时间：2023-01-14 23:47:05
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇纸质档案论文，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
纸张的耐久性取决于纤维素的性质，尽管纤维素在一定的条件如高温、高湿、酸、酶、氧化剂等下，可发生水解和氧化反应，但只要我们在档案保护过程中，注意排除发生两大化学反应所需要的条件，就可以使纸质档案的寿命达到上百年甚至上千年。
电子文件的载体材料是磁性物质和光盘。聚酯底基是磁盘和磁带的支持体。聚酯底基具有易产生静电而吸引尘埃导致卷曲、易与磁粉脱离、伸长后不易恢复等缺点。粘和剂起着连接底基和磁粉的作用，它具有易热胀冷缩、磨损、脱落、粘连、生霉等缺点，直接影响信息再现。磁粉中的磁性氧化物颗粒的剩磁感应强度是记录和再现信息的决定因素，它极易受外磁场影响而导致退磁、消磁等。光盘是利用激光进行信息存取的，它呈圆盘状，由盘基、记录介质和保护层等部分组成。目前光盘常用的记录介质主要有碲、碲合金、硒、碳铝化合物以及一些在激光热效应作用下易产生物化性质变化的材料。这些材料不稳定、易氧化、易与碱溶液发生反应。与纸质档案载体相比，电子文件载体材料的寿命要短得多，一般仅为5-15年。
2环境条件影响的差异
2.1温湿度影响的差异
不适宜的温湿度对磁性载体、光盘和纸张均有影响。对纸张而言，高温高湿，可促进纸张发生水解－氧化反应，加速纸张内部不利化学成分对纸张的影响，也可使字迹材料发生扩散、洇化现象。而电子文件载体受温湿的影响方式截然不同。在温度过高或过低条件下，聚酯底基易膨胀或收缩变形，光盘载体中使用的塑料、铝和多碳材料也会弯曲变形，影响激光束精确定位和数据的读写。实验证明，保存纸质档案的标准温度为14℃-24℃，相对湿度为45％-60％，而保存电子文件的理想温度为16℃-20℃，相对湿度为40％±5％，可见，温湿度对电子文件和纸质档案的影响程度是不同的。
2.2灰尘影响的差异
灰尘对纸张的危害主要是机械磨损纸张、使纸张发生粘结而形成“档案砖”、给纸张带来霉菌等。而灰尘对电子文件载体的损坏主要有物理损坏、化学损坏和生物损坏。物理损坏是指污染、划伤磁盘、磁带、光盘表面，造成记录信息的损毁；化学损坏是指灰尘中所含的化学成分会不同程度地引起磁盘、磁带、光盘载体腐蚀、降解等化学作用而毁坏，造成记录信息消失；生物损坏是指灰尘是霉菌孢子的传播者，也是霉菌的培养基、繁殖地，霉菌分泌的酶和有机酸会损坏磁性载体和光盘，使数据丢失。综上所述，灰尘均可以损坏纸张和电子文件载体。只是对纸张而言，即使灰尘已经对其产生实质性的损害，如磨损纸张、形成“档案砖”、产生色斑和霉斑等，也可通过修复手段在很大程度上恢复其所记录信息。而灰尘一旦对电子文件载体造成危害，载体上所记录的信息可能会局部丢失，在计算机系统上便无法读出原始信息，使电子文件失去保存价值。因此，防止灰尘对电子文件载体的危害有特别重要的意义，在电子文件形成和使用过程中，要采取严密的防灰尘措施。
2.3外来磁场和机械震动影响的差异
磁场和机械震动对纸质档案无任何影响，而对电子文件的磁性载体则是最重要的影响因素。外来磁场作用于磁性载体，能使磁性涂层的剩磁发生消磁或磁化，造成信号失落或信噪比降低，破坏记录信息，影响读出效果。此外，强烈的机械震动也会影响磁性载体材料中磁分子的排列次序，造成剩磁衰减，从而破坏记录信号。因而要防止外磁场的影响，如远离强磁场，将磁性载体存放在有抗磁性的框架内或金属盒内等等，并避免强烈的机械震动。
2.4光线和有害气体影响的差异
光线和有害气体对纸张的危害主要是促进纸张发生水解氧化反应，导致纸张强度的降低。而有害气体和光线，特别是紫外线对电子文件的破坏力更大。有害气体主要是二氧化硫、硫化氢、二氧化氮和氯气等具有酸性和氧化性，在一定条件下，腐蚀、破坏磁性载体和光盘，致使盘基带基老化、变质和磁粉脱落，使电子文件信息丢失。光线能使电子文件载体材料发生光氧化反应，使盘基带基老化，强度下降。同时，紫外线的能量足以破坏磁性载体的剩磁的稳定性，导致信号衰减，影响磁性记录信息的读写效果。
3技术寿命的差异
纸质文件一旦形成，其制成材料—纸张、字迹材料、字迹三者永远结合在一起，它的寿命与其内部诸因素和保护环境条件有关。而电子文件的寿命不仅与其内部诸因素和保护环境条件有关，更与技术革新有关。因为电子文件是通过计算机将信息与载体结合在一起而形成的，必须通过计算机才能识读。一旦技术过时，则载体上的信息就无法读出。技术过时的表现有两个方面，一是技术革新，使旧的存贮技术消失。二是由于商业性的原因，使由单个厂家生产或销售的电子文件设备会由于厂家的破产或改变产品生产而很难找到配套产品。一般说来，大多数电子文件载体的预期寿命都超过了识读它的硬件和软件的技术期限，也就是说，技术过时对电子文件安全性的影响显得更为重要。因此，对于电子文件中数字化信息的长期存取而言，技术过时比载体损坏是更为严重的危害。针对技术过时，欧美国家在理论上提出三种解决办法：将阅读电子文件的设备与软件保存到某种技术博物馆中；在纸与缩微胶片上制作拷贝；将电子文件转换为尽可能中性格式的文档。这三种方法只能是在没有其它更好措施的情况下的暂时性办法，因为随着需要保存的电子文件数量的增大，这三种方法都将花费大量的人力物力。最近，信息专家提出了用标准化的方法，即用国际标准化组织用于连接开放系统的互连标准，使不同系统和不同软件的数据可以进行互换。这种方法不失为解决技术过时的新途径。
4信息保护的差异
关键词：纸质图书，除酸处理
1纸质图书的酸化危机
自古以来，图书的材质历经了甲骨、金石、竹木简、缣帛、纸张等各类基材，特别是珍贵的古籍文献大都是以纸质为传播媒体。论文参考。为了能够使其长久流传，以提供鉴古知今的功能，保存、维护纸质文献则是图书馆工作者责无旁贷且刻不容缓的工作。
纸质文献属于有机类材质，而自然界的有机物，皆会随时间之延长而呈现各种的劣化现象；在图书馆纸质文献的劣化现象中，“酸性纸”特别需要引起我们的重视与解决。纸张是植物纤维均匀分散于水中，经过抄纸网滤水作用得到平面薄片构造，在除水干燥处理之后，纤维间相互结合交织而成者。由于纸中之纤维呈现毛细管现象（一般印刷用纸之孔隙率约40～65％），且制纸用纤维为亲水性物质，故在以墨水书写或用印墨印刷时，墨水溶液会因为毛细管现象而渗入纸层中。
早期，欧洲多采用上胶方式以防止墨水晕散、渗透。自1807年德国发明了以松香－明矾为原料的上胶法后，十九世纪之后所制造的纸张皆采用此法处理，即松香－明矾抄纸。但这种纸张存在着一个问题，即其纸层的纤维呈酸性状态，在空气污染物的作用下，容量引起纸张变质而无法完好地保存。1964年美国维吉尼亚州立图书馆图书修补专家的研究报告证实了酸性纸是纸张劣化的主要原因，他曾收集1425年至1900年欧洲及美国的文化用纸，测定其耐折强度、破裂强度及纸张的酸碱值，而由其测定的结果显示，1700年至1900年所制纸张的酸碱值平均为4.0～4.9，纸张的耐折强度随着酸度增加而呈直线下降，只不过经过100年，纸张之耐折强度已下降到零；15世纪到17世纪的纸张强度则相对的较高，劣化程度较低，由此可见酸性纸自然劣化一直在进行着。这就是所谓的“酸性纸”危机。
2纸张的酸化过程
经调查，导致纸张酸化的主要原因有两种：
首先，是因为采用了酸性上胶法。由于纸中含有硫酸铝（明矾）的酸性，使纤维素引发酸加水分解所致。论文参考。在造纸过程中所添加的上胶剂：松香－硫酸铝，因铝易与其他化合物作用，而使硫酸根残留在纸层中，此种离子性硫酸不易挥发，因此会随着纸的干燥而浓缩，引起强脱水作用而引发纸中有机成分的变质。
其次，是经过自然劣化的氧化作用。例如与空气污染物的硫化物、氧化物或酸化物发生作用，甚至是微生物新陈代谢作用引起，这些均会导致纸质文献的酸化劣解而破坏。
3纸张的除酸处理法
酸性状态下制造的纸张，经长时间后或与大气中的污染物接触，将使纸张的酸度提高。在此状态下，一些酸会攻击纤维壁的碳水化合物组织，且增加酸性成分的大量沉积，时间过久则纤维素受酸水解作用而降解。因此，对于逐渐酸化的图书、文献之保存方法，是将酸性纸中残存的硫酸根予以固定或是进行除酸处理。论文参考。此类图书的除酸、中和处理法多采用各种中和药剂如：氢氧化钡、氢氧化钙、碳酸钙、碳酸镁、醋酸镁等。在此，笔者特介绍三类纸张除酸处理方法，以供同行参考。
