时间：2022-05-25 20:10:52
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇档案管理信息化，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
关键词：信息化档案建设 概念 重要性 建设过程 现在 办法
引言：在进入人类信息化的社会以后，档案管理对人们认识和了解客观世界，对传承古老的人类文明，对发展经济和创新科技，具有着不可替代的作用与价值。因此，加快档案管理工作融入信息化社会的步伐，把档案管理信息化纳入人类社会信息化的总格局中，大力推动档案管理信息化建设，是档案管理部门的重要任务和战略之举。
一、档案管理信息化建设的概念
所谓档案管理信息化，是指档案管理从面向纸质档案实体保管的模式，向数字化信息存储模式过渡和转变的过程。主要形式要实现档案信息的数字信息化和网络化；要实现信息化档案的收发、存储和查询的一体化模式；要实现档案信息的高度共享，而这必将是档案管理模式的新革命。在管理档案中全面应用现代信息化技术，对档案原有信息类资源进行处理、计算、转化和存储管理并为档案信息的查询和使用提供信息化的服务，加快实现档案管理信息化、现代化的进程。档案管理信息化的过程会是一个长期快速的发展过程，在这一过程中，要不断地更新现代信息技术、信息设备，充分运用科学的现代化技术手段，极大地提高档案的管理、利用的现代信息化水平。
二、档案管理信息化建设的必要性
在电子信息化技术高度发达的今天，发展和建设档案管理的信息化已然成为一条迫切且必然的选择之路，办公自动化和办公的无纸化等事物的发展和出现，使档案的产生方式发生了巨大的变化，例如我们的办公OA系统已将文件的起草、签发、传递、归档等运作流程在计算机终端和网络通讯线路中进行，这样迫使档案必须以计算机别的语言为主要存在形态，以计算机的计算为处理手段，以网络的传输为传递方式，以存储器的识别为储存方式。电子信息化的档案与传统的手工纸质档案的建立、储存和查询方式具有很大的差异。这种差异预示着档案管理工作者会面对更多的计算机读取、传递、存储的电子档案。档案信息的内容，会更直接、准确无误的被查询到。档案管理的信息化为档案管理部门大量节省存储空间，更环保，检索更加方便快捷，且准确性大大提高，不但节省了大量的人工查询时间和实体档案的存储物质和空间，对环境保护也起到了一定的积极作用。由此看来，对于任何一个单位来说能够提供有价值的系统性、真实性电子档案信息，就标志着这个单位已迈入了档案管理信息化的新领域。
三、档案管理信息化建设的建设过程
档案管理信息化建设包括基础设备的建设、档案信息资源的建设、规范制度的建设、应用系统的建设和管理人才的建设等方面。
（一）基础设施备的建设：主要包括服务器、终端计算机、网络交换机、介质储存器、操作系统及应用软件等，其中是以终端计算机和网络为核心，以服务器、介质存储器为存储手段，以网络交换机等作为传递信息和查阅信息的纽带。
（二）档案信息资源的建设：一是原有档案的数字信息化；二是收集和接收各种形式的电子档案后集成整合到统一的档案管理数据库应用系统中，从而建立生成更丰富更强大的电子档案信息。
（三）规范制度的建设：能够保障档案管理信息化标准化、规范化、有序健康的发展。
（四）应用系统的建设：能够为档案管理信息提供建立、发展的平台。
（五）管理人才的建设：能够为档案管理信息化提供技术支持。
四、档案管理信息化建设的现状和解决办法
（一）档案管理信息化的现状：1、电子化档案管理标准不够规范、制度不够完善；2、电子化档案管理还不能够完全的与电子政务对接，融入度较低；3、档案电子信息资源共享不全面，缺乏通用性。由于原有的管理体制的问题，档案管理存在横向沟通不畅，规范制度不能统一，从而造成档案信息的共享和交流的难度增大。4、对档案管理的重要性认识不够，使档案信息化缺乏良好的信息化建设的推动力和发展环境。5、无法建立统一标准的规范制度，造成档案管理信息化发展的脚步缓慢甚至停滞。6、从事档案管理人员的知识结构存在“老化”、“过时”的现象，没有先进的信息化管理知识和意识。7、软件应用系统的建设和应用技术的开发相对较薄弱，原有的工作基础无法适应新时代信息化的要求。8、数据保护意识不够，存在信息丢失的风险。
（二）解决办法：1、利用现代的管理手段和先进的信息技术，加强档案管理信息化建设，要加强组织和领导，提高专业认识，加大资金投入，增配软、硬件设备，引进和培养先进的信息化建设人才和技术手段。2、提高对创新人才的培养的意识，提高档案管理人员的知识结构。建立一支具有合理分工、科学结构、素质强硬的档案管理队伍。3、建立健全规范的档案管理制度。4、解决好电子档案的安全保存问题。
档案管理的信息化建设给予新时期档案管理工作崭新的形式与内容，为档案管理工作带来了新的发展机遇和挑战。档案管理的信息化建设是一项长期而又艰巨的任务，不可能一步到位，所以要逐步实施，抓住重点，讲求时效，不断持续发展和进步。
参考文献：
1.档案管理学陈智为中国人民大学出版社
2.档案管理学原理王向明上海大学出版社
3.档案学研究进展王新才武汉大学出版社
4.《电子文件风险管理》冯惠玲等著中国人民大学出版社
关键词：档案管理；信息化技术；融合
社会的发展使得档案管理的标准逐渐提高，在现代化的档案管理中，计算机信息技术至关重要，只要发挥信息技术的优势，与档案管理工作进行有机融合，才能满足新时期档案管理工作的实际需要。因此，要重视档案管理的信息化建设，注重设备更新和管理，在根本上实现对档案管理的有力支持。
1 全面分析信息技术背景下档案管理的主要特征
对于档案管理工作，需要紧跟时代步伐，这也是当前档案管理的重要发展方向。现代化档案管理的基本要求及时要提高标准化的层次，形成标准的观念，这就需要重视计算机信息技术，在当前的会计档案发展中，会计信息全面实现了数字化，极大方便了会计日常工作，有利于会计档案利用效率的提升，推动信息化建设速度，实现与相关系统的有效整合，更好地实现资源的共享。但是，数字化的会计信息会出现被修改的问题，甚至出现泄密，这主要源于信息储存的介质，一旦出现病毒，大量档案信息会出现损坏或者丢失，系统的稳定性被破坏，会计档案数据会出现不同程度的毁坏。因此，在信息化环境下，会计档案信息集中性较强，使得档案命面临被修改的隐患，同时，修改的痕迹又同时消失，很难实现数据的完整恢复。因此，在信息环境下，会计档案在彰显优势的同时，也存在不足，需要正确对待，加强管理，缺乏电子档案的安全性、可靠性与完整性，使得其能够更好地发挥作用。
2 对当前档案管理现状的分析
2.1 档案形式仍依赖纸质形式
在当前的档案管理中，纸质形式应用仍较为普遍。在会计领域，原始凭证使用的仍是纸质的，其具有较高的真实性与准确性，不易被修改，但是，也有其自身的不足。首先，纸质很容易受到外界因素的影响，甚至是人为因素的破坏，在保存上存在难度。其次，会计原始凭证需要保存的时间较长，对使用者的查询造成阻碍，需要较大的存储空间。
2.2 档案管理的模式仍比较传统
在当前的会计档案管理中，主要的管理方式仍比较传统，需要进行归档，维持良好的顺序。在这种模式的影响下，使得纸质和电子档案出现相分离的情况，很难实现对相关资源的有效整合。同时，大量会计信息资源的存储会占用大量的空间，管理成本增加，很满足信息化的发展需要。
2.3 档案的安全性有待提升
对于数字档案而言，其存在的介质是网络、信息系统和网络，这也是安全问题比较集中的地方。首先，对于纸质档案，长时间、重复使用会造成档案本身的损坏，而对于电子信息形成的档案，在保留的同时，还要进行相关数据的保存，使得资料档案的安全系数降低，很容易被修改。其次，在信息技术的应用中，如果忽视权限以及相关的安全软件，很难实现信息可靠性的保证，系统面临威胁和风险。再次，在电子档案管理中，一旦出现人为因素的破坏，就会引发电子档案的失真情况。
3 如何将信息化技术更好地应用在档案管理中
3.1 正确认识信息化技术在档案管理中的价值
面对飞速发展的信息技术，需要会计领域对会计档案管理思想和理念进行更新，勇于尝试新的管理模式，将档案信息化管理技术落到实处。要提高对会计档案信息化建设的重视程度，强化管理的规范性，推踊峒频蛋腹芾砣找娣ㄖ苹。
3.2 加大会计档案信息化管理人才的培养
为了有效推动会计档案信息化建设，要重视人才队伍建设。在遵循相关法律法规的同时，维护档案的真实性与安全性，更新档案管理的观念，探索制度、技术以及管理模式方案的问题，发挥档案信息化管理的作用，提高档案管理的效率，实现服务品质的提升。为此，要加强对会计档案管理人员的培训和教育。
3.3 重视会计档案信息化管理的相关设施的投入
为了推动会计档案信息化建设，适合设施、设备和软硬件必不缺少。在进行电算软件选择的时候，最佳的状态是选择带有档案管理辅助功能的软件类型，同时，要积极进行信息环境下，会计档案管理各种制度的完善。同时，要适当加大投入，购进更加先进的网络设备，发挥先进网络平台的优势，保证信息存储状态安全性，更好地发挥系统之间资源的共享性，在根本上推动档案管理的科学性。
3.4 重视会计档案管理信息平台的建设
为了更好地促进档案信息化进程，要重视对档案管理信息化平台建设，需要立足人员使用的习惯，同时，又要保障档案的立体性、动态性与可靠性。借助会计档案管理信息平台，能够使得相关单据的连续性传递，发挥电子单据的作用，减少纸质单据的使用，在根本上为档案信息化建设奠定坚实的基础。
3.5 重视风险防范体系的建立，维护电子档案信息的安全性
防火墙技术的应用能够有效防止不安因素的影响，保证系统运行的安全性，同时，要注重对工作流程、环节等的管理，保证会计信息运行的稳定性与安全性。系统管理人员需要做好流程管理，这是维护系统运行稳定性的关键性环节，能够维持会计电子档案的真实性，保证信息的完整性。为此，档案管理人员需要重视流程管理，提高其自身的科学性。在信息化条件下，档案管理工作的重点是信息文件的整理和提炼，正确处理工作的各个环节和内容，实现信息的统一化管理。因此，要建立更加完善的电子档案信息安全保障体系，设置电子档案数据中心，强化权限体系的建设，借助内外网络的物理隔离，实现数据安全性的提升，同时，要做好相关设备的维护和保养。
3.6 将电子文件管理系统引入会计档案管理领域
为了更好地促进档案信息网络建设，会计档案管理的改革要突破内部的调整范围，需要向前段扩张，也就是说，要实行文档一体化建设。可以引入会计档案电子文件管理系统，针对电子文件，直到对其进行运转处理，最终形成会计电子档案，满足对会计档案的管理和应用，借助网络，实现对会计文件整个过程和周期的控制与管理。
3.7 实现档案管理一体化
在当前的档案管理中，计算机发挥了重要的作用，借助计算机，实现对文件的有机联系，实现不同类型的系统处理，形成标准化的规范和标准，逐步实现对档案信息的网络共享。因此，档案管理一体化建设十分重要，有利于提升档案的利用时效。同时，借助计算机，能够实现对文件的快速检索，提高准确性，不需要进行文件的一一查阅。为了更好地实现档案管理一体化建设，要依靠计算机进行资料的加工，形成档案信息数据库，借助网络系统，实现传输，满足使用者的需求。这也就在根本上使得档案管理部门由管理型向服务性转变。
4 结束语
综上，信息技术的不断发展使得会计档案管理工作彰显信息化的特点，借助电子化管理，能够更好地发挥会计信息的作用。因此，管理人员需要重视信息技术的应用，发挥其自身的优势，更好地服务与社会。
参考文献
[1]高飞.信息化技术对档案管理影响的探究――基于MIS软件的设计与实现[J].商丘职业技术学院学报，2016，02：67-69.
