时间：2022-10-09 09:55:57
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇文件管理系统，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
【关键词】电子文件管理系统 公共服务体系 构建
随着社会经济，文化以及现代化科学信息技术应用水平的不断提升，社会当中生活于各个地区和各个行业的人民群众，对于公共服务工作开展的质量以及效率也提出了更高水平的需求内容。为全面提升社会公共服务管理工作的发展现状，相关管理工作人员开始不断革新自身的发展观念、采取现代化的电子文件管理系统，力求能够在最短时间内全面优化和完善我国社会公共事业服务体系的构建。
1 简析电子文件管理系统的公共服务体系
电子文件管理系统是在二十一世纪初期，我国逐渐进入到科技信息经济发展进程中时产生的一项新生词汇，是一个现代化的分布式高科技应用管理系统。在现代化的新型电子文件管理系统当中同时具备着众多类型的公共服务体系，不同服务体系之间存在着各不相同的服务功能。在我国当今社会的发展进程之内，经过同行业发展领域当中相关专业工作人员对电子文件管理系统开展的研究和分析，发现电子文件管理系统当中的公共服务体系可以分为近十种不同的服务类型。进程间通信、命名服务体系、异常操作服务、信息安全服务以及电子辞典信息查询服务等，都是电子文件管理系统的公共服务体系之中的重要组成部分。
2 公共服务体系的安全保障服务
在电子文件管理系统公共服务体系的众多服务内容当中，立足于PKI现代科技信息技术之上而实现的数字签名，是最具代表性的公共服务内容之一。相关领域的专家学者又将电子文件管理系统公共服务体系中PKI签名的这一安全保障功能称之为数字签名服务。数字签名通过电子信息的展现和记录形式，应用于识别或者记录他人的个人身份信息。数字签名安全服务技术能够将人们的签名笔记作为信息识别的解锁钥匙，将指定个人的信息内容进行总结和记录。通过利用PKI的电子记录功能，将信息内容与相应的签名笔记进行一一对应。在保证签名者个人身份信息完整性的同时结合加密解锁的技术应用手段，全面提升网上签名信息传递的安全性与可靠性。
在我国现今社会的发展进程当中，电子文件管理系统公共服务体系当中的安全数字签名技术，在数年时间里已经发展成形了多种不同的应用类型。单位签名、设备签名以及个人身份签名等，都是安全数字签名当中主要包括的内容。单位签名主要可以根据签名主体发展地位的不同而进一步划分为机构签名以及部门签名两种不同的存在形式。部门签名主要用以证明相关单位的法人身份，而机构的数字签名相比单位数字签名的应用范围更为广阔。数字签名可以根据使用的电子设备的不同而划分为安全鉴别服务器的签名、VPN虚拟通道的签名两种主要的组成形式。无论是哪一种数字签名的存在形式，其在扩大电子文件管理系统的社会影响、提升经济效益以及提升社会服务价值方面，都发挥着重要的推动和影响作用。
3 公共服务体系构建和实施的意义
3.1 扩大电子文件管理系统在社会上的影响范围
公共服务体系的构建全面提升了电子文件管理系统的应用效率，让社会上相关的企业以及用人单位实现了业务管理系统到电子文件管理系统的全面转化。相比传统的企业业务管理系统，电子文件管理系统公共服务体系的构建将相关工作人员向电子文件管理归档的方式得到了丰富和发展。
一方面，工作人员可以通过OA系统的在线传输管理功能，向接收方发送印有单位机构数字签名信息的电子文件数据。电子文件管理系统当中的公共服务体系对单位的数字签名信息进行验证。只有验证有效的元数据管理信息才能成功发送至接收方，工作人员在得到接受确认信息后才能开展正常的电子文件管理工作。另一方面，相关文件信息管理人员还可以通过脱机载体机进行离线归档的管理。将单位或者企业的数字签名信息导入到电子文件管理系统当中进行离线归档管理，以保障信息验证以及文件接受的准确性。公共服务体系的构建简化了电子文件管理系统的信息验证管理流程，添加了信息文件归档和传输的途径，有效扩大了电子文件管理系统在社会上的影响范围。
3.2 提升电子文件管理系统社会经济收益的发展水平
随着全球范围内经济一体化发展趋势的不断加剧，全国范围内的各大中小企业在社会主义市场经济管理体系当中的经济局势日益严峻。电子文件管理系统在应用过程中能够带来和产生的社会经济效益，就成为了广大社会成员热切关注的焦点话题。随着社会法律法规制度的不断完善，电子文件管理系统方面有关的法律条文也在不断的优化。在法律约束力不断提升的带动和影响下，电子文件管理系统中公共服务体系构建的可信度和规范度逐渐提升。无论是在电子文件管理系统的数字签名信息移交，还是在电子文件信息的存档管理方面，相关信息内容的安全性和保密度都得到了提升。将更加可信的公共管理体系引用到电子文件管理系统当中，在一定程度上提升了广大社会成员对数字签名信息传递技术应用的支持和信任。随着数字签名技术应用范围的不断扩大，其帮助电子文件管理系统在社会各行业之间收到的经济收益，也将呈现出飞速提高的发展趋势。
3.3 突出电子文件管理系统的社会服务价值
现代化公共服务体系的构建有着更加便捷的服务功能，也能在一定程度上进一步突出电子文件管理系统的社会服务价值。相比传统的电子文件管理系统有着一定的区别，在公共服务提及的影响下，电子文件管理系统的网络用户被细致划分为两种不同的用户类型。其中一种是在网络在线的应用状态下利用全部开放的电子文件，不需要申请个人独有的数字签名，被Q之为是电子文件管理系统的普通用户。另一种则是分布在国家电力网络建设公司当中的特殊服务用户，这类用户有权使用电子文件管理当中不开放的电子文件。这一类公共服务对象因其拥有较为特别的使用权限，相关专家学者将其称之为是电子文件管理系统的特殊用户。
在公共服务体系的推动下，电子文件管理以及数字签名信息认证的过程当中，所有涉及到网络在线传输的信息内容都能够得到适时的加密处理。只有指定的数字签名用户本人，才能解开信息加密钥匙读取其中的信息内容。全新的管理模式使信息传输的保密工作深入落实到电子文件管理系统运作的始终，让电子文件管理系统能够更好的被社会成员利用，从而突出体现出了其重要的社会服务价值。
4 结论
电子文件管理系统是一项现代化、高科技的数字信息管理系统，计算机信息处理技术是电子文件管理系统产生和发展的基础支持。在广大社会成员个人生活节奏以及工作节奏不断加快的现代化社会发展进程当中，电子文件管理系统的公共服务体系的构建是必然的社会发展趋势。相关工作人员要将相应服务管理系统的构建严格遵循国家认证系统构建的法律法规。只有拥有较高可信度的服障低常才能为社会成员的生活带来真正的便利。
参考文献
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作者简介
周峰（1970-），男，山东省人。硕士研究生。高级工程师。研究方向为行政办公业务管理、公文、档案及电子文件管理，企业办公信息化管理。
周翔（1977-），男，江苏省人。硕士研究生。工程师。研究方向为行政办公业务管理、电力系统自动化。
杨迪（1982-），男，满族，辽宁省人。硕士研究生。工程师。研究方向为信息系统建设管理，办公自动化技术，信息安全保密技术。
黄敬林（1979-），男，福建省人。大学本科学历。高级工程师。研究方向为电子文件管理、档案数字化管理。
张敏（1989-），女，湖北省人。大学本科学历。工程师。研究方向为电子公文安全传输，办公自动化技术。
作者单位
1.国家电网公司 北京市 100031
关键词 ：电子文件管理系统；通用功能要求；IS0 16175；比较
中图分类号：G271文献标识码：A
蒋术
一，引言
“与纸质文件相比，电子文件管理最大的特点就是化载体控制为系统控制。也就是说系统将取代载体成为电子文件管理方法体系的核心”…。电子文件从生成到销毁或永久保存，一般流经三个信息系统，分别是形威电子文件、支持单位工作开展的业务系统，我们称之为电子文件形成系统( Electronic DocumentsManagement System，以下简称EDMS)；从EDMS中识别、捕获电子文件，维护电子文件与业务、电子文件与电子文件间的各种联系，提供利用和对电子文件进行处置的电子文件管理系统( Electronic RecordsManagement System．以下简称ERMS)；负责维护电子文件和长期保存利用的数字档案馆系统（又称可信数字仓库，Trusted Digital Repository，以下简称TDR)。这三个系统之间的关系如“图1”所示。本文所比较的两个标准主要针对的就是ERMS的功能要求，它们都是指导开发合规的ERMS的最新纲领性规范。在现代办公环境下，对电子文件的有效管理主要靠ERMS，维护电子文件的真实性、可靠性、完整性、长期保管和利用电子文件也是依靠ERMS。可以说开发的ERMS是否合规、功能是否完善决定了电子文件管理的成败。世界各国都很重视ERMS的开发，纷纷制定相关标准，明确ERMS功能需求，规范其开发过程，比如：欧盟的《电子文件管理范例要求》( Model Requirements for the Management of Electro-nic Records 2，简称MoReq2)、美国国防部的《电子文件管理软件应用系统设计评价标准》( Design Cri-teria Standard for Electronic Records Management So-ftware Application，简称DoD5015.2-STD）、ISO16175等。由于文件管理工作、科技发展水平、文化传统等方面不同，各国指导ERMS开发的标准规范既有一定的相同之处，又有各自特色。本文拟就我国与ISO规范ERMS开发的两个标准（《电子文件管理系统通用功能要求》和IS0 16175）的异同点进行比较研究，以期对我国ERMS开发部门、文档管理部门了解和认识国际标准，推动我国ERMS的合规性建设有所裨益。
二，标准简介
2013年6月1日实施的《电子文件管理系统通用功能要求》（下文简称《要求》）是目前我国唯一一部电子文件管理系统功能需求标准。此前，由于我国没有相关标准，各部门开发出的ERMS功能很不完善（见下文调研结果），难以对各部门生成的电子文件进行有效管理。该国标的出台，旨在规范我国ERMS开发，提高我国电子文件管理水平，保证电子文件的真实、可靠、完整。国标分为六个部分：范围、规范性引用文件、术语和定义、总则、基本功能要求和可选功能要求。IS0 16175共三个单元，均是国际标准化组织采标自2008年7月第十六届国际档案大会颁布的《电子办公环境中文件管理原则与功能要求》( Principles and Functional Requirement for Recordsin Electronic Office Environments，下文简称ICA-Req)。“2010年12月，ICA-Req第一、第三单元被国际标准化组织采用。201 1年4月，ICA-Req第二单元被国际标准化组织采标为国际标准IS0 16175的第二部分。至此，ICA-Req的三个单元悉数成为国际标准《信息与文献一一电子办公环境中文件管理原则与功能要求》(IS0 16175)的三个部分。第一单元是概述与原则综述，第二单元是ERMS指南与功能要求，第三单元是EDMS指南与功能要求。”本文主要比较《要求》和IS0 16175:2-2011即与ERMS功能需求相关的部分。这两部标准都是集大成之作，在各自领域都很有影响力，具有很强的时代特性，通过对比了解其异同，对我国ERMS开发部门了解国际前沿大有裨益。
三．基本信息
