时间：2022-11-01 09:55:16
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇企业档案信息化，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 16. 037
[中图分类号] F272.7；G275 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2014）16- 0060- 02
企业档案管理的信息化指的是在企业档案机构的统一指导与组织下，将各种先进的信息化技术融入到企业的档案管理工作中，对档案的信息资源进行科学、合理的编排与规范，以此提高档案服务水平，进而提高档案管理的工作效率。企业档案信息化管理主要涉及的内容包括构建档案管理的信息化资源、制定相应的信息化标准、搭建信息化管理平台等。
1 企业档案信息化管理的必要性
近几年来，企业的发展速度非常快，规模也在不断扩大，形成档案的数量种类与数量也随之增多，显著地增加了企业档案管理人员的工作量，想要在纷繁复杂的档案中找到有价值的信息，就应该实现档案信息化管理。企业档案管理信息化的必要性主要表现在两个方面：一方面，档案信息化管理能够有效地弥补传统档案管理中存在的不足，传统的档案管理通常以人工操作的方式，通过档案管理人员将需要归档的文件进行分类、编排以及储存，当需要寻找某个档案时，也需要依靠人工进行检索，这种档案管理的归档、检索过程相对较慢，导致档案管理效率较低。并且由于档案资源在长期储存的过程中，各种因素还会导致档案的资源丢失、损害等问题。通过采用信息化档案管理方法，通过利用计算机技术能够将繁杂的档案信息录入到电脑中，以电子文件的形式储存，电子档案的空间不但传递查阅方便、储存量大，还不受环境的影响，不会出现档案丢失或者损坏等问题。另一方面，档案信息化管理能够扩大档案工作的发展空间，通过运用计算机网络在互联网上建立档案管理数据库，通过利用网络传媒的优势，能够实现档案资源的共享。其具体表现为：建立档案数据库，将档案资源分为非限制和限制级别，这样能够保证档案资源的保密性，然后创建新型的档案服务方式，能够为查阅者提供更多、更好、更快捷的查阅服务。想要充分彰显信息化管理的优越性，这就需要加强编录人员与查阅人员之间的交流，促使档案管理工作形成一个系统的整体，提高企业档案管理的水平。
2 提升企业档案信息化管理水平的策略
（1）创建计算机网络档案管理系统。想要实现企业档案的信息化管理，首先应该根据企业档案管理的实际状况，利用计算机网络技术，创建适合企业自身情况的计算机网络档案管理系统。通过计算机网络的运行，能够突破企业档案信息资源所有者的限制，创建一个既能控制又能方便利用的档案信息网上查询系统，例如，创建企业内部局域网，通过加密保护、身份验证、信息验证、数字签名等，保管好企业的一些机密性档案以及知识产权档案，对于一些公开地宣传企业的档案资源，企业还可以通过局域网进入国际互联网，进一步扩大档案信息收集与利用的范围。
（2）建设企业档案信息资源。企业档案结构的工作人员应该充分地利用计算机技术与网络技术，加宽档案机读目录数据库的建设，不断提升档案资源检索、利用的服务水平。企业档案的信息化管理应根据国家以及省市档案局的关于电子文件、文件归档、储存以及管理的相关规定与标准，积极地应用与推广适应企业性质、职能需要以及管理特点的档案资源管理软件，实现企业档案资源的采集、分析、整理、归档、存档、查阅、利用、鉴定以及销毁等工作的管理和监督，以此保证档案资源电子文件的可识别性、安全性、准确性、完整性以及真实性等，进而保证电子文件的法律凭证地位。例如，建立公开信息资源档案，对外宣传企业，别人通过查询能够全面地了解企业的信息，能够保证企业之间进行规范的商业往来和合资合作，建立企业双方的资信关系，通过信用调查消灭不必要的信用风险和交易风险。
（3）企业全员参与到档案管理工作中。因为企业的档案信息数据库应用系统通常是由一些专业的技术人员设计，导致在一些企业中存在档案信息化管理系统和企业需求脱节的问题，这样严重地影响了档案信息化管理系统并不能充分地发挥和实现自身的价值。因此，企业员工作为档案信息化管理系统建设中的一员，应该积极主动地参与到系统建设的各个环节中，例如，企业内部任何人员，可以通过身份认证在任何一机电脑根据自身的需要，能够随时在自己的电脑上自动查询所需要的档案资源，尽可能地和开发者进行思想沟通，全员参与到档案信息化管理工作中，及时地反馈自己的意见，以此实现与系统开发者达成共识，进而设计出符合企业档案管理实际状况的档案信息化管理系统，提高信息系统开发的成功率与实用性。
（4）企业档案信息化建设和企业改革相结合。随着社会的发展，企业为了能够跟上时代的脚步，其自身也在不断的改革中，因此，企业档案信息化建设应该和企业改革相结合。首先，应该创建一支高素质的档案信息化管理人才队伍，通过对档案管理人才进行档案管理技术、信息技术的培训，提高档案人员运用信息技术的技能，同时还可以引进档案信息化管理水平高的人才，以此满足企业档案信息化管理的要求；其次，与企业档案管理模式相结合，积极地展开对企业档案信息化管理的探索，认真研究信息化条件下企业档案管理现代化的新要求，及时地沟通和交流，不断地积累和推广经验。此外，企业档案信息化建设应该始终坚持变“被动管理”为“主动管理”，坚持以效益为重点、以利用为中心的指导思想，有针对性地研究市场经济条件下企业信息化档案建设需要改革的地方，最大限度地满足各项工作利用档案的需求。
3 结束语
总而言之，传统的档案管理方法已经不能够满足现代企业的实际需求，档案信息化管理以其便捷、高效、优质、方便等特点，逐渐取代了企业传统的档案管理方法，并且逐渐成为适应社会与时展的必然趋势。因此，企业的档案管理人员应该充分重视档案信息化管理的重要性，然后采取相应有效的措施不断地提高档案信息化管理水平。
主要参考文献
1在企业建立房产档案信息化管理的困难
1.1领导重视不足。许多企业管理人员对企业档案管理信息化的重要性认识不足，许多档案资料其实只是处于长期堆放的状态，没有及时整理归档，更谈不上利用。一些领导管理观念陈旧，而工作人员也并不习惯于在网上了解信息，不接受网络办公的方法，习惯用传统的手工操作方式处理房产档案信息。
1.2技术手段落后。目前，很多企业房产档案管理部门的电脑应用仍然停留在文字处理、财务管理等数据处理上，无论信息化基础设施建设、应用水平，还是对互联网的认知度、参与度等都远低于其他行业。大多数企业的房产管理部门管理介质仍为纸质档案，光盘技术和机读方式运用十分有限，数据库的建设与当今信息传输的技术要求相差甚远，档案应发挥的作用远远未能有效挖掘出来。
1.3档案管理人员专业素质不高。目前，企业的档案管理人员专业素质水平差异比较大，缺乏协作精神。采用网络化办公以后，管理部门之间需要相互提供有用信息，才能达到方便、快捷的办公目的。
2如何建立房产档案管理的信息化建设
2.1提高对档案管理信息化建设的认识。要建立完善的档案信息化管理，首先，要充分认识加快房产档案管理信息化建设的重要意义。科学技术不断发展，档案内容多样化，档案载体发生了很大的变化，随着计算机、多媒体、光盘以及缩微技术等的广泛应用，传统的管理模式和管理手段已不适应时代的变革，运用现代信息处理技术手段来开发房产档案信息资源，必将极大地提高档案资源的开发能力和利用效率，使房产档案管理的各个方面发生深刻变化，促进房产档案管理整体水平明显提高。
2.2完善房产档案信息归集、检索系统。为了全面、准确地收集信息，一方面，房产档案信息系统与房产交易系统有机地结合，将房屋产权信息自动归入房产档案信息系统，形成文本信息；另一方面，要利用扫描仪、数码相机等先进设备，将有关资料以图像信息方式归入房产档案信息系统。由于房产产权频繁异动的特点，房产档案的更新速度很快，因此，档案数据库的更新、管理、维护上要实现实时控制，保证房产档案信息与房产产权状况的同步变动，这是房产档案管理的核心所在。由于房屋租赁、房产交易等不同业务的特点不同，对房产档案信息要求也不相同，因此，必须建立一个多角度的档案检索系统。要充分利用计算机强大的检索功能，将房屋坐落、产权人姓名、房屋面积、产权状况等房屋产权管理中的每一要素都作为检索点，编制各种检索工具，形成计算机检索与手工检索互补的档案信息检索体系，实现万能检索，从而提供高效、便捷的查询服务。
2.3建立准确的房地产档案数据分析系统。房产档案信息不仅要满足产权人产权交易的需要，而且，也应该为企业职能部门进行宏观调控提供科学的决策依据。通过数据分析系统，对房地产市场的现状和发展趋势作出准确的判断，以便相关职能部门能够及时运用相关调控手段，使企业房产需求保持基本平衡、结构基本合理，达到科学决策，回避风险的目的。