【Keywords】enterprise management； enterprise archives； information management
【中?D分类号】G271 【文献标志码】A 【文章编号】1673-1069（2017）05-0132-02
1 引言
档案管理信息化是指在档案管理过程中全面应用计算机等现代信息技术，对档案信息资源的收集、整理、著录、鉴定、利用等进行处置、管理，实现档案管理现代化的进程。
2 企业档案管理信息化的必要性
随着社会信息化发展步伐的不断加快，各种档案资料的不断增多，纸质档案自然老化和人为损害、查找利用率低的问题日益突出，传统的档案管理模式已经无法满足档案管理的现实需求，档案管理模式应当由以档案实体为重心向以档案信息为重心转变。首先，档案管理信息化可以省去人工整理档案的时间，减少档案管理所需的人力、物力 、财力，可以改进档案管理工作，进一步提升档案管理工作的效率。其次，档案管理信息化能节约存储空间，快捷传输，方便检索，提高查询速度和准确率，既可以节省空间，减少管理成本，又能节约资源，为企业管理决策提供可靠的信息，提高档案的使用价值。再次，档案管理信息化能实现档案信息资源的实时性与动态性，随着计算机技术和网络技术的广泛应用，有利于实现企业档案信息资源共享，便于对信息资源的整理和加工，让利用者以更快捷的方式获取所需要的信息资料，提高服务的智能化和人性化水平。
3 如何实现档案管理信息化
档案管理信息化包括档案资源数字化、管理科学化、信息安全化和利用网络化。
3.1 档案资源信息数字化
一是馆存档案资源数字化。随着计算机技术和信息技术在档案工作中的应用，档案数字化已成为一种必然趋势。档案数字化指采用扫描技术、OCR技术、数字摄影技术、数据库技术、多媒体技术对以纸质档案、照片、录音、录像等为载体的各种档案进行数字化加工，将其转化为能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程。根据2005年国家档案局、中央档案馆印发的《关于加强档案信息资源开发利用工作的意见》（档发[2005]1号）、《全国档案信息化建设实施纲要》（国档发[2002]8号）等文件的要求，企业应将“加快现有档案的数字化进程”列为主要任务，采用现代信息处理手段，本着统一规划、分级建设、安全保密的方针，以文档一体化为原则，推动现有库房档案的数字化进程，逐步完成馆藏档案数字化和著录工作。为保障数字化进度和效率，企业要优先开展开放档案、珍贵档案、易损档案、高利用率档案的数字化处理，待条件成熟后，再对剩余档案进行数字化处理，逐步拓宽档案数字化覆盖面。在推进档案数字化工作过程中，要严格遵守保密规定，遵循工作标准，做到流程规范、存储格式统一、字段完整，保障档案数字化的质量。实施数字化既减少了对档案原件的损坏，节约了保管费用，降低了档案原件丢失的风险，又推进了档案信息化建设[1]。
二是电子档案软件管理化。是指将数字化后的档案和现有的电子档案利用档案管理系统软件进行系统整理、排列、著录、统计和提供利用，实现电子文件和电子档案的规范化管理，逐步建成档案信息网络，实现档案利用网络化，这样省时省力，减轻了档案人员的劳动强度，大大提高了工作效率，档案人员有时间深入挖掘档案信息，加强档案编研工作，精心选题，打造一批有助于弘扬正确历史观，有助于丰富职工精神文化生活的企业档案编研成果，在企业文化建设、职工教育等方面发挥积极作用。
3.2 档案管理科学化
档案信息化让档案管理焕发了新的生机，企业应运用科学的管理方法和制度，推动档案管理的发展。第一，整章建制，实现管理规范化。首先要结合档案数字化实际需要，制定档案数字化标准、工作规范和流程，避免数据在档案数字化及后期管理过程中出现流失泄密的情况。第二，要建立电子档案接收应用系统，按照《电子文件归档与电子档案管理办法》规范归档电子文件的收集、整理、存储、备份、鉴定、迁移、利用等工作。第三，要不断补充、修订和完善各项档案信息化管理制度，规范各部门的职责、权力和义务，推动档案管理信息化工作制度化、科学化和规范化。第四，加大物力财力投入力度。要实现档案管理信息化，首先需要配备计算机、扫描仪、服务器、光盘、网络等现代化设备。其次需要开发档案管理的相关软件和系统，以实现档案自动立卷、排列、编目、检索、标引、文档一体化、信息资源共享等档案业务和管理工作。第五，需要配备既懂档案专业知识又懂计算机信息技术和网络技术的综合型人才。因此企业要加大技术、资金、人员等方面的投资和支持力度，加快档案数字化、档案管理标准化、档案服务网络化进程。第六，加强和提高档案人员信息化管理意识和水平。数字化的档案、电子档案需要与档案管理信息系统软件连接建成健全的电子档案数据库，在企业局域网、专网利用计算机完成收集、整理、著录、统计和提供利用等工作。这就要求档案管理人员不仅要懂得档案专业知识，掌握编号、排列、编目、统计、鉴定和提供利用等工作流程，还要懂得计算机技术、信息技术、网络技术，能对档案进行数字化处理，做好资料编号及存储工作，建立数据库和索引目录，方便对档案信息的查询。目前多数档案管理人员计算机水平较低，因此，企业要加强对档案管理人员进行计算机相关学科的培训，为推进档案管理信息化奠定良好基础[2]。
3.3 信息安全化
随着档案管理信息化的实现，信息化之后档案资料的安全问题就变得尤为突出，在企业局域网环境下，传输、存储和提供利用电子档案信息，可能造成档案信息的泄露、失真等不安全情况，影响档案信息资料的真实性与有效性。因此，要采取一定的措施确保档案信息安全。第一，建立相关制度。首先应制定确保档案在数字化过程中信息安全的制度，如严禁“一机两网”，档案数字化所用的计算机和网络要与其他网络物理隔离，严禁数字化加工人员带有存储功能的设备进入加工区等制度；其次应制定档案信息与网络连接和使用过程中安装防病毒软件、外接优盘、移动硬盘等相关规章制度，以确保档案信息安全。第二，设置访问权限。根据不同岗位和级别，分别设置一般访问者、特殊访问者和管理者权限，只有当访问者的身份通过档案访问权限验证后，才可进入档案查询系统利用相对应的已开放的电子档案，这样可以有效预防不相关人员随意查阅电子档案，提高了电子档案信息的安全性。第三，采取异地备份。首先是可以避免因当地自然灾害、社会灾害等造成的威胁档案信息安全的风险；其次是可以避免因操作不当、病毒侵害等造成的电子档案信息的丢失和损坏风险，从而最终确保电子档案信息的完整性、准确性和可用性[3]。
3.4 利用网络化
利用网络化是指企业通过局域网实施企业档案信息的管理、检索和提供利用，利用者不需去档案部门实地查找，在局域网或专用网上即可实现利用。利用网络化具有查找方便、检索速度快、可靠性高、保密性强等优势，能够最大限度地满足企业干部职工合法的各种利用档案的需求，有利于他们了解档案，增强档案观念，进一步认识档案的价值，从而扩大?n案工作的影响力，为企业档案管理信息化工作创造良好条件。
【关键词】互联网；标准化；数字化；参与程度；规划
一、建立档案管理信息系统的必要性
当今的世界，在现代数字通信和计算机技术的支持下，人们利用互联网，实现了信息交流和信息共享。国际互联网的飞速发展将对科技、经济和人类社会的进步产生极其深远的影响。随着计算机信息技术的发展，各种高效扫描设备及各种数字技术的应用，使我国的办公自动化水平大大提高，多媒体技术在档案部门的应用，也使得传统的档案管理模式受到挑战。
如何全方位、多角度、高质量、高效率地揭示档案信息的内容及特征，方便、快捷地为利用者提供服务将成为档案工作者迫切追求的目标。档案作为真实的历史记录，是大量历史文件的汇总，是比较浩大而复杂的一种本源信息系统，因而其管理水平的高低直接影响档案价值实现的程度。因此必须进一步提高档案的科学管理水平，加速档案的现代化管理，以适应信息时代对档案工作提出的新的要求。
二、如何实现我国档案管理信息化
我认为档案管理信息化的基本内涵应包括三方面：档案信息管理标准化、档案信息存储数字化和档案信息利用网络化，以下将分别说明。
1.档案信息管理标准化
档案信息管理标准化是指在实现档案实体管理逐步转向信息管理的过程中所必须依赖的业务规范和技术标准。这些规范和标准应该由档案行政管理部门统一制定、颁布、施行。在我国档案管理信息化过程中，一个难以解决的问题就是：管理体制、管理方式不同，难于实现标准化。由于档案自身的复杂性，我国政府的档案管理体系亦比较复杂，分散管理是其突出特点。除中央、地方档案馆外，各政府机构亦管理着相当有年头的档案，有的甚至保存着大量建国初期的档案。由于多头管理，各有政策，造成了管理标准化的困难。所以，指定统一的业务规范和技术标准是实现档案信息化的前提和基础，也是必须首先解决的重要问题。档案信息管理标准化的主要包括档案信息采集标准化、档案信息存贮标准化、档案信息管理标准化、档案信息网络标准化、档案信息管理软件标准化等五个方面的内容。
