时间：2022-09-05 14:27:43
[关键词]文献保护 文献修复 课程体系 德州大学奥斯汀分校信息学院
[分类号]G25
文献保护与修复(或使用其他名称)是我国图书馆学和档案学的重要专业课程。随着学科发展、技术更新和实际工作变化，该课程的教学目的、内容和方法也应进行相应调整。除考察国内实际情况和需要外，对国外相关课程的调查和借鉴也是课程进行科学调整的必要前提。美国图情学教育在国际上处于较先进地位，文献保护与修复相关课程作为其传统教学内容，在课程设置和具体教学安排上均具有相当的特色和优势。
据《美国新闻与世界报道》图情学研究生院2009年最新排名数据，德州大学奥斯汀分校。信息学院位居“档案与保存”专业排名榜首位，其文献保护与修复专业教育在美国乃至全世界都具有广泛的影响。
文献保护与修复教学任务主要由该学院的卡尔嘉琳文化记录保护中心(William and Margaret KilgarlinCenter for Preservation of the Cultural Record)承担。该学院提供博士、硕士、双硕士以及副修等级别的学位教育。其硕士培养计划中的课程设置既支持学生获得图书馆学或信息学的全面训练，也为学生提供在特色学科研究领域深入学习的机会。其中，文化记录的保护便是该学院三大特色研究领域之一。这一方向的硕士培养计划致力于为学生提供文献保护与修复相关方面的基础知识和高级技能的培训，涉及档案与记录管理、纸张与书籍修复、博物馆研究与保护管理等。此外，该学院的高级专业资格证书进修计划还为有工作经验的信息从业人员提供了获得“Conservation”和“PreservationAdministration”两种专业培训并取得证书的机会。
与上述硕士培养和高级专业资格证书进修计划相配合，德州大学信息学院设置了一系列文献保护与修复相关课程，以完整的课程体系、雄厚的师资队伍、丰富的教学经验、理想的实践设施致力于文献保护与修复人材的培养。论文从课程内容和课程体系方面加以分析。
1 课程内容概况
据分析统计，不计其他课程中的相关专题讨论及实习课程，德州大学共有文献保护与修复相关课程17门，如表1所示：
“现代社会的档案、记录及其保护”面向硕士生讲授有关文艺复兴时期至今的档案事业、记录管理和保护管理。教学目标包括：①回溯以美国为主的档案事业、记录管理以及档案和记录保护的发展历史，包括记录的生成和保留、记录依附的载体以及为了对记录信息进行控制管理并延长其生命周期而发展和积累的基本原理与方法论；②考量记录、档案及其保护在社会发展过程中的地位以及社会地位对于档案事业的影响；③加强明确叙述和研究历史问题并展现调查研究结果的能力。与教学目标相一致，教学内容也包括方法层面的历史研究相关知识，如历史研究概况、特性和操作方法等以及专业层面的档案、记录及其保护相关知识，如档案基金会、档案职业、国家档案和联邦记录、记录管理、载体与技术、处于危险状态的档案和记录、档案和记录保护的发展、20世纪的档案事业等。从教学内容可以看出，该门课程涉及档案和记录这一类文献的保护，但同时包括档案学专业的其他基础知识，并非文献保护与修复的通论性质课程。正如课程负责人David B.Gracy II在其2006年春季的教学大纲中所言“这是一门历史课程”，“现代社会的档案、记录及其保护”侧重于文献保护事业发展史的介绍，因此，笔者认为，或可用“历史”作为该门课程的内容关键词。
“保护概论”是面向非文献保护与修复专业的图书馆学、信息学和档案学硕士生开设的基础课程，介绍与图书馆和档案文献保护与修复相关的若干问题，包括文献退变的类型和原因、处理方式、保护项目的组织等。教学内容包括：状况调查与保护需求评估；纸质文献的结构与退变；照片的结构与退变；多媒体材料的结构与退变；馆藏保管；环境监控设备；保护意识的普遍形成；可选择的修复处理；创建永久数字收藏；保护性载录格式转换；灾难预案；保护项目的建立等。从其教学内容可以看出，这是一门“通论”性质的文献保护与修复课程。
“记录资料的保护与保管”的教学目标是使参与本课程的硕士生理解“外部防护(extrinsic care)”这一保护图书馆馆藏的举措的技术现状及最重要且最有效的方式。所谓“外部”，义指区别于直接作用在文献资料本身的修复处理。教学内容包括环境状况监控和记录维护；控制环境的方法；馆舍设计和改造中对于记录资料保存的考量；主要类型的记录资料的保藏优先原则和实践操作细节；记录资料在使用、运输、复制和展览过程中的保管；非书资料(如缩微胶卷、照片、手稿、地图、磁性记录载体、图画等)的存储和处理；生物侵害及其控制；灾难恢复；空间设计与使用等。虽然限于“外部防护”，但考察其教学内容，涉及文献保护的各个方面，也应视为一门“通论”性质的课程。
“保护项目管理”向将要在图书馆、档案馆等文献保藏机构从事保护管理的学生讲授如何管理从需求评估到物理处理或载体转换的选择等全方位的文献保护活动。通过课程学习要实现以下目标：①熟悉保护项目的组织模式及其与大型图书馆或档案馆的组织和使命的关系；②理解需求评估在保护项目中的地位并掌握评估保护需求的工具；③理解一个成熟的保护项目的主要运作组成部分；④练习对于成功管理保护项目至关重要的多种方式的沟通技巧；⑤运用其他保护课程所学的保护知识以及实践经验。课程内容包括调查文献保护在图书馆或档案馆中的地位和组织情况；设计和综合保护项目；需求评估和保护方式选择；管理保护项目中的各个组成部分；员工和用户教育；筹慕款项和撰写赞助计划申请书；人员配置；成本分析和预算等。从上述教学目标和内容可以看出，“保护项目管理”是德州大学文献保护与修复课程体系当中的高阶课程，需综合其他课程的基础知识方可完成，而“管理”则可视为这门课程的核心内容。
“创建永久数字收藏”介绍创建永久性数字资源收藏的操作活动，帮助学生从馆长的视角理解需要进行数字化的载体以及数字化过程中与技术或管理相关的知识和经验。包括元数据的生成以及长期存取的数字化保护策略等。“数字”可作为其内容关键词。
“电子记录永久保存若干问题”关注与各种来源的电子记录相关的问题，包括为了长久保存而对记录所作的保护性载录格式转换。课程涉及载体更新，转换为中性格式vs.尽量保持原始格式，迁移，按需迁移；
数字文献的显著特征及对其加以保护的重要性；格式与元数据；电子记录长期保存中的数字签名、消息摘要、真实性和鉴定；电子记录存储库的建设、使用和管理等。本课程旨在使面临为长期保护记录或其他数字文献而需构建有效的电子记录存储库问题的档案馆或数字图书馆从业人员了解其中的主要困难所在、需要采取的解决措施以及如何寻求帮助。该课程侧重于“电子”文献的保护。
“音频资料保护与载录格式转换概论”侧重于音频资料保护和载录格式转换中的经济学问题，噪音降低和稳定性问题，用于存储声音的现代载体的稳定性问题等。“高级音频资料保护与载录格式转换”是其后续高阶课程，侧重于载录格式转换的相关问题，包括：不同格式信息的变换；优先进行载录格式转换的资料的选择标准；侵入性修复或最低限度修复的考量；非常用格式研究；音频资料最大量信息恢复的方法等。这两门课程侧重于“音频”文献的保护。
“图书馆与档案馆文献修复”向硕士生讲授文献保藏机构进行修复处理的理论、政策和实践，涉及材料科学、保藏处理、预防性处理和治疗性处理等。是侧重于文献修复的一门“通论”性质课程。
“图书实验室I－Ⅲ”是在图书实验室进行的三门系统的修复实践课程，为文献保护与修复专业的硕士生和进修高级专业资格证书的从业人员而开设。其中I包括图书馆和档案馆资料保护的修复性处理基础介绍，通过设计和制作保护性函套和使用适当的维护程序对馆藏进行成体系的保管等；II通过传统的和现代的图书修复材料及实施技术的详细练习和学习，介绍纸张修补、修复和图书馆书籍装帧；III涉及书籍修复的检查、存档和处理程序，高级修复装帧，制订维护流通馆藏的技术标准和规范等，并为学生开始个人修复研究计划做准备。均为“实验”课程。
“高级修复处理”允许文献保护与修复专业的学生在图书实验室和纸张实验室进行个人修复研究计划。该课程要求学生完成若干个图书处理计划，包括：决策和存档，探究图书处理和保护专门问题或特殊领域的个人计划和工作组；实验室案例；灾难响应和恢复等。属于“实验”课程。
“纸张实验室I－II”是在纸张实验室进行的两门系统的修复实践课程，为文献保护与修复专业的硕士生和进修高级专业资格证书的从业人员而开设。其中I旨在为学生介绍修复古代纸张的基本理论和技术，鼓励学生培养恰当运用这些技术的判断力；II旨在扩展和提高学生的修复处理知识和技能，要求学生能针对特定收藏做出修复处理决策。均为“实验”课程。
“修复科学I－II”向文献保护与修复专业的硕上生和进修高级专业资格证书的从业人员介绍图书、照片、手稿等的构成、鉴别和修补所需材料的物理和化学性质。教学内容包括粘合剂，分析技巧，纤维素、淀粉和蛋白质，颜色、光线和化学，酶，功能团，现代纸张制作与材料，容模，聚合体，氧化还原反应，皮革与羊皮纸，溶剂等。偏重于修复“材料”的讲解。
2 课程体系分析
结合上述课程的教学目标、教学内容、教学方式、开课次序等加以分析，德州大学的文献保护与修复相关课程体系具有以下几个特点：
2.1 内容全面，结构合理
从上述课程内容分析及关键词选取可以发现，既有通论性质的综合课程，又有专论性质的历史、管理、数字、电子、音频、材料等专题课程，基本上全面涵盖了文献保护与修复领域各个方面的内容。“保护概论”的授课对象是非文献保护与修复专业的图书馆学、信息学和档案学硕士研究生，介绍文献保护基础知识；“记录资料的保护与保管”关注文献的“外部防护”；“图书馆与档案馆文献修复”的教学内容主要是文献修复的理论、政策和实践。三门课程虽同属通论性质的课程，然各有侧重，并不重复。各门专论性质的课程或从事业发展的不同角度(如“现代社会的档案、记录及其保护”)，或从文献载体的不同类型(如“音频资料保护与载录格式转换概论”)，或从实际工作的不同环节(如“保护项目管理”)对文献保护与修复加以深入探讨，与通论性质的课程一起，为学生提供了获得合理的文献保护与修复知识结构的机会。
2.2 层次分明，承接有序
从表1不难发现，德州大学整个文献保护与修复课程体系当中又有一些自成系统的课程模块。如“音频资料保护与载录格式转换概论”、“高级音频资料保护与载录格式转换”、“图书实验室I-III”、“纸张实验室I-II”以及“修复科学I-II”。这些课程模块在教学内容上由浅至深，在开课顺序上由基础到综合，并且通常由同一位教师负责教学，体现了层次分明、承接有序的特点。
2.3 理论与实践并重
17门文献保护与修复相关课程中，有6门实践课程，而在部分理论课程当中，亦包涵了实践教学环节。从几门实践课程的教学内容看，实践课程实以理论课程为基础，学生在完成相关理论课程学习的基础上，通过实践课程亲身体验，从而加深对所学知识的理解。文献保护与修复是图书馆、档案馆等文献保藏机构的实际工作环节，文献保护与修复知识是应用型的知识，必须通过实践操作方能真正掌握。除实践课程外，德州大学还提供了6门实习课程，充分体现了其对文献保护与修复实践教学的注重。
2.4 保护与修复分明――兼论Preservation与Conservation的中文译法
从表1的“关键词2”一列可以看出，德州大学在设置文献保护与修复课程时，对于Preservation和Conservation这两个相关而又相异的内容进行了区分。综合考察8门Preservation课程，可以总结出Preservation所涵盖的主要内容包括：文献保存状况调查、文献保护需求评估、不同载体文献的结构、不同载体文献的退变及原因分析、文献保存环境监控、文献载录格式转换、文献保护意识的培养、文献保护项目的建立与管理、灾难预案与恢复等。综合考察9门Conservation课程，可以总结出Conservation侧重于纸张修补、书籍装帧等文献修复处理方法的原理、考量、选择和操作。不同的主要内容体现了两者的相异之处。而Preservation的两门通论性质课程“保护概论”和“记录资料的保护与保管”的教学，除前述主要内容外，均涉及Conservation课程的内容，体现了两者的相关性。这一相关性表现为Preservation这一术语在概念外延上较Conservation宽泛，有些时候，Preservation可以包括Conservation。
我国在Preservation与Conservation两个术语连用时，通常将其择作“保存与保护”或合译为“保护”。从上述德州大学两类课程的内容分析来看，这两种译法并不合适。文献保护通常可分为预防性和补救性两种类型，结合上述两类课程的内容，或可将Preservation视作文献的预防性保护，而将Conservation视作文献的修复性保护。而由于Preservation又可涵盖Conserva-tion，因此，笔者认为，可将Preservation译作“保护”，将Conservation译作“修复”，则两个术语之间的相异性和相关性均得以体现。
