时间：2022-04-21 11:47:34
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇个人档案检查材料，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
关键词：人事档案；审核整理；问题；解决措施
精准、完整、齐全的人事档案能够系统、全面的记载个人品德作风、最高学历、工资待遇、技术水平、任职经历及工作表现等进行记录，是企业选贤任能、知人善任的重要工具。由于我国现阶段进一步深化改革用人制度，所以更要充分发挥人事档案工作的重要作用，认真分类、审核、整理人事档案，对人事档案真实、完整、安全及精准性进行有效维护，使认识档案作用得以充分发挥。
一、整理人事档案时所存在的主要问题
（一）档案整理主要为手工操作，使很多现代化技术得不到应有的开发。通常人事档案管理员由组织部门或者人事部管辖，且其人事档案管理措施也对以往操作方法进行了延续，他们基本上都是手工操作人事档案排序、分类、裁剪、编号及装订等各道工序。因为人事档案相关配备人员缺乏、单位领导重视度不够等因素，使得各单位很少有精力去科研怎样通过计算机对人事档案进行分类、审核与整理，怎样通过数据库对人才结构进行分析，怎样构建电子档案以不断与科技发展现代化需求相适应。
（二）当前资料与以往资料装订规格不相符。《人事档案整理细则》中明确指出，干部人事档案材料和目录采用国际标准A4纸型（297mm×210mm）。材料左边应留有2.5cm的装订边。A4纸型的干部人事档案材料和目录按照靠左下对齐的方式打3孔装订，中间孔距上、下孔（从孔中心算起）8.3cm，下孔距材料底边5.4cm，孔中心距左边沿1.2cm，孔直径为0.5cm。干部人事档案材料转递单统一采用国际标准A4纸型。以前档案材料都是规格为16开的办公用纸载体，档案左边需要预留2.5cm左右的装订边。而目前的档案材料规格大多为A4，比如学历材料、职称评审材料等。档案中原有小于或等于A4纸型且已按照要求装订的档案材料，不需要重新打孔和裱糊，但是A4和16开的纸张放在一起整齐度无法得到有效保证，而如果对16开的材料进行重新打孔和裱糊，则又会浪费大量的人力，提高时间成本，且影响美观。
（三）人事档案整卷装订，不易长期保存，且具有较差保密性。虽然档案整卷装订较为美观、整齐，但是，在对档案进行查阅时，通常要全卷查阅，对个人隐私的保护极为不利，在材料添加或者复印时，必须全部拆开材料，由此反复拆卸，极易破坏材料，对长期保存极为不利。
二、人事档案的分类审核整理工作的规范措施
（一）人事档案的审核工作是实现档案规范管理的重点，在审核过程中工作人员必须要时刻保持细致严谨的工作作风，按照人事档案管理的相关流程和注意事项进行档案的审核，认真检查档案的完损工作，对于损害或遗失的篇章进行及时的补交。在审核过程中由于档案的数量较多，必须度杜绝错装和乱装事件的发生，时刻履行自身的工作职责，将别人的工作前途视为工作的重点，培养工作责任感。在审核中还要进行细节的检查，查看手续是否齐全，印章是否清晰等。在审核工作中避免低级错误的发生，不为其他人的工作前途造成困扰，履行好档案审核人员的工作内容。
（二）完整的进行个人档案的收集工作。个人档案的内容比较复杂，从就学到就业的过程中都有细致的记录，在个人档案收集的过程中就要对各个学习和工作阶段进行完整性的工作。在学校就学期间有关人事档案人员要依据档案内容进行收集，学生每学期的成绩、在校期间的奖惩、政治面貌和每学期的学结等。对于社会中的工作人员的档案收集，要按照相关单位的工作性质进行，例如党政机关的要对政治活动和政协会议等阶段性材料进行记录和管理，对于企业单位的要进行季度考核表和工作表现等进行档案收集工作。当然人事档案的收集工作都有具体的工作内容进行指示，只要相关工作人员能够循序渐进的进行收集，保持细心的工作态度即可。
（三）鉴别档案的真伪是档案审核管理的重要内容。档案是一个人进入社会工作的重要保证之一，为了实现公平竞争，档案管理的鉴别工作必须深刻落实。在审核过程中注意查看每个时期的工作表现和相关印章，对不规范填写和虚假信息的进行另行放置，查看相关责任人和手续是否充分，档案文件是否缺失和重复，对于异常的档案文件进行不归档处理，做到维护个人档案的真实可靠性。避免由于个别档案的虚假造成人事档案管理机构的信任缺失。
（四）在对人事档案进行整理时应该做到分类准确、审核无误。在对人事档案进行分类审核整理时，为保证所整理的档案资料与规定要求相符合，一方面应该注意对档案资料及其内容进行收集与鉴别，另一方面在加工整理每一份人事档案时，要保证档案的完整性与精美性。首先，确保人事档案能够准确分类。建议对档案资料的类型分为十类：a.履历材料；b.自传材料；c.考察、考核、鉴定材料；审计材料；d.学历学位材料；职业（任职）资格和评（聘）专业技术职务职称）材料；反映科研学术水平的材料；培训材料。e.政审材料；f.党、团组织建设工作中形成的材料；g.表彰奖励材料；h.涉法违纪材料；i.工资、待遇材料；招录、聘用材料；出国（境）材料；人代会、政协会议，人民团体和群众团体代表会议，派代表会议形成的材料；j.健康检查和处理工伤事故材料等其他材料。依照人事档案材料的这些具体分类要求，对材料排列、分类合理与否进行分析，避免材料出现颠倒混淆、错装等情况。
三、结语
作为人事组织工作的关键组成部分，人事档案被称为人事管理工作的重要环节与基础。所以，在分类、审核、整理人事档案时，一定要做到细致、完整、精准、真实。作为人事档案管理人员，在其具体工作中应该将档案审核融入档案鉴别与收集、资料整理全过程。认真完成人事档案的分类审核整理工作对人事档案的有效利用具有重要意义。
参考文献：
关键词：档案管理；企业职工；作用
一、部分企业职工档案管理现状
1.企业管理职工档案现状
随着改革开放步伐的加快，各类用人单位如雨后春笋般迅速而蓬勃地发展起来。用工形式简单、用工管理混乱、职工流动频繁，以及用人单位为缩减建档的管理成本等因素，致使近一半企业没有给职工建立档案；新进职工与离职职工没有记载,职工技术职称及技能不能确定。因没有文字记录,也就没有企业来管理,养老保险、医疗保险等应享受的待遇也使职工不能享受。
2.职工自身档案管理现状
职工自己因流动性强，档案转移手续复杂等原因而忽略了个人档案存在的意义。有的单位因停产、解体、流转等变故，职工失业多年无人问津，有的人甚至到了办理退休年龄段，连档案在哪里都不知道。还有一些企业虽然建立了职工档案,但没有把职工的定级表、劳动技能鉴定表等资料归档,致使不少个人资料遗漏、遗失。
二、职工档案管理中存在的问题
1.企业档案管理人员综合素质低,不能适应档案工作发展的需要
由于目前许多用人单位没有专门的档案管理人员，大多数是由人力资源保障人员或办公室人员兼管，其一般未经过档案业务知识的专门培训，缺乏档案管理经验。对职工档案的归档范围和标准不清楚，不懂得档案的基本操作规程，使得职工档案案卷不规范，难以保证档案的完整性和安全性，致使档案错漏百出,给劳动保障部门办理职工失业、养老、退休等手续增加了很多难度。
2.档案管理不完善、不规范、不科学
《企业职工档案管理工作规定》要求职工档案要“通过机要交通或派专人送取，不准邮寄或交本人自带”。从实际情况来看，这条规定基本上是一句空话。邮寄或本人自带档案几乎成了家常便饭。《企业职工档案管理工作规定》的一些要求和规章制度，也少有人执行。
3.档案保管条件太差,影响了档案的安全
档案管理的软硬件设施配备较差,档案室达不到安全保管要求。档案管理人员也是得过且过,责任意识不强,档案业务不熟悉,年复一年,档案管理形成了恶性循环,出现了档案越管越差、越管越少的现象。
三、职工档案规范化管理的有效措施
1.做好企业档案管理的基础性工作
企业应严格执行《档案法》的各项规定,健全档案管理制度,认真负责地为职工记录、整理、保管好档案材料,定期督促、检查,发现问题及时整改,保证职工档案资料的齐全、完整和真实。要加强对档案管理人员的素质培养,定期参加地方档案行政部门组织的档案管理知识培训,加强档案人员职业道德和爱岗敬业教育,使档案人员在执行政策、规范操作上适应企业需求,从而全面提高档案管理水平。
2.分工负责，把好档案进出关
首先，要做好人力资源部门、档案管理部门、员工本人之间的职责分工。按照集中统一和分级管理的原则，职工档案归口综合档案室，各公司人力资源管理部门负责职工档案的建立、更新、转递等工作，档案室负责职工档案的保管，办理职工档案的查阅、借阅、归还等手续，员工所在部门、人力资源部门对员工进行考察、考核、培训、奖惩等所形成的材料要及时收集归档，保持档案的完整齐全。
其次，要抓好职工档案的收集和整理。一是要把职工个人档案的“归档范围”明文化，使职工的履历、招收录用、考核培训、政治面貌、奖惩记录、工资、福利、保险、离职情况（辞职、解除劳动合同等）、人事异动等重要的个人材料不致遗漏；二是要及时补充档案材料，使员工在本企业工作期间形成的各种材料能及时归档；三是要定期整理和规范，以逐步实现职工档案的信息化，如建立职工档案数据库，提高职工档案的使用价值。同时，要做好职档案的补救、补建工作，特别是对未按常规手续进入企业的高管人员的档案及时进行补建。
再次，要搞好衔接，把好档案转递关。对于档案调入，人事关系在“人才中心”的，试用期满即由公司人力资源部门负责将档案转入人才中心保管；对于档案转出，要按照制度规定的流程，办理严格的转出手续和转接反馈手续，严防丢失。
参考文献：
[1]郑玉清.档案管理工作现代化的新趋向[J].广东档案,2006,20（05）:32-33.
