时间：2022-08-20 08:28:29
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇档案管理学论文，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
1.本科启发式教学手段与方式尚待完善。面对“注入式”教学方式带来的种种弊端，我国许多高校教师也针对自己的学科性质采用多种教学手段与方式进行教学改革。如理科教学在讲授学科理论知识的同时，大量采用实验室教学的方式提高学生的实践技能。文科教学中也采用了随机提问、课堂讨论、师生互动、撰写论文和实地调研等方式丰富教学手段。这些教学手段推动了我国本科教学改革的发展，但教学方式的设计与应用仍然缺乏专门的教学理论进行指导。
2.高校素质教育改革仍然处于探索阶段。目前，我国高校对“启发式”教学理论与方式进行了大量研究，也从国外引进了许多教学思想，如熊梅1998年出版《启发式教学研究》，周兴国的《“启发式”教学的“中外”与“古今”》，辛儒的《苏格拉底启发式教学法及其启示》等。这对我国本科教学改革产生了积极的推动作用。总体而言，我国高校启发式教学与素质教育仍然处于探索阶段，尚需形成更多成熟实用的教育理论进行指导，以更好地在本科教学中实施启发式教学，全面提高学生的综合素质。模块教学理论就是在这一背景下，经过长期的教学实践与理论总结而提出的。模块教学理论的核心是以素质教育为目标，将本科课程的教学内容按素质培养目标的不同而划分为不同的教学模块，每个教学模块采用系统的教学手段进行针对性教学，达到在高等院校本科课程教学活动中培养学生综合素质的重要目的。模块教学理论的提出基于两个方面的思考：一是素质教育是现今高校本科教学改革的重点，素质教育应落实在具体课程的教学之中，也就是在各门本科课程的具体教学活动中实施素质教育；二是学生素质的构成是多方面的，因此，本科素质教育也应该由多个教学模块构成。
二、模块教学理论构建的创新性
模块教学理论的核心是以素质教育为目标，将本科课程的教学内容按素质培养目标的不同而划分为不同的教学模块，每个教学模块采用系统的教学手段进行针对性教学。其创新性表现如下。
1.将素质教育的理念与方法寓于本科课程教学之中。模块教学理论的核心思想是全面培养学生的综合素质，将学生综合素质的培养落实到本科课程的教学之中，可取到事半功倍的显著效果。大学本科学生综合素质的构成十分丰富，有专业理论素质、实践技能素质、科学研究素质、口头表述素质、礼仪素质和文体素质等诸多方面，培养方法也多种多样。培养学生的综合素质的主体是教师，教师面对学生最多的时间是教学。本科学生在四年的学习中必须完成62学分的学习，以1学分18课时计，本科学生在四年中面对教师的学习就有1116节课（或课时）。如此可见，将学生综合素质的培养落实到本科课程的教学之中，结合各个学科专业本科课程教学的特点，划分教学模块，采用针对性的教学方法，全面培养学生的综合素质，可取到事半功倍的显著效果。
2.模块教学理论的运用彻底改变了传统“注入式”的教学模式。在科技档案管理学的教学中，我们将课程教学内容划分为科技档案管理理论教学、实践教学、科研教学和表述教学等教学模块之后，有针对性地设计教学方法，采取一种学生“参与式”的教学模式进行教学。如针对科技档案科研素质教学内容，采用了“培养学生问题式选题思维”“；专业论文撰写范式学习”和“指导学生进行科研项目的设计、申报与研究”等方式进行教学。将学生划分为不同的科研团队，各个团队先合作提出论文选题、构建论文大纲、完成论文初稿。在3个主要环节中，各个团队相互讨论、点评和修改不同团队的论文题目、大纲结构和论文内容，教师最后进行总体点评。这样，学生完全参与到教学之中，极大地发挥了学生学习的主动性，学习效果显著提高，从而彻底改变传统“注入式”的教学模式。
3.模块教学理论的教学实践为实施启发式教学开拓了广阔的空间。模块教学理论在教学中的运用打破了传统的“注入式”教学模式，为启发式教学的实施拓展了新的思路与空间。主要方法有二：一是撰写高水平的教材。如在以往的教学活动中，很多教师的讲稿实际上扮演了教材的角色，大部分学科理论知识都以讲授的方式进行教学。在云南省省级精品课程《科技档案管理学》的教学活动中，我们依据教师的讲稿，结合科技档案管理最新的学科理论与实践方法，将讲稿撰写成高水平的《科技档案管理学》教材。二是彻底改变学生的学习理念与模式。采用或撰写新教材后，首先就要培养学生教材即笔记的理念；其次，在教学方法上使同学从过去“记教材”的学习模式转化到“学习—理解—掌握”教材的有效方式；第三，学习模式的转变并不意味着学生放弃笔记，学生的笔记主要记录的是更新的新理论和新方法，所不同的是学生的笔记量减少了80%，从而为“启发式”教学活动拓展了广阔的时间与空间。
三、模块教学理论在《科技档案管理学》教学中的实践运用问题
1.模块教学的划分与教学方法的组合问题。在科技档案管理学课程的教学中，我们将教学划分为理论、实践、科研和表述教学等模块，在各个教学模块中采用相应的教学方法进行教学。如在理论教学模块中，采用学科体系展示法、宏观到微观层次学习法、概念分解组合法、主题词扩散记忆法、预习与复习法等；在实践教学模块中，采用管理流程演示法、计算机模拟管理法、实验室模拟管理法、实习基地管理实证法等；在表述教学模块中，采用主持复习与讲课法、角色互换课堂讲授法、专题讨论法、模拟辩论法和主题演讲法等；在科研教学模块中，采用学科体系框架选题法、问题式思维培养法、学术规范性训练法和团队科研法等教学方法。由于学科不同，课程教学模块与教学方法则要根据各个学科课程特点进行划分与设定，以进行针对性教学。
2.参与式教学方法的实践问题。科技档案管理学采用的是一种参与式的教学方法，就是学生参与到各个教学环节之中，变被动学习为主动学习，彻底改变以往注入式的学习模式。参与式的教学方法有二：一是思维方式的参与，也就是角色换位思考的问题。让全班同学转换角色，思考“如果我是教师，我怎样进行课程教学”的问题。思考方式由宏观到微观，具体而言，由整个课程的教学思考到各个章节的教学安排。其后，在讨论的基础上，将学生对整个课程的教学思考引导制作出一个完整的学科体系展示图，以作为该课程学习的纲要与指南。二是教学活动的参与，如全班同学按顺序担任复习主持人，在每次上课之前，抽查复习学习过的教学内容。每次上课安排两位同学讲授新的教学内容，每人讲授10分钟。同时，由同学轮流担任讲课主持人，主持讲课并进行点评。在此基础上，教师再进行点评、指正和教学内容的拓展。参与式的教学方法很多，各个学科可根据其课程特点进行设定。
3.学习小组团队学习方法的运用问题。学习小组是进行参与式教学的重要基础，具体运作方法就是以5—6个同学为单位，将全班同学划分为多个学习小组，以学习小组为基本单位进行教学。如在复习教学中，复习主持人可就每个学习小组提出一个问题，回答出问题的全组同学加平时成绩分。在科研教学模块的学习中，由学习小组共同提出论文题目，设计论文提纲，分工完成论文的撰写。各个学习小组相互修改论文，指出论文中的不足，讨论提出修改意见。在实践教学模块中，各个学习小组共同商量提出科技档案的分类方案，设定整理流程图，共同完成科技档案分类、组卷、案卷排列、案卷编目和上架的整理工作。总之，学习小组是进行参与式教学的基础，也是培养学生团队精神的重要方式。
关键词：就业需求;技术需求;档案专业;课程体系
自2010年档案专业达到签约顶峰到现在，档案专业的就业率有所下降，除了档案岗位需求量少且比较稳定之外，档案专业以理论为主的课程体系依然是阻碍就业的主要因素。档案数字从技术所需的信息技术变革与发展，也对专业课程体系提出了更高挑战。
1 档案专业就业现状与原因剖析
郑州航空工业管理学院档案专业成立较早，是河南省仅有的两个档案专业之一，年招生四百人左右，（含建筑工程档案管理方向和专升本），其就业数据具有代表性。
通过调研该专业从2008年到2015年的就业情况发现，其主要的就业方向为单位办公室8.25%，企业档案管理部门12.875%，各航空集团、研究所等事业单位的档案管理部门18.875%，考取研究生12.625%，档案服务的各公司15.5%，考取公务员2.25%，其他非档案管理岗位29.625%。
根据上述数据，分析就业去向变化的主要原因有如下方面。
1.1 就业政策拓宽就业领域。档案专业的学生，2010年左右，就业集中于事业单位、国企的档案部门，大约2010年以后的就业方向比较分散，表明市场经济规律同样适应于专业针对性较强的档案专业，专业对口观念有所淡化，多向就业，多向选择的就业政策，拓宽了档案专业学生的就业领域。
1.2 档案岗位特点与扩招加大了对口就业难度。与其他行业相比，档案岗位具有稳定性、长期性等特点，不管是事业单位还是企业，与档案管理相关的岗位较少，如郑州航空工业管理学院，专职管理全校档案的档案科只有两人，专职负责学生档案的教师1人，兼职管理教师档案的1人。职工工作最短的16年，最长的30多年，自作者进入该单位工作到现在没有新职工增加。但是，档案招生人数每年却在增加，比如郑州航空工业管理学院的档案专业，以往一届学生只有档案专业2个班级80人和专升本1个班30人左右，但2015届档案相关毕业生达到300余人，人数增加了三倍。
1.3 企业档案管理工作专业意识不强。据调查，目前只有中大型的国企和事业单位，在招聘档案管理人员时，才有限地考虑档案专业的学生，比例非常低。而且，近几年来，招聘的档案专业的学生，不但要负责档案管理工作，还要从事文员、行政管理、图书室（馆）的管理工作。
1.4 提高学历、改变专业方向成为缓解就业压力的新途径。在对该校此专业大三学生的调研中，发现有接近二分之一的学生在准备考研，了解其考研动机和方向，居然有不少学生认为目前所学知识不够，希望通过提高学历来提高就业能力，希望通过改变学习方向，来改变知识结构，从而能更好地就业，说明提高学历、改变专业方向的目的主要是缓解就业压力。
2 各就业方向的技术需求
通过查阅各就业岗位的招聘要求、已就业学生的跟踪调研和了解各单位的人力资源部门的岗位需求，获得各就业方向的技术需求如下：
2.1 单位办公室。档案学专业的学生，应聘到各单位，从事办公室管理工作，其实主要是办公室文员的岗位，因为企业认为档案学的同学，具备了办公室工作的基本素养和技能需求，且不少企业并没有为企业领导配备秘书，因此，办公室文员也经常需要写一些公文。该岗位与档案相关的工作职责和技能需求包括四个方面：文件的起草撰写、文件收发、资料整理、文档的归类、印章的使用和保管等行政工作;添购办公设备、办公用品的计划编制和申购手续工作，办公设备、办公用品的发放使用的管理;企业员工的入职、请假、调动、辞职手续，全面负责员工考勤工作;企业员工人事档案材料的建立、完善。
2.2 企业、事业单位的档案管理工作。此方面的工作技能需求，符合学校的培养方案，尤其是郑州航空工业管理学院此专业学生的培养方向主要为科技档案管理，这也是虽然就业比例降低，但依然是主要的就业方向的原因。在此方向，除了传统文件材料的收集、整理、归档工作和档案的收集、整理、鉴定、登记、统计、检索等基础工作之外，现在还要求具备档案安全的保障能力、档案数字化与信息化工作等新的业务技能。
