时间：2022-07-19 00:27:48
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇高校教学档案，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
优化档案管理人员素质，也是高校教学评估对高校档案管理的作用之一。在高校教学评估中，随着高校评估的指标体系和评价标准的提高，对高校档案管理人员的要求也逐步提高，在一定程度上使高校档案管理人员的业务素质和技能水平面临着新的挑战。面对当前高校档案管理人员素质普遍不高的现状，开展高校教学评估工作，可以促使广大高校档案管理工作人员不断更新档案管理业务素质和技能水平，与时俱进地采用现代管理方式开展高校档案管理工作。
有利于完善档案管理工作机制
档案管理工作机制对高校档案管理工作至关重要，高校教学评估在完善高校档案管理工作机制方面的作用也不容忽视。当前高校档案管理工作机制还存在着诸多亟待解决的问题，从总体上来看，当前高校档案管理工作机制有待完善。在高校档案管理工作中，通过开展高校教学评估，加大档案管理工作力度，建立档案工作自评自建的长效管理机制，使学校档案管理的建设纳入规范化、科学化、制度化的管理轨道，有利于完善高校档案管理工作机制。
发挥高校档案管理中教学评估作用的策略
在高校档案管理中，发挥高校档案管理中教学评估作用的策略，可以从充分意识教学档案管理的重要性、建立健全高校教学档案管理制度、配备高素质的高校档案管理人员三个方面入手，下文将逐一进行分析。
（一）充分意识教学档案管理的重要性
高校档案管理工作是高校建设的重要组成部分，充分意识教学档案管理的重要性，是发挥高校档案管理中教学评估作用的关键。在高校档案管理中，重视教学档案工作，是搞好教学档案管理有一个很重要的前提。充分意识教学档案管理的重要性，可以从两个方面采取措施，一方面从高校领导层到教学和教学管理的职能部门，要重视教学档案材料，认真整理档案材料并妥善保管；另一方面高校档案室的档案管理人员，要树立档案管理意识，切实把高校教学评估和高校档案管理工作联系起来，实施有效的高校档案管理工作。
（二）建立健全高校教学档案管理制度
高校教学评估和高校档案管理工作息息相关，管理制度是教学档案管理工作开展的基础，建立健全高校教学档案管理制度，使高校档案管理工作在制度上得到保障，可以在一定程度上促进高校教学评估工作的开展，便于更好地进行高校档案管理。目前高校教学档案管理制度建设缓慢，在处理具体的档案管理工作时，使得高校档案管理没有章法可循，按照教学评估指标体系,建立一套教学评估档案，建立健全高校教学档案管理制度，制定出每一教学工作环节的质量标准和要求，规范高校教学档案管理制度，对高校档案管理具有巨大的促进作用。
（三）配备高素质的高校档案管理人员
高校教学水平评估推动了档案管理升级，极大地推动了高校档案基础设施建设和科学化、规范化管理。随着高校教学档案的信息化建设的深入发展，在高校档案管理中，对高校档案管理人员也提出了新的要求，只有配备高素质的高校档案管理人员，才能适应现代高校档案管理工作的发展。在高校档案管理工作中，建设一支业务精良的档案管理队伍，可以通过定期开展对高校档案管理工作人员的业务培训和专业技能训练，使高校档案管理人员成为迎评促建的骨干，进而带动高校档案管理工作的发展。
结语
一、高校教学档案管理工作的特征
1.广泛性。高校教学档案包含了所有级别教育主管部门在教学创新、教学规划、教学工作中的指示；学校为完成教学目标而规定的所有与教学有关的制度、章程、条例；也包含了教学过程中的所有工作审查、评估；教学任务的编辑与完成状况；专业与学科的设定、实验室材料；教材征订与老师教材的编排，招生录取、学籍管理、各种赛事、得奖状况、毕业生相应材料等。2.多样性。多样性指的是高校教学档案的类别较多。由于高校教育教学的改革，使高校学科类别设置持续增加，各个学科相互间的界限愈发模糊，学科中的门类也逐渐细化，所有学科的融合性持续提高。这些在某种程度上决定了高校教学档案的多样化，也使档案的总量明显增多。3.时间性。时间性指的是教学档案存在相应的时间顺序。教学档案在总体教学实践中按照时间顺序及教学活动进行材料组建，可以有效展现教学活动中的过程性与阶段性。
二、高校教学档案管理模式面临的挑战
1.管理人员意识及水平无法适应教学档案的管理所需。高校教学档案作为高校教学活动主要环节与组织方式之一，依旧会对其在理解及认识方面具有误区及不足，教学档案管理人员在专业素养及能力方面需要提升。首先，有些教学档案管理人员对教学档案的地位缺乏充分的认识，也不明确教学档案的功能及意义，仅将教学档案视为教学材料的收集地，只是简单地呈现教学过程，在管理及处置时也较为随便，甚至在教学活动刚刚结束后，教学档案就被遗弃。其次，高校档案管理人员大多数为一线教师或行政人员，欠缺专业的管理档案及管理教学的能力，无法确保教学档案管理的实际效果。同时还有些人为兼职管理人员，并不能在时间和心理上符合教学档案管理要求。2.运行机制未顺应以人为本的观念。有些高校在教学档案管理的实际运行机制方面将办公室管理摆在主位，具有鲜明的机关化、行政化倾向，无法很好地体现以人为本的管理服务理念。虽然大力倡导科学发展观，深入实施群众路线实践教育活动，高校也在教学档案管理人员及管理部门中逐步树立以人为本的理念，开始在教学档案中不只注重采集信息与信息归档，还更加注重服务于师生，服务于教学活动及培养人才等环节。可是在从教学档案的管理实践方面来讲，依旧存在仅注重收集材料，而不注重材料升华的现象；仅注重管理材料，而不注重发挥其服务能力的现象；仅注重管理，而不注重发挥师生员工积极性的现象。从整体来看，学校教学档案管理工作机制依然无法真正顺应新时期新理念的标准。3.在管理现状、科学管理、依法治校方面尚有差距。虽然大多数高校具有教学档案管理的相应规定，有利于高校教学管理品质及办学规范程度的提升，发挥着重要的作用。可是在教学档案管理制度实施中，各高校并不均衡，有些高校较为科学并规范化的管理教学档案，体现出教学核心地位。可是有些高校受传统理念所束缚，并且在体制方面不够完善，因此在教学档案管理方面并不到位。也有些高校存在制度落实不明确、制度不规范、检查不改正的现象，随意收集或修改教学档案，教学档案应有的作用及地位并未得到有效的体现及肯定。有些现象与我国高等教育科学化、规范化、法治化进程存在一些距离，从某一层面而言，对我国高等教育的长期发展以及依法治理理念的执行尤为不利。
三、高校教学档案管理模式的现状及问题
1.教学档案管理体制不够完善。长期以来许多高校并未在提升教学品质上吝惜投入财力、物力及人力，可是往往却对收集整理、研发运用教学档案过于忽视，令教学档案管理出现滞后的现象。这不但对高校档案管理工作的开展不利，也对教学质量及教学管理质量的提升有所影响。有些高校虽然具备教学档案管理章程，但却存在许多问题。2.教学档案管理部门工作职责模糊。教学档案在管理方面具有较强的分散性，工作量较大，教学档案涵盖院校的不同部门及不同院系。职能部门、人事处、教务处、财务处、学生处等部门均直接担负或间接担负管理教学的工作，都会建立教学档案。由于高校各个部门之间欠缺良好的沟通，各自执行教学档案的管理，虽然有些院校具备档案馆，但也未在工作职责中包括所有内容，因此，具有管理教学档案职责模糊的问题。3.管理人员欠缺专业性。以当前的状况而言，因为强化高校档案管理工起步行相对较晚，很多学校领导教学档案管理意识较为淡漠，并未充分认识到教学档案管理的重要作用，在管理体制上并不完善，人员配置也不够专业。大多数学校并未配备专业的教学档案管理人员，身兼数职的工作人员普遍存在，大部分均未接受过专业档案管理工作的培训，对档案管理业务及要求并不熟悉，令教学档案管理工作空有标准，实则并未严格执行，成为纸上谈兵。4.并未真正发挥教学档案的应用价值。教学档案的应用价值既表现在教学评估工作中，将教学档案资料当作主要评估资料，权衡高校教学能力，体现高校教学品质。还需在平时的教学管理当中，通过查找教学档案，运用教学档案深化教学内容，和教学方式改革。可是传统教学档案管理方式较为落后，主要进行手工操作，将纸张案卷作为载体进行采集、归类和搜索。教学档案收集不完整、不及时、不规范，都会降低教学档案的水准，较难真正发挥教学档案的应用价值。
四、构建高校教学档案管理新模式
1.完善制度，确保教学档案管理有理有据。做好制度建设工作尤为关键，完善良好的档案管理制度成为档案管理工作的有效保障。需确保教学档案的完整系统，以顶层设计入手，通过有效的方法，以档案的内容、目录、不同级别需存档的内容，甚至采集整理流程，不同档案的采集方法、归档时间、存档时限等不同内容着手，规定相应的教学档案管理体制，划分至所有档案管理的所有环节当中，力争所有工作均能够有据可依。并且需创建相应的借阅、移交管理制度，将管理程序规范化，将工作人员职责进一步明确。保障所有教学档案的完整性。2.分级管理，明确权责。当前高校执行的三级管理模式既有有利的一面，也有不利的一面。可是要想令一切教学档案归类至一个地方管理，在当前的环境中，并不能执行。因此如何令所有层次均各擅其职，最大程度展现出当前管理模式的优势，需要具备明确权责的顶层规划。依照所有级别的利弊，对所有级别需掌管的内容、范畴、职责、权利进行划分，如此则能够各取所需。3.提升教学档案管理信息化。在科学技术的发展当中，运用计算机已经变成十分普遍的现象。创建数字化、信息化、网络化的氛围，将纸质档案为辅的全新档案管理模式，已经变成必然的趋势。因此，身为学校，应当持续壮大资金、设施、管理人员等方面的投入，极力支持档案管理建设。并且档案管理的工作人员应当持续提升业务能力，掌握更多的计算机专业知识，快速顺应当前的形式，积极融入到教学档案管理的改革当中，较好的完成档案管理工作，以此加快并提升学校档案管理工作的总体能力。
五、结束语
关键词:高校档案管理教学评估
1990年10月原国家教委《普通高等学校教育评估暂行规定》出台后,教育部明确提出高等教育要从重视规模发展向更加重视高等教育质量的提高转变,并决定从2003年起,建立5年一轮的普通高校教学质量评估制度,旨在进一步提升我国高等教育的国际竞争力。从以往的评估工作实践来看,评估专家组主要通过系统查阅学校在各项工作中形成的原始档案资料来搜集学校教育的主要信息,了解各项工作的发展状况,藉此对学校办学水平和教育质员作出评价。因此,高校档案承担着重要的角色,对评估工作的顺利进行与评估成绩的认定起着重要作用。对此,优化高校档案管理水平,使之在往后的教学评估中发挥更好的作用,意义重大。
