时间：2023-02-02 01:08:09
关键词:物资采购管理;物资采购系统;网上采购;系统管理;企业管理
中图分类号:TU717文献标识码:A文章编号:1009-2374(2009)10-0090-02
采购直接影响着企业的生产经营过程、企业效益,是构成企业竞争力的重要方面,起着非常重要的作用,采购成本在不同行业中的比例不同,但总体来说,采购成本是非常高的。根据有关数据统计,降低1%的采购成本相当于增加10%销售额。把销售额增加10%,对于一个成熟的市场来说,是很难的事情。但把采购成本降低1%,对于目前社会平均采购水平来说,确实非常容易做到的。这就要求企业把采购管理提升到战略的高度。
企业采购部门业务的优劣和效率直接关系到企业生产成本的高低,从而影响到企业的发展。而信息化时代,市场需求不断变化和发展,传统的采购方式已经很难再适应企业信息化发展的需要,基于Internet的电子采购受到了青睐。物资采购系统是一种适应时展的先进采购模式,具有公开、透明、快捷和低成本等特点,能够有效地避免采购过程中的腐败和风险,提高采购效率。力争采购规模、服务水平、采购效益、基础建设全面再上新台阶。
企业在不断探索物资采购的最优管理模式中,针对采购性质、对象、价值等方面,其使用的策略是不同的。如何最大限度地满足企业的各种需要是对物资采购软件适应性提出的挑战。物资采购系统做到了:(1)拓展采购范围,高质量完成采购任务;(2)建立健全规章制度,规范采购行为;(3)加强队伍建设,逐步实现物资采购专业化;(4)加强采购网络建设,实现采购管理信息化;(5)及时收集信息,注意总结经验。
物资采购系统借助有效的网络信息化手段,采用集中招标采购和专家评委集中评标方式,大大提高了物资采购的透明度和工作效率,在保证采购的物资质量的同时又降低了采购成本,取得了明显的社会效益和经济效益。为了提高物资采购透明度,保证采购的物资质量,降低采购价格和减少公司采购成本,物资采购系统,借助有效的信息化手段,保证物资采购管理工作的规范化以及招评标过程的“公平、公开、公正”,同时实现对历史资料的保存、统计和分析,资源的共享等。物资采购系统采用B/S结构和C/S结构相结合的方式,即ETL系统管理模块采用Client/Server模式,OLAP模块采用Browser/Server模式,招投标系统建立在Internet的电子商务网站上,它们之间采用XML进行数据交换,实现招投标过程的网络化和评标过程的自动化。
物资采购系统的特点:
1.采用Microsoft Net技术,三层体系结构,XML数据表达方式,保证系统的开放性、可扩展性和柔韧性。系统采用三层体系结构,将用户界面、业务逻辑和数据库分开。当公司招投标的流程或方式发生变化时,可以只对相关业务逻辑组件进行简单的修改而无需修改界面部分。基于WEB服务的具有简洁、高效等特点,使物资采购系统具有良好的可扩充性、可维护性。将WEB服务与XML技术相结合,由于WEB服务的接口只需公共定义,隐藏了私有代码和实际的执行过程,从而降低了系统的复杂性,应用系统维护的成本大大降低,顺应了从组件复用向服务复用转变的软件发展趋势。数据表达以XML技术来实现。随着企业的不断发展,将应用到越来越多的系统。当企业不同系统之间或者不同企业之间需要进行数据交换时,各个平台之间的差异会成为数据交换的障碍,以XML表达数据是克服此障碍的最有力的技术。从长远的目光来看,XML增加了系统的生命力。技术使得本系统的配置灵活,具有柔韧性。当应用软件修改后,不必运行其他注册工具,也不需要服务器重新启动,只需复制到目标位置即可。同时页面会自动加载新的组件,使用它来处理当前未执行的所有网络请求,保证了系统的全天候运行。
2.具有良好的安全管理模式,保证系统的安全性。系统采用IE/IIS所具有的一套完整的安全控制体系,包括验证(支持SSL,SET等验证)、存取控制、字段级加密等安全措施,确保所有数据的安全。ETL/系统管理模块:主要针对系统管理用户,采用Client/ Server模式,包括ETL,元数据管理,用户、角色、权限和日志管理,数据备份与恢复。采用全表对比方式进行加载,在ETL过程中,抽取所有源数据,并进行相应规则转换,完成后先不插入目标,而对每条数据进行目标表比对。根据主键值进行插入与更新的判定,目标表已存在该主键值的,表示该记录已有,并进行其余字段比对,如有不同,进行Update操作,如目标表没有存在该主键值,表示该记录还没有,即进行Insert操作。其优势在于,对已有系统表结构不产生影响,不需要修改业务操作程序,所有抽取规则由ETL完成,管理维护统一,可以实现数据的递增加载,没有风险。系统对供应商的投标文件采用了双重加密措施(即对投标书的内容进行MD5对称加密,同时又对其密钥采用了RSA加密)。标书的解密必须在评标过程中方可进行。这彻底杜绝了标书泄密情形的发生,大大提高了招投标和评标工作的公平性、透明性。
3.对业务流程进行联机分析模式,保证系统的灵活性和可用性。OLAP和数据挖掘模块:主要针对决策人员,采用Browser/Server模式。浏览器端通过页面实现物资采购业务信息的数字化或图形化表现;Web服务器可分为表示层和业务逻辑层两个子层,表示层通过生成Web页面,业务逻辑层通过.NET Framework 2.0中的实现工作流管理及表示层中全部数据访问管理等;数据层主要为数据库服务器,负责数据管理。对于数据可以保存为Excel和Microsoft Word的格式,加强了导出数据在各个部门间的通用性,使用户可以用自己熟悉的软件工具,编写评标报告等报表文档。
4.记录采购物资的数量、单价、费用、相关信息录入、编辑和查询、负责各类信息统计、显示、打印工作、系统管理的系统初始化、用户口令管理和数据库备份和恢复等。提供多种查询统计方法,充分利用信息资源。系统对招评标业务流程中产生的大量信息与文件进行分门别类的归档保存,提供分类分级分权的管理和操作。在系统中,业务人员可以快速生成评标规则,整理标书内容,形成投标对比表;可以迅速、准确地查找历史招标档案;专家评委可以快速查取投标信息,灵活对比;管理人员可以快速查看招标活动的进展,全面了解项目情况,可以分析产品的价格趋势和供应商的投标走势;监察人员可以监督评委的评分过程,对评标会议过程中出现的异常状况可及时做出反应。
5.利用互联网技术实现网上招-投标,招标准备阶段:投标人可以网上获取招标信息、下载标书、上传资格预审文件(最后一般需要验证原件)、网上在线答疑和澄清等。投标阶段:网上上传投标文件。开标阶段:网上开标直播。评标阶段:借助电子评标系统辅助评标。中标阶段:网上公示中标结果。监管机构可以在线监管各招投标的各个流程,也节省了投标商投标费用。
增加采购透明度,预防腐败行为。物资采购系统是一个半开放的系统,各部门、各委员会有关人员都可以上网浏览或查阅采购信息,其中采购单位和人员,商品名称、数量、价格、供货商等内容一目了然,方便管理部门的监控和审查,同时任何人都可以对采购行为提出异议,并要求审计。一旦发现供货商或采购人员有不当行为,不仅双方都要受到法律制裁,供应商的商品信息也将永久性地从商品采购信息库中删除。网上采购的实施,增加了采购透明度,减少了采购争议,提高了犯罪难度和成本,有效地遏制和预防了腐败行为的发生。
物资采购系统实现了从“用腿采购”到“用鼠标采购”的转变。有利于扩大供应商范围,提高采购效率,降低采购成本,产生规模效益。突破传统采购模式的局限,从货比三家到货比多家,在比质比价的基础上找到满意的供应商,大幅度地降低采购成本。由于不需要出差,可以大大降低采购费用,通过网站信息的共享,可以节省纸张,实现无纸化办公,大大提高采购效率。有利于提高采购的透明度,实现采购过程的公开、公平、公正,杜绝采购过程中的腐败。物资采购系统通过将采购信息在网站公开,采购流程公开,避免交易双方有关人员的私下接触,由计算机根据设定标准自动完成供应商的选择工作,有利于实现实时监控,避免采购中的黑洞,使采购更透明、更规范。有利于实现采购业务程序标准化。物资采购系统是在对业务流程进行优化的基础上进行的,必须按软件规定的标准流程进行,可以规范采购行为,规范采购市场,有利于建立一种比较良好的经济环境和社会环境,大大减少采购过程的随意性。有利于信息的沟通,促进采购管理定量化、科学化,为决策提供更多、更准确、更及时的信息,使决策依据更充分。
参考文献
【关键词】小家电生产；采购管理；系统开发
1.引言
随着人们生活逐步改善，家用电器除了电视机、电冰箱、空调、洗衣机等家电外，使人们生活多样化的各种小家电走入寻常百姓家，如微波炉、电磁炉、豆浆机、面包机、酸奶机、煮蛋器、吸尘器、加湿器、取暖电器、饮水机、干衣机、面条机、榨汁机等，这些小家电价格都不贵，但能满足家庭生活的某一方面的需要，如微波炉在快速加热早餐方面发挥了重要作用。利用豆浆机可以方便快捷自制豆浆，除了制作传统豆浆外，还能自制水果豆浆、蔬菜豆浆，补充了营养，也让豆浆更好喝。南方冬季没有暖气，但有时确实很冷，室内的温度还不如室外高，买一台电暖器，使潮湿冰冷的房间也温暖起来。北京等地区的春季非常干燥，一台小小的加湿器就能解决问题。一般小家电生产入门门槛比较低，并没有特别高深的先进技术，生产的特点是小批量、多品种、装配式，一般需要本厂的工程师设计一些有创意的外壳，其它所用的原材料、零件和部件均可从外部厂家进行采购，采购回来后，与自己生产的外壳进行组装即可。因为小家电生产企业的技术门槛不高，产品的竞争能力要靠价格取胜，这就要求小家电生产企业要拼成本、拼质量。原材料成本价格往往在小家电产品价格中占有很大的比重，为了降低成本，就要从源头开始，从采购原材料开始，将原材料价格降到尽可能最低。同时还要强化内部管理，避免不必要的浪费，降低各种耗费，在生产管理过程中强调成本管理与成本控制，尽量采用定额法进行成本计算与控制，增强产品在价格方面的优势，打败竞争对手。从源头进行控制，就要对采购进行严格管控。开发一套适用于小家电生产企业的采购管理系统，势必为企业控制采购流程产生积极的作用。小家电生产企业采购管理系统的应用能够有效控制采购流程，降低采购成本，保证采购流程顺畅，为生产顺利进行提供可靠的保障，降低产品的价格，提高小家电生产企业的经济效益。
