时间：2022-09-21 15:54:15
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇数字档案工作计划，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
随着计算机技术、通信技术以及多媒体网络技术的快速发展，数字档案管理应运而生，它将各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，通过网络连接，利于资源共享，另外它还有方便携带与信息交流的优点。数字档案管理的建立作为网络信息高速发展的重要标志，被广泛应用于学校、企事业单位、档案馆中，其未来发展前景十分可观。
一、档案管理数字化存在的问题分析
1.1数字档案管理中存在诸多问题
数字档案缺乏真实性。网络信息环境的不安全性，对档案管理的数字化发展造成极大的不良影响，相比于传统档案的管理，数字档案缺乏纸质文件所具有的真实性，在储存过程中，数字文件受周围环境和人为因素的影响，个人会在某种利益的驱使下对档案进行改动，并且不易被察觉，造成文件的储存很困难并且缺乏真实性。
数字档案缺乏永久性。在真实记录了档案文件后，数字档案的储存永久性面临着技术的挑战，存储介质易于氧化和受到磁场的影响，极易破坏数字文件的保存内容，另外随着互联网技术的发展及多媒体的普遍应用下，对于图像、声音及各类插件的存储，保存的介质变得复杂化，要求的技术也更高，而全球甚至国内不同地方的技术发展不一致，没有一致的标准化管理，导致数字档案的内容不便流通分享。
数字档案缺乏安全性。在数字时代里，由于计算机病毒、网络黑客和系统不稳定等因素存在，数字档案管理的发展受到了严重的威胁。对于一些需要保密的档案文件，在传输的过程中受到病毒的侵蚀或者网络黑客的攻击，被他人截取、窃听以及盗用，致使档案文件的保密性丢失。
1.2数字档案的管理工作相对滞后
传统的档案管理的只注重保管而不加以充分利用的旧工作意识已经制约了数字档案管理的发展，管理者对数字文件的管理意识比较淡薄，重视度较低，一些声像资料往往忽视归档，致使资源流失，需要利用时就会采取临时补录、补拍的措施，使得档案丧失真实性。另外，数字档案在构成、存储的过程中，缺乏系统规划的管理标准，所以档案文件在运用及管理中存在较大的随意性。
二、数学档案中存在的问题对策探析
2.1完善数字档案管理的发展弊端
任何事物的发展都需要在时间的累积中逐渐修改和完善，由于数字档案管理是近些年新兴起来的，发展时间尚短，相关管理条案都不成熟，所以存在一定的问题在所难免，重要的是找到解决办法，使其更好地发展成熟。建立相关的管理条例显得十分必要，明确数字档案同样具有法律效力，结合现有《档案法》，颁布更加具体的法律条例，确保数字档案的法律效力，并且可以借鉴国际上成功的数字档案管理案例，结合国内具体实情发展具有中国特色的高标准档案管理执行法则。
2.2运用相关技术确保数字档案的真实性、永久性和安全性
建立完整全面的规章制度，严格要求管理人员在整理数字档案的过程中认真整理，并严格监控周围环境，确保档案文件的真实性和完整性。在排除人为因素的情况下，还可合理运用相关的技术措施来解决，比如周期性的鉴别和验收档案文件，及时整理，并且使用分组密码来确保档案数据的完整，运用不可逆存储介质来最大程度的防范数据文件被修改，保证档案信息的真实性。
建立数字档案信息系统，及时备份新收集、新归纳的数字档案信息，以方便在需要的时候进行有效利用，组织人员定期对档案数据库进行必要的维护，防止信息泄露或丢失。另外可以通过建立数字图书馆，方便信息交流，资源共享，同时能够保证档案信息的完整性。建立完善的档案分类标准是保证档案信息安全永久性的重要手段，可以根据信息内容、收集时间、数据类型等不同对档案信息进行分类保存，方便查找所需信息，保证数据信息的永久性。
加强硬件设施的建设，采用高质量的介质存储数字档案，同时对数字档案管理系统安装安全防护措施，如建立防火墙。定期清理计算机垃圾，查、杀病毒，定期更新相关系统软件。及时对数字档案信息进行备份，定期检查，如果发现问题要及时恢复，将储存数字档案的介质妥善保管到安全处。及时升级防护软件，如有需要，将数据格式转换为不可逆的只读格式，防止档案信息被盗用或者篡改，保证档案信息的安全性。
2.3强化档案管理人员的工作意识
将档案管理工作纳入工作计划中，组织档案管理人员进行培训，培养管理人员的职责意识和法律意识。对于一些重要的声像资料，必须强化工作人员的管理意识，使其正视档案的储备价值及利用价值。全面提升档案管理人员的文化素质，加强其知识储备量，并制定适宜的奖罚政策，促使管理人员更好地进行管理工作。
参考文献：
覆盖区域人口档案信息管理和服务总平台的内涵及实现方式
当前，我国沿海开放地区正处于工业化中后期向信息社会过渡时期，信息技术的发展，改变了人们生产和生活方式，也使档案及档案工作发生了前所未有的变革。档案的资源种类、载体形式、服务利用方式等都发生了翻天覆地的变化。数字档案馆、数字档案室应运而生。文档一体化、馆室一体化、馆际一体化、电子文件与数字档案登记备份等先进的档案管理模式和手段推陈出新，广泛应用。这些模式和手段在推进档案事业快速发展的同时，又加速了档案信息资源的集聚和整合，使档案利用效率成倍增长。
在海量档案资源中，隐藏着大量个人信息，一个自然人的信息往往杂乱地记录于不同时期、不同门类、不同形式的档案载体中，而且因工作关系或社会关系与其他人的信息相互关联。面对零乱无序的个人信息，我们可以从创新社会管理和服务的需求出发，集聚整合档案资源，变革传统档案管理模式，借助现代信息技术，对档案中所有关于人的信息进行梳理、抽取，按照人的身份证号码为唯一代码所汇聚的信息的独立性、排他性、关联性等特征，进行重新排列组合，就可以形成记录公民个人有关从出生到死亡，凡是有档案记录的个人生产生活和参加各种社会活动的所有信息。
由此可见，建立区域人口档案信息服务和管理平台，是档案行政部门对以全宗为管理单位的传统档案管理模式的大胆突破。其原理就在于利用现有的全部档案资源特别是数字档案资源，采用现代信息技术手段，通过激活所有包含人的信息的档案，有效采集人口过去的信息，作为一种重要的人口信息参数，强化对人口信息监测研判，有效服务于社会建设和管理。区域人口档案信息管理和服务总平台，是连接区域内各级各类综合档案馆（室）有关人的档案信息的基本业务信息系统的数据交换和共享平台，是有关人的各类档案和不同电子业务系统间进行信息集聚整合的载体。这个平台一旦建成，将成为建立国家人口信息库的基础和有机组成部分，是实现“以证管人、以房管人、以业管人”的服务管理新模式的前提和基础。
建立覆盖区域人口档案信息管理和服务总平台的重要意义
一是市场经济条件下实现好、维护好、发展好广大人民群众利益的需要。档案是真实的历史记录，在纷繁芜杂的经济社会发展环境中，档案能对一个市场主体的合法地位和权益、对一个公民的政治、经济、社会地位作出具有权威价值与法律效用的界定。如经济生活领域中工商档案对参与市场经营活动的每一个市场主体合法权益的界定；社会生活领域中个人档案对每一个公民户籍、学籍、工作简历、职业职称，以及婚姻状况、社会关系、财产收入等的记载保存，在规范社会秩序，维护社会稳定中起着举足轻重的作用。建立覆盖区域人口档案信息管理和服务总平台，使人与人、人与社会的各种政治、经济、文化、社会关系脉络更加清晰，利益边缘界定更易区分，建设和运用好ig——系统平台，可以避免自然人的角色和利益的错位现象，也使伪造年龄、学历、身份等类似现象不能得逞。
二是建设诚信社会、法治社会、和谐社会的基础性工程。社会矛盾很大程度上需要由档案部门或相关职能部门提供档案凭证（原始法律凭证）来加以疏导、化解。现实生活中，利用公民户籍和职工档案解决社保纠纷，利用地籍、山林档案解决田地、山林纠纷，利用房产档案解决城市拆迁补偿纠纷等案例，不胜枚举。而随着信息化发展，以上关系国计民生的传统纸质档案在查阅利用上逐步被电子文件、数码音像文件、电子业务数据等形式的数字档案所代替。所以在新世纪新阶段，重视和加强涉及所有人的档案的数字化以及与人的利益密切相关的电子文件（档案）资源的整合，将涉及民生的各种门类的电子业务系统和数字档案资源，以人为单元、以居民身份证号为唯一代码，加以科学管理和有效利用，开发建设覆盖区域人口档案信息综合管理和查询服务平台，是维护政治、经济、文化、社会秩序，加强社会服务管理的重要内容。同时，也是有效化解各种矛盾，维护社会公平正义，促进社会安定团结，推进和谐社会建设的基础性工作。
三是贯彻落实各级党委《关于加强和创新社会管理实施意见》的重要工作。在各级党委的《实施意见》中均强调，要进一步完善社会管理服务体系，提高社会管理水平，其中很重要的举措就是要加强人口综合信息平台建设。人口基础信息一般包括出生、性别、血型、指纹、身高、学历、就业、配偶、户籍、住址、职业、职称以及置业购房等。笔者认为，人口基础信息库应以公安部门“人口信息管理系统”为基础，以民政、社保、工商、城乡建设、教育及流动人口管理等有关部门关于人的实时动态信息（各部门电子业务系统）和办结归档信息（归档档案资源）为补充。而有关部门关TA的实时动态信息和办结归档信息，可以通过档案部门进行整合和提供，档案部门牵头建立区域人口档案信息库，是人口基础信息库的有效补充。
绍兴市建立覆盖区域人口档案信息管理和服务总平台的探索
1.扎实推进“为普通人建档”，建立覆盖区域人口的档案形成和管理体系
2007年以来，我们积极争取市委、市政府的重视、关心和支持，将行政村、社区等基层单位档案工作列入市委、市政府对各县（市、区）党委、政府年度岗位目标责任制考核。采取“两条腿”走路方法推进“为普通人建档”工作。
一是以行政村、社区、企业、学校等基层单位为工作对象，加强行政村、社区档案室规范化建设；以企业、学校档案室升级达标为载体，突出村民档案、居民档案、企业用工档案、学生档案这些重点，着力抓好覆盖自然人基本面的基层单位档案工作规范化建设，提升人的档案的形成和管理水平。近几年我们又进行巩固和提高，截止到2011年年底，全市行政村、社区档案规范化建设达标率已达到98%；全市1074所全日制学校100%建有综合档案室，202所学校达到县一级以上认定标准；全市规模以上（营业额和销售收入一亿元以上）企业，建档率达90.6%。
二是以机关（部门）为工作对象，以贯彻实施国家档案局8号令为抓手，完成了机关部门（单位）文件材料归档范围和文书档案保管期限表的编制和审批工作，采取档案年检、目标管理认定、数字档案室建设、重要民生档案登记备份等途径，加强涉民机关部门（单位）档案的行政监管，确保机关部门（单位）依法行政中产生的与人民群众生产生活密切相关的民生档案的完整齐全与及时归档。全面实施《绍兴市2008至2010年档案接收工作计划》，接收46个单位54760卷（盒）档案进馆。
与此同时，我们积极探索档案管理体制创新，推动档案资源向国家综合档案馆整合和集聚。以全面清理转制、破产企业档案为抓手，全面接收市区30多家原国有转制（破产）企业档案21.9万卷，形成了绍兴市区国有转制（破产）企业档案保管和查询中心；以全省档案资源整合和综合利用试点为契机，积极协调相关部门单位采取提前进馆、委托保管、数字移交等方式，共整合77个涉民部门（单位）34791卷民生档案。去年我们接收完成市区退休职工档案5万余卷。目前，市档案馆馆藏已由2007年的20万卷（件）提升到42万卷（件），拥有比较完整的婚姻档案、计生档案、劳动就业档案、二轮土地承包档案、林权档案、户粮档案、公证档案、学籍档案、房产纳税档案等民生档案馆藏群，档案资源日趋丰富多元。
2，扎实推进档案信息化建设，着力提升档案为现实服务能力
绍兴市档案馆新馆建成后，我们相继推出三个建设项目提升全市档案信息化水平。
一是以新馆配套设施项目实施为契机，高标准建设软硬件平台，全面完成市本级数字档案馆建设，实现“文档一体化”。与中国人民大学合作，成功实施“区域性电子形式政府文件集成管理的建设与研究”项目，2007年获国家档案局优秀科技成果三等奖。运用业务流程重组理论，研究开发出集“收集、保管、利用”功能于一体的综合业务管理系统，2010年获国家档案局优秀科技成果二等奖。在加快推进馆藏档案数字化的同时，实现了在电子政务环境下政府电子文件从产生到归档进馆的现代化管理，构建了绍兴市电子文件中心，出色完成国家档案局《全国数字档案馆建设方案制订及其推广应用》试点任务，2010年11月国家档案局数字档案馆建设指南宣贯现场会在绍兴市召开。
二是创新档案信息化和档案信息资源整合推进机制。实施《市本级数字档案馆（室）一体化及安全管理项目》，加快推进馆室一体化进程。2009年完成调研并立项，2010年6月包括馆藏实体档案在内的市级138个机关部门（单位）共3721万页纸质档案、32312张照片、3110盒录像（音）带的档案数字化项目全面实施，到2012年年底将全面完成。
