时间：2023-02-25 14:36:37
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇高校档案管理，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
科学规范的会计档案管理有利于促进高校整体资金的运筹发挥最大效益 。目前高校普遍存在对财务档案管理的重要性认识不够，意识淡薄。高校财务档案借阅制度不完善，不规范，管理环节 分散等问题，因此，加强高校会计档案的规范化和科学化管理，对现阶段高校的改革和发展具有极其重要的现实意义。
一、高校的财务会计档案管理的内容
《会计档案管理办法》“会计档案是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据”，具体包括：①会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他凭证；②会计账簿类：总账、明细账、日记账、固定资产帐、辅助帐、其他会计账簿；③财务报告类：月度、季度、年度、财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明和其他财务报告；④其他类：银行存款余额调节表、银行对账单、其他应当保存的会计核算资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册；⑤电算化会计档案：是存储会计凭证、账簿、报告等的介质，包括磁盘、磁带、纸质等，还包括：①每年一次的数据库备份，②财务软件升级前的数据库备份，③打印输出的经过盖章签字的会计资料，④每年一次的经系统管理员签字的系统管理维护记录本，⑤所有版本的系统、网络、数据库、软件，⑥其他应该存档的有关资料或数据。
二、提高学校的财务档案管理
1.增强财务档案管理意识，建立高校财务档案领导体制
财务档案首先要得到学校领导的高度重视，把财务档案工作列入学校工作的议事日程，深入组织学习好《档案法》。校领导、财务负责人带头学习，通过学习与广泛宣传，使教职工增强财务档案意识，使教职工做贯彻落实《档案法》的先锋，形成每个人都重视财务档案，支持财务档案并自觉地维护学校财务档案工作的氛围。并结合学校实际情况，建立可行的档案工作与高校整体发展相适应的财务档案管理体系。
2.强化业务，提高能力
加强财务档案管理者自身业务素质，一方面积极参加财务档案业务培训，认真学习财务档案专业知识理论，另一方面选拔 热爱档案事业、默默奉献财务档案管理工作的人担任学校专职档案管理员。
3.加强财务档案综合服务功能
高校财务部门应改变传统的档案管理观念，严格的做好档案开发利用工作，力争全面系统完善财务档案工作职能范围，这样才能为领导决策服务服务。目前档案存在着大批档案得不到充分的利用，甚至有些很有价值的档案长期被搁置，相当一文不值的废纸，造成档案浪费；领导不能及时全面地了解学校财务运行情况，不能有效地利用档案；档案管理人员的管理价值也难以在利用档案的效果中体现出来，因此，健全档案的各种检索工具，汇编各种有利用价值的财务资料，使财务档案管理方法科学、管理机构高效、档案工作标准，不断增强档案部门的综合服务功能，让财务档案信息资源更好地为学校领导决策服务。
4.加强档案馆的安全与保密工作是财务档案管理的重中之重
要做还财务档案的保密工作应建立健全档案管理规章制度。规章制度中应把档案保密工作列入管理参与者的行为准则。促使人人都重视档案保密工作，在工作中坚持照章办事。再者，提高档案人员的安全防范意识，对财务凭证利用者和查阅人，谨防偷撕或涂改，还要杜绝火灾隐患。增加必备手提式灭火栓，并定期检查更换以确保长期有效利用。定期检查电气设备线路安全使用情况，对有安全隐患的做到及时维修，确保电器设备安全运转。还要注意档案的科学储藏保护，做好档案的防霉、防蛀与空气净化工作。
5.做好财务档案的信息化建设
随着经济社会的不断发展，高校财务档案管理作为高校信息化建设重要的一部分，运用先进的管理知识和现代化技术设备，提高财务档案管理水平，财务档案信息 网络化是实现档案信息利用效益最大化最佳途径。通过构建网上档案服务平台，把已有的档案目录数字化，建成目录查询系统为更多的用户提供服务。利用校园网络管理系统，实现档案的索引、统计、编集、检索，替代传统的手工抄写劳动，把部分纸质财务档案转化为数字档案信息，建成各类财务档案数据库和多媒体数据库。实现财务档案的自动化处理系统和网上检索查询。
尽管高校财务档案管理在 建设上取得了一定的成就，但由于受到诸多客观性因素的影响，目前高校财务档案管理 建设还存在诸多有待研究解决的问题，应抓紧对高校财务档案管理 建设的全面探析。才能确保档案的质量，使学校档案工作保质保量限期完成。
参考文献：
校合并后从设馆、用人、建网、规章制度建立等方面的高校档案管理。
关键词：档案管理；信息化；高校合并
根据高校档案信息形成的规律，可把高校档案分为党政管理档案、教学档案、科研档案、设备档案、人力资源档案、财会档案，再加上报表统计一项共七大类。对这些档案的管理具有以下作用：一是可以把档案事业各构成要素更加紧密地结合在一起，相互促进，使档案事业在复杂的环境中顺利进行；二是可以综合运用各种知识和技能，去寻求成功的管理经验与规律；三是可以有效地管理和开发档案资源，最大限度地满足知识经济和信息时代对档案信息的需求。
档案管理有以下要求：一是对人的要求，包括对分管领导及档案干部队伍的要求。分管领导应对所分管的档案工作的历史、现状、今后发展思路以及档案队伍思想状况、知识水平、年龄结构等有基本的了解，以便对档案队伍的管理创新进行有效考核，从而对管理创新形成强大的推动力。档案干部队伍则要积极参与管理创新，在档案管理中发挥更大的作用。二是档案工作规章制度的要求。这些规章制度不能仅停留在以往的水平上，而要随着社会实践活动的发展而发展。档案工作部门和业务部门应适时调整不适应社会改革变化的档案工作规章制度，以适应社会实践发展的需要。档案工作规章制度要真正纳入单位的各项管理中，不能仅停留在纸面上，而应真正和单位各项管理活动融为一体。三是对现代化设备的要求。现代档案管理的重要内容就是实现现代化管理。不仅要有硬件设备，更重要的是档案工作者要掌握现代化设备的应用问题，使现代技术特别是信息技术在档案工作中得到普遍应用，从而提高档案管理的科学水平。
针对我校是合并后形成的院校，本文对合并院校的档案管理提出了以下建议：
首先，对合并前各单位的档案应根据原有馆(室)藏特点、适用范围、利用方便的情况，采取统一管理、分散存放的办法，即原馆(室)原地存藏各单位。一个机关的档案，应集中保存在一个机关档案室；一个全宗的档案不宜分散保管，不同全宗的档案也不能混杂。只需将原形成馆藏的检索工具复制一份呈交给学校新成立的档案馆。
其二，继续做好原单位档案的收集、整理工作。如合并前各校在教学、科研甚至管理方面，按年度计划中项目的连续性在合并时未完成的项目等方面产生的档案继续进行收集、整理工作。
合并时，各校废止不用的图章、牌匾、奖品、证书、校级文物、纪念品等，应由学校的档案部门继续做好收集、整理、保管等项工作，以保持原全宗档案的有机联系。
第三，对合并后形成的档案，要采取高起点的管理模式。按照档案工作的规律，首先要建立适合保存档案的专用库房。要求恒温、恒湿、防尘、遮光、消防安全，馆藏容量在10～15 年左右。其次是组建高素质的档案管理队伍。这支队伍的整体素质要符合学校档案事业的发展需要，工作人员要有热爱档案事业的奉献精神，人人要有管理档案的较强能力。
第四，建立档案网络。这一网络既要兼顾合并前各馆（室）藏的特点，更要注意合并后档案工作发展的新要求。笔者以为可取的模式是：合并后的高校设总馆即综合档案馆，原有的各校档案馆(室)设综合档案室，综合档案馆主要负责管理好合并后的各门类档案的同时，还必须在行政与业务上对本校所属各分校的综合档案室工作进行指导、监督和检查，综合档案馆为基层单位档案工作服务。一方面是本专业管理体制的要求，另一方面也是综合档案馆本身工作的需要。档案室接受综合档案馆的领导，继续做好原有档案的保管与利用，及时又要根据工作的实际需要，编制各种目录、卡片、索引，编制各种参考资料，以便及时、主动地提供档案信息，为机关领导和各项工作服务。
综合档案馆成立后，按照档案产生的不同来源，建立与学校党政机构、学科专业设置、科研方向选定等相适应的由综合档案馆在业务上纵向领导，在行政上横向联系的档案工作网络。学校任何一个职能部门要按方便收集的原则确定相应数量的专、兼职档案员，这些专、兼职档案员在行政上属各部门领导，业务上由档案馆领导，以便及时做好日常档案的收集、整理、立卷，最后移交档案馆(室)的暂时性工作。
第五，建立必要的规章制度，使档案管理按规范化动作。新校的档案工作虽在起步阶段，但原有各单位在档案的业务管理模式上有较为可行的规章制度，这些原有的模式或规章制度，为新校档案的科学而规范管理打下了良好的基础。新校档案管理运作前，要博采众长。继承和发扬原有规章制度的科学部分，建立和健全新的管理运作模式，使档案的鉴定、收集、保管、利用、编研等各项工作按规范化、科学化的规则运行。通过以上措施，可以为合并后的高校信息整理提供借鉴，进行信息的整合，为以后的信息管理以及信息查询提供方便。
参考文献
[1]李敏.高等学校档案管理现代化问题初探[J].山东省青年管理干部学院学报，2004，7（04）.