通过“表1”我们发现：《要求》和IS0 16175：2—2011适用范围基本一致，即适用于机构ERMS的设计、审核和实施；它们都详细的对相关术语进行了界定，以便标准能更好地被使用者理解；它们都引用了相关标准和规范，都是集大威之作；从书写形式上看，《要求》和IS0 16175:2-2011都是先写功能要求概述，后文均以表格的形式对概述内容展开分块进行条分缕析的罗列，不同的是，对罗列的每一项ERMS功能要求条款，《要求》给出了“必选”（必须采用）和“可选”（可根据用户需要选用或不选用）两种，而IS0 16175:2-2011给出了三种，分别是“Must”（必须的、绝对的要求，必须选用）、“Should”（不使用这条规则的理由有说服力时可不予考虑）和“May”（真正的可选项，可以忽略或采纳），更加的细致；《要求》与IS0 16175:2-2011的不同点还体现在ISO16175的起草者有具体实践部门如软件经销商的参与，而《要求》则是政府机构和高校合作的产物；《要求》可以看做是一个整体，主要论述ERMS的通用功能要求，而IS0 16175三个单元即相互独立又相互联系，要了解ERMS的功能要求仅仅看IS016175:2-2011是不够的，还必须参考IS0 16175:1-2010概述与原则综述，它是IS0 16175纲领性部分；由于是国际标准，IS0 16175参考的文献涉及到全球具有影Ⅱ向力的项目如InterpARES和各国国家标准，而《要求》主要引用自身体系内的标准规范，这可能是由各自的服务对象不同所决定的。
四，标准相关内容
“图2”和“图3”分别给出了《要求》和ISO16175:2-2011对ERMS功能要求的框架图。
《要求》的基本功能四个模块大体对应ISO16175:2-2011功能要求中的四个模块（设计模块ISO16175:2-2011未予详述），它们之间的对应关系见“图4”。《要求》和IS0 16175:2-2011中都规定ERMS应该根据机构自身实际情况建立分类方案，并赋予其唯一的识别符，均强调只有授权用户才能创建分类方案等。《要求》为了保证分类方案的质量和稳定性，还规定了维护分类方案的条款，包括对类目进行拆分、删除、复制、合并等。它们对元数据的捕获均贯穿整个电子文件生命周期，在文件流转的每一个环节，在对文件进行操作的每一个过程，元数据都不断地生成，像滚雪球一样越来越多，并且都要求ERMS对元数据必须集中存储、管理和维护。具有独特性的是《要求》中规定了ERMS应该支持管理员定义和维护不同的文件类型模板，这样就极大地简化了机构文件管理的复杂度。如机构只需要提供必要的信息如发文机关、文种、正文等，系统就可自动套用模板生成完整的文件。IS0 16175:2-2011的附录中提供了一张《审核现有电子文件管理系统是否符合规范要求的对照检查表样表》，很值得《要求》学习，这张表使评价ERMS是否符合规范具有可操作性。关于安全方面，IS0 16175:2-2011主要使用访问控制（根据基本工具，它是用来描述网上信息资源，加强对网络资源搜集、开发、组织与利用的数据集合”。文件管理元数据包括识别、认证文件和文件背景关联等信息，以及生成、管理、维护和使用文件的人员、流程和系统信息，文件管理政策等。只有具有关键特征的元数据文件才是真实有效的文件。元数据在文件的流转过程中不断增加，无处不在，有效地保障了文件的真实、可靠、可用和完整。
2在操作层面上特别强调通过权限控制等保证文件的真实可靠。比如只有获得相关权限，才能定义和维护分类方案、保管期限表等。
3最大限度地保证电子文件的真实性、可靠性和完整性。系统尽量减少人的操作，如相关数据系统自动捕获，制定文件类型模板、统计模板等。不得不由人进行操作时，要用元数据记录其操作过程。
五．开发合规性软件的建议
中国人民大学信息资源管理学院“电子文件管理机制研究”课题组采取实地调查和问卷调查相结合的方式，于2007年6-12月间对我国153家中央直属机关、省级档案机构、企事业单位的电子文件状况进行了调查，结果显示： “已使用电子文件管理系统( ERMS)的机构占79.6%；仅有25.6%的电子文件管理系统能够接收和管理机构内部形成的所有的电子文件．74.4%的电子文件管理系统（或模块）不能接收和管理数据库、电子邮件、多媒体文件、网站文件等；只有2%的机构的电子文件管理系统（或模块）具有元数据捕获和对电子文件真实性的认证功能。不能进行元数据统一管理的系统，我们认为是不合格的系统；37家单位的系统声称具有归档功能，却没有一家有规范的功能需求；11家单位的系统声称具有鉴定功能，却没有一家有电子文件保管期限表；22家单位的系统声称具有元数据捕获的功能，却没有一家执行元数据规范；34家单位的系统具有长期保管功能，却有21%已经出现了电子文件无法读取的情况；17家单位的系统具有迁移功能，却有仍有24%已经出现了电子文件无法读取的情况”。
从上述的调查数据中，我们不难发现，所调查的153家机构的电子文件管理系统功能很不完善，开发很不规范，难以保证电子文件的真实、可靠、完整和长期保存。因此，按照最新《要求》开发合规的ERMS刻不容缓！
1 基于前沿，遵从规范
“将现实中保障电子文件质量的管理元素（管理方法、相关制度、功能需求）技术化于ERMS功能中，通过该系统的运行达到理想的电子文件管理，已成为全球IT界和文件管理领域的共识”。上述的调查是在《要求》实施之前，当时的ERMS开发尚无统一指导标准，质量参差不齐在所难免。但是，作者近期通过网络调研，试用我国科技公司开发的ERMS发现，它们仍然没有参照最新标准开发系统，没有元数据捕获功能，如“华天动力协同OA办公系统”等。笔者认为，ERMS的开发必须遵照最新标准。当然，由于我国标准制定的滞后性，开发部门可以参考相关国际标准。从前文的比较中我们可以发现，IS0 16175:2-2011中对ERMS的功能需求大体涵盖了《要求》的基本功能模块。当然，在没有国内标准而引进国际标准时，一定要根据引进单位具体情况进行“改造”。
2基于业务，实用适用
“ERMS未来的发展方向必须紧密联系政务业务和过程，支持基于证据的善治和协同服务”。因此，以部门的具体业务为基础，打造实用、适用的系统，合适的才是最好的。比如，档案鉴定工作完全可以依靠ERMS提前到文件形成阶段，由文件起草者根据系统提供的档案保管期限表进行鉴定，因为档案的鉴定理应由最熟悉文件的人决定。对文件的著录信息，应该存储到数据库中，当文件到达归档阶段时，大量著录信息已经具备，这样就极大地减轻了档案部门的压力，也就是要做好ERMS与TDR的衔接工作。
3基于元数据，确保真实可靠
电子文件管理最大的挑战在于如何确保文件的真实可靠与长期保管，而元数据为保证电子文件的真实可靠提供了证据。 “ERMS的开发全程应该以元数据为基础，实施抓取、保管、维护元数据，尽量避免人为的元数据操作。对于不得不进行人为录入的描述性元数据应该做好权限的控制和监督审核工作，使元数据需求越来越趋于细化和规范”。元数据是ERMS开发的主线，贯穿系统开发的每个环节，做好元数据管理工作可以说是开发合规ERMS的关键所在。
4基于前端，全程管理
业务系统、电子文件管理管理系统和数字档案馆系统是紧密联系在一起的，绝不能孤立地对待。因此，要把握全程，统筹兼顾，做好各系统之间的衔接工作、数据共享工作等。ERMS管理的是业务活动中产生的文件，假如没有合规操作，比如起草的公文不符合最新的《党政机关公文格式》( GBIT 9704-2012)，那么这份文件的真实性、有效性则无从谈起，后续的分类、归档、处置等工作将变得毫无意义。因此，ERMS的开发一定是基于前端的（指文件的形威阶段），必须做好前端控制，它是后续工作的基础。
参考文献
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文件(档案)生命周期
文件和档案是生命的连续体，但是，不同国家有不同的政治文化背景和观念，对文件和档案这一事物的认识也有所不同。英语国家认为文件(档案)生命周期可以在总体上划分为三个阶段，即文档(Doeument)阶段、文件(Record)阶段、档案(Archive)阶段。文档形成并存在于电子办公环境(如OA)之中，发挥现行作用；文件捕获并存在于单位文件管理机构之中，发挥半现行作用；文件移交档案馆后才叫作档案，发挥非现行作用。然而，法语国家认为文件一旦形成就叫作档案，包括文件的现行作用、半现行作用和非现行作用三个阶段在内。《法兰西共和国档案法》(1979年公布)规定“任何自然人或法人，任何国家机关或组织，任何私人机构或部门，在自身活动中产生或收到的文件整体，不管其形成日期、形式和制成材料，都是档案。”我国认为，文档(对应英语国家Document，习惯上称作文件)形成并存在于电子办公环境之中，发挥现行作用，文档向单位档案部门归档后到移交进馆这两个时期均叫作档案(对应英语国家的Record+Archive)，它包括文件的半现行作用和非现行作用两个阶段。
需要指出的是，尽管政治文化背景不同，名词不同，各个国家都是按照文件(档案)生命周期三阶段，分别由不同机构和不同的系统，依据不同要求来实施管理的。
三种不同的管理系统
交通警察，各管一段。经典理论认为：在文件(档案)生命周期三阶段中，应该分别由EDMS(Electronic DocumentManagement System，电子文档管理系统)，ERMS(Eleotronic RecordsManagement System，电子文件管理系统)，AIS(Archives Informationsystem，档案信息系统)三种不同的信息管理系统加以管理。这是因为，在文件(档案)生命周期3阶段中，管理系统承担着不同的角色，需要满足不同的需求。需求分析是系统开发的起点，满足需求是项目建设的归宿。美国国家档案局馆(the National Archives and RecordsAdministration，NARA)在2005年宣布洛克希德・马丁(Lockheed Martin)公司中标ERA(the Electronic RecordsArchives，电子文件档案馆)项目时，特别强调的一个重要理由是：该公司对NARA电子文件管理职责的深刻理解。他山之石，可以攻玉，我们在建设电子文件(档案)管理系统时，不仅要寻觅和信赖开发商的领先技术，更要进行认真的需求分析，并考察开发商对需求的认知程度。“深处种菱浅种稻，不深不浅种荷花”，我国的文件(档案)管理管理机构和开发商们，过去缺乏且现在亟需的是：找准系统设计开发的路段，并对号入座。
单位电子文档管理系统
单位电子文档管理系统(EDMS)管理的对象是由办公自动化和计算机辅助设计等电子办公环境形成的电子公文、计算机图形等现行文档。EDMS管理的文档和元数据通常不断更新，因此是当前的、动态的、可逆操作的。在系统中，如果有新的版本文档出现，它必将替代旧的文档，如果在审核流程中发现文档不合格或是存在重要错误，文档还可被返回给上一道流程进行重新起草。EDMS通常不是独立的系统，它作为一个子系统，集成在电子办公系统中，它扮演的是一个配角。EDMS明白，整个系统的目标是电子办公，所以，EDMS缺失“自我意识”，它致力于为整个系统的运转提供一个实现工具――以文档作为信息表现形式，协同完成系统担负的科研、生产、建设、管理任务。EDMS的具体任务是保障文档流转、版本控制和文档的现行效力。它能够区分文档的草稿、定稿、历次修改稿，能够保证文档按照草拟―修改审核(会商)―签发(会签)―复核缮印―用印―登记一分发交换流程有序地进行，能够保证经它分发的文档在特定范围内具备执行力。ERMS的使用者不是档案工作者，而是业务人员、文书人员和各类管理者。在ERMS中形成的电子文档，有保存价值的部分最终移交到电子文件管理系统(ERMs)中，由于文档／文件／档案是生命的连续体，因此EDMS需要承担文件(档案)“优生优育”的使命。一个良好的ERMS系统，能够保证电子文档在源头上符合电子文件(档案)长期保存和管理利用的需求。
单位电子文件管理系统