大家好，XX年7月4日,对我来说是特殊的一天。我由一个刚走出校门的学生来到延庆县****镇担任“村官”助理。新的工作、新的环境，对我来说又是一次新的世界。根据县人事局的统一安排我被分到****镇***村担任村主任助理，这期间我先后兼任了***镇村官助理联络员、信息员；***村团支部书记、法制宣传员。现对这三年的工作情况作如下述职。如有不妥之处请各位领导、同事批评指正。
一、村级工作。
我多次联系***学院和***村党支部开展支部共建活动，并在村建立了葡萄试验基地。协助***村两委筹备该村蔬菜生产基地，现已建成。参加***村各类会议并做会议记录。撰写该村村规民约、计划生育管理办法、各类计划总结可行性报告等文字材料200于篇。整理我村各类文字、实物档案。彻底改变了我村“材料平常都乱丢全靠镇里年底凑”的局面。参加村里组织的各项文体活动。组织***村、***村、***村村民完成全国第二次农业普查的调查工作。2010年5月协助村两委组织我村党员群众为汶川灾区捐款。XX年年协助村选举委员会筹备***村两委换届选举工作。并在选举过程中担任工作人员。在村工作期间多次迎接市、县、镇各级管理部门对我村的工作检查。
二、镇级村官管理办公室工作。
协助镇有关领导管理本镇村官管理。工作包括档案、考勤、培训、撰写各类相关材料、组织各类文体活动等等。具体内容有，迎接07、08届村官助理到镇的一些列活动并组织他们培训。丰富村官助理业余文化生活，组织开展摘比赛、演讲比赛、知识竞赛、中秋联欢会、爬山比赛、与其他兄弟乡镇联谊等活动。做好全镇村官助理的后勤保障工作。整理村官助理档案，建立镇村官助理管理、考勤、工作等各类档案并建立全镇55名村官助理的个人档案。创新性的在我镇创办了***镇村官报，每季度一期，刊登村官助理的工作经验心得体会为村官的交流创建了一个良好的平台。向县村官办、镇宣传部门上报村官助理信息上百篇。协助镇党委与新到村官助理签订了《安全管理责任书》和《承诺书》，下发并督促他们学习《***镇村官助理考核办法》和《***镇村官助理管理办法》，协助村官办领导修改或制定了《***镇村官助理突发事件应急预案》、《安全管理办法》、《大学生村官助理工作职责》、请销假制度、考勤制度、交流制度、培训制度、日志制度、信息上报制度、卫生制度，宿舍管理制度、接受媒体采访制度、出行制度、建立健全了个人档案和村官个人电子业绩档案，使村官助理日常管理工作日趋规范。在奥运会期间还特别制订了《奥运期间安全工作应急预案》。撰写各类***镇村官助理的文字材料及各种数字统计报表。奥运期间组织我镇村官助理开展了“奥运安保村官有责周末值班义务巡逻”的活动。多次迎接县人事局对我镇村官助理工作的检查。
三、镇级其他工作。
党委办交办的临时性工作。如：会议通知、会议筹备等。完成大榆树镇全体机关党员信息采集录入工作。完成***镇XX年以前所有档案目录的微机录入工作。到***镇25个行政村宣传延庆县双创建工作。完成镇、村领导交办的其它各项临时性工作。
四、工作中存在的问题。
思想观念保守。在村官助理管理工作上还有些观念守旧，境界还不够高，眼界还不够宽，总是打不破条条框框的约束，工作有时缩手缩脚，不敢闯，不敢试，有的安于现状的心理。与同事沟通少。由于平时工作比较多，所以就放松了这方面的要求，作为村官联络员，不能与村官沟通，或较少沟通是工作大忌。公文写作能力有待提高。
五、工作感受
学习成长、坚持。经常有人问我，当村官感觉怎样么？我的回答一般是，比同龄人加速成长。来到基层，来到农村，看到了很多以前没有见过的事情。这些对于选择在大公司、机关的同龄人来说是不可能知道的。他们就像是温室里的花朵。而我们则是长在山边的小草。我们虽然没有他们艳丽，但是我们比他们顽强。
不要想“如果当初”。人生是一条有无限多岔口的长路，永远在不停地做选择。如果只是选择吃炒面或炒饭，影响似乎不大，但选择读什么科系、做什么工作每一个选择都影响深远，而不同的选择也必定造就完全不一样的人生。人生没有重来的机会啊。所以任何选择都要认真把握。在工作中是没有后悔药的，如有错误，只能快速的思考弥补办法。或者不让自己后悔。
学会沉默。有时候，我被人误解，我不想争辩，所以选择沉默。本来就不是所有的人都了解你，因此我认为不必对全世界喊话。生命中往往有圣人都无言以对的时刻，毕竟不是所有的是非都能条列清楚，甚至可能根本没有真正的是与非。那么，不想说话，就不说吧，在多说无益的时候，也许沉默就是最好的解释。我相信时间会证明一切。
最后，我感谢***镇所有帮助和关心我的领导，谢谢你们对我三年工作的支持。年轻的我给您添麻烦了。面对今后的人生，我只能说，我会尽量做到最好，不给***镇丢人。07.08的村官助理们，你们已经成长，我祝福你们！如有时间，到朝阳请与我联系。
一是企业职工档案管理分散，职责分工交叉重叠。当前，职工档案在全社会处于多头管理的状态，人才交流中心、劳动保障部门、用人单位都可以保管职工档案。一些属于中介性质的劳动机构也擅自扩大经营范围，收费管理职工档案，甚至有的保存于职工本人手中。这种本质上的私人管理职工档案的行为，对职工档案的安全及档案的真实性构成了直接威胁。有些保管单位不能对档案内容进行及时更新与补充，使职工的档案材料不准确、完整，甚至成为死档案。
二是在民营、外资企业中，职工档案管理，由于国家有关法律法规和政策的不健全，职工档案处于割裂状态。职工在企业录用前的个人档案企业无权过问，只能保管本单位录用后的档案材料，而且大部分企业的职工档案没有制度，档案也没有整理，散存在档案袋里，没有目录，没有检索工具。特别是在一些小型企业和个体工商户中，职工的录用和辞退都非常随意，根本就没有建立职工档案，特别是不给农民工建档的现象十分普遍，职工本人也没有档案意识，致使职工的切身利益根本无法保证，造成了严重的社会问题。
三是有些没有交纳养老保险金的破产企业职工档案仍在原单位保管。由于破产后人心惶惶，留守人员根本没心管理。有的放在麻袋里，有的锁进铁柜里，没有安全保护措施。还有的流放到个人手中，个人档案丢失现象屡有发生，影响职工办理各种保险及退休手续，给社会带来了不安定因素。
四是在各单位中，职工档案管理基础设施较差，保管条件落后，管理水平较低。职工档案大部分没有专门库房，放在办公室的柜子里，有的还是木柜。没有防火、防盗、防潮等安全设施，没有空调、去湿机等设备。管理基本以传统的手工操作为主，缺乏利用现代化技术设备。
五是档案内容缺失现象比较严重。由于历史原因，现存职工档案内容反映个人经历、家庭情况及社会关系的材料多，反映历史材料多，而反映职工个人特长、能力、性格、诚信等的材料少。特别是有的缺少招生录用审批表、合同、协议等要件，影响到职工办理各类保险。
六是转递手续不健全。职工个人随意带走档案，调转无回执。有的企业负责人为达到控制职工的目的，扣押档案，使职工办不了调动手续，侵害了职工的切身利益。有些职工为了跳槽，放弃了档案，导致了大量死档案的产生。
针对职工档案工作面临的新情况、新问题，辽宁省档案局与省劳动和社会保障厅密切合作，自2004年以来，先后联合印发了《辽宁省企业职工档案管理暂行规定》(以下简称《暂行规定》)、《(辽宁省企业职工档案管理暂行规定)补充意见》(以下简称《补充意见》)及《辽宁省企业职工档案管理机构资格备案办法》(以下简称《备案办法》)，进一步健全了全省企业职工档案管理法规体系。对全省企业职工档案管理工作的规范化提出了具体要求，在全省企业职工档案管理的重点和难点问题上取得了新进展。
1、明确了管理机构。用人单位、劳动保障机构、失业保险经办机构、社会保险经办机构，被确定为职工档案管理机构，由劳动和社会保障部门领导与指导，实行分级管理，同时接受同级档案行政管理部门的监督、指导。
2、健全了管理体制。明确了用人单位、劳动保障机构、失业保险经办机构、社会保险经办机构在档案管理工作的职责，四个部门各司其职，齐抓共管，保证了职工档案在管理上的连续性。从根本上解决企业职工、解除劳动关系的失业人员、退休人员、灵活就业人员、自费出国等人员的档案归属问题。
3、拓宽了归档范围。增加了养老、失业、医疗、工伤保险、住房公积金、失业证明、再就业、诚信等方面材料的归档，丰富了档案的内容，体现了职工档案的使用价值，为保障职工的基本权利提供了保证。