3 结语
目前我国高校图书馆学或档案学专业的文献保护与修复教学基本上局限于通论性质课程的开设。然其“通论”亦仅偏重于传统的档案文献载体知识的介绍和环境控制等，较少涉及文献保护管理的内容。至于采用西方装帧方式的精装或平装书籍的保护与修复方法和理论，更是鲜有涉及。如前面所述德州大学通论课程“保护概论”中所涵盖的状况调查和保护需求评估、日常馆藏保管、修复处理方法的选择、创建永久数字收藏、文献载录格式转换、灾难预案和文献保护项目的管理等内容，在国内的通论课程中基本没有涉及。这一情况与我国文献保护与修复的研究现状有关。目前我国的文献保护与修复研究仍停留在技术层面，偏重于介绍以书籍为主的古文献的常用修复方法和操作过程，实践性和可操作性不强，对实践经验的总结较简单，尚未上升到原理和理论的高度。
关键词： 电子档案 保障技术 保管技术 修复技术 传输技术
当今世界正走向信息社会，面对飞速发展的网络，面对日新月异的电子计算机技术，档案工作急需解决的问题是如何迎接电子文件带来的挑战，如何保护电子档案的真实完整，如何有效地保存二十一世纪的社会记忆。
电子档案同纸质档案相比较，其物质形式发生了很大变化，多种不安全因素干扰并威胁着电子档案信息的安全，在电子档案利用的过程中，由于电子档案对计算机软件设备具有很强的依赖性、非直读性和易改性等特点，纸质档案的保护技术已不能适应电子档案的保护要求，探索、研讨电子档案的保护技术已迫在眉睫。
1.电子文件的保障技术
在电子文件的形成、处理、归档，乃至电子文件转为电子档案后的保管、利用等各个环节，信息都可能被更改、丢失，因此，我们必须建立一整套科学、合理、严密的管理制度，完善信息安全保护技术措施，以确保电子档案的原始性、真实性。
1.1加强对电子文件制作和管理人员的管理
要不断增强电子文件管理人员的责任心，使其具有忠于职守的责任认真负责的工作精神，一丝不苟的工作作风，精益求精的工作态度，这是保证电子文件原始性、真实性的根本措施。要保证电子文件在制作阶段的真实性，就必须明确职责范围，特别是在合作制作的电子文件或大型辅助设计项目中，每个参与人员分工范围要明确，职责要分明，避免制作人员的相互推诿。不相关人员因工作需要借阅时，可允许用只读式的载体调阅，以防由于误操作或有意增删等造成电子文件的失真。
1.2健全电子文件全过程管理的制度
从电子文件的形成到电子档案的开发利用，中间经过很多环节，任何一个环节职责不清、制度不明、管理不严，都可能造成对电子文件的原始性、真实性的危害。因此，建立健全电子文件全过程管理制度，从电子文件的收集、整理、归档到电子档案的保管利用，各个环节都要有明确的要求，严格落实规章制度，使工作人员有章可循，各司其责，确保电子文件的原始性。
1.3建立电子文件的记录系统
电子文件管理系统应具有实时记录功能，随时将需要保存的信息记录下来。由于这种“跟踪记录”具有原始性，它可成为证实电子文件真实可靠的有效依据。对于从收集、积累阶段就在网络系统上传递的电子文件，可通过网络系统的自动记录功能记录有关信息；对于以存储载体方式进行收集、积累的电子文件，还要辅以必要的人工记录。
2.电子档案的保管技术
电子档案的保管与纸质档案的保管有很大差异，对环境要求也较高，《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》中规定：归档光盘不得擦洗、划刻、触摸盘片处，不得弯曲、挤压、摔打盘片，防止盘片沾染灰土和污垢；避免阳光直射；环境温度为14―24℃，相对温度45%―60%；远离热源，酸、碱等有害气体和强磁场，保持良好的保存环境。这样，不仅可以延缓载体自身的老化，而且可以减慢载体上所存储信息的自然衰减。在给电子档案提供良好的保管环境的同时，我们还要注意检测和维护工作。
《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》中规定：电子档案应每五年进行一次有效性、安全性检查，如发现光盘损坏或出现问题，应及时拷贝；如软、硬平台发生改变，则应及时转换；还要注意电子档案载体的转换，旧载体不为新的软、硬件所兼容，应将档案信息转录到新的电子档案载体上，使电子档案能够长期地处于可理解、可准确提供利用状态。
3.电子档案信息修复技术
电子档案在保管和利用过程中，不适宜的保管环境会使盘片变形、长霉；光盘在读取利用的过程中高速旋转，易被划伤；不正确的触摸方式会污染损伤盘片，从而影响电子档案信息的安全有效，这就需要对破损的载体进行修复。光盘的修复较软、硬盘而言更为容易。光盘修复机能够修复光盘的划伤、污染、长霉等破损现象，修复效果较好，是修复光盘的理想工具。对于变形的光盘，可用软布将光盘包好，水平夹在两块厚重物之间（截面必须平滑），进行矫正。
4.电子档案利用传输保护技术
电子档案提供利用的基本原则是：一方面要方便查阅利用，另一方面要保证信息安全。在电子档案利用传输过程中，我们应采取以下保护技术：
4.1多做备份
电子档案应制作三套，一套封存、一套提供利用、一套异地保存。其中提供利用的一套应为只读文件。
4.2加密
对需要控制使用的电子文件用密码技术、用户身份证进行加密管理，确保电子档案信息的安全。
4.3呵护光盘
采取相应的措施，保证提供利用时光盘不受损害。提供利用时要规定严格的查阅程序，不得超越权限利用，不可随意复制和传播电子档案等。
参考文献：
1、计算机的使用改变了企业会计核算的环境
企业使用计算机处理会计和财务数据后，企业的会计核算的环境发生了很大的变化。一是会计部门的组成人员从原来由财务、会计专业人员组成，转变为由财务、会计专业人员和计算机数据处理系统的管理人员及计算机专家组成。二是会计部门不仅利用计算机完成基本的会计业务，还能利用计算机完成各种原先没有的或由其他部门完成的更为复杂的业务活动，如销售预测、人力资源规划等。三是随着远程通讯技术的发展，会计信息的网上实时处理成为可能，业务事项可以在远离企业的某个终端机上瞬间完成数据处理工作，原先应由会计人员处理的有关业务事项，现在可能由其他业务人员在终端机上一次完成；原先应由几个部门按预定的步骤完成的业务事项，现在可能集中在一个部门甚至一个人完成。因此，企业内部控制制度的建立和完善就显得更为重要，内部控制制度的范围和控制程序较之手工会计系统更加广泛，更加复杂。
2、电算化会计系统改变了会计凭证的形式
在电算化会计系统中，会计和财务的业务处理方法和处理程序发生了很大的变化。一是各类会计凭证和报表的生成方式、会计信息的储存方式和储存媒介发生了变化。二是由于电子商务、网上交易、无纸化交易等的推行，每一项交易发生时，有关该项交易的有关信息由业务人员直接输入计算机，并由计算机自动记录，原先使用的每项交易必备的各种凭证、单据被部分地取消了，原来在核算过程中进行的各种必要的核对、审核等工作有相当一部分变为由计算机自动完成了。三是原来书面形式的各类会计凭证转变为以文件、记录形式储存在磁性介质上。因此，控制的重点由对人的控制为主转变为对人、机控制为主的，控制的程序也应当与计算机处理程序相一致。
3、计算机的使用加大了控制舞弊、犯罪的难度
由于储存在计算机磁性媒介上的数据容易被篡改，有时甚至能不留痕迹地篡改，加以数据高度集中，未经授权的人员有可能通过计算机和网络浏览全部数据文件，复制、伪造、销毁企业重要的数据，因此，计算机犯罪具有很大的隐蔽性和危害性，发现计算机舞弊和犯罪的难度较之手工会计系统更大。电算化会计系统的内部控制不仅难度大、复杂，而且还要有各种控制的计算机技术手段。与手工会计系统的内部控制制度相比较，计算机会计系统的内部控制是一个范围大、控制程序复杂的综合性控制；控制的重点为职能部门和计算机数据处理部门并重的全面控制，是人工控制和计算机自动控制相结合的多方位控制。
二、电算化会计系统内部控制的主要内容
（一）系统开发、发展控制
1、授权和领导认可
计算机会计系统的开发项目一般投资金额都比较大，对企业整体管理目标的影响也比较大，往往需要对原有的管理体制进行较大的改革，是牵一发动全身的重大举措，因此必需得到授权和领导认可。计算机会计系统的发展和更新是对原有计算机会计系统进行重大改进，同样会对企业管理体制造成较大的影响，同时对现有计算机会计系统的任何改动都可能危及整个系统的安全可靠，因此也必需得到授权和领导认可。
2、符合标准和规范
不论是自行组织开发还是购买商品化软件，都必需遵循国家有关机关和部门制订的标准和规范。其中包括符合标准和规范的开发和审批过程、合格的开发人员或软件制造商、系统的文件资料和流程图、系统各功能模块的设计等等。按标准和规范开发和发展计算机会计系统可以使企业计算机会计系统更加可靠、更加完善，有利于对系统的维护和进一步的发展、更新。
3、人员培训
应在开发阶段就要对使用计算机会计系统的有关人员进行培训，提高这些人员对系统的认识和理解，以减少系统运行后出错的可能性。外购的商品化软件应要求软件制作公司提供足够的培训机会和时间。在系统运行前对有关人员进行的培训，不仅仅是系统的操作培训，还应包括让这些人员了解系统投入运行后新的内部控制制度，计算机会计系统运行后的新的凭证流转程序、计算机会计系统提供的高质量的会计信息的进一步利用和分析的前景等等。
4、系统转换
新的计算机会计系统在投入使用，替换原有的手工会计系统或旧的计算机会计系统，必需经过一定的转换程序。企业应在系统转换之际，采取有效的控制手段，作好各项转换的准备工作，如旧系统的结算、汇总，人员的重新配置、新系统需要的初始数据的安全导入等。在系统转换之际，需要新旧系统并行运行一段时间，以便检验新的计算机会计系统。并行运行的时间一般不少于三个月。
5、程序修改控制
软件的修改是难以避免的。对会计软件进行修改必须经过周密计划和严格记录，修改过程的每一个环节都必须设置必要的控制，修改的原因和性质应有书面形式的报告，经批准后才能实施修改，计算机会计系统的操作人员不能参与软件的修改，所有与软件修改有关的记录都应该打印后存档。
（二）管理控制
1、组织机构设置
为适应计算机会计系统的要求，原有组织机构的调整必须适合企业的实际规模，符合企业总体经营目标，并且应按精简、合理的原则对组织机构的设置进行成本效益分析。企业可以按会计数据的不同形态，划分为数据收集输入组、数据处理组和会计信息分析组等组室；也可以按会计岗位和工作职责划分为计算机会计主管、软件操作、审核记账、电算维护、电算审查、数据分析等岗位。
2、职责划分
与手工会计系统一样，内部控制的关键是不相容职务的分离。在计算机会计系统中，不相容的职务主要有系统开发、发展与系统操作；数据维护管理与电算审核；数据录入与审核记账；系统操作与系统档案管理等。企业为防止舞弊或欺诈，应建立一整套符合职责划分原则的内部控制制度，同时，还应建立起职务轮换制度。
3、上机管理
企业应对计算机的使用建立一整套管理制度，以保证每一个工作人员和每一台计算机都只做其应该做的事情，使计算机尽可能是专用的。一般来讲，企业对用于计算机会计系统的计算机的上机管理措施应包括轮流值班制度、上机记录制度、完善的操作手册、上机时间安排等。此外，会计软件也应该有完备的操作日志文件。
4、档案管理
计算机会计系统有关的资料应及时存档，企业应建立起完善的档案制度，加强档案管理。一个合理完善的档案管理制度一般有合格的档案管理人员、完善的资料使用和归还手续、完善的标签和索引方法、安全可靠的档案保管设备等。除此之外，还应定期对所有档案进行备份的措施，并保管好这些备份。为防止档案被破坏，企业应制订出一旦档案被破坏的事件发生时的应急措施和恢复手段。企业使用的会计软件也应具有强制备份的功能和一旦系统崩溃等及时恢复到最近状态的功能。
5、设备管理
对硬件设备的管理包括对设备所处的环境进行的温度、湿度、防火、防雷击、防静电等的控制，也包括对人文环境的控制，如防止无关人员进入计算机工作区域、防止设备被盗、防止设备用于其他方面等。
（三）日常控制
1、业务发生控制
业务发生控制又称“程序检查”，主要目的是采用相应的控制程序，甄别、拒纳各种无效的、不合理的及不完整的经济业务。在经济业务发生时。通过计算机的控制程序，对业务发生的合理性、合法性和完整性进行检查和控制，如表示业务发生的有关字符、代码等是否有效、操作口令是否准确，以及经济业务是否超出了合理的数量、价格等的变动范围。企业还应建立有效的控制制度以保证计算机的控制程序能正常运行。
2、数据输入控制
由于计算机处理数据的能力很强，处理速度非常快，一旦出错，影响极大，因此，企业应该建立起一整套内部控制制度以便对输入的数据进行严格的控制，保证数据输入的准确性。数据输入控制首先要求输入的数据应经过必要的授权，并经有关的内部控制部门检查；其次，应采用各种技术手段对输入数据的准确性进行校验，如总数控制校验、平衡校验、数据类型校验、重复输入校验等。
3、数据通讯控制
