时间：2022-03-14 13:22:15
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇档案管理员岗位，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
一、档案管理工作存在的问题
（一）档案管理意识还不够强
具体表现在一是档案管理机构不健全。部分单位档案管理组织机构不健全或认为档案管理不重要，至今没有争取到机构编制，也没有设置档案管理机构，甚至有些基层单位还没有专人管理档案。二是档案管理责任意识淡薄。一些基层单位对档案管理在思想认识上有误区，主要领导不重视，档案管理人员兼职管理，时间精力摆布不到位，导致档案管理混乱，音像资料和原始文件保存不完整等。三是档案管理力量薄弱。一些单位缺乏人手，没有专职人员管理档案，由办公室或者离退休老同志兼职帮助管理，责任意识淡薄，对档案资料的收集、整理、归档、装订、保存等不到位，导致一些重要档案资料整理归档不及时，档案管理工作明显滞后。
（二）档案管理工作还不够科学规范
一是档案管理秩序混乱。一些基层单位由于长期缺乏科学有效的管理方法和手段，一些规章制度不够规范，档案资料收集归档等缺乏有效制约考核，造成了管理秩序混乱。二是档案整理不规范。部分基层单位对档案管理工作不够重视，对新进工作人员、调入人员或者退休人员的档案没有及时归档，同时缺乏统一标准，档案目录与实际内容很多不符，给查找利用带来不便，也造成了档案资料的遗失遗漏等问题发生。三是档案管理手段落后。由于体制的问题，档案管理员一直没有专职的，大部分都是兼职，一些年龄较大的同志被单位领导安排担任档案管理员或者档案管理人员变动频繁或者青黄不接，同时一些老同志计算机水平较低，不知道如何运作计算机操作档案管理系统软件，往往造成工作被动，档案管理系统形同虚设，无法推广使用，导致档案管理工作不能保持系统性和完整性。四是档案管理基础性工作还有待加强。档案室硬件设施不齐全，部分单位档案基础设施落后陈旧，办公室和档案室混用，甚至还没有专用档案室；有些档案室达不到“八防”要求，引起档案资料霉变、虫蛀，影响档案美观整洁完整；有些单位设备配置、档案装具都达不到标准要求，甚至有些单位的档案室还没有最基本的档案装具。
（三）档案管理人员的整体素质还有待提高
一是档案管理思想更新不及时。许多档案人员对新时期新形势下，对档案工作岗位的价值缺乏认知，思想上没有与时俱进，对干好档案工作缺乏使命感、责任感。二是档案管理员业务技能较差。一些档案管理员对档案工作的法律法规、政策和规章制度等知识知之甚少，缺乏档案专业知识和工作经验，档案管理工作基础不扎实，还不能适应档案管理的需要，档案管理整体质量不高。三是档案管理员不够专业。不少基层单位缺乏专业的方面档案管理人员，档案管理还处于边干边摸索的阶段，对一些档案管理的专业术语和概念相互混淆，迷糊不清，制约了档案管理工作水平提升。
（四）档案管理保障服务能力有待提升
一是档案管理信息化建设落后。一些基层单位、部门包括兼职档案管理员对档案信息化建设工作的重视程度不够，认为做好纸质文件材料的归档工作就可以了，导致本单位、本部门形成的电子档案建立不及时、疏于管理，电子档案流失严重，直接影响档案信息化建设进程。二是档案管理数字化建设滞后。电子文件档案形成后没有及时输入档案管理系统，数字档案信息资源开发利用率低，无法做到资源共享，不能满足社会对档案信息资源的需要。三是档案管理员不适应工作。随着计算机的普及，办公自动化设备的应用，视听型档案资源不断涌现，一些档案管理人员素质不能适应这种变化需要。
二、档案管理的有关对策
（一）切实加强领导，提高思想认识
搞好档案管理工作，领导重视是关键。一是充实机构，落实责任。明确管理档案工作，指定专人负责全部档案日常工作及年度目标考核，研究解决档案工作中存在的问题。二是配齐配强档案管理队伍。通过公开招聘、内部交流、提拔任用等形式，选拔文化程度高、思想素质强、文字能力水平高、计算机操作熟练、业务能力精通的工作人员充实档案管理队伍。三是加强档案管理宣传工作。通过组织学习档案管理的相关规定，提高档案法制意识、责任意识、大局意识，在全社会形成良好的档案管理工作环境。
（二）完善基础设施，优化软硬件环境
一是加强基础设施建设。加大档案管理建设经费的投入，配齐各种档案设施设备。二是注重提升素质能力。要加强业务知识学习。坚持以个人自学为主，向书本学、向领导学，立足岗位，在学中干，在干中学，不断提升档案管理员的业务素质与管理水平。要强化业务培训。采取“走出去”的方式，组织档案管理员到档案管理先进单位、先进地区以及本地本部门档案馆跟班学习，实现理论与实践的有机结合；采取“请进来”的方式，邀请档案管理专家、学者到单位举办档案管理知识讲座，对全体同志进行档案业务知识授课，提升档案管理知识普及率。要强化信息化培训。适应档案管理信息化的要求，加大对档案管理员信息化方面培训，最大限度减少档案信息的泄密，确保档案管理的安全系数。
（三）建立健全管理体系，提高科学管理水平
要建立档案综合管理工作体系，对档案实现集中管理，规范档案管理操作流程，对各类档案的收集、整理、保管、借阅使用、鉴定销毁方面，确保手续齐全、档案整理规范、档案内容完整。要完善档案管理人员工作制度、材料收集制度、鉴别整理与核对归档制度、查（借）阅制度、保管与保护制度、保密制度、定期销毁制度、交接制度等，通过建立健全各项规章制度，约束不规范行为，进一步提升了档案管理工作水平。
档案管理是企事业单位管理工作的重要的组成部分，其不仅具有较强的专业性和机密性，同时还具有一定的政策性。通过档案管理工作，可以加快推动档案资源的有效利用，确保能够为行业带来更好的经济效益和社会效益。电力科研院所基本上都具有独立的档案管理部门，所以电力科研院所实现单位级档案管理是完全可行的。电力科研院所可以能自身有价值的信息进行汇总，然后对档案工作进行有效规范，确保形成具有自身特色的档案工作管理体系，建立单位内部档案管理网络图，对档案工作流程进行规范，确保电力科研院所档案管理工作的有序开展。
二、电力科研院所单位级档案管理工作模式
（一）档案工作组织体系建设
电力科研院所单位级档案管理工作的实现，需要建立档案管理领导小组和档案工作办公室。由单位级领导担任领导小组组长，而由档案管理部门及各业务部门的主管领导来担任档案管理工作领导小组的成员。办公室主任主抓档案工作，设置专职的档案管理人员，同时还要在各业务部门设置兼职的档案管理人员，这样对于档案安的收集和移交工作都具有十分积极的意义，而且进一步对职责进行了明确。档案领导小组还需要对本单位的档案工作进行规划、对档案范围进行，做好档案销毁的审定工作，还要负责档案工作的考核。档案部门需要对本单位文件归档及档案整量、保管、利用、统计和鉴定等各项工作负责，同时还要制定与上述所负责工作相关的规章制度。
（二）档案制度建设
在构建好档案组织体系后，要想电力科研院所的档案工作能够有序进行，还需要建立健全档案管理制度，在科学合理的档案管理制度下确保各项档案工作的有序开展。档案管理制度是档案各项管理工作实施的重要依据和根本，在档案管理制度制定过程中，需要将涉及到档案工作的方方面面都要包含在内，同时还要制定档案员岗位职责和工作标准，确保档案工作的顺利实施。
（三）档案类别设置
电力科研院所的档案可以将其划分为七个类别，即文书档案、人事档案、科技档案、财务档案、声像档案、基建档案、其它，针对各自的特点来进行开展。
（四）档案工作流程
（1）文书档案
按年度由公司文书将本单位收到或下发的文件及列表经本部门领导审核后移交档案管理部门，由文书档案管理员核对后在移交列表上签字，将签字后的列表进行复印，将复印件返还文书，由文书所在部门留存，文书档案管理员将文件进行加工整理后装盒入库。
（2）人事档案
按年度由公司人事部门将本单位有关人动事项原件及列表经本部门领导审核后移交档案管理部门，由人事档案管理员核对后在移交列表上签字，将签字后的列表进行复印，将复印件返还人事部门留存，由人事档案管理员将文件进行加工整理后装盒入库。
（3）科技档案
按年度由生产管理部门对本单位发生的生产活动形成的报告进行审核，报单位生产领导审批后，形成技术报告列表，将技术报告原件及列表移交档案管理部门，由人事档案管理员核对后在移交列表上签字，将签字后的列表进行复印，将复印件返还生产管理部门留存，由科技档案管理员将文件进行加工整理后装盒人库。
（4）财务档案
按年度由公司财务部门将本单位财务凭证原件及列表经本部门领导审核后移交档案管理部门，由财务档案管理员核对后在移交列表上签字，将签字后的列表进行复印，将复印件返还人事部门留存，由财务档案管理员将文件进行加工整理后装盒人库。
（5）声像档案
按年度由公司声像部门及生产部门将本单位生产过程中产生的声像资料原件及列表经本部门领导审核后移交档案管理部门，由声像档案管理员核对后在移交列表上签字，将签字后的列表进行复印，将复印件返还移交部门留存，由声像档案管理员将文件进行加工整理后装盒人库。
（6）基建档案
按年度由公司基建部门将本单位基建有关的文档资料原件及列表经本部门领导审核后移交档案管理部门，由基建档案管理员核对后在移交列表上签字，将签字后的列表进行复印，将复印件返还基建部门留存，由基建档案管理员将文件进行加工整理后装盒入库。
（7）其它除以上6类档案外，企业日常活动中有保存价值的信息也需要存档，如审计信息、实验室认可有关材料等6类之外的可形成有价值资产的资料存档，应由相关部门提出存档申请，由档案管理工作办公室主任批准后，由相应部门移交档案部门，由档案部门加工处理后装盒人库。
三、档案现代化建设
档案现代化建设是一项复杂的、系统的工程，是当前信息化技术发展的必然趋势。特别是在当前电力行业信息化建设工作不断加快的新形势下，协同办公和一体化平台已开始运行，档案网络化管理的进度也在不断的加快，文书档案已完全实现网上加工处理、目录打印及卷背打印等功能，网上借阅也开始进入实施阶段。其他类别档案的上网工作也在不断的推进。由于档案具有一定的保密性质，所以在档案上网过程中，需要做好安全设计工作，通过等级保护定级工作，按相应级别对档案资料进行安全设计和部署，确保数据的保密性，加快档案的开发利用。
关键词：加强 医疗设备 档案管理
中图分类号：G271 文献标识码：A
文章编号：1004-4914（2013）07-242-02