一、高校档案在教学评估中的作用分析
1.高校档案是教学评估的重要基础和客观依据
高校档案是广大教职员工在教学、科研、管理等各项活动中形成的具有保存价值的文字、图表等载体文件,从高校档案的内容上看,它详细地记载了一所学校的历史全貌和发展过程,它是随着学校的建立而产生,随着学校的发展而逐渐积累的一种重要信息资源。从形式上看,它是教学文件有条件的转化物,详细地保留着形成者的亲笔手稿、领导签署、上级机关批示和起草个人的印证,以及当时形象的照片录像或原声声音,是形成者的原稿、原作、原声、原貌,是全校师生教学经验和学校发展的总结和智慧的结晶,是知识和信息资源的储存库,同时也是学校自我认识自我发展,自我提高的重要依据。接受教学评估的学校,无论评估指标体系、评估程序如何确定,其基本内容都离不开大量的原始档案材料。
2.高校档案是教学评估的重要凭证
为保证教学评估工作的客观真实,进行各项工作评估时必须充分依赖于档案,因此,完整、准确、系统地收集高校档案是搞好教育评估的基础。目前,随着高等教育事业的发展,各种相应的档案材料不断丰富,这些档案信息不仅反映了各种教育活动的真实过程,而且记录了高校工作中的经验教训和创新发展,全面体现了高校贯彻党的教育方针、深化教学改革、提高教学质量的过程,具有很强的凭证和参考作用。在教学评估中,不仅汇报材料和自评报告必须依据真实的档案材料,且还要将完整、规范的档案材料提供给评估专家组查阅。在专家组实地考察过程中,也会将档案材料和现场情况进行对照和验证。准确、完整的档案材料是高校教学工作水平评估中最有说服力的重要依据,如果没有这些档案材料,评估就会成为无源之水,无本之木。
二、高校档案工作在教学评估中凸显的主要问题
如上所述,准确、完整的档案资料直接影响到评估专家对学校教学工作水平的评价,影响到评估结果和学校的声誉,但在接受验收检查的过程中,高校档案工作也凸显出这样或那样的不足,主要表现在以下几个方面:
1. 档案管理意识淡薄
首先,对档案工作的重要性认识不足。档案工作虽然在高校的教育、评估及其他各项工作中发挥着重要的原始凭证作用,但利用档案的过程一结束,档案往往就被束之高阁。其次,工作进程中档案的形成意识不强。高校档案部门保存档案并提供利用,但档案部门只是档案的管理服务部门,其管理的档案是由各部门在日常工作中形成的文件材料转化而来的,但一些部门没有把档案工作作为一项重要工作来抓,导致出现档案材料积压、收集不全、流失在各部门或个人手中等问题,因此在接到参加评估的通知后,不得不再次投入大量的人力、物力和财力重新整理补充材料,造成被动局面和浪费,给工作带来很大的阻力和损失。
2.馆藏档案结构不合理
高校档案馆馆藏档案大都存在着档案载体较为单一,特色不够鲜明的问题,不能适应日益多样化的档案利用需要,具体可概括为“一多四少”。“一多”是纸质档案多,特别是文书、教学、研究、基建、财会等档案占据了“大半江山”,体现了传统档案工作的特点。“四少”一是实物档案少,尤其是荣誉性、纪念性实物馆藏少;二是历史档案少;三是人物档案少;四是馆藏珍贵文献备份少。这是长期以来重单位文件归档、轻个人文献实物收集归档,重年度归档、轻即时归档,重校内归档、轻校外收集等做法所致。由于档案材料不齐全,无法满足教学评估的需要,于是出现了伪造档案的做法――专家检查什么就准备什么,临时编造材料或对原始档案做技术处理。这种行为严重影响了档案的真实性,使部分档案不能客观反映现实,致使评估不实。
3.档案材料收集不齐全、不规范
由于评估所需的材料和高校档案管理所要求归档的范围不相一致,导致档案管理中所收集的材料对评估所需往往不尽如人意,加之平时对一些有价值的档案材料管理不规范,使材料的质量与评估标准的要求相差甚远。主要表现在:一是必要的教学档案材料缺项严重。如各科试卷的分析报告、部分实验报告没有存盘;二是档案材料中不规范的现象比较普遍。如有些材料中提到的数据,前后不一致;部分统计表格式和内容不统一,相同内容的表格,前后名称不一致,有些职能部门形成的文件材料,没有文件形成日期和加盖公章;有些材料的纸张大小和字体格式不统一,不符合公文的基本要求;交叉部门上报的数据分析由于统一 口径不一致 ,导致数据失真,直接影响了评估的结果。
4.档案管理手段相对落后
部分学校由于建设资金不足,档案管理工作的信息化建设一直没有实质性进展,对档案管理实施手工操作的现象比较多,信息化的建设的缺陷导致相关的信息化设备也十分有限,并直接制约了信息化的发展。大多高校虽然已利用计算机对档案进行管理,但基本还是属于人工管理状态,现代化的设备只是图有其表。同时,一些高校虽利用现代技术建立了一些高校数据库,但都各自为政。以上种种现象均无法适应高校快速发展中急剧增长的档案信息的存储需要,更无法满足本科教学评估对档案信息快捷检索与利用的要求。
三、优化高校档案管理的若干建议
1.双管齐下,增强档案意识
档案意识强弱直接影响着档案工作的质量,增强档案意识,充分发挥高校档案工作在学评估中的重要作用,措施如下:一是大力宣传档案法律法规。通过采取丰富多彩的形式,如校园广播、宣传栏板、院报、校园网络等来宣传档案法律法规,扩大影响,让档案意识深入人心,提高全校档案意识;二是加强领导对档案工作重要性的认识程度。增强高校领导的档案意识,促使领导干部和各级职能部门形成重视档案工作的共识,充分调动全院师生员工积累档案、保护档案的积极性和自觉性,增强档案归档管理的责任心。
2.完善档案管理工作制度,加强档案工作队伍建设
在教学评估动力的作用下,大多数高校在接受评估前都加大了档案建设力度,显示出集中人力、物力、时间,全面推进档案建设的热情。高校档案部门要以此为契机,完善档案管理工作制度,措施如下:一是在贯彻执行国家有关档案工作的法律法规的基础上,综合规划全校档案工作,拟订和落实本校档案工作规章制度,如归档有范围,立卷有标准,借阅有规定,保密有条例,库房管理有措施,开发利用有目标等,在细节上保证档案管理的顺利开展;二是建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度,定期布置、检查、总结、验收档案工作,保障档案工作正常、有序地开展;三是强化档案行政部门对高校档案工作的业务指导、监督和检查,提高学校档案管理水平。档案管理人员在工作中坚持照章办事,努力做到坚持原则不动摇,执行标准不走样,履行程序不变通,遵守纪律不放松,保证高校档案管理工作高效有序地开展;四是加强对专兼职档案工作人员的思想教育和业务培训,不断提高档案工作人员的业务素质和工作水平,保持高校档案队伍的相对稳定,确保高校档案事业不断向前推进。
3.丰富档案利用工作的内容和手段,提升档案工作公共服务能力
高校档案工作要围绕学校大局,在为学校教学、科研及各项管理提供档案利用服务的同时,根据国家有关规定,为社会和人民群众利用档案创造便利条件。要制定相关的利用办法,简化利用手续,配备利用设施。对可开放的档案,应专门编制利用指南和开放目录。积极开展档案编研工作,形成有特色的档案编研成果,并通过档案陈列、展览、媒体、网站等多种途径,开展档案宣传。有条件的高校,可在相关专业的高年级开设有关档案管理的选修课。高校档案机构要进一步丰富服务民生的手段,创新服务机制,拓展高校档案馆(室)的教育、文化和公共服务功能,让高校档案成为展示学校美好形象的窗口,提高学校的知名度和美誉度。
4.加快档案信息化建设步伐
高校档案信息化建设是以档案资源建设为核心,以纸质档案数字化及现行电子文件管理为重点,以计算机网络建设为基础,以扩大档案信息资源开发利用为目标,确保馆藏重要档案、照片、底片及录像档案数字化的一项重要的档案建设。随着办公自动化、网络化渐趋完善,许多日常工作可以直接在计算机和网络上办理,这些电子信息的归档管理将会更好地满足教学评估对档案信息检索、利用的要求。所以,要强化专兼职档案人员的电子信息归档意识,将档案信息化建设纳入校园数字化建设总体规划。学校档案馆(室)及各职能部门,尤其是教务、科技、人事、学生工作等部门,应当尽快建设较完备的档案信息数据库,同时尽可能地提高计算机管理对档案著录和自动标引工作参与度,实现档案计算机检索与编目。充分利用校园网络,将档案信息管理同办公自动化管理融为一体,提高信息采集、传输和服务的效能。
参考文献:
【1】王峰.从高校教学评估看档案管理工作的重要性【J】.中国市场.2009,(05)
论文摘要：在高校的建设发展中，教学工作是重点、是核心，而教师又是教学的核心资源。师资队伍的建设关系到学校建设发展的速度，师资的水平关系着高教教育的质量。因此，加强师资队伍的建设是高校工作的重中之重。要做好教师管理工作，激发教师的工作热情，就必须科学规范的建立教师教学档案，充分地利用，才能有效地发挥教师档案的作用，才能使教学档案不段地、更好地为教学服务。
一、教师教学档案的内容
（一）教学内容。教学内容包括教师授课的教学日历、授课对象的层次和专业、授课学时、教案、历次考试测评内容等，这些均是教学授课的主题，也是教学档案的主要内容。从中可以反映出教师的教学内容、教学水平、教学效果、教学手段和教师个人的能力，也可反映教师的基本素质和专业素质，通过这些可以了解和掌握教师教学活动的情况和发展动态。
（二）科研内容。继承和创新是科研工作的本质特征，教学和科研相互促进、相辅相成，教学为科研提供信息，为科研打下物质基础，而科研创新的内容又应用于教学之中，服务于教学。科研在创新的道路上，开辟了一片崭新的区域，研究和探索着专业知识前沿的领域，对更新理论知识、提高教学质量起着决定性作用。因此，将教师的科研课题申请书、立项书及课题论证、课题研究、课题鉴定等三大阶段的内容整理归入教学档案，以及以后的课题交流情况、发明专利情况应一同整理归入教学档案，在时机成熟时，加以推广利用，提高社会影响和社会效益，这样，对提高教师科学研究的积极性、促进教学质量的提高，推动学校发展均起着重要的作用。
（三）业绩材料及学术交流。学术交流是提高师资水平不可缺少的途径，也是教师互相学习、开拓知识的最好途径。通过交流，教师可以取他人之长，补己之短，可以吸取和借鉴先进的教学方法，可以了解外校的教学活动、科研情况，可以针对尖端问题进行探讨磋商等等。积极鼓励和支持教师进行学术交流，并将交流的资料及教师个人的交流汇报总结作为归档内容存人业务档案，同时将教师的学术论文、论著及编写的习题集、实验指导等业绩材料．一并归档保存。业绩材料在很大程度上反映着教师的专业素质和理论水平，是教学评估的有力见证。
