时间：2022-08-19 20:41:04
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇档案数字化建设，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
所谓数字化，是指利用计算机信息处理技术，把声、光、电、磁等信号转换成数字信号，或把语音、文字、图像等信息转变为数字编码，用于快速传输与准确处理的一种综合性技术。数字化具有简单、直观、速度快等优点。档案数字化是随着计算机网络技术、多媒体技术的发展而产生的一种新型档案信息形态，是指“利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段，将纸质文件、声像文件等传统介质的文件和已归档保存的电子档案，系统组织成具有有序结构的档案数字信息库”，它将各种传统载体的馆藏档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式传输，并利用计算机系统进行管理，以实现档案信息快捷利用和共享的目的。经过数字化处理后的档案能够通过各种各样的管理软件进行规划与整合，使档案利用服务方式更加多样，最大限度的实现了档案资源的共享。
二、档案数字化建设的主要内容
从数字化的对象来看，档案数字化的内容主要包括以下两个方面：一是对原有馆藏纸质档案进行数字化，即将原有传统载体的档案通过扫描、加工和处理，进行数字化转换；二是对正在形成的电子文件进行及时归档与保存，做到电子文档的齐全完整、真实有效。
从数字化的程度来看，档案数字化的内容分为以下两个层次：一是档案目录信息的数字化，即建立档案目录数据库，严格规范档案信息的著录标引，科学选定档案目录的数据库结构；二是档案全文信息的数字化，即采用扫描录入的方式将档案全文按照原貌逐页存储为图像文件并为其编制目录索引，或是经 OCR（光学字符技术）识别后采用文本格式存储档案内容，辅之以全文检索数据库。从数字化的过程来看， 档案数字化建设应包括数字化档案的收集整理、存储保管和查阅利用等方面。我们可以通过文件和档案一体化的方式，借助计算机技术及相关信息技术完成数字化档案的收集整理；采用磁盘、光盘等数字存储设备实现数字化档案的存储保管；由计算机及其网络技术实现数字化档案的查阅利用。
三、档案数字化建设的必要性及意义
档案信息资源作为社会信息资源的重要组成部分，已深入到社会活动的每一个角落，贯穿于人们的日常生活之中。 档案信息化建设已成为信息时代档案工作者面临的重要课题和发展契机。档案数字化建设作为档案信息化建设的基础工程和重要内容，不仅是档案工作未来发展的主流，更是当下时代特征的重要表现。因此档案数字化建设对我国档案事业和社会实践活动具有如下几点意义。
（一）档案数字化建设是信息时展的迫切要求
当今人类社会已迈入了信息时代，计算机网络技术的迅猛发展和广泛应用，正深刻地影响着社会的各个领域，改变着人们的生活、工作和学习方式。信息化浪潮的冲击，同样也给档案工作带来了新的契机，使得档案数字化逐渐被提上日程。随着办公自动化水平的不断提高，无纸化办公已成必然趋势，由此形成了大量的数字化档案，档案管理必须从传统的实体管理向信息化管理方向发展，才能满足时展的需求。因此，档案数字化是信息时代的必然产物，档案数字化管理较之传统的实体档案管理，有着无可比拟的先进性和时效性，它将分散于不同载体、不同地方的档案信息以数字化的形式存储，以网络化的方式连接，实现了档案信息资源的及时利用与共享。
（二）档案数字化建设是社会发展的实际需要
档案中包含了大量的数据、资料、图表、文件等原始凭证，是最真实、最可靠、最具说服力的历史记录，同时也是国家信息资源的重要组成部分，具有不可估量的社会经济价值。当今社会，机构负责人根据档案做出重大决策需要迅速、准确，各职能部门工作查考要求快速、及时，社会广大公众对档案信息需要量正不断增加，人们已越来越多地关注档案信息获取的时效性和便捷性。而数字化档案相比传统档案载体来说，既方便获取，又不会对档案原件造成损坏。因此，档案部门只有尽快改变传统的管理、检索和提供利用方式，不断加快档案数字化建设，才能及时、准确地为社会各界提供利用，进一步实现档案信息资源的社会共享。
（三）档案数字化建设是档案管理发展的必然趋势
这是由数字档案本身的特点所决定的。传统的纸质档案载体容量非常有限，而且成本偏高，而数字档案的载体容量很大，可以节约大量成本和档案保存空间；纸质档案一旦遭到破坏，很难得以恢复，而数字档案具有容易备份的特点， 可以通过保留多份备份文件来避免档案受损；在利用纸质档案时，我们通常要翻阅几十卷、甚至几百卷的档案，工作十分繁复，而数字档案在利用过程中，只需利用计算机，就可以在几分钟内检索到所需内容，十分方便；纸质档案只能描述二维的历史记录，无法满足人们在建筑设计、科研等方面的需求，而数字档案却可以利用计算机等先进的工具达到多维的记录要求。
（四）档案数字化建设是开发和利用档案信息资源的基础
Abstract: The rapid development of information technology and promote the use of the information industry in the national economy the most dynamic growth sectors and an important pillar industries, but also to the ever-changing information technology brings a new urban construction archives research topics - Urban construction of digital files.
Keywords: urban construction archives; digitization; construction; Information; explore
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：
随着信息化水平的不断提高，如何改变传统的城建档案利用方式，把城建档案实体的信息以数字化形式通过计算机网络提供使用，成为应对信息化挑战的必然举措。由此，传统城建档案馆数字化建设的问题引起了人们的关注，并且我省一些城建档案馆已经开始对此投资建设。
城建档案是城市规划和建设管理的重要信息资源，数字化建设已经成为城建档案事业科学发展的必然趋势。近年来，我们在政府的号召和陕西省城建档案工作办公室的引领下，对数字化建设方面进行了积极的探索，取得了初步成效，在工作中数字化建设也给城建档案工作带来了极大的方便。首先，我们充分认识到城建档案数字化建设的紧迫性1、城建档案数字化，可改善城建档案管理工作。只有实现城建档案数字化，才能冲破档案利用的种种局限，使城建档案管理部门从封闭走向开放，从城建档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，实现城建档案信息资源的合理配置、科学管理，为社会提供高效、优质的服务。 2、形势发展的需求 。21世纪是信息化的时代，数字城建档案馆是数字陕西的重要组成部分。所以，要建设数字城市，首先要建设数字城建档案馆。城建档案载体的更新换代迫切要求城建档案馆数字化。城建档案载体逐渐并迅速地被磁盘、磁带、光盘所取代或更替，电子档案的出现给城建档案馆提出了一个亟待解决的课题，那就是电子档案的收集、保管、保护和利用手段，而解决这个问题的途径只有一个，那就是城建档案馆的数字化。
随着城市建设的飞速发展和国家住房制度改革的不断深入，城建档案数量也随之大量增加，传统的以 手工处理为主的管理方式愈来愈暴露出工作效率低下、信息共享困难、差错率较 高、缺乏透明度等问题，已不能适应新形势的要求。目前，城建档案馆的档案保管、利用与形势的发展要求不相应，仍然停留在纸质档案的管理及较原始的检索利用水平上，使得绝大部分电子档案无法采集、收集和提供利用，甚至绝大部分电子档案已经被清洗、丢失。这是一个极其重大的损失和无可挽回的错误。
二、城建档案数字化建设的内容 1、推进城建档案数字化，必须提高城建档案标准化、规范化水平 。目前，城建档案信息数字化的现状是城建档案标准化、规范化滞后和应用软件多、乱，这些都严重影响了系统整体水平的提高。笔者认为对这一问题取得共识是城建档案数字化建设思想上的一次飞跃，它使我们的观察视野从计算机系统扩大到整个城建档案信息管理。城建档案信息自动化的内涵包括城建档案工作的各个方面和各个环节，其中首要的是城建档案业务要规范，城建档案标准要建立健全和真正实施。城建档案标准和规范本身也是一个系统工程，要推进城建档案数字化建设，必须抓好城建档案标准化、规范化，掌握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系。 2、数字化建设要着眼于提高系统的整体水平 档案数字化建设的着眼点应是整个系统，组成系统的纵向和横向的各个节点都应达到一定水平，并通过网络加以联通，这样才能发挥整体优势，提高系统的综合能力。部分节点甚至一个重要节点的障碍，都可能造成系统的梗阻。当然，要求每个节点的装备水平和应用能力齐头并进是不现实的，不可能“齐步走”。鼓励和支持先进单位提高水平，在一些单位进行较高水平的试点，以取得值推广的经验，对整个系统是有利的，但其基本出发点就是为了提高系统的整体水平，只有少数先进的节点不可能组成先进的系统。 3、有重点地抓好数据库建设 目前，我们咸阳市城建档案数字化系统从总体上看仍处于由文字处理向数字管理系统的过渡阶段，完成这一步的关键在于数据库建设。开发和建设数据库系统是国家档案信息工程的核心和基础，是工程的主体。数据库的含义是依托先进的信息技术对城建档案进行科学的管理和方便的使用。