时间：2022-08-25 10:28:43
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇高校宣传办公室，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
关键词： 高校图书馆 办公室工作 准确定位
图书馆是高校的文献信息中心，是为教学科研服务的学术机构，与师资队伍、实验设备共誉为高校的三大支柱，更是同学们求学的第二课堂。把图书馆看作一个系统，高校图书馆办公室又在其中发挥着举足轻重的作用，它是图书馆的行政和业务管理部门，负责全馆的政策、计划、控制、协调、公关等工作。
1.高校图书馆办公室工作的基本内容
1.1围绕学院教学、科研工作，协助馆长搞好馆藏建设、开发与利用，为读者提供多元化服务。
1.2做好接待工作，搞好内外沟通，掌握各种信息，收集管理好上级文件及业务档案，为领导的决策提供依据。
1.3做好读者咨询工作，经常开展问卷调查，及时了解不同读者需求。
1.4接受和传达上级的指令，贯彻和督促各项规章制度执行，辅助馆长处理好图书馆内部行政事务和各项业务的开展。
1.5组织和安排好全馆各种会议学习、业务学习及公共活动，做好后勤保障工作。
2.高校图书馆办公室工作的特点
2.1服务对象多样
高校图书馆是为高校教学科研服务的信息中心，服务的对象是以学生、教师为主的群体。长期遵循“读者第一，服务至上”的宗旨，作为图书馆的综合性办事机构的办公室，同样体现了这一宗旨，只不过服务的对象更为宽泛。图书馆服务的对象仅仅是读者和教学科研机构，而办公室的服务对象还包括馆领导、馆内各部室、学校相关职能部门，兄弟院校，上级业务主管部门，以及图书馆界相关业务单位。
2.2行政事务繁杂
随着高校图书馆事业的不断发展，图书馆办公室的行政事务管理工作也由过去单一化、模式化转向了多元化、复杂化，具有较强的综合性和随机性特点。它在图书馆工作中是一个综合性机构，日常工作上到与地方图工委、图书馆学会及兄弟馆之间的联系，下到馆内龙头漏水的维修、库室钥匙的配备等，其工作内容十分繁杂、琐碎而具体。
2.3工作要求全面
图书馆办公室岗位的特殊性，要求工作人员既具备从全局出发的眼光和能力，胜任文秘工作、档案管理、设备管理、后勤保障、对外宣传、多方协调、会议组织、活动组织、财务管理等图书馆日常行政工作，又是优秀的图书馆专业技术人员，能够充分发挥专业技术能力，及时掌握和处理文献信息资讯，开展读者阅读咨询与辅导，积极参与图书馆科研项目撰写科研论论的同时，认真做好图书馆科研服务工作。
3.图书馆办公室的作用
3.1参谋咨询作用
办公室要为馆长决策当好参谋，为馆长决策提供文件、资料、情报，并为馆长想办法、提建议、献良策。决策的科学性，直接影响着图书馆的发展，所以要当好个参谋，必须具备敏锐的观察力和独立思考能力，并要有超前意识和创新精神，同时不断丰富自己的知识，提高分析问题、解决问题的能力。
3.2承上启下作用
图书馆办公室是领导和各基层业务部门之间的一个不可缺少的环节，它上承馆领导的意图，是领导层贯彻执行党的方针政策及上级部门指令的助手，下对各业务部门负有督导、检查和向领导层反馈情况的职责。
3.3综合协调作用
图书馆各部门都有着各自特殊的职能，要想使各部门充分发挥职能，整个图书馆工作系统运行和谐，必须有一个协调机构，这个机构就是办公室。它就相当于一个大家庭的管家，既要全面、准确地领会馆长的意图，又要将各部室的步伐协调起来，确保图书馆各项决策的执行效果。这个综合协调职能发挥的情况，直接影响着图书馆的整体工作。
3.4对外沟通作用
高校图书馆之间的密切联系，可以大大促进图书馆事业的发展。办公室在这其中应本着互相尊重、互相支持的原则，配合各业务部门开展好馆际互借、资源共享、经验交流、学术讨论、参观学习等工作，引进先进的管理理念、服务方法和服务内容，促进馆际之间互惠互利和共同发展、共同进步。
3.5后勤保障作用
办公室一项重要的工作就是做好全馆人员的后勤保障，如工资、奖金的发放，办公用品、劳保用品的领发，职工福利待遇的落实等工作。同时要关心同志们的生活，排解职工和领导的后顾之忧。
4.如何做好图书馆办公室工作
4.1明确两个定位
4.1.1办公室职责与定位
若要充分发挥上述高校图书馆办公室的作用，首先就要明确各方面具体工作的定位。
4.1.1.1处理事务。办公室要将众多繁杂的事务有条不紊地处理好，就要力争做到“到位”绝不能“越位”，要有“力度”又不能“过度”，要“主动”又不能“妄动”。
4.1.1.2参与政务。尽职尽责完成图书馆行政事务。在对本馆基本情况、整体工作全面了解的基础上，办公室要向领导决策提供必要的分析材料，自下上呈的材料最好先通览一遍，摘出要点，为领导决策做好服务工作。
4.1.1.3服务工作。办公室上服务领导，下服务馆员、读者，服务对象多，情况又各不相同，这就要求办公室要增强高效服务、主动服务意识，切忌推诿扯皮、拖拖拉拉，要做到让领导放心，馆员、读者满意。
4.1.1.4会务办理。组织和策划会议是办公室工作的一项重要内容。在办会过程中要求细心，考虑周全，将会议可能出现的情况都考虑进去，如会场布置的合理性，灯光、音响、投影等设备故障，照、录像人员的安排，等等，要做足后备，确保会议的顺利进行。
4.1.2办公室主任角色的定位
办公室主任是图书馆办公室的责任人，直接参与图书馆发展规划和各项规章制度的制定与实施，肩负着联系上下、沟通馆内外的使命，在图书馆的行政体系中扮演着十分重要的角色。
4.1.2.1“参谋员”角色。办公室主任应为领导决策主动提出实施方案或进行可行性论证，但要把握好分寸、尺度，注意方式、方法，切忌直接影响领导决策。
4.1.2.2“协调员”角色。办公室主任应协调好馆领导和馆员之间的关系、办公室和各业务部门之间的关系及各业务部门之间的关系，将各部门步调协调起来，使其有机配合。
4.1.2.3“监督员”角色。办公室主任应监督领导决策的落实情况，掌握各项工作的进展和执行情况，并及时向馆领导做汇报，保证各项工作的顺利开展。
4.1.2.4“服务员”角色。办公室主任应具备脚踏实地、淡泊名利的个人品质，秉承“服务至上”的工作宗旨，任劳任怨，甘于奉献，对工作耐心和细心，对同事和读者有诚心和爱心。
4.1.2.5“宣传员”角色。办公室主任应具备主动宣传的意识，利用网络、报纸、展板甚至电视等媒介向广大师生读者宣传图书馆做了哪些工作，取得了怎样的成绩，将来打算如何开展工作。通过宣传使读者了解图书馆工作，懂得如何利用图书馆，树立图书馆良好的形象。
4.2突出四个字
4.2.1慎
高校图书馆办公室工作大到领导重要决策的实施，小到灯泡、龙头的维修，都看似为一些琐碎小事，但稍有纰漏就很可能变成大问题，因此各项工作的开展都要慎重，要做到大事不误，小事不漏。尤其是关乎职工利益的事情，办公室要高度重视，切忌漫不经心;对待馆内其他业务部室，自己也不可颐指气使，把办公室凌驾于其他部门之上。
4.2.2精
高校图书馆办公室工作事无巨细，但每个环节都关系全局，这就要求办公室工作人员具备严谨、求“精”的作风，一丝不苟，追求卓越。在具体工作中善于思考和谋划，条理清晰，未雨绸缪，预计可能出现的各种情况，做到“精心、精细、精准、精益求精”。
4.2.3勤
办公室的工作人员还应做到“五勤”，即“嘴勤、眼勤、脑勤、手勤、腿勤”。“嘴勤”就是要勤请示，勤汇报，准确领会领导意图，做到反映问题不失真，传达指示不走调。“眼勤”就是要多观察，多学习，多看一些有利于工作的资料。“脑勤”就是平时多思考、多想几个“为什么”，多想几个“怎么办”，不断提高预见和应变能力。“手勤”就是要多写、多记，注重平时材料的积累，有备无患。“腿勤”就是要经常深入各个部门调查研究，克服困难，多做工作。
4.2.4和
办公室工作需要团队协同“作战”,因此成员之间若不和就无法共事。一个办公室不管有多少人，都要做到人人有事做，分工不分家，大家在一起干工作要和谐有序、配合密切，切不可形成“自扫门前雪”的工作局面。
4.3养成两个习惯
4.3.1好的工作习惯
高校图书馆办公室工作涉及面广，内容繁多，办公室工作人员若想各项工作干起来得心应手，就要养成良好的工作习惯。
首先，工作要计划性。不能盲目地等着干，也不能推着干，长期有年计划，短期有周计划，每天要列出当日工作清单，对大项工作要做好专项计划，临时工作合理安排。其次，工作中要考虑到最优化的问题。当多项工作摆在面前时，办公室工作人员应区分大小轻重缓急，统筹安排，不能“眉毛胡子一把抓”。再次，办公室工作人员还要熟练应用各类计算机办公软件及其它现代化的办公手段来提高工作效率。最后，定期进行工作总结。及时地进行总结有助于办公室工作人员进行理性思考，找出工作中存在的不足和下一步努力的方向，以有助于今后工作的开展和人员自身的成长进步。
4.3.2好的学习习惯
图书馆工作是一项业务性较强的工作，与馆内业务部门密切联系的图书馆办公室工作人员，应该是图书馆行政和业务工作中的多面手。这就要求办公室工作人员必须养成学习的习惯。首先，要学习图书馆的专业知识，系统掌握各部门的工作的性质、特点和流程，这样才能在实际工作中应付自如。其次，要学习文秘和计算机知识，以提升组织管理、写作和现代化办公的能力。最后，要学习国家相关的方针、政策，不断增强自身的政治素养，树立崇高的职业道德。
综上所述，做好高校图书馆办公室工作不是一件容易的事，它需要全体办公室人员运用智慧，不懈地努力和无私地奉献，不断加强学习，提高自身素质和能力，在准确定位的前提下，转变观念，开拓思路，创新工作，以适应不断发展的图书馆事业。
参考文献：
［1］杨红玲，.浅议高校图书馆办公室工作.科技情报开发与经济，2008.7.
［2］杨宇飞.高校图书馆办公室工作之我见［J］.科技情报开发与经济，2008：13.
［3］黄嘉慧.高校图书馆办公室工作漫议［J］.图书馆论坛，2003.2：58-59.
