时间：2022-04-07 17:49:53
民营企业档案是指民营企业在筹建、生产、经营管理等社会活动中直接形成的对自身以及国家、社会具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。相对于国有企业，民营企业的档案工作除具有非公共性和封闭性外还有着以下几种鲜明的时代特点：
1、自主性。众所周知，在计划经济时代国有企业只能在政府意志下严格按照国家计划从事各项活动，企业自主发展权极为有限，这也决定了企业档案工作自主发展权有限。在社会主义市场经济初步确立的今天，国有企业普遍建立了法人治理结构，企业自主发展权有了极大的提高，但由于所有权国有，企业仍不可避免地留下一些计划经济的烙印，企业管理中处于从属地位的档案工作也是如此。与国有企业不同，在市场经济条件下产生发展起来的民营企业，对自身的资产具有完全的所有权和支配权，它与政府不存在被领导与领导的关系，它完完全全以市场为导向，走自我约束、自我抉择、自负盈亏和自我发展的道路。自然，作为企业储备技术、储备文化、内含大量商业密秘和知识产权的企业档案，民营企业对它的自也是不言而喻的。首先，企业对自身的档案具有独立支配权，企业档案非依法律不受他人使用和干涉。这意味着企业对档案享有独立占有和独立收益的权力，这两项权力正是企业档案工作自主发展的最基本条件。其次，民营企业在档案工作上依法享有根据自身情况和市场变化选择适合自身发展的档案管理组织形式和工作方式的权力。
2、效益性。企业是以赚取利润为目的的经济组织，民营企业尤甚。相较于国有企业，民营企业在机构设置和人员配置上更加注重效益性。市场经济本质上是一种竞争经济，从整个经济环境看，市场竞争对企业提出了更高的管理机制要求。精简机构，精简管理人员，降低管理成本，集中资源、强化发展核心事业是民营企业面临市场竞争的必然选择。因此，民营企业在内部事务上总是追求以最少的代价获取最好的效益。具体到档案的管理上，当企业规模很小，形成的档案材料有限时，企业往往只指定专人或兼职人员负责保管档案；当企业规模很大，或发展时间较长，企业在管理、经营、生产和科研活动中形成的文件材料很多，且门类复杂，整理、保管和提供利用的工作量很大时，企业才会成立专门的机构来负责这项工作。
3、多元性。一是民营企业档案管理的主体呈多元化。不仅对科技档案，其它如经营销售档案、合同档案、知识产权档案、民主管理档案、企业资产档案以及企业文化档案也越来越受到关注。二是档案载体呈现多样性，不仅有纸质档案，还有照片、软盘、光盘、录音、录像档案，随着信息技术的发展，以网络为载体的档案也呼之欲出。三是管理模式上的多样性。正如国家档案局长毛福民指出的哪样：“企业档案实行统一管理是企业内的档案工作要统一领导，统一制度，档案部门和档案人员要统一管理企业的全部档案”。民营企业与民营企业之间、民营企业与国有企业之间是有很大差别的，档案管理模式也是千差万别，哪种整个行业或整个地区的统一领导和统一模式在民营企业中不可能存在。
4、随意性。这是与民营企业档案工作的自主性相伴生的一种特性。民营企业在对其自身档案具有独立支配权的同时，由于其管理者素质的差异和对档案工作重视程度的差别，在档案工作上往往存在很大的随意性。这导致不少问题，例如档案管理人员不专业、经常变动，缺乏严格的档案管理制度，档案法制观念薄弱，硬件设施不配套等，最终导致民营企业整体档案管理水平低下。
二、如何加强对民营企业档案工作的监管
针对民营企业档案工作的这些特点，档案行政管理部门应如何加强监管呢？笔者认为，应提高一种意识，抓住两个重点，搞好三项服务，探索社会化协作之路。
（一）提高法制意识。依法监管是加强民营企业档案工作的有效手段，应从三个方面入手：一是大力开展《档案法》和《档案法实施办法》的宣传工作，增强民营企业管理者的法制意识，使他们认识到建立和管好档案的重要意义，认识档案的潜在效益和长远价值，从而自觉做好档案工作，自觉接受监管。二是针对性的制定民营企业档案管理实施细则，以便在工作中有所遵循。三是要对民营企业档案工作实施登记管理，定期进行执法检查，对其建档、保管条件、档案工作人员资质认证、档案出卖与转让、档案销毁等进行全程监督和检查，依法对违反《档案法》的情况进行查处。
（二）抓住两个重点。民营企业规模不一，变动频繁，无主管部门，档案管理相对滞后，给监管工作带来诸多不便，必须坚持抓重点监管。一是抓住有一定规模的民营企业作为监管重点。规模企业毫无疑问对经济和社会发展具有更大的影响力，其档案对于国家、社会的价值普遍更大。二是要把重要档案作为监管重点，维护企业利益。民营企业要在激烈的市场竞争中要保持竞争力，必须维护自身商业密秘和商业利益。尤其是在加入wto后，随着市场的开放和关税壁垒的拆除，企业将面临空前激烈的市场角逐和前所未有的竞争压力，这又集中在产品竞争上，因此加快新产品研发具有十分重要的意义，科技档案将是不可缺少的文献。同时，竞争中还经常涉及到知识产权、商标、信誉等无形资产的保护问题，在报章杂志上经常可以看到，许多企业忽视商标、专利保护，商标被人抢注，专利被人侵害，造成重大损失。因此，管理好企业的商标档案、专利权档案、知识产权档案以及关乎企业商业机密的档案，在必要时候能够发挥凭证价值，维护好企业的利益。此外，企业在经营活动中，往往又不可避免地会涉及到商业纠纷，合同档案和财务档案也就必不可少。
[关键词]企业档案；管理；思考
随着市场经济体制的建立，大量新的投资主体和经济团体应运而生，国家重点建设项目不断扩大，企业档案在经济建设和各项社会事业中的作用越来越大，日益受到大家的关注。作为企业管理有机组成的档案工作，如何发挥自身独特的优势和功能，为企业排忧解难、赢得未来，是每一个档案工作者应当深思的问题。笔者结合企业档案工作实际，就新时期档案工作管理模式、管理理念及其管理手段等方面谈点粗浅认识。
一、强化责任意识，为企业决策提供服务
企业档案工作是集服务性、科学性、管理性为一体的一项基础性工作，它贯穿于企业各部门、各个层次。以文字、图表、声像、电子等诸多载体形式存在的企业各类档案，是市场经济条件下企业的一笔无形资产，是企业重要的信息和动力之源，也是企业领导科学决策的历史依据。它的开发利用及安全保密对企业兴衰成败有着不可估量的意义，对于企业领导正确、迅速的决策及企业的生存发展起着至关重要的作用。入世后的今天，中国向世界敞开胸怀，面对国内市场国际化和全球经济一体化的严峻挑战，企业档案工作者应把开发利用档案信息资源作为工作的重点。通过对档案信息资料的整理、研究、发掘、提炼和精选，把那些具有深层开发价值的信息资料，及时提供给利用者(企业领导、管理者、科技人员)，使他们从档案信息中获得启迪，拓宽发展企业的新思路，研制和开发新产品，发展新技术，从而使档案死资料活起来，把档案的信息资源转化为现实生产力，为推进企业经济增长发挥其独特功能。要让档案信息走出档案室的小天地，投入为企业参政、办事、服务的大环境中，做到既和隶属办公部门的整体工作接轨，又和企业的中心工作、重点工作同步，为企业形成新的经济增长点服务。如开展档案展览，编写并分发企业大事记、组织机构沿革、历年经济指标、工程项目简介、事故分析汇编等；又如，为党代会、职代会等大型会议或各类庆典、重大礼仪活动以及领导现场办公、视察工作提供摄影、摄像、接待等服务。这样，不仅可以给档案员一个在公众面前展现良好形象的平台，引起领导和各部门对档案工作的重视和支持，而且可以收集到许多有用的第一手材料，形成一个从收集到利用的良性循环。这些工作都要求档案工作者要强化责任意识、前瞻意识，围绕企业在一定阶段的发展目标、市场开拓、人才选用等决策的热点、难点等问题，开展档案信息开发利用工作。通过对重点档案信息的采集、筛选、加工和编研，提供高质量、智能型的档案信息编研材料，为企业领导正确、迅速决策提供咨询和参考。
二、推进档案信息化建设，为实现企业目标服务
众所周知，企业档案是企业各项工作的伴生物，没有它独立的存在条件，因此，档案工作在任何时候都难以成为企业第一紧要的工作。在市场经济条件下，企业要追求经济效益，就档案抓档案的老一套方法已经难以适应新形势的要求了。企业档案工作要想朝着信息传递网络化、检索智能化方向发展，必须搭乘企业中心工作、重点工作的“班车”。2002年，中央为了推动企业管理信息化建设的健康发展，提高企业管理水平和市场竞争力，提出了大力加强企业管理信息化建设的要求，并提出了具体的工作目标。这一目标的提出，为企业档案管理实践迎来了巨大的创新机遇和空间，构建档案信息化管理系统成为提高企业档案管理水平的有效突破点，我们应抓住这一契机，努力推进企业档案信息化建设工作的开展。
