时间：2022-09-07 23:56:54
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇文件档案管理员，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
［关键词］渔业检测实验室；档案管理；对策研究
引言
检测实验室档案是实验室管理活动直接形成的历史纪录，具有原始性、记录性和凭证性。渔业检测实验室档案管理工作是一项基础性、持久性很强的专业技术工作，是检测工作的重要保证，也是实验室管理工作的重要组成部分。目前，对于档案管理工作研究非常多，但对于渔业检测实验室档案管理研究的比较少，不够深入，而且随着实验室业务量的不断增大和管理手段的不断发展，有必要对实验室档案管理工作进行新的研究和探索，确保实验室整体管理水平不断提高。规范、科学地做好渔业检测实验室档案资料收集、整理、保存、管理和利用工作，对于全面、真实、准确反映实验室工作活动情况，提高渔业检测实验室管理水平具有重要意义。本文结合实验室体系文件要求和自身管理工作经验，阐述渔业检测实验室档案管理工作的主要内容，分析存在的普遍问题，进一步探讨如何提高渔业检测实验室档案管理水平的方法，为同行实验室档案管理工作提供参考。
1渔业检测实验室档案管理工作内容
实验室体系文件应对档案管理工作内容、归档程序和注意事项进行明确规定。渔业检测实验室档案内容应能真实、准确地反映实验室检测工作活动情况，档案管理工作要规范、准确、及时。
1．1资料收集和台账管理
渔业检测实验室档案资料包括人员档案、质量体系文件（质量手册、程序文件、操作规程、作业指导书、受控记录表格）、标准法规、仪器设备档案、原始记录和检测报告、收发文件、证书类以及电子档案等。各部门责任人要及时收集和汇总档案资料，统一交档案室，档案管理员负责档案资料的接收，按交档部门登记造册，记录资料内容、交接时间，交接双方签字确认，形成台账。1．2资料整理和保存正式归档前，档案管理员对所有资料进行分类、标识、编目和保存。渔业检测实验室归档材料一般分为体系文件、文书文件、技术文件和行政管理文件四大类；按照受控方式也可分为受控文件和非受控文件。档案管理员对所有文件要按类别、归档顺序号进行编目，分别存放在档案柜内，受控文件要加盖受控章。
1．3档案发放、借阅和回收
实验室领导签批体系文件后，由档案管理员负责分发给各部门和人员；受控文件丢失，由相关人员提出书面申请，经质量负责人批准后，由档案管理员补发，并注销原分发号，给予新分发号。实验室文件和信函发放前，经中心领导批准后，档案管理员复印，按相应范围分发，原件归档。一般性文件借阅须填写《文件资料借阅表》，经相关业务部门负责人批准后，由档案管理员发放，重要文件资料或保密性文件的借阅，经实验室领导或质量负责人批准后才能发放。档案管理员负责所有分发文件资料的回收工作，做好相关记录。
1．4档案作废和销毁
为确保实验室体系运行的各环节或各场所使用的文件资料为最新和有效版本，档案管理员要定期检查档案资料的有效性，对于已过保存期限或失效的文件资料及时申请作废或销毁。对于已经作废，但仍有使用价值的文件资料要加盖“失效”和“留用”章，与有效文件资料分开存放。文件的作废和销毁须经技术负责人批准。
1．5档案的安全管理
档案管理员负责档案资料的安全工作，包括环境安全和技术安全。环境安全包括防潮、防火、防盗等，电子文件还要做好防磁、防静电等工作；技术安全，例如，防止篡改任何归档文件资料内容，特别是受控文件资料；一般文件未经相关负责人批准不得借阅、复制；重要文件或保密文件未经实验室领导或技术负责人批准不得查阅使用，严禁外借。
2渔业检测实验室档案管理存在的问题
大多数实验室管理者认为渔业检测实验室主要工作就是检测业务，工作形成的档案资料只需直接交由档案管理员负责，而档案管理员往往由于综合业务水平不高，甚至兼任数职，造成归档材料缺乏完整性、准确性和系统性，档案管理工作严重滞后。由于档案管理工作长期得不到重视，渔业检测实验室档案管理工作普遍存在以下问题，从而影响整个实验室管理水平的提高。
2．1管理意识淡薄，制度落实不到位
由于业务量不断增大，渔业检测实验室工作日益繁重，既要做好上级部门的指令性环境监测、水产品质量安全的采（抽）样和检测工作，还要接受社会委托、认证检验和应急监测工作，实验室内务管理繁杂，甚至任务较为集中时，根本无暇兼顾其他工作，长期以往，从管理者到一般岗位工作人员，对于档案管理工作缺乏足够重视。实验室质量体系文件中的《质量手册》《程序文件》和《作业指导书》对于档案资料的收集、整理、归档和使用，以及岗位职责和工作程序都有明确规定，但在实际工作中可能并没有严格执行，档案管理工作并没有真正落到实处。
2．2设施条件较差，管理手段落后
档案资料对于存放环境和设施设备有一定的要求，但有些渔业检测实验室，档案管理工作往往没有纳入实验室建设统一规划，日后修修补补，造成档案存放空间不足或布局凌乱，缺少必要的环境控制设施和设备等，影响了档案资料的质量和档案管理工作的开展。此外，归档工作大都依靠手工记录和Word、Excel等PC办公软件完成，技术水平不高，工作量大，容易造成错漏，文件资料查找和信息利用比较困难。
2．3人员素质较差，管理范围不明确
作为专业渔业检测机构，对于档案管理员专业知识要求比较全面，例如，渔业技术标准材料，检测任务资料、仪器设备档案、试剂耗材档案的整理，都要求档案管理员具备相应的专业知识，否则很难对档案资料进行准确鉴定和分类，影响档案管理工作的质量。目前，渔业检测实验室档案管理员学历、专业素质普遍比较低，造成管理范围不明确；而且往往一人多职，专项管理经验不足，缺少工作思考，缺乏创新和动力。
2．4只注重档案存放，档案开发利用较少
由于管理意识不强，检测业务工作繁重，渔业检测实验室档案管理一般只是简单地将档案资料收集、整理、存放，检测人员需要时也只是查阅现行检测技术文件和标准，所有档案资料到了保存期限或失效时，就直接将其申请处理，并没有体现档案资料的任何价值作用，非常可惜。
3提高渔业检测实验室档案管理水平的对策和建议
针对渔业检测实验室档案管理工作普遍存在的问题，关键要从“人”抓起，要从上到下认识到实验室档案管理的重要性，注重档案管理基础建设，采用先进技术手段提高档案管理水平，科学合理利用好档案资料。从而全方位不断提高渔业检测实验室档案管理工作水平。
3．1增强管理意识，完善并严格执行归档制度
必须从最高管理层面重视实验室档案管理工作，使每位工作人员认识到档案管理工作的重要性；建立健全与渔业检测实验室整体发展相适应的档案管理制度，规范档案管理工作流程，明确工作职责，加强档案工作监督管理。实行部门责任人制度，所有档案资料先由部门负责人收集、分类、整理，附上资料清单目录，再统一交由档案室归档。在工作中不断补充和完善相关制度，通过规范化和制度化建设，不断提高实验室档案管理水平。
3．2完善档案管理设施条件
将档案管理工作纳入实验室建设统一规划，科学合理布局，将办公区和存档区分开设置，无关人员未经批准禁止入内。根据渔业检测实验室材料分类，将归档区分为检测工作区、技术资料区、人员管理区、仪器设备区、试剂耗材区、文书区、电子档案区等；各区再根据年份、类型等设置分区，各区设有明显标识。通过合理分区、分类，方便材料存放、管理和查阅，提高工作效率。在空间条件限制的情况下，可安装移动密集架档案柜，根据档案柜设置存放区。存档区需安装空调、除湿机、遮光窗帘和消防设施，确保阴凉、干燥、防火。此外，要配备必要的办公和装订设备，例如，电脑、复印机、打印机、装订机、扫描机、保险柜和工作台等。
3．3引进现代化软件管理平台，提高工作质量和效率
实验室信息管理系统（LaboratoryInformationManagementSystem，LIMS）是一个由信息采集设备、数据库管理软件组成的高效集成系统，其核心功能就是规范实验室所有业务管理流程，对每一工作环节进行监控和管理，减少人为因素造成的错误，提高工作质量和效率。实验室引进LIMS并将档案管理纳入系统的建设，LIMS可以实现对检测工作资料（包括委托单、任务通知单、流转记录、检测报告、原始记录、质控材料、总结材料）、仪器设备资料（包括台账、履历更新、计量检定、期间核查、维修报废）、试剂耗材资料（包括申购、台账、领用、期间核查、报废处理）的电子归档操作，其他纸质材料通过扫描，转化成电子资料上传系统存档，自动生成《归档清单表》。通过系统的自动化脚本设计，将到归档时间的材料，由系统自动向相关责任人发送提醒信息，发送资料归档后，系统自动提醒档案管理员执行归档，档案管理员对材料进行分类处理，受控资料和非受控资料要分开标识。已归档的资料自动移入“已归档”模块。已超过归档时间的信息显示为红色，系统根据归档进度，自动统计责任人考核数据，形成考核记录。将到归档期限的档案，系统提示申请作废处理，文件资料的作废处理申请、审批和实施记录，通过系统操作实现，最后生成《文件作废处理记录表》。已作废处理的档案自动移入“已作废”模块，对于到期作废，但仍有使用价值的档案，需作“留用”标识，以免误用。文件资料的借阅也可以通过系统申请、发放和回收操作，生成《文件资料借阅记录表》。系统生成的所有受控表格，自动生成电子签名。需要同时归档纸质材料时要注意账物一致。引进LIMS实现档案管理，有利于规范归档流程，提高归档工作质量和效率，对于档案查询和利用也很方便。
3．4加强档案管理人员培训，提高综合素质