档案信息采集标准化要求档案信息在著录与标引时，要严格按照《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、1999年修订的国家档案局的《档案著录规则》、以及其他相关的法规进行。但是，目前的标准仅仅规范信息著录项目而末进一步规范著录项目的数据格式，从而导致档案信息采集时互不一致而影响了数据关系；另一方面，由于信息采集标准随意更改，致使档案信息无法集中和交流。由此可见，制定一个全国统一的档案信息采集标准势在必行。档案信息存贮标准化是指在将档案信息全文转化为数字信息进行存贮时，所应该采取的标准。档案信息存储的数字化意味着档案的载体材料和记录方式有了巨大的变化，是对传统档案存储方式的根本变革。数字档案是利用计算机，通过输入、扫描等方式，将单纯的文字载体变成数字信息，存储在计算机中。与传统档案资料相比，数字档案更易于保存、查询、修改、并且可以通过互联网快速传递，档案存储数字化大大提高档案的利用率，并降低了档案管理的成本。但是，这也提出了一个问题，那就是必须有一个全国统一的存储标准，如果在存储过程中随心所欲，那么就打大降低了档案所反映信息的价值，会造成档案管理工作的混乱。档案信息管理与档案实体管理的明显区别在于信息载体的特殊性，需要由档案行政管理部门研制定有关标准，如电子文件归档管理标等。网络必须分出层次，以决定利用档案信息的范围。网络信息和网络体系结构都需要标准化，二者统一才能使网络信息快速、准确地传输和使用。档案信息管理软件标准化，主要体现在应用软件的通用性和统一性两个方面。近几年，电子归档系统得到逐步开发应用。一批优秀的档案计算机管理系统被推广应用。在档案工作中起着越来越重要的作用。但是，电子文件归档系统的开发应用目前还处在初级阶段，各项功能还有待完善。而且标准化问题在档案软件越发体现出来，从目前已开发的电子归档管理软件看，无论在设计思想还是在具体运用上，尚缺乏明确统一的规范标准，与文档实践工作还存在脱节的地方。因此，制定明确统一的电子文件归档管理规范标准应迅速提上议事日程，否则会造成更加混乱的问题。
2.档案信息存储数字化
主要包括三个方面的内容：档案目录数字化、档案编研成果数字化、档案全文数字化，其中档案全文数字化是档案数字化的核心问题。
3.档案信息利用网络化
二十一世纪人类已经进入互联网时代，充分利用现代网络技术，实现档案信息社会化，是档案信息化的重要标志，也是档案数字化的最终目的。
计算机网络技术的产生，使档案信息能超越时间、空间、机构等因素提供利用。建立档案信息网站，将其联入互联网或公众信息网，不仅能实现档案部门间的信息交流和资源共享，而且能够拓展档案利用服务的范围：从封闭的机要服务转向开放服务；从为单纯国家机构服务扩展到为全社会服务；从单纯为政府官员服务扩展到为广大民众服务。我国档案网络建设规模与速度与其他机关、企事业单位相比，已处于落后状态，我们应该充分认识到这一点，并且把创建档案信息网络体系作为一项重要工作来认真落实。
三、在我国档案管理信息化建设中应该注意的问题
建立以计算机技术为主要手段的档案管理信息系统，已经成为我国档案管理工作发展的必然趋势。当前，我国已将电子政务建设作为国家信息化的重点，这也必然推进我国档案管理信息化的进程。但是我们也必须清楚的认识到，（下转第10页）（上接第6页）档案管理信息化是一个系统工程，它是档案管理工作方式不断创新的过程，不可能一蹴而就。多年来系统开发建设的实践告诉我们，档案管理信息系统建设的前途是光明，但道路是曲折的。在建设过程中，也出现了一些事与愿违的耗资工程，造成了很大的经济损失。但是，我们决不能因噎废食，应该总结我们工作中的失误，积极的推进档案管理信息化进程稳步发展。总结一些失败的教训，我认为在档案管理信息化建设中，要注意以下两个问题。
1.系统开发过程中用户参与程度低
由于信息系统的开发一般都是由专业人员承担，所以在现实中，往往存在用户的需求和系统开发人员的设计脱节的情况。加之各自在专业领域的差异，使得双方共同起来比较困难，这就直接影响了信息系统功能的实现和发挥，甚至有可能导致信息系统开工程的失败，造成严重的经济损失。因此，用户必须作为管理信息系统主要建设者的一部分在系统建设的各个阶段直接参与，尽可能的和开发者沟通思想，及时反馈自己的意见，争取和系统开发者达成共识，以期提高信息系统开发的成功率和实用性。
一、文书档案信息化管理的优点
1.提高办公效率
在以往的档案管理工作中，工作人员过多地依赖于手工操作，要求资料收集完整、齐全，避免漏写、漏抄；用笔规范、耐用，字迹工整、清楚；分类、统汁准确无误，结果费时又费力。在应用计算机软件进行档案管理之后，文件资料收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得十分方便、有序，无论是起草文件还是办理传递，都变得简单易行，有效的提高了办公效率。
2.方便资源共享
在原始的手工操作管理中，由于不能做到信息共享，致使大量信息闲置在文件柜中，不仅造成资金和资源的浪费，还造成文件和信息查找困难。运用计算机技术对档案进行管理后，档案管理由案卷级深入到文件级，由单途径管理发展为体系管理，由对档案外部特征（目录）管理到内、外部特征（目录和内容）合并管理。随着计算机网络技术的进一步发展，档案信息与载体分离利用，可与其他信息系统建立互联，极大地提高了档案利用工作的质量和效率。并且通过网络服务这个宽广的平台，可以了解其他档案工作部门概况、工作的重点和档案管理信息动态，真正做到资源共享。
3.保存具有稳定性
与纸质档案载体相比，电子文件载体材料的寿命要长得多。纸张的耐久性取决于纤维素的性质，纤维素在一定的条件下容易受到破坏：如在高温、高湿、酸、酶、氧化剂等情况下，可发生水解和氧化反应，在档案工作过程中稍不注意就可能造成不可挽回的损失。而电子文件则不同，随着电子技术发展日新月异，储存、读取电子文件的设备日趋成熟，我们可以根据不同的需要，选择不同的电子载体，如VCD、DVD光碟，小容量的闪存U盘，大容量的移动硬盘等。这些载体的普遍特点都是存、读方便快捷，易于传递，且储存时间长，受外部环境影响小，不易损坏，具有很强的稳定性。
4.提高传递的速度和安全性
在日常公文办理过程中，办理人员私存文件或文件在传递过程中丢失的情况时有发生，文件传递的传统手段是靠邮政系统，传送时间受距离长短的限制。同时，文件还可能因为其他原因造成丢失或延误，给档案人员归档和其他人员检索利用造成很大不便。而应用计算机网络技术进行管理，可直接通过网络进行传递，有效提高了文件传递的安全性和及时性。
二、推进档案信息化的策略
1.建立规范体系
档案信息化的前提是基础工作的规范化和标准化。由于历史原因，档案业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差。档案信息化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个专业，无法全面实施、推广统一标准。同时，档案信息化使越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类、著录及有关规定已不能完全适应。所以需要制定统一的、标准的规范体系，切实推动档案标准化、规范化、信息化、科学化。
2.完善安全措施
档案信息化建设最终落实都要靠人来执行，所以人是档案信息化安全的第一道保护屏障。电子文件的内容不仅易于变化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性变弱。为此，要提高档案人员的警惕性，从根本上铲除黑客对信息系统的威胁。采用身份认证、防火墙、数据备份等安全防护措施。
3.健全管理制度
建立档案工作制度必须遵循以下要求：第一，规章制度要体现合理性、科学性。建立起来的规章制度必须符合单位特点和档案管理实际，以适应单位档案管理的需要。第二，简明实用。制度必须具有可操作性，其建立应以方便实用、简便易行、可操作性强为目标，以便更好地发挥制度的指导和规范作用。第三，坚持制度约束的双向性，既约束领导又约束职工。领导的行为和形象直接影响着制度的顺利执行，而职工是单位的主要构成群体，是制度的主要约束对象和执行者。第四，坚持制度执行的严肃性。档案部门既是制定档案规章制度的主管部门，又是规章制度的执行部门。在规章制度的执行过程中，要做到有功必赏、有过必罚，充分体现制度的权威性。
1 明确档案信息化
档案信息化，就是在国家档案行政管理部门的指导之下，各个部门与机构全面应用现代化信息技术，对档案的信息资源以及数据等进行搜集、整理等，保证可以提升档案管理工作效率，优化档案管理工作体系，增强其发展效果。档案信息化就是在档案管理过程中，相关管理人员利用档案实体保管方式，将其作为管理工作的重点项目，然后利用数字化管理技术开展相关工作，向档案管理实体提供信息化服务，转变传统档案管理模式，打破传统档案管理方式的局限性。档案信息化建设必须要明确以下几点：第一，要保证档案信息化建设的数字化与网络化，第二，要保证可以利用档案信息可以有效接收与传递，提升档案信息数据储存效率与质量，达到管理一体化目的。第三，要保证档案信息资源共享，提升档案信息资源的利用效率。第四，要保证档案管理模式的更新，转变传统的档案管理方式[1]。
