时间：2022-07-01 11:23:40
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇科研档案，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
（一）真实性
科研档案是医院科学研究过程中产生的，它真实地记录了医院的科研活动、科研水平，反映了医院科研活动的历时过程。
（二）实用性
科研档案是经过收集、分类、鉴定等科学方法形成的具有内在联系的有价值的文件体系，是医院广大专业技术人员劳动和智慧的结晶，它能为科研管理机构和科技人员在科研管理、科技决策、科学研究、技术交流、著书立说、职称晋升、经验总结等方面提供信息和依据，起到凭证和参考作用。
（三）保密性
科技知识和科研成果在一定时间和一定范围内拥有其知识产权的有价性。
（四）专业性
各医院有各自的专业特点，有各自的专业优势。因此，档案管理工作人员要具有专业技术知识。
二、科研档案人员的基本任务和职责
《科学技术研究档案管理暂行规定》第二十一条明确规定了科研档案人员的基本任务和职责，主要有以下几个方面：
贯彻国家有关科技档案工作的方针政策和法规，制订本单位的实施细则和有关规章制度。
参与本单位的科研计划管理、成果管理和技术市场的开发活动，及时提出对科研档案的管理要求。
指导、监督、检查和协助本单位各部门的科研人员做好科研文件材料的形成、积累和
立卷归档工作。检查、验收科研项目或上报评奖成果的档案是否完整、准确、系统。
三、医学科研档案管理存在的问题
（一）医学科研档案管理的特殊性
医学科研档案专题性强，时间跨度大，周期长，研究均以一个专题为研究对象，都是围绕着某种疾病病因的探讨、治疗和预防，某种化学物质对人体的损伤等进行专题研究。许多重大项目更是多专业、多学科综合研究、共同攻关完成。因此，除了项目初始的技术路线制定完成后，研究课题就步入了主要阶段，有的是每个病例信息归档后就纳入分析系统，有的是等全部试验调查数据收集齐全后进行系统分析，最后通过比较、分析、总结，从而得出一种新的临床治疗方法或是对传统技术的一种改进方案。原始数据的收集只能在课题完成后，也因此导致科研材料收集、归档不齐。
（二）课题组成员组成的特殊性
科研人员工作繁忙，往往身兼数职，既要每天应对临床医疗工作，又要进行学术交流、进修，还要给本科生、研究生上课。同时一个经历二三年课题研究的课题组，成员中不仅有正式员工，还有研究生、进修生；不仅有本科室固定的员工，还有处于轮转中的住院医师；有专门从事临床实验工作的人员，也有专门从事实验室实验工作的人员。科技人员在研究工作中形成的研究材料比较分散，这样对于日常科研材料的收集、整理，往往难有较高的收集完整度。
（三）科研人员科研档案意识淡薄
一是对《档案法》和《档案法实施办法》宣传力度不够，二是受市场经济利益的驱动，造成部分科研人员对医学科研档案工作促进医学科研事业发展的认识不够，或认为科研资料是自己的心血，应该归自己所有，不愿将自己的科研核心内容资料完整地、系统地移交档案部门。
四、医院科研档案的措施
（一）加强制度建设，实现集中统一管理
根据国务院批准颁布的《科学技术档案工作条例》第五章规定：“各单位都要按照集中统一管理档案的基本原则，根据科技档案必须完整、准确、系统、安全和有效利用的要求，建立健全科技档案工作，建立必要的规章制度，实行科学管理”。可见，建立和健全科研档案管理制度，实行集中统一管理是实现医院科研档案有效管理和规范管理的基本要求和根本保证，也是档案工作发展的必然趋势。医院科研档案做到集中统一管理要纠正两种错误认识：
一是重科研活动，轻档案资料管理；二是图自己方便多，从大局着想少。医院科研档案只有实行集中统一管理，利用起来才能方便。至于有规章制度约束，使用时要办手续，是为了保证医院科研档案不失散，不损坏的必要手段，也是保证长期使用方便的重要措施。理部门及档案形成部门在科研档案管理中的责任。
（二）实行课题全过程管理，确保科研档案质量
为保证医院科研档案内在质量的真实性，实现科研课题研究全过程的档案管理，确保科研档案的质量，根据我院科研档案工作的特点，在遵照医疗科技档案规范管理原则的基础上，
从以下四方面确保科研档案质量。
1.立项指导。临床科研人员往往对档案收集的程序不熟悉，在科研立项时，由科教科的一名兼职档案员根据科研设计的内容，将科研项目的归档内容和要求书面告知项目负责人，
并对其进行指导，同时兼职档案员具体负责该项目所形成的各种文件材料的收集。
2.中期检查。在科研项目开展过程中，科教科的兼职档案员要及时了解和掌握科研项目进展的动态，针对开展项目的每一阶段应形成的原始材料进行检查，发现问题及时纠正，确保研究活动中原始材料形成的真实性和准确性。
关键词：高校 ；科研档案管理；对策
21世纪以来，科学技术发展迅猛，高等院校的科研水平得到了进一步提高。据不完全统计，全国两院院士的37%以上集中在高校, 全国重大科技成果的1 /3出自高校[2]。科研档案作为高校科研工作的衍生品，真实记录了高校科研活动的全过程。不过，目前的高校科研档案管理工作仍然存在着管理模式陈旧、档案意识薄弱、管理人员素质低下等问题，制约了高校科研工作。如何破解科研档案管理中的难题，提高科研档案的效益，这是很多学者关注的一个重要话题。
一、高校科研档案管理的特点
据国家档案局的规定：“科研档案是指在科学技术研究过程中形成的具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式载体的文字材料。”[3]高校科研档案作为高校科研工作的衍生物，是凝结广大高校科研工作者智力劳动的结晶，具备着一定的学术价值，具备以下特点4:
1、历史阶段性与成套性的矛盾统一
高校科研档案作为高校广大师生从事科研活动的原始证据，它记录和表达了当时的科研工作状况。与其他类型的教学档案一样，科研档案起到了承上启下的作用，具有一定的历史价值。它真实、准确、完整地再现了高校科研工作的片段或整个过程、发展轨迹。科研档案管理，可以体现出一个学校的学术研究水平。与此同时，科研档案是围绕着某个科研项目的开展的，这样自然而然地形成了一系列相关的科研文件，它们之间既以不同的工作阶段相区别，又依靠总体的科研程序和科研内容紧密衔接，构成了一个反映该项科研活动的文件整体。
2、现行性与保密性的矛盾统一
有学者指出所有档案都与原单位有密切联系阶段，具有现行性的特点，所以说，科研档案在进入档案部门保存后，其承载的科技信息在较长时间内仍然具有很强的现实效用。而与此同时，随着信息技术的发展，信息日益成为一种重要的战略资源，有的科研档案直接影响到科研部门的专利权和相关利益。在市场经济条件下，某些科研档案还具有一定的保密性。总之科研档案，是现行性和保密性的统一，对于高校档案管理工作提出了更高的要求。
3、科研档案专业性与管理人员知识单一性的矛盾统一
科研档案管理就具体的高校和科研部门而言，都有特定的范围、业务内容和职责，具有很强的专业性。我国高等学校科研门类多、学科多、覆盖广，同时各专业载体和媒介具有一定独特性。正所谓隔行如隔山，不同的科研工作对相应的科技档案工作内容，在搜集、保管环节均提出了不同的要求。而我国的科研档案管理人员自身知识结构存在缺陷：第一种是文科出身，具有较扎实的档案管理技能，却缺乏行业专业知识；第二种是理工科出身，他们具有较强的专业知识和实践经验，但他们不了解档案管理知识和技能。
二、高校科研档案管理存在的问题5
根据笔者了解和掌握的情况，结合杭州市多所本科院校调研的基础上，高校科研档案管理还存在以下问题:
第一，归档范围界定不到位，归档难。高校科研档案归档范围的界定的原则不明确，没有保证成果性和记录性并举。档案材料不能保证其成果性、记录性、完整性、凭证性，这样直接影响高校科学技术研究的效果。多数科研人员在科研过程中，重视结果轻过程，重得奖轻积累，他们认为科研档案管理是档案部门的事，与自己无关。个别科研工作者私心较重，寻找各种理由拒绝归档，将核心技术档案据为己有，造成档案归档难。
第二，重视程度不够，归档意识淡漠。6多数高校的科研档案工作并没有得到应有重视，档案管理人员的归档意识较差，不能及时准确地把材料归档，在科研实际工作中没有明确归档内容、范围，各种规章制度形同虚设，没有落到实处。
