时间：2022-05-28 17:03:24
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇社保档案，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
近年来，我国社会保障工作进入了快速发展阶段，特别是城镇基本养老保险与农村新农合的推行，各种保险费征缴范围得到扩大，人们参保的种类及参保人们数量逐渐增加。所以，社保业务的档案数量也随着增加。社保档案的管理工作时社保工作重要基石，目前，我国社保档案管理主要是凭借社保工作人员收工操作，社保档案管理方面存有制度和体制不健全、相关软硬件设备不配套、管理档案的工作人员素质较差、信息化程度较低等问题。社保部门需要把档案管理工作列入社保工作的总规划中，规范档案管理工作，加强档案的信息化、专业化管理。
一、社保档案内容及建立社保档案的重要性
社保档案通常指记有参保人员基本信息，能够体现参保人社保待遇及缴费义务的各种文件、文书及凭证等。要做好社保工作，必须先做好社保档案的基本管理工作，社保档案既是参保人参保的重要证明，也是社保部门科学化管理的重要条件。社保档案管理是一个专业化管理工作，社保档案具有数量庞大、以人为本、动态变化及规范性强的特点。社保档案是参保人员维护其利益的重要保障，社保档案记录者参保单位或参保个人的参保过程中，参保者凭借此档案可以享受对应待遇，所以，社保档案管理工作对参保人利益具有直接影响，特别是人口流动性较大的地区，社保档案是否完整与安全对参保人正常利益的维护具有重要影响。社保档案是开展社保工作的基础和前提，社保档案关系着参保人的一生，参保人从开始办理保险到享受社保待遇之间相隔很长时间，由于参保人可能工作变动、失业或变更等，涉及很多复杂内容，社保资料必须完整，后续保险工作才能正常开展。社保档案是档案管理工作的一部分，规范和管理社保档案关系着我国档案事业的建设水平。
二、目前我国社保档案管理方面存有的主要问题
（一）社保档案管理的有关软硬件设施不够配套，信息化程度低
因为社会保险业务的工作数量十分庞大，参保环节有很多，所以，社保档案管理业务的设施需要不断改善，有关档案管理设备需要非常先进，而实际社保档案管理方面投入的软硬件设施多数都不配套，很多管理工作处于利用人工辅助状态，极少数单位运用了有关档案管理软件，档案管理工作未实现信息化管理，社保文件前段和后端不通。
（二）管理方式落后，管理制度不够完善
我国社保管理机构有很多层次，这些机构层次也比较分散，总的管理方式比较落后。因为社保种类有很多，各类保险归口不统一，每个种类保险又关系很多管理部门，一些归人力资源保障局，一些归劳动保障度等，上面归口部门混乱，后端档案管理更不规范，很多社区或农村社保机构的基层平台建设都十分落后。尽管我国档案局与社会保障局制定了一些社保档案管理方面的规定，但社保办理机构过多的关注怎样方便人们和提高工作效率，因为人员编制、服务场所及经费支持方面限制，许多业务办理都要依靠工作人员手动操作，社保信息和基础数据未实现信息化。
（三）管理人员缺乏专业知识，操作不够规范
我国社保业务经办机构的绝大多数经办人员都不是档案专业毕业，缺乏档案管理方面的业务知识，不了解档案管理工作的管理方法及有关政策，档案管理技术水平较低，缺乏档案意识，实际工作过程中经常有社保人员将档案进行随意处理的现象。如果社保档案资料没有及时归档或随意进行留村而导致档案丢失，社保参保人受到不必要损失。除此之外，因为社保档案的管理人员很多是办理社保业务的工作人员或外来兼职人员，这些人整理社保档案，管理缺乏科学性与连续性，平时管理容易出现混乱现象，档案查询与更新也会非常慢，给社保档案运用造成一定影响。
三、规范社保档案管理的方法
社保档案管理是一项关系民生的重要工程，它在社保工作中占有重要地位。社保档案是参保者维护权益的重要根据，是参保人员和社保机构间的桥梁，社保部门提供民生服务离不开社保档案。所以，社保部门要重视社保档案的管理工作，加大档案建设工作投入力度，把档案管理划入社保工作总规划中，实现社保档案的科学化、制度化管理。
（一）树立社保档案意识，加大软硬件设施的投资力度
档案管理部门要利用宣传促使社保经办机构认识社保档案的重要性，意识到开展社保工作离不开社保档案的管理，进而才能加大社保档案管理方面的投资力度，投入大量资金购置先进的软硬件设施设备，逐步改善档案保管环境。如果投资力度足够大，要将办公区域、档案库存去和查阅区独立划分出来，根据库房验收标准设置硬件设备，把档案管理系统划入电子政务规划中，消除后端管理软件和前台业务软件间屏障，利用信息安全方法构建信息共享平台。
（二）完善档案管理制度与机制
目前我国社保档案管理的体制十分分散，这有悖于档案管理中的集中管理原则，特别是推行五险合一以后，社保档案材料生成及运行环境都发生了变化，经办机构需要调整其工作机制，成立地方社保档案的管理中心，集中管理各类社保机构的社保档案和社保资料，这样不仅便于参保人员运用，而且能够解决各经办机构在管理档案方面物力与精力不足问题。
（三）加大档案管理人员技能培训
近几年，社保经办机构开始招聘大量应届毕业生及设备人员，这些人很多没有档案管理的有关知识结构，缺乏档案方面的专业知识，社保部门要利用各种形式让他们参加各种档案专业的技能培训，提高社保工作人员业务能力与综合素质。也可以根据实际工作聘请档案管理方面的专家开展专题讲座或组织各种微课大赛，促使社保工作人员加强档案方面知识的学习，弥补其档案技能的不足。
一、专业性
社保档案管理工作涉及面较广，环节较多，专业性强，需要严格按照国家法律法规和业务要求开展工作，不允许管理出现随心所欲，主观妄为的现象，这就要求工作人员要具备扎实的档案管理知识，自觉提高社保工作的职业素质，同时要求完善社保档案的具体管理制度和监督机制，使社保档案管理工作无处不体现出专业性。
我们为了提高专业性，注重业务知识的学习和培训，要求管理人员定期开会集体学习，学完后要求发言阐述学习心得与体会；每季度要撰写相当数量的业务学习笔记，并且要相互评比；鼓励撰写业务论文，如果发表则有奖励；还派出人员到业务优秀的兄弟单位去学习先进经验。由于重视社保工作的专业性，在上级领导的视察工作中，我们的社保档案管理工作屡获肯定，也激发了我们继续提高专业性的信心与决心。
二、严肃性
社保工作涉及到单位职工与群众的切身利益，不允许有差错和问题，因此要保证档案管理的严肃性，要抓好从采集信息到建档入库的各环节，保证档案信息的正确与规范，每项步骤只有验收合格，才能转到下面的环节。同时要抓好平时的档案维护工作，预防自然灾害，尽量减少人为因素造成的损失。
尽管单位资金并不宽裕，在领导的重视和支持下，我们购买了采集、管理信息的专业设备，建立了高性能的硬件平台，选购了先进的档案管理信息系统，并且扩建了储藏档案的库房面积，防护要求也严格按照制度规定，加强了防范意外的预防措施。总之，我们认为不仅要强调严肃的制度化管理，更要抓好落实。
三、动态性
社保工作是运动变化的，从而社保档案也具有自己的生命周期，它的内容、保存等方面不是静止不动的，需要管理人员根据实际情况，不断调整，才能使社保档案能够以最科学合理的方式发挥作用，为社保事业提供基础支持。
在检查医保档案过程中，我们发现不少档案内容不规范、格式不严谨、存放不科学，我们从严出发，立刻决定组织员工，对于医保档案全部重新整理，该完善的完善，该调整的调整，该清理的清理，该补充的补充，虽然费了不少力气，但是保证了档案的科学保存，提高了职工的敬业爱岗意识。流水不腐，户枢不蠹，坚持做好动态监管，是社保事业对我们的客观要求，维护好社保档案是我们管理工作的重要方面，不能掉以轻心。
四、服务性