2 档案信息化建设问题分析
档案信息化建设中还存在较多问题，影响着档案信息化建设的有效性，难以提升档案管理工作质量。具体问题表现为以下几点：
第一，档案信息化数据异构性问题。就是在档案移交成为电子档案中，各个单位与部门之间的数据库不同，并且各个部门的数据来源于数据特征等不同，在实际情况下，会出现内部结构处理方式复杂等问题，导致出现档案信息化数据异构性问题[2]。
第二，高度分散问题。档案信息化建设中，各个档案会散落在管理部门或是经济单位，例如：在建设局与税务局财务报表实际移交的时候，会出现各类重复或是分散的信息数据，相关管理人员要利用大量时间筛选出有价值的信息数据，这就导致档案信息化建设效率降低。
第三，管理方式滞后。在档案信息化建设过程中，经常会出现管理方式滞后的现象，难以提升档案信息化建设质量，主要因为档案信息化建设人员还不能根据信息化建设需求对其进行有效的管理，难以提升信息化建设工作效率与质量。
第四，管理观念滞后。当前，部分档案信息化建设与管理部门还没有认识到档案信息化建设工作的重要性，难以提升档案信息化建设与管理工作质量，甚至还在应用传统的纸质管理措施，无法增强档案信息化建设效果[3]。
3 档案信息化建设与档案管理措施
档案信息化建设与管理部门必须要制定完善的管理制度，减少档案信息化建设与管理中存在的问题。
3.1 建设专门的网络档案系统
档案信息化建设部门需要建设专门的网络档案系统，在网络档案系统中，技术人员可以综合利用数字化平台，例如：建设公众、内部等信息服务网，发挥网站的作用，同时，还要统一档案信息化建设标准，积极建设档案信息化硬件与软件基础设置，提升档案管理水平，促进信息资源共享工作的进步。
3.2 重视电子文件管理工作
档案信息化建设部门必须要重视电子文件管理工作，减少其中存在的问题。首先，要重视计算机网络体系的建设，提升文件传输效率，在文件传输之前，要将档案信息转换成为电子档案格式，提升数据的可靠性与通用性，同时，还要保证电子档案的价值。在传输电子文件期间， 必须要保证网络安全性，提升电子文件传输工作效率与质量，同时，还要保证电子文件数据下载的真实性，将其储存在光盘中[4]。
3.3 制定完善的技术处理制度
在档案信息化技术处理过程中，相关档案管理人员与技术人员必须要制定完善的管理制度，减少档案技术处理工作问题，提升档案技术处理工作效率与质量。在电子文件技术处理中，必须要重视电子文件保存问题的解决，在长时间电子文件保存中，必须要重视保存的准确性与安全性，定期对其进行复制处理，并且建立完善的竞争机制，避免出现电子文件保存不当的现象。
3.4 积极应用现代化管理措施
档案信息化建设部门必须要积极应用各类现代化管理措施，提升资源共享管理效率与质量。在此期间，档案信息化管理人员必须要将传统档案管理方式转变成为现代化的档案管理模式，积极应用网络化技术与数据化技术，提升数据化档案管理质量，减少其中存在的档案管理问题[5]。
3.5 树立正确的服务意识
档案信息化建设部门必须要树立正确的服务意识，利用先进服务观念开展工作，提升档案信息化建设质量与效率。在档案信息化建设部门实际服务期间，相关管理人员必须要制定完善的管理制度，要求树立正确的服务意识，根据档案信息化管理部门的需求，提升档案信息化建设工作效率与质量，减少其中存在的问题，并且采取有效措施解决问题，增强档案信息化建设工作效果，进而优化档案信息化管理体系。
3.6 制定完善的管理制度
档案信息化建设与管理部门必须要制定完善的管理制度，优化档案信息化建设与管理体系，提升档案信息化建设效率。首先，相关管理部门必须要重视档案信息化管理的软件与硬件质量，增强档案信息化建设效果，减少其中存在的问题。其次，档案信息化建设与管理人员必须要制定信息资源整合体系，打破传统档案管理方式的局限性，发挥现代化档案管理工作作用。最后，必须要提升农村管理工作效率，增强档案信息化建设工作效果，避免出现病毒感染的现象与问题，同时，还要重视档案信息化建设与管理工作服务质量。
[关键词]档案信息化；档案管理；建设措施
doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2015.08.167
[中图分类号]G270.7 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2015）08-0217-01
1 档案信息化建设基本内容
1.1 基础设施建设
在档案信息化建设中，软硬件基础设施是基础条件，只有具备了这些条件，才可以更好地开发利用档案信息资源。而软硬件基础设施建设中，核心内容就是档案信息网络，它可以有效传输档案信息、交换和共享资源等。因此，需要提高计算机管理档案的普及率，大力建设档案管理局域网。
1.2 档案信息资源建设
要对档案目录数据库科学建设，涵盖馆藏案卷级目录和其他一些重要目录；建设档案数据库，按照规范方法归档管理电子文件，数字化管理传统档案，促使档案信息资源类型得到丰富，提高档案信息资源利用效率。
1.3 应用系统建设
要积极、大力开发档案信息管理软件，大力推广通用性和适用性较强的软件系统，保证软件系统与互联网的档案网站建设需求得到满足。
1.4 标准化建设
要构建档案信息化法制体系和标准规范，明确规定档案管理各个环节，如资源描述、存储、查询、使用等，对电子文件归档和电子档案管理等进行规范，促使档案信息化建设的标准化和规范化得到实现。
1.5 安全保障体系建设
档案中会存在一些比较重要的信息内容，这些信息如果泄露，就会出现较为严重的后果，因此，在档案信息化建设过程中，安全保障体系建设是非常重要的组成部分，需要构建档案信息安全保障体系框架、完善安全管理机制，提高人们的档案信息安全意识。
1.6 人才队伍建设
在档案信息化建设中，还有非常重要的一个方面是人才队伍，那么就需要采取科学的措施，建设一支具有较高水平的专业人才队伍，，具体包括这些内容：大力培训档案业务人员，促使其能够对新技术和新设备等积极掌握；普及信息技术知识等。
2 档案信息化建设与档案管理的措施分析
2.1 完善档案信息化工作体系
只有构建了相应的工作体系，才可以更加顺利地建设档案信息化。具体来讲，要明确管理体制，完善运行机制，贯彻执行电子文件管理等相关规定，同时，构建电子文件管理机制，以便全程管理电子文件。要结合档案法，赋予档案局相应管理职能，在信息化建设中，档案部门积极协调，对工作体系进行统一建设。另外，在电子政务建设中，也需要适当提升档案信息化工作的比重，以便同步进行档案信息化建设。要对法规制度等进行完善，规范工作行为，编制档案信息化建设专项规划和工作任务分解表等，明确目标任务、完成时限以及责任单位等；在此基础上，完善现有法律法规，强化监督检查和执法。
2.2 推进档案数字化和资源共享
资源建设是档案信息化建设的核心内容，要结合这个中心开展其他工作，要将档案数字化和资源共享作为工作重点。首先，逐步推进档案数字化建设，按照相应原则，科学编制工作计划，强化监督检查工作，以便顺利开展档案数字化工作；同时，在用户使用需求得到满足的基础上，还要构建档案数字化目录，投入相应人力、物力和财力资源，各部门协同工作。此外，实行纸质和电子文件双归档制度，并关联并存规定范围内的文本和图形文件，实现档案全文检索。其次，要逐步推进档案信息资源共享，结合相关标准，统一构建档案信息管理系统，有机融合本系统和办公系统，在网上操作信息的生成、整理和归档全过程。
2.3 创新档案信息服务手段
档案信息化建设主要目的是提高档案的利用效率，需要采取一系列的措施，不断创新档案信息服务手段；可以提高档案信息远程查阅利用服务能力，结合我国相关规定，科学设定档案公开级别，并构建档案信息资源网上公开评估体系，主管部门以固定形式向指定网站上需要公开的信息，各级档案部门借助链接方式整合相关资源，逐步完善档案信息资源网，实现档案信息网上查询。对于部分无法公开于网络上的档案，可以应用政府信息申请公开程序，对使用者身份信息确认之后，提供远程查阅服务，借助于网络检索，相关人员可以更加便捷地查阅档案。
安全建设也需要引起重视，要及时升级各种杀毒软件，应用先进的身份认证和网络监控技术，同时强化访问控制，对标准进行构建，明确规定备份机房和技术条件，保证档案信息安全。
3 结 语
在档案信息化建设过程中，有许多方面需要引起人们重视；在具体实践中，相关领导要给予一定的支持，投入足够人力、物力和财力资源，采取一系列完善措施，严格依据相关要求和规定开展档案信息化建设，促使档案工作水平和服务效率得到提升。
关键词：n案管理；现代化；信息化；有效策略
档案管理信息化是现代社会发展下的产物，其使档案管理部门的工作走向现代化的领域，在档案管理信息化的影响下，档案管理工作更加高效、便捷。目前在档案管理信息化条件下，现代化转变是其在未来的发展趋势，因此在档案管理工作中需要根据实际的需求，对档案管理工作进行完善，依靠信息技术及管理内容等方面提高档案管理质量及水平，从而实现档案管理的现代化。
