管理工作中存在的问题
（一）档案管理工作中存在制度不完善的问题
当前在很多的单位中，档案管理工作重视程度不足，制度不够完善并且落后，档案管理相关部门对于管理工作缺乏全面、严格的档案管理工作制度要求，不能适应当前形式对于档案管理工作的需求。同时，由于档案管理工作在单位内部的受重视程度低，很多工作人员特别是一线工作人员对于档案管理工作的态度比较懈怠，没有从积极的角度来关注本职工作，因此，在工作态度方面存在着消极懈怠的情绪，影响了档案管理工作的正常运转与提高。
（二）档案管理工作缺乏信息化方面的创新支持
当前，在很多事业单位以及档案管理工作部门中，对于档案管理工作所需要具备的硬件设备和软件设施等配备不够齐全，档案管理工作的开展对于这些基础设备的依赖性较强，而在创新的过程中，基本的硬件设备配置也是一种重要的支撑。此外，对于一些已经具备创新技术基础的单位来说，档案管理工作的创新中，一些档案管理人员对于创新工作的认识还存在不足，对于技术的学习能力和认知能力还存在差异，因此，在这样的情况下，档案管理工作的创新也在一定程度上受阻。
3 创新档案管理办法提高档案管理质量的途径分析
未来，做好档案管理工作创新可以从以下几个方面入手。
首先，要提高各方面人员对档案管理工作的重视，在单位内部要形成关注档案，重视档案的认知，从领导层的角度入手，提起对档案管理工作的重视，全面分析研究当前单位内部档案管理工作中存在的问题。从制度的层面，一方面可以针对性的对现行的制度和当前的档案管理工作中存在的问题进行全面分析，研究制度存在的不足，并针对性的进行制度的补充；另一方面，在档案管理工作的开展过程中，还要开展进一步的制度建设和档案管理工作理念的培养，培养一线档案管理岗位的工作人员对档案管理工作形成正确的思想认识，这样，才能够在未来的档案管理工作中形成更好地创新能力和创新思想。
其次，档案管理工作的创新离不开高科技手段的广泛应用。要增加对当前档案管理工作部门的信息化基础设施的配备，同时，单位内部要增加对档案管理工作方面的信息技术研发，运用信息技术手段，组建信息化的档案管理技术网络，在单位内部的档案管理工作中发挥重要的作用。此外，针对当前信息化的档案管理工作发展趋势，未来，在信息技术的研发和新技术的发展中，要更多的倾向于对档案管理，档案保密以及档案归档分类等方面的内容要进行深入的技术研究，提升档案管理技术的创新力度，更高的提升档案管理工作的质量和整体水平。
引进全息影像技术在档案管理中的应用，必将引起档案管理的改革风暴，全面改观档案储存、管理手段，大大提高管理水平。全息影像技术具有信息量大、直观、全面、搜索便宜、服务对象广泛、应用便捷等优点。当前的缩微摄影技术已经相对成熟，也已建立了一套完善的标准规范，加之其对原始档案的真实复制，使其弥补了数字产品的不足。首先结合计算机技术建立档案缩微胶卷管理系统，利用现在先进的计算机配套研发管理系统；其次要分阶段建立数据库，档案管理中大多为纸质，传递保存不便，也无法满足信息时代的使用需求，而利用数字影像技术将档案数字化，建立全民共享的档案数据库便成为了新的发展方向；第三建立备份系统，由于档案管理的工作的重要性及其时间的跨度性导致其脆弱易损，还需利用当前的模拟影像技术对每一份档案进行备份，建立特藏室；第四进行影像整合，当档案缩微胶卷管理系统与档案数据库建成后，就需要将两者进行资源整合，在处理影像技术前需要树立整体性观念，将所有的档案进行编号管理，再运用模拟影响技术与数字影像技术进行对号处理，以保证不同档案著录、编号的唯一性。由于数字影像技术日趋成熟，但是法律地位有待认证，加之投资较大会造成前期实际使用存在问题，为此需分阶段逐步实施，但其发展前景势在必行。
4 结束语
档案管理工作的创新势在必行，如何做好创新，提升创新力，这对于每一位从事档案管理工作的人员来说都是非常值得思考的问题。当前，档案管理工作还存在很多不足，在未来的工作发展中要不断突破，不断努力，提升整体的创新力。
参考文献
[1]史宇. 创新档案管理方法 提高档案管理质量[J]. 兰台内外，2013，05：70.
浙江省城市建设档案管理办法全文第一条为了加强对城市建设档案的管理，有效地收集、保管和利用档案，为城市规划、建设和管理服务，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国城市规划法》、《建设工程质量管理条例》、《科学技术档案工作条例》的规定，结合本省实际，制定本办法。
第二条本办法所称城市建设档案，是指在城市规划、建设和管理活动中直接形成的，对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像、电子文件等各种载体的文件材料。
第三条本办法适用于本省行政区域内城市建设档案的管理活动。
第四条城市人民政府应当加强对城市建设档案工作的领导，把城市建设档案事业的发展纳入国民经济和社会发展规划，适应城市建设的需要。
第五条建立健全以各级城市建设档案馆(室)为基础的城市建设档案工作网络，保证城市建设档案的完整、准确、系统、安全和有效利用。
城市建设档案馆的设计应当符合档案馆建筑设计规范要求。
城市建设档案馆(室)应当运用计算机和网络技术，建立和完善城市建设档案信息网络，将城市建设信息资料纳入收集范围，及时采集、接收、存储、整理。
城市建设档案馆(室)所必需的经费，由同级财政部门通过预算予以安排。
第六条县级以上建设行政主管部门负责本行政区域内的城市建设档案工作，业务上受同级档案行政主管部门的监督、指导。
有关行政主管部门应当重视本系统的城市建设档案工作，建立健全本系统城市建设档案管理制度。
第七条城市建设档案机构履行下列职责：
(一)负责城市建设档案的收集、保管和利用;
(二)受建设行政主管部门委托，具体负责城市建设档案管理;
(三)法律、法规和本办法规定的其他职责。
第八条城市建设档案机构接收和管理下列档案：
(一)各类城市建设工程档案：
1.工业、民用建筑工程;
2.市政基础设施工程;
3.公用基础设施工程;
4.交通基础设施工程;
5.园林建设、风景名胜建设工程;
6.市容环境卫生设施建设工程;
7.城市防洪、抗震工程;
8.结合民用建筑修建的地下防空工程;
9.军民共建工程档案资料中，除军事禁区和军事管理区以外的穿越市区的地下管线走向和有关隐蔽工程的位置图。
(二)城市规划区内的各类地下管线工程(包括城市供水、排水、燃气、热力、电力、电信、工业等地下管线)档案。
(三)城市建设系统各专业管理单位(包括城市规划、勘察、设计、施工、监理、园林、风景名胜、环境卫生、市政、公用、房地产管理等单位)形成的业务技术档案。
(四)有关城市规划、建设、管理的政策法规、科研成果和城市风貌史料。
(五)建设部、国家档案局确定的其他城市建设档案资料。
前款规定的接收、管理的档案材料的具体范围，由省建设行政主管部门、省档案行政主管部门会同省有关主管部门另行规定。
第九条城市建设工程档案材料由各建设单位按照国家和本省规定的标准收集、整理，并向城市建设档案机构移交。
前款所称建设工程档案，包括工程项目前期、施工及竣工所形成的应当归档保存的文件材料。工程项目前期管理文件材料可以移交副本。
第十条建设单位在向有关部门申领建设工程规划许可证或者施工许可证期间，应当将有关申报材料向工程所在地城市建设档案机构备案。城市建设档案机构在接受备案时，应当书面告知建设单位有按规定移交城市建设档案的义务。
