时间：2022-10-06 03:21:55
检查方法
1、查阅相关文件，检查营业部是否根据公司制度成立了反洗钱工作小组，并以书面文件形式确立了小组成员、反洗钱指定指定机构、反洗钱人员及岗位职责分工，是否按照公司制度要求制定了具体的实施办法或细则，制定的办法是否符合监管部门的要求，组织机构及岗位人员的调整是否及时向当地人民银行报备，是否将有关制度向当地监管局报送，是否及时报送反洗钱非现场信息季报、年报等。是否将员工履行反洗钱岗位职责等情况纳入考核机制。
2、查阅相关文件和记录，检查营业部是否制定了反洗钱培训工作计划，是否组织员工进行了反洗钱培训和学习，培训学习的形式和内容是否有书面或影像记载，培训后是否组织考试、是否有反洗钱领导小组活动记录。
3、查看相关记录，检查营业部是否对客户进行反洗钱宣传教育，宣传教育的形式和内容是否有书面或影像记载。
4、进入反洗钱系统，查找可疑交易分析数据，根据这些分析数据调阅对应的调查记录及录入情况，检查营业部反洗钱指定人员是否按照公司制度及时对可疑交易数据进行分析，系统分析录入的要素是否规范和齐全，是否可以充分证明营业部分析的可疑交易结论是正确的，是否存在可疑交易及涉嫌恐怖融资可疑交易漏报情况，是否保存客户尽职调查书面资料，客户尽职调查书面资料分析是否全面、审核人是否均签字。
5、检查客户身份识别及持续识别情况及客户身份资料及交易记录保存情况：
抽查2014年营业部客户开户资料至少100份：重点抽查用临时身份证件开户的、客户年龄在18岁以下或70岁以上的、客户资产与年龄或职业不匹配的、只有资金不做交易其他情况的机构客户；抽查以及审计人员认为必要的自然人客户和机构客户。
（1）检查客户开户资料的真实性、合法性、有效性、齐全性
自然人客户身份识别：是否没有填写国籍（B股客户）、是否缺职业、缺行业、缺住所地或者工作单位地址、联系方式，是否缺身份证件或者身份证明文件的种类、号码，二代身份证件是否没有反面复印件、身份证件或者身份证明文件是否过有效期限等。
机构客户身份识别：是否缺住所、经营范围、组织机构代码、税务登记证号码；是否缺可证明该客户依法设立或者可依法开展经营、社会活动的执照、证件或者文件的名称、号码；工商营业执照（正本或副本）、组织机构代码证、税务登记证（国税、地税）以及法定代表人、人身份证件，控股股东及实际控制人说明及上述身份证明文件的复印件是否在有效期内；是否缺控股股东或者实际控制人的说明；是否缺法定代表人、负责人和授权办理业务人员的姓名、身份证件或者身份证明文件的种类、号码且其身份证件或者身份证明文件是否在有效期限内等。
（2）检查金证交易系统、影像系统中所记载的客户信息是否与客户开户资料信息完整和一致客户开户资料中记载的信息是否在金证交易系统、影像系统中完整体现，录入的信息是否一致。
（3）对身份证件过期的客户，营业部是否通知该类客户携带更新的有效身份证件亲临开户证券营业部办理身份证件更新手续，是否有留痕。
6、检查客户洗钱风险等级标注
反洗钱指定人员是否及时、准确地按照《公司客户洗钱风险等级划分标准》进行客户风险等级标注。抽查身份基本信息不全的客户，验证洗钱风险等级是否存在漏标注情况。如客户开户资料中缺职业信息，反洗钱指定人员是否在反洗钱系统中“是否具有客户身份信息资料不全的情况”进行洗钱风险等级标注的等。
7、检查营业部参加当地人民银行组织的反洗钱活动及以完成相关工作任务情况
营业部是否积极参加当地人民银行组织的反洗钱培训、反洗钱宣传月活动、是否积极配合司法机构协查案件情况及移送涉嫌洗钱犯罪信息等。
检查依据
1、《反洗钱法》；
2、《金融机构反洗钱规定》；
3、《金融机构大额交易和可疑交易报告管理办法》；
4、《金融机构客户身份识别和客户身份资料及交易记录保存管理办法》；
5、《证券公司反洗钱客户风险等级划分标准指引》；
6、《中信建投证券有限责任公司反洗钱内部控制暂行办法》
7、《中信建投证券有限责任公司客户洗钱风险等级划分标准》等。
一、水利工程档案管理工作中存在的主要问题
工程档案产生于工程项目建设的参建各方，在工程建设过程中质量的评定，事故原因的分析、索赔和反索赔、阶段验收和竣工验收以及其日常管理工作中具有不可替代的重要作用，而且是工程建成后运行、管理、维护工作中不可缺少的依据。特别是在建立工程质量终身责任制的今天，档案的凭证作用显得尤为重要。如何有效地管理好工程档案既是工程本身的需要，也是档案管理部门的要求。根据笔者多年的工作实践，水利工程档案管理工作主要存在以下问题：
1．重工程建设轻档案管理。工程项目建设的特点是用有限的投资在规定的时间内建成符合设计要求的工程，使之尽快发挥效益。在工程建设过程中，业主一般把控制工程投资、进度和质量作为工作的中心任务，对工程档案资料的收集、整编等工作往往重视不够，甚至担心工程档案管理会影响进度，重工程建设轻档案管理的现象普遍存在。
2．档案管理质量不高。部分项目施工期长达数年甚至更长时间，受工期长、人员变动大的影响，在工程项目施工期间业主往往只注重工程施工进度，对建设过程中形成的资料没有妥善保管。档案资料不能按规定及时移交和定期整理归档，待工程完工时才组织力量突击收集，增加了工程项目档案资料收集的难度，难以保证档案资料的完整性和准确性。
3．档案收集过程的混乱。部分单位为赶工期和进度，只重视工程验收是否过关，在工程实施过程中忽视档案资料的收集，放松了项目文件的日常管理工作。由于不能做到档案工作与工程进度同步管理，专业档案人员难以做到全程跟踪和指导，因此往往造成档案资料的收集、整理不及时、不合要求，待工程竣工验收时才发现档案管理不善的问题，形成被动局面。
二、问题存在的原因分析
工程档案管理是工程管理的重要内容，在工程建设的各环节都是档案形成的过程，既有按计划周期形成的资料，也有各建设环节产生的阶段性材料，还有根据工程建设的临时性事项产生的文档。工程档案管理不善的主要原因包括以下几个方面：
1．重视程度不够。部分建设单位档案管理意识淡薄，注重工程有形建设，忽视档案资料的作用，没有把工程档案管理纳入工程建设和管理之中。重建设轻档案，使档案管理不能与工程建设同步进行。
2．责任落实不到住。部分参建单位责任意识不强，不能严格执行工程档案管理的相关制度和规定，对工程档案管理岗位及其职责落实不到位，使得工程档案无法得到有效收集和整理。
3．人员素质不高。部分参建单位档案管理人员多为兼职人员，缺少水利工程档案管理知识，对水利工程档案收集、整编、管理等要求不够熟悉，使得水利工程档案管理质量较差，无法达到国家规定的档案验收标准。
三、解决问题的合同承包制档案管理模式
采用合同承包制管理水利工程档案模式，是将已经列项拟建的重点水利工程档案管理纳入设计、施工、监理等合同体系，将档案管理工作委托给专业档案部门进行全过程管理。该模式包括以下特点：
1．对工程档案管理工作实行合同制。在工程建设招标时，将工程档案管理任务单列一项，业主(甲方)以招标或委托方式与专业档案馆或档案管理机构(乙方)签订合同，由专业承包单位按合同对档案进行系统、规范管理，以合同形式明确规定双方的权利、义务和法律责任。合同签订后，乙方立即为甲方组建档案机构(如档案室)并开展工作。档案室的职能包括：制定整个工程的档案管理规章制度、办法；对工程参建各方的档案工作进行业务指导和监督；对建设管理单位(甲方)产生的档案进行有序管理，使整个档案管理工作从开始阶段就走上规范化道路。
2．对工程实行档案管理目标合同制。在签订设计、施工、监理等项目合同的同时，将档案管理纳入设计、施工、监理等参建单位合同管理之中，明确规定各自档案管理职责及要求，规定工程档案验收的标准，采用经济手段强化工程档案管理工作，同时加强对合同履行过程的管理。在检查合同执行情况时，同时检查档案管理情况。针对合同执行过程中存在的问题，采取有效措施加以改进。建设单位对各项工程招标时，要有档案人员参加编制标书及合同条款，并在编制标书时对档案管理特别是竣工资料的要求做出具体规定。开标后，这些规定以合同方式加以明确。工程开工前，接受委托的档案部门要为建设管理单位编制符合该工程实际的档案管理规定并及时下发给各参建单位，明确档案资料的归档范围和移交办法。在工程建设中，各参建单位必须以档案管理目标合同为依据开展工作，并服从档案管理部门的管理、协调和监督。
四、合同承包制管理水利工程档案模式的优点
采用合同承包制管理水利工程档案，是水利工程档案管理的一种新模式，对水利工程参建单位具有十分重要的意义。其优点主要体现在以下几个方面：
1．节省时间。工程建设项目在立项开工之初，建设管理单位刚成立，工作千头万绪，受委托的档案管理部门可在工程开工之初建立起全方位的档案管理体系，使档案管理工作与工程建设齐头并进。工程项目竣工之时，工程项目档案收集、整理完成，为工程竣工验收提供完整系统的档案资料。工程项目交付使用时，工程档案就及时移交给工程项目的管理单位，使工程项目运用过程中问题能得到及时有效解决。合同承包制管理档案能与工程建设同步进行，不会因工程档案工作滞后，给工程建设带来不利影响。