2.3 公务员和事业单位。近几年来，各级政府、事业单位招收档案专业的公务员和职工的比例略有下降，但档案专业的学生，可以考取与专业相关的其他岗位，准备公务员和事业单位考试的学生比例，仅次于考取研究生的同学。档案专业的学生，除了考取各级政府和政府职能单位、档案局馆的档案管理人员之外，还可以考取上述单位文职人员。这些学生，需要掌握《宪法》、《档案法》、《保密法》、《信息法》等涉及自身工作的法律条文，甚至包括公务礼仪、国际政治、军事、经济形势等课程。考取事业单位的学生，还要熟知文书学、秘书学等相关课程。
2.4 档案服务公司。档案服务公司是这几年新兴的从事各机关、企事业单位的档案整理业务的公司，具体工作主要包括8个方面：文件与档案管理技术咨询、交流;文秘与档案人员实用技术传授服务;档案馆、室信息化、智能化建设;工程文件编制与档案整理;档案工作达标升级业务指导;各种文件与档案数字化技术服务;文档管理软件开发与技术支持;文档用品与设备销售等。这些企业招聘的学生，除了档案相关技术外，还注重学生的打字速度，要求工作仔细认真，严谨周到，但因为大多数工作主要是档案数字化，所以待遇不高，且需要经常长期出差，因此人员流动性比较大。
考取研究生和从事非档案岗位的学生，则根据学位方向和岗位的具体技术要求，有不同的自我学习和培训内容。但经调研发现，在这些非档案岗位中，只有极少部分学生从事有技术含量的工作，其他人员主要集中在人事专员、销售代表、客服专员、各级助理等方面。
3 档案专业培养课程方向剖析
3.1 档案就业市场逐渐广阔需要全面人才。近几年来，国家和各单位对档案的重视程度越来越高，不但要求高级别大规模的企业应该拥有更加完善的档案馆、室，而且要求政府部门也加强档案力量，发挥档案作用。除了传统的编史修志之类的工作外，认为在民生政事决策、科学发展观建设等方面，也可以发挥其重要的凭证和参考作用。
3.2 档案管理技术日新月异需要新技能。档案信息化和数字化的普及，不仅仅包括传统档案的二次加工，还包括档案建立伊始的数字化;数字档案整个生命周期的管理和安全要求，需要具备信息管理、安全管理知识的档案人员，甚至还需要具备硬件技术、软件技术、网络技术和数据库技术;从档案的多媒体展示到新媒体展示到全媒体展示，又需要档案人员具备较强的数字档案使用技术。
3.3 档案服务功能提高需要贴近民生。现如今，档案除了传统的参考和凭证作用之外，在服务社会、服务民生方面，也开始发挥积极的作用。有价值档案的整理;民生档案的有偿或免费提供;社会保险业务档案、城乡居民最低生活保障档案、农村五保户供养档案、民事诉讼档案、农村土地承包经营权确权登记档案、集体林权制度改革档案等群众关切的档案服务等工作，内容多且杂乱;档案主动服务、上门服务、全面服务等理念的提出，等等。
4 就业与技术双驱动的档案专业课程体系建设方案
4.1 设置符合就业需求的课程。除了传统的档案学相关课程之外，应该建设少部分符合就业需求的课程，直接面向就业单位，减少就业单位在招聘之后的继续培训时间，提高毕业生的实际“上手”能力。根据往年就业方向和就业前景与趋势分析，应该设置三个新的课程模块：办公自动化模块、电子商务模块和社交能力培养模块。
4.2 设置符合技术发展需求的课程。档案数字化和数字档案已经成为档案管理的主流工作，在现代档案管理的收集、传输、加工、存储、维护和使用的所有阶段，都充分需要技术支撑。这需要增加三个方面的课程模块：数字档案加工课程、数字档案安全管理课程和数字档案使用技术。
4.3 提供网络自学和考核模块与资源库。针对档案专业的学生，开发专门的自学和考核平台，除了提供档案基本知识之外，主要培训针对就业需求和技术发展需求的课程，这样既提高了档案专业学生的综合能力，又不占用课堂时间，而且通过学号登录，记录学生的学习情况，在线完成考核，也可以纳入到学生的毕业审核中去，提高学习动力。另外，将一些档案资源建立成网络资源库，也允许已经毕业的学生，在不违反单位保密原则和不损失单位利益的情况下，将工作资源上传，有利于学生参考学习。
4.4 增加实践教学模块。在档案专业的本科教育过程中，主要还是采取理论教学为主，虽然在教学大纲中，制定了认识实习、专业实习和就业实习等模块，但基本上还是以“听”、“看”为主。在专业实习中，有的学生参加档案服务公司提供的实践学习，但主要内容也是档案数字化中的录入和扫描，而就业实习则主要由学生根据未来的就业情况选择，那些被事业单位录取的学生，因为单位性质，也不可能提前去单位进行实习。因此，除了传统的实习模块之外，应该增加更多的实践教学模块，真正发挥实习基地的作用，而不是“合同”基地。
根据郑州航空工业管理学院档案学专业的就业情况和就业需求，该专业的所在院系，一直积极调整课程体系，切实增加学生的办公自动化处理能力、信息管理能力和处理能力，开设了《多媒体信息处理与检索技术》、《信息导航与网站设计》、《信息系统分析与设计》和《计算机信息网络》。经就业跟踪调研，这些课程有效地提高了学生的就业能力，拓宽了就业渠道，符合专业培养体系。
摘要：教学档案是在教学管理和教学实践中形成的对学校有价值的材料。本文从高校教学档案的内容、教学档案的特点、教学档案管理中存在的问题等几方面论述了对高校教学档案的规范化管理的重要性和必要性。
关键词：高校；教学档案；规范化；教学档案管理
高等学校教学档案是在教学管理和教学实践中形成的对学校有保存价值的文字、图表、声像等材料,其内容非常丰富。高校的教学档案从一定程度上来讲它是反映学校教学管理水平和教学质量的一个重要标志。是学校教学工作的真实记录,高等学校教学档案的规范化管理是提高高校教学质量的重要保障,故加强高校教学档案的规范化管理势在必行。
一、系部教学档案的内容
（一）综合类:主要有上级教育主管部门下达的有关文件；学院规划实施计划、教学要点、教学工作会议的记录、简报等材料；学院制定的各种教学制度、规定、办法、条例以及教学工作的文件；教改项目的立项报告；教学工作的数据统计、分析资料；每学期评教评学的相关材料及教学检查的记录、总结。
（二）教学管理类:教师教学有关规程、教学工作检查、评估有关材料;教师教学任务安排及开课有关资料、教师教学情况调查表、教学质量检查、师资建设规划、实施情况,教师进修培训材料;学籍管理材料;学籍变更材料;课程安排表、学年校历。
（三）教学业务类:重点课程及一般课程建设的规划、实施方案、总结等有关材料;培养方案、课程标准、教学进度计划、教学任务书、教学日志等有关资料;教材建设、教师自编或主编教材及使用教材的目录;教师制作的CAI课件等资料;优秀教师讲课的典型教案、教学模型、标本,青年教师教学比武材料;教学实习有关材料;各种考试试卷及试卷分析材料;学生的毕业论文及评审意见;学生在校期间发表的论文和获奖有关资料,考研相关材料;教师业务档案;教学仪器设备材料等。
（四）教学研究类:各类教改项目及科研课题的立项申请书、实施计划、成果及总结以及获奖的申报材料和奖状;获院级以上的教学成果类的申报材料及奖状;教师发表的教学研究论文目录。
二、教学档案的特点
教学档案是教学活动的客观反映和总结,故除具有一般档案的属性外它又有自己的特点:
（一）内容广泛:一方面学校办学规模越来越大,招生形式越来越多样化,办学领域不断拓宽,新学科、新专业不断涌现,使得教学档案的内容也越来越广泛;另,教学内容越来越丰富,高校除了设置相应的德、智、体几方面的课程外,随着专业的增多,多学科互相渗透、交差不断加强,使的教学内容多学科性越来越明显,与之相适应,档案材料也越来越丰富。
（二）材料来源较分散:高校教学档案来源于上级主管部门和学校两级教务教学活动,即有上级和学校下发的有关教育教学的有关文件,又有主管教学的教务部门形成的关于教学改革、培养方案、培养目标、学科设置、课程安排等方面的材料,同时还有系部在日常教学中形成的教学档案。
（三）归档时间不同:文书档案是按年度归档,而教学档案是按学年度进行归档的,归档时间从上一年的9月1日到当年的8月31日。
（四）高校的教学档案统一按国家教委办公厅的《高等学校档案实体分类法》进行。
三、教学档案管理中存在的问题
（一）材料收集较困难:因部分教学人员对档案管理工作的认识不足,认为教学科研成果是自己在教学过程中取得的,应该由自己来管理,担心材料会遗失,或担心档案部门立卷归档后自己利用不方便。故对上交档案材料有抵触情绪,使的收集起来,有一定困难。
（二）系一级的管理困难:由于系部无专门的档案管理人员,故材料的收集、整理、移交都是由教学秘书兼着,由于有些教师不配合,就会造成资料的不完整和档案材料的不延续性。加上有些系部认为系部的主要工作是教学,对档案材料只要用时有就可以了,无须按什么规则整理归档,导致教学档案整理、分类缺乏统一的执行标准,使得教学档案整理、分类缺乏系统性与关联性。
（三）资金紧缺:系部收集到的材料并不能马上移交,因经费不足有些系部连一个像样的档案柜都没有,故造成档案材料收集整理后与移交前这一段时间无处可放,容易遗失而选成档案材料的遗失。
（四）人员紧缺:一般高校系部都无专职档案管理员,由教学秘书兼任,而教学秘书的主要精力在教学上,加上大部分没有受过档案专业培训,因而少有精力去将教学档案收集整理完整,这样将造成教学档案整理分类缺乏系统性、准确性,致使移交到档案馆的材料不规范,给今后的利用工作带来极大的不便。
四、加强教学档案的规范化管理
（一）从系部教学档案管理方面存在的问题出发,各系部由于档案工作规范化程度低,管理不到位,系、教研室两级档案管理、存档部门职责不明,归档机制不健全,导致文件材料重复归档、不归档、漏归档现象较为普遍,亟需在科学划分系部档案类目的基础上,明确系、教研室档案的建档、存档和管理职责,加强对系、教研室档案工作的指导和对档案管理人员的业务培训,定期开展对系部、教研室档案工作的指导与业务培训,定期开展对系部档案工作的督查,提高信息服务的针对性与实用性,加速高校档案信息化建设。
（二）档案材料应当随时收集、随时整理档案工作应当形成一种周期性的自查、自评、整改和自建的长效机制,以此为档案管理日常运作机制提供质量上的监控与保证,避免把问题都积压到一件中心工作来临前仓促解决。
（三）完善档案制度建设,据《高等学校档案实体分类法》和本校的具体情况制定统一的档案管理办法和分类体系,使档案分类走上统一化、标准化。
（四）归档要求:凡需归档的教学文件材料,必须遵循教学文件材料的自然形成规律,保持归档材料之间的联系,据便于保管和利用的原则进行系统整理;尽量采用原件,规格相对统一;一般用计算机打印,不能打印的则要求用碳素墨水或蓝黑墨水书写,字迹要工整,图文清晰,并装订成册,以利长期保存;教学档案材料一般要求长期保存。教学日历、教学任务书、课程安排表、学生实习有关材料、教学检查座谈记录、听课记录、学生毕业论文(设计)、各种考试试卷、实验报告等则要求保存五年以上;教学档案管理人员应于每学期期末对本单位的教学档案进行及时的清理与归档。立卷人应按文件材料自然形成的规律和便于利用的要求,进行系统整理、组卷、并编页号、卷号(盒号),填写卷内目录、备考表,拟定案卷标题,注明密级和保管期限,并于每学年度结束后对所有教学档案进行汇总,装订后,按学年度排列进柜管理存档。
（五）收集工作必须贯彻集中统一管理的原则,遵循教学档案的自然形成规律,按归档范围分类收集;必须保证归档教学文件材料收集的完整性、准确性、真实性、系统性;所收集的教学文件材料按各大类的分别积累,进行预立卷,并按时间先后顺序排列。
