时间：2022-08-11 14:36:56
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇高校档案管理工作计划，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
现在，相对于我国高等教育事业的发展速度和水平来说，各高校的档案管理工作却缺乏先进性。在档案管理的工作中，存在着很多的问题和漏洞，由此也大大地减缓了高校管理工作的进行步伐。主要有以下几方面的问题。
（一）高校管理人员对档案管理工作认识不足，重视不够。
在高校档案管理中，各高校普遍存在着相关管理人员的档案管理工作认识不正确，管理不到位，甚至疏忽大意，导致丢失档案的现象时常发生，严重影响了档案管理工作的正确开展。
（二）高校没有建立长期的档案管理目标与规划
现今好多高校在档案管理方面并未制定科学、高效、可持续的工作计划。部分管理人员认为，各大高校在安排档案管理的工作时，只需进行短期的目标制定即可，无需进行长远的目标计划，而且档案的实用性不强，翻阅的几率较低，因此，封存即可，无需进行归档。上述观点都是因为缺乏档案管理的高度意识而导致，最终影响了档案管理工作的正常开展。
二、提高高校档案管理质量水平
在我国高校档案管理过程中，统一存在一个问题，就是仅有一些专门的档案管理人员和管理层才能接触到，没有做到档案开放。所以，档案管理工作闭塞，需要我们进行以下调整：
（一）实施档案管理开放，提高管理质量
首先，提高对本学校师生的开放程度。一个学校中，教师和学生作为主体人群，档案管理质量水平工作应该受师生的监督。通过让师生了解到档案管理的相关服务项目、工作程序以及档案管理的重要性，可以提高其对档案管理工作的重视，并可以做到对高校档案管理的保密性意识，推动高校档案工作的发展。
（二）提高高校档案管理人员的素养，提升综合素质
档案管理工作对于档案管理人员的能力素养也是有要求的。档案管理工作是一项业务性较强的工作，尤其随着现代科技的不断提高，未来的档案管理工作必会实现更高层次的现代化水平，这就要求档案管理人员不仅要有对档案管理工作的重视，工作规范，服务意识充足，有认真的工作态度，还要加强培训，使档案管理人员能够在工作中利用普及的软件设备.
三、建设完善的高校档案管理质量保障体系
现在，我国高校档案管理工作中尚未有一套完善的档案管理制度。要想提高档案管理工作的质量水平，促进我国高校档案管理的发展进程，就必须建立起一套完善的高校档案管理工作体系来规范管理工作的行为。
（一）提高档案管理意识，提升档案管理质量氛围
首先，高校档案管理体系要求学校师生在内的所有人员的共同参与。要形成一种系统的管理，实现各院系领导、管理部门人员以及高校各院系档案信息管理人员之间的密切配合和相互沟通协作，共同完成一系列档案管理工作。只有把高校档案管理工作发展成一项全民工作，才能保证档案工作的统一性及完整性，提高档案管理意识，从而保证档案的高质量。
（二）建立健全的档案管理制度
在档案管理工作中，要形成有章可循的高校档案管理制度：
1、要做好安保工作
这就要做到对校内档案的高度安全保密，切勿泄露给外来的无关人员。合理地利用资源，规范地进行整理工作，各高校也需要建立档案收集、归档、鉴别，整理、检查信息资源以及核对等各项制度。为了使这些制度能够有条不紊地进行，以及尽快有效率地解决工作中出现的问题，可以成立高校档案管理领导小组，实现“及时发现问题，及时解决问题”的目标。
2、对档案管理工作人员提出绩效机制
完善高校档案管理部门内部工作人员的职责，使管理人员对其工作有“归属感”，始终让此项工作处在一个重要的地位上。绩效评价是对档案管理人员的工作业绩、专业技术、管理能力之间进行评价和考核的机制。实施手段可以是成立评价小组，组员之间对相关方面进行公平公正的评价，并把最终结果进行公示。
3、提倡师生对学校档案管理工作提出的问题
如上面所提到的，教师和学生作为学校主体对象，他们对于高校档案管理工作起着重要的推动的作用，能够促进档案管理工作的正常运营。因此，可以设立一个意见采纳箱，或者建立一个网络讨论群组，可以随时随地提出宝贵的意见，并考虑意见或建议的可行性并予以接纳采用。
（三）坚持档案管理体系的长期可行性
档案是一个人活动的真实记录者。高校档案管理要加强自身部门建设，不断地丰富和优化管理结构，体现主流社会文化，完善规章制度，加大宣传力度，在社会中提高自己各项管理制度的知名度和认可度，并经常反思和改进，才能做到可持续的发展。
一、高校成人教育教学档案的内容
高校成人教育教学档案包含了教务档案、学籍档案、考务档案、教学与科研档案、教材管理档案等诸多内容，具体的主要包括以下几个方面：
1学科与实验室建设档案。主要有上级有关学科、专业设置及实验室建设的文件材料；学科、专业、实验室论证、评估、申报、审批材料；重点学科、专业、实验室建设材料；学科、专业、实验室建设计划、简报、总结材料等。
2学籍档案。主要包括上级有关招生工作的文件材料；招生计划、规定、计划；新生录取材料及新生名单；招生宣传、招生工作总结；新生入学登记表、学生学籍卡、学生成绩总册、在校生名册；学生学籍变更材料(升级、留级、休学、复学、转学、退学)；学生奖励材料、学生处分材料；毕业生验印名册和发证名册；本科毕业生申请和授予学士学位的推荐材料和发证名册。
3课堂教学与教学实践材料。主要包括各专业教学计划、教学大纲；课程建设要求及安排、校历表、课表；各系、科、专业课试题库；典型、教案、重要备课记录；社会调查、社会实践计划；职教师、干部科研项目申报、成果鉴定；出版学术著作、和获奖的登记材料；专职教师、干部外出进修、培训、学术交流登记册。
4考务档案。主要包括各门课程期末考试题；考卷的交档、印制、保管、发放和回收、处理登记册；各学期考试成绩单，考场记录等。
二、高校成人教育教学档案管理存在问题
高校成人教育由于学生来源广、教育形式多样化，使教学档案材料出现了复杂、数量大、难管理的状况。
1对成人教育教学档案管理意识不强。部分高校对普通全日制教育的学籍档案管理比较重视，而对于成人教育则多重视教学工作和其它管理工作，对成人教育档案管理工作的重要性认识不足，在机构和专兼职人员的配置、人员的培训上，都较少列入议事日程。同时管理人员对学生档案工作缺乏正确的认识，认为没有必要认真整理。因此形成了成人教育教学过程中形成的大量有价值的文档不能及时整理归档，导致一些宝贵材料流失，难以发挥成人教育教学档案应有的作用的局面。
2制度不健全，管理不规范。高校成人教育教学档案管理是一项专业技术性比较强的工作，目前大部分高校在成人教育教学档案管理工作方面还没有形成严格的规章制度，致使这一工作存在管理不规范的局面。比如：有些成人教育档案部门在教学档案移交时，由于没有严格地核对档案材料的完整性，以致交接后出现一些缺少的档案无从查找的现象；有的在教学档案借阅管理过程中，没有实行登记制度，造成重要文件时有缺失；有的未能处理好档案完整齐全与优化的关系，收集工作不到位，以往工作中形成的归档文件不齐全，不能完整地反映活动过程的全貌；缺乏档案管理的奖惩激励机制，造成奖罚不分明，措施不得力，阻碍了档案管理工作的正常开展。
3管理人员业务水平较低。由于高校成人教育的人员编制有限，许多高校成人教育档案管理工作没有专职人员，大都由兼职人员来承职。这些兼职人员没有把专职工作与档案管理工作分开，职责经常混淆，难以全心投入成人教育档案管理工作中，并且这些人员没有经过专业培训，不懂档案管理业务和要求，致使文件管理有标准而不执行，严重地影响了成人教育档案管理工作的规范化。
4设施陈旧，管理手段落后。由于对成人教育教学档案的作用和意义认识不足，大多数高校的成人教育教学档案都还停留在纸质档案、档案柜保存的状态，并且大部分档案管理人员知识结构比较单一，对计算机等现代化设备也仅局限于软件操作和文档处理，能够深层次开发档案管理软件和进行程序设计的人员很少。现代化条件下，随着教学档案利用程度的提高，落后的成人教育教学档案管理手段面对教学档案的数量与种类不断增加，将会显得更加力不从心，落后的管理手段与信息技术的迅速发展不相适应，增加了教学档案资源合理配置及充分利用的工作难度。
三、加强高校成人教育教学档案管理工作的措施
1加大重视力度，强化档案管理意识。成人教育教学档案管理工作是高校成人教育重要的基础性的工作，各高校要积极宣传、认真学习国家有关档案的法规，增强档案意识。首先，各高校相关领导应高度重视成人教育教学档案的建设，把档案工作纳入成人教育教学工作计划，加大投入，改善档案保管条件，及时研究和解决档案工作中存在的问题；其次，主管理成人教育教学档案管理工作的领指导兼职档案管理人员，认真做好本部门文件材料收集、整理、立卷、归档工作，并保证案卷质量，同时还要经常检查成人教育教学档案管理工作，把教学档案管理和建设工作落实在平时的教学管理工作之中，以提高成人教育教学档案管理水平；再次，全关教职员工要积极了解有关教学档案的各方面知识，加强重视，强化档案意识，做好成人教育教学档案的建立和利用，参加到教学档案质量管理活动中来，为成人教育教学管理服务打下良好的思想意识基础。
2完善档案管理有效机制，促进成人教学管理事业的发展。国家档案局提出的实现“两个转变”，建立“两个体系”的重大战略部署，即给成人高等教育教学档案管理者提供了机遇，也给成人教育工作者带来了严峻的挑战。因此，在新形势下，各高校成人教育管理部门应与时俱进，建立健全成人高等教育教学档案管理有效机制，促进成人教育教学档案管理工作制度化、规范化发展。首先应配备足够的档案管理人员，稳定成人教育教学档案管理队伍，改革现有的管理体制，创设良好的工作环境，把他们从繁重的日常事务中解放出来，为兼职档案管理员提供专业成长的机会，满足他们自我追求和价值实现的愿望。其次要制定一套成人教育教学档案管理人员及有关部门的工作职责，做到有章可循，以制度作为保证，严把质量关，以确保档案的真实性。再次要建立合理的奖惩机制，对成人教育教学档案管理工作进行定期检查与考核，根据考核结果，对那些工作上认真负责、工作成绩突出的档案人员给予应有的表彰和奖励，调动他们的工作热情；对那些在工作中推诿扯皮、工作懒散、无责任心的管理人员应给予相应的处罚，使档案管理员不断提高自身素质和管理水平，促进成人教学管理事业的发展。