首先，关注档案工作在企业目标管理工作中的作用，宣传企业档案的独特作用。企业目标管理具有集合量的特性，它是由内部多个目标构成的体系，因此，注重提高管理整体绩效，对实现企业目标极其重要。档案信息在实施企业目标管理中，不仅能起到参与、沟通和借鉴作用，而且还具有分析、对比、协调等诸多功能。充分利用和发挥档案独有的优势和作用，既能保证计划目标与具体操作方案及其实施效果的一致，还能及时发现目标的偏差，调整资源配置和行动部署，把走偏的管理活动导向正轨，从而达到提高管理整体绩效的目的，促进企业目标的实现。依此类推，对实现档案资源集约化、信息化，提供“一站式”服务的管理理念加以宣传，以档案在企业目标管理工作中发挥的作用，同比档案在企业信息化建设中的重要性，将档案信息化工作渐渐引入企业领导的议事日程。有了领导的理解和支持，企业档案信息化建设步伐会迈得更快，实现企业档案信息资源数字化的集中管理与利用也指日可待。
其次，加强与文秘部门的紧密联系。文秘工作是档案工作的前提和基础，从系统工程和全面质量管理的角度看，只有保证文秘工作各环节的工作质量才能保证档案质量。当前，文件的形成(外来文件的登记)、分发、归档以及分类、组卷、编目等一系列工作都纳入了办公自动化系统。这样，文书处理和档案管理自然地成为一个连续的过程。我们知道，现代办公环境下的OA系统和CAD计算机辅助绘图技术的应用，不仅使纸质文件数量激增，也产生了大量的电子文件。电子文件及电子档案无论是在系统中运行，还是记录在磁性或光盘等载体上，都是数字化的信息形态，极易遭受非法的增删改，管理人员无法从直观上判断其真伪。而且在办公自动化系统内，除文件内容不允许更改外，许多技术处理工作，都可在文件形成时一并完成，而且文件一经形成，就可以进行相应的主题分析及著录标引等工作。办公自动化使得文书处理工作与档案工作的联系更加紧密，难以区分。所以说，文书处理工作质量的好坏，直接影响档案整理工作。因此，我们必须携手文秘部门对电子文件的形成、收集积累、鉴定、整理、归档及归档后形成电子档案的管理、开发利用等，实行全过程管理，以确保电子文件至电子档案管理工作的连续性。
再次，争取企业领导对档案工作的支持，形成内外互补的良性循环。如今，各种业务交流成为一种提高业务技能的重要形式，企业应重视档案业务交流工作，为档案人员提供学习交流机会，为他们创造走出去引进来的机会。2006年，笔者随九江市档案学会前往青岛市档案局学习，真是“不看不知道，一看吓一跳”。青岛市档案馆的建筑规模以及管理功能让我们这些长期在企业工作的档案工作者大开眼界，使我们知道了什么是“档案事业”，知道了档案工作大有可为，极大地增强了责任感。因此，企业今后应拨出一定经费，有计划地安排档案人员外出学习，扩大学习交流范围，加强与外企的交流，借鉴他人的档案管理先进经验，丰富和发展自我。另外，应根据档案信息化建设的需要，在坚持文档一体化原则的基础上，把档案信息化纳入办公自动化的总体布局，把电子文件归档和电子档案管理作为档案信息化工作的重点，推进企业档案管理与企业信息化建设同步进行。充分利用计算机技术和网络技术，进一步提高档案管理现代化水平，使国有企业之间、国有企业与外企之间的接触更多、更便捷，为实现企业目标提供更加优质、高效的服务。三、提高素质和增强应变能力，改善服务质量
档案管理有特定的工作程序和科学的管理方式，有着自己的专业法规和标准。如果没有相当的专业素质，就不可能胜任档案工作。随着加入WTO，特别是进入“十一五”后，中外企业之间生产经营接触和往来交流活动日益频繁，企业档案中其他语言文字材料的档案急剧增加，企业各类专业技术档案也与日俱增。笔者所在的单位是供电企业，经常要进口大量的大型设备，其中的说明书等一些随机文字材料都是外文。此外，随着互联网在企业管理和商务活动中的广泛应用，城市电网建设的持续高速发展，电力建设项目文件不仅在数量上有了大量增加，在技术手段上也发生了很大变化，传统办公环境中的一些行之有效的办法、措施受到了前所未有的挑战和冲击。被视为公司业务记录和凭证的核心信息资源的文件和档案，都成了难以掌控的数码形式，企业档案管理面临的困惑和难题越来越多。
面对日新月异的变化，原有的档案管理中存在的弊端也日益显现，亟待建立行之有效的管理模式来监管企业档案。档案管理要现代化，首先，人要现代化。法国经济学家让·莫内说“现代化要先化人后化物”。笔者认为：大型企业档案部门应建立复合型的人才结构，通过对人员进行优化组合使之适应新时期档案工作，即以档案专业人员为主，同时又有一定比例的计算机、文史知识、信息管理、经营管理等专业人员。中小型企业也应配备能适应企业发展需要的档案人员，要求档案工作者具备现代化档案管理所需要的科学技术知识，具备合理的知识结构和熟练的管理技能。而现实状况则是：企业档案工作队伍结构不合理，工程技术人员比例极低，档案部门中的档案专业人员不懂计算机知识，而计算机工作人员又不懂档案管理工作；有些企业在档案工作目标管理考评标准的要求下，虽然为档案部门配置了电子计算机等设备，但是由于硬件落后，软件通知性能差，尤其是缺乏适用软件等原因，致使相当数量的计算机未能充分发挥作用，甚至有的处于闲置状态，导致了极大的资源浪费，严重制约了企业档案工作的发展。由此可见，人是档案工作的主体，提高企业档案人员整体素质，是档案工作创新的先决条件。
在知识经济时代，一些档案工作者确实感到了“本领恐慌”，如果不抓紧学习，就必然会退步落伍，甚至为时代所淘汰。为了对新时期企业档案实施有效管理，做好电子文件的收集、积累和整理归档工作，必须重新认识所管理的对象，加强学习，提高自身素质，增强应变能力。不仅要精通档案专业知识，而且还要学会一、两门外语，熟悉计算机操作和掌握各类专业知识，只有这样，才能取得对档案工作的主动权和发言权，赢得领导信任。在加强学习，更新知识的基础上，一方面要加强对那些不适应新时期要求的工作进行调查研究、认真分析和科学预测，积极制定和采取相应的措施；另一方面要针对那些棘手的难点问题，比如依法治档问题、企业信息管理网络和电子商务中形成的各种门类和载体文件的管理问题等，积极开展研究探索，进行攻关，为新时期企业档案的管理工作进一步发展，提供理论指导和实践支持，为实现企业档案工作新的跨越而努力。
根据企业档案队伍现状，要想一步到位地改善人员结构，有一定的难度。可采取多种形式，分阶段地加以解决。可以结合企业绩效考核制度，将人员分为不同的职业级别进行定岗定编，对于不适应工作的人员进行离岗培训，直至能适应岗位要求时再上岗。具体可分为三级，最低一级是辅助专业人员，承担档案管理中最基础的工作，比如：分类、立卷、编目等。在其之上一级的是专业人员，他们主要负责制定归档计划和指导监督档案工作程序，还应参与情报管理与研究活动，这一层次的人员，应熟悉企业各项工作流程，根据工作进展适时制定归档计划并指导监督归档工作。最高一级的专业人员则应具有丰富的专业工作经验和较深的理论基础知识，不仅能承担指导与监督档案管理各环节的工作，并且能负责协调企业内外交流，开发档案信息资源工作。他们应全面了解、掌握企业档案信息，结合企业发展变化不断对档案信息进行归纳总结及理论分析，根据企业利用需求制定档案信息开发课题，定期进行业务培训，指导业内人员进行档案信息开发，让“死”档案“活”起来，为企业决策和生产建设提供有价值的信息。
四、树立档案保密新理念，为企业安全服务
随着档案信息化建设的推进和服务社会化的拓展，维护档案安全的难度越来越大、任务越来越重。唯物辩证法告诉我们：任何事物都有它的两面性。在信息社会，由于电子档案提供利用方法多样化和所依赖技术多种化，导致利用工作的复杂化。电子档案在带给我们比纸质档案的利用更方便、更快捷以及资源共享的同时，也因它的特性向我们提出了一系列的管理难题。如果不能有效解决这些难题，具有原始性、唯一性的核心信息资源的丢失和损毁，将给企业带来难以估量的损失。反过来说，如果我们仍然沿袭“开放危险”的传统观念来对待档案利用工作，将大大制约档案价值的发挥。随着社会民主与法制的深入以及企业民主管理和企务公开的深化，企业员工乃至广大群众对企业档案的利用需求不断加大，而档案的特殊性又决定了档案不能简单地走入市场，企业档案工作如何对待利用与保密的关系，适应市场经济的新形势，这是档案工作面临的一个较为棘手的问题。
在推进档案信息化建设和开放档案资料的过程中，基于全方位对外开放和领域点多、线长、面广的特点，企业领导和档案人员，要绷紧保密这根弦。应从对历史负责、对党和国家事业负责的高度来认识和做好档案安全保密工作，从建立制度、制定标准、落实技术措施等方面入手，对企业档案进行有效管理。对凝聚着企业集体智慧和心血的创造发明专利、科研成果、核心技术等无形资产的档案，要切实做好保密和保护工作。要积极配合和协助企业的保密机构，加强对电子文档和计算机信息系统的管理，针对自然灾害、非法访问、非法操作、病毒侵害等现象，采取与系统安全和保密等级要求有关的防范对策。制订网络设备安全保证，数据安全保证，操作安全保证，身份识别方法等相应规则或采取必要措施，为企业保安全、促发展有效服务。
此外，长期以来，档案由于重保管轻利用，忽视保密经费投入，不少企业档案保密技术和装备陈旧，落后于形势发展需要，不适应与国际接轨和网络时代的要求，因此，加强档案现代化管理基础设施势在必行。企业要有计划地逐年增加经费投入，配备确保档案安全保管和科学保护的先进设备，以及必要的实用技术，使档案管理手段和方式适应保密要求，满足开发利用档案信息资源工作的需要。要时刻把好每一个关口，消除每一个隐患，切实把保密工作要求落到实处。