第十一条有关行政主管部门或者建设单位组织工程竣工验收时，应当通知城市建设档案机构参加，由城市建设档案机构对建设工程的技术档案和施工管理资料是否完整提出意见。
第十二条建设单位应当自建设工程验收合格之日起20个工作日内，向所在地城市建设档案机构报送一套符合规定的建设工程档案，但建设工程决算资料可以在建设工程验收合格之日起3个月内移交。建设工程档案不齐全的，应当补充齐全。
第十三条各建设单位对形成的城市建设档案，除按照本办法规定向城市建设档案机构移送外，还应当做好整理、归档和利用工作，并由本单位综合档案室集中保管。
第十四条建设项目投入使用后进行改建、扩建或者对重要部位进行维修的，建设单位应当组织设计、施工单位据实修改、补充和完善原建设工程档案;涉及结构和平面布置
改变的，应当重新编制工程竣工档案，并在工程竣工验收后3个月内向城市建设档案机构移交档案。
第十五条城市建设系统内部各专业管理单位形成的业务技术档案，凡具有永久保存价值的，应当自档案形成之日起1年至5年内，向城市建设档案机构移交;对具有长期保存价值的档案，城市建设档案机构可以自档案形成之日起1年至5年内，根据需要选择接收。
第十六条建设单位应当向城市建设档案机构移交下列地下管线工程档案：
(一)地下管线工程项目前期工作、施工、监理及竣工验收文件和竣工图;
(二)地下管线工程竣工测量成果;
(三)其他有关地下管线工程的电子文件、照片、录像、缩微品等特种载体形态的档案资料。
前款规定的地下管线档案资料，建设单位应当按照本办法的规定，与建设工程档案一并或者单独向城市建设档案机构移交。
第十七条建设单位申领建设工程规划许可证时，应当到城市建设档案机构查询该建设工程施工地段的地下管线档案资料，取得施工地段地下管线现状资料，并向建设工程规划许可证核发机关说明地下管线现状情况。
第十八条城市地下管线权属单位应当将更改、报废、漏测部分的地下管线及时修改、补充到地下管线专业图上，并在修改、补充后3个月内向城市建设档案机构报送。
第十九条城市人民政府应当定期对地下管线进行普查和补测。普查和补测形成的档案材料，由城市建设档案机构负责管理。
第二十条建设单位收集、整理或者补测补绘档案材料确有困难的，城市建设档案机构可以提供咨询、服务。
第二十一条城市建设档案机构应当定期公布开放档案的目录，有计划地编纂档案史料，开发档案信息资源，为档案的利用提供便利。有关单位查询利用档案信息资料，城市建设档案机构除收取复印费等工本费外，不得收取其他费用。
涉及国家秘密的城市建设档案应当按照国家秘密范围的规定确定密级,并遵守国家有关保密管理规定。未经产权单位或者上级主管部门批准，不得查阅使用。
有关建设单位应当及时、充分地利用城市建设档案资料，确保建设工程项目的设计、施工、监理质量，防止各类损害事故的发生。
第二十二条城市建设档案机构应当建立健全科学的管理制度，依法做好档案的接收、整理、保护、鉴定、统计、保密等工作。
城市建设档案工作人员应当忠于职守，维护史实，遵纪守法，具备相应的城市建设档案管理专业知识。
第二十三条违反本办法第十二条、第十四条规定的，依照《建设工程质量管理条例》第五十九条规定处理。
第二十四条违反本办法第十五条规定，不按期移交业务技术档案的，由建设行政主管部门责令其限期改正，对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依法给予行政或者纪律处分。
第二十五条违反本办法第十六条、第十八条规定，未按规定向城市建设档案机构报送地下管线档案资料的，由建设行政主管部门责令限期改正，并可处1万元以上5万元以下的罚款。对他人造成损失的，依法承担赔偿责任。对城市建设公共利益造成损害的，由有权机关对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依法给予行政或者纪律处分。
第二十六条违反本办法有关规定，有下列行为之一的，由档案行政主管部门或者建设行政主管部门对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依法给予行政处分：
(一)对不符合规定要求的档案予以接收的;
(二)在参与工程竣工验收或者档案管理工作中弄虚作假的;
(三)其他徇私舞弊、玩忽职守行为。
第二十七条对违反本办法规定的其他行为的处理，有关档案管理法律、法规已有规定的，从其规定;构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。
第二十八条本办法自20xx年9月1日起施行，1999年6月2日的《浙江省城市建设档案管理办法》(省政府令第114号)同时废止。
城市建设档案在城市规划、建设、管理等有关活动中形成并归档的科学技术文件材料。是城市自然面貌和城市建筑物、构筑物、地上和地下管线等各项建设的真实记录。
按类别划分：
①城市勘测和城市规划档案，包括地形地貌勘测文件和地形图，城市经济和人口资料，矿藏资料和水文地质、工程地质资料、地震、气象、地名和城市历史沿革资料，以及城市总体规划、详细规划和各项专业规划文件等。
关键词:高等学校档案管理办法;成人高校;档案管理
《高等学校档案管理办法》(简称新《管理办法》)是以1989年10月的国家教委第6号令《普通高等学校档案管理办法》(简称原《管理办法》)为基础修订的,共七章四十三条,2008年9月1日正式实施。修订后的新《管理办法》,从高等学校档案工作的定义、适用范围等方面有了新的论述,对高等学校档案的管理体制、制度建设和工作要求提出了更高的标准,充分体现国家对高等学校档案工作的高度重视和档案工作在高校管理中的地位,为高校档案工作的发展和成人高校档案工作的开展提供了制度保障。
一、新《管理办法》的几点变化
1.扩大适用范围,把成人高校纳入办法适用对象
21世纪的高等教育事业蓬勃发展,除普通高校外,成人高等学校、高职高专学校和民办学校也不断得到发展,而且日益成为高等教育体系不可或缺的一部分,很显然原《管理办法》中只针对普通高等学校已经不能适应高等教育的发展现状和要求。所以新《管理办法》扩大了适用范围,涵盖了各级各类的高等学校,有利于促进所有高等学校档案工作的发展。
新《管理办法》明确规定“本办法适用于各类普通高等学校、成人高等学校”,特别把成人高等学校列出,这为成人高校档案管理工作提供了明确的方向,有利于规范成人高校的管理。根据新《管理办法》,成人高校可以重新修订本学校的档案工作管理办法,这为提升学校的管理能级、规范档案管理工作和促进学校更加科学发展奠定了坚实的基础。
2.明确了高校档案的管理体制和学校领导的机制
新《管理办法》规范了高校档案工作的领导体制,规定“国务院教育行政部门主管全国高校档案工作。省、自治区、直辖市人民政府教育行政部门主管本行政区域内高校档案工作”,“国家档案行政部门和省、自治区、直辖市人民政府档案行政部门在职责范围内负责对高校档案工作的业务指导、监督和检查”,确定了政府教育行政部门对高等学校档案工作的业务指导、监督和检查职责,明确了高校档案工作的领导关系和业务指导关系,领导体制层次清晰、责任明确,操作性强,有利于高校档案管理工作的开展。