组织参加外部档案管理专业培训和参观活动，学习其他实验室，特别是同行业实验室先进的档案管理经验。将档案管理人员纳入实验室人员培训计划，开展档案管理专业培训时，要注重检测工作、仪器设备、试剂耗材、体系文件、标准文件、安全管理等方面知识的讲解，使档案管理员对实验室所有工作有全面、基本的了解，以便对归档材料准确地鉴定和分类，提高档案安全管理意识。档案管理员也要加强自身学习，多动手，多思考，提高创新能力。
3．5改变工作观念，提高档案资源利用水平
渔业检测机构存放了大量价值很高的资料档案，例如，对某片养殖海域的环境监测数据、水生动物疫病菌株资料、产地水产品检测数据等，这些资料对于科研工作有很好的参考价值。因此，要改变以往重存档、轻利用的陈旧思想观念，在合法合规的情况下，尽可能地发掘档案的使用价值，把“死档案”盘活，使档案管理工作向良性循环方向发展。
4结语
档案管理是检测实验室管理工作的重要组成部分，渔业检测实验室作为专业性很强的检测机构，要根据行业特性将档案管理工作纳入整个实验室建设统一规划。从增强管理意识，提高人员素质，完善基础条件，提升管理手段和加强档案资源利用五个方面入手，推进档案管理规范化和制度化建设，不断提高档案管理工作水平。
主要参考文献
［1］朱治凤．关于农产品检测实验室档案管理的几点思考［J］．上海农业科技，2016（1）：14．
［2］孙红兵．浅谈当前药检所档案管理存在的问题及对策［J］．经济与社会发展，2008，6（8）：149－152．
［3］刘谦，颜红，王锋，等．关于检测实验室档案管理的思考［J］．计量与测试技术，2013，40（4）：79．
及对策建议思考
随着社会的进步，诸如经济和科学技术的各种发展。在这种情况下，公共机构的发展也有更高的要求，需要进行改革以面对特定的工作管理。在新的情况下，文件管理是重要的任务之一。当前，我国事业单位档案管理工作还处于起步阶段，各种档案管理服务还没有赶上时代的发展，因此，应进行相关工作，以适应事业单位档案管理工作。我们需要改革和创新，要与时俱进。
事业单位的文件管理是事业单位管理系统中的重要系统，它包括事业单位的发展过程和相关功能的演进，是最可靠的记录。它对机构是不可见的。信息时代的到来反映了公共机构管理的缺陷。没有管理利益，我们就无法很好地适应时代的发展需求。必须在其管理中，尤其是在文件管理中，进行必要的改革和创新。只有这样，机构单位才能在未来发展。
一、存在的问题
（一）事业单位档案管理工作属于被动状态
长期以来，公共机构的文件管理一直处于从文件收集，排序和归档到被动管理的状态。这种情况使工作人员始终不知道特别是数据收集的重要性。在相关的文件管理机制不完整的情况下，许多有价值的信息将无法正确处理和存储。对数据收集工作的跟踪不足会导致直接分发已归档的文件数据，这不能为文件管理工作提供足够的好处。
（二）档案管理技术不足
由于信息时代的影响，许多公共机构都引入了电子文件管理模式，但是这种电子文件管理模式的使用率并不高，在许多情况下，传统的文件管理方法仍然存在。这是因为管理员不接受电子文件管理的新事物并且没有接受专门的培训，并且似乎推迟了实际使用，并且无法展示电子文件管理的优点。管理技术水平仍然较低。
（三）档案管理缺乏专门的负责人
公共机构中的文件管理是一项分散的任务，并且由于没有专门的部门或负责人，因此通常是另一部门的兼职工作，这是兼职情况，对管理文件系统没有用处。主要原因是一方面缺乏员工专业知识，另一方面缺乏专业的文件管理技能，这直接导致效率低下的文件管理任务，从而影响整体文件管理的质量。
（四）对档案管理工作的认识不足
实际上，科学的档案管理可以大大提高公共机构的发展速度和工作效率，但是由于其固有的知识，公共机构长期以来一直能够将其所有工作集中在业务服务上。它是他们没有从事相关工作所需的知识，也不了解文件管理的重要性。基于对文件管理工作的理解，大多数公共机构的工作人员都认为文件管理不能给部门带来直接的好处。因此，这种独特的概念和误解导致了公共部门在文件管理方面的人力和物力，而投资不足使文件管理效率低下。而且，文件管理工作非常繁琐和繁琐，并且在几乎没有监督和执行的情况下，文件管理器实际上并没有按照文件管理的相关规则来收集和组织文件，保存和使用文件。人员、财产、材料等缺乏可靠的保护，这限制了档案管理的发展。
（五）管理人员的专业素质不高
文件管理是一项专业而系统的管理任务，需要具备文件管理方面的专业知识，但基本素質是谨慎，清醒和耐心的。但是，许多公共机构中的档案管理员推迟了工作，或者是因为他们基本上有多个工作，或者是因为他们的薪水很低，在这种情况下，档案管理员有些人手不足。有些文件管理器仅基于自己的经验和其他人教的基本工作方法，而没有专门的文件管理知识，文件管理要求，特定文件的文件范围，而且不了解文件管理的基本操作过程。
（六）档案管理手段不科学
在信息技术不断发展下，基于计算机信息技术的文件管理系统开始在公共机构中得到广泛使用。但是，在加速使用计算机信息技术的同时，各种公共机构不允许同步发展电子文件管理来容纳电子文件管理专业人员，计算机，软件和文件管理任务。硬件设备不足，无法运行。该系统缺乏实际文件管理的科学性质，因为作业的文件管理器不知道如何应用它，并且许多高级系统没有得到充分有效的使用。
二、改革内容
公共机构的档案管理必须遵循某些系统建设原则。换句话说，您需要明确职责，增强灵活和标准化的结构，并专注于动态和静态的结合。事业单位档案管理信息化改革的内容主要有以下几个方面。
（一）数字化档案管理模式的建设
当前，典型的数字技术包括数字加密技术，数据库技术，扫描技术和身份认证技术，通过数字技术将文件信息数据转换为数字文件信息可以有效地更新信息数据。作为公共机构的重要无形资产，档案数字化建设可以有效地创造条件，实现单位的社会效益。
（二）体系化档案管理模式的建设
公共部门中档案管理的信息化是一个系统的过程，这与传统的档案管理模型不同，传统的档案管理模型包括档案和文档集成，部门集成和集成以及内部流程集成。基于数据集成技术，数据库机制，数据融合技术等，我们有效地增强了信息数据的多功能性和兼容性。
（三）互动化档案管理模式的建设
在传统的档案管理中，每个档案信息仅对应一条信息，并且缺乏交互性。该机构的档案管理信息管理系统增强了信息的交互性，对提高服务质量和优化系统具有积极的作用。
三、改革创新的措施
在新情况下，公共部门档案管理实践的弊端日益明显，这些缺陷严重影响了公共部门档案管理实践的发展以及公共部门机构的长期发展。它也会产生影响，因此我们需要在新情况下处理公共机构文件。根据行政工作的要求，进行相应的改革，运用新技术，新观念，完善事业单位档案管理制度，使事业单位档案管理真正发挥作用。
（一）提高对档案管理的重视程度
档案业务是机构开展各项业务的重要基础。为了使机构能够实现长期运作，有可能显着提高整体运作效率并有效提高档案管理水平尤其重要。商必须完全了解该文件是单位工作和员工活动的基本记录。此文件可用于有效跟踪和监视单位负责人，员工以及各种工作流程，以进行后续工作评估，决策和补救。实施提供了重要依据。该机构加强对档案管理人员的教育，定期进行业务知识培训，根据档案管理人员和档案管理人员的身份，汲取和吸收其他机构高级档案管理工作的经验。我们需要不断增强我们的责任感和使命。深入分析档案管理工作的新形势，逐步完善自己的工作，引导档案管理工作向规范化和科学化方向发展。
（二）利用信息管理手段来扩大档案服务内容
信息时代的到来为公共机构的管理带来了许多便利，而档案管理就是其中之一。机构必须顺应时展的要求，充分利用信息管理方法，对档案管理进行改革创新。基于信息的档案管理需要由信息技术管理的完整的基于信息的管理。这可以通过几种方式来完成。用于文件管理任务的服务模式，为每个实施链接制定详细的计划，在总体方向上制定实施计划，并确保根据计划执行文件管理服务任务。设立专门网站该网站旨在使公共机构的文件管理能够为人们提供方便快捷的服务。确切地说，公共机构通过本网站向公众提供相关服务。特别是，查询相关档案和材料更加方便快捷，通过有效提高公共机构档案管理工作效率，我们提供了支持社会发展的服务。建立电子文件管理系统，以数字方式收集和整理文件。这不仅可以及时收集和组织信息，还可以使文件存档更及时地运行，从而提供适当的文件数据存储和共享。
（三）重视档案管理人才的培养
商应注意档案管理。可以说，档案管理是机构发展的最基本部分。应注意档案管理的水平，因为它会影响整个机构的工作效率和工作质量。商只有充分了解文件管理对各种任务的影响，才能更好地管理文件管理。这里设置了专门的文件管理部门，以组织和存档整个机构内生成的所有数据。公共授权文件管理任务必须由专业人员执行。也就是说，您必须退出其他部门人员的兼职文件管理模式。准确地说，该机构应注意档案管理员的相关培训，因为档案管理员的专业素质和工作能力直接影响档案管理的效率和质量。机构在选择档案管理人员时要注意工作态度，有意识地引导他们规范档案管理工作流程和制度，建立与档案管理制度相对应的岗位管理制度，确保在科学指导下完成所有档案管理工作。该机构将为档案馆工作人员提供尽可能多的专业培训机会，实际上将提高专业水平，并使用各种信息技术使该机构的档案馆管理更加规范和科学。肯定是有效地促进了在公共机构中使用文件管理服务的过程。
（四）完善档案管理方法
公共事业单位档案管理改革的目的不仅在于实施，还在于改变管理方式，特别是各部门的领导和管理者要起领导作用，遵守严格的规章制度，实行档案管理。应该加强。管理员管理严格地处理文件管理任务。在档案管理部门，员工具有服务意识和创新意识，积极执行档案管理，为需要档案服务的人员提供热情周到的服务，并结合了最新的信息技术来进行档案管理。管理需要有效完成。文件的信息化是一项长期的工作。信息化应该集成到日常文件管理中。相关工作人员需要具有计算机的基本知识和文件管理知识，以便他们可以更好地利用各种信息。用于管理文件的先进技术。
