时间：2022-11-23 05:24:06
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇档案室管理制度，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
一、档案制度与基础设施建设完善
__市通信分公司档案室在档案局业务指导处的关怀与指导下，建立健全了《档案室职责范围》、《档案员责任制》、《档案归档制度》《档案借阅制度》、《档案保密制度》、《档案统计利用制度》、《档案库房管理制度》等各项管理制度，保证__市通信分公司依法开展各项档案工作。
__市通信分公司档案室现存有原邮电局、电信局、电信实业公司各类档案馆47000余卷。在生产、办公用房比较紧张的情况下，划拨出一个楼层，600多平方米用于档案库房、阅档室、办公室，并配有比较齐全的现代化管理设备，库房设有自动报警装置、先进的消防设施，档案室有专用的微机、打印机、复印机、空调机等。
20__年省公司档案馆还为各分公司配备了2台高质量的微机，一套扫描仪，并组织专业人员将20__-20__文书档案扫描到微机，年底之前可实现电子影像管理。良好的办公环境和保管条件，为__市通信公司档案的管理与发展提供了物质基础，推进档案工作不断前进。
二、加强档案基础业务工作 实现科学化管理
在基础业务建设和科学管理方面，我们主要做了以下几项工作：一是建立了职能部门及相关维护、工程管理单位兼职档案人员为重点的档案收集网(来源：文秘站 ）络。
二是在年初通过电子邮件发出归档通知，通知内容包括归档范围、要求、时间等，切实履行档案员指导、收集、接收职责。三是围绕企业中心工作开展档案收集工作。做到企业各项工作发展到哪里，档案收集就延伸到哪里。保证档案收集齐全、完整。四是采用合理、科学立卷方法。档案管理要不断解放思想，更新观念，大胆创新，积极探索新形式下档案工作的方式方法，做到规范化、标准化，又方便利用，我们该变了传统的档案装订方式按照档案其内在联系、规律编号组卷，装入特制的档案袋，之后装入档案盒。短期保管档案则直接装盒。查阅时，根据盒内案卷目录，可直接查到所需档案，特别是图纸，复印方便，便于利用，为企业发展提供快捷有效的服务。
同时，我们非常注重化档案安全管理。 为确保档案安全保密万无一失，我们坚持"安全第一，预防为主"的方针，制定了《档案借阅制度》、《档案保密制度》、《档案库房管理制度》等各项管理制度，定期进行档案安全检查，并坚持不管工作多忙，下班前一定要进行档案库房安全检查，坚持做到下班前未整理好的档案一定锁进档案柜。由于严格执行各项管理制度，自建档案室以来，没发生一例档案安全事件。20__年档案室两次搬迁，由于领导重视，组织得力，档案员尽职尽责，3万多卷档案无一丢失、损坏，确保了档案安全。
三、积极开展档案利用，为企业发展提供快捷有效的服务
档案管理的最终目的是搞好档案信息资源的开发和利用。因此，我们将档案工作中心移到开发、利用上，为企业生产、经营、管理等工作提供快捷有效的服务。
20__年，配合__市实业公司查阅了1998-20__年，1000多份工程档案，使实业公司顺利通过__省通信管理局和__省建设厅电信工程承包企业二级资质认证，为企业发展，提升企业竞争能力创造了良好的条件。20__年，通过查阅会计凭证，解决了实业公司尼桑轿车无车籍问题，挽回经济损失36万元。20__年7月，__市政部门在修建吉孤一号公路时，将城郊社区13个人孔井及6孔管道全部埋在地下，至使吉孤方向线路障碍无法处理，管道内电缆、光缆无法利用。通过查阅线路档案，根据图纸查到所有井孔，挽回经济损失700万元。20__年，公司上市进行资产清查，上市所需数据均出自档案室。共查阅1994-20__年工程档案2977卷；合同723卷；会计档案1134卷。查阅档案规模之大，年段之长，卷数之多是历史仅有的。我们采取了 "全天候档案服务"，方式，档案员随叫随到，随时查，确保了档案服务的及时性、针对性、实效性。保证了上市工作顺利进行。
[关键词]高校档案 安全 管理
[中图分类号]G271 [文献标识码]A [文章编号]1009-5349（2014）11-0040-01
近几年以来，由于多数高校档案馆的管理意识淡薄，管理人员的责任心不强以及相关的管理经费投入不到位，导致防范措施不到位等，造成高校档案实体安全和信息安全方面存在不同的隐患。
一、当前高校档案管理中存在的问题
（一）设施设备不到位
当前，在我国部分高校中对于档案馆的管理和投入还得不到高度的重视。很多高校的档案馆的设施不到位，如没有安装灭火器、空调以及相关的除尘设备，存放书记的档案柜也是破旧不堪，已经不能承受书籍的重量了。档案馆的防盗设施、防火设施也不完备，存在安全隐患。
（二）档案安全制度不健全
在高校档案管理中所有的资料都是纸质品，纸质的产品有其自身的弊端，这些档案都怕遭受水以及虫子、粉尘、光线等因素的破坏，为了保证档案的安全性，应该采取相应的措施进行保护。这样就需要档案馆建立健全管理制度，要做到每件事情都是有章可循，每个管理都是有制度可依，将责任落实到个人。但是有些高校的档案管理制度还是存在一些缺陷，没有建立完整的管理体系，缺乏检查的力度和有效的制度执行保障。
（三）查阅利用监管不力
由于档案馆的管理人员责任心不强，导致档案馆的档案出现丢失、破损等现象。有些档案管理人员的素质不是很高，安全防范意识相对比较淡薄，监管执行力度也不够，对于破环档案书籍的行为视而不见，缺乏管理意识，导致档案的破损。因此档案室的监管不到位，会带来一系列的麻烦。
（四）档案安全意识淡薄
在高校档案管理工作中也存在着安全意识淡薄、防范意识缺失的问题，有些高校不注重对从事档案管理人员进行保密教育，导致他们保密观念淡薄，保密意识欠缺，造成泄密事件时有发生，给国家、学校造成无法挽回的损失。
（五）安全管理措施亟待加强
部分高校档案馆的防护措施不到位，在一些高校的档案管理缺乏安全监控设施，在学生进行信息输入的时候，有可能导致数据信息的丢失和泄漏。档案室的数据管理系统流于形式，起不到任何的防护作用。由于档案室的疏于管理，多数高校档案室的数据库没有备份以及相关的数据保护措施，档案馆的管理制度也是比较松散。没有对比较重要的档案和文件进行备份，如果档案馆出现事故，导致文件被损坏或者档案馆的系统被病毒攻击，则会导致重要的数据全部丢失，造成的损失是不可估量的。
二、高校档案管理措施思考
（一）完善档案管理制度
要根据实际情况制定高校档案安全工作的长期规划，积极争取领导的重视和支持，建立完善的档案工作制度，联系实际情况，制定《档案库房管理制度》《档案统计制度》《档案保管保密制度》《档案鉴定销毁制度》等相关制度。我们不仅要建立管理制度，更主要的是执行和落实相关的管理制度，保证相关的管理制度落到实处，每个责任都要落实到人，在落实责任的同时高校也应该加大档案馆的资金投入，保证档案馆的管理需要的人力、财力，并且安排责任心比较强的管理人员进行档案工作的管理，不断改善档案保管条件和环境，切实保障档案安全工作的顺利开展。
（二）夯实库房基础设施建设
档案库房是高校档案安全管理的基础，档案库房建筑设计要按照《档案馆建筑设计规范》的要求，避开洗手间、锅炉房、配电间、燃气管道和有放射性物质的地方，避免楼顶和西晒，严禁用地下室做档案库房。档案库房要达到“九防”要求，要配备相应的防盗报警器、温湿度记录仪、灭火器、空调机、去湿机、消毒灭菌机、吸尘器、消磁柜等档案保护设备。还要建立恒温恒湿、防盗和防火报警、电视监控等档案库房安全保护智能化综合管理系统，做到未雨绸缪，防患于未然。
（三）加强电子档案及网络安全保密管理
首先，计算机应当对借出的档案进行登记并做好标识工作，对于档案馆的计算机系统应该进行的是实时防护，并在计算机的系统中设置防火墙，避免病毒的进入和攻击，造成数据库的信息丢失或者损坏。其次，对于比较机密的档案应该设置专门的存储系统，严禁非法复制、记录、存储地名信息。最后，单位应当按照分级保护的要求，建立档案信息系统设施，设备安全配置和审计制度，严格账户、口令管理，安装病毒防护软件并定期升级。
【参考文献】
[1]林生.论高校档案安全保障体系建设[J].合肥工业大学学报（社会科学版），2012（4）.