2.4提高管理人员的综合素质。档案信息化管理的日趋完善，要靠掌握现代化技术和管理方法的档案专业人员来实现。档案工作者不能满足于现状，应正视自己的业务水平，积极推广使用新归档方法，减轻档案工作量和劳动强度，提高工作质量和工作效率。管理人员要充分利用计算机与档案管理软件，提高档案的存储和处理能力，为相关部门提供方便、快捷、及时、准确的参考信息，充分发挥档案的信息服务功能。
一、企业档案管理信息化内涵
信息化建设就是充分利用先进的企业思想以及先进的技术手段，对企业内部的生产经营以及管理活动进行有效的资源配置以及调控，使得企业的管理做到科学化、有效化，从而促进企业利润的增加，不断提高企业的核心竞争力。对于档案管理工作来说也是如此，企业档案管理信息化，可以极大地提高企业档案管理的科学性以及有效性，实现对于企业档案管理的网络、信息化，通过档案管理信息化以及数字化，实现企业档案服务的高效化，从而实现企业档案管理的资源共享，提高企业档案管理的效率，为企业档案管理的进一步发展提供便利。
二、企业档案管理信息化存在问题
企业档案管理信息化是一项复杂科学的工作，企业档案管理信息化建设好坏直接影响着企业的档案管理的健康稳定发展，对于提高企业档案管理科学性以及有效性至关重要。我国企业在档案管理信息化建设方面经验还不是很丰富，在实际的企业档案管理信息化建设中存在着众多的问题。总体来讲，企业档案管理信息化建设存在的问题主要由以下几个方面，第一，档案信息化建设发展不平衡。我国很多企业进行了档案管理信息化建设，但是总体来讲，档案管理信息化建设水平与程度都存在着不平衡的现状。规模大、效益好的企业可以实现档案管理信息化建设高效化，但是对于那些规模小、效益差的企业，档案管理信息化建设设置无从谈起。第二，基础条件薄弱，技术、资金不足。档案管理信息化建设对于企业基础条件、技术、资金的要求很高，很多企业尤其是中小型企业很难做到基础条件、技术、资金的高水准，加上企业档案管理信息化人才缺乏，甚至缺少相应的设备以及技术支持，导致企业对于企业档案管理信息化建设深度以及力度不够，给企业档案管理带来不便。第三，缺乏统筹规划，盲目建设。目前我国企业在档案管理信息化建设方面普遍存在着规划以及组织建设，另外，加上企业在档案管理信息化建设规章制度以及标准建设缺乏统一的规定，导致企业档案管理信息化低效率、高重复建设建设问题严重。第四，与其他信息管理没有实现有效衔接。企业档案管理信息化建设并不是孤立的，是同企业其他管理以及建设项目相结合的，例如文书处理、生产活动等方面都与档案管理信息化密切相关。由于我国企业在档案管理信息化建设机制以及管理机制上存在问题，导致企业档案管理信息化同其它管理环节以及生产环节缺乏必要的联系，为能够实现档案管理信息化建设同其他信息化管理的有效结合。
三、企业档案管理信息化策略探析
(一)加强档案管理信息化人才培养
档案管理信息化人才是企业做好档案管理信息化的关键，毕竟信息化档案管理工作是由档案管理信息化人才来执行的。为此，企业应该加强档案管理信息化人才招聘以及培养。档案管理信息化建设是一项极其科学。专业性强的工作，它对于档案管理信息化人才的要求极高。档案管理人员应该不断增加档案管理信息化管理基础以及专业知识学习，包括信息技术、法律、管理学科以及计算机技术的学习。另一方面，档案管理信息化人才还应该转变思想观念，树立档案管理市场意识，使得档案管理信息化适应市场需求。另外，企业还应该加大对于新技术的引进，从资金、技术等各个方面做好档案管理信息化建设，加强档案管理信息化队伍建设。
(二)加快档案信息化标准规范制定
标准规范以及规章制度是企业进行档案管理信息化建设的基础，是企业进行档案管理信息化建设的制度保障，只有在一定的标准规范以及规章制度约束下，才可以更好地做好档案管理信息化建设。首先，企业应该建立档案管理信息化管理机构，增强人员档案管理信息化管理责任意识，强化档案管理信息化管理机构管理职能。其次，建立健全档案管理信息化管理制度体系建设，在基本信息化管理制度体系的基础上，还应该加强信息化管理制度体系执行力，使得企业档案管理真正的做到有法可依、有规章制度可依，从而促进信息化档案管理的科学化。
(三)企业档案管理信息化建设注意原则
企业档案管理信息化建设注意的问题有很多，总体来讲，档案管理信息化建设应该注意以下原则。第一，实用性原则。企业档案管理信息化建设的目的在于促进企业档案管理信息资源的共享，提高企业的社会效益以及经济效益，促进企业档案管理的科学化、有效化。第二，逐步推荐原则。企业档案管理信息化建设并不是一朝一夕所能解决的，它需要企业投入大量的时间以及精力，企业应该抓住档案管理信息化建设大好时机，实现企业管理与档案管理信息化建设同步前进。第三，效益原则。企业进行档案管理信息化建设的主要目的是为了获得更多的利润，一旦进行档案管理信息化建设，企业应该将档案管理信息化建设同企业的短期以及长期效益相结合。第四，全面协调发展。企业档案管理信息化建设并不是孤立的，需要同其他部门其他人员进行相应的合作，必须与企业的信息化建设和经济基础相协调，必须与企业的信息需求相协调，必须与信息技术发展相协调，必须与全国信息化工程相协调。
四、总结
一、当前企业档案管理中的主要问题
（一）档案管理信息化的意识薄弱在实际情况中，部分企业仅仅是简单的将其看作是档案存储、使用方式的改变，没有认识到这是企业管理理念的转变，没有考虑到建立一个综合性档案管理信息化系统。有一些企业错误地认为档案难以给企业带来经济效益,盲目的把资金投入到其他建设项目,对档案事业疏于建设和管理,对档案信息化建设所需设备和配备不予以重视。
（二）管理人员素质有待提高在档案信息化建设中，管理人员的综合素质较低。档案信息化管理要求管理人员不仅有一定程度的专业管理能力，而且必须掌握信息技术处理能力，同时也要对企业的工作流程和工作方式有着深刻的了解。可是现有的企业档案管理人员很少具备这样完备的综合素质，难以满足信息化档案管理的高要求。
（三）信息化建设尚未完善随着信息化的不断深入,档案管理基础数据技术的标准化无法满足企业的需求,严重影响了档案信息的及时性、准确性和规范性,令企业遇到了许多本可以避免的问题。除了上述几点问题外，还有许多细节方面的问题也需要企业时刻关注。首先，要做到对员工的信息审核和更新，信息化档案建设依靠的是信息技术，可是档案的管理以来的人，对于老员工的离职和新员工的加入，档案管理要跟进。其次，对于档案的管理要注意安全措施，档案是一个人的个人信息和企业内部资料的集合，要加强安全管理工作。
二、完善档案管理信息化的策略
（一）从企业内部强化档案管理理念档案管理信息化管理理念直接决定信息化建设的实施力度及信息化的程度。加强档案管理信息化建设,领导者要把档案信息化概念和期许转变成实践及现实,正视档案管理建设的艰巨性和复杂性,在资金、人才、设备等方面进行合理和准确的投入,针对内部档案管理工作的各项问题，不仅要予以关注，更要在具体操作上予以支持。
（二）引进优秀管理人员信息化管理建设对于企业来说是发展的必要历程，企业的档案管理信息化需要引进优秀、专业的管理人才，在工作中对其教育和培养，完善企业的档案管理工作，促进企业实现档案管理信息化，推动企业进一步发展。企业针对管理工作需要引进科学的管理方式和管理体系，为企业档案管理提供制度保障和人才支持。
（三）完善企业信息化建设企业应针对档案管理的信息化投入设备、人力和资金支持，为企业的档案管理建立更为有效的管理模式。档案的信息化管理能够建立有效的管理搜索模式和管理利用方式，能够立足于企业档案的特点,建立健全企业档案信息数据库。譬如企业项目数据库,能够集合企业在项目规划、项目立项、项目建设以及企业资料等有关信息,为进一步开拓市场和技术创新提供参考。
三、总结
实现档案管理信息化是企业发展的重要方向，企业的档案和信息是企业建设和发展的见证依据和发展保障，在现如今的信息化时代，信息化建设是大势所趋，健全的信息化档案管理能够给企业的发展带来巨大的帮助。相信随着信息化的发展，不仅是档案管理，在更大更广的范围内，信息化建设都会成为企业发展的推动力。
作者：邹玉玲单位：海南省建设项目规划设计研究院
关键词：企业档案；信息化建设；对策
引言
随着全球化、信息化进程的加快，信息技术的不断创新为我们的工作提供了极大的便利。对于企业档案管理而言，档案信息化建设将成为今后档案管理工作的趋势。目前，企业档案信息化建设的状况不容乐观。因此，我们应采取有效措施加强企业档案信息化建设，以提高企业的管理效率，更加有效地发挥档案的作用。
一、企业档案信息化建设的必要性
档案信息化建设是实现资源共享的必要条件。当今社会，加快信息化建设的步伐不仅是加快经济和社会全球化的需要，而且是实现档案信息共享的需要。档案信息化建设可以进一步促进资源的开发利用、保存和传递，促使资源共享的实现；档案信息化建设是档案事业发展的快速通道。档案事业是企业及其它单位发展的先决条件，在我国现代化建设中占有重要的地位，档案信息化建设是奠定档案事业的关键环节。在档案管理的新时期，档案工作的内部和外部需求均发生了较大的变化，为了顺应档案工作的变化就必须实现档案信息化建设；档案信息化建设是实现高效率管理及节约资源的重要途径。与传统档案管理相比，档案信息化建设大大地提升了档案管理的效率，而且节约了很多资金。
