时间：2022-02-20 18:42:34
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇文书工作鉴定，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
【关键词】文书档案管理;医院;文档一体化;创新
【中图分类号】197.322【文献标识码】B 【文章编号】1006-1959(2009)10-0029-01
文书工作和档案工作是行政管理工作的主要组成部分,文书、档案实施一体化管理必将极大地推动医院办公自动化的进程。
1 我院文书档案管理的现状
1.1 文书档案管理基础较差:多年来我院文书档案管理一直处于封闭式管理状态,档案管理的主要目的在于保管并以不丢失为原则,每个时期对档案的质量要求不同、对档案的整理规则不统一,对档案工作的重视和投入不足,档案管理人员队伍素质参差不齐,造成档案管理基础较差的局面。
1.2 文书工作与文书档案工作脱节:在实际工作中,文书与档案实行的是分块管理制,不可避免的造成了文书工作与档案工作衔接方面出现了许多脱节的地方。由于文书人员档案意识淡薄,忽视档案管理人员对他们的监督指导作用,经常会出现收集范围不明确、收集工作不及时、用纸不规范、装订不规范、附件不规范、文种使用不当、办理程序不规范、原稿不齐全、编号不规范等情况,文书处理文件工作质量的高低直接影响了文书档案收集工作的质量、进度和档案利用,而且对文件鉴定价值和文件之间的有机联系等都有一定的影响。
1.3 文书档案管理意识不强:文书档案管理离不开文书人员和档案管理人员的共同努力,这即是文书人员的一项重要工作,也是档案管理人员的一项重要工作。文书人员档案管理意识淡薄,档案人员也很少考虑文书工作,造成文书档案管理工作不能有效得到开展。由于对文书档案管理工作的重视程度不够,没有将这项工作纳入医院档案管理工作的重要议事日程,从而影响了医院文书档案管理工作的开展。
1.4 文书档案归档不规范:长期以来,由于医疗文书档案归档范围不明确,造成部分工作人员对文书档案归档界限认识的模糊。在实际工作中,有些文件材料在承办人手中,不能及时归档。即使归档了,由于种种原因,也不能够规范有效的进行。
1.5 文书管理手段落后,无法进行快速准确的查阅:我院文书档案目前还是采用传统手工管理,这远远落后于医院的网络化建设。在检索、查阅、提供利用等方面都受到了极大的限制。
2 开展医院文书档案管理的创新性工作方法
2.1 管理理念的创新:现代化档案管理理念对于档案资源利用和医院信息化全局均具有重要的指导意义。档案事业面临着电子档案的出现、信息技术的应用、新型档案载体的保管等诸多的挑战,都亟待档案管理者不断学习、不断创新。以新的观念去迎接新的挑战,努力从过去长期封闭、半封闭型向开放型转变,从过去传统的手工型向现代化管理型转变;从被动服务向主动服务转变;从注重保管向注重提供利用转变。
2.2 环境的创新 :加强硬件建设, 促进文书档案管理技术现代化是适应现代医院建设发展的需要。因此应加大对文书档案设施的投入,配备必需的基础设施和办公设备。比如,配置文书档案集中管理所需要的办公室、阅档室、库房,购置必备的计算机、复印机、扫描仪、装具、档案密集架;解决保护档案必需的空调、除尘器、消防器材、安全监控等设备装置,实现电子化、自动化管理。同时,选择适合医院文书档案管理的软件,并在档案工作人员中开展计算机培训,以掌握档案计算机管理运用技术,提高档案现代化管理水平。
2.3 文书工作与文书档案管理工作的创新:文书工作与文书档案管理工作是密不可分的,甚至可以认为是一种工作的两个不同阶段,文件是档案的前身,档案是文件的归宿。做好文书工作是做好档案管理工作的先决条件,文书工作的好坏直接关系到文书档案管理的水平。因此,文书人员必须要有较强的档案意识,同时要具备一定的档案管理学知识,熟悉掌握档案工作业务环节的基本技能。这样,在实际工作中才能确保文件收集完整、及时和准确。为此,我院档案室副主任兼任了文书工作,并且参加医院一些大型活动和院长办公会,保证了文件收集的完整与安全。档案管理部门应严格执行文书档案归档管理制度, 做好文书档案的基础工作、监督指导与沟通协调工作。认真做好文书档案的收集、鉴定、保管、利用、统计等文书档案管理的基础性工作,为实现文书档案工作一体化做好准备。
2.4 利用手段的创新:医院文书档案管理的最终目的就是利用、挖掘其潜在的经济价值社会价值,使之转化为现实的经济效益和社会效益。医院档案部门必须由被动服务转变为主动服务, 拓宽服务领域、扩大服务范围、创新服务方式[1]。目前,我院信息化建设已在全院展开。将计算机这种高效地处理庞大信息的现代先进工具引入到文书档案的管理中,通过该技术的应用将大大简化文件材料的收集、整理和归档过程,节约了时间、提高了效率。应用计算机、光盘等高科技检索工具,借助网络信息系统的平台,档案利用者通过授权可以便捷地得到所需的档案资料,这可有效地提高文书档案查借阅效率,丰富了文书档案查借阅手段,这也是文书档案管理发展的必然趋势。文书档案的价值只有在不断的开发利用中才会体现。通过利用文书档案,为医院的医疗、教学、科研服务,为医院创造良好的社会效益和经济效益,体现档案业务工作实绩,提高档案在医院管理中的地位和作用,促进档案建设,从而实现文书档案资源的共享。
综上所述,实现医院文书档案管理的创新,一方面,医院领导要对此项工作给予高度重视,加大资金投入,同时,档案部门要加大对专业档案业务知识的培训,全方位提升文书档案管理人员的综合素质;另一方面,要加强医院内部各部门间的管理与沟通,充分利用计算机和网络技术,改进服务方式和手段,真正实现文书档案管理的飞跃。[2]
参考文献
[1] 黄恩梅. 创新医院档案管理 提高档案工作水平[J]. 城建档案, 2009, (02) :46-47
1文书档案管理的特点
1.1文书档案载体丰富
文书档案内容是单位工作的真实记录，内容包括党群管理、行政管理、会计档案、科技档案、特种载体档案等，涉及的内容多种多样。文书档案载体的多样性，主要体现在文书档案包含有单位以及上级部门印发的“红头文件”，同时还有民主选举时选民的登记以及选票，各类合同、协议、责任书以及照片、录音、录像、电子档案等。
1.2文书档案与文书工作联系非常紧密
文书工作的全程是档案的形成过程。文书工作主要是进行文件收藏、登记、转运、催办、承办以及文件的收集、整理、立卷和归档。档案工作是在文书工作做完之后开始进行的，是在之前的工作上继续进行档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研以及提供利用。因此可以说，文书工作是档案的主要来源，档案工作的前提和基础是文书。文书部门与档案部门的工作有一定的联系，文书部门定期将本单位形成的具有价值的文件材料整理归档到档案部门。因此，文书档案的质量一定要好，因为这影响到档案的质量和档案工作的进行。
1.3文书档案管理的重点在于收集文件及完善保存资料
文书档案多以发生的人、事、物、过程作为管理对象，如对事件中的文件、书报、合同进行管理，管理时主要使用纸质的载体记录，最后归档到不同的档案室，有用到相关档案的时候，就可以进行查阅。档案管理的最大作用就是记录历史，这不仅可以供后人查阅，了解事件发生的缘由结果，同时也可以让后人在这些记录中领悟到一些有益的道理，解决实际问题。
2文书档案中存在的问题
2.1文书工作与档案工作衔接方面存在问题
文书工作和档案工作是不同的两种工作，但文书工作和档案工作又有一定的相同性，既有区分、又有联系。既然是文书档案管理，文书工作和档案工作就应该在实际运转中相互配合，形成合理的管理体系。在实际运行中，文书工作与档案工作实行的是分块管理，这是一种比较科学、有效的管理方式，但也在无形中拉大了文书管理与档案管理之间的距离。主要体现在文书的档案意识淡薄，不能够及时有效地进行档案的收集整理，而档案管理也不能很好地同文书进行档案的交流。这就导致这两个管理之间的衔接不够及时，很多地方未能有效地达到预期的目标；同时在进行交接管理的过程中，还会出现很多的错误，不利于文书档案管理水平的提高。2.2档案收集工作不到位文书档案管理工作的档案收集是一项较难进行的工作，档案收集工作的进行一般来说遵循先收集重要的再收集次重要的原则。但由于部门与部门之间的联系不紧密、沟通工作进行的不及时，或者是由于部门的拖延、敷衍情况发生较多，导致档案在收集的时候遇到难以按时收集的难题。
2.3文书档案管理人员素质不高
文书档案管理人员的专业知识是非常重要的，如果专业水平较高，就会提高单位的文书档案管理水平。但有的单位出于其他原因，没有雇用具有专业知识和水平的文书档案管理人员，工作者对文书档案的管理知识一知半解，不能灵活运用、进行创新，或者是工作者具有文书档案的上岗资格证，但由于时间久远，后期也没有进行相关的学习和培训，没有及时地进行知识更新，跟不上时展的脚步，特别是在计算机发展运用如此广泛的今天。因此，要着重提高文书档案管理人员的素质水平，这是现今档案工作发展的重要要求，也是必需条件。
2.4各部门对文书档案的收集工作配合力度不够
文书档案的收集工作主要是收集各个部门重要的文件，由于有的部门为了自己部门的方便，不愿意将部门较为重要的、经常使用的文件上交。虽然责任心较强的文书档案管理人员会经常催交，但随着时间的拖延，档案管理人员也会妥协，进而导致一些重要的文件丢失，影响档案的后期调用，同时也会拖慢档案的收集水平。
2.5文书档案保存方法滞后
随着经济的发展，科学技术也在不断地进步，各个单位的文书档案管理方法也在不断地更新。计算机技术在文书档案管理方面的应用，让文书档案管理的效率不断地提高。计算机办公无纸化与以往的纸质办公有很明显的不同，然而这些差异也会对档案管理工作造成不便，如计算机保存的电子版文件没有打印成纸质版并进行适当的保存，易造成保存工作的不完整、不一致，使得文书档案管理陷入困境。
3提高文书档案管理水平的方法
3.1搞好文书工作与档案工作的规范衔接
文件是档案的基础，要搞好文书的质量水平，必须建立高质量的档案。文书部门规范处理文件是建立高水平文件的基础，因此，文书人员要具有很强的档案意识，做好自己的本职工作。首先，工作人员在工作中要保证文书的质量，包括将纸张的大小、文件格式、文体做到规范化、标准化。其次就是及时、准确地处理文件，做到按时收发文件、按时查找文件，将缺失的文件及时地进行查找、补充。