单位电子文件管理系统(ERMS)的管理对象是经过鉴定，归档保存的电子文件。与EDMS系统相反，电子文件管理系统中的文件并非动态关联当前业务活动的，因而，尽管人们认识到，元数据是永远的进行时，在文件归档以后，文件管理--活动自身也会产生新的元数据，这些新增的元数据最终会动态地跟随文件保存下来，但归档文件本身是静态的、固化的、不可逆操作的，文件一经归档便成为历史数据，不可修改。ERMS通常是独立的系统，尽管在部分环境中，它也可能会作为一个子系统，集成在电子办公系统(如ERP)中，但它具有强烈的“自我意识”，电子文件管理是服务科研、生产、建设和各项管理的一项基础性工作，建立并通过ERMS收集、管理、提供利用电子文件是人们有意识的行为，ERMS锁定的首要目标是在文件归档保存的过程中，保障文件真实性、完整性、有效性，实现档案化和具备证据价值。与ERMS不同，ERMS的使用者是机关、企业、事业单位和各类社会组织中的档案工作者，ERMS系统要满足单位档案管理的需求。
目前，我国各级各类机构(单位)电子文件管理系统的开发建设已经很普遍了，但至今在国家或者行业的层面上没有形成一个需求标准，因此，不可避免地出现了大量的低水平重复研究与开发。反观国际，ERMs的建设通常是从需求分析开始的，而需求分析往往又借道于标准化。国际上有三个颇具影响的ERMS需求标准，值得我们在单位电子文件管理系统建设时借鉴参照。一是美国国防部DOD5015.2(Design Criteria Standardfor Electronic Records Management
Software Applications，电子文件管理应用软件设计标准)，该标准于1997年出台，并很快为美国各联邦机构和美国国家档案局馆所遵从，私营部门在选择电子文件管理软件时，也将是否遵从DoD5015，2标准作为入选条件，因此，美国的软件厂商一般要花费2万多美元将自己开发的软件交由JITC(the JointInteroperability Test Command，联合交互测试办公室)进行与DOD50i5.2标准一致性测试，JTC认证已经成为实际上的文件管理软件市场准入条件。DOD5015.2为美国各类机构ERMS的设计提供了坚实的基础，正如Gable Julie所说，“标准不是灵丹妙药或是保证书，但它对于渴望得到指导的人来说无疑是实实在在的贡献”。二是欧盟Moreq(Model Requirements for the Management of Electronic Records.电子文件管理通用需求)，它于2001年推出，由英国的康维尔(Cornwell)管理咨询集团召集10个国家的专家共同完成。2008年，MOReq出台了第二个版本即MOReq2，其目标是适用于每一个欧盟成员国，它将系统需求划分为功能需求、选择性需求、非功能需求、元数据需求四个方面，同时在内容上保持了与最新的国际标准的一致性和兼容性，为了兼顾欧盟成员国的不同情况，MoReq2专门设置了“第0章”，允许成员国加入自己特殊的管理需求，MOReq2所提供的模型具有一定的灵活性，能够在不同的环境中保证电子文件质量。三是国际档案理事会ICA-req(Principles and Functional Requirements for Records in Electronic Office Environments，国际档案理事会电子办公环境中文件管理原则和功能需求)。由于国际社会就文件管理软件的功能需求提出了不同的规范(如上述DOD5015.2、MoReq)，2006年，国际档案理事会(the International Council 0n Archives，ICA)决定基于现存地区性规范，制定一套协调一致的、通用的、与文件管理的国际标准ISO 15489相一致的文件管理功能需求规范，ICA-req便由此诞生。ICA-req由3个模块构成：1.概述与原则说明。主要介绍目的、受众、术语、电子文件及软件的作用、与文件或系统相关的原则、实施事宜等。2.电子文件管理系统指南和功能需求。主要规定了专门设计用来管理电子文件的独立的ERMs功能需求，包括保障电子文件的完整性、真实性、可靠性、可用性，维护其凭证价值。一个ERMS系统通常包含文件的归档(如捕获、鉴定、分类等)、保管(如保存、迁移、处置、安全控制、与纸质文件双套制管理等)、利用(如查询、检索、呈现等)、管理(日常维护等)等具体功能。在某些环境中，ERMS会与EDMS整合为一个EDRMS(Electronic Document and Records Management System，文件档案一体化管理系统)，但它并不改变上述功能需求。3.业务系统中文件管理指南和功能需求。这里所说的业务系统包括电子商务、财务系统、人力资源管理系统等各种业务应用系统。该模块指出，业务系统中形成的文件可能由业务系统自身管理，也有可能由业务系统形成和存储文件，同时通过集成的文件管理系统来控制这些文件，还有可能由业务系统按照保存证据性要求形成文件并输出给文件管理系统来管理文件。业务系统中文件管理功能需求的核心是四大块，一是在业务环境中形成文件(固化文件、记录元数据等)、管理文件(文件复制、再分类等)、文件交互(输入、输出等)、文件处置(审核、销毁等)。ICA-req以至尊的姿态宣称，它是“需求”规范的集大成者，广泛适用于软件开发商、地区性的标准制定者、政府机构、私人机构，能满足国际档案界的普遍需要，并使国际档案界能够以统一的方式与全球软件产业进行联系与协作。在相关组织的努力下，ICA-req最近得到了ISO大力支持，被吸纳为国际标准，编号ISO16175，其中，模块1和模块3已完成最终国际标准草案，进入最后闯关阶段，一旦通过，将作为ISO标准正式，有望成为这一领域的“终结者”。
电子档案管理系统
电子档案管理系统管理的对象是需要长期保存和提供利用的电子档案信息资源。在单位电子文件管理系统中，文档(D0cument)已经完成了到文件(Record)的嬗变。电子档案管理系统的一个重要职责是从单位文件管理系统中接收永久和长期保存的文件，同时继承文件的真实性、完整性、可用性，并将文件的这些属性维护到底。电子档案管理系统的主要目标是保证电子文件的长期保存和有效利用。在国际上，通常把致力实现数字资源长期保存和利用的项目称为TDR(Trusted Digital Repository，《可信数字仓储)。有关TDR的进一步信息可以查看RLG和OCLC发表的》可信数字仓储：属性和职责(Trusted Digital Repositories：Attributes and Responsibilities)》报告，以及《可信数字仓储审核与认证：标准与审核表(Trustworthy RepositoriesAudit＆Certification：Criteria andChecklist，TRAC)》。TDR并不指定资源的类型，所以它有多种存在形式，比如数字图书馆(Digital Library)、数字博物馆(Digital Museum)、数字档案馆(Digital Archives)、电子文件中心(Electronic Records Center)等。建设一个合格的TDR首先应当主体合法，有职能，有人财物保障、流程清晰，其次，一个合格的TDR能全面履行数字对象的收、管、存、用四大职能，再次，合格的TDR要具备技术条件与安全性。
关键词：电子文件；文件管理；元数据；全过程管理
引言
随着信息技术的飞速发展和广泛应用，政府办公平台、业务系统及政府网站等快速普及和推广，电子文件呈现快速增长和广泛普及之势，已成为数字时代人类活动的主要记录，给政治、经济、文化和社会生活带来广泛而深远的影响。电子文件是指能被计算机系统识别处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传输数字代码序列。如何科学规范地做好电子文件管理工作，保证电子文件的真实、完整、可用、安全成为信息时代必须解决的一个重要课题。
1 电子文件管理中存在的问题
电子文件产生、流转、存储环境的技术特点和管理不利致使电子文件比其他任何载体形态的文件都更加脆弱。现在的电子文件管理存在以下一些问题。
1.1 电子文件管理制度不建全
由于对电子文件管理的重要性认识不足，以及管理不科学、不规范等问题直接影响电子文件的长期保存和有效利用。因相关法规制度不健全、电子文件数据不完整等原因，其自身生成的电子文件无法独立发挥文件的功效；缺乏真实性保障的电子文件并不能行使文件的功能，无法成为人们处理各种事务的有效工具和可靠依据。
1.2 电子文件缺乏全过程管理系统
现有的电子文件管理系统还不能做到对电子文件的全过程管理，部分数据库文件、电子邮件、音频文件、视频文件、多媒体文件、超媒体文件、网页文件等类型的电子文件没有采用任何有效措施存留，或一些留存下来的电子文件因管理不善也已无法读取。电子文件形成初期的元数据格式没有统一的标准，现有系统各环节的安全审计功能不足，没有形成电子文件管理关键技术标准。独立开发的各系统间缺乏交互，数据不能互通、功能不便调用。
1.3 电子文件缺乏完善的安全保障体系
网络化在带来信息共享、节约资源等优越性的同时也相应地带来了信息利用方面的安全性问题。伴随着信息网络的发展，病毒与黑客泛滥，电子文件的安全受到进一步威胁。电子文件感染病毒、丢失、损坏、被篡改等安全问题时有发生。如何维护电子文件的真实性、可靠性、完整性、可用性，为电子文件管理系统建立安全保障体系，制定安全策略，已成为目前亟待解决的问题。
2 电子文件管理的改进建议
电子文件管理急需顶层设计、全面规划和集中控制，以顶层设计带动整体规划，以国家战略带动全面发展。应在保证信息安全的基础上，形成完善的电子文件管理制度，规范元数据格式标准，实现电子文件的全过程规范化管理。针对电子文件管理中存在的问题，建议如下。
2.1 制定完善电子文件管理制度规范，并形成监督机制
从方针政策、体制、管理制度体系、项目保障措施等各个层次制定电子文件管理战略的基本框架。一是制定统一的元数据格式标准，从数据入口统一规范管理。二是制定完善电子文件的形成、办理、交换、存储、归档、移交、保管、利用、处置等方面的管理规范；三是制定电子文件管理的系统建设制度、设备的管理制度、人员管理制度、操作规程管理制度、文件利用管理规定、信息利用违章审计查处等。制定具有较强的针对性、操作性的规范标准，以便在实际工作中有法可依、有章可循。
2.2 完成对电子文件全过程管理平台的建设
现有的电子文件管理系统急需资源整合，以实现电子文件的全过程管理。一是抓电子文件管理入口系统建设，进一步规范电子文件元数据入口。二是抓电子文件流转系统建设，保证系统数据清晰、完整、有效。三是抓电子文件管理出口系统建设，保证归档数据完整、有效且能长期保存方便读取。四是抓紧完成电子文件管理系统的结构转变，使办公系统与各信息系统平台能进行数据交换和功能交互。
2.3 抓紧完善电子文件管理系统信息安全建设
安全建设是从多方面入手建立一个涵盖信息安全各个层面的立体防护体系。一是建立全面的电子文件信息安全监测系统，包括病毒检测、入侵检测、网络漏洞检测、网络监控等功能。二是电子文件管理网络系统的安全隔离工作，部分办公系统应运行在专网上与互联网物理隔离。三是建立电子文件备份机制应对安全领域突发事件，防止系统发生故障时文件的丢失。四是加强身份认证、授权管理、安全审计等功能，保证数据安全保密性，完善系统的安全可靠性。
2.4 强化人才队伍建设
开展电子文件管理也要以人为本，形成一支队伍，承担此项工作。加强电子文件管理的全员培训，制定电子文件管理培训计划，依托各类教育培训机构开展电子文件管理知识与技能培训，充分地调动人的积极性、主动性和创造性，培养即懂技术又懂业务的适应时展需求的专业化队伍。
综上所述，电子文件管理需通过国家战略的顶层设计，以制度为保障，全过程管理平台为具体手段，安全建设为辅助，以人才为本，形成全面规划、集中控制的全过程规范化管理。
参考文献
[1] 新华，董相志，邵明媚，等.电子公文发展面临的问题与对策[J].中国行政管理，2007.