企业档案是企业发展的历史见证，也是科技、文化、知识的积淀，它在企业管理中的作用是无可替代的。“十一五”时期，面对信息化时代带来的机遇和挑战，档案工作者必须跟上时代的节拍，在档案管理实践活动中，提高个人素质，积极探索新的管理方法，升华管理理念，摆脱困惑，使企业档案工作与企业的发展和创新保持同步，使个人的努力与企业提供的档案资源形成合力，不断提高企业档案管理工作的含金量，使企业档案的内在价值最大化。
关键词：企业 档案管理 体制 改革
1.当前企业档案管理过程中存在的主要问题
第一，企业档案管理仍然受传统计划经济体制因素的影响，存在管理方式上的落后和死板。在很多企业的档案管理工作中，计划经济体制下的高成本、低效益观念始终影响着现代企业制度下的效益原则。同时受企业自身在档案管理中沿袭传统工作思维的影响，在档案管理方式方法中不能很好的跟上企业改革的步伐，使管理方式出现落后和死板的状况，不能很好的服务于企业。
第二，企业档案数量相对较少，管理质量不高、效率低下。受企业自身发展规模等因素影响，企业档案数量上相对较少，并且材料相对比较分散，保存过程中基础性的工作做得不扎实，档案流失现象严重。同时受企业始终坚持以提高经济效益、追逐经济利益为根本的价值观导向影响，致使很多企业领导对档案管理工作不是十分重视，档案管理人员专业程度较低，在管理方面的理论知识和操作知识欠缺，档案管理工作不规范现象突出。
第三，政府档案管理部门对企业档案管理指导以及宏观改革的步伐明显滞后，出现了与行政事业单位档案管理相脱节的现象。受国家政企分开制度改革影响，一些企业与上级的主管行政机关脱离隶属关系，由此出现了按照专业统一进行档案管理为核心的管理体制失去了基础，又不能与新型的档案管理思路和管理办法相衔接，从而出现了档案管理的真空地带，一些企业具体的档案工作难以适应新局面，出现了各种新问题。
2.企业档案管理的具体特点分析
首先，企业档案管理不同于其他组织档案管理，呈现出必须要适应企业经济利益的特点。由于企业本身性质决定，企业档案管理工作的存在和发展都仅仅围绕企业生产经营和利润追逐为最根本目标。由企业自身特点决定了企业档案管理呈现出一定的特殊性：即企业档案管理工作是以是否有利于企业获得利润为根本目标。当企业档案管理工作适应了这一需要，就会促进企业档案管理的生存和发展。
其次，不同企业档案管理呈现出不同的独特性和个性。受不同企业经营环境以及管理模式的不同、所处经营领域实际不同，都会为企业档案管理工作带来一定的影响甚至是制约。在现代企业制度背景下，我国大型企业以及现代化程度比较高的企业在档案管理中呈现出较高的规范性、科学性、层次性；但是一些受计划经济影响严重的企业在档案管理中则呈现出大一统的局面。
再次，企业档案管理工作整体上还处于比较薄弱的境地。企业在档案管理者中存在的不足和薄弱之处，主要的表现为对企业核心知识资源控制上，与世界上一些先进国家的企业相比较仍然有很大的差距；薄弱之处还体现在一些企业档案管理工作的具体职能还非常模糊。我国企业档案管理中要对知识管理以及知识创新进行高度重视，通过借鉴和积累自主创新能力和产品的科技含量等方法促进企业档案管理水平的提高，改变现在所处的薄弱境地。
3.当前企业档案管理存在的问题和特点决定了必须要加快企业档案管理体制改革
通过对企业档案管理过程中存在的问题以及企业档案管理自身呈现出的特点可以看出，必须要加快企业档案体制改制工作，具体路径如下：
首先，要逐步建立健全以集中统一管理为根本指导原则的档案管理体制。在企业档案管理工作中实行高度集中统一化管理，能够有效解决企业档案管理中出现的管理效率不高、操作不规范和效率低下的问题。通过采取这样的做法，可以使档案管理部门的职能不但在纵向职能上进行了延伸，同时在横向各项资料档案管理中也能够进行有效归并和整合。集中统一管理可以使企业根据经营状况和特点进行统筹规划，对档案管理实现高度的扁平化管理模式，减少档案管理部门的重复设置；对于企业的下级单位档案管理，可以适当予以撤销，通过现代化的信息技术为企业下级单位档案管理提供必要的信息服务。
其次，要尝试建立企业档案管理、情报管理、图书管理三位于一体的集中管理体制。这种体制非常适合大型企业，通过这种制，设置适应企业特点的专门图书信息大楼和相应的研究所，将传统档案管理设置单独部门合并到相应的组织机构下，节省办公和管理费用，提高利用效率。
再次，要从制度层面入手，为企业档案管理营造良好的法制化环境。通过在第二章中企业档案管理的特点来看，企业档案管理工作最大的阻碍就是企业档案管理意识淡薄。因此，国家层面应当从相应的法制入手，将企业档案管理纳入到企业法人自律的行为框架中，引导企业通过相关法律发挥对本企业档案进行高效管理，实现企业档案管理工作与社会发展同步。
最后，新时期企业档案管理工作要适应新形势，进行重新定位和思考。随着社会主义市场经济的不断完善和发展，企业法人享有了很高程度的经营管理权限，设立了企业管理经营的内部机构。在这样的形势下，企业要加快制定适应新经济形势的档案管理组织和工作方式，对企业自身的档案管理工作进行重新定位，制定适合企业自身特点的组织形式，以便实现企业档案管理的高效化。
总之，新形势下要对企业档案管理中存在的问题要高度重视，加快引导企业充分利用和管理好档案信息资源，加快推进企业档案管理体制改革，发挥档案资源在企业经营管理中的积极作用。
参考文献：
[1]张玉颖、刘平.浅谈如何加强投资管理型企业档案管理工作[J].黑龙江档案，2010，（3）：51
关键词：企业档案信息安全风险识别风险控制
企业档案是企业知识资产和信息资源的重要组成部分，[1]是企业各方面活动的真实记录，对企业市场活力提升、制度改革和文化建设等有至关重要作用。企业档案信息安全管理是企业安全管理的重要组成部分，提前识别企业档案信息管理存在的安全风险，有利于采取有效控制手段规避风险，促进企业档案安全管理建设，防患于未然。本文以H企业为例，在调研基础上探讨企业档案信息存在的安全风险及控制手段。
一、H企业概况
H企业成立于2013年，主要经营金融板块、产业发展板块、城市功能性设施板块和出资人板块等四大业务板块，是战略性投资的融资平台和产业项目、城市功能性项目的先行战略投资者。[2]随着公司的发展壮大，档案数量呈现指数级增长趋势。H企业档案工作实行二级管理制，第一级管理是指由公司综合部负责统筹管理全公司的文书档案工作，第二级管理是指各部门负责本部门的档案资料使用管理工作。综合部的档案按文书、科技、财务、人事、声像、实体6种档案类别进行分类整理，公司用OA系统对电子文件进行日常管理，将部分重要的纸质档案进行数字化扫描，加以保存。
二、企业档案信息安全风险要素识别
企业档案信息安全风险要素识别是对企业档案信息安全管理工作中存在的薄弱环节进行确认。[3]在对H企业调研的基础上，将其所面临的企业档案信息安全风险要素划分为组织风险要素、人员风险要素与技术风险要素。
（一）组织风险要素
一是，企业重视程度低。企业档案信息效益的产生具有隐蔽性和延迟性，隐蔽性即档案部门投入清晰性和收益模糊性之间的矛盾，延迟性即档案工作的效益要在很长一段时间后才可能显现。[4]企业档案信息无法快速创造经济效益的特点使企业对其重视程度较低，档案信息安全管理投入的资金、人力较少。以H企业为例，文书档案工作人员仅一人且为兼管人员，档案管理投入资金少，专门存放档案的档案柜和档案安全管理设备至今尚未配备，档案信息安全管理专业技术人员、设施设备的缺乏给企业档案信息安全带来了巨大风险。
二是，档案安全管理制度缺失。企业迫切需要的档案安全开发、利用及电子文件长期保存等相关标准尚未制定，且存在与企业档案工作实际相脱节的情况。[5]以H企业为例，企业成立至今已4年，但尚未建立健全的档案安全管理制度体系。面对企业档案数量剧增与档案安全管理制度缺失之间的尖锐矛盾，企业档案工作者在处理文档工作时无章可循，业务工作缺乏规范性，企业档案信息安全管理工作缺乏制度的监督约束，档案信息安全缺口随之扩大。
（二）人员风险要素
企业档案管理岗位人员流动性大是造成档案泄密的主要原因。档案工作者的信息安全意识和素质水平会直接影响档案信息的安全。[6]以H企業为例，专职人员自2013年来更换了4人，企业档案管理岗位人员可直接接触记录企业生产经营、战略发展及科研技术等重要档案信息，随着企业人员离职跳槽向其他公司、行业流动，这部分涉及原企业商业机密的档案信息极可能随之外泄。
企业员工档案安全管理意识弱也会带来安全风险。譬如，各部门档案收集移交不及时，会对企业档案信息的完整性带来风险；各部门在档案整理、利用中造成档案载体损毁对企业档案信息的可用性带来风险；企业人员出于自身利益篡改档案信息内容，给企业档案信息的真实性带来风险等。
（三）技术风险要素
一是，信息系统及硬件故障。信息系统不稳定会导致档案信息数据丢失与损坏，硬件设施故障也会给档案信息安全带来风险。以H企业为例，公司日常行文均通过OA系统实现，OA系统中流转大量企业管理信息，H企业的OA系统分别于2015年8月及2016年3月出现异常引起系统崩溃，导致部分企业信息数据丢失且无法恢复。