第三，管理机构不完善，管理人员不稳定。我国大多数高校都设立档案馆等管理结构，却主要是针对文书档案而言。科研档案管理目前处于起步阶段，各管理部门多头管理，分工不清晰，档案管理出现问题互相推诿责任。档案管理人员有的出生文科，却缺乏行业专业知识；大部分出生理工科，多数是兼职，档案专业知识和技能欠缺，也没有充分的时间和精力从事科研档案管理工作。
第三，档案保管条件差，管理设备陈旧。我国高校的科研档案单独设立科研档案室的较少，在实际档案管理中，纸质档案多电子档案少，传统设备多现代化管理工具少。多数高校科研档案并没有进行严格规范化管理，普遍存在管理混乱、随意堆放现象，既不利于后期查询，还存在一些安全隐患。
第四，科研档案利用率不高，开发效益低。目前不少高校科技档案管理存在重建设轻利用、重管理轻开发的问题。大部分高校的科研档案不向广大师生开放，很多珍贵科研文献资料堆放在档案室中渐渐陈旧。科研档案本身具备着经济效益和社会效益，而目前高校科研档案的利用处于真空状态。
三、加强高校科研档案管理的对策
上述科研档案管理的现状和问题，需要高校管理者统筹兼顾，合理地处理其中存在的矛盾，采取有效的措施。借鉴国外科研档案管理的先进经验，笔者认为加强科研档案管理，提高科研档案的效益，可以从以下几个方面入手：
一、增强档案意识，建立健全档案管理制度
首先，应该要得到学校领导的支持重视，增强科研档案意识，把科研档案工作纳入学院工作的议事日程，加强《档案法》的学习与宣传，使科研工作者增强档案意识，形成良好的科研档案管理氛围。
其次，应当建立健全科研档案管理制度，高校必须制定行之有效的管理制度，如科研档案归档、保存、借阅、开发制度等。制定规范化的科研档案管理流程，使科研档案管理人员有法可依，消除目前档案管理无序现状，予以有力制度保证。
再次要明确科研档案管理内容，采取最优管理模式。应采取多元化视角和文件连续体模式，保证科研档案的多样化来源模式，以保持科研档案的真实性、完整性、可靠性、长久可用性为主要目标，实现科研档案的社会价值。7
二、加强队伍建设，提高档案工作人员素质
在信息化、数字化背景下，档案管理者将要扮演多重角色，承担多重任务，既是科研证据的收集者保管者、社会记忆的形成者，又 是科研档案信息和知识的构建者。科研档案工作人员要加强学习，成为复合型管理人才，有必要掌握一些相关法律知识，如专利法、合同法等等。同时，还要学会利用网络化手段，实现档案资料查询和检索的数字信息化，切实提高档案管理水平和工作效率。
三、转变工作思路，提高科研档案的社会效益
在信息共享时代，高校科研档案工作应该扩大社会服务职能，体现科研档案的社会价值，发挥科研档案的作用和价值。高校科研档案管理者必须转变思想观念，站在情报信息管理的高度，来重现认识和构建高校科研档案工作。应该借鉴国外档案管理的方法，吸纳客户关系管理理念，采用基于客户服务的科研文件管理思想，积极开发和利用科研档案的经济效益和社会效益。
四、积极主动上门，加强科研档案的动态管理
科研档案管理应该建立在动态的全员参与基础上，而非纯粹的静态控制。档案管理部门要注重科研档案成果开发，加强校内外科研技术合作，边保存边开发，使高校科研档案管理工作在良性循环的模式下运行。
参考文献：
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[3] 张金平.高校教学档案工作的思考［J］.兰台世界，2007,(17)
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[5] 王淑改.企业科研档案管理初探［J］.北京档案，2012,(01)
1 本文是杭州师范大学中青年培育项目“脱髓鞘小鼠研究模型的建立”（2011XJPY10）的阶段性研究成果
2 高杰等.我国高校科技成果转化的现状、影响因素与对策研究[J] 中国科技信息 2005,23.
3 国际档案局.科技技术研究档案管理暂行规定[Z]. 国档发[1987]6号.
4 林光斌.从辩证思维角度分析高校科技档案工作「D].成都理工大学硕士学位论文.2011,5
5 张玉霞.高职院校科研档案管理刍议[J]. 大家.2011.15
1.创新管理模式
在医院中，科研档案是科研管理中的重要部分，其不仅可以为科研成果的管理、推广、转让等提供重要的条件和物质基础，而且可以为科研活动的决策以及计划等提供相关的依据。每项科研成果可以通过科研档案来体现，当每项科研结束之后，需要一套完整的、系统的以及准确的科研档案对其进行记录，并且还需要科研人员认真做好科研文件的形成、积累以及归档等工作。并且需要根据相关规定将科研成果纳入科研管理制度当中，在档案管理模式的创新当中，科研管理部门需要与档案管理部门进行深入的交流和沟通，相互协作，根据医院科研工作的实际情况进行分析研究，对其管理方法进行有效的创新和优化。首先，需要提前介入到档案管理工作中来。针对每一项新的科研课题需要立即建立档案追踪袋，要求课题严格按照相关要求做好记录和收集、归档工作，并且定期检查，确保工作无误。其次，需要对课题的负责人采取立卷归档责任制。针对每一个项目，需要确定专业的档案负责人员对其科研资料和信息进行收集和管理。再次，在科研成果进行验收的时候，需要由科研管理部门以及档案管理部门等相关人员加入，并且对归档的科研文件进行现场验收。另外，针对没有提供完整的、准确的以及系统的科研资料的项目，不得给予鉴定，不得进行验收，并且档案管理部门不得进行建档证明。同时，医院科研档案管理部门可以建立适当的激励机制，确保档案管理人员将积极性充分投入到档案管理工作中来，以便提高档案管理的效率和质量。
2.创新开发利用模式
研档案的收集、管理以及技术的支持等均是为了档案信息资源的开发利用，通过不断的创新，以便提高档案信息资源的利用效率，以便为医院科研事业的发展提供更优质的服务。在对档案资源管理开发利用模式进行创新的时候，主要是从两个方面来分析的，其一，是利用数字化的平台进行创新。可以在传统的文件查阅以及复印功能之外，还可以将科研档案的首页中有关医学科研档案归档的说明内容导入计算机内，并建立形式多样化的档案管理数据库，例如，科研项目基本情况数据库、以及研究论文数据库等。通过计算机进行排序、检索，以便提供更多查询方式，方便用户检索查询。另外，还可以使用医院内部的局域网，建立档案信息资源管理的网页，以便实现远程检索和查询的功能。其二，是利用各种方式进行创新。通过充分利用上述的各种数据库对科研档案进行加工处理，编辑各种形式的参考资料，例如专项简介、研究论文题录汇编等。总之，需要对医院科研档案管理进行开发利用，以便有效的为科研项目提供服务。
3.总结
在医院科研档案管理工作中，需要对当今社会发展需求进行分析研究，通过对现代的信息技术分析，以便在科研档案管理工作中有效的借鉴先进的科学技术，以便对档案管理机制进行创新和优化，从而提高医院档案管理工作的质量和水平，为医院科研项目的研究提供丰富的信息资料，并充分发挥出其应有的价值
作者：张敏玲 单位：清远市中医院科教部
农业科技档案是指在农业科研项目、设施、经费、试验、人才、知识产权、成果转化、政策法规等系统管理过程中，从考察、预备试验到申请立项、执行、总结、结题、鉴定、成果申报及示范推广活动中形成的具有保存价值的文字、图表、数据和图片、声像等各种形式和载体的文件材料。农业科研档案，不仅记录了农业科研的真实过程，也记录了农业科技工作者从事科研活动的意图、思想、数据、成果、得失等详细情况，为以后的科研工作考查既往情况、总结经验教训、研究事物发展规律、从事发明创造、宣传农业科技、普及农业科研成果等提供可靠的参考，是农业科研成果鉴定、专利申请、技术转让的重要依据，也是农业科研单位管理创新、技术创新和提高竞争力的一种重要智力资源[3]。因此，科研档案管理工作是农业科研单位一项必不可少、具有较强专业性的工作。
2农业科研档案管理的工作流程
农业科研档案管理工作是对农业科研活动中直接形成的各种科技文件材料进行收集、整理、鉴定、保管、检索、编研、开发和提供利用的一个流程性工作。档案的收集是管理工作的起点，目的是积累丰富、真实的馆藏资料，做到经常化、及时化，注重日积月累；整理是根据档案的形成规律进行合理的分类、立卷、编制目录，必须做到科学化、专业化，是档案管理的核心；鉴定是做好档案整理和管理的一项基础性工作，首先应通过专家的论证，对收集的档案做出客观正确地评价，以确定收藏价值；保管是档案管理的日常性工作，必须制度化、严格化，以确保档案完好无损；查询检索是档案管理与服务的主要手段，应快捷化、实用化，讲求服务效率和质量；编研开发是体现档案管理价值的重要途径之一，必须做到有用化、长期化，注重实用实效。总之，科研档案管理工作量大、面广、专业性强，需要及时收集、坚持日常维护管理，是一项综合性、系统化的管理工作。