三是大力推进档案信息资源市与各县（市）“馆际一体化”。积极组织实施《面向用户的区域数字档案馆资源集成共享模式研究与平台设计》项目，先后获得国家档案局科技立项和市发改委立项，2012年上半年正式实施，这个项目完成后，绍兴地区区域性民生档案管理和服务总平台正式形成。
与此同时，我们十分重视和加强电子文件（档案）管理，积极组织实施数字档案馆内网网建设，将馆藏数字档案资源按密级和可公开的范围划分为A、B、C、D四类，区分查阅利用权限，保证档案信息管理和服务利用的绝对安全。
3.积极实施档案和电子文件登记备份战略，强化涉民部门档案和电子文件的行政监管和资源整合
自2009年以来，绍兴市各级档案部门认真贯彻落实省市“两办”《关于开展电子文件和数字档案登记备份工作的通知》，根据浙江省档案局统一部署，结合绍兴市实际，全面推进档案登记备份工作。2011年，市财政总投资1725多万元，分四年投入完成市本级档案与电子文件登记备份中心平台建设，并实现市本级27个机关部门（单位）主要涉民电子业务系统的在线式登记备份。年底在完成中心平台建设后，实施完成了民政、卫生医疗、住房公积金等6个重要民生部门8个电子业务系统的在线式登记备份工作。结合馆室一体化项目的实施，同步开展60多个机关部门数字化成果的登记备份，有效整合了320个G的数字档案资源。通过登记备份这一重大战略部署的实施，既实现了档案证据保全、档案安全保障，又有效地推动了档案信息资源的整合。
鉴于以上这些年的工作积累，我们认为绍兴市建立覆盖区域人口档案信息管理和服务总平台的基本条件已经具备。但同时也面临着一些困难和问题。
一是思想认识问题。受传统档案馆工作事后服务思维的影响，一些同志认为加强社会建设，创新社会管理与档案部门的工作关系不大，缺乏站到前台，服务一线的勇气和信心。
二是资源分散、分割的问题。全市各个民生部门所拥有的档案资源仍处在系统分割、相互独立的状态，信息难以交换和共享。
三是体制机制问题。现行档案管理体制仅赋予档案行政管理部门对辖区范围内档案和档案工作的监管权，没有档案资源的整合权等。
四是要素投入问题。主要是信息化建设资金投入不足和档案系统专业人才匮乏的问题。
建立覆盖区域人口档案信息管理和服务总平台的对策思考
一是要充分认识档案、档案工作在加强社会建设，创新社会管理中的地位和作用。笔者认为，档案事业是一项基础性的社会事业，建立覆盖区域人口档案信息管理和服务总平台是市场经济条件下政府职能转变对档案管理体制的新诉求；是责任政府为履行其社会管理职责，规范和维护社会秩序，规范和维护人民群众利益而建立的一项具有创新意义的管理举措。为此，档案部门应着眼长远、超前思维，解放思想、顺应变革，走出档案看档案、跳出档案发展档案事业，努力找准服从服务于加强和创新社会管理的切入点，积极投身到加强和创新社会管理这个大局之中。
二是要确立大档案、大整合的理念，加快推进“三个一体化”和档案登记备份进程。继续以“为普通人建档”为重点，大力实施“资源提升”战略，扎实推进覆盖广大人民群众的档案资源体系建设。首先要巩固和提升“十一五”基层档案规范化建设成果。其次要进一步加强机关部门特别是涉民部门档案工作的行政监管和资源整合。第三要以市级数字档案“馆（室）一体化”和全市“馆际一体化”为抓手，积极推进档案信息资源整合和共享，构建完成区域性公共档案信息资源管理和服务的总平台。
【摘要题】数字信息化
【关键词】数字档案/信息安全/互联网
【正文】
1.数字档案网络化应用的安全问题
数字档案的产生、移交、归档、管理和利用都是基于互联网、专用网和局域网环境下进行。系统的应用模式主要采用两种方式（即基于浏览器的Browser/Server结构和基于客户服务器模式的Client/Server结构），这两种方式都可以实现网上对档案信息的转换、存贮和访问。在数字档案的归档、管理和服务利用等过程中，档案数据的安全问题往往表现在多个层面。
1.1网络级安全。是指支撑系统运行的物理设备的安全问题，包括网络基础建设如网络布线、网络联接、局域网和广域网环境的构建、设备的选型及其各个环节安全策略的考虑。往往会根据需要采用适当的防火墙设备及网络管理软件来确保局域网的内外用户的访问权限和网络上数据包的检测与过滤；选用可靠的硬件安全设备保证整个系统的稳定运行，如双机热备份、磁盘阵列等设备的采用来保证一台服务器出现故障而不会导致整个系统的瘫痪问题，等等。网络级安全策略是整个系统得以安全运行的基本保障，这是需要在系统规划阶段严格把关的重要内容之一。
1.2数据级安全。主要是指涉及到系统存贮的档案数据的安全问题，包括操作系统、数据库管理系统、档案数据存贮、数据备份、数据格式的转换以及各类电子文件的保管和异地存贮策略等，以防止数据版本的更新、数据格式的转换、硬件设备的意外损坏、存贮介质的老化、失效、自然灾害等造成的数据丢失、数据损坏甚至是计算机系统的破坏和瘫痪。操作系统和数据库管理系统的安全问题虽说主要是取决于软件供应商所开发的商品化软件的稳定性和安全的保障问题，但对于建立网络化档案管理信息系统，首要考虑的是选择什么样的操作系统来确保应用系统的安装和运行，目前主流的操作系统有Unix、Windows和Linix，他们各自有其优越性，安全问题也各有特点，关键是如何选择满足用户实际需求的操作系统和数据库管理系统。当然考虑档案元数据的存放规则和保管策略也是本阶段非常重要的问题之一，如数据库的分布式或集中式存放模式、数据的异地备份、电子数据格式的定期升级和保存介质的更换等，需要一定的保管制度来约束。这些都是在系统设计和具体实现的过程中需要综合考虑的关键因素，也是档案应用系统能够安全运行的根本保障。
1.3应用级安全。是指档案管理信息系统在实际应用操作的过程中应考虑的基本问题，主要取决于档案部门所采用的应用系统的用户模型的定义模型和使用规则。一般情况下，档案管理信息系统的用户模型分多个层次、多个角色、多种功能或多种形式混合使用，来分别定义用户权限。系统常常按功能权限划分为系统管理、数据操作和数据浏览等3大类用户：每类用户角色的定义可以按照各业务职能的实际需求，对其操作权限和操作功能进行定义，如单位领导、部门领导、普通业务员等。但不论采用哪种用户模型，要求应用级的安全至少包括两项功能，一是对系统中各个功能模块的操作权限的定义，另一个是对系统数据的分层管理和操作权限的定义。比如，两个不同的用户可以操作同一个功能模块，但所能看到的数据只能是本用户所在单位的数据，而不应看到另一个用户所在单位的数据，这是网络版档案管理信息系统的基本操作需求；再如上级领导能够看到下级人员所操作的数据，而下级人员则无权看到上级领导权限范围内的数据。
2.网络基础环境的安全技术方案
网络基础环境的安全建设是防止系统外部非法用户和不安全数据包侵犯的主要措施，常常采取的主要方法是物理隔离、应用防火墙以及身份认证等安全技术。防火墙技术是实现内外网的隔离与访问控制的最基本、最流行、最经济的、也是很有效的措施之一，这里以防火墙为例来讨论数字档案的网络基础环境的安全解决方案。
2.1防火墙安全解决方案。
防火墙是多个网络之间的安全隔离网，其基本原理是设置安全策略，控制（允许、拒绝、检测）出入网络的数据包，它本身具有较强的抗攻击能力，可以实现以下几种安全功能：一是限制未被授权的用户进入内部网络，过滤掉不安全的数据包；二是防止入侵者接近本系统的防御设施；三是限定内部网络用户访问特殊站点；四是为监视Internet安全提供方便。清华大学档案馆防火墙安全运行结构采用了三台对外提供服务利用的服务器，都部署在非军事管辖区（DMZ区），服务器通过特定的端口对外提供服务，如Web服务的8085端口，数据服务的1528等，避免了外界用户对服务器其他端口访问的可能性。如果少数的档案室需要数据服务器特别指定用户，可以采用防火墙用户认证及用户规则来限制，这样除了经过已认证的用户外，所有本局域网以外的用户在访问内部网络时都需要通过防火墙进行过滤和筛选，具体使用时可以通过对客户端IP地址或者网卡的MAC地址进行判断和识别，以及通过对可疑数据包的检测进行过滤，以保证整个网络系统的安全运行。
这种链接方式是采用了防火墙的路由模式来实现的。档案馆内部的办公PC统一使用内部定义的网址如192.168.X.X，为私有IP，通过防火墙的NAT功能访问互联网，保证了安全性。外界不能直接访问到档案馆内部的PC，减少被攻击的可能性；提高了可管理性，所有PC都可以实现MAC地址绑定，可以针对需要控制内部用户的上网时段和访问内容。
2.2网络安全管理的人文策略。
硬件设备和网络管理软件是保证网络安全运行的基本手段，同样加强网络的安全管理，采取科学有序的管理策略也是非常重要的人为因素，往往诸多的不安全因素恰恰反映在组织管理和防范不当等方面，因此必须引起足够的重视。
系统管理员采用双人负责制和任期有限的基本原则，防止人员流动或缺岗造成损失，避免职位垄断或由于时间过长。
安全级别确定应根据工作的重要程度来确定，根据确定的安全等级，确定安全管理的范围。
制定的机房管理制度：对于安全等级要求较高的系统，要实行分区控制，限制工作人员出入与己无关的区域。出入管理可采用证件识别或安装自动识别登记如门禁系统，采用磁卡、身份卡等手段，对人员进行识别、登记管理。
制定严格的操作规程：操作规程要根据职责分离和多人负责的原则，各负其责，不能超越自己的管辖范围。
制定完备的系统维护制度，如数据保护，数据备份等工作计划。重要数据维护时要首先经主管部门批准，并有安全管理人员在场，随时将出现故障的原因、维护内容和维护前后的情况要详细记录。
制定应急措施，保证紧急情况下，如何尽快恢复的应急措施，使损失减至最小。建立人员雇用和解聘制度，对工作调动和离职人员要及时调整相应的授权。
3.档案管理信息系统的安全方案
数字档案信息的录入和维护主要依靠管理信息系统所提供的各项功能来完成，由于用户角色的不同，权限的差异，要求应用系统能够提供一套完整的用户安全管理策略，以保证档案信息的完整性和安全性。档案管理信息系统的安全管理主要体现在3个方面。一是要采用成熟先进的计算机应用系统运行结构：二是对系统用户按照工作需要进行角色和等级的区分；三是对档案数据的安全管理级别如保密、开放等状态按照档案法规定和实施细则进行多级安全管理，以区别不同类型用户的访问。
3.1应用系统的体系结构。
三层Browser/Server体系结构有着多层数据安全机制、日常维护工作量小、对客户端的运行环境要求也比较低（只要有浏览器即可）、客户端物理位置可以灵活设置等诸多优点，因此采用三层B/S的系统结构无疑是一个先进且明智的选择。安全防护措施有三级，即防火墙安全措施、应用系统的身份认证安全措施以及数据库管理系统的安全模型，
3.2应用系统用户权限管理：
系统用户权限的管理和角色分配与档案管理的业务功能、操作流程、档案数据的管理层次密切相关。一般情况下用户分3大类，即管理级用户、业务级用户和浏览级用户。管理级用户负责系统整体数据备份，日常维护，系统模块设置、公共字典维护、用户定义及用户权限设置等；业务级用户负责各个业务岗位上数据的录入、修改、删除、统计、检索等功能，该类用户对系统中的数据具有完全的存取访问权限，每个用户的操作功能和访问数据内容的权限将根据其业务职能的不同而有所区别；浏览级用户主要是通过Internet网查询已经开放的档案信息，绝不允许对系统中的数字进行修改和删除。无论是哪一类用户，他在访问系统的过程中主要是通过严格的身份认证技术来保证系统的安全性。因此系统用户的安全管理也是非常重要的。各业务人员在操作过程中切不可将密码帖在机器上，或者设置非常简单的密码，这些都是不利于安全管理的常见错误做法。
一、主要成效
（一）档案工作领导体制依法建立。各单位都明确了分管档案工作的领导，落实了主管部门，明确了责任主体，配备了专职或兼职档案员，构建了档案工作网络体系。
（二）档案管理机制业已形成。各单位均设立了综合档案室，并建立了各项档案管理制度和业务建设标准；能够集中统一管理本单位、本部门的档案，并按照规范标准，对当年形成的各门类档案进行了收集、整理、编目，基本符合要求。市环保局科技档案管理尤为规范；市公安局和市总工会坚持开展档案工作系统内检查评比，做到了经常化和规范化；市教育局和市检察院系统通过年检的形式，对所属单位的档案工作进行监督和指导，市教育局还坚持每年一个专题，收效明显。
（三）档案保管条件得到进一步改善。各部门、单位档案工作投入逐年增加，档案工作基础条件得到进一步改善，满足了档案工作开展的需要。市劳动局在搬迁到新办公场所后，投入30余万元，对档案库房进行了改造；市交警支队新建办公楼时，专门建设了符合规范的档案用房。市区两级检察院以此次检查为契机，把档案用房的配套建设纳入重要工作计划，狠抓组织落实，并且基本完成了各门类档案目录的计算机录入，实现了微机检索。市农业发展银行大力推进档案数字化进程，电子档案管理初现成效。还有不少单位安装了档案密集架，解决了多年来档案库房狭小，档案存放拥挤的难题。