笔者所在的湖北医药学院附属太和医院是一家大型综合性三级甲等医院，拥有床位3000多张，总资产10多个亿，仅医疗设备总值就有近4个亿之多。如此庞大的医疗设备资产，如何管好是摆在医院管理者面前的问题。医疗设备档案管理是管好医疗设备的基础工作，只有做好医疗设备档案管理才能实现管好医疗设备。笔者通过层层剖析，抽丝剥茧，分析困境，探讨意义，践行内容，最终探寻出加强医疗设备档案管理工作的途径和方法。
一、医疗设备档案管理的困境
1.医院领导重视程度不够。对于能给医院创造巨大经济收益的医疗设备，历来医院在购置环节都投入了较大的精力，多方论证，谈判降价，择优购置，尽快到货验收使用发挥效能。但医疗设备购回后，使用情况如何，是否充分发挥效能，是否创造了最大的经济效益，这一系列问题，往往会被医院领导忽略，存在医疗设备中后期管理深度不够，管理力度不足，管理重要性趋弱的状况。而能够真实反映医疗设备从购置到使用到维保直至处置等一系列生命周期全过程的医疗设备档案资料也处在疏于管理的窘境。
2.医疗设备档案管理意识淡薄。医院的医疗设备档案管理员多为兼职，很多使用者即为管理者，有时候甚至于设备有多少台，管理员就有多少个，人员之多可见一斑。医疗设备档案管理的难度在于，每一位医疗设备档案管理员都肩负着医疗设备档案生成、管理、归档的一系列职责，要做到每位非专业的医疗设备档案管理员都对医疗设备的档案管理职责了然于心，对医疗设备档案管理工作尽职尽责本身就有很大的难度。非专业就必然有非专业的缺漏和弊病，非专业也成为医疗设备管理意识淡薄的客观原因。
3.医疗设备资料分散，难于收集。医疗设备档案资料存在于设备采购部门、医学工程维修部门、设备存放的每一个临床、医技科室以及档案部门，它以纸质、电子介质、图片资料、影像资料等各种介质的形式存在。仅我院上万元的医疗设备就有2000件之多，如此多的分散在医院每个角落的医疗设备，使得医疗设备档案资料的收集、管理面临巨大的挑战。
4.医疗设备档案管理缺乏专业人员。医疗设备档案管理从始至终仅在档案部门配有专职的档案管理员，其他环节均为兼职的档案管理员。分布在设备购置、维修、使用环节的诸多兼职设备档案管理员，没有太多的档案管理经验，缺乏档案管理专业知识，对于医疗设备档案管理是有心无力，不知如何做好此项工作，不能按档案管理要求较好的完成医疗设备档案管理工作。
5.医疗设备档案管理周期长，管理难度大。医疗设备从申购到使用、报废、处置等一般需要5～10年，如此长的生命周期均是医疗设备档案资料生成的过程。设备生命周期内产生的大量档案资料如何收集，如何管好，如何用好本身就具有很大的挑战性。
6.医疗设备档案管理制度不健全。医疗设备档案管理缺乏制度化、规范化、系统化的规章制度，是造成医疗设备档案疏于管理，医疗设备管理出现疏漏的主要原因。没有完善的规章制度，医疗设备档案管理就无章可循，达不到医院对医疗设备档案管理的要求。
7.医疗设备档案借阅使用效能没有充分发挥。大多医院仅将医疗设备档案作为技术性资料收集归类整理，进行保管。档案管理的功能仅局限于为了满足审计和上级主管部门检查的需要。档案借阅，借鉴作用、指导工作的功能没有充分得到发挥。
二、医疗设备档案管理的具体内容
医疗设备档案管理按照档案生成的时间分为：采购阶段档案管理、使用环节档案管理、设备处置档案管理。
1.采购阶段档案管理指医疗设备从申购始，到可行性论证、采购直至验收止的一系列活动中产生的有关医疗设备的所有资料的收集归档管理。这些资料包括：经过审批的购置申请、设备采购小组论证得出的可行性论证报告、医疗设备招投标全过程的资料（招标公告、投标保证承诺书、投标书、投标单位签到表、评委签到表、招标记录、中标通知书、中标公告等）、双方签订的购销合同、配置清单、货物装箱单、产品进口报关单、商检报告（进口设备）、验收报告、合格证、说明书、操作指南、培训证明、设备安装照片、安装场地施工图、水电暖线路图、医疗设备构造线路图、医疗设备技术参数、防雷检测报告、操作人员资格证书等等。
2.使用环节档案管理指医疗设备从投入使用开始到设备处置前所形成的一切资料的收集归档管理。这些资料包括：保养记录本（内容：医疗设备名称、规格型号、投入使用时间、放置地点、保养时间、保养内容、保养报告、处理结果、保养费用、保养技术人员签字等）、维修登记本（内容：医疗设备名称、规格型号、投入使用时间、放置地点、报修日期、故障原因、维修部件、维修周期、维修配件费用、维修人工费用、维修人员签字等）、设备使用情况月报表（内容：设备名称、规格型号、投入使用时间、日检查人次、次检查费用、操作人员签字等）。
3.医疗设备处置档案管理指医疗设备处置全过程所生成的档案资料的收集归档管理。处置阶段档案资料包括：医疗设备报废申请表（内容：医疗设备名称、规格型号、购置时间、数量、价值、报废原因、报废日期、报废技术鉴定、财务部门意见、设备科室意见、分管院领导意见、院长意见等）、国有资产处置（报废）申请表、国有资产处置（有偿转让）申请表、国有资产处置（无偿转让）申请表等
以上医疗设备生成档案资料的三个阶段，内容多，范围广，时间跨度长，收集归档难度大。做为档案管理者必须克服所有困难，提高医疗设备档案管理水平，确保档案管理资料的真实性、时效性、完整性和系统性。
三、如何提高医疗设备档案管理水平
1.健全医疗设备档案管理制度，做到有章可循。建立规范的医疗设备档案管理办法及规章制度，系统化、制度化的管理医疗设备档案。《档案法》规定， 档案工作原则是统一领导、分级管理，医院应按照设备档案归档范围和立卷归档制度及规范要求， 建立并完善设备档案的保管、保密、借阅、统计、鉴定、销毁等制度。有了健全的、完善的规章制度，才能规范我们的行为，才能有理有节地规范医疗设备档案管理工作。
2.增强医疗设备档案管理意识。医疗设备档案管理工作是医疗设备管理的基础，加强医疗设备档案管理可以延长设备使用寿命，做到物尽其用，让医疗设备发挥最大效能，创造最大的经济效益，创造更大的社会价值。只有每位档案管理员认识到这一点，才能明确医疗设备档案管理的真正意义，从而增强医疗设备管理意识，克服“重购轻管”的思想，变被动管理为主动管理，形成持续、长久、良性的医疗设备档案管理构架。
3.加大档案管理人员培训力度。医疗设备档案管理的复杂性和特殊性，决定了大量的、非专业的、兼职的档案管理员将要参与医疗设备的档案管理。档案管理是一项持续性、完整性、时效性、系统性的工作，对档案管理员有着较高专业技术要求，如何使医疗设备档案管理员的专业水平达到档案管理的要求，这就需要通过邀请档案管理专家开展一系列档案培训课程来实现，准确地说，开展档案管理培训课程是提高档案管理员水平的最佳、最有效的途径。与此同时也要发挥传帮带的作用。
4.抓好医疗设备档案资料交接工作。建立《医疗设备档案交接制度》，在医疗设备档案管理员岗位变动的情况下，应及时就医疗设备档案资料进行交接。档案部门参与，列明移交的医疗设备档案资料目录，逐项清点，交接人员、监交人员三方签字存档。
5.充分发挥医疗设备档案资料对工作的指导和借鉴作用。建立《医疗设备档案借阅管理办法》，积极鼓励采购部门、使用科室、维修部门等相关部门借鉴医疗设备档案资料指导工作。落实借阅审签，归还签字制度，保证医疗设备档案资料安全。
6.建立医疗设备档案管理考核制度。建立《医疗设备档案管理考核办法》，就专、兼职医疗设备档案管理员完成的档案管理工作进行考核，工作表现突出的给予奖励，违规则处罚，用制度管人，加快推动医疗设备档案管理工作的前进步伐。
四、小结
总之，医疗设备档案管理工作的重要性必须深入人心，只有人人重视，全员参与，每位档案管理员都认真遵守《档案法》，严格按《科学技术档案工作条例》、《科学技术档案案卷构成的一般要求》等法律、法规、规章、标准要求实施档案管理工作，上亿元的国有医疗设备资产才能发挥最大效能，创造最大效益。同时，医疗设备档案管理工作也应从我做起，从点滴做起，充分发挥医疗设备档案对医疗设备采购、使用、维修、报废等各环节的指导和借鉴作用，为管好医疗设备发挥应有的效能。
参考文献：
1.谷红梅.医疗设备档案管理的改进措施.中国医学装备，2012（2）
2.贺琳.医院医疗设备档案存在问题的探讨.中外医疗，2012（5）
3.张星黔.医院医疗设备档案管理的重要性.贵阳中医学院学报，2013（1）
4.施元春.大型医疗设备档案管理及成效.中国医学装备，（4）
摘要:河源市人才档案托管中心，存放着全市人才技术管理档案，人才档案管理直接影响到数以万计的人才工作关系、职称评审、工资晋升等等，如何管理好人才档案管理是保障本市人才管理的最重要的一个环节，本文尝试对人才档案管理进行研究，提出一种规范的管理对策。
关键词:人才档案;管理;问题;对策
人才档案是指企业劳动、人事部门在招用、调配、培训、考核、奖惩和任用等工作中形成的有关职工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文件材料，是历史地、全面地考察人才的依据。人才档案是国家档案的组成部分。人才档案管理在日常工作管理中起到举足轻重的作用，因此应当受到足够的重视。
一、剖视河源市人才档案管理问题
目前在我市人才档案托管中心存放人才档案数以万计，有很多各单位的、有在外务工的大学生档案等等，通过长期的管理工作，分析归纳总结我市在人事档案管理中存在问以下四个点典型问题，这三个问题也是困扰全国各地的人事档案管理。第一、档案管理意识不强，重视程度不高;人事档案管理工作对于所有单位来说，基本上不产生单位效益和业绩，很多人及单位只认为人事档案管理只不过是管理文书，只需要妥善保管、整理好、分类好、不外泄，满足人事调动或者外界的查档、调档就可以啦，这种观念影响了档案管理工作的整体作用，是非常不正确。第二、档案内容完整性问题:人事档案是每个人基本情况的说明书和记录，要能够反应一个人的整体情况，达到见档如见人，可是现实情况却不尽人意，非常多人的档案内容几年甚至十几年都不更新，档案内容非常至少，出现了时间的真空，没有利用和参考价值;这种现象最多出现在外务工大学生，其中有很大一部分大学生毕业后直接打回本市进行人事托管，很多档案几乎只有大学毕业前的所有档案，毕业后的档案几乎没有，很多档案就是死档案。第三、档案信息化程度较低，非常影响管理的效应;人事档案由于存在一定的保密性，在大部分地方，人事档案都没有配备计算机进行信息化管理，建立数据库进行数据搜索。故非常多地级市或者县区，如果需要查询档案必须到现场进行确认查询，否则无法调用人事档案。第四、有部分档案管理工作较为混乱，认为搞经济建设是硬任务、硬指标，而档案工作可有可无，部分分管领导没有落实，使档案工作处于松驰状态。有的虽然制定了档案管理制度，但由于管理不严，档案收集难、利用难、编研难等现象十分突出。执行不严，不规范、人员不到位、职责不明确、任务不落实，而且不少档案人员又缺乏必要的职业素质和基本技能;档案管理人员责任心不强，档案管理混乱无序，导致其它干部或闲杂人员可以进入档案室查找资料和借阅档案，借出和归还档案不执行借还手续，借了不还时而发生，导致档案资料丢失不知去向;甚至还有个别人借此机会在档案资料上做文章，私自涂改文字或数据，严重损害了档案的真实性和利用价值;部分虽然建立了档案管理领导小组，但由于执行不力，还没有很好的开展有效的、正常的档案管理工作。
