时间：2022-05-30 05:21:31
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇档案管理实践，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
JCI标准是国际上最广为推崇的医疗质量标准，是将病人的安全作为其目标，将医疗质量作为核心进行的持续改进，对医院的医疗护理、服务、行政与效率等管理环节提出的严格要求。但在许多方面都存在着问题，比如设备管理方面和管理人员的素质方面都或多或少存在着一些问题。由于档案管理在制度上的不完善，收集到的资料不够完整，档案的排列也十分的混乱，资料归档不完整等情况的产生，造成医疗设备档案在管理上面的不到位，这都是由于人们对档案管理的重视度不够高造成的。
2对JCI标准下医疗设备档案管理的实践研究
2.1健全设备档案管理制度
根据JCI标准中规定的相关条例和规定，有关政府和机关制定和健全了医疗设备档案管理的相关制度，进而对医疗设备档案进行了规范性管理，确立相关管理的目标，作好日常维护的相关记录，整理并上报给有关部门。对医疗设备档案管理进行合理科学的管理，培养相关管理人员，促进医疗设备档案管理的发展。
2.2加强设备档案管理人员的培训
在JCI标准下的档案管理是非常注重对于管理人员的培养的，只有通过相关测试和培训合格者，才有进入相关工作岗位工作，因此，对于医疗设备档案管理人员而言，要求会较为严格，需要有专业技术的人员，才可以胜任此工作。医院会根据时间和现行的计划，对相关设备档案专职或兼职人员，进行一系列相关的工作培训，培养他们对档案信息的意识和重视，讲授相关档案管理的基本业务技能，提高业务人员的自觉意识。
2.3加强设备档案质量管理
医疗设备在其运行过程中会产生各种各样的文字、图片、照片等具有参考价值和保存价值的载体资料，这些资料是医疗卫生事业不断发展的重要条件和方式。只有加强设备档案质量的管理，在设备管理的各个环节严格把关，将档案管理人员积极融入其中，划分好归档的区域，才能进行有效的档案收集。对于原始档案形成的过程，要进行规范化的实际记录，每一次记录完成，还要留下备份，分类归档，严格执行相关档案管理政策，适时更新信息和资料，不断完善档案的完整性。
2.4档案管理体系的必要性
在JCI标准下，结合医院自身实际现状和标准，建立相应的医疗档案设备管理体系和工作流程，可以规范医疗设备的管理，使其更为科学化和规范化，从而提高医疗设备档案的管理水平，提高医疗质量，以及医疗安全服务等。建立健全相关有效的控制其风险，缩短风险评估，对设备档案进行预防性维护，不仅可以保证患者医疗安全，还可以有效控制风险。
3讨论
档案管理是一项复杂的工作，档案管理人员需要花费大量的时间将科研人员研究出的成果整理并保存。因此，这对档案管理人员来说是一项困难的工作，如不能及时地将基层科研单位的信息整理出来，那不仅影响到管理档案的工作效率，同时，也会给基层科研单位的工作人员带来不便。所以，基层科研单位要引进先进的、科学规范的档案管理技术，使档案管理工作具有规范性和计划性，这样，档案管理人员就能快速地将档案科学规划，并有效地提升管理效率，从而服务于每一位基层科研人员，让科研人员能及时地从资料库找寻相关的研究内容。
二、关于基层科研单位档案管理的现状
（一）档案类型较多，工作人员整理难度大
由于时代在不断地变化，基层科研单位所研究出的成果已不是单一化，而是各种类型的成果。因此，档案的类型也随之增多，这无疑是给档案管理人员增添了工作难度，各种类型的档案，工作人员在收集的过程中需要耗费大量的时间和精力，如果少收集一种类型的档案，档案管理人员都要重新收集，而且在整理时，档案管理人员也要小心翼翼。与此同时，由于档案类型繁多，部分档案管理人员在整理的过程中难免会漏掉一些档案，这样就使得基层科研人员在查询资料时，总会遇到许多阻碍，甚至查询不到以往研究的成果。
（二）档案管理格局存在问题
不同部门的档案需要由不同部门的档案管理人员整理，这样才能使档案具有规范性，但目前许多基层科研单位的档案管理都有一个部门整理，这样就使得档案比较分散，而且在使用的过程中也会给人带来不便。例如，财务部门的档案应由财务部门的人员整理出来再送到综合管理档案的部门，但财务部门却将没有整理出的档案送去综合档案管理部门，这样就使财务部门的档案经手人多，没有计划性，从而影响到财务部门日后的工作，更严重的则是档案丢失和重要的科研内容丢失甚至泄密。
（三）科研单位仍采用传统的档案管理方法
档案管理部门一直是基层科研单位重要的组成部门，但基层科研单位却经常忽视档案管理部门的存在和重要性，在研究出科学成果时只将档案扔进档案管理部门就对此放任不管，这给档案管理人员带来许多不便，而且由于基层科研单位对其档案管理部门的不重视，导致档案管理部门依旧采用传统的管理手段，这严重影响到档案管理人员的工作的效率。[1]同时，档案管理部门的工作环境较差，储存空间不足，所以缺少合理的管理布局，并且基础科研单位缺少对档案管理部门人员的配备，使其档案管理部门缺少大量的工作人员。这不仅不利于档案的管理，也使得档案管理人员对自身的工作不够重视。
（四）缺少专业的人才
据调查显示，基层科研单位的档案管理部门缺少专业的工作人员，在管理档案的过程中经常会出现将档案放错位置的情况。而且档案管理人员的工作水平和专业素质较低，缺乏良好的职业道德，这就使得档案管理人员在工作时间疏忽职守，并缺少档案管理的工作经验，与此同时，档案管理人员对《档案法》《保密法》等相关的法律法规缺少准确的认知，不能用法律约束自身的工作，使其档案中的核心数据经常会被泄露。[2]
三、关于基层科研单位的档案管理实践研究的重要性
随着科学技术不断地创新，基层科研单位的工作任务也随之增多，而基层科研单位要想研究出更优秀的成果，基层科研单位就要需要大量优秀的科研人员，而这些科研人员要根据以往的科研成果进行研究。因而，档案就成为研究人员工作的参考材料。科研人员要通过翻阅大量的相关文献，在此基础上研究出新的成果，所以，基层科研单位要重视档案管理实践研究，让档案管理实践研究发挥实际的工作作用，只有这样，科研人员才能清晰的寻找相关的研究材料，并为其研究过程节省时间，从而有效地提升研究工作的效率，为国家和人民做出伟大的贡献。而我国在未来的发展中也离不开基层科研单位的发展。因此，基层科研单位要做好自身的工作，打好档案管理的工作基础。[3]
在研究基层科研单位档案管理的过程中，档案管理人员将档案规范化的管理，不仅为科研人员提供丰富的资料库，同时，也能增强科研单位的工作效率，促进基层科研单位的发展。因此，基层科研单位要明确档案管理的重要性，如果没有档案管理部门的存在，那基层科研人员所研究出的科技成果将会被遗忘，并无法在日后为科研人员提供参考材料，这样就会使我国未来的科技的发展落后于其他国家。而与此同时，基层科研单位对档案管理的研究也发生了实质性的改变。只有基层科研单位重视对档案管理的实践研究，档案管理人员才能提升自身的专业素质，而档案管理的方法也会得到创新，其档案管理的过程中会更加规范、完整，这也方便档案管理人员对档案的收集。所以，基层科研单位要明确档案管理的目标，制定科学的管理方案。[4]
四、关于基层科研单位的档案管理实践研究提出的策略
（一）明确档案管理的目标，制定科学的管理方案
基层科研单位在进行档案管理的实践研究过程中，首先基层科研单位要明确档案管理的目标，将各部门的档案提前做好规划，并将整理出的档案进行分类再放入综合档案管理部门。然后再由综合档案管理人员对其进行整理储存，只有基础科研单位明确档案管理工作的目标，才能制定出科学的管理方案，使其工作人员能有针对性和计划性地管理档案，这样当科研人员在使用档案时就能快速地找到档案，而这也给档案管理人员带来了便利。[5]例如，档案管理人员在规整档案时，档案管理人员缺乏明确整理目标，就会使档案管理人员在管理档案的过程中就会发生混乱，并且没有针对性，而档案管理人员在根据管理目标工作时，就能按照顺序工作，从而提升工作质量。