（四）档案利用服务收效明显。不少单位的档案部门在做好档案基础业务建设的同时，积极开展档案利用工作，产生了良好的社会效益和经济效益。
二、存在的问题
在这次检查中，也发现了一些问题，主要表现在四个方面：
一是部分单位没有按照要求积极开展自查活动，有的单位领导对自查工作重视不够，有的档案室自查自纠的工作主动性不强，不少单位没有按时上报自查材料。截止11月底，市直机关中按照要求上报自查材料的只有44家单位，占总数的69%。
二是个别单位文书档案归档不够齐全、完整，专门档案及时归档的意识还不强；少数单位存在专门档案如音像档案、科技档案等归档不及时，甚至几年没有照片归档的现象。有的单位档案人员兼职较多，档案的日常管理难以顾及，有的单位档案人员变动频繁，队伍不够稳定，对档案工作的顺利开展造成了影响。
三是档案管理现代化工作普及面比较小。市直63个单位的档案室仅有17家购置了档案管理软件，占总数的27%，直接影响了档案管理现代化的进程。
四是个别行业主管机关没有很好履行对所属单位的档案工作所负有的监督和指导职能，以致档案工作出现一定程度的滑坡。
三、几点要求
针对存在的问题，希望各部门、单位引起高度重视，及时加以整改。同时，为了进一步加强档案工作，更好地服务于我市两个文明建设，提出如下要求：
（一）要加速档案管理现代化的进程。
档案管理标准化、信息化是档案信息资源开发利用的基础。目前，档案信息化建设已经成为档案工作的新热点。根据国家有关档案工作的规定，今后各有关单位向档案馆移交档案，必须同时报送符合《文书档案文件级目录数据库结构与著录细则》规定的电子目录。这是对档案室工作新的规范要求，也是建设数字档案馆、实现档案信息资源共享的迫切需要。希望各单位要高度重视档案管理工作数字化建设，适当安排一些经费购置档案管理软件，切实提高档案管理水平。
（二）要加强新型载体档案的管理。随着办公自动化的深入推进和办公条件的改善，电子文件、数码照片等在各单位大量出现，相应的磁盘、光盘等新的存贮载体被广泛使用，档案实体和档案管理模式也有了相应的变化，对档案管理提出了新的要求。各单位要加强新型载体档案的管理，做好对这些档案的积累、收集和整理工作，保证档案的齐全完整。
（三）要今年9月市档案局下发《关于开展全市档案工作执法检查的通知》后，各部门、单位认真对照检查内容开展了自查，针对存在问题，制定整改措施，如期上报了自查材料。在各部门、单位自查的基础上，市档案局于12月份抽查了市环保局、经委、公安、检察系统等14个单位的档案工作。从自查和抽查的情况看，近年来我市学习贯彻执行《档案法》、《安徽省档案条例》和推动档案管理工作的总体形势较好，但也存在一些问题。
一、主要成效
（一）档案工作领导体制依法建立。各单位都明确了分管档案工作的领导，落实了主管部门，明确了责任主体，配备了专职或兼职档案员，构建了档案工作网络体系。
（二）档案管理机制业已形成。各单位均设立了综合档案室，并建立了各项档案管理制度和业务建设标准；能够集中统一管理本单位、本部门的档案，并按照规范标准，对当年形成的各门类档案进行了收集、整理、编目，基本符合要求。市环保局科技档案管理尤为规范；市公安局和市总工会坚持开展档案工作系统内检查评比，做到了经常化和规范化；市教育局和市检察院系统通过年检的形式，对所属单位的档案工作进行监督和指导，市教育局还坚持每年一个专题，收效明显。
（三）档案保管条件得到进一步改善。各部门、单位档案工作投入逐年增加，档案工作基础条件得到进一步改善，满足了档案工作开展的需要。市劳动局在搬迁到新办公场所后，投入30余万元，对档案库房进行了改造；市交警支队新建办公楼时，专门建设了符合规范的档案用房。市区两级检察院以此次检查为契机，把档案用房的配套建设纳入重要工作计划，狠抓组织落实，并且基本完成了各门类档案目录的计算机录入，实现了微机检索。市农业发展银行大力推进档案数字化进程，电子档案管理初现成效。还有不少单位安装了档案密集架，解决了多年来档案库房狭小，档案存放拥挤的难题。
（四）档案利用服务收效明显。不少单位的档案部门在做好档案基础业务建设的同时，积极开展档案利用工作，产生了良好的社会效益和经济效益。
二、存在的问题
在这次检查中，也发现了一些问题，主要表现在四个方面：
一是部分单位没有按照要求积极开展自查活动，有的单位领导对自查工作重视不够，有的档案室自查自纠的工作主动性不强，不少单位没有按时上报自查材料。截止11月底，市直机关中按照要求上报自查材料的只有44家单位，占总数的69%。
二是个别单位文书档案归档不够齐全、完整，专门档案及时归档的意识还不强；少数单位存在专门档案如音像档案、科技档案等归档不及时，甚至几年没有照片归档的现象。有的单位档案人员兼职较多，档案的日常管理难以顾及，有的单位档案人员变动频繁，队伍不够稳定，对档案工作的顺利开展造成了影响。
三是档案管理现代化工作普及面比较小。市直63个单位的档案室仅有17家购置了档案管理软件，占总数的27%，直接影响了档案管理现代化的进程。
四是个别行业主管机关没有很好履行对所属单位的档案工作所负有的监督和指导职能，以致档案工作出现一定程度的滑坡。
三、几点要求
针对存在的问题，希望各部门、单位引起高度重视，及时加以整改。同时，为了进一步加强档案工作，更好地服务于我市两个文明建设，提出如下要求：
（一）要加速档案管理现代化的进程。
档案管理标准化、信息化是档案信息资源开发利用的基础。目前，档案信息化建设已经成为档案工作的新热点。根据国家有关档案工作的规定，今后各有关单位向档案馆移交档案，必须同时报送符合《文书档案文件级目录数据库结构与著录细则》规定的电子目录。这是对档案室工作新的规范要求，也是建设数字档案馆、实现档案信息资源共享的迫切需要。希望各单位要高度重视档案管理工作数字化建设，适当安排一些经费购置档案管理软件，切实提高档案管理水平。
一、坚持全面贯彻落实《关于加强新时期档案工作意见》
全县各级档案部门要继续把贯彻落实《意见》精神作为一件大事抓紧抓好。首先，要通过深入学习，领会其精神实质，统一思想，提高认识，明确新时期档案工作的任务和责任。同时，要利用多种方式，广泛进行宣传，营造发展档案事业的新环境。其次，要结合实际，分析存在问题，寻找差距，有针对性地研究制定可操作性的措施，提出加强本地区本部门档案工作的实施意见。各地各部门也要抓紧出台实施方法。第三，要切实解决好本地区本部门档案工作发展中存在的突出问题，将《意见》精神落到实处。
二、深化现行文件查阅中心和爱国主义教育基地建设。
各地要认真学习领会*同志对现行文件利用工作的重要批示精神，深刻认识现行文件利用工作的重要意义，全面推进现行文件利用中心建设，把现行文件查阅中心建设纳入政务信息公开体系，明确现行文件查阅中心机制，未挂牌的档案馆要抓紧挂牌对外服务，已对外服务的现行文件查阅中心要加强设施建设和资源建设，强化服务意识，把工作做深、做细、做实。同时各地要把档案馆爱国主义教育基地建设纳入“文明城县”创建活动，各级档案馆要充分发挥档案资源优势，面向社会，开展各种形式的爱国主义教育活动，积极争取创建政府挂牌的爱国主义教育基地。
三、全面推进、重点提升，着力推进民营企业档案工作。
各级档案部门要认真贯彻全省民营企业工作座谈会的会议精神，继续密切关注民营企业发展的动态，及时了解掌握国有企业改革和发展工作提出的新要求，理顺思路，明确工作重点，结合各地实际，创造性地开展民营企业档案工作。各县、县要完成60%的亿元产值以上民营企业的建档工作，规范指导，树立典型，及时推广经验，推进民营企业档案工作规范发展。
四、继续开展社区档案规范建档工作
各地要根据《加强社区档案工作意见》的要求，及时总结经验做法，抓紧推广，既要有量的发展，要求年内全县至少100%的社区完成规范建档。又要有质的提高，进一步健全工作体系、完善规章制度、丰富档案内容、提高管理水平，有基础的社区可实施新立卷制度，开展档案目标管理。同时，要不断拓展新的领域，要把现行文件查阅中心机制延伸到社区，利用社区档案资源和设施，设立社区文件查阅室，面向居民开展服务。有条件的地方，应依托社区引导家庭建档，将档案管理理念和管理技术推广到家庭。
五、积极探索信用档案工作。
各级档案部门要围绕各级政府诚信建设，积极帮助有关专业主管部门制定信用档案采集、整理和利用的方法、标准，配合工商、税务、质量监督、审计、文明办等管理监督部门建立和完善信用档案，帮助有条件的地方建立信用评级数据库，建立信用网站，公开信用信息，充分发挥信用档案的监督作用，为整顿和规范县场经济秩序、加快“诚信*”建设服务。各地都要抓出一两个典型，以推动全县信用档案建设。
六、围绕服务“三农”中心，拓展农业和农村档案工作内容。
要以建设现代农业、繁荣农村经济、增加农民收入、保持农村稳定为核心，继续深化农业和农村档案工作。要配合*农技110被推荐为“联合国公共服务奖”候选单位工作，抓紧县、县、乡农技档案的收集和管理。要主动介入“千村示范、万村整治”工作，深化行政村规范建档工作。
七、以项目档案管理为抓手，加强重点工程和工业园区（高新技术园区）档案工作
各级档案部门要继续围绕我县“招商引资”“项目推进”中心工作，以项目档案管理为突破口，切实抓好重点工程、重大技改项目和工业园区（高新技术园区）档案工作。各级档案局要组织人员围绕我县明确的110个重点项目，开展调研，重点加强对执法检查发现问题的整改督查工作。同时，要结合实以目标管理为抓手，创造性地开展工作，规范项目档案管理，服务经济建设大局。
八、推行档案目标管理，促进档案规范化建设
各地要进一步明确档案工作目标管理认定任务，加大指导和监督，规范运作，确保已列入目标管理计划的单位都能完成达省标的工作任务，促进我县档案工作规范化发展
九、抓住机遇，明确重点，加快档案信息化建设
1、依托政府电子政务建设，探索电子文件归档办法。各地各部门要将电子文件归档管理纳入电子政务和办公自动化建设的总体规划，争取整体设计，同步实施，实现文档管理一体化。要按照国家档案局《电子文件归档与管理规范》和《电子公文归档管理暂行办法》的规定，结合实际，尽快出台电子文件的收集、整理、归档和接收进馆具体业务技术标准，妥善做好电子文件的保真、保密和保存工作。
2、加快实施数字档案馆工程。各级综合档案馆要认真制订完善档案信息数据库建设规划，以档案目录数据库建设为基础，以建成全文数据化档案馆和多媒体数字档案馆为目标，加快档案馆信息化建设。开化、江山、龙游档案馆要继续开展馆藏档案文件级条目微机录入工作，要求完成10万条文件级条目的微机录入任务，衢江、柯城档案馆也要抓紧开展。全县各级档案馆都要积极参加省现代化档案馆综合评估。
3、进一步加强档案信息网站建设。增加网站信息量，提高网站质量，提升点击率。未建立局域网的档案馆要争取建立局域网。
4、购置视频信息自动采集设备。实现同步接收刻录电视新闻，解决声像档案征集难的问题，进一步丰富优化馆藏档案
十、注重档案资源建设，努力丰富档案馆藏
一是抓好名人、名产、名胜档案的征集工作，特别是要更大规模和范围地收集社会各界为我省经济和社会发展做出重大贡献的名人名家的档案资料，借助名人效应，提升档案馆社会地位。二是抓好声像档案的收藏，及时将各新闻单位形成的声像档案收集进馆。三是抓好国际友人、友好城县、国外政府组织赠送礼品的收藏。五是抓好散存在社会上珍贵档案资料的收藏。
十一、强化档案学会工作
下半年，档案学会换届，各地要借机大力发展会员，壮大队伍。同时要结合档案工作实际，进一步开展形式多样的学术研究和业务研讨活动，争取出一批有价值的档案学术成果，繁荣我县档案学术研究。
【关键词】档案管理； 数字化技术；
【 abstract 】 the development of digital technology and used for urban construction archives technology to promote the efficiency of management bring great convenience. The author combined with the personal working experiences under the condition of informatization, urban construction archives with digital construction technology management platform, enter the orbit of a more scientific and more efficient.