（六）利用现代办公技术,实现教学档案现代化的管理。随着高校教育体制改革的深入,教学管理人员工作量不断增大,如果仍依靠长期沿袭的手工方式去处理日常教务工作和管理教学档案,就不可能从繁杂的事务中解脱出来。故利用现代办公手段,实现教务档案的电子化、网络化管理,有利于减轻工作人员劳动强度,缩短劳动时间,提高档案管理的工作效率。
参考文献：
[1] 邓绍兴,陈智为.档案管理学.中国人民大学出版社,1999年。
[2] 倪慧敏,柯友良,黄文卿:高校评估档案管理规范化的探索.档案学研究,2006年第5期。
【关键词】高校;学生档案;管理;对策
档案是一种具有特殊价值的信息资源，是最原始、最权威的信息，在国家经济社会发展中具有不可替代的作用。高校学生档案是我国档案事业的重要组成部分，这项工作直接关系到广大高校毕业生的切身利益和用人单位档案体系建设的质量和效率，关系到我国档案事业的蓬勃发展。而以计算机技术为典型代表的现代信息化技术快速发展，极大地改变了我们的思想观念，工作、学习都离不开计算机软件的实际应用。目前各类高校的教学与管理都发生了重大的变化，需要用各种信息手段来改造现有的软件信息，从而提高工作效率。高校学生档案管理尤其是毕业生档案管理的信息化建设在传统的手工操作方式存在大量不可预知性等问题之下就显得尤为迫切。 然而信息化建设不是一朝一夕就能完成的，它是一项长期、艰巨的任务。本文以山西农业大学学生档案管理的特点入手，综合分析高校学生档案管理过程中存在的显著问题，进而对高校学生档案管理提出合理化建议，为高校学生档案管理体系建设提供规范化建议和参考。
一、高校学生档案管理的特点
高校学生数量大，档案变动、更新、维护都对高校档案管理工作提出巨大挑战。根据2008年颁布的《高等学校档案管理办法》，对高等学校档案工作的定义、适用范围等有了新论述，对高等学校档案的管理体制、制度建设和工作要求提出了更高标准，充分体现了国家对高等学校档案工作的高度重视和档案管理工作在高校中的地位，为高校档案管理工作规范和发展提供了制度保障。新《管理办法》规定高等学校档案是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。
具体来看，高校学生档案管理工作具有以下特点：
1.工作量大
随着每年学生入学、毕业，档案数据都会发生变动，录入、迁出、就业、继续深造等情况的变化促使档案变化频繁，呈现数量大、跨界调度等特点，加上档案的维护、保存都需消耗大量人力物力。
2.档案变动频繁
学生档案变动频繁是高校学生档案管理的有一个显著特点。每年校内学生的学籍异动、专业变更，校际间学生的升学，校企间学生的就业都会伴随档案的迁移发送，这些工作的具体实施过程中，容不得一丝疏忽。
3.涉及部门及档案种类繁多
高校教学档案种类繁多，来自高校内部各教学管理部门的文件材料，教师教学材料、学术论文，学生考试材料、毕业设计或论文等许多方面。档案内容具有多学科性，且学科与学科之间也存在着交叉;档案管理层级较多，各层级下又分属不同的管理部门，导致教学档案整体上又呈现出很强的复杂性。以我校为例，除了纸张等传统档案形式，日益增多的图文材料、课件、电子光盘、视频资料、各种证书等导致教学档案的数量和类型不断扩张，加大了高校教学档案的管理难度。
4.档案管理的信息化
当前，高校档案管理中最显著的特点就是管理的信息化。我校从2009年就对学生档案相关资料进行了信息化处理，自行开发并应用了学生档案信息化管理系统，同时，网络中的一些先进技术比如城市云等都可以运用到高校档案管理中，使得档案管理工作越来越趋向于无纸化和集中化。
二、高校学生档案管理存在的问题
1.档案管理技术落后
面对高校每年上千万的注册新生，档案室的档案管理技术显得尤为重要。档案管理人员一般是高校临时人员调动，档案的管理技术水平较为落后。档案管理工作主要是新生档案的归档、档案查询、档案的调离。档案的归类采取传统的编号、索引、查询。尤其是对于纸质材料的大学生档案，每次调档、查看档案等行为要重复打开档案再密封存档，对档案袋及档案内容的破坏不可避免。
2.安全性有待提高
学生毕业时大学生档案一般由学校代为转发，由于邮寄存在着受潮、丢失、破损等风险，另外部分高校将已经考取研究生、考取公务员、就业单位接收档案的学生个人档案直接交由学生代转，大学生档案的安全性难以得到保障。此外，缺乏对电子档案管理的风险评估体系。高校的电子档案管理除了应该有安全软件防护，还应该建立相应的风险评估体系，预知档案管理中将会出现的风险，减少安全漏洞，并且做出应对风险的多个应急方案。但是，目前的高校电子档案管理很少建立风险评估体制，无形中增加了档案管理的风险。
3.硬件设施不足
随着科学技术的进步，计算机网络技术在学校档案管理中也得到广泛的应用，但是大多数学校还是运用落后的方式来管理学校档案，如手工收集，却很少有学校运用计算机网络技术来管理学校档案。同时，档案的查阅、借阅等服务环节功能不完备，所以使得检索档案的方式非常繁琐，这样学校档案管理人员的工作效率也会大幅度降低。
学校档案真实地记录一个学校的各方面的发展足迹，但是现在许多学校没有按照标准去建造档案室，各种档案设施陈旧老化，档案室的管理条件比较差，对档案的保管使用效果造成严重影响。部分档案存放室由于不通风、不防潮、不防霉、不防盗、不防火等因素，易致使档案材料遭到破坏甚至缺失。同时保管档案的设备参差不齐，难以满足新时期档案多元化的需求。档案的随意放置也给档案管理工作增加了难度。
三、高校学生档案管理工作建议
针对大学生档案管理工作存在的一些缺失，国家应当硬性通知并通过财政补贴要求各高校建立专门的大学生档案管理中心，专门负责学生档案的存储、查询、接收和调离工作。并且通过竞聘等形式录取具有数字化图书管理经验的人员将大学生档案管理工作数字化。建立学生电子档案，记录学生档案中包含的全部材料清单及电子影印文件，方面档案的电子查询。引进新的大学生档案存放制度，例如采用数字化方法，将大学生档案全部寄回原籍，采用数字化方法记录档案的全部内容，相关单位需要用到大学生档案时采用电子传送的方式取代传统的邮寄方式，提高档案的存放安全性及档案调取查阅的效率。
1.改变档案管理模式，适应成人高等教育事业改革发展的需要
在当前科技迅猛发展，知识经济和信息化浪潮日益临近的背景下，高校建设出现新局面，原有的档案门类、数量和内容远不能满足教育发展的需要。随高校教育改革和发展形势的需要，档案工作重点应从以往收集、整理、保管为主转向以开发、利用和服务为主，提高档案的利用，扩大服务功能，高校学生档案工作是学生教育的信息资源，只有重视开发利用，不断拓展业务范围和服务领域，才能充分发挥信息资源的优势。
2.加强档案管理人员的队伍建设，提高档案人员的业务素质
若要实现高校学生档案的科学化管理，关键是要提高档案管理人员的素质。首先要注重提高档案管理人员的政治素质和职业道德修养，使其热爱档案管理工作，有强烈的事业心、责任心和良好的职业修为。同时要加强档案管理人员的业务技能培训，不断为其提供接受继续教育和提升职称的机会，更新专业知识，通过系统学习，使其在专业的深度和广度上有较大提高，在管理实践中具有信息收集、加工、存贮、传递的能力，能积极开展档案利用工作，为高校的发展和评估提供材料资源。只有这样才能满足新形势下高校教育发展和改革创新工作的需要。
3.加强电子档案存储设备及网络安全性
加强电子档案存储设备及网络安全性，首先保障存储设备的安全，专机专用，定时进行软硬件更新升级，定期对设备维护;定期对存储文件更新备份;通过网络防火墙、身份验证、数字签名、病毒预防、严格规定读写权限加强电子档案在存储处理过程中的安全性，确保电子文件在存储、传输过程中的安全、保密。要不断改进现代化管理手段，努力提升档案的安全保护水平。
参考文献：
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【论文摘要】教学档案是在教学管理和教学实践中形成的对学校有价值的材料;文章从高校教学档案的内容、教学档案的特点、教学档案管理中存在的问题等几方面论述了对高校教学档案的规范化管理的重要性和必要性。
【论文关键词】教学档案规范化管理
高等学校教学档案是在教学管理和教学实践中形成的对学校有保存价值的文字、图表、声像等材料,其内容非常丰富。高校的教学档案从一定程度上来讲它是反映学校教学管理水平和教学质量的一个重要标志。是学校教学工作的真实记录,高等学校教学档案的规范化管理是提高高校教学质量的重要保障,故加强高校教学档案的规范化管理势在必行。
1系部教学档案的内容
(1)综合类:主要有上级教育主管部门下达的有关文件;学院规划实施计划、教学要点、教学工作会议的记录、简报等材料;学院制定的各种教学制度、规定、办法、条例以及教学工作的文件;教改项目的立项报告;教学工作的数据统计、分析资料;每学期评教评学的相关材料及教学检查的记录、总结。
(2)教学管理类:教师教学有关规程、教学工作检查、评估有关材料;教师教学任务安排及开课有关资料、教师教学情况调查表、教学质量检查、师资建设规划、实施情况,教师进修培训材料;学籍管理材料;学籍变更材料;课程安排表、学年校历。
(3)教学业务类:重点课程及一般课程建设的规划、实施方案、总结等有关材料;培养方案、课程标准、教学进度计划、教学任务书、教学日志等有关资料;教材建设、教师自编或主编教材及使用教材的目录;教师制作的CAI课件等资料;优秀教师讲课的典型教案、教学模型、标本,青年教师教学比武材料;教学实习有关材料;各种考试试卷及试卷分析材料;学生的毕业论文及评审意见;学生在校期间发表的论文和获奖有关资料,考研相关材料;教师业务档案;教学仪器设备材料等。
(4)教学研究类:各类教改项目及科研课题的立项申请书、实施计划、成果及总结以及获奖的申报材料和奖状;获院级以上的教学成果类的申报材料及奖状;教师发表的教学研究论文目录。
2教学档案的特点
教学档案是教学活动的客观反映和总结,故除具有一般档案的属性外它又有自己的特点:
(1)内容广泛:一方面学校办学规模越来越大,招生形式越来越多样化,办学领域不断拓宽,新学科、新专业不断涌现,使得教学档案的内容也越来越广泛;另,教学内容越来越丰富,高校除了设置相应的德、智、体几方面的课程外,随着专业的增多,多学科互相渗透、交差不断加强,使的教学内容多学科性越来越明显,与之相适应,档案材料也越来越丰富。
(2)材料来源较分散:高校教学档案来源于上级主管部门和学校两级教务教学活动,即有上级和学校下发的有关教育教学的有关文件,又有主管教学的教务部门形成的关于教学改革、培养方案、培养目标、学科设置、课程安排等方面的材料,同时还有系部在日常教学中形成的教学档案。
(3)归档时间不同:文书档案是按年度归档,而教学档案是按学年度进行归档的,归档时间从上一年的9月1日到当年的8月31日。
(4)高校的教学档案统一按国家教委办公厅的《高等学校档案实体分类法》进行。
3教学档案管理中存在的问题
(1)材料收集较困难:因部分教学人员对档案管理工作的认识不足,认为教学科研成果是自己在教学过程中取得的,应该由自己来管理,担心材料会遗失,或担心档案部门立卷归档后自己利用不方便。故对上交档案材料有抵触情绪,使的收集起来,有一定困难。
(2)系一级的管理困难:由于系部无专门的档案管理人员,故材料的收集、整理、移交都是由教学秘书兼着,由于有些教师不配合,就会造成资料的不完整和档案材料的不延续性。加上有些系部认为系部的主要工作是教学,对档案材料只要用时有就可以了,无须按什么规则整理归档,导致教学档案整理、分类缺乏统一的执行标准,使得教学档案整理、分类缺乏系统性与关联性。