2．经济效益。合同承包制管理档案，工程建设管理部门需向专业档案部门支付一定的管理费用。对档案部门而言，它可弥补其事业经费的不足，增加职工收入，经济效益是直接的。对工程建设部门而言，它可降低建设管理单位组建档案管理班子的时间、人力、财力投入，使建设管理单位集中精力从事工程实施工作，提高工程管理质量，经济效益是间接的。因此，合同承包制管理工程档案对档案专业部门和建设管理部门双方都具有经济效益。
为充分发挥档案行政管理部门的职能作用，推动农民专业合作组织快速、健康发展，建立起适合农民专业合作经济组织自我管理和发展的档案管理体系，满足农民专业合作社在生产、流通、管理、培训、市场营销和技术推广等各个方面对档案信息资源的需求， 3月10日至25日__县档案局档案业务指导部门在全县范围内开展了一次为期近10天关于__县农民专业合作组织档案工作情况专项调研，笔者现就结合调研情况谈谈__县农民专业合作组织档案工作。
一、 基本情况
20__年10月31日通过的《中华人民共和国农民专业合作社法》，自20__年7月1日起施行。自此农民专业合作组织的设立、注册、登记、合并、清算、分离、民主管理、成员查阅利用合作经济组织法定范围内的档案材料就获得国家法律的规范和保护，农民专业合作组织开始步入法制化轨道。截止20__年12月止，__县共组建农民专业合作社108个（包括农民专业协会）、其中78个经过工商注册重新转登记，占专业合作社总数的80%以上，新组建30个合作社依法登记注册，占专业合作社总数的20%。全县专业合作社入社农户41050户，年产值达数亿元人民币。主要涉及黄连、辣椒、莼菜、中药材等具有地方持色、优势的农业产品。
__县农民专业合作组织的发展倍受重庆市委、市政府高度关注和重视，市级主要领导和相关职能部门领导和专业技术人员多次莅临__视察、指导工作，极大地鼓舞了__人民建设好农村专业合作组织的信心和决心。市、县、乡各级职能部门在引导、建立、规范、发展、管理农村专业合作社，以及农村专业合作在社生产、流通、加工、运输、贮藏、营销过程中形成了大量档案资料，真实记录、见证了农村专业合作社发展的全过程，有的档案资料还十分珍贵。因此，建立、健全、规范农村专业合作组织的档案工作对于促进合作组织内部科学管理、建构经济组织与成员之间的和谐关系、促进农村合作经济组织健康快速发展，具有非常重要的现实和长远意义。
调查显示、目前__县农村专业合作经济组织档案工作已初具雏形，档案意识在合作经济组织的领导层中已经产生，有一定（办公场所同室）的档案保管场所，并按内部成员的分工对档案进行了管理，有的还根据财务记账、核算、管理的需要对财务资料按财务的档案要求进行了整理，制定了财务资料管理的相关规定等。专业合作组织档案呈现出不同的特点同时也表现出一些问题。
（一）、专业合作组织档案的形成与利用特点，
1、农村专业合作组织档案不独立单方面存在，农村合作经济组织虽与相关职能部门虽无隶属、上下级别关系，但工作联系紧密，各级职能部门在行政审批、许可、工商注册、登记、产品质检、认证、命名、纠纷调解、协调、诉讼截决、处罚、表彰、权属界定、财务、信贷、税收、社会保障、生产安全、经济运行管理指导、统计、扶持、服务、工作配合等过程中也将直接形成与合作经济组织相关的各类档案资料。
2、有特定的内容、农村专业合作组织除形成以上互为因果、联系的档案以外，在农业产品生产、种植、栽培、加工、运输、贮藏、农产品的销售、经营、生产资料的购买，以及与农业生产技术、工艺、标准执行、业务培训、信息服务等方面也将形成特定内容的农村专业合作组织的生产性档案资料。
3、农村专业合作经济组织从建立之初档案材料的内容（要件）注入法制元素，重要档案资料收集范围法定，查阅档案资料对成员公开并成为合作经济组织内部成员的法定权利，《中华人民共和国农民专业合作社法》第十三条规定：设立农民专业合作社，应当向工商行政管理部门提交下列文件，申请设立登记：1、登记申请书；2、全体设立人签名、盖章的设立大会纪要；3、全体设立人签名、盖章的章程；4、法定代表人、理事的任职文件及身份证明；5、、出资成员签名、盖章的出资清单；6、住所使用证明；7、法律、行政法规规定的其他文件。第十六条明确规定：农民专业合作社成员享有查阅本社的章程、成员名册、成员大会或者成员代表大会记录、理事会会议决议、监事会会议决议、财务会计报告和会计账簿的权利。体现了农民专业合作社从开立登记注册之初、民主管理、成员地位平等、具备相关资料（建立档案的材料）的法制理念，闪现耀眼的档案法制光辉，给今后档案收集范围、促进立档单位应归档材料立卷归档、明确档案收集、保管者的责任，提高档案利用率、规范档案利用行为，向合作组织成员开放非档案查 阅、推动政务公开、冲破档案查阅利用封闭的围墙、揭开档案资料的神秘面纱、注入了具体的法定的法制元素，对提升档案行政执法可操作性，有效开展档案管理和行政执法活动产生深刻的影响。
（二）、档案主要类别
主要类别有：1、财务档案；、2、文书档案；3、科学技术档案（图纸、图表）；4、照片档案几个方面的应归档文件材料。
（三）、应归档材料的主要具体内容：
1、财务会计档案；有会计帐薄（总账、明细账、银行存款帐、现金出纳帐、订本帐、活页帐、辅助帐）。会计凭证，（计帐凭证、原始凭证、支付凭证及附件）。会计报表（季度报表、年度报表、年度会计报告、及其它会计资料）。
2、文书档案；有设立登记申请、重要的会议记录、（全体设立人签名、盖章的设立大会、成员大会、成员代表大会、理事会、监事会记录、纪要、简报、决议）；合作组织设立人一致通过的章程（全体设立人签名，盖章）；选举产生理事长、理事、执行监事或者监事会成员的选举表决材料（选举票样、监计票员签名的最后选举结果汇总表），审议其他重大事项、重要决策的原始记录、纪要、简报、决议；重大财产处置、对外投资、对外担保和生产经营活动中的其他重大事项的决议、签订的重要合同、协议；合并、分立、解散、清算决议、通知；出资成员签名、盖章的出资清单成员账户、成员名册；年度工作报告或年度工作总结、年度业务报告、盈余分配方案、亏损处理方案；合作社内部制定的制度、规定；人员聘用、（录用、入社）除名（退社）处分和本社和上级相关部门的表彰材料、重要的通知、上级及政府相关部门制定的有关法规性、政策性通知、规定、规章；提供的认证、认定、批复、证照，（工商注册登记证、营业执照、土地征用、租用、使用、流转、集体土地、林地承包、转让、出让、被征用、占用证明证书）；内部审计或委托审计机构审计形成的审计报告等；
3、科技档案；包括产品、科研课题、基建项目、设备仪器方面的科技文件材料，（执行国家标准gb/t11822-20__格式，具体收集范围参见其行业标准、结合农村专业合作经济组织实际制定收集范围和档案保管期，其具体内容应包括专业合作经济组织科技生产、建设全过程）。
4、照片档案：按gb/t11821-89国家标准收集整理，
二、存在的主要问题
1、档案意识不强；档案意识虽普遍在农村专业合作社开始盟芽，但档案意识不强、认识还不到位，无专职的档案工作人员、兼职的档案人员没经过档案基础知识的集中培训学习，缺乏必要的档案知识，不知何为“档案”、对档案收集、整理的范围不明确，保管期限划分不准，执行标准不统一，档案装订达不到规范要求，档案管理处于随意状态，资金投入少、安全保管条件差，应当归档的材料造成损毁、散失的可能性较大、档案资料查找困难。
2、针对农村专业合作社档案问题的专项档案法规滞后，目前农村专业合作社档案收集、整理不知执行何种档案格式、标准，档案收集范围不明确、保管期限划分不明确，准确的档案统计数据统计难、档案管理业务部门开展档案业务指导工作十分困难。
3、已经整理的各类档案整理方法、格式不统一，无统一规范的归档文件目录，装订整理不规范，有的金属物未除，档案装具（卷宗袋、盒）质量、标准、规格式样不统一，档案装具质量不高、难以对档案装具生产、经营单位实施有效的质量、标准的监制和经营行为管理。
4、档案管理制度缺失，据《农民专业合作社法》农民专业合作社应当按照国务院财政部门制定的财务会计制度进行会计核算。按这一规定合作经济组织内部制定了相应财务资料管理制度，但缺乏统一、规范包括财务资料、财务档案在内的档案管理制度，缺乏将资料形态转化为档案和开展档案统计的制度要求和法规性规定。
5、档案管理体制不适应迅速发展中的档案事业发展需要；县级档案行政管理部门之间发展不平衡，无相对统一、稳定、完善、具体的承载档案业务指导、档案行政执法等职能、职责的内设机构、编制、人员、经费和必要的办公设备、档案行政管理和档案行为监管从管理体制上缺位。完成某项日常档案业务工作按部就班，按照每周领导意图临时性安排，其它时间、创造条件想办法完成市、县下达到档案部门并分解到职工个人的年度档案目标任务和其他综合性工作。档案业务人员没有自我档案业务工作长远计划、日程安排、档案工作缺乏生机与活力。