【 key words 】 file management; Digital technology;
中图分类号：G271 文献标识码：A文章编号：2095-2104（2013）04-0000-00
城建档案管理部门肩负着保管文字、图纸、地形图、声像等各种载体的城市建设档案资料任务，是城市重要的信息基础部门。随着经济的发展和社会的进步，信息资源的重要性日益突出。城建档案工作要在城市数字化建设的机遇和挑战中，获得自己的生存和发展空间，就必须抓住城市数字化带来的契机，发展、提高自己，加速城建档案管理数字化建设，全面提升城建档案工作在城市建设中的地位和作用。下面结合笔者个人工作经验谈信息化条件下，城建档案技术管理如何借助数字化建设平台，迈入更科学、更高效的轨道。
一、城建档案管理人员要转化观念，加快档案管理数字化建设
城建档案管理人员要树立档案管理数字化意识。以加快馆藏数字化进程为基础，特别是网络化的建立，档案管理部门要加快档案管理数字化建设步伐，以适应社会公众对档案信息技术需求。所以，必须从思想上提高对加快档案管理数字化建设步伐的认识，并以积极的态度抓好这项工作，使档案管理数字化工作跟上时代的步伐。提高档案管理现代化水平。档案管理数字化建设的逐步推进，馆藏纸质或其他类型载体档案的数字化工作，已经成为档案管理数字化建设的重要内容之一。许多档案原件是非常珍贵的，把珍贵的档案原件录入计算机形成数字化的多媒体文件，用机读的方式提供作用，不仅能提高利用率，而且还有利于原件的保管。利用数据库检索方式提供档案利用所具有的全面、快速、准确的特点，扩大了档案利用范围，使档案利用更为便捷。现在由于档案管理数字化建设和计算机网络的发展为档案信息资源共享成为可能。档案学科的新名词“数字档案馆”就是旨在通过网络，使档案利用者能够跨越时空对所需档案、资料进行查询利用，将封闭的档案服务扩展成开放性的、社会化的服务。
二、管理部门要优化组织运行，提高城建档案管理的效益
管理部门要有高瞻远瞩的全局意识。城建档案数字化需要开展四个阶段的工作：其一，策划准备阶段，这个阶段主要是为档案数字化工作的开展进行战略策划，并根据计划的内容，为工作的开展作好准备及前期工作；其二，初步开展和试行调整阶段，在这一阶段各方面工作已经展开，但是也出现了一些问题，工作在不断改进中前进；其三，趋于成熟阶段，这一阶段数字化系统配置已经较为完善，数字化工作体系初步形成，但是信息库并没有建设完整，信息资源利用率低；其四，成熟阶段，这一阶段主要特征是信息库已经建立完善，档案工作流程已经完成数字化改造，依托数字化系统建立起了高效率的工作业务流程，拓展服务内容和质量是这一阶段工作的重点。这四个阶段相互依赖，逐层递进，在开展工作时必须注意各阶段的先后顺序，一步一个脚印，让前面的工作为后面打好基础，后面的工作体现前面工作的价值。防止不切实际的冒进或者漫无计划的遍地开花，避免出现目的被计划拖累的局面。需要制定详尽合理的工作计划。在开展数字化工作的四个阶段中，策划准备阶段是开头部分，也是整个工作的核心部分。只有把头开好了，后面的路才能够走得正、走得直。在制定计划时，决策者应该考虑清楚自己单位的需求，明确开展工作的目的。这是一个看上去非常简单的事情，所以往往会被轻视甚至忽视，不过越来越多的案例表明，设计时需求的混乱、开展工作时目的的不明确，是很多数字化工作陷入瓶颈的原因。
各部门要进行相关的网络建设。通过网络建设，建立规范的城建档案目录，实现城建档案部门与相关的联网，提高城建档案信息资源的利用效率，实现资源共享，使各级城建管理人员及时掌握城建工作及档案管理的基本信息，进而及时为城市建设活动提供优质、高效的信息服务。
三、建立数字化城建档案管理系统措施
城建档案应当在办公自动化管理的基础上，利用信息管理系统，将业务管理和档案管理有序链接，实现电子文件从登记、归档、著录的一体化管理。
城建档案接收是城建档案管理工作的源头，随着电子文件的日益增多，要从传统纸质档案“后控制”管理升级为“前端控制”管理，不仅要参与电子文件生成、运转、归档过程的管理，还要在办公自动化管理的基础上，利用业务管理和档案管理的有序连接，减少传统档案整理、录入环节，实现电子文件从登记、立卷、著录到归档的一体化管理。
电子文件记录在介质层上的信息被密封在塑料保护层内，不怕外界磁场的影响，不会直接受到空气中的灰尘和有害气体的侵害，从理论上讲能够长期保存。但是，由于电子文件形成的时间短，缺乏实际贮存的验证，所以，一方面电子文件必须采取技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥礼会效用；另一方面对于长久保存的电子文件，还需要定期进行复制，防止信息损失。
四、加强城建档案数字化网站建设
网站是现代社会信息公开的重要工具，开设城建档案网，或将城建档案信息化纳入电子政务系统，到政府的网站上，实现信息资源在互联网上的共享，能扩大城建档案的服务范围，使城建档案成为政府政务公开的一部分，更好地为领导决策、经济建设和社会公众服务。要利用城建档案信息多元化优势开展信息的深加工，从城建档案资料的收藏者和提供者转变为信息产品的生产者、开发者和提供者，主动接近档案用户，以用户为中心，结合城市建设的进程，编研出信息成果进行提供利用，从内容、形式上实现完全不同于以往的主动服务，并利用网络环境实现不同服务方式之间的优势互补，实现大量馆际信息资源的的广泛共享，有效、快速、优质地为社会提供档案信息服务。
城建档案信息网络的成熟运用，为数字化城建档案馆提供了极好的网络环境，也为开展城建档案信息个性化服务提供了良好的条件。未来城建档案利用服务的主要方式将不再是提供物理存在的实体，而是指引终端用户通过网络获得存储在档案馆库的数字化信息。只要城建档案编制与城建档案检索采用同一系统软件，将档案内容用一定的格式固定下来，再进行分类、归档、编号等管理，在编制检索时随机调出，组成各种不同类型信息检索工具，通过网上开展电子检索服务，从而方便地互传、互换信息。可使任何一位利用者不受时间、空间的限制，在任何时间、任何地点只需有一网的电脑，即可进入城建档案管理系统查询自己需要的信息。这种网上利用服务的开展，将会使城建档案工作进入一个崭新的工作环境，进入一种良性的循环状态。
五、结束语
科技的发展对城建档案技术管理工作提出了新的要求，本文结合笔者个人工作经验，谈了数字化信息建设在城建档案技术管理中的应用，希望能为城建档案技术的提高做出自己的贡献。
【参考文献】
[1]罗婷婷;;如何提高城建档案的管理质量[J];才智;2011年18期
[2]曾娜;吴建华;;城市公共安全信息资源建设——兼论城建档案与城市公共安全的关系[J];中国名城;2011年06期
【关键词】城建档案； 信息化； 建设
[Abstract] this paper discusses the importance ofinformatization construction, analyzes the existingproblems in information technology, puts forward the urban construction archives (room) the specific measuresto speed up the informatization construction.
[keyword] urban construction archives; informatization;construction
中图分类号：G271文献标识码：A文章编号：2095-2104（2013）
城建档案信息化建设随着信息社会的发展，运用现代信息技术建设数字化城建档案馆，在各个工作环节均取得显著进展。为深入推进城建档案信息化建设，提升城建档案工作水平，实现城建档案信息化工作目标，最大限度地发挥其作用，更好地为经济建设发展和社会各界提供优质高效的服务，当前仍然要坚持科学发展，特别注意抓好以下几点：
一、加强基础设施建设，保障城建档案信息化发展
软件、硬件基础设施是城建档案信息化建设的物质保障，是档案信息资源开发利用和信息技术应用的基础，直接关系着信息化建设的深入发展。
要重视信息处理设备的配置，在城建档案信息化中，目前大部分档案馆（室）信息处理设备配有计算机、服务器、打印机、复印机、扫描仪等，配置偏低，工作效率不高，不能满足当今城建档案事业发展的需要。当前要实现数字环境中的信息保管和资源共享，建设数字城建档案馆，就必须配置性能高、稳定性强、容量大的计算机，服务器，高速扫描仪，磁盘阵列，磁带机、媒资服务器、高清摄录设备等，以适应城建档案信息化的发展。
2、档案管理应用系统要更新。档案管理应用系统作为档案信息资源管理的技术保障，关系到城建档案信息化建设的速度和质量，体现着城建档案信息化建设的效益。目前，各地城建档案管理系统仍有一部分为十年前所开发，版本较低，有些内容不够完善，无法满足当前工作的需要，急需更新换代，使新的城建档案管理系统能覆盖全馆各工作环节。
3、加强档案馆（室）网站建设。城建档案信息化建设的深入发展，要求档案管理工作不能停留在简单的计算机管理上，而是朝着网络化方向发展，如网上完成接收电子文件、业务指导、查阅利用、咨询服务等档案管理业务工作。因此，加强档案馆（室）网站建设是非常必须的。如我馆网站经过进一步完善后，提高了综合服务功能，开通了服务大厅、及时宣传工作动态、进行档案查询、举办在线展览、开展档案编研、实施业务指导、在线互动服务等等。通过网站，展示了档案信息化发展的水平，为城市建设和社会发展提供更优质的服务。
二、加强档案信息资源建设，推进城建档案信息化发展水平
1、立足本馆，开展特色数据库建设。馆藏特色的城建档案能够代表档案馆馆藏质量和工作成就，反映一个档案馆的馆藏宗旨和风格，对于提高档案馆的声誉地位和提高服务质量水平具有重要意义。因此，城建档案信息资源建设要立足本馆的优势，着力建立具有本馆特色的档案资源数据库。比如可以建成城市规划管理数据库、建设工程数据库、声像资料数据库、地下管线综合数据库等各种专题数据库，以扩大数字化内涵，丰富提供内容，更好地为城市建设、规划、管理和社会发展提供专题信息服务。
2、加快步伐，推进馆藏档案数字化进程。数字化是档案信息化建设中任务繁重的一项阶段性工作，它是将传统的纸质档案、图像照片、声像档案和缩微胶片等通过扫描、摄录、采集等手段转化成数字形式的计算机文件的过程。档案数字化是新形势下档案工作发展的要求，它能够提高档案利用效率，保护历史档案，规避安全风险，缓解库房空间的紧张，便于档案移交及档案异地备份，最大限度地发挥档案资源的价值。档案馆（室）配备电脑，构建信息网络，可以营造档案信息利用的高速通道。高速通道的有效发挥，则取决于有无丰富的数字档案资源。当然，档案数字化工作也不可能一蹴而就，它是一个庞大的系统工程，耗时耗财。各地应根据自身实际情况，采取多种方式开展馆藏档案数字化工作。可以自行扫描，分阶段有步骤的实施馆藏档案数字化；也可采取外包形式，将馆藏档案打包给外包公司进行扫描数字化，馆（室）做好监督和服务工作。无论是自行还是对外打包，都应严格按技术要求和规范进行操作，以确保数字化信息的质量和档案的安全。
3、注重接收，从源头解决档案数字化。国家2011年的《城建档案业务管理规范》综合评估体系，各评估项目的评估标准对信息化建设提出了更高的要求。住房和城乡建设部办公厅《关于的通知》，提出应积极组织开展城建档案异地备份工作，要求各级建设（规划）行政主管部门要高度重视并积极督促城建档案馆（室）开展城建档案信息化建设。各馆（室）在积极有序地推进馆藏档案数字化的同时，还要按上级要求认真开展电子档案的接收工作。应按照《建设电子文件归档与电子档案管理规范》的要求，制定电子城建档案管理办法，开展电子档案离线移交及网络环境下的远程接收，从源头解决馆藏档案数字化；也可采取帮助建设单位先指导档案整理，然后建设单位再进行档案数字化，实现建设工程档案电子化报送。各馆（室）对建设电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档做好全过程的监督和指导，保证电子档案的质量。要坚持纸质档案与电子档案并重的原则，建设工程档案要做到纸质档案、电子档案、声像档案同步接收，以提高数字化管理水平。
另外，我们还应该积极争取上级行政主管部门给予大力支持，将档案数字化工作所需经费及时纳入财政预算，把档案数字化工作计划列入年度考核范围，按照城建档案目标管理的要求分步抓好落实。
三、加强队伍建设，提高城建档案工作人员信息化素养
信息化人才是推动城建档案信息化发展的动力。重视信息化人才培养，提高城建档案人员的信息化素养和信息技能，造就一支稳定、适应城建档案信息化建设的人才队伍，是当今城建档案信息化建设的迫切要求。
随着城建档案事业的发展，城建档案队伍不断充实、更新、壮大，人才建设有了长足的进步，总体素质也有了明显提高。但按目标管理的要求，城建档案信息化人才队伍还存在不少问题，如信息化素养总体偏低，管理型、技术型、技能型等人才普遍缺乏；有些馆(室）人员流动大，不稳定，专职档案人员长期被借用的现象依然存在，这些都会影响信息化建设的发展。针对目前现状，解决眼下问题，还应从以下几方面着手。
1、加强培训学习。城建档案信息化建设，是利用现代信息技术对档案管理模式的改革和创新，是涉及所有环节的系统工程，其成败受制于全体城建档案人员的信息化素养。因此，面对城建档案信息化建设的紧迫形势，加强城建档案工作人员信息化意识、信息化知识、信息化技能等方面的培训和学习极为重要。首先我们应结合自身条件，为在职员工学习新知识、新技术，掌握新技能、新方法提供学习环境和条件，有计划地组织、举办一些时间短、效率高、内容专一、形式灵活的专题讲座、学习培训等。如城建档案著录、数字化技术、网络技术等知识，以及有关标准规范等。其次应鼓励大家加强自学，不断调整知识结构，不仅要掌握档案基础理论知识，还应熟悉档案管理业务的各个环节，熟悉信息技术应用，由单一管理型人才向复合型城建档案管理型人才转型，以尽快适应城建档案信息化建设发展的需求。
