时间：2023-02-03 07:07:43
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇声像档案论文，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
1.信息资源挖掘不深
城建档案编研的最终目的应该是服务城市建设，对档案信息资源的利用必须既有深度又有广度，如果只局限于现有馆藏，那么在选题上的范围上必然会受到限制，这样编写出来的资料缺乏吸引力，社会利用率也注定不高。要想充分体现城建档案的专业特点和一个城市的地方特色，就必须编写出真正反映城市建设过程中不同时期的施工技术、基础结构、建筑风格与城市文化，这样的成果才具有较高的借鉴参考及利用价值。
2.工作经费有限，资金投入不足
真正称得上编研成果的应该是题材新颖、制作精美，经过正式印刷出版并广为流传的作品。同时它也是一项文化产品,只有投入才会有产出，要获得一项高质量的编研成果，少不了必要的资金投入。但由于是公益性事业单位，城建档案馆经费多靠地方财政拨款。而所拨到的款项主要用于支付职工工资、一般日常性支出和少量的业务建设，能够真正用在编研工作上的几乎没有。城建档案馆要想立项目，争取资金渠道少、难度大。
3.专业技术人才缺乏
人员知识储备不丰富。各领域的发展关键靠人才。但能够被选派和充实到城建档案编研工作岗位上的具备专业水平高、研究能力强、知识储备丰富的专业技术人员力量较少，且多为兼职。城建档案编研工作恰恰缺少这样一些有责任感、有事业心、热爱本职、精通专业技术知识，同时又熟悉馆藏、文字功底好、肯钻研、综合素质高的人才队伍。
4.技术资源尚缺
编研工作既要有设施配备，又要有技术资源的支持。这些是编研工作有效开展的物质保障。导致编研成果质量不高，利用形式单一的另外一个因素就是缺少技术上的有效支持。技术资源的有效使用决定了编研成果宣传度、利用率和社会价值。
二、声像技术资源优势
声像技术是近代声学、电影和电视技术的综合性运用，通过画面和音响来表达内在含义的方法和设备。它涉及对语言、音响和画面加工处理及专题片制作等技术，早已被广泛应用到城建档案工作领域。随着信息技术的不断进步和更新，在原有的基础上，还能够利用视觉差异把观赏者引入画面立体空间中，使其具有深度感和现场感。而且光盘为声像存储提供了新的载体，将技术与艺术融为一体，作为文献档案材料可作长期贮存和快速传递的有效途径，其优点是传递信息快、直观、形象生动，在经济、科技和社会发展中越来越显示出重要的作用，是新时期城建档案工作的重要内容。
三、发挥声像技术优势
关键词：声像档案；档案管理；管理工作
Abstract:Theacousticimagefileisreferstothestateinstitution,theSocialorganizationaswellasinisengagedineachkindofactivitytoformhasthepreservedvaluepicture,thenegative,themovie,thephonographrecord,therecordingtape,therecordingtapetothecountryandthesocietyandsoondifferentmaterialisacarrierpersonally,byphantom,soundprimarily,andauxiliarybywritingexplanationhistoricrecord.Theacousticimagefileisaunitfileimportantcomponent.
keyword:Acousticimagefile;Recordsmanagement;Supervisorywork
前言
随着社会的发展及办公条件的改善，在机关工作和各类活动中形成了大量的声像档案。为了更好地保护好、利用好这些生动、形象的特殊载体档案，我们就房山区161个立档单位的声像档案管理情况进行了调查。调查发现，声像档案普遍存在着归档不完整、保管条件差、管理混乱等问题，直接影响了档案的完整和声像档案的保管及利用。声像档案管理严重滞后于档案工作的整体发展水平，已到了非抓不可的程度。因此，采取有效措施，加强声像档案管理工作刻不容缓。
一、声像档案管理存在的问题
（一）声像设备存在着"一硬一软"的现象
"一硬"是指声像设备数量多。随着社会的发展及工作需要，机关、企事业单位的声像设备有了很大改善。在调查的161个单位中，仅有21个单位没有声像设备，占13％，87％的单位都有1台以上的声像设备，设备总数达671台（架）。从总体讲，声像设备可算比较"硬"。"一软"是指声像设备管理之乱。有101个单位没有制定声像设备管理制度或相应的使用要求，占62％，致使有的设备闲置，没人会用，难以充分发挥作用；有的设备存放在科室或个人手中，没有合理利用；有的设备使用人员不明确或频繁变动，设备不能有效地利用。从而形成了"硬件硬、软件软"的现状，而且"软"的方面直接影响了"硬"的方面作用的发挥，最终造成一些重要活动没能及时摄录，档案没能完整保存下来，给以后声像档案的产生及归档留下了隐患。
（二）摄录人员中存在着"一强一弱"的现状和两种误区
摄影录人员在各自单位中直接从事着产生声像档案的工作，并决定着声像档案的数量和质量。调查反映出在摄录人员中存在着"一强一弱"的现状。"强"表现在所调查单位的443名摄录人员中，有专职156人，兼职287人，平均年龄35岁，大专以上文化程度的占72％。队伍强大、年龄适中、文化程度较高这是"强"的一面；"弱"表现在443人中，专业工龄1至5年者381人，占86％，5年以上者仅占14％。经过专业培训的共68人，仅占16％，其中1至3个月短训（摄录专业）的66人，专科毕业2人，有84％的人都属"自"。专业工龄短、专业知识及技能普遍较低这是"弱"的一面。
调查中还发现摄录人员中存在着两种思想认识上的误区。一种是部分人根本就不知道什么是声像档案。他们一直误以为只有上级来文、红头文件才是档案，而他们在公务活动中形成的照片、录音、录像带等，认为拍完、录完就算完成任务了，不需要归档保存；另一种是部分人误以为谁拍的照片就归谁，送往报社、电台的用完就算完了，怎么处理这些声像档案属于个人行为。
事实证明，摄录人员"弱"的一面影响了"强"的一面发挥作用，加上认识上的误区，造成了声像档案管理上的不规范。也就是说，产生声像档案的第一关棗形成和归档不把好关，待用时再靠档案员去催要或档案馆去征集，那只能是"亡羊补牢"了。
（三）声像档案管理混乱，问题复杂
1、管理制度不健全，声像档案没有集中统一管理
调查中有75个单位制定了相应的声像档案管理制度，占47％，有半数以上的单位处于无章可循的自由形成、自由处理状态。据调查，声像档案的管理主要存在着3种形式：一是档案室集中统一管理，随时形成随时移交，仅占26％；二是各科室一年一次移交档案室，占35％；三是由科室分散保管或个人保存，占39％。由此表明有五分之二的单位声像档案没有集中统一管理，缺乏必要的管理制度，或有的单位虽有管理制度，但落实不够，缺乏有效的保障措施。
2、档案意识不强，声像档案难以及时完整归档
声像档案有较强的时效性和特殊的归档要求。例如照片底片需同时归档，影像需辅以文字说明，如果不及时归档，日后就是摄影人员自己也难以追忆齐全和准确。调查发现，有近20％的单位有积存照片没归档，且多数照片、底片早已分家或已无底片，文字说明更难说清。本来是很珍贵的照片，却由于没有及时归档而失去了其应有的保存价值和利用价值。从录音、录像带的归档情况来看，更令人担忧，相当一部分单位都是"一盘带子反复用"，原始录音（像）没有保存下来。另外有些部门或个人手里保存着部分珍贵的声像档案，虽管理不规范，但当档案部门去收集时，往往不愿交。究其原因，主要是档案意识不强，对声像档案管理缺乏重视。
3、保管条件差，声像档案难以长久保存
声像档案的保管条件比纸质档案要求更严格。而调查发现，只有广播电视局、韩村河村等少数几个单位设置了声像档案室或配备了声像档案专柜，其余各单位都将声像档案存放在文书柜内与其它档案混存，不具备恒湿、恒温、防磁等保存要求。致使一些照片变黄褪色，底片粘连变质，磁带受损等，不利于声像档案的长久保存和利用，一旦发生问题，悔之晚矣！
4、管理状况"喜""忧"悬殊，发展不平衡
调查单位中设备、人员、声像档案管理都比较规范的有11个单位，占6．8％；而无设备无声像档案、有设备无声像档案、有声像档案没集中统一管理的单位48个，竟占40％，两极所占比例悬殊。从照片数量看：最多的一个档案室存有20000余张，其余160个单位20860张，平均130张（其中多者上千张，少者几张）。仅从照片档案一项看，声像档案的管理水平就很悬殊。
5、收集渠道不畅，声像档案馆、室藏匮乏
区档案馆是全区永久保存档案并向社会提供利用的基地。但目前馆藏声像档案极为匮乏。基层单位中有近四分之一的照片档案散存在个人或科室内部，没有集中统一管理。正是由于多年来沿袭下来的声像档案分散保存，难以及时完整归档统一管理，致使基层档案室声像档案不齐全，档案馆的声像档案也就没了来源。源头没控制住，加之征集措施不得力，渠道不畅，造成今?