3存在的问题
3.1档案收集不及时、不齐全
农业科研档案主要来自于田间开展的科研试验及农业生产过程中的观察、记载而直接形成的各种文字、图片、录像等材料，由于农业科研工作的特殊性，档案来源比较分散，不能及时收集，加之科研人员和档案管理人员档案意识淡薄，身兼数职，人员变更等因素，常常造成科研材料不全或遗失。在科研项目上题、立项、试验设计、生产过程中，档案部门无法参与整个项目实施过程，档案管理人员只能按科研人员提交的材料进行归档，缺乏全面、系统收集项目材料的途径。不重视收集当年未鉴定验收或申报专利，或成果周期性长的科研项目（或课题）的材料，科研材料分散在科研部门或科研人员手中，时间一长，容易丢失，这也是造成档案的资源流失主要原因之一。
3.2管理人员兼职，手段落后，利用率低
根据国家《档案法》的规定，科研单位应当设立档案资料室，配备专职档案管理人员。但对农业科研单位来说，档案管理仅仅是一项辅工作，部分农业科研单位不太重视档案管理工作，不专门设立档案管理工作岗位和人员，多为兼职。但众所周知，在农业科研项目实施过程中，必然会产生大量的科研数据、图片、影像等资料，对这些资料随意堆放，没有专职人员进行日常管理，长期下去必然造成档案管理的无序与混乱。同时由于兼职档案管理人员工作精力有限，不能及时有序地收集、整理科研人员提供的材料，更无法利用有限的时间和精力来建立查询检索系统和进行编研开发工作。目前，部分农业科研单位科研档案管理工作的初衷仍然是为保管而保管，重保管轻利用，不讲求社会效益和经济效益，作为农业科研档案管理者不仅要熟悉档案管理业务，而且要掌握一定的农业科技知识，并能够熟练掌握计算机等现代化办公设备应用。但多数农业科研单位档案管理人员，无论是专职或兼职，农业科技知识欠缺，观念陈旧，知识老化，加之人员更换频繁，不经专业培训，这些因素在一定程度上制约了农业科研档案管理工作的规范化。
4思考
4.1完善农业科技档案管理制度
档案管理制度不仅是档案管理工作标准化、规范化的依据，而且是日常管理工作的操作指南。科研档案管理制度主要包括科研档案工作制度、科研文件管理规范、档案部门工作规范等。科研档案工作制度是根据国家法律、法规，对本单位形成的档案的范围、管理体制、管理分工、职责、档案保密、档案利用原则等所做的规定，是所有课题组、项目部和其它部门以及科技人员都要执行的规范性文件[3]。科研文件管理规范包括农业科研文件材料的归档范围、分类方案、整理归档要求、鉴定标准等。档案部门工作规范包括档案工作人员岗位职责、档案库房管理制度、借阅制度、移交规则、交接手续、档案利用制度、内部资料管理制度等操作规范性文件。制度建设具有根本性、长期性、稳定性，档案管理人员要认真学习档案法律法规，掌握党和国家对档案事业发展的基本要求，并依据档案法律法规，进一步完善和加强科研档案管理制度体系。
4.2明确农业科技档案的归档范围
农业科研文件材料的归档范围，主要包括①科研准备阶段的课题或项目审批文件、任务书、委托书、开题（立项）报告，调研报告，方案论证和协议书、合同等文件。②试验研究阶段的各种载体的试验、观察、测试、分析等重要原始记录；田间记载数据、试验报告、计算材料等以及设计文件、图纸，关键技术、关键配方、工艺流程、技术路线和统计分析材料；研究阶段的音像资料、技术说明、重要来往技术文件等。③总结鉴定验收阶段的研究工作总结、科研报告、科研论文、科研专著、查新报告、用户使用意见、效益证明材料、专家评审意见、鉴定证书、鉴定会材料、推广应用意见、参加人员名单，技术鉴定材料，科研投资，决算材料等。④成果和奖励申报阶段主要有成果和奖励申报表与审批文件，获奖及审批材料，专利申请、专利受理通知书、专利证书，推广应用证明材料等。⑤推广应用阶段的推广应用方案、总结，扩大生产的设计文件、工艺文件。⑥生产定型阶段的鉴定材料、转让合同、协议书、用户反馈意见等有保存备查价值的材料。
4.3加强科研档案人员业务培训
农业科研档案管理工作有较强的专业性，要求从业人员必须具备一定的政治理论水平和农业科学技术知识，以及档案专业知识技能。现代档案管理不再局限于手工整理、装订、抄写案卷题名、编目录等简单劳动，而丰富的专业知识、计算机操作技术和先进的管理理念，将是档案管理人员必备的素质，也是衡量档案管理水平的基本标准。因此首先要建立档案管理工作人员培训制度，开展业务培训和职业教育，使档案管理工作人员掌握档案管理的新理论、新技能、新方法，精通农业科研档案管理业务，熟练掌握计算机等现代化办公设备的操作技术，提高农业科研档案管理知识水平。其次要加强对农业科研档案管理工作人员的管理。档案管理工作人员应当忠于职守，遵纪守法，爱岗敬业，具备档案管理专业知识，熟悉农业科研业务知识，并持有档案管理资格证。对在档案管理工作岗位上长期工作的同志，要激励他们将长期从事档案工作积累的实际经验与改革发展的新要求结合起来，从旧传统、旧观念、旧框框中解脱出来，树立市场观念、竞争观念、效益观念和服务的思想。各有关部门和各科研单位应建立奖励机制，对政治思想好、责任心强、有创新精神，并在工作中取得显著成绩的科技档案工作人员给予表彰奖励；对工作失职，违反规定，泄露机密，造成工作损失者，应视其情节轻重，给予惩处。
【关键词】科研项目；档案管理；纸质档案；电子档案；整合利用
改革开放以来，随着中国的迅速发展，科研项目中的档案整理工作也越来越多。科研项目，即开展科学技术研究的一系列独特的、复杂的并相互关联的活动，这些活动有着一个明确的目标或目的，必须在特定的时间、预算、资源限定内，依据规范完成。在现实生活中，纸质档案已经不能完全满足时代的需求，电子档案在科研项目档案管理中已经占据重要地位，电子档案具有简便、省时、易携带等特点，已经逐渐取代纸质档案而存在。但是，任何事物都有两面性，我们要客观地对待每一件事以及每一个事物，客观面对纸质档案和电子档案的优缺点，并适当对其加以利用。
一、电子档案与纸质档案的优缺点
（一）电子档案的优缺点。随着当代科学技术的飞速发展，许多行业随之进入了全新的时代。当代的各行各业以及生活中处处离不开科学技术的渗入。档案管理工作也有了全新的发展。在信息发展迅猛的今天，无论是在人们的日常生活中、事业中，还是在社会交流与国际联系中，互联网都发挥着巨大的作用。在科研项目管理中，电子档案紧紧依赖于计算机而存在，因此电子档案的优势显而易见，且其记忆速度和运算速度高达数亿次每秒。能够大大缩短查阅资料上浪费的时间，优化了资源检索过程。电子档案具有存储时间长、存储容量大、储存困难等特点。在科研项目中，电子档案可对档案资料进行长时间的储存，科研档案在科研管理活动中具有重大意义，它不仅能够有效地记录过去的科研成果以及过程，而且对于今后的科研计划、科研政策的制定具有重要的参考价值。因此，电子档案长时间的储存功能显得格外重要且必不可少。此外，电子档案还能利用计算机的特殊功能对科研项目中的文字、图形、表格等各种形式的载体进行原件保存。但是，电子档案储存难度大，因其对计算机的依赖性强，一旦计算机受到病毒等的侵害，就会造成不可恢复性的损失，这不仅会对科研项目中的档案管理工作造成危害，还会间接影响到科研项目的成果。总而言之，电子档案的便利性，给人类的生活带来了巨大的收益，电子档案的存储地址一般在电脑上，不占空间，甚至仅需要一张光盘就可以储存所需信息，存储量大且运算和记忆速度已经达到数亿次每秒，与人共享方便，可通过笔记本U盘等随身携带，可节约大量时间，最大程度地发挥其共享他人资源的优势。除此之外，电子档案可以长时间保存相关信息，不会随时间的延长造成资源的磨损或毁坏，人们可以快速查阅期望得到的信息。在这个信息全球化的社会，只有充分发挥高科技的作用，才能高效地与世界接轨，获得全球最新信息，完成信息全球化交流，促进自身产业的发展。电子档案管理利弊并存，均不可忽视，电子档案需要注意的事项主要表现在构建、储存、保护、防丢失等方面。其一，在电子档案构建的同时，相关工作人员要建立妥善的资料格式，以达到资料的完整与完备性。其二，电子档案的储存是关键步骤，相关工作人员要牢记资料的储存路径及位置，不可因自身原因造成丢失等严重后果。电子档案的最大缺点即存储信息的安全性受到严重威胁，当今社会科技发展迅速，电脑黑客的手段也是越来越高明，许多机密性文件可能因为黑客的侵入而造成严重的更改或是毁灭。因此。想要保证电子档案的安全以及不被侵入，就要严格做好防盗措施，设立严密的防盗网络，保护电子档案完整不被侵害。