关键词:电子文件中心;苏南模式;安徽模式;比较研究
2007年4月26日-27日,国家档案局分别在常州和合肥召开了全国电子文件中心建设经验交流会。会上,有两种模式的电子文件中心特别引人注目。一种是苏南模式,另一种便是安徽模式。这两种模式的电子文件中心仅是有地域上的区别,还是有质的不同?它们的前景又怎样?为摸个水落石出,本项目组选取适当的研究对象,对之开展了文献调研和实地调研,在此基础上进行了较为全面的比较分析职称论文。
1研究对象的选择
对苏南模式的电子文件中心,本项目组选取了常州、南京、丹阳三家作为研究对象。常州市电子文件中心是我国第一家电子文件中心,地处“苏锡常”经济发达地区。南京是江苏省会城市,丹阳是镇江市下辖的县级市。这三地的选择,基本能代表苏南五市各级别的电子文件中心。对安徽模式的电子文件中心,本项目组选取了安徽省电子文件中心和芜湖市电子文件中心。安徽省电子文件中心是国家档案局关于电子文件中心项目的试点单位,芜湖市电子文件中心是安徽省电子文件中心的试点单位。这些研究对象的选择是具有典型性和代表性的。
2比较分析
本项目组分别从电子文件中心产生的缘由、职能职责、系统功能、人员概况、经费来源、管理规章、安全与灾备、运行情况及发展态势等九个方面进行了比较分析。
2.1电子文件中心产生的缘由
各家建设电子文件中心的起因或者目的主要有二:一是为了加强电子文件管理,二是为了政务信息资源共享。安徽模式的电子文件中心还强调维护电子文件的安全性、有效保存人类记忆、履行法定职责、促进政务公开、密切党群关系、节约政务管理成本,等等。这些,其实是加强电子文件管理和政务信息资源共享两大功能目标的拓展或者说是延伸。另外,电子文件中心的产生与档案主管机构的政策号召有很大的关系。比如,安徽省档案局与南京市档案局建设电子文件中心的另一个主要原因就是为了响应上级主管机构的号召。
2.2电子文件中心的职能职责
各家都叫电子文件中心,但性质是否相同?职能职责是否大同小异呢?显然不是。苏南模式的电子文件中心是按地区建立的介于文件形成单位和地方综合性档案馆之间的一种过渡性的电子公文管理利用中心。它只是现行文件或半现行文件利用中心,不具备归档功能,不能代替档案归档,各立档单位还是需要将各类电子文件进行整理后再提交给档案馆以进行归档。很明显,苏南模式的电子文件中心是政务信息公开的产物,提供现行文件和半现行文件的利用是它的职责。而安徽模式的电子文件中心与苏南模式的有着明显的区别。二者最大的不同在于安徽模式的电子文件中心具有归档功能,它最大的目标是为了保障电子文件完整、真实、有效,使得电子文件像纸质文件一样得到永久保存。在完整、真实、有效地长期保存电子文件的基础上,电子文件的利用仅是长期保存电子文件这一功能的拓展或延伸。
2.3电子文件中心应用系统的功能模块
由于这两种模式的电子文件中心性质不同,所以,它们的应用系统的功能模块也有很大的区别。苏南模式侧重现行文件和半现行文件的利用,所以,文件的审核、及查阅或检索是其主要模块。而安徽模式侧重归档与长期保存,所以,其功能模块比苏南模式的要复杂得多。捕获、数据管理、档案存储与保存规划是其主要模块。仅从数据管理这一模块上说,苏南模式仅需要管理电子文件及其主要的目录数据,以供检索、备份和统计。而安徽模式,为维护电子文件的完整性、真实性和有效性,不仅需要保存和管理电子文件本身,还需要保存并管理电子文件整个生命周期中与其产生、管理、归档、保存和利用等重要环节相关的一系列重要的元数据,而不单单局限于一些简单的目录数据。在安徽模式中,维护电子文件的完整性、真实性和有效性的原则始终贯穿着每个模块。
2.4电子文件中心人员概况
电子文件中心不是独立的组织机构,所以,各家都没有专门的编制。安徽模式将电子文件中心作为一个向数字档案馆过渡的长期保存人类遗产的项目,所以,项目组成员人数较多。该项目的试点工作组负责组织和协调。职能小组负责标准起草、方案修订、科研攻关等。苏南模式将电子文件中心作为电子政务平台上的一个应用系统,所以,电子文件中心只有l至3名不等的兼职人员,负责系统的日常维护和数据的、备份等。
2.5电子文件中心的经费来源
电子文件中心的启动经费多由政府部门以专项经费的形式拨付,只有南京市电子文件中心是以科研经费的形式启动。而日常运行费用都只由各档案局在办公经费中列支。显然,由于复杂程度不同,苏南模式的电子文件中心投资小,而安徽模式的电子文件中心投资大。
2.6电子文件中心的管理标准或规章
苏南模式的电子文件中心均未建立专门的管理标准或规章。而安徽模式的电子文件中心针对电子文件管理和电子文件中心运行所涉及的各个重要环节,建立了一系列详细的标准与规章,从行业标准到地方标准再到机构规章,从上至下形成了三级规范体系。尤其是安徽省电子文件中心项目负责编制的三个行业标准已于今年6月1日起实施,成为档案界的新热点。它们的制定及推广,有利于电子文件摆脱软硬件对它的束缚,为维护电子文件的完整性、真实性、有效性和长期可用性提供了制度保障和技术准备,为电子文件的归档扫清了障碍,铺平了道路。
2.7电子文件中心的安全与灾备
在安全防范与灾难备份方面,苏南模式仅采用了技术手段进行防范。而安徽模式不仅从技术上,而且还从管理层面上进行了制度建设,使安全与灾备有了制度保障。
2.8电子文件中心的运行情况
作为现行或半现行电子公文利用中心,苏南模式的电子文件中心建设周期短,见效快,使政务网内各机关单位很快地实现了政务信息资源共享,一度受到这些机关单位的好评。但2008年5月,《中华人民共和国政府信息公开条例》实施后,各级人民政府作为政务信息公开的义务主体,纷纷在自己的门户网站上建立政务公开栏目。这些栏目公开的文件类型除公文外,还有工作计划、工作总结、统汁信息、预案、规章制度、法律条文等。而电子文件中心中的文件类型只有公文,显然,在服务的“产品”类型上,电子文件中心有失丰富多样性。其次,政府门户网站除公开本级政府及各部门的政务信息外,还公开垂直管理部门、公用企事业单位及下级政府机关的信息。而电子文件中心只能公开政务内网中各机关单位的信息。由于历史原因,或因经费、软硬件等问题,进入政务内网的机关单位总是不全,有的政务内网中连本级政府各部门机关都不全,更别提下级机关、条管单位和企事业单位了。这样,电子文件中心在服务的“产品”数量上明显不及政府门户网站的政务公开了。由此,现行或半现行公文利用功能受到严重冲击,苏南模式的电子文件中心利用率急转直下。
安徽模式的电子文件中心因为具有归档功能,以长期保存电子文件,维护电子文件完整性、真实性和有效性为己任,所以,建设周期长,见效慢。经过3年多,目前,只是完成了基础建设,处于试运行时期,利用效果尚不明显。
2.9电子文件中心的发展态势
因受到政府门户网站中政务信息公开的冲击,苏南模式的电子文件中心的现行文件和半现行文件利用率非常低,有时甚至为零利用。除文件利用外,它的另一个功能是文件备份,即相当于对政务内网中各机关单位的电子公文进行了同城异地备份。然而,实际上,政务内网中的所有数据,各地的信息化发展机构会负责备份,电子文件中心的备份功能显得无足轻重。最终,苏南模式的电子文件中心只得将发展目光放到归档功能上。然而,由于电子文件中心最初的定位只是现行文件或半现行文件的利用中心,在应用系统的功能设计上没有为归档预留出路,这样,苏南模式的电子文件中心就处于进退两难的境地了。
安徽模式的电子文件中心一开始定位就很明确,它不是以现行文件或半现行文件的利用为目的,而是以保证电子文件完整、真实、有效和长期或永久可用作为根本目的,以归档作为主要职责。它除接收本级档案馆接收范围内所有单位形成的电子文件外,还将逐步建立起省、市、县三级电子文件中心互联,并且将电子文件中心的数据与安徽省分布式档案基础数据库整合,实现电子文件和数字化档案信息资源的集中管理和利用。很明显,它今后的发展方向是电子档案中心或数字档案馆。
3结论
苏南模式和安徽模式的电子文件中心既有区别又有联系。在性质上,这两种模式的电子文件中心是有区别的。苏南模式的电子文件中心是现行电子公文或半现行电子公文利用中心,它没有归档功能。它投资少,建设周期短,见效快。而安徽模式的电子文件中心是以维护电子文件的完整性、真实性和有效性为目标的长期或永久保存电子文件的归档基地,它具有归档功能。它在人力、物力上投资多,建设周期长,见效慢。它必须严格遵守行业标准和管理规章。它们之间又是有联系的:①二者同时抓住了电子政务发展的契机,借助电子政务内网作为电子公文传输和收集的一个主要渠道;②目前,二者收集和管理的对象都是电子公文;③二者都可以实现政务信息资源共享,提供现行公文或半现行公文的利用。
从运行情况和发展趋势来看,自2008年5月,《中华人民共和国政府信息公开条例》实施后,政府门户网站开辟政务信息公开栏目,使得电子文件中心的现行或半现行公文的利用功能受到冲击。因此,主要以现行或半现行公文利用为目标的苏南模式的电子文件中心渐显衰微。而以归档基地为目标的安徽模式的电子文件中心不受此条例的影响,它向着电子档案中心或数字档案馆的方向大步迈进。这两种同样基于电子政务发展起来的电子文件中心为什么会有如此不同的发展前景呢?原因在于,二者在角色定位上有着质的不同。安徽模式紧紧抓住了档案管理机构不同于其他任何管理机构的职责所在一一有效地长期或永久地保存对国家和社会具有保存价值的历史记录(即档案)。以此为出发点,一般而言,不会与其他机构存在职能上的重大冲突。
安徽模式的电子文件中心定位准确,前景广阔,那是不是就一帆风顺呢?不是的。安徽模式的电子文件中心仍存在一些难以解决的问题。目前,它收集归档的对象只是电子公文,而以后若向电子档案中心或数字档案馆发展的话,仅局限于电子公文肯定是范围过于狭窄。非公文的其他文本文件及文本类型外的诸如音频、视频、多媒体、数据库文件也应该尽可能地列入归档管理范围。但目前,在维护电子文件完整性、真实性、有效性和长期可用性方面,安徽模式仅就文本类型的电子公文提出了解决方案。其他类型的文件,因为格式太多且又复杂并夹杂其他原因,还难以提出合适的解决方案。这也是国内外档案界共同面临着的业务难题,仅靠一个省级电子文件长期保存的试点项目来解决,是不大可能的。
目前,我国电子文件中心的建设方兴未艾,在前进的道路上,走一些弯路是在所难免。如何使电子文件中心少走弯路?本项目组建议国家档案主管机构对电子文件中心的性质及其职能进行定位,为各地方电子文件中心的建设指明方向。同时,面对电子文件管理提出的挑战,应出台相应的管理规范和标准,为电子文件中心的建设扫清障碍。
参考文献:
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关键词：医疗设备 计量管理 科学规范 信息化 质量控制
根据《中华人民共和国计量法》相关规定，医疗卫生单位使用的用于疾病诊断、治疗和预防保健的计量器具，如辐射源、激光源、超声源、心电图机、麻醉机、呼吸机、血压计等，都属于强制检定计量器具，必须接受质监部门的定点、定期检定[1]。若计量设备超过检定周期，则医师无权使用，患者亦有权拒绝医师使用该医疗设备为其检查身体。此外，原国家卫生部颁发的《三级综合医院评审标准实施细则》中也对医疗设备的计量管理提出了具体要求：需加强计量设备检定管理，需具备相关规章制度、计量设备台账、定期检定记录、维修记录等，在用的计量器具必须有计量检定合格标志且在有效期内，为临床提供准确的计量设备，无因计量错误原因所致的医疗安全事件[2]。由此可见，医疗设备计量在医院管理系统中具有重要地位。
1 医院开展医疗设备计量工作的重要性在诊断疾病的过程中，医师通常会借助多种医疗设备，小到体温计、血压计，大到CT、MRI，其中的任何一件医疗设备出现误差，均可能导致误诊或漏诊，进而造成不可估量的后果。放射性医疗设备（如X光机）会释放对人体有害的射线，剂量过小无法检出病灶位置，剂量过大又会对人体造成损伤，而在抢救过程中使用的急救生命支持类医疗设备更不能发生差错，因此，医院须定期对医疗设备进行计量检定，以保护患者的生命安全。
2 医院开展医疗设备计量管理工作的措施2.1 引起领导重视，完善规章制度
《中华人民共和国计量法》的颁布使得医疗设备的计量成为一项法制性、强制性的工作。随着医学技术的不断发展，社会对医院的要求也越来越高，提高自身医疗服务质量和诊疗水平，愈发受到医院的重视。近年来，在盐城市盐都区市场监督管理局、盐城市计量测试所、江苏省计量科学研究院等各级部门的帮助和指导下，我院成立了由分管院长直接领导的计量管理小组，设立了设备科计量室，各科室设兼职计量员，制定了计量相关的规章制度，明确分工，落实责任。设备科每年将计量工作纳入年度工作计划中，月度内审或季度内审时质量管理办公室会对计量管理工作进行督促检查，反馈的问题会及时整改到位。2019年，我院获得“医学计量先进单位”的光荣称号，这是对我院计量管理工作的肯定，也是对今后工作的激励。
2.2 加大宣传力度，提高计量认知度
计量是一项系统工程，涉及较多种类的医疗设备和多个科室，在日常工作中，医护人员是计量设备最直接的使用者，其工作素养直接影响计量检定的结果。在平时工作中，我院利用内网、企业微信等工作平台在广大职工中宣传普及计量相关知识，强调计量法规及检定工作的重要性，同时，联合护理部、临床使用科室的兼职计量内审员按需开展计量工作技术培训，进一步深化认识。此外，我院领导十分重视对计量内审员的培养，多次安排相关人员参加计量内审员培训，及时传达计量最新规定，与其他医院开展计量管理交流会，取长补短，努力造就一支业务技术精湛的专业人才队伍，提升我院计量管理水平。
2.3 认真开展强检计量器具的周期检定工作