建立数据库系统是一项长期的任务，要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进过程。经过实践我们认为城建建设数据库经验中最主要的有：领导重视，统一认识，坚持计算机技术人员同档案业务人员协同配合；面向应用，建立“活库”，以利用频率和使用效率考核数据库的“活性”；突出重点，由单一库向系统库发展等。当前若能把综合数据库的完善提高和各建设单位档案目标库建立起来，通过网络联接形成开放的分步式数据库群，将使自动化系统效率大大提高一步。 三、档案数字化建设的步骤 1、建立档案数据库。第一步，输入文件级目录。从2008年开始，我们把馆藏档案的文件级目录输入数据库。截止2012年12月，已输入文件级目录30万多条、案卷级目录1万多条，我们准备再用1-2年将全部完成。在建立数据库的过程中，可边输入边打印，一方面补齐卷内文件目录，另一方面检验输入的正确性，从而确保城建档案数据库的真实性、完整性和有效性。第二步，采用扫描仪、数码相机等设备，实现原文件信息数字化。从实践看，城建档案数据库的建立大大提高了工作效率。利用者对我馆的数字化建设十分满意。 2、加强电子文件的收集和积累工作。电子文件是未来馆藏数字档案最主要的来源。以前，进馆单位只移交纸质档案和纸质文件目录，现在我们要求进馆单位逐步实行电子文件和纸质文件的归档双轨制，一般将电子文件拷贝两套，异地保存，并随纸质文件一并移交城建档案馆。这样既推进了机关档案室的电子化进程，又节省了档案馆建立数据库的工作量。 4、加强信息化基础设施建设。2010年11月份，我市城建档案馆通过政府招标集中采购方式，购买了长翼建设项目电子档案管理软件1套，2U高密度机架式服务器1台，IT-SCAN扫描仪1台。进一步加强城建档案扫描设备、计算机软硬件、网络网站等信息化基础设施的建设。利用计算机管理软件辅助完成各类城建档案的收集、整理、立卷、保管和检索利用。积极创建各类专题信息数据库和馆藏档案目录数据库。逐步推进城建档案信息化，以电子档案接收为突破口。加强对电子档案制作、接收、保存的指导和监督，保证电子档案的真实性、有效性、完整性以及长期可读。在此基础上，加强电子档案和重要城建档案异地备份工作的研究，积极、稳妥、有序地开展异地备份工作。
5、积极整合各类资源。全省各地市城建档案主管部门将充分利用城建档案管理机构在档案信息资源、技术设备等方面的优势，依托各地市城建档案馆和建设信息中心，实行“一个机构、两块牌子”的运行模式，把城建档案信息化建设和电子政务信息建设有机结合，实现资源共享。今后，我们准备加大档案信息管理系统的推广力度，对新达标升级的单位要求全部安装，对已达到各类标准的单位要求在1-2年内全部安装。另外，随着系统设备更新、扩充，在不同系统之间交接电子文件，及时对归档电子文件进行迁移操作，确保电子文件的有效性。 城建档案数字化建设是一项长期而又复杂的任务，也是21世纪城建档案发展的方向。不可能一步到位。工作中我们力求分步实施，突出重点，讲求实效，持续发展。
参考文献：
1、《中国档案管理精览》陈兆祦主编1997年版；
1 当前档案数字化建设的重要意义
1.1 宣传教育的重要载体
档案管理资料，主要来源于教学、科研、管理及服务等工作，人们可以通过这些档案资料及信息，进而了解整个的发展情况，是全面展示教育教学成果的第一手资料，也是向开展各种宣传教育活动的重要载体和内容。
1.2 领导决策的参考依据
我们清楚，完整的档案资料，可以为领导决策提供参考。一是在档案数字化建设实践中，由于领导在工作中往往需要了解掌握的具体情况，而档案数字化建设则可以提供准确的数据信息。二是如果领导需要了解学生的学习情况、学习动态等，也可通过参考档案资料来获取相应的信息。三是新上任的领导则都可通过查阅档案资料，很快熟悉的基本情况，进而为工作的开展奠定基础。此外，还可以针对管理制度存在的问题与不足，提出相应的对策建议，不断优化档案数字化建设与资源配置。
1.3 文化建设的客观要求
档案作为文化建设的历史和记忆，必然成为了传承历史文化的重要载体之一。作为日常管理的重要组成部分，档案数字化建设不仅是展示文化建设的重要窗口，而且也是知识、信息和技术的集散中枢。所以，档案数字化建设和资源配置的优化，对于建设文化具有重要的意义和价值。
2 档案数字化建设存在的问题
2.1 管理意识较为淡薄
由于在思想认识方面，一些领导对档案数字化建设与资源配置工作不够重视，档案数字化建设人员也没有认识到它的重要意义。他们总认为，档案数字化建设工作不够重要，普遍缺乏整理、搜集和研究档案工作的积极性，更不重视档案数字化建设的优化工作。这种观念是非常错误的。这是因为，档案数字化建设作为其内部的管理机构之一，也是完整保存有关资料的重要载体，更是各项工作及成果的全面体现，故我们必须切实提高思想认识，应当加强档案数字化建设与资源配置的优化。
2.2 体制、机制不够健全
一直以来，由于受过去传统落后体制机制的影响制约，一些档案数字化建设的思想、观念意识较为薄弱，因而体制机制相对不够健全、完善。当前，很多还没有把档案数字化建设工作作为基础性工作来抓，相应的收集、管理等制度也不够健全完善，必然导致了出现档案资料残缺不全、管理较为混乱的不良局面。比如，在一些重要档案存在断档、缺档，甚至没有等现象，而且档案资料存放混乱，根本谈不上系统性、完整性和准确性了，大大降低了档案资料的利用率。
2.3 管理人员素质不高
当前，一些的档案数字化建设人员多为兼职，加之整体素质不高，不仅没有系统、专业的档案数字化建设知识，也没有计算机、网络和信息等方面的知识。一般情况下，他们往往只是做好档案资料的登记、搜集、整理、归档和保管等基础性的日常工作。但却不能很好地适应需要一定技术要求和水平的档案信息化管理工作。所以，档案数字化建设人员的整体素质和业务水平已越来越不能满足档案现代化、信息化管理的根本要求了。
2.4档案结构不尽合理
从很多的实际来看，其档案数字化建设的结构不尽合理。诸如文书档案资料所占的比重比较大，而一些以教育教学业务为主的特色档案资料相对比较少，有待进一步完善。而以档案数字化建设的载体而言，纸质档案资料比较多，其他形式如电子档案资料的种类、数量相对很少。目前，从档案数字化建设信息化发展的趋势来看，档案数字化建设的结构已经不能很好地适应经济社会发展的现实需要。
3 档案数字化建设中资源优化与配置的探讨
3.1 健全档案管理制度
我们必须进一步健全完善优化档案数字化建设与资源配置的体制机制。通常情况下，档案数字化建设的具体工作主要包括档案资料的收集、整理、鉴定、分类、保管、检索、研究、统计以及利用等方面。面对如此众多的流程和环节，如果不研究制定出科学合理的规章制度来进行管理与规范，那么就会不利于档案数字化建设工作开展。可见，为有序开展档案数字化建设工作，我们就必须健全完善一整套科学有效的管理体制机制，这是做好新形势下档案数字化建设工作的前提和基础。
3.2 优化档案管理结构
一方面要求应高度重视收集、整理与归档那些具有历史意义的档案资料。因为这些档案资料本身就是以文字的形式，直接记录着的重要活动、重大事件的，故对于优化档案数字化建设的结构具有十分重要的意义和作用。然而，这些资料往往较为分散、零碎，很难收集、整理和归档，因而比较容易被人们忽视。
3.3 开发利用档案资源
只有让档案信息和资源得到充分开发与利用，档案数字化建设与优化才有其存在的意义和价值，加强档案数字化建设工作才具有其意义与作用。在开发利用档案资料时，有关人员应当做到以下几个方面：一是档案数字化建设人员要积极服务于领导的决策，并结合工作的需要提供及时、准确和完整的档案资料，为发展服务，实现档案数字化建设的价值。二是扎实做好宣传工作，大力提高档案资料的利用率。三是更新档案数字化建设理念，让更多的人们正确认识档案数字化建设与优化的意义和价值，不断提高利用档案资料的机率。
4 结语
总之，优化的档案数字化建设和资源配置，具有极为重要的现实意义。因此，我们必须结合实际，积极采取有效的对策措施，全面优化档案数字化建设与资源配置，促进全面快速健康发展。
参考文献
[1]戎晔.高校人事档案信息化建设初探[J].管理，2010，10.
[2]张志行，陈艳.高校人事档案信息化管理研究与探索[J].江苏教育学院学报：社会科学，2010，3.
档案作为对人类社会实践活动中形成的具有保存价值的并以各种载体形式呈现出来的文件，只有将其重要作用得以在现代化建设中得到出来，那么档案和档案建设工作才有其现实的价值和意义。长期以来我国的档案管理工作都对其利用价值不重视，以致于档案工作处于封闭的状态，所以在当前信息化时代，需要充分的将档案信息资料变为有用的信息，加快档案数字化建设工作的进程，从而使档案信息资源更好的为现代化建设服务。
1 档案数字化的发展概述
1.1 档案数字化的概念
在各种高新技术支撑下，把各种载体的档案资源转化为档案信息，利用数字化形式进行存储，同时以网络化的形式互相联结，在计算机系统的管理下形式一个有序的档案信息库，能够提供利用，使信息资源实现共享。长期以来在我国的档案管理都是以纸质、胶片和底片等载体形式来进行的，而且在目前部分档案馆中保存的档案信息形态还是如此，这对于当前信息化时代的社会，具有较大的适应性，使档案的经济价值和社会价值无法有效的发挥出来，所以档案数字化建设具在必要性和紧迫性，是实现档案现代化管理和利用的重要保证。
1.2 档案数字化的发展的主要内容
档案数字化的发展的主要内容：档案目录信息的数字化，建立档案目录数据库；载体档案的数字化，如纸质档案、档案缩微品、照片档案及录音录像档案等的数字化，建立档案影像数据库或多媒体数据库；档案专题信息的采集与建库。
1.3 档案数字化的发展的作用
近年来，我国加牧了档案信息化建设的步伐，而档案信息化建设其中最为重要的内容即是档案数字化。这对于保护档案原件有着极其重要的作用，档案数字化有效的保护了档案原件，数字化的原件副本代替原件进行使用，而且利用缩微胶片实现了档案信息的永久保存，即使在天灾人祸情况下也不会发生毁灭性破坏，而且还可以对模糊及残缺的档案信息进行有效的修复，确保其使用价值。