4、规范了改制与破产企业职工档案管理。企业资产重组、撤销、兼并、破产时，应严格按照有关规定妥善处置职工档案，并向同级档案行政管理部门与劳动和社会保障部门报告职工档案的归属与流向，档案行政管理部门、劳动和社会保障部门将及时撤销其管理职工档案的资格。凡经过资产重组、撤销、兼并、破产等改制企业，未向同级档案行政管理部门与劳动和社会保障部门报告职工档案的归属与流向情况的，劳动和社会保障部门将不予审核重组、撤销、兼并、破产等改制企业的，职工安置方案。
5、完善了制度建设。建立健全了职工档案管理的法律法规和相关政策，规范了职工档案管理，对职工档案的收集、保管、销毁、利用、转递、法律责任等方面加以完善。转递时间由原来30日缩短为15日，增加了追究法律责任的条款。
6、提出了处置办法。针对死亡职工档案无限期保管提出了具体处置办法。死亡职工档案在原档案保管部门保管15年以上，可以按有关规定经鉴定后进行处置。
7、用人单位招聘职工，必须100％签订劳动合同，否则不给予备案。签订一年(含一年)以上劳动合同，职工档案由用人单位建立、保管，或由用人单位委托劳动保障机构保存档案；签订合同期限在一年以下的，职工档案可不存放在单位，但用人单位应将其档案委托单位属地劳动保障机构集体保存。
8、职工“跳槽”单位不得扣押档案。过去职工“跳槽”不辞而别，单位无奈，只能扣下其档案索要违约金来“挽回损失”，今后，用人单位这样的行为将被禁止。
9、职工档案丢失可以补办。用人单位因整理、保管、利用、转递、事故、灾害、破产、转制，以及不可抗力等原因造成职工档案丢失，致使职工无法办理就业、退休、社会保险、子女参军等有关问题时，用人单位应及时补办档案。
10、单位丢失档案，由单位负责保障职工待遇。因用人单位原因造成职工档案丢失，影响职工不能按规定享受社会保障待遇的，由职工单位或主管部门解决和落实相关待遇。
一、失业职工档案管理现状及存在的主要问题
1.信息记录不全现象比较突出。原先的国有企业，由于企业领导在档案方面存在误区，档案管理人员缺乏档案管理这方面的意识，表现在一是个人档案材料不完整。缺少招工手续、劳动合同、转正定级手续，工资表等资料，类似的重要材料没有装入档案的情况较为常见。有的复转军人部队档案一直存放在武装部或当地民政部门，高校毕业生档案一直存放在人社部门的人才交流中心，到企业工作后一直没有并入职工个人档案，影响到了连续工龄的计算，造成了失业职工经济补偿金与失业保险金的少领现象，损害了他们的切身利益。二是档案记录前后不一。由于原先对档案工作的严肃性缺乏必要的认识，招录工人时劳资人员代填职工个人信息现象较为普遍，档案中出现的职工姓名同音不同字、出生年月与身份证信息不符、参加工作时间前后不一致、从事特殊工种时间记录不清等，导致下岗失业人员不能按期办理退休，直接侵害了职工的切身利益。
2.多部门交叉管理档案，不利于工作的开展。在青州市，目前企业破产改制后绝大部分档案归入青州市劳动事务中心托管，另外部分单位比如种子公司、市府第一招待所等原属事业单位，这几家单位改制后其档案归人社局干部科管理，还有一些国企业单位的领导档案归组织部管理，但办理失业手续后，这部分人员的保险续缴、退休申报还得由劳动事务中心负责，这种按单位性质、人员身份划分的档案管理办法，造成失业人员档案管理混乱，查找困难，给失业人员落实相关待遇，办理退休手续带来极大不便。
3.档案管理制度不健全，档案从业人员整体素质偏低。由于制度不够健全，一是在档案的分类、期限设置、归档和档案资源的收集、存储、传输、查询、管理、应用等环节缺少必要的依据；二是在档案生成、转递、查阅过程中，没有统一的管理规范，造成职工档案记录不全、流失，对于职工尤为重要的招工手续、亦工亦农轮换合同、工资审批表、上山下乡证明材料没有及时归档，导致档案利用价值降低。三是部分企业档案人员的业务素质和文化素质较低,且缺乏培训,不能保证档案材料的正常收集和整理。有的从业人员缺少档案管理业务工作基本知识，对职工档案内应有的项目不清楚,为档案收集后再利用工作带来很大麻烦。
二、加强失业人员档案管理工作的对策及建议
1.加大宣传力度，提高企业对档案重要性认识。领导重视是档案管理取得成效的关键，充分利用各种宣传手段，宣传档案在企业改革与发展、企业及职工权益维护等方面的重要作用，深刻认识档案对于职工权益的维护与企业文化的建设具有的重要意义，投入资金、人才健全完善档案室建设，安排高素质人才从事档案管理工作，做好档案收集、整理、归档、利用工作，从源头上树立起档案民生地位的重要意义，为档案的管理利用打下良好基础。
2健全完善档案管理制度，为档案工作开展提供依据。完善的档案管理制度是失业职工档案收集、整理、归档、利用的前提基础，依据制度建立起职工档案的立卷、归档、保管、转递、使用、登记、统计和保密等项制度，确保档案信息的准确，资料的完整，杜绝因管理制度不完善导致的档案流失、资料不全、信息不实、流转不畅、保险续缴不便问题。
3.解决档案归属问题，为后续管理提供优质服务。彻底解决档案多头管理局面，只要是失业职工、自由职业者、没有档案保管能力的个体私营企业档案一律由县级以上劳动保障部门的职业介绍机构保管。机构须具备档案保管的硬件条件与安全措施，配备专职档案保管人员，并经检查验收合格后，由同级劳动保障行政主管部门认定，方可开展失业职工档案托管并开展一系列后续服务工作。企业破产、改制、重组后的人员不再以干部或工人身份、领导级别划分档案归属，破产企业生成的档案一率归劳动事务机构保管，负责其后续保险的代缴、档案查询、证明材料的出据、退休手续的申办、档案的转移等服务工作。
4.做好入库档案的数字化管理，为档案的高效利用提供便利。在网络技术迅猛发展的今天，过去传统的档案管理模式已经无法适应新形势的需要，改变传统的管理模式，把计算机技术应用在管理失业职工档案之中，是管理好、利用好失业职工档案的必由之路。在失业职工档案移交过程中，要求档案托管机构即时将职工档案进行数字化转换，录入档案托管系统，建立准确和完备的职工信息数据库，依托办公自动化网络系统，快捷准确地为相关部门提供人员基本情况及综合信息服务，实现无纸档案与原始档案的双重管理模式，切实提高档案利用效率，比如青州档案托管机构现存失业职工、自由职业者、小微企业者档案6万余份，每天缴纳保险、政审、退休、调动等使用档案上百次，如果不进行档案的数字化管理，现有的工作人员难以应付如此巨大的工作量。档案的信息化管理是提高档案利用效率的必由之路。
关键词：高校 专业技术人员 档案管理 问题 对策
一、引言
在日常教学管理以及教学活动过程中所累积的原始资料，构成了专业技术人员的档案。专业技术人员档案详细的描绘了教学各项工作的主要内容，常被看做是高校进行教学管理以及教学研究过程中的重要参考。专业技术人员档案是权衡高等学校是否践行可持续发展的教育事业的参照，也是检验高等学校教学管理水平和教学质量规范性的试金石。专业技术人员档案不仅在一定程度上促进着教育教学改革的稳步向前，更是连接教学改革、教学研究以及教学活动的纽带，承担着牢记过去、展望未来的历史责任。
由于兼具专业性、多样性、周期性和分散性等众多特点，专业技术人员常常能够客观反映教学活动的成效并能够进行很好的总结。如今，由于时代对综合性素质人才的需求，教学领域内容呈现不断扩宽的趋势，新的学科、新的领域、新的思维层出不穷，随之而来的是专业技术人员的档案内容越来越多。有鉴于此，当前形势下，注重专业技术人员档案的管理工作以及提升管理的水平，无疑对帮助教育事业发展有着积极的推动作用。
二、高校专业技术人员档案管理的内涵及现状
高校专业技术人员档案指的是记录高校专业技术人员在教学以及科研活动中所涉及的资料，以及能够反映高校专业技术人员的教学科研情况的材料。这些材料组成的高校专业技术人员档案不仅能够客观地反映高校专业技术人才在教学和科研两端的活动，还能够有利于全面评价高校专业技术人员的精神状况、教学水平和科研能力，为高校客观地评价专业技术人员提供了可观的参考依据。
通常说来，高校专业技术人员档案一般包括以下四个方面：
1.教学档案专业技术人员档案。这部分一般包括教学计划书、教育改革、教学计划、课程设置、课程相关教案以及学生的听课记录等内容，教学档案是衡量高校专业技术人员教学活动的效率的重要参考依据。
2.科研档案。科研档案是进行科学技术、实际生产以及建设管理工作的重要组成部分。科研档案工作是科研管理的重要组成部分，是科研活动的重要环节，科学技术处和综合档案室应把科研档案工作与计划管理、课题管理和成果管理紧密结合。每一个高校专业技术人员都必须按照相关要求做好各种科技文件材料的积累、整理和归档工作。通常包括高校专业技术人员正在进行或者曾经主持或参与的各个课题，档案中应该注明科研课题情况，具体涉及项目名称、课题的类别、项目负责人、批准部门、资助方式及其经费使用情况等内容，如果必要，还需注明课题所取得科研成果，诸如学术论文或者专利著作等，存留相关的数据资料。
