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教师业务档案是对教师业务状态的真实记录，它是学校职称评审、工资晋升、考核评优等方面的重要参照，也是学校管理层全面掌握并合理利用现有师资的重要依据。教师业务档案建设实践中，必须妥善处理好三个方面的问题，才能促使其日趋完善。
1 处理好教师业务档案多头管理问题
1.1 多头管理存在的原因和现状。教师的职能活动领域广泛，许多教师在从事教学工作的同时还兼任着行政管理工作以及教研科研任务，身兼多职，不同的活动会产生不同性质的档案；在学科齐全、专业多样的高等院校，教师分工更加细化，教学和教研活动都在所任学科内进行。由于教师业务活动的档案资料分布在不同领域之中，涉及部门较多，多数学校档案虽然实行了集中统一管理制，但教师业务档案尚未形成统一管理的格局，有的由人事部门、教务部门或其他师资管理部门管理，也有的由几个部门分工管理，造成的弊端十分明显。各个部门各行其是，缺乏统一的工作标准和规范，装具不一，存放混乱，查阅困难。
1.2 应对多头管理的措施。学校档案管理的实践证明：教师业务档案作为学校档案的一部分必须纳入学校档案部门（综合档案室、档案馆）统一管理。鉴于教师业务档案具有内容广泛、材料分散的特性，它的建设涉及面广，工作量大，仅靠档案部门的力量是不够的，必须建立与此相适应的运行机制：①学校档案严格执行集中统一管理制，明确规定教师业务档案是接受统一管理的其中一个门类。②实行分级管理机制。指定档案工作校级分管领导，成立以各科室、教学部等机构负责人为成员的档案工作领导组织，在各机构设置兼职档案员，形成以综合档案室为中心的管理辐射网。③档案部门依据学校档案管理办法，制定适合本校情况的《教师业务档案归档范围》和《教师业务档案管理制度》。④明确工作职责。档案资料搜集工作列入兼职档案员岗位职责，部门间分工协作，领导小组定期督导，严格按照归档范围搜集整理完毕后，统一向综合档案室移交。
2 处理好教师业务档案载体的多样性问题
2.1 载体形式多样的成因及带来的问题。教师职务活动形式多样，领域广泛，记录这些活动的载体也是多种多样的，例如有讲课光盘、活动照片、音像带、稿件等。虽然它和人事档案都是按人物分类的，但无法像人事档案整理，这些特殊载体档案应归入业务档案之中，但若与纸质案卷存放在一起，势必造成混乱、不利存放和查阅的状况。
2.2 对形式不规范载体的整理方法。①对于稿件、书籍、获奖证书、证件、课件等资料的整理，我们的做法是：教师业务主管部门成立以部主任为首的资料核查小组，规定教师每年8月底前将个人完成的该类资料原件、复印件一并上交，核查小组共同对资料审查认定。之后，相关资料由兼职档案员整理，整理完毕后，统一向综合档案室移交，原件退还本人。这样整理，形式规范，内容完整；翻开案卷，业务情况了然在目。②对于档案殊形式的载体，如，光盘、磁带等胶磁载体的归档，因其载体的特殊性，若与纸质案卷纳入同一盒中，势必造成盒内资料散乱，并且不利保存，此类档案要装入特制的磁带盒内另架存放，有条件的单位可以使用防磁柜，排列时，在盒外标注作者，按一定顺序摆放。
3 处理好双重属性材料的分类问题
3.1 材料双重属性的成因。教师的业务活动既是以教师个人为主体的活动，又是履行公职的活动，形成的档案具有双重性：既是个人活动记录，又是某种组织活动记录；在划分材料归属时，它最容易与教学档案和学籍档案产生交叉，例如，教务部门在对教学的组织、管理中或教师教学活动中形成的材料是反映学校教学活动的记录，应该划入教学档案，但这又是教师个人职能活动的记录，材料归属矛盾便由此而生。
3.2 对双重属性材料的分类方法。基本思路是：坚持维护学校全宗的完整性原则，严格遵照学校档案分类方案要求，优先维护学校全宗的完整，保持文件材料的有机联系。综上分析，教学档案是学校业务的整体记录，而教师业务档案主要侧重于个人业务情况，在此前提下，此类双重属性的材料归属就有了明朗的思路：发生此类交叉现象时，教师业务档案中要存放复制件。
（作者单位：河南省濮阳市职业中等专业学校 来稿日期：2013-04-18）
论文摘要：教学档案服务于高校的教育教学工作，是高校档案的主体和重心。分析了教学档案在高校教学和管理中的作用和地位以及目前教学档案工作中存在的问题和不足，为充分发挥教学档案的作用，更好地服务于高校的教学改革和教学研究等工作，新建本科院校必须加强和优化高校教学档案的管理。
近年来，随着高等教育事业的蓬勃发展，许多高校纷纷合并升格，学生人数剧增，档案的数量也随之增加。如何优化教学档案的管理，已成为新建本科院校的当务之急。笔者就新建本科院校教学档案管理的意义、存在的问题及解决的途径谈些看法。
一、优化新建本科院校教学档案管理的意义
教学是高校教育的核心内容，教学档案是衡量高校教学质量、学术水平、管理水平的重要依据。教学档案作为一种重要的信息资源载体，对高校教育教学管理发挥着举足轻重的作用。
（一）教学档案是教学工作的真实记录和参考依据
教学档案是高校教学业务部门在教学管理、教学实践、教育研究活动等各个环节中形成的具有保存价值的教学文档资料，它是高校教学活动的直接的原始记录，如教师的业务材料包括学生各科成绩分析、试卷分析、科研课题、教案检查、以及其他在教学活动实践中直接形成的声像档案材料，如教学实习录像等，这些以影像为表现形式并辅以简要文字说明的历史记录，具有纪实性、直观性、典型性等特点，是教育教学活动中有力的辅助手段，在学校档案工作中占据重要的地位。因为它们是知识和信息储存的一种形式，详细、真实地反映了高校的教学历史全貌[1]。通过抽调审阅教学档案如教师教案、实验报告、科研论文、毕业设计(论文)、试卷等，能很快了解高校教育教学工作的基本情况，同时还可作为教学管理考核的基本参照依据。
（二）教学档案是进行教学科研的前提和基础
教学工作离不开教学档案。教学档案是历史的真实记录，可以客观地反映学校每个院系的实际教学水平。对历年学生的测试成绩及教师教学检查的分析，可以看出教学水平的提高与否；对历年试题的检查，学生违纪情况分析，能直观地反映出教学管理水平的提高或下降，从而为今后的教改指明方向。因此，我们应增强教学工作中的档案意识，引起教师和教辅人员的高度重视[2]，以此来促进教学管理，提高教学水平。
（三）教学档案有助于推动教师队伍建设
教师业务档案是教学档案的重要组成部分。随着素质教育的不断推进，教育质量的不断提高，以及教师职称评定工作的进行，教师业务档案发挥的作用也越来越大。它在个体上，反映了教师的业务能力、学术水平和工作业绩；在整体上，体现了学校的师资素质、队伍结构和办学水平。因此，认真搞好教师业务档案的建立、保管和利用工作，将推动学校各项工作的开展，尤其是师资队伍建设。教师业务档案中客观真实地记载着学历、考核成绩、业务水平，使校领导对教师的综合评价有了可信的参考依据，这样就能公正有序地进行教师的职称评定、工资晋级、人事调整等相关事宜，进而对教师的切身利益进行决策，并有效激励每位教师的事业心、进取心，提高教师群体的稳定性，激发教师队伍的创造力。
二、新建本科院校教学档案管理存在的问题
目前新建本科院校档案馆虽然已购置了计算机、打印机等设备，基本实现了收集、整理、编目、检索等主要服务功能的计算机管理，但档案信息网络化建设还任重道远，多数新建本科院校的教学档案不全、不实，漏洞甚多，即便是档案整理工作也存在着诸多问题。
（一）档案规章制度滞后，管理体制陈旧
一般高校的档案馆已基本形成自成体系且成熟的档案管理系统，本身已有准确的定位。新建本科院校虽然学校级别提升了，但档案工作的层次却没有随之提升，人员的配置仅能应付日常的档案收集、整理、归档、利用等工作，基本无暇顾及高层次方面工作的开展，有少数新建本科院校甚至还没配置专职的档案人员，仍由文书人员兼任。虽然多数新建本科院校制定了教学档案规章制度，但有些规章制度没有及时修改和补充，已无法满足新形势的需要。同时，这些新建本科院校的档案室又面临着新情况、新挑战，需执行本科院校的新规定，档案工作的开展处于尴尬的两难境地。
（二）档案管理不规范，多缺漏、遗失现象
教学档案的管理是一项复杂的工作，它需要严格的制度规范和科学的管理方法。教学档案的产生、收集、整理、利用等运转过程，应当依据档案法规和标准实施科学化的管理。由于高校教学档案涉及范围广、工作量大，加之人们的档案管理意识较为薄弱，致使相当部分教学档案材料的收集存在着一定的漏洞，造成大量的档案缺漏、遗失现象。而已有的档案也存在着许多问题，诸如：归档不及时、分类不规范或者收集不完整等，其共性特征表现为：重收存，轻整理；重共性材料，轻个性材料；多头归档，重复设档。这些现象严重影响了档案效用的发挥，并给日后档案的鉴定、保管及库房的承载空间带来压力，造成了不必要的人力、物力和财力浪费。
（三）档案信息化程度偏低，资源开发利用不够
当今电子化档案信息已日益成为信息服务的重要载体，档案信息化程度偏低将会直接导致教学档案资源的开发利用效率不高。教学档案管理由于涉及的专业多、课程杂、范围广、内容繁，各教学部门若缺乏整体规划，各行其是，各自为政，则会给全校在档案管理、数据查找、资源共享等诸多方面造成极大的不便。如果收存的档案不积极地开发利用而束之高阁，就会失去档案自身的价值。同时，教学档案利用的好与坏，也从一个侧面反映了高校办学水平的高低。
三、如何优化新建本科院校教学档案的管理
教学档案是高校档案的重要组成部分，其作用十分重大。优化和加强高校教学档案的管理，是新建本科院校档案建设工作重要的一环。
（一）高度重视，建立健全教学档案管理制度
教学档案是高校教学工作情况的真实具体反映，是衡量高校教学水平的重要依据。由于档案工作自身的性质和特点，档案部门常处于被公众所忽视的位置，新建本科院校各个部门应高度重视档案工作，在人员和经费上加大投入，建立健全教学档案管理制度，加强档案工作的宣传，把档案信息资源网络化建设纳入学校的议事日程和整体发展规划，使档案工作的发展与学校的教学科研等各项工作的发展同步前进，使档案机构设置、库房建设、技术人员配备以及档案现代化必需的经费和技术装备等真正落到实处。档案管理工作只有在高校管理中得到重视，达到档案管理质量的提高，才能更好地为教学、科研以及各项工作服务。
（二）清理补充，作好现有教学档案的分类整理
