时间：2022-11-05 00:06:05
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇大学生档案整理，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
随着时代的进步和人类办公技术日新月异的发展，社会各项制度的改革日益加深，大学生档案制度作为当今信息化时代不可或缺的应用技术，其改革也日益加深。面对各界信息量越来越复杂庞大的今天，大学生档案管理工作的改革显得尤为重要。大学生档案管理工作该如何改革，在哪些方面改革，向哪个方向改革，才能更加完善地服务于全局工作，更加高效的应对日趋纷繁复杂的大学生档案种类和数量，更加适应新时期大学生档案管理工作的要求，已经成为每一位大学生档案管理工作者面对的首要问题。
一、大学生档案管理工作改革的困难和重点
1.大多数人对大学生档案管理工作的重视不够
许多人认为大学生档案管理工作就是简单的记录和抄写，然后把大学生档案放在大学生档案室里存档和分类，定期整理和补查，需要用时取出即可。大多数人由于对大学生档案管理工作缺乏认识和研究，误以为大学生档案管理工作就是以上的简单流程，所以对其不够重视，认为这是一项简单的工作。正是这种错误的观点，才导致了大学生档案管理工作的长期停滞不前，更新缓慢，改革工作无从下手。其实大学生档案管理工作并不是把资料放到资料室正确的位置就可以了。大学生档案管理工作在许多人看来只是普通的事务性工作，而不是单位的主要工作和重点工作。
2.大学生档案交接制度不严谨
每年，巨大的大学生档案变动、更新、调取和维护工作确实是大学生档案工作的重点和难点。大学生档案的分类和存档并不困难，最容易出乱的环节就是大学生档案交接时。现如今，大多数单位的大学生档案交接制度不够严谨，导致许多大学生档案在交接时出现错乱和丢失，这样的局面是我们不想看到的，因为大学生档案一旦错乱和丢失就代表着大学生档案管理工作失去了大半意义，而且大学生档案的重新填写和弥补是很复杂和费时的，会严重耽误单位工作的正常进行。有关部门应着力加强大学生档案交接制度的严谨性管理，在交接时，交接双方都应认真对待大学生档案交接工作，一丝不苟地完成交接任务。
3.许多大学生档案管理工作者没有切实履行宣传大学生档案重要性的义务
很多人由于缺乏对大学生档案的重要性认识，在面对大学生档案工作时只是应付而已，甚至对本人的大学生档案都不够重视，没有充分考虑到大学生档案对今后工作的重要性和广泛应用性，等到真正需要大学生档案时，才发现大学生档案不完整或是没有及时更新，以至于影响了正常工作需要和职位调度，给大学生档案本人带来了极大的不便。这充分说明大学生档案管理人员对大学生档案的重要性宣传不够，许多大学生档案管理工作者没有切实履行宣传大学生档案重要性的义务。
4.当前的大学生档案管理工作不够现代化和信息化
这么多年来，大学生档案管理工作依然是以纸质做为大学生档案的重要载体，以手写的抄录为主要的记录方式。大学生档案在填写时容易丢失，也容易弄脏弄乱。大学生档案在收录时需要分类，分类时很容易把各类大学生档案归在不相属的一类里，等到需要用时不能迅速的发现。大学生档案的存储需要大学生档案室，大学生档案室不宜过湿，不然容易引起纸质的大学生档案发霉或发潮，导致大学生档案失真，大学生档案室需要密闭，并且要防火防潮。
二、大学生档案管理工作的对策及思考
1.强化大学生档案管理意识，严格大学生档案管理程序
强化每一名大学生档案管理管理工作者的管理意识，养成严谨认真的工作作风。同时在硬件设施上完善大学生档案管理设备，每个单位都应配备单独隐蔽的大学生档案库房，库房内加装空调、除湿机、大学生档案密集架和电脑等所必须的应用设备和管理配件。为加强大学生档案信息化发展，应在大学生档案管理程序中引进计算机管理软件，充分发挥计算机技术的应用，比如建立大学生档案的信息存储和检索系统。
2.大学生档案交接严格按程序进行
大学生档案交接是一项认真细致、手续严密、责任重大的工作，稍有不慎就有可能导致大学生档案丢失或失真，所以交接时应严格按程序办理。大学生档案交接的正确手续应是：一是对所保管的大学生档案进行一次全面清理，做到账务相符；二是对借出的大学生档案要及时催还；三是对未整理的零散文件材料要分类存放，应清理没有的材料，整理可靠的文件，汇编成案，认真将其排序后及时归档。只有按照这样的顺序进行大学生档案交接工作，才能确保大学生档案交接工作的顺利完成。
3.健全大学生档案管理制度
健全大学生档案管理制度时应按照规范的操作流程，杜绝大学生档案在操作过程中可能出现的风险。首先应加强大学生档案管理人员的职业道德意识和安全操作规范培训，使大学生档案管理员具备较高的职业操守，同时通过规范的操作，杜绝在人员操作的过程中出现不该出现的漏洞。其次，应尽量统一各单位大学生档案存储的格式、统一成相同的处理软件。这样能够防止文档在格式转换中由于软件兼容性问题被损坏或丢失。
4.建章立制，有章可循，规范操作
论文关键词：高校,学生档案工作,问题,对策
强化学生档案工作是提高高校学生管理水平的一个重要手段。这项工作有助于高校因材施教、人才选拔和培养，有助于促进学生的发展，提高学生的综合素质，有助于为毕业生就业提供有效服务等等。目前，高校学生档案管理存在的问题是：学生档案管理意识淡薄，长期处于松软状态，未能彰显出应有的活力。
一、高校学生档案管理意识淡薄的表现
（一）学生方面
通过大量调查发现：大学生们的“学生档案意识”非常模糊。如有61.3%的大学生不清楚“学生档案”包括哪些内容；有47.1%的大学生对“学生档案”的重要性持否定看法。再从大学毕业生对自己档案的处置方式来看：有的随意将档案丢在学校置之不理；有的干脆把档案揣在身上或放在家里；小部分人把档案转到了学校所在地的人才市场，但几年后就忘记这事，更多毕业生则完全将档案遗忘了，不知档案是转回了原籍，还是留在了学校，或是转到了人才市场。很多大学生毕业后，不清楚自己在校学习期间所形成的“学生档案”会在自己毕业后成为干部档案或工人档案，也不清楚自己的档案会随着自己的毕业离校而发生转递的情况；有些毕业生虽然知道，但对此事不关注。因此可以看出：当代大学生的“学生档案意识”淡薄甚至缺失。
（二）高校管理者方面
高校管理者“学生档案管理意识”不强。具体表现为以下几个方面：
1．从人员配备上讲，很多高校并不是专人管理学生档案，有的虽然配有专职人员，但数量过少或需要兼做其他工作，无论时间投入还是精力投入都不能保证工作需要，“少而不专”的问题较为明显。
2．从业务培训上讲，多数学生档案管理人员未接受过档案管理专业知识和相关法律知识的系统培训，缺乏档案管理的基本知识和基本技能。
3．从管理制度上讲，有的并没建立完整规范的学生档案管理制度制度，有的虽然建立了学生档案管理制度，但并不完善，流于形式，应付上级主管部门的检查。
4．从设施设备上讲，由于资金投入少，没有专门的学生档案库房，现代办公设备不足，很多高校都没有配套的学生档案管理软件及电脑，设施设备都没有达到应有的技术要求，“旧而缺”的问题较为普遍。
这些普遍存在的问题，直接导致学生档案工作质量不高，错、漏、假、乱等情况时有发生。如把档案资料“张表李装”的情况（张三的表格装入了李四的档案袋中），或是错填年龄、身份证号等基本数据，或是毕业生档案错寄、错投等。还有就是本该装入学生档案袋中的资料却没有装入，致使学生档案资料残缺不全。由于平时管理不规范，有的不能按照规定进行档案资料的鉴别、整理、归档、装订，有的档案资料无序堆放在一起，有的甚至随意加入、抽取、涂改、圈画、撤换档案材料，有的借阅手续不严，造成档案或档案资料的丢失、损毁、错乱等。
二、提高高校学生档案管理水平的对策
1.普及学生档案知识，增强学生的档案意识
国家档案局于1996年修改的《档案法》和中华人民共和国教育部于2008年颁布的第27号令《高等学校档案管理办法》中明确提出要对大学生普及档案知识的教育，组织学生学习本校结合自己实际情况制定的《高校学生档案管理办法细则》，让学生知道学生档案的归档范围。因此，在学生管理实践中，高校应发挥自身的优势,利用系部橱窗、班级黑板报、校园广播、主题团日活动、举行学生档案知识竞赛等多种形式,广泛、深入地加强宣传教育。
其次，可以通过举办相关讲座，对学生宣传与普及档案知识，培养学生的档案意识。如，充分发挥地方高校档案馆(室)的人力资源的优势，邀请具有高、中级档案职称的专业技术人员和档案工作的一线人员来我校开设讲座，让学生更多了解档案知识，产生兴趣，增强档案意识。
再次，可以通过开设相关课程强化学生的档案意识，如开设档案基础公共选修课。中华人民共和国教育部令第27号《高等学校档案管理办法》第三十五条“有条件的高校，应当在相关专业的高年级开设有关档案管理的选修课”。目前我校文秘专业、法律事务专业已开设档案管理基础课程。
只有通过多种形式，让学生更多地、更全面地了解档案知识，增强档案意识，才能使他们成为热爱、支持学生档案事业发展的动力。只有通过宣传学习,使全校师生员工充分认识到高校学生档案的重要性，使大学生对自身档案有一个正确的认识,积极主动地丰富充实学生档案的归档内容。例如，参加学校的大学生文化艺术节、社团组织，竞争学生干部、获得各种技能证书等，不仅丰富档案内容，同时提高了大学生的综合素质。大学生在填写个人档案材料时,做到准确、工整、规范、真实,从源头上解决学生档案归档材料内容少、质量差的问题。
2.树立正确的档案管理理念，增强高校学生管理者的学生档案管理意识
为使学生档案管理工作适应新形势的需要,必须增强高校学生管理者的学生档案管理意识，树立正确的学生档案管理理念。首先要大力宣传和贯彻《中华人民共和国档案法》和《高等学校档案管理办法》,增强学生档案管理工作人员的档案意识，明确学生档案管理工作的内容，充分认识到搞好学生档案管理工作的重要性。
在学生管理实践中，搞好学生档案管理工作，它有助于高校因材施教、人才选拔和培养，有助于促进学生的发展，提高学生的综合素质，有助于为毕业生就业提供有效服务等等。高校管理者在现实工作中应重视高校学生档案资料的收集、整理、建档、归档等，在此基础上，做好学生档案管理工作，并进一步合理开发和利用学生档案的建档工作，督促学生，提升学生的综合素质。
