时间：2022-11-05 00:06:05
关键词：高校学生档案；管理模式；管理体制；规律
我国高校档案馆大多是在综合档案室的基础上组建而来，高校档案管理体制虽然经历了分散到分管，分管到集中，但是作为高校档案管理重要内容之一的学生档案仍然游离在高校档案管理体制之外。教育部27号令《高等学校档案管理办法》已经明确将学生档案纳入高校档案管理的范畴。但由于目前缺乏学生档案管理体制方面的具体操作性规定，各高校学生档案管理模式也不尽相同，鉴于此，本文将在分析各高校学生档案管理模式优劣的基础上，探讨如何构建科学规范的学生档案管理模式，以促进学生档案规范管理，服务高校教育事业。
一、高校学生档案材料形成规律
高校学生档案是高校档案管理的一个重要内容，也是国家人事档案的重要组成部分，是高校学生管理活动中形成的，记录和反映在校期间学生个人经历、思想品德、家庭状况、学习成绩、个人特长、奖惩情况、身心健康状态等信息的具有保存价值的各种形式的历史记录。目前高校学生档案材料形成规律主要有以下特点：
（一）学生档案数量大。自1999年扩招以来，普通高等学校规模扩大，学生数大幅增长，由此产生的学生档案量也大大增加。根据教育部统计数据显示，1998年全国普通高等学校1022所，仅19%的普通高等学校的学生人数超过5000人，50%的普通高等学校学生人数集中在1000人～3000人。[1]而2009年全国普通高等学校达2305所，70%以上的普通高等学校学生人数超过了5000人，32%的普通高等学校学生规模集中在10000人～30000人。[2]
（二）学生档案材料形成时间长。由于学校办学层次的提升，专科院校升格为本科院校、博士点、硕士点在各高校纷纷设立，学制的改变也使得学生档案材料形成时间发生改变。学生档案材料的形成贯穿学生整个在校学习年限，专科生、研究生需要3年，本科生需要4年，而本硕博连读甚至需要10年，时间跨度长。这期间不间断的有新的档案材料形成，需要及时归档，否则容易丢失，影响档案材料的完整性。
（三）学生档案材料形成部门多。学生档案材料来源比较分散，涉及学校招生办、教务处、学工处、保卫处、组织部、团委、学生所在的院系等多个部门，需要沟通协调部门间的关系以保证档案材料收集的原始性、真实性、完整性。
（四）学生档案材料内容丰富。主要有：一是入学类材料：各类入学通知书、各类学生登记表。二是鉴定类材料：学生学年鉴定表。三是学习成绩材料：学生成绩登记册、研究生个人培养计划及其执行情况表。四是毕业类材料：研究生论文答辩决议、各类毕业生登记表、学位证明材料。五是党、团组织材料：入团志愿书、入党志愿书、申请材料，综合考核材料、外调证明材料。六是奖励材料：三好学生登记表、优秀学生干部登记表及各类奖励审批材料。七是处分类材料：处分决定及个人检查交代材料。八是其他：体检表、毕业生就业派遣通知书。高校学生档案材料形成规律的特点体现出了高校学生档案管理的复杂性、过程性、动态性。高校学生档案管理由学生档案的收集、整理、归档、利用、转递、保管等一系列环节构成，不再是档案材料的简单收集，过去兼职管理的模式已然不适应学生档案管理的需要，必须交由专门的档案部门进行管理。
二、高校学生档案管理模式分析
《高等学校档案管理办法》已经明确将学生档案纳入高校档案管理的范畴。但由于到目前为止仍然缺乏学生档案管理体制相关方面具体操作性的规定，因而在实际的学生档案管理工作中，各高校管理模式也不尽相同，只有少数高校按照《高等学校档案管理办法》的规定将学生档案归口学校档案机构管理，其余的还是实行分散管理，有的归口招生办、有的归口各院系、有的归口学生工作处管理。那么集中与分散的管理模式优劣在哪里呢？总的说来，学生档案不归学校档案机构管理，而分散其它一个部门或多个部门管理的这种分散多头的管理体制造成了在一个学校有多个档案管理部门，同时对相同或相近的档案管理事项进行管理，造成了部门职能交叉，最终导致档案资源的重复建设，不符合高校档案资源整合的需要和精简高效的机构改革原则。[3]而且这种分散多头管理由于没有一个管理中心、没有一个机构对学生档案管理负总责，容易造成部门间相互扯皮，降低效率，影响学生档案管理的效果。具体来看，由于不是专门的档案管理机构，学生档案管理工作往往不受重视，被部门其他工作挤占，在资源有限的情况下，人员、经费往往得不到保障。具体表现为：一是无法配备专职档案管理人员。无论是学工处还是院系，档案管理工作都不可能成为中心工作，管理学生档案的工作人员多为兼职，兼管学生档案管理工作。现今档案管理越来越专业化、现代化、信息化，这种兼职管理的模式无论是档案管理人员的专业素质、时间、精力的投入已经不能适应学生档案管理工作发展的需要。二是档案保管条件难以达到标准。自高校学生档案形成之日起算高校保管学生档案的时间本专科生、研究生一般为3年～4年，本硕博连读生长达10年，另外还可以在毕业后再托管2年。这期间档案的保管也是学生档案管理的一个重要方面。无论是学工处还是院系，档案保管的条件往往比不上专门的档案管理机构，无法配备专门的档案库房和基本的档案防护设施，将档案存放在普通的办公室，容易造成档案丢失或档案损坏。三是档案管理专业化程度低。主要体现在学生档案的收集归档和利用服务的不规范。档案整理没有严格按照档案的整理规范进行整理，还停留在简单的收集上，没有编制页号和档号。只能提供简单的档案查询、转递等服务，学生档案信息化程度不高，无法为学校提供学生管理决策服务。学生档案归口学校档案机构管理，那么学生档案管理工作理所当然的成为档案机构的中心工作，具有非专门档案管理部门不具备的优势，更加能够体现档案管理的专业性，在档案人员配备、保管条件、档案现代化、专业化管理等方面更胜一筹。
三、高校学生档案管理体制的建构
高校档案机构是保存和提供利用学校档案的专门机构，《高等学校档案管理办法》明确把学生档案列入了高校档案管理的范围。因此，高校学生档案的主管部门无疑是高校档案机构。根据高校学生档案材料形成的规律，通过对高校学生档案集中与分散管理模式优劣的比较分析，高校学生档案归口档案部门，实行集中统一的管理模式是最优的。那么集中统一的学生档案管理体制的建构可以从以下几个方面展开：
（一）明确学生档案管理的主管部门是高校档案机构，由高校档案机构集中统一管理全校的学生档案工作。由高校档案机构对各学生档案材料形成部门进行业务指导，要求他们按照档案整理的规范做好档案材料的收集、整理、归档工作，并对收集归档后的学生档案进行提供利用服务以及做好档案的转递、保管等工作。要实现集中统一的管理体制，必然要将学生档案管理的职能同原有的部门相剥离，这将面临着高校部门职责权限再分配的阻力。改革必然要有阵痛，学校领导应该从档案职能科学配置的高度来看高校学生档案管理体制的变革，将对相同或相近的档案管理事项的管理职能整合到一起，实现资源的共享和利用。
（二）合理的人员配备和经费保障。集中统一的学生档案管理体制必须要有合理的人员配备，应当根据学校规模，配备一定数量的专职学生档案管理人员，以保证工作的正常开展。同时还应该有专项学生档案管理经费投入，保障学生档案基础设施和防护设施的配备到位，支持学生档案信息数据库的建立和维护。
（三）建立健全学生档案管理规章制度。学生档案管理划归档案部门管理之后，档案管理部门要按照学生档案材料形成的规律重新制定学生档案管理规章制度。明确各部门和人员的学生档案管理职责，包括明确档案馆、各归档部门职责，明确档案馆专职档案管理人员、各归档部门兼职档案管理人员职责。明确学生档案业务规范。包括学生档案归档范围、程序、要求；档案整理的规范；档案查阅利用、转递、投递等方面的规定。
（四）建立行之有效的学生档案管理横向机制。学生档案来源分散，涉及到很多的部门，如何保证档案材料的真实性、完整性，必然要建立一个行之有效的学生档案管理横向机制，对各学生档案归档部门进行沟通协调。这一机制一方面要求各归档部门按照学生档案归档范围进行档案材料的收集，保证收集的完整性，避免各部门间相互扯皮，同时要求各归档部门严格按照《高等学校档案管理办法》第十六条规定的“高等学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度”的要求对学生档案材料按照学生档案整理要求整理后移交归档。要建立这一机制，首先要明确各归档部门的责任人，在各归档部门确立一名分管档案的领导和兼职档案管理人员负责本单位的学生档案工作。其次要确定各归档部门的职责，包括分管档案的领导和兼职档案管理人员的职责。再其次实行各归档部门档案工作考核制度。把各归档部门档案工作纳入学校绩效考核的指标，工作业绩与奖惩挂钩。最后档案部门要积极主动与各个档案归档部门联系，对各个档案部门工作进行检查和业务培训、指导，对档案材料收集的真实性、完整性以及档案整理的规范性严格把关。
关键词：民国时期；明清档案；整理
最近，收到上海师范大学张会超博士惠赠大作《民国时期明清档案整理研究》（上海世界图书出版公司，2011年12月出版），拜读后颇有感想。
张会超是我的大学同窗。他自大学本科、硕士直到博士，专攻历史档案学，对历史档案编研问题有自己独到的见解，对宋朝架阁库、少数民族文书档案、简牍档案等都有深入的研究。张博士现为上海师范大学人文与传播学院档案学系副教授，兼任中国档案学会档案学基础理论学术委员会委员，主要从事档案学基础理论（中国档案史）方面的教学和研究工作。
《民国时期明清档案整理研究》一书是作者长期以来孜孜以求的研究成果，也是历史档案学研究方面的力作。著作通过史料的挖掘与梳理，还原了明清档案抢救、保护和整理这一复杂过程，展现了具体翔实的细节，对民国时期北京大学研究所国学门、故宫博物院文献馆、中央研究院历史语言研究所、清华大学历史系和禹贡学会等机构及其人士先后参与明清档案的保管和整理作了细致的探讨和阐述；并在史实构建基础上进行了理论分析和意义阐释，剖析了整理方法的运用与变化，揭示了档案思想的积淀和升华，阐明了档案整理的经验与教训。明清档案整理的影响逐渐深入人心，而其作用也日益突出，并成为中国档案学形成的推进因素和重要内容。纵观全书，主要特点体现如下：