（二）引进先进的科学技术，提升档案管理人员的工作效率
先进的科学技术可以促进档案管理人员工作的动力，并提升档案管理人员的工作效率。因此，基层科研单位要为档案管理部门引进先进的科学技术，让档案管理人员能利用科学技术管理档案。档案管理人员在利用科学技术管理档案时，能有效地将档案进行分类和存放，并明确其档案的数量和档案存放的时间，这样档案管理人员在翻阅档案时，就能通过网络技术快速地找到档案存放的位置，而这样也能增强对文件的保密度，使其档案管理人员不会将文件内容泄露。[6]
（三）增强对档案管理人员的培训，使其树立良好的工作理念
基层科研单位的档案管理人员要具备良好的职业道德和专业素养，才能积极主动的管理档案。因此，基层科研单位要在适当的时期对档案管理人员进行培训和指导，将新颖的管理理念融入档案管理人员的思想中，并让档案管理人员掌握熟练的档案管理技巧，这样档案人员就能合理地将新颖的档案管理理念融入工作过程中，从而使自身树立良好的工作理念，而档案管理人员在形成良好的职业道德时，也能保障档案的安全。只有基层科研单位增强对档案管理人员的培训，才能让档案管理人员明确自身的工作的重要性。[7]
（四）强化档案管理人员的法律意识
基层科研单位在对档案管理人员进行培训时，要将档案管理的相关的法律法规灌输到档案管理人员的思想中，使档案管理人员能按照档案管理的法律法规进行工作，并在工作过程中约束自己，不被利益所引诱。例如，基层科研单位可以将《档案法》和《保密法》打印出来，贴在档案管理部门的墙上，从而时刻提醒档案管理人员，基层单位也可以让档案管理人员将其法律背诵，在年终的时候对档案管理人员进行考核，加深档案管理人员对相关法律法规的记忆力。因此，基层科研单位要重视增强档案管理人员的法律意识，使档案管理人员能够遵法守法。
（五）构建完整的档案管理体系
基层科研单位要构建完整的档案管理体系，使档案管理的质量能得到提升。因此，基层科研单位应积极开展科研活动，让其科研人员和档案管理人员都参与到其中，这样科研人员和档案管理人员在参与活动的过程中就能建立良好的关系，并在日后尊重对方的工作和自己主动地配合对方，从而提升双方的工作效率，而构建完整的档案管理体系，也能将外来的文件和内部的文件进行合理的布置，并分清档案的主次，将重要的文件整理出来，使档案具有信息化和标准化。例如，基层科研单位可以根据档案管理的工作任务，编写出相关的体制，如《文件管理》《资料管理规定》等体制，这样，档案管理人员在工作时就会有参考物，从而快速地完成档案管理的工作任务。[8]
五、结束语
关于基层科研单位的档案管理实践研究，基层科研单位的工作人员要增强对其的关注，基层单位要增强对档案管理部门的投资，为其创建良好的工作环境和提供先进科学技术，使档案管理工作人员能采用科学的方法管理档案，这样才能使档案具有规范性和清晰性。而与此同时，基层科研单位也要增强档案管理人员的工作素养，让档案管理人员对自身的工作认真负责，并根据相关的法律法规约束自己，保证不会将档案的重要信息泄露。因而，基层单位人员要积极地对档案管理人员进行培训，并让档案管理部门能够在未来的发展中焕然一新。
1.档案管理整体意识不强，当前各地医院普遍存
在档案有效利用率较低的情况众所周知，档案工作对医院的有效开展其它各项工作有不可替代的促进作用，如果使医院的档案信息资源得到充分开发，并且发挥最大的价值，必然为医院的发展带来一定的社会和经济效益。近年来各地医院的档案管理工作仍然停留在传统管理方式上，长期以来只注重保存而忽视档案的使用，对档案的有效开发利用及其重要意义缺乏应有的宣传，大多数同志对档案利用产生的效益知道的更少。有部分领导干部，对档案管理意识还较淡薄，认为档案工作是从属于其它一线部门的服务性组织，还没有充分认识到档案工作在医院管理中的重要价值。
2．缺乏有专业技术的档案管理人员
目前我国大多数医院的档案管理缺乏专业人才，工作人员在专业素质方面缺乏实践锻炼，缺乏系统的理论知识，由于种种原因导致档案管理工作人员的文化程度参差不齐，赶不上飞速发展的科技时代步伐。医院对在职工作人员的培训往往只关注医疗技术人员，对档案管理人员的继续教育工作不够重视。
3．档案管理制度不健全
在现代医院管理中，尽管各级医院都程度不同地制定了一些档案管理方面的规章制度，但不够完善。在考核过程中，基本没有把档案管理纳入应该考核的范围，各级医院大都是根据自己的意识和实践进行管理，使许多应该纳入管理的档案没有纳入管理，造成档案管理细节方面存在漏缺的现象。
二、提高医院档案管理工作的策略
1.强化档案意识加强宣传组织工作
领导重视是做好档案管理工作的前提，是医院档案实现数字化管理的重要保障。只要医院的领导重视起档案管理工作，有了强化档案管理的意识，加大宣传力度，完善组织系统，形成协调一致的规划，把档案管理与医院的发展连接在一起，与医院业务技术方面的工作一块抓，使各个岗位工作人员都来配合医院统一的档案管理工作，使全体员工都能充分认识档案管理的重要价值和存在意义。
2.注重法制意识加强《档案法》的学习与贯彻
在平时工作中养成依法归档的习惯，大力宣传档案工作的重要性，促进全体工作人员对档案管理法制意识的认识，医院档案管理工作也应该实行统一领导、分级管理的原则，必须完整保护档案，便于今后的查找和利用。
3.形成档案管理的网络化建设
建立医院档案三级网络管理模式，形成一个以分管院长全面领导，办公室主任或副主任负责，各科室负责人和专、兼职档案员为成员的医院档案三级网络管理模式。医院的档案管理应统一领导、整体协调，统一操作、专业保管，有专人负责监督各职能部门的档案工作，强化医院档案收集和利用工作。
4.改善档案室硬件设施的配置
各地要根据医院和工作中的实际情况，适当逐步配备专业的计算机、摄像机、照相机、打印机和扫描仪等数字化设备，并采用最先进的专用软件进行档案管理系统的构建，更好地辅助医院档案管理过程中立卷、编目、检索、统计等各项工作的有效开展。
5.适应高科技发展增添医院档案管理新内涵
关键词：档案管理；改进措施；创新措施
随着时代的发展以及我国综合国力的不断发展，我国企业有一个较好的发展环境，企业在发展过程中将产生大量的资料，这些档案记录了一个企业的发展进程，可以说，企业档案是企业发展的基础与依据。为了使企业获得更好地发展，企业应重视企业档案管理工作，使企业能够根据企业档案对企业的未来做出更科学的规划，这将大大地提升企业的工作效率和对未来发展做出正确导向。由此可见，研究企业档案管理工作是十分有必要的。
1 档案管理工作对于企业发展的重要性
企业档案记录了一个企业的发展历程以及企业的精神文化。企业的管理者在出台新的规章制度前都应认真参考相关的企业档案，使新的规章制度能够弥补当前规章制度的缺陷，使企业能够获得更好的发展。企业档案能够为企业提供一个合理的依据，使企业的管理者能够清楚地了解企业的发展现状，因此，企业管理者能够做出相应的改变措施，使企业的工作效率能够得到大幅度地提升。除此之外，企业员工能够通过企业档案了解企业的发展历程，明白企业的精神面貌及发展宗旨，这将使员工更加了解企业的发展历程，这将大大地增强员工的归属感。在企业档案中保管着大量的合同的原始依据，在发生法律纠纷时，这些原始凭证将为企业提供令人信服的证据，使企业不会陷入无端的法律纠纷中。
2 完善企业档案管理工作的主要措施
2.1 完善企业档案管理机构
当前我国大部分企业对企业档案管理工作没有投入过多的关注，这导致企业档案管理机构存在许多的漏洞，企业管理人员往往需要耗费大量的时间及精力来寻找需要的资料。因此，企业档案室的工作人员应做好提醒工作，使企业的管理者能够认识到工作中存在的问题，使企业管理者能够开始重视企I的档案管理工作。为了规范档案管理工作，企业应加强对档案管理工作人员的培训和对档案管理工作的资金投入，为档案管理工作人员提供更加完善和便捷的工作平台。为此，企业可以开展薪酬奖励机制，将薪酬与员工的工作绩效相结合，这将大大地提高档案管理人员的工作积极性，从而促进档案管理发展。除此之外，企业的档案管理人员还应认真学习相关的法律制度，使档案管理人员能够明确自己的责任，同时，还应注重档案管理的相关规范，使档案管理工作能够变得更科学、更规范、更有效率。