电子政务无论从广义上还是狭义上理解，都离不开对电子文件的管理。而当代文件管理所依据的一个重要理论就是文件连续体理论。它起源于20世纪80年代，是继传统的文件生命周期理论之后，又一被国际档案界所广泛接收的文件管理理论。该理论认为：文件演化为档案的过程是一个连续的过程，即从文件创建（包括创建之前的文件管理系统的设计）到作为档案保管和利用是一个一致的、连续的管理过程。文件连续体模型见下图。
根据文件连续体理论，文件管理者与档案工作者可以在文件连续运动的任何阶段对文件进行管理，以达到他们各自的、但又是协调一致的目的。这样档案工作者就可以提前至文件连续体的前端，即文件创建的起始端，对文件进行管理，如档案工作者在文件管理系统设计时就介入工作，在文件创建时就对文件进行鉴定，在确保文件能够长期保管的条件下对文件进行保管等等，以保证文件在它们存在的整个过程中得到适当的管理。这种管理其本质就是前端控制管理，对电子档案管理来说，尤其需要这样性质的管理。
电子档案是需要前端控制管理的。这是因为电子档案如采用后端控制的管理，那么从电子文件的整个管理过程来看，只是进行了半程管理。因为在后端控制管理情况下，电子文件是在其移交到档案部门后才对它们进行管理，这实际上就是沿袭纸张档案的管理模式，这种管理模式是根据传统的文件生命周期理论来设计的，但将这种后端管理模式用于电子档案管理，在实践中就暴露出了许多问题，其中最大的问题就是无法解决电子档案的凭证性的问题，因为电子档案特点之一是载体与信息的可分离性，因此，其信息很容易在载体上被删改，这样等到电子文件归档之后再去控制管理，那么在这之前的电子档案在文件阶段是否被篡改过，其在文件阶段的处理、运作的背景信息是否完整等这样具有凭证价值的信息就很难确定，很难控制，由此，运用这种后端控制管理模式来管理电子档案，也就很难使电子档案具有凭证价值，这也就是为什么传统的文件生命周期理论要让位于当代文件连续体理论的原因之一。
而依据当代文件连续体理论对电子档案采用前端控制管理，就可从档案管理的要求出发，对电子档案的控制与管理提前到电子文件的设计与创建之时，即在电子文件起始端就对电子文件进行控制与管理。这样就可由电子档案后控制的半程管理扩大到全程管理，即文档一体化管理。实现这一管理模式后，电子文件从其产生的第一步起至以后文件运行的每一阶段都可根据档案管理的要求去对其进行控制，从而保证了电子文件在归档时是能够符合档案管理要求的，使电子档案具有原始性并具有凭证价值。
从国际档案理事会的电子文件管理策略看电子政务与电子档案管理的关系
20世纪90年代，国际档案理事会电子文件委员会在调研了世界上国家级和省级的100多个档案馆后所制定的《电子文件管理指南》（1997）中提出了四项电子文件管理的基本策略，应该说这四项基本策略是比较全面的，它是把电子文件的管理分为四个阶段，即：电子文件设计阶段、创建阶段、管理阶段和利用阶段，然后，分别提出管理策略：
1．电子文件设计阶段的管理策略：即档案部门对电子文件的管理应该介入电子文件的整个生命周期，以确保电子文件产生和保管符合可靠性、凭证性和可保管性的原则。
这里所说的档案部门“应该介入”并不是指档案部门在整个文件生命周期对涉及有关电子文件的所有行为负责，而是指要在整个文件生命周期中推进电子文件的标准化管理和实践，也就是说，档案部门的职能要扩展到整个文件生命周期。
2．电子文件创建阶段的管理策略：档案部门应该确保电子文件的创建者所创建和保存的电子文件是可靠的、具有凭证价值的和可保管的性能。
这条策略并不是要档案部门包办文件创建人员的责职，也不是指文件创建人员不能胜任管理文件，而是指档案人员应该就如何创建符合档案部门需求的电子文件对文件创建人员进行指导、传授方法。
3．电子文件管理阶段的策略：档案部门必须管理电子文件的鉴定过程并对电子文件实施智力控制，即对电子文件实施有效的著录。
4．电子文件利用阶段的策略：档案部门必须明确地提出电子文件保管和利用的需求，以确保电子文件的有效性、利用性和可理解性。
从以上这四条电子文件管理的基本策略中我们可以清晰地看出，在进行电子政务建设时，所产生的电子文件要能够成为电子档案，档案部门就必须将其职能延伸至文件部门，与文件部门共同对电子文件进行前端管理、全程管理和文档一体化管理。
从国际标准《ISO 15489 信息与文件 文件管理》看电子政务与电子档案管理的关系
虽然20世纪80年代有了文件连续体理论，20世纪90年代又有了电子文件管理策略，但它们并没有提出具体的可操作的步骤、方法与工具。如在实际电子政务建设中，政府部门如何将文件管理系统设计成符合档案管理要求的文件管理系统，这便是一个关键问题。
2001年9月，由国际标准化组织颁布实施的国际上第一个关于文件管理的标准――国际标准《ISO 15489 信息与文件 文件管理》，就在国际层面上为各国政府部门的文件管理提供了可操作的步骤、方法与工具。该标准的颁布实施在国际上引起极大的反响。目前该国际标准已被采用为国家标准的有：美国、英国、法国、德国、澳大利亚、新西兰和加拿大等。
国际标准《ISO 15489 信息与文件 文件管理》共分为两个部分，第一部分提出了如何系统而有效地对文件进行管理的宏观框架，文件管理的要求和文件管理系统的设计等一般的规定；第二部分提出了如何将第一部分内容加以实施的详细的指南，例如如何建立文件管理的政策和进行职责分工，如何进行文件管理系统的设计，如何对文件进行处理、控制、分类、存贮和利用等等，提供了一系列的实际指导。
在该标准的第一部分，首先提出了作为文件应具有的如下特征：
1． 文件应该正确地反映所要传达的内容、所决定的事项和所采取的行动，文件应该能够满足相关事务处理的需要，并可用来作为说明与解释的依据。
2． 文件的内容应始终与记录下来的事务处理的元数据相链接，如文件结构元数据、背景信息元数据及相关文件元数据。
3． 文件应具有真实性，其能够证明文件中所记录的事务处理，能够证明文件形成的责任者，以及文件形成的时间。
4． 文件应具有可靠性，其内容应是可信的，能够完整准确地表达其所证明的事务处理、事务活动和情况。
5． 文件应具有完整性，其构成部分应是完整齐全的，而没有被非法篡改过。
6． 文件应具有可利用性，可被查询、检索、显示和解读，并能够在事务活动和机构职能背景下能够被确认。
很显然，文件的这些特征与档案的凭证性要求是完全一致的，甚至可以说，如果一份文件具有了如上特征，就可以认为这份文件具有了档案的凭证价值。也正是由于该国际标准的制定充分考虑了档案的要求，所以引起了许多国家文件管理机构和档案部门的高度重视。
在2002年10月，联合国教科文组织提出了一份报告《电子文件的真实性》，这份报告从保存人类遗产角度专门强调：根据国际标准《ISO 15489 信息与文件 文件管理》所提出的文件的特征，档案工作人员必须要在电子文件产生之前参与电子文件管理系统的设计，以保证电子文件应具有的档案的凭证性。
美国国家档案局在2003年7月提出的《美国国家档案馆战略发展指南》中也强调了在政府文件管理中实施《ISO 15489 信息与文件 文件管理》的重要性，并提出了《美国文件管理重新设计方案》。
澳大利亚档案馆则向政府部门提出建议：在设计、开发文件管理系统时要充分考虑《ISO 15489 信息与文件 文件管理》标准，并按该标准进行实施。
英国档案馆则正在进行一项为期二年的研究项目：《ISO 15489 对文件管理的影响》。
可见，在电子政务的建设中，实施电子文件的档案管理，这已成为文件部门和档案部门的共同认识，其实这不仅是文件部门与档案部门工作职责的需要，而且更重要的是人类保存自身历史遗产的需要，是人类社会自身发展的需要，而国际标准《ISO 15489 信息与文件 文件管理》则为实现这一点在国际层面上提供了实施的规范与技术。
关于电子政务与电子档案管理关系的思考
从以上的分析中，我们可以看出电子政务与电子档案关系至少可以归纳为以下几点：
1． 电子政务是电子档案管理的源头；
2． 电子档案管理是电子政务的效率所在。
由于有了以上两点，因此：
3． 电子档案管理是电子政务建设不可缺少的重要内容；
4． 电子政务建设在本质上涵盖了电子档案的管理。
所以，任何在理论或实践上将电子政务与电子档案隔裂开来都是不科学的。
由此，为了实现在电子政务中的电子档案管理，从电子政务角度讲应该：
1． 在电子政务的系统设计时，应有电子档案管理的设计；
2． 在电子政务的建设时，应有档案部门人员的参与；
3． 在电子政务的实施时，应有档案部门人员的指导。
而从电子档案管理角度讲：
1． 档案部门应转变观念、扩大职能，参与电子政务的建设；
2． 档案人员应更新知识，从而有能力参与电子政务的建设；
3． 档案标准的制定应能适应电子政务的需要。
但是，从目前我国电子政务建设与电子档案管理关系上看：
1． 在理论上，研究还缺乏深入的研究，其研究成果还跟不上我国电子政务迅速发展的实际，差距还很大；
2． 在实践上，制定的标准还很不适应电子政务发展的需要，如2002年最新颁布的国家标准《电子文件归档与管理规范》还只是一个电子文件后端控制管理模式的标准，不能适应我国电子政务建设电子档案前端控制管理模式的需要。
3． 对国际标准《ISO 15489 信息与文件 文件管理》还少有研究，在我国电子政务建设还没有引起重视，而该国际标准的颁布在国际上却掀起了一股风暴，引起极大的反响。
由于以上原因，造成了在我国电子政务建设中，档案部门还只是形式上参与，而在实践中却很少参与，可是，我国每年在电子政务上的投资却高达几十亿、甚至上百亿，在这样情况下，又怎能保证这样的电子政务建设其文件管理是能够符合电子档案管理的实际要求的呢？！
结论
关键词： Windows Azure；云计算；数据同步；模拟器；开发工具
中图分类号：TP316 文献标识码：A 文章编号：1009-3044（2013）15-3532-03
云计算的发展是IT界的伟大变革，也是未来IT行业的发展方向，作为云计算的一种关键技术，云计算数据同步功能为千万用户带来前所未有的存储用户体验。云计算数据同步功能就是利用云计算存储并结合现有的同步算法以及同步技术利用网络实现不同存储设备之间、终端与终端之间、终端与服务器之间的跨平台的无缝备份操作[1]。目前，对SaaS及其他非本地化模式的关注已经转移到云计算。云计算已经成为互联网应用软件开发无可避免的一部分。
1 基本设计思路
1.1 技术路线
Windows Azure是微软的基于云计算的操作系统，其主要目标是为开发者提供一个平台，帮助开发可运行在云服务器、数据中心、Web和PC上的应用程序。Azure服务平台包括了以下主要组件：Windows Azure；Microsoft SQL数据库服务；Microsoft .Net服务；用于分享、储存和同步文件的Live服务；针对商业的Microsoft SharePoint和Microsoft Dynamics CRM服务[2]。
Windows Azure服务平台使开发者能够在原有工具和技术（如微软的.NET Framework，Visual Studio等）的基础上，进一步提高应用程序开发的灵活性和有效性[3]。Windows Azure SDK是开发云计算应用程序的开发工具包。使用它提供的编程接口就可以开发运行在Windows Azure上的应用程序了。
微软已Windows Azure SDK 1.6，其中包括适用于Visual Studio 2010的Windows Azure Tools。Windows Azure Tools for Microsoft Visual Studio对Visual Studio 2010进行了扩展，支持在Windows Azure上创建、配置、生成、调试、运行、打包和部署可缩放的Web应用程序和服务。不仅如此，Windows Azure SDK中内置了一套模拟Windows Azure云运行环境的模拟器，即Windows Azure Emulator。它主要包括Storage Emulator和Compute Emulator，他们各自模拟Windows Azure的运算环境以及存储服务。Windows Azure模拟环境下提供的存储服务和真实的云环境提供的服务是一样的，都包含了Table、Blob、Queue存储服务[4]。
