时间：2022-01-30 17:47:58
一、加强学习，不断提高思想与理论水平。
通过学习，我树立了服务意识，把服务看成自己的本职工作，对上服务于上级部门，准确传达上级的指示，完成上级任务，同时收集各种信息，服务于上级决策;对下，协调沟通，组织各种活动，服务于各部门健康发展;对外，加强联络，努力为单位发展创造宽松的外部环境。工作中做到了认真负责，严谨细致，能够任劳任怨，脚踏实地开展工作，克己奉公，严格遵守党的廉政纪律，认真遵循单位的各项规章制度，坚持做到不利于单位形象的事不做，不利于单位形象的话不说，积极维护本单位的良好形象。做到五不：不议论、不纠缠、不攀比、不空谈、不上 访。
二、尽职尽责，认真做好各项工作。
几年来我立足本职岗位，认认真真履行自己的职责，高效完成领导交付的任务，具体工作如下。
(一)2015年作为开发部文员，坚持在学习中实践，在实践中总结提高，认真完成领导交付的各项具体事务，协助局办公室做好日常工作，以高度的服务意识和热情的服务态度接听电话，仔仔细细做好来电记录，较好地完成了各项信息和文件的上传下达工作，及时将重要文件转阅相关领导，确保政令畅通无阻;对于各种信件，细致接收，并传达到个人。半年来接收办理文件400件、打字约50张，复印约5000张，传真约150份，接发送邮件50次。
(三)2015年，我奔波忙碌于科研所和科技局之间，分别在两个机构开展工作，业务能力有了突飞猛进的进展，多次得到领导的肯定，被提拔为办公室代理主任。
2015年机关单位办公室文员个人工作总结
三、团结协作，努力营造良好工作氛围。
我尊敬领导，团结同事，始终保持了谦虚、谨慎、不骄不躁的作风，时时处处以身作则，率先垂范，同事工作中遇到困难，总是伸出热情的援助之手，积极营造团结奋进、相互协作的工作氛围，推动敬业乐业的团队的形成和发展。代理主任期间，充分发扬民主，遇事多征求领导的意见，多听取同事的建议，充分发挥部门人员的聪明才智，共同做好部门工作，不断提升部门团队的凝聚力和向心力。
四、存在的问题与不足。
2015年以来，虽然个人在学习、工作和思想方面取得了明显的进步，做出了一定的成绩，但是与上级领导要求相比，还有一定差距，主要表现在：一是文字表达能力有待于提高，写作的水平还需要进一步提升;二是创新意识不强，不能够创造 性 地开展工作;三是学习的系统 性 和深度不够，对政治理论和业务技能的学习应当进一步加强。俗话说，正视自己的不足，才能超越自我，今后，我将改进学习与工作，弥补不足。
五、今后努力的方向和工作思路。
1、加强学习，提高工作效率。我将进一步加强学习，提高工作能力和业务素质，尤其是针对文字表达能力，争取参加成 人教育，接受系统的培训，服务于职业能力的培养。同时，多向领导学习，多向老同志学习，勤请示，寻求领导的指导，在工作中积累经验。
2、创新工作，优化程序。根据办公室实际工作需要，我将进一步完善相关管理制度，优化接待、组织会议和文件管理的程序，创新内部管理，不断提高服务能力和工作效率，力争让上级部门满意，让群众满意，让其他部门员工满意。
办公室是各级行政领导机关的办事机构，是机关对内、对外的窗口，是直接为领导工作服务的部门。办公室具有执行者和领导者的双重角色，是一个机关沟通上下左右关系的枢纽和桥梁，是领导的重要参谋和助手，其工作地位特殊、关系重大，稍有不慎就会带来全局性的影响。因此，要做好新形势下的办公室工作，也就要求我们要进一步转变工作作风、改进工作方式、加大服务力度、提高服务质量。
为此，我办组织力量对办公室系统建设进行了专题调研，向全县各乡镇和县级各部门下发了调查问卷，共收回80份，其中，乡镇29份，县级部门51份；此外，还组织调研组到等6个乡镇和财政局、教育局、规划建设局、农业局、畜牧食品局、供销社等6个县级部门进行了座谈，综合各方情况，我们对办公室系统建设有如下思考：
一、我县办公室系统的现状
（一）办公室系统队伍建设情况。全县办公室队伍534人，平均年龄38.9岁。其中，公务员200人，占37.5%；事业编制145人，占27.2%；工勤95人，占17.8%；借用人员94人，占17.6%。大专以上学历343人，占64.2%，高中及以下学历191人，占45.8%。能熟练操作电脑229人，占42.9%。镇等8个乡镇和财政局、水利农机局等15个县级部门设有专职信息员和电子政务工作人员，其余乡镇和部门均为兼职人员。
（二）办公室系统办公环境。各乡镇、县级各部门均配有1-2间办公室和专用档案室，打印机、传真机等现代化办公用品基本齐全，按照有关保密规定的要求，基本做到了一机一网、专机专网，杜绝了党政网和互联网混用现象的发生。为便于工作的开展，个别条件较好的乡镇和县级部门设立有打印室，同时拨有专项办公经费，其他乡镇和县级部门基本上也做到了实报实销。总的来说，随着经济的发展和办公室作用的不断显现，全县办公室系统办公环境得到了一定的改善，基本能够满足工作需要。
（三）办公室系统履职情况。，全县办公室系统共收文103432件，其中，乡镇收文49204件，县级部门收文54228件；共发文17390件，其中，乡镇发文7369件，县级部门发文10021件。办公室系统共计筹办大型会议2117个，其中全县性会议188个；举办大型活动595个；撰写文稿5099篇；撰写调研报告365篇，在市级以上刊物和媒体发表82篇。
二、办公室系统建设存在的问题
（一）部分单位对办公室工作重视、关心不够。部分乡镇、县级部门对办公室工作认识有误区，认为办公室就是“打杂的”、“只会用钱的”部门，忽视了办公室的参谋助手和综合协调作用，在人、财、物等方面不能给予办公室足够的支持。一是在用人上，办公室人员受到提拔重用的机会相对更少，近两年来，全县办公室系统干部职工提拔到副科级领导岗位上的仅2人。二是在经费上，除镇等7个乡镇党政办和文体局、总工会、团县委等6个部门办公室有－60000元不等的专项办公经费外，其余单位均无专项办公经费。三是在硬件上，办公条件较差。突出表现为办公电脑严重缺乏，特别是乡镇，镇等12个乡镇党政办仅有电脑1台，只能满足党政网公文传输需要。
（二）办公室队伍存在“三少”。一是年轻人少。全县办公室队伍平均年龄超过40岁的乡镇和部门有32个，占40%，其中，平均年龄超过45岁的有11个，占13.8%。办公室队伍严重老龄化的主要原因是：办公室工作繁杂，工作时间也不能象其他部门（站所）一样灵活安排，且加班时间多，又没有相应的补贴，所以其他部门（站所）人员不愿到办公室工作；同时，我县公务员队伍考录名额很少，新进公务员只有极少部分被安排到办公室工作，造成办公室队伍年龄结构断挡，如宋家镇最年轻的公务员也已经38岁。二是从事具体工作的人少。乡镇在机构改革后，大部分乡镇把退二线的老同志和负责宣传、组织、人事工作的同志归口到党政办，造成党政办人数虽多但从事具体工作人少的局面。如镇党政办现有19人，实际从事办公室具体业务的只有6人；银山镇党政办现有15人，实际从事办公室具体业务的只有5人。县级部门也大多将专职司机归口到办公室，如县教育局办公室在编人员14人，实际从事办公室具体业务的只有3人；规划和建设局办公室人员现有10人，其中，司机和门卫就占到7人。三是专业人员少。文秘人员严重缺乏，这也是收回的调查问卷中反映最突出的问题。超过三分之二的乡镇党政办和近一半的县级部门办公室能担任文秘工作的只有1人，其中，镇、县规划和建设局、县农业局等单位都是由办公室主任亲自从事文秘工作。并且，现有的文秘人员也基本上没有接受过正规系统的业务培训，在草拟文件和写作文稿方面，基本上属于“依样画葫芦”、“摸着石头过河”，制发的文件和草拟的文稿质量不高。乡镇党政办在收发文程序的各个环节上还很不规范。所以，部分单位的领导在重要的文稿写作上，不 得不亲自动手。同时，各乡镇党政办能熟练操作电脑的只占27%，镇等乡镇党政办甚至只有1个人会电脑。
（三）办公室日常工作多，创新工作少。一是文件制发泛滥，随意性发文现象严重。虽然县委办、县政府办每年都发文要求控制发文数量，但从调研情况看，文件滥发的现象并未得到遏制。，乡镇党政办平均收文近1892件，发文283件，县级部门平均收文1085余件，发文200件，最典型的是县财政局，收文数量高达5179件，发文1802件，平均每个工作日仅是公文处理量就达到29件。收发的文件大部分都要求以正式文件形式上报，甚至部门工作的年终总结也要求以正式文件形式报送，使节俭的无纸化办公又回到了耗费物力、人力、财力的原始办公。二是工作创新少。办公室主要精力被迫用于应付这些事务性工作，对自身工作总结反思少，调研工作少。本次调查中，只有县财政局办公室创新了“工作ab岗制度”，其余的单位都没有创新工作。同时，办公室开展调研少，客观上，领导极少安排办公室人员调研机会，办公室人员也忙于应付事务性工作，主观上，办公室人员也缺乏工作主动性，导致办公室对单位全面工作不熟悉，文件和文稿草拟多为“闭门造车”，缺乏针对性。信息工作滞后，全县有法院、财政局、审计局等26个单位办有信息刊物，仅占32%，办公室参谋助手作用发挥不明显。
（四）上级部门的指导、管理不到位。办公室与其他职能股室（站所）不同，没有明确的主管部门，县委办、县政府办虽然是上级部门，却没有直接的业务隶属关系，在管理上存在真空。同时，办公室工作无法量化，难以统一考核标准，难以进行评定、表彰。近十年来，全县没有对办公室人员进行过系统的办公室工作培训，也没有组织召开会议对办公室工作进行指导，没有对办公室工作进行表彰。所以，办公室人员缺乏归属感，缺乏荣誉感，工作热情不高。
二、对策建议
（一）领导重视要到位。领导重视是做好办公室工作的关键。一是加大办公室工作人员提拔重用力度。各级各部门在选拔任用干部时，应打破身份限制，优先考虑综合能力强、工作成绩突出的办公室工作人员，对特别优秀的办公室事业干部，可以破格提拔为行政实职副科级领导。二是全力保障工作经费。对办公室特殊岗位，如党政网专职工作人员，可以给予适当的岗位补贴，使办公室人员安心工作。三是重视办公室硬件建设。办公室至少应配备党政网、党政外网等两台专用电脑，另外，传真机、打印机、复印机、数码相机等办公设备也应配齐。
（二）人员保障要到位。一是优化办公室人员年龄结构。对新考入公务员（除有特殊要求外）首先安排到办公室锻炼，既有利于办公室年龄结构逐步年轻化，也有利于新入公务员快速、全面了解本单位情况，尽快进入角色、适应工作。在公务员数量不足的情况下，采取轮岗制，按照个人自愿和组织安排相结合的方式，以2－3年为一个周期，让更多的年轻人轮流到党政办工作。二是提升现有人员综合素质。积极为办公室人员提供参与协调处理重大问题的机会，提高其综合协调能力；努力挖掘办公室人员内在潜力，充分发挥老同志的传、帮、带作用，帮助年轻人成长；全面落实多岗锻炼和工作ab岗制度，使办公室人员成为能够胜任不同岗位工作的多面手，避免因一人脱岗而其工作无人接替现象。三是加强专业人才队伍建设。建立办公室领导干部和文秘人员后备库，加强对后备人员的理论和业务培训；适当放宽对办公室选人用人的种种限制，将优秀的文秘人才引入办公室队伍。
关键词：科学管理；医院管理；层级管理；医院办公室；办公室工作
科学管理是组织机构提高整体效益的必经之路，医院亦是如此。医院办公室是医院枢纽机关，是医院管理重要主体，是医院综合办事机构，承担综合协调、信息交互、督查督办、公关服务等多种工作，具有其它部门单位无法替代的职能作用，其管理水平直接影响医院管理水平[1]。本次研究试分析医院办公室管理现状，存在问题，科学探讨医院办公室工作在医院管理中的作用。
一、医院办公室的职能与工作
（一）医院办公室工作特点
医院办公室工作具有一般企事业办公室工作普遍性特征，但不同于党政机关办公室，医院具有较强的公共职能属性、生产经营属性，医院办公室工作还具有一定的特殊性：①公共卫生服务责任有限制，我国多数医院具有公有制属性，承担地区公共卫生服务义务，尽管当前许多医院自负盈亏，但医院还往往承担地区防疫、重大事故伤员抢救、药品销售、康复保健、科研教学等卫生活动，这些活动都关系人民切身利益；②服务对象较特殊，医院服务对象以患者为主，办公室工作交往对象也主要针对患者；③行政化色彩仍较突出，公立医院办公室往往具有较强的机关
色彩。
（二）医院办公室工作特征
医院办公室具有特殊性，主要特点包括政治性、随机性、综合性、时效性、服务性、保密性，其中服务性、时效性尤为突出。医院内工作人员众多，其中多数在编，一切医院活动围绕诊疗服务开展，绝大多数医院办公室工作都与需要医院感染防控办公室、护理部等其它部门相互协调，涉及人员数量庞大、岗位类型众多，接收内部文件、对内发文十分频繁。
（三）医院办公室工作内容
医院办公室工作主要包括：协助医院领导处理日常事务，包括上级主管部门发文、审核，其它部门来文处理，医院重要领导讲话审核，医院工作计划、工作总结起草，医院重要会议组织安排、公关接待，对外联络，兄弟单位来访人员接待，年度工作督查督办，总值班工作协调，档案管理，领导职务消费管理，印鉴、名章管理，其它交代办理事项等。理想状态下，医院办公室主要工作应包括督办、公关、服务、参谋、协调、综合六大职能，只有这六大职能齐备，才能充分发挥其在医院管理中的价值[1]。
二、 影响现代医院办公室工作价值发挥的影响因素
（一） 医院办公室工作现状
近年来，国家不断推行新的医疗卫生制度改革，医院改革是重中之重，医院市场经济主体地位日益突出，医院办公室积极转变工作作风，以提升医院诊疗服务质量、整体效益、社会效益为主要目的，在医学研究统筹管理、公文处理、督查督办、秘书工作、医院人才队伍建设等方面建树颇多，工作质量效率提高，以笔者所在医院为例，2012-2014年度，公文总体差错率仅为0.5%。