（四）教学管理。教学工作离不开管理，科学的教学管理，不仅促使教学质量的提高，而且也极大地调动了教师从教、从研的积极性，教学管理应本着规范、科学的原则，将教学管理制度、教师业务学习及政治学习记录、教师的专题讲座报告会、教学检查、评先评优等记录、资料、证书归入教学档案进行管理，使教学管理为教学服务并成为教学保障的有力武器。
二、教师教学档案的作用
高校教学档案是教师在以教学和科研为中心的社会实践活动中，形成的反映教师业务能力、学术水平和工作业绩的信息载体，它以个人为基本单元，按归档制度整理和保管，随时以备查考，是高校的人才资源信息库。因此，对高校教师档案的管理，就是建好高校的人才信息库，并充分发挥人才信息库为高校的建设和发展服务的功能。教学档案在高校教学和科研中发挥着不可替代的重要作用。主要表现为：首先，它为正确评估教师工作量的饱和、学术水平、工作业绩等提供了可靠的依据。教师教学档案由于及时收录了教师在一定时期内的教学工作量、作业批改、毕业指导、科研情况以及获奖情况等记载，量化考核以及综合评估等材料，实事求是，准确可靠，给评价教师的素质和业绩提供了真实可靠的依据。其次，它为领导的决策和管理部门制定教师引进、培养等计划提供了参考依据。因为它记载了全校教师的年龄、学历、职称、专业、业绩等基本信息，通过统计反映出当前学校师资队伍的各种结构比例、各学科之间的教师比例等关系。以此为依据，结合学校专业设置、学科建设及发展规模，可以制定出既切合实际又有利于学校发展的师资引进和培养计划。再次，客观存在为学校顺利通过教学评估、课程评估、专业评估、学位授予权评估等提供基本信息资料。同时，高校教学档案构成了高校人才信息库。它对高校选拔各层次的管理人员，建立各类录用、量才选拔发挥着积极作用。可以通过对教学档案的查阅，能够公正、客观、全面地了解一个教师的教学、科研、社会活动等综合情况。同时对于开发智力资源、服务领导决策，也可以起到重要的参考作用。
三、教师教学档案的利用
建立教学档案是为了更好地利用它所蕴含的信息资源，最大限度地利用业务信息资源为教学、科研、管理服务，不断提高教师素质和教育质量是建立业务档案的最终目的。教学档案的内容来源于校内教师的各项业务活动，同时又服务于教师的各项业务活动，这些为教学改革、为学校发展、领导决策提供着可靠的依据，为选拔骨干教师、评先评优、教学质量工程等项目均提供着可靠的依据，为学校进行科学研究、教师进修培训、课程改革、专业调整与设置，科研成果推广应用等提供有价值的信息。
2l世纪是全世界各项事业发生重大变革和发展的时期，支撑这个世界进步最为重要的因素是人才，因此，建立并充分发挥教师教学档案的作用，对高校的改革和发展起着推动作用。科学管理档案、为教学服务。在教师的教学档案中，大量有价值的信息分散在个人的案卷中，如何把这些分散的信息集中起来，最有效的方式就是做好科学编研工作，将教师教学档案信息分专题编研，可以大大地提高其利用价值。教师教学档案虽然对象单一，但由于教师活动领域广泛，涉及教学、科研、学术活动、进修学习、教学管理等方面，内容非常丰富，做好编研工作，让准确的信息资源更好地为教学管理、领导决策提供依据。
总之，建立教师教学档案是社会的需要，是师资队伍建设的需要，是高校建设发展的需要。做好教师教学档案管理，科学编研，综合利用有效开发信息资源，充分发挥档案的社会作用，为创建一流的高校而努力。
参考文献
[1]刘芳.论高校教师档案意识的培养[J].兰台世界，2007，(9).
【关键词】教学档案；档案管理；管理信息化
高等学校教学档案是高校师生在进行教学活动、教学管理过程中的历史记录，是教学活动和教学管理的客观反映和具体总结。连续、完整的教学档案是高等学校开展教学改革和教学研究的重要依据；是提高教学质量和提高教学管理水平的重要依据；是支撑教学评估工作的重要依据。所以，加强高等学校教学档案管理，建立完整的教学档案管理体系，对于提高高等学校教学质量、推进教学研究、提升教学管理水平，具有重要的意义。
一、贵州高等学校教学档案管理现状
作为西部地区的贵州省，高等教育较中东部省份和周围省份较为落后，到2013年6月全省共有高等院校44所，其中本科院校18所，国家级211重点大学只有贵州大学1所。近年来贵州高等教育发展较快，各学校积极加强教学管理的各项工作，在档案管理上积极投入，各学校档案管理条件有了较大的改善。但由于各个学校对档案管理的认识不足，贵州高等学校档案管理，特别是教学档案管理依然存在以下问题。
1、对教学档案管理的重要性认识不够。长期以来，相当一部分学校领导对教学档案管理工作的认识都存在着一些误区，认为教学档案工作就是保管的事务性工作，不是单位的主要工作，只要不丢失，不泄密，能查档就行了。甚至有些领导认为档案工作只是档案部门的事，对档案工作不闻不问，不想管也不愿管。
2、教学档案管理分散，管理不规范，存在毁损和丢失现象。教学档案是高校师生在进行教学活动、教学管理过程中的历史记录，产生于各高校基层教学单位（院系），种类繁杂，数量较多。所以，各高校基本上是将教学档案分散在各基层教学单位（院系）进行管理，只有很少的学校进行集中管理。由于将教学档案分散在各基层教学单位（院系）进行管理，受各基层教学单位（院系）管理场地，管理人员档案管理水平和学校没有统一的教学档案管理制度的影响，教学档案的分类、装订千奇百怪，甚至存在毁损和丢失现象。
3、各学校档案管理人员配备不足，造成教学档案管理由非专业、非专职的档案管理人员管理。目前贵州高校只有少数几个院校设立了独立的档案管理部门，多数院校都还是将档案管理附属于其他部门。设立了独立的档案管理部门的学校，对档案管理人员配备一般在10人以下，未设立独立档案管理部门的学校档案管理人员一般配备1-2人。档案管理人员要负责学校文书、科研、基建、会计、人事等门类的档案管理工作，即要维持大量借阅、查询、日常维护工作，又要做好档案资料的收集、整理、分类、编目、排架、电脑输入、编研工作，导致了档案人员工作量过大。所以，多数院校只好将学校最主要的档案―教学档案分散在各基层教学单位（院系），委托给由非专业、非专职的档案管理人员（教学秘书）管理。
4、教学档案管理的信息化程度不高。随着科学技术手段的不断更新，档案信息管理系统已得到普遍采用，计算机信息的水平也在不断提高。但目前贵州省高等院校中只有少数几个学校引进使用了现代化的档案信息管理系统，多数学校仍然采用传统的手工采编管理。即使使用了现代化的档案信息管理系统的，也主要用于人事、文书等档案的管理。计算机技术还没有在教学档案管理中广泛运用，这些不利于教学管理效率的提高，并且造成一定的资源浪费。
二、加强贵州高等学校教学档案管理建议
1、加强教学档案管理宣传，正确认识教学档案的重要作用。思想认识是主导人们行动的指针。贵州各高等学校要积极宣传加强教学档案管理的重要性，让学校各级领导，特别是各基层教学单位（院系）领导充分认识到教学档案是衡量教学质量和教学管理水平的重要标识之一，加强教学档案的管理，对于提高教学质量、推进教学研究、提升教学管理水平，具有重要的意义和价值。
2、建立健全教学档案管理制度，理顺教学档案管理流程，确保教学档案管理科学化管理。教学档案管理工作涉及到学校教学活动的各个环节，建立健全教学档案管理制度，理顺教学档案管理流程，是确保教学档案管理科学化管理的关键。为确保教学档案管理按流程顺利开展，各学校必需制定统一、科学的教学档案管理制度。 其内容应包括教学档案管理人员岗位制度和教学档案管理流程制度。
教学档案管理人员岗位制度是明确教学档案管理人员配备和岗位职责制度，如档案的搜集、保管、利用等要有专人负责，明确工作人物和职责范围，做到责权明确。高等学校教学档案管理内容繁多，工作量大，各高校档案馆必须配备专门的教学档案管理人员岗位，负责全校教学档案管理。同时，各基层教学单位（院系）办公室主任、教学秘书、学生科科长可作为各基层教学单位（院系）兼职教学档案管理人员岗位，负责各基层教学单位（院系）的教学档案管理。
教学档案管理流程制度是对教学档案收集、归档和库存管理等管理规定。教学档案管理流程一般应包括教学档案收集、教学档案归档和教学档案库存管理等工作流程。
教学档案的搜集是教学档案管理工作的前提和基础，是将教师、学生和教务管理人员在日常的教学活动、教学建设、教学管理等活动中，形成的诸多具有保存价值的文件资料，如文字、图片、图表、录音、录像等收集起来，为教学档案归档提供依据。由于教学档案的来源相对分散，从而使得教学材料的搜集相对难度较大。同时，因为教学活动学年性的特点，使得教学档案的归档与其他档案的归档工作不能同步进行，从而容易产生漏档的情况。这些问题都是在教学档案的搜集环节中应该着力注意和避免的问题。
教学档案归档是指对收集的教学档案进行整理、编号和立卷的过程。教学档案的整理是一项复杂并细致的工作，同时，在教学档案整理的过程中必须按照严格的标准和要求进行。每份教学档案材料从最初的形成到最后的立卷归档，都需要经过十几项具体的内容，如分类、拟写案卷标题、卷内文件排列、编页码、抄写卷内目录等等。此外，在教学档案归档的过程中，应格外注意教学档案的归档材料，应反映出教学实践活动和教学管理的全过程，尤其在归档的过程中，应按照教学、科研、管理等活动的各个阶段来搜集材料，具体来说，一方面，要把需存档的所有资料补齐、补全，使得相关材料合理连贯、清晰全面。另一方面，要把搜集到的教学档案材料进行鉴别，去伪存真、去杂存整、去劣存优，从而确保教学档案材料的准确性和有序性。
教学档案库存管理工作是指教学档案的保存、借阅、返还等工作。由于教学档案产生于各高校基层教学单位（院系），主要借阅使用为各高校基层教学单位（院系），所以，高校教学档案库存管理工作应按其使用频繁程度分级管理。在一年以内的教师教学档案，在校学生学生教学档案，因其使用频繁，可以由各高校基层教学单位（院系）管理，超过一年的教师教学档案和毕业学生学生教学档案，可以集中到学校档案馆统一管理。
3、积极开展教学档案管理相关知识的培训，提升教学档案管理人员的业务素质和能力。教学档案管理人员的业务素质和业务能力直接关系到教学档案管理工作的水平，因此，要尽可能采取多渠道、多层次、多形式的方法，对档案管理人员进行教学档案管理知识的相关培训，进而提升他们的业务水平，如案卷的整理、归档的内容和范围、编研的质量等。同时，档案管理人员应具有责任精神和敬业精神，在工作中应树立超前意识，主动摸索教学档案管理工作的规律，从而优化具体的教学档案管理工作。这些对于提升教学档案管理水平，具有重要的意义。