高等学校教学档案资料的收集、整理、归档、统计、分析等工作是个连续性的动态管理过程，其管理的效能直接影响着档案材料的质量[3]。目前，新建本科院校的教学档案尽管存在着材料缺失和管理混乱的情况，但仍然储藏着大量的本校教学方面的原始资料，需要我们去挖掘、清理，并有针对性地进行整理、分类和必要的补充。教学档案的分类必须遵循教学档案形成的规律，尽量保持教学档案的完整性和系统性。常见的分类方法有两种：一是时间分类法，以年代来区分、排列、管理档案，强调档案的时间特征；另一种是性质分类法，即按照材料内容所反映问题的性质来分类。最常用的方法是将两者结合起来，即在体现一定的时间性的基础上按教学档案的性质分类，既展示历史与时序交替的过程，又保持档案资料内在特征的有机联系，使整个案卷组成一个有机整体，同时，各部分又具有相对独立性，从而建立一个“完整、准确、系统、安全、有效”的档案体系。
（三）重视培养，加快档案技术人才队伍建设
现阶段不少新建本科院校教学档案资料管理方式陈旧，多处于手工管理阶段，院系档案人员大多由秘书兼任，教学档案信息资源开发相对滞后，工作效率低。这样落后的管理方式，势必难以适应教育发展和高校教学工作检查的要求，这就要充分利用计算机数据库技术和网络技术，提升教学档案管理的信息化。
因为网络化管理要求档案员具有较强的计算机、信息处理技术和网络管理等基本技能；新的档案载体的出现，需要档案员具有较高的专业保护意识和特殊技术保护水平；档案开放和信息剧增，需要档案员具备较高的鉴别档案、获取信息、筛选信息、反馈信息的鉴别能力和编研能力。新建本科院校档案馆要通过采取向外引进和内部培养相结合、组织培训和参观交流相结合等方法来提高档案人员的素质，逐步建立一支数量充足、知识年龄职称结构合理、专业技术覆盖面广的高素质复合型档案人才队伍，以满足高校档案信息网络化建设的需要。
（四）利用网络，提高教学档案资源利用率
当今，档案资源信息化、档案信息网络化、档案管理现代化已成为当代档案管理工作的发展方向。为适应新形势的发展，新建本科院校必须建立一套完整规范的校、院、系电子档案管理系统，充分利用计算机网络、缩微、光盘等先进技术与手段，变静态管理为动态管理，将“死档案”变成“活档案”，将文字档案变成电子档案。同时，加强教学档案信息资源的开发与利用。新建本科院校档案部门要围绕教育教学中心，努力更新思想观念，加强档案信息的需求研究，把重要的教学档案信息编制成专题材料，一方面通过档案网页、校园网及其相关网络丰富档案信息量；另一方面扩大信息编研的范围，加大开发档案信息的深度。高校档案部门要积极与其他职能部门协作，合理调配与充分整合分散的信息资源，建立高校档案信息资源库。比如:科研部门负责科研论著数据库的构建，教务部门承担试题库、电子课件、学籍异动等教学专题库的建设任务。通过档案文献资源信息化建设，充分发挥网络辐射作用，扩大档案文献资源交流渠道，实现新建本科院校档案文献信息资源共建共享，使档案文献信息资源建设达到新的水平。
结语
传统的教学档案管理模式和手工操作方法已经无法跟上高等教育快速发展的形势，新建本科院校着手组建一套完整的校、院、系电子档案系统已势在必行。我们要在日常教学和管理工作上认真扎实地做好教学档案的收集和整理工作，优化档案管理，强化服务功能，充分发挥教学档案的作用，促进新建本科院校档案工作与其他各项工作协调发展。
参考文献：
[1]黄金莲.关于提高新建本科院校评估档案质量的思考[j].档案，2006，(4)：42-43.
[2]彭群颐.信息化社会高校教学档案建设研究[j].教育与职业，2008，(5)：189-191.
正文：
教育教学工作是学校的中心工作之一。在教育教学工作中形成的各种档案材料记录了教育教学工作的全过程，体现了学校对教育教学的思想和方法，是衡量教育教学工作水平和质量的重要标志，是教学检查和教学评估的重要依据，是学校档案的重要组成部分。特别是在本科院校的各种评估中，教学评估的重点内容包括教学档案管理，专业评估则需要教学档案给予直接的支撑。为了加强教学档案工作，充分发挥其在学校教育管理、教学活动、教学研究等各项工作中的作用，提高教学档案的质量和科学管理水平，逐步实现教学档案工作的标准化、规范化和现代化，更好地为学校的发展服务。
一、本科院校档案管理存在的问题
教学档案是衡量学校教学管理水平和教育质量的重要标志之一，是反映高校教育发展与教育改革的重要依据之一，是高校档案的重要组成部分。本人在多年的教学档案管理中发现，本科院校的档案管理存在以下三个突出的问题。
(1)档案收集不完整、不系统。高校教学管理的每一项活动和事件都有开始、运作、结束等一系列过程，反映在文件材料上必然有策划、计划、安排、执行过程的来往文件、会议记录、总结表彰、处分、照片等。根据这些材料就有可能再现整个事件或活动的全过程。但是，一些本科院校档案收集达不到完整和系统的要求，常常是有计划、无总结，有上学期的某一材料，无下学期的对应资料，有决议、无会议记录等；有的本科院校只有材料残缺不全的教学档案和学生管理档案，而没有科研档案等。究其原因是本科院校教学、科研与管理人员的档案意识不强，对档案管理知识和法规知晓不多，对教学、科研与管理工作档案必须实行集中统一管理的重要性认识不足。所以，他们在教学、科研任务完成后不按档案部门要求主动归档，有的根本不归档，常常被当作废纸处理掉，使教学、科研、管理活动中产生的一些宝贵材料流失，造成了院系档案材料残缺不全。
(2)档案管理不规范。许多高校中层领导对档案工作的重要性认识不到位，在重视教学工作和其他管理工作的同时，忽视了档案工作的存在。其主要表现是：不能按照教学、科研、实验室管理活动的各个阶段来积累材料，收集的材料杂乱无章。有的档案材料数据任意涂改，字迹不清，有的材料是复印件，没有原始件。还有相当一部分教学档案材料在个别领导或教师个人手中，导致教学档案材料不齐全、不完整，很难建立起档案库。产生这一现象的原因是档案管理制度不健全，又缺乏规章制度的制约。对于教学、科研、实验室及相关管理工作档案归档没有明确的要求，档案管理人员和教学、科研、行政管理工作人员的职责又不明确。哪些材料该归档，哪些不该归档，没有明确规定，因此也难以形成完整、系统的教学、科研等院系档案。由于院系档案管理体制不完善，有时是名存实亡，没能真正发挥其在教学管理中的重要作用。
(3)档案队伍建设缺乏科学性和稳定性，人员整体素质低。知识经济时代对档案工作者的素质提出了更高的要求，在一些本科院校档案工作者中，还有相当一部分人达不到上述要求，他们中有的是在单位竞聘上岗过程中的解聘人员被安置到档案部门，有的是由于别的原因工作调动而被分配到档案部门，有的是其他工作人员兼职做档案工作，还有的是刚从大中专学校分配来的学生。在知识结构方面，具备档案专业知识的人员数量较少，且专职档案工作者中也大都存在知识老化的现象，其理论水平、业务水平亦尚需提高，而适应当今知识经济时代要求的复合型人才更是严重缺乏。要管理好这批兼职档案人员，必须对他们进行专业培训，提高教学档案管理水平，增强档案人员为教学服务的意识，更新观念，变被动为主动，加强教学档案的编研工作。
二、加强本科院校教学档案管理的对策
针对上述问题，本人以为高校档案工作要顺应时代的发展变化，抓住知识经济给档案工作带来的契机，迎接知识经济的挑战，并将挑战化作动力，适时进行变革，制订自己在知识经济中的战略对策，为教学管理工作发挥应有的作用。
(1)加强档案人员的业务培训。由于档案管理工作专业性较强，教学管理信息又复杂多样，档案人员需要具有较强的业务能力和管理技术。因而高校应加强对档案人员尤其是各部门兼职档案人员的业务培训，努力提高他们的业务素质。培训的形式多种多样，如定期组织经验交流会、业余讲座、培训班等，同行之间互相学习借鉴，激发档案管理人员的事业心和使命感。从事教学档案管理的人员，应利用各种培训教育机会，学习档案专业知识和档案法规标准，并围绕教学改革和管理工作的任务要求，采取有效的措施，大力开发利用教学档案信息资源，主动为广大师生员工做好档案信息服务，不断提高自身工作水平和工作能力。
[关键词]高职院校；档案；利用价值；因素；对策
高职院校档案是高职院校进行教育改革发展的历史见证，它能够为学校的教育教学及科研的发展提供参考信息，便于学校了解过去、总结现在和研究未来。随着高职院校办学规模的不断扩大以及高职教育改革的不断深化，档案工作在学校综合管理中的地位和作用日益突出，但档案利用现状却不容乐观，档案的利用价值并未能很好地发挥，如何更充分地挖掘和利用档案的潜在价值，最大限度地开发利用档案信息资源，以更好地为高职院校的教育教学和改革服务，已成为高职院校档案工作的新课题。
一、影响高职院校档案利用价值发挥的因素
由于多数高职院校是通过转制、或者合并、或者升格而成，其办学历史和特点使得档案管理情况比较复杂，因而在档案管理中会存在一些问题。这些问题的存在严重制约了档案价值功能的发挥，主要表现在以下几方面：
（一）领导对档案工作的重要性认识不足
由于高职院校办学历史普遍较短，在办学中领导更注重的是教育教学条件的完善、学生管理、招生就业等直接与学校规模化发展相关的工作，对档案在学校建设中的重要作用不明晰，从而忽视了对档案工作的建设。如，对档案方面的资金投入少，档案硬软件建设与学校规模化发展不适应；配备的档案工作人员不足，使得档案工作者成天忙于收集、整理、归档等基础性工作，根本无睱开展档案编研等开发利用工作。
（二）档案管理人员综合素质不高
教育部2007年对72所教育部直属高校档案工作的调查显示，高校档案馆（室）专职人员数量不足，兼职人员数量过大，兼职人员数量占了总数的34%；在专职档案人员队伍中其中具有本科以上学历仅占22%，中专及大专学历的占7.5%，仅受过档案专业在职培训教育的专职档案人员达到了40%。这些数据表明：教育部直属高校档案工作人员文化程度整体偏低。[1]与教育部直属高校相比，高职院校档案管理队伍的素质差距更大。档案管理人员因缺乏扎实的专业知识技能，要进行深层次的档案编研困难较大，受学识素质的影响，掌握现代化的档案管理与信息利用知识也不易；另外，受“重藏轻用，秘而不宣”的传统思想的影响，档案管理人员往往将工作重心放在档案文献的保管上，为保管而保管；在档案利用上采用坐等服务的旧观念，沿袭“闭架借阅、你查我调”的传统做法，导致档案利用率低，不能充分发挥档案的利用价值。
（三）档案利用者对档案工作认知不明