（五）提高档案信息利用率
公共机构档案管理工作的顺利开展离不开各种制度的完善和支持。每个系统的实现都是基于科学发展观的。需要传统的档案管理模型来提高档案信息的利用率。做出改變并创新。完善的文件管理机制是提高文件信息的利用率，帮助文件管理适应公共部门的长期发展，并确保所有公共部门信息的完整性。改善文件管理系统并非一朝一夕的事。要根据时代的发展特点和事业单位的发展，将改革与完善结合起来。这可以有效地提高员工的热情，并帮助员工了解文件管理是他们自己的利益。与确保文件管理平稳运行紧密相关。公共机构文件管理工作中最重要的不可忽略的部分是，所有链接都应被完全忽略，这不仅是为了保护文件存储，而且是为了保护文件服务。文件管理安全性不包含所有方面。将采取相关步骤为社会提供档案资源服务。
1、档案管理内容：公司将规划、方案、各级文件、内部规章制度、董事会、股东会及重要会议材料、人事资料、信用材料、合同、工资档案、学习材料、发言材料、技术资料、设备资料、各级报告、荣誉证书、土地、房产资料等具有可查性或参考价值的文件资料归档管理。各部门内部形成的文件、规定、资料等应主动整理好提交公司档案室存档，以便备查，整理事记等。
2、档案登记：档案室建立档案登记簿，将所有档案详细分类登记，分类管理。存档者须在登记簿上签名，方可将资料入档，否则档案管理员不予接受。
3、档案的查阅：
(1)任何人查阅档案，如需在档案室内短时间查阅可不打借条;如需在档案室之外查阅使用，必须打借条方可借给。每次最长时间不得超过五天。
(2)公司各部门经理及相当于此级别以上管理人员查阅档案可通过档案管理员直接办理查阅手续。其他人员需查阅档案时，必须有本部门经理以上管理人员书面证明，方可到档案管理员处办理查阅手续。如遇特殊情况，必须由综合管理部经理批准证明方可查阅。
4、档案的保护：
(1)查阅者必须爱护档案，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密。
(2)严禁擅自翻印、抄录、拷贝、转借，更不得遗失。如确实需要抄录和复制，必须由总经理签字的批准申请方可抄录或复制。
(3)微机室及有电脑的部门严禁为无总经理签名(复印签名视为无签名)的档案资料(特别是技术、设备、标准资料)打印、拷贝或复印。否则，对责任人每次罚款200元。
(4)任何档案严禁带出公司大门。如确因外出加工配件等须携带有关技术资料或图纸，必须由分管经理签字批准，保卫方可放行。否则，如被保卫查出未经分管经理批准蓄意带出者，须查明原因报综合管理部，并每次对当事人罚款200元-XX元。如保卫未查出，被带出公司以外而造成损失的，除对当事人罚款外，由当事人承担一切损失，同时对责任保卫失职罚款100元。未造成损失的，除对当事人罚款外，对责任保卫失职罚款50元。
5、公司购买设备时的随机技术资料、说明书、装箱单等，员工外出学习时发放的学习资料，聘请师傅提供的技术资料、设备资料等，申请购买的技术资料等，必须在到达公司24小时到档案管理员处办理登记存档手续，否则每拖延24小时对责任人罚款50元。
6、需长期借出专人使用的，必须由专用人员写出书面借条，报总经理签名批准后借出，并由档案员办理登记手续。专用人员必须妥善保存，严禁外传、泄露秘密。否则，视情节轻重罚款1000-10000元，并承担公司一切损失。
现对照(本镇的)县档案局下发的“山东省档案管理考核书”，结合本真的实际情况，我们进行了一次自我检查，现将检查情况汇报如下：
一、体制人员方面
为确保档案管理各项措施落实到位，镇党委政府把档案管理工作列入了重要议事日程，纳入我镇目标管理考核之中，不断强化管理，结合本单位的档案管理工作实际情况，成立了由第一副书记任组
长的档案工作领导小组，统筹我镇的档案管理工作。配备了业务素质高，管理水平强的专职档案管理员，并在各镇直部门中落实了兼职档案管理员，在村级组织中，由村文书任档案管理员，形成一个严
密的档案管理网络;建立健全了各项档案管理制度，使档案管理制度装裱上墙，把档案工作列入单位公文处理、财务管理、资产管理和具体业务工
作程序，把档案工作与相关人员的年度考核、奖惩挂钩，同时镇领导从强化档案管理着手，组织档案管理人员参加县里举办的培训班，为档案规范化管理奠定了良好的基础。
二、制度设施方面
档案室内建立了文件材料归档制度，档案保管、保密、统计鉴定销毁、查阅利用、档案设备维护使用、重大活动档案登记等到内容完整、操作性强的制度，同时作硬件设施建设，我镇立足本镇实际
，高标准、严要求，整修了档案专用库房，面积达到40平方米;同时在档案室内落实了防水、防火、防盗、防虫、防高温、防潮、防强光、防尘、防鼠等“九防”措施。档案橱架、盒、夹、卷皮等档案装
具规范、标准、数量充足;计算机、扫描仪、光盘刻录机、复印机同党政办合用，同时有档案管理软件。
三、管理利用方面
为做好档案资料的确良收案整理工作台，保全档案的完整，明确归档范围，把反映本镇工作活动、具有查考利用价值的文件资料和各种载体的档案管理资料均敖归档范围。我镇2009年档案资料的整
理归档工作从今年4月份开始，根据整理归档的新标准进行了集中分类。对收集整理照片、磁盘、光盘、实物等载体档案，编写文字说明、内容包括时间、地点、人物、制作者，力求做到图文并茂，对拟
修订和签批的公文，按保管要求逐一审查，对书写不符合规定的文件及时改正，对破损文件进行修补，对字迹模糊或退色文件进行复制，档案合格率达到80%以上，档案内容涵盖文书、会计、基建、设备
、科研、照片、录音、电子、实物等12个方面的内容。但由于综合档案室面积受限，所以这些档案都由各站所保存。注重在档案住处开发和效果利用上下功夫，建立健全了案卷目录，全引目录、字号索
引、专题目录等多种检索项，便于随时查阅，为领导决策、经营管理、资产保全等方面发挥了重要作用。
四、监督指导方面
根据省县有关规定，结合实际，制定了*镇档案工作办法，对全镇各部门单位村的档案管理进行了统一指导，组织各部门单位村的兼职档案人员进行研究，并参加县档案局举办的管理业务培训，
进行统一学习，及时更新知识，提高技能。
【关键词】文书档案管理；问题；对策
文书档案管理工作无论在什么单位中都具有很强的服务性质，为领导的决策提供可靠的依据。文书档案管理是衡量一个单位文档管理水平的重要标准，其水平直接影响到档案资料的完整与质量。新时期下，人们的文书档案管理意识越来越强，但是在实际工作中也出现了很多问题，只有使文书档案管理规范化、标准化才能提高文书档案的利用率，促进单位的建设与稳定发展。
一、文书档案管理的特点及重要性
文书档案内容非常丰富，档案的形成与文书工作有密切的关系，收集并保存完整的文件资料是文书档案管理工作的重点。正因为文书档案管理具有这些特点，所以文书档案管理工作对单位的发展及各项工作的开展具有一定的重要性。
（一）文件的收集及保存过程是文书档案管理的重点
文书档案管理的对象是已经发生的事件、文件及物品等，借助一定的载体来对收集的文件及资料进行分类、整理及保存。文书档案管理工作主要是收集完整的文件，并对文件资料进行妥善的保存，重点是对文件资料进行收集、管理、保存及利用这个过程。
（二）档案的形成与文书工作有密切的联系
文书工作的整个过程是档案形成的过程，文书工作主要包括文件资料的收集、登记、整理、归档及保存等。档案管理工作是在文书工作的基础上对档案进行收集、整理、鉴定、统计、检索等。文书工作是档案工作进行的基础，文书部门将本单位具有保存价值的文件资料经过整理后定期向档案部门归档。文件的格式、材料的质量及文件的归档影响着档案的质量及档案工作。
二、文书档案管理面临的问题
（一）档案员的专业素质较低
有一些单位的档案员没有经过专业的培训，对文书档案管理工作没有一个系统的概念，对档案的收集、分类、立卷及归档的流程也是一知半解，没有抓住管理工作的要领。有一些单位的档案管理员持有上岗证，但是他们上岗后并没有继续参加一些文档培训，没有做到与时俱进地更新知识，其文书档案管理水平也是停滞不前，文书档案管理员的素质没有跟上新时期发展的需要。
（二）文书工作与档案工作出现脱节现象
文书工作与档案工作既有一定的统一性也会有分工，有联系也有一定的区别，文书档案管理工作在现实中相互配合，是一个分体式的管理体系。文书工作与档案工作实行分块管理制，这是一种科学有效的制度，但是这种管理制度使得文书工作与档案工作之间的联系越来越疏远。文书人员的管理意识比较薄弱，档案人员的对文书工作也不太了解，这就使得文书工作与档案工作出现了脱节的现象。
（三）文书档案管理工作不受重视
文书档案管理工工作是一种文职类工作，相关领导对文书档案管理工作缺乏正确的认识，局限地认为文书档案管理就是对文件材料进行整理和编目，再加上这个工作并不会为单位带来即时的效益，这种思想不利于文书档案管理工作的顺利开展。管理人员对工作缺乏一定的积极性，严重影响文书档案管理工作的效率。
三、优化文书档案管理的有效政策
（一）提高文书档案管理人员的素质
加强文书档案管理人员的素质是解决文书档案管理工作的重要对策，通过定期培训来增强管理人员的专业知识及管理能力。只有加强文书档案管理人员的专业素质才能提高他们工作的积极性，及时更新工作人员的专业知识，使他们掌握现有的计算机网络管理技术。随着计算机的发展及网络技术的进步，利用计算机网络技术对文书档案进行管理已经成为文书档案管理工作的必然发展阶段。档案管理员应该加强自身专业知识的培养，使自身工作更标准化及规范化。