一、高校图书馆档案管理的内容
档案管理是图书馆管理工作的一部分，又是图书馆各项管理工作的组成部分。高校图书馆档案管理主要包括两个方面的内容：一是对图书馆档案实体的管理；二是对图书馆档案信息的管理。图书馆档案实体管理包括档案的收集、整理、鉴定及存储等内容。图书馆档案信息管理是对档案中包含的各类信息内容进行整理、分析及存贮， 形成可供二次开发和利用的有价值的信息。具体来说，高校图书馆档案管理工作主要涉及到图书馆档案的形成、分类、归档、保管、开发和利用等。
二、高校图书馆档案管理的重要性
高校图书馆是高校重要支柱之一，而图书馆档案是“高校文化之母”、“图书馆历史文明之母”，是图书馆现代化建设进程中不可或缺的重要组成部分。图书馆档案见证了图书馆发展变化的历史， 是图书馆管理的重要依据， 是高校档案工作的重要组成部分，具有重要的参考及保存价值。图书馆的许多工作的开展也离开档案管理工作的支持，档案完整地记录了图书馆一切工作历程，做好档案管理有利于图书馆工作的交流、提升，促进各项服务工作更好地开展。档案工作为图书馆业务统计分析工作奠定了基础，为图书馆的各项工作提供重要参依据，为领导工作和决策提供可靠参考。档案工作是深化图书馆服务工作的有力保证，为图书馆提高管理水平，加强工作效率提供强力保障。
三、高校图书馆档案工作亟待改善的问题
图书馆档案是高校图书馆工作的重要组成部分，对图书馆的未来发展能起着重要的作用。图书馆档案管理的好坏，直接反映了图书馆的管理水平。然而，目前高校图书馆档案管理工作仍然存在不少问题，主要体现在以下几个方面。
1、认识上的偏差
相关人员对档案管理的认识都存在一些误区，对档案建设工作的重要性认识不足，认为图书馆的档案工作无关紧要，不是学校的主要工作，档案管理是额外负担，不能给学校创造经济效益。图书馆档案管理工作长期处于“说起来重要，做起来次要， 忙起来不要”的状态。
2、管理制度不健全
健全的制度是档案管理的保证，然而，大多数高校档案管理制度建设不够，有些没有制度，有些只有部分制度，有些虽然有制度但很多也只是将其他图书馆的档案制度复制过来，只是为了应付检查的摆设，根本起不到应有的作用。这样就造成档案管理无章可循，档案管理混乱、随意性强，收集的资料缺乏连贯性和完整性。
3、档案结构不太合理
信息技术的发展，给高校档案管理工作带来了极大的便利，然而，由于档案管理人员的素质的不足，以及没有现代化设施、设备，很多高校图书馆档案管理仍旧沿用传统的方式。文书档案材料较多，纸质档案最多，其它档案如电子档案的种类和数量很少，甚至没有。
4、档案资料没有得到充分利用
图书馆是学校的窗口单位，图书馆的工作会产生的大量具有保存价值的档案资料，是高校科研工作的基础。但是，很多图书馆档案资料一直躺在图书馆“睡大觉”，成了堆放在图书馆的“废物”。如何变废为宝，让这些档案的价值得以实现，就显得尤为重要。
四、改进高校图书馆档案管理工作的建议
要努力创新档案管理工作， 要敢于突破那些与当前图书馆工作不相适应的思想观念和管理方式， 积极主动地研究当前图书馆发展过程中所面临的新问题、新情况， 用新的理念、新的模式、新的视角、新的手段和技术来解决档案管理工作中亟待解决的问题，以全面提升高校图书馆档案管理工作水平，加快高校图书馆建设现代化的步伐。依据多年的工作经验，作者就高校档案管理工作提出以下几点建议，具体如下：
1.增强档案管理意识
首先相关领导要重视档案管理工作，这是搞好档案管理工作的重要前提和关键因素。档案管理人员也要重视档案管理工作，关注档案的收集和利用，将档案工作纳入年度工作计划中，积极争取领导对档案工作的支持。只有图书馆相关领导及档案管理人员明确认识到图书馆档案对图书馆未来发展的重要性，从思想上予以重视，增强档案管理意识，图书馆档案管理工作才会有明显改变，并步入了良性发展的轨道。
2、完善档案管理制度
没有规矩，不成方圆。规章制度是用来规范我们行为的规则、条文，它保证了良好的秩序。完善的图书馆档案管理制度是档案工作规范管理的基本要求和重要保证。要依据国家法律法规，结合图书馆的实际，制定出科学合理、简明实用、具有约束力和严肃性的档案管理制度，使档案的安全存储、科学利用得到制度保障，为高效、规范地开展图书馆档案管理工作奠定了良好的基础，使档案管理工作有章可循、按规执行、有条不紊，确保档案的妥善保管。
3、配备先进的软硬件设施设备
硬件是提升高校档案水平的基础，也是档案管理质量的重要保证。把档案设施建设列入高校建设的规划，配置足够的档案库房或档案室，购置专用档案柜及档案盒，库房内可适当配备空调、去湿机以及防火、防虫、防盗等基本设备；按需配置计算机、扫描仪、打印机、数码相机、摄像机等办公设备，以提高工作效率。在软件方面，应安装档案管理软件，将相关档案录入计算机，建立电子档案数据库，提高图书馆档案管理中存储、处理、控制、开发和利用档案信息的能力，促进图书馆档案管理工作的提高与发展，以实现图书馆档案管理的现代化。
4、完善档案管理体系
建立高校图书馆档案工作管理模式，由于图书馆的规模和作用的逐步体现，业务范围不断扩展，迫切需要建立一套完整的档案管理体系。这是图书馆发展的客观要求， 也是图书馆现代化建设的体制保障。首先，要实现专职档案管理人员和兼职档案管理人员组成的档案管理团队。图书馆要安排有责任心、有经验、有耐心、业务能力强的专职档案管理人员，并充分发挥其主观能动性。完善档案管理的组织管理和运行机制，落实责任人，将档案管理涉及到的档案的搜集、整理、汇总、归类、保管及开发利用等职能落实到每一个人，强化责任意识，并做好奖励工作。其次，要对高校图书馆档案进行分类，做到科学分类，实行分级管理。按照档案管理的要求，根据图书馆实际情况，按部门、内容等形式上的异同，分成党务工作档案、工会工作档案、行政管理档案、人事档案、业务工作档案、财务档案、设备档案、综合档案等若干类别，对不同的类别，依据其属性，实行不同级别的管理。由此推动档案管理工作逐步走向高标准、高质量、高效率，从而促使图书馆档案管理工作向科学化、规范化、现代化方向发展。
5、强化档案资源的科学开发和有效利用
图书馆档案的开发和利用，就是对图书馆档案信息进行加工、整理并将储存于档案中有价值的、适应高校发展需要的各种知识、信息充分挖掘出来，并使之有序化、系统化，最大限度的为广大师生所用，以提升高校档案信息利用效能的一种信息整理和传递的过程。开发档案信息资源，是高校档案工作的根本目的，同时也是衡量高校档案管理工作的业务水平和工作成效的主要标志。图书馆档案管理的主要目的是为了科学的开发和有效的利用档案信息资源，使图书馆档案发挥其应有的社会效益和经济效益。档案信息的开发与利用工作是高校档案管理工作中最富有活力的环节，做好档案信息利用工作是带动整个高校档案管理工作发展的关键步骤，促进档案工作由被动变主动，做好做活信息服务，充分利用和发挥档案信息资源的实用价值作用，更好地为高校图书馆的发展和学校科研服务。在开发利用方面，档案管理人员要重点抓好以下几个方面的工作。
一是加强高校图书馆档案的信息化建设，利用现代技术对档案进行科学管理和深层次的开发。开辟档案信息网络，减少档案管理实际空间利用的矛盾，方便了高校师生，节约了时间成本和精力成本。
一、高校档案管理文化的功能
（一）高校档案管理具有文化积淀功能。档案作为人类文明发展和传播的重要载体，在人类文化继承和传播方面有着重要的意义，所有文化的发展都离不开档案文化的积淀。高校档案是高校在发展历程中形成的重要的产物，它不仅记录了高校的办学风格、校训、教育思想、科研成果、办学传统以及精神风貌等，而且还记录了大量的教学总结、经验、心得。高校档案管理文化的积淀功能，对于学校的发展和高校文化的传承有着至关重要的作用。
（二）高校档案管理具有文化教育功能。高校档案是高校优秀文化发展历程的重要载体，它的本质属性决定了它具备一定的文化教育功能，利用档案开展教育工作是高校素质教育工作的重要手段之一，同时也是教师向学生宣传优秀思想文化的重要参考依据。
（三）存储保管功能。学校的档案室应按照相关法规的要求，将收集得来的档案信息，经过分类、编号、加工做好检索目录后，做好档案保管与存放，保证完整、安全地存储好学校档案。
（四）分析评价功能。学校档案可以用来分析评价教学质量，这已得到教育管理部门和社会的公认，只是对其分析评价结果的重视和利用力度还不够。另外，为学校今后制订工作计划提供有力的参考。
二、高校档案管理功能的转变
（一）观念导向功能的转变。由以实体管理为主向以人力资本管理为主转变档案管理强调以人为本，即包括作为服务客体的用户与作为服务主体的档案人。在以往的档案管理中较多注重于服务客体的读者用户的层面，认为以人为本只是指面向用户、方便用户，以用户为中心，而对服务主体的档案人重视不够。在知识经济条件下，档案人不仅仅是收集、整理、保存、提供利用档案，更是档案信息资源建造者和维护者。
（二）管理征集功能的转变。高校的档案管理应根据学校规模和档案馆（室）所藏档案卷宗的数量设置档案馆（室），负责学校档案信息资料的收集、立卷工作。通过调查发现，高校档案馆（室）征集管理功能普遍薄弱。有的还停留在各部门、单位交什么就收什么的状态。据笔者了解有的高校基本建设工程图纸、一些重大活动的图片资料都没有收进档案馆（室），学校需用时还要到上级有关部门借用，甚至另行购买，这给学校在经济上造成很大的浪费。作为学校的档案管理机构，就其收集档案信息这一功能来讲，其管理功能应表现在能够及时、完整、准确地把具有凭证作用和保存价值的档案资料全部、规范地征集到档案馆（室），这才是完全履行了自己的管理职责。
三、高校档案文化新功能的构建途径
（一）提高高校档案管理人员基本素质。对于档案管理工作，要选择具有政治可靠、作风正派和责任心较强的人员负责，在职期间加强对他们的教育和培养，充分发挥其积极性与主动性。由于高校档案工作人员素质与高校档案管理工作有直接关系，因此档案管理工作人员，应尽快提高自身的专业水平，通过培训学习，提高档案管理质量，才能为社会发展和经济建设提供更多有价值的高校档案信息资源