1 改革传统档案的管理模式
为了实现信息化条件下档案管理现代化需要从以下几个方面对传统的档案管理内容进行改革。
1.1 将传统的纸质档案信息转变为电子信息
传统的档案管理工作主要是对实质的档案进行管理，主要保管内容包括纸质、图片、录像等形式的资料，对这些资料的整理、收集、记录、分类等都需要由人工进行，越来越多的档案资料使管理人员的工作内容更加繁琐，并且这些实质资料还会占据一部分空间，影响档案管理人员的工作效率。
因此需要将原有的实质档案资料进行数字化转换，档案的数据化、电子化可以有效减轻管理人员的工作负担，提高其工作效率，并且电子存储的方式更利于对档案的存储及查阅，促使档案管理工作向着高效的方向发展。
1.2 实现档案存储方式的转变
新科技的不断进步，也改变了档案存储的方式。传统的档案在进行存储管理中，需要花费较多的人力和时间，而且还需要有场地的支持。新的存储方式的出现，使档案资源能够在较小的空间内实现对较多内容的存储，对于档案资源的高效管理具有重要意义。随着数字化管理的不断深入，档案资源也需要实现数字化的转换。将电子信息资源进行数字化的管理，不仅可以提高档案管理人员的工作效率，还有效的实现了资源的合理配置与优化，进而对于实现档案资源的现代化管理。
2 建立现代化的档案信息管理系统
档案信息管理系统是档案管理信息化中的重要组成部分，为了实现现代化档案管理，档案部门需要建立完善的档案管理信息平台，通过信息管理系统的使用，提高档案管理工作信息化及现代化的程度，在建立现代化的档案信息管理系统中需要注意以下内容。
2.1 建立科学的管理程序
计算机管理程序的设定，对于未来档案管理工作的开展具有重要意义，因此相关管理设计人员在进行该模块工作时，需要结合档案管理工作的特点，以及档案馆的实际情况进行设计，保证档案管理人员能够迅速掌握，推动工作的顺利开展。
2.2 建立健全的安全防护系统
档案中包含着许多机密资料及数据，一旦泄露所产生的影响非常大，因此需要建立完善的安全防护系统，并对其进行定期的检查，做好日常的信息平台维护工作，防止系统漏洞造成数据泄露，保证档案资料的机密性。
3 完善档案管理体制
在档案管理信息化条件下，原有的档案管理体制已经无法满足档案管理现代化的需求，因此需要依据现代化管理手段对原有的档案管理体制进行改革，其可以从以下两个方面进行管理体制的完善。
3.1 强化档案管理体制的作用
相关部门要根据当前发展的现状以及档案管理的实际情况，将现代化信息技术体现在当前的档案管理原则以及条例之中，进而使档案管理人员在开展工作时具有可遵循的依据，从而保证工作的有序开展，保证档案管理工作的水平和质量。
3.2 加强各档案馆对数字化、现代化管理的重视
当前一些档案管理部门虽然引进了相关的技术设备，但却仍将人工操作作为主要的管理方式，从而导致资源的浪费。因此需要相关部门加强对档案管理工作现代化的重视，积极将现代化的管理模式应用到档案管理之中，从而避免造成资源的浪费，提升其档案管理的水平。
4 提高档案管理人员的自身素质
信息化条件下档案管理的现代化的实现主要依靠的力量就是档案管理人员，但当前的档案管理人员在现代化的管理方面仍存在一定的欠缺，因此需要相关部门加强对该方面内容的管理，从而推动档案管理现代化的实现。为此，需要档案管理的相关部门从以下几个方面着手进行：
4.1 加强档案管理人员的专业知识积累
现代化的档案管理也需要现代化的档案管理人员，需要档案管理人员具备多元化的知识结构，从而更好的推进工作的开展。为此，要求相关部门通过培训等方式，为档案管理人员学习先进的管理理念，丰富自身的专业知识创造条件。同时，要求档案管理人员要自觉的对当前新的知识与内容进行了解与掌握，从而实现对自身素质的完善。
4.2 加强档案管理人员专业技能的学习
档案管理信息化需要管理人员具备一定的计算机水平并且可以使用相关的技术与设备，因此需要对其管理技术及专业技能进行培训，根据管理人员自身的素质水平及档案管理工作中的需要进行相关的培训，从而使其可以更有效的开展档案管理工作。
4.3 增强档案管理人员的安全意识
由于档案管理工作的特殊性，需要保证档案管理人员对档案管理有一定的安全意识。首先，通过对档案管理人员职业道德素养的培训与安全意识的教育，提高其在档案管理工作中的安全意识。并且通过与档案管理人员签订保密协议的方式，利用法律效力来约束其行为，从而达到保证档案管理工作安全性的目的。
结束语
综上所述，为了实现在档案管理信息化条件下的档案管理现代化，需要从改革管理模式、建立管理系统、完善管理体制、加强人员素质几个方面入手，通过对传统管理模式的改进与完善，使档案管理工作形成一套新的管理体系，在信息化档案管理的基础上，使档案管理工作走向现代化。在信息化时代，档案管理工作只有走向信息化与现代化才符合时展的要求，因此需要协调好二者之间的关系，从而保证档案管理工作的有效展开。
参考文献
关键词：档案管理；信息化建设；问题；对策
1 档案管理信息化建设的内涵及意义
档案管理信息化是指在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，运用现代化的信息技术和档案网络建设平台等，科学合理的处置、管理和应用档案信息资源，推进档案管理现代化进程。档案管理中档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化，数字技术的大规模应用，档案信息资源的数字化、网络化和共享等是档案管理信息化的主要特点。档案管理信息化建设的最终目标是提高档案管理的现代化水平，充分挖掘档案的社会价值，以为社会提供优质的档案信息服务。
与传统档案管理相比，档案管理信息化具有明显优势：第一，利用信息化的档案管理方式，档案存在形式由传统的“纸质形式”转变为“以电子文件为形式的文字、图片、音视频”等，档案资源的收集、储存、分类、统计和查阅更为便捷，档案资源更易于保存、检索，提高了档案传输速度和传输安全性。第二，积极推进档案管理信息化建设，档案管理活动中全面应用现代信息技术实施，传统的档案管理方式发生变革，档案管理工作的效率和质量大大提升。第三，档案信息化建设促进了档案资源的开发、利用、保存和传递，有利于实现档案资源的共享。
第四，档案管理信息化建设有利于促进我国档案工作标准规范体系的建设和档案管理体制的创新和完善，从而全面推进我国档案事业的蓬勃发展。
2 档案管理信息化建设面临的主要问题
2.1 缺乏对档案管理信息化重要性认识
当前，虽然我国的档案信息化建设工作取得了一定的进展，但档案管理工作中“为保管而保管，重保管轻利用”的思想依然存在，思想认识上出现偏差，往往怠于配合、协助。
2.2 资金投入不足，基础设施不够完善
档案信息化建设必须以高性能的软硬件基础设施来保证，但目前因缺乏对档案信息化建设的资金投入，相关的软硬件设施配备不全，且维修、更换、升级等未及时跟上，制约着档案信息化建设。
2.3 档案管理的标准化水平低
档案管理信息化标准的制定和执行是信息化建设的保证，但就目前而言，我国各地、各系统档案信息和网络建设的形式尚未建立统一标准和规范，规范性有待提高，档案信息资源建设落后，无法全面实施。
2.4 缺乏专业的档案管理信息化人才
由于缺乏一支综合素质高的档案管理信息化人才队伍，严重阻碍我国档案管理信息化建设。目前，部分从事档案信息化管理的人员的综合素质偏低，其技术能力、管理经验等不能适应新时期n案信息化建设的需求，同时由于人员的稳定性不足，阻碍档案信息化建设工作的进展。
3 推进档案管理信息化建设的对策
3.1 加强档案管理信息化的基础设施和资源体系建设
档案管理信息化的基础设施和资源体系建设是档案管理信息化建设的核心任务和基础工作。加强档案管理信息化的基础设施建设，一方面要配备质量可靠、性能优良的软、硬件设备。
另一方面，综合考虑馆藏规模、档案管理软件运行要求等诸多因素开发档案管理软件，提高档案管理软、硬件的安全、正常运行。同时提高档案管理计算机和网络技术的应用程度，建立和健全面向社会、服务公众的档案管理网站，以有效实现档案信息资源的共享。而加强档案管理信息化的资源体系建设，应积极运用信息技术与多媒体技术、信息技术等全面整合档案信息资源，重点加强档案目录中心建设、档案目录数据库建设、纸质档案数字化建设、档案电子文件归档及多媒体档案数据库的建设。
3.2 健全档案管理信息化的管理制度，重点加强安全管理制度建设
档案管理部门应不断建立和完善档案工作的管理制度，规章制度要体现合理性、科学性、简明实用性和制度约束的双向性。
同时应严格执行管理制度，维护制度执行的严肃性，制定相应的奖惩制度，提高制度的权威性。另外，鉴于档案信息化管理体系的资源共享性，应重点健全档案管理信息化的安全管理制度，档案管理人员应提高警惕性，自觉遵守和贯彻相关的法律、法规、制度与标准，依法对档案资源进行管理，确保档案信息化系统安全、稳定运行。同时可采用防范病毒的网络系统、数据库自动备份、身份认证、查阅权限、加密保护等安全防护措施，提高档案数字化的安全性，维护网络信息系统的安全。