6、专（兼）职档案工作人员缺乏、没有专职档案人员岗位设置；默默无闻、埋头苦干、甘为人梯、淡泊名利、是档案人职业闪光的一面，但面对普通档案人员在待遇底、地位底、档案业务资金投入乏力、档案标准还不完善、可操作性不强、立档单位归档随意性大、权责不相称的工作环境、不安心档案职业，放弃或改行他业成为人们择业心理定位，专职档案人员缺乏、兼职的因其主要工作重也不愿意涉足档案这项职业，档案收集、加工整理、管理工作存在较大难题。
7、经费投入不足；档案价值是潜在的价值、不是可以参与市场交换、立即变现的商品、或资产，档案发挥作用有现实和长远作用，长远作用需漫长的时间其价值才得以体现，同时档案工作也是一项需要资金投入的工作、我县农村专业合作社虽取得快速发展但与经济发达地区比较，总体弱小、处于大工业生产连条的底端，利润薄、投资大、劳动密集、对土地的依存度高、抗市场风险力不强，技术含量不高，组织结构松散，合作组织之间由于生产规模、注册资金、成员多少差距大等原因，对档案工作的资金投入悬殊大，档案工作经费投入不足、档案工作基础参差不齐，10人以下的小合作社建立自身的档案工作存在的困难更大，档案安全保管条件更差，档案工作所需的工作经费及必要的办公条件不具备，档案工作常常容易被忽视、被遗忘，更需要相关部门的关注、帮助、扶持，指导。需要采取有力措施加强档案工作基础性建设。
8、档案的原始性受到前所未有的冲击 ，以数字化为代表的现代信息技术迅猛发展，电脑的普及和应用已深入到人类社会活动的各个方面，也正改变着几千来、人类手刻、手写文字、图表的方式。传统的展示个性和艺术化、原始的、唯一的手写字迹材料（文件初稿、原始稿）目前已正在消失，被电脑打印机输出的几种固定有限的字体、格式所代替，现有归档材料如果不附作者手写签名的文件处理结果，已很难判定文件拟稿、修改、签发人、责任者及其文件材的形成全过程，档案的原始性、唯一性、真实性受到前所未有的冲击。
三、对档案工作的需求和建议
档案是党和国家的宝贵财富、是《中华人民共和国档案法》保护的范围，档案行政管理部门主管本行政区域内的档案事业，并对本行政区域的机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案工作实行监督和指导，这是法律赋予档案行政管理部门的法定职责。通过对农村专业问卷式调查，对档案工作的需求方面，农村专业合作组织提出以下几点需求：
1、要求上级档案部门经常加强档案业务培训。
2、无偿进行档案业务指导、支持。
3、制定相关规章制度，给予相关方面的帮助、扶持。建议加大档案工作管理力度，提高档案的规范性，提高档案整理质量，和标准化程度，普及档案知识，给予资金和技术等方面的帮助、支持。
社会的迅猛发展、人民众群物质、文化生活水平的不断提高，对档案信息资源需求也越来越强烈，对档案工作提出了更高、更新的要求，档案工作人员的担子和责任越来越重。档案工作是一项巨大的系统工程，绝不哪一个部门、哪个单位、哪几个人就可以单方面就可以搞好的，需要社会档案意识的普遍提高，需要各行各业各部门的相互支持、配合、参与。丰都县档案业务部门在调研过程中就存在的问题也梳理出以下几点意见和建议：
1、建议制定关于农业农村专业合作组织档案工作办法、整理标准、管理制度规范、档案收集范围、保管期限表，制定具有可操作性、相对统一的档案移交、统计、鉴定、销毁、安全保管、保护、利用程序及规范标准，完善档案管理制度性建设，杜绝归档过程中的主观随意性、提高档案法治的可操作性和档案行政执法的能力和水平，基本建立权责明确、行为规范、监督有效、保障有力的档案行政执法体制。
2、完善档案形成机制、在充分应用现代信息技术及数字化、办公自动化、电子政务的过程中，关注档案形成过程，制定和采取有力措施，规范文件材料制作程序、有效措施保护档案材料的原始性、耐久性、真实性、唯一性、不可再生的特殊性，禁止不按规定归档或无纸质载体归档而采取单一电了格式存储档案资料方式。
我中心档案室自09年成立以来，在中心党支部领导下，本着为学校发展服务，为师生服务的精神，团结协作积极进取，在档案业务和服务质量等各方面都取得了比较大的进展。档案室由中心副主任分管。建立了全中心的档案管理体系，实现了档案馆对中心各科室档案工作的监督指导职能档案馆。现有职工2人。档案室使用面积21余平方米，15平方米的库房，目前合计36平米，基本满足了储藏档案空间的需要。
一、提高认识，加强组织管理
学校档案管理工作是我中心档案管理工作的重要组成部分，也是学校持续性地开展工作，工作不断上水平上台阶的一项重要工作。我中心领导班子高度重视，成立了以中心主任为组长，各分管副主任和工作人员共同参与管理的专门的领导机构。档案工作通过办公室牵头，进行管理和运作，分管师训、团队、教务、财务、电大、后勤等工作的教师具体地参与档案工作。对档案工作实行综合管理，档案集中在中心综合档案室。师训、团队、教务、财务、电大、后勤的档案定时移交到中心档案室进行统管统用。
我中心定期对档案管理工作的责任人和分管工作的负责人进行培训，学习《档案管理办法》、《档案保管制度》、《档案借阅制度》、《现代化管理制度》等，促使大家对档案管理工作的标准化、规范化、现代化，明确形成共识，形成合力。为保障工作的扎实开展，学校认真贯彻落实执行国家档案法律法规，定期组织我中心的领导和档案人员学习《档案法》和《档案条例》及国家有关档案法规、标准规范。参加县档案管理工作业务培训。我中心制定了《档案保管制度》、《档案保密制度》、《档案鉴定销毁制度》、《档案统计制度》、《档案利用制度》、《档案工作人员岗位责任制》等制度，并将制度上挂到墙，便于直观地掌握和领会，并严格落实。编定了保管期限表，保障了档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、借阅、利用和保密等环节的连接，确保万无一失。
二、配齐设备，做好充分的物质保障
学校设立专门的档案室，配齐专门的档案柜，并将阅览室与档案室相分离，注重了防火、防盗、防高温、防光、防尘、防鼠、防虫、防污染等措施的落实。归档文件材料基本齐全、完整。档案整理的质量基本符合要求。按照分类方案进行分类、组卷;档号编制正确;装订整齐、卷内无有金属物;卷面、卷内目录、备考表填写规范;分类细致;案卷标题拟写简明、准确。档案存放排列有序，编号科学规范，库房整洁卫生。进一步完善和落实了档案工作组织领导机构,各类职责及各项工作制度;规范了业务,全面执行新的业务标准;是进一步加强和落实安全管理,对库房安全工作进行了重点检查,及时更新,补充了新型灭火器,防潮(杀虫)剂,要求每个同志都能掌握新型灭火器的使用方法;加强了对库房温,湿度的监控.安全性符合档案"十防"的工作要求。
归档文件材料基本齐全、完整。档案整理的质量基本符合要求。按照分类方案进行分类、组卷;档号编制正确;装订整齐、卷内无有金属物;卷面、卷内目录、备考表填写规范;分类细致;案卷标题拟写简明、准确。档案存放排列有序，编号科学规范，库房整洁卫生。具体来说我中心档案室现存有教师发展中心综合档案共6大门类160余卷，含综合档案30卷，人事档案3卷，学生档案26余卷，师训档案101卷。另有电大学员试卷档案1000余卷。
三、努力提高基础业务建设，走内涵式发展的道路
我中心对所使用的文件材料及时归档，归档率达到100%。书写材料和纸张都严格按照规定去使用。在交接时应有完备交接手续。经手双方都要有明确的责任。我中心档案文件完整，并严格按要求进行分类。组卷规范、合理，符合标准要求，文件编排有序，卷内文件排列有序，并按照要求进行了编号，卷内文件目录、备考表填写规范清晰，卷内文件整齐，无金属装订物。编目规范，排架合理，案卷封面填写规范、清晰，案卷标题简明、准确，案卷排列有序。对所有档案进行安全管理，杜绝出现霉变、褪色、污损、虫蛀现象。
四，存在的问题
通过自查，我中心对档案管理工作进行了进一步的明确，同时，也发现了一些存在的薄弱环节，如：
1、档案意识淡薄，思想不到位。尽管现在把档案纳入我中心责任制考核中，但是部分人员对档案工作意识仍不强，一定程度上影响了档案工作的开展。
2、虽然配有专职档案员，但由于教师工作的性质，档案员往往需要兼职其他工作，不能一门心思投入到档案工作中，不利于档案工作的开展、完善。
3、档案收集不齐全，部分文书档案遗失。存在一些专业档案和照片档案容易散落在各个科室，收集、整理它们也就特别难，造成档案收集不完整，归档率低；且由于时间过久、管理不善的缘故造成了我中心部分文书档案遗失。
认真贯彻执行《档案法》和《湖北省档案管理条例》,按《办法》规定办理档案登记证,认真宣传《中华人民共和国档案法》和《湖北省档案管理条例》。城市规划档案工作进一步完善了管理机制,加强了制度建设,为城市规划建设工作的发展提供了优质服务。城市规划档案已进入了依法治档的新阶段。