6、区域性重大活动档案失控，声像档案流失严重
众所周知，每次区里或基层单位组织重大活动，召开重要会议，都安排人员摄录像，形成了许多有价值的声像档案。其中一些在报刊上刊登或印成图书、画册对外发行，但在档案馆（室）却找不齐这些原始档案。分析原因：一是多个单位同时参与的大型活动，档案管理不集中统一。各部门领导及相关工作人员都是临时抽调的，各自负责一块工作，相应形成的档案材料缺乏协调、统一、集中，活动结束后，档案材料也各归东西，声像（包括文书、实物等）档案流失在所难免；二是从筹备到结束没有归档要求和相应的控制措施以及贯穿始终的档案管理、服务工作，也造成档案材料流失；三是有关专业人员档案意识不强，加之缺乏有效的管理，形成的档案不及时归档，用完之后就归为已有或是下落不明，又造成档案的流失。
二、加强声像档案管理工作的对策及建议
（一）加强宣传、提高意识，争取领导重视
搞好档案工作不仅是档案主管部门的事，更是各立档单位乃至全社会的事，而各级领导的重视是做好档案工作的重要保证。从这几年的经验看：一要争取宣传主管部门、新闻单位的大力支持，引起社会的广泛关注，从而提高全民，特别是各级领导及有关人员的档案意识，营造出一种良好的档案工作氛围；二要抓住机遇，服务中心工作。档案主管部门、各立档单位要善于抓住机遇，结合本地、本单位中心工作，通过馆、室藏档案以及生动的利用实例，发挥档案自身的宣传教育作用。
（二）加强监督，分类指导，注重业务培训
针对声像档案管理现状，档案行政管理部门要加大对声像档案的监督指导力度，并把其作为档案目标管理、年度执法检查的重点内容。同时，针对不同单位现状，采取不同方式进行分类指导，力争整体水平的提高。对人员、设备、档案管理都比较规范的单位，要巩固提高，在开发利用上下功夫；对有设备、有专业摄录人员，而档案管理没跟上的单位，应在依法管理、建章立制上加强指导和监督，促其逐步规范管理；对问题较多、基础薄弱的单位，要限期建档，加大指导监督力度，不留死角。注重业务培训，全面加强对摄录人员、档案人员的有关专业知识和技能的培训，为形成好、保管好声像档案奠定良好的基础。
（三）加强管理，制定办法，狠抓制度落实
要改变声像档案管理混乱的现状，制定一个切合实际的管理办法来规范此项工作很必要。区档案局将与有关部门配合出台《房山区声像档案管理办法》；同时，各立档单位也要建立相应的管理制度，强化规范管理，对产生的声像材料从收集、归档到移交档案室统一管理，制定一套严格的制度，防止分散流失，杜绝归为己有。对声像档案的日常保管、借阅、利用作出明确规定。永久、长期保存的声像档案应定期向区档案馆移交；在此基础上要狠抓落实。要确保有关法规和制度落到实处，必须制定有效的配套措施，明确责任，依法管理，做到有章可循、有法必依，使之逐步变成自觉的行动，以确保声像档案归档质量。
（四）全面出击，形式多样，疏通收集渠道
要实现声像档案收集完整，采取必要的行政手段和物质保障，建立并疏通收集渠道，运用多种形式收集也很重要。结合地区实际，各立档单位、区档案馆要全面出击，采取多种形式收集。主要有：①通过正常移交接收。科室移交档案室，档案室移交区档案馆。②重点单位、重点科室重点收集。对本地重点单位、立档单位重点科室产生声像档案比较集中的，要有重点地强化收集，经常沟通及时掌握情况。③重点人物（摄录人员）直接征集。有一部分摄录人员除担当本单位的摄录任务外，还被指派（或聘请）摄录本地区的重大活动、重要会议、城市建设、外事活动等。对保存在这些人手中的属于归档范围的声像档案，要多方努力，登门收集和征集。④广泛的社会征集。对散存在民间的声像档案，运用发公告、发文件、上门实地寻求等形式，采取有偿征集、无偿捐献、建立名人全宗、个人代存等方式广泛征集。
（五）结合实际，创造条件，力求妥善保管
从长久保护和利用考虑，声像档案要求恒湿、恒温、防磁、防震、防光、防火等。而目前声像档案保存条件普遍不符合上述要求，短时间内都配齐专柜或设专室又不现实。我们认为结合实际，创造条件，力求妥善保管是当务之急。首先，声像档案要独立成卷，使用声像柜或密闭铁柜单独存放；其次要严格控制库房温湿度，远离光线、磁场等；录音带、录像带采取定期倒带检查等保护措施，尽量延长声像档案的寿命。
我来竞聘，是因为我具有以下优势： 第一，善"学"。七年来，我善于学习和思考，并不断地自我提升。工作给予了我学习探索的动力，学习赋予了我工作的激情。我的硕士毕业论文研究方向是多媒体技术和数字图象的水印算法。照片盗版的泛滥是当前声像工作中的一大困扰。我以城建档案馆的标志作为水印，设计了一个新型算法，嵌入到数字图像中，作为版权的保证。实践证明算法是相当可行的。学有所用，用有所成，那一刻，我充满了激情。我的论文在答辩中被评为唯一的优，不久又被第十一届全国多媒体学术会议录用。工作和学习的互相促进，使我找到了自我提升的价值。
除了善学、会管、能写、够专，我还具有反应快，容易接受新鲜事物的优势。这一点，也是多媒体工作室主任应有的素质。
我来竞聘也有两个不利因素。第一是我的性别。由于摄影工作对体能的高要求，人们也许会认为这一职位应由身强力壮的男士来担任。但是，我认为，除了身体条件好以外，还应有过人的魄力。这两点，我都具备。我年轻，我的字典里面，没有娇滴滴三个字。外出拍摄，不管多累多苦，我都不会因为自己是女性而退缩。曾经两次，我随林市长外出视察，由于我的突出表现和善于抓拍，在一群身材魁梧的摄影记者里面,林市长都唯一地注意到我,并亲切地询问我的单位。当我自豪地说出城建档案馆时，我不再感到，性别会成为影响我工作能力的障碍。
第二是我的性格含蓄，不爱张扬，不大善于在人面前表现自我。为了克服这个缺点，我决心工作上要多向馆领导汇报，在领会上级精神的同时让领导知道自己的想法，同事之间多作沟通和思想交流；生活上学会推销自己，化被动为主动。
假如我竞聘失败，那说明有很多地方我做得还不够。我将总结经验，改进方法，积极愉快地工作；假如我竞聘成功，我会全力以赴，实现心中的蓝图。我的工作设想具体有A、B、C、D四大计划：
A计划（Accumulation）是集腋成裘计划。主要内容是多途径、多渠道地搜集声像档案。首先要依靠自己，主动出击。继续跟踪拍摄一批重点工程；积极配合规划局和建委完成重要会议活动的拍摄；完整系统地搜集规划专项工程例如番禺南沙开发区、生物岛、城中村改造的声像素材。第二，开辟声像档案搜集的新途径，逐步加强多媒体工作室对声像档案业务指导的功能。改变"单枪匹马闯天下"的方式，制定声像档案的接收标准，依靠基层网络单位，征集声像档案。"集腋成裘，聚沙成塔"，我相信，A计划能够及时而有效地丰富我馆声像档案的内容。
B计划（Business）是商业运作计划。我馆声像档案忠实地记录了十多年来广州城市面貌的变迁，是在座各位共同拥有的宝贵财产。B计划是凭借已有的素材，运用多媒体技术，开发集声音、图像、文字于一身的多媒体产品，并借助商业运作的模式，开展有偿服务。B计划利用馆藏声像档案的不动产，创造具有市场价值的多媒体产品这一流动资产，将为我馆带来源源不断的财富。
C计划（Cooperation）是跨部门合作计划。横向交流，纵向合作是C计划的宗旨。首先要密切与本馆内各部门的合作。近期来说，对内合作计划有三个内容：第一，与编研部合作，编辑一条专题片，宣传档案馆建馆20周年。另外，提供编研部编辑画册和筹备网站所需的声像资料；第二，与监督指导室合作，增强声像档案的业务指导职能，在网络单位征收声像档案；第三，与技术开发部合作，参与数字档案馆中数字多媒体信息管理系统的开发，向我馆和市规划局的相关用户提供城建声像档案的多媒体查询系统。合作计划的另一方面是加强对外合作。第一，强调主动服务的观念，与市建委、市规划局合作。积极配合政府决策部门，制作规划方案和国际招标所需的电视专题片。第二，讲求互惠互利，各施所长的原则，与电视台、报社等大型媒体机构合作。利用媒体优势和本馆资源，开展宣传策划活动。第三，以平等互利，资源共享为原则，和城建系统的兄弟单位合作。通过举办摄影作品展览、多媒体信息交流的活动，加强与兄弟单位的联系，保证跨部门工作的顺利开展。
D计划（Digitization）是数字化计划。概括地说，D计划有两方面内容：其一，多媒体信息的建库工作。多媒体建库方案将运用当前先进的数字图像采集和压缩技术、数字多媒体安全技术、光盘海量存储技术、网络技术、数据库技术，将我馆现有的城市建设声像资料转换成电子文件，建立城建声像数据库，服务政府决策部门和社会公众，最终实现资源共享。其二，多媒体信息安全工作。运用信息隐藏和信息加密技术，在数字图像中嵌入数字水印或电子签名，以此作为多媒体信息在网络传输中的版权保证。由于本人有了一定的研究基础，我相信我馆的多媒体信息安全工作能在同行业中走得更快更好。
关键词：基层企业档案，收集，推动，对策
随着时代的发展，企业的经营和发展对档案信息的依赖日益增大。免费论文。做好档案信息服务工作要依靠丰富的馆藏档案信息资源。在档案管理流程中，收集是基础，积极主动地做好档案收集工作，以达到丰富馆藏、突出特色，是摆在企业档案工作者面前的重大课题。
一、基层企业档案收集工作的现状
自《中华人民共和国档案法》颁布实施以来，企业档案管理部门采取了多种措施解决档案工作中收集不全的问题，取得了较好的成效，但就整体而言，收集不全仍是整个基层企业档案工作中存在的一个突出问题，主要表现在以下几个方面：