社保工作是为人民服务的事业，社保档案不仅要为社保工作提供数据和信息，还要为人民群众提供参保工作的咨询、疑难问题的解答，因此，社保档案的管理就要提高服务意识和水平，要根据工作要求和群众的需要，想方设法，提供及时、高效的便利服务；要做好社保政策的宣传，要把业务术语转换成通俗易懂的群众语言，善于举例说明，借助喜闻乐见的活动，阐明政策，解答疑惑，使群众能够了解和支持社保工作，自觉和我们建立联系的桥梁。
我们主要通过建设信息查询系统、热线电话等方式，提供社保问题的解答；还建设了档案阅览室，方便群众咨询；在节假期间，组织管理人员，到街头、广场等繁华场所，发放宣传资料，展览工作图片，现场答疑解惑，增加社保工作的社会影响。
五、信息性
社保工作需要搜集整理大量的数据，才能开展工作，但是我们要认识到，社保档案储存的庞大数据资料，不仅对于开展社会保障具体业务有直接的作用，还蕴含着更多的社会历史与发展信息，如果我们充分的利用这些信息资源，就可能发现许多社会问题存在的深层原因，就可能从中找到解决社会问题的线索与思路，甚至提出与常识迥异的解决方案。因为数据反映了客观事物之间的联系，只要发现了联系，就找到了规律，许多棘手的社保问题可能迎刃而解，就可能极大地促进社保事业的发展，较为彻底的解决社会民生问题，惠及民生和社会。特别是大数据时代，我们的信息意识要增强，社保档案天然的信息性提醒我们要把档案数据的整理分析作为重要的业务内容，要向以研究信息为业务的科研单位、专业的数据研究机构等学习，掌握基本的分析本领，学会建立模型。善于挖掘数据背后的信息，将会更好的促进业务水平的提高，也为政府的工作大局提供重要参考。
客观的说，我们在这方面还做到很少，缺乏研究数据蕴含着的信息的本领，更严重的是缺乏研究的意识，工作目标还停留在基本的管理环节。时代形势对于我们的工作已经提出了要求，要看清业务发展的方向，提高工作水准，无愧于我们的职业责任。
六、系统性
社保档案管理工作具有系统性，从工作流程看，分为宣传、采集、整理、归档、维护等阶段；从涉及到的方面看，有人、财、物、信息等，要想把管理工作做好，就要把工作看成系统工程，要具备整体的、宏观的视野，高屋建瓴，全盘统筹，努力做到环节衔接合理，配合协调有序，工作才会出成绩、效率高。
关键词：社会保险；信息化管理；档案
社会保险作为社会保障的中心，对社会保险档案实施有效管理是开展社会保障活动的重要依据。笔者从大港油田公司社保档案管理的现状出发，结合我国社保制度改革的实际情况，从笔者的实际工作中提出了对社保档案实施信息化管理，确保社保档案信息化管理的实际应用，探讨实施社保档案信息化管理的途径，以实现社保档案科学规范的信息化管理。
一、社保档案管理现状
随着我国社保体系在各企事业单位的完善，社保管理工作已经达到了一定的积累，大港油田公司在社保管理过程中就形成了较大工作量的档案材料。职工参保档案材料真实反映了大港油田公司对社保基金的征缴、支付等管理过程，也反映了油田公司社保制度的改革发展过程。随着大港油田公司的不断发展，参保职工越来越多，社保管理工作越来越完善，社保档案管理规模也越来越大，因此社保档案管理工作越来越重要。虽然，大港油田公司社保档案管理工作取得了较好的效果，但是就目前管理现状来看仍存在较多的问题。如，大港油田公司对社保档案管理工作重视不足。对于大港油田公司来说，社保档案管理是一项较新的工作，人们对档案管理不够重视，而将工作的重点放在社保覆盖面的扩大、社保基金的征缴、退休职工人员的养老金发放等方面，致使社保档案不够重视，处于杂乱管理状态，无法有效发挥社保档案管理的作用；第二，不健全的社保档案管理制度。现阶段，大港油田公司的社保档案管理并没有形成统一规范的制度，以至于无法有效明确的对社保档案进行归档，无法有效收齐社保档案，导致社保档案在管理过程中出现丢失、损毁等现象；第三，没有专业性的社保档案管理工作人员。目前，大港油田公司的社保档案管理工作人员多是非专业档案专业出身的职工，这在一定程度上影响了档案管理工作质量。
二、社保档案信息化管理必要性
社会保险作为社会保障的中心，对社会保险档案实施有效管理是开展社会保障活动的重要依据。大港油田公司的社会保险包括医疗保险、养老保险、工伤保险、失业保险和生育保险，涉及到职工生活的方方面面，和职工是相伴一生的，对职工的基本生活有很大的影响作用。大港油田公司社保管理中心需要保存工作量巨大的资料文件，因此，为了实现社保档案管理服务标准化、经办流程规范化、干部队伍专业化、信息网络科学化的目的，提出对社保档案管理实施信息化建设。因为如果大港油田公司社保档案管理工作由于缺乏科学的管理机制，损害职工的合法权益，侵害职工的正当利益，无法保障职工的基本生活，大港油田公司很可能面临职工动荡的局面。因此，实施社保档案信息化管理非常必要。
三、社保档案信息化管理途径
实施社保档案信息化管理主要从提升社保管理中心管理人员对档案信息化管理的认识、建设先进基础设施、建设档案信息资源、建设档案管理标准规范、建设档案管理的应用系统和建设档案管理的专业化人才六方面入手。
第一，提升对社保档案信息化管理的认识。实施社保档案信息化管理是一项需要不断投入建设的社保基础管理工程，在建设社保档案信息化管理过程中，并不是进行资金投资、购买信息软件就可以，还需要结合社保档案信息化管理的正确思想，获得社保管理中心管理人员的支持，邀请社保管理中心管理人员的参与，在全体社保管理中心工作人员的理解支持下，才能顺利进行社保档案信息化管理活动。
第二，建设先进社保档案信息化管理基础设施。主要包括对社保档案信息网络系统的建设，以及对社保档案数字化设备的建设，即以计算机为核心的，一系列包括计算机、服务器、交换机、存储器和路由器，以及数据库管理系统、操作系统和信息安全系统等在内的一整套社保档案信息网络构建。先进社保档案信息化管理基础设施是传输、交换和共享社保资源的基础条件，只有建设先进社保档案信息化管理基础设施，才能实现社保档案信息化管理的效益。
第三，建设社保档案信息资源。社保档案信息资源是社保档案信息化管理的基础工作，主要包括社保档案数字化、电子文件的接收等工作，其主要建设形式为社保档案目录中心数据库建设、专门数据库建设和各类数字化档案全文。
第四，建设社保档案管理标准规范。为了保障社保档案信息化管理健康有序的发展，需要针对电子文件的形式、归档、信息资源的标识、存储、查询、交换、传输和管理等方面制定业务规范管理、技术规范管理和标准管理规范。
第五，建设社保档案管理的应用系统。为了在技术层面对社保档案信息资源和社保档案信息网络进行保障，结合社保管理中心工作人员的技术力量，选择相应的管理软件建设，确保社保档案信息化管理的质量。
第六，建设社保档案管理的专业化人才。大港油田公司社保管理中心只有具有专业性的人才，才能确保高效的社保档案信息化管理。
因此，针对目前大港油田公司社保管理中心工作人员的现状，笔者建议开展对现有工作人员的针对性教育培训，对其实施长短期结合的教育培训方式，尽快提升工作人员的档案信息化管理专业技能。建设专业化的社保档案信息化管理人才，是实现社保档案信息化管理的关键环节。
总之，大港油田公司社保档案记录了参保职工的所有情况，是参保职工依据我国相关法律法规享受社保待遇的重要依据，实施社保档案信息化管理对社保档案进行归档整理具有非常重要的意义。随着大港油田公司的不断发展，社会保障管理工作也越来越繁琐，实施信息化管理的社保档案工作可以取代传统的人工管理模式，是与时俱进的，是充满生机的。
参考文献：
[1]贺存乡.信息档案管理[M].浙江大学出版社2010，9.
[2]杨翠.社保档案信息化建设浅析[J].黑龙江档案.2011，3.
[3]付晓红.浅谈信息技术在社保档案管理中的应用[J].黑龙江档案.2011，3.