二、企业档案信息化建设存在的问题
（一）重视程度不够
首先，由于企业相关领导对档案信息化认识不够，忽视其建设进程，从而出现经费投入不足、专业人才匮乏、管理不善等问题，直接影响了企业档案信息化建设进程。其次，由于企业对档案信息化知识的理解较为肤浅，不能有效地开展档案信息化建设工作，从而制约了企业档案资源信息建设，制约了企业发展。
（二）专业人才不够充足
首先，大部分企业特别是中小型企业档案人员多为兼职，专业人员很少，这就直接导致了专业水平普遍较低，档案管理水平长期得不到有效改进；其次，多数档案管理人员还是习惯于手工操作，缺乏专业的计算机操作知识，对现代化管理知识更为欠缺，不能适应档案信息化建设要求；其三，由于档案管理工作历史条件的制约，大部分档案人员专注于对文书档案管理，忽视了电子档案等新载体管理，管理内容相对较单一。
（三）投入资金不足
要想推进档案信息化建设的发展，就一定要不断的更新技术，并且还要采用高科技手段来对其进行管理，例如：引进一些高科技的硬件设施，计算机和数据库。在进行档案信息化建设运行的时候，也需要大量的资金，但是我国很多企业都面临着资金严重匮乏的问题，这样就使得档案管理的信息化工作很难得到推行，并且一直停留在理论层面，从而就使得档案管理的工作效率比较低。因此，在进行档案信息化建设的时候，一定要加强资金的投入，不然就会使得技术得不到更新，管理理念比较落后等。
（四）安全措施不到位
企业档案的安全主要体现在两个方面，第一方面是电子文件的安全；第二方面是电子档案数据的安全。在实际的运行过程当中，因为各种客观因素的存在，企业档案的安全往往受到不同程度的影响，这会间接影响企业档案信息化建设的进程。企业档案的管理主要靠的是工作人员的操作，这就难免的会出现操作的问题，导致档案信息安全系统受到破坏。企业档案信息系统是一个半开放的系统，使用者在对其利用的过程中可能会对档案信息系统造成破坏，比如使用者随意的更改和删除原档案中的数据。
三、企业档案信息化建设对策
（一）提高企业档案管理人员的水平和能力
企业档案管理工作做得不到位，还有一部分的原因在于管理人员的水平和能力有限，使得企业档案不能更好地被管理。因此，要对企业档案管理人员进行相应的培训，并且还需要进行相应的考核。对于考核优秀的人员要给予一定的奖励，对于考核不合格者要重新进行培训，直到考核合格为止。这样通过相应的理论教学，再加上相应的实际操作，就能相应的提高管理人员的管理能力，从而来提高企业档案信息化建设的水平。
（二）增加资金投入，增设软、硬件设施
企业档案信息化建设离不开资金支持，因此企业必须加大对档案信息化建设的资金投入。另外，档案信息化建设还需要依靠软件和硬件设施来实现，因此有关单位需要大力地提供技术支持，将现有的软件、硬件投入到档案信息化建设中，而且还要加强对新型档案管理软件及硬件的开发，争取为档案信息化建设提供最大的技术支持。
（三）加强档案信息化基础设施建设
在实践中，企业需要为档案管理部门配备现代化的档案管理系统，用科技武装自己，提高管理者的操作能力。随着档案信息管理软件性能的不断提高，对计算机硬件也有了一定的要求。企业需要对网络服务器、计算机、录入设备和输出设备等硬件做好调查，从而为档案管理工作者配置较好的硬件设施。在档案管理方面，可运用计算机进行档案的收集、整理和编制检索工具、内容介绍和档案目录，还可用于档案库房的管理。此外，还可用于特殊的档案工作项目，使各项工作网络化，以达到资源共享的目的。
（四）加强企业档案信息化建设的安全管理
信息的安全管理是档案工作中最重要的环节之一，电子信息化建设固然给档案管理工作带来便捷，但其中存在的安全隐患也不容忽视。为确保信息安全，单一手段是不解决问题的。必须采用多样化的计算机防护系统来提高安全性，并进行定期的防护加密、监控保养来保证硬件的安全运行。重要的企业资源要进行备份，确保文件的不丢失。此外，病毒也对网络安全工作造成危害，西方国家因木马、黑客等网络犯罪已造成高额损失，这些损失警示着我们高度的开放也会给信息化建设工作带来漏洞，因此，我们更倡导内部局域网封闭式网络。
结束语
在全球范围内，产业信息化已经成为一种发展的趋势，企业要想在激烈的市场竞争中占有一席之地，保证企业能够健康稳定的发展，就必须要紧跟时代的发展潮流，实现企业档案管理上的信息化。企业档案的信息化管理工作时企业众多工作中的一个重要部分，做好这一部分工作能够实现公司经济效益的提高，所以企业要重视企业档案信息化建设，加大对企业档案信息化建设的研究力度，充分的发挥档案信息化建设在促进公司发展中的积极作用，实现公司健康稳定的发展。
参考文献
[1] 和梦吉.企业档案信息化建设对策研究[D].山东大学，2012.
关键词：企业管理；档案管理；信息化建设；基础设施建设；电子文件；信息安全 文献标识码：A
中图分类号：TP391 文章编号：1009-2374（2016）21-0154-02 DOI：10.13535/ki.11-4406/n.2016.21.075
1 信息化建设的基本内容
1.1 基础设施建设
软硬件基础设施是档案信息化建设不可缺少的基本条件，是档案信息资源开发利用和信息技术应用的基础，而其核心是档案信息网络，它是档案信息传输交换和资源共享的必要手段。
档案信息网络是一个资源性网络、广域性网络、开放性网络。它是在网络环境下的档案业务的重新设计，是档案技术与档案业务模式的有机结合。它应具有网上信息服务、网上文档管理、档案行政管理、网上档案宣传、网上档案教育等功能。档案网建设的基本任务
包括：
1.1.1 硬件环境建设。包括档案馆局域网建设、档案网站的建设等。局域网的建设应根据企业的实际情况选择合适的网络拓扑结构（星型结构、总线结构、环形结构、网状结构），对等网络与基于服务器。档案网站是在档案馆（室）相互联系的公共服务的网络上建立的站点，以主页方式提供相关信息和相关服务（WEB服务）构成公共服务网络的一个结点。它应是集宣传、中介、服务、对话交流五个窗口功能为一体的开放性对外平台。档案网站内容包括五个方面：（1）档案馆（室）职能信息，包括档案馆（室）及其管理机构的基本职能、部门设置、主要领导、岗位职责、联系途径等；（2）档案馆（室）资源信息、库藏全宗名册、系列案卷目录、特种馆藏目录、专题目录索引等介绍性信息和检索性信息；（3）档案利用、服务信息；（4）档案工作信息；（5）相关资源信息。
以我公司目前的情况，档案室网站建设也可以从五个方面来考虑：（1）档案室的职能信息。在这一板块可以介绍档案室的基本职能以及需要协助的相关部门的相应责任、主要负责人及其职责、联系方式、值班安排情况等，这样有利用明确分工，落实责任；（2）档案室的资源信息。可以设置馆藏系列案卷目录。如产品类案卷目录、设备仪器类案卷目录、基建案卷目录等。此外还可以设置专题目录索引，以方便专门项目方面资料的查询与利用，如岭澳二期项目；（3）档案利用、服务信息，可以设置用户问答界面，根据用户的需求，提供有针对性的服务，如资料的借阅。利用者可以在网上提出借阅申请，在通过计算机权限审核或身份认证后，就可以在网上直接查阅资料了；（4）档案工作信息。在这一板块，一部分可以介绍目前档案工作的概况、重点，必要的话还可以开辟评论区，以便交流经验，改进工作。一部分还可以介绍一些在档案工作方面的标准规范和制度（国家的、行业的、公司的）；（5）相关信息资源，可以公布最近公司以及集团公司的档案管理动态，还可以涉及最近国内外的先进管理理念、手段、软件等。
1.1.2 信息资源建设。能作为在档案信息网络上使用的资源是NIR，是电子化的档案信息。要及时、适时地对公司日常运行中形成的纸质文件、电子文件进行收集、整理、鉴定、管理、归档。工作人员要明确分工，确定责任。各部门形成的电子文件必须按时上报，由专人管理，按年度、部门、类别由专用微机存储。避免了电子文件的丢失，保证了年度电子文件的完整性。
1.2 应用系统建设
在这里主要指的是标准化的档案管理软件。所谓标准化的档案管理软件是指符合国家档案管理标准规范的，适用于政府机关，企事业单位和各级各类档案馆用于对档案信息和档案实体进行辅助管理的计算机应用软件系统，如OA、MIS、GIS和电子文件管理系统（ERKS）信息系统（IS）文件管理系统（DMS）档案计算机管理系统（ACAMS）等。它应具备以下四种功能：
1.2.1 实现有快速检索和查找功能的数据库系统。要对档案信息进行快速检索和查找就要建立合理灵活的数据库管理系统。企业档案信息化建设就相当于将纸质的资料在电脑中进行备份，这样就可以有序地将企业档案分门别类地归纳好。在建立起企业档案目录数据库之后，要检索和查找所需资料就可以直接输入关键词，以此来得到自己需要的档案资料。并且企业档案数据库管理系统还可以直接进行修改或者删除，因此也能加快企业档案的更新。