企业应该采用各种技术手段以保证数据在传输过程中的准确、安全、可靠，以防止数据在传输过程中发生错误、丢失、泄密等事故的发生。如将大量的经济业务划分成小批量传输，数据传输时应顺序编码，传输时要有发送和接收的标识，收到被传输的数据时要有肯定确认的信息反馈，每批数据传输时要有时间、日期记号等等。
4、数据处理控制
数据处理控制是指对计算机会计系统进行数据处理的有效性和可靠性进行的控制。数据处理控制分为有效性控制和文件控制。有效性控制包括数字的核对、对字段、记录的长度检查、代码和数值有效范围的检查、记录总数的检查等。文件检查包括检查文件长度、检查文件的标识、检查文件是否被感染病毒等。
5、数据输出控制
输出数据控制一般应检查输出数据是否与输入数据相一致，输出数据是否完整，输出数据是否能满足使用部门的需要，数据的发送对象、份数应有明确的规定，要建立标准化的报告编号、收发、保管工作等。
6、数据存储和检索控制
关键词：档案；信息化；问题；对策；探讨
档案信息化建设是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，运用信息技术提高档案工作现代化水平，重新思考档案管理的新情况、新原则与新理论，确立网络环境中档案管理与档案服务的基本框架与基本方法，实现档案信息的社会化服务。
1 档案信息化建设的内容
（一）基础设施建设。主要指档案信息网络系统和档案数字化设备。它是档案信息传输、交换和资源共享的基础条件，只有建设先进的档案信息网络，才能充分发挥档案信息化的整体效益。
（二）档案信息资源建设。档案信息资源建设是档案信息化建设的基础和核心，是一项长期的工作。档案信息是国民经济和社会发展的战略资源之一，它的开发和利用是档案信息化建设取得成败的关键，也是衡量档案信息化水平的一个重要标志。档案信息资源建设主要内容包括馆藏档案的数字化和电子文件的采集和接收。档案信息资源建设主要形式包括馆藏档案目录中心数据库建设、各种数字化档案全文及专门数据库建设。
（三）应用系统建设。应用系统建设主要内容包括档案信息的收集、档案信息的管理、档案信息的利用、档案信息的安全等方面，它关系到档案信息化建设的速度与质量、集中体现了档案信息化建设的效益和档案信息服务的效果。
（四）标准规范建设。是对电子文件的形成、归档和电子档案信息资源标识、描述、存储、查询、交换、网上传输和管理等方面，制定标准、规范，并指导实施的过程。档案信息化的标准、规范相当于信息高速公路上的“交通规则”，对于确保计算机管理的档案信息和网络运行的安全、畅通，具有十分重大的意义。
（五）人才队伍建设。档案信息化建设，人才是关键。人才是最宝贵的资源。它不仅需要档案专业人才，计算机专业人才，更需要既懂档案业务，又熟悉信息技术的复合型人才。
2 档案信息化建设存在的问题
（一）功能不健全，比较单一。目前，各种数字化档案管理系统仍然利用传统的管理模式，主要用于档案查询功能，仅仅是管理和利用手段的变化。缺少一套适合计算机系统档案管理的规范，不利于档案信息的查询利用，以及对档案信息进行更深层次的统计分析。
（二）缺少规范的电子文档管理标准和制度。随着电子政务的广泛使用，电子文件的大量产生，由于缺少管理规范和标准，导致电子文件积累、鉴定、著录、归档等环节的监督指导不到位，致使归档电子文件不完整、不及时。
（三）档案信息资源分散，未能实现资源信息共享。由于信息需求量的增加，人们的注意力就不只局限于某一方面，而会更多地注意到档案部门之间的联系，着眼于档案信息与其他信息的联系，由于管理体制的问题，档案管理存在条块分割、横向联系堵塞，各系统间沟通少，标准规范不统一，造成档案信息交流困难的现象。
（四）人们的档案意识淡薄，使档案信息化缺乏应有的精神动力，良好的档案意识是档案信息化建设的有力推动。只有具有良好的档案意识，才能真正有从社会信息的角度去看待档案，才能有把档案信息融入于社会信息系统的具体行动。
（五）信息化档案应用系统存在着网络安全问题。 信息化档案是通过计算机、网络系统向社会公众提供高效快捷的档案信息服务，由于缺少一套完整的安全措施，容易遭到黑客的攻击和病毒的入侵，使数据和应用系统受到破坏，系统不能保持正常运转，信息在传输的过程中重要信息被泄漏或修改。
3 档案信息化建设过程中存在问题的解决对策
（一）增强档案管理人员的信息化管理意识。通过各种形式，加大对法规和法律的宣传力度，增强档案管理人员对档案的管理意识，明白档案文件的归档和累积是他们的重要工作。另外，培养人们良好的档案意识，增强对档案信息化建设价值的认识，提高档案信息化建设质量。
（二）明确档案信息建设的标准和规范。按照国家推荐的信息化管理标准，并根据自身发展的需求和特点来制定内部的管理标准体系，在实践中不断进行完善。档案目录数据库，应既符合国家的标准，又有利于实际操作。应对各立档单位文件及档案的内容、著录项目、数据库结构和格式等作出统一的规定，还要对档案数据库管理的软件、硬件的文档格式、数据指标等进行统一规范。使得将来电子目录入档案馆之后能实现数据的共享，解决因软件的不同而带来的数据无法转换或者不能读取的问题。
（三）加大基础设施建设。加大资金投入，增上计算机、数码相机、扫描仪、打印机等数字加工设备，为档案信息化建设提高可靠保障。安装网络系统，构建信息数据库，确保资档案资源共享及信息交换，推动档案信息化建设持续稳固向前发展。
（四）构建完善的档案信息资源共享系统。充分能利用网络和数字加工设备，对档案资源文件进行归档和鉴定，并予以监督，防止出现归档不及时、不规范和不完善的现象。建立统一标准，打破各自为政局面，使资源共享得以实现，让使用者能够更方便的获取档案信息资源，并获取核心内容。借助信息资源的网络化管理，最终形成一个更大的信息系统，建立一个范围更大的信息管理体制，实现档案信息资源的共享。由于档案的信息资源是社会发展和国民经济重要的战略资源，利用和开发信息资源是对案资源能更有效的为社会提供服务。
（五）不断建设完善各类信息化建设应用系统。一是开发利用功能更加齐全的档案管理系统软件，提高档案信息的数字化和电子化，为档案管理人员加工档案提供便利，为社会提供高效、快捷的服务。二是定期对应用软件进行升级，提高系统的应用能力。三是建设档案网站，通过网页的形式，向社会提供档案信息的网上咨询、查找。
（六）建设安全的网络防御系统。一是严格执行身份认证和权限管理制度，运用动态口令 、身份认证等形式，加强档案的安全保密。二是配置新型防火墙产品，配淙肭旨觳庀低澈托畔⒋输加密产品，安装防病毒系统。三是建设备份与灾难恢复系统，保证档案信息在遭受攻击后，迅速恢复。另外，可将档案信息存储在专用服务器上面，确保其具备自动备份的功能，与此同时还需定期对其进行刻录备份处理。
（七）建设一支专业技术雄厚的技术人才队伍。对管理人员进行有针对性的教育，让他们能具备良好的业务水平、纪律观念、思想品质。注意确保管理人员的稳定性，进而保证档案管理工作能连续进行；有组织有计划的安排管理人员学习新知识；根据档案管理对软硬件的相关要求，对复合型人才的培养和引进予以重视。
以党的十七大和十七届三中全会精神为指导，围绕县委、县政府提出的新农村建设六乡六镇100村的规划建设目标，通过多渠道筹资，多形式实施，逐步建立和完善解决农村困难群众住房机制，切实解决农村弱势群体的住房问题。
二、工作目标
解困住房工作的主要目标。一是要做好全县农村困难群众住房困难户的摸底工作，建立农村住房困难户档案；二是要制订完善农村困难群众住房解困办法，完成300户农村困难群众住房解困任务；三是在全县六乡六镇100村的规划建设中，特别是结合采煤沉陷治理、整村移民搬迁、新农村建设示范村的困难群众住房困难户作为先行解决对象，帮助由于经济困难没有能力在移民搬迁过程中实现整体搬迁的住房困难户实现搬迁目标。
三、基本原则
（一）科学规划，统筹建设。摸清困难群众的住房状况，制订解困规划，并于采煤沉陷治理、移民搬迁、新农村建设工作有机结合，统筹实施。
（二）因地制宜，分类解困，逐步解决。依据不同情况采取多种办法，逐步解决农村困难群众的居住问题，最终达到人人有房住。
四、解决方案
全县农村现有低保户4757户，其中住房困难户487户。根据上级安排，今年先解决最为困难的300户。
（一）解决农村困难群众住房问题的思路是：根据县政府“十一五”规划提出的“新农村建设六乡六镇100村”的规划建设目标。农村住房困难户新建住户的安置，一律在六乡六镇100百村的范围内，依照规划合理安置，避免重复建设。
（二）解决农村困难群众住房问题的具体办法是：充分尊重群众意见，采取修缮、翻新、公配、置换、新建等方式进行。
五、政策措施
（一）解困对象。解决农村困难群众住房的对象是生活在农村贫困线以下的低保户和低保边缘户中的住房困难户。低保边缘户是指人均年收入不达1000元的户；住户困难户是指无房户或建筑面积人均不达10平方米的住房户、不能保障安全的简易土窑洞和采煤沉陷区无法居住的住房困难户。
（二）解困标准。对修缮、翻新住房的按现有面积修缮、翻新。对公配、置换、新建住房的，按照农户家庭实际户籍人口，解困住房建筑面积达到15-30平方米/人。质量标准为以消除各类质量安全隐患为前题，确保解困住房“安全、实用、经济、卫生”。新建、翻新、公配的解困住房要达到符合抗震要求的砖木结构以上标准，装修为水泥地面、粉刷内墙。修缮、置换的解困住房，在不改变原来居住使用功能的前提下，一要消除居住安全隐患，二要改变房屋院落面貌。
（三）解困程序
——个人申请。符合解困条件的家庭提出书面申请，填写《山西省农村住房解困申请表》，并提供户籍证明、土地证明、家庭成员身份证明、现有住房情况证明、家庭收入证明。
——村委评议。村委在收到解困申请后，开村民代表会进行评议，初定解困对象，并公示7天，广泛听取群众意见。经评议对符合条件的，在申请表上签署意见，加盖村委会公章后连同全部证明材料报所属乡镇政府。
——乡镇审查。乡镇政府对上报的申请表和有关材料在5个工作日内审查完毕，审批结果在乡镇政府政务公开栏进行公示。对符合条件的，上报县农村困难群众住房解困工作领导组审批。
——复查核准。县农村困难群众住房解困工作领导组要在10个工作日组织城建、民政、财政、国土等部门对上报的申请材料进行复核，拟定解困对象并报请县人民政府审核批准后向社会公布。
（四）补助标准。解困住房的建设资金按省、市的有关规定执行。不足部分采取困难户自筹，乡村两级扶持等方式解决。各乡镇政府根据解困工程的实际情况统筹使用解困资金，切忌平均分配。
（五）资金管理。根据县农村困难群众住房解困工作领导组的竣工验收表和确定的补助金额，经公示无异议后，由县城建局向财政局提出拨款申请，县财政局将申领的全部资金通过国库集中支付程序办理拨款手续。财政、审计部门要加强对解困资金管理使用情况的监管，确保专款专用。
六、实施步骤
（一）住房解困工作的申请、评议、审查、复核、批准工作在2009年5月底前完成。上报预选对象住房的规划、土地审批等工作要在核准后15日内完成。
（二）条件成熟、手续完备的要尽快组织施工，今年要达到下列要求。
1、全部完成300户困难群众修缮、翻新、公配、置换、新建的住房，并设置全省统一的“政府解困住房”标识。
2、将已经解决300户困难群众住房的院落全部整理完毕，做到整洁卫生。房屋外装饰由各村根据村容村貌环境整治要求进行合理安排，
3、困难群众退出的破旧房屋院落，要全部拆除整理，除重新安排外，其余要全部复垦或绿化。
（三）12月10日前完成检查验收。由县农村困难群众住房解困工作领导组组织有关部门按质量标准逐户验收，对验收合格的房屋拍照存档后及时将解困资金拨付到各乡镇统筹使用；对完不成的要说明理由，督促整改。各解困户必须办理房产证手续，各有关部门要积极配合，以保证任务的圆满完成，接受省、市抽查验收。
七、组织实施
为加强对农村困难群众住房解困工作的领导，认真搞好农村困难群众的住房解困工作，经研究成立灵石县农村困难群众住房解困领导组。组成人员名单如下：
领导组下设办公室，办公室设在城建局村镇股。办公室主任由王廷印副局长兼任。
领导组办公室具体负责解困工作的实施。要加强指导、协调，搞好督促检查，及时反馈情况、解决问题。如实填写解困工作基本情况统计表，做好档案资料的汇总上报和任务完成情况的考核工作。
城建局负责对各乡镇上报的困难群众住房情况进行检查落实，汇总住房困难户现有住房情况（包括住房的面积、影像及文字资料），整理归档，建立动态数据库。提出各乡镇解困指标，做好施工管理，质检监督等工作。
民政局负责对各乡镇上报农村困难群众住房解困对象的情况进行复核。
国土局负责农村住房解困工作中的土地审批、发证工作。
财政局负责本级解困资金的及时到位和上级补助资金的管理拨付，会同审计。监察部门做好解困资金使用的监管。
乡镇政府要结合实际制定实施方案，审查解困户申请材料并公示结果，确定方案、解困标准、实施地点，按照一户一档要求，建立完善档案。
其他各成员单位要各司其职，密切配合，协同领导组办公室做好农村住房保障的有关工作。
为了便于工作，所有成员单位均要确定一名联络员完成日常联络工作，并将联络员名单及联系方式上报领导组办公室.