[2]徐玫.关于建立高校档案管理信息网络的若干思考[J].广东工业大学学报，2003，9(03).
关键词:电子档案;档案管理;高等学校
一、高校档案管理现状
纵观近几年高等教育发展情况，如表所示，2007年相较于2006年，高校(含普通高校和成人高校)数量增加了十所，学生总规模增加了两百万左右，高校教职工人数增加了十万;而2008年相比于2007年，高校(含普通高校和成人高校)数量增加了三百多所，学生总规模增加了近两百万，高校教职工人数也是以万为单位递增;连续三年，高校数量、学生及教职员工人数都呈稳定持续增长态势。
每年，数以千万的档案变动、更新、维护，确实是对档案管理工作的巨大挑战。根据2008年9月1日颁布的《高等学校档案管理办法》，高等学校档案是指“高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录”。高校档案记载着学校的教育历史，更是全校师生员工德、能、勤、绩和学校教育教学活动的真实记录，具有重要价值。这就更体现了档案管理在高校工作中的重要地位。
具体地看，全国高校档案管理现状还存在着以下几个方面的特点:
第一，工作量大:由于高校的独特环境，每年都有大量学生、教职员工的档案数据变动，录入或者迁出，全国每年变动的各类档案都是以千万计，加上就业、继续深造等各种情况，档案的变化呈现数量大、变动频繁、跨区域调度等特点，加上其他档案的维护、保存，都需要消耗巨大的人力物力。
第二，电子信息化程度有待提高:信息技术是高效的信息处理手段，但是目前在档案管理过程中还没有完全发挥其优势。高校档案主要还是以纸质档案作为保存媒介，电子信息管理只是起到检索、交换、备份等辅助功能。电子化档案的推广仍处于起步阶段，管理工作人员对自动化软件的选择和使用还未能充分发挥计算机和计算机网络在档案管理中的作用。
第三，档案管理操作的标准化程度不高:由于各个高校结合自身具体情况所设定的制度、规范存在差异，导致各高校之间对于档案管理操作的步调不够一致，甚至存在极少数相互抵触的情况，这就为档案管理工作的效率带来了障碍。
第四，远距离传递频繁:由于学生入学、转学、毕业以及就业等情况每年都会发生，学生的流动性强，所以档案也经常需要远距离传递，跨省市、跨地区甚至跨国调用都是时常出现的情况。
以上是各高校档案管理工作中比较突出的特点，也是档案管理工作效率提高的瓶颈所在，后文将继续就以上特点结合电子化档案管理进行应用分析。
二、电子档案管理的利弊
1.电子档案在现代档案管理中的优越性
首先，依靠计算机强大的信息处理能力，能大大提高工作效率。相对于传统的档案管理工作，档案的抄写、用笔用字的规范、统计、存储都需要耗费大量人力，同时还容易疏漏出错。采用信息技术可以使文件资料收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得十分方便，同时也具有很高的可靠性。
其次，通过电子文档的方式存储文件档案，可以实现档案的充分交流与共享。传统的纸质档案调档搜索繁琐，对于远距离共享或调度也十分不利，造成信息更新效率降低，文件信息查找困难等。利用信息化手段，高效的办公自动化软件可以实现档案的体系管理，索引更灵活，搜索查找更快速便利。还可以根据不同要求实现分类、搜索、排序、过滤等操作，使文档的管理和调度更便捷。
此外，以电子文档形式保存的档案文件，其保存方式和对环境的要求较传统纸质文档要低。由于传统档案存储媒质为纸张，环境中的温度、湿度以及微生物环境都可能影响其存储寿命，所以在存放过程中对环境的要求较高，防潮防虫等工作都是必不可少的。同时，大量的数据消耗纸张，不利于环境保护。而现代的电子文档的存储方式多样，DVD光碟、闪存U盘、硬盘，存储量大，1GB的存储卡就可以存储5亿字，相当于近1000套《三国演义》;且储存时间长，受外部环境影响小，具有很强的稳定性。
最后，采用信息技术还能提高文件传递速度和安全性。普通闪存的读写速度都是以MB/s为单位，这样的速度是传统书写无法比拟的;存储卡体积小重量轻，两个手指就能轻松移动，如果传递记录着5亿文字的纸质档案，这是无法想象的。在安全性方面，高校档案经常涉及异地传递等远距离传送，文件在邮递过程中丢失等情况时有发生，导致一些重要文件的遗失，信息在调用过程中的丢失或延误，都给档案人员归档和其他人员检索利用造成很大不便。所以充分利用网络进行共享传递，能够有效提高文件的安全性和时效性。
2.电子档案在应用中的风险
当然，电子档案也不是万无一失的。事实上，电子档案在存储和使用的过程中，都存在着一定程度的风险。
(1)电子档案存储的安全性。由于存储设备具有高速读写速度，倘若被盗取，受侵害的程度将远大于传统媒质。另外，由于信息化手段采用统一字体、统一标识，丧失了手写汉字的特征性，不利于真假鉴别，受侵害的文件不易被发现。由于网络的风险性存在，通过网络的远距离调用存在信息被修改、被盗用等风险。由于高校保存的档案多是学生、教职工的关键信息，安全问题不可忽视。
(2)电子档案数据的完整性。对于传统的手工文件，一次的笔误或处理失误，其影响范围有限，而且容易在后面的录入过程中被发现。而批量处理的文件，一次处理的文件量极大，一次误操作就可能造成大范围的结果受影响。此外，文件多处于开放状态，更新不及时，便可能造成信息丢失。另外电子文件结构复杂，存储方式多样，在各种方式转换中也容易造成信息的缺失。
(3)电子档案的长期可读性。电子档案的信息存储在不同的介质上，信息的存储和读取都需要特定的设备，造成了信息对软硬件的依赖。当前电子技术发展迅速，计算机软硬件的更新换代速度快，如果兼容性不够好，也可能造成信息的丢失，从而直接缩短了电子档案的寿命。
三、电子档案管理在高校档案管理中的应用
针对电子档案在实际运用中所涉及的风险问题，可以采取以下措施进行预防:
第一，加强电子档案存储设备以及网络的安全性。首先，保障存储设备的安全，专机专用，定时进行软硬件更新升级，定期对设备进行管理维护，保证存储设备的良好状态;定期对存档文件更新备份，防止文件在意外情况下的丢失;还可以通过网络防火墙、身份验证、数字签名、病毒预防以及档案及时备份、严格规定读写权限，加强电子档案在存储处理过程中的安全性，确保电子文件在存储、传输过程中的安全、保密，预防电子文件被其他用户非法访问和随意删改，应当不断改进现代化管理手段，努力提升馆藏档案的安全保护水平。
第二，规范操作流程，杜绝档案在操作过程中的风险。首先加强人员的职业道德意识和安全操作规范培训，使档案管理员具备较高的职业操守，同时通过规范的操作，杜绝在人员操作的过程中存在的漏洞。其次，尽量统一各单位档案存储的格式、处理软件，防止文档在格式转换或者由于软件兼容性问题被损坏。
第三，为了保证电子档案的寿命，使用多种媒介手段进行备份存储，同时及时升级和更新存储技术，保证文件存储的安全性和可读性。严格控制管理人员的权限，做到职责权限同步，防止由于管理人员操作时对其他信息造成的无意删改。
四、结论
在这个高度信息化的时代，信息技术无疑为档案管理，特别是数据量大、更新频繁和远程需求大的高校档案管理注入了新鲜血液。继续采用传统的手工方式已经无法满足高校规模发展的需要，只有把工作重点放在信息化管理，网络资源化建设，充分利用信息高速路的优越性，才能使高校的档案管理更健全、更高效。
参考文献:
[1]教育部.2006年全国教育事业发展统计公报.2007.06.08.
[2]教育部.2007年全国教育事业发展统计公报.2008.05.05.