（二）纸质档案的优缺点。科研项目中的档案管理仍然离不开纸质档案的帮助，科研准备阶段中科研课题申请书、审批文件、任务书、项目计划书、委托书、开题报告、调研报告、方案论证和协议等材料都离不开纸质档案的使用。大量的纸质档案在人工查阅时可以加入电子档案元素，利用电子档案的便利性对纸质档案进行编码和记录，通过检索号就可快速获得科研项目档案管理中的纸质档案。除此之外，在书写上，纸质档案能够直观、简明地表现出其简单性，以及在阅读方面的便利性。与电子档案相比，纸质档案保存安全，不易丢失，可盖印章、按手印、签字，具备一定的法律效力，而没有当事人的电子档案不具备法律效力。但其缺点也不可避免，纸质档案占据空间，查阅不便，整理麻烦，而且容易磨损和损坏。因此，对于纸质档案的广泛使用，需要对其纸质进行筛选，并且妥善保存、管理。
二、电子档案与纸质档案的整合与利用
（一）两者相融相合的必要性。电子档案的发展促进了纸质档案的进一步发展，同时，由于电子档案的产生也进一步代替纸质档案而存在，电子档案不仅可以减少人力物力的消耗，还可以减少金钱的浪费，不仅能够简化纸质档案管理，还能够高效地实现电子档案和纸质档案的转化，使得科研项目的完成更加高效。在电子档案和纸质档案的相互转化关系中，相关工作人员要充分发挥电子档案和纸质档案各自的优势，对于纸质档案应加以妥善保存，同时建立电子档案与纸质档案的联系，使得只要输入有效关键字就可以准确无误地对纸质档案进行搜索。就科研项目的长远发展来看，电子档案永远无法完全取代纸质档案的位置。因此，在科研项目档案管理工作中，电子档案与纸质档案必将共同发展，只有将电子档案和纸质档案进行合理的整合利用，并建立双向联系，电子档案为纸质档案梳理位置及信息，纸质档案为电子档案提供有效库存和档案内容。两者相辅相成，共同发展，不仅可以发挥各自的最大优势，还能有效地提高工作效率，进一步加强和改进科研项目档案管理工作，更好地为科研单位的持续健康发展服务。
（二）电子档案与纸质档案的整合利用。科研项目材料档案是探索科研规律的实践活动的直接记录。主要包括：科研准备阶段中科研课题申请书、审批文件、任务书、项目计划书、委托书、开题报告、调研报告、方案论证和协议等材料；研究实验阶段中的各种载体的重要原始记录、实验报告、项目进展报告、计算材料、专利申请的有关文件材料；总结鉴定验收阶段中的工作总结、科研报告、论文、专著、参加人员名单、技术鉴定材料、科研投资情况、成果和奖励申报中的成果和奖励申报材料及审批材料，这部分档案是科研档案存档的主体。只有综合利用电子与纸质档案的优缺点才能有效完成科研项目的档案管理工作。电子档案、纸质档案两者的优缺点特征明显，因此在科研项目档案管理工作中应尽量结合两者优缺点整合利用过程，相关人员要尽最大努力对档案的优点加以最大程度地利用，而对于其缺点，要尽量避免，实现两方面优势互补，为科研项目档案管理工作提供有利保障条件。两者之间要扬长避短，共同作用才能发挥更大的优势。例如电子档案在档案管理工作中不仅具有高效性，还具有科学性，其在科技方面的优势不容忽视，因此要加以重视，而纸质档案在签约、签字、印章等方面具有相当的法律效力，此方面不可替代的优势要加以保留。将两者的优势结合起来，必然能够使档案管理工作的效率进一步得到优化。
三、结束语
在高速发展的信息时代，电子档案管理已经是档案管理工作的发展趋势，但每一项文化遗产必然有它不可取代的优势，因此电子档案和纸质档案都是档案管理的重要组成部分，两者的整合利用与共同发展构成了完整的档案管理系统，档案管理人员只有结合科研单位实际，积极探索档案管理的新模式，有效地整合各类电子档案和纸质档案，促进档案管理工作进一步科学化、规范化，才能全面提升科研项目档案管理工作水平。
【参考文献】
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关键词：农业科研；科研档案；管理
中图分类号：S-3 文献标识码：A 文章编号：1674－0432(2011)05－0014－1
农业科研档案管理是农业科研工作中的重要环节。深入认识农业科研档案管理工作，加强管理手段，及时思考和分析农业科研档案管理过程中遇到的问题，加以调整和改进，必将使农业科研档案在农业科研工作中发挥重要的科学性、前瞻性作用。
1 当前农业科研档案管理工作现状
1.1重视不足，管理力量薄弱
由于对科研档案在农业科研工作中的重视力度不足使得农业科研档案管理意识薄弱。部分科研单位认为档案保存不出错，检查时可以过关就行。并没有将档案工作计入年底考核范围内，无法调动起科研人员对于档案工作的重视。加之档案员兼职现象普遍存在。农业科研单位中档案管理人员大多不具有档案管理专业理论知识，又因为身兼他职，也就没有时间按要求展开档案工作，必然导致档案管理质量大打折扣。在档案管理人员发生工作变动时，大多更替仓促，移交手续缺失。由于对科研档案管理的认识不足，部分科研单位常常忽略档案工作的复杂性和专业性。档案人员工作发生变动，没有必要的移交清单，档案移交大多缺失或不力。这就直接导致了新老档案人员在没有专人负责监督的情况下仓促交接。致使旧任“一甩包袱”，新任“一头雾水”。旧任档案员怎么交，新任档案员就只能怎么接。
1.2归档材料不足
在农业科研管理过程中，虽已将农业科研档案管理纳入日常的科研管理工作，但由于部分科研人员将工作重心放在科研实践和科研成果上，忽视了项目实施过程中产生的原始材料移交的环节；以及部分科研工作者由于意识上的缺失，逃避科研档案的归档管理，直接将本应属于科研单位的成果保存在个人手中，成了私有成果；还有些项目执行期较长，参与的人数多，项目文件没有一处保存，也造成了归档文件的散失。这既不利于保证科研档案的完整性与系统性，又造成了科研成果的散落。由于缺乏系统的保存数据，项目文件散落各处，必然导致档案的实用性不佳，无法使农研档案得到更高效的拓展及利用。
1.3保护工作不细
科研档案的保存和利用是一个复杂的过程。目前，大多科研单位没有对档案利用场所制定相应的规章制度。有些档案被外借到不利于档案保存的环境中造成档案的损坏。对于保存档案的载体，也未做到专业性的防护，如此势必会影响档案的保存期限。
2 提升农业科研档案管理水平的对策
2.1争取支持，加大重视力度
农业科研档案管理工作顺利开展并可以不断的提高，这和领导的支持分不开的。这就要求档案管理人员在不断提高档案管理水平的同时，还要就档案管理过程中遇到问题及时跟领导进行沟通，并定期汇报档案工作管理情况，以增加领导对农业科研档案的关注与重视。
2.2规范化管理，健全各项管理制度
在农业科研工作进行之初，农业科研档案管理就随之开始。首先，使科研项目材料完整归档，需要制定相应的归档制度。应结合农业科研项目的实际情况，合理性、科学性的制定出农业科研材料归档制度。该制度既要符合科研单位的实际应用，又能够发挥出归档制度的指导及规范的作用；其次，在档案使用过程中要建立档案使用记录制度。做好农业科研档案使用的真实记录。可包括：档案编号、档案名称及数量、使用人姓名、使用目的、使用时间、归还日期，领导批示后，移交档案时还要有交件人及收件人签字，归还后还要检查清楚是否完好；再次，为了避免由于档案管理人员变动，档案移交仓促引起的档案管理混乱。还应该建立档案管理工作交接制度。新、旧任档案管理人员在领导监督下，要按照交接制度进行档案管理的交接工作，经确认后在交接单上签字。
2.3对档案的载体加强保护
