时间：2022-02-26 05:05:55
1、PDCA循环原理
PDCA循环是美国管理学专家戴明提出的著名理论，P(Plan计划):根据任务的目标和要求，制定科学的计划;D(Do执行):进行具体运作，实施计划;C(Check检查):对管理的结果进行系统的总结和评价:A(Action行动):在结果评估时总会出现各种问题，必须采取有关的措施进行改进。在每一次的循环过程中旧的内容都会被新的所替代，逐渐一些问题就得到了解决，管理的水平也逐渐地提高。从实质上来说，每一次的循环，都是处理水平的升华，从而促使整体的水平不断地在改进中优化、升级，从而满足新的需求。从上面的分析中可以看到，PDCA循环并不是原地周而复始的运转，而是螺旋式上升的运转，然后一环扣一环，互相制约，互为补充，因此PDCA循环又称为质量环。
2、医院文书档案管理的内涵
医院文书档案是由医院在日常行政往来、管理工作中形成的公文转变而来，是档案管理体系中的重要组成部分，是医院重大事件、重要活动的原始资料记载，具有参考、凭证作用。对医院的进一步发展具有十分重要的价值。就医院本身来说档案管理构成了其存在的基础，也是医院办公室的基础文案。包括档案的收集、整理、立卷、归档、利用以及销毁等一系列衔接有序的行为或过程。随着医院的发展，文书档案管理在医院管理中的作用日益提升，文书档案的管理体现了整个医院的基础管理水平。
3、医院文书档案管理中实践PDCA循环理论
P———计划阶段:1、就文书档案管理工作而言，要促使文书档案能够从整体上反映出医院的实际运行和管理的有关情况，对于这些文件需要进行妥善的保管。最首要的任务就是建立起一套规章制度，从规章制度上入手，逐渐完善相应的体系建设工作，促使文书档案管理工作向着正规化、人性化的方向逐步发展。2、对于医院文书档案管理过程中来说，涉及的最基础的环节的工作就是对各种文案进行收集并归档。在工作中确定文书档案的归档的总体范围是文书档案保管的基础。在实际管理过程中确定文书档案的归档范围可以有效地促进管理效率的提升，也保障了管理的质量。(1)设定归档方针。在文书档案的管理过程中需要确立一个合理的归档方针，归档方针的确立必须以文书档案的自身特征以及形成的方式为基准点。实践中各个科室的档案是不同的，必须形成科学合理的归档方针。在平时还要加强不同科室间的交流，从而不断对归档范围进行修缮。(2)文书档案收集。完成第一步的工作以后，就要依据前面的方针进行文书档案的收集工作，在收集的过程中管理的人员一定要本着认真、负责的态度进行。在收集的过程中一定要将各个科室的资料进行严格的分类统计，还要保证资料不能有缺失。(3)合理确定分类。之所以进行文书档案的分类，就是为了不断提高工作的质量。因此，在进行档案的分类过程中一定要依据各个科室的实际情况进行。由于部分科室之间的文书档案会存在交集，对于这类文书档案要合理地进行区分，避免出现混淆现象，从而影响到以后的文书档案的使用。3、除了完善规章制度，规范业务流程，还要逐步制定档案人员的培训计划和培养方案，提高档案管理的专业技能，使档案人员的业务水平不断更新，以便跟上档案发展的步伐。
4、最后再确定引进专业设备计划，完善现有办公自动化程序，升级档案管理系统，逐步提高硬件基础设施
D———实施阶段:1、医院根据《国家档案局8号令》、《江苏省归档文件整理规则》、《江苏省档案管理条例》等文件精神，为了保证文书档案具有一定的安全性，文书档案管理部门对现有的规范性文件进行了整理和筛选，逐步制定出了有关的文件，比如说《档案室管理制度》、《文书档案整理制度》、《保密制度》、《档案借阅制度》，禁止医院的文书档案内部局域网与外网连接，确保文书档案管理系统的可控性、可靠性和安全性，用严密、规范、科学的制度来确保文书档案系统的可靠运行。明确相应的岗位职责，并将这些制度纳入医院《制度汇编》，为程序化操作提供了制度保障和依据。2、文书档案业务流程是基础工作，强化档案工作流程的规范性、可及性，包括以下三个方面:(1)规范档案整理。在实践过程中，文书档案管理部门的人员应该根据文书档案的有关年限最好本年度的文书整理工作，在整理的过程中要保证文书档案的完整性，不能出现缺失、遗漏。在整理的过程中也要按照文书档案的内在价值进行合理的分类。(2)档案及时归档。要定期对文书资料归档，严防丢失。及时整理填充文书档案，做到文书档案分类准确、材料齐全、外观整齐。(3)档案销毁的严密性。文书档案具有一定的价值，对于这类文书档案超过一定的保存期限后应该进行及时的销毁处理，在实际处理的过程中。管理部门的人员应该对需要销毁的文书档案进行统计，列出清单，交由有关部门进行审批，应当派员进行销毁过程的规范性的监督，销毁后在文书档案目录上删除。3、后期的学习也是文书档案工作质量不断提高的重要保障。在管理的过程中首先要确立文书档案的管理理念，培养具有管理意识的管理人员;过去很多的文书档案管理人员认为文书档案管理可有可无，导致文书档案出现了很多的问题。因此，要逐渐促使管理人员提搞文书档案管理的重要性认识。对文书档案管理人员的专业知识的培训也十分重要，在平时过程中，应该多派一些管理人员取先进的单位学习和进修。通过进修不但提升自己的能力，还发现本单位文书档案管理工作存在的不足。4、有效的硬件保障是实现文书档案管理的前提。文书档案的过程中离不开相关的设备，在设备方面一定要和时代相适应，能够满足日常的文书档案管理工作的需要。办公自动化系统是目前文书档案管理中常用的计算机软件，没有引进的医院应该加快引进的步伐，用自动化来提升文书档案管理的水平，从而将文书管理工作落到实处。C———检查阶段:在实践过程中为了避免出现规章和操作相违背的现象，应该进行有效的监督和管理，避免不良现象的出现。本文建议在文书档案管理的过程中可以建立一支专门的文书档案管理队伍，这支队伍可以由医院各科室负责人员和文书档案管理部门的人员按照一定的比例组成。在制定一系列文书档案监督管理措施与方案的基础上，积极开展抽查、摸查。对整个文书档案管理的过程实施监督。A———总结和反馈:总结和反馈工作是十分重要的，是整个工作是否成功的体现。在文书档案管理的过程中，需要经常组织专门的总结会议。针对在检查中出现的问题，进行探讨。找出出现这些问题的主要原因，研究如何解决这些问题。从而促使文书档案管理能够逐渐向着规范化迈进。同时，要将没有解决的问题输入下一阶段研究。在文书档案管理的过程中，只有遵循PDCA的基本原则，才能促使管理质量实现螺旋式的上升。
作者：郭云 单位：盐城市第一人民医院
一、政治思想、职业道德
能够坚持四项基本原则，思想上与党中央保持高度一致。能够认真学习我国三代领导人特别是总书记关于理想信念、宗旨观念、“三个代表”等重要论述，树立起了正确的人生观和价值观，做到了遵纪守法、勤奋敬业、团结同志。能够时时处处以党员的标准严格要求自己，牢记党的为人民服务的宗旨，在档案管理与业务指导繁杂琐碎的工作中，做到了任劳任怨、埋头实干,时时处处以工作为重，培养起了良好的职业道德。
二、档案管理工作
（一）档案资料的收集
1、参与了对各科室档案的接收进库工作。共参与接收文书档案234卷，会计档案381卷，用地档案1875卷，地籍档案7314卷，土地利用总体规划档案86卷，监察档案100卷,规划档案117卷,交易档案47卷,人事档案110卷,评估档案4卷,矿管档案6卷,底图档案152卷,基建档案7卷,照片档案340张，录像、光盘50盘，图书资料230册。
（二）档案资料的整理
1、在接入库前，对各科室的档案进行案卷质量检查，对不符合入库要求的，按《档号编制规则》，指导并帮助进行整理。
2、参与整理底图、航片152份，分类组卷归档12卷；对103张照片按《照片档案管理规范》和市档案局的要求进行了整理归档。
3、负责资料的管理工作。按《中国图书分类法》对图书进行了分类整理，近年来按规范要求整理资料230余册。并按省一级档案管理的要求，建立健全了资料接收、整理与管理体系。
4、对5卷基建档案进行了整理归档。
（三）档案资料检索利用
1、负责对各科室全引目录的接收和整理工作，对各科室报送的11册全引目录进行了整理，并精装成册，并在原有检索工具的基础上，根据局内档案利用情况不断完善，不断增加，续添了职务任免专题目录、专业技术职务专题目录、先进个人专题目录，人名索引50条、用地档案386条、地籍档案1219条、监察档案80条、土地利用总体规划档案75条、规划档案117条、基建、设备、资料、实物目录共287条。健全了检索体系。
2、积极参与档案信息开发利用工作，主持了《充分发挥档案管理优势、积极为规划与国土资源工作提供服务》的编写，2003年已申报山东省档案信息资源开发奖(待批)。
3、负责资料与档案的接待利用工作。共接待利用者1680人，提供档案资料4000余卷（册）次。编写了档案利用实例效果汇编。
（四）档案资料保管保护
负责对局内档案资料的安全管理。定期对其数量和保管状况进行全面检查，填写登记簿；对档案资料库内温湿度按照要求进行调控，并及时对档案资料进行除尘、消毒，定期清理库房卫生，并进行安全检查，未出现任何事故。
（五）档案资料的统计
负责档案资料的登记与统计工作。建立了各种登记统计簿册，并及时进行登记统计。按上级要求及时报送有关数据。
三、档案业务指导工作
（一）参与组织并指导各科室文件材料立卷归档工作。按照档案管理要求，结合局内业务工作实际，承担了全局12个科室、局下属7个事业单位的立卷指导任务；参加了文书处理与文书立卷工作。
（二）参与了本系统各单位档案工作的建立与指导。为使本系统档案管理规范化，参与了全市23处乡镇（街道）规划与国土资源所的业务档案整理，并作了具体指导。
能够坚持四项基本原则，思想上与党中心保持高度一致。能够认真学习我国三代领导人特别是***总书记关于理想信念、宗旨观念、“三个代表”等重要论述，树立起了正确的人生观和价值观，做到了遵纪遵法、勤奋敬业、团结同道。能够时时处处以党员的标准严格要求自己，牢记党的为人民服务的宗旨，在档案治理与业务指导繁杂琐碎的工作中，做到了任劳任怨、埋头实干时时处处以工作为重，培养起了良好的职业道德。
二、档案治理工作
（一）档案资料的收集
⒈参与了对各科室档案的接收进库工作。共参与接收文书档案卷，会计档案卷，用地档案卷，地籍档案卷，土地利用总体规划档案卷，监察档案卷规划档案卷交易档案卷人事档案卷评估档案卷矿管档案卷底图档案卷基建档案卷照片档案张，录像、光盘盘，图书资料册。
（二）档案资料的整理
⒈在接进库前，对各科室的档案进行案卷质量检查，对不符合进库要求的，按《档号编制规则》，指导并帮助进行整理。
⒉参与整理底图、航片份，分类组卷回档卷；对张照片按《照片档案治理规范》和市档案局的要求进行了整理回档。
⒊负责资料的治理工作。按《中国图书分类法》对图书进行了分类整理，近年来按规范要求整理资料余册。并按省一级档案治理的要求，建立健全了资料接收、整理与治理体系。
⒋对卷基建档案进行了整理回档。
（三）档案资料检索利用