（二）改善高校档案的功能。要做好档案的管理工作，对档案的功能必须重新进行定位，对传统档案的功能，应当保留的重要部分，需要加强，同时还需要进一步丰富与扩大新时期档案管理工作的内涵，要积极创造条件改善新时期档案的功能，不仅要满足新时期对于档案信息的需求，还必须完善并丰富档案内容，在新时期，为建设小康社会，更好地为社会和广大企业，为所需要的各类信息提供全面的档案服务。
（三）加强高校档案馆基础业务建设。高校的档案管理工作对于高校的文化传承和发展有着重要的作用，应该在档案形成的整个过程加大管理力度，做好档案管理的基础工作，充分地发挥出高校档案的作用和价值。第一，高校档案由于涉及面较广，档案的种类繁杂，在进行档案分类的过程中可能会出现分类模糊不清的状况。档案管理人员应根据档案的不同性质形成有效、条理清晰的分类，建立档案检索体系。第二，高校应根据自身的特点和办学宗旨创建具有本校文化特色的档案馆藏室。第三，高校应加强对于档案知识和重要性的宣传，鼓励广大学子加强档案的收藏和保护意识，同时应加大档案捐赠的宣传，鼓励师生和广大市民主动捐献，完善学校的档案收集，使档案发挥出更大的作用。
1.档案管理人员的淡漠。俗话说：“事不关己，高高挂起。”随着近年来研究生招生方式的改革创新，高校保研指数的增加，研究生规模不断扩大，档案管理工作任务日趋繁杂，很多档案管理工作人员总是用以前的工作经验，侧重于管，而疏忽了理。主观地认为管理好档案就是做好了本职工作，缺乏足够的认识和创新，距离时代的要求也越来越远，导致研究生档案管理滞后，甚至与时代严重脱节。档案是研究生的一张名片，管理人员就是制作名片的人，不仅需要专门有责任心的人员负责，而且需要利用科学技术进行补强管理。然而许多高校忽视了这一点，此项工作是由教务管理人员或办公室人员兼职，而且人员极不稳定，专业化不强，就会导致管理人员责任心下降，从而淡漠研究生档案工作，更谈不上创新。2.档案管理的规范化制度缺失。没有规矩，不成方圆，档案管理工作也是如此。《普通高等学校档案管理办法》就档案的利用和开发也作了明确规定，涉及专利或技术保密的档案不宜开放。若有单位或个人需要查阅时，应持介绍信，经校方批准后，方可查阅。但查阅过程中涉及保密的材料就会出现泄密，在档案管理工作中是需要更加严谨的制度来规范档案调阅工作的。另外，在研究生就业时，总会出现档案中缺少资料或所填写的信息前后矛盾，必要信息丢三落四，字迹潦草难以辨认等情况。等用人单位需要查询档案时或办理其他相关手续时，才发现档案中出现了上述问题，此时，再去校方查询档案去向事宜，补齐所需材料时，就比较麻烦且费时费力。另外，随着信息技术的发展壮大，研究生档案网络管理的兴起，没有一套完整的制度规范为信息技术做保障是不行的。那么就要求我们制定具体的应对改革创新的制度，从根源加强档案管理的质量，补充和完善《普通高等学校档案管理办法》，制定《研究生档案管理办法》，来弥补这种缺失。3.档案管理内容匮乏。各高校对于研究生档案的管理及归档范围基本相同，其内容包含高校招生录取材料、入学登记表、学籍成绩总表、奖惩文件、入党入团材料、报到证存根、体检表、答辩材料、各项培训等级材料等。以上信息大多为研究生入学前的基本资料，档案中反映研究生续研阶段的细节性信息基本没有[1]78。与本科生不同，研究生教育更注重对个体的培养，档案中体现的内容应该是因人而异的，从而体现研究生在校期间每个个体的特点。但档案中对研究生的评价内容，多为空话、套话，表现为公式化的评语，内容单一，不能全面客观地反映研究生的综合素质和能力。另外，一些社团经历和社会实践也无法体现出来，就无法体现以人为本的管理理念。以人为本体现了科学发展观的核心内容，高校是孕育高等人才的摇篮，向社会输出人才的地方，注重德、智、体得全面发展才是补充档案管理内容的实质。4.研究生对个人档案的忽视。研究生在校期间填写的《培养计划和学籍表》、《学位论文开题报告》、《研究生毕业登记表》、《答辩会记录》、《入党志愿书》等材料是由研究生直接填写的，并上交所在院系审核，最终由研究生主管部门审核盖章[2]23。在此过程中，研究生个人缺乏基本档案知识，出现一些不符合规定的现象，随意涂改，忘记张贴照片，自取档案不妥善保管造成丢失，不注意档案的托管工作造成脱离管理等等现象，最终导致自己档案不完整，影响个人转正、提干、待遇。千里之行，始于足下，档案管理工作也是一样。研究生个人要高度重视自己档案的完整性。5.研究生档案管理现代化程度不足。如今，大多数档案管理工作还是沿用传统的管理方法，如手工操作、纸质化管理模式，信息化和电子化发展滞后。即使运用数据，建立档案信息库的高校，也没有跟踪研究生数字档案信息源，没能将研究生的日常生活表现、思想道德品质、学术研究成果以及能力开发有机地体现出来，从而无法构建合理高效特色的管理模式。因子的复杂，无法突显有机的结合，数据统计也极为困难，这些都极大地制了研究生档案资源开发和利用。
二、研究生档案管理中存在不足和问题的解决措施
1.增强管理人员的业务素质及能力。组织研究生档案管理人员学习《中华人民共和国档案法》和《普通高等学校档案管理办法》，了解档案管理学、目录学、文秘和计算机方面的知识，掌握档案管理岗位应具备的业务能力。档案工作应当纳入年度工作计划之中，建立相关的领导责任机制，设置专门的岗位人员，确定岗位职责，制定绩效考核办法和工作监督体系。一方面来强化管理人员的责任意识；另一方面提高管理人员的业务素质能力。借助强有力的考核监督机制，档案管理人员在进行档案管理工作时，就会认识到此项工作的重要性，必然会认真审核研究生入学前的材料，材料不完整的应要求学生补齐，并提供相关证明。对于填写的表格进行认真审核后，发现存在填写不正确、不规范的地方，要及时督促个人整改，确保档案的准确性。多方面开展档案工作人员的业务培训工作，业务培训可以邀请具有资深管理经验的老师授课，也可以聘请相关专家进行专业的业务性指导，还可以组织档案管理人员到先进单位学习交流，将优秀的管理工作方式和理念引进来，进一步充实完善档案管理人员的业务能力。2.逐步提高档案管理的信息化水平。随着现代化和信息化的不断深入发展，档案管理信息化发展也是必要的。随着各高校不断扩招，研究生人数急剧增多，档案种类繁杂，查阅次数加剧，以前陈旧的档案管理模式已经无法应对，更不能很好地发挥档案的服务功能。因此，必须进行改革和创新，在纸质档案的基础上，完善和加强现代化管理手段，利用大数据网络，建立一个现代化信息平台，实现档案的网络化管理。应用网络技术平台，分配给学生一个自己的账户和密码，学生自己登陆后将完善自己的必要信息，并对德、智、体、思想教育方面进行必填项记录，就如学生为自己制作一个网络名片一样，增加专业方向的研究和论文，增加社会实践、团体活动的记录，把学生的个人特长展现在平台上。应用网络技术，可以将学生非保密部分的档案向社会开放，及时、准确地为用人单位提供信息，为研究生就业提前做好准备工作，从而提高档案资源的利用率。3.健全完善研究生档案管理的制度化建设。档案管理的制度化不仅包括对于研究生档案的收集、查询、借阅、管理制定相应的工作流程、规章准则，还包括建立档案管理人员责任追究机制。从档案的归档工作开始，做好档案的接收、管理、投递工作，实现档案管理统一化、标准化。明确归档材料内容、归档要求，严格执行安全保密机制；健全档案查询借阅制度[3]17。填写内容一定要实事求是，不弄虚作假。4.研究生档案管理的创新。五大发展理念中提到，创新是发展的第一要素。研究生档案管理的不断创新也是发展的必然过程，在新时代，研究生档案作为社会主义文化建设的重要组成部分，必须更好更快地实现质的飞越，改进观念、机制和管理服务方式，全面提高档案管理工作的利用率。应当从思想观念、人才资源、管理方式、软硬件设施等方面开展创新，充分发挥研究生档案在教育事业中的作用。
三、研究生档案管理必要性
对于以上研究生档案管理工作中存在的问题和不足提出有效的应对措施后，我们不难发现研究生档案管理工作是非常必要的，它不仅体现着我国高校的管理水平，还对教育事业的发展起指导作用。随着研究生数量的增多，研究生就业困难也将是个严峻的问题，许多研究生不愿意与本科生竞争一些待遇低、工作压力相对比较大的职位，选择在高层次领域竞聘职位，此刻研究生档案就起到了很大作用。档案的完整性，档案的真实性，档案的“厚度”和“深度”不够完善，就可能与自己所适合的工作或单位失之交臂。此刻再不愿去与本科生争“饭碗”，就会出现教育资源的闲置，甚至严重影响研究生的心理健康。综上所述，研究生档案管理工作是必要的。它是一张闪亮的名片，是一名学生谋生找工作的敲门砖。怎样让这个名片更加闪亮，也是我们档案管理工作所要思考的问题。研究生档案管理在当今社会是一个不容小视的问题，它不仅关乎着研究生的就业问题，更关乎着我国高等教育人才资源的利用，彰显我国教育水平的不断提升，和研究生队伍素质、品质培养的不断提高。另外，在解决就业问题的同时，还将对社会的发展和科技的进步在高层次领域作出一定的贡献。
四、结论
以铜为镜，可以正衣冠；以史为镜，可以知兴衰；以人为镜，可以明得失；以法为镜，可以断曲直。在原有研究生档案管理的基础上，结合实际工作开拓创新，建立完整的规范化制度是此项工作的必由之路。新时代需要新元素，档案管理的革新与发展就是其中之一，只有坚持走发展的道路，才会在教育事业中发挥档案管理的巨大作用，所以研究生档案管理工作是必要的。另外，在此基础上，档案管理工作更加一改先前的弊端，从内到外进行革新，解决内部矛盾时克服外部因素的困扰，推进完善新时代档案管理工作。服务于学生群体，真正把它的作用发挥出来，解决社会发展中存在的问题。其次，研究生档案管理工作也彰显了一个国家教育的发展状况，研究生在招生时也面向了更多领域，相关部门应当考虑从档案管理方面为科学技术创新发展提供一个有力平台。让单位、企业去发展所需研究生，让研究生寻找到适合的单位、企业，去研究、创造、发明，为社会发展进步贡献自己的力量。最后，研究生档案管理工作还需要每一个管理者和研究生们共同努力维护，在不断的积累中发现问题，调整和充实完善相关内容的情况下，才能指引此项工作有力前行，未来研究生档案管理工作必定在研究生乃至教育事业中占有重要地位。
参考文献
[1]满保华，张秀婷.高校研究生档案管理工作探究[J].太原理工大学学报（社会科学版），2012（12）.