1、城市规划档案的形成
城市规划档案,是城市规划部门在各项业务活动中形成的,作为记录历史保存起来以备查考的资料,主要包括文书、图纸、各项城市建设项目报建档案等。经过档案管理人员对这些资料进行认真有序地收集、整理、分类、编目、排架,就形成了城市规划档案。
2、城市规划档案的作用
城市规划工作档案的政治方向和根本目的主要是城市规划管理工作服务,其作用主要有两个方面,即凭证作用和借鉴作用。档案是历史的凭证,是第一手参考材料。城市规划档案是当时直接使用的文件资料转化而来的,它客观地记录了过去的历史情况,保留着真实的历史标记。它不仅记录了城市规划工作历史活动的真实经过,还记录了在各项活动时的思想发展、形成变化、工作成果以及经验教训等。它对于记录历史、查考情况、更好地开展工作,具有广泛的参考作用。有档案做依据,研究和处理问题就比较准确迅速,从而提高了工作效率,促进了城市规划工作的正常开展。
3、健全档案管理体制,创新档案管理工作
首先,健全档案管理体制。档案局高度重视档案管理工作,形成了党政领导齐抓共管、分管领导具体负责、档案室具体执行,一级抓一级、层层抓落实的工作机制。明确由办公室具体负责档案工作,设立档案室,配备专职人员负责档案室的日常工作。每年将档案工作均列入本单位的工作计划,形成年初有计划、年中有检查、年末有总结的工作格局,确保本单位的档案工作专项经费的到位。
其次,实现档案管理现代化。随着改革的深入发展,档案管理面临着许多亟待解决的问题,只有实现档案管理现代化,才能有效地解决新形式下出现的新问题。 因此,要充分利用现代化技术整理档案。档案汇集着大量的指示,也记载着丰富的信息,是一种丰富的信息资源,但档案的整理工作繁琐,重复劳动多,强度大,利用计算机等现代化手段整理档案,就可以收到事半功倍的效果。
最后,加强档案工作人员队伍建设,提高业务素质。 城市规划档案工作已逐渐从传统管理模式演变到计算机信息数字化管理模式,从档案的手工查询发展到网上查询。电子计算机技术在档案管理中的运用,可以使文件的形成、运行、转换等各个环节与自动化办公衔接起来,这种现代化科技手段与先进操作管理技术都迫切需要档案管理工作者去掌握和运用。档案管理数字化、信息化是信息社会对档案工作的要求,也是档案工作者的必然方向。所以,档案管理工作者要结合自己的岗位工作,边学习边操作,提高业务素质的同时还要注重计算机知识、信息文化的学习,努力使自己具备信息知识和网络文化的综合型档案管理人才。每一位档案工作者都要有宽广、扎实的专业知识,通晓各类档案的管理理论和管理方法,强调档案与其他专业的渗透与联合,树立起强烈的责任感和使命感,坚持对历史负责、为现实服务、替未来着想的态度,扎扎实实地做好本职工作。
4、合理开发利用档案资源,为城市规划工作服务
摘要：乡镇财政档案管理是财政管理的重要环节，但在管理过程中存在的问题也不断暴露出来，开展乡镇财政档案工作规范化建设迫在眉睫，本文探讨了乡镇财政档案管理规范化建设的必要性，提出了乡镇财政档案管理规范化建设相关建议。
关键词：乡镇；财政档案；规范化；思考
乡镇财政部门是乡镇政府的综合经济管理部门，乡镇财政档案是基层财政工作的真实记录，同时也是全景反映所在地区经济、社会、民生等领域发展历程的重要资源。近年来，随着经济改革深化和社会不断进步，乡镇财政档案管理工作逐渐受到重视，但在管理过程中存在的问题也不断暴露出来，开展乡镇财政档案工作规范化建设迫在眉睫。现笔者结合工作实际，就如何推进乡镇财政档案工作规范化建设，谈谈自己的想法。
一、开展乡镇财政档案工作规范化建设的必要性
1.开展乡镇财政档案规范化建设是提升乡镇财政工作整体水平的需要。管理好财政档案可以有效提高乡镇财政部门的整体工作质量，对于促进单位日常工作顺利开展也具有积极意义。主要体现在两个方面：一是可以更好地规范日常财务工作行为，不仅体现在对财政档案工作的记录层面上，还能够对财政工作中所涉及的各类文件进行合理的记录；另一方面，在加强档案管理的过程中，可以督促档案管理人员严格遵守工作规章制度，进而更好地确保财政信息的真实有效，对财政资金的用途和来源内容进行合理有效的监督。2.开展乡镇财政档案规范化建设是提升乡镇财政档案信息化水平的需要。目前计算机信息技术在档案管理中的地位越来越高，在计算机信息技术支持下进行档案管理，可以极大地提高乡镇财政档案管理效率。为此，乡镇财政部门应该加强信息化档案管理体系建设，建立稳定的档案管理队伍，提高他们的档案管理水平以及能力。乡镇财政部门可以充分利用现代信息技术进行财政档案管理监督，提高档案管理水平。3.开展乡镇财政档案规范化建设是提升乡镇财政档案开发利用水平的需要。档案是人类在社会实践中形成的原始记录，具有凭证和参考作用。乡镇财政档案管理不仅仅是“保管”，更重要的在于对档案信息的开发利用，将藏身于“深闺”中的“死档案”变成为我所用，为民所用的“活资源”。通过开展乡镇档案工作规范化建设，提升档案工作的规范化、科学化水平，为高效开发利用档案资源奠定重要基础。
二、乡镇财政档案工作规范化建设面临的主要问题
1.对档案工作重视程度不够，档案意识淡薄。部分基层财政部门对档案工作认识不到位，经常是“说起来重要，用起来必要，忙起来不要”，不能充分保证档案工作所需的人、财、物。有的单位虽然将档案工作列入年度工作计划，也有专人负责，但真正将档案工作作为单位长效工作来抓的却很少。2.档案管理人员业务素质不高，专业能力欠缺。档案管理工作是一项专业性较强的工作，对管理人员的专业素质要求较高。乡镇财政部门档案工作一般由总预算会计负责，其他会计配合，但他们疲于应付日常工作，难以集中精力钻研档案业务，再加上工作岗位变动频繁，造成业务素质普遍不高，直接影响乡镇财政档案工作的稳定性和持续性。3.经费投入不足，档案保管条件落后。由于经费问题难以落实，一些乡镇财政部门档案室的保管条件总体上比较差。库房环境和面积不达标，空调、除湿机、灭火器等设备不齐全、陈旧老化等现象普遍存在，与“八防”要求差距较大。4.档案管理制度不健全，基础业务薄弱。乡镇财政部门虽然建立了档案收集、保管、借阅、利用、保密等一系列档案管理制度，但往往流于形式、执行不严。档案资料收集不全、档案整理不及时不规范、档案借阅不严格履行手续等问题普遍存在。5.档案信息化程度较低，开发利用不足。乡镇财政部门的文书、会计等档案从收集、整理到装订、保管，基本上是手工操作，后期调阅也以手工为主，调阅效率低，档案信息化建设未得到充分重视。另外，在档案管理上存在重保管、轻开发的现象，开发工作更多的是针对文书档案，对财政业务档案利用开发不足，业务档案利用效率较低。
三、加强乡镇财政档案工作规范化建设的建议
要扎实有效地推进乡镇财政档案工作规范化建设，必须着重加强以下五个方面的工作：1.加强宣传，提高财政干部职工的档案意识。领导干部带头学习档案知识，引导干部职工树立档案理念，要从思想上重视，摈弃对档案工作的各种认识误区。不断加大档案宣传力度，通过挂横幅、发放宣传册、举办档案知识竞赛等多种形式，利用电视、网络、专栏等载体宣传档案法律法规和相关知识，进而获得各部门对财政档案工作全方位的支持，提升对财政档案工作的重视度和对财政档案利用的主观能动意识。2.强化学习，提升档案人员的业务素质。财政档案管理人员的素质直接关系到档案工作质量的好坏，为更好的适应新时期档案工作需要，必须坚持“以人为本”的原则，采取多种方式，加强档案员队伍的培养和培训。一是集中组织学，在自学为主的基础上，举办培训班，宣讲有关档案管理的法律法规，统一思想，提高认识，更新观念，不断强化档案管理意识；二是走出去学，组织参加档案工作现场会，取长补短，进一步提高单位档案工作管理水平；三是请进来讲，邀请市档案局专家现场指导或举办讲座，有针对性地改进档案管理工作，提高档案管理人员素质。3.强化硬件建设，改善档案保管环境。环境建设和现代化设施水平是评价档案规范化建设水平的一个重要方面，也是提高工作效能的重要保障。乡镇财政部门要积极创造条件，加大资金投入，着力解决档案工作环境差、设施水平低的突出问题，按标准按要求建设好规范化的档案室，购置合格档案柜，落实通风、采光、防盗、防虫、防潮、防火等保护措施，不断夯实档案规范化建设的物质基础。4.建章立制，规范乡镇财政档案管理。档案管理制度是提升档案工作规范化建设的重要途径和可靠保证。乡镇财政部门要根据《档案法》、《江苏省档案管理条例》等法律法规，结合乡镇财政档案工作实际情况，建立系统有序的管理制度。既要建立健全确保档案集中统一管理的行之有效的工作制度，又要建立完善档案收集、整理、保管、开发利用等档案工作业务制度，以制度管人，用制度管档，按规矩办事，使档案管理工作真正做到有章可循、有规可依、有据可查。5.加快信息化进程，提升档案服务水平。乡镇财政部门要大力推进档案信息化建设，使之与新时期财政工作同步协调。通过纸质档案数字化加工，逐步建立电子档案数据库。档案数量巨大者，可优先对保管期限为永久、长期、30年的文书档案进行扫描加工，不断扩大电子档案存量，促进财政档案管理工作的信息化和科学化。在此基础上强化档案利用服务，从编制检索工具、撰写编研材料、转变服务方式等方面入手，不断拓展服务领域，创新工作机制，优化服务方式，充分发挥档案的利用价值。乡镇财政档案管理工作任重而道远，基层财政部门和档案工作者必须认清责任，踏实工作，积极探索，才能科学有效地管理好基层财政档案，为地方经济和社会发展作出贡献。