2.系统分析
2.1需求分析
经过对多家小家电生产企业的调查和分析，总结出本系统应包括如下功能：（1）采购计划管理功能：根据销售计划、生产计划制定产成品的计划，将产成品的计划数量进行BOM（BillofMaterial，物料清单）分解，制定零件、原材料、部件、配套产品的采购计划，随着生产的波动，采购计划要及时调整以适应生产的顺利进行。采购计划下达后，采购部门要严格执行采购计划，保证在正确的时间、正确的地点、采购到正确的数量的正确的产品。采购计划制定后，根据采购原材料的参考价格信息，生成用款计划，向财务部门提出资金使用申请，并提交财务部门确定，财务部门根据公司现有资金情况及年度预算判断用款计划是否合理，并报上级管理层进行批示，再由财务部门将上级管理层的意见反馈给采购部门。若领导批准该用款计划，即下达正式的采购计划。（2）请购管理功能：根据领导审批最终下达的采购计划，系统可以自动生成相应请购单或者采购人员手动输入请购单，填写请购的产品、总体限价、采购单价、数量、税率、付款条件、规格型号、供应商、交货日期、交货地点等信息，通过采购负责人审核后，将同类请购单合并再下达，生成采购订单。（3）采购订单管理功能：根据采购计划、用款计划、采购提前期、订货数量、现有库存量、运输方式、经济批量以及计划外的产品请购单进行存货合并，生成采购订单。将生成的采购订单传给供应商。可以对采购订单进展情况进行跟踪，对于放开给本公司权限的供应商，通过外联网查询供应商的发货进展状况，控制采购进程，最终确保采购订单能够按时保质保量交货。（4）收退货管理功能：由公司质量检验部门对供应商发运过来的货物进行到货质量检验。首先检查产品是否与订单内容相符，清点数量是否足够，检查运输包装是否有损坏，如有损坏，进一步检查包装箱内部货物是否有损伤。最后检查产品质量，质量检验分为抽检和全检，质量检验合格，允许入库，不合格则退回。如果该供应商能够补充合格货物，则进行换货，如在规定时间内不能提供合格货物，则退货，再从其它供应商购买同规格货物。采购人员将入库的货物录入收货单，并将供应商开具的发票信息录入系统，采购发票以后转给财务人员，由财务人员转成应付账款。对于可以对应采购订单的到货，可以直接由采购订单生成到货单，不用手工录入，减轻了工作量，也避免了二次录入易产生的错误。对于没有对应采购单的到货，由采购人员手工录入到货单。采购部门负责人对到货物料的质量和价格进行审核，对于不合格产品生成退货单。（5）供应商管理功能：供应商要经常维护，已发展成为合作伙伴的供应商，除了能够提供价格优惠外，还能提供良好的技术支持，甚至帮助小家电企业改进小家电产品的性能。与长期合作的供应商达成战略联盟，形成虚拟联合企业，互相促进，达到双赢的目标。可以按照80/20法则对供应商分类，对于那些能够给本公司带来优质产品和先进技术的供应商划分为有价值供应商，要重点管理，与他们保持密切的联系。对于那些产品质量一般，能够替换的供应商，不用重点管理，可在市场找到别的供应商进行替换。（6）采购发票管理：对供应商送至的发票进行管理，录入供应商的发票，根据条件显示发票列表。
3.总体设计
3.1系统总体功能模块设计
根据业务处理分类和工作流程，此采购管理系统包括基础设置、系统维护、采购计划管理、请购管理、采购管理、采购入库管理等六个功能模块。
3.2系统开发环境
（1）系统开发平台：2012（2）系统开发语言：C#4.5（3）数据库管理系统软件：SQLServer2012（4）运行平台：Windows10（5）运行环境：Framework4.5小家电生产企业采购管理系统的后台数据库采用MicrosoftSQLServer2012，该DBMS提供功能强大而性能稳定的企业级数据库开发平台，满足了数据安全性、完整性及一致性上的要求；前台采用Microsoft公司的2012作为主要的开发平台，可与SQLServer2012数据库完美衔接。
4.详细设计
4.1数据库设计
根据对业务流程的分析，设计出系统中包含的表：（1）采购计划表（PurchasePlan），用于存储采购计划编号、计划名称、编制时间、制定人、采购产品编码、单价、数量、需要部门、总预算、批准人等信息。（2）请购单表（ApplicantPruchase），用于存储请购单编号、请购部门、请购时间、请购人、产品编号、数量、单价、税率、供应商、折扣等信息。（3）采购订单表（PruchaseOrder），用于存储采购订单编号、业务类型、采购类型、采购部门、付款条件、业务员、订单时间、物料编号、单价、数量、税率、供应商、交货时间、交货地点等。（4）供应商档案表（Supplier)，用于存储供应商档案信息，如供应商编号、供应商名称、供应商简称、所属分类、所属地区、所属行业、联系人、联系人电话、折扣率、信用等级、信用额度、信用期限、付款条件等。（5）物料档案表（Items），用于存储物料信息，如物料编码、物料名称、规格型号、物料分类、物料代码、英文名、计量单位、存货属性、最高库存、最低库存、安全库存、请购超额上限、入库超额上限、ABC分类、盘点周期单位、盘点周期、领料批量等。（6）到货单表（ItemsArrival），用于存储单据编号、业务类型、填写日期、采购类型、供应商、部门、业务员、物料编号、原币单价、原币含税单价、数量、税率、原币价税合计金额。（7）退货单表（ItemsReject），用于存储退货单信息，如单据编号、退货原因、填写日期、供应商、部门、业务员、物料编号、原币单价、退货数量、税率、原币价税合计金额。（8）采购发票表(PurchaseInvoice)，用于存储采购发票信息，如发票编号、发票类型、业务类型、开票日期、供应商、采购类型、部门、业务员、税率、供应商发票日期、物料编码、单价、数量、发票总金额。（9）部门表(Department)，用于存储部门档案信息，如部门编号、部门名称、部门负责人、部门类别、部门地点、办公电话。（10）人员信息表(Personnel)，用于存储公司人员信息，
4.2功能模块设计
（1）采购计划管理模块：对采购计划信息进行增加、修改、删除和查询，可以按照单一条件查询采购计划，还可以将几个条件组合一起进行联合查询，具备搜索的功能。（2）请购管理模块：录入请购单，对请购单进行添加、修改、审核、弃审、审批、否决等操作。可以根据条件显示请购单列表，条件可以为物料名称、供应商、请购员等。能够根据条件显示请购单执行统计表，条件可以为请购员、单据号、单据起始日期到截止日期的期间、物料名称等。（3）采购管理模块：采购订单的增删改查操作。能够根据条件显示采购订单列表，条件可以为订单编号、起始日期到截止日期的期间、供应商名称、部门名称、供应商编号、业务类型、业务员等。（4）收退货管理：实现收货管理、退货管理等功能，对采购进来的物料进行检验，验收合格后入库，填写到货单；对不合格产品进行退货处理、填写退货单。（5）采购发票管理：将供应商送来的发票填写进系统，可以根据条件显示发票列表。（6）系统管理：添加系统用户信息，并对不同的用户赋予不同的权限。
5.结论
该系统主要实现了小家电生产企业的采购计划管理、请购管理、采购管理、收退货管理、采购发票管理、系统管理等功能。系统功能完善，具有很强的实用性。使小家电生产企业的采购管理更加规范化，使采购的各个环节在系统中都能够透明显示，避免了采购回来质次价高的商品，降低了采购成本，提高了生产率，保障小家电生产企业的生产顺利进行。
参考文献
[1]毕海玲.A公司采购管理ERP系统模块设计[J].中国管理信息化,2017.07.
关键词:实验物资;采购;管理系统
中图分类号:TP317 文献标识码:A
Management System ofProcurement Process ofExperiment Material in University
Wang Huixia1 ,Wang Junjin2, Liu Zhibing3
(1. Huanggang Normal College; 2.Hebei Engineering University;3. Huanggang Normal College)
Abstract: Introduced the thought and the functional design of management system of procurement process of experiment material in university. The network system of applying and purchasing the experiment materials constructed by ASP technology and its security and maintenance.