近两年，国家对强制检定的计量器具目录进行了多次调整，有部分计量器具被划出强制检定范围，但我院依然沿用以往的计量检定目录，未删减任何计量设备。为方便统一管理，我院计量内审员制定了详细的计量检定计划，根据计量设备的不同种类，每年8月上旬邀请盐城市计量测试所的工作人员来院对监护仪、心电图机、注射泵、婴儿培养箱、氧气吸入器等常规医疗设备及衡器进行周期检定；8月下旬邀请江苏省计量科学研究院的工作人员来院对MRI、CT、彩超等大型计量器具及高频手术电刀、呼吸机、麻醉机等精密计量器具进行周期检定。检定合格的计量器具一律贴上绿色合格标签，标明有效期，不合格的计量器具及时维修，对完全无维修价值的计量器具会及时撤离现场，作报废处理。
我院2020年度计量检定工作已经完成，南北院区共检定计量器具约3 500台件（含水银血压计、电子血压计、氧气吸入器等），与以往的人工登记方式不同，今年以医疗设备管理软件中自动生成的计量台账为基础，查漏补缺，受检率明显提高。检定过程中，计量内审员全程陪同并作记录，及时更新计量台账。科室的兼职计量内审员会按照更新后的台账逐台检查自己科室的计量设备，避免出现漏检、漏贴合格标签的现象，若发现漏检医疗设备，则及时上报设备科汇总，联系检测机构补检，确保计量器具的受检率达到100%。
2.4 加强医疗设备计量管理的信息化建设
信息化在医院管理中无处不在，如医学影像归档及传输系统、医院信息系统、电子病历管理系统等，其为临床工作带来了诸多便利。但大多数医疗设备的使用记录、维修记录、周期检定计划等都还处于传统的纸质建档阶段，储存查阅均不方便，且易丢失，故十分必要建立医疗设备计量信息化管理系统。我院设备科购入了一套医疗设备管理系统软件，投入使用已近一年，实现了各管理环节全程数字化。该软件包含单独的计量管理模块，设有计量计划、计量实施等功能，不仅可记录计量证书编号、检定时间、检定周期、领用科室等信息，还可根据检定时间生成下次检定计划，并设有计量提醒功能，按照近7、30 d内需计量的医疗设备予以提醒，并按不同颜色标注，具有方便快捷、不易发生漏检等优点。
3 对医疗设备计量管理工作的建议目前，我院引进的医疗设备管理系统软件仍处于摸索试用阶段，很多功能尚待开发，在医疗设备管理的标准化、精细化方面还需继续努力。现结合我院计量管理工作的开展情况，提出以下几点建议。
3.1 加强计量检定与质量控制的配合
在经过维修交付科室使用之前，工程技术人员必须检查医疗设备的性能和电气安全，确保其各项技术性能指标的准确性。通常情况下，医疗设备的计量校验周期是每年一次，故难以保证其在日常使用时的质量状况，对直接关系患者生命安全的用于生命支持的抢救类医疗设备而言，应缩短其检定周期，检测机构虽可偶尔提供报检服务，但实际操作时会耽误时间，而医疗设备的质量控制工作正好与此互补[3]。工程技术人员可结合计量时间，并根据医疗设备使用频率及运行情况，自主制定质控检测周期，如半年、三个月等，以便尽早发现安全隐患并及时排除。目前，我院可自主检测呼吸机、除颤仪、监护仪、心电图机、高频电刀、血压计及电气安全，加强计量与质量控制的协调配合，实现两者的优势互补，可更好地保证医疗设备处于良好的运行状态，进而可使疾病诊断更加科学、有效。
3.2 自主选择合适的检测机构
随着医院不断引进新的医疗设备，需计量的医疗设备数量不断增加，每年的计量费用成为医院的一项重要支出，若更多有检测资质的检测机构可加入检测行列，即可打破垄断，医院可选择性价比更高、服务更好的检测机构[4]。
3.3 建立计量信息化管理系统
大多数医院的计量档案管理仍是传统的纸质证书、电子表格记录，计量证书每年都会更新，收集查阅时烦琐费时。若检测机构可提供证书的电子扫描件，计量内审员则可将证书直接导入设备管理软件，进而完善电子台账，今后只需通过输入医疗设备型号、序列号，即可在同一屏幕内直观显示该医疗设备的数字档案，包括运行情况、计量结果、维修保养记录等。数字档案可用于数据的对比分析，故能够为医院管理者作购买医疗设备的决策时提供数据支持，更具说服力。
现代化数字医院离不开信息技术的支持。从医院的长远发展来看，目前我院迫切需将医用计量器具纳入电子化、信息化及网络化管理，实现与医院其他信息系统的无缝对接，实现信息的互联互通及数据资源的共享，形成医院内部统一的信息集成平台，充分发挥信息资源在医院发展中的作用，进一步改善医院的计量管理工作[5]。
4 小结医学计量贯穿医疗设备的全生命周期，是保证医疗设备准确安全可靠的必要手段，是医院现代化科学管理的重要内容。各医院可利用现代化信息技术手段，建立医学计量信息化管理系统，并将计量检定与质量控制结合起来，完善医院质量控制体系建设，从而为诊疗质量的提高提供保障，使医学量值更加准确可靠，进而推动整个医疗事业的发展[6]。
参考文献
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[2]万磊.计量工作在医疗设备质量管理中的重要作用[J].中国医学装备，2017,14(3):131-133.
[3]张卓斌，张远林.医院医疗设备质量控制与计量管理的实践与思考[J].东南国防医药，2013,15(1):83-84.
[4]张龄文，万军辉.医院计量设备管理的改革实践[J].医疗装备，2017,30(23):94-95.
【关键词】电力；档案管理；信息化
一、电力档案管理的涵义
电力企业档案管理是电力企业管理工作的基础和重要环节，对电力企业经济发展具有重要影响，是电力企业赢得市场竞争主动权的有力保证。电力企业档案是电力企业生产经营活动的原始记录，它涉及范围广、门类多、信息量大，对生产经营起着至关重要的作用，是电力企业成长发展历程的真实写照，具有广泛的科技资源和特有的知识信息，是电力企业不可估量的宝贵财富。因此，面对目前电力企业档案管理现状，档案部门要以科学创新的理念，抓住机遇，加快企业档案管理信息化步伐，建立适应社会主义市场经济的管理体制，不断拓展企业档案工作新领域，为促进电力企业经济发展提供强有力的信息保障。
二、电力档案管理存在的问题
（1）电力企业对档案管理的重要性认识不足。“电”是工业革命的产物，中国电力的大发展也就近几十年时间，一直以来，电力企业只注重加快电力工程的建设，而忽视了企业的档案建设。部分企业的档案管理工作人员自身就对档案管理工作不够重视，工作责任心不强，直接导致原有一些档案资料的缺失，电力企业库藏档案资源不够丰富，影响了日后为企业的发展提供档案服务和工作支持，使企业对于档案的需求和对档案的利用难以取得预期效果。在文件、图纸、资料等转化为档案工作者的活劳动和物化劳动过程中，企业进行了大量人力、物力的投资，但是在企业产权改革中，有些地方对档案资产的管理流于形式，存在着管理不善，使档案资产的开发利用效益没有充分发挥出来，没有认识到档案作为有形资产和无形资产的原始凭证和记录，其本身就是企业资产的组成部分。（2）企业档案管理现代化体制机制还不健全。电力企业内部分工较细，未形成档案管理部门与各业务部门工作的有效联动，在工作过程中形成的材料归档还比较难，导致电力企业的档案管理工作与其它工作相比相对滞后。（3）企业档案管理与电力技术发展还不能有机融合。电力服务涉及千家万户，电力从生产、传输、运行，到销售、计量、使用、结算、管理是一个十分复杂繁琐的过程，为实现管理需要，电力企业建立了一系列各种专业的计算机管理系统，这些系统承载着大量的电力企业管理信息，并且随着电力的发展而快速的更新。但一些系统在先期开发时并未考虑与档案系统相融合，档案管理人员如果不进入到企业信息集成系统中去，则很难掌握到企业信息的核心部分或基本接收不到档案。（4）档案队伍的素质与电力的发展还不相适应。一个合格的档案管理人员，应具备一定的理论水平和政治素养；具备一定的工作能力和文字表达能力。面对电力建设和信息高速公路的飞速发展，电力档案队伍中还需要一批现代化信息管理技术方面的人才。在档案管理现代化建设中，人是最关键的因素，网络化的实现和管理都离不开人，各种技术以及软硬件都必须通过档案管理人员才能发挥作用。档案网络化建设，对档案管理人员提出了更高的要求——不仅要精通传统的档案业务，而且必须掌握自动化网络技术，成为信息和知识的导航员。目前电力档案队伍中整体素质普遍不高，不适应高速发展的计算机工作环境。档案管理人员中缺乏既懂计算机技术、通讯技术、网络技术，又精通档案业务的复合型人才，不能很好地适应档案网络化建设和电力档案事业的发展需要。（5）电力工程档案管理混乱。由于电力建设项目的施工单位多，项目档案管理工作面广量大，各施工单位归档工作的要求和做法不尽一致，导致电力工程档案的管理混乱。（6）信息化建设要提高。一是个别企业领导对档案信息化建设认识不够，未把档案信息化建设纳入企业信息化整体规划，致使档案信息化建设缺乏必要的资金投入。二是企业档案信息化相关制度、标准不健全，开展过程中缺乏具体可行的措施和依据。三是数字化硬件设备使用效率低。有的企业虽配备了档案数字化设施，但数据录入量有限。四是对档案信息资源的开发利用不足。有的企业档案数字化下了很大功夫，但是没有对数字化资源进行开发利用；还有的企业档案虽已实现了计算机检索、利用，但仅限于档案室内部使用，不能实现整个企业信息资源的网络共享。
三、解决问题的对策
（1）加强对电力档案管理工作重要性的认识。档案是人类社会实践活动的真实记录。充分开发利用档案信息资源，对实现知识的价值和推动知识经济的进程有着重大意义。实现档案管理现代化，充分发掘、利用档案信息资源，是知识经济时代的必然要求。领导重视是档案规范化管理的关键。档案部门必须重宣传、重造势，在积极探索改制企业档案处置工作的同时，加大宣传工作力度，通过新闻媒体，强势宣传推介档案规范管理工作，引起领导的极大关注，赢得社会各界的大力支持和监督，为档案工作的顺利推进创设良好的氛围。要让企业的领导者和决策者充分认识到企业档案是“企业知识资产和信息资源的重要组成部分”，是企业管理的重要组成部分，是一项需要人人参与的重要工作。要将档案工作纳入企业的生产经营活动的工作计划上，摆上领导的重要议事日程，纳入职工岗位责任考核的制度中，对档案工作做到有领导分管，有部署、有检查、有总结、有奖惩，使这项工作得到持续健康发展。（2）管理机制健全是做好档案管理的保证。要按照国家档案局新颁发执行的《企业档案工作规范》，结合电力企业档案工作的特点，制定并完善档案工作的各项规章制度，建立并贯彻落实部门立卷责任制，切实将档案工作的“三纳入”、“四参加”、“四同步”纳入到企业各项工作流程，严格责任分工、规范过程管控、形成闭环管理。同时要建立档案管理机构负责，企业所有部门参与的档案管理领导机构，形成专兼职档案员相互配合、上下联系，部门和档案室相互贯通、左右协调、纵横结合的档案工作网络。（3）融入企业主体，为企业生产、经营提供优质服务。在电子环境中，如果档案人员不积极介入文件的形成和保管过程，文件很可能不存在或到少不可能被鉴定、保存、编目或者提供利用。新形势下，档案工作应积极参与到企业生产经营的各个方面，在产生电子文件的源头就行使档案的监督指导职能。在各个系统的设计和运行过程中就应主动介入，加入电子档案文件的鉴定、归档、保存、利用等档案管理内容。档案工作者要在专业人员的指导下学会运用专门的档案信息接收管理平台，要懂得如何控制和维护档案信息资源的有效性、可靠性和实时性，掌握电子档案信息的收集、管理。（4）加强业务培训，提高档案管理人员综合素质。电力企业档案工作要发展，必须加强档案人员的业务培训，重视档案人才的教育和培养，激发和调动档案人员的自觉性、积极性，提高档案人员的工作能力。培训的方式因地因人而异，可以现场培训，将培训和实际操作相结合，使档案人员较快地掌握档案工作基本要领。在日益发展的新形势下，要想做好电力企业档案管理工作，必须建立一支有专业知识，有文化素质，政治强、业务精、纪律严、作风好的档案干部队伍，定期培训则是建立高素质档案工作人员队伍的重要途径。通过培训使档案专业人员更加适应信息技术和档案事业的发展，采取积极措施抓好知识更新、引进、消化，适应信息技术的成果，拥有更广博的知识，能用信息化、数字化管理手段来管理人事档案信息。电力档案管理人员要精通《科学技术档案案卷构成的一般要求》、《建设工程文件归档整理规范》和电力行业档案的整理规范和分类标准，同时要熟悉建设部门的《工程项目管理规范》、《工程项目监理规范》及相关的管理标准和要求，注重工程建设中新技术、新标准、新要求的信息掌握，还要了解一些文秘、历史学、目录学、社科情报等相关学科知识，在档案管理工作中应具备有积极主动的组织协调能力、观察和分析能力、处理业务水平的能力及应用现代手段的管理能力。所以企业必须将档案人员综合素质培养纳入单位人才培养计划，通过专业培训、继续再教育、进修学习等方式全面提高档案管理人员提高业务能力和知识水平。（5）严格规范电力档案管理制度与标准。要使档案工作有序进行，必须从一开始就建立一整套科学、合理、适用和操作性强的项目档案管理制度，从组织领导、管理体系、职责分工、奖励处罚等方面作出明确规定，对文件材料的形成、收集、归档范围、分类、整理、立卷归档以及竣工文件编制、交接验收等提出具体要求。在工程建设开始，档案室应向各施工单位分发国家标准《科学技术档案案卷构成的一般要求》、行业标准《归档文件整理规则》、《国家重大建设项目文件归档要求与档案管理规范》以及《电力建设施工、验收及质量验评标准汇编》，同时还应发放本企业的项目文件归档制度说明，在收集和编制竣工资料时做到有章可循、标准一致、职责分明。（6）推进电力档案信息化建设。档案信息化建设包括：档案信息网络建设、档案信息技术的应用，档案信息人才队伍的培养等。实行档案信息化管理的前提条件是要做好输入信息与数据的收集、整理、著录等一系列前处理性质的基础工作，使其充分满足计算机工作的技术要求。电子革命给未来的档案事业带来一个质的变化，电子档案的优势将会给人们以充分的展示：信息与载体之间脱离了原有的一一对应关系，档案利用者利用档案时，可以通过网络等形式截取档案信息，而不必同时获取原档案的载体。虽然这种本质的变化将会给我们带来理论性的、思想性的、技术性的困惑，将会使我们原有的传统管理模式产生巨大的变化，纸介质和磁介质双轨制的收集、整理、编目和保管，磁介质档案的形成、积累、开发、利用，将会给档案工作者带来双倍或超过双倍的工作量。所以，要改变当前档案工作的重点，在注重收集纸介质档案的同时关注磁介质档案的积累，以适应这场变革，也是摆在档案工作者面前的首要任务。为此，我们要加强信息的选取和积累，在管理好传统档案的同时大力开发电子信息，以期达到服务于企业各项工作的目的。