招募工作按以下程序进行：
1、组织招募：各级工作协调管理办公室和各高校要充分利用广播、电视、报刊、互联网等媒体，广泛宣传有关政策，积极动员高校毕业生踊跃报名；
2、确定人选 6月下旬，省“三支一扶”办公室对各市确定的人选审核后，统一指定时间和医院，对入选学生进行体检。体检标准执行人事部《高校毕业生“三支一扶”计划健康状况要求》。经审核、体检合格的大学生，由省“三支一扶”办公室组织其填写《山东省高校毕业生“三支一扶”计划登记表》，同时与服务单位签署《山东省高校毕业生“三支一扶”计划协议书》。6月底前，将确定的“三支一扶”大学生名单上报全国“三支一扶”办公室备案。
（来源：文章屋网 ）
根据《关于组织开展高校毕业生到农村基层从事支教、支农、支医和扶贫工作的通知》精神，结合我省实际，现就组织开展20*年高校毕业生到农村基层从事支教、支农、支医和扶贫工作（“三支一扶”）的有关事项通知如下：
一、工作程序：
（一）组织领导。省“三支一扶”工作协调管理办公室负责全省“三支一扶”的总体规划和协调指导工作。各州、地、市人事部门会同同级教育、财政、农牧、卫生、扶贫和团委负责“三支一扶”计划的上报，高校毕业生的招募、体检、培训和派遣工作。各县（区）人事部门会同有关部门负责“三支一扶”高校毕业生服务岗位的安排和管理工作。
（二）确定计划。省“三支一扶”工作协调管理办公室将全省“三支一扶”需求计划上报全国“三支一扶”工作协调管理办公室，经批准后下达各州、地、市，并向社会公开招募计划信息。
（三）招募对象主要为我省高校应届和往届毕业生。同等条件下优先招募贫困大学生。
（四）宣传动员。省“三支一扶”工作协调管理办公室通过新闻媒体广泛宣传“三支一扶”的重要意义和到农村去，到基层去，到人民最需要的地方去建功立业的就业观念；利用青海省人才市场网、青海省大中专毕业生就业信息网、人事厅网站招募计划、招聘地区和岗位等信息。各高校应充分利用校园网、公告栏等途径在校内招募条件、程序等信息，动员高校毕业生积极应招。各州、地、市应多形式、多渠道宣传“三支一扶”计划，本地区的招募方法、需求和联系电话等信息。通过宣传、动员，确保毕业生及时了解招募的相关情况。
（五）组织招募。
1、*月底至*月*日前，各州、地、市根据下达的招募计划，按照省“三支一扶”工作协调管理办公室指定的时间，组织高校毕业生报名并进行资格审查，报名时须填写《高校毕业生“三支一扶”计划登记表》（式样附后）。报名工作结束后，各州、地、市按照公开、平等、竞争、择优的原则对志愿报名者进行考核或考试，在此基础上确定参加体检的人员。
2、*月底前，各州、地、市组织入选毕业生进行体检，体检要按照全国“三支一扶”工作协调管理办公室制定的健康状况要求（要求附后）进行。体检不合格的，应及时进行调换。
3、*月*日前，各州、地、市将合格人员的《高校毕业生“三支一扶”计划登记表》报省“三支一扶”工作协调管理办公室审批。
4、*月*日前，由各州、地、市人事部门组织确定人员进行3-5天的上岗前培训。培训内容主要是党和国家有关农牧业发展、农牧区建设等方面的方针政策、本地区基层工作的现状、拟服务单位和岗位的基本情况等。
（六）统一派遣。培训工作结束后，由州、地、市人事部门出具《青海省高校毕业生“三支一扶”证书》（式样附后）。“三支一扶”大学生凭《“三支一扶”证书》在规定的时限内到服务县（区）人事部门报到。县（区）人事部门与“三支一扶”大学生签订《青海省高校毕业生“三支一扶”协议书》（式样附后），并将他们送到服务单位。
二、服务管理
（一）各州、地、市人事部门将落实服务岗位的人员名单及时报省“三支一扶”工作协调管理办公室备案，衔接经费核拨和管理等工作。
（二）县（区）人事部门会同有关部门加强对“三支一扶”大学生的指导和管理，协调服务单位落实“三支一扶”大学生的服务岗位、住宿以及安全、健康、卫生等后勤保障，切实解决他们的困难。要建立定期联系制度，深入了解他们的上岗服务情况，加强对其工作表现、服务业绩等情况的考核。年度考核存入本人档案，并上报州、地、市人事部门备案。
（三）服务单位为“三支一扶”大学生安排工作岗位，提供必要的生活条件，承担日常管理和服务工作。
（四）“三支一扶”大学生要自觉遵守服务单位的各项规章制度，充分运用掌握的知识和技能为基层群众服务。由于身体状况等特殊原因不能继续服务的，需本人及时提出申请，按程序经省“三支一扶”工作协调管理办公室批准后，方可离开服务单位。离开服务单位前，州、地、市人事部门要收回其《“三支一扶”证书》，县人事部门办理与其终止服务协议的相关手续。
（五）“三支一扶”大学生的服务期为2年。服务期满后自主择业。（六）“三支一扶”大学生服务期满后，服务单位、县（区）和州、地、市人事部门分别在《“三支一扶”证书》上签署考核意见，作为能否享受报考公务员、事业单位工作人员和研究生相关优惠政策的依据。
（七）“三支一扶”大学生服务期满考核合格，报考公务员或事业单位工作人员的，凭《“三支一扶”证书》经人事部门认定后，在其笔试总成绩中加5分。3年内报考省内院校硕士研究生的，经教育部门认定后，在初试总分中加10分。
三、经费保障
（一）“三支一扶”高校毕业生服务期间的有关费用，按照大学生西部志愿者计划地方项目的标准执行，采取分级负担的办法。
（二）“三支一扶”高校毕业生服务期间的生活费补贴标准为600元/月/人；一次性体检费100元/人。其费用由省财政负担。生活费补贴发放方式由省“三支一扶”工作协调管理办公室商银行建立“三支一扶”高校毕业生生活费发放卡按月划拨。
关键词：高校；二级学院；党政办公室
中图分类号：G647 文献标识码：A 文章编号：1002-4107（2013）10-0009-02
近年来，我国高等教育事业迅速发展，高校师生数量大幅增加，办学规模日益壮大，对我国高校管理工作提出了更高的要求[1]。与此同时，也促进了高校管理体制的不断改革和发展。随着我国高校内部管理体制改革的进一步深化，我国现在很多高校采取的“二级管理，以院为主”的管理模式已经相对成熟。二级学院在党务、教学、行政、科研等工作中获得了更大的自，但随之而来，所承担的责任也越来越重。二级学院党政办公室是管理的中枢部门，因此，在高校管理中二级学院党政办公室扮演了非常重要的角色[2]。
一、二级学院党政办公室的地位及作用
（一）二级学院党政办公室的地位
高校中二级学院党政办公室（以下简称“学院办公室”）是一个承上启下、联系内外、沟通左右的重要基层行政单位，是集党务、行政、教学、科研等工作为一体的综合管理部门，是学校与学院、学院与教师、教师与学生联系的桥梁和纽带，是学院的“窗口”。学院办公室的工作作风、工作效率、工作能力是一个学院管理水平的直接体现，因此学院党政办公室在学院乃至学校管理中都占有极其重要的地位。
（二）二级学院党政办公室的作用
1.领导的参谋和助手[3]。目前我国高校中二级学院的领导多数是学科带头人、教学专家、教师骨干等，平时教学科研任务都比较重，在学院管理方面很难做到事必躬亲。而学院办公室工作人员多是专职人员，工作接触面大、信息来源广，对一些情况能较快、较全面了解，可以为领导提供最重要的一手资料和合理化建议，作为领导决策时的参考，以帮助领导作出科学准确的决策。领导决策后，学院办公室常常是政策的直接执行者，对政策实施过程中实施对象的反映、政策效果有较为直接的了解，所以学院办公室应及时收集信息，并形成总结材料向领导汇报情况，为领导以后的决策打好基础。在学院办公室的众多作用中，参谋和助手作用应该排在首位，它对学院发展起到重要的辅助作用。
2.综合协调各种关系。高校学院办公室工作的另一作用是协调各种关系：协调部门与部门之间的关系，协调人与人之间的关系。学院的很多工作都要通过学院办公室来完成，在工作过程中，学院办公室要和学校很多相关职能部门打交道，协调好学院与学校相关职能部门的关系，对学院工作的开展具有重要意义。学院办公室另一重要协调作用就是协调好以下三种人的关系：领导与领导的关系、领导与教师的关系、教师与学生的关系。学院办公室常常是这三种关系的剂，当某一关系出现不和谐时，学院办公室人员往往是第一知情人，及时作出合理的处理，才会使学院拥有融洽和谐的氛围，才能更好地促进学院发展。
3.完成日常事务。学院办公室的基本工作内容之一就是完成学院管理的日常事务。学校的文件、任务常常直接下达到学院办公室，学院办公室要及时完成上级主管部门交给的各项任务并及时反馈相关信息。同时学院的党务、行政、教学、科研等很多常规性工作都要通过学院办公室完成[4]。工作内容琐碎而繁杂，学院办公室的工作效率、工作方法是学院工作有序开展的有力保障。
4.服务师生。学院办公室承担学院的党务、教学、科研、外事等各项工作，服务的对象和范围十分广泛。学院办公室为领导做好服务，领导才可以从琐碎的事务中解脱出来，才能有更多的时间考虑学院的整体发展；为广大教职工做好服务，教师才能发挥所长全心全意地投入到教学科研工作中；为学生做好服务，才能使学生少走弯路，全面发展，顺利完成学业。
二、二级学院党政办公室人员应具备的素质
高校学院党政办公室在高校管理中所具有的重要地位和作用，决定了其工作人员必须拥有较高的管理能力和水平，所以在高校学院党政办公室工作要具备以下素质。
（一）政治素养
高校二级学院党政办公室的工作具有很强的政策性，工作人员要了解国家、学校的政策、方针，要有领悟政策、方针、文件的能力，只有这样才能准确地把学校、学院的相关政策进行领会与传达，才能在工作中做到有法可依、有据可依[5]。作为领导的参谋和助手，为领导提供建议和意见，更要求办公室人员具有较高的政治素养，这样提出的建议和意见才会符合国家和学校的发展规律，才能更有利于本单位发展。
（二）服务意识
办公室工作琐碎繁杂，但都事关教职员工及学生的切身利益。工作过程中一个小小的疏忽都可能对人产生重大影响。因此办公室人员要有服务意识，做到“想人之所想，急人之所急”，以微笑服务为宗旨，做到爱岗敬业，在工作过程中要做到耐心、细心、热心，将全心全意为师生员工服务的思想贯穿于办公室工作的始终。