Key words:experiment material; procurement ; Management System
高校实验物资申报采购、领用时,申报人要找各级管理人签字盖章,物资采购回来后要通知申报人来领取,申报人要多次往返于实验室与办公楼之间,且反馈不及工作效率不高。随着网络技术的发展,高校里传统的验物资申购、领用方法(申请表+印章)由“台前”逐渐走向“幕后”,而成为主角的是Web技术和管理信息统(MIS-Management Information System)。利用网络申报和处理实验物资的采购、领用信息,突破了时的限制,使信息处理及时、迅速、工作效率高。
一、实验物资采购过程管理系统的设计分析
1.系统思想设计
本系统是为了方便实验物资的采购管理而设计的，它有利于提高实验员对实验物资的掌握情况，从而提高了办事的效率和质量。
本系统采用Browse/Server结构，利用ASP技术和SQL SERVER 2000数据库来完成网站页面的设计。为了方便教师和管理员的个性化管理，因此整个系统具有友好的界面和个性的风格，因此本系统使用CSS（Cascading Style Sheet--层叠样式表单）技术来实现。
ASP全称为 Active Server Pages（动态服务器页面），它是一种应用程序环境，可以利用 VBscript 或 Java Script 语言来设计。其工作原理是当客户端浏览ASP页面时向服务器端发出浏览请求的时候，服务器端会自动将 ASP程序码解释为标准的HTML 格式网页内容，再传送到客户端浏览器上显示出来。
2.系统功能设计
本系统的主要作用是实现高校内部的网上数据库的信息录入查询,并让管理员能对数据进行远程管理。
本系统的使用者主要是有三类:一般用户,是指申请采购物资的各单位实验技术人员和实验课教师;一级管理员(即学校资产处或设备处的主管领导)；二级管理员(即院、系的主管人员)。一般用户先把需要采购的物资的数据提交到数据库；二级管理员随后对这些数据进行处理,其任务有两个:一是查询已经申请的采购物资数据,并决定是否同意购买,然后把意见提交到数据库，二是查询一级管理员意见,并反馈到一般用户级；一级管理员查询二级管理员提交的数据,并最终决定是否购买,或者对采购数据进行修改,并提交数据库,然后打印清单,交采购员执行。
二、实验物资采购过程管理系统部分主要功能模块的实现
1.系统公用页面
系统公用页面包括以下几个：页面风格定义文件css.css、数据库连接文件conn.asp等。
(1)定义css.css文件
在CSS.css文件中，利用CSS风格表对该系统的页面整体风格进行了定义，主要包括页面、表格表元中的背景与字体、输入框的字体等。
(2)数据库连接文件conn.asp
这个页面主要是连接数据库，为了避免每个需要连接数据库的页面都在开始写连接语句，将它放在一个文件中，在需要它的时候，就用Include file命令将其包括到页面中，简化了程序的代码。
2.登录模块
登录模块的两个输入框用来输入用户名和密码，单击“登录”按钮提交到LOGIND.ASP页面检查，若登陆不成功，系统会提示错误警告。该页面的主要功能是对用户输入的姓名和密码的合法性进行检验，若不合法则被禁止进入系统。
3.物资申报模块
当一般用户进入申报页面后：可以查看以前的申报内容，也可以对现在所需的物资进行申报。“实验物资申报历史表”显示了以前的申报内容，可以按时间查询。“实验物资申报表”就是反映当前各个实验室申报审批情况。审批操作类别有：待审批（即物资被申报，等待二级管理员的批准）、批准（即二级管理员批准了这个申报）、审核（即一级管理员审核通过了这个申报）。
当二级管理员进入该页面后：页面版块有“实验物资申报历史表”、“实验物资申报表”。 二级管理员可以在“实验物资申报表”里对一般用户申报的物资进行批准，需要钩选每行申报，然后点击审核通过按钮，就表示对一般用户申报同意了。假如各个实验室的申报完毕，二级管理员也全部审核同意，那么可以点击申报提交按钮，将本系本学期所有的申报结果提交给一级管理员审核。以后各个实验室就不能再申报和修改，且各个批准情况都将反应到一般用户登录的申报页面。
当一级管理员进入该页面后：页面版块有“实验物资申报历史表”、“实验物资申报表”。 一级管理员可以在“实验物资申报表”里对各个院系实验室申报的物资进行审核。需要钩选每行申报，然后点击审核按钮。就表示对各个院系实验室申报审核了。各个审核情况都将反映到二级管理员和一般用户登录的申报页面，最后点击审核通过按钮，结束本学年度所有申报。
三、实验物资采购过程管理系统的安全问题
网络的安全性一直是一个麻烦而又无法回避的问题，对一个Web站点来说更是如此。在安全问题上的疏漏将可能导致数据的泄漏、丢失、损坏，甚至整个站点被黑客操作和控制，因此，在使用ASP创建站点时，必须要考虑服务器的安全问题。安全管理的首要任务是使每一个用户都只得到应该得到的权限，而超过其权限的访问一律拒绝。
网络不仅仅是防止外部的攻击，加强对网络本身的管理、网络管理人员的管理以及建立完善的安全管理制度也是很重要的。在网络管理上，需要有专门的网络管理人员，管理人员要有高度的责任心，及时排除网络中存在的安全隐患，这样能够使我们的网站更安全。
高校实验物资采购是一项复杂的系统工程,各部门在既分工明确,又相互联系,既相互依存,又相互制约的机制上进行工作。实验物资管理采购过程管理系统的使用,实现了整个购置过程的自动化管理,提高了采购过程的透明度和工作效率。同时所提供的多种即时统计和查询功能,可全面掌握工作进展,及时调整工作进度,提高了采购过程的可操作性、管理功能和工作效率。
作者单位：王会霞，黄冈师范学院 教育科学与技术系；王军锦，河北工程大学；刘志兵，黄冈师范学院 数学系
参考文献：
［关键词］政府采购招标程序审计
一、引言
政府采购(Government Procurement)就是政府部门或所属团体为了实现行政职能或为公众提供服务，使用公共资金进行货物、服务、工程建设等项目的采购。政府采购招标一般是指政府通过招标方式来选取供应商从而达到采购目的的一种手段，由于政府采购是集政治性、经济性、社会性、政策性、法律性为一身的一种采购活动，所以政府采购招标管理中的安全问题必将对社会效益、政治效益、经济效益等产生广泛而长远的影响。
二、政府采购招标管理系统中的安全隐患
当前我国政府采购招标管理系统的安全体系还处在起步和摸索阶段，无现成的适合本国政府采购模式的安全体系可循，并且面临着即将对外开放政府采购市场的事实，这样在政府采购招标管理系统中就难免产生一些安全隐患。
1.政府采购招标管理中的资金安全问题
政府招标采购资金属于财政性资金，在招标管理系统中，由于采购资金的财政公共属性容易导致资金的分配与使用脱节，财政资金的使用缺乏必要的监督机制。采购资金不能完全按预算目标使用，并且资金使用管理环节上，缺乏有效的监督措施，无法保证专款专用，导致资金被层层挤占，私自挪用现象和重复采购、盲目采购等现象时有发生，造成资源的严重浪费。政府采购招标管理系统中安全体系存在巨大的隐患和问题，缺乏必要的监督和保证。
2.招标程序不规范，存在违规操作和腐败问题
政府采购招标由于其采购主体的特殊性，使招标管理在具体执行过程中必须遵循一定的业务程序和流程，概括起来主要有以下几个阶段：招标公告，提交申请，资格审核，发放投标书，接收招标书，开标，评标，结果公告。
在上述的每一个流程和环节中，作为政府采购的当事人政府和供应商为了追求自身利益最大化都有可能不按规定程序行事或者违规操作。结合我国政府采购的实践中总结的经验和教训，政府采购招标管理中违规操作的安全隐患归纳起来主要表现在以下几个方面:(1)制定特殊的技术规范或商务条款来满足特定的供货商。(2)限制招标信息。(3)通过不合适的资格审查使潜在的供应商丧失资格。(4)索贿。
3.政府采购招标管理中的信息安全问题
随着计算机和网络技术的普遍应用，政府通过网络建立招标管理系统取代传统的现场招标、评标方式，以提升采购工作效率，提高透明度，降低采购成本。然而，网上采购招标管理系统容易出现信息被截留、篡改、泄漏等安全性风险问题，主要表现在：第一，如何确认招标方和投标方的身份？第二，如何使供应商确认收到的招标书确实是招标方发出的且未被第三方窜改过的？第三，有些特定的招标项目是需要全程保密的，如果在网络上受到黑客人或其他不法分子攻击而导致泄密后果不堪设想。
三、政府采购招标管理系统安全体系实现的对策建议
针对上文分析的我国政府采购招标管理系统中存在的安全隐患，我国政府采购招标管理系统中安全体系的构建应重点从以下几个方面进行:
1.加强政府采购招标资金审计，确保采购资金安全
根据审计工作的具体内容和招标管理系统的特点，采购资金的审计应重点审查政府采购招标管理的内控机制是否建全;政府采购招标的规模、方式、和采购合同的签订等是否符合有关规定;招标人与采购人或供应商是否串通搞虚假招标来套取资金;政府采购专户的收支及管理、投标保证金收支及管理、自身的财务收支等是否合规合法，在资金的使用和流向上是否有大额资金有不合法用途或转移的嫌疑。在招标过程中严格执行采购招标支出与付款相分离的制度。
2.规范招标程序，遏制招标管理中的腐败现象
明确公开招标中招标公告的媒体，改进投标报名、资格预审的方式方法，利用企业信息库，进行计算机资格预审，在投标截止时间之前的各个环节采取措施确保投标人保密，制定严格的评标专家产生方法，专家评委不参加开标，并确保评标在严格保密的情况下进行，明确规定定标的过程和方法，完善对合同的审核和履行情况的监督办法。对一些特殊工程，可先开技术标，后开商务标，以尽可能减少评标过程中人为因素的影响，减少招标管理过程中的腐败行为。
3.依托硬件，开发软件，加强政府采购招标管理中的信息安全
我国的电子政务正处于方兴未艾的阶段，在政府采购招标管理系统专用软件的安全性能还很差，不能满足采购招标管理的安全需要，先进的安全技术是招标管理信息安全的根本保障。针对目前我国政府采购招标管理信息化的阶段，首先，应该实现硬件、软件和网络技术组合在一起，形成采购招标专用的安全管理平台。其基本功能应该包括网络防火墙、网络入侵防御和网关防病毒系统;其次，完善和发展政府采购招标管理系统的安全技术和方法，具体内容例如招投标方身份确认的方法，招标授权的机密性和完整性问题，加密技术，数字签名等。
参考文献:
[1] 杨玉梅:论我国政府采购监督机制的完善[J].经济问题探索,2006(4)
[2]马民虎黄道丽:政府采购信息安全技术的目标及其法律保障[J].情报杂志,2005(9）
[3]江红梅:构建政府采购的监督约束机制[J].安徽商贸职业技术学院学报,2006(2）
关键词：ERP系统、物资、采购管理、控制
前言
ERP系统是指建立在信息技术基础上，以系统化的管理思想，为企业决策层及员工提供决策运行手段的管理平台。它是从MRP（物料需求计划）发展而来的新一代集成化管理信息系统，它扩展了MRP的功能，其核心思想是供应链管理。
一、ERP系统的深化应用
ERP系统集信息技术与先进管理思想于一身，成为现代企业的运行模式，反映时代对企业合理调配资源，最大化地创造社会财富的要求，成为企业在信息时代生存、发展的基石。它对于改善企业业务流程、提高企业核心竞争力具有显著作用。ERP对物资采购管理工作的提升和改革创新起到了很大的作用。
（1）实现物流管理系统与ERP系统的整合