一、加强社保档案管理对社保系统思想政治工作的作用
一是实现系统内思想政治工作经常化。档案工作包括档案的收集、接收、整理、鉴定、统计、编目、排放、保管、著录标引、技术保护、开发利用等一系列科学的管理，是一项大量的、经常性的工作。社保档案工作头绪多，业务量大，规范性要求高，做好社保档案工作是提升社保管理水平的重要手段。社保档案要求一事一记、一人一记，做好社保档案工作，必将促进社保系统的思想政治工作经常化、制度化。二是推动系统内思想政治工作实践化。思想政治工作作为经济和其他一切工作的生命线，是在尊重人、尊重事实的基础上，研究人的思想问题的产生、变化和如何解决的规律。社保管理档案是以具体的内容反映社保管理的历史演变及形成，是对社保工作历史的一个真实写照，其最大的特点就是真实地再现历史。同时，加强社保档案管理，也为未来进一步做好社保工作提供了实践基础，为提升社保工作水平提供了基本依据。三是促使系统内思想政治工作制度化。社保档案的建立和完善，既是社保管理工作的真实记录，也是有效开展思想政治工作的基础和结合点，必将推动社保管理工作制度化。建立档案，业务工作成了客观实在记录，给众多业务人员的一个压力就是要不断加强自我修养，提升自身综合素质，即使在工作中出现一些小问题，也要自我批评，主动整改，促进思想升华。因此，加强社保管理档案建设，能有效推进思想政治工作规范化、制度化建设，提升社保系统内部管理水平。四是提升系统内思想政治工作整合力。随着社会事业的改革深化，各种体制性、结构性矛盾日益突出，加之利益格局的调整也带来了许多新问题。社保档案管理工作具有淡泊名利、任劳任怨、无私奉献的特点，需要潜心钻研业务，客观、真实地记录每一个细节，认真对待，加强分析。而思想政治工作本身也是无时不有、无处不在，需要业务人员具备一个始终不渝、锲而不舍的精神。这两者的切合，为建设一支政治强、业务精、纪律严、作风正的社保管理工作队伍，起到了推动的作用。
二、当前做好思想政治工作中社保档案建设存在的难点和问题
一是认识不够到位。随着改革开放的不断深入，新旧体制的交替，人们的价值取向、思维定势、生活方式随之发生变化，思想政治工作的难度也不断增大，对从事档案管理工作存在着一定的冲击。针对这一形势，只有进一步创新方式、拓展服务、强化职能，进一步提高档案管理的思想认识，将社保档案管理工作做实、做细、做精，发挥好思想政治建设对社保档案管理的服务和保证作用。二是工作经验不够丰富。虽然社保档案管理已有多年的历史，但由于政策的变化、形势的变迁、内容的拓展等，许多业务发生了新的变化，需要不断更新社保档案管理手段。对于一些新进人员来讲，对一些社保档案管理工作比较生疏，加之能力不够强，经验不够丰富，容易影响到社保档案工作质量，影响到整体工作水平。三是管理创新力度不够大。由于诸多客观原因，比如社保管理机构创立的时间不长，部分人员对档案工作的重视度不够高，软件建设投入力度不够大等原因，社保档案管理的手段不够新，机制不够活，一定程度上制约了档案管理水平的提高。
三、以加强思想政治建设为主线，提高社保档案管理水平的途径
一是建立组织，明确职责。加强思想政治工作，组织是核心，必须要加强组织领导建设，从组织层面上提高思想政治工作的保障水平，促进社保档案管理工作有效开展，全面提升社保工作水平。强化领导，建立以管理中心主要负责人为组长，分管负责人为副组长，业务科室为成员的领导体系，主要负责人亲自抓，分管负责人直接抓，成员具体抓，一级分一级，层层落实责任。明确职责，围绕思想政治工作水平的提高，结合社保档案管理工作，科学制定方案，明确工作职责，细化目标任务，分解落实责任，把社保档案工作的每一个环节、每一项任务都要分解到位、落实到人，做到有人理事、有人担责任。二是强化管理，创新方式。社保管理档案种类多，如果理不清，容易造成混乱，影响工作质量。因此，做好社保管理档案，必须从加强思想政治建设的高度出发，通过思想认识的提高，增强责任感、使命感，赋予开拓创新的精神，才能从根本上将这项工作做好做优。一方面，要加强基础档案管理，将社保机构的组织制度建设、职责、主题教育、文明创建、先进典型事迹等做好入档，完善机关内部的档案管理。另一方面，还要创新手段，改进方式，加大先进软件的应用力度，完善社保档案工作的机制，提高社保管理水平。三是加强考核，严格奖惩。社保档案的考核可与思想政治工作一并进行，突出对责任制的执行情况、任务的完成情况、档案的管理情况等进行考核，其中档案管理主要包括工作资料收集、分类保管、保密及提供利用等方面。考核的方法可结合年终工作总结和目标管理考核、民主评议、年终测评等组织落实，并把档案工作成效纳入考核干部职工工作实绩的重要内容，作为职务升迁、职称晋升等依据。四是强化服务，发挥功能。社保档案是对历史、当前的真实写照，是未来进一步做好社保工作的重要指明灯。通过提高社保档案管理的水平，来提升思想政治工作水平，需要发挥好社保档案的社会应用价值。重点要把档案管理与应用作为惠民生的一个重要环节来抓，拓展其应有的社会应用功能，让广大群众能够通过社保档案，感受到社会的变迁、改革的成果、幸福感的增强，切实凝聚起坚定方向、坚定信念、坚定信心的工作活力。同时，要发挥好档案的教育作用，为年轻的职工提供最直接的培训教材，为社会各界提供良好的学习素材。
作者：吴静工作单位：扬州市江都区退休职工管理中心
关键词：社保;档案;管理;建设;社保;服务
社保档案管理是对社会保险业务档案的管理，做好这项工作可以更好的维护公众的利益，可以保障人们的合法权益。在对社保档案进行管理时，一定要采用先进的技术，要提高工作的效率，还要提高档案管理部门的服务水平。社保档案管理部门要培养一支高素质的队伍，要提高档案管理人员的技术水平，还要激发工作人员的工作热情，在平时的工作中要重视档案管理工作，还要为档案使用者提供良好的服务。
1 培养高素质的档案管理队伍
社保事业发展很快，很多企业都为员工办理了社会保险，随着参保人数的增多，社保档案管理部门的工作任务加重了，管理人员要对档案进行收集与整理，还要做好立卷与归档工作。为了提高档案管理的水平，档案部门需要培养一支高素质的队伍，要对工作人员进行培训，使其认识到档案管理的重要意义，还要提高其档案管理的水平，提高工作的效率，避免在整理的过程中出现错误，要掌握整理的技巧，避免出现档案丢失或者损坏的情况。培养高素质的档案管理队伍，可以促进档案管理事业更好的发展，可以提高档案资料的利用。档案管理人员需要具有较强的责任心，还要具有良好的业务能力。档案管理部门的领导要做好人员的调配工作，对业务水平比较低，年龄偏大的人员要及时调出，并为其安排其他工作。档案管理人员要经常参加培训，还要多进行学术交流，要熟悉日常工作的流程，了解档案管理的规章制度，明确自身的职责，保证管理操作的规范性。
档案管理是一项繁琐的工作，档案管理人员需要掌握专业的技术，还要不断的学习，提高工作的效率，在平时的整理工作中，还要总结出快捷的工作方式，在平时交流的过程中，可以向其他同事传授管理的技巧，这样才能提高整个团队的工作质量。档案管理人员还要掌握计算机知识以及外语知识，要提高工作的使命感，还要具有良好的职业素养，要做到干一行、钻一行、爱一行，这样才能促进社保档案行业更好的发展。总之，加强高素质档案管理队伍的建设，有利于提高我国社保档案管理单位的工作水平。
2 加强对档案管理设备的更新