档案数字化后，使档案的利用方式发生了较大的为化，在档案利用上不再受到数量、时间和空间的限制，一份档案可以同时提供多人进行共享使用，而且通过局域网和互联网有效的实现了档案的异地利用，使档案的利用空间得到拓展，同时在档案使用过程中，人们不必再受档案馆开关馆时间的限制，通过计算机网络人们随时可以对自己需要的档案信息进行利用。
档案数字化的实现有效的改变了目前各档案网站信息资源匮乏的问题，增加了信息加工的深度，使指引性信息和实质性信息增多。所以加快档案数字化建设的进程，这势必会加快我国档案行业的发展速度，使传统档案尽快向数字档案转化。
2 我国档案数字化建设过程中存在的问题
目前在我国档案数字化建设过程中还存在着很多的问题，不仅没有统一的档案信息管理标准，而且标准管理工作还较为滞后，存在名目繁多的系统，从而使整体水平难以有效的发挥出来。同时当前很大一部分档案管理人员都是老同志，这部分人员年龄较大，对于现代化的先进技术和新事物接受能力较慢，思想观念较为保守，认识不到档案数字化的重要性，对数字化专业知识缺乏，这在很大程度上限制了档案数字化建设的速度的提高。
在数字化建设过程中，由于受到经济基础和物质条件的制约，各单位在实施过程中整体水平存在着明显的差异，这主要体现在系统的规划、建设、运行维护和管理等方面。与此同时，各单位在信息共享方面落实不到位，效率低下，甚至不能实现信息共享，这就形成了信息孤岛现象，信息传达不到位或者根部没有收到相关信息。在数据库建设过程中，由于档案数字化系统仍处于由文件管理向数字管理系统的过渡性阶段，数据库建设水平仍有待提高。可以看出，档案数字化在实践过程中存在的相关问题，将会影响其发展和提高，因此，需要进一步提高档案信息管理的数字化和信息化。目前，由于缺乏对档案信息化和数字化的整体规划，档案管理信息系统效率较低，这严重阻碍了信息系统功能和效用的发挥，息化和数字化对档案信息的支撑作用有限，无法实现档案的科学管理，部分档案信息系统由于缺乏规范化和标准化的管理和维护，系统时常出现宕机现象，这在一定程度上也限制了档案数字化建设步伐。
3 加快我国档案数字化建设的发展策略
通过档案数字化建设，建立档案管理信息系统，能够让广大民众能够方便地获取实时档案信息，为各方档案信息的需求者提供网络平台，实现快捷、高效的档案管理模式。然而我国档案数字化建设还处于信息化建设的初步阶段，档案数字化过程中还有不少的问题，这些问题的存在和变化制约着我国档案的信息化进程。因此，推进档案数字化，必须提高档案信息管理的标准化和规范化水平，包括档案业务管理的规范性，建立健全档案标准实施规范，积极推进档案数字化建设，抓好档案标准化、规范化发展。同时要注重档案信息系统的整体效果，利用网络进行信息沟通和交流，充分档案信息系统的优势，高档案管理系统的综合能力鼓励和支持先进单位提高装备水平，在一些单位进行较高水平的试点，以取得值得推广的经验。
此外，要重视档案信息管理的数据库建设。就目前我国档案管理的信息化状况来看，仍处于由文件管理向数据管理系统的过渡阶段，档案信息的数据库建设是指利用信息技术对档案进行科学的管理和方便的使用，坚持计算机技术人员同档案业务人员协同配合，面向应用，把利用频率和使用效率结合起来，把综合数据库的完善和提高与各单位档案目标库建立起来，通过网络联接形成开放的分步式数据库群，使自动化效率大大提高。
加强对档案信息化和数字化进行整体规划，对档案的标准化和信息化进行统一管理，统一系统接口，使档案数字化建设有章可循，稳步推进，形成统一有序的管理系统，从而提高系统的管理水平，提高系统的利用率，大力推动档案的数字化进程和发展。
关键词 医院；数字化；档案建设
中图分类号 G2 文献标识码 A 文章编号 1674-6708（2016）172-0099-01
在医院的建设管理中，档案建设具有很重要的作用，特别是在当前的数字化环境中，强化医院档案的数字化建设更是意义显著。相对传统的医院档案建设，数字化档案本身有很多的优势，比如档案的存储量很大、检索很方便等，所以目前我国已经有很多医院开始重视并实施医院数字化档案建设。但受多种因素的影响，现阶段的医院数字化档案建设水平还不是很高，建设中还存在一些问题，为此应该加强对这些问题的研究，以此提升医院数字化档案建设水平，进而更好的服务于医疗事业。
1 医院数字化档案的内涵
医院数字化档案就是把纸张、录像带等这些档案资料通过扫描、转化等转化成声音或者图片文件等，这些转化生产的文件就属于数字化档案。借助文字识别技术和存储技术，把图片与文件等存储在光盘中，然后通过存贮介质实现文件管理。现代化医院建设中为提升档案管理效率，就开始采用数字化档案建设，以此实现档案的高效管理。比如医院可以通过很多查询手段，快速的进行档案资料的检索，然后把数字化档案资料在医院相关网络中，在新的档案资料管理技术下使用数字化档案管理对档案信息进行合理的管理，进而为医院的医疗事业高效开展奠定良好基础。总而言之，医院数字化档案就是以数据库和计算机技术为基础，建设的新型档案资料形式，用电子存取的方式进行档案资料的数字化管理、存储及加工。现代化数字技术在医院档案管理中的运用是将档案资料作为中心，对档案资料进行处理，实现档案的高效管理。
2 医院数字化档案建设中存在的问题
1）基础建设不完善。在现代医院的档案管理中，档案对医院工作的顺利开展有很大的影响，档案不仅记载着医院的最初建档资料，最重要的是档案还能为医疗服务提供基础依据。但是，目前在很多医疗机构中，多数医院都将建设重点放在了医疗设备更新上，很少去关注档案数字化建设，忽略了对数字化档案的基础建设及技术力量的更新，进而使得数字化档案建设的基础设施不完善，最终影响了医院数字化档案建设的顺利实施。
2）计算机网络的安全问题。数字化档案建设需要计算机技术的支持，但因计算机本身的安全性问题比较严重，所以造成医院数字化档案建设中也存在严重的计算机网络安全问题。近年来，虽然计算机信息技术在不断的发展，但与此同时造成的威胁也越来越多，如果计算机中病毒，就会给医院的整体网络造成严重的后果，最终必然会影响数字化档案的安全性。可见，尽管医院数字化档案具备存储空间小、传阅速度快等特征，但相对传统医院档案管理模式，在网络环境下数字化档案自身的危险性因素也是不能忽视的。医院数字化档案的稳定性比较差，对计算机及相关硬件的要求都比较高，若硬件或软件不符合规定要求就会给不法分子留下漏洞，进而恶意攻击医院网络系统，进一步使档案的安全性下降，最终影响医院数字化档案建设的效果。
3）数字化档案建设资金投入力度不足。在医院数字化档案建设中，需要投入大量很多的资金，以此保障数字化档案建设的顺利进行。数字化档案建设中的资金投入应该重点放在硬件购置和软件开发上，还应该做好相关工作人员的技能培训。另外，在医院的数字化档案建设中，系统的维护也需要很多的资金。但是，现在很多医院的财务预算都不是很充足，很多资金都是用在提高医疗水平方面，需投入比如购置先进的医疗设备，还有一些是用在医护人员的培养上，所以导致医院数字化档案建设的资金不充足。
3 提升医院数字化档案建设水平的措施
1）建立完善的基础设施。第一，强化医院档案室内基础设施建设，应该购置配套基础设施，比如档案柜、计算机、打印机等设备，还要配置和数字化档案相关的系统软件，以此逐渐将传统档案转化成电子文件，与此同时还应该强化档案系统的存储和处理数据功能。第二，建立数字化平台，创造优良的数字化环境，进而为数字化档案建设提供基础平台保障。医院数字化档案建设的综合性比较高，开发软件、管理档案等都是数字化档案建设中的关键，因此在建立数字化平台时，应该强化对软件开发和硬件采购的重视，选择安全性能高的软件及硬件设施，构建安全的档案存储环境。第三，建立医院自身局域网平台，和医院的护理、人事及医务等部门做好衔接，以此实现动态衔接，还可配合相关资源人员进行共同开发，以此实现资源共享的目的，最终建立互利性高的医院数字化档案管理室。
2）提高数字化档案安全性。在医院的数字化档案建设中还必须增强档案信息的安全性，以此保障医院数字化档案建设的效果。在提升医院数字化档案安全性时，可以使用信息加密技术以及防火墙技术等实现医院数字化档案的安全保护。现阶段，在医院的计算机网络安全管理中，防火墙和信息加密技术的应用效果还是比较显著的。在信息加密及防火墙等技术的保护下，能有效实现数字化档案的备份管理，防止数据库内档案信息被破坏，即便档案受到破坏也能得到恢复，最大程度提升档案的安全性。
3）加大档案建设资金投入力度。医院的日常经营中会产生很多类型的档案，这些档案都是后期医疗服务工作顺利进行的依据，所以应该加强对这部分工作的重视。随着现代社会信息技术水平的提高，医院的数字化档案建设数量和规模都在扩大，在数字化档案建设中需要很多的资金支持，为保证整个医院数字化档案建设效果，必须加大资金投入力度，为数字化档案建设提供基础资金保障，通过强化软件和硬件建设，促使医院数字化档案建设得以有效发展。
4）提高数字化档案建设人才素质。为提升数字化档案建设取的效果，重点还应该提升医院数字化档案建设人才素质，保证数字化档案建设更规范。也就是说在医院数字化档案中，不仅要保证软件和硬件设施符合条件，还必然强化对数字化档案建设人才的培养，定期进行数字化档案建设人才的培训，在确保其能掌握基础理论知识的基础上，还要提升其计算机系统操作能力，最终为医院数字化档案建设提供重要的人才保障。
4 结论
总而言之，医院数字化档案建设是现代医疗事业发展的必然结果，而且数字化档案建设对医院整体档案管理水平的提高具有重要的推动作用，因此要求相关从业人员必然在明确医院数字化档案的基础上认真分析数字化档案建设中存在的问题，然后针对具体的问题制定对应的解决措施，只有这样才能保障医院数字化档案建设水平得到有效提升，进而推动我国医院档案管理的更好发展。
参考文献
[1]陆伟华.医院数字化档案建设面临的困境及消解方法分析[J].管理观察，2016（7）：190-192.
