时间：2022-04-06 10:11:21
各部室、公司：
根据《企业档案工作管理规定》及我厂档案管理工作升“国家二级”的需要，各单位应将在2000年度工作、活动中形成的有保存价值的各种载体文字、图表、声像文件材料，加以收集、整理、归档，3月底前移交厂档案室。
归档材料应字迹清晰、签署完备、用蓝黑或碳素墨水书写，纸质优良、规格（A4纸）符合质量要求。移交文件材料目录一式二份（见附表），一份同材料一起移交档案室，一份本单位留存备查。望各单位高度重视，切实组织好资料归档工作，安排专人具体负责，对照归档类目进行整理、汇总、按时移交，确保各类档案资料归档率达到100％，为实现我厂档案管理工作升“国家二级”目标创造条件。
附件：1.XX年度档案资料归档类目
2.文件、资料移交目录表
二XXX年X月X日
附件1：
XXXX年度档案资料归档类目
根据电力部《电力工业企业档案分类规则》，各单位应对以下资料进行及时归档：
办公室
1、 上级发文、各类公文、平行文（包括：传真、函件等）
2、 以厂党委、行政名义印发的各类上行文、下行文及重要的通知、规定、办法等
3、 本厂年度综合经营计划、月度工作计划、各部门年中、年度工作计划、总结。
4、 本厂党委会、党委扩大会、党委民主生活会、厂长办公会、生产调度会及专题会议记录形成的材料。
5、 参加上级召开的各种会议带回的文件材料。
6、 领导外出学习、考察材料。
7、 上级领导来厂视察、检查工作、专题研究所做的指示、及有关记录材料。
8、 专题调研工作材料。
9、 本厂荣获的各种奖励（荣誉证书、奖状、奖牌和报批材料。）
10、 以厂名义出具的各种介绍信、证明信存根。
11、 本厂内部组织机构变更、终止用印的印章。
12、 企业工商管理、法律事务、合同材料。
13、 电话记录。
14、 重要的信访、接待工作材料。
15、 收、发文件记录。
16、 党务、行政工作大事记。
17、 莱电动态。
政工部
1、 组织、宣传工作计划、总结。
2、 共青团、青年工作计划、总结。
3、 党员、团员管理（组织生活、组织关系介绍信存根）。
4、 组织建设、党、团员教育有关材料。
5、 党、团费管理。（收支、结存使用情况统计表）
6、 理论学习时事政策、法制教育、精神文明建设、专题演讲活动材料。
7、 反映本厂重要活动的广播稿件、照片、音像材料。
8、 表彰优秀党员、团员及事迹材料。
9、 团代会文件材料。
10、 党员、团员名册、统计报表。
11、 外出学习、开会带回的文件、资料。
工会
1、 工会工作的计划、总结、通知。
2、 职代会文件材料。
3、 企业民主管理和班组建设（合理化建议）材料。
4、 劳动竞赛和评选劳模、先进集体、个人典型报批文件材料。
5、 重大文体活动材料。
6、 统计报表、简报、工会信息。
纪监审部
1、 纪检、监察、审计工作计划、总结。
2、 关于纪检、监察工作的指示、通知、规定。
3、 党员干部民主评议材料。
4、 专项审计工作材料。
5、 统计报表、工作信息。
保卫部
1、 武装、治安、保卫工作的通知、规定、办法等。
2、 年度统计报表。
人事部
1、 干部调配、人才交流材料。
（大中专毕业生分配、军队转业干部安置、干部调动介绍信存根、报到证）
2、 劳动定员、合同工、技校生、临时工、退役人员安置材料。
3、 职工调配、职工调动介绍信及存根、工资转移证。
4、 干部职称、技师评审材料。
5、 奖惩处分材料。
6、 干部、离休、退休、职工名册、劳动管理、社保、教培年度统计报表、简报。
7、 职工教育培训规划、计划、总结。
8、 教育培训经费管理材料。
9、 职工继续教育、技术比武材料。
10、 职工教育培训年度统计报表。
一流办
1、 重新修订的企业管理标准、工作标准。
2、 企业创一流形成的文件资料。
3、 企业现代化管理有保存价值的材料。
4、 QC小组获奖成果材料、证书。
5、 创一流考核标准、实施细则。
6、 重要的经济责任制考核材料。
计财部
1、 财务管理制度、规定、办法、通知。
2、 固定资产的新增、报废、调拨、折旧等。
3、 流动资金核定、结算。
4、 专项资金的提取、分配（更改、大修、科技资金、福利、奖励资金、公积金等文件）。
5、 财务的收支、成本计划、经济分析、统计报表、编制说明。
6、 税收（含财政、税收、物价检查等）。
7、 价格管理。
8、 会计报表。
9、 会计帐册。
10、 工资单。
11、 会计凭证。
12、 会计档案移交、销毁清册。
生产部
1、 生产技术、科技工作管理的规定、办法、通知。
2、 技术革新、改造、设备异动的申请、报批、鉴定材料。
3、 设备技术管理材料。（设备可靠性管理、设备评级与可调出力、设备异动、完善化材料）。
4、 MIS系统技术资料及验收情况材料。
5、 节能管理工作材料、总结。
6、 生产技术监督材料（五项监督）总结。
7、 环保工作计划、规划、总结、自查报告、年度统计报表。
8、 粉煤灰综合利用合同 、协议、总结。
9、 科技工作长远规划计划、总结。
10、 科学技术研究实验报告、专题总结、鉴定、科技成果及专利申请材料。
11、 技术革新和合理化建议材料。
12、 生产、经营工作计划、总结。
13、 生产技术经济指标完成年度报表、典型日志。
14、 标准计量工作文件材料。
15、 全厂性试验、经济调度试验等。
16、 外出学习、开会带回的文件、资料。
安监部
1、 安全生产管理的规定、办法、通报、通知。
2、 安全技术措施、计划总结、报告。
3、 事故报告、调查分析材料。
4、 简报、年度统计报表。
运行部
1、电气专业系统图。
2、值长运行记录。
3、运行技术材料、专题运行分析、技术措施、总结。
检修分公司
1、各专业修订的检修规程、管理制度、办法。
2、各专业系统变更、设备异动的图纸、说明书、合格证等材料。
3、各专业重大技术革新方案。
4、外出学习、开会带回的文件、技术资料。
实业总公司
1、年度多种经营计划、工作计划、总结、经济活动分析。
2、公司体制改革、机制建设过程中形成的材料。
3、年度统计报表。
基建办
1、基建项目施工管理的规定、办法、通知等。
2、工程开工前办理的有关手续及证明文件材料。
3、厂办公楼、招待所、检修楼、连廊、室外检修间及莱城东区#2楼施工、竣工图纸、验收资料。
4、燃油泵房图纸。
5、小型基建项目的申请、批准、合同、协议、施工图、竣工图、验收材料。
6、外包工程项目有关材料。
物资分公司
1、物资管理的通知、办法、规定。
2、主要物资供应、招标、投标、合同、协议、来往函件。
3、年度统计报表。
燃运分公司：
1、燃料管理制度、规定、通知等。
2、甲、乙除木器说明书。
3、输煤系统现场除尘设备说明书及图纸。
4、甲、乙螺旋给煤器说明书。
5、年度统计报表。
附件2：
文件、资料移交目录表
单位：
序号
移 交 内 容
移交人
接收人
【关键词】设备管理维护;设备强检强换;月度材料计划
设备运行档案
徐州矿务集团三河尖煤矿洗煤厂为矿井型选煤厂，原设计能力60万吨，采用跳汰洗选工艺，为适应市场需求，2009年进行改造，设计能力为180万吨，工艺采用重介加TBS分选加浮选。
目前，随着洗选加工技术发展，洗煤厂加工设备已向大型化、自动化方向发展，工艺流程设计时，已不再考虑备用设备，这给机电设备维护和管理提出了更高要求，设备的维护管理虽不能产生直接的经济效益，但对延长设备的使用寿命，充分发挥设备的潜力，提高设备的完好率，降低设备维护成本起着重要的作用。设备维护管理是洗煤厂的一项基础工作，只有每台设备正常运行，洗煤生产才能顺利实现。
传统的设备管理模式中，是当有明显迹象表明设备性能变差时，才能确定设备是否检修或根据规定已经到了大修期限，才着手组织大修，这样采取了故障积累不必大修的解决问题都拖到大修的程度，设备维修费增高，在传统的设备管理中，设备故障可能不仅仅是某个零件问题而是整个部件问题。维修成本增加，设备维护工作被动，变成“头痛医头，脚痛医脚”的紧张工作。
1.建立静态、动态及设备带料巡回检查制度
实行包机制度，包机人员每天对设备的外观、设备的环境变化、各部件的螺栓，传动带、油质、油位、声音、温度、气味，查出问题，能处理得尽快处理，不能尽快处理的做到有日期有落实，动态或带料检查时主要是看、听或借助科学仪器对设备进行监控监测，事后做好动态、静态的检查记录工作，然后进行分析得出结论。
2.制定设备维护检修制度与检修计划
2.1设备维护检修制度应以使用说明书为基础，设备运行档案为依据，零部件使用寿命而制定检修制度；如设备运行档案显示渣浆泵（2305）的涡壳及前后护板更换周期为180天，那么该台设备的检修计划提前排在一周左右为173天。可将设备故障控制在萌芽阶段，将原有设备及设备附件运行档案进行为归纳整理，分析并结合设备的使用说明书制定日检修计划；周检修计划；季检修计划；日检查、周检查、月检查记录工作。日常的设备检修记录是检修计划排定最直观的依据和第一手宝贵的资料，是不可缺少的有力凭证。
2.2由于洗煤厂机电设备检修工作特殊性，检修工作分为现场检修和计划检修；现场检修是以机电值班人员或生产班组人员在设备运行中发现的问题提出检修要求是一种被动的检修，计划检修则是预备性检修，是一次保证设备性能完好的重要工作。因此计划检修是工作的重点，设备检修主要应放在计划检修上。
3.建立设备强检制检查（强检）强制更换（强换）工作制度
设备在运行过程中客观存在“无形磨损“和有形磨损”两类、无形磨损是技术磨损不可修复，“有形磨损“是摩擦导致设备的零部件形状和质量发生变化功能下降，摩擦后不可修复的设备必须强换。（根据设备运行档案如：如合介泵的涡壳、叶轮及前后护板180天更换；离心机油75天必须更换（系统压力与工作压力相差90千帕时，油过滤器必须更换。）为了保护系统通畅降低生产成本对部分设备必须进行强检。如：TBS干扰床15天放水一次清理紊流塞，中煤脱介筛每周去除一次筛毛。加油工应做好记录工作；加油换油台帐的准确性对设备正常运行至关重要，因此设备换油严格按照换油周期进行。
4.做好设备的备件、易损件、特殊备件等材料计划及库存性情况统计工作
建立设备零备件的计算机录入系统，特别是易损件的库存情况，特殊备件的保存状况，如离心机背板固定螺栓为M18.8*75螺距为mm每台有8条不锈钢螺栓。每天备件的使用和入库情况进行每日统计，每周、每月汇总，作为重要依据上报月度计划。
5．建立健全现场设备运行档案制度
设备运行才显现出其功能，设备投入使用时间，运行中出现的故障现象、产生原因、排除方法，更换零部件使用寿命等，要详细记录到设备运行档案中，有效判定故障产生的周期及出现的类型及早安排检修计划，设备运行档案是非常重要的基础数据，准确是否直接关系到检修计划的制定是要正确合理。
结 语
设备运行档案完全可以作为设备管理和维护的依据。为减少机电设备事故率提供了有利保障，降低机电事故率和员工的劳动强度，为设备的可靠运行保驾护航。
（新疆生产建设兵团第五建筑安装工程公司新疆石河子832000）