（二）规范文书工作与档案工作之间的衔接
文书工作是档案工作得以进行的基础，档案的质量会直接受文件质量的影响，高质量的档案管理是建立在文书部门规范处理文件的基础上的，文书人员应该加强档案管理意识，做好文件的归档工作，要高度重视文件材料的质量，比如纸张的大小、问题、格式等这些小细节要做到规范标准化，要做到及时准确地收发文件，做好文件材料的收集的工作。同时，管理人员也需要具备一定的文书工作能力，从而实现文件工作与档案工作的一体化。
（三）提升单位领导对文书档案管理工作的重视度
提升单位领导对文书档案管理工作的重视程度是优化文书档案管理工作的思想前提，只有在思想上对文书档案管理工作有一个正确的认识才能使其受到重视。单位领导可以定期组织各部门会议来加强重视力度，加强对文书工作的宣传，让所有文书档案管理人员都认识到其工作的重要性。领导对文书档案管理工作的重视不仅能提高管理人员的工作积极性，还能使得文书档案工作顺利开展。
四、结语
文书档案管理工作对单位的发展具有重要的意义，单位领导应该重视文书档案管理工作，文书档案管理人员也应该充分认识到文书档案管理工作的重要性，加强自身专业素质及提高管理水平，合理利用现代化管理技术，使文书工作与档案工作进行有效的衔接，这样才能有效地提高文书档案管理工作的效率，使文书档案管理工作更标准化及科学化。
参考文献
关键词： 学报档案；信息化；电子档案
中图分类号： G127 文献标识码： A 文章编号： 2095-8153（2016）04-0075-03
学报作为高校展现本校教学水平和学术水平的窗口，肩负着学术成果交流、科技成果信息传播及转化的重任，而学报档案则是记录学术成果交流、科技成果信息传播及成果转化等学术论文的审稿、编辑、出版、发行等过程的依据。2008年教育部颁发的《高等学校档案管理办法》也明确指出“出版类”档案包括“高等学校自行编辑出版的学报、其他学术刊物及本校出版社出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等”①。因此，做好学报审稿单、原稿、样书及出版发行流程中资料的归档和管理是做好高校档案的重要内容。然而，互联网及信息化技术的发展，档案的管理工作也发生了翻天覆地的变化，以往传统纸质材料的归档和管理已不能满足实际工作需要，推进学报档案的信息化管理既是自身发展的需要，也是时展的机遇。
一、高校学报档案信息化管理的意义
学报作为高校文化软实力的象征，其在编辑、出版、发行的过程中产生大量的具有留存价值的文档资料是档案的重要信息资源，这也是学报档案管理的重要内容。传统纸质档案管理无论是后期保存、资源共享，还是进行数据分析、使用时查询等方面都存在诸多不便。而推进高校学报档案信息化管理，便于高校学报档案在信息采集、存储、管理等方面实现标准化。运用信息技术来处理、保存学报档案，避免了反复印制资料而造成的纸张和人力的浪费，节约了保管费用，节省了占地空间，也有效延长了档案的保存时间，有利于进一步完善学报档案资料，还可使学报档案建立后长期、重复使用，特别是将一些稀缺的资料转化成可共享的数据资料，为师生的查询、参考提供了便利，也为领导和相关部门提供了全面真实、准确可靠的数据资料，提高了档案资源的利用效率和再使用价值。
二、高校学报档案信息化管理存在的突出问题
（一）学报电子档案信息缺失
长期以来，编辑部主要工作精力都放在学报的编辑、出版和发行上，对档案的管理重视程度不够，加上互联网和办公自动化的普及，学报电子文件、文稿以及采编平台的运用逐步取代了传统的纸质文件、文稿的收发和学报文章的审阅方式。然而，电子文档归档属新生事物，加之学报档案管理员原本由学报编辑部编辑兼任，对学报电子文档管理要求不了解，导致很多电子文档仅简单地保存在计算机硬盘上，造成部分电子文档信息的丢失或损坏，并且这些电子文档一但丢失或损坏便无法弥补[1]。《电子文件归档与管理规范》明确规定，记录了重要文件的主要修改过程和办理情况，有查考价值的电子文件及其电子版本的定稿均应被保留①。然而，实践中能够按上述要求完整记录、保留文稿及修改过程的学报少之又少。目前，很多学报的纸质文档和电子文档并未统一转化为一套完整的电子档案，而是分散在各个编辑手中；辛苦建立的作者数据库、审稿专家数据库、读者（发行）数据库、稿件数据库等各类专题数据库，启用的也不多。学报电子档案的真实性、完整性十分欠缺。
（二）学报档案信息化程度不高
学报档案要实现信息化管理，落实到行动中就需要做好基础设施建设、档案信息化资源建设、应用系统建设、保障体系建设[2]，档案信息化建设是一项系统工程需要投入大量的人力、物力、财力，而大多高校并不重视档案建设，至今仍有不少高校学报档案管理还是沿用传统的纸质材料收集归档的管理模式；也有部分高校力跟时展的步伐，从学校档案到学报档案都开发或购买了档案管理系统，或因其开发的速度和水平相对滞后，仍不能满足用户对档案查询、利用等的需求，使很多学报档案信息资源无法共享；或因学报档案无专人管理，导致学报档案信息化建设中大量基础性工作没有建立起来，即使辛苦建立起来的信息管理系统也没能好好利用。不重视学报档案信息化建设，必然导致学报档案的信息化管理滞后。
三、影响高校学报档案信息化管理的因素分析
（一）学报档案信息化管理意识薄弱
学报要实现从传统的纸质档案管理模式向信息化管理模式的跨越，需要上到院级管理层下到档案管理操作层都能够充分认识档案信息化管理的重要性，熟知档案信息化管理流程，熟练应用信息化管理手段。然而，很多高校学报只将工作重点放在了编辑业务工作上，忽视了学报档案的建设，更谈不上将有限的资源投入到学报的档案信息化建设中去，档案管理员只能继续沿用传统的档案管理方式、方法，这在很大程度上也影响了档案管理工作人员的积极性，学报档案信息化建设跟不上，信息化管理只能成为一句空话。
（二）学报档案管理制度不健全
学报档案作为高校档案的组成部分之一，其在收集、整理和归档上同一般的档案管理有共性，但因其内容不同，对于归档范围、程序及管理要求也会有其差异性。目前大多高校学报档案的管理规范、标准主要还是参照一般的档案管理制度进行管理，并没有出台有关学报档案管理的办法或制度，而一般的档案管理制度缺乏针对学报的审稿单、原稿、出版发行过程的特殊电子文件等收集、归档作具体的要求，导致学报档案管理不规范。学报档案管理制度的缺失，致使学报档案资料收集、归档及管理不规范，档案的再使用价值大打折扣，学报档案信息化管理制度不健全，也会使学报档案推进信息化管理缺乏动力。
（三）学报档案信息化管理的配套设施跟不上
目前，很多高校将优质资源集中到了教学一线本无可厚非，但有的高校在档案信息化建设项目中，对软、硬件配套设施的投入能省则省，学报没有专门的档案室，纸质档案直接存放在学报编辑部，档案数据库和管理系统开发也跟不上要求，学报电子档案直接存放在办公用电脑硬盘上等情况并不鲜见。高校尚未着手开发信息化管理系统或虽在软件方面有所投入，但对档案信息化数据库的开发、网络管理系统的开发等不够以及没能对相关数据库或网络管理系统进行定期升级，造成了学报档案很难利用开发的档案管理系统及时上传相关材料，也直接影响到了其再次利用的价值。
（四）管理员专业知识匮乏
高校学报档案的管理一般由编辑兼任，作为兼职档案管理员，自然外出接受业务知识方面的培训机会很少，有关档案归档、管理等业务知识大多是抽空自学或向身边有“经验”的同事请教，势必造成对业务知识的学习、掌握不系统，对档案管理要求及规范一知半解、零散无序，计算机及网络技术运用能力也差参不齐，造成学报档案信息化管理停留在口头上，不能落实到行动中。
四、推进高校学报档案信息化管理的策略
（一）完善学报档案管理制度建设
建立一套完整的学报档案管理制度，从各方面规范学报档案的业务性、技术性的规范，不但能够为学报档案原始数据的收集、整理、归档、管理等的规范性及统一性等提供参考，也能为学报档案在信息化管理过程中出现的新问题提供参考，保障相关工作的顺利开展。目前，伴随办公自动化及网络化的普及，学报电子文档也日渐增多，从电子稿件、作者信息、审稿专家信息以及学报发行及交流信息等都是学报档案要归档的重要信息之一，学报档案管理员需要将上述文档归类并按一定的存档方式和格式备份、存档，而每一类档案的归档要求、范围等也不尽相同。因此，学报档案管理制度的制定除了要对档案归档的内容、形式、时间以及档案的移交、保管等基本工作规范作出明确规定外，还需要对电子档案的保存格式、保存方式等作具体规定，确保学报档案的完整性，为实现档案信息化管理做好基本功。
（二）加快档案数据库和管理系统建设
学报档案数据库和管理系统建设是其实现信息化管理的基础条件，没有数据库和管理系统的开发，档案信息管理缺乏施行的载体。学报档案数据库和管理系统建设可依托学校档案信息化建设完善学报采编平台，建立健全常规的学报稿件、审稿专家、作者、发行等数据库及文件管理、出版活动等管理系统。利用扫描技术、音频、视频等数字摄影技术将不同载体的档案资源转化为数字化的档案信息，按照数字化档案规范存储，通过互联网技术实现有序管理，使档案信息查询便利，实现快速资源共享。学报档案数据库和管理系统建设是档案工作顺应信息化时展的新举措、新要求。
（三）及时更新并完善学报档案信息
建立起完整、准确的档案数据库是学报档案实现信息化管理的一项重要性基础工作，将原始资料转化成数字化档案资料并上传至档案管理系统中，便于利用计算机分类、检索，此外，还要对现有信息进行维护、更新，对新增信息及时添加，使档案信息与学报期刊发行同时更新，确保信息的实效性。如，每出一期学报，收发一份文件、收集一份专家、作者等信息材料都要及时制作成数字化信息并上传到学报档案管理系统中，使档案信息定期更新，方便对学报档案的管理，如此，才能时时提供完整、准确的供查询的信息，最大限度地提高学报档案的利用效率。