【关键词】信息化环境;文化艺术档案;数字化建设
伴随着我国经济与科技的不断发展，当前在众多领域都已实现了信息化数字化的建设，而在文化艺术档案的管理工作中，更需要建设档案管理的数字化，才能有效延长艺术档案的使用寿命，从整体上提高档案管理水平与应用水平。
1文化艺术档案数字化建设简述
文化艺术档案是为了建设文化文明社会而开展的各种文化艺术活动的见证，属于我国民族文化组成的一部分，其中包含了戏剧、舞蹈、音乐、美术等等，无论是何种艺术形式，都有非常重要的欣赏价值与收藏意义，而文化艺术档案就是将涉及其中的文字、录音、实物和照片等收集起来，进行统一管理，为后人留下更多丰富的文化遗产，共建文明社会［1］。实现文化艺术档案的数字化建设目标，就要求与当前计算机技术、数字摄影技术、多媒体技术、数据库技术、扫描技术以及存储技术结合起来，将这些信息转化为数字化的档案储存模式，再与网络化连接，采用计算机系统进行统一的管理，形成信息库，其资源供社会享用。积极建设数字化文化艺术档案，在当代具有重要的现实意义。首先，能够有效提高艺术档案利用率，将其记录并保存形成全新的文化艺术不动产，并在虚拟的环境下进行展示和传播，进一步实现文化资源的整合以及最大化的共享，结合当今网络传播面广、快速便捷的特点，人们的精神文化需求才能得到进一步满足。其次，能够保证一些悠久艺术档案良好保存的目的，其中涉及到的保存方式有文字、影像、数字化等等，这些都是非常有效的保护措施，不会因为实体档案文件的损坏而失去利用价值。再者，还能有效规避安全风险。一些异地保存的艺术档案数字化副本，就很大程度上实现了档案资料的安全，预防因为人为因素、自然因素而导致损坏。目前，非永久保管的艺术档案日益增多，在建设数字化管理的工作中制作数字化母本加以保管，很大程度上环节了空间的保管压力，对于档案的移交工作等都有便捷化作用［2］。
2信息化环境背景下的文化艺术档案数字化建设措施
2.1前期准备工作
准备工作是创建文化艺术档案数字化的前提，工作人员首先要遵循与数字化要求的基本原则，对文化艺术档案可行性进行分类，确定具体的周期与范围，并由此拟定相关的物力和人力投入方案。其次，要针对实物性的艺术档案做好筛选工作，比如材料的大小、规格，影像的清晰程度、具体数量，以及资料的易破损程度，都要进行详细的清点和登记。再者是对进行数字化的材料做好已数字化和物理存储的说明与标注，明确具体的来源信息。还有就是做好批量材料的存取以及复位工作，进一步保障材料的安全。最后是要确定储存的计算机硬盘容量和内存情况是否符合存储的要求。
2.2采集处理工作
艺术档案的实物要转变为数字化的方式进行传播与储存，那么采集与处理工作就非常重要。在进行采集时，工作人员要积极采用扫描等技术手段，确保不同规格的材料达到同样的字体大小、字迹风格、清晰程度，尽可能恢复母本的原始性，又要适度参考当下应用的便捷性原则确保使用效果。同时还要做好纠偏、防污、压缩等处理。
2.3数据处理工作
这是文化艺术档案数字化处理后进行的工作，对录入数据库的内容进行核对与排序，提高后续管理工作和检索工作的便捷性。针对已经录入的数据信息要进行全面的检查，确保录入的准确性与完整性，有卷件标题的要确保其相符，分类正确，核对标明数据与内容的一致性，避免有遗漏的情况发生，并及时发现错误进行改正。必要情况下还要及时参照母本的内容进行验收，提高文化艺术档案的真实与可靠性。
2.4建立艺术档案数据库
作为艺术档案信息数据储存介质、信息对象、管理系统的整合体，数据库包含了软件、数据管理员等，在形式上可以将其分为关系式数据库、非关系式数据库以及数据库技术结合，属于一项应用较广的数据库建设技术之一。主要通过数据模型为中心，融合相关的数字、图片、文字、字符、视频和声音等等，具备了数据量大、类型种类多、处理统一方便的优势，在应用和继续开发的过程中还有很大的使用价值。艺术档案数据库中需要借助C/S和B/S相互结合的方式开发，与主流服务设置形成无缝的集成，使其达到良好的控制管理效果。其中的C/S程度能够协助前期纸质档案信息、自动入库的管理，解决一些具备历史信息纸质档案资料管理工作中存在的问题，而B/S模式则为访问档案的人提供身份认证等信息检查，更方便地完成后续的浏览操作。
2.5数据备份处理
在经过验收后，合格的档案数据录入数据库以后要进行备份，一方面确保数据信息的安全，另一方面也弥补一些部门硬件配置不均衡完善的缺陷，数据备份很有必要。其中使用到的光盘通过存放数据要求和格式的分类，分为了只读光盘，如DVD、VCD等等，在进行储存的过程中，工作人员要充分考虑到文本的具体内容和所需要的容量，进而选择合适的光盘，备份完成以后要及时读盘，以确保备份的完整度［3］。
2.6共享管理系统
共享管理系统的建立主要特点是分级，属于对于艺术档案数字化建设管理工作中的内部权限控制范畴，用来识别访问者具体的身份，并分配范围权限内的浏览对象。其中重要的作用是安全保障，这就涉及到安全保障系统，用以确保文化艺术档案管理系统能够正常合理使用，并符合相关的操作规范［4］。在进行具体操作时，系统会自动记录操作过程，防止出现违规、恶意攻击或盗取的情况发生，进一步加强了文化艺术档案信息系统建设的安全保障，也为后续维护工作的连续性打下良好的基础［5］。
3结语
总之，文化艺术档案的数字化建设工作任重道远，其包含了网络技术、计算机技术、多媒体技术等在内的诸多技术性要求，又在科技迅速发展的背景下为其提供了更大的便捷性与安全性，那么工作人员就必须加大对文化艺术档案管理工作的重视，充分利用科技信息的发展带来的福利，让数字化档案建设工作在保存、利用、传播文化艺术档案的工作中发挥更大的作用，此外还要建立健全相关的数字化管理和实体管理机制，让文化艺术档案得到更好的保存与传播，促进我国精神文明的进一步发展。
参考文献：
［1］李青燕.艺术档案资源数字化与管理探讨［J］.四川戏剧，2016，11（4）：150~151.
［2］潘革.艺术档案数字化的探索［J］.数字兰台，2011，12（44）：24~25.
［3］汪辉霞.浅论群众文化艺术档案中的数字化管理［J］.大众文艺，2015，11（12）：192~193.
［4］李树青.关于文化艺术档案信息化管理的思考［J］.戏剧丛刊，2014，32（5）：98~99.
2000年12月，国家档案局、中央档案馆印发的《全国档案事业发展“十五”计划》，把“加快档案信息化建设”、“加快现有档案的数字化进程”列入其中，同月国家档案局在中国档案管理现代化建设研讨会上宣布：十五期间，我国将加快数字化档案馆的建设。由此，传统档案馆数字化建设的问题引起了人们的关注，并且有一些档案馆已经开始对此投资建设。我们认为，传统档案馆的数字之路并非一蹴而就，而是一个循序渐进的过程，对这个过程的各个环节进行深入的分析研究是十分必要的，只有在有了清楚认识的基础上，才能规划和解决好档案馆的数字化之路，为今后的数字化档案馆进而是数字档案馆、虚拟档案馆的建设打好基础。近年来，我们临海市档案部门在数字化建设方面进行了积极的探索，取得了初步成效，在工作中数字化建设也给档案工作带来了极大的方便。
首先我们充分认识到档案数字化建设的紧迫性
1、档案数字化，可改善档案管理工作。只有实现档案数字化，才能冲破档案利用的种种局限，使档案管理部门从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，实现档案信息资源的合理配置、科学管理，为社会提供高效、优质的服务。
2、形势发展的需求
21世纪是信息化的时代，临海市政府把数字临海建设摆在了十分突出的位置，无疑是十分及时和正确的。数字档案馆是数字临海的重要组成部分，其一，档案馆就是市委、市政府保管和提供利用档案信息的职能部门。它馆藏有数十万卷档案资料，数百万件档案文件，是本地区最丰富、最有实用价值的信息资源库，这样一大批浩如烟海，珍贵的档案信息资源不能很好地为各级领导和广大公众利用，充分实现信息共享，数字临海就不是真正意义上的数字临海。所以，要建设数字临海，首先要建设数字档案馆。其二，档案载体的更新换代迫切要求档案馆数字化。档案由原始的甲骨、竹笺、贝叶、丝帛到纸质，发展了几千年，记录下了中华文明和世界文明史。近年来，档案载体逐渐并迅速地被磁盘、磁带、光盘所取代或更替，电子档案的出现给档案馆提出了一个亟待解决的课题，那就是电子档案的收集、保管、保护和利用手段，而解决这个问题的途径只有一个，那就是档案馆的数字化。目前，档案馆的档案保管、利用与形势的发展要求不相应，仍然停留在纸质档案的管理及较原始的检索利用水平上，使得绝大部分电子档案无法采集、收集和提供利用，甚至绝大部分电子档案已经被清洗、丢失。这是一个极其重大的损失和无可挽回的错误。
3、社会强烈需求
当今，人们的时间意识越来越强，领导做出重大决策需要迅速、准确；各职能部门工作查考要求快速及时；社会广大公众对档案信息需要量不断增加，如婚姻档案，有一些农村，尤其是僻远山区的利用者要查阅婚姻档案十分清便，来回要好几天，他们迫切要求信息共享。还有一些外商投资者，他们想了解临海的整体情况，才敢于投资，那么要了解临海的详细内容恰恰只有市档案馆才是最全、最新、最直接、最方便的一个场所，特别是我们建立临海市现行文件查阅中心之后，对各界人士及外商投资查阅信息更为方便，这都迫使档案馆这个信息保管和提供利用的部门必须尽快改变传统的原始管理、检索和提供利用的手段，以现代化、多功能的服务措施，使档案馆馆藏的信息能及时、方便地提供给各方面的需求者
二、档案数字化建设的内容
1、推进档案数字化，必须提高档案标准化、规范化水平
目前，档案信息数字化的现状是档案标准化、规范化滞后和应用软件多乱，这些都严重影响了系统整体水平的提高。笔者认为对这一问题取得共识是档案数字化建设思想上的一次飞跃，它使我们的观察视野从计算机系统扩大到整个档案信息管理。档案信息自动化的内涵包括档案工作的各个方面和各个环节，其中首要的是档案业务要规范，档案标准要建立健全和真正实施。档案标准和规范本身也是一个系统工程，要推进档案数字化建设，必须抓好档案标准化、规范化，掌握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系。
2、数字化建设要着眼于提高系统的整体水平
档案数字化建设的着眼点应是整个系统，组成系统的纵向和横向的各个节点都应达到一定水平，并通过网络加以联通，这样才能发挥整体优势，提高系统的综合能力。部分节点甚至一个重要节点的障碍，都可能造成系统的梗阻。当然，要求每个节点的装备水平和应用能力齐头并进是不现实的，不可能“齐步走”。鼓励和支持先进单位提高水平，在一些单位进行较高水平的试点，以取得值推广的经验，对整个系统是有利的，但其基本出发点就是为了提高系统的整体水平，只有少数先进的节点不可能组成先进的系统。