摘要近几年，各地都建设完成了一批具有一定规模的地方热电厂，不仅合理利用了当地资源，而且为地方经济建设和稳定百姓生活做出了贡献，创造了较好的经济效益和社会效益。但是，相对于新建、扩建地方热电厂的规模和效益而言，企业档案基础管理工作仍是薄弱环节。目前热电厂基建工程档案机构不健全、档案专业人员配置不到位、档案管理不规范，给后期档案整编造成不少困难。因此，对于档案资料的监管，要明确热电厂基建档案的归档范围，克服项目中档案资料监管的难点，针对档案监管存在的问题，完善热电厂基建工程项目中档案资料监管的应对措施。
关键词 热电厂基建工程项目 档案资料 档案达标 规范管理
一、引言
随着我国经济体制和管理体制的建立和改革，档案工作的管理体制也随着发生变化。热电厂基建档案是热电厂基建项目有保存价值的文字、图纸、图表、音像等各种载体的历史记录，它是热电厂基本建设工作的重要依据。国家安监总厅于2007 年3月颁布的《基本建设项目档案管理办法》[2007]24 号文件指出：项目档案的完整、准确、系统情况包括项目文件材料的收集、整理、归档情况；项目档案的整理、移交是否符合《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）。
二、基建项目建立档案的作用
1.基建项目档案是项目的前期文件经过鉴定、整理并归档形成的，反映记录了整个项目工程建设的全过程和真实面貌。准确、完整、真实的基建档案是工程进行维护、改建、扩建使用的凭证。不完整、不准确、不系统的档案在其利用时价值会大打折扣，并会影响其凭证依据作用的发挥，甚至会引起反作用，给工作造成损失，所以基建期间必须高度重视档案归档工作。
2.参考借鉴的作用。如某单位某部门需要机组安装的具体位置时，就可以到档案室查阅相关的竣工图纸，这时档案室就发挥了很大的作用，它是工程建设中和竣工验收时的必备依据，也是为投产后生产运行、检修、改建和扩建提供重要依据。它是全部档案的一个重要组成部分，也是进行生产建设和科学研究的必要条件之一。
三、基建项目档案管理存在的问题
1.档案管理人员的管理意识不够强。各部门和领导对档案管理重要性的意识不够，宣传力度不够，对行政各部门、工程各部门及各参建单位缺乏相互沟通和交流，具体的职责没有落实到位。对施工单位的管理没有做到全程的跟踪与监督，收集、整理和归档工作的滞后，对基建档案的管理的要求方面存在一定的问题。
2.档案管理制度不够完善。规章制度不够健全，没有采取规范的管理和操作流程，归档资料不符合档案规范的质量要求。由于工程参建单位较多，基建档案管理工作不规范、不同意，管理不完善。规章制度不健全。档案工作标准得不到统一，如归档的质量要求不一，内容和格式也不相同等等这些，给基建档案部门带来一定的困难。
3.施工单位人员对档案的意识不够强。施工单位工作流动性较大，大多数参建单位存在重视工程建设、轻视档案管理思想，不及时收集、归档和移交比较普遍，甚至发生档案丢失事件，这给档案工作埋下了隐患。由于参建单位人员流动大，一些人员离开时没把档案交接或移交，往往导致档案丢失，等到要向业主移交时，再进行补做，这失去了档案的原始性和真实性。因此，自工程建设开始，，就应该要求参建单位按计划移交档案。
四、完善热电厂基建工程项目中档案资料监管的措施
1.全面提高对基建档案重要作用的认识。热电厂具有专业技术水平很高、在高温高压高速下运行、生产安全要求很高的特点，其工程质量显得特别重要，因此其基建档案也特别重要。首先，档案验收是项目验收的重要组成部分，未经档案验收或验收不合格的项目，不得进行或通过项目的竣工验收；其次，基建档案能反映工程质量，档案质量好坏控制了工程项目质量，通过档案质量管理，可以提高工程项目质量；再次，基建档案具有很好的开发利用价值，项目的缺陷处理、检修维修、技术改造等都需要档案资料作依据。因此，我们要重视宣传教育，全面提高对基建档案重要作用的认识，激发参建人员做好档案工作的主动性、自觉性和积极性，打造一个全员重视档案工作的局面，为做好基建档案打下良好的基础。
2.建立健全各项规章制度。热电厂基建项目一般具有投资大、技术复杂、建设时间长、参建单位多的特点，其档案是由项目法人、设计、施工、监理、调试、质量监督、生产单位等在项目建设过程中共同形成，项目法人（业主）是项目建设的组织者，对档案管理负总的责任，各参建单位按合同的规定均有各自的责任范围，因此，项目法人应组织各参建单位共同建立健全各项规章制度，奠定档案管理的制度基础。其中，项目法人负责编制的工程文件管理大纲是项目档案管理的纲领性文件，一定要根据项目的特点和建设管理的实际情况编制。其次明确项目分类和归档范围十分重要，它是做好档案收集归档的基础，一定要参照国家热电厂有关标准并根据项目实际情况，认真编制项目分类、归档范围详表。总之，通过建立健全各项规章制度，为实现项目档案管理的科学化。标准化、程序华、法制化打下坚实的基础。
3.加强人员培训，提高参建单位档案人员的业务水平。因为各参建单位负责建设项目大部分的档案收集与归档工作，所以参建单位档案人员的档案意识和业务水平显得非常重要，但是由于参建单位人员流动大，其档案收集与归档容易出现人员脱节和业务不精的问题。因此，业主单位要定期对参建单位的档案人员进行培训，重点是项目分类、归档范围详表以及归档时间、归档要求方面的培训，以最快的速度提升他们的档案业务水平。同时，还要请各专业工程师给档案人员讲授项目生产工艺、设备知识和施工程序等，使档案人员对电厂项目建设过程有深入的了解，确保每道工序都收集到完整真实的记录，从而确保建设项目档案的真实性、完整性和系统性。
4.其他配套措施。（1）进一步完善档案管理制度，实现“统一管理分级负责”。（2）进一步加强档案规范管理，作好统一协调，加强档案知识的培训，不断提高档案人员的业务水平。（3）进一步加强企业文化建设，树立重视档案管理的氛围。（4）积极开发利用档案资源，提高档案利用率。（5）要经常性编研成果和发布成果，要定期对档案制度进行必要修编，让档案制度与企业的改革和发展同步，让档案充分为企业服务。（6）要创造条件发挥档案人员的积极性，规范奖罚制度，提高积极性。（7）要加强数字化档案馆建设，认真学习数字化档案的各项流程工作，学会不同格式电子文件转换、实现现代档案办公，实现远程查阅、远程查看文件、图纸等档案管理知识。
五、结束语
档案作为对热电厂基建项目建设过程中重要的记录载体，是热电厂在发展过程中的重要财富，能够完整、准确、系统地反映工程建设的全貌。作为热电厂档案工作者，应当牢固树立档案工作服务热电厂发展的意识，不断的优化档案管理方法，提升档案管理质量，使档案管理工作严谨规范、责任落实、科学高效，并能有效满足电厂建设及生产过程中查阅利用的需要，为电厂的科学发展做出应有的贡献。因此，加强基本建设档案资料的管理工作，充分发挥基建档案资料在热电厂工程建设、规划、勘测、设计、施工、管理、科研、抗灾、改建、扩建和维修等工作中的重要作用，以确保热电厂基建档案完整、准确与安全，促进热电厂安全生产和经济效益的提升。
参考文献
[1]DA/T28-2002，国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范.
[2]陈诗阳．切实做好重大工程项目档案的全过程管理[J]．中国核工业，2005，(8).
[3]杨芳展，陶维平，周同香.依法推进强化监管努力提高重点建设项目档案工作水平[J].湖北档案，2009，(1).
关键词：丹江；电厂机组改造；工程档案管理
中图分类号：C93 文献标识码：A文章编号：1009-0118（2012）12-0163-02
一、丹江电厂机组改造工程档案管理概况
电厂机组改造工程档案是水电建设项目的重要组成部分，是水电工程达标投产六大考核项目指标之一。具有齐全、完整、准确、系统的水电工程档案资料是水电工程建设、竣工投产和运行维护的必要条件，也是检验工程质量和效益的重要依据。因此，在抓好水电工程建设的同时，必须抓好水电工程档案资料的形成、积累、收集、整理与归档工作。为此，丹江电厂机组改造在建设初期其档案的管理就受到各级领导的高度重视：首先是成立了改造工程管理项目部，调配专人负责改造项目档案管理工作；其次是从财力和物力上给予大力支持，根据工作需要，配备了档案管理所需设备、设施；第三是组织有关档案人员外出考察、调研，吸取他人成功的管理经验；第四是根据改造工程施工进度控制情况，编制、改造工程档案资料归档控制网络图，在实际工作中严格控制；第五是强化档案意识宣传工作，高标准、严要求，以一流的管理、一流的队伍搞好档案管理工作；第六是建立健全改造工程档案管理规章制度。
二、建立健全完善的规章制度是做好工程档案管理工作的首要任务
（一）领导重视是搞好工程档案管理工作的关键
丹江电厂领导在丹江电厂机组改造工程之初就非常重视工程档案的管理工作，档案管理工作按照统一领导、分级管理的原则，建立健全了相应的档案管理机构，配备了档案管理专职人员，负责工程档案的接收、整理和立卷。电厂成立了档案室及领导小组，组长由分管领导兼任。从而形成了由电厂档案室，各部门负责，监理单位、和施工单位三级管理网络。同时将工程档案管理工作纳入各级领导及部门专、兼职档案人员的职责，使工程档案管理在组织机构方面有了保障。
（二）建立健全档案管理规章制度是搞好改造工程档案工作的基础
丹江电厂机组改造工程建设期间，建设、设计、施工和监理单位将形成大量的技术工程档案，为收集和管理好这些档案，为工程达标投产验收和今后生产管理积累宝贵的档案信息资源，改造工程竣工档案领导小组多次组织相关单位有关人员到三峡、二滩等近期建设的大型水电工程及水电厂进行实地考察，以吸取和借鉴这些工程建设中档案管理的成功经验和管理模式。
三、建立以业主为核心的档案管理体制明晰参建各方责任
（一）建设单位的档案管理职责
《国家档案局中央档案馆关于认真贯彻落实》要求：“各建设单位档案部门，除做好自身的项目档案工作外，要负责对参建单位项目档案领导人责任制进行监督”。因此，建设单位在项目档案管理中负有两方面的职责：档案业务监督、指导的职责；档案收集、整理、移交。
（二）监理单位的档案管理职责
在《国家重大项目文件归档要求与档案整理规范》中规定了监理单位对工程档案负有两方面的责任：对项目文件特别是对竣工图和竣工文件的完整、准确、系统，负有监督、检查、审核、签认的责任。项目监理单位负责收集、积累项目监理工作中形成的文件，进行整理后向建设单位移交。
（三）施工单位的档案管理职责
负责提交施工、安装、调试全部技术记录；负责提交分部分项试运阶段的方案、措施以及事故、缺陷处理经过、项目质量自检报告以及质量问题处理报告；负责提交工程施工期间的设计修改通知、施工和建设单位提出的设计变更、工程联系单、材料代用单，以及施工总结；负责编制和提交所承包项目的竣工图纸、资料以及目录。在实际工作中，主要从以下两方面作工作。一是建立工程档案管理组织机构抓好工程档案管理队伍建设。二是要抓好施工单位工程档案管理的过程控制确保工程档案收集及时、完整和规范。
（四）设计单位的档案管理职责
负责提交工程各设计阶段的设计文件、图纸；负责提交工程全部设计修改通知单；负责提交工程设计文件、图纸总目录、设计说明书、设计总结和工程主要图纸汇编等文件资料。
四、运用法律手段保证归档工作顺利进行
运用法律手段，把移交完整、准确、系统的工程竣工档案作为项目合同的一项重要内容，是做好竣工档案工作的重要保证。丹江电厂机组改造工程实行全国招投标制度和工程监理制度，在项目合同的起草工作中就把文件资料积累、归档工作作为合同的一项内容单列一条，对竣工文件资料的归档范围、竣工验收时间、竣工资料内容、份数及质量等提出明确要求，使设计、施工、监理等单位能够