[关键词] 照片 档案 初探
照片档案是指国家机构、社会组织以及个人在从事各种活动中形成的对国家和社会有保存价值的照片、底片，并辅以文字说明的历史记录。是国家档案的重要门类和载体,具有重要的保管和利用价值。笔者这几年在工作中发现，照片档案普遍存在着档案形成的数量少、收集不齐全、整理不规范、说明文字填写不完整、保管条件差、管理混乱等问题，直接影响了档案的完整和照片档案的保管及利用。照片档案工作滞后于档案工作的整体发展水平，已到了非抓不可的程度。因此，采取有效措施，加强照片档案管理工作刻不容缓。
一、照片档案存在的问题
（一）照片档案管理混乱，问题复杂。
1、管理制度不健全，照片档案没有集中统一管理。
有很多单位制定了相应的照片档案管理制度，有些单位处于无章可循的自由形成、自由处理状态。据调查，照片档案的管理主要存在着3种形式：一是档案室集中统一管理，随时形成随时移交，二是各科室一年一次移交档案室，三是由科室分散保管或个人保存。由此表明照片档案没有集中统一管理，缺乏必要的管理制度，或有的单位虽有管理制度，但落实不够，缺乏有效的保障措施。
2、照片意识不强，照片档案难以及时完整归档。
照片档案有较强的时效性和特殊的归档要求。例如照片底片需同时归档，需辅以文字说明，如果不及时归档，日后就是摄影人员自己也难以追忆齐全和准确。有很多的单位有积存照片没归档，且多数照片、底片早已分家或已无底片，文字说明更难说清。本来是很珍贵的照片，却由于没有及时归档而失去了其应有的保存价值和利用价值。另外有些部门或个人手里保存着部分珍贵的照片档案，虽管理不规范，但当档案部门去收集时，往往不愿交。究其原因，主要是档案意识不强，对照片档案管理缺乏重视。
3、保管条件差，照片档案难以长久保存。
照片档案的保管条件比纸质档案要求更严格。而只有少数单位设置了照片档案室或配备了照片档案专柜，有些单位都将照片档案存放在文书柜内与其它档案混存，不具备恒湿、恒温、防磁等保存要求。致使一些照片变黄褪色，底片粘连变质，不利于照片档案的长久保存和利用，一旦发生问题，悔之晚矣！
4、收集渠道不畅，照片档案馆、室藏匮乏。
档案馆是永久保存档案并向社会提供利用的基地。但目前馆藏照片档案极为匮乏。基层单位中有近四分之一的照片档案散存在个人或科室内部，没有集中统一管理。正是由于多年来沿袭下来的照片档案分散保存，难以及时完整归档统一管理，致使基层档案室照片档案不齐全，档案馆的照片档案也就没了来源。源头没控制住，加之征集措施不得力，渠道不畅，造成今天的匮乏。
5、重大活动档案失控，照片档案流失严重。
众所周知，每次单位组织重大活动，召开重要会议，都安排人员摄影，形成了许多有价值的照片档案。其中一些在报刊上刊登或印成图书、画册对外发行，但在档案馆（室）却找不齐这些原始档案。分析原因：一是多个单位同时参与的大型活动，档案管理不集中统一。各部门领导及相关工作人员都是临时抽调的，各自负责一块工作，相应形成的档案材料缺乏协调、统一、集中，活动结束后，档案材料也各归东西，照片（包括文书、实物等）档案流失在所难免；二是从筹备到结束没有归档要求和相应的控制措施以及贯穿始终的档案管理、服务工作，也造成照片档案材料流失；三是有关专业人员档案意识不强，加之缺乏有效的管理，形成的照片档案不归档，用完之后就归为已有或是下落不明，又造成照片档案的流失。
(二）摄影人员的现状和两种误区。
摄影人员在各自单位中直接从事着产生照片档案的工作，并决定着照片档案的数量和质量。很多摄影人员有专职的，兼职的，平均年龄比较轻，大专以上文化程度的占多数。队伍强大、年龄适中、文化程度较高。但专业工龄比较短。经过专业培训的少，专业知识及技能普遍较低。
在很多摄影人员中存在着两种思想认识上的误区。一种是部分人根本就不知道什么是照片档案。他们一直误以为只有上级来文、红头文件才是档案，而他们在公务活动中形成的照片，认为拍完就算完成任务了，不需要归档保存；另一种是部分人误以为谁拍的照片就归谁，送往报社、电台的用完就算完了，怎么处理这些照片档案属于个人行为。由于这些同志缺乏全局观念，档案意识不强，仅考虑个人或本部门工作方便，致使部分照片档案长期在个人或科室内部保存，不移交档案室或档案馆统一保存。特别是随着人员变动和机构调整，造成照片档案的失控或流失，致使单位档案不齐全完整，严重影响了照片档案的长久保护和开发利用。造成了照片档案管理上的不规范。
二、 加强照片档案管理工作的对策及建议
（一） 加强宣传，提高意识，争取领导重视。
搞好档案工作不仅是档案主管部门的事，更是各立档单位乃至全社会的事，而各级领导的重视是做好档案工作的重要保证。从这几年的经验看：一要争取宣传主管部门、新闻单位的大力支持，引起社会的广泛关注，从而提高全民，特别是各级领导及有关人员的档案意识，营造出一种良好的档案工作氛围；二要抓住机遇，服务中心工作。档案主管部门、各立档单位要善于抓住机遇，结合本单位中心工作，通过馆、室藏档案以及生动的利用实例，发挥档案自身的宣传教育作用。
（二） 加强管理，制定办法，狠抓制度落实。
要改变照片档案管理混乱的现状，制定一个切合实际的管理办法来规范此项工作很必要。同时，各立档单位也要建立相应的管理制度，强化规范管理，对产生的照片从收集、归档到移交档案室统一管理，制定一套严格的制度，防止分散流失，杜绝归为己有。对照片档案的日常保管、借阅、利用作出明确规定。要确保有关法规和制度落到实处，必须制定有效的配套措施，明确责任，依法管理，做到有章可循、有法必依，使之逐步变成自觉的行动，以确保照片档案归档质量。
（三） 加强监督，分类指导，注重业务培训。
针对照片档案管理现状，档案行政管理部门要加大对照片档案的监督指导力度，并把其作为档案目标管理、年度执法检查的重点内容。同时，还要注重业务培训，全面加强对摄影人员、档案人员的有关专业知识和技能的培训，为形成好、保管好照片档案奠定良好的基础。
（四） 结合实际，创造条件，力求妥善保管。
从长久保护和利用考虑，照片档案要求恒湿、恒温、防磁、防震、防光、防火等。而目前照片档案保存条件普遍不符合上述要求，短时间内都配齐专柜或专室又不现实。笔者认为结合实际，创造条件，力求妥善保管是当务之急。首先，照片档案要独立成卷，使用声像柜或密闭铁柜单独存放；其次要严格控制库房温湿度，远离光线、磁场等，尽量延长照片档案的寿命。
（一）缺乏对档案管理的认识
在我国的档案管理工作中，特别是林业档案管理工作，有很多的档案管理人员包括部分领导干部都缺乏对档案工作的认识，觉得档案工作就是简单的抄抄写写，只是单纯的保管事务性工作，不是单位的重点工作，也不会给单位创造经济效益，只要“守好摊”，遵循不丢失和不泄密的原则就行了。严重轻视档案工作的思想内容，部分管理人员对档案工作缺乏深入了解，忽视档案工作的重要性，长此下去，将无法适应当代的档案管理需求。
（二）档案管理人员素质较低
多数的档案人员没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，档案收集意识淡薄。大多数档案人员身兼数职，对档案工作精力投入有限，在日常事务上，往往只是将材料放人档案盒，不进行及时的整理归档，加上归档的材料还不够真实和准确。严重影响了档案管理水平。
（三）档案室环境设施落后
档案室的环境设施是做好档案管理工作的前提和基础，营造浓厚的档案管理氛围是档案工作的重点，在林业档案室，由于档案管理必备的条件较差，缺乏专用的档案室，加上档案室的环境狭窄和潮湿，档案设备不配套，造成档案材料的霉变和虫蛀，严重影响档案的美观和完整。所以，良好的档案环境可以提高档案管理质量。
二、林业档案管理工作的策略研究
（一）提高档案管理人员素质
由于档案自身的保密性等特点，要求加强档案工作队伍建设，挑选政治上可靠、作风正派、责任心强的档案管理人员从事档案工作管理，关心他们工作和生活，积极发挥他们的主动性和创造性。档案管理人员的素质高低直接决定论档案管理工作的好坏，所以，作为林业档案管理人员，必须加强自身的专业水平，通过教育培训机构提高自身素质，努力掌握科学管理的原则和方法，提高工作效率，提高档案质量。积极探索新的管理模式，使档案工作更科学、更实用，为不断进步发展的社会提供有利的资源。
（二）建立健全档案管理制度
建立健全档案工作管理制度必须遵循如下要求：首先，规章制度要体现合理性和科学性。建立起来的规章制度必须符合林业单位的特点和档案管理实际，以适应单位档案管理的需要。其次，坚持制度约束的双向性。既约束领导又约束职工。领导的行为和形象直接影响着制度的顺利执行，而职工是单位的主要构成群体，是制度的主要约束对象和执行者。最后，坚持制度执行的严肃性。档案部门既是制定档案规章制度的主管部门，又是规章制度的执行部门。在规章制度的执行过程中，要做到有功必赏、有过必罚，体现档案管理制度的法律性和权威性。
（三）提高档案管理工作的认知度
林业档案管理人员必须坚持“工作就是服务”的核心理念。用“增强服务意识”和“主动服务”的积极态度做好林业档案管理工作。首先，必须明确林业档案管理的服务方向，端正服务态度，拓展创新意识，提高服务质量。服务的好坏是衡量档案工作者职业道德标准的重要标尺，如果发挥好档案信息资源的作用，就可以为社会主义现代化建设服务，因此，提高对档案管理的认知度是是档案工作的主要环节。
一、 为规范公司档案管理，增强公司档案的实用性和有效性，特制定本制度。
二、 归档范围
公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。
三、 公司的档案管理由总经理办公室档案室档案管理员负责。
四、 档案管理员的职责：保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。
五、 资料的收集与整理
1.