3.奖惩档案。奖惩档案是检验高效专业技术人员在从事教学科研活动中所获得奖励以及受到的处分的重要资料。具体包括高校专业技术人员在从事教学和科研的活动中所得的各项奖励证明材料和各种荣誉称号等，同时，也包括高校专业技术人员接受的书面处分等惩罚。
4.培训档案。培训档案是衡量高校专业技术人员有没有接受过系统全面的培训的重要指标。完善的培训档案应该包括培训需求调查资料、年度培训计划、培训教材以及培训考核评估资料等四个方面，此外，还应该对高校专业技术人员进行培训考核，以此来检验培训的成效。
三、当前高校专业技术人员档案管理的问题
1.专业技术人员档案管理制度尚未完善。当前，我国实施的《普通高等学校档案管理办法》以及《高等学校档案实体分类法》都没有对专业技术人员的档案管理进行比较科学明确的规定。所以，当前高校专业技术人员的档案都是按照各个部门的管理需要而建立起来的。正因此如此，如今，由于缺乏必要的管理制度约束，我国的高等学校中专业技术人员的档案管理存在如下两个方面的问题：
（1）专业技术人员档案材料不齐全，这种档案不齐全的现象主要表现在由于档案资料的收集以及管理的过程中出现失误而造成的资料不全。另一方面是由于高等学校的校领导没有充分认识建立高校专业技术人员档案的重要性，因此，没有对专业技术人员的档案资料进行及时更新，不能了解专业技术人员的最新动态，也无法对其工作能力和教学成效进行客观的评价。
（2）多方面综合管理专业技术人员档案。如今，许多高校的专业技术人员档案都零星的分布在各个高校的教学部门、科研院所以及教务部门等地方，所以加大了专业技术人员档案资料收集的难度，专业技术人员个人档案材料应该在每项活动以及每一特定的时间段结束后，随时进行归档。通常来说，高校专业技术人员的基本人事档案材料、从事科研技术的成果材料和证明资料、参加社会各种学术团体及学术或社会兼职的证明材料，此外，还应该包括荣誉证书等材料由个人主动、及时地将原件或复印件送交档案室，由档案人员经过核实并登记后收集归档。
2.存在重收集轻使用的情况。高校专业技术人员档案呈现重收集、轻使用的模式。通常而言，高校专业技术人员的档案资料是由专门的人事档案部门集中起来统一管理，但是并不意味着所有的档案收集工作都由档案室负责。当然，我们必须得看清，仅靠档案部门一己之力，难免存在瑕疵，高校专业技术人员应该从根本上重视个人档案资料的收集情况和使用，专业技术人员档案资料的完整性直接关系到个人的综合考评、晋升以及绩效考核。高校专业技术人员要善于将科研工作和建档工作进行规范化的管理，下达计划任务与提出科研文件材料的归档要尽可能同步。在进行检查项目计划进度和检查科研涉及的文件材料时，要形成情况同步。在进行成果验收和成果鉴定时，要使鉴定科研档案材料同步。
3.管理手段和方法有待提高。如今高校从事专业技术人员档案管理的专业人员数量相对偏少，复合型的档案管理人才更是严重缺乏，在很大程度上阻碍了高校专业技术人员档案资料的收集以及相关信息的汇总和编订工作。如今，不仅要采取一定的措施来替代原始的档案管理方法，即人工操作，以纸张和案卷为主要工具的管理方式，逐步向现代化数字媒体为主的信息化管理方式迈进。另一方面，要致力于提高提高高校专业技术人员档案管理人员素质，具体从以下几个方面着手。一、帮助高校专业技术人员档案管理人员转变观念，不断追求管理方式上的创新。二、努力练就过硬的管理能力，不仅要具备扎扎实实的业务能力，还应该具备比较强的管理能力和服务意识。三、要适应形势，敢于向传统的管理模式提出挑战。四、具备一定的语言知识，具备较高的语言基础知识、写作知识、书法知识和历史知识。
四、提升高校专业技术人员档案管理的途径
鉴于当前高校专业技术人员档案在为高校员工的业绩考核以及职位提拔上提供了客观的参考依据，因此，提升高校专业技术人员档案管理的效率势在必行。通过分析当前众多高校在进行专业技术人员档案管理上出现的问题，笔者认为可以从以下几个方面着手，逐步开展工作。
1.建立健全档案管理制度。高校领导要从根本上重视专业技术人员档案对个人发展的重要性，高校专业技术人员的档案管理，不同于一般的文件材料，应该依照专业技术人员的各种档案材料的自然形成先后顺序进行排列，可以按照每人一个盒子作为保存单位，编订一个流水序列号，对盒上标明姓名，在盒子外填写卷内目录，对盒内材料进行页码编订。需要指出的是，如果这些档案材料规格不齐，应采取更加灵活的方式来对档案进行整理。除此之外，建立起一套行之有效的高校专业技术人员档案管理制度也是十分有必要的。建立起较为科学的、完善的管理制度专业技术人员档案，才能帮助高校进行专业技术人员考核和选拔的工作，踏上规范化的道路。可以采取以专业技术人员档案管理部门牵头，各个教学部门和档案管理人员协助的方式，进行“三位一体”的管理，提高档案管理的水平和效率。
2.重视专业技术人员档案的开发使用。高校专业技术人员档案管理的重要性不言而喻，这与其的使用价值的重要性是分不开的。换句话说，如果专业技术人员档案没有实际用处的话，那么其档案管理工作就无须花费如此多的时间和精力。通过研究专业技术人员档案，可以帮助高校相关部门进行分析和评定，掌握实时的讯息，反应不同专业的专业技术人员在从事教学、科研、社会活动中所取得的成绩，反映出不同专业人才之间的优劣，为专业技术人员的人事的调动提供可观的依据。
3.信息化管理手段的利用。现代化的档案管理的发展趋势越来越侵向于利用电子化的档案管理模式代替传统的纸质版管理方式，不仅可以节约大量的纸张，利于环保，还节省了人力物力，此外，这样也有利于实现专业技术人员资料在一定范围内的资源互享。
五、小结
专业技术人员档案管理工作越来越重要，逐渐发展成为当前衡量高校发展的重要因素，我们要通过不断总结经验，完善并健全档案管理的体制和制度，更好的为高校教学和科研服务。
参考文献：
[1]王安琪.浅谈高校教学管理档案的建设与发展对策[J].高等教育研究，2012年03期
[2]梁娥.新建本科院校教学档案管理工作的探讨[J].档案时空，2012年08期
关键词：高中学生档案；参考价值；建立的原则
学生档案包括学生个人档案和学生整体档案。［1］个人档案主要包括学生的家庭信息、成绩、道德评价表等信息；整体档案包括《学籍册》、《招生报考花名册》、《毕业证书发放登记表》等信息，一份完整的高中学生档案汇集了学生三年的综合情况，不仅包括学习方面的成绩，还包含有体育、文艺等方面的综合成绩；不仅包括智力的成绩记录，还记录着学生的性格、品德等方面的考核。学校及时客观完整的收集信息，为每一位学生建立档案，是学校档案工作的重要组成部分。
一、建立学生档案的重要意义
1.促进学生德智体美劳的全面发展
档案的一个重要的记录内容就是学生的学习获奖情况，我国现阶段的教育主要面向考试，很多的学生只注重于学习，对体育、艺术等方面不甚重视，脱离了义务教育德智体美劳全面发展的要求。而学生档案将学生的学习、课外活动等内容都进行列入了考核内容进行记录，有利于引导学生树立全面发展的观念，贯彻义务教育的理念。
2.对学校的教学活动具有重要的参考价值
要记录好学生的档案，学校必须按照教育部的要求填写各种表格信息、记录等，这需要学校在思想上重视各项工作，在平时的教学活动中考核学生的综合素质，从而在侧面规范了学校的管理制度。另一方面，学生档案是已完成的教学活动产生或转化而来的文档，完整且系统的学生档案反映了学生生活的全貌，可以为学校的日常管理提供凭证和参考作用［2］，翔实客观全面的学生档案是学校检查教学成果，反思教学经验的第一手材料，通过分析学生档案，学校可以总结先进的教学经验、加以推广，及时更正缺陷，从而更好地出进学校的教学工作。
3.对学校、社会单位正确评价了解学生具有参考价值
高中时期是学生学习生活的重要转折点，毕业后他们有的升入大学继续深造，有的踏入社会进行就业，这时他们高中时期的档案对后面的学校或者单位就有较高的参考价值，学校的老师可以通过档案了解学生的心理、兴趣爱好等，更快的帮助学生适应大学生活，并制定合适的教学教育方法；社会的单位也可以通过档案了解学生的品德、特长，并根据信息安排学生进入合适的岗位。
二、收集与管理学生档案的原则