3.3 加强档案管理信息化的标准体系建设
档案管理信息化决不仅仅是档案的录入、扫描和网络传输，每个步骤都应有其相应的标准，以防止各自为政带来的一系列问题。因此，应制定重点行业档案工作规范，加强档案管理信息化的标准体系建设。具体而言就是对档案资料的归档、管理档案信息的资源标识、描述、转化、存储、查询、交换与使用等过程制定统一的技术标准，如音频文件按照统一格式进行转化、扫描件要达到统一清晰度，以保障档案信息化工作有统一的工作规范可以依据，确保档案信息化工作有章可循。另外，在档案管理信息化标准体系建设过程中应避免档案信息资源的重复开发，提高档案信息资源的利用率。
3.4 加强认识，促进档案管理信息化的人才队伍建设
各级档案管理部门要摒弃传统工作理念，积极改变工作思路，树立现代性的档案管理理念，可通过培训等手段强化档案管理人员对档案管理信息化的理解和认识，创新档案管理方式及服务方式，以更好的适应时展的新需求。另外，高素质的人才支持是档案管理信息化建设的基础和保障，因此应不断加强档案管理信息化的人才队伍建设。为提高档案管理信息化人才队伍综合素质，有必要加强定向培训力度，加强对档案管理人员的继续教育工作，提高档案管理人员的专业知识、业务技能、档案管理信息化技术。可定期组织业务培训及专业技术培训，使档案管理人员掌握局域网、网络设备、数据库、网站、软件系统等信息技术和档案文献编纂学、档案保护技术学、中外档案史、档案管理学等档案专业知识，成为复合型的档案专业人才。同时要求档案管理人员具备良好的职业素养、较强的开拓创新意识。
总之，档案管理信息化建设是一项系统工程，各级档案部门应积极推进档案管理信息化建设，提升档案的公共服务能力，促进档案事业的科学发展，以适应时展的需要，更好地服务社会。
参考文献
【关键词】档案管理；信息化建设；改善措施
一、基层档案管理信息化建设的必要性和重要性
（一）必要性。传统的纸质档案较容易受到外界因素的影响，一旦不注意就有可能造成档案被破坏，而且存在占用空间大、查阅不便的情况。随着信息技术的不断发展，可以通过将传统档案的保存方式转化为信息化储存，这样既可以在较小的空间内储存足够多的档案，又能保证档案的完整性及便利性，因此，基层档案管理信息化建设是非常必要的。（二）重要性。档案管理作为基层单位的重要组成部分，不仅反映了基层单位工作的重要性，而且还保证了档案的安全性，对提高档案管理的质量和工作效率是非常有必要的。然而传统的档案管理工作需要耗费较多的人力和物力，对档案的维护和利用都非常不方便，大大降低了档案管理的工作效率。随着现代化信息技术的不断发展，档案管理信息化建设应运而生，档案管理信息化建设就是通过将传统档案信息化，以电子档案的形式为社会服务。通过对档案的信息资源进行分类、整理，能够提高档案的利用效率。此外，电子档案更有利于保存，便于查询，可以通过网络适时查阅，大大提高了档案的利用效率，降低了档案管理成本，有利于提高基层档案管理水平，对推进基层档案管理工作非常重要。
二、基层档案管理信息化建设中存在的主要问题
（一）忽视档案信息化建设。随着信息化时代的到来，各行各业的发展都离不开信息化手段的推进，而档案管理信息化建设也是如此，促进档案管理信息化建设不仅是提高档案管理水平的一种手段，更是未来档案管理的发展趋势。然而当前很多基层单位对档案管理信息化建设不够重视，这主要体现在：一是对档案管理信息化建设认识不足，在管理基层档案中仍然延续以往的模式，重保存轻利用。二是档案管理意识淡薄，没有充分意识到档案管理的重要性，在日常工作中面对大量的档案资料只是单纯地收集和保存，没有充分发挥出档案资源的作用。三是在基层档案管理上存在因循守旧、无法适应时代要求的情况，很多档案管理工作人员安于现状，不愿意接受信息化知识，造成整体业务素质低。（二）档案管理人员素质不高。一是基层档案管理人员都不是专业人员，再加上日常工作中接受系统性、专业性的培训机会少，人员素质普遍不高。二是基层档案管理人员年龄趋于老龄化，在工作中缺乏学习热情，不愿意接受新鲜事物，无法满足档案信息化建设的需求。三是专业基层档案管理人员匮乏，极大地影响了基层档案管理信息化建设工作的进展。（三）档案信息化建设投入不足。基层单位对档案信息化建设不足，制约了档案管理信息化的发展，如很多单位没有设立独立的档案管理部门，认为档案管理就是简单的文档材料保管工作，只是单纯地保管材料，却不重视材料的利用。再如有些单位甚至连最基本的文件保管设备都没有，更不用谈档案管理工作，直接导致档案信息化工作无法开展。（四）档案管理手段滞后。基层单位的档案管理条件简陋、设备老化，不利于档案管理信息化建设，即使配备了计算机、扫描仪等信息化设备，在实际操作中利用率较低，宁可沿用过去的档案管理模式。此外，对电子文件档案也只是单一的归类和保存，在管理手段上缺乏科学性、系统性，在查找档案时仍然依靠人力，不利于档案信息化工作的开展。
三、加强基层档案信息化建设的措施
（一）重视档案信息化建设。一是通过各种宣传途径宣传档案信息化建设的必要性和重要性，使基层单位充分认识到档案管理信息化建设是未来档案管理工作的发展，要想提高基层档案管理水平，就必须将档案信息化建设当工作重点来抓。二是基层档案管理者应树立档案信息化管理的观念，自觉提高自身专业素养，在日常工作中注重信息化技术在档案管理中的应用，不断提高档案信息化管理水平，满足档案信息化建设的需求。三是要学会深度挖掘单位档案资料，不仅要保管好、利用好档案，更要学会发现档案中的重点信息。（二）树立现代化档案管理理念。想要实现基层档案管理的信息化，首先需要的就是转变档案管理人员的管理理念，要逐步转变传统管理模式，加强信息化技术在档案管理中的应用，促进档案管理的信息化、网络化。（三）提高档案管理人员素质。作为档案管理工作的重要实施者，档案管理人员在档案管理信息化建设工作中起着非常重要的作用，因此我们必须重视档案管理人员素质的提高。一是引进专业性强、实践经验丰富的工作人员，逐步改变档案管理人员的结构，通过一对一、一对多的影响，使基层档案管理人员改变过去的档案管理模式。二是加强对档案管理人员的培训，并通过检测培训效果来促进人员的学习，从而达到提高基层档案管理人员素质的目的，使其满足档案管理信息化建设的需求。三是使基层档案管理人员轮流去大学进行深造，通过阶段性的学习来提高自身素质，使其掌握专业的档案管理知识，熟悉计算机网络技术的使用，将其培养成为档案管理信息化的行家。（四）加大档案信息化建设的投入。一是基层单位档案管理信息化建设应严格按照相关规定要求，配备相应的信息化设备如计算机、扫描仪等，从而满足档案信息化建设的硬件需求。二是基层单位应该为档案信息化建设设立专项资金，并设置独立部门来专门从事档案管理工作，为档案管理信息化建设创造好的条件。三是要重视对档案应用系统的开发，结合本单位的实际情况，通过引进或者自主开发特有的符合自身实际的档案管理方式，真正实现检索速度快、查询方便等优势。（五）推进档案管理资源数字化。在推进基层档案管理信息化建设中，首先就是要充分利用计算机技术对单位的档案资源进行系统地收集、加工和利用，将传统的纸质档案转换为数字化档案，逐步建立起电子和多媒体数据库。其次应加强对电子档案的归档和整理，做好电子档案的储存工作，提升电子档案管理水平，实现信息化档案的安全利用。最后是提高档案信息检索水平，实现档案信息检索方式向网络化、智能化发展，为档案管理信息化建设提供技术支持。（六）实现电子档案信息化安全管理。一是通过设置权限来限定电子档案的查阅范围，使每个人都能在在较短的时间内获取到自己所需的资源，同时也避免部分秘密电子档案被查阅。二是要加强规范电子文件，档案管理部门要严格归档，统一对其进行分类、整理与编码，形成系统性的电子档案，提高电子档案的利用率。三是确保电子档案的安全，在计算机内装入较为先进的防火墙系统，防止电子数据的丢失。此外，一方面可以通过建立电子文件查阅制度来减少安全隐患，另一方面可以通过提高档案管理人员的安全意识来使其自觉担负起维护档案信息安全的责任。
四、结束语
综上所述，我们知道推进档案信息化建设是非常必要和重要的，因此基层单位应转变档案管理理念，正视当前信息化建设中存在的问题即忽视档案信息化建设、档案管理人员素质不高、档案信息化建设投入不足、档案管理手段滞后等，并针对存在的问题提出相应的解决办法：一是要重视档案信息化建设；二是要树立现代化档案管理理念；三是要提高档案管理人员素质；四是加大档案信息化建设的投入；五是推进档案管理资源数字化；六是实现电子档案信息化安全管理。相信通过采取行之有效的措施，基层单位的档案信息化建设将迈出新的步伐，使档案管理信息化水平得到全面提高，更好地服务于经济、服务于社会、服务于民生。
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信息化是当今世界经济和社会发展的大趋势。企业档案管理信息化，就是利用数字化、信息存贮、数据库等技术，将传统纸质文书档案、科技档案、人事档案等转换成数字档案，建立档案目录数据库，通过计算机网络设备的传输，实现企业信息资源的共享，以期获得最佳的工作效率、经济效益和社会效益。