档案管理工作还需要利用专业的设备，有的档案管理单位应用的设备性能比较低，管理人员不重视对设备的更换，没有引进先进的设施、设备，这不利于提高档案管理的水平。档案管理需要做好档案的分类工作，如果采用人工手动的方式进行整理，需要花费大量的时间，而且容易出现操作失误问题。只有引进先进的档案管理设备，才能提高工作的效率，才能避免出现失误问题。档案管理需要建立完善的体系，要保证操作的规范性，加强设施设备的建设，才能为档案管理奠定基础。另外，档案管理单位还需要扩大档案库的容量，避免出现档案无处存放的问题。要对档案管理设备进行更新与维护，要保证设备功能的正常发挥，还要对老化的设备进行更新换代，这样才能保证工作的效率。
加强档案管理设备更新需要做到：第一，档案库房要合格。库房的面积不能太小，要能够容纳本单位全部档案，并留有一定的发展余地。库房选址尽量不靠近海边，也不要靠近工业区或高大建筑群。办公楼若是多层或高层，档案库房宜设在一层，但要适当加高地面。第二，档案库房要配置温度计、空调、去湿机、消毒灭菌机、灭火器等达到防水、防火、防盗、防虫、防高温、防潮、防强光、防尘、防鼠等“九防”要求的设施设备，以确保档案存放的完全和完整。第三，要购置符合国家标准的档案橱、档案卷盒、卷皮等档案专用装具。第四，要设置能满足查阅和办公需要的阅览室和办公室，也就是要做到办公室、阅览室、库房“三分开”。
3 强化档案利用服务意识
要做好档案信息服务工作，关键是要牢固树立档案利用服务意识。首先，要明确服务方向和服务对象。服务方向从大的方面来说，是适应社会各方面对档案信息的利用需求，为物质生产、精神文明、政治建设和社会发展服务。至于社保档案室的服务对象，目前主要是社保机构的领导、专业技术人员及各业务科室，主要围绕本单位的主要职能任务和中心工作开展档案信息服务活动。随着政府信息公开制度的实施，档案室也要面向社保机构以外的人员和单位提供利用服务。其次，要坚定服务思想。档案工作是一项默默无闻的工作，即使工作做得好，有成绩，也不易被社会所关注。所以要做好档案服务工作，无论是档案室领导还是普通档案工作者，都必须加强职业道德修养，培养甘为人梯、热心服务、愿为他人做嫁衣的精神，千方百计地为本单位及社会各界提供优质服务，使档案信息服务工作始终处于最佳状态。最后，要处理好利用与保密、利用与保护的关系。利用和保密是矛盾的统一体，档案要利用，否则就不必保存;档案内有机密，不能随便借阅。利用和保密都要遵循的原则是：要对党和国家及社会有利而不是有害。当然，档案保密有一定的范围，不是所有档案，对任何人都保密;档案保密有一定的期限，超过期限就不成为密，甚至可以开放利用。哪些档案可以提供利用，哪些档案需要保密或控制使用，何时可以降密、解密，这些都要根据《档案法》和《保密法》等法律法规来妥善处理。利用和保护也是辩证统一的关系，保存档案的目的是为了利用档案，而保护档案的安全，维护历史真迹，最大限度地延长档案寿命，是为了更长久、更广泛、更有效地利用档案。
结束语
档案管理是社保单位日常工作的重要组成，提高档案管理的效率，可以保证档案资料的有效利用，社保单位的领导者，要做好档案管理队伍的培养工作，要建设一支高素质的团队，要做好档案管理人员的培训工作，提高其自身的素质与业务水平，这样才能提高社保档案管理的质量。另外，社保档案管理单位还要做好设备的更新工作，要应用先进的设备提高工作的效率。社保档案管理单位还要提高自身的服务水平，管理人员要具有良好的服务意识，这样才能提高用户的满意度，才能促进档案管理事业更好的发展。
参考文献
[1]刘媛媛，李长平，马骏.商保与社保合作前景分析及建议[J].中国医疗保险，2011（8）.
一、开拓进取，努力创新服务手段
1.建立档案馆（室）网页，开展网上利用服务。随着档案馆（室）内部局域网的建立，档案部门将充分利用企事业单位的网站制作自己的网页，积极组织上网数据和信息，使档案管理服务系统联上企事业单位网站，实现档案信息的网上检索，为用户提供更好的服务。
目前，国内许多单位档案馆（室）利用互联网开展的网上服务，已成为为社会和单位提供档案利用服务的一种重要形式。档案工作者要以网站为基础，进一步加快档案信息资源数据库建设，尤其是电子文件全文数据库建设，在网站上实现电子文件的实时管理与利用，实现档案信息资源数字化、数据库化，档案信息服务利用网络化，档案管理工作自动化，档案信息管理法制化。如：输入目录管理数据库，在网上公开部分档案目录，方便查询检索；档案棺（室）与宣传部门密切配合，可以将本单位重大活动中形成的新闻录像档案数字化并及时归档，建立数字化视频档案数据库，以便于宣传和利用。
2.建立“电子文件（档案）数据管理中心”。档案馆（室）与企事业单位信息管理部门可加强密切配合，建立“电子文件（档案）数据管理中心”。该中心设在企事业单位档案馆（室），是企事业单位信息资源库的重要组成部分。电子文件（档案）数据管理中心集中管理网站内各单位的归档电子文件，并在网站上提供有限制性或非保密电子文件查询、利用服务，实现电子文件信息资源共享。其优点是覆盖面广，内容丰富，利用率高。
3.电子文件的自动上传收集。目前在单机上形成的电子文件的收集工作，已成为档案管理部门不容忽视的问题。与传统纸质档案收集有很大差异的是，许多电子文件的形成通过下载和上传就完成了，因此，档案部门可以改变传统工作模式，在网页上建立电子文件自动上传的工作窗口，在第一时间将其收集到，并在档案馆（室）的服务器上归档。
例如：为了方便下级或管理部门、互联网上用户通过网站传送自己单位非保密的档案全文，档案馆（室）自行开发了“电子文件全文自动上传归档系统”。该软件可以利用身边联入网站的计算机，足不出户就可将电子文件全文自动上传到档案服务器归档，而不需跑到档案馆（室），也不必交任何光盘或软盘。
4.开展在线服务。传统的档案利用方式，如到档案部门利用档案、参加档案展览、阅读档案复制件或公布件，特别是到档案部门利用档案原件的方式，在信息化时代里必然要发生变化，至少是部分变化。社会的全面信息化改变了人们工作、学习和生活的环境，使人们更注重信息的时效性，希望通过信息系统、信息网络及时准确地获得多种信息。因此，被动的、手工式的档案提供利用方式必然逐步被主动的、现代化的档案服务方式所代替。
档案部门可以在网页上通过汇编相应的专题、提供数据库查询、电子信箱等服务方式，让利用者与档案馆（室）利用电子邮件在网上进行快速通讯，进行信息交流，回答服务对象对档案材料真实性与保存价值的咨询，提供查询和资信服务。
5.开展现行文件阅览服务。随着改革开放的不断深入，到档案馆（室）查阅党政机关及有关部门制定的文件的人员逐年增多。为适应新形势发展要求，进一步转变工作职能，提高工作效率，密切党和政府与人民群众的联系，维护广大人民群众的根本利益，社保的各级档案馆（室）应做好现行文件资料的接收工作，向广大用户提供现行文件资料的阅览服务。
二、牢固树立服务意识，努力拓展服务领域
1.信息服务的社会化、多主体。由主要为企事业单位内的对象服务转化为社会全方位服务，已成为档案管理者的共识。这是因为档案部门既要面对党政机关、企事业单位等一切社会活动中利用或可能利用档案信息的组织和个人，又要针对性地为特殊利用者提供特定服务。信息化社会中，人们对各类信息的需求日益迫切。随着科学技术的发展，人们从事的科学研究和生产建设、行政管理活动变得越加复杂，越离不开信息服务。对档案信息的单一需求必然将被对档案、文件、图书、情报检索资料的综合需求所代替。
2.兴办服务实体，发展档案产业。处于信息化社会的今天，从信息资源开发的角度看，档案人员不再单纯是档案的保管员，还应是档案信息财富的拥有者和提供者；档案馆（室）也不再是单纯的收藏机构，还是档案信息的聚集中心、交流中心和信息技术的用户。知识经济时代档案馆（室）的改革创新方向就是走信息化道路，在为社会提供档案信息服务的基础上，创建档案信息服务产业，建立以档案信息搜集、加工、贮存、检索、服务为主要内容的工作实体。