档案要发挥其利用价值，就必须与利用者打交道，为利用者提供服务。由于长期以来，传统档案被认为是一种治政查考工具，是为“上层建筑”服务的，加上档案工作者受“秘而不宣”传统思想的影响，过分强调档案的保密性，不注重档案的宣传，致使档案利用者对档案工作的内容、作用不了解，在认知上存在偏差，认为档案只是为领导和人事部门等少数人服务，并未清楚地认识档案的社会性和丰富的信息内容以及对教学、科研、管理等各项工作的重要作用，因而，对档案的关注不够，热情不够，这必然影响到档案的利用率，档案的价值不能充分发挥。
（四）档案信息结构不合理
由于高职教育起步晚，多数高职院校档案工作尚处在起步阶段，在档案信息结构方面存在不合理状况，馆藏结构单一化，学校特色不突出。如：馆藏档案内容不够丰富，党政管理类档案所占比例偏重，而学术科研、毕业生就业状况等类档案所占比例偏小；教学管理性文件多，教学实践性材料少；侧重于传统纸质档案的收集整理，对其它类型档案较为忽视，如照片档案，声音档案、影像档案、设备档案、实物档案等严重匮乏，本学校的特色档案更是寥寥无几。这样的馆藏结构，使得档案管理工作全面为教学科研、用人单位和检查评估服务的作用削弱，档案利用面也变得非常狭窄。
二、提高高职院校档案利用价值的对策
（一）要处理好“藏”与“用”的关系
收藏是档案的基础，利用是档案的根本。档案的收藏应该包括档案资源的收集、整理与储存，这是档案价值产生的重要基础和必要前提，离开了档案的收藏，档案资源的利用就成了无本之木、无源之水。另一方面，档案利用是档案工作的根本目的和中心任务，离开了利用这一环节，就失去了收藏档案的意义。因此要正确处理档案收藏与利用的关系，坚持“以用为主，藏用兼顾”的理念，把档案“利用”看成是最大、最高价值，同时要做好档案资源的收集、整理与储存工作，确保所收藏档案资源的质量，以实现档案价值功能的最大化。
（二）要处理好提供利用与服务创新的关系
档案资源的提供利用与服务主要包括档案阅览、档案外借、档案展览、提供档案咨询服务、出具档案证明、档案网络传递等，它面向利用者，服务社会，促进社会经济、文化与科技的发展与进步，这是档案价值的真正体现。离开了档案资源的提供利用与服务，档案的价值将毫无意义。高职院校档案管理工作的服务性，是高职院校档案工作赖以生存和发展的基础，但高职院校若仅维持传统的档案服务方式，将档案部门只作为阅读和储存档案的场所，则不利于最大范围发挥高职院校档案信息资源利用的社会效益和经济效益，不利于实现档案信息的社会共享。因此高职院校的档案部门必须不断创新档案服务机制和方式，提高档案利用价值。
关键词：开放教育档案；思考
中图分类号：G4文献标识码：A文章编号：1672-3198（2013）08-0139-01
1开放教育档案工作的特点
1.1开放教育的定义
国际上把开放教育有时也称作远程教育或远程开放教育，是指学生和教师、学生和教育机构之间主要采用多种媒体手段进行系统教学和通信联系的教育形式。“中央广播电视大学人才培养模式改革和开放教育试点”项目，是依托全国广播电视大学系统由中央广播电视大学组织实施，普通高校、行业部委共同参与，全国多家省市级及县级电大、教学点负责具体实施。
1.2开放教育教学管理工作与普通高校教学管理工作的异同
与普通高校相比，开放教育教学管理工作体现在复杂性。开放教育的学生与普通高校学生相比有“三不同”：不同年龄层次、不同行业，不同学习条件，并且开放教育学籍是八年有效。在教学管理过程中，体现出任务重、战线长、头绪多、责任大等特点。
1.3从事开放教育档案工作的特点
档案工作在我校属于“学校大舞台”的“后台”，既无名也无利，地位不显赫又不能产生经济效益，它不是学校的主流。不管是专职档案员还是兼职档案员，从事此项工作都需要有一个良好的心态。档案工作是一项既复杂又讲究科学，同时又是一项默默无闻的工作，利用者是看不到的。另外，档案工作还是个被人遗忘的角落，在别人眼里也没有别的岗位认同感高。因此，选择档案工作这个岗位时，要有充分的心理准备。
2我校档案管理工作的现状
2.1重复归档
当前我校档案管理工作多数情况下仅以保管为目的，其管理方式和档案利用程度远不能满足不同用户档案查阅检索的需求，也没有真正体现档案本身的利用价值。如针对教务管理起草的文件以鄂电大教字和鄂电大字编发文号，经校办审核通过，印制后到校办盖章，校办留存两份，原件处理签及盖校印的文件留存电大教务处。我以为原件处理签一定要留存校办，原因为在盖校章时，原件处理签绝对不会漏存或丢失，因为有盖章这一环节控制，而我们现在的管理模式中，原件由起草文件单位留存，有些科室发的什么文，档案员都不知道，有的挂网后，未印纸质的文件，到归档时，才发现有些文件根本没拿到处办归档，甚至原件处理签都丢失，原因在于没有行之有效的制度约束。笔者认为，校办应把原件处理签及盖印的红头文件保存两份后直接交到档案科去，因档案科本身就是校办下的一个科室，电大教务处无须保存原件处理签，只留存一份盖校章的红头文件以方便本部门人员查阅即可，无需教务处留两份，既保护所有发文的完整性，又节约了纸张。
又如导学中心经常起草与教学相关的文件，编的是教字号的文件，而编号审定是在校办完成，存档时就遇到很尴尬的问题，起草的文件单位是导学中心，编是文号是教字号，档案员年底整理归档时，缺文件，到校办文印室查找电子版的文件时，才发现是导学中心起草的。这个问题最合理的解决办法，还是校办盖印时文件处理签原件留存及红头文件盖印后留存两份，直接交由档案科。而导学中心和教务处只需要留存一份文件，以备本处室人员查询所用，否则重复归档不仅增加了工作量，降低了工作效率，也浪费了很多人力和物力。
2.2重视程度有待进一步提高
领导对档案工作重视程度有待于进一步提高。不能在关键时刻哪个重要文件丢失了方显档案工作的重要性。笔者以为要成立湖北电大档案管理工作领导小组，健全机构，加强每一级领导，把档案工作纳入考核。加大投入，强化软硬件建设，开放教育学籍档案多年来都没有一个规范的档案室和规范的档案柜，档案保管条件急需得到明显改善。建立健全制度，使档案工作有章可循。其次要提高档案工作人员的积极性，我校在评职称上给予一定的指标，让他们觉得从事这项工作有价值感、有盼头。
2.3重保管轻利用现象亟待解决
作为我们档案管理工作者要改变以往的工作模式，提高档案利用率。档案工作是一项服务性工作，其服务性是要通过档案的利用率来实现的。要打破“重管轻用”的工作模式，要改变由被动服务转变为主动服务的思想，要让档案工作和学校日常工作甚至整个系统工作紧密结合起来，赢得学校领导和教职员工的关心和重视，使我校档案工作步入良性循环发展的轨道上。
2.4档案管理工作人员的素质有待进一步提高
目前我校是一个班子二块牌子，即电大开放教育和科技职院，开放教育在校生就有104200余人，科技职院每年招收学生达9800余人，而我校专职档案员只有2名，其它都是分布在各系里或各单位的兼职档案员，而我校又缺少对兼职档案员的培训，学校召集开专兼职档案人员工作会议10余年来仅二次，如想参加省档案馆组织的培训都需要自费。
我校要加大对专兼职档案人员业务技术水平和工作能力的培养，提高档案工作者的综合素质，让这支队伍更加稳定。我校完全有这个条件开展档案专业继续教育培训，不定期的邀请档案管理专业方面的专家来我校指导，要经常组织专兼职档案员参加培训和学习，不断提高他们业务水
平和管理能力。
3开放教育档案工作改进思路
3.1以服务学生为本，建全档案管理工作的有效机制
首先要树立一切为学生服务，一切服务为学生的思想，因为远程开放教育的特点是师生准分离等特点，在为学生提供学籍档案、考试成绩档案及毕业学生证书遗失补办等都需要无偿地为学生提供服务，开放教育的学生都是成人学生，有的学生毕业多年，出具学历证明、毕业证书遗失补办等工作，在很多情况下，都是与学生未见面的状态下从事一些很琐碎的工作，在出具证明过程中要按档案工作有关规定办理，不能因为学生不在现场而搪塞甚至不回复。对不符合手续的出具假证明的，档案管理工作人员是绝不允许的。
3.2以服务系统为核心，重视档案信息资源的开发和利用
电大办学的特殊性在于，是以系统依托而存在，从省级电大到市级电大延伸到县级电大、教学点，如何把档案信息资源这块大蛋糕让整个系统分享，需要档案管理工作者有合理的知识结构，还要有网络服务的能力和创新能力。如开放教育从招生到学籍到考务的每一个环节，从文件资料形成、收集、整理、归档、利用的所有过程中，都很明显地显露出档案所具有使用价值，作为我们做远程开放教育的电大，更有优势运用现代化信息技术手段，更有条件做好档案信息资源开发利用，针对开放教育在籍学生给一定权限，网上查询，这样减轻学籍及档案人员工作量，腾出更多时间去丰富我校馆藏内容，让整个电大系统教务管理人员、教师、开放教育本专科学生更好地利用档案信息资源。将反映电大特色的重大历史事件，重大科研项目、重大会议、反映电大办学特色、人物特色的各类声像、多媒体档案等让人感兴趣、丰富的档案资料进行开发，不断丰富校园文化，同时也为档案信息开发创造一个良好外部环境。
3.3以国家开放大学建设需求为目标，探索档案的开放和利用
电大从传统的广播电视教育发展到以互联网为基础的现代化远程教育，电大在全国的影响力之大，乃至全世界也具有广泛的影响力。我们可以借鉴国外先进档案管理体制，如图书、档案、资料一体化管理模式。首先，建立图书档案馆网页，设立湖北广播电视大学文件中心，文件中心是介于文件形成与档案馆之间的过渡性保管和提供利用的机构。我校每年发的所有红头文件，盖印后交由文件中心保管，如鄂电大字、教字、资字、人字、党字等都可以集中在文件中心保管、整理、利用并进行处理，筛选有价值的文件向档案管移交，目的就是使得档案馆能够尽可能地保存更具有价值的档案，这样提高了馆藏价值，而文件中心专门提供查询服务，到档案馆中保存的档案基本上都需要永久保存，通过科学的工作方法来管理、开发发挥出来，让档案馆有更多精力更加细致精确的保护重要档案。以开放教育教师、管理人员及学生为服务对象，以电大库藏档案信息为服务内容，通过各种服务方式，实现档案信息资源共享最大化。最大限度的实现档案资源的开放和利用，促进我校档案工作现代化和科学化，为国家开放大学的发展、提供强有力的支撑。
参考文献
一、中学教学档案管理的基本任务
（一）贯彻落实档案工作的有关政策法规，遵守档案管理工作规范，认真执行学校档案管理工作的相关规定；（二）在学校综合档案室的指导下，及时收集工作范围内有价值的教学档案，按要求进行整理、分类和统计，做好教学档案资料的立卷、归档；（三）按时上交综合档案室收存保管的档案资料；（四）按规定妥善保管留存的档案资料；（五）在规定的范围内开展教学档案资料的开放和利用工作；（六）积极参加各类档案人员业务培训，不断提高业务能力和管理水平。