（二）影响现代医院办公室工作价值发挥的影响因素
当前，医院办公室管理中深层次矛盾仍十分突出，作用无法得到有效发挥，主要体现在：①机构设置规范，不同医院办公室设置名称、人员、职能存在较大差异，“吃空饷”现象仍普遍存在，部分医院办公室工作人员身兼多职；②官僚色彩仍十分浓厚，裙带关系是医院办公室管理难以回避的问题，不同于政府单位，医院办公室人员聘用透明度严重不足，裙带关系更加严重，同时管理上“一言堂”、“家长式”管理仍普遍存在，许多办公室往往凭借经验进行管理，工作人员机械的进行发文、接文等重复性活动，被动的接受事务性工作；③内部制度不健全，科学管理理念未深入人心，医院办公室存在公文样式不规范、制度老旧、与其他部门不协调、监督不到位等问题；④缺乏激励机制，大锅饭情况仍普遍存在，“熬资历”问题十分突出，无法有效的激发办公人员能动性；⑤无有效的培训机制，培训方法不科学、缺乏培训质量考核，无法适应人才更新，在遇到新情况、新问题时，许多员工往往手足无措；⑥办公室参谋、督办、协调职能未能得到充分发挥；⑦工作人员综合工作能力不足，作风不严肃、业务技能参差不齐、团队协作能力差；⑧办公环境参差不齐，医院对办公自动化改造缺乏足够的重视，工作环境不佳，内部氛围压抑，档案管理粗放，空间狭小情况十分普遍[2]。
三、提升医院办公室工作质量的改进策略
应从“人”、“环”、“法”、“物”四个角度加强医院办公室建设，主要内容如下。
（一） 加强人才引入与培养
人是管理的核心，人力资本是最具有活力与发展潜力的资本。应积极引入优秀的办公人才，加强人才培养，鼓励现有的办公室人员深造，建立高素质的办公室人才队伍。医院办公室工作多与专业的医疗卫生工作有关，人员选用面相对狭窄，相关信息更新快，这些都多人才更新提出了更苛刻的要求。
（二） 注重管理环节改进与建立健全办公室工作制度
不同医院职能、规模存在较大差异，直接影响医院办公室工作内容。故，应具体问题具体分析，因地制宜的设计一套办公室工作规范，简化工作流程，重点关注与医院职能相关的工作，如医院感染防控、护理管理、普外科管理、医疗器械管理等，把握办公室年度工作分布规律，适时调整工作重心。建立健全办公室工作制度，据科学管理思想，结合其它医院先进经验，制定符合医院实际情况的办公室制度，明确责任制度、监督制度、激励制度、文件规范制度。
（三） 改进办公室硬件条件
适当引入激光扫描仪、商业办公软件等硬软件设备，提高办公室现代化水平。适当改造办公室环境，合理布局，增加人性化设计，提高环境舒适度，创造温馨、舒适的办公环境。
四、小结
医院办公室工作内容并不明确，不同医院办公室工作内容存在较大差异，现代医院理想情况是医院办公室应具有督办、公关、服务、参谋、协调、综合六大职能。
参考文献：
第一条为进一步提高机关工作人员的修养和综合素质，指导和规范工作人员行为，文明办公，提高工作效率和服务水平，发扬共青团“朝气蓬勃、实事求是”的思想作风，树立机关廉洁、勤政、务实、高效的工作作风和团干部“公道正派、清正廉洁”的良好形象，制定本意见。
第一章书记办公会议制度
第二条书记办公会议主要研究日常工作中不便于书记个人决定的各项事宜，以及书记认为需同有关部门共同商量或研究的问题。
第三条书记办公会议的主要内容：
⒈学习党的路线、方针、政策及重要会议的精神，提出在团内贯彻落实的意见；
⒉酝酿、研究需提请团县委常委会讨论的重大问题；
⒊讨论决定与县级有关部门、乡镇、企业、学校等单位的工作协商，讨论决定各单位报送团县委的重要请示以及团县委各部门向书记办公会请示的重要事项；
⒋审定团县委报送县委、县政府和上级团委的重要报告；
⒌讨论决定以共青团×县委名义举行的会议和活动，协调上级团委或县委交办的重大活动、会议的组织落实；
⒍研究加强机关领导班子建设的重要事宜；
⒎讨论、决定团县委机关及直属单位的干部人事工作及上报的重大事项，负责按干部管理权限和任免程序作出推荐、提名、任免、处分决定；
⒏研究机关及直属单位思想组织建设和干部职工队伍建设的有关问题；
⒐机关财务预决算的审定和重大开支的决策；
⒑讨论需要书记办公会议决定的其它重大事项。
第四条凡需提交书记办公会议讨论的问题，均由各分管的副书记于会前提交办公室汇总，送书记或主持工作的副书记审定。
第五条凡提交书记办公会议讨论的有关材料由办公室会同有关部门准备，并于会前送达与会人员。
第六条书记办公会议根据需要由团县委书记或主持工作的副书记决定召开。会议一般由书记主持，当书记不在机关时，由指定主持工作的副书记主持。
第七条参加书记办公会的人员为团县委书记、副书记。列席人员由召集会议的书记或副书记根据议题内容确定，由办公室负责通知。
第八条书记办公会议的与会人员必须在会前就议题准备意见；凡需办公会议定的问题，相关部门必须先提出初步意见。
第九条书记办公会议纪要由办公室整理，经主持会议的书记签发后，尽快印发与会人员和有关部门，书记办公会研究审定需向上级团委或县委上报的材料，由团县委书记或主持工作的副书记签署意见后上报。
第十条书记办公会议决定的事项需督办的由办公室负责督办。
第十一条与会人员对会议内容应严格保密，不得向他人泄露。
第二章岗位责任制度
第十二条机关实行书记负责制。
第十三条机关实行挂牌上班办公制度。
第十四条机关的日常工作按分工负责处理；重要事项由书记办公会议集体讨论决定。
第十五条副书记按照各自分工协助书记工作，可按分管的工作范围召开专题会议，研究、协调工作中的专项问题，处理具体工作。书记外出期间，应指定一名副书记主持全面工作。
第十六条各部室要根据职能范围和工作分工，将职责和任务分解到人，建立健全岗位责任制，各司其职、各负其责。
第十七条各部室要定期向单位领导汇报工作，单位领导要定期向县委、县政府分管领导汇报工作。发生事故或者遇到特殊情况要立即报告，执行紧急或者重大任务时，要及时汇报任务进展和完成情况。
第十八条出国（境）、探亲或外出执行公务，时间较长的要定期向领导汇报思想工作情况，出现重大问题要及时报告。
第十九条机关工作者履行岗位职责情况作为任免奖惩的重要依据。
第三章办事制度
第二十条办事应遵循的基本原则是：准确、求实、高效、保密。要牢固树立全心全意为人民服务的思想，不折不扣地完成上级部门和领导交办的各项工作任务。
第二十一条要讲求职业道德，端正服务态度，待人接物要和蔼热情，办事要诚实公正，不准弄虚作假，欺上瞒下。
第二十二条要养成雷厉风行的工作作风，努力提高办事效率，坚决杜绝推诿扯皮现象。
第二十三条单位实行办事承诺制度：
⒈当天能办的事决不拖到第二天办；
⒉领导签发的文件力争当天处理完毕，最多不超过天；
⒊明传电报必须当天处理完毕；
⒋对外来人员要求办理的事项，有关工作人员态度要诚恳，能办的事要优先办理，不能办的要给予明确答复，一时无法办理的要耐心解释，说明原因。
⒌不能办的事不得盲目承诺，不该承诺的事不要擅自承诺。已承诺的事要抓紧办理，决不拖延。
第二十四条要简化办事程序，减少办事环节。各单位应按照县委、县政府规定的办事时限，对基层单位的请示件或应该答复的报告，属于职权范围的必须在规定的时限内给予办理，逾期无办理、无答复、无解释的要追究当事人的责任。
第二十五条外出办事要注意维护单位形象，说话态度要谦虚、诚恳。
第四章会议制度
第二十六条机关单位实行书记办公会议，全部工作人员办公会议制度。
第二十七条书记办公会议主要研究日常工作中不便于书记个人决定的各项事宜，以及书记认为需同有关部门共同商量或研究的问题。会议由书记召集并主持，副书记参加，若有需要，有关部室负责人列席。会议的主要任务：
⒈讨论决定工作中的重大问题；
⒉讨论决定管理权限内的人事安排；
⒊讨论部室请示的重要事项；
⒋分析工作情况、交换意见。
第二十八条全体工作人员办公会议由书记或书记委托副书记召集，全体工作人员参加。会议的主要任务：
⒈贯彻县委、县政府重要指示和决定；版权所有
⒉听取各部室汇报，总结工作，部署任务；
⒊协调各部室工作，讨论需要提交领导办公会议研究的事项；
⒋通报有关情况，并就重大工作问题征求意见。
第二十九条书记办公会议和全体工作人员办公会议的议题和召开时间，由书记或委托的副书记确定。会议的组织工作和记录由办公室负责。
第三十条会议按通知的时间准时开始，出席人员要按时到会，不得无故缺席。因特殊情况不能参加会议，需事先向主持会议的书记或副书记请假。与会人员在开会期间要关闭移动电话、传呼机。会议考勤由办公室负责，与会人员出勤情况作为年度考核依据之一。
第五章行文与文电阅批制度
第三十一条机关必须认真执行各级关于公文处理的有关规定。制发的文件要求内容准确、简炼，逻辑清楚，文字（包括标点符号）正确，行文一般要求一事一文。
第三十二条文电呈送阅批必须做到“准确、及时、保密、安全、简便”。
第三十三条办公室要负责做好文电的接收、登记、送达、回收、归档等工作。
第三十四条文电呈送阅批的各个环节都要做到迅速、畅达、不拖延、不停滞。
第三十五条文电呈送阅批通常由办公室接收登记后，呈书记或主持工作的副书记批示后，送有关部室办理。
第三十六条办公室应及时将领导的批示告知有关单位和人员，并催促其办理和反馈办理结果。
第三十七条对于阅存性文电机关有关工作人员应按要求进行阅存。
第三十八条办公室要根据实际，制定规范的电脑文印管理制度。
第六章学习制度
第三十九条机关每周要确保半天时间组织全体工作人员集中学习，学习的内容主要是马列主义、思想、邓小平理论、“三个代表”重要思想、社会主义市场经济知识、现代科技知识、法律知识和其他各方面的知识。通过学习，不断提高工作人员的政治素质和理论水平。
第四十条各部室要根据各自的工作实际和人员情况，有计划地组织科室人员学习专业知识和科学知识，不断提高业务水平和工作能力。
第四十一条机关工作人员要积极参加各种形式的业余学习。同时，要有计划地选派工作人员参加各级举办的集训、培训班学习、深造。个人要服从组织的调训。
第四十二条机关的学习活动，由党支部、工会按照上级部署和各自的实际负责安排进行。
第四十三条机关每周集中学习，考勤由办公室负责，出勤情况作为工作人员年度考核的依据之一。
第七章财务管理制度
第四十四条所有正常经费开支实行一支笔审批制度。重大项目开支应事先编造预算，由书记办公会议研究决定，书记或主持工作的副书记按权限签批。各种发票必须有经手人、证明人签名，并注明用途，经书记或主持工作的副书记批准后，方可报销。
第四十五条工作人员因公需要借用公款的，应按审批程序办理，签订借款协议，注明还款日期，报正职领导审批，到期要及时归还，不得拖欠。因公出差需要预借差旅费的，应先填写借款凭据，报正职领导审批。出差回单位后，应在五天之内报销并还清预借款。逾期未还清借款的，每月从本人发放的工资中如数扣还。
第四十六条工作人员因公出差乘坐飞机应从严控制，确实需要的应事先提出申请，经正职领导同意后，方可乘坐，但不得乘坐一等舱位。
第四十七条节约电话费开支，严禁公话私用。领导干部电话配备和使用办法严格按有关规定执行。其他人员不准公费私配电话和报销电话费。
第四十八条机关所需的日常办公用具和招待用品，由办公室统一采购。
第四十九条严格控制接待费开支。接待客人应坚持“有利公务、节俭简朴、杜绝浪费、从严掌握”的原则，严格接待标准，控制陪餐人员。
第五十条所有基层收缴的团费、书刊征订款、开展活动募捐的现金或其它渠道的临时性现金除领导指定由某一部门管理外，其他均应移交办公室统一管理。
第五十一条办公室要定期向领导汇报经费开支使用情况，并根据财务制度，监督机关财务制度的执行。
第五十二条加强对公共财产的管理。所有公物、资金必须登记造册，专人保管，严格管理。要节约用电、用水。
第八章机关车辆使用管理制度
第五十三条车辆是工作中的一项重要的工具。车辆的使用应有效地服务于机关工作，应以提高工作效率、方便机关同志工作为目的。要用够、用足、管好。
第五十四条机关车辆由办公室统一管理、调度，超过半天需经领导审批。
第五十五条书记不设专车，保证公务用车。
第五十六条其他干部用车范围：
⒈上级团委、兄弟团委同志来×出差，可派车接送；
⒉由团县委召集的会议、组织的活动，需要用车的，保证会务用车；
⒊领取大宗邮包、车站提货、财务到银行提款、送款予以派车；
⒋干部职工亲属因病送医院予以派车；
⒌干部职工调动、探亲派车到车站接送；
第五十七条各部室符合规定的用车，应填写派车单，由办公室根据车辆情况，用车缓急和先后顺序安排车辆。
第五十八条车辆管理规定：
⒈严格用油制度。建立用车用油登记制度，定点加油、定点维修车辆。
⒉驾驶员要自觉遵守交通规则，保证行车安全。对车辆保管要做到三勤：勤擦洗、勤检查、勤保养；保持车容整洁，技术状况良好，保证随时工作，安全用车。
⒊驾驶员要自觉遵守机关规章制度，在没有出车任务时按时上下班，坚守岗位。
第五十九条以上未尽事宜，由办公室负责解释。
第九章机关档案管理制度
第六十条档案管理是机关工作的组成部分，是提高机关工作效率和工作质量的必要条件，是维护机关历史真实面貌的一项重要工作。
第六十一条机关各部、室在各种工作活动中所形成的文件材料等（包括收文、收电、发文底稿、领导讲话稿、会议记录、出版物原稿、印模、照片、录像以及各部室文件等），均应作为档案材料。在规定时限内，由办公室集中、统一管理，任何人不得私自保存档案材料。
第六十二条机关各部门工作人员向办公室调阅一般文件、材料，均应办理借阅手续，附有秘密、机密、绝密字样的文件、材料、电报、领导重要讲话稿等，必须根据领导批示传阅，但不能带回家中，阅后当天归还。
第六十三条外单位要阅资料，需持有该单位的介绍信并征得领导或办公室主任批准，方可查阅。