八、监督管理
（一）认真审查把关。严格公示，做到公开、公平、公正。
（二）严格资金管理。按照专款专用的原则，严格执行有关财经纪律和财务管理规定，核算到户。
[关键词]人口；计划生育；档案管理；对策
[作者简介]张玲，南宁市疾病预防控制中心助理馆员，广西南宁530011
[中图分类号]G251 [文献标识码]A [文章编号]1672－2728(2007)10－0093－04
随着人口和计划生育工作加快向法制化、规范化、制度化发展，对人口计生档案管理工作也提出了更高、更严、更新的要求。探索新形势下人口和计生档案管理工作的新思路、新方法、新途径，进一步提高人口和计生档案管理水平，对更好地开展新时期人口和计生工作，促进经济社会又好又快发展有着多方面的积极作用。
一、必须进一步提高对人口与计划生育档案工作重要性的认识
人口计生档案是人口计划生育工作过程中形成的具有保存和查考利用价值的各种文字、图表、音像等不同形式的真实历史记录，是制定人口与计划生育政策的重要资料记录，是搞好人口和计划生育工作的基础。要提高人口与计生档案管理水平，就必须对人口计生档案的作用有一个充分的认识，只有认识到位了，思想重视了，才能把档案工作搞好。
1．人口计生档案可为领导决策提供依据
人口计生档案资料是许多人口计划生育统计数字的来源。在工作中，分析、处理这些数据，其结果可用于统筹计划，明确工作重点，量化人口计划生育工作目标，可为人口计划生育决策提供依据。
2．人口计生档案可为育龄妇女提供优质服务
利用人口计生档案资料，通过从计算机中提取《育龄妇女基础信息一览表》和申请领取《生育证》资料，可成为对育龄妇女提供服务的依据。
3．人口计生档案可为流动人口提供优质服务
有效利用人口计生档案，掌握流动人口动向，及时了解流动人口的婚育信息，可以满足流动人口计划生育与生殖健康工作的需求。利用流动人口档案建立流动人口计划生育信息交换平台，互通信息，既可引导流动人口及时落实避孕节育措施，促进社会抚养费两地配合征收，又可防止两地因为“时空差”出现工作疏漏，如发错证、重复发证等。
4．人口计生档案可利用群众需求信息档案，促使计划生育工作方法进一步改进
让群众提出自己在计划生育、避孕节育、生殖保健、优生优育、政策法规等方面的疑问、意见及建议，通过信息采集记录簿收集整理，形成群众需求信息档案。人口计划生育部门根据群众的这些需求，不断改进工作方式、方法，为群众提供更加优质的服务，解决群众的实际困难，不断提高群众的满意度。
5．人口计生档案可保证计划生育执法的严肃性
《中华人民共和国人口与计划生育法》《流动人口计划生育工作管理办法》《计划生育技术服务管理条例》《社会抚养费征收管理办法》等法律法规的相继实施，使人口计划生育行政部门承担的监督执法任务越来越重。《行政诉讼法》《行政处罚法》《行政许可证》的实施，提高了群众的维权意识，这对人口计划生育监督执法人员提出了更高的要求，利用人口计划生育档案的真实信息，为计划生育执法的严肃性打下了基础。
6．人口计生档案可为人口计划生育工作政务公开和民主管理服务
目前中央对人口计划生育工作总的要求是既要控制人口增长，又要密切党群、干群关系，让人民群众满意。为此，要定期搞好人口计划生育政务公开，以公开促公正，求公论，树形象，维护群众合法权益，促进他们自觉实行计划生育，推进计划生育民主管理和民主监督。利用人口计生档案提供的育龄妇女信息、流动人口信息等及时进行人口计划生育政务公开，提高人口计划生育工作的透明度，赋予群众对人口计划生育工作参与权、知情权、监督权，防止和杜绝不公平、不公正的现象发生。
7．人口计生档案可为农民致富奔小康服务
利用人口计生档案信息，开辟“现行文件公共阅览室”和“非保密文件自由借阅”等服务，使农民能够及时了解和掌握党和国家有关人口与计划生育政策、科技信息，帮助农民致富奔小康。特别是帮助困难计划生育家庭发展生产，提高生活水平，利用人口计生档案信息，为他们传递国家对独生子女户、双女户家庭的优先优惠政策、奖励扶助政策，如农业部门优先向贫困女孩家庭提供高产优质优良品种，推广先进技术；金融部门对符合贷款原则和贷款政策的贫困女孩家庭优先发放小额贷款等一些优惠政策，让他们充分利用这些优惠政策脱贫致富。
只有对人口计生档案的作用在思想上真正认识到位了，在工作上给予足够重视了，采取了有力的措施，才能为提高人口计生档案管理水平打下良好基础。
二、认真分析和解决人口和计生档案管理工作中存在的问题
1．存在认识上的偏差
在实际工作中，有许多同志包括个别领导干部仍然没有认识到档案管理的重要性：认为计生档案无实际意义，档案与计划生育工作无直接关系，只要职工不发生计划外生育就行了，档案管不管无所谓；加上计生档案管理人员思想松懈，工作敷衍了事，致使档案资料收集不全、归档不及时的现象时有发生。
2．内容存在弄虚作假情况
由于实行计划生育“一票否决”，少数单位在计生档案中将单位内部用临时工的情况隐瞒不报，停薪留职和下岗人员生育节育情况没有管理，出现漏管漏挡、报喜不报忧的现象。极个别单位有造假资料、假文件、假证明现象，损坏了档案资料的真实性。
3．监督检查流于形式
检查组“走马观花”似的检查不能认真解决档案存在的问题，检查过后人员思想松弛，易造成档案管理的停滞不前。
4．人员素质偏低
大部分单位计生档案管理人员多是由老、弱、病的女同志承担，文化素质不高、档案专业知识缺乏、实际操作能力差等现象较为普遍，工作上被动的多、主动的少，影响档案管理水平的提高。
5．人员不固定
计划生育干部多为兼职，在单位内部没有相应职务、职称，人员变动大，频繁的人事调动使得档案交接不完全、清理不彻底。造成档案资料的散失，影响档案的完整统一。
6．管理制度不健全，手段落后
对建立计生档案没有统一要求，处于放任自流状态，不能按照档案的立卷原则规范计划生育材料的收集，归档全部用手工操作，管理水平亟待提高。
7．档案立卷不规范
目前计生档案管理大多是室藏内容庞杂，案卷数量繁多，时间跨度长且由于多年来一直处于封闭
式管理之中，计生档案管理仅以保管为目的，以案卷不丢失为原则；再加之每个历史时期档案的整理质量要求不同，整理的规格不统一等情况形成了档案基础普遍较差的局面。主要问题集中反映在以下几个方面：一是档号不规范，没有目录号，一卷多册现象较多；二是案卷标题不规范，有标题但不能反映主题内容或标题缺少基本要素，甚至没有案卷标题等现象较为普遍；三是部分特殊案卷缺少卷内目录，以至于有部分未被案卷标题涵盖的内容永远无法检索而难以利用；四是组卷混乱现象比较多，如有按时间组卷的，也有按职能部门管辖权限组卷的，还有按文种组卷的；五是案卷厚薄不一，有的一两页纸一文一卷，有的五六百页纸一类一卷；六是保管不统一，分散在各部门科室现象较严重。
只有认真研究和解决好这些问题，才能把计生档案工作提高到一个新的水平。
三、认真抓好人口和计生档案的规范化、标准化和管理现代化建设
1．实行标准化、规范化的工作程序和方法，提高计生档案管理基础工作水平
(1)要提高档案管理的水平就必须实行标准化、规范化的工作程序与方法，即要求档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行工作。
(2)要全面普查案卷，去糟取精。这是实现档案管理标准化、规范化的第一步工作。因为一般的计生档案由于多年来未作全面的清查，加之划分保管期限不准，不可避免地存在许多重复或无查考价值的文件，所以首先要剔除这些无用的文件才能避免今后实行计算机管理时出现重复与低效率的情况。
(3)要重新组合案卷，实现案卷规范化。将那些组卷过厚、内容混杂的案卷进行重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。
(4)要统一分类号，保证检索查全率。计算机检索的显著优势就是能够满足人们族性检索的需要。为了确保检索的完整性，在分类过程中，首先根据《中国档案分类法》进行分类，再因事制宜制定出一些具体细则。
(5)要规范题名，保证检索查准率。档案的分类号保证了检索查全率，而题名准确才能保证查索的查准率。但仅保证查全率还是不行的，还必须保证查准率。因此在著录时要统一规范题名。
2．加快数据准备，推进计生档案现代化管理进程
在档案现代化管理工作的各个环节中，计算机数据的准备工作是一个大工程，尤其是对于那些时间较长的计生档案来讲，由于室藏案卷多，著录工作不仅量大而且复杂，如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法，会使计算机因数据准备不足而无法使用，甚至直接影响档案管理工作现代化的进展速度。在著录工作中只要掌握了以下重点便基本可以取得著录工作多、快、好兼而有之的效果。
(1)分轻重缓急，循序渐进。计生档案管理的一个重要目的就是要使档案为计划生育工作所用，而实现计算机管理档案的目的是为了提高计生档案的利用率。在推进计算机管理的过程中应先根据各案卷重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况对所有档案进行排队，将那些可以开放的核心档案和利用率较高的档案进行优先加工整理。这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率。
(2)分级次著录，省时省力。在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录，即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录；对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录；而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能揭示档案的主题内容和特征，而且也可以减少著录条目和录入条目，既节约了时间、人力与财力，又提高了效率。
(3)分门另类，充分利用档案原基础。对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷在著录时可以直接在全引目录上面分类标引，而对那些特殊形式的档案如“病历档案”、“案件”等则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入，然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础可以减少著录环节，大大地提高著录速度。
(4)用关键词替代主题词，简化查找时间。主题词存在着查找烦琐、效率较低的弊端，怎样取其利避其弊，可以采取以关键词替代主题词的做法，即从题名或文件主题中用靠思维归纳出揭示主题内容的词汇――关键词进行标识，待录入计算机后，利用计算机批量处理的功能进行处理。
四、提高档案管理人员素质，提高档案管理水平
档案工作者掌握知识和技能的水平，直接影响到档案工作水平，必须做好档案人员的素质培养工作，努力提高档案的水平。
1．重视高素质复合型人才的培养
信息时代档案工作的特点要求档案人员应该是既善于档案管理，又具有较高的计算机水平和良好的信息处理能力、合理的知识结构，掌握现代信息技术的高素质“通才”。为此，档案人员的素质培养工作应该着重提高档案人员的管理能力、创新能力和对新技术的吸纳、整合能力，在提高全面素质上下功夫。
2．重视档案人员的在职培训
提高人员素质的根本途径是抓好培训和继续教育。因此要积极组织档案人员参加业务培训和新技术学习班，提高档案人员的知识结构和整体水平，并注重增强档案信息观念和提高档案信息服务的能力。在实施教育培训时，要采取多形式、多层次的办学模式，突出针对性和实用性，在培训内容上做好需求调研，将培训内容与实际工作相结合，针对不同岗位人员的工作职责和素质要求，制定相应的培训方案，加大计算机知识的比例，强化与图书馆学、情报学等相关学科的联系，重视网络知识的运用，并适当设立档案专业的课时，传授档案的新知识、新技术、新技能，使档案人员及时了解档案界的研究动念、档案工作的发展趋势及现代信息技术在档案工作中的运用，进一步拓展学习领域，更新知识结构。
3．积极支持、鼓励档案人员不断学习，注重知识积累
很多档案人员虽然已认识到提高自身素质的必要性，但往往过于倚重各类培训而忽视自身的学习和积累。事实上，自学也是提高素质的重要途径。档案人员应积极主动学习信息技术、现代管理等相关知识，掌握和提高应用计算机、网络技术的能力，注重学习过程中的积累与探索，把理论与实践有机结合起来。各级档案部门要为档案人员提高自身素质营造支持的工作环境，为他们学习、使用新技术创造条件，并积极引进竞争机制，注入拼搏活力，使大家通过竞争，增强危机感和使命感，激发档案人员充分发挥才能和特长，营造创优争先的良好氛围。
4．合理调配人才，优化人才结构
将不同专业、学历、年龄、职称的档案人员进行科学整合，充分发挥各类人才的整体优势，形成合理的人才结构。由此可以使不同层次的档案人员互相配合、互相影响，以利于整体效能的发挥。