(3)资金紧缺:系部收集到的材料并不能马上移交,因经费不足有些系部连一个像样的档案柜都没有,故造成档案材料收集整理后与移交前这一段时间无处可放,容易遗失而选成档案材料的遗失。
(4)人员紧缺:一般高校系部都无专职档案管理员,由教学秘书兼任,而教学秘书的主要精力在教学上,加上大部分没有受过档案专业培训,因而少有精力去将教学档案收集整理完整,这样将造成教学档案整理分类缺乏系统性、准确性,致使移交到档案馆的材料不规范,给今后的利用工作带来极大的不便。
4加强教学档案的规范化管理
(1)从系部教学档案管理方面存在的问题出发,各系部由于档案工作规范化程度低,管理不到位,系、教研室两级档案管理、存档部门职责不明,归档机制不健全,导致文件材料重复归档、不归档、漏归档现象较为普遍,亟需在科学划分系部档案类目的基础上,明确系、教研室档案的建档、存档和管理职责,加强对系、教研室档案工作的指导和对档案管理人员的业务培训,定期开展对系部、教研室档案工作的指导与业务培训,定期开展对系部档案工作的督查,提高信息服务的针对性与实用性,加速高校档案信息化建设。
(2)档案材料应当随时收集、随时整理档案工作应当形成一种周期性的自查、自评、整改和自建的长效机制,以此为档案管理日常运作机制提供质量上的监控与保证,避免把问题都积压到一件中心工作来临前仓促解决。
(3)完善档案制度建设,据《高等学校档案实体分类法》和本校的具体情况制定统一的档案管理办法和分类体系,使档案分类走上统一化、标准化。
(4)归档要求:凡需归档的教学文件材料,必须遵循教学文件材料的自然形成规律,保持归档材料之间的联系,据便于保管和利用的原则进行系统整理;尽量采用原件,规格相对统一;一般用计算机打印,不能打印的则要求用碳素墨水或蓝黑墨水书写,字迹要工整,图文清晰,并装订成册,以利长期保存;教学档案材料一般要求长期保存。教学日历、教学任务书、课程安排表、学生实习有关材料、教学检查座谈记录、听课记录、学生毕业论文(设计)、各种考试试卷、实验报告等则要求保存五年以上;教学档案管理人员应于每学期期末对本单位的教学档案进行及时的清理与归档。立卷人应按文件材料自然形成的规律和便于利用的要求,进行系统整理、组卷、并编页号、卷号(盒号),填写卷内目录、备考表,拟定案卷标题,注明密级和保管期限,并于每学年度结束后对所有教学档案进行汇总,装订后,按学年度排列进柜管理存档。
(5)收集工作必须贯彻集中统一管理的原则,遵循教学档案的自然形成规律,按归档范围分类收集;必须保证归档教学文件材料收集的完整性、准确性、真实性、系统性;所收集的教学文件材料按各大类的分别积累,进行预立卷,并按时间先后顺序排列。
(6)利用现代办公技术,实现教学档案现代化的管理。随着高校教育体制改革的深入,教学管理人员工作量不断增大,如果仍依靠长期沿袭的手工方式去处理日常教务工作和管理教学档案,就不可能从繁杂的事务中解脱出来。故利用现代办公手段,实现教务档案的电子化、网络化管理,有利于减轻工作人员劳动强度,缩短劳动时间,提高档案管理的工作效率。
参考文献
[1]邓绍兴,陈智为.档案管理学.中国人民大学出版社,1999年.
论文摘 要: 科研档案是高校档案的重要组成部分，反映了一所高校具备的学术水平和实力，但是新建本科院校由于自身发展过程中的诸多问题，使得科研档案管理水平滞后。本文在分析新建本科院校科研档案管理存在的问题的基础上，提出了加强新建本科院校科研档案管理的有效对策，以期能提高科研档案的管理水平。
高校科研档案是高校在科研管理和实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表及声像载体材料，是高校科研活动的真实记录，在科研工作中发挥着知识储备的作用。随着高校科研事业的不断深入和发展，科研档案在高校发展和建设中的作用地位越来越突出。但对于20世纪末后建立或升格起来的普通本科院校来说，由于本科办学历史不长，科研能力和学术水平较低，对科研档案管理的重要性认识不足，使得科研档案管理水平滞后，无法保证科研档案价值的实现。因此，研究分析科研档案管理中存在的问题，探讨解决问题的途径，对于提高新建本科院校科研档案整体管理水平，发挥科研项目档案的利用效益，更好地为教学和科研服务有着积极的意义。
一、高校科研档案管理的作用
1.有利于促进高校科研工作的发展。在知识经济背景下，信息与知识成了发展的最重要的因素。无论哪个行业，能否持续发展，在很大程度上取决于是否拥有足够的知识，只要拥有足够的知识，就能够更快地获取知识，就会在知识经济时代获得成功。高校是创造知识和传播知识的场所，是教学科研中心，而高校科研档案又是教学、科研知识资源的存储载体，详细记载了高校科研活动的全过程和具体成果，是学校教育改革与科技知识资源的重要组成部分。它汇集了学校教育、科研的最新成果，为学校科研人员开展科研提供了背景资料和所研究领域的最新成果。从这个意义上说，完整、系统、准确的科研档案对科学研究是必不可少的。
2.有利于促进高校科研管理的决策。科研档案具有依据凭证的功能，它直接反映了高校科研活动的原貌与进步，真实反映了学校的科研水平及办学实力，是高校提高科研管理水平的基础和前提。有效地管理好科研档案，可以为学校领导和科研部门的工作决策提供重要凭证和依据，实现科研管理的科学化、规范化、现代化，促进高校科研工作的持续发展。
3.有利于促进科研成果的利用和推广。科研档案管理不仅仅是将科研材料整理、分类和保管，而是归档后的再利用，以实现科研成果的经济效益和社会效益。有效地管理好科研档案，既可以完整、准确、系统地记录科研活动的全过程，更为重要的是也为进一步的项目研发和成果推广提供技术资源，从而实现科研成果的经济效益和社会效益。
二、新建本科院校科研档案管理存在的问题
高校科研档案具有成套性、阶段性、集体性、专业性强、载体多样、内容多、范围广等特点。这些特点对科研档案的管理提出了很高的要求。但是，由于新建本科院校基础弱、管理意识不到位等原因，虽然科研工作得到了快速发展，但是科研档案管理工作却存在着种种弊端，影响了科研档案的质量及开发利用。
1.档案意识薄弱，科研档案管理的重要性认识不足。为提高竞争力，新建本科院校都把大量的精力集中用于校园基础设施建设，提高教学质量和科研水平之上，却忽视了档案工作的发展，档案意识薄弱，没有认识到档案工作在学校发展中的作用，使得学校档案事业严重滞后于其它各项工作。在这种环境影响下，各级领导、科研人员和科研管理部门往往忽视了科研档案管理的重要性，没有认识到科研档案管理在整个科研工作中占着举足轻重的作用。首先，受传统观念的影响，部分科研人员认为只有学校管理性的文件才能作为档案管理，从而轻视研究过程中档案资料积累、归档工作，往往把它们排斥在档案管理之外。其次，部分科研人员没有认识到自己是科研档案的主体，只重视科研项目的申报、立项及科研成果的发表、获奖，认为归档是档案管理人员的事，与己无关;或者认为在科研过程中形成的材料属于个人资源，是否归档无关紧要，担心交到档案部门后给自己查找利用带来不便而不愿意上交。再次，科研管理部门重视的是项目的申报、评比，追求的是项目数量、经费的增加，只要科研材料不会影响到项目的申报、鉴定、评比即可，并不对科研档案的归档提出明确、具体的规定和要求，从而使得科研人员只片面强调科学研究的重要性，对科研档案工作的投入不足，重视不够。
2.归档材料质量不高，科研档案原始性、完整性、系统性差。高校科研档案收集的准确性与完整性是保证归档材料质量的前提。一套完整齐全的科研项目档案应包括科研准备阶段的项目申请书、审批文件、论证材料、项目计划任务书、开题报告和相关协议等文件材料，研究实验阶段的原始记录、实验报告、计算材料等文件材料，总结鉴定验收阶段的工作总结、结题报告、论文、专著、结题鉴定等材料。部分科研项目档案还包括申报奖励阶段的成果材料、奖励申报与审批材料、获奖材料、推广应用阶段的转让协议、推广应用方案及推广应用的经济效益和社会效益证明材料等。然而，在新建本科院科研档案的实际归档中，无论是纵向科研项目，还是横向科研项目，其归档的材料都普遍存在着依据性、结果性文件多，科研记录少;文字材料多，磁盘、光盘、照片、实物少;复印件多、原件少等的问题。这些问题直接影响了科研档案的系统性、完整性、原始性，使得科研档案的价值大打折扣，最终不能有效地开发和利用科研档案。
3.管理制度缺失，科研档案归档工作的职责不明确。目前，新建本科院校大都根据《中华人民共和国档案法》、《科学技术档案工作条例》、《普通高等学校档案管理办法》等相关法规，结合各单位实际，制定了相应的科研档案管理办法，坚持由科研课题(项目)立卷的制度，再由科研管理部门对项目档案进行检查验收，然后在一定期限内由科研管理部门统一向学校档案部门移交。这种模式也是比较易于落实科研档案的“三纳入”、“四同步”管理。但是，在实际工作中，各高校制定的管理办法往往不具体，未明确科研档案管理过程中科研管理部门、科研档案管理员、课题负责人的职责，科研管理部门对课题文件材料的形成和积累的管理把关不严，科研人员不配合，科研档案管理员交什么收什么。有的学校虽然也有“三纳入”、“四同步”的制度，但在实际操作上困难重重，科研管理部门、档案部门之间缺乏统筹协调，科研管理部门把工作的重点和核心放在立项、经费及成果管理上，科研档案的管理往往由于事务性、琐碎性的特点而不受重视;档案部门由于不是科研工作的管理主体，又缺乏相应的配套措施和有效的制约手段，对科研档案的监管力度很小甚至无力监管，使得科研档案“三纳入”、“四同步”制度形同虚设，科研档案归档管理处于失控状态。
4.工作意识落后，科研档案归档工作的业务指导不到位。长期以来，高校档案部门都处于封闭状态，“藏在深闺人未识”，内无动力，外无压力，工作缺乏竞争和创新，只注重移交后科研档案的管理，忽视了对移交前的科研材料建档工作的业务指导、监督和检查，基本上处于你交多少、我管多少的情况。而科研人员、科研档案管理员没有经过正规档案管理教育与培训，专业性不强，业务素质偏低，对科研档案归档的内容不明确，对归档范围把握不准，再加上他们还要承担其他大量的工作，投入到档案管理的时间有限，而档案部门业务指导又不到位，难免不影响到项目材料归档的质量和数量。
三、加强新建本科院校科研档案管理的对策
为确保科研档案的完整、准确、系统，提高科研档案质量，针对目前新建本科院校科研档案管理中存在问题，我们必须采取一系列的措施加强科研档案的管理，充分发挥科研档案为教学和科研工作服务的重要作用。
1.增强档案意识，提高科研档案形成者归档工作的主动性。档案意识是人们对档案及档案工作的认识，以及以这种认识为基础形成的对档案和档案工作的思想观念，它是档案工作存在和发展的基础。因此，科研档案管理水平的提高，增强全校师生档案意识尤为重要。首先，档案部门要经常向学校领导汇报档案工作，争取学校领导和科研管理部门领导的支持，将科研档案管理纳入科研工作的程序和检查内容，增强科研人员对科研档案的责任意识。其次，学校档案部门要利用各种场合和机会深入宣传《档案法》、《科学技术研究档案管理暂行规定》、《普通高等学校档案管理办法》等档案法规及档案基本知识，让档案贴近教职工，提高科研人员档案法制观念，使大家认识到科研档案管理工作的重要性，从根本上理解、支持、参与科研档案的归档工作，主动承担科研档案归档的职责。再次，档案部门要改变“重藏轻用”的旧观念，积极开发科研档案信息资源，编制各种检索工具和专题目录，为科研人员利用提供方便。“润物细无声”，科研人员逐步认识到科研档案在教学、科研中的重要作用，就不会产生抵触情绪，反而会主动支持和配合科研档案归档工作。