（三）公文处理能力
在工作过程中，办公室要处理上级下发的各类文件，并进行整理后传达给本单位相关人员；有时还需要撰写计划、总结、申请、对外公函等。文字处理能力的高低是办公室人员工作水平的重要体现，同时也是学院管理水平的重要体现。
（四）学习能力和习惯
办公室工作的主要对象是教师和学生，随着社会的进步与发展，工作对象的特点和思想都在发生变化。因此办公室人员要不断学习党和国家的方针政策、学习先进管理知识、了解时事热点，使知识结构更加合理、业务水平不断提高，做到与时俱进，以适应现代管理的要求，更好地为广大师生服务。
（五）计算机外语水平
现代化办公设施早已进入高校，计算机已经成为必需办公设施，拥有较高的计算机水平可以大大提高工作效率。另外，随着高校的发展，办学国际化已成为必然趋势，这势必要求办公室人员拥有基本的外语听说甚至是写的能力。
三、二级学院党政办公室工作管理中存在的问题
（一）事务繁忙，缺少学习时间
学院办公室日常工作事务繁杂，工作量大，党务、教学、科研、发文、通知、宣传、接待……一件事接着一件事，这件事没办完下一件事已经排上日程，千头万绪，使办公室人员不得不把时间花在完成性事务上。而学院办公室也经常会有教师和学生来往办事，环境相对嘈杂，总体来讲，办公室人员缺少学习的时间和氛围。
（二）非科班出身，缺少系统培训
目前高校中学院办公室人员一般都是从其他岗位调任或归国人员家属，即使学历层次不低，但管理学、教育学、心理学等方面的知识也相对匮乏。而在工作中大多数情况是重使用、轻培养，缺少系统学习相关知识的机会，缺少理论指导。
（三）各方重视不够
办公室工作琐碎而繁杂，很难量化，虽然工作任务很重，但在干部聘任、职称评定、职业发展等方面没有优势，晋升机会少，发展空间有限，导致办公室人员缺少前进的动力，存在“不求有功，但求无过”的消极思想，不能认真地对如何提高工作水平进行深入的思考。
四、改进二级学院党政办公室工作的方法与措施
（一）采用以人为本的管理模式
以人为本的管理模式是指从尊重人、信任人、发挥人的主观能动性的角度实施管理。人是关键因素，是活跃因素，充分发挥人的作用，激发人的工作热情，做到人与工作相结合，无论从管理者还是从被管理者的角度都符合科学发展观的要求。领导重视办公室工作，加强办公室工作管理，提高办公室人员的地位与待遇，办公室工作人员感受到领导以人为本的管理理念，必然会增强责任感和使命感，工作积极性和主动性会大大提高；办公室人员在平时工作中贯穿以人为本的工作原则，加强与师生联系，做到尊重人、理解人、关心人、帮助人，最大限度地满足师生的需求，可化解消极对抗情绪，使广大师生真心实意支持办公室工作，构建和谐办公氛围。
（二）加强培训
根据办公室的工作特点，安排适当途径进行思想、业务、计算机应用等方面的培训。培训可采取讲座、座谈、参观、定期发放学习资料、制订读书计划并撰写读书心得等多种方式。通过培训加强办公室人员的思想政治素质、业务水平，为办公室的科学管理提供理论基础和实践机会。
（三）建立“美好”办公理念
首先要仪容美。学院办公室每天要接待很多人，教师、学生、外来人员，办公室人员干净、庄重的着装，微笑热情的服务，积极上进的心态，都会给办事者以眼前一亮的感觉。其次要环境美。办公室人员多、工作杂、事情多、文件多，在工作中要做到责任到人，定期打扫清理，使办公室、办公桌干净有序，整洁干净的办公环境会帮助人建立良好工作情绪，有利于工作开展。
（四）加强交流，学习先进经验
现在我国高等学校教学、科研相关的培训和学术交流日益增多，但办公室管理人员却很少有出外学习和交流的机会，没有交流就看不到差距，就很难提高管理水平。因此，办公室人员应该积极和兄弟院校交流，深入思考，查找自身差距，学习先进管理经验，提高自身管理水平。
二级学院党政办公室在高校管理过程占有重要地位，提高学院党政办公室管理水平是一项长期的任务。因此在领导重视、自身努力、方法得当的共同作用下，构建一个学习型、创新型、服务型的办公室，以适应新时期高校管理要求，从而更好地为师生员工服务，进而为我国高等教育事业的稳定繁荣发展作出有力保障。
参考文献：
[1]王可.影响民族高校二级学院办公室管理效能建设的问
题与对策[J].湖北经济学院学报：人文社会科学版，
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[2]黄若燕.浅谈新时期高校二级学院办公室工作水平的提
高[J].科技信息，2007，（8）.
[3]苗慧珠，孙川三.新时期高校办公室工作刍议[J].中国
高教研究，2003，（5）.
[4]方红光.加强高校二级学院办公室工作刍议[J].湘潭师
范学院学报：自然科学版，2009，（31）.
摘 要：图书馆办公室起着承上启下、沟通调节的作用，在管理中起着非常重要的作用。本文通过图书馆办公室对图书馆的管理所起到的作用，表述了办公室的重要性；同时对传统图书馆服务方法的变革，如何有利于图书馆的管理服务进行阐述。
中图分类号：G250 文献标识码：A 文章编号：1003-1588（2012）03-0092-03
收稿日期：2012-04-09
作者简介：相前（1978-），连云港职业技术学院图书馆馆员。1 前言
传统图书馆的管理模式主要是以书籍的收藏和管理作为重点，相应的建筑设施也是以易收藏、易管理为要求。随着信息化及网络化进程的不断加快，当代大学生对信息的需求和来源也发生了很大的变化，馆内书籍已无法满足学生对信息的需求，因此，高校图书馆必须对管理模式和服务方法进行变革，扩大服务范围、及时更新信息、提高管理和服务水平，满足大学生对信息和知识的需求，最大限度地发挥图书馆对学生教育的作用。而在图书馆管理服务的变革中，图书馆办公室的作用和服务方法的变革至关重要。
2 图书馆办公室的作用
高校图书馆作为构成高校教育系统的组成部分，是由多个业务部门组成的图书馆管理服务系统，是一个有机的整体。而图书馆办公室则是负责综合协调各个层次、各个方面工作的办事机构，对图书馆的整体起着综合管理的作用，主要负责图书馆的规章制度的修订、进行内外联系、协调馆内业务、接待来访参观、人事管理、图书管理和收藏、设备管理和大量的行政事务，并且将认真贯彻执行党和国家的各项方针政策以及学校的办学任务，因此，办公室工作涉及到图书馆的各个方面，是保证图书馆正常运行的不可忽视的重要环节。
2.1 图书馆办公室的综合管理作用
图书馆办公室虽具有一定的专业性,但区别于其他各业务部门,它不直接承担业务工作,而是协助馆领导处理图书馆的全面工作，它的工作范围广泛,起着承上启下、沟通内外、联络各方的枢纽作用［1］。因其职能与其他部门不同，涉及的工作不仅包括图书馆的日常业务和行政管理，还包括对馆内各个部门的组织协调工作，不仅要认真执行领导安排的任务，还要对来馆的学生负责，其工作具有一定的综合性。
2.2 图书馆办公室的服务作用
图书馆办公室的工作还具有一定的服务性，对内办公室要为领导提供全面、准确的资料，配合领导完成如接待类的工作，为馆内的工作人员提供后勤保障；对外办公室为学生提供一定的服务，诸如介绍书籍、办理借记工作、提供阅读环境等，同时为外来读者办证以及处理突发事件。
2.3 图书馆办公室的规范作用
图书馆办公室的工作之一就是负责全馆规章制度的修订、宣传、监督执行。因此，办公室对馆内的工作制度、工作内容、工作程序、工作方法以及相应的标准和要求进行了统一的规定，使馆内工作能够有序的进行。
2.4 图书馆办公室的协调作用
图书馆办公室因其所处的特殊位置，承担着领导与工作人员、领导与学生、工作人员与学生之间的协调任务，在他们之间起到了桥梁和纽带的作用。
2.5 图书馆办公室的创新作用
处在新的历史发展时期,高校图书馆改革与发展的任务十分繁重。要求办公室工作人员克服工作简单化、程序化,陈旧保守的思想,树立创新才能发展的观念,积极探索,改革创新,优质高效地为图书馆党政领导提供决策支持,为各部门工作的协调提供保障,为读者服务工作的井然有序提供条件［2］。
3 图书馆管理和服务方法的变革
3.1 传统的高校图书馆办公室管理
随着网络信息的不断发展，信息的增长速度不断加快，信息来源也越来越多，信息的资源开始从纸质载体向电子、网络载体转型，传统的图书馆管理模式和服务方式已达不到大学生以及其他读者的需求，为适应这种转变，图书馆的管理由馆内向馆外延伸，使得高校办公室的管理模式、服务模式和理念都发生了很大的变化。
要完成这种转变，我们必须认识到传统高校图书馆办公室的特点以及不足，才能从根本上完成这种转型，传统高校图书馆办公室具有以下几个特点：
3.1.1 服务的封闭性
高校图书馆，在长期的发展中，致使图书馆办公室形成了为特定的区域、特定的范围、特定的人群服务的模式，加上因人员、服务的有限，使得不能发挥更大的作用。
3.1.2 服务的滞后性
图书馆在发展过程中，其管理模式以及体制也是随着图书馆的发展而逐渐确定的，其馆内工作人员大多是由上级安排，在最初的发展中，起到了很大的作用，但是随着信息化、科技化的发展，以及图书馆自身的发展，传统的办公室管理服务模式已不能满足社会和学生对信息的需求，效率低下，已滞后于图书馆的发展。
3.1.3 服务的被动性和单一性
传统的办公室服务大多是被动的，其服务多是在得知上级任务、部门反映、学生反映之后才开始的，具有一定的被动性，而且图书馆办公室的服务对象相对固定，与校内的其他部门较少来往，获取信息的渠道以及方式也仅限于办公室，因此还具有一定的单一性。
因此对图书馆办公室进行变革，主要从管理模式和服务方法上进行变革，才能使图书馆更好地服务于社会、服务于读者。
3.2 对传统图书馆办公室管理的变革
3.2.1 改变服务理念，提供个性化服务