档案管理工作既是一项基础性工作,又是一项服务性工作。要做好这项工作,学校领导必须加以重视。新《管理办法》明确了高等学校校长是高校档案工作的第一责任人,强化了学校主要领导在高校档案工作中的责任,《管理办法》还规定“遇有特殊情况,应当立即向校长报告”。这些规定的推出有助于高校领导更新观念,增强档案意识,了解本校档案工作的现状,统筹全校档案事业发展规划,把档案工作作为学校管理工作的重要事情来抓。
3.规范了档案管理制度和档案人员的职责
新《管理办法》重新划分了适应于学校档案工作的11类归档范围,这样可以使学校档案工作朝着规范化的目标发展,使学校档案的归档内容更加全面。新《管理办法》提出:高等学校“应当建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度”,以评促进档案建设;“高等学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度”,强化学校各部门立卷制度。
《管理办法》要求“立卷人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律,对文件材料系统整理组卷、编制页号或者件号,制作卷内目录,交本部门负责档案工作的人员检查合格后向学校档案机构移交”,规定了各部门负责档案工作人员的具体职责,保证学校各项管理活动中形成的档案材料和科研研究材料的完整、齐全。
4.增加了“学生类”档案管理内容
高等学校的主体是教师和学生,原《管理办法》片面强调了学校管理、教师和教学,而忽视了学生和学习。教育以学生为本,学生以学习为本,新《管理办法》对此进行了修订。在新《管理办法》中归档范围里增加了“学生类”档案的保管内容,具体内容“主要包括高等学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案,毕业生登记表等”。学生类档案要求从学生入校开始到学生毕业结束,档案中的记录要伴随学生在校学习的整个过程。把学生类档案正式写进档案管理办法中,把学生、学校和对社会有价值的档案并列起来,充分说明了学生管理档案在学校档案工作中的重要性,体现了学校对学生的人性化管理。
5.从经费、文件的管理和档案利用等方面提出档案工作的信息化建设
随着社会信息化的发展,数字校园的建设、数字档案馆建设势在必行,新《管理办法》明确规定“高等学校应当设立专项经费,为档案机构配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施,加快数字档案馆(室)建设,保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行”。
新《管理办法》在档案机构的管理职责上明确规定:“组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作。”提出了高等学校档案包括“有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录”,突破了高校档案原来所涵盖的以纸质、录音带、录像带、实物等传统档案载体的局限,突出了电子或数字载体在新时代档案物理载体中的重要地位,这符合时展的要求。在档案的利用方面规定:“应当设立专门的阅览室,编制必要的检索工具,提供开放档案目录、全宗指南,档案馆指南、计算机查询系统等,为社会利用档案创造便利条件”。
6.从职务聘任、待遇补助等方面彰显对档案工作者的人文关怀
新《管理办法》中明确规定“高校档案机构中的专职档案工作人员,实行专业技术职务聘任制或者职员职级制,享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。”这个规定可以从根本上改变目前成人高等学校档案机构工作人员,因待遇低、工作累、地位低等原因造成了档案工作人员学历层次低、工作积极性差等不利于成人高校档案工作发展的局面,为成人高校档案工作发展的人才需要奠定了基础。
对长期接触有毒害物质的档案工作人员,“保障其依法享有工伤社会保险待遇及其他有关待遇,并可以按照有关规定予以补助”,这使得多年来高校档案界极力呼吁的对因为长期接触有毒害物质的高校档案工作人员建立职业保障和依法取得补助得到了落实,体现了以人为本的档案科学发展观以及对高校档案工作者的人文关怀。
二、新《管理办法》对成人高校档案管理的影响
目前,成人高校档案管理工作的发展与教育发展的实际需要还存在着一定的差距,特别是随着成人高校工作能级的提升和成人高校深入开展的教育、科研、管理等方面的实际相比,成人高校的档案管理带有明显的滞后性。针对新《管理办法》提出的规定和新要求,加强成人高校档案管理的基本思路有以下几点。
1.改变档案管理模式,适应成人高等教育事业改革发展的需要
在当前科学技术迅猛发展,知识经济和信息化浪潮日益发展的背景下,成人高等教育学校建设开始出现新的局面,使原有的档案门类、数量和内容远远不能满足教育发展的需要。随着成人教育改革和发展形势的需要,档案工作重点应由以往收集、整理、保管为主转向以开发、利用和服务为主,提高档案的利用,扩大服务功能。成人高校的档案工作是成人教育的信息资源,只有重视开发利用,不断拓展业务范围和服务领域,才能充分发挥信息资源的优势。
2.加强档案管理人员的队伍建设,提高档案人员的业务素质
要实现成人高校档案的科学化管理,关键要提高档案管理人员的素质。首先要注重提高档案管理人员的政治素质和职业道德修养,使之能热爱档案管理工作,有强烈的事业心、责任感和良好的职业道德修养。同时,要加强对档案管理人员的业务技能培训,不断为其提供接受继续教育的机会、更新档案专业知识,通过系统学习,使之在专业的深度与广度上都有较大的提高,在管理实践中能够具有进行信息收集、加工、存贮、传递的能力,能够积极开展档案利用工作,为成人高校的发展和评估提供详实的材料资源。只有这样才能满足新形式下成人高校教育发展与改革工作的需要。
3.大力加强电子档案管理,不断探索档案管理现代化的新途径
随着人类进入信息时代,档案的形式和载体、档案信息的传播方式和途径等发生了根本变化;随着教育的改革与发展,成人高等教育档案资料呈现出复杂、繁琐、量大的特点,这对高校档案机构提出了新要求,必须应用现代化信息技术手段实现对成人高校档案的管理,实现档案资源和档案管理的信息化。针对网络和计算机的普遍使用,成人高校可以利用教育主管部门的专门教育教务管理软件,从录取新生开始,将学生的姓名、性别、照片等基本信息录入数据库,将在读学生的学籍信息输入到互联网以便于检索,将学生在校期间的学科、专业、成绩档案等信息化管理。同时,成人高校要适应档案管理发展的趋势,对形成的重要文件建立纸质文本和电子档案双备份,减少纸质档案的使用,努力做好档案信息管理系统的使用、维护和安全工作。
总之,成人高校的档案是衡量学校教育管理水平和教学质量的重要标志之一,也是学校开展教育教学、科研的重要信息来源与决策的依据。因此,作为成人教育档案工作者,要按照法制化的要求不断走上正规,不断加强档案管理意识,加强档案的开发和利用,实现档案的数字化管理,充分发挥成人教育档案功能,为推动成人高等教育档案事业的发展和促进学校各项工作做好服务和保障工作。
参考文献:
[1]魏小寅.高校成人教育档案管理的几点思考[j].绍兴文理学院学报,2006,(12):136-137.