二是，电子文件安全保障技术不成熟。如何保证企业档案系统中电子档案的安全，是现阶段企业档案安全管理的重难点。企业电子文件信息安全保障技术不成熟，会危及电子文件安全和正常运用。一旦系统遭遇病毒、黑客侵扰或信息载体物理损伤、外围设备技术障碍等，都会给电子文件带来无可挽回的损失。
三、企业档案信息安全风险控制对策
（一）从制度层面进行控制
1.企业档案信息安全管理制度的建立健全。健全的企业档案信息安全管理制度应包括以下几个方面：一是，企业档案日常安全管理制度，如档案保密制度、档案安全检查制度和档案安全追责制度等，明确企业各部门、人员的职责，建立档案信息安全管理的长效机制；二是，企业电子文件安全管理制度，确保电子档案信息存储、读取、利用过程的安全可靠；三是，应急响应制度，建立档案信息安全应急预案，提高企业档案管理部门应对自然灾害及突发事件的能力；四是，应急处理制度，对企业档案信息安全风险发生后，能在第一时间采取相应措施进行处理，将风险损失降至最低。
2.企业档案信息安全管理制度的适用。以企业档案信息安全管理制度的适用来实现对档案信息安全风险控制，主要从以下两个方面着手：一方面，不同企业形成的档案信息各有特点，安全保障要求各有不同，企业应根据本单位档案信息安全保障的实际需求，制定符合本企业特点与需求的档案信息安全管理制度。另一方面，企业档案信息安全风险要素具有动态性，企业档案信息安全管理制度应随着新技术、新风险的出现不断完善和更新，保证档案信息安全管理制度在多变的信息安全风险环境中的适用性。
3.企业档案信息安全管理制度的执行。档案工作者是规章制度的执行者，执行力度的大小关系到档案安全管理工作水平。[7]首先，企业应严格要求档案工作者照章管理档案，自上而下确保档案信息安全管理制度的执行，将制度的执行纳入企业管理运行程序，将公司档案管理纳入制度化轨道。其次，企业管理层要监督企业档案信息安全管理制度的执行情况，将制度的执行与员工绩效考核挂钩，定期对制度的执行情况进行评估并根据评估结果进行相应的奖惩。
（二）从管理层面进行控制
1.分级管理。分级管理即对企业档案信息和风险控制消减等工作进行安全等级评定，以最少的成本投入获得最大的档案信息安全保障效果。企业可根据档案信息对企业生产发展作用价值大小、涉密与否来划分重点档案和普通档案。企业档案中涉及企业商业机密，记录企业核心竞争力信息的这部分档案是企业发展的重要战略资源，如企业的项目档案、科技档案、客户资料以及反映企业发展历程的重大事件相关档案等，可划分为重点档案，其余日常业务工作中形成的文书档案等可划分为普通档案。在对所有档案进行安全管理的同时，对重点档案信息的安全进行重点监控，不同重要等级的档案进行分级管理。
2.人员管理。通过人员管理来控制企业档案信息安全风险的方式有：第一，倡导员工终身学习，针对企业档案信息安全内涵的拓展、风险要素的类型、应对风险的技术等内容定期开展档案信息安全管理培训，丰富企业员工档案信息安全保护理论知识，提高档案信息安全保护技能水平。第二，注重对企业员工职业道德的培养，使守护企业档案信息安全，严守企业档案机密信息的岗位职责内化为员工的职业道德。第三，注重企业文化的建设，培养员工对企业的认同感和归属感，减少因员工离职或跳槽而造成企业机密档案信息泄露。
3.动态管理。企业档案信息安全是企业生产经营安全的重要组成部分，伴随企业生存发展的始终。[8]档案安全管理面临的各类风险要素中，每种要素都处于不断变化之中，某一要素的变化会引起其他要素的联动变化。[9]因此企业应对档案信息安全实施动态管理，即随着新的风险点的产生，相应的保护方案、制度也应随之保持动态发展。此外，动态管理还体现在与外界的动态关联上，企业要与外部社会环境保持良好沟通联系，及时掌握档案信息风险变化的新动态。
（三）从技术层面进行控制
1.档案信息安全技术的应用。信息安全技术指用于保障信息、信息系统和网络安全的技术。[10]档案信息安全技术是电子档案信息安全的有力保障，企业可针对不同安全属性的档案信息采用不同的信息安全技术。在数据安全技术、网络安全技术和档案管理系统用户安全技术等方面强化保护措施，运用信息技术提高企业档案工作效率的同时，也保证企业档案信息的安全。
2.档案信息安全技术的更新。档案信息安全建设是基础性的长期工作，构建全面、能力可持续增长的安全防御体系才能保证档案信息系统的长期安全稳定运行。[11]档案信息安全技术是不断发展的，企业应及时了解和掌握最新的计算机病毒、黑客技术等档案信息存在的潜在风险，关注信息技术的更新动态，确保企业应用的档案信息安全技术与时俱进，为企业档案信息安全保驾护航。
四、结论
企业档案信息安全是企业生产经营安全的重要组成部分，伴随企业生存发展的始终。人员风险要素、组织风险要素与技术风险要素三者综合构成威胁企业档案信息安全的风险要素，为保障企业档案信息安全必须从管理、制度、技术三个层面三管齐下对这些风险要素进行有效控制，深入贯彻“预防为主，防治结合”的方针，保障企业档案信息安全无虞，让企业档案信息更好地服务于企业的发展。
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【关键词】煤矿企业；档案管理；人事档案；要点分析
在煤矿企业档案管理中，人事档案由于种类特殊，在具体的管理中对档案保管、档案信息的更新以及档案借阅行为有着明确的要求，要想做好人事档案管理工作，就要从这几个方面入手，重点做好档案的保管、信息更新和借阅程序的规范。所以，在煤矿企业档案管理工作中，我们不但要掌握正确的管理原则，同时还要对人事档案管理的重点和要点有所了解，做到正确、规范、有效，解决人事档案管理中存在的问题，提高煤矿企业人事档案管理的有效性，满足煤矿企业人事档案管理需要。
一、煤矿企业人事档案管理应做好档案保管
在煤矿企业档案中，人事档案相对特殊，由于人事档案记录了所有干部和基本员工的人事信息，是干部晋升和员工培训的基本依据，对煤矿企业的人力资源管理工作有着重要影响。基于对煤矿企业人事档案管理工作的了解，要想提高人事档案管理质量，做好档案保管是关键。具体应从以下几个方面入手：（一）建立专门的人事档案保管场所。为了提高人事档案管理质量，提高人事档案的保管效果，煤矿企业应建立专门的人事档案保管场所，温度、湿度等指标都要达到档案的保管条件。同时还要有专门的管理人员进行管理，确保人事档案管理工作得到有效开展。（二）将人事档案分类保管。在人事档案保管过程中，应将干部档案与普通员工档案分开保管，起到分类保管提高保管针对性的目的，提高人事档案管理的针对性和有效性，因此，分类保管是人事档案管理的重要着力点。（三）建立人事档案检索目录。由于人事档案数量较多，在管理过程中只有建立专门的检索目录，才能提高人事档案的查阅质量，为人事档案的管理和调阅提供有力的支持。所以，建立人事档案检索目录是人事档案管理的重点。
二、煤矿企业人事档案管理应及时更新档案信息
由于煤矿企业的干部职工队伍经常会发生人员岗位变动以及个人的人事信息也会出现变动，这就需要在人事档案中进行体现，并及时更新档案信息。因此，做好人事档案信息的更新，应成为煤矿企业人事档案管理的重要内容，具体应做好以下工作：（一）及时记录并更新人事信息。考虑到煤矿企业干部职工人事信息的频繁变动，在人事档案中应对变动信息进行全面体现，这就需要煤矿企业人事档案管理工作中应及时记录人事信息，并对人事信息进行及时分析，提高人事档案的全面性。（二）对人事档案信息进行及时归档。人事档案在发生变动之后，应进行及时归档，如果不及时归档，容易造成人事档案信息混乱，不利于人事档案管理工作的开展。因此，对人事档案信息进行及时归档是提高人事档案管理质量的关键。（三）加强对人事档案信息的审核，提高准确性。鉴于人事档案的特殊性和严肃性，在人事档案管理过程中，应对档案中的信息准确性负责，除了要及时记录人事信息之外，还要加强人事信息的审核，保证人事档案信息准确性能够满足实际需要。
三、煤矿企业人事档案管理应规范借阅程序
考虑到人事档案信息的特殊性，在人事档案管理过程中，做好人事档案管理的借阅工作，对于规范人事档案管理工作和提高人事档案管理质量具有重要意义。为此，应从以下几个方面入手：（一）对人事档案借阅进行准确登记。煤矿企业在人力资源管理工作中，会对人事档案进行调阅，为了规范人事档案的调阅管理质量，应对人事档案借阅进行准确登记，对借阅人、借阅用途以及借阅方式都进行全面准确的登记。（二）对借阅归还的人事档案进行检查。人事档案在外借归还之后，档案管理部门需要对借阅归还的人事档案进行检查，避免人事档案发生涂抹或者丢失内容的现象，使人事档案做到和借阅之前一样，规范人事档案借阅行为。（三）建立人事档案借阅台账，规范借阅行为。为了有效记录人事档案的借阅情况，在人事档案管理中应建立人事档案借阅台账，并对借阅行为进行规范，对借阅期限进行明确，保证人事档案借阅能够按期归还。
四、结论
通过本文的分析可知，在煤矿企业人事档案管理中，要想提高人事档案管理工作质量，就要结合煤矿企业档案管理实际，根据人事档案管理工作特点，具体从做好档案保管、及时更新档案信息以及规范借阅程序等方面入手，使煤矿企业人事档案管理工作能够得到有效开展，最终达到提高煤矿企业人事档案管理质量的目的。因此，我们应立足煤矿企业人事档案管理实际，总结成熟的管理经验，掌握管理要点，为煤矿企业人事档案管理提供有力的支持。