二、中学教学档案管理的基本要求
（一）学校教务处、教研处（室）以及各年级和各学科组要把档案工作纳入部门工作计划，做好档案管理的布置、检查、总结和验收、移交工作。要指定至少1名管理人员兼职档案管理，并将档案工作纳入管理人员的职责范围；（二）教学档案实行分类管理，编目装订，同时应充分使用现代化电子档案管理手段，并实行纸质和电子档案双份保管制，使教学档案绝对安全。凡具有保存价值的档案资料，均填写卷内目录和备考表后归档；（三）归档的文件材料必须真实准确、书绘工整、声相清晰。案卷标题要简明确切、文字工整清晰，材料字迹及装订等均符合归档要求。（四）建立教学档案查阅制度，充分发挥教学档案的凭证和参考作用，充分体现教学档案的评价作用和社会价值。同时，要保证档案资料的真实、完整、准确、系统，具有科学性和系统性；
三、中学教学档案管理的归档范围
中学教学档案可以简单分成教学管理和教学活动两大类进行立卷归档，在立卷时按同类别的时间先后顺序进行组卷，使其具有一定的内部逻辑联系，便于日后查找利用和管理。
（一）教学管理类，具体包括：
1、上级主管部门有关教学和教研工作的各类文件和学校关于教学和教研工作的汇报、请示和批复等。
2、学校有关教学和教研管理工作的规章制度、办法、规定及其它管理要求。
3、学校教务处有关教学工作的计划、总结、教学工作进度安排，教师听（备）课、教师调（停、代）课、“六认真”教学、“支教”的常规管理。
4、各学科组集体备课讲稿、优秀教学案例、各种教学讨论和反思、心得、各类听评课记录等；试卷分析及考试分析、总结。
5、录取学生榜示、分班名册，毕业生（结业生）名册、毕业证发放登记册、高考录取名册。学生学籍、学籍异动（休、复、退、转、升、留）管理，各级三好生、优干生名单，学生违纪通报处理情况等。
6、教研处（室）有关课程设置、教W用书、课改方案，课题立项、审批、中期检查、结题验收材料等研究情况和资料。教学常规、教学质量评估、教学督导等资料。
7、教师业务档案、师德专档和专（兼）职教师基本情况登记表。
（二）教学活动类，具体包括：
1、各年级半期、期末、模拟、会考、高（中）考成绩册，各类学科竞赛成绩、表彰奖励等。
2、教师教学竞赛、公开（示范）课教案资料与获奖情况统计，学生评教情况统计。
3、教学实验课活动，选修课活动安排和情况统计、教学反馈等。
4、教师专项培训活动，送教下乡、教学对点帮扶、支教等教学活动情况。
四、根据学校实际情况，按档号、分类和保管期限制作一张《中学教学档案管理明细表》（略）进行详细分类，立卷建档管理，这样就一目了然。有了这样一张详细的中学教学档案管理表，再注意日常留心收集相关资料，并及时分类和归档，就会使后面的保管和利用更加得心应手。
关键词：学校档案 管理现状 应对策略
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2014）09-0034-02
学校档案是学校教育、管理、运行的发展轨迹的真实记录，是学校重要的信息资源。是学校人才培养、水平评估的基础与依据，是编写校史和开展德育工作的基础，也是衡量学校综合管理水平和反映学校教育教学质量的重要标志。学校党政管理、教育教学管理工作离不开档案，然而档案管理却是一项系统的工程，是学校基础工作的重要组成部分，实践证明，积极做好学校档案的管理工作，提高利用率，充分挖掘档案的潜能，为教育教学改革服务，不仅有利于学校管理水平、教育教学质量的提高，而且有着深远的社会意义。因此，我们应该深入总结、反思以往档案管理工作中的得失、功过，改进管理方法，更科学、更合理地利用档案，推进档案管理工作的现代化建设，让档案的自身价值及社会价值得以充分实现。下面笔者就学校档案管理的现状及应对策略谈一些不太成熟的看法：
一、学校档案管理的现状
现阶段，笔者对学校档案管理状况作了深入的调查和了解，从中发现了一些问题，主要体现在如下几个方面：
1.思想上重视不够
学校档案管理工作是一项默默无闻的工作，它不像教育教学工作那样容易引人关注，也不太容易取得佳绩。长期以来，有不少教师包括部分领导干部对学校档案管理工作的认识出现一些偏差，认为档案工作不过是抄抄写写、保管的事务性工作，不是学校的主要工作，不能在教育教学中起到关键的作用。多数学校还把档案工作视为软任务，认为档案工作只不过是管理承办过的资料而已，不了解档案工作的内容、性质、任务，更不了解按照一定的原则和方法管理和研究档案，充分开发和利用档案资源，从而导致学校档案管理工作一直处于被动应付的境地，在学校各项活动中难以发挥应有的作用。
2.档案管理者业务素养不高，档案管理工作令人担忧
有的学校没有设定专职档案管理岗位，有的学校的档案管理者是教师兼职或是临时配备的。这些人员大多没有经过档案知识、技能等专业培训，对学校档案的重要性认识不足，对档案资料的收集、整理、归档、装订等工作不太熟悉，责任心不强，对档案工作精力投入不足，日常工作中只是将相关资料放进档案袋，没有及时整理归档，该建立的档案没有及时建立，档案流失现象时有发生，严重影响了学校档案管理的质量。加上有些教师认为学校的主要工作是教育教学，对档案资料只要用时有就可以了，无需按什么标准和要求进行整理归档，导致相关档案整理、分类缺乏统一的执行尺寸，从而使得学校档案整理、分类缺乏系统性和关联性，档案管理手段落后，严重制约学校档案管理工作的发展。
再加上档案管理者的业务培训、专业知识更新缺乏系统的培训计划与渠道。由于档案管理者自身的专业限制加上后天的培训缺乏，从而导致了学校档案管理队伍建设跟不上高科技突飞猛进的时代步伐。
3.档案资料收全率低下
学校的档案类型应包括学校的日常管理、教研活动、教研成果等，因此，档案资料涉及面颇广，假如档案资料收集不完整、不系统、不规范，就很难保证学校在管理方面的顺利进行。学校档案资料收全率低下主要体现在如下几个方面：（1）部分一线老师对教学档案的归档持抵触态度，认为教案，自编讲义、练习等资料是自己在教育教学中取得的成果，是属于私人财产，版权应归属自己，若经档案部门归档后就会自然而然成为学校财产，容易抹杀个人的成绩，并且再利用时借用手续繁琐，还是自己保管放心、方便。（2）一些外出参加会议的人员往往很少主动把会议相关文件交给档案部门归档，而档案管理者对学校外派人员参加会议的情况可能不太了解或知之甚少，进而导致了会议文件未能及时或完整归档。（3）学校各处室少有主动把各自的文件材料，重大活动计划、过程、所取成果，与兄弟学校交流所形成的资料移交档案部门，让其及时进行归档入库保管。凡此种种，都是造成档案收全率低下的主要原因。
4.档案信息载体结构简单
当前不少学校档案室（馆）的管理方式过于陈旧落后，有不少还停留在简单的手工作业阶段。有些文件或资料立卷归档后，档案管理者还需对其进行必要的加工，如调整与编目。这种机械性的手工抄写，不但工作量大，时间长、速度慢，同时也很大程度上制约着档案的处理速度。这种简单的管理模式，导致档案管理者对一些有特别价值的档案资料无法进行卓有成效的开发利用。查阅档案也由于管理方式落后，案卷调动频繁而导致磨损严重，且检索速度相当缓慢，查找准确率不高，查全率低下。
5.服务模式老化，服务水准跟不上信息化管理步伐
5.1学校档案部门作为保密单位，一直处于相对封闭的状态，同时工作性质又决定了学校档案工作的被动地位，档案管理者缺乏主人翁意识，固步自封，久而久之，形成了工作默守陈规、被动服务等落后陈旧的管理思维与方式。“坐门等客”、“过于神秘”等问题十分突出。
5.2档案部门在以教育教学为核心的学校中一直处于“二线”地位，全校教职员工的档案意识普遍不强，上到学校一把手下至一线教师，“重教学、轻档案”，“重保存、轻利用”的意识还有一定程度上存在，认为档案工作可有可无，对档案工作在学校发展建设中的重要性和必要性认识不足。由于对档案重视程度不够，导致其在学校资金或经费分配中一直处于“缺粮”的境地。经费严重不足，档案基础设施建设相对滞后，适应档案现代化管理需要，着力提高服务水准的技术设备配置不到位。诸多原因导致了目前不少学校档案服务模式僵化、服务水准滞后的现状。例如：学校档案管理工作依然沿用着由档案利用者提报需求，管理者被动进行人工检索，即“你要我查”的落后服务模式；档案部门计算管理系统尚未形成网络化，自成体系，不能很好地与校园网发生有机联系，档案需要者大多只能在上班的固定时间和场所进行档案查阅等。近几年来，随着学校规模的扩大，广大教职员、学生对档案利用需求量大幅度增加，档案服务时间、地域、效率的严重限制则日益成为制约学校档案管理共建工作发展的沉重枷锁。
6.档案数字化建设步伐较为缓慢
就目前学校发展情况看，不少学校的重点均放在校舍建设、与教育教学、教研密切相关的项目，对档案管理的基础设施建设投入甚少甚至零投入，因而导致不少学校的档案管理设施设备相对落后、简陋。没有计算机的档案室，档案数字化管理无疑是一片空白；有计算机网络的档案室，档案数字化管理水平也不见得有多高。虽然计算机及网络技术在学校其他部门得到广泛运用，学校管理手段不断翻新，但是真正运用计算机及网络技术来管理档案的则不多，大多还停留在手工收集、检索和纸质载体、实物存储原始阶段，信息量很小，对档案的收集、利用和开发作用不是很大。
二、改变学校档案管理现状的几个策略
1.进一步强化档案管理意识
档案是学校建设、发展的历史见证，具有重要的保存参考价值，是原始性和凭证性的重要依据。首先，必须通过多种渠道和途径加强对档案法和档案知识的宣传，让档案意识深入民心，提高档案管理者的档案意识，从思想上深刻认识到档案管理工作的重要性。高度重视档案资料的平时积累、保管，主动做好相关档案材料的收集、整理、立卷、归档等最基本的工作。其次，档案管理工作是学校改革和发展需要，是培养合格人才的需要，是管理科学化、系统化的需要，学校领导应该高度重视这项工作，把它列入学校工作的议事日程，建立档案管理领导体制，加强领导对档案工作进行决策、监督、执法、调控的力度，让广大教职员工确实认识到档案管理工作是学校管理工作中的一个不可或缺的组成部分，充分挖掘档案的参考利用潜能，有效地实现档案的社会价值。
2.加强档案管理队伍建设