2.完善管理制度，促进科研档案工作的规范化。《高等学校档案工作规范》中明确规定:“科研档案必须实行集中统一管理，确保完整、准确、系统和安全，便于开发利用。”《高等学校档案管理办法》也规定:“科研类档案应当在项目完成后两个月内归档，并且个人对其从事科研活动所形成的各种载体形式的档案材料，应当按照规定及时归档，任何个人不得据为己有。”为此，新建本科院校应坚持集中统一管理的原则，理顺档案部门、科研管理部门、科研人员之间的工作关系，明确各级各类人员在科研档案工作中的职责，建立行之有效的科研档案归档制度和模式，使“三纳入”、“四同步”真正落实。制度应包括科研项目从开始到结题的过程材料的管理，明确所有科研项目档案归档的操作方式，如项目档案的收集内容、整理方法、立卷方式、归档时间、保管程序和提供利用等，这样才能使各个业务环节都有章可循，从而促使科研档案管理工作朝着制度化、规范化方向发展。此外，还应该采取一定措施，把科研档案的归档情况与科研项目的验收、成果申报挂钩，在课题验收时，要由档案部门对归档材料进行审查，凡是归档材料不完整的不予项目验收、报奖，从而保证科研档案的质量。
3.加强跟踪收集，实现科研档案归档工作的全程监督。在实际工作中，由于大部分科研人员还肩负着繁重的教学任务，投入到档案管理的时间有限，难免在科研档案的材料积累和收集上有遗漏或对应归档的材料把握不准，导致归档材料的不完整、不准确。因此，档案部门不能只注重移交后的档案管理，而应根据科研档案形成的特点，坚持前端控制的原则，提前介入，将科研档案的跟踪收集工作贯穿于科研活动的全过程，才能真正保证科研档案的完整、准确、系统。在计划管理、课题管理、成果管理等阶段，档案部门应同科研管理部门、科研项目人员加强联系，密切配合，及时了解和掌握科研课题的整体进程，指导和协助科研人员将整个科研活动中有价值的文件材料收集齐全，确保科研档案的质量。
重大、重点科研项目及高级别获奖成果最能反映出一所高校的科研能力，但由于新建本科院校缺乏科研竞争力，争取到的重点、重大科研项目凤毛鳞角，其所形成的科研档案资源既是学校科研能力的历史见证和进一步提升科研能力的基础，又是新技术、新创新的基础，对学校有重大意义。这些科研项目，往往研究周期长，涉及范围广，研究人员多，档案内容复杂多样，甚至还包括若干科研子课题，如果仍按一般课题一样进行收集归档，极易造成档案材料割裂的现象。因此对重点、重大科研项目应从立项起就实行课题组预立卷归档，配备专门的档案管理员参与全程，从科研材料形成之始就注意收集整理，以免遗漏，确保重点、重大科研项目档案的完整、系统、准确。
4.提升档案管理者综合素质，强化为科研档案工作服务的能力。人的素质是关系到工作成败的最重要的因素，因此科研档案人员综合素质的提高是做好科研档案管理工作的根本保证。一方面，科研档案的特点，要求档案人员要有较为广博深厚的知识基础，系统学习档案学概论、档案管理学、科技档案管理学等理论知识，还要不断扩展知识领域，优化自身的知识结构和能力结构，掌握国内外先进的科研档案管理方法和技术，具备科研项目管理知识，熟悉科研项目档案的来源情况和产生工作规律。唯此，档案人员才能具备较高的综合素质，增强科研档案工作服务能力。另一方面，档案部门要转变观念，克服“坐等上门”等传统封闭的工作意识，树立服务意识，积极开展对科研人员、科研管理部门兼职档案员的业务培训，使他们熟悉科研档案管理工作的各个业务环节的基本技能;主动加强与课题组、科研管理部门的沟通协调，指导科研人员、兼职档案员做好平时的预立卷归档，定期检查或抽查立卷归档工作，逐步提高科研人员、兼职档案员的业务水平和工作能力。
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论文摘要：由于人事档案真实地记载和反映干部个人经历、政治思想，品德作风、业务能力等，是干部个人自身成长历史的真实记载，为学校党的组织工作、人事工作的决策提供了可靠的依据，为学校合理分配使用人力资源提供了可靠的信息参考。随着我国政治、经济体制改革的不断深入，学校人事档案出现了许多新情况，新问题。人事档案工作面临了不少新的挑战，档案工作如何与时俱进，加快发展，更好地为党的组织、人事工作服务，笔者结合几年来档案管理的实践，就学校人事档案的管理工作谈谈几点体会。
一、人事档案的定义
人事档案是组织人事部门按照党的干部政策在培养、选拔和任用干部等工作中形成的记载干部个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作业绩等内容的文字材料，并按有关规定进行整理后组成的，是考察了解和正确选拔使用干部的重要依据。
二、人事档案管理存在的问题
人事档案制度自20世纪50年代产生以来，作为一项常规性的公共管理工具对中国的信用建设、干部管理、国家安全、福利分配等方面作出了不可磨灭的制度性贡献。但随着改革开放的进程加快和社会主义市场经济的纵深推进，传统人事档案制度的身份性和体制性弊端也显露无遗。“死档弃档”、“虚假档案”、“人质档案”、“人档脱节”、“档案克隆”等现象也日益增多，其“二元化人事体制结构”所形成的“人才壁垒”、“单位封闭”、“制度交易”、”身份阻隔“等负功能愈加显现，在一些人的心目中人事档案已经沦为“鸡肋”——食之无味却弃之可惜，其制度性生存愈发尴尬。因此，传统人事档案制度必将走向终结，新的、科学的人事档案制度必将走向前台。根据全国人才工作会议精神，要促进人才的合理流动，必须进一步消除人才流动中的城乡、区域、部门、行业、身份、所有制等限制，发展人事业务，改革户籍、人事档案管理制度，放宽户籍准入政策，推广以引进人才为主导的工作居住证制度，探索建立社会化的人才档案公共管理服务系统。作者认为，人事档案及其制度的公共政策创新必须沿着契约化、社会化、电子化和法制化的方向发展，也就是说契约化、社会化、电子化、法制化是人事档案制度创新的必然路径。
内容上，立卷不够规范，案卷质量不高。一是档案材料内容填写前后不一。“三龄一历”（年龄、工龄、党龄、学历）记载多样，个别干部的“年龄越填越小，参加工作时间越填越早，文化程度越填越高”。二是档案用纸规格不一。虽然规定档案材料要统一使用16开办公用纸，但现行的公文材料大部分是A4纸，高等院校印制的学历材料绝大部分也是A4纸，纸张大小不同，致使有的表格印制超过装订线，给立卷归档工作带来了麻烦。三是材料归类不准确。有的不该归档的材料归了档，而该归档的零散材料却没有及时归档。四是档案材料短缺。如表彰和处分材料散失较多，有少量的履历表、自传等未盖人事部门公章。另外，随着时代的发展，干部人事档案中有些陈旧的信息内容已不能满足企业发展的需要。如记载个人履历、社会关系、政治面貌等基本情况的内容多，而反映个人工作能力、技术特长等方面的内容少，这些都会直接影响到案卷质量。
使用上，技术手段滞后，运行效率较低。在整理档案过程中，有的单位没有启用干部人事档案电子信息化管理系统，大部分是靠手工操作，费时、费力，效率低，与行业整体的现代化、信息化、科学化管理水平不相适应。
三、笔者关于人事档案管理的建议
保持人事档案工作的高质量，就必须要有科学的管理方法。传统的管理方法在一定时期有它的科学性，但随着形势的发展和干部工作对人事档案管理工作要求的变化，就会显现出它的局限性。因此，目前的人事档案的管理必须紧跟干部工作的需求，实现管理的规范化和信息化：
1、实现档案材料收集、归档和鉴别的规范化。干部人事档案管理质量的提高，重要一条就是要及时收集和补充档案材料，而材料收集、归档、鉴别是否规范化将直接影响进档材料的质量，对收集到的档案材料，从手续是否完备，表述是否准确、精炼，观点是否明确等方面进行认真细致的鉴别，对于不符合要求的及时退回，限期纠正再归档，对于不属归档范围的材料，及时退给有关单位，做到不散失、不积压。
2、改进档案的检索与查阅方法，实行计算机管理，提高档案管理的信息化。对干干部人事档案的检索，无论是采用“四角编码”法还是“笔形编号”法均是利用姓氏检索的方式进行，这两种方法均有一定的科学性，但用记起来费时，用起来繁锁，工作效率低。为提高效率，可考虑采取以英文字母的顺序号进行编排，便于记忆，利于查找，提高速度。同时，为提高档案管理水平，可以采用计算机管理人事档案信息，研究建立两个系统：检索系统和利用系统。同时，运行干部人事档案原件管理系统，使查档人员利用计算机在不接触干部档案的前提下查阅干部档案原件，不仅可以提高查阅档案的速度，同时也有利于干部人事档案的保密和安全。
3、分类管理。国家公务员的档案由组织人事部门按管理权限建立并管理；其余人员的档案，则打破身份、学历、职称、行业、地域等各种限制，由政府人事部门所属人才交流机构建立并统一管理。
4、人事档案管理机构实行许可证并年检制度。制定硬件、软件标准，并加强执法检查；同时，档案管理人员也要进行培训并实行资格证制度，并定期考试更新知识。统一服务标准和收费标准。
5、利用现代化管理手段。人事档案管理也要与时俱进，不断学习掌握现代档案管理理论与新技术的运用，开拓创新，开发新手段，加大投入，对人事档案实行动态化管理和维护，开发研制人事档案管理软件，建立数字档案和多媒体档案，并实行联网，通过现代化手段建立人才信息收集、反馈和跟踪系统。
只有与时俱进，注重档案的服务性，才能提高档案的利用价值，牵一发而动全身，人事档案管理制度的改革、信用业绩档案的建立必将使人事档案焕发新的生机与活力，必将使社会生活中的诸多问题不攻自破、迎刃而解，必将为社会经济的发展提供强有力的保障。
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关键词：学生档案； 信息管理系统
中图分类号：G434 文献标识码：A 文章编号：1006-3315（2013）02-129-002
数字档案馆具有馆藏资源数字化、信息组织与传输网络化、服务范围扩大化、信息资源共享化、信息检索便捷化等诸多特点。随着信息技术日新月异的发展，高校建立数学档案馆势在必行。信息数字化能够使档案管理更加现代化、档案电子及信息查询更加便捷等。而档案信息管理系统作为数字档案馆的基石，更发挥着不可替代的作用，可以说数字档案馆的大多数服务都是建立在档案信息管理系统之上的。
所谓系统，就是在一定条件下，由相互作用、相互依赖的若干组成部分结合而成的，并具有特写功能的有机整体。从一般意义上讲，系统由输入、处理、输出、控制与反馈的四个基本部分组成。在系统理论中，系统分析是指对系统性能的理解。系统最佳化是系统设计成综合的内容。系统工程即用教学方法进行系统分析或优化，把传统的组织管理工作总结成技术并使之数值化。用系统工程来分析系统问题是比较科学的，利用系统工程这门学科的概念和原则，来进行人事组织管理方面的工作，是实现人事管理现代化的重要途径和有效手段。
河北金融学院学生综合信息档案管理系统开发，对学生端口的服务进行了增加，学生不仅可以方便的查看自己的成绩单，还可以打印出自己的成绩单，也可以直接查看自己的档案信息。对于管理员而言，实现了批量导入的功能，方便管理员管理。