目前石油化工企业物资供应部门使用了多个系统、平台进行不同的业务操作，主要有ERP系统、物资管理综合信息平台、信息标准化代码系统等多个系统，能否将这些功能整合于ERP中，摘除一些不必要的外挂系统，建立一个基于ERP的数据管理中心。
近几年，石油化工企业加强了物资配送工作的开展，并自主开发了石油化工物资供应物流管理系统，该系统中实现了物资配送节点的可视化，有利于业务人员掌握配送物资的配送进度。在ERP系统中也有相应的配送模块，建议开发ERP的配送模块，以取代现有的石油化工物资供应物流管理系统，实现系统整合。我们应进一步深化ERP系统的管理控制作用，提升工作效率和管理水平。
（2）库存管理控制与客户化开发事务代码的清理合并
库存的管理重心是账实相符。而物资入库前必须进行相应的检验，合格品方可人账。因为检验等多种原因造成一些物资暂时无法入账，造成了暂时性账实不符，使业务人员无法通过ERP系统实时掌握库存情况，建议在系统中建立“虚库存”的概念，这里的虚库存是由质检中的库存和实际已经入账的库存两部分合计得出，通过“虚库存”的建立，可以使业务人员准确掌握物资入库的动态过程，以便更好地合理分配使用库存物资，为准确实施采购提供有力的数据支持。
随着ERP系统在石油化工企业的深化应用，系统中的客户化开发的事务代码越来越多，在客户化事务代码的使用过程中发现有许多代码功能类似，有的客户化事务代码统计数据不准确，过多的客户化事务代码也造成了ERP系统服务器的压力，降低了系统运行效率，应该针对客户化开发的事务代码进行清理优化，对于类似的客户化事物代码进行合并，对于统计数据错误的客户化事务代码进行优化，减少客户化事务代码的数量，增加其质量，减少ERP系统运行负担。
二.ERP系统实施过程中物资采购供应的管理和控制
为了更有效地利用和发挥ERP系统强大的管理功能，提高石油化工物资管理水平，实现通过管理要效益、通过管理出效益的目标，应在物资采购和供应两个方面加强规范。
（1）物资采购方面
物资采购全过程主要包括：需求计划的提报、汇总根据汇总的需求计划充分平衡可用资源生成采购计划根据采购计划组织采购采购符合要求的物资将采购的合格物资发放给使用单位针对发放的物资进行售后服务。个人认为，ERP系统中的物资采购过程中最突出问题就是审批环节过多问题。
框架协议方式签订采购合同需要三个环节：创建框架协议建立采购申请签订采购合同。框架协议审批设定为科室长、招标办、处领导三级审批，采购申请审批设定为科室长、管理办公室两级审批，采购合同审批设定为科室长、价格科、合同科三级审批非框架协议方式签订采购合同需要四个环节：ERP系统上传采购申请电子商务下达询价方案电子商务下载询比价结果ERP系统签订采购合同。一份采购合同需要八级或十一级审批，如此复杂的审批环节，大大延长了采购合同的签订时间，增加了工作人员的无效劳动，降低了工作效率。
鉴于以上实际情况，建议优化当前审批流程，适当减少审批环节，达到既管理有度、又提高效率。对于框架协议方式签订采购合同，框架协议审批设定为科室长、招标办两级审批，取消采购申请审批，采购合同审批设定为科室长、合同科两级审批。对于非框架协议方式签订采购合同，取消采购申请审批，采购合同审批设定为科室长、处领导、合同科三级审批。
（2）物资供应方面
规范的供应过程应包括：物资需求计划及时、有效执行；物资质量监督检验，供应商动态量化考核。
1）充分利用ERP系统优势，规范对使用单位成本和投资计划管理
鉴于ERP系统已实现计划、物装、财务等各模块之间的信息共享，应该可以实现将某―使用单位实际工作量与实际成本消耗进行比对分析的功能。通过比对分析的结果就可以发现使用单位是否存在用料问题。通过不定期抽查，可以及早发现问题，对于存在的问题，应及时通报；对于相应的单位，应通过适当方式予以处理。并且，这样的分析可否在石油化工分公司层面进行，系统按照统一的模式调取数据，供各企业领导参考决策。
2）将供应商动态量化考核与物资质量监督进一步结合
目前全局物资质量监督检查每月实地抽检一次，若供应商所品质检不合格，ERP系统将暂停该供应商资格，待复检合格后重新开通。而在每一份采购合同进行的供应商动态量化考核评分中，包含质量评分，得分情况是采购员自主确定，两者之间没有必然联系。可否通过系统设定，将两者联系在一起，这样一来，供应商动态量化考核结果将更有说服力和权威性，同时将强有力约束供应商时刻注重自身产品质量，更好维护企业利益。
结束语
通过实施ERP系统的应用与优化，对推进物资供应管理体制改革，发挥集中采购优势，规范业务流程，强化监管，优化库存、降低成本，特别是物资采购管理与需求、财务、检维修等方面的企业供应链衔接都发挥了过去长期未能达到的效果。
参考文献：
【关键词】企业；集约化；管理；系统；物资采购
企业集约化管理系统涵盖企业管理的方方面面，对于企业利用管理系统实现企业资源、人力、物力、财力、信息等的优化配置，发挥了重要作用。物资采购管理，作为其中最重要的一环，对于企业来说，利用集约化的管理系统逐步推进物资采购管理水平，才能更好的实现企业经营目标。
企业集约化管理系统的应用，能解决并满足现代化生产的业务需求，同时运用网络信息化实现交互式信息和知识传递。集约化管理能将分散的能力转化为团队凝聚力和实现企业间良性竞争的平台。网络信息化的推广，使得采购管理水平有了很大提高。本论文以企业集约化管理系统在物资采购中的应用为主线，论述现代企业物资采购管理中存在的问题，物资采购管理对企业管理的作用，物资采购对企业生产和发展的作用，企业集约化管理特色，如何利用网络信息化提高物资管理水平等方面进行论述，以期为企业提高物资采购管理水平提供可行性建议。
一、现代企业物资采购中存在的问题
现代企业物资采购中，水平低下就是由于信息不畅、缺乏制约和管理规划等原因造成的。在物资采购管理中，缺乏协同精神，甚至在企业的内部部门之间都无法实现正常的数据信息的传递，对供应商的选取过于单一，采购方式过于单一，供需双方缺乏在市场机制下共同发展的空间。
现代企业管理中，由于理解认识上的问题，而对物资采购抱以怀疑的态度，这对于集中采购工作的开展带来了极大的思想障碍。对于物资基础、物资技术和设备等的运用，还处于极端落后的状态。在企业管理集约化系统管理方面缺乏必要的技术人才，使得管理创新和发展成为空谈。在管理手段上，组织模式尚处于老套的长久合作上，采购的效率和合理合规性都有待提高。
概括起来，分为以下几点：
（1） 现代物资管理中，缺乏集中供应厂商，使得企业集团内部无法实现物料信息共享。
（2）在企业物资采购中往往缺乏一个必要的平台来对物资进行集中管理，使得企业总部与分部之间的业务停滞在原始阶段。
（3）物资采购管理中，对物料的短缺和积压没能提供及时完整的信息。使得库存及积压品处于混乱状态，物资采购的库存与仓储间平衡关系失灵。
（4）利用原始手工帐制作的采购价格及物品清单，缺乏必要的公开性和透明度，无法实现物资采购过程存储历史的开放性。
（5）物资采购的供求关系，同市场脱轨。物料的领用，与预算的物料和实际消耗的物料有出入。
（6）对于企业分部门的需求，无法做到正常的接轨，对于他们的申请在批示时往往有其滞后性。
（7）对于物资采购的实际信息和数据交互使用，利用传统的手工记账方式记录，耗时较长，且差错率较高。
二、物资采购管理对企业生产和发展的作用
近年来，随着企业的不断发展，企业经营模式的不断更新。企业管理的不断科学化和创新化，使得供应链物资采购管理，成为源头上推进企业生产和发展的重要助力。物资采购管理的科学化和集约化，更能为企业寻求一条光明的道路。集约化的集中采购，可以帮助企业更好的在市场经济下生存，对于技术和生产效率的提高及引领市场份额，扩大其市场占有率，具有极为重要的意义。
物资是企业的核心资源，物资采购作为其中的最主要成分，是企业管理的重点和难点，同时也是企业做大做强的发展方向。实施物资采购集约化管理对企业的生产和发展具有极为重要的现实意义。
物资采购管理的集约化，可同时为企业财务管理、设备管理、项目管理提供强有力的支撑。及时、高效、有质量、规范性的采购，对于企业来说，无异于显性资产。加强以物资需求计划、采购实施、资金支付和物资储备为主要内容的专业化物资管理系统。企业集约化管理系统中的重中之重，就是建立健全物资供应。即实现物资供应部门与使用单位及相关部门之间相互配合、相互监督、职责明确的运行机制的和谐统一。
物资采购之于企业，正如鱼与水之间的关系。无水不活，无鱼不欢。在企业业务中，采购管理对企业的生产发展，具有极为重要的意义。对物资采购管理的运用，在很大程度上，对企业有效组织、实施、规划和控制成本、估价盈亏等综合管理提供了必要的后备支撑。对企业生产来说，物资采购部门对企业的生存和发展，是不能忽略的。对原辅材料的控制和利用，是成本概念中，最不可低估的力量。
三、企业集约化管理系统特色及应用
现代企业集约化管理系统，涵盖企业管理的所有方面，包括企业财务管理、企业安全生产管理、企业人力资源管理及企业物资部门管理。同样的，物资采购管理也是它的重要组成部分。企业物资采购管理包括对企业采购管理、销货凭证管理、库存管理，及项目统计和总分部管理等等错综复杂，形式多样的预算和成本管理等。
在企业物资采购成本中利用集约化系统信息的管理思想，为企业实现管理平台的跨越及资源的有效整合，推动系统运行的集成化、业务流程的技术化，绩效监控的动态化及管理改善的持续化，搭建了一个优良的平台。
企业集约管理中，对采购组织及流程的设计以及供应商的选择和管理，甚至对企业竞争风险的降低和采购绩效的评估管理等，都具有重要的意义。
企业集约化管理的关键是―信息化管理，信息化的建设既对物资管理和企业集约化管理具有双重制约作用，又对物资管理工作起着极为重要的作用。在对物资采购活动实施之初，采购人员交由设计院技术人员对物资采购内部管理系统进行编制，交企业高层领导进行审核通过后，由专门的物资管理系统，进行自动存储。基本实现了材料采购需求的申报、审批、采购订单、验收、发放、统计的全过程无纸化网上操作，同时系统里也自动保存了完整的采购过程及原始凭证资料。
企业集约化管理中，最有代表性的就是ERP（Enterprise Resources Planning，企业资源计划），它是企业集约化管理系统的灵魂和核心。对于企业的资源整合和产业链的优化配置，ERP具有极具代表性的意义。对于物资采购管理而言，是实现集约一体化管理的最佳实现途径。在对物资资料的整合中，实现了物资流、资金流和信息流三方面企业资源的合理配置。
企业集约化管理系统，以其信息网络化和联动机制与物资采购间形成资源共享的良性互动。集约化的管理，最突出的一点不是以竞争中耍手段获利出局，而是从全局利益考虑，将分散的资源统一到企业的生产和流通部门中去。
集约化管理系统最突出的一点就是将物资采购的生命线“质量”真正落实到采购工作的具体行为中去，无论是供应商还是供应管理整个部门，对于物资采购的成本及质量，都有其严格的考核体系及考核标准。企业对物资采购的现有管理水平，能够适应企业集约化管理系统对质量的严格要求中去。
随着企业集约化管理系统的应用，很大程度上提高了物资采购管理水平。对于每个部门的需求计划申报、审批、采购申请申报、采购、领料等各环节能够实施有效的实时跟踪手段，对于需求部门而言，也能够恰当的掌握采购、到货。对于采购策划人员来说，及时掌握计划的执行情况。对于物资管理的领导来说，更能及时准确的掌握物资采购系统中物资的运行状态。在物资采购管理体系中，搭建一个专业、有效的信息和资源共享平台。
四、集约化管理系统在物资采购管理中的应用流程