首先，设有独立的档案室。农业科研工作中，科研档案的管理人员大多是兼职人员，科研档案时常跟着档案员走。档案管理人员的研究室也是档案室，除了出现归档材料与其他工作材料划分不清的情况外，更主要的是日常工作的研究室也无法提供档案保存所需要的温度、湿度、光照等条件。其次，优化复印方式。在农业科研项目中所形成的原始材料除了是科研项目过程的真实记录、科研成果的组成部分之外，更是科研成果产权的法律保障。这类纸质档案保存期限很长且利用率高。为了减少该类档案在复印过程中的损害，应该采取较为先进和科学的复印方式。复印机光源的高强度照射容易破坏纸质档案的理化性能，一些保存久远的纸质文件就会受到强烈的破坏。为了延长其保存时间，可以再利用原件的复印件进行复印，并对其复印件定期的拷贝替换。另外，有条件的科研单位也可选用数字复印机以降低对档案的损伤程度。最后，做好档案保存和利用场所的安全防火工作。农业科研工作中，大多科研项目都需要历经数年甚至数十年的研究才能完成。由此农业科研档案才所以珍贵。因此做好保存和利用场所的安全防火也就尤为重要。档案管理人员除了做好档案室的温度、湿度、光照监控等工作外，还应该定期检查有无安全隐患。
2.4提高档案管理人员专业素质
结合实际中的农业科研档案管理工作，进一步加强档案学的专业知识，随着知识更新不断调整，深化服务理念，最大限度的熟悉归档材料，整合档案中的信息，最快速的为农业科技人员提供所需科研数据，并结合信息化的管理手段，真正做到使农业科研档案科学化、高效化、前瞻化的服务农业科研工作。
参考文献
关键词：医学科研档案；特点；管理；措施
医学科研档案是医院在科研活动中形成的具有保存价值的文字、数据、声像、图表等各种载体，并且按一定的归档制度作为真实历史记录集中起来保管的科学技术文件材料，它真实记录了医院的医疗卫生科技活动，是医学科技知识的重要载体，包含着大量的科研成果、高新技术等科研信息，是医院的宝贵财富。科研档案管理可以为医学科研活动提供所需要的信息资源，也可以指导成果转化、技术交流，促进科研成果向产业化、市场化方面转化和实现科研价值的提升。
1医学科研档案的特点
1.1专题突出，成套性强
医学科研工作的研究对象一般都是一个专题。围绕一种疾病的治疗；一种流行病，传染病的预防；一种新药的筛选、研制等专题开展，每个专题都是一个完整的科研过程，所形成的档案也是一套完整的，不可分割的。由于医学科研档案的这个特点，在档案利用过程中多为成套利用，分类时必须保持每个专题档案的完整性、成套性，使之始终成为一个有机的整体。
1.2形成周期比较漫长，具有较强的连续性
医学科研档案的形成周期与科研项目的执行周期密切相关，医学科研连续性强，研究周期长，医学课题立项到结束的时间相比较一般科研项目要长，一般的研究项目在2～3年，重大项目在3～5年或更长时间。针对一个项目的资料，涉及的内容随着课题时间的长度增加而增多，资料在项目执行期间的归档连续性强。档案的保存时间则更具应用的价值而不同，一般保存至少30年，重要资料则永久保存。
1.3学科突出，专业性强
医疗临床研究有内外科、妇儿科之分，基础医学则讲究病理分析和药理分析。因此必须注重专业区别，分专业归档，体现档案管理的专业性。
1.4学科协作性、综合性强
医学科学研究是多学科的综合研究。由于疾病发生、发展的原因是复杂的，因此许多研究课题必须汇集多个学科进行综合研究，联合攻关。在分类时既要保持各个学科的相对独立性，又要保持完整性和综合性。
1.5载体形式多样，数量较大
医学研究比较复杂，不同学科采用的研究方法不同，同一学科不同的研究课题采用的技术方法也不相同，直接记录的实验结果的载体，如：各种标本、病历、化验单、仪器检测结果等材料也是多种多样，因此，每一科研课题形成的医学科研档案往往载体形式多样，数量较大。
2管理措施
针对医学科研档案的上述特点，要做好医学档案管理工作，必须认真做好以下几项工作：
2.1加强制度建设，建立健全档案管理规章制度
根据《《中华人民共和国档案法》等法律相关的规定，构建由院长、档案管理委员会、档案管理机构、兼职档案员组成的档案行政管理网络系统，强化其行政监督、指导的管理职能。按照集中统一管理档案的基本原则，制定文件材料归档范围及保管期限、档案的接收、管理、保管、借阅、统计、保密、鉴定、销毁、库房管理等制度及各部门档案管理细则，帮助相关部门实行预立卷制度，确保档案管理完整、准确、系统、安全和有效。
2.2加强业务培训，优化档案管理人员的综合素质，提高服务意识
医学科研档案的建立和完善对医学科研工作有着十分重要的意义，档案管理人员的业务素质直接影响着档案管理水平。因此医院应在优化档案管理人员的政治素质和理论素质外，加强对档案管理人员的业务培训，采用多种形式提高档案管理人员的专业知识和计算机操作技能，有计划的组织档案管理人员进行知识更新和继续教育。由于医院科研档案管理工作的特殊性，应当鼓励档案管理人员学习一些医学科研知识，熟悉科研活动各类文件的形成规律，根据医学科研档案的来源及特点，进行分类、整理、归档，从而提高医学科研档案的管理水平，在医学科研档案资源利用中，要变被动服务为主动服务，由于医学科研档案管理人员全面掌握了本单位的科研项目信息，所以应该主动向科研工作者提供多方面、多层次和有实效的医学科研信息，避免因选题不当造成科研劳动浪费，最大限度的发挥档案的价值和作用，更好地为医院的科研工作服务。
2.3增加科研档案资金投入，加强档案管理的信息化建设
科研档案是记录科研历程与科研积淀的重要载体见证。保护好和利用好科研档案，并且发挥其自身重要的价值是摆在档案管理者面前的课题。科研档案是记载科研活动的各种记录与证据材料的统称。管好并用好既有科研档案对于提升科研工作水平至关重要。科研档案是承载科技单位价值的重要资产。随着创新驱动战略的实施，科研档案在单位事业发展中的作用和地位显得尤为重要。应用最新的技术手段，创新档案管理思路和方法，是当前创新驱动需求、“互联网+”与大数据应用环境下的现实需要。
二、科研档案管理发展现状及问题
1.管理人员归档意识淡薄
科研档案是科研管理的重要一环，体现着单位的积淀与文化，代表着科技实力与竞争力。由于认识不足，尤其是管理人员将精力更多地放在了申报与报奖环节，从而忽略了将科研档案工作融入科研全过程，使其成为科技活动链条中不可或缺的部分。科技人员由于忙于技术攻关，对档案工作认识不到位，归档意识薄弱，更不利的是多数单位的绩效与科研产出挂钩，导致重产出绩效奖励和荣誉，没能把档案工作融入到日常科研管理活动中，致使档案归档不完善，不能为后续的科技活动提供参考借鉴，影响到科研管理水平的提高。
2.管理制度和约束手段不健全
多数单位都是借鉴常规性的档案管理办法，缺乏相应的科研档案管理专项制度，大多是催交和提醒方式，加之科技人员固有的知识产权思维和保密要求，很容易将档案管理人员
拒之门外。这导致重要、具有价值的科研档案的搜集难上加难，以至于科研管理人员很难做到档案的专业与统一，造成档案搜集质量参差不齐。
3.科研档案管理人员专业水平有待提高
在从事科研档案管理的人员中，兼职人员是主力。有的管理人员是还有很多其他重要的工作，没有更多的精力投入其中；有的人员本身就是外行，更没有接受过档案工作相关知识和技能的培训，对档案工作感到陌生，不知道该从何下手；还有的人员年龄结构偏高，学历层次相对较低，对档案管理的热情不高，无法跟上档案工作的时展需要，更谈不上专业创新。
三、加强科研档案建设与管理问题的思考
科研项目申报作为科研管理中的重要环节，越来越受到科研管理部门的重视。随着我国科技创新的快速发展、国家自然基金的调整与改革政策的实施，以及《国家自然科学基金资助项目资金管理办法》和配套文件的出台，科研人员参与科学研究的积极性被显著激发。科研单位在国家级项目上的竞争越来越激烈，获得资助的国家基金项目数量和经费一度成为考核评比的重要指标。
科研档案是附属于科学研究的重要载体。档案建设的重中之重在于档案采集。档案的采集工作是档案管理过程的基础，在管理过程中及时采集、分析、整理、清洗、存储科研档案的相关材料，最终形成完整、系统、准确的科研档案信息。科研档案与整个科研过程叠加在一起，需要档案管理人员同科研人员紧密联系，跟踪收集已形成的各种材料。较好的做法是在课题组固定一名档案员，在熟悉课题进展和关键环节的前提下，依据档案整理规范，在科研档案的搜集建档过程中，自然而然地加强了过程资料的搜集与整理。通过档案管理过程的完整积累和系统的文件材料整理归档，实现了对科技活动全过程的有效监督和管理。
做好科研档案的跟踪搜集，需要建立一套完整的科研档案归档制度体系。制度中应明确档案管理人员的职责与义务，完善档案资料的搜集、归档、开发利用规程，明确科研归档的范围、形式与内容，只有这样才更有利于收集到真实而完整的档案材料。