3.2加强文书档案收集工作的部门协作
文书档案的主要来源是各部门的重要文件，因此，加强与各部门的协作是必不可少的。档案管理人员要经常与各个部门进行沟通，及时了解各部门的最新信息，保证档案收集的完整性。档案管理人员要充分认识到档案的重要性，认识到档案管理能够揭示一个单位的历史，具有很大的价值，可以为单位的将来提供很大的指导。
3.3加强文书档案的收集工作
文书档案收集工作的加强，需要注意3方面的内容。首先是严格把关。统一管理档案的收集工作，将文件的选用、文号编发、标题制作、标题字形、附件等各方面的细节进行规定，严格执行相关规定。其次是明确范围、分类收集。按照单位文书档案的类目进行统一分门别类的整理、组卷，保证案卷质量。第三是建立科学的目录编号、检索系统。在不断完善案卷目录、专题目录、计算机等检索外，还要不断完善光盘等高科技检索工具，不断地加强和完善档案的收集工作，提高档案的收集管理水平。
4结语
关键词：文书工作档案管理教学特征教学改革
0引言
文书与档案是一种社会现象，是人类社会实践活动的产物。文书，“经国之枢机”，“政事之先务”。文书的系统整理和保存，最终使档案形成，有了档案，人们就可以“疏通知远”，了解历史。档案，历史的真实记录，是党和国家的宝贵财富。文书与档案是人类社会本身发展的需要，文书是档案的前身，档案是文书的延续。
文书工作与档案管理在秘书工作中具有重要的地位，文书工作与档案管理是高校文秘、行政管理等专业的主干课程，是相关职业岗位群的关键技能模块，具有很强的专业技术性和操作性。现代社会的文书工作与档案管理课程的教学特征表现为：在理念上应尽力适应社会上相关职业岗位群对秘书人才知识和能力结构的新要求；在教学内容上要着力从学科体系建构、理论知识完整向注重实用、知识精讲、侧重实务操作转变；在教学方法上从学科式、授课型教学方法向技能型、训练式、体验式教学方法转变。通过该课程的学习，重点培养学生建构系统的学科体系，具备完整的理论知识，熟练掌握公务文书协作处理和档案管理的能力，使学生毕业后走上工作岗位能尽快胜任文书工作与档案管理工作。
然而当前文书工作与档案管理教学存在着以下问题：教学工作往往立足教材，以阐述文书学与档案管理工作的理论知识为主，课程内容较为抽象，学生甚至没有见过档案柜、架、盒等实物，重视理论知识的传授而轻视专业技术能力的实践培训。一旦参加实习或工作之后接触实际问题，又要从头学起，因此课程教学的目的难以达到，专业特色也无从体现。随着改革的深入发展，文档管理工作面临着越来越多的实际问题，例如文件和档案数量日益增加，给保管和提供利用带来困难。传统的管理方法直接影响了文件和档案的质量等。这些实际问题要求在文书工作与档案管理教学过程中深入开展教学改革和创新，才能适应社会不断发展的需要。
1转变教育观念，完善课程体系
传统的《文书工作与档案管理》课程的教学理念的弊端是有目共睹的：“老师讲，学生听，从理论到理论”。因此实现理论教学与实践教学并重的首要前提是转变教学观念。要坚持“学用结合、按需施教、注重实效”的方针，切实遵守学有所用、用有所长的原则。从培养实用性文书工作与档案管理人员入手，在讲授档案资源的利用、文档一体化管理等基础理论知识的讲授前提下，加大实践环节的力度。密切联系文书工作与档案管理领域最新的动态、资料和国家有关的法律法规，以岗位需求设计专业培训能力模块，在边教学边实践的基础上，安排理论知识学习后的集中实习周或实习月，系统训练涉及该课程的所有操作技能，强化学生实际动手操作能力的培养，为今后的实际工作奠定扎实的基础。
2积极探索研究，改革教学方法
文书工作与档案管理的课程设计从总体上讲要以实用为原则，以必需和够用为尺度构建科学的教学体系。在教学方法上不局限于条条框框，强化针对性和实用性，将教、学、用三者有机地结合起来，融传授知识、培养能力和提高素质为一体。在教学实践过程中，我作了如下尝试：
2.1编写修订教材教材是学科知识的基本载体，学科发展的程度、深度应该在教材上体现出来。传统的《文书档案管理》教材，包括一部分针对高职院校编写的高等职业教育规划教材，大多是对本科教材或档案专业教材的简单“改良”，只是泛泛地罗列一些理论知识，对于实践环节和工作场景的模拟几乎都没有涉及到。针对这一现象，根据社会对文书档案管理工作的需求特点，在传统的教材基础上，我主动追踪文书与档案工作相关知识的发展前沿，结合新时期新形势下出现的有关电子文件的形成、处理、鉴定、归档，新的档案归档载体的使用和介绍等新兴问题，多方面整合知识资源，修订编写了顺应文秘专业特点、实用性较强的校本教材，这样做不仅保证了知识的前瞻性，同时又拓展了学生的知识面，使学生学有所用，为学生提供职业环境所要求的知识和技能。事实告诉我们，科学知识并非一成不变，有些知识是随着社会的发展而逐步被认识和发展的，不能用静止的眼光来看问题。
2.2加强实践教学在教学过程中，我按照科学规律加大了教学实践过程中实践训练的比重，以此来巩固和提高学生的专业技能操作水平，并在课程中体现“用理论指导实践，用实践再认识理论、发展理论”的基本思路。文书工作与档案管理课程应改革过去纯理论教学的模式，在教学过程中强化实习实践的教学力度，实训实践课时数应占40％以上，将平时的所有实训、实践课都结合相应理论教学，在适当的时机穿插在教学过程中；同时用一个学期左右的时间，让学生深入到文书档案的办公现场进行实习，实现理论在实践中的升华。实习实践的基本形式可以打破传统，可以到学校的文书与档案课程实验室、学校综合档案室或用人单位顶岗实习，强化学生对文书与档案工作的直观认识与切身感受。除此以外，教师还要对课程以及相应的实习实践教学进行课题分解，确定每个实习实践课题的教学目的、教学内容和所需课时，灵活设置相应环节，从而调动学生的学习积极性和参与欲，提升实习实践课程的教学效果。
2.3探索新型教学方法
2.3.1范本教学法俗话说：“熟记唐诗三百首，不会作诗也会吟”。在文书工作与档案管理课程的教学过程中，可以通过范本学习和借鉴他人的长处。教师可以收集党政机关、企事业单位和社会团体等不同类型的文书范本和档案范本，在此基础上适当加以修改和加工，作为案例以小组讨论、分析答疑等形式，让学生了解当前文书工作与档案管理工作领域最前沿的规定以及出现的新问题，从而提高学生用理论去解决实际问题的应用能力。:
2.3.2情境教学法面对没有实践工作经验的学生，打破枯燥无味的教学桎梏，情境教学方法是行之有效的方法之一。教育家杜威说：“教育即生活”，教育的目的就是为了更好的生活。现代社会终身教育理念的提出，使教育与人的生活紧密相结合。在教学过程中，根据教学重点教师创设相关场景，模拟现实生活中的工作环境，使学生在模拟中体会知识，培养学生的动手能力。例如，在讲授“收文处理”这一知识点时，设置如下场景，让学生分别扮演秘书、主管领导的角色，绘制收文登记簿和文件处理单，将收文处理的程序一一进行演练；通过组织学生观看指出其中的正确与不足之处；然后由教师作点评。通过情境模拟，使学生对收文处理工作有了直观的认识，掌握了收文处理工作的基本处理环节，与纯理论式讲授相比，情景教学法更能激发学生的参与意识，能收到意想不到的教学效果。
2.3.3实物演示法俗话说：“百闻不如一见。”这是人们认识客观事物的一条规律。运用实物演示教学，正是从这一认识规律出发的。文书与档案教学中涉及的物体，对学生来说是陌生的，一旦出示实物，学生便能豁然领悟。例如在讲解“档案保管的物质条件”这一章节的内容的时候，可以结合知识点给学生展示档案盒、小型缝纫机、塑料螺钉、起订器等专业工具，同时也可以充分挖掘网络、报刊杂志等多种资源，为学生展示档案库房、缩微品阅读复制设备、易耗低值物品等的相关图片资料，把枯燥的理论介绍变成直观生动的形象演示，更加有利于教学效果的提高，为学生所接受。
2.3.4参观学习法在课堂教学的基础上，组织学生前往地区、县市的档案馆参观，将档案馆、档案室变成我们的第二课堂，通过实地观摩学习加深学生对档案馆的库房建设、检索工具建设、规章制度建设等基础设施方面的切身了解。同时也可以学习现代数字化、科学化的现代档案信息处理技术，如利用计算机技术建立档案目录数据库，通过网络为相关单位进行档案全文信息查询业务等服务。除此之外，通过参观也能使学生学习档案工作人员吃苦耐劳，无私奉献的精神以及对档案工作高度的责任感和荣誉感，对于学生提高自身的素质有着良好的促进作用。
3加强“双师型”教师队伍建设
受到传统观念的影响，以往文书工作与档案管理课程教学存在着片面性，例如重理论，轻技术，轻实践；重知识传授，轻能力培养和知识应用；师资队伍建设和评价偏重于理论水平等。为了弥补这些缺陷，促使理论教学和实践教学的正确定位和有机结合，因此，“双师型”教师队伍建设是文书工作与档案管理教学改革发展的必然要求。首先要加强宣传，转变人们的观念，一是要转变教育行政部门和学校领导的观念，使他们充分认识到培养“双师型”教师的重要性，将培养计划纳入议事日程，制定相关的政策，将培养工作落到实处。另一方面要转变专业教师自身的观念，树立竞争意识，增强危机感和紧迫感，自觉主动地投入到不断提高自身素质的学习中去。对于从高校毕业直接进入文秘专业的教师，可以定期组织教师到秘书岗位进行专业实践，在实践中提高他们的职业技能，并为他们获得文秘资格证书或专业技术职称提供实践和机会；对于从行政转行过来的教师，可以给予他们进修学习的机会，引导鼓励他们开展学术研究，提升他们的教育理论水平。此外，还可以从有关单位引进文书工作与档案管理工作第一线的高素质人才，寻找、鼓励并帮助优秀的文书工作与档案管理人才到学校任教，通过他们把积累多年的实践经验、操作技能以及行业发展的信息和新观念带入学校，帮助在校任职教师开阔眼界，了解市场需求，从而提升教学改革的有效性，因此，积极引进高素质的文书工作与档案管理工作人才也是提高“双师型”文书工作与档案管理教师队伍质量的有效方法之一。
将先进的教学改革理念有机地融入到传统的文书工作与档案管理课程教学中去，使学生熟练掌握并运用与时俱进的专业技能，以适应现代社会对文书档案管理人才的需要，是文书与档案管理教学工作者的使命。随着社会的发展，教学改革还将继续深入开展，我相信，只要我们善于思考，勇于探索，积极创新，教学改革之路必定会越走越宽。
参考文献：
[1]王文亮.浅论高职教育秘书专业《档案管理学》的教学改革[J].彭城职业大学学报.2001.