四、结语
综上所述，档案管理工作涉及范围广、门类多、信息量大，对生产经营起着至关重要的作用。电力档案管理人员，一定要更新观念，适应21世纪的时代要求，树立与时俱进、勇于探索、积极创新的时念；全面加强对电力档案的收集、整理、保护、开发与利用，不但要为电力事业的发展留下宝贵的档案资料，还要增强自身素质，不断提高信息化管理水平和档案的编研能力，充分发挥档案这一无形资产的宝贵价值，积极为电力行业提供多渠道、全方位、高效率的优质服务，为祖国电力事业的发展做出应有的贡献。
参 考 文 献
[1]叶萍.电力档案管理现代化建设初探——浅析发展中的电力档案管理自动化[J].电力档案.2002（2）
[2]信阳市电业局档案室.紧随企业步伐的信阳电力档案管理[J].档案管理.2005（1）
[3]程林红.浅谈电子信息时代电力档案管理工作的转变[J].电力档案.2005（4）
[4]高慧.浅谈发展中的电力档案管理自动化[J].天中学刊.2003（2）
[5]林丽萍.福建电力数字档案信息资源管理系统达到国内领先水平[M].中国电力网
第一条为规范高等学校档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法，制定本办法。
第二条本办法所称的高等学校档案（以下简称高校档案），是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。
第三条高校档案工作是高等学校重要的基础性工作，学校应当加强管理，将之纳入学校整体发展规划。
第四条国务院教育行政部门主管全国高校档案工作。省、自治区、直辖市人民政府教育行政部门主管本行政区域内高校档案工作。
国家档案行政部门和省、自治区、直辖市人民政府档案行政部门在职责范围内负责对高校档案工作的业务指导、监督和检查。
第五条高校档案工作由高等学校校长领导，其主要职责是：
（一）贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策，批准学校档案工作规章制度；
（二）将档案工作纳入学校整体发展规划，促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展；
（三）建立健全与办学规模相适应的高校档案机构，落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费；
（四）研究决定高校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。
分管档案工作的校领导协助校长负责档案工作。
第二章机构设置与人员配备
第六条高校档案机构包括档案馆和综合档案室。
具备下列条件之一的高等学校应当设立档案馆：
（一）建校历史在50年以上；
（二）全日制在校生规模在1万人以上；
（三）已集中保管的档案、资料在3万卷（长度300延长米）以上。
未设立档案馆的高等学校应当设立综合档案室。
第七条高校档案机构是保存和提供利用学校档案的专门机构，应当具备符合要求的档案库房和管理设施。
需要特殊条件保管或者利用频繁且具有一定独立性的档案，可以根据实际需要设立分室单独保管。分室是高校档案机构的分支机构。
第八条高校档案机构的管理职责是：
（一）贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学校档案工作；
（二）拟订学校档案工作规章制度，并负责贯彻落实；
（三）负责接收（征集）、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案及有关资料；
（四）编制检索工具，编研、出版档案史料，开发档案信息资源；
（五）组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；
（六）开展档案的开放和利用工作；
（七）开展学校档案工作人员的业务培训；
（八）利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能；
（九）开展国内外档案学术研究和交流活动。
有条件的高校档案机构，可以申请创设爱国主义教育基地。
第九条高校档案馆设馆长一名，根据需要可以设副馆长一至二名。综合档案室设主任一名，根据需要可以设副主任一至二名。
馆长、副馆长和综合档案室主任（馆长和综合档案室主任，以下简称为高校档案机构负责人），应当具备以下条件：
（一）热心档案事业，具有高级以上专业技术职务任职经历；
（二）有组织管理能力，具有开拓创新意识和精神；
（三）年富力强，身体健康。
第十条高等学校应当为高校档案机构配备专职档案工作人员。
高校专职档案工作人员列入学校事业编制。其编制人数由学校根据本校档案机构的档案数量和工作任务确定。
第十一条高校档案工作人员应当遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。
第十二条高校档案机构中的专职档案工作人员，实行专业技术职务聘任制或者职员职级制，享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。
第十三条高等学校对长期接触有毒有害物质的档案工作人员，应当按照法律法规的有关规定采取有效的防护措施防止职业中毒事故的发生，保障其依法享有工伤社会保险待遇以及其他有关待遇，并可以按照有关规定予以补助。
第三章档案管理
第十四条高等学校应当建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度，定期布置、检查、总结、验收档案工作，明确岗位职责，强化责任意识，提高学校档案管理水平。
第十五条高等学校应当对纸质档案材料和电子档案材料同步归档。文件材料的归档范围是：
（一）党群类：主要包括高等学校党委、工会、团委、派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要；各党群部门的工作计划、总结；上级机关与学校关于党群管理的文件材料。
（二）行政类：主要包括高等学校行政工作的各种会议文件、会议纪录及纪要；上级机关与学校关于人事管理、行政管理的材料。
（三）学生类：主要包括高等学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。
（四）教学类：主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。按原国家教委、国家档案局的《高等学校教学文件材料归档范围》（（87）教办字016号）的相关规定执行。
（五）科研类：按原国家科委、国家档案局的《科学技术研究档案管理暂行规定》（国档发〔*〕6号）执行。
（六）基本建设类：按国家档案局、原国家计委的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》（国档发〔*〕4号）执行。
（七）仪器设备类：主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备（价值在10万元以上）的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。
（八）产品生产类：主要包括高等学校在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等。
（九）出版物类：主要包括高等学校自行编辑出版的学报、其他学术刊物及本校出版社出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。
（十）外事类：主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料；学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料；学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料；学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。
（十一）财会类：按财政部、国家档案局的《会计档案管理办法》（财会字〔*〕32号）执行。
高等学校可以根据学校实际情况确定归档范围。归档的档案材料包括纸质、电子、照（胶）片、录像（录音）带等各种载体形式。
第十六条高等学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度。
学校各部门负责档案工作的人员应当按照归档要求，组织本部门的教学、科研和管理等人员及时整理档案和立卷。立卷人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，对文件材料系统整理组卷，编制页号或者件号，制作卷内目录，交本部门负责档案工作的人员检查合格后向高校档案机构移交。
第十七条归档的档案材料应当质地优良，书绘工整，声像清晰，符合有关规范和标准的要求。电子文件的归档要求按照国家档案局的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-*）执行。
第十八条高校档案材料归档时间为：
（一）学校各部门应当在次学年6月底前归档；
（二）各院系等应当在次学年寒假前归档；
（三）科研类档案应当在项目完成后两个月内归档，基建类档案应当在项目完成后三个月内归档。
第十九条高校档案机构应当对档案进行整理、分类、鉴定和编号。
第二十条高校档案机构应当按照国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，确定档案材料的保管期限。对保管期限已满、已失去保存价值的档案，经有关部门鉴定并登记造册报校长批准后，予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。
第二十一条高校档案机构应当采用先进的档案保护技术，防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案，应当及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化，加工成电子档案保管。
第二十二条高校档案由高校档案机构保管。在国家需要时，高等学校应当提供所需的档案原件或者复制件。
第二十三条高等学校与其他单位分工协作完成的项目，高校档案机构应当至少保存一整套档案。协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本以外，应当将复制件送交高校档案机构保存。
第二十四条高等学校中的个人对其从事教学、科研、管理等职务活动所形成的各种载体形式的档案材料，应当按照规定及时归档，任何个人不得据为己有。
对于个人在其非职务活动中形成的重要档案材料，高校档案机构可以通过征集、代管等形式进行管理。
高校档案机构对于与学校有关的各种档案史料的征集，应当制定专门的制度和办法。
第二十五条高校档案机构应当对所存档案和资料的保管情况定期检查，消除安全隐患，遇有特殊情况，应当立即向校长报告，及时处理。
档案库房的技术管理工作，应当建立、健全有关规章制度，由专人负责。
第二十六条高校档案机构应当认真执行档案统计年报制度，并按照国家有关规定报送档案工作基本情况统计报表。
第四章档案的利用与公布
第二十七条高校档案机构应当按照国家有关规定公布档案。未经高等学校授权，其他任何组织或者个人无权公布学校档案。
属下列情况之一者，不对外公布：
（一）涉及国家秘密的；
（二）涉及专利或者技术秘密的；
（三）涉及个人隐私的；
（四）档案形成单位规定限制利用的。
第二十八条凡持有合法证明的单位或者持有合法身份证明的个人，在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后，均可以利用已公布的档案。
境外组织或者个人利用档案的，按照国家有关规定办理。
第二十九条查阅、摘录、复制未开放的档案，应当经档案机构负责人批准。涉及未公开的技术问题，应当经档案形成单位或者本人同意，必要时报请校长审查批准。需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密，应当经学校保密工作部门批准。
第三十条高校档案机构提供利用的重要、珍贵档案，一般不提供原件。如有特殊需要，应当经档案机构负责人批准。
加盖高校档案机构公章的档案复制件，与原件具有同等效力。
第三十一条高校档案开放应当设立专门的阅览室，并编制必要的检索工具（著录标准按《档案著录规则》（DA/T18-*）执行），提供开放档案目录、全宗指南、档案馆指南、计算机查询系统等，为社会利用档案创造便利条件。
第三十二条高校档案机构是学校出具档案证明的唯一机构。
高校档案机构应当为社会利用档案创造便利条件，用于公益目的的，不得收取费用；用于个人或者商业目的的，可以按照有关规定合理收取费用。
社会组织和个人利用其所移交、捐赠的档案，高校档案机构应当无偿和优先提供。