（四）提高档案管理员信息化素养
过硬的档案管理业务知识和运用信息技术的能力是做好档案信息化管理的前提和保障。学报档案管理要实现信息化，方便档案信息查询，使优秀资源实现共享，充分发挥档案资料的使用价值，要求学报档案管理员能够熟知档案数据库和管理系统的后台操作，定时收集、上传学报档案资料，更新数据，确保资料的时效性。这需要加强对档案管理员的岗前培训或继续教育，从根本上提高档案管理员的业务能力，如培训档案信息资源的收集、整理、处理、分析等综合能力；注重网络化管理知识的培训，如熟练运用档案信息化的管理系统，能够将不同文本的档案信息转化为数字化信息并存档和维护等，从而提高其业务水平。
五、结语
高校学报的档案管理工作已今非昔比，传统纸质档案在查询、资源共享等方面的局限性已不能满足信息化时展的需要，要充分发挥学报的再利用价值，需要高校学报档案管理紧跟时代步伐，朝信息化、规范化等方向发展，这也要求档案管理员除具备档案管理的专业知识外，还要具备运用现代办公设备及网络系统的操作、管理能力，对学报档案管理员的业务素质和信息化水平提出了更高要的要求。
[参考文献]
1 新时期的政府采购档案信息化管理现状
1.1 管理人员专业素质有待提高
新时期政府采购档案的管理人员如何适应信息时代的发展？这是管理人员首要考虑的问题，解决这个问题还是要从管理员本身出发，提高自身的专业技术与素质才能从根本上解决这个问题！提高档案建立意识，如果管理员不能树立一个良好的档案建立意识，将很难意识到档案收集的重要性，最终导致管理员对档案出现的情况不能进行及时有效的掌握与处理。另外，管理员一定要进行专业的管理知识培训，掌握档案管理专业知识，懂得控制与维护档案信息资源的有效性、可靠性与实时性，根据电子档案的特性进行信息的有效收集管理，提高档案管理工作的整体水平。随着计算机的不断发展，档案管理员的计算机录入知识已经得到普及，但是这并不意味着每个人都能很好的操作，相反，管理员对于相关软件及数据库的掌握还有待提高，除此之外，知识结构老化与服务技能单一的情况依旧存在，政府一定要对这些问题进行改进，因为这种落后的技能已经不再适用信息技术应用的新要求。
1.2 档案信息化建设的不规范性
纵观大局，我国政府采购档案的信息化建设其实还处于起步期，这就导致了管理员在对档案的管理上具体操作不规范的现象，说到底还是因为政府统一管理机制的缺乏，最终造成了各个集中采购机构采购档案的规范性差、开发性差、服务性差、共享性差的局面，而这种情况下的信息系统与网络建设形势并不能与采购档案信息资源共享的要求相适应。再具体的操作过程中，有的机构甚至会出现将信息化仅用于采购档案的录入，这样无疑造成了人力、财力、物力的浪费，极大的降低了利用率。
1.3 安全保障的缺乏
这种安全保障的缺乏主要体现在两方面，一方面来源于档案管理安全意识的缺乏，另一方面来源于管理方法的缺乏。管理员对档案管理认识的模糊性，往往造成采购档案信息丢失泄密的情况发生，给政府部门甚至国家带来严重的损失。信息技术在档案管理中的运用为新时期政府采购档案管理提供了高效、快捷的管理方法，从而大大提高了档案采购的工作效率，但是需要特别注意的是，一方面信息化的应用提高了采购工作的地位与作用，另一方面它也带来了一定的安全隐患，比如，黑客入侵、病毒修改等等，这些事件的发生都极易影响档案的准确性与安全性。
2 新时期的政府采购档案信息化管理的优势和重要性
2.1传统的档案管理具有数据大、分类复杂等缺点，造成了查询时间的耗损，另外，传统档案的纸制性，十分容易受到潮气与虫害的侵扰，从而导致了档案资料存放的不长久性，传统档案这种费时费力的管理已经相当落后，不能适应社会发展的需求。
2.2新时期的政府采购档案信息化管理在中学美术档案管理上的运用，将在很大程度上弥补传统档案的弊端。
（1）便于查阅：新时期的政府采购档案信息化管理使得档案进行统一的信息化管理，其完整性便于查阅；
（2）节省空间：这种信息化的管理节省了资料储备空间，不用再大费周章的进行大空间的归纳，，与传统的纸质资料分类相比有明显的优势；
（3）利于维护：信息化管理的有条不紊性，更加方便了管理员对相关档案的维护，提高了管理效率；
（4）节省劳力：传统管理的复杂性往往需要在对档案的管理上花费相当多的精力，投入一定的劳力，但是信息化管理运用的简单化与精细化具有方便快捷，效率高的特点，节省了劳力；
（5）方便检索：信息化管理的另一大优势体现在使用上，传统的资料查阅需要自己深入到各大查阅室，然而进行一一勘察，而信息化管理则可以直接通过编制检索工具，进行关键词的直接查阅，大大提高了工作效率。
（6）通过政府采购档案的信息化管理，对于教育培训机构而言，将会实现全国性教育平台的构建，同时实现学校与图书馆在线统一的局面，最终得以接入互联网和政府教育平台；最重要的是，政府通过自己出资的方式对教育资源进行购买，然后提供给学校和学生；针对性的加强信息技术能力的教育和培训，以适应信息时代的挑战。
2.3政府采购信息化与传统最大的不同就是，它是依据计算机为基础实现现代化管理模式，其将快捷性与有效性集于一体，利用网络平台提高了办事效率，节省了办事时间，真正的造福于人民。此外，随着信息化的日益发展，政府也日渐重视采购档案信息化作，并逐渐形成了跨地区、跨行业、跨部门的联合采购，形成了规模的集中采购。档案信息化管理的运用服务了大众，这是档案现代化发展的客观要求，也是社会信息化的重要要求。
3 新时期政府采购档案信息化管理的创新对策
3.1 加强管理意识
提高管理员的档案管理意识是整个档案完善工作的第一步，也是关键一步，因为只有扭转管理员的思想意识才能为信息化档案采购工作的积极进行打好基础。这种管理意识包括管理员的现代化意识、信息化意识、计算机管理意识等等。另外，政府应该对以往的档案进行科学系统的完善，以网络计算为依托，实现信息化的档案管理系统，政府管理员要充分发挥自身的主动性，积极利用信息化成果进行档案信息资源的开发，把不同层次、不同部门的办公都实现自动化，将其纳入统一的档案信息化系统管理之中，促进管理工作水平的提高。
3.2 提高档案信息化安全保障
政府一定要对档案做好针对性的安全保密规定，以防档案信息的流失，充分确保档案的安全性与完整性。对网络进行必要的防火墙、防毒软件、入侵检测系统的安装，从根本上保障系统的安全。
3.3 提高管理员技术水平
管理员技术水平的高低直接影响着政府采购档案的信息化建设，因此，提高管理员技术水平是实现采购档案工作创新的关键所在。新时期政府采购档案管理的信息化创新要求管理员必须具备坚实的理论知识、专业素养以及现代信息技术，这种复合型人才的打造才是当前政府部门提高档案管理水平的必胜法门。在职学习、脱产培训、外出进修等等都是提高管理员水平的方式，只有不断的更新专业知识，才能适应新时代提出的新要求，从而推进政府采购档案信息化管理工作的开展。
3.4 档案管理规范化
加强档案工作的规范化管理，实现档案管理标准的统一化，提高工作效率。同时，政府部门一定要解决好电子文件与纸质文件“双套制”保存的问题，实现两者之间的“通道”建设，针对两者之间的特点，制定符合现实的管理规章制度。
关键词：电子档案；存贮；索引；快捷查找；信息系统；档案管理
中图分类号： TP311 文献标志码： A 文章编号：1009-3044（2017）05-0201-03
Abstract： Now， is becoming an information based society the era of big data， is the age of sharing resources. The same is true of the archives management modernization， the traditional file box label installed paper documents one by one year after the classification of tank storage way already moss-grown， instead it is through the computer software to establish the corresponding file index catalog， hard disk storage backup paper files by using electronic scanning and set the associated with the index directory， and to touch with multimedia storage and query system to points in classification indexing more intuitive for the application of electronic file， this way properly to ensure the integrity of the document， save paper， convenient search， improved the efficiency of the radio archivist， the use of this approach is now gradually be radio modern archives management application.