1 构建历史事实，史论相佑
为还原当时明清档案整理的真相，不至于使过去的景象埋没于历史的烟尘中，作者构建史实廓清了当时整理明清档案的状况。从“八千麻袋”事件入手，详述故宫内的明清档案厄运和悲惨状态，展示了当时众多人员在历史档案方面表演的一幕情景剧。以重笔叙述了民国时期北京大学研究所国学门、故宫博物院文献馆、中央研究院历史语言研究所、清华大学历史系和禹贡学会等机构及其人士先后参与明清档案抢救、保护和整理这一复杂过程。
著作在写作过程中十分重视理论与史料的结合。在论述明清档案整理实践过程时，多引用当事人的记述、往来信件、文书资料等印证当时的档案流转、档案整理过程。在论述档案整理理论凝结时，遵循“从史料中来，到史料中去”的原则，从史实中引出理论，用史实说明理论，用理论分析历史事实。如，在论述档案分类、档案编目等问题时，多节录当时的相关规定，由规定得出各个整理单位的档案分类、编目思想，再引用当时人记述的史实印证理论。在论述明清档案整理意义时，作者说：“留下了光辉灿烂的一页。”为论述这“光辉灿烂”的成就，文章引用了大量史实，用无可辩驳的历史事实证明了自己的观点。作者也说：“对民国时期明清档案整理这一事实作一还原，‘论从史出’，从获取的史料中得出结论。”
2 提炼理论方法，辩证论述
档案整理的实际需要，推动了档案工作研究。作者在档案整理的大量史实中提炼出档案整理一些理论和方法。在整理档案的原则上，作者指出：不同的机构和人士在对档案进行整理时，各有原则。北京大学视如珍宝，妥善保管，并及时整理；故宫博物院设置机构保管档案，由专职人员来整理，按系统保管，尊重档案的形成规律；故宫博物院文献馆集中精力，按重要程度、紧急程度进行分工协作，尊重原有的整理基础；中央研究院历史语言研究所未雨绸缪，整理之前即制定规则，整理过程中注重联合，携手文献馆一起编制出目录，并且，整理与刊布并重；清华大学历史系和禹贡学会珍视明清档案，积极参与抢救和整理档案。同时指出：各个机构整理档案的原则不完全一样，但对档案的重视是一样的；不同的原则恰恰是各个机构基于不同情况而作出的选择，既是因地制宜、实事求是的结果，也是具体问题具体分析的结果。
在档案分类上，作者指出：民国时期对明清档案的整理采取了相对科学的分类方法。北京大学研究所国学门对档案的整理重在形式整理，最初，将档案分为题本、誊黄、贺表、报销和杂件五种，后来，对整理方法作了修改和完善，但分类方法基本没有大的改变，仍是按照档案的文种和名称进行分类。故宫博物院对档案的整理初期是先分大类，多采用形式和文种的分类方法，而后，再进行具体的类别。1934年以后，故宫博物院文献馆确立了普遍整理的原则，同时，尊重来源，按照机关、程式、来源、名称、时间、地域和人物的类别进行档案整理。中央研究院历史语言研究所、清华大学历史系和禹贡学会的整理档案根据档案的具体情况采取了机关、事由和文种等不同的方法。同时，作者还指出：无论哪个进行历史档案分类工作的文化学术单位，都特别强调档案分类法的实用性，都把实施验证作为评价和修正档案分类法的重要依据。
在档案编目上，作者指出：除了分类方法不断革新外，档案的编目工作也一直在进行着。从《北京大学整理清代内阁档案报告》上可以见到编目的雏形，为规范学生的整理行为，又制定出了统一的编目格式。故宫博物院文献馆对编目作了详细的规定，从编缮卡片到编制索引都有明确的说明。清华大学历史系在整理档案的过程中，对编目进行了试验。作者认为：这一时期明清档案分类和编目虽然因时宜的不同而有所变化，但是也借鉴国内外的图书和档案分类法，而采用了适合自己的方法。
关键词：高校学生档案；档案管理；大学生就业
Abstract: the employing units and candidates two-way choice of employment in our model. In this process, the university student file to be connected by the bridge units and their. It is proof that the students' ability and quality, is the important basis for the employer for selection and appointment of personnel, it is necessary to strengthen the management of university students' archives, archival documents and play a reference value, promoting flexible employment. This paper from the service employment perspective, focusing on the importance of college students file management work and the existing problems, and puts forward several countermeasures.
Keywords: College Students' archives; archives management; the employment of College Students
中图分类号：G271文献标识码：A 文章编号：2095-2104（2012
2011年全国高校毕业生规模为660万人，较2010年增加了近30万，加上约150万的往届待就业毕业生，高校毕业生就业形势依然严峻，在竞争如此激烈的就业大潮中，诚信成为用人单位选拔人才的首要标准，除了面对面考量应聘者，更重要的是查阅学生档案，获取客观、真实的信息内容，全面地了解应聘者的个人情况。高校学生档案在此过程中发挥着关键的参考与凭证价值，因此必须有效地开展学生档案管理工作，为大学生就业创造良好的条件，把各类人才输入到社会最需要的岗位中去。
1高校学生档案在大学生就业过程中的重要性
高校学生档案是记录学生文化素质、专业技能、思想道德素质、身体素质等情况的以备查考的文件材料的集合。它具有原创性，随着学生走向工作岗位成为人事档案的重要组成部分。它对大学生就业的重要性主要体现为三个方面：
1.1高校学生档案记录信息的全面性。
高校学生档案，客观记录了学生从高中到大学期间形成的一系列文件材料，具体包括学生的学生登记表、学籍卡、学习成绩单、思想品德的考核表、家庭情况登记表、毕业生论文、学位证、参加党团材料、奖惩材料、体检表等[1]。它是学生各方面的真实反映，包括了学生学习能力与品德修养，个人的优势和不足，过去到现在的成长历程，因此用人单位可以从整体上了解应聘者，避免以偏概全而失去优秀的人才。
1.2高校学生档案记录信息的真实性。
高校学生档案一部分是学校或其他机构直接开具的证明材料，一部分是学生个人填写后经有关部门审核鉴定的结果，因此这些形成材料具有客观性、真实性，是值得信赖的有力凭证。用人单位在招聘时，仅凭应聘者的一面之辞而决定录用与否往往会出现偏差，通过查阅学生档案，可以获得真实具体、翔实有效的客观证据，据此才不易看错人、选错人。
1.3高校学生档案记录信息的不可更改性。
档案本身的唯一性和高校学生档案管理“人档隔离”的特点保证了学生档案的信度。在特定的阶段内，学生档案是处于“封存”状态的，由学校学生档案保管部门负责，形成者或者他人根本无法与档案接触。如遇特殊情况需对档案有关内容进行更正或更新，需要有关部门开具证明信，加盖公章后交由档案保管部门，以散材料的形式附在原始档案前后，直到下一阶段“解封”后才将这些散材料按照特定的顺序排列到档案材料中，这也是档案集中保管的优势，使之有“资格”成为学生就业中的重要参考与凭证。
2高校学生档案管理工作中存在的主要问题
高校学生档案的实存形态往往是由在高校学生档案管理工作决定的。虽然大部分学校都有特定的学生档案管理机构、管理工作制度、管理人员等，但是在具体的档案管理工作中仍然存在一些问题，阻碍学生档案在就业中更好地发挥作用。
2.1高校学生档案归档问题
高校学生档案基本上沿用旧有的归档范围，主要包括学生在校期间的各科学习成绩登记表、奖惩信息、身体健康状况信息、参加党团的材料等资料。这些档案主要侧重的是学生的学习能力、政治觉悟及身体健康状况的记录，而体现学生实践能力、组织创新能力、心理健康状况及诚信记录的材料则没有包含在归档范围内。对于大学生就业，用人单位需要得到的是对学生综合能力与素质考量的信息，而学生本人也希望能够向求职单位展示出自己的“多才多艺”。所以，高校学生档案工作应在更加广泛的时空范围内，根据需要定期调整归档范围，完善学生档案归档体系，动态、全面地记录学生的多维素质，使用人单位找到适合的人才，也有利于今后人才资源的合理开发与使用。
高校学生档案在归档和整理过程中，还存在一个问题，即忽视了档案的完整性。档案的完整性是指档案材料数量上不能残缺不全，要确保档案的内容完整，注意前后联系，完整地记录学生某个方面的特征。然而现实情况并不乐观，往往在档案提供利用时，档案部门才发现有关材料缺失而临时匆忙补件，不仅费时费力，而且很可能耽误学生就业的大好时机。如果能够在归档时严格按照归档范围收集、整理学生档案材料，及时查漏补缺，就不会因档案结构上的不完整而导致档案价值的减弱，影响学生就业。