四、提高科研档案管理的几点建议
1.要加强科研过程中档案资料的整理与搜集
借助课题组科研档案员的协助，对于项目实施全过程中的资料，如项目申报书、实验数据的搜集与整理、实验的过程及中间结果、人员分工与参与情况、结题报告、实验报告、论文、成果与专利情况等，均要分类归档，集中装订入册。电子档案应建立系统加以管理和监督，在确保安全保密的前提下，让用户通过档案信息管理系统直接网上全文检索和浏览档案信息，提高查询应用的时效性及便捷性。
2.要提升科研人员的档案资料归档意识
科研人员，尤其课题负责人作为专业技术人员，专注于科研课题的研究与具体实施，可能无暇熟悉具体的档案管理规程，档案归档意识淡薄在所难免。为了弥补这一缺陷，需要加强沟通和培训，以提升科研人员的档案归档意识，建立档案管理人员与科研人员之间的互信，提升专业人员业务档案的荣誉感。另外还要加强课题组人员兼职档案员的管理和培训。
3.重视科研档案应用，培育档案附加值和延伸成果
欧美科技档案管理的先进经验启示我们，应该重视科技档案的情报价值，重视科技档案数据库建设，重视多元主体共建共享，重视网络信息技术的应用。科研档案的价值在于应用，应该利用已有档案独有的原始数据和资料，挖掘潜在价值，指导科研申报，理顺学科交叉思路，共享科研基础，促进科技成果转化。要通过培育档案附加值，提升档案成果，挖掘科研档案的潜在价值，引领档案的可视化应用，让科技工作者真正体会到档案的价值所在，促进科研档案搜集与有效利用间的正循环。
4.挖掘科研档案价值，由传统服务向知识服务转变
积累档案的价值在于应用，如何挖掘科研档案价值，提供个性化服务和知识服务是当今的主流趋势。传统档案服务仅仅关注客体的需要，而个性化和知识服务关注的则是方案，提供的是知识。要实现知识服务，档案管理部门就必须以服务对象的需求为导向，用现代管理理念引领档案应用，以服务用户满意为目标宗旨，把控档案管理的全过程。要通过加强科研档案的统计与分析，加强档案信息挖掘，分析既往或前期科研的学术积累，为课题申报提供思路，分析研究基础与研究优势，为科研攻关提供基础积累与共享应用，促进科技成果转化并发挥科研档案独特的展示、传播与共享作用。
关键词: 高校科研档案整理 归档范围 规范化
高校科研管理是高校管理工作的重要组成部分。科研档案是科研部门及科研工作人员,在科学研究过程中,经过一定整理,具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式和载体的历史记录。随着高等院校科研水平的不断提高和科学技术的飞速发展,高校科研档案作为重要信息资源在教学、科研、管理和文化建设等方面发挥着越来越重要的作用,促进了学校教学和科研工作的可持续性发展,成为高校事业发展不可缺少的重要部分。因此,如何有效进行科研档案管理成为学校管理工作的一个重要课题。
一、重新界定高校科研档案的归档范围
借助于档案,我们能够更好地了解过去,把握现在,预见未来。因此,界定科研档案的归档范围就显得尤为重要。科研档案具体可以包括:科研课题管理档案、科研文书档案、科研成果档案等。在整理科研档案中要坚持成果性和记录性并举,可用成果价值是保存它的重要原因和主要依据,而记录性则强调其完整性、凭证性。有些科研档案或许没有成果性和利用价值,但是它反映了学校科学技术研究发展的现状和历史,这些档案也应当妥善保存。在科技加速进步的进程中,档案管理应不断丰富高科技实用信息,不断拓宽档案的利用范围,集中各方面信息,加以利用整合,形成良性循环。因此,积极界定高校档案工作范围,以科学的态度管理该项工作,是十分紧迫的任务。
1.高校科研课题档案
科研课题材料档案是科学研究实践活动的直接表述。主要包括:科研准备阶段中的科研课题申请书、审批文件、任务下达书、项目计划书、开题报告、调研报告、方案论证等材料,研究实验阶段中的各种载体的重要原始记录、实验报告、项目进展报告、计算材料、专利申请的有关文件材料,总结验收阶段中的工作总结、科研报告、论文、专著、参加人员名单、技术鉴定材料、科研投资情况、成果和奖励申报中的成果,奖励申报材料及审批材料构。后两个阶段中的材料是科研档案存档的主体。
2.高校科研文书档案
科研文书档案是科研管理活动的直接记录,包括科研计划、科研总结、学校制定上级管理部门下发的科研管理文件、各项科研管理制度,以及课题管理、成果管理等专项管理活动中形成的管理性科研文件材料。这部分档案是进行科学决策,并有计划地、有顺序地进行课题申报、成果评奖及科研管理经验总结的依据,也是科研档案的重要部分,对科研管理工作起到很好的指导作用。
3.高校科研成果档案
科研成果主要包括科研年度统计表、教师公开发表的学术论文、编写的学术著作、获奖成果和证书、专利和技术转让资料等。科研成果是检验高校科研实力的依据之一,因此,科研成果档案管理在科研管理中也占有重要的位置。
二、提高科研档案管理人员的归档意识和服务意识
这就要求加强科研档案管理人员的自身建设,使其认识到科研档案管理要开阔思路,着眼于由内转向外,扩大科研档案资源共享,参与科研活动,及时了解和掌握科研第一手资料,确保科研档案质量。同时,还要增强工作责任感,以认真负责的敬业精神和良好的职业道德,面向本单位、社会,主动为学校、教师和科研人员提供有价值的最新的科研动态和信息,利用各种服务途径传递科研档案管理信息,为科研人员提供优质的、全方位的科研档案服务,为科研档案工作开创新局面。
三、加强档案信息化建设,使科研档案管理规范化
科研档案是科研课题科技成果研究的全过程的反映,又不仅仅局限于某一项科研课题或者科研成果。它是课题及成果之间、学科与学科之间的综合反映,因而就形成了科研档案的四个特点:专业性、系统性、集体性、阶段性。为了规范科研档案管理工作,必须遵循国务院的《科学技术档案工作条例》规定的“完整、明确、系统、安全有效利用要求”归档,避免可能造成大量科研档案材料零散在外的现象出现。为此,必须把科研档案工作与计划管理、课题管理、成果管理等工作紧密结合起来,走实现科研工作与科研建档两者协调统一的发展道路,建立合理的归档程序,掌握科研档案管理工作的规律,保证高校科研档案的准确、完整、系统,最终使高校科研档案工作走上科学化、规范化的轨道,提高科研档案归档的质量和效率。
在现代科学技术快速发展的今天,档案查阅仍停留在传统的手工层面上,游离于先进的信息技术之外,查阅起来既耽误时间又浪费人力。尽管目前多数高校科研档案已开始使用计算机等信息设备,但使用范围仍局限于文档目录输入,科研档案规范化管理无纸化、电子化、网络化程度不高。这种档案管理工作的滞后影响了科研档案的利用效率。因此,要充分利用和发挥档案网站的作用,依托计算机和网络技术,实现科研档案管理的电子化、网络化,将现代办公技术与科研档案管理相结合,运用计算机、光盘、复印机、多媒体等先进技术和设备参与到科研档案的收集、整理及加工各种科研档案资料的工作中,从而实现科研档案管理的规范化、标准、系统化。
总之,要采取各种方法加大科研档案工作的重视程度,增强高校科技人员的档案意识,做好高校科研档案的平时收集、整理、开发利用等档案管理工作,提高高校科研档案的现代化管理水平,让高校科研档案为高校科研工作再出成果发挥应有的积极作用。
关键词：高校；科研档案；规范化
1高校科研档案管理工作的内涵及作用
高校科研档案管理是指高等学校在科学技术研究过程中直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式载体的文件材料。科研档案是科研活动的真实记录，是科技储备的一种形式，是一项重要的信息资源。它真实地记述了科研、生产活动的过程和成果及有关科研人员的科技思想、方法和经验，具有原始记录的基本属性，同时具有法律凭证、促进交流、提供资源再开发利用物质基础等作用。
2高校科研档案管理的归档范围
对于高校科研档案管理必须集中统一管理，确保完整、准确、系统、安全，以利开发利用。目前，根据《科学技术研究档案管理暂行规定(1987)》高校科研档案管理包括五个阶段，即科研准备、研究实验、总结鉴定验收、成果和奖励申报、推广应用。
2．1科研准备阶段
许多档案工作者会忽略此阶段的档案收集，往往此阶段的资料又存在一些重要信息。如:项目申报通知，项目申报书(含经费预算)、项目审批文件、任务书、委托书、开题报告、调研报告、方案论证和协议书、合同等文件。