3．1水溶液除酸法（Aqueous Deacidification）：为湿式处理法，主要为水溶液的应用。常用者为水、氢氧化钙、重碳酸钙、碳酸钙、碳酸镁、重碳酸镁等。
3．2非水溶液除酸法（Nonaqueous Deacidification）：为干式处理法，主要采用有机溶剂替代水溶液。常用者有醋酸镁、氢氧化钡、甲醇镁及甲基碳酸镁等药剂。
3．3气体除酸法（Vapor Phase Deacidification）：用气体蒸发方式的去酸法。常用者为氨、碳酸环己胺、吗啉、二乙基锌等。
4小结
酸性抄纸法是造成目前纸张文献酸化最主要因素之一，为挽救世界各地因酸化问题而陷于腐朽、溃散状态的古籍文献，除了除酸处理之外，其根本之道，便是无酸纸张（Acid－free paper）的发展与使用，用以保存珍贵的纸质类文献。
随着造纸趋势的中性化，相信纸张文献的劣化会较以前减轻。但问题在于十九世纪末起，迄近年来以酸性纸制印刷的图书、文献，其已劣化的纸质应如何处理呢，这是我们目前急于解决的问题。而对于尚未劣化的图书数据，其保存与维护更是重要。为防患纸质文献的酸化于未然，应立即针对尚未发生酸化的酸性纸张进行中性化的除酸处理，以延缓纸张酸性劣化的发生。
我们不但要用除酸处理法治标，还要用生产中性纸取代酸性造纸治本，希望双管齐下，尽快解决纸张酸化的问题，这样才能减缓纸质文献的劣化速率，而达于延长珍贵文献的目的。
参考文献：
1.张美芳.纸质档案中霉菌代谢物有机酸的分析研究.中国档案,2002(12)
2.王玉玲.现代古籍保护技术的进展与应用.科技情报开发与经济,2008(19)
1学校档案与文献管理的特点
1.1学生信息档案数量巨大
学校的档案大多数都是以纸质形式进行保存，而且即使有电子档案也依旧以纸质为准。规模较大的中高等院校的档案管理工作中，有很大一部分是学生、教职员工的人事档案，另外则是各类资料、图书。中等学校每三年就毕业一批学生，而高等院校与较大的中高职校动辄就是数千人的在校生规模。因此，学校需要保存的学生档案的数量巨大。综合类的高校以及较大规模的高中等学校，基础教育与专业教育对教育资源的需求量也十分巨大。
1.2档案及文献的重要程度高
规模较大的学校，比如一些高等院校保存的档案的重要程度都很高，尤其涉及学历档案与科研资料。当前虽然教育部也有电子数据可以查询学历信息，但是一旦学历学位证书遗失，最终回到学校补办时，还是要以学校存底的档案信息为依据。而高等院校中还保存有大量重要的科研信息，包括硕博士的论文原本、科研项目资料、科研成果等，因此更是不容有失。
1.3重要文献资料使用频繁易破损
学校的文献资料主要集中在图书馆，尤其是高等院校，其图书馆的藏书规模往往很大，老牌院校还保存着一部分数十年甚至上百年历史的珍贵文献和图书。当前中学以下的学校图书馆基本是完全开架，学生们能够随意借阅，不过多数都是较为常见的普通书籍。高等院校图书馆则采取开闭架并行与研究层次权限分级的方式。不过，纸质的重要文献还是直接借阅，因此依旧容易使之破损。
1.4档案与文献查阅不便
由于档案与文献的数量巨大，为了有序保存与整理，往往需要一套复杂的分类与存放管理制度。因此在查阅时，往往需要耗费较多的时间进行查找。而直接借阅纸质档案与文献，当归还时需要重新入库，又需要逐册进行归类，一去一回十分繁琐，不仅查阅者不便，还需要档案管理人员大量的精力。
2档案与文献信息化管理系统概述
国家在1997年召开了全国第一次的信息化工作会议，并于2006年以后开始全面大力推广，其信息化管理体系主要是包括以下几个方面的内容：
2.1档案及档案信息数字化
将借阅频率高、信息量大、重要程度高的纸质档案进行数字化保存与借阅。主要还分为两个方面，即人事方面的档案信息和教育科研方面的文献资料。人事档案如教职工履历信息、职称信息、毕业学生的学历、学位信息等；教育科研方面的文献资料包括利用率极高的通识基础教育书籍、专业书籍、科研资料、科研成果、论文等。数字化的形式有多种，常利用扫描技术、计算机图形文字处理技术等将纸质档案转化为电子档案存储。档案资料进行数字化后，还必须将档案资料的信息进行数字化，即建立目录与索引，才能将体系完善。
2.2档案文献管理的自动化
主要的方式是建立档案数据库，方便人事档案信息的查询、传输、存储。现在已经建立较完善信息化档案管理系统的学校，一般是利用数字图书馆与档案数据库的形式进行自动化管理实现查询、借阅的自助化。数字图书馆一般只在校内可用，为了防范社会上的破坏与恶意利用，一般配合权限、账户与登录线路的限制。利用计算机搜索技术，实现快速查询，利用VPN通道等实现安全下载与上传，配置专门的服务器进行数据的存储。
3当前学校档案文献信息化管理中存在的问题及对策
3.1管理制度落后
当前，有不少学校，即使已经引入了信息化管理系统，仍然采用陈旧的管理系统，多数情况下还采取传统模式与信息化体系并存的方式，尤其是借阅登记等管理，纸质登记与电子记录并存，常常发生两者不符的现象。因此，应该在管理制度上，将能够信息化的手续实现信息化的管理。
3.2管理人员计算机技术水平较低
利用信息化系统进行档案的管理，要求具备一定的计算机技能，比如熟悉电脑数据库软件的操作，维护人员更要有信息安全与计算系统维护方面的专业技能。同时，他们还应该具有较高的职业操守，对待档案管理的工作能够认真细致、耐心谨慎。不过，当前多数学校数字化图书馆与档案数据库依旧是原来管理传统档案的人员进行管理，计算机数据库技能上普遍偏低，难以发挥信息化系统管理上的优势，而且在信息安全上存在一些漏洞。
3.3缺少通用性较强的数据库系统软件
论文摘 要:高校继续教育培训工作的快速发展，使得各类公文、档案数量激增。且由于教育培训的特殊性质，需要很频繁快速地调用各类文档，这增加了管理的难度。而引入电子文档有效地解决了这一问题。由于种种原因，电子文档在高校并没有统一规范。随着信息技术、网络技术的深入发展和教育培训工作的需求，相信必然会一步步实现完全的电子化、信息化。
近年来，高校继续教育培训进入了一个快速发展期，随着其规模的不断扩大，在其内部产生了大量的公文和档案。由于教育培训领域自身所独有的特点，使得管理者对公文、档案的存取、调用要求更高。如何高效地处理这些公文以及有效、及时地使用这些档案，是目前高校教育培训工作中面临的一个重要问题。由此，文档的电子化成为迫切的需要。而随着信息技术、网络技术的发展，电子文档以其操作方便、传递快捷、存储空间小、信息容量大等特点，具有传统文件无法比拟的优势。在电子文档大量产生的同时，如何保障电子文档的有效利用，已经成为人们所关注的重要问题。
一、概念及特性
文档，即公文和档案，公文是档案的前身，档案是公文的终结。电子文档即电子公文和电子档案，电子公文是由办公自动化系统生成，电子公文流转结束后就进入了归档环节，形成电子档案。电子文档就是单位在日常运作中创建、流转和最终生成的能为计算机识别和处理，并可在网络上传递的代码序列，包括文字、图表和图像等电子化文件。电子文档存储密度高、容量大、体积小，通过互联网技术可以在极短的时间里从任意地点进行查阅、调用，管理方便。但电子文档必须以计算机为媒介，对设备依存度较高，而且易于修改、复制、传播。
二、教育培训文档电子化的意义
(一)高校教育培训公文电子化的意义
高校教育培训的公文包括请示、资产请示、收文、报文、大型活动审批、合同审批及管理、信息审核及、通知、各类函件等，要求时效性强，需要准确、快速地完成。如果使用传统的手工方式完成，则费时费力，且易出差错。依靠网络信息技术对文档进行高效有序的电子化处理，通过电子公文传输、交换、共享，加快了公文流转速度，提高了办公效率和资源利用率，实现了跨平台的数据信息交换和信息共享，使各个层面的工作有机地联系起来。
1．办公效率大幅提高