1.企业档案管理信息化建设的重要性
企业档案管理是企业生产、经营中必不可少的一个有效手段。企业档案管理不仅是维护企业利益、合法权益和历史真实面貌的有效证据， 也是反映企业发展、技术、成果、经营、资源及历史概貌的重要资料。首先，档案管理信息化可以有效改善档案管理工作。只有实现档案信息化才能冲破档案利用的种种局限，使档案管理部门从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，实现档案信息资源的合理配置、科学管理，为社会提供高效、优质的服务。其次，决策的及时正确，管理措施的得当，要靠完整、可靠的信息和快速的综合分析能力来保证。企业档案真实系统地记录了企业以往经营管理中的经验和失误，有利于促进企业组织管理、经营决策的创新。再次，档案管理信息化可为科学研究和知识普及等提供智能化服务。企业档案存储和记忆了企业的各项活动，是企业文化、知识的历史积累。档案信息化可缩短二次文献信息的编著时间，提高档案信息利用的时效性，并提供丰富的具有企业特色的知识，提升企业文化。
2.加强企业档案管理的信息化建设
2.1建立企业档案管理信息化建设的基础设施。针对企业传统档案管理问题现状，企业的档案管理应建立更为高效而有序的档案管理模式，随着信息技术的发展和计算机技术的提高以及企业现代化管理和信息化建设的新型高效企业管理模式，企业应建立担纲管理的信息化模式，从而为企业的档案管理建立更为有效的管理模式。计算机技术和信息化技术运行的速度较快、运算的精确程度较高，储存信息的能力和逻辑判断能力较强，在文件信息的管理上能建立更为有效的模式，从而能建立高效有序的企业档案管理模式，通过计算机的使用实现了文件信息的管理、统计、接受、发送、查找、利用、浏览的模式，从而能建立企业档案管理的有效信息化管理。由此信息化的档案管理能建立有效的管理和搜索的利用和管理方式，为有利用价值的档案建立了良好的信息的查找和利用方式，也为企业的档案管理和调用建立了有效的方式。使企业的档案管理建立有序又有效的信息化管理，也实现了档案管理的现代化和信息化建设。
2.2实现传统档案的电子化和信息化。企业的信息化的档案管理应在建立了信息化建设的基本设备的基础之上实现传统纸质档案的电子化和信息化，实际上档案管理信息化基础设施建设建立了企业档案管理信息化建设的管理平台。信息化的档案管理建设建立和电子化的企业档案，通过计算机技术的使用实现了对传统档案文件信息载体的转换、实现了企业档案的收集整体、筛选加工，从而建立了电子化的档案形式，方便人们的使用。企业信息化的档案管理应在通用的档案管理软件的平台之上，然而当前企业的档案管理软件并未统一和规范，从而为企业的档案管理信息化建设一体化和系统化带来了相应的阻碍。档案管理软件的难以统一制约了企业档案管理信息化和电子化进程，随着企业现代化管理水平的提高，企业的档案管理应建立统一的平台，建立统一的电子档案的管理软件平台，实现传统档案的电子转化模式，从而为电子档案的管理和利用提供便利的平台。
2.3实现信息化档案的网络化。企业传统档案在建立了电子化和信息化的管理模式后还应建立企业档案的共享和利用网络平台，实现企业传统档案的网络化和共享化，提高企业档案的利用效率，也建立了信息的共享和利用模式。企业还可建立电子档案的数据库，即企业档案库，通过互联网的实现了档案的共享。当前企业的档案管理系统没有建立统一的信息管理和网络建设和共享模式，其共享性和服务性较差，难以适应企业现代化档案管理的需要。现代企业应建立网络化和共享化的企业电子档案，提供电子档案的管理和共享模式，从更大程度上减少了电子档案的重复建设，从而建立高效的企业档案管理模式。
2.4提高档案管理人员的专业素质。企业档案管理信息化必须依赖于档案人员素质的提高。努力建设一批德才兼备、精干高效、勇于开拓创新的档案人才队伍，这是企业档案工作创新的保证，也是档案持续发展的根基。档案信息化管理的主要内容和核心就是计算机技术的应用，即档案计算机管理。要实现档案管理信息化，首先需要具有较高的知识层次和先进技术水平的专业技术人员，企业要注意引进招聘一些有专业技术、技能的人才来充实档案队伍。为了保证电子时代人类活动的真实历史记录得以长期保存和利用， 档案管理者还必须学会利用现代化档案管理手段，掌握档案计算机管理及电子文件的归档与管理的知识与技能， 并学会对各种现代化办公设备进行维护。因此，必须对档案工作者进行基础知识教育、高级理论培训及档案专业教育，使他们具有较高的业务素质和较强的开拓创新意识，从而促进档案工作的持续稳定发展。
2.5档案管理系统建立过程中的用户交互模式。企业的档案管理系统的开发和设计一般由专业的设计和管理人员承担，容易造成用户的档案管理系统需求与设计人员的设计不相符合。在档案信息管理系统的设计完成之后，对系统的整体调整和协调也将比较困难，同时也影响了档案管理系统功能的发挥，造成了资源和时间的浪费。从而企业在档案管理的信息系统建设过程中应建立设计人员和系统用户的交互交流模式，为企业档案管理系统的使用和调整奠定良好的交流和信息的发展基础。通过及时的互动交流实现企业档案管理系统的不断完善和企业档案信息化建设的持续发展。
3.结语
企业档案的信息化是市场经济条件下，企业发展的必经之路，也是响应国家政策的一个重要指标。档案资源的信息化、数字化、网络化课题己被档案界提上日程，加大了对档案信息化建设的关注和重视。而信息化建设是一项系统工程，需要极大人财物的投入，要稳扎稳打，任重而道远。
（1.赤峰学院 科技处；2.赤峰学院 学报编辑部，内蒙古 赤峰 024000）
摘 要：高校档案管理信息化建设，是如今高校管理中必不可少的一个部分。本文就高校档案管理信息化建设进行分析，通过对其内涵的阐述，根据其面临的问题，有针对性地提出相应的解决措施，力求为提高各大高校档案管理信息化建设作贡献，实现高校可持续发展。
关键词 ：高校档案管理；信息化建设；相关对策
中图分类号：G271文献标识码：A文章编号：1673-260X（2015）03-0155-03
随着社会的发展，科技的进步，办公自动化逐渐普及到各大高校，这也在一定程度上改变着高校档案管理的方式，由原本的传统化逐渐向信息化演变，这不仅给高校档案管理带来更大便利，还能与时俱进，使其不被社会淘汰，促进高校档案管理的可持续发展。因此如何高效、合理地将信息化建设利用到高校档案管理中去，成为各大高校管理员的主要任务。
有效的档案信息化管理，不但可以增加档案资源的可利用率，而且能提高管理者的工作效率，减轻他们的工作量。但是，由于目前的高校档案管理信息化建设还面临着不少的阻碍和问题，因此有针对性地对这些问题进行相应地解决很有必要，这也是本文论述的重点。
1 高校档案管理的基本概念及内涵
1.1 基本概念阐述
高校档案管理是高校管理中必不可少的一部分，它对高校管理的可持续发展起决定性作用。高校档案管理主要由教学档案、招生活动、科研管理档案等部分组成。它将生动形象的事物变成抽象的图表和文字等等，方便保存，且可供恒远流传。高校档案，是学校历史的完整记录；是学校教育的实时写真；是校园活动的纪实。它既可以帮助学校的教育教学积累丰富的经验，还能最大程度地为学校的可持续发展奠定基础，贯穿于学校的每一项工作中，具有深远的意义。
高校档案管理信息化的含义是，在进行高校档案管理时，将档案管理信息化，利用网络等技术化手段将高校档案资料进行合理分类、利用、开发，实现其社会共享的目的，提高其可利用价值。高校档案管理信息化利用现代化技术手段，将高校档案资源进行整合、分类、管理、二次利用，实现资源共享。
高校档案管理信息化蕴含丰富的内涵，具体内涵如下：
（1）它的实现可以充分收集高校各类档案资源，把数字、网络化技术作为载体，实现高校档案管理数字化。
（2）采用计算机、网络等技术，实现高校档案一体化、自动化管理。集阅览、记录、储存、传递、搜索等管理功能于一体。
（3）运用计算机、网络等技术，实现资源高度共享，充分体现高校档案资源的价值。
（4）它是一个将信息技术进行高度应用和推广的过程；是一个将高校档案信息、资源进行开发和二次利用的过程；是一个实现信息服务最大化价值的过程。
2 高校档案管理信息化建设的作用和必要性
随着社会的进步和科技的发展，高校档案管理建设面临着不少的问题和挑战。由于数字化、信息化时代的到来，计算机、网络等技术影响着人们的日常生活，逐渐成为人们生活、工作以及学习的重要工具。而为了实现高校档案管理的现代化，进行高校档案管理信息化建设很有必要，它不仅能够记录学校的历史演变过程，还能对学校活动进行纪实，这在一定程度上全面、真实、客观地体现了学校的发展历程和教育成果，及时进行档案管理和保存。同时还能够提高学校的管理效率，对学校教育具有深远影响和意义。
3 高校档案管理信息化建设面临的问题分析
随着高校档案管理信息化建设的普及，高校档案管理得到不断进步和发展，但是在高校档案管理信息化建设的过程中还面临着不少问题。其问题主要体现在如下几个方面。