3.加强横向联合，实现信息资源共享。在上级主管部门的统一领导下，各级社保档案管理员硬积极主动地密切联系各级主管部门、企事业单位，甚至是广大居民。及时了解他们所需，尤其是他们对相关信息的关切，力所能及地保证在第一时间向广大用户提供优质便捷的服务。
关键词：养老保险社保业务档案管理
一、维护社会保险档案，保护职工权益
随着群众养老保险意识的不断提高，沉寂多年的历史缴费日益显现出其重要性，断保多年要求续保的参保人员越来越多。由于社会保险历史缴费记录档案管理的不完善，一些参保人员的缴费权益无法得到保障，并在实践中产生了不少争议。
我市自1987年就开始实行养老保险统筹工作，由于当时技术手段比较落后，加上对业务档案管理工作重视不够，参保人员原始缴费记录存在很多不完善的地方。市社保所在开展企业参保职工缴费工资和缴费年限确认工作的过程中，对一些缺少以往缴费年限和缴费基数记录的职工档案，通过查询企业职工花名册、企业职工养老保险卡、补缴缴费分解表、历年缴费记录表等相关材料，确定缴费事实，重新整理、归集参保数据，真实记录每位参保人员的参保历史，保障了参保人员的养老保险权益。
随着国有企业重组兼并、倒闭，职工下岗、中断劳动关系、中断缴费情况大量出现，如何记录、保存每一位参保人员的缴费资料显得尤为重要，如果不及时开展社保业务档案管理工作，就会形成一种被动的工作局面。
1980年参加工作的**，今年已经46岁。1980年11月，**成为市水泥厂的一名正式职工。按照有关规定，1987年1月**参加了当地的养老保险。1998年**离开去了新疆打工。2009年，**从新疆特地赶回到市社保所查询以往的养老保险缴费情况。离开企业十几年，社保资料会不会遗失？社保所这里是否完整保留自己过去的参保记录？**的心里忐忑不安。来到社保所，档案员根据**的身份证输入名字后，几秒钟就查到记载**详细缴费情况的职工养老保险卡。**一直悬着的心终于踏实了下来，心里有说不出的高兴。市社保所依据**的养老保险卡，重新为她补办了养老保险手册，恢复了缴费情况。
二、社会保险业务规范化管理
在市，类似**的情况非常的多，在养老保险手册丢失的情况下，市社保所通过历史资料的查询，为他们补办养老保险手册，保证其继续参保。
社保业务档案对参保人员十分重要，但是业务档案管理工作对社保经办机构来说还十分陌生。没有现成的样板，市社保经办机构只能摸着石头过河。通过抓库房建设、文件材料收集、归类、整理、立卷，使业务档案整理和立卷从不规范到规范，社保档案库房从无到有；业务档案内容由简单到丰富；并把业务档案管理工作列入长远规划、年度计划及有关人员的岗位职责中，把业务档案工作作为社保管理的一项重要内容纳入年度目标，与业务工作同部署、同组织、同考核。短短几个月的时间，档案目录全部实现电子化管理，从而使社保业务档案管理工作发生了巨大的变化。
为规范社会保险业务档案管理，维护社会保险业务档案真实、完整和安全，发挥档案的服务作用，根据《中华人民共和国人力资源和社会保障部、国家档案局》第3号令和河北省人力资源和社会保障厅、河北省档案局《冀人社发2009（11号文件）》要求，我市社保所出台了《社会保险业务档案管理办法》，同时对业务档案进行规范管理提出了明确要求，推动社保业务档案管理工作进一步开展。
社保业务档案的规范化管理，不仅确定了社会保险事业发展的基础，而且有力地维护了参保人员的权益。市纺织厂等7家企业，由于在改制前欠缴职工养老保险费多。改制时，职工强烈要求其补缴历年欠缴的养老保险费，通过查阅历年职工养老保险缴费分解表，社保机构为职工提供了这些企业历年欠缴的准确数字。企业补缴了历年欠缴的养老保险，企业职工的合法权益得到了保障。
三、社会保险业务档案管理的统一与标准化
社保业务档案是全面系统记录参保单位和参保个人缴纳社会保险费、计发社会保险待遇的重要凭据。实现社保业务档案的规范化管理，保证社保业务档案的完整、安全和有效使用，直接关系到参保单位和参保职工的合法权益和切身利益。社保业务档案规范化管理的关键在于实现管理的统一与标准化。
3.1统一业务档案管理工作制度。根据我市社保所下发的《社会保险业务档案管理办法》等七项业务档案管理工作制度，结合我所业务情况的实际需要，业务档案主要采取分级管理、便于查询、集中保管、确保安全的原则，做到有章可循、有制可依、有底可查，统一了业务档案管理工作制度。:
3.2统一档案室标准。档案室是社保业务档案的“家”，统一档案室的标准至关重要。为此，市社保所建立了一个具有防火、防光、防尘、防盗、防潮、防高温、防污染、防有害生物等“八防”功能的档案室，基本实现档案库房、档案查阅、办公三分开，并配置与档案数量相适应的档案柜和档案密集柜、灭火器、温湿度计、空调、计算机等专用设备。
3.3统一规范整档。根据《人力资源和社会保障部、国家档案局》第3号令，结合本所业务职责，社会保险业务档案共分六类三十八项，以此规范全市社保经办机构业务档案的收集、积累、整理、保管、应用、查询服务工作。
一、社保业务纸质档案数字化管理的优点
（一）标准统一，要求规范
将社会保险业务纸质档案的范围、分类、收集、立卷、归档、使用等要求以软件的形式编制在社会保险档案电子管理系统中，不按规定流程整理便无法归档，从而使社会保险业务纸质档案化管理标准统一，要求规范。解决了目前纸质档案管理中的标准不统一、内容不齐全，整理的规格不统一、质量不高等问题。
（二）即时采集，随时归档
实行电子档案管理可以在参保对象业务办结后立即将纸质资料扫描录入微机，不仅避免了手工录入造成的差错，提高了工作效率，而且解决了有些单位平时不注意纸质资料的收集整理，造成资料散失遗漏的问题。同时，电子档案不需要装订，因此可随时编号归档，解决了纸质资料平时无法归档，必须等到年底才能整理归档的问题，保证了纸质资料的归档率和完整率。
（三）易于管理，查阅方便
电子档案是以电子数据的形式存储纸质档案资料，几百甚至几千本纸质资料用一张光盘便可轻而易举地容纳下，而无需固定的库房、档案架、防霉防虫等设施，节约了人力和财力，管理起来十分方便。联机后凡是在经过授权的微机上，都可以方便、快捷地查阅自己想要的各类社会保险档案资料，提升了社会保险经办机构基础管理水平，解决了多年来传统档案管理一直处于封闭式的局面，提高了资料档案利用价值。
（四）监控前移，方便考核
由于采用高清晰度扫描，参保人的签名、章印、审核人意见、文书中的法律条款等，每一个细节你都看得清清楚楚，在微机中审核社会保险业务资料，可以方便地找出哪些申报表未审核签字，哪些报表审核不认真，哪些登记表填写或资料不全等，将监控工作前移到受理录入环节，有效地提高了各项基础工作的质量。同时为内部考评提供了新的途径和依据，想查书面资料情况直接在计算机上就可实现，无需再到业务员或档案室调取资料检查。
二、实现社保业务纸质档案数字化管理的可行性
（一）取材容易，采集便捷
对于社会保险业务纸质档案数字化管理来说，需要的是将纸质资料转换成电子数据。纸质资料可通过扫描仪扫描进入微机，只需要设计出实用的社会保险业务资料档案管理软件将它们组合、分类、存储起来，再配以适当的查询应用系统便可顺利运行。
（二）投资不大，技术不难
社会保险业务纸质档案数字化管理的难点是软件的编写，虽然一般单位缺乏熟练的程序员，但通过“借脑”的办法，结合本身社会保险业务档案工作的要求，借助外部技术人员的力量，可以成功地解决这一难题。同时，高速扫描仪的价格不高。
（三）容易普及，实用性强