学生档案的收集与整理工作是学校档案工作的重要组成部分，学校有义务任职负责的建立好学生档案，但在实际的教学工作中，很多的高中学校档案监理工作不够完善、甚至敷衍了事，建立的档案失去了应有的意义，要建好学生档案，学校应该把握住下几个原则：
1.及时认真，避免临时突击，敷衍了事
从原则上讲，学生的档案应该从入学之初就开始建立，并在各个学期记录学生的学习生活情况，直到毕业，班主任要从思想上重视起来，让学生的档案建立记录工作成为自己教学工作的一部分，及时记录学生的重要奖惩情况，并在每一学期的结束前进行汇总，避免遗漏。如果平时不注意记录，在学生高考之前进行突击，这样的话很难全面详实的记录学生情况，应急量避免。
2.客观、准确的原则
学生档案的目的就是记录学生的学习和生活，如果档案记录着处于某种目的对档案进行篡改，那么就失去了档案的意义。要向学生申明档案的重要意义，激励和鞭策他们在学习和生活中奋发向上，为自己的档案留下光荣的记录，而不能擅自修改各种奖惩记录，破坏档案的真实性。
三、收集与管理学生档案的方法和策略
学生档案的收集与管理是一个长期的复杂工作，一些工作内容可能比较的琐碎，所需要填写和保存的文件比较得多，这就需要学校制定好相关的规章制度，提前准备好相应的表格文档，明确收集与管理文档的相关责任人，并制定好时间表，定期的检查档案的收集与管理情况，及时更正存在的问题。针对老师不熟悉手机和管理档案工作的情况，要专门进行相关培训，帮助他们掌握相关的技巧。
1.建立和规范收集与管理学生档案的相关制度
任何工作都需要相关的规章制度指导，才能有序规范的完成，学生档案的收集与管理工作也不例外，而且学生档案涉及的材料繁多、周期时间长，更需要确立相关的规章制度来贯彻执行。一方面，要确立相关的负责人，很多学校的学生档案收集与整理工作都流于形式，仅仅有一个相关的档案管理人员，而且大多数还不是专职的，由于个人的能力有限，往往只能够起到简单的保存整理作用，负责记录补充学生情况的班主任往往轻视收集与整理工作，不到学校检查或者高考需要不会进行相关的工作，这就需要学校制定收集与管理档案的制度，明确责任人，保证档案工作有专人负责，责任到人。另一方面，要严格的规范建立与收集档案的操作流程和时间表，从新生入学的一开始，就准备好相关的档案文件，规范好细节，杜绝粗制滥造、填写不规范的现象，并严格按照时间表进行进度检查，严格要求，对于不合格的工作要及时指明，明确修正要求。学校从这两方面要求，制定科学可执行的操作方法、时间表、检查方式等规章制度，从而在制度上保证学生档案收集与整理工作的顺利进行。
2.收集学生档案资料的内容和渠道要有多样性
一份合格的学生档案内容应该是全面的，不仅仅只简单的记录学生的学习成绩，班级职务、奖惩情况，也应该注重学生心理、品德、特长爱好等方面的记录，这要求收集学生档案从多方面抓起，要注意和学生的其他科目老师沟通，全面综合的了解把握学生信息，随着素质教育在现实的教学工作中的普及，越来越多的学生有机会发展自己的兴趣和爱好，也有越来越多的大学开始考察学生的体育、艺术等方面的特长，每年都有很多的学生凭借特长进入大学学习，这时学生档案中如果能够及时全面的收集学生的特长获奖情况等，可以更好地帮助大学选择合适的生源，也可以帮助学生得到更多的学校赏识的机会。学生档案信息的渠道收集要有多样性，不仅仅从纸面记录上获取学生的信息，更应该多方面的接触，与其父母、同学沟通交流、以期获得更全面客观的资料。
3.对学生档案进行分类编号，科学管理
档案管理是一门专门的学科，科学合理的管理庞大的档案材料需要精心的研究设计，高中学生档案虽然数量和大型的档案馆无法相比，但也需要科学管理，保证档案有序存放，井井有条，在需要的时候迅速的查找到。一般在实际的工作中，学生档案一般通过编号法进行管理，通过什么进行编号可以根据实际的需要设置，一般无特殊的需要可以通过学号为依据进行编号，因为学号一般是独一无二的，而且学生的很多档案材料也与学号密切相关，和可以通过姓氏拼音等方式交叉编号，取得更好的效果。随着计算机的普及，现代的学生档案应该及时录入电脑，做成电子档案，这样可以更方便快捷的查找和管理，也可以省去保存档案的空间，节省保存档案的成本，学校应该及时投入，为档案管理工作提供技术支持。
结语
学生档案具有重要的参考价值，高中时期衔接着大学和社会，学校有义务和责任为每位学生建立好客观全面的档案。收集和整理学生档案要有认真负责、客观准确的原则，学校必须制定好相关的规章制度，制定切实可行的操作规范，明确相关的责任人，并运用计算机技术，科学管理学生档案，在制度上保证学生档案的质量。（作者单位：无锡市第一中学）
参考文献：
关键词：高校；学生档案；信息管理平台
随着“互联网+”的不断发展，各行各业的信息化建设成为工作重点。同时，资源数量的成倍增加和公众获取信息的阵地转移，数字环境成为大众查找获取信息的重要阵地。《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》提出，要在2020年初步实现以信息化为核心的档案管理现代化，这是档案事业转型升级的一个重要目标[1]。面对档案事业的转型升级，要解决高校学生档案管理面临的困境关键在于广泛运用新技术。利用信息化和互联网技术构建学生的档案信息管理平台，不仅可以协助档案管理部门规范管理、提高效率，而且可以辅助学生管理部门以及教学主管部门了解学生的全面状况并进行统计分析及趋势预测，为健全和完善各种相关管理制度以及更好地为学生服务提供参考。
一、高校学生档案信息管理平台的构建
（一）遵守的原则。一是全局性原则。高校学生档案信息管理平台是档案馆信息化建设的一个重要组成部分，必须站在信息化全局的高度，统一规划、统一管理、分布有序地实施。二是易用性原则。用户操作界面具有美观友好、方便适用和简单快捷的特性。展现的窗口不易过多，同一功能有键盘、鼠标和快捷键等多种操作方式，操作过程简单化，数据操作具有智能性，能够自动检查数据的合法性，具有错误提示功能。三是安全性原则。学生档案信息涉及个人隐私，信息安全的重要性不言而喻。该系统应具有信息和数据的全方位安全防护措施，包括身份认证、角色授权、日志记录和内容规范校验等。四是扩展性原则。该系统充分考虑信息库可根据需求进行修改和扩充，系统具有开放性和平台性，支持为其他业务应用平台提供灵活的接口[3]。
（二）平台的建立方法。本平台采用MVC框架模式开发[4]，通过分离数据、逻辑和显示，将Web系统中的数据处理、流程控制和数据展示强制性地分为模型、控制器和视图三大部分。三者通过控制器结合在一起，从而从根本上避免了传统的Web开发方式中存在的显示、逻辑和数据相互缠绕的问题，使得程序结构清晰而灵活。为了实现学生各类档案资源的收集、管理、利用和永久性保存，保障档案资源管理服务平台与其他业务系统的有效集成，提高系统的可靠性与可维护性。该平台将MVC框架技术应用于高校学生档案资源管理系统集成，利用MVC模式的耦合性高、重用性高和生命周期成本低等特点，缩短系统开发时间，使程序员集中精力于业务逻辑，分离视图层和业务逻辑层也使得系统本身更易于维护和修改，极大提高了整个系统的稳定性和扩展性，使系统具有操作方便、数据安全可靠、查询快捷等特点。
（三）平台的模块功能。根据高校在校学生档案交接审核、在校期间的表现、学籍情况处理、毕业生管理等工作业务的实际情况分析，此信息管理平台划分为六个模块：新生档案收集模块、在校生档案管理模块、学籍异动管理模块、就业信息管理模块、登录模块和系统管理模块。每个模块都具有数据导入、数据统计、打印及数据导出功能，以实现对学生档案信息的新增、修改、删除和查询等基本操作，方便有关档案管理人员的管理。新生档案收集模块：开学建档是学生档案管理的首要环节。开学后以院系为单位，收集学生的入学前档案，包括高中档案（包括高中成绩单、高中学籍表和实践活动情况等）；高考档案（包括报名登记表和体格检查表）；团档案（包括入团志愿书及入团申请书），并收集学生的基本信息。对符合归档条件的档案出具受理凭证，材料不全的退回并通知其本人在规定时间内补回，审核完毕可提交档案复查人员进一步复审，如不具备某类材料，则需要开具相关证明或知情书。学校档案馆按入学时间、院系、专业、班级分类整理，进行数据登记与审核，建立学生档案信息库。在校生档案管理模块：学生在校期间形成的档案包括入学登记表、体检表、年度鉴定表、成绩单、实习材料、入党材料、奖励材料、处分材料、还贷款承诺书、毕业生登记表及其他材料等。学籍档案建立后，要切实加强管理。学生每学年的鉴定表、奖励和处分情况等都要建立档案，与学生的综合测评成绩一并归入学籍档案。学生在校期间形成的各类学生人事档案材料，根据工作完成时间随时登记归档，以保证个人档案材料的完整性。学籍变动管理模块：特殊学生包括出国、休学、复学、退学、转专业、转学（转入及转出）、延期毕业、留级以及降级等情况。这些学生应及时持有效证明到档案馆办理相关手续。档案管理人员依照学校的相关办事流程，对学生学籍的各种情况进行的审核，并且可以对学生的具体信息进行查询浏览。基于以上功能的信息管理平台，不仅可以满足日常学生档案管理的基本要求，还能实现数据筛选、统计分析、图表显示等管理功能，充分显示档案管理与教育教学相结合的成果。