公司的归档资料实行“季度归档”及“年度归档”制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份为公司档案资料归档期。
2.
在档案资料归档期，由档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料。各主管部门经理应积极配合与支持。
3.
凡应该及时归档的资料，由档案管理员负责及时归档。
4.
各部门专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。凡机密以上级的文件必须把原件放入档案室。
5.
档案管理员根据公司的《文书立卷归档管理制度》实施档案归档整理。
六、 资料的分类与归档
1. 公司档案资料的分类依据《文书立卷归档管理制度》的有关规定执行。
2.
公司档案资料的归档每年一次，属于平时立卷归档的不在此规定范围内。
七、 档案的借阅
1.
总经理、副总经理、总监、总经理办公室主任借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。
2.
因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级档案时，由部门经理办理《借阅档案申请表》送总经理办公室主任核批。
3.
公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级档案禁止调阅，机密级档案只能在档案室阅览，不准外借；秘密级档案经审批可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。秘密级档案的借阅必须由总经理或分管副总经理批准。总经理因公外出时可委托副总经理或总经理办公室主任审批，具体按委托书的内容执行。
4.
档案借阅者必须做到：
① 爱护档案，保持整洁，严禁涂改。
② 注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。
八、 档案的销毁
1.
公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。
2.
当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《公司档案资料销毁审批表》交总经理办公室主任审核经总经理批准后执行。
3.
凡属于密级的档案资料必须由总经理批准方可销毁；一般的档案资料，由总经理办公室主任批准后方可销毁。
4.
经批准销毁的公司档案，档案管理员须认真核对，将批准的《公司档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存。
关键词：档案管理；大集团企业；管理体系
中图分类号：F270 文献标识码：A 文章编号：1006-8937（2014）2-0072-02
F集团有限公司成立于1980年，是与特区同龄的总部经济企业，是某市目前仅有的两家总部经济企业之一。从成立之初的3 000元起家，最初的5人房地产经理部开始，到2010年底，F集团以房地产开发为主，以住宅地产、商用地产、物业管理服务、国际化教育配套、公益性生态环境建设、汽车贸易销售、创意文化传播等多元化全面发展的全价值链，形成房地产开发、金融投资业务、文教旅游业务、城市综合服务业四大业务板块，发展成为一家多元化控股企业集团，拥有资产总额550亿元，净资产250亿，员工总数超过5 000人。
随着资产规模不断发展壮大，市场上多元化的战略机遇层出不穷，F集团下属企业数量日益增多，到2013年止，拥有超过80家控股或全资子公司。但是由于发展迅猛、组织架构过快膨胀，内部来不及配备像样的档案管理工作队伍，仍停留在相对随意性和粗放化管理，导致了尽管集团总体上步入高速发展成熟期，而在档案管理方面则相去甚远。在现代企业管理下集团公司档案管理工作指的是集团公司档案的宏观管理和档案业务的内部微观管理。本文着重于构建集团公司的宏观管理体系。
1 F集团档案管理体系构建的总体目标和管理架构
1.1 F集团档案管理体系的总体目标
根据不同企业所在行业特点及发展程度不同，通过对F集团档案管理现存问题的综合分析，借鉴先进企业档案管理经验，结合F集团未来发展规划，我们提出了档案管理的总体目标：建立F档案信息中心，高效安全利用信息资源，力争一级甲等管理标准。
1.2 F集团档案管理体系的架构及主要内容
根据已经制定的档案管理体系的总体目标，结合F集团档案管理现状和特点，在综合评估适应未来管理需要的各项管理制度的基础上，提出了档案管理体系的架构及其相关内容。
1.2.1 体系组织架构
集团下属各分公司设专门档案管理员，每个管理员负责不同的管理工作。
1.2.2 管理职责定位
集团档案管理员：以编章定规、监督检查、指导服务为主，分类整理以集团名义发文呈文的所有资料及被委托档案。
下属公司档案管理员：分类整理档案，统筹指导分支资料员，参照集团规范编制细则，接受集团档案室监督指导。
分支兼职资料员：收集、简单整理资料，登记台帐，定期移交档案室审核入库。
1.2.3 管理模式与主要业务流程
①管理模式：统一领导、分级管理、统一方式、定期报备。“统一领导”是指集团档案室负责履行集团档案工作的宏观管控职能。“分级管理”是指以公司为单位实行档案集中统一管理；由于公司的所有制、规模、管理形态及经营范围的不同， 可以建立自己的档案管理机构， 也可以委托集团公司档案室集中统一管理。“统一方式”是指“集中统一管理”的形式统一化；即由集团统一制定档案管理制度和相关标准，各子公司根据本单位实际情况，制定档案管理办法或细则；参照集团的档案分类方案示范文本，编制档案分类方案；与集团统一管理方式，如统一呈批文件台帐，或购买同一档案管理系统进行数字化管理等。“定期报备”是指定期将本公司档案管理信息上报集团备案。
②档案宏观管理流程如图1所示。流程描述了文件资料从收集、整理直至审核、入库的归档过程。
③F集团档案管理相关配套管理政策。为保证体系顺利运行，还需要一系列配套的制度支持和完善该体系，包括档案工作责任追究制度、文书档案管理制度、基建管理制度、专业档案管理制度、声像档案管理制度、档案归档制度、档案保管制度、档案保密制度、档案查阅、借用制度、档案鉴定销毁制度、档案统计制度、档案利用制度、电子档案管理制度、档案管理系统操作制度、档案库房管理制度等，还要编写业务规范，如文件档案整理规范、档案分类方案、文件归档范围和保管期限表、特殊载体档案管理规范、档案管理应急预案等。
2 F集团档案管理实施方法和步骤
①摸底调查，目的掌握企业档案的具体情况。包括档案载体的基本构成和通常流向、常规业务档案、行政管理类档案及涉及商业机密的技术档案等门类，以及相关管理人员的流动频率等基本情况。
②考察学习，借鉴经验。由集团领导带队，档案相关人员参加，到档案管理水平先进的企业学习。
③召开集团档案知识普及培训，着重增强全公司特别是高管的档案意识。可内训，也可邀请外聘老师。
④成立集团档案工作领导小组，隶属于集团档案室管理，小组配备满足需要的专兼职档案人员，并及时根据人员变动情况进行调整。明确专兼职档案管理人员的职责，细化管理程序，为各公司档案人员提供一个经验交流的平台和机会，每年开展经验总结、学习交流、外出学习等活动，增进档案同行的互相了解、沟通，共同提高管理技能和水平。
⑤编制“档案管理体系人员名单”台账，并根据人员变化情况随时调整，不间断地保持与各单位有关人员的业务联系，随时解决他们遇到的各种难题，使档案在所有的企业中能够有人管，确保日后与集团总体发展同步、不滞后，及时准确记录集团发展的每一个足迹。