3.重视学生档案管理，加强学生档案管理队伍建设
要想搞好高校学生档案工作,就必须建立一支强有力的学生档案管理队伍。各个系部配备具有高度责任心的专职人员从事学生档案管理工作，并不断提高他们的业务水平,以适应新时期档案管理的需要。每年邀请上级档案主管部门专家、学生档案管理的先进单位来校介绍经验，高校档案室的专业技术人员每月对学生档案管理人员进行业务学习，各系部进行学生档案管理专题研讨，使他们不仅要熟悉学生档案管理业务工作的各个环节、步骤，还应掌握学生档案管理方法。高校专职学生档案管理人员应当加强自身学习，提高文化素质。新时期高校档案面临许多新问题，同时也给高校学生档案管理工作提出了更高的要求。学生档案管理人员要充分认识到学生档案管理工作的重要性，在工作实践中不断“充电”，拓宽视野，了解所涉及学生档案工作领域的现状及发展动态，运用档案学科新理论、新技术来指导和改进学生档案管理工作，实现由单一专业型向多样复合型转变。
4.发挥学生档案管理功能，重视学生档案信息的研究与开发
齐全、规范、完整、有序的学生档案，不仅能真实生动地记录这所学校教育教学发展进程，而且能反映出其办学质量和管理水平的优劣。这时的学生档案，就成了历史的见证，成了学校管理全过程中最真实、最可靠的信息来源。高校学生档案管理工作人员应当根据现在高等教育发展的新形势,从加强创新教育、素质教育入手,有针对性地对学生档案资料进行分类汇编,认真研究开发大学生信息资源,在知识、能力、品德等方面发现学生的优点,为学生在大学的发展提供指导，为学生的未来发展提供丰富的档案资料。
5.加大学生档案管理工作的投入，更新学生档案管理技术、手段和设备
随着招生规模的不断扩大,学生档案数量逐年增加,档案内容更加完善,传统的手工管理已不能适应快速发展的高教事业。这就需要加大对高校学生档案工作的硬件投入。一是实现微机化管理。当前我校各部门基本上都配有电脑,因此,开发适合我校学生管理的学生档案管理软件,把高校学生档案管理从落后的手工操作转化为现代化管理已是势在必行。二是实现学生档案检索内容的数字化,使其各部门学生档案信息资源共享,从而达到更加快速、系统、全面、准确地提供每个学生档案材料的目录。
综上所述，高校学生档案管理工作是一个系统工程。档案管理工作者要根据当前高等教育发展的新形势,从加强创新教育、素质教育入手,认真研究开发大学生档案信息资源,在知识、能力、人格、素养等方面发现学生的优点和长处,以便于因材施教。这对于加强学生管理,帮助学生成才,指导学生就业等都有重要作用。只要思想上重视,制度上落实,科学规范工作,就能更好地管理好学生档案,就能最大限度地发挥高校学生档案的作用,从而为高校学生的教育管理起到应有的作用。
参考文献
1 董娟,李红梅,张传新.高校学生档案管理工作存在的问题及对策[J].山东农业大学学报(社会科学版),2003,(4).
2 周冀,潘玉驹.也谈高校学生档案的管理与开发利用[J].浙江档案,2005.
3 朱维华,李涛安.信息的市场化趋势与高校图书馆信息资源的开发[J].图书馆论坛,1999,(5).
4 柳卫莉.地方院校图书馆为地方经济文化发展服务的思考[J].图书馆论坛,2003,(3).
5 刘萍.开发档案信息提高人才素质[J].大学图书情报学刊,2000,(2).
6 徐频.高校学生档案的现代功能及其实现[J].天府新论,2006(3).
7 陈慧.高校学生档案网络化管理模式初探[J].科技信息,2006(3).
8 常欣.高校学生档案管理之我见[J].忻州师范学院学报,2006(12).
9 孙康燕.新形势下的高校学生档案工作[J].教育与教学研究,2006(10).
关键词：开放大学 学生档案 管理工作 解决办法
中图分类号：G64 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2015）04（a）-0189-01
1 开放大学学生档案管理工作的重要性
开放大学教育对象广泛，学生层次参差不齐，既有全日制高职学生，也有进修的开放教育学生。设置的课程种类很多，涉及的内容丰富。无论是从学生还是学校的角度看，加强学生的档案管理工作都有很重要的作用。
（1）从学生的角度。学生档案管理是学校的重要资源，也会加强对学生管理的重要手段。学生在接受一定阶段的教育以后，可以通过档案对比，分析其能力提升和知识增加的重要依据，是评价学校教育质量的重要方式。
（2）从学校的角度。加强对学生档案的管理，是不断提升学校教学质量的重要基础。通过加强对学生档案的管理，可以有效检验出学校在教学管理中是否还有漏洞，对学校的后续发展具有重要作用。此外，还可以将整个学校各个专业的教学方法和教学水平放在一个更加全面的角度进行比较，形成良性竞争氛围。学校领导和教师在这种竞争氛围中，将会投入更多精力转变教学理念、教学模式、教学方法，促进学校教育教学水平和管理水平。
2 开放大学学生档案工作中存在的问题
2.1 学生档案管理混乱
当前，开放大学对学生档案管理存在重视程度不够、认识模糊等问题，在硬件档案管理办公条件和设施硬件投入不够，档案管理手段落后、管理方法混乱等问题。学生档案的管理规范及制度、学生档案管理的工作流程等，制度规范的不完善造成学生档案材料内容不完整、不规范，在一些开放院校中，至今还在沿用传统手工档案管理方式，还没有上升到信息化管理的高度。常常会出现档案材料漏、乱、错、假的情况，为学生将来就业、职称晋升、考评等方面带来一定影响。
2.2 学生档案管理意识淡薄
学生档案管理具有很强的原则性、准确性和计划性，但是许多开放大学院校领导却忽视了对档案管理人员队伍建设，其学生档案管理意识的淡薄，重视的不到位，重要性认识的不足，很难将那些高效、先进、科学的档案管理理念引入到成人学生档案管理领域，档案管理人员队伍建设滞后，档案管理人员素质和能力参差不齐。此外，开放大学的很多学生对档案没有形成正确的认识，对档案管理法律法规、大学生档案基本材料内容和大学生档案功能的认知相当有限，没有把档案同个人未来的工作、生活紧密联系到一起，这也是造成“弃档、丢档”现象的原因之一。
2.3 学生档案资料收集不及时
在院校的学生档案管理实践中，由于没有及时搜集整理相关资料，导致档案资料不完整现象较为普遍。第一是招生资料搜集整理的不及时。伴随开放大学院校办学招生规模的扩大，补录周期的延长，客观上为学生档案的搜集整理工作带来较大难度。第二是学生成绩资料搜集整理不及时。在学校学生人数不断增加，再加上现阶段学生考试形式更加多样化，为学校教务管理带来较大难度，难以对学生成绩记录册进行及时收集，甚至出现成绩单和考试试卷丢失等。第三是学生学籍变动情况搜集整理不及时。如果对学生学籍变动情况没有及时搜集整理的话，将会导致学生管理部门、教学部门、教学院系在对学生人数统计时候，数据不符等问题，直接影响学生档案管理质量。
3 开放大学学生档案管理措施
3.1 建立科学规范的学生档案管理规章制度
当前，高校的学生档案管理都是由不同的部门分工协作所完成的。在档案管理的过程中，档案管理仅仅只能起协调的作用，对相关部门不能进行制约。为了能够使高校档案管理的效率更高，也为了使档案管理更加可靠，必须建立科学合理的学生档案管理体制，明确工作人员在每一个环节的责任。通过规范的档案管理工作流程，使部门和部门之间进行协调、配合，认真做好档案的收集、整理、投递工作，这样才能使高校学生档案管理工作更加的合理、准确。
3.2 加强档案填写者的档案意识
首先，学生档案内容多数是由学生本人填写。因此，学生档案的填写者主要是学生本人。其次，学校各科室领导、具体任课老师、班主任、教务人员也会填写学生档案，他们也是学生档案的填写者。档案填写者档案意识的深浅，决定档案内在及外在质量。因此，对学生要加强档案教育，对其他档案填写者要提请他们注意，使他们对学生档案工作有较深的认识和理解，提高他们的档案意识。
3.3 提高档案管理人员的责任心和业务能力
学生档案虽不是永久或长期保存的档案，但它与学生的未来工作、生活息息相关。档案管理人员应有较高的思想政治素质、职业道德和工作责任心，严格按照相关规章制度认真做好学生档案管理工作。同时，档案管理人员要巩固专业知识，注重知识更新，不断提升业务素质和档案管理理论水平，在理论学习和实际操作中，不断发现新问题、探索新方法，变被动服务为主动服务，扩大学生档案服务范围，深化学生档案服务内容。
3.4 要强化学生档案管理投入
第一，要强化对学生档案管理的硬件资金投入。在办公条件和办公设备配置上，给予更多资金投入。院校必须要投入更多的资金，改善其硬件办公设备，增添路由器、网络服务器、复印件、打印机、电脑等办公设备，提高信息化管理水平。第二，要强化学生档案管理的软件资金投入。学生档案管理信息化，不仅是要配置专业的办公设备和仪器，同时还要有相应配套的学籍档案管理软件，这也是提高学生档案管理的关键所在。院校必须要加大对学生档案管理软件的资金投入，强化软件开发，提高档案管理效率和信息化水平。
4 结论
学生档案基本上囊括了学生从入学到毕业离校期间的所有第一手资料，因此，科学、合理地利用和管理学生档案，有利于学生的管理，有利于学校的长远发展。鉴于此，开放大学应该从多方面大力提升学生的档案管理工作力度，增强工作人员责任意识和岗位能力，增进资金的投入，更好的开展学生档案管理工作。
参考文献
关键词:高校；学生档案管理；以人为本；问题；措施
学生档案是对学生在校期间各方面表现的综合反映,也是学生未来升学、就业等过程中尤为重要的凭证依据。特别是一些特殊单位和岗位,在招聘入职时必须要用到学生档案,因此,加强高校学生档案的管理工作是尤为重要的。下面,文章就当前我国高校学生档案管理工作的现状进行简单分析,并就如何在以人为本视域下加强学生档案管理工作提出自己的建议和看法,从而更好的提高学生档案的管理水平和效果,为学生今后的升学、就业提供充分、有力的保障。
1高校学生档案管理的现状
目前,我国高校在学生档案管理工作中普遍存在以下几个方面的问题和不足,具体表现在:
1.1对学生档案管理工作的重视不足
目前,我国大部分高校尤其是大专院校对学生档案的管理工作重视不足,新生入校后,虽建立了个人档案,但仍然存在高考报名表、体检表以及其他材料缺失问题。同时,有些院校由于对学生档案的重视不足,导致部分学生在校期间获得的一些评优评先材料未被归入档案中,给学生的就业造成一定的隐患和阻碍。