二、浅谈河源市人才档案管理问题解决对策
河源市人事档案管理问题要解决，其实主要做好四个方面，一个提高人的档案管理意识，二增加人事档案信息化管理投入，第三，改善档案收集管理办法。第四增强人事档案管理员工的素质第一、多渠道增强档案管理意识。这个要从上向下增强，提高群众干部的档案管理意识。首先，要提高领导的对档案管理的重要性，要让领导认识到人事档案是我市的管理工作中最重要的组成部分，是重要信息的资源库。其次，我中心应该向市直机关单位发出学习档案管理的通知，让机关干部先接受档案管理的意识。再次我中心应该有计划向广大市民去推广《档案法》，在地级市中，经过我的调研至少有90%的市民根本不知道有存在档案法和档案如何管理。从三个档次去增强档案管理意识是比较成效。第二、增加人事档案信息化管理投入。为了提高档案管理有效性，档案管理应该建立内部保密的数据库，需要购置先进的计算机和专用软件，逐步建立保密的电子信息化的人事档案系统，实现人事档案管理系统能够按照权限级别进行查询、更新等，可以解决部分在外面工作的档案更新问题、也可以解决异地查询的问题。通过这个手段的实施，人事档案数据处理的信息化，发挥人事档案在人才选拨上起到积极作用，也可以为国家以及地级市的人力资源决策提供一定的数据支持，为上层的政策制定提供了依据。第三、改善管理制度，接受各方面的材质的档案材料，如果是电子档必须加以原件进行核对，或者以各单位审核人员进行原件核对，保障档案材料收集的正确性、安全性。落实档案工作基础，进一步营造良好的乡镇档案工作环境。第四、增强人事档案管理员工的素质，档案管理工作是一项政治性、专业性、知识性很强的工作，要保障档案工作的正常开展，需要保持档案工作人员岗位的相对稳定。同时各档案员要定期接受档案业务培训，而且各要按工作规范、岗位职责对档案人员加以督查和考核。购置必备的档案柜，做好通风、防虫蛀、防潮湿、防火防盗等配套保护措施，不断提高档案管理信息化水平，确保档案资料不丢失、不损坏，保证档案信息不失密、不泄密。第五、为了更好的提供人事档案管理服务，我们应该增强本身员工的技能，才能让人事档案管理更上一个台阶，主要分为三个方面:1、外派档案管理员工到省一级或者高校进行学习调研，了解其他单位档案管理模式，可以借鉴;2、鼓励员工进行进修学习;提供个人的学历，更好的掌握档案管理。3、招聘高学历的人才纳入人事档案管理，让人事档案管理员工结构合理，发挥人事档案管理中人才起的作用。综上所述，新形势下，人才档案管理也要与时俱进，转变一些传统做法，深化服务意识，提高人事档案管理的硬件水平，以人为本，务实业务基础，积极为人才档案管理现代化积极努力，使得人才档案管理在现代社会发展历程中发挥更大的作用。
作者：谢艺彬 单位：河源市人才档案托管中心
一、高校档案管理数字化建设的必要性
（一）有利于高校档案内容的信息化。首先高校传统的档案管理工作主要体现于实物保管。这种实物管理有极大的人为弊端。譬如管理员的疏忽与遗漏。过于繁重的工作量，对于管理员来说一直是个难题。档案多而乱，缺失不全的现象时有发生。管理员常常是深陷案海之中却毫无头绪，伤一发而动全身的事实导致档案记录与整理难度进一步加大。但是现代化与数字化的档案管理就可以规避以上问题。因为信息化管理平台的建设促使高校档案信息收集的自动化与网络化，不仅拥有得天独厚的信息收集条件，而且依靠计算机网络的庞大数据库还可轻松完成信息储存。一切档案信息都将在同一时间归整。同时这些档案信息也可以通过计算机的自动编目与自动检索完成储存立卷和自行转档等管理工作。其次，纸质和实物保存方法的占地面积大，不如将档案储存在硬盘中保险与轻便。这种数字化形式的转换不仅可以节省人力成本，而且还可优化工作效率。作为网络技术平台，信息化的档案管理可令人不受空间与时间的限制进行信息上传和档案查阅。高校档案管理的信息化与数字化在最大限度上开放了个人档案的查阅、收集、编撰、搜索等网络通道，更有利于档案查阅工作的高效运作。（二）有利于高校档案管理工作的规范化。高校档案管理工作作为高校行政事务的主体，在学校管理中处于重要位置。档案管理的高效与否直接决定着学校管理秩序的正常运行。信息化与数字化的档案管理模式可以促使高校档案管理工作的规范化和高效化。不仅可令档案管理员及时将档案信息进行归处理，还能将各类基础文档进行及时上传与归档。通过信息化的网络平台实现文档管理的权限设置，建立领导处理意见的通知与下达以及个人的权限查阅。至年终归档中可在数据库中下载档案信息的清单，然后在系统中完成整个档案信息的盘查工作。上传档案管理数据到信息化档案管理系统的数据库中，直接就可完成档案信息的录入。分档处理与编号整理等信息化管理程序也都是数字信息化的高效运用。如此一来不仅实现管理管理的高效运行，也能够使不同部门之间的工作得到沟通和协调，促使高校档案管理工作的创新发展。
二、档案数字化建设中存在的问题
（一）档案工作标准化、规范化缺乏。高校传统的档案管理模式根深蒂固。如今建设信息化的档案管理平台可能会遇到标准缺失等技术问题。虽然档案管理软件五花八门，但是具有实用性的软件却十分鲜有。我国在信息化档案管理的网络建设中缺乏实用型与应用型的软件开发和自主创新。档案管理软件往往漏洞百出，在实际管理过程中缺乏统一的规范和标准。譬如档案管理软件的型号与质量具有很大差异，可见我国高校不重视信息化档案管理平台的建设，不仅未引进科学的硬件设施，而且未建立档案管理系统中规范的编码与标准。（二）档案信息资源的开发手段落后。高校传统的档案管理模式体现于纸质与实物管理，这样的模式存在诸多弊端。纸质容易混乱和丢损，而且还需要留置空间。分档与查阅起来非常不便。而其他档案的载体形式，譬如声像档案最终也会被无形态无空间无人工的电子档案所代替。档案信息资源的开发其实是多载体与全方位的信息资源转换。高校档案管理工作不能只限于档案的归档与记录，更要对分档后的档案信息内容进行熟悉和掌控。只有时刻跟进收集、下载、查阅、销毁等管理程序的更新，才能促进高校档案信息化网络平台的建设与开发。在实际的操作过程之中，因为制度缺乏创新或者遭到抵制，不少档案资源开发的技术推广效果欠佳。（三）缺乏复合型人才。高校档案的信息化管理需要兼顾档案管理与网络技术的专业人才。档案管理的信息化不仅是现代化的网络管理平台应用，更是档案管理中实现信息化与数字化的资源整合。管理人员必须经过系统的档案培训课程，对自动化与网络化档案管理平台的技术应用进行统一的学习与实践。如果信息化档案管理人员的专业知识与个人素质偏低，就会影响档案管理平台的正常运作以及绩效达成。高校内也普遍存在不重视档案管理工作，应聘者大多属于知识单一和技能不足的社会人员。由于缺乏信息网络技术与档案管理知识，所以管理员根本达不到发展信息化档案管理平台的建设要求与发展潜质。特别是当前不少高校档案管理人员存在着年龄结构偏大，知识结构陈旧，思想保守等一系列的问题，对于档案服务工作产生了很多消极影响。（四）存在安全隐患。高校档案的信息化管理主要表现为应用网络技术和档案管理知识。所以很容易出现网络安全问题。在管理档案信息的过程中尤为应该重视档案信息安全。针对这种现象我国高校应该设置档案管理平台的安全技术顾问。时刻对本单位的档案管理平台进行安全技术的更新与维护。时刻低档外来网络的不法侵害与内部信息调阅的违规操作。信息安全部要组织专业人员防止档案管理系统遭到非法入侵。还要保障档案信息的合法调阅与下载，保持安全网络技术的更新维护，在建设档案信息化管理平台的过程中维护档案信息的保密性与隐私性。
三、高校档案管理数字化建设的措施
高校档案管理的信息化与数字化建立在现代网络技术与档案管理理念的基础上，即为数字化的档案处理，也是档案管理工作由人为化向数字化的系统转变。高校利用档案管理的数字化建设可实现信息载体的革新，还可实现数字化档案管理体系的建立。优化资源建设，规避物理载体储存信息的弊端。全部以数字形式记录于磁盘等计算机信息存储器中的处理办法，更有利于院校构建数字化校园体系。其中数字化的档案管理工作又可看作是信息化的收集与保管以及现代化的规章制度。（一）加强档案的标准化、规范化建设。高校档案管理的信息化建设必须摒除传统档案管理中的实物收集。将实物保管转变为数字储存，实现网络技术平台的上传与共享，并采用计算机网络技术进行资源建设。建立标准化和规范化的档案管理工作体系，将收集、查阅、上传、下载、权限等管理项目实施一体化的管理模式，以保证档案信息的数字化与完整性。譬如文本图形与数据结构以及运行系统和软件应用等一体化管理方面的规范，还包括元数据和档案处理等对数字化文档的处理。实现脱机保存的信息化管理。基于标准的系统运行建立互通共享的数字化管理制度。促使档案管理工作的数字化和规范化，将档案的收集与整理都确保在电子化中完成。实现信息化管理还要借助信息录入软件与数据库的维护，实施电子化档案管理，严格备份以防丢失现象。（二）建立有效的安全保障机制和评估督导机制。高校档案管理的信息化建设必须建立数字化的档案系统。所以需制定现代化档案管理的规章制度。将电子化档案管理的工作准则与操作流程，归入档案一体化管理制度之中。它包括归档制度、保密制度、鉴定制度、备份制度、权限制度、安全制度等。建立安全保障制度和评估督导制度。在保密性中实现档案信息的严格管理和有效监控。促使档案管理员掌握档案管理的安全性知识，更要学习掌握网络操作、数据录入、数据库管理、网络安全管理等计算机操作技能。在日常管理制度中加入评估制度，考核管理员的工作表现和业绩达成，借助评估体系提升管理员的档案管理水平。对评估制度进行细化，并将评估结果和管理人员的工资、奖金、晋升等挂钩，提高管理人员工作的积极性和主动性。（三）建立和完善档案数据库，实现档案资料资源共享。高校档案管理的信息化建设必须建设档案数据库。实现自动化的栏目编制与资源共享，做好后台数据维护和档案归档处理。实现档案管理的数字化与信息化，实现档案信息储存的网络化和自动化。推进高校档案管理的技术创新与资源共享，实现档案信息的互动。高校应在全校各部建立内部信息与外部信息的分离，处理上传程序，确保档案信息的及时沟通，促进高校信息的有效收集。还应利用信息技术发挥档案管理网络平台的稳定性与便利性，促进全校范围的信息集成与共享。设定管理平台的系统开发与维护，保证档案的储存与管理以及网络安全的稳定运行。（四）加快档案信息资源管理专门人才队伍建设。高校档案管理的信息化就要实现档案管理的现代化，培养专业化的档案管理人才，招聘具有档案管理知识和网络应用技术的综合性人才。高校领导还要建立档案管理员的培训机制，对档案管理员进行专业化与现代化的档案管理培训课程，培养高素质和高水平的管理员，坚持岗位再教育，实现高校档案管理专业人才的职称评聘与晋升机制。可以采取校内定期培训和校外交流合作的方式。校内的培训可以聘请相关的专家学者来校授课，或者采取校内档案人员定期交流的方式进行，当然，还应该充分利用网络资源，采取网络授课等形式。校外交流的方式主要是和兄弟院校进行交流与合作，可以采取实地考察等形式。