2.2 做好档案保管工作
档案保管工作是企业档案管理工作的重要工作内容，为了更好地保管企业档案，企业应加强档案工作人员的安全防范意识相应的训练，使档案工作人员遇到自然灾害时能够镇定、有序地开展相应的解救措施，将档案受到损害的程度降到最低。同时，企业也应提高档案室抗自然灾害的能力，可通过在档案室安装安全监控系统以及消防系统等装备，使档案室在遭受破坏时能够及时地通知相关人员并将损害降到最低。除了加强对原件的保护之外，档案室的工作人员还应做好档案数据的备份，在制作备份数据时应保证备份数据的准确性及完整性，同时，还应记录好备份数据的相关信息。
2.3 确认档案保管期限
企业在发展过程中将产生大量的文件，如果档案管理人员没有及时清理价值不大的文件的话，这将给企业档案管理工作带来很大的负担。因此，档案管理人员应根据《中华人民共和国档案法》对企业的档案进行合理的分类，应明确不同档案文件的档案保管期限。当档案文件达到保管期限后，档案室的工作人员应向领导申请销毁这些文件，对于一些仍然对企业有价值的档案，可相应地延长保管年限。通过对档案室的不断更新，档案管理人员将不必浪费大量的时间在无价值的档案文件上，不仅减轻了档案管理人员的工作量，而且也大大缩减了不必要的时间浪费。
3 档案管理工作的创新措施
3.1 更新档案管理的技术
随着时代的不断发展，企业管理工作也应与时俱进，当前，企业的档案信息主要储存在计算机上，然而，计算机系统将因病毒入侵、计算机设备出现故障以及自然灾害而出现故障，这不仅将导致存储的数据受到破坏，甚至会出现数据外泄的状况，这对企业的发展将造成重大的影响。因此，随着信息时代的到来，企业的档案管理人员应做好信息的安全管理工作，例如，档案管理人员能够通过设置网络防火墙等方式来阻挡黑客及病毒的入侵，同时，档案管理人员还应加强档案信息及信息保管方式的管理，使企业的管理人员能够随时、安全得到需要的信息。
3.2 转变档案管理工作的服务方式
随着数据时代的到来，档案管理工作的服务方式及服务内容也随着发生改变，计算机为档案管理工作带来极大的便利，档案管理人员应抓住这次机遇，使档案管理工作获得更好的发展。传统的档案管理人员往往是被动地为人们提供服务，当人们来咨询相关信息时，档案管理人员才会提供相应的服务，导致信息的价值无法得到充分地利用。进入信息时代后，档案部门应主动为用户提供帮助，为此，档案管理人员应注意调查用户的需求，进而，有针对性地为用户提供信息，这将大大地提高信息的利用率，使企业的工作人员能够充分地利用信息资源。同时，这能够使企业的管理人员认识到档案管理工作对于企业发展的重要性，使档案管理工作能够获得更好的发展。
3.3 更新企业档案管理制度
“无规矩，不成方圆”，档案管理工作离不开企业的管理政策的支持，只有企业能够出台科学、有效的管理政策，才能使档案管理工作发挥出最大的效能。随着时代的发展，档案管理工作已经离不开信息技术，因此，企业应加强信息管理的工作，企业可以通过在技术规范、规章制度以及业务规范等不同层面引进相应的信息管理理念，使企业能够形成系统的信息管理体系，这将大大地提升企业档案的管理工作，使档案管理工作能够更好地为企业提供服务。
4 结束语
档案管理工作对企业的发展有着重大的影响，为了能够更好地提高企业档案管理工作，企业的管理人员应认识到当前企业档案管理工作中存在的漏洞，进而提出相应的改进措施。随着企业管理人员对企业档案管理工作的不断实践与探索，将使档案管理工作变得更加系统、规范，使档案管理工作能够更好地为企业的发展贡献自己的力量。
参考文献
由于水库在建设和管理期间，产生的工程技术资料多而珍贵，为了方便对这些资料的管理运用，水库科技档案工作者针对这些资料进行了分类，总体包括以下几种。
（一）水库设计规划科技档案。水库设计规划档案主要是水库前期工作的规划设计方案、周围土地质量、勘测报告、施工规范要求、设计图纸、地理图片等。（二）水库水情科技档案。水库水情科技档案主要是针对水库周围水深程度、降水和蒸发量，水库里的水进出量等有关方面的资料，还有就是水流速度、水流量、水库横面剖面的测量等资料。（三）水库工作科技档案。水库工作科技档案主要是对水库在进行工作的时候，对它进行全面的观察记录资料，例如工作日志、安全检查记录、工作的数据、统计报表、工作分析归纳总结等资料。（四）水库后期工作的科技档案。水库后期工作的科技档案主要是对水库进行维修维护工作的记录资料。例如除险加固工作、日常基本的维修维护的工作计划、管理承包市场化的合同书、施工技术的设计资料等有关水库后期工作的资料。（五）水库设施设备的科技档案。水库设施设备的科技档案主要是有关于水库设施设备的记录资料。例如，设施设备的安装使用说明、安装调试的记录资料、鉴定报告、日常对设施设备的保养记录、操作技术流程等资料。
二、水库科技档案管理存在的问题及相应措施
（一）科技档案设备不完善，投资少
虽然我国在水库工作方面投入了一定的资金，但是在科技档案设备这一方面的投入量却有一定的有限程度，导致了科技档案设备不完善，管理工作效率效益不高的现象。其实水库科技档案的管理工作和管理设备都需要资金做强力的后盾，这样才能提高科技档案的管理水平，使管理更加的合理标准化和科学化。
（二）科技档案管理人员专业知识匮乏，自身素质有待加强
很多水库的科技档案管理人员一般都是用非档案专业管理人员代替，这些工作人员没有丰富的专业知识，也没有经过专业的培训，因此缺乏管理的专业知识技术，对科技档案知识进行一般的收集整理、归纳存放等，电子科技档案也是如此，致使科技档案管理问题成为一个难题，无法充分发挥科技档案的作用。
（三）有关部门管理意识薄弱，科技档案管理人员责任不强
管理人员对科技档案的管理工作不给予高度的重视，思想观念还停留在传统上面，只觉得科技档案的管理工作没有任何意义，就是对资料进行收集整理，归纳存放而已，而且又没有任何经济价值。除此之外有关部门的管理意识不强，没有对有关项目的各种资料进行管理，同时也没有加强对资料的收集整理、归纳存放，等到项目工作完成后，才把大量且凌乱的资料拿给科技档案管理人员。国家针对这些现象，应该加强对管理工作人员的培训和对有关部门进行责任制，落实责任人，明确管理人员及有关人员的工作职责，严格要求按照“同步管理”的有关要求开展工作。
三、科技档案在实践中的利用
对科技档案进行管理保存，其根本目的在于水库对它的利用。由于科技档案的利用价值非常高，运用范围非常宽广，我们就只选取几个方面进行说明。
（一）在水库大坝安全鉴定工作的利用价值
第一点就是要查阅科技档案的资料，对水库的历史和工作运行有个全方面的了解熟知，提供了安全鉴定工作的可靠依据。第二就是很节约时间和资金，因为有了水库大坝的各方面齐全的资料，就不需要有关工作人员再去勘测计量等，这样既节约了时间，有节约了资金。
（二）在生活生产的利用价值
相关的技术人员可以调出科技档案中的水情档案各方面的资料进行认真的分类归纳总结，从而设计出灌溉用水使用的科学方案，从而满足人们在生活生产对水的需求。并针对现有的科技档案资料进行讨论，可以对用水的调度设计方案不断的修改，从而把它的利用价值全部发挥出来。
（三）在水库规范管理的利用价值
众所周知，水库建立以后，对水库管理必须要连续进行，而科技档案也必须随之连续，因此科技档案管理工作是水库管理工作的重要组成部分。科技档案的管理工作顺利开展，有助于水库管理工作的标准化、科学化、合理化，从而提高水库工作的管理水平。
四、水库科技档案管理与利用问题的解决措施
（一）加强管理工作人员的自身素质，提高他们的综合能力
