时间：2022-06-05 05:10:36
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇电子档案管理论文，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
目前，每个行业每个领域的信息化水平都在快速提高，档案管理的信息化也越来越受到人们的关注，其重要性也受到广泛的认同。档案管理的信息化，与传统的手工管理相比，是一个划时代的转变，在管理和利用的高效性、便捷性上具有无以伦比的优势。同时，也对档案管理信息系统的定位提出更高的要求，有很多新的问题摆在面前，主要有以下内容：类型较多，档案管理信息系统需要管理的档案种类非常多，并且具有复杂性，涉及到的行业也很多，有实体档案与电子档案，这基本上把所有的档案实体类型以及电子档案类型都包含了，并且还要管理到位。与此同时，还要与未来可能出现的档案实体类型与电子类型相适应并兼容。在各个行业中，很多单位都有各种信息系统建立，但是，在经过相应的产生与利用以后，就会有很多信息累计在系统中，并且，这些电子信息的出口也是一个不容忽视的问题，需要按照档案管理的要求来进行管理。
2、现阶段电子档案管理技术分析
电子档案管理系统功能需求的实现主要通过混合的方式，其中档案管理的功能、收集与整编功能、系统维护功能、文件管理功能、编研开发功能、光盘制作功能以及数据导入功能等都是通过交互性的处理来实现，B/S模式通过"WEB/中间件/服务器"的J2EE技术架构实现。主要包含以下子系统：一是信息采集部分，主要是对数据采集的完成。采用数据一体化的接口，按照信息采集的相应流程和要求，把每个信息系统中等待归档的信息进行采集，浅谈新时期电子档案管理问题文/邢军岐本文从探讨新时期电子档案管理的重要意义出发，详细阐述了电子档案管理的重要性和重要地位。接着笔者又深入分析了现阶段我国的电子档案管理技术。最后，结合自身多年工作研究经验，笔者进行了关于电子档案管理的完善性策略分析。摘要再通过收集整编就可以实现分散式或集中式的档案整理，通过导入数据功能，就可达到离线数据收集或历史数据的导入。在进行电子档案信息收集的过程中，会有实体档案的收集、整理、移交以及接收伴随，在进行电子档案业务流程的处理时，也会有与实体档案相关的工作同时进行处理。二是档案管理的部分，主要是对日常档案管理工作的完成。在管理档案数据时，主要是对档案信息日常管理工作的完成，管理过程要与实体档案管理过程相统一，并遵从档案管理的基本流程和基本规则，再结合电子档案的特点加以优化。档案统计是完成档案管理工作中各种统计的工作，也是管理的一部分。三是开发利用部分，主要是对档案研发工作的完成，同时还有各种方式的档案提供利用。不但利用与实体相关的档案信息，还要通过网络把各种档案的检索与利用提供出来，主要有信息的、全文检索以及分类检索等多种方式。专业检索主要是有针对性的对各业务系统的档案信息进行专门的开发，并能提供系统的调用，给业务系统带来专用的信息服务，提供很大的便利。四是系统维护的部分，主要是对系统运行的相关数据维护工作的完成。主要有各种数据结构的设置与维护，权限的管理，系统参数的设置与维护等。系统设置与维护给整个档案管理提供了非常大的支持，也给档案管理系统提供了基础性的平台。不但满足了用户档案资源的管理需求，同时，还使系统的扩展需求得到了满足，使归档的流程变得更加标准化、规范化。除此之外，还对日常数据的维护提供了便利，对于系统管理员来讲是个非常强大的工具包。
3、新时期电子档案管理完善性策略分析