2．2研究实验阶段
各种载体的重要原始记录(各类录音或录像资料、照片，电子或纸质笔记等)，实验报告，计算材料，专利申请的有关文件材料，设计文件、图纸，关键工艺文件，重要的来往技术文件等，同时，应注意收集项目的年度进展报告。
2．3总结鉴定验收阶段
工作总结，科研报告，科研成果(专利、论文、专著)，技术鉴定材料，科研投资情况、决算材料、验收材料的整套文件。
2．4成果和奖励申报阶段
成果和奖励申报材料及审批材料、获奖证书、推广应用的经济效益和社会效益证明材料等。
2．5推广应用阶段
推广应用方案、总结，扩大生产的设计文件、工艺文件，生产定型鉴定材料，转让合同，用户反馈意见等。根据教育部令第27号文件:《高等学校档案管理办法》科研类档案应当在项目完成后两个月归档。
3科研档案的规范化管理
3．1完善科研档案管理制度
目前，高校科研档案管理大多数是参照《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》、《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》要加强科技档案管理，保证科研档案的系统、准确、完整，各高校应当根据自身实际，制定属于本单位的《档案管理办法》。办法应该明确科研档案管理的总则、科研档案归档范围、归档材料细节整理要求、各部门职能分工、归档责任人、归档时间截点、归档后管理及保管期限。
3．2实现科研档案管理信息化
档案管理并不是一成不变的，随着时代的不断进步，电子档案也已成为趋势，对于该些档案的处理，需要高校科研部门与时俱进，定期组织档案管理人员进行学习。学校科研处应有功能完善的科研信息管理系统，并对该系统的维护落实到人。构建完善的科研管理信息体系，首先需要管理机制的建设，加强信息化管理的规划。信息管理系统日新月异，在旧有系统的基础上不断完善是必要的，新建的系统也必须要有“先行一步”的预知感，能够彰显人性化并做到短期内不落后。科研信息系统应实现每个科研档案管理人员都拥有自己的账号，随时登陆以便能对档案进行收集、整理、归档，实现科研档案多渠道、多方式的管理轨道。一个合格的科研信息管理系统，应实现科研项目管理的数据化，各项指标有据可查;科研资料管理标签化，档案资料进行分类整理，做出详细目录;资料信息整理标准化，一是对每一个项目做统一顺序整理，二是按照综合利用信息化要求，实现项目数据标签的录入建库;科研档案交接、查阅记录的信息化，规范完整的交接、移交记录，建立必要的查阅审批授权制度，做好科研档案保密管理和查阅记录。［1］
3．3提高科研人员归档意识
在很多的一段时间里，高校科研项目管理的过程中，高校只对项目申报、项目验收、项目成果评定等环节非常重视，对科研项目数量和到账经费特别看重，而忽略了科研档案的收集和归档。目前，科研档案归档工作已经慢慢得到重视，但仍有部分科研人员对科研档案的管理的意识薄弱。对于项目负责人来说，他更多的精力在于项目的研究与结题，而忽视了项目由申报到结题的资料整理，待项目结题时该项目的前期资料已经遗失。由于高校科研项目多、人员杂，仅仅依靠科研处的少数工作人员，根本无从掌握项目现实的研究阶段，更无法完成每个项目的资料归档。还有部分科研人员将科研成果看做自己的私有财产，许多具有归档价值的资料，如获奖证书、专利证书、论著等均不愿上交或移交档案时拖拖拉拉，有所保留。档案工作的“三参加”(即档案工作纳入到企业计划，纳入到领导议事日程，纳入到企业职工的经济责任制、岗位责任制中)在科研档案管理工作中同样适用。科研档案工作就应该纳入高校工作计划、纳入校领导的议事日程、纳入到每一位科研人员的岗位职责中。明确知识产权为判定高校科研实力与核心竞争力的主要标准，应采取各种形式加强对科研档案工作重要性的宣传。［2］强化科研人员与科研档案管理人员的档案意识，高校应该实现资料归档的各级责任人，以实现科研项目归档的系统、准确、完整。项目立项之时，应要项目负责人提交《科研项目责任书》，该文件中应明确项目组成员及个人分工(含档案管理人)。各二级学院应有专职科研秘书，对各学院科研教师全面掌握，督促各项目负责人在时间截点内交材料，并统一项目尽量做到有一式两份的档案，一份交校科研处，一份留在二级学院，二级学院应该小型科研资料档案室。校科研处在全校科研材料归档方面责无旁贷，应配专职人员对全校科研档案进行管理，对项目全过程材料进行整理，保护材料完整性，注意材料装订细节，在科研系统对归档材料作登记，并定期交校档案室。科研档案管理人员是科研档案工作的主体，能否充分认识档案管理工作的重大意义和所承担的重任，能否及时督促科研人员归档，是确保档案整体质量、提高科研档案内在价值和利用率的关键一环，也是为经济建设和科技服务的一个必要前提。［3］
3．4提高科研档案利用率，保证科研档案完整性
针对目前情况而言，使用率和完整性都较好的是纵向项目，尤其是国家级、省级项目，这些材料在科研教师职称评定、再次申请项目、奖项申报等时候，尤为重要，科研教师对纵向项目的档案收集也相对认真，相比之下，横向项目的档案管理就较为欠缺。横向项目没有固定的申报书、合同等，这就需要科研处对横向项目所需要的材料进行规范，提倡教师使用格式合同，填报格式一致的责任书，监督教师定期进行中期检查，对符合验收条件的项目应敦促其尽快结题。对于经常有科研项目的教师而言，对于该些步骤较为熟悉，并不需要科研秘书的再三叮嘱就可完成档案收集，但是，对于一些项目不是太多，忙于教学，并对科研档案整理缺乏耐心的教师而言，往往对以上步骤产生误会、厌倦、反感，觉得职能部门“多此一举”，往往因此不断找借口，基层秘书及工作人员不好再三“得罪”该些教师，最终将导致科研项目的不完整。由不同时间段出现的分散资料到一个完整的科研档案的出现，并不是一个人努力的结果，它需要一个团队付出精力，需要制度来规范团队中每一个人的行为，为此，科研处应制定相关条例，对不能按时提交材料的项目进行处理，例如，未能交《责任书》就不能立项，未能交《验收表》就不能办结题手续，未能办结题手续就要预留响应百分比的项目经费等。古语云，温故而知新，科研档案的整理和再次利用，将迸发出更多创作的火花。
作者:欧建韶 单位:电子科技大学中山学院科技与研究生处
参考文献:
［1］李俊霖．高校科研档案管理信息化的研究［J］．技术与创新管理．2011，11(32)．
农业科研档案主要包括农业科学研究中从客厅立项、申报、进程、总结、结题再到成果鉴定这一系列过程中的各种档案材料，当然，不仅仅是只是农业，还包括林业、副业、渔业、牧业等。其是科研工作者在研究过程中形成的各种声像、电子、文字材料等的总称。也是农业科技档案的重要组成部分。由于在管理农业科研档案的过程中还存在一些问题，导致一些问题的发生，从而产生资源的重大浪费。因此，有效的管理农业科研档案是档案管理人员最重要的工作[1]。
1.档案管理中存在的问题
1.1不重视档案管理工作
有很多的科研工作人员和科研单位的工作领导只重视给单位和个人能带来利益的工作，比如：申请科研项目、申报科研成果、落实科研计划等这些都是能给单位或者是个人带来直接利益的。从而忽略了科研档案工作。因为，科研档案并不能为他们带来立竿见影的利益成效，导致他们不会重视这份工作，尤其是对形成科研档案的中间环节最不重视，从而就造成了档案不完整及流失的现象。
1.2不重视档案管理工作的性质
由于有的单位科研档案人员被消减或者是兼职，更有甚者是没有分管领导，把档案管理工作安排给闲散人员去做，而档案管理人员又频换的更，从而使档案管理工作非常的混乱。
1.3工作人员归档不积极
由于，档案管理工作和工作档案管理工作人员的切身利益不挂钩，这也是导致他们工作消极的原因。同时，有些成果的研究人员受到经济的影响，让他们想将发明据为己有，且单位又没有具体的制度约束他们，甚至有的科研人员为了自己的方便，从而不将档案归档[2]。
1.4不注意科研文件的积累
科研档案的前身就是科研文件，科研文件具有很高的再利用价值及指导价值都是因为其记录了科研成果的研究过程。但，档案人员和科研人员平时不注意保存科研文件，导致归档时科研文件收集不完整，从而造成很大的损失。
1.5档案管理方式落后