档案管理是一项非常严肃的工作，容不得丝毫差错，档案管理者除了应该具备较高的政治素养和良好的工作作风外，还应具备较强的业务技能。档案学是一门专门的学问，档案工作要在档案理论的指导下进行，不仅档案管理者要培训，对于一个单位来说，各处室的档案网络管理人员也需要进行必要的培训，条件许可的话，还可以进行全员培训，以提高档案来源的质量。例如：同一所学校各处室要有一个统一的要求：办公用纸大小应统一，以便档案装订美观；书写要用碳素墨水或黑色签字笔，以防墨迹褪色；书写用纸左边须留一定的距离，便于装订；倘若是打印材料，一般可采用激光打印等等。诸如此类的档案业务基本常识应进一步渗入到每一位管理者的思想中去。此外，档案管理者要进一步深入学习和掌握《档案法》、《档案工作概述》《档案管理》等相关档案工作的法规和档案专业的基础理论知识，并娴熟运用到实际工作中，着力于档案的“收”、“管”、“用”，让学校的档案工作跟上办公自动化步伐。
3.采用点面有机结合的方式卓有成效地收集档案资料
档案管理者在收集档案材料时要做到点面有机结合，既要收集学校建设发展、学校特色诸方面的资料，也要收集师生微观方面的资料。学校宏观方面的资料主要包括：学校发展史；学校各阶段的现状、特色、规模等。而微观方面的资料相对较多，归纳起来主要有：①人员资料、教职工个人资料一般是每年要由教职工本人填写一次，学生情况一般由班主任填写。②图片资料，学校每学年举行各种活动，诸加培训、观摩、学术交流、师生奖惩及各类会议等，应按年度的登记保存。③教职工的科研论文资料。④荣誉资料，即获奖的资料，除登记外，还应将奖品的照片、证书的复印件作为资料分类、归档。
学校档案资料收集主要是档案管理者的职责，但也是要调动全校师生员工的积极性，一些需要教师或学生个人填写的资料就要严肃认真的填写。只有全校人员积极共同参与，学校档案资料的收集才能及时、系统、全面。
4.多渠道地提高档案室藏质量
学校要搞好档案管理工作，设备设施建设尤为关键，因为齐全的设施是做好档案管理工作的基本前提。学校一定要把档案设备设施建设作为校园基本建设的一项重要内容，根据学校规模和经济状况设置档案管理办公室、档案借阅室。以此为前提，着力提高室藏质量。其途径很多，可从以下几个方面入手：①对现有室藏进行鉴定，剔除无保存价值的案卷。②严格把好档案质量关，进一步杜绝档案重复等问题。③加强室藏信息资源的开发，着力做好档案的编研工作，把散落在不同全宗，不同案卷的有价值的信息，分门别类编写成系统规范的参考资料。④根据不同的利用需求，编制一整套档案检索体系。⑤确保档案全宗的完整性。在归档工作中既要把握重点，分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档的资料不致混入，同时又须注意防止应归档文件的散失。尤其是在立卷中，要把同一类别且具有内在联系的文件材料组在一起，以反一件事情的全部处理过程及来龙去脉，使立卷归档后所形成的档案既完整而又不庞杂。⑥进一步做好防火、防盗、防潮、防光、防虫、防高温、防霉、防尘等措施。
5.灵活采用动静结合的管理手段
实行了数字化档案管理的学校档案室（馆）原件少动、开放信息多用，是档案管理者梦寐以求的目标。就拿学生档案来说吧，它具有很强的严肃性，学生在查询学籍原件时，有时可能会私自改动原始成绩。但电子档案就不存在这个问题，非常便于成绩的查询。为此，学生档案可采用动态与静态管理相结合的方法，这种方法既能满足学生查询成绩的需求，又能保护原始学籍档案的真实性，通过网络发挥电子档案作用，避免档案实体提供利用时对档案原件调用。学校其他方面诸如党政管理、教育教学、科研等方面的档案管理也可以灵活采用这种手段。
6.集中统一进行管理，形成一个完整的档案管理体系
学校档案管理做到高度集中统一，是重视档案管理工作的重要标志之一，是强化现有的综合档案室功能的有效途径，也是减少重复工作，构建节约型社会的外在表现形式。集中统一管理学校档案，不仅应将教学档案作为重点进行归档，还应将在德育、科研诸多活动中形成的相关的诸如党政、财会、外事、基建、音像等档案进行集中统一管理，形成一个完整的、系统的档案管理体系，以大幅度地提高档案管理水平和效率。
总之，档案管理是学校工作的重要组成部分，是一项政策性、原则性很强的工作，因此，学校档案管理者只有深入钻研业务，提高档案管理意识，做到“以人为本，依法治档”，才能不断开拓创新，更快适应知识经济时代信息化、网络化的环境，以21世纪给档案工作发展带来的机遇与挑战为契机，把档案管理工作不断推向前进，使档案价值得以充分体现，推进教育事业的飞速发展。
参考文献
[1]刘波.浅谈学校档案管理.学术论坛
[2]李勇新.浅谈学校档案管理工作之现状以及如何改进.综合理论研究.2011.8
[3]刘亚玲.谈论学校档案管理工作中存在的问题及对策.中外教研周刊.档案管理.2011.5.15
[关键词]升格院校 教师业务档案 问题 对策
随着我国高等教育结构的调整,一批院校适应社会发展的需要进行了升格重建。大多数升格院校都是由两所以上学校合并组建形成的,在学校合并过程中,原有的档案资料得不到足够的重视,合并后对教师业务档案管理又不到位,造成目前我国升格院校教师业务档案的现状不容乐观,严重影响了学校的发展。因此,及时发现和分析升格院校教师业务档案工作中存在的问题,采取积极有效的解决对策,完善管理手段,对促进升格院校的科学发展具有重大意义。
一、升格院校教师业务档案存在的问题
1.教师业务档案管理比较混乱。升格院校大部分都是在几个院校的基础上合并升格形成的。一方面,升格院校要经历一个全面重新整合的过程,各项工作繁琐复杂,都需要解决。院系领导往往把学科专业建设、科研、招生就业、人事干部、经费筹备、基建管理等做为重点工作来抓,对于档案管理尤其是比较零散、工作量又大的教师业务档案管理工作,往往能够维持基本运转就可以了。另一方面,升格院校由于历史的原因,合并前的学校由于办学层次不同,教师业务档案情况也比较复杂。标准不同、要求各异,差别很大。这些情况造成升格院校的教师业务档案整体比较混乱,严重影响着学校的健康发展。
2.教职员工档案意识淡薄。根据我国高校的实际状况,多数升格院校需要依托优势整合资源,进行搬迁实现集中办学,这些客观条件很容易造成档案材料收集的空挡。再加上一些教职员工自身的档案意识薄弱,缺乏档案法制观念,对整理上交自己的业务材料不积极、不主动,不能及时把各项业务活动中产生的材料收集起来,在档案管理人员的多次督促下简单整理匆忙上交,应付了事,更是造成教师业务档案材料的不齐全,不系统,不能客观的反映学校整体教学水平,起不到有效促进教育教学的作用。
3.教师业务档案管理手段落后。在升格院校的管理人员中,不仅具备专业档案知识和接受过专业档案管理培训的人员非常少,而且大多升格院校的档案管理人员身兼数职,工作日理万机,往往把档案管理工作放在最后,致使一些材料不能及时收集、归档,造成资源的白白浪费。特别需要引起重视的是升格院校的教师业务档案管理手段基本处于人工操作或半人工操作状态,造成查阅困难,利用率低,影响了教师业务档案的开发、编研和利用,和走在时代前列的高校不相适宜,更和现代化、信息化的社会不相适宜。
4.评估时档案材料不系统,缺乏真实性。教学评估、学科评估、课程评估、学位授予权评估等各项评估是升格院校面临的重要任务。评估能否过关是院校能否继续进行高等教育的基本依据。由于升格院校的教师业务档案材料的不系统,不完善,评估时只能仓促面对,临时从各科室各部门抽调人员加班加点整理、收集各种档案材料。而教师业务档案材料是随时发生随时积累的,材料比较零散、繁琐,临时整理的材料缺乏真实可靠性,难以全面反映实际办学水平,在评估过程中抓不住主动性,影响评估专家对院校的科学评价,势必会影响学校的发展。
二、升格院校教师业务档案管理对策
1.提高认识,加强教师业务档案管理。充分认识到教师业务档案对升格院校的重要性,取得领导的认可和支持,是解决上述问题的基本保证。升格院校必须建立健全教师业务档案,建立有院系专门领导负责,各部门选派负责人及档案专职管理人员对教师业务档案进行管理的专门管理机制,对随时发生的材料及时收集、整理,科学编研、归档,随时积累、丰富,不断充实、完善。系统完整的材料既能反映学校的实际办学水平,推动学校教育教学的发展,评估时也能够抓住主动性,使评估专家作出客观科学的评价,抓住机遇不断促进升格院校的健康发展。
2.规范制度,增强教师的档案法制意识。升格院校在建立健全教师业务档案时,必须遵循国家的有关档案法律法规,又要以此为依据,制定符合自己院校的档案管理制度,以培养教师的业务档案法制观念,增强教师档案法制意识。要让广大的教职员工认识到,档案是学校的宝贵财富,必须完整的归档保存,不要占为己有或随意丢失,让他们对档案工作有正确的认识,使他们重视和积极参与档案工作。升格院校可结合自己的实际情况,借鉴其他院校的经验制定一些基本的管理规章制度,做到教师业务档案管理工作有章可依、有法可循。
3.注重培养,提高教师业务档案管理人员的专业水平。高校教师业务档案具有随人流动,人在档案在,人调离档案随之调离的特点。并且教师业务档案管理还有它的特殊性,它既不像人事档案那样保密程度较高,又不像文书档案那样可以公开提供利用,教师业务档案既有一定的透明度,又有一定的保密程度要求。因此,升格院校在选派档案管理人员时,要把工作认真、处事谨慎、责任心强的人员选派到档案管理岗位上,又要定期对他们进行档案业务知识的培训,给与他们相互交流经验的平台,提高他们钻研档案业务知识及编研教师业务档案的能力。
4.利用网络,加强教师业务档案管理手段。首先,随着社会的进步,人们的档案意识逐渐增强,档案部门可以和科研部门、人事部门、教学部门等联合制定相关制度,形成管理网络,强化以人为本,提供优质服务。其次,运用计算机管理软件及网络技术建立教师业务档案综合信息数据库管理系统,对全校师资及教师个人实行全方位、动态的网络管理和服务,既能弥补科研成果分散管理带来的不足,又能够使教师的科研成果系统化,还能提高管理工作效率。
总之,随着我国教育事业的发展,教师业务档案已成为学校档案管理的重要组成部分,是学校的宝贵财富。升格院校必须坚持以科学发展观为指导,积极建立健全教师业务档案,合理使用人才,加强师资队伍建设,营造和谐育人环境,提升学校教学质量和管理水平,促进我国教育事业的发展。
参考文献:
[1]黄金莲.高校教师业务档案的建立与管理初探[J].甘肃科技,2005,(5).