第一，建立规范的管理机制。第二，创新档案管理制度。档案管理部门应制定适应信息化建设的档案管理制度。一是健全和完善档案管理业务流程和技术规范，细化电子档案工作环节和步骤；二是制定必要的安全措施，特别对电子文件和电子档案，确保电子档案的安全性与完整性。第三，统一档案管理标准。标准规范化是档案信息化建设的重要基础之一。档案管理标准化包括：档案整理标准、统计标准、服务标准、各项技术标准等，它是衡量工作效率高低的尺度。如果没有这些标准，档案数据库中的信息资源就无法建立；如果各单位档案部门不按统一的标准去做，各搞一套，自成体系，那么档案信息网络就无法畅通，资源共享也就难以实现。第四是建设复合型管理队伍。要想实现档案管理信息化，其成功的根本就是档案管理人员队伍的建设，这对于档案信息化的发展质量与速度起着决定性的作用。无论是信息时代文件的登记与辅助立卷，还是归档与检索，都是通过计算机来实现的，这也就对档案管理人员提出更高的要求，不但要对电子文件的特征与电子档案的全程规范非常熟悉，并且，还要对计算机系统网络安全的防护知识进行掌握，才能保证档案信息的安全性、完整性。另外，档案管理人员不但要把本职工作做好，还要对自我学习的意识不断强化，积极参加信息化教育的培训，对专业知识不断更新，才能使自身的业务素质与工作水平与信息化管理相适应，才能顺利实现传统档案管理模式向现代管理模式的转变，培训的主要内容有计算机、信息工程、网络等方面的基础知识。除此之外，档案管理部门还要让档案管理人员对档案发展的趋势进行及时了解，对现代科学在档案工作中的应用及时地了解，才能使他们的工作技能得到真正的提高。
4、结束语
通过以上的论述可以总结出，电子技术在快速的发展，并在各行各业以及各个领域得到广泛的推广与应用，使档案载体从纸质向光电介质转变，实现档案管理质的飞跃。但电子档案也存在自身的缺点，如安全性面临挑战，作为证据的原始性不如纸质档案等等。正确面对电子档案的优点与缺点，使档案工作走向网络化与数字化，给人们提供更加高效便捷的服务，是时代的需要，也是档案科技工作者努力的方向。
作者：邢军岐单位：陕西省宝鸡峡引渭灌溉管理局
关键词：档案管理电子档案优越性开发和利用规范措施
0引言
电子档案是指在社会实践活动中形成的、具有保存价值的、由计算机系统处理和存储的机读材料和其他载体形式的记录，电子档案的形成、存储和管理与传统的纸质档案所用技术方法不同，档案工作者必须要对此有深刻的认识才能做好电子档案的管理工作。
1电子档案的优越性
1.1直接减轻了档案管理工作人员的劳动强度，提高了工作时效在知识经济时代的当下，现代网络系统不但为归档提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途径，免除了立卷归档、检索查找的困难，减轻了工作人员的劳动强度，提高了归档质量和检索速度，而且将文书档案管理人员从手工直接建档的枯燥乏味的工作中解脱出来。文书档案管理工作实现微机处理后，就可把按“卷”立卷归档，改为按“件”整理归档。由于实现随机管档，就可将过去的集中立卷，改为平时随时整理立卷。这样，集中的工作量，就变为分散的工作量，提高了立卷管理水平，从而达到档案管理工作及时归档的目的，便于检索利用。
1.2微机管理有利于遗漏文件的补漏增缺传统的文书立卷方法遇到文件收集不齐或漏交归档时，补漏增缺，就得拆卷重做。改为微机网络管理，文档用微机按“件”整理归档。可随时补漏增缺，使文档不形成存积，这时，只需按一下键盘，修改一下档案目录就万事大吉了。微机管理省时省力，可以给工作人员以充分的时间去提高业务水平。
1.3微机管理更有利于文档的保密过去查阅档案时是整卷提供利用。利用者只是利用卷中的一份文件，却能够看到整卷档案内容。这是不符合文档管理的保密要求的。微机管理将其改为单份文件提供利用，利用者就无法接触其他无关的文件，从而达到了文件保密的要求。