【关键词】医院;会计档案;管理
医院会计档案是记录和反映医院医疗业务活动、账务收支状况及其结果的重要史料和证据,医院会计档案对指导医院经营管理、总结医疗工作等具有重要作用。由于同医院自身运营有关的信息70%左右来自会计资料[1],因此,依法加强医院会计档案的管理工作具有十分重要的意义。
1医院会计档案管理工作存在的问题
《会计法》、《会计档案管理办法》的实施,有效地规范了会计档案管理工作。但在工作实践中,医院会计档案管理仍然存在一定的问题,主要表现在以下几个方面:
1.1材料归档不及时。多数医院只重视文书档案的管理,而忽视会计档案的管理,会计档案由医院会计部门自己保管,未按时移交医院档案管理部门;在一些已实行会计电算化的医院,会计资料只移交了纸质档案,磁性介质或光盘存储会计数据却一直保存在会计部门,没有把电子会计档案与纸质会计档案同步移交,严重破坏了档案全宗的完整性。
1.2与档案管理工作不衔接。医院会计档案是会计核算的产物,它产生于医院会计业务工作中,是会计工作的延伸和终结。但在实际工作中,医院会计人员对会计业务非常熟练,经常参加会计知识的培训和学习,却没有参加过会计档案管理知识的培训与学习,特是对会计档案规范化整理标准知之甚少,不少医院只重会计业务,轻会计档案管理,存在会计业务与会计档案管理相脱节的现象;会计档案管理制度也不完整,多数医院没有配备专人管理会计档案,甚至由出纳会计兼管会计档案,这是不符合规定的。
1.3监督指导不到位。会计业务主要接受财政部门的监管,而财政部门和档案部门很少联手对新形势下会计档案的管理进行监督指导。财政部门只监管会计业务规范与否,而对会计档案规范与否少有问津,档案部门也很少主动介入,致使会计档案管理基本处于失控状态。
1.4鉴定销毁不及时。有的医院把凭证、账 簿等会计档案自成立以来一直保存至今,大大超出了其保管期限,没有及时进行鉴定销毁,从而造成空间和档案装具的浪费。
2依法加强医院会计档案管理工作
针对上述医院会计档案管理工作中存在的问题,笔者认为,要做好会计档案的管理工作,必须运用法律手段,依法加强管理,应突出做好以下几个方面的工作:
2.1 提高依法管理会计档案意识。《会计档案管理办法》 第二条规定“国家机关、社会团体、企业、事业单位、按规定应当建账的个体工商户和其他组织,应当依照本办法管理会计档案”,第四条规定“各单位必须加强会计档案管理工作的领导……”,有关法律法规明确规定各单位都必须加强会计档案的管理,因此,各医院的领导一定要提高依法加强会计档案管理的意识,从法律的高度加强管理,使会计档案管理走上法制化的轨道。
2.2 依法完善会计档案管理制度。各单位应严格按照《档案法》、《会计法》及《会计档案管理办法》等法律法规的有关要求,制定适合各自医院的会计档案管理办法。明确会计档案归档收集、立卷、保管、借阅、移交及鉴定销毁制度等,作出具体可操作性强的规定,使会计档案管理的各个环节都有章可循。同时,还应制定一套电算化会计档案的管理制度,以便使电算化会计档案的管理形成制度化。
2.3 依法强化会计档案知识培训。《档案法实施办法》第八条规定“县级以上地方各级人民政府档案行政管理部门依照《档案法》第六条第二款的规定,履行下列职责:组织、指导本行政区域内的档案理论与科学技术研究、档案宣传与档案教育、档案工作人员培训”,因此各级档案行政管理部门及卫生行政部门应依法对卫生事业单位的档案从业人员进行培训,改变以往只重视文书档案整理知识培训的做法,把会计档案整理及其他门类档案整理知识也列入其中,使各医院的档案人员全面掌握档案工作知识。同时,应将会计档案管理及操作技能的培训纳入医院会计人员上岗前的培训,从会计档案整理的基础业务学起,使其熟练掌握会计档案管理的基本知识与操作技能。
2.4 依法加大医院会计档案监管力度。《会计档案管理办法》明确规定“各级人民政府财政部门和档案行政管理部门共同负责会计档案工作的指导、监督和检查”,因此,各级财政部门和档案管理部门应该联手做好医院会计档案的监督指导工作。采取定期、不定期的方法,对会计档案进行检查指导,发现问题及时纠正,保证医院会计档案管理工作的健康开展。各级财政部门应在对各级医院会计业务工作检查中,将会计档案的规范化管理纳入其中,加大对会计工作的整体性和连续性的检查与监督。
2.5 依法开展医院会计档案鉴定销毁。《会计档案管理办法》第十条规定“保管期已满的会计档案,除本办法第十一条规定的情形外,可以按照以下程序销毁……” 因此,各医院应依照《会计档案管理办法》的有关规定,遵照法定的程序定期进行会计档案的鉴定销毁工作。
总之,医院会计档案是一项即复杂细致而又要求严密的工作,必须认真贯彻执行《中华人民共和国会计法》和《中华人民共和国档案法》等法律法规的相关规定,把医院会计档案管理工作做到专业化和规范化,使其真正起到为医院发展建设发展服务的作用。
1档案管理部门如何实现科技化的管理方式
档案管理部门的相关的管理人员必须充分利用科技带来的优势,借用现代化的管理技术,才能满足社会对于档案的需求。随着我国经济的不断发展,企业种类不断的增加,国民的转移也早已摆脱了省的约束,无论是从企业发展需求还是从政府部门的要求看,档案管理都必须实现科技化的现代管理办法。国家在认识到了这一情况后,对《档案法》进行了及时的修正,要求各档案管理部门要尽快的实现档案管理方法的转变。如今档案管理办法的变革已经成为了无法逃避的问题,那么如何才能在最短的时间内完成档案的科技化现代管理就是我们要讨论的问题。
1.1通过计算机的使用实现档案管理的现代化
档案科技化的现代管理办法的实现必须建立在计算机使用的基础上。档案管理人员必须先学会计算机的使用,熟练的掌握计算机档案管理的相关软件,完成传统记录向计算机转录的程序。现在社会上对于计算机的运用已经屡见不鲜,它凭借超快的运算速度、骇人的数据储存能力、便捷的软件辅助功能等快速占领了各个信息行业。随着人类科技的不断进步,计算机领域在不断的发展,如今被大量运用的四代计算机完成了人类对于办公科技化的需求。计算机拥有各种先机的录入搜索能力,能在数秒之内完成大量信息的整理、搜索工作,它是档案管理进入科技化的有效媒介,也是完成现在档案管理工作的最有效工具。
1.2改革管理方法实现档案管理的现代化
传统的档案管理部门其员工的工作任务只是一些基本的记录查询工作,这种工作思想下,员工就会丧失对档案的管理意识,无法意识到合理的管理对于档案有效利用的重要性。档案管理部门想要完成社会对于档案管理的要求,就要对档案管理者进行思想教育。通过在岗培训让管理人员意识到管理方法的重要性,并帮助他们掌握先进的管理理念和科学的管理办法,摒弃传统的管理方法和工作理念。
1.3利用现代科技的便捷减少不必要的时间消耗