⒈负责对各科室全引目录的接收和整理工作，对各科室报送的册全引目录进行了整理，并精装成册，并在原有检索工具的基础上，根据局内档案利用情况不断完善，不断增加，续添了职务任免专题目录、专业技术职务专题目录、先进个人专题目录，人名索引条、用地档案条、地籍档案条、监察档案条、土地利用总体规划档案条、规划档案条、基建、设备、资料、实物目录共条。健全了检索体系。
⒉积极参与档案信息开发利用工作，主持了《充分发挥档案治理上风、积极为规划与国土资源工作提供服务》的编写，××年已申报山东省档案信息资源开发奖待批。
⒊负责资料与档案的接待利用工作。共接待利用者人，提供档案资料余卷（册）次。编写了档案利用实例效果汇编。
（四）档案资料保管保护
负责对局内档案资料的安全治理。定期对其数目和保管状况进行全面检查，填写登记簿；对档案资料库内温湿度按照要求进行调控，并及时对档案资料进行除尘、消毒，定期清理库房卫生，并进行安全检查，未出现任何事故。
（五）档案资料的统计
负责档案资料的登记与统计工作。建立了各种登记统计簿册，并及时进行登记统计。按上级要求及时报送有关数据。
三、档案业务指导
工作
（一）参与组织并指导各科室文件材料立卷回档工作。按照档案治理要求，结合局内业务工作实际，承担了全局个科室、局下属个事业单位的立卷指导任务；参加了文书处理与文书立卷工作。
（二）参与了本系统各单位档案工作的建立与指导。为使本系统档案治理规范化，参与了全市处乡镇（街道）规划与国土资源所的业务档案整理，并作了具体指导。
【关键词】科技计划；项目档案；管理模式
一、科技计划项目与项目档案
由国家科技计划中安排实施，由单位或个人承担，并在一定时间周期内进行的科学技术活动就叫国家科技计划项目。1982年，国家出台《“六五”国家科技攻关计划》，标志我国科技计划正式从科技规划中独立出来，到2014年，进入“十二五”时期。已有五大类，三十多种计划支撑着国家各个领域的科技需求。这些科研活动中（管理及实施）形成了大量的、具有保存价值的各种原始记录，承载信息的各种载体通过收集整理、归档、组卷的等活动形成的能够反映科研活动过程全貌的有机文件组合体，即为国家科技计划项目档案（以下简称项目档案）。作为组织机构在科技活动直接形成的、具有保存价值的信息记录，科技档案与一般的“技术资料”有本质的区别，是“一次”特定的科研活动中形成的原始的、完整的记录，是人类改造自然的产物，是具有创造性的成果和财富，是珍贵的科学技术资源，对于促进科学技术的进步、生产的发展和生产力的提高，具有重要的现实作用，并且具有长远的历史查考价值。
二、课题制管理与项目档案管理内容的变化
为集中科研优势，保障国家科技计划项目的创新与成功，2002年，国家科技计划项目全面实行课题负责制，根据任务内容，鼓励跨部门、跨学科选择课题组成员，组成临时的研发团队，研发任务完成后，团队即解散。研发团队成为了项目档案管理的主体单位，项目负责人同时作为项目档案管理的责任人，承担项目档案管理的相关职责。
实现项目――课题管理模式后，档案管理变为以项目为牵引，收集的档案需体现项目管理的全过程，项目档案不再是简单的科技档案，而是围绕一个科研项目形成的全套科技文件的总称，体现从申请立项到成果验收全过程文件。包括了科技管理部门在管理过程形成的管理档案，以及主持、承担单位在研发过程中现成的管理档案和科研档案，这些档案包括了传统意义上的文书档案、财务档案和科技档案（基建档案、设备档案、研发档案等）。项目档案所涉及的过程和类别改变了传统的文书档案、财务档案、研发档案、基建档案、设备档案的分类设置模式，打破了学科间的界限。对于国家科技计划项目档案管理，国家目前无相关的档案管理规定，对于从事档案工作的管理人员而言，项目档案管理包括了行政和业务两个的层面的融合管理，是对传统档案管理模式的变革和挑战。
三、国家科技计划项目档案管理面临的问题
（一）主体多元化使项目档案管理过程复杂化。采用跨行业、跨单位组成大型的科研团队后，项目的承担单位由一家变为多家，项目管理及实施主体进一步多元化、复杂化。项目形成档案的主体多元化，包括了各级管理部门、主持单位、合作单位、协作单位等多种职能、多种性质的单位。由于国家现行科技档案管理模式对各主体之间的归档责任没有明确规定，加上单位之间的竞争、知识产权保护等多种复杂的关系，项目档案管理过程更进一步复杂化。
（二）科技项目档案管理规范建设滞后。随着国家大量科研计划项目的开展，科技部先后出台了一些列的管理规范，这些管理规范主要从科技行政部门的角度对项目管理过程提出要求，重点是科技项目的立项和验收管理，对项目档案的管理仅提出了要求但无相关的规范，国家科技计划项目管理依然按原来的科技档案管理模式进行。相比众多的科研项目管理规范而言，我国现行国家级科技档案管理标准仅5个：《科学技术档案工作条例》、《科学技术研究档案管理暂行规定》、《科学技术研究课题档案管理规范》、《国家高技术研究发展计划（863）文档材料管理办法》、《科学技术档案案卷构成的一般要求》。这些规范多是二、三十年前的标准，已不能满足各种类别的国家科技计划项目档案管理的需求。在国家行业标准未及时制定的情况下，基层管理部门急需制定单位科研计划项目档案管理相关的规章制度。
（三）传统科技档案管理的模式的融合与变革。由于我国目前尚无统一的项目档案管理模式，1998年前，国家科技计划项目档案是科技档案的一部分。各管理主体在各自科技行业主管部门的业务主导下进行，形成了专业性、种类和类别多样性、成套型和现实性等特点，这些特点的形成是科技档案作为科技、生产活动的记录和产物密不可分的。
传统的科技档案管理工作分为档案事业（行政）管理和档案业务管理两个部分，档案事业（行政）管理又称为档案宏观管理，承担这部分工作的是档案行政管理部门和各级专业主管部门。档案业务管理又称为档案微观管理，是以科技档案为对象的科技档案管理工作，承担这部分工作的是基层科技管理机构和科技专业档案馆，基本工作内容是科技档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和开发利用等项业务工作。
对于科研单位而言，科技档案业务管理活动通常是单位科技管理部门和档案管理部门共同参与管理下完成，文件的形成阶段主要受控于科技管理部门，档案管理部门负责制定相关的归档管理制度，形成的“科技文件”通过一定的归档制度收集、整理，鉴定后移交到档案管理部门即形成“科技档案”。事实上，受传统管理模式的影响，在科研课题按项目管理模式实施后，课题组成员成为项目管理的主体，管理人员（科技、档案）通常难以进入课题组，在项目实施（即形成档案）的过程中，科技管理部门主要负责项目的管理、实施、考评等一些列重要过程，重点是课题计划、进度、经费的管理，而档案管理部门无任何实质上的管理“权力”，难以发挥管科研课题管理（即科技文件形成）过程中的宏观管理功能，无法掌控“科技文件”的形成及流向，成为被动接收、埋头整理、提供利用的“服务部门”。被动收集的科技档案势必存在不系统、不齐全完整、质量不尽人如意等诸多问题。在科研课题项目管理模式下，宏观管理职能和微观管理职能没能在课题组、科技管理部门、档案管理部门之间有效融合，难以发挥科技档案管理职能，保障科研项目档案的齐套性与完整性。
四、新形势下国家科技计划项目档案管理应对措施
流体物理研究所是中国工程物理研究院下属研究所，成立于1958年，现有研究人员830余人，主要从事核武器和高新技术武器的研制。成立之初，研制任务主要由国家下达，随着我国科技体制改革的不断深入和我所科研实力的逐渐增强，我所科研任务逐渐多元化，除主体任务外，每年承担了各种类型国家科技计划项目数十个。随着国家科技计划项目课题负责制的实施，主持跨单位合作的项目越来越多，如何做好这些项目档案的管理，是基层科技档案管理部门面临的重要挑战。根据近几年国家科技计划项目管理的经验，笔者认为适应课题管理模式的变化，可以从调整科技文件归档范围、完善归档制度、明确归档职责、适时分段收集控制归档几个方面采取相应的管理措施保障项目档案收集齐全和完整。
（一）打破传统档案分类，调整文件归档范围。对于合作研制的国家科研计划课题，除要求编制上报国家的资料及传统科研技术档案外，其他合作单位、协助单位在项目实施过程中产生的不同归属范围的档案也应纳入主持单位档案管理工作范畴，主要包括以下内容：
（1）科技管理部门在立项、验收过程中产生的各种任务书、委托合同、项目验收确认书、经费预算书、项目审计文件等，主持单位在项目管理过程中形成的招投标采购文件、管理合同、各种审批文件等传统归属于文书档案和财务档案的文件。（2）建设单位在建设实验室过程中形成的设计文件、施工文件、竣工图、监理文件（下转第206页上接第239页）、验收文件等归属基建档案的文件。（3）承担单位在研发过接程中研制或采购试验装备形成的各种采购论证方案、安装、调试总结、使用说明书、产品质量证明文件等归属设备档案的文件。（4）试验任务单位在项目完成过程中形成的各种研究试验原始记录数据、各种技术采集的电子数据等科研档案、课题鉴定验收过程中形成的成果鉴定档案等。
（二）完善项目档案管理制度建设。基于科技计划项目的复杂性及其快速发展，而国家或行业层面档案管理相关标准和制度相对滞后，基础档案管理部门及时制定相应的规章制度，将项目各阶段产生的文件纳入归档范围，在课题实施之前明确提出档案管理要求是管理好项目档案的重要手段。通过近年的实施，这些归档管理制度在档案收集管理过程中充分发挥了事前控制的效果，对项目档案的收集管理起到了良好的促进作用。
（三）明确的档案收集职责并分段控制归档。明确采用课题组或者科研团队模式管理下的档案收集归档责任，包括明确科研团队与单位职能管理部门之间，各级行政管理部门与主持单位、合作单位、协作单位之间责任的划分与落实问题。
对于单位内部管理部门、课题组之间责任的明确，通常采用单位规章制度、任命文件等方式。如我所由所办统一管理全所档案工作，除了明确制定各类科研课题归档管理实施细则外，还对每个科研项目均任命项目行政负责人、技术负责人、子课题负责人、项目管理员、项目档案管理员等具体人员，各阶段责任人依照规章制度负责承担各阶段文件的产生、审查、批准和归档工作。课题完成后，文件归档情况除通常的结题情况考核外，还纳入部门年度目标考核，采用两种方式将课题组与单位的职责结合起来，落实到具体的工作中。
五、总结
国家科技计划项目档案作为科技档案的重要组成部分，既是国家的重要的科技财富也是科研单位宝贵的技术资源。承担并能圆满完成国家科技计划项目的研制任务是科研单位的光荣使命，保护好项目档案是档案工作者义不容辞的责任，面对项目――课题管理模式变革所面临的问题和挑战，基层档案管理人员应立足本职岗位，积极采取应对措施，充分发挥档案人员的专业管理和监督作用，实现档案宏观管理和微观管理的有效融合，管理好项目档案。
参考文献：
[1]潘世萍 侯希闻.科技计划项目档案管理体制发展及创新研究 [J].中国档案，2011（11）：50-51.