1、归档门类不全
企业档案收集往往只注重文书档案的收集，科技档案和专门档案相对比较少，对随着科技发展和办公自动化的形成产生的如照片、底片，磁性载体材料如录像带、磁带以及当下已经形成主流的光盘、硬盘等新型载体档案的收集归档工作也不够重视。
2、归档文件不齐全、不完整
具体表现在：（1）红头文件不齐全。免费论文。许多职能部门起草的文件上报或下发后，没有交到档案室留存。（2）“白头文件”不齐全。在日常工作中会形成许多没有红头的文件材料，如编发的简报、调查报告、典型材料、统计报表、合同协议等。这些文件材料对今后的工作查考有着不可替代的独特作用，也应有所选择地进行收集、整理、归档。
3、科技档案收集不全
企业存在着重文书档案轻科技档案的现象，导致应归档的科技资料严重不齐。有的科技工作人员并没有认识到手中的技术资料就是档案或为了查找方便不愿把技术资料交给档案室造成档案流失；有的部门在基建施工或设备安装中的图纸更改和调试记录从不归档，造成档案与实际情况不符。
4、档案收集范围窄
除了正常馆藏管理范围内档案的收集，对以下类型的档案则缺乏有效收集：
（1）突发事件档案的收集；（2）实物档案的收集，如印章、奖章、奖杯、锦旗、题词、字画等；（3）口述档案的收集，如利用重要纪念活动时机，积极收集制作，将原始录音录像、现场笔记及说明、记录人签名、主述人资料、电子文稿等材料收集齐全；（4）员工民生档案的收集，如家庭档案的收集。
二、影响基层企业档案收集工作的因素
1、档案意识不强，存档意识比较薄弱
由于档案意识淡薄，档案收集工作不被重视，导致档案收集工作处于被动状态，档案材料使用过程中不知不觉的丢失。有些部门为图使用方便，不愿把文件上交档案室，特别是声像、照片资料和与业务相关的资料。当人员变动或机构调整时，未能做好档案移交工作，致使该档案收集不全甚至遗失。
2、人员综合素质不高是影响企业档案收集工作的主观原因
一是普遍缺乏从事档案工作的专业人才。二是内部缺乏竞争力和活力。“等、靠、要”思想观念严重，收集手段单一，创新意识和自我发展意识不强，工作缺乏主动性和创造性。通常档案工作者抱着“不求有功，但求无过”的思想，工作中消极被动，致使档案收集工作长期呈现一种落后状态。
3、档案管理制度不完善，执行不严使档案收集工作失去支撑
企业的档案部门往往是无职无权的“软”部门，档案管理人员在执行档案管理制度过程中，怕碰硬。档案管理制度不健全，执行力度不够，对于相关部门和相关人员违反档案管理制度的情况，如该归档的材料不归档，私自保管或任其丢失等，档案管理人员执法不严，档案丢失不汇报、不处理。
4、广泛征集的力度不够，导致档案资料流失
尽管做了很多的宣传，企业员工的档案意识还很淡薄，这在很大程度上影响着档案在企业范围内的征集工作。在全心全意进行企业建设的同时，档案工作未能受到同等的重视，致使散存在企业内部的一些有价值的档案资料未能及时的征集归档。
三、加强基层档案收集工作的对策
1、健全归档制度，确保归档材料齐全完整
建立、健全和完善归档制度，是做好档案收集工作的重要前提，也是保证档案齐全完整的重要条件。归档制度主要包括归档范围、归档时间和归档要求三方面的内容。归档时应注意：（1）归档范围必须明确完整以免少收或漏收档案资料。归档范围完整就是指立档单位形成的各种门类档案应全部纳入收集范畴，全部收集，完整无缺；（2）加强文件管理。为了防止上级各业务部门直接下发到各业务部门有价值的文件材料散失，应制定公文登记制度，即凡是由上级部门下发到各业务部门的文件材料，先由文书部门登记，这样每个部门应归档哪些文件，档案部门了如指掌；（3）档案部门必须同有关部门联系，互相配合，确保归档材料齐全、完整、准确。
2、提高人员素质，增强主动收集意识
长期以来，档案管理人员的服务意识不强，使档案收集工作处于一种很被动的局面，要改变这一现状，必须全面提高档案人员素质、更新观念、正确认清和摆正自己的位置，扩展思路，激发内在的工作热情和工作积极性，增强档案收集的敏锐度和精确度，做到“脑勤、嘴勤、手勤、脚勤”，变被动为主动，让人们感受到档案的重要性，赢得员工的信任和支持，档案收集工作才能顺利有序的开展。
3、加强宣传教育，强化档案意识
长期以来，员工对档案收集工作的重要性认识不足。因而，档案部门要以各种方式宣传档案工作，将收集工作的目的、作用和意义渗透到各个部门，强化企业的档案意识，引起相关领导对档案工作的重视。另一方面，档案工作人员也要从封闭、半封闭的状态中走出去，宣传、解释档案工作，赢得有关领导的支持，同时还要深入有关部门，及时与他们进行沟通和交流，明确收集工作计划，研究收集工作中遇到的难题，求得他们的信任和理解，从而使档案收集工作经常化、制度化。免费论文。
4、创新收集手段，扩大档案收集来源
为了适应企业发展的要求，档案管理部门必须改革档案接收和征集工作，构建优化的档案建设网络，健全征集网络及其功能，加强对企业重大活动、重大事件、重大工程档案的收集。打破传统接收方式，拓宽收集渠道，多形式、多渠道将散存在企业内的重要档案收集存档，同时提高接收档案的质量和增加科技档案、专门档案、声像档案的收集比例，实现收集档案数量有较大增长，质量有较大提高，结构有较大改善，使收集的档案成为重要信息资源基地，为企业的建设和发展提供完备的档案信息服务。
评估专家组对高校进行评估的一般办法是，除安排一些现场听课、座谈会、汇报会等现场考察外，主要是查阅学校提供的各项主要信息(侧重对原始材料的审阅)。而这个“原始材料就是指学校的档案，是学校从事教学、科研、党政管理以及其他各项活动直接形成的有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录，它们能够真实地反映学校不同时期的教学工作和管理工作的水平。因此评估是以学校档案为依据，检查学校各项工作的管理水平，教学档案是学校办学水平和办学实力的重要原始记录和佐证材料。”
高校的档案是它在从事教学、科研、管理和其他各项活动中直接形成的对学校和社会具有保存价值的文字、图表、声像、照片等不同载体的历史记录，它随着学校的建立而产生，随着学校的发展而积累，它是学校生命的年轮，是学校发展建设的见证，高校档案不仅反映了高校的历史面貌，同时也是衡量学校教育质量和管理水平的一个重要标志。因此，高校档案的建设对于高校评估能否顺利开展显得至关重要，其作用是越来越大。
教学档案产生于教学评估活动中，全面系统地记录了学校教学活动的全过程，这些档案是教学活动的原始记录，理所当然地可以用来作为教学活动的佐证，水平评估中每个项目、指标、观测点的内容都是学校档案的具体体现，最终都要以学校各级档案提供的原始材料为依据。
在此，尤其要提及的是系级教学档案，所谓系级教学档案，是指在系一级教学管理和教学实践活动中直接形成的具有保存价值的东西，是对系级教学工作的内容、方法、途径和效果的真实记录，是进行教学管理和教学研究活动不可缺少的依据，是改进教学工作，促进教学交流，提高教学质量的信息资源，也是系级档案工作的核心。它包括教学管理类档案、教师业务档案、学生管理类档案、实验室建设类档案、教学辅助材料档案等。
一、系级教学档案的特点
1 分散性和特殊性
就系级教学档案的来源而言，政府教育主管部门，本校教学主管部门，本系各教研室、实验室、公共课教学部门以及师生个人都是它的信息源，它集结了富有成就的教学人员、教学管理人员和学生的个体劳动成果。如富有特色的教学计划、教学工作经验总结、高质量的教材、高水平的论文、学生的优秀毕业论文(设计)、各项出色的活动记载等，都是教学档案的重要组成部分。
2 内部性和原始性
就系级教学档案的形成而言，系级教学档案材料大多是系内教学实践活动和教学管理中自然形成的历史记录，并为其直接管理和使用，一般不经过文书处理部门的收发登记，除让级下达的文件以外，其他材料多数不带文号。
3 专业性和多学科性
就系级教学档案而言，由于系级专业设置，学科划分比较细致、各专业在培养目标、教学要求、课程设置、教学内容、学时分配、教学方法等方面有所不同，因而这些教学档案材料表现出很强的专业性和多学科性。
4 开放性和透明性
就系级教学档案系统而言，通过输入信息(收集、整理和输出信息、开发利用)的不断交换、反馈，使教学档案组成一个开放的系统。教学档案与其他档案不同，往往是大家都知道并且是教师、学生自己整理形成的。如教师考核表、毕业生登记表等，还有一部分是必须向学生公开的，如学习成绩、评估登记、纪律处分等，除试题库外，其余绝大部分都是公开透明的。
5 周期性和成(套)性
就和系级教学档案的运行而言，教学档案有其独特的周期性特点，它不是以自然年度为周期，而是以学期或学年，甚至更长的时间为周期，如学期或学年度工作计划、总结、招生计划，某一课程的授课计划、学生成绩统一报表等。学生从一入学到毕业分配，一般要经过四年，在此期间，要接受基础课、专业基础课，专业课，教学实践、教育实习、毕业设计及论文答辩等一整套完整而系统的培养程序，这一过程反映了教育者和受教育者在这一教学活动周期中的全貌，因而同一周期的教学工作形成了一整套材料，是一个有机的整体。
6 多样性和复杂性