作者:孔逸华 钟志文 陈云 单位:丹阳市财政局
一、办公室档案管理工作中存在的问题
（一）缺乏完善的制度。新时期，事业单位办公室档案管理工作缺乏完善的制度保障，导致了办公室工作效率低下，影响了办公室职能的发挥。传统的办公室档案管理工作只是单一地对档案进行整理、归档，没有利用当前最新的科技进行管理、分类，主要是由于管理制度不完善或是在执行过程中办公室人员不按规定进行，使得管理制度成为一种摆设，造成了办公室的很多档案资料缺失，影响了办公室职能的发挥。
（二）专业人员缺乏。办公室档案管理工作在事业单位工作中占据着非常重要的地位。但是在当前的办公室档案管理工作中，很多的领导没有重视，导致了从事档案管理工作的人员专业技术不强，对新知识和新技术的接受能力缺乏，影响了办公室档案管理工作职能的发挥。
（三）档案管理设备落后。当前，由于事业单位在办公室档案管理工作中的资金投入较少，对于一些高科技和电子产品的引进较慢，导致了办公室设备的落后。办公室档案管理工作依然采用的是传统的工作方式，这就给办公室人员增加了工作量，这是导致档案管理工作混乱的一个重要因素。
二、新时期加强办公室档案管理规范的措施
（一）建立科学合理的规章制度。制度建设是保障，只有建立了科学、合理的规章制度才能保证办公室档案管理工作的有效进行。新时期，办公室档案管理工作要适应时展的需求，在制定新的档案管理制度的时候要摒弃原来规章制度的束缚，在制度的内容和形式方面要做到创新，坚决杜绝形式化现象，这样才能保证档案管理工作做到有据可循。另外，在制定规章制度的时候要充分将现代化的手段结合进去，使档案管理制度更具安全性、科学性、完整性。档案管理制度的建立还要包括档案销毁制度，对于一些保存到期的档案，要按照规定及时销毁，保证办公室档案管理工作职能的发挥。
（二）加强办公室档案管理人员的综合素质培养。办公室档案管理人员的综合素质决定了档案管理水平的高低，因此要提高相关人员的综合素质。首先，要加强档案管理人员专业知识和技能的学习。其次，档案管理人员还要具备现代化的操作手段。这就要求在选拔办公室档案管理人员时一定要严格。另一方面，为了提升办公室档案管理人员的综合素质，必须要加强对工作人员的专业知识培训，让他们时刻对知识进行更新，尤其是计算机专业知识的更新，这是因为信息技术已经渗透到了各行各业中，只有让档案管理人员掌握了先进的计算机知识才能促使档案管理朝着规范化的方向发展。
（三）加强档案管理信息化建设。加强办公室档案管理信息化建设是新时代赋予我们的新要求。在新的形势下，要实现办公室档案管理的科学化、规范化、制度化，必须要将信息技术与传统的纸质档案管理相结合，实现办公室档案管理的现代化。电子档案是信息时代下纸质档案的新发展，电子档案由两种形态构成，一种是直接以数字模式产生的数字信息档案，另一种是通过对纸质档案进行再加工后形成的原件数字档案。数字档案是对传统的纸质档案的再现过程，但由于各地区信息化水平的不同，数字档案建设很多还不完善，影响了办公室档案的发展。
三、档案规范化管理的意义
（一）档案的规范化管理是实现档案科学管理的客观要求。由于办公室档案管理是一项非常复杂的工作，通过规范档案管理过程，能够节省大量的劳动力和时间，减少不必要的成本投入，同时还能提升档案管理的工作效率。尤其是在当前科学技术飞速发展的时代，档案管理更要实现规范化，这样才能保证档案管理工作的质量，为其他部门提供最真实、可靠的数据，提高办公室档案管理的效率。
（二）规范档案管理工作能够促进现代管理手段的丰富。办公室档案管理工作的规范化有效地提升了现代化技术的使用。在对档案管理进行规范化的过程中，需要计算机的参与，这就提升了各部门之间信息交流的水平，同时也提升了档案管理的利用效率。
关键词：干部人事档案；制度化；规范化；科学化
中图分类号：F240 文献标志码：A 文章编号：1673-291X（2013）24-0105-03
干部人事档案工作的“三化”建设是指干部人事档案工作制度化、规范化、科学化建设。中央组织部、国家人事部、国家档案局在1995年11月召开的全国干部人事档案工作经验交流会上明确将“大力加强干部人事档案工作制度化、规范化、科学化建设，更好地为干部人事工作和人事决策工作服务，为改革开放和社会主义现代化建设服务”[1]，确定为当前和今后一个时期干部人事档案工作的指导思想；1996年12月，中共中央组织部印发《干部人事档案工作目标管理暂行办法》，决定 “全面推行干部人事档案制度化、规范化、科学化管理”[2]。经过十几年的不懈努力，全国干部人事档案工作制度化、规范化、科学化建设取得了重大进展，干部人事档案工作制度化、规范化、科学化程度有明显提高。实践证明，干部人事档案工作“三化”建设是加强干部人事档案工作，提高干部人事档案工作水平，实现干部人事档案工作目标的重要途径。
干部人事档案工作制度化、规范化和科学化建设之间的关系是辩证统一的关系。三者的侧重点及其作用各有不同：规范化侧重于干部人事档案工作的标准、规范的制订，它是“三化”建设要完成的根本任务；制度化侧重于干部人事档案工作的标准、规范的实施措施、组织机构的确立，它是“三化”建设目标任务实现的组织保证；科学化侧重于干部人事档案工作规范、制度的科学基础构建，它是“三化”建设目标任务的实现的技术手段支撑。三者统一于“三化”建设目标，服从和服务于“三化”建设目标。因此，干部人事档案工作规范化、制度化和科学化是干部人事档案工作“三化”建设中紧密相联、密不可分的三个重要组成部分。正确处理“三化”建设这三个组成部分之间的辩证关系，对于进一步深化“三化”建设认识，推动干部人事档案工作规范化、制度化和科学化建设，努力把干部人事档案工作提高到一个新水平，更好地为干部人事工作、人事决策工作和社会主义现代化建设服务，具有十分重要的意义。
一、规范化是干部人事档案工作“三化”建设的重点和根本
干部人事档案工作的规范化是指要使干部人事档案工作的各个环节或组成部分如干部人事档案的收集、审核、整理、保管、转递、利用以及组织领导、队伍建设等应按照《干部档案工作条例》、《干部人事档案材料收集归档规定》和《干部档案整理工作细则》等规定的标准、规范的要求进行操作，达到或超越规定的标准的过程。
干部人事档案工作“三化”建设的重点工作和根本任务就是要实现干部人事档案工作的规范化，通过干部人事档案工作的规范化，提高干部人事档案工作水平，为干部人事工作、人事决策工作和社会主义现代化建设服务。干部人事档案工作制度化、科学化服从和服务于干部人事档案工作的规范化。干部人事档案工作制度化为干部人事档案工作的规范化提供政治前提和组织保证；干部人事档案工作科学化为干部人事档案工作的规范化提供科学基础和技术支撑。
干部人事档案工作规范化的主要内容是建立干部人事档案工作规范性体系。干部人事档案工作的规范性体系是指党和国家机关制定的与干部人事档案工作相关的法律、行政法规、行政规章及其他规范性文件的总称。经过建国以来半个多世纪的实践探索，在中国，已经初步建立并形成了一整套比较完整、规范的干部人事档案工作规范性体系。《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》、《干部档案工作条例》、《企业职工档案管理规定》《流动人员人事档案管理暂行规定》、《干部档案整理工作细则》、《干部人事档案材料收集归档规定》、《干部人事档案工作目标管理暂行办法》、《干部人事档案工作目标管理考核标准》、《关于进一步开展干部人事档案审核工作的通知》、《关于违反〈干部档案工作条例〉行为处理办法的暂行规定》等法规体系，明确规定了干部人事档案工作的组织领导、管理体制、管理方式、目标管理、档案审核、违法行为处理等方面的规则和标准，对推动干部人事档案工作的规范化建设起到了巨大的推动和促进作用。
二、制度化是干部人事档案工作“三化”建设的前提和保证
干部人事档案工作的制度化就是指以干部人事档案工作的各种规范为依据，建立和完善干部人事档案工作各项规章制度，确保干部人事档案工作的各个环节严格按照干部人事档案工作规范运行的过程。 干部人事档案工作的各种规范只有转化为干部人事档案工作中的各项规章制度，才能有效地得到贯彻实施；干部人事档案工作科学化的各项任务只有在一定的制度保障下才能得以顺利完成。因此，“干部档案管理制度，是科学地管理使用档案，维护机密安全，有秩序地进行档案建设的重要保证。” [3]干部人事档案工作的制度化不仅是实现干部人事档案工作规范化的政治前提和组织保证，也是实现干部人事档案工作科学化的政治前提和组织保证。