【关键词】高校评估；高校档案；管理；发展
跟随着时代的发展，教育已经深深地进入人们的心中，人们更是对教育有着更大的要求。从所周知，目前全部高校的工作重心是教学.在高校里面，高校评估不仅仅是教育教学评估的主要组成部分，还是用来衡量跟提高一个高校的教学质量。在学校的教学管理和教学实践以及各种其它的活动中，能够进行保存下来，并且还有着价值的文字、实物图表和声像等许许多多的载体的资料文件，这就是所谓的高校档案。一个学校的实力凭证，它的真正核心是高校评估。高校评估也是见证与描述一所高校历年以来的建设与发展。本文对高校评估目前的状态进行分析，谈论当前我国教育的高校评估对高校档案管理有何重要的影响，以此引出以后高校的发张与前景。
1.高校评估与高校教学质量的关系
一个高校的教学质量要想得到提高，必须要做好高校评估，这是一个最重要的管理手段。经过我国教育部多年来所探索的、实验以及论证总结出来，开始决定从2003年起，我国将要执行五年一轮的普通高等学校的教学评估体制的制度，这是对我国全部的普通高等学校进行一次评估。目前我国高校教学评估的主要类型有4种：（1）进行教学的综合评估（2）进行教学的专业评估（3）进行教学的课程评估（4）进行教学的教师评估。目前我国高校普遍进行的评估形式主要有：课程是否合格、课程评估是否重点、课堂的档案材料是否完整和是否真实，这些都是我国目前高校最普遍的评估形式。这些工作的进程会影响到评估最后的准确性。程度直接影响到评估结果的准确性。
（1）高校评估工作的起点是档案材料
高校档案的形成主要是由教育的从事、教学党政的管理以及其他教学的各项活动。高校教育评估的主要信息是根据教育一定的目标和搜集学校教学的一些信息。这样学校才能客观全面的评价其学校的办学水平和教学质量进。如果学校的评估工作要保证得到客观的真实，必须要做到进行各项评估工作的时候，一定要充分的依赖于档案的作用，所以，要想搞好教育评估的基础，就必须做到完整、系统和准确地收集好高校档案。
2）高校教育评估工作的重要凭证是高校档案
最普遍的使评估的高校得到接受的做法，一般是以馆藏的档案资料为基础，然后根据评估的要求，对其中的档案资料进行必要的补充、加工和整理等一些基本的操作，进而可以按照评估指标体系的框架，把合理的档案资料陈列在一起，这些将成为该学校本科教学工作的缩影，可以全面、系统地反映学校本科教学工作情况，以便提供专家的查阅。这些做法极大地发挥了档案资料在高校本科教学评估工作中的重要凭证价值。本科教学评估指标体系的特点是内容全面、内涵深刻，因此准备专家评估材料将是本科院校在教育评估工作中需要完成的一项艰巨的任务。要做好这项工作，必须地有档案资料的支撑，那些通过评估的高校都是凭借档案，才使得评估工作得以顺利进行的。
（3）高校评估对档案管理的巨大影响
一般在高校评估中，档案工作不直接纳入评估指标体系的。并且我们在高校评估的检查过程中，评估组不会直接跟随着《高校档案管理规范》的规范，来进行对原始的档案材料的收集和整理，相反的，它会直接按高校的评估指示，进行查阅、搜集、复印、汇编学校的背景材料。由于这样的评估体系跟评估方法，对管理高校档案带来了一些不必要的不利影响。检查高校评估，这本来对档案工作可以受到重视就是一件好事，但是到了一些高校或高校的某些部门却使得它们变了味，在他们的眼里档案管理只是临时的任务，认为如果把档案搞好就是为了应付临时的检查，上级向下级要什么，下级就要为他们准备什么，说到管理，许多部分高校现在已经开始实施了。可是我们都知道，教学档案它不仅仅是属于文件类的，它还有包括学籍档案、学位档案、试卷、论文等许许多多的专业的档案.因为没有对高校档案进行统一的整理。目前的现状，我国的教学档案管理手段是非常的滞后.这样严重影响了评估档案的结果。
2.高校档案以后的发展
目前，我国的高校档案还存在以下的问题：（1）高校档案的材料没有准备齐全（2）高校档案材料没有达到原本要求的规范。（3）高校教学档案的管理手段相对还是比较的落后。高校评估给高校档案的工作带来的有压力、动力，还有许许多多有利的启示。高校档案是高校评估活动对高校教育工作的认证，高校评估在对学科、专业、课程、师资队伍等方面的情况进行验证认可的同时，事实上，它也在偷偷的对高校档案工作的正常运行的质量进行了验证。高校的管理手段和管理所谓效率，以及管理队伍建设的情况都受到高校档案的影响。所以，建设高校档案管理工作的自评机制，不仅仅可以加快档案管理的现代化进程，还可优化档案管理的人力资源。在以后的发展道路中，我们做好高校档案的管理以及做好高校评估的工作。
总之，随着我国社会的快速发展，高等教育事业的发展和教育改革也得到了不断深化，高校评估与高校档案有着紧密的联系，管理在教育评估工作中的重要。个学校的好坏都是要通过高校的评估，而这评估的好坏要受到档案管理的影响。为了学校学校的名誉，每个高校对高校档案做到详细、真实、完整和准确。
参考文献：
[1]张药.新时期高校档案工作人员素质建设新论[J].学理论，2010（6）
[2]梁容梅.浅析高校评估对档案工作的促进作用[J].广西财经学院学，2008，21（5）
[3]于雅娟.结合高校评估强化档案管理[J].档案管理，2009（4）
在如今的计算机技术和网络信息技术综合发展的背景下，高校的档案管理表现出了一个信息化发展趋势。因此，实现档案管理的信息化开展工作有利于提高高校在档案管理工作中的工作效率及档案的查全率，使死档变活档，实现档案的真正价值。为了试着搜索和探寻高校的信息化档案管理发展战略，我试着从解析高校的信息化档案管理信息技术发展的重要作用作为出发点。
一、信息化高校档案管理的重要作用解析
?F如今我国的网络信息和相关应用软件的研究和发展，为我国高校的档案管理打下了坚实的基础。从网络时代的延伸和相关档案信息化软件的研发的各方面角度来观察，档案管理的信息化工作是如今档案管理的重中之重，同时本人也对高校档案管理做出了以下几点分析。
在当今我国对于科学技术的研究和信息化储存信息的软件研发上的深入，为我国高校的信息化档案管理的量化和细化打下了非常好的基石。从信息技术和新的档案管理软件研发和发展的角度来看，原始文件的信息化是档案管理的首要作用，为此做了以下分析。
1.高校的信息化档案管理发展能够实现长久的保留档案信息
高校里传统档案管理模式最常用的保存信息形式是使用纸质文件。可是传统的保存方式，有很大的躲避不开的缺点，一方面，需要我们去花费大量的时间对相关信息进行查找；另一方面，容易受到天气和各方面因素的影响。同时，纸质文件在潮湿的环境下非常容易霉变，一旦出现霉变的纸张文件，那么原始文件信息将会不能继续保存，这将意味着一些重要的文件信息很可能会出现无法继续被人们利用的情况。
实现高校的档案管理信息化开展之后，将能够成功备份档案的各方面数据，同时，将档案信息存储在硬盘、阵列等存储设备中，将会大大节省档案信息存储的空间，还改进了档案信息永久存储的可能性，因为电子式的档案信息不受控天气和其他各方面因素的影响。
2.高校信息化档案的加深可以很容易找到相关信息
高校传统的档案管理的方式方法是非常复杂的，使用或访问档案信息往往是通过复杂或者更复杂的过程进行归类或者查找。启用高校的信息化档案管理之后，可以根据关键词查找所需档案信息，另外，操作程序的特点是十分容易。而且，对于档案信息的查找也可以随时随地，不受任何因素的影响。
二、高校信息化档案管理的发展主要方针分析
实现高校的档案管理信息化有着重要的作用和意义，这不仅可以储存高校档案的信息，也是研究高校的档案管理信息化完善和发展的方式，对其他企事业单位档案的管理有促进和完善的作用。
1.着重针对高校的相关档案人员加强专业技能的培训
提升高校信息化档案管理中档案人员的综合素质和专业技能占有非常重要的地位，信息化档案管理工作的深入程度直接影响了档案管理工作人员的综合素质。因此，在实施信息化档案管理的道路上，需加强对在岗的档案管理人员的专业技能进行培训，使他们能够熟练的掌握和操作计算机及其信息技术平台，提高他们使用计算机和信息技术水平来解决工作中经常面临的重要问题的能力，有效地促进我国高校档案管理的信息化发展。