[2]张小玲.“双师型”文秘教师队伍的建设[J].秘书杂志.2005（12）.11-14.
[3]梁健平.浅析技校《文书与档案管理》的教学[J].职业教育研究.2007（7）.85.
1.1 重要性
文书档案所涉及的工作基本上就是对文书档案进行立卷、收集整理、缩微、鉴定、检索、保护利用、统计等等，这些工作不但是互为相连的，也是互为制约的。在这些工作内容中，尤为重要的就是文书档案的利用，其余的皆是服务于文书档案的利用工作并为文书档案的利用创造条件。通过文书档案管理而服务于单位、部门的中心工作是办公室人员的主要任务，加强文书档案的管理也是为促进文书档案在中心工作里的参谋作用，并且也被视作宣传教育素材以及历史根据，其重要性不言而喻。
1.2 特征
1.文档工作一体化。文书档案的应用与形成都是在文书工作中促成的，文书工作的最终步骤就是整理文书档案，是基于文件搜集、运转、催办、承办来进行的，二者密不可分。文书档案主要是在文件工作中形成的，文书档案的质量对档案工作及档案管理的质量有直接影响。2.文书档案管理的综合性。文书档案管理工作的开展主要是在单位办公部门的文档室进行，它有着一定的综合性。它不但负责管理文书档案，还管理着人事、财会等档案，分类众多、内容繁复、工作系统，为单位的各项工作及时、准确地提供参考资料，也由此提高了管理难度。当前，随着单位的不断发展，办公室人员和文档室人员身兼多职的情况较多。所以，办公室人员必须要提高文秘工作水平，同时具备文书档案工作意识，不断学习相关的专业理论、业务、技能等等，才能做一个优秀的文书档案管理者。
2 文书档案管理现状中出现的问题
2.1 文书档案管理制度方面不完善
通常办公室文书档案资料都设置于综合档案室或库房里，办公室工作人员由于主观上的个人原因如工作繁重、使用方便等及客观上的存放档案受区域限制，没有及时将文书档案资料归档。这造成管理松散，使用效率低下，在出现问题时各个部门相互推诿，十分不利于管理。加之文书档案管理工作得不到重视，管理意识薄弱，档案管理制度不完善，职责分工不明确等最终造成了管理成果与管理标准相去甚远的结果。
2.2 办公室文书与档案工作认知不足
文书与档案工作相辅相成，目前大多数单位采用的是文书和档案“分块管理”的制度。虽说这种管理制度具备一定的有效性和科学性，但文书管理人员在实际工作中对档案意识较为单薄，对自身职责认知不清以及档案人员对于其工作内容理解的不到位，不愿意花精力作指导，于是在某种程度上这种制度让文书工作和档案工作产生了分歧，无法真正做到和谐的统一。 甚至会导致管辖区内的文书档案管理工作存在一定的滞后性。
2.3 文书档案管理工作人员缺乏专业素养
由于文书档案的管理人员存在专业知识与文化程度的差异。很多人员基本素质有待提高，新知识明显储备不足。专业知识的欠缺在实际工作中会致使归档文件材料质量不高，文件材料分散不利查阅和管理。再加上少数档案人员的工作责任心不强，没有认真记录与整理相关的档案文件，造成档案文件的真伪性不明。这些均严重影响了文书档案管理工作的可持续发展。
3 办公室文书档案管理效率提升对策
3.1 利用信息化管理提高效率
办公室文书档案管理需要改变以往的那种独立、封闭的管理方式，将文书档案和网络、通信技术有机结合起来，建设文书档案信息管理系统。当前，因为网络数字技术的飞速发展，将之运用到文书档案管理中，可以实现管理的便捷性与规范性，提升文件归档速度，减少文件归档时间，从而极大地降低了文书档案管理者的工作强度，也有利于避免因为人为原因而导致的档案遗漏、操作不规范等问题出现。运用信息化管理文书档案还有助于保护和补充遗漏文件。具体来说，就是运用计算机数据库技术让按件归档效果更加稳定，最终可以更好地补充、插入遗漏文件。还有就是，在文书档案的借阅上实行单份文件管理模式，让借阅者不能接触别的文件，以实现文书档案的保密。运用数字化扫描更清楚、方便地了解文件的原始面貌，在保护原件的同时也简化借阅工作。
3.2 提高“文档一体化”意识
文档一体化的最终目的就是将文书档案的管理工作在组织制度与具体运作程序上进行有机融合，超前控制文件管理，确保档案质量，使档案工作程序简化，防止出现重复工作，促进文档工作流程更加合理化。文档一体化的基础工作就是文书工作，办公室人员的档案意识极其重要。要高度重视文书材料的立卷归档，处理文件时必须和档案工作联系在一起，让文书、档案管理一体化。因此，办公室人员一定要确保文件材料的质量，使文件材料的文体、格式等要规范而标准，不能使用复写纸、圆珠笔等起草、修改、誊印，文件要完整且齐全。
3.3 完善文书档案管理制度
单位领导需真正认识档案管理的重要性，重视制度的制定，完善管理中需要的配套硬件，并能深入贯彻实施文书档案管理制度。文书是档案的来源。遵照立档归档原则，以企业形成的文书为准则，工作中严格统一工作流程，建立健全归档制度。认真学习省档案局颁布的规章制度，拟定相应的工作计划。并在工作中注意：1.严控立卷归档的时效。2.保证文书的完整并合理分组。3.明确分档的重点。4.定期清理已无保存价值的文档。
3.4 保证文书档案齐全完整
办公室文书档案管理工作者在工作中不仅要将已形成的档案收集齐全完整，而且还应关心文书档案的形成与办理过程中的相关情况。文书工作者在最初归档时要认真检查材料，发现应有附件而未及时归档的要记得催要；有外借却未按时上交的文件要跟踪收回。在做收文登记后应甄别该文件会否具有保存价值，不具社会价值的无需归档。在检阅完毕后进一步完成归档工作。认真完成从零散“页”到“件”，再到装盒为“卷”的档案入库工作。
【关键词】新时代，文书档案管理工作，途径
中等职业学校文书档案主要是中等职业学校在行政管理过程中形成的具有保存价值的资料。它是中等职业学校档案工作的基础组成部分，对中等职业学校档案管理具有非常重要的意义。由此可见，档案管理对学校的稳固发展起着至关重要的作用。本文以新时代文书档案管理的特点为切入点，对中等职业学校文书档案管理的现状和做好文书档案管理的途径进行了详细的阐述。
一、做好文书档案管理工作的必要性
众所周知，文书档案管理工作具有非常鲜明的特点，那就是具有较强的专业性、政策性以及机密性。特别是在这个信息化的时代，做好文书档案管理工作，对促进中等职业学校的全面发展具有非常重要的意义。
（一）文书档案在中等职业学校的日常管理中起着凭证的作用。可以说文书档案是中等职业学校曾经开展过的一些工作的有力凭证，这就使得文书档案不同于其他文件，主要是由于它具有一定的法律效用。致使文书档案如此特殊的原因是它对中等职业学校发生的事件的客观记录。同时，它还能够完整的保留当事人的笔迹或视频音频等。
（二）文书档案具有一定的参考价值。正如前文所述，文书档案是对学校社会实践活动的客观、真实的记录，不仅有较高的真实性，同时还能为中等职业学校开展其他工作提供正反两方面的经验参考，对完善学校的活动方式提供了一些借鉴和帮助，具有较高的参考价值。
二、新时代文书档案管理的特点
（一）文书档案管理工作非常复杂。我们知道，文书档案管理的工作内容无非就是对各类资料的收集和保存。它主要的工作就是对一些资料的存档管理，这些资料包括事件的资料、活动过程、文件以及人事资料等。不仅要用各类载体对资料进行记录，在存放时也要进行分类，这是现代文书档案管理的方法。然而文书档案管理涉及到的资料种类非常多，致使文书档案资料非常复杂。由此我们也不难看出，文书管理的工作不仅过程非常繁琐，同时工作量是非常大的。
（二）文书档案管理的基础是文书工作。文书工作主要就是针对各类文件进行收集、记录、整理、立卷以及归档等的工作。可见，文书档案工作的开展也是文书档案形成的过程。所以，文书工作的工作质量直接影响着文书档案管理的质量。
（三）文书档案种类多样，档案载体多种多样。随着中等职业学校的不断发展，学校的文件资料越来越丰富，自然文件的种类也是多种多样的，比如行政管理、党群管理、特殊载体档案等等诸多方面。同时，随着科学技术的进步，文书档案的载体也变得多了起来，比如照片、视频、音频以及电子文件等。
（四）文书档案的管理具有公文管理的特点。公文管理的特点主要体现在标准化方面。同时，文书档案自己也有非常鲜明的特点，比如文书档案的服务性、保密性以及规范性。不仅如此，文书档案管理工作对资料的完整程度要求特别高。所以，学校文书档案管理人员在开展工作的时候要以高度负责的态度，以保障文书档案的安全。
三、新时代文书档案管理工作的现状
（一）中等职业学校对文书档案工作缺乏规范的管理。一直以来，很多学校和企业都对文书档案管理没有给予足够的认识，致使文书档案工作缺乏规范的管理，具体表现为：档案标题不准确、案卷内容不完整、档案不规范等现象。
（二）文书档案检索效率很低。我们知道，档案的检索方式无非就两种，一种是手工检索，另一种就是计算机检索。一直以来，大部分中等职业学校档案的检索方式还是沿用手工检索，这种检索方式相对于计算机的检索方式费时费力了很多。所以，加快推进中等职业学校档案检索传统模式的改革越来越有必要。
（三）文书档案管理人员的工作能力有待提高。随着中等职业学校管理的方式逐渐向着电子信息化的方向发展，特别是在电子信息技术已经充分应用在中等职业学校管理各个方面的情况下，以往文书档案管理人员的专业水平已经不能适应时展的需求。所以，文书档案管理人员操作计算机的能力水平，也是现阶段中等职业学校文书档案管理工作存在的主要问题之一。