认真贯彻执行《档案法》和《湖北省档案管理条例》,按《办法》规定办理档案登记证,认真宣传《中华人民共和国档案法》和《湖北省档案管理条例》。城市规划档案工作进一步完善了管理机制,加强了制度建设,为城市规划建设工作的发展提供了优质服务。城市规划档案已进入了依法治档的新阶段。
1、城市规划档案的形成
城市规划档案,是城市规划部门在各项业务活动中形成的,作为记录历史保存起来以备查考的资料,主要包括文书、图纸、各项城市建设项目报建档案等。经过档案管理人员对这些资料进行认真有序地收集、整理、分类、编目、排架,就形成了城市规划档案。
2、城市规划档案的作用
城市规划工作档案的政治方向和根本目的主要是城市规划管理工作服务,其作用主要有两个方面,即凭证作用和借鉴作用。档案是历史的凭证,是第一手参考材料。城市规划档案是当时直接使用的文件资料转化而来的,它客观地记录了过去的历史情况,保留着真实的历史标记。它不仅记录了城市规划工作历史活动的真实经过,还记录了在各项活动时的思想发展、形成变化、工作成果以及经验教训等。它对于记录历史、查考情况、更好地开展工作,具有广泛的参考作用。有档案做依据,研究和处理问题就比较准确迅速,从而提高了工作效率,促进了城市规划工作的正常开展。
3、健全档案管理体制,创新档案管理工作
首先,健全档案管理体制。档案局高度重视档案管理工作,形成了党政领导齐抓共管、分管领导具体负责、档案室具体执行,一级抓一级、层层抓落实的工作机制。明确由办公室具体负责档案工作,设立档案室,配备专职人员负责档案室的日常工作。每年将档案工作均列入本单位的工作计划,形成年初有计划、年中有检查、年末有总结的工作格局,确保本单位的档案工作专项经费的到位。
其次,实现档案管理现代化。随着改革的深入发展,档案管理面临着许多亟待解决的问题,只有实现档案管理现代化,才能有效地解决新形式下出现的新问题。 因此,要充分利用现代化技术整理档案。档案汇集着大量的指示,也记载着丰富的信息,是一种丰富的信息资源,但档案的整理工作繁琐,重复劳动多,强度大,利用计算机等现代化手段整理档案,就可以收到事半功倍的效果。
最后,加强档案工作人员队伍建设,提高业务素质。 城市规划档案工作已逐渐从传统管理模式演变到计算机信息数字化管理模式,从档案的手工查询发展到网上查询。电子计算机技术在档案管理中的运用,可以使文件的形成、运行、转换等各个环节与自动化办公衔接起来,这种现代化科技手段与先进操作管理技术都迫切需要档案管理工作者去掌握和运用。档案管理数字化、信息化是信息社会对档案工作的要求,也是档案工作者的必然方向。所以,档案管理工作者要结合自己的岗位工作,边学习边操作,提高业务素质的同时还要注重计算机知识、信息文化的学习,努力使自己具备信息知识和网络文化的综合型档案管理人才。每一位档案工作者都要有宽广、扎实的专业知识,通晓各类档案的管理理论和管理方法,强调档案与其他专业的渗透与联合,树立起强烈的责任感和使命感,坚持对历史负责、为现实服务、替未来着想的态度,扎扎实实地做好本职工作。
4、合理开发利用档案资源,为城市规划工作服务
电算化会计系统对内部控制的特殊要求主要体现在以下几方面：
1．计算机的使用改变了企业会计核算的环境
企业使用计算机处理会计和财务数据后，企业的会计核算的环境发生了很大的变化，会计部门的组成人员从原来由财务、会计专业人员组成，转变为由财务、会计专业人员和计算机数据处理系统的管理人员及计算机专家组成。会计部门不仅利用计算机完成基本的会计业务，还能利用计算机完成各种原先没有的或由其他部门完成的更为复杂的业务活动，如销售预测、人力资源规划等。随着远程通讯技术的发展，会计信息的网上实时处理成为可能，业务事项可以在远离企业的某个终端机上瞬间完成数据处理工作，原先应由会计人员处理的有关业务事项，现在可能由其他业务人员在终端机上一次完成；原先应由几个部门按预定的步骤完成的业务事项，现在可能集中在一个部门甚至一个人完成。因此，要保证企业财产物资的安全完整、保证会计系统对企业经济活动反映的正确和可靠、达到企业管理的目标，企业内部控制制度的建立和完善就显得更为重要，内部控制制度的范围和控制程序较之手工会计系统更加广泛，更加复杂。
2．电算化会计系统改变了会计凭证的形式
在电算化会计系统中，会计和财务的业务处理方法和处理程序发生了很大的变化，各类会计凭证和报表的生成方式、会计信息的储存方式和储存媒介也发生了很大的变化。原先反映会计和财务处理过程的各种原始凭证、记帐凭证、汇总表、分配表、工作底稿等作为基本会计资料的书面形式的资料减少了，有些甚至消失了。由于电子商务、网上交易、无纸化交易等的推行，每一项交易发生时，有关该项交易的有关信息由业务人员直接输入计算机，并由计算机自动记录，原先使用的每项交易必备的各种凭证、单据被部分地取消了，原来在核算过程中进行的各种必要的核对、审核等工作有相当一部分变为由计算机自动完成了。原来书面形式的各类会计凭证转变为以文件、记录形式储存在磁性介质上，因此，电算化会计系统的内部控制与手工会计系统的内部控制制度有着很大的不同，控制的重点由对人的控制为主转变为对人、机控制为主的，控制的程序也应当与计算机处理程序相一致。
3．计算机的使用提高了控制舞弊、犯罪的难度
随着计算机使用范围的扩大，利用计算机进行的贪污、舞弊、诈骗等犯罪活动也有所增加，由于储存在计算机磁性媒介上的数据容易被篡改，有时甚至能不留痕迹地篡改，数据库技术的提高使数据高度集中，未经授权的人员有可能通过计算机和网络浏览全部数据文件，复制、伪造、销毁企业重要的数据。计算机犯罪具有很大的隐蔽性和危害性，发现计算机舞弊和犯罪的难度较之手工会计系统更大，计算机舞弊和犯罪造成的危害和损失可能比手工会计系统更大，因此，电算化会计系统的内部控制不仅难度大、复杂，而且还要有各种控制的计算机技术手段。
由此可见，计算机会计系统的内部控制制度与手工会计系统的内部控制制度相比较，计算机会计系统的内部控制是范围大、控制程序复杂的综合性控制，是控制的重点为职能部门和计算机数据处理部门并重的全面控制，是人工控制和计算机自动控制相结合的多方位控制。
随着计算机在会计工作中的普遍应用，管理部门对由计算机产生的各种数据、报表等会计信息的依赖越来越大，这些会计信息的产生只有在严格的控制下，才能保证其可靠性和准确性。同时也只有在严格的控制下，才能预防和减少计算机犯罪的可能性。
计算机会计系统的内部控制制度，从计算机会计系统的建立和运行过程来看，可分为对系统开发和实施的系统发展控制、对计算机会计系统各个部门的管理控制、对计算机会计系统日常运行过程的日常控制。
一、系统开发、发展控制
计算机会计系统的系统开发、发展控制包括开发前的可行性研究、资本预算、经济效益评估等工作，开发过程中系统分析、系统设计、系统实施等工作，以及对现有系统的评估、企业发展需求，系统更新的可行性研究，更新方案的决策等工作。系统开发、发展控制的主要内容一般包括以下几方面。
（一）授权和领导认可
计算机会计系统的开发和发展必需经过有关领导的认可和授权，这关系到系统开发、发展、更新等项目的成败。计算机会计系统的开发项目一般投资金额都比较大，对企业整体管理目标的影响也比较大，往往需要对原有的管理体制进行较大的改革，是牵一发动全身的重大举措，因此必需得到授权和领导认可。计算机会计系统的发展和更新是对原有计算机会计系统进行重大改进，同样对会对企业管理体制造成较大的影响，同时对现有计算机会计系统的任何改动都可能危及整个系统的安全可靠，因此也必需得到授权和领导认可。而且领导的授权和认可也有利于保证系统开发和发展的物资和资金的需要。
（二）符合标准和规范
计算机会计系统的开发和发展项目，不论是自行组织开发还是购买商品化软件，都必需遵循国家有关机关和部门制订的标准和规范。其中包括符合标准和规范的开发和审批过程、合格的开发人员或软件制造商、系统的文件资料和流程图、系统各功能模块的设计等等。目前我国已经颁布的有关国家标准和规范主要由财政部1994年颁布执行的《会计电算化管理办法》、《会计核算软件基本功能规范》、《会计电算化工作规范》、《商品化会计核算软件评审规则》等，各地也颁布各种地方标准，如上海市财政局颁布的《上海市会计电算化实施办法》等地方性标准。按标准和规范开发和发展计算机会计系统可以使企业计算机会计系统更加可靠、更加完善，有利于对系统的维护和进一步的发展、更新。
（三）人员培训
计算机会计系统应在开发阶段就要对使用该系统的有关人员进行培训，提高这些人员对系统的认识和理解，以减少系统运行后出错的可能性。外购的商品化软件应要求软件制作公司提供足够的培训机会和时间。在系统运行前对有关人员进行的培训，不仅仅是系统的操作培训，还应包括让这些人员了解系统投入运行后新的内部控制制度、计算机会计系统运行后的新的凭证流转程序、计算机会计系统提供的高质量的会计信息的进一步利用和分析的前景等等。
（四）系统转换
新的计算机会计系统在投入使用，替换原有的手工会计系统或旧的计算机会计系统，必需经过一定的转换程序。企业应在系统转换之际，采取有效的控制手段，作好各项转换的准备工作，如旧系统的结算、汇总，人员的重新配置、新系统需要的初始数据的安全导入等。新的计算机会计系统是否优于旧系统，还需要进一步接受实践的检验，因企业的具体情况不同，新的计算机会计系统不一定比旧的计算机会计系统更适合企业的经营特点，甚至购买或自行开发的计算机会计系统还不如手工会计系统更适合企业的经营特点。因此企业在系统转换之际，采用新旧系统并行运行一段时间，以便检验新的计算机会计系统。并行运行的时间一般至少为三个月。
（五）程序修改控制
企业经营活动变化及经营环境变化，可能导致使用中的软件进行修改，计算机会计系统经过一段时期的使用也会发现一些需要进行修改的地方，因此，软件的修改是难以避免的。对会计软件进行修改必须经过周密计划和严格记录，修改过程的每一个环节都必须设置必要的控制，修改的原因和性质应有书面形式的报告，经批准后才能实施修改，计算机会计系统的操作人员不能参与软件的修改，所有与软件修改有关的记录都应该打印后存档。
二、管理控制
管理控制是指企业建立起一整套内部控制制度，以加强和完善对计算机会计系统涉及的各个部门和人员的管理和控制。管理控制包括组织机构的设置、责任划分、上机管理、档案管理、设备管理等等。
（一）组织机构设置
企业实现了会计电算化后，应对原有的组织机构进行适当的调整，以适应计算机会计系统的要求。企业可以按会计数据的不同形态，划分为数据收集输入组、数据处理组和会计信息分析组等组室；也可以按会计岗位和工作职责划分为计算机会计主管、软件操作、审核记帐、电算维护、电算审查、数据分析等岗位。组织机构的设置必须适合企业的实际规模，符合企业总体经营目标，并且，应按精简、合理的原则对组织机构的设置进行成本效益分析。
（二）职责划分
内部控制的关键之点就在于不相容职务的分离，计算机会计系统与手工会计系统一样，对每一项可能引起舞弊或欺诈的经济业务，都不能由一个人或一个部门经手到底，必须分别由几个人或几个部门承担。在计算机会计系统中，不相容的职务主要有系统开发、发展的职务与系统操作的职务；数据维护管理职务与电算审核职务；数据录入职务与审核记帐职务；系统操作的职务与系统档案管理职务等。企业为防止舞弊或欺诈，应建立一整套符合职责划分原则的内部控制制度，同时，还应建立起职务轮换制度。
（三）上机管理
企业用于计算机会计系统的计算机应尽可能是专用的，企业应对计算机的使用建立一整套管理制度，以保证每一个工作人员和每一台计算机都只做其应该做的事情。一般来讲，企业对用于计算机会计系统的计算机的上机管理措施应包括轮流值班制度、上机记录制度、完善的操作手册、上机时间安排等，此外，会计软件也应该有完备的操作日志文件。
（四）档案管理
计算机会计系统有关的资料应及时存档，企业应建立起完善的档案制度，加强档案管理。一个合理完善的档案管理制度一般有合格的档案管理人员、完善的资料借用和归还手续、完善的标签和索引方法、安全可靠的档案保管设备等。除此之外，还应定期对所有档案进行备份的措施，并保管好这些备份。为防止档案被破坏，企业应制订出一旦档案被破坏的事件发生时的应急措施和恢复手段。企业使用的会计软件也应具有强制备份的功能和一旦系统崩溃等及时恢复到最近状态的功能。
（五）设备管理
对于用于计算机会计系统的各种硬件设备，应当建立一套完备的管理制度以保证设备的完好，保证设备能够正常运行。硬件设备的管理包括对设备所处的环境进行的温度、湿度、防火、防雷击、防静电等的控制，也包括对人文环境的控制，如防止无关人员进入计算机工作区域、防止设备被盗、防止设备用于其他方面等。
三、日常控制
日常控制是指企业计算机会计系统运行过程中的经常性控制。日常控制包括经济业务发生控制、数据输入控制、数据通讯控制、数据处理控制、数据输出控制和数据储存控制等。
（一）业务发生控制