第一，有关部门领导应该加强对科技档案管理工作人员的培训，提高他们专业知识的水平，例如，让他们熟悉熟知《水利科学技术文件材料归档范围和保管期限表》等。第二，科技档案管理人员必须加强自身素质，不进要求具备丰富的专业知识，还要自觉的学习有关方面的专业技术。第三，由于科技档案管理需要用到计算机做管理工具，因此这就要求科技档案管理工作人员必须加强对计算机操作的学习。第四，有关部门的领导还应该要求工作人员对有关水库工程的水利方面基本知识的学习，这样有助于准确无误的找出档案使用者需要的资料。第五，还应该加强系统内部管理人员的交流培训，借鉴优秀的管理方法，摒弃不科学的管理方法，从而满足实现水库对科技档案的工作需要。
（二）完善管理制度，落实责任人
有关部门的领导应该加强管理意识，投入相应的资金在阶级档案管理的工作上，定期的对设施设备进行维修维护；同时还要树立管理人员的管理意识，完管理制度，配置专门的管理人员对科技档案进行管理，落实责任人，明确工作人员的职责范围，除此之外，还要严格要求相关工作人员必须确保科技档案与工程项目的“同步管理”。
（三）利用现代化技术，提高科技档案的管理水平
水库科技档案随着时间的增加而增加，太多的档案资料便于档案管理人员的寻找。因此这就要求档案管理工作人员利用现代化技术对科技档案资料进行管理，每个工作人员都应该配有相关的电子档案管理软硬件，建立科技档案信息系统，实现科技档案的自动化、智能化，从而提高科技档案的管理水平。
摘要：近年来，幼儿园的办园规模不断扩大，而且随着幼儿园管理和发展的不断需要，产生了不同类型的档案，电子类包括数码照片、音频、视频、电子文件等类别。
关键词：幼儿园；电子档案；管理；实践
目前存储媒介为刻录光盘，但在实际操作过程中遇到了诸多问题：1．视频文件越来越多，借阅光盘只能给一位老师使用，其他老师就无法使用。2．光盘查阅困难，光盘堆叠在一起，很难迅速查阅到需要的。3．光盘借阅至归还存在问题，归还不及时，导致光盘丢失，再次刻盘耗费时间。4．光盘存储容量小，普通单张光盘容量为4．7G，针对目前高清视频，动则5－6G，单张光盘不能容纳一个视频。5．电子档案现已越来越多被幼儿园所应用，但经常会出现误传、误删等现象，权限管理不清。针对以上问题，在遵循电子文件光盘刻录的前提下，对我园教师电子档案存储和借阅方式上应用“云盘”和“享存”软件进行管理，更好地服务教师查阅幼儿园电子档案。
一、云盘使用
云端存储编辑其实是网络硬盘，只要有网络，学校、教师可以随时随地地存放电子类文件。云盘相对于机械硬盘或者移动硬盘来说更加得方便，教师不用再将机械硬盘等设备带在身上，却可以通过无线互联网络随时随地地从云端来获取自己存储起来的信息。（一）使用优势：1．存储空间大，现普通DVD光盘单张存储容量为4．7G，百度云盘有2T空间，相当于435张光盘，腾讯微云有10T空间，相当于2178张光盘，而且存储空间会不断扩大，满足视频文件需要大空间的存储要求。2．将视频文件按时间顺序上传至云空间，可以按具体文件夹名称检索，也可按类型分类检索。3．创建分享，便于需要查阅老师自行下载查阅，无需借阅手续，减少中间烦琐过程。步骤如下：（二）使用的不足：1．借阅教师收到分享链接，下载查看时需要有网络支持，下载时间依网速而定，需要一定时间才能查看。2．存储介质为云技术，而基于web的应用长时间以来就被认为具有潜在的安全风险。这就是说云托管的数据可能会产生少量的数据丢失，这是由于特殊情况引起的。
二、文档管理软件享存应用
（一）幼儿园的文件应该统一存储到幼儿园的服务器里面，让老师们可以共享资源。（二）共享过程中目录有权限管理，实现权限管理。①谁是该目录的文档管理员目录的文档管理员，可以进行分权管理。比如，我们创建“业务部”这个目录，我们指定x为业务部文档管理员，则x可以在“业务部”目录下建立自己的分目录，并设置相关权限②谁可以在该目录内－上传文件③谁可以在该目录内－下载文件④谁可以在该目录内－浏览文件文件可以看，但拿不到实体文件。浏览文件支持Office、PDF、AutoCAD⑤谁可以在该目录内－修改文件想要修改或者删减文件需要有修改的权限，但是具有上传权限的人不一定拥有修改的权限。（文件资源收集到幼儿园的服务器之后，上传的人不能对文件进行删除和修改，以免有人恶意地进行破坏，做好防范措施。）（三）查询查询的时候实行多条件模糊组合，支持多条件组合模糊查询。总而言之，幼儿园电子档案管理需要在新的计算机技术上不断发展，在操作应用中选择适合本园的媒介，并让电子档案更好地服务于本园教师，在此基础上更好地优化电子档案管理工作。
参考文献：
［1］杨铭．电子档案管理存在的问题与对策［J］．兰台内外，2017，（01）．
作者：谭晶星
关键词：职业教育； 档案管理； 实践
一、职业教育档案管理的重要意义
济南三职专是高中和职专一体化的学校，该学校的会计是我们的特色专业，而烹饪专业、旅游、导游专业也是我校的重点专业，是山东省重点职业学校。
档案管理作为职业学校的一项重要职能工作，在学校中有着特殊的地位，这主要是因为，档案管理工作对整个学校的促进作用明显，搞好了档案管理工作，可以实现信息的分类查找，对提高管理效率大有帮助。作为学校，有大量的档案资料需要归档、分类和保管，具体可以分为四大类：第一大类、基础教学资料及目录，第二大类、与教学相关的科研成果材料及目录，第三大类，教师和学生的基础档案、获奖荣誉，第四大类党政类、教学教学类、会计类、固定资产类、照片录像类、荣誉类、教学仪器类、组织人事类等资料。从类别上我们就可以看出，职业教育中需要管理的档案非常多，如果不建立系统的档案管理体系，将无法实现对档案的高效管理，也就无法实现提高管理效率的目标。在济南三职专中，档案管理作为一项基础职能工作，被赋予了促进发展，提高管理效率的重任。对于档案资料的管理，济南三职专也总结出了行之有效的办法，使档案管理更加适合学校的发展。
从整体管理效果来看，职业教育中的档案管理体系都是与实践紧密结合而建立起来的，具有较强的实用性。要想实现更好的发展，要想提高整体管理效率，就要做好档案管理工作，使档案管理工作起到促进整体管理水平的效果。由此可见，职业教育档案管理具有重要的现实意义。
二、提高职业教育档案管理质量的具体措施
针对职业教育档案管理的资料四大类，要想搞好职业教育档案管理工作，就要提高对这四大类档案资料的管理质量，使职业教育档案管理质量得到全面的提升。具体可以采取以下措施：
1、明确职业教育档案管理的服务属性，改变传统档案管理观念
档案管理能够对职业教育中涉及的所有资料进行统一化管理，提高资料的使用率，使更多的档案资料发挥应有的作用，促进学校发展。职业教育的档案管理工作对于学校来说非常重要，
（1）发挥职业教育档案管理的服务属性，为学校建设服务
职业教育档案中所包含的资料主要为四大类，这四大类材料属于职业学校的精华，对职业教育发展起着重要的推动作用，因此，在职业教育档案管理中，要发挥职业教育档案的服务属性，提高职业教育档案的使用率，改变过去单纯的只对档案存储而不利用的观念，使职业教育档案管理既要实现存储功能也要实现高效利用。现济南三职专组织了各专业优秀毕业生现许多成为行业专家回校作报告活动，一方面促进在校生更加努力学习，为在校生学习树立了学习的榜样，建立了人生努力的目标和方向。另一方面促进了招生宣传工作和毕业生的就业起了作用。由此可见，学校的档案管理工作非常重要。
（2）发挥好职业教育档案管理中与教学相关的科研成果材料及目录的管理工作，为学校的科研教育服务
大力发展职业教育，提高职业教育质量，就要加强对与教学相关的科研成果材料及目录的管理，使职业教育的科研成果材料能够随时为教育科研人员服务，能够为教育科研人员提供方便的资料查找服务，从资料方面给教育科研人员的教学创新提供资料保证。所以，要加强对与教学相关的科研成果材料及目录的管理工作，为学校的科研教育服务。在济南三职专，就是通过加强档案管理的方式，促进了学校教育科研的创新。
（3）发挥好职业教育档案管理的基础管理服务，方便师生对档案进行利用