计算机的使用只是档案管理工作进入科学化的基础步骤,档案管理工作人员必须以计算机为载体完成其他高科技产品的引进工作。计算机只是作为信息处理、计算的储存中心,档案管理想要完成科学化的管理方法,必须给计算机配备相关的科技产品。文字扫描器就是减少工作人员录入基础信息的必备武器。计算机虽然拥有快速的计算能力和大容量的储存能力,但是其自身的键盘试录入速度并不是那么的可观。文字扫描器的使用就大大解决了这一问题,它对书面的文字进行扫描后,可以将其直接录入到电脑中,大大减少了档案管理人员的工作负担。
2通过规章制度的建立将档案管理工作规范化
档案管理部门虽然作为一个信息管理部门,但是其有明确的工作内容和数目众多的工作人员,换句话说,档案管理部门必须要拥有一套自己的规整制度和工作流程规范才能实现档案管理的现代化。档案管理部门的高层管理人员,应该以企业的标准对员工进行管理,要求员工在日常工作中不断的总结和吸取教训,通过实践建立起一套合理的、系统的、适应能力强的现在管理办法。档案管理部门相关负责人,必须对档案管理工作进行系统的考察,对各部门工作人员进行统筹安排,实现档案管理队伍的物尽其用,帮助工作人员明确自身的工作任务,让每个人员做到有章可循。档案管理人员在进行档案录用时经常要借助其他部门的基础资料。档案管理负责人要通过科技手段的运用在这些部门之间建立起一个畅通的沟通渠道,保证资料的及时传输和交流,完成信息部门科技资料网络的构建。这几年,经过档案管理工作人员的不懈努力,档案管理在不断的进步和完善。档案管理部门的工作效率和工作速度都得到了明显的改善,但是档案管理的整体效率还未能完全满足社会发展速度对信息化的要求。档案管理工作人员要时刻谨记社会对于自己的要求,将加快工作效率,提高工作质量作为日常工作的一部分,争取早日完成档案管理与现在社会的同步发展。
作者：董晨辉 单位：吉林省辽源市科学技术信息研究中心
关键词：城建档案管理办法
中图分类号： G271 文献标识码： A 文章编号：
城建档案是指过去和现在城乡规划、建设、管理活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等不同形式的历史记录，它是城乡建设重要的基础性资料。城建档案管理工作是城乡建设中一项十分重要的基础工作。
一、《广州市城市建设档案管理办法》修订的必要性
1996年，广州市颁布实施了《广州市城市建设档案管理办法》（穗府〔1996〕87号），对规范广州市城建档案接收、报送、管理和利用工作起到了显著作用。现馆藏档案数量达到了100多万卷，每年新增档案近7万卷，
但原《办法》现已到期，此外，随着《中华人民共和国城乡规划法》、《建设工程质量管理条例》等上位法律、法规和规章的修改，尤其是2008年1月1日施行的《城乡规划法》明确了城乡统筹的原则，建设单位报送竣工验收资料的法律责任和违反该责任的罚则等规定，以及原办法缺少地下管线档案收集、保管和利用的等内容。同时为适应广州市新型城市化发展以及社会民生对城建档案的需求，对《办法》已迫在眉睫，主要体现在以下几方面：
一是部分条文已经失效，地下管线等城建档案归档流失形势相当严峻。
1998年，国家取消了“建设工程竣工档案保证金”制度后，《办法》第十四条关于交付竣工档案保证金的有关规定随之失效。城建档案的接收工作失去了一个重要的经济制约手段。加上一些建设单位缺乏法律意识，不能严格按照有关规定报送城建档案，造成了许多城建档案的流失，尤其是地下管线档案。
据不完全统计（根据已领取规划建设许可证的项目数量及移交工程档案的项目数量比例）, 2009年——2011年三年间，广州市仅市政基础设施建设工程这类竣工档案的归档流失率颇高，尤其是电力电信等地下管线工程竣工档案基本上没有移交，归档率仅为20%，形势相当严峻。
二是缺乏对区县，尤其是番禺、花都区城建档案管理工作纳入全市统筹管理的具体规定。
2000年，番禺、花都撤市设区后，交通、通讯、给排水、供电、供气等基础设施建设以及房屋建筑等城市建设得到了快速发展。然而，由于受番禺、花都原管理模式的影响，作为城乡一体化建设重要组成部分的番禺、花都区建设工程档案工作长期处于薄弱环节。番禺、花都区建设工程档案至今未纳入到全市进行集中统一管理当中，特别是番禺区没有专门城建档案管理机构和档案人员从事辖区内的建设工程档案管理工作。
三是没有将城建档案管理工作与城乡规划、建设和管理工作有效衔接。
在《中华人民共和国城乡规划法》、《建设工程质量管理条例》、《城市地下工程档案管理办法》等法律规章颁布实施后，为加强城建档案法制建设，全国各地都启动了新一轮的地方城建档案法规修订工作，如：北京、天津、上海、重庆、长春、武汉、西安、太原、成都、南京、济南、长沙等。在新修订的地方城建档案管理法规中都将建设工程档案管理工作与城乡规划、建设和管理工作进行有效衔接，从而在法规层面解决城建档案接收难的问题。和全国城建档案法规建设先进城市相比，广州市城建档案法规建设已处于相对落后和被动局面。
二、修订后的《广州市城乡建设档案管理办法》的主要内容和亮点
（一）主要内容
原《办法》共22条不分章节，新《办法》则由六章共30条构成，第一章总则，明确城建档案管理部门的具体职责。第二章城建档案的接收范围和质量要求。第三章城建档案的报送和接收，明确工程档案报送、预验收和查询等相关环节的要求，并强调地下管线档案的管理。第四章城建档案的管理和利用。第五章法律责任，明确城建档案管理各责任方失职及违规的处罚。第六章附则，明确档案整理编制的具体要求等具体规范的编制。
主要修订的内容为：
1、“城市”到“城乡”。根据《城乡规划法》的城乡统筹的规定，本办法适用于本市行政区域内，包括城与乡。（标题）
2、细化报送、移交城建档案的质量要求.（第八条）
3、增加地下管线工程档案查询、管理和动态更新的规定。（第十、十一、十二条）
4、优化档案管理服务，通过完善业务指引、提供技术指导，从建设工程规划报建开始，城建档案馆提前介入、主动服务，详细告知建设单位有关城建档案报送的内容和要求，在工程竣工前，通过预验收，及时查漏补缺，保证工程竣工后城建档案的顺利移交。（第十、十三、十四条）
5、通过信息化管理、异地备份制度加强城建档案管理，在遵守保密规定的前提下，按照信息公开规定提供档案利用服务。（第十九、二十一、二十二、二十四条）
6、增加逾期报送城建档案的罚则和不查询地下管线档案导致施工事故的罚则。（第二十六、二十七条）
（二）主要亮点
一是延伸了城建档案工作涵盖范围。根据国家城乡统筹建设的方针，依据《城乡规划法》，将《广州市城市建设档案管理办法》改为《广州市城乡建设档案管理办法》。城建档案工作不仅局限于城市，涵盖了乡镇。