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论文摘要:新形势下,转换观念,更新设施,培养新型的档案人才,加强企业档案利用,让档案为企业创造更大的利润,是实现企业档案管理现代化的重要途径。
论文关键词:档案管理现代化;管理体制;多媒体;档案数字化
经济体制的转轨、现代企业制度的建立与信息技术的发展和普及,使我们见证了一个经济、技术、政治等全面发展与改革的时代。从历史看,变革不仅会引发社会生产方式、管理方式的转型,同时也会引起政府治理方式的变化,在一种新的市场环境与政治环境中,深化企业档案工作改革,探索企业档案工作现代化发展之路显得尤为重要。
一、当前企业档案管理工作中存在的问题
1.企业档案工作管理体制尚未完全符合现代企业制度的要求。随着中央和地方专业主管机关的撤并与改组,很多企业不再具有对应的专业主管机关,这必然会使部分企业档案工作的管理出现某种真空地带。其次,由于企业正逐步走向“自主经营、自负盈亏”的市场主体,档案行政管理部门在企业档案工作管理中也遇到不少问题。一方面,档案行政管理部门疲于进行业务监督指导及一些具体的业务工作,无法集中力量进行有关业务标准、规范、法律、法规等的制定;另一方面,企业,尤其是非国有企业,可能会反感档案行政管理部门对其具体档案业务的干预,不予积极配合等等。
2.部分企业重利润轻投入,造成企业档案管理的滞后。当前形势下,企业档案作为企业资产,它的管理工作的优劣完全由企业自身重视程度决定。现代企业制度更要求企业能最大限度地节约成本,提高效益,企业档案管理工作是一项需要投入人力、物力与财力等成本的工作,企业必然要求其档案工作适应生产、经营的需要,必须符合效益原则。当企业档案工作不能为企业带来相当于或者大于其成本的效益时,其日益萎缩将成为不可避免的事实。
二、存在问题的原因
撇开外部因素,仅从档案工作自身来看,笔者认为造成企业档案工作遭受冷遇的原因有三:首先,现行企业档案工作微观管理方式植根于计划经济体制,计划经济体制下的高成本、低效益始终影响着目前的企业档案工作,并与现代企业制度的效益原则产生摩擦。这是导致企业档案工作处于劣势最根本的原因。其次,企业档案工作自身在很大程度上仍沿袭了原有的工作思维与方式,未能跟上企业改革步伐,积极服务于企业。这是造成企业档案工作现状最直接的原因。再次,企业档案本身所能产生的效益的隐蔽性使其计量化难度较大,这是造成企业管理层忽略档案工作的间接原因。为保障企业档案工作的可持续发展,深化企业档案工作改革,实现企业档案管理现代化已成为企业档案工作自身发展的迫切需要。
三、实现企业档案管理现代化的几点意见
第一,更新观念,增强企业档案管理现代化意识。要实现企业档案管理现代化,首先要进一步解放思想,转变观念,认真贯彻执行各级文件精神,不断强化档案管理现代化意识,大胆探索符合档案工作自身特点的规律,能够有效为当代中国经济、政治、文化建设服务的档案工作理论与方法,建立和完善中国特色的档案管理现代化体系,坚持一切从我国的基本国情出发,从企业的实际出发,制订档案工作目标、任务、方针、政策,创造性地开展计算机技术的应用,要拓宽服务领域,提高质量,增强企业档案工作的生机与活力。
第二,更新设备,充分利用现代化技术。随着社会的发展,工作的深入,各行各业的档案数量逐步增加,依靠人工手段进行档案管理已远远不能适应发展的需要,所以采取现代化手段进行档案管理工作势在必行。计算机、多媒体计算机、特别是超媒体的出现,为解决这一矛盾展示了光明的前景。这就需要企业领导及档案管理人员,从思想观念上对新技术给予足够的重视,用新的观念看待事物,引进使用现代化技术设备,以促进档案管理工作的健康发展。使用计算机系统管理,可对档案资料进行复制、扫描、取样,实现企业档案数字化。通过人机结合的方式,检索者只要在屏幕上指出自己所需要的计算机管理程序,就可以将所需的档案目录摘要等显示出来,大大提高了工作效率。
第三,合理用人,培养新型的档案人才。要理解、尊重人才,关心、爱护人才,要努力创造一个尊重知识、尊重人才的良好氛围。根据企业档案工作的特点,要合理用人、留人。知识结构要高、中、低配备,年龄结构要老、中、青结合。要扩大选人用人视野,要选择有真才实学、有实干精神而又坐得住的人做档案管理工作。跨世纪企业档案工作者不仅要有一定的政治理论水平、业务水平,还要有广博的知识,强烈的开拓、进取意识,尤其要一专多能,既要能熟知档案管理法规和基本的档案管理业务知识、技能,还要熟练掌握计算机管理知识和操作技能,尽快实现企业档案数字化。
档案工作对于加强企业内部管理至关重要，尤其是国有企业，要建立与市场经济相适应的现代企业制度，就离不开科学和规范的管理，而档案的管理是其中重要的一个环节。
此外，档案工作的科学管理也是国有企业满足国家资产积累要求的基础。过去由于档案的不规范引起的国有资产流失值得我们深思。总之，在新时代，我们必须从一个新的高度去认识档案工作的意义。
1现代国有企业及档案工作的变化及特征
在市场经济形势下，在国有企业转机建制的过程中，出现了许多新问题，从国有企业本身来看，发生了这样一些非常明显的变化：
1.1国有企业改革带来的档案管理变化
与过去大锅饭式的老国有企业不同，现在强调产权清晰，责任明确。很多国有企业因此走上了公司制。这样，国有企业档案管理与过去稍有不同，即国有资产仍归国家所有，但更强调法人代表的自主管理权。
1.2市场经济条件下优胜劣汰导致国有企业档案管理的变化
市场经济条件下优胜劣汰导致国有企业合并潮的出现，这样必然给国有企业档案管理带来了挑战。例如：有的工人下岗后自谋出路，他们的档案应该如何管理，这些都是新时期国有企业档案工作重要的变化。
1.3“国有民营”，“公有个营”，“租赁经营”企业的出现，这类企业的产权性质并没有任何改变，但企业的经营方式和管理却有了很大的变化，这对企业档案工作也产生了很大的影响。
如果把国有企业改组改造改制这个时期看成一个特定的历史时期，我们可以说，这在我国企业发展史上是一个“过渡时期”。新时期档案工作具有以下特征：
(1)国有企业档案主管部门进行合并和重组。由于市场经济条件下优胜劣汰导致国有企业管理部门合并，那么作为重要行政部门的档案管理科同样面临人员和机构的改革。它也会对新条件下的档案工作带来一定的影响。
(2)国有企业档案类型趋向复杂化。随着国有企业改革的深入，其档案内容和类型也改变了过去单一性的特点。如过去的人事档案较为稳定，职工变化不大。但现在则面临人员的频繁调动等新情况。
(3)国有企业档案在企业管理中发挥的作用在不断扩大。它不但是企业进行有效管理的工具，而且也是员工进行维护权益所必需的东西。
(4)国有企业档案管理方式发生了变化。由于信息科技的飞速发展，企业的档案工作不再局限于过去传统的管理模式。计算机和数码通讯等高科技产品被广泛运用于国有企业档案管理。
(5)由于公司制的影响，法人掌握了企业内部档案机构的设置权，这样比过去更灵活了。需要强调的是，尽管企业内部档案机构的设置权属于企业的法人，但是企业档案工作是一项科学的企业管理活动，有自身的规律。如果我们要强调企业管理的有效性，尤其是强调企业档案管理的有效性，就必须按科学规律办事，档案机构的也就不能仅凭个人的意志，而应该是从企业的利益出发，从出效率的原则出发，科学地企业档案管理机构。
2转型时期国有企业档案工作所面临的问题与对策
新时期，国有企业档案管理得到了加强。当然也有一部分企业对档案的认识不高，如档案人员调动频繁，因而削弱了企业档案工作。目前主要存在以下主要问题：
(1)思想解放不够。我们大多数同志还是坚持计划经济时代国有企业档案管理老观念，这样就会和新时代的环境格格不入。我们应该更新国有企业档案管理观念，真正做到与时具进。其实在改革的大环境下，我们要肯定过去成功经验和做法，并继承下来，同时要研究变化了的外部环境对国有企业档案工作的影响，从中发现新的问题，并从这个起点上发展现代国有企业的档案管理科学。
(2)企业档案的管理体系不科学。企业档案管理科学，从学科建设上看，是一门年轻的科学，企业法人，他们中的大部分对档案在企业中所处的位置，档案对企业意味着什么，并不大清楚，这对企业档案工作的开展是非常不利的。从这个意义上讲，完善企业档案的科学体系就显得非常之紧迫。
(3)转型时期国有企业档案工作人员业务素质普遍不高。目前我们缺乏一支业务能力强，思想水平高的档案工作队伍。如许多国有企业档案工作者并不是图书档案管理专业科班出身，有些是思想政治工作者，有些是中文或历史相关专业毕业的，业务水平需要不断提高。我们必须对他们加大培训力度，通过各种学习班或实践学习来打造一支高效的队伍。
(4)国有企业档案管理硬件措施不到位。如电脑配备，办公条件等。当然，企业资金短缺是一方面的原因，但归根到底还是相关领导对国有企业档案管理重要性认识不够。我们必须坚持一点：国有企业的档案工作是我国档案工作的重点，讲档案工作也是为经济发展服务。所以，各级部门要加大档案管理硬件的投资，虽然短期我们看不到它对企业经济效益的作用，但它制约了国有企业的长期发展。