高度重视工程档案的归档工作，为工程档案的收集、整理创造了有利条件法律手段的运用，使丹江电厂机组改造工程档案的归档工作从法律上得到了保证。
五、强化档案意识搞好培训是做好工程档案管理工作的有力保障
丹江电厂机组改造工程管理人员、设计人员、监理工程师、施工人员因专业不同，对工程档案重要性的认识各不相同，对档案的管理标准和国家有关档案法律、法规的掌握水平也参差不齐。为此，在开工前，立即开展了加强档案管理标准和档案法律、法规等基本知识的宣传工作，有计划、有组织、分期分批地对档案专、兼职人员和工程参建单位有关人员进行档案业务知识培训。通过这些培训、学习，不仅使工程项目管理人员、监理工程师、施工技术人员、竣工资料整理专业技术人员增强了档案管理意识，而且也熟悉掌握了档案业务知识，使工程档案管理工作从一开始就比较规范化、标准化，基本杜绝了不规范的工程竣工资料出现，达到了一流的档案管理水平。
六、严把单项工程竣工验收关，确保竣工档案资料完整、真实、准确，使其在合同决算时真正发挥凭证作用
首先由施工单位作工程竣工档案自检报告，报告内容有对工程档案的形成、积累、整理与归档的情况，有竣工图的编制情况，有存在的问题及解决的措施，有对档案的评价及其在施工试生产中的作用以及文件的整理数量等；其次由建设业主办公室档案管理负责人对竣工档案验收提出明确要求，改造工程项目部及档案室有关人员按《水利工程建设项目档案管理规定》及《南水北调中线水源有限公司工程档案管理暂行办法》进行抽查（主要包括图纸、图表、照片、电子档案），对不符合要求的17个案卷，要求施工单位当日重新组卷；最后由监理单位负责人对每个案卷的质量、编目、纸张规格、文件资料的排列顺序、竣工资料书写要求、份数以及竣工图的编制等作严格的审查并签署监理意见，为改造工程的竣工验收打好坚实的基础。同时，还请长江委档案馆专家进行现场指导，并提出整改意见。
七、加强硬件设施建设实现工程档案管理现代化
在各行业中，现代化已成为潮流趋向，档案管理活动涉及档案原始资料的收集、归档、保存以及档案信息的利用等诸多环节，这些工作如果完全依靠手工方式来完成，效率是非常低的，在现今高科技时代，计算机辅助立卷将有利于与办公自动化接轨，是实现工程档案管理工作现代化的重要途径。为逐步实现工程档案管理的标准化、规范化、现代化，我公司已实现了计算机辅助立卷的方式。档案著录完毕后计算机可打印出卷内目录、封面、备考表、案卷目录、专题目录等，调阅资料方面、快捷，将所需大档案条件输入查找，计算机可自动检索，计算机可非常快速地检索出相应的案卷目录号及存放地点，便于查找，减少了许多重复的手工劳动。同时，根据工程档案管理的特点和要求多次对档案管理程序进行了修改、补充和完善，实现了档案管理系统与OA管理等其他系统的连接，使公司日常文件在处理完毕后，自动归入公司档案管理系统。
八、结语
丹江电厂机组改造工程档案管理工作是一项系统工程，是涉及各个专业技术部门的一项复合型工作，为保证其工程档案资料的完整、准确、系统，真实地记录和反映整个工程的建设过程，就必须不断加强业主、设计、施工和监理单位的档案管理水平，只有这样，才能保证改造工程“一流”的竣工档案资料的形成。
参考文献：
[1]邓秀梅.成都地铁工程项目档案管理体系探索[J].四川档案，2010，（1）.
1、统一各单店的企划部工作的规范性；
2、明确各单店企划部日常工作内容；
3、协助各单店企划部工作的有效性。
二、工作内容大纲：
1、月度企划案的设计及执行；
2、卖场资源的销售；
3、商情调查；
4、档案管理；
5、美术设计。
三、工作规范：
1、每月的企划案必须在每月第二周的周三例会制定，每位企划部员工在例会上必须提交3个有建设性的企划案，要求以书面形式呈报，写明活动名称、活动目的、执行方式、成本以及预计效果等。每月企划案在每月23前以标准格式上交企划总部后，总部必须在每月25日前汇总副总意见后将修改意见批示在企划案中反馈给各单店。
2、每月25日各单店企划部必须将计划中下月媒体投放填写费用支出凭证给各级主管审批，作为今后付款依据。
3、依据月度企划计划在每个企划活动开始前10天，须填写费用支出凭证给各级主管审批，才可进行执行。
4、每周例会中需对上周自办活动总结报告进行分析，提出休整意见。
5、制定完企划案后，个案的执行采用专人责任负责制（即每个月企划案审批确定后，在25日前须完成下月企划活动、媒体投放的具体任务分工表），项目负责人在一个企划案中从活动前期准备到活动中期执行直至活动后期结案分析的全程操作中统领该项目相关工作人员，该个案发生问题由相关人员负责。活动总结报告必须与活动结束后2天内完成。
6、企划部应设定单店年度、月度销售指标，单店企划部主任有义务合理分配每个AE的负责客户，并将单店销售指标分配至每位AE，让他们了解自己的工作目标。每个AE应明确自己的厂商、商、经销商客户（需有负责人电话姓名、电话、E-MAIL地址、公司经营项目、公司地址的电子文档，需集中于各店企划部主任），每两周必须至少将自己所负责客户上门拜访一次，同时必须与客户保持E-MAIL联系。每位AE每天至少上门拜访3家客户（其中2家是厂商、分销商、商）：需了解其生产或之产品销量情况，最新产品及性能特点、与之配合的市场投入，合作方式探讨、IT市场最新动向等，必须体现每天拜访记录中，以E-MAIL形式上报单店企划部主任，同时与考勤挂钩（如拜访客户不到3家或拜访记录严重不符要求时作旷工一天处理）。每天需将第二天的客户拜访名单及拜访提纲E-MAIL给单店企划部主任。同时注重发掘新客户，每位AE每月必须至少开发3个新客户，在周报告中予以体现，同时放入赛博厂商联络清单，每一次拜访完新客户后需写一份感谢信，以此表示对客户接受拜访的感谢，并整理归纳出洽谈重点，通过E-MAIL至客户。
7、厂商在进行企划活动中方式同**行销方案管理办法（及条例1）采取AE专人个案负责制，即厂商活动从联络、合同签订、收款、协助布展、活动执行监督直至结案，企划部将不定期采取厂商回访确认，以考核各AE之配合情况，同时凡客户在星期五到场地布展时，相关AE必须在岗，晚9：00之前不做加班处理。各单店必须在每周四将厂商活动名称、时间、位置、内容、付款等信息以表单形式上交至企划总部，企划总部在每周五汇总上交至总部市场部，如今后网上数据库建立完成，则只需在数据库中登记。
8、在厂商活动中必须先签合同在做活动，同时新客户在活动前必须至少提交合同款项，遇特殊情况必须提交企划部的企划部主任进行确认。，全国公务员共同天地
9、厂商活动结案报告及自办活动总结报告（必须附3张活动照片）在活动结束后2天内以书面形式提交单店企划部主任批示。每月30前将本月活动总结报告汇总至企划总部。企划总部及副总批示，告知单店企划部，并留档在总部。
10、每月的27日之前各AE将本月新增客户信息（联系人，公司名称，地址，电话，联系人E-mail）交企划部主任录入厂商数据库，同时E-MAIL至企划总部。
11、企划部各相关工作必须严格按照ISO管理条例进行，如有相关表单，必须提交：
客户洽谈记录表：每个AE每天至少提交3份（E-MAIL形式）；
周工作报告：每周星期五之间将电子文挡交企划部主任；
巡场记录单：每天由巡场负责人进行填写；
活动中相关出、入库单据必须办前完整填写；
海报书写申请单：厂商活动在每周四之前，自办活动在活动前三天交由美工（需经主任签字确认）；
广播申请单：厂商活动在每周四之前，自办活动在活动前三天交由广播员（需经主任签字确认）。
各表单联络人（即相关沟通执行人）在未收到表单，可有权对口头事宜予以拒绝。
12、各AE在对厂商进行报价时（活动与广告），必须严格按照企划部制定之报价单(广告报价中包含费,不包含安装及制作费)进行操作，各AE折扣权限在9折，主任权限在8.5折,店长或经理权限在7.5折,副总权限在7折,7折以下需上报执行长或董事长。
13、在厂商广告或活动签订合同前牵涉到广告画面尺寸或活动场地、物品需求时，必须与相关负责人进行确认，如在该问题上发生问题，责任由负责AE承担（如由此带来的经济损失由该AE承担）。
14、厂商广告:厂商在签订广告合同一个月内必须将广告画面安装(相关人员需全力配合审批工作及物业协调工作),按安装结束两天内厂商必须书面确认,否则从第三天后开始正式计费.上述规定必须在合同中予以体现,并明确告知厂商,特殊情况需报知企划部主任及店长。
15、美编在制定DM时，AE应在DM定稿之前至少3天将特价信息及厂商广告交由美工。
16、DM中牵涉到厂商广告内容需在印刷前由厂商签字确认。
17、企划部员工在有加班需求时，应事先知会企划部主任，并到人事部办理各相关事宜，如遇调休或请假必须在前一天将手中待完成的工作及各交接事项以书面形式交由其职务人，AE在假期间必须手机保持开机状态，以方便进行工作联系。
18、各店企划部每周四将本周最新活动、每周二将上周卖场活动情况由部门以MAIL形式统发给当地客户；每月月底将下月DM派发时间、形式、参与广告形式统发给当地客户；每月月底将下月需商家参与活动的招商通知统发给当地客户。
19、DM派发必须在每月30前将下月派发计划制定，原则根据活动内容、DM形式拟订派发方式、时间、具体地点、派发量、费用等，需经企划部主任签字确认后方可执行。
20、单店文案需在每月25日将下月公关计划（内容包括主题、媒体选择、时间、字数、费用等）完成，交由单店主任、店长、企划部确认后方可执行。执行时需严格按照时间表，如由变动需提出申请。
21、各单店每月必须作1次竞争对手调查（内容包括电脑商城名称、时间、卖场活动、人潮量、厂商活动等），每一次调查选择一个双休日和一个非双休日，每月30日前将下月计划完成，交由企划部主任签字确认后方可执行。
22、各单店AE每月27日以前必须作一次场内经销商调查（内容包括本月出货量、销售额、其他卖场店铺销量情况、卖场活动的效果情况及建议等），汇总至单店文案，30前提交调查报告给企划部主任、店长、企划部。
23、单店每一个活动的项目负责人必须充分利用单店资源（如网上、广播、海报、舞台背板、地贴等），填写活动宣传申请表，交由主任签字确认方可执行。
24、美编在进行美术设计时，必须严格按照公司CI手册。所有广告设计必须经企划部经理签字确认后方可出单。美术设计时必须注意以下几点：
详情见商场海报。
数量有限，送完为止，每人限购一台；
卖场自办活动必须注明：“此活动会员专属，非会员者可现场申请”；
产品LOGO要符合其他公司的要求；
特价信息及厂商广告必须由商家签字确认；
卖场地址与电话的准确。
25、各单店企划部必须建立下列数据库（电子文档），保留在各单店主任处，同时及时更新,未经企划部主任授权不得擅自查阅；
厂商、经销商、商数据库（需有负责人电话姓名、电话、E-MAIL地址、公司经营项目、公司地址）；
记者名单（媒体名称、电话、E-MAIL地址、职称、地址）；
大学名单（学校名称、地址、人数）；
社区名单（居民数、地址）；
电脑卖场名单（卖场名称、电话、地址、柜位数、租金、出租率）；
合作商名单（广告、印刷、制作、礼品商的公司名称、地址、合作，全国公务员共同天地项目及具体价格、电话、联系人）；