1.2缺乏健全的学生档案管理体制
目前,我国大部分高等院校在进行档案管理时,往往偏重于对科研档案、教学档案等的管理,这就导致对学生档案管理的关注和投入不足,学生档案管理缺乏健全、完善的管理制度和体制,大部分仍然沿用落后、过时的传统管理制度和机制,在岗位配置、职责划分、人员素质以及监督检查等方面均存在严重的不足,导致学生档案管理在收集、整理、归档以及服务各工作上不全面、不及时、不到位,缺乏科学、统一、合理、有效的管理,也使得高校学生档案管理工作的水平偏低,无法真正发挥其在高校办学中的意义和作用。
1.3高校学生档案信息承载的内容较为传统
目前,我国大部分高等院校的学生档案管理工作仍然严重传统模式,这就导致档案中的信息承载内容也延续了计划经济下的基本设置,存在传统、空洞等问题。学生档案中的材料通常只包括入学登记表、招生报名表、学籍入册表、团(党)材料以及成绩记载表等,而对学生的个人特质、心理状况、发展潜质、创新能力以及诚信度等方面缺乏必要的记录和反映,导致学校及用人单位无法从档案中较为全面的了解学生的真实情况,从而导致学生档案在大学生求学期间及毕业发展中的积极作用大打折扣。
1.4缺乏完善的学生档案转递管理
我国现行的法律制度规定,大学生毕业后其学生档案由本人保管或由学校毕业生分配办公室统一寄往生源地人事局,再加上目前学生档案存放、管理的多元化趋势,导致学生档案在转递过程中缺乏、科学、完善的管理,经常出现档案丢失、保管地不明等问题,给大学生的升学、就业造成了一定的不良影响。
2以人为本视域下加强学生档案管理的措施
针对当前我国高校在学生档案管理工作中存在的诸多问题,在今后的管理过程中,各地高校应在以人为本的视域下,通过采取多种有效的措施和方法,不断提高学生档案的管理水平,从而更好的为学生提供升学、就业保障。具体措施如下:
2.1加强领导重视,树立以人为本的学生档案管理新观念
各地高校要与时俱进,严格遵循当前国家教育改革的要求和原则,通过会议学习等途径加强领导层对学生档案重要性的认识和重视,提高他们的工作责任感和使命感,解放思想、创新观念,明确学生在档案管理中的主体地位,树立“以人为本”的学生档案管理观念,使管理工作紧紧围绕为学生成长及学校、社会发展服务展开,从而更好的提高学生档案管理服务的质量。
2.2以人为本,创新学生档案管理机制
高校应在以人为本思想的指导下,对学生档案的材料内容进行积极的优化和丰富,即在原有资料内容的基础上,将学生的个性、知识、素质、特长、技能、诚信、潜质、心理以及综合能力等情况也纳入到归档材料中来,扩大学生档案的材料内容,使学生档案能够更加全面、充分、有效的反映学生的在校实际情况。同时,还应该大力加强学生档案信息化管理建设,提高学生档案管理的智能化、网络化水平,创新档案管理模式,实现学生档案管理的现代化、信息化,进而更好的为大学生未来的升学、就业服务。
2.3提高学生档案管理人员的素质水平
高校要积极加强学生档案管理人员的素质培养,通过讲座、会议、宣传等渠道,使管理人员牢固树立以人为本的思想理念,并将其贯彻落实到实际工作中去,积极围绕为学生服务展开工作,不断提高自身的管理知识、技能水平以及计算机应用水平,从而真正打造一批思想认识高、素质能力强的复合型档案管理人才。
3结语
综上所述,面对当前社会发展新形势,各地高校应该加强对学生档案管理的重视,与时俱进、以人文本,创新学生档案管理观念,树立学生的主体地位,优化和改革管理模式,提高管理人员素质水平,从而更好的提高学生档案管理工作的质量和水平,促进和推动高校档案管理工作的稳健发展。
参考文献
[1]胡敏,陈海静.以人为本视域下的学生档案管理研究[J].南通大学学报(教育科学版),2010(01):60-62.
[2]丘如华“.以人为本”在高校档案管理中的运用[J].档案,2009(06):40-41.[3]任斐.以人为本视域下高校学生管理工作体制创新[J].才智,2015(18):145-146.
[4]李丽华,刘轶.以人为本按照科学发展观要求规范和充实高校学生的档案管理[J].湖北师范学院学报(自然科学版),2012(02):40-42.
关键词: 高校学生 档案管理 建议
档案是个人信息的重要载体,在求学和求职中发挥着重要的作用。大学生档案更是记载着大学生在校期间学习和生活的情况,反映了大学生的思想品德、学习成绩、个人特点、奖惩情况、身心素质、专长爱好等信息,是衡量大学生综合素质的重要依据;同时也是大学生就业及其今后各级组织选拔、任用、考核的重要依据。大学生档案的管理是高校学生管理的重要一环,直接影响大学生的切身利益,但目前大学生档案管理存在不少如档案材料混淆、档案材料不完整和转递不及时与不准确等不足,因此在高等教育改革不断深入及高校招生规模不断扩大、大学生就业日益市场化的新形势下,加强和完善大学生档案管理是必须且必要的,我们可以从以下几个方面加强大学生档案管理。
一、加强大学生户籍档案管理
户籍管理是学校安全保卫的一项基础性工作,是高校管理工作的重要组成部分。按照公安部门的规定,高校学生户口属于城镇集体户口的一部分,且存在一定的特殊性,它紧密联系着高校的招生、教务、思想政治教育及毕业分配工作。近年来,随着社会市场化的深入,市场需求的出现人才多样化和复杂化,同时高校的办学模式、招生办法、教学体制和就业管理诸方面的改革逐步深入,有必要对户籍管理进行加强和深入。首先建立严格的收集制度,以保证户籍档案的真实和完整。高校每进出一个人,因为需要经过许多部门和好几道程序,往往会出现材料不全或不材料失真的情况,因而必须有严格的收集制度作保证。其次建立科学的立档和整档制度,保证户籍档案管理的有序开展。每年新生入学时对新生进行立档,严格检查新生档案的真实性和完整性;然后根据院系分学年分卷建档制度,即根据高校自身的特点和档案工作的规律,先分学年度,再按院系按专业然后按学号逐人建档,并分正副卷。可以依法公开的材料,立为正卷;尚不能公开的材料,立为副卷,只供内部参考。最后建立转退修学和毕业生档案卷。每一学年结束后,把本年毕业生的毕业生名册、户口迁移证存根、常住人口登记表等整理归档;对中途退学、转学者的户籍档案进行及时的整理,注明时间、去向及原因,以备查考。
二、加强大学生成绩与活动档案管理
大学生成绩和活动的记录最能反映大学生在校期间表现的好坏。当前高校学生档案的归档形式仍很传统,主要是政治表现(学生奖惩材料、入党入团材料、毕业鉴定表等)、学籍和学习成绩(入学成绩表、学籍变动材料、毕业成绩卡片、授予学位证书及各种奖励证明)、身体状况(入学学生体检表、毕业生体检表及各种疾病史等)和家庭政治及经济状况的少量材料等,不能全面反映学生的素质和水平。大学生成绩与活动档案主要包括如下几个方面:(1)学校对学生的考察、录用、培养、教育和学生德、智、体、美、劳等方面的第一手材料;(2)大学生英语四六级证书,计算机等级考试证书等吸引用人单位的证书;(3)大学生心理测试成绩,发明、创造证书,能力、技能竞赛证书,社会实践活动材料等。
三、加强大学生心理健康档案管理
大学生因心理问题而无法正常学习和生活从而退学、休学的学生人数呈现上升的趋势。学生心理问题或心理障碍的形成往往是长期的,如果能定期测查学生的心理健康状况并建立学生心理健康档案,对有问题的学生进行及时有效的指导、干预与防治,大学生的心理健康状况就会有一个很大的改观。加强大学生心理档案管理可以从这几个方面着手:(1)在恰当的时间建立学生心理健康档案。新生入学军训结束后进行心理测试,测试前安排有关的心理学知识教育活动,让学生明白建立心理健康档案是了解自身、获得心理帮助的有效途径。测试过程的组织要严谨,包括场地布置、时间安排、指导语标准化、组织秩序等方面;(2)规范心理档案的内容和形式。大学生心理档案不仅仅要涉及学生的基本状况、心理健康状况、既往病史,还要包括学生的人格特征、智力状况、学习心理、职业能力倾向等;(3)建立多种方法相结合的信息收集机制。心理档案信息的收集不同于一般文书档案、人事档案等的资料归集,很难通过让学生填写“心理档案表”的单一方式掌握学生心理状态。因此,必须综合运用心理测查、问卷调查、观察法、访谈法等,从多角度、多层面了解学生的内心世界;(4)建立畅通的档案资料采集渠道。畅通的原始档案资料收集渠道是档案资料建设的必要前提,心理健康档案原始资料的采集主要有三条渠道:一是校医院,即学生在医院就诊的病历;二是心理咨询室,记学生的咨询纪录及个人心理资料;三是班主任、辅导员等专门人员采集的学生信息。
四、加强大学生毕业档案管理
20世纪90年代末,高校毕业生就业由计划分配转入双向选择,就业渠道多种多样,毕业生的档案管理也就出现了新的变化,形成了单位管理与社会化管理的模式。各地的就业指导中心和人才交流中心作为专门从事毕业生就业服务的机构,一方面为毕业生搭建完善的就业信息服务、指导、培训和研究等的平台,另一方面为毕业生档案管理提供保障。就业指导和人才交流中心在前一方面的工作做得很尽心,也取得了一定的成绩,但对后一方面的工作却存在不少问题,如档案的缺失、去向及异动等方面。因此,对高校学生毕业后,特别是没马上找到工作档案需要进入人才交流中心的档案必须加强管理。管理可以主要从以下几个方面着手:首先,对档案定时的进行检、阅和编号,发现材料缺漏及时标注和通知到个人;其次,尽量对档案进行信息化管理,最好建立网上查询系统,方便查询个人档案的状态;再次,每到毕业生离校之际,派专人到各高校讲述档案的重要性,并提供管理服务等;最后,对几年还未找到工作的毕业生的档案的管理费用适当降低或先免费后补交的政策,给暂时经济困难者提供帮助。
五、结语
随着招生、就业制度的改革和人才市场的完善,大学生培养与就业随之发生了改变,与大学生密切相关的人事档案也直接受到了影响,人事档案必须加强管理。因此,我们在档案的日常管理工作中要不断更新理念,改进工作方法,积极与学校信息化建设接轨。当然大学生档案的管理不仅仅是档案管理人员或高校的事,还需要教育行政部门、高考招生部门和各地中学等部门的协助和配合,只有这些部门相互协作,才能将大学生档案工作做到科学化、制度化、规范化。
参考文献:
[1]朱芳.加强高校户籍制度改革以促进人才流动.杭州电子工业学院学报,2003,23:16.