干部人事档案工作的规章制度既有综合性的规章制度，又有单项的规章制度；既有全国统一制定、普遍适用的规章制度，又有各地区、各单位根据实际情况具体制定的规章制度。在这些规章制度里面，既有法规性制度，也有岗位性制度。例如《干部档案工作条例》、《干部档案整理工作细则》、《干部人事档案材料收集归档规定》等就是全国统一的根本性的规章制度。它不仅是全国干部人事档案工作必须遵守的工作准则，干部人事档案工作之外的人事档案工作如企业职工档案、流动人员人事档案工作都必须参照执行。《干部档案工作条例》（1990年修订，以下简称《条例》），于1991年由中央组织部、国家档案局联名颁发。《条例》明确了干部人事档案管理工作的性质、任务、特点、体制，并对干部人事档案管理工作的各项内容作了统一的规定。《条例》是“各级组织、人事部门的干部都要共同遵守，贯彻执行”的“干部档案工作的法规”[3]，也是各级干部人事档案管理部门制定具体工作制度的根本依据。《条例》有两个附件，即：（1）“干部人事档案卷皮、档案袋样式和规格”，规定了干部人事档案卷皮的规格、式样、制作材料、颜色、项目设置。（2）“转递干部人事档案材料通知单”式样，规定了转递干部人事档案的统一办法。中共中央组织部2012年6月下发的《关于做好文件改版涉及干部人事档案有关工作的通知》（组通字[2012]28号），就党政机关公文用纸幅面采用国际标准A4 型后的干部人事档案材料、目录和转递单，干部人事档案卷盒和档案袋，干部人事档案库房设备建设等问题作出了新的规定与调整。《干部档案整理工作细则》，是全国干部人事档案整理工作统一遵循的制度。它对整理干部人事档案的要求、标准、档案材料内容的鉴别、分类、整理过程、注意事项等作了详细的规定。《干部档案材料收集归档规定》，对干部人事档案材料的收集、归档范围，归档材料必须具备的条件及收集档案的方法作了具体的规定。
除以上几种统一的制度外，还有一些基本的工作制度，根据中组部《干部人事档案工作目标管理考评标准》要求，各级干部人事档案管理部门应建立和健全干部人事档案查（借）阅制度、收集制度、鉴别归档制度、转递制度、检查核对制度、保管保密制度、管理人员职责和送交档案材料归档工作制度等八项具体工作制度。这八项具体工作制度在《干部档案工作条例》等法规性文件中都有原则性规定，各地区、各部门、各单位的组织人事部门应根据各自管理的干部人事档案范围和干部管理权限，制定符合本地区、本部门、本单位实际情况的干部人事档案工作具体工作制度。
三、科学化是干部人事档案工作“三化”建设的基础和手段
干部人事档案工作的科学化是指干部人事档案工作的原则规范、制度体系、工作方式等符合和适应干部人事档案工作的性质、特点和发展规律要求的过程。干部人事档案工作的科学化建设包含两方面的任务：一是要确保干部人事档案工作的各种规范以及各项制度符合和适应干部人事档案工作的性质、特点和发展规律；二是要尽可能运用现代科学技术手段，支撑和确保干部人事档案工作的各种规范以及各项制度的运行与实施。干部人事档案工作的各种规范以及各项制度是否科学，要以对干部人事档案工作的本质和规律的认识是否正确为基础；而人们对干部人事档案工作的本质和规律的认识总是要随着干部人事档案工作实践的深入发展而不断地加以深化；干部人事档案工作的原则规范、制度体系、工作方式等总是要随着人们对干部人事档案工作的性质、特点和发展规律认识的不断深化而不断地进行调整和创新；支撑和确保干部人事档案工作的各种规范以及各项制度的运行与实施的各种技术手段也总是要随着科学技术的发展而不断地得到完善。因此，干部人事档案工作的科学化不仅是干部人事档案工作的规范化、制度化的认识论基础，也是干部人事档案工作规范化、制度化的技术支撑手段。
党的十一届三中全会以来的改革开放和社会主义现代化建设实践，已使干部人事档案工作所面临的客观环境发生了很大的变化，出现了许多新情况、新问题和新挑战：
一是干部人事制度改革不断深化带来的新情况和新问题。2000年《深化干部人事制度改革纲要》颁布实施以来，特别是党的十六大以来，各地区各部门按照中央决策部署，积极探索、开拓创新，干部人事制度改革在许多方面取得了重大进展。2009年12月3日中共中央办公厅印发《2010—2020年深化干部人事制度改革规划纲要》，将“深化分级分类管理，健全干部人事制度体系”列为2010—2020年深化干部人事制度改革规划的五大基本目标之一。要求：建立健全统一领导、科学分类、分级管理、调控有效的宏观管理体制，完善符合党政机关、国有企业、事业单位各自特点的分类管理制度，形成内容完备、结构合理、功能健全、科学管用的干部人事制度体系，实现干部人事工作的依法管理和科学管理。要加强对中国特色干部管理体制的研究探索，研究探索如何创新干部管理理念，健全干部管理体制，合理划分干部管理权限，实行分级管理与重点岗位管理相结合，提高干部管理的科学化水平；研究探索如何适应改进党的领导方式和转变政府职能的需要，完善党政机关机构设置、领导职数和编制管理，加强对领导班子规模、结构的调控；研究探索如何深化干部分类管理改革，在党政机关、企业、事业单位人员分类管理的基础上，对选任制和委任制党政领导干部，对企业、事业单位中不同类别人员实行不同的管理模式。干部分级分类管理制度的建立，要求干部人事档案工作在工作内容、工作方式等方面都要作出相应调整。随着《中华人民共和国国家公务员法》、《中华人民共和国公司法》的实施以及事业单位改革的逐步到位，党政机关、企事业单位的干部人事档案的内容会出现一些差异，管理方式也会发生很大变化。
二是以电子计算机技术广泛运用为核心的管理信息化和现代化的深入发展带来的新挑战。例如记录和反映干部个人情况的音像制品、电子文档是否归入干部人事档案，如何保存？传真文件及其打印文件大量进入干部人事档案，其真实性如何审核？以及干部人事档案如何应对信息公开化，在干部人事档案电子计算机管理的情况下如何保密等问题，都对干部人事档案工作现行的规范、制度构成了挑战。
干部人事工作中出现的新情况、新问题和以电子计算机技术广泛运用为核心的管理信息化、现代化，要求干部人事档案工作也要与时俱进。一方面，要深入研究干部人事工作中出现的新情况、新问题，特别是干部人事制度改革带来的干部人事工作内容、干部管理方式等方面的变化给干部人事档案工作提出的新要求，改革与新情况、新问题、新要求不相适应的环节和方面，修改和制定干部人事档案工作制度规范，使干部人事档案工作制度规范尽可能符合干部人事档案工作的性质特点和发展规律。另一方面 “要不断地研究和改进档案的保管方法和保护技术”，“推广、应用干部档案现代化管理技术”[4]，运用现代管理思想和先进的科学技术手段，提高干部人事档案工作的科学化水平，“逐步实现档案管理工作的科学化、现代化”[4] 。在做好纸质干部人事档案管理的前提下，运用缩微照相技术和电子扫描复制技术，将纸质干部人事档案的内容制成缩微卷和电子档案，可以最大限度地减少直接查阅纸质档案的次数，防止纸质档案查阅过程中产生的磨损以及在档案查阅过程中因人为地涂改、抽取或丢失等造成的档案内容的缺损，延长干部人事档案的寿命，维护干部人事档案的完整与安全；运用自动控制技术对干部人事档案库房进行监控，并建立相应的防火、防盗、防潮、防湿、防其他意外事故的报警系统，可以有效地保护干部人事档案；开发运用干部人事档案计算机管理软件，“建立干部人事档案信息库，所管干部人事档案的有关信息全部录入计算机”[2]，将档案工作人员从干部人事档案的目录制作、各种各类登记册登记、信息统计与检索等繁琐的手工劳动中解放出来，提高工作效率；“利用干部人事档案信息数据对干部队伍进行综合分析，为领导提供信息和决策依据”[2]，提高干部人事档案工作服务干部人事工作的质量。
综上所述，干部人事档案工作规范化、制度化和科学化是干部人事档案工作“三化”建设的三个重要组成部分，规范化是“三化”建设的重点和根本，制度化是“三化”建设的前提和保证，科学化是“三化”建设的基础和手段。在干部人事档案工作“三化”建设过程中，要正确认识和处理好“三化”之间的辩证关系，既要抓住规范化建设这个重点与根本，也要重视制度体系的建立和完善，更要注意规范化、制度化的科学基础构建和技术手段运用，确保干部人事档案工作规范化、制度化和科学化目标任务的实现。
参考文献：
[1] 李全祥.努力把干部人事档案工作提高到一个新水平[J].兰台世界，1996，（1）：20.
[2] 中共中央组织部.干部人事档案工作目标管理暂行办法（组通字[1996]55号）[EB/OL].http：///jy/ok/show.asp？id=189.