就系级教学档案的形式而言，教学档案的内容丰富，载体形式多样化，除了纸质的材料、教学计划、大纲、教材，各类登记表册外，还有照片、录音、录像、幻灯片、计算机软件等记录材料。
二、系级教学档案管理遵循的原则
1 教学性原则
其教学档案主要记载教学计划、教学大纲、教学日历及其执行情况，能够反映出教学过程、教学质量、实践性教学环节以及命题、考试等各个环节的整体面貌，真正体现出教学档案的教学性特点。
2 成套性原则
是指教学档案要完整，要齐全成套，不能残缺不全，要保证其收集整理和文件、资料的稳定性和连续性，再通过整体编排，形成一个有机的整体。
3 客观性原则
是指教学档案必须做到客观、准确，必须与它所记述的教学活动情况相符合，相一致，这样，才能够使教学档案成为教学活动的计划，过程和结果的真实记录，为开展教学研究、评估和决策提供客观依据。
4 现实性原则
就是要实现教学档案的有效利用，因为这些数据将为今后的教学活动、教学管理及教学研究工作的完善提供有益的参考。
在探究高校教育评估指标时，我们不难发现，评估指标以提高教育教学质量为指导思想，以教育教学过程中形成的档案材料为观测点，这就给档案材料赋予了新的价值。在教学评估准备中，我们时常感到：支撑评估指标观测点的材料难以收集，而收集的材料又不能有效地反映教育教学过程，反映教育教学质量的材料极度缺乏。究其原因主要是在日常教育教学工作中对教学档案的作用，教学档案和教学工作档案之间关系认识不到位，是我们在日常工作中对教学档案材料少于积累，少于整理所致，笔者作为教学管理者和工作实践者，试对此作探析。
三、高校系级工作档案的建立存在的问题
一方面，在教学工作档案建立中不能明确收集对象。其原因是将教学工作档案与文书档案混为一谈，其实教学工作档案与文书档案有明显不同的特点。教学工作档案主要集中在教学管理业务部门，学校教师需要解决教学方面的某些问题或领导作决策时，可提供利用。教学工作档案通常是一些无编号的教学文件材料，如学校梯队建设，试卷分析、专业评估、课程评估、教学业务、师资队伍等资料。从形成时间上看，教学工作档案多为学年度材料。文书档案往往是有编号的、规范性的文字材料。可见，教学工作档案包含了文书档案。在教学档案建设中，必须将教学工作档案与文书档案区分开来，分清两者之间的内在联系，才能在教学工作档案建立中把握好材料收集的对象。实践证明，无论是从管理上还是从利用效果上看，必须认真区分教学工作档案与文书档案，建立起合理的类别才能提高教学工作档案的使用价值。
另一方面，对教学工作档案认识不全面。教学工作档案包括三个层次的材料：一是对学校及主管部门下行的文件资料；二是部门对下行文件所作的相关配套管理规定，实施细则；三是部门向上级主管部门上行所形成的相关材料。但在实践中，由于对教学工作档案认识不全面，导致在档案建立中常出现三种倾向：文件档案多，教育教学科研资料少；纸质资料多，电子声像资料少；宏观资料多，微观资料少。因此，加强对各个层面材料的收集、整理，才能形成完整的教学工作档案。这三个层面是相互联系，相互制约，其同发展的，只有加强对这三个层面的建设，才有利于档案建设的整体完善。
[关键词] 教学档案;收集;整理;归档
[中图分类号] R197 [文献标识码]B [文章编号]1674-4721(2010)04(c)-140-02
On the teaching of clinical teaching and research archives collection amd collation and archiving
HE Yun, ZHOU Xiaofan, HAO Jia, LIU Yulian, ZHANG Youfeng
(1.Second Affiliated Hospital, third Military Medical University,Chongqing 400037, China; 2.The first Affiliated Hospital,third Military Medical University,Chongqing 400037,China)
[Abstract] Teaching undergraduate teaching level file was the basis of assessment and was the quality of teaching standards and teaching certificate,teaching was a measure of a teaching and research of teaching based on management level and quality of education. In this paper, the author surgical teaching and research,"Eleventh Five-Year".Meet the assessment work experience excellence in clinical teaching and research summed up the importance of archives and how to file effective collection,collation and archiving.
[Key words] Teaching portfolio;Collection;Finishing;Archive
在临床教学医院,教研室是最基层的教学管理单位,其档案建设是整个医院和学校的教学档案基础,教学档案直接记录了教研室的教学管理、教学实施、教学研究、教学活动等,为教学改革和提高教学质量提供了依据。而教研室收集的教学材料多为教学活动中产生的第一手资料,十分凌乱,如果未及时高效的收集、整理和归档,教学档案就会随时流失或破损。因此,档案建设科学化、信息化、规范化、制度化是时展的要求和趋势。
1 临床教研室教学档案的主要内容
教学档案的主要内容包括教研室基本情况:教研室(含学科、课程)历史沿革、教研室办公室情况、教研室人员基本情况、教研室受奖、受惩情况等;教学组织:国家文件、学校教学文件、教学组织文件、课程建设规划、教学工作材料;教学实施:实施计划、教案、讲稿、理论教学、实践教学、教学活动记录、教学质量控制、考试分析、教学总结;教员工作:教员培养、教员考核、奖惩情况、外聘教师;教学与学术研究:教学研究、学术研究、学术活动、学科建设;教材建设:教材建设规划、课程教材、教材编写;教育技术:教育技术工作、教育技术资源、信息化教学;教学保障:教学条件、教学经费及其他教学材料。
2 临床教研室教学档案的特点
2.1档案资料来源多学科性
临床教研室,特别是内、外科教研室所涉及的三级学科繁多,如内科涉及呼吸内科、消化内科、神经内科、肾内科、心内科等,外科涉及心血管外科、泌尿外科、神经外科、骨科、普通外科、胸外科、肝胆外科等,教学档案难以及时收集、整理和归档。特别是教员的个人材料,如教学总结、见习日志、见习教案课件等。
2.2 档案资料分散性
教研室档案资料既包括学校、部、院、系下发的教学工作规章制度、文件、会议材料、人才培养方案、课程标准、实纲、考试大纲、教学工作会议、重要教学活动、领导讲话、报告、纪要、总结等;又有教研室书写的教学文书,如教学设计、课程教学总结、试卷分析、课程建设规划、师资建设规划、学科建设规划、四大规划、年初计划和年初总结等;还要收集所属三级学科的教案课件,个人教学总结、主任听课记录、集体备课记录本等,材料十分凌乱、分散。
2.3 档案资料载体的多样性
传统上教学档案的归档主要是纸质载体,同时还有图片(如第二课堂活动、科室主任查房、外校专家参观指导等照片)、光盘(如专家教授讲座、教学名师明星示范授课及一些具有很大储存价值的大型会议)、奖状以及一些实物(如投影仪、教具、标本),均形象客观地反应教学实施过程,是教学活动的重要凭证,是重要的教学档案信息资源。
2.4 教学档案的周期性和成套性
培养一届医学生的过程就是一个教学活动周期,一个周期就会形成一套教学材料,在收集、整理、归档的同时,还要准备下一届新生的新材料,周而复始,无限循环,工作繁琐。
3 收集、整理和归档临床教学档案的重要性
3.1 教学档案是本科教学工作水平评估的基础
临床教学档案直接记录了临床教学管理、教学实践活动中的各个环节,在医学院校进行教学评估时,需要对教学条件、教学状态、教学效果进行跟踪调查和分析,所以科学的临床教学档案建设可以为教学评估提供比较完整、系统、准确可靠的信息和数据,这是医学院校搞好本科教学工作评估的基础,是进行教学改革、提高教学质量的依据。
3.2 教学档案是反映教学水平和教学质量的凭证
教学档案真实记录了教员的教学、科研活动,比如教学、课件、教具、学员评分记录表、见习日志和集体备课记录本等,直接印证了教学的教学方法、手段和教学态度,试卷及试卷分析表明了本学期的教学效果,个人教学总结明确了教员为进一步提高教学质量的计划。教员学术交流与协作、学术会议、学术讲座等学术活动统计表及有关材料、各级各类教学成果奖有关材料、发表教学论文统计表及相关材料、科研项目统计及相关材料、科研成果奖统计及相关材料、发表学术论文统计资料及相关材料记录了教员学术活动和科研活动。