2.2高校学生档案部门与其他部门的协调问题
高校学生事务繁多、机构部门业务交叉，使得学生档案管理工作往往不是由档案管理部门独自完成的，而是在其他相关部门的配合下完成的，从学生档案的收集到提供利用整个业务活动中，需要经过学生处、教务处、科研处、团委以及院系办公室等相关部门[2]，它们之间的相互协调与配合，对于学生档案的最终形成尤为重要。因此学生档案管理部门，应该起到良好的协调调度作用。而目前看来，档案部门大多是被动地接收相关部门送交的档案材料，并没有按照最终的利用需求来指导、协调好各部门的送交工作，体现出档案管理部门缺乏管理工作的主动性，这使得一些学生档案的联系性和完整性不佳。大学生就业需要用到档案材料，但因为之前协调管理工作不到位，档案分散在各个部门，学生不得不自己到处寻找，混乱不堪。高校学生档案管理部门应该增强责任意识，以服务学生为工作宗旨。
2.3高校学生档案提供利用问题
所有档案管理工作，最终目的都是使学生档案的价值能够在适当的时候发挥出来。否则档案的收集、整理、鉴定、保管、统计等都是徒劳。就业环境下，学生档案的利用工作与平时的查考利用是不一样的，需要学校档案保管机构、学生个人、就业单位三者联动，做好沟通，服务就业。档案保管机构的主动性和积极性对于学生档案能否完整、准确、及时地提供给用人单位起着至关重要的作用。但是学校档案管理部门往往意识不到这一点，还是像平时一样重复“你来我找”的动作，不能主动推送服务。再加上某些学生和用人单位的档案意识不强，很可能因此而错过相互“握手”的机会。
另外在提供利用过程中存在的问题是，高校为了确保档案的安全性，其做法是将相对完整的学生档案封存保管，直至大学生毕业找到工作，与用人单位达成就业协议，才将该毕业生的档案转递到公司，这时用人单位才真正看到了学生档案，这是一种普遍存在的严重的信息滞后的表现，其危害就是单位辛辛苦苦招来的人与档案记录事实不符，因为有些学生在求职过程中，会在简历或者自我介绍中制造一些浮夸内容来粉饰自己，而“档案不会说谎”，在一定程度上，用人单位会因应聘者缺乏基本的诚信意识而将劝退，这种尴尬局面的造成与档案提供利用的滞后性不无干系。虽然这种学生档案利用模式一直都在沿用，彻底的改革是不现实的，但是档案管理部门可以创新工作方式，服务学生就业。例如可以在学生就业时提供档案复印件等。
3加强高校学生档案管理工作的关键举措
3.1增强高校档案管理人员工作主动性
从事高校学生档案管理工作的人员，要树立主动提供服务的观念，与时俱进，在思想和工作方法上积极创新，寻求更加人性化、生动化的服务形式，为学生就业提供更多机会，例如通过QQ查档，方便、快捷。另外，高校档案管理部门要主动协调各相关档案形成部门的工作，动态收集、跟踪学生档案，使整个学生档案工作处于一个高校、有序的系统之中。
3.2对高校学生档案的信息化管理
建立学生档案管理系统，对现有的纸质档案进行数字化管理，既可以保证纸质档案的安全，也能提高工作效率和工作质量，同时还能克服信息不对称。[3]例如，可以在高校网站的主页面上建立“学生档案”板块的链接，学生个人和用人单位可以点击进入学生档案管理系统，分权限查阅有关内容，同时建立互动交流平台，使档案管理人员和学生与用人单位之间及时沟通，最大限度地服务就业。
3.3健全管理体制，依法治档
2008年8月20日，国家教育部和档案局联合了《高等学校档案管理办法》，这是一个高校档案管理工作体制的规范，从整体上约束了高校档案工作。[4]各高校应该在此办法的基础上根据各自的实际情况，结合学生档案完整性、连续性、流动性等特点，制定适用的管理规范，“因档制宜”。
高校学生档案是学生成长成才的人生履历，做好高校学生档案的管理工作，对促进大学生就业、为社会输送人才有重要的积极作用。以发展的眼光和创新的思维不断完善高校学生档案管理工作，真正使高校学生档案发挥其价值，为大学生就业服务。
参考文献
[1]朱玉媛.现代人事档案管理.北京:中国档案出版社,2002:80~81
[2]曲德强.高校学生人事档案与大学生就业研究[J].中国电力教育,2008,12:131~132
关键词：老年大学示范校 档案 管理
档案是指在社会实践中，由组织或个人所形成的有价值的、真实的、记录完整的、形式多样化的历史性信息资源。其最基本的内涵就是真实再现历史。学校档案管理是学校发展的重要宝库，档案管理的科学规范性、标准合理性可以有效提高学校的工作效率，完善学校的教学改革，促进学校的整体发展进步。老年大学的档案管理工作也是帮助学校实现规范性管理的重要衡量标准。做好档案管理工作，可以使领导决策更具科学性，学校教学更鲜明具体，具有一定的现实意义和将长久的深渊价值。因此，对老年大学的档案管理进行探讨研究很有必要。
一、正确认识老年大学档案管理
在对老年大学档案的管理工作中，首先我们要对档案工作有个明确的认识，档案工作与启迪决策、留档存史、有效进行管理休戚相关，是科学管理老年大学的重要方面之一。大学档案是随着大学创办的过程而产生的，不仅记录了个人的大学成长经历，也是对学校的教学活动、人事变动以及社会活动的真实再现，能保证真实性。大学档案是对历史活动的记录，在作为有效凭证的同时，还保存有各种录音、音像文件，部分重要的手稿、重要文件和印章等，这些重要文件的留档具有一定的凭证作用，且可靠真实。而且，契约、合同的本身就是做凭证使用，大学档案让其作用更加突出。档案，是学校从中总结教学规律，整理经验教训，为学校当前和未来更好的发展提供经验教训，促进学校实现更好的发展。由此可见，在学校工作中，档案管理是其重要的工作内容，需要得到一定的关注，因此要重视档案室的软硬件设备建设，要求档案记录管理员遵循实事求是的工作原则，对学校档案做好整理和保管工作，履行好自己的工作职责，让历史以最真实的样子展现给大家和后人。要培养档案管理者和学校教职工的档案意识，充分发挥档案在大学建设中的积极作用。
二、大学档案管理的注意事项
（一）资料收集积累要常态化
老年大学档案文件归档的创办，第一步骤要求有完善的资料收集系统。针对资料收集要进行一定时间的积累。针对学校教学的资料进行完整的资料整理。针对老年大学中的课程教学，教学视频，课件。在教学实践中的活动资料，进行按计划的归纳整理与总结。对活动中较小的细节与未来得及整理的在事后进行归纳总结。争取做到老年大学中的大小事务都要有明确记录。并且保证资料的完整性与安全性。老年大学的资料主要要遵循下列四个方面进行收集与整理。一是主要针对办学设施、办学内容进行统计整理，学校资产，设备数量，师资力量，资产总额。学校面向方向等。二是针对校内的管理措施进行系统统计，班级，课程，人员，校院领导，岗位职责等进行统计。针对各种文档与文件，进行安全的归纳与整理。对日常的学校简报等进行梳理记录，针对学校财务支出要进行专人专管，针对学生档案，教学课堂的教学视频进行录制整理。对校园文化的保护，教师资料的整理。学校特色课程的归纳等三是针对办学成果进行整理。针对各类事件进行总结，展示，获奖奖品，获奖感言等。针对课外学习的部分要认真收集整理，针对发生的突出表现，如好人好事，见义勇为等，进行详细记录。针对师资力量的展示。基层办学等项目进行归纳总结。四是针对示范指导的，校外拓展的事迹要进行跟踪记录。如宣传学校政策，办理教学观摩会。
（二）资料分类归档要标准化
档案分类管理可以为后续的档案管理工作提供很大的方便，具体的分类有：文字档案、图表档案、照片影像档案、电子档案等基本的分类。档案进行归档前，要对所收集的各项资料进行基本的价值判定，这个鉴定有利于档案的保存质量，对于今后工作中的档案查询等有着积极作用。档案的价值鉴定能够决定每一份档案文件的去留，从立案文书到后期管理，始终灌输在整个的档案管理的过程当中。档案工作管理人员，应当有着自觉、明确的档案管理意识，加强专业鉴赏能力，提高专业技能，掌握鉴定方法，更好地保证档案的质量。在进行档案分档管理的过程中，一定要有明确的工作目标，有计划、有层次、有主次顺序的开展档案整理工作。在学年末，要将前期的档案材料，严格按照国家或当地老年大学协会的“评估细则”和“指标要求”进行分类归档、装订、保存，建立有价值的档案管理资源库，从而更好的实现档案管理的价值和积极意义。
（三）资料编目管理要规范化
老年大学的档案要规范化，整理的便捷化，要让档案方便查阅。便捷调出其中的卷宗。要对整理的档案分期或不分期进行审查，对整理的档案进行编号整理，对不同类型的文件进行归类，针对上级下发的重要文件等，进行一定的特殊存放。对整理好的卷宗进行标示，如，讲档案表皮进行档案整理。针对卷内目录进行明确标示，做出内容相符的卷内目录。针对不同内容的文章进行装订。标明明确的日期，文件的大致内容等，对印刷进行一定格式的排版。对查阅人有一定的友好性。在档案管理上也要进行一定的安全责任制度，针对档案存放要做到专人专管，对档案室进行系统的，科学的存放布置。存放地点要注意防水，防潮，防盗，防虫等多项保护措施。对于有条件的，进行一定的电子排挡，进行电子目录存放。更加便于查阅者进行翻阅查找。
三、结语
在老年大学中，各项管理工作虽然琐碎却十分重要，特别是老年档案管理，在学校工作中占据着十分重要的地位。想要进一步提高老年大学的工作效率和管理成效，需要全校师生共同树立档案管理意识，重视档案管理工作，不断完善各项管理制度，并将现代信息化技术融入档案管理中，借助现代科技更好的实现档案管理，使其呈现更好的发展。总而言之，档案管理作为老年大学不可或缺的重要组成部分，只有不断的改进管理制度，提高管理人员的专业性和积极性，不断加强更新档案管理的方式，才能更好的提高档案的管理水平，更好的服务于老年大学发展。
参考文献：
[1]曾文芳.论文书档案的科学化管理[J].淮南职业技术学院学报,2012,(05).