职业教育中的档案管理，其中的一大类是教师和学生的基础档案资料，这些档案资料是教师和学生的一些基础信息、个人信息和教育教学信息。对于这些信息，教师和学生在某些时候需要进行查询和调阅，因此学校的档案管理要发挥基础管理服务作用，方便师生随时对档案进行利用，提高这一类档案资料的利用率，使档案管理的服务属性更好的发挥。
以上分析我们可以看出，目前职业教育档案管理已经从传统的只重视管理向管理和服务并存的方向发展，并逐渐增加了档案的服务属性，变单纯的档案管理为档案服务，使职业教育档案管理的内涵得到了丰富。在济南三职专的档案管理中，也是强调了其服务属性，尽可能的发挥其服务功能，为广大师生服务。
2、拓宽档案管理渠道，多角度创新档案管理模式
（1）对职业教育档案管理思路进行创新
职业教育档案管理是学校的一项基础性工作，也是一项专业性比较强的工作，如果不是专业管理人员，很难实现对职业教育档案的有效管理。此外，受到传统思路的影响，许多人都觉得档案管理的主要目的是保存档案，而忽视了其使用属性，导致了相当长的一段时间内，许多人不会利用档案，这对职业教育档案来说不能不说是个损失。职业教育档案中包含了四大类信息，是职业教育中比较全面的数据库，只有学会对职业教育档案的综合利用，才能对职业教育档案的服务属性进行充分的挖掘，才能让职业教育档案更好的服务于教育。因此，对职业教育档案管理思路要进行创新，要改变传统的只重视保存而忽视利用的管理思路，真正的发挥档案管理对职业教育的促进作用，让更多的人学会利用职业教育档案。
（2）创新职业教育档案管理模式
从上面的分析我们可以知道，职业教育档案具有服务属性，在职业教育档案的服务过程中，就需要创新职业教育档案管理模式，简化档案管理流程，建立健全各项档案使用和服务制度，引入先进的管理手段，尽可能的发挥出职业教育档案的服务作用。现有的职业教育档案管理中，对于档案的服务属性定位不准确，导致在查询和调阅档案的时候，遇到许多人为因素和制度缺陷，使得职业教育档案没能发挥出应有的服务作用。从这一点上来说，必须要创新现有的职业教育档案管理模式，增加服务属性。具体的创新可以从三方面来进行，首先，对现有的四大类档案资料要进行系统的分类，按照其专业属性进行编码，方便查找，降低查找难度。其次，引入先进的信息管理手段，利用计算机技术和网络数据库技术，对职业教育档案实行电子化管理，提高查询效率。再次，建立健全各项职业教育档案管理制度，优化原有管理制度。
（3）加大对职业教育档案管理人员的专业技能培训
职业教育档案管理的制度再优越，管理模式再新颖，最终都是依靠档案管理人员来执行的，因此，对于档案管理人员的专业技能培训必不可少。对于职业教育档案管理来说，虽然都属于档案管理的范畴，但是与其他的普通档案管理还是有所区别的，所以对于档案管理人员的专业技能会有特殊要求。在职业教育档案的管理中，不但需要管理人员有过硬的专业技能，还需要管理人员具有服务精神，能够虚心耐心的为广大师生提供服务。由此可见，必须加大对职业教育档案管理人员的专业技能培训，使档案管理人员的专业技能和整体素质得以全面提高。此外，由于职业教育档案管理中引入了计算机技术和互联网技术，这也对档案管理人员提出了新要求，职业教育档案管理人员必须适应新技术的发展，通过专业技能培训，提高自己掌握新技术的能力，使自己更加适合档案管理的岗位。学校每年按要求参加市档案局组织的档案管理人员的技能培训班，使技能培训成为常态化的工作，不断的提高档案管理人员的素质，使职业教育档案管理水平不断提高，促进职业教育档案管理的整体发展。
（4）对现有的职业教育档案管理功能进行扩充
传统的档案管理功能仅仅是对已经存档的资料进行存储管理，功能单一。经过创新之后的职业教育档案管理除了存储管理功能之外，还新增了服务功能，但是要想实现职业教育档案管理的目标，还需要根据实际情况对现有的职业教育档案管理功能进行扩充，增加对学校各项的信息的掌握，丰富档案管理的资料覆盖面，更好的发挥档案管理的服务功能。
（5）使学校的档案管理工作布局更加合理
职业学校的职业教育档案管理工作作为一项基础性工作，对学校的教学工作和整体建设都起着十分重要的作用，因此，要将职业学校的档案管理工作融入到职业学校的整体建设中来，使职业学校的档案管理工作布局更加合理。明确职业学校档案管理工作的意义，对档案管理工作进行合理布局，从宏观上保证职业学校的档案管理工作趋于合理。在济南三职专的档案管理中，该学校将档案管理和学校的整体建设进行和全盘的考虑，设计了合理的档案管理系统，使档案管理工作真正为该学校的发展提供资料支持。
三、总结
从以上的分析我们可以知道，职业教育中档案管理工作的重要性，以及对职业教育的促进作用。总体上来说，职业教育中档案管理工作是学校的基础性工作，为学校发展提供智力支持和资料保障，为学校的教育科研提供资料支持，职业教育中档案管理工作的重要性毋庸置疑。从管理学角度讲，职业教育中的档案管理水平的高低，直接反映出了职业学校的管理水平。所以，职业教育中的档案管理已经成为了判断一个学校整体管理水平的风向标。职业教育中档案管理工作的意义在于可以促进职业学校发展，可以实现对职业学校中四大类资料的管理，可以提高职业学校的管理效率。从实践分析的角度讲，本文讨论了提高职业教育中档案管理质量的具体措施，从多个角度论证了如何在实践中提高档案管理质量，并分析了几种具体的提高档案管理质量的措施，具有一定的指导意义。这几种提高档案管理质量的措施，核心的思想就是对现有管理方法进行创新，因此我们可以认为创新是搞好职业教育中档案管理的重要方法。
参考文献
【摘要】近年来，公共危机频发，给疾控中心发展提出了新要求。本文基于此分析了疾控业务档案管理实践中存在的问题，并针对这些问题，从管理、人力、制度、信息化等方面，提出了提升疾控中心档案管理水平的应对策略。
关键词 疾控业务；档案管理实践；问题；应对策略
作为卫生防病工作的重要组成内容，疾控业务档案管理一方面为疾病预防控制中心的决策及规划提供档案参考，另一方面是卫生防病工作科学研究的依据，是事业单位日常工作的重要内容。因此，要加快疾病预防控制中心发展，就必须重视疾控业务档案管理工作，在了解档案管理现状的基础上，不断完善档案管理制度，引入现代化管理手段，从而保证疾病预防控制中心的长远发展，并进一步推动整个医疗卫生事业的不断进步。
一、疾控业务档案管理实践中的问题分析
业务档案管理是疾控中心的一项重要工作，但是当前的业务档案管理工作存在重视程度不够、档案管理规范化程度不高、业务档案的利用程度较低等问题。
（一）重视程度不够。要想加强疾控业务档案管理工作，领导及普通管理人员应该保持较高的重视程度，从而保证档案管理工作的科学、有效进行。当前疾病预防控制中心的领导对党政、基建、人事、设备等档案较为重视，但对业务档案缺乏正确的认识，加之业务档案本身存在种类繁杂、管理困难的问题，导致疾控业务档案的管理混乱，各业务部门档案资料的收集与整理存在许多问题。随着疾控业务种类的不断增加，疾控业务档案的数量逐渐增多，档案的分类、整理、保存及管理工作面临极大困难，部分业务档案出现流失或不完整的情况，极大地影响了档案管理工作的顺利进行。
（二）业务档案管理规范化程度不高。当前疾病预防控制中心的业务档案管理除了存在重视程度不高的问题，档案管理工作的规范化程度也有待加强。当前疾控中心的综合档案主要包括文书、人事、声像、基建、科研、实物等，并由办公室统一保存并管理。而各业务档案则主要由负责该业务的科室负责保管，业务科室的档案管理标准与疾控中心办公室相比有一定差别，缺乏专业的档案管理知识，对档案管理工作的要求、原则及方法了解较少，导致多数业务科室的档案管理水平不高，某些重要的业务档案与普通档案混合管理，缺乏严格的业务档案规范化管理机制，从而给业务档案的查找与使用带来了诸多的困难。