企业集约化管理系统是浙江省火电建设公司独立自主研发的一套建立在信息技术基础上，以系统化的管理思想，为企业决策层及员工提供决策运行手段的管理平台。集约化管理系统在物资采购管理中的应用流程，包括人的管理和物的管理两方面内容。
（1）在物资管理流程中，企业以调研事实和差异数据分析为依据，对物资资料采购的预算设计进行修改分析，以保证采购实施前集约管理的储备建设。物资采购能否有效进行的关键点在于对物资部门自身的重要性的明确认识，不能将这个传统部门仍然以旧的体系去建设和维护。对于采购部门工作人员来讲，要提高效益，就必须不断的学习。对于物资部门人员的培训和对其技术要求的不断提升，也是企业物资采购部门提高其管理水平最行之有效的策略和方法。
（2）物资采购流程：采购流程――采购申请计划的编制（包括：产品规格描述、需求时间、预算额度、数量、质量等等），都要详尽的涵盖到采购申请计划中去，填写好材料购领清册或零星物资购领单采购计划――（采购部门编写）由项目经理批准核实是否属集中采购――采购计划会审（部门有关人员和财务、纪检等人员参加等）――采购渠道确定（部门有关人员和财务、纪检等人员参与等）合同谈判和订立比较供应商报价或对成本进行分析，与供应商进行谈判；经过对质量、价格、发货等关键要素的评估，与价格最低的合格供应商签约；――根据所下订单，收到对方到货验收合同。执行和管理跟踪供应商合同执行情况，确保如期发货，催货、验货、处理争议问题（应当建立一套比较全面的验收制度，如；验收内容有哪些？什么物料由谁验收？验收有问题怎么办？采购员是否应当参与等？）――入库（库管员办理入库前应得到确认，如：参加会审和参与人员检查签字等）――结算（公司财务人员应当严格按程序对单据进行认真检查，处理好账目。如：对照合同、对照入库单，以及签字手续等），为了保证程序很好得到落实，全过程利用计算机进行控制。
五、如何提高企业物资采购管理水平
提高物资采购管理水平，首先要对“集约化”管理中的“集”具有正确的认识。认识集中采购的优势，才能初步提高采购管理水平。以石油业为例―长庆油田，在生产过程中，采用集约化集中采购对企业采购部门进行管理。既保证了生产效率的提高推进了油田建设的进程，又实现了规模化采购，还扩大了市场份额。对于供应商来说，同时也降低了售后维修成本。利用这种集约思想，通过集中采购，以招标形式遴选出合格的供应商，在源头上，保障了物资采购的质量。
提高物资采购管理水平的关键是信息化管理。以山东省为例，2009年的山东电力集团公司按照国家电网公司SG186工程的统一规划，全面实施集约化企业资源计划成熟套装软件管理系统。对于物资管理的模块，在纵横两方面都建成集成资源管理信息一体化信息平台。信息系统的建设，弥补了物资采购系统中的缺陷，利用系统软件的开发和应用，在系统中实现了物资采购数据的存储和维护，及采购和招标价格的公示。为企业提供准确的数据、保障企业项目的实施、加速管理制度的变革，收到了良好的效果。
提高物资采购管理水平：首先要扩大物资采购规模；再次优化业务流程以实现物资采购的标准化管理；利用网路信息手段反映真实的材料消耗，利用企业集约化管理系统规范企业成本核算；在物资采购渠道上，倡导招标采购以控制和管理供应商；在库存平衡上，还要借助互联网实现其终端系统资源共享及物资采购清单及资金的透明度。
以安徽省某电力公司为例，在对其物资采购进行管理时，首先利用国网为建设蓝图，结合其自身物资采购特点和实际业务需求，在运用集约化管理系统对其物资采购部门进行管理时，就物资管理模块创新出了新特点。通过信息网络软件及ERP，实现其物资采购物料编码和主数据管理的和谐统一，并利用代码对照关联法，降低物资采购管理中的难度，同时对于长期供应商的怠工行为采用招标的方式而进行中止，有效的避免了物资采购中因主观原因对企业造成的损失。
招标工作是实现集约管理和物资采购管理有效和迅疾发展的主要途径，招标工作中的最低评价法、综合评分法及价值系数法，成为采购管理中最制约供应商贪腐的重要措施。这就需要企业结合自身现状，根据采购物品的不同，选择不同的招标方式，对大宗通用物资采用“集”的理念，实行集中招标采购，对于一般消耗性物资材料，使用分散式采购。将企业自身优势充分发挥出来。
提高物资采购管理水平，同样需要对物资采购进行预算和计划评估。作为物资管理的龙头军，组织和协调采购与仓储之间的平衡关系，都需要完成生产和消费的和谐。有计划和目标的物资采购成本核算，才能有效的降低企业成本。对物资采购的集约化管理，克服了传统采购中企业和供应商的短暂、松散关系，消除了可能引发的价格变动因素、质量问题及交货期限的不可靠等诸多不平衡因素，使企业的经营战略朝着更有例的方向。通过集约管理，衍生出企业的可持续资源，不断为企业创造财富。为企业的发展寻找“第三度拓展空间”。在一定程度上对于遏制营私舞弊和以权牟利等等不法行为敲响了警钟。信息网络技术的飞速发展，许多新型的、高效的采购方式应运而生，浙江火电采购管理也需要借助信息化的技术，不断尝试和探索降低采购成本的方法，提升企业采购管理的水平。
最后提到的ERP管理，是利用网络通讯技术对总分部门及企业项目间的信息管理。通过网络平台的构建，完成物资消耗和材料信息的收集、传递、记账、入库等。通过新的监控手段及时准确掌握企业物资消耗和所需，最终作为物资采购管理的有效管理机制而广泛应用。这要求项目前期物资管理人员须根据本项目物资材料大类别加以准确分类，同时及时更新数据，将物资采购管理的优势充分发挥出来。
六、总结
企业在物资采购管理系统中，运用集约化管理系统，将ERP作为其重要技术支撑，实现企业的集约型经济和可持续发展战略。通过网络信息化提高物资采购管理水平，降低企业物资采购成本，提高企业生产效率。集约化管理为实现采购管理模式的优化，提供了先决条件。企业集约化管理系统使得健全的采购流程下，采购活动的全面性和长期性都有了优势对比。从另一种程度上来说，物资采购水平的提高，使企业稳步获利成为可能。
[关键词]管理信息系统 采购管理 系统分析
一、引言
随着高等教育的发展,国家和高校自身的科研经费投入越来越多。而这些科研经费中大部分资金都是用来购买仪器设备。与此同时,对仪器设备采购的管理工作也应加强。依靠传统的手工处理方式来管理仪器设备的采购数据,既难以做到及时性也难以保证数据的准确性。
为此,我们根据管理信息系统的相关理论和最新发展动态对高校设备实验室处仪器设备采购管理系统进行了研究。
二、系统分析
运用结构化分析方法,对高校设备实验室处的仪器设备采购流程进行了调查,高校实验室建设仪器设备采购管理的业务流程分析如图1所示。
从业务流程图上可以看出高校设备实验室处的仪器设备采购管理主要有以下几个方面的管理功能:
1. 项目计划制定:首先将各学院根据学校下达的年度学科与实验室建设经费额度申报的建设项目及相关内容导入设备处的项目库中,处办公室对申报的项目进行受理、汇总、归类,然后将分类整理好的建设项目申请分送分管校长、教务处、学科学位建设处等相关部门。在分管校长主持下,相应职能部门审定建设项目及内容。设备实验室处的处长对审定通过的项目进行审核,审定项目时将项目的控制金额与对应经费卡的余额进行比较,立项审定后不准修改,且生成采购计划初稿交给采购计划编制人员。
2. 采购计划编制:设备科的采购计划编制人员根据已审定的项目所生成的采购计划初稿并结合实际具体情况来编制最终的采购计划。实际中某些大型仪器是由若干个零部件构成,有时往往需要对这些零部件分批购买,这就需要对采购计划进行拆分。由于各学院申请的项目中有相同的仪器设备,因此需对这些相同的仪器设备推荐同一供应商和执行人,这就需要对采购计划进行组标打包。此外还可对项目的具体仪器设备选择相应的执行方式,审核后的采购计划不准修改。
3. 合同管理:合同是设备处根据已审核的采购计划与供应商签定的。因为合同是针对仪器设备签定的,而一个项目可能包括多种仪器设备,或多个项目都含有同种仪器设备,所以一份合同可与多个项目对应,一个项目也可与多份合同对应,合同和项目之间是多对多关系。设备科根据采购员招标结果履行仪器设备采购合同。合同审核后,对应的采购计划就相应地被执行,且审核后的合同不准修改。
4. 付款管理:付款管理包括合同付款管理和学院自购付款管理。合同付款管理主要是对合同的每批付款进行记录,并减少相应经费卡的余额。学院自购付款管理是对学院送来的自购申报单进行核查,并减少相应经费卡的余额。
5. 校拨经费管理:设备处需要对学校给经费卡的每次划拨进行记录,并增加相应经费卡的余额。
6. 统计查询:设备处的领导需要对仪器设备采购的各种相关信息进行综合统计查询,以便进行分析比较。
三、系统设计
1. 功能结构设计
功能结构设计主要是对系统的功能进行分解。功能结构图就是按功能从属关系画成的图表,图中每一个框称为一个功能模块。高校设备实验室处仪器设备采购管理系统的功能结构图如图2所示。
2. 数据库设计
本高校设备实验室处仪器设备采购管理系统严格按照第三范式[2]的要求来设计数据表,后台数据库名cggldb,该数据库包含了8张表:经费卡表、学校划拨经费表、建设项目表、建设项目明细表、采购计划表、合同表、合同明细表、付款记录表。
四、系统实现
1.开发模式选择
我们选用C/S模式开发高校设备实验室处仪器设备采购管理系统,因为C/S模式充分利用两端硬件环境的优势,将任务合理分配到 Client端和Server端来实现,降低了系统的通讯开销,而且交互性强、安全性可以得到可靠的保证。
2.开发工具选择
我们选择Microsoft Vc++6.0进行前台软件的开发,选择Microsoft SQL Server 2000进行后台数据库的创建。
五、结束语
实现系统后,运用该系统对某高校的设备实验室处仪器设备的采购进行管理,它加强了设备处信息的共享、提高了仪器设备采购管理工作的效率。但该系统只适用于局域网,所以在满足网络需求方面的不足是系统的一大缺陷,这同时也指出了系统今后改进的方向。
参考文献:
关键词：核电 ， 系统采购包，执行管理
Abstract: the system by the supplier is responsible for purchasing package design and supply, because its usually involves more kinds, professional equipment, the subcontractor more objective conditions, is nuclear power plant equipment procurement package management as the most difficult purchasing one of the bag. This article from the point of view of purchasing management, combined with brine production system in execution of a project file management, coordinated management, quality management, etc, all aspects of system package management is expounded, so as to provide reference for the implementation of project smoothly, and finally achieve the schedule, quality control goals.