1.2 系统设计思路
通过下载安装Windows Azure SDK软件包，部署模拟Windows Azure的云计算环境的模拟器，利用Visual Studio 2010开发工具，设计出基于.net Framework的，具有云计算数据同步功能的系统，该系统包含两个部分，一是客户端同步工具软件，使用Windows Form应用程序进行实现，主要是用来对同步功能进行验证，包括同步方式选择、迁移同步等；二是在线管理程序，使用基于的Web应用程序进行实现，主要是对Web在线管理功能进行验证。最后对系统的同步效果进行测试。
2 系统开发环境
1）操作系统：Windows Server 2008 Enterprise Edition R2 32位。
2）云开发环境：Windows Azure SDK，Windows Azure Tools for Visual Studio 2010，Windows Azure Emulator（包括Windows Azure Compute、Windows Azure Storage）
3）应用框架：.NET Framework 4.0。
4）集成环境：Visual Studio 2010 Professional Edition SP2。
5）开发语言： C#、Div+CSS、 JavaScript，。
6）服务器：Web服务器（Microsoft IIS 7.0），数据库服务器（SQL Server 2008 Enterprise Edition）。
3 系统设计与实现
根据基本设计思路，系统的实现主要包括：开发环境（特别是Windows Azure环境）的部署实现、客户端同步工具的实现以及在线管理系统的实现。在线管理系统主要是针对用户通过浏览器来管理文件进行的实现。客户端同步工具则是为用户提供了一个高速、快捷的文件管理平台以便更好地使用云存储服务。
3.1开发环境的部署实现
1）Windows Azure平台服务的安装
主要包括Windows Azure SDK、Windows Azure Tools for Visual Studio 2010、Windows Azure Emulator的下载与安装。安装过程以及安装后的软件运行状态如图1、图2所示。
2）其他组件的安装
安装一些必要的组件，包括 .Net Framework 4.0，Windows Live组件包等，这些工具在Windows Server 2008操作系统上会进行默认安装。
3.2 客户端同步功能的设计与实现
1）客户端同步工具软件的功能
为了验证同步效果，必须有一个客户端的同步工具与在线的管理系统进行协同同步管理。客户端同步工具软件主要包括更换同步账号、设置同步文件夹、迁移同步文件夹、同步方式选择、局域网加速、同步方式的选择等功能。功能结构图如图3所示。
2）客户端同步工具的实现
客户端同步工具采用Windows Form应用程序的外观，界面如图4所示。使用起来同普通的Windows客户端程序一样。客户端同步工具的所有配置保存在syncdisk.xml文件里面。具体的实现结合Windows Azure进行模拟实现。
3.3 在线管理系统的设计与实现
在线管理系统采用开发环境，后台采用C#语言编写，基于Microsoft .NET Framework 4.0框架，页面的设计采用JQuery+Div+CSS。主要包含了新建同步文件夹、新建文件、剪切、复制、粘贴、重命名、删除、上传等功能。在线管理系统的文件操作主要是由两个封装的类来实现完成，分别是syncCloudItems和syncCloudManager。这两个类包括了操作文件的所有方法以及相关属性。其中syncCloudItems主要是用来记录每一个文件的信息，包括单个文件的名称、类型、大小、创建时间、修改时间、是否是文件夹以及目录的路径、包含的文件夹数、包含的文件数。syncCloudManager类主要是用来操作文件（夹），包括粘贴、复制、删除、重命名、新建文件、新建同步文件夹、复制文件夹、读取文件信息、移动文件、刷新列表等等
4 系统测试
4.1 Windows Azure平台环境运行测试
本系统的实现是在Windows Azure云计算模拟环境下进行的，所以在运行时要对云模拟环境的部署以及运行情况进行测试。包括对部署好的云计算环境进行相关的存储、读取等相关操作的测试，以及Windows Azure服务器运行状态和Windows Azure云计算模拟器资源监控测试。
4.2 在线管理系统功能测试
在线管理系统功能测试主要是进行新建文件、新建同步文件夹、删除、粘贴、复制、移动文件、上传、重命名等功能的测试。通过测试，程序运行正常，实现了预期的功能。
4.3 客户端同步工具功能测试
客户端同步工具主要是进行同步、迁移同步文件夹、局域网加速、同步方式选择等功能的测试。通过测试，程序运行正常，实现了预期的功能。测试结果如图5、图6所示。
4.4 同步结合测试
结合客户端同步以及在线文件管理系统进行整体功能的测试，包括：
1）在同步客户端删除一个文件，刷新在线文件管理系统，在线文件管理的相应文件也会自动同步删除。
2）在同步客户端编辑一个文件然后保存，刷新在线文件管理系统，在线文件管理系统中相应的文件也会自动同步更新。
测试结果符合预期设计，整个系统完成设计。
5 结论
本系统借助于Windows Azure平台以及其提供的相关云服务，实现了云计算数据同步功能。虽然由于微软Windows Azure服务的相关限制性，使相关云计算环境部署研究受到了一定程度的影响，但相信随着云计算技术的不断发展和深化，开发者会从Windows Azure平台中获得越来越多的云计算开发服务。
参考文献：
[1] 唐箭.云计算研究综述[J].内蒙古民族大学学报，2010（2）：21-22.
[2] 方国伟.详解微软Windows Azure云计算平台[M].北京：电子工业出版社，2011：168-190.
[3] 赵广才，张雪萍.云计算技术分析及其展望[J].电子设计工程，2011（22）：10-13，16.
[4] 李金凤，姜利群.基于微软云计算平台的海量数据挖掘系统[J].电脑知识与技术，2011（34）：8766-8768.
【关键词】电子文件；标准；我国与国外；对比
1 电子文档的定义
在GB/T18894-2002《电子文件归档与管理规范》中，电子文件的定义为“电子文件是指在数字设备及环境中形成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件”[1]。广义上的“电子文件”一般泛指由任何机构、组织或个人形成的所有电子记录，与传统文件、档案概念相对应。按照现代文档一体化的理念，广义电子文件概念同时涵盖了归档前的电子文件和归档电子文件。而狭义的“电子文件”，特指由政府部门、公共机构形成的电子化文件，它具有文件的各种属性，且一般是公务活动中形成的，具备一定规范化的形成、审核、流转等程序和管理要求，具有真实性、完整性和有效性。电子文件包括文本文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、超媒体链结文件、程序文件以及数据文件等八类。
2 国外电子文件管理标准的建设现状
从国际电子文件管理标准来看，各国政府都对电子文件标准极为重视，将其纳入政策支持范畴。在美国，电子文件管理如同文件管理一样，被看成是政府行政管理效率的有机组成部分和政府资源管理的重要内容。2011年11月奥巴马签署备忘录，预计2020年美国联邦政府将实现数字政府、无纸办公。2010年7月，美国国家档案馆公布了它最新的《电子文件档案馆的需求体系文件。美国电子文件档案馆（ERA）是国际档案领域中在国家层面上最先研制成功并正式投入运行的电子文件管理系统。它是建立在国际标准《ISO14721：2003开放档案信息系统参考模型（OAIS）》（ISO14721：2003 Space data and information transfer systems―Open archival information system―Reference model）。基础之上，结合文件管理的生命周期制定的，是目前在电子文件管理方面最完整、最系统的功能需求文件。美国电子文件管理参照文件生命周期管理模式，分为文件形成机构管理阶段、文件中心保存阶段和进馆永久保管利用阶段。美国国家档案和文件署统一制定联邦机构文件、档案管理的政策和指南，负责现行文件登记、集中存储和，并集中公布所有联邦机构的法规条例和政务信息。
澳大利亚已将电子文件管理被纳入《包括电子文件管理的文件管理绩效审计》，是电子政府绩效管理、法律责任管理和电子政府的数字解决方案、政府变革管理的重要内容。加拿大国家图书与档案馆（LAC）2010年12月16日宣布从2013年6月30日起为配合2009年颁布的《文件管理规定》文件，不再代为保管非永久文件，将于2017年全面使用可信任数字仓储，在线网络接收所有永久文件并不再接受纸质文件。电子文件管理被纳入电子证据管理法律体系和信息管理框架，电子文件管理被看成是政府活动证据与信息资产管理的重要内容[1]。
欧盟于2010年12月公布了《2010文件系统模块化需求体系（MoReq
2010）》，该体系实际上就是欧盟的标准，所以具有规范欧盟电子文件管理的作用与意义。该需求体系的目的就是为电子文件系统的建立及更新提供一套完整的、简洁的、易于理解的需求模块集。虽然第一版MoReq提出了一整套电子文件管理要求，尤其是电子文件管理系统（ERMS）的功能需求，并对电子文件的管理元数据作了较为详细规定，但是其需求描述过于概括和抽象，无法直接用于设计和评价电子文件管理系统，且反映不出最新的研究成果和技术，所以进行MoReq的修订，出现了MoReq2，MoReq2的主要变化内容有术语的变化、分类方案的变化、需求的变化、元数据的变化等。MoReq2的特点：从MoReq到MoReq2，该项目始终坚持组织形式和人员结构的商业化、多元化和交叉化，这在一定程度上保证了该需求报告对不同文化传统，不同档案理论框架、不同档案管理体制、不同文件管理系统的适应和兼容。另外，MoReq2还具有灵活性、一致性、可操作性等特点。
3 我国电子文件管理标准建设的现状
从法律规章层面上来看，我国已了相关电子文件管理标准办法，如国办函〔2003〕65号《电子公文传输管理办法》和国家档案局6号令《电子公文归档管理暂行办法》。从国家标准层面上来看，现行的标准有GB/T17678.1～2-1999《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》和GB/Z23283-2009《基于文件的电子信息的长期保存的国家标准化指导性技术文件》等共10个国家标准。
从行业标准上来看，现行的行业标准有DA/T31-2005《纸质档案数字化技术规范》和DA/T48-2009《基于XML的电子文件封装规范》等共6个行业标准。除了上述国家标准和行业标准之外，中国核工、石油、航天、航空、银行、电信、电力、钢铁等重要行业的一些大中型企业也制定了一些与电子文件管理有关的企业标准。例如，中国石油天然气集团公司制定了本企业的《电子文件元数据规范》、《档案数字化技术规范》和《归档电子文件格式规范》等。尽管已经出台了上述一系列标准，但是我国的电子文件管理标准建设仍然存在一些欠缺，主要表现在：
一是，标准的系统性不足。由于缺乏统筹规划、组织协调，各标准研究制定单位相互封闭、各自为战，造成各个标准之间难以衔接，甚至相互冲突，整个电子文件管理领域的标准结构散乱、不成体系。
二是，标准的数量不足。目前仍缺乏涉及一些电子文件管理关键环节（如形成、捕获）、核心技术（如迁移、封装）的标准；缺乏音频、视频、网页等特殊格式，银行保险、航天航空、国防核工等特殊行业的电子文件管理标准。