电子公文与纸质公文的种类、要素、工作流程、归档等基本相同。高校教育培训工作的日常内部公文处理流程包括拟稿、审稿、定稿、签发、分发、催办、归档等，上级来文则有收文、登记、传阅、催办、督办、归档等，原来依靠传统的流转程序时，就拟稿、审稿、定稿程序就会反复几次修改，若是碰到领导出差的情况，只能等到领导出差回来才能签批，出差几天等几天，再呈报到下一位领导时，可能又因为别的原因而延误了批阅。这些严重地影响了公文流转的进程和速度，制约了教育培训工作的开展。而电子公文相比纸质公文来说方便、快捷、智能，依靠计算机强大的信息处理能力以及网络，不受时间和地点的限制，只要有互联网，随时随地就可签批。即使领导在大洋彼岸出差，也可以使用互联网络及时登录办公自动化系统签批公文。而且办公自动化系统具备了提醒和催办功能，从而极大地提高了办公效率。
2．加快了文件传递的速度和提高了安全性
传统的公文流转方式在向上报文或向下级部门发送纸质公文时，中间要经过很多人工操作环节，才能到达相关部门。因受时间、空间限制，阻碍了公文信息的效用。而且靠人工在传递过程中，遗失的情况时有发生。而电子公文通过办公自动化平台，利用计算机网络技术功能，无论是在制发上传文件还是向下级信息，都会在短时间内以点带面的形式信息，减少了中间环节，大大缩短了公文流转的时间，及时地传递了信息，其时效性能高的优势是纸质公文不可比拟的。而且杜绝了文件在传递过程中丢失的情况，大大提高了文件传递的安全性和时效性。
3．响应低碳、环保、节约的号召
采用无纸化办公的方式进行电子公文的流转，除了让大家“省力”，极大提高工作效率之外，还大大减少了纸张的使用。除此之外，还大大减少其他如印刷、笔墨等办公费用。这无疑是对倡导低碳环保生活的响应，为建设环保型、节约型社会贡献了一份力量。
(二)高校教育培训档案电子化的意义
1．提高档案管理工作的质量和水平
传统型档案以手工管理为主，这种管理会因人的水平、能力、责任心等诸多因素使档案管理工作质量和水平产生很大差异。而电子公文转化为电子档案后，其管理虽然也依靠人的作用，但这种管理是以计算机为工具，按档案管理规范的要求进行编制开发的专用数据库，任何人进行操作和管理，其差异都很小，从而提高了档案管理工作的质量和水平。
2．文件信息得到充分交流与共享
多年来，高校档案一直采用柜架式保存和目录式管理，不仅占用了大量库房空间，而且查阅、利用非常不便。其管理、查询与利用需要在库房中进行，无法做到信息共享，更谈不上交流。这使得大量信息闲置于文件柜中，不仅造成资金和资源的浪费，而且原件容易损毁，还造成文件和信息查找困难。同时，由于传统意识的影响，国人对档案的重视程度不够，大部分人忽略了它的意义，而高校教育培训的档案管理有其独特的特点，即查询调用的需求非常频繁。档案电子化后，档案管理由案卷级可以深入到文件级甚至内容级，可以多用户共享档案信息，通过办公自动化平台，根据用户的不同职责设置不同的权限，分级共享信息。而且足不出户便可查阅有关的目录、索引和全文，既方便又快捷，使信息得以充分交流和共享。
3．便利的检索功能提高了档案文件的利用效率
在查阅纸质公文时要根据时间和空间顺序在公文档案中进行查找，如果年代久远则十分麻烦和费力。而高校教育培训档案电子化后，通过计算机网络技术功能，键入相关内容的关键字、词或类目、时间、地域等进行模糊或精确检索，就可以在几分钟内搜索到相关档案信息，并且可以保证很高的查全率和查准率。
三、存在的问题及当前应对方法
电子文档的普及为我们的工作带来了极大的方便，为高校的持续发展做出了贡献，但是在应用中还存在诸多问题尚需解决。以清华大学继续教育学院为例，在向上级报文时，还是只能使用传统的手工流转程序，整个高校在整体上并没有实行电子公文，也没有统一规范，二级院系只是各自为战，电子公文仅仅在院系内部使用，出了院系的文件流转还是只能依靠传统的纸质公文流转方式完成。在财务方面，报销凭证还是需要纸质文档且需领导签字才可生效完成报销，电子文档不具效力。另外，由于印章和签署是文件生效的主要标志，对一些具有凭证作用和法律效力的文件必须以纸介质形式保存。
鉴于以上原因，文档实行“两套制”是有必要的，即纸介质与磁、光介质两种文件一起归档，形成内容相同的两套档案。对于只能是纸质文件流转的工作，事后再利用扫描仪等设备转化为电子文件进行存储。这也是纸质文件向电子文件过渡过程中必须坚持的原则。虽然电子文件大量产生和应用，但它的法律作用和凭证作用尚未取代纸质文件的地位。从历史和现实两个角度看，以纸张为主要载体的传统型档案和以电子文件为代表的新形式档案，都会同时并存。而且按照国家档案局的要求，电子文件必须与相同版本的纸质文件一同归档。
四、结语
总之，文档电子化是信息时展的必由之路，是高校教育培训发展的需要，是高校档案向信息化管理的必然趋势，也是提高高校管理水平和管理质量的重要手段。它革命性地改变了延续几千年的传统公文传递方式，其应用亦必然会越来越深入和普及，必能大力促进高校教育培训工作信息化的快速发展。而其完全电子化不可能一步到位，在工作中要力求分步实施，突出重点，讲求实效，持续发展和实现。
参考文献
[1]杨中元.电子公文在高职院校办公室工作中的应用[J]. 职业， 2009，(15).
[2] 徐东升.信息化中电子文档的管理[J]. 成功(教育)， 2007，(10) .
[3]马学华.高职院校电子文件管理应关注的主要环节[J].办公自动化， 2009，(6) .
一、计算机业务档案实行计算机管理的必要性
教师业务档案，是学校教师在教育、教学过程中取得具有价值的材料。它真实反映出教师的教学水平和自身的素养，以及教学管理部门和学生对教师的教学水平的评估、评价等。随着社会不断发展，对每位教师教学水平、教研成果、评审考核业绩越来越严格，评估项目越来越细致。导致档案的收集、整理等归档工作越来越重要、越繁琐。为使教师业务档案管理更有效率，不可再用以往只有纸质的工作方式，而应采用结合纸质档案和计算机管理的教师业务档案系统软件。以手工为主的档案管理不仅消耗人力、物力，而且查找率低。实行计算机管理，大大地提高档案加工、存贮、传递的速度和质量，对于检索更为方便、快捷，很大程度上提高了档案的查找率。如，一旦上级部门要提取符合某一条件的所有教师的信息，我们可以通过教师业务档案系统，非常方便地查询出符合相关条件的教师资料，使得工作效率提高很多，而且不易出错。只有用先进的计算机科学管理思想，用现代技术装备档案工作，才能使学校教师档案管理适应现在的社会需求。
二、教师业务档案的基本内容
教师业务档案是教师教学水平的真实记录，是衡量教师能力的重要依据。档案的内容必须经过严格的审查，并留复印件做为纸质文档。结合我校开发的教师业务档案系统，谈谈教师业务档案的基本内容。
1.基本信息
真实地反映教师最基本的个人信息，包括姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、政治面貌、工作时间、简历、毕业院校、所学专业、最高学历、最高学位、学术专长、职称、职称评定时间、学历、专业技术职务任职资格证书、教师资格证书、年度考核、家庭成员等内容。从基本信息中可以看出一名教师的从教历程，充分了解教师最根本的信息，让使用者一目了然。
2.教学情况
每学期所带班级期中期末考试成绩情况、学生的评价、学期评价。更为细致地反映教师教学成绩及态度。
3.培训情况
教师是终身学习制的，因此继续教育是教师学习的主要途径，是教师业务水平的参考资料。
4.教学论文
凡是在报刊、杂志上发表，参加各种论文竞赛获奖的都应归档。它们是衡量教师教研非常有份量的见证。
5.科研成果
除论文外的科研，如，课题研究、获奖作品等，经有关部门认可后，也都应入档。它们是教师科研最有份量的凭证。
6.奖励与荣誉
教师在教学过程中、在社会活动中所获得的奖励及荣誉，是对教师在教学过程和社会活动中的肯定，得到大家的认可。
7.教学检查情况
不定时地对教师的教案、听课本、作业批改的检查。可以有效地反应教师的工作态度，更好地促使教师全身心地投入工作。
8.评优课情况
公开课是教师每学期都要开展的活动，它是评价教师教学水平、提高教法及经验的重要措施，具有观摩和参考作用，因此公开课的情况应系统的收集。
三、教师业务档案的价值
1.教师业务档案为教师职称评审提供了有用的资料
教师的职称评审是一种专业技术评审制度，是对教师在一段时间内所取得成绩及表现的总体评价。教师所取得的以上内容的成绩及表现，都会由专人来记录到教师业务档案系统，电脑资料可以及时、快速得到更新。它真实地反映了教师的教学情况、培训情况、教学论文、科研成果、奖励与荣誉、教学检查情况及评优课情况等相关信息。因为每次职称评审的名额有限，我校每年教师申报职称之时，都会先通过学校内部的评审，而教师业务档案可为之提供至关重要的相关资料，作为他们业绩的凭证，客观反映教师的相关情况。由此可见，教师业务档案是很重要的，是一个教师业绩体现的基础，也为教师提供了一个公平竞争的平台。