Keywords: nuclear power, the system procurement bag, the executive management
中图分类号：TL82 文献标识码：A 文章编号：
引言
近年来，国家的核电产业有了较大发展。核电设备有着价值大（约占工程总投资的45%~55%）、种类多、安全性要求高等特点，不同类别的设备采购合同的管理也各有其自身的特点，需要根据合同设备特点，采取相应的控制措施，才能保证工程项目安全高效的进行。
除盐水生产系统的功能是处理来自淡水厂的生水系统的水，并向核岛、常规岛、BOP等提供符合水质和水量要求的除盐水。福清核电项目除盐水生产系统包括除盐水预处理系统、反渗透装置、离子交换系统、化学清洗系统、酸碱再生装置、家安装至、废液中和排放装置及其附属设备和连接管道，供配电系统以及控制仪表系统。根据其特点，该采购包为系统采购包，即由设计院提供设计输入条件，由供货商负责系统详细设计及设备的供货。该采购包包含系统设计及设备（部分非标设备）设计工作，包含了水泵、阀门、容器、风机、PLC、仪表、管道等多个专业多种类型的设备，大约有二十家分包商。此类采购包的特点就决定了此类采购包与单一设备采购包在项目执行过程中会有很大的不同，需要根据采购包特点进行采购管理。下文对项目执行的各个阶段的工作要点进行总结和讨论。
除盐水项目执行管理实践
文件管理
核电项目对文件的要求非常严格，从文件编码、文件分类、文件传递及审核等有着非常详细的规定，根据在福清项目除盐水项目执行情况，在大量的文件中需要强化对下列文件的管理：
（1） 进度计划管理
计划是项目执行的主线，对采购合同的执行来讲，就是严格按照设备采购三级进度计划，即要求供货商编制单个合同项目执行的四级进度计划，根据交付进度，合理分配各阶段的时间，并且设置关键节点，严格执行。项目负责人应该对设计进度、设备制造周期等有详细的了解，如此才能保证如接换完成、设计图纸审查完成、设备制造开工等关键节点按期完成。计划管理最重要的一点就是主动跟踪、主动反馈，积极推进。最终通过对计划的层层落实，很好的实现了按期交付
（2）设计接口手册（ICM）统一管理
设计接口是指除盐水生产系统与其他专业、其他系统之间的接口，接换对除盐水工程子项工作顺利进展的重要环节。项目负责人组织供货商和设计人员整理编制设计接口清单并形成文件，由项目负责人进行跟踪。接口管理包括接口打开预报、接换情况检查等内容，通过跟踪接换的情况，对比设置的时间节点，掌握接换的进展，通过电话、邮件及设计接口协调会等形式进行接口的管理协调，力求保质保量的完成接口的交换。
（3）工程文件索引（IED）管理
核电对文件的要求严格而复杂，供应商提交IED文件，项目负责人与相关设计人员按照文件类型共同进行审查。对IED的审查主要包括两个方面：一是与项目相关的文件提交的是否完整，如工程管理文件、设计文件、质保文件、制造相关文件、运输发货文件是否完整是否能够满足项目需要；二是需要对比进度计划，确定各类文件提交进度是否满足项目进度要求；
内外部协调管理
系统采购包的一个特点就是专业多、参与方多，而各方的协作一致是是实现项目目标的必要条件，因此内外部的协调管理也是采购管理的一项重要工作。在福清除盐水项目执行过程中，主要采取以下措施进行协调管理：
进展协调会
从2009年3月份起，要求供货商每月提供月度进展报告直至2010年2月各类设计文件全部完成，共出版24期，日常的问题通过电话、邮件和传真解决，并反馈在月报中，在遇到的问题较多时，由项目负责人组织召开进展协调会，对问题进行讨论沟通，并将进展情况汇报上级，对于其中协调会上不能确定的事项请上级关注协调处理，有力的推进了项目的进展。
（2）设计协调会
在接换和技术文件审查过程中，遇到问题较多或者问题突出影响设计进行的时候，组织召开涉及协调会，对遇到问题逐项梳理，确定解决方案和时间要求。福清除盐水项目召开设计协调会6次，通过协调会在较短时间内对存在的问题集中进行了排查处理，促进了设计工作的高效进行，对项目执行有很大的推进作用。
（3）设计交底会
项目负责人在2010年6月组织供应商设计代表、设计方设计工程师、安装承包商工程师、施工部安装管理工程师等召开了子项设计交底会，设计方介绍了系统原理、设计要点、安装注意事项等，并对安装方就施工图提出的疑问进行了沟通交流，为安装工作的正常进行奠定了一定的基础。
设备质量管理
关键词 ERP系统；物资管理；库存管理
中图分类号 F27 文献标识码 A 文章编号 1673-9671-（2012）111-0174-01
电力企业管理的一个重要方面就是企业的物资管理，其主要内容包括对电力企业运行所需要的各种物资采购、储备和供应等。这个过程中包括物资管理的计划、组织与控制工作。考虑到电力企业生产的连续性，其生产与消费程序同时进行，且供电稳定性与安全性对社会有广泛的影响。基于此，提高电力系统物资管理的高效性，强化电力企业物资管理水平，保证电力生产工作安全稳定运行具有明显的经济效益与社会效益。
1 ERP系统在电力物资管理中的重要作用
1.1 便于电力企业物资采购规模的形成
通过ERP系统可以使得电力企业的物资采购便于向集中采购的方式发展，充分体现出集中采购的批量，这同时也是电力企业物资供应与管理工作追求的最终目标。利用ERP系统，可以有效的控制电力企业物资管理的内容，对整个企业的物质采购申请实施集中控制，充分的发挥出集中采购所形成的价格优势。
1.2 优化物资管理流程，实现标准化管理
在ERP系统中形成一个统一的物资管理及标准化流程可以对各个单位的物资供应管理体制予以理清，对企业的物资业务管理具有积极作用。同时，利用ERP系统对企业额物资供应管理工作中的组织、设计及实施，对整个采购流程的重组与 优化都形成了对应的制衡作用，便于实现整个电力企业物资管理的标准化管理。
1.3 便于追踪实际材料消耗，规范企业成本核算
通过使用ERP系统，使得电力企业的物资管理环节彻底淘汰了传统的计划价格计价的方式，通过采用移动加权平均价的方式，将对企业物资库存、供应量等进行实时的调整，从而保证其与市场价格趋同，真实的体现出企业库存中物资的真实价值。同时，这将有利于单位自身的成本核算工作，更加真实的反映出企业的材料消耗。
1.4 加强供应商管理，规范物资采购渠道
通过使用ERP系统，可以从事前对企业的物资采购进行控制。在物资采购人员提出采购申请之后，通过企业物资管理部门的在线监控与审批工作之后，采购人员在整个采购系统当中建立起采购订单、批准采购行为，能够有效的规范采购渠道，保证企业采购物资的质量。
1.5 通过实时库存控制，降低库存成本
在采用ERP系统之后，通过采用对库存数据实施控制的方式为整个采购工作提供参考，同时为企业的经营决策提供库存信息分析，实现物资管理信息的共享。通常，在实施ERP管理系统之后，电力企业的库存信息能够在SAP系统的终端查看得到。
2 ERP系统在电力系统物资管理中的应用
2.1 ERP系统在统一采购申请模式中的应用
ERP系统的采购申请主要来自企业各个部门所确认的物资需求，是企业内部进行采购行动的内部证明。经过批准之后的采购申请将授权给采购部门在对应的时间内进行集中采购。通常，ERP采购系统申请包括项目物资采购申请、服务采购申请、项目维护采购申请、维护零部件采购申请以及地质易耗品采购申请等内容，在提交申请时应该分类进行提交。
为了实现ERP环境下的采购申请功能，保证企业各个部门的物资需求计划能够在ERP系统中得以实时传递，具体的需求信息能够在各个节点上得到准确的查询，同时在各个分公司与总公司的物资管理部门之间得以顺利的流转，最终达到采购过程的可追溯性、物资采购预算可控制性。在ERP系统的应用过程中关键要对以下关键点进行控制：当物资需求部门确认物资需求信息之后形成物资采购申请单据，并将单据流转到采购部门，保证两者信息的一致性；各个分公司的物资与招标工作人员对这些采购申请进行汇总，确认进行的采购申请与采购方式，并给出对应的建议；物资管理部门对汇总的集中采购申请进行确认，然后组织招标、采购，确定物资的供应商和价格；企业的物资配送中心在接到自购采购申请之后，完成后续的采购与物资接收等工作。
2.2 ERP系统在采购合同执行模式统一中的应用
根据国家电网总公司针对物资的集约化管理规程要求，在利用集团进行集中采购时，必须在完成供应商以及物资采购价格等合同细节之后方能进入合同处理过程。需要ERP系统工作人员对采购订单予以维护，同时通过物资采购和订单系统对企业预算进行控制，当需要对预算进行调整时，则必须在这个极端进入预算调整程序，在保证采购合同与预算管理控制要求吻合的前提下进行物资采购合同的签订，随后进入合同的执行与监督制造环节。
通过利用ERP系统，在合同执行的过程中：
1）当生成采购合同之后，系统将自动完成预算检查和控制工作；
2）利用ERP系统可以在信息授权范围内对企业的物资采购计划、采购合同等信息实现共享，并实时在线的查看物资采购状态、处理状态，相关管理部门还能够在线处理、审批采购工作，实现对采购行为的实时监控；
3）为了保证物资和设备的质量，提高物资质量管理水平，可以将物资设备的监造管理纳入到ERP系统的SAP平台中，形成了一个集采购、审批、监造、运输以及库存一体化的管理信息平台。
2.3 ERP系统在库存业务管理中的应用
在ERP系统当中，为了保证物资管理业务流程的正常进行，应该将企业的库存业务管理纳入到企业的ERP管理系统当中，以形成企业物资管理的基本组织架构和物资管理层次。从库存组织结构出发，库存业务处理结构包括工厂以及库存点。
根据库存物资管理过程中的各个关键控制点（收货记账、库存转移、库存分类等）对库存物资进行严格管理，实现物资的统一调拨、综合利用。对于收货业务而言，在实际的业务经营过程中，考虑到各个部门所经营的多种不同采购业务，需要对应的处理多种类型的收获业务，诸如项目物资采购收货，库存物资采购收货、单购固定资产与低值易耗品收货等。
参考文献
[关键词] 印刷企业 ERP 采购管理
目前中国的印刷业中,随着竞争的激烈和工艺的日趋成熟，印刷企业的利润已相当微薄。采用ERP(Enterprise Resourse Planning)系统进行管理,可以降低库存量、减少延期交货、缩短采购提前期,使企业在信息化的竞争中占据优势。这使得ERP在印刷业逐渐升温,越来越多的印刷企业开始采用ERP管理系统。面向订单生产的中小型印刷企业，其生产模式为多品种、小批量、系列化，按订单组织生产,按计划采购原料。面对不同的订单,所需采购的原料可能各异,供应商也不相同,但印刷企业一般对印品交货期要求很高,这就要求严格控制原料采购交货期和质量等指标。而从物流管理的角度看，最初采购执行的是否成功将直接影响后继的生产和企业利润,因此采购在印刷企业中是必须控制好的一个环节。