1.2.2 文件档案管理一体化。如果企业的档案管理与建设还是和之前传统的方式一样，那么相比于企业档案信息化建设就需要更多的人力。但是如果企业档案建设和管理可以实现一体化，那么工作流程将减少一些不必要的麻烦，比如文书部门的文件可以通过计算机的辅助实现归档，工作人员可以在网上接收整理，企业档案从电子文件形式到电子归档都只需要工作人员运用计算机进行操作。由此可见企业档案的管理就实现了前端控制，操作过程也更加简单。
1.2.3 档案的保存功能。企业档案信息化建设与管理有助于保存企业信息，并且更易于工作人员将文字信息转化成不同形式的资料，如Excel、不同形式的图片文件等。如果档案部门将档案信息储存到计算机中，企业的工作人员就可以通过服务器上的身份认证，在企业内部对档案信息进行查询，这样在一定程度上有利于工作人员提高工作效率。
1.2.4 企业档案信息的记录功能。为了避免企业档案的泄露所造成的麻烦，对档案进行信息化的建设和管理可以有效地对查阅和检索档案的时间、内容进行严格的记录。档案业务管理的自动化，可以对企业档案进行实时监控和管理，同时也有助于工作人员对档案进行进基本的情况统计，并且这种统计方式更加简单精准，使档案管理更加规范化、科学化。
1.3 标准规范建设
标准规范建设是档案信息化建设的一项重要的工作，要将公司内部的信息资源有序、协调组织，通过网络系统实现共享，关键在于标准建设。要遵循国家标准，《电子文件归档与管理规范》和《电子公文归档管理暂行办法》，结合其行业的管理标准和特点，加快制定切实可行的档案信息化相关规范、制度、标准，明确电子档案信息的归档标准，规范档案信息收集、整理、存储传送和程序，真正做到步步有章可循、件件标准规范，保证档案信息的真实性、完整性、安全性。
标准规范建设应该是公司档案信息化建设之初工作的一个重点。目前，标准规范体系还未建立，现有的国家相关标准、行业标准并不能全面指导档案工作的进行，公司的相关文件制度还不够完善，大大降低了档案工作的效率以及服务的质量。
1.4 人才队伍建设
企业中档案管理的工作好像在企业建设中并没有受到社会各界的广泛关注，尤其是在信息化建设没有正式实行之前。但是如今的社会科技发展迅速，要使信息化技术真正走进企业档案的建设和管理，就应该大力建设人才队伍。目前，一些企业对档案管理的工作人员都要求其具备运用计算机解决档案管理工作中的问题，但是我国大型企业和中小型企业之间对档案信息化建设和管理中还是存在较大的差距，这使得市场对企业档案管理人员有更加迫切的需要。人才队伍的建设应该从各个方面着手，比如加大培训力度、提高人员素质和业务水
平等。
2 信息化建设应注意的问题
随着社会科技的快速发展和企业市场的需求，我国企业信息化建设与管理已经逐渐走上正轨，但是与一些发达国家相比，我国的档案信息化建设还是稍显落后，并且在管理方面还是存在一些问题，我们可以从以下方面来分析：
2.1 政府企业领导对档案信息化建设和管理认识不到位
一些企业领导忽视档案信息化建设和管理的重要性是因为他们认为信息化的管理并不会为企业带来经济效益，这样的思想观念使得他们不会对档案信息化管理人才给予太多的关注，由此就会导致人才的供求不平衡。
2.2 企业档案信息化管理缺乏保密意识
如上文所说，企业档案信息化建设与管理使得工作人员对档案的查找更加便捷，但是由于计算机并不能保证档案信息的完全安全，因为计算机是联网设备，企业的档案信息很有可能会被窃取，所以企业一定要加强对档案管理的保密意识与计算机的安全保障系统。
2.3 企业档案信息化管理的工作人员缺少专业性
档案信息化管理的工作人员并不是只要会用基本的计算机操作将档案进行整理和归纳就可以了，而是需要通过专业的培训，使他们有能力发现档案管理中存在的问题并且能够提出相应的解决措施，这也正说明企业档案信息化建设与管理需要的是高素质、专业的复合型
人才。
2.4 档案信息化管理的设备不够完善
因为在我国的企业档案信息化建设与管理中还是存在很多的不足，其中计算机等设备作为信息化管理中最重要的组成部分，在现实中企业对这些设备的利用还不够完善。这些基础条件差，就会导致信息化管理在企业的建设与发展中不能发挥其最大的功能，这样虽然对企业档案实行了信息化管理，但是它对企业真正的效益就会大大降低。所以计算机等设备作为企业档案信息化管理的前期投资，必须得到企业的高度重视。
3 结语
随着公司的日益发展以及现代化管理的迫切需要，档案信息化管理显得越来越重要。基础设施建设、标准规范建设、应用系统建设、人才队伍建设应该在信息化系统建立之前就予以全面、客观的考虑，这样才能在系统运行中避免和减少失误，即使出现问题，也有相应的措施及时、有效地解决，全面提高档案工作效率以及服务质量，为公司日常工作的开展以及战略性发展做出应有的贡献。
参考文献
[1] 裴玉花.企业档案信息化建设[J].兰台世界，2006，（2）.
[2] 黄忠华.企业档案信息化建设之我见[J].中国档案，2005，（9）.
关键词：企业档案管理信息化
Abstract: this article from the original file to the protection; To simplify the finishing improve work efficiency; For the file information resources integration and sharing; For the file using a retrieval and discusses the importance of enterprise document management informatization. From the archives standards and regulations of insufficient; The construction of the contingent of file personnel is insufficient; Information technology development degree of the shortcomings of the several aspects discusses the enterprise document management informatization existing problems.
Keywords: enterprise document management informatization
中图分类号：C29文献标识码：A 文章编号：
一 企业档案管理信息化的重要性
计算机的快速发展使我们步入了一个信息化、网络化的时代，信息技术几乎已经渗透到了社会活动的方方面面，作为现代社会活动的技术基础，正在逐步改变着社会活动的运行方式。档案作为记录企业发展的历史证物，见证着企业发展的每一步。企业的档案管理是一个集企业安全、生产、经营、管理以及劳动者个人档案、劳动性质、征用土地等诸多事项为一体的管理过程，其最初形成的最原始的、最真实的记录，是企业档案管理工作中重要的组成部分，是维护企业的经济利益、合法权益和维护历史真实面貌的重要性、基础性工作，保存好利用好这些档案是企业管理的重中之重。
企业档案资料的积累和利用，直接关系着企业的经营管理水平。企业的档案管理信息化，不仅重要而且必要。针对企业档案管理信息化的重要性综合分析有以下几点：
（一） 有利于档案原件的保护
企业在其运行过程中，首先产生的就是企业的征用地档案。征用地档案是企业在土地征购、租赁等活动中形成的具有保存价值的最重要的文件材料。准确记载企业所征土地位置、界址、数量、权限等基本情况的原始资料，它是企业无形资产的一部分，又是有形资产的可靠证明。将这些最重要的档案资料信息化处理后，可以避免档案原件被过多的直接使用、或过多借阅而造成原件的损坏和丢失，可以达到保护档案原件的目的。
（二） 有利于简化整理 提高工作效率
企业的生产技术、产品工艺、财务管理、员工档案、用工性质等，也是档案管理别重要的组成部分。这些档案的收集、整理关系着一个企业运作的系统性、完整性和稳定性。档案信息化条件下分类可以取消，对收集来的文件材料，划定保管期限后，在每个保管期限下进行编号，每年一个流水号，这样简单易行，也便于日后插件（即把没有按时归档的文件插入整理好的文件后），查阅可以在档案管理系统中快速找到、打印。不进行分类可以让档案人员从繁琐的整理事务中解脱出来，把更多的精力放到加强收集、深化检索、开发利用、编研等更有意义的工作上来，更好地提高了工作效率。
（三） 有利于档案信息资源的整合和共享
档案资源整合重在体现档案信息的系统性、有效性和共享性，其最终目的是进一步扩大档案资源的利用范围，这是档案事业顺应社会信息化潮流的趋势所在。档案信息经过及时有效的传递后，还必须通过利用者的有效利用，活化档案信息。因此，可以建立同行业区域性的信息网络系统，开展互借、交换目录等，及时有效地传递信息，促进资源共享。
（四） 有利于档案的检索和利用