3.1 基础设备不完善
高校档案管理信息化建设的基础是齐全的档案管理设备，但是根据高校现状来看，大部分高校的档案管理设备不够齐全。一套完善的高校档案管理设备是由硬件、软件设备两个部分组成的，其中硬件设备包括计算机、网络、扫描仪、打印机等，软件设备包括数据库、信息处理系统等。
在高校档案管理信息化建设中，由于相关档案管理人员对其缺乏认知，且重视度不够，导致高校档案管理信息化建设的基础设备无法及时更新，这种情况的出现，阻碍了高校档案管理信息化建设的发展进程。
3.2 高校档案管理信息化建设发展进度缓慢
由于受传统化档案管理方式的影响，导致无法进行系统的信息化管理。在信息化管理普遍应用之前，我国都是采用纸质管理的方式进行档案保存，因此难以适应信息化管理的进程，加之我国进行高校档案管理信息化建设起步太晚，缺乏基础建设，基础设备不足，这在一定程度上阻碍了高校档案管理信息化建设的进程。
3.3 缺乏有针对性的系统管理标准
信息化管理系统标准作为高校档案资源高度共享的基础前提，由于高校档案管理缺乏有针对性的系统管理标准，且没有完整的管理规划，造成档案管理人员存在盲目性，这对高校档案管理信息化建设产生直接影响，使之无法实现资源共享，从而阻碍其发展进程。
3.4 专业人才不足
在高校档案管理信息化建设的过程中，专业人才作为必不可少的一个因素，是促进其发展的关键部分，而专业的档案管理人才不仅需要具备扎实的基本知识，还需要拥有熟练的计算机操作技能。但是就目前的高校人才现状而言，他们在专业领域存在太多不足，不仅基础理论知识认知度不够，还缺乏相关专业技能，无法将基础理论与专业技能进行巧妙地融合，阻碍高校档案管理信息化建设发展进程。
3.5 领导认知度不够
就目前大多数高校而言，档案管理作为高校管理过程中的一部分，缺乏高校领导的重视，他们认为不需要在档案管理上特意花时间、花精力，应该顺其自然，按照以前的传统管理进行即可，不愿意将资金花在档案管理上。由于他们对档案管理信息化建设缺乏认知和了解，造成上述现象的发生，影响了高校档案管理信息化建设的发展。
4 高校档案管理信息化建设的有效措施
综上所述，高校档案管理在行信息化建设的过程中面临着不少的问题，其中主要的问题包括，基础设备不完善、发展进度缓慢、缺乏有针对性的系统管理标准、专业人才不足、领导认知度不够等，为了使高校档案管理信息化建设有效进行，本文针对这些问题，提出了相应的解决措施。
4.1 加强基础设备建设
4.1.1 基础设备的组成和作用
高校档案管理信息化建设的基础设备分为网络系统和数字化设备两部分，网络系统主要包含计算机、路由器、服务器等等硬件设备，数字化设备主要包含数据库管理系统、操作系统等等虚拟化信息资源。计算机网络设备是基础设施的核心内容，它是实现资源共享、进行档案传输、信息交换的基础。所以，建立一个高效的信息化档案管理具有重大意义，它不但能够有效地进行资源共享，还能将档案信息化的优点充分体现，实现档案管理价值最大化。
4.1.2 以完善局域网为前提，实现基础设备价值最大化
为了让高校档案管理信息化建设有效进行，高校需虽其原有的局域网进行高度完善和修改，且做到与相邻高校或者其他的高校实现资源共享、进行联通，进一步优化原有的网站内容和模式，提高网站信息量和网络服务能力。同时，根据学校基本情况，进行资源整合、规划，在原有设备的基础上，购置全新的软件设备，包括系统软件和硬件设备两部分，前者包含网络服务、文档一体化等等，后者包含文件服务器、扫描仪等等。
4.1.3 完善高校档案管理信息数字化建设
高校档案管理信息数字化建设，依附于网络教育平台，而这个平台是全省统一的，为了完善高校档案管理信息数字化建设，需先建立全省高校档案信息网，实现各大高校网络信息资源共享，使高校信息网成为成为全省信息网的一部分。
4.1.4 资源设置建设
（1）建立档案信息数据库，方便档案信息化查询，这在一定程度上能够有效地提高档案管理的工作效率和服务水平，达到资源共享的目的。
（2）采取电子文档形式进行文档的保存，提高人们的信息化意识，常常举办相关讲座和培训，提高相关人员信息化技术水平，推动高校档案管理信息化建设的发展。
（3）加强档案管理信息化意识，从工作入手，加强电子文档的收录、分类等工作，并保证其准确性，促进高校档案管理信息化建设的快速发展。
4.2 提高相关人员认知性
4.2.1 提高领导对高校档案管理信息化建设的认知度
根据高校的具体情况，制定高校档案管理信息化建设的可行性方案，让高校领导意识到档案管理信息化的必要性和重要性，让高校档案管理信息化建设顺利进行。因此高校领导对档案信息化的认同和支持是高校档案管理信息化建设的关键，也是其有效进行得保障。
4.2.2 提高高校相关部门的认知度
这就需要在一定程度上消除各相关人员对档案信息化建设的认知偏差，营造正确的认知氛围，提高所有人员的积极主动性，配合档案管理者的基本工作。档案管理信息化工作的职责，不仅仅局限于档案管理人员，它也是整个高校人员的职责所在，在此过程中需要每个成员利用不同的方式去进行宣传，达到提高档案资源、信息可利用率的目的。在宣传的过程，为高校营造积极主动的工作氛围，同时提高学生、老师们对档案管理信息化的认知意识。
4.3 培养专业人才
档案管理工作人员是高校档案管理信息化建设过程中的重要部分，它是维持档案信息及时传递给用户的桥梁，它是档案管理信息化建设的操作者。随着社会的进步、科技的发展，社会的人才需求越来越大，对人才的要求也越来越高，因此，在高校档案管理信息化建设的过程中，管理人员的素质高低，决定他在高校的地位高低。若他们无法与时俱进，依旧以原来的管理方式和思维方式去进行相关工作，那么他们终究被该行业所淘汰。所以，档案管理工作人员应随着时代的变化而变化，将其自身的专业技能进一步强化，适应信息化的进程，采用全新的思维方式积极主动地投身于新型管理模式中去。
为了促进高校档案管理信息化建设的可持续发展，需培养较多的专业人才，而人才的培养工作应做到如下几个部分：
4.3.1 加强专业知识的培训
完善高校档案管理工作人员相关培训制度，开展进一步强化培训课程，把计算机、网络等技术与现代化管理知识相结合，并列入培训课程，提高档案管理人员的专业技能。
4.3.2 定期组织学习交流会
高校应进行定期的学习交流会，与其他高校进行信息、知识交流，取长补短，引进先进的思想和学习方法，提高人员的专业水平。
4.3.3 设置绩效考核制度
将高校档案管理人员的培训状况加入考核内容，调动档案管理人员在培训过程中的积极主动性，为整个团队树立良好的榜样，同时提高整个团队的专业水平。
4.3.4 培养集管理、技术与一身的人才
高校档案管理相关部门，需通过不同渠道招揽优秀的计算机网络人才，之后，开设专业的档案管理课程，对他们进行相关的管理培训，培养集管理、技术于一身的高质量人才。
4.4 制定合理的系统管理标准
（1）根据国家档案局的相关准则，严格进行高校档案管理信息化建设，在此基础上，根据高校的实际情况制定符合学校发展的系统管理标准，对对高校档案管理进行规范化和系统化。
（2）高校档案管理部门需积极配合，主动参与到系统管理标准相关规范的研究和制定中，加快研究进程，提高相关规章的制定效率。
4.5 高校档案管理信息化资源设置建设
4.5.1 完善信息数据库建设
档案管理信息化建设，有利于实现档案查询的信息化，这样可以提高档案管理人员的工作效率，减轻他们的工作负担，实现资源共享。
4.5.2 强化电子文档保存意识
电子文档较纸质文档而言，保存性更久，查询更方便，阅览更直观。因此，提高高校人员电子文档保存意识很有必要。可以通过采用培训和讲座的方式，提高高校人员的信息化技术水平，实现档案管理信息化。
4.5.3 从档案管理部门人员开始，逐一进行信息化培训和讲座，提高全员的档案管理信息化水平。
4.6 建立健全的安全保障体系
随着信息化建设的不断发展，档案管理信息化在各大高校得以普及，然而越是受到普及的事物，越容易存在安全漏洞。因此，建立健全的安全保障体系很有必要。
由于高校档案内容包含学校的完整信息、资料和即时动态，有些信息甚至处于高度机密状态，对学校的发展有重大意义，其安全性显得尤其重要。因此在档案管理信息化建设的过程中，高校档案管理必须做到以计算机管理为主，以人工管理为辅，两者相互结合，进行同时管理力求保障所有档案信息的安全，促进高校档案管理的发展。
5 结束语
根据全文论述可得，高校档案管理信息化、自动化已经取代传统的纸质管理方式，逐渐成为高校档案管理的主要管理方式。因此，高校档案管理信息化建设很有必要，为了提高档案管理者的工作效率，实现高校档案管理的可持续发展，让高校的管理实现最大价值化，需对档案管理信息化进行不断完善和改进，根据其现状存在的问题，提出相应的解决对策，力求高校档案管理信息化建设的有效进行，促进高校档案管理的管理科学化，加快高校的整体发展进程。
参考文献：
（1）陈程。高校档案管理的信息化建设探析[J]。魅力中国，2014（13）。
（2）姜翠娥。高校档案管理信息化建设研究[J]。商情，2013（46）。