第六十四条绝密文件、材料、密码电报、领导讲话稿，不得翻印、复制或随意抄录。秘密文件如需翻印复制，应经领导或办公室主任同意，并及时做好登记（日期、份数、收回时间）核对，同原件一样保存。
第六十五条调阅一般文件，材料期限为七天，期满后均按时退还。如需要继续使用，调阅人应说明理由，再行续借，调阅人如调动工作或因事外出、学习、出国等，所调档案材料不论是否期满，均须离开机关前退还办公室。
第六十六条调阅人所调阅的档案材料应严加保管，注意保密，不得转借、拆卷或修改，若有遗失应及时报办公室并负全部责任。
第六十七条调阅人应将档案材料及时退回，并及时与办公室人员核对清楚，并在借阅登记本上注销。
第十章机关印章、钢印的使用和管理制度
第六十八条下列事项使用团县委党组印章：
⒈以团县委党组名义向上级的请示、报告；
⒉以团县委党组名义发出的文件、函件和报表等；
⒊需要使用团县委党组印章的其它事项。
第六十九条下列事项使用团县委印章：
⒈以团县委名义向上级的请示、报告；
⒉以团县委名义发出的文件、函件和报表、证书等；
⒊需要使用团县委印章的其它事项。
第七十条公章使用和保管办法：
⒈团县委党组、团县委印章由办公室专人保管，不得多头管理。
⒉使用团县委党组印章，须经党组书记或主持工作的党组成员审核签字批准；使用团县委印章须经正、副书记或授权办公室主任批准；
⒊对不符合使用印章规定的，监印者不予盖章；
⒋不得在空白纸及空白证书上加盖公章，特殊情况则须经书记批准。对未用完的加盖公章的空白纸及空白证书应及时上交办公室销毁。
第七十一条青联、青企协、少工委以及其它青年社团和临时机构，都要制定相应的印章使用和管理规定，并抄送办公室备查。
第七十二条团县委印章由上级配发，基层团（工）委、团县委所辖各团体、临时机构印章的制发、启用、销毁均由办公室负责。
第七十三条团县委钢印主要用于团员证的颁发，由办公室负责管理使用，并登记造册，便于团员管理。
公司重组后，融合和团结是摆在我们面前的重要任务，，全国公务员公同的天地办公室作为具有综合协调性能的部门，其作用至关重要。对此，办公室从小处做起、从点滴做起，迅速地给机关员工营造一个良好的办公环境。第一，做到不搞“小团体”，多沟通、多交流，“求同存异”。在工作中，摒弃一己私念，对工作中出现的矛盾采取先迁就、再沟通、后求同的方法；坚持共有的大原则、大方向。在生活上，多关心、多问候，遇到问题热心帮助。第二，实行不定期会议进行沟通和传达。每周例会后，办公室会根据会议内容和工作情况对本部门员工召开内部会议，一方面将各方面的政策、精神传达到员工中；另一方面，对各自工作进行汇报、总结，对需要协调的事项进行布置。第三，利用多种多样的形式开展此项工作。通过一些培训活动增强彼此之间的交流和沟通，加强同事之间的团结。月日，办公室组织本部门员工进行了拓展训练，取得了很好的效果。
二、整章建制，严格执行，确保各项工作顺利进行
首先，为加强公司机关汽车的管理，降低费用支出，最大限度地满足生产、经营和机关公务用车的需要，建立正常的车辆购置、使用、维修及驾驶员管理秩序，根据《中铁七局集团有限公司财务管理通则》的有关规定，办公室及时制定了《中铁七局集团电务工程有限公司机关车辆管理办法》，加强车辆管理调度，强化安全行驶保证了机关公务用车，基本实现了安全行驶。其次，建立健全其他办公制度。对汽车的使用排放、电脑耗材的领取、文件的接收传发等等均采取网络形式进行办公，并制定出相应的一些措施和制度，并在使用的基础上给予不断的改进和完善。办公室共起草、制定出相关的公文处理办法、电子公文管理办法、计算机及相关设备管理办法、印章管理规定、档案管理办法等几项规章制度。
三、承上启下，互相沟通，促使信息工作更进一步
公司成立以来，为全面掌握各种动态，办公室加强对各种信息的收集和整理，突出信息的广泛性和时效性，充分发挥了承上启下和互相沟通的作用。首先，办公室立足领导要求和实际工作需要，把信息工作的触角延伸到公司安全生产、经营管理、公司稳定等方方面面，及时准确地反映公司上下左右的工作情况，成为领导、各部室和各项目部及时了解掌握情况、推广交流先进经验、听取务方面意见的重要渠道。截至目前，共编排公司简报期。其次，严格把握尺度，对各种会议进行整理、发放，确保公司各项精神迅速传达到每个部门和各项目部。公司自成立以来，共召开行政周例会次、党政联席会议次、机关全体会议次、多元经营会议次。对每次的会议内容办公室都做到及时整理，加以编排，发送到各部门和各项目部，使会议精神能够迅速传达到基层去。第三，注重收集，认真筛选，将公司运营状态反馈到集团公司。在信息的收集过程中，办公室仔细认真的进行筛选，将一些典型的情况和重要的现象反馈到集团公司上级领导那里。自公司成立以来，七局网站共录用办公室所写信息条，网络刊登条。
四、推行网络，无纸办公，提高公司办公效率水平
为进一步加速企业信息化进程，推动“无纸化”办公，利用现代化的信息通道开展新形势下的各项工作，办公室从电务公司成立开始筹备建立电务公司网站，于月日正式开通，内容做到及时更新。随后，办公室又组织公司领导、各部门、各项目部的负责人和文件管理员学习“无纸化”办公系统及网络使用培训班。对电务公司的电子办公系统、相关软件应用、网络使用技巧及信息化的新知识、新技术进行详细地介绍、讲解和交流，收到了很好的效果。此外，各基层单位都能够积极配合此项工作，目前以上的基层实现了与公司的联网，特别是一些项目部在条件设施不齐全的情况下，利用上网吧等方法进行文件的接收，确保了信息的传达及时到位。
五、规范公文，强化管理，加强文件精神执行力度
公司运行过程中，办公室进一步规范公文管理，强化机要保密和档案管理工作，公文处理质量明显提高。一是严格按照上级颁发的新的公文处理格式，办公室严把行文关、文字关、体式关，全公司公文处理质量明显提高，越级行文、文件没有主题词、请示报告不分的现象基本杜绝。公文传阅准确、及时、安全、高效。目前，公司各部门、各项目部的公文处理工作已初步走上了规范化、制度化、科学化的轨道。二是机要保密工作成绩显著。半年来，办公室对机要保密工作十分重视，圆满完成了机要文件的取送、传阅和保管工作，保证了上级文件精神的传达和贯彻。三是档案管理进一步规范加强。注重档案资源的科学化、现代化管理，实行计算机管理，并选派专业人员到七局进行相关培训。四是对公文进行不定期、不定项抽验，调查文件的传达和执行情况。自成立来，办公室累计组织集中文件检查次，培训次，收集项目反馈信息次，均取得较好的效果。
六、灵活机动，搞好后勤，做好公司各项服务工作
机关后勤工作牵涉到公司里方方面面，看似小事，却是最容易出问题的地方。尤其是我们公司刚组建起来，员工之间的地域差异、生活习惯、工作理念等因素都给后勤工作带来不便。对此，办公室在食堂、住宿、日常文具用品、防寒用品等事情上加以灵活机动的控制，进行多方面调查，逐步改善提高。针对饮食差异，合理安排食堂进行调整，加强伙房卫生；住宿上，在现有条件下安排武汉人员就近入住平安招待所，既解决了住宿环境问题又便于办公。此外，在接待工作上办公室注意塑造电务公司形象，不断提高接待质量，坚持“有礼、有序、有节”的方针，热情服务，周到细致，力争万无一失。截止目前，各项接待工作没有出现失误，较好地发挥了“窗口”作用，树立了企业良好形象。
随着公司不断的发展，面对新的形势，办公室必须进一步解放思想，大胆创新，不断拓宽工作思路，转变工作方法，努力建设一支高素质的队伍，以高质量的决策服务，高效率的工作机制，高水平的后勤保障，当好公司领导的参谋助手，不断提高工作质量和水平。
××年办公室工作的指导思想是：明确一条主线，转变工作作风、做好三个服务、抓住五项重点。
明确一条主线，就是要将办公室工作放到公司发展的新形势中去研究、去琢磨，与领导保持同步思维，打铸一支视野更加开阔，反应更加敏捷，知识更加丰富，工作更加扎实，服务更加到位的办公室队伍。转变工作作风，强调“办公室工作无小事”，打铸严谨的工作作风、科学的工作态度。加强办文、办事、办会的严谨、细致、准确，做到撰写文件逻辑严密，不东拉西扯；考虑问题认真缜密，不顾此失彼；办事程序规范周密，不出现漏洞；提供各种信息和资料，使用各种数据和事例准确无误，努力为领导决策提供真实可靠的参考依据；树立良好的机关风气，做到对老同志多尊重一点，对年轻人多关心一点，对同级人员谦让一点，对下级人员客气一点，在办公室上下树立一荣俱荣、一损俱损的集体观念，使办公室真正成为团结拼搏的集体。
做好三个服务：即为领导服务、为基层服务、为同级机关服务。要不断改进服务手段，提高服务水平。为领导服务，要强化超前意识，充分发挥主观能动性，善于想大事，谋全局，当好参谋；为基层和机关服务，要充分发挥协调综合作用和督促检查职能，搞好部门间的协调，如实反映基层的意见，更好地沟通领导与部门、基层和员工的关系。
抓住五项重点：参谋助手、综合协调、信息调研、后勤服务、办公自动化。
对于当好参谋助手，主要是努力为领导提供高质量的决策服务。面对繁重艰巨的改革、发展、稳定任务，各级领导对办公室决策服务质量的要求越来越高。我们必须充分发挥参谋助手作用，不断提高决策服务质量，努力做到报信息有质量，搞调研有功夫，提建议有价值，拟文稿有创意，使办公室真正成为领导决策的“计算机”和贯彻领导意图的“输出变压器”。具体上是把握好决策前、中、后三个环节。决策前主要是围绕公司领导关心的重大问题进行调查研究，为领导决策提供真实情况和可靠依据；决策中主要是为公司领导提供指导性、针对性、可操作性强的工作预案，也就是文稿起草工作；决策后主要是抓好督促检查，促进问题的解决，确保公司领导决策和工作部署的贯彻落实。
对于综合协调，着重做好工作方面的协调，对各部门以及对公司领导班子工作的协调。办公室协助有关领导使各职能部门、各项目之间的工作关系和谐、匹配、步调一致地开展工作。办公室努力做到统筹平衡、及时沟通，以避免公司领导班子成员在部署、开展工作时的相互撞车和业务交叉、重复等现象的发生。另外，办公室还要积极协助领导处理好各种事务，协调来自各方面的矛盾。建立高效快捷、协调统一的运行机制，确保办事不拖拉、不推诿，保证机关的正常运转。
对于信息调研，我们将针对公司在改革重组新形势下出现的新情况、新问题进行及时了解、认识、研究和解决，发掘好的经验，并进行总结、提炼和推广。在具体工作中，坚持做到“三多、四加强”，多掌握第一手资料，多总结典型经验，多抓落实办实事；加强公司在改革、发展、稳定中出现的新情况、新问题的信息反馈和调查研究，加强公司在铁路跨越式大发展中出现的热点、难点问题的信息反馈和调查研究，加强全局性、战略性、前瞻性问题的信息反馈和调查研究，加强改革与发展重大问题的信息反馈和调查研究，以此促进领导作风和工作作风的转变，促进公司员工之间的融合。
对于后勤服务，我们将围绕如何进一步提高后勤服务工作的水平进行展开，抓好以下三点：一是强化主动服务的意识，增强后勤工作人员的责任感，强化为基层、为机关、为领导服务的意识，提高工作的热情和主动性。二是积极创造条件，改善员工的办公和生活条件，尽可能地为员工们创造一个好一点的工作和生活环境。三是改进接待工作。下一步要与七局办公室和其他兄弟单位办公室加强交流，相互学习，取长补短，倡导勤俭节约之风，把热情、周到、严密、安全的要求贯彻到接待工作之中，努力塑造公司的良好形象。
论文关键词：办公室工作 重要性 原则 方法
无论在何种性质的企事业或公务机构中，办公室必不可少，它既是综合部门，又是服务机关，纵向要做好上情下达、承前启后，横向要做好协调督办、后勤服务，同时还负责文件流转、档案管理、会议安排、人事变动、业务接待、综合管理等到其他各项职能，是联系同一单位间各个部门的枢纽，也是与外单位沟通的重要操手，所以要求办公室工作人员要有高度的工作热情、敏感的政治嗅觉、较准确的预见、从容的作风。
一、充分认识到办公室工作的重要性
（一）办公室是联系领导层与职工的桥梁。办公室的一大职能就是文件处理，一份权威文件在正式下发后，未必人人都能正确掌握其内涵，人人都能领会其意义，这时办公室担负着调查与解释的功能。如一份绩效考核文件，因涉及经济利益非常敏感，在文件制订下发前，首先要进行调查研究，将各部门各层次人员集中到一起进行会议讨论，听取广泛意见，针对本单位实际，结合预见情况，保留精华，摒弃弊端，做出更实用的决定。文件下发后，难免有职工不理解有怨言，这时办公室人员应不急不燥，从公司整体出发，耐心解释，心平气和，同时还要学会换位思考，仔细倾听，以化解职工心中的疑惑。
（二）办公室是联系机关与基层的桥梁。机关之所以被称做“机关”，主要一个原因就是处在领导身边，从某种程度上相当于“上面”，那么基层似乎就相当于“下面”，如果上下长期不联系，那么必然会互不了解，机关不能了解基层动态，基层也不会了解机关所作的努力，机关变得高高在上，工作交流不顺畅。为了避免这一点，办公室这时要充分发挥“中转站”的功能，通过下乡、走访、慰问、办活动等到形式走出室内，主动与基层员工接触，了解基层员工的所做所想，同时还要将调查到的情况尽快如实地向领导层汇报，以便领导层做出正确判断，然后再将领导层的决定正式传达到基层，做到上情下达、下情上报。例如高温抗暑期间，迎峰度夏期间，一线员工相当辛苦，风霜雨雪，照样出勤，烈日炎炎，依旧出工。这时办公室可与其他有关部门一起开展慰问活动，夏送清凉冬送温暖，既体恤民情，又增添了员工的归属感。
（三）办公室是联系本单位与外单位的桥梁。每个单位都不是独立存在的，都需要与上下左右的各级单位搞好往来，这又是办公室的一个重要职责。办公室人员在接待中要不卑不亢，办事时公平公正，处理业务耐心细致，以良好的窗口形象树立威信，协调各方关系，促进工作开展。
二、办公室工作必须遵守的三大原则