1提高二级教学单位教学档案管理工作质量的必要性
1.1二级教学单位教学档案工作要适应高校教学改革
随着高校教学体制改革的不断深入，实行校院二级管理使得学校二级管理的职能、内容和权限范围都发生了很大的变化，因此二级教学单位的教学档案管理也随之发生了根本性的变化，如一些教学文件的制定可由各二级教学单位完成。而高校招生的不断扩大，学校教学体制的重大变化，如实行弹性学制、选课体系等，为二级教学单位的教学档案管理增加了更丰富更复杂的内容。所以只有科学的进行教学档案管理才能适应高校教学改革的要求。
1.2二级教学单位教学档案工作要正确反应教学成绩
二级教学单位是高校基层的教学部门，二级教学单位教学档案室在教学活动和教学管理过程中直接形成的原始资料，能真实、客观的反应在教学活动中各个环节的教学管理工作。尤其在对高校办学条件，教学管理水平，教学质量等方面做出了客观真实的评价具有重要的作用。所以加强二级教学档案工作的管理和建设，可以为教学评估提供更规范更系统的信息和数据。
1.3二级教学单位教学档案工作要适应信息技术的快速发展
纸质性质的档案管理，手工方式的材料收集、检索等都已表现出滞后性、低效率性，影响了教学档案管理的服务质量。随着信息技术的飞速发展，利用网络技术、多媒体技术进行科学的教学档案管理工作，如开展网络教学质量测评平台，学生成绩网络管理系统，学生上网选课系统等，能大大提高教学档案管理工作的效率［2］。
2二级教学单位档案管理工作中存在的问题
2.1档案工作意识薄弱
受传统习惯的影响，二级教学单位的领导和教职工，绝大多数只重视教学活动、科研工作及其他行政工作，往往忽视在此过程中形成的档案材料的管理工作。在此期间形成的一些如学生成绩、课程设置、师资队伍建设、教学评价等的教学档案材料也往往由非专业的档案管理人员兼顾。这些档案管理人员有的是该行搞档案管理工作的，有的是其他工作人员兼职的。档案工作意识薄弱，档案管理水平普遍低，档案建立缺乏系统性和完整性，导致了实际管理工作中出现管理档案难、归档难、档案开发利用难等被动局面。所以在教学档案管理工作中迫切需要既有档案专业知识又懂计算机的复合型人才。
2.2教学档案资料收集不齐全
目前，大多数二级教学单位在整理收集教学管理部门组织教学过程中所形成的文件时，往往只注重纸质文档的收集，而忽略了电子文档和影像资料的收集，应当归档的珍贵教学实践和科研材料依然散落在教学单位或个人手中［3］。收集较多的材料是学校制发的各类文件，本院学生的毕业论文，以及教学管理中的一些常规性材料，而忽略了二级教学院人才培养特色，学科专业特色和科学研究优势。归档资料不完整，档案的内容雷同，利用价值不大，影响了二级教学单位教学档案工作的开展。
2.3教学档案的分类缺乏系统性和关联性
有的学校各职能部门和教学系部档案材料的收集和整理带有很大的随意性，没有明确的归档范围和要求，只重视红头文件的收集和整理，不重视本部门教学管理材料的归档。这不仅直接影响档案的质量，而且也影响其历史凭证的作用。
2.4档案管理制度不健全，体制不完善。
在不少二级教学单位档案管理上还存在一些薄弱环节。如:还没有制定或形成相应的管理规章制度和实施细则，使档案管理员职责不明确，工作上有很大的随意性，再加上没有配置专门的合理的机构，基本上是谁收集使用材料，谁管理档案，归档范围和归档要求没有明确规定，造成了档案管理不规范，出现了集中管理档案难、归档难、档案开发难等局面。虽然在二级教学单位档案室使用了计算机网络技术，但记录信息过于简单，多数采取封闭式管理，只对本院师生开放，没有联网实现资源共享。管理体制不完善，档案管理手段落后，这在很大程度上影响了教学档案管理的效率。
3加强教学档案建设和管理的建议和措施
3.1增强意识，不断提高档案人员知识修养和组织协调能力，同时档案管理人员还要树立服务意识
由于在收集、整理各类教学档案过程中，涉及学校和二级教学单位的众多部门和个人，不仅要传达教学院领导、学校教务处的工作安排，而且还要听取、解决师生反应的问题，最终将教学档案完整系统的材料归档。这就需要管理人员具有较强的组织协调能力，时刻保持清醒的头脑。教学档案的最终目的是为教学服务，为广大师生服务，管理人员要按照教学规律和系教学档案资源现状，把教学活动中的各种可利用的档案资源可能以最优方案组合起来，发挥其最大效用，以达到服务的目的，而服务质量的提高，需要管理人员有良好的职业道德修养、健康的心理素质、严谨的工作作风、特别是要有自觉的服务意识。
3.2规范管理，确立教学档案归档范围。
教学档案材料要侧重于教学实践和教学管理过程中的原始记录和基础材料，所有文件材料都必须归档，并保证材料的完整性、准确性和系统性。同时，必须遵循教学文件材料自然形成规律，保持其有机联系，符合教学管理和教学活动的成套性特点。
3.3建立健全切实可行的档案管理制度
为保证高校档案的完整齐全，必须制定相应的规章制度，二级教学单位应把档案工作列入学校整体规划和领导议事日程，纳入教学、科研工作计划和规章制度，把文件材料的形成积累、整理归档纳入各项工作程序，列入有关部门和人员的职责范围，要求教学任务的布置，教学工作的检查，优秀教学成果、毕业论文的总结，科研成果和教材的验收与档案管理同步进行;优化考核制度，定期进行考核，并将考核结果和个人经济利益挂钩，成为有约束力的法规体系，从而保证档案工作顺利开展。为了解决档案收集难的问题，必须制定行之有效的规章制度，建立和强化立卷归档的责任体系［4］。
3.4为了适应新时期档案管理工作的需要，加强培养教学档案管理人员的综合素质
教学档案的工作质量的好坏，与档案管理人员有直接的关系。要建设好的高素质的档案管理队伍，首先要提高档案管理人员的政治素质，及职业道德修养、理论修养和纪律修养，提高责任心，使他们牢固树立教学档案必须为教学工作服务的思想。其二是领导重视。定期对档案员开展岗位培训和继续教育，使档案管理者能够及时学到新知识、掌握新技术，从而提高档案员的档案管理水平。其三做好档案管理员的计算及应用理论和技能的培训，提高他们的计算机管理应用能力，掌握计算机操作、数据库的使用技能，具备计算机运用、网络运用及对声音、图像、影像等多媒体资料进行处理的能力，成为具备档案管理能力，又能熟练使用现代化技术的复合型人才，只有这样，才能适合新时期教学档案管理的要求。
3.5注重教学档案信息资源的开发和利用
关键词：教学档案 档案意识 业务素质
教学档案是在教学管理和教学实践活动中直接形成，并按照一定归档制度集中保存起来的文字、图表、照片、录音、录像、计算机软件、光盘等文件材料，具有重要利用价值，是高校档案的主体、核心和重点，也是衡量学校教学管理水平和教学质量的重要标志之一。
近年来，高校的教学档案从无到有，从无序化到制度化，不断完善和丰富，在教学工作中发挥着越来越重要的作用，但相对于完善的校史档案、教师业务档案和学生档案，教学档案略显单薄和幼弱，随着教育部实施高等学校本科教学质量与教学改革工程的启动，各种教学评估的深入开展，教学档案管理工作成了学校教学管理的重要任务。
一、高校教学档案的作用
1.是直接记录和真实反映教学发展的历史。
教学档案真实地记录了不同时期教学活动的过程和成果，记载了不同时期教学人员的教育思想、教育理念和教学管理经验，真实地反映学校办学理念的逐步科学化和先进化、专业设置和专业格局的不断变化、人才培养模式的不断改进和教学计划的不断完善、教学管理水平不断提高的过程。
2.是开展教学研究，深化教学改革的依据。
通过对历年考试试卷的分析，学生成绩的分析，课堂教学质量评价分析，毕业论文成绩分析，研究教学过程和教学管理中出现的问题，研究教学内容和课程体系，研究教学方法与手段，提出切实可行的研究计划、改革方案和改革思路，并在教学过程中实践，提高人才培养的能力和质量。
3.是教学管理和教学活动的信息传递。
在教学过程中，从教学督导员、领导干部、院部教学工作评价、课堂教学评价等各类人员和评估中不断地产生新的教学信息与教学材料，成为贯穿教学全过程的动态的、大数量的、内容丰富的信息宝库，便于准确掌握教师教学质量、学校的教学管理总体状况、学生的学习质量等，全方位全过程监控整个教学过程，提高教学质量。
4.是开展各种教学评估的需要。
当前各级教育管理机构对各高校开展教学评估，或是各高校对各教学单位的教学与管理评估，通过办学指导思想、师资队伍情况、教学基本文件、试卷、毕业论文（设计）等各类教学档案进行分析，对各项指标进行定量分析，做出客观全面的评价，有利于领导者决策教改方向、提高办学层次，有利于提高办学质量和社会效益。
二、高校教学档案管理存在的问题
档案的价值在于它的有用性，但在实际教学管理工作中，往往只重视教学档案的整理和建设，忽视了它的使用性，利用性不高，教学档案质量不高。
1.领导不够重视，档案意识薄弱。
很多高校没有专职的档案管理人员和固定的教学档案保管场所，由教学管理部门的相关科室、各教学单位的教学秘书或者资料员等个别人兼职分散管理，再加之教学档案管理工作常被其它日常教学工作或行政事务所取代，又缺少扎实的相关业务知识，难以全身心投入工作，经常处于无序状态，缺乏规范性，教学档案工作得不到重视，进而影响到教学档案管理水平和效率的提高。
2.教学档案材料不完整、不规范。
原始资料的采集、收集是搞好教学档案的最基础的工作，但由于教学活动的多样性、分散性、广泛性、动态性，提高了教学活动原始资料的采收集工作的复杂性和难度。实际上，在整理教学档案材料过程中，有相当一部分教学档案材料没有及时收集整理，丢失现象较严重。有的只有结果材料，没有过程材料；教研与教改材料流失多，学院不重视教学研究与教学改革材料的收集，毕业论文（设计）、试卷、教学研究课题等最基本的教学档案材料不规范，存在缺少导师评语、学院领导签字、成绩分析和阅卷教师签名，核分不准等现象。另外没有规范的借阅条例，转借后不能及时归还或丢失，从而导致教学档案材料不健全，不完整，不规范，影响了教学档案材料的质量和充分利用。