一、印刷企业传统采购方式及其弊端
印刷业属于加工型行业，采购物资的质量直接决定印品质量的好坏。在印刷企业各项支出中，采购对印品成本影响较大，采购费用约占成本的10％～30％。因此采购在印刷企业中占有重要的地位和作用。
印刷业在传统的采购模式中，采购的目的很简单，就是为了补充库存，即为库存而采购。采购部门并不关心企业的生产过程，不了解生产的进度和产品需求的变化，因此采购过程缺乏主动性，采购部门制定的采购计划很难适应制造需求的变化。在传统的模式中，采购职能通常相对分散，采购信息零散，采购单价高；采购部门庞大，占用较多人力而效率低下，错误率高；不透明的采购流程造成暗箱操作，导致企业资本流失；供应与采购双方在信息的沟通方面缺乏及时的信息反馈，在市场需求发生变化的情况下，易出现库存原料积压和采购不到的问题。在印刷企业利润最大化过程中，有效的降低采购成本已经刻不容缓。因此，不少中小型印刷企业已经采用了ERP系统进行企业采购管理。本文浅议了在ERP环境下中小企业实施采购管理的优势。
二、ERP环境下印刷企业采购管理模块的实施及其优势
印刷业ERP系统一般包括系统维护、人力资源管理、生产管理、物流管理、财务管理、报价管理及订单管理。采购管理子系统是企业资金流的重点，所以采购子系统必须要能够做到合理的价格分析和制定准确的计划采购。这样,才能使得企业以最低的价格购入合理数量的物料。一般情况下,印刷企业采购管理流程如下:
1.制定采购计划。印刷企业制定采购计划分为两种情况，一是根据库存量和各部门的申请计划制定所需基本辅料采购计划;二是在接到客户订单后，根据客户提供的订单物料需求量、库存系统提供的实际库存量、采购系统提供的在途采购量等数据为依据，计算出为满足计划生产所需的物料，并以此作为采购计划的依据。采用采购管理系统制定采购计划，可以节省大量的时间，同时可降低企业非合理库存。
2.确定供应商。确定采购计划后,通过采购管理子系统的供应商管理模块查询是否有合适的供应商。若有合适的供应商,根据供应商档案记录的相关信息对供应商进行综合评价和分析,选择合适的供应商进行洽谈。若没有合适的供应商,进行货源调查，通过评审确定新的供应商并将其基本资料添加到供应商基本信息中。对供应商信息维护,主要是实现供应商信息的归档管理，将供应商的基本信息统一记录在系统中,建立合格的供应商列表，并为各种采购物料指定是否要求采用合格的供应商。通过系统提供一系列供应商的评估报表,可以通过定期运行“供应商价格绩效分析报表”、“供应商质量报表”、“供应商服务表现分析报表”、“供应商过期发货报表”和“过量发货报表”来考核供应商业绩。统一的供应商管理可以使提供的供应商信息全面、准确,也便于对供应商进行考核和分析，使下一次采购时供应商的选择更加科学。
3.制定采购订单。根据实际的生产计划，核准采购的必要性和采购条件的正确性，并与供应商签订供货协议，以确定交货的日期、数量、地点和付款方式等。核准并制定采购订单，将所需信息录入系统。各部门的物料需求请购单要由采购部门编写采购订单，经过主管审核后，下达给供应商所需的采购物料。采购订单下达时，系统会自动将请购单的状态转化为“已确认”。当采购的物品入库时，系统会自动将采购订单状态转化为“已完成”。入库单被财务部门结清货款时，系统会自动将采购订单状态转化为“已结清”。在采购订单管理窗口中，首先会以红色警示急需的物料，采购人员要注意跟踪，以免造成生产线因缺料停工。系统可以依据供应商、物料名称、时间段、采购订单的审核状态、下达状态、完成状态等条件非常方便的进行查询和统计分析，使采购订单的制定更加准确省时。
4.订单跟踪。采购过程中，通过控制采购的进度和抽检货物质量等方法进行采购订单跟踪。系统可以对执行该订单的各个环节可实现即时跟踪和监控，同时还可以设置各个环节的完成时间限制,并实现预警功能。每一个任务和环节做出变动时,相关人员都能接到通知，便于做进一步的查询和确定下一步的操作准备等。通过订单的跟踪,可以将采购过程中的差错降低到最低程度。
5.采购收货。采购部门在接到收货单据后,查找要货记录并核对(或填写)本次进货价格,在要货记录上进行标记，修改库存管理系统中的库存记录,以备察看。系统要记录每个供应商的到货情况,同时还要把供应商资料及相关联的收货数据关联起来,提供查询统计功能。对采购收货的数字化管理,为准确的评价供应商提供了合理的依据,也使采购过程中供应商的确定更加科学。
总之，在ERP环境下，印刷企业如果能积极的实施采购管理模块的功能，企业必将最大程度实现零库存，企业的采购成本也一定能得到较大幅度的降低。
关键词：会计电算化；财务业务一体化；采购业务；销售业务；库存业务
结合计算机知识，会计有了会计电算化这一新兴事物，并且，会计电算化在会计工作中的地位也越来越重要。会计电算化中的财务业务一体化就是会计电算化的魅力之一。
财务业务一体化的基本思想是，将企业经营中的三大主要流程，即业务流程、财务会计流程、管理流程有机融合，将计算机的“事件驱动”概念引入流程设计，建立基于业务事件驱动的财务一体化信息处理流程，使财务数据和业务融为一体。具体来说，主要就是购销存管理系统的应用。
购销存管理系统包括采购、销售、库存与核算四个子系统。下面，我们就从这几个子系统来探讨一下财务业务一体化。
一、采购系统
采购管理系统具有两大功能：一是采购管理；二是采购结算。该系统主要提供对企业采购业务全流程的管理，它支持以采购订单为核心的业务模式，其主要任务是在采购管理系统中处理采购入库单和采购发票，并根据采购发票确定入库成本及对采购付款的全过程管理。
采购管理系统的日常业务处理主要包括填制并审核采购订单、填制入库单、填制采购发票、进行采购结算和进行采购业务付款等业务内容。
要想学好采购业务，首先得明确采购业务的流程。
采购业务的流程为：填制并审核采购订单，接下来就是随着商品入库，由采购订单生成采购入库单。然后可以根据采购订单或采购入库单流转生成采购发票，进行采购结算。
二、销售系统
销售管理系统提供了对企业销售业务全流程的管理，主要通过对销售订单、发货单、销售发票的处理，动态反映各种销售业务数据，便于企业及时了解销售相关信息。该系统支持以销售订单为核心的业务模式，主要任务是处理销售发货单和销售发票，并根据销售发货单等发货成本信息确认销售成本以及根据销售发票进行销售收款的全过程管理。
销售日常业务是指对企业销售业务的全流程进行业务处理、核算和管理，主要包括填制销售订单、填制销售发货单及填制销售发票等。
对于销售业务，同样首先得明确销售业务的流程。
销售业务流程为：根据实际业务录入销售订单，随后保存和审核，然后再根据销售订单生成销售发货单，并流转生成销售发票。进行销售结算，与客户进行收款结算，包括直接收款或暂欠货款等。
三、库存系统
库存业务系统主要用于管理企业的存货、通过对存货的收、发、存业务的处理，能够及时动态地掌握库存存货的各种信息。该系统提供对企业库存业务全流程的管理，对存货进行入库及出库管理，并有效地进行库存控制，实时地进行库存帐表查询及统计分析，能够满足采购入库、销售出库、产成品入库、材料出库以及其他出入库等业务的需要，并且提供了仓库货位管理、批次管理、保质期管理、不合格产品管理、现存量管理和条形码管理等业务的功能应用。在购销存集成应用时，库存系统可以对采购系统生成的采购入库单、销售系统生成的销售出库单进行审核确认，为核算系统提供各种出入库单，在核算系统生成凭证后自动传递到总账系统。
库存系统日常业务是对企业存在仓库中的存货进行业务处理和管理。主要包括审核采购系统和销售系统所填制的采购入库单和销售出库单；填制产成品入库单、材料出库单、其他出库、入库单及盘点单等。
对于库存业务，同样首先得明确库存业务的流程。
库存业务流程为：审核采购入库单；审核产成品入库单；审核销售出库单等。
四、核算系统
核算系统是购销存系统中的一部分，与库存管理系统相比，库存管理系统侧重于从数量上对存货进行管理，而核算管理系统侧重于从金额上对存货进行管理，它主要用于核算企业存货的入库成本、出库成本和结余成本，反映和监督存货资金的占用情况。核算系统对采购入库单、销售出库单和库存系统生成的各种单据进行单据记账，对采购暂估入库进行暂估报销处理。
上述几个子系统既可以单独使用，也可以集成使用。但是，这几个子系统的业务流程均为：系统初始化、日常业务处理、期末处理。并且，从物流上看，购销存管理系统主要有入库业务和出库业务两部分。从资金流上看，在采购系统中录入采购发票，对采购入库单进行结算，形成应付账款，到应付账款中对结算后的采购发票制单，生成应付款凭证；在应付账款中录入付款单并付款，核销应付款，对付款后的付款单制单，生成付款凭证。在销售系统中录入销售发票，审核后形成应收账款，到应收账款中对审核后的销售发票制单，生成应收款凭证；在应收账款中录入收款单收款，核销应收款，对收款后的收款单制单，生成收款凭证。存货核算对各种入库单和出库单进行记账，登录存货明细账，确定存货发的入库成本、出库成本及库存成本；并对记帐后的出、入库单进行记账，生成出、入库凭证，登录到总账。从信息流程来看，总账系统是会计信息系统的核心，可以处理各子系统传递过来的凭证，其他子系统是在完成各自业务的基础上，对总账中的数据实行专项管理。在购销存的几个模块中，只有核算模块与总账产生联系，其他的模块只是把单据传递到核算模块，由核算模块生成凭证后直接传递到总账系统中。所以，在会计电算化采购、销售、库存与核算业务的财务业务一体化中，在后台，会计处理依然是核心，我们应该把握这些特点，明确财务业务一体化的内容以及财务在其中的作用，就能真正领略采购、销售、库存、核算业务财务业务一体化的魅力。
参考文献：
关键词：ERP采购；库存管理；企业管理