2.教师业务档案是学校学术水平的体现，同时为学校教科研提供必要的资料
教师业务档案中客观记录了在职及退休教师所取得的教科研成果情况，是学校学术水平的总体体现，不仅为学校积累和保存了历史文化财富，也是学校软实力的象征。通过教师业务档案系统软件，可以快速反映出学校整体的软实力。学校教师业务档案系统是网络版的，故而只要有网络，可以随地随用。每次上级部门来检查，学校必将教师业务档案系统呈现出来，这样可以非常方便，非常快速地体现出学校的学术水平，以及统计相关的资料，如，统计获得省级以上奖励的教师情况等。
3.教师业务档案提高了教师的积极性及教师之间的竞争意识
教师业务档案系统可以全面地反映学校教师所取得的各类成绩及教科研情况，而教师们都可以通过上网，来查询和统计自己和别人所取的成绩。可以清晰地看到自身一路发展的历程，从中提取经验，促使自己更加进步。一旦落后于别人，无形之中产生了一种压力，这样才会不断地去提升自己，充实自身的实力。特别是这个激烈的竞争时代，教师实行了聘任制，如果落后就会被淘汰。而教师业务档案系统，就像一块明镜，时刻提醒自己，衡量着自己的能力和成绩。
四、结束语
教师业务档案是学校档案的不可缺少的一部分，同时也是学校软实力的有力表现，是学校一笔重要的财富，也是教师本身的财富。对于现在的信息时代，把计算机技术应用于教师业务档案中，是社会发展的需要，是一种趋势。通过信息技术，形成教师业务档案系统，可以将教师业务档案最有效率地发挥出最大的作用。
参考文献
关键词：电子档案，问题，对策
信息技术的飞速发展和广泛应用使人类生活的各个方面发生了巨大的变化。计算机应用与办公自动化和自动化工程设计，已产生了大量的CAD或公文性电子文件。由此引起的对电子文件和电子档案的管理，是档案工作者面临的新问题。电子文件被广泛地认识和应用，成为势不可挡的潮流。计算机的普遍应用，电子文件的大量产生、信息高速公路的建成，为缩小档案保存空间，快捷传递交流信息，搞好信息服务，实现信息共享，无疑将会带来极大的方便，同时也给档案工作带来了一系列的新情况新问题。
1.与传统相比较，现代的档案工作发生如下的主要变化
1.1档案载体的转变
在管理活动中，电子文件以其快捷的进度和传递速度逐步取代了纸质文件。电子图纸也以手工制作所无可比拟的优势大量出现。通过计算机辅助设计使产品图纸的设计、存储、查询和修改变得快捷又方便。例如生产或开发一项较大项目的产品就需要产生上万份的图纸，而其中许多又要承袭老产品的大部分成果，因此电子图纸显示了其比纸质图纸更旺盛的生命力，保存电子图纸要比保存底图方便、省时、省力并且有意义得多。免费论文。
1.2企业档案的分类变化
旧有的关于文书档案、科技档案、产品档案、基建档案、会计档案、人事档案等传统分类方案将被打破，取而代之以信息集成系统中各个管理模块、流程的设置。一份完整的档案信息分散在几个管理系统中，计算机依照规定指令根据工作目标随时设立和调整类目。各企业档案信息的分类不尽相同，但可以肯定的是计算机管理过程中档案分类更能贴近管理的需要，分类也将更详细、更科学、更规范。
1.3档案接收和保管上也有所改变
在电子环境中，如果档案人员不积极介入文件的形成和保管过程，文件很可能不存在或至少不可能被鉴定、保存、编目或者提供利用。这就是说档案人员如果不进入到信息集成系统中去，则很难掌握到信息的核心部分其至接收不到档案。
无时无刻不在产生的电子文件、电子图纸使档案工作者再也无法坐等档案的最后形成与归档了。他们必须在产生电子文件的源头就行驶档案的监督指导职能。参照国家有关文件制定出本单位的《电子文件管理办法》，提请信息集成系统的编制人员在其系统的设计和运行过程中加入电子档案文件的鉴定、归档、保存、利用等档案管理内容。档案工作者要在专业人员的指导下学会运用专门的档案信息接收管理平台，要懂得如何控制和维护档案信息资源的有效性、可靠性和实时性，掌握电子档案信息的收集、管理。
此时企业档案的保管也不再只以卷盒和柜架为装具，更多的经过档案人员鉴定归档的企业档案信息将存入“虚拟库房”。
2.电子档案工作面临的问题
2.1电子档案原件的真实性问题
电子文件很容易被删改，且改后不留任何痕迹。在使用计算机形成文件材料的过程中，拟稿者无法留下自己的笔迹，单位负责人也无法在形成的文件材料磁盘上签发，日后难以确定该份材料是否具有真实性和权威性。免费论文。即使有人出于自己的目的将软盘中存的内容进行删改，也难以发现和确定。
2.2电子档案内容的保密性问题
用网络的任何终端设备都能索取到存储在某一个设备上的电子文件。另一方面，一个终端上的电子文件也可同时发给若干个网络终端。对于在一段时间需保密的内容或限制提供利用的内容的安全保密问题，带来了极大的威胁。
2.3电子档案保管的长久性问题
随着办公自动化的不断深入，好多单位将会实现无纸办公，所有的情况、决策、信息存储在网络中，人们只要操作一下键盘就可以得到所需的信息。这种方法确实为档案的归档存储简化了程序，也方便了利用，但是一旦网络突然瘫痪或被毁，如出现“黑客”问题，遇到病毒问题或其它方面的故障，电子文件可能会在一瞬间同时消失，造成难以弥补的损失。
2.4档案管理软件的统一性问题
计算机软件研制大大落后于硬件的发展，远不适应各方面存储的需要，档案系统各地区之间、单位之间不使用统一软件，势必会影响到互相之间的利用以及全国的联网。
3.建议采取的对策
3.1尽快培养精通计算机技术的档案专业人才
培养一批既懂档案业务又精通计算机专业知识的人才已是档案部门的当务之急。当前要在加强全员计算机知识培训的同时，通过招考、送出去深造等渠道选拔、培养高、精、尖计算机管理应用人才，使他们不仅精通计算机技术而且熟悉档案业务，热爱档案事业，不仅会操作而且会设计程序，能够开发软件。
3.2建立健全维护电子文件真实和安全的法规
在电子文件的形成、处理、归档、电子档的保管、利用等各个各环节，信息都有被更改、丢失的可能性，即使拥有完美的信息安全技术，也需要有相应的管理措施来保证其得以实施。因此，建立健全相关法规和管理制度，对于维护电子档案的原始性、真实性，保证其安全具有重要的意义。要通过法律形式将电子档案的保管和利用标准规定下来，使人们能够自觉的遵守这些规定。免费论文。同时要通过立法确认电子文件、电子档案的法律凭证作用，确保国家档案行政管理部门依法管理电子文件和电子档案。
3.3制定科学、合理、严密的电子档案工作标准和规范
随着电子文件的大量产生，迫切需要建立一套科学、合理、严密的电子档案管理标准和规范。将电子文件的形成、积累、整理、鉴定、归档工作和分类、排列、保存方式，用标准和规范确定下来，使电子档案从诞生之初就得以科学、有序、规范的管理。这是摆在档案部门面前的一项重大课题，也是迫切需要解决的基础性工作。
3.4研制开发数据格式标准统一、可以互相兼容的档案管理软件
建议由国家档案局牵头，研制开发适应档案管理现代化软件，并在全国档案系统统一推广。我们盼望国家档案局能把该问题列为工作重点，以此带动全国档案系统现代化管理水平的提高。
办公自动化的广泛实现，信息高速公路的建成，对传统的档案工作是一次巨大的冲击，必将促使档案工作从管理方式和管理手段上进行一次彻底革命。档案部门要尽快认清形式，采取有力措施，从工作重点和方式上来一次大转变，从人才和技术力量上来一次大储备，以勇敢地应对信息时代的挑战。
关键词：档案管理；高校档案；归档；利用
一、问题提出
档案是最早产生的文献之一，是现代社会信息的重要门类。高校档案是学校发展的重要组成部分，是学校发展的一部分，又要与学校发展共进，同时在学校发展中发挥独特的作用。它由具有保存价值的各种文字，图表，声像等构成，因此作好档案管理工作，是档案利用的前提。档案实体管理分为收集、整理、保管、统计等工作环节，随着档案的信息化发展，很多传统的纸质档案逐渐被电子档案替代。档案机构在收集档案之后，须对档案进行详细的整理， 对档案信息进行有效的整合， 并采取多元化的利用方式，为社会提供良好的实践服务，因此档案的收集及立卷就成了一项非常重要的工作。
二、高校档案分类具体工作