实现档案信息化能充分利用现代网络技术，实施档案信息网上查找、咨询和直接提供利用的过程，它是档案信息化的主要目的，也是档案信息化的重要标志。将档案信息化处理后，采用了电子目录和电子文档归档，提供快捷的电子信息查询系统，在档案的检索利用上，企业各部门、处（科）室，可以根据自己的需要获得及时、准确的资料信息。
二 当前企业档案管理信息化存在的主要问题
（一）标准规范及制度法规的不足
档案工作的标准化、规范化是信息化建设的前提和必要条件。但目前的状况是：计算机软件开发缺乏整体规划性，软件在通用性、实用性等方面存在一定的不足，计算机及其有关设备型号各异，设备档次参差不齐，没有形成统一的硬件环境；这些都制约着信息交流的范围和程度，直接影响着档案信息化建设的步伐。同时，由于在电子文档的形成过程中，打乱了或者是破坏了原始文件的本来顺序，原本清晰的法律责任界限变得模糊。缺乏法律依据使得大量的电子档案无法充分发挥其应有的使用价值，相关法律条例的制定迫在眉睫。
（二）档案人才队伍建设的不足
人是最核心的资源,没有相应的人才,任何先进的技术和管理手段只能是流于形式,信息化也只能是空谈。而目前对档案管理人员的素质提高很少纳入计划和要求，档案管理人员平时进修学习的机会不够，缺乏系统的档案知识培训，许多档案管理人员专业知识单一，普通操作型人才居多，系统开发、程序维护、咨询服务和信息导航复合型人才十分匮乏。这在很大程度上制约档案管理信息化建设的质量和速度。
（三）信息技术发展程度的不足
档案管理信息化后档案的存在形式主要是电子文档，具有易于复制、修改的特点，因此其保密和安全措施应该更为完善。在传输、保存过程中，电脑病毒的横行，黑客的恶意攻击以及网络技术的不成熟，电子档案尤其是一些高度机密的档案，容易被他人窃取、修改甚至伪造，这无疑是给档案管理构成了极大的威胁，同时由于档案保存的长期性，对载体寿命、电子计算机软硬件的生命周期和载体所载档案与电子计算机软硬件平台的一致性也有一定的要求，基于以上原因，信息化的加密技术、权限控制、防写措施必须达到相应的水平，档案管理信息化才能顺利进行。因此，信息技术发展程度也直接影响档案管理信息化的建设。
三、实现企业档案管理信息化的对策
（一）制定统一细则，完成档案信息存储的数字化
档案信息存储的数字化，是指档案信息的存储载体与方式由传统的纸质形态转向以计算机管理为前提的数字形式，它包括档案数字化的输入和数字化档案的接收两个方面。
一是档案数字化输入。是将传统档案信息输入计算机，由计算机提供查询并进而直接提供档案信息为企业服务。
二是数字化档案的接收与管理。关注电子文件的形成和积累，研究其运作规律，提出质量要求；做好电子文件归档工作，制定归档细则和管理规范，研制归档软件，使产生于不同平台和数据库的电子文件，按照归档要求及时归档；档案部门接收各单位纸质档案时，要同时接收电子档案，电子档案接收工作要按照档案部门统一的格式进行数据转换，并与馆藏档案的数字化工作融为一体。
（二）创新方式，建立完整的档案信息利用系统
建立完整的档案信息利用系统，实行一体化管理。可分为两个层次：一是单向传输。就是终端管理机构对档案实现以数字化为平台的计算机管理，并根据各网络终端用户需求，进行数字信息的单项定向传输。二是双向或多向传输。就是各立档单位均实现信息化管理，上下级单位及各立档单位之间，均可根据需求进行数字信息的多项双向和多向传输。使利用者很方便地获得更多、更广泛的知识、信息，从而提高了馆(室)藏资源的利用率，避免不必要的重复和浪费，同时也有效地缓解了存储空间拥挤，人员、资金紧张等矛盾，更好地满足企业的需要，实现资源共享。
目前，企业有些单位的档案馆（室）利用互联网开展的网上服务，已成为为社会和单位提供档案利用服务的一种重要形式。档案工作者可以网站为基础，进一步加快档案信息资源数据库建设，尤其是电子文件全文数据库建设，在网站上实现电子文件的实时管理与利用，实现档案信息资源数字化、数据库化，档案信息服务利用网络化，档案管理工作自动化。如：输入目录管理数据库，在网上公开部分档案目录，方便查询检索；档案棺（室）与宣传部门密切配合，可以将本单位重大活动中形成的新闻录像档案数字化并及时归档，建立数字化视频档案数据库，以便于宣传和利用。
（三）注重培养，不断提高档案队伍素质
信息化时代，一切竞争，最终都反映在人才的竞争上。因此，档案部门必须加大人才培养力度，为提高档案人员工作素质创造良好环境。一是档案部门在进行培训前，应做好需求调研，按需设计内容，将培训课程内容与工作相结合，也就是说，培训应该是因需产生的。二是制定科学系统的培训计划，注重提高教学者层次，注重教学、自学、研讨和实践的有机结合。三是增加档案工作者之间、相关专业工作者之间的交流，为他们提供学习进修的机会，使其拓宽知识面，借鉴优秀经验，掌握和运用现代技术的方法，更新知识储备。四是应加大培训内容中计算机知识的比例，重视网络知识的运用，注重信息能力、技术应用的培养，适当增加档案现代化管理课程。
（四）统一标准，促进档案信息管理标准化
档案信息管理的标准化指在实现档案实体管理逐步转向信息管理的过程中所必须依赖的相关业务规范和技术标准，由档案行政管理部门会同有关部门予以研究、制定并颁布实施的过程。这是档案信息化的前提和基础。
档案信息化程度越高，范围越广，对档案信息管理标准化的要求也就越高。主要内容有以下五个方面。一是档案信息采集标准化：档案信息在著录与标引时要严格按照国家档案局制定的（档案著录规则）等一系列标准进行；二是档案信息存储的标准化：指档案信息全文数字化存贮形式与方式的标准，目前多以硬盘为存贮方式；三是档案信息管理的标准化：档案信息管理与档案实体管理的明显区别，在于信息载体的特殊性；四是档案信息网络的标准化：由于档案信息的特殊性，决定了大量信息局限于内部局域网范围，档案信息网络必须分出层次，以决定档案信息利用的范围；五是档案信息管理软件标准化：档案信息管理软件标准化主要体现在应用软件的通用性和统一性两个方面。如果没有这些标准，档案数据库中的信息资源就无法建立；如果各单位档案部门不按统一的标准去做，各搞一套，自成体系，那么整个档案信息网络就无法畅通，资源共享也就难以实现。
综上所述，档案信息化是企业发展的重要保证，在以知识和信息为主要特征的知识经济时代，档案中蕴藏的丰富信息将在企业各项工作中发挥不可替代的作用。在信息时代，实现企业档案管理信息化，对于加强企业档案的管理和充分发挥企业档案信息的价值，对加快企业的建设与发展具有十分重要的意义。
参考文献：[1]路凤英、衣玉琛《社会信息化的发展和档案工作的对策》[J]，《档案学研究》，1999年03期。
【关键词】企业；档案；信息化
信息化是当今世界发展的大趋势，是推动经济社会变革的重要力量。上个世纪末和本世纪初兴起的信息化浪潮，正在改变着数千年的经济形态，改变着生产和销售模式，改变着全球的交往和交换模式，改变着人类的生产和生活方式，改变着人类几千年来的思维定式。在这个以信息科学为主要应用技术之一的新时代里，整个人类社会和生活都发生或正在发生着巨大变化。人们生活再也不能离开现代信息技术手段，信息化成为了人们日益关注的问题。
在档案界，信息化的呼声也越来越高，特别是在信息化最活跃的企业，“档案信息化”更成为摆在企业档案部门面前的一个重要课题。
企业档案是有价值的信息资源和重要的企业资产。对于机构和社会来说，为了保护并保存活动的证据，采用系统的方法对档案进行管理是必要的。档案管理系统是业务活动的信息源，这些信息可以为业务决策及其后续活动提供支持，也可以确保对当前和未来的受益人的责任承诺。
一、档案信息化管理的必要性
企业档案对于经济发展的推动具有十分重要的意义，主要表现在两个方面：一是作为管理要素参与管理活动，可有效提高经济管理、生产管理的水平。根据经济学原理，经济增长的三要素是指资本、劳力和综合要素，其中综合要素是科技、教育、管理等软要素的集成。档案是科技、教育和管理活动中最具有影响力和辐射力的关键性要素之一，它是科学决策的依据，是知识共享的承载，是科技创新的基础，是组织和调动物质、资金、人才等其他资源合理流动的“引擎”。因此，充分挖掘档案的价值，对于提高经济管理水平，提高综合要素贡献率，进而提高企业经济发展水平是一个必要而有效的途径。如通过利用档案信息而降低技术开发、产品设计、生产过程的成本，以充分的档案信息支持决策，降低或消除因为信息失灵而导致的市场缺陷和决策失误，实现资源配置优化等。因为完全竞争市场是理想的市场结构，而这种市场结构的假设条件之一就是生产者和消费者都拥有充分、准确的信息，这其中当然包括作为原始记录的文件和档案信息。
二是作为生产要素进入产品化和产业化的过程，获取经济收益。近年来世界各国信息资源产业迅猛发展，全球年增长率高达33%，成为一大经济增长点。如美国年产值达7000亿美元，年增长率40%，成为第一大出口产业；欧盟年产值4300亿欧元，已超过电信和IT制造业；日本内容产业年产值1600亿美元，超过钢铁业的两倍，相当于汽车业的一半。档案作为信息资源的组成部分，完全有可能独立的，或与其他信息资源联合形成具有市场需求的产品，扩展我国信息资源产业的发展空间，进而扩展信息服务业的发展空间，推动国民经济信息化进程和新型工业化道路的实现。