4、逐步建立高校档案管理信息化系统，提高教学档案管理工作的现代化水平。 随着高校教育事业的不断发展，原先旧的教学档案管理机制已不能适应当前教学档案管理工作的需要，甚至在某些方面制约了档案管理工作的进步和发展。在具体工作中，我们应当更新观念，逐步将先进的档案管理技术和档案管理设备引入到具体的教学档案管理工作中，从而实现教学档案管理的信息化。如，成绩管理系统、学籍管理系统等信息系统的建立，提高了日常工作的效率，避免了人力、物力资源的浪费。同时，可建立网上档案服务平台，从而方便进行教学资料的检索和查询，进而发挥档案管理工作的实效作用。
作为西部地区欠发达的贵州，高等学校档案管理普遍较为落后，提高贵州高等学校档案管理水平任重而道远。以上问题的分析和建议，仅是我作为贵州高等学校档案管理人员中的一员提出的较为肤浅的看法和建议。
参考文献：
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【关键词】信息化 教学档案 安全性
【中图分类号】G472 【文献标识码】A 【文章编号】1006－9682（2011）05－0089－02
高校教学档案是高等院校对教学实施过程、教学管理、学生管理、教师管理、实验室管理的真实记录，是在日常的教学活动中所形成的具有保存价值的原始记录，可全面反映高等院校教学水平和教学管理水平，也是评估教学质量的重要依据。教学档案管理是高校档案管理工作的一个重要部分。随着各个高等院校的教学水平评估的展开，教学档案管理日趋重要。随着信息技术的迅速发展，档案数字化、电子化、网络化管理方法的推进，实现教学档案的信息化管理是提高教学档案的管理水平，是提高高校教学管理水平的重要途径。
一、教学档案管理的特点
教学档案是教学过程中形成的原始材料，其特点如下：
1．教学原始性材料分类多，数量大。
教学档案有来自上级各主管部门对教学工作、教学改革、人才培养、实验实习等方面的工作安排、管理制度、规定条例等，也有各教学单位对教学过程记录的原始材料、教学工作安排的工作文件，还有教研室活动、教研室建设、学生活动、学生管理原始记录和相关材料，分类较多；由于涉及到的内容多、范围大、人数多，因此档案数量相对较大。
2．教学档案整理的周期性比较强
教学过程以学期为单位开展，原始材料的产生具有较强的周期性，因此，教学档案整理归档应按学期进行，形成周期性的档案。
3．教学档案学科专业性强
除了学生工作有一定的共性外，高等院校的各系的专业性都比较强，在人才培养过程中，需要按不同的专业特色实施教学，各种教学活动存在很大的差异性，因此，不同学科专业院系的教学档案的整理具有很强的学科专业特性。
4．教学档案资料的形式多样化
各个院系教学活动的形式多种多样，有课堂教学、课外教学、课内实验、校内实训、校外实习、野外考查、社会调研等。不同的教学活动所产生的原始材料的形式也是多样的，有纸质材料、照片、光盘、标本、样本等，这种多样性档案原始资料，可以真实确切地反映多样性教学活动的面貌，更能体现档案的作用和价值。
二、教学档案管理现状
教学档案管理由各个教学院系独立完成，由于缺乏统一的应用系统协调管理，管理的信息化还处于初级阶段，没有充分利用信息技术、网络技术来提高管理效率。
第一，以纸质档案为中心，管理对象是纸质载体档案，档案的收集、整理、保管、利用等业务环节大多是手工进行。
第二，电子档案保存不统一，通常采用按目录整理保存的方式，缺乏系统的电子档案管理系统，给电子档案查询利用带来很大的不便。
第三，电子档案保存比较分散，缺乏统一的标准和规范，没有依靠强大的计算机网络系统进行系统集成，资源不能共享，导致很多档案重复建档，利用率低，利用手段单一。
第四，电子档案查询利用过程中，没有有效的安全保障措施，在受到计算机病毒攻击时，会使计算机系统瘫痪，电子档案存储目录结构遭到破坏，造成数据丢失，严重时会造成灾难性的错误，导致数据完全破坏。
第五，教学档案管理独立于校园网进行，没有采用有效手段来协调各部门统一完成，不但造成校园网资源浪费，而且浪费大量的人力资源进行重复建设。
三、教学档案信息化管理方法
考虑到教学档案信息化建设的现状，结合实际工作需要，进行了初步的探索，逐步实现信息化建设。
1．构建有效多级网络化教学档案管理平台，充分利用校园网络，提高管理效率和档案的利用率。
通过采用基于Web的网络化档案管理系统，实现教学主管部门、教学院系、教研室的多级管理体系。Web系统的优势在于实施、维护简单，特别是在校园网内运行，通过设置访问控制列表，可较好的实施安全管理策略，保证系统运行的安全性，提高整个系统运行效率。
2．系统采用多级存储体系，提高档案数据存储的安全性。
数据存储采用磁盘、磁盘阵列、磁带库的多级存储体系，实现数据的多级存储，保证数据的安全。有效的实施RAID技术，一般情况下通过RAID 1（磁盘镜象结构）来确保数据安全，在条件允许的情况下通过RAID 5（分布式奇偶校验的独立磁盘结构）方式，即可保证数据有较高的安全性，同时可以提高数据读取的性能。
3．检索工具多样化，采用案卷检索和全文检索相结合的方式，提高档案查询的效率和准确度。
档案检索工具是记录、查找、报道档案材料的手段，是管理和利用档案的工具。为了更加有效的进行档案检索，除了设置常用的分类目录、专题目录、全宗文件目录、案卷目录以外，还需要设置全文检索，将档案中的各种事物名称、档号、关键字等进行编排，通过输入特定的词来实现全库数据检索，可有效提高检索效率，增强系统的实用性。
4．档案数据的数字化分级实施，分学期完成。
由于教学档案的分类多，档案的产生涉及的部门较多，档案数据的采集必须按不同的部门分别同步进行。对教学管理部门、教学单位、教研室等不同级别的处室分别规定数字化档案的范围，同步实施档案数据采集，有效避免重复劳动或相互推诿。由于教学档案的量较大，必须以学期为单位进行归档立卷，并有效的实施数据的电子化；对于类似学生活动等较为频繁开展的活动需要缩短归档的周期。
5．档案收集时，采用“双套制”，在进行纸质、实物档案的归档的同时，还要有效的完成档案的电子化。
由于印章和签署是文件生效的主要标示，所以对于有凭证作用的文件必须以纸质形式保存；由于电子档案的载体不稳定性，加上电子档案的易修改性，所以纸质档案的保存很有必要。归档时采用不同的编目方法，资质档案和电子档案都必须在备注部分加以说明，注明对应的电子档案和纸质档案的档案编号，以便利用时相互参照。
6．档案的查阅采用分权分级流程审核方式，保证档案的保密性。
由于教学档案的查阅利用会涉及到教学管理的各个部门，而档案的保密性针对不同的档案内容会有不同的要求，所以必须进行分级别、按权限进行查阅；对于低级别权限的用户需要查阅高保密档案时，必须严格执行流程审批制度，层层落实责任，确保档案信息的安全。
7．档案管理采用专兼职结合，提高管理效率。
由于教学档案的数量较大，给立卷归档和数字化带来了很大的难度，如果仅有专职档案管理员统一完成会有较大难度，必须采用专兼职结合，专职档案员负责档案归档的统一规划、立卷、审核、指导等工作，兼职档案员负责具体材料的装订归档，并完成档案的数字化工作。
四、教学档案管理信息化建设存在问题的对策
教学档案管理信息化建设过程中，由于电子档案建设会增加管理人员的工作量，在实施过程中存在较大阻力，我们必须克服困难，落实责任，保证建设的进程。
1．加强教学管理人员的档案建设意识和信息化管理的意识
加强档案意识，进一步增强做好档案工作的责任感和使命感，教学管理者发扬兢兢业业、埋头苦干、默默无闻的优良传统的同时，要把档案信息资源的利用价值与教职工的切身利益结合在一起，把档案的服务意识贯穿在整个档案的建设过程中，真正使教学档案为教学服务、为教师服务、为学生服务。档案管理信息化建设是利用最新的信息技术来服务档案管理，信息化强调的不仅是计算机软硬件，更强调人、管理、技术之间的有机集成，其中“人”是第一位的因素，所以管理者对信息化有正确理解和足够重视是信息化成功实施的关键。
2．不断提高教学档案管理者的计算机应用能力
教学管理人员和教学档案管理员计算机应用能力会直接影响教学档案信息化的进程。特别是教学管理人员存在年龄差异性、学历差异性，导致计算机应用能力参差不齐，对新知识接受能力也不同。因此必须针对不同人群制定不同培训计划，以保证管理人员团队的综合能力的提高。
3．加强制度建设，把电子档案建设落实到管理人员的业务考核中。
由于电子化教学档案建设种类多、数量大、任务重，必须要求广大教学管理者全员参与、专兼结合。为保证实施的有效性，在信息化的过程中需要加强制度建设，把建设任务制度化，并形成可以量化或者物化的指标，作为教学管理人员的业务考核内容。把建设任务与岗位责任有机结合，这样才能夯实任务、落实责任，确保建设任务有效完成。
4．加大计算机硬件设备投入的力度
信息化建设中，除了需要大量的计算机以外，更需要配置较好的数字化设备，包括高速扫描仪、数码相机、数码摄像机等，这些设备的需求也是电子化档案建设的特色。
五、总 结
高校教学档案管理工作是学校教学管理工作的重要组成部分，加强教学档案管理的信息化建设是强化教学管理的需要，是深化教学改革的需要，也是提高教学质量的需要。但是教学档案管理信息化建设是一项长期持续的工作，需要不断提高信息化管理意识，不断应用最新的信息技术，不断完善基础数据建设，提高管理效率，更好的为教学服务。
参考文献
经过几年的发展完善，如今我院的教学档案已具有了一定规模，建立了专门的教学档案室和教学库房，宽大明亮，占地138平方米，安装了防护网、防盗门、防光窗帘和温湿度仪，使用了防鼠设备和防霉防虫剂，保障了教学档案的安全防盗；有先进整齐的密集架36组，不仅使档案防尘、存取方便，也使整个库房整洁美观；有空调四台、除湿机一台，灭火器六个，做到了档案的防潮防火。与库房相隔建立了专门的阅档室，由专人负责档案的收集整理工作，并配有相关的阅档桌椅两套，便于查阅之用，整个教学档案室设施完善、齐全、先进、安全、整洁。
教学档案内容丰富，层次齐全，记载着有关教学的各个方面。档案内容共分十七类，其中主要有：教务资料，记载着我院的办学宗旨、长远规划、措施方法等；课堂教学课程安排包括了教学大纲和各学期计划总结；试卷与试卷分析收集了我院历届各科的考试试卷七一些优秀试卷的分析点评；教师业务档案、学历职称证明是教师每八学期教学工作的具体记录及教师学历职称的复印件；学生档案有录简表、学习成绩册、职业资格认定名册、学籍表和毕业生档案等；还有教师编著的教材、学术论文、备课教案、授课手册和课题研究等大量的内容。教学档案记录着我院的教学成果，体现了师资力量和教师队伍的整体素质，蕴藏着教书育人的文明与创新，反映了我院科学规范的教学方法、丰富的教学经验和完整的体系，从中看到了一所学校的教学发展壮大过程。