1.4微机管理有利于提高档案管理工作的质量档案工作的根本目的在于利用。而要提供可利用的档案，就必须有高质量高水平的文档卷宗。但是传统的文书立卷工作是人为的纸张立卷，立卷人根据自己的理解来进行操作，其对立卷标准掌握的尺度很难做到完全统一，这必然影响到案卷质量水准，从而给今后的利用工作带来了许多不便。同时，归档工作还占用了档案人员的绝大部分时间，致使档案管理人员的编研工作几乎处于空白的境地，这又制约了管理人员的水平提高。在这种管理模式下的档案利用，也是被动式的。文书档案管理进行微机管理，档案人员就可以从繁琐的整理工作中解脱出来，可以把时间和精力放在档案编研和二次信息开发利用上来，从而提高文书档案管理工作的质量和利用的效率，使文书档案的管理、在提供利用服务时，能够发挥出更好的时效价值。
2电子档案的整理、开发和利用
2.1电子档案的整理。在电子文件转化为电子档案后，由于计算机可以按需求随时将电子档案的单份文件从任何角度进行分类、组合，可以任意组成各种案卷。因此，“案卷”这一基本单位将从电子档案的整理工作中淡化，取而代之的是“文件”这个基本保管单位。电子档案整理的主要任务也从对案卷的整理而转为对光盘磁介质的整理;即对接收来的脱机保存的光盘数据进行编目、排架，或者是定期将电子文件保存系统中的电子档案制作光盘备份，同时对光盘进行编目、排架等。
2.2电子档案的开发利用管理。电子档案的独特性决定了电子档案的开发和利用比传统档案更加快捷、方便，更具实用性。一是开发平台的选择。系统的目标是将各档案管理单位的数据通过网络连为一体，便于共享数据资源，因此应选用分布式数据库管理系统作为开发平台，同时在档案管理单位所在地建立数据库，本地数据直接上机存取，既节约了经费，又方便了各单位互访数据。二是硬件要求。各档案单位的计算机在处理大量各类档案信息的同时，又要互相进行数据通信，所以硬件必须具备相应的需求条件。三是数据库模式设计。数据库的模式设计是一个非常复杂的问题，设计的目标既要满足当前的应用需要，又要满足可预见未来的应用需要，既具有良好性能，又易于修改和扩充。四是应用程序设计。设计数据输入、查询、事务处理、报表处理等应用程序。五是数据的备份及故障恢复。档案数据是珍贵的数据资源，为避免出现系统对数据资源的破坏，应用系统必须能定期对数据进行备份，以便于数据信息被破坏后的恢复。六是数据库的安全性保护。电子档案利用必须在保证数据库的安全性的前提下进行。所谓安全性保护就是防止非法使用数据库。在一个系统中，安全性保护非常重要，并不是所有用户都可以使用档案数据库。这就需要对用户使用数据库提供鉴别方法，即使用权鉴别，也要由计算机确认合法性。例如:设置口令等，对存取控制权的鉴别，档案本身的保密程度不同，开放程序也不同，应对获准使用系统的人员及其访问数据库的范围加以限制，对不同的人员予以不同使用权限。档案管理者可根据电子档案内容的密级程度，确定提供利用载体的方法，使用者按照使用权限使用载体拷贝，由计算机确认是否合法，并按期回收，同时通过网络传输电子档案，互联网的开通方便了档案部门之间信息的相互交流，同一份材料可以同时为多人利用，也可以直接到档案单位电脑上查询权限范围内提供的相关内容。电子档案的开发利用应充分发挥计算机信息采集、综合统计的功能对整个过程进行分析、统计、找出规律，探求新的方式与途径，加强计算机软硬平台建设，满足用户需求，最大限度开发利用电子档案，与此同时，还要注意确保档案资源安全利用。
3规范电子档案管理的几项措施
3.1加强电子档案归档制度建设各档案管理单位应根据电子档案管理规范，并结合本单位实际情况，制定一套切实可行的电子档案管理制度，规范电子文件形成、积累过程的管理以及归档责任、检查鉴定等一系列工作环节，做到有章可循。制定电子档案制度时应注意以下问题:注意划清归档过程中各级各类人员的责任；归档时机应适合本单位工作实际；归档电子文件的责任签署应明确；注意电子文件的动态管理问题。
3.2从电子文件的源头抓电子档案的质量为进一步加强电子信息的管理，对电子信息进行集中统一管理和工程图纸等文件集中制作。为档案部门增配必要的设备，建立一系列服务手段是加强这一工作的必备条件。