第三十三条寄存在高校档案机构的档案，归寄存者所有。高校档案机构如果需要向社会提供利用，应当征得寄存者同意。
第三十四条高校档案机构应当积极开展档案的编研工作。出版档案史料和公布档案，应当经档案形成单位同意，并报请校长批准。
第三十五条高校档案机构应当采取多种形式（如举办档案展览、陈列、建设档案网站等），积极开展档案宣传工作。有条件的高校，应当在相关专业的高年级开设有关档案管理的选修课。
第五章条件保障
第三十六条高等学校应当将高校档案工作所需经费列入学校预算，保证档案工作的需求。
第三十七条高等学校应当为档案机构提供专用的、符合档案管理要求的档案库房，对不适应档案事业发展需要或者不符合档案保管要求的馆库，按照《档案馆建设标准》（建标103-*）的要求及时进行改扩建或者新建。
存放档案应当设有专门库房。
存放声像、电子等特殊载体档案，应当配置恒温、恒湿、防火、防渍、防有害生物等必要设施。
第三十八条高等学校应当设立专项经费，为档案机构配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施，加快数字档案馆（室）建设，保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。
第六章奖励与处罚
第三十九条高等学校对在档案工作中做出下列贡献的单位或者个人，给予表彰与奖励：
（一）在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的；
（二）在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的；
（三）在档案学研究及档案史料研究工作中做出重要贡献的；
（四）将重要的或者珍贵的档案捐赠给高校档案机构的；
（五）同违反档案法律法规的行为作斗争，表现突出的。
第四十条有下列行为之一的，高等学校应当对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。
（一），造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；
（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；
（三）涂改、伪造档案的；
（四）擅自出卖、赠送、交换档案的；
一、档案机构的主要类型
法国档案机构分公共、非公共和档案学术与教育三种类型。公共档案机构是按集中统一的管理原则建立的，有统一行政隶属关系并且符合行政区划结构的国家档案机构体系，包括法国档案局、法国国家档案馆、95个省档案馆及其所辖的30多个省文件中心和3.6万个市镇档案馆以及医院档案馆。非公共档案机构系统是指国家档案系统之外的大量私人档案馆、教会档案馆、大学和科研机构档案馆等。这些非公共档案机构与国家和省档案馆没有上下隶属关系，也不受法国档案局的统一领导，彼此之间互为独立。档案学术与教育机构则主要有法国档案工作者协会和法国国立文献学院。
（一）法国档案局
法国档案局是法国档案事业最高行政管理中心，成立于1884年，最早隶属于教育部，后归内政部，1959年以后归属于文化部。自2010年1月1日起，为适应档案数字化发展的形势需要，法国档案局调整更名，但仍隶属于文化部，继续保留原有的绝大部分职能。
法国档案局作为文化部下属负责掌管全国公共档案和公共档案建设的机构，以指导和监督中央和地方国家档案馆工作为主要任务，主要职责包括审议和研究档案工作的重大问题，协助起草档案工作计划、条例、办法，以及负责互联网条件下档案机构之间的协调与合作等。由于法国非常重视文化遗产保护工作，法国档案局承担着法国重要文化遗产的保护功能，因而不仅在法国档案界享有足够权威，而且在法国社会各界赢得良好声誉。
（二）国家档案馆
法国国家档案馆是中央级综合性档案馆，成立于1790年，其前身是1789年成立的国民议会档案馆。法国国家档案馆的名称先后几次发生变化。1804年更名为“帝国档案馆”，并于1808年移至苏比兹宫。1814年，“帝国档案馆”又改名为“王国档案馆”，1871年又复名为“国家档案馆”。从1959年起，法国国家档案馆属法国文化部领导。
作为掌理国家档案事业的中央级档案馆，法国国家档案馆主要从事全国性档案的收集、整理、分类、编排描述、保存维护与传播等工作，以维护公共利益、人民权利并提供研究所需。法国国家档案馆由四个部、六个处以及在巴黎总部外分设的档案中心组成。四个部分别是：保存1790年之前档案的古代档案部，保存1790年至第二次世界大战之前档案的近代档案部，保存二战以来档案的现代档案部，以及科学、文化、技术活动部。六个处分别是：历史研究与资料处、照片与缩微胶卷处、信息处、书刊档案与地名处、培训处及出版处。档案中心包括枫丹白露现代档案中心、埃斯佩朗缩微胶片保管档案中心、海外档案中心和劳工档案中心。
（三）省部级档案馆
从1796年起，法国各省在行政区档案馆的基础上开始建立省档案馆。到目前为止，法国各省都建立了档案馆，共有95个。此外，作为过渡性的档案保护机构，一些地方还建有省文件中心，目前这些隶属于省档案馆的省文件中心已达35个。
与此同时，法国一些重要机关如外交部、国防部、司法部等根据所承担的不同政府职能均设有自己的档案馆，这些档案馆的属性是非公共档案机构，并不隶属于法国档案局。例如，司法部档案馆的工作任务为：第一是与法国国家档案（局）馆共同制订司法系统的档案整理规则；第二是做好司法部档案馆所保管档案的收集、移交、保管和利用工作；第三是对法官、书记官、民事、刑事案件文件的汇集进行协调；第四是对司法部档案的开放、鉴定做出规定；第五是做好内部服务工作，为各个部门制定相关的归档制度；第六是对相关部门的工作人员进行档案业务知识培训。
（四）教会档案馆
教会档案馆大多是从封建社会留存下来的，藏有大量历史档案，内容丰富、数量众多，是研究中世纪宗教史和文化史的宝贵史料。
法国教会档案馆收藏有相当数量的与中国相关的档案资料，包括大量的十七、十八世纪有关中国的文献，这与当时的传教士们在中国的活动密切相关。比如17世纪末路易十四选派第一批来华的耶稣会士，于清康熙二十六年（1687）抵达中国后，留心搜集有关中国的各种资料，将中国文化有系统、大范围、多方面地介绍到欧洲，先后出现白晋撰写的《图说中国现状》、张诚撰写的《鞑靼纪行》、李明撰写的《中国现状新志》等，这些著作推动了欧洲汉学的发展，并在此基础上编纂出18世纪欧洲汉学的“三大巨著”，即《耶稣会士通信集》《全志》和《中国杂纂》。其中，《耶稣会士通信集》是欧洲旅居中国和东印度传教士们的书信和报告集，1702年至1776年共刊出34卷。1843年在巴黎重新出版，记载了康熙、雍正、乾隆年间的白晋、马若瑟等众多法国耶稣会士的通信，现保存在巴黎耶稣会教会档案馆中。
二、法国国家档案馆及四大档案管理中心
作为法国档案局的直属机构，同时也是世界上第一个具有现代意义的综合性国家档案馆，法国国家档案馆主要收藏了1789年法国大革命前的历史档案和法兰西共和国各中央机关的档案。2013年，法国国家档案馆新馆大厦于在塞纳河畔的皮埃尔菲特镇建成使用。大厦占地4.5公顷，建筑面积10万平方米，其东部是库房和阅览大厅。西部则是接待大厅和办公室。新馆内共有280个库房，每个库房200平方米（为法国档案库房最大隔离面积），设计馆藏量为320千米排架长度，建材以钢和水泥为主，其中保温隔热水泥墙体特意设计为30公分厚。阅览大厅拥有310个座位，整个大厅和通道外墙以灰色铝皮包裹并饰以菱形图案，恢弘大气。
（一）法国国家档案馆馆藏概况
在法国国家档案馆的馆藏档案中，1841年以前的档案按事由原则分类保管，共分为24大类，综合概括为立法文件、行政文件、历史文件、地形测量文件、财产文件和司法文件六部分；1841以后的则逐渐改为按全宗原则分类保管即“尊重全宗原则”，该原则明确规定：一是来源于一个特定机构（包括行政机关、公司、家庭、个人等）的所有档案组成一个全宗，二是全宗内的文件按主题类别整理，三是主题类下的文件按照年代、地区或字母顺序排列，四是同一全宗的文件不得与其他全宗的文件混淆。
法国国家档案馆老馆的馆藏档案存放的主要是从7世纪至1790年以前形成的最高当局、法院、监察院、财政机关、寺院等各种机构的档案，仅法院1254～1790年的档案按排架长度就有7千米，馆藏档案约3亿件，在世界上名列前茅。其中最古老的档案是公元627年的莎草纸档案，内容是某商人将财产赠给圣丹尼修道院的遗嘱，以及公元780年的查理曼大帝即位诏（莎草纸）。还有一些比较古老的档案，如7世纪以来记录国王生平和活动的羊皮档案、路易九世的内臣于1256-1257年建立王宫财务机构的蜡版档案、波斯蒙族王阿尔贡1289年致腓力四世的信及商人要求到东方经商致查理六世的信。
法国国家档案馆新馆中的馆藏档案主要是1790年后形成的档案，如：1791年警察总署档案中关于法国驻广州行的文件，1835年法国文学家雨果曾来馆研究过的财产账簿、支付清单等财务文件，1871年巴黎公社档案、路易十六亲自批阅的《人权宣言》原件、巴士底狱的钥匙以及大革命时期各机关的档案、拿破仑帝国及其后历届政权的档案等，1887-1891年教育部档案中的19世纪末法国学者在中国的考察，1900年以前档案中关于传教士在中国的传教活动，1907年关于日俄战争时期的日本军队的档案以及第二次中的法国人员与物资问题的档案等。此外，还有现代技术产生的声像档案和机读档案。
（二）法国国家档案馆的四大档案中心
现今一些私人档案和民间组织机构的档案也相继存入国家档案馆，因此法国国家档案馆的馆藏档案数量极为庞大。由于档案日益增多，国家档案馆在巴黎以外还分设了几个档案中心即枫丹白露现代档案中心、埃斯佩朗缩微胶片保管档案中心、海外档案中心以及劳工档案中心，以满足档案收藏的需要。
1.枫丹白露现代档案中心
现代档案中心位于巴黎近郊的枫丹白露，于1977年建成，建筑面积为8.9万平方米，分地上和地下两部分，地下为该馆的主体部分，包括10个面积相等的库房，每个库房可容纳80千米排架长度档案。馆内还安装了电子计算机系统，用于监测库房的恒温、恒湿以及库房管理。
现代档案中心作为法国国家档案馆的分馆之一，馆藏主要是1958年以后中央政府和公共机构的归档材料，例如农业部、环境部、交通部等档案资料，但外交部和国防部的档案不在此处。另外，该中心每年还要接收大批量档案，内容涉及政府机构各个领域，如政治、经济、文化、社会、科技等部门的行政档案以及相关的公告、地图、照片、微卷、录音数据、视听数据与电子化等各种形式的档案数据。
该中心从20世纪70年代开始使用计算机，对接收的档案，该中心都要通过计算机进行登记，输入立档单位、编号、案卷名称、入库时间、保管期限和存放地址等。此外，该中心还建立了专题数据库，如公证材料数据库、议会材料数据库、受勋人员数据库、19世纪行政机关数据库、古代人名和地名数据库等。
2.埃斯佩朗缩微胶片保管档案中心
缩微胶片档案保管中心位于法国南部加尔省的圣吉尔，是由一座具有悠久历史的城堡公园改建而成。当这座建于14世纪的古堡由埃斯佩朗家族于1964年无偿捐献给国家后，法国从1970年开始对埃斯佩朗城堡进行改建。除主楼和副楼外，该城堡还建造了一个地下洞库，使用面积为610平方米，分为4个地下密闭式库房，有空调、检查和监控自动化设备。1973年9月，作为法国国家档案馆分馆之一的缩微胶片档案保管中心正式成立，主要负责保管国家档案馆和省档案馆的缩微品档案正片（母片），并承担缩微复制任务，还出售、交换、出版发行缩微档案复制品。
截止到1970年，法国的档案馆保存着自1941年以来历年积累的长度为2500千米的缩微胶片。到2007年底，埃斯佩朗档案中心保管的缩微胶片总长度已达5000千米，为了延长缩微胶片寿命，中心还优先采用铝和不锈钢等金属材质的档案盒来保存胶片，并严格按照国际标准保管。
3.海外档案中心
海外档案中心位于法国南部的大学城――普罗旺斯，1966年建成使用，是一个集中保管殖民地档案的机构，收藏了旧帝国时期许多有价值的公开或私人档案，以及17世纪到20世纪殖民事物的相关档案文献。海外档案中心于2007年更名为海外国家档案馆，并先后经过两次扩建，库房可容纳排架长度为43千米的档案，同时又新建了一个摄影实验室、一个修复装订室、一个缩微胶片阅览室，扩大了公共服务区域。目前，该中心拥有馆藏档案的排架总长度38千米，有照片150000张、图片和地图60000张，还设有一个拥有120000册（份）图书、杂志、报纸的图书馆。
4.劳工档案中心
劳工档案中心位于法国北部传统纺织工业城的鲁贝市。为促进当地社会经济的综合发展，鲁贝市在20世纪90年代开始进行大规模旧城改造。如同在其他地方因地制宜将很多闲置的古建筑改建成档案馆一样，法国人将1843年建成的纺织厂改建成为现在的法国劳工档案中心，其主要目的在于收集、处理、维护、存放有关劳工的所有档案。该中心于1993年落成并对公众开放，其馆藏档案内容涵盖范围广泛，包括工业界、商业界、建筑界、银行保险业、职业团体、职工会等各方面的档案。同时值得注意的是，其中大部分档案是来自私人收藏的。
三、结语
法国档案管理机构与国家档案馆建设，既体现出法国政府对档案事业的重视与扶助，也反映出法国社会各界对档案事业的关注与支持，并激发出档案事业特有的社会影响力。目前，我国档案事业的发展日新月异，但在争取社会支持与提升社会影响力方面，与法国这样的国家相比尚有很大差距。我们应该高度重视这种差距，认真总结分析并从实际出发予以借鉴，一方面继续争取政府主管部门的高度重视与大力扶助，另一方面努力让社会各界力量更加关注和支持我们的档案事业，进而为全面促进和整体提升我国档案事业奠定坚实的社会基础。
参考文献：
[1]王增强.法国国家缩微胶片及数字档案中心[N].中国档案报，2015-05-11（3）.