3、有重点地抓好数据库建设
目前，我们临海档案数字化系统从总体上看仍处于由文件处理向数字管理系统的过渡阶段，完成这一步的关键在于数据库建设。开发和建设数据库系统是国家档案信息工程的核心和基础，是工程的主体。数据库的含义是依托先进的信息技术对档案进行科学的管理和方便的使用。建立数据库系统是一项长期的任务，要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进过程。经过实践我们认为建设数据库经验中最主要的有：领导重视，统一认识，坚持计算机技术人员同档案业务人员协同配合；面向应用，建立“活库”，以利用频率和使用效率考核数据库的“活性”；突出重点，由单一库向系统库发展等。当前若能把综合数据库的完善提高和各单位档案目标库建立起来，通过网络联接形成开放的分步式数据库群，将使自动化系统效率大大提高一步。
三、档案数字化建设的步骤
1、建立档案数据库。第一步，输入文件级目录。从1997年开始，我们把馆藏档案的文件级目录输入数据库。截止2005年5月，已输入文件级目录30万多条、案卷级目录1万多条，我们准备再用1-2年将全部完成。在建立数据库的过程中，可边输入边打印，一方面补齐卷内文件目录，另一方面检验输入的正确性，从而确保档案数据库的真实性、完整性和有效性。第二步，采用扫描仪、数码相机等设备，实现原文件信息数字化。临海市档案馆婚姻档案、知青档案、山林土地档案利用十分频繁，尤其知青档案已十分破烂，只有实行数字化，才能确保原件的永久保存。从实践看，档案数据库的建立大大提高了工作效率。如出具无婚姻记录证明，我馆由于实行了数字化管理，虽然保存着1962—2001年10多万条婚姻档案，利用者可以随到随办。而靠手工管理的市办事大厅保存着2001年—2004年不多的婚姻档案，则需5个工作日。利用者对我馆的数字化建设十分满意。
2、建立了档案局（馆）网站。并与市政务网、公众网联网实施资源共享。在互联网上向政府和社会提供档案信息查阅，政策法规查询、举办网上展览，展示本地两个文明建设的成果；建立网上现行文件查阅中心提供全文查询，逐步实现政务公开，营造有利于当地市经济建设和社会发展的良好环境。3、加强电子文件的收集和积累工作。电子文件是未来馆藏数字档案最主要的来源。以前，进馆单位只移交纸质档案和纸质文件目录，现在我们要求进馆单位实行电子文件和纸质文件的归档双轨制，一般将电子文件拷贝两套，异地保存，并随纸质文件一并移交档案馆。这样既推进了机关档案室的电子化进程，又节省了档案馆建立数据库的工作量。
4、加大档案管理软件推广力度。电子文件是包括电子文件内容、电子文件载体和电子文件显示、修改的电子计算机软硬件平台的组合。由于种种原因，各进馆单位电子文件所依赖的软硬件平台不同，这给集成到档案数据库造成困难。对此，我们要高度重视，采取积极的措施予以解决。印发电子目录数据库结构与交换格式，对案卷级和文件级目录数据库结构的字段名称、类型、长度作出了规定，规范软件和数据格式，确保数据库的准确性和有效性。
截止2005年5月，临海市市镇两级机关和企事业单位已有20多家使用了PDE档案综合信息管理系统或其它综合信息管理系统。今后，我们准备加大档案信息管理系统的推广力度，对新达标升级的单位要求全部安装，对已达到各类标准的单位要求在1-2年内全部安装。另外依托市政府OA网上办公系统，做到文档一体化，及时迁移电子文件。随着系统设备更新、扩充，在不同系统之间交接电子文件，及时对归档电子文件进行迁移操作，确保电子文件的有效性。
档案数字化建设是一项长期而又复杂的任务，不可能一步到位。工作中我们力求分步实施，突出重点，讲求实效，持续发展。
参考资料
1、国际档案理事会主席王刚同志在《第十四届国际档案大会开幕式上的致词》，《中国档案报》2000年第547期
关键词：国土资源档案，数字化建设，对策
国土资源档案是国土资源管理部门在各项工作活动中直接形成的、具有保存价值的经过整理归档的文字、图表 、声像 、实物 、电子文件等不同形式和载体的历史记录。随着社会主义市场经济的发展，国土资源管理部门面临着新的形势和要求，如何科学地管理好国有土地，提高国土资源管理的效率和水平，充分、合理地利用好有限的国土资源，已成为急需解决的问题。国土资源档案管理工作必须紧跟国家档案信息化建设的步伐，积极加快国土资源档案数字化进程，才能更好地适应经济和社会发展的需要，更好发挥国土资源档案在经济建设和社会各项事业建设中的作用。
一、国土资源档案数字化的涵义及其意义
国土资源档案数字化是指利用计算机、扫描仪、图像处理技术等现代化信息技术将传统介质的国土资源档案，进行数字化处理，进而形成数字档案信息资源的过程。国土资源档案是国家档案的重要组成部分，也是国土资源管理工作不可或缺的有机组成部分，它对依法管地、合理开发用地、解决土地纠纷、农村土地承包、制定土地利用总体规划及缴纳土地租金、征缴国有土地使用税等很多方面都起到了很重要的作用。随着新的土地管理法的正式实施，国土资源管理制度和方式都发生了很大的变化，耕地保护、土地用途管制、国土资源执法、矿产管理等管理职能都得到了增强，基本农田保护、土地开发整理、用地报批、征地实施等各项具体工作都有了新的政策、法规和程序,由此形成的国土资源档案数量也日益增多。
虽然现存的具体国土资源档案多数是以纸张为载体的纸质档案，但随着电子计算机的广泛应用和办公自动化的逐步普及，近年来产生了越来越多的涉及国土资源管理的电子文件和电子档案，从而出现档案的载体从以传统纸质为主，发展到纸质载体、磁性载体、光介质载体和其它各类实物载体多元化并存的局面。如何管好用好这些内容丰富、数量庞大的国土资源档案已成为当前档案管理工作的一个急需解决的问题。目前比较普遍的看法是将传统国土资源档案进行数字化处理，建立电子文件数据库和电子影像档案数据库，并通过信息系统加工和计算机网络传输，实现国土资源档案的合理存储与有效开发利用，实现国土资源档案的社会共享。实践表明，只有通过档案信息化，才能更好地实现信息资源共享，才能有效提高档案信息的利用率，才能更加准确、快捷、方便地提供利用，提高经济效益和社会效益。
二、加速国土资源档案数字化建设的对策
（一）加速传统载体国土资源档案的数字化步伐
传统载体国土资源档案的数字化是实现国土资源档案信息化管理的基础。目前档案数字化的方式主要有数据录入、档案扫描、视频与音频转换、光学字符识别转换等方式。为了加快数字化步伐，国土资源管理部门应该增加经费投入，购置数字化建设必需的设备，为数字化建设提供坚实的物质基础。
实现馆藏档案数字化一般需要分两步进行：第一步是建设档案目录数据库；第二步是档案内容的数字化。
建设档案目录数据库是实现馆藏档案数字化的基础，就是对档案进行主题词、分类号等标引项的录入，形成机读目录。机读目录相对于传统的簿册式、卡片式等手工检索工具来说是一种很大的进步，可以根据利用者的需求，按馆藏档案的主题类别、形成者，形成时间等重要特征分别归类，便于利用者通过计算机快捷、准确地查找到所需的档案。免费论文，对策。
档案摘要，在一定权限范围内实现档案资源的复制、编辑等。
由于馆藏档案往往数量庞大，所以馆藏档案数字化往往需要分步进行。笔者认为，应该认真分析馆藏情况，根据国土资源档案价值和实际利用工作的需要，具体确定馆藏档案内容数字化的范围与内容。应重点考虑以下三个因素：
1、利用因素。首先应选择社会利用面广，使用频率高的档案内容进行数字化，尽快满足社会利用者对这些档案信息的需求。
2、价值因素。可考虑优先将有较高价值的档案信息数字化。免费论文，对策。所谓较高价值：一是指具有长远利用价值的档案信息；二是指具有历史价值和文物价值的珍贵原始资料；三是指具有证据价值和情报价值的档案信息。
3、抢救因素。某些传统介质档案因年代久远或保存环境条件差，致使档案濒临损毁，需尽快实现数字化，使之得到抢救性保护。
4、特色因素。即注重选择本地区、本系统有特色的档案优先进行数字化。在人、财、物力限制较多的情况下尤其要考虑这一因素。一般情况下这些特色档案是其他档案部门所没有的, 它可以体现本档案部门的特色价值。免费论文，对策。
（二）加速国土资源档案数字化的标准建设
标准化是实现档案工作现代化的基础，假如没有统一的标准作为依据，各单位、各部门各自为政、各行其是，必然会出现互不统一，互不协调，互不衔接的混乱状况，其结果必将是难以实现档案信息资源的有效共享。因此，规范统一的数据库形式是档案数字化建设取得成功的生命所在。实施国土资源档案管理工作的标准化就是要科学地制订各项标准，使国土资源档案工作逐步走向规范化。当前，特别要规范数字化加工的过程管理，在扫描、图像处理数据录入、图文编辑等工作流程中，必须严格按照标准进行。国土资源档案往往具有成套性、动态性和综合性的特点，更要强调标准化。为了实现国土资源档案信息数据的有效共享，就必须按照档案数据的有关标准要求，规范制作档案数据。一般档案数据制作起码要做到三个统一：统一著录项目、统一著录格式和统一检索语言。同时，还要注意数据的准确性、完整性、可靠性和实用性。只有这样，才能为国土资源档案信息资源共享打好坚实的基础。免费论文，对策。
（三）加速国土资源档案信息化人才队伍建设
人才是保证档案信息化建设取得成效并持续发展的关键，因此必须十分重视国土资源档案信息化专门人才的培养，以满足国土资源档案信息化建设的人才需求。免费论文，对策。
档案信息化将使档案部门管理的信息资源的形式特征、工作内容和服务模式都发生很大的变化。免费论文，对策。因此，作为现代国土资源档案管理的人员不但要掌握一般的档案管理的基本知识，国土资源档案管理的专业知识，还要掌握计算机技术应用的基本技能。因为要做好国土资源档案数字化建设和利用工作，档案管理人员就必须掌握较先进的信息处理技术，否则是无法胜任工作的。所以，国土资源档案管理部门一方面要注意吸纳、引进专业人才，另一方面应该加强对在职档案管理人员的培训，提高他们计算机管理、网络技术水平和档案管理系统的运用能力，以利更好地开展国土资源档案管理信息化工作。
参考文献：
[1]彭健.浅谈提高国土资源档案管理水平的对策.浙江国土资源[J].2008（4）
[2]葛学俊.加强国土资源档案管理为经济建设服务.档案与社会[J].2007（1）
[3]陈玲芽.论新时期的国土资源档案管理.科技信息[J].2007（14）
[4]祁丽娜.浅谈交通档案数字化的基本原则和程序.交通科技经济[J].2006（3）