2.在高校的信息化档案管理上加大资金投入，才能推进信息化档案的发展
在信息化档案管理过程中需要具有延续性的资金投入，使软件和硬件设备在更新过程中，能更好的提高高校档案管理水平，促进高校的信息化档案管理过程的快速发展。
3.不断完善与开发在高校的档案管理中的相关软件
在如今的信息化发展进程中，相关应用软件的档案管理也应当被给予相当的重视，对所需软件必须给予充足的配备并及时进行研发和更新，做好研发和更新软件的档案管理，对我国高校的信息化档案管理具有重要的意义。
4.对高校的信息化档案管理发展平台强化营销模式的建立
信息化档案管理平台，可以完善高校档案管理的发展模式，为广大用户的信息需求，提供更好的服务。档案管理信息平台的发展可以提高档案管理的可见性和显著性，并且增加档案管理信息平台的影响力。此外，需要大公司的信息化管理的先进理念和成功经验，以此提高档案管理平台的效率，实现高校档案管理平台的信息化程度。
5.要加强和重视对于高校的信息化档案管理发展的领导
对于高校来说，信息化档案管理发展具有非常重要的意义。必须更加重视领导方向，才能将信息化档案管理作为重要内容开展。第一方面，要注意保密性在档案管理方面的作用；首先，需要有一个安全、干燥和稳妥的地方进行档案管理工作，同时档案管理人员必须及时做好门、窗的加固工作，并确保安全；其次，在档案信息的保密和存储程度方面，信息化档案管理的办公及设备存放场所都需有人全天候看护，并且无关人员严禁进入，如确须进入该场所或相关系统时，必须做好注册和登记工作。第二方面，相关的高校对专门的档案管理人员需要进行定期的专业培训来提高他们的管理水平，使他们能够胜任信息化档案管理工作这个首要任务。
【论文摘要】扩招背景下,《国家中长期教育改革和发展规划纲要》对我国高校教育发展提出了更高的要求。而高校的教学档案工作是其各项工作顺利开展的前提和基础。要使其更具现代化和科学化水平,就必须从档案管理人员及管理部门的整体素质、硬件设备等方面进行提高。那么如何更好地开展高校的教学档案管理工作,本文将试做阐述。
百年大计,教育为本。为提高国民素质、建设富强、民主、文明、和谐的社会主义现代化国家,我国去年公布了《国家中长期教育改革和发展规划纲要》（以下简称《纲要》）,《纲要》为我国的教育发展作了详尽的规划,对我们解决当前普通高校教育中存在的各类问题都有重大的指导意义。
同时,近几年来,我国大多数高校在规模上快速扩张,所带来的教学档案管理问题也是遇到了新的挑战。
一、当前我国普通高校教学档案管理存在的普遍问题
《纲要》指出我国当前教育所存在的问题时强调:“我国教育还不完全适应国家经济社会发展和人民群众接受良好教育的要求,教育观念相对落后,内容方法比较陈旧……” 这也正是我国目前高校的教学档案管理同样存在的问题。
（1）对教学档案管理的重要性认识不足。高校中某些部门甚至是领导,对教学档案管理工作重视程度不够。从机构设置到人员配置,再到经济投入,硬件建设上,难以满足高校档案工作发展所需条件。近年来,随着高校的大范围扩招,国家的投入增加又相当有限的情况下,不少高校只把资源用在与办学直接相关的项目上,而对教学档案管理难以做到按需足额投入。
（2）教学档案管理工作的制度建设有待加强。部分高校教学档案管理制度不健全,相关管理人员不能熟知《中华人民共和国档案法》和《高等学校档案管理办法》等档案管理相关的法律法规,或者未能严格按法规管理档案,档案管理混乱、不规范,导致部分档案材料没有及时收集归档;或者临时收集的材料类别混杂,需要时难以发挥档案服务作用。
（3）教学档案管理队伍人员结构亟待调整。多数高校档案管理人员素质参差不齐,管理意识较薄弱,队伍结构亟待调整。教学档案管理队伍中,真正毕业于档案管理专业或相关专业的人员十分缺乏,大多数来自于学校其他专业的老师,部分人员甚至是兼职管理档案。 他们缺乏档案管理的专业知识和理论素养, 对档案管理的重要性和严肃性认识不足。 对档案管理如何适应新形势变化而进行改革缺乏思考。
二、普通高校教学档案管理的改革思路
随着我国高等教育事业的改革和不断发展,教学档案作用的发挥显得更加突出, 教学档案管理的规范化、科学化、现代化、网络化已成为高校档案管理的重要内容和举措。
如何解决高校教学档案管理面临的这些问题,《纲要》为我们指明了方向。严格教学管理,健全教学质量保障体系,改进高校教学评估”、“做好学生成长记录,完善综合素质评价。”具体说来包括以下几点:
（一）提高对教学档案管理重要性的认识
（1）高校教学档案管理工作既是记录高校教学工作的重要凭证,又是提高高校教学水平的主要途径。 教学档案有利于规范教学秩序,帮助完善教学过程,使高校教师在教学工作中能有章可循,有据可依。这样可以大大提高教师工作的积极性,对教学工作起到一个很好的监督作用。（2）教学档案客观地记录了教师的教学工作,包含教师对每学期所任课程的教课记录 指导学生学习的情况记录 学生成绩的评定记录等,为学校教学评估提供了第一手资料,是高校档案管理中必不可少的一个重要环节。（3）教学档案是高校教学质量评估的重要依据 。高校教学质量评估需要考察一个学校的教学质量如何,教学成绩如何,主要看教学档案收集得是否齐全,教学档案的文字资料、电子文档是否合乎规范。
（二）强调教学档案管理的规范性和流程性
1.明确档案收集的范围和收集主体
建立健全高校档案管理制度,是做好教学档案管理工作的基础。面对高校教学工作中产生的各类档案材料,有关管理部门应该根据档案分类和用途,明确各类档案收集的范围,以提高档案管理工作的效率和效果。
2.制定教学档案收集、整理、归档、登记、保管、利用的流程
高校教学档案是由形成收集、整理、归档、登记、保管、利用等一系列环节组成的,哪个环节的缺位都会给工作带来不便。要保证教学档案产生过程的连续性,必须建立一套完整的教学管理制度,统一格式,规范内容,做到有章可循、有据可依。
（三）提高高校教学档案现代化管理水平
（1）加强高校电子教学档案的管理。随着高校体制改革和招生规模的扩大,电子文件归档与电子档案管理工作成为新时期高校档案工作面临的一项十分迫切的任务。
高校档案部门应该参照国家有关标准制订适合高校的电子文件归档制度,对电子文件采取集中统一管理,根据电子档案的特性,从维护其真实性、完整性、安全性等各方面统筹考虑,制订电子文件的接收、检验、保管、利用、鉴定、销毁制度,加强监督和指导工作,把电子文件归档与电子档案管理工作作为当前的重点工作来完成。
（2）加快高校教学档案信息网络化建设。建设高校教学档案信息网络需要解决2个问题: 一是制定网络建设的总体规划,制定出档案信息网络建设的总体规划,使工程有计划、有步骤、有重点地进行。二是做好档案信息网络建设的标准化。建设高校档案信息网络的目的是保证用户能高效、快捷、简易地获取网络中任何档案数据库中的信息。
三、结束语
《纲要》指出:“全面提高高等教育质量”和“提高人才培养质量”,因此我们要从思想上认识高校教学档案管理的重要性,认真学习《高等学校档案管理办法》,结合高校自身特点,积极配合学校教学档案工作的开展,使教学档案管理工作水平得到提高。使其能更好的为学校教学、科研、行政管理和其他各项工作服务。
参考文献:
[1]国家中长期教育改革和发展规划纲要(2010-2020年)
[2]对加强高校教学档案管理的思考,白雯,甘肃教育201107
[3]高校档案管理时代化对策浅析,李玲,科技创新导报2010/21
关键词：高校档案管理 创新 思路分析
高校档案管理工作为高校各项校务发展以及教学、科研等工作的进行提供了强大的资料基础，随着信息化管理的不断发展，高校档案工作进入了一个新的时期，创新成为档案管理工作发展的主要动力，如何创新高校档案管理工作，值得我们进行思考和探索。
一、高校档案管理概述
（一）高校档案管理现状
当下我国高校档案管理从传统管理进入到了信息化管理模式下，立足于网络的信息化管理模式能够有效提高管理效能，但是传统档案管理的工作结构仍然影响着该项工作的整体发展，各高校档案管理部门都在寻求更科学的管理模式。
（二）创新高校档案管理的必要性