3.档案工作一时热、一时冷。
教学管理部门和教学单位把教学档案收集和管理工作作为临时任务，在各种评估检查活动中你检查什么我就准备什么，临时突击准备材料应付检查，检查工作结束，教学档案管理工作也停止了，档案工作一时热、一时冷，对教学档案的重要性和长期性认识不足，不利于学校教学档案管理水平的提高和全面发展。
三、提高教学档案管理水平的对策
1.大力宣传教学档案的重要性，强化档案意识。
通过广播、校报、网络、座谈会、展览等各种方法和形式进行多层次、多角度、全方位地宣传，让全校师生知道什么是教学档案，教学档案与教学管理的关系，认识教学档案的价值、作用及利用效果，从而唤起人们对档案的重视，引导广大师生如何使用教学档案，用好教学档案，为强化档案意识，做好教学档案的建立和利用，为教学管理服务打下良好的思想意识基础。
2.建立科学合理的教学档案管理制度。
随着高校办学规模的扩大和发展，教学文件材料急剧增加，对教学档案管理工作提出了更高的要求。教学管理部门和各教学单位明确分管档案工作的负责人和兼职档案员，统一管理本部门、本系统的教学文件材料，有利于缓解档案室的工作压力，提高教学档案的利用率。同时，教学档案管理工作要做到“三纳入”、“四同步”，即纳入各级管理人员的岗位责任、纳入教学考核、纳入管理水平标准考核；做到下达教学任务与提出教学文件材料的归档要求同步，检查教学工作与检查教学文件材料形成积累情况同步，评审、鉴定教学质量、教材、毕业论文、优秀教学成果与审查、验收档案材料同步，毕业分配、上级评审材料、教师考核晋升与校档案室出具证明同步。
3.明确教学档案的归档范围。
根据《高等学校档案实体分类法》和《高等学校档案工作规范》，教学档案内容可分为以下几类：综合类（上级文件，学校有关教学工作的政策、规划、工作计划，研究教学重要问题的材料，教学管理人员培训，学生运动会等）、学科专业与实验室建设、师资管理、招生工作、学籍管理、课堂教学与教学实践、学位材料、毕业生材料、教材，并根据具体内容确定教学档案的保存期限，使教学档案材料的收集、整理、归档工作做到有的放矢，提高教学档案材料的质量。
4.建立教学档案数据库，实行网络化管理。
在网络信息化的工作环境下，教学管理部门和各学院每年都产生大量的电子文档，教学管理部门应规定电子文档的管理规范和电子数据格式标准，实现档案数字化，并积极创造条件，将编制的教学档案数据输入计算机数据库，逐步实现与本校系统的信息库联网，实现资源共享，提高教学档案的利用率。
5.提高教学档案管理人员的业务素质。
教学档案管理人员的素质直接关系到档案工作质量的好坏。由于教学档案的特殊性，原始资料来源分散繁多，学科专业性强，形式多样，所以在收集、分类整理过程中，要筛选和采集对教学工作和教学管理工作有借鉴和激励作用的材料建档，做到及时、完整、准确、系统地收集、分类和整理加工，这需要教学档案管理人员有较强的专业知识和业务素质。另外，随着高校教学档案管理工作的信息化、网络化的逐步实现，也需要教学档案管理人员具备计算机、网络基础知识。因此，学校一方面要采取多种方式多种渠道经常性地培训教学档案管理人员，提高管理人员的档案意识和档案管理能力；另一方面要引进和培养一批专业人才，提升高校教学档案管理人员层次和水平，为教学档案管理提供有效地保障。
参考文献：
［1］龚位东，郭宏伟.高校档案管理工作浅论［J］.文教资料，2007，（4）：45-46.
【关键词】高校 档案管理者 综合素质
随着高等教育事业的飞速发展，作为记录和承载学校历史沿革的档案，在学校发展中发挥着越来越重要的作用。教育部关于[普通高等学校档案管理办法]中第三条明确指出：“高校档案工作是办好学校的重要基础工作之一，各高校必须把档案工作纳入学校整体发展规划。加强对档案工作的领导和管理。”由此可见，档案管理工作是整个学校发展过程中不可忽视的重要组成部分。
档案管理者素质的高低，职业道德的优劣直接影响和制约高校档案管理的功能。在新的历史时期，高校档案管理者急需现代化信息管理技术全面的人才，而要做好高校档案工作，档案管理者必须具备一定的理论水平和政治素养，懂得党和国家关于档案管理方面的政策；懂得档案工作基本理论原则和方法；具备较强的工作能力和文字表达能力；熟悉档案管理内容，进行档案信息深层次研究和开发。因此提高高校档案管理者的素质势在必行。如何才能提高高校档案管理者的素质呢?试从以下方面阐述：
一、树立三大意识
1.服务意识。以往，档案管理具有极强的被动性，将工作定位于保管为主。然而，随着当前形势和社会发展的需要，档案的经济价值、市场价值逐渐显现出来，这就要求档案管理人员树立超前服务、主动服务意识，深入社会调查研究，了解信息需求方向，充分发挥好档案信息资源的作用，服务经济社会发展。
2.安全意识。有些档案涉及到国家安全和社会稳定，有些档案关系到企业竞争与发展，有些档案影响到个人隐私与生活，因此，档案管理人员应该树立较强的安全防范意识，防止档案泄密事件发生。
3.创新意识。创新是工作持续改进、不断再上新台阶的动力，新形势下，以往那种因循守旧、墨守陈规的工作做法将不再适应。因此，档案管理人员必须树立创新意识，勇于探索、勇于创新，不断研究共性的、规律性的新问题，提出创新的决策对策和办法。
二、打造三类能力
1.操作能力。要成为一名合格的档案管理人员，最基本的是要具备实际操作技能，具体包括档案文书立卷、档案整理、编目、鉴定，档案著录、标引、档案的保护等。
2.管理能力。要成为一名优秀的档案管理人员，除了具备基本操作技能外，还需要打造自己的管理能力。档案管理工作涉及到收集、整理、鉴定、保管、统计、开发利用等一系列程序，如何能够协调处理好这些程序的衔接，必然要求具备一定的管理能力。
3.学习能力。适应新形势的要求，档案管理人员还必须具备学习的能力。当前已经进入终身学习的时代，不会学习将会成为新时代的“文盲”。同样。档案管理工作内容、技术也在日新月异，不主动学习、不善于学习，将最终会被淘汰。
三、新形势下档案管理人员素质提升对策
档案管理工作整体水平的提高关键在于人才素质的提升，这既是当前档案管理工作的重点，也是实践中的难点，提升档案管理人员素质具体需要从以下几个方面着手。
1.营造良性竞争氛围。首先，单位要改变对档案管理部门的认识，树立“档案管理也能出效益”的理念，将其置于与其他部门同等重要的地位；其次，部门内部要建立以“竞争、激励”为核心的文化氛围，引导档案管理人员的思想行为；最后，要制定一系列相关的政策和措施，落实和保障竞争理念的实施。
2.建立完善的激励体系。理论上，激励包含正激励和负激励两个方面，即奖励和惩罚。实践中，激励机制的运行可以极大地促进档案管理人员素质能力的提高。奖励措施：针对档案管理工作人员的表现，可以制定一系列的奖励措施。例如，对做出创新贡献、业务能力突出等相关人员给予一定的奖励。奖励可采取物质和精神相结合的方式，并充分利用提拔晋升、发放奖金、精神鼓励等具体方法。惩罚措施：建立以“末位淘汰制”为核心的惩罚体系，对工作不思进取、成绩落后的档案管理人员采取待岗培训、停职停薪、辞退等处罚措施，切实改变以往那种“大锅饭”的平均主义和“鞭打快牛”的错误思想。
3.健全考核评估制度。激励机制的实施必须以公开、公平、客观的考核评估结果作为依据，这就要求健全考核评估制度。制定考核标准从意识、能力、精神三个方面考虑，评价内容细化为服务态度、服务效率、创新成果、安全保密、业务操作、管理水平、学习成效、工作作风等多个项目，广泛征求群众意见，设立相应的评分标准，进行定量和定性评分。
4.加强培训学习。培训和学习是提升档案管理人员素质的直接途径，在培训方面：第一，促进培训的经常化、制度化。实践中，许多单位对于档案管理人员缺乏培训『，或采取随机培训的方式，这实际上不利于档案管理人员素质的提高。可以考虑将培训工作纳入单位发展规划或年度工作计划，有针对性地开展培训工作，确保实效。第二，培训方式多样化。以往大多采取听报告、讲座的方式，内容枯燥无味，应用性不强。如果能够结合参观访问、实习交流等多种形式，培训的效果将会更加突出。第三，及时检验培训成果。以往都是重视培训组织，轻视效果检查，这难以调动档案管理人员的积极性，因此，必须建立培训后的考试、考察制度，及时巩固培训成果。在学习方面，要积极营造学习氛围，打造学习型组织。一是要以终身学习为目标，倡导经常学习、时刻学习；二是要全员学习，带动全员参与，提高整体素质；三是要全过程学习，对档案管理工作的整个流程进行深入学习改造；四是要团队学习，促进成员问的互帮互助。此外，单位或部门应该创造一定的学习条件，例如，保证档案管理人员的学习时间，报销一定比例的书费等。同时，还要开展一系列的活动，包括知识竞赛、技能比赛等，调动档案管理人员学习的主动性和积极性。档案工作连续性强，基础业务和规章制度建设需要档案人员较长时间的学习，积累经验。才能逐渐适应，逐步完善。档案人员的频繁调动无疑将影响到高校档案工作的连续性。因此，抓好高校档案人员的稳定工作对维护档案工作的长远利益有很大的好处。
5.引入竞争机制，实现优胜劣汰
高校档案部门引入竞争机制有利于造就激励人们奋发向上的外部环境，要改变“安于现状、不思进取”的状况。这就需要制定切实可行的岗位考核标准与措施，把考核与评优、晋级挂钩。使每个档案人员所担负的岗位职责适当高于其能力，因人而异安排一些具有挑战性的工作。这样就会让他们产生紧迫感，并充分调动档案人员的积极性。
总之，高校档案人员是高校档案事业的主体，档案人员素质的高低，关系到高校档案部门的职能发挥，全面提高档案人员的整体素质，是高校档案工作质量提高的重要保证。
参考文献：
[1]尹宝君，范宏如何提高高校档案管理人员的综合素质[J].科技导报，2011，(21).