[2]邱河.浅谈高校学生户籍档案管理之改革.景德镇高专学报,2009,3:60-61.
[3]张立.新形势下加强大学生档案管理的思考.福建教育学院学报,2009,4:31-33.
关键词：档案管理 问题 利用率
【中图分类号】G【文献标识码】B【文章编号】1008-1216（2015）09C-0013-02
一、高校学生档案管理中出现的问题
近几年高等学校扩招，高校在校生人数急剧增加，由此引发的档案问题日益增多，主要分为以下几个方面：
（一）学生对档案的认识欠缺
通过调查，相当一部分学生认为学校对学生档案缺少宣传;即使有了宣传，内容形式也很单一，学生对档案内容了解甚少，对档案的重要性认识不到位，加上现在就业形式多样，有的学生毕业后进入私营、外资、合资企业不需要档案，导致学生认为档案可有可无，档案意识淡薄，致使许多学生档案滞留在校多年。
（二）学生档案信息含量不足
目前学生档案管理主要内容是把学生在校期间形成的、分散在教育和教学等各部门的材料归类保存，主要包括三方面内容：第一，政治表现方面：入团、入党申请书，党、团组织调查审批表及评议鉴定，政审材料，家庭主要成员和社会关系调查书，学生奖惩材料，毕业鉴定等;第二，学籍方面：高考成绩、大学历年学习成绩单、奖学金证明、学位证明等;第三，身体状况方面：入学体检表、毕业体检表等。
随着我国教育制度由以往的应试教育向素质教育转变，原有的归档内容表现出明显的弊端：政治色彩浓厚，注重学习成绩，缺乏反映学生特征的个性化内容，很难反映学生的综合素质状况。尤其在学生就业指导时，用人单位急需了解的个人素质、职业能力、信用状况等方面材料比较少，难以为其提供参考。因此，更新观念，扩大归档范围，丰富学生档案内容势在必行。
（三）学生档案管理不透明，利用率低
在传统的档案管理中，过分强调档案的特殊性、保密性，人为地剥夺了学生对自己档案的知情权，严重降低了学生的积极性，加上缺少专业档案管理人才、专门的现代设备和管理软件，导致档案材料从入学时临时收集，堆积放置，到毕业时突击整理，完成传递。丰富的档案资源，几乎没有被开发和利用过。在双向选择的就业过程中，学生档案更是没有发挥毕业生“推荐表”的作用。一方面，档案材料内容缺乏，不能为用人单位提供有效的参考;另一方面，落后的查询方式使用人单位放弃这种需求。总之，学生档案的利用率很低，没有发挥应有作用。
通过以上调查分析，目前学生档案管理状况严重落后于高等教育发展和社会用人制度改革的步伐。应结合高校发展和社会需求，推进学生档案管理改革。
二、高校学生档案管理改革的对策
（一）制定规章制度，加强宣传，强化学生档案意识
由于国家缺少学生档案管理制度，而档案材料的形成涉及很多管理部门，这就需要学校制定符合档案管理要求必要的规章制度。强调档案工作的性质、任务、特点，使学生的档案管理工作有章可循、有责必究，走上规范有序的轨道。从新生入校宣传着手，在寄发新生录取通知书的时候，附带档案宣传材料，并利用学校给新生发放的手机号码，通过短信平台，提前宣传;另外，强化校内宣传，利用现代媒体手段如校园网络、校内广播、宣传橱窗等让学生明白档案管理是加强素质教育和向社会输送人才的大事，从而强化档案意识。
（二）完善学生档案信息的类别
在当今强化素质教育和培养复合型人才的教育背景下，应根据大学生学习生活的特点，扩大归档范围，通过档案材料反映其个性化发展特征，为用人单位提供参考，使学生在激烈的就业竞争中顺利走向工作岗位。建议增加一些内容。
诚实守信是个人发展的重要品德之一，也是用人单位的基本要求。学生信用档案是学生个人职业生涯的信用资本，可以通过积累学生在校期间诚实守信方面材料形成，准确反映学生的信用行为和品行，关注学生的能力。档案材料不仅要关注学生的学业成绩，而且要发现学生的多方面潜能，特别是学生的创新能力和实践能力。应注意收集反映学生成长进步的材料，包括学生的个人作品、荣誉证书、资格证书等，建立心理档案反映学生的心理状况。近年来，随着高校学生心理健康教育的开展及学生心理健康状况的跟踪调查，形成了很多关于大学生、心理素质的材料，应对这些材料加以收集和整理，形成学生的心理档案。从学校教育管理看，通过学生心理档案能够准确地分析学生的个性特征，及时采取心理疏导措施促进学生健康成长;从用人单位选拔人才看，可以通过心理档案了解毕业生的心理健康状况，选择最合适的人才。因此，应注意收集和利用心理档案这一重要的信息资源。
（三）改变模式，加强信息时代的学生档案管理
学校可以根据实际情况，建立相对“集中统一”的模式，指定学生管理机构负责，有条件的可以配置专业人员，这样既可以节省资源，又可防止责任推诿。另外还要利用电子计算机技术，实行档案的“双套制”管理模式，所谓“双套制”指电子文档的同时，要将其内容以纸制的形式加以归档管理，形成两种介质、两套内容同一档案，电子、纸质文档相结合，确保归档材料的安全性。
参考文献：
【关键词】高校;学生档案;管理;对策
档案是一种具有特殊价值的信息资源，是最原始、最权威的信息，在国家经济社会发展中具有不可替代的作用。高校学生档案是我国档案事业的重要组成部分，这项工作直接关系到广大高校毕业生的切身利益和用人单位档案体系建设的质量和效率，关系到我国档案事业的蓬勃发展。而以计算机技术为典型代表的现代信息化技术快速发展，极大地改变了我们的思想观念，工作、学习都离不开计算机软件的实际应用。目前各类高校的教学与管理都发生了重大的变化，需要用各种信息手段来改造现有的软件信息，从而提高工作效率。高校学生档案管理尤其是毕业生档案管理的信息化建设在传统的手工操作方式存在大量不可预知性等问题之下就显得尤为迫切。 然而信息化建设不是一朝一夕就能完成的，它是一项长期、艰巨的任务。本文以山西农业大学学生档案管理的特点入手，综合分析高校学生档案管理过程中存在的显著问题，进而对高校学生档案管理提出合理化建议，为高校学生档案管理体系建设提供规范化建议和参考。
一、高校学生档案管理的特点
高校学生数量大，档案变动、更新、维护都对高校档案管理工作提出巨大挑战。根据2008年颁布的《高等学校档案管理办法》，对高等学校档案工作的定义、适用范围等有了新论述，对高等学校档案的管理体制、制度建设和工作要求提出了更高标准，充分体现了国家对高等学校档案工作的高度重视和档案管理工作在高校中的地位，为高校档案管理工作规范和发展提供了制度保障。新《管理办法》规定高等学校档案是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。
具体来看，高校学生档案管理工作具有以下特点：
1.工作量大
随着每年学生入学、毕业，档案数据都会发生变动，录入、迁出、就业、继续深造等情况的变化促使档案变化频繁，呈现数量大、跨界调度等特点，加上档案的维护、保存都需消耗大量人力物力。
2.档案变动频繁
学生档案变动频繁是高校学生档案管理的有一个显著特点。每年校内学生的学籍异动、专业变更，校际间学生的升学，校企间学生的就业都会伴随档案的迁移发送，这些工作的具体实施过程中，容不得一丝疏忽。
3.涉及部门及档案种类繁多
高校教学档案种类繁多，来自高校内部各教学管理部门的文件材料，教师教学材料、学术论文，学生考试材料、毕业设计或论文等许多方面。档案内容具有多学科性，且学科与学科之间也存在着交叉;档案管理层级较多，各层级下又分属不同的管理部门，导致教学档案整体上又呈现出很强的复杂性。以我校为例，除了纸张等传统档案形式，日益增多的图文材料、课件、电子光盘、视频资料、各种证书等导致教学档案的数量和类型不断扩张，加大了高校教学档案的管理难度。
4.档案管理的信息化
当前，高校档案管理中最显著的特点就是管理的信息化。我校从2009年就对学生档案相关资料进行了信息化处理，自行开发并应用了学生档案信息化管理系统，同时，网络中的一些先进技术比如城市云等都可以运用到高校档案管理中，使得档案管理工作越来越趋向于无纸化和集中化。
二、高校学生档案管理存在的问题
1.档案管理技术落后
面对高校每年上千万的注册新生，档案室的档案管理技术显得尤为重要。档案管理人员一般是高校临时人员调动，档案的管理技术水平较为落后。档案管理工作主要是新生档案的归档、档案查询、档案的调离。档案的归类采取传统的编号、索引、查询。尤其是对于纸质材料的大学生档案，每次调档、查看档案等行为要重复打开档案再密封存档，对档案袋及档案内容的破坏不可避免。
2.安全性有待提高
学生毕业时大学生档案一般由学校代为转发，由于邮寄存在着受潮、丢失、破损等风险，另外部分高校将已经考取研究生、考取公务员、就业单位接收档案的学生个人档案直接交由学生代转，大学生档案的安全性难以得到保障。此外，缺乏对电子档案管理的风险评估体系。高校的电子档案管理除了应该有安全软件防护，还应该建立相应的风险评估体系，预知档案管理中将会出现的风险，减少安全漏洞，并且做出应对风险的多个应急方案。但是，目前的高校电子档案管理很少建立风险评估体制，无形中增加了档案管理的风险。
3.硬件设施不足
随着科学技术的进步，计算机网络技术在学校档案管理中也得到广泛的应用，但是大多数学校还是运用落后的方式来管理学校档案，如手工收集，却很少有学校运用计算机网络技术来管理学校档案。同时，档案的查阅、借阅等服务环节功能不完备，所以使得检索档案的方式非常繁琐，这样学校档案管理人员的工作效率也会大幅度降低。
学校档案真实地记录一个学校的各方面的发展足迹，但是现在许多学校没有按照标准去建造档案室，各种档案设施陈旧老化，档案室的管理条件比较差，对档案的保管使用效果造成严重影响。部分档案存放室由于不通风、不防潮、不防霉、不防盗、不防火等因素，易致使档案材料遭到破坏甚至缺失。同时保管档案的设备参差不齐，难以满足新时期档案多元化的需求。档案的随意放置也给档案管理工作增加了难度。
三、高校学生档案管理工作建议