我院教学档案的收集整理工作采用的方法是：分散立卷、集中管理、定期归档。将零散和需要进一步条理化的档案进行基本分类、组合、排序和编目，组成有序体系的过程就是立卷归档。档案管理要分主次和时效，我们归档时要有选择，讲求科学规范，以全面的、历史的、发展的观点对待归档工作，保持文件之间的历史联系，充分利用已有基础，分门别类保管和利用。
做好教学档案管理的目的是为了提供利用，服务学校的发展。在这方面，教学档案发挥了它应有的重要作用。2000年学校关申报由普通中专晋升省级重点中专学校时，其中教学工作作为评估的一个主要方面，评估材料占所有申报材料的2 / 3，为此教学档案提供了大量的第一手详尽资料，主要有：
1、教学方法改革，共108份资料，其中主要包括：推广投影仪教学的实施方案；推进素质教育的实施方案；计算机辅助会计实验系统资料；优质胶片评比活动资料；沟通课教学效果调查表及开展第二课堂活动的相关资料。
2、教学管理制度7项，内容包括：教务科管理制度；学生管理若干规定；教务科听课评课制度；实施教学教案检查制度的规定；关于教务管理工作的暂行规定；关于考试命题的暂行规定；河北职业技术学院学生成绩考核与管理细则。
3、办学体制改革4份：关于新学校征地集资办法；关于新建学校集资办法；关于教职工集资入股的可行性报告；其他可供参考资料。
4、考试考核改革46份：阅卷方法改革的效果分析及相关资料；实行无纸化考试的相关资料；教改结果的对比分析；教考分离的实施方案；组建试题库的相关资料；加强考核管理的相关资料；考试课、考察课分离计划；扩大操作型考试范围实施方案；关于实施学分制管理的相关资料等内容。
这些资料对顺利升为重点中专学校起了至关重要的作用，也为在2002年我院升格大专奠定了坚实的基础，如果没有这些内容的资料提供，升为重点中专就很困难，升大专也就不可能了。
在2007年和2012办学水平评估中教学档案室提供了大量的原始材料，为评估顺利完成做出了贡献。
在2010年校志编写中教学档案室也提供了大量的教学方面第一手材料，得以使校志编写工作胜利完成。
教学档案中收集的教师业务档案、学历职称证明、教师的论文、论著为教师的晋级、职称评定起了很重要的作用，为领导对教师的考核提供了参评依据，也使得晋级评定避免了单纯的靠座谈、凭印象，做到了公平公正。同时把教师的学历、职称、论著、教学成果等详尽内容记录在案，促进了教师积极努力工作，并不断总结、提高教学水平。教学档案室每年为各科老师、教务处提供近 65 次左右的查阅。
在教学中，各科室经常搞一些教学评估，教学档案室也为其提供了大量的资料，如在全省高校体育教学评估中，为体育教研室提供了大量教师业务档案以及奖杯两个、证书八本、奖牌六个，为顺利通过教学评估发挥了重大作用。
在每年学生毕业时有的学生成绩出现错误，成绩有误就不能拿毕业证，也就不能顺利毕业、工作或升学，教学档案中的学生历届成绩册，给学生成绩提供有效证明从而顺利毕业。每年学生查阅成绩80多次。
[关键词]高校；档案管理；对策
中图分类号：G647.2 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2015）06-0363-01
随着我国高校生源的拓招，对档案管理工作的要求也进一步提高。高校教学档案是指高校从事活动的直接产物等招生，教学，科研，管理，生活，学校和社会有保存价值的各种文字，图表，声像等不同形式，载体的历史记录。这是学校完成教学活动的真实记录，同时也是进行教学研究，教学改革，教学经验交流的重要平台，课程建设。加强教学档案的管理水平和使用价值，有利于提高教学质量，改进教学方法，进行教学研究服务，具有重要的指导作用，对于学校的重大决策和教学科研管理工作。
一.高校档案管理工作现状分析
1.1工作人员素质参差不齐，档案管理水平高低悬殊。档案管理，特别是重要公共机构的档案管理都要求统一管理，而且也出台了相应的配套措施。但是，实践中却仍然存在有悖这一原则的现象。原因就在于，档案最初形成是在各个部门，各个部门的工作人员办事手法不一，工作程序也千差万别，这就使得档案收集整理遇到很大的麻烦。再加上档案管理工作人员水平层次不齐，使得档案管理工作出现诸多混乱的局面，无法实现预先设想的统一管理。高校案管理也难逃这一现象，在实践中也或多或少的呈现出这一特点。
1.2档案管理机制存在弊端，出现问题难以责任到人。百密必有一疏，任何工作都不能保证纯粹的正确和合理。高校案管理工作的复杂性与繁琐性也决定了必须有一种责任机制来减少工作失误的现象出现，避免在工作出现问题时相互推诿，消极补正。实践中，档案内容泄漏、档案遗失的现象屡见不鲜。其原因不仅仅在于工作人员的疏忽与失误，在外部制度层面也存在很多问题。因此，如何完善档案管理的责任制度对于减少工作失误，加强档案管理安全来说有着至关重要的作用？1.3高校案管理作用单一，难以实现档案制度应有功效。档案管理在于合理利用档案，高校案管理也不例外。现阶段，我国的档案管理工作存在诸多漏洞，使得我国的档案存在不完整性。档案记录与收集的间断使得档案的实效性大大下降，很多档案归档后也仅仅起到“装饰作用”，很难实现最大效能的档案利用。
二.高校档案管理存在问题的解决办法
2.1 完善学籍管理机制
目前分散在混乱的招生管理的变化。学籍管理是高校教学管理的一项重要内容，包括招生，课程评价，绩效记录，康复，维护，维修，暂停，恢复，改变专业，转移，退学，毕业研究生学历，学位的授予，等等。可以说是极其复杂的，由时间和强有力的政策内容混乱和糟糕的管理。但作为一个学籍档案管理人员要优先考虑这一庞大复杂的事务，安排好工作程序和时间表，要求认真把握文字。例如，一些士兵学校政策要求学生保留三年，之后他们再转班从其他学校，如，一些学生离开学校后不久，高考毕业再重复，不能方便地放置这些复杂的情况下，逐步规范管理秩序。同样的档案材料，有关部门也不一致，如在出勤考核，学生纪律，学生参加讲座和社会活动，学生的状态变化，如记录统计有部门记录的现象之间的不一致。信息中提到的一些材料和一些不一致；不一致的格式和内容的表，表名是不相同的内容不一致。以上这些是缺乏整理，管理散乱无序的表现。
2.2 提高工作人员业务能力
将强相关工作人员的工作质量，提高档案文书处理水平。档案的收集与整理事关档案日后的利用效能与效果，控管理机构档案管理更能体现出这一点。因此，不仅仅要形成统一的工作程序，使工作制度化、规范化，更需要提高相关工作人员的工作素质。工作人员的素质提高，既可以使工作技能实现飞跃。
2.3 完善教学档案细则
建立教学档案管理系统.明确每一级，每个岗位的职责，并建立教学档案的具体评价指标体系，建立教学档案管理的检查和评价系统。通过教学档案评价指标体系的建立和实施评估制度，将评估和考核结果作为衡量教学质量和管理水平的重要依据，保证教学工作和教学档案管理工作同步，教材的情况和积累的程度相吻合的教学档案产生，而将大学的教师的职称评审及教学档案管理部门出具档案证明相结合，加强教学档案的监督职能，现实将被集成到每个环节的教学档案管理教学。
三.高校档案管理的主要体会
3.1正确认识高校案管理中存在的漏洞才是提高工作效率的第一步，更是档案管理制度不断完善的基础之所在。在这一阶段，不仅相关部门领导要引起重视，各个部门的工作人员亦应当如此。在高校案管理工作中，软件与硬件共同完善、双管齐下才是治理之本，完善之基。
3.2加强人才培养，不断为高校案管理工作输入新鲜血液，同样是提高工作效率的重要保证。高校档案管理人员的业务素质高低往往决定着档案管理工作的成败，也是档案利用效能的重要保障。因此，各级高校在加强档案工作人员的责任性、创造性的同时，必须注重复合型档案人才[4]的培养。这种人才不仅娴熟的掌握专业技术知识，也对计算机只是等相关领域有这相当的了解，只有这样才能保证档案管理的全面合理收集。
3.3全面高效的利用档案才是档案制度的最终目的。不能全面的利用档案，不仅是对资源的浪费，更是使得相关工作变的毫无价值。高校案管理工作人员不仅应当实现对档案的精心整理与保存，更应当结合相关知识实现档案的多次利用，系统、科学、全面的利用档案资源，充分实现档案制度的价值。
四.结语
高校档案管理对我国的疾病预防管理作用有着举足轻重的作用，我们应当正确认识其存在的不足，努力完善我国的档案管理制度，最大限度的发挥高校档案的作用，实现其应有的价值，更好的实现和谐社会的要求。
参考文献
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一、高校教学档案管理信息化技术的应用现状
（一）管理重视程度的意识较薄弱
在高校中往往将教学和科研作为衡量教师工作的标准，那教学、科研管理自然就成为了高校管理工作的重点，高校在这种主流管理意识的引导下，对教学的理解仅限于“教”与“学”，关注的对象也往往落在教师和学生身上，片面的认为档案管理像其它高校行政工作一样并非如教学、科研显得那么重要。
教学档案的管理，较其它的管理工作的确具有一定的单调性，但对管理系统性和科学性的要求使其档案工作显得尤为重要。但目前高校中很多管理人员由于对档案管理工作的重视程度不够，并且对工作的标准和要求偏低，以至于在管理过程中工作人员的执行力会直接受到影响。不管是过去还是现在，时效性对高校的二级学院档案管理来说都显得尤为重要。在信息化应用程度不高的时代，假如高校教学文件或学生档案不能及时做到归类，未归档文件久而久之的积压便会不知去向，对档案保存的完整性和安全性造成一定的损失，为教学辅助工作带来不同程度的负面影响。
随着信息化技术在各个行业领域的渗透，对高校教学档案管理工作的要求也在不断提高。但档案管理工作是否能取得成效，依然首先取决于管理者对工作的重视程度。
（二）信息化管理模式规范化的缺乏
对管理工作的规范化要求同样适用于高校档案管理工作，信息技术建设的不健全直接影响管理工作整体水平。目前大多数高校二级学院教学档案的整理缺乏统一的管理标准，于是无法实现真正的信息资源的共享。正是由于教学档案管理没有建立统一的系统平台，不管是在信息资源建设，应用软件开发，还是在标准规范的建设方面，没有建立统一的目录档案系统，导致每个教学环节的归纳都是各行其是，这样一来的管理层次无法提升。高校中二级学院对教学档案的保管，只能是停留在相对滞后的管理方法上，管理在规范性、服务性以及资源共享性方面距离信息化档案管理的要求还存在很大的发展空间。
不仅如此，管理模式规范化的缺乏在高校的教学档案信息化应用中，存在众多的安全隐患。随着网络技术的发展给信息化技术管理安全工作带来了一系列的问题，不注重网络黑客或网络病毒的防护，将会给教学档案管理带来不必要的损失。因此在教学档案管理中一定要进行网络安全部署，防止一切不利因素给信息化管理带来的干扰。