三是，我国电子文件管理模式主要为文件形成机构管理阶段和进馆永久保存利用阶段，文件中心保存环节不明显。我国电子文件管理体制上的一大障碍是对现行期的“文件管理”与半现行、非现行期的“档案管理”的分隔。
四是，我国电子文件管理标准采标率低。是否采纳和应用ISO标准已被国际档案文件管理领域视为其管理水平是否先进的重要标志之一，从现有的电子文件管理标准来看，我们在制定标准的过程中较少考虑与国际标准的一致性，电子文件管理国际采标率非常低，能与国际标准的电子文件管理标准所占的比率也不高，这都为我国的国家数字记忆交流设下潜在的障碍。
4 结语
通过对比了解中国与美国、欧盟标准的状况，中国电子文件管理还有很多不足之处，积极构建我国电子文件标准系统、国家顶层设计和构建体系，设计标准更加具备实践性、灵活性、一致性、可操作性等；同时，要有计划地加强基础研究，理顺管理体制，制定相关标准，研发关键技术，改善管理流程，先行试点示范，开展审计认证，注重人才培养等等都不可缺少。
【参考文献】
随着办公自动化程度的不断提高,纸质档案材料不断增多,档案数字信息处理难度不断加大,这就需要通过计算机的录入、扫描、刻录等多种形式将纸质档案信息转化为数字信息,借用计算机和互联网来进行档案信息管理和档案信息的传输。因而强化电子文件档案管理工作已成为必然。
电子文件是不同于传统档案属性的新型档案信息,在载体寿命、环境条件、技术寿命、信息保护等几个方面都有所不同。
一、电子文件给管理带来的便利
随着数字化信息社会的到来,使用电子文件给管理和开发利用带来很大方便。一是电子文件的记录密度极大,存储空间很小,再大的信息量也不需要很大库房。二是电子文件的易删性,将给电子文件管理和开发利用带来方便。三是电子文件可共享,利用计算机网络系统,可方便快捷的同时提供给众多用户利用。四是各种信息媒体可利用计算机多媒体技术进行集中统一管理。五是可利用电子文件非实体归档特性,利用网络技术,很快完成电子文件的收集积累、整理归档工作。
二、加强电子文件的管理与归档
与纸质文件相比,电子文件的管理与归档是一项艰苦细致且难度较大的工作,主要原因是大多数电子文件形成者或囿于传统观念,误认为电子文件不是文件而忽视其归档,或怕增加工作量而不愿承担此项工作;或由于电子文件对计算机系统的依赖性,因此需要从以下几个方面加强电子文件的管理和归档工作。
一是电子文件的归档问题 。电子文件的归档是将整理完毕的电子文件从计算机网络的存储器上拷贝或刻录到可移动的磁、光介质上以便长期保存的工作过程。首先应该确定好电子文件的归档范围,如果是网络就要按要求转到数据库,如果是载体传递归档,就要做一些辅助和认证工作,要与纸质文件结合归档。只用传统的纸质档案的归档方法和程序显然是行不通的,针对这个问题,国外学者提出了“前端控制”的思想。在国际档案理事会电子文件委员会制订的《电子文件管理指南》(草案)中,将电子文件的生命周期划分为设计、形成、和维护三个基本阶段,并认为档案工作者干预电子文件的时机,应确定在电子文件管理系统的设计阶段。即尽可能把文件各个阶段的管理要求放在系统设计阶段予以考虑,把各种可能要预设的管理功能纳入系统中,以功能合理的文件管理系统作为管理好电子文件的先决条件。这样,在生成电子文件的同时,就可以采用系统所具有的功能直接确定文件的归档范围,判定其保存价值,还可以及时设定用于检索的各种数据以及利用要求等。这样做对保证归档文件的完整性、准确性和安全性具有决定性的意义。近年来,我国广泛推行的文档一体化管理,其基本思路也是对整个管理系统实行前端控制。归档的前端控制思想,打破了档案工作和文书工作的界限。冯惠玲教授在他的《电子文件时代新思维》中说:档案工作要把“势力范围”扩大到原来的文件工作阶段,归档不再是文件工作和档案工作的“结合部”,在归档之前就要进行某些“档案管理”的活动。
二是电子文件档案的鉴定。电子文件的鉴定,是对归档的电子文件内容进行鉴定。同时,将载体进行检查、检测。并确定电子文件的保管期限,将无保存价值的电子文件进行删除。由于电子文件具有虚拟性和依赖性的特点,文件内容难以独立支撑它的保存价值,还需要一定的技术状态作为保障,因此仅对电子文件内容作出鉴定是不够的。法国档案学者哈罗尔德・瑙格勒首次提出了电子文件双重鉴定的思想,他认为“机读文件的鉴定包括文件所含信息的鉴定(内容鉴定)和文件技术状况的鉴定(技术分析)”。这为电子文件的鉴定工作提供了一条全新的思路。电子文件内容的鉴定用传统的“直接鉴定法”恐怕不行。直接鉴定法是逐份审阅文章的内容,确定其保管期限。由于电子文件虚拟性的特点,再加上电子文件数量居多且内容繁杂,直接鉴定法将难以有用武之地。现在档案界的一些专家已经想到一种适合于电子文件的宏观的鉴定方法,这种宏观鉴定思想的要点是主要通过文件形成者的职能,而不是文件的内容来判断文件的价值。这种宏观鉴定法所面对的不再是单份文件,而是某种职能的文件,所以常常表现为一种“批处理”方式。而且这项工作宜及早进行,档案界普遍认为文件管理系统设计阶段是鉴定电子文件最合适的阶段。电子文件的技术鉴定比内容鉴定更为重要,因为对电子文件的管理费用,大量转移到了为保障其安全性、可读性和易用性等所需要的技术设备和环境维护中。技术鉴定的内容,包括了对信息真实、可靠、完整、可读性的认定和文件载体性能的检测。
三是电子文件档案的保管和维护。为确保电子档案信息的完整、真实和安全,做好电子文件档案的维护和保管工作非常重要。1、搞好电子档案载体的存放环境。电子档案载体应存放在防磁性能好的专用柜架内,环境温度可控制在15℃-24℃之内,湿度保持在45%-60%之间。同时注意做好防尘、防火、防有害气体等库房“七防”工作。 2、做好备份工作。由于电子档案载体的不稳定性和电子文件可变性特点,做好电子文件档案备份工作非常重要。这需要切实做好以下二个方面的备份:一方面要建立多套备份,一式两份或一式三份,并分开保管,以免电子档案载体意外损坏。另一方面针对电子档案载体寿命短的特点,最好每隔三年进行一次保护性复制。3、要做好安全保密工作。首先防止电脑网络上“黑客”攻击。现在黑客技术和手段越来越高明,仅靠一道简单的密码是根本阻挡不住黑客的,国内外一些部门采取设置“双层电子门”的办法,除使用磁卡身份证对访问者验明正身外,还要设置电子密钥,使用个人活动密码。纵是如此,我们也不能保证其百分百不被黑客高手入侵。还应使自己的电脑网络系统具有良好的逆流跟踪查找功能,以便及时查出黑客行踪,逮住恶意的黑客,给予法律上的制裁,这样可以起到威吓作用,使黑客们不敢入侵破坏你的系统。其次,还要严格防止计算机病毒。4、对一些重要的电子文件,要有相应的纸质文件。现代已经有很多事实表明人类不能够过分地依赖高科技设备。由于电子文件档案的虚拟性和依赖性,假如发生意外或特殊情况,致使电子文件赖以存在的计算机系统无法正常工作,那时我们对存在磁盘、光盘等载体上的电子档案将是束手无策。因此有适当的纸质文件备份也是非常必要的。
关键词:前端控制 电子文件 生命周期 元数据
随着档案学基础理论的发展和技术的进步，前端控制的思想被不断赋予新的内容。20世纪末和本世纪初的前后十年，档案学界长期基于纸质文件的研究而建立起来的基础理论受到电子文件的强烈冲击。前端控制思想（也有学者在论述中将其称为前端控制原则）是档案学界针对电子文件的出现所带来的档案工作流程和工作内容的变化而做出的理论回应，体现着新的管理环境和网络环境下档案学理论与实践的发展趋势。
一、 档案学前端控制的学术渊源和研究历程
为应对电子文件的出现及电子文件对档案管理工作的影响，档案学界在重新审视相关基础理论的同时，对前端控制的思想不断进行梳理并完善。在这一过程中，国内外档案学界起初是并没有明确提出“前端控制”的概念，只是在理论的发展中体现着这一思想。
前美国国家档案与文件局局长詹姆斯·罗兹在其1983年的一份研究报告中提出，“文件生命周期包括四个阶段：文件的形成阶段、文件的利用和维护阶段、文件的处理阶段和档案管理阶段。”[1]他进而认为，“一个综合文件管理系统将与一个组织的文件在其完整的生命周期的每一件事情有关。”[2]
日本学者作山宗久（Munehisa Sakuyama）在《文件生命周期》一书（1995 年出版）中提到，“与其当办公室内文件太多时烦恼不堪，不如在文件产生的前期就加以控制更有效果。”[3]
国际档案理事会电子文件委员会制订的《电子文件管理指南》（草案）将对电子文件的“干预时机”确定在电子文件管理系统的设计阶段，将原来纸质文件管理系统中的许多“后控制”手段提到最前端，并主张“在文件形成前就采取行动”。[4]这体现出该委员会对档案馆参与前端控制的重视。
国内以冯惠玲、刘家真、刘越男等为代表的知名学者紧跟时代步伐，几乎与国际档案界同步关注电子文件这一新的文件形态的出现对档案学界的影响并积极向国内介绍当时国际档案界对相关问题与现象的研究进展，同时对前端控制思想进行着积极的研究和梳理。
冯惠玲指出，“在系统设计阶段即考虑作为档案保管的要求，把可能预先设定的管理功能纳入系统之中……强调前端控制并不意味着一切依赖于设计，档案工作者在电子文件的形成和维护阶段还有许多事要做，以弥补系统设计的缺陷，监督系统的运行和使管理活动得以延续，保证电子文件在其整个生命周期受到严密的控制。”[5]
刘越男指出，“档案界将文件和档案看成同一事物的两个不同阶段由来已久……直到电子文件时代，在很多经验教训的基础上，档案界才肯定地说应在文件阶段就施加控制, 即前端控制。”她进而提出，“‘前端控制’并不是电子文件时代全新的思维，其萌芽产生于电子文件出现以前，我们认为前端控制思维是近一个世纪以来档案界不懈努力的结晶。”[6]
二、档案学前端控制的产生背景
档案前端控制的提出有着广泛的社会背景和技术背景。电子文件的产生、文件数量的激增和文件保存的困难性加大使档案学界意识到传统的档案学理论在应对电子文件的管理时明显力不从心，于是开始有意识地从理论和实践层面分别寻求突破，主流的档案学传统理论都开始针对电子文件的内容、载体、特性等进行理论的拓展和升级。如果我们仅从档案学专业自身来看，前端控制的提出主要源于以下因素：
2.1 文件形态的变化
电子文件有别于纸质文件的的最大特点是记录信息的方式和载体的不同，其主要特点为信息的非人工识读性、系统依赖性、信息与特定载体之间的可分离性、信息的易变性、信息存储的高密度性、多种信息媒体的集成性和信息的可操作性等。[7]
“在手工文件保管系统中，不管是文件格式还是整理顺序的变化都能实实在在的反映出来，但是在电子系统中的格式和顺序只是逻辑概念。在电子文件保管系统中，针对文件系列的著录可能是软件、数据表结构、系统体系结构的逻辑电路的组成部分，也可能没有包含在电子文件系统之中。”[8]文件的特征是内容固化和形式稳定。对于纸质文件而言，其内容、背景和结构是同时固化在同一载体（纸张）上的，任何一个要素发生变化，都会在纸质载体上表现出来。只要保存纸质文件的完整性，其文件本质（即凭证价值）就不会损坏。而电子文件的情况则完全不同。电子文件在其整个生命周期的运行过程中，其内容、背景和结构三个要素在任何一个环节都可能被改变且不受载体的制约，关键的问题是电子文件的使用者和管理者轻易无法察觉这些变化，除非在电子文件的形成阶段从管理与技术两个方面采取措施，这是由电子文件的“信息与特定载体之间的可分离性”这一特点所决定的，解决的办法就是引用前端控制思想从电子文件的形成阶段开始“干预”。
2.2 文件数量的激增
随着人类社会活动的增多，人类社会的信息量呈几何增长的趋势。信息的复制靠鼠标就可轻松实现，信息的杂乱降低着人们查找和获取信息的效率。“信息爆炸”、“信息超载”、“信息疾病”等说法和现象带给人类无限的焦虑，正如前美国档案工作者协会主席杰拉尔德·汉姆所言，“信息过载现象逐渐严重，信息的判断比信息的处理和获取显得更为关键”。[9]与此相对应，“文件雪崩”的现象不可避免，电子文件的出现并逐步成为主流的文件形式加剧了人们的这种焦虑程度。从档案学科的视角出发，解决信息污染的方式之一就是以文件生命周期理论为基础对电子文件实施“全程管理原则”，而前端控制思想与这些理论和原则相契合。