3.3 教学档案衡量一个教研室教学管理水平和教育质量
教学档案是衡量一个教研室教学管理水平和教育质量的重要标志之一,比如,督导听课记录本、主任听课记录本、教学会议记录本、试讲记录本、教学日志、教学质量检查、教学评价、分析资料是教研室督导教学活动的重要依据;学年教学工作报告、中期教学总结、课终教学总结,教学经验和体会材料、典型教学经验材料记录了教研室累积经验,创新改革的过程;教研室教员培养规划、实施情况、教员培训相关材料(教员出国、进修、代职)等、青年教员培养计划和实施情况等记录了管理教学活动的过程。四大规划、课程试题库建设与更新情况、课程选用教材记录了教研室建设、发展的过程。
4 临床教学档案收集、整理和归档的具体举措
4.1 临床教研室教学档案收集
①教学档案的收集采取定期收集(如教员的教案课件、教学总结、情况、学术会议、学术讲座等)与随时收集(各种上级下发的文件和通知、重要的教学文件材料等)相结合的办法,在每个学年结束或者每个教学班毕业(结业)后成套资料一定要收集完毕,避免和下一个教学周期的教学档案混淆。②归档的教学文件材料必须字迹工整,格式统一,声像清晰、装订规范、签字手续完备。③教学档案一般归档一份,重要的教学文件(研究生学位论文、专著、优秀教材等)除原稿外,可根据实际情况酌加副本。④纸质档案外的其他载体档案材料(如信息系统报表和电子文档等)最好打印成纸质档案,防止数据丢失和非法更改。
4.2 临床教研室教学档案整理
①根据教学文件材料的形成规律,保持其有机联系,便于利用查考。②卷内文件应拆掉金属物(以免破损档案),用线装订(已装订成册的除外,如学位论文、课程标准和教学大纲等),对有破损的文件材料应进行修补或者装订成册。③凡是文件材料未注明标题的应加制封面,注明题名、时间等基本项目。④材料大小一般为16开,图件按此规格叠成手风琴式,图名、图签折在外面。⑤文中密不可分的插图、照片应贴入文字材料内(如第二课堂活动形成的照片、光碟,附图册、表册、照片应贴上标签,填写件号及档号附在文字材料之后共同组成保管单元。其他载体材料可专柜保管,但需填写与文字材料卷一致的档号;⑥按顺序编排页号,无论单面或双面只要有书写文字,均应一面编写一个页号,页号位置在非装订线一侧的下角。⑦凡教师业务档案中规定的内容已分别归入其他类档案的,如专著、论文已归入出版类,科研成果已归入科研类,应在卷内目录中注明相应类目的档号。⑧有密级的档案,由文件形成部门提交保密委员会确定。
4.3 临床教研室教学档案归档
①档案编目 (包括档案编号、档案分卷、案盒题名) 填写案卷封面、脊背各栏目,文字要简短、准确;档案编号:根据教学档案的编目体系编制档号,教学档案档号=年度号+教学档案分类号+案卷号(如档号:2009-JX201-01+案合题名:教研室基本情况+案卷号:第1卷);档案分卷:原则上,一个档号对应一个案盒,如果一个档号对应的档案数量较多,需分盒存放的,应分卷并编写卷号。一个档号对应的档案数量较少的,可多年度集中一盒,按年度编多个档号;案盒题名:根据教学档案的具体内容,填写案盒题名;②卷内文件排列顺序:永久在前短期在后、重要在前一般在后、正文在前附件在后、印件在前定稿在后、批复在前请示在后,同时编制检索目录,教学档案检索目录按档号顺序,以案盒为对象填写,根据需要,可编制各种分类目录和专题目录。③案盒排放顺序的基本原则为:档号优先、年度次之、卷号第三。同时教学文书存电子版材料,制定电子检索目录,方便随时查阅。
5 总结
教学档案是在教学活动中直接形成的、具有保存和查考价值的各种文字、图表、声像等不同载体的教学历史记录,主要是在教学管理和教学实践活动过程中形成的,反映本级教学管理、教学实践活动过程。及时高效的收集整理教学档案,采用纸质版和电子版相结合归档,实现管理现代化、信息化。有效保存对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用的教学资料,对医学教学和人才培养起着重要的作用。
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关键词：档案；教师业务；建立
中图分类号：G275.9文献标识码：A
文章编号：1003-4374（ 2015 ）02-0058-03
综合档案、人事档案、教师业务档案的区别和联系
综合档案室，设立在中等职业学校办公室，综合管理学校在教学、科研、管理各项活动中直接形成的，对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同载体的文件材料。人事档案室，设立在人事科，管理记录个人的主要经历、政治面貌、品德作风等个人情况的文件材料。教师业务档案室，设立在教务科，管理教师个人在教师业务水平和工作科研能力以及履行岗位职责情况的记录材料。综合档案室管理学校的综合档案，综合档案分党群类、行政类、教学类、科研类、仪器设备类、基建类、财会类、外事类、声像类和实物类十大类。人事档案室保管人事档案，人事档案包括个人的履历材料，自传材料，考察、考核、鉴定、审计材料，学历学位、职业、技术职务（称）评聘、科研学术、培训材料，政审材料，党团材料，奖励材料，处分材料，工资、聘（录）用、任免、调动、军（警）衔、转业复员、出国、会议代表，其他材料等十大类材料。教师业务档案室保管教师业务档案，教师业务档案包括：个人简历、业务自传，学历、学位、职务、职称材料，历年来的授课任务、班务管理工作，历年来的教学效果、师生评教、年度考核材料，历年来参加的科研课题，历年来发表的论文、著作，历年来的获奖、惩罚情况，工作以来进修培训、学习听课情况，兼职、任职情况等。教师业务档案可以做为教师职称晋级、评优考核的主要依据，做为教师工作的量化考核、进修培训、岗位调动、职务聘任、工资晋升、奖励惩罚等的参考资料。然而，目前中等职业学校很少设立有教师业务档案室的。教师业务档案的管理几乎是空白，分散在各职能业务部门或教师个人手上，没有建立统一的分类归档范围、规范管理办法和归属管理部门进行集中统一管理。教师评职称时，都是自己到各职能业务部门收集个人的相关材料进行整理。学校各种教育、教学水平检查，学校评估申报时，各职能业务部门都需要从个人手上或者在各部门收集准备大量的材料，费时费力。有时会出现重复收集一个人的材料，有时会因时间久远造成材料收集不全，出现重复工作或材料缺失。因此，笔者建议在教务科增设教师业务档案室，制定统一的分类归档范围和管理办法对教师业务档案进行管理。按归档范围将在岗教师的业务档案收集建档管理，教师调离时，业务档案随人事档案一起转出，为接收单位快速、全面的了解人才信息提供保障依据。同时，为了保持学校教师业务档案的完整性，可采取赠送的方式，复制一份留存学校，以备学校提供查找利用。建立教师业务档案室使中职学校的档案管理进一步完善，查阅档案时，学校的文件资料可以到学校综合档案室，教职员工的人事材料可以到人事档案室，教师的个人业务、工作业绩材料可以到教师业务档案室，从而形成全方位的档案信息网络服务，为学校的教育教学健康、快速发展提供更有效的档案信息服务保障。
教师业务档案的内容
教师业务档案具体包括以下内容：
个人基本信息
个人履历、教龄、身份证、各种学历学位、职称、教师或职业资格、双师、教师岗前培训、继续教育等证书、教学、科研岗位聘任书、合同或协议书复印件、学术团体或社会团体任职证明复印件。
教学工作材料
包括教学计划、教学大纲、教学任务安排表、课程设计、教案、课件、试卷（含标准答案、评分标准）、听课记录、教学经验总结、教学质量考核、学生评教、教师评学、督导、专家的评价、担任班主任情况、社会实践调研材料、年度考核。
教师进修培训材料
业务进修、岗位培训、出国深造等材料。
教学改革材料
教学改革立项申请书、结题复印件、精品课程、说课稿、特色专业、教学成果奖、结题材料、教学论文等文件复印件。
科研材料
科研项目立项、结题材料、科研论文、出版教材及其他有保存价值的自编参考资料、艺术作品、创造发明、专利技术、调研报告、议案、提案、学术活动或会议材料。
奖惩材料
教学和科研成果获奖证书或文件复印件、其他单项或综合奖励（如书法、演讲、体育）、评优、评先等证书或文件复印件、教学事故登记表。
资历证书复印件
英语、计算机应用能力、岗位资格、职称、学历等证书复印件。
其他
业余爱好、特长.参加协会、学术会议、访问学者、学术交流等有价值的档案材料。
凡是教师的个人基本状况、工作量化、工作态度、工作业绩、培训进修、继续教育、专业技术水平、学术水平、学术研究方向、学术地位、社会地位和在学术界的影响等能反映教师个人工作业绩、业务水平的材料都可以收集建档。教师业务档案不仅反映教师个人的业务能力、学术水平和工作实绩，成为学校考核、培养、奖惩教师的重要依据，而且还能体现学校的师资队伍建设和办学力量水平。
教师业务档案的收集整理
教务科应配备专职档案管理员管理教师业务档案，并在各部门设立兼职档案管理员协助专职档案管理员工作。要在各教学业务部门和教师队伍中大力宣传《档案法》，增强档案意识，使各教学业务部门和教师能自觉按教师业务档案归档范围上交散存于各部门和个人手中的档案材料。教师业务档案建档的对象包括：专任教师、兼职教师、外聘教师、返聘教师、教辅人员。根据教师业务档案的形成规律，可采取每年集中收集两次，分别在放寒假前和放暑假前收集。零散的材料可按照“随办随归”的原则在活动项目结束后及时归档。