（三）管理人员的管理技术有待提高
目前在高校对教师及管理人员学历、能力素养需求较其它行业整体水平偏高的影响下，现在高校中负责教学档案的管理人员在综合素质、工作水平方面都有了很大的提升。但是要保证二级学院教学档案工作信息化的顺利开展，就必须具备相应技术管理专业的知识。但从大多数高校实际情况来看，缺乏真正掌握教学档案信息化管理技术的人员，因为这对档案管理的人员信息化技术的要求相对专业，不仅要熟练掌握档案管理工作流程，还要能够根据各自二级学院实际情况合理配备和运用教学资源。这样一来，要求高校教学档案管理人员必须要注重信息化管理知识的学习和经验的积累，并对教学档案管理水平进行科学、合理的自我评估。
二、高校教学档案管理信息技术应用的必要性
高校的教学档案信息包括教师课堂教学教案、教学日历，以及教学过程中所使用的教学方法及教学成果。信息化技术在高校的档案管理中的应用，可以有效地辅助高校实现教学改革过程，进一步改进教学质量，提高教学水平。随着教辅工作中信息化技术的应用，教学档案数字化管理程度的提高，使其变得更为系统化、合理化。伴随教辅工作效率的提高，教师可以将更多的时间、精力投入到教学、科研中来，保证各种教学活动的全面开展，学术会议的顺利召开。数字化技术的在教学档案中的不断更新、应用，使信息化可以更好地为广大师生提供“教”与“学”的服务，使高校的教学档案的利用率大大提高，不仅满足了二级学院教学档案的需要，也是高校档案管理的必然趋势。
（一）是档案管理工作的内容和程序精简化的表现形式
教学档案实现信息化管理是指利用高科技的信息技术对档案的信息进行分类、存储，由于数字化的信息存储更加方便快捷，有效节省了教学档案信息存储的空间和时间，使存储信息更加的全面和完整。电子信息化的存储方式真正保证了档案管理中的信息准确率，并且在保存过程中不会像纸质档案材料那样易损，是教学档案质量提高的一个重大突破。
信息化技术使教学档案管理的内容更为精简，工作程序更为便利，大大缩短了管理人员的工作时间，保证了教学档案存储信息的时效性，有利提高管理的工作水平和效率。
（二）实现校务管理工作公正化、清晰化的有效途径
高校教学档案信息化规范化建设，目前体现在校务管理平台尤其是公告栏，例如高校办学、教师的聘任、招生及毕业生就业和出国留学的条件都会通过校级网络平台信息公告栏里进行通知，以便全校师生对信息的全面接收。作为二级学院教学档案的管理，需要将其有效的信息作为电子档案文件分类存储，有效的扩大了校级网络平台的功能，是提高教学档案管理工作的水平，真正实现高校的校务管理公正化、清晰化的有效途径。
（三）提高教学档案的利用率的客观需要
信息化的技术在高校的档案管理工作中的引入，使教学资源配置得到充分优化，减少档案管理工作所用的时间，并且节省高校人力、物力、和财力。为学院师生提供全面信息资源，降低档案信息查找的难度，使档案管理的工作程序更为规范，并且提升了档案管理的水平和管理者服务的能力。加强了档案信息资源的开发，使档案资源的利用率增加。教学档案的利用率的提高意味着档案管理工作对教学工作的影响越来越明显，所以，提高教学档案的利用率也是发展高校教学工作的客观需要。
（四）促进高校教辅工作发展的必然趋势
网络技术不断的发展，使社会和经济都取得了巨大的发展和进步，在这种形势下，高等学校既面临着机遇也面临着挑战。在社会结构的转型期间，高校教育所面临的重大挑战就是面对高等教育的大众化以及产业化应如何提高教学质量，如何让教辅工作更科学化的发展，从而对促进教学工作起到更为积极的作用。对教辅工作现代化改革的首要目标就是实现高校教学档案的信息化管理，这是高校教辅工作发展的必然趋势，也是决定高校全面推行现代化教育理念的客观需要。
三、高校教学档案管理信息化技术的应用
（一）构建数字化信息的档案系统
档案管理数字化是档案管理发展的必然趋势，利用宽带数据的通信传输技术，使教学档案的资源和信息实现数字化。教学管理的数字化作为先进的管理体系，其系统众多，例如，多媒体网络技术，TCP/IP等技术，还有数据库管理系统（Oracle，300GB的PH光盘库，以及各种各样的扫描仪器，利用软件的开发工具），将高校教学档案建立成一个目录库，以及电子化的信息系统。甚至部分教学档案，即便非档案资料管理的人员，同样可以根据需要使用管理号码，直接上网浏览，这样一来，方便了查阅的教师，丰富了档案管理的手段，提高了档案管理的效率，使高校教学档案的管理工作更加的规范、便捷。
（二）信息技术的主要应用体现
首先，通过网络平台及管理软件的使用，部分教学、科研信息更为公开，使教学人员与教辅人员之间的沟通变得高效。直接影响就是提高管理工作的效率，使其查阅更加方便、快捷且准确，降低在管理中由于人为因素而所引发的档案存储失误，使高校档案管理的工作更加的规范化、高效化、精准化。其次，通过信息技术的培训，能够使相关人员掌握最新的信息化管理手段，进一步提高综合管理能力，使其更好地适应信息化档案管理工作的要求。
（三）建立高校教学档案信息安全保障体系
社会网络化的应用发展给教学档案管理带来高效的同时，也增加了档案信息的不安全因素，因此，高校教学档案管理的信息保密性就显得尤为重要。建立信息化的安全保障体系，在高校教学档案信息化管理的工作中，对信息造成安全威胁的网络黑客以及网络病毒等要有充分的防范意识。因此，必须相应具备完整的安全防范系统，将重要的电子档案信息做好备份，在安全性的基础上确保教学档案信息的完整性。
四、高校教学档案信息化管理的发展趋势
（一）档案信息呈现多元化发展趋势
随着社会现代化程度的提高，档案信息也呈现出了多元化发展的趋势。虽然教学档案资料，各虽然各种电子的文本、网络、还及音像资料已成为教学档案资料的重要组成部分，但是二级学院所要整理的学生档案和试卷档案的保存形式是纸质为主的。虽然电子化管理模式已经渗透于档案信息的管理过程，但不同的教学档案信息，对存放的空间、存储的时间都有着更为细化的要求。针对这种资料种类多元化的趋势，要对档案的存储结构进行信息合理配置。将电子资源作为档案管理主要手段，做好专业性的电子档案信息存储，将已扩大的教学档案的接收内容进行及时的归类、调整，使教学档案信息管理实现真正的多元化发展。
（二）档案资料种类的多样化趋势
随着档案信息的多元化发展，在曾经的纸质、电子及影像等教学档案资料种类的基础上，也呈现出更加多样化的趋势。以符号形式存在的信息资料，包括各类信息符号构成的文本，在学校高效能的管理体制下，简单的纸质信息载体已经不能适应教学档案管理的需求。尤其在电子技术的广泛应用的今天，档案信息的载体越来越多，于是档案资料的种类便呈现多样化的趋势。
在教学档案管理过程中，通过扩大教学资料信息的采集的范围、缩短信息录入及输出的时间，强化管理工作的服务意识，使档案管理能够更适合教学工作的需求，为其它教辅工作顺利开展提供便利条件，只有加快科学的信息化的档案管理手段，将多样化的现代档案资料的应用于教学，才能实现真正的信息化技术管理。
关键词： 信息化； 教学档案管理； 电子文档； 措施
中图分类号： G271 文献标识码： A 文章编号： 1009-8631（2011）01-0094-02
随着信息技术的迅猛发展，信息化从思维观念和工作实践上都深刻影响着高校档案管理事业的发展。“十一五”建设期间，各高校档案馆（室）的信息化建设引起了领导的高度重视，并取得了较大成绩，但高校院（系）教学档案信息化管理建设还不容乐观。目前各高校正在制定“十二五”建设规划，在此之际笔者就院（系）教学档案信息化管理建设作些探讨：
一、高校院（系）教学档案信息化管理建设的重要性
（一）高校档案信息化管理建设的主体和核心
教学档案是教学管理和教学活动过程中直接形成的，具有保存价值的教学文件材料总称。目前随着办学规模的扩大，各高校教学管理重心下移，院（系）不仅是实施教学活动的主体，也成为教学管理的主体。教学档案材料主要由院（系）负责收集、整理、归档、保管，其中需永久保存的档案移交给学校档案馆（室）保管。因此，院（系）教学档案是高校档案的主体和核心，院（系）信息化管理建设程度直接影响学校档案信息化管理建设的发展[1]。
（二）推进院（系）教学信息化管理的迫切需要
随着高校教学管理重心的下移，院（系）教学管理包含的内容越来越多，如课堂管理、学籍管理、专业建设管理、教研管理等等。为了提高管理效率和管理水平，大都院（系）使用了教务管理系统、实现了办公自动化、教师授课用多媒体等等。在现代化、信息化的教学管理中会产生大量、形式多样的电子文件，如文字、图表、录音、影像等等，这些电子文档需要做到及时、科学、高效的收集、整理、汇总、编目、归档，靠传统的手工操作已无法适应，需要采用现代信息管理技术，提高管理效率。另一方面，现代教学及管理中也需要档案管理者为其提供高效、全面、准确的服务。因此信息化时代下的教学管理正呼唤着信息化的教学档案管理的出现。
（三）网上教学评估和项目申报、评审的重要依据
院（系）教学档案承载着大量的教学、管理、研究的信息，通过教学档案材料可以对院（系）的各项工作做出比较客观全面的评价。随着教育改革及教育信息化管理的深入发展，高校教学水平评估、专业（学科、课程）建设申报验收等都将采用信息化和网络化管理，如：国家级、省级精品课程建设现在已经采用网上申报和网上评审。专家和有关主管部门在网上评估、评审主要通过看申报单位在网上提供的数字化的真实的档案信息材料。而齐全、完整、系统、科学的教学档案材料才能全面、真实、系统地展示自己的工作情况，是获得专家好评的重要依据。因此，加强教学档案信息化管理建设已成为迫切需要。
二、高校院（系）教学档案信息化管理建设的现状
档案管理信息化是指档案部门运用现代信息技术，加强档案信息资源的收集、整理、开发和利用，实行档案信息化存储、标准化管理、网络化利用等等。高校院（系）实现教学档案信息化管理是一个系统工程，目前还存在许多问题：
（一）无明确的领导和业务管理部门
院（系）教学档案管理往往只作为教学行政管理工作的一部分，没有引起领导的高度重视，在领导分工中，没有指定负责人，也无明确管理职责。教学档案信息化管理是一个业务性很强的工作，而院（系）从行政领导到档案管理人员都不是业务出身。大都高校没有确定对院（系）教学档案信息管理进行业务指导的管理部门，即使有的指定了管理部门，但管理职责也不具体，导致院（系）教学档案信息化管理处于不规范的、自成一体的自然发展状态。
（二）无科学的管理手段
目前，各高校院（系）大都配备了计算机设备，引进或自行开发了教务管理、实验管理、论文管理等多个应用系统，逐步在推进办公自动化，这些使教学管理在信息化建设方面取得了较好成绩。但是档案管理没有专门的管理系统，却还停留在传统的手工处理阶段，没有实行网络化管理，办事效率低，与正在发展的院（系）信息化教学管理不相适应。