高职院校学生档案是国家人事档案的重要组成部分，是大学生在校期间德、智、体、美、能及各种社会实践的真实历史记录，也是其就业及今后各级组织考核、选拔、任用的重要历史依据，更是大学生由学校走向社会的重要人生履历。高校学生档案作为毕业生的一项重要材料，在其就业中发挥着重要作用，也是高校教学评估中的重要佐证。
1 高职院校学生档案管理中的不足。存在以下几方面：档案日常管理制度亟待完善；档案管理无序，缺乏专业人员；档案材料模式化，不全面；档案材料质量差，不规范，档案管理模式和技术陈旧落后。
2 高职院校学生档案管理工作对策探讨
2.1 宣传学习档案管理知识，增强师生的档案意识。应该在全体师生员工中大力宣传大学生档案以及档案管理工作的重要性，组织好《档案法》学习与宣传活动，提高对大学生档案工作的认识，增强师生的档案意识。调动院系工作人员自觉、主动、及时送交档案材料的积极性，形成人人关心大学生档案工作的良好局面。实现档案管理工作规范化、科学化、制度化，为安全保管和有效利用档案创造良好条件，确保学生档案材料归档及时完整。同时结合就业指导工作，从思想上提高大学生对自身档案价值和重要性的认识。把认真、准确、完整、规范填写个人档案作为档案管理的重要环节。学生档案管理者要根据大学生档案材料形成的规律，从源头着手，保证档案管理各环节的有序性，从而提高学生档案管理工作质量。
2.2 建立相关制度，规范档案管理。大学生档案属于人事档案，具有一定的保密性。在国家没有统一的管理制度的情况下，各高职院校应根据学校的实际情况，制定学生档案管理办法，提出学生档案收集、整理、移交的规范标准，明确档案材料的查阅范围和程序。建立专门的档案管理室，配备专职的管理人员，院系要落实专门的档案管理负责人，配合学校做好日常性的工作，院系不能存放学生档案，有关材料要定期定时归档。学生档案应按材料形成的时间顺序排列，便于今后查阅和使用。档案材料的收集时间以一学期或一学年为单位，由各有关部门定期向专用档案室移交学生档案材料，档案室也应建立索要制度，定期或不定期地索要应归档的学生档案材料。为保证归档材料的准确规范，档案室必须按照一定的原则，对收集起来的档案材料进行审查，甄别其真伪，判断其有无保存价值，确定其是否归入本人档案。
大学生档案转入时要查对入学材料是否吻合一致，完整齐全，核对无误后按照“一人一袋”的原则装入档案袋立卷，并填写收文登记表。学生毕业离校时要“档随人走”，转出时一定要有转出凭证，并在转出材料登记中注明转出时间、材料名称、数量、去向和发文号。
2.3 明确归档材料范围，充实档案内容。在全面深化高等教育改革和就业机制不断完善的新形势下，健全大学生档案信息资料势在必行。现有高职院校学生档案材料包括高中阶段材料：学籍材料、高考报名表、登记表、志愿表、体检表、高考成绩单等；大学期间材料：入学登记表、奖惩材料、党团组织材料、实训实习鉴定表、考试成绩单、毕业生鉴定表等。这些材料对用人单位来讲还显不足，体现不了大学生个性特点和全面发展状况。这就要对原有归档材料进行调整扩充，如可增加学生在校期间所考取的各类职业资格证书复印件、写实性的学年综合素质测评登记表、社会实践活动材料等，这些材料的形成过程能促使学生在校期间不断调整努力方向，为就业增加实力。
2.4 实现学生档案管理的信息化、现代化。随着我国高校毕业生就业制度的改革和毕业生人数的扩大，大部分毕业生通过人才市场就业，要使大学生档案在其就业竞争中发挥出应有的作用，就要彻底改变目前大学生档案管理严重滞后、利用率低和发挥作用小的状况，实现大学生档案的信息化管理。
高职院校在实现制度化、规范化管理的基础上，要尽快实现档案材料的信息化管理。在国家没有专用的大学生档案管理软件情况下，高职院校可以自行或联合开发软件。一是做到信息入机。要把学生基本信息及时、完整、真实、准确地录入专用电脑，并定期进行维护与更新。二是信息共享。在保密的情况下，实现校内有关管理部门之间的资源共享，确保必要时可随时对学生个人信息的查询、统计、服务。可随时为上级部门和有资质的用人单位考查学生提供准确的毕业生个人信息资料。既节省了人力、物力，也提高了档案管理工作的准确性和高效性，不仅有利于档案的规范化和科学管理，还有利于档案信息的开发和利用。这既是大学生档案管理工作的现实需求，也是信息化社会发展的趋势。
（作者单位：郑州牧业工程高等专科学校人文与社会科学系 来稿日期：2013-03-30）
【关键词】学校整合；档案管理；资源整合
档案资源整合的内涵，不仅是指对学校和个人在学校活动中形成的，对学校有保存价值的全部档案的管理，要做到由分散到集中、由无序到有序，更重要的是要按照我国档案工作“统一领导，分级管理”的原则，通过对各部门档案机构的归并及合理分工和档案资源的整理与组合，使档案机构和档案资源结构合理、配置优化，为学校档案馆提升服务功能、形成服务体系奠定坚实的基础，以适应集团学校发展对档案馆服务功能的要求。一方面将分散在8个学校的档案资源进行集中，完善各个学校档案馆实现基本功能的基础条件，另一方面按照能够最大限度地对集团学校提供优质服务的要求进行档案资源的优化配备和整理加工。
就目前而言，档案资源分散、馆藏档案信息质量不高，导致难以满足学校领导决策服务的需求；由于档案管理体制的制约，各个学校的综合档案在档案资源整合上难以突破；档案管理上的部门分割、条块独立，也造成了档案资源信息分散，不能实现最大最优的信息利用。
只有通过档案资源整合，才能把档案馆真正建成向集团学校提供利用的中心和档案信息服务中心。
1.深入开展集团学校整合前的调研工作
集团学校在未进行实质性整合前，各校区都在各自的区域独立办学，在管理体制、档案实体分类、立卷归档和档案信息化管理方面都存在差异，通过对各部门档案机构的归并及合理分工和档案资源的整理与组合，使档案机构和档案资源结构合理、配置优化，为学校档案馆提升服务功能、形成服务体系奠定坚实的基础，以适应集团学校发展对档案馆服务功能的要求。
为此，我们在8校合并的整合过程中，通过深入地了解到：一是不同的学校在实质性整合前原来隶属关系不同，基本职能也有所差异，以至于配套运行的档案管理制度、规章、分类办法等不可避免的存在差异。二是由于各个学校在实质性整合前不同的档案管理体制导致了不同的管理模式，有的在实质性整合前实行集中管理，即文书、教学、科技、基建、学生等档案归综合档案室管理，有的则实行分散管理，相关职能部门承担着分类档案的管理工作，如校办负责文书档案、教务处则负责教务、教学档案、学生处则负责学生档案等，由此给档案整合工作带来一定的困难。三是由于各校区原有的分类办法的差异，使得立卷方式有所不同。有的实行单机管理，有的实行局域网管理，还有的则实行系部负责制。
因此，集团学校要以学校合并整合为契机，进一步强化档案意识，增强专职档案工作人员对档案整合工作的认识，便于利用和提高服务。在此基础上，要把加快档案事业的健康、协调发展摆到学校议事日程上，制定学校整合后档案工作的发展规划。
2.整合学校档案资源具有重要意义
2.1整合学校档案资源有利于集团学校事业的发展
学校档案资源整合，围绕学校教育教学这个中心工作进行，形成档案资源集合体，将学校档案资源集中分类管理，始终围绕学校教育教学这个中心工作进行，整合后的档案资源可以在教学评估、招生、就业、基础建设、职称评定等重要工作中为其提供较为完备、系统的档案资料，而且方便快捷，从而可以向档案信息资源需求者提供有价值、有特色的档案信息资源服务。由于有了详实的档案佐证资料，学校各项事业在决策和推进过程中才会更加科学，学校事业才能更平稳地向前发展。
2.2整合学校档案资源有利于改善档案服务
在信息时代，学校档案资源整合主要借助于计算机、网络等现代化技术与设备来完成，形成至少一个符合技术规范的档案数据集合（档案信息数据库），并最终整合成学校档案信息资源的集合体。建设档案信息资源数据库，将促进现代化设备的投入，提高现代化管理与服务的质量。另外，数字化的档案信息资源库有利于学校及政府部门，科研部门间档案资源的共享性，各学校间可以联合开发档案信息资源，更好地解决信息需求问题，从而推动了学校的各项发展。
3.档案资源整合是落实科学发展观的需要
科学发展观是推进我国社会主义经济建设、政治建设、文化建设、社会建设全面发展的指导方针。档案馆作为一个信息机构，不仅具备收集、保管、利用档案这三项基本功能，还具备保存历史文化、维护历史面貌、繁荣科研成果、宣传教育等功能。在全面推动教育文化发展的今天，档案馆应积极参与改革档案管理模式，强化档案收集、档案保管和档案利用这三大基本功能，保持全方位为学校服务的优势，尤其是把满足教工、学生的需求作为档案服务工作的重要内容，这是档案管理工作贯彻落实科学发展观的重要实践，也是落实科学发展观的基本体现。档案资源是档案馆开展工作的基础，因此要充分发挥档案馆的服务功能和社会功能，提高档案馆为学校服务的能力和水平，以集团学校档案馆为中心，对各合并学校之间的档案资源进行整合。