近年来，伴随着信息处理技术的广泛应用，在档案管理领域产生了大量的数字化档案，尤其在代表科学技术发展历程的科技档案领域，档案数字化的趋势更加明显，数字化科技档案的管理和建设正在受到人们的广泛关注和欢迎。数字化科技档案作为一种新的科技档案形式与传统档案一样具有保存价值，需要对其归档、保存以及应用等方面的严格管理，在信息时代大量数字化科技档案不断产生的背景下，加强对数字化科技档案的管理，对数字化科技档案的收集积累、整理归档、保管利用等方面进行研究，具有现实意义[1]。
1.数字化科技档案的内涵分析
简单理解，数字化科技档案是科技档案在信息化时代的一种表现形式，通常形成于特定的数字设备中或者产生于数字应用的环境中，数字化科技档案的保持介质随着数字技术的发展而分别经历了磁盘、磁带以及光盘等多样的数字化载体 [2]。与传统纸质的科技档案最大的不同就是数字化科技档案在存储介质上以数字形式进行存储，因此，在很多性质方面，数字化科技档案与传统纸质形式的科技档案有着很大的区别。为了稳妥有效地对数字化科技档案进行归档及其归档后的管理，需要进一步分析和描述数字化科技档案的特征。数字化科技档案的存在形式呈现多元化，包括文本、图形图像、声音、多媒体以及命令文件等等各种格式的文件形式，从特点上看，数字化科技档案具有以下几个方面的特点：第一，具有非人工直读性。数字化科技档案采用数字式代码存储于某种载体上，必须借助计算机解码或者专用设备将其转换成文字、声音、图形、图像等可识读的记录才可以识读。第二，具有对专用设备及标准的依赖性。数字化科技档案与数字化设备的软件和硬件等存在密切的依赖关系，包括设备的状态、硬件的兼容情况以及软件的规范程度等都会对数字化科技档案的归档及其归档后的管理产生影响[3]。第三，存储的信息具有易更改性和可变性。数字化科技档案的信息以数字编码形式记录在载体上，信息内容与形式相对独立，对其进行增删更改方便。第四，信息与载体之间具有可分离性。数字化科技档案的信息内容可在不同载体上同时存在或相互交换，而在内容上不会发生任何变化。第五，信息具有可共享性。随着网络化传输模式的普及，数字化科技档案的信息受时空的限制越来越小，可方便的通过网络的方式进行传播和交流，查阅和利用便捷，信息共享性好。第六，具有多种信息媒体的集成性。随着多媒体技术的发展，数字化科技档案的信息形态更加丰富，具有多种信息媒体的集成性特征。
2.数字化科技档案的建设的主要做法
在进行数字化科技档案的建设过程中，主要涉及到收集归档、接收移交、保管和利用等不同步骤，基于这些步骤出发进行数字化科技档案建设的主要做法有以下方面[4]。
第一，数字化科技档案的收集归档。数字化科技档案涉及到文本文件、图形文件以及图像文件等不同的文件格式，其收集积累的方法也有别于传统纸质的科技档案，在收集积累的过程中要充分考虑到数字化科技档案的特点，对不同类型的数字化科技档案文件要充分考虑到技术特性方面的差异，根据存储载体、记录信息标准以及压缩算法等多方面的不同特性分别采取相应措施来保证其内容信息的原始性、真实性和完整性；另外，数字化科技档案不同文件在读取和还原的过程中需要相关生成环境的信息资料，如不同的软、硬件环境等，因此对数字化科技档案的收集积累还要包括这些相关内容。数字化科技档案归档后要进行整理工作，对数字化科技档案进行科学整理是将来对其管理和利用等工作的基础。对数字化科技档案的整理包括两个层次：其一是进行分类、排序的组织整理工作，将基于不同载体存储的零散杂乱的数字化科技档案进行有序的分类、标引和组合；其二是组织建立数字化科技档案数据库，目的是实现对数字化科技档案进行分类和编号，使所有的数字化科技档案成为有机的整体，数字化科技档案在数据库中的数据名称和类型涵盖了对科技档案相关信息的详细描述，其中的核心部分主要是科技档案文件格式、描述、以及相关记录信息等内容，文件特征部分包括档案的形成部门、形成日期、载体类型、载体编号、设备环境特征（包括硬件环境和软件环境等），文件记录特征包括记录的结构形式（物理、逻辑）、记录类型、记录字符及图形音频、视频文件格式、文件载体、型号：数量等。
第二，数字化科技档案的接收移交。对于数字化科技档案文件，其形成单位在进行移交工作之前和档案保管部门在归档之前，需要对归档的数字化科技档案文件载体及技术环境进行检验，并要求达到100%的合格率水平。在接收移交环节主要进行的检验项目包括对载体的检验以及对归档数字化文件的检验，通常包括内容的真实性、完整性以及有效性检验等，同时还要进行各类辅助说明资料的检验和验证。
第三，数字化科技档案的保管。对于数字化形式的科技档案，其保管不但要符合纸质档案的基本要求，还由于其存储载体的不同特点，在保管方面要满足一些特殊的要求。例如在数字化科技档案的存放方式上，要根据不同的存储介质如磁带、软硬磁盘和光盘等采取不同的存放方式，此外不同存储介质对存放环境的温湿度控制都有严格的要求，在具体保管中要实施严格的控制，避免使其受到尘、光、火、磁等各种有害因素的影响，要定期检查保存状况，并通过采取信息加密、电子签名、身份识别、防计算机病毒措施以及备份和信息迁移等不同手段来维护数字化科技档案信息的安全[5]。
第四，数字化科技档案的利用。数字化科技档案建设的目标就是为了更好的应用，根据数字化档案的特点，其利用发生了较大的变化，实践中采取的利用方式主要包括基于电子阅览室阅览、信息复制、出借和基于网络的在线利用等方式。在对数字化科技档案的应用中，通过档案部门来开设电子阅览室是当前档案部门提供利用数字化科技档案的主要方式，电子阅览室配备专用的阅览设备，能够为利用者提供良好的阅档环境，同时还有利于控制数字化科技档案的使用情况和保护数字化科技档案。复制是根据数字化科技档案的信息与载体可分离性的特点向利用者提供复印文件以及拷贝在各种载体上的档案复制件的利用方式。出借通常是因为工作特殊需要而借出数字化科技档案存储载体的情况，通常要进行严格的审查与控制。基于网络在线利用是指通过网络实现数字化科技档案的利用活动，其中的网络可以包括内部的局域网服务和外联的互联网服务，采取网络在线利用的方式目前是数字化科技档案利用中正在积极探索的一种利用方式，具有其他应用方式所不具备的优势，其服务范围广、利用方便快捷，具有很好的发展前景。
3.结束语
步入信息社会以来，以数字化形式承载的科技档案越来越普遍，数字化科技档案在许多方面均有别于传统的纸质档案，这些差别为数字化科技档案的建设和管理带来了很多新的问题，因此需要从数字化科技档案的特点出发，研究适用于数字化科技档案建设的有效方法，加强对数字化科技档案建设的探索。
一、高校档案管理数字化建设的必要性
（一）有利于高校档案内容的信息化。首先高校传统的档案管理工作主要体现于实物保管。这种实物管理有极大的人为弊端。譬如管理员的疏忽与遗漏。过于繁重的工作量，对于管理员来说一直是个难题。档案多而乱，缺失不全的现象时有发生。管理员常常是深陷案海之中却毫无头绪，伤一发而动全身的事实导致档案记录与整理难度进一步加大。但是现代化与数字化的档案管理就可以规避以上问题。因为信息化管理平台的建设促使高校档案信息收集的自动化与网络化，不仅拥有得天独厚的信息收集条件，而且依靠计算机网络的庞大数据库还可轻松完成信息储存。一切档案信息都将在同一时间归整。同时这些档案信息也可以通过计算机的自动编目与自动检索完成储存立卷和自行转档等管理工作。其次，纸质和实物保存方法的占地面积大，不如将档案储存在硬盘中保险与轻便。这种数字化形式的转换不仅可以节省人力成本，而且还可优化工作效率。作为网络技术平台，信息化的档案管理可令人不受空间与时间的限制进行信息上传和档案查阅。高校档案管理的信息化与数字化在最大限度上开放了个人档案的查阅、收集、编撰、搜索等网络通道，更有利于档案查阅工作的高效运作。（二）有利于高校档案管理工作的规范化。高校档案管理工作作为高校行政事务的主体，在学校管理中处于重要位置。档案管理的高效与否直接决定着学校管理秩序的正常运行。信息化与数字化的档案管理模式可以促使高校档案管理工作的规范化和高效化。不仅可令档案管理员及时将档案信息进行归处理，还能将各类基础文档进行及时上传与归档。通过信息化的网络平台实现文档管理的权限设置，建立领导处理意见的通知与下达以及个人的权限查阅。至年终归档中可在数据库中下载档案信息的清单，然后在系统中完成整个档案信息的盘查工作。上传档案管理数据到信息化档案管理系统的数据库中，直接就可完成档案信息的录入。分档处理与编号整理等信息化管理程序也都是数字信息化的高效运用。如此一来不仅实现管理管理的高效运行，也能够使不同部门之间的工作得到沟通和协调，促使高校档案管理工作的创新发展。
二、档案数字化建设中存在的问题
（一）档案工作标准化、规范化缺乏。高校传统的档案管理模式根深蒂固。如今建设信息化的档案管理平台可能会遇到标准缺失等技术问题。虽然档案管理软件五花八门，但是具有实用性的软件却十分鲜有。我国在信息化档案管理的网络建设中缺乏实用型与应用型的软件开发和自主创新。档案管理软件往往漏洞百出，在实际管理过程中缺乏统一的规范和标准。譬如档案管理软件的型号与质量具有很大差异，可见我国高校不重视信息化档案管理平台的建设，不仅未引进科学的硬件设施，而且未建立档案管理系统中规范的编码与标准。（二）档案信息资源的开发手段落后。高校传统的档案管理模式体现于纸质与实物管理，这样的模式存在诸多弊端。纸质容易混乱和丢损，而且还需要留置空间。分档与查阅起来非常不便。而其他档案的载体形式，譬如声像档案最终也会被无形态无空间无人工的电子档案所代替。档案信息资源的开发其实是多载体与全方位的信息资源转换。高校档案管理工作不能只限于档案的归档与记录，更要对分档后的档案信息内容进行熟悉和掌控。只有时刻跟进收集、下载、查阅、销毁等管理程序的更新，才能促进高校档案信息化网络平台的建设与开发。在实际的操作过程之中，因为制度缺乏创新或者遭到抵制，不少档案资源开发的技术推广效果欠佳。（三）缺乏复合型人才。高校档案的信息化管理需要兼顾档案管理与网络技术的专业人才。档案管理的信息化不仅是现代化的网络管理平台应用，更是档案管理中实现信息化与数字化的资源整合。管理人员必须经过系统的档案培训课程，对自动化与网络化档案管理平台的技术应用进行统一的学习与实践。如果信息化档案管理人员的专业知识与个人素质偏低，就会影响档案管理平台的正常运作以及绩效达成。高校内也普遍存在不重视档案管理工作，应聘者大多属于知识单一和技能不足的社会人员。由于缺乏信息网络技术与档案管理知识，所以管理员根本达不到发展信息化档案管理平台的建设要求与发展潜质。特别是当前不少高校档案管理人员存在着年龄结构偏大，知识结构陈旧，思想保守等一系列的问题，对于档案服务工作产生了很多消极影响。（四）存在安全隐患。高校档案的信息化管理主要表现为应用网络技术和档案管理知识。所以很容易出现网络安全问题。在管理档案信息的过程中尤为应该重视档案信息安全。针对这种现象我国高校应该设置档案管理平台的安全技术顾问。时刻对本单位的档案管理平台进行安全技术的更新与维护。时刻低档外来网络的不法侵害与内部信息调阅的违规操作。信息安全部要组织专业人员防止档案管理系统遭到非法入侵。还要保障档案信息的合法调阅与下载，保持安全网络技术的更新维护，在建设档案信息化管理平台的过程中维护档案信息的保密性与隐私性。