关键词：应用型；档案建设；信息化
中图分类号：G42文献标识码：A 文章编号：1009-0118（2011）-12-0-01
随着形势的发展，档案信息化建设已经成为档案管理的重要内容，信息化程度的高低也直接决定了档案管理与利用工作的质量与效率。高校档案作为档案工作的重要组成部分，其信息化建设得到了较快的发展，但由于档案信息化管理制度不健全、档案人员的思想观念落后及综合素质和专业技能不高等自身条件的限制，如何做好高校档案信息化建设，使其能够结合高校档案工作实际，结合实际工作，对这一工作进行了思考。
一、应用型本科院校档案信息化建设必要性
（一）大量数字化档案信息形成的需要。传统型的档案是建立在手工管理的基础上，其档案信息服务也是以手工服务为主要手段，这种管理方式及检索利用水平，使得绝大部分电子档案无法采集、收集和提供利用，甚至绝大部分电子档案已经被清洗、丢失，这种传统的档案管理模式严重滞后于人们对档案信息的现实需求，为此，高校档案工作必须走信息化建设道路，高校档案信息化建设已经摆在了十分突出的位置。
（二）实现档案管理模式优化的需要。随着数字化校园的建设与实施，档案信息化建设可以实现网上归档，将处理完毕的文件资料上传到档案管理网络中，档案工作人员在网络中进行检查验收即可，电子档案的系统化管理，能够从文件的产生、运转、归档、利用进行全程控制。
（三）经济社会科技发展的需要。2000年12月，国家档案局、中央档案馆印发的《全国档案事业发展“十五”计划》，把“加快档案信息化建设”列入其中，高校档案信息化建设已经摆在了十分突出的位置。随着我国教育和科研网的建立，使得高校过去形成档案的文件、通知、规章制定等主要材料，现在都是用电子文件的形式进行网上，高校档案工作只有适应这样的发展趋势，才能做到与时俱进、同步发展，才能适应。
二、应用型本科院校档案信息化建设存在问题
（一）档案信息化建设中的相关制度与法律不健全。目前，有一些关于电子文件的法律法规，但不是很全面，档案信息化标准建设也不是很完善。虽然有《计算机病毒防治的办法》、《电子文件归档及管理规范》、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》等法律法规，但是，关于电子档案真实性界定的法律等仍然没有或者不尽完善。这些配置不够合理的因素将导致高校档案信息化建设漫长而坎坷。
（二）档案人员的思想观念落后及综合素质和专业技能不高。由于高校档案机构的档案人员大都为年龄较大、学历层次较低的人，所以他们的科学文化知识有限，接受新事物的心态相对比较保守。面对信息化趋势，他们不能很快适应信息化的要求，甚至干脆还用传统的方法来进行档案工作。还有一些档案人员对高校档案信息化的理解不够准确，他们认为只要购置和使用了现代化的计算机设备以及其他现代办公设备，就代表我们已经实现高校档案信息化了。在这些方面，高校档案机构的档案人员整体的思想观念滞后，需要改进和提高。在信息化背景下，对高校档案管理人员的专业技能的要求比以前更高，综合素质指标也比以前大有扩充。然而，在目前的环境下，许多高校档案管理人员缺乏信息网络技术和计算机技术技能，他们有的甚至不会电脑的基本操作，这必然阻碍高校档案信息化建设。
三、应用型本科院校档案信息化建设措施
（一）建立和完善档案信息化建设的制度。高校领导要提高制度建设对档案信息化建设工作意义的认识。在增强自身档案信息化意识的同时，要认识到档案管理制度是贯彻落实高校档案信息化建设过程中的各项决策，保证各项工作顺利开展、完成各项工作计划和目标的保障。高校领导要组织相关人员建立一套切实可行、符合本校实际的档案管理规章制度，健全高校档案制度体系，确保高校档案信息化建设的各方面都有法可依、有章可循。同时，要加强规章制度的执行力度，确保档案管理体系的有效运行。
（二）树立档案工作者正确意识。高校在培养档案信息专门人才过程中，必须使档案工作者改变传统的思想观念，使自己能按照档案工作现代化的要求自觉学习和更新知识，运用现代技术和信息技术于档案管理工作的实践，不断创新档案管理工作。随着信息技术、现代科学技术和数字化技术的快速发展，作为高校现代档案信息服务主角的档案工作者，不再是以往单纯的档案管理员。高校广大的档案工作者必须具有创新意识和科研能力，积极接受继续教育及终身教育，努力培养自己具有更深的层次、更高的综合素质，把自己从一般的管理者变为档案信息专家，由传统的“档案保管者”变为“档案信息管理者”。
（三）人员素质提高。我们面临的是科技革命日新月异的时代，随着档案信息化建设的发展，档案工作的重点必然向更深层次的信息领域进展，因此，一方面要引进相关领域人才，一方面要对现有档案工作者进行针对性的培训，如加强计算机、信息、网络和多媒体等知识和技术的培训。更新其知识结构，提高档案工作者的专业水平。档案人员要不断提高自身素养，恪守档案工作纪律，认真贯彻执行《档案法》，严守党和国家、高校的机密，适应新形势，树立超前的管理意识，发挥其自身的协调能力与各部门建立良好的关系，不断提高自身综合素质。
总之,信息时代和高等教育的迅速发展，对高校档案信息化建设也提出了新要求。高校只有不断加强档案信息化建设，才能很好地适应高等教育发展新形势对档案工作的新要求，才能更加有效地开发和利用高校档案功能，从而，为高校加快发展提供基础性的服务保障。
参考文献：
【关键词】档案鉴定销毁;档案馆;困难问题;对策
高校档案作为记录高校管理活动、学生信息资料、科研等重要资料的载体，其工作的科学度和完善度，与高校日常工作的效率及质量密切相关。尤其是在最近几年，伴随学校规模扩大、生源的扩招，档案的销毁工作量及难度都有所提升。一方面，源源不断的新档案占据大量档案装具和档案室场所，并具有极大价值。另一方面，鉴定与销毁的不及时与缺乏科学性，对档案管理工作产生了一定滞碍。
一、当前我国高校档案鉴定销毁工作现状
高校档案的鉴定销毁工作，即对于相关档案资料价值进行判断与甄别。经过科学合理挑选，将具有一定价值的部分加以妥善保存，并将不具有保存意义的部分予以适当处理甚至废弃。从内容上讲，可分为归档前、后的鉴定及销毁。通常，由于高校日常事务繁多，学生数量庞大，科研信息量繁杂，因此相关档案的鉴定和销毁工作表现出很多问题。从宏观上来看（以会计档案管理为例），学校财务实行统一管理，会计档案管理任务重、时间紧。一方面，很多档案仅仅交由档案馆并做了数目清点和核对，而缺乏必要的后续鉴定和销毁工作。另一方面，很多高校是由多家合并建立，而会计档案的合并工作并没有跟上步伐。再以科研档案为例，很多高校建校历史悠久，现存的科研档案资料数额庞大，不乏很多有期限保管变成了无期限保管，然而保存空间有限，造成了档案库房面积紧张的现状。
二、我国高校档案鉴定销毁工作的若干问题
（一）未对档案材料进行准确性鉴定。尽管档案理应作为高校日常工作的详尽记录，然而由于档案资料的形成容易受到客观条件及主观意愿的影响，因此在实际运行当中其内容并不一定真实、原始。很多情况下，档案资料会对于当下情形夸大、缩小及扭曲，且因不同存在时期和工作模块而情况各异。例如，会计档案资料中统计数字的虚报、科研工作成绩的夸大及学校基建档案资料与实际不符等。这些主观错误及客观过失，都会造成档案材料有失准确性，档案鉴定工作者有义务和责任降低甚至杜绝此类现象的出现。
（二） 亟待鉴定和销毁的档案资料数额庞大。通常，这类问题是由以下两点引起的：其一，鉴于很多高校档案室都错误地将馆藏量作为工作质量的衡量标准之一，因此为了实现一定的规模要求，将一些不具备实际价值的档案引入档案室，片面追求档案数额的升级。其二，很多档案在入管时缺乏及时地鉴定，导致工作长期累积，负担日渐增重。在上述情况下，很多档案室需要完成的鉴定和销毁工作需要涵盖如约到期档案，且还要涵盖很多被辅以永久保存之名，而实则毫无价值的部分。
（三）未进行完整性鉴定。在如今的高校档案室工作中能够发现，很多归档资料文件拥有一定的价值，但却缺乏必要的完整性。一方面，归档部门缺乏必要的健全性。学校日常事务繁杂，各个部门拥有的职能各异，所产生的档案数量、内容不具有一致性，很多仅仅是综合部门形成一定红头文件，而其他部门档案材料形成较少甚至没有，从而缺乏成体系的档案归整。另一方面，档案材料门类不全。很多学校除了财务、科研、学生信息等档案之外，其他方面信息缺失。同时，档案资料自身不完整。很多档案资料缺页、缺补充附件等，甚至很多核心部分漏失。
（四）缺乏鉴定档案的条理性。很多档案室管理仅将档案资料保管期限作为鉴定依据，缺少了一定的鉴定条理性，如忽视了档案文件本身的价值高低。然而，档案资料最为关键的并非为其馆藏是永久性还是暂时性，真正重要的是其在高校发展过程中实际蕴含的价值和作用的发挥。因此，在档案管理工作中，要分次重地进行档案保护、抢救，突出关键性档案的地位。