[关键词] 实验室信息管理系统 质量管理体系
1 构建实验室信息管理系统的背景
对于一个县级环境监测实验室来说，尽管规模小，但是每天都会产生大量的信息，这些信息主要是由实验室内的监测计划的贯彻落实，实验设备、仪器和药品的添置、使用、报损，实验室常规工作的安排，大量实验资料的管理等方面产生的。这些信息复杂，数量庞大，使得实验室为维护实验室正常运行而浪费大量的人力和物力，结果效率还十分低下、管理混乱、经常出错。所有这一切都是因为缺乏一种有效的、快捷的、使用方便的管理工具所致。而解决这一问题的唯一办法，就是构建实验室信息管理系统。
2 实验室信息管理系统的建设过程
本站实验室信息管理系统建设过程主要包括实验室管理目标的确定，网络安装配置和功能模块开发。
2.1 确定目标是开发的先导，本站确定了目标是利用计算机技术，对实验室进行全方位信息化管理，使实验室达到自动化运行、信息化管理和无纸化办公的目的。在实验室平台上，为本站员工提供最优化的内务管理、实验设备管理、实验仪器管理、实验药品管理、实验资料管理、实验室开放为一体的实验室管理系统，从而提升实验室质量管理体系水平，降低实验室运行成本。
2.2 网络设施是整个实验室信息管理的枢纽，是实验室信息化管理得以实施的基础设施。从结构上看，本站实验室信息管理系统主要是基于局域网的开放型的实验室管理系统、实验室支持服务系统。
2.3 功能模块是目标的实现过程，本系统在功能层上有6个模块：文件管理系统、组织管理系统、检测项目管理系统、仪器设备和标准物质管理系统、质量控制管理系统、外部支持和服务管理系统。
3 实验室信息管理系统模块的构建
3.1 文件管理系统模块
3.1.1质量文件管理模块主要包含质量体系文件的版本管理、修改管理、发放回收管理、执行情况检查、作废、销毁管理。
3.1.2标准方法管理模块主要包含了对本站能力范围内使用的检测标准、评价标准、采样标准的管理，提供了现行标准查询、历史版本参考查询功能。
3.1.3 技术文件管理模块主要包含技术文件的登记、借阅、销毁管理。
3.2 组织管理系统模块
3.2.1设施和环境管理模块，主要提供了设施和环境监控、设施和环境检查、外部人员进入现场观察审批等功能。
3.2.2人员管理模块，主要提供了内设管理岗位、内设技术岗位的任命、职责规定；人员培训计划、培训记录；培训考核证明、资质证明；培训考核申请、汇报；继续教育证明；岗位证书发放复核等功能。
3.2.3实验室计划总结管理模块，主要提供了本站所开展的所有活动计划以及该活动的总结情况。
3.2.4实验室内部审核模块提供了审核计划表、内审员委派、内审记录、审核报告、不符合项报告的管理功能。
3.2.5 管理评审模块提供了评审计划表、评审报告的管理功能。
3.3 检测项目管理模块
3.3.1新项目管理提供了新项目的立项、评审、审批管理
3.3.2分析能力管理提供了能力范围内的检测项目的标准查询更新功能。
3.3.3分包管理提供了项目分包评审、分包协议书、分包情况登记一览功能。
3.4 仪器设备和标准物质管理模块
3.4.1 仪器设备管理模块提供了以下功能：
①仪器设备申购管理
②仪器设备验收管理
③仪器设备台帐：可以看到仪器设备的基本资料，当前状态（合格、准用、停用），检定信息（强检仪器）等，预防仪器设备未处于质量控制状态下投入使用。
④仪器设备使用记录管理
⑤仪器设备运行、维修、改装管理
⑥仪器设备报停管理
⑦仪器设备报废管理
3.4.2 标准物质管理模块提供了标准物质登记入库、标准物质领取使用、标准物质报废功能，当标准物质处于系统设定的最低限时，系统提醒实验室应及时购买。
3.5 实验室质量控制管理模块
本模块提供了能力验证和比对试验、监督检查、例外许可管理、不合格工作及纠正预防措施等质量体系运行的必要质量控制。
3.6 实验室外部服务与供应管理模块
本模块包含了客户质量信息反馈和客户投诉处理、环境监测委托申请管理、监测报告的发放和回收管理、合格供应商管理、消耗材料的申购管理、消耗材料入库验收登记等功能。
4 实验室信息管理系统运行总结
一、第一轮专家评估结果的对比
可能导致损失的风险因素很多，课题组在第一轮调查问卷中，共挑选了21个“关键风险因素”供专家评估，如表1所示。这些风险因素涉及到机构内外两个方面的因素，其中1.1、1.2、2.1是外部环境因素，其余主要是机构内部因素。
为便于专家评估，课题组将风险因素的危险程度分为5个等级，对应着5个分值，最高危险等级为5，意指风险因素的“负面影响会带来严重的损失且波及范围较大”；其次为危险等级4，意指风险因素“负面影响比较显著”；危险等级3的含义是指风险因素“负面影响有限且一目了然”；危险等级2的含义是指风险因素“负面影响极为有限”；最低的风险等级为1，意指风险因素“几乎没有任何负面影响，不需要特殊的保护措施”。每位被调查的专家需要分别给每个关键风险因素确定分值。
为便于比较分析，我们根据危险等级平均值（以下简称评估值）的高低，将被评估的风险因素分为四组，第一组为极严重风险因素，评估值在4.5以上：第二组为严重风险因素，评估值在4.0~4.5之间，第三组为较严重风险因素，评估值在3.5~4.0之间，第四组为中度风险，评估值在3.0~3.5之间。
中外专家的第一轮评估结果既存在相同之处，也存在着明显的差异，表现在如下方面：
1．专家们的评估结果表示电子文件风险客观存在。虽然本次调查问卷的结果不可避免地要受到专家个人背景、知识结构等方面的影响，但由于评估者皆为电子文件管理方面的资深专家，故结果具有代表性，能够反映出人们对于电子文件风险的一般认识。中外专家给每个关键风险因素的评估值都在3以上，所有风险因素评估值的平均分为4，这说明课题组挑选的风险因素切实存在于电子文件管理之中，它们带给电子文件管理的负面影响是显而易见的，确系关键风险因素。
表1 关键电子文件风险因素及其评估值
2．相对而言，国外专家的风险意识要高于国内专家。国外专家评定的危险等级超过4.5的极严重风险因素有4个，其中有2个风险因素的评估值为4.83，另外2个为4.6。国内专家评定的极严重风险因素只有2个，且评估值仅为4.5。这也许是发达国家电子政务建设的时间长，电子文件管理不当的惨痛教训较多的缘故。
3．电子文件管理标准缺失（1.2）、系统功能缺陷（3.13）、未迁移（3.18）是双方共同认定的危险程度很高的风险因素。国外专家评估结果表示，“1.2主管部门没有出台电子文件真实、完整、可读的管理办法、管理标准”排名第一，评估值为4.83，系最严重的风险因素；“3.18在系统升级、变换时未迁移电子文件”排名第二，评估值为4.6，是极严重风险因素；“3.13电子文件管理系统没有完整捕获文件内容、结构或者背景信息的功能”排名第四，评估值为4.3，属严重风险因素。
国内专家对这三个风险因素的评估值均为4.38，并列排名第二，属于严重风险因素。
双方专家给这三个因素的评估值都大于4.3，排名靠前。这三个因素都和电子文件管理方法的缺失有关。其中，管理标准为电子文件远离风险指明了关键的管理步骤和管理方法；而设计合理的电子文件管理系统则是满足电子文件管理需求的终极手段，①电子文件管理最终要依赖以软件系统为中心的综合性管理方法；②信息系统的频繁变迁给具有系统依赖性的电子文件的阅读输出造成极大的障碍，这是电子文件管理者需要面对的首要难题，迁移是应对该难题的一种解决办法。中外专家对这三个风险因素危险程度的共同认定，反映了对科学有效的电子文件管理方法的迫切需求，应当引起我们的高度重视。
4．国外专家对威胁电子文件可读性的风险因素的评估值均高于国内专家。除了给3.18打了高分之外，国外专家对另外两个威胁电子文件可读性的因素的评估值也明显高于国内专家。这两个因素分别是“3.14没有规定文件的格式”和“3.19未保存生成电子文件的软硬件”。
5．国内专家对威胁电子文件完整性的风险因素的评估值均高于国外专家
“3.16没有完善的备份措施”和“3.17文件管理过程中的元数据记录不全”是威胁电子文件完整性的风险因素。国内专家将最高评估值――4.5给了这两个因素。而国外专家的评估值并不高，分别为4和3.83。这种差别反映了中外文件管理工作对文件质量的不同追求。相比而言，我国更重视电子文件的完整，而国外更重视可读和可用。
6．国外专家对自然因素的评估值明显高于国内专家。在21个风险因素中，有两个风险因素是与自然因素直接相关，分别是“3.20没有文档保管场所安全保护措施”和“3.21没有针对本地易发天灾的防范措施”。国外专家对这两个风险因素危险等级的评估值分别为4.83和4.4，排名分别为第一和第三；而国内专家的评估值只有4.13和3.88，危险等级排名为第五和第七。
出现这种明显差异，其原因可能在于9.11事件对于西方发达国家的冲击。2001年9月11日，纽约世界贸易中心大楼倒塌，位于这座大楼中的许多公司，因为其所有业务数据被毁，无法继续业务活动，只得申请破产。世界著名的摩根―斯坦利银行的总部及其数据也毁于这次事件中，但是该银行采用了数据备份系统，在数英里外的新泽西州的蒂内克保留着备份数据，在重新安装好硬件系统后，第三天就恢复了营业。③
国内专家给自然因素打低分的理由是，虽然火灾、洪水、地震等自然环境风险一旦发生，造成的损失往往是毁灭性的，但是发生的概率比较低，而且风险应对方法比较简单，比较容易防范。根据以往历史记录，这种自然灾害造成的风险损失不是很突出。
7．国内专家对法律、体制和资金因素的评估值远远高于国外专家。在所有风险因素中，中外专家对“1.1政府电子文件作为正式文件的法律地位尚未得到普遍认同”的评估值差别最大。国外专家的评估值仅为3，排名最后；而国内专家的评估值高达4.13。对电子文件实行科学管理的前提就是承认电子文件作为正式文件的法律地位，即电子文件是电子的真实记录，是政府行使职能合法、有效的凭证，是政府记忆得以延续的手段。课题组在调研过程中发现，尽管《电子签名法》颁布，但是现实世界中电子文件的凭证效力仍然备受怀疑，绝大多数单位采用了双套制、双轨制作为电子文件管理的解决方案，忽视电子文件的全程管理与长久保存。而没有单轨制的政府电子文件管理，就不可能有全面的电子政务战略。与此形成鲜明对比的是没有一个发达国家将双套制、双轨制作为电子文件管理的解决之道，所有的研究与探索都以电子证据的长久保存与资源共享为目标。国内外评估值的差异恰好反映了我国在电子政务建设尚不够深入。
与体制相关的因素有三个，分别是“2.1没有明确的主管部门”、“3.1机构领导很不重视”和“3.3机构内各有关部门、人员文件管理的职责不明确”。国外专家的评估值为3.5、4、3.83，危险程度不高；国内专家的评估值则为4、4.25和4.25，都属于严重风险因素。由此可见发达国家文档管理的宏观体制以及机构内部管理体制相对完善。不过，从评估值来看，国外专家也较为认同领导重视的重要性。
无论是开发电子文件管理系统、配置计算机硬件和网络设施、购买存储载体，还是系统的维护和更新换代都需要一定的资金投入。由于经济发展水平的不同，国内外专家对资金因素（3.2）危险等级的判断也截然不同，国内专家的评估值为4.13，国外专家的评估值仅为3.5。
可见法律、体制、资金都是带有“中国特色”的风险因素。
8．国外专家对业务人员责任心缺失这一风险因素的评估值高于国内专家。中外专家在“3.4业务人员缺乏责任心”评估值差异也极为明显，分别为3.38和4.6，分别被判断为“中度风险因素”和“极严重风险因素”，仅次于法律风险的评估差异。也许在法制传统比较悠久、制度规范相对健全的环境中，人员主观能动性的重要性便会凸现。
二、第二轮专家评估结果的分析
第一轮调查之后，课题组仔细研究了专家们的评估结果和研究建议，调整了调查问卷的结构，将风险因素按照发生的层面不同划分为宏观、中观和微观三个层次，新增了5个分布在宏观和中观层面的外部环境因素；在个别问题的描述上也略有改动。