Key words： Electronic File； Storage； Index； Quickly Find； Information Publishing System； File Management
1 前言
P者所在单位属两地办公，以往台办公室档案管理员对单位各部门的档案主要以传统的用档案盒贴标签后装纸质文档逐一分年分类分柜两地存贮，早些年的不常用的档案放在异地，近年的常用的档案放在本地，但偶尔又要查找早些年的档案，这样单位的档案管理员又要坐车到外地的档案室查阅，浪费大量时间和精力，办事效率也得不到提高，这种落后的不直观的档案查阅方式带来的是档案信息查阅不及时，浪费大量纸张、时间和人力，有时档案纸张遗失，损坏，也导致档案信息的不完整性，这种档案管理方式的弊端迫切要求笔者所在单位必须改革电台档案资料存贮并索引的方式，而用计算机从内网控制多媒体触摸查询系统来分年分类存贮并索引查找电子档案的应用正好能满足笔者所在单位的需求。
2 多媒体触摸查询系统简介
2.1 触摸屏查询系统应用
触摸屏查询系统是集先进的触摸屏、工控、计算机等技术于一体，可实现公众信息查询，配以指纹仪、扫描仪、读卡器、微型打印机等外设，可实现指纹考勤、 刷卡、打印等特定需求。触摸屏查询系统通过先进的多媒体制作工具，将文字，图像，动画、高清晰视频，音频，电子文件，Internet 信息等多媒体资料多种信息进行整合应用，用国际最先进的触摸技术，集成手写功能及计算机网络技术，以多媒体触摸屏方式交互查询，使用方便、快捷，形象生动。让用户能够在短时间内查到自己所需的资料，它触摸精确度高，反应灵敏，结合液晶显示器优异的超大显功能，生动地一体地展现给公众，带给观众最大的视觉冲击和前所未有的触摸感觉。
2.2 触摸屏特点
触摸屏查询系统采用全新进口工业级液晶屏，全五金+型材外框设计，工业级烤漆工艺；超宽视角，高对比度、高亮度、高分辨率，画面色彩的层次感强，体现图像细节；16.7M 色彩，色彩显示准确、丰富、逼真，响应时间短，画面无拖影；节能环保能耗低、发热量低，适合于长时间连续工作；采用灵敏度高，速度快，精度高以及超高透光率的红外触摸屏；触摸屏防尘，防静电，防眩光，防干扰及耐磨设计，支持多点触摸；结构设计适合壁挂式、桌面支架方式安装。
2.3 触摸屏查询系统基本参数
3 电台档案索引并存贮系统设计方案
3.1 笔者所在单位早期档案索引并存贮的方案
笔者所在单位早期采用Word2003软件分年分类建立档案索引目录；再用扫描仪扫描文档保存为.jpg 或.pdf格式的图片；将扫描的图片插入新建的Word2003文档中，另存为相应档案的抬头名称以方便索引查找；最后在档案索引目录上建立超链接指向，指向对应的插入扫描图片的Word2003文档中。一般电台档案管理员都会用移动硬盘定期备份两份所有档案的文件以备灾难性恢复。当电台档案管理员要查找某年某类的档案时，首先通过Word2003软件打开相应年份的档案索引目录，找到相应分类，打开Word2003软件查录功能搜索关键字就能找到相关的档案索引目录，用鼠标点选自己要找的那条档案目录，就能超链接到指向的插入扫描图片的Word2003文档，这样就能了解该档案的内容同时也可进行在线打印。但这种方法不够直观。
3.2 笔者所在单位现在采用的档案存贮并索引的方案
近年来触摸屏查询系统被各行各业广泛应用，其功能也十分强大，笔者结合本单位两地办公的特点，设计了方便两地快捷、直观查阅的档案存贮并索引的方案。如下图1：
在本地档案室，档案管理员首先在本地档案服务器1上安装飞扬综合档案管理软件。接着进行第一步，将纸质档案清理分年分类再分为相应年份的永久或30年或10年保存期限档案，30份装一盒。然后档案管理员用飞扬综合档案管理系统进行如下操作：第二步，在档案管理中建好每年的文书、科技、会计、特载档案等收发文库；第三步，先进行文件登记，建好每年的收文库、发文库，再从台办公室拷贝出每年的收发文目录导入到文件登中。第四步对每年收发文进行立卷归档，打开已导入的相应年份的档案目录，按档案保存规定划分为相应年份的永久或30年或10年保存期限档案。第五步，根据立卷归档的划分，将每年的目录导入第二步中建好的文书、科技、会计、特载档案等收发文库。最后是进行档案的挂接，打开装档案盒，用扫描仪扫描出档案的图片，然后在飞扬综合档案管理系统中的所有业务下，档案管理中的扫描路径设置中操作档案挂接。这些准备完成后，如图1连接好设备，并按图1设置各设备IP地址在同一网段。进行如下操作：
在本地档案室，档案管理员通过本地档案服务器1经交换机1远程访问控制触摸屏查询系统1，在触摸屏查询系统1上安装多媒体触摸查询系统服务器软件，这样档案管理员就可以通过多媒体触摸查询系统建立角色、用户及授权，然后进行触摸互动节目制作，分年分类建立好档案的索引目录和显示版块，然后再上传相应档案扫描的图片，设置好触摸显示的关联。这样档案管理员不仅可以远程访问触摸屏查询系统1上的内容，其授权的用户也可以直接在触摸屏查询系统1这个显示终端上使用用户名登陆并直观的查询想查阅的档案了。
同样，在本地档案室，档案管理员通过本地档案服务器1经交换机1，经电信专网（内网），经异地档案室的交换机2，远程访问控制触摸屏查询系统2，进行如上同样的操作，使得经档案管理员不仅可以远程访问触摸屏查询系统2上的内容，其授权的用户也可以直接在触摸屏查询系统2这个显示终端上使用用户名登陆并直观的查询想查阅的档案。
为了数据安全，档案管理员在异地档案室还安装了一台备用的异地档案服务器2，其上数据与本地档案室服务器1上一样，都可通过专网相互访问控制同网段的设备。
4 结束语
笔者通过设计，让档案管理员可以通过本地档案服务器1或异地档案服务器2，经内网访问控制同网段的触屏摸查询系统1或2这两个显示终端，并在其上进行对相应的档案索引目录和档案原件扫描图片间的触摸互动节目制作，既分年分类存贮档案图片又可以直观地索引查找想查阅的档案，这一方式妥善保证了文档的完整性，节约了纸张，方便快捷查找，提高了电台档案管理员的办事效率。
参考文献：
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[2] 傅白云， 王芹. 浅谈海南地方文献资料索引的现状[J]. 农业图书情报学刊， 2011（7）.
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[关键词]档案；数字化管理；优势；弊端
高校的档案管理工作是当今高校工作中的一个十分重要的环节，是学校的管理水平和整体工作效率得到提高的必要条件，更是学校不断向前发展的重要见证。本文针对现代高校档案管理过程中数字化管理的优势和弊端加以阐述和研究。
1档案数字化管理是信息时展要求
随着当前科学技术飞速发展，各行各业的发展都在不断与信息技术相融合，数字化的管理是运用网络、多媒体、计算机等进行管理工作，高校档案管理工作的有序进行关乎着高校能否健康发展，而良好的管理办法对管理工作有着直接的关联，高校的档案记录着学校发展的历程，成为管理者研究学校未来发展方向的第一手资料，经过了多个学校管理者不断的分析、总结、制定方向才拥有了这样一个宝贵财富。对档案工作进行研究，目的就是了解目前高校档案管理现状以及数字化管理办法的应用情况，借鉴和吸收优秀的管理经验，良好的档案管理工作使得学校工作的高效、有序进行得到了保证，因此档案管理工作的制度设立、建立健全管理机制尤其重要。小到个人，大到单位、国家，档案信息的管理是必不可少的，不但可以使信息得到保存也使得在需要资料时可以快速、准确的定位查找，总之学校事业协调发展离不开档案的有效管理。数字化管理的引入希望能够帮助学校不断适应时展对档案管理工作的新要求，促进学校事业的稳步前进，但是与之俱来的弊端也不能忽视。所以对档案科学规范的管理就是当代高校发展的重要衡量标准。学校好的档案管理工作，不但可以为学校领导理清学校事业发展的现状、及时调整办学战略提供依据，也为学校未来发展指引方向；还可以为社会能够鉴定高校的文化和办学成果奠定扎实基础。而真正好的档案管理工作离不开先进的管理手段，更离不开管理过程的不断调整，数字化管理的优势和弊端都要时刻审视，优势要不断发扬，弊端要不断改正，这样对学校远期战略、管理效率的提高都有着深远的影响，更能指引学校依据自身情况制定长期发展规划。因此好的档案管理工作对社会经济发展和高校不断向前具有重要意义，而档案的数字化管理给予当前高校的档案管理带来了新鲜的血液，需要我们进行不断探索和挖掘。
2档案数字化管理的优势
2.1利于高校立卷制度的落实
当前社会，高校部门立卷已经是一个十分常见的问题，但是仍有很多档案室的管理工作代替了部门的立卷工作，这样就会有一部分档案管理人员将档案进行立卷管理，取代个别立卷单位的工作，但是由于档案管理员并非专业管理人员，所以对档案的立卷管理工作并不是十分了解，也就不能判断所交的档案是否完整，这就使得档案的管理质量受到影响，数字化的档案管理过后就能使档案进行网络信息化的管理，这样就能将档案输入网络系统，档案的管理员就能对档案进行统一管理和保存，这就从最基本情况对档案进行了管理。
2.2数字化管理不受时间、空间限制
传统的档案管理受到时间和空间的很多限制，使得管理上出现很多不便，而数字化的管理模式则使得档案的管理打破了时间、空间的束缚，传统档案管理，想要查看资料还需要到学校档案室，找到学校领导进行档案查阅批示，经档案馆员查找才能进行利用。数字化管理实现后，只要经过网络平台，就能有效进行档案的管理和查阅，还能做到精准查找，这样不仅在时间上大大缩减，还对档案管理员的工作量进行缩减，减轻了管理员的工作难度。数字化的管理能有效把档案进行归类、分档、排序，也能在不同载体上保存，保存和查找起来更加方便，档案的安全保密工作也比较容易做到位，进而提高查找文件的准确性。网络时代的档案管理能够将档案迅速进行明确分类、排序，也更加能够保证档案的完整性，在这种情况下，每个想要使用档案的人员都可以通过网络得到允许，对档案进行方便、快捷的查找，省时省力，档案的管理效率也就大大提高，资料更新也更具时效性，只要适时对档案管理系统进行完善，操作流程会更加节省了人力、物力、财力，提高工作效率，促进我国高校档案事业迅速发展。
2.3有利于档案内容信息的开发
传统的档案管理模式所能保证的只是档案的完整性、原始性，所占空间非常庞大，对管理用的库房要求也比较高，查找起来费时费力。而经过数字化管理之后，所有的高校档案都能在局域网上进行统一管理，并且能够进行明细的分类，保存空间也很大，新增档案时也可以随时进行添加，查找也能实现精准查找，实现档案内容完整的保存，根据一条线索，还能查找出相关内容的其他所有档案，快捷便利，对档案信息的开发和利用十分有利，同时也有利于对事项进行追根溯源，满足利用者对档案信息的深层次需求。
3档案数字化管理的弊端
3.1数字化管理人员选择受限
虽然信息化时代给人们带来了极大的便捷，在高校数字化管理过程中也确实有了诸多便利的条件，但是高校档案管理人员对网络、信息管理掌握并不到位，缺乏相应的技术，档案数字化管理人员的选择上会受到许多限制。目前很多高校档案管理员需要进一步提高网络操作熟练度，并且需要掌握档案数字化管理相关知识，兼具这两种素质的管理员才能实行档案的数字化管理。档案的管理本质上需要管理员对当前的各项政策保持住相对好的敏感性和绝对好的理解力，同时也需要管理员具备较强的数字管理技术。因此，管理人员要有比较高的专业管理素养和信息网络操作能力，才能很好的胜任当代高校数字化档案管理工作。部分高校管理人员身兼多职，对档案的管理缺乏时间与精力的投入，档案管理人员的专业素养比较欠缺，这样都会直接影响到高校档案管理的持续性和稳定性。但是现实是高校档案管理员业务素质往往不够，使得档案分类缺乏准确性，档案资料收集缺乏完整性，档案信息化步伐相对落后。档案数字化管理对管理人员的档案和科技素养提出了更高的要求，作为新时代的高校档案管理人员必须要掌握相关的网络操作能力以及档案学术理论水平，才能胜任当前高校档案的数字化管理工作。
3.2数字化管理存在安全隐患
网络信息技术的高速发展带来档案管理的便捷，但是也存在很大安全隐患，在进行档案的查询、分类等工作时，信息安全保证更加急切，一是查找利用过程中可能会带来更加大的风险，二是不法分子也会利用网络进行信息的盗取，这就给网络档案信息安全带来相当大的威胁。首先，档案信息保密的重点工作就是信息的使用程序，档案查找一定要严格档案利用权限，并不是什么人都可以进行档案查阅，查找利用档案需要有完整的档案利用审批流程。总体而言，档案的管理需要严格把好安全关。从文件的保密性质考虑，应该制度健全的档案管理制度，并严格监督实施，无关人员不得随意登录网站查询。其次，档案的保存要做好鉴定工作。档案的鉴定原则是对档案内容进行分析与鉴别，以分析现实和历史作用为主，根据国家和高校内部对档案的文化价值的需要，准确分析确定高校档案的保存价值，以便精确的确定高校档案的管理分类，便于日后的查找利用。还要对文件进行保密等级的划分，区别管理，将机密级的文件进行更严格的管理，保密管理级别要根据泄露所带来的国家安全和学校利益影响的程度进行确定，以便获得国家相关法律、法规保护。
3.3数字化管理档案利用率不高
虽然数字化管理模式有很多便利，但是在我国的利用率并不高，有很多高校仍然沿用传统的档案室管理的办法，对于数字化管理的优势也认识不到位，缺乏科技意识，看不到数字化管理过程对人力、物力的节省，也看不到对我国档案在使用过程中展现的便利，更加看不到档案数字化管理过程带来的丰富的网络资源，归根到底是管理人员缺乏与时俱进的观念，缺少学习新知识的动力，对于档案的分类、查询等工作还是人工进行的，观念陈旧，并且单纯的认为档案触手可及，才是最安全的、最有用的，却忽视了网络带来的丰富的档案资源，这就使得数字化管理的利用率较低，给高校档案管理工作带来人为的制约，也使得档案资源的网络共享受到阻碍，消耗了大量的人力、物力、财力，这就造成了档案管理过程的浪费。
4总结
综上所述，随着当前网络科技的飞速发展，信息化时代的继往开来，我们要在高校档案管理的各项管理工作中创新方式方法，尤其是不能再沿用传统方法，要与时俱进，采用更加科学便捷的方法进行档案管理。在管理过程，提高高校档案数字化带来的便捷性，不断地解决档案数字化管理过程中存在的问题，不断完善数字化管理，总结档案信息化管理经验，使得整个档案的管理过程更加便捷、安全，高校数字化档案管理进程中的障碍，也需要高校全体管理人员不断的深化研究，充分利用科技发展实现档案的科学管理。
参考文献：
[1]王颖．信息化环境下招投标档案数字化管理的创新［J］．黑龙江史志，2015(05)
[2]徐晶晶．“大数据”背景下招投标档案数字化管理探析［J］．决策与信息（中旬刊），2015(10)．
[3]王玉杰．新时期行政事业单位档案的数字化管理[J］．科技展望，2015，25(33):177.