4.档案资源整合有利于集团合并学校集中统一管理
集中统一管理是档案管理工作的基本原则，也是新形势下提升档案管理工作水平，更好地利用档案资源为学校服务的根本保证。各个学校和部门形成的档案资料主要服务于单位领导部门和工作服务部门的。档案馆集中统一管理，可以最大限度地优化和配置各学校档案资源使其发挥最大效用。档案资源整合的途径主要是通过物理资源整合、数据资源整合、应用系统整合来加以实现的，主要体现了档案信息的系统性、有效性与共享性。更重要的是，档案资源整合要在档案管理体系和开发利用上实现集中和统一。总的说来，档案资源整合既是新形式下集团合并学校贯彻集中统一管理原则的需要，也是实现档案资源集中统一管理的唯一有效途径。
资源整合后的集团学校档案可以为利用者解决许多难题，具备档案信息条目清晰，系统性材料齐全，查阅方便等特征，这些特征对学校的发展更是具有重要意义。
5.档案资源整合有利于提升档案管理，服务学校
一、滕固的档案学思想
（1）档案学概念的提出
滕固先生指出，“用科学的方法处理档案，有叫做档案学的学问，在欧洲也是近百年来发达的事”。学术界很多将这句话定义为“档案学”一词正式提出。单从这句话中我们可以看出他对档案学概念的提出，是对西方档案学概念的直接引用。滕固先生虽然没有对档案进行更深的定义，但已经将图书馆学和档案学分开，分析出图书馆学和档案学的发展情况，指出“在中国图书馆事业，经过十余年的努力，已有可观的成绩；而在档案，仍停滞于师傅传徒弟的旧式管理”。笔者认为之所以学术界将滕固先生视为提出“档案学”的第一人，是因为滕固先生当时已经意识到档案学已经是一个独立的学科体系，与图书馆学存在的不同，这给当时机关档案文书改革理论研究指明了学科归属。
（2）认识到档案作为史料的价值
滕固先生在文章的第二点就指出，“以后的中国人，研究本国历史，所遇的难关应该是怎样的”，这一想法的提出，除了与滕先生本身作为史学家对史料重视的原因外，还与当时的社会环境有着巨大的联系。他已经看到，当时中国这种混乱的社会环境不仅不利于档案学的发展，对于史学界也是一个巨大的损失。另一方面，滕固先生也了解到，“整理旧档案在欧洲特别起劲，乃源于历史学家重视档案，就是它跟着史源学一同发达的，这种情形在德国法国等处，获得了很大的成效”。在当时西方整个十九世纪被称为是“历史的世纪”，历史研究相当活跃，在历史学家的需要和历史研究工作的推动下，看到了档案对于历史研究的价值，作为史料应当保存利用。滕固先生根据中国档案保存的现状以及西方对档案作为史料的重视，提出了整理档案的价值，对于档案学和历史学的发展都有一定的影响，对于保存我国珍贵的档案，丰富我国历史史料具有不可磨灭的贡献。
（3）明确提出“来源原则”
“来源原则”就是档案馆把档案按其来源或形成单位进行整理的原则，在经过德国“登记室原则”的形成，《荷兰手册》的理论论证，布鲁塞尔大会的普遍认可，以及英美组合思想的灵活运用，显示出了旺盛的生命力，并迅速传到其他国家。虽然当时不少学者已经明白档案的整理应本着尊重历史、尊重来源的思想，例如史学家沈兼士先生提出的“整理以不失真相为原则”。但当时只有滕固先生明确提出“以来源为原则为上呈”，滕固先生作为留德博士，肯定对德文有或多或少的了解，他在参考《档案整理与编目手册》后，提出“来源原则”也就不足为奇。滕固先生提出了作为档案学的基础理论的“来源原则”，说明他在当时对档案学具有十分深刻的认识。
（4）建立国家总档案库的设想
近代档案学对于档案库的构思，一般仅仅局限在机关档案室，而像滕固先生这种建立庞大的国家档案库以及在地方建立档案库的设想，很少有人提出。这充分体现出滕固先生对档案基础设施的建设对档案学发展具有重要意义这一理论的深刻认识。他援引了章学诚先生关于州县设立志科的主张，认为可以将档案库推行到地方，并列举了国外几个国家的例子，对于地方档案库的建设发挥了重要作用。他认为建立国家档案库，可以保存现时不用但还有利用价值的档案，既能够缓解由于档案过多而造成的不明所以的流失，也能够为历史学者设置“一所贵重的作坊”。所以创设国家档案库对档案进行保管和利用，就成为滕固先生当时重要的愿望和目标。
从滕固先生提出的档案学思想来看，很多理论在当时都是与时俱进的，虽然有些是他借鉴西方档案学思想，但他将这些西方思想引入我国，并包含着自己的见解，为近代档案学研究提供了参考价值。
二、滕固对后世的影响及启示
（1）推动了近代档案学的发展
滕固先生对于“档案学”的提出，直接推动了近代档案学的发展，致使许多档案学者开始研究档案学，并对档案学的未来寄予很大的期望。很多学者开始对档案进行研究，虽然如今看来他们的研究范围仅限于机关档案室，但都根据时代的需要提出了适应当时社会要求的方法，为档案学的发展提供了理论参考。在这当中，滕固先生的理论提供了一个引领作用，如果没有他将档案学作为一个独立的概念，可能近代档案学发展也不会取得如此迅速辉煌的成就。
（2）树立了严谨好学的治学精神
滕固先生涉及的领域颇广，在中国美术史学史上，他是“一个坐标，一个转折点”；在文坛，他是一个独特的存在；在档案学界，他是早期档案学启蒙代表人物之一。在他短暂而辉煌的一生中，在这些领域所取得的成就，都是作为启蒙人物存在的。从其求学经历来看，滕固先生在任文书档案管理处处长之前并未系统的接受过档案学知识教育，但在短短几个月的时间内，能够写出如此具有参考价值的关于档案管理的文章，笔者认为是与其作为知识分子的好学求知的精神分不开的。在滕固先生的影响下，无数学者、档案工作者用他们的严谨求知的治学精神推动着我国档案学、档案事业的发展。
（3）推动了档案管理“知与行”的结合
关键词：学校；学籍档案；档案管理
中图分类号：G630 文献标识码：A 文章编号：1003-2851（2013）-03-0142-01
学籍档案是学生从入学到毕业整个培养过程在德、智、体诸方面发展状况的真实记录和反映。强化学籍档案管理，对深化教学改革，提高教育质量和管理水平，开拓人才信息资源，增进办学效益有着十分重要的意义。然而，目前学校在学籍档案管理方面还普遍存在一定的问题：一是各校的基层学籍档案管理者素质普遍较低，对档案管理工作的重要性认识不足，难免产生懈怠情绪；二是领导不够重视，管理不完善，致使有些学籍档案的原始依据丢失、损坏等；三是学籍档案没有一套完整的、相对稳定的规章制度；四是由于基层档案管理者各方面待遇较低，加之工作量较大，工作任务繁重，使人员流动性较大，没有相对固定、素质较高的专业队伍。因此，教务处等有关职能部门应切实加强和完善学籍档案管理工作，着重做好以下几方面的工作。
一、树立法律意识并提高学籍档案管理水平
1.强化学籍管理的档案意识
所谓档案意识，是指人们在实际工作中对档案资料的认知及反应度。档案意识是做好档案工作的根本。主管领导及学籍档案管理人员应进一步学习《档案法》和有关的政策法规，增强档案意识，真正从思想上认识到学籍档案管理工作的重要性。学籍管理人员有了良好的档案意识，才能在具体的学籍管理工作中对其资料数据做出敏捷的反应，及时地加以收集、整理、保管。
2.制定统一标准并树立全局观念
学籍档案管理必须制定统一标准，包括基础标准、技术标准、程序标准。标准的实施意义就在于统一，要切实改变各自为政、各行其是的局面，主管部门应加强协调，统一要求，在制定各类表格的形式、纸张大小时要考虑到归档整理、装订、裱糊等问题；要树立整体观念，服从大局，用标准去统一行动，用标准去规范管理工作。特别要抓好学生毕业前学籍档案材料的收集、检查和审核工作，严把质量关，确保档案材料真实完整、齐全规范。
3.健全管理制度
严谨、科学、完善、配套的学籍档案工作规章制度，是协调、有序、正常地开展学籍档案管理的可靠保证。职能部门应建立健全收集整理、检查核对、鉴别归档、保管保密、转递送交和管理职责等各项规章制度，做到有章可循，有据可依，照章办事。同时，各级领导应该把执行制度作为加强制度建设的重点来抓，使学籍档案工作规章制度与其他管理制度一样真正得到贯彻执行。
4.改进档案管理手段以提高工作效率