(一)高职院校领导应加强对教学档案数字化管理的重视。要充分认识到，数字化管理不同于传统的管理，在管理的手段、方式以及技巧上都有一个全新的改变，要制定相关数字化管理的制度和政策，提高全体教职员工的数字化意识，这样才能保证数字化管理的有效实施。
(二)确立教学档案数字化管理的“全过程”理念，在教学过程中将数字化管理理念融入其中。高职院校教学档案数字化管理的实施，并不是某一个部门或某部分教师就能开展起来的，它需要全院教职员工的配合和支持。尤其是教学一线教师，要树立数字化管理意识，从源头上下手，对教案、教学计划制订固定的统一格式，对自己的教学资源按照数字化管理要求进行标准化整理，对学生的毕业作品、社会调查报告、社会实践报告也按数字化管理要求进行整理。
二、完善教学档案数字化管理的硬软件条件
加大经费投入，搭建并完善教学档案数字化管理的硬软件平台，是高职院校教学档案数字化管理的重要基础。做好这项工作，可以从以下几个方面入手:
(一)加大经费投入。数字化管理对硬件提出了更高的要求，如计算机、打印机、扫描仪、照相机等设备都是实现数字化管理的基本保障。除了这些基本的设备外，随着技术的进步和市场的变化，还要适时进行设备更新和系统升级。电子档案的管理不同于纸质档案，它从形成到利用都离不开技术设备。要实现数字化管理的目标，计算机等硬件设备的质量和性能是一个重要因素。
(二)进一步完善信息服务平台。一个良好的信息服务平台可以大大提高档案利用率。信息服务平台要保证广大教职员工、学生能够在最短的时间内找到最准确、最有效的相关教学资源，这不仅要有一个畅通的网络环境，更要有一个科学合理的信息服务系统。
(三)搭建教学档案数字化管理信息共享与交流平台。教学档案管理工作的技能方面，包括网络基础和文字处理、数据处理等。为进一步提高档案职业队伍的信息化素养，需要加强构建信息化研讨和交流的平台，加大专题会议、现场观摩、网络讨论、联合进行课题研究等，并通过继续教育等多种手段提高从业人员的工作技能。［1］
三、推进教学档案管理的机制创新
推进教学档案数字化管理，不仅是理念和技术的问题，同时也是机制的问题。机制不活、机制不顺，教学档案数字化管理就落不到实处。档案工作规范化、标准化是实现档案管理现代化的重要环节。
(一)建立标准化工作流程。推进数字化档案管理机制创新，就应当变革现有的教学档案管理机制，诊断其中存在的问题，建立新的适合数字化教学档案管理的工作机制，建立上下衔接、灵活有效的工作流程，为数字化教学档案管理提供条件。
(二)建立健全数字化教学档案管理的领导机制。建立由学校分管领导、教务处主管部门以及下属学院组成的数字化教学档案管理的领导机构，作为推进数字化教学档案管理的决策部门，及时发现并解决其中的问题。
(三)以人为本，建立教学档案人性化服务机制。高职院校教学档案服务机制坚持以人为本，就是要将利用者的需求作为工作的出发点和落脚点，不断满足广大师生员工对档案信息的需要，开展个性化服务、主动化服务。个性化服务，就是要满足不同档案利用群体的不同需求，针对不同的利用者采取不同的服务方式，扩展档案利用服务的范畴。开展个性化服务，必须分析高职院校教学档案用户类型、需求，这是档案服务的出发点和依据。主动服务实际上可理解成为档案找利用者，它需要通过档案工作者的主观努力，发挥创造精神，以各种形式为高职院校各项工作提供服务。［2］
四、提升教学档案管理人员的基本素质
目前，人员素质参差不齐，也是影响教学档案数字化管理的一个重要因素。传统意义上的档案管理人员，通常由教师家属担任，对于文化水平和相关业务水平没有太多要求，从事着简单的整理、装订和编号、入库工作。在推进数字化档案管理的要求下，这些工作人员的素质亟待提升。一般来说，数字化管理下的档案管理人员应该既有一定的专业水平，还有较强的专业知识，是集知识与技能于一身的综合型人才。概况起来，主要有如下几个方面的要求:
(一)具有一定的计算机操作能力。［3］现代科技的发展，为教学档案数字化管理提供了条件。同时这也要求从事数字化教学档案管理的工作人员应该具备相应的技术素质，能够操作教学档案数字化管理系统，能够提供相应的录入、管理、更新等服务。否则，教学档案数字化管理就难以实施。
(二)具备一定的网络查找能力及外语能力。作为一名高职院校档案管理人员，不仅要了解国内相关信息，更应该充分利用互联网全面、快速、准确的特点，查找国外重要档案信息
资源。当然，这也要求高职院校档案管理人员需具备一定的外语能力。
(三)具备操作现代办公设备的能力。档案管理工作需要涉及的办公设备很多，如打印机、复印机、装订机、扫描仪等。只有在熟练掌握这些设备的性能和功能的基础上，才能有效完成档案管理工作。同时，电子电器类设备更新换代频繁，高职院校档案管理人员除掌握已有的设备外，还要不断探索和学习，以适应新产品的功能。
(四)具备一定的科研能力。要想档案管理工作有更大更好的发展，除了完成日常的工作外，高职院校档案管理人员还需要有对档案管理工作进行科学研究的能力，在实践中不断总结经验，并进行理论提升。
五、创设教学档案快速服务和高效使用平台
档案工作除了要重收集，更要重利用。目前，各高职院校的教学档案都还只是做到了整理、收集、存档，而对这些库存档案的利用少之又少，甚至是无人问津。由于档案没有得到利用，没有发挥它本来的价值，档案工作甚至是档案管理人员不受重视，久而久之，档案便成了一潭死水。信息化时代的到来，可以说为沉睡的档案燃起了希望之光，可以充分利用网络、计算机等设备使档案利用率更高，更好地服务于广大教职员工。
(一)针对广大师生员工开放教学档案网络服务平台。目前各高职院校都有自己的网站，只要在网站上设置一个档案查询专栏，教师和学生都可以通过自己的用户名和密码轻松在网上找到自己需要的档案信息，既不需要专程去档案室查询，也不需要翻阅大量的档案材料，只需在网上搜索相关主题，就能看到与此相关的信息，真正实现在网络平台上与校内档案网站有效衔接，大量节省了人力、物力和财力。
教学档案客观真实地记录和反映高校教学活动，是高校教学管理的历史资料。它包括文字、图像和影像等一切与教学活动相关的资料。完善有序的教学档案对于改善教学管理和提高教学质量具有重要的意义和价值。
（一）提高教学质量和教学管理水平的重要依据
教学档案是高校落实教学工作的客观真实的反映，所以，教学活动中的优点和不足都会在教学档案中一一体现，教学工作者和教学管理者都可以通过教学档案进行总结反思，为之后的教学工作提供直接或间接的可供参考的经验借鉴，不断地推动教学管理和教学质量提升。从某种意义上说，教学档案就是教学工作改革发展的垫脚石，是不可缺失的历史积淀。
（二）进行教学改革和教学研究的重要参考
教学档案是教学改革和教学研究最基础的素材资料，它包括建档以来教学活动、教学管理和教学科研的物化成果。通过对这些成果的分析，一方面要总结积极有效的经验，继续发扬；另一方面对于之前已暴露出的问题进行商讨，制定相应的对策，避免重蹈覆辙。这些经验教训都是高校进行教学研究和教学改革的重要参考。
（三）支撑教学评估工作的重要佐证
检查教学档案是进行教学评估最直接、最基本的考察环节，教学档案是高校教学水平直观的物化体现。教学评估过程中，相关专家通过查阅教学档案，以此对高校的教学能力做基础评估。如果没有完整有序的教学档案，那么高校的教学能力和水平就没有有力的佐证，任何空洞的说教都很难让人有信服力。所以，教学档案对于教学评估具有重要作用。教学档案对于高校的教学管理和教学质量水平提高有不可替代的作用，但是随着时代的发展和进步，高校的教学管理方式方法也在不断更新换代，传统的纸质档案已经不能满足目前的教学管理，甚至制约了教学管理的发展。教学档案信息化未来的发展方向应该着力建设一种电子教学档案服务平台，为教学研究和教学评估等提供最方便快捷的查询和检索，实现教学档案的效用最大化。传统的数据库技术不能实现上述功能，DM技术就是基于满足现实档案管理需要而发明使用的一种高层次的电子档案管理技术。
二、DM技术分析
DM是指在数据库的应用过程中能够进行数据分析，挖掘数据潜藏的规律和其他较为隐蔽信息的技术。DM技术是一个特殊的信息处理过程，它融合了数据库、统计学和可视化等诸多领域的理论和技术，实现对数据信息全方位地综合使用。DM技术对于电子文件管理具有特别有效的作用，可以提高电子文件的处理效率，使其得到更好的利用。DM技术是数据知识发现和获取的关键步骤，它在档案处理过程中的信息分类、收集和整合方面都有强大的功能。
（一）档案信息收集
DM技术应用在档案管理工作中，它的首要任务是信息收集，这是档案信息分类、整合和使用的前提和基础。DM技术信息收集不只是将相关数据放进系统，在其信息收集过程中它会进行重新描述。通过对现有的数据进行整理分析并建立对应模型，然后对比已有的概念模型和样本对象的差距。如果模型经历检测以高分通过，则可以作为相关标准。档案信息收集是一系列档案服务的首要工作。譬如，档案管理工作人员已经录入了个人的相关信息并进行储存之后，新的用户信息录入的过程中会自动与前面的信息进行联结，并将这种联结关系以一种新的信息储存代替过去的信息。DM技术相关程序将新用户的信息进行收集处理这种功能极大地方便了档案信息管理，同时也方便用户及时使用。DM技术强大的信息收集能力是其整合处理档案信息的前提。