⑥定期召开档案工作例会，搭建沟通信息、互相协调的平台，及时发现、提出问题，展开讨论，商定对策。
⑦完善的档案管理制度和业务规范，编写集团档案管理工作指南。结合档案工作实际，根据《广东省企业档案工作规范测评标准》要求，参考档案局的《房屋建筑工程竣工档案验收整理指南》、《市政工程竣工档案验收整理指南》、《机关文书档案归档范围和保管期限表》等业务指南，建立一系列相应的档案管理制度，从制度上明确规定文书、基建、设备、声像等档案的归档范围和要求。同时把集团公司文件的形成、积累、归档纳入工作程序中，纳入工作计划管理中，纳入有关人员的岗位责任制中。完善动态管理，落实奖惩工作，确保集团公司档案材料的完整，更好地为集团各项业务开展服务。
⑧根据新规范标准，选取时间节点，回溯调整历史文档，严格要求新生文档。
⑨进行档案软件需求调查、分析评价确定功能、筛选所需档案软件；选取试点实施档案软件信息化，逐步推广。在系统中，文档通过协同办公自动化模块实现电子文件的及时归档、保管、利用；工程、设备档案通过在线系统、离线客户端进行多个项目、设备的收集、编目等工作，满足工程档案利用现代化工具进行收集、整理、编目、打印、移交、借阅和利用等一整套功能。集团档案管理人员对归档文件进行明晰化、系统化的梳理，在做好集团文件分类的基础上，实现以某个知识为主题，分析与其他知识在横向上纵向上的关系，将归属于不同分类的档案在逻辑上组织和联系起来，充分实现档案资源的共享。
⑩主动邀请档案局领导视察，为集团档案室申请评级做准备。
3 实施保障措施
①加强教育与宣传力度，做好全面动员工作。推进集团公司档案管理是涉及集团全局的系统工作，是贯穿从管理层、到各职能部门和业务部门、直至相关一、二级子公司的全员性的工作，需要全员参与，所以在集团内部加强全面档案管理的宣传力度，对档案管理的重要性、必要性进行大力宣传，强化全体员工的档案知识教育和培训工作。
②集思广益，广纳良言，保障信息畅通，不断完善档案管理的过程。档案管理是一个持续，不断反馈，不断完善的过程，是一个动态的循环机制，只有开始，没有结束，在实际工作中会随集团业务的变化而接触到不同的行业，因此需要良好的沟通渠道，上下通达，及时调整或编制新的档案管理规定和要求。
③加强档案管理专业人才队伍建设，不断提高档案管理的专业化水平。由于集团业务繁杂，涉及行业广泛，所以不仅要求档案人员是档案管理的专业人才，还应是了解企业多方面知识的通才。只有掌握了相关行业知识，档案人员才可严把质量关。
④严格责任、强化执行，加大考核力度，建立考核问责机制。为确保档案管理各项制度落到实处，将档案管理绩效与岗位职责、责任追究制度相结合，将工作考评与档案管理挂钩，建立一套科学有效的评价和激励机制，以保证在员工内承受度下顺利实现。
⑤强化档案管理与其他业务管理体系的有机协同。档案管理体系并不是孤立的管理体系，很难将它单独模块化，它是一项涉及各项管理活动的系统工程。因此，这项工作虽然由集团档案室负责统筹推进，但是要将其渗透到各个管理层级、各业务管理岗位的具体业务管理者工作中去，融入到集团的整个管理系统中去。作为集团档案管理者，必须扩宽管理视野，及时更新知识结构，扎根集团各行业档案工作中，努力探索完善档案管理体系结构，实现集团档案信息价值的最大化。
参考文献：
[1] 王伟新.档案工作基本理论与方法[M].北京：档案出版社，2004.
1 档案工作是指档案实体管理工作，它是以档案为管理对象进行科学管理，纵观医院的档案管理，往往存在着很多问题
1、对档案工作的投入力度不够。医院领导未能将档案工作列入重要日程，采取得力的措施来加强档案工作，认为档案工作为二、三线工作，在经费投入、档案室建设、专业人员招聘等方面的内容往往没能摆上议事日程，在日益数字化和信息化的今天，档案管理难于融入现代管理的主流。
2、档案管理人员素养不高。医院往往重视医、护、技、药等医疗技术人员的素质规范化培训和教育，从事档案管理人员基本上是由护理岗位调转过来，这些人员由于专业、学历等等方面的自身限制，加上进修学习的机会不多，缺乏系统档案知识培训，导致医院的档案管理工作水平落后，难于跟上医院发展的需要。
3、各类档案分散管理，安全性能差。各种档案材料例如文书档案由办公室管理，人事档案由人力资源科管理，会计档案由财务科管理，科研档案由科教信息科管理，基建档案由总务科管理，病历档案由图书馆管理等等各科室各自为政，人员素质参差不齐，管理方法各异，以及各科室的档案保管设备陈旧，设施不全等问题，制约着医院档案工作发展。
4、档案重要性意识薄弱。几乎每天都会产生需要及时归档的档案，各科室人员在工作中，对各自产生的档案资料没有形成及时存档的意识，档案材料缺失严重，或只是将资料简单的收集起来，忽视编研工作，档案资源的开发利用不够，影响工作效率。
5、病案管理不善，在医患纠纷面前被无限放大。存在病案管理制度落实不到位，医务人员按时归档意识薄弱，病案管理人员护理专业出身，缺乏档案方面的管理知识，未采用现代的信息技术来管理医院的病案，病案在需要时往往出现缺失、少页，在医患纠纷面前往往捉襟见肘，难于自圆其说。
2 强化医院档案管理的对策
1、强化全院工作人员的档案意识。举办系统的档案知识培训班，对行政所有人员和其他科室主要负责人进行档案知识普及，领导要带头重视档案工作，将档案工作纳入医院总体规划，在专业人员招聘、设备设施完善等方面排上议事日程，以实际行动支持医院的档案管理工作。
2、统一档案管理制度，提高收集效率。针对各科室根据自己的理解和实践对各自的档案进行管理，缺乏科学性和系统性，医院可以通过设立统一的档案管理制度，统一管理标准与模式，严格要求科室工作人员遵守日常档案收集归档制度，并将档案管理纳入绩效考核目标，促进档案管理工作正常开展。
3、设立大型档案室，提高档案保管的安全性。除了人为的损坏与丢失，随着时间的推延，档案制成材料会不断地损坏，针对这一趋势，医院有必要建立大型档案室对各种类型档案进行统一收集管理。聘用专业的档案管理人员，对日常进出的档案材料进行登记管理，防止丢失；对每日档案室的温度、湿度进行登记，使档案室始终维持在正常的温度、湿度范围内；对档案室进行定期消杀，确保无虫害、鼠害；对破损的档案制成材料进行及时的技术修复，确保档案的完整性。
关键词：医院档案管理；改革；创新
档案管理作为管理中的一部分，对于医院的建设有着重要的作用。随着医疗改革事业的发展，档案管理的地位也与以往不同，如何才能正确确立良好的工作流程和方式，以确保档案管理不仅能为医院建设起到一定的作用，还能对其他事务起到促进的效果，这也是档案管理迄今为止亟需解决的问题。
一、档案管理在医院建设中的作用
医院的正常运行，除了日常工作事务之外，更重要的是医院档案管理。医院档案管理是医院发展过程的真实写照，不仅记录了医院的历史进程，同时也记录了到医院就诊的每一位患者的医疗档案，无论是对医院本身还是患者都有着重要作用，也是促进中国医疗事业发展的真实依据。随着医疗事业的不断发展，国际卫生行业的规则制度也正激励着医院应该朝着更加完善、更加良性、更加规范化的进程发展，对医院的建设也提出了更高的要求。当前医院档案管理面临着很多的问题，如何才能解决这些问题，促进医院的发展，加强医院档案管理的改革和创新是非常急迫的，因此，应该在这一方面多加努力。
二、档案管理建设的对策
1.设置综合性档案部门和档案管理