业务发生控制又称"程序检查"，主要目的是采用相应的控制程序，甄别、拒纳各种无效的、不合理的及不完整的经济业务。在经济业务发生是，通过计算机的控制程序，对业务发生的合理性、合法性和完整性进行检查和控制，如表示业务发生的有关字符、代码等是否有效，操作口令是否准确，经济业务是否超出了合理的数量、价格等的变动范围。企业还应建立有效的控制制度以保证计算机的控制程序能正常运行。
（二）数据输入控制
由于计算机处理数据的能力很强，处理速度非常快，如果输入的数据不准确，处理结果就会出现差错，在数据输入时如果存在哪怕是很小的错误数据，一旦输入计算机就可能导致错误的扩大化，影响整个计算机会计系统的正常运行。因此，企业应该建立起一整套内部控制制度以便对输入的数据进行严格的控制，保证数据输入的准确性。数据输入控制首先要求输入的数据应经过必要的授权，并经有关的内部控制部门检查；其次，应采用各种技术手段对输入数据的准确性进行校验，如总数控制校验、平衡校验、数据类型校验、重复输入校验等。
（三）数据通讯控制
数据通讯控制是企业为了防止数据在传输过程中发生错误、丢失、泄密等事故的发生而采取的内部控制措施。企业应该采用各种技术手段以保证数据在传输过程中的准确、安全、可靠。如将大量的经济业务划分成小批量传输，数据传输时应顺序编码，传输时要有发送和接收的标识，收到被传输的数据时要有肯定确认的信息反馈，每批数据传输时要有时间、日期记号等等。
（四）数据处理控制
数据处理控制是指对计算机会计系统进行数据处理的有效性和可靠性进行的控制。数据处理控制分为有效性控制和文件控制。有效性控制包括数字的核对、对字段、记录的长度检查、代码和数值有效范围的检查、记录总数的检查等。文件检查包括检查文件长度、检查文件的标识、检查文件是否被感染病毒等。
（五）数据输出控制
数据输出控制是企业为了保证输出信息的准确、可靠而采取的各种控制措施。输出数据控制一般应检查输出数据是否与输入数据相一致，输出数据是否完整，输出数据是否能满足使用部门的需要，数据的发送对象、份数应有明确的规定，要建立标准化的报告编号、收发、保管工作等。
（六）数据存储和检索控制
为了确保计算机会计系统产生的数据和信息被适当地储存，便于调用、更新和检索，企业应当对储存数据的各种磁盘或光盘作好必要的标号，文件的修改、更新等操作都应附有修改通知书、更新通知书等书面授权证明，对整个修改更新过程都应作好登记，计算机会计系统应具有必要的自动记录能力，以便业务人员或审计人员查询或跟踪检查。
第二条为切实加强内勤内务管理。按照国家、省、市森林公安机关《工作目标管理综合考评办法》具体要求和县公安局的有关内务管理规定。
第三条分局办公室负责指导、监督、考核内勤内务管理工作。局办可向单位负责人提出更换建议，各单位应予以采纳，及时更换内勤。
第四条内勤的主要工作职责是对照《内勤内务工作目标管理方案》具体要求开展各项工作。分局根据《目标管理方案》对内勤工作进行严格考核评分。取消当年评优评先资格。
第五条各单位的票证、帐务、财产、暂扣物品、赃款赃物必须由内勤保管。
1．内勤必须严格执行分局财务管理制度管好票证和财务。每月应有收支明细清单公开收支帐务，增加帐务管理透明度。
2．各单位所有财产必须按要求及时清理登记造册存档备查。应先写出书面报告，并附造册计划，经分局主管领导同意，局财务室备案，办好有关手续后方可购置。报帐时必须附上批准报告和计划；所有财产由分局统筹安排，不得擅自变卖、转借和租用，如需处理，先书面请示，批准后方可处理，否则没收所得收入。
3．执法单位在行使职权过程中。经审批同意后开具从分局财务室领取的暂收单或县财政统一票证，同时制作相应的法律文书，并在备注栏注明所扣物品的数量、规格、型号及新旧程度，设置台帐，记帐联由执法单位留存与帐务同行；附案卷联则随案同行；暂收款转作罚没收入时，必须在罚没收据及暂收单上相互注明号码，以便核对；暂扣、没收物品经批准作价变卖，应及时开具罚没收据，并在相应票证上相互注明号码和案由。
4．水电费管理。各基层派出所水电费在包干经费中列支自理；机关办公水电费由分局财务统一支付；住机关办公楼的用户。电费按电表计度按价收费。暂未安装水表、电表或水表、电表有损毁的用户，必须及时报告分局财务并重新安装（购置安装费由用户自理）对不报或拒不更换及偷用水电者按全局最高用户计吨（度）收费，并罚款100元/次。住分局家属楼、办公楼及承租门面的用户，其水电费及门面租金由局财务在其工资中扣除或上门收取。
第六条各单位的各种表、册、薄、台帐要规范使用。及时准确记录，以便备查核对。
第七条各股、所、室负责人应积极督促本单位内勤根据分局财务有关规定。按时准确地上解票款。分局财务人员按时将本月收支情况、财务报表呈报分局主管领导，以便统筹安排，确保正常运作。
第八条各单位所查处的森林刑事案件和行政案件（治安案件和林政案件）立案、破案。同时报分局森防股备案。刑侦股、治安股、森防股的内勤汇总后，于每月2日将有关情况以书面形式报分局办公室。
第九条分局每月2日召开内勤会议。同时将当月报表、林区治安动态、工作情况、干警思想状况、好人好事等写出书面材料上报办公室，局办公室根据内勤反映的情况，或在当月《宜章森林公安》简报上给予报道，或向局领导作专题汇报。
第十条搞好情报信息反馈。加强秘密力量的建设，认真接待处理来信来访，实施“民心工程”亮牌上岗，开展“一迎二请三问四答五落实”服务，设置警务公开栏，公开办事程序和办事结果，增加工作透明度。
第十一条大力鼓励民警警撰写案件侦破纪实、人民警察的好人好事情况反映和典型工作经验或民警典型事迹。提高分局的知名度。凡被国家中央、省、市、县各种报刊、杂志、电视、电台和官方网站等媒体采用刊登的稿件分局将按以下标准给予奖励：国家中央主流媒体每篇（件）奖400元，非主流媒体每篇（件）奖300元；省部级主流媒体每篇（件）奖300元，非主流媒体每篇（件）奖200元；市级的奖100元/篇（件）县级的奖50元/篇（件）一稿多投的按就高原则一次性奖，不重复累计奖。
第十二条各单位要加强基础设施和基层规范化建设。完善基础设施配套、适时搞好院内绿化、办公用具添置等，使本单位更规范化、条理化、制度化。
第十三条环境卫生管理。各单位应经常保持办公场所的干净、舒适。不准随地吐痰，废纸、果皮、烟蒂必须丢入纸篓、烟灰缸内。内勤应坚持每天清扫、拖洗地板、门前走廊以及划定的卫生责任区。办公桌椅、装挂在墙的规章制度和表册薄等物品的面上不得有尘埃。住分局办公楼的用户严禁在走廊上堆放杂物和垃圾。
第十四条坚持立卷归档制度。各股、所、室必须明确分管职责。按要求分门别类整理立卷归档。刑侦、治安、森防受理查处的各类案件，按标准立卷装订成册后移交分局档案室统一存放保管。基层派出所应设立综合档案室，添置档案专柜，创造条件力求档案室上省二级标准。各单位具体负责此项工作的内勤，必须按照如下文件资料收认范围、归档时间和要求、案卷整理与保管等标准进行立卷归档管理。
（一）文件资料收集范围
1．森林案件的司法文书及森林案件、森林火灾、政工、装备等统计报表。
2．本单位产生的文件、资料。包括工作计划（规划）总结、岗位责任制、会议材料。
3．本单位参加上级召开的有关会议带回来的文件材料。
4．上级机关下发的重要的业务政策性文件（包括未转发的和下级机关报送的年度工作计划、总结、以及涉及本单位工作的兄弟单位文件资料等。
5．林区的重点人口、秘密力量（耳目）特种行业人员等档案材料。
（二）归档时间和要求
1．凡属归档的文件资料。领导不得在装订线上签字或修改文件。
2．需要归档的文件材料。要求保留一式三套（即原稿和二份打印件）一套按单位发文顺序组卷；一套按问题组卷（包括原稿、附件、打印件各一份）另一套打印件留部门备查。
3．凡要归档的文件材料（除专案材料结案后及时组卷外）要求在当年第一季度内将上一年的文书材料收集齐全。保持文件的历史联系，分永久、长期短期（15年以下）三种不同的保管期限立卷，并写出卷内文件目录，定期向本单位档案部门移交（不含业务案卷）
（三）案卷整理与保管
1．永久、长期、短期卷三类进行排列。
2．各单位必须配备文件资料专柜、专人管理。确保档案的安全。
3．案卷资料无霉变、褪色、尘污、破损及虫蛀鼠咬等现象。
本次清仓查库的范围包括市境内的所有中央储备粮、国家临时存储粮(含最低收购价粮、临时储存粮,下同)、地方储备粮、国有粮食企业储存的商品粮。以上所称粮食包括大豆,不含食用植物油。具体内容如下:
(一)库存粮食数量检查
重点查清中央储备粮、国家临时存储粮、地方储备粮和国有粮食企业储存商品粮的数量、品种情况。对国有粮食企业代收、代储的商品粮,要查清粮权归属情况。
(二)库存粮食账务检查
重点检查粮食库存实物与保管账、统计账、会计账、银行资金账的账实相符、账账相符情况,账务处理的合规情况,以及不同性质和品种的粮食按规定进行分账管理、分仓储存情况。对利用农发行粮食收购资金贷款收购的粮食,要重点检查粮食库存与贷款是否对应,资金占用是否合理。
(三)库存粮食质量检查
重点检查中央储备粮、国家临时存储粮和地方储备粮的质量合格率和品质宜存率。
(四)中央和地方储备粮轮换管理情况检查
重点检查年度中央储备粮轮换计划和地方储备粮轮换政策执行情况,包括轮换计划下达(请示和批复)是否规范,轮换的品种、数量、时间与计划(批复)是否一致,轮入粮食的生产年限和质量是否符合政策规定,是否存在擅自串换品种、变更轮换库点和数量以及未轮报轮、转圈轮换、超轮空期轮换等问题。
(五)政策性粮食财政补贴资金拨补情况检查
重点检查年和年中央储备粮和地方储备粮保管费和轮换费是否及时足额拨付到代、承储企业,最低收购价粮食收购和保管费用是否及时足额拨补到委托收购库点。
(六)重点非国有粮食经营及转化用粮企业执行统计制度情况检查
重点检查纳入粮食流通统计范围的重点非国有粮食经营企业和转化用粮企业执行统计制度情况。选择1-2家在我市具有一定代表性的企业,进行粮食库存情况的典型调查。
二、清仓查库的组织领导
(一)全市粮食清仓查库的组织领导
为加强对全市粮食清仓查库工作的领导，成立全市粮食清仓查库工作领导小组，负责清仓查库工作的组织实施和督促核查。领导小组由市政府有关领导担任组长,市粮食局、农发行、发改委、监察局、财政局、农林局、审计局、质监局、统计局等部门负责人参加。全市粮食清仓查库工作领导小组在市粮食局设立办公室，为日常办事机构，由市粮食局主要负责人担任办公室主任。下设综合协调组、数据资料组、技术保障组、案件核查组等专项工作组。相关各部门和单位要科学组织协调,落实职责分工,细化工作要求,加强监督检查,确保清仓查库工作的质量和进度。领导小组的主要任务:一是按照省、市人民政府的统一部署,组织领导本市粮食清仓查库工作。二是组织和督导本市纳入清仓查库范围的全部企业开展粮食库存自查。三是组织本市所有纳入清仓查库的企业自查人员培训。四是审核、汇总企业自查结果,向市级领导小组办公室提交工作报告。五是协助各级工作组开展粮食库存普查、复查、抽查和案件核查等工作。
（二）清仓查库信息资料的整合
西郊国家粮食储备库负责向市领导小组办公室提供市内年3月末实际承储库点的中央储备粮、国家临时存储粮统计报表，各类政策性粮食管理的文件制度和规范，以及轮换、销售计划等资料。市粮食局负责向市领导小组办公室提供年3月末地方储备粮和商品粮具体到实际承储库点的统计报表，以及地方储备粮轮换、销售计划等资料。市农发行向市领导小组办公室提供年3月末具体到承贷企业的银行贷款明细和台账资料（分品种、分性质）。
三、检查时点和方式
(一)检查时点
以年3月末粮食库存统计结报日为检查时点。
(二)检查方式
本次清仓查库由市政府组织并督导企业自查,市政府全面普查,省政府重点复查和国务院抽查工作组随机抽查的方式组织实施。
自查、普查、复查和抽查的具体检查方法,按照《年全国粮食清仓查库检查方法》执行。
四、清仓查库进度安排
(一)准备阶段
1.成立机构。年2月28日前，市政府成立粮食清仓查库工作领导小组及办事机构，并将机构设置和人员名单等情况报送市粮食清仓查库领导小组办公室备案。
2.制定和上报清仓查库实施方案。根据国办〔〕118号、政办发〔〕10号精神、粮检〔〕4号和本实施方案要求，结合我市实际，细化制定本市内清仓查库的具体实施方案，并在年2月底前报市清仓查库领导小组办公室备案。
3.动员和培训。年3月中旬前完成督导企业进行自查、企业自查全体检查人员的培训任务。年3月下旬,完成清仓查库工作的动员和部署。
4.其他准备。领导小组办公室和被查企业,要按照本实施方案和上级领导小组办公室制定的具体方案要求,备齐相关文件、账务和报表资料,提前准备工作底稿,对不规则货位进行形态整理,备齐经质量技术监督部门严格校正的称重、计量和质量扦样等检查工具。
(二)自查阶段
3月底前,本市纳入检查范围的所有企业完成自查,4月5日前,领导小组办公室完成情况汇总,并上报市级领导小组办公室。被查企业要根据自查情况认真填写各类工作底稿和汇总表格,准备与检查当日粮食库存实际情况一致的货位平面图、货位明细表,以及分仓保管账、保管总账、统计报表、会计报表、辅助账表、原始凭证等账务资料,合同、运单、发票等反映粮食出入库业务的凭证,粮食测温、测湿、熏蒸等作业记录,为后续普查、复查、抽查做好准备。