（二）档案信息分类
DM技术的信息分类方法是根据数据的独特属性将其分门别类，在这个过程中，DM技术首先应该分析数据对象的属性类型然后才能正确分类。DM技术进行档案管理，可以实现用户的横向、纵向信息分类总结，将初始的用户信息分析提取，以形成方便使用的用户档案。譬如，DM技术可以在档案中完整地保存用户的姓名、性别、年龄、职称等相关信息，而且根据这些原始信息可以选取任意一个身份数据进行纵向分类，使得使用档案的人一目了然。DM技术还有一种强大的自动识别功能，它可以根据用户信息的搜索使用频率进行合理分类预测，使得档案使用变得更加高效率和人性化。
（三）档案信息整合
档案管理的终极目的是为了对档案信息的使用，档案管理手段的优化也是为了更方便快速地获取档案信息。而DM技术在档案信息整合方面具有强大的功能，可以有效整合档案已经储存的数据信息，以方便用户使用。原始档案信息的整合可以让原本的信息以一种全新的方式呈现，做到可视化、概括化、全面化，挖掘原有档案数据的各种潜在信息，并且将这些信息分类整合，为用户提供个性化的优质服务。在信息整合过程中，不仅需要DM技术提供技术支持，也需要档案管理人员积极参与，发挥主观能动性，根据档案使用需要开发档案资源。例如，在档案信息整合过程中，档案管理工作人员应该注重近几年的信息关联，以及拥有相同元素的档案信息关联等，使得用户可以以最快速度寻找到相关信息，并且可以获得提示，发现可能会用到的档案信息，提供给用户尽可能完整的档案信息服务。
三、DM技术在教学档案管理中的应用价值
教学档案管理作为档案信息管理的一种，是高校的一项重要工作。DM技术应用在教学档案管理的过程中，弥补了传统的纸质档案管理的一些问题和缺陷，使得教学档案管理得到不断地优化升级，方便教学科研和提高教学质量。
（一）DM技术应用扩大信息收集范围，优化管理结构
教学相关的信息服务是教学档案工作的重要内容，而教学服务的前提和基础是完整全面的教学信息资源，而教学档案管理技术又是收集这些信息资源的平台支撑和保障。教学档案管理者可以利用DM技术，掌握档案使用者的兴趣习惯，同时也可以根据他们提出的问题和要求，不断地完善教学档案资源，收集以前疏漏掉的信息。DM技术可以根据用户的检索查询记录自动分析相关的资源需求，教学档案管理者就可以根据DM技术的总结分析进一步优化教学档案库结构，满足教学档案的使用需求。
（二）DM技术应用提高教学档案的管理效率
DM技术打破传统的档案信息管理方式，使得教学档案管理更加趋于完善，大大减少了教学档案工作人员的工作强度，将档案管理人员的琐碎时间进行有效整合，从各个层面提高档案管理工作效率。同时，使用DM技术能够有效地避免档案信息丢失的现象，也为档案信息管理工作提出了定量化的方法，最终推动其顺利进行。DM技术应用在教学档案管理工作中，不仅可以挖掘文件间联系，提高档案整理效率，而且可以减少查询工作量，提高查询效率。DM技术在档案查询的过程中也发挥着不可小觑的作用，传统的纸质档案管理，文件查询需要依次一件件翻阅，而DM技术可以有效地解决这个麻烦，快速找到所需文件，提高检索速度。DM技术具有自动索引分类等功能，可以把相关文件全部关联在一起。DM技术在整理档案的过程中可以帮助工作人员自动分类编号，提高教学档案整理的效率。当教学档案管理工作人员整理档案资料时，如果DM系统发现错误和重复的信息等，会提示工作人员，有些完全重复的文件，DM技术可以自动合并删除。
（三）DM技术应用增强了教学档案的信息安全性
论文摘 要 文章解释了高校教学档案的涵义，并从理顺校院二级管理体系构建科学管理规章和管理体系、明晰新形势下教学档案的归档范围、提高档案工作意识、加快推进数字化建设实现信息整合和共享、提高管理人员职业素质五个方面提出了信息化背景下高校加强教学档案管理的措施。
教学档案是高校在一系列教学活动中形成的具有查考、利用和保存价值的文字、图表、实物、声像等不同载体形式的原始记录，是高校履行人才培养、科学研究、社会服务功能和开展各项活动的最直接记录，是教学工作成果的重要载体，能全方位反映高校的实际办学实力和水平。教学档案的收集、整理、保存和利用也是教学管理工作的重要组成部分。随着高等教育和信息化技术的发展，传统档案管理方式已不能满足信息化时代的要求，高校应该结合教学管理的变化和档案工作的特点，加快推进教学档案的管理工作改革，提高档案工作质量。
一、理顺校院二级管理体系，构建科学的管理规章和管理体系
信息化背景下，高校的教学档案管理工作无论是管理内容还是服务手段、方式、途径等都在发生深刻的变化，都高校应该根据《档案法》和《高校档案管理办法》，结合本校的管理需要和实际情况，积极实施的二级管理，科学制定档案管理的规范以及相关制度，加强业务指导。
随着高等教育的扩招，目前很多高校都实施了二级管理。二级管理环境下高校档案馆要进一步加强统一的业务指导，进一步理顺档案管理部门与教务处等主管部门在教学档案管理各环节中的关系与职责，建立以校档案馆为主体、教务处研究生处等各主管部门配合的高校教学档案资源建设监督管理体制，变教学档案的“多头管理、分散保管”为校档案馆引导下的“集中统一”管理，最大限度地优化配置档案资源。
随着高等教育管理的规范，产生了大量数字化档案。在数字化背景下，教学档案管理工作的规范和标准尤为重要。特别是一些网站建设和管理标准、档案管理软件设计标准、数据库录入规范、纸质档案的数字化标准等，使档案工作有章可循，有规可依，从而实现对教学档案工作各个环节的有效管理。
随着高校管理改革，高校的教学档案管理也要加强制度建设，建章立制，规范管理。要把教学档案管理工作的所有涉及的环节和人都列入受控对象，特别要保障数字化档案管理中的信息数据的真实性、完整性、机密性、安全性、稳定性、可靠性。采取物理隔离和逻辑隔离等多种安全防范手段，积极对“病毒”和“黑客”威胁，确保档案的保密和安全。
二、明晰新形势下教学档案的归档范围
教学工作的复杂性必然决定了教学档案的复杂性。教学档案不同与其他类型的档案，它具有很强的专业性、多样性、系统性、连续性、分散性等特点。这是由于教学管理和教学活动是一种很复杂且重复的实践活动，其产生于并作用于教学实践和教学管理活动的各个环节之中。
通常情况下高校的教学档案至少要收录上级主管部门及本校下（发）的有关文件、各学院年度工作及总结、各类教学基本如教学大纲、课程简介、课程表；教师授课相关的授课计划、教学任务分配；教学运行相关的专业建设、教研教改、实验实践教学、各类考试、成绩及成绩分析、学籍处理、学位授予、各项教学赛事、各种教学会议、各种统计报表、各类评价和教学评估等。
三、借助网络等媒体，提高档案工作意识
档案意识， 是指人们对档案和档案工作这一客观事物的主观映象，是人们对档案的性质和价值的认识， 对档案工作的性质、地位和作用的认识[3]。
相对于排课、考试等岗位在教学运行中的“硬管理”不同，高校中很多教学管理人员包括很多领导把档案工作视为“软任务”，认为档案工作不过是“存存放放”的工作而已。
要树立全员档案意识，全校师生员工要充分认识教学档案管理的重要性和必要性。档案意识更是一种质量意识，重视教学档案工作也是重视教学工作的具体体现。
四、加快推进教学档案数字化建设，实现信息整合和共享
档案数字化是随着计算机技术、扫描技术、OCR技术、数字摄影技术(录音、录像)、数据库技术、多媒体技术、存储技术的发展而产生的一种新型档案信息形态，它把各种载体的教学档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化形式进行存储，以网络化的形式互相连接，并利用计算机系统进行管理，基于互联网进行联机检索和阅读，实现资源共享[4]。
数字化教学档案建立起来以后，可以便捷实现文字、声音、影像等多种媒体信息的存储和传递，并且信息存储容量大，用户通过数据库、检索软件等技术，借助某些关键词，便捷实现检索浏览，大大方便了用户检索，提高了检索效率，可以足不出户地远程访问档案材料，网上下载档案信息， 或远距离、高速度的传输，真正实现了信息资源的共享，大大提高教学档案的利用率。
五、提高管理人员职业素质
信息化背景下，教学档案管理人员除了要有很强的档案意识和高度的责任心，还要有一定的档案知识和处理技能，要有基本的档案价值判断能力。要加强教学档案管理人员的职业素质培养，提供条件让教学档案管理人员有机会去参加各种业务培训， 学习掌握档案专业理论与知识，档案工作的方针、政策、标准、办法， 学习计算机使用技能。
教学工作是高校的中心工作，教学档案的收集、整理、保存和利用是教学管理工作的重要组成部分。高校要研究教学档案管理创新工作，提高档案管理的信息化程度，提高教学档案管理的科学性和规范性，更好地为提高高校教育教学质量服务。
参考文献
[1]王英玮．专门档案管理［M］.北京：中国人民大学出版社，2004.