一、河北金融学院学生档案系统可行性分析
河北金融学院学生综合信息档案管理系统采用的环境是MySQL，MyEclipse和tomcat6.0，需要的技术是JAVA，JSP，SSH开源框架的开发。JSP对于在Web应用中集成JavaBean组件提供了完善的支持，SSH开源框架，分为action层，Dao层，pojo层和service层，他们各个层控制和执行属于自己范围内的功能，彼此之间互相调用。本系统的页面是JSP页面，只有在登陆的时候用到了静态页面的特效。同时作为一个开发人员，需要熟悉JDK和JRE的路径配置。由此可见，该系统在技术上具有可行性。系统的开发基于本人对程序开发以及学生的实践学习而来，无需资金投入，并且系统开发过程投入的成本不高，因此经济上是可行的。
二、河北金融学院学生档案系统功能设计
通过对目标系统的分析和研究，做出了河北金融学院学生综合信息管理系统的总体规划，这是全面开发系统的重要基础。在对河北金融学院学生综合信息管理系统全面分析调查的基础上，制定出河北金融学院学生综合信息管理系统的总体规划。
1.院系管理模块
院系管理模块包括了院系的浏览，可看见院和系的浏览。院系的添加，在添加的时候对其进行了一下限制，就是所添加的系必须从属于已经存在的院，在添加系的时候不可以手动输入院的名字。院校的添加，就是单纯的增加一个新的院。
2.学生信息管理模块
此模块的信息并非是学生信息的全部，其和学生的信息放在一起才是学生信息的全部。在这个部分实现了图片和论文的上传，而且还可以对上传的论文进行下载。实现的时候，强制了上传的论文的格式为“.zip”的形式。这个模块的信息显示的时候，不是单一从数据库中一个表调出来，而是分为几个表一起调出来，其满足的条件就是所调的表中的studentID和im_student_info表中的fid一致。
3.课程管理模块
这个模块的信息是针对课程而言，对所开的课程进行了一个大体的浏览，为了方便显示学生的英文成绩单，在新添课程的时候，要求输入该课程的英文名字。同时可以实现对课程的查询，其中部分查询是模糊查询。
4.成绩管理模块
此模块单纯的就是为了管理学生的成绩。其中管理员模块实现了密码的修改，数据的批量导入。而且为了方便，把每页显示的信息显示数设置成一个固定的数值，存放在util下。
三、河北金融学院学生档案综合系统的实现
1.数据批量导入
在batch.jsp的页面对其上传的页面进行的编辑，同时调用
s：form action="uploadExcel.action"，当点击上传时，BatchAction.java类控制上传：
"application/vnd.ms-excel"是控制上传的数据必须为excel表格。
InputStream in=new FileInputStream（upfile）； String uploadPath=ServletActionContext.getRequest（）.getRealPath（UPLOADDIR）；
String fileNewName=new Date（）.getTime（）+"_"+this.getUpfileFileName（）；
File uploadFile = new File（uploadPath， fileNewName）；
OutputStream out = new FileOutputStream（uploadFile）；
然后执行读文件，读文件的时候是一条循环的语句，然而令循环的语句中的i从1开始，因为excel表格中第一行是属性。把数据读进来后先对其进行数据类型的转化，即实体化，然后把数据封装成对象。同时注意了在转化数据类型时，注意double和string的区别，而时间一般为data。在把数据封装成对象时，和其在service层对应的类是相关联的，注意大小写的问题。最后保存在数据库中。
2.课程查询服务
这是一个模糊的查询，令选择框为其赋的值为selectvalue。当你没有选择查询的条件时，selectField的值为0，当你对其赋值后。并在value中给予其值。点击查询后，就会让dao层的数据库进行查询。if（"3".equals（selectField.trim（）））{
hql += （" where imc.chiName like '%"+selectValue.trim（）+"%'"）；
}
这里的3代表着课程的中文名称，因为是模糊查询。所以用like进行查询。
最后通过service层的classservice.java中的getAllCount，返回其查询的值。
资助信息：保定市科技计划资助项目（11ZC001）。
参考文献
[1]陈小春.浅议高校档案信息系统建设[J]群文天地，2012年5月，5期：125-126
【关键词】 技术人员； 业务档案； 疾病预防控制
南平市疾控中心在职职工133人(实有编制160人)，其中卫生技术人员105人，占中心人员的78.9%。高级职称31人，中级职称38人，中级职称以上技术人员占卫生技术人员的65.7%，大专以上学历92人占全中心在职职工的69.1%。设3个职能和11个业务科室。目前承担着疾病预防、控制，预防性健康检查工作及健康相关卫生质量检验，涉及公共卫生相关场所的卫生学评价；负责疾病预防控制信息的收集整理、统计分析、综合评价及疫情报告；开展疾病预防控制相关监测技术的科研、培训、咨询、疾病指导和开展公众的健康教育与促进；负责对生物性、社会性、职业性等因素所致疾病流行病学调查；指导社区卫生服务和初级卫生保健工作；制订南平市疾病控制技术对策和措施，并负责指导和组织实施；参与公共卫生事件调查处理，承担救灾防病工作。因此，要求疾控机构必须拥有一支各类专业人才齐全、技术全面、能快速应对突发公共卫生事件的队伍。如何科学管理和规范建设这支队伍是疾控机构面临的一项重要问题。而加强专业人员技术档案的管理，是实施疾控队伍专业技术人员信息储备和人才发展战略的基础。现将本人就专业人员技术档案收集、应用和管理的一些做法和体会进行探讨。
1 加强档案收集整理是做好档案工作的基础
1.1 建立归档制度，使归档工作有章可循 归档工作是在正常途径下保证档案齐全完整的第一关，归档制度的确立使归档范围、归档时间、归档材料的质量要求得以明确，从制度上建立健全并保障了收归档材料，起到一定的制约作用。
1.2 专业技术人员档案的收集渠道及内容 专业人员技术档案实行个人专档、动态管理，档案管理人员应及时为在编的专业人员建立技术档案。(1)专业技术职务、执业资质证书。(2)学历、学位、职称证书。(3)培训、进修、参加各级培训班取得的各种鉴定及继续医学教育学分证书。(4)社会和学术兼职材料。(5)科研成果、论文、论著、获奖、业绩材料，个人拿到相应刊物及证书，递交办公室存入其个人技术档案。(6)专业技术人员档案材料的收集工作，还要坚持做到两个结合，一是坚持平常收集和集中收集相结合。平时收集，就是注意日常原始材料的积累。集中收集，主要集中在年终考核以及各种考试形成的材料一次性收集；二是组织收集与个人收集相结合。组织坚持日常收集外，对个人取得的一些归档材料如证书、鉴定证书、论文、专著等要及时送办公室归档。
1.3 加强档案管理的设施设备建设 有档案专用库房，实现办公用房与库房“两分开”，库房留有至少3年的档案存放的余地。单位配备了灭火器、空调、密机架等设施。档案柜符合国家和省有关规定，中心还购置了档案软件，使用档案软件对文书档案等信息进行管理，对中心业务档案分为18类，有党群、行政、人事、财务、质量、免疫规划、地方病防治、慢性病防治、鼠防、消杀、学校卫生、环境监测、皮肤病防治、职业病防治类等，具有手工管理所无法比拟的优点。例如检索迅速、查找方便、可靠性高、存储量大、保密性好、寿命长、成本低等[1-2]。
2 专业技术人员档案的整理工作
专业技术人员档案的价值就是为职称评定、评先、评优工作服务的，在整理工作中，必须按档案的要求严格规范。档案整理是档案管理的一项重要内容，就是将处于零乱或零星状态的材料进一步条理化，具体为分类、组合、排列和编目，使之系统化，便于档案的管理和查找。根据平时工作体会，专业技术人员档案的整理应掌握以下原则。
2.1 目录分类清晰详尽 反映专业技术人员技术水平的材料种类较多，大致可分为学历、职称类、技术考核、继续教育、论文、论著类等，按获得的时间顺序将各类中的相应材料排好、归档。
2.2 便于保管和利用 一人一档，并在封面上标明姓名、所在科室、职称，便于保管和利用是档案整理工作的基本出发点和最终要求。整理后的专业技术人员档案应简明清晰，能方便快捷地为职称晋升、考核评先、评优、岗位设置等提供信息服务。
2.3 连续性 从技术人员分配进中心见习期开始，到转正定级、初、中、高技术职务的评定；从执业规范化培训、历年业务水平考核，到历次外出进修学习；从到科研立项、鉴定等各阶段的业务活动，真实地反映了专业技术人员个人专业技术水平的连续变化过程。
2.4 及时性 平时收集的论文、学分、获奖情况等要及时登记，做到专业技术人员档案能够随时反映个人情况。
3 专业技术人员技术档案在疾控工作中的应用
3.1 为疾控机构提供人才信息 这是专业技术人员技术档案赖以存在和发展的基础，领导可以根据人员配置情况，调整或引进充实人才，来满足疾病预防控制的需求。
3.2 做好专业人员技术档案工作 能便于领导及时了解和掌握疾控队伍各类专业人员现有状况，以技术档案为依据，分析技术队伍的专业结构，为制定培训和开发利用各类专业需求人才，实现单位岗位设置提供重要的参考依据，从而可有的放矢地对专业人员进行培训，以提高专业技术队伍的整体素质，提高预防控制疾病、处理各种突发公共卫生事件能力。
3.3 帮助单位人才管理，促进单位改革 要做好单位管理工作，尤其是做好人才管理工作。人才管理的重要支撑就是专业人员技术档案管理。专业人员技术档案管理可帮助单位人才管理。此外人是最具创新力的生产力，单位的每一位员工都是改革发展的宝贵财富，因人而异、用人所长，因此，应在实践中发现人才的同时，也应充分发挥专业人员技术档案的优势，发掘人才，为单位管理者提供参考和依据。
3.4 为实验室能力认可与实验室资质认定等提供服务 中国合格评定国家认可委员会CNAS/CL01：2006《检测和校准实验室能力认可准则》中5.2.5实验室应保留所有技术人员(包括签约人员)的相关授权、能力、教育和专业资格、培训、技能和经验的记录，并包含授权和(或)能力确认的日期。这些信息应易于获取。国家认证认可监督管理委员会《实验室资质认定评审准则》中5.1.5实验室应保存人员的资格、培训、技能和经历等的档案。而这些专业技术档案均是由本单位专业人员技术档案资料提供。本中心的这些资料在平时就由专业人员负责收集、整理、装订成册，比较全面规范。在实验室认可、计量认证及职业卫生资质认证、现场评审过程中，受到了考评组专家的好评[3-4]。
随着社会的发展，专业技术档案管理工作也不再是简单的资料保存，有着丰富的内涵，根据专业人员技术档案自身的特点，在实际工作中不断探索，找一条真正适合本单位情况的管理模式。总之，专业人员技术档案管理是疾控机构综合档案管理的一个重要组成部分，技术档案管理工作展示人员的专业技术水平，体现疾控队伍的医德医风建设，合理开发技术档案的存储及利用价值，实现档案信息资源共享。
参考文献
[1] 邓绍兴，和宝荣.档案管理学[M].北京：中国人民大学出版社，1989:1.