[4]姜丽芬．新时期档案的数字化管理探讨［J］．黑龙江科学，2015(06)11:126.
通过对我国档案管理现状的研究调查发现，各行各业根据档案对象的规模大小和实际应用状况，基本采用了不同的档案管理软件。目前，国内档案管理软件主要存在以下弊病：
l）用户对档案的管理方法主要是基于文件系统，文件系统中用户对目录结构的创建、操作过于随意；
2）文件系统对文件权限的控制过于简单。用户一旦拥有了对某个档案的浏览权限，可能同时也具有对该档案进行修改、拷贝甚至删除的权限；
3）查询和检索功能单一。查询是档案管理各种功能中最为关键的一环。在数以万计的档案之中，如何快速全面地找到需要的档案是对档案进行操作的前提；
4）历史数据的导入、导出能力差。档案资料的导出只是将文件或文档的电子档案输出备份，而一些重要的过程数据却无法保存，这点远远不能满足用户的需求。
2 系统概述
档案管理系统是对所有采集所得的数字化档案资源提供管理服务。要求提供对所有数字化档案信息进行标准化的管理，实现档案接收、移交、鉴定、销毁、报表打印、统计等一系列管理功能，各功能设计相对模块化并形成一个有效的管理整体。要求提供对不同来源、不同格式的数字档案进行规范化工作包括电子文件元数据规范、数据交换规范文件的语一言格式、数据交换的物理存储介质规范和数据交换的逻辑格式规范。要求提供对元数据进行著录的功能及档案目录交换按DB32/505 2002标准。要求提供各种档案数据的索引和编制各种专题目录
2.1需求分析
确定了系统的主要用户以后，就各类用户的使用需求将系统的功能分为以下几类：
l）档案室管理员的功能需求如下：文件资源管理；全宗名册管理；全宗卷管理；档案资源管理；档案鉴定管理；档案验收管理；档案销毁管理；档案存储管理；档案借阅管理；档案利用反馈管理；档案数字化管理；档案库房管理；文件鉴定；整编归档；日志管理；用户账户和权限管理；
2）A机关下属职能部门的功能需求比较单一，主要是完成电子文件的上传；
3）普通公众用户的功能需求如下：浏览档案；检索自己感兴趣的档案；下载特定的档案。
2.2系统体系结构
系统体系架构很好地体现了MVC设计模式的分层思想，每一层只能和相邻层进行交互，在体系结构最下层是数据库，存放系统运行时的各种数据，包括元数据数据库、中心数据库和网站数据库，数据库只有数据持久层才能访问，对视图层和业务逻辑层是透明的，所以开发人员不需要关系底层的数据存储。
2.3系统模块
l）资源上传模块：A机关下属子部门通过该模块将分散的电子文件集中上传给档案系统管理员，此后电子文件进入待整编状态；
2）档案管理模块：这是档案管理员业务核心模块之一。该模块包括信息资源管理、档案业务管理、档案数字化管理、实体档案管理、业务档案管理子模块，每个模块分别处理不同的业务。信息资源管理主要是完成全宗卷、档案资源的添加和删除；档案业务管理是对档案的鉴定、验收、销毁相关信息的记录；实体档案管理记录有关档案存储、借阅、利用反馈等信息；档案数字化管理主要是完成电子文件档案化的功能；档案库房管理―记录档案库房的各种数据，另外，本模块中还有一个重要功能，管理员以报表的形式导出电子档案，包括导出为excel文件和XML文件；
3）收集整编模块：这是本系统另外一个核心模块，包括文件鉴定和整编归档两个子模块。
3 业务逻辑层的设计与实现
3.1业务逻辑层的设计目标
业务逻辑层是系统构架中最核心的部分。它的关注点几种在业务规则的制定、业务流程的实现等与业务需求有关的系统设计。它在整个系统中扮演一个中介的角色，对数据交换起到了承上启下的作用，对于数据模型层而言，它是调用者，而对于表示层而言，它又是被调用者，依赖于被依赖的关系都纠结在业务逻辑层上。
3.2业务逻辑层的实现
Spring作为一个强大的轻量级开源框架，是连接Struts和Toplink的桥梁，使用Spring能够很好地处理业务逻辑层，同时降低各种依赖关系的祸合关系，实现了组件间的松散祸合，加快了开发进度。Spring采用控制反转原则，利用BeanFactory容器来实例化、配置和管理Bean，通过这种方式管理业务逻辑层。业务逻辑层的工作流程如图：业务逻辑层为表示层提供统一接口Service。通常情况下我们在Service接口内定义所需的业务方法，然后在Service实现类中通过对DAO的调用来实现业务逻辑。对O-R模型对象的调用可以通过Spring的配置文件ApplicationContext.xml的配置得到实现。Spring支持三种依赖注入分别是setter、构造函数和方法注入。在本架构中，采用Setter注入方式对bean进行管理。
3.3表示层的设计与实现
3.3.1表示层的设计目标
表示层的设计好坏直接关系到系统用户的体验，如果表示层设计缺乏吸引人的特色，界面不够友好，操作不够体贴，即便系统的功能丰富，性能优异，也很难给用户留下好的印象。由于本文是论述系统的实现，所以这里所关注的表现层设计，并没有在美术的设计上下工夫，而是从架构设计的角度出发，阐述在表示层设计中MVC模式的应用。
3.3.2表示层的实现
本系统采用struts来完成表示层的设计与实现。下面结合用户注册模块，介绍Struts的工作流程：
1）用户在浏览器中输入(或通过其他页面跳转)注册页面URL，这时客户端出现regjsp页面，显示注册页面；
2）输入注册信息“用户名”、“密码”、“电话”、“邮箱”，它们的属性分别是“username”、“password”、“telnumber”、“email”，然后点击“确定，，按钮提交表单，表单名为regForm；
3）服务器端接收到用户的HTTP表单请求，查找struts配置文件struts-config.xml以确定是否有响应用户请求的条目，并根据文件内容进行路径和功能的映射；
4）Actionservlet类将接收到的用户请求打包成一个ActionForm类，即RegForm对象，这个对象实际上就是一个使用set()或者get()方法的JavaBean，里面包含用户注册填写的那四个字段；
5）系统生成一个用户请求的Action实例对象，即RegAction，并将前面的ActionForm对象传递给它，然后调用RegAetion中的Cheek()方法，检验是否有重名或者格式的有效性，如果没有，则调用reg()方法，将从regF0rm中获得的字段值保存在User对象中，最后由userDaoToPlink类完成数据的持久化工作；
6）在reg()方法执行完后会生成一个ActionForward类型的对象并将之返回给Actionservlet，该对象的作用是用于页面的跳转。
参考文献
[1]李桂芬.现代档案管理系统研究与发展.兰台世界，2008，1：36.