软件的前台应用十分简洁，通俗易懂，先用扫描仪将纸质档案扫描进计算机保存，再用档案管理软件将已保存的电子资料进行整理归档，然后便可按使用者的需求检索资料，使用方法十分简单。同时，网络版的社会保险业务档案管理软件，通过授权可以实现系统内网中的任何一台计算机都可以方便地检索和查阅社会保险业务档案资料，实现真正的资源共享，根本不需要再到指定的档案室去，十分实用而又容易普及。其中工作量最大的是初期资料的扫描录入，但使用高速扫描仪可解决这一问题。
三、实行社保业务纸质档案数字化管理应注意的几个问题
（一）加强纸质资料审核
资料整理是档案数字化工作中的一个基础环节，准备不充分会造成数据录入内容与名称不对应或资料残缺不全等现象。这要求在档案扫描前，必须加强审核，对装订物影响扫描工作进行的档案，应拆除装订物，拆除装订物时应注意保护档案不受损害，不允许裁切档案纸张。破损严重无法直接进行扫描的档案，应先进行技术修复；折皱不平影响扫描质量的原件应先进行处理（压平或熨平）后再进行扫描。
（二）加强数据质量控制与管理
对于扫描好的数据信息，由质量检查人员把关，检查扫描数据质量是否符合最终存储归档标准。对在高速扫描过程中出现的不合格数据，做人工处理。如果发现漏页、重张等问题，要求及时补扫或在系统中删除重张那页。对于扫描数据不清晰的，在数据信息问题记录单上记录并重新扫描。当发现不符合规则的数据，利用系统提供的功能，对扫描好的数据进行修改或更正。
数据档案信息虽然不怕虫蛀、霉烂，但也有其缺点，一旦发生中毒、计算机硬盘损坏等情况，将会造成数据的丢失。因此要加强对已录入的数据的保存，在加强对计算机安全管理的同时，可定期对数据进行备份，确保数据不丢失；还要加强数据的保密处理，防止人为破坏。
（三）加大相关人员的培训
随着信息技术的高速发展，档案管理由过去的劳动密集型转变为以现代化办公设备为依托的知识密集型的工作模式，档案数字化建设的过程与新知识、新技术的普及和应用密不可分，所以，人才队伍是关系到档案数字化建设成败的关键因素。因此，应加大有关人员的岗位培训力度，重点学习与信息化相关的系统开发与维护、数据化加工与管理、数据库运行管理等，以适应档案信息化建设的需要。
近年来，不断增加的社保覆盖范围，增多了社保档案数量，而传统的社保档案管理模式已无法与当前社会发展需求相适应，且还滋生了诸多问题。因此，急需利用现在社会上最为普遍的信息化技术来管理社保档案。所以，相关部门需在保档案管理的信息化上进一步加强，通过有效措施对信息化管理模式进行完善，借以保证今后社会保险视野的良性发展。
一、社保档案管理信息化的重要性分析
社会保障中的一个重要组成部分就是社会保险，社会中的诸多方面均包括其中，直接影响着人们的权益。但目前，我国社保档案管理人员的素质普遍不高，档案知识知之甚少，信息洞察力也不敏锐，所以在管理中就会有各种问题出现，进而阻碍我国社保档案管理工作的发展。同时，受我国社会经济快速发展的影响，需长时间保存社保档案资料，但随着时间的流逝，我国社保文件在长时间的保存中极易出现档案缺失等问题，以致于无法正常进行社保档案管理。在此基础上，我国需实行社保档案管理信息化，以顺利进行社保档案管理，促进社保档案管理服务水平的提高，快速发展我国社保档案管理。
二、社会保险档案信息化管理
（一）树立社保档案信息理念。就现阶段社保档案建设的实际情况来看，各级领导与管理者还没有重视社保档案管理，以致于社保档案管理信息化建设的效果不佳。若要将这一情况彻底改变，则社保档案管理信息化势在必行，而如果要实现目标就必须要具备社保档案信息化理念。相关管理者与领导应与工作人员一起学习、了解社保档案信息化管理的重要性、作用、内容以及理念，重新认识社保档案管理，使之将社保档案管理理念树立起来，最终让管理人员、管理者与领导均积极参与到社保档案管理信息化建设过程中。
（二）构建社保档案管理框架。如果想真正实现社保档案管理信息化，就必须构建社保档案信息化管理的框架，在统一的模式中慢慢实现社保档案的信息化建设。首先，规范社保档案的基本内容，严格参照统一标准采集社保档案的数据信息，以让社保档案信息的通用性得到保证，加强社保档案的交换应用于信息化存储。其次，不断完善与发展社保档案的信息化建设模块，以让社保的续接、支出、缴费信息在相应的模块中实现数据的收集与传递功能。最后，创新与简化社保档案信息化操作软件，让开发出的操作软件更为简便，效率更高，促进社保档案信息检索有效性的提高，对社保信息进行更充分地汇总。
（三）构建社保档案的信息化体系。社保档案信息化体系的构建，加快建设社保档案的信息化，离不开相关部门的共同努力，以使社保档案信息化建设的配套系统更加完善。第一，社保部门和软件开发公司、网络运营部门之间建立密切合作关系，将供多部门使用的社保档案信息化管理系统开发出来。第二，真正将基层单位的社保档案信息化建设水平提高，进一步规范社保部门的信息化操作，切实在我国社保法律法规中纳入社保档案的信息化建设，从而更加完善社保档案的配套体系。
（四）创新社保档案信息化管理技术。虽然现阶段社保档案信息化管理取得了稳健发展，但为促使其进一步发展，需进行适当的创新。比如，在社保档案信息化管理中运用条形码和二维码。近年来，“扫一扫”因其便捷的特点而被推广到多个领域，包括购买、支付、投票等。在社保档案信息化管理过程中，可为每位参保人员制定一个二维码，并整合其全部社保信息，这样参保人员只需轻轻一扫二维码便可将自己动态变化的社保现状掌握。而针对档案本身，则可为其编制条形码，如此一来，就能够将纸质档案和电子档案之间的关系建立起来，打印出每份档案的条形码，并粘贴条形码让电子信息对应纸质档案，之后利用扫码在互联网系统上传信息，最终形成索引。在对资料进行调用时，只需在索引中搜索就可在短时间内将所需文件找出。
（五）注重培养专业的社保档案管理人才。完善档案管理体系的一项基础条件就是培养人才，而提高工作质量与效率最有效的手段就是实现档案信息化管理，由于实现档案资料信息化处理的基本前提就是对业务办理与档案信息化管理的创新型人才予以培养，最终无缝对接业务办理的档案材料和经办数据。
三、结语
总而言之，社保档案管理应将现代化社会的需要结合起来展开改革，摒弃传统纸质档案管理的方式，实施社保档案信息化管理，让社保档案管理工作与现代社会的需求相符，快速稳定地发展我国社保档案管理事业。
关键词：养老保险 社保业务 档案管理
1 维护社会保险档案，保护职工权益
随着群众养老保险意识的不断提高，沉寂多年的历史缴费日益显现出其重要性，断保多年要求续保的参保人员越来越多。由于社会保险历史缴费记录档案管理的不完善，一些参保人员的缴费权益无法得到保障，并在实践中产生了不少争议。
我市自1987年就开始实行养老保险统筹工作，由于当时技术手段比较落后，加上对业务档案管理工作重视不够，参保人员原始缴费记录存在很多不完善的地方。保定市社保所在开展企业参保职工缴费工资和缴费年限确认工作的过程中，对一些缺少以往缴费年限和缴费基数记录的职工档案，通过查询企业职工花名册、企业职工养老保险卡、补缴缴费分解表、历年缴费记录表等相关材料，确定缴费事实，重新整理、归集参保数据，真实记录每位参保人员的参保历史，保障了参保人员的养老保险权益。
随着国有企业重组兼并、倒闭，职工下岗、中断劳动关系、中断缴费情况大量出现，如何记录、保存每一位参保人员的缴费资料显得尤为重要，如果不及时开展社保业务档案管理工作，就会形成一种被动的工作局面。