高校档案数字化能够提高工作效率，节约人力资本，提高服务水平。当数字信息技术迅速发展的今天，高校档案工作应该顺应时展的趋势，创新工作和服务方式，进一步提高数字化建设水平，更好的为高校正常的教学工作和学生服务。
本文作者：钟锋工作单位：广东金融学院
关键词 档案管理；质量控制；关键点；实验室
中图分类 G482 文献标识码 A 文章编号 1007-5739（2016）23-0262-01
档案管理是对档案实体及信息进行管理并提供服务的各项业务工作的总称。其最终目的是提供档案信息为实验室检验检测服务。《检验检测机构资质认定评审准则》规定了检验检测实验室必须要建立的程序，如文件的控制程序，评审客户要求、标书、合同的保持程序，服务和供应商的保持程序等，对中国境内的检验检测实验室有强制性的约束。然而准则中的这些内容都需要档案管理。通过控制档案资料管理的质量解决档案的诸多状况（分散、零乱、质杂、量大、孤本等）[1-2]，达到检验数据量值溯源。作为实验室质量体系文件中的重要内容，档案资料的管理应该放到重要位置。但在实验室实际的操作中，遇到了许多显而易见的困难。 本文详细探讨这些问题，并提出对策，以供参考。
1 实验室档案管理工作存在的问题
1.1 档案每年都会有变化，导致档案管理有难度
实验室的档案数量庞大，包括人员档案、记录档案、设备档案、财务档案等，每年大量的档案都要根据实验室的需要进行改动，每年的档案都会出现大量的添加和改动，改完后又重新入档，花费大量的人力和时间。比如每年的人员培训、仪器设备的期间核查和检定校准等各种工作最终都要把相关文件归档。
1.2 档案管理缺乏完善的制度
实验室领导很关注检验检测一线的工作，但是往往不重视档案管理。这种情况下，许多实验室没有专门的档案管理员，即使有也大多是兼职，往往是每个科室自己管理自己的档案，即使有专职档案管理员的实验室，由于没有完善的档案管理制度，档案的管理水平也参差不齐。
1.3 档案管理岗位人员的待遇不理想，责任心欠缺
由于档案管理员的待遇往往是实验室最低的，该岗位的工作人员往往没有积极性和较强的责任心，领导无法调动档案管理人员的主观能动性。解决这些问题的关键是要将档案管理的重要性灌输给实验室领导和每个工作人员，让他们知道文件资料归档管理的重要性。
2 加强实验室档案管理的对策
2.1 建立和完善档案管理制度，对档案管理人员进行系统培训
通过完善的制度来提高检验检测实验室里每个工作人员的积极性，认真完成自己应尽的职责，从而提高档案管理的质量。具体来讲，实验室的各项工作必须严格执行实验室制定的管理体系文件的各项制度和操作规程，以使实验室的管理体系正常有序地运行，还应定期进行全面质量管理及档案管理意识的教育培训。实验室应设立专门的档案管理部门，资料工作全部交由该部门统一管理，一线的检验科室工作应该结合档案管理的要求进行，档案人员不仅仅是单纯的资料文件的管理，还应接近、了解整个实验室的工作流程，从而减少实验室各部门间的重复工作[3-5]；由于检验检测实验室工作的专业性强，应对档案管理员进行系统的培训。
2.2 抓住实验室体系运行中的关键点进行档案管理
实验室的档案管理工作繁琐复杂，要管理好非常不容易。档案管理工作不直接产出物质财富，档案的本身也不是由档案管理部门或档案管理员产生和利用，它是实验室里各部门在质量检验工作过程中形成的各种历史文件资料，档案管理部门或档案管理员仅仅对这些文件资料进行管理。但有了档案管理，它就可以通过提供档案信息为其他各个部门服务、为社会所利用。
要让档案管理在检验检测实验室的质量体系运行里更好地发挥作用，档案管理的质量控制显得尤为重要。档案管理的质量控制其实就是提纲挈领，抓住检验检测实验室体系运行中的一些关键点进行有的放矢的管理控制。这些关键点主要包括以下方面的内容。
2.2.1 人员的档案管理。人员的档案管理是检验质量的重要保障之一。检验检测实验室的人员档案中应该有各类工作人员档案，如抽样人员、操作设备人员、检验检测人员、签发报告人员等；同时还需有所有技术人员的具体档案，需要记录人员相关资格、能力确认、授权、教育、培训和监督等内容。
2.2.2 实验室的设备设施和场所环境条件的档案管理。开展检验工作最基本的资源是设备和设施。实验室应该正确配置包括抽样工具、物品制备、数据处理和分析等检验所需的仪器设备和设施，所用仪器设备的技术指标和功能应满足要求。定期对仪器设备的配备、使用、维护、标识、检定、校准进行跟踪，从而保证检验结果的准确、可靠。同时实验室应有满足检验检测的工作场所和环境，对标准和技术规范有环境条件要求的，应建立相应的监控手段并做好相应记录。
2.2.3 检验检测方法档案管理。检验方法是检验工作的依据。为了保证检验方法的科学性、可靠性和准确性，监控检验过程中方法的选择、制订和确认的全过程，须对检验方法确认后方可使用。方法确认后所有资料和原始记录及时归档。实验室应建立并保持《方法的选择和确认程序》对检测方法的选择、确认，自制方法进行控制，使用适合的方法和程序进行所有检测，其中包括检验检测物品的抽样、处理、运输、存储和准备。适当时，还应包括测量不确定度的评定和分析检验检测数据的统计技术[6-7]。检测方法包括标准方法、非标准方法，非标准方法包括超出预期用途使用的标准方法、修改的标准方法、设备厂商给定的方法、自制方法等。采用非标准方法时，按《方法的选择和确认程序》对非标准方法建立作业文件并进行确认，同时所有检验方法按序归档管理。
2.2.4 建立和保持评审客户要求、标书、合同的程序。各类检验、检测的要求、标书和合同的评审及与客户的沟通是实验室对外业务的资料文件。评审客户的要求、标书和合同，确认实验室的能力、资源是否能满足客户的要求，在客户的期望和要求得到充分理解后，形成被双方接受的合同，并予以实施和保证，评审过程或结构要做相应的记录并按序归档管理。
2.2.5 建立服务与供应品商的档案。为保证采购物品和相关服务的质量，实验室应对采购物品和相关服务进行有效的控制和管理，应按程序对服务、试剂试药、耗材的购买、验收、存储进行控制，以保证检验检测结果的质量。对重要的耗材、供应品和服务的供货单位和服务的提供者进行评价，并保存这些评价的记录和合格供应商的名单，并按序归档管理。
2.2.6 有分包要求的检验检测实验室要对分包方进行评价和选择的档案管理。因设备设施、工作量、关键人员、环境条件和技术原因无法完成检验检测任务的可以分包给依法取得检验检测机构资质认定并有能力完成分包项目的检验检测机构。分包前应建立分包的管理程序，从合格分包方目录中选择合适的分包方并按序做好归档管理。
2.2.7 管理体系的内部和外部文件控制程序的档案管理。与检验检测相关的各个场所使用的文件必须现行有效、合法有据、标识明确[8]；应定期审查文件，将已作废、失效的文件或版本及时清理收缴、封存或销毁，不得在工作现场出现，如果因为某种原因确实需要保留在现场的，必须加以明显标识，以防误用。及时批准最新文件或版本，确保所有质量文件始终处于严密的受控状态并按序归档。
2.2.8 抽样及样品处置的档案管理。制定《抽样管理程序》和《样品管理程序》并监督实施。抽样需符合相关的技术规范或者标准的要求。没有相关的技术规范或者标准的，抽样人员根据适当的统计方法制定抽样计划或抽样方案[1-2]。对抽样过程的各个环节进行有效控制，分析抽样对检验检测结果的影响，以确保检验结果的有效性。按照制定的《抽样管理程序》的要求记录与抽样有关的资料和操作，抽样记录内容齐全、信息准确，应包括所用的抽样计划、抽样人、环境条件，必要时有抽样位置的图示或其他等效方法，如可能，还应包括抽样计划所依据的统计方法[9]。
实验室应按《样品管理程序》来规范样品的接收、流转、贮存、处理以及样品的标识等各个环节。样品应有唯一性的标识和检验中的状态表示，通过对标识的控制能够知道样品流转到了哪一个步骤。
2.2.9 检验结果及检验报告控制的档案管理。实验室的产品就是最终的数据和报告。检验报告是实验室对外出具检验结果的正式凭证，是对样品的技术鉴定，是具有法律效力的技术文件。为确保检验报告的客观、公正和准确[4-6]，并能满足客户需求，对影响检验报告书质量的各种因素都能使其处于受控状态。为保证检验数据的准确、可靠、可信，满足社会和市场的需要，建立了有效的实验室数据和报告档案管理体系。
3 结语
综上所述，档案管理是包含在整个实验室检验过程中的，不仅忠实地记录和保存了实验室体系运行的一切信息，还能反馈实验室的检验检测工作，使之更加完善。同时，还要认清档案管理的科学发展性。随着时代的进步，实验室自身也要不断发展完善，这就要求实验室的管理部门要定期进行相关人员质量意识的教育培训[1]，各项工作要严格执行实验室的操作规程，同时还应提高档案管理人员的素质和责任心。
4 参考文献
[1] 张静恒，⒔＃方晓燕，等.加强农产品检验工作的途径[J].现代农业科技，2012（3）：346-347.