针对大学生档案管理工作存在的一些缺失，国家应当硬性通知并通过财政补贴要求各高校建立专门的大学生档案管理中心，专门负责学生档案的存储、查询、接收和调离工作。并且通过竞聘等形式录取具有数字化图书管理经验的人员将大学生档案管理工作数字化。建立学生电子档案，记录学生档案中包含的全部材料清单及电子影印文件，方面档案的电子查询。引进新的大学生档案存放制度，例如采用数字化方法，将大学生档案全部寄回原籍，采用数字化方法记录档案的全部内容，相关单位需要用到大学生档案时采用电子传送的方式取代传统的邮寄方式，提高档案的存放安全性及档案调取查阅的效率。
1.改变档案管理模式，适应成人高等教育事业改革发展的需要
在当前科技迅猛发展，知识经济和信息化浪潮日益临近的背景下，高校建设出现新局面，原有的档案门类、数量和内容远不能满足教育发展的需要。随高校教育改革和发展形势的需要，档案工作重点应从以往收集、整理、保管为主转向以开发、利用和服务为主，提高档案的利用，扩大服务功能，高校学生档案工作是学生教育的信息资源，只有重视开发利用，不断拓展业务范围和服务领域，才能充分发挥信息资源的优势。
2.加强档案管理人员的队伍建设，提高档案人员的业务素质
若要实现高校学生档案的科学化管理，关键是要提高档案管理人员的素质。首先要注重提高档案管理人员的政治素质和职业道德修养，使其热爱档案管理工作，有强烈的事业心、责任心和良好的职业修为。同时要加强档案管理人员的业务技能培训，不断为其提供接受继续教育和提升职称的机会，更新专业知识，通过系统学习，使其在专业的深度和广度上有较大提高，在管理实践中具有信息收集、加工、存贮、传递的能力，能积极开展档案利用工作，为高校的发展和评估提供材料资源。只有这样才能满足新形势下高校教育发展和改革创新工作的需要。
3.加强电子档案存储设备及网络安全性
加强电子档案存储设备及网络安全性，首先保障存储设备的安全，专机专用，定时进行软硬件更新升级，定期对设备维护;定期对存储文件更新备份;通过网络防火墙、身份验证、数字签名、病毒预防、严格规定读写权限加强电子档案在存储处理过程中的安全性，确保电子文件在存储、传输过程中的安全、保密。要不断改进现代化管理手段，努力提升档案的安全保护水平。
参考文献：
[1]张继先.高职院校毕业生人事档案信息化管理的障碍与对策[J].企业改革与管理， 2016，2：215-216.
[2]姜艳丽.实体档案和电子档案的安全管理思考[J].大庆社会科学，2016，194（1）：95-96.
[3]赵长莉.高等职业院校人事档案管理研究[J].职业与技术教育，2016，3：213-214.
[4]王晴.高校档案管理的信息化建设与创新[J].产业与科技论坛，2016，15（3）：224-225.
[5]高晓宇.信息化建设在高校档案管理中的分析[J].才智，2016，2：131-132.
[6]尹黎莉.浅谈高校教学档案管理的特点、问题及对策[J].中国培训，2016，1：208-209.
[7]林莉.试谈学校档案管理与工作效率的提高[J].科学中国人，2016，1：92-93.
[8]杨东梅.高校档案管理服务模式在信息时代的创新[J].才智，2016，2：57.
[9]郭艳明.探析学校档案管理的发展现状及其优化[J].现代交际，2016，424（2）：125-126.
[10]陈航.高校电子档案管理的优化策略分析[J].求知导刊，2016，1：72.
一、高职院学生档案管理的特点
高职院学生档案有其自身的特点，主要表现在：（1）工作量大。随着高职院的扩招、校园的合并，每年需要接收的新生档案数量不断增加；（2）时间集中。每学年开始是新生档案的集中收集归档时间，每学年底是在校学生档案材料集中收集管理时间，也是学生毕业离校前档案集中转递时间；（3）涉及部门多。学生学籍档案材料的形成、归档涉及到各院系、教务处、招生就业办和学生管理处等多个部门；（4）档案传递情况复杂。按照规定，学生档案必须通过机要局转递或派专人送达，但往往因用人单位急于获得学生档案，要求学生自带或用邮政快递寄档，这给学生档案的递送增加了许多难度。下面是针对高职院档案管理的特点，分析了目前高职院学生档案工作中存在的不足，并提出了相应的改进措施。
二、高职院学生档案管理工作中存在的问题
1、学生档案管理未受到应有的重视
学生档案是学校档案的一个分支，但是，高职院往往只重视教学、人事和其它管理的档案工作，对学生档案工作的重要性缺乏认识，认为只是一项附工作，没有将学生档案管理工作提到议事日程上，没有将学生档案管理的好坏与档案管理部门的业绩挂钩。许多学生档案意识薄弱，档案知识缺乏，认为只要不进国家机关，在私企、外企等单位工作要不要档案无所谓，对档案的作用、转递方式一无所知，对档案漠不关心，若干年后需要时又不知档案“身在何处”，有的毕业生认为学校会把档案直接转到工作单位，对档案是否收到不闻不问，自身“弃档”现象越来越严重；有的因为超过了机要局的查询期限，档案一旦丢失则无法查找。
2、学生档案管理不规范
一些高职院缺乏完善的学生档案管理制度，工作中往往以相对随意的临时通知代替科学严谨的管理制度；或者有规章制度，但不能认真执行，形同虚设，造成无章可依或有章不依的局面。学工处、招生就业处或各个院（系）都有可能是学生档案的管理部门，造成学生档案归口不一。档案主管部门与相关部门职责范围划分不准，分工不明确，造成互相推诿，不能各尽其职。由于档案管理没有统一的规定，使学生档案归档时间不统一，不能保证档案材料及时归档；由于档案管理标准不统一，造成归档材料不统一，手续不完备，纸张规格不一，内容填写不完整，材料不齐全等弊端。
3、管理队伍建设薄弱
日前，很多高职院专职档案管理人员很少，管理队伍的学历结构、知识结构、年龄结构、职称结构都不尽合理，其中相当一部分还是“半路出家”，转行从事学生档案管理工作，专业知识很有限。另一方面，兼职档案员几乎未接受过任何档案管理方面的专业培训，缺乏档案管理及档案信息化建设的基本知识和基本技能，且往往一身多任，投入档案管理工作的精力十分有限，无法对学生档案进行科学有效地管理，只是满足于将档案装入袋子、锁进柜子，停留在你查我调的单一阶段。在受到人员编制限制和仅以手工操作为主的档案管理模式下，人才的匮乏很大程度上影响了学生档案管理工作的有效开展，也阻碍了工作层次和工作水平的提高。
三、加强高职院学生档案管理工作的对策
1、统一认识，加强领导，完善管理机制
正确的理念是做好档案管理的思想基础。首先学校领导和广大教职工都要强化档案意识，大力宣传《档案法》和《普通高等学校档案管理办法》，使大家认识到，做好学生档案工作是关系到高职院全面推进素质教育、向社会输送合格人才和涉及高职院学生毕业就业的大事。要加强学生档案管理工作的领导，校领导和院系要把学生档案工作纳入议事日程，切实落实责任制，把学生档案建设当作全校一项基础性的工作常抓不懈，并纳入有关职能部门的目标管理，树立全校一盘棋，上下联动，全员参与的工作格局。不论当前各高职院对学生管理采取何种模式，都要根据学校工作的实际，落实大学生档案管理组织机构；不论当前学生档案存放何处，都必须专人负责学生档案的管理工作；要根据学生档案的数量，配备适当编制的专业人员；若是采取按院系的分散式管理模式，也要配备专职或兼职学生档案管理人员。
2、加强制度建设，规范管理行为
为了确保学生档案的管理质量，必须根据有关法律法规，结合当前高等教育改革和大学生就业工作的整体形势和实际情况，制订出台具有较强针对性和操作性的高职院学生档案管理办法、实施细则和评价体系，使学生档案管理工作有法可依、有章可循。要提出明确的任务目标和全面的归档范围，细化学生档案的收集、鉴别、整理、保管、转递与利用等各个环节的基本规范和工作要求，从根本上保证学生档案的连续性、完整性和安全性。档案管理制度主要可分为三个方面，一是要建立严格的档案登记、转递制度。管理人员对新生档案要认真登记、整理、核对，发现问题及时解决，以保证档案的完整性；二是要建立档案材料的收集补充、定期移交制度，明确归档材料的内容、标准和时间，确保学生档案材料的真实性和准确性，使大学生档案工作规范有序地进行；三是要制定学生档案管理、借阅制度，严格履行登记借阅手续，防止学生档案损毁、丢失，从而为高职院校的学生档案管理工作提供合法、科学、有效的指导。
3、加强管理队伍建设，提高管理人员素质
高职院档案管理人员是档案管理工作的业务骨干，其素质的高低直接影响到档案管理工作能否顺利开展。建立一支强有力的学生档案管理专兼职人才队伍，是提高档案管理质量的重要保证。学生档案管理人员必须具有良好的思想政治素养和高尚的职业道德，具备较深厚的档案管理理论知识，
档案保管技术等相关的专业知识。学校可以每年邀请上级档案主管部门专家、学生档案管理的先进单位来校介绍经验，并积极为档案管理人员的业务培训创造条件，经常组织校内外学习交流，相互取长补短，达到共同提高的目的。同时学校档案主管部门要对学生档案管理工作进行有效的指导和监督，促使学生档案管理人员不断提高业务水平。
4、充分利用信息化、网络化等现代科技手段
目前大部分高职院招生、学籍、就业等都已基本实现信息化和网络化管理，这就为学生电子档案的建设创造了条件。所以高职院应逐步开发一套完整的学生档案管理信息系统和电子档案库，运用现代化的手段管理学生档案，将每个学生可以规范化的档案材料录入到学生档案信息库中，在建好基本信息的基础上，随时录入学生的最新信息，并及时对录入的信息进行维护和更新，确保信息完整、真实和准确。依托互联网建设学生档案管理与服务网站，可以为学生和社会提供便捷、准确的咨询、查询、检索、认证和档案转接投递管理等服务，有效提高学生档案管理工作的效率和质量。
总之，高职院学生档案管理工作是一项系统工程，需要国家、社会、高职院等各方面的广泛关注和支持。作为学生档案管理工作者，面对高职院学生档案管理工作的诸多问题，有必要对学生档案管理工作进行重新审视，积极探索适应社会发展的学生档案管理的之路，充分发挥高职院学生档案管理工作的重要作用，真正做到学生档案服务于学生、服务于企业、服务于社会。
参考文献：
[1]罗红飞.高职院学生档案管理若干问题思考.当代教育理论与实践，2010.