医院的档案管理机构的部门设置来看，一般都是由机关文书档案室、病案室和人事档案室三个组成部分[1]。每一个部分管理档案的内容都有所不同，比如机关文书档案室主要管理的是所有的管理文件资料、病案室则管理着病历档案，这样的档案管理分离模式不利于医院进行综合统计，对档案的利用也比较麻烦。基于此，则应该设立综合性档案机构来保存医院的所有档案，再在综合性档案机构内分门别类，既能保证了档案完整性，也能确保档案使用的高效率。各种不同用途的档案，比如用于教学的档案、用于发件活动的诉讼档案、用于防疫的防疫档案都要求医院能够进行保存。尤其是医疗业务部门有着大量的业务资料进行归档，一些稍微大一点的医院每年都有少则几万份的资料进行管理，难度可想而知。同时建立一些有着重要意义的治疗档案、临床经验总结、中药治疗这些能够推动我国医疗事业发展的档案进行综合管理，有效地保证了档案的不遗失。
2.使用现代化管理技术实现档案管理
现代化管理技术的使用为促进每一个单位的发展都提供了一个良好的基础，尤其是对于医院来说，管理资料众多，如果单纯以人工的方式进行档案管理已经满足不了医院档案管理事务。医院运用现代化管理技术来多层次、多角度的进行资料收集，提高档案的收藏率和使用效果，为医院的日常工作、患者服务、各项业务的发展打好基础。档案管理的有效性能够为医院树立一个良好的形象，从而获得不错的社会效益和经济效益，由此可见档案管理在医院管理中的地位是无法磨灭的。运用现代化管理技术进行档案管理刻不容缓，首先档案的管理应该实行责任制，有专人进行保管，并加强档案室的安全管理，其次建立档案管理信息库，便于档案的采集、输入、保存、利用，实现信息化管理；再则添加档案扫描系统，减少人工操作时间，增强工作质量和速度，保证了档案的质量。在文书、人事、会计、基建、设备和科研等各种档案管理上全面采用电脑管理，编制了各种门类档案的分类大纲，采用专业软件，对各种档案进行分类、组卷和编目、编号，极大提高了工作效率[2]。同时，先进的管理理念和技术还要求医院在吸收自身档案之外，注重其他领域的管理信息，从而加强自身档案管理经验，使得档案管理更加适应当前医疗事业的发展。
3.增强档案管理人员的专业素质
档案管理在以往的医院管理上并没有较高的地位，甚至一些医院认为档案管理不是那么重要，其实这种想法都是错误的。尤其是加入WTO后的我国医疗事业，更应该和国际卫生机构接轨，避免随意性和不规范性。因此，要把档案管理工作归纳与医院的发展规划中，设立以相关领导或者医院院长为领导的管理小组，与医院的其他事务进行统一规划。档案管理人员不能仅仅把自己定位成一位档案归档人员，而是要加强档案各项知识的学习，改变自身对档案管理的看法，树立较高的卫生服务的思想观念，转变以外档案管理不好的习惯。按照现代化管理的方式地开展档案管理作为自身的工作目标，全面地为每一位需要利用档案的人员进行档案服务，使得档案管理工作能够促进医院服务质量的提升。通过专业培训、 继续教育、 进修学习等提高业务和知识水平，并将档案人员培养纳入医院人才培养计划[3]。另外，档案管理人员还应在对档案管理系统学习后，编写相关的档案管理制度，进一步促进档案管理的规范化。
4.建立医院档案管理制度
每一项管理制度都关系着医院的各个业务的正常运行，档案管理制度也不例外。因此，建立健全的规章制度对于医院档案管理来说是非常重要的。尤其是当前医院管理手段上的加以创新，档案管理也逐渐实现更加合理的管理方式，要想档案管理全面发展，必须建立与之匹配的医院档案管理制度。明确档案管理的责任制度，实现医院档案的综合管理，并进行统一考核。档案管理可以进一步提高地位，紧跟医疗业务的发展而发展，加宽档案的信息收集范围，及时对有效信息进行梳理。尤其是对医院有着重要意义的各个不同方案条约等的管理更是不能松懈。
三、结论
随着我国医疗事业的不断发展，各项医疗业务也逐渐走上了改革之路，医院每一项管理更应该积极做出响应。医院档案管理一定要从机构设置和方法上、管理技术上、管理人才上、管理制度上紧跟医疗事业的发展，以促进医院发展，推动我国医疗事业的不断进步。因此，加强医院档案管理是当前医院管理最迫切的事务之一。
参考文献
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[2] 裴莉华. 加强医院档案管理 促进医疗事业的发展[J]. 中国科技信息2009（08）：191-194
[3]张秀良. 新医改下医院档案管理的改进方法[J]. 科技资讯2012（06）：219-221
随着社会的发展及办公条件的改善，在机关工作和各类活动中形成了大量的声像档案。为了更好地保护好、利用好这些生动、形象的特殊载体档案，我们就房山区161个立档单位的声像档案管理情况进行了调查。调查发现，声像档案普遍存在着归档不完整、保管条件差、管理混乱等问题，直接影响了档案的完整和声像档案的保管及利用。声像档案管理严重滞后于档案工作的整体发展水平，已到了非抓不可的程度。因此，采取有效措施，加强声像档案管理工作刻不容缓。
一、声像档案管理存在的问题
（一）声像设备存在着"一硬一软"的现象
"一硬"是指声像设备数量多。随着社会的发展及工作需要，机关、企事业单位的声像设备有了很大改善。在调查的161个单位中，仅有21个单位没有声像设备，占13％，87％的单位都有1台以上的声像设备，设备总数达671台（架）。从总体讲，声像设备可算比较"硬"。"一软"是指声像设备管理之乱。有101个单位没有制定声像设备管理制度或相应的使用要求，占62％，致使有的设备闲置，没人会用，难以充分发挥作用；有的设备存放在科室或个人手中，没有合理利用；有的设备使用人员不明确或频繁变动，设备不能有效地利用。从而形成了"硬件硬、软件软"的现状，而且"软"的方面直接影响了"硬"的方面作用的发挥，最终造成一些重要活动没能及时摄录，档案没能完整保存下来，给以后声像档案的产生及归档留下了隐患。
（二）摄录人员中存在着"一强一弱"的现状和两种误区
摄影录人员在各自单位中直接从事着产生声像档案的工作，并决定着声像档案的数量和质量。调查反映出在摄录人员中存在着"一强一弱"的现状。"强"表现在所调查单位的443名摄录人员中，有专职156人，兼职287人，平均年龄35岁，大专以上文化程度的占72％。队伍强大、年龄适中、文化程度较高这是"强"的一面；"弱"表现在443人中，专业工龄1至5年者381人，占86％，5年以上者仅占14％。经过专业培训的共68人，仅占16％，其中1至3个月短训（摄录专业）的66人，专科毕业2人，有84％的人都属"自"。专业工龄短、专业知识及技能普遍较低这是"弱"的一面。
调查中还发现摄录人员中存在着两种思想认识上的误区。一种是部分人根本就不知道什么是声像档案。他们一直误以为只有上级来文、红头文件才是档案，而他们在公务活动中形成的照片、录音、录像带等，认为拍完、录完就算完成任务了，不需要归档保存；另一种是部分人误以为谁拍的照片就归谁，送往报社、电台的用完就算完了，怎么处理这些声像档案属于个人行为。由于这些同志缺乏全局观念，档案意识不强，仅考虑个人或本部门工作方便，致使部分声像档案长期在个人或科室内部保存，不移交档案室或档案馆统一保存。特别是随着人员变动和机构调整，造成声像档案的失控或流失，致使单位档案不齐全完整，严重影响了声像档案的长久保护和开发利用。
事实证明，摄录人员"弱"的一面影响了"强"的一面发挥作用，加上认识上的误区，造成了声像档案管理上的不规范。也就是说，产生声像档案的第一关棗形成和归档不把好关，待用时再靠档案员去催要或档案馆去征集，那只能是"亡羊补牢"了。
（三）声像档案管理混乱，问题复杂
1、管理制度不健全，声像档案没有集中统一管理