创新是事务发展的不竭动力，对于高校档案管理工作来说，创新意味着从传统的档案管理工作中找到一条迅速发展的捷径，这对高校档案工作的服务价值发挥以及高校档案管理工作的稳步前进是十分必要的。通过创新，我们能够认识到原有档案工作的不足，也能够不断加强自身的管理能力，使档案工作的效能发挥到最佳。
二、高校档案管理创新的思路
（一）创新管理思路
“新”是创新档案管理的基本要求，因此在具体实践当中，必须改变传统的管理观念，树立新意识，即要求档案管理部门整体努力，创新管理思路。管理思路是指导高校档案管理工作的原则，只有管理思路有所创新，高校档案管理工作才能得到根本的改变。首先，要改变原有的档案管理方式和档案管理观念，将原有的储存和管理的档案管理方式、只是当做“藏书”的档案转变为能够发挥服务作用的档案管理以及具有科研、经济价值的资料；其次，要对档案管理工作的价值进行创新，从档案应用出发，寻找档案资料的新价值和应用的新方法，以此作为改变档案管理工作细节的基础。高校档案管理观念的创新，要以事实为出发点，结合具体实际，全面审视和发展档案管理工作。
（二）创新管理模式
高校传统管理模式通常利用行政手段和方式，对本不属于行政范围之内的部门或业务进行干涉，往往束缚了这些部门或业务的发展。进行管理模式创新是高校档案管理创新的又一个重点。在市场经济大潮之下，高校档案管理更应利用现代化的科学技术手段，运用于档案管理工作的实践之中，规范档案的收集和保存，精确化档案检索，对档案管理的结构进行进一步优化，以实现部门工作效率和水平的提高。这是档案管理模式创新的基本目标，也是搞笑档案管理工作创新中的重点。
（三）创新管理服务
传统的档案管理重视档案资料收集和保存，尽管档案具有着为高校提供发展建议的功能，但是大多数高校师生并不重视这些，个人档案的利用效率高于学校校务档案、档案的应用则主要以学生入学、退学以及教师应聘、退休等档案转移为主。高校档案的效用要得到完全发挥，就必须创新档案管理服务，使档案本身变成有利用价值的资料、档案部门则成为提供这些资料、协助师生有效利用资料的机构。
三、对高校档案管理创新实践的建议
（一）积极引进和培养管理人才
要创新档案管理思路，就必须使档案部门全体工作者从传统的工作模式中脱离出来，从创新的角度去审视管理工作，追求工作中的创造性发挥。这意味着高校必须积极引进和培养相关的管理人才，以新鲜血液的注入实现档案管理思路的改进。相关工作人员应破除原有体制的束缚，在考察和选拔人才时，秉承“不拘一格降人才”的原则，将综合能力强的人才纳入档案管理的队伍里来。
（二）积极推行信息化管理
信息化管理是高校档案管理工作模式创新的饿主要途径，虽然目前各高校已经基本实现了档案管理电子化和信息化，然而，创新的管理模式不仅仅是应用互联网进行档案收集或者应用，也不仅仅是改纸质档案为电子档案，用电脑进行档案存储等。信息化管理与其说是管理方法，不如说是一种新的管理模式，将档案管理工作放置于高校校务工作的大环境中，以网络化的思维去思考档案管理工作的改进方向和改进方法。将已经开展的信息化管理工作进一步深化，不断推行更高效的管理策略，都是信息化管理推进的表现。
（三）开展全校范围内的档案管理服务
档案管理是档案部门的主要职责，但是档案服务和应用这是全校师生的权利，利用档案推进高校各项工作的进行，也是相关教师的工作责任。在档案管理服务创新方面，应着眼于开展全校范围内的档案工作宣传，如印发宣传册说明档案资料的可用性以及应用途径，举办档案管理及应用研讨会等，鼓励全校师生和档案管理工作人员积极投身于档案的创新式应用和研究。
四、结语
综上所述，高校档案管理的创新需要从管理思路、工作模式以及服务性发挥三方面入手，提高档案管理工作人员的职业素质、进一步深化信息管理、开展全校范围内的档案服务工作是时间管理创新的主要途径。相信随着档案管理工作的不断发展，高校档案一定能够在高校建设和发展中发挥积极作用。
参考文献：
[1]关玲.浅析信息化时代高校档案管理的创新思路[J].贺州学院学报，2013，（06）.
Abstract: Rapid development which constructs along with Our country University, is getting higher and higher to the university records management work's request, this article in carries on the analysis to Our country University current records management work present situation and the existence question in the foundation, proposed strengthens our country high xian supervisory work the countermeasure to suggest, can promote Our country University records management work by the time to provide uses for reference beneficially.
关键词:高校档案管理改进
Key word: University records management improvement
高校档案管理工作记录着高校发展的方方面面,对高校的科学研究与各项建议起着重要的历史借鉴作用,是高校管理事业的重要组成部分。随着我国现代科学技术的发展,高校档案管理工作进入到一个全新的阶段,同时工作中出现的许多新问题新情况,对档案管理工作提了更高的要求,这需要我们的高校档案管理工作必须与时俱进,改变传统的被动式的档案管理,以开放动态的档案管理工作模式来适应时代的要求,推动高校档案管理工作的更好更快发展。
一、高校档案管理工作现状及存在问题
在过去几十年的发展过程中,高校档案管理工作在基础性工作与档案队伍建设上都取得一定的成绩,学校的档案意识逐渐加强,从业人员逐步壮大,具备了档案管理工作上台阶的条件,但与时代的要求与高校发展的需要还有不小的差距,具体表现在以下几个方面:
1.1档案管理体制建设不健全
由于对档案管理工作重视程度不够,目前我国高校档案管理工作虽然以档案法要求为目标,配备了档案管理的领导机构与工作人员,但制度建设上步伐太慢,档案管理仅仅停留在做好档案收集与记录就算完成任务的程度,在人员的配置、档案管理的具体制度等方面投入力量不足,致使档案管理工作效率低下,甚至出现了一些高校档案资料归档整理不及时,造成档案资料不齐全,查询使用困难的不利局面,严重影响了高校档案管理工作的效率,弱化了档案管理工作应有的功能。
1.2档案管理基础建设不到位
高校建设如火如荼的开展,为档案管理工作带来了许多新内容,为做好高校的档案管理工作,必然需要更为坚实的基础设施做保障。由于长期的投入不足,档案管理基础设施建设历史欠帐太多,目前我国部分高校的档案管理场所明显太小,且缺乏必要的防火、防水的设施,对现代档案管理所需的技术手段投入也处于空白局面,使这些高校的档案管理工作疲于应付,极易造成档案资料的丢失与损坏,影响了高校档案管理工作水平的提高。
1.3档案管理人员队伍建设不利
在我国大多数的高校中,由于档案管理工作没有得到重视,在档案管理人员队伍的配备上,没有坚持科学合理配置,一方面,档案管理人员太少,专业技术人员严重不足,缺少专业化水平过硬的人员队伍;另一方面,多数高校主要以兼职人员来充实档案管理人员队伍,造成人员队伍的不稳定,使档案管理工作的持续性难以保障,档案管理工作的随意性太大,为规范档案管理工作带来了难度。
由于对档案管理工作重要性的认识不到位,导致高校在档案建设与人才配备上投入不足,使高校档案工作存在许多问题。面对着蓬勃发展的现代高校建设事业,档案管理工作已明显落在后面,如果高校档案管理工作的这些问题得不到很好的解决,将严重影响高校的可持续发展。
二、对加强高校档案管理工作的建议