二是明确了城建档案的实施部门。在广州市各相关建设主管部门的“三定”方案中，城建档案的管理职能明确在市规划局。因此，本修订稿第四条对全市城建档案的主管部门作了具体规定，由市、县级市规划行政主管部门负责本行政区域内城建档案管理工作。同时，明确市城市建设档案馆负责全市各区内的城建档案日常管理工作。
三是强化地下管线工程档案的管理。地下管线为隐蔽工程,虽然原管理办法也有地下管线档案报送和管理方面的要求，但因是十多年前的规定，相关内容规定不够细致，部分工程施工后档案报送不够及时，随着社会的发展，地下管线对城市建设的影响越来越重要，有必要加强相关管理要求。本《办法》第十、十一、十二、二十七条明确规定建设单位在规划报建前应当查询施工地段的地下管线工程档案；地下管线工程竣工后，应当竣工测绘,并将竣工档案报送城建档案馆；城建档案馆建立城市地下管线档案管理信息系统，为广州市安全施工提供信息服务和技术支持。
四是实行了《建设工程档案报送责任书》。《建设工程档案报送责任书》的签订一方面可以约束建设单位及时向城建档案馆报送工程档案,另一方面便于城建档案馆掌握工程开工的情况,可根据需要对工程建设,特别是重点工程的建设进行跟踪服务,实行全过程的业务指导,保证工程竣工时能形成完整的工程档案,并及时向城建档案馆报送。为此,根据目前广州市实际做法，本修订稿中第十一条作了规定。
婚姻登记档案是婚姻登记工作成果的直接体现，没有婚姻登记工作便没有婚姻登记档案。虽然婚姻登记档案的形成需要婚姻登记机关与婚姻登记当事人共同参与，但从根本上说，婚姻登记当事人的参与，是履行法律法规规定的义务，并进而享受与义务相等的权利。因此，婚姻登记档案的形成主体是婚姻登记机关，而不是婚姻登记当事人；婚姻登记档案不是个人所有的档案，而是国家所有的档案，是国家档案的一个组成部分。
一、通榆县婚姻登记档案的利用现状
通榆县婚姻登记处于2004年成立，至此各乡镇（除瞻榆管辖的7个乡镇外）的婚姻登记业务取消，档案陆续上交到县婚姻登记处统一管理，但是当时的办公条件有限，办公环境简陋，使得婚姻档案一直寄存在民政局的物资储备库中，每逢当事人查阅档案，登记处的工作人员必须带领当事人雇车去储备库查找。非常不便，这种情况到2006年才有所改变，在民政局的大力支持和全体工作人员的努力下，2010年所有的婚姻登记档案全部整理完成，并按照乡镇、年份、月份全部归类上架，至此，40多年的历史遗留问题才得到解决。婚姻登记档案的管理和利用工作也取得了新的进展。仅2012年下半年到2013年上半年一年内，通榆县婚姻登记处秉承着“依法行政，为民服务”的工作理念，以优质文明为服务目标，全体工作人员努力工作，全年共办理婚姻登记3169对，其中结婚登记2616对，离婚登记553对，出具单身证明106份，登记合格率达100%。其间档案的利用效率也不断提高，使得婚姻登记处的工作得到了群众的认可和好评。
二、通榆县婚姻登记档案的利用成效
2006年1月23日，《婚姻登记档案管理办法》颁布和实施后，有力地推动了我国婚姻登记档案管理和利用的规范化。在此之后，笔者有幸进入民政部门从事婚姻档案管理工作。通榆县自2007年起采取新的《婚姻登记档案管理办法》，对婚姻登记档案进行管理利用。婚姻登记档案的社会效益和经济效益也日渐显著。通榆县婚姻登记处在2008至2012年间，共接待居民、执法机关、律师、法律援助机构等查档人员466人次，查阅婚姻档案286卷次。占我局查阅档案的87%。通过查阅婚姻档案，不仅能解决各类民事纠纷，也能为维护社会稳定提供原始依据。从笔者对婚姻档案利用情况来看，通过查阅婚姻档案办理银行按揭贷款、解决民间经济纠纷、解除婚约占前三位，而且继续保持平稳状态。同时为办理财产继承、房屋买卖、办理独生子女证、确认出生年月、认定单身证明、户口迁移、审批二胎等查阅婚姻的则渐趋上升，可见婚姻档案利用目的呈现多样化，不再像往年那样单一。而且近年来民众用档意识也不断提高。
三、切实做好县级婚姻档案的利用工作
做好婚姻登记档案的管理和利用，构建和谐社会是婚姻登记档案管理者的工作职责，加强婚姻登记档案管理和利用工作是服务和谐社会的一个重要的切入点。
（一）推动档案利用电子化。随着国民经济的不断发展，对于婚姻登记档案管理的方式也呈现了多元化趋势，充分提高了婚姻登记档案的利用率，提高其公共服务功能，为人们提供了更为便捷的服务。县级婚姻登记档案管理部门要充分利用互联网优势，利用计算机操作提高婚姻登记的效率，实施网上在线登记，简化婚姻登记过程的繁琐性。同时婚姻登记档案管理部门还可以设置网络档案，提高工作效率，不仅缩短人们的查阅时间，而且准确率还能达到百分之百，更好地服务于公众。
（二）完善各项规章制度。切实贯彻《婚姻登记档案管理办法》，对于婚姻登记档案管理利用工作，婚姻登记机关要完善各项规章制度，严格依法办事，切实贯彻《婚姻登记档案管理办法》，使婚姻登记档案管理工作更为规范化和程序化。婚姻登记档案管理的工作人员要全面领会《婚姻登记档案管理办法》，加强对自身业务的指导，深入掌握技术规范，拓宽婚姻登记材料收集的渠道，设立专门档案室，分门别类进行归档存储，安全保管、合理利用。切实保障婚姻登记档案的安全性和真实性，维护婚姻当事人的合法利益。
（三）加强档案队伍建设，提升服务水平。目前社会上需要查阅婚姻档案的动机多种多样，婚姻档案的用户构成复杂，利用者在文化水平、知识素养以及性格上都有很大差异，而且许多利用者想通过查询档案来解决关系切身利益的问题，查档时心情迫切，情绪波动大，所以，必须加强档案管理工作者的队伍建设，提升服务水平，使得档案工作者在提供利用时要始终做到业务熟练、诚恳热情、耐心周到，让所有利用者为寻求帮助而来，满意而归。
（作者单位：吉林省通榆县民政局婚姻登记处）
伴随着时代的进步，现代科学技术突飞猛进，多媒体信息技术在行政事业单位的日常工作中运用越来越普遍，会计档案电算化已经成为必然趋势。
二、会计档案管理对于事业单位的重要性
为了强化事业单位的会计档案管理，国家档案局与财政部于2016年了新的《会计档案管理办法》，要求事业单位必须进行会计档案管理，明确了会计档案管理的意义，同时具体规定了需要归档入库的档案材料必须定期移交到事业单位的档案管理相关机构，统一进行集中化管理。
再者，由于事业单位内部的在财务及内部管理上的需求，事业单位提高会计档案管理也是必不可少的。据粗略统计，我国目前共有约126万个事业单位，超过3000万的单位职工，每年国家财政部门需要极大一笔资金来支付事业单位职工的薪资需求，而会计档案管理能够准确地记录管理事业单位的收支情况，为事业单位的发展规划，人员编制提供科学可行的依据，财政部门在行政管理方面对会计档案管理也具有较大的需求。
同时科学合理的会计档案管理也能准确记录事业单位职工的收支情况，为打造清正廉洁型的事业单位，树立廉政工作形象提供大力支持，完善的会计档案管理能让事业单位的经费开支变得更加合理，有理有据，防止公费挪用的情况的发生，也能提高审查部门的工作展开的效率。