3.2.1档案室设立图纸与文件集中处理系统，对审查完毕的电子文件进行统一收集，按要求形成纸质文件。
3.2.2设置专门场地对纸质文件进行集中审鉴，以保证纸质文件与相应电子信息的一致性。
3.2.3电子信息由档案部门集中积累，并在项目阶段结束时，在项目组的配合下统一按“电子档案管理办法”集中整理归档。
3.2.4为便于操作和管理，建议进一步规范电子文件形成所使用的软件平台，因工作需要必须使用特殊软件的，有关人员应按“电子档案管理办法”的规定将软件一并归档。
3.3要严把电子信息归档关，做好电子信息动态管理一是在电子信息归档时要利用一切可利用的条件对电子信息进行检查、鉴定、验收，除有关归档责任签署之外，还必须发挥电子档案专家咨询组的作用，有针对性地进行检查，及时发现问题、及时解决问题;二是做好电子档案管理中的电子信息管理，使归档的电子信息跟踪科研生产变化，也即做好电子档案的更改补充工作，实行动态管理。不能将电子档案管理停留在管好几张光盘的初级阶段。
4结语
电子档案是信息时代的产物，是现代档案管理工作中不可回避的。因此，还要不断研究电子档案管理和利用中存在的管理和技术上的问题，并加以解决，以实现安全、高效的管理和利用电子档案的目的。
参考文献：
[1]唐雪妍.《浅谈电子档案的管理》[J].兰台世界.2006(15).
[2]张文亮.《关于电子档案管理的思考》[J].云南档案2008(9).
1.真实可靠性才应是电子档案的本质属性
电子档案只有完全具备真实可靠性，才被认为其能够满足作为档案或其它证据的基本要素。国外一些接受电子档案作为证据使用的国家，他们判断电子档案可采信性的标准是其发生、存储和采集程序是否符合相关规定和法律制度，即电子档案的来源是否可靠及形成者的真实性。
2.电子档案的真实可靠性决定其本质要素
这点与传统档案相同，而传统档案的真实可靠性主要是通过档案载体直观地展示出来，其真实可靠性主要是通过存储载体形式的真实可靠度加以评判。档案载体成为判断档案真实可靠性的主要佐证，因为相对于电子档案的传统档案，任何更改都肯定会在载体上留下痕迹。而电子档案载体的多样性使得我们必须要着眼于其本质的要素。电子档案形态的特殊性，导致了一些特殊的要素出现，但它们并不是真实可靠性的决定因素。因此，电子档案的真实可靠性要求其本质要素始终保持不变，这一认知对于电子档案真实可靠性管理至关重要。
3.电子档案真实可靠性必须呈现于客户端输出形式特点
电子档案是大都以计算机二进制存储形式记录在磁盘或光盘等载体上，在整个存储过程始终保持着数字化形态。但是，这是不能为档案利用者直接读取的，只有借助于客户端设备显示的形态才能为人读取和理解，电子档案才具备实际的效力，并具有保存的价值。
4.电子档案的真实可靠性呈现复杂性特点
电子档案的真实可靠性远比传统载体档案复杂。传统档案信息和特定载体是密不可分的，载体已经就是档案的一部分，内容可以直接读取，档案文件的物理及逻辑结构会始终保持一致。而电子档案具有内容与载体之间可分离性的特点，这样电子档案的真实可靠性评估就需要综合考察。所以，电子档案要比传统档案复杂得多，其真实可靠性便也相应呈现出更多的复杂性特点。在建立数字档案环境下，加强电子档案的真实可靠性更有实际意义。严格地讲，在数字环境下，储存档案要真正保持原始档案不变只是一种理想状态，我们尽量做到的是保持复制档案的能力。所以，电子档案真实可靠性必须要求在档案复制过程中本质和属性不产生改变，与原始档案状态能够最大限度保持一致性。
二、电子档案真实可靠性面临的威胁
1.电子档案的信息内容极易被篡改和误改，甚至伪造，且可以做到不留下明显痕迹