三、如何应对存在于档案鉴定销毁工作的相关问题
（一）提升进馆档案的质量，强化档案价值鉴定。在档案进馆之前，筛选工作就已经属于档案鉴定工作的一部分，若能工作到位，将会为后期档案鉴定和销毁工作省却很多麻烦。在筛选和鉴定档案价值、立卷及确定档案报关期限的过程中，工作人员需做到详细缜密，坚持有价值的档案入馆，无实际用处的档案不盲目接收。相关指导部门工作人员要定期、保质进行案卷质量抽查检验，档案室需要在检查案卷之后入档。凭借全面合理的档案鉴定与销毁，档案才可以立卷。在此过程中，相关工作人员要以认真负责的态度，对待每一步档案管理环节。
（二）提升监督与指导力度，完善档案鉴定销毁制度。作为档案管理工作的指导力量，领导层面要加强对于档案管理工作的监督，严格按照《档案法》的相关规定安排工作，次重点分明，依法依章办事，有部署、有安排、有检查，形成上行下效的完善档案管理体制。因此，要成立高效负责的领导班子，通过划定出鉴定委员会、领导小组，分工落实成员责任。同时，要制定周密的工作计划，按照一定时间、重要性等有序完善鉴定与销毁工作。对于不存在保存意义的档案资料，要在建立完善的书面记录且经上级领导审核后进行销毁。
（三）加强档案管理从业人员的整体素质。作为一项对于高校事业发展意义深重的工作，档案管理从业人员需要具备良好的职业素养和综合能力。很多高校档案室的管理人员身兼数职，甚至由其他部门人员监管相关工作，这样做 有失档案管理工作的完善性。高校在重视档案管理工作的同时，要首先重视起从业人员的选拔和任职环节，以必要的标准挑选专业档案管理人员。在日常工作当中，定期安排相关培训与讲座，为工作人员充电，为其介绍和普及最新、高效的档案鉴定和销毁知识。经过专业化培训，帮助工作人员形成科学的工作流程。
（四）健全档案鉴定和销毁体系。完善的档案鉴定和销毁体系是保障高校档案管理高效、高质量完成的前提，很多档案室工作人员仍旧沿用传统标准，且忽视了对于电子档案管理工具的使用。如今，高校的档案管理工作不应再沿用过去的期限管理模式，应将档案价值视为首要，例如，一些会计档案资料，如会议出差发票等，那样的话不必要进行永久保存，不仅占用库存，而且缺乏必要的价值。通过综合权衡各档案资料价值，形成明确的管理规定。
档案鉴定销毁工作质量的高低关系到高校生存及长远质量，在本文中，笔者针对当前我国高校档案鉴定销毁工作现状、存在的若干问题（未对于档案材料进行准确性鉴定、亟待鉴定和销毁的档案资料数额庞大、未进行完整性鉴定、缺乏鉴定档案的条理性）及有效的应对措施展开相关探讨，提出了提升进馆档案的质量、强化档案价值鉴定、提升监督指导力度及完善档案鉴定销毁制度、加强档案管理从业人员的整体素质及健全档案鉴定和销毁体系等相关策略，以期为行业提供一定借鉴。
【参考文献】
[1] 杨齐蕴. 档案鉴定标准与档案法规及档案标准化关系探析[J]. 办公室业务， 2012（21）.
[2] 刘琳. 档案鉴定标准与档案法规及档案标准化关系探析[J]. 办公室业务， 2013（01）.
一、高校科研档案管理的主要内容
高校科研档案是科研活动的原始记录，也是科研管理中不可或缺的一个重要环节。科研档案是人们在从事科学研究活动中形成的、并经过一定整理的、具有保存价值的、归档保存的文字、图表、数据、声像等各种形式和载体的历史纪录。科研档案工作的主要任务是认真贯彻执行国家和主管部门制定的有关方针、政策、条例、办法，正确地组织科研材料的归档，科学地做好保护与管理工作，充分发挥科研档案为教学服务，为科研服务的作用。
目前，高校科研档案建立的主要内容根据它为学校的发展研究和为科研工作者所提供的信息可分为三个方面，即从事科学研究的专家学者的人员信息资料；在各自的学科领域取得的科研成果的信息资料；各级各类有关科研的指令性文件和通知等信息资料。
1.提供科研人员信息资料，主要是归整学校从事科学研究的专家、学者以及课题研究的整个研究梯队的组成人员的个人资料，包括从事研究的学科以及在其研究领域取得的重大成果的介绍材料；
2.各类科研成果材料主要包括：一是学校和各级各类科研项目的归档，这是科研档案管理的重中之重，从项目的申请，研究方案的设计论证，立项计划下达的通知和文件，经费的控制与使用进度，项目最终完成的科研咨询报告和研究成果，结题报告和专家鉴定意见的原件和复印件，应用类研究还要包括应用技术成果和科技成果的转化与推广，存档材料包括验收证书，专利证书以及有关检测证明和鉴定、验收技术资料原件和复印件一套。二是科研人员和广大教职工在正式发行的学术期刊发表的在学科领域有建树、有影响的科研论文，正式出版的专著、编著、译著、教材、工具书、参考书和作品等以及获得各级各类奖励的成果，全部按所在部门登记，按统一要求填写相关表格并提供原始材料及复印件进行归档。三是整理、归档上级和学校下达的有关科研方面各类文件以及上报的各级各类科研统计报表，以便查阅上级部门的指示、指令、决定等意见和学校有关科学研究的政策和规定，了解学校发展状况，把握方向，保证科研工作的顺利开展。
二、新建本科院校科研档案管理存在的问题
新建本科院校由于师资力量和水平的限制，原有的科研技术薄弱，在组建初期，科研管理工作重点放在对全校科研的宏观管理和一系列规章制度的建立和完善，但对科研档案的管理没有引起足够重视。大多没有建立科研档案的收集、立卷、保管等规章制度，科研档案的管理几乎处于空白状态，即使在做的科研档案的归档、管理工作仅局限于对学校科研项目立项、获奖科研成果、科研文件的收集保存，缺乏保存科学研究整个过程的原始记录和材料，大多数都是在课题完成和成果获奖后粗粗收集，便移交到学校综合档案馆。新建本科院校科研档案管理主要存在的问题有三个方面：
1.科研档案缺乏完整性、系统性，普遍存在各种立项资助项目材料较多而教师自发科研项目材料较少的现象，有些立项资助项目档案材料也残缺不全。有的科研课题有开题报告，缺论证意见。有的科研课题材料的只有研究总结或成果论文，缺乏科研计划、设计方案、技术报告、实验记录、数据分析、成果鉴定推广等方面的资料，尤其缺少核心部分技术内容和大量研制阶段的材料。
2.科研档案材料原件少，复印件多。课题在鉴定、报奖时上级部门需要提供原件，而原件的份数有限，所以出现科研人员只向档案部门移交复印件的现象。科研档案作为科研活动的真实记录，它是日后查考、研究和处理各种问题的凭证，如果归档文字性材料中复印件增多，必然使文件失去它应有的价值。
3.科研档案材料分散在各处。由于高校科研人员肩负着教学与科研双重任务，对高校教师的考核也是多方面的。因此，普遍存在一个科研课题的材料分散于各部门的现象，一部分材料在系里，一部分在业务档案里，一部分在行政档案里，一部分在科研档案材料里。这些情况导致科研档案材料的零散状态，不利于科研档案的综合管理和利用。究其原因，主要是：（一）科研人员对科研档案工作的重要性认识不足，由于当前许多研究人员没有认识到科研工作档案工作的重要性，把自己的研究成果视为个人私有财产，许多珍贵材料不愿意上交，一方面怕归档后得不到有效保存，另一方面则担心以后要做进一步的研究时查阅不方便，或者会泄密、失控，这样很难保证档案材料的完整性、系统性。即便一定要归档，也只会将有关材料的复印件归档。（二）科研档案管理缺乏有效的管理体制，由于新合并组建的院校，科研机构重组，二级院系重新整合，不少科研人员的隶属关系发生变化，科研档案管理没有得到理顺，科研档案的立卷、归档、编研、利用和计算机档案管理系统等方面的业务工作没有一个统一标准，各二级学院没有设置档案室或专职档案员，管理松散，加上有些学校校区分散，更增加了科研档案的管理难度。
三、加强新建本科院校科研档案管理的途径
1.强化科研人员的档案意识。通过多种形式宣传《档案法》、《科学技术研究档案管理暂行规定》、《普通高等学校档案管理办法》等法律、法规及档案知识，提高科研人员档案法制观念，认识科研档案建设工作的重要意义，让科研人员明确“负责科研文件材料的形成、积累、立卷、归档”是其应尽的职责和义务，从而在思想上重视科研档案工作，自觉承担起积累科研档案资料的义务，主动履行科研档案归档的职责，增强科研管理人员自身的档案意识。