二、关于高校学生档案信息管理平台的思考
（一）完善平台构建的统筹机制。大学生档案管理信息平台构建过程中涉及档案学、计算机技术等多个学科理论与技术，既要严格参照《中华人民共和国档案法》和《高校档案工作规范》的要求，又要满足学校学生工作和档案管理工作的实际情况。管理信息平台所包含的信息需涵盖大学生档案各项基本内容，还应包括学生个性化发展的内容和社会实践活动的内容等。平台除了方便档案管理人员能及时对资料进行分类加工整理外，还要具备能简单快速地检索和查询功能，以及数据筛查、图表显示等统计管理功能。
（二）加强档案管理人员的继续教育。高校档案信息管理平台以计算机为依托，平台的日常管理、运行和维护对档案管理人员提出了更高的要求。档案管理人员应是熟悉档案管理工作，同时具备良好计算机操作能力的复合型人才。此外，还要摆脱陈旧的思想观念，提高专业技能和综合素质。
（三）充分发挥档案的价值。在档案信息化的进程中，档案管理人员要对现存的档案进行数据化处理，使其转换成电子档案，并加强对电子档案工作的管理、指导和监督，保证电子资料从生成收集到归档保存每个环节的准确性、完整性和有效性。档案管理是更深层次的档案利用，通过档案信息管理平台可以把机械的查询资料转变为系统的提供全方位的资料，更好地服务于教学、科研和高校建设等工作，充分发挥档案的潜在价值。
（四）加强档案的隐私保护。在对个人档案数据进行分析应用时，必然会涉及隐私问题。因此档案管理人员在遵守相关法律法规的同时，应完善档案信息安全管理机制，加强对档案信息管理平台安全保障体系的建设，加强安全意识，防止出现失密泄密事件，确保档案数据库安全。档案管理人员可以从法律法规、宣传教育、技术手段等方面加强对档案资料的隐私保护，为档案资料的利用提供保障。高校学生档案信息管理平台的应用是顺应时展潮流的举措，在信息化高速发展的今天，档案管理工作也必然向信息化的方向迈进。档案信息管理平台可以有效地提高高校学生档案管理水平，为高校提供更优质的服务。但信息管理平台在实际应用中也可能会受诸多因素的影响，未能完全发挥作用，因而还需逐步完善。
【关键词】人事档案；管理；建议
随着我国政治、经济体制改革的不断深入，企业人事档案出现了许多新情况，新问题。人事档案工作面临了不少新的挑战，档案工作如何与时俱进，加快发展，更好地为党的组织、人事工作服务，我结合几年来档案管理的实践，就企业员工人事档案的管理工作谈谈几点体会。
一、人事档案的定义
人事档案是记录一个人的主要经历、政治面貌、品德作风等个人情况的文件材料，并按有关规定进行整理后组成的，起着凭证、依据和参考的作用。目前出境、计算工龄、工作流动、考研、考公务员、转正定级、职称申报、办理各种社会保险以及升学等都需要个人档案，特别是在国有企业、事业单位，人事档案相当重要。
二、人事档案的特点
1.现实性
由于员工仍在工作，其人事档案则成为人事（劳动）部门正确使用人才、合理解决工资等问题的一个重要依据。直接为现实工作服务是人事档案区别于其他档案的重要标志。
2.真实性
这是人事档案现实性的基础和前提。人事档案必须做到整体内容完整齐全，个体材料客观真实，才能为用人部门提供优质服务。
3.动态性
人事档案立卷后，其内容不是一成不变的，随着当事人人生道路的延伸将不断形成一些反映新信息的文件材料。因此，人事档案必须注意做好新材料的收集补充，力求缩短档案与员工实际情况的“时间差”，这就要求人事档案必须打孔装订，以便随时补充新材料。
4.流动性
人事档案的管理与员工的人事管理相统一，才便于发挥人事档案的作用，如果人、档脱节，保管人事档案而不知当事人已调往何处，即“有档无人”，这样的无头档案，保管得再好也无意义。因此，在工作中必须坚持“档随人走”，在员工调走后的一周以内，必须将其人事档案转往新的管理部门。
5.机密性
人事档案的内容涉及个人功、过等诸多方面情况，有的从侧面反映了一些重大历史事件，有的是个人向组织汇报而不能向他人（包括家庭成员）言及的内心隐秘等等，因此，人事档案属于党和国家的机密，任何人不得泄露和私自保存人事档案材料，不能向社会无条件地提供服务。即使是处于档案管理机构的个人也不能查阅自己的人事档案。
三、人事档案管理存在的问题
1.内容上，立卷不够规范，案卷质量不高
一是档案材料内容填写前后不一。“三龄一历”（年龄、工龄、党龄、学历）记载多样，个别干部的“年龄越填越小，参加工作时间越填越早，文化程度越填越高”。
2.档案用纸规格不一
虽然规定档案材料要统一使用16开办公用纸，但现行的公文材料大部分是A4纸，高等院校印制的学历材料绝大部分也是A4纸，纸张大小不同，致使有的表格印制超过装订线，给立卷归档工作带来了麻烦。
3.材料归类不准确
有的不该归档的材料归了档，而该归档的零散材料却没有及时归档。
4.档案材料短缺
如表彰和处分材料散失较多，有少量的履历表、自传等未盖人事部门公章。另外，随着时代的发展，干部人事档案中有些陈旧的信息内容已不能满足企业发展的需要。如记载个人履历、社会关系、政治面貌等基本情况的内容多，而反映个人工作能力、技术特长等方面的内容少，这些都会直接影响到案卷质量。
5.使用上，技术手段滞后，运行效率较低
在整理档案过程中，有的单位没有启用干部人事档案电子信息化管理系统，大部分是靠手工操作，费时、费力，效率低，与行业整体的现代化、信息化、科学化管理水平不相适应。
四、关于人事档案管理的建议
保持人事档案工作的高质量，就必须要有科学的管理方法。传统的管理方法在一定时期有它的科学性，但随着形势的发展和对人事档案管理工作要求的变化，就会显现出它的局限性。因此，目前的人事档案的管理必须紧跟工作的需求，实现管理的规范化和信息化：
1.实现档案材料收集、归档和鉴别的规范化
人事档案管理质量的提高，重要一条就是要及时收集和补充档案材料，而材料收集、归档、鉴别是否规范化将直接影响进档材料的质量，对收集到的档案材料，从手续是否完备，表述是否准确、精炼，观点是否明确等方面进行认真细致的鉴别，对于不符合要求的及时退回，限期纠正再归档，对于不属归档范围的材料，及时退给有关单位，做到不散失、不积压。
2.改进档案的检索与查阅方法，实行计算机管理，提高档案管理的信息化
为提高效率，我单位采用了员工的唯一编码即“工资编码”。便于记忆，利于查找，提高速度。同时，为提高档案管理水平，可以采用计算机管理人事档案信息，研究建立两个系统：检索系统和利用系统。同时，运行干部人事档案原件管理系统，使查档人员利用计算机在不接触干部档案的前提下查阅干部档案原件，不仅可以提高查阅档案的速度，同时也有利于干部人事档案的保密和安全。
3.分类管理
国家公务员的档案由组织人事部门按管理权限建立并管理；其余人员的档案，则打破身份、学历、职称、行业、地域等各种限制，由政府人事部门所属人才交流机构建立并统一管理。
4.人事档案管理机构实行许可证并年检制度
制定硬件、软件标准，并加强执法检查；同时，档案管理人员也要进行培训并实行资格证制度，并定期考试更新知识。统一服务标准和收费标准。
5.利用现代化管理手段
人事档案管理也要与时俱进，不断学习掌握现代档案管理理论与新技术的运用，开拓创新，开发新手段，加大投入，对人事档案实行动态化管理和维护，开发研制人事档案管理软件，建立数字档案和多媒体档案，并实行联网，通过现代化手段建立人才信息收集、反馈和跟踪系统。
只有与时俱进，注重档案的服务性，才能提高档案的利用价值，牵一发而动全身，人事档案管理制度的改革必将使人事档案焕发新的生机与活力，必将为社会经济的发展提供强有力的保障。
参考文献：
[1]王云庆，苗壮.现代档案管理学[M].青岛：青岛出版社，2002，220.