造成虚假电子档案原因可能是病毒入侵、黑客入侵等情况；可能是档案管理人员自身误操作而导致改动；可能是软硬件系统方面的，包括系统差异性、软件漏洞和故障等，其中系统差异性是指处理、管理、利用文件的系统和文件形成系统之间存在差别。
2.电子档案的真实可靠性保证是陪伴其生命周期的连续过程，只有通过经常的更新和周期性的迁移，才能得以保存
然而，更新只有使文件的内容和格式要素完整的保存下来，这样得到的电子档案才能被认为是原始档案真实可靠的副本。相反，迁移也可再生档案文件的内容，但该文件的存储格式和外观则注定会发生变化，而且还有可能影响文件的其他组成关联要素，所以迁移必然会意味着一定程度的丢失。
3.电子档案与载体之间相分离，必然会使其存储信息的原始性和内容真实可靠性的衡量准则带有相对性
由于政治制度、司法制度和技术能力等的差异，导致各个国家和地区对电子档案的真实可靠性鉴定标准有较大不同的认知定位，故而对电子档案真实可靠性的确定具有相对性。
三、电子档案真实可靠性的保障措施
1.保证电子档案的原始性
保证电子档案信息内容的原始性是确立真实可靠性的基础，必须在电子档案产生时就要严格管理，坚决执行对所有操作记录的持续跟踪制度。主要方法可包括：第一，加强身份确认、数字信息记录、防病毒和黑客等技术保障措施；第二，详细著录电子档案生命周期中的各项元数据，包括各种操作行为，有效维护元数据信息；第三，健全、贯彻配套管理制度。
2.电子档案的日益多样化、复杂化和大众化，使得档案工作者在面临数字存储问题时，感觉不到丝毫的轻松
针对这一问题，许多国家提出了不同的保存方案，主要分为以下五类：保存最先产生或存储电子档案的原始技术；效仿原始技术，使之用于新的操作平台；对检索、传递和使用电子档案所需的软件进行迁移；把档案文件迁移至最新格式；将档案文件转化为标准格式。但是，这五种方法各有利弊，没有一种令人完全满意，因为距离远视技术和数据格式越近的方法，其真实可靠性越可信，而方法却越复杂，越不切实际。鉴于组合的持续目标管理方法一直以来都是档案界目前所追求的唯一电子档案存储方法，它提供了一个连贯的、全面的框架，可以根据不同的档案需求进行剪裁，通过对数字对象各类信息的提取，可以提供一个统一的但却具有高度适应性的方法，同时能满足处于不同阶段电子档案真实可靠性的保管需求。由于持续目标管理方法的种种优势，才使得长久保存电子档案，确保其真实可靠性，同时采用先进技术来管理、检索、利用和传递档案文件成为可能。
3.大量产生于不同年代、格式各异、互不兼容的电子档案与最新多媒体的、复杂信息系统产生的文件同时并存
一、安全保障：相关法律法规暂不完善
对于信息资源管理的重视最先兴起与国外，这也就在时间上直接领先于我国，信息化程度建设尤其以欧美最为突出，这也就决定了其在电子档案管理领域领先于世界先进水平。欧美国家之所以能够不断提高其信息化管理的水平程度，很大原因在于国家对于信息资源的重视，以制定符合自身发展需求的法律法规来保障电子档案的安全，确保电子档案管理工作的有效运行。以美国为例，其制定的有关电子档案管理的相关法律法规适用于政府、组织、个人的电子档案信息，并督促政府对于公众信息的公开，以《信息自由法》保障公民的信息自由和国家的信息安全，以《阳光政府法》（又名《联邦公开会议法》）来确保政府信息的公开程度，切实保障公民的知情权和参与权；此外，针对于个人的电子信息档案安全，政府还出台了《信息安全法》来对“国家安全系统”进行概念界定，授权各管理部门行使国家信息安全管理职责，并严惩非法侵入、盗用合法信息的犯罪行为，切实保障电子档案建设的有效推行。此外，美国还对社会电子档案建设进行规划引导，以拨款推行“电子政务计划”来保护国家信息资源的安全。相比较欧美，我国的电子档案管理相关法律法规尽管已经逐渐步入法制化进程，但对于信息的分类和界定尚不明确，现目前颁布的一系列法律法规（如《计算机病毒防治管理办法》、《互联网电子公告服务管理规定》、《金融机构信息计算机信息安全保护工作暂行规定》等）主要侧重于对互联网信息安全的保护，而对于大概念下的电子档案建设管理未有具体的法律法规保障，对电子档案的凭证依据作用没有明确的法律规范，法律效力较弱，立法体系较不完善，并且在缺乏统一的立法指导之下，各级政府以行政立法程序的启动促使了重行政立法、轻权力机关立法的现象产生，直接导致了法律效力的薄弱，无法以明确的法律思想来指导立法工作的展开。