[2]孙碧平．谈高校教学档案的价值体现［J］.兰台世界，2008（4）：31-32.
高校档案资源开发利用服务教学科研高校档案是高等学校教学、科研和管理活动的真实写照，是一种具有重要开发利用价值的信息资源，高校档案信息的充分开发利用，必将促进教学科研的改革和发展。为此，高校档案工作者必须具有新的视野和超前的意识，积极探索为教学改革服务的新途径、新方法、新经验，探索强化管理与开发利用的规律和模式。
一、高校档案资源开发利用的方法
首先，加强学习，转变思想、更新观念，积极创新档案信息资源的开发和利用。档案管理人员在做好信息的收集，保证归档文件的齐全完整等基础工作之余，不但要加强专业知识和业务知识的学习，转变思想，勇于创新，还要参加档案培训学习，与其他档案管理人员多交流沟通，取长补短，努力提高自身的业务水平和管理能力的同时开创出一条适合高校发展的现代化的档案管理新路子，推动档案信息开发利用工作向更高水平发展。
其次，积极推行档案现代化管理手段。要全面推进高校档案信息管理的系统化，运用先进的计算机技术，特别是计算机网络知识，改进档案著录方法，提高档案信息系统的工作效率，构建高校档案管理安全系统，确保档案的安全性、保密性。
再次，加强档案宣传教育工作。由于高校部分教职员工档案信息概念比较模糊，缺乏档案意识，使得档案信息资源不能得到充分地利用。因此档案部门应把档案宣传教育工作作为一项长期任务来抓，高度重视充分利用各种宣传教育形式广泛宣传档案信息资源的意义和作用，促进档案信息资源的开发和利用。
最后，作好档案编研工作。档案编研工作高层次地反映出档案信息资源的利用。作好档案编研工作，可以加强档案信息资源的深层次加工，减少信息资源利用者查阅的时间，使档案信息资源作为高校的宝贵财富得到充分挖掘利用，并且最大限度地发挥其信息作用。
二、高校档案资源的开发利用的对策
（一）把握高校教学科研对档案工作的新要求
随着知识和信息更新速度的不断加快，高校教学科研工作对依靠和利用档案信息提出了更为迫切而广泛的要求。高校师生要掌握和了解全国乃至全世界教学科研的多种动态信息，需要学校档案系统提供准确、有应用价值的信息，以满足教学科研的需求。教学科研的任务加大，要求高校档案系统提供高效服务。由于高校体制改革的不断深入，高校所承担的国家、省、市级的教学科研任务不断增多，课题的起点和难点不断提高。实践证明，教学科研信息资源的积累、开发和利用，对于决定教学科研项目起点的高低、加快教学科研项目的进程，提升教学科研的社会价值等都有着不可低估的作用。因此，高校档案系统要以教学科研为核心，围绕教学科研中心任务，对档案信息资源从各角度、各层次进行整理和开发，从而最大限度地为教学科研工作提供必要的保障。
（二）理清高校档案为教学科研服务的思路
高校档案系统应该强化档案服务的创新观念，打破原有的思维模式，用创新思维去指导高校档案工作的实际，把教学科研的信息需求作为高校档案资源的重点服务项目，准确把握用户的利用需求，帮助用户获得准确的档案信息。长期以来，高校档案一直存在着种类单一、资料不全的现象。因此，必须在现有档案资料基础上及时调整档案接收、征集范围，充实档案内容，重构档案结构体系。首先，要建立以教学科研档案为主体，兼顾其他档案内容的结构体系。尤其是科研课题档案、教改研究档案、学术论文、优秀毕业论文、优秀教材资料等必须在馆（室）藏档案中占主要地位。其次，要在档案法律法规许可的范围内建立完善个人业务档案。为了深化利用，应将分散在科研档案中的科技专著、科研成果、学报刊载的论文、教学档案中的教材、学位论文以及发表在国内外刊物上的论文等，按个人体例建立专门业务档案。通过业务档案可以全面展示一所高校的学术成就和综合实力。最后要丰富档案品种，加强音像档案、实物档案的收集，充分体现档案载体的多样化和完整性。
高校档案资源在教学科研中的作用和价值是通过档案的利用来体现的。档案工作的本质就是管好档案以方便利用。开发利用档案资源是高校档案工作的重中之重。高校档案馆应根据学校的中心工作和教学科研的进展情况，开展定向服务，及时向利用者提供准确的档案信息。
（三）构建高校档案为教学科研服务的管理体系
1.建立完善科学的高校档案管理机制。一是要贯彻集中统一管理的原则。高校在教学、科研、生产、管理等各项实践中形成的有保存价值的全部档案，应当由高校档案部门全面收集、集中管理。二是要加强规章制度建设。规章制度是做好各项工作的前提保证，要使高校的档案材料收集齐全完整，必须建立一套切实可行并且操作性较强的档案材料归档的规章制度。要坚持按规章制度办事，克服随意性，持之以恒。三是要对高校教学档案进行科学有效的管理。要把档案工作纳入到学校、部门的计划、规划，纳入教学、科研管理工作，纳入教师、专业人员和机关干部的职责范围，并且要布置、检查、验收档案工作。只有完善档案管理机制、实行岗位责任制、责任到人，高校档案工作为教学科研服务才能落到实处。
2.着力提高档案工作人员的素质。建立一支高素质的高校档案队伍，是搞好服务教学科研的必然要求。高校档案馆工作人员不仅要掌握档案管理知识，还必须了解现代信息管理技术。同时，档案工作者还应有一定的职业道德修养，培养甘为人梯、热心服务的职业精神，使档案开发利用工作始终处于最优化服务状态。
3.密切高校档案同教学科研之间的联系，加强校际间的交流与合作。档案管理部门要及时更新观念，加强同教学科研部门的联系与沟通，充分发挥高校档案资源在教学科研工作中的基础性作用。此外，档案作为高校一种重要信息资源，校际之间应加强交流与合作，特别是对口高校之间更应密切合作。一方面，双方交流彼此的教学、科研、管理等情况，另一方面，相互吸取办学经验，弥补自身的不足，提高自己的办学质量和效益，共同实现高校档案资源为教学科研有效服务的目标。
（四）强化高校档案资源为教学科研服务的手段
1.做好广大教师和学生的教学、科研的辅导工作。目前，高校档案用户以管理人员居多，教师和学生用户非常有限。教师和学生很少或者不用档案的主要原因是不了解档案馆（室）藏情况，或不熟悉查找方法。因此，高校档案馆（室）应当做好广大教师和学生的档案资源利用辅导工作，使他们能够了解档案资源，并在教学和科研活动中灵活自如地利用档案资源。高校教学科研任务繁重、时间紧张，很多人无暇经常到档案馆（室）查阅、了解有关教学科研的档案资料信息。这也是档案资源不能很好地为教学科研服务的主要原因之一。基于此，高校档案馆（室）可定期以简报的形式向广大师生公布与教学科研有关的档案资料目录。不仅可以实现高校档案为教学科研服务的功能，提高馆（室）藏档案资源的利用率，而且还可以大大节约广大师生的时间和精力。
2.跟踪教学科研重大活动，广泛开展定期服务。定期服务是指档案馆（室）根据利用者的要求，主动提供馆（室）内有关某一专题的全部档案资源信息，包括档案原始信息和资料信息。定期服务针对性强、效益显著，能够最大限度地满足利用者的需求。因此，高校档案馆（室）与学校教学科研部门如教务处、科研处及各系（院）等部门要建立广泛的联系，随时了解和掌握学校重大的教学科研活动，并根据活动的主题开展定期服务。
3.编研与教学科研有关的档案参考资料。高校档案馆（室）一向重视档案的编研，但长期以来，主要侧重于大事记、组织机构沿革、基础数字汇编、重要会议简介等的编写，与教学科研有关的主题却往往被忽视。为了能够为广大师生提供更全面、更系统的档案信息，从而更好地为教学科研服务，高校档案馆（室）必须加强编研与教学科研有关的档案参考资料。
4.建立专门的高校档案资源研发团队。高校档案资源的开发利用是一个较为复杂的系统工程，一所高校的档案资源研况从一个侧面反映出该校的综合教学科研水平的高低。为了更好地开发利用高校档案资源，并使之高效地服务于学校的教学科研工作，有条件的高校应该建立专门的档案资源研发团队，担负起学校的档案资源的全面研究和开发利用工作。真正地建立一个高素质的高校档案资源研发团队，不仅需要高素，解决档案研发人员的校内质的研发人员，更需要学校的大力支持，学校要建立相应的机构设置编制问题，提供足够的工作场所，还要给予足量的工作经费。只有这样，专门的高校档案资源研发团队才能正常、有效地运作。同时，学校还要建立和完善对于档案资源研发团队的考评机制，激发该团队的工作热情，进而为学校教学科研提供更有效的综合服务。
5.注重高校教学科研档案资源的全面电子信息化处理。当今世界是一个信息化的世界，高校非常有必要实现学校教学科研档案资源的全面电子信息化。以高校档案资源研发团队为依托，对学校的所有教学科研档案进行电子扫描或进行其他类型的电子加工，使档案资源全面实现电子信息化，并且在校园网上开辟专门的门户连接，使全校师生分等第、分层级地利用这些电子档案信息。对于一些需要加密的电子档案信息必须做出相应处理，例如，对于一些有资格、有权限的特殊利用者，可以告知其登录密码，并对密码进行定期更换，确保电子档案信息安全。有条件的高校还可以跟其它高校共建教学科研档案资源网络，实现电子档案资源网上共享，提高档案资源的利用率，更加有效地促进高校档案资源的开发利用与服务教学科研工作的全面开展。
总之，高校档案资源的开发利用与服务教学科研工作是高校的核心工作任务之一，我们必须从丰富高校档案馆（室）藏内容、改善服务方式、强化服务手段等多方面出发，寻求更加有效的档案资源的开发利用途径和方法，更好地为高校的教学科研服务。
参考文献：
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[3]甘璐，杨卫东.落实科学发展观做好高校档案工作[J].兰台世界，2005，（8）.