1980年参加工作的李桂兰，今年已经46岁。1980年11月，李桂兰成为保定市水泥厂的一名正式职工。按照有关规定，1987年1月李桂兰参加了当地的养老保险。1998年李桂兰离开保定去了新疆打工。2009年，李桂兰从新疆特地赶回到保定市社保所查询以往的养老保险缴费情况。离开企业十几年，社保资料会不会遗失？社保所这里是否完整保留自己过去的参保记录？李桂兰的心里忐忑不安。来到保定社保所，档案员根据李桂兰的身份证输入名字后，几秒钟就查到记载李桂兰详细缴费情况的职工养老保险卡。李桂兰一直悬着的心终于踏实了下来，心里有说不出的高兴。保定市社保所依据李桂兰的养老保险卡，重新为她补办了养老保险手册，恢复了缴费情况。
2 社会保险业务规范化管理
在保定市，类似李桂兰的情况非常的多，在养老保险手册丢失的情况下，保定市社保所通过历史资料的查询，为他们补办养老保险手册，保证其继续参保。
社保业务档案对参保人员十分重要，但是业务档案管理工作对社保经办机构来说还十分陌生。没有现成的样板，保定市社保经办机构只能摸着石头过河。通过抓库房建设、文件材料收集、归类、整理、立卷，使业务档案整理和立卷从不规范到规范，社保档案库房从无到有；业务档案内容由简单到丰富；并把业务档案管理工作列入长远规划、年度计划及有关人员的岗位职责中，把业务档案工作作为社保管理的一项重要内容纳入年度目标，与业务工作同部署、同组织、同考核。短短几个月的时间，档案目录全部实现电子化管理，从而使社保业务档案管理工作发生了巨大的变化。
为规范社会保险业务档案管理，维护社会保险业务档案真实、完整和安全，发挥档案的服务作用，根据《中华人民共和国人力资源和社会保障部、国家档案局》第3号令和河北省人力资源和社会保障厅、河北省档案局《冀人社发2009（11号文件）》要求，我市社保所出台了《社会保险业务档案管理办法》，同时对业务档案进行规范管理提出了明确要求，推动社保业务档案管理工作进一步开展。
社保业务档案的规范化管理，不仅确定了社会保险事业发展的基础，而且有力地维护了参保人员的权益。保定市纺织厂等7家企业，由于在改制前欠缴职工养老保险费多。改制时，职工强烈要求其补缴历年欠缴的养老保险费，通过查阅历年职工养老保险缴费分解表，社保机构为职工提供了这些企业历年欠缴的准确数字。企业补缴了历年欠缴的养老保险，企业职工的合法权益得到了保障。
3 社会保险业务档案管理的统一与标准化
社保业务档案是全面系统记录参保单位和参保个人缴纳社会保险费、计发社会保险待遇的重要凭据。实现社保业务档案的规范化管理，保证社保业务档案的完整、安全和有效使用，直接关系到参保单位和参保职工的合法权益和切身利益。社保业务档案规范化管理的关键在于实现管理的统一与标准化。
3.1 统一业务档案管理工作制度。根据我市社保所下发的《社会保险业务档案管理办法》等七项业务档案管理工作制度，结合我所业务情况的实际需要，业务档案主要采取分级管理、便于查询、集中保管、确保安全的原则，做到有章可循、有制可依、有底可查，统一了业务档案管理工作制度。
3.2 统一档案室标准。档案室是社保业务档案的“家”，统一档案室的标准至关重要。为此，保定市社保所建立了一个具有防火、防光、防尘、防盗、防潮、防高温、防污染、防有害生物等“八防”功能的档案室，基本实现档案库房、档案查阅、办公三分开，并配置与档案数量相适应的档案柜和档案密集柜、灭火器、温湿度计、空调、计算机等专用设备。
3.3 统一规范整档。根据《人力资源和社会保障部、国家档案局》第3号令，结合本所业务职责，社会保险业务档案共分六类三十八项，以此规范全市社保经办机构业务档案的收集、积累、整理、保管、应用、查询服务工作。
保定市社保经办机构还要求对社保业务档案进行统一集中清理。各社保经办机构按照先收集后筛选、保齐全少缺漏的办法集中清理，要求每位职工将橱柜的所有原始资料、文件集中起来，进行鉴定整理、组卷归档。
培训也是必不可少的。为了做好社保业务档案整理、归档工作，确保业务档案的完整、准确、安全和有效利用，保定市社保所组织各县（市、区）专兼职档案管理人员参加市档案局举办的档案业务培训。通过培训，使档案管理人员全面、系统地了解档案专业知识。并采取走出去、请进来的方法进行辅导。走出去，就是组织各县社保档案员到典型示范单位取经，通过现场观摩提高其感性认识；请进来，就是邀请市、县档案局的专业人员，针对社保业务档案的具体情况，手把手地从应归档的文件材料的收集整理、立卷、归档各个环节进行现场指导，提高实际操作能力，确保档案资料收集齐全，整理规范。
关键词：养老保险 社保业务 档案管理
1 维护社会保险档案，保护职工权益
随着群众养老保险意识的不断提高，沉寂多年的历史缴费日益显现出其重要性，断保多年要求续保的参保人员越来越多。由于社会保险历史缴费记录档案管理的不完善，一些参保人员的缴费权益无法得到保障，并在实践中产生了不少争议。
我市自1987年就开始实行养老保险统筹工作，由于当时技术手段比较落后，加上对业务档案管理工作重视不够，参保人员原始缴费记录存在很多不完善的地方。保定市社保所在开展企业参保职工缴费工资和缴费年限确认工作的过程中，对一些缺少以往缴费年限和缴费基数记录的职工档案，通过查询企业职工花名册、企业职工养老保险卡、补缴缴费分解表、历年缴费记录表等相关材料，确定缴费事实，重新整理、归集参保数据，真实记录每位参保人员的参保历史，保障了参保人员的养老保险权益。
随着国有企业重组兼并、倒闭，职工下岗、中断劳动关系、中断缴费情况大量出现，如何记录、保存每一位参保人员的缴费资料显得尤为重要，如果不及时开展社保业务档案管理工作，就会形成一种被动的工作局面。
1980年参加工作的李桂兰，今年已经46岁。1980年11月，李桂兰成为保定市水泥厂的一名正式职工。按照有关规定，1987年1月李桂兰参加了当地的养老保险。1998年李桂兰离开保定去了新疆打工。2009年，李桂兰从新疆特地赶回到保定市社保所查询以往的养老保险缴费情况。离开企业十几年，社保资料会不会遗失？社保所这里是否完整保留自己过去的参保记录？李桂兰的心里忐忑不安。来到保定社保所，档案员根据李桂兰的身份证输入名字后，几秒钟就查到记载李桂兰详细缴费情况的职工养老保险卡。李桂兰一直悬着的心终于踏实了下来，心里有说不出的高兴。保定市社保所依据李桂兰的养老保险卡，重新为她补办了养老保险手册，恢复了缴费情况。
2 社会保险业务规范化管理
在保定市，类似李桂兰的情况非常的多，在养老保险手册丢失的情况下，保定市社保所通过历史资料的查询，为他们补办养老保险手册，保证其继续参保。
社保业务档案对参保人员十分重要，但是业务档案管理工作对社保经办机构来说还十分陌生。没有现成的样板，保定市社保经办机构只能摸着石头过河。通过抓库房建设、文件材料收集、归类、整理、立卷，使业务档案整理和立卷从不规范到规范，社保档案库房从无到有；业务档案内容由简单到丰富；并把业务档案管理工作列入长远规划、年度计划及有关人员的岗位职责中，把业务档案工作作为社保管理的一项重要内容纳入年度目标，与业务工作同部署、同组织、同考核。短短几个月的时间，档案目录全部实现电子化管理，从而使社保业务档案管理工作发生了巨大的变化。
为规范社会保险业务档案管理，维护社会保险业务档案真实、完整和安全，发挥档案的服务作用，根据《中华人民共和国人力资源和社会保障部、国家档案局》第3号令和河北省人力资源和社会保障厅、河北省档案局《冀人社发2009（11号文件）》要求，我市社保所出台了《社会保险业务档案管理办法》，同时对业务档案进行规范管理提出了明确要求，推动社保业务档案管理工作进一步开展。
社保业务档案的规范化管理，不仅确定了社会保险事业发展的基础，而且有力地维护了参保人员的权益。保定市纺织厂等7家企业，由于在改制前欠缴职工养老保险费多。改制时，职工强烈要求其补缴历年欠缴的养老保险费，通过查阅历年职工养老保险缴费分解表，社保机构为职工提供了这些企业历年欠缴的准确数字。企业补缴了历年欠缴的养老保险，企业职工的合法权益得到了保障。