为使本文主题集中，我们仍然以原始的21风险因素作为比较对象。在本轮评估中，大多风险因素的评估值有了变化，不过变化幅度并不是太大，未出现颠覆性的意见，上一轮评估结果中显示的中外差异仍然存在。由此可见，由于管理体制、信息化水平、观念等方面的差别，我国的电子文件风险确实与发达国家存在较为明显的区别。纵向比较，国内专家第二轮评估结果显示：
1．就总体而言，风险因素的评估值增高。无论是最高值、最低值，还是平均值，第二轮专家评估值都高于第一轮。这说明专家们对电子文件风险的认同度增加了。在某种程度上，这样的变化肯定了电子文件风险研究的意义和必要性。
2．电子文件管理标准缺失（1.2）的评估值升至第一。“1.2主管部门没有出台电子文件真实、完整、可读的管理办法、管理标准”由第一轮中的第二攀升到了榜首，评估值增加了0.37，是评估值增幅最大的两个风险因素之一（另一个是3.4），这再次说明该问题的重要性。随着美国、欧盟、澳大利亚、加拿大等国家和地区电子文件管理标准的纷纷出台和推广应用，相比而言，我国在标准制定与贯彻方面的缺陷愈发令人心焦。
3．法律、体制等软性风险因素的评估值继续走高。法律风险因素1.1，体制风险因素2.1、3.1、3.3在本轮调查中的评估值高于第一轮。其中“3.1机构领导很不重视”更是以4.5的得分由“严重风险因素”晋升为“极严重风险因素”。
4．资金、技术等硬性风险因素的评估值普遍降低。在整体评估值增长的前提下，资金、技术等硬性风险因素的评估值却呈现下降的趋势。除了“3.16没有完善的备份措施”、“3.18在系统升级、变换时未迁移电子文件”这两个技术因素之外，资金因素3.2及技术因素“3.9未采用严格的用户身份认证技术”、“3.10未定义各类用户的存取权限或定义不当”、“3.12未采用有效的病毒实时监视软件”、“3.17文件管理过程中的元数据记录不全”的评估值均低于第一轮的评估结果，3.3、3.10、3.12更是由“严重风险因素”降级为“较严重风险因素”。
5．自然风险和保管场所风险的评估值有所增长。自然风险和保管场所风险直接针对的是文件的物质实体，带来的危害可能是毁灭性的。因此，第二轮调查结果显示风险因素3.20和3.21的评估值都有所增长。
6．“人本”意识有所增强。“3.4业务人员责任心不强”是在法律风险因素2.3之外评估值增幅最大的另一风险因素，由“中度风险因素”跻身于“较严重风险因素”，人员主观能动性的重要程度在本轮调查中有所提升。
三、对评估结果的综合分析
中外专家评估结果的异同反映了信息化程度不同的国家在电子文件风险认识上的异同，为我国电子文件管理工作发展方向的确定提供了依据。通过本次专家的评估，我们至少可以得出以下几点结论：
1． 电子文件风险管理是电子文件管理的必要组成。专家评估的结果表明，电子文件风险是客观存在的。被评估的风险因素中，超过一半的风险因素的危险级别都高于4，负面影响比较显著。当今社会，危机管理、风险管理已经成为政府管理的常态性工作。将风险管理方法引入电子文件管理领域，是电子文件管理的客观要求，也是电子政务建设的必要内容。
2．电子文件风险来自多个方面，必须构筑起全方位的应对体系。为中外专家所承认的关键风险因素多种多样。无论是极严重、严重、较严重还是中度风险因素，都有来自多个层次、多个领域的风险因素。为了有效防范和控制风险，提高管理质量，必须构筑起全方位的应对体系，关系到政府机关、主管部门、研究团体、软件提供商等多种机构，文件生成、处理、管理、利用的各类的管理人员和操作人员，保管场所、信息基础设施、文件管理业务、系统设计、规范体系、人员素质和观念等多个方面。
3．克服法律、体制、标准方面的障碍，是我国应对电子文件风险之路上的当务之急。电子管理标准是中外专家公认的极严重风险因素。但同时，中外专家对于体制、法律风险因素的评估却截然不同，中方的评估值远远高于外方，而且在得知国外专家评价结果的情况下，在第二轮评估非但没有降低评估值，反而加大了分值。这个结果真实地反映了处于不同发展阶段的电子文件管理工作的社会条件。
随着电子政务建设的推进，发达国家纷纷建立电子文件管理标准，并凭借着其坚实的法治传统，通过软件的标准认证、标准咨询服务等手段推动电子文件管理工作。而同样的路径在我国未见得能够起到同样的效果。这是因为我国法治化、规范化管理基础较为单薄，而法律、体制的障碍不除，即便标准得以制定，由于欠缺制度上的保障，标准的贯彻实施过程必定充满艰辛。因此，法律、体制、标准的完善必须齐头并进。在某种意义上，法律的健全、体制的完善更为重要。
注释：
① 赵屹，陈晓晖.电子文件管理的终极解决之道.档案学通讯，2002（2）
② 于丽娟.电子文件管理软件设计评价标准――DOD5015.2-STD.档案学通讯，2003（3）
【关键词】企业文件管理；电子化；低碳发展
中图分类号：C29文献标识码： A
一、前言
电子文件是随着计算机的广泛应用而出现，是以数码形式存储于磁盘、光盘、磁带等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件，是办公自动化和网络建设与发展的产物。
二、文件管理的“二元状态”
电子文件出现后，一直与纸质文件共同存在，原因复杂多样，总体上可以归结为以下两种类型。
一是工作中用电脑直接生成电子文件，但出于文件阅读和实际需要，又将电子文件转换成纸质文件。这种转换有两种形式：一种是在电脑中完成文件制作，或由网络传输的电子文件接收后，以纸质文件形式输出，比如中国石化的OA办公系统，各部门和企业在接收文件后，一般都要自行打印后存阅和归档；另一种是在归档环节为电子文件制作纸质拷贝。二是先有纸质版本后来根据需要形成电子版本，也就是纸质文件的数字化过程。这也有两种形式：一种是单位收到外来文件后立即数字化；另一种是对已经归档的纸质档案实施数字化。
基于文件管理的两种类型，我们可以把纸质文件与电子文件共存的状态称之为“二元状态”。所谓“二元状态”，是指文件管理的两种状态，可以对电子文件制作纸质拷贝，也可以对纸质文件进行数字化。实行“二元状态”文件管理的企业，是在文件进入运转程序时就形成电子和纸质两种版本，现实工作中，大部分企业对大部分文件的管理都是采取了这种“二元状态”法。
三、“二元状态”之间的相互关系
在文件管理的“二元状态”下，必然要对这两种文件分别加以管理，这就形成了两种管理系统的共存。这两种文件管理系统既相对独立，各自发展，又互相依存，互相影响。
1.文件管理电子化是纸质化的变革和提升
自从文件管理实行电脑辅助管理以来，纸质文件管理就开始发生变化，电子文件的管理对纸质文件的管理影响深远，引发了更多变化。
（一）文件管理更加简单快捷
过去整理纸质文件需要通过实体系统固定文件之间的有机联系，建立档案实体的科学秩序，并支持档案检索的有效实现。电子文件管理之所以导致纸质文件整理简化，一方面是因为快速度、多途径的全文检索功能，以及随时随处的网上利用，多用户同时利用的便利，让用户更加乐于利用电子文件；另一方面，电子文件管理可以根据需要建立文件之间的相互联系，只要在检索软件中标明纸质文件存放位置，便可以方便查找到对应纸质文件。这样就降低了对纸质文件实体秩序的要求，只要排列有序，位置明确，就可以借助电子文件检索功能实现纸质文件快捷查询。
（二）是文件管理更加一体化
由于体制机制等方面原因，文档一体化程度一直不高。电子文件管理使为建立统一电子文件管理系统的企业，在文件生成初期完成的工作尽量提前，使纸质文件的归档提前，通过电子文件推动文档一体化进入新阶段。纸质文件的归档提前是一个具有关键意义的变革。提前归档使档案部门控制企业文件信息资源的起点明显前移。由于文件在办文部门几乎没有停留，归档之时不少文件还与现行事务具有密切关联，企业内部查阅还比较频繁。因此，业务部门需要更多地与档案部门打交道，档案部门需要更清楚地了解文件的现行价值以及运转过程。这就使得档案部门的介入时间超前于归档，自然而然向文件生命周期的起点延伸。
与归档提前发生的还有鉴定、著录等工作。按道理，同一份文件的电子版本和纸质版本应该具有相同保管期限，对共同需要的著录项也应该形成相同著录内容，因此，有些企业开始探索两套文件鉴定和著录等工作的并轨，必然选择向电子文件靠拢。这就导致鉴定和著录等工作提前以及自动化档案学研究程度提高。在文件生成时进行的鉴定和著录会有不确定、不完整等问题，需要随文件流转而补充和确认，从而使这些工作从一次完成变成分段完成。为了保证分段实施中的顺畅衔接，必须以文件到档案全程为一体进行管理。
2.文件管理纸质化是电子化的基础和补充。
与纸质文件管理相比，我们管理电子文件的经验要少得多。尽管电子文件与纸质文件有许多不同之处，但都是社会活动的记录，管理目标基本一致，在管理内容和方法上也有很多共同之处。电子文件管理最大的挑战是如何建立公众信任，主要有两条：技术和管理。
来源原则是电子文件管理从纸质文件管理中获取的最有价值生命之核。在电脑进入档案管理之初，一些技术专家和业内人士曾认为电脑构成的强大逻辑力量可以取代来源的作用，但经过一段时间理论与实践的互动，档案工作者再次就来源原则的重要地位达成共识。大家认识到，电子文件来源原则仍然最为重要，区别仅仅在于从主要指导档案实体单元的组织，变为指导电子文件生成背景的理解、揭示和维护，用来源的真实性证实电子文件内容的真实性。
从技术层面来讲，对纸质文件的伪造、篡改也并非不可实现。实际上，人们对纸质文件、档案的信任更多来自对其整个运转、保管过程安全性的默认。这个过程
建立在文件形成与保管规律的基础上，经过长期的运行和各种复杂情况的检验而日渐严谨与完善，其中蕴涵的科学性对于电子文件也具有应用或借鉴价值。
可见，电子文件与纸质文件的共存并不是消极被动的，二者互为条件、互补长短。在这些相互影响和作用中，各自经历着改造与被改造、同化与被同化以及调整定位的过程，两种管理方法在合理叠加、混合、功能替代中动态确定着共存状态，并逐渐融合为一套综合管理企业各类文件的管理方法。
四、文件管理向低碳方向发展
可以预计，电子文件与纸质文件管理共存的二元格局将会持续相当长时间，“无纸化”必然经历一个渐进过程。只要电子文件的安全性没有得到完全保证，人们就需要以纸质文件形式进行备份和保存。但是，共存的态势将持续处于变化之中，大的趋向是纸质文件与电子文件此消彼长，从以纸质文件为主到以电子文件为主。
一是电脑和网络的广泛应用，使电子文件逐步成为文件生成的最初形态。电子文件流程与信息化平台上业务流程的契合使之成为办公、设计、贸易、交往的必要工具；信息形态的多样性、极强的可操作性和传递的高速便捷，使企业和员工更愿意生成和使用电子文件；电子政务、电子商务的普及使越来越多的文件必须通过网络传递；数字签名、用户认证、信息认证、防范攻击等技术的进步，使人们增强了对电子文件的信任；管理的改善使人们可以方便地检索利用。这些因素都给电子文件的增长和功能的提高提供了条件。
二是某些文件无法转化为纸质文件。随着信息技术的进步和社会信息化进程，这种只能以数字形态生存的文件的种类和数量会越来越多，其复杂程度也日益加深。人们大量创建和使用此类文件主要是需要或喜爱它们的功能，大多数情况下并不顾及它们是否可以制作硬拷贝用以“保真”。
受电子文件和纸质文件不均衡发展影响，两种文件管理的互动也是不对等的。纸质文件管理在电子文件管理的影响下逐渐“瘦身”，而电子文件管理则在纸质文件管理经验和信息技术的支持下日渐丰满。文件本身的变化是一种不可抗拒的客观存在，文件管理的变化则是文件、档案工作者的主动应对。对于职业文件、档案管理人来说，全面、科学的文件管理战略比任何时候都显得重要，一方面要积极进军电子文件管理领域，从管理制度、方法、技术层面帮助电子文件建立威信；另一方面坚守“社会记忆保护者”的职责，在没有充分把握保障电子文件长久真实性时，不轻言放弃纸质文件阵地，为电子文件管理提供必要的有益补充和延伸，同时保证文件管理的完整性、长久性和科学性，但无论如何，因应低碳经济发展趋势，文件管理的电子化方向不可阻挡，纸质文件的长期存在也不要轻易放弃。
五、结束语
面对企业文件管理工作发展的需要，进一步加强企业文件管理电子化及低碳发展是非常必要的，同时还应充分调动员工的积极性，这样才能更好的推动施工企业又好又快发展。
参考文献：