（三）无统一的管理规范和标准
教学档案管理是独立于行政管理之外的一门专业性学科，从文件的收集、整理、鉴别、归档、编目、保存、检索等都应有专门的管理规范，大都高校只对档案馆（室）制定了管理办法，但对院（系）教学档案管理没有制定相应的规章制度。另外随着信息技术应用于教学档案管理，各院（系）档案管理者面对形式多样的电子文档，没有统一的标准，导致保存的电子档案从形式到内容都各不相同，即使实现网络化管理，也无法实现档案信息资源共享。
三、高校院（系）教学档案信息化管理建设的措施
（一）加强组织领导，完善管理建设
目前部分高校院（系）档案管理处于一种既无具体领导管理，又无业务部门指导的不规范、自然发展的状态。导致院（系）档案管理工作停滞不前，跟不上学校和院（系）教学、科研、管理的发展需要。
首先，成立学校档案信息化建设领导小组，组长由学校管教学的副校长负责，成员由各院（系）主管教学的领导组成，办公室设在学校档案馆（室）。领导小组负责整个学校的档案信息化管理建设，档案馆（室）负责院（系）教学档案管理的监督和管理。这样院（系）档案信息化建设既有统一领导，又有业务部门指导业务和监督检查工作[2]。
其次，制定一套科学、合理、严密的管理制度。很多高校教学档案管理不完善，特别是对院（系）教学档案管理还没有具体管理办法，另外随着教学信息化管理建设的发展，如电子文件、多媒体文件、声像文件等信息资料不断出现，对于它们的管理还没有制定规范、科学的管理制度等等。学校档案信息化建设领导小组应该组织相关人员和部门制定操作性强、管理明确的管理制度。如《XX学校教学档案管理办法》、《XX学校档案管理人员管理办法》《XX学校档案信息化标准》，还有具体的《文档一体化制度》、《查阅利用制度》、《网络安全管理制度》、《电子档案备份制度》、《监督管理制度》、《院（系）档案管理职责》等等，做到从学校档案馆（室）到院（系）档案信息化管理都有具体的管理制度、责任明确。
（二）加大经费投入，开发或引进相应的系统
首先，引进或开发档案信息化应用系统。档案信息化应用系统应与办公自动化系统在功能上做到有机对接，使文书处理与档案管理工作融合起来，即从文件的撰写、修改、签发、接收、批阅、归档、著录、检索、借阅、编研等文件处理和档案管理的全过程，能在应用系统上按统一标准顺利进行，即实现文档一体化管理[3]。院（系）档案管理人员大都是教学秘书兼任，采用档案信息化应用系统，将大大减轻他们的工作量，并且使他们工作得心应手，同时应用系统操作中产生的各种信息资料是实现档案信息化管理的前提基础。
其次，建立统一的档案管理平台和网络系统。真正实现档案信息化管理还要建立统一的档案管理平台和网络系统，实现档案信息利用的网络化。随着高校信息化建设的推进，学校建立了校园网，各院（系）也建立了自己的网站。但是院（系）还要建立自己的档案管理系统网，上与学校档案馆（室）相连，下与院（系）各教研室、实验室、学生工作办公室等相连，左右与其它院（系）和职能部分相连，实现档案信息上下左右贯通，建立起学校档案系统网络。不过开发建立统一的档案管理平台和网络系统是一个系统工程，需要靠学校和院（系）共同努力才能完成。
（三）加强档案管理的规范化建设
档案管理的规范化建设是实现档案信息化管理的迫切要求。只有把档案管理规范化、标准化，才可能实现档案网上整理、存储、检索、利用等。院（系）档案管理要做到规范化、标准化，首先要建立专门的档案信息化管理室。管理室配有专门的电脑、网络系统、电子存储设备、档案柜、档案盒等等，实行专人管理。只有这样才能使分散在系办公室、系学生工作办公室和各个专业教研室、实验室的档案材料实行集中统一管理，才有可能做到专业化、规范化管理[4]。其次，纸质文档和电子文档过程管理实行规范化、标准化。如教案、试卷、实习材料、开课计划、毕业论文等，这些档案材料的收集、整理、归档、保管、利用等工作都在院(系)完成，各院（系）档案工作者应该遵循档案信息的形成、保管、利用的客观规律，严格按照学校的《档案管理办法》、《档案信息化标准》等要求去管理。否则，不仅严重影响院（系）档案信息化管理建设，也阻碍学校档案馆（室）的档案信息化管理建设。如：新生录取名册、在校生名册、毕业生名册是学籍档案的一部分，如果有的院（系）长期保存，有的短期保存，甚至有的不保存等，这不符合档案管理的完整性、统一性、科学性的原则，档案信息资源也难以实现网络共享。
总之，院（系）档案信息化管理建设是一个系统工程，需要领导高度重视，也需要第一线的每个档案管理工作者与时俱进，开拓进取，充分应用现代信息化技术，提高院（系）档案管理和利用水平。
参考文献：
[1] 黄春.本科高校系级办公室档案管理之规范化[J].安徽职业技术学院学报，2006（2）.
[2] 魏丽平.高校档案网络化建设与管理的几点思考[J].云南档案，2008（2）.
关键词：教学档案；电子文件；归档工作
一、教学档案是档案的一种，是学校档案的一个组成部分。它与党群类、行政类档案一样，都是历史的真实记录，具有查阅利用价值和凭证作用，对于一个学校的教学质量、评估、经验、理念都起到了支撑作用，完善教学档案工作才能保证教学管理工作的正常进行。由于教学档案有着时间划分特殊、文件来源分散、形成材料多样化、形成复杂内容丰富等特点，纸质教学文档向电子文档转换有利于延长档案寿命实现价值最大化。
二、信息化下高校教学活动模式也发生着很大的变化，选课、排课、成绩、学籍、教材管理等教务管理系统软件已经普及，电子文档、光盘、多媒体等形式成为储存教务信息的重要渠道。高校在教学管理、教学实践、和教学研究中所取得的成果都能够客观的体现在档案中，其中凝结着广大教育工作者的辛劳和智慧。在网络普及的时代背景下，教学档案管理需要顺应时展。如果不重视电子文件的管理就会使有关教学档案的完整性收到损害[1]。为此应当适时的开展电子教学档案的归档工作，并通过制定相应的归档管理细则，明确提出电子教学文件的归档范围、方式、时间、手续等方面的要求，以保证教学档案的完整性和教学“记忆”的清晰性。首先要对教学档案要进行数字化加工与处理，教学档案数字化、电子化处理要有规划、有目的的进行。转换前要对全部教学档案认真分析，根据教学档案的具体价值，制定出计划确定那些档案应该优先那些逐步进行[2]。一般而言，教学档案中招生管理、学籍管理学位工作和毕业生工作等永久和长期保存的档案应该优先电子化，比如，学生录取名册、成绩表、毕业资格审核表、学位档案等，是教学档案电子化加工的重点；利用率高的教学档案则采用边用边电子化的方式，边用边扫描对档案而言是比较有效的处理方式；破损或者老化的档案也要列入电子化处理范围，在修复的同时进行电子化加工，以保护档案信息资源的留存。其次要制定教学档案电子化的标准和制度，统一标准和规范，特别是要规范电子化加工的工程，在扫描、图像处理、数据录入、图文编辑和存储格式等工作流程上严格按照标准进行。例如，电子教学文件的各种支持文档，以及表达其格式和相关元数据的文档。在信息化建设中，不同于介质数字档案的存储、参数指标和载体形式必须遵照国家规定的统一标准格式，形成的电子化教学档案要注意保持其元数据和背景信息的完整性[2]。纸质档案电子化的基本流程主要包括案卷整理、目录建库、批量扫描、数据处理、信息存储、检索利用等工序[3]。文件资料按照要求先立卷后扫描，扫描的内容包括案卷封面、卷内目录、卷内文件材料、备考表；一般选用jpg或者gif等通用图片格式，分辨率一般大于等于200dpi，彩色深度24位以上。选择电子转化的方法针对不用档案内容分别采用计算机键盘手工录入、机器扫描输入、计算机多媒体输入三种方法[4]。建立基础目录数据库、学籍数据、成绩数据等索引部分的文件采用手工方式输入。对于原文件和全文，如教学综合文件、学籍档案中录取表、成绩单毕业生照片等采用扫描或者数码相机以图形方式存入相应数据库中；多媒体教学录像等采用计算机多媒体处理方式转换，在选择电子化数据库格式标准方面，尽量采用统一、常用的文件格式。电子文件归档也有很多需要注意的情况，如利用计算机终端直接访问和利用归档的电子教学文档，当载体处于联机状态时也许不会出问题，这种方式可以分为网络传输方式归档和以介质传递方式归档两种具体形式[5]。前者是指把符合归档条件的电子教学文档，经由网络传输到档案管理机构指定的节点，并存储在学校档案机构的载体上的过程。介质归档就是把电子教学文档先按档案管理机构的要求，存储在一定的物理介质上，再向档案管理机构移交的过程。由于目前电子文件的安全问题尚未得到较好解决，所以各学校可以考虑采用物理归档方式，并注意备份。
三、电子教学文档的归档，应当首先做好必要的前端控制工作，保证电子教学文档的齐全完整、格式规范、备份充足。第一，归档的电子文档一般经过著录和鉴定，这是保证归档后的电子教学文档的历史真实性及其质量的必要手段。第二，归档的电子教学文档必须填写《归档电子教学文档移交检验表》和《归档教学文档教学接收检验登记表》[6]。第三，归档的电子教学文档应搜集齐全，即列入归档范围的电子教学文档都要及时地向学校的档案管理机构移交。由于电子教学文档的存取具有较强的系统依赖性，所以在归档过程中，必须十分注意将有关的支持软件和数据文档收集齐全，否则归档的文字教学文档就可能成为死文档。第四，归档的电子教学文档必须真实有效。目前除了实行“双套归档制”即同时归档纸质文件外，有条件的教学单位还可以采用电子数字签名技术、水印技术、加密技术等，确认电子教学文档的有效性。第五，归档的电子教学文档应有学校的档案管理机构统一的协调，规范电子教学文档的格式，以保证其可读性的实现。第六，为了保证归档电子教学文档的安全性和可据性，凡是采用物理归档方式的学校，均应对电子教学文档实行多套制保存。一般情况下，可以将教学档案归档两份一份使用一份备案。凡是逻辑归档的电子教学文档，应由形成单位赋予文件以归档标记，然后计算机网络系统将自动把归档信息提示给学校的档案管理机构，学校档案管理机构应当给归档的电子教学文档配以分类号、档案号，之后归档的电子教学文档及相关的管理信息可以进入数据库，电子教学文档便进入了档案管理状态。采用网络归档方式的电子教学归档，其具体的归档手续与逻辑归档相似。在完成上述手续后，计算机系统应自动按程序设计要求生成并打印出《归档电子教学文档登记表》，该表格经过交接双方核准认定后，作为电子教学文档归档凭证。
参考文献：
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关键词：二级学院 教学档案管理 问题对策