随着教育事业的迅猛发展，过去靠人工整理、归档的档案管理方法，已不适应形势发展的需要。为了使教学工作与建档工作同步发展，进一步强化与完善学籍档案管理工作，学籍档案管理人员要在不断提高政治思想水平的前提下，掌握先进的科学技术，熟练使用计算机并努力充实业务能力，包括听、说、写、计算和具体操作能力及处理各种事务的能力。目前，不少学校的教务处建立计算机房，引进复印机、打字机、扫描仪等现代化设备，使学籍档案管理的工作效率大大提高，为毕业生资格审查、评审提供了翔实的档案材料，从而有效地发挥了学籍档案在教学管理中的重要作用。
5.加强管理队伍建设
做好学籍档案管理工作，关键要有一支稳定且能胜任这一工作的队伍。要采取措施，重视学籍档案管理者的岗位培训和专题培训，不断提高他们的管理水平和业务素质。学籍管理人员不仅要熟练掌握学籍管理方面的政策和规定，还要努力学习档案管理方面的专业知识。同时，要保持学籍档案人员的相对稳定。
二、按照规范做好学籍档案的收集与整理工作
1.完整性。学籍管理人员要严格执行国家教育部及地方教育行政部门的有关规定，对学生的入学注册、考勤与纪律、学习成绩考核、转学、升级与留级、退学、奖励与处分、毕业与肄业等方面做完整的记载，并按规章妥善保存，以形成健全、完整的学籍档案。只有这样，才能做到事事有真实记载，件件查之有据，真正体现学籍档案的完整性。
2.及时性。为了保证学籍档案的完整可靠，建档必须及时，即做好平时立卷工作。对于日常的管理情况，要按规范化原则随时进行整理；对于任课教师送来的原始成绩，必须坚持随到随收，及时登记；每学期结束时，必须有组织、有秩序地把该学期的材料整理好，及时入档，避免材料散失，以确保档案的完整。
3.真实性。真实性是档案价值的核心。对学籍管理方面的内容必须实事求是地、客观地记载，不能弄虚作假，对于含糊不清的问题必须在当时调查核实，更不允许伪造、篡改。例如，对于不符合填写要求的成绩单，应及时要求任课教师重新填写；需要变更的，必须由教师更改；对于确因有误而涂改的，任课教师必须签名证实。
4.准确性。学籍管理工作中的程序应符合客观实际，具有条理性和规范性。根据学籍管理规章制度的规定，对学生的学习、思想、行为、健康等问题所进行的考勤、考核、调查、报告和处理以及其他有关的学籍管理文件材料，必须及时收集，并严肃认真地记载。特别是对于有关的数据，更应规范、准确，以确保学籍档案的真实性和价值。
关键词：照片档案，整理工作
社会经济的快速发展，使得人们生活水平的不断提高，同样伴随而来的是人口数量的急剧增加，从每一个人的出生的那天起就应享有作为一名公民的权力与义务，个人资料档案当然也就成为了这其中的一个不可或缺的重要组成部分。同时社会经济建设的逐步发展，城建档案数量的不断扩大与人口档案的不断地增加，带来了档案建立数量总体上的增加，从而也使的在一定的程度上增加了档案管理工作的难度性。当然，有困难就需解决，虽然过多的档案建立与管理的有一定的困难因素，但是在科学技术快速发展的今天，档案管理工作人员运用先进的科学技术与先进的科学管理方法正将这一系列的难题使之变得简单化，系统化与科学化。
随着现今条件下社会经济的迅猛发展和科学技术水品的不断进步，档案的载体形式也随之而逐步的呈现出了多样化的发展趋势，尤其是在照像技术的不断普及和广泛应用之后，给档案的整理与管理工作拓展了一个全新的发展空间。就照片档案而言，其形成的内容、收集的范围、整理程序和保管的条件都具有明确的条文规定，其作为声像档案中的一大类，他的整理与管理工作的重要性更是不容小觑的，无论是照片档案的分类、整理、归档还是日后的利用，这些都是我们档案管理工作人员在实际的工作中值得关注的问题。下面我们就以城建照片档案为例，从其具体整理工作于其未来的发展趋势等方面浅论城建档案照片的整理，并从中简谈城建照片档案整理的意义与重要性。
第一，城建照片档案的分类。
由于城建照片档案是在城市建设活动中产生出来的，所以可以说城建照片档案是属于城市建设生活的一个组成部分，其所反映的内容必然也就与其它载体的城建档案在大体上有诸多的相同之处。根据照片档案分类大纲的明确规定，可以将其具体分为R类；属类1、照片，小类；1、城市建设面貌；2、城市道路、交通；3、园林绿化；4、名胜古迹；5、地下管线工程；6、城市建设管理的活动；7、自然防灾；8、城建档案工作等。在这样大的分类的前提下又可将其中的一个大类在更加细致的分为若干个小类。例如，城建档案工作可细分为以下就几个方面：1、领导检查工作；2、展览；3、参观交流；4、基础档案工作。当然，在最后具体的的完成相应的分类工作之后，还有一项工作是必不可少的，那就是将这些照片档案按类登记编号并附着照片标题、拍摄时间、地点、作者以及必要的文字说明。照片档案的分类在实际的操作工作中看似十分的简单，但是其细致分类与详细的登统却是在照片档案的整理过程中起着十分重要的作用，它使归档后的照片档案在提供利用过程中变得更加方便简捷，为日后的实际需要节省了大量的时间并且提供了更加具体的原始资料，大大提高了日后城建照片档案在实际应用中的效率性。
第二， 声像照片档案的整理
照片档案的整理应根据城建照片档案的实际情况来定，其主要内容由底片、照片及文字说明几部分共同构成。首先是底片的整理，底片是照片的来源，如果损毁，将无法补偿，因此要十分重视对底片的保护。根据《照片档案管理规范》中的要求，常规底片的编号应在全宗内编流水号，流水号是接收时的先后顺序编号，一张底片或一组底片为一个保管单位，编为统一的档案号，简单来说底片就是档案号。在《规范》中还明确要求底片应用铁笔刻字写在乳剂面的片过处，按接收进的顺序放入底片卡上，并编顺序号。其次要将照片按常规扩印3R，分别装进有规格的芯页上，案卷内的芯页以二十五页左右为宜，在各张照片旁的适当位置说明照片的具体内容和底片号，装订成册。最后一项是照片的文字说明，这项整理工作是不可或缺的，如果没有文字说明那么这份照片就成为了“瞎照片”，也就失去了其利用的价值。文字说明应用简洁的语言概括出照片所反映的内容，提示照片影像中所反映的全部信息，所以文字说明应包括拍摄者、时间、地点等要素。例如编写旧城改造的照片档案文字说明，要重点说明旧城改造中旧房屋所在的大约位置及门牌号，以便旧城改造后能够将新旧照片更加鲜明地加以对比。
第三，城建照片档案整理的新趋势
1、照片整理的新趋势
传统照片不管是黑白照片还彩色照片，都是通过传统照相机拍摄而得来的，主要是拍摄的图像经过胶片感光后，冲洗出来，印制在特制的像纸上。这类照片的整理工作，在目前的发展趋势上只限于冲洗出底片，而不印制照片的阶段上。而现如今的照片档案整理通常情况下是通过专业的底片扫描仪将底片的数据输入电脑存贮，然后编写适当的照片管理方式进行整理。这种变化的优点是对于已存档的电子档案能够迅速查询，并且其具有很强的直观性，可节约大量的照片的冲洗费用，其已经发展成为现在馆藏档案数字化的基础工作之一。
2、运用数码像机拍摄的数码像片
数码像机是近几年兴起的新设备，对档案部门来说，这种新设备带来了全新的档案形式的发展，即它能够直接产生电子档案。它的存贮、编辑必须经过计算机的处理，有专门的软件来对此进行管理。它的优点是省略了产生底片这个过程，它不需要胶卷，拍摄过程可马上看得见，并方便决定取舍。最终档案整理只剩下电子档案的整理，概括统计起来比较简单，并且整理后的电子档案能够直接贮存在硬盘或光盘上备用，节省了大量的储存空间，同时保障了照片的储存质量以及延长了其存储的时间。
第四， 提升照片档案工作人员的业务素质水平
论文关键词：新建本科院校 教学档案 优化管理
论文摘要：教学档案服务于高校的教育教学工作，是高校档案的主体和重心。分析了教学档案在高校教学和管理中的作用和地位以及目前教学档案工作中存在的问题和不足，为充分发挥教学档案的作用，更好地服务于高校的教学改革和教学研究等工作，新建本科院校必须加强和优化高校教学档案的管理。
近年来，随着高等教育事业的蓬勃发展，许多高校纷纷合并升格，学生人数剧增，档案的数量也随之增加。如何优化教学档案的管理，已成为新建本科院校的当务之急。笔者就新建本科院校教学档案管理的意义、存在的问题及解决的途径谈些看法。
一、优化新建本科院校教学档案管理的意义
教学是高校教育的核心内容，教学档案是衡量高校教学质量、学术水平、管理水平的重要依据。教学档案作为一种重要的信息资源载体，对高校教育教学管理发挥着举足轻重的作用。
（一）教学档案是教学工作的真实记录和参考依据