高校图书馆作为高校信息资源和知识的存储地，不仅要储存好馆内的书籍和多媒体资源，要使图书馆的利用率得到提高，就必须转变传统的服务理念和方法。办公室在做好馆内文献借阅、咨询服务的基础上，还应当根据不同专业的学生或学生的兴趣爱好，提供不同的信息服务，并且根据以下信息需求的特点，提供信息服务：①随着科技的发展，信息的载体逐渐多元化，如书籍、电子、网络、声像光盘等，已形成了多媒介并存、相互补充的信息资源。②随着信息资源的不断增多，读者对信息的需求范围随着时间、地域的不同，对信息的需求范围也在发生变化。③随着信息资源的来源不断增多，信息的内容也非常丰富，读者对信息的需求不仅需要近期的，而且对回溯性的信息资源也有很大的需求。
因此，高校图书馆应逐渐完善图书馆的软硬件设施，实现信息资源的集约化，根据图书馆资源的丰富性和读者需求资源的广泛性，使图书馆办公室在管理和服务上做到有针对性地开展服务，为读者提供更好的信息资源。
3.2.2 转变服务方式，提供人性化服务
传统高校图书馆办公室的服务主要是等待大学生进馆借阅图书，并且受到人员、经费、设备、体制的限制，使得高校图书馆办公室的服务变得被动。因此，应采用主动的服务方式，为满足大学生和社会读者的信息需求，提供全面有效的信息服务，使图书馆的效益最大化，并主动与其他服务机构之间形成信息互补的机制，互通、共享资源，形成社会化的网络信息服务体系，并发挥网络优势，通过邮件、传真等方式，为读者提供人性化、信息化、网络化的信息服务。
3.2.3 整合信息资源，提高服务水平
随着现代网络技术的不断发展，高校图书馆面临着巨大的挑战，要实现图书馆的价值，必须以读者为中心，从读者的需求出发，整合信息资源，提高信息利用率，首先办公室应将图书馆自身所具备的资源，包括书籍资源、电子资源、视听资源进行整合，并将其内容进行不同层次的划分，以满足不同需求的读者，提高信息资源的有效利用率；其次，通过计算机网络技术，建立虚拟图书馆，并按一定的主体，将不同的资源按类进行整合，满足对不同信息的需求。因此，图书馆应在最短的时间以最高的效率，通过采集、收录、管理、存储的方式，将信息资源分层次地进行整合，方便读者对信息的搜索和需求。
3.3 对传统图书馆服务方法的变革
3.3.1 改善服务方式，提高服务效率
高校图书馆在长期的发展中，办公室对图书馆内的书籍文献主要是通过手工操作，进行登记、分类、编目等，随着网络的发展，建立了图书馆网站，进行虚拟图书馆操作，在网页上设立导航，对学科、专业、主题等进行分类，利用网络检索，使读者能够更快地找到自己想要的信息，并对网络信息进行共享建设，通过虚拟图书馆，提高资源的利用率。
3.3.2 利用网络技术，创新服务平台
当今世界是一个信息化的时代，网络技术已深入各行各业，网络已是生活中不可或缺的一部分，现代高校图书馆的服务平台，已是集书籍、多媒体、网络为一体的综合性系统，对于高校图书馆的发展，必然与网络密不可分，因此，图书馆办公室应在网络技术的基础上，加强信息导航与信息内容的开发整理，整合信息化流程，利用网络信息的快捷性和方便性提供更好的信息服务，逐渐向网络化发展。将图书馆的信息资源进行整合，建立一个共同的服务平台，利用图书馆的先进设备和网络技术开发数字化的信息资源，提高信息服务的效率。
3.3.3 创新管理制度，提高服务质量
传统高校图书馆办公室的主要职责是对图书馆内的信息资源进行管理，并尽可能多的将信息资源提供给学生或读者，随着时代的发展，学生或读者对信息资源的获取渠道也越来越多，但是往往找不到自己想要的资源，因此，高校图书馆要为学生或读者提供及时、有效、具有针对性的信息资源，首先必须要对图书馆办公室的管理制度进行创新，才能够解决本领域较为深层次的问题。为了达到更好的服务效果和效益，应做到以下几点工作：首先，要了解大学生或读者的需求，办公室可以组织定期调查。其次，对有关的学科信息资源进行搜集和整理，建立数据库，并利用网络技术提供导航，方便读者搜索和提供更全面的资源；再次，对于建立起来的信息资源数据库，应加强宣传和培训，让大学生读者及相关的读者了解信息资源数据库的使用方法，并开设相应的咨询服务台；最后，加强与学院的其他院系的合作，并为相关的院系提供相应的学科资源，提供相应的咨询服务和业务指导等。
3.3.4 加强沟通交流，提高工作效率
高校图书馆的建立，是为了给大学生或相关的读者提供有效的信息服务，其本质就是服务学生或读者，因此，图书馆办公室应将工作的重心放在服务学生上，同时，为了增加学生或读者对图书馆的了解，应让学生或相关的读者参与到图书馆的管理中，因为他们最了解读者需要什么样的信息和服务，因此加强与学生和相关读者的沟通与交流，可以增进相互的了解，有利于提高工作效率。并建立相关的反馈机制，搜集读者的需求和建议，对图书馆的管理进行调整，提高服务质量，改善服务内容，满足读者需求，提高工作效率。
4 结语
高校图书馆办公室的工作是图书馆管理中的重要组成部分，做好办公室工作，对于提高图书馆的服务质量至关重要，随着网络技术的发展，图书馆的管理方法也在不断变化，只有不断提高图书馆的管理水平和改善服务方法，才能提高图书馆的服务质量，并根据现代图书馆的发展要求，将高校图书馆建设成为适应网络化、信息化的数字图书馆。
参考文献：
［1］ 刘华梅.怎样做好图书馆办公室主任工作［J］.图书馆建设,1999(3).
［2］ 黄美英.高校图书馆办公室管理工作探讨［J］.黎明职业大学学报，2008(3).
为贯彻党的*精神，落实总书记“在全社会形成关心国防、热爱国防、建设国防、保卫国防的生动局面”的要求，根据教育部、总参谋部、总政治部有关文件精神，确定开展*省学校国防知识竞赛活动。通过国防知识竞赛活动，进一步推动《中华人民共和国国防法》、《中华人民共和国国防教育法》和《全民国防教育大纲》的贯彻实施，促进我省学校国防教育工作广泛、深入、持久地开展，激发学生的爱国热情，培养国防意识，增强国防观念。
一、参与对象及形式
大学1~2年级以军训、阅兵式、国防知识答卷为主；高中1~2年级以军训、电视大奖赛、国防知识答卷为主；初中1~3年级以电视大奖赛和国防知识答卷为主；小学1~6年级以国防知识答卷为主。
二、竞赛内容
本次国防知识竞赛活动统一以国家国防教育办公室推荐，教育部国防教育办公室审定，人民出版社出版的小学、初中《国防教育》读本、高中《高级中学军事训练教材》、大学《大学生军事训练教程》为主要内容。以上图书由新华书店统一发行。
三、活动安排
（一）成立*省学校国防知识竞赛活动组委会，下设办公室，负责本次活动的组织实施工作。
（二）各市教育行政部门和各学校可成立相应的组织领导机构或明确专门的机构，负责本市、本校竞赛活动的组织实施。
（三）竞赛活动分三个阶段进行。
第一阶段（20*年*—*月）
由各市教育行政部门、各高校组织实施。
（1）下发通知，制定方案。做好国防知识竞赛的宣传发动工作，采取讲座、演讲等多种形式，充分调动广大学生参与国防教育的积极性。
（2）组织好本市、本校的“国防知识大奖赛”（或其他形式的市级“国防知识抢答赛”）。有关省电视大奖赛总决赛事项另行通知。
第二阶段（20*年*月—*月）
由省学校国防知识竞赛活动组委会，各市教育行政部门、各高校负责组织实施。
（1）大学组织军训、阅兵式。同时组织军事知识学习和国
防知识答卷工作。
（2）中学组织军训、电视大奖赛和国防知识答卷工作。（中学生电视大奖赛于20*年*月举行决赛，具体方案另行通知）。
（3）小学组织军事知识学习、国防知识答卷工作。
（4）认真做好国防知识答卷的回收、评卷工作。
第三阶段（20*年*月）
为表彰在这次活动中表现突出的单位和个人，设优秀组织奖、先进学校奖、优秀校长奖、先进个人奖。优秀组织奖标准是：组织领导深入扎实，参加活动的学校和学生数量多、比例大，国防教育知识竞赛获奖数量多、奖项高的市、县（市区）教育行政部门。先进学校奖标准是：学校有国防教育领导小组，班组有国防兴趣小组，有经常性国防教育活动，有国防教育知识竞赛获奖者。优秀校长奖、先进个人奖主要是表彰在活动中作出突出贡献的先进个人。
四、活动要求
（一）各市、各高校活动的实施方案，于20*年*月*日前报*省国防知识竞赛活动组委会办公室。
（二）各市、各高校活动情况总结及相关材料，于20*年*月*日前报*省国防知识竞赛活动组委会办公室。
（三）各级教育行政部门及学校要提高对国防教育的认识，切实加强对活动的领导；活动应本着隆重、热烈、简朴、安全的原则，认真做好活动的宣传、发动工作，确保本次活动顺利开展并取得良好效果。
【关键词】高校二级学院；行政办公室；行政人员
校、院两级管理是当前我国高等院校的常见管理模式。二级学院行政办公室是高等学校的基层管理部门和综合办事机构，承担着教学、科研、实验辅助管理和行政服务等重要职责，也是链接学校、学院和学生的纽带。在高校教育改革的大背景下，各高等院校的发展模式由传统的规模扩张逐渐转向质量提升，学院行政工作面临新的问题和挑战，这也就对行政管理人员提出了更高要求。本文在简要概括高校二级学院行政办公室管理工作特点的基础上，提出了二级学院行政管理工作改革的几点建议。
1）二级学院办公室行政工作具有辅
近年来，随着高校教育与管理体制改革的深入进行，越来越多的专家学者走上了管理岗位，担任领导职务。这些教授、学者在任职初期可能会因为缺少相应经验在行政管理方面无法做到面面俱到，从而需要学院办公室提供必要的辅助服务。行政人员应时刻把握好学院各方面工作的动态和进展，协助领导熟悉教学、学生管理、科研、人事工作的各项章程、政策和要求，对领导布置的任务进行及时的跟踪和处理，对紧急事项及时向院系领导层请示报告。
2）二级学院办公室行政工作具有繁杂性
办公室行政人员既需要处理日常的行政事务，承担着协调、沟通和联络的任务，又担任着院系领导的助手，服务的对象面向全院师生，行政事务非常繁杂。除上述职责外，办公室涉及的日常事务还包括收文发文，重要文件整理和归档，会务筹备与接待，人事管理，固定资产登记与管理，会议纪要整理及相关新闻报道撰写，院系网站建设、更新和维护，办公设施的日常维护，办公用品采购等。行政办公室每天都有大量的事务性工作，常需要做到多任务处理。