（三）信息的利用程度低。业务档案的收集对于疾病预防控制工作的决策与管理具有重要意义，也是相关技术人员从事相关科学研究的重要资料，因此，业务档案有着极高的利用价值，但是当前我国疾控中心业务档案管理仍然存在信息利用度较低的问题。虽然疾控中心办公室及各业务科室均展开了相关业务档案的收集与管理工作，但多数档案在完成归档之后就束之高阁，尚未得到充分的利用，业务档案的利用价值得不到体现，业务档案的综合性分析较少，难以发挥对疾控工作决策的指导作用。另外，各科室业务档案管理人员的主动服务意识亟待提高，尚未形成科学、有效的检索工具，也给档案的查阅工作带来了一定困难，多数业务档案资料难以发挥应有的价值。
二、提升疾控中心档案管理水平的应对策略
要提高我国疾病预防控制中心的业务档案管理水平，必须从提高重视程度、加强电子业务文件收集、建立电子文件安全保障体系、加快纸质档案的数字化工作、加强各部门之间的沟通与协作、完善监督与考核制度等多方面入手，形成完善的业务档案管理机制。
（一）将疾病控制业务档案纳入中心档案工作管理体系。要加强疾控中心的业务档案管理工作，首先应提高重视程度，将业务档案纳入疾控中心档案管理体系中。业务档案管理工作将工作过程中发现的新规律、新技术采用档案的形式加以收集与管理，使疾病预防与控制业务在社会活动中发挥更大的作用，推动疾病预防科学研究工作的快速展开，从而为以后疾控工作的开展提供重要的技术指导，从而达到提高工作效率、缩短研究时间的目的。因此，疾控中心的各项业务档案必须进行妥善的保存与管理，从而推动疾病预防控制业务档案的利用工作，对于我国卫生事业的长远发展具有重要意义。通过将业务档案管理纳入疾控中心综合档案管理，能够有效提高业务档案管理水平。
（二）加强电子业务文件的收集归档。当前的疾病预防控制中心多采用光盘形式对电子业务档案进行收集，对电子档案的重视程度明显不足，极大地影响了档案管理工作的质量与效率。因此，档案管理人员必须改变传统观念，学习现代化档案管理手段，重视电子档案的收集与管理工作；疾控中心应定期对业务档案管理人员进行电子业务文件管理的相关知识培训，不断提高电子档案管理水平；将电子业务档案收集工作纳入工作考核标准中，提高各个业务科室的电子文件归档意识；完善电子业务文件管理的监督体系，对电子档案形成的各个环节加强控制，保证电子档案归档工作的科学化与规范化。
（三）建立电子业务文件的安全保障体系。疾控中心在加强电子业务文件收集归档工作的同时，必须尽快建立电子业务文件的安全保障体系，确保业务资料的安全性。安全保障体系的建立应从业务系统、网络管理、数据传输与存储等多方面入手，实行网络管理信息审核制度，避免业务档案资料的失密。对于业务档案信息资源库的管理，应注重分级管理权限的设置，重点保证机密档案的安全性；建立资源安全防火墙，防止病毒感染或黑客入侵等情况的出现。另外，当前疾控中心的电子业务档案呈现快速增加的趋势，应考虑采取磁盘阵列存储方式，保证业务档案的及时、有效收集。对于重要业务档案，相关负责科室应注意文件备份工作，以保证档案资料的安全性。
（四）加速开展纸质档案的数字化工作。当前疾病预防控制中心的业务档案仍以纸质档案为主，这极大地影响了业务档案的管理效率，影响了业务档案的利用，也降低了档案资料的安全性，因此必须加快纸质业务档案数字化工作。制定纸质档案数字化工作的时间规划，应争取在“十二五”结束前实现所有纸质档案的数字化。在纸质档案数字化的过程中，疾控中心办公室及各业务科室档案管理人员应加快档案文件目录数据库的建设，方便用户的信息化查询，从而提高业务档案利用效率，发挥业务档案的应用价值，不断提高业务档案管理效率。
（五）加强与有关部门的通力合作。疾控中心业务档案的涉及范围较广，各个业务科室均参与档案的收集与管理工作，因此必须通过加强相关部门的沟通与协作，来不断提高业务档案管理的质量与效率。疾控中心办公室发挥自身档案管理的统筹协调职能，对各业务科室档案的收集与管理工作进行统筹规划，熟悉各业务信息系统的变更情况，通过信息化管理实现业务档案管理的高效性。各个业务科室应与办公室主动合作，对于电子业务文件应提前提出归档要求；对于已归档的电子文件应及时采取相应手段进行保护，确保归档文件的真实性与完整性。
重庆市电力公司作为国家电网档案管理信息平台建设的试点单位之一，于2007年12月实施建设了工程项目档案管理系统。系统建设运行以来，突破了诸多对传统档案管理的探索和研究，实现了档案资源的整体规划和统一管理。
档案事业是电网建设事业的重要组成部分，档案工作也是电力公司重要的基础性工作。截至2009年年底，重庆市电力公司具有各级各类档案机构47个，专兼职档案人员399人，共保存档案31.39万卷、28.04万件。档案信息资源十分丰富，形式多样。
一、重庆市电力工程档案管理的探索
结合近年来重庆市电力公司的发展速度和工程建设的投资情况，公司档案的归档量也在成倍增长，尤其是关乎公司正常运行的工程项目档案。而其涉及的量大、面广、周期长等特色，更是给档案管理带来不少难题。由于电网工程项目档案涉及的归档部门和参建单位众多，各个阶段或环节中项目资料的管理方式也随着企业改革和机构变化产生不同，其中最突出的问题包含：
1 项目招投标的档案管理
传统的项目档案管理将招投标文件作为工程项目归档文件中不可分割的一部分，进行归档整理，以保障项目档案存储的完整性和利用的方便性。随着电网企业的发展，各单位均成立了招投标中心，专门负责招投标采购工作。在招投标中心的实际招标工作中，会对各个工程项目中相同的采购部分进行统一规划。例如，针对一个变电设备的采购，是同时为多个工程建设而进行的招标。这种工作方式更加适合招投标工作的开展和管理，也能提高招投标工作的效率和质量。但同时，为工程项目档案的管理带来了不少困扰：
涉及多个项目的招投标文件，很难将其拆分，并归入不同的项目。如果各个项目都将此次招投标文件全部归档，势必造成大量的重复归档文件；
招投标中心采用以“件”为基本单位的管理方式，对招投标文件进行管理。即以招投标项目为具体单位，在每一个招投标项目下以“件”的形式进行流水编号，直接装盒管理。这种管理方式对招投标部门而言，简单、方便、合理；但因为立卷整理方式的不同，无法与项目档案放在一起归档；
工程项目中所涉及招投标文件的内容只是招投标中心处理招投标业务中的一部分，并不能涵盖招投标中心需要归档的全部内容。而且，招投标中心对采购档案的分类与档案业务部门对传统工程项目中招投标阶段归档文件的分类也不尽相同。
因此工程项目档案中招投标阶段文件的归档工作就变得十分困难和混乱。此外，上述问题在其他工程阶段也有体现。例如，项目竣工验收时的照片，可能归入照片档案门类中。因为形成照片实体后的管理方式，与工程项目档案是完全不同的。
2 跨全宗移交和接收的档案管理
建设项目从项目前期开始到竣工投产，建设周期少则两年，多则十几年，时间跨度较大，为保障项目归档的及时，一般都是按阶段进行归档，即各阶段项目完成后3个月内进行归档，这就给档案管理带来一定的难度。同时，工程项目竣工验收后，在业主单位保留完整工程项目档案的同时，各项目参建单位也需要将各自所涉及的项目档案归人自身单位的档案部门，业主单位也需要移交项目档案给后期的运行使用单位。当上述参建单位和运行使用单位都属于电力公司系统内的企业时(大多数情况为电力公司内部的企业)，就存在工程项目档案的跨全宗移交问题。其中，经常会因为移交和接收的手续繁复，缺乏统一规范等，使得归档文件的真实性和完整性不到有力保障。
二、电力工程档案管理信息化的实践
针对工程项目档案中存在的上述管理现状，重庆市电力公司秉承了国家电网档案信息化建设的基本思想，通过在档案信息管理系统中引入“归档模板”、“档案类型关联”和“跨全宗移交”等功能，彻底解决了上述各项问题。通过“归档模板”的创新设计，解决了外单位的采集整理和移交问题(参见《中国档案》2009年第353号增刊“工程项目档案管理的探索和实践”)。“档案类型关联”和“跨全宗移交”的概念，则满足了工程档案管理的多样化需求，彻底实现了工程档案的同步建档、同步关联，在提高工作效率和归档文件质量的同时，充分保障工程项目档案归档的及时、齐全、完整和准确。
(一)“档案类型关联”的实现细节