（一）保密原则。保密性，也就是指内部信息不得外泄，既不得泄露给外单位，也不得泄露给不该知情的内部员工。办公室作为领导的综合办事机构，处在非常关键的位置，是重要的涉密部门，既要对本单位领导和上级保密部门负责，又要管理各职能部室和员工。办公室全体人员应该提高对保密工作的认识，做到三不：不问、不说、不讲。由办公室牵头，完善保密工作的组织机构，成立保密工作委员会，加强对保密工作的领导、管理和监督。制订保密规章制度，通过会议或文件形式，将规章制度宣读下发，让每一个办公室人员熟知保密常识，在日常工作中时时提醒自己。随着办公自动化和协同办公系统的运用，保密工作的要求更加严格，办公室人员要谨慎使用计算机，妥善使用移动存储设备，不登陆不健康的网站，不安装来历不明的软件，不随意复印本单位的内部资料。办公室工作人员涉及最多的就是办公系统以及一些涉密纸质文件，这些文件必须要求有专人妥善保管，不经领导批准不得外传。加强档案管理，在调阅档案时要严格按程序办事，由专人调阅、复印、归还。 转贴于
（二）准确原则。办公室是领导的左右膀，可以说办公室工作的准确性，相当程度地保证了领导工作的准确性，保证了领导工作的正常运转。办公室工作的准确性涉及到方方面面，比如，在制订规章制度，或划分工作范围时，必须果断利索，清楚明白，不得拖泥带水。当领导询问某文件内容或某事情处理结果时，要回答八九不离十，不得含糊。召开会议时，必须牢牢抓住会议重点，控制会场气氛，撰写会议纪要时必须侧重反映，紧扣主题。在文件处理上，从上报到下发，从请示到落实，从标题到内容，一字都不得有误，确保其严肃性和权威性。对某事件的处理，必须正确领会国家方针政策，合法合理，不得偏差。帮领导出谋划策时，要结合不同地域的不同情况，拿出合理性建议。总的来说，就是办事要稳，主意要实，处理要妥。
（三）快速原则。办事迅速是办公室的重要作风，就是要求工作及时、高效。一份文件一旦签字就开始生效，就有它的生命周期，办公室人员必须在周期内尽快将文件办结，不拖拉不延误。
三、做好办公室工作的几点方法
（一）坚持学习。要学习邓小平理论、毛泽东思想，学习三个代表、科学发展观，与时俱进，跟上时展。要学习为人民服务的精神，强化对办公室工作的认识，强化自身职责。在繁杂的事务中保持清醒的头脑，敢于面对问题和矛盾，不害怕不退缩。
（二）团队观念。团队精神，即合作精神，指一个团体中各成
员之间互相配合、和谐相处，共同努力，达到目标。做为一名合格的办公室工作人员，不仅自身素质要好，而且更重要的是与团队伙伴的合作程度高，配合能力强。
（三）甘于平淡。办公室的工作属于幕后英雄，默默无闻，不显山不露水。做为办公室人员，要坚信公司无小事，小事当成大事办，大事认真办。
近年来，县政府办公室党支部紧密结合县政府机关的特点，以领导班子好、党员队伍好、工作业绩好、工作机制好、群众反映好为党建工作目标，坚持围绕中心、服务大局，坚持以人为本、全面发展，全面加强机关党建工作，思想、组织、作风、制度和党风廉政建设取得了新突破，机关党组织的凝聚力、战斗力不断增强，党员的先锋模范作用得到充分发挥。
一、抓制度建设，大力提升支部队伍管理水平
县政府办公室党支部把内部制度建设作为党支部的基础性工作，坚持以邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导，深入学习实践科学发展观，以创建学习型机关为抓手，以完善制度为着眼点，在纪律、政务和事务管理方面制定了12项工作制度和7个科、室的工作职责。纪律方面，完善了《石棉县人民政府办公室工作守则》、《石棉县人民政府办公室工作纪律》和《石棉县人民政府办公室保密制度》以及党员管理制度等，明确了办公室工作人员工作职责，增强了全体职工的全局意识、纪律意识和保密意识，特别强调了党员的先锋模范带头作用，设立党员示范岗，在工作人员中起到模范带头作用，为办公室工作的有序运转奠定了基础。政务方面，进一步完善了《石棉县人民政府办公室公文处理制度》、《石棉县人民政府办公室档案管理制度》、《石棉县人民政府办公室督查制度》等，这些制度不仅有约束，而且有激励，在调动工作人员积极性方面发挥了很大作用。例如，为提高信息调研的数量和质量，县政府办印发了《关于下达20xx年信息调研目标任务的通知》（石府机关〔20xx〕3号），鼓励大家多在县级以上刊物发表政务信息和政务调研文章。事务管理方面，制定了《石棉县人民政府办公室小车管理制度》及财务、工勤人员管理制度，规范了财会纪律，节约了开支，保证了行车安全。通过建立健全制度，做到了有规可循，有规必循，确保了办公室党支部各项工作的有序运转，实现了内部管理规范化、制度化、科学化，调动了全体人员的积极性、主动性和创造性，做到了各负其责，各司其职，互相配合，团结协作，使整个工作得以有条不紊、高效率、高质量地进行。
二、抓能力建设，大力推动县政府中心工作服务水平
县政府办公室是县政府的综合服务部门，也是重要的枢纽部门，既要发挥参谋助手的职能，也担负着上传下达、联系左右、协调各方的重任，工作头绪多、任务重、要求高。县政府办要求全体干部职工必须牢固树立服务观念、群众观念、全局观念，及时提供比较准确的情况，协调各方面落实好决策、指示和各项方针政策，组织好信息反馈，保障后勤服务和政令畅通，加强全县文秘人员培训，努力提高服务水平。
（一）着力做好办文工作，保障政令畅通。为确保文件有效运转，县政府办在强化硬件建设的同时，还采取了一些行之有效的措施。一是加快办文速度。要求从收文之日起至交送领导之日的公文不超过2天，紧急公文必须当天交送领导批示，传真及其它紧急公文随到随办；对交职能部门办理或呈送领导批示的，一般5到7日催办一次，15日内办结和答复。二是提高办文质量。无论收文处理还是发文处理，都严格按《国家行政机关公文处理办法》办理，把办文质量的好坏，作为对有关工作人员年终考核的一条重要依据，并制定了公文制发各流程工作职责，严格执行奖惩，提高了工作人员办文的自觉性和积极性。三是严格按制度办文。可发可不发的文件坚决不发，该由部门发的文件由部门自行发文，严格控制发文数量和质量。
（二）切实做好会务工作，提高会议质量。会务工作一直坚持按程序进行。一是会前工作。包括材料准备、会议审定、会议通知、会前检查四项。严格会议制度，及时做好县政府常务会等会议议题的收集、协调工作，努力做好服务工作。二是会间工作。包括电视电话会议等各种会议签到、材料分发、会议记录等事项，并严格会议纪律，定期通报会风会纪情况。三是会后工作。以《政务通报》等形式及时做好会议精神的传达贯彻、催办督查、信息反馈等工作。
（三）强化督查，狠抓贯彻落实。一直以来，县政府办一直把督促检查作为办公室十分重要的工作来抓，督办科具体落实。督查的内容主要有各级文件、会议精神、领导指示、以及城乡环境综合治理、校园安全等重点工作的落实办理情况。对督查的每项内容，都确定专人具体落实，争取做到事事有着落，件件有回音。
（四）加强工作动态资料收集，努力提供参考信息。由县政府办信息科牵头，每周至少编发一期《石棉政务信息》，及时编发灾后重建、产业发展情况、城乡环境综合治理等工作情况信息供领导参阅，得到了县级领导的肯定。
（五）轮训文秘人员，提高乡镇、部门办文水平。政府办公室的工作离不开乡镇、部门的支持与配合，积极为乡镇、部门服务，提升整体水平，才能适应新形势下的办公室工作的需要。只有乡镇、部门整体水平提高了，政府办公室的 工作才能有提升。20xx年以来，县政府办尝试对乡镇、部门、企事业单位主要文秘工作人员进行轮训，主要培训公文起草、机关公文格式、机关公文处理办法、领导讲话稿起草、信息调研等业务知识。轮训人员回到原单位把学到的好的经验逐渐推广。通过轮训，很大程度上提高了受训人员原单位文秘工作质量，对全县文秘政务服务水平的提高起到了积极推动作用。
根据《国家行政机关公文处理办法》规定，公文主要包括命令（令）、议案、决定、意见、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要等。
文处理主要包括收文办理、发文办理和公文管理三项内答。
(一)收文办理
收文办理是从公文签收直至阅办完毕过程中的全部运作。收文办理分为一般公文(含电子公文)办理和传真电报办理两类。
一般公文办理包括签收、分类、登记、拟办、批办、承办、催办、注结等环节。
l、签收。由机要科和值班接待科的机要人员办理?除领导直接交办的事项外，不得将公文直接送领导本人。
2、分类。公文分为办件、阅件二类：(1)办件，指主送县政府或县政府办公室办理的文件(包括中央、省、市政府及其办公部门、直属职能部门的文件，平行单位的函件，各乡镇、县直各部门报送的请示件，县委、县人大常委会、县政府，县政协领导批办的文件)。(2)阅件，指需要县政府领导阅知，但不需要办理的文件(包括中央：省、市各级党委、政府及其各部门的文件，各类抄送件)。
3、登记。由机要人员按照来文日期、来文单位、文号、份数、密级、标题、分发意见、编号等逐项登记。
4、拟办。市委、市政府的来文和县委转送的文件由机要科或机要秘书收文登记后，呈办公室主任签批拟办意见；省以上政府机关来文由机要科收文登记后，送分管文字工作的副主任签批拟办意见。机要秘书根据拟办意见，呈送县领导阅批。各乡镇、县直各部门、各企事业单位的来文，只是送分管县领导阅批，一般不得同时呈送多位县领导阅批。
5、批办。办件由机要秘书呈县长或主持工作的副县长批办。
6、承办。根据县长或副县长的批示，由值班接待科分发有关部门和乡镇负责落实办理。
7、催办。需要部门或乡镇办理的公文，由督查科负责催办。
8、注结。公文办理完毕，由值班接待科注明办理结果。
9、回收。已传阅的阅件、已办理的办件由值班接待科负责回收，机要科归档。
传真电报由机要科签收、登记后，交机要秘书呈办公室主任或主持工作的副主任提出拟办意见，县长或主持工作的副县长批示，机要秘书根据批示意见落实承办人员或承办单位，并负责催办、注结、回收。
(二)发文办理
发文办理是指公文形成到发出过程中的全部运作。它包括授意、拟稿、审核、签发、登记、印刷、用印、分发、传递等环节。
l、授意。领导人向拟稿人交代拟稿任务和制发文件的目的、总体思路、主要内容和措施，拟稿人要认真领会、理解领导意图。2、拟稿。县政府、县政府办公室文件、传真电报文稿，涉及部门业务内容的，一律先由业务主管部门拟出初稿，县政府办公室秘书科负责修改；综合性文稿和无业务主管部门的文稿由秘书科负责撰拟。拟稿必须按照《国家行政机关公文处理办法》的要求，做到内容、文字、格式规范。
3、审核。文稿由县政府办公室分管文字工作的副主任负责审核；会议纪要和特殊情况下的文稿可由交办的领导直接审核。
未经县政府办公室审核通过的文稿，不准直接送领导人签发。
4、签发。以县政府名义行文，经有关副县长审核后，呈县长签发，特殊情况下可由主持工作的副县长签发；以县政府办公室名义行文，经有关副县长审核后，呈县长或常务副县长签发，特殊情况下可由分管的副县长或办公室主任签发。以县委、县政府名义联合行文，由县政府办公室或县政府有关部门撰拟文稿的，经县长审签后，皇县委领导签发。以县委办公室、县政府办公室名义联合行文，由县政府办公室或县政府有关部门撰拟文稿，经有关副县长和县长审签后，呈县委领导签发。
5、登记。签发后的文稿，由机要科登记，登记内容为文号、标题、份数、承办人、签发人等；以县委、县政府名义或以县委办公室、县政府办公室名义联合发文的，由县委办公室进行登记。
6、用印。对签发完整规范的文件，印制完成后，由机要秘书负责用印。
7、印刷、分发、传递，由机要科、文书科负责办理。
(三)公文管理
管理包括立卷、归档、销毁三个环节。
1、立卷。收文(包括办件、阅件、机密级或有领导批示的简报资料)和以县政府、县政府办公室名义发出的文件，由机要秘书按档案管理要求分类立卷。传真电报来文和发文底稿由机要科保存管理。
2、归档。立卷材料由机要秘书负责于次年底移交县档案馆管理。
3、销毁。对没有归档和失去保存价值的公文，经鉴别和办公室领导批准，统一组织销毁，严禁向废品收购单位和个人出售。
二、会议组织
(一)县政府全体会议
会议组织：由县政府办公室具体负责。(1)秘书科负责起草县政府领导同志的讲话稿和拟定书面会议通知：(2)机要科负责印制会议有关材料；(3)值班室负责下达会议通知；(4)行政事务管理中心负责安排会场。
会议材料由机要秘书整理归档。
(二)县政府常务会议、县长办公会议
1、会议议题。议题来源包括(1)县长、副县长提交会议研究的议题；(2)办公室认为需要提变会议研究的议题；(3)部门向分管县长汇报同意后，认为需要提交会议研究的重大事项。议题由召集会议的县长或常务副县长最后确定。凡提交会议研究的问题，会前有关部门要充分研究，涉及多个部门的要达成共识，形成部门意见并经分管县长同意后提交会议决策。
2、有关议题列席人员。由机要秘书根据议题内容提报，报办公室主任确定。
3、会务组织。由县政府办公室具体负责。由机要秘书负责安排会议室、会议通知、开会时核对到会人员?做好会议记录和编写会议纪要。
4、注意事项。(1)会前，根据与会人数，机要秘书要组织有关人员做好会场、茶水准备；(2)与会人员进入会场，必须关闭手机、传呼机；(3)会议进行中，与会人员要集中精力开会，不得随意出入会场；无特别重要事项，非与会人员不得进入会场。
(三)县政府工作会议，专业性会议
1、工作会议一般由县政府办公室筹备，必要时会同有关部门共同筹备。专业性会议由业务主管部门负责筹备组织并承担相应经费。
2、会议筹备情况应经县政府办公室审查同意。具体审查项目包括：())会议名称、时间、地点、议程安排、参加会议人员等；(2)会议出台的以县政府、县政府办公室名义行文的文件办理情况；(3)领导讲话稿准备情况；(4)会场安排情况；(5)其他有关事项(如会议用车安排。奖品准备、与会人员食宿、参观路线、现场安排、新闻报道安排等)。