[2] 刘仕顺.交通检测实验室质量体系及其量化评价方法的研究[D].长沙：中南大学，2007.
[3] 王卫芳.高校实验室档案管理模式研究[J].实验科学与技术，2015（1）：191-193.
[4] 郑明昕.谈加强农产品检验工作的途径[J].黑龙江科技信息，2015（14）：52.
[5] 张从宇，张巨芹.试论高校实验室档案管理和信息开发工作[J].安徽技术师范学院学报，2005（6）：81-83.
[6] 胡阿丽.农业科研实验室档案管理工作的实践与思考[J].河北农业科学，2009（6）：170-172.
[7] 郭洪莉.迎评高校实验室档案管理工作的思考[J].宿州学院学报，2010（11）：101-104.
关键词：中学档案；档案信息化；信息化建设
随着信息技术的迅速发展，传统的中学档案管理模式已经不适应新时代的要求 ，因此中学档案管理工作的信息化改革迫在眉睫，这不仅是时展的趋势，也是学校管理工作不断发展的客观要求。然而中学档案信息化建设给我们带来便捷的同时也带来了挑战，如何解决这些困境成为我们思考的重点。
1 中学档案信息化建设的意义
档案信息化建设是指运用信息技术提高档案工作现代化水平，重新思考档案管理的新情况、新原则与新理论，确立网络环境中档案管理与档案服务的基本框架与基本方法，实现档案信息的社会化服务。
档案信息化建设相对比传统模式有以下意义：（一）、便于管理，有效提高中学档案管理的工作效率。档案信息化建设的过程中，所有档案信息的存储都依靠数据库来实现，存储形式可以包括文字、图像、音像等多媒体形式。利用数据库来进行管理可以有效提高工作效率。（二）、便于利用，有效提高中学档案的利用率。档案的信息化管理通过数据库来进行检索查阅，方便快捷，改善了纸质档案利用受时间地点限制的缺点，大大提高了档案的利用率。（三）、便于存储和共享，有效降低存储空间和有利于档案的二次利用。档案信息化后存储的时间相对传统档案更为长久，从存储空间上来讲，也更加有效降低存储空间。同时电子档案也便于共享，促进档案的二次利用。
2 中学档案信息化建设过程中面临的困境
（一）、中学档案管理观念落后，对档案信息化管理的认识程度不足。在学校的日常管理中，档案管理工作一直是一个无足轻重的角色，目前许多学校虽然有建立综合档案室，但是由观念不强，重视程度不够，导致档案室成为一个保管资料的仓库。学校管理层领导对档案信息化管理意识更是欠缺，使得档案利用率不高，成为制约档案信息化建设发展阻碍因素之一。
（二）、中学档案管理投入资金有限，硬件设施陈旧落后。档案信息化建设离不开对硬件设施的大力投入，目前中学管理工作的重心主要集中在教育教学及学校的整体发展，对档案管理需要的现代化设备投入是相当有限，有些单位连综合档案室配备的基本要求都难以达到，更别提要满足相关设备（比如刻录机、扫描仪、档案管理软件等）的更新换代。
（三）、高素质档案管理专业人才匮乏。目前，中学人员编制紧张，档案管理员多半是“身兼数职”，没有经过业务培训直接上岗，兼职管理员的教师日常教学任务繁重，根本无暇关注这个岗位。即使学校招聘专业档案人员，极少是档案管理专业，也缺乏业务的实际经验，同时档案管理人员也需要兼职其他任务教辅工作，导致档案管理员这个职位形同虚设。档案信息化管理人员，首先要具有档案专业知识和管理经验，掌握多媒体等信息技术，同时具备以上条件的高素质档案管理专业人才可谓是少之又少。
（四）、档案信息存在保密及安全风险。在档案信息化实现资源共享的同时也面临档案信息保密和安全问题的挑战。一是人为因素，档案管理人员档案保密意识和安全意识不强，导致档案泄密。二是技术因素，档案管理系统容易出现漏洞，极可能感染病毒或遭受攻击，存在安全隐患，这对档案工作造成威胁。
3 加强中学档案信息化建设的策略构建
（一）、强化档案信息化管理意识。首先学校管理层领导要加强档案管理意识培养，意识到档案信息化建设的意义和重要性。首先要成立档案建设工作领导小组，并将档案建设工作纳入学校工作计划和目标管理中。同时，建立档案建设工作网络，形成以副校长挂帅，档案室具体负责，各部门协助抓的三级档案建设网络。
（二）、加大对中学档案信息化管理建设的资金投入。档案信息化建设需要软件及硬件设施的大力投入，这需要上级主管政府拨款还有学校管理层领导的大力支持。有了资金保障，学校才能拥有规范的综合档案室，才能采购相关的硬件及软件设备。要实现档案信息化，不仅仅是基础的软硬件设施，还要跟随电子信息技术的不断进步，对网络、档案管理系统、安全防火墙等进行升级，对电子产品更新换代，使之适应信息化时代的发展。
（三）、引进和培养高素质档案管理专业人才。学校要设立档案专业管理人员岗位，招聘引进具有档案管理专业的人才。档案管理人员同时要具备强烈的责任心、良好的职业素养和服务意识等职业要求。学校也要提供档案管理人员外出培训学习的机会，更新档案管理理念，掌握多媒体等信息技术，使其不断提升专业技能和信息化知识，将档案管理人员打造成具有双重知识机构的高素质档案管理专业人才。
（四）、加强档案信息化的安全管理，建立完善的安全管理制度。档案管理的最终目的是要实现其利用的最大化，实现资源共享。为了杜绝安全隐患，必须制定一套完善的安全管理制度，从每个环节保障档案信息的安全。第一要建立保密制度，如电子文档借阅审批制度、档案管理网络系统使用权限制度等等。第二要设置电子文件借阅权限。在制作电子文件时要保证借阅人只能以只读方式查看，以防被篡改或误操作，造成文件失真或损坏。第三要对定期对电子文件进行异地备份，避免因人为、自然灾害等因素造成档案丢失。第四要进一步完善电子文件和计算机设备的保管设施和环境，保持温度和湿度，防止存储介质的磁化。第五要升级计算机服务器和数据库的硬件设施，保证档案信息数据库在保存和运输过程中稳定、安全。
4 总结
综上所述，中学档案信息化建设是今后档案管理的趋势，要成功推行，需要政府部门、单位拥有高度赞同的态度，相互配合，上下一心，克服困难。逐步实现中学档案信息化建设的科学发展和创新进步。
参考文献
[1]冼其芬.档案电子化管理面临的问题及优化对策探讨[J].中国管理信息化，2013（14）：60-61.
[2]陈萍.浅谈档案管理信息化建设[J].建材发展导向，2011（6）：37.