[2]张芝慧. 课题制管理模式下国家科技计划项目档案规范化管理初探 [J].上海档案，2011（7）：13-15.
基本建设是一项由多主体参与，建设周期相对较长并高度依赖各种专业知识的智力型活动。基建档案是基本建设全生命周期中形成的文字、图表、声像等具有保存价值信息资料总称[1]，具有最原始、最真实、最全面的特性，是对相关项目进行进一步改扩建或修缮的基本依据。基建档案除具有一般文书档案原始记录性、信息性、真实性、价值性等特点之外，还具有内容专业性、成套完整性、现实使用性、整理动态性、来源广泛性、
收集滞后性的特点[2][3]。
文献检索以及管理实践表明，我国当前基建档案管理普遍存在重视程度不够、管理意识不强、资料不全、整理不规范、硬件投入不
足、人员队伍力量薄弱等问题[4][5]，
与欧美发达国家差距较大。以美国为例，美国政府十分重视基建档案收集与保管，档案资料系统、完整、门类齐全、数量丰富，比如西雅图港务局、纽约世界贸易中心除保存有基建相关照片和文字材料外，甚至连产业主最初用钢笔勾画的建筑物意向草图都装入了镜框，妥善保管。
为夯实我国基建档案管理实务工作基础，提高基建档案管理研究水平，本文结合现阶段我国档案管理研究成果和基建档案管理实践，从业主方[6]角度研究了我国基建档案管理工作。
二、研究重点
围绕基建档案管理实务要求，本文着重研究基建档案管理机制、范围管理、归档方法等，力图建立一套相对科学、标准的管理体系。
（一）基建档案管理机制研究
从管理层面分析，基建档案管理是一个闭合循环渐进完善的体系。鉴于此，本文运用“PDCA循环法则”，按照统分结合（“业主方制定管理总体计划―各责任主体制定并实施具体管理计划―业主方验查并总结”）的思路，开展基建档案管理机制研究。
1. PDCA循环法则概述
PDCA循环又被称为“戴明环”，是由美国质量统计控制之父休哈特提出的PDS（Plan，Do，See）演化而来，经美国质量管理专家戴明改进并加以宣传而获得普及。它是全面质量管理计划制订和组织实现应遵循的科学程序。PDCA循环法是按照Plan（计划）、Do（执行）、Check（检查）和Act（处理）顺序依次开展工作，并且循环不止地进行下去的一种质量管理基本方法。经过PDCA循环，成功经验应加以肯定并推广，推进管理的标准化；失败教训要加以总结，以应用到下一个循环，实现基建档案管理能力的阶梯式上升。
2.基建档案管理流程分析
基于PDCA循环法则，将基建档案管理流程分解为计划制定、管理实施、对照检查以及经验总结四个阶段。
（1）计划制定。基建档案管理计划包括总体计划和实施计划两类。总体计划由业主方制定，是基建档案管理的总纲。总体计划制定是基建档案全过程管理的起点，始于项目生命周期中“提出项目概念”阶段，主要内容包括：一是明确档案管理是项目管理的必要组成，要求其他建设相关方[7]必须重视基建档案收集与整理，界定清楚各方管理责任；二是明确其他建设相关方的档案归档范围以及档案移交业主方的时间；三是明确档案管理的组织方式，包括归档程序、移交程序、借阅程序、复印程序等；四是明确档案管理抽检制度、约束制度以及奖惩措施。实施计划是其他建设相关方结合本单位实际情况制定的具体工作计划。实施计划必须与总体计划保持一致。其他建设相关方制定的实施计划须报经业主方批准同意后，方能生效。
（2）管理实施。基建档案管理实施遵循“统一计划、分块实施、集中归档”的原则。统一计划是指由业主方制定档案管理总体计划，明确档案管理的统一目标、统一标准、统一要求；分块实施是指其他建设相关方围绕项目建设管理规划大纲以及基建档案管理总体计划，制定具体的档案管理实施计划，履行各自档案管理职责，完成总体计划的各项要求；集中归档是指项目建设完成后，其他建设相关方按要求将各自档案移交业主方，由业主方进行查验、接收，并依据相关标准和要求，进行分类、装订、归档、移交或备案。
（3）检查监督。基建档案特点要求基建档案管理必须要高度重视过程监督。一是业主方监管。业主方是基建档案管理的主体和核心，具有指导、监督其他建设相关方按照总体计划要求做好基建档案管理工作的责任和义务。项目建设过程中，业主方要将定期检查与不定期抽查相结合，做好基建档案管理的监督检查。二是其他建设相关方的自查。其他建设相关方要对照经批准认可的实施计划做好档案归档以及经常性自查，健全借阅制度、复印制度，保证档案及时收集、完整归档、管理规范。
（4）经验总结。经验总结既是基建档案管理系统中的承前启后环节，也是业主方提升档案管理水平的关键程序。对于管理过程中的好经验、好做法，要及时总结提炼，形成制度，进行推广，做到标准化；失败教训更是弥足珍贵，应引起业主方高度重视，组织研究应对措施，以避免在下一个PDCA循环中再出现类似问题，逐步提高基建档案管理的整体水平。
（二）基建档案范围管理研究
借鉴现代项目管理中范围管理理论，定义基建档案范围管理为项目生命周期内所有有价值档案的综合管理和控制，以及完成档案管理总体计划所规定的必须工作，并且只完成那些必须完成的工作。基建档案范围管理包括初始定义、范围确认、范围变更控制等三个环节，基建档案范围管理主体是业主方以及其他建设相关方，其中业主方是最终责任主体。基建档案范围管理研究基础是档案价值鉴定理论。
1.档案价值鉴定理论概述
档案价值鉴定是现代档案管理中的重要方法和重点内容，是指鉴定主体基于对档案保存价值和利用意义的合理认识，对档案质量、有用性和管理效益做出判断与估价的智力性工作。根据档案价值鉴定三段论，范围管理是现代档案管理“前端控制”的重要手段。
2.初始定义
基建档案范围管理初始定义是指基建档案管理主体依据国家档案管理相关法规、规章、标准和基建程序，进行基建档案管理内容的初始化定义。基建档案范围管理初始定义是档案价值鉴定的前提与基础，也是形成基建档案范围管理成果的最终依据，应在基建档案管理总体计划中予以明确。业主方是基建档案范围管理初始定义的管理主体。
3.范围确认及变更控制
基建档案范围管理的范围确认是指其他建设相关方依据初始定义，并结合各自管理职能，对基建档案范围管理内容予以认可的行为过程。范围确认结果是开展基建档案管理的直接依据，应在实施计划中体现。其他建设相关方是基建档案范围管理范围确认的主体。对于基建档案范围管理初始定义有异议的，有关建设相关方须按基建管理程序向业主方提出变更申请，获得批准同意并调整初始定义后，方能生效。
4.范围管理成果
基建档案范围管理经“自上而下”和“自下而上”双向沟通与确认后，最终形成三项成果：一是工作任务书，明确基建档案管理的主要任务；二是工作说明书，详细解释基建档案管理过程中的相关事项；三是工作分解结构（WBS），确定基建档案管理的工作体系与责任体系。工作任务书、工作说明书、分解结构（WBS）是基建档案范围管理的核心要件，也是进行基建档案验收的最终依据。
（三）基建档案归档方法研究
项目竣工后，业主方需按一定原则对基建档案进行归档、编号。结合管理实践，我们认为基建档案归档需充分考虑“现实使用性”的突出特点，遵循“方便查阅，便于使用，完整保存”的原则进行编号归档。
国家档案行业标准《归档文件整理规则》（DA/T22-2000），要求档案以“件”为单元进行装订、分类、排列、编号、编目和装盒。我们研究认为，基建档案归档要在满足行业标准基本要求前提下，遵循基建文件自身形成规律，保持文件间有机联系，采用“按基建程序各阶段形成文件作为分‘件’单元；‘件’内文件批复在前，申请在后，转发文在前，被转发文在后；项目结束年作为档案归档年”的方法进行基建档案归档，以保证基建档案连续性、整体性和合规性。
三、对策建议
基于上述研究，开展基建档案管理工作，要着力抓好以下几点。
（一）增强意识，重视基建档案管理工作
一是要转变基本建设“重申报建设，轻资料收集”的观念，特别是单位“一把手”要充分认识到基建档案的重要作用，加强档案重要性宣传，营造并形成“人人重视档案资料收集，人人具备档案管理基本素质”的良好氛围，将基建档案管理与合同管理、质量管理、进度管理、资金管理、安全管理放到同等重要位置。二是重视基建档案管理软实力和硬件设施建设。建立健全基建档案管理人员激励与考评机制，注重对基建管理人员的档案知识培训，鼓励开展基建档案专题研究，提高基建档案管理的智力支撑水平；加大资金投入力度，运用新兴科技提高档案设施装备水平，保证档案资料存储安全、使用便捷，实现管理的信息化与现代化。
（二）采取措施，提高基建档案管理要求
基建档案管理面广、涉及主体多，管理难度大。业主方作为最终责任者，要发挥好统筹、协调与指导作用，研究采取有效措施，细化对其他建设相关方的管理要求。一是进一步建立健全基建档案管理机制，将档案管理计划细化为总体计划、实施计划两个层次，分级制定，分块实施，集中归档；明确基建档案管理的工作任务书、工作说明书以及工作分解结构（WBS），界定清楚各建设相关方的管理责任。二是要将基建档案管理要求形成条款纳入有关合同，以明晰业主方与其他建设相关方的责权关系，强化基建档案管理实施的强制性。三是要进一步建立健全基建档案管理的监督制度、借阅制度，保证项目档案能够及时集中归档，避免零散分散保存，造成遗失。
[关键词]图书馆；档案管理；图书馆事业；发展
引言
档案管理工作极具挑战性，它以实践为基础来获得相关内容，在图书馆事业发展过程中起着相当大的作用，档案中囊括了人们的各种活动方式、活动后的感悟以及人们的发展等内容，能够为日后的工作起到引导和促进作用。图书馆事业的发展离不开档案管理，许多活动的开展都也与档案管理紧密挂钩，它们之间是相辅相成的，认真落实好档案管理工作，不仅能够促进图书馆工作中的交流，还能够推动各个相关工作的顺利进行，由此可见，提高档案管理水平对于图书馆的发展而言是意义重大的。
1.图书馆档案记载着图书事业的发展历程
档案管理工作在图书馆事业发展中所发挥的作用是不容忽视的，档案中不仅仅记录了图书馆的历史活动，还对图书馆中的一些服务、建设发展有所记载，这些记录是图书馆的财富，从整体上反映出了图书馆的综合实力和基本活动。
1.1档案的形成及分类
图书档案是图书馆各项工作环节中所产生或直接形成的原始记录的载体，对于图书管理工作有着一定的利用价值。在国家有关法律和法规中，图书馆档案被分为九个一级类目，依次包括：行政管理、图书业务、会计档案、党群工作、人事档案、设备档案、基建档案、实物和声像档案。
1.2档案收集和整理
档案的收集是档案管理工作的开端，也是档案从无到有的过程，在这一过程中，包含着对各类文件的收集，主要包含两大方面内容：图书馆档案室接收和征集档案。在对文件的收集过程中，需要做到细心仔细，对工作过程中产生的原始记录都要进行精确统计和保存，以免遗漏，便于日后可能需要的总结与查阅。档案收集的任务是解决档案分散状况与保管、利用档案要求，合理集中矛盾，只有“化分散为集中”，才便于保管和利用。
2.档案管理是图书馆工作的基础
2.1完善档案管理设备
在档案管理工作中，档案的安全保管至关重要，为此，图书馆可在档案管理的细节上做文章，例如将原有的保密性不强且容易破损的档案袋替换成更为科学专业的档案袋，这样更有利于档案的管理和查找，避免了因档案凌乱不堪而难以查找的现象。