可参照人事档案的整理方法进行教师业务档案的分类整理。遵循整体密不可分的原则，把教师业务档案的有关材料按人物一类别一年度的分类方法一人一档、一个号进行整理、上架，确保档案的完整性和连续性。由于人事档案和教师业务档案会随个人的调动而转走，而综合档案室的档案则一直保存在学校，或按有关规定移交档案馆保存，存在一定的稳定性和持续性。当综合档案、人事档案和教师业务档案中有交叉的内容时，如：综合档案中教学类的归档范围有教师获奖情况，教师论文、著作，教师授课统计表；科研类中有论文专著、科研成果获奖材料、专利证书与人事档案中的科研学术、奖励材料以及教师业务档案中的历年来的授课任务、发表的论文、著作、获奖情况有交叉。人事档案中的履历材料，自传材料，考核、鉴定材料，科研学术材料，培训材料，奖励材料，处分材料，聘（录）用、任免材料与教师业务档案中的个人简历、业务自传，学历、学位、职务、职称材料，年度考核材料，历年来参加的科研课题，历年来发表的论文、著作，历年来的获奖、惩罚情况，兼职、任职情况有交叉。在处理档案内容交叉问题时，综合档案要按照档案部门的有关规定进行整理归档，人事档案要严格按人事、组织部门的有关规定进行整理归档，并坚持以综合档案、人事档案优先的原则，原件（个人学历、职称证书、获奖证书除外）优先存入综合档案，其次到人事档案，最后再到教师业务档案，没有原件的情况下可存复印件。教师业务档案中可制作相应的表格填写进行保存。如：《教师个人情况一览表》、《教师授课教学任务一览表》、《教师担任班主任情况一览表》、《教师听课记录表》、《教师参加教研活动记录表》、《教师参加科研情况一览表》、《教师、著作一览表》等由个人填写，相关业务部门审核。为了确保教师业务档案内容的真实性，收集到的材料要做好审核鉴定工作，杜绝把假材料归档。在收集材料的过程中，必须向有关形成材料的部门收集。个人报送材料要验原件及相关的原始材料，鉴别好的复印件要加盖“此件与原件一致”的印章，确保归档材料的真实性。有条件的学校可以扫描原件保存电子档，或制作成电子档案，用档案管理软件进行管理。材料审核后，为便于装订、保管、利用和延长档案的寿命，对不规则、皱折、卷角、破损的材料，进行剪裁、折叠、托裱，裱糊时应选用化学浆糊，或在浆糊中掺入杀虫粉，以防虫蛀。档案材料上的大头针、回形针、钉书针等金属物要去除，以防止氧化生锈损毁档案。
根据档案材料的不同类别，档案的排序可按档案形成时间的先后顺序、材料的内容主次、功能性质等进行排序。排列好的材料要编号。顺序号包括类号和份号，用铅笔标注在右上角。如：“1-1、1―2……”就是“第一大类第一份、第一大类第二份……”，“2 -1-1、2-1-2- - - - -”即“第二大类第一小类第一份、第二大类第一小类第二份……”。每份材料在右下角或左下角编写页码。材料排列好后要编写目录，目录中的类号用汉字一、二……表示，单独占一行，份号用阿拉伯数字排列并登记材料名称，重新拟写或修改的标题用“[]”标注，各类材料之间要留出一定的空格填写后续的材料。每份材料最后形成的时间做为材料的形成时间，并用8位阿拉伯数字填写表示。整理好的教师业务档案按顺序号排列上架永久保存。保管教师业务档案要配备有铁门、铁窗、铁柜的专用库房，做好防光、防火、防盗、防尘、防鼠、防虫、防潮、防高温工作。
教师业务档案的提供利用
按照创建国家一级档案馆的要求，市档案馆将对市直104个机关、团体、企事业单位的1993年至2002年档案，及我市范围内的重大活动和突发事件的档案，如钢博会、航空节、全运会、援川、非典档案资料，及时接收进馆。有关部门单位要全力做好配合，高标准做好档案移交的前期准备工作，确保及时、高质量地完成档案的移交进馆。各区要进一步加大档案接收进馆的力度，严格按照档案移交进馆的要求，做到应收尽收。向社会《关于征集档案资料的通告》，在全市范围内开展具有地方特色档案资料的征集工作，不断丰富馆藏。围绕实现“文件系统化、管理科学化、服务多样化”的目标，做好现行文件资料的收集工作。积极探索重大活动档案、名人档案、声像档案、地方物产、著名人文景观等特色档案资源，开展馆际档案资料合作交流，做好声像档案资料抢救保护工作。认真开展“城市记忆工程”、“乡村记忆工程”等，对“濒危”文化进行抢救性记录。
二、不断推进档案法制建设
深入贯彻《档案法》、《档案法实施办法》和《省档案条例》等档案法律法规，在全市组织开展档案工作执法检查活动，推进依法治档。贯彻落实《行政强制法》、《省行政程序规定》，健全档案行政执法责任制，完善《档案行政执法制度》。通过多种途径向社会公开档案违法举报电子邮箱、举报电话，随时查处档案违法案件。加强档案法律法规等规范性文件的学习、宣传和贯彻执行，开展《档案管理违法违纪行为处分规定》的档案法制宣传活动，编辑出版《档案工作指南》。组织对全市各级综合档案馆接收档案范围内的各立档单位的档案机构、人员、设施、设备和档案数量、整理编目、现代化管理、提供利用、编研等进行全面普查，摸清全市档案工作的真实水平，为档案事业科学化管理服务。组织各统计单位搞好2012年度档案事业统计年报、文化产业统计年报、社会统计年报工作。
三、大力推进全市档案信息化建设
各级档案馆、室要不断加快档案数字化进程，建立全部馆藏档案资料目录数据库，建立照片档案数据库，建立新闻、城市记忆工程、重大建设项目等音影档案全文数据库，建立珍贵、重要及利用频繁纸质档案全文数据库。按照《全国档案信息化建设实施纲要》的要求，编制完成《市档案馆信息化建设实施方案》。做好馆内局域网、政务网及互联网的管理维护，对档案信息网站进行补充完善，逐步实现开放档案、已公开信息目录的网上查询，及时做好全市档案信息化建设的技术指导工作。开展电子文件（档案）备份工作，规范工作流程，完善安全备份制度体系。以维护电子文件真实性和长久保存为重点，着力解决电子文件归档、电子档案接收、电子档案管理面临的重大问题，实现电子档案接收规范化。
四、加强档案业务监督指导工作
深入贯彻落实国家档案局9号令、10号令，按照国家基本专业档案目录规定，重点加强对国有企业档案工作的监督指导，强化对改制企业档案归属流向的监管、帮扶和处置，搞好民营企业、新兴产业、支柱企业和现代服务业建档工作，促进企业自主创新和改革发展。认真做好全市2012年度文件材料的收集归档工作，会同有关主管部门对各单位的归档工作进行检查。贯彻执行《省重大活动档案管理办法》，紧紧围绕我市中心工作，做好大项目建设档案的业务指导工作。制定《关于推进档案事业科学发展的意见》，按照《档案工作科学化评估办法和标准》的要求，扎实开展档案工作科学化评估工作。巩固新农村建设档案工作示范县、示范乡（镇）、示范村创建活动成果，进一步抓好家庭档案的试点工作，全面提升我市新农村建设档案工作水平。围绕全市统筹城乡一体化发展，继续抓好国土、房管、民政、卫生、社保、水利、畜牧、计划生育等系统的民生档案工作，为全市统筹城乡经济社会一体化发展提供有效服务。
五、积极稳妥地做好档案开放和提供利用工作
按照《档案法》的规定，认真做好原已开放的1978年前147998件档案的鉴定、划控工作；组织力量对馆藏1979年至1982年的档案进行审查、鉴定、划控，适时向社会开放。积极主动地做好档案提供利用工作，不断完善服务机制，拓展服务领域，丰富服务手段，提高服务效率，认真完成档案利用情况分析，编写《2012年度档案利用实例汇编》。发挥档案馆教育功能，进一步完善爱国主义教育基地和青少年教育实践基地建设，创新内容和形式，增强教育效果。认真做好政府信息公开、档案开放、档案提供利用工作，为党委中心工作服务，为加强和创新社会管理服务，为人民群众服务。积极争取市委、市政府确定市档案馆为政府信息公开场所，制定公开信息送交办法，接收市委、市政府工作部门主动公开的信息。坚持以人为本、服务为先的理念，以档案查阅中心、政府公开信息查阅场所和档案信息网站为载体，通过函电查询、在线查询等多种方式提供便利服务。
六、积极开展档案编研、业务培训工作
深入研究、挖掘馆藏，编辑出版档案资料专题汇编，配合省档案局做好关于摄制《往事——档案背后的故事》中有关《战役》、《烈士——吉山战斗》两个选题档案资料的征集、研究、文字编写工作。继续做好《年鉴》2013卷的供稿工作。组织做好2013年度全省档案学术年会论文撰写、推荐工作，组织开展群众性档案学术研究活动，完成全省档案学优秀成果、档案信息资源开发利用成果奖的申报工作。面向各区、重点部门和社会，征集能够真实反映2012年全市发展成就的图片资料，举办《奋起2012——发展成就图片展览》，编辑出版《图鉴》2012卷。认真贯彻《省各级国家综合档案馆（局）科学化评估标准》、《省机关档案工作科学化评估标准》、《省企业、事业单位档案工作科学化评估标准》，组织开展学习培训、试点和推广工作。以归档文件整理、档案法律法规、档案在线管理、档案执法检查、档案普查统计为主要内容，对机关、企事业单位的档案人员，组织开展档案业务培训，各区协同做好民营企业档案人员培训的调查摸底和组织报名工作。