二、理念指导：未能形成独具特色的管理理念
电子档案建设与管理本身是一项耗资巨大、工程复杂的大工程，要做到电子档案与纸质档案的整合管理，以二者的优化结合的管理理念来指导管理工作，从而确保档案信息之间的优化互补，既能确保档案信息的原始性和真实性，又能确保其存储寿命和无限扩大的存储空间，实现共享、加快传播、方便管理。整合管理有利于提取电子档案和纸质档案两者的精华，实现安全的档案属性转化，推动档案管理的现代化进程，推动档案建设信息社会化、信息公开程度地不断提高。与国外先进的管理理念相比较，我国现阶段所采用的电子档案管理理念已经无法适应于快速发展的电子档案建设管理的需求，其无法做到保障电子档案信息内容的真实，无法保障电子档案信息的安全，无法保障电子档案快速传播、方便管理、安全利用，因此结合国外先进的管理理念，我国在管理理念的建设上亟需革新。
1.实施前端控制和全程管理这是一种提高电子档案建设效率和管理效率的科学管理理念，要求在建设初级阶段便要对电子档案管理进行督促和全程跟踪规划，并鉴定档案的价值，以归档标识来确保档案信息的安全，并方便了后期对于档案的利用，有效地防止了纸质档案在运输和输入过程中的遗失、破损、泄露等事件的发生。
2.加强档案控制在档案建设时就要对电子档案进行分类规范，要明确其归档范围、档案价值、形成时间及方式等具体明细，以确保后期被管理者失误删除和更改等事件发生，从而保障电子档案的信息安全，并且能够方便管理人员的鉴别、保管和检索寻找。
三、运行漏洞：管理模式上的弊端
机构自行分散管理模式和档案馆集中管理模式是现目前国外电子档案管理的主要管理模式，并且无论是在机构自行分散管理模式下还是在档案馆集中管理模式之下都采用了文档一体化的管理方式，将文件工作与档案工作整合成一个系统，以统一的规范标准、工作制度、工作程序，以统一的控制中心来对纸质文档进行处理并对电子档案进行管理，从而实现了档案管理的整体优化，减少了不必要的劳动力，切实提高了档案建设和档案管理的高效，并促使系统发挥其最大工效。文档一体化系统的构建将原本分散开来的电子邮件、文件管理模块、档案管理模块三者有机的结合在了一起，通过计算机实现了对电子档案建设和管理的全程自动化管理和高度智能化。其在系统内部形成了一个精练、简便的具有实际效益的工作流程，明确了电子档案建设各环节间的关系，使得管理更具有条例和规范，便于管理的有效实施。我国现目前在电子档案管理模式上尚未有明确的模式定论，侧重于机构内部电子档案管理，但对于地区乃至全国范围内的档案整体管理尚未有进一步的深入，因此可以看出电子档案建设和管理工作是艰难且巨大的，现代化信息档案建设还需要不断的深入，并将面临各种各样的困难和挑战。
作者：王芬香单位：黄冈职业技术学院
1.1电子档案缺乏标准化管理
在现代档案馆中,应用了很多的计算机技术以及先进的设备,但是档案管理制度却缺乏规范化的管理标准约束,这不利于提高档案管理的质量。也有一些经济比较落后的地区,档案馆的管理制度比较落后,一些管理措施存在滞后性,这使得档案管理发展进程比较缓慢。有的档案馆中并没有应用计算机技术,使得电子档案管理的效用无法得到最大的发挥。针对不同地区档案馆的发展现状,必须采用因地制宜的方式优化管理机制。在档案馆中很多管理人员缺乏电子档案的相关知识,而且没有接受系统的教育,对电子档案管理技术没有很好的掌握,无法熟练的使用电子档案管理软件,这不利于提高电子档案管理的效率。