2.2提高档案工作质量
工作人员在进行档案管理时，要依据相关标准来对档案的各项工作方案进行新一轮的修订，将每一分每一秒都把握在手，充分地加以利用，全面整理图书馆各个时期的档案，要使得档案资料能够用合理的方式进行类别划分、卷目清晰、摆放有序、查阅方便。
2.3加快档案管理步伐
当今世界的现代化发展趋势也要求档案管理能够向着现代化的方向发展，这对于档案管理效率的提高起到了促进作用。为了达到这一目标，图书馆可以增设一些必要的现代设备，如打印＼复印机、扫描仪、计算机等，并在此基础上采用一些档案管理软件，全程以计算机来进行管理操作，从而提高档案管理的效率，进一步促进图书馆事业的发展。
3.如何做好档案管理工作
3.1增强工作人员的档案意识
档案意识的加强在当今社会已成了普遍的趋势，随着社会的发展，人们在潜移默化中提高了对档案管理工作的要求，也越来越将注重点转移到此项工作上来，档案意识的增强，不仅对于档案管理效率的提高起到极其重要的作用，对于其作用的发挥也具有深远的意义。而相反的，档案意识薄弱就会影响档案作用的发挥，使得档案无处可用。图书馆要制定计划，定期对档案管理进行监督检查和考核，强化档案管理工作，使其能够高效快速地发展起来。
3.2领导要对档案工作给予高度的重视
在图书馆的工作计划中，应为档案管理工作留有特定的位子并认真制定计划，给此项工作予以高度重视，在此基础上，领导要就档案工作的重要性和要求向工作人员进行多次强调，让他们从思想上重视起此项工作，让此项工作能够更加规范，更加严谨，更加科学，掀起新一轮档案管理的高潮。
3.3对制度建设予以高度重视
制度建设对于档案管理工作的影响很大，它的健全与否与其工作的顺利有序进行密切相关，也为规范其管理奠定了基础。为此，图书馆必须寻找一些有效的措施，提出切实可行的方案来对制度建设进行落实，如按相关工作要求，完善档案管理制度，使其成为一个系统而有序的整体；原来分散的管理方式也可为集中管理方式所取代；做好对档案的保管统计；做到管理中的每个工作都有依有据；为档案管理的工作提供强有力的保障等。做好上述工作，定能推动图书馆工作的顺利开展。
3.4提高管理水平，发挥档案作用
寻求有效措施对提高档案管理的水平进行不断提升，在实际的管理过程当中，需要充分发挥人们的主观能动性，对于技术手段，需要不断地进行更新，这些都是能够在一定程度上提升档案管理水平的有效措施，同时也使得档案管理能够更加上升一个层次，在档案管理当中，最重要的当属管理人员的技术水平以及综合素质，此外，责任心同样也是不可缺乏的，只有这样，才能够不断地开拓创新，提高档案管理的整体效率和整体质量，从而能够更加方便快捷地为图书馆提供高品质的服务。
4.档案的管理在图书馆当中的运用
4.1档案管理与图书馆业务统计工作的关系
档案管理工作可被看做是图书馆业务统计工作的基础，图书馆业务数据统计工作没有人们想象的那么简单，不如计算那般简单讲数字进行加减即可，而是比计算更为精确，更为科学的一种方法，通过对工作记录的分析，可以比较出工作中的优缺点，并及时发现所存在的问题，便于有效可行方案及措施的提出。不仅如此，图书馆业务数据统计工作还能抛砖引玉，创新人们的思维，使其提出崭新的观点及理念，使图书馆将侧重点放在正确的位置，为图书馆工作的顺利进行提供保障。图书馆的业务数据统计工作具有自身的特性，如连续性，依据相关要求，它通过对原始记录的分析来归纳得到最终的结果，以此来指导图书馆的日后工作活动。它在很多情况下，都能提供更为便捷的解决措施和方法。
4.2图书馆的档案工作是人力资源建设的主要依据
图书馆必须要跟上时代的步伐，努力创新，满足日新月异的需求变化，人才的培养和引进问题迫在眉睫。而人才培养计划要循序渐进，不能毫无根据和计划。如果图书馆没有专业的人才资源的长期支持会造成与社会的脱节和管理上的拖沓，没有针对性的培养也会造成人才资源的流失和浪费。
4.3档案的管理工作能够为图书馆质量的提升提供保障
档案是描绘历史的最佳凭证，另外，图书馆的档案管理工作是图书馆从业人员在以往的业务过程中与读者交流接触所得的资料结合而成。业务档案是根据在实际工作中针对图书馆开展每一项活动的真实记载，包含活动的策划、实施和后期成效等内容。在读者进行相关检索时，可以根据个人需求进行信息的搜索。为了满足读者这项需求，图书馆必须对档案进行认真的记载和管理，对每项服务活动的完整过程做好总结和文件资料。文件资料包括：活动的构思、预备实行方案、活动中出现的问题、活动所取得的效果、对活动的反思和总结等内容。这些文件资料为图书馆的未来奠定了坚实的基础，为以后的活动提供了宝贵的资料和借鉴。在图书馆后期的活动中，这些档案可以为相关业务者提供参考内容，可以节省前期准备的时间和工作量，甚至可以采取相同的思路，为服务工作提供了便捷之路，另外也对图书馆的品牌效应助一臂之力，更有利于特色服务的宣传和推广。
结束语
总的来说，档案作为当今信息时代不可或缺的一部分而存在，其本身的特性就具有极强的说服力，能够很容易引起人们的共鸣，无论是人们的实践活动还是发展历程都记录于其中，它集合了各种方法、经验以及成果，能够作为图书馆之间学习借鉴的桥梁，使其取其精华、去其糟粕，从而促进图书馆事业的不断改进与完善，更好地满足广大读者的需求。因此，档案工作在图书馆事业建设方面立下了不小的功劳，是图书馆事业发展中不可忽视的一部分，只有将档案管理工作做好，才能把图书馆的服务工作做得更好。
参考文献：
[1]蒋群蓉，贡维才.浅析高职院校图书馆档案管理[J].科技情报开发与经济.2011（15）
[2]王新亚.水利工程档案管理之浅见[J].黑河学刊.2011（08）
计划要有科学性、严肃性。在计划面前不断的妥协，会让人丧失信心和斗志，会形成松散的工作作风，会养成没有责任感的不良品质。下面是小编为大家整理的员工年度职位工作计划2022，希望能帮助到大家!
员工年度职位工作计划1一、加强学习，不断提高思想业务素质
“学海无涯，学无止境”，只有不断充电，才能维持业务发展。所以，一直以来我都积极学习。一年来公司组织了有关电脑的培训和医药知识理论及各类学习讲座，我都认真参加。通过学习知识让自己树立先进的工作理念，也明确了今后工作努力的方向。随着社会的发展，知识的更新，也催促着我不断学习。通过这些学习活动，不断充实了自己、丰富了自己的知识和见识、为自己更好的工作实践作好了预备。
二、求实创新，认真开展药品招商工作
招商工作是招商部的首要任务工作。__年的招商工作虽无突飞猛进的发展，但我们还是在现实中谋得小小的创新。我毛司的代理商比较零散，大部分是做终端销售的客户，这样治理起来也很麻烦，价格也会很乱，影响到业务经理的销售，因此我们就将部分散户转给当地的业务经理来治理，相应的减少了很多浪费和不足;选择部分产品让业务经理在当地进行招商，业务经理对代理商的情况很了解，既可以招到满足的代理商，又可以更广泛的扩展招商工作，提高公司的总体销量。
三、任劳任怨，完成公司交给的工作
本年度招商工作虽没有较大的起伏，但是其中之工作也是很为烦琐，其中包括了客户资料的邮寄，客户售前售后的电话回访，代理商的调研，以及客户日常的琐事，如查货、传真资料、市场销售协调工作等等一系列的工作，都需要工作人员认真的完成。对于公司交待下来的每一项任务，我都以我的热情把它完成好，基本上能够做到“任劳任怨、优质高效”。
四、加强反思，及时总结工作得失
反思本年来的工作，在喜看成绩的同时，也在思量着自己在工作中的不足。不足有以下几点：
1、对于药品招商工作的学习还不够深入，在招商的实践中思考得还不够多，不能及时将一些药品招商想法和问题记录下来，进行反思。
2、药品招商工作方面本年加大了招商工作学习的力度，认真研读了一些有关药品招商方面的理论书籍，但在工作实践中的应用还不到位，研究做得不够细和实，没达到自己心中的目标。
3、招商工作中没有自己的理念，今后还要努力找出一些药品招商的路子，为开创公司药品招商的新天地做出微薄之力。
4、工作观念陈旧，没有先进的工作思想，对工作的积极性不高，达不到百分百的投入，融入不到紧张无松弛的工作中。
“转变观念”做的很不到位，工作拘泥习惯，平日的不良的工作习惯、作风难以改掉。在21世纪的今天，作为公司新的补充力量，“转变观念”对于我们来说也是重中之首。
员工年度职位工作计划2一、微笑服务，补充商品
微笑是一种抚慰，它可以对他人“一笑值千金”。如果把这种微笑与友善、热诚的目光、训练有素的举止自然地融为一体，那实际上就是一道令他人赞不绝口的“美味佳肴”。所以要全心全意的为顾客服务，以礼待人、热情服务、耐心解答问题。
每天销售商品的过程中，根据销售规律和市场变化，对品种缺少的或是货架出现数量不足的商品，要尽快补充，做到库有柜有。续补的数量要在考虑货架商品容量的`基础上，尽量保证下次报计划前的销量。还要尽可能地将同一品种、不同价格、不同产地的商品同时上柜，把毛利高的品种陈列时突出摆放，以利于顾客选购。
二、掌握技巧，提高意识
当顾客走进本店，首先要根据__的原则，往往要对营业员提出有关商品的种种疑问，这就要求营业员具备一定的__知识，对顾客热情作出对症释疑。只有当顾客的疑虑全部消除以后，明白商品的性能，以及有关使用方法后，顾客方会由购买欲望，转向为购买行为。顾客来本店购物是为了买到需要的商品，而营业员也希望做到这一点，说明商品质量确实好，这样就能留住一定的顾客群。加强__类商品的销售，对每月下发的__明细单要认真的查找。对毛利高的品种种类要全，避免有断货的情况发生。填好缺少商品登记记录，及时与采购部联系。每月会员日，提前做好宣传工作尽可能通知到每一位会员。
三、人员管理，店容店貌
做好员工的思想工作，团结好店内员工，充分调动和发挥员工的积极性，了解每一位员工的优点所在，并发挥其特长，做到量才适用。增强本店的凝聚力，使之成为一个团结的集体。
为了给顾客创造一个良好的购物环境，为公司创作更多的销售业绩，带领员工做好每天的清洁工作，为顾客营造一个舒心的购物环境;积极主动的为顾客服务，尽可能的满足消费者需求;要不断强化服务意识，并以发自内心的微笑和礼貌的文明用语，使顾客满意的离开本店。认真填写__的相关资料，陈列的时候按照种类的不同进行摆放。整理好商品购进记录、库存记录、陈列商品的按月检查记录及近效期商品的催销记录。
员工年度职位工作计划3一、指导思想
以理论和指导思想，坚决贯彻党中央的一系列方针政策，紧密团结在党中央周围，以共产党员标准严格要求自己，爱岗敬业，做好本职工作。
二、具体工作
认真学习贯彻学校工作计划，坚持小计划配合大计划，具体作好每项工作。
(一)图书馆工作
1、配合计算机管理人员做好师生的图书借阅工作，督促教师按时归还，不损坏图书。
2、为广大师生提供良好的阅读环境，做好阅览室阅览工作。
3、为教师教学工作提供方便，服务于广大师生。
4、做好学生阅览工作，保证学生阅览图书的质量和数量。
5、对学生阅览作出相应指导，为学生提供有益的书籍，指导他们做读书笔记
6、备好读书活动教案，定期开展读书活动，记录好学生的阅读情况。