(三)普查阶段
4月15日前,市人民政府按综合交叉的原则组织对本市范围内粮食库存情况进行全面普查,并开展重点非国有粮食经营企业及转化用粮企业执行粮食流通统计制度情况检查及粮食库存典型调查。
(四)复查阶段
4月底前,由省人民政府组织对辖区内重点地区、重点企业/P>
(五)抽查阶段
5月10日开始,国务院抽查工作组对重点省(区、市)粮食库存情况进行随机抽查,每个省(区、市)抽查的企业不少于10个。
(六)检查结果汇总上报和整改阶段
在全面检查粮食库存的基础上,对清仓查库工作进行认真总结,汇总检查结果,编制相关报表和检查工作报告。领导小组对库存检查结果要层层把关,数据汇总中发现有错统、漏统、重复统计、虚报库存数量等问题,要及时纠正,对检查认定的账实差数要做出详细的书面说明。对检查中发现的问题,要在认真核实的基础上提出整改措施,由市粮食局下发整改通知书,并督促企业限时报送整改结果,有关资料存档备案,并在检查报告中如实反映,视问题成因和严重程度进行问责。
五、清仓查库工作要求
(一)逐级落实责任
本次清仓查库工作是国务院组织开展的全国性粮食库存专项检查,时间紧,任务重,涉及部门多,各有关职能部门和单位必须在市政府的统一领导和部署下,密切配合,协同工作。各被检查单位要切实做到思想认识到位,组织和措施落实到位。
市政府对本市清仓查库结果的准确性负全责。要建立和完善明确的工作责任制和责任追究制。企业法人代表、有关部门主要负责人和市政府主要负责人,都要逐级在清仓查库工作报告及相关报表上签字。要严格工作底稿制度,各环节检查的原始记录必须保证完整、准确、真实,并妥善保存、留底备查,不得擅自篡改、损毁。发现工作走过场,弄虚作假,妨碍清仓查库工作,造成检查结果失实的,要追究当事人和有关领导的责任。
(二)保证质量和进度
清仓查库领导小组要加强组织领导,严格执行检查方法,明确时限要求,确保所有检查工作在规定时间内保质保量完成。
(三)真实反映粮食库存状况
各被检查企业要积极配合清仓查库工作,实事求是地反映粮食库存的真实情况。对已销售出库的粮食要及时进行账务处理,核减当月统计账,未回笼的销售款计入相应结算账户,不得以任何理由虚增库存。严禁以虚购虚销方式掩盖亏库。
(四）增强清仓查库透明度和公信力
清仓查库领导小组要强化对清仓查库过程的监督，增强工作的透明度和社会公信力。可邀请人大代表、政协委员对清仓查库全过程进行监督。要加强宣传报道和舆论引导，向社会公布粮食库存检查的政策、内容、程序、方法和工作要求，组织新闻媒体进行正面宣传，防止负面炒作，正确引导市场预期，稳定市场，安定民心。监察、审计部门要设立举报电话，接受群众监督，严肃查处违规违法案件并选择典型案件公开曝光。
（五）严明纪律清正廉洁
各部门要选派政治素质高、业务能力强的人员参加清仓查库工作。要对检查人员加强业务培训和廉政教育，严明工作纪律。检查人员要坚持原则，自觉遵守工作纪律和廉洁自律有关规定，不准参加可能影响清仓查库工作的活动，不得吃请、受礼，对违反纪律的要严肃查处。
（六）加强保密工作
国家粮食库存的数量和布局属于国家秘密事项，对检查过程中涉及的中央政策性粮食库存及省级粮食库存的数量、布局要严格保密。要按照国家保密规定，制定清仓查库保密措施，配备必要硬件设施，明确保密责任，特别是在数据传输、新闻宣传等环节要严格执行保密纪律，防止发生泄密事件。
六、清仓查库的经费保障
应本着勤俭节约费。市粮食局要严格控制经费开支，对清仓查库工作新发生的必要开支进行严格审核，并向市财政局如实申报。本次清仓查库工作新发生的必要开支，由省级财政核实后专项列支，中央财政适当补助。任何部门不得将清仓查库费用转嫁给被查企业。有关清仓查库经费的安排、拨付和管理等事项，财政部将另行规定。
七、清仓查库文件资料的保存
【关键词】档案 信息化 建设
【中图分类号】G27 【文献标识码】A 【文章编号】1009-9646(2008)09(a)-0094-02
1 档案信息化概述
随着社会信息化进程的加快,信息资源已成为人类经济、社会活动的战略资源。档案是一种原生的信息资源,档案信息化建设是国家信息化建设的一个重要组成部分,是指在国家档案管理部门的统一规划和组织下,在档案管理的活动中全面应用现代信息技术,对档案信息资源进行数字化管理和提供利用。它使档案管理模式发生转变,从以档案实体保管和利用为重点,转向档案信息的数字化存储和提供服务为重心,从而使档案工作进一步走向规范化、数字化、网络化、社会化。加强档案信息化建设,对于档案事业的新发展具有十分重要的现实意义和深远的历史意义。
2 档案信息化建设现状
2.1 思想意识方面
随着档案事业的发展,档案管理工作已步入规范化轨道,人们的档案意识得到加强,档案在各行业、各部门中的重要作用逐步显现。但一些单位领导对档案信息化建设缺乏应有的认识和足够的重视,对档案管理自动化的必要性、紧迫性感受不深,热情不高,没有建立档案信息化的领导决策机构,也没有将档案信息化建设列入议事日程。
2.2 技术方面
计算机的每一项技术,几乎都在档案管理中找到用武之地。档案信息的多样化极其巨大的数量,为新技术的应用提供了广阔的天地。目前,大多数档案部门都建有自己的局域网,有的还上了因特网,信息化体系初见规模。但我们在浏览这些网页时能看到的信息却有限,且网页更新较慢;关于档案的收集、存储、传输、、检索和利用的手段等大多数档案工作还处于原始的手工操作阶段,离信息的计算机管理和远程联网查询、利用相距甚远。这均说明我们的档案信息化建设还处于低水平状况。制约档案信息化的重要问题是缺乏操作简单、功能强大的计算机软件。一个地区的档案信息化管理要达到沟通与共享,就应该有选择地推荐或推广某个应用软件,从而推动整个地区档案信息化的进程。
2.3 组织管理方面
档案信息化的最终目标是实现档案信息的社会化服务,利用者可以不受时间、地域和文件数量的限制,通过网络查询利用开放档案。但长期以来,档案部门还处于封闭半封闭状态,缺乏相对有利的指导和协调,推动档案信息化的力度不够;档案系统没有形成统一的信息化管理体系,各个单位各自为政,缺乏协调和合作,分散了信息资源建设的人力和物力,造成资源浪费;信息资源缺乏相对统一的标准,在开发上各搞一套,造成重复建设,并为以后兼容留下隐患。
2.4 人员素质方面
从目前基层档案工作人员学历上看,档案治理专业的人员非常少,这对档案治理现代化、信息化工作的开展十分不利。21世纪计算机技术发展的趋势将是从单纯的数字化向思维化的信息处理方向发展。因此,应用计算机是实现档案信息管理现代化的必要条件,而“驾驶”这一设备的人,也要具有相当的专业知识,才能根据档案管理自身需要,对软件程序作改良性修改。而大多数档案工作人员计算机管理知识缺乏,所能做的就是按照软件程序依样画瓢,一旦系统需求有变化而需改进时就束手无策,望“机”兴叹。所以说最大限度地搞好21世纪人才培养,培养出一批一专多能的业务尖子,是摆在我们面前的一个紧迫而现实的问题。
3 档案管理信息化的紧要性
在信息化建设的过程中,档案保障范围的拓展和管理要求的提高,迫切需要档案管理手段的变革和管理效能的提高。建设电子档案,实现档案的信息化管理,是搞好档案管理的必然选择。
毕业论文 省略电子财务档案是指存贮于磁盘、光盘等电子介质中的各种票据、凭证、账簿、报表等财务数据资料。较之传统的财务档案,电子财务档案有许多特点:电子财务档案易于修正、拷贝和重置,便于纠错、携带和传递;电子财务档案的存贮形式多样,既可以存贮于软盘、硬盘、光盘中,也可以打印输出到纸质材料中;电子财务档案便于快捷获得所需结果。如果电子财务档案上网,通过计算机操作和网络交流,不仅满足了日常条件查询、统计分析、制作数据报表、开展数据交换的需要,达到档案信息资源共享、无纸化查阅和方便快捷的目的,节约了办公成本,避免了原始档案由于频繁翻阅而带来的磨损,还有利于专业管理,便于档案资源的统一整合,极大地提高了工作效率和工作质量。
正如上面所述,电子财务档案具有无可比拟的优点,能够很好地适应档案信息化的发展需求。但也有不足的一面。如具有系统依赖性,即需要一定的软硬件环境支持,只能在特定的条件下才能打开,不具备传统档案的直接可视性,还具有易遭毁损、难查痕迹的特点,因此即使实现了财务档案管理的信息化,在归档中也需要实行所谓的“双套制”,即将同一份档案的纸质版和电子版同时归档。
4档案信息化建设的主要内容
档案信息化建设主要包括:档案信息资源建设、标准规范建设、基础设施建设、应用系统建设、人才队伍建设等五个方面的内容。
4.1 档案信息化资源建设
档案信息化资源建设是档案信息化建设的基础和核心,是一项长期的工作。它的主要任务:一是馆藏档案的数字化,二是现有电子文件的归档工作。后者指的就是在各项公务活动中形成的有查考和利用价值的电子文件,要按照有关要求及时归档,而且要做到齐全完整,真实有效。我们常说,在进行档案信息化建设的时候,要处理好 “路、车、货”的关系。所谓“路”就是各种类型的网络,“车”就是计算机的硬件和软件,而“货”则是数字化的档案信息资源库。有“路”无“车”不行,有了“路和车”,如果没有“货”,“路和车”就失去了意义。这里的“路和车”需要单位领导在人力和财力上的支持,而“货”除了档案人员对馆藏档案数字化之外,就是新形成的电子文件的归档工作,所以档案信息是国民经济和社会发展的战略源资源之一,它的开发和利用是档案信息化建设取得成败的关键,也是衡量档案信息化水平的一个重要标志。
4.2 标准规范建设
它主要是对电子文件、档案信息进行管理的一套规则,包括对电子文件的形成、归档和电子档案信息资源标识、描述、存储、查询、交换、网上传输和管理等方面,制定标准、规范,并指导实施的过程。随着计算机多媒体技术、网络技术、电子出版物的迅速发展和广泛应用,图书馆网络化建设被逐渐提上议事日程。图书阅读过程,人性化设计,浏览简洁,阅读舒服,提供了书签功能,帮助读者记忆阅读页码。这些都需要档案管理部门统一制定并推广实施,以保证电子书、档案信息的统一规范和资源共享。所以说档案信息化的标准、规范相当于信息高速公路上的“交通规则”,对于确保计算机管理的档案信息和网络运行的安全、畅通,具有十分重大的意义。
4.3 基础硬件设施建设
主要指档案信息网络系统和档案数字化设备。它是档案信息传输、交换和资源共享的基础条件,只有建设先进的档案信息网络,才能充分发挥档案信息化的整体效益。档案部门的信息化硬件设施建设要面向应用、面向需求,照顾到前后步骤的衔接。可根据经济发展水平与档案部门可支配的资金数量,制定一个中长期的硬件基础设施建设方案,采取逐年分步添加的方法。在硬件的采购与替换中可采取新机器高配置为服务器,旧机器低配置为终端,使有限的资金通过累加,最大限度的发挥效能。还可以将现有的公共宽带网、通讯光纤网和有线电视网等资源综合加以利用。
4.4 应用系统建设
应用系统建设主要内容包括档案信息的收集、档案信息的管理、档案信息的利用、档案信息的安全等方面,它关系到档案信息化建设的速度与质量、集中体现了档案信息建设的效益和档案信息服务的效果。主要分为两种:一是开放信息应用系统,它是以社会大众为服务对象的通用服务。通过该网络向大众媒体提供多种形式的档案资料查询、浏览服务,如文字资料、语音资料、视频资料等,还可以提供如虚拟现实场景等特殊服务。主要特点是简便、灵活,便于各类人群使用。另一种是权限信息应用系统,它是保证信息安全的一个重要组成部分,其目标是向用户和应用系统提供权限管理服务,提供用户身份到授权的映射,提供与实际应用处理模式相应的、与具体应用系统相对分离的授权和访问控制机制,简化应用系统的开发与维护,提高系统整体保密性和安全性。
4.5 人才队伍建设
档案信息化建设,人才是关键。人才是最宝贵的资源。根据档案工作的需要,必须对档案工作人员进行业务培训,优化档案工作人员的知识结构,培养他们的创新精神。档案工作是“对历史负责,为现实服务,替未来着想”,要发展档案事业,就要求档案工作人员必须博学多才,特别是要注重对现代科学技术和档案边缘学科知识的掌握,同时还要大胆探索档案管理工作的自身特点和规律,找出一条快捷有效地为各项档案管理工作和全社会服务的新路子。这不仅需要档案专业人才,计算机专业人才,更需要既懂档案业务,又熟悉信息技术的复合型人才。
5 档案信息化建设的原则
在进行档案信息化建设时,应遵循的基本原则是:文档一体化,归档双轨制和确保网络安全。
文档一体化,是档案信息化建设的前提。这就要求把档案信息化纳入到办公自动化的总格局之中,与办公自动化融为一体,同步进行。同时,也要求档案人员积极介入此项工作中,提出档案管理和电子文件归档方面切实可行的需求。
归档双轨制,是纸质文件向电子文件过渡过程中必须坚持的原则。虽然电子文件大量产生和应用,但它的法律作用和凭证作用尚未取代纸质文件的地位。据专家预计,在较长的时期内,纸质文件和电子文件还会继续并存。而且按照国家档案局的要求,电子文件必须与相同版本的纸质文件一同归档。