一、实现文化艺术档案内容由平面介质向数字化转变
随着城市化、市场化、工业化的不断推进，现代信息技术发展迅速，文化艺术档案在数字文化馆中的作用越来越重要。作为支撑数字文化馆平台主要内容之一的文化艺术档案必须跟上时展的脉博和技术发展的脚步，努力把信息技术的最新成果应用到数字文化馆之中。文化艺术档案数字化主要是要以第四代媒体:既文字、声音、图片、录像通过数字技术将文化艺术档案编辑、存储、处理在一起，形成以数字文化艺术档案信息为主要载体，并和以信息量单位从百千万文字的字数，变成了M(兆)、G(千兆)、T(千千兆)字节数的超容量的文化艺术数据库为信息资源。让人们可以随时随地的查询，使处在不同地理位置的用户能够方便地利用这种大量的处贮存处的文化信息。只要在有网络存在的地方，就可以随时查询文化档案资料，获取文化信息。毫不夸张的说，文化艺术档案的数字化就是因特网上的数字文化馆，就是没有围墙的文化馆。数字化己经成为文化馆公共文化服务的一种新趋势。比如:为了让广大市民更深入、直观地体验和享受文化艺术展览、演出、培训及教学活动等公益性文化服务，成都市文化馆于2012年6月启动了全国首个“数字化全景式艺术体验平台”的建设工作。该平台己于去年11月底完成了设计、制作、资料收集、信息录入和网络管理等工作。现在市民只需要登录成都市文化馆.ocm，就可以尝鲜数字文化馆了。市民只需要安坐家中，轻点鼠标，就可将舞蹈专家请到“家中”，为其舞蹈进行指导。逛数字文化馆、看数字艺术展、市民艺术学校网络报名等服务，更是分分钟搞定。这一切的背后都离不开文化艺术档案的数字化。
二、实现文化艺术档案的使用由原来的单人单机且只能在馆内查阅向千家万户的网络终端服务转变
数字文化馆的服务是将文化艺术的文字、图像、声音等信息数字化，再通过互联网传输，从而做到信息资源达到用户终端。每个拥有任何电脑终端的用户只要通过互联网，登录相关数字文化馆的网站，就可以在任何时间、任何地点方便快捷地享用由各地文化馆提供的的数字化文化艺术信息资源。在这样的环境下，文化艺术档案不再是藏在深山无人识丫头，数字文化馆可以让文化艺术档案象数字图书馆那样实现既可以是完整的知识系统;又可以是面向未来的广泛地应用于文化教育、大众媒介、专业艺术咨询、文化电子商务传播等互联网信息管理模式。如天津和平区利用网络拓展文化服务空间，让市民特别是老年人、残疾人能足不出户享受着同等文化服务。目前己实现了新闻媒体浏览、数据资源共享、群众文化评选、网络申报、远程求助、视频互动、艺术课程指导等。事实上数字文化馆让现代文化艺术档案的内延和外涵都发生了质的变化。文化艺术档案不再是传统意义上的档案。
三、实现文化艺术档案管理由原来传统的、单一的管理模式向现代的、系统的管理模式转变
目前文化馆文化艺术档案管理员队伍的现状是专业知识和技能普遍不能适应数字文化馆发展的要求。随着数字文化馆的兴起，队伍中专业人员与技术人员少、兼职过多、年龄老化等问题显得更为尖锐。由于文化馆文化艺术档案管理员地位历来没受到足够重视，档案管理员与其他专业干部相比，职称评审方面两者差距极大，致使档案专业、计算机专业、自动化专业等方面的人才择业时很少会将文化馆文化艺术档案工作岗位置于优先考虑的范围，这也是一直以来文化馆一方面出现文化艺术档案管理员中高素质人才难以引进;另一方面馆内专业文化艺术档案人才纷纷跳槽另谋高就的重要原因。由于对现有档案管理员队伍缺乏系统的、有计划的在职学习和培训，他们的业务水平难以出现质的提高，知识结构和观念落后陈旧，都无法适应数学化信息化服务的要求。因此，一方面，对于习惯于传统工作模式的文化艺术档案管理员，必须有一个重新学习，重新认识，重新接受，逐步适应的过程;另一方面，文化馆要注重专业人才培养和队伍建设，建立文化艺术档案人才培养机制，为数字文化馆发展提供人力支持，不断提高从业人员的思想水平和业务素质，培养一支既具备较高技术素质和专业知识，又具备实际技能的人才队伍。还要学会拓宽视野，把社会工作者、志愿者作为人才队伍建设的有机组成部分，以适应数字文化馆建设的需要。数字文化馆在网络时代以其全新的服务模式和丰富多彩、喜闻乐见的文化新产品，给人们带来更先进、更广泛、更便捷、更均等的公共文化服务，充分运用好数字文化馆这个平台，实现文化艺术档案角色的转变，才能让文化艺术档案作用得到最大程度的发挥，让每一个家庭都拥有一个“文化馆”将不再是梦想，人民的文化权益将得到真正的兑现。
作者：叶杰 单位：建德市文化馆
关键词：学报档案；信息化；电子档案
学报作为高校展现本校教学水平和学术水平的窗口，肩负着学术成果交流、科技成果信息传播及转化的重任，而学报档案则是记录学术成果交流、科技成果信息传播及成果转化等学术论文的审稿、编辑、出版、发行等过程的依据。2008年教育部颁发的《高等学校档案管理办法》也明确指出“出版类”档案包括“高等学校自行编辑出版的学报、其他学术刊物及本校出版社出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等”①。因此，做好学报审稿单、原稿、样书及出版发行流程中资料的归档和管理是做好高校档案的重要内容。然而，互联网及信息化技术的发展，档案的管理工作也发生了翻天覆地的变化，以往传统纸质材料的归档和管理已不能满足实际工作需要，推进学报档案的信息化管理既是自身发展的需要，也是时展的机遇。
一、高校学报档案信息化管理的意义
学报作为高校文化软实力的象征，其在编辑、出版、发行的过程中产生大量的具有留存价值的文档资料是档案的重要信息资源，这也是学报档案管理的重要内容。传统纸质档案管理无论是后期保存、资源共享，还是进行数据分析、使用时查询等方面都存在诸多不便。而推进高校学报档案信息化管理，便于高校学报档案在信息采集、存储、管理等方面实现标准化。运用信息技术来处理、保存学报档案，避免了反复印制资料而造成的纸张和人力的浪费，节约了保管费用，节省了占地空间，也有效延长了档案的保存时间，有利于进一步完善学报档案资料，还可使学报档案建立后长期、重复使用，特别是将一些稀缺的资料转化成可共享的数据资料，为师生的查询、参考提供了便利，也为领导和相关部门提供了全面真实、准确可靠的数据资料，提高了档案资源的利用效率和再使用价值。
二、高校学报档案信息化管理存在的突出问题
（一）学报电子档案信息缺失
长期以来，编辑部主要工作精力都放在学报的编辑、出版和发行上，对档案的管理重视程度不够，加上互联网和办公自动化的普及，学报电子文件、文稿以及采编平台的运用逐步取代了传统的纸质文件、文稿的收发和学报文章的审阅方式。然而，电子文档归档属新生事物，加之学报档案管理员原本由学报编辑部编辑兼任，对学报电子文档管理要求不了解，导致很多电子文档仅简单地保存在计算机硬盘上，造成部分电子文档信息的丢失或损坏，并且这些电子文档一但丢失或损坏便无法弥补［1］。《电子文件归档与管理规范》明确规定，记录了重要文件的主要修改过程和办理情况，有查考价值的电子文件及其电子版本的定稿均应被保留①。然而，实践中能够按上述要求完整记录、保留文稿及修改过程的学报少之又少。目前，很多学报的纸质文档和电子文档并未统一转化为一套完整的电子档案，而是分散在各个编辑手中；辛苦建立的作者数据库、审稿专家数据库、读者（发行）数据库、稿件数据库等各类专题数据库，启用的也不多。学报电子档案的真实性、完整性十分欠缺。
（二）学报档案信息化程度不高
学报档案要实现信息化管理，落实到行动中就需要做好基础设施建设、档案信息化资源建设、应用系统建设、保障体系建设［2］，档案信息化建设是一项系统工程需要投入大量的人力、物力、财力，而大多高校并不重视档案建设，至今仍有不少高校学报档案管理还是沿用传统的纸质材料收集归档的管理模式；也有部分高校力跟时展的步伐，从学校档案到学报档案都开发或购买了档案管理系统，或因其开发的速度和水平相对滞后，仍不能满足用户对档案查询、利用等的需求，使很多学报档案信息资源无法共享；或因学报档案无专人管理，导致学报档案信息化建设中大量基础性工作没有建立起来，即使辛苦建立起来的信息管理系统也没能好好利用。不重视学报档案信息化建设，必然导致学报档案的信息化管理滞后。
三、影响高校学报档案信息化管理的因素分析
（一）学报档案信息化管理意识薄弱
学报要实现从传统的纸质档案管理模式向信息化管理模式的跨越，需要上到院级管理层下到档案管理操作层都能够充分认识档案信息化管理的重要性，熟知档案信息化管理流程，熟练应用信息化管理手段。然而，很多高校学报只将工作重点放在了编辑业务工作上，忽视了学报档案的建设，更谈不上将有限的资源投入到学报的档案信息化建设中去，档案管理员只能继续沿用传统的档案管理方式、方法，这在很大程度上也影响了档案管理工作人员的积极性，学报档案信息化建设跟不上，信息化管理只能成为一句空话。
（二）学报档案管理制度不健全
学报档案作为高校档案的组成部分之一，其在收集、整理和归档上同一般的档案管理有共性，但因其内容不同，对于归档范围、程序及管理要求也会有其差异性。目前大多高校学报档案的管理规范、标准主要还是参照一般的档案管理制度进行管理，并没有出台有关学报档案管理的办法或制度，而一般的档案管理制度缺乏针对学报的审稿单、原稿、出版发行过程的特殊电子文件等收集、归档作具体的要求，导致学报档案管理不规范。学报档案管理制度的缺失，致使学报档案资料收集、归档及管理不规范，档案的再使用价值大打折扣，学报档案信息化管理制度不健全，也会使学报档案推进信息化管理缺乏动力。
（三）学报档案信息化管理的配套设施跟不上
目前，很多高校将优质资源集中到了教学一线本无可厚非，但有的高校在档案信息化建设项目中，对软、硬件配套设施的投入能省则省，学报没有专门的档案室，纸质档案直接存放在学报编辑部，档案数据库和管理系统开发也跟不上要求，学报电子档案直接存放在办公用电脑硬盘上等情况并不鲜见。高校尚未着手开发信息化管理系统或虽在软件方面有所投入，但对档案信息化数据库的开发、网络管理系统的开发等不够以及没能对相关数据库或网络管理系统进行定期升级，造成了学报档案很难利用开发的档案管理系统及时上传相关材料，也直接影响到了其再次利用的价值。
（四）管理员专业知识匮乏
高校学报档案的管理一般由编辑兼任，作为兼职档案管理员，自然外出接受业务知识方面的培训机会很少，有关档案归档、管理等业务知识大多是抽空自学或向身边有“经验”的同事请教，势必造成对业务知识的学习、掌握不系统，对档案管理要求及规范一知半解、零散无序，计算机及网络技术运用能力也差参不齐，造成学报档案信息化管理停留在口头上，不能落实到行动中。
四、推进高校学报档案信息化管理的策略
（一）完善学报档案管理制度建设
建立一套完整的学报档案管理制度，从各方面规范学报档案的业务性、技术性的规范，不但能够为学报档案原始数据的收集、整理、归档、管理等的规范性及统一性等提供参考，也能为学报档案在信息化管理过程中出现的新问题提供参考，保障相关工作的顺利开展。目前，伴随办公自动化及网络化的普及，学报电子文档也日渐增多，从电子稿件、作者信息、审稿专家信息以及学报发行及交流信息等都是学报档案要归档的重要信息之一，学报档案管理员需要将上述文档归类并按一定的存档方式和格式备份、存档，而每一类档案的归档要求、范围等也不尽相同。因此，学报档案管理制度的制定除了要对档案归档的内容、形式、时间以及档案的移交、保管等基本工作规范作出明确规定外，还需要对电子档案的保存格式、保存方式等作具体规定，确保学报档案的完整性，为实现档案信息化管理做好基本功。
（二）加快档案数据库和管理系统建设
学报档案数据库和管理系统建设是其实现信息化管理的基础条件，没有数据库和管理系统的开发，档案信息管理缺乏施行的载体。学报档案数据库和管理系统建设可依托学校档案信息化建设完善学报采编平台，建立健全常规的学报稿件、审稿专家、作者、发行等数据库及文件管理、出版活动等管理系统。利用扫描技术、音频、视频等数字摄影技术将不同载体的档案资源转化为数字化的档案信息，按照数字化档案规范存储，通过互联网技术实现有序管理，使档案信息查询便利，实现快速资源共享。学报档案数据库和管理系统建设是档案工作顺应信息化时展的新举措、新要求。
（三）及时更新并完善学报档案信息
建立起完整、准确的档案数据库是学报档案实现信息化管理的一项重要性基础工作，将原始资料转化成数字化档案资料并上传至档案管理系统中，便于利用计算机分类、检索，此外，还要对现有信息进行维护、更新，对新增信息及时添加，使档案信息与学报期刊发行同时更新，确保信息的实效性。如，每出一期学报，收发一份文件、收集一份专家、作者等信息材料都要及时制作成数字化信息并上传到学报档案管理系统中，使档案信息定期更新，方便对学报档案的管理，如此，才能时时提供完整、准确的供查询的信息，最大限度地提高学报档案的利用效率。
（四）提高档案管理员信息化素养
过硬的档案管理业务知识和运用信息技术的能力是做好档案信息化管理的前提和保障。学报档案管理要实现信息化，方便档案信息查询，使优秀资源实现共享，充分发挥档案资料的使用价值，要求学报档案管理员能够熟知档案数据库和管理系统的后台操作，定时收集、上传学报档案资料，更新数据，确保资料的时效性。这需要加强对档案管理员的岗前培训或继续教育，从根本上提高档案管理员的业务能力，如培训档案信息资源的收集、整理、处理、分析等综合能力；注重网络化管理知识的培训，如熟练运用档案信息化的管理系统，能够将不同文本的档案信息转化为数字化信息并存档和维护等，从而提高其业务水平。
五、结语
高校学报的档案管理工作已今非昔比，传统纸质档案在查询、资源共享等方面的局限性已不能满足信息化时展的需要，要充分发挥学报的再利用价值，需要高校学报档案管理紧跟时代步伐，朝信息化、规范化等方向发展，这也要求档案管理员除具备档案管理的专业知识外，还要具备运用现代办公设备及网络系统的操作、管理能力，对学报档案管理员的业务素质和信息化水平提出了更高要的要求。
［参考文献］
［1］王玉叶，徐镇强，等.浅析信息化时代下的高校学报档案建设［J］.公安学刊，2011（5）：107-108.