企划部应有上述材料的电子文档。
26、应收账款管理：
厂商活动账款原则上在活动前付款，特殊情况在经过企划部主任允许前提下在活动结束后三天内付款；
厂商广告账款原则上最多分三期（超过三期以上需经过企划部主任及店长确认后方可），在每一次应收账款到期日，相关AE必须提前收回账款，特殊情况经企划部主任及店长在7天内收回；自账款到期日前7天起相关AE可要求财务出催款通知书，通知书中需包含滞纳金处罚情况（超过付款日7天按付款金额的1%处罚，超过15天按付款金额的2%处罚，超过30天按付款金额的5%处罚，应将此规定包含在合同内）；相关AE处罚为超过7天罚100元。超过15天罚200元，超过30天罚500元。
27、公关作业：
各单店公关人员在每一次文章出稿前需提前2天交给单店主任、公关主管、店长审核，需有企划部主任及店长签字后方可出稿。每一次报账需文章媒体的复印件，同时需在10天内予以销账，媒体文章原稿应按时间顺序排列保管，每月30日将复印件上交总部；
关键词：供水系统；机电设备；档案收集；优化管理
一、机电工程档案资料的内容
1.综合性文件资料。主要包括上级批准文件；招投标文件，计划任务书；工程地质、水文、气象、地震资料等文件资料；项目的方案及初步设计文件资料；规划、消防、环保、卫生等政府部门的审批文件资料；机电工程施工、监理中标文件及有关合同、协议书；工程竣工验收及质量鉴定文件资料；工程竣工结算及其审计报告等文件资料；工程有关的照片、录像、录音、光盘等。
2.机电工程及输送电线路、变压器，高压控制柜，复控开关、低压控制柜，电机、变频器，设备安装工程施工文件资料。主要包括开/竣工报告：图纸会审、设计变更、技术交底记录及材料代用单等文件材料；项目的施工组织设计；监理规划、监理细则、监理月报及工程例会纪要等：原材料、零部件、半成品及成品的质量证明文件或变压器试验检测资料等试验报告；隐蔽工程验收记录；泵房内输水管打压试验等观测记录；工程质量检验及评定文件材料；工程质量事故记录及处理的文件材料：施工技术总结等。
3.竣工图等。主要包括总平面布置竣工图：室内高低压柜电路图，室内各种电线竣工图；机电工程竣工图；以及其他特殊专业工程竣工图。
4.机电设备资料收集内容。温宿县城镇供水二期设备安装及供水管网项目（二）第一标段：供水设备及相关机电设备采购及安装，用电设备资料清单.天津天能干式电力变压器安装使用说明书，主要材料/构配件/施工设备报送表、国家消防装备质量监督检验中心检验报告、惟海灭火器合格证及手提式检验结果汇总表、干式变压器控制器产品合格证、给水用PP-R管材、管件质量合格证、长城电缆有限公司电力电缆产品合格证、控开产品合格证、新型低噪音节能型外转子风机使用说明书，EV2100系列变频器用户手册、LR系列基本型二氧化氯发生器产品合格证及使用说明书、BWD3K130系列干式变压器电脑温控器使用说明书、干式变压器试验报告、新疆一开电气制造有限公司开关柜出厂检查试验报告、质量管理体系认证证书、DJW45-2000-630智能型万能式断路器使用说明书、有源滤波器监测试验报告、CZW系列单吸卧式离心泵使用说明书及产品介绍、D系列电磁隔膜计量泵操作说明书、MDI型电动葫芦使用说明书、山东省庆云县国营管件厂的法兰化学成份检验结果合格证书、蝶阀合格证，多功能水泵控制阀合格证、管道伸缩节合格证、金属氧化物避雷器安装使用说明书、塑料球阀合格证、电抗器合格证、以及其他需要收集的相关材料。
二、机电工程档案资料的特征
1.真实性和全面性。真实性是对所有文件、机电档案资料的共同要求，但对供水行业机电工程的文件和档案资料来讲，这方面的要求更为迫切。机电工程文件和档案资料只有全面反映机电工程的各类信息，形成一个完整的供水系统，才更有实用价值，片面地引用往往会起到误导作用。所以，机电工程文件和档案资料必须真实反映供水建设工程的施工情况，包括发生的事故和存在的隐患。
2.分散性和复杂性。供水建设工程项目周期长且影响因素多，运行工艺复杂，建筑材料种类多，建设阶段性强且互相穿插，由此导致了供水建设工程文件和档案资料的分散性和复杂性。这个特性决定了机电建设工程文件和档案资料的多层次、多环节及相互关联的复杂系统。
3.继承性和实效性。随着机电设备安装技术、施工工艺、新材料和施工企业管理水平的不断提高，机电建设工程文件和档案资料可被继承和不断积累。同时，机电建设工程文件和档案资料具有很强的实效性，其作用会随着时间的推移而衰减，因此，文件和档案资料一经形成就必须尽快送达有关档案保管部门，否者会造成严重后果。
4.随机性。机电建设工程文件和档案资料产生于项目建设的整个过程中，工程前期、工程开工、施工和竣工等各个阶段和环节都会产生各种各样文件和档案资料。虽然各类报批文件的产生具有规律性，但还是有相当一部分文件和档案资料的产生是由于具体工程事件引发的，因此具有随机性。
5.多专业性和综合性。机电建设工程文件和档案资料涉及机电安装、设备调试、消防等各个专业，也涉及力学、电学电子、声学等多种学科，依附于不同的专业对象而存在，且同时综合了质量、进度、造价、合同、组织、协调等方面的内容，又依赖于不同的载体而流动，因此，具有多专业性和综合性的特点。
三、机电设备工程档案管理需要解决的问题
1.档案材料不完整。档案材料不完整是机电设备工程档案存在的主要问题。我们公司专门成立档案收集小组全程跟中服务，安排工程项目档案归档率较好，能达到了90%左右，较差的单位情况就不同了。很多机电设备工程项目竣工后没有档案材料，或只有机电设备工程主体档案，没有配套工程档案，清水池和泵房链接件、地下管线、城市管网和泵房衔接体等档案材料寥寥无几。
2.缺乏统一的管理模式。从档案管理机构上看，有的单位成立了专门的档案室，工程档案管理较好。有的单位则不然，工程档案由其他业务部门代管或由文书档案员兼管，形成的档案材料五花八门。
3.缺乏复合型档案管理人员。基层单位的档案管理人员专业素质较差，既缺乏档案管理业务知识，又缺乏相关的档案业务知识，难以适应供水系统机电档案工作需要。
四、机电设备工程档案有效管理的优化措施
1.思想上要重视机电工程档案管理工作。机电设备工程建设中普遍存在着对工程档案管理工作不太重视的情况，到工程完工即将交工验收时，才开始应付整理，这给档案整理带来很大难度。由于资料整理琐碎，不产生经济效益，施工过程中现场又非常繁忙，施工人员绝大部分精力集中在工地，对资料整理一般都是被动应付。如果不认真进行督导检查，到最后公司内部机电设备档案很有可能一塌糊涂，更有甚者，大量的缺资料，所以公司内部档案资料应定期或不定期检查评比，引起各方面重视，避免大量的工作堆积。必要时可采取强制措施与计量支付挂钩，为搞好档案管理工作提供保证。 2.建立健全档案整理制度是做好供水机电设备工程档案管理的基础。为了加强对供水系统机电设备工程建设各阶段档案资料的有序管理，保证归档资料及图纸的准确、齐全、规范，建设施工单位在项目建设初期（从工程立项开始）就应按照国家档案管理的有关规定，结合供水行业实际情况，制定相应的档案管理制度、措施。同时要明确建设单位、勘察设计单位、招投标机构、施工单位、监理单位等工程项目管理人员及档案人员在工程档案形成过程中各自所应承担的职责和任务，规范档案资料的收集、整理。
3.严格把好竣工验收档案资料质量关，使工程竣工验收档案充分发挥其凭证作用。工程竣工验收时，建设单位档案管理人员要会同工程项目管理人员，按照供水行业机电设备工程档案归档范围的要求，对工程建设中形成的全部文件进行全面的检查、审核，发现问题及时解决，补缺补漏，务必使得竣工材料做到真实、完备、及时，归档范围符合档案归档要求，认真贯彻执行《档案法》、《建设工程质量管理条例》和《工程竣工验收备案制》的有关条文，把好竣工验收关，把竣工档案的验收、移交作为整个工程验收的一个重要环节和内容，做到工程竣工验收与档案验收同步。移交合格工程档案的，由建设单位发给《建设工程档案合格证》。不按规定移交档案或移交的档案不符合要求的，不发给《建设工程档案合格证》，建设单位可以不结清尾款，以确保供水行业机电设备工程建设档案的完整、准确、全面、系统。
4.加强对工程档案管理人员和有关技术人员进行培训的力度。随着改革开放的不断深入和供水行业的不断发展，供水行业机电设备档案管理工作的特点也有了新的变化，从而提高档案管理队伍的管理水平也更加重要。档案管理人员要增强服务意识，认清档案工作的意义和重要性。档案管理人员要更新观念，提高认识，变被动为主动，认真领会和掌握有关档案工作的法律、法规内容及主管部门的有关规定，在工作中灵活运用；要有较强的责任心，严把供水行业工程档案质量关。
5.加强施工管理，强化档案材料编制工作。按照标准编制供水行业机电设备工程档案材料，是施工单位最基本的业务条件。一个施工队不会编制工程内部材料，就不具备承包工程的资格。工程档案材料的质量，关键在于编制形成过程。施工单位应明确自己的责任，加强对施工技术人员编制档案材料的训练，不断提高编制工程档案材料的业务水平。加强对施工的监督和管理，检查机电设备工程档案材料编制情况，按照标准形成供水行业机电设备档案材料，给后人留下宝贵的财富。
6.充分利用现代化手段，多角度、多层次开发供水行业工程档案信息资源，做好档案信息统计工作。当前，美国、德国、荷兰对缩微、多媒体电子文件档案管理已趋于成熟，近几年在工程档案管理中采用CAD光盘技术。我们可以借鉴先进管理方法，采用先进技术，避免走弯路。近几年，公司也开始对机电设备照片档案、录像档案、纸质档案制成多媒体和进行光盘刻录，对档案管理网络化、信息化作了有益探索。提高各部门的档案管理水平，提高各部门档案管理工作的协调工作能力，方便各部门对档案资料的利用，提高工作效率。按照档案的性质和类型，收集整理部门的档案资料，内部文件、记录按照文件和记录的形成部门和类别进行分类与编号；对外来文件记录与公司的模板文件记录按照文件和记录的来源、性质不同分类，编号采用其自然形成（特定）的编号。
关键词：油田档案 管理水平 提高
油田企业档案是油田开发生产、经营活动的原始记录和重要凭证，是实现油田企业可持续发展的重要组成部分，是油田企业管理的重要内容，是油田企业强化基础管理、提高企业竞争力、维护自身权益的原始依据，也是维持油田企业正常生产经营活动必不可缺的部分。自油田开发以来，虽然各级、各层领导给予油田开发档案一定的重视，油田开发档案也初具规模，现代化管理水平不断提高，但在具体工作中仍有不少问题需要改进和加强，本文通过对油田开发企业档案管理目前存在问题进行分析，提出一些见解和认识，使油田开发企业档案管理更加规范和科学，以便更好地为油田生产建设服务。
一、目前油田开发企业档案管理中的主要问题
1．档案管理的自动化水平不高。提高档案管理的自动化水平喊了多年，但目前还远远达不到网络化管理的需要。大部分档案室仅几台微机，手工检索和录入等主要工作方式。
2．档案收集不规范。在档案收集过程中，制度形同虚设，想交就交，不想交就不交，有时出现档案员逐个跑各个部门和科室，有的以忙推脱，档案归档不及时，有些重要档案，由于档案人员不可能参与每一项企业的生产经营活动，导致重要档案不能及时归档现象，时间一长，甚至有丢失的可能。特别是目前人员调动频繁，调动人员总是急着办手续，档案人员由于都是熟人关系，只要签了字，马上让其办理调动手续，而实际上该调动人员手里可能还有重要的档案还没有归档上交。