针对工程项目档案中涉及招投标中心的归档文件管理问题，重庆市电力公司本着档案管理要服务于一线业务部门的思想，系统通过采用“档案类型关联”的技术，使得招投标中心既可以按照自身业务方便对招投标档案进行收集整理和利用，也可以通过档案管理信息系统方便实现工程项目档案的齐全完整。具体实现细节如下：
1 建立一个适合招投标中心文件资料管理需求的“采购档案”类型
招投标中心所涉及的业务不仅限于招投标采购，还包括：谈判采购、寻价采购、直接采购、框架采购等方式。因此，为适应招投标中心对自身采购档案管理的需求，由档案业务部门指导、招投标中心业务骨干为主制定了一系列的采购档案管理办法，明确规范了采购档案的数据结构、管理方式、归档文件整理规则和归档流程，并建立了分类体系，明确了采购档案的归档责任和向档案部门移交的接口。最终，通过档案管理信息平台的业务定制功能在系统中得到基本实现，提供给招投标中应用。采购档案的建立，不仅解决了招投标中心大量业务文件的管理问题，同时也解决了采购档案的收集、整理、归档问题，通过档案部门业务指导、采购档案业务规范的建立，实现了招投标中心和档案部门的双赢，受到招投标中心的大力支持和欢迎。
2 将“工程项目档案”与“采购档案”建立关联关系
由于“采购档案”采用“项目一件”的管理方式，不同于工程项目档案的组卷管理，并且分类和数据结构的不同也导致无法在工程项目档案类型中统一管理。为保障工程项目档案的完整、齐全，重庆市电力公司通过系统提供的“档案类型关联”功能，将“工程项目档案”与“采购档案”建立了关联关系。在相关部门查询项目档案时，可自动通过系统对采购档案中题名和重要字段内容的智能分析，将相关的采购档案信息一并列出。这样，在档案管理中工程项目档案中不归档的招投标部分文件，在查询利用时可同时列出与该项目相关的招投标文件。这样，既保证了项目档案查询利用的完整性，又避免了招投标文件的重复归档，还适应了招投标部门的业务管理需要。
3 “档案类型关联”功能的其他应用
上述“档案类型关联”功能，同样应用在了“合同档案”和“照片档案”中。使得项目相关的合同和照片可同时查询到，保障项目档案的完整性和关联性，同时又适应了合同管理部门、新闻中心的业务管理需要。“档案类型关联”功能的应用，既满足了各业务部门的需求，又满足了项目管理部门的需求，同时更保障了档案管理的要求，形成了档案业务部门指导监督、各业务部门分散整理的良性流程。
(二)“跨全宗移交”的实现细节
关键词： 项目管理 理论 学校人事档案
学校人事档案是学校在人才引进和管理的过程中形成的，记录和反映教职工经历和表现以备考查的重要文件资料。项目管理理论，其核心就是PCDA循环（Plan计划、Do执行、Check检查、Action处理），它对于提高学校人事档案管理效率，提高档案自身价值，服务学校管理工作，同样具有十分重要的意义。
一、学校人事档案管理的现状分析
近年来，国家教育事业政策和人事管理制度不断发展变化，而学校现行的人事档案管理工作模式却明显滞后，不利于学校工作开展。当前，学校人事档案管理存在的问题主要有以下几个方面。
（一）管理思想和体制落后，计划性不强。
学校的工作重点是提高教育水平，改善教育条件和环境，提供更全面的优质教育。在中小学校工作中，普遍存在着注重升学而轻视学校管理的现象。在人事档案的管理上仅仅是收集、整理、存放、保管档案，很少在人事档案管理中有目的、有计划地开展阶段性工作，人事档案管理不能更好地发挥作用。
（二）管理设施建设落后，操作复杂。
人事档案的收集、整理、编目、归类等工作主要靠手工的操作。纸质的档案在多次装订、整理后损坏严重，影响档案的安全性和完整性。同时，人事档案的管理缺乏办公自动化技术和档案管理软件，电子化档案管理经验缺乏，技术跟不上实际工作需求。
（三）人事档案内容不全面，难以规范。
学校普遍存在着人事档案的材料不经过严格审查就归档的问题。有些档案内容填写过于简单、不合规范，有的内容前后矛盾，有的档案资料因为归档不及时、存放不规范造成残缺不全，人事档案管理缺乏系统性、规范性。
（四）个人档案意识淡薄，归档处理难度大。
很多教职工个人不关心自己的人事档案问题，有些重要的档案资料遗漏，或者原始档案无从查找，甚至在需要的时候匆忙补新档案，这样建立的资料一般内容匮乏，缺少系统性，也不利于基本情况的核实，真实性和可靠性也容易遭到质疑。
二、项目管理理论的核心观点
项目管理是指“在项目活动中运用专门的知识、技能、工具和方法，使项目能够实现或超过项目干系人的需要和期望。”其核心观点是PCDA循环（Plan计划、Do执行、Check检查、Action处理）。
（一）PDCA循环的由来。
PDCA循环是一种科学的工作程序，最早是由美国贝尔实验室的休哈特博士提出，后经戴明博士在日本推广应用，又有人称之为“戴明环”。PDCA循环--改善提升，本是产品质量控制的一个原则，但是它不仅仅能控制产品质量管理的过程，它同样可以有效控制人事档案工作质量和管理质量。
（二）PDCA循环的四个阶段。
Pcda循环管理工作经过计划、执行计划、检查计划、对计划进行调整并不断改善这样四个阶段。
1.第一阶段计划，包括分析现状，找出存在问题的原因，分析产生问题的原因，找出其中主要原因，拟订措施计划，预计效果五个步骤。
2.第二阶段实施，这个阶段是实施计划阶段所规定的内容，执行技术组织措施计划，高效的执行力是组织完成任务的重要一环。
3.第三阶段检查，这个阶段是把实施阶段执行的结果与预定目标对比，检查计划执行情况是否达到预期效果。
4.第四阶段处理，对总结检查的结果进行处理，对成功的经验加以肯定并适当推广、力求标准化，对失败的教训加以总结，未解决的问题放到下一个PDCA循环里，实现阶梯式上升。
三、项目管理理论在学校人事档案管理中的实践
笔者结合从事学校人事档案管理的工作实际，针对人事档案管理中存在的问题，尝试将项目管理理论引入学校人事档案管理中进行实践运用，获得了很好的效果。
（一）明确工作计划。
在学校人事档案管理中，每一项阶段性工作开始前，人事档案管理人员结合本学校的特点，认真制订工作计划。根据人事档案内容的重要性程度，按需安排工作重点，突出学历、学位及职称在档案查阅中利用率高的特点，保证人事档案管理的实用性和可操作性，力争科学、高效、便捷地服务下一步工作。
（二）强化过程控制。
档案资料的收集整理和补充是人事档案管理的过程实施工作。人事档案管理人员按照阶段性工作计划，主动和教务、总务、后勤等部门联系，做好经常性的收集归档工作。在该过程中，严格执行工作计划，使计划中明确的工作任务都能够有效落实。
（三）规范检查程序。
在完成收集工作以后，人事档案管理人员加强档案检查，确保人事档案收集手续完备，内容完整，表述准确，以维护档案的完整性、真实性。并进一步加强和档案材料提供部门的联系和沟通，将不属于归档范围的材料及时退回有关部门，并将收集到的人事档案资料及时装订，不散失，不积压。
（四）不断总结提升。
档案管理工作人员根据检查情况，不断发现问题，总结经验，不断掌握切合本学校实际的、可行的方法和手段，与时俱进，提高了档案管理技术，为学校管理、培养、使用人才提供信息，使人事档案管理工作在外部条件不变的情况下更加科学，更为先进，保证档案信息的真实性、时效性和准确性。
四、在人事档案管理中运用项目管理理论的基本要求
对人事档案管理者来说，采用PDCA理论可以使管理工作向良性循环的方向发展，实施并熟练运用该理论，能更加有效地驾驭工作。在实际运用中，要同步推进人事档案管理的科学化、规范化、现代化建设，才能不断提高管理效率。
（一）牢固树立人事管理档案质量意识。
档案质量的提高，与人事档案管理者的质量意识有着密切关系。只有认识人事档案管理的重要性，才能体会到项目管理理论实践与运用的重要作用。要高度重视本单位档案工作的重要性，从事档案工作的人员，必须要牢固树立质量意识，用较高的计划性、执行力、工作质量来提高档案质量。
（二）全面提高人事档案管理综合素质。