计算机技术的发展为人类的工作与生产模式的改变是颠覆性的，而信息技术与互联网知识的不断深入与迅速普及，则让企业单位的档案管理模式步入了数字化的新时代，文字或图像的信息处理技术促进了办公自动化的进程。
一、档案内容数字化管理的基本概述
（一）档案内容数字化
档案是企业单位开展业务活动的重要工具和凭证性信息记录，以及一些技术性图纸或文件，同时也包括合同文书，声像信息等，是企业的核心信息资源与重要资产。而档案内容数字化则是随着计算机技术、OCR技术、扫描技术、数字摄影技术（录音、录像、照片）、多媒体技术、数据库技术、存储技术的发展而产生的一种新型档案内容存储形态，它把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享。
（二）档案数字管理的内容
对档案内容进行数字化管理分为两个过程，一是进行档案内容数字化采取，把固化在纸质载体中的档案信息开发汇集成三次文献信息，并以数字化方式输入计算机上网，利用数字照相、扫描等技术将档案原件进行数字化处理，或直接在办公自动化过程中形成规范的电子文件信息。二是档案内容数字化查阅，采用浏览器或服务器为查询载体，实现本地及远程查档、阅档功能，可按日期、时间或长期有效等多种方式，完成阅档授权，在档案内容查阅过程进行详细的日志记录，同时也有信息加密传输等多种方式。
二、档案内容数字化管理的优势
（一）缩减档案内容管理的成本
在过去的传统档案内容管理模式中，一直使用粗放型模式使得档案管理需要大量的人力及办公资源，致使管理成本大幅较高，不利于企业科学管理的方针实施。而数字化档案内容管理则使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案，摒弃了过去需要把档案资料分类存放和建立大量的检索工具的模式。
（二）优化档案内容管理的工作效率
档案内容管理的工作在过去的传统模式中，需要大量的人力物力，相对繁琐，且极具细致，不能有半点差错。而数字化管理则极大的减轻了人力的使用，首先在档案内容的收集过程中，传统的档案管理模式使得管理人员在进行档案信息收集时，受各种因素的影响，并不能快速、有效、全面的将档案信息收集起来，这对档案管理、利用造成很大的影响。实现档案数字化管理后，档案管理人员能在足不出户的情况下，快速、高效、全面的完成档案信息收集，这极大的提高了档案信息收集效率。
其次，由于档案内容数字化管理对工作时间和地点的要求降低，档案文件能通过解码、编码的手段变成数字档案，存储在一个小小的硬盘里面，所有的电子档案信息都能够进行复制、或者整理，可以在不同的地方与时间里对想了解的内容进行查阅，管理人员通过网络系统进行档案立卷、编目、原文挂接，并且能打印出全引目录、卷内目录、原文内容，整个过程十分简单，极大的提高管理人员的工作效率。而档案内容的查阅过程也变得非常便捷，通过网络进行对资料关键词的检索、模糊搜索，查阅相关目录，直接调阅原文，原文直接打印。极大的优化了档案内容管理的工作效率。
（三）加大了档案内容的信息开发
在传统的档案内容管理中，管理人员需要对档案进行分类整理，并且只有保证档案的完整性，才能为档案信息的查询使用提供方便，实现档案内容数字化管理后，管理人员可以将各种档案内容存储在计算机硬盘中，电子档案经过立卷后，使用者在利用档案信息时，只需要将关键词输入检索工具中，就能将所有信息显示出来，不仅能供使用者利用，还能帮助使用者对某些问题进行深层次探索，这就极大的提高了档案信息的开发度。
一、影响基层档案部门信息化目标设立的基本因素
正确分析本单位档案信息化的基础条件，充分考虑到影响档案信息化建设的各项因素，是设立好信息化建设目标的重要前提。基层档案部门开展信息化建设过程，不仅贯穿于档案工作的收、管、用各个业务环节，同时也是一项需要大量人、财、物投入的庞大系统工程，其目标能否准确设立以及顺利完成，受制于多种因素，以高校档案部门信息化目标设定为例通常受四方面基本因素影响。
1．信息化环境因素。档案信息化发展环境是档案信息化建设的保障体系，在基层档案部门一般分为本单位信息化建设背景与档案信息化业务基础环境两部分。单位信息化建设背景在高校常指数字化校园建设情况，包括对数字化校园建设产生的电子文件及其归档后转化为数字化档案的归档过程控制情况，它决定着学校档案信息化的数据源和作为数字化校园公共基础设施构建的信息化数据传递网络建设情况，影响到档案信息的渠道及利用。而档案信息化业务基础则是指业务流程的简化、合理化和优化程度，是信息技术应用的基础，决定着信息化目标建设的大小。
2．标准规划因素。基层档案部门作为具体业务部门不可能自行制定档案信息化工作的相关规划与标准，必须在国家层面档案信息化建设的总体规划下和相应的档案信息化建设标准指导下，建立本单位的信息化目标，分步实施。目前高校设定档案信息化目标时，就必须依据《全国档案信息化建设实施纲要》、《电子公文归档管理暂行办法》、《高等学校档案工作规范》以及数字化校园建设规范等相应规划、规范因素，才能避免在信息化建设时出现各自为政，信息化低水平重复开发现象，从而确保信息化资源实现共享。
3．资金因素。档案信息化建设资金投入额度的大小直接决定着信息化具体目标完成规模。档案信息化目标实现需要设备、硬件、软件系统、人员技术等方面的配套，需要投入大量的资金，而作为学校教学辅助直属单位的高校基层档案部门在开展档案信息化建设时的经费投入不可能作为学校经费重点保障对象，即使在数字化校园建设经费分配上也不能同教学、科研以及管理相提并论，档案部门同样不能像图书馆一样能获得像“211工程”中图书文献保障及数字化图书馆建设项目的专项经费立项支持，而只能依照学校每年批准专项建设经费额度情况设定相应建设目标及其可能完成进度。
4．人员因素。档案人员素质高低决定着档案信息化目标实现的好坏。档案信息化目标完成需要由具备有相当的档案专业知识和计算机信息处理、网络、外语等方面知识的人员来完成，最理想的是档案部门自己拥有一批知识全面、一专多能和具有开拓精神的复合型人才从事档案信息化工作。但是在现实中基层档案部门一般不乏高水平档案管理专家，而缺少现代化信息处理的复合型人才，同时在完成档案信息化目标时通常采取由信息化技术人员完成系统的构建后，档案部门完成档案信息化数据处理与使用的模式完成，即便是这样，档案人员素质同样决定着今后该信息化目标的进一步发展。
二、选定基层档案部门信息化建设目标的定位标准
基层档案部门必须是在国家总体战略目标、本单位信息化建设目标以及档案部门工作需求这三方面构成的框架内来确定本单位档案信息化具体目标。在实践中，我们确定了以学校档案信息资源建设为核心，以数字化信息管理为重点，在学校信息化建设领导小组及各部门的支持下，以校园网为基础，开展档案信息资源数据库建设，逐步通过校园网实现电子文件的管理，实现档案信息资源数据库化，向数字化校园的公共服务体系提供充实的档案应用信息资源并作为信息化目标的定位标准。具体采用以下四条选定依据。
1．满足实际工作需要。根据本单位的实际情况，分出档案信息化建设目标的轻重缓急，将针对改进工作方法，提高工作效率和服务水平有用的工作作为信息化目标所要考虑的首要环节加以设计和安排，解决实际问题，满足实际工作需要，这也是基层部门档案信息化建设基本目的。
2．符合现实与发展相结合要求。信息化建设是一项系统工程，涉及面广，投入大，建设周期较长，因此，在规划时既要考虑到微观，又要考虑到宏观，既要落实到自身的业务流程，又要考虑到软、硬件平台的技术现状与发展前景。把信息化建设目标纳入单位档案工作目标之中，做好统筹规划，分步实施，考虑近期、中期和远期三个阶段相结合的方式，使有限的人力、物力、财力在每一阶段的每个目标得到最大限度的发挥，有利于积累建设和应用管理经验，回避和化解设备、技术、人力等过早投入的风险。
3．符合标准化和专一性要求。选定信息化目标首先应考虑该目标是否有所需的成熟的技术标准，其次在遵循国家、专业标准的前提下，建立突出自身特色的信息化目标，做到具有专一性和精品性，发挥其特色作用，实现资源共享。
4．符合协作性基础条件。基层档案部门信息化资源建设主要内容就是做好数字化文件归档管理和馆藏档案数字化建设两方面工作以达到档案资源实现信息化的目的。数字化文件归档目标的实现依赖于形成部门密切配合，各级电子文件产生部门在数据标准、归档流程等方面的协作基础是决定该信息化目标能否实现的前提。
三、基层档案部门信息化具体目标的选定策略
档案信息化建设包括了档案信息资源有序整理、档案信息数据库建设、档案信息网络建设、档案信息资源开发利用和档案信息化人才队伍建设以及促进档案信息资源开发利用政策法规与标准制定等等十分广泛的内容。在实际操作中，墓层档案部门不可能全部都纳入其建设目标范围，必须正确分析影响本单位档案信息化目标有关因素，依照信息化目标选定标准，设立出适合现有档案工作基础的信息化目标。现阶段，高校选择范围应明确在学校馆藏档案管理和各类文件材料形成归档过程两方面，具体可选定如下目标：
1、设定建立以馆藏档案为主体的各类数字化档案数据库，作为档案信息化基础目标。可分三个步骤完成。第一步，建立馆藏档案目录数据库。通过著录标引，把馆藏档案案卷目录和卷内目录的分类号、馆代号、全宗号、档号、题名、责任者、形成时间、数量、主题词、提要等基本信息录入数据库，达到建立以原始档案保存状态为编目单位的各种档案目录数据库，实现传统手工案卷目录和卷内目录的计算机化。第二步，建立档案内容专题数据