3）二级学院行政办公室承担着上传下达的重要职责
二级学院行政人员在传达贯彻学校的工作精神，保障学院正常工作及联系院系领导和各部门以及师生方面起着不可或缺的作用。办公室需做好学校重要公文、资料、信息的宣传报道工作，担负着上情下达，下情上报的职责，是联系广大学生与校院教学机构，广大教职员工与学校管理机构的重要桥梁和纽带，还需加强对外联络，树立良好的社会形象。
4）二级学院办公室行政工作具有可预见性
高校常规行政工作具有一定的规律性和反复性。例如每年的新生入学、毕业生就业离校等学生工作，科研项目申报，职称评审，教职工年终考核，人事招聘等事务都是在特定时间进行。这类工作的政策精神、指导思想往往具有一定的一贯性和持续性，可按照既定步骤和章程进行办理，因此相应的行政工作具有一定的可预见性。
5）二级学院办公室行政工作具有突发性
办公室工作面向广大师生及上级管理部门。因此，日常实践中常会遇到突发状况或接到临时性紧急任务，这需要行政人员具有奉献精神和良好的应急反应能力。
6）二级学院办公室行政管理工作的重要性易被忽略
高校教师根据职责不同，一般可分为教学岗，科研岗，实验技术岗，行政管理岗等。行政管理工作也往往容易招致误解和忽略。办公室行政人员应主动加强与广大师生的沟通与协作，强化服务精神，提高工作效率，减少因忽略行政工作重要性而引起的误解和矛盾。
针对二级学院办公室行政工作上述特点，结合实践中的具体情况，提出以下改革建议，以供参考和讨论：
1）实现行政工作现代化管理
“办公自动化”的普及已成为行政工作的常规模式。如今高校办公室行政工作所涉及的数据量巨大，使得传统的纸质和纯人工办公已经无法满足日常工作需求。准确、高效的行政工作需求要求高校行政人员不断提高自身对信息化设备的掌握水平。计算机、手机、电子邮件及办公自动化系统将行政人员从繁杂低级的文字处理及文件报送等体力劳动中解脱出来，用网络传输代替了人工传输，让得他们能够更加集中精力处理手头亟待解决的工作任务，极大提高了整个单位的工作效率。
2）提高信息化安全程度
信息化办公系统一般都存储着大量的机密数据和信息，若这些信息通过明文传送，易被拦截从而引发安全隐患。提高行政办公系统的数字身份认证安全性，对机密的数据和信息进行保密处理，对电脑采取必要保护措施。
3）不断提高行政人员的综合素质
行政人员的综合素质既包括政治、文化素质，也包括业务素质和心理素质。在实践中常有一种观点误认为相较于教学科研岗而言，高校行政岗工作在技术层面没有什么含金量，从事行政工作的人员并不需要专业知识储备。然而，行政人员如果不能主动学习上级部门下达的相关政策和文件，不掌握相关业务技能，就无法为高校教职工提供较好的辅助工作。因此，行政人员在日常工作中需要不断学习和提高自己的业务技能。此外，行政人员每天需要面对的工作非常繁杂，如何做到稳中有序，疏而不漏，就需要行政人员具备很强的统筹协调能力：需要先对手头工作的轻重缓急进行区分，明确规划，优先处理亟待解决的主要矛盾；同时还应学习如何对不同性质的工作任务进行归纳和分类，集中力量解决相同或相似类型的工作。概括而言，办公室工作虽然繁琐，但是有章可循，行政人员应根据某一类型工作的特点，建立科学详细的工作制度，从而适应办公室行政管理工作的各项需求。
4）落实行政人员定期培训
高校行政人员的工作绩效和业务水平极大程度关系到整个学校的发展和学生的利益。学校所制定的方针政策只有通过行政办公室才能够高效地传达到各二级学院，再传达给教职工和学生；与此同时，办公室也需要对信息进行汇总和反馈。因此，行政人员尤其是关键岗位的行政人员需要定期接受相关培训，包括对工作人员的专业知识、职业素养、业务水平及管理水平进行有计划的培训；定期组织行政人员分批外出参加学习，强化工作人员的责任感和服务意识。
5）建立健全行政管理工作绩效评估体制
学校领导层要重视和认可二级学院行政人员的贡献，目前，重科研成果、轻行政工作的现象还普遍存在于很多高等院校。由于没有认识到行政队伍对学院和学校建设的重要性，在很长时间内，行政工作被误解为替代性很强的纯事务性工作，这就造成人员配备上良莠不齐的现象时有发生。如果要提高行政队伍的工作水平，就需要一定的激励措施，需要对行政管理工作进行绩效评估。但由于高校办公室的行政工作具有复杂性和不确定性，难以直接进行工作成绩的量化评估，因此，需要将定量指标与定性指标相结合进行评估，建立立体的绩效评估体系，让更多的相关人员参与到评估中来，才会使评估结果更加准确和客观。
院系办公室行政人员的工作繁琐又平凡，但每一件工作都关乎院系师生的切身利益，他们的业绩直接体现在院系的日常工作能够正常高效进行。本文只是对高等院校二级学院办公室行政管理工作的特点和改革建议进行探讨，由于管理人员的诸多素质需要与他所服务的岗位相匹配，根据各院校不同的发展情况，行政人员可能还需具备许多特定的素质。总之，行政人员需要牢记自己的岗位职责，全面了解工作特点，不断提高自身素质，为学院的发展做出更大贡献。
【参考文献】
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[3]张宁.高校教学院系办公室行政秘书服务意识与能力培养初探[J].黑龙江教育学院学报，2011（10）.
各盟市招生考试委员会办公室：
根据《教育部关于做好2016年全国成人高校考试招生工作的通知》（教学〔2016 〕7号）有关要求，我区2016年成人高校招生统一考试时间为2016年10月29日—31日，现将各科目考试时间安排公告如下：
2016年成人高校招生统一考试时间表
（一）高中起点升本、专科考试时间表
（二）专升本考试时间表
请各盟市据此安排好相关工作，并及时向广大成人高考考生宣传告知考试时间安排。
招生考试委员会办公室
2016年9月7日
[论文摘要]高校办公室系统的工作，不仅仅是具体的事务性、服务性工作，还广泛涉及到许多人事关系、条块关系，需要平衡协调好许多个人与集体、局部与整体的复杂关系。结合在高校的院系办公室工作的经历和实践，以提高高校院系行政系统的管理效率，优化服务质量为主，对实际工作进行了总结，并对高校院系的管理进行了思考和探索。
高校办公室系统的工作，不仅仅是具体的事务性、服务性工作，还广泛涉及到许多人事关系、条块关系，需要平衡协调好许多个人与集体、局部与整体的复杂关系。因此，高校的办公室岗位既是责任重大的岗位，也是锻炼和提高能力的岗位。如何配合做好院系的各项工作，则是院系办公室主任的第一任务。
南京大学物理系于1920年建系，在我国是建立最早的物理系之一，是一个人才辈出、具有优良传统的大系。南京大学物理系的发展，既受到校外院系的关注，也关系到南京大学相关学科的未来。因此，要将南京大学物理系建成国内最强的物理系，需要在教学、科研等方面做出大量的优秀工作，这就需要对物理系的方方面面进行科学的管理，增强行政执行力、为教职工提供优质的服务。
办公、办事、办会，是办公室的基本任务。区分好常规工作和紧急任务，分清事情的轻重缓急，做到不误事则是办公室工作最基本的职责。
始终围绕南京大学“以学科建设为核心，师资队伍建设为龙头，树立管理以教学、科研服务为目标”的指导思想，确立为教职工服务的意识，团结和组织好行政人员，做好行政人员的思想工作，提高大家的服务意识，增强条块之间的配合协调，实行首问负责制，为物理系的教学、科研做好保障。
一、立足服务，规范日常工作
勤俭节约，充分利用网络资源，坚持每天在校园网上及时查阅学校的最新文件、了解学校的最新事件，并将相关信息及时通知相关的老师。
为了做好物理系的对外宣传工作，在原有基础上，组织人员做好物理系主页（/newphy/index.asp）的更新和维护工作。
从2006年3月28日起，组织编辑了第一期《南京大学物理系工作简报》，将系内的大小事情客观地向全系，并在系主页上及时公布。
为规范管理，在年底组织行政人员从教学、科研、管理等方面对相关的年度工作进行总结，并将总结发到工作简报上。
物理系的重大科研成果等都能在工作简报中及时予以介绍，相关稿件还主动推荐给南京大学的《科技信息》。
为了做好《南京大学物理系工作简报》的持续编辑工作，在2006年和2007年两次全系聚会时，将全年的工作简报装订成册发给教职工，起到了很好的宣传效果，并得到了大家的认可。大家有了需要或交流的信息时，就直接将稿件送到工作简报中。
在全系教职工的支持和帮助下，到2008年2月底，已经坚持完成了71期工作简报。现在，《物理系工作简报》已经成为物理系的一个专项工作，也是全系教职工及时信息、展现各自工作的一个平台。同时，为各位老师在进行各类总结材料时提供了积累。
二、完善制度，提高办公能力
努力做好无纸化办公。做好每次系行政会的会议记录，并整理出会议纪要，及时转发给相关人员。
收集、整理好物理系上报给各级部门的文件，以及发给系内教职工的各类文件的电子档案，使今后的工作能够有据可依，同时也便于大家的监督。
积极参与学术交流活动的组织。随着科研工作的不断发展，各类国内外的交流活动也更趋频繁。办公室人员不断加强自身的系统学习，以适应形势的需要。在确保教师学术交流质量的前提下，积极参与相关活动的策划、组织和总结，逐步形成具有自己传统的会议组织模式，尽量减少教师在会议组织工作上的负担。
三、配合教学，丰富学生活动
南京大学目前的校区分布在长江两岸（江南的鼓楼校区和江北的浦口校区）。物理系一、二、三年级的本科生在蒲口校区学习，四年级本科生和研究生在鼓楼校区学习。协调和安排好学生的学习和生活一直是学生工作办公室的难事，这就需要多动脑筋，处理好学生学习和生活中的琐事，激发他们的学习热情。
组织院士、长江学者等知名教授到浦口校区为本科生做报告，开设物理学前沿讲座。精心选择责任心强的老师担任学生辅导员，充分发挥学生会的作用，经常结合物理教学、传统节日、以及时事，组织有意义的学生活动，对学生进行拓展训练，努力把学生向积极向上的方向引导。
学生工作的精彩内容及时在工作简报中，让学生感受到系里对他们的关心和支持，促进学生工作进入良好的自我管理模式中。