【关键词】内部管理；档案规范化管理：机关事业单位
推进事业单位档案规范化管理，一方面能够促进事业单位的科学发展，从而在根本上提升事业单位的工作的精细度，规避决策性失误的情况发生。另一方面，档案的规范化管理还在一定程度上保存了社会资源与力量，能够保证事业单位更有效率地开展工作，从而提高事业单位决策的合理性。因此本文将立足于事业单位档案规范化管理中容易出现的问题，结合实际工作，提出具有参考价值的档案规范化管理的对策，从而为我国社会各项工作的开展贡献一份力量。
一、事业单位档案管理中存在的问题
（一）对档案管理工作不够重视。传统的观念影响，档案管理工作一直未受到足够的重视。一方面，是因为领导层未能全面地认识档案管理工作，将其当成一个储存性质的工作，没有能够认识到档案管理工作与事业单位运转之间的关系，因此在档案管理工作的投入上较少，无法达到档案管理工作的要求，造成事业单位档案管理工作普遍滞后的情况。另一方面，档案管理工作还受事业单位工作模式的影响，而在事业单位的编制体系中，档案管理工作也一直处于较为基层的位置，这严重影响档案管理工作的人才交替，导致事业单位中档案管理工作流于表面。
（二）管理模式不规范。科技的发展也带动了其他领域工作的革新，相比传统档案管理工作，如今档案管理工作更依赖计算机等高端媒体技术。一方面，计算机依靠其强大的储存功能与信息处理能力，将事业单位档案管理工作的效率大大提高了。另一方面，还规避了各种失误，提升了事业单位档案工作的精确化管理能力。但技术的革新在事业单位的档案管理中却暴露出一些问题，管理模式无法适应新型技术，成为事业单位档案管理中的主要问题。相关工作人员没能将多媒体技术完全的纳入自身的工作之中，在许多工作环节，依旧使用着落后于新兴技术的手段，造成人工与多媒体技术的工作内容重叠，管理模式很大程度上限制了事业单位档案管理的工作效率，从而造成资源的浪费。
（三）档案管理制度不健全。档案管理制度不健全，表现在事业单位档案管理制度无法全面地涵盖档案管理的日常工作，在全面性上有所不足。这主要是由于制定档案管理制度，在工作的过程中，没有全面地考察档案管理工作的流程，因此导致档案管理制度的制定工作脱离实际，缺乏对相关工作人员的约束能力。除此之外，档案管理制度缺乏对某些特殊情况的处理方法，导致档案管理制度无法行使其职能，也给相关工作人员的管理造成一定的影响。
二、事业单位档案规范化管理的有关对策
（一）强化档案规范化管理的重视程度。强化事业单位规范化管理的重视程度，首先要从领导层的认识出发。加强部门领导对事业单位档案管理的重视程度，一方面，能够提高事业单位档案管理的力度，重新整合档案管理部门在事业单位中的资源配比，从而提高档案管理部门在事业单位中的重要程度，不仅局限于基层工作的位置。另一方面，领导层的重视，是对档案管理工作的有力的保障，在领导层的支持下，相关工作人员要进一步提升档案规范化管理的工作水平，从而给事业单位的档案管理工作提供组织保障。推动档案管理制度规范化。档案管理制度的规范化，是提升事业单位档案规范化管理能力的重要途径，也是事业单位开展档案管理工作的基础。因此要求相关工作人员能够从实际出发，实事求是地进行档案管理制度建设。需要从新形势、新要求出发，针对当前的工作要求，与时俱进，从而推动事业单位档案管理工作规范化。首先应当做的，是扩充档案管理制度的内容，在事业单位工作的过程中，更新档案管理工作的内容，从而增加档案管理制度的全面性，在合理化的基础上不断增加新的制度。除此之外，还需要配合事业单位的总体目标，有侧重地完善档案管理制度，对现有的档案管理制度进行清理，剔除过时的部分，保证档案管理制度能够与时俱进。促进档案管理模式的规范化。档案管理模式需要组织建设的保障，要求相关工作人员加强档案管理信息化建设，配合新型的技术，不断完善现代化档案管理模式，从而提高事业单位档案管理的工作效率。首先，要求相关工作人员建立互联网档案管理平台，将档案的收集、整理、归档工作转移到互联网平成。同时，还要针对多媒体技术的特点，不断完善事业单位档案管理的运行机制。从而在完善的工作模式下，提升档案管理工作的深度与广度。
（二）强化档案管理体系规范化。进一步健全事业单位管理体系，需要事业单位内部各个部门的配合。加强档案管理人员的能力建设，是强化档案管理体系的重要途径，通过有针对性的岗前培训工作，能在一定程度上，增强档案管理人员的专业素养，确保管理人员的素质符合事业单位运转的需要，并且在工作的过程中，不断拓展档案管理工作在事业单位中的业务内容。从而提高事业单位协同体系的建设。
三、结语
综上所述，档案管理工作是事业单位合理运转的核心，因此加强档案管理规范化建设，能够有效地提高事业单位的工作能力，使其在社会各项工作中，能够保证高效地工作，促进事业单位的处理能力。
【参考文献】
[1]许莉莉.探究事业单位档案信息化管理的推动思路及举措[J].黑龙江科技信息，2016（08）：173.
[2]辛清华.论事业单位人事档案的信息化、规范化、标准化管理[J].中国卫生产业，2015（02）：38+40.
一、档案管理现代化的特点
传统的档案管理是依靠纸质管理为主要手段的。档案管理的现代化也是相对传统档案管理说的。传统的档案管理耗时、费力，占用了大量人力物力；现代化的档案管理体系是以信息化为主要特征，以计算机网络为手段的管理体系。现代化的档案管理最大的优势就是灵活性强、易储存。另一方面档案管理的现代化可以将档案的收集、整理、鉴定、编目、排架、统计等环节通过科技化手段进行监控，并实现电子智能化的计算机管理。它还体现在以下几点：
（一）档案资源信息化。它是通过信息、技术促成档案管理领域的创新，通过信息系统加工和计算机网络的传输实现档案资源的合理配置，有效开发，实现档案资源的社会共享。信息化是档案管理现代化的核心。在信息化的今天，各类信息资源相互充斥，对它们进行合理的整合共享成了当代档案管理的一个重点。
（二）档案管理的无纸化和虚拟化。档案管理的现代化是通过虚拟的网络技术实现的，管理对象不再是纸质文件，而是利用网络的存储功能来完成档案管理的各个环节。过去我们用手工方式收集、整理档案资料，不仅工作量大而且繁琐。而今实现管理现代化我们可以利用网络的动态、易变，操作方便等优点，不必再去一张纸一张纸、一个文件一个文件的查阅，通过浏览网页查询既便利，资源又丰富，这大大节省了人力物力成本，而且降低了资源的利用，提高了工作的效率。
（三）档案管理的标准化。档案管理便于查阅和共享需要有一个统一的标准，而这个标准在当代档案信息的共享与资源的沟通依赖更强，这些都需要制定和建立各种档案管理标准来实现。
二、档案管理现代化对档案管理人员的要求
档案管理的现代化已不再是纸上谈兵，其已经融入了我们平常的档案管理工作中，为了适应不断发展的现代化档案管理的要求，需要做到以下几点。
（一）提高对现代化的认识。提高现代化的认识不只局限于档案管理的现代化，需要我们提升到整个时代现代化的高度。传统的档案管理方式已经不适应档案事业的新发展。随着政府网络化的建立，要求我们档案管理部门跟上档案管理的现代化步伐。要牢固树立服务观念，不断解放思想，更新观念。围绕服务国家，服务人民群众对信息的需求，不断开发信息资源，以更好的为社会主义现代化建设服务；提高认识还要求我们逐步改变传统的档案管理思维模式，通过改变以往被动收集信息资源为主到通过网络收集资源的工作方式，加大档案管理各环节的工作力度。我们要树立严肃的职业道德观念，牢固树立法制观念，明确哪些资料可以公开，哪些资料需要保密，严格按照规定进行处理，认真落实各项档案管理规章制度，做一个合格的档案管理工作人员。
（二）加强软硬件建设的力度，进一步丰富各级档案馆的馆藏。实现档案管理的现代化，一是必须有一套适合现代化档案管理的软硬件，从设备技术的先进性、成熟性、经济性和可靠性并结合自身应用的目的选择适合自己需要的档案管理设备。引进合适的软硬件产品的同时，还要不断培养并引进既懂档案管理又能熟练使用高科技产品的复合型人才。设备是为人服务的，人是使用设备、管理设备的主体，所以要求各级档案管理部门切实做到以人为本，以高科技为手段，实现档案管理的程序化、规范化、信息化和现代化的目标。二是要进一步丰富并优化各级档案馆的馆藏，确保应进馆的档案依法接收入馆，逐步实现馆藏档案资源的优化配置。资源丰富与完整是我们档案管理工作的一个重要核心，完整的资源才有利用与共享的价值，才能更好的为人民服务。
（三）提高档案管理人员的综合素质。档案资源的网络化、信息化，信息运作的高速化，需要我们有相适应的高素质人才来操作。提高档案管理人员的素质，首先要培训现有档案管理人员使其具有现代化设备设施的理论知识和操作能力。培训要采取各种形式，做到有针对性，实用性。严格制定各种培训方案，保证培训方案的切实可行，针对不同岗位的档案管理工作者，进行适当的培训，提高他们计算机理论水平，应用水平，突出不同部门的各自特点，做到培训内容与实际相结合，学为所用。其次，加大综合型人才的引进。现在复合型人才比较缺少，需要我们不断的去引进既懂专业知识，又能熟练掌握档案管理程序的人员。创造并完善竞争机制，加快档案管理者的知识，计算机操作技能的更新。最后，合理的优化配置相关人才，将人才按不同专业，以及他们各自的特点进行合理配置，将各类人才放在最合适的位置上。合理配置人才的同时，关心他们的生活，关心他们的工作动态，思想情绪变化，保证他们的福利待遇，使他们能安心，积极有效地进行档案管理工作，让他们在最适合自己的档案管理岗位上做出更大的贡献。
1.明确监管职责，建立监管模型
BT项目各方在项目档案管理工作方面的监管职责为：(1)项目发起人负总责，承担BT项目档案规章制度制定、监督、指导工作，负责项目前期文件的收集、整理以及全部项目档案的最终接收工作。(2)BT项目投资方负责投融资过程、施工准备文件的收集、整理工作，负责各参建单位施工过程、竣工阶段、回购期间形成档案的监督、指导工作，以及回购前项目档案的接收、保管工作。(3)临时机构如征地拆迁办公室、建设指挥部、BT项目管理办公室等负责工作过程中形成文件的收集、整理工作。(4)勘察设计单位负责收集、整理勘察及设计过程中形成的设计文件。(5)施工单位负责本单项（单位或标段）工程施工过程、竣工文件等收集、整理工作。(6)监理单位负责收集、整理监理过程中形成的监理文件，同时履行审核项目竣工文件的完整、准确和案卷质量等情况的职责。