（四）文书档案管理人员开发档案资源的力度不够。传统的文书档案管理的工作模式是工作人员只会被动地处理工作，一般停留在对档案的收集和保管上。对工作的热情不够，积极性也不高。这样的工作态度容易导致学校文书档案管理工作人员无法对文书档案的资源进行深层次开发和利用。
四、新时代做好文书档案管理工作的途径
（一）提高文书档案管理人员的责任意识。我们知道，文书档案管理是促进中等职业学校稳定发展的基础。所以，它对档案管理人员有着非常高的要求，档案管理人员不仅要有高度的责任感，良好的职业素质，专业的技术水准，同时还要有吃苦耐劳的精神。更为重要的是，档案管理人员的职责范围也是非常广泛的，比如要对资料进行收集、整理、记录、积累、鉴定以及归档等等。另外，还要具备使用电子信息技术的能力，以便提升自己的专业素质，从而促进自身工作能力的提高。
关键词 文书与档案管理课程 课程建设 文书工作 档案管理工作
中图分类号：G424 文献标识码：A
Instruments and File Management Course Construction
Based on Training Applied Secretarial Personnel
WANG Yinglu， PANG Mingxiu， GUO Ning
（College of Applied Arts and Technology， Tianjin University of Science & Technology， Tianjin 300457）
Abstract This paper discusses the building application-oriented secretarial personnel training programs， "Instruments and File Management" course. Mainly elaborates the overall design of the course concepts and ideas， this course is set in personnel training programs， teaching the implementation of this course， the process of evaluation of the course content. Fully discussed in various parts of the organic combination， and discusses the "Instruments and File Management" course rationality and importance in the administration of professional secretarial direction curriculum system， making it the key of training applied secretarial personnel.
Key words "Instruments and File Management" course; course construction; paperwork; file management work
我国高等教育从精英教育到大众化教育的进程中，应用型本科人才的培养是其中重中之重的一部分。如何提高应用型高级专门人才的培养质量就摆在了所有应用型本科教育工作者的面前。无论多么好的教育理念和构想，最终都要通过人才培养方案的制定及课程教学的实施来实现。在这一过程中，课程建设就是最关键的环节。
文秘专业方向的应用型高级专门人才的培养不是一蹴而就的，在其课程建设的系列环节中需要科学的课程理念、适用的人才培养方案、优秀的教材、合理的教学实施、完善的课程评价等。
1 科学的课程理念
结构主义课程观是应用型本科课程很好的指导思想和理念。看应用型本科人才的培养效果如何，不是看老师教了多少而是看学生掌握了多少，会运用多少。结构主义课程观很好地解决了传统教学中老师什么都懂，却不知学生会多少的困局。其理念认为老师教的是结构，学生学的也是结构，教师把新的知识镶嵌在学生已有的知识框架结构中，既便于学生的学习和记忆，又有助于学生灵活运用已学到的知识去改造世界。
具体到文秘方向文书与档案管理的课程实际中，如何把课程的主要内容以框架结构的方式传授给学生呢？我们将在教学实施环节讨论。
2 适用的人才培养方案
在应用型本科发展的初始阶段，很多应用型本科专业的人才培养方案是照搬照抄研究型大学本科专业的人才培养方案的，没有自己的特色和专长。在本部分中，我们将讨论文书与档案管理课程在文秘人才培养方案中的设置，以此为例说明要想培养出优秀的应用型高级专门人才，适用的人才培养方案是必要的，沿袭旧有的人才培养方案是没有出路的。
2.1 文书与档案管理课程在人才培养方案中的设置②
行政管理专业文秘方向培养方案初稿确定的文书档案类课程为档案学，定稿中的文书档案类课程为文书与档案管理。两相比较，我们认为文书与档案管理课程的确定更加切合学生的实际。
对于行政管理专业文秘方向的同学来说，文书的撰拟、文书的处理、档案的管理等是文秘人员的核心技能，需要单独开设文书写作和文书处理方面的课程，才能解决这一问题。所以在文秘方向的人才培养方案中，把文书的拟写和处理分别开设在两门课中。在征求了有关专业教师、学者及相关企事业单位从事文秘岗位群工作的资深从业者之后，确定关于文书拟写的课程定为实用文书写作，关于文书处理的课程定为文书与档案管理。
2.2 文书与档案管理课程的重要性
（1）社会的需求决定本课程在人才培养方案的重要地位。社会对文秘岗位群中从事文书档案工作的人才需求从来都没有缺少过，但是现在社会上的企事业单位从事文书档案工作的人员出现了断层。企事业单位中从事该类工作的人员中，专业知识扎实、技能熟练的人员一般年龄相对较大，年轻人一般知识不系统，技能不专业。由于文书档案工作本身所具有的枯燥性、程式性，办文的人员需要严格按照文书档案的流程办理，没有太多乐趣可言，所以造成愿意做该工作的人员稀少。（2）文书档案工作的性质决定了本课程的重要地位。文书档案工作是一份技术性专业性非常强的工作，需要从事该工作的人员具备严谨、细致、规范的专业素养。所以，对文秘人才，尤其是对具备文书档案专业知识的人才的培养很有必要。
2.3 本课程与其它课程的关系
由于文书与档案管理课程的重要地位，所以在修订的文秘人才培养方案中把其放在该专业方向学生第六学期的课程中，在整个人才培养方案中起到承前启后的作用。
2.3.1 本课程与先修课程的关系
（1）本课程与实用文书写作的关系。实用文书写作是行政管理专业文秘方向学生第四学期开设的课程，与本课程有着最为密切的关系，学生在修学了文书的撰拟之后，才有可能明白文书的处理工作。不学习实用文书写作，文书与档案管理课程就无从谈起。把文书的撰制与处理分别放在两门课中讲授，使得文秘方向的学生在文书的写作与处理方面拥有更加扎实的基本功。
（2）本课程与秘书理论与实务的关系。秘书理论与实务是行政管理专业文秘方向学生第二学期开设的课程，与本课程也有着极为密切的关系。因为文秘工作是由三个模块组成的，分别是办文、办事、办会，文书的撰制与拟写贯穿在这三个环节当中，尤其是办文的模块，更体现了本课程与秘书理论与实务课程不可分割的联系。
2.3.2 本课程与后续课程秘书综合实训的关系
秘书综合实训课是对文秘方向学生核心技能的综合实训。该课程会对学生的办文、办事、办会能力进行综合培训。综合实训中的办文环节包括文书的拟写与处理、文件的整理与归档、档案的管理等方面的工作。这些环节当中，除了文书的实际拟写工作非本课程授课范围，其他都是本课程的讲授重点。可见，本课程与综合实训中的办文工作密不可分。
3 优秀的教材
有了科学的课程理念作为支撑，适用的人才培养方案作为保证，培养应用型文秘高级专门人才课程建设的第三个环节就是要有优秀的，遵循课程理念的教材。按照结构主义课程观的理念，我们将本课程转换成如下结构。
3.1 文书与档案管理课程的总体知识框架
文书与档案管理分为：纸质文书工作与档案管理工作;电子文件与电子档案。电子文件和电子档案工作是在纸质文书与档案管理工作理论和实践的基础上形成的。
文书工作包括文书概述、文书的撰拟与制发、文书的处理、文书的整理归档。
档案管理工作包括档案概述、档案的鉴定、档案的收集、档案的整理、档案的保管、档案的提供利用。
在文书与档案管理的课程结构中，文书的整理与归档工作是整个文书与档案工作的连接部分，起着至关重要的作用。它不是单位中档案室的工作，不能等到文件统一归档的时候再做。由于它的核心作用，这一章处于整个课程体系的中间环节。
3.2 基于课程结构的教材
目前，适合于培养应用型本科文秘人才的文书与档案管理课程的教材不多，更多的是高职高专类关于该课程的教材。在仅有的大学本科的关于该课程的教材中，基本上还是沿用研究型大学或高职高专类院校教材的底本。在条件成熟的情况下，我们将编写更加适合应用型文秘高级专门人才培养需要的课程教材。
4 合理的课程实施