三、会计档案管理发展趋势
（一）事业单位会计档案的数字信息化管理
随着时代的进步与发展，事业单位的会计档案管理必将走上数字化的道路，逐渐实现会计档案管理的电子化会计管理，网络化管理与智能化管理，事业单位在今后的会计档案管理或者说现在已经逐渐不再局限与传统的档案袋纸质管理上，计算机的不断发展极大地丰富了档案资料的储存介质，扩大了档案资料存储的范围。事业单位在进行会计档案管理时也必将以网络管理为核心，建立完整的信息化管理体系，在不久的将来甚至出现网络智能化的档案数据管理，节省了人力，全面提升档案管理的效率。
（二）财务软件从单纯的核算转型为管理
目前来说，我国的财务软件大多数仍然局限在单纯的数据核算层面上，但由于市场的不断发展，单纯的核算已经不能满足事业单位的发展，随着会计电算化的不断发展，财务软件也必定会不断进步，不再仅仅停留在财务核算方面，还会在财务核算上进一步涉及规划，决策，统一整合数据进行效益的评估，建立完善的电算化档案管理体系，从之前单纯的财务核算向综合管理方向发展。全面促进事业单位会计档案管理的数字信息化管理。
（三）会计档案信息化管理的客观需求
随着时代的进步，事业单位工作压力也越来越大，传统事业单位已经渐渐不能满足事业单位的发展需求，会计档案信息化管理旨在会计信息数据的利用，单纯的会计核算逐步转变为现代管理型会计管理，将会计档案信息作用最大限度发挥已经成了事业单位发展的客观需求。财政部于2014年10月了《关于全面推进管理会计体系建设的指导意见》，政策包含了全面推进管理会计信息系统建立的具体措施，进而推动管理型会计在事业单位的最大化运用。回顾从2000年开始的预算管理以及的信息化系统建设的发展?v史，再到2008年的全球金融危机爆发之后，预算管理信息系统建设开始走向多维度，全面化，精细化的发展方向，然后在2013年到现在的市场经济多变与不断转型的大背景之下，会计管理中成本核算软件、预算管理软件与管理会计报告分析应用软件等会计管理软件的工具在企业与事业单位中的具体应用，统一标示着现代化数字信息技术在会计管理领域的集中应用，再者为了最先限度的去满足事业单位对于会计信息资源的全面挖掘与高度聚合，会计档案管理必须发挥出会计档案作为信息源的应有作用与职能，最后统一将所整理出的电子会计档案信息再次进行分析处理，便于各大信息平台之间的信息流通，促进会计信息的相互联系，避免各个部门之间各自为政，会计信息得不到充分发挥。
四、如何提升事业单位会计档案管理
（一）重视会计档案管理，提高思想觉悟
事业单位想要提升会计档案管理，必须首先从思想层面做起，认识到会计档案管理的重要性，不能仅仅将会计档案管理视为账务记录，要将做好会计档案管理当作自身的责任，做到对单位负责，对国家负责，严格遵循《会计档案管理办法》，谨慎处理会计档案相关细节，妥善保管会计档案，分类存储，并要及时清查，防止出现档案资料的缺失与泄漏。单位高层领导也要对档案管理工作人员提供大力支持，创造良好工作环境，提升员工工作的积极性。
（二）建立健全会计档案管理制度
有效的会计档案管理需要一套完善的会计档案管理制度体系为基础，事业单位务必要根据相关法律，结合事业单位的实际情况建立一套适用的会计档案管理制度，将会计档案的归档程序，归档的要求与范围，档案保存的具体要求做出明确规划，运用科学的方法对会计档案进行妥善保管，同时要建立明确的责任制度，将会计档案管理工作纳入职工的绩效考核，对档案管理出现的问题及时指正，端正管理人员工作态度，提升档案管理水平。
（三）加强会计档案管理人员的培训，提高工作素养
事业单位会计档案管理工作，对于管理人员不仅仅在业务素养上，还在职业道德与思想上具有一定的要求，同时会计人员作为会计档案的直接负责方，其业务水平直接影响到档案卷宗的质量。会计档案管理逐步转向数字信息化，新的《会计档案管理办法》已经将电子会计档案纳入会计档案的范围。事业单位必须加强在职人员的业务培训，提高管理人员的新型技术学习，熟练掌握会计档案电子化管理技能，让会计管理人员在实践中不断学习，将理论与实践结合，培养出一批复合型全面的财会人才，最大化发挥出会计档案的作用。
（四）会计档案管理流程规范化
为了全面提高事业单位的会计档案管理，事业单位必须充分了解会计档案管理的重要意义，贯彻财政部门相关政策，根据事业单位的实际情况制定相应管理机制，规范化管理，要做到档案管理依法管理，科学管控。细化会计档案卷宗具体管理细节。各单位必须加强对会计档案管理工作的领导，建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密。
关键词：城乡居民；社会养老保险；档案管理
本文主要对我区城乡居民社会养老保险业务档案工作的现状及存在的问题进行探讨，并提出建议。
1 我区城乡居民社会养老保险业务档案工作现状及问题
夷陵区2011年7月被国务院批准为全国第三批城乡居民社会养老保险试点县，截止目前，全区已有26万多人参保，其中享受养老待遇的有6.5万人，待遇社会化发放率100%。我区启动城乡居民社会养老保险试点工作以来，在努力抓好城乡居民参保扩面的同时，也注重做好参保人员业务档案的整理归档工作，从基础工作做起，加强养老保险档案的管理。我区强化参保资料审核，确保信息录入准确完整，对城乡居民养老保险纸质业务资料进行科学化分类、标准化存储、规范化装订，2012年8月份为积极配合我区城乡居保信息管理系统的上线，更好地发挥电子档案信息资源的作用，我局要求所有参保人填报的纸质档案资料条目与湖北省城乡居民社会养老保险电子信息管理系统条目相吻合，确保居保电子信息系统数据录入不缺项。经办人员严审核，细录入，做到合格一批录入一批，录入一批管理一批，对资料残缺不全的，严格进行补缺补差，确保了纸质档案和电子档案的完整性和正确性。一年多来，我区居保业务档案管理工作有了长足的发展，取得了可喜成绩，但在工作实践过程中，也发现了一些业务档案管理工作方面的困难和问题，主要有以下几个突出问题。
（一）缺乏规范统一的业务档案管理规章制度
随着我区城乡居民参保人数的逐渐增多以及社会养老保险的全覆盖，迫切需要建立健全适合我区特点的养老保险档案管理制度，从一定程度上减除广大城乡居民的后顾之忧。目前，我区城乡居民社会养老保险档案管理制度安排本身的缺失使居保档案管理缺乏有效的法律法规依据。因缺乏统一的档案管理制度，我区各级居保经办机构往往按照《湖北省城乡居保业务档案管理办法》来管理档案，个别乡镇人社中心甚至没有真正在档案管理中落实，致使居保档案管理政策环境较差。例如有的乡镇人社中心一些参保人档案填写不规范，姓名和身份信息等数据填写不准确，导致人员数据导入不了省居保电子信息管理系统，还有大多数乡镇纸质档案为16K纸，而省居保档案管理办法要求纸质档案是A4纸等等。我区居保档案管理制度的不规范导致养老保险档案内容不能完全真实地反映整个参保过程，导致一些纠纷，影响了城乡居民参保的信心，也损害了政府的诚信度。