3．档案综合管理力度不够。油田开发企业的厂处级单位的档案室，只是厂行政办下面的一个班组，厂级由总工程师主管(有些由主管科技的副厂长主管)，厂办主任、或总工程师由于工作较忙，具体的档案工作协调不可能直接管，而档案室主任只是一个班组长的级别，与各个部沟通和协调困难较大。另外，劳资、组织等业务部门还专门设有档案室，也给档案综合管理带来了困难。
4．档案整理不规范。在档案整理过程中存在着类别不清、卷内目录与实际整理不相符等问题，特别是文书档案中油田的生产经营活动分为多个子系统，而基层或部分人员上交档案出现子系统划分不准，造成查找一个文件或资料费很长时间。
5．档案管理的深度和幅度有待加强。从深度上讲，档案管理人员对企业重大生产经营活动不掌握信息，生产业务不熟，导致档案利用和收集的困难；从幅度上讲，目前档案室缺乏声像档案管理，这一块目前在宣传部门，这也给加强科学管理带来了难度。
6．档案人员素质有待加强。都认为档案室是一个工作轻松部门，没有过多的从人员技术素质上考虑过进人。人员知识结构老化，培训流于形式，也影响了档案管理水平的提高。
7．档案工作的生态环境问题。档案存放环境不理想，以第一采油厂为例，目前的档案室是油田开发会战初期建造的办公楼改作档案室，房屋陈旧，楼板多处裂缝，经多次鉴定，已达不到档案存放的要求，而且与其他单位合用办公，不符合档案保密的要求。档案工作人员的生态环境问题：档案工作人员待遇低，绩效工资是全厂最低的，节假日无加班工资，没有与生产科技人员享受同等待遇。
二、措施和建议
1．规范公文制作。公文制作是提高档案管理水平的基础和前提。一是公文用纸质量要好，幅度尺寸规格要统一、规范、标准，符合国家的有关规定和油田总公司的要求；二是排版形式为横排，左侧装订；三是注意检查公文制作是否履行了签发手续；四是公文字迹要清晰；五是公文引文文种要合理，用字要规范。
2．加强档案的收集和整理。一是档案人员要主动深入到各部门，主动收集需要存档的各种档案资料、信息；二是加强对各业务部门档案人员的档案意识教育；三是扩大资料的存档范围；四是档案工作人员要参加厂部召开的各种生产经营会议，掌握生产经营动态，及时催促该归档的资料一定要归档；五是严格奖惩，对于在人事调动过程中丢失资料的要冻结调动手续，追究有关人员的责任。
3．整合档案资源，加强综合管理。一是提高档案室的级别，配备专职的科级以上干部去管理档案工作；二是把组织、劳资等分散至各业务部门的档案室，统一规划到档案室管理；三是重新建声像档案，把宣传科录、照相工作划归档案室。
4．加强档案工作的生态环境建设。一是对现有的档案设施进行评估分析，不符合档案存放标准的，向上级主管部门汇报，尽快统一整改；二是提高档案工作人员的待遇，绩效工资与机关科室享受同等待遇，节日加班与一线生产人员享受同等待遇，技术职称评定与地质、工程管理、政工等类别人员享受同等待遇。
5．电子档案与纸质档案共存。设计电子档案的操作细则达到快捷查阅的目的，新归档的档案，适用于电子档案的用电子档案的方法归档，不适用于电子档案的用纸质档案归档，以前的旧档案，只建立检索目录电子档案，以尽快实现与档案管理现代化接轨。
近几年，笔者所在企业的固定资产投资项目越来越多，而与此同时，上级对于项目档案的检查验收也越来越严格。为了能够做好项目档案工作，确保项目档案的完整、准确、系统、有效，为项目整体验收打下良好基础，促进国有资产保值增值，笔者所在企业积极探索项目档案工作管理新方法，制度和计划相结合，不断创新管理方法，坚持以人为本，因地制宜地建立了适合企业自身管理方式的项目档案管理体系，初步实现了项目档案的全过程管理。下面笔者就具体措施做一简要介绍。
创新管理方法。注重可操作性。落实项目档案管理体系全过程管理
在固定资产投资项目档案管理工作中，仅靠制度和计划是远远不够的，再完美的制度和周密的计划也必须能够执行下去才能体现其完美和周密，才能发挥他们的作用。必须通过具有实际操作性的方法和手段，才能将制度和计划真正落到实处。经过不断的摸索和尝试，总结经验教训，工厂创新了多种管理方法和措施，初步实现了项目的全过程管理控制，将项目档案管理体系真正落到实处。具体管理流程见图。
方法一：工厂在进行新项目报告申报、编写等工作时，档案部门要协助进行相关报告的准备工作，借此档案部门在项目立项之初就能及时掌握项目整体情况，做到提前介入。
方法二：在固定资产投资项目(含项目可研、初设，安全、环保、职业病、消防等“三同时”办理，设备购置，土建工程，信息化工程，设备及房屋大修等技改及自筹项目)进行招标方案评审必须通知档案部门人员参加；如不开会，采取招标文件(方案)评审表会签形式，则必须送交档案部门会签，否则该文件(方案)项目主管部门不予通过。档案部门在进行招标文件评审或会签时，从项目档案管理角度对招标方案提出意见和建议，确保招投标文件符合归档要求。
方法三：在进行固定资产投资项目工程及设备仪器开标日寸，档案部门人员必须到现场参与，在知悉开标过程和结果的同时'及时收集、整理、登记相关招投标文俄
方法四：在固定资产投资项目(含项目可研、初设，安全、环保、职业病、消防等“三同时”办理，设备购置，土建工程，信息化工程，设备及房屋大修等)合同审查会签过程中，必须送交档案部门审查会签，否则财务部门不予支付首款。通过参与合同审查，档案部门的文件归档要求在合同条款中得到了合理的体现，使文件资料的归档具有了法律效力，为后续文件资料的收集归档工作打下了良好的基础。如在与施工方、设备供应商、监理方签订的合同条款中明确要求文件资料移交归档完毕后才能支付尾款(该项费用比例一般占总款的10％～20％)。
方法五：在进行工程技术交底时，档案部门参与并将文件归档要求和归档范围对施工方进行交底，使施工方能够从一开始就对工厂的文件归档要求有一个详细的了解和掌握，确保施工文件资料归档的完整、准确、系统、有效。
方法六：项目工程中施工方向工厂提供的施工图统一交档案部门，档案部门对施工图进行建账、登记和更换，并通知相关部门进行签字领用，避免了因管理不统一而造成的各部门使用施工图不一致，进而影响施工工程决策的问题。
方法七：项目工程的基础、主体及竣工验收，档案部门均参与其中，―方面及时掌握工程进度，另―方面对施工方文件资料的收集、整理工作及时进行指导、检查。
方法八：工厂要求工程监理方除履行正常的工程监理外，还必须对施工方的文件资料进行监督检查，工程完工后，除了监理总结报告外，还需撰写工程文件资料评估报告，促使施工过程中监理方担负起对施工方文件资料的监督、检查工作，在提高施工方文件资料质量的同时减少档案部门工作量。
方法九：设备仪器到厂开箱验收时，档案部门必须到场参与，清理并记录随机文件数量和种类，做到心中有数。
方法十：在进行包括基建工程和设备仪器在内的所有固定资产投资项目尾款支付时，移交归档的文件资料必须经档案部门检查认可合格并签字后，工厂财务部门才能支付尾款，这一管理措施的执行，将档案部门追档案转变为施工方及设备仪器供应商主动归档的良好局面。
通过以上在项目档案管理工作中逐步摸索、积累、总结出来的、行之有效的方法和措施，工厂项目档案管理制度和计划在项目实施过程中得到了有效落实，实现了从项目立项到结束的项副当案全过程管理控制，将项目档案管理体系真正落到实处。
加强工作协调，充分重视沟通，为
项目档案管理体系提供有效补充
制度、计划和方法都是相对固定的，而实际工作中面对的情况千变万化，制度、计划和方法不可能做到包治百病，解决实际工作中的一切问题，且制度、计划和方法在某些情况下显得过于刚性，不利于工作的长期开展。针对实际问题，及时沟通、耐心协调是制度、计划和方法的必不可少的重要补充和。
对规章制度中未明确、未涉及的内容辅以各种协调纪要、会议纪要加以明确规定，作为规章制度和工作计划的有效补充。为保证文件资料的及时归档，及时解决文件归档过程中的各种具体问题，档案部门采取开会集中协调，面对面交流，电话沟通等多种方式与各相关部门进行及时的沟通协调，齐心协力，共同努力，确保文件资料归档的完整、准确、及H寸、有效。
为保证文件资料的及时归档，档案部门定期与规划部门进行沟通，确保文件资料归档计划的及时准确列入工厂固定资产投资项目执行计划和落实考核；档案人员经常到相关业务部门协调、指导工作；档案部门、基建管理部门、设备采购部门和宣传部相关人员全程参加项目竣工验收和设备仪器开箱，确保了材料的完整性；档案部门与环境安全管理部门、保卫部门共同努力，开展项目“三同时”文件办理；档案部门与财务审计，监察等部门共同参与，认真进行项目财务决算和审计。
沟通、协调作为制度、计划和方法的有效补充和强力，进一步充实、完善了固定资产投资项目档案管理体系。
以员工为根本，培训自学相结合，提升项目档案管理体系执行人员能力和素养
人是固定资产投资项目档案管理体系的执行主体，再好的制度、计划、方法和协调沟通工作也必须要人来执行，执行人的工作能力和水平直接制约着固定资产投资项目档案管理体系的执行效果。因此，员工职业能力和素养的提升就十分重要，为此，工厂采取派出去、请进来和组织自学相结合的方法，努力提升员工能力和素养。
一方面，工厂积极派员参加固定资产投资项目档案及固定资产投资项目相关内容的业务培训，提升专业知识；同时定期引导、组织员工学习基建工程、设备仪器、安全、环保、职业病等国家地方政府相关法律法规，不放松相关专业知识的掌握。
另一方面，积极联系、组织员工到固定资产投资项目档案工作水平较高的其他企事业单位进行实地考察，与他们进行面对面的讨论和交流，学习他们的先进工作方法和经验；此外还直接邀请固定资产投资项目档案工作方面的专家对员工进行有针对性的专门讲座。
执行人员的能力和水平的不断提升，从根本上确保了固定资产投资项目档案管理体系的良性运转。
认真自查问题，不断改进方法。保持项目档案管理体系运行活力
企业行政文秘工作职责一
(1)负责公司各类文件及外来文件的收集、发放、存档、借阅工作。
(2)负责起草公司行政会议及其他例会的会议纪要。
(3)负责做好计算机打字、复印等行政工作。
(4)负责公司办公设备的管理，计算机、传真机、电话机、复印机的具体使用和登记，名片印制等工作。
(5)负责公司邮件和报刊的收娶分发工作。
(6)负责公司电话的接线工作。
第一，对来往电话拨接准确及时、声音清晰、态度和蔼，恰当使用礼貌用语。
第二，对未能联络上的记录在案并及时转告。
第三，对紧急电话设法接通，未接通着速报行政部经理处理。
(7)负责低值易耗办公用品的发放、使用登记和离职时的缴回。
(8)负责各类办公用品的仓库保管，每月清点，年终盘存统计，做到入库有验收、出库有手续，保证账实相符。
(9)按标准定额，做好添购办公用品的计划编制和申购手续工作，做到既不脱档又不长期积存。
(10)完成各项勤杂、采购工作。
(11)负责公司的室内外绿化、盆景状况的检查监督，保证舒适良好的工作氛围。
(12)完成行政部经理临时交办的其他任务。
企业行政文秘工作职责二
1.协助主管对人员的招聘。(按招聘流程)
2.新进人员的入厂和离职人员的出厂手续之办理。
3.协助主管对新进人员的教育训练之准备与后序工作之进行。
4.全厂人员档案的建立与管制。(电脑化)