3、参加会议人员范围确定后，由县政府办公室下达会议通知，也可由筹备会议的单位按照县政府办公室的要求，以县政府办公室的名义下达。
4、会议报到(包括签到、发放材料)，会场服务等由会议筹办单位负责，县政府办公室派人到场督查。
5、会议材料由会议筹办单位整理归档。
县政府全体会议、常务会议、县长办公会议均作会议记录。每次常务会议、县长办公会议由机要秘书写成纪要，报县政府办公室主任审查把关，报主持会议的县长或常务副县长签发。工作会议、专业性会议一般不发纪要，只作会议记录备查，确需发纪要的，要经会议召集人同意。
学习制度
一、办公室工作人员集体学习每周不少于半天时间，全体工作人员参加，因出发或办理急事未能参加的，要自觉找有关领导补课。坚持集体学习与自学相结合，集体学习由办公室党支部分管领导负责组织，日常学习由各科室自行组织。
二、明确学习重点。根据上级要求和工作需要，及时安排一个时期的学习重点。学习内容：(1)学理论。认真学习马克思主义基本原理、思想、邓小平理论、“三个代表”重要思想，党和国家的路线、方针，政策，党委．政府重要文件、上级领导人的重要讲话，努力提高政治理论水平。(2)学业务。主要学习市场经济知识、现代科技知识、金融知识、法律法规及现代经营管理知识。同时，结合各自的工作特点，搞好公文写作等相关知识的学习，努力提高业务素质。（3）学技能。学讲普通话、办公室规范用语、微机操作、外语等方面的知识，全面提高工作技能。
三、积极参加县以上举办的培训学习班，参加学习的同志要认真遵守学习纪律，集中精力进行学习，圆满完成各项学习任务，在同期学员中成绩优秀。
四、为确保学习效果，每个工作人员都要建立学习笔记，撰写学习心得，办公室一般每月召开一次全体人员会议，交流学习体会和学习心得。办公室分工负责人要不定期地组织检查考核，并将学习情况作为年终评先树优的重要依据。
五、严格学习纪律。建立集中辅导学习考勤制度，集中学习时要自觉做到不迟到、不早退，有事请假，对无故不参加集中辅导学习的予以通报批评。
保密制度
一、不该说的机密绝对不说；不该问的机密绝对不问；不该看的机密绝对不看；不该记录的机密绝对不记；不在私人电话、通信中涉及机密；不携带机密文件游览、参观、走亲访友和出入公共场所；不在公共场所和家属、予女、亲友面前谈论机密。
二、凡有秘密内容的文电、草稿、资料、档案、表册、照片等在拟制、打印、复制、收发、传递、阅办、保管、清退、归档、移交和销毁等过程中，必须严格按保密文电管理工作的规定执行，不得私自复制抄录和保存秘密文件，机要文电必须存放在加锁的文件橱内。
三、对收文和发文，要严格按登记、传阅手续办理，并定期检查清理，发现短缺要及时查找，如有丢失，要及时报上级备案。工作人员调动时，必须将个人所保存的机密文电、统计资料等进行认真清点、交接，不得带走。
四、加强印信管理中的保密工作。凡需加盖县政府或县政府办公室印章的，都要严格按印信管理规定办理。作人员要妥善保管印章和各类介绍信函，不准携带公章外出，下班后必须将印章锁入保险柜内。
五、加强对现代通信、办公自动化设备和计算机联网管理，严禁在非保密通信、计算机信息系统中涉及机、绝密事项。使用计算机及其网络时，不能在互联网网站上刊登国家秘密及内部办公信息；不能利用电子邮件在互联网上传递国家秘密及内部办公信息；不能利用外网计算机处理、存储、传递国家秘密及内部办公信息；处理、存储、传递国家秘密及内部办公信息的计算机及其网络不能与互联网相连联，必须实行物理隔离。领导干部、人员在使用手机时，不能使用手机谈论秘密事项；不能将手机带入谈论秘密事项的场所。
六、跟随领导出发的司机及有关人员，凡本人不应知道的机密文件、机密事项，要自觉做到不看、不听，已经知道的要保证做到不传。
七、对违反保密制度，造成失泄密事件的，根据有关规定严肃处理。
值班制度
一、办公室的值班工作，由办公室安排各科室人员轮流负责，实行主任带班制度。
二、值班人员必须坚守岗位，认真负责，不得擅自离岗，对当班的一切工作事宜及时妥善处理，保证县政府政务系统24小时正常运行。
三、值班期间的公务接洽应按以下要求办理：
l、先问好、让坐、敬茶，再看来人证件，进行接谈；无证件者，问明情况后再谈。
2、谈时，重要事项要做好记录。
3、对来人提出的问题，值班人员须按有关规定答复和处理；不能答复和处理的问题，要及时请示有关领导；处理结果记录在册，并及时向有关领导汇报。
4、来人提出的问题，一时不能答复和处理的，要说明情况，并请来人留下地址和电话号码，以便联系。
四、值班期问接传电话态度要和蔼，问明对方姓名、单位、职务、事由、联系电话，主动通报自己的姓名、职务，并做好电话记录，提出处理意见，及时送有关领导阅示，同时严格按照领导批示迅速准确地进行落实，并及时将落实情况反馈有关领导。
五、实行严格的交接班制度，交班人员必须向接班人员介绍有关情况和需要继续处理的事项。
六、值班期间如有紧急事情，如险情、灾情和事故报告等，要立即向领导汇报，并根据领导意见，及时安排落实；同时，要主动同有关部门联系，及时掌握情况，向领导汇报了。
七、建立值班登记簿，实行值班责任制。凡当班人员要按时间顺序把相关事情及处理情况进行登记，出现工作失误，造成一定损失和不良影响者，要追究当事值班者的责任，责任不清的追究值班组长和带班主任的责任。同时建立“工作失误档案”，把值班和日常工作中的失误进行登记，并作为年终考核评比的参考。
卫生制度
一、办公室全体工作人员要穿着整洁，讲究卫生，文明工作。
二、各科(室)要认真搞好卫生，每天早晨上班前l5分钟打扫卫生，整理办公用具。
三、保持室内地面、墙壁、门窗、桌椅、沙发、橱柜等清洁卫生，不乱写乱画，不随地吐痰，不乱扔纸屑。
四、各科(室)要保管好、使用好统配的暖瓶、茶具、脸盆等用品，不乱拿乱用，及时洗刷消毒。
五、下班前整理好文件、资料，关好门窗。
六、每周末进行一次卫生大扫除。
财务管理制度
l、各项收入管理。由行政事务管理中心财务人员实行统一管理监督，对各项收入要办理严格的手续，分别核算，及时办理，所收款项，应按有关规定进行会计处理。
2、经费支出管理。(1)购物经费。购物必须先提出购物报告或口头申请。按审批权限，经有关领导批准后方可办理。价值在200元以下的，由分管主任批准：200一500元的，由分管主任和主任共同批准；500一l000元的，由主任办公会研究批准；1000元以上的报分管县长或县长批准。紧急情况下未经事先报告购买的物品，必须补办审批手续。购物发票审核签字，一律按审批权限办理，否则一律不予报销。凡控购商品，按有关规定批准后，方可购买。(2)接待费管理。凡到县政府招待所安排食宿等接待任务，由主任、副主任批准，统一由值班接待彳斗负责安排；凡到其它宾馆饭店安排的，需事先经接待办同意；凡由办公室自行安排的，应经主任或分管主任批准，否则，费用自理。
3、往来敖项管理。严格遵守现金管理制度，严格控制支出，经常核对、及时清理有关款项，各种暂付款应按审批程序办理借据，会计复核后付款。
4、货币资金管理。(1)银行存款。严格遵守国家银行的各种结算制度和现金管理制度，接受银行监督；不得出租、出借、套用或转让银行帐号，不得签发空头支票，按时与银行对帐，如发现不符，应及时查明原因。(2)库存现金按银行核定的库存限额控制库存，确保现金安全；严格按规定的范围使用现金，现金收支要及时入帐，做到日清月结，帐款相符。
5、每月底由财务人员向主任、分管主任汇报一次财务情况，每季度向主任办公会进行汇报，平时发现问题及耐汇报。
车辆管理制度
一、车辆安全
l、遵照交警队及驾工委所规定的时间，认真学习交通安全知识及其他业务知识，不得无故缺席。
2、经常检查车辆状况，注意维修保养，发现问题及时处理，不留隐患，确保安全行驶。
3、车辆外出必须经分管主任批准。车辆在行驶过程中，无论出现任何大小事故，对驾驶员本年度的先进评选都实行一票否决。保险公司按规定赔付后的事故费用差额，原则上全部由驾驶员本人承担，特殊情况下视责任大小由驾驶员予以部分承担；违章罚款由驾驶员本人全部承担。
二、车辆维修及保养
l、车辆出现故障需要维修、保养的，驾驶员要说明出现故障的原因，由车队队长、副队长、财务人员及有关驾驶人员组成的审核小组对车辆进行检查后，确定维修保养方案。维修保养前要填好维修申请单并注明修理项目，报分管主任签字审批，在经费许可的情况下，到指定地点维修，凭维修申请单由办公室统一结帐，凡是自行修理的不予报销费用。如在外出过程中出现了故障影响正常行驶的，经请示分管主任后，立即维修，回来后由车队队长、副队长、财务人员及有关驾驶人员组成审核小组复查，更换部件的要交回原来旧部件，否则，费用自负。
2、车辆需要更换的物品要提前请示分管领导同意后，填写购物申请表，由行政事务管理中心统一购买。不准私自购买，否则，经费自付。
3、及时搞好车辆清洁卫生，无论车内车外，要始终保持清洁卫生，发动机不能有灰尘，车内不能有异味。
三、车辆耗油奖惩办法
车辆加油，由行政事务管理中心专人负责开票并登记，驾驶员不得随便在加油站打白条。根据各车车型、车况，由车队队长、副队长、财务人员及驾驶员组成核评小组，核定百公里耗油量，每月统计一次百公里实耗量(包括外出途中加油)打印在表格张榜公布，年终计算出全年耗油量，按节油数额的30％奖励驾驶员本人，不得超耗。并且作为年终考核评比的重要依据。
四、驾驶员工作纪律
驾驶员必须服务领导，听从指挥，团结同志，互相支持工作，加强政治理论学习，严守保密纪律，不该说的话不说，不该做的事不做。服务要主动、热情、周到。并做到以下几点：
l、严禁以领导和办公室名义到基层单位办私事，拿、要物品。
2、严禁酒后开车，因酒后驾驶造成的一切后果，由驾驶员本人全部承担。
3、不准公车私用或将车辆私自借给别人使用。
4、要文明开车，举止言行要礼貌，不准穿奇装异服、不准说脏话。
5、做到通讯畅通，及时向办公室汇报领导出发的地点，对无故不接、不回电话三次以上者，取消电话费补贴；对贻误大事，情节严重者，由当事人写出检查，追究责任。
6、上班前30分钟要洗好车、加好油。严禁上班时间办私事；领导处理公务时，不经批准，驾驶员要就地待命，不得擅自离开。
7、晚上出发归来，要将车辆停放在车库或县政府院内指定的位置，不准将车辆停放在外面，否则后果自负。
8、为县领导服务的驾驶员，如遇领导外出不用车时，应按时到办公室上班，服从办公室统一安排，不得私自驾车外出。
安全保卫制度
一、认真贯彻执行国家法律、法规及办公室各项规章制度，做好安全保卫工作。
二、保卫值班时要着装整齐，认真履行职责，不准与无关人员闲谈，不准会客，上下班时间要站立值勤。
三、待人接物态度要和蔼，语言要礼貌，举止要文明。态度粗暴、污言秽语，影响办公室形象的要严肃处理。
四、坚持24小时值班，当班人得脱岗．空岗，擅离职守．夜间值班，严禁睡岗；要加强巡逻，并对出入车辆进行登记，凡非政府办公楼单位的车辆不准在院内停放。
五、各类车辆要按区域停放并排放整齐，不得乱停乱放，发现乱停乱放的，值班人员要及时制止，否则追究值班人员的责任。
六、保持大楼大厅及楼前、楼后卫生整洁，花坛要按时浇水、除草。
文印机械使用管理制度
一、微机使用与管理
1、微机操作人员必须先学习再使用，掌握一定的微机操作技术，严格按规程操作。
2、办公室各科室使用的微机，不经领导同意，不准外人进行操作；也不能随便运行外来软件；严禁运行游戏软件和利用微机玩游戏；不按规定操作造成损失者，要追究责任。
3、未经领导批准，不准利用微机为他人或外单位处理事务，不准利用微机从事正常工作以外的活动。
4、微机及附属设备，不经领导同意一律不得外借，凡私自外借造成损失者，应追究责任。
5、各科室微机不经领导同意，不能随便与公用信息网相联，凡联网的微机一定要注意保密，不能在联网微机上运行保密文电。
6、应保持微机的正常、安全、清洁、卫生，定期搞好保养与维护。
7、操作人员在使用微机过程中，如发现异常现象或出现故障，要及时告知科室负责人或技术人员，以便及时妥善处理，不得擅自打开机器。
二、一体机、复印机、传真机使用与管理
1、一体机、复印机、传真机由机要科负责管理。
2、一体机、复印机主要用于公文材料的印制，无关的材料一律不得印制．
3、各科室复印资料，需持分管主任签字的复印通知单，由机要科科长审核签字''''后，交复印管理人员复印。
4、传真机主要用于县政府办公室内部的收发业务，未经办公室分管主任批准，不得收发外单位和个人的文字材料．
5、一体机、复印机、传真机使用时要严格按操作规程进行。
6、一体机、复印机、传真机要由专人专管，其他人员未经许可，不得擅自开机使用。
7、一体机、复印机、传真机要定期保养，如出攻故障，要及时维修，保证处于良好工作状态。
8、一体机、复印机、传真机不对外提供服务，如确属特殊情况，需经分管主任批准。
安全保卫工作暂行规定
第一章总则
第一条为进一步加强县政府机关大院的安全保卫工作，维护机关治安和工作秩序，根据《中华人民共和国治安管理处罚条例》《中共中央国务院关于加强社会治安综合治理的决定》和中央综治委关于杜会治安综合治里工作实行“属地管理”的要求，特制定本暂行规定。
第二条在县政府机关院内办公的所有单位及院内宿舍住户，均遵守执行本规定。
第二章出入县政府机关院
第三条机关干部、职工、家属及工作人员(含借调人员、临时工、合同工、施工队的人员)进出县政府机关大院时，必须自觉服从保卫人员的询问和检查。
第四条来县政府直接找领导的外来人员，保卫人员要问明情况，详细登记，经与值班接待科联系，同意后方可放行。
第五条对来县政府上访的人员，由保卫人员联系到接待室洽谈。