调查中有75个单位制定了相应的声像档案管理制度，占47％，有半数以上的单位处于无章可循的自由形成、自由处理状态。据调查，声像档案的管理主要存在着3种形式：一是档案室集中统一管理，随时形成随时移交，仅占26％；二是各科室一年一次移交档案室，占35％；三是由科室分散保管或个人保存，占39％。由此表明有五分之二的单位声像档案没有集中统一管理，缺乏必要的管理制度，或有的单位虽有管理制度，但落实不够，缺乏有效的保障措施。
2、档案意识不强，声像档案难以及时完整归档
声像档案有较强的时效性和特殊的归档要求。例如照片底片需同时归档，影像需辅以文字说明，如果不及时归档，日后就是摄影人员自己也难以追忆齐全和准确。调查发现，有近20％的单位有积存照片没归档，且多数照片、底片早已分家或已无底片，文字说明更难说清。本来是很珍贵的照片，却由于没有及时归档而失去了其应有的保存价值和利用价值。从录音、录像带的归档情况来看，更令人担忧，相当一部分单位都是"一盘带子反复用"，原始录音（像）没有保存下来。另外有些部门或个人手里保存着部分珍贵的声像档案，虽管理不规范，但当档案部门去收集时，往往不愿交。究其原因，主要是档案意识不强，对声像档案管理缺乏重视。
3、管理状况"喜""忧"悬殊，发展不平衡
调查单位中设备、人员、声像档案管理都比较规范的有11个单位，占6．8％；而无设备无声像档案、有设备无声像档案、有声像档案没集中统一管理的单位48个，竟占40％，两极所占比例悬殊。从照片数量看：最多的一个档案室存有20000余张，其余160个单位20860张，平均130张（其中多者上千张，少者几张）。仅从照片档案一项看，声像档案的管理水平就很悬殊。
4、保管条件差，声像档案难以长久保存
声像档案的保管条件比纸质档案要求更严格。而调查发现，只有广播电视局、韩村河村等少数几个单位设置了声像档案室或配备了声像档案专柜，其余各单位都将声像档案存放在文书柜内与其它档案混存，不具备恒湿、恒温、防磁等保存要求。致使一些照片变黄褪色，底片粘连变质，磁带受损等，不利于声像档案的长久保存和利用，一旦发生问题，悔之晚矣！
5、收集渠道不畅，声像档案馆、室藏匮乏
区档案馆是全区永久保存档案并向社会提供利用的基地。但目前馆藏声像档案极为匮乏。基层单位中有近四分之一的照片档案散存在个人或科室内部，没有集中统一管理。正是由于多年来沿袭下来的声像档案分散保存，难以及时完整归档统一管理，致使基层档案室声像档案不齐全，档案馆的声像档案也就没了来源。源头没控制住，加之征集措施不得力，渠道不畅，造成今?斓呢逊Α?BR>
6、区域性重大活动档案失控，声像档案流失严重
众所周知，每次区里或基层单位组织重大活动，召开重要会议，都安排人员摄录像，形成了许多有价值的声像档案。其中一些在报刊上刊登或印成图书、画册对外发行，但在档案馆（室）却找不齐这些原始档案。分析原因：一是多个单位同时参与的大型活动，档案管理不集中统一。各部门领导及相关工作人员都是临时抽调的，各自负责一块工作，相应形成的档案材料缺乏协调、统一、集中，活动结束后，档案材料也各归东西，声像（包括文书、实物等）档案流失在所难免；二是从筹备到结束没有归档要求和相应的控制措施以及贯穿始终的档案管理、服务工作，也造成档案材料流失；三是有关专业人员档案意识不强，加之缺乏有效的管理，形成的档案不及时归
档，用完之后就归为已有或是下落不明，又造成档案的流失。二、加强声像档案管理工作的对策及建议
（一）加强宣传、提高意识，争取领导重视
搞好档案工作不仅是档案主管部门的事，更是各立档单位乃至全社会的事，而各级领导的重视是做好档案工作的重要保证。从这几年的经验看：一要争取宣传主管部门、新闻单位的大力支持，引起社会的广泛关注，从而提高全民，特别是各级领导及有关人员的档案意识，营造出一种良好的档案工作氛围；二要抓住机遇，服务中心工作。档案主管部门、各立档单位要善于抓住机遇，结合本地、本单位中心工作，通过馆、室藏档案以及生动的利用实例，发挥档案自身的宣传教育作用。
（二）加强管理，制定办法，狠抓制度落实
要改变声像档案管理混乱的现状，制定一个切合实际的管理办法来规范此项工作很必要。区档案局将与有关部门配合出台《房山区声像档案管理办法》；同时，各立档单位也要建立相应的管理制度，强化规范管理，对产生的声像材料从收集、归档到移交档案室统一管理，制定一套严格的制度，防止分散流失，杜绝归为己有。对声像档案的日常保管、借阅、利用作出明确规定。永久、长期保存的声像档案应定期向区档案馆移交；在此基础上要狠抓落实。要确保有关法规和制度落到实处，必须制定有效的配套措施，明确责任，依法管理，做到有章可循、有法必依，使之逐步变成自觉的行动，以确保声像档案归档质量。
（三）加强监督，分类指导，注重业务培训
针对声像档案管理现状，档案行政管理部门要加大对声像档案的监督指导力度，并把其作为档案目标管理、年度执法检查的重点内容。同时，针对不同单位现状，采取不同方式进行分类指导，力争整体水平的提高。对人员、设备、档案管理都比较规范的单位，要巩固提高，在开发利用上下功夫；对有设备、有专业摄录人员，而档案管理没跟上的单位，应在依法管理、建章立制上加强指导和监督，促其逐步规范管理；对问题较多、基础薄弱的单位，要限期建档，加大指导监督力度，不留死角。注重业务培训，全面加强对摄录人员、档案人员的有关专业知识和技能的培训，为形成好、保管好声像档案奠定良好的基础。
（四）结合实际，创造条件，力求妥善保管
从长久保护和利用考虑，声像档案要求恒湿、恒温、防磁、防震、防光、防火等。而目前声像档案保存条件普遍不符合上述要求，短时间内都配齐专柜或设专室又不现实。我们认为结合实际，创造条件，力求妥善保管是当务之急。首先，声像档案要独立成卷，使用声像柜或密闭铁柜单独存放；其次要严格控制库房温湿度，远离光线、磁场等；录音带、录像带采取定期倒带检查等保护措施，尽量延长声像档案的寿命。
（五）全面出击，形式多样，疏通收集渠道
要实现声像档案收集完整，采取必要的行政手段和物质保障，建立并疏通收集渠道，运用多种形式收集也很重要。结合地区实际，各立档单位、区档案馆要全面出击，采取多种形式收集。主要有：①通过正常移交接收。科室移交档案室，档案室移交区档案馆。②重点单位、重点科室重点收集。对本地重点单位、立档单位重点科室产生声像档案比较集中的，要有重点地强化收集，经常沟通及时掌握情况。③重点人物（摄录人员）直接征集。有一部分摄录人员除担当本单位的摄录任务外，还被指派（或聘请）摄录本地区的重大活动、重要会议、城市建设、外事活动等。对保存在这些人手中的属于归档范围的声像档案，要多方努力，登门收集和征集。④广泛的社会征集。对散存在民间的声像档案，运用发公告、发文件、上门实地寻求等形式，采取有偿征集、无偿捐献、建立名人全宗、个人代存等方式广泛征集。
关键词：档案管理；固定资产；制度建设
中图分类号：C913.3 文献标志码：A 文章编号：1673-291X（2017）08-0143-02
固定资产投资项目是以扩大研发生产能力为目的而进行的技术改造基本建设工程，以及设备仪器更新与升级换代等建设项目。固定资产投资项目档案（以下简称项目档案）是指伴随整个项目建设流程（立项论证审批、可行性研究，勘察、设计、施工、监理、竣工，采购、安装、验收等活动）而产生的一系列具有归档保存价值的文字材料、图纸、照片、实物、声像资料等，是对项目的完整、系统、客观、准确的记录，对项目建设和后续维修维护与改扩建具有重要的参考价值，也是项目后评价的主要材料依据。做好项目档案管理对于总结投资效果、提升国有资产经营能力甚至反腐倡廉具有重大意义。