档案工作由校长领导，纳入高校整体规划，建立健全的档案机构、档案库房，由高校各部门选出兼职档案员，每年由兼职档案员整理移交给档案机构的档案工作者，并立卷入库。
高校档案主要分为五大类：学生成绩、论文、名册等为教学类；学校行政、党群部门产生的文件、会议纪要归为党政类；财会档案、学校申请的科研项目及基建部门的相关资料；学校派遣相关人员出席的国际会议，考察、讲学，聘请的境外专家、中外合作办学，港澳台专家、学生等材料归为外事类；其次为出版及声像类。下面，分别对各类档案的归档进行详细探讨。
（一）教学档案
教学工作是学校工作的重心，它担任着重要角色，教学档案是反映教师和学生教学的情况及对学术成果的肯定，具有一定的保存价值。由于过去学校对档案的不重视，使得学生成绩混乱、缺失等不规范化的归档，给档案的利用带来了极为不便，也给学校及学生造成了负面影响。随着档案知识的普及，高校各部门对档案工作逐渐重视，通过档案管理工作者对各学院的指导及协助，教学档案形成了一套规范化的归档流程。各学院每年对学生成绩按班归至档案馆，学位论文以学院为单位进行归档，最后由档案工作者对成绩进行编目、装盒、输机；学位论文则实行一人一盒制。在利用教学档案时，直接在档案管理系统里输入相应的信息，查询到档号，取出档案，从而提高了档案利用的效率。
（二）党政档案
党群行政档案包括学校各行政单位每年产生的文件，是评价党群、行政工作和档案工作的依据。党政档案包括人事处的聘用合同，审计处审计资料，党政机关形成的文件，会议材料，政府部门颁发的文件、法律法规以及一些有参考价值的文件。具有永久和长期保存价值的文件材料必须准确、签章手续完整，发现问题及时补救。
党政档案的文件资料为原始件，按时间顺序排列。批复在前，请示在后；正文在前，附件在后；结论在前，依据在后的归档原则。
（三）基建、科研、财会档案
基建档案是高校校园中各种建筑物，地上、地下管线等基本建设工程的规划、施工等活动的记录，是评估基建工作和档案工作的依据，是反映项目建设的全过程。包括基建文件、施工技术文件，施工合同、设计图纸、投标文件等。基建档案按项目组卷，剔除重份，图纸采用“手风琴”式折叠。
科研档案是反映高校科研成果的依据，包括科研管理、科研准备、申报奖励等文件。与国内外合作的研究课题，经学校批准申报所获得的各项成果，均应由兼职档案员整理移交给档案工作者。
财会档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等材料，是记录学校经济业务的史料。由专人按照财会档案移交清册所列的内容逐项交接，并签名盖章，任何人都不得私自拆封或抽换。最后档案工作者对财会档案的保管期限定期对旧的财会档案进行专业销毁，销毁单位出具销毁凭证。
（四）外事档案
外事档案是学校对外合作的桥梁，它由出国、出境资料，专家聘用合同，学术交流涉外教育等材料组成。高校外事档案能真实反映学校对外合作与交流的全过程，是支撑本科教学水平提高的依据。在归档过程中需去粗取精，概括整理出高层次的档案信息，分类整理、装盒，对同一性质的档案进行文摘汇编，以便于不同的利用。外事档案的查阅须由单位开介绍信，持本人身份证，登记后方可允许阅看。
（五）出版、声像档案
由学校自行编辑出版的学报、学术刊物以及出版的样书、审稿单交由档案工作者统一编制目录，对于出版合同、原稿则由部门建立出版社档案分室，高校档案馆指导协助。
声像档案是指被计算机识别，按一定格式存储在磁盘、光盘上的电子档案，如照片、视频等。电子档案能节约能源，节约档案占用空间，易于管理，不易丢失，可以提高工作效率。随着档案信息的网络服务，电子档案已成为高校档案归档的趋势。因此声像档案应选择声音、图像清晰、完整，体现主题内容等因素的材料，按载体类别、年度、保管实体顺序编号，打印或粘贴实体说明标签、档案目录、保管期限、制作单位及时间。
三、结语
高校档案机构是学校出具档案证明的唯一机构，因此做好档案的归档是档案利用的支柱。档案开发利用已经成为了不可缺失的信息资源，加强档案的开发利用，实现资源共享。档案工作者需指导各部门形成一个规范的归档流程，在立卷中，编制好目录、档号、备考表等，这将有利于档案的高效利用。同时，应加强档案的数字化建设，将重要的纸质档案制作成电子档案，方便查询，为纸质档案的不确定因素提供了备份。在人才资源开发上，成立熟悉档案业务及计算机操作的复合型人才，加强档案工作的指导、监督工作。各级领导对档案工作的重视，使高校得以稳定、健康的发展。
参考文献：
一、电子文件定义及其特点综述
二、电子文件对档案业务管理工作的影响
1传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象，而应用计算机后，电子文件取代了以往的文字材料，它是由拟稿者直接写在磁盘上，并在磁盘上进行修改，一经形成后，马上存贮到办公信息数据中，由档案人员、技术人员所共享。这就使得文件与档案之间不再有明显的界限。纸质档案的管理工作经过长期实践，已总结出一套工作流程及方法、原则，如文件的立卷归档制度。文件的归档立卷工作是档案工作流程的起点，也是文书工作和档案工作的结合点，文件形成后，由文书部门收集立卷后，交档案部门管理，一般一年归档一次。而电子文件随时产生，随时更改，存贮在计算机磁盘或光盘中。因此，它对计算机有很强的依赖性。如果归档，必须以磁盘或光盘的形式移交，归档范围也不能只是“办理完毕，具有保存价值”的文件，还应包括该文件的读取软件甚至操作系统。
2由于电子文件信息与载体的可分离性，档案实体分类也可能将被概念分类整理所取代，因为实体分类的结果只能体现一种属性联系，这种单线排列的方式是手工操作管理档案的需要，但在当今电子文件的环境中，文件的形式特征和内容特征均发生了变化，电子文件可以通过计算机系统进行迅速、有效、多角度的整序，不再需要对它进行象纸质文件那样的分类整理。不同的用户可以根据不同的需要，利用办公自动化系统对电子文件进行自由组合分类。
3由于电子文件的保存价值同时取决于其自身价值和可读性，其鉴定的方法、内容、标准均将发生变化，原有的档案价值理论分析范围也将扩大，要分析电子文件的读取软件甚至操作系统。根据传统的档案价值鉴定理论，文件应根据其凭证价值和参考价值确定保管期限，而电子文件一方面由于制作方便，将产生比以往更多的文件，另一方面由于用户的需要，信息和数据不断地修改和补充，因此很难划定固定的保管期限，况且目前电子文件的凭证价值尚无法律保证。因此，其鉴定、管理方法亦无定论。此外，由于电子文件信息载体的特殊性，其保管方法、要求以及检索和对外利用等方面也与纸质文件有许多不同之处。
三、电子文件对档案学理论的影响
1对档案本质属性的影响
原始记录性是档案的本质属性。这种原始记录性一方面表现在档案的内容上，另一方面表现在档案的形式上，如当事人的亲笔手稿、领导者的亲笔签署等，都表现出真实的原始性。也正是档案的原始记录性，才使得档案区别于图书、情报、资料等其它信息，而具有法律凭证的作用。在办公自动化系统中，电子文件从起草、修改到印发都在计算机上进行，它便于修改、便于复制的特性，使得最能体现档案原始记录性的内容与形式特征不复存在。电子文件是计算机文字处理系统中的最后一个文本，没有草稿与印稿的区别，也没有正本与副本的差异，甚至文件与档案之间很难划定一条人为的界限。人们可以在机器上随时方便地复制电子文件，这样文件是档案的前身，档案是由文件有条件地转化而来这一档案概念就变得难以理解。电子文件的原始记录性和凭证作用如何确定电子文件能否作为档案是否具有法律凭证作用等等，便成为档案界的一系列新课题。这些课题是电子文件能否转化为档案的关键，也是赋予档案本质属性新的内涵的客观需要。
2对档案来源原则的影响
来源原则包括两个方面：从外部来看是尊重全宗，从内部来看是尊重原始顺序。目前，随着大量电子文件的产生，后者愈益受到普遍关注。传统的观点认为源于来源原则的档案检索系统必须一律建立在文件形成者或信息提供者的组织机构及其文件的基础上。只有根据其来源，从形成者的法律责任和行政管理的角度看问题，才能正确整理和理解档案文件。而电子文件在形成过程中，不再严格对应于现存的机关、组织、机构这一现象而产生，人们可以根据需要随时对文件信息复制、修改和重新组合、打乱或破坏文件的本来顺序。因此，要确定档案的来源，不可仅局限于寻找一个恰切的定义，或仅要求完整地保护全宗与文件系列，按照原始顺序进行整理等，而必须正确说明档案的原始联系，了解在整个生命周期中文件组合的变化，应随着客观实际的变化，丰富和发展来源原则。