确保网络安全,是在档案信息化建设的同时,我们不能忽略的重要问题。一是机密档案信息的安全保密问题,应严格限定利用者的使用权限,建立起不同层次的数据库,实行档案全宗和密级双重控制管理,对未开放档案仅让有使用权的用户查阅和使用,设置访问权限、身份识别并确保档案数据不被非法改写或删除。同时,要及时将旧载体上的档案信息转换到新载体上,并进行刻录光盘、复制磁盘等备份处理。二是计算机系统运行的安全问题,应采取相应的措施。如安装防火墙和实时更新的杀毒软件,对归档信息定期进行下载备份等;其次还包括公共设施的安全管理等多项措施。
6 实现档案管理信息化的基本措施
档案信息化建设要运用辩证思维,既不能盲目从新、脱离实际,也不能墨守成规、固步不前;既要看数量,更要讲质量;既要着眼于本身,也要关注相关事物。档案信息化建设是一项复杂的系统工程,需要慎重选择,在具体实施的定位中,应该多做调查、分析、研究。要加快档案治理现代化、信息化的建设,应主要做好几方面的工作:
6.1 首先是领导高度重视和大力推动
领导是档案管理信息化的真正推动者。领导者的信息化意识的高低决定了信息化建设的力度、进度和深度。领导者要树立科学的管理观念,摆脱传统思维的束缚,认识到计算机和网络技术于档案工作的真正意义。为此,领导者应该投入大量的精力关心和支持这一事业,在资金、设备、人才等方面予以充分投入,把档案管理信息化纳入工作计划和考核范围;另外主管领导还要经常过问此项工作,了解档案工作情况,提出要求,下达任务,指导档案人员依法开展工作,帮助解决工作中存在的实际困难。
6.2 其次是加强档案管理的基础设施建设
软硬件基础设施是档案信息化建设不可缺少的基本条件,是档案信息资源开发利用和信息技术应用的基础,而其核心是档案信息网络。它是档案信息传输、交换和资源共享的必要手段。在工程规划初期,应该由有关各部门和档案部门人员共同协商,分别从各自的管理角度提出设计思路,考虑各方面的需要,从而避免在系统运行过程中出现空缺或重叠,提高效率。尤其在设计软件方面,应采用一定的安全保密措施,实行电子签单制度,建立和健全档案管理责任制,电子文件签入、签出制度,安全日志制度,从而保障档案不被篡改或便于追溯使用过文件的人员。此外,为便于软件升级,保证不同开发商提供的软件能够相互兼容,必须提高数据存贮形式的标准性、一致性和可续性。
6.3 再者是提高档案管理人员的信息化素质
【关键词】信息化；档案管理；利用
0 引言
档案是历史的真实记录，不仅能再现历史，而且可借以设计未来，档案如同救火工具或救生器材，平时可能用不上，但在有些问题发生的关键时刻，却离不开它自身所起的作用。档案资料是忠实的记录者，是无声的证明人。工程档案管理是工程质量控制的关键环节，是提高工程质量的重要手段。切实提高公路工程中建设、施工、监理等各方面人员的档案意识，促进工程档案管理规范化与信息化，建立科学、有效的公路工程质量保证体系，为公路项目后营运提供高效的档案利用和查证服务。为提高档案管理的工作效率和档案利用率，作者结合自身的项目工作经验，针对信息时代背景下的档案工作中存在的问题以及管理措施，谈谈自己的一些看法：
1 档案信息化管理的内涵
档案信息化管理涵盖四个方面的内容：第一，实现档案信息的数字化和网络化；第二，实现档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化；第三，实现档案信息高度共享；第四，档案管理模式的变革。档案管理信息化的特点：档案信息库建设是利用电子网络远程获取档案文件信息的一种方式，强调的是在数字化档案信息库环境下用户开发利用档案信息资源的便利。
2 信息化时代下档案管理与档案利用的重要性
2.1 随着现代化科学技术的发展趋势，档案管理专门软件的开发、利用和升级、信息化的利用服务，档案管理的现代化与信息化已成为不可逆转的大趋势。
2.2 档案管理是信息资源的管理。信息资源的社会价值在于开发利用，开发利用的效果取决于开发时效性和利用的广泛程度。采取信息现代化管理手段储存的各种信息，便于利用和开发，同时，产生更广泛的社会效益。
3 制约因素
现阶段，制约档案信息化建设的发展有诸多的因素，主要有以下几个方面的表现：
3.1 档案信息化管理基础工作薄弱
这主要表现在硬件设施和软件环境两个方面。硬件设施是指实施档案信息化管理的计算机等工具，由于硬件设备的配置需要较大的经费投入，且硬件设备的后期维护成本也较高，资金投入往往不能及时到位，导致设备配置紧张。硬件设备的不完善，直接影响到纸质档案的转换、加工处理、整理分析等工作，因此快捷高效的信息化管理工作无从谈起。软件环境是指档案信息管理各个环节的标准规范，比如纸质档案转换成电子文档这个阶段，缺乏详细统一的标准。例如：目前的公路工程在建项目，部分参建单位对扫描仪、数据备份存储器等硬件配备不重视，不舍得投入经费。其次，参建单位的档案员对纸质档案与电子档案之间的转换了解不够，常出现签证手续不齐全的情况下就将纸质文件扫描电子化，并且对扫描格式要求不清楚，直接增加了信息化管理的工作量和工作难度，不利于电子档案的保管、传递、调阅和使用。
3.2 可利用的档案信息资源少
档案部门承担着档案保管和档案利用的职能，档案部门主要依靠归档制度来保证档案实体的收集，重视内部组织管理，轻视馆藏信息的需求；重视馆藏服务方式，轻视深层次的信息服务；重视馆藏档案信息的保密性，重视以实体为中心的保管模式，忽视以信息整合为中心的模式。长久以来，档案工作人员只是被动的以传统的归档模式收集、整理、保管，不主动对档案信息资源进行深层次的挖掘，影响了档案信息资源的有效开发，使档案信息成为永远不变的、静止的资源，大大减少了可利用的档案信息资源。
3.3 档案管理人员业务水平亟待提高
作为信息化档案管理人员，除了要熟悉档案业务知识，还要熟练使用各种现代信息工具，特别是网络传输工具，而且还应具备对档案信息的加工、提炼能力，把有价值的档案信息有效地传递给档案利用者。在这方面对档案管理人员的综合素质提出了较高的要求，只有那些既谙熟档案管理以及档案中各类文件归档的业务知识、常用规范，又掌握现代信息技术的复合型人才才能胜任这项工作。但是，按照目前公路工程项目管理现状来看，由于用人体制的制约，参建单位对档案管理人力资源投入资金有限，使现有人员接受培训的机会渺茫，岗位薪酬待遇普遍低，优秀人才难以被吸纳进来，直接导致档案队伍综合素质普遍不高，严重制约了先进技术和先进管理在档案管理信息化建设中的推广和应用。
3.4 档案信息的保密安全性差，档案信息资源开发利用的根本是实现信息资源
共享，信息资源共享是通过计算机网络实现的。网络技术、病毒、木马等不安全因素的存在，使得档案信息遭到破坏、更改、泄露等现象时有发生，因此，安全保密是档案信息资源开发利用的首要保证，没有安全，档案信息资源就不可能发挥效益。这就使得档案工作者必须树立信息安全意识，在传播过程中，不仅要注意自身的保密工作，更要避免信息资源共享中造成信息泄露。
4 管理措施
针对目前公路工程项目档案信息化建设与档案管理存在的问题，现阶段加强档案管理及信息化建设主要从以下几个方面入手：
4.1 转变观念，创新管理体制，适应信息化时展要求
档案管理体制主要是以管为主。随着计算机和网络技术的迅猛发展，档案系统功能的不断更新，传统的档案管理工作已越来越不适应当前发展的形势，改革创新迫在眉睫。在改变以往管理理念的同时，必须改变传统的管理手段，创新管理体制，以适应信息化时代的要求。有条件的单位应设立档案管理信息化专项资金，配置必要的硬件设施，提高现代化管理手段，以实行资源共享，转变传统管理方式。也可依托专业化公司，共用信息化平台，以降低成本，实现“网络化管理”和“数据化档案”，实现信息共享、共建的目的。
广东南粤交通揭惠管理中心非常注重档案管理及信息化建设，加大硬件设备经费投入，档案室配置了计算机、打印扫描复印一体机（带彩色扫描、彩色打印模式）、档案系统服务器与档案数据备份服务器、数码相机、摄像机、光盘刻录机等硬件设施，针对一些纸质档案采用扫描仪进行数字化处理、转换，对照片及实物档案采用数码相机进行数字化加工，将其转化为PDF格式及JPG格式，形成电子文档保存于档案管理系统中，方便了档案的信息化管理与查阅利用。
4.2 狠抓电子化档案管理基础工作，制订相应制度，夯实信息化基础
随着公路工程建设不同进度阶段，资料形成的数量不断倍增，根据现代化档案管理的要求，要对各种不同类型载体的档案进行数字化处理和转换，要求选择的软件需具备规范化、通用化，将不同类型文档进行规范的电子转换，从而产生便于收集、整理、方便利用的电子档案。同时，加强对电子文件积累、鉴定、著录、归档等工作，保证产生的有保存价值的电子文件真实、完整、有效。加强电子文件归档分类管理，研究电子档案接收、保管、利用的技术方法，提高档案信息化管理水平。同时制订档案管理相应的制度规范和管理办法，促进档案管理尽快步入标准化、规范化轨道。广东南粤交通揭惠高速公路管理中心根据有关文件规范，制定了《广东省揭阳至惠来高速公路竣工文件编制管理办法》明确提出电子文件的整理与编制，规范了公司电子档案信息化的管理，满足了公司员工档案查阅与利用的需求。
4.3 采取控制措施
4.3.1完善控制的标准
对于档案管理工作而言，即完整性、准确性、系统性的量化指标。
（1）完整性。做到档案编制进度与高速公路建设基本同步，即从立项时就开始对项目文件分类收集，包括工程项目建议书、可行性研究及审批、初步设计、施工图设计、项目实施、交工验收、缺陷责任期及竣工验收各阶段内容。
（2）准确性。根据公路工程检验评定标准，质量评定单元划分，下发工程质量检验标准及工程用表，细化每道工序及检查项目，在确保资料真实可靠的前提下，达到控制工程质量的目的。
（3）系统性。根据高速公路建设项目的内容及形成特点，分类设置了八个一级目录，即立项文件、设计基础文件、设计文件、工程管理文件、施工文件、监理文件、竣工文件以及科研文件共类文件。各大类之间既有联系，又相互独立，便于管理和使用。
4.3.2 严格控制的过程
在档案管理工作中，我们同时使用了前馈控制、同期控制、反馈控制三个控制系统。
（1）前馈控制主要是组织机构的设立，档案制度建设，技术人员培训等。
（2）档案管理工作的同期控制：一、建立工作制度。工程伊始，管理中心、施工、监理单位都建立了档案工作的“四纳入”和“三参加”制度。“四纳人”即归档工作纳入工程计划管理工作，纳入施工管理及考核范围，纳入有关领导和工程技术人员的岗位责任制，纳入经济责任制。“三参加”即专职档案员参加工程例会、参加各单项验收和工程项目总验收。同时坚持“三同步”：施工和建档同步、查工程与查资料同步、评奖与评定同步，管理中心在核定施工单位“优质优价”，监理单位“优监优酬”的同时，将抽查分项工程的质量评定资料和施工原始资料的结果作为重要依据。二、实行定期检查制度。为了更好地做好工程项目档案编制工作，管理中心制订了对施工单位、监理单位定期检查督促的工作制度，采取多重检查监管措施，以每月管理中心档案专项检查、总监办月度内业检查、管理中心与总监办联合的季度检查方式，严抓各参建单位档案编制进度与质量，将检查结果通报并要求整改回复，收到了较好的效果。
4.3.3 反馈控制
我们在每月的内业资料检查过程中，注意通过系统检查、观察、听取汇报等方式收集施工、监理单位的反馈信息，进一步细化上级要求，使之更好地符合工程实际，更好地指导档案工作。
5 加强创新意识，充分发挥档案的利用价值
档案作为工程项目建设查证利用的一项重要信息资源，只有积极开发利用，才能体现档案在工程建设及通车后营运的价值和作用。做好这项工作，重点强化三种意识。一是要有积极的信息转化意识。档案是一个庞大信息库，根据需要把档案内容通过加工整理变成更直接、更便于日常查找的重要信息，才能更好地发挥档案的信息作用，体现档案的信息价值。二是要加强信息服务意识，改变观念，将被动服务变为主动服务方式，更好地为公司及其员工服务，更加充分体现档案利用的价值。三是要进一步强化档案的效益意识，要使档案更加有效地为工程建设期间的各种需求开放服务。如在公路工程项目建设初期，我们会常需要调卷查阅如勘测设计图纸、施工图设计、公路用地图、项目前期各种专项报告及批复等文件，项目后期因结算或竣工决算需要，常调阅施工合同以及施工原始资料。出于调卷查阅的各种情况，而且查阅的工作信息量大，必须要通过有效的信息化管理，便捷的查询功能和查询条件，才能高效利用档案信息资源，更好地解决工程建设期间出现的各种问题以及处理的时效性，达到档案利用的目的，充分发挥档案的利用价值。
6 结束语
档案信息化建设是一项长久的工作，不仅仅是档案某一部门的工作，也不是单靠几个计算机技术人员就能实现的，它需要领导的重视，档案人员的积极参与和各部门的合作，还要加强设备软、硬件的投入，制订档案管理相应的制度规范和管理办法，促进档案管理标准化、规范化。各方共同努力，加快档案的信息化建设步伐，加强工程档案管理，高效利用档案信息，做好档案利用服务。
参考文献：
[1]沈楠.浅谈公路工程资料在工程项目中的重要性[J].中国科技博览，2014（13）：144.