教学档案是高校教学业务部门在教学管理、教学实践、教育研究活动等各个环节中形成的具有保存价值的教学文档资料，它是高校教学活动的直接的原始记录，如教师的业务材料包括学生各科成绩分析、试卷分析、科研课题、教案检查、以及其他在教学活动实践中直接形成的声像档案材料，如教学实习录像等，这些以影像为表现形式并辅以简要文字说明的历史记录，具有纪实性、直观性、典型性等特点，是教育教学活动中有力的辅助手段，在学校档案工作中占据重要的地位。因为它们是知识和信息储存的一种形式，详细、真实地反映了高校的教学历史全貌[1]。通过抽调审阅教学档案如教师教案、实验报告、科研论文、毕业设计(论文)、试卷等，能很快了解高校教育教学工作的基本情况，同时还可作为教学管理考核的基本参照依据。
（二）教学档案是进行教学科研的前提和基础
教学工作离不开教学档案。教学档案是历史的真实记录，可以客观地反映学校每个院系的实际教学水平。对历年学生的测试成绩及教师教学检查的分析，可以看出教学水平的提高与否；对历年试题的检查，学生违纪情况分析，能直观地反映出教学管理水平的提高或下降，从而为今后的教改指明方向。因此，我们应增强教学工作中的档案意识，引起教师和教辅人员的高度重视[2]，以此来促进教学管理，提高教学水平。
（三）教学档案有助于推动教师队伍建设
教师业务档案是教学档案的重要组成部分。随着素质教育的不断推进，教育质量的不断提高，以及教师职称评定工作的进行，教师业务档案发挥的作用也越来越大。它在个体上，反映了教师的业务能力、学术水平和工作业绩；在整体上，体现了学校的师资素质、队伍结构和办学水平。因此，认真搞好教师业务档案的建立、保管和利用工作，将推动学校各项工作的开展，尤其是师资队伍建设。教师业务档案中客观真实地记载着学历、考核成绩、业务水平，使校领导对教师的综合评价有了可信的参考依据，这样就能公正有序地进行教师的职称评定、工资晋级、人事调整等相关事宜，进而对教师的切身利益进行决策，并有效激励每位教师的事业心、进取心，提高教师群体的稳定性，激发教师队伍的创造力。
二、新建本科院校教学档案管理存在的问题
目前新建本科院校档案馆虽然已购置了计算机、打印机等设备，基本实现了收集、整理、编目、检索等主要服务功能的计算机管理，但档案信息网络化建设还任重道远，多数新建本科院校的教学档案不全、不实，漏洞甚多，即便是档案整理工作也存在着诸多问题。
（一）档案规章制度滞后，管理体制陈旧
一般高校的档案馆已基本形成自成体系且成熟的档案管理系统，本身已有准确的定位。新建本科院校虽然学校级别提升了，但档案工作的层次却没有随之提升，人员的配置仅能应付日常的档案收集、整理、归档、利用等工作，基本无暇顾及高层次方面工作的开展，有少数新建本科院校甚至还没配置专职的档案人员，仍由文书人员兼任。虽然多数新建本科院校制定了教学档案规章制度，但有些规章制度没有及时修改和补充，已无法满足新形势的需要。同时，这些新建本科院校的档案室又面临着新情况、新挑战，需执行本科院校的新规定，档案工作的开展处于尴尬的两难境地。
（二）档案管理不规范，多缺漏、遗失现象
教学档案的管理是一项复杂的工作，它需要严格的制度规范和科学的管理方法。教学档案的产生、收集、整理、利用等运转过程，应当依据档案法规和标准实施科学化的管理。由于高校教学档案涉及范围广、工作量大，加之人们的档案管理意识较为薄弱，致使相当部分教学档案材料的收集存在着一定的漏洞，造成大量的档案缺漏、遗失现象。而已有的档案也存在着许多问题，诸如：归档不及时、分类不规范或者收集不完整等，其共性特征表现为：重收存，轻整理；重共性材料，轻个性材料；多头归档，重复设档。这些现象严重影响了档案效用的发挥，并给日后档案的鉴定、保管及库房的承载空间带来压力，造成了不必要的人力、物力和财力浪费。
（三）档案信息化程度偏低，资源开发利用不够
当今电子化档案信息已日益成为信息服务的重要载体，档案信息化程度偏低将会直接导致教学档案资源的开发利用效率不高。教学档案管理由于涉及的专业多、课程杂、范围广、内容繁，各教学部门若缺乏整体规划，各行其是，各自为政，则会给全校在档案管理、数据查找、资源共享等诸多方面造成极大的不便。如果收存的档案不积极地开发利用而束之高阁，就会失去档案自身的价值。同时，教学档案利用的好与坏，也从一个侧面反映了高校办学水平的高低。
三、如何优化新建本科院校教学档案的管理
教学档案是高校档案的重要组成部分，其作用十分重大。优化和加强高校教学档案的管理，是新建本科院校档案建设工作重要的一环。
（一）高度重视，建立健全教学档案管理制度
教学档案是高校教学工作情况的真实具体反映，是衡量高校教学水平的重要依据。由于档案工作自身的性质和特点，档案部门常处于被公众所忽视的位置，新建本科院校各个部门应高度重视档案工作，在人员和经费上加大投入，建立健全教学档案管理制度，加强档案工作的宣传，把档案信息资源网络化建设纳入学校的议事日程和整体发展规划，使档案工作的发展与学校的教学科研等各项工作的发展同步前进，使档案机构设置、库房建设、技术人员配备以及档案现代化必需的经费和技术装备等真正落到实处。档案管理工作只有在高校管理中得到重视，达到档案管理质量的提高，才能更好地为教学、科研以及各项工作服务。
（二）清理补充，作好现有教学档案的分类整理
高等学校教学档案资料的收集、整理、归档、统计、分析等工作是个连续性的动态管理过程，其管理的效能直接影响着档案材料的质量[3]。目前，新建本科院校的教学档案尽管存在着材料缺失和管理混乱的情况，但仍然储藏着大量的本校教学方面的原始资料，需要我们去挖掘、清理，并有针对性地进行整理、分类和必要的补充。教学档案的分类必须遵循教学档案形成的规律，尽量保持教学档案的完整性和系统性。常见的分类方法有两种：一是时间分类法，以年代来区分、排列、管理档案，强调档案的时间特征；另一种是性质分类法，即按照材料内容所反映问题的性质来分类。最常用的方法是将两者结合起来，即在体现一定的时间性的基础上按教学档案的性质分类，既展示历史与时序交替的过程，又保持档案资料内在特征的有机联系，使整个案卷组成一个有机整体，同时，各部分又具有相对独立性，从而建立一个“完整、准确、系统、安全、有效”的档案体系。
（三）重视培养，加快档案技术人才队伍建设
现阶段不少新建本科院校教学档案资料管理方式陈旧，多处于手工管理阶段，院系档案人员大多由秘书兼任，教学档案信息资源开发相对滞后，工作效率低。这样落后的管理方式，势必难以适应教育发展和高校教学工作检查的要求，这就要充分利用计算机数据库技术和网络技术，提升教学档案管理的信息化。
因为网络化管理要求档案员具有较强的计算机、信息处理技术和网络管理等基本技能；新的档案载体的出现，需要档案员具有较高的专业保护意识和特殊技术保护水平；档案开放和信息剧增，需要档案员具备较高的鉴别档案、获取信息、筛选信息、反馈信息的鉴别能力和编研能力。新建本科院校档案馆要通过采取向外引进和内部培养相结合、组织培训和参观交流相结合等方法来提高档案人员的素质，逐步建立一支数量充足、知识年龄职称结构合理、专业技术覆盖面广的高素质复合型档案人才队伍，以满足高校档案信息网络化建设的需要。
（四）利用网络，提高教学档案资源利用率
当今，档案资源信息化、档案信息网络化、档案管理现代化已成为当代档案管理工作的发展方向。为适应新形势的发展，新建本科院校必须建立一套完整规范的校、院、系电子档案管理系统，充分利用计算机网络、缩微、光盘等先进技术与手段，变静态管理为动态管理，将“死档案”变成“活档案”，将文字档案变成电子档案。同时，加强教学档案信息资源的开发与利用。新建本科院校档案部门要围绕教育教学中心，努力更新思想观念，加强档案信息的需求研究，把重要的教学档案信息编制成专题材料，一方面通过档案网页、校园网及其相关网络丰富档案信息量；另一方面扩大信息编研的范围，加大开发档案信息的深度。高校档案部门要积极与其他职能部门协作，合理调配与充分整合分散的信息资源，建立高校档案信息资源库。比如:科研部门负责科研论著数据库的构建，教务部门承担试题库、电子课件、学籍异动等教学专题库的建设任务。通过档案文献资源信息化建设，充分发挥网络辐射作用，扩大档案文献资源交流渠道，实现新建本科院校档案文献信息资源共建共享，使档案文献信息资源建设达到新的水平。
结语
传统的教学档案管理模式和手工操作方法已经无法跟上高等教育快速发展的形势，新建本科院校着手组建一套完整的校、院、系电子档案系统已势在必行。我们要在日常教学和管理工作上认真扎实地做好教学档案的收集和整理工作，优化档案管理，强化服务功能，充分发挥教学档案的作用，促进新建本科院校档案工作与其他各项工作协调发展。
参考文献：
[1]黄金莲.关于提高新建本科院校评估档案质量的思考[J].档案，2006，(4)：42-43.
[2]彭群颐.信息化社会高校教学档案建设研究[J].教育与职业，2008，(5)：189-191.