【关键词】信息时代；高职；档案意识
一、高职院校大学生档案意识的现状
（1）对档案的实质性缺乏了解。绝大多数高职院校大学生对档案缺乏实质性的了解，有许多学生没有读过《中华人民共和国档案法》，不知道档案为何物，档案的重要性体现在哪些方面，公民对档案具有哪些权利和义务。（2）对档案管理部门不了解。多数高职院校大学生认为档案馆是党政机关的机要部门，档案的利用者应是党政机关干部和历史研究人员，对档案馆存在着浓厚的神秘感，不知道我国的档案开放政策。（3）对档案的基本属性理解不准确。多数学生对档案的真实性原则理解的尚可，但是对于档案的原始性、凭证作用和参考作用却不理解，甚至会把档案的隐私性和保密性混淆。
二、高职院校大学生档案意识薄弱产生的原因
（1）传统档案管理与利用体制的影响。由于传统上传袭下来的档案神秘感、保密论使大学生无从涉及这个领域，接触档案。高职院校档案一般为各级党委的组织部门或行政人事部门集中统一管理，有专人负责，并接受本单位组织人事部门的业务指导和上级有关业务部门的检查监督。学生档案由学生管理部门管理，科研档案由科研管理部门管理。严格的管理体制给档案蒙上了神秘的面纱，使大学生对事关自己未来发展的个人档案认识非常模糊，对综合档案更加不可能有理性的了解。所以，现在的大学生习惯去图书馆检索信息，却没有丝毫去档案管理机构利用第一手原生信息的意识。（2）高职院校档案管理部门未能充分发挥档案教育功能。高职院校的档案管理课程基本上是面向档案专业的学生开设的，非档案专业的学生接受档案教育的机会很小。高职院校档案管理部门的传统角色偏重于档案基础业务，教育基本上仅面向利用者，面向大学生的档案教育实际没有充分开展。（3）社会、用人单位存在大学生档案无用论现象。随着我国市场经济体制改革和用人制度改革的不断深入，用人单位和毕业生在招聘面试时并不注重学生的档案，有些单位在收到学生档案后并不认真核对，也没有及时将档案回执返回学校。（4）高职院校档案管理部门缺乏对大学生进行有效的档案知识培训。大学生缺乏主动浏览、阅读档案信息的意识，只有极少数人学生来浏览过档案馆网站、阅读过档案管理文章、书籍，或是从媒体上见过档案馆和档案管理信息。这些都表明大学生总体上不了解档案的基本性质功能，不清楚大学生档案材料范围和大学期间所形成的档案管理的内容。
三、提高高职院校大学生的档案意识的举措
（1）高职院校要利用新生入校，大力增强宣传教育，多举措并举。高职院校要利用新生入校教育这一时机，结合本校实际对学生进行全面的档案培训，大力开展《中华人民共和国档案法》的宣传教育活动，同时采取参观档案馆、档案知识讲座和开设公选课、举办专门的档案知识培训等形式，传授档案基础知识，提高档案意识，并引导和鼓励大学生走进档案馆查阅和利用档案，或利用档案开展与本专业有关的科学研究活动，从而提高师生总体的档案意识，提高档案的采用力度，使档案真正地充分利用。（2）高职院校要注重对毕业生进行档案知识的教育。高职院校要针对毕业生这一特殊群体，制定专门的指导计划，并根据本校实际情况进行宣传教育，使毕业生以发展的眼光对待个人档案，不要以一时的懒惰或失误给自己以后的发展带来损失。（3）高职院校要加大《中华人民共和国档案法》宣传工作力度。大力宣传、贯彻、执行《中华人民共和国档案法》及其实施办法，对于大学提高高职院校大学生的档案意识和档案法制观念至关重要。（4）高职院校要注重档案知识培训的基础与实践并行，实施档案利用。要求在校大学生在实践中能够加强学习，掌握与档案有关的基本知识和技能，不断总结经验教训。要求教师在课堂上授予档案的相关知识，使学生们认真了解档案的产生、档案的价值及档案的利用价值。（5）吸收西方发达国家档案知识宣传教育经验，提高大学生人文素质。许多发达国家都将档案教育作为公民教育的一种重要形式，并且取得了成效。我们也应在学校教育中加入档案知识教育内容，在大学开设档案知识教育课程，提高大学生的人文素质。
参 考 文 献
[1]在校大学生档案意识存在的问题与原因分析[J].基层工作.2010（3）
1 社会保险档案管理工作中存在的问题
1.1 社会保险档案管理不够规范。虽然大多数社会经办机构对社会保险档案的重要性有较高认识，但是由于没有科学的管理方法可遵循、没有先进的管理经验可借鉴，加之社会保险档案体系不健全，管理条件落后，缺少相应的软硬件设施和安全防护设施，致使社会保险档案管理不规范。同时由于经办社会保险的机构多，造成社会保险档案多头管理，社会保险档案案卷不统一、不连续、不完整。
1.2 人们对社会保险档案作用的重要性认识不高。当前，人们对社会保险档案作用的认识度较低，理解度基本为零，绝大多数人民群众都未能意识到社会保险档案工作的重要性，导致了社会保险档案从源头收集就存在着不小的困境。
1.3 社会保险档案管理分散多头管理现象严重。我国现行社会保障管理体制是分散型的，是多部门多机构管理。公民个人社会保险档案分散在不同的管理部门中管理。社会保险档案由于涉及的面比较广泛，造成不一样的社会保险档案分属不一样的经办机构，经办机构内部的档案存放在不同的业务科室，由于一个人的保险资料保存在不一样的机构或科室，且管理办法各异，查找起来相当困难。就当前而言，具体情况是人社部门管理的养老、医疗、工伤、生育等法定的基本保障档案也在各自的经办部门管理;卫生部门管理着基本医疗保险档案;民政部门管理着社会救助、社会福利、社会优抚、城市最低生活保障金档案;商业保险部门管理着公民个人补充保障的一系列保险金档案。这种现状造成多头经办、政出多门、业务交叉、资源浪费、政令难以统一的局面。而且由于这种分散的管理，使整个社会保障体系出现了许多漏洞，于是就出现了一些奇怪的现象，如“涉保”人死亡以后，其所涉及的个人保险账户并未随之终结，仍有人代领保险金，并且相当严重。
1.4 缺乏统一的社会保险档案管理规范和标准。目前，我国档案行政管理部门还未对社会保险档案工作作出明确规定，在归档范围、管理形式、交接流转等方面还未制定统一的标准要求。社会保险档案直接关系到个人的关系流动、转接，一个参保人员从办理参保手续到离退休以及中间失业等享受社会保险的各项待遇，要经过诸多环节，办理有关手续，填写保险卡及有关表格，作为最原始的资料存入个人档案。伴随人才的合理流动，还要办理保险关系转移和基金的转入转出手续等，这些详细的个人档案记载，都将是今后支付社会保险待遇的重要依据。2009年，最后一次国务院常务会议决定在2010年内开展全国范围的城镇企业职工基本养老保险关系“跨省转移接续制度”;从2010年7月1日起，流动就业人员基本医疗保险可跨省转移接续。这就要求社会保险档案管理需要具有相当大程度上的统一性，不仅是市和辖市区之间的统一，而且是全国、省、市、县从上到下的统一。而目前的实际情况是社会保险的五个险种档案并非一个部门管理，进而导致不同的开发商参与系统建设，相互之间的互不信任以及人为设置壁垒，或者同一家系统开发商采用了不同的标准和技术架构，导致系统割裂信息不能共享。
1.5 社会保险档案管理人员不专且专业知识水平偏低。社会保险档案种类多、数量大，不同种类档案的归档、分类和保存都需要专业的知识和技术支撑。从社会保险档案管理人员配备现状来看，档案管理人员不专，兼职现象严重，而且档案管理专业知识水平及学历不高，严重影响着社会保险档案管理的水平。
2 加强社会保险档案管理的对策
2.1 进一步完善社会保险档案立法，建立完善的社会保险档案管理法律法规体系。虽然我国已经建立了一系列社会保险档案管理的法律法规制度，基本保证了档案工作有法可依、有章可循，但随着我国保险种类的增多，以及对养老方式观念的改变，应根据新时期社会保险档案事业发展的客观要求，结合新时期社会保险档案工作中出现的新情况、新问题及时加以规定。健全有关档案管理制度，完善社会保险档案从业资格管理与培训等档案人员的制度，加强对档案工作监督等内容，完善法律责任的具体规定。
2.2 增强管理意识，加强社会保险档案队伍建设，建立定期监督检查制度。社会保险档案管理工作政策性强、专业性强，对从事档案管理的工作人员的素质要求也很高。应增强领导干部和档案管理经办人员的管理意识，加强对业务人员的档案法制教育和专业业务培训，严格档案从业人员准入制度，建立业务过硬、责任心强的社会保险档案管理队伍，督促单位负责人依法履行对本单位档案工作负有的职责，并建立定期监督检查制度，建立检查结果公告制度，使违法单位与个人及时整改，以推进社会保险档案管理工作逐步走上制度化、规范化、标准化发展轨道。