ERP已经是在中国发展多年的信息理念，自从上世纪九十年代初，以SAP为代表的先进ERP厂商在中国进行大力推广，到如今，ERP的实施和应用已经从当年的星火燎原之势发展到风起云涌了，众多在中国大陆的国企、民营企业、外企，乃至一些中小企业都以先进的ERP产品并结合外围的SRM（供应商关系管理）、CRM（客户关系管理）、MDM（主数据管理）、PLM（产品生命周期管理）、MES（生产执行系统）等对企业进行综合的信息化项目实施。不可否认，ERP理念的深入推广及先进ERP产品的深入应用，对我国企业的管理效率提高和水平提升起到了重要的作用。这其中，采购及库存管理是ERP实施中的重要一环，其中涉及的采购物料主数据管理、采购计划及合同管理、采购发票校验以及后续的库存管理，是企业ERP后续生产、销售等物流和信息流能顺利进行，数据合理出具的重要基础和前提。更重要的是，先进的ERP采购及库存管理，是和财务无缝集成的，在每一次出入库及发票校验的时候，会自动生成财务凭证。本文就我在工作方面接触到的问题，结合ERP理念及产品的信息化实现，对ERP采购及库存管理提出一些建议。
1企业采购及库存管理的现状及问题
1．1关于采购和库存管理的现状
以某企业为例。该企业是集研发、生产、销售于一体的国家高新技术企业，主要从事精细化学品、高分子材料以及医药、农药、染料中间体等化学品的开发，并提供与之相关的技术服务。与之相关的采购和库存管理业务，也是基于上述主营业务相关的化工原材料的采购及后续的出入库管理等，同时，一些备品备件和办公用品等的采购及出入库也属于采购和库存管理的范畴。目前采购及库存管理通过用友U8系统进行对应的信息化管理。由使用部门在公司办公平台上提请采购计划；采购计划的执行，采购合同的签订及采购发票的完成，及采购物资的出入库管理在同部门内完成；期末进行出入库与财务账的核对，并作为财务在用友财务系统中进行记账的基础数据。
1．2关于采购及库存管理的现存问题
受限于当前ERP产品（用友U8系统）的局限性和严谨性，企业关于采购和库存管理方面普遍存在以下亟待解决的问题：1．2．1采购物资的数据严谨性不够当前用友系统所支持的采购相关物资，其单价和总金额可以由采购及库存管理人员随意更改，使得采购数据，尤其是对后续的财务数据，存在不够严谨和不够真实的风险，这一般往往是发生在期末对账的时候。正常情况下，一个严谨的ERP产品，其采购相关的物资，作为物料主数据管理，只能由特定的主数据管理人员执行，其单价（一般是移动平均价或者标准计划价）只能是由公司的财务部门进行制定，而这个价格并非是每次采购的采购单价，系统会将每次的采购价格与财务部门制定的价格进行比较并自动处理采购价格差异，从而确保采购物资价格的严谨性和数据的真实性。另外当前用友U8系统，在期末核对库存账的时候，还可以手工修改库存数量和总金额，这也加大了采购及库存数据，尤其是传递到财务业务数据的数据风险，使得真实性和严谨性大打折扣。合理的ERP产品，采购的物资在进行出入库的时候，库存管理人员只能按照实际情况，输入入库和出库的数量，其总金额是基于在上述财务制定好的单价乘以该数量而自动计算出来的，期末的时候，系统也会根据当期的出入库情况自动计算出期末库存的结存数量和结存金额，根本不需要也不允许进行库存数量和总金额的调整。1．2．2采购及库存的管理流程需要优化提升采购物资在得到供应商的发票后再到系统中做入库处理，但实际上该物资早已经进行实际的入库操作，系统的滞后处理导致账实的严重时间不符，不仅影响实际的对账工作，而且也对后续的盘点、审计等工作带来困扰。一个合理的ERP系统，其采购入库和采购发票的录入，是分开两部分处理的。当然，企业的愿景是希望得到供应商发票再做入库，以减少发票价格和采购价格的差异，这个可以通过对供应商的发票及时性管理来提升。但如果在现实业务中，确实存在物资需要入库但发票又没有及时到的情况，可以先进行入库处理，系统就以财务事先制定的标准计划价或者按照系统自动计算的移动平均价进行入库物资价值的更新；因为发票未到，财务上的应付部分就由系统自动将采购单上的价格作为暂估价格进行入账，待到发票真正到的时候，形成真正的采购应付款，并将发票和采购单的价格差异更新到采购物资的移动平均价（如果物资以移动平均价计量）。1．2．3采购出入库对财务业务数据的支撑不够当前的系统下，受限于系统的严谨性和功能性，采购入库、出库和发票处理的时候，都没有自动产生集成到财务的凭证。财务在每月月末，还需要库存管理部门提供一份本月出入库的明细，相当于二次出入库，再据此手工做成财务凭证。不仅造成重复数据的重复工作，同时也加大了由于数据不集成共享而导致可能的账务错误，也增加了账实不符的风险。先进的ERP产品，其采购物资的入库、出库以及供应商发票录入，都会无缝集成的自动形成财务凭证，确保数据源的唯一和真实，同时大大减少期末的重复工作，使得传递到财务的数据都是真实可查的，没有人工操作的痕迹，真正做到合理准确，有效地支撑数据分析和核算管理。
2先进ERP产品关于采购及库存管理的逻辑及功能实现
2．1先进ERP产品的标准采购流程
标准的ERP采购循环流程如图1，包括从提交采购申请（采购计划）到最终采购发票校验（发票录入）的多个过程步骤：2．1．1采购申请采购员根据工厂的采购计划提交采购申请，包括采购的物资编码、采购的数量、采购合同的单价、采购供应商等采购信息。这其中涉及采购该物资在多个供应商之间的询价报价。2．1．2货源与价格确定系统可以以最优的采购价格作为该次采购订单（采购合同）的价格记录取得。2．1．3采购批准根据申请的采购类型、物料组等条件，按照系统预定的批准策略，对该次采购申请进行各个级别的审批，系统内部审批，实现无纸化办公，节约成本。2．1．4采购订单处理将审批完成的采购申请通过系统功能自动转换为采购订单。2．1．5订单跟踪针对采购订单中的采购物资，进行结合实物物流管理和订单信息流的双重跟踪。2．1．6货物接收针对质检合格的采购物资，进行入库的操作。自动形成原材料增加的财务凭证。2．1．7发票校验针对已经入库的采购订单，比对从供应商取得的采购发票，将发票信息录入到系统中，自动形成应付往来的财务凭证。
2．2采购与库存的业务流程举例
供应商主数据和采购价格主数据管理，在这些主数据的基础上可以在系统中完成采购申请管理、采购订单管理、采购入库管理和发票校验业务。
2．3采购与库存实现的业务功能清单
2．3．1物料数据管理规范集中的物料数据管理，逐步形成企业统一、规范并高度集成的物料数据信息基础；通过与业务功能字段的紧密结合，实现物料数据信息的多元化。2．3．2供应商管理规范集中的供应商管理；增强对供应商信息档案管理（分析、记录、跟踪）。2．3．3采购与服务管理以采购订单为核心，执行并监控采购收货、入库、发票校验等采购业务环节。2．3．4出入库自动记账及发票执行出入库业务，自动触发财务凭证记账；执行发票校验业务，自动产生应付账款。
3未来关于采购及库存管理的优化策略及方案
3．1采购及库存管理优化提升的目标
1）统一采购订单（合同）执行流程，形成以采购订单为核心的采购全过程管理。规范采购管理流程。2）生产计划与采购计划的紧密衔接，公司间（工厂间）需求的自动传递，提高采购计划的精确性和及时性。3）通过采购及库存的信息化建设，强化现有物资的管理水平和程度，保障库存与计划协调一致性、保障账实相符，提高物资流转的效率和准确性。4）采购及库存管理与财务高度集成：物料收发201874年第3期徐长慧：ERP采购与库存管理对企业管理的提升应用货后，系统同时生成物料凭证和财务凭证，不再需要仓库和财务同时作账和反复核对，不仅能提高工作效率，还提高数据的准确性和及时性，增加相互监控的效果。实现真正意义上的业务财务一体化，强化财务核算对业务反映的实时性和可追溯性，实现财务、业务的同步处理，保证数据的及时、准确和可追溯。5）统一物料主数据和供应商主数据管理，提高数据维护准确度。6）通过采购到库存管理并自动集成到财务账务上的完整信息流和物流的统一，实现采购到出入库以及财务发票的清晰可控，领导分析一目了然，财务账务有据可查，更加利于管理的分析，整体提升管理效益。
3．2采购及库存管理提升的策略
1）通过先进的ERP信息化产品项目实施，实现从采购申请、采购订单到采购入库、发票录入和物资出库的全过程可视化管理。2）实施标准优化的采购和库存管理项目，必然要先对采购的物资进行清理和系统的信息化管理，通常MDM（主数据管理系统）要先行而为之。避免由于采购物资的基础数据不准确而形成业务的垃圾数据。3）任何一个信息化系统，都是为业务辅助而存在的，所以实施采购及库存信息化项目前，也要将采购及库存流程进行优化和必要重组。4）任何一个系统优化的实施项目，都是“一把手工程”，都离不开管理层强有力的领导和支持，才能保证项目的顺利进行。5）ERP的先进理念和实施，要求打破以往按照部门划分业务职责的传统做法，而是以优化的流程进行全程贯通，通过先进优化的流程实现管理的优化。任何ERP产品只不过是个工具。
3．3采购及库存管理提升的步骤方案
1）统一的物资主数据管理：清理要进行采购和历史上有账面库存的物资编码，包括其规格、型号等关键属性，并按照ERP要求进行需要的分类及价格策略的制定，财务上指定其标准单价或者实际移动平均价。2）通过先进ERP产品的标准采购及库存业务实践，将现有的采购及库存业务流程在充分调研并结合实际情况的前提下进行优化和重组，形成适合的优化采购及库存业务蓝图，通过采购全过程的执行与采购合同管理，共同指导后续采购及库存管理业务的进行。具体采购合同的执行方案为：①每年或定期与供应商签订采购合同（纸质），依据纸质合同，在系统内创建采购合同（包括物料、合同有效周期、数量等信息）；维护采购信息记录。②根据汇总核算用量及平库利库，依据此合同创建订单；未来，系统生成的采购申请自动关联此合同做为供货源创建采购订单；系统内对此采购订单进行审核后发行给供应商，要求供应商按此供货。③采购订单执行收货后，要求供应商根据订单及交货情况开具发票；采购人员根据采购订单、入库信息、发票要求财务部门进行发票校验；发票校验后，财务人员进行付款处理。3）为确保采购及库存管理信息化项目的顺利实施，必须搭建由领导领衔的项目组织架构，包括从决策层到关键用户（项目推进层），以及到最终操作用户（操作层）的层层人员保障机制。按照上述条件，执行可行的项目实施计划，任务落实到项，时间分解到天，责任落实到人，最终确保采购及库存信息化项目顺利实施，真正实现采购及库存管理方面的优化提升，同时间接地提高了财务结账的效率，减少了以往的重复工作。
4结语
以上是我结合所学知识，对采购与库存ERP管理进行的相关阐述。变革总是大多数人不愿意去碰触的现象，但发展是永无止境的。企业更需要在发展的过程中不断推陈出新，生机也往往是在变革中出现的，所谓“变则通，通则久”。以更加先进的管理理念支撑企业持续发展壮大，为提升更大的效益空间而不断创新，这是管理者的共同目标。