四、以人为本，做教职工的知心人
办公室是全系的后勤保障部门，办公室的工作定位于服务。要提供优质的服务，就必须不断提高自己的工作能力。因此，平时注意广交朋友，积累资源和经验，配合做好其他各方面的工作，积极营造和谐的工作环境。在资源有限的情况下，努力做到用真情感动教职工、尽可能不让教职工因琐事而分散教学、科研的精力。
做好办公室工作，不仅要办好公事，还要在可能的范围内努力为大家办好私事。利用各种机会，加强与教职工的沟通，及时了解他们的想法和困难，帮助教职工解决一些实际困难，做教职工的知心人，让大家为物理系的发展多讲知心话、真心话。
尊重退休教职工，每年安排退休人员来系座谈，向他们请教经验，尽可能满足他们的合理要求。
掌握身体状况不佳的教职工的健康情况，在第一时间处理好生病教职工的一些事情，及时汇报给系领导，并按领导意见安排相关人员探望病人，让他们感受到集体的温暖。
关键词：独立院校 系办公室建设 新思路
最近几年，随着我国高等教育不断深化改革，独立院校已经成为我国高等教育主力军之一，承担着培养高素质本科人才的历史重任。为了更好发挥独立院校系部办公室在管理、沟通和协调方面的职能作用，需要我们切实做好办公室建设工作，不断创新，切实提升系部办公室的工作质量和效率。
一、新时期独立院校办公室建设面临的难题分析
（一）办公室工作人员综合素质有待进一步提升
在很多独立院校中，独立院校各个系部办公室工作人员多数都是从机关干部、辅导员、教师群体中选调而来的，这些工作人员都属于半路出家，并没有接受过专业系统的学习和培训教育，业务技能不强。有的工作人员是刚从学校毕业的学生，缺乏管理经验和对高校系部具体管理实务的深刻认知，解决复杂问题的能力不足，把握全局的能力较差，这些都不同程度上会显著影响到院系办公室管理工作的质量和效率。在进行办公室队伍建设过程中，得不到高校的充分重视，在一些教学科研主体中认为办公室工作谁都可以做，不需要对其进行优化配置。最终导致独立院校系部办公室工作队伍凝聚力不足，人才流失严重，对独立院校各个系部教学管理工作开展将会产生巨大不利影响。
（二）思想意识不够开阔
在当前的独立院校系部办公室系统中还有不少工作人员的思想比较落后，工作思维一致停留在传统工作领域，没有及时做好改变和调整。办公室工作队伍对外宣传主动意识不足，对外界的了解程度较差，不能紧跟时展进程，及时做出改变，自我提高意识较差，系部办公室工作开展范围不广泛。在信息时代和知识经济时代，独立院校系办公室工作人员审视和处理问题的能力不足，很难保证在具体工作中提高服务质量和工作效率。此外，在部分独立院校很多系部领导的思想中，“管理干部队伍也是一支重要的队伍”的理念还未全面得到认可，要求系部办公室工作人员服从并协调各方面工作，独立院校系部办公室工作队伍一直从属于高校教学科研主体之下。
（三）系部办公室管理制度建设不完善
由于独立院校系部办公室管理制度建设不完善，工作人员在工作过程中不主动、不积极，面对工作消极对待，经常出现推诿扯皮的现象，由于缺少相应的考核制度，在制定方面缺少对办公室工作人员的约束和限制，对独立院校系部教学管理工作质量提升产生了不小的影响。目前，在很多独立院校系部办公室中在日常办公、办事、办会等事务性工作开展过程中存在流程不顺畅、随性强、工作效率低下的现象，经常出现错办和漏办现象。还有办公室出现有些同事忙个不停，有些同事闲得没事可做。这些问题是制度建设方面导致的。
二、独立院校办公室建设新思路分析
（一）建设一支高素质的独立院校办公室工作队伍
独立院校各个系部工作人员的专业素质直接影响到系部各项工作的高效开展，影响到各个工作流程的质量和工作效率。因此，需要系部办公室重视专业人才队伍建设，提高整个队伍的整体工作能力，这样才能切实保证办公室工作能够深入开展，做好办公室各项工作。独立院校系部办公室在日常办公过程中常常 面临很多突发事件，需要办公室工作人员及时反应，采取合理措施将其解决，这些突发事件常常工作时间紧，任务重，如果不能及时作出相应的反应，及时解决，会对独立院校的整个教育工作的开展产生严重影响，甚至还会威胁到独立院校在社会大众心目中的形象和地位。在全新的历史时期，还需要系部办公室工作人员重视学习国家教育方针和政策，熟知各种规章制度，从而更好处理校园的各项事情。学校要切实了解系办公室工作队伍现状，加强专业知识和文化知识学习，确保独立院校更好发展。
（二）转变理念，创新发展
一方面在继续发扬系部办公室传统工作作风和优良习惯的基础上，还要大胆创新，积极进取，在日常工作过程重要主动适应新形势变化，提高实践创新能力，不断对工作中的有益经验和教训进行总结和回顾，不断提高办公室工作质量和效率。高校管理的本质是教书育人，创新管理模式才能提高育人质量，因此，系部办公室工作人员在开展日常管理工作过程中，要及时转变过去传统的理念，时刻保持创新意识，提高整个工作队伍的创新能力。在日常工作中，办公室队伍人员要不断强化自身学习，拓展自身专业知识结构，提高文化修养和专业修养能力，强化对学生管理、系部管理专业知识学习。同时，重点加强工作队伍计算机技术、网络基础知识、外语基础知识培训教育，实现系办公室管理工作的创新发展。
（三）强化独立院校系办公室规章制度建设
强化独立院校系办公室规章制度建设是确保科学管理的基础，更是科学化管理的重要标志。只有不断对制度进行完善，才能进一步提升系办公室管理的质量和工作效率。最近几年，随着高等教育不断进行改革，独立学院的办学规模不断扩大，这就对独立院校系办公室工作提出了更高的要求，针对这种变化就需要我们规范规章制度，从而保证系办公室工作能够高质量完成。要全面建设年度考核制度和任期考核制度，定期对独立院校办公室工作人员进行能力方面的考核，从而提高办公室工作质量。
参考文献：
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关键词 延伸服务 高校图书馆 图书馆服务
图书馆延伸服务的概念早已有之。20世纪60年代，美国学者Westbrook和Waldaman就将延伸服务定义为除参考咨询这一核心业务之外的图书馆服务。1993年，这两位学者又将之重新界定为图书馆在馆舍之外提供的所有服务。美国图书馆协会（ALA）扫盲和延伸服务办公室（OLOS）明确规定，这一组织的使命是“致力于关注不能享受常规服务的弱势群体（包括文盲人士、残疾人士、偏远地区人群、城市低收入者以及因种族、语言、年龄、性取向等因素受到歧视的人群）。一直以来，我们通常把图书馆延伸服务局限于公共图书馆为吸引更多的用户而在原有服务的基础上开展的拓展服务。相对于公共图书馆来说，高校图书馆延伸服务的意识较为滞后。本文尝试澄清高校图书馆延伸服务的基本概念，并以案例分析的方式介绍美国高校图书馆开展延伸服务的主要模式，以供我国高校图书馆借鉴和参考。
1 高校图书馆延伸服务的概念界定
迄今为止，图书情报界尚未对高校图书馆延伸服务这一概念达成共识。在美国，“大多数高校图书馆员认为，延伸服务主要是针对高校图书馆所在的学校社区成员（尤其是高校师生）而开展的服务”。美国研究图书馆协会（ARL）则将高校图书馆延伸服务定义为“图书馆员为高校图书馆社区之外的用户（包括附属和非附属的远程用户）提供的图书馆服务，这些服务活动超越了图书馆员的教学、研究和本职工作任务范围”。
笔者认为，高校图书馆延伸服务有广义和狭义之分。广义的高校图书馆延伸服务是高校图书馆在原有服务的基础上开展的所有新型服务的总称。从服务内容上看，延伸服务不再局限于图书馆的基础服务，而是以用户为中心，为用户提供的多种形式的服务；从服务对象来看，延伸服务惠及校内师生、校外用户以及虚拟用户；从空间范围来看，它不再局限于图书馆物理围墙之内，而是馆员走出图书馆馆舍、主动为用户提供的服务。狭义的高校图书馆延伸服务则是指高校图书馆在原有服务的基础上，冲出图书馆物理围墙的束缚，主动为本校师生提供的拓展式服务，其目的是为了使本校师生享受到基础服务之外的更多服务。本文所说的高校图书馆延伸服务主要是指狭义的高校图书馆延伸服务。
2 美国高校图书馆延伸服务的开展情况
2.1 面向新生的延伸服务
一般来说，美国高校图书馆不仅具有相对宽敞的建筑空间，而且有较为丰富的馆藏资源。Griffin研究发现，“学生在初次进入大学图书馆时，通常会感到束手无策和害怕。这不仅不利于他们将来的学习和研究，而且会直接影响他们对高校图书馆的利用”。为了使新生在入学之初就能够了解图书馆的资源和服务、消除他们对高校图书馆的困惑和畏惧，奥克兰大学克莱斯格图书馆针对新生开展了多项延伸服务，具体内容如下。
2.1.1 高校“迎新”服务
克莱斯格图书馆主动与该校的学生会合作，共同开展“迎新”服务。在“迎新”服务中，图书馆员会根据新生的特点设计宣传手册并发放给新生，宣传高校图书馆的资源和服务。手册内容主要涉及远程信息获取、全文数据库检索、电子书籍以及电子邮件参考咨询服务。此外，由于新生的父母通常会对科技信息、图书馆资源和服务（尤其是在线资源和远程服务）等方面的信息比较感兴趣，图书馆员也会与学校的信息科技办公室合作，共同解答新生父母咨询的问题。
2.1.2 馆员与新生交流会
以往，奥克兰大学的新生一般会在入学后第二学期才能接受到较为系统的图书馆用户教育。现在，为使新生更早熟悉图书馆的运作和服务，消除他们在利用图书馆过程中产生的困惑，图书馆员会在新生开学的第一学期举办交流会。在交流的过程中，图书馆员只会对图书馆的资源和服务进行简单的介绍，以便留出充裕的时间与新生互动，馆员也能更好地解答他们有关图书馆利用的问题。
2.1.3 转校生研习班