1.2电子档案信息安全存在很大问题
电子档案管理措施具有较大的先进性,其提高了档案管理的效率,而且提高了工作人员的工作质量,应用计算机技术以及互联网技术,可以实现档案信息的共享,可以使档案资料发挥更大的价值,利用因特网技术,可以使档案资料在因特网中自由的与传输。这项技术在带来便利的同时,也带来了一定安全问题,使得档案信息很容易被窃取,一些网络黑客可以潜入档案传输平台中窃取重要信息,还可以对档案资料进行篡改与伪造,对电子档案管理造成了较大安全威胁。
2针对电子档案管理中出现的问题提出对策与建议
2.1建议统一的接收档案数据格式
建立电子档案管理中统一的接收数据格式,推广使用相同的电子档案管理软件。建立统一的电子档案模板,采用通用、统一的文件格式,形成统一的接收数据格式,并推广应用到各个单位和各个地区,从而保证电子档案管理建立的统一性,减小电子档案统一化管理的难度,保证电子档案的长期可读。
2.2保证电子档案管理的完整性
采用有关的技术措施,保证电子档案管理的原始性、真实性和完整性,提高电子档案的可信度。具体可以采取的措施有:使用背景信息和元数据,作为检验电子档案管理的原始性、真实性和完整性的依据;使用签署技术,如光笔签名、数字签名;实行消息认证和身份验证,存储该用户的相关资料,在使用时必须进行认证;推行一种访问控制技术———防火墙技术,在本机构和其它系统网络之间设置障碍,防止非法访问,盗窃机要信息和专利信息;使用加密技术和档案备份。这些措施的采用有利于保持电子档案文件的原始性、真实性和完整性,增加人们对于电子档案的信任,使其能够为更多的人、更多的单位有效利用,并且放心使用。
2.3实现电子档案的标准化管理
提高档案工作者的素质与能力加快培养精通计算机技术的档案管理的专业人才,并且重视和加强对现从事电子档案管理工作人员的培训。培养人才时,加强他们对计算机知识、电子档案管理专业知识和思想素质的学习,使他们精通计算机技术、熟悉档案管理专业知识、热爱档案事业、素质高、责任性强,为电子档案管理奠定坚实的人才基础。对现从事电子档案的工作人员进行培训,增强他们的档案管理专业知识,提高他们的素质,同时让他们与时俱进,熟悉和使用计算机进行档案管理操作,做到档案管理现代化。
2.4保证电子档案管理的安全性
建立健全维护电子档案文件真实和安全的法律法规,制定科学、合理、严密的电子档案工作标准和规范,使各单位、各地区统一使用,推进电子档案管理的标准化进程。在电子文件的形成、处理、归档、保管、利用等各个环节,信息都有可能被更改或者丢失,所以通过法律形式将电子档案管理和利用标准进行规定,使人们能够自觉地遵守这些规定,建立健全相关的法律法规和管理制度,者有利于维护电子档案的原始性、真实性,保证其安全性。同时在各地区、各单位,电子文件的形成、积累、整理、鉴定、归档、分类、排列、保存等各个环节用标准和规范确定下来,使电子档案得以科学、有序、规范地管理,为电子档案的统一化管理奠定基础。
3结论
关键词： 病案管理 光盘病历 电子病案
我院是一所开放床位756张，年门诊人次约46万，年出院病人近4万的大型综合性医院，每年产生的归档病案材料是大量的，如果依靠传统的归档方法 ，不仅占用大量的库房空间，也增加了病案调阅、查找的难度。真对这一难题，近几年来，我院对病案信息采取了计算机和电子化管理，不但节约了大量的库房空间，也使病案信息管理脱离了纯手工操作，减轻了劳动强度，提高了检索速度、病案利用率和工作效率。
一、实行电子病案档案的重要性
病案信息是医院管理的重要组成部分，病案信息不仅能为医院管理、临床、教学、科研提供帮助，也能对公安、司法、保险等部门提供帮助。随着社会的发展，人们对法律意识、保险意识的增强，对病案资料的真实性和科学性的认识都有很大提高，各方面对病案信息的需求也不断增强。随着《档案法》的贯彻执行，医院档案意识的提高，医院病案档案实行规范管理已成为共识，人们对反映病人诊疗情况的病历、检查影像等特种信息资料已经纳入档案系列管理的一个种类。