一、现状及问题
近几年建瓯林业技术推广中心先后承担了大量的林业科技研究和推广项目。总的来说在项目推广和研究方面取得了很大成绩，项目运行正常、科技项目档案相对正常，科技项目示范作用彰显。但有些还存在项目档案建设滞后的问题。归纳起来主要存在以下问题：
（一）重业务轻档案，档案意识薄弱。
有些林业科技人员对不够重视档案工作，林业科技部门多少都存在着重业务轻档案记录的现象，没有把林业科技档案工作看作是林业项目建设中不可缺少的基础性工作，没有把收集林业科技档案作为自己的重要职责，而看作可有可无，说起来重要，忙起来不要。没有意识到林业科技档案是项目验收的重要组成部分，是项目管理的重要内容，是项目验收、项目监测、效益评价的重要依据，常常是到了要检查验收时临时报佛脚，加班加点东拼西凑闭门造车，使档案的真实性准确性完整性大打折扣。
（二）保障不足。
有的无人分管或只分工不真管，没有领导保障；有的不给足够的设备经费、业务经费，没有经费保障；有的不按规定设机构、给编制、定职能、配人员，没有行政保障等等。林业科技项目档案管理员大多是兼职的、没有专职管理员、单位没有给予培训学习的经费和机会，档案员没有更新知识的机会，直接影响到科技档案的收集、归档从而影响到林业科技项目档案的形成的质量。
（三）档案收管用不到位。
档案的收集模式、管理手段、服务机制还是老一套，没有适应新情况新变化而加以创新，因而还不到位，不能有效地把档案收全、管好、用活，有些科技人员觉得自己做的项目就是自己的不愿意将档案材料交给档案人员，给档案人员收集材料造成难度，从而使档案材料不齐全（四）人员素质不高。主要是现在档案内容大大丰富了，载体形态和管理、利用手段大大改变了，档案工作覆盖的领域和档案工作发挥作用的领域大大延伸了，但档案人员的思想观念、知识结构、技术手段、管理办法都没有相应的改变，人员素质没有得到相应的提高，因而影响档案工作的有效开展和有效服务。
二、探讨与建议
（一）广泛宣传档案法，提高档案意识。
认真学习贯彻《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》、林业部颁发《林业科技学术档案管理办法(试行)》《福建省中央财政林业科技推广示范资金项目档案管理办法（试行）》等相关的法律法规，加大宣传力度，档案员要不断地给林业科技人员指导林业科技项目档案的收集等工作，经常上些培训班，进行林业科技项目档案业务指导，增强林业科技人员对项目档案的重要性的认识。
（二）完善归档制度。
完善归档制度，做到应归尽归，应收尽收。建立健全文件材料归档制度，及时制定或修订本单位各类文件材料的归档范围和保管期限表，报同级档案行政管理部门审核后实施。凡是应归档的文件材料，要向本单位档案室移交，任何部门和个人不得据为己有或拒绝归档，档案员要根据这一条，理直气壮地向任何部门和个人收集应归档的各类文件材料。
（三）责任落实到人、稳定管理队伍。
要加强档案管理工作的领导，配备有一定专业知识的档案管理人员，保持档案管理人员的相对稳定，现在档案内容大大丰富了，载体形态和管理、利用手段大大改变了，要配备些经费给档案管理员加强继续教育，更新知识，适应新时期的要求。明确责任，责任到人，将林业科技项目档案管理工作纳入岗位责任制进行年终考核。
（四）建设与建档同步，确保档案完整。
要将林业科技项目档案的收集工作贯穿于项目的整个实施过程，落实到各个步骤各个环节、同步实施、同步收集，以确保档案材料的准确性、完整性和真实性。
（五）健全档案内容、提高案卷质量。
归档的文件资料，包括审批文件、申报书、委托书、实施方案、协议书、项目合同；调查、分析、测试、观测和各种载体的重要原始记录和数据；论文清单、推广使用证明材料、验收证书、专利证书、奖励、经费收支结算等。项目档案必须是原件和定稿，其载体与记录材料具有耐久性，字迹工整、图样清晰，签署手续完备，不得用铅笔、圆珠笔书写或复写纸复写。组卷遵循科技文件材料的形成规律进行组卷，保持案卷内科技文件材料之间的有机联系，便于保管和利用，排列顺序按课题准备立项阶段、研究实验阶段、总结鉴定阶段、成果申报奖励和推广应用等阶段排列。
（六）加强档案利用工作。
关键词：工程技术材料；工程档案；管理
中图分类号：G271文献标识码：A文章编号：
Abstract: urban building itself and infrastructure engineering archives is urban planning and construction in the process of development of two results. Project files itself recorded not only the human engineering thought technology, it is also an important legal responsibility to verify project basis. And the management of engineering materials at the industry also has very important function, this paper engineering materials and engineering archives of the content of the management and application were discussed.
Keywords: engineering materials; Project files; management
一、工程技术材料管理
(一)工程技术材料的重要性及存在的管理问题。
工程技术材料具有备查与追究事故责任的功能，它是记录并反映了整个工程的历史记录，其形式主要有文字、音频视频、图纸、图文文件等等，它是工程单位从工程的开工至工程结束这个过程中逐步形成的。因为工程技术材料具有的可备查性，所以管理好工程技术材料显得尤为重要。
现阶段，很多工程单位的工程技术材料的编制及审核中还存在很多不符合规范的地方，例如：用圆珠笔填写表单、技术负责签名并不真实等等问题。那么工程技术材料的可备查性就大打折扣，技术材料的价值更无从谈起，当然也就不能作为质量事故分析的佐证。
(二)工程技术材料管理的突出问题及改进建议
(1)工程技术材料真实性存疑
随着电脑的普及发展，很多领域依赖电脑进行日常工作的单位企业越来越多，现在很多工程技术材料都是在电脑中进行编制并完成的（包括技术负责人签名、质量验收记录及实测偏差值）。利用电脑编制工程技术材料方便高效并兼顾美观，但是这样编制而成的技术材料若稍加改动就可以套用在其它的工程项目上，近而技术材料的真实性得不到有效的保证。因此，工程技术材料的编制必须严格按照相关行业规定由工程材料技术负责人进行手写。
另外，在实际的工作中，工程技术材料由工程材料整理员代签的现象较为普遍。这样一来，如果出现质量事故，那么相关责任人很难明确，这给事故的处理加大了难度。综上所述，工程技术材料的相关负责人必须认真负责，明确负责，该谁签名就得签，不得找人代签，工程技术材料的核对员要认真核对，发现若有代签、伪造签名的情况必须立即提出并纠正、批评。
(2)工程技术材料的质量存在问题
由于管理不严加上检查不力等等因素，很多时候工程单位不能把好技术材料的质量关。往往都是在迎接检查时，工程单位通知材料员到现场临时编制如原始数据、记录、验收表等等。因此，建设单位要加大对工程技术材料的监督和管理，不符合行业规范的坚决不能出具合格试验报告。
(3)人们对工程技术材料管理重视不足
实际工作中，人们对工程技术材料管理的认知停留在编写和归档上。如果工程当时遇到问题，人们往往惯性的找到参与设计建设的人员来了解回忆，然后根据建设人员的回忆推定相关技术问题，或是凭着“经验值”来推定技术问题。不出现重大质量问题都不会去查证技术材料。因此，要建立起对工程技术材料的重视，不要等出了事才调出材料用来分清责任，应有效的利用工程技术材料来为建设保驾护航。
二、工程档案管理
(一)建立工程档案管理
工程档案不仅是建筑规划及使用、建筑改建、扩建的重要依据，更是工程负责查证的重要法律依据，同时它更是工程建设的潜在生产力。目前，随着工程建设的飞速发展，工程档案越来越受到人们的关注和重视，当务之急一定要做好工程档案管理工作。工程档案是工程发展与建设中一个重要环节，不可缺少。相关部门一定要引起高度重视。相关部门要组建档案中心，将工程文书、工程基建等各类档案统一管理，由专门的档案管理员来负责管理工作。
(二)提高档案管理人员的业务素质
管理―――顾名恩义，强调“管”与“理”两方面。针对于档案管理，在实际的工作中不能忽视“管”，但同时更重要的是“理”。不能只将收到的工程材料等简单的分装入库就算完成任务，更要注意科学的编制排列并分类，制定检索工具，这样保证工程资料可以随时快速的调档以便查证。而在实际工作中，不难发现档案管理人员对档案的分类排列、鉴定、编目等方面的知识与经验相当的缺乏。在建筑工程发展如火如荼的今天，对工程档案管理员的要求也非常严格，有关档案管理员、资料员必须持证上岗，同时相关单位还要对工程档案的管理人员定期进行工程档案管理有关方面的培训、相关问题及标准的讲解，加强管理人员的专业知识，以此保障工程档案管理人员的业务理论水平和实际操作能力。
(三)将工程档案管理要求列入工程合同与职责
“工程合同制”、“工程项目法人制”、“工程监理制”等等制度的建立体现出人们对超前控制手段的认识与利用。这些制度在为工程管理规范化上起到了促进的作用，同样的，其制度也对工程资料档案管理提出了更严更高的要求，其制度对工程档案管理人员的责任与义务的要求进行了更为具体的明确，将其制度化，形成工程档案管理的水平与档案员的自身利益挂钩，并将工程档案管理人员的业务水平计入考评范围。
(四)建立同步化管理，加强对档案管理的过程控制
档案管理部门应与基础建设部门建立工作上良好的联系制度，同步掌握工程建设中的动态。在工程建设开始时就要向基础建设部门的主要负责人提出工程档案管理、文件归档的要求，及时建立文件等的登记制度，遵照基础建设的各个程序的各个阶段文材料的自然形成规律，保证文件与文件间的联系，对于往来的文件要逐一记录在案。档案管理方应根据基础建设方文件的特点，给予指导，主动向工程项目资料员提供帮助，指导其进行对档案的初步分类与组卷。同时，根据工程的进度，工程档案管理员会同工程项目资料员一起与工程监理工程师进行有效的沟通，交流意见，统一看法，最终分工明确，这样可以避免由于工作上缺乏沟通而引起的工作环节脱节，理解不统一，近而相互推诿责任的现象。如果在工作中，在档案的管理上出现争议，要马上反应给基础建设方的负责人并解决协商出解决办法。由于工程档案在实际工作中会出现档案文件等调阅频繁，因此基础建设部门必须建立严格的工程档案借阅制度。这样在工程进行中，不仅可以保证随时调用工程档案进行查阅，在这基础上还可以做到多而不乱，保证工程档案文件的完整性。
(五)把好工程档案文件验收关
验收前，基础建设部门应要求工程有关方（包括施工方、设计方、监理方等）进行档案资料的自查。对工程的具体情况、概况、文件处理、各类资料的归档等情况附加专项说明，从而形成工程档案样本，工程档案管理人员可在现场进行指导，实际指导操作，讲解有关工程档案要求。之后，工程档案管理员对提交上来的工程档案文件进行审核，主要从准确性、系统性及完整性上严格要求。最后由总负责人签字确认归档。这样的优点在于分清责任，形成准确的责任制。
三、工程档案、工程技术材料的管理同重同抓
工程技术材料管理、工程档案管理，在整个工程中占有同样重要的地位。它们为备查、明确工程质量责任提供重要而准确的数据。在实际工作中必须严格遵守工程技术材料管理、档案管理的有关规范，确保真实与准确性，为工程的建设保驾护航。
参考文献：
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