[2] 莫若琦.健全疾病控制机构专业人员技术档案的对策与作用[J].医学动物防制，2008，25(8)：23.
[3] 中国合格评定国家认可委员会.CNAS/CL01：2006《检测和校准实验室能力认可准则》[S].2006.
关键词：计算机网络化；医院；档案管理；对策
中图分类号：G270.7 文献标识码：A文章编号：1007-9599 (2011) 19-0000-01
How to Make the Hospital File Management Meet Computer Network
Wang Bingyu,Song Wei
(Daqing Longnan Hospital,Daqing163453,China)
Abstract:In recent years,with the computer and the rapid development of network technology,the hospital management of archival work gradually shifted from the manual operation of computer network management,this network of hospital records management application status and content of a brief introduction on how to strengthen its records management in the hospital in the application of proposed countermeasures.
Keywords:Computer network;Hospital;File management;Measures
医院档案计算机网络化管理经历了一个从无到有、功能单一向多媒体、网络化发展过程，一定程度上推动了医院档案管理的现代化进程，对医院档案信息资源共享起到重要作用。但由于各种各样的原因，我国医院档案计算机网络化管理方面还不能完全适应我国医疗卫生事业发展形势的需要。
一、医院档案计算机网络化管理应用现状
（一）医院管理人员及医务人员对档案管理工作思想意识上认识不足，重视不够，认为档案管理工作不仅消耗资源，又不能创造直接的经济效益。
（二）传统的手工档案管理过程中检索困难、查准率不足，同时缺项、漏项现象严重，导致计算机录入时导致大量有价值的科研成果不能及时归档。
（三）当前医院档案网络化管理从软件、硬件到管理方式上都存在诸多不足，造成部分珍贵资料遗失。同时档案数据录入工作量大，人手不够，造成大量文件及数据不能及时保存。
（四）部分医院计算机应用水平较低，虽然配备计算机、多媒体并形成网络，但对计算机的应用也只是在手工档案管理基础上进行简单的目录录入，并未真正实现计算机网络化管理。
（五）医院内既懂档案管理，又懂计算机网络管理的专业人才缺乏。
二、医院档案实行网络化管理的内容
（一）文件处理和归档实现网络化管理。把每天收到的各种文件用计算机录入，按照批办程序在医院局域网内传阅，并设定传阅时间和催办时间，大大减少了档案管理部门的工作量，减轻了档案人员的负担。
（二）病历档案实现网络化管理。随着医学事业的发展，疾病谱的不断扩大和新技术、新项目的开展，各种创伤性手术的开展包括腹腔镜、胸腔镜下各种手术的名称进行编码输入计算机，运用计算机综合查询分析功能，将各类手术及疗效情况一一列出，通过局域网反馈到各临床科室，使医务人员在进行科研活动和撰写论文时能及时查阅，同时，通过计算机对病案信息处理加工后再反馈给临床科室，以便他们能总结经验，找出问题，及时改进，进一步提高医务人员的医疗服务水平。
（三）人事档案实现网络化管理。运用现代化手段，准确、迅速地实现人事档案信息尤为重要，根据人事档案的特点，建立和完善人事档案网络化管理，从实体管理向网络管理转变，实现人事档案的动态管理，把日常工作中遇到的问题分门别类，实现查阅统计、档案变更、报表处理、系统维护等多种功能的管理。
（四）医院图书馆实现网络化管理。随着图书馆业务的拓展，业务档案作为知识的结晶和重要的信息资源越来越被人们所重视和利用。对在工作中形成的经验和认识以及在各个环节中自然形成和产生的知识、数据、资料等信息成品或半成品记录下来，形成档案，并通过网络传递来进行知识交流，成为共享知识，将隐性知识转化为显性知识，最大限度地实现档案信息隐性知识的价值。通过对图书业务档案的再整合，为读者提供更快捷、更有价值的信息。
三、档案管理实现计算机网络化的建议和方式
（一）领导重视是关键。档案综合管理是医院现代化管理的组成部分。尽管只是医院主体医疗业务管理的辅助部分，但却是医院领导决策所依据的信息体系。在21世纪科学技术日新月异的今天，原有的档案管理模式在许多方面已经不能适应当前的档案信息化建设。这就需要领导更新观念，提高对档案工作的思想认识；调整档案管理模式，使管理模式从单纯的纸质收集、整理、利用的管理，逐步过渡到计算机网络化管理方式中来，充分发挥档案在医院整体信息化建设和领导科学决策中的作用。只要领导重视和支持，通过档案人员的学习和努力，医院档案管理计算机网络化完全可以实现。
（二）网络设备先行是基础。网络化发展，硬件先行。硬件建设要有前瞻性，要建立一套先进的计算机网络系统和灵活的结构化布线系统。考虑到医院档案管理以数据保存、处理和应用为主，在选择技术和产品时应选择具有一定的先进性、可即时扩展且易于维护的。医院普遍建立了微机局域网络，但微机局域网的建立要立足高起点，富于规划，不但方便内部信息的交流，还应配备扫描、拷贝、打印等系列化配套设备来方便信息的输出利用。建立医院局域网。因为局域网适用范围小，网络独立性强，故其安全性最高。医院档案部门在规范室藏的基础上建立局域网，将文书、病案、人事和图书档案纳入其中，扩建成为医院信息中心，并在中心网络平台上编制一套文书、病案、人事和图书档案管理的自动化软件，主要功能有档案管理、文书处理、电子论坛、网上公布、档案查阅等内容，即医院信息中心档案管理网络。这样，将大大提高办公效率，方便利用者，实现档案资料的在线利用。同时要与各科室签订协议，互相遵循规则，共享档案网络信息。
（三）人员素质的提高是必备条件。计算机技术的发展，特别是网络技术的应用改变着传统的档案管理模式，要求档案人员在网上进行收集、整理、编目、检索、借阅、统计工作。现代化档案管理工作中，档案人员除了具备档案专业知识外，还要具备良好的计算机网络知识及运用操作能力。而目前医院现有的档案专业人员知识结构较为单一，尤其是计算机网络技术的应用能力较低，知识面较窄。因此，档案专业人才的培养也是日益显得重要了。只有通过学习和培训，提高档案干部队伍的综合素质，才能适应计算机技术、信息技术不断发展的需要，才能充分发挥档案计算机管理的优势，这也是当今档案管理现代化发展必须解决的问题。转
参考文献：
关键词：高职院校 教学档案 分类
教学档案是指学校在教学管理和教学实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料总和。科学、系统、规范的教学档案既是高校教学规律的基本要求，也是衡量学校教学质量和管理重要标志。因此， ，对教学档案实体分类进行必要的修订，以适应档案管理现代化的需要。
一、 教学档案分类标准
1、遵循教学工作的规律：高等职业教育办学的明显特点和培养目标，就是培养技能型、应用型人才，由此决定了它的一切必须按教学规律办学，教学档案同样应遵循和反映教学规律。
2.教学档案的特点：教学档案不同于其它类型的档案，它具有很强的专业性和多样性的特点。这是由于教学管理和教学活动是一种很复杂的实践活动，它记录这一实践活动的教学档案内容和载体也是十分庞杂的、形式也是多样的。它不仅除了纸制的教学计划、教学大纲、教材等外，还有录音、幻灯片、课件等记录材料。每个学校在专业设置、课程设置、教学内容、方法等方面各有各的不同之处，它的教学与教学管理活动是一种专业性极强的活动，其书面及其他形式也表现出不同学科教学活动与教学管理的专业性。
二、 教学档案分类
教学档案的框架，设计为九个一级条目，各条目之间既相对独立，又有联系，每个一级条目下面，设有二级条目若干个，有的二级条目下面还设有三级条目若干。按学年度，由院、系、教研室三级分别按电子文件和纸质文件的不同载体进行收集、整理和归档。
具体分类如下表：
第一级 第二级 第三级——教学档案的主要方面与具体内容
教学工作综合类 总体工作 上级文件，本校教育（教学）工作中、长期发展规划、学年（期）教学工作计划、年度目标任务与考核、教学工作总结、奖励、教学工作会议组织方案、筹备情况、会议文件、会议资料、教学工作水平评估方案、实施意见、落实情况
教学改革类 教学改革 上级文件、教改信息、本校教学改革方案、教改课题立项、结项、教改成果、成果鉴定、获奖、推广应用等
教学基本建设类 学科建设 上级文件，本校学科建设发展规划，我校设置的工学、文学、教育学、医学、法学、经济学、管理学、农学、理学等各个学科、学院，以及德育、体育、艺术教育等业务管理部门的有关文件、请示与批复、机构设置、组织名单、重点学科、学科带头人、学科骨干的引进与培养、学术梯队建设、学科建设成就等
专业建设 上级文件，本校专业建设与发展规划、专业教学计划、改革方案、专业设置（变更）的请示与批复，各专业特别是重点（特色）专业的建设发展情况
课程建设 上级文件、本校课程建设规划、制度、课程教学基本要求、教学大纲、试题库、省级和本校（院）优质课建设、课程建设奖励情况
教材建设 上级文件、本校教材建设规划（计划）与实施情况
实验室建设 上级文件、本校实验室建设与发展规划、实验室建设与改造、重点实验室建设、校企（所）合作建设的实验室情况
实习基地建设 上级文件、本校实习基地建设规划、合作协议、合作情况、社会调查报告
教育信息化建设 上级文件、本校教育信息化建设规划、投资情况、设备更新情况；教育技术培训、多媒体教学、网上教学、电子教务、网上办公、人员培训等
师资队伍建设 上级文件、本校师资队伍建设规划、师资培养、进修、引进、奖励等；学校职称评审委员会机构设置及其工作情况
教学管理队伍建设 上级文件、教学管理机构的设置与调整、教学管理人员培训、进修、考核