【关键词】学生；学籍档案；档案管理
学籍档案记载了每个学生在校学习的基本情况，客观地反映了每个学生在学校期间德、智、体、美等方面发展状况，也是一个人接受某种教育程度的经历和他所达到学识水平的信用凭证。学籍档案主要包括：（1）学生学籍记录表；（2）新生入学登记表及各年级学生花名册；（3）学生在籍注册表；（4）学生学习成绩表；（5）学生转学、转专业、休学、复学、留级、退学、出国等学籍变动情况登记表；（6）对学生的奖惩文件及登记表；（7）修订学籍管理条例的各种文件；（8）实结、毕业生论文；（9）学位申报审批表、毕业证书、学位证书及结业证书；（10）毕业生学员鉴定登记表、毕业生调配表、档案转递单、毕业生报到证存根及领取证书的印刷编号及毕业、结业情况等。
学籍档案从发生、发展、形成到保管利用主要包括档案的收集整理、立卷归档、档案转递及保管利用等几个阶段。但由于学籍档案种类繁多，形式多样，在实际管理工作中往往容易出现问题，甚至造成严重的后果。因此，重视高校学籍档案质量，切实抓好和不断提高高校学籍档案质量显得十分必要。
一、学籍档案管理中存在的问题
1．收集整理是建立档案起始，真实性是这一阶段管理的核心内容。在具体工作中，首先应做到内容详实可信，不能夸大；其次应保证字体工整、清晰，便于永久保存；最后要注意一些细节问题，如，姓名使用同音字代替，出生日期农历、公历混淆，与户口产生冲突等。
2．立卷归档是将上一步骤收集整理的档案材料分类汇总，工作重点是确保档案材料的完整性。存在的问题主要有档案管理人员档案意识淡薄，未按要求及时归档，或者材料未及时补充完善，甚至归错档；此外，档案管理方法陈旧，设备和设施老化也是造成立卷归档完整性差的客观因素之一。
3．档案转递的特点环节多、人员杂，容易丢失造成错投、误投及“死档”等情况。学籍档案在转递的过程中，经过的中间环节较多，从学生本人--学校立卷各院系--就业指导办（教务处）--机要邮寄部门--地市级教育局（人事局）--县级教育局（人事局）--就业单位人事部门等，无论中间某环节出现差错，都会影响学籍档案的顺利转递，从而影响毕业生的正常工作和学习。
4．档案的保管利用。档案的最终目的是保管利用，因此，档案的日常维护尤为重要，而该环节常常与档案的利用结合在一起。完整的学籍档案不能散存于个人手中，应由专门的档案管理部门来保管，并要求档案管理部门要有一套完整的保管利用借阅制度。常常出现有借无还、涂抹、篡改等现象，造成档案材料遗失或者信息二次失真，内容失实等。
二、完善学籍档案工作的管理建议
1．增强档案意识。加强《档案法》宣传，增强各职能部门及学生本人对学籍档案工作的档案意识，克服人们对档案管理工作的偏见和错误的认识，激发人们自觉收集档案、保管档案、利用档案，真正使大家认识到档案工作是普通高校教育工作的一个重要组成部分。领导应重视档案管理，把档案建设纳入教学计划，纳入管理制度，要给档案管理人员培训的机会，并在经费、设备、库房等方面给予支持，改善工作条件，充分发挥管理人员的积极性、主动性和创造性。
2．建立健全收集与补充制度。明确工作职责范围，岗位职责要制度化、规范化。要制定每项任务的工作程序，必要时做出工作流程图，要有完善的管理制度。努力做到档案材料归案率、准确率符合标准，档案按存放分类清晰，案卷摆放系统有序。学籍管理制度统一标准，克服各行其是的局面。要建立健全收集整理、检查核对、保管保密、转交与管理职责等各项规章制度。在日常工作中，用制度去规范管理工作，使学籍管理工作逐步走向规范化。
3．加强队伍建设，提高专、兼职档案员的素质。档案管理工作是一门管理科学，随着科技的发展，大大加收了档案管理工作的现代化，这就要求专职档案员不仅要学习档案专业知识、学习档案法规标准，还要懂得计算机管理档案的技术和外语知识。档案工作的职业决定了档案员不仅要有一定的档案专业知识和热情服务的工作态度，还要具有严谨细致的工作作风，否则，会给学校造成不可挽回的损失。所以要不断强化高校专职档案员的职业道德。
4．大力开发利用学籍档案信息资源，主动提供服务。学籍档案信息资源的开发和利用是学籍档案管理工作的最终目的，也是学籍档案管理部门的职责。有条件的高校可建立学籍档案数据库，如新生录取登记卡、学生注册表、学生成绩、毕业证书编号、学位证书编号及档案转递情况等，以方便师生们通过计算机网络检索，获得自己需要的学籍档案材料。如学历、学位认证、出国留学等提供有效信息。
总之，学籍档案与个人的利益息息相关，以后就业、提拔干部、晋级、考评、转正和晋升工资等都离不开学籍档案。建立健全一整套高校学生学籍档案管理体系，管理好学籍档案至关重要。
【参考文献】
[1]底红艳．对高校教学档案管理的几点认识[J]．晋图学刊，2002，（3）．
我中心档案室自09年成立以来，在中心党支部领导下，本着为学校发展服务，为师生服务的精神，团结协作积极进取，在档案业务和服务质量等各方面都取得了比较大的进展。档案室由中心副主任分管。建立了全中心的档案管理体系，实现了档案馆对中心各科室档案工作的监督指导职能档案馆。现有职工2人。档案室使用面积21余平方米，15平方米的库房，目前合计36平米，基本满足了储藏档案空间的需要。
一、提高认识，加强组织管理
学校档案管理工作是我中心档案管理工作的重要组成部分，也是学校持续性地开展工作，工作不断上水平上台阶的一项重要工作。我中心领导班子高度重视，成立了以中心主任为组长，各分管副主任和工作人员共同参与管理的专门的领导机构。档案工作通过办公室牵头，进行管理和运作，分管师训、团队、教务、财务、电大、后勤等工作的教师具体地参与档案工作。对档案工作实行综合管理，档案集中在中心综合档案室。师训、团队、教务、财务、电大、后勤的档案定时移交到中心档案室进行统管统用。
我中心定期对档案管理工作的责任人和分管工作的负责人进行培训，学习《档案管理办法》、《档案保管制度》、《档案借阅制度》、《现代化管理制度》等，促使大家对档案管理工作的标准化、规范化、现代化，明确形成共识，形成合力。为保障工作的扎实开展，学校认真贯彻落实执行国家档案法律法规，定期组织我中心的领导和档案人员学习《档案法》和《档案条例》及国家有关档案法规、标准规范。参加县档案管理工作业务培训。我中心制定了《档案保管制度》、《档案保密制度》、《档案鉴定销毁制度》、《档案统计制度》、《档案利用制度》、《档案工作人员岗位责任制》等制度，并将制度上挂到墙，便于直观地掌握和领会，并严格落实。编定了保管期限表，保障了档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、借阅、利用和保密等环节的连接，确保万无一失。
二、配齐设备，做好充分的物质保障
学校设立专门的档案室，配齐专门的档案柜，并将阅览室与档案室相分离，注重了防火、防盗、防高温、防光、防尘、防鼠、防虫、防污染等措施的落实。归档文件材料基本齐全、完整。档案整理的质量基本符合要求。按照分类方案进行分类、组卷;档号编制正确;装订整齐、卷内无有金属物;卷面、卷内目录、备考表填写规范;分类细致;案卷标题拟写简明、准确。档案存放排列有序，编号科学规范，库房整洁卫生。进一步完善和落实了档案工作组织领导机构,各类职责及各项工作制度;规范了业务,全面执行新的业务标准;是进一步加强和落实安全管理,对库房安全工作进行了重点检查,及时更新,补充了新型灭火器,防潮(杀虫)剂,要求每个同志都能掌握新型灭火器的使用方法;加强了对库房温,湿度的监控.安全性符合档案"十防"的工作要求。
归档文件材料基本齐全、完整。档案整理的质量基本符合要求。按照分类方案进行分类、组卷;档号编制正确;装订整齐、卷内无有金属物;卷面、卷内目录、备考表填写规范;分类细致;案卷标题拟写简明、准确。档案存放排列有序，编号科学规范，库房整洁卫生。具体来说我中心档案室现存有教师发展中心综合档案共6大门类160余卷，含综合档案30卷，人事档案3卷，学生档案26余卷，师训档案101卷。另有电大学员试卷档案1000余卷。
三、努力提高基础业务建设，走内涵式发展的道路
我中心对所使用的文件材料及时归档，归档率达到100%。书写材料和纸张都严格按照规定去使用。在交接时应有完备交接手续。经手双方都要有明确的责任。我中心档案文件完整，并严格按要求进行分类。组卷规范、合理，符合标准要求，文件编排有序，卷内文件排列有序，并按照要求进行了编号，卷内文件目录、备考表填写规范清晰，卷内文件整齐，无金属装订物。编目规范，排架合理，案卷封面填写规范、清晰，案卷标题简明、准确，案卷排列有序。对所有档案进行安全管理，杜绝出现霉变、褪色、污损、虫蛀现象。
四，存在的问题
通过自查，我中心对档案管理工作进行了进一步的明确，同时，也发现了一些存在的薄弱环节，如：
1、档案意识淡薄，思想不到位。尽管现在把档案纳入我中心责任制考核中，但是部分人员对档案工作意识仍不强，一定程度上影响了档案工作的开展。
2、虽然配有专职档案员，但由于教师工作的性质，档案员往往需要兼职其他工作，不能一门心思投入到档案工作中，不利于档案工作的开展、完善。
3、档案收集不齐全，部分文书档案遗失。存在一些专业档案和照片档案容易散落在各个科室，收集、整理它们也就特别难，造成档案收集不完整，归档率低；且由于时间过久、管理不善的缘故造成了我中心部分文书档案遗失。