7、做好图书的编码录入工作，用中图法进行图书采编，确保图书管理现代化。
8、保持图书室整齐干净，定期整理书架，将图书按标准摆放。
(二)校门值周工作
1、按时到岗，做到不迟到，不早退，坚守岗位。
2、配合门卫值周时杜绝陌生人进入校园，杜绝学生走出校园。
3、做好值周学生的培训工作，让学生明确自己的任务，从而完成好值周工作。
4、配合领导检查班级卫生情况，督促值日生按时打扫，不拖拉，铃声响后回到教室。
5、做好清校工作，督促各班按时让学生离校。
员工年度职位工作计划41、认真履行国家、行业和省市有关标准、法规，按照公司《质量手册》规范公司内部质量、环境等管理体系有关的日常工作。
2、对公司的质量体系管理工作负主要责任。
按ISO9000：__、YYT0287-__标准要求，建立、实施和保持质量管理体系;确保质量管理体系过程得到建立和保持;负责与质量管理体系有关之外部联络。
3、负责体系文件控制，审核质量手册、质量方针、目标;
指导各部门负责人对相关文件之使用、保管、收集、整理与归档。负责对现有体系文件定期评审。
4、审查各部门编制之质量记录在案格式，并审批;
负责监督、管理各部门之质量记录;指导各部门对质量记录之整理和保管。
5、向总经理报告质量管理体系运行情况，提出改进建议;
制定管理评审计划、收集并提供管理评审所需之资料，编写管理评审报告，协助、协调、监督实施管理评审中相关纠正、预防措施。
6、评审、设计开发验证报告，协助审核试产报告;
为工程部经理批准项目建议书、量产报告提供质量方面参考意见;指导采购部对所需物料采购之质量检查工作，市场调研或分析，市场信息及新产品动向;指导研发质控部负责新产品检验和试验、新产品的加工试制和生产。
7、负责协调、协助工程部设计、开发产品之组织、协调、实施工作，设计开发、策划、确定设计、开发组织之技术接口、输入、输出、验证、书、下达设计开发任务书，设计开发方案设计开计划书、设计开发。
8、指导生产部进行生产过程控制、生产设施之维护保养、编制必要之作业指导书、负责产品防护，指导生产主管对《月生产计划》之审批;
指导工程部编制工艺规程;指导质检部进行了产品验证和标识及可追溯性控制;负责对设施采购的质量审批，指导销售部在各方面售后服务之工作。
9、协助总经理定期召开管理评审会议;
全面负责内部质量管理体系审核工作;选定审核组长及审核员，并审核年度内审计划、审核实施计划、审核报告。
10、指导质量体系办公室编写《年度内审计划》并负责组织实施;
组织、协调内审活动之开展;指导审核组长编写内部审核报告。对内审或管理评审提出的纠正预防措施之指导、跟踪、监督、验证。
员工年度职位工作计划5为加强档案管理基础工作，推进制度化、规范化、信息化建设，提高档案工作整体水平，更好地为今后的各项工作服务，依据集团公司有关文件精神，宿松风电__年档案工作计划要点以下：
一、提高认识，加强档案管理的组织建设工作
认真学习贯彻国资委、国家档案局、国电集团有关文件精神，切实加强项目建设和项目公司的档案管理组织体系建设。明确项目筹建处和项目公司的第一责任人为档案管理工作的第一责任人，综合管理部为档案管理工作机构。在岗位配置、职责、经费、设备设施等方面予以落实和保证。根据岗位情况有计划的选送人员进行业务技能培训，满足岗位工作要求。
二、做好档案管理的体系建设基础工作
认真贯彻国家档案局《企业档案工作规范》和集团关于档案管理的要求和标准，以档案的完整、齐全、安全和利用为目标，制定和完善各项档案管规章制度，构建科学、合理、配套的档案管理制度体系。规范档案编目、台帐资料分类等基础性工作，确保归档资料账实相符，同时按要求建立档案管理评价办法。
三、加强对档案管理人员的业务培训
根据岗位情况有计划的选送人员进行业务技能培训，满足岗位工作要求。积极参加集团内部及档案协助组的工作、业务交流和培训学习活动。
四、加强硬件配备和信息化建设
根据档案管理和集团公司相关要求，针对目前实际情况及时添置档案柜及相关设施，做好档案资料的防盗、防光、防尘、防潮、防鼠、防火、防腐、防高温。同时根据项目工作进度将档案管理信息化建设同步纳入企业信息化建设整体规划。
五、规范管理操作程序，依法科学管理
一、合同订立
(一)合同分类。根据合同性质不同，建设项目合同主要分为以下三类：1.建设项目施工合同，包括土建、施工、安装和装饰装修合同等。2.技术服务合同，包括建设项目中的勘察、设计、监理、中介、技术咨询和服务合同等。3.物项采购合同，指设备、材料、办公用品等采购合同。(二)将归档要求纳入合同条款。建设项目中，最为重要的档案就是竣工图。竣工图是项目实体最终真实情况的具体反映，是今后项目改扩建、运行维护的重要依据和凭证。因此，在项目建设初期，建设单位首先应以合同形式约定竣工图编制和提交的责任。具体情况有：1.由施工单位编制竣工图的，应在施工合同中明确施工单位提交建设单位项目档案的名称、内容、版本、套数、时间、费用、质量要求及违约责任。另外，也可与施工单位另行签订竣工图编制合同。与此同时，在设计合同中，应明确因修改增加新图的责任，明确留作竣工图用的施工图套数。2.由设计单位编制竣工图的，除纸质竣工图外，应明确是否需提交电子版竣工图以及竣工图纸的审核方式。3.监理合同中，应明确监理单位对竣工图和竣工资料的审核以及向建设单位提交监理档案的责任。4.物项采购合同中，应设立专门条款，明确供方需要提交的文件材料清单及份数等要求。针对非标设备采购加工，还应约定提交质量计划、原材料质量证明、相应人员资质、检验检测报告、竣工图、完工报告等。厂家提交归档的文件材料应约定为原件，确实无法提供原件的，应明确要求由形成单位加盖与原件等效的有效标识或出具有效证明，并说明原件存处。(三)合同审批。为防范风险，根据合同类别、金额大小和重要性不同，签订合同之前应履行一定的审批手续，必要时需召开合同评审会议。合同审批表、合同会签单及合同评审专家意见，作为合同审批记录文件，需与合同一起归档。(四)合同登记编号。为便于合同日常使用和管理，每份合同应及时登记编号，并在建设单位计划合同或法务部门予以备案。合同编号由签订合同的年份、承办部门代号、合同等级、合同类别、流水号等组成。每个合同编号是唯一的，流水号应避免断号。
二、合同履行
合同履行过程中签订的补充协议、往来重要文件和会议纪要等，特别是涉及合同内容变化的，应及时收集，与合同一起归档，并且要求是原件，签字盖章手续完备。传真件或其他形式复印件，需加盖受控章予以确认。对于设备采购合同，重要设备的源地验收或到货开箱时，必须要有档案管理人员参加，依据合同条款，检查验收设备随机文件、完工报告、竣工图纸等是否符合归档要求。对于设备监造过程形成的质保大纲、质量计划、不符合项等质量记录等也应收集归档。对于技术服务合同，合同承办部门应会同档案管理人员一起检查乙方提供的技术报告、检验和测试记录等是否符合相关要求，并及时完成验收记录的整理归档。对于施工合同，重点检查竣工图编制质量和套数是否符合要求以及施工资料的完整性、准确性、系统性。
三、合同归档
(一)归档范围。合同档案一般包括：合同书原件（即：合同文本及其附件）,与订立合同有直接关联的其他材料,合同相对方的资信材料,可行性分析报告,国家行政机关的相关许可文件,技术协议,有关合同往来的文书、信函、传真、电话记录,营业执照复印件,授权委托书以及其他相关凭证的原件。技术服务合同中，与履行合同有关的技术背景资料、可行性论证和技术评估报告、项目任务书和计划书、技术标准、技术规范、原始设计和工艺文件以及其他技术文档是合同的重要组成部分，同样缺一不可。如果确因数量庞大，划归技术档案，应予以详细说明或标注链接。(二)归档要求。合同档案的整理，一般先区分合同类别，按年度（时间顺序），编制文件归档目录，按件或按卷进行装订。合同档案保管期限的划分，一般根据合同本身的重要性、合同金额以及合同标的物和项目原因等综合考虑。保管期限一般分为永久、长期、短期三种，也可直接标识具体年限。建设项目一般投资金额较大，应编制一份完整的合同清单放入合同档案。
四、合同管理的其他环节
谈判记录、招投标文件和评标文件及中标通知书等，作为签订合同的前奏，一般作为项目管理文件，不纳入合同档案范围。合同纠纷形成的书、答辩书、判决书、调解书、裁定书、裁决书等法律文书则按专门档案进行整理归档。合同档案的借阅需由相关负责人进行审批。五、常见问题在以往建设项目合同档案收集、整理和归档过程中，经常发现合同文本的规范性方面还有待进一步提高，比如：第一，签订合同的甲方或乙方，不是法人而是委托人，却没有收集授权委托书。第二，合同章用单位行政公章代替。第三，签字人身份或职级与合同管理要求不符。第四，合同签订日期空白。第五，合同签订份数太少，或因保管不当，合同原件丢失。第六，合同附件，如：技术规格书、图纸等技术资料未同时收集归档，链接标注不清晰。第七，合同档案保管期限划分不妥，过长或过短。第八，合同中未提及文档管理要求，需要相关配套文件时没有依据，局面被动。
综上所述，作为建设项目业主方，在合同管理方面，应设置专门岗位，建立科学合理的工作流程，改变手工粗放的管理模式，提高信息化水平，积极关注合同的动态管理与后评价工作；在归档工作中，坚持“通过合同控制加强工程档案管理”的理念，做好内部自身形成文件材料归档工作的同时，对外部多用合同约束建设项目相关方，加强档案工作监督、检查和指导，注重协调与沟通，为今后建设项目管理全面留存更多的依据凭证，积累更多的宝贵经验，从而促进企业又好又快发展。
作者:王继荣 单位:中国原子能科学研究院
参考文献：
【关键词】中小企业；档案管理；调查
企业档案是企业生产、经营和管理的全部过程记录文献、资料信息的留存。档案作为一种信息资源，作为企业生产、技术、科研和经营等活动的真实记录和一项基础性工作，同时作为与企业同步发展的无形资产，在企业管理等各方面都发挥着重要作用，对整个国家经济数据的统计分析、准确把握国家经济运行脉搏也具有十分重要的价值，因此做好企业档案工作是一项利于企业发展和国民经济整体事业的大事。笔者对滨州市111家中小企业进行了这方面工作的调查，发现在在不同的企业中，由于经营者承担着十分复杂繁重的工作，企业主对该项工作的认识问题，以及其他一些各种各样的原因，在档案工作存在一些不规范的地方。为了更好地促进滨州市中小企业档案管理工作，现把调查情况、发现的问题和几点建议提出，以期对增强滨州市中小企业的发展有所裨益。
1.调查情况
1.1 被调查的企业总体情况概述
滨州市现有各类中小企业3350余家，分属于纺织家纺服装产业链、油化工和盐化工产业链、现代服务业产业链、基础设施产业链和粮油果蔬加工产业链，企业总数约占全市企业的17.5%，投资额约占20.7%左右，其中纺织类企业又占75%的比重。采取五十分之一的比例，随机抽取调查企业，共抽取了67家企业，其中纺织类企业34家，化工类企业9家，服务业企业10家，粮油加工企业14家；企业规模从从业人数看25-240人不等，从营业收入看100-500万元。
1.2 企业档案管理工作情况