3对档案学理论研究内容的影响
档案学理论研究的内容是由研究对象所决定的。以往的档案学理论研究是以纸质档案为主要对象，电子文件出现以后，档案工作的对象发生了变化，其理论研究的对象自然也就发生了变化。原有的一些定论、模式将被重新审视，原有的管理思想、管理原则将得到更新和补充，原有的档案学科体系也将得到充实和完善。所有这些研究课题都应围绕电子文件来开展。如电子文件的整理排序技术、信息安全保护技术、计算机病毒防治技术等等，都将成为档案学理论研究必不可少的内容。
四、档案界所应采取的对策
1做好归档电子文件的技术处理工作，实施电子文件管理战略。新型文件材料的归档势在必行，这就要求档案工作者必须深入到现行文件工作领域，对产生的大量电子文件的接收、处置乃至存储工作进行指导，保护电子文件的原始信息，了解文件信息重新组合的来龙去脉。也就是说，通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件，即只能读不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥社会效用。
2解决好电子文件的保存问题。以化学磁性材料为载体的电子文件，从理论上讲能够长期保存，因为它的信息读出是无接触式的，不存在磨损。电子文件记录在介质层上的信息被密封在塑料保护层内，不怕外界磁场的影响，不会直接受到空气中的灰尘、水份及有害气体的侵害。但是，由于电子文件形成的时间短，缺乏实际贮存的验证，所以，电子文件中原始信息的长期保存问题是有待档案工作者进行深入研究和探讨的重要课题。目前，对于长久保存的电子文件，需要定期进行复制，以防止信息损失。
3使档案管理向立体化方向发展。以前的档案管理是呈直线状态的，随着人们对利用服务工作的重视，使利用工作和其它基础工作构成一个平面。这种平面结构只反映纸质档案的情况，随着电子文件的介入，档案种类在增加，其基础工作和利用工作也都具有各自的个性。因此，在原有平面结构基础上，又增加了一项档案信息载体内容，就构成三维空间，形成了立体化的管理结构。
关键词：医疗机构 电子文件 档案信息化管理
中图分类号：C93 文献标识码：A 文章编号：1007-0745（2013）05-0338-01
一、医疗机构实行档案信息化建设的优点
一个典型的事务型办公自动化系统包括文字报表处理系统、公文处理系统、档案管理系统、会议管理系统、轻型印刷系统、行政事务管理系统、系统维护等几个主要模块。而文书档案管理系统做为其一部分，在医疗机构领导决策、医疗机构管理和业务处理等方面发挥着日益强大的功能：
1.检索快捷，提高了工作效率。现代网络系统提供了方便快捷的管理手段和检索工具，在文件归档、信息检索利用、档案立卷等方面极大地减轻了文书档案管理人员的劳动强度，增加了归档质量，提高了检索速度和准确度。在手工操作中存在的文档积存现象，立卷缺漏问题，可以得到即时修改。与传统纸质文件相比，电子文件具有信息与载体的相分离性，信息流包含着更广泛、更快速的逻辑关系在四通八达、紧密联结的网络载体上高速运行。
2.实现信息共享，提供高效服务。在原始的手工操作管理中，往往存在大量信息闲置在文件柜中，文件和信息查找费时费力。随着计算机网络技术的发展，档案的管理提升到文件级，管理更加体系化，文件的内容属性和目录属性可以合并存在，调阅文件保证了较高的查全率和查准率。
3.电子文档较纸质文件的优越性。随着大容量移动硬盘的开发，电子文件的无纸化储存成为现实，新的文件载体存取方便快捷，具有可复制性，传输速度快，传输距离不受限制。储存时间长，对温度、湿度、氧化等外部条件要求相对降低，易于保存。与传统的纸质文件存档相比，储藏占地也极大压缩。
4.成本节约。医疗机构文书档案担负着各级领导公文分类、转递、归档以及医疗机构重大事件、重要活动原始资料记载收集等工作，是医疗机构管理历程的见证和有效凭据。传统的纸质文件的传阅方式、手工操作费工费时，储藏、保养均要占用较多建筑、电力和人力；远程传输、传阅成本较高，且在传阅过程中易将公文损坏或遗失；还要相应地建设大规模的档案馆并配备恒温恒湿设备以及防护措施。网络电子收发文、微机建档立卷则大大提高了办公效率，由传统的纸质文件的“串行”传阅变为以网络为基础的“并行”甚至是“放射状”模式，节约了时间，减少了人力、纸张等成本支出，极大地方便各部门之间公文的传送与信息共享，医疗机构各部门的联系更加简便快捷，高效低耗。
二、目前医疗机构档案信息化建设面临的问题
1.电子文件保密性能弱化。在形式上，电子文件对储存软件有较大依赖性，在不同载体相应有不固定的的形式；在内容上，反复复制、粘贴、存盘的过程中很容易造成误操作，而且人为修改电子文件不但简便，而且修改过程没有任何记录。在技术上，为每一份电子文件加盖公章或签发领导的亲自签名也难以操作，判断电子文档是否原件也就无法完成。在网络中传输的电子文件也会受到计算机病毒、黑客入侵等干扰，保密性无法达到纸质文档的水平。
2.医疗机构网络平台的维护不足。医疗机构档案具有较大复杂性，目前的网络平台在兼容性上难免顾此失彼。加之缺乏高水平的网络管理员，或者档案管理者的水平还不能适应日新月异的计算机网络发展水平。在微机终端、网络传输、服务器存储等过程中，计算机黑客的入侵、网络病毒、网络事故都对档案信息安全构成严重的威胁。
3.电子公文、电子签名等法律问题。公文电子签名、电子签章、电子指纹认证等在技术上已经日趋发展成熟，但其法律效力的规范化、标准化还远远没有达成共识。导致目前电子公文权威性、公信度受到影响，尤其是在将其作为法律、法规、政策依据提供使用时效力更难以认定。在医疗机构管理的实际工作中，虽然文件的网络传输、归档、立卷逐渐成为现实，但仍无法摆脱对纸质文件的依赖。
三、医疗机构文书档案信息化建设的问题解决方案
1.规范体制，统一标准。标准是信息共享的前提，它关系到档案工作能否良性、持续地发展。没有标准的档案管理系统是难以与其它管理信息系统相衔接并共享信息。因此，要做好医疗机构档案的信息化管理工作，首先必须规范文档管理体制；电子文件的管理由档案部门负责，电子文件形成部门要提供协助和支持。目前我院档案如文书档案、人事档案、财务档案、设备档案、科技档案等前期管理属于不同的管理部门，档案室对文件的前期控制往往难以开展。我院传统的档案接收方式是逐年接收，很多合同、协议在形成文件的部门分散保管时往往容易遗忘丢失。而在办公自动化的文档管理系统，电子文件向档案部门移交以逻辑归档形式，在网络上实时进行，有效地保证了电子文件的及时归档。其次要制定业务流程标准。建立健全电子档案管理制度，明确文件处理、归档管理流程和著录要求，统一电子文件格式，确保电子文件的有效性和完整性。三是统一技术操作标准。在进行系统设计时，应使用兼容性强、应用性能好的软件系统，并对相关技术参数、技术标准进行规范。
2.加强系统维护和安全措施执行。主要按以下环节展开：（1）估计威胁。（2）明确需要保护的资源。（3）信息安全要达到的目标，解决保险性、完整性、可用性、可控性等诸问题。（4）选择安全原则。（5）估算为安全受到损害所付出的代价。
3.提高医疗机构档案人员的综合素质，培养适合信息时展的复合型人才。档案管理人员应熟悉本机关地位、职能、联系范围、部门设置和工作分工，了解各部门业务活动和有关业务知识，真正做到根据实际工作发挥档案服务效能。
综上所述，医疗机构档案是医疗机构历史全貌的真实记录，医疗机构档案管理与医疗机构的基础管理密不可分。充分利用档案信息资源，将为制定医疗机构工作质量评价、医疗、护理、教学、科研、论文撰写等打下坚实基础，并配合重点专科、学科带头人选拔、科研课题确立等工作顺利完成。作为档案信息人员，应提高业务素质，拓宽知识面、优化知识结构，既要具备档案管理基础知识，熟练地掌握档案工作的基本原则和方法，又要熟练掌握计算机软硬件技术、数字通信技术等，变过去被动接收档案为主动干预和控制医疗机构内部信息的形成和传递，使公文与档案互相渗透、融合，最终趋于统一，直接为医疗机构的医教研工作服务。
参考文献：
[1]叶晓风，《办公自动化》，河海大学出版社，2005，6.