第六条政府机关晚十点关闭大门开侧门，十点以后进出大门的车辆的人员一律到保卫科登记。
第三章院内车辆行驶与管理
第七条凡进入县政府机关院内的车辆，必须服从保卫人员的指挥，减速慢行，严禁违章行驶。
第八条各种机动车辆的停放服保卫从人员的安排，自行车必须在院内指定的地点停放，严禁乱停乱放，违者保卫人员有权予以清理。
第九条外地外单位的车辆未经保卫科允许，夜问不准在院内停放。
第十条自行车进出大门，必须主动下车，严禁与机动车辆抢行。
第四章机关内部安全保卫
第十一条凡在政府机关院内办公的部门和单位，要确定一名兼职人员负责本单位的日常安全保卫工作，制定落实本单位安全保卫工作制度和措施。
第十二条各部门、各单位的档案室、财务室等要建立健全各项管理制度和防范措施，有专人严格管理，财会室的现金储额不得超过银行规定的数额。
第十三条各单位要坚持值班制度，值班人员要忠于职守，尽职尽责，发现问题及时向本单位领导汇报，并做好处理工作。
第十四条各单位的兼职安全保卫人员要定期对本单位进行检查，发现不安全因素及时处理，消除隐患，确保安全。
第十五条各单位要认真搞好本部门的安全防盗工作，外出或下班后必须关窗、锁门，对复印机、微机、电视机等贵重物品要指定专人管理。
第十六条爱护机关院内的一切公共设施，损坏者照价赔偿。
第十七条各单位及宿舍住户要严格遵守用电、用水、用暖规定，防止事故的发生。
第十八条各单位或个人需处理的废纸等必须在县政府办公室指定的地点焚烧处理，并做到火灭人离，严禁乱烧乱焚，违者要进行批评教育，造成后果的要追究责任。
第十九条各单位的备用汽油严禁在机关大院内存放，凡载有剧毒、易爆油品的车辆禁止进入机关院内。
物资管理办法
第一章总则
第一条为加强物资管理，充分发挥物资的使用效能，爱护国家财产，节约经费开支，更好地为机关工作服务，制定本办法。
第二条物资管理的范围包括：办公用品、修缮材料、五金交电、家俱设备等全部资产及低值易耗品。具体工作由县政府办公室行政事务管理中心负责。
第三条坚持物资采购与保管分立的原则，物资的采购由办公室行政事务管理中心负责，保管及使用由仓库保管员负责，分管主任实施监督。
第四条全体工作人员要发扬艰苦奋斗、勤俭节约的优良传统，爱护与珍惜国家财物，配合与支持管理人员做好机关的物资管理工作。
第五条物资管理人员要认真履行岗位职责，模范地遵守规章制度，对工作认真大胆负责，廉洁奉公，全心全意做好服务工作。
第二章物资采购
第六条机关工作所需用的办公用品、维修器材、桌椅、沙发和一般的工具设备，由行政事务管理中心统一计划，仓库保管员统一保管、统一供应。
第七条物资的采购供应按照服务于机关工作的原则，既要及时周到，又要精打细算，避免损失和浪费。
第八条日常使用的办公用品及维修器材，应于每月五日前由仓库根据存放和实际需要提出月份采购计划，经财务人员审核，分管主任审查后，方可采购。
第九条特殊需要的物资，按财务开支的批准权限报请主任或主任办公会研究后方可采购。
第三章物资的验收入库
第十条机关新增添的物资(包括行政事务管理中心采购、外单位调入、赠送的物品)均须办理入库手续，经批准方可使用，未经批准，任何人不得动用。
第十一条购进的物资，采购人员应依据购货发票所列的品名、规格、数量、金额，填写“入库单”，一式三份(一联存根、二联仓库、三联会计)连同发票交仓库保管员验收无误后方可入库。
第十二条保管人员验收物资时，应仔细检验物资是否完好，规格数量是否与发票相符，经核对无误后，在入库单上签字，采购人员凭此单和发票到会计室报销．
第十三条保管人员在验收过程中，如发现物资的品名不对，规格不符，数量短缺，质量不合要求等情况，不得接收入库，同时督促采购人员查明原因，及时进行退换。
第十四条拆迁、改建房屋或维修设备拆下的废旧物资，由行政事务管理中心专人负责验收移交，未经批准，任何人不得动用或变卖处理。
第十五条对退库的废旧物资，仓库设“废旧物资帐”进行专项登记管理，并做好修旧利废工作．
第四章物资的保管
第十六条经验收入库的物资(含退库的废旧物资)，保管人员要根据入、退库凭证及时记入有关帐本，帐本的使用登记，按会计工作规范处理。
第十七条在库的物资要按其不同种类、不同性质分别采取措施严格管理，做到编号设卡，存放有序，无正式出库手续不得动用。
第十八条保管人员要尽职尽责，确保库存物资的安全、完整，对在库物资要做到勤检查、勤整理，保持仓库整洁，切实做好防火、防盗、防虫、防潮工作。
第十九条保管人员在日常工作中要做到收有凭、付有据，工作细心，收付准确无误；要随时核对和掌握库存情况，按时提出采购计划，做到帐单相符、帐卡相符、帐帐相符、帐物相符。
第五章物资的领取
第二十条物资出库必须办理出库手续，领物单由领物人填写，保管人不得代填，仓库凭单发货，不得先领后补。
第二十一条办公室各科室办公用品用具的领用，据实填写领物单，经科室负责人签字并由分管主任审核把关后，持单领用。
第二十二条维修材料的领用，由行政事务管理中心根据维修项目的需要据实填写领物单，并详细注明用途，经分管主任签批后领用；需以旧换新的物品，在领用时应交旧领新。
第二十三条县政府领导和办公室领导的办公室需用的办公用品和会客室、会议室应分配的物资，由公务员按职责分工负责领取和管理。
第二十四条物资运出机关大门，必须持有出门证；维修材料、家具设备、办公用品等材料的运出，出门证由分管主任签发，对无出门证者，保卫科有权扣留。
第六章物资的清查与报废
第二十五条对各种库存物资和所有纳入固定资产管理的家具设备，每半年和年终分两次结合财务清理进行全面的清仓查库。清查工作由分管主任负责组织行政事务管理中心有关人员进行，清查结束后要及时编写物资盘存报表，核对调整帐目，并存档备查。如发现物资丢失，由有关人员照价赔偿。
第二十六条物资损坏且不能修复时，应及时办理物资报废手续，经分管主任审批后，注销仓库及会计帐目；报废的物资，其残值应充分利用，确无使用价值的，由行政事务管理中心提出处理意见，经分管主任批准后予以处理。
计划生育管理工作制度
一、在县城计划生育管理办公室的具体指导下开展工作，对办公室计划生育工作做到有组织、有领导、有专门人员负责，贯彻落实好上级一系列计划生育政策规定，做好计划生育的管理、统计、上报工作。
二、计划生育领导小组每月召开一次会议，讨论研究本单位计划生育工作，指定部署工作计划，对本单位计划生育工作出现的问题及时研究解决。
三、协会每季度开展一次会议，积极参与计划生育民主管理，民主监督，听取和集中会员的意见和要求，维护育龄群众实行计划生育的正常权益，发挥党与群众的桥梁纽带作用。
四、加强流动人口计划生育管理，对流出流入人口及时办理《流动人口计划生育证明》，确保本单位育龄人群无漏管现象。
五、每季度组织开展一次人口与国情教育，学习党的计划生育方针、政策，学习优生优育及“五期保健”等知识，并搞好人口计划生育管理和已婚育龄人群各种避孕节育措施的落实。
六、审核部门文件时做到有利于计划生育工作，建立健全各类计划生育档案，搞好计划信息的上传下达和编发工作，指导有关部门搞好全县计划生育工作会议的筹备工作．
法制局工作职责
一、审查修改县政府各部门报送县政府审议的规范性文件草案；组织起草县政府重要规范性文件；协调部门之间在制定规范性文件中的矛盾和争议。
二、负责县政府规范性文件的清理、备案工作。办理县政府各部门、各乡镇政府规范性文件的备案审查工作。
三、监督全县行政执法责任制的落实，负责行政执法错案责任的追究。
四、调查研究行政诉讼、行政复议、行政处罚、行政许可、行政收费、行政执行等涉及政府行为共同规范的法律、法规、规章实施及行政执法中带有普遍性的问题，向县政府提出完善制度和解决问题的意见，拟定有关答复意见。
五、承办县政府管辖的行政复议事项，受县政府委托参加行政诉讼。对全县的行政复议、行政应诉工作进行指导。
六、协助上级法制部门承办全县行政执法证件、行政处罚听证主持人证件及行政复议应诉人员资格证件的发放与管理。
七、协调部门之间在有关法律、法规、规章和规范性文件实施中的矛盾和争议。
八、组织实施重大行政处罚备案制度；负责全县行政案件的统计、分析、上报工作。
九、承担县政府领导学法服务工作：负责行政执法人员公共法律知识培训：积极开展政府法制理论研究和法制宣传教育工作。
十、承办县政府交办的其他事项。
保密局工作职责
一、负责《中华人民共和国保密法》的贯彻实施。
二、开展保密宣传教育，加强保密法制建设，实施保密行政管理。
三、健全政府系统保密工作机构，搞好保密干部队伍培训。
四、开展保密技术工作指导，推广应用先进保密技术。
五、搞好与县委保密办工作的协调。
六、承办县委、县政府和上级业务部门交办的其他事项。
网络管理中心工作职责
一、负责全县政务信息网络的总体规划与设计，拟定全县阶段性建设工作方案。
二、负责省、市、县、乡电子公文传输网络的维护及县、乡级电子公文传输网络的建设。
三、负责全县政务信息网络的正常运行，搞好中心机房的建设与规划，对网络硬件和软件设备设施进行管理和维护，及时解决网络运行中出现的问题。
四、管理和维护全县政务信息中心数据库，指定规范的数据库样本及录入格式，督促检查网络效据库中资料的准确性、时效性。
五、负责全县政务信息网站的制作与维护，及时上报的各类政务信息。
六、制定全县政务信息网络数据资料的安全保密措施，监督检查政务信息网络工作站安全保密措施的落实。
七、负责县长信箱中网民邮件的办理，配合县里组织的活动制作各类专题。
八、承担县信息化工作领导小组办公室职能。
九、承办县领导、上级业务部门及办公室交办的其他工作。
秘书综合科工作职责
一、起草以县政府、县政府办公室名义行文的综合公文文稿和无业务主管部门的公文文稿，修改部门代县政府、县政府办公室起草的有关公文文稿。
二、起草县政府全体会议文字材料，及时完成需领导审定的各类文稿的清样报送，协助部门筹备县政府工作会议材料等。
三、做好县政府全体会议、工作会议及其它有关会议的签到、材料发放等会务工作。
四、深入基层，搞好调查研究，编写提报有价值的调研文章和信息，有针对性地提出建议和意见，为领导决策服务；编发《政务参阅》。
五、有关秘书人员要熟悉侧重服务的县政府领导分管的工作范围和工作部门的情况，了解领导的工作思路，积极主动地为县政府领导搞好工作及有关服务。
六、跟随领导活动，要提前做好联系和出发准备，注意了解掌握情况，搜集资料，同时做好提示、备忘和记录，搞好各项服务，尽量为领导工作和生活提供方便；对领导部署的工作做好记录、督促和反馈；做好安全保密工作，保证领导安全。
七、完成县领导及办公室交办的其他工作。
信息调研科工作职责
一、围绕县政府中心工作，做好信息收集、筛选、采编，负责办好《政务信息》。
二、指导县政府所属部门和乡镇政府的信息工作。
三、组织搞好信息上报，完成规定信息上报任务，及时反映全县工作。
四、按照县领导及办公室的安排，组织开展调研活动，认真撰写调查报告，为领导决策提供重要依据。
五、加强与市政府办公室有关科室和县委办公室及有关部门的联系，及时交流信息、调研方面的情况。
六、完成县领导和办公室交办的其他事宜。
督查科工作职责
一、负责县政府年度工作安排的分解立项，县政府重要会议、重大决策的督促落实。
二、负责上级领导批、转办件及县级领导批件的办理工作。
三、负责办理领导批转的来访信件，配合接待群众来访，及时向领导汇报办理结果。
四、负责人大代表建议、政协委员提案的办理工作。
五、提出主动立查的建议，经领导批准后办理。
六、指导县政府各部门、各乡镇人民政府搞好督查工作，协调政府系统各督查承办单位，及时调度，确保督查工作顺利完成
七、编写《平邑政务督查))和专项督查报告，向领导反馈结果，向乡镇政府及有关职能部门通报情况。
八、负责办结件的整理与归档。
九、完成领导交办的其它督办性事务。
机要科工作职责
一、负责电子公文的收发工作。主要做好电子公文的签收、分类、登记、归档、销毁等公文管理工作。
二、负责县政府文件、县政府办公室文件、县政府领导专题会议纪要的编号、登记工作。
三、及时印刷办公室各类文稿，做到版面规范美观。
四、加强文印、机要设备的管理、维修，提高设备利用率。
五、完成领导交办的其他事宜。
值班接待科工作职责
一、负责做好公文收发工作。做好收文的签收、登记、分发、传阅和回收等环节的工作，及时按照领导批示的意见，转交有关部门和乡镇办理；做好县政府、县政府办公室文件的盖章、归档、传递等环节的工作。
二、搞好上传下达，包括下达会议和其他事务的通知，接收、记录、处理好各类电话、电报，做好重要和突发事件的及时接收和汇报。
三、接待前来联系、汇报、请示工作的人员，做好对外联系等有关事务；按照归口原则，及时做好来访群众的分流疏导工作，为领导创造良好的办公环境。
四、负责安排日常值班和节假日值班工作，不得出现空岗、脱岗，确保县政府政务工作的正常运转。
五、负责安排县政府领导和办公室的公务接待工作。
六、组织安排好县政府常务会议、县长办公会议等会务工作，编写好会议纪要。
七、负责编写《平邑县人民政府大事记》。
八、负责县政府领导、办公室领导办公室和会议室、接待室的管理、卫生工作。
九、完成领导交办的其他事宜。
文书科工作职责
一、及时准确地搞好文件、报刊、信函的收发工作。
二、做好上级来文的登记、传递和下发各部门、各乡镇公文的分发等环节的工作，按规定做好收文、发文的立卷、归档工作。
三、做好办公室和政府大楼办公单位的报刊、杂志的征订工作。
四、完成领导交办的其他事宜。
外事与侨务办公室工作职责
一、负责宣传、贯彻党和国家外事、侨务工作的方针政策和法律法规；
二、负责全县外事接待、外事管理，会同或配合有关部门开展对外邀请、对外宣传工作；