库。根据本单位馆藏特色以及服务利用主要方向与重点，建立有特色及利用率高的专题档案内容信息数据库，是档案信息化基础目标的高级形式。根据高校教学科研为主的特点，专题内容信息化数据库可从以下几方面人手。(1)学籍档案专题数据库。根据网上招生录取数据，将每届学生的姓名、性别、出生年月等基本情况收进学籍库，同在校期间各种有关数据收录在一起，标明应相档号，形成学籍档案数据库，对鉴别学生毕业证、学位证的真伪，提供确切的证据，将起到积极作用。(2)学生成绩专题数据库。平时通过校园网教学管理系统从研究生院、教务处和继续教育学院数据库中收录各类学生成绩数据，待学生毕业时，汇总建立学生成绩库，按专业、班级、科目等把中英文名称对照录入计算机管理系统，建立完善的数据库，为毕业生求职、留学提供快捷方便的相关证明。(3)学位论文专题数据库。结合每年毕业生提交学位论文电子版机会，将纸质论文和电子论文数据库一并归档，并及时采用扫描等方式补录以往学位论文全文，建立齐全的学位论文信息化数据库。(4)成果专题数据库。通过数字校园科研管理系统，及时建立科研技术成果数据库，并把已归档成果档案通过键盘方式补录进数据库，形成完整的科研专题信息化数据库。(5)各类试题专题数据库。建立目标主要是把历年各类考试试卷按学科、专业、年代建立数据库，如果是数字化试卷，则可分类转入数据库即可，而纸质类试卷可用扫描方式形成图形或PDF格式，以附件形式录入数据库，挂在网上供学生下载使用。(6)电子课件数据库。把多媒体教学录像等通过数字化设备处理为计算机存储的电子文档，同时把各类精品课程的电子课件以附件形式存人档案管理数据库中，挂在网页供学生下载使用。第三步，建立馆藏档案全文原貌数据库。把学校馆藏中珍贵的党政档案、声像档案、实物档案以及人事档案等原件或实物，通过扫描或数码相机摄录等方式，把档案原件以图形方式存储在计算机中，并为其编制题名、责任者、关键词等索引，建立相应索引数据，实现档案全文原貌管理，是档案信息化基础目标最高形式，为今后建立数字化档案馆提供数据源。
第一条为充分发挥科学技术在林业建设中的作用，尽快把科技成果和先进技术转化为生产力，提高林业技术推广项目管理水平，特制定本办法。
第二条林业技术推广项目的管理包括：项目的选题、立项，组织实施，验收和档案管理等内容。
第三条经省林业局审批立项的林业技术推广项目按本办法进行管理。
第二章选题、立项
第四条林业技术推广项目的选题要遵循以下原则：
（一）围绕全省林业发展重点，优先安排生产中急需推广的新品种、新技术成果。
（二）能产生显著的经济效益或生态效益、社会效益、有较高推广应用价值的项目。
（三）对已推广的科技成果不能重复立项。
（四）生产中已普及的常规技术不再立项。
第五条承担单位申报项目时，需经有关专家论证，由主管部门把论证意见、审核意见填入"项目申请书"（见附件一），于每年六月底前报河北省林业技术推广总站。河北省林业技术推广总站对申报的项目进行筛选和综合平衡，报河北省林业局批准立项。
第三章组织实施
第六条林业技术推广项目立项后，由河北省林业技术推广总站（甲方）同主要承担单位（乙方）和主要承担单位的主管部门（丙方），在计划下达后一个月内签定"林业技术推广项目合同"（见附件二），各方按合同规定的责任与义务组织实施。
第七条林业技术推广项目在实施期间，项目承担单位要于每年六月底前向河北省林业技术推广总站上报项目进展情况，十二月底前上报年度总结及"推广项目年度进展情况报告表"（见附件三）。
第八条林业技术推广项目经费的使用，分别实行无偿、部分有偿、有偿的办法，并逐步扩大有偿使用的范围和比例。
第四章项目验收
第九条林业技术推广项目承担单位在完成项目合同所规定的任务后，要向河北省林业技术推广总站提出项目验收申请，并填写"林业技术推广项目验收申请表"（见附件四）。
第十条林业技术推广项目验收，需申报以下材料：
（一）林业技术推广项目工作报告。
（二）林业技术推广项目技术报告。
（三）林业技术推广项目的实施方案。
（四）林业技术推广应用时间、范围、效益证明材料。
（五）林业技术推广项目验收申请书。
（六）林业技术推广计划任务书或合同书。
（七）林业技术推广项目经费决算表（见附件五）。
第十一条林业技术推广项目的验收经局审核，由河北省林业技术推广总站组织。验收人员名单，由河北省林业技术推广总站审查确定报省林业局备案。
第十二条参加验收的人数要根据推广项目的范围大小等因素确定，一般以7-11人为宜。验收组一般由同行专家、上级主管部门和生产单位的代表组成，承担项目单位和人员不得参加验收组。验收时要提前半个月将验收的有关材料送参加验收的人员审阅。
第十三条推广项目通过验收后，验收结果报省林业局备案。
第五章立卷、归档
第十四条推广项目档案主要包括以下内容：
（一）项目申请书。
（二）审批文件。
（三）协议书、合同书。
（四）年度计划执行情况报告。
（五）实验、测试原始记录。
（六）图表、照片、录像带等声像资料。
（七）会议记录。
（八）阶段工作报告、专题总结。
（九）论文、专著。
（十）实物、样品标本的目录。
（十一）项目评价意见及有关验收材料。
（十二）应用报告、得奖材料。
（十三）推广项目经费予决算材料。
（十四）有关来往文件。
关键词：科研档案 管理
科研档案管理工作是医院科研管理的重要组成部分，是科研活动的关键环节之一。怎样保管好科研成果，更好地发挥科研成果的功效，是摆在医院科研档案管理人员面前值得思考的现实问题，随着医学科研的不断发展，以往“粗放”式的科研档案管理模式，已不再适用于新形势下的医院科研档案管理。本文拟从以下几个方面就如何做好医院科研档案管理工作进行一些探索：
1、科研档案的作用及意义
（1）科研档案是开展医学科学研究的基础。科学技术研究档案（简称科研档案）是指在医学科学技术研究过程中形成的、有保存价值的文字、图表、数据、声像等多种形式载体的文件材料，是开展医学科研活动的真实记载，是医学医学科技知识的重要载体。通过科研档案了解过去和同期国内外同行对某方向的研究情况，从而进行创新和发展，因此，科研档案是医院科研工作的重要基础。
（2）科研档案是提高科研质量的重要保证。任何科技成果的取得，都是研究成果的积累；任何一项科技成果要转化为生产力，都必须有完整的科研档案为依据。医教研一体化发展是当今综合性大医院发展的必由之路，作为医务人员，不仅自身要及时掌握了解本专业的最新前沿动向，还要不断更新思路，通过利用科研档案，将科研中取得的新技术、新经验完整记录下来，从而提高科技创新质量。
（3）科研档案是检验医学科研工作质量、评价医学科研成果、考核科研人员、衡量科研管理水平的重要依据。一所医院科研工作开展得如何，从科研经费、人员投入、科研成果的产出等各方面予以体现，而这些均可从科研档案中找到依据，从而做出公正客观的评价。
2、科研档案管理中存在的问题
2.1 对科研档案重视程度不够
虽然科研档案对于医学科技创新作用巨大，但现实是往往很多单位的主管部门和科研人员对其实际效能认识不足。科研管理部门作为归档单位，往往收到什么材料就归什么材料，只相当于扮演了一个“二传手”。科研人员许多重要材料未能及时归档，造成科研档案材料收集不齐全。
2.2 科研档案管理制度不规范
随着医学科研工作的快速发展，老的科研档案管理模式已不适应现实需要。由于重视程度不够，一些老的管理制度可能连续多年未经修改，致使科研材料的整理不规范，给科研档案材料的整理带来一定麻烦。
2.3 科研档案管理手段落后
长期以来，很多科研档案管理部门没有建立开放科研档案目录，仍采用手工的科研档案管理模式，从而造成科研档案信息资源查询困难，长期被压制在档案室内，而不能很好地发挥作用。
3、解决对策
3.1 转变观念，提高科研档案管理意识
做好医学科研档案的管理工作首先要转变管理观念，切实转变重研究、轻管理的思想，采取多种形式进行宣传，使全院上下都了解管理科研档案的意义和重要性，增进科研人员的归档意识，使科研人员从项目研究开始即了解科研档案的有关要求，把档案归档作为科研日常工作的一部分加以关注。开展科研档案工作评优活动，对科研档案管理规范、工作表现突出的个人和科室进行表彰和奖励，提高科室和档案管理人员的工作积极性。
3.2 完善制度，规范科研档案管理行为
国务院批准颁布的《科学技术档案工作条例》第五章规定：“各单位都要按照集中统一管理档案的基本原则，根据科技档案必须完整、准确、系统、安全和有效利用的要求，建立健全科技档案工作，建立必要的规章制度，实行科学管理”。因此，需制定和完善行之有效的医院科研档案各项规章和制度，明确课题、成果、论文等的归档范围、保管期限、档案的接收、整理、保管、借阅、统计、保密、鉴定、销毁等制度，出台科研档案管理奖惩制度等，明确科研人员和管理部门在科研档案完成中的职责。
3.3 加强培训，提高档案管理人员素质
高素质的科技管理人员，是医院科研档案管理的中坚力量。一名高素质的科研管理人员，必须具备相应的理论与管理知识、信息意识、创新意识和参与意识。通过多途径、多形式的业务培训，努力提高科研档案管理人员的自身业务素质。