2.3 加强社会保险档案信息系统管理工作。目前大多数档案室仍在沿用传统的手工操作的模式，查找资料费时费力，数据统计困难且不准确。地方政府应结合本地区的实际情况，利用推广应用数据库技术、网络技术等现代化科学手段，有针对性地开发信息系统，完善社会保险业务档案信息管理工作，实现信息资源的共享与整合，培养专业档案管理工作队伍，通过业务档案管理信息系统，依靠科技力量提升工作质量和服务水平。确保为参保单位和个人提供档案信息查询服务，并接受监督。社会保险业务档案管理是支撑养老保险制度健康运行的一项十分重要的基础性工作，只有依法加强和规范档案管理，才能不断提高经办能力和管理水平，以推动新时期社会保险经办工作的标准化和规范化，实现社会保险事业可持续健康发展。
2.4 正确定位社会保险档案管理工作。档案是人类在社会实践活动中直接形成的原始历史记录，产生于国家机构、社会组织和个人的社会实践活动。进入后保管时代之后，社会公众对档案的认识已经不再仅仅是行政机构的产物，而更多的是一种社会记忆、文化记忆。社会保险档案正是在个人参与社会保险这一社会实践活动中形成的记录，它不仅具有证明价值、参考价值，也是我国社会保险工作开展过程中产生的文化印记，加强社会保险的档案管理，是深化社会保险改革的需要，是社会保险业务本身的必然要求，也是记录社会保险事业的有力凭证。
2.5 加强社会保险档案人员业务培训。组织社会保险档案人员参加业务培训，提升其政治素养、专业素养和文化素养，培养和造就一大批讲理想、讲道德、掌握现代科学技术知识和现代管理知识的复合型社会保险档案管理人才，加快社会保险档案管理现代化进程，为社会保险档案管理事业可持续发展提供人才保证。
2.5.1 加强培训要注重提高社会保险档案人员的政治素养。社会保险档案人员队伍应该是政治头脑非常敏锐的群体，其工作应在正确的政治方向、坚定的政治立场、鲜明的政治观点、严肃的政治纪律、高度的政治敏锐性指引下进行。否则，就会坠入社会保险档案工作的误区。
2.5.2 加强培训要注重提高社会保险档案人员的专业素养。社会保险档案管理人员要具备相应的专业知识水平，系统地学习和掌握《档案法》、《档案保管制度》、《档案利用制度》、《档案工作保密制度》、《档案材料归档制度》等制度;明确档案工作职责和任务，以及归档的范围及整理要求;学习《档案人员岗位责任制》和考核、奖惩制度，具有较全面扎实的实践技能。因为档案是一种知识载体，社会保险档案管理人员要发挥社会保险档案的社会效益，只有熟悉和掌握档案专业理论知识，并具有一定的广度和深度，这样在实际工作中才能发现新情况，解决新问题。
2.5.3 加强培训要注重提高社会保险档案人员的文化素养。例如，书写水平对于搞好社会保险档案管理工作具有重要作用，因为社会保险档案的各个环节，如全宗介绍、编目、著录、标引等与书写水平是分不开的，若所写的文字难以辨认会直接影响档案作用的发挥。再如，掌握相关知识对于搞好社会保险档案管理工作也具有重要作用，因为现代档案学与相关学科的渗透日益加强，社会保险档案人员应有重点地学习和掌握相关学科知识，如现代管理学、情报学、图书馆学知识;还应具有一定的法律知识;掌握现代网络知识。随着档案管理现代化技术建设和科学技术管理手段在档案工作中的应用，要求社会保险档案人员只有熟悉和掌握电子文档、数据录入等现代化技术知识，才能适应社会保险档案工作发展的需要。
【关键词】学校档案管理、问题、对策
学校是培养人才的基地，学校档案是学校历史的重要组成部分，亦是展示学校绩效的重要窗口。做好学校档案管理工作，对于合理开发校本资源，优化学校发展战略，提升学校品质，是必不可少的。学校档案管理工作是一项政策性、机密性、专业性较强的工作，学校领导要充分认识到该项工作的重要性，加强对档案工作的管理，及时研究解决档案管理工作中遇到的问题，在人力、物力、财力等方面给予大力支持；同时，学校档案是学校信息的重要载体，是学校的主要信息源。管好用好学校档案，对校本资源的开发有着十分重要的作用。
在学校档案管理工作中建立系统、科学、民主的管理制度，对学校的和谐和更好地服务社会有着极为重要的作用。学校档案管理无疑是学校协调、有序、高效运行的有效保证。
一、学校档案管理工作中存在的问题
1．对档案的重视程度不够
长期以来，相当一部分教职工包括部分学校领导对学校档案工作的认识存在一些误区，认为学校档案工作就是抄抄写写、保管的事务性工作，不是学校的主要工作，不能给学校创造绩效，只要不盲动，不丢失，不泄密，能应付外调、查档就行。轻视学校档案工作的思想表明了一些人对学校档案工作缺乏了解，忽视了学校档案工作应适应学校的管理需求，才能有效发挥学校档案的积极作用。
2．学校档案管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段滞后
部分学校档案管理人员没有经过专业的档案知识培训，对学校档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太熟悉，档案收集意识淡薄；部分学校，特别是中小学，档案人员不到位，或根本缺欠，而且大多数学校档案人员身兼数职，对档案工作精力投入不足，日常事务往往只是将材料放入档案袋，没有及时整理归档，部分学校根本就没有档案管理意识，该建立的档案没有建立，档案流失现象时有发生，严重影响了学校档案管理质量。其次一些归档的材料不够真实和准确，严重影响了档案的权威性、真实性。
3．学校档案室硬件和环境设施不齐全
部分学校对档案管理必要的条件解决落实不到位，个别学校没有专用档案室，有的学校档案多、档案室狭窄、潮湿、设备不配套，引起档案材料霉变、虫蛀，影响了学校档案的美观、整洁及完整。有的学校必备的切刀、统一的档案夹，都无法购置齐备，有的学校档案没有规范的整理，东堆西放，查档和调档时无从下手，建档与不建档甚至没有根本的区别。
4．立档意识淡薄
立档不是查漏补缺，并非萝卜白菜一齐往档案袋里收，必须有甄别，有选择，能立档的不能遗漏，不能立档的不能硬往档案袋里塞。不能抱着多一事不如少一事的心态。对有存档价值的材料马虎处理，对立档工作缺乏理性定位，是立档意识淡薄的主要表现。
5．对学生档案不够重视
学生档案是学校档案的重要组成部分，学生档案包括学生个人档案和学生整体档案，学生个人档案指面向学生个体设立的档案，内含学生个人简历，家庭主要成员和社会关系情况、毕业生自我鉴定、学业成绩、老师评语、奖惩情况等，学生整体档案是指面向全体学生包容个体的档案。全面完善学生档案，真实、准确地规范学生档案，是建设一流学校的重要前题。要有收藏家的心态，视学生档案为至宝。
二、学校档案管理工作的对策是提高档案管理人员的素质
素质决定成效，责任决定成败。学校档案管理工作是一项严肃的系统工程，如果没有一支素质较高，责任心强，知识技能过硬的专业队伍，学校档案管理的到位就只能是纸上谈兵。要注意加强学校档案工作队伍建设，选择政治上可靠、作风正派、责任心强的人从事学校档案管理工作，注意对他们的教育培养，关心他们工作、生活，充分发挥他们的积极性和创造性。
1．学校档案管理的好坏，在很大程度上取决于学校档案工作人员素质、责任心
作为档案工作人员，要注重自身专业水平的提高，通过自学、参加培训等方式，熟悉学校档案工作的各个环节和基本要求，努力掌握科学管理的原则和方法，提高工作效率，提高档案质量。积极探索新的管理模式，使档案工作更科学、更实用，为学校的不断发展和更好地服务社会提供有利的资源。
2．健全学校档案管理制度
建立学校档案工作制度必须遵循以下要求：第一，学校档案的规章制度要体现合理性、科学性。建立起来的规章制度必须符合学校特点和学校档案管理实际，以适应学校档案管理的需要。第二，简明实用。制度必须具有可操作性，其建立应以方便实用、简便易行、可操作性强为目标，以便更好地发挥制度的指导和规范作用。第三，坚持制度约束的双向性。既约束领导又约束职工，既约束教师又约束学生。领导和教师的行为和形象直接影响着制度的顺利执行，而教职员工和学生是学校的主要构成群体，是制度的主要约束对象和执行者。第四，坚持制度执行的严肃性。学校档案部门既是制定档案规章制度的主管部门，又是规章制度的执行部门。在规章制度的执行过程中，要做到有功必赏、有过必罚，充分体现制度的权威性。
3．改进和完善学校的档案功能
对学校档案的功能应进行重新定位：一是对档案的原有重要部分应该予以保留；二是档案的内涵要进一步丰富和扩大，以便使具有的功能更加符合学校对信息的需求，从而更好地为学校和社会服务。
4.采用信息化管理手段
信息化是当今社会发展的一大趋势，它对学校档案工作提出了新的要求，那就是尽可能地运用现代科技成果和管理手段，提高学校档案工作的效率和水平，以尽快实现学校档案信息化管理。
5．做好学校档案管理工作，强化服务意识，提高服务水平
学校档案管理人员要树立“工作就是服务”的观念。以“增强服务意识”和“主动服务”作为工作的出发点和归宿。要明确服务方向,端正服务态度，树立创新意识,提高服务质量。服务的好坏是衡量学校档案工作者职业道德标准的重要尺度，发挥好学校档案信息资源的作用,使其充分地为学校服务，为社会主义现代化建设服务，是学校档案工作者义不容辞的责任和义务。
6．做好学校档案的交接工作