【关键词】学生工作；大学生；电子成长档案
长期以来，整理学生档案一直是高校学生工作的重要工作内容之一，包括每年新生报到时的档案接收和整理以及毕业生的档案规整。但是，一直以来，学生档案仅仅是作为高校学生工作中的一项工作内容而已，而没有成为学生工作中的资源、工具和手段。在传统学生档案工作中，档案内容比较有限，主要是学生的成绩单、登记表、学历学位证明材料、奖惩材料、党员材料等等，而档案形式也非常单一，只是纯粹纸质档案的收集和整理。而由于学生档案重要性的存在，出于安全考虑，这些档案并不能成为高校辅导员学生工作中随时调用的手段和资源，当然，纸质化的档案也并不便于辅导员随时的调用，更谈不上对档案内容便捷的统计分析。众所周知，一个辅导员通常要面对两百甚至更多的学生，依靠传统手段，一个辅导员要想全面了解、监控所有学生的成长状况，似乎成为不可完成之任务。而大学生电子成长档案的建构，却有可能使这一切得以实现。
一、大学生电子成长档案的现实意义
1.大学生电子成长档案的构建，便于学生对自我在校期间的成长情况作出较为客观的自我认识、自我评价和自我规划。
通过建立大学生电子成长档案，大学生能够将在校期间生活、学习、任职等方面的点点滴滴记录在档案系统里，通过档案系统详实地记录学生成长的每一步足迹。学生在每天添加、完善自己成长档案的过程中，可以直观地感受着自己的成长，回顾自己过往的成长足迹，从而让大学生客观的认识自我，反省自我，对自我过往的成长给出评价。大学生通过这种今昔的对比既可以看到自己的进步，获得成功的体验，又可以发现自己的不足和缺陷，自己给自己就会施加一种无形的压力和积极向上的动力，促进他们积极的进行自我成长路径上的矫正，自我进行学习生涯、职业生涯的规划，不断更新自己的奋斗目标，调整自己的成长步伐，从而达到自我管理、自我约束和自我教育的目的。
2.大学生电子成长档案的构建，便于高校辅导员对学生成长状况的了解和监控，便于对大学生的综合素质情况进行自动化的测评。
通过建立大学生电子成长档案，可以借助网络信息技术非常方便地详实地记录学生在校的各种现实表现，包括其学习成绩、学生任职、党员发展、奖惩助贷、活动参与、课堂表现甚至宿舍进出等等情况，而档案形式可以是文本、照片、音频、视频，可以是正式的文件材料，也可以是碎片式的信息，这样有助于辅导员全方位的了解每个学生立体化的成长状况和现实表现。通过电子成长档案，辅导员借助系统中这些立体化的档案记录了解到的是一个个有血有肉活生生的大学生，而不是冷冰冰无感情无生气的纯粹档案，这就突破了过去只能通过与大学生面对面的接触来了解学生的局限。另外，在辅导员的现实工作中，综合素质测评已成为对学生进行评价的主要方式，而电子档案的构建，使综合测评的自动化测算有了实现的可能，能够最大限度的节省人力和避免测算的人为误差和干扰，实现对学生全面、客观的科学评价。
3.大学生电子成长档案的构建，便于家长对学生在校成长状况的获取和了解，从而与学校的高校辅导员加强沟通，形成合力，共同促进大学生的健康成长。
通过建立大学生电子成长档案，可以很好地实现大学生档案信息的共享，让家长实时了解学生在校的现实表现，帮助家长与学校、与辅导员针对学生的成长状况进行有效的沟通和交流。在以往的工作经历中，由于大学生大部分都是在校园内独立的生活、学习，与家庭联系的紧密性有所欠缺，家长甚至对学生在校的表现完全不知情，甚至出现学生挪用、挥霍学费而父母不知情的情况。而由于辅导员本身工作内容的繁杂，而且要面对人数如此众多的大学生，学生们又来自五湖四海，在现实管理工作中，辅导员无精力、也无动力去与家长针对大学生的在校表现进行深入有效的沟通。而电子成长档案的构建，可以实现成长档案对家长、辅导员、大学生三者的开放，让家长及时方便地了解大学生在校期间的种种表现，从而使得家长、辅导员、大学生三者形成合力共同帮助大学生健康成长的美好愿望变成可能。
4.大学生电子成长档案的构建，便于院校对学生成长信息的统计和分析，从而反思人才培养和学科建设工作。
长期以来，对于大学人才培养绩效的考核，往往缺乏来自于对学生成长状况的统计和分析，而更多地依赖于所谓的就业率、保研率、数量等比较单一刚性化的结果，而这些结果更多地只能作为纯粹的评价结果，而对于如何反思、完善人才培养和学科建设工作没有太多的参考价值。而大学生电子成长档案的构建，无疑将大大便于对在校大学生的成长状况进行统计和分析，及时了解大学生具体的实时发展状况，包括大学生的学习成绩，社会实践，讲座参与，竞赛获奖等等情况，对这些情况进行统计和分析，就能很好的发现人才培养的成效，为检讨反思人才培养计划、制度、方法等等提供确实的依据，从而为更加合理有效的人才培养和学科建设提供反馈。
二、大学生电子成长档案的内容设计
大学生电子成长档案的内容应当包括大学生在高校学习、生活、工作中多维度多角度的成长信息，借助这些信息必须能够足以勾勒出大学生清晰的成长足迹。本文认为，电子成长档案应当包括以下多方面的内容。
1.思想政治方面。包括学生入党或入团申请书、志愿书、参加党校或团校培训情况、入党入团时间、转正报告、是否按时交纳党费或团费、关心国内国际时事情况、个人思想汇报情况等等能反映学生思想政治发展轨迹的信息材料。
2.专业学习方面。包括课堂笔记、作业、各种基础课和专业课及选修课等考试试卷的答卷情况，参加讲座的学习体会、论文和报告等，以及任课老师对学生在学习、性格等诸方面的较为客观的指标性评价以及主观性的文字评价，还包括一些专业学习方面的奖惩材料，如考试有无违纪情况等。
3.学术科研方面。包括参与各种学术科研项目从申报到最终结项的所有过程性材料、在项目科研过程中的表现性材料等等，还包括科研的情况或者获得专利及其它形式科研成果的情况，还有获各级各类科研奖项的情况，等等其它能够反映学生学术科研经历和成绩的相关信息材料。
4.身心健康方面。包括健康体检卡、体育课情况、体能特征、记录个人医疗保健状态的材料、能反映学生价值观和人生观及职业观的个性心理特征测试表等等。
5.社会实践方面。包括学生干部任职、参与勤工助学、参加各种社团、参加策划和组织活动、参与志愿者服务活动、校内外兼职、实习、暑期社会实践等情况及评价和获奖材料。
6.能力水平方面。包括大学英语四、六级等级证书、计算机合格证书、普通话合格证书、各种职业技能资格证书等。
7.生活行为方面。包括见义勇为行为、勇于制止不良行为、做好人好事、上课情况（课假情况）、听讲座情况、参加集体活动情况、宿舍进出以及请假情况、宿舍清洁及在宿舍的表现情况等等。也包括在大学期间与父母及亲朋好友的书信往来以及网络上的博客、微博、微信、QQ等其它社交网站上的网络交往情况、日常生活的收入开支情况记录等。还包括对大学生个人生活有影响的重大社会生活事件，如家庭成员的死亡、父母离异、与教师同学关系紧张、生活条件改变、影响生活的重大挫折等等。
8.其他方面，包括自己对自我的评价、反省材料，学业规划和阶段性目标，职业生涯规划，成长日记等等。
以上所有内容的信息材料都以电子化的形式保存于档案系统中，可以是照片、扫描件，可以是文本、音频或者视频，也可以是网页、思维导图等等，（下转第106页）（上接第104页）以此实现档案的丰富性和灵活性，以此构建大学生立体化的成长档案。
三、现代网络信息技术在构建大学生成长档案中的作用
1.创建交流新平台，大学生成长档案信息收集方式多元化
在现代网络环境下，IM（即时通讯）、微博、飞信、微信、播客等网络信息技术为大学生、教师、家长交流提供了一个全新的交流平台，使之成为大学生成长档案信息收集的新方式。通过这种非面对面的交流，老师和学生、家长和学生都可以进行平等的交流和沟通，难以倾述的情感、学习、生活等问题得以在这里提出、交心，从而能够全面了解学生的家庭情况、成长背景，以及学生心理等，动态记录大学生的有关成长信息。
2.构建管理新模块，实现大学生成长档案信息管理自动化
现代网络信息技术的应用，为学生档案管理提供了极大的方便，几乎所有的文字、图像、声音等各种信息形式都可以进入网络。老师可通过网络进行学生信息采集和核对，学生也可以直接将数据信息录人档案数据库，这样既方便又省力，确保了档案信息的齐全。如果增加了基于RSS的学生管理模块，大学生成长档案信息管理功能将会更加全面和自动化。使用RSS技术，可使老师自动跟踪学生，在聚合器中了解学生的各种情况，不再需要一个一个地收集他们的信息，就可以自动获得每个学生最近更新的内容，并收集整合学生的行为进行评论，通过评论进行个性化指导和实现大学生成长档案信息管理自动化。
3.增加成长记录新载体，实现大学生成长档案内容多样化
大学生的成长档案材料可以不是为了档案而去准备，而去制作。现在大学生喜欢的博客、QQ空间、飞信空间、微博、微信朋友圈、播客等多种形式都可以方便快捷地实现记录大学生成长足迹的功能，也非常便于高校辅导员备查备份。如：博客，其特性就是以日记的方式来组织文章的，借此大学生可以记录下自己在学习、思想、纪律、卫生等方面的情况及周围发生的对自已有影响的事，并会用简练的语言表述自己的收获、失误及感想。与博客相比，微博、微信打通了移动通信网与互联网的界限，方式趋于多样化、简单化。这些网络通讯形式都可以成为大学生成长记录的新载体，通过这些形式会更加丰富、生动成长档案，实现大学生成长档案内容的多样化。
基于学生工作的大学生电子成长档案，可以依托现代信息技术搭建高校辅导员、大学生、家长更为畅通互动的交流平台和信息共享系统，构建了更加完善、丰富、生动的大学生成长档案，促使学生在回眸中看成长历程，在发展中审视自身，及时反省和纠正，理清拨正自己的人生规划；促使高校辅导员随时随地能够调阅、统计、分析学生的成长信息，监控学生的成长状况，合理、有效地对学生进行教育管理；促使家长密切地关注学生在学校的现实表现和成长状况，为大学生的健康成长多提供一份来自家庭的保障和推进。而最终高校辅导员、大学生、家长将形成教育合力，共同为每一个大学生的人生发展保驾护航。
参考文献：
[1]刘莉娟.大学生成长档案构建探究[J].陕西档案，2009（2）：22-22.