（二）基础设施建设与业务档案管理工作的要求尚有很大差距
目前，我区城乡居民养老保险局作为负责全区城乡居民养老保险业务档案的集中保管机构，虽然设置了"退管股"来负责居保业务档案的管理，但受我局办公场地和经费的制约，我局还没有专门的档案室来保管居保业务档案。根据《湖北省城乡居民社会养老保险业务档案管理办法》的要求，城乡居民养老保险业务档案管理应设置规范标准的业务档案专用库房，能够容纳和接受全部居民养老保险业务档案。库房内应配置温湿度计、空调、去湿机、消毒灭菌机、灭火器、吸尘器等设施设备，并配备专用的铁制档案柜或者密集架，办公室、库房、查阅室按要求分设，以确保档案的安全[1]。而目前我局业务档案库房和业务人员办公室并没有分开，去湿机、温湿度计等设施设备更是缺乏，档案库房、办公区、查阅室与业务档案管理工作的要求还有一定距离。各乡镇人社中心作为档案资料的归集上报机构，虽然对档案室没有明确的要求，但要有合格的档案柜或档案架，不少乡镇档案资料随意存放，受条件的制约，有的乡镇部分档案没有装订成盒，档案装订也没有做到一人一盒，在档案保管设施方面无法达到标准。我区档案管理基础设施无法与现代农村养老保险档案工作发展需要相适应，进而影响了我区居保工作的有效落实。
（三）业务档案管理人员档案管理专业知识有待提高
受人员编制短缺、工作任务较重等实际情况的制约，各乡镇人社中心兼职档案员的配备及档案管理学习培训方面还有欠缺，各乡镇现有档案管理人员大多没有档案管理相关专业学历，缺乏档案管理专业知识与技能，其综合素质仍有待提高[2]。同时，业务档案管理人员从事档案管理工作时间短，档案管理人员的知识结构不够全面，尚不能完全适应档案工作的需要，影响了我区档案工作的深入开展。
2 对规范我区城乡居民养老保险业务档案工作问题的一些建议
（一）规范制度，加强领导管理
为了让各项工作能顺利展开，确保居保档案管理的范围化和标准化，在实际工作中做到有章可循，我们要根据工作实际和工作特点，迅速制定出《夷陵区城乡居民社会养老保险档案管理办法》《夷陵区城乡居民社会养老保险档案立卷归档程序及注意事项》《夷陵区城乡居民社会养老保险档案安全保密制度》等制度，对养老保险档案立卷归档的范围、标准、质量、保管和利用要做出明确的标准和要求，细化工作职责，简化操作流程，从制度上确保档案管理工作的顺利开展。目前我区档案制度建设正在有序进行，各种档案制度有望年底出台。构建完善的、符合我区实情的城乡居民社会养老保险档案管理制度，也是各乡镇人社中心的期盼，通过完善的管理制度来管理和约束工作人员的行为，明确档案管理工作职责，使档案管理的每一个环节都有章可循、有据可依。
城乡居民社会养老保险档案管理工作面对全区202个行政村（居委会）和25万人参保群体，面广、人多、工作量大，我们还要加强档案工作的组织管理，建立分管领导和档案管理人员岗位责任制，建立健全业务档案工作流程，加强居民养老保险业务档案工作的监督指导。区居保局要负责全区养老保险档案工作的监督、指导、检查、考核、归档和保管，各乡镇人社中心具体负责本辖区、村居保档案材料的形成、收集、整理和上报工作。在实际工作中，乡镇人社中心应协助区居保局做好纸质档案相关材料的归集上报和电子档案信息录入等基础工作，村（社区）应建立参保人员基础信息台帐并妥善保存。区人社局应加强养老保险档案工作的领导和管理，将养老保险档案管理纳入年度目标任务、工作计划，建立健全城乡居民社会养老保险档案工作制度，把养老保险档案材料形成、收集、整理、归档和保管等各项工作纳入各有关部门和人员工作职责范围，做到制度健全、措施到位、责任落实，年初有安排、年底有考核。全面提升养老保险经办机构管理能力和服务水平，实现居保档案管理的制度化、规范化和标准化。
（二）改善条件，加强基础设施建设
针对我区城乡居保档案基础设施建设的情况，确保我区居保档案整理工作的顺利进行，区财政部门要积极筹集资金，加大资金投入力度，按照省一级档案管理标准，专门建立居保档案室。安装档案密集架或档案柜，配备温湿度计、空调、去湿机、消毒灭菌机、灭火器、吸尘器、窗帘等设施设备，必须做到防火、防盗、防磁、防高温、防潮湿、防光、防尘、防虫、防鼠，不断改善档案管理条件，从"经费上"确保养老保险档案管理工作持续、健康发展。
乡镇居保经办机构要从保障档案管理基础用房、设备和人员等方面加强居保业务档案基础建设，以实现居保业务档案管理工作科学发展。办公室、库房、查阅室要按要求分设，确保档案的安全，并根据需要配备计算机、扫描仪、办公软件和业务软件等现代化管理设备，推动档案信息化和网络化建设，以适应档案现代化管理的要求。通过不断加强软硬件设施，提高我区的档案管理水平。只有通过加大资金投入，逐步完善居保业务档案基础设施建设，才能实现我区居保业务档案管理地长远发展。
（三） 加强培训，确保档案管理服务水平
城乡居民社会养老保险档案管理涉及参保人员信息从收集、分类、整理、归档、装订成册，到档案内容进行补充更正、保管、鉴定、利用的全过程，这就需要现代化信息技术运用和高素质的档案人才管理队伍，需要具有专业素质的档案管理人员。我区城乡居民养老保险局负责全区居保档案的收集、整理和保管工作，目前并没有专业的档案管理人员，各乡镇人社中心档案管理人员的水平也是参差不齐，因此我局和各乡镇人社中心的档案人员管理队伍急切需要专门教育、培训。我区各级居保经办机构应积极加强与上级业务主管部门及当地档案部门的联系，主动争取业务上的协助和指导。一方面要组织大家学习《档案法》《湖北省城乡居民社会养老保险业务档案管理办法》《夷陵区城乡居民社会养老保险档案管理办法》等文件法规，另一方面，要采用请进来的办法学习，提高档案管理人员的动手能力。可邀请档案局的专业人员对我区的专兼职档案员进行培训，提高大家的档案意识，掌握如何分类、归档、管理等一系列方法。对档案管理工作人员进行相关的业务培训，确保工作人员能够按照"干净整洁、统一规范、查找方便"的基本要求，尽职尽责做好基础资料的整理归档工作和档案的保管、保密工作，提高我区城乡居民社会养老保险业务档案管理水平。
我们要根据居保业务档案管理工作的需要，开展对现有档案管理人员专业知识与计算机操作技能培训，例如举办居保档案整理培训班、召开档案整理工作现场会，通过现场讲解、实物操作等方式，提高培训效果，使其适应业务档案工作的需要。在做好档案入库的同时，各级居保业务档案管理人员还要提高档案服务水平，认真接待业务档案查询人员，做到耐心解答，及时、准确。通过定期参加档案业务学习和培训，以进一步提高全区居保档案管理服务质量。