二、企业档案管理必须走信息化管理之路。
企业档案信息化建设是企业信息化的重要组成部分。企业档案信息化建设，实现企业档案信息知识资源的建设、共享、创新利用，有利于促进企业档案创新管理和提升企业的核心竞争力。
企业档案信息化调研现状分析表明，企业信息化的加速发展，必然要求企业档案信息化。近年来，企业信息化和电子商务发展较快，尤其是大型企业的信息化，已经从简单的数据处理发展到实现企业资源计划管理的信息化，将信息技术应用到了研制和生成的全过程，有力地推动了信息技术对传统产业的改造和提升。对于那些已经实现资源计划管理和生产全过程信息化的企业来说，生产和主要业务管理就像高速公路上疾驰的汽车，如果作为基础保障的档案工作还是停留在手工管理阶段，就像推着一辆手推车在高速公路上行走，如何能赶上疾驰的汽车并为之提供服务？实践表明，档案管理信息化可以给企业带来显而易见的效果和效益。
从长远来说，信息时代下的档案工作如果不实现信息化，将可能出现“断档”现象，进而影响企业的可持续发展。现代企业特别是已经实现无纸化办公的企业，如果不能充分认识档案信息化建设的重要性和紧迫性，不仅会使档案管理与其他各项工作脱节，还有可能造成大量已生成电子文件的流失，导致文件归档不齐全、不完整甚至“断档”，给企业的可持续发展造成无可挽回的损失。
三、科学开发档案信息资源。
信息化是当今世界经济和社会发展的大趋势。无论是从社会各个领域还是到人类生活的各个角落，信息技术无不彰显其独特的魅力，也成为现代社会和现代生活不可缺少的工具。可以说，现代信息技术成为实现科学开发档案信息资源的关键条件。
档案信息自动化建设的着眼点应是整个系统，组成系统的纵向和横向的各个环节都应达到一定水平，并通过网络加以联通，这样才能发挥整体优势，提高系统的综合能力。制定档案信息化管理的有关标准，推广档案管理应用软件，加强电子文件和电子档案的管理，做好电子文件、电子档案的积累、保管、利用，保证电子文件、电子档案的齐全、完整、有效，建立、规范、联通各局域网络，建立企业档案信息网络，实现企业馆藏档案数字化、资源共享化、服务对象与需求扩大化。
电子计算机技术是当今新技术革命的先导技术。电子计算机具有运算速度快，精确度高，存贮信息和逻辑判断能力强以及自动进行运算等特点，在文件的管理上，运用计算机进行文件的接收、查找、借阅、归还，以及辩认到期应销毁的文件等档案的归档利用和管理工作。在档案管理上，运用计算机进行档案的收集、整理、编制检索工具、内容介绍和编制内目录，还可用于库房的管理。用于特殊的档案工作项目，如编制大型索引、为档案的编研工作提供服务以及档案统计等工作。因此首先要从硬件上配备电子计算机，提高企业档案室计算机和网络技术的应用程度，逐步提高档案信息化水平。其次要建立和完善局域网。使各项工作网络化，加强档案的利用，以达到资源共享的目的。
四、加强档案信息化人才队伍建设
关键字：标准化问题、业务流程、技术性、职能分类、信息安全、经费、管理体制
近几年来，中国企业连续不断地跨越了工业化、市场化，然后进入了信息化阶段，而档案信息化工作又是企业信息化建设的极其重要组成部分，且信息时代档案事业的一个重要分支就是企业档案信息化建设。数字化时代下的企业档案信息具有三个特点：普遍性、集成性和动态性。为适应我国信息化社会的发展形势，企业对企业档案信息的管理工作越来越重视，信息技术为档案信息化带来了很多机遇，同时相随而来的也有一大堆问题。
一、档案的信息化进程中所产生问题的探究
1、标准化问题
数字化和信息化的档案的前提是标准化的规则。数字化后的档案信息在该行业中通行无阻则需要建立起来行业统一认证共同认可的规则。因此，需要在业务、技术和管理三个方面进行改进。
（1）业务流程规范化。业务流程规范化不仅可以大大地提高档案信息系统的工作效率，而且对行业内处理事务的能力的提高也有极大的帮助。计算机作业，任务是多通道和多对象，这样极大地提高了信息管理工作的效率，并且对于部门和多余人员进行精简和整合。
（2）技术性的规范化。对于技术性的规范化要求，需要在档案信息化过程中软件和硬件两面方面着手。软件方面，包括系统和平台的建设指标和相关的操作规范，软件所需要达到的功能和软件开发进展的规划等信息。另外，档案信息化过程中数据的精度、存储格式及所建的档案网站平台的技术参数等等都需要进行详细的规定。
（3）企业信息化管理应遵循“先搭台子后唱戏”的法则。传统档案管理由于历史局限存在许多问题，如传统档案收集整理需要大量的专业人才且还要大量的时间。另外，传统档案的保存不仅占据较大的空间，并且存量增长的需求得不到保证。还有一点，传统档案的安全性保障很低，那些纸质记录时间久了会遭受虫咬鼠啃、火情、雨情、盗情等一系列事情。因此，档案资料进行信息化管理势在必行。
2、档案职能分类面对的处境分析
（1）类目层次过多，分类过细且职能分类给文件准确定位带来困难。比如，某类文件数量很少，但也需要设一个数据库，而这样计算机的批量检索效率就会大大降低。另外，由于现代企业职能分工越来越细化，因此有时候无法涵盖一些新的职能活动。
（2）档案职能分类法容易造成企业档案与文件归属管理事实上的冲突，因此职能分类法有碍文档的一体化管理。文件分类其实是按照文件传阅、办理对象来分的。对此，有两种分类方法，一种是完全的组织机构分类法，另一种是组织机构与职能联合分类法。在面临分类困境时，要进行仔细考量，对这两种方法择优而行。
3、档案工作职能定位不准确
（1）档案人员，尤其在企业，不少档案工作人员是兼职的，很多时候由于不了解文件的使用价值属性，因此无法准确判定文件保管期限，所以，档案人员划分单位文件的保管期限和密级，不科学，不合理。
（2）鉴定工作在极大的程度上还是盲区，鉴定工作客观性和技术内涵有所欠缺。在分类过程中，对文件没有开展价值的鉴定与分析，档案人员无法从专业技术角度对文件进行全面、真实性的鉴定。
（3）档案管理要求与专业领域规定脱节。例如财务报表的保存，一般月、季度报表，除财务分析报告外，财务部门的规定是三年，但是许多档案管理却要求一律规定为永久保存。
二、企业档案信息化建设中存在的问题分析。
1、企业领导重视程度不够，经费不到位
档案信息化需要消耗大笔资金的硬件和软件的支持，例如：信息化管、理技术的提升、档案数据库、管理系统及安全的防护等等，这些都离不开一定的经费的支撑。还有，档案的信息化和数字化也需要一大批多媒体设施的配合。企业领导往往对此不加以重视，在档案建设信息化建设中，减少经费或将一些经费投资在其他部门，而硬件设备以及软件投入滞后则阻碍了企业档案信息化建设。
2、企业档案信息化建设处于弱势
电子计算机和网络技术的广泛应用，产生了越来越多的电子文件。电子文件的产生不仅意味着一种新型载体档案的诞生，而且也标志着人类记录信息、承载信息、传达信息、留存信息和开发信息的方式发生了深刻的革命。这场革命是纸张发明和近现代档案学理论的产生，它直接影响着档案工作的运作方式、基本理论及思维观念。目前，不少企业对档案人员配备不全，很多是兼职管理，这些企业档案管理人员虽然在档案信息化建设中做了大量工作，但可以说与信息时代计算机发展的惊人速度相比，仍处于弱势。
3、信息安全有待提高
随着信息化的快速发展，档案信息的安全也面临着巨大的挑战。在开放性的网络环境下，家喻户晓的病毒入侵、黑客入侵，造成了档案信息的泄密以及相关资料信息损毁等后果。设备本身就要避免那些存在的安全漏洞，然后更加注意的是网络环境和操作过程中的安全防范措施，这就要求一定的技术。
4、企业档案信息化建设发展不平衡，相应的标准规范欠缺
对于一些中小企业的档案信息化建设，在各种因素的影响下，档案部门的生存和发展面临着一系列威胁，档案工作倍受冷落，比如企业的档案部门受到企业的减员增效所波及。另外，我国的档案信息的建设相应的标准规范欠缺。就我国现在情况，不遵守相应制度的行为已经对档案信息的数字化进程产生了不小的障碍。因此，制定相应标准、规范、法规，馆藏档案数字化和电子文件接收，都应该坚持所制定的规范性原则。企业各个部门之间应加强交流协作的精神以及信息资源的共享手段。各个部门之间实现无成本的即时的信息交流，会大大加快企业档案数字化的进程，提高管理软件的通用性。
三、关于企业档案信息化建设的建议。
1、企业要在信息化建设上加大投入，档案信息化的软硬件基础设施建设是前提，尤其是对于对于开放型企业来说，它们生存发展的基础就是档案信息化建设。企业发展需要档案支持，而企业规模和效益决定了其信息化水平。
2、档案数据库和档案管理系统是实现档案信息化的软件保证，企业档案主管部门要加强对企业档案信息化建设的指导和协调。并且，企业应不定期地对档案人员进行培训，提升各种知识结构，掌握信息和网络运用技能。
3、企业要把档案信息化工作列入重要工作日程，强化档案管理，实现档案管理系统的信息化和档案业务管理自动化。档案信息化管理系统的目标是升级强化档案管理。