教学管理类 教学计划管理 上级文件、本校规章、校历、教学计划、教学执行计划教学任务的安排与统计、课程教学进度表、课程表、考试安排表
教学秩序管理 上级文件、本校制度、教学巡视与检查记录、教学日志、考勤表、学生记分册、教学活动场所的分配与管理 教学质量管理 上级文件、本校规章、教学督导、听课记录、学生评教、教师评教、教师评学；教学研究、教学观摩、考试管理（试题及答案、试卷分析、成绩统计与分析）；英语四六级考试、计算机等级考试成绩和其它社会认证的职业资格考试成绩
师资管理 上级文件、本校制度、教师名单、教师分类信息、教研室组织建设与活动；教学任务的安排与统计、教师酬金（津贴）管理、教师服务
教材与教学资料管理 上级文件、本校规章、征订教材目录、自编（合著）教材、讲义；普通教材、电子教材、辅助教材、教学参考书、实验指导、实习指导；教学资料、习题集、优质教案、优秀毕业论文（设计）集、作业（作品）集
实践教学管理 上级文件、本校规章、实践教学环节（实验、生产实习、社会调查、课程设计、毕业实习、毕业设计、毕业论文）的组织与管理、实验与实习记录、实验教学设备登记、财产帐目、实验教学评估
招生类 招生工作 上级文件、本校规章、招生计划（含申请增加计划）、招生简章（广告）；录取新生名单（含首录、补录、特殊录取等）、新生入学档案、新生入学调查
毕业生类 毕业生工作 上级文件、本校规章、毕业生资格审查记录、就业协议书、派遣名单、学历学位证书管理、就业安置情况、毕业生调查、毕业生意见、校友会
学籍管理类 学生注册
分类信息
管理办法 上级文件、本校规章、每学期注册学生名册、学生基本信息分类统计；学籍卡、学籍索引表、学业成绩、操行鉴定、奖惩记录、撤消处分记录；学籍变动情况[升留级、转系（专业）、辍学、休学、退学、复学、参军]奖学金、助学金、贷学金、勤工俭学的文件、实施办法及学生名单；各类第二课堂培训、面向社会培训的学生（学员）名单
课外教育类 科技、文化、艺术、体育、卫生、法制、外语、计算机等多种课外教育 上级文件、本校规章、工作计划（方案）、工作总结；学生素质教育、各类课外教育、校庆、节日（纪念）活动、讲座、学术报告的详细记录（文字、图片、音像）、奖励（含上级、校外和本校奖励的集体奖、个人奖的文件、奖状、证书、奖杯、奖旗等）
体育运动会
活动通知、组织名单（含组委会、运动员、裁判员、工作人员）、竞赛规程、秩序册、开（闭）幕式记录（文字、图片、音像）、竞赛过程、竞赛成绩（含破纪录）、颁奖等
根据高职高专院校人才培养工作的要求，科学地构建教学档案的分类，形成教学档案管理的长效机制，极大地提升了高职高专院校教学档案的水平。
参考文献
[1] 国家教委《高等学校档案工作规范》[z]（1993）
关键词：信息化；档案管理。
中图分类号：K206文献标识码： A
与传统的纸质载体档案管理相比，电子文件、电子档案的管理具有技术含量高、更新快、相关因素多，关联度高等特点，因此电子档案对记录的管理工作提出了更高的要求。档案信息涉及到企业的方方面面，与各个不同的专业信息系统的数据都有密切联系，例如办公自动化系统等，档案管理信息平台就是利用各个不同专业信息系统的数据，实现电子文件与电子档案一体化管理。
一、企业档案信息化发展前景
近年来，送变电工程公司信息化建设发展很快。办公自动化、无纸化等事物的出现，使档案的生成方式发生很大变化。诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和网络中进行，这样档案的前身必须以机读文件为主要形态，那么档案也自然以机读形式存在，这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着企业将面对更多的机读形式以磁盘为载体的档案。在企业管理中，生产调度、安全监察、工程建设、招标投标、技术图纸、人事管理、企业文化等方面，产生的大量的信息需要归档，对这些档案信息及时搜集整理，是档案工作者义不容辞的责任。 在此基础上，“去粗取精，去伪存真”，使得机读形式的档案信息具有系统性、真实性，不失时机地为企业管理者提供有价值的档案信息，为企业又好又快地科学发展提供更为完善的服务，这是信息化条件下企业档案管理工作发展的新趋势。
二、企业档案信息化建设的意义
“档案是历史的原始记录”，这种记录就是一种信息。 但是要弄清信息化中的信息不仅仅限于档案本身的记录信息，它还包括将原始信息进行处理后与其他信息形式融合形成的更广泛的信息。笔者认为，企业档案信息化的内容应该有两方面:一是，狭义上的信息化，就是将档案自身的内容信息化；二是，广义上的信息化，是将企业档案信息与社会政治、经济、文化等方面的信息进行融合处理的信息化。 所以，企业档案信息化建设的目标就是在现代化的技术条件下，一方面促进企业档案本身信息进入社会交流系统，在社会中广为传播，另一方面就是将企业档案中的信息与其他社会信息形式融合使用， 在社会中传播，广泛地服务于企业和社会。当然这两个方面的目标并不是孤立的，而是相互联系，相互促进的。因为档案信息一旦广为社会大众利用，狭义的档案资源信息化，必然与社会发生普遍的联系，必然要与社会中的其他信息交融而广泛地交流和传播，形成另外形式的信息，即广泛意义的档案信息化。
三、信息化推动传统的档案管理模式转变
为做好企业档案信息化建设，这里面有一个对现代化、信息化与数字化的理解问题。其实，对于现代化很早就提出来了，但是对于现代化至今也没有一个权威性的解释。我们国家要实现工业、农业和国防现代化。但是，现代化到底是个什么样子并没有一个严格的界定，随着社会的发展、科技的进步，有一点是大家所共识的，即：早期的现代化是以实体管理为中心，而现在的信息化是以信息管理为中心，前者对应的是工业化社会，后者应该对应信息化社会。前者以工作自动化为特征；后者则以全文信息化为特征。其实这也就是现代化与信息化之间的关系。1997年召开的首届全国信息化工作会议，对信息化和国家信息化定义为：“信息化是指培育、发展以智能化工具为代表的新的生产力并使之造福于社会的历史过程。国家信息化就是在国家统一规划和组织下，在农业、工业、科学技术、国防及社会生活各个方面应用现代信息技术，深入开发广泛利用信息资源，加速实现国家现代化进程”。由此，也可以看出来，信息化是包含与现代化当中，是现代化发展的一种必然形式。
随着电子档案的大量产生，档案工作也必将随之而进入新的历史发展阶段，即：档案管理现代化，而现在的档案管理现代化与过去相比较又赋予了新的含义：那就是以档案管理信息化为核心的档案管理现代化。现在现代化的核心应该是信息化。因此，提倡现代化的同时也提倡信息化。但必需强调的是：档案管理现代化是以档案管理信息化为核心的档案管理现代化。即：适应信息化建设的发展要求，基于档案工作的基本原理，对信息系统中形成的电子文件、数据进行归档、存储和管理，提供有效的全文档案信息网络化服务的新型档案管理模式。有了全文，没有网络，就好比有了马没有鞍一样。所以，我们要提倡提供有效的全文档案信息网络化服务。
在提倡信息化的同时，现在也提倡数字化。但目前有一种观念认为，提倡信息化已经过时了，而应该转为提倡数字化。其实不然，数字化是信息化发展的一种具体形式，现在的文档则多是以数字形式形成文件、在磁光介载体上的保存、在局域网和互联网上运行的模式。同时，将过去的纸制文件转换成电子的数据，我们将其这样一项工作、一种形式称之为数字化。实际上信息化与数字化两者关系应该是信息化大于数字化这么个关系。这就好比路与车的关系一样。
四、企业档案信息化要确保安全性和真实性
实现企业档案信息化，必须建立有效的文件档案管理计算机信息系统，为此要做好以下几项工作：首先，改进和规范在应用计算机条件下文件档案管理工作流程，使之适应档案管理工作的需要；其次，依据文件处理流程进行档案信息化系统软件功能设计；再次，在信息系统中建立完善的内部控制制度，确保档案的安全。企业在电子档案使用过程中，应当充分注意到电子档案的安全性问题。因为随着信息化的快速发展，电子档案涉及范围迅速扩展，数量也急剧增加，特别是计算机网络化的发展，随之而来的问题是如何在网络下防范计算机病毒以及黑客的攻击，确保电子档案的安全。与此同时，还要高度重视电子档案的真实性问题。在实际工作中，由于从电子文件的生成到归档缺乏规范化和程序化管理，相当数量的草稿性电子文件处于自生自灭的状况，多数电子档案与其相对应的纸质档案之间未建立统一的管理方法；加之储存电子档案选用的载体不耐久等原因，影响了档案的完整性、可靠性，从而影响了档案的真实性，企业档案部门要采取切实的技术和管理措施保证档案真实性。
五、提高人员素质适应档案信息化管理的要求
现代化的设备需要人来操作，档案工作信息化需要人来实现。企业档案管理人员必须具备多元化知识背景才能适应要求，因此，建立一支具有现代科学技术知识和业务知识的档案专业队伍是至关重要的。首先，企业档案工作者必须具有多元化的知识结构，现代科学成果在档案管理中的大量运用， 迫使档案工作人员必须学习和掌握理论、文化和管理等有关知识，其中尤为重要的是计算机、网络方面的知识，它们对档案管理实现现代化、信息化具有直接作用。其次，全面掌握档案专业知识，如具备档案学、档案管理学、文书学、目录学、档案自动化管理以及档案著录、标引、检索、编研、复制、修裱等有关档案专业知识和基本技能。再次，从档案管理现代化发展趋势看，档案工作人员必须具备掌握档案管理现代化技术、进行档案信息分析与研究、提供高层次档案信息服务与咨询等三方面的能力。档案管理人员应当学习、学习、再学习，企业领导和档案管理部门要积极创造条件，有计划的选送档案管理人员进行深造，离岗培训，还可以采取以老带新、以师带徒的办法，互帮互学建立复合型人才群和梯队型人才结构。
六、结语
企业的档案工作也应该是以企业档案信息化的促进、完善企业信息化和提升档案管理现代化水平作为企业档案工作发展的总目标。无论是企业的领导者，还是企业的从业人员都应明确的认识到，企业信息化里如果缺少档案的信息化，那么企业信息化就是有缺陷的。所以说，企业档案信息化是对企业信息化的促进和完善。这既是企业档案信息化建设的意义所在，也是企业档案信息化的总体目标之一。同时，档案信息化也是档案工作发展的方向和趋势，企业开展档案工作也应该把企业档案信息化建设，提升企业档案管理现代化水平作为企业档案发展的目标。
参考文献：