【关键词】资料员；持证上岗；规范管理
建设工程资料是建设工程档案的前身和源头，是工程建设过程的真实记录，是工程质量控制与管理的重要依据。建设工程资料员直接从事建设工程档案资料形成、收集、整理、审查、移交等工作，其业务素质、专业技能和工作责任心直接关系到档案资料的质量。近几年以来，绵阳市紧紧抓住资料员持证上岗这个根本，多管齐下，不断推动建设工程资料员队伍规范化建设，并取得明显成效。其主要做法、效果和经验体会如下：
一、推行建设工程资料员持证上岗制度的主要做法
长期以来，建设工程资料人员没有一个准确的定位，没有得到应有的认可，因此就出现了一个十分令人不安的现象：一方面很多从事建设工程资料管理工作的人员没有进行过岗位培训，另一方面相当一部分进行过岗位培训的人员不愿或没有从事资料管理工作，资料员队伍很不稳定，人员素质参差不齐，直接影响到了建设工程档案资料质量。由此我们深深认识到，建设一支稳定的、高素质的资料员队伍，不仅是城市建设事业的需要，更是城建档案事业的发展之需和当务之急。
我们从建立健全制度入手，积极狠抓建设工程资料员持证上岗制度的落实工作。2008年4月，根据《建设工程质量管理条例》、住建部有关要求和《四川省建设工程文件归档技术管理规定》等，结合实际情况，市建设局制定印发了《绵阳市建设工程资料员管理暂行办法》（下称《暂行办法》），明确规定在我市工程建设领域实行建设工程资料员持证上岗制度，并对资料员岗位证书的取得、使用、查验、登记、注册和资料员继续教育、信用记录等方面提出相应要求。三年多来，通过以下措施，切实推动了资料员持证上岗制度的落实和资料员的规范管理：
（一）建设主管部门高度重视，相关部门积极支持配合
一是市建设局将档案资料及资料员的持证上岗情况纳入每年全市的建设工程质量安全大检查内容，质监、城建监察、建管等部门积极支持配合，城建档案馆直接派员参加检查，确保了现场查处工作的落实；二是把资料员岗位设置纳入施工企业资质年审内容，使资料员真正进入“九大员”，明确了资料人员在建设工程中的地位和作用。
（二）规范资料员岗位证书的取得和认定工作
我市《暂行办法》规定，建设工程资料员须经过相关的岗位培训，统一考核合格，并取得省级以上建设行政主管部门核发的《建设企事业单位专业管理人员岗位培训合格证书》（资料员岗位职务）。根据该规定省外建筑企业资料员在本省取得的省级建设主管部门核发的岗位证书，在我市同样有效。我市在2007年底之前，有相当部分资料人员岗位证书为省建设厅核发的“档案管理员”，为规范资料员持证上岗管理工作，市建设局请示省建设厅同意，通过集中培训，将200多人的“档案管理员”岗位证书换发为了资料员岗位证书，解决了全省资料员岗位培训统一规范前的遗留问题。
（三）建立起全市建设工程资料员管理信息系统，全面掌握全市资料人员培训、上岗、流动等情况
《暂行办法》要求已取得资料员岗位证书的人员，须到市城市建设档案管理处登记、注册并领取资料员岗位证证号章。在形成、收集、整理工程资料过程中，凡资料、表格内容要求资料员签字处，均应加盖证号章。目前，我市资料员管理信息系统已登记录入全市860多名已取得岗位证书资料员的基本信息。这些信息包括资料员照片扫描、姓名、工作单位、年龄、文化程度、岗位证证号、培训机构、继续教育情况等。信息系统的建立大大方便了对全市资料员的监管和基本情况的掌握。
（四）认真落实资料员岗位证书查验制度
我市资料员岗位证书查验制度主要通过两条措施加以落实：一是要求资料人员将岗位证复印件张贴于施工现场办公室，并在质监、监察、监管、城建档案等部门现场检查时出示；二是向城建档案馆（室）报送建设工程档案资料时，必须出示该工程项目资料员岗位证原件，如果资料员无岗位证书，该工程项目档案资料将不予验收,已形成的档案资料须经有岗位证书的资料员重新审查并签章后，方能再次提交验收。
（五）积极推行建设工程资料员信用管理制度
《暂行办法》规定，现场抽查时资料员不在施工现场且累计次数超过两次的；或建设工程资料形成、收集与工程进度不同步；或代替其他工程管理人员在档案资料上签字；或报送档案资料不符合规范要求且整改三次仍不合格的，将对资料员记不良记录一次。不良记录超过三次，市城建档案管理处将注销其岗位证证号章和资料员信息，其建设工程资料员岗位证不再予以承认。
（六）积极开展资料员继续教育培训工作
按省上和《暂行办法》要求，取得岗位证书的资料员至少每三年要参加一次继续教育培训，并考试合格，培训工作由城建档案管理机构统一组织进行。近几年来，我市共组织进行资料员继续教育培训700多人次。为保证培训效果，在培训教材方面，除采用全省统一使用的《城市建设档案管理》专用教材外，还收集印发国家、省、市新出台的有关法律、法规和标准、规范，选编有关城建档案工作论文、经验交流文章及资料作为培训内容，同时结合工作实际，新增新规范的学习理解，新表格的填写要求等培训内容。在师资方面，除城建档案机构具有中级以上技术职称的业务人员外，还聘请了规划、建管、质监等部门的专业人员授课。继续教育培训的有效开展，促进资料员队伍素质的进一步提高。
二、推行资料员持证上岗和规范管理的初步成效
通过严格推行资料员持证上岗制度的一系列措施，促进了我市资料员队伍建设和档案资料质量的稳步提高，主要表现在以下几个方面：
关键词：会计电算化 内部控制 管理
随着计算机在企事业会计核算系统中应用的普及，会计电算化已成为会计工作的一种重要手段，是重要的会计基础工作。会计电算化的发展虽然给企业带来了巨大的效益，但给内部的控制和管理也带来了新的问题和挑战。会计电算化电子档案管理已经成为一个新的研究课题，本文就面对管理工作中的诸多挑战，拟出完善电算化会计档案内部控制的对策和建议。
一、电算化会计管理的特点及存在的问题
1、电算化会计管理的特点
1）会计电子档案具有技术性。技术性文档是解释会计电子档案的运行和设计情况，与会计电子档案的设计和使用紧密相关。
2）会计电子文档缺乏直观可视性。会计电子档案主要存储于磁性介质上，与传统的具有直观可视性的会计档案不一样，会计电子档案须在特定的计算机软件和硬件环境中才能可视。
会计电子档案对环境的依赖性强。会计电子档案须依赖于计算机的软件和硬件系统才能使用，而且它对储存的周围环境要求较苛刻。磁性介质不仅要求环境防火、防水、防尘、防磁，而且对温度也有一定的要求。磁性介质对环境的高要求增加了数据的脆弱性。
会计电子档案对会计信息使用者的安全操作提出新要求。会计电子档案的管理要求会计信息从事人员除了需具备会计专业知识，同时还得掌握必要的计算机操作和维护知识。
会计电子档案管理缺乏有效的安全和保密措施。在网络时代，新型磁性介质档案管理是一种新型的管理方式，它取代了传统的纸质管理。电子数据因其具有数据高度集中的特点，非常容易被泄密。电子数据是以数字编码的程序的形式储存在各种磁性介质上，但磁性介质具有体积小，存储容量大的特点，正因为此特点以致电子数据资料泄密容易，而且范围广，涉及时间长，危害性也较大。
2、会计电子档案管理存在的问题
会计电子档案管理存在的问题主要有1）会计档案载体；2）认识不够，理解偏差；3）会计档案管理制度不完善；4）缺乏计算机维护、网络安全的相关人才。
二、会计电子档案的保管措施
1、提高思想重视。单位领导和从事会计人员应提高对会计电算化的重视程度。特别是主管会计财务的领导应当充分认识到科学化管理电算化会计档案资料的重要性，并督促建立健全的管理制度。应当进一步提高电算化会计档案管理者的素质，切实落实会计磁性介质档案管理资料的管理。
2、建立严格的内部控制制度。一个企业或单位为保护资产的安全性、会计资料的可靠性和准确性、提高经营效率以及贯彻执行其规定的管理方针而在组织内部采取的一系列方法、制度和手续，即为内部控制制度。内部控制范围的相应扩大是会计档案信息化的要求，如对调用和修改程序的控制、数据编码的控制以及系统开发过程的控制等。这些控制内容都与传统的内部控制不同，是一些手工会计系统中所没有。程序化控制是内部控制的主要手段，信息化会计档案的内部控制应多样性。要想有效地保证会计电子档案的安全和可靠，我们必须制定严格的内部控制制度。
3、实行专人专岗。对不同的岗位根据责、权、利、效相结合的原则，设立不同的岗位，如系统主管、管理员、操作员等，同时赋予不同的权限，承担不同的责任。岗位的职责应明确，不能出现盲点、交叉和重复，相同岗位间可相互牵制和监督，严格岗位责任制。