4、改革档案管理体制，充分发挥企业主体档案的优势。企业档案主管部门应该掌握主营业务知识人员的专家团队。专家往来灵活机动，处理问题目的性强，效率高，十分有利于企业档案信息化建设。
参考文献
[1]范桂红.知识管理视阈下的企业档案信息管理研究[D].黑龙江大学2011
[2]王华玉.基于知识管理的企业档案信息化建设研究[D].北京交通大学2009
一、企业档案信息化的特征
（一）信息化档案整理准确迅速现代计算机系统已经相当的智能，可以根据个人需要，按照不同条件对文件进行分类。采用信息化档案管理制度，从每份档案的收集工作开始，就可以记录该份档案的原始属性，如档案的所属项目名称、生成时间、保密级别、整理人、负责人等等信息，在之后的一系列工作，都可以直接调用此原始信息，对档案进行分类归档整理。不同于传统档案整理过程中的人工操作，利用信息化方法对档案进行整理，不仅效率高，准确率高，还便于查看档案时迅速的找出并传递所需档案。
（二）信息化档案保管安全可靠档案的妥善保管是档案管理里最为重要的工作，也是最容易令档案遭受损失的一个环节。对于工程单位档案来说，保管期限基本都是在50年以上甚至永久，在如此长的一段时间内，如何才能确保档案万无一失。传统档案以纸质档案为主，容易因受潮、虫蚀、霉变、火灾等灾害而损坏，而音视频档案往往以磁带方式保存，容易受电子设备产生的磁场影响。因此，档案管理部门必须为这些档案设置专用的档案柜，在房间内安装控制温度湿度的设备，还要定时对保管环境的实时变化做记录，每年仍需投入大量的经费来保证档案的安全。利用档案的信息化管理，不仅能够提高档案信息的存储量，也能实现文字、图表、声音、视频等各种形式信息的同时存储，而目前可利用的存储设施也能满足在各种环境下安全妥善保存档案的要求。以目前最常见的STAT机械硬盘为例，可承受温度范围为-40～70℃，可承受湿度范围为5%～90%RH，而新兴的固态硬盘，不仅抗震防摔，可承受温度更达到了-40～85℃，这无疑在很大程度上减小了档案保管的难度，增大了安全性。
（三）信息化档案利用方便快捷传统档案的传递查阅过程非常的繁琐，一是必须到档案存放地进行借阅；二是需要人工进行检索、提档、借阅登记、送还签收。不仅消耗时间而且稍有差池便会令档案原件遭到损坏。利用档案信息化系统，在查阅时只需利用计算机，连接到存储档案数据的服务器，简单进行搜索，就可以在计算机显示器上看到查询的档案信息，无论是文字，图像还是音视频，都可以利用同一台计算机直接播放，无需其他的设备。如果网络足够安全，足够完善，甚至可以直接利用移动设备（如智能手机、掌上电脑、平板电脑等）进行查阅。档案的远距离传递也可以通过互联网即时发送，不受距离限制。
二、企业档案信息化建设中的新难点
（一）技术换代成本高从传统档案管理向信息化的档案管理转变在技术层面上无疑是一次大的提高，但在转变过程中需要投入一定的成本。首先，在档案信息化建设初期，一要配备与之相适应的计算计、扫描仪、将大量的纸质档案通过各种设备转化为数字化档案；二要配备档案管理应用软件建立档案管理信息系统。
（二）网络安全可能存在漏洞计算机系统和网络本身就存在安全漏洞，可能受到黑客及病毒的攻击。档案信息系统在建设时需要保证一定的独立性，在一定范围内不会受到外来攻击的影响，而档案信息系统在发展过程中，又必然需要和其他系统，如办公系统，进行数据交换、接收，影响其独立性。因此，要保证档案系统的安全，必须不断地进行监控及维护。
（三）数字化档案生成缺乏统一标准我国档案管理体系比较复杂，管理相对分散，没有相应的立法，各地政策也多有不同。在数字化档案馆建设的过程中，为了保证数字化档案的保管、传递、查阅、利用等工作能够有序顺利的进行，就必须制定统一的规范标准，在原始档案向数字化档案转化的过程中，统一转化为固定的标准格式，避免出现各档案管理组织之间各自为政、互不兼容的情况。
（四）企业档案管理人员知识结构“老化”，技术培训不到位目前很多企业档案管理人员年龄结构偏大，知识结构、思想观念相对老化，而且，对电子档案处理未进行深入学习或参加培训，没有足够的信息化技术处理知识。有的不懂电子文件形成、信息的存储、传输、检索、利用等技术；不能及时了解到有关档案管理的新规定、新要求。这样，制约了整个档案事业的创新发展。
三、新时期如何稳步推进企业档案信息化建设
（一）部门努力，吸引关注为了让企业管理者关注企业档案管理，使之有实施档案信息化的动力与决心，企业档案管理部门应通过自身工作的努力，吸引企业管理者对档案管理的关注，然后适时提交档案信息化规划，抓住时机跟进企业信息化步伐。
（二）全面规划，重点突破企业档案信息化无论采取何种模式，全面规划绝对不能放弃。全面规划不意味着全面实施。在进行档案信息化时应从企业实际需要出发，坚持“有所为、有所不为”，确定企业档案信息化的发展重点，选择档案信息化的突破口，使有限的资源发挥出最大的效益。
（三）建立规范体系档案信息化使得越来越多的归档文件以光盘、硬盘的形式存在，现行的档案整理、分类、著录方法及相关规定已不能完全适应，档案信息化工作缺乏统一要求。因此，重新制定新的标准规范体系十分必要。
（四）加强技术支持档案信息化建设需要引进大量新的设备，在设备引进的同时就必须掌握新的技术来利用这些设备，而新的档案管理系统的开发与应用，也离不开技术支持。缺乏过硬的技术支持，档案的信息化管理，将难以进行。
（五）完善安全体系档案的信息化建设终归是要靠人来执行，因此，只有档案管理人员安全意识的提高，才能从根本上保证档案资料的安全可靠。建立网络防火墙，定时进行数据备份，对接触档案人员进行身份认证也是十分必要的手段。
（六）持续人才建设档案信息化建设离不开计算机和网络技术，对档案工作者知识水平要求较高，必须具备一定的计算机知识，能够熟练地操作各类设备。这就要求不断地对档案工作人员进行培训，使他们及时的掌握新技能，学习新知识。
关键词：信息化；档案管理；自动化
科学合理的档案管理对企业的发展而言十分重要，一方面，企业营销部门可以从收录的人员资料中发现潜在的客户；另一方面，可以对过去的案例进行再思考，便于探索更加高效的业务开展流程。但是，在信息化已成为商业领域主流趋势的背景下，当前仍有不少企业采用旧有的人工管理方式开展档案管理工作，这严重的影响了其他部门的工作进程，制约了企业的发展。因此，以企业目前的信息管理部门硬件为基础，探索出一套档案管理自动化系统意义重大。
一、企业应用自动化档案管理的必要性
（一）传统人工管理无法适应当前的高速的信息流
当前信息流已成为企业的生命线，处于信息优势地位的公司往往可以较为容易的扩大客户群，开展经营活动。在此背景下，有不少大型企业（尤其是国有企业）查看一个之前签订的合同往往需要多个管理人员的同意才能获得权限，大大的阻碍了工作的开展，人工档案管理繁琐的流程很有可能成为企业业务拓展的制约。
（二）档案人工管理与公司其他业务的网络化管理不相匹配
当前，市场上大中型企业的核心部门大多已经实现了办公的自动化，而档案管理由于难以直接带来经济利益，所以往往会被企业管理者所忽视，仍采用旧有的管理方式。当市场人员向档案管理部门索要历史记录时，往往要经历一番查找，若是查找影像资料，可能还需要观看一段录影带才能确定。如此，就造成了档案管理部门和企业其他部门之间的脱节，在一些情况下档案管理甚至会成为特定业务开展的控速环节，给企业的经营带来了负面的影响。
二、信息化档案管理的特点
（一）管理一体化
信息化档案管理不是简单地等于使用电脑进行档案管理，事实上，如果档案管理人员仅仅是将纸质版的文件录入到电脑上而不做任何的归类或比对，或需要进行复杂的目录输入，那么就仍属于传统档案管理的范畴。管理一体化是区分信息化档案管理和传统人力档案管理的一个重要标志，传统的档案管理方式是档案管理部门将公文进行整理、分类、归档，并由业务性部门对产品技术、经营活动、合作协议等文件进行归纳。而信息化的档案管理系统下，归档和管理可以一个步骤完成，档案管理部门无需进行文件的扫描、录入、上传，避免了重复性工作。系统自动生成的表单也减轻了档案管理工作者的目录录入工作量。
（二）便利的信息检索
与传统的人力档案管理相比，信息化档案管理在检索的便利性上具有十分突出的优势。首先，档案管理系统上的文档是拿到纸质版后立即扫描记录的，因此不存在信息丢失的问题；其次，不同的电子版文件存放在不同的类别下，可以针对性的进行筛选；最后，可通过关键词或文件名称模糊匹配方式查找所需资料，而不需要像纸质版档案管理时期那样一个个文件拿出来对照。
（三）对操作人员有一定的技术要求
使用自动化的手段进行档案管理时，往往会用到access等数据库软件，这就需要档案管理人员熟悉掌握基本的操作，如查找、筛选、录入、删除等。必要情况下，还需要掌握简单的应用公式或编程技能。而档案管理工作的从业者的专业背景大多为文史类，信息技能正是其弱项所在。
三、在信息化的背景下优化企业档案管理的路径探析