3结束语
关键词：企业发展；档案管理；方法措施
档案是反映党和国家各项工作及人民群众各方面的真实记录，是促进我国各项事业科学发展、维护党和国家及人民群众根本利益的重要依据。指出：“档案工作是一项非常重要的工作，经验得以总结，规律得以认识，历史得以延续，各项事业得以发展，都离不开档案，在全面建设小康社会进程中，档案工作显得越来越重要。”档案管理工作是企业管理工作的一部分，是提高企业工作质量和工作效率的必要条件，是维护历史真实面貌的一项重要工作。科学规范的管理档案，是衡量一个企业业绩与管理水平的重要尺度。
企业档案是指企业在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式的文件材料。记载着整个企业发展史上的优秀成果，对研究本企业的经营业绩和科学发展提供了第一手材料，是进行科学分析，扬长避短，制定发展方向的好教材。企业档案为企业日常生产经营提供了追根溯源和历史参考的作用，是企业向前发展的后花园。企业中每份档案都是档案工作人员粗取精、分析归纳、分类编目、认真整理形成的，也是研究改进企业发展不可多得的宝贵资料。因此，企业在适应现代市场经济发展的过程中，如何做好企业档案的管理工作、把档案作为一项重要的资源为企业发展所用，更好的为企业发展提供信息资源显得尤为重要。
1 档案在企业经营过程中的作用
1、行政管理方面的作用，档案是企业行政工作的工具之一，企业任何规章制度的出台，都是建立在原有管理系统的基础上，充分发挥档案的作用有助于计划和决策的科学化，有利于提高工作效率和管理水平。
2、项目运营方面的作用，档案是企业业务活动的记录，具有凭证和参考作用。项目管理的各个环节都会产生相应记录，公司品质管理，项目的达标创优工作，都是建立在项目档案整理和分析的基础上，档案整理与运营工作相互促进，才能不断提升项目的管理水平和盈利能力。图纸、表单、设备等。
3、企业文化方面作用，档案与企业文化紧密相连，档案是企业发展的真实记录和见证，档案是企业文化的重要组成部分。通过企业的档案我们能够了解到企业的成长历程，企业的核心价值观，文化氛围等。那一张张照片，一段影像，一份份文件，一件件实物，让员工产生了归属感、凝聚力和向心力；让客户更感性的了解我们。
4、法律方面作用，档案是当时、当地和当事人在业务活动中形成的原始记录，真实可靠，是令人信服的真凭实据。能够保护企业、员工、业主合法权益不受侵害，明确各方面的责任，减少不必要的纠纷。
5、培训方面的作用，档案是一种重要的教育资源，其真实性和原始记录性，具有不可抗拒的说服力和感染力，一个个真实的案例可以提高的培训的效率和效果。
2 企业档案管理工作中存在的问题
1、企业档案管理工作重视程度低
很多企业在日常管理过程中，从企业领导到管理人员都存在对档案管理工作的认识偏差问题，认为档案无实际意义，档案与工作无直接关系，没有认识到档案管理工作的重要性。这样就直接导致了企业中档案管理人员配备不足、档案保管设备设施简陋、企业档案管理工作进展困难，不能为企业发展规划提供第一手资料，不利于企业快速发展。
2、企业档案管理人员水平参差不齐
由于企业档案馆（室）不同于专业档案馆、档案局，是非专业性的档案管理机构，管理人员多为兼职，在做好本职工作的同时兼顾档案管理，无法做到面面俱到，加之兼职人员有可能因为工作变动调离档案管理岗位，对档案管理的连续性造成一定的影响。同时，随着企业的发展和技术的进步，档案形式的多样性和数字化也要求档案管理人员要有过硬的技术与之相匹配，而实际当中往往达不到最佳的效果。
3、档案收集管理规范性欠缺
档案集工作是档案部门积累档案的手段，它为档案工作提供了物质对象，是档案工作的起点及第一个环节。而在实际进行档案收集工作时，由于收集方式不同，如很多企业是在各个部门分别收集形成卷后移交档案室统一编排，容易出现原稿原件遗失的现象。同时，存在缺乏收集归档制度的现象，不能保证档案的完整、准确、系统。
3 做好企业档案管理工作的方法和措施
1、提高档案管理重视程度，增强档案价值意识
档案管理工作只有收到领导的重视和支持才能有发展的基础，要从上到下一以贯之，领导加强重视，干部端正态度，真正认识到档案是企业的宝贵资产，是企业员工在生产、经营过程中总结出来的宝贵财富，是企业发展历程的真实记录和客观评价，也是企业员工经验和智慧的实体表现。要把档案工作与业务工作放在同等重要的位置，留出工作时间，给予必要的人员和资金投入，确保档案管理工作顺利有效开展。管理人员要认真做好本职工作，加强技术学习，不断提高业务水平，树立大局意识，主动为企业服务，充分发挥档案事业在企业发展过程中的重要作用。
2、加强干部培训，提高管理人员工作水平
企业档案管理人员要与时俱进。档案管理是一门专业性很强的工作，要求档案管理人员既要有高度的工作责任感、良好的职业道德、办事细心的工作态度、乐于奉献的工作精神，又要档案管理人员重视业务知识学习，有扎实的档案管理理论知识、科技知识。因为在科技日新月异发展的今天，传统的手工整理、检索档案的方式已无法满足现代社会的发展需求，档案管理逐渐从传统管理变为现代化管理，因此，实现企业档案管理现代化是必要的，同时又是迫切的。档案管理人员必须加强学习，拓宽自身知识层面，不断“充电”才能提高综合素质，做好新时期的企业档案管理工作。
【关键词】企业；信用档案；管理
信用档案可以将企业在市场行为中的可信度、公信度、诚实信用等体现出来，关系着企业综合竞争力的提升。利用信用档案，可以证实企业有无违法、欺诈、拖欠和逃避债务，是企业诚实守信、遵纪守法的重要依据与凭证。信用档案可以直接反映企业的信用情况，既能够依法规范企业各项行为，还能够帮助企业获得更大经济效益。因此，企业必须重视信用档案管理工作，针对当前工作中存在的问题，有针对性采取解决措施，不断提升信用档案管理工作效率，让自身的发展再上新台阶。
一、企业信用档案管理工作的现状
（一）未体现信用档案的价值。信用档案和其他类型的档案不一样，可以为企业创造更大效益。企业只有保证信用档案的真实性与完整性，才有利于筹集到发展所需资金，获得上游原材料生产供应商的信用，并赢得消费者的认可，从而提升产品的销售额，实现利润的提升。但是当前很多企业忽视了信用档案，资料收集、整理和归档不及时，不能将信用档案应有价值体现出来。
（二）信用档案收集不及时。企业信用档案具备分散性特点：一是体现在实体分散性上，主要是因为企业信用档案构成主体较多，包括政府部门、企业和社会其他组织与个人，因为信用档案实体比较分散，所以极大增加了企业信用档案管理工作难度。二是体现在外在形式的多样性上。企业信用档案主要由各种合同、会计原始凭证、账单、评估报告和财务报告等构成。由于档案管理人员对信用档案分散性特点认识不到位，因为收集工作开展不及时，影响了信用档案的完整性。
（三）信用档案管理缺乏时效性。在企业发展过程中，生产规模逐步扩大，新产品研发速度也会加快，从而产生大量信用档案。这需要企业及时对新的信用档案进行归档，并销毁过时的信用档案。对于企业信用档案管理工作而言，是一个动态的过程，需要确保其时效性，不断补充并更新信用档案内容。而很多企业对此认识不到位，导致信用档案管理时效性不强，很难提升档案的利用率。
二、企业信用档案管理工作的对策
（一）完善制度，科学管理。企业信用档案具备分散性特点，需要将相关资料收集完整，否则会对今后的利用带来不利影响。企业信用档案构成主体除了自身以外，还包括政府相关职能部门、社会组织与个人等，为更好地管理企业信用档案，政府需要建立统一的网络平台，确保档案资料更具时效性。而企业档案管理人员也要主动转变过程，及时对信用档案进行补充，销毁已经过时的信用档案。
（二）落实制度，夯实基础。企业要做好信用档案立卷、归档等工作，这些都是信用档案实体管理工作内容，涉及鉴定、收集与整理等环节。在企业信用档案鉴定中，主要包括档案真实性与具体的价值，需要以发展、全面的观点进行判断，将信用档案保存价值确定下来。因为企业档案具备分散性特点，所以在收集工作中，需要确定相关主体的收集范围，避免发生重复、不全面收集的情况。企业要将档案管理部门职责明确下来，确保在出现问题后可以找到相关责任人，让信用档案的收集更加完整，便于更好地开展整理工作。信用档案实体管理重点内容就是要做好整理工作，并非是把所有信用档案单独归类整理，而是要根据全宗原则立卷，同时编制专题目录，为今后的利用提供方便。
（三）合理开发，规范利用。为提升企业信用档案管理工作成效，需要认真做好收、管、用等方面的工作，同时在收集、积累和形成的同时，还要确保保管的规范性。信用档案与一般档案不一样，有很独特的地方，需要重点保管好信息内容，避免发生泄密的问题，否则会对企业造成严重的影响。企业要在做好保管工作的基础上，加大对信用档案资源的开发力度，从而实现经济效益与社会效益的提升。企业要想将信用档案资源充分利用起来，需要对信用档案信息进行加工与二次开发，及时开展档案编研工作，这样既能够减少成本投入，还可以提升效益。企业通过由信用档案制作成的各种多媒体文件，有利于在社会上宣传企业文化，促进自身的进一步发展。