文书与档案管理课程是行政管理专业文秘方向大三学生的专业必修课程，其重要性毋庸置疑。这就要求在课程实施过程中从教师和学生两方面共同努力，构筑学习共同体，才能取得预期的效果。我们将以课程结构中的实用文书写作与文书与档案管理课程的结构融合来说明本部分内容。
4.1 教师方面
实用文书写作是文秘学生大二第二学期的课程，文书与档案管理是文秘学生大三第二学期的课程。两门课程都是为了培养该专业方向学生办文能力，如果只开设其中一门课程，对于办文工作来说是有极大缺陷的。按照课程指导理念，教师若将两门课程囊括在一个结构中，将大大提高学生的学习和运用知识的效果。
文书与档案管理课程包括文书工作与档案工作。文书工作包括收文处理程序和发文处理程序。发文处理程序又包括草拟、审核、签发、复核、缮印、登记和分发等环节，而《实用文书写作》中的文书拟写只是发文处理中的一个环节，即草拟的环节。这样，教师在学生旧有知识框架的基础上，将新的内容不费吹灰之力就镶嵌进去了，就会起到事半功倍的作用。
教师在课程内容整合的同时，要注意对学生进行课程理念的渗透，运用各种教学方法和手段，在授课之初就指导学生建立自己的知识结构。
4.2 学生方面
学生作为学习共同体的另一部分，必须从自身做起，积极主动地通过各种形式学习和运用知识。对于没有建立自己知识体系的学生，要在教师的带领下，尽快建立文书写作与处理的知识结构;对于已有自己知识体系的学生，要在教师的指导下，将文书工作与档案管理工作的内容和相关课程的内容有机地结合，尽快构筑更加完善的网状知识结构。
5 完善的课程评价
要改变传统大学课程评价中一次考试定成败的模式，必须采用过程性考核的综合课程评价体系。完善的过程评价体系是和教学实施紧密联系在一起的。学生每一次的积极参与，每一次的小作业，每一次的阶段考核都应在最后的分数中占有一定比例。这样，就避免了部分学生平时不重视，临到考试抱佛脚的现象;同时也避免了个别同学铤而走险，用作弊的方式来弥补平时学习中的不足。如此，促使学生抓住平时的每一堂课，变被动为主动，这才真正达到了课程建设的目的。
注释
① 本文基于天津科技大学行政管理专业文秘方向学生人才培养方案中《文书与档案管理》进行教学设计。
② 行政管理专业文秘方向学生的人才培养方案是在原行政管理专业学生的人才培养方案的基础上修改调整形成的。
参考文献
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[2] 张楚廷.结构主义课程观剖析[J].教程・教材・教法，2007（1）：89-92.
[3] 高庆殿，王艳，齐龙波.《文书与档案管理》课程实践教学体系研究[J].兰台世界，2010（8）：41-42.
关键词 文书档案 档案管理 档案工作 原则 方法
文书档案是机关团体、企事业单位进行科学管理、经营决策、问题处理、信息交流、研究开发等活动的重要载体。文书档案为学校管理、教学、科研等实践活动提供了第一手资料，也为学校领导决策提供了科学依据。做好文书档案工作是提高工作质量和工作效率的必要条件，也是维护历史真实面貌的重要工作。随着教育改革的不断深入，学校文书档案工作的内容和范围也在扩大。文书档案工作需要不断适应工作变化的需要，如何以更加科学、合理、高效的原则和方法开展文书档案工作，是摆在文书档案管理工作人员面前的重要课题。本文通过分析当前文书档案管理工作的现状和不足之处，探讨了做好文书档案管理工作的原则和方法。
1 文书档案管理工作的现状和不足
1.1 对文书档案管理工作的重视程度还不够
文书档案工作不像其他工作那样容易出成绩，因此一些领导也不大愿意更多地投入和关注，仅仅要求保管好文件，确保档案信息不外泄、无遗失，需要时可以及时提供参考即可。这些想法造成文书档案管理工作不被重视，也直接影响到档案管理工作人员的积极性，导致工作质量不高。
1.2 文书工作与档案管理存在脱节现象
文书工作与档案管理，在实际工作中实行分块管理，这无形中拉大了两者之间的距离，导致文书工作人员档案管理意识薄弱，而档案工作人员也很少关注文书工作，使两方面的工作存在脱节现象。公文格式和处理方面也存在着不合理、不规范的情况，使现有的文件档案内容繁琐、形式多样，不利于分类、保管。
1.3 各部门之间对档案工作缺乏配合和协作
文书档案分散在各个科室部门，归档时需要广泛收集，但各部门往往不太配合和协作。一些部门觉得自己留档方便工作，于是不愿意将文件资料交付档案管理人员统一保管。由于得不到相关部门的配合和支持，也影响到一些档案管理人员的工作积极性，导致一些重要文件档案不能及时归档，长期下来，一些重要文件档案容易流失和不能归档。
1.4 档案收集整理不规范
一是所收集材料不规范，文书人员文件处理、版记和用纸不规范。不按照《国家行政机关公文格式》规定，如错用文种，格式不对，无标题、著名、编号、时间；文件用印不当；无主题词或主题词不准确；行文不规范；公文纸张克度不够，纸张大小、装订不符合要求；底稿书写用纸不规范等。
二是归档文件整理不符合规范和材料不完整。《中华人民共和国档案行业标准归档文件整理规则》对归档有明确规定，但文书人员在实际操作过程中不按照要求，如归档材料使用字迹易消失的传真纸，不用复印纸；只重视收集纸质材料，忽视其他材料，只收集正文，不收集附件和说明等。
以上问题，给档案管理工作带来许多不便，也直接影响到档案的质量和使用效果。
1.5 档案“重藏轻用”的习惯未得根本改观
受传统思维习惯的影响，许多单位重视档案的收集、整理、鉴定和保管等环节的业务，而忽视对档案资源的开发和利用，使文书档案的价值未得到充分的发挥。
2 做好文书档案管理工作原则和方法
2.1 提高文书档案管理工作的地位和认识水平
提高文书档案管理工作的地位和认识水平，是做好文书档案工作的前提和保证。档案工作者应积极主动地向教职工尤其是学校领导做好档案管理工作重要性的宣传工作，提高大家对档案工作的了解和认识水平。学校领导需要足够重视文书档案管理工作，一是要建立健全相应的规章制度，加强文书档案管理工作的监督和检查；二是增加物质投入，提高文书档案管理的信息化和规范化水平；三是将文书档案管理工作纳入到学校正常事物工作中，提高文书档案管理工作的地位和影响力。
2.2 推动和实现“文档一体化”
“文档一体化”是把文书工作与档案管理工作融合在一起，加强档案部门对文件管理的超前控制，既保证档案质量，也简化档案部门的工作流程，提高工作效率[2]。其做法是在公文生成制发至归档管理全过程都使用计算机管理系统，生成公文部门按档案管理及归档要求以统一格式输入和输出，从而实现文书档案生成一体化和管理一体化。现阶段纸质文件和电子文件并存，档案部门需要同时收集纸质档案和电子文件档案，两者共同管理。
2.3 加强各部门之间的沟通与协作
档案部门和文书生成部门都应当围绕文书档案管理工作的大局，加强各部门之间的沟通与协作，才能确保文书档案管理工作的质量和效率。档案管理工作人员应经常主动同其他科室部门的同事保持沟通，既要明确文书档案收集的范围和要求，也要尽量帮助其减轻工作量，以获得对方最大限度的理解与支持，从而共同把文书档案管理工作做好。
2.4 档案管理工作规范化和标准化
档案管理工作的规范化和标准化是实现档案管理现代化的重要环节，其原则是：⑴坚持和贯彻“档案工作实行集中、统一管理”的原则；⑵在上级和本单位主管部门统一规划和指导下进行；⑶提高档案工作标准化的科学性。档案工作标准化应在硬件建设和做好文书处理环节的规范化、标准化建设上下功夫。“文书部门立卷”是推进档案工作规范化、标准化的关键环节，要做好及时归卷、及时收集、及时分类工作，避免积压。
2.5文书档案管理要注重创新
墨守成规是不能使文书档案管理工作进步和完善的，改革发展和信息化使文书档案工作面临新的机遇，所以应抓住机遇力求创新。可在以下几方面创新：⑴机制创新，建立主动参与机制、自我营销机制及互动、衔接、协调机制。⑵优化文书档案队伍建设。一是要加强文书档案管理队伍培养，首先是提高档案人员的业务素质和综合素质；二是要建立优胜劣汰的用人机制。⑶提高创新意识，变等、靠、要为主动进取。⑷通过技术创新，提高工作效率。
2.6加快档案信息化建设，提高档案现代化水平
文书档案信息化建设，是适应当前信息化发展和档案管理现代化的必由之路，学校档案管理工作应当抓住这个机遇，大力推进。从以下几方面开展信息化建设：⑴按照系统论和集成化的要求，提高系统的整体水平。⑵建设系统数据库。⑶选择合适的技术路线，满足经济合理和技术先进的原则。⑷做好相关人才队伍的建设。⑸实行统一管理和人机结合的原则。
3 结语
在新的发展形势下，学校文书档案管理工作需要克服和改变陈旧落后的观念和行为，不断创新和提高管理效率，采用规范化和标准化的工作方式，加强各部门之间的协调与配合，加快学校档案信息化建设的步伐，提高文书档案管理的现代化水平，以适应新时期档案事业发展的需要。
参考文献：
[关键词]医院；文书档案；管理；特点；现状；策略
近年来，医疗体制改革的不断深入，医院在经营管理工作中所面临的内部环境和外部环境发生了较大的变化，这就对医院的管理工作提出了更高的要求。医院公文档案管理作为医院管理工作中的基础性工作，医院文书档案是对医院发展历史的重要记载，是确保医院能够良性发展的重要信息依据，这就对文书档案的完整性提出了更高的要求。因此，需要强化医院文书档案的管理工作，使其为医院的健康、持续发展起到重要的保障作用。