“十五”以来，伴随着国民经济的高速发展和国防建设的迫切需求，国家大幅度增加了国防科技工业部门的固定资产投资支持力度，建设单位项目管理任务大幅度提升，并且由于建设项目中新技术的应用，对应档案管理复杂度和难度也不断提高，一度普遍出现了项目档案资料收集不完整、内容不完善、保存不合格、使用不规范等问题。
为此，原国防科工委、国家档案局联合颁布了《国防科技工业固定资产投资项目档案验收办法》（科工办[2007]161 号，以下简称《验收办法》），提出了项目档案管理的基本要求，并规定通过专项档案检查验收，是项目通过竣工验收的先决条件。中国电子科技集团公司配套制定了《固定资产投资项目档案验收评分细则（试行）》（以下简称《评分细则》），通过组织宣传培训和交互检查验收，进一步落实项目档案管理工作的具体施实。
通过这些措施，中国电子科技集团各成员单位项目档案管理水平得到了极大提高。然而在项目档案检查验收工作中也发现，一些建设单位由于项目档案管理制度建设不完善，导致业务部门与档案管理部门协调困难，对档案管理工作的提高造成了很大的困扰。下面结合档案管理工作实践，对档案管理制度建设过程中的一些常见问题进行具体梳理分析，并提出应对措施建议。
一、档案制度缺失问题
项目档案管理工作早期主要的问题，是很多单位缺乏专门的档案管理制度，没有项目档案收集、整理、保管、利用的基本要求，更谈不上相应的部门岗位职责要求与分工，主要依靠业务部门根据自身需要收集和保存积累资料，导致项目档案管理盲目、混乱，验收检查时就会发现资料收集不齐全、文件内容缺失、组卷整理不规范、检索调用困难等基本问题普遍存在，甚至在业务部门和档案管理部门的职责推诿中造成重要资料的散失。
例如，在一次档案验收时，发现该单位购置的设备没有保修卡，验收专家指出后，档案管理人员不知情，项目负责人也不知情，最后问采购人员才发现是在采购人员手中暂存着。进一步的了解得知，采购员正因为是知道保修卡是仪器设备的重要终身资料，直接影响到设备运行过程中的维修与维护，也是当设备发生故障时与供货商交涉的重要凭据。但是，因为没有相应的档案管理制度明确规定必须随设备入库及时归档，反倒“不敢随便放到资料库里”，而是自己慎重收藏起来了。
这种现象随着近年来《验收办法》和《评分细则》的宣贯落实，已经引起了建设单位的高度重视，基本建立健全了档案管理制度。在近年来的档案检查验收中可以明显体现出来，项目档案的基础管理和档案完整性都有了很大进步。
二、档案制度的可操作性
目前项目档案管理制度方面的问题，已经深入到了制度要求与建设单位岗位设置和工作流程建设相关的可操作性、与业务部门和档案管理部门相关人员业务素质相关的执行操作严谨性等方面，成为制约项目档案管理质量和效率的深层次因素。
以资料的收集整理和案卷归档环节为例，这是作为素材的文件资料转化为规范档案的关键一步，但又恰恰出现在业务和管理两类职能部门的工作界面上，如果管理制度缺乏明确的职责和分工要求，就很容易造成工作的脱节：业务部门可能会觉得我们只需要忠实的收集、提交建设过程中形成的资料给档案部门即可；而档案部门则可能以为自己不懂技术，所以完备、条理、规范地组卷是业务部门的事，自己只需要做到严格记录、安全保管、提供利用就可以了。比如笔者所在单位，几年前某固定资产投资项目接近尾声时，业务部门推着小推车把毫无逻辑排列的一堆材料交给了档案室，而档案室对于整个项目的情况不了解，无法条理系统地整理这一车杂乱无章的材料。匆忙中两个部门勉强配合把材料大概进行了整理，结果档案验收时专家指出多处问题。
这个问题的出现是由于管理制度对相应的工作界面规定模糊造成的，这个矛盾的化解需要结合单位实际，明确个性化的制度规定。比如业务特色集中、档案部门岗位配置较弱的单位，就可以采取业务部门组卷归档、档案管理部门指导检查、案卷保存的模式；而业务面广、档案管理部门岗位配置较强的单位，则可以考虑业务部门只需要及时完整收集、提交档案资料，由档案部门承担起准归档阶段的材料审查、整理、组卷，自行完成归档管理。笔者所在单位后来根据业务和岗位特点规定了一种折中处理方式，由档案室制订宣贯归档资料要求，各业务部门设立兼职档案员，以卷为单位收集项目建设资料，保证文件齐套性和正确性后交付档案室，档案室再进行形式审查并负责完成规范组卷归档，既保证了业务链条的有效衔接，又保证了档案的准确、完备和系统、规范，在最近两次档案验收中都以高分通过了验收。
三、n案制度的完备性
制度是相对静态的，但实际工作中面对的情况千变万化，需要不断修订完备档案制度。这不仅是需要适应技术进步带来的档案资料形式和内容的变化，甚至还要延伸到对建设项目合作方的制约。例如有些建设单位与参建单位签订合同中，对档案工作的具体要求没有专项条款做出明确规定，导致在建设项目档案验收和项目最终验收时，有些参建单位或监理单位会以相关工程已结束为由，不参加、不配合档案验收。更大的隐患是，由于没有从法律上对参建单位的项目档案管理工作形成有效约束，导致对建设单位的相关利益保护的缺失。
笔者所在单位几年前的一次项目档案验收会中，专家发现基建图纸与设计变更通知单对应关系不明确，要求参建单位到验收现场解释，但是参建单位以各种理由推托，迟迟不到现场。在单位不断催促下，第二天才到会解释问题，严重拖延了验收会议时间，虽然解释清楚了问题，但也给项目评价造成了恶劣的影响。为此，笔者单位亡羊补牢，再次修订完备档案管理制度，增加了“项目文件材料的收集、整理和归档纳入合同管理，要求明确，控制措施有力”的条文。建设单位与参建单位签订合同，提前设立专门条款，明确项目档案工作的具体要求，建设单位就变被动为主动，既保证项目建设利完成，又保证了项目档案的齐套与完整性。
四、档案制度执行的严肃性
档案管理工作的规范化，除了完备档案管理制度作基础，还需要严格的执行来落实。没有到位的执行，一些制度就成了虚设。
实际工作中经常发现，有些文件材料签字没有日期，尾页有空白项不填写，领导批示和签字内容不全等等，日后一旦发生合同纠纷，就有可能因为合同生效日期或成立条件的分歧，使建设单位成了被动方；一些设备仪器的购置合同、技术协议中也经常出现落款签字处只有责任人签名而没有签署日期的情况，也会给解决纠纷或是责任追溯造成困难，甚至给腐败留下漏洞；还有一些表格的填写，签署流程没有问题，但是主管领导在审批时只签姓名，没有具体意见，不符合审批规定，也不符合档案质量的要求。这类问题根源在签署人。单位领导应该在管理过程中，更多关注各项制度的落实情况，认真执行各项制度的具体要求。
因此，档案制度建设不仅要根据档案部门的实际需要，制订一系列系统、科学、合理的档案管理制度，还要在制度的有效执行方面下足功夫，才能更有效调动全员积极性，使档案管理水平不断提升。
一、声像档案管理存在的问题
(一)声像设备存在着“一硬一软”的现象
“一硬”是指声像设备数量多。随着社会的发展及工作需要,机关、企事业单位的声像设备有了很大改善。在调查的161个单位中,仅有3个单位没有声像设备,仅占2%,98%的单位都有1台以上的声像设备,设备总数达971台(架)。从总体讲,声像设备可算比较“硬”。“一软”是指声像设备管理之乱。
(二)摄录人员中存在着“一强一弱”的现状和两种误区
摄录人员在各自单位中直接从事着产生声像档案的工作,并决定着声像档案的数量和质量。调查反映出在摄录人员中存在着“一强一弱”的现状。“强”表现在所调查单位的443名摄录人员中,有专职156人,兼职287人,平均年龄35岁,大专以上文化程度的占72%。队伍强大、年龄适中、文化程度较高这是“强”的一面;“弱”表现在443人中,专业工龄1至5年者381人,占86%,5年以上者仅占14%。经过专业培训的共68人,仅占16%,其中1至3个月短训(摄录专业)的66人,专科毕业2人,有84%的人都属“自”。专业工龄短、专业知识及技能普遍较低这是“弱”的一面。