目前 ，我院共保存着45万人次的病案档案材料，和们把1976年—1990年这部分病历采取缩微胶片的形式进行保存，把1990年—2000年的病历变成了光盘病历，即对这十年的病历进行逐个扫描，再制成光盘，做成备份，拷备到计算机的硬盘里，把原始的病人档案资料移交到院里进行统一管理，这样即节约了空间，也为医务人员撰写论著提供了第一手材料，间接地为提高医务人员技术水平提供了详实的服务。
二、实行电子病案档案的方法
病案是一种宝贵的信息资源，利用计算机技术建立功能完善的病案信息系统，深入开发信息资源，对提高医院的医疗、科研和管理都具有重要意义，病案是病人在医院整个医疗过程的珍贵资料，它不仅具备历史见证的一般档案性质，还具有总结医学规律、探索研究疾病的病因、发展过程的医疗档案，它具有特殊的含义。病案电子化需要解决电子文件的法律效应、证据、原始性等问题。电子病案主要体现在病历首面上，首页共有约70项选择或填空问题，其中选择性的12项，它包含了病人家庭情况、入出院诊断、手术与病理、住院费用等五方面内容。 病案首页实行电子化管理具有几个特点：1、病历首页是病案中最集中、最重要、最核心的部分，无论是统计报表、医院管理、病案检索等到都离不开病案首页提供的信息。首页反映的病人基本情况，在实际工作中经常会遇到查找、询问等情况，因此，首页的电子化管理对电子检索和统计都具有实际意义。2、在没实行电子病案前，首页中的内容是由医生用手工来填写的，在书写上会出现字迹潦草，甚至无法辨认，还可能出现漏填的现象。实行首页电子化后，规范了书写，也在一定程度上降低了漏填现象的发生。
三、实行电子病案档案的对策
1、必须建立完善的信息网络系统，实行网络化管理，必须进行全面的规划。由于各种资料在采取存贮、检索等方面由不同的系统组成，因此必须对此进行整合，从而规范医院电子病案档案。
2、建立完善的备份机制。电子档案最大的特点是较易遭受黑客、病毒攻击侵犯或发生设备故障。实行备份制可以防止数据丢失或系统瘫痪造成负面影响，对于保障电子病案的完整性是十分必要的，同时应安装网络安全隔离设备或软件，防止病毒侵犯。
3、要及时修补管理软件的安全漏洞，对防火墙和病毒软件实现全天侯升级，搞好病案上传、下载的安全等级和访问权限，要进一步完善电子病案和计算机设备的保管设施和使用环境，同时强化防磁化设施的完善和维护。
4、提高病案管理人员的素质是病案管理信息化建设的重要保证，病案管理者不但要掌握临床医学知识，还要熟炼掌握病案专业知识和计算机的操作技术、网络技术和现代化管理知识等，对此，一方面要培养一批即懂医学知识又懂病案管理和计算机应用的复合型人才，另一方面，不断完善现有在岗人员的培训。病案管理是一门多学科边缘的科学，涉及的范围广，它包括基础医学、临床医学、疾病分类、医院管理、档案管理、统计学及计算所应用等知识，因此，病案人员应通过不同的途径获得新理论、新技术、新知识、新方法和完善知识结构，在工作中提高自身的业务素质和管理水平。加强各医院病案管理人员之间的交往，使病案管理队伍的整体素质得到全面提高，只有掌握一定的计算机操作技能，懂得检索的基本技能，才能有效地进行信息的收集、电子建档、日常维护和数据库管理等。因此，提高病案管理人员的整体素质是一项任重道远的艰巨工作。
随着电子计算机和数字化技术的迅速发展，医疗领域信息化的必然趋势，电子病案作为医疗信息化建设的重要组成部分，将面临一个崭新的阶段，如何管理好电子病案，发挥电子病案的最大作用，作为病案管理人员还将要在各方面提高自我管理水平，完善管理措施，真正实现电子病案信息共享和网络化服务。
参 考 文 献
[1]马家润.《中国病案管理论文精选》.