一、医院文书档案管理的特点
医院文书档案不仅记载着医院的发展史，更是医院重要事件与公文活动资料的汇总，因此在医院发展和管理工作中发挥着非常重要的作用。新时期医院文书档案管理工作具有以下特点：
（一）规范性。文书档案多以领导部门的公文为主，因此在管理工作中需要严格对公文的类型、检查和传递等方面进行严格规定，确保实现对公文的规范性管理。
（二）服务性。医院文书档案作为医院及部门各项决策的重要依据和参考，其具有较强的服务性，因此需要在文书档案管理工作中更好的对其服务性进行重视，进一步对文书档案管理工作进行优化，提供工作效率，从而更好的为患者提供便利的查询服务。
（三）保密性。文书档案是对医院重要事件的真实记录，同时也是各项公文活动资料的汇总，可以说医院内部的许多重要信息都会由文书档案记录下来，这些信息作为医院的内部信息资料，具有一定的保密性，一旦发生信息的泄露，则会对医院带来不良的影响，不利于医院的健康、持续发展。
二、当前医院文书档案管理的现状
（一）文书档案管理基础较差
长期以来医院文书档案管理都处于封闭的状态，更重视于保管工作。而且不同时期对文书档案管理质量要求也不同，档案缺乏统一的整理规则，再加在医院发展过程中，对档案工作缺乏重视，经费严重不足，档案管理人员整体素质较低，这就导致医院文书档案管理基础较差，不利于各项档案工作的顺利开展。
（二）文书工作与文书档案工作脱节
在医院管理工作中，文书和档案处于分块管理的状态，这就导致文书工作与档案工作存在许多脱节的情况，无法实现有效的衔接。同时医院文书人员由于自身档案意识淡薄，在日常工作中，往往存在着不能及时进行收集，收集范围不明确等问题，同时还存在着用纸、装订、附件、办理程序及编号不规范等情况，文书处理的质量不高，这就文书档案收集工作的质量带来了较大的影响，不利于文书档案利用工作的开展，同时还会对文件价值鉴定及文件之间的有机联系带来较大的影响。
（三）文书档案管理意识不强
文书档案管理工作需要由文书人员和档案管理人员共同完成，但在实际工作中，文书人员自身档案意识淡薄，档案人员也没有履行对文书人员的指导和监管职责，这就导致文书档案存在许多不规范的地方，不利于文书档案管理工作的开展。
（四）文书档案管理不规范
医院发展过程中，对于文书档案的归档一直没有明确其范围，这就导致工作人员对于文书档案归档界限在认识上较为模糊，在实际工作中，档案不能及时归档的现象较为常见，档案极易发生毁损和丢失。同时在当前文书档案管理工作中信息化技术应用水平不高，管理手段较为落后，这就导致医院文书档案在检索、查阅过程中受到诸多的制约，对档案的服务性带来不利影响。
二、新时期提高医院文书档案管理水平的策略
（一）提高医院文书档案现代化管理意识
医院应该具有文书档案的现代化管理意识。从医院管理角度来讲，重视文书档案管理需要从领导做起，只有领导对文书档案管理的重要作用有了深刻的认识，才能让档案人员对文书档案的管理形成科学管理意识。在现代化科技信息发展过程中，医院文书档案管理者必须通过职业素养提升来熟练运用计算机技术强化医院文书档案的现代化管理，既为医院的医疗服务提供资料查询帮助，又能让医院文书档案管理水平更一层楼。所以，作为文书档案管理者，应该具有高度服务意识，认真收集、整理、管理医院文书档案，加强档案的汇编与分类工作，让医院在医疗服务中有据可依、有章可循。
（二）优化文书档案管理工作
在科学技术的发展影响下，医院医疗卫生体系的改革正在持续进行，在目前形势下，医院的文书档案管理需要通过现代化技术设备更新来提高工作效率，以促进文书档案管理科学化。医院应该完善文书档案信息管理系统，利用计算机、微缩、光盘之类的多介质兼容，对文书档案的全文进行扫描存入，对文书档案的案卷级以及文件级等多方面信息进行存储和检索，以节省医院文书档案管理资源，节省检索时间，将检索中的认为失误率降低，保证检索准确率，优化医院文书档案管理效率。
（三）以制度保证医院文书档案管理质量
规范、完善的文书档案管理制度是确保医院文书档案管理工作制度化、规范化的重要保证。医院需要认真执行国家档案局的管理政策，从自身的实际情况出发，对文书档案材料的规范范围、保管时间进行明确规定，通过正确界定范围、准确划分管理期限，使医院文书档案可以准确地反映医院情况。加强文书档案管理的工作执行力，使文书档案管理切实为医院的医疗卫生事业发展服好务。将文书档案管理制度落到实处，院长牵头、分管领导负责、档案管理部门逐级负责，加强文书档案管理的监督考核，以便于使文书档案管理制度真正得以落实。
（四）提高医院文书档案管理者的素质
医院需要全面加强档案管理者的职业素质，通过讲座宣传、考察交流、培训等方式来提高档案管理者的专业能力以及管理素质。引导他们通过现代化的新管理方法来落实文书档案管理，同时可以利用现代电子技术管理方式来优化文书档案管理效率，使文书档案管理和医院的可持续发展同步进行。
三、结束语
加强医院文书档案的管理，不仅需要医院领导要对此项工作给予高度重视，加大资金投入，同时，档案部门要加大对专业档案业务知识的培训，全方位提升文书档案管理人员的综合素质；另一方面，要加强医院内部各部门间的管理与沟通，充分利用计算机和网络技术，改进服务方式和手段，真正实现文书档案管理的飞跃。
参考文献
[1]张爱曾.医院文书档案管理和利用[J].中国社区医师，2014（10）：56.
关键词：中职学校；文书档案；管理现状；解决对策
引言
档案管理工作实施起来较为繁琐、复杂，且需要很长的时间来整个各项资料，文书档案管理作为档案管理工作的一个重要部分，对于管理中各项资料收集、整理起到很大促进作用。而档案开发、收集、整理等作为中职学校开展管理工作的核心内容之一，尤其是文书档案对学校教学、科研、发展等均起到重要作用，对学校的管理、建设工作也会产生很大影响。因此，本文从当前中职学校文书档案工作的现状着手分析，针对存在的问题，重点探究具体的应对措施，以进一步提升文书档案管理工作质量及工作效率。
1.关于中职学校文书档案管理工作现状分析
1.1中职学校的档案管理制度还需不断完善
中职学校管理工作中，文书档案管理工作是其中一个部分，其管理不当直接反映出学校的管理工作不够严谨、制度不够健全，缺乏高效的管理制度行为约束，易降低管理工作效率。如：学校管理人员在收集、整理文书期间，各个部门管理人员未及时沟通，造成合作不顺畅等，均会影响管理工作进度及水平；在调取、使用文书的过程中，其管理条例、程序等不够成熟，使文书调取过程较混乱，会造成文书遗失的现象，从而影响学校文书档案管理工作的有序开展。
1.2中职学校文书档案资料收集较分散
目前很多中职学校的高层管理者，对于学校内部的文书档案管理工作并未引起重视，且关注度非常小，他们更多的注意力都集中于提升学校的教学水平方面。此种管理状态长此以往，将影响各业务部门文书档案收集整理的重视程度，以致没把档案收集、整理等过程直接纳入到主要工作组成中，这就容易降低管理人员的工作主动性，且易引发文书档案收集、整理不够完整，很多资料较分散等问题，严重的使文书档案的收集和档案管理工作间的衔接出现问题[1]。这主要因为文书档案管理和普通档案管理之间即有联系又有区别，若二者难以较好地衔接，则会导致档案管理工作相互脱节，从而影响中职学校的整个档案管理工作的开展。
1.3中职学校对文书档案管理工作者培训不足
中职学校在开展文书档案管理工作时，未对有关管理工作者提出较严格的要求，且日常管理工作中缺乏对档案管理工作者的重视程度偏低，未对其做相应的培训，仅仅把培训重心转移到学校教师培训上。更有甚者，很多中职学校的文书档案管理工作主要由学校教师兼职，在未经专业培训的情况之下，使得文书档案管理者的工作效率、工作质量等受很多影响，这就很难满足学校日常文书档案管理工作。
1.4中职学校文书档案管理信息化程度偏低
中职学校因受资金投入、管理方式等因素限制，使学校开展文书档案管理工作时，常常出现档案室基础设备与标准不符、安保标准地、现代化、信息化水平低等，从而影响文书档案管理现代化程度，尤其在互联网技术、计算机技术等方面，文书档案管理部门的现代化水平较落后，而上述因素会大大降低学校文书档案管理工作效率。
2.改善中职学校文化档案管理的核心措施
2.1完善中职学校文书档案管理制度
制度作为一种使各项工作按照计划达到预期设定的目的、需人们一同遵守的行为准则，对人们的日常行为起到一定的规范作用。首先，在开展文书档案管理工作的过程中，中职学校应坚持以制度作为管理规范，仔细熟知各档案法、不同种类公文的处理办法，按照相关部门的公文管理规定，提出相应的管理方法，并整合以往的规定，构建一体化、规范化的文书档案管理策略。同时要将文书档案管理办法纳入单位部门规章，进一步提高管理人员对档案管理执行程序的统一性，提高办事效率和办事质量，减少工作复核量。
其次，制定规范、统一的管理方法，可使整个文书档案工作做到有据可依，有章可循，且制定可文书档案管理方法后，管理者需在文件形成初期，严格检查、鉴定、分类、归档文书编号，以做好档案管理有关工作，缩减重复工作量，确保档案和文书协调；最后，中职学校文书档案管理者需全面、细致地检查案卷，将学校中无用的文件完全剔除，重新整理、归类案卷，尽可能地把有联系的文件整理在一起，以使案卷更加规范化。同时文书档案管理者需规范文书题名，在记录各资料的简称时，需规范有效，保证检索文书资料的准确度，在管理文书档案时健全规章制度，使工作流程更加规范化，从而提升学校文书档案管理工作水平。