档案的数量随着时间的推移和科技的进步越来越大，这给提供利用和保管的工作都带来了很大的困难，再加上管理的手段和方法都不先进，非常的落后，检索工具也是单一的，工具单一通常表现在查阅工具，用的最多的查阅工具就是手工制作的目录或者是专题卡片，检索方法速度慢而且还很落后，准确率又不高。同时，在档案管理上计算机运用的很少，这就导致了档案信息在加工、存贮及传递等方面都缺乏了先进的技术设备[3]。
1.6开展编排工作不够
提供档案服务的一种高层次形式是档案编研。其是一种创造性的劳动。档案的开发利用和档案编研工作的好坏有直接关系。我国大多数单位目前还停留在一、二次文献的编研上。
1.7档案管理人员业务水平低
随着现代农业的发展，由于以往的农业科研档案管理人员文化水平普遍低下，特别是档案专业的管理人员就不用说了，他们的现状很难适应我国目前的现代科技飞速发展的需要。且他们的工作效果也不能给科研带来方便和效益。
1.8档案内容不完整
虽然科研单位对农业科研成果进行了归档，但是，科研档案工作中还存在内容不完整、归档手续不齐全的问题。这都表现在：核心内容不准确或缺少、科研文件缺失、归档手续中缺少相应的文件等。
2.规范农业科研档案工作
2.1设立专门的科研档案机构
由于农业科研单位都不是很重视档案管理工作，导致档案管理工作非常的混乱。因此，要改变这种情况，唯有设立一个专门的可以档案机构，让专业人员负责档案管理。同时还要加大力度宣传科研档案工作，并让工作人员都认识到这份工作的重要性。并且，还应完善奖励制度，让档案管理工作和切身利益挂钩，保证他们受到科研人员的同等待遇及尊重，以增强他们的责任感[4]。
2.2建章立制，从头抓起
制定相应的规章制度，首先要根据档案法的要求，并结合自己所在单位的具体情况才能建立。建立规章制度是为了让科技人员能够了解形成档案的各种要求，并有意识的开始收集和整理档案材料。同时确保材料的内容和质量。其次是，定期对各个材料归档进度进行检查，发现有没有及时归还的档案，要提醒科研人员将材料及时的归还。通过建章立制这样一个方法让档案管理人员和科研人员共同努力，从而形成规范的、完整的、科学的档案原始材料。
2.3建立激励机制，做好科研档案收集工作
为了做好农业科研档案收集工作，我们首要要根据其特点，将收集的工作范围概括为：归档课题、立项课题、鉴定成果、品种备案等不同的阶段。且每个阶段都要记录数据、往来文件、报告、图纸、书写材料等，并且保存。因为这些都是农业科研活动的直接记录。为了促进科研档案材料的完整、全面、科学，应根据实际情况制定考核奖罚制度。将归档完整、系统、全面、科学作为卡考核内容。从而科研人员和档案管理人员的工作热情及积极性[5]。
2.4开发利用农业科研档案信息资源
开发利用农业科研档案应该考虑几个问题。第一是考虑档案管理人员的事业心和责任感。第二是要考虑农业科研档案有没有按照农业部颁布的标准进行分类。第三是考虑有没有针对性和实用性。第四要考虑加强农业科研档案工作的保密。第五是要从更深层次的方面去研究农和开发农业科研档案的信息资源。其开发利用方式有三种，分别为：编制各级各类目录，丰富检索手段、加强安全保密工作、通过口头或直观方式宣传报导科技成果。
2.5管理方式现代化
自进入新世纪，档案管理工作的发展方向势必往档案管理微机化方向发展。一些条件还可以的科研单位可以利用计算机系统开发并研制有查询、检索、阅读等功能的农业科研档案数据库，并制成光盘。这样一方面可以开展有偿信息服务，且可以作为科研交流和科研活动的馈赠资料，以扩大档案信息。另一方面可以永久的保存和记录农业科研档案。这些都要求科研工作者有很高的业务水平，同时熟练掌握微机知识。就算不能跟编制软件，那也要回使用软件[6]。
2.6及时做好编研工作
及时做好编研工作有三个步骤。首先是将深奥的科研成果编研成可操作、简明、可直接应用于生产时间的农业实用技术，并通过各种形式传播给农民。其次是参考档案资料并搞好立项。最后是通过查阅并收集往年有关的同一个问题的农业科研档案，并分析归纳整理成综合评述。
2.7提高农业科研档案管理人员的综合素质
档案管理工作不但需要工作人员具有认真负责的工作态度，还要求他们就具有相当熟练的专业水平，具有现代的管理意识和技能。因此，提高档案管理人员的管理质量，就必须要提高他们的专业素质和文化素质。除了提高他们的综合素质还要让他们掌握党和国家的各项科研方面制定的方针政策。同时还要完善档案的管理制度[7]。
2.8规范档案收集内容
档案管理工作的基础和关键就是档案材料的收集。目前，我国档案法规定，国家规定的立卷归档的材料要定期地移交给单位档案机构，个人不得据为己有，这样方便集中管理。档案管理人员还应该根据科研档案的特点，要求课题调研人员一定要按照严格要求执行，并将他们在科研活动中的过程都按按计划的分阶段积累和收集，然后按规定移交到档案室，从而保证原始档案材料的规范、统一、科学、标准。
随着计算机技术在科研工作中广泛应用，工作中形成了大量科研电子档案，管理好科研电子档案对于维护科研工作秩序、推动科研项目发展，具有重要现实意义。构建档案网络管理系统、强化档案安全保障措施，是加强科研电子档案管理的重要内容。
关键词：
科研电子档案；档案网络管理系统；档案安全保障措施
科研档案是科学研究过程中形成的具有保存价值的文字、图表、数据、声像等资料，是对科研活动的真实记录和总结，也是衡量科研水平的重要标志。随着计算机技术在科研工作中广泛应用，工作中形成了大量科研电子档案，管理好科研电子档案对于维护科研工作秩序、推动科研项目发展等具有重要现实意义。
1构建科研电子档案网络管理系统
应建立符合科研单位实际需求的科研电子档案网络管理系统，以满足科研人员对科研档案的利用需求、提升档案人员工作效率、充分发挥科研电子档案的作用。以笔者所在的单位为例，我单位正在建设新的办公大楼，大楼建设中规划了大面积的公共实验室场所，投入使用后将会进行大量的科研活动，并产生大量的科研数据，必须对这部分数据进行及时归档与安全保管。为此，需要构建科研电子档案网络管理系统。从公共实验室管理和科研人员利用档案数据的角度看，在单位信息化建设平台之上构建科研电子档案网络管理系统，有利于防止科研档案资料泄密事故发生，便于通过身份认证方式把科研档案从系统严格的公共实验环境中转移出来，便于科研人员提取所需的或与所负责科研工作相关的科研档案，同时保护他人的档案数据不被非法访问。目前，我单位数据中心拥有近40TB的存储空间，这为构建科研电子档案网络管理系统提供了充足的业务负载空间。具体来说，科研电子档案网络管理系统建设应包含以下内容。一是实验室桌面虚拟化环境建设。数据中心部分，在数据中心放置高配置的虚拟化服务器，内置桌面虚拟化软件，将需要在终端使用的操作系统全部内置于服务器中；实验室环境部分，在实验室环境下采用网络准入方式，禁止所有连接实验仪器的PC及终端设施访问外部网络，同时使用客户机模式部署近30个虚拟终端，通过网络连接所有实验仪器终端，所有实验仪器终端的数据通过内部网络交换至虚拟桌面系统保存，实际保存于数据中心统一的存储空间中；办公环境，科研人员可以通过各自账号在办公环境终端登录虚拟桌面系统获取自己的实验数据。二是数据备份系统建设。构建基于实验室虚拟桌面系统的数据环境和数据中心虚拟化运行环境，使用专业数据备份系统，利用时、日、周等时间周期对相应设定的数据存储区域进行完全或差异备份，实现数据环境的安全可靠。三是网络接入系统建设。为单位多个楼宇提供接入设备改造服务，实现网络统一控制和管理。四是数据机房服务器迁移改造。为适应实验室桌面虚拟化运行环境及专业备份系统运行的需求，将旧有机房内服务器设施及网络设备迁移至新数据中心并进行升级改造。
2强化科研电子档案安全保障措施
2.1加强档案载体安全防护
一是加强软盘安全防护。应严格执行软盘保管规范要求，选购高质量软盘，并统一使用规格；将软盘存放在无尘、无腐蚀性气体、无震动、无强磁场性干扰、温湿度适中的环境，环境温度应在14℃至24℃之间、湿度应在40％至50％之间；对加密盘进行严格管理，存盘时需显示文件名，解密后要进行归档保存；严格防范病毒侵袭，软盘需通过严格的病毒检测，并置于保护状态；尽可能将软盘存放转换为光盘存放，实现长久保存。二是加强光盘安全防护。确保光盘存放环境具备适宜的湿度与温度，一般来说湿度要在40％至65％之间，温度要在14℃至24℃之间；做到避光存放，防止光盘老化；采取定期读取档案数据、按期复制转存等措施，确保光盘的可读性。
2.2加强数据库安全防护