2.建立、健全科研档案建设与管理制度。按照《科学技术研究档案管理暂行规定》的规定，建立符合高校实际的科研文件材料的形成、积累、整理和归档制度，在日常工作中实行“三纳入”，即将科研档案工作纳入科研管理制度，纳入科研工作计划，纳入科研人员的工作职责范围。同时做到四同步，即下达科研任务与提出科研文件材料的同步；检查计划进度与检查科研文件材料形成同步；验收、鉴定科研成果与验收、鉴定科研档案同步；上报登记和评审奖励科研成果与检查科研档案归档情况同步。具体做法是：第一步，要在科研项目下达后，课题负责人主动到档案室备案，领取“归档须知”、“科研记录本”等；第二步，科研课题完成，或经过鉴定、验收后课题负责人将科研课题三个阶段的材料全部收齐，移交档案室，才算科研课题结束；第三步，课题结束经费结算时，要有档案部门归档合格签字或盖章后，科研管理部门才能同意财务部门结算；第四步，申报各类奖项时，必须由档案部门验收，加盖验收合格章后，科研管理部门才能办理申报手续。
3.配备机构和人员，提高科研档案管理人员的业务素质和水平。在高校科研管理部门设立专门的科研档案室，配备专职档案员。校区分散的高校还可建立二级院系科研档案室，并配备兼职档案员，二级院系科研档案室主要是对纳入学校科研处管理的科研项目，负责指导、督促或参与其科研档案的立卷和归档。对非纳入科研处管理的科研项目，负责立卷和归档的全过程工作。建立本院系的此类档案，并根据规定提供利用服务；参加学校组织的有关学科科研档案的编研工作。要加强科研档案管理人员队伍建设，通过进修和培训，不断提高科研档案工作人员的业务水平。还要建立奖励惩罚机制，充分调动科研档案管理人员的工作积极性，对工作表现突出的人员，除公开表彰奖励外，在职称评聘和职务晋升上，予以充分体现，从而激励并促进档案管理人员的整体业务水平和业务素质的提高。
4.运用现代化管理手段，管理和利用科研档案信息资源。高校校园网络的建设和使用为科研档案的管理提供了便利条件，近年来新建本科院校的科研档案数量在不断增加，原来的手工操作管理已远远不能适应当前高校科研发展的要求，因此，把计算机、光盘、复印机、多媒体等先进技术和设备运用到科研档案的收集、整理工作中，利用网络传输，将有关科研文献、数据、图纸等科研档案信息联机上网，既便于查阅也便于管理。网络化的管理提高了科研档案信息资源的利用率，同时也提高了科研档案的管理效率。
关键词： 学院档案； 教学档案； 档案管理
中图分类号： G271 文献标识码： A 文章编号： 1009-8631（2011）01-0100-01
一、院系教学档案管理的重要性
教学活动中产生的材料是评估的重点，这些材料收集是否齐全完整，整理是否科学规范，是学院开展评估工作的重要基础。学院的教学档案都是随着的专业教学活动而形成的，备课、授课、实验等教学工作中产生的看似零星的材料，它们之间由于产生的时间、范围、学生对象等特征而形成有机联系，具有明显的成套性和系统性。若把这些文件材料有机的联系起来，就能重现整个教学流程。院校教学规模不断扩大，学科建设逐渐健全，教学档案内容更加丰富，材料来源更加广泛。在内容上，教学档案是在教学准备、教学实施、教学评估和教学总结中形成的教学文件；在管理上，教学档案是在上级部门和本校颁发的有关教学管理方面的指示、规定、办法等教学文件；在对象上，教学档案是一线教师个人手中的自编教材、讲义、教案等，加之学生的优秀论文、毕业设计、实验报告等。这些教学实践活动中所形成的教学档案材料形式多样本的，有照片、纸张、光盘、手稿、簿册、磁带、和图纸等，其复杂程度还在不断增加。学院的教学档案不仅带动整个高校档案的建设，推动教学工作建设的进程；而且在教学评估中起到凭证作用。
二、目前学院教学档案管理存在的问题
（一）学院档案管理制度不健全
目前由于许多院(系)不重视教学档案管理这项工作，使得档案资料收集的内容、整理的范围、分类的标准、移交手续、查询登记等都没有制定严格的管理制度，全凭管理人员的随意性来完成。从而出现资料归档不及时，借阅时不登记，需要查阅的资料找不到，借阅的资料也不按时归还，重要的文档资料丢失时有发生，致使档案资料残缺不全，从一定程度上影响了教学改革及教学评估的质量，同时，严重影响了档案管理的规范性和完整性。以上这些问题的出现，充分说明了健全教学档案管理制度的重要性。
（二）教学档案管理水平跟不上教学管理工作的发展
新时期高等教育越来越呈现信息化、网络化的态势，许多学院在教育部教学水平评估影响下，开展了诸多的教学管理改革，启用计算机学籍管理系统，启用教务网络办公系统，教师授课评比网络等。直接反映了学校教学工作本身的教学档案管理并没有与时俱进的变化，仅满足于传统档案的接收，并不正视其管理对象的变化，导致教学档案管理没有真正体现教学管理的真实状况和发展水平。主要表现在各高校档案信息化还停留在使用计算机档案管理系统进行案卷级目录及部分文件级目录的录入与检索，建立全文数据库尚在规划中。从目前看，许多院校教学档案部门缺乏技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低，不能完全适应现代化管理技术。
（三）现存纸质档案资料数字化过程难度大
现存纸质化教学资料要转换为数字化信息进行归档，目前主要存在三个方面的问题：一是由于数字化工作非常繁重，量也非常大，且档案人员操作电脑的技能不够娴熟，主观认为不如从事纸质立卷工作驾轻就熟，容易产生畏难情绪；二是院校领导对教学档案工作不够重视或因经费问题不愿意增加投入；三是教师、教辅人员对教学资料收集工作处在被动状态，往往是凭借个人的态度在做，做好做坏一个样，缺乏激励机制。
三、优化教学档案的管理措施，增强学院教学档案建设的有效性建设
（一）加强教学档案管理制度的建设
学院的领导应高度重视各部门教学档案的管理工作，把档案建设工作列入学院的工作计划；要划拨教学档案管理投入专项经费，为其配备档案用房、相应设备及档案管理的专兼职队伍，并建立有效的激励机制和监督管理。学院的教学管理部门应根据国家的有关档案法规和学院的实际情况，建立健全教学档案管理工作的各项规章制度，如档案工作规范、档案实体分类办法、部门归档与立卷制度、电子档案的归档管理办法等；并在教学档案管理工作中严格执行“三纳入”、“四同步”制度，逐渐夯实档案管理的基础。“三纳入”即纳入教学计划、规划，纳入教学管理制度，纳入各级管理人员岗位责任，作为考核教学质量和管理水平的标准之一。“四同步”教学管理的各环节必须做到下达教学任务与提出教学文件材料的归档要求同步；检查教学工作与教学文件材料形成积累情况同步；评审、鉴定教学质量、教材、毕业论文、优秀教学成果与审查、验收档案材料同步；毕业分配、上报评审材料、教师晋升与档案部门出具归档证明同步。总之，教学档案是教学实践活动的真实记录，是进行教学研究必不可少的素材，只有依据可靠的教学档案作为研究依据，才能对教学的特点进行定量和定性的分析，挖掘科学、有效的教学方法，从而最大限度地提高教学质量。
（二）加强教学档案管理队伍建设
教学档案人员作为档案工作的主体，对教学档案事业的持续发展起着决定性作用，教学档案人员素质的高低直接影响教学档案信息化的进程。因此，院校要加强教学档案管理队伍建设，培养一批有档案专业知识，有现代化管理技术，有开拓精神的管理人员来从事教学档案信息的管理和开发工作。档案管理者要适应现代化社会发展的要求，与时俱进，努力学习计算机知识和电子档案管理技术，更快地推动教学档案管理现代化的进程。积极创造条件，鼓励和支持教学档案管理人员参加专业培训、进修、攻读学位等，以提高业务素质、掌握现代化管理技能、适应社会发展的需要。一方面宣传国家有关高校档案工作的法律法规、方针政策，宣传教学文件材料归档的必要性和重要性，使他们深入了解教学档案工作的重要性和资料归档的优越性，认识档案工作者的岗位价值，从而热爱档案工作，增强责任感和事业心，主动钻研业务，恪尽职守。一方面每年有重点的讲授档案管理知识和本年度归档要求，帮助他们掌握档案管理工作的基本知识和操作技巧，掌握现代化管理技术，掌握教学档案的内容、特点、运行规律，不断提高综合素质，做好教学文件材料的形成、收集、整理和保管利用等工作。
（三）加强数字化基础设施建设
院校的各级领导干部应转变观念，提高对教学档案数字化建设的认识，增加经费投入，购置数字化建设所需要的硬件和软件设备，提供必要的数字档案安全保护设施。切实搞好总体设计，确定信息网络的基本功能、总体思路、组网模式和发展规划等，按计划分步实施，逐步推进档案信息网络化建设。其次是搞好档案馆(室)局域网终端建设，组成信息网络，实现归档的便捷化、经常化和常态化，夯实教学档案数字化建设的坚实物质基础。
参考文献：
[1] 刘亚超，杨剑云，刘英.加强教学档案建设做好本科教学评估[J].管理观察，2009（08）：102-106.
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