5.对试用人员之试工与考核调查。
6.负责全厂人事异动工作。(转正/升职/调动/降职等手续之办理)
7.全厂奖惩手续之办理。
8.对各类资料进行签收，整理并分类归档。(厂内程序文件/内部联络/外部联络/会议资料/各类培训资料/考勤资料/奖惩资料/人事异动资料等分类整理)
9.每日/月对全厂职员工的考勤工作。(每日/月之考勤日报表/每月人力流动统计表/请假、放假手续办理/平时查卡、监卡/加班申请手续等)
10.月底对相关报表的整理并交于财务。
11.月底新工卡及饭卡的发放，月初对全厂职员工上月的工卡查核并及时交于财务室。
12.对全厂钥匙之管理。
13.配合舍监对宿舍名单的修改和月底水电之统计。
14.职员工劳动合同/暂住证及各类保险之办理。
15.完成主管临时交付的任务
企业行政文秘工作职责三
1、协助公司的各项规章制度和维护工作秩序;
2、负责公司员工的考勤管理;
3、负责公司全体员工的后勤保障工作，包括发放办公用品、印制名片、办理餐卡、定水、定票、复英邮寄等事务;
4、负责接待来宾，接听或转接外部电话
5、负责与工作内容相关的各类文件的归档管理;
6、负责例会的会议记录等
7.完成上级安排的其他工作任务。
企业行政文秘工作职责四
一、接听前台电话
1、前台任意一台电话机在铃声响起三声之内接起电话，即使是你正在接听一个电话。
2、做好前台电话的转接工作，有人需要转接到总经理办公室、财务室时需要与总经理、财务相关人员沟通好后方可接入。
3、出现电话没有办法转接或是需要听电话的员工不在办公室时及时留下顾客的电话与姓名，方便公司员工与他取得联系。
二、 接待好来公司拜访的客户
1、来公司上门维修的顾客先将顾客的维修机做一个初步检查方可将机器交到维修员手中并告知此机器的详细故障后维修员再进行详细检测，在维修员给顾客检测时可以请顾客做下喝水或是介绍公司的相关新产品。
2、在接待上门下载客户时做好客户下载登记，多询问顾客的使用情况及周围朋友有无在使用同类产品，留下客户的重要信息资料。
3、来公司洽谈业务的客户先让客户做下喝杯水再来通知此项目的相关负责人洽谈相关业务，管理制度《行政文员的工作职责》。
4、一次性接待顾客三个以上时可以叫维修员帮忙接待上门维修客户。
5、认真接待每一位顾客，做好公司的形象窗口。
三、及时处理与打印公司相关文档资料
1、商场在办理相关事项需要公司出示相关证明时及时打樱
2、公司有相关新品订价与货品调价时出示相关货品价格通知。
3、公司有员工调动是及时出示调动通并及时更改公司的通讯录。
4、每月9日、17日、25日、1日将公司商场部的电子报表与批条按照合理的格式通过打印机打印出来交给财务。
5、及时整理电脑中的文档资料，合理归档。
四、 考勤的制作
1、文员在每日早晨做好考勤的严格把关。
2、每月月初将上个月的考勤用电子表格制作出来，在制作过程中注意请假、转正人员及已满周年人员的详细标注。
五、人事处理
1、新员工在入职时一定要将入职书、个人担保书及担保人的身份证复印件一起存档放入档案库中。
2、新员工在入职后要将新员工的员工档案输入电脑中的电子档案之中。
3、所有员工离职均要办理好公司的离职书并及时发放离职员工通知告之公司所有部门同事。
4、员工离职后均有一份离职书保存在公司档案资料。
六、 后勤处理
1、为公司所有员工名片制定的确定与核实。
2、及时收取公司电子邮箱的电子信件。
3、收理好送上公司的包裹。
4、公司日用品的采购。
5、报销公司相关开支费用及公司的邮寄费用。
6、及时处理好客户的投诉问题。
七、与维修部的紧密合作，及时收取维修费用并将维修费用上交到公司财务。
八、业务部客户资料的入档
1、每天早上到公司提醒业务员及时整理昨天的工作日记，在业务员整理完毕之后输入到电脑电子档案之中，分企业与客户电子档案两份资料进行输入。
2、业务员没有及时填写的要向他的上级反应要求及时补加功课。
九、协助仓库整理一些新货的入仓盖章。
十、熟悉公司每一个品牌、每一个型号的下载工作。
人事文员的工作职责
协助主任做好日常管理工作。树立为领导服务、其它部门服务的思想。
办公室文员(会议、文书、印信、档案、接待、宣传栏、文件报纸收发)工作职责：
1. 接听、转接电话;接待来访人员。
2. 负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作，做好办公室档案收集、整理工作。
3. 负责总经理办公室的清洁卫生。
4. 做好会议纪要。
5. 负责公司公文、信件、邮件、报刊杂志的分送。
6. 负责传真件的收发工作。
7. 负责办公室仓库的保管工作，做好物品出入库的登记。
8. 做好公司宣传专栏的组稿。
9. 按照公司印信管理规定，保管使用公章，并对其负责。
10. 做好公司食堂费用支出、流水帐登记，并对餐费做统计及餐费的收纳、保管。
11. 每月环保报表的邮寄及社保的打表。
12. 接受其他临时性工作。
13. 管理好员工人事档案材料, 建立、完善员工人事档案的管理，严格借档手续。
14. 社会保险的投保、申领。
15. 统计每月考勤并交财务做帐，留底。
16. 管理办公各种财产,合理使用并提高财产的使用效率,提倡节俭。
1、人事管理工作：招聘、辞退手续，人员培训等。
2、人事事务处理，员工档案编档与管理有序化。
3、办公室工作：文档打英收发传真，日常考勤。
行政人事文员岗位职责
行政人事部文员在行政人事部经理领导下工作，对行政人事部经理负责。履行以下职责：
一、负责公司文字印刷、文件收发、资料整理、印章的使用和保管。
二、负责办理员工的进厂、请假、调动、辞工离厂手续;员工档案资料建立。
三、全面负责员工考勤工作。
四、负责员工的就医和简单医疗应急处理。
五、办公、劳保、文化娱乐等用品的采购申请、质量验收、发放、登记、管理。
六、外来客人的接待和服务。
七、外来电话、传真的接听(受)、记录、传达(送)。
八、复印机、传真机的管理和使用。
九、公司内部其它事务性工作。
十、领导交办的其它工作
总经理助理的工作职责：
1、起草公司工作计划总结，并作好公司重要会议记录;
2、起草、存档整理总经理签发文件;
3、公司管理制度、规章制度，网页设计方案书、合同书，公司总体运行配合;
4、接听电话、妥当应答，并做好电话记录;
5、掌握总经理的日程安排做好预约工作，安排商务旅行;
6、完成总经理或综合管理部经理交办的其他工作;
7、根据公司发展的要求制定人力资源战略;
8、设计并完善公司人力资源结构;
9、完成公司人力资源的日常招聘工作;
10、完善公司绩效考核制度。
行政文员的主要工作职责有：
1、新进员工入厂手续办理及个人档案的建立。
2、劳动合同 、暂住证、工伤保险 资料的登录、整理。
3、核对并输入加班单，并统计汇总，每月分发至各单位核对。
4、联络单及各类文件的打印 。
5、考勤卡的更换。
6、空白表单的管理。
7、复印 机复印登记、复印纸 领用及机器加油，日常保养等。
行政主管试用期工作总结及计划范文一
首先非常感谢 XXX 能够给予我这样一个机会;让我能有幸加入汉基电器有限公司。担任行 政人部经理工作，作为行政人事部的负责人，自己要清醒地认识到，行政人事部是是承上启下、 沟通内外、协调左右、联系四面八方的枢纽，面对复杂琐碎的大量事务性工作，自我强化工作 意识，注意加快工作节奏，提高工作效率，冷静办理各项事务，力求周全、准确、适度，避免 疏漏和差错。时间一晃而过，转眼间，我在公司即将度过三个月的时光。在公司领导的悉心关 怀与指导下， 在各部门主管的配合下， 我经历了从对公司的初窥门径到顺利融入这个大家庭。
现将三个月来的工作总结如下：
一、人事工作：
1.招聘、入职、建档
(1)在招聘方面，通过学习公司招聘制度与流程，我感觉到公司目前在招聘方面应该说较为完善，员工人员较为稳定，目前需要做的就是认真执行，脚踏实地去做。
当时招聘人员：计划专员、激光打字、模具师傅、模具学徒、还有厨电车间、电机车间、冲压车间、电子车间、SMT 等部门都需要人员补充，按照计划时间，部分人员需求6月中旬 就要报到上班，但6月初还没有确定几个，时间紧迫，离预定目标还相差很多。关键岗位的招聘，遇到了许多问题，进展缓慢。针对上述情况，我重新梳理了岗位需求，明确了招聘进展计划，并对招聘工作进行了合理分工，尤其对工作的细致性与效率进行了严格要求。经过在 网上中山领航人才网、58同城、中山赶集网招聘信息，人员招聘取得不错的成效，及时补充了人员。
(2)入职在细：规范员工入职必须填写全面、完整的人事资料，提供必备的证明，如身份证、毕业证、学位证、技能证、相片，同时注重细节、效率和行政后勤工作的配合， 让员工从入职的那一刻感觉到家的温暖，培养新进员工对公司的认同感。规定员工何时到岗 必须进行核实，避免人事和工作部门的脱节，杜绝员工到厂不到岗的现象发生。
(3)建档在全：完善员工档案时要全面，应该登记的人事资料必须全部登记，定期进行核实，保证员工档案的真实性。
2.培训 入职培训：工作要及时、注重细节、灌输企业文化和企业优越性，同时要培养员工的积极态度，在岗培训需要记录在档(新员工入厂须知) 员工培训考核:针对培训知识进行书面考试，提高员工对公司的认识。
安全培训：注重实用性、效率性，讲解公司消防安全事项。
3.考勤 (1)不定期进行考勤抽查，促进员工提高工作积极性，了解各部门到岗情况，对人事资料 进行及时更新。
(2)进一步规范考勤和打卡制度，相关制度进行修改，提高考勤制度的可执行性和满意度， 力争做到无人为原因漏打卡，考勤执行的过程中对事不对人，严格按照考勤制度照 章行事。
(3)要求各部门从自身做好考勤打卡规定，如外出、请假、转班、按程序向行政人事部备 档。
4.薪酬 (1)规范加班申报制度，严格按照考勤制度加班，做到考勤数据和加班申请记录一致，出 现差误由相关负责人自行承担责任，并按员工守则考勤制度处理。
(2) 定期通知要求各部门将本部门人员名单、调薪、奖罚、绩效奖金等资料及时跟行政人 事部进行沟通，确保核算薪资准确度。
(3)及时收集、迟到、早退、旷工，请假等资料，确保工资核算准确。
5.社保、工伤 社会保险的购买和退保保证及时、有效。完善工伤保险制度和流程，做到工伤事故处 理及时，保证公司和员工利益。并对重要伤员及时沟通，协调理培工作。
修改公司消防制度，完善公司义务消防人员名单，并对全厂消防器材进行统计检查， 对过期的消防器材进行维修更换，保证消防器材工作正常。
6.人事资料 (1)完善人事资料，做到人在资料在，资料完整、准确， 出现人事异动、离职及时进行资 料更改。
(2)规范电子档案和文本档案配套，将员工的有效证件、晋升、奖惩、异动情况及时准确 的记录在文本档案上，定期进行检查和归类。二、行政工作1.宿舍 (1)完善生活配套设施，维修宿舍停车棚，对宿舍清洁工推行卫生奖罚结合， (2)保安定期检查寝室生活设施，预防火灾到等事故发生; (4)员工反映水电维修更换工作做到及时、 高效，保证员工生活; 2.食堂 (1)针对员要提出饭菜质量不好，晚下班没有饭吃情况同承包饭堂冯小姐进行沟通，就反 映情况要求饭堂立即改善，事后观察饭菜有所改善，但还有待进步搞高。
(2)对饭堂工作人员提出要求，在打菜时间，饭堂工作人员必须进穿工作服、带工作帽、 口罩，三个月进行一次体检。