1.2.1 企业档案管理规范，诸如公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料齐全的企业，只有8家，占被调查企业总数的11.9%。在这些企业中，企业所有者全部都是原来在国有大中型企业担任过领导职务者，企业管理经验丰富，所建立的企业管理规范，经营效益好，有3家企业产品出口国外；这些企业全部通过了ISO9000认证。
1.2.2 企业档案管理比较规范的企业有19家，占28.4%。这些企业中，在诸如公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料中，主要文件建档和归档保存，而有些文件没有建档和归档保存，没有建档的文件多数是公司的规划、年度计划、会议记录、决定、委托书、协议、项目方案等，当然不是完全没有这些文件，其中的缺项和数目都各不相同，尤其公司的规划、年度计划、会议记录、决定等项，绝大多数企业缺少。这些企业中83%进行过ISO9000认证申请，42%的企业通过认证机构的认证。这些企业所有者，有73%的曾经在国有大中型企业参与过中层管理工作，而且有相当比例的企业主是40岁以下的年轻企业家。
1.2.3 档案管理欠规范的企业有26家，占38.8%。这些企业中，有基本的企业经营、管理文件，但很多文件缺失。像统计资料、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、委托书、协议、合同、项目方案等项目有文件存在，其他项缺少。这些企业的所有者，大部分有国有企业工作的经历，许多是过去的业务员出身。
1.2.4 档案管理不规范的企业有14家，占20.8%。这些企业中，往往有企业经营情况的记录簿，如原料购进、产品出厂记录，工资发放，资金来往账薄等等；其他像统计资料、财务审计、会计档案、人事档案、委托书等反映企业情况的文件基本没有，更不要说公司的规划、年度计划、委托书、协议、合同、项目方案等项目等企业发展和建设等特征文件存在。这些企业所有者绝大部分是从其他行业转移过来的，在其他行业积累了一定资金后，看到某一行业经济效益好，投资建厂，对本行业发展趋势不是十分的了解，普遍缺乏企业经营管理经验，多数没有长远的发展规划，甚至有部分企业所有者准备转行。
经过上述分析，可以看出，在滨州市中小企业中，档案管理工作不规范问题十分突出，有近60%左右的企业（不规范企业和欠规范企业综合为59.6%）需要特别加强企业档案管理工作，有28.4%的企业需要进一步完善企业档案工作。
2.造成中小企业档案管理工作不完善的原因
2.1 企业家的经营理念，管理经验和自身的素质在很大程度上影响着企业档案管理工作。从调查情况看，凡是有过在国有企业工作经历，尤其有参与管理工作的经验的企业家，在经营企业时，各方面工作包括档案工作，都比较规范。这些企业家对本行业和自己企业的发展有着十分清楚的目标，企业的规划、计划等思路清晰，企业的经营情况好，效益高。相反，那些缺乏国有企业工作经历，尤其企业管理经历的企业家，所经营的企业总是存在这样那样的各种问题，企业经营运行过程中，忙于应付和处理各种日常问题，在总体上的把握能力不强，不善于从数据分析入手，诊断自己企业发展、运行中发生问题的根本原因。
1 调研项目的设计与调研范围及方法
此次调查采用问卷调查法，根据国家有关电子文件归档管理工作和《数字档案馆建设指南》的要求，共设计了10大类20个方面的问题，168个选（填）项。
此次调查范围，涉及全省18个地市级档案馆、158个县区级档案馆，统计数据截止时间为2010年底，为了确保第一手资料的准确性、权威性，各地市及县区级档案馆报送的都是加盖单位公章的纸质问卷，共收回问卷176份，有效率100%。
2 信息化建设基本情况及调查分析
此次调研，主要了解各地市及县区硬件基础设施建设、管理软件购置使用、档案信息资源建设、电子档案接收管理、档案信息资源开发利用、档案信息安全与保障、人才队伍建设等方面的情况。
2.1 硬件基础设施建设情况
2.1.1 档案馆的网络架构。在18个地市级档案馆中，建成局域网的有17个，占94.4%；使用政务内网的有8个，占44.4%；开通外网（互联网）的有14个，占77.8 %；对网络架构进行IP规划的有2个，占11.1%。
158个县区级档案馆中，建成局域网的有48个，占30%；使用政务内网的有29个，占18%；开通外网（互联网）的有65个，占41 %；对网络架构进行IP规划的有25个，占16%。其中，有些档案馆同时具有多种架构方式。
总的来看，地市级档案馆基本都建立了自己的内部局域网，县区级档案馆建成情况不太理想。但在建立局域网的众多档案馆中，存在着没有对局域网的架构进行合理规划的问题。IP地址的合理规划是网络设计中的重要一环，IP地址规划的好坏，影响到网络路由协议算法的效率，影响到网络的性能，影响到网络的扩展，影响到网络的管理，也必将直接影响到网络应用的进一步发展。而调查显示，17个建成局域网的地市级档案馆中，仅南阳市和周口市提供了详细的IP规划地址；48个建成局域网的县区级档案馆中，有25个提供了详细的IP规划地址（其中，郑州市有8个县区，焦作市有4个县区，许昌有3个县区）。
2.1.2 机房建设情况。18个地市级档案馆中，建立中心机房的有14个，占77.8%，平均机房面积为21.4m2。
158个县区级档案馆中，建立中心机房的有30个，占19%，平均机房面积为21.8m2。
在建立机房的档案馆中，机房采取措施如表1所示：
其中，地市级档案馆中，超过半数的机房具备了消防措施、防雷电地板、机房空调、UPS不间断电源；县区级档案馆中，超过半数的机房具备了消防措施、机房空调、UPS不间断电源，而采取防雷防静电措施的机房不足1/4。
2.1.3 网络及计算机设备。18个地市级档案馆共有交换机49台，平均每个地市2.72台；防火墙15台，平均每个地市0.83台；共有服务器38台，平均每个地市2.11台；共有计算机462台，平均每个地市25.67台；扫描仪共47台，平均每个地市2.61台；刻录机共90台，平均每个地市5台。
158个县区级档案馆共有交换机94台，平均每个县区0.59台；防火墙50台，平均每个县区0.32台；共有服务器49台，平均每个县区0.31台；计算机共有679台，平均每个县区4.29台；扫描仪共174台，平均每个县区1.10台；刻录机共114台，平均每个县区0.72台。
从统计数据中可以看出，县区级档案馆硬件设备中，计算机的平均拥有量相对来说稍好一点，其他网络硬件设备严重匮乏，是档案信息化建设过程中的一个瓶颈。如何加强领导对档案信息化建设的重要性和必要性的认识，争取领导的支持，解决资金难题，是以后要思考的方向。
地市级档案馆整体在交换机、服务器、计算机、扫描仪、刻录机等设备上，都达到了平均每个档案馆2台以上。但是，防火墙平均每个档案馆还不足一台，说明对网络安全方面的认识还不足，没有深刻领会到档案安全保障体系建设的精髓，为档案信息安全留下了隐患，在之后的工作进程中，一定要加强认识，做好安全保障工作。
2.2 档案管理软件购置、使用情况。截至2010年底，全省18个地市级档案馆中，有15个购置了档案管理软件。郑州市最早在2003年购买了珠海泰坦档案管理软件；158个县区级档案馆购置管理软件的有90个，其中，购买时间最早的是安阳市文峰区及滑县于2000年购置的益友档案管理软件。
县区级档案馆购买软件类型及数量如表2所示：
其中，焦作市9个县区统一使用自行开发的焦作市电子文件在线归档管理系统；安阳市8个县区统一使用购置的益友档案管理软件；南阳市13个县区、平顶山市6个县区、许昌市6个县区、漯河市3个县区统一使用购置的世纪科怡档案管理软件；洛阳市11个县区统一使用购置的东方飞扬档案管理软件。
从档案管理软件购买和使用情况上看，由于没有统一的采购标准，18个地市级档案馆共采用了11个不同公司不同版本的档案管理软件，比较分散；但如果从各地市分开来看，相对还是比较集中的。接近半数的地市都对本地区各级档案馆进行了统一部署，为下一步省、市、县三级档案馆联网打下了良好基础。
2.3 档案信息资源建设情况
2.3.1 目录数据库建设情况。全省18个地市级档案馆共有16个开始了案卷级目录数据库的建设，占89%，共完成文书目录数据785747条，未完成的有4201540条；16个地市级档案馆开展了文件级目录数据库建设的工作，占89%，共完成目录数据6800508条，未完成的有3561789条；11个地市级档案馆开展了专题档案目录数据库建设工作，占61%，共完成专题目录数据189606条，专题档案有三十余种。
158个县区级档案馆中，共有84个开始了案卷级目录数据库的建设，占53%，共完成目录数据数量为2065972条，数据所属档案门类大都为文书类型；80个开展了文件级目录数据库建设的工作，占51%，共完成目录数据数量为4161668条，数据所属档案门类大都为文书类型；44个开展了专题档案目录数据库建设工作，占28%，共完成目录数据数量1401670条，专题档案种类有婚姻、土地、知青、租契、山林承包、纪检案件、、人口普查等。
目录数据库结构表是建设目录数据库的基础，18个地市级档案馆中，有焦作市档案局、平顶山市档案局、南阳市档案局报送了详细的目录数据库结构表，占17%；158个县区级档案馆中共有17个提供了详细的目录数据库结构表，占11%（其中，南阳市有8个，占47%）。
从调查结果可以看出，超过半数的县区级档案馆和大多数地市级档案馆都开展了案卷级和文件级目录数据库的建设工作，并已经完成了一定数量的案卷级和文件级目录数据的录入，为建立全省历史档案目录中心铺垫了基石。
2.3.2 档案全文数据库建设情况。档案信息的数字化是开展信息化建设的基础，也是建立全文数据库的基石。截至2010年底，全省共有17个地市级档案馆、96个县区级档案馆开展了档案全文数据库建设工作，分别占总数的94.4%和61%。
此次调查，把档案数字化对象按其所属档案门类分为文书档案和专题档案两大部分，包含具体内容如表3、表4所示：
从表中可以看出，在已经开展全文数据库建设的17个地市级档案馆和96个县区级档案馆中，对文书档案，各类档案的数字化工作进展如下：有民国档案的地市级的有13个，占72.2%；县区级共43个，占45%；有革命历史档案的地市级的有13个，占72.2%，县区级共61个，占64%；有“建国”后档案的地市级的有15个，占83.3%，县区级共77个，占80%。地市级档案馆有1个建立了婚姻档案全文数据库，占5%；有5个建立知青档案全文数据库，占27.8%。96个县区级档案馆，在专题档案方面有婚姻档案的共44个，占46%；有土地承包档案的共10个，占10%；有山林承包档案的共5个，占5%；有知青档案的共28个，占29%；有劳模档案的共8个，占8%。
在全省已开展全文数据库建设的17个地市级档案馆中，民国档案已数字化共15163卷1877737页，待数字化共1228卷4400页；革命历史档案已数字化共14082卷1442888页，待数字化共785卷1000多页；“建国”后档案已数字化共37177卷3315663页，待数字化共380629卷。