2.2促进中职学校档案管理和文书档案工作间的协调
中职学校内部的档案管理和文书档案管理工作即存在一定的联系又互相区别，对此，想要提升文书档案管理效率，就需先做好学校普通档案管理工作。文件作为档案基础，档案属于文件的归宿，学校文书工作水平对于文书档案管理水平会产生直接的影响，因此，学校的文书工作者需具备相应的档案管理意识，在执行归档制度的过程中，应保证整个档案文件完整、准确，并以文件资料收集、整理工作为准，促进档案室内工作人员和管理者之间的联系，使各个工作者做好各自的档案审查职责，从而做好学校的文书档案管理工作[2]。
2.3加强对中职学校文书档案管理人员的培训
针对中职学校的文书档案管理者，其职业技能、档案管理意识施做基本的要求，这就需学校加强对档案管理者的培训，以增长其见识，同时多思考一些问题，以提升其认知能力，同时学校需告知档案管理者不断学习、思考，以培养管理者的各方面能力及提升其综合素质。现在大多数中职学校教师、各部门管理者入职后，均会对其做相应的培训，时间在15-30天左右，主要便于相关工作者尽快地熟悉自己的工作环境，同时也为进一步培养及锻炼工作者的工作能力。中职学校的文书档案管理工作虽然表面上看比较简单，但是内容较多，所涉及的数据资料也非常多，管理起来任务较繁重，需综合素质高且专业技能较强的管理者才可胜任。
2.4促进中职学校文书档案现代化管理
中职学校以往的文书档管理方法，尽管确保文件和文件间互相联系，这样能确保单份的文件不会磨损、遗失，其保密性、安全性均能保障，但在互联网普遍运用的环境下，学校以往的管理方法在文书管理中的缺点慢慢凸显出来，这就难以确保案卷质，对学校文书档案销毁、利用及鉴定等方面会产生很大影响，且难以适应互联网管理需求。
对此，以互联网技术实现中职学校文书档案现代化管理非常关键，首先，中职学校文书档案管理者应选取与学校文书管理工作相符的软件，以计算机对文书档案做相应的整理、编号、立卷等，并构建检索、查阅引擎，并对接好文书档案管理系统和OA系统，以实现两系统间无缝对接，确保电子文件中的数据信息可录入系统当中[3]；其次，文书档案的计算机的检索工具运用较多样化，能使档案由文件级顺次向档案专题、案卷等级别发展，利用多角度、多层次检索体系，可加大检索工具的覆盖率，从而使检索工具及时、快速、准确地提供所需文书档案，最终提升文书档案利用率。最后，应计算机技术在中职学校构建相应的文书档案管理网络系统，进一步规范管理各种文书档案，且运用档案系统于各部门间较好地传递文件、资料，以实现文书档案资源共享。
3.结语
综上阐述，中职学校的文书档案管理是学校展开各方面管理工作的关键部分，也是学校朝着规范化、制度化发展的重要标志，只有做好文书档案管理工作，不断健全管理制度，提升管理者的管理意识，运用现代化技术构建文书档案管理系统等，才能进一步提升中职学校文书档案管理效率及管理水平，最终适应当前学校文书档案管理事业发展需要。
参考文献
[1]王山.学校人事档案管理工作的规范化与数字化[J].环球市场信息导报，2013，24（4）：23.
1.文书和文书档案。
文件是档案的前身，档案是文件的归宿。文书档案是办理完毕，且具有保存价值的文书。其重点在于“具有保存价值”，这就说明，有一部分的文书可以成为文书档案，而余下的那部分，就只是“文书”。这就存在文书档案归档范围和文书档案鉴定的问题。企业的实际操作过程中“，有文必档”的现象普遍存在。“有文必档”带来的是人力、物力、财力和时间的浪费。将很多不需要归档的文书归为文书档案，忽视了档案的有用性。档案学理论一直强调档案是有价值、有用的文件，是留存以备查考的历史文件。企业文书档案的归档范围必须明确，必须是那部分由查考利用价值的文书。2006年颁布的国家档案局八号令本着“对历史负责，为现实服务，替未来着想”的原则，明确规定了机关文书档案归档和不归档的范围。其中指出“上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等”不属于归档范围。此外“，本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿”也属不归档范围。很多企业认为档案的齐全完整就是文件的历次修改稿都要留存，因此，在企业文书档案的整理过程中，一份文件的修改稿都放入其中。这是不必要的，文件的修改稿只是文件制作活动的反映，真正有价值、促进实践活动开展的是文件的最终稿。故文书档案只归文件的最终稿即可。从文书到文书档案需要档案整理人员的鉴定，这对档案人员的素质要求是较高的。档案人员要清楚地知道文书和文书档案的界限，熟悉文书档案的整理规则，认真参照国家和企业的文书档案整理分类方案，剔除不属于归档范围的文书，保留有价值、有参考的文书，保证文书档案“收集齐全、整理规范、安全保管、合理使用”。
2.文档一体化。
文档一体化已不是一个新的概念，很早就有人提出文档一体化，而它的实践却不尽如人意，往往是文书工作和文书档案工作脱节。在企业的文书档案管理中，文档一体化能起到简化流程、提高效率的作用，文档一体化的呼唤应该更加强烈。在文件生命周期理论中，文件从其形成到最终销毁都叫文件，无论是现行文件、半现行文件还是非现行文件。文件所呈现的价值有第一价值和第二价值之分，由于大多数企业档案不进馆，企业的文书档案就保存在企业的档案室，因此其呈现的价值就只是第一价值。一份被判定有价值的文书，其成为文书档案之后，只是在称呼、保管方式等发生了改变，最重要的是，这份文件的内容并没有改变。无论其是在文书处理处理系统还是档案系统中，它的内容始终是一样的，一样都具有价值，一样都是对本企业而言的第一价值。只是其价值的呈现方式不同而已：在文书系统中，它推动的是文件中所指活动的开展；在文书档案系统中，它的现行价值已经结束，它呈现的是为类似的活动提供参考的价值。为提高文书档案的整理效率，就要实施文书档案的“前端控制”，也就是说，把文书档案的管理要求纳入到文书处理程序中，以保证档案的齐全、完整。文书档案管理过程中，要重视档案人员对文书人员监督作用，以明确文书档案收集范围；保证文书档案及时收集、用纸规范、装订规范、原稿齐全、附件不残缺等。借此把好了文书档案的质量关，为文书档案的整理工作打下坚实的基础，减少文书档案整理中不必要的麻烦，最终促成了文书档案的有效管理。
3.电子文件和数字化文件。
计算机的普遍应用，带来了电子文件的出现。电子文件形成于电脑之中，是以数字代码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统存取并可在通信网络上传输的文件。在文书档案的整理流程中，要求档案数字化，扫描成为工序之一。数字化文件是利用扫描仪等设备将文件进行扫描，并以tif、jpg等图片格式存储于电脑之中而形成的。由于电脑是企业必不可少的办公设备，文件都是在电脑中形成，而后打印成纸质稿进行文书处理的。可见，文书档案的内容与形成于电脑之中的电子文件是没有区别，与扫描后形成的数字化文件也没有区别，那么，数字化是不是一道多余的工序呢？笔者认为，既然企业文书档案整理的最终目的是为了便于企业的查找、利用，那么，与数字化文件内容一致的初始电子文件也可以与文书档案的录入数据进行相应挂接，当然，这需要技术上的可行性。如果这种技术是可行的，就可以省略扫描这一工序，简化企业文书档案的管理流程，提高企业文书档案的整理效率，更方便了企业文书档案的有效利用。
4.单机版软件与网络版软件。
企业文书档案管理软件有单机版和网络版之分。目前，大多数企业所使用的是单机版软件，单机版软件的优势在于可以用vfp命令来对扫描后形成的数字化文件与系统中的录入数据进行挂接。而其缺点也是显而易见的：单机版软件容错能力差，可以毫不留痕迹的将其中的数据删除；分录在几台电脑中的数据，需要用命令来合并、排序，稍有不慎，容易引起数据丢失；单机版软件虽然也有文书处理这一菜单，但企业大多还是采用自己的办公自动化系统来处理文书。经过对比分析，网络版软件具有更大的优势，尤其是在网络覆盖率高的今天，企业应该推崇使用网络版档案管理软件，以便于多人同时查阅文书档案、提高企业文书档案的利用效率。
企业文书档案是企业各项活动的真实历史记录，对企业来说，具有重要的凭证和参考作用。笔者从理论上分析其可行性，提出了其在实践中的合理性，以期能够推动企业文书档案管理流程的简化、管理方式的实用与利用效率的提高。
本文作者：刘静 单位：阜矿集团五龙煤矿档案室
【中图分类号】G272.2 【文献标识码】A 【文章编号】1004-7484(2010)08-0b-02
收集工作是整个档案工作的基础和关键,收集工作的好坏,直接关系到档案形成的完整与否。俗话说:“巧妇难为无米之炊”, 在最初的档案收集过程中,如果收集不全,何谈日后的鉴定、 整理及提供利用?所以,收集工作是整个档案工作的基础和关键。文件材料收集不全的现象仍或多或少地存在着,并且直接影响文书立卷的质量。这个问题应当引起我们大家的重视。要解决这个问题,首先应分析造成材料收集不全的原因,接下来才有的放失,把问题解决好。