三、负责全县因公出国团组(个人)的审查、报批手续的办理；
四、负责常驻本县的外商投资企业外方人员的管理；学校、医院等单位所聘外籍人员的管理。
五、负责全县归侨、侨眷身份的认定，协助有关部门做好归侨、侨眷的各项政策落实，做好归侨侨眷的社会救济和扶贫工作，依法维护归侨、侨眷的合法权益。
六、负责处理和协调全县的重大外事工作、涉侨活动和港澳事务；处理或协助处理重大涉外事务和在本县发生的涉外事(案)件。
七、负责本县与国外友好城市以及其他结好单位的对外交往活动，办理对外结好的报批手续，指导本县民间对外交往工作。
八、负责开展华侨、外籍华人及其社团的友好联谊工作；会同有关部门做好华侨、外籍华人的接待服务和资金、技术、人才引进工作，为全县经济建设服务。
九、负责海外侨胞、外籍华人、港澳同胞和归侨、侨眷的来信来访工作。
十、负责全县有关港澳同胞方面的事务，配合有关部门通过侨务工作渠道开展对台工作。
十一、承办县领导、上级业务部门及办公室交办的其他事项。
行政事务管理中心工作职责
一、负责县政府大院和县政府宿舍区的统一管理。
二、分配、调整、管理县政府办公室办公用房，做好公用房屋及其水、电、暖维修保养和费用的收缴、管理、使用工作。
三、按照有关规定，做好所辖宿舍区房屋公用部位、公共设施的维修保养工作，按标准计收房租，协调做好水、电、暖费的代收代缴工作。
四、搞好县政府大院办公区、宿舍区的环境卫生和绿化、美化工作。
五、负责办公用品、用具及其他物资的购置、供应、管理。
六、负责县政府领导的生活服务和办公室人员的节日副食供应。
七、搞好县政府召开的各种会议的会务工作。
八、搞好办公室车辆的调度安排和维修保养，保证办公室领导和各科室用车。
九、负责办公室电话管理，协调电信部门搞好电话通讯。
十、认真落实财务管理制度，搞好财务和物资管理工作，并负责经费代管单位的经费管理和财务监督。
十一、承办县政府领导和办公室交办的其他事项。
安全保卫科工作职责
一、积极开展治安防范宣传教育，全面组织落实县政府办公室安全保卫制度和治安防范措施。
二、负责县政府机关的安全保卫工作，督促检查县政府机关院内各部门落实各项安全措施。
三、配合公安机关，做好所聘保安人员的教育、管理和监督指导工作，不断提高思想素质和业务水平。
四、完成县政府领导和办公室交办的其他工作。
车队工作职责
一、负责做好对驾驶人员的政治思想教育、业务学习培训和安全教育工作，组织驾驶人员积极参加办公室组织的各项学习及集体活动，教育驾驶人员不断提高政治素质和服务水平，自觉维护办公室的良好形象。
二、组织落实好驾驶人员的各项安全制度和措施，确保行车安全。
当近的社会发展迅速，为了适应社会的需求，办公室对于企业还是单位都是一个具有综合性的部门，连接各部门、各单位之间的沟通和协调，是企业的决策参谋机构、运转中枢机构、综合协调机构、服务保障机构、公关联络机构，涉及内外协调、公关接待、文秘档案、信息化建设、车辆管理等管理工作。优质的办公室管理直接影响企业的形象和单位的管理效能。优质、有效、科学的办公室管理体系可以有效的规范公司制度，提高企业单位的工作效率，提高经济效益 。
一、办公室管理科学化的重要性
第一，直接关系到上层领导的决策水平
上层领导的决策对于企业来说是一个重要环节，是领导的重要职责之一，正确的决策可以塑造一个成功的企业。当然如何做出正确的决策呢？需要对企业、单位各部门的众多方面进行信息的采集和情况的调查，分析和判断资料信息的准确性。而办公室就是帮助领导搜集着各方面有效信息的机构，起到收集、传递、和提供意见的作用。若将办公室工作担负着承上启下、联系内外、沟通左右的重要职责，应及时向上级和公司领导请示汇报，了解清楚上级部门的要求和公司领导的工作意图，吃透精神实质和有关背景，充当桥梁与纽带，上情下达，下情上传，确保信息指令畅通。
第二，关系到管理系统的协调运转。
管理系统是十分复杂的一个系统，它在网络整体中居于中心位置的部门就是办公室。办公室是连接领导与下属的桥梁，是一个综合的办事处，收集信息、传达信息的主要部门，沟通联系各部门间、机关与基层间、领导与部门间的工作，它关系的整个工作顺利完成，关系着各部门间的沟通是否有效，优质科学的办公室管理，关系着整个管理系统的协调运转。
第三，直接影响着机关的办事效率和服务质量。
办公室的规模越来越大，说明了办公室的业务越来越多，不仅仅要处理文件，举办会议、处理信息、管理印章、做好方面工作、负责管理接待，还要负责领导随时安排下来的任务和工作。这些工作看似微小，但是却关系着更个企业的形象和发展。如果对于这些细微的小事管理不善，就容易造成管理的混乱，大大降低企业单位的办事效率、进而降低的服务态度。
二、办公室管理需要科学化的主要内容
第一，合理配置办公室内部机构。
办公室内部的合理化配置是办公室科学化管理的主要内容之一。办公室工作的综合性，决定了它将面临很多的工作内容，不仅仅是办事处，还必须具备咨询、服务、接待、处理文件、沟通各部门、传达信息的作用。所以说工作量很大，为了减轻工作负担，应该合理化配置办公室的部结构和员工，建立和完善激励和约束机制，建立绩效考评标准，对工作开展的及时性、准确性、全面性进行考核评估。做到奖勤罚懒、奖优罚劣，形成比学赶超的良性氛围，促进员工积极性发挥和提升运作效率，培养高素质高效率的团队，进而来保证各项工作的有序开展，实现科学化的办公室管理体系。
第二，要努力提高办公室队伍的思想作风建设。
首先，办公室下发的各种文件或者报告一定要深入贯彻和运用党和国家的政策，以党的正确方针为准则，起到带头作用。其次，作为单位的工作人员要具备一定的奉献精神，积极努力为企业服务，要具有一定的团队协作能力，不能凡是以自我为中心，要以大局为重，结合团队的力量做好工作。然后，要积极参与实践，深入了解单位各方面的发展情况，及时有效的为单位员工和领导提供信息，并起到监督的作用。最后，要讲究文明礼貌，文明办公，展现企业形象，不论在日常工作中还是接待来访都要时刻注意自身素质，热情周到。
第三，努力提高员工的业务素质。
员工的业务能力和业务素质对于综合性强于其他部门的办公室工作来说是很重要的，办公室工作内容琐碎复杂，这就要求办公室工作人员必须具备多知识，多能力，才能把办公室工作做的更好。比如，现在科技发达，办公室工作也趋于电子化、自动化，办公室工作人员就要具备一定的计算机技能，比如，企业逐渐与世界接轨，对于语言的要求也变得很高，如何接待外宾，这就需要具备一定外语能力。
关键词 新形势；农业科研院所；办公室工作；挑战；建议
中图分类号 C931.4 文献标识码 A 文章编号 1007-5739（2017）05-0250-03
随着市场经济快速发展和政治经济体制改革不断深入，我国经济社会发展呈现出一些新的特征：经济增长模式告别简单粗放、经济增长速度趋于平稳适宜、电子信息技术飞速发展、政府作风趋于阳光透明、社会发展呈现科学高效，今天的我们已经站在了新的历史起点上。
办公室是单位负责人实施科学决策和有效领导的综合办事机构，是一个单位沟通上下、联系左右的桥梁和纽带，也是展示单位形象的“窗口”，肩负着调查研究、督察督办、参谋服务、综合协调等重要职能，其工作关系千丝万缕，错综复杂。随着我国经济社会发展进入新形势，农业现代化建设进入新阶段，农业科技创新也面临许多新情况、新问题。如何适应新的形势，与时俱进为单位搞好优质服务，成为摆在办公室人员面前迫切需要解决的问题。
1 山西省农业科学院办公室概况
山西省农业科学院办公室目前下设行政文秘、机关财务、宣传报道、档案管理4个科室；共有在职职工14人，其中，主任（正处级）1名，副主任（副处级）1名，行政文秘科5人，机关财务科3人，宣传报道科1人，档案管理科3人。
1.1 行政文秘科主要职责
督查院属各部门、各单位贯彻落实院行政决策和工作部署；组织协调需多个部门共同办理的综合性行政工作；负责组织起草以院或院领导名义发出的报告、总结、决议、通知、意见、函等文件，组织拟定全院性的规章制度，组织撰写行政管理事项的通告等；负责外单位来文的签收、批办、留存、归档等工作；负责机关各行政处室发文的登记、留存、归档等工作；负责院章、院长名章等公章的用印及保管；负责介绍信、证明等便函的开具；负责全院作息时间调整及国家法定节假日机关职工的排班值班工作；负责全院计划生育、保密、接待等工作。
1.2 机关财务科主要职责
组织制定本单位的财务、会计制度并负责贯彻执行；组织开展会计核算和会计监督；监督各项资金的使用和分配，负责转账和开具现金凭证，负责记账凭证的汇总；负责应收、应付款的结转和清理工作并负责登记往来账；负责各职能处室业务费、各项目资金的记账工作并监督各项资金的使用情况；负责本单位工资的核算工作，监督并管理工资资金的使用情况；负责审核报销机关职工差旅费；负责固定资产明细账的登记工作，核算本单位固定资产的增减变动情况；负责本单位财政国库支付系统工作等。
1.3 宣传报道科主要职责
负责全院信息公开工作；负责全院各类科研新成果、新技术、新产品的宣传报道工作；负责办公室日常新闻的工作；负责与电台、报纸等新闻媒体的联络和沟通工作；负责“京津冀晋豫蒙农（牧）科院六院信息”中本单位信息的收集、编写工作等。
1.4 档案管理科主要职责
负责院机关档案的收集、整理、立卷和归档工作；负责对院属各单位档案工作的指导和监督工作；负责本部门各种门类和不同载体档案的统一管理工作，维护档案的完整、准确和安全；按照规定向有关档案局移交档案材料；负责档案统计工作；负责对档案（资料）的保管状况进行定期检查核对，对破损的档案及时进行修补、复制或其他技术处理等。
2 面临的挑战
2.1 人员配备不齐
2012年以前，办公室有正处1人，副处3人，正科、副科及科员21人。近几年，随着事业单位机构改革，农科院内设机构做了部分调整，加之老员工逐u退休，办公室人员变动较大。目前，只剩1名正处、1名副处、12名科级人员，人员总数较之前减少11人，现有人员大多身兼数职。在如今形势日新月异、工作任务日益繁重、工作要求不断提高的情况下，办公室出现严重人员紧缺问题。
2.2 统筹意识淡薄
办公室工作的服务性和从属性，容易使人形成程式化的思维和处事模式[1]。面对琐碎繁杂的事务性工作，办公室人员习惯自我定位成“办事员”，每天忙于日常性的事务和领导交办的任务，很少从整体上思考布局和主动进行超前规划。
办公室的工作虽看似零碎、繁杂，但总结下来，也不乏时间性和规律性。如每年的全院工作会议、干部述职大会、公开招聘会议、全院汇报大会等会议的召开及个人总结、部门年度总结、《山西年鉴》《山西经济年鉴》等材料的撰写，都有固定的时间安排，需做的准备工作也大致相同。相关工作人员完全可以早做准备，但因习惯了被动等待领导分配，往往在这些任务突然来临时措手不及。
2.3 不重视沟通协调工作
沟通协调是办公室的一项重要工作，单位的上下之间、部门之间、内外之间往往会出现许多矛盾和冲突，这都需要办公室人员通过精心、细致的沟通协调来解决。
在现行的行政管理体系中，山西省农业科学院各职能部门间按层次型功能框架建立，各领域保持独立，无责任关系，但在很多情况下，文件的传达、会议的召开、规章制度的落实、材料的上报等都涉及到若干部门，如果没有各个部门间的良性沟通与合作是不可能完成的。有一次省督导组给院办公室打电话让上报单位现任领导的住房数与住房面积、领导干部办公室的使用面积和综合办公楼的使用情况、机关公务用车的使用情况及机关全体在职人员的花名册等材料，这些材料分别由院办公室、党委办公室、组织部、人事处、后勤处等多个部门掌握，由于时间紧任务重，办公室的同志与其他部门的沟通工作做得不够充分，导致在上报时有2个部门出现相互推诿的情况，耽误了工作进程。
2.4 形象化建设亟待加强
办公室是单位的窗口，其点点滴滴都影响着单位的整体形象和声誉，反映部门的能力水平[2]。办公室的工作对象广泛而复杂，涉及方方面面的问题和公共关系，稍不注意就有可能损坏单位的整体形象。院属各单位职工或外单位人员到单位办事，一般都会先去办公室，办公室人员的一次接待洽谈、便函开具、印章使用，甚至一次电话的受理等，都能从一个侧面反映出单位的思想作风和精神风貌，甚至反映出单位的工作效率。
每年开春，行政办公室每天都要接听几十个甚至上百个咨询电话。有一次，该科室工作人员因一直忙于接听咨询电话而耽误了手头的工作很是恼火，竟与来电咨询的员发生争吵，导致双方都很不愉快，单位形象也因此受到损害。办公室的部门性质和工作特点容易使人产生较大压力，甚至产生烦躁情绪[3]，如何处理好日常工作和维护单位形象是办公室人员今后都应该注意的问题。
2.5 办公自动化发展程度低
随着信息产业飞速发展，办公自动化的程度越来越高，传统的办公条件逐渐被计算机、通讯网络等先进技术所取代。如今，山西省农业科学院每个办公室都配有计算机等一些现代化设备，但由于缺乏系统的学习和培训，也没有专门的办公室管理软件开发人员和设备维护人员，大部分部门信息利用程度较低，办公自动化程度普遍不高。比如山西省农业科学院有30家下属单位，其中有11家分布在太原市以外的地区，每次为领取一份文件或上报一份材料，都需派专人前往，浪费了大量的人力、物力和财力，严重影响了工作效率。
3 工作建议
新形势下，要在立足本职岗位和为全院事业发展服务的基础上，转变思想、改进作风，大力提升行政办公水平，积极履行好“参与政务、处理事务、搞好服务”的职责。
3.1 配齐人员，提高素质
按岗定编，配齐人员，扭转一人多职的工作现状。通过公开选拔、民主推荐、调任、公开招聘等方式增加2名副处级干部和若干名干事，明确其岗位分工及职责。同时，制定合理的办公室工作人员专职化发展方案，逐步实现办公室人员的专职化。