[2]何金龙，李静.现代网络技术与大学生成长档案构建[J].文学教育，2011（3）：146-147.
[3]冯晓莉.建立高校学生成长档案的策略研究[J].黑龙江档案，2012（4）
【关键词】“三化”理念；学生档案；过程管理
高校学生档案是向用人单位全面推荐和介绍毕业生情况。目前学生档案材料包含的内容主要有：毕业生登记表、入团入党材料、体检表、学生成绩表、各种奖励材料、处分材料、综合测评表等。它是以纸张作为档案的载体，具有实体性、原始性和唯一性等特点，是一种宝贵的信息资源，有利于用人单位对学生进行客观、真实而全面的了解。档案是人事档案部门对当事人进行转正、定级、职称评定、计算工龄等问题时的重要依据。每个人在职业生涯中会遇到职称评定、工龄计算、工作更换等情况，由于近几年毕业生工作流动性较大，人事档案部门只能依据档案的记载情况进行相关核算，另外，在办理养老保险、出国深造手续和考研、考公务员时，也要用到档案。
一、高校学生档案管理的创新思路
档案管理看似一个程式化刻板的工作，其管理却应该是一个不断动态更新的过程。本人的创新思路便是将刻板的工作动态化，全过程、分阶段的对档案进行超前的、过程的、追踪的管理。具体分以下三个阶段：
（一）档案超前管理阶段。以“三化”理念为指导，强化学生档案管理基础性工作。面对当前的就业形势，高校的档案管理工作必须具有超前性，考虑到档案材料在大学生就业中所起的特殊作用，改变过去毕业生离校后再集中整理归档的管理方法，从学生进校起就做好建档工作，杜绝因临时突击行为，造成错装、漏装和档案转递不及时、不准确的情况发生。
（二）档案过程管理阶段。强化服务功能，通过设计完善诚信档案、台帐、建立档案借阅登记表、专递交接表等方式，创新学生档案管理模式。
（三）档案追踪管理阶段。发挥档案管理功能，设计2010届、2011届《宿迁学院五系毕业生信息反馈调查问卷》及《宿迁学院五系毕业生就业市场反馈调查问卷》，作调查、统计、分析，构建毕业生信息反馈档案系统。
二、创新举措——以宿迁学院五系学生档案管理为例
（一）提出并运用档案“三化管理”、“超前管理”、“过程管理”、“追踪管理”理念，加强学生档案管理，充分发挥学生档案在就业服务中的作用。学生档案管理的“三化”，即规范化、精细化、动态化。规范化是以统一的办法和标准对学生档案进行管理；精细化是在规范化的前提下精益求精和创新，完善档案管理；动态化是对学生档案进行及时更新，随时能够体现学生现实的表现情况。
（二）制定实施《宿迁学院五系学生档案管理办法》、建立《五系学生档案管理台帐》、建立《学生档案借阅登记表》、建立《五系毕业生档案转递交接表》。具体的做法为：按照宿迁学院学生档案管理的要求，结合五系一直以来学生档案管理的做法，经系部例会讨论，制定《宿迁学院五系学生档案管理办法》。本办法共五章，二十五条，从总则、系部档案管理职责、归档材料、档案管理要求、学生档案查（借）阅五个大的方面作了规定。建立学生档案柜标签，按年级、专业、班级顺序存放学生档案，便于识别及统一管理。从2005级开始建立全系学生档案管理台帐。按照档案袋的目录内容，以班级为单位学号为顺序制作全系每一个班级的档案台帐。台帐最初是在新生入学时同新生档案一起建立。档案袋中含有的所有材料，在台帐中显示备注出来并标注分数。建立学生档案借阅登记表。因用人单位政审、应征入伍等情况需使用时，在“档案借阅登记表”上说明理由，并经借阅单位负责人批准，严格履行登记手续后借出，并按期归还。建立五系毕业生档案转递交接表。使档案保管转递责任到人，确保学生档案的安全。实行对学生档案的动态管理。台帐及档案的更新通常在在每次评奖评优以后、学生受处分后、以及毕业班毕业前几个时段。
（三）设计《五系学生诚信档案》，并动态记录，最终归档。诚信档案包含学生亲笔签名的诚信承诺书，个人基本情况（专业班级、政治面貌、贫困生认定信息、助学贷款信息等），诚信记录（四学年的学风考风情况、拖欠费用情况、偿还贷款情况、日常行为情况、其他表现情况及诚信情况总记录）。
（四）设计2010届、2011届《宿迁学院五系毕业生信息反馈调查问卷》及《宿迁学院五系毕业生就业市场反馈调查问卷》，并作调查、统计、分析，给系部学生档案管理、教学及就业指导工作作参考，为进一步完善各项工作提供依据。
三、创新效果—以宿迁学院五系学生档案管理为例
（一）自系部档案考核以来，五系学生档案2008届—2011届毕业生档案考核出错率为0。
（二）五系在2008—200年、2009—2010学年获学生档案管理条块工作先进。
（三）目前，已完整保存五系2005级—2008级四届全体毕业生档案台帐，正更新完善2009级—2012级四届在校学生档案台帐。建立2010届、2011届毕业生信息反馈电子档案系统。
（四）根据本人几年学生档案管理工作实际，2012年5月《浅谈高校学生档案管理创新》。
四、高校学生档案过程管理的推广价值
对学生而言，高校学生档案是国家人事档案的组成部分，是大学生在校期间的生活、学习及各种社会活动中的真实历史记录，它真实而具体地体现学生在校期间的品德作风、学识水平、综合能力及健康状况等，是大学生就业及其今后各级组织选拔、任用、考核的主要依据。本着真实、诚信为本的建档原则，以方便就业、服务用户为导向，加强高校学生档案管理，零出错率保证了档案的真实准确性，给学生人事档案的完整性和学生的切身利益提供了保障。在现今严峻的就业形势下给学生顺利就业提供一些便利。充分发挥了学生档案在就业服务中的作用。
对就业市场而言，动态化管理保证了学生档案的及时更新，体现学生入学以来的现实表现情况，为用人单位政审、了解情况及毕业生档案的完备转递提供保障。根据《毕业生就业市场反馈调查问卷》反馈，适时的加入单位共需了解的诚信档案等信息，使档案管理与时俱进，符合当今用人单位的需求。
对辅导员而言，《学生档案管理办法》的制定实施，使档案管理规范，有章可循。在基础工作做好后，档案常规管理会轻松、有条理。专门档案室及档案柜的设置，使学生档案存放安全可靠。档案借阅登记制度的建立，使档案管理安全规范、以学生为本。台帐的建立，能够对全系学生的档案信息一目了然，可以准确迅速的查询全系每个专业、每个班级、每位学生的档案信息，无需翻阅档案袋就可以了解每一位学生目前档案袋内容的完备程度。便于统一管理、查找、调阅等，这种优势在毕业班学生政审时体现的尤为明显。即使在学生毕业后，也可以作为档案查询的依据，是一份极有意义的存档。
对学院、系部而言，完备的毕业生档案在就业市场可以提升学院的形象，反应学院扎实的基础性工作。毕业生信息反馈档案系统的构建，及时反馈毕业生信息，根据所反馈的毕业生工作后的知识结构、思想道德、专业技能、心理素质等的具体信息。了解用人单位对人才的标准和需求，及时调整招生计划、专业设置、教学计划、教学内容、教学方法和手段，主动适应人才市场，培养学生基本技能和综合素质。
参考文献：
[1]肖连勤.高校学生档案管理工作创新[J].黑龙江教育，2010（3）.
[2]徐向玲.增强创新意识 做好高校学生档案管理[J].中国成人教育，2007（3）.