1 当前收集工作存在的主要问题
单位领导是档案管理现代化建设的决策者,决定着该单位档案工作管理的命运和前途。然而,有些单位领导在归档意识上不重视,很容易造成重要文件不能及时归档的问题出现。如开会带回的文件材料不及时交文书保管,而是把经常需要参考的文件带在自己身边,不注意对其进行妥善保管,更有甚者,随手便将文件材料扔进纸篓。这样,稍不注意,就会把文件损坏或将其丢失。势必造成文件材料归档不够齐全完整。文件缺件较多,不能按时移交归档,造成案卷无法编号、输入微机,影响档案工作其他环节的正常展开。针对这些问题,文档人员有必要从对工作高度负责的角度出发,向领导讲明道理,讲明立卷归档范围及其档案的作用和意义。而对于领导经常用的文件材料可提供复印件给他们,这样用起来放心大胆,用旧了可以再复印,丢失了可以再补。同时还要严格落实立卷规章制度管理。档案部门和业务部门要按规定,对应立卷归档的文件材料进行认真清理,由承办部门立卷完毕,经档案部门审核无误后办理交接手续。这是在正常情况下进行归档工作的主要形式,也是档案部门开展归档工作的经常性任务。在归档过程中,档案人员要按收发文登记督促,指导文书立卷人员按登记如数移交。确保单位文件材料收发处理的总记录。
2 内部机构各自为政的问题
加强组织领导。档案管理现代化建设是一项系统工程,决不能各自为政,必须加强组织领导,搞好宏观管理。加强档案意识和法制观念,认真贯彻《档案法》。现实中,有的单位领导依法治档的自觉性不高,对档案工作没有引起足够重视,依然存在“说起来重要,做起来次要,忙起来忘掉”的现象,致使出现该归档的文件材料没有归档等违法现象发生。笔者在整理基层文件材料过程中发现,有些归档的文件材料只有复印件而没有原件。问明情况才知道,是内部科室将文件的原件留了下来。他们认为,这类文件与本科室关系密切,自己保存原件放心,而没有认识到原件交到档案室集中统一管理是最有效、最安全的。在这种情况下, 文档人员应主动协调好科室与科室之间的关系,讲明集中统一管理档案的好处,并把有关档案管理的规定反复说给他们听,让他们引起足够的重视。同时,抓住关节点及时归档,文件材料的立卷归档是文书工作的最后环节,同时又是档案工作的起始环节。可以说,立卷归档有保存价值的及时移交档案室归档 。对于本单位召开的重要会议,因涉及多个部门承办,承办人员应主动整理立卷移交档案部门,对于密级较高的会议,为了使会议文件技能按时立卷归档,又不泄密,归档后要严格控制利用范围。在文书立卷之前,要下好通知,让各科室把已经形成的或已阅办的文件材料(原件)及时送交档案室集中立卷,以确保文件材料的完整与齐全。做好利用工作,打消利用者的顾虑。主动地为利用者提供档案信息服务。
3 基层文档人员业务不熟或责任心不强的问题
档案人员专业素质不高,业务技能不强,也是造成档案工作不能健康发展的主要原因。有些新上岗的文档人员,由于对文书立卷的基础知识掌握不牢,平时的收集工作就没有做好。如请示、批复不在一起,底稿与正稿分家,正件与印件不完整。如果遇上不负责任的文档管理人员,文件材料不能及时理顺归档,就会随着时间的推移而将其丢失,人为地造成立卷工作中的“脱节”现象。解决这个问题的办法除了档案行政管理部门在文档人员上岗之前加强业务培训外,还要建立健全管理制度。设立档案人员岗位责任制,确保有关法规和制度落到实处,制定有效措施明确责任,依法管理,做到有章可循,有法必依,使之逐步变成自觉行为,确保档案管理工作跟上单位进程。
总之,基层档案收集不全的问题是多方面的,需要我们广大档案工作者共同努力,这项工作既需要档案行政管理部门的宣传、指导、监督,更需要各单位文档人员不断学习新知识,提高业务能力,把可能在立卷过程中出现的问题,消灭在平时的工作中。只有这样,才定能提高工作效率,有效地保证立卷工作的质量,以此赢得利用者对立卷归档的支持。
作者单位:山东省青州市人民医院262500
关键词：文书；档案工作；管理技术；现代化
文书档案是反应社会各个时代，各个阶层的主要政治活动和制度的记录过程，是随着社会发展过程中逐步完善和形成的对社会发展的各个阶段进行合理记录的主要载体。各文书档案记录了一个社会组织在生产过程中各个阶段的重要管理活动和各个业务开展状况，是社会发展过程中主要的体现形式。文书档案管理是通过由各种已经完成的活动中能够具有保存价值的文书整理形成的，是历史的客观记录，是用来来反映在某一时期领导的决策、部门建设、研究开发、问题处理等的过程和成果。
一、争取领导重视是做好文档工作的前提
1、爱岗敬业，争取领导的重视。领导是否重视文档工作，在很大程度上取决于对文档人员工作的满意度。因此，要想使单位的文书档案工作有起色，首先要争取领导重视，文档工作人员还要注重完善自我，热爱本职工作，忠于职守，忠实肯干，发挥主观能动性，干出业绩，干出水平，让领导满意，更好地为单位的发展服务。
2、加强宣传，增强领导的档案意识。单位领导对文档工作不够重视，大多都是因为缺乏档案意识，认为文书和档案工作不是主要的部门，可有可无。这就需要文档人员经常向领导宣传文档工作。首先，要勤向领导汇报文书和档案工作情况，使领导受触动、受启发；其次，要努力做好档案服务工作，及时为领导提供上险恶机关和档案部门下发的相关文件材料，为领导提供档案利用信息，使领导逐渐认识到文书档案工作的重要性。
二、实施文档管理现代化是加强文档管理工作的必由之路
随着改革的深入发展，文档管理面临着许多亟待解决的问题，诸如文件和档案数量越来越多，给保管和提供利用带来困难。管理方法手段的落后直接影响了文件和档案质量等，只有实现文档管理现代化，才能有效地加以解决。
1、掌握现代化管理技能，提高综合素质。电子计算机技术在文档管理中的运用，使文件的形成、运行、积累、转换等各个环节与自动化办公相衔接，系统地完成文件的起草、修改、删减、检索、打印、登记、统计等工作，这种现代化管理技术，迫切需要文档管理工作者去掌握和运用。文档管理数字化、信息化是信息社会对文档工作的必然要求，也是文档工作者的努力方向。
2、利用现代化技术整理档案。纸质档案的整理工作繁琐，劳动强度大。而利用计算机整理文件，则可以收到事半功倍的效果。在人工立卷时，立卷人根据自己的理解对文件进行分类，虽然都按照统一的标准，但因每个人的理解同，对同一个文件的分类不尽相同，就不可避免地产生分类不准确的，影响案卷的质量，给今后的利用工作带来不便。而按照新的《归档文件整理规则》，不需要拟定案卷标题，以件为单位，不仅省时省力，而且利用计算机检索达到方便快捷，既降低了人为因素在文件归档工作中的影响，又可发挥计算机管理优势，提高了工作效率。真正达到了简化整理、深化检索的目的。
三、加强在职教育，提高文书档案管理人员的整体素质
文书和档案管理人员的业务能力直接影响档案管理工作的质量，为了使档案工作人员能够适应工作的需要，要充分发挥档案工作工作人员的积极性、主动性和例行性，努力提高文档人中贩知识水平和管理能力。由于文件及档案种类和载体的多样化，管理方法要不断更新，，必须对文档人员进行在职教育培训，尽快培养一批既能掌握新技术，又能熟悉文档专业知识的人才。
1、进一步提高文档管理人员对文档工作的认识。增强管理意识。文档管理是一项专业性很强的工作，它要求管理人员既要有高度的工作责任感、良好的职业道德、求真务实的工作态度、乐于奉献的工作精神，又要有扎实的专业理论知识、科技知识，尤其是运用现代化科技手段和先进的管理方法管理文档的基本技能。一是通过各种形式宣传各种国家有关文档工作规定，使文档案管理人员充分认识到搞好文档管理工作是自己应尽的法律责任和义务；二是把文件材料的形成、积累、归档、收集、整理、鉴定、统计和开发利用作为档案人员的职责范围，建立一个文档管理组织的领导体系，加强对文档工作的领导、检查和考核，不断提高文档管理工作水平。
2、加强制度建设，建立长效培训机制。首先，要建立健全在职教育的长效管理制度，如省档案局及地市档案局举办的各类专业培训班；其次，要建立在职教育的约束和激励机制。约束和激励机制可以保全文档管理工作人员产生紧迫感和危机感，积极主动地参加在职教育，努力更新知识，提高业务能力和水平。比如，将在职教育与文书档案人员专业技术职称评定挂钩，对不参加档案专业知识培训的聘资格，激励矿床浇花奥地利增强参加在职教育的主动性和积极性。极大地提高档案利用工作的质量和效率，可以对所调阅的信息资源作出适时响应和脱机处理，可以保证很高的查全率和查准率，可以不受空间的限制。并且通过网络服务这个宽广的平台，了解其他档案工作部门概况、工作的重点和最新、最快的档案管理信息动态。
3、明确在职教育的原则，选择课程内容。相对于正规学校教育而言，在职教育具有更直接的目的性、现实性和时效性。在职教育应从实际出发，按岗位、分层次、多渠道、多形式地进行。坚持“学用结合、按需施教、注重实效”的方针，切实遵守学有所用、用有所长的原则。提高了文书档案传输的安全性。传统的档案传输是靠人力，不免会出现在传输过程中资料的丢失，并且通过邮递极高费时费力，安全性也随之大大降低。电子传输的出现解决了这一问题，不仅保证文书档案的及时传输，而且能够确保其安全性，不会造成档案的延误或者丢失现象。