加强高校档案管理工作,就必须进一步加强建设力量投入,以高素质的人才队伍,进行规范管理,紧紧围绕学校中心工作开展档案管理工作建设,具体来说,要做好以下几方面的工作:
2.1提高认识,加强领导
高校的档案管理是高校管理工作的重要组成部分,必须认识到高校档案资源对高校建设重要的信息支持作用,要加大对档案管理工作的支持力度,为档案管理工作的开展提供的便利条件,要在全校形成重视档案工作,参与档案工作的氛围,为搞好高校的档案管理工作提供良好的基础。
2.2完善档案管理工作机制
档案管理工作牵涉部门广泛,内容繁多,必须坚持科学规范的原则,建立完善的档案管理工作机制,进行规范管理、集中管理,对档案的收集、整理、装订、归档与借阅等程序进行严格的制度管理,以制度建设促进档案管理工作水平的提升。特别是要在档案管理的信息化建设上建立健全相关的制度,为高校档案工作的数字化、信息化和网络化奠定良好的基础。
2.3建设高素质档案管理人才队伍
高校档案管理人才队伍的素质高低,决定着高校档案管理水平的高低,要持续加强管理人才队伍的建设,从新进管理人员的加入到管理人才队伍的专业知识培训,再到引入竞争机制,要以全方位、多层次的培养手段,确保高校档案管理人才队伍稳定与素质提升,推动高校档案管理工作向高水平发展。
三、结束语
时展与高校建设的需要,对我国高校档案管理工作的要求有了进一步的提高,必须提高对档案管理工作的重视,不断加大投入力量,以现代化的管理手段和高素质的人才队伍,才能切实提高我国高校档案管理工作质量,为高校的发展做出更大贡献。
参考文献:
关键词 国外高校；档案管理；信息化技术
中图分类号：G472.4 文献标识码：B
文章编号：1671-489X（2016）09-0157-02
学生的学籍档案占高校档案的很大一部分，这直接关系到学生的毕业和就业情况。高校档案管理建设是一个学校成长和发展的运动轨迹，是一个学校多年积累的文化沉淀，是体现一个学校文化和价值的重要表现。但是，国内高校普遍没有认识到档案管理工作的重要作用，工作中仍然存在很多现实问题，所以做好高校档案管理工作是一项长期而艰巨的改革任务，也是实现高校档案管理现代化发展的必经之路。
1 国内高校档案管理的现状
国内高校档案管理工作普遍存在或多或少的问题，这跟我国高校历史发展有着紧密的联系，具体体现在以下几个方面。
1）学校档案管理意识淡薄。高校普遍存在这样的问题，无论是领导还是教师，重视都是教育教学。其实教学和档案管理是相辅相成的，学生的档案反映了学生最真实最全面的资料，教师要想管理好学生，首先应该了解学生的基本情况，才能针对性地解决问题。
2）管理制度不健全。首先，学校对档案的管理工作不重视，也没有制定专门的针对档案管理的制度，更没有专门的档案管理工作人员；其次，没有建立档案管理工作人员的考核和竞争制度，很多高校的领导认为档案管理就是一个办公室文职工作，没有多大的工作压力，也不需要很高的工作技能，所以对工作人员的要求也就相对放宽。正是因为这些不重视，导致档案管理人员工作涣散，积极性不高，甚至出错都置之不理。
3）硬件条件差，管理工作落后。很多高校没有把档案管理作为一项专门的工作，所以在对其投资上就显得捉襟见肘。在信息化的今天，好多学校还是采用比较原始的手工抄录和登记方法，费时费力，效率低下，由此产生的大量的纸张资料不仅不利于保存，还不利于后期的检索和查阅。
在社会转型的今天，高校的档案管理应该作为一种服务来满足各界的需求，不应是被动的服务方式。随着我国档案事业的发展，档案管理应该是公开给每一个合法公民的，不应该作为尘封的文件被深藏在档案资料室，这是彻底改变我国档案管理工作的一个非常重要的理念。
2 国外的高校档案管理
国外的高校档案管理，尤其在加拿大、英国、美国等先进的西方国家的档案管理工作水平都居于世界前端，他们不仅使用先进的计算机等设备辅助档案管理，更是利用信息化技术把档案资料细化分类、整理和归档，使得档案资料分类明确，检索快速省时，保存节能永久，使档案工作更加细致化、信息化，使之真正发展成一种专门的职业。不仅如此，外国的档案管理是面对每一个合法公民的，健全的法制使得档案管理更加公开化。这些特点都是值得我国高校去学习和借鉴的。下面就详细列举加拿大和英国的高校档案管理的特点，以希望对我国高校档案管理工作有所启发。
加拿大档案管理特点 早在1978年，加拿大就颁布了《加拿大内阁关于开发公共文件的指示》的法律文件，为档案管理提供了法律依据。档案的主要形式包括室内阅览资料、电子邮件、档案复制、电话查询等。档案资料公开的合法化是加拿大社会文明的一个重要进步，他们有专门的档案管理人员，档案管理人员有具体工作任务和职能，他们把档案管理工作看作一种神圣的工作。文件中主要叙述了三种公开文件：
1）开放性档案，指公民办理合法手续就可以参阅的文件，一般都是普通的公开的历史或者学校资料等；
2）限制性文件，指在有限的时间或者范围之内才能参阅的文件，这个需要有关部门的审核之后才能够得到有关文件，一般指科学研究文件；
3）保密性文件，指特定的人有权看到的文件，这些文件一般都有保密期限，在期限到达之前一般不对外公开，期限到后便可以作为公开性文件向公众开放借阅。
加拿大的这种档案管理法制化推进了其档案管理事业的发展，使档案管理具有一种必要的公共性。加拿大的档案管理水平也是处于世界领先地位，首先，加拿大投入大量资金，使用先进计算机设备辅助档案管理；其次，在档案的分类、检索、整理工作上也是采用相近原则，使读者能够更快更准地找到自己所需要的档案资料；最后，在档案管理的细节上，加拿大做得也比较好，缩微工作制度化、现代化，使得档案管理工作更加具体化。
英国档案管理特点 英国档案管理的特点主要在于它的服务性。英国利用一切可以获得的资源为大众服务，包括查阅文件、复制资料、公开发行和举办展览等。具体体现在以下几方面。
1）档案管理的亲切、贴民。在英国，档案管理作为社会发展的一部分，是社会文明发展的必然产物。作为社会的文化机构，档案管理部门在档案管理设施上更多考虑服务大众，在许多档案馆里面都设置了残疾人通道，为读者免费提供纸张和笔，为读者提供安静温馨的阅读空间等。
2）档案管理的方便、快速。在英国，可以利用一切联系方式和档案管理机构取得联系，并且可以询问档案资料的相关问题，档案管理机构会及时回复并且会做详细解答。这种快捷的服务方式使得英国档案管理快速发展。
3）档案管理的公平、平等。英国档案管理规定无论什么学籍、身份、年龄、地位，只要是合法公民并取得合法的手续，都可以查询资料。
虽然英国档案管理注重对公众的服务，但是其管理制度也是十分严格的。首先，资料的性质决定其公开程度，并不是所有的档案资料都是公开给大众的；其次，对获取资料的人员都有专门人员审核资质；最后，对待资料的查阅和复制，不能随意地将档案资料原件带出。
虽然英国的档案管理已经处于世界领先水平，但是英国仍然在不断改革，其服务核心理念是“利用信息技术的服务方法围绕大众设计”，使公众能够全面了解并接触到学校文件和新闻信息。这一理念的推出，不仅为英国高校档案建设指明了方向，更为档案管理的信息化服务做出了明确的指导。
3 国外先进的档案管理对我国的启示
加拿大和英国的高校档案管理的鲜明特色，为我国高校档案的建设提供了重要借鉴。加拿大档案管理的制度化启示档案的合法性管理，要制定相关的法律法规来规范档案管理机构和管理人员的工作；英国档案管理的信息化启示注重对档案管理的硬件投入，加大计算机设备和技术的设置和更新。社会在进步，我国档案管理信息化进程也在不断推进，因此，国内高校首先应该树立“以人为本，服务大众”的理念，逐步建设高校档案管理系统，分层整合档案资源，丰富在档档案资源数据库，建立信息化档案管理系统，做好资源检索和查询工作，采取个性化检索工具引导和帮助需要的用户查询资料。
我国的高校档案管理水平与其他先进国家的差距还比较大，必须结合自己高校档案管理的实际情况，借鉴其他国家档案管理的先进制度和优秀的管理经验，不断探索和推进档案管理信息化进程，那么我国高校档案管理的信息化和现代化将会指日可待。
参考文献
[1]李琴.论高校教学档案管理中的主要问题及对策[J].湖北第二师范学院学报，2011（4）：133-134.