三、高校档案管理数字化建设的措施
高校档案管理的信息化与数字化建立在现代网络技术与档案管理理念的基础上，即为数字化的档案处理，也是档案管理工作由人为化向数字化的系统转变。高校利用档案管理的数字化建设可实现信息载体的革新，还可实现数字化档案管理体系的建立。优化资源建设，规避物理载体储存信息的弊端。全部以数字形式记录于磁盘等计算机信息存储器中的处理办法，更有利于院校构建数字化校园体系。其中数字化的档案管理工作又可看作是信息化的收集与保管以及现代化的规章制度。（一）加强档案的标准化、规范化建设。高校档案管理的信息化建设必须摒除传统档案管理中的实物收集。将实物保管转变为数字储存，实现网络技术平台的上传与共享，并采用计算机网络技术进行资源建设。建立标准化和规范化的档案管理工作体系，将收集、查阅、上传、下载、权限等管理项目实施一体化的管理模式，以保证档案信息的数字化与完整性。譬如文本图形与数据结构以及运行系统和软件应用等一体化管理方面的规范，还包括元数据和档案处理等对数字化文档的处理。实现脱机保存的信息化管理。基于标准的系统运行建立互通共享的数字化管理制度。促使档案管理工作的数字化和规范化，将档案的收集与整理都确保在电子化中完成。实现信息化管理还要借助信息录入软件与数据库的维护，实施电子化档案管理，严格备份以防丢失现象。（二）建立有效的安全保障机制和评估督导机制。高校档案管理的信息化建设必须建立数字化的档案系统。所以需制定现代化档案管理的规章制度。将电子化档案管理的工作准则与操作流程，归入档案一体化管理制度之中。它包括归档制度、保密制度、鉴定制度、备份制度、权限制度、安全制度等。建立安全保障制度和评估督导制度。在保密性中实现档案信息的严格管理和有效监控。促使档案管理员掌握档案管理的安全性知识，更要学习掌握网络操作、数据录入、数据库管理、网络安全管理等计算机操作技能。在日常管理制度中加入评估制度，考核管理员的工作表现和业绩达成，借助评估体系提升管理员的档案管理水平。对评估制度进行细化，并将评估结果和管理人员的工资、奖金、晋升等挂钩，提高管理人员工作的积极性和主动性。（三）建立和完善档案数据库，实现档案资料资源共享。高校档案管理的信息化建设必须建设档案数据库。实现自动化的栏目编制与资源共享，做好后台数据维护和档案归档处理。实现档案管理的数字化与信息化，实现档案信息储存的网络化和自动化。推进高校档案管理的技术创新与资源共享，实现档案信息的互动。高校应在全校各部建立内部信息与外部信息的分离，处理上传程序，确保档案信息的及时沟通，促进高校信息的有效收集。还应利用信息技术发挥档案管理网络平台的稳定性与便利性，促进全校范围的信息集成与共享。设定管理平台的系统开发与维护，保证档案的储存与管理以及网络安全的稳定运行。（四）加快档案信息资源管理专门人才队伍建设。高校档案管理的信息化就要实现档案管理的现代化，培养专业化的档案管理人才，招聘具有档案管理知识和网络应用技术的综合性人才。高校领导还要建立档案管理员的培训机制，对档案管理员进行专业化与现代化的档案管理培训课程，培养高素质和高水平的管理员，坚持岗位再教育，实现高校档案管理专业人才的职称评聘与晋升机制。可以采取校内定期培训和校外交流合作的方式。校内的培训可以聘请相关的专家学者来校授课，或者采取校内档案人员定期交流的方式进行，当然，还应该充分利用网络资源，采取网络授课等形式。校外交流的方式主要是和兄弟院校进行交流与合作，可以采取实地考察等形式。
高校档案数字化能够提高工作效率，节约人力资本，提高服务水平。当数字信息技术迅速发展的今天，高校档案工作应该顺应时展的趋势，创新工作和服务方式，进一步提高数字化建设水平，更好的为高校正常的教学工作和学生服务。
本文作者：钟锋工作单位：广东金融学院
关键词：数字档案 档案管理 问题
中图分类号：G25 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2017）02（b）-0142-02
从人类悠久的历史来看，档案已经存在了上千年。无论是民主自由的西方国家还是中庸重礼的东方国家。档案从未被丢弃。人类几千年来一直流传着档案记录，是因为时间可以改变，但是记录不会改变，它会清清楚楚记录着发生过的一切。由此可见，档案的存在是一种符合人类社会需要和历史发展的行为。甲骨文是中国发现的古代文字中时代最早，体系较完整的文字，主要是刻在龟甲兽骨上的文字。后续又出现了金石档案、简版档案、缠帛档案、纸质档案，等等。通过研究档案的发展，不难发现，随着时代的变化，记录档案的方式也从最初的雕刻发展为纸质记录。而对于如今这个科技发展纵横的新时代。人们对于档案的记录更是有了新的需求，希望档案管理可以更加规范化、制度化、科学化。而“数字档案”毫无疑问成为了当今档案领域里的“新宠”。它伴随着互联网技术和计算机技术等产生的新型档案信息形态，具有一定的多元性和分散性；它可以将不同的信息记录在不同的载体上；不受地理位置的影响；它不再是用人们常规的纸质来记录；而是用一种新型的更完整，更容易保存，方便及时查找的磁盘、光盘等载体来记录。
1 数字档案的主要特点
传统的纸质档案管理已不再适合社会的发展需要，因此，被数字化档案管理取代是时展的必然结果，究其原因在于其本身的几大优势。
1.1 数字档案载体容量大
一张3.5寸的磁盘可以贮存1.44M字节的内容；一张光盘可贮存650～700M字节；移动硬盘的贮存量达到几G、几十G、甚至上百G。通常一个单位在几年内保留的文件可全部贮存在一张光盘内，为人们大大节省了管理成本和保存空间，这是传统档案管理无法比拟的。再说大家现在的实践活动的范围相当广，劳动对象相当复杂，实践的节奏相当快，所产生的历史记录相当多，急需要一种新的档案载体来取代纸质载体。
1.2 数字档案安全性高
传统的纸质档案由于受自然条件和时间的影响，需要长期花费大量人力、物力和财力细心保管，而且纸质的档案若是遭到破坏会很难复原；数字档案与其相比会方便很多。首先，数字档案容量大可存储较多信息，实体档案数量少，方便管理；其次，数字档案可以多备份，而且很快就可以完成，避免了破坏后无法查找的弊端。
1.3 数字档案的使用效率高
纸质档案管理在实际应用时会出现查找不便的问题。例如在查找某所学校学生学籍档案，需要管理员翻阅数十卷甚至上百卷的档案寻找，花费的时间长、工作量也大，若是采用数字化档案管理，只需要在电脑上检索所需要的信息，计算机就会自动筛检给出，如需纸质版可直接打印出来，大大提高了人们的工作效率；同时，随着大量高科技电子产品的出现，如：计算机、数码相机、扫描仪等，这些产品具有操作简单、存储多且方便的优点，已被人们普遍使用。据了解，已有相当多的机关、企事业单位正在实现办公系统自动化，网络办公已不再是处于实验阶段，相反，它正处于一种飞速发展的普及态势，这样就不可避免地会形成大量的数字档案。
2 数字档案的不足之处
在档案管理方面，数字档案作为一个新生事物，还存在着一些不足之处。
2.1 首先是人们的认知度
从历史的发展来看。纸质作为最早记录档案的方式。最初出现在西汉时期。由于当时技术有限，造纸成本太高，使用范围也不是很广泛。直到东汉时期，蔡伦改造了造纸术。使得造纸成本降低。也让大部分人接受了纸质记录。纸质的出现经历了上数百年的时间，随着造纸技术的进步，更是一直保留至今，同样也深受广大人群的认可。而数字档案现在存在的问题就是要如何去推广，如何让人们正确地认识数字档案。而纸质档案具有真实性的本质感，能够清晰看到，所以内心会觉得纸质记录是最安全的；对于数字记录有着不安全感，所以很难接受和去尝试。
2.2 其次是数字档案的格式的问题
数字档案作为一种通过计算机磁盘等设备记录储存的档案。虽然节约了人们翻阅纸质档案的过程，缩短了档案搜索时间。但是由于设备的不同，软件也有不同，需要去下载、安装，而这样也会使得占用空间太大而导致有些软件无法正常安装，有时还会出现病毒入侵，使得我们的电脑瘫痪。对于不同人群来说，中年人的接受和学习能力还是较好的，而对于一些年纪大的人，他们接受能力有限，自然也不会去尝试一些新鲜东西。
2.3 最后是数字档案的原始记录受到质疑
纸质档案是用纸来记录，一旦形成再去修改便会有很明显的修改痕迹，因此可信度比较高，不易被篡改。而数字档案是在计算机的环境下完成的，就有了一种无形的信息资源，人们可以去随意发送、复制、粘贴，一份文件成为了共享文件，也无法保证当事人的一些特征，容易被伪造和篡改，使得数字档案的可信度降低。
3 数字档案管理问题的解决方式
数字档案因其自身显著的优越性，从而被人们越来越重视、认可，进而广泛应用在人们日常的生活和工作中，对于其存在的不足之处，笔者认为应从以下几个方面入手予以解决。
首先，应当加强宣传，使人们对数字档案有更深层次的了解。如今网络世界日益发达，越来越多的人通过网络和计算机获取更多的有效信息，而对数字档案进行宣传，也可以借助网络和计算机的力量。通过使用数字档案，使相关部门档案管理工作走出以往的繁琐，管理工作变得更方便和快捷，同时，加大数字档案的运用途径，让数字档案以其便捷的优势被更多人所接受。
其次，可以将网络计算机行业、软件开发行业以及档案管理这几个行业相结合，将文档、图片以及声像等文件格式进行统一。这样可以有效突破行业限制，建立更加统一、规范且兼容性更强的文件储存格式。
再次，各档案管理部门在利用数字档案的过程中，要注重档案存储以及网络安全问题，在长期运用后形成一种更加精确快捷的数字查阅方式。同时，相关管理部门要根据档案密级为社会提供服务。
最后，应当提高档案管理工作人员的综合素质，使档案管理工作变得更加规范。新的数字档案具有可擦除式的更改性，这就为保留档案的原始性提出了新的挑战。一方面，档案管理人员应当注重维护档案的原始性；另一方面，档案行政管理部门也为保证数字档案的原始性新设立了相关制度。
由上述可知，时代的飞跃发展，要求人要用更先进的生产力与之相匹配，传统的纸质档案管理虽然有着“辉煌”的过去，然而它在人们实际生活和工作中却频频出现许多这样那样的问题，从而也证明了纸质档案管理已经无法适应当今社会发展的节奏，它被数字档案管理所代替是时展的必然趋势，也许数字档案在实际应用中会出现或多或少的不足，毕竟它是时展的一个新生产物，但是笔者相信在未来的发展中，这些不足之处会被大家一一克服，而它，也将会在数字化时代中为社会提供更加快捷、方便与优质服务。
参考文献
[1] 吴宝康.档案学概论[M].中国人民大学出版社，1988.