关键词：文秘工作 档案管理 组合
引言：文秘工作多是为企业领导机关服务的，是一项具有辅、事务性和参谋性的工作，主要包括企业的会议、行政事务以及文件处理等方面的工作。文秘工作不是领导工作，也不是业务工作，有其自身独特的规范性。文秘工作和档案管理有着互相依存、互相促进的关系，良好的文秘工作能够促进档案管理的科学性和规范性。将两者有机组合，能够进一步提升办公效率。
1、文秘工作和档案管理中存在的问题
在计算机技术的推动下，档案管理正朝着“一体化”的方向发展，逐步实现了“文档一体化”。所谓“文档一体化”，指的是从文秘工作和档案管理的角度出发，公文从生成、制发到归档管理的过程中，通过运用计算机管理系统，实现文档的生成一体化、利用一体化、规范一体化以及管理一体化，实现文秘工作与档案管理信息资源的共享。但是在具体的工作过程中，文秘工作和档案管理运用的是分块管理制度。虽然其具有一定的科学性，但是也存在一定的缺陷，从某种程度来说，加大了文秘工作与档案管理的难度。
1.1公文原稿不够齐全，没有规范编号
对公文进行处理的过程中，进行原稿的收集和整理工作是其中最重要的环节。在公文办理的过程中还存着公文的办理过程规范，但是在进行归档时，只有公文的定稿，没有原稿或者修改稿。从某种程度上来说，修改稿，特别是经过领导批示的具有很高的存档价值。另外，还存在着归档材料没有进行复印，就对其进行存档，在短期时间内字迹容易变模糊，进而给公文的质量造成影响。
1.2版记设计的不够全面，附件不够规范
版记有利于促进“文档一体化”，实现文秘工作和档案管理部门的互相衔接。但是在日常工作中，文秘工作人员往往对其没有足够的重视。例如在公文中存在着有主题词内容，却没有表明抄送和抄发单位；由于主题词自拟自编、选用不准确，给文件的归档管理、写案卷标题等方面带来麻烦，加大了“文档一体化”操作的难度。我国的相关规范标准对于公文的附件也做出了相应的规定，但是在目前的公文制发过程中，还存在着部分单位企业没有对其进行正确处理的现象，例如，部分公文的附件字样标识不恰当，正文与附件的名称、序号等信息不相同。
1.3纸质没有达到标准，装订不够规范
我国相关的规范标准对公文的规定为：公文所运用的纸张定量在60g/～80g/范围内的胶版状态的印刷纸或者复印纸，纸张的型号为国际上通用的A4纸；在装订时，要求从左侧装订，不能出现漏页、坏钉、散页或者脱落的现象，并且还要确保后背平整等。但是通常情况下，公文所使用的纸张不会着重于关注克度的要求，进而容易造成纸具有质量差、耐折度低的特点，最终导致公文的纸张保存时间不长，就出现发黄的现象。除此之外，公文在进行印刷和装订的过程中，还容易出现掉页、压字、钉脚不齐以及漏页的现象，进而导致公文不具有美观性和严肃性、档案信息不具有完整性。
1.4缺乏熟悉的计算机技术
目前，大部分公文资料还是采用纸张书写的形式，为提高保存质量，公文用纸在材质、大小以及装订方面都有专业要求，实际文秘工作或档案管理工作中，很容易出现此类问题，如纸张质量不合格，易折易破等。随着计算机技术的发展，档案管理或文秘工作开始向计算机化过度，降低管理难度的同时，提高了工作效率。文秘或档案管理人员由于缺乏必要的计算机操作技术，影响了工作质量。
2、如何实现文秘工作和档案管理的有效组合
2.1强化文秘的档案意识
文秘是档案管理的前提，加强文秘对档案管理的重视，有利于提升档案管理质量。文秘和档案管理有机结合，是指应该意识到两者在工作程序上的紧密衔接，而不是将两者具体地合二为一。具体工作中，两者还是要各司其职。若两者没有默契的合作意识，都将会受到影响，加大了档案管理的难度，同时文秘工作缺乏规范性，质量也难以提升。
2.2制定严格的公文办理程序
通过建立严格的管理制度和工作程序，确保工作人员依据严格的标准规范来对公文进行办理。所制定的公文办理程序，要具有细化、简捷以及操作性强的特点。为了有效的执行公文的行文规则，要对审核签发制度进行严格规范，例如公文在印制前所办理的审核手续是否规范、附件和格式是否齐全、规范等。除此之外，在对公文的用纸方面，例如纸质、纸型、纸张尺寸、字体字号、分布规范以及装订要求等方面进行严格的把握。
2.3完善组织机构，制定规范标准
实现公文的全过程管理，要通过合理的管理体制，健全的组织机构以及建设优秀的队伍等方法来加强管理。文秘工作和档案管理要求工作人员必须具备专业性和技术性高的特点，进而组成一个优秀的工作队伍。此外，在我国的相关法律规范中，例如《档案法》、《办法》等规范，对于我国的机关公文进行处理时，需要遵循相关规范所制定的公文格式、原则、收发程序、行文规则以及公文管理的要求和归档工作等内容。要求文秘工作人员要认真的学习，并熟练掌握。
2.4运用先进的设备技术
目前我国已经进入了信息化时代，先进的科学技术的到了越来越广泛的应用。以往的公文文件设备和档案管理工具已经不能适应现代社会的发展潮流。因此，通过充分利用先进的计算机技术，使档案管理实现电子化，并配置相应的先进设备工具，对文秘工作人员进行定期的培训，使其能够熟练、规范的操作设备。
3、结束语
总而言之，无论文秘，还是档案管理人员，都应认识到文秘和档案管理的重要性，将二者衔接好，同时提升自身素质，做好本职工作，以提高工作效率，从而促进档案管理朝科学性和规范性的方向发展。
参考文献：
[1]张艳玲.试论文秘工作与档案管理的相互促进[J].山东档案，2012，19（6）：173-175
研究生学位档案主要是指高校或科研机构在培养研究生的过程中产生的有价值的材料和历史记录。它包含的内容很多，大致有：研究生学籍卡片（或叫作研究生学籍总表）、研究生科研计划书、研究生中期进度及考核表、研究生课程学习记录、研究生社会实践和科研实践书、研究生学位论文开题报告、发表高水平科研成果目录、达到授予相应学位的外语水平等级证书、学位论文、学位申请书、答辩情况表、评阅意见表（含匿名评审意见）、答辩决议等。研究生学籍卡片记录了研究生的个人综合信息和学缘结构，是研究生整体信息的“晴雨表”。它记录了在学习期间的各类必修课及选修课的成绩和学分完成情况，是研究生学习过程的直观反映。研究生科研计划书是研究生攻读硕士或博士学位的基本目标和研究方向，是学位论文的标杆和前奏，一般有导师和研究生的共同参与，是研究生在校期间学习和科研的重要指导思想。研究生中期进度及考核表是对研究生完成必修环节的客观考核，包含对思想政治状况和科研进度的综合考察。研究生课程学习记录是对研究生学习成绩的记载。研究生社会实践和科研实践是对研究生实践能力的考察。研究生论文开题报告、学位论文、评阅意见和答辩决议都是研究生学位水平的直接反映，也是研究生能否获得相应学位的综合反映。
从馆藏研究生学位档案的内容看，学位档案内容存在“多样性”和“学术性”的特点。所谓多样性是指研究生学位档案所包含的内容涉及教和学两方面的记载，涉及研究生指导教师、研究生指导小组、匿名评审专家、校院两级学位评定机构等，学位档案的参考价值大，能够客观地反映出研究生综合能力和学术水平。所谓学术性是指研究生学位档案基本上都是围绕研究生学术论文的学术价值而产生的，无论是开题报告还是中期筛选，都是对研究生所从事的研究课题的直观反映，而学位论文正是研究生对所研究课题的创新性思考和实践，无论是基础理论的推进还是现实命题的发掘，都是科研成果的重要资源，都是科学研究的重要积淀和学术积累，是推动科技创新的重要信息来源，具有重要的借鉴作用。
二、馆藏研究生学位档案管理中面临的困境
1.周期性存储的限制。馆藏研究生学位档案一般都是在研究生完成整个培养过程后才能逐渐形成，目前研究生培养年限最低需要两年的时间，一般都需要三年甚至四年的时间，研究生学位档案的形成是逐渐形成的，如学籍卡片是对研究生整个培养过程的记录，只有在顺利通过答辩后才能形成，而科研计划书则往往在研究生培养之初就完成了，两者相隔的时间很长。有的档案材料是不断完善并逐渐形成的结果，如学位论文的撰写和定稿。而学位档案材料之间是互相衔接的，缺少任何一个环节，都会对学位档案的真实性产生不良的影响。一份完整的学位档案材料需要完成研究生培养的整个过程才会形成，因此，研究生学位档案形成的周期较长，很多原始的档案材料很容易因保管不善出现丢失现象。在馆藏研究生学位档案的实践中，经常会出现因为丢失而不断补充材料的情况，造成数据的真实性缺失。
2.存储方式单一。研究生学位档案的存储一般都是以纸质版的形式存储，受存储时间和空间的限制较大。现状是：一方面随着研究生教育规模的扩张，研究生人数不断增多，由此造成了大量的学位档案的产生。另一方面研究生学位档案包含内容繁多、门类复杂、材料众多，需要大量的人力物力长时间地分类整理才能存储妥当，而手工管理的传统方式也约束了学位档案的有效利用，馆藏方式单一给相关档案管理部门造成很大的压力，有很多高校和科研机构因为受到时间、空间的约束，放弃存放学位论文，只存放部分清单，缺失了学位档案本身的严密性和真实性。
3.开发利用不足。长期以来，受到传统观念的影响，研究生学位档案的管理存在重收集轻利用的现象。很多档案管理部门对研究生学位档案的管理存在误区，认为是学术研究的重要内容，主观地加入了保密的筹码，只允许查看，不允许借用，甚至不允许复印和传播。研究生学位档案是对研究生所从事的研究课题的直观反映，而学位论文正是研究生对所研究课题的创新性思考和实践，无论是基础理论的推进还是现实命题的发掘，都是科研成果的重要资源，都是科学研究的重要积淀和学术积累，是推动科技创新的重要信息来源，具有重要的理论价值和实际借鉴作用。因此，对研究生学位档案的有效利用非常重要，这项工作在高校完成研究生培养过程后几乎无人问津，只是停留在对相关数据的简单统计中，没有通过内部的加工处理和信息化建设，造成了大量学位档案的资源浪费。