教学档案是指运用文字、图像、声像等介质对教学实践及其教学管理的相关资料进行收集、保存的，具有档案保存查考价值的教学资料的统称。教学档案真实地记录了学校所有的教学实践和教学管理过程，是一所学校成长与发展的真实的记录。因此，一般来说，教学档案是具有历史查考和证实的效用与价值，同时也是高校档案的有机组成部分。随着学院学科和专业建设的快速发展，各二级学院教学档案资料的数量随之快速增加，因此对教学档案收集和管理就至关重要。
一、高校二级学院教学档案管理的意义
一般来说，教学档案、学籍档案、教师业务档案一起构成了二级学院的教学档案，其中，又以教学档案最重要，数量最多。程卫民、刘音认为，教学档案是指：“高校二级学院在教学管理和教学实践活动中直接形成的具有保存利用价值的文字、图表、音像等载体材料”[1]，包括：关于高等教育的规定、途径、专业培训课程、教学大纲、课程和实施细则、每学期教学任务分配表、专业见（实）学习表、教师工作量计算、使用教料、题库、试卷、考试记录、试卷分析、论文答辩和其他材料。
一般来说，高校有了教务和档案管理部门，对于二级学院教学档案的设立与否存在争议。然而事实是，各高校二级学院的教学档案材料是平日教学工作材料的收集，是档案收集和管理的基础和根本，是处于一线的档案管理工作单元。其对学院正常的教学秩序的维持、高校档案建设和管理发挥着不可或缺的重要作用。这些档案资料是二级学院进行教学改革和教学管理的重要参考和主要依据，是对提高教学水平、推动教学改革和提高教书育人的有力保障。
（一）教学档案管理是维持教学秩序和发挥教学功能的重要保障
学校最基本也是最主要的功能是教学，教书育人是其根本宗旨。但是要维持日常正常的教学秩序，有效发挥学校的教书育人的功能，就离不开日常教学档案的收集和整理。每学期初的教材订购、课程安排、课表制作以及教学计划收集等，缺少教学档案的支撑就无法高效合理的运行。而每学期末教学档案的收集又是一个学期师生教学活动的记录和凭证，为下一年教学工作的开展提供借鉴；对良好的教学手段的学习和成功经验的借鉴，提高学校教学质量具有重要作用。
（二）教学档案是二级学院教学工作和高校教学质量评估的基础
高校二级学院教学档案是评估提供重要资料和依据，教学档案管理的优劣很大程度上直接关系到评估的好坏。教学档案作为教学管理的综合材料，是反映和衡量整个教学质量的一个重要基础，是重要的学术和管理水平的依据。“高校实际教学评估指标体系的各个条目的评分标准，都以教学档案作为评估的依据，每个条目的内容都是教学档案的具体体现[2]。”
教学档案在教学评估中的重要作用，还可以体现在教学管理的年度考核、教师的教学记录、学生的学习成绩查询等等方面。只要保存完整的教学档案就可以成为追溯历史的原始凭证，能为学校的教学管理、教学质量和教学改革等方面的评估提供数据支持。
（三）教学管理需要教学档案的信息支持和反馈
建立和管理教学档案是对日常教学工作的原始资料的收集，其主要内容不仅涉及教学管理的评估，而且对教学质量的高低好坏也具有直接的信息参考价值，是高校进行教学管理改革的重要依据和信息来源。这种信息帮助和信息回应，能为教学改革出具无数的教学案例材料，可以反映出教师的教学水平、教学效果；尤其是师生的反馈信息对今后的教学改革能否准确反映实际情况、合乎教学改革的基本规律和学校教学发展的基本趋势具有重要意义。同时，为提高教学水平和教学质量给予支持。
二、二级学院教学档案管理存在的问题
我国高校教学档案经过近40年的发展取得了巨大发展，并随着高校二级学院的迅速发展，各二级学院的教学档案建设也取得了较大发展，对高校的教学改革和教学管理发挥着重要作用，但也存在不少困难与问题。
（一）二级学院的领导和教职员工对教学档案归档意识淡薄
二级学院的教职员工对教学档案材料的归档意识淡薄，对教学档案建设的重要性以及教学档案归档范围、如何归档和管理都不明确。
首先，二级学院的领导在对待教学档案的建立和管理上认识不够，既没有建立相应的资料收集保管规章制度，也没有设立专门的二级学院教学档案管理人员岗位，导致二级学院大部分都是兼职档案员，兼职的档案管理员工作职责难以明确，增大工作难度；而且，兼职档案管理人员缺乏相应的补偿机制，因此很多时候也是敷衍了事，工作积极性不高。
其次，教师基本不会主动移交教学资料，每年归档时都要催交，有的老师对教学资料的归档存在抵触态度，认为教学经验和科研成果是自己的教学成果，有一定的保密性，所以不愿意作为公共资源来保存；还有的教师工作中本来就比较拖拉形成习惯，再加上在对待自己教学档案的提供和建立上认识不足，导致教学档案管理人员在资料收集上存在困难。
（二）教学档案管理缺乏专业人员，整体素质不高且不稳定
目前高校很多教学档案管理人员并不是专业的专职档案人员，他们不是档案管理学专业出身，缺乏必要的档案管理知识。首先大部分二级学院教学档案管理员都是由教学秘书兼任，而教学秘书平时要处理烦琐的教务教学、实践等事物的工作，根本没有多余的时间和精力去学习专业的档案管理知识，平时学校也不会安排他们去参加相应的培训，因此对教学档案的收集整理和归档不熟悉，很多时候是应付了事；其次二级学院的教学秘书经常更换，这就导致档案管理人员也经常变动，有的二级学院的档案管理人员几乎每年都在变动，队伍极不稳定。
（三）教学档案没有形成规范的体系制度
对档案材料的整理没有明确的范围和要求，许多不同种类的教学档案管理人员按照工作习惯来组织、整理，因此各二级学院保存的教学档案资料不统一。二级学院除了教学档案还有科研档案、学生档案、行政档案等等，这些档案基本是谁收集谁存放谁管理。由于二级学院办公场所有限，所有档案都放置在一起，又没有专业人员统筹管理，因此档案存放比较凌乱。二级学院几乎没有专门的独立的教学档案室，教学档案管理环境差，难于进行集中管理。
（四）二级学院档案教学及档案利用率不高
教学档案资料的保存与管理的目的是为了日后能利用，能作为教学改革和教学管理的参考和凭证。由于档案收集、建设和管理需要人员、场所和资金，而大多数高校二级学院领导和教师们还不能完全理解教学档案的重要性，加之建设资金严重缺乏，使得教学档案管理未能实现网络化收集和管理，信息化建设严重不足，只能限于目录检索上，实际利用年率不高；而且由于教学档案的现代化建设水平不高，基本的设施和人员不足，使得档案的文件目录及文件的重要内容未能及时录入计算机，连接上互联网，增加了教学档案的信息检索难度，致使教学档案的利用耗时长、查准率与查全率较低，难以满足教学管理的需求和难以适应现代教育的发展要求。
（五）教学档案的数字化建设意识薄弱
教学档案数字化“是指利用计算机、扫描设备、图像处理技术等现代化信息技术将传统介质的教学档案，根据需要进行数字化处理，形成数字档案资源的过程[3]。”教学档案数字化建设是在当代网络技术尤其是数字化网络技术的飞速发展的基础上，随着我国高校快速发展和现代化管理发展的产物。虽然档案数字化发展是未来档案建设的发展趋势，对高校教学和管理具有重要意义，但是我国高校档案数字化起步晚，学校领导对档案数字化建设不够重视，无论在建设资金或专业人员配置等方面均存在严重问题。因而目前大多数高校的二级学院教学档案依然采用纸质档案管理方式，这必然不能满足日益发展的网络化数字化教学发展的需求，也不能适应当今全球经济社会的数字化发展趋势。这不得不是一个需要相关领导引起高度重视的现实问题。
三、提高二级学院教学档案管理的对策
（一）提高领导、老师和档案管理员的档案管理意识
首先，二级学院的领导要高度重视教学档案的管理工作，尽量配备专业的专职人员负责，至少也要保持管理人员的相对稳定，并做好人员更换时的衔接工作，确保教学档案的完整性和延续性。
其次，强化教学档案管理人员的服务意识，要求教学工作的教师积极配合和支持档案管理人员的工作，从根本上改变教学档案管理的不利局面。
最后，学校应派档案室的专职人员经常去二级学院宣传档案工作的重要性、最新动态和学科前沿的一些理论实践知识，还可依据《普通高等学校档案管理办法》和《中华人民共和国档案法》，结合二级学院实际情况，制定相应的规章制度和管理办法，明确相关内容，提高大家的档案意识。
（二）加大资金的投入，规范档案管理
各高校对学校的发展和教学管理改革投入大量的资金，而对各二级学院教学档案管理的资金投入非常之少。为规范教学档案管理，加强档案管理的标准化、现代化，充分发挥教学档案的作用，更好地为二级学院的建设和发展服务，学校应加大对教学档案管理的基础设施进行资金投入；增加或者引进专业的教学档案管理人员，派出学院的兼职档案管理人员外出进行档案类专业的培训。此外，学院还可以制定一些针对教学档案建设的扶持政策，强化档案管理人员工作的积极性和主动性等，从而提高二级学院教学档案的现代化管理水平。
（三）提升二级学院教学档案管理人员的素养
档案利用和档案资源开发与管理人员的素养密切相关，提高档案管理人员的专业素质是档案工作的性质决定的。为提高档案管理人员的服务意识，端正思想认识和专业水平，二级学院应加大力度提高教学档案管理人员的专业素养。如通过对档案管理人员进行档案知识的业务培训，或安排到省、市举办的档案培训班学习，或到其他高校参观取经等方式，使档案管理人员的素养尽快达标，从而更好地服务于二级学院的教学与管理。
（四）学校应建立完善教学档案规章制度并加强监管
学校必须建立行之有效的管理体制，明确教学档案的内容和各教师的责任，由各二级学院主抓教学的副院长主管教学档案管理工作，配备工作认真并有奉献精神的专兼职档案员。同时，还应当对二级学院的档案管理人员或者兼职档案管理人员的补助和奖励进行制度化规定，从制度上支持和鼓励教学档案管理人员工作的积极性和主动性，从而为更好地进行教学档案建设和管理服务。此外，对于二级学院的档案管理工作要定期按照规章制度，由管教学的副院长和相关人员进行监管督促和检查，以保证教学档案管理工作的顺利有效地开展。
（五）加强教学档案的网络化数字化管理的建设
随着网络和科技的快速发展，高校的教学档案也应跟上时展的脚步，逐步由原来的纸质档案转变为电子档案，建设档案信息化。目前，大学的数字化信息网络平台，加强并推动了教学档案和资料管理的现代化进程。例如，现在高校实行的数字化校园信息平台，全校师生可以随时进入学分制系统查询成绩、课表、课程安排和考试安排等信息，而且这些信息都是永久的保存。因此我们应加大力度建设校园信息平台，将更多地教学档案录入校园网的数据库，利用网络技术来实现良好的快速的档案管理，轻松地为教师和学生提高资源共享服务。
参考文献：
[1] 程卫民，刘音.浅议高等学校二级学院教学档案的作用及其管理[J].陕西教育：高教版，2009（10）.