在全省已开展全文数据库建设的96个县区级档案馆中，文书档案数字化进展情况如下：民国档案已数字化共6117卷355859页，待数字化共6944卷341747页；革命历史档案已数字化共16587卷1267516页，待数字化共47114卷786097页；“建国”后档案已数字化共344521卷8988377页，待数字化共1556955卷46509115页。
在档案数字化加工形式方面，全省18个省辖市和158个县区级档案馆中，共有7个地市级档案馆和60个县区级档案馆选择了自行加工，分别占开展全文数据库建设总数的38.9%和63%；共12个地市级档案馆和17个县区级档案馆选择外包形式，分别占66.7%和18%。
总体来说，在全文数据库建设方面，地市级档案馆几乎全部开展此项工作，县区级档案馆也有超过半数正在建设。
2.3.3 多媒体数据库建设。伴随社会信息媒体的多样化，档案也以各种载体形式表现出来，比较典型的有照片档案、声像档案等。截至2010年底，全省共15个地市级档案馆开展了此项工作，馆藏纸质照片档案已数字化77254张，待数字化110898张；馆藏声像档案已数字化13449张光盘9324分钟，待数字化24245张光盘1800分钟；105个县区级档案馆开始此项工作，馆藏纸质照片档案已数字化153909张，待数字化95424张；馆藏声像档案已数字化127460分钟，待数字化81431分钟。
2.4 电子目录/档案接收管理情况。随着档案信息化建设的不断升级，利用计算机信息管理系统对电子档案接收、归档工作进行全面综合管理已经成为一种必然的趋势。
2.4.1 电子目录接收情况。全省18个省辖市中有8个地市级档案馆开展了电子目录接收工作，占44.4%；158个县区级档案馆中，有63个开展了电子目录接收工作，占总数的40%。其中，5个地市级档案馆采用脱机拷贝的途径接收电子目录，1个采用网络接收电子目录，2个同时用两种方法接收电子目录；49个县区采用脱机拷贝的途径接收电子目录，占78%，接收电子目录格式大多为 excel文件和word文件。
截至2010年底，8个地市级档案馆共接收电子目录数量为706998条；63个县区级档案馆共接收电子目录数量为914641条，未接收电子目录数量共712816条。
仅有不到一半的档案馆开展了电子目录接收工作，而在开展工作的档案馆中，大部分采用脱机拷贝的途径接收电子目录，说明我们在这方面的软硬件条件还有待加强。
2.4.2 电子档案接收情况。全省18个地市级档案馆有8个开展了电子档案接收工作，占总数的44.4%。其中，5个地市采用脱机拷贝的途径接收电子目录，1个地市采用网络接收的方式，3个地市同时采用两种方式接收，接收文书电子档案格式多为xml、word及PDF格式文件。
全省158个县区级档案馆共有30个开展了电子档案接收工作，占总数的19%。其中，28个县区采用脱机拷贝的途径接收电子目录，占93%，接收文书电子档案格式多为xml、word及PDF格式文件。
截至2010年底，全省18个地市级档案馆共接收文书电子档案3319060份，照片电子档案373697张，录像电子档案2207分钟，录音电子档案340分钟；158个县区级档案馆共接收文书电子档案455338份，照片电子档案97251张，录像电子档案111437分钟，录音电子档案4354分钟。
鉴于目前应用的电子文件标准和电子文件归档管理办法也不完善，给电子文件接收、归档工作带来了诸多困难，所以，开展这项工作的档案馆为数不多。
2.5 档案信息资源开发利用情况
2.5.1 档案网站建设情况。全省18个地市级档案馆中，有16个建立了网站，占88.9%，其中，自己有独立服务器的有10个，占建立网站总数的55.6%，租用服务器的有4个，占22.2%；配备有专人管理的有8个，兼职人员的有8个，各占建立网站总数的50%；158个县区级档案馆中共有81个建立了网站，占51%，其中，自己有独立服务器的有15个，占建立网站总数的19%；配备有专人管理的有31个，占建立网站总数的38%。
在已建立的网站中，已开放档案目录共723534条、全文1142463页；开放照片档案396543张；公开现行文件目录93396条、全文403985页。
调查结果显示，有接近半数的县区级档案馆没有建立网站，究其原因有硬件设施不足、缺乏专业技术人员、无专项资金等，但最主要的还是认识不够。
2.5.2 档案著录。馆藏档案著录与著录人员培训情况如表5所示：
从表中可以看出，在18个地市级档案馆中，共有15个开展了各类文书档案著录工作，占83.3%；共有8个开展了照片著录工作，占44.4%；共有5个已经开展录音、录像档案著录工作，占27.8%；共有9个档案馆的著录人员接受过著录专门培训，占50%；共有7个档案馆的著录人员熟悉各种国家或行业标准，占38.9%。
全省158个县区级档案馆中，共有86个已经开展了各类文书档案著录工作，占总数的54%；共有32个开展了照片著录工作，占总数的20%；共有20个已经开展录音、录像档案著录工作，占总数的13%；共有44个档案馆的著录人员接受过著录专门培训，占总数的28%；共有37个档案馆的著录人员熟悉各种国家或行业标准，占23%。
为了档案资源更好地开发利用，同时，也为了档案资源更好地整合和管理，档案著录工作必不可少。将近半数的县区级档案馆没有开展档案著录工作，而开展档案著录工作的各级档案馆中，著录人员接受过专门培训、熟悉各种国家或行业标准的不足50%。
2.5.3 电子阅览室建设情况。全省18个地市级档案馆中，有4个建立了电子阅览室，占22.2%。4个电子阅览室都开放档案目录和开放档案全文，2个开放照片档案、开放录音录像档案，1个开放其他档案资源。
全省158个县区级档案馆，有12个已建成电子阅览室并开始运转，占总数的8%。其中，郑州市有5个县区级档案馆建成并运转。在所建成的电子阅览室中，提供的信息资源类别大都包含开放档案目录和开放档案全文，少数包含开放照片档案、开放录音录像档案和电子书、杂志、报纸。
2.5.4 数字档案馆项目规划与建设。数字档案馆是指各级各类档案馆为适应信息社会日益增长的对档案信息资源管理、利用需求，运用现代信息技术对数字档案信息进行采集、加工、存储、管理，并通过各种网络平台提供公共档案信息服务和共享利用的档案信息集成管理系统。
截至2010年底，全省18个地市级档案馆中，有11个地市级档案馆把数字档案馆列入局馆工作计划，占总数的61.1%；共有2个把数字档案馆列入当地信息化规划，占总数的11.1%。在数字档案馆项目立项方面，共有7个地市级档案馆被当地政府批准获准立项，占38.9%；共有4个正在申请立项，占22.2%。
全省158个县区级档案馆中，有88个把数字档案馆列入局馆工作计划，占总数的56%；共有22个把数字档案馆列入当地信息化规划，占总数的14%。在数字档案馆项目立项方面，共有9个县区级档案馆被当地政府批准获准立项，占6%；共有41个正在申请立项，占26%。
数字档案馆项目获批资金和资金到位情况如表6所示：
其中，郑州市中牟县档案局、郑州市金水区档案局、商丘市永城市档案局获批资金100万元以下，且基本到位；郑州市中原区档案局、郑州市登封档案局、新乡市辉县档案局、洛阳市龙安区档案局、周口市郸城县档案局、商丘市睢阳区档案局获批资金100万元以下，且部分到位；洛阳市洛龙区档案局获批资金100万～200万元，且部分到位。
有超过一半的档案馆把数字档案馆列入局馆工作计划，但只有极少数档案馆把数字档案馆列入当地信息化规划，这说明档案馆本身对数字档案馆的建设还是很重视的，但是，缺乏地方政府对档案馆的支持，特别是缺乏财政资金的支持，这也是制约档案馆信息化建设的一个瓶颈。
2.6 档案信息安全与保障情况。“三个体系”建设中，档案资源体系建设是基础、是根本、是最主要的；档案利用体系建设是目的、是意义所在、是衡量档案工作成效的标准；档案安全体系建设是保证、是为前两者服务的。安全虽不能保证资源建设和利用体系一定能做好，但“不安全完全可能毁掉资源建设和利用体系的成果”。
2.6.1 软硬件安全设备。全省共有9个地市级档案馆和17个县区级档案馆在局域网内布置了防火墙，分别占总数的50%和11%；有9个地市级档案馆和52个县区级档案馆购买了正版杀毒软件，分别占50%和33%；84个县区级档案馆在档案信息安全保障方面无任何软硬件设施，占据总数的53%。
2.6.2 档案信息安全。档案信息安全情况如表7、表8所示：
从调查结果可以看出，无论是软硬件设备还是保障制度及安全措施的建立，各级档案馆都有相当一部分为空白，说明这些档案馆还没有充分理解档案安全体系建设的重要性，没有意识到安全隐患的存在，可能导致资源建设和利用体系的瘫痪。
2.6.3 备份情况。全省共有13个地市级档案馆和70个县区级档案馆制定了电子档案与数据备份制度，分别占总数的72.2%和44%。
其中，地市级档案馆有2个单独采用光盘离线备份，占11.1%；有2个单独采用移动硬盘离线备份，占11.1%；有8个同时采用光盘离线备份和移动硬盘离线备份，占44.4%；有1个同时采用光盘离线备份和磁盘离线备份，占5.6%；有1个同时采用光盘离线备份、磁盘离线备份和移动硬盘离线备份，占5.6%。
2.7 馆藏统计情况。截至2010年底，全省档案馆馆藏总数见下表：
表9：县区级档案馆馆藏统计表民国档案 革命历史档案 现行文书档案 科技档案 照片档案 录像档案 录音档案
32249卷 58406卷 5649934卷 127163件 14826卷 48350卷 199471分钟 156302分钟
表10：市级档案馆馆藏统计表
民国档案 革命历史档案 现行文书档案 科技档案 照片档案 录像档案 录音档案
102535卷 1489件 93129卷 1137241卷 18794卷 528506卷卷 68盘 58444分钟 74盘 39600分钟
从馆藏统计结果（表9、表10）来看，在馆藏结构上，各级档案馆都存在着文书档案多、科技及多媒体档案少的问题。究其原因，与我们的计划经济时代有着密切的关系，但随着经济社会的发展，在以后的工作中，要加强对科技档案及多媒体档案的收集工作，不断丰富和改善馆藏结构，更好地服务于中原经济区的建设。
3 关于我省档案信息化建设的建议
根据我们设计的调研项目，对档案馆的硬件基础设施建设、档案馆的软件使用、档案信息化资源建设、档案信息资源开发利用、档案信息安全与保障等情况及存在问题，进行了定量与定性的分析，找出了问题存在的部分原因及今后的努力方向，为使我省各级档案馆档案信息化建设（或叫“数字档案馆建设”亦可）可持续发展、和谐发展、稳健发展和安全发展，特提出如下建议。
一是积极与省财政主管部门、省信息主管部门联系，争取把档案信息化建设纳入当地信息化建设总体规划之中，以项目获取信息化建设项目专项资金的支持，来推动全省档案信息化建设的可持续发展。