一、大学生心理健康档案的建立
2004年，教育部曾要求在直属高校秋季入学的所有大学新生中都建立心理档案，到目前为止，全国很多高校都为学生建立了心理健康档案。但是，这其中也存在一些问题，比如：学生的心理健康档案在学生入学的时候建立起来，保存一些学生的基本信息，之后便成为一个无人问津的“死库”等等，这些问题使得学生的心理健康档案有名无实，浪费了人力、财力、物力资源，却没有发挥应有的作用。笔者认为，要想对大学生心理健康档案“才尽其用”，首先是要建立起完善的大学生心理健康档案。
在建立大学生心理健康档案的过程中，首先涉及的一个问题是“由谁建”，也就是由谁牵头的问题。一般来讲，学生学习生活在班级、学院、学校这样一个三级体系之中，在这个体系中的每个层级，都会产生学生的心理健康档案。而且，从目前情况来看，很多学校都成立了专门的心理机构，解决学生的心理问题，这个过程中又会产生大量的心理健康档案。学生的心理健康档案虽大量形成，但却散乱在不同的层面上。要想解决这一问题，首先必须确定一个主体，把这些散乱的档案集中起来。各学校应根据自身的实际情况来确定这一主体，比如，对于学生比较多的学校可以以学院为主体，对于心理机构比较完善的学校则可以以心理部门为主体。
其次面临的问题是“怎么建”。从目前情况来看，多数学校是以心理档案系统为依托的。现在大学生心理档案管理系统很多，如教育部牵头开发的“中国版”学生心理档案管理系统、安人大学生心理档案系统、北森大学生心理档案系统等等，各具特色。值得注意的是，在大学生心理档案管理系统中，除了需要包括在线形成的以及直接生成的数字化的档案信息外，还要注意对其他载体（比如纸质等载体）档案信息的数字化，这样建立起来的档案管理系统才是完整的、合理的。
二、大学生心理健康档案的管理
对大学生心理健康档案的有效管理是心理健康档案发挥作用的必由之路，管理工作的优劣直接决定着档案发挥作用的大小。在对大学生心理健康档案的管理过程中，首先，要确保大学生心理健康档案的齐全、完整。如果档案残缺不全，档案发挥作用将无从谈起。当前的大学生心理健康档案，主要包括学生个人的基本情况、家庭背景、心理健康测评及结果等等各种反映学生心理健康状况的记录。这些记录形式多样，其形成有些是定期的、有些是不定期的，但无论是哪种类型的记录，都将为做好大学生心理健康工作提供必要的依据和凭证。所以，要及时收集整理各种形式、各种载体的学生的心理健康记录，及时更新和维护学生心理健康档案管理系统，使之处于一种动态状态，从而确保系统的活力，为这些档案发挥作用打下良好的基础。这里也有一个需要注意的问题，强调档案的齐全完整，并非要求有“文”必档，玉石不分，所有关于学生心理的记录一并入库，而应根据实际情况，根据工作需要，有选择的入库。
其次，在对大学生心理健康档案进行管理的过程中，要及时对档案信息进行分析整合。大学生心理健康档案纷繁复杂，对于其的管理，不仅仅是把这些数据集中起来，更重要的是要使这些数据产生1＋1>2的效果，并直接作用于大学生的心理健康工作，这就离不开对档案的分析整合。比如，大学生心理健康档案系统保存了大量的学生心理测试量表，在管理过程中，把这些量表集中起来并不难做到，但是，应该考虑到，对这些量表进行什么样的“加工”，才能使利用者利用起来更直观、更方便。所以，在整理的过程中，可以从纵横两方面来考虑，一方面，保证一定时期一个学生各类量表的连续性，另一方面，应该力争使其能够体现在同类一量表中，不同学生的比较，只有这样，才能更有利于利用者全方位的做好学生的心理健康工作。
当然，在对大学生心理档案管理的过程中，不免会涉及很多心理学的知识，需要心理学专业人才的配合，但档案工作者凭借自身的专业知识，在这其中所发挥的重要作用是不可代替的。所以，笔者认为，大学生心理健康档案能否发挥出其应有的价值，与我们档案工作者有直接的关系。
三、大学生心理健康档案的利用
第一，重视对大学生心理健康档案的利用，有利于促进学生的全面发展。首先，从学生个人角度而言，在大学校园里，很多学生往往对“我是谁”“我究竟是一个什么样的人”等问题感到困惑，学习和生活中会出现过于自信或自卑的现象，诸如此类问题都根源于学生对自己没有一个很好的了解，对自己的心理特点没有一个准确的认识。学生通过对自己心理健康档案的利用，能够更好地了解自我、认识自我、正视自我，并能够有意识的调节自我，使自己的心理状况沿着健康的道路发展。其次，从学校的角度来看，大学生心理健康档案是教师管理学生的重要依据。每个学生的成长经历和生活环境的不同，造就了学生不同的心理特点，不同的心理特点使得教师在教育过程中不可能有一把“万能钥匙”，而必须做到“一把钥匙开一把锁”，心理健康档案恰恰为教师提供了这样的捷径。教师根据学生的心理健康档案，可以对学生有一个全方面、相对真实的了解和认识，便于教师因材施教。比如，我校的心理健康档案管理系统，记录了学生成长中对其影响最大的事，我们了解了这些“大事”，便不难对本不理解的学生的想法和做法做出更好的解释，便可以更好的和学生进行交流，更合理地引导学生，做到防患于未然。
1、重视接收、轻视开发利用
从目前来看，社会性人才档案管理中心在流动性大学生档案管理方面取得了一定成绩，然而，其中的一些问题也不可忽视，那就是大多数人才中心存在着严重的功利化思想，只重视流动性档案的接收，收取档案接受金，却实行封闭式管理，忽视流动性档案的开发利用，使得很多流动性档案失去了存放的意义，大学生的就业问题依然得不到关注和重视。在这种情况下，就出现了很多社会不良现象，例如：一些私企用人单位在不查阅人事档案资料的情况下就随便招聘用人，使得一些假学历、假文凭泛滥，严重扰乱用人单位的人事管理；由于流动性档案得不到开发和重视，导致弃档现象不断出现，甚至出现了大学生私藏档案、私拆档案的问题，严重损害了档案管理的严肃性。
2、出现了严重的人档分离问题
由于缺乏健全完善的制度与科学有效的管理，使得流动大学生的档案管理无法有效衔接，个别地方在执行人才选聘制度时，在没有档案的情况下，同样接收一些流动大学生，这种不合理的做法就昭示着未来的档案管理会问题重重，一些被接收的流动大学生经过若干年的打拼出现了离职、跳槽等现象，加入新单位后不是有人无档，就是原单位有档无人，形成了严重的人和档案相分离的问题，容易造成假文凭、假学历等的泛滥。
3、流动档案管理不规范
当前社会上的流动大学生数量较多、范围较广，所以，其档案数量、类型也是五花八门，不同流动大学生有不同的档案内容，成千上万的流动性档案集中到社会性档案管理机构，由于缺乏健全的档案管理制度的约束，档案管理中心没有做好流动性档案的分类、归类与整体，使得这些档案依然处于混乱状态，档案没有得到真正的管理，后期出现查找不利、转递不及时等问题，甚至出现了档案丢失、遗漏等现象，严重违反了人事档案管理纪律。
二、流动大学生人事档案管理的有效对策
1、建立健全流动人员档案管理规章制度
针对目前流动人员档案管理混乱不堪的现状，国家应该先从规章制度上下功夫，建立健全流动人员档案管理方面的制度法规，实现流动档案的制度化、规范化管理。当前我国依然未形成健全完善的档案管理法律法规系统，也正是因为缺乏完善的法律法规约束，才使得一些档案管理人员放松自我，出现了不负责任、勉强应付的局面，所以，我国必须重点针对流动人员档案的管理制定严格的法规制度，确保流动人员档案管理有法可依、有法必依。
2、加强流动档案的规范化管理
流动档案的管理必须依照统一的规范和规定，流动档案必须收集齐全、内容要确保真实准确，实行分类归档、分层管理，信息化检索等制度。为了达到这些标准，要从以下方面做起：（1）要规定只有县级以上的国家行政性人事机构才具备流动档案管理的资格，其他任何社会性闲散机构都无权依靠打理流动档案获取利益。（2）任何合法性的流动人员档案管理机构都必须本着“集中统一、归口管理”的原则进行流动档案管理，要严禁分散管理的现象出现。（3）对于数量巨大、结构复杂的流动性档案要进行逐层分类、分档规范化管理。
3、积极采用现代化技术和方法
档案管理必须迎合现代化的发展形势，积极采用现代化的技术、设备、手段和方法，流动档案管理机构要引进现代化的计算机设备，创建流动人员人事档案信息数据库，实现流动人事档案的信息化管理，并选择现代化的信息检索系统，加大信息管理软件的开发力度，加快实现流动档案的现代化管理，其中对于一些非保密性的流动性档案可以采取网络服务式管理模式，为流动人事档案的开发和利用创造机会。
4、重视人事档案的开发和利用
流动大学生档案的管理工作并非只局限于接收、存放、分类与归档，更重要的是要注重其开发和利用。所谓人事档案管理服务，其服务对象既包括档案的主体，也就是这些流动性大学生，又包括那些社会用人单位以及人才招聘选拔机构等等，流动档案管理部门必须明确自身的职责和义务，在保管好流动大学生档案的基础上，也要重视这些流动档案的开发和利用工作，例如：可以采用网络链接的形式同用人单位、社会人才招聘机构等建立联系，同时，也要同存档的流动大学生建立联系，为流动大学生实时提供求职、就业方面的相关信息，使流动性大学生掌握用人单位的用人招聘等信息，这样才能促使他们更好地抓住机遇，迎接挑战。
5、全面提高档案工作人员的素质与水平
必须提高流动档案管理人员的素质与水平，首先他们应具备合格的思想素质、道德素质以及职业精神，能够带着一份责任心、责任感投入到流动大学生人事档案管理工作中来，同时，也要加强对她们的档案管理法律法规方面的教育，使他们掌握流动大学生人事档案管理的相关方法、规定与程序等等，从档案归档、整理的原则，到鉴别与归类、检索方法等等，都要逐步落实、逐步提高，这样才能真正意义上地确保流动大学生人事档案管理的科学性、规范性。
三、总结