3 社会保险业务档案管理的统一与标准化
社保业务档案是全面系统记录参保单位和参保个人缴纳社会保险费、计发社会保险待遇的重要凭据。实现社保业务档案的规范化管理，保证社保业务档案的完整、安全和有效使用，直接关系到参保单位和参保职工的合法权益和切身利益。社保业务档案规范化管理的关键在于实现管理的统一与标准化。
3.1 统一业务档案管理工作制度。根据我市社保所下发的《社会保险业务档案管理办法》等七项业务档案管理工作制度，结合我所业务情况的实际需要，业务档案主要采取分级管理、便于查询、集中保管、确保安全的原则，做到有章可循、有制可依、有底可查，统一了业务档案管理工作制度。
3.2 统一档案室标准。档案室是社保业务档案的“家”，统一档案室的标准至关重要。为此，保定市社保所建立了一个具有防火、防光、防尘、防盗、防潮、防高温、防污染、防有害生物等“八防”功能的档案室，基本实现档案库房、档案查阅、办公三分开，并配置与档案数量相适应的档案柜和档案密集柜、灭火器、温湿度计、空调、计算机等专用设备。
3.3 统一规范整档。根据《人力资源和社会保障部、国家档案局》第3号令，结合本所业务职责，社会保险业务档案共分六类三十八项，以此规范全市社保经办机构业务档案的收集、积累、整理、保管、应用、查询服务工作。
一、以制度建设促进社会保险业务档案的管理工作
成都市市、县两级社保经办机构按照《规定》的要求，通过制定业务档案规范化管理工作方案、档案管理实施办法、实施细则等措施，不仅将社会保险业务档案的规范化管理工作纳入了年度工作计划和发展规划之中，而且纳入了目标管理。市、县两级社保经办机构还成立了由局领导为组长、相关处（科）室负责人为成员的业务档案规范化管理工作领导小组，负责领导和组织单位社会保险业务档案的规范化管理工作。根据工作方案和管理办法，结合社会保险业务档案工作实际，各单位都配备了政治可靠、忠于职守、熟悉业务、相对稳定、文化水平高（大专以上学历）的专兼职档案管理人员，建立了档案管理网络和业务档案工作流程，明确了分管领导和业务档案人员的岗位职责，并将业务档案工作列入社会保险业务经办工作程序，与业务工作同布置、同落实。在实际工作中，则由领导小组办公室主任和专职档案管理人员对各处（科）室业务档案工作进行监督指导，各处（科）室兼职档案管理员负责对本部门形成的业务档案材料进行收集、整理。此外，成都市档案局、市社保局、市医保局联合成立了社会保险业务档案规范化管理验收工作领导小组，由双方领导为组长，相关处室负责人为成员，指导开展全市社会保险业务档案规范化管理工作。
二、以制度建设促进社会保险业务档案的设施建设
成都市根据《规定》的要求，结合社会保险业务档案收集、整理、保管和利用等工作的需要，近年来加大了对社会保险业务档案设备设施的投入，为业务档案的安全管理提供了良好的条件。在档案用房配置上，市社保局业务档案库房250余平方米，做到了档案库房、档案查阅室和办公室三分开。大多数县（市、区）社保经办机构档案库房也达到了40平方米/万卷的标准，能够容纳近期应接收的社会保险业务档案。其中，龙泉驿区人社局建立了档案管理中心，集中统一管理社会保险业务档案，中心建筑面积达400余平方米，除做到“三室分开”外，还设置了档案整理等业务用房。在档案设备设施配置上，各社保经办机构均配备了符合国家要求的档案柜（架）和档案装具，并按照档案安全管理的“九防”要求，配备了温湿度计、空调、除湿机、灭火器、防盗门窗等设备设施；配备了计算机、打印机、刻录机、复印机、扫描仪等现代化办公设备。这些设备和设施，从物质上确保了社会保险业务档案的安全保管和有效利用。
三、以制度建设促进社会保险业务档案的业务建设
为提升社会保险业务档案管理的专业化水平，成都市本着对历史负责，为现实服务的宗旨，按照《规定》和四川省人社厅、四川省档案局对社会保险业务档案工作规范化建设的有关要求，市人社局和市档案局联合印发了《成都市〈社会保险业务档案管理规定（试行）〉实施细则》，要求市、县两级社保经办机构通过建立社会保险业务档案收集、整理、保管、保密、统计、鉴定、销毁、移交等制度，加强社会保险业务档案管理业务建设工作。在收集方面，该《实施细则》要求各社保经办机构定期对各种门类、载体档案和相关资料进行收集，确保各种业务档案材料归档及时、完整。在整理方面，按照《实施细则》的要求，全市统一制定了社会保险业务档案分类整理工作方案和具有操作性的整理流程，并通过市、县两级档案行政管理部门加强督促指导，严把业务档案整理质量关。在保管方面，《实施细则》要求全市各社保经办机构对各门类、载体业务档案材料进行集中统一管理，除了按照保管期限、年度、类别排列外，还要做到业务档案存放位置的指引标识清楚。同时，各社保经办机构档案管理人员还须定期对业务档案的保管情况进行检查，确保档案的规范、安全管理。
四、以制度建设促进社会保险业务档案的利用服务
为方便群众查阅利用社会保险业务档案，成都市市、县两级社保经办机构按照《规定》的要求，修订完善了社会保险业务档案查阅利用制度。目前，全市社保经办机构已全部使用统一的文档一体化管理系统对社会保险业务档案进行管理，都建立了业务档案目录数据库，编制了规范的业务档案检索工具，实现了快速、准确查阅业务档案的目的。成都市人社局还开通了社会保险业务网上经办系统，参保单位和个人不仅可以在网上办理参保登记、信息变更、网银缴费等业务，还可以查询社保信息、历年缴费标准、业务办理情况等。
五、以制度建设促进社会保险业务档案的问题整改
2013年1月至12月，按照国家人社部、国家档案局《社会保险业务档案达标验收内容和得分标准》，成都市社保局、医保局分别与市档案局联合对16个县（市、区）社保局、15个医保局业务档案规范化管理情况进行了检查验收。虽然被检查验收的31个单位社会保险业务档案管理工作均被评为优秀等级，但部分单位也不同程度地存在着一些问题。一是归档文件材料收集不齐全，导致室藏档案资源单一。部分社保经办机构只重视纸质业务档案的收集与管理，对业务工作中形成的声像档案、电子文档等其它门类和载体档案，没有进行集中统一管理。二是全宗卷编制不规范，不能完整揭示全宗概貌。部分社保经办机构对编制全宗卷的重要性和必要性的认识不够，虽然建立了全宗卷，但各类别的材料少、内容简单，不能反映全宗管理的基本情况。三是档案数量巨大，整理质量参差不齐。截至2013年末，成都市参加医疗保险人数1231.93万人，参加城镇基本养老保险人数514.5万人。由于形成的社会保险业务档案数量巨大，人手少，档案整理任务繁重，部分社保经办机构对这些档案的整理采取了业务外包的方式。但一些承接外包业务的档案整理公司对社会保险业务的内容、环节不熟悉，对档案整理标准把握不够准确，且公司内部工作人员频繁变动，导致档案整理质量得不到保证。四是硬件不足，档案保管条件不能满足档案工作的需要。部分社保经办机构的新增业务档案只能暂时存放于各业务部门，业务下沉形成的档案也不能及时收回。针对上述问题，全市社保经办机构在各级党委、政府的支持下，在各级档案行政管理部门的指导下，按照《规定》的有关要求，通过对照《社会保险业务档案达标验收内容和得分标准》，进一步细化了业务档案管理工作方案、完善了实施办法，对社会保险业务档案管理中存在的问题进行了整改。通过制度建设，成都市社会保险业务档案规范化管理水平明显提高，社会保险业务档案为社会保险工作服务，为参保单位和参保群众服务，为规范化服务型政府建设服务的作用得到了极大发挥。
作者:付丽琴单位:成都市档案局