3.保安 (1)保安工作对全厂财产、安全起重要作用，完善保安队伍，配置了对讲机、电筒、保安 服，对工作存在的老问题及时给予解决、对的保安给予辞退。
(2)规范出入厂制度，员工早上进入厂区必须出示厂牌、严禁带早餐、穿拖鞋、背心进厂， 严禁物品出厂须严禁有物品放行条和车辆检查，非公司员工 进厂必须登记。上班时间 员工出厂要有请假条或放行条。 (3)保安队长每天中午到饭堂维护员工打饭次序，每周检查一次公司消防安全器材、通道、 每天中下午不定时巡逻各车间，检查是否有员工赌博。
4.公共场所 (1) 重新规划清洁工工作， 对公共场所清洁卫生进行划分区域， 推行清洁工上班打卡制度， 严格按照相关合同时间做好清洁工作。
(2) 规划了冲压车间、电子车间、办公室停车棚，有效的解决了员工车辆乱摆乱放问题。
(3) 规划了公共区域跟办公室人员小车停车位，解决了车辆摆放乱七八糟现象。
4.5S 检查 (1)现阶段公司5S 工作只是还在做清洁工作，将进一步推行后续5S 整理、整顿工作。
(2)每月5S 检查工作中发现的问题及时跟相关部门主管沟通，帮助相关部门提高5S 工作。近期工作重点：一、人员招聘 根据公司定编总表，对各部门人员需求进行核对，因员工辞职需补充人员行政人事部要 尽快补充。对部份关键岗位招聘要尽快落实，模具维修工、冲压车间统计员要尽快招聘到位。
二、 、安全方面 1.防火、安全 (1)排除火灾隐患，每月行政人事部进行消防大检查，发现存在的隐患必须及时处理，特 殊区域的管理如、油库、电房等，不定时的检查。
(2)进行消防演习，培训义务消防人员使用消防器材。
(3)规范各部门吸烟区，做好防火工作。
2.防盗 为保证公司财产安全，保安要责任到人，加强防盗措施。晚班保安人员不定时巡逻，及时 了解公司异常情况。
三、纪律：制定相关 纪律规定，严格按照制度执行，对事不对人 (1)严格按公司员工守则执行厂纪厂规，重新修订《行政人事管理条例》 ，完善行政人事 工作流程， 《人事管理制度》 。员工培训体系等工作 (2) 公司赌博问题较为严重， 八月份将作为行政人事部工作重点， 维护公司正常工作次序。
四、定期5S 检查
1.5S 定期检查并进行奖罚结合，罚款作为员工活动基金。相关奖罚按5S 管理制度。
2.加强宿舍5S 检查，一个月对宿舍进行杀害消毒，保证员工宿舍清洁卫生。
行政主管试用期工作总结及计划范文二
两个月的时间很快过去了，在这两个月里，我在公司领导及同事们的关心与帮助下完成了各项工作，在思想觉悟方面有了更进一步的提高。
这两个月的工作总结主要有以下几项：
1、专业知识、工作能力和具体工作。
公司行政助理的主要是协助行政经理做好行政工作。我认为行政工作比较琐碎，每天都面临着大量的、琐碎的、不起眼的事务，而这些事务又是必不可少的。在短时间内熟悉了本职的工作，明确了工作的程序、方向，提高了工作能力，在具体的工作中形成了一个清晰的工作思路，能够顺利的开展和完成本职工作。
在这两个月中，我本着把工作做的更好的目标，积极的完成了以下本职工作：
(1)办公明细等电子文档的更新和调整，以方便自己开展工作;
(2)工作区域的卫生管理及执行;
(3)协助行政经理做好了各类文件、通知的修改、公布、下发等工作，并按具体整理的文件类别整理好放入文件夹内，以便查阅;
(4)公司车辆的违章及用车情况的管理;
(5)协助好行政经理做好公司的人事工作：招聘，新员工入职的手续及物品发放工作，和各项安排;分类整理公司人员请假、辞职、工作方面的资料，便于人员的合理安排及月末的考勤工作;
(6)每星期对考勤进行统计、公布，每月准时上缴员工考勤情况;
(7)办公耗材及办公室及后勤用品的申购以及领取工作;
(8)后勤工作的管理，员工宿舍的监查，定期对黑板报的更换;
(9)认真地做好公司领导及行政经理交办的其它工作。
行政主管试用期工作总结及计划范文三
白驹过隙，时光飞逝，短暂而充实的试用期就在这阳光明媚的初夏结束了。回想我刚来公司的场景，仿佛就在昨天。当时的我刚从大学毕业，面对新的工作、新的环境懵懂无知却满腔热血。然而在公司领导这几个月来无微不至的关怀和海纳百川的包容下，在同事们雷厉风行的工作态度和温暖活泼的公司氛围的带动影响下，再加上自己在工作中的不断摸索、学习，我顺利地完成了试用期工作任务并收获了很多书本上学不到的知识。
下面，我简要汇报下我试用期的工作情况。总的来说，我的试用期工作大致可分为行政工作和风控工作两部分。
一、 行政工作。
试用期前半段，我主要参与了公司的行政工作。我很荣幸地与同事们全程经历了公司从筹备到注册开业的全部过程。
在公司筹备期间，我曾仔细校对整理过开业申报材料;协助领导召开201x年第一次股东会、第一届第一次董事会;配合集合公司开展了两次公司招聘;参与了两次南京培训;协助领导解决了公司装修的遗留问题;并积极参与了公司开业典礼的筹备工作
公司开业后，我主要参与了办公用品购置、公司员工入职手续办理、公司行政制度初步建立以及召开201x年第一次股东会、第一届第二次董事会的工作。
二、 风控工作。
我从行政岗调到风控岗也已一月有余。在这一个多月的时间里，按照公司规定，我已基本把开业时期遗留的合同档案资料归档整理好，公司合同档案库初具雏形。如今新的业务资料，也能做到及时归档整理。
业务方面，对于我来说完全是一个新的领域。郭经理也带我走访了一些企业，我从中获益匪浅。但我深感自己金融知识以及工作经验的匮乏，所以我也不断督促自己继续学习，希望能尽快胜任风险控制这个岗位。
关键词：重点工程 档案管理 项目组负责制
0 引言
宣钢5#、6#焦炉及配套设施改造工程从立项、审批、设计到开工建设，形成了大量的有价值的档案资料，这些档案资料全面反映了工程建设的详细情况。做好这些资料的收集与管理，对工程建设过程管理和工程竣工投产后的正常生产组织维护，具有十分重要的意义。同时，我们也看到，随着我国市场经济体制的逐步建立，重点工程项目在投资、管理、建设等方面发生了一系列的变化，对工程档案的收集、归档、管理提出了新的要求。宣钢焦化厂在组织好工程建设的同时，把工程建设资料的收集归档作为工程建设的一项重要工作来抓，切实加强企业重点工程档案管理工作。在工程管理实行全新的项目组负责制的基础上，建立了重点工程项目档案负责制，从实际出发，认真做好工程建设资料的收集工作，理顺工作程序，采取有效措施，在保证重点工程项目档案工作与建设进程同步的基础上，保障工程档案资料收集工作的正常进行，确保5#、6#焦炉技改工程项目档案完整、准确、系统。
1 建立重点工程项目档案负责制，形成覆盖工程建设各个方面的工程资料收集网络体系
宣钢5#、6#焦炉技改工程是宣钢为实施铁钢材各600万吨规划目标的重点配套项目，也是为张家口市城市居民提供优质煤气气源的一项重点工程。焦化厂继续采用“项目组负责制”的工程管理模式对整个工程进行管理，在工程所涉及人员各自身份不变的情况下，成立工程项目指挥部，下设四个项目组，由厂长、承担工程任务的生产车间主管领导、科室的技术人员组成，在不改变现有编制的情况下，充分利用现有的人力资源，而每个人原来所承担的厂内业务不变，同时规定了各项目组的职责和任务，对项目的招标、合同签订、工艺技术论证、方案确定、施工组织、设备到货验收、资料整理收集等方面进行管理。
宣钢5#、6#焦炉技改工程竣工资料收集的齐全完整准确，对焦化厂今后的生产管理、技术改造具有十分重要的作用，因此焦化厂加强对档案工作的集中统一管理，建立重点工程项目档案负责制。我们按照统—领导、统一制度、分级管理的原则，成立了档案工作领导小组，统一协调档案管理工作，由总工程师主管档案工作，档案室设立专职档案员，在各项目组指定专业技术人员担任兼职档案员，形成了全厂的档案管理网络。技改工程指挥部在工程开始时，即把有关技术文件材料收集工作落实到人，做好积累、保管工作，由各工程项目组组长负责档案管理，做到每个重点工程均有专人管理，负责工程资料收、发、转、整理、归档及竣工档案收集等日常工作，其它项目组负责本工程范围内的技术方案、设计审查、施工组织、网络，这样从组织机构上形成了一个专、兼职档案员、各项目组、各施工单位相结合的工程资料收集网络体系，保证档案管理与项目建设同步进行，确保了工程资料的完整收集，避免了工程资料收集上的疏漏。
2 围绕工程建设，理顺工作程序，形成全面的重点工程档案收集渠道
近年来随着技术进步和宣钢发展的要求，焦化厂技术改造任务加大，生产与基建施工项目交叉点多，为确保重点工程项目档案资料齐全完整，在基建工程项目开工之前，将有关计划通知各部门的档案管理人员，让档案人员参加设备开箱与有关工程会议，使档案人员在文件资料形成之初就能把握文件的来龙去脉，以便及时完整地收集相关资料，使应当归档的资料“粒粒归仓”，对基建、技术等档案的收集、整理、保管、移交、存档规定了明确的工作程序。工作程序由档案管理部门、各建设单位的工程技术人员和施工人员共同制订，制订出的工程项目档案工作计划，既符合工作进程，又符合档案管理要求。
在健全组织机构、明确工作程序的基础上，还进行具体的分工。各项目组负责工程档案资料收集工作，档案室与各项目组密切联系，首先对中冶焦耐工程技术有限公司、宣钢设计院等完成的有关工程项目的各种设计图纸、资料、设计变更等材料，经过档案室收进来、登记、审核、建台账，然后将施工图纸等资料分发到各项目组，并登记上账，再由项目组向施工单位分发。工程竣工时项目组负责项目竣工资料的验收，及时将该工程需要归档的有关图纸、文件资料收集齐全完整，进行审查，经过系统的整理后向档案室移交。各项目组在资料管理上对档案室负责，既负责接收资料，又负责收集、汇总、整理工程项目档案并与施工单位一起交付竣工资料。
为更好地做好档案管理工作，档案室人员经常深入现场进行指导，一方面向工程技术人员和施工人员宣传档案工作在工程建设中的重要作用，使他们在平时工作中有意识地做好工程档案资料的收集，另一方面加强档案人员与工程技术人员的联系，积极提供有效服务，从而通力合作，共同做好工程档案管理。
3 强化档案全过程管理，形成做好重点工程档案工作合力
重点工程项目档案涉及面广，贯穿于工程全过程，工程的管理、设计、技术人员和施工人员对工程项目的情况最了解，因此建设和施工单位的每一个档案管理人员头脑中都要有“档案”意识，要认识到做好档案工作，不仅仅只是为当前工作服务，也是为历史负责的表现。因此必须把各方面的力量集聚起来，形成齐抓共管的整体全力，即全过程管理。在全过程管理中，按照《档案法》和《建设项目（工程）验收办法》的有关规定，坚持对重点项目档案工作实行集中统一领导、分级管理的原则，保证工程档案的完整、准确、系统以及安全保管和有效利用，为竣工后的生产、运行、维修、改扩建服务。
首先，要树立质量管理意识，运用合同条款和档案管理的有关规定来提高重点项目建设工程档案的编制质量。在与施工单位签订施工合同和协议时，就把有关档案资料收集归档工作列入合同的条款中，同时在合同和协议中明确提出档案资料的归档要求，将《建设项目（工程）档案管理规定》下发给进厂的施工单位，做到工程验收与档案检查、交付验收同步进行。从工程项目的可行性研究论证、施工许可证、初步设计审查、土建、设备、供排水、电器的施工、设计变更单及竣工图的编制等方面进行检查验收，各项目组严格把关，并列入厂经济责任制考核中，以确保工程竣工档案的形成质量。这样形成齐抓共管的局面，确保重点工程项目档案资料齐全、完整、准确。