（四）培养员工，提升素质。当前，企I信用档案管理工作发生了翻天覆地的变化，这对档案管理人员的要求更高了，不仅要具备档案管理专业方面的知识，还要懂得计算机操作方法。对此，企业要加大对档案管理人员的培训工作，让他们能掌握更多现代化知识，并积极引入计算机、网络管理方面的人才，满足企业信用档案管理工作的要求。而对档案管理人员而言，也要主动加强学习，跟上时展步伐，从而更加胜任企业信用档案管理工作，并将信用档案应有价值体现出来。
三、结语
总之，在我国经济社会的发展过程中，企业信用档案管理工作也出现了很多新的变化，需要认真分析当前存在的问题，采用相应的方法，提升信用档案管理工作水平。此外，企业还要在信用档案管理上投入更多资金，建立完善的制度，提升人员的素质，确保信用档案管理工作能够正常开展。
【参考文献】
关键词：档案管理；石油企业；现状；措施；
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1674-3520（2015）-06-00-01
档案管理工作作为企业管理工作的一部分，是规范企业工作、提供企业工作质量和工作效率的关键。因此，做好企业的档案管理工作，科学规范企业档案管理是体现一个企业业绩与管理水平的重要尺度。但是目前我国很多档案管理工作人员，由于工作能力较弱，导致很多档案资料积压和浪费，严重影响企业档案工作的开展。为了保证企业档案的管理水平和服务质量，发挥档案作用的最大化，就必须做好企业档案积压的防范工作。实现档案工作的规范化、科学化，促进档案管理工作的顺利进行。
一、石油企业档案管理中存在的不足
（一）档案管理人员对档案的重视程度不够。
我国很多档案管理人员，甚至石油企业中领导干部，对于企业档案都没有一个正确的认识。在他们看来，档案工作就是一些抄写工作，不管将档案管理的有多好，都不会给石油企业创造经济利益，也不会给自己赢得荣誉。正是因为档案管理人员存在这个错误的认识，很多企业的档案管理人员轻视档案工作，认为他们只是负责档案的看守，不用进行整理，造成档案出现积压的现象，使档案工作无法适应现在企业的管理需求。
（二）石油企业档案管理信息化水平低。
随着计算机和网络技术的应用，档案的载体发生了巨大的变化，由原来单一的纸质载体发展为纸质、电子等多种载体共存的局面。不少企业信息化水平依然很低，没有引进先进的档案管理软件，档案的检索依然主要依靠手工。此外，电子档案的利用率极其低下，严重制约了档案工作的发展。
（三）档案管理力量薄弱，水平不高，手段落后。
档案管理人员素质的高低在很大程度上会影响档案管理工作的效率，档案管理工作效率的低下又在很大程度上影响档案的处理工作。当前部分石油企业的档案管理工作人员都没有进行过专业的培训，使得很多档案管理人员对于档案工作的了解并不明确，对于档案材料的整理和归档等业务性较强的工作更是知之甚少。因此，档案管理人员的这样工作状况，不能做到及时地档案整理，档案积压现象严重，也会造成档案材料的混乱和丢失。
（四）档案管理缺乏制度化
档案管理制度是保证档案管理工作的关键，但是目前我国部分石油企业在档案管理制度的建立上还不到位，对于档案的整理、保管等方面制度不够健全，有部分石油企业虽然建立了档案管理制度，但却并没有将制度真正的进行执行，导致档案管理工作人员并没有重视档案的管理，文件资料整理不及时，致使档案不能及时入档，使得档案积压想象频出，最后造成重要档案的丢失，这样非常不利于档案管理工作的开展和进行。
二、加强石油企业档案管理工作的措施
（一）深化认识， 提高企业重视度。
要想从根本上提高石油企业的档案管理效率，首先就要提高公司领导的重视度。只有企业领导充分认识到档案管理工作的重要性和必要性，并且把档案管理真正列入企业工作重点， 经常性的紧抓不放，并为其提供充足的人力、物力支持，才能够为档案管理营造一种良好的工作氛围。
（二）提高档案工作人员的专业素质和技能。
第一，把握招聘环节，在新近人员中，注意招收具备专业文化知识与技能的人才，选用细心并且热爱档案管理工作的人员。只有掌握住人才入口，才能完善档案管理队伍，提高管理效率。第二，提高档案管理工作者自身的素质，加强对现有工作人员的再教育。在社会经济高速发展的新时期，档案管理工作随时面临新的挑战，因此档案管理人员必须坚持与时俱进，而公司则需要定期举办企业档案基础知识讲座和相关业务技能培训，帮助现有工作人员熟悉工作流程，拓宽眼界，提高自身责任感和专业素质，运用新技术和新理论来完成、改善档案的管理工作。从而达到促进企业档案事业的发展，培养新时代复合型人才的目的。
（三）借助现代信息技术，实现档案管理的现代化。
计算机和信息技术的快速发展，已经对人事档案管理工作产生了跨时代的巨大影响，我们要借助现代信息技术，引进先进的管理理念，对档案管理中不适应的一些方法和手段进行改革。随着企业规模的不断扩大和经济实体增加，人事制度改革和人员模式改变，给石油企业带来了人事众多，管理多元化的特点，也给档案的管理模式提出了新的要求。因此石油企业档案管理应该以充分开发和利用人力资源信息为基础，转化企业的经济效益。通过对档案深层次开发，提高档案的使用价值，如人才信息软件的开发，信息的共享都能为企业的经济发展提供必要的服务。
（四） 实行规范化管理， 提高档案管理质量
首先要规范材料的收集和归档工作，建立健全相关制度。制定相关收集标准，力求统一化和标准化；创新收集方式，将全面收集与重点收集相结合；制定时间要求，按照不同类型档案的形成条件适时收集，做到不延误、不重复、不丢失。其次要规范档案的管理工作。对不同种类、不同载体的档案进行集中管理，完善 《档案借阅制度》 ， 保证档案的安全性和保密性。同时落实责任制，对管理失职行为依照规定，严格处理。
三、总结
档案管理作为石油企业管理工作的重要部分，对于石油企业管理工作起着重要的作用，只有针对石油企业管理现状，积极的探索档案管理的措施，全面提升石油企业档案管理人员的素质和档案管理工作的效率，才能全面推进石油企业工作的水平的提升。
参考文献：
关键词：工程机械企业；档案管理系统；模式选择
一、工程企业档案管理现状
1.1档案保存过于分散
部分企业档案还未形成统一的保管单位，分公司的档案原则上只下分到部门进行集中管理，如遇部门较大，档案数量较多或地域等特殊原因，部门档案则保存在多人手中，绝大多数部门单纯从本部门工作方便出发，将资料连同档案一起保留在本部门和少数人手中，造成档案资料分散，急需的资料查不到、拿不出；如遇人员离岗，一些重要的档案资料随之流失。技术图纸是工程机械企业的生命，但某些企业技术图纸当前一式四份或五份，图纸保管没有标准，分散留存，需要的部门均可复印保存，技术图纸关系到公司的生命，却散存在多部门中，没有明确图纸保管责任，最终导致公司泄密事件。
一些创立比较长的工程机械企业，众多企业企业元老掌握着珍贵的企业档案，而他们并不愿意将自己保管的档案移交公司统一保管，使档案成为自己的资源，具有反映公司历史发展的档案分散在领导手中，割裂了档案的完整。
1.2档案管理意识淡漠
部分企业，负责人对档案管理的重要性认识不够，不重视档案工作，视档案工作可有可无，不能摆在应有位置上，对档案管理的要求不高，更舍不得花精力、人力投入档案事业。大部分档案管理员是兼职人员，对档案管理的认识不充分，忽视档案的日常保管，当有其它工作时，往往将档案工作排在最后，材料不及时归档且归档后档案堆积如山懒于整理，以致杂乱无章。公司员工档案意识淡漠，主要表现在：不知档案为何物，档案工作是做什么的；不关心不支持档案工作，不闻不问；不注意积累与保护档案。意识的淡漠和认识上的不到位都会直接影响或者导致行动上的不到位，这会在很大程度上制约档案工作的发展。
1.3档案管理硬件配备欠缺
1.4档案管理模式不统一
部分工程机械企业已确定档案管理模式，设立公司档案中心，各分公司下设档案室，并根据各业务部门条线职能划分档案二级类目，分为文书类、科技类、财务类、人事类、经营管理类、法律事务类、基本建设类、特殊载体类。但是，下设的分公司并没有设立档案室，而是只设档案库，档案二级类目的划分也不与公司统一，虽然有利于工作开展、档案方便利用，但从大局考虑，档案管理模式的不统一终将影响整个公司的档案工作长远发展。
二、工程机械企业档案管理系统的目标要求
工程机械企业档案管理系统是针对工程机械行业档案管理的特殊要求而提出的档案管理系统，它是支持档案业务开展信息化应用和现代化管理的工具。档案管理系统能将分散在不同地域、不同部门的档案信息资源和档案工作者连接成为一个整体，为档案工作者提供了先进的通信手段，使他们能够把分布在不同地点的档案资源迅速组合起来，成为一种没有时间和空间约束，靠电子手段而现代化管理来联系的统一资源中心。
2.1实现企业、用户权限管理