（一）构建科学合理的档案管理制度
企业要想充分发挥信息化档案管理的优势，就必须建立起一套符合自身特点的、行之有效的管理制度，并通过尝试，探索出最佳的操作流程，以提高档案管理的效率。这套制度应做到除机密文件外的所有文档可以在全公司范围内共享，以实现与信息化的开放性相适应（已确定即将离职的职工应取消访问这一系统的权限）。另外，这一管理制度还应具备相对宽松的档案存储制度和比较严格的删除制度。这是因为，宽松的存储制度方便公司各部门的员工及时将到手文件扫描上传，而严格的删除制度则是为了避免发生信息的误删给后续使用带来困扰。每位员工应按照相应的类别上传扫描件，而档案管理人员需定时对新加的文件进行核对，及时发现问题并联系录入人员修改。
（二）注重选拔、培训专门的信息化档案管理人员
企业内部建立起自动化的档案管理渠道，并不是要用计算机完全取代人的作用，而是通过集成化的系统辅助档案管理人员做好自己的工作。企业在选拔新员工时，因着重聘任基本业务能力过硬，且对数据库操作有兴趣的人员。入职后，则要及时安排老员工或人力部门对其进行培训，使其能够迅速适应工作环境。为适应公司业务的发展，档案管理软件可能要不定期的进行升级，这就需要及时的对档案管理部门工作人员开展培训，使其尽快适应新系统，避免发生误操作。此外，档案管理系统的构建往往是由公司的信息部门进行，而档案管理人员是最熟悉档案存取操作的人，有必要参与到软件的功能开发中去，为系统的搭建提出建设性的观点。
（三）强化档案管理监管
企业的自动化档案管理系统是几乎全公司所有部门及员工都要应用到的，一但出现错误，可能造成较为严重的问题。因此，档案管理必须要严格监督，且应做到全流程的管理。在档案录入首先要筛选出无关文件，有选择性的上传；文件上传后，经过短暂的缓冲期，这一期间只有档案管理部门和文档上传者所在部门员工可以看到，经过档案管理人员确定无误后，方可向全公司公开；当档案在使用期间被重新编辑时，也应经过两方的确认才能公开。总之，为实现自动化管理系统的高效、准确，档案管理应严格做到全过程的规范化。
参考文献：
1、全面提高企业文书档案管理水平
大数据时代背景下，现代化信息技术、智能技术、现代科技持续发展。随着供电企业业务量的不断上升，其文书档案的信息量、数字量也持续累积，在数字信息技术的辅助支持下，能够极大地提高文书档案管理效率，方便信息的快速搜索、查询，从而实现档案资源的高效利用，推动企业文书档案管理的积极创新。所以，创建并形成供电企业自身的档案管理信息系统，对其管理水平的提高具有十分积极的意义。
2、推动企业文书档案管理的数字化、网络化
在大数据背景下，网络技术、信息技术都体现出超强的数据计算、检索、查询、储存等功能，也能够实现数据信息的远距离传输、转译等。功能健全的数据化信息系统为供电企业的文书档案管理与利用开辟了全新的渠道和途径，实现了规范化、准确化、高效化管理，这是因为数字化信息技术能够对文书档案进行加密处理，从而确保信息安全。相反，企业文书档案的数字化管理又推动了其网络化管理的实现。因为在数字信息技术的支持下，一些档案资料可以以数据、信息的形式被输入网络系统，通过网络系统登录能够实现信息的查询、更新与咨询等功能。
3、促进文书档案的利用与共享
在现代化数字信息系统的有效支持下，供电企业文书档案的功能和作用能够得到充分地开发和利用，具体体现在：为企业各个部门、各个阶层、各个岗位的工作人员提供及时、快速、有效的信息咨询与查询服务。网络信息数据背景下，供电企业各部门人员通过资格认证的方式登录企业档案网络数据系统，就能够实现检索、查询、查找、分析与保存等操作，这其中保证了企业内部员工的信息咨询权限，同时，也维护了企业档案信息资源的安全，通过数字信息系统、网络系统能够实现档案信息资源的不同层次、不同地域间的有效共享。
4、促进文书档案管理走向现代化
现代化的社会是数据信息社会，大数据时代赋予了各行各业全新的改革与发展任务，供电企业必须紧跟时展步伐，其各项管理工作要迈向数字化、智能化、信息化行列，要融入计算机技术、网络技术、通讯技术等行列，善于利用这些技术来武装自身，文书档案管理只有走向信息化才能真正同现代社会接轨，才能加快文书档案管理的现代化步伐，才能更加适应现代社会，才能实现同其他行业的有效对接，也才能为客户提供更加满意的服务。
二、供电企业文书档案的信息化管理及利用
1、创建并完善档案数字化管理制度
健全的制度是档案数字化管理的有效依据，因为只有创建规范、完善的档案管理制度，才能实现档案数字化管理的规范化、制度化、正规化。因此，供电企业必须意识到制度的重要性，建立健全一套科学合理的档案管理制度，并严格要求相关人员依照制度开展工作，围绕制度进行管理，利用制度来规范管理人员行为，以此达到文书档案的规范化、正规化管理。
2、文书档案的数字化管理
以往的文书档案管理形式为纸张管理，其特征为：繁杂、工作量大、占用空间大、查询不灵活等。数字时代的来临，数字信息技术的使用则化解了其中的矛盾和问题，通过借助现代信息技术、数字化软件、数据信息系统等可以最大程度地减少工作量、控制工作强度。供电企业必须推动文书档案的数字化管理，创建电子数据库，从旧式的纸张式管理上升为电子化、数字化管理，形成电子档案系统，使供电企业档案文书管理纳入数字化管理行列，以此来推动档案的信息化管理。
3、强化文书档案的网络化管理
供电企业文书档案走向数字化管理后，依然要朝着网络化管理方向发展，这是因为只有通过现代网络系统进行联网，依托于网络系统来加强各个区域间的联系，才能实现各个地域、网络系统中用户之间的信息资源共享，可以说文书档案的网络化管理是一大发展趋势，具体的网络化管理包括：文书档案的网络分类、归档、组卷、借阅、查询、检索、传输、下载、读取、保存等。借助网络数据信息系统能够进一步扩大文书档案资源的普及范围，加大文书档案资源的开发和使用力度，以此来确保供电企业文书档案资源价值的发挥。
4、企业文书档案的安全化管理
企业文书档案的信息化管理与利用是利弊并存的，其优势方面不言而喻，然而，其最大的不利条件为可能面临着严重的安全威胁。安全问题也是大数据背景下所普遍面临的问题，信息能否被安全、合理地传输和利用是供电企业非常关心的问题，因为它关系到企业秘密信息的安全度，关系到企业的经济利益。供电企业必须加大信息技术与数据系统的改进、更新、维护与升级管理力度，做好保密工作，维护系统安全，确保信息安全，具体可以从以下方面做起：第一，加强安全防护。提高工作人员的业务素质与工作能力，控制其失误操作，及时排除系统故障，定期清理系统病毒、增设网络安全防护系统，防止黑客、病毒等的非法攻击，彻底维护文书档案信息的安全性、保密性。第二，做好安全密保工作。供电企业对于自身文书档案信息的保密性一定要做到心中有数，一切涉及企业秘密的文件都必须进行密保设置，这样才能全面提升文书档案信息化管理的安全性。
5、推进文书档案的信息化利用
现代社会是信息化智能社会，信息技术已经渗透到各行业，为各行业的经营、运营与管理提供了全新的动力，创造出了可观的效率和效益。电力行业文书档案管理作为一项复杂性、繁琐性的工作，也必须借助现代信息技术的大力支持，供电企业必须加大力度推进文书档案的信息化利用。首先，供电企业必须积极引进、推广并使用现代化档案信息管理软件，例如：易度资料管理软件，等。招纳优秀的信息技术人才，为企业编制专门的文档管理信息系统，并做好信息系统的定期检查与维护工作，维护系统的安全、常规运转，推动企业逐步走向文书档案的电子化管理。其次，档案部门要强化信息服务理念与敏感度。档案管理人员必须具备较强的信息意识，根据信息的源头来收集、储存信息，必须对公开的信息保持高度警惕意识。同时，能够根据已有的用户信息，进行深入、系统的分析，从而掌握客户需求，再围绕客户需求来规划出一套有针对性、有层次的服务策略，不断提升对文书档案信息资源的开发、整理、分析与转化能力，充分挖掘电子文书档案的信息功能价值，发挥对企业的信息服务功能，从而支持供电企业的高效运转。供电企业文书档案的信息化管理，是电子信息与纸质文件管理同步进行的过程，企业既要加大电子信息系统的开发和利用力度，同时，也要加大对纸质信息资源的管理力度，只有这样才能有效控制对电子信息系统的依赖，也能为文书档案信息资源提供有效依据。再次，拓展文书档案的信息化利用与服务。供电企业文书档案应该在企业的整个生产、研究、管理、运营各个方面发挥信息服务功能与作用，为供电企业决策的制定、发展目标的确立、未来发展规划等提供参考依据和信息咨询，体现出信息化管理模式下，档案资源信息服务的智能化、现代化、便捷化，例如：通过E-mail，网络对话系统、短信息通讯等模式来实现信息的传输与传送，以此来实现对企业内部人员的信息服务，启动网络硬盘、电子邮件系统等来为用户提供远距离的信息传输服务，确保企业员工能够通过下载、保存等形式来获得信息。供电企业还可以依靠信息系统面向广大服务对象来公开信息，以此来拓展服务范围，提高供电服务水平，确保用户能获得及时、有效的信息咨询服务。
三、总结