(一)工作程序缺乏统一标准难以形成制度化
1.高校办公自动化系统与其档案管理系统互不兼容
高校办公自动化系统与其档案管理系统互不兼容导致电子档案无法归档；另外目前高校办公自动化系统种类繁多，高校与其二级学院的档案管理相对独立，因此许多关于档案管理的应用程序均由二级学院自行设计与维护。这样就导致在高校内部无法实现档案材料的共享及其管理程序的标准化、规范化，高校间可以公开的档案材料的共享与交流更无从谈起。
2.高校档案管理中可以公开的档案材料无法实现开放管理
通常高校珍贵的档案材料是不允许查阅及复印的，但是对于那些可以公开的档案材料(如科研项目、学校发生的具有历史意义的重大事件等)由于缺乏相关的机制无法向其他高校及全社会开放，导致许多有价值的档案材料无法共享。
(二)高校档案管理中工作程序方面弊端的解决方案
1.高校办公自动化系统应与其档案管理系统相互兼容
高校二级学院在自行开发与设计档案管理的应用程序时一定要兼顾学校相关办公自动化系统，在设计前由档案管理者上下协调、充分沟通，使两者能够兼容互不冲突，实现高校内部档案材料的共享及其管理程序的标准化、规范化。
2.对高校档案管理中可以公开的档案材料实现开放管理
高校档案管理人员首先要对档案材料进行分类管理，如按照科研课题、建筑工程项目、人事档案、高校重大事件等分类保存；然后再把上述档案材料分成可以开放使用与不可公开使用两大类；最后把它们按照日期顺序进行排列，便于日后检索。另外要对可以对外开放的档案材料的获取资格做出相关规定：(1)申请获取相关档案材料的单位或个人必须持相关证明并且说明原因，经本校档案管理部门领导批准后才可以进行检索、复印高校档案中可以对外公开的相关材料；如果想出版上述档案材料必须经档案部门上报学校主管领导批准方可。(2)对于不能对外开放的相关档案材料，未经授权任何单位或个人不得擅自使用。
二、高校档案管理实现数字化、现代化进程中出现的弊端及解决方案
(一)高校档案无法实现数字化、现代化管理
随着多媒体技术、数据库技术、通讯技术、计算机技术、数字影像技术的高速发展，很多单位实现了文档资料数字化管理。但是高校档案管理远没有达到数字化管理的水平，目前就高校档案管理形式来看，通常是利用某种档案管理软件对档案文件材料进行录入、存储、排序等简单操作。
(二)高校档案实现数字化、现代化管理的方案
高校档案管理应该采取电子化方式，把各种载体形式的档案文件材料全部转化为数字信息形式，然后把结构化的档案信息存储到关系型档案数据库中，应用计算机等硬件设备进行管理；利用互联网进行链接，实现高校内部、外部档案信息资源共享。这样有效避免了纸质档案文件容易丢失的弊端，节省了大量的存储空间；由于建立了档案数据库，所以检索相关档案材料更加便捷，提高了高校档案管理工作效率。
三、高校档案管理进程中的安全问题及解决方案
(一)高校档案管理进程中的安全问题
目前高校档案材料的保存主要有纸质版本与电子版本两种方式，两者除了需要稳定、安全的档案管理环境外，对于电子版本的档案材料来说还面临着其它的安全问题，如电子数据在传递、接收过程中容易失真，电子数据极容易丢失，电子档案材料容易被窃取，互联网易被病毒攻击等安全问题。
(二)高校档案管理进程中安全问题的解决方案
高校档案管理进程中安全问题的解决方案主要包括以下四项内容：1.首先要有一个安全、稳定的档案保管环境，另外档案库房还要满足防潮、防强光、防盗、防高温、防火、防虫、防尘、防鼠等“八防”要求。2.电子档案传输中时常利用E-mail，其安全解决方案主要有SoftwareComPostOffice、send-mail、LotusNotes等几十种，它们可以在很大程度上保证E-mail传输内容的安全。3.建立安全的电子档案管理系统平台，利用专业的安全工具发现电子档案管理系统的漏洞，及时修补漏洞，解决安全隐患。4.高校档案管理者的计算机必须进行相关身份认证后才能使用，对于不能公开的档案信息必须通过授权才能获取，对需要传递的档案材料必须采用加密技术。
四、展望
[关键词]档案管理信息化 网络化 信息服务体系
档案工作的根本任务和目的就是科学地开发管理档案,提供档案信息为社会服务。高校档案信息资源是我们国家信息资源的重要组成部分。高校档案是高等学校在教学、科研、学生管理、后勤管理、资产管理及其他各项工作中直接形成的具有保存价值的文字、图表、音像等不同载体的历史记录,是学校发展历史的缩影和真实写照。学校档案对于学校推动教育教学改革、深化教育科研、创新人才培养模式、提高教育教学质量、提高管理效能、维护学校权益等方面起着不可替代的作用。衡量一所学校管理水平高低的因素有多种,而档案管理工作就是其中不可缺少的因素之一。随着经济社会和高等教育的快速发展,高校档案工作面临着新的挑战,同时也迎来了新的发展机遇。在信息化社会中,如何适应高校改革的需要,大力做好档案的综合开发利用工作,为高校教学、科研、管理服务,是高校档案工作的根本目的和中心任务。为使高校档案工作与高等教育同步发展,高校档案管理信息化建设势在必行。因此,高校应该积极地将信息数字化技术与档案管理的技术方法结合起来,加快高校档案管理信息化进程。
一、档案信息化的定义和内涵
档案管理信息化是指在档案管理过程中,将档案信息资料通过加工处理,应用数字化原理和计算机网络等信息技术,对档案资源进行科学合理的配置、开发和利用,以实现档案信息资源的社会共享,提高档案利用率。
档案信息化可以从以下几个方面来理解:第一,要实现档案信息的数字化和网络化。第二,要实现档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化。第三,要实现档案信息高度共享。第四,要引发档案管理模式的变革。
二、高校档案管理信息化的必要性
1.档案信息数字化、网络化是时展的要求。
实践表明,数字化档案信息能够让任何一位档案使用者不受时间、空间的限制,在任何地点、时间只需有一网的电脑,就可以进入档案系统查阅所需要的档案信息。高校档案信息数字化、网络化不仅是提高档案利用率非常有效的手段,而且还能提高档案的效率。
2.高校档案信息化是高校管理管现代化的必然要求。
高校档案部门为了提高工作效率,节省人力物力,普遍使用计算机管理档案,这样就形成了大量的数字化档案信息。计算机管理档案可使传统的以纸质为载体形式的档案信息对象转为机读档案,并通过光盘、磁盘存储,不再是纸质载体储存,这样一个高校档案馆几十年、甚至上百年的全部馆藏信息,通过数字化的手段,存储在电脑里,任何个人和机构都能很方便地进行查阅。高校档案信息化、网络化管理是高校档案工作发展的必由之路,是高校管理现代化的必然要求。
利用计算机管理档案,通过网络进行信息传递,不单单是为了取代手工操作,更主要的是用现代化管理手段改造传统的管理体制,其目的是通过计算机及互联网进行收集、整理、编目、检索等。实行科学管理,提供有效服务,充分开发和利用档案信息,最大限度地发挥档案资源的作用,使档案工作的技术水平上等级上台阶,即做到服务现代化、管理信息化。这是网络时代、信息社会档案工作发展的必然趋势,是时代的呼唤。
档案管理信息化不仅具有提供资料的存取和服务的能力,而且还能与国内外网络相连。因此可以为高校内部及社会广大用户提供各种文献数据库的信息、检索服务和咨询服务,实现资源共享,进行学术交流,了解最新动态。显然,当今的档案管理面临着一场大的革新,实现自动化、信息化管理模式的时代潮流势不可挡。
三、高校档案管理信息化建设的主要内容
1.强化档案信息化意识
档案信息化建设需要用现代化信息技术的观念、技术、设备、方法对档案管理业务流程、管理模式进行重新整合和定位。各级档案工作者要转变传统思维,认真看待档案现代化的进程,树立现代化档案管理的意识,学习有关档案的法律法规,学习上级档案部门对档案信息化的文件要求,开展档案信息化大讨论,结合工作实际,进行专题研究,理清发展思路,努力提高工作水平、工作效率和服务质量。
2.加快制定档案信息化建设的标准和制度
档案管理标准化是档案管量现代化和信息化的一个重要环节。各高校应该根据自己学校的实际情况,结合一些已经出台的国家相关标准,来积极制定适合本校档案信息化建设的标准。如网络通信及数据库方面的标准、计算机软硬件系统的标准、网络传输的标准、机读格式标准、著录规则的标准、文献标注的标准等。
3.建设高质量的档案信息数据库
档案信息化首先要从相关硬件和数据库建设做起。物质条件是高校档案信息化的基础和前提。高校档案馆要从实际出发,在充分利用现有设备的基础上,适当购置适合的先进设备。购置时要充分发挥专家的作用,听取专家的意见。既保证设备的先进性,又避免不必要的浪费。