企业权限管理指企业与子公司的级别权限管理。级别权限管理是指公司档案中心负责对分子公司授权，完成组织分子公司全宗管理的职能。子公司对专兼职档案管理岗位授权，完成部门档案室职能。用户权限管理是指按企业实际需要设置不同级别的用户，以达到既有利于档案信息保密又方便利用的目的。由于工程机械企业基本已使用OA系统，系统中用户是按部门、岗位来分，为便于与OA接口管理，档案管理系统也可以参照企业办公自动化系统权限设置将档案权限分配到用户所在的部门、岗位，或用户个人。
2.2实现档案事务性工作自动化
企业档案事务性工作自动化很大程度上指电子文件的整理标识归档，档案管理系统应保证电子文件归档案的高效性和安全性，实现档案管理的前端控制。档案管理系统提供与企业办公自动化系统OA的有效连接接口，实现文档一体化管理，完成电子文件的自动发送、接收、归档和保存的任务处理工作。通过自动化的扫描中心和电子文件创建终端，形成数字化文档，同时利用系统工作流，对电子文档启动相应的鉴定、审批流程并促发下一个流程，使文档的发送和流转处于一个循环有序的状态。
2.3实现数字档案信息集成
实现工程机械企业信息集成是工程机械行业的发展趋势。中国工程机械工业协会茅仲文秘书长2007在机械行业峰会上发表讲话：“各类产品的重点骨干企业（龙头企业） 应实施计算机集成网络管理技术，全面提升企业现代化管理水平，提高经济效益。数字档案信息集成是科学技术发展和企业发展的必然要求。”这里提及的工程机械企业数字档案信息集成包括企业内部各工作部门业务数据包的集成、分子系统内部集成、系统间的集成、共享信息系统集成。分子系统内部集成包括横向业务流程集成和纵向业务功能集成。集成重点在于整个系统，组成系统的各节点都应达到一定水平，并通过网络连接起来，实现整个系统资源充分共享，发挥系统的整体功能。通过各门类档案信息和各系统的集成，建立起功能强大的档案管理信息系统，积累丰富的档案信息资源，真正使工程机械企业信息数据库成为企业信息化建设和现实工作共享信息的核心内容，成为全面、统一、科学、准确的权威信息。
三、基于模式选择下的工程机械企业档案管理
3.1C/S模式
C/S模式的优点主要是具有强大的数据操纵和事务处理能力，以及数据的安全性和完整性约束，技术成熟，安全稳定，速度快，交互性好，有利于文档部门庞大复杂的数据信息的管理，特别适于档案部门使用。同时可以降低网络通信量，且客户端设计中可实现不同风格的个性化界面等。但随着企事业规模的日益扩大，文档数量成倍增长，应用程序的复杂程度不断提高，逐渐暴露出一些问题，如维护复杂，升级麻烦。如果应用程序要升级，必须到现场为客户机一一升级，每个客户机上的应用程序都需要维护。
3.2B/S模式
基本Intranet的B/S模式分为客户机、应用服务器和数据服务器的三层结构。它具有实质性的优势：
第一，它是有计算机技术以来最稳定的技术平台。
第二，它本质上是一种客户机技术，这对大中型企事业内部机构分散的文档管理工作特别合适。Intranet原则上取消了所有在客户机侧的维护工作。此外，它提供了异种机、异种网、异种应用服务的联机、联网、统一服务的最现实的开放性基础。但是它存在着3个问题：第一，采用HTML文件固定格式，传输量大，影响数据的传输效率，不适合大中型数据的管理；
第二，交互性操作不便。增加网络应用服务器作为客户端与数据服务器的中介，增加了对网络带宽的要求，难以适用基于流程类的办公、办证、审核等系统；
第三，功能实现存在一定局限性，客户端对大容量数据进行深层次分析、汇总、批量输入输出、批量更改等处理上难以满足实际业务的要求，尤其难以实现图形图像等复杂信息的处理。
3.3混合模式
目前已经有一些企事业单位开发出C/S和B/S混合模式，它可以充分发挥C/S和B/S相结合的混合模式的优势，实现系统的最佳性能，显示出C/S模式事务处理能力强的特点和B/S模式网络易扩式和分布式的特点。这种混合模式有效提高内部信息共享程度和获取便利程序，同时满足对保密和信息提取方式的多样性要求，且便于企事业单位文档信息的访问与互动，具有传输效率高、安全性好和界面风格统一等特点，特别适合具有分布式特点的文档管理而得到应用。建立集中统一管理下的混合模式系统，是较理想的模式。但这种高技术结构，必须有较强的管理能力和技术能力支持，不具备这些条件，从单一模式向混合模式转变，反倒有可能使系统功能比不上单一模式。
综合以上三种档案管理系统模式，结合工程机械企业呈多流程业务和分布式管理的实际情况，建议采用C/S和B/S混合模式，对内发挥C/S模式的专用性、安全性和有效性优势，对外发挥B/S模式的开放性、通用性、统一性优势。考虑到企业档案信息化建设基础薄弱，档案经费紧张，结合企业档案事业的长远规划和中长期发展，在某些企业研发C/S和B/S混合模式具有不可实现性，引进B/S的档案管理信息系统是最优选择，因其适应工程机械企业多地域分公司的情况，文档管理呈分布式的特点，且具有开放性、通用性，而有利于企业档案信息资源整合和档案事业的发展。采用科学有效的实施方法，开展符合实际业务需求的信息化建设工作，档案管理信息系统的应用才能取得最佳的成效。
工程机械企业档案是企业的重要信息资源，是宝贵的企业信息财富。采用先进的手段和工具实现企业档案现代化管理，对企业信息化建设起着至关重要的作用。针对工程机械企业的档案管理现状和存在的矛盾，提出了档案管理系统建设的模式选择，分析了系统性能，着重明确了档案管理系统档案基础业务工作的功能需求，比较三种系统架构模式，针对工程机械企业的特点和发展前景，建议采用C/S和B/S混合模式。通过系统功能需求分析能给档案系统的构建、档案软件的选择带来指导作用，并引导企业建立科学适用的企业档案管理系统，以适应企业信息化发展的要求。
参考文献：
[1]薛四新，彭荣，陈永生.档案信息化应用系统建设[M].北京：机械工业出版社，2006.
[2]李亚平，刘清平，鄂卓茂.工程机械行业信息化架构研究[J]. 中国工程机械学报， 2005.
三资企业档案管理存在着比较大的差异，从档案工作的开展情况上看，大致分为三种类型：
1档案管理工作开展得比较好、有一定业务基础。这类企业的档案工作一般归属于总经理办公室，由原中方档案员兼管，档案工作的开展基本按照国家规定的各项程序进行，建立了明确的档案管理制度，对于档案的收集、整理、登记、分类等工作做得比较规范。
2档案工作刚刚起步，基础比较薄弱。这类企业一般规模比较小，开办时间也比较短，各岗位人员比较紧张，没有配备专门的档案人员。但企业领导具有一定的档案意识，档案工作处于初创阶段，并为档案工作创造了一些条件，这对企业今后档案工作的发展还是有利的。
3档案工作无人管理或无中方人员管理。这种类型的企业不少，其中又分为两种情况：
其一，企业不重视档案工作，领导缺乏档案意识，不设档案人员，企业在日常活动中形成的大量档案均分散保存，档案散失情况严重。
其二，较大规模的外商独资企业中，外方对档案工作比较重视，也设有外方人员对档案进行管理，但是中方无权对其档案进行管理，造成这部分档案信息的流失。
三资企业是改革开放后出现的新生事物，三资企业的档案管理也对传统的档案管理理论提出了新的研究课题。究诘起来，造成三资企业档案信息的流失这一问题的主要原因表现在以下几个方面：
1档案分散，所保存的档案中原件少，复印件多，外方的档案尤其是技术档案，中方无法保管。对于外方来讲，怕技术泄密是档案分散保存的一个重要原因。从国外引进的重要技术资料、市场信息等科技档案，一般都控制在外方手中，中方的档案工作无法开展，没有有效的控制手段。而企业的调查论证、申报立项、洽谈协议、审批登记、合同公证等档案掌管在相应的当事人手中，事后不能及时归档。有的即便归档也不注意归原件，经常归复印件。这些问题直接导致档案信息资源的部分流失，也使得档案的凭证作用减低。
2档案人员兼职过多，且大多不具备档案方面的专业知识。三资企业为提高工作效率，往往不设立专门的档案人员，而采取兼职的办法。三资企业中的人员一般来讲综合素质较高，但是缺乏档案方面的系统理论和实践知识。在企业中缺乏有效的档案管理制度，没有把档案工作纳入职责范围。这也使得档案工作在三资企业很难开展，导致一大部分档案信息的流失。
3在三资企业中从投资者的角度看，档案不能给企业带来效益或者说短期内无法从对档案的投入上获得回报，所以索性不对档案进行投入。尤其是从资方的角度看，企业建设速度越快，越早日投产，赢利越早，短时间内收回投资即已经达到目的，无须再额外投入，从一开始就没有把档案工作纳入企业建设中去。这就使得档案工作的发展置后于企业发展速度，也造成一部分档案信息资源流失。
档案信息是一种无形资产，是国家的宝贵财富，在改革开放的今天，对三资企业发展过程中档案的管理，也是对国家财产的有效保护。为使档案信息资源不流失，针对上述问题应主要采取以下对策：
1加强对三资企业档案工作的宏观管理。根据档案法规和有关规定，建立健全与三资企业体制相适应的档案管理制度。档案行政主管机关应加强对三资企业档案工作的管理，使企业档案工作纳入企业管理计划，力争使档案工作的发展跟上企业的发展速度。档案行政主管机关还应主动了解情况，上门为专兼职档案人员进行有针对性的服务，帮助其建立符合三资企业特点要求的档案分类体系，为三资企业档案工作发展提供有效的支持。