事实证明,摄录人员“弱”的一面影响了“强”的一面发挥作用,加上认识上的误区,造成了声像档案管理上的不规范。也就是说,产生声像档案的第一关和归档不把好关,待用时再靠档案员去催要或档案馆去征集,那只能是“亡羊补牢”了。
(三)声像档案管理混乱,问题复杂
1.管理制度不健全,声像档案没有集中统一管理。调查中有75个单位制定了相应的声像档案管理制度,占47%,有半数以上的单位处于无章可循的自由形成、自由处理状态。据调查,声像档案的管理主要存在着3种形式:一是档案室集中统一管理,随时形成随时移交,仅占26%;二是各科室一年一次移交档案室,占35%;三是由科室分散保管或个人保存,占39%。由此表明有2/5的单位声像档案没有集中统一管理,缺乏必要的管理制度,或有的单位虽有管理制度,但落实不够,缺乏有效的保障措施。
2.档案意识不强,声像档案难以及时完整归档。声像档案有较强的时效性和特殊的归档要求。例如照片底片需同时归档,影像需辅以文字说明,如果不及时归档,日后就是摄影人员自己也难以追忆齐全和准确。调查发现,有近20%的单位有积存照片没归档,且多数照片、底片早已分家或已无底片,文字说明更难说清。本来是很珍贵的照片,却由于没有及时归档而失去了其应有的保存价值和利用价值。从录音、录像带的归档情况来看,更令人担忧,相当一部分单位都是“一盘带子反复用”,原始录音(像)没有保存下来。
3.管理状况“喜”“忧”悬殊,发展不平衡。调查单位中设备、人员、声像档案管理都比较规范的有11个单位,占6.8%;而无设备无声像档案、有设备无声像档案、有声像档案没集中统一管理的单位48个,竟占40%,两极所占比例悬殊。从照片数量看:最多的一个档案室存有20000余张,其余160个单位20860张,平均130张(其中多者上千张,少者几张)。仅从照片档案一项看,声像档案的管理水平就很悬殊。
4.保管条件差,声像档案难以长久保存。声像档案的保管条件比纸质档案要求更严格。而调查发现,只有广播电视局、韩村河村等少数几个单位设置了声像档案室或配备了声像档案专柜,其余各单位都将声像档案存放在文书柜内与其他档案混存,不具备恒湿、恒温、防磁等保存要求。致使一些照片变黄褪色,底片粘连变质,磁带受损等,不利于声像档案的长久保存和利用,一旦发生问题,悔之晚矣!
5.收集渠道不畅,声像档案馆、室藏匮乏。区档案馆是全区永久保存档案并向社会提供利用的基地。但目前馆藏声像档案极为匮乏。基层单位中有近四分之一的照片档案散存在个人或科室内部,没有集中统一管理。正是由于多年来沿袭下来的声像档案分散保存,难以及时完整归档统一管理,致使基层档案室声像档案不齐全,档案馆的声像档案也就没了来源。源头没控制住,加之征集措施不得力,渠道不畅,造成今天的尴尬局面。
二、加强声像档案管理工作的对策及建议
(一)加强宣传,提高意识,争取领导重视
搞好档案工作不仅是档案主管部门的事,更是各立档单位乃至全社会的事,而各级领导的重视是做好档案工作的重要保证。从这几年的经验看:一要争取宣传主管部门、新闻单位的大力支持,引起社会的广泛关注,从而提高全民,特别是各级领导及有关人员的档案意识,营造出一种良好的档案工作氛围;二要抓住机遇,服务中心工作。档案主管部门、各立档单位要善于抓住机遇,结合本地、本单位中心工作,通过馆、室藏档案以及生动的利用实例,发挥档案自身的宣传教育作用。
(二)加强管理,制定办法,狠抓制度落实
要改变声像档案管理混乱的现状,制定一个切合实际的管理办法来规范此项工作很必要。要确保有关法规和制度落到实处,必须制定有效的配套措施,明确责任,依法管理,做到有章可循、有法必依,使之逐步变成自觉的行动,以确保声像档案归档质量。
(三)加强监督,分类指导,注重业务培训
针对声像档案管理现状,档案行政管理部门要加大对声像档案的监督指导力度,并把其作为档案目标管理、年度执法检查的重点内容。同时,针对不同单位现状,采取不同方式进行分类指导,力争整体水平的提高。对人员、设备、档案管理都比较规范的单位,要巩固提高,在开发利用上下工夫。注重业务培训,全面加强对摄录人员、档案人员的有关专业知识和技能的培训,为形成好、保管好声像档案奠定良好的基础。
*镇档案室现存档案所属年度*年至2009年，共计1518卷，近几年来我镇档案工作在党委政府的正确领导下，在上级档案部门的检查指导下，不断加强管理，逐步实现了档案目标管理规范化，现对照(本镇的)县档案局下发的“山东省档案管理考核书”，结合本真的实际情况，我们进行了一次自我检查，现将检查情况汇报如下：
一、体制人员方面
为确保档案管理各项措施落实到位，镇党委政府把档案管理工作列入了重要议事日程，纳入我镇目标管理考核之中，不断强化管理，结合本单位的档案管理工作实际情况，成立了由第一副书记任组长的档案工作领导小组，统筹我镇的档案管理工作。配备了业务素质高，管理水平强的专职档案管理员，并在各镇直部门中落实了兼职档案管理员，在村级组织中，由村文书任档案管理员，形成一个严密的档案管理网络;建立健全了各项档案管理制度，使档案管理制度装裱上墙，把档案工作列入单位公文处理、财务管理、资产管理和具体业务工作程序，把档案工作与相关人员的年度考核、奖惩挂钩，同时镇领导从强化档案管理着手，组织档案管理人员参加县里举办的培训班，为档案规范化管理奠定了良好的基础。
二、制度设施方面
档案室内建立了文件材料归档制度，档案保管、保密、统计鉴定销毁、查阅利用、档案设备维护使用、重大活动档案登记等到内容完整、操作性强的制度，同时作硬件设施建设，我镇立足本镇实际，高标准、严要求，整修了档案专用库房，面积达到40平方米;同时在档案室内落实了防水、防火、防盗、防虫、防高温、防潮、防强光、防尘、防鼠等“九防”措施。档案橱架、盒、夹、卷皮等档案装具规范、标准、数量充足;计算机、扫描仪、光盘刻录机、复印机同党政办合用，同时有档案管理软件。
三、管理利用方面
为做好档案资料的确良收案整理工作台，保全档案的完整，明确归档范围，把反映本镇工作活动、具有查考利用价值的文件资料和各种载体的档案管理资料均敖归档范围。我镇2009年档案资料的整理归档工作从今年4月份开始，根据整理归档的新标准进行了集中分类。对收集整理照片、磁盘、光盘、实物等载体档案，编写文字说明、内容包括时间、地点、人物、制作者，力求做到图文并茂，对拟修订和签批的公文，按保管要求逐一审查，对书写不符合规定的文件及时改正，对破损文件进行修补，对字迹模糊或退色文件进行复制，档案合格率达到80%以上，档案内容涵盖文书、会计、基建、设备、科研、照片、录音、电子、实物等12个方面的内容。但由于综合档案室面积受限，所以这些档案都由各站所保存。注重在档案住处开发和效果利用上下功夫，建立健全了案卷目录，全引目录、字号索引、专题目录等多种检索项，便于随时查阅，为领导决策、经营管理、资产保全等方面发挥了重要作用。
四、监督指导方面
根据省县有关规定，结合实际，制定了*镇档案工作办法，对全镇各部门单位村的档案管理进行了统一指导，组织各部门单位村的兼职档案人员进行研究，并参加县档案局举办的管理业务培训，进行统一学习，及时更新知识，提高技能。
综上所述，以上是我镇2009年度档案工作基本情况，对照先进我们的档案工作还存在诸多的不足，如，档案室面积狭小、硬件设施不到位、归档材料不全面等，但这同时也是我们下步努力的方向，在今后的工作中，我们对照档案管理考核办法，加强规范，不断完善，力争把我镇的档案管理工作提高到一个新的水平，再上一个新台阶。