良好的政治素质和业务素质是做好人事档案管理工作的基础。从事人事档案管理工作的人员要有强烈的责任心和高度的使命感，要有良好的职业道德，要有敬业奉献的无私精神。人事档案管理工作同时也是一项业务性比较强的工作，工作人员业务素质的高低，对能否提高档案质量起着至关重要的作用。要熟练运用项目管理理论，提高档案质量，就要不停加强自身的业务学习。人事档案管理部门要给从事专兼职档案管理工作人员拟订业务学习和培训的计划，提高人员业务知识水平，更好地适应新时期档案工作的要求。
（三）建立健全质量检验标准。
要把全面实现人事档案的价值作为检验人事档案工作质量的检验标准。学校从事人事档案工作的人员，要通过运用项目管理论知识，加强档案的质量管理，更好地为教育教学服务，促进教育教学质量和效率的提高，从而实现档案的真正价值。
济南市长清区崮头水库除险加固工程总投资4225万元,分四年实施。作为济南市长清区一项重点水利工程,从立项、审批、设计到开工建设,形成了大量的档案资料。做好这些资料的收集与管理,对促进工程建设,保障水库工程今后的运行与管理,具有十分重要的意义。本文立足崮头水库除险加固工程建设,对工程建设中档案资料的搜集、管理、利用等方面进行初步探讨,以期对水利工程建设中的档案管理工作有所裨益。
1加强领导,确保档案资料的系统性、完整性
崮头水库位于长清区马山镇崮头村南,始建于1959年,控制流域面积100平方公里,总库容1305(改建后1530)万方,兴利库容373(改建后676)万方,是一座以防洪、灌溉、涵养水源、改善生态为主的中型水库。水库下游是104省道和华东输油管道,涉及三个乡镇15万人,地理位置十分重要。由于该库的前身是小拦河坝,经过三次较大的施工,施工质量较差,在运行中出现大坝裂缝、坝基渗水等问题,给下游人民生命财产安全带来严重威胁。为此,我局于2000年5月编制了崮头水库安全鉴定报告,并通过省水利厅组织的专家评定。同年9月,国家水利部大坝安全管理中心批准为三类险坝。2001年10月编制了可行性研究报告,省计委进行了批复。2002年5月,省水利厅审查批复了初步设计。
在申请立项工作中,市、局领导多次明确指示,一定要做好立项过程中产生的档案资料的整理归档工作,确保档案资料的系统性、连续性和完整性。在组建工程建设处时,同时设立了工程档案管理领导小组,由处主任任组长,有关科室负责人任成员,并明确了一名专职、四名兼职档案管理员,具体负责工程项目资料的整理归档工作。对立项、设计、施工中形成的报告、批复、图纸、合同、标书、帐册、备忘录、协调文件及领导视察活动等资料悉数归档。
在一线跟班作业的技术人员,坚持做好施工记录,工程阶段验收以后,即将记录移交档案室归档。对一时难以判定的材料,先整理归档,三个月后经主任或分管主任审查后再决定取舍。利用磁带、光盘、胶卷、实物等多种形式,尽量全面、系统地记录工程建设原貌,展现建设风采。
水利工程一般都是国家重点工程,其建设规模大、时间长、要求严,在施工中还会创造许多新工艺、新技术,如不及时记录、收集、归档,对工程建设和运行管理将会造成不可弥补的损失。而详细、全面地记载施工过程,并及时收集归档,没有领导的高度重视,没有施工一线技术人员的认真负责,没有档案管理人员的勤奋敬业,是不可能做到的。
2健章立制,确保档案管理规范化、标准化
为规范档案资料的管理,工程建设处根据国家《档案法》、《保密法》及水利部《科学技术档案管理暂行规定》等有关法规,制订了《档案员岗位责任制》、《档案管理制度》、《档案借阅制度》、《档案鉴定销毁制度》、《档案保密制度》等规章制度,对档案资料的收集、立档、管理、利用及安全保密等方面作了严格规定。为提高工程档案管理水平,建设处采取走出去、请进来的办法,派人赴其他水库学习档案管理经验,到档案局参加档案业务培训,并请档案业务专家指导、帮助建档立册。
为改善档案保管条件,我们注重加强了档案室的建设,配备了铁制橱、灭火器、吸尘器、空调、装订裱糊等一系列设备,保证档案管理达到防盗、防鼠、防虫等八防要求。同时,还配备了计算机、录像机、照相机等现代化管理设备,基本上实现了档案管理与利用的现代化,使各类档案资料条目清楚,存放有序,管理规范,从未发生过档案资料的丢失、损坏、泄密等现象。
为做好档案管理工作,工程档案管理人员不断加强业务学习,注重提高业务素质和工作能力,增强责任心和荣誉感,在工作中注意遵循档案材料形成规律,保持材料之间的有机联系,力争将水利工程建设的档案管理达到高标准的管理水平。特别在工程档案移交工程管理单位使用以后,要注意从计算机管理入手,利用网络和多媒体技术,丰富信息资源,建立专题数据库,逐步实现档案管理的自动化、现代化,减轻管理人员的工作强度,提高存档质量和工作效率。
3用活档案,发挥档案存史资政的积极作用
（一）认识不足
一部分人认为，健康档案不过是一种形式，并没有实际的意义，所以对管理工作更是不以为意，造成了信息被收集后又遗失的现象，使得健康档案没有发挥真正的意义。
（二）信息质量较低
居民健康档案包括个人信息和卫生服务记录。有些记录过于简单，信息不完整，填写格式不规范，字迹潦草，更有甚者伪造信息，档案的不真实，无法实现建立健康档案的目的。
（三）管理人员不固定
档案管理的工作没有得到重视，致使没有专门的档案管理工作人员。一般档案管理工作由护士负责，在做好自己本职工作的同时，还要进行档案的记录和归类，工作压力加大，缺乏专业性和工作热情。
（四）管理制度不规范
现在居民健康档案包括纸质档案和电子档案，电子档案通过纸质档案对健康情况的直接记录进行信息的分析和整理，然后进行电子录入。所以纸质档案的管理也是居民健康档案管理的重要因素，归档体系的不完善和归档制度的不规范，都会对档案管理工作造成影响。
（五）管理设施不齐全
档案管理工作的困难在于纸质档案的管理，因为需要专门的空间进行档案置放和一定的设施举措保护纸质档案。管理设施的好坏，会对档案管理工作造成影响。例如，档案室过小，橱窗内档案拥挤，保存条件恶劣，缺少“八防”措施等，这些都会影响档案的使用寿命。
二、档案管理工作的建议
（一）提高档案管理意识
对待居民健康档案，应该保证档案的准确性和真实性。加大宣传力度，提高居民对健康档案的重视，让居民明白健康档案建立的意义和作用。领导要重视档案管理，建立完善的档案管理制度，完善健康档案的存储体系和备份方案。健康档案信息需要长期保存并且进行信息资料的补充和累加，但是信息数据量太大，无法长期对信息资源进行联机保存。居民健康档案，不仅要长期保存居民信息，而且在电子数据故障时，不能丢失居民健康档案中记录的信息，要能够在需要的时候提取出来。
（二）保证档案的完整性
健康信息数据归档的方法与传统的以各类业务为中心的数据备份方法不一样，所以，需要建立分级存储的结构，以实现大量存储和随时存取的统一。因为健康档案在接诊、复诊和随访的过程中，都需要对信息资源进行及时的补充、完善和记录，流动性较强，所以一定要保证档案的完整性。在档案管理过程中，要注意保密，维护当事者隐私，记得随时归档，无论何时何地的调阅或者补充、完善、更改和记录信息资源，都要及时放回去。健康档案有利于医疗机构之间的信息交换，为了实现这一目标，需要标准的信息交换格式；提供转换手段，将健康档案中的资源信息转换为标准的交换格式传输到网络上或者存入可移动媒体。
（三）提高管理水平
档案管理工作具有很强的专业性，档案管理工作的水平直接受到档案管理人员的素质影响，所以档案管理工作人员需要有很高的专业知识和能力，具备优秀的专业素养。加强档案管理人员的训练，提高档案管理水平是实现档案管理的现代化和规范化的基础和前提。提高档案管理水平需要做到：加强培训工作、理论与实际相结合、培训与指导相结合等。在培训过程中，要注重培训的专业型和实用性，加强档案管理人员专业素质，提高档案管理工作水平。
（四）整合信息资源
居民健康档案的意义在于帮助医生更好的了解居民的健康水平，为医学研究和科学实验提供数据。对居民健康档案信息资源进行整合，方便医生进行查阅和统计，是医疗卫生中的一个重要环节。
三、总结