转校生作为美国高校新生中的特殊群体，他们与大一新生最大的区别在于，在入学之前，他们通常已经在专科院校或者社区学院学习了两年时间。Staines研究发现，由于大多数转校生对之前院校的环境更加适应，因此，他们会回到之前的院校从事学术研究。为消除转校生心理上对新图书馆的不适感，同时也考虑到奥克兰大学的转校生在其业余时间通常会做兼职或照顾家庭等因素，克莱斯格图书馆的馆员会定期为转校生开设短期研习班，介绍图书馆主要信息资源的利用。此外，图书馆还会举办“转校生日”（Transfer Day）活动，以“图书馆之旅”、“研讨会”和“免费咖啡”等形式，向转校生宣传图书馆服务的具体内容。
2.2 面向少数民族学生的延伸服务
美国是一个多民族国家，其民族和文化均呈多样化的特点。同样，美国高校的学生也来自不同的民族。为保证向所有学生提供高质量的资源和服务，美国高校图书馆会针对少数民族学生的需求开展相应的延伸服务。Walter研究发现，美国高校图书馆面向少数民族学生开展的延伸服务中，最受学生欢迎的延伸服务主要有两种类型：一是以密歇根大学为代表的伙伴式信息咨询服务，二是以华盛顿大学为代表的图书馆与多元文化中心合作开展的服务。
2.2.1 伙伴式信息咨询服务
伙伴式信息咨询服务（Peer Information Counseling，PIC）的理念最早由密歇根大学提出并实施。1985年，在密歇根大学教务处和大学图书馆的共同支持下，该校的本科生图书馆正式开展伙伴式信息咨询项目。在这一项目中，图书馆员会聘请不同种族的学生承担参考咨询工作，并对他们进行图书馆知识、计算机技能和咨询技能的培训，以便使他们能协助图书馆员为与他们具有相同文化背景的其他学生提供有针对性的信息服务。伙伴式信息咨询项目的主要目标是：①改变少数民族本科生对图书馆的态度；②提高少数民族本科生对图书馆和计算机的利用；③改善少数民族本科生的信息处理能力和计算机技能；④提高所聘学生的信息处理能力、计算机技能和咨询技能；⑤帮助学校留住因种族问题、文化背景差异而辍学的少数民族本科生。
在伙伴式信息咨询项目实施一个学期之后，密歇根大学本科生图书馆对他们所提供的这项服务以及学生的期望进行了归纳和评估。他们指出，伙伴式信息咨询项目为学生提供的服务内容主要包括4个方面：①参考咨询服务：伙伴式信息咨询项目中的参考咨询人员大部分上班时间会在咨询台前为用户提供参考咨询服务。服务的具体内容主要包括实时回答用户咨询的问题、帮助用户查找图书和期刊以及提供期刊索引和书目。②学期论文支持：在学生撰写学期课程论文的过程中，参考咨询人员帮助他们制定文献检索策略、进行文献检索，并辅导他们从事具体的研究。③计算机技能培训：图书馆下属的计算机中心会对参考咨询人员进行计算机相关技能的培训，经过培训的参考咨询人员再将所学技能传授给图书馆与之有相同文化背景的用户。④教学资料汇编：参考咨询人员会以浅显易懂的形式对教学资料进行汇编，为学生的研究提供相应的学科资源。
2.2.2 与多元文化学生中心合作开展服务
华盛顿州立大学多元文化学生中心主要由非裔美国学生中心、亚裔美国学生和太平洋诸岛原著居民学生中心、奇卡诺拉丁学生服务中心和本土美国学生中心4个部分组成。2004年，华盛顿州立大学图书馆针对这4个学生中心的学生信息需求进行了调查。在此之后，该图书馆决定与多元文化中心进行合作，共同开展多元文化学生指导项目。在这一项目中，馆员针对不同种族学生的文化背景和特点，为之提供有针对性的图书馆技能培训。此外，馆员会对图书馆的资源和所提供的服务内容进行汇编，并为少数民族学生编制特定的多元文化学生中心手册。每年的秋季学期，馆员将手册直接分发给不同种族的学生，这不仅有利于帮助少数民族学生了解图书馆的资源和服务，而且对图书馆起到了积极有效的宣传作用。
2.3 面向住校生的延伸服务
Garrett和Zabriskie的研究表明，校园生活不仅有利于学生的个人成长，而且有利于其学术研究能力的培养。一方面，学生宿舍的人群较为集中、环境比较舒适；另一方面，美国的许多高校认为，高校宿舍也承担着教育使命，它是兼具学术研究和住宿生活两重作用的学生活动场所。Strothmann指出，学生宿舍是高校图书馆开展延伸服务的理想之地。越来越多的美国高校图书馆开始意识到，图书馆在学生宿舍开展延伸服务相当重要。他们与学生宿舍管理人员积极合作，为住校学生提供图书馆延伸服务。通过分析相关案例，我们发现，美国高校图书馆面向住校生开展的延伸服务主要有两种类型：一是以俄克拉荷马大学图书馆为代表的住宿馆员学生宿舍服务；二是以伊利诺伊大学为代表的宿舍图书馆服务。
2.3.1 俄克拉荷马大学图书馆的住宿馆员服务
俄克拉荷马大学图书馆的住宿馆员服务最初起源于该校的住宿教员项目（Faculty-in-Residence，FIR）。这一项目由俄克拉荷马州大学宿舍生活办公室发起，旨在促进师生沟通和互动，使大学宿舍成为学生学习和生活的理想之地。在FIR项目中，该校宿舍生活办公室在校园的6个宿舍区分别设立了“志愿者教员之家”，参与FIR项目的教员住在学生宿舍内，每名教员的服务期限为3年。2002年，图书馆员Antell和FIR项目的发起者Riggs成为FIR项目中的第一批志愿者。Antell对高校图书馆延伸服务的开展具有浓厚的兴趣。他将图书馆的服务内容融入到FIR项目之中，将高校图书馆的延伸服务拓展到学生宿舍。2005年以后，Antell不再在学生宿舍住宿，但该校图书馆又委派其他馆员接替了他的工作，继续在学生宿舍开展延伸服务。
住宿馆员为住校生开展的延伸服务主要采取3种形式：①研究支持：住宿馆员在学生宿舍大厅里为学生开展现场参考咨询服务，随时解答学生提出的问题。②讲座与讨论：馆员定期在学生宿舍休息室为学生举办讲座和小组讨论活动。讲座及讨论主要是围绕信息素养教育和学生关注的热点问题进行。馆员意识到，这些讲座和讨论不仅对学生起到了教育作用，而且为学生分析和解决问题提供了新的视野。③新生参考咨询服务：在新生开学的第一天，图书馆员在学生宿舍的大厅里设置“咨询台”，既可帮助新生看管行李，也解答新生及其父母咨询的问题。
2.3.2 伊利诺伊大学的宿舍图书馆服务
伊利诺伊大学的宿舍图书馆服务（ResidenceHall Library System，RHLS）最初是为了支持伊利诺伊州大学厄巴纳-香槟分校的大学住宿项目，帮助住宿学生和教职员工而成立的。RHLS主要为学生提供各种学习机会和信息资源，以满足他们对教育、社会和文化的需求。目前，伊利诺伊大学在其校园内的宿舍区建立了7个宿舍图书馆，其中6个宿舍图书馆位于厄巴纳校区，1个宿舍图书馆位于香槟校区。此外，伊利诺伊大学还建立了大学宿舍网站（http：//housing.illinois.edu/），学生可以通过此网站链接访问网上宿舍图书馆。
伊利诺伊大学宿舍图书馆项目提供的服务主要有：①流通服务：图书馆馆藏有小说类和非小说类之分，内容涉及传记、就业、科幻小说、研究指南和女性研究等多个主题。学校的师生和员工可以凭借他们的I-card在馆内查找、借阅图书和音像资料。②参考咨询服务：学生可以利用电话、即时通讯、手机短信、电子邮件、在线聊天等方式向馆员咨询问题。③网络课程下载服务：图书馆员会对校内课程资料进行网络存储，形成专门的数据库。学生可以根据自己的需要从数据库中下载所需课程资料。④读者建议服务：读者可以对宿舍图书馆的馆藏内容和服务提出自己的建议，图书馆员会对这些建议进行仔细处理，以满足读者需求。
2.4 面向专门院系师生的延伸服务
美国高校图书馆在为专门院系师生开展延伸服务的过程中，它们通常会与各院系办公室积极合作，并根据院系的学科特点、学生特点及其信息需求，拓展服务内容。美国高校图书馆会设置学科馆员制度，学科馆员作为院系和图书馆之间的联络员，他们会积极协调图书馆与院系之间的各种活动。以下介绍纽约州立大学布法罗分校图书馆和弗吉尼亚理工大学图书馆为院系师生提供的服务。
2.4.1 纽约州立大学布法罗分校图书馆的现场参考咨询服务
布法罗分校是纽约州立大学人数最多的一所分校，由南校区、北校区以及市内校区3个校区组成。目前，布法罗分校图书馆主要是由10个分馆组成，为该校28000多名全日制学生提供图书馆服务。截止到2011年，该校图书馆的36名学科馆员不仅为用户提供图书馆服务，而且承担着与各个院系进行沟通联络的责任。2009-2011年间，布法罗分校图书馆的5名学科馆员已经在该校的人类学系、古典文学系、通信工程学院、物理系等7个院系开展了现场参考咨询服务。学科馆员每周会在院系教学楼的走廊大厅、阅览室、实验室或者离院系办公室较近、师生较多出现的地方设置参考咨询服务台。他们每周抽出大约1.5-4个小时在参考咨询台前为院系师生提供现场参考咨询服务，随时解答用户提出的问题。此外，学科馆员也会针对院系学生的学科特点开设相应的信息检索课程，培训学生利用图书馆专业数据库和相关网站查找专业信息资源，并获取全文信息资源。
2.4.2 弗吉尼亚理工大学图书馆的院系网站建设服务
弗吉尼亚理工大学图书馆的院系网站建设服务由该馆的学院图书馆员项目发展而来。弗吉尼亚理工大学图书馆于1994年实施学院图书馆员项目，其目的是为全校教职员工提供信息服务，以满足不同人群的信息需求。学院图书馆员所提供的服务主要包括：为学院采购各种图书、期刊、电子出版物、数据库；开展信息技能培训；支持学术研究等。在该项目中，图书馆员利用微软公司以及学院延伸项目提供的资金，购买教学软件，建设教学软件馆藏，为学院网站建设提供服务。目前，该校图书馆的学院网站建设服务主要是根据不同学院的要求和学科特点，图书馆员为学院数据库、网站建设提供软件。在网站建设过程中，学院师生主要负责提供创建网站所需要的各种资源，图书馆员则负责提供软件，对各种资源进行组织、整理，以丰富学院网站的内容。
3 美国高校图书馆延伸服务对我国的借鉴意义
美国高校图书馆延伸服务的开展不仅有利于馆员与用户之间的沟通，而且有利于用户充分利用图书馆资源。总结美国高校图书馆开展延伸服务的经验，笔者认为，美国高校图书馆延伸服务对我国高校图书馆开展延伸服务的借鉴意义主要体现在4个方面：
3.1 拓展高校图书馆延伸服务的内容