4、降低会计电子档案毁损和丢失的风险。磁性介质（如光盘、磁盘、磁带等）中集中存储着大量数据，若发生水灾、火灾、盗窃等突发事件，这些数据就极有可能毁损会丢失。因此，电子档案室可选择干燥防水并远离磁性的地方，室内还可安装温度感应设备，并保持通风透光。同时，还要请工作人员定期清理电子档案室，以防蛀虫。若采用电子计算机进行会计核算时，应当将打印出的纸质会计档案与会计电子档案一起保存。
5、实现会计电子档案多备份管理的规范化和制度化。会计电子档案管理人员应养成数据备份的习惯。应用质地优良的关盘刻录所有的会计电子档案，以保证数据的安全。为防止磁性介质的毁损导致信息丢失，管理人员应根据会计数据业务量的多少定期对档案进行检查和拷贝，年终要将当年的档案进行归类，标明日期、内容目录、操作员编号，用于存档的光盘还需系统管理员和财务负责人签字。最后应定期的采用等距抽样或随机抽样的方式，对会计电子档案进行检测，以便及时做好数据维护工作。
三、结论
电算化会计的独特个性代表着未来会计现代化和规范化的发展方向，它的存在是必然。会计电算化系统的产生和发展极大地提高了会计工作效率。加强电算化会计档案安全管理是一项长期的、艰难的、必须的工作。我们应建立和完善健全的会计电算化档案管理内部控制制度，提高相关人员的素质和技术水平，加强对电算化会计档案的管理和控制，提高企业的经济效益。
参考文献：
[1]廖洪编著，会计制度设计，中国时代经济出版社，2000.3
关键词：市政工程；档案；管理；措施
中图分类号：TU99文献标识码： A
市政档案是城市规划、建设与管理工作的结晶，也是整个城市的缩影。管好、用好市政档案，可以随时发现并及时解决城市日常运转中出现的故障，可以准确判断市政设施的利用价值。在此基础上，才能实现科学管理市政设施、减少勘测设计及试验费用、节约建设资金，从而提高社会效益和经济效益，并创造良好的投资环境。
一、市政工程档案管理的重要作用
1、市政工程档案成为城市规划编制的基础资料
城市规划成为城市建设的重要工作，并依据市政工程档案进行城市科学规划。缺乏市政工程档案就不能进行市政规划编制、调整。新城建设、旧城改造等市政专业规划，都需要掌握城市的基础设施情况，例如：道路交通、地下管网、供水、供热，以及防洪抗灾情况等，这些详细的资料保存在市政档案中，只有做好市政档案管理，才能为城市总体规划提供准确的、真实的规划资料，有效促进城市规划编制和调整达到合理性、科学性的目标。
2、市政工程档案管理完善市政工程质量保证体系
根据我国《城市建设档案管理规定》，工程档案不合格，将无法进行竣工验收。同时，在《建设工程质量管理条例》中也做出了相关规定，应建立健全工程项目档案，否则将予以罚款。这成为加强市政工程档案管理的依据，避免出现档案管理的漏洞，由此实现了严格控制工程质量，最终使得市政工程档案管理得到完善。
3、市政工程档案成为市政工程管理的依据
市政工程档案记载着市政设施的基本状况，相关管理部门可以对市政工程项目进行科学分析，制定出科学合理的经济责任制。例如：道路路况档案能够为道路的修缮和改建提供决策依据，科学确定道路工程的投资规模及见效程度。尤其是地下管线及构筑物，发生故障的地点，确定维修方案，都离不开准确的工程档案。而经过维修改造后的市政工程，构成了新的市政工程档案，能够为以后的管养提供可靠的依据。准确的市政工程档案成为市政工程管理的依据，支撑了市政工程的可持续发展。
4、市政工程档案工作储备科技资源
市政工程建设应具备足够的物质资源和资金，并其应有相关的设计文件，进行勘测、施工和预算资料等科技资源。因此，分析工程档案资料，能够提供借鉴，促进科研工作的进展，并对比市政工程档案资料，掌握市政工程建设的发展规律，为城市管理决策提供科学依据，也为科研指明方向。
二、加强市政工程档案管理的措施
1、重点加强管理机制
一个好的体制机制是加强管理的重要前提，所以加强管理机制。一个项目是由参与这个工程的各方人员共同来完成的，市政工程建设的档案工作虽然也是这样，但也有自身的一些特点，从文件的收集、整理、审核到归档、移交整个环节需要建设、设计、施工、监理、采购等这些单位合作配合来完成，缺少任何一个环节都会使得相关的文档不够完善。所以，要做好市政工程档案的相关工作，必须要明确职责，完善机制体制，各部门、各单位互相配合。因此，可以在每个工程项目管理部下面设立一个专职的档案管理员，它的具体工作就是负责该项工程的档案工作，将工程档案的编制职责交到项目管理部门，同时要工程项目和档案工作同时进行，这样可以获得更加准确的资料。档案室负责对项目管理部的档案工作进行督促、检查等工作，同时把档案管理工作由一级管理变成二级管理。档案管理工作变成二级管理的好处有以下几个方面：一是有利于加强工作的重心，使得分工明确，权力下放，这样就保证了档案能够及时地得到收集和归档，它很好地解决了市政工程档案编制工作不完善、不到位的问题；二是档案工作得到了进一步的增强，当这样一种考核体制形成后，项目管理部不论是管理人员还是一般的工作人员都会受到制约，都能够很好地完成自己的本职工作，自觉地做好文件材料的收集,及时交给档案员。而在项目各个子过程结束时,项目管理部都能积极地组织工程档案的验收，为整个工程项目档案的按时验收提供了重要保证；三是分工明确有利于促进档案人员自身的素质建设，提高自己相关的专业知识水平，为以后进一步做好本职工作打下基础和保证；四是更好的了解和掌握相关的项目竣工图变更情况，保证项目竣工图的编制质量。
2、提高市政工程档案管理员的业务素质
首先，应对市政工程档案管理员加强科学管理意识，使其具备高度的工作责任感， 良好的职业道德，拥有较好的档案管理的知识和管理技能。因此，档案管理员应进行档案专业知识的学习，优化知识结构，提高综合能力，做好市政工程档案的管理工作。其次，提高档案管理水平。在信息技术应用于市政工程档案管理后，信息管理系统自动化处理文件的形成、运行、转换等工作，这些先进操作管理技术都需要档案管理员掌握，更好地实现市政工程档案的数字化管理。因此，综合型档案管理能力成为档案管理员所必须具备的能力。再次，利用信息技术整理市政工程档案。利用计算机等信息技术手段整理档案，能够提高工作效率，减少人员负担，利用计算机模拟人工立卷，并按类别将内容打印出来，成为检索工具的替代物，提高文件归档工作效率，发挥计算机的信息管理优势。最后，档案管理者应加强继续教育。市政工程档案管理员应树立继续学习的理念，接受继续教育，从实际出发，按岗位、分层次、多渠道、多形式的进行继续教育。全面系统学习档案专业知识，提高专业水平；学习档案工作相关学科知识；学习信息科技知识，提高信息技术在档案管理中的广泛应用。
3、严把质量，加强检查是做好市政基础设施工程档案管理的核心环节
市政基础设施工程档案资料的完整、准确、系统是实现有效利用，发挥档案作用，实现档案价值的基础。在档案管理过程中，要牢牢抓住收集齐全、材料准确、整理系统这三个环节，严把质量关。档案人员应及时了解工程的立项、勘察、设计、施工及竣工验收等每个阶段，掌握工程建设的具体内容，合理确定各个环节文件资料的归档范围，做到既不重复也不遗漏；由于市政基础设施工程建设施工有较大的动态性，所以档案资料收集整理必须要与工程建设施工同步进行，档案人员要随时掌握工程建设变化情况，确保文件资料的准确。尤其是修改有关文件资料时，一定要按照规定的修改程序进行更正，并保留修改依据和过程记录，保证内容和数据的准确性；在收集齐全、材料准确的基础上，档案人员要遵循市政基础设施工程档案的形成规律和成套性特点，保持归档文件、档案案卷间的有机联系，着眼于方便档案资料的保管和利用，科学分类，合理组卷，确保质量。同时，工程质量监督管理机构在日常的监督管理过程中，也应加大对工程资料的检查力度，特别是加大对质量保证体系资料、施工日志、原材料、成品、半成品检测报告、地基基础等关键部分、关键节点验收资料、监理日志、监理平行检验记录等资料真实性的核查力度，发现问题及时督促整改，问题严重的及时采取行政执法措施，保证施工档案资料真实、客观、完整反映工程施工进展情况。
总之，做好工程档案的管理工作关键在于人，充分发挥人的潜力，使之能更好地为工程档案事业服务。通过对工程档案的管理、编研、开发和利用，必将转化为直接的生产力，推动城市建设发展，为社会创造更多的财富。
参考文献：
[1] 张传虎.市政工程档案管理措施研究[J]. 科技与企业. 2011(06)