2.建立文件质量控制体系组织、机构控制
BT项目相关方要明确分管领导和部门，建立相应的档案管理机构，配备必要的专（兼）职档案人员，形成项目发起人、BT项目投资方、BT项目公司以及施工、监理等多级项目档案管理网络。如图2所示。制度控制。制定档案人员岗位责任制，将责任细化分解，落实到人；制定BT项目文件收集、整理、归档、保管、借阅等制度，以及照片、电子、光盘等不同载体文件的管理制度；将档案管理纳入项目建设基本程序和合同管理。过程控制。在项目前期、设计、施工等各阶段，要针对项目立项、批复、审查备案、勘察设计、施工、监理等过程中形成的文件材料进行收集，确保每一事项文件齐全，确保施工文件收集与施工过程同步进行。结果控制。BT项目完工，施工单位应将自己承担的单位工程或单项工程的施工过程文件材料在收集齐全、整理规范后，向BT项目公司归档；BT项目竣工，要启动竣工档案验收程序，重点对BT项目形成的各种形式和载体（音像、电子）档案的完整准确、真实有效以及签章手续等进行验收；BT项目回购结束后，BT项目公司要将项目档案按照要求向项目发起人或其指定单位完整移交。
3.提出验收移交办法交工验收
BT项目交工验收之前，BT项目发起人邀请第三方对BT项目投资方、BT项目公司等形成的档案进行综合评估，对评估中提出的问题进行整改后方可进行交工验收。交工验收由项目发起人组织，被验收的主体为BT项目投资方及参建方项目档案。档案验收。BT项目档案的验收工作应在BT项目竣工验收之前3个月内完成，由项目发起人按照项目管理审批（核准、备案）的权限向相应的档案行政管理部门提出申请，档案行政管理部门负责组织档案验收。没有通过档案验收的BT项目不得进行BT项目的竣工验收。移交时间。BT项目交工验收后的3个月内,由BT项目公司将项目档案移交给项目发起人或其指定的使用单位。创新点
1.引入第三方评估
第三方评估的核心意义在于客观、权威、公正和独立，可以在BT项目档案管理上集中档案专业优势、人才优势及项目管理的经验优势，确保BT项目档案评估的权威性；引入第三方评估，是档案行政管理部门转变职能的需要，能够有效地避免档案行政管理部门既当裁判员又当运动员的现象，凸显档案部门着力转变职能，实现“放管服”的有效举措。第三方对BT项目档案工作评估包括以下内容：一是档案管理体制。即是否建立了与实际工作相适应的档案管理部门，是否对各门类载体的档案实行了集中统一管理，是否建立相应的档案管理网络等。二是规章制度的建立。即是否建立了与BT项目建设相适应的档案管理制度、档案业务规范，是否有完善的档案管理措施。三是项目档案的规范化管理情况即项目档案的分类方案是否科学、准确，组卷方法及卷内文件材料的排列是否规范有序等。四是项目档案的完整、准确、系统及案卷质量。即归档的各种门类和载体的文件材料是否齐全，书写材料是否符合档案的保管要求，保管期限划分是否准确等。
2.制定《BT项目档案管理规范》和《BT项目文件归档范围和档案保管期限表》
《BT项目档案管理规范》（以下简称《规范》），明确了BT项目档案工作原则，即对BT项目档案工作实行统一领导、集中协调，统一标准、集中监管，统一管理、集中交付的档案管理原则，并对组织体系构建、参建各方档案管理职责及档案工作人员职责，予以明确。《规范》对BT项目档案工作的控制、档案管理方式方法给出解决方案。BT项目档案工作的要求应列入BT项目的“四制”（即：项目法人制、招投标制、监理制、合同制）管理之中。BT项目双方应在合同中明确BT项目档案移交的套数，BT项目档案案卷质量，检索工具编制要求，项目档案数字化质量要求，档案移交的时间、方式，以及保证金和违约责任等内容，并实行档案案卷质量责任终身制。BT项目投资方、BT项目公司以及各施工单位、监理单位要建立归档文件材料责任者填写法人名称制度、重要合同法人签章制度。BT项目档案的汇总由项目发起人负责进行或组织。
关键词：不在编人员 人事档案 构建
一、“不在编人员”概述及其人事档案现状
地方高校“不在编人员”，是指存在于高校事业编制以外的聘任制人员，地方高校不在编人员总体分为三大类：教学人员、管理人员和工勤人员。由于“不在编人员”身份各异、学历职称层次不一、签订的劳动合同期限不一、工作稳定性较差等诸多特点，因此，学校对他们的管理就成了临时、被动的管理。
目前，“不在编人员”的人事档案材料的管理现状主要是：一是管理不规范。“不在编人员”的人事档案没有纳入学校的正常人事档案管理，一般是由学校的劳资部门代管，更未按照在编人员的人事档案规范整理。二是档案材料不齐全。这类人员的人事档案资料仅是身份证、职称证，以及来学校后招工录用情况、劳动合同、工资发放资料等，而来校前的档案一般仍留在原单位或在人才交流中心，因其属于临时人员基本无档案材料。三是没有形成按人建档。这类人员的档案材料仅是简单存放，没有按照人事档案每人一档，仅仅是将材料分类存放，如：工资表一类、招工表一类、劳动合同一类等等。四是“不在编人员”存在“弃档”的情况。由于不在编人员在与学校合同到期后，人事档案资料仍然留在学校，个人一般不调转。甚至遇到诸如社保补缴、工龄连续、失业救济、养老退休等实际问题本人也不会来找回，形成所谓的“弃档材料”“死档材料”[1]40。
二、规范管理“不在编人员”人事档案的必要性
新形势下，如何通过规范管理“不在编人员”人事档案，以保障这类人员的切身利益，充分降低学校的用工风险，维护社会稳定，促进学校各项事业顺利发展，已成为地方高校人力资源管理的新课题。“不在编人员”作为学校事业编制的有益补充，工作在不同的岗位，也为学校的发展作出了贡献，特别是发展较快的地方高校，“不在编人员”队伍正逐步壮大。一方面，“不在编人员”人事档案的缺失，会直接导致他们在办理工资、退休、医疗、工伤、养老保险等事宜时，无法提供有效的依据，使自身利益受到损害；另一方面，这类人员人事档案的缺失，会导致非常严重的后果，如有些地方高校作为“被告”被告上法庭，也有的会因此背上沉重的经济负担。规范管理“不在编人员”人事档案工作， 不仅可以为学校领导、组织人事部门对“不在编人员”考察了解提供准确、可靠的信息和依据，更能为地方高校避免一些不必要的人事纠纷，有利于地方高校健康快速发展。
三、合理构建“不在编人员”人事档案的建议
（一）出台关于“不在编人员”人事档案管理的规章制度。
地方高校可以根据现行的《干部人事档案材料分类目录》，参照在编人员的人事档案管理办法，结合“不在编人员”的实际情况，将这类人员的人事档案收集范围、整理方法、存放档案的库房地址、专业的管理人员及人事档案管理的职能部门等都加以明确，对这些“不在编人员”，要建立相应的人事档案，并以“人”为单位进行归档，严格制定材料的归档范围，并由学校人事处统一规范管理[3]71。
（二）“不在编人员”人事档案的构建要方便实际应用。
这类人员人事档案的构建，要突出他们的岗位特点，不仅仅局限于普通人事档案材料，设计的人事档案的类目，要能真实反映“不在编人员”的个性信息，真正发挥人事档案的价值。并且，人事档案中要增加有个人参保、享受福利待遇等项目，最大限度地避免出现劳资纠纷等问题，做到有据可查。
（三）“不在编人员”人事档案材料的收集要个人和部门相互配合。
人事档案材料的收集离不开个人、用工部门和人事档案部门的配合，定期对“不在编人员”在具体工作中形成的档案材料进行收集，及时追补和不断补充新的材料。人事档案部门要对个人提供的材料进行审核甄别，提交的复印件必须对照原件，确认无误，并标明与原件相符字样，才可入档。用工部门提供的录用审批表、拟安排岗位工种情况表、劳动合同书等资料，也要是有盖章负责人签字等材料才能入档。
（四）“不在编人员”人事档案实现信息化管理。
“不在编人员”的人事档案的管理要实现信息化。采用合适的人事档案管理软件，设立具有针对性、完善的电子目录，在收集纸质文档的同时注重电子文档的收集，逐步实行信息化管理，最终使这类人员的人事档案管理也纳入地方高校办公自动化系统中。从而使相关部门的利用在符合相关手续的前提下更简便，从而最大限度地提高学校管理工作效率，也体现了这类人员档案的价值。
（五）“不在编人员”人事档案实行动态化管理。
“不在编人员”人事档案的管理应随着招录、聘用而构建，随着辞职、辞退而调转。地方高校在进行“不在编人员”档案管理时，一定要动态化地随劳动合同的续约或终止及时地确立人事档案归属，以避免出现劳动用工管理的问题。
四、保障“不在编人员”人事档案合理构建的基础
（一）建立健全完善的管理制度是“不在编人员”人事档案合理构建的前提。
依法治档是一切档案工作的前提，以《档案法》为基础，建立健全严密的切实可行的“不在编人员”的人事档案管理制度，规范归档、收集、整理等各环节的管理，使“不在编人员”人事档案管理走上规范化、制度化。
（二）领导重视是完成“不在编人员”人事档案合理构建的必要支撑。
领导重视是构建“不在编人员”人事档案工作的前提条件。学校领导要将“不在编人员”档案管理工作提到议事日程，对该项工作要给予重视和支持，并将其纳入整个人事档案工作计划之中。学校应配备足额的高素质档案管理人员、提供必要的“不在编人员”人事档案用房、配套设备、管理软件、经费等。
（三）高素质的档案管理人员是构建“不在编人员”人事档案质量的保证。
档案管理人员不仅具有一定的理论水平和政治素养，熟悉关于党和国家在档案工作方面的方针和政策，还要具备相应的专业知识和管理技能，要熟悉学校“不在编人员”用工及岗位分布情况，这样才能在工作中打破常规，创新工作，使“不在编人员”的人事档案管理更加规范、合理。
总之，在地方高校“不在编人员”人事档案构建中，一定要打破传统的档案管理误区，本着有利于促进地方高校人事制度的改革，有利于提高人事管理的专业化水平的宗旨， 主动承担新劳动合同法对档案管理工作提出的更高要求，对“不在编人员”档案材料采用科学规范的收集整理。在此基础上，对“不在编人员”档案进行合理开发利用，为地方高校提升管理水平、完善人力资源的配置、减少和避免劳资冲突、建立和谐的劳动关系起到积极的作用。
参考文献
[1]黄斌.论聘用制环境下地方高校人事档案管理的完善[J].兰台世界，2010（14）.
[2]叶丽宝.健全地方高校临时工档案管理促进档案服务民生[J].办公室业务，2011（12）.