[2] 杨友秀.档案工作基本理论与方法[M].北京：档案出版社1994.
关键词：城市建设；档案管理；数字化
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：
1.档案管理数字化概述
所谓的数字化信息技术实质上就是一种集电子技术、通信技术、计算机技术、信息技术、网络技术等诸多先进技术于一身的综合性技术。受科学技术发展的推动，传统的档案管理也逐步向电子档案管理转变，这就要求我们应当将数字化信息技术有效地应用到电子档案管理当中，以此来提高档案管理的工作效率和质量。
传统的档案管理工作基本上都是依靠档案管理人员手工操作来完成， 这不仅费时而且费力，工作效率也相对较低，而通过应用数字化信息技术之后，借助计算机这一平台作为档案管理的基础，管理人员便可以随时随地借助计算机的多种功能对各式各样的数据信息进行整理、归纳、检索，这样一来便无需在翻阅厚厚的纸质档案，从而能够节省大量的时间，工作效率自然会获得显著提高， 档案管理也变得更加快捷。
此外，与传统的资质档案相比，电子 文档基本上都是一些数据，这些数据能够全部存储在计算机的硬盘当中，从而并不会占用较大的空间，管理起来也十分方便， 这也为档案管理人员快速完成工作提供了非常便捷的条件。通过对一些档案管理人员进行调查了解发现，应用电子信息技术 进行档案管理的人员要比仍采用手工作业的人员轻松很多，并且工作速度和效率也要高很多，由此可见，电子信息技术值得大范围推广使用。
2.城市建设档案管理数字化建设存在的突出问题
2.1档案本质属性影响。原始记录性是档案的本质属性。这种原始记录性一方面表现在档案的内容上，另一方面表现在档案的形式上，如当事人的亲笔手稿、领导者的亲笔签名、单位盖章等等，都表现出真实的原始性，也正是档案的原始记录性才具有法律凭证作用。而在档案管理数字化中，档案多数以电子文档的形式存在，从起草、修改到印发都在计算机上进行，具有便于修改、便于复制特性，使得最能体现档案原始记录性的内容与形式特征不复存在。这就引发了电子文档的原始记录性和凭证作用如何确定的问题：电子文档能否作为档案，是否具有法律凭证作用等，便成为档案工作的新课题，是决定电子文档能否转化为档案的关键，也是赋予档案本质属性新的内涵的客观需要。
2.2缺乏统一标准和规范。档案工作的标准化、规范化是数字化建设的前提和必要条件。但目前的状况是：计算机软件开发缺乏整体规划性，软件在通用性、实用性等方面存在严重的不足；计算机及其有关设备型号各异，设备档次参差不齐，没有形成统一的硬件环境；档案信息规范化统一的分类编码标准不完善、不统一；并且由于缺乏技术组织上的支持和系统管理、网络技术的支撑，缺乏统一明确的管理性、业务性和技术性标准；这些都制约着信息交流的范围和程度，直接影响着档案数字化建设的步伐。同时，在日常档案管理中只有根据其来源，才能形成相应的法律责任。而在电子文档的形成过程中，打乱了或者是破坏了原始文件的本来顺序。原本清晰的法律责任界限变得模糊，缺乏法律依据使得大量的电子档案无法充分发挥其应有的使用价值，相关法律条例的制定迫在眉睫。
2.3缺乏组织领导。在数字化建设过程中，城市建设档案管理部门是主体、是基础。
2.4缺乏人才。城市建设档案管理数字化建设需要既懂档案管理，又掌握现代信息技术的复合型人才。而各级档案管理部门现有档案人员专业知识单一，普通操作型人才居多，系统开发、程序维护、咨询服务和信息导航复合型人才十分匮乏。这在很大程度上制约档案管理数字化建设的质量和速度。
2.5传统惯性制约。随着档案管理数字化建设的推进，由于计算机和网络管理与传统档案管理的方法有很大的区别，陌生的新工作手段方法与熟悉的传统工作手段方法之间在使用上的差异，容易产生天然的困难甚至“抗拒”心理，无论这种抗拒心理以什么样的方式出现，都是城市建设档案管理数字化建设的障碍。
3.城市建设档案管理数字化建设的几点建议
3.1建立和完善档案数据库，保证档案的真实性可靠性。首先，通过法规约束电子文件格式种类，如我国的《电子文件归档与管理规范》所选择的管理方式，方法就是尽可能地选择比较通用通行的少量几种文件格式，通过降低电子文件格式种类繁复性，增加电子文件长期保存的可靠性、可控性。其次，通过对电子文件存在的系统相关要素的规范设计和过程控制，以保证电子文件的真实性和可靠性，包括系统地记录背景数据和规范、控制信息流转环节等方式。再次，提高载体材料寿命或对电子文件处理、存储、传递和应用所依赖的软硬件环境进行备份的方式。最后，分离数字信息的语义表示与格式表示，形成不依赖于特定的通用信息存在形式，不会出现因为数据格式及软硬件环境的变迁而造成电子文件不可使用的情况，如以 XML 作为标识规范的方法，等等。
3.2 建立档案管理标准，逐步统一完善规范。标准化、规范化是档案数字化建设的前提和必要条件。档案工作部门必须遵循标准化的原则，对收集、整理、编目、检索、温湿度控制、防霉防虫以及安全保管等基础性工作，要严格按照统一的标准进行规范整理。国家出台了一系列相关标准，除了信息管理共用的标准和目前暂时与纸质文件、档案管理共用的标准外，还有电子文件管理专用的标准和规范，为档案管理数字化提供法律依据。
3.3加强人才队伍建设，储备后续发展力量。要选拔那些具有扎实专业知识功底、较好的学术造诣、表现出发展潜力的人才，为他们提供施展才华的舞台，使之有所作为。对已经确定并不断成长起来的人才，要加强培养力度，不断提高从业人员素质。要根据城市建设档案管理数字化建设的需要，变被动坐等为主动出击，积极引进有信息专业技术特长和熟知档案管理工作人才，创造良好的留人环境，为档案管理工作输送新鲜“血液”。
3.4加快城市建设档案信息网络化建设
自建设部《全国城市建设档案数字化建设规划与实施纲要》颁布实施以来，各地城市建设档案网站不断兴建和完善，社会各界从网络上获取越来越多的城建信息资料，从而解决了许多实际问题，城市建设档案资源共享的局面得以拓展。当前，应继续加快城市建设档案信息网络化建设。城市建设档案数字化建设要纳入政府电子政务建设的整体框架内与电子政务同步建设，逐步实现公文管理和城市建设档案管理的规范化与一体化。要利用电子政务平台，积极开展城市建设档案信息网上查询服务，全面提高城市建设档案利用的效率和质量，最大限度地满足社会各界对城市建设档案利用的需求。
3.5积极开展宣传教育，转变传统观念。要组织开展专题宣传培训教育活动，增强大家转变传统观念的自觉性和积极性，强化创新教育，引导全体人员在城市建设档案管理数字化建设上下功夫，协助档案管理部门做好机制创新、技术创新、制度创新和管理创新等方面的工作，确保数字化建设的顺利进行。
3.6要加强组织领导，增强决策落实力度。要成立主要领导挂帅的工作领导小组，积极推动城市建设档案管理数字化建设，落实责任，明确任务。工作领导小组要勇于开拓、改革创新，不断凝聚各部门合力，进一步提高科学决策、政策对接、化解矛盾等能力，集中精力谋划和解决在城市建设档案管理数字化建设中遇到的各种问题，确保圆满完成任务。
4.结语：
在高科技、信息技术迅猛发展的今天，城市建设档案的数字化管理是发展的大趋势，是一项长期、全面而具体的工作，需要所有档案人员的积极参与与配合。
参考文献：