二是档案信息化建设要坚持少花钱多办事的原则。档案信息化建设是一项烧钱的系统工程，不可一蹴而就。因此，档案信息化建设要从我省实际出发，以较少的经费投入、低成本的运作求较大的产出，用技术做支撑，向管理要效率；以花钱少、效益好来搭建运转自如的档案馆计算机网络系统，实现档案信息化建设的目标。
三是要把计算机专业技术人才的培养、培训工作提上日程。在目前全省大部分档案馆设备设施落后，不具备全面开展档案信息化建设的条件下，先对计算机人员进行档案信息化专业知识的学习培训，我们认为是可行的，也是能够做到的。
一、确权划界的必要性
岗南水库自1956年开始规划，1956年12月由北京勘测设计院编制出“滹沱河岗南水库初步设计意见书”，1958年3月10日岗南水库主体工程开始动工兴建，中间经过多次设计变更，致使大坝坝顶高程修筑到今天的209高程，1969年9月主体工程基本完工，转入水库工程管理。由于当时的政策和法规不健全，只重视建设，对于管理较为松懈，征地手续不全，占地权属不清，管理单位很难行驶管理职权，致使侵占工程管理范围，垦种堤脚、渠坡，破坏水利设施的事件不断发生，严重影响了水利工程效益的发挥，为切实加强水利工程的管理，确保工程设施的安全完整和综合效益的充分发挥，又因农业学大寨高潮的造田运动，致使岗南水库工程保护区逐渐被当地村民开垦耕种，造成水库缺乏应有的管理范围和安全保护范围，给工程管理带来很大的困难，使工程安全受到严重威胁。村民私自开垦的土地被淹，而引发村民和水利管理单位之间纠纷事件时有发生，这在很大程度上影响了工程的管理和效益的发挥，水库工程确权划界工作迫在眉睫。
二、水库工程确权的依据
《中华人民共和国水法》、《大坝安全管理条例》、《河北省水利工程管理条例》、《关于划定水利工程管理范围和安全保护范围意见的报告》为水库工程划界提供了法律依据和政策保障。
三、水库工程确权划界基本情况
岗南水库工程划届共涉及11个行政村，每个村均与岗南水库管理局签订划届协议书、划届会议纪要、土地移交证书各8套，工264份，埋设正号届桩96个， 负号届桩52个，1：2000比例的管理范围带状图8套112张，坝区建筑物周围划入管理范围内土地总面积为4600亩。库区内200米高程线以下水面面积7.93万亩。此次划入届内的土地面积4600亩，即为坝体建筑物及连接坝的山体和丘陵总面积。库区面积7093万亩，为库区内200米高程以下水面面积。
四、做好水库工程确权档案的管理
水库工程确权档案是水库工程技术人员和有关部门的人员， 通过对水利工程的实际调查、核实，以水利工程建设时期的历史资料为依据，确定水库工程的权属。并依据土地、水利行业的有关法律、法规再进行实地测量，划定工程管理的保护范围， 并得到法律行政部门批准，水库工程确权档案是在实际确权工作中形成的具有保存价值的文字、图表、音像等不同载体的原始记录，水库工程确权档案能够依法保护水库工程管理单位的合法权益，应按照档案业务要求和水库工程确权的特点进行归档。
1.水库工程确权档案的内容
水库工程确权档案的内容主要包括：所有水利工程管理保护范围划定文件资料;划届工作会议纪要;水利工程权属协议书、合同等;土地证明材料;土地登记申请书;地籍调查表、审批表;土地使用证;确权划界证;界内土地权属移交证书;接收作为档案保存的该类档案验收文件;水库工程管理范围和安全保护范围说明书;水库工程管理范围和安全保护范围界限协议书;上级水利工程确权部门下达的任务。
工程确权划界后的水利工程管理范围，国有土地使用证，形成的水利工程确权档案。
2.确权档案的管理范畴
水利工程确权档案是水利工程技术人员和有关部门的人员，以水利工程建设时期的历史资料为依据，通过对水利工程的实际调查、核实，确定水利工程的权属。并依据水利、土地行业的有关法律、法规再进行实地测量，划定工程管理的保护界限，同时得到法律行政部门批准，能够依法保护水利工程管理单位的合法权益，具有保存价值的文字、图表、音像等不同载体的原始记录，并按照档案业务要求和水利工程确权的特点进行归档。水利工程确权档案属科技档案范畴。
3.整理
（1）收集
档案部门应参加水库确权划界活动，以确保水库确权划界文件材料的完整、准确、系统。档案部门应从归档的角度对确权划界文件材料标准执行情况进行监督、检查，主要包括：形成的划界材料是否齐全、完整、成套、准确;划界材料的幅面、格式、名称、编号、更改等是否符合有关标准，责任签字是否符合规定要求;内容填写是否符合有关标准，签字手续是否完备;书写是否规范，字迹是否工整、清晰;图纸的折叠方法是否符合规范、标准。
（2）组卷
划界材料的组卷要求按照GB/T11822-2000《科学技术档案案卷构成一般要求》进行;组卷要遵循科技文件材料的形成规律，保持案卷内科技文件材料的有机联系，便于档案的保管和利用。组卷方法一般按问题组卷。卷内文件材料的排列先按逻辑关系进行排列，再按时间顺序。例如：11个村的土地移交证书放在一起，再按照签订时间先后排列。
（3）编目
案卷编目工作的内容有：编写页号;编制卷内目录（顺序号、文件题名、文件编号、责任者、日期、页号）;填写备考表;编制案卷封面（案卷题名、立卷单位、编制日期、保管期限、密级、档号）。
4.确权划界档案的利用
【关键词】 档案管理 药检
【abstract】 the article analyzed some existing problems in the current situation of drug test files management, and puts forward some countermeasures, in order to exert the basic fuction of files information resources, and serve the drug testing work better.
【key words】 files management durg test
药检档案是指导药检、促进药检、发展药检事业、保障和服务民生，为药监工作提供坚强有力技术支撑的重要工作手段。当前应当重视药检档案的收集、整理和管理。
1 药检档案的基本内涵
药检档案即药品检验、鉴定档案，是药检机构在药品检验实践、科研、培训和管理活动中直接形成的，反映了药检机构的检验实力和检验水平的佐证，属于科技档案范围，既具有科技档案相同的属性，又与其他档案一样，具有“自然形成”、“历史记录”、“使用价值”的属性，还具有材料分散性、时效性强等自己的特性。
药检档案其内容主要包括药检管理和药检业务两部分。药检管理部分档案材料主要有：上级工作指示、通知、决定，药检管理工作计划、总结、教学管理有关通知、决定、检验事故、差错、纠分处理等，这些材料是带有文书材料性质的档案；药检业务部分档案材料主要有：检验(测)报告、药品标准、中药材质量标准、产品批文、原始数据资、仪器档案等，这些材料是由于药检工作与其他科技工作的区别导致的既不同于文书档案又有异于科技档案的独特个性的档案。
2 当前药检档案管理中存在的主要问题
2.1 药检档案管理格局不明晰，管理机构不健全，管理职能不明确。工作中，药检档案管理一般由行政办公室负责。由于历史沿革等原因和药检行业管理要求，档案室一般只管理文书档案，而药品检验(测)报告书档案、人事档案、会计档案、图书档案等分属药检机构各个业务科室管理，在一个单位内形成多部门管理档案格局。
2.2 档案管理制度不健全，检查督促考核落实不力。在药检所管理中，一般按照《产品质量检验机构计量认证／审查认可(验收)评审准则》及其继承和发展准则——《实验室资质认定评审准则》要求，制定了较为健全的《质量手册》《程序文件》《作业指导书》等质量保证体系、管理制度手册和各科室、各类人员的岗位工作职责，而涉及档案管理特别是像药检档案的制度、职责较少，没有相关的制度和检查考核措施，没有把完整的档案资料管理纳入日常工作范围。
2.3 药检机构档案内容界定不清，管理范围不明。当前档案系统的内涵和外延发生了较大变化，药检档案的范围也已由以往的文书档案、药品检验(测)报告档案等发展到今天的科研档案、电子文件、各种检验(测)设备及其使用时产生的图文、数据档案、实物档案、照片档案、声像档案、缩微胶片档案和数字化档案等等新型档案。由于未对纳入档案管理的内容赋予明确要求，在实际工作中，各药检机构均根据自己的理解和实践实施管理，使许多应该纳入管理的药检档案没有纳入管理。
2.4 未能将档案管理与药检业务建设同步规划、同步发展。在药检机构近、远期规划中，一般对检验(测)设备、人员结构、技术水平、质量目标、检验项目及能力等都会作比较详尽的规划，而对药检档案管理、档案设备投入等考虑较少或完全未纳入规划，造成药检档案管理水平不能与药检业务同步发展。药检档案管理水平的滞后，在一定程度上影响了药检业务技术的发展，和实验室资质的认定。
2.5 档案管理水平不高，现代化管理手段应用能力较差。随着计算机及网络信息技术在药检机构管理中的广泛运用，药检机构管理手段在不断进步。而运用计算机及网络技术管理档案的少，信息量小，基本还停留在手工收集、手中操作、手工检索上，缺乏利用现代化技术设备的手段，不利于药构档案的收集、编研、开发和利用，加之档案管理工作人员素质参差不齐，不利于发挥药检档案更大的、应有的技术支撑作用。
3 适应形势的需要，进一步做好药检档案管理工作
新的形势和任务，要求药检机构调整管理思路、改进档案管理方法，进一步重视和加强药检档案管理工作。
3.1 建立健全药检档案管理网络。应进一步加强药检档案管理网络建设，重视平时材料的积累和归档，明确专、兼职档案人员，使药检机构每个单位从横向(药检——药监)到纵向(档案室——各业务、检验室，稽查队)组成一个档案管理的整体网络，并将管理工作纳入目标责任中，形成横的方面覆盖包容、纵的方面前后连贯的信息内容结构模式，确保文字、图片、声像等材料不疏漏、不散失。
3.2 加强药检档案制度建设。一是建立健全相应的档案工作管理机制和各项规章制度，完善归档制度、保管制度、鉴定制度、利用制度，完善档案工作程序，逐步将档案管理由多头分散管理过渡为大集中统一综合管理。二是坚持档案检查验收制度。做到档案工作与档案归档要求同步管理。三是将档案工作同业务工作放在同等重要的位置，与业务工作一样同计划、同布置、同检查、同落实、同考核，同时采取措施调动档案工作人员和专兼职文档人员的积极性，使他们能够主动收集、整理、归档，从而确保药检档案文书资料的完整性和系统性。 四是设立药检科研档案保证金制度。在年度奖励基金(或劳务费)和药检科研项目中明确一定比例(或数额)的档案保证金，保证业务和科研档案及时形成并在完成后按时向综合档案室移交，确保档案完整、系统、准确和相互配套。
3.3 注重信息化建设。现代信息技术和互联网技术为档案开发利用提供了很多新的手段。为此，应以药监系统信息化建设、政务信息公开为核心，以实验室资质认定评审为契机，加大投入。大力增强药检档案管理工作的手段和能力。如创造条件购置必要的现代化设施、建立本单位的档案目录数据库、采办gd2000等适用的档案计算机管理软件及有关技术标准和资料，使档案管理能力不断增强，实现档案信息管理网络化、数字化、规范化和科学化，使药检档案发挥最大效益。