办公室人员素质的高低是能否做好各项工作的前提和基础，要注重办公室人员综合素质的培养和提高。一是要提高政治理论素质。作为办公室的成员，要不断学习党规、政策法规、系列重要讲话精神等，不断提高自己的党性修养，以科学的思想武装头脑，在工作中把握正确的政治方向。二是要提高文化素质。合理的文化知识结构和广博的知识是视野开阔、思维敏锐、富于开拓创新的前提[4]。面对日益严峻的形势挑战和不断复杂化的工作内容，办公室人员应不断学习，建立起层级的知识储备和开放性的知识结构，为做好各项工作打好文化基础。三是要提高业务素质。随着科学技术的发展，知识更新的速度日益加快，办公室人员必须树立终身学习的理念，不断提高自己的业务能力，掌握综合分析、组织协调、现代化办公管理等方法和手段，从而适应不断复杂化的管理工作，顺利完成岗位工作任务[5]。
3.2 树立超前意识
办公室所处的地位和职能作用决定了其工作大多是服从性的，但这不能与被动性“划等号”。要做好办公室工作，必须发挥主观能动性，增强超前意识。对年终汇报会议、全院年度工作会议等规律性和周期性的工作，要提前准备，超前谋划，增强主动性；对全院的重点工作，以及主要领导的“关注点”、院属单位的“闪光点”、职工群众的敏感点等，要主动开展调研并及时跟进，调查了解进展情况及存在的问题，为领导决策提供参考意见；对领导临时交办的任务、应急事件和突发事件等，要有灵活的应变能力，做到忙而不乱。
3.3 提高沟通协调能力
办公室工作千头万绪，做好部门之间、上下级之间、内外之间的沟通协调工作，对处理好办公室事务非常重要。首先，要当好各职能部门间的沟通协调者。办公室要从既维护全局利益又保护部门工作积极性的角度做好沟通协调工作，主动而不专擅越权，发挥好中介和桥梁作用，保证部门之间形成合力，避免不必要的扯皮和内耗。其次，要当好上下级之间的沟通协调者。要了解清楚上级的意图和工作要求，以便更好地传达落实，同时也要注意关注基层动向，广泛听取职工的意见和建议，实事求是地向上级进行反馈。三要当好本单位与外单位的沟通协调者。与外单位进行协调时，要采取积极措施，注意增进友谊、互通情况、合作交流，以得到社会各界的支持和帮助，为单位发展创造一个和谐的外部环境。
另外，在进行沟通协调时应注意以下几点：一是原则性。凡事都要坚持原则，讲究公正，照章行事，以理服人。二是谋略性。对各种矛盾都要深入调查，弄清事情的来龙去脉，不随便发表意见，不乱表态。三是灵活性。面临矛盾，要灵活应变，做到坚持原则不呆板，灵活处理不乱套[6]。
3.4 加强形象化建设
办公室是单位的“门面”，是代表领导同志处理问题、办理事务、反映领导意图的“窗口”，时刻体现着单位的形象和风貌，在工作中须高度重视办公室形象化建设。要努力做到不让领导交办的事项在手中延误、不让办理的文件在手中积压、努力避免各种差错和失密现象发生；要热情接待每一位来访者，耐心答复他们咨询的问题，切忌给人留下“门难进、脸难看、事难办”的印象，积极塑造办公室求真、务实、高效、和谐的良好形象。办公室的每一位同志也要珍惜在办公室工作的机会，立足本职，尽心竭力做好每一项工作，不嗵岣咦约旱囊滴袼刂剩努力做到博学、勤奋、求实、快捷，为维护办公室的良好形象做出自己应有的贡献。
3.5 推进办公自动化系统建设
计算机的普及和互联网的飞速发展为办公自动化提供了丰备的物质条件，合理高效利用现代网络技术，大力提高行政办公效率，已是形势所趋。办公自动化是一项系统工程，运用规模越大，功能配套越好，应用效率就越高，效益就越大。农科院院机关办公室担负着上情下达、下情上报、对外交往和行政服务等繁重工作，与院领导、机关各部门、院属各单位等都有着不同程度的联系，充分利用网络信息化技术，可大大降低行政运行成本，提高行政办公效率和行政管理水平。
首先要引进先进实用的办公软件，建立公文管理、会议管理、领导日程管理、部门事务处理等模块，把日常工作中文件的收发、起草、归档、查询，领导日程安排、信息收集上报、接待安排、督查、会议室管理、领导用车管理、部门请示报告审批等都纳入到模块中，并邀请专人进行软件使用、测试及维护等方面的培训；其次，在系统建设与应用的过程中，办公室的每一位成员都要提高自觉性，增强主动性，带头熟练掌握系统的操作流程，带头运用办公自动化系统，带头执行电子公文运行的管理规范，做办公自动化学习、使用和推广的楷模[7-9]。
4 参考文献
[1] 楚延峰.办公室工作无小事[J].办公室业务，2010（1）：23-24.
[2] 董斌彬.高职院校办公室管理工作现状及对策浅析[J].吉林农业科技学院学报，2012，21（1）：51-52.
[3] 黄得林，李海亮.基于分类管理理念的农业科研单位办公室工作实践[J].农业科技管理，2014，33（1）：45-47.
[4] 陈薇.高校院系办公室管理面临的挑战与对策[J].武汉科技学院学报，2005，18（10）：95-97.
[5] 李本华.浅谈新形势下如何做好办公室工作[J].贵州农机化，2008（2）：26.
[6] 姚丽英.小议办公室工作人员的角色承担和能力发展[J].中国石油和化工标准与质量，2011（2）：112.
[7] 杨廷慧.煤矿企业办公室管理工作存在问题及对策[J].东方企业文化・企业管理，2012（7）：66.
今年局办公室对局机关各处室办文办事加大了督办力度。对局领导交办的事情、局基层单位上报的请示事项，按照“一登记、三落实”的原则，由专人负责登记注册后，落实处室、落实人员、落实时间，进行全过程的监督落实。特别对局领导交办的或基层地勘单位请示的时间紧、任务重的事项，实现急事急办、快事快办、特事特办，对于涉及到需要几个处室协调的事情，根据处室职能分工，充分利用局长办公会、局务会等形式，确定由主办处室负责，协办处室会签、会审，局长办公会、局党委会审定等程序，做到了有的放矢，有章可循，提高了工作的效率。同时，坚持了每月通知各处室进行当月工作总结并安排好下月工作，印发了每月工作安排，促进了局机关高效有序进行
（二）加强教育培训，明确人员分工，提高办公室人员的工作能力
针对xx年全局办公室系统增加了许多新同志、办文质量有所下降的特点，局办公室在xx年初开始在全局范围开展了公文质量、保密工作及网络运行检查，并针对检查出来的问题，在7-8月召开局办公室主任会议，举办了培训班，请分管局领导和公文方面的专家讲授课程，同时，并在组织局属部分有关单位的办公室主任参加了省委党校举办的办公室主任培训班，通过教育和培训，提高了办公室同志们的理论水平和应用能力，办文办会办事的质量明显上升，特别是公文处理制度化、规范化、无纸化得到加强。
在局办公室内部，针对会务会议、文件起草审核、公文处理、文明考核、目标管理、机要保密、公务接待、来信来访、机关财务资产管理、政务信息、局域网管理、信件收发等事务众多繁杂的情况，局办公室实行人员分工，落实各自职责，突显团结协作，实现了“忙而不乱”、有条不紊的目标，较好完成各项年度任务，如在召开红层找水会议时，因为任务重、时间紧、会议涉及面广，但办公室在局领导的指导下，在有关处室的协助下，有效完成了这项紧急任务。
（三）加强文件审核把关，着力提高发文质量，全局公文质量得到提升
一年来，在加强教育培训的基础上，我办将改进文风作为改进工作作风、提高服务水平的一个突破口，着力提高发文质量，严格公文审查把关，坚持做到了“四不发”，即不符合政策规定的不发、不符合行文程序的不发、公文格式不规范的不发、已向社会公告的规范性文件不转发，确保了发文质量。xx年，全年审核局发文项，局办发文项，党委发文项，局发函项，全部做到及时、准确的审核把关和文件印发。在收文方面，收到省级机关、各厅局来文件，收到各单位来文共489件，做到及时处理，及时呈交局领导和各有关处室批阅，做到了无漏文、无积压、无遗失。同时，对不符合公文处理规定的公文，我们实行退文制度，制定了“八退文”的规定并印发局属各单位，有效制止了格式不规范、程序不符合规定的文件产生，提高了公文的质量，使全局各单位的公文得到明显的提升。
（四）加强 “文明单位”综合考核，认真做好目标管理工作，提高了我局的排名
为使考核更加科学、公正、合理，在征求局机关各处室和局属各单位意见的基础上，我办对“文明单位”综合考核办法进行了修改，根据贯彻科学发展观、建设和谐地勘的精神，我们加大了政治文明的考核分值比例；为体现做好主业的精神，加强了项目质量管理等方面的考核，并提交局长办公会审核通过。
同时，我们认真完成了省政府对我局目标管理日常工作，从制定《xx年度局工作目标》入手，根据我局的职能，修改完善了我局考核内容及分值比例，及时报送《xx年度局工作目标》、《xx年半年工作目标管理报告》，加强向省政府目标督办室及组长单位（省发改委）的汇报与沟通，xx年度目标管理最后得分 分,比上年增加了分,排名由 名上升为 位。 办公室关于全面预算管理的反思整改总结
2012年财政局办公室年度工作总结
林科所办公室工作总结
2012年应急管理工作总结监察局纠风办工作总结
银行大堂协管员工作总结
校办工作总结
【返回 办公室工作总结 栏目列表】
（四）深入开展保密教育，狠抓机要保密工作，较好为地勘经济建设保驾护航
办公室关于全面预算管理的反思整改总结
2012年财政局办公室年度工作总结
林科所办公室工作总结
2012年应急管理工作总结监察局纠风办工作总结
银行大堂协管员工作总结
【关键词】办公室；文秘人员；能力结构
随着时代的不断发展，社会情况越来越复杂，社会对办公室工作文秘人员需求量不断增加的同时对文秘人员的从业要求也不断加强。所以，作为一个办公室文秘人员，必须提升自己的综合素质，让自己具备强大的工作能力，只有这样才能达到社会对办公室文秘人员的要求，而自己本身也不会在激烈的竞争中处于淘汰边缘。
一、现阶段办公室文秘人员的社会需求现状调查
前文笔者提到，时代的发展，社会出现了很大变化，社会对于办公室文秘需求量将不断增加。从现实情况看，办公室文秘人员确实拥有很强的能力，在完成自己本职工作的同时还可以为领导分担部分工作，协助领导处理好各项事务，保证了工作的顺利进行。办公室文秘属于功能型以及综合型人才，受到很多公司企业的青睐，不同领域对办公室文秘人员的需求量也不尽相同。
站在整个社会的角度考虑，办公室文秘呈现出需求量不断增加的现象。然而，站在内部来看，办公室文秘的职业岗位出现了很大改变。一般来讲，大型公司内部分工比较细，对于细节工作要求比较严格，办公室文秘人员在大型公司会受到很大重视。一些外资企业和民营企业在办公室文秘人员的需求量上也不断增加。此外，事业单位、国家机关等部门对于办公室文秘人员的需求量有所下降。
二、探讨办公室文秘人员能力结构
办公室文秘人员工作能力主要表现在基础能力和结构能力这两个方面，这两种能力可以很立体地反映出现代办公室文秘人员的能力结构，构成了办公室文秘人员的能力系统。
（一）基础能力结构。包括如下方面：
1.敏锐的观察能力。有过办公室工作经验的人都清楚观察力对于办公室文秘人员的重要性。办公室文秘人员的观察能力与一般工作人员的观察能力不同，它主要表现在对上级领导言语、脸色、行动等方面的观察。对于办公室文秘来讲，他们最基本的的工作内容其实就是传达信息，负责联系上下级，方便人员沟通。正是由于这种工作内容的存在，所以办公室文秘人员要能够察言观色，善于观察并记住身边的人和事。现在的领导都是知识丰富、能力突出的领导，他们看待问题处理事情的想法随时可能产生变化，进而给文秘人员来个突袭，文秘人员因为准备不足而工作没做好。所以，办公室文秘人员平常一定要对领导多了解，知道领导内心深处的想法，只有这样才能将被动变主动，利于工作的进行。
2.超强的记忆能力。通常来讲，记忆力指得是人大脑记忆事物的能力，但是对于办公室文秘人员来说，仅仅拥有这种记忆力是远远不够的，他们需要的更多是对于经验的存储。办公室文秘人员必须要牢牢记住上级领导传达的每一项重要信息，以防因为信息的传达失误而造成工作的失职。超强的记忆能力是办公室文秘人员必须具备的，对于突发事件的处理一定要沉着冷静，运用之前可能处理类似突况时采取的措施进行处理，不要让自己手忙脚乱。同时，办公室文秘人员处理繁杂工作的时候，需要记忆的东西很多，所以，超强的记忆力有助于办公室文秘人员工作的顺利进行。
（二）专业能力结构。包括如下几个方面：
1.良好的文字表达能力。文字表达能力是办公室文秘人员进行沟通交流的的一种能力，是办公室文秘人员必须具备的。对于办公室文秘人员来讲，他们从事的工作就是经常跟文字打交道，例如向上级领导反映情况，和同事进行工作沟通，涉及到的都是文字方面。所以，办公室文秘人员一定要具备良好的文字表达能力，也就是文字写作能力要强，精通写作技巧，拥有较高的写作水平。这就要求办公室文秘人员在日常工作生活中多积累写作素材，多阅读一些读物，并不断进行写作练习，提高自己的文字表达能力，进而提高自身工作能力。
2.熟练的办公自动化能力。办公自动化主要是办公室文秘人员能够熟练操作一些现代化办公设备、器材、通信技术以及互联网等。一般办公室最主要的设备主要有计算机、打印机以及传真机等，办公室文秘人员一定要对基本的办公设备熟悉，掌握其操作规范。而且，随着时代的进步，现在办公室办公很多都实现了数据、文字、事务处理一体化。因此，如果办公室文秘人员没有较强的办公自动化能力，那么在他们日常的工作当中将会碰到很多困难。反之，具备良好的办公自动化能力有利于他们日常工作的顺利进行。
三、结语
作为一名办公室文秘从业者，必须要掌握一些基本的从业能力，主要是基础能力和结构能力，拥有这两种能力是办公室文秘人员顺利工作的基础，并促进办公室文秘人员综合素质的提高。
【参考文献】
[1]吕沁芮.浅谈办公室文秘人员的能力结构[J].办公室业务，2014，12（3）：1-1.