三、馆藏研究生学位档案管理创新的建议
1.加强管理，提高档案意识。对研究生学位档案的重视必须从全方位多角度进行宣传和教育入手，既要提高档案管理人员的责任意识，更要面向研究生和指导教师进行档案管理的专题教育，使他们将对档案的认识和重视提高到科学研究的水平，重视研究生培养过程中档案材料的积累和整理，保证研究生学位档案材料的真实性和完整性。对专门从事学位档案管理的人员定期进行培训，实行“双岗考核”和“持证上岗”，加强管理水平和有效利用先进手段进行档案管理的能力，强化服务意识和责任意识，不断提高档案管理的科学化和规范化。加大监督检查，成立院校两级档案管理督查小组，对档案的管理工作进行有效监督，通过制定详尽的考评机制，提高档案管理的综合水平。
2.创新管理，逐步实现数字化建设。随着信息技术的不断普及，计算机及网络技术已经广泛地运用于研究生培养的全过程，目前，全国各大高校的研究生培养部门都使用了研究生教育信息系统，这一教育信息平台有效地促进了研究生培养过程的科学化和规范化水平。研究生教育信息系统包含了研究生培养过程中产生的所有信息，科学的整理和有效的储存，可轻松地建立研究生学位档案电子信息库，研究生档案管理部门可在此基础上，设计更优化的流程，编制更有效的档案管理软件，设计有效利用档案信息的程序，除一些必要的环节如论文结题、答辩决议要保留纸质原始档案信息外，其他信息可逐渐做到数字化存储，不断推进并实现研究生学位档案信息的数字化。
3.深化管理，不断开发研究生学位档案资源。研究生学位档案内容丰富，具有很高的利用、开发和传播价值。高校研究生学位档案管理部门应充分利用这一资源，创新现有的管理体制，建立可供分享的资源平台，实现学位档案资源共享和有效利用。一方面，在图书馆或者阅览室开辟研究生学位档案专柜，对优秀研究生学位档案进行宣传报道，鼓励研究生在有效利用学位档案中提高学位论文的学术水平和科研实力。另一方面，要充分利用校园网、无线网络等新媒体手段，在教师和研究生教学和科研过程中，提高阅览、访问和使用的效果。在学校主页上开辟学位论文数据库，实现学位论文电子存档及开放查询。另外，应该加强与兄弟院校学位档案开发和利用的合作，在保证知识产权和开放共赢的基础上，实现档案网络的共享和使用。还需要进一步加强研究生学位档案信息的开发和传播，通过评聘专业的技术人员和高级开发人员，对有效资源进行深入的加工和编研，将庞杂的研究生学位档案信息系统化、有序化处理，提高产、学、研的效果，不断促进科技和经济的深度融合，提高科技生产力的转化。
关键词：无纸化办公，档案管理，方法
进入20世纪以后，随着以电子计算机为核心的数字化办公技术的普及和运用，电子文档及部分音像制品进入了档案领域，尽管没有能够动摇传统纸质档案的地位。但是，我们可以看到，数字化档案已经越来越多地代替了传统的纸质档案，办公逐步实现了无纸化。美国未来学家托夫勒在《在第三次浪潮》里预言：“后工业社会将必然进入无纸化办公的时代”。这是现代科学技术在办公领域的一次革命，带来了人们观念、制度、乃至生活和工作方式上的巨大变化，无纸化办公已然成为现代化办公的一种标志。现有的传统纸质档案工作的管理体制及其收集、整理、鉴定、保管和提供利用等工作模式，已经很难适应新技术下档案管理工作的新要求。本文结合齐齐哈尔职业学院无纸化办公与档案管理工作实际情况探讨如何在无纸化办公条件下开展档案管理工作。
一、实现无纸化档案管理的好处
（一）无纸化办公与档案管理实现无缝连接，能够减少档案管理工作成本，提高档案管理工作效率。
（二）档案资料的收集、整理等工作变得非常方便，使得档案资料实现高密度永久保存。
（三）档案资料的目录和索引生成快捷，在查询和利用方面也是传统档案管理所不能比拟的。。
（四）能够实现档案资料更加安全的加密保护。
（五）可以实现基础数据的快速统计和分析。
二、齐齐哈尔职业学院档案管理现状分析及实现无纸化条件下档案管理的途径
（一）档案管理现状分析
今天数字技术的高度发展，电脑日趋普及，互联网全面开通，人们在逐渐习惯电脑上办公，政府机构、社会团体、企业单位都已逐步建立起自己的电子政务系统、网络协同办公系统和门户网站，数字化电子文件在现代化办公中大量出现，办公越来越多的实现了无纸化，人们可以在互联网上非常便捷地查询和阅读所需要的文件档案。现代科学技术开创了电子文件生成和阅读的多元化以及文档合一的全新管理方式，为适应这一发展方向，齐齐哈尔职业学院在2008年下发了《关于实行无纸化办公的通知》，文件要求根据学院办公特点，推进办公现代化和办公自动化水平，提高工作效率，节约办公成本，决定从2008年3月1日起所有部门的各类文件材料，通过办公平台，实行无纸化办公，根据工作实际情况尽量采用电子存档、网上传送、网上交换等形式，一般不得再印制纸质文件进行流转。在此种情况之下，势必会对档案管理工作产生很大的影响，各部门产生的档案的形式会变的更加复杂。在工作程序、工作方法、管理制度上都是对传统档案工作的挑战，随然现在显现的还不是很明显，但随着办公现代化程度逐渐深入，由此产生的矛盾和工作瓶颈会逐步加剧。。
传统的档案管理方式难以适应现代化办公方式，做到档案收集、档案管理、档案利用等方面能够适应新形式，那么只是探索一套新的档案管理模式，如管理制度、工作程序、工作方法、利用手段等，为齐齐哈尔职业学院教育教学工作提供更加优质的服务。。
（二）实现途径
1.必须拥有一支适应时展的档案管理人才队伍。我们传统的档案工作以纸质载体为主的档案管理工作，按照档案管理相关工作制度和工作方法开展工作，通过多年的工作已经建立了一套完善的档案管理制度，积累了丰富的工作经验。而在现代化办公条件和方法下，档案管理工作也已逐步向着现代化和数字化方向发展，面对档案管理工作中产生的新问题，那么能够拥有一支适应时展的档案管理队伍是更好地完成档案管理工作的关键。因此，当前档案管理工作需要培养一批年轻化、专业化队伍。一是要做好专门人才的引进、吸纳；二是对原有档案管理人员进行定期专业培训，学习掌握新知识，尽快适应现代化档案管理工作；三是合理的组织形式。
2.修订完善档案管理制度是保证档案管理工作有序开展的基础。现在齐齐哈尔职业学院档案管理各项制度共十四个，主要包括《档案管理制度》、《档案保管制度》、《档案借阅管理制度》、《档案室工作制度》等，这些工作制度都是建立在纸质载体为主的形式之下，已经不能适应现代化档案管理工作。需要我们根据档案管理工作现状，充分进行调研和分析，建立和完善一套适合档案管理工作现状制度体系，保证在学院推进无纸化办公条件下档案管理工作顺利开展。主要面向电子文档、声像、图片等数字信息，要从形成、收集、鉴定、管理、利用等环节入手，依据国家相关规定和已成熟的经验，自上而下逐步展开。规范制度不能自搞一套，要建立科学化、规范化和兼容性强的工作制度来指导档案管理工作实际。
3.档案载体的变化给档案工作方法和程序带来了新问题。自从纸张的诞生档案载体就从原始的石头、行简、青铜等逐步转向为纸质载体，并形成了现在的关于纸质档案的一套完整的管理体制与工作程序。过去我们一直着重档案的实体性，因其作为历史的见证，它具有原始性、唯一性,可以说“原件”就是传统档案的灵魂。但随着科学技术的发展，无纸化办公以高工作效率、低成本逐步推广开来，以至于在日常工作中大量的产生电子文档等以磁盘和光盘等介质保存的文件，这些以虚拟形式存在的文件，在编辑、修改、传递、复制等方面相当方便和快捷。
四、具体工作方法
一、以人为本，注重人才引进和培养。并将电子文档的收集、分类、整理、归档、保管、利用纳入文字处理人员岗位职责之中。按照电子文件处理的要求保证归档电子文件的真实性。
二、档案管理应是实行纸质档案与电子档案并存管理。纸质档案具有直观性和法律效力的原始凭据。而电子档案具有不确定性，但其形成、传递和数据共享相对于纸质档案更加便捷，能够大大提高我们的工作效率。作为现代化办公发展的方向，我们应该加强对纸质档案的管理，同时要更好的开发电子档案的价值。
三、电子档案的形成应有一套规范的制度和程序。在电子档案形成时就应确定其是否在归档范围，在归档时将电子档案制成光盘或其它数字承载形式，上交档案室进行归档，上交时要上交二份，一份进行永久保存，一份备查利用。
四、档案室在接收时要认真检查。检查电子档案的完整性、有效性和原始性，保证接收电子档案是否有信息破损或是被非正常改动。
五、电子档案保管应符合国家相关规定和标准。配备电子档案保管设施和设备，达到防写处理，竖立存放，避免挤压，远离磁场和强热源，并与有害气体隔离，环境温度和相对湿度达到国家标准，确保电子档案的安全与完整。
参考文献：
[1]蒋永香 无纸化办公与档案管理[J] 《湘潭师范学院学报》 2006年第4期
[2]燕开良 无纸化办公中加强档案管理[J] 《政务办公》 2006年4期
[3]曲卫华 王海英 档案管理的现代化趋向[J] 《中医药管理杂志》 2006年第2期
[4]张海洋 从档案管理角度看“无纸化办公”[J]《中国档案报》 2006年第3版