其次，在搞好重点工程档案管理中，充分利用先进的档案管理手段，建立档案管理网络。档案室负责集中统一管理本工程项目的所有档案，并对项目建设过程的各个阶段及各部门、设计单位、施工单位文件资料的形成、积累、整理、归档工作进行监督和指导。让网络覆盖整个工程项目，使之适应现代社会需要，为项目建设单位提供更好的服务。
4 注重实效，健全完善的保证措施
重点工程项目建设是一个动态的过程，从项目的提出、设计到施工、验收，档案一直处于活跃的状态，直至验收以后，才能相对稳定。工程项目档案记载了工程项目活动的全过程，一旦工程出了问题，或交工后，需要改建、扩建，档案资料就会成为宝贵的信息资源。搞好企业重点工程档案管理，仅靠档案工作人员埋头进行具体业务工作远远不够，其档案管理体制、管理措施在整个档案工作中有着举足轻重的作用。
在重点工程项目建设中，影响重点工程资料收集归档工作开展的因素主要有工期紧、任务重，部分人员不重视。为了解决这个问题，焦化厂注重健全和完善工程资料收集的保证措施，从制度入手、从验收环节和经济手段上进行制约，做好“三约束”，摆正档案和建设项目的关系，确保了重点工程收集归档工作的正常有序进行。
4.1 在《经济责任制考核》上进行约束。把工程资料的归档情况，作为对车间、部室的一项考核内容。工程资料收集归档不及时、不齐全的，与各单位奖金挂钩，进行扣罚。
4.2 在工程竣工验收环节上进行约束。按照国家档案局重点建设项目整体验收的组织原则，认真做好档案验收工作，查漏补缺，发现问题，及时纠错改误；工程竣工验收前必须先交齐工程竣工的有关资料，工程资料不齐全的不进行竣工验收。
4.3 在工程决算、付款上进行约束。把工程建设资料收集、归档的及时性准确作为办理施工单位工程决算、支付工程款、支付工程质保金的一个重要条件。各工程项目组、档案室负责对施工单位的工程竣工资料归档情况进行审核、验收，齐全完整的予以签字确认。经签字确认的，给予决算、付款。验收不合格的，不签字确认，并不予付款、决算。
5 开发利用档案信息，促进档案管理工作
关键词：科技档案；声像档案；智能手机；档案App
声像档案作为多种档案类型中的一种，尤其是记载了重要历史时期特定内容的声像资料，犹如古董，它形成的时间越长，价值就越高，因为他们浓缩了某一历史时期的经济、科技、文化、社会等某一领域的印记，具有很高的史料价值。因此，在信息技术快速发展的今天，多种形式的科技活动、科技资源需要被收集、被记录、被存档，以加速推进科技创新。同时，信息化时代为智能手机App与档案的结合带来了新的机遇，档案工作部门可以抓住这一机遇，利用智能手机App来完善创新档案管理方式。
1研究背景
1.1智能手机正在成为声像档案的主要采集工具
2019年，阳泉市科技情报研究所开展了一项工作，即收集整理阳泉市1949年至2019年70年间反映阳泉市科技进步发展变化的声像资料，内容包括工业、农业、社会发展、知识产权、科技金融、产学研、大众创业万众创新等七大块。经过近两个月的时间，收集到质量参差不齐的纸质、电子照片3000余张，经过筛选，有价值的照片有1200张。
按照年份划分，各历史阶段收集到的照片占比如下：1949年至1959年占比5.97%，1960年至1969年占比0.18%，1970年至1979年占比0.76%，1980年至1989年占比2.45%，1990年至1999年占比2%，2000年至2009年占比4.18%，2010年至2019年占比84.46%。按照材质划分，纸质照片占比11.37%，电子照片占比88.63%。
经过分析资料及走访有关人员，初步得出三个结论：
一是在七十年的阳泉发展历程中，相关科技照片存档数量偏少。上个世纪八九十年代，阳泉市拥有手表厂、无线电厂、钢管厂、微型电机厂、皮革厂、塑料厂、印铁厂、电池厂、电工机械厂、标准件厂等各行各业，虽然随着阳泉煤炭行业的崛起，这些行业均已倒闭，但是他们对推动阳泉科技、经济的发展发挥了重要作用。在为期两个月的征集时间中，只征集到寥寥几张能反映那个年代各行各业欣欣向荣发展技术的照片档案，这对现在阳泉转型来说是一笔巨大的损失。
二是随着信息技术的不断发展，传统档案工作模式由于受时间、地域等各方面因素的影响，已不能满足现代工作生活的需求，电子照片的优势会被越来越多的人接受，尤其是智能手机被广泛在工作中使用。不可避免，手机照片、视频会逐渐取代纸质照片。
三是数据反映出最近十年的照片占比最大，而且经过走访，这些照片大部分出自个人手机拍摄，如果继续放松对手机声像资料的收集整理归档，那么在四五十年甚至更久远的时间之后，这段时间的声像资料档案会不会像上个世纪的照片一样逐渐流失。
1.2新时代对档案管理工作提出了新的转型要求
档案，具有文化属性及文化价值，不仅具有贮存人类文化的功能，还具备传播文化的功能，是人类文化传承的重要纽带[1]。2014年，中共中央办公厅、国务院办公厅印发《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》提出，要建立健全方便人民群众的档案利用体系，不断创新服务方式、拓宽服务渠道。2016年，国家档案局印发《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》，提出要拓宽通过档案网站和移动终端开展档案服务的渠道，为档案事业的发展、转型升级指明了新的方向。
中国互联网络信息中心（CNNIC）发布的第43次《中国互联网络发展统计报告》显示，截至2018年12月，我国手机网民规模达8.17亿，我国网民使用手机上网的比例高达98.6%，我国市场上监测到的移动应用程序（App）在架数量为449万款[2]。越来越多的用户倾向于用手机进行上网操作。同时，市场研究平台AppAnnie发布《年度移动发展情况报告》显示，2018年全球整体App下载量已经突破1940亿次，中国成为全球移动应用（App）下载量最大的国家，在IOS和第三方商店中占2018年总下载量的近50%[3]。庞大的手机用户量、手机App用户量进一步凸显了手机档案App建设的美好前景，为建设手机档案App提供了市场保障。
2智能手机档案App的应用分析
2.1档案APP相关研究
国外研究：美国国家档案馆自2010年起陆续推出四款档案教育类APP，据数据统计，在四款APP中，为首的“DocsTeach”下载次数超过了58万次，而其他专门为教学开发的各类App也获得了55584次的下载量[4]。
國内研究：韩云惠通过应用传播学的经典理论5W模式分析了App在档案利用服务中的应用需求，探讨了App在档案利用服务中应用的具体形式和推广策略[5]。兰鑫通过研究分析美国国家档案馆“RememberingWW1”App在馆藏资源服务和个性的服务方面的亮点，从馆藏资源数字化、多方合作、开发理念、社交媒体与档案教育五个方面提出对我国档案馆在新媒体时代应如何更加积极应对App开发的相关策略[6]。谭必勇通过引入STOF分析框架，从组织框架、服务框架、技术框架和财务框架四个方面阐述了手机档案馆的业务框架，并从内外环境两个方面分析了手机档案馆的实现策略[7]。
2.2智能手机档案App发展现状
功能健全的手机档案App能够方便工作人员第一时间把手机上存储的声像资料上传至档案系统，但是，档案App目前尚未被普遍运用到档案工作中。
为全面了解我国档案App的开发使用情况，通过查阅文献、搜索部分档案局网站及下载使用掌上档案、浦东新区档案局、巫山档案局等相关APP，发现国内档案App数量极少，而且有一部分已经不再运行，功能基本开设了包括档案工作动态、通知公告、预约查档、档案征集、查阅开放档案资源、在线咨询等服务社会大众的栏目，缺少为档案工作者开发的档案工作专用App。但是我们可以明显地感受到，手机终端的研发和使用为各类App技术的应用开发提供了迅猛发展的黄金期，我们需要抓住这一机遇，为档案管理工作的进一步发展开辟新的途径。
3运用智能手机档案App加强科技声像档案管理
3.1开发一款集采集、编辑、甄选、保存、共享声像资料的档案App
利用App功能丰富、操作便捷、形式有趣、传播速度快等系列优势，使档案App与档案室档案专用软件连接，让每个人都有提供有价值声像资料的渠道。通过开发一款APP来解决此问题。首先，要区分目标受众。在登录App时根据实际情况进行身份选填，包括单位/企业、社會大众、档案工作者，均需实名认证。档案工作者的身份会在档案工作者所属单位的档案部门审核后予以通过。其次，档案工作者分为两类，一类是非档案专门工作人员的其他职工，将手机拍摄的重要资料进行上传，App中提供的功能有工作动态、通知公告、档案管理、在线咨询，档案管理包括档案采集、档案整理。另一类是档案专职工作人员，App中提供的功能有档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究、档案共享。最后，单位/企业和社会大众这两类，对应的App栏目包括通知公告、预约查档、档案征集、查阅开放档案资源、在线咨询等栏目，虽然栏目一样，但是具体内容会根据目标受众有所区分（见表一）。
这款档案App有两项特征，一是能够使档案工作重点由传统的档案管理扩展至社会服务功能，有选择性的、有目的性的将部分档案信息进行开放，增强社会群体对档案使用的便捷性。二是扩大档案的收集范围。所有人都可以将认为重要的档案进行上传，由档案专职人员对此类信息进行审核。
3.2整合档案信息资源
资源整合与共享是信息化时代、新媒体时代、大数据时代特别显著的一个特点，要想充分发挥档案App实现个性化服务，满足不同目标受众的使用需求，就需要使得某个县、某个市、某个省乃至全国的档案信息资源形成一个有机整体，这就要求搭建一个庞大的档案信息数据库，才足以支撑起档案信息资源共享平台。
3.3加强App档案信息安全管理
手机档案App是信息技术发展的产物，它的顺利运营离不开信息技术的支持。这是一项技术性很强的大工程，需要多种信息技术的融合，如信息安全技术、数据库表技术、声像处理技术、档案管理技术等等。此外，以防技术之间各自为阵、互不兼容，这些技术还要实现标准化，以满足从国家到省、市、县档案技术的有效衔接。若使用的技术条件不够成熟，易导致智能手机遭遇病毒袭击、被工作人员误删，同时又没有提前备份，那么存储的照片可能无法恢复，或者照片档案信息被任意篡改，造成信息失真。因此成熟的技术环境是手机档案App被广泛应用推广的保证。
参考文献
[1]谢海洋，高丽华，卞昭玲.我国档案垂直网站的发展现状以及在档案信息传播中的作用分析[J].档案学通讯，2012（1）：77-79
[2]CNNIC.2019年底43次中国互联网络发展状况统计报告[EB/OL]
[3]林迪.2018年中国APP下载量排名全球第一：占全球50%[EB/OL].
[4]华汝国.美国国家档案管基金会的经验与启示[J].中国档案，2015（6）：66-67.
[5]韩云惠.APP在档案利用服务中的应用图景展望[J].档案学研究，2017（4）：79-82.
[6]兰鑫.美国国家档案馆APP开发实践及其启示[J].环球视野.2018（11）：26-39.