从美国高校图书馆延伸服务的开展情况我们可以看出，美国高校图书馆延伸服务的内容并不局限于单一的服务，而是呈现多样化的局面。主要服务内容有：①参考咨询服务：包括现场参考咨询服务和面向专门院系师生的参考咨询服务。②学术研究服务：包括学期论文支持和教学资料汇编。③技能培训服务：包括新生培训和信息素养教育。④其他服务：包括开展各种讲座、讨论会，组织图书馆参观活动等。我国高校图书馆可以借鉴美国高校图书馆延伸服务的内容，针对我国大学生的特点，开展特色化的服务。
3.2 合理安排高校图书馆延伸服务的空间和时间
从空间安排上看，美国高校图书馆通常会在教学区和生活区开展延伸服务。在教学区开展延伸服务时，图书馆员会选择教学楼的走廊大厅、学院办公室以及实验室、学生活动中心等学生经常出现的空间。在生活区开展延伸服务时，图书馆员除了选择食堂门口、宿舍楼大厅这些学生量较大的空间之外，还会选择学生宿舍休息室、学生宿舍活动中心等学生熟悉的、环境舒适的空间。此外，从时间安排上看，图书馆员会尽量避免在学生上课时间以及各种节假日等时间内开展延伸服务，同时协调好馆员正常上班时间、延伸服务时间及学生业余时间之间的关系。
3.3 采用灵活多样的宣传方式
美国高校图书馆重视对图书馆延伸服务的宣传，他们通常会采用4种宣传方式：①举办宣传活动：馆员会在教学楼、宿舍楼等学生量大的地方开展宣传活动，为学生发放图书馆宣传手册；②张贴海报：馆员通常会在图书馆或校园的公告栏上张贴海报，向用户宣传图书馆延伸服务的内容，吸引用户的注意力；③网络宣传：馆员会在图书馆网站上设置延伸服务专栏，介绍延伸服务的内容以及时间、地点的安排。④标识宣传。馆员会在食堂餐桌上贴上印有图书馆标识的标签，或者在计算机的鼠标垫以及馆员的T恤上印制图书馆的标识。我国高校图书馆可以借鉴美国高校图书馆的宣传方式，采用多种宣传方式对我国高校图书馆延伸服务进行宣传。
3.4 加强同高校其他部门的合作
美国高校图书馆在开展延伸服务的过程中非常注重与其他部门的合作，他们通常会与学生会或多元文化学生中心等部门积极合作，共同为学生开展服务。鉴于我国高等院校的具体情况，高校图书馆的合作部门可以有各学院办公室、学生会、学生社团组织以及宿舍管理部门。高校图书馆在与其他部门合作开展延伸服务的过程中，必须与合作部门确立共同目标，并努力实现这一目标。此外，高校图书馆有必要与相关合作部门形成一个可持续发展的合作体系。简言之，高校图书馆与其他部门的合作是一种长期性合作。为此，他们应制定相应的规章制度，明确合作过程中各方的责任和义务。
一、焦作市高校的外事档案管理工作中存在的问题
焦作市共有三所高等学府：河南理工大学、焦作师范高等专科学校、焦作大学。在高等教育国际化发展的大背景下，三所高校积极开展诸如聘请外籍教师、合作办学等一系列外事活动，过程中产生了大量的文件、图像、礼物等各种外事档案。三所高校在保证外事档案的完整性和真实性方面不断努力，但目前三所高校的外事档案管理还存在以下几个方面的问题。
（一）思想上不重视，责任分工不明确
思想上的重视程度，决定了工作进行执行力度。在焦作大学和焦作师范高等专科学校两所学校中，因其外事工作起步晚、对外合作与交流少，外事活动形成的档案材料少，学校存在思想上不重视、责任分工不明确的现象。例如，国家教育部在高校外事工作的基本原则中规定：外事档案必须实行集中统一管理，确保完整系统、准确和安全、便于开发利用[1]。虽然焦作师范高等专科学校也有这样的规定，实际情况却是综合科档案室只是负责上级的文件、批复、审核等红头文件，而对于学校与国外学校间的具体外事活动中形成的各种材料却允许外事办公室进行收集、归档和保存等工作;在焦作大学则是外事办公室的档案管理者身兼外事办公室成员和学校档案室管理者两职，责任上没有明确的分工。
（二）缺乏专门的管理人员，专业技能不高
河南理工大学、焦作师范高等专科学校、焦作大学三所学校均没有配备专业的档案管理人员，三所学校的外事管理工作人员共有9人，其中，河南理工大学5人――档案科4人、国际交流处1人;焦作大学1人，同时兼外事档案的所有工作和学校所有档案的工作;焦作师范高等专科学校3人，综合档案室1人，外事办公室2人。在这9人中，只有河南理工大学的档案管理者中的1人是自修的档案管理专业人才，其他人员则都是医学、生物、英语等非档案管理专业的人才。这些工作人员既不熟悉档案管理的流程、方法等业务，也没有经过专业的业务培训，缺乏相应的专业技能。他们刚上岗时，管理工作出现诸多问题，例如，如何有效收集、积累材料，采取何种方法归档、保存等等，他们需要在工作中学习、在学习中工作，这就大大降低了工作效率。此外，他们的日常学术研究领域也非档案学方面的，平时的学习也只是停留在最基本的层面。因此，这些工作人员既不能被认为是精通档案管理的专业人才，也不能定义为是专业的外事管理人才。
（三）管理手段落后，时效性不高
20世纪50年代末以来，随着计算机和网络技术的出现和逐步的普及，信息对于社会的影响与要求与日俱增，因而实现信息化档案管理是时展的必然。办公自动化、无纸化等新事物的出现，使档案的生成方式发生了很大变化，诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通信线路中进行，这样档案的前身必须以机读文件为主要形态，那么档案也自然以机读的形式存在[2]。然而，因为思想上对外事档案的不重视和缺乏专业的档案管理人才，目前，焦作市高校对于外事档案的管理仍处于传统手工有纸化记录、整理、归档、保存的阶段，并没有研发专门的适合本校的档案数据库管理系统。这就会产生档案前与档案后部分材料在形式上不一致的脱节现象，难以保证材料的原始性。此外，将电子化的材料再转变为有纸的档案的工作要求，首先会增加管理人员的工作量，不管是在归档入柜，还是整理、验收时，都是一个需要耗时费神的过程。其次随着外事档案的不断累积，学校也需要不断更改档案管理环境以及增加人员。
二、影响焦作市高校外事档案管理工作开展的因素
首先，地理环境和社会环境是影响焦作市高校外事档案管理现状的客观因素。焦作市因地处我国中部地区，非省会城市。无论是经济发达指数、交通便利指数还是对外开放程度都没有省会郑州市的高，更比不上沿海地区。这样的环境难以吸引国外企业、高校等来焦作市进行合作与交流，不利于学校开展外事活动。因而产生了焦作市各高校外事相对比较少、层次比较低、管理者不重视的现状。
其次，学校自身是影响焦作高校外事档案管理现状的主要因素。现将河南理工大学、焦作大学、焦作师范高等专科学校进行比较。三所学校均地处焦作市，但是各学校的外事档案管理情况却是大相径庭，河南理工大学采取的归口管理，学校档案科和外事单位有明确的分工;而焦作大学和焦作师范高等专科则学校的档案室与外事办公室的分工不明确。再将河南大学、河南理工大学进行比较，河南大学地处开封市，其地理位置和社会环境与河南理工大学相差不多，但是在档案管理方面，河南大学的档案馆，在规模、人员配备、信息技术等方面都比河南理工大学的档案管理成熟和完善。所以，地理环境和社会环境的利弊不是绝对因素，学校自身的管理才是最重要的因素。
三、优化外事档案管理工作机制
（一）转变思想，强化责任意识
认识论指出，认识影响实践，正确的认识、科学的理论对实践具有巨大的指导作用，错误的认识、不科学的理论则会把实践引向歧途[3]。因此，高校要实现外事档案的信息化管理模式、构建健全的管理制度，必须转变思想。首先，变不重视、忽视的思想为高度重视、密切关注的思想，明确责任意识。档案管理工作人员必须认识到高校的外事工作是学校对外交往的窗口和国际交流的枢纽[4]，而高校的外事档案管理是保证这一“枢纽”畅通与否的关键环节，对学校的外事工作、对外知名度、科研和教学发展以及学校对国际高等教育形势的把握有着重要的影响。其次，变传统的外事档案管理思想为先进的电子化或信息化外事档案管理的思想。当今，网络技术、电子办公技术日趋成熟，其高效、快捷的特点使得网络技术应成为高校开展对外合作与交流活动的主要手段。信息化档案管理模式会减少工作人员的劳动强度，也便于调档查看和对外宣传。故步自封，只能是被淘汰。因此，高校的外事档案管理工作人员要坚持与时俱进、不断创新。
（二）加强业务培训，明确责任分工
在高校的档案管理工作中，人是管理的主体，工作人员的业务素质和专业技能的高低直接决定了档案管理的成效。我国古代著名的思想家、政治家墨子（公元前468―公元前376）曾说过：“江河之水，非一源之水也;千镒之裘，非一狐之白也”（《墨子?亲士》），强调人才的重要性。同样，高校的外事档案管理也需要众多的人才，而且是专业的人才。因此，要提高地方高校的外事档案管理水平，必须有专业的外事档案管理人才做支撑。但对于学校而言，招纳新一批专业人才并非是目前的最佳选择，因为人才的招纳势必要造成人事的变动，且需要一段时间的等待。已上岗的工作人员虽非档案管理专业出身，但是由于长时间的接触，对档案管理工作已有经验。所以，对现有人员进行培训，增加其业务素质和专业技能则是最好的解决方法。在人才培训方面，学校应从两方面着手。一是组织档案管理人员和外事部门的档案责任人定期去省内外档案管理成熟的高校学习，或聘请专业人士来校培训，并要求他们每学期上交档案管理方面的工作总结。二是运用激励机制，鼓励工作人员在档案管理方面的学术研究，督促他们不断学习档案管理理论，了解现代化档案管理的动向。学校在加强人员培训的同时，要强调档案科（室）和外事部门各自的职责、明确分工，档案科（室）要做好统筹工作，制定更为详细的管理规范，及时督促外事部门积极做好收集、积累、归档和上交的工作;外事部门按照档案科（室）的要求，委派至少一名的外事档案管理人员负责日常所有材料的收集，定期（比如一个月或其他的周期等）整理已有材料，进行归档，如期上交档案。若外事部门逾期或是未交规定的外事档案，或上交的材料不合规范的，档案科有权督促或责令返工修改材料的权利。学校对档案科（室）和外事部门一年进行至少四次（每学期两次）突击考核，对于多次不合格的工作人员进行批评或给予相应的惩罚，比如取消其本年度的评优资格等。
（三）引进先进技术，开发资源数据库