建立数据库的具体做法为:要对原有馆藏传统载体档案通过扫描、加工和处理,进行数字化转换,形成规范化、系列化的文字、声像等档案数据存入数据库;还要同时做好自身馆藏档案机读目录建设,将每年产生的归档文件目录以机读目录的方式存档,并做到齐全完整、真实有效。加强文件目录数据库建设,采集文件级目录数据,建设馆藏档案文件级目录数据库,然后形成全宗目录数据库,进而建立各种专门档案目录的数据库;档案的数字化工作要建设高质量、高水平的全文信息数据库,利用数据库技术,通过对档案信息基础数据库进行挖掘整合,最后在此基础上形成档案基础信息资源数据库群,同时应根据各高校的特色与实际情况,着重推出一批具有示范性的特色数据库,使档案信息资源开发利用服务能力不断提高、质量日益提升。
4.实现高校档案管理网络化
高校档案主要包括了高校在教学、科研、管理等各项活动中所直接形成的具有保存价值的材料,真实地记录高校发展的历史,具有重要的意义。作为高校信息资源服务中心的档案管理部门,应该充分利用校园网,积极开发建设适合于高校档案信息的管理系统,即高校档案信息综合管理软件的开发,做好档案信息的收集、整理、管理、统计和利用服务工作,建立全校性标准化的档案信息数据库,建设数字化档案馆,实现档案管理、利用网络化。使档案管理部门的管理者通过网络可以共享收集到的档案资料,从而形成档案信息化服务的良性循环。
5.加强档案信息的安全管理
提高档案管理者的安全防范意识。高校档案管理者要认识到档案信息是对高校多年来建设过程的一个历史记载,要确保档案的完好无损,对涂改、伪造档案、盗窃档案、丢失或擅自销毁档案等不法行为采取坚决制止或打击;档案管理者要严格规范个人行为,以免给档案信息安全带来隐患;档案管理者要加强设备维护知识的学习,及时对日常使用的杀毒软件、防火墙进行更新和维护,最大限度地避免恶意病毒、黑客的攻击。
加强网络档案信息的安全,一方面对网上公布的信息要严格审查,避免不当的信息和保密内容上网;另一方面要保护上网信息的安全,从进口、传输、使用三方面采取安全保密措施。采用防火墙、安全、权限控制等技术保护手段防止泄密和失密、数据丢失,按照公开信息、内部信息、保密信息的不同,为不同用户提供相应等级的信息服务。同时要加强档案数据安全管理,数据库服务器要采用主用和备用双主机,相互镜像备份,并使用光盘作为档案数据的备份,确保档案信息的安全。
6.加强档案队伍建设
档案工作者是档案管理的主体,是否具备极强的业务素质和相关能力是搞好档案管理工作的关键。为了适应档案信息化建设的需要,必须加强档案部门的人才储备。因此,一方面要引进档案管理专业人才和计算机专业人才,一方面要对现有档案工作者进行针对性的培训,如加强计算机、信息、网络和多媒体等知识和技术的培训。更新其知识结构,提高档案工作者的专业水平。档案人员要不断提高自身素养,恪守档案工作纪律,认真贯彻执行《档案法》,严守党和国家、高校的机密,适应新形势,树立超前的管理意识,发挥其自身的协调能力与各部门建立良好的关系,不断提高自身综合素质。
四、高校档案管理信息化建设的趋势
高校档案管理信息化建设是全国高校档案建设共同的工作,对全国高校档案今后的发展起积极的推动作用,也对高校的各项工作产生积极的影响。因此,应把高校档案信息化建设与发展纳入高校信息化建设的重要组成部分,切实做好相关工作,适应经济社会发展的需要,争取把档案信息化建设与国家和地区档案信息化同步。高校档案信息化将会成为各高校师生查阅信息最全、最新、最方便的场所。伴随着网络与通信技术的不断发展,高校档案部门将会逐步趋向于数字档案馆的建设,未来的数字档案信息将会形成一个巨大的信息空间,档案信息在网络上被传输、检索和利用。
参考文献:
[1]方刚.高校档案管理网络化建设初探[J].中国科教创新导刊, 2007,(25).
[2]马海涛.高校档案管理信息化建设探析[J].山东教育学院学报,2008,(4).
[3]邱艳.高校档案信息化建设的问题及对策探析[J].宿州学院学报, 2009,(6).
[4]贾敏从.高校档案信息化建设相关问题的思考[J].管理观察,2009,(9):124-125.
[关键词]档案管理；信息化；现状；策略
21世纪是一个信息的世纪，随着互联网快速发展，各行各业的信息化程度不断提升，信息化必将成为21世纪的主导现象，影响到行业的各个方面，这对于高校档案管理来说也不例外，信息化的建设成为当前高校档案管理建设中重要内容，对高校档案的管理产生重大影响。对于我国高校来说，应该适应时代的发展，不断提升自身的信息化水平，要跟上时代的步伐，加快档案管理建设的脚步。促进高校档案管理水平的不断提升。
一、高校档案管理信息化建设的现状
我国高校对档案信息化认识不足，设施建设起步较晚，信息化建设的现状不容乐观。
（一）档案意识淡薄
当前部分高校领导缺乏档案管理的意识，档案工作重视程度不够，没把档案信息从资源的角度加以认识，使得高校档案管理长期停留在建档、管档、查档的水平上，许多有利用价值很高的档案材料常年废弃在角落里，忽视了档案信息资源的开发利用，不能形成把档案作为一种资源去使用，给高校档案管理带来很多负面影响。
（二）人员素质较低
目前许多高校档案人员整体水平还较低，在人才结构、知识结构等方面和先进国家的档案管理人员相比差距较大，还不能适应信息时代档案事业的发展需要。既精通档案业务、又懂计算机技术和相关知识的人才非常匮乏，制约了高校档案管理信息化的发展。一些高校的档案管理人员专业不对口，大部分属于兼职的性质，较低的综合素质难以胜任高校档案信息化建设的重任，严重地阻碍了高校档案管理信息化建设的进程，造成一些高校档案管理信息化建设的滞后。
（三）资金投入不足
制约我国高校档案管理信息化建设的另一障碍是由于认识不够造成的资金投入不足，相关的设备和人员配备受到了制约，阻碍了高校档案信息化建设的发展。在档案管理信息化建设过程中，需要投入大量的资金，保证人员技术、硬件、设备、软件系统等方面的配套，同时为了维持这些硬件和软件的正常运转，还需投入一定的资金进行日常维护和集中管理。高校档案管理部门属于高校行政管理的范畴，学校的经费主要投入到教学、科研等领域，对档案管理的投入力度有限，造成高校档案管理经费投入不足，给高校档案管理信息化建设带来不利影响。
（四）网络安全问题
档案信息管理需要正确处理与知识产权保护的关系，做到合理开放和严格保密相结合，这是由于档案本身的特殊性决定的。高校档案信息化建设，提升了档案的利用效率，加强了档案部门与外部间的联系，降低了档案保管与获取的成本，但也相应带来了很多信息技术方面的问题，如电脑黑客破坏、电脑病毒、非法访问等，给档案的安全造成了较大的威胁。
二、高校档案管理信息化建设的策略
（一）提高对档案管理信息化建设重要性的认识
高校档案管理要树立“电子档案”的观念，必须转变档案管理以往只是简单的收集、借阅、整理模式，在观念上与信息社会接轨，要摒弃手工操作管理的观念，树立通过档案管理的信息化来实现档案的自动化管理，认识到档案信息的价值不仅在于储藏，其更大的价值在于传播，通过信息化手段，使档案的传播更为便捷，使档案的价值得到更好的实现，另外，要树立电子档案观念，在当前网络技术的迅猛发展的背景下，电子档案由于其成本低、便于储存和查询速度快等方面的特点，必将取代纸质档案，作为高校档案管理人员，要从行动上跟上文件存储电子化的脚步，通过信息技术实现高校档案管理的动态化和便捷性。
（二）培养高质量高素质档案管理人才
在提高现有档案管理人员基础素质的基础上，高校档案管理部门要重点提升档案管理人员的信息技术方面的技能，加强相关网络技术人员配置，适时进行相关人员的信息化业务方面的培训，提升档案管理人员利用信息化设备的技能，根据档案管理信息化建设需求，通过强大的人才队伍建设，加速高校档案管理信息化进程。
（三）加强软硬件系统和基础设施的建设
数字化设备和网络系统是档案信息传输、资源共享的基础条件，是高校档案信息化的基础设施。其核心是计算机网络，还包括交换机、服务器、存储器、路由器、数据库管理系统等。因此，为真正实现高校档案信息资源共享，必须建立一个全国高校档案信息化网络，运用计算机进行档案的收集、整理、编制，同时利用网络技术实现档案的查找、接收和归还，实现档案信息资源最大限度地社会共享，充分发挥档案信息化的整体效益。
（四）建立档案管理信息安全保障体系
要顺利实施高校档案管理信息化，必须重视高校档案信息化建设过程中安全保障问题，通过投入人员和资金完善各类信息资源安全保障体系，不断提升高校档案管理系统信息安全防范和处理的能力。在制度上，要建立严格的安全制度，对相关管理人员加强安全教育，要通过防范机制杜绝非法操作；在管理上，定期升级、经常维护。在技术上，通过部署硬件防火墙等措施，对档案信息的安全进行周密的保护。
三、结论
随着移动互联网的兴起，信息化建设已成为时展的主题，档案作为重要的信息资料也不例外。当前我们既要高度重视高校档案信息化建设的重要性，也要充分认识其复杂性和系统性。高校可通过提高档案管理信息化建设重要性的认识、培养高质量高素质档案管理人才、加强软硬件系统和基础设施的建设、建立档案管理信息安全保障体系等方法和策略，积极创造条件，采取有力措施推进档案信息化管理的发展，以适应时展的要求，同时提高档案的利用效率。
参考文献：
