时间：2022-12-30 07:57:43
人事代理工作需要考察的能力有：
1、政策咨询与规划能力。向委托代理单位提供国家人事工作方面的法律、法规和政策规定的咨询服务；协助委托单位进行人事规划设计，建立新型人事管理制度；帮助委托单位解决人事工作中的问题。
2、人才招聘引进能力。根据委托单位工作和发展对人才的具体要求，代拟和人才招聘启事，组织报名、考试、考核。素质测评工作，提出初选名单。根据单位的特殊需求，向省内外、国外招聘引进人才。
3、人事档案管理能力。按照有关政策规定，管理委托单位专业技术人员、管理人员的人事档案、考绩档案，为委托代理人员保留原有身份、计算工龄、调整档案工资、接转党团员组织关系、办理出国政审手续、代办集体户口落户、出具以档案材料为依据的有关证明。
4、协调专业技术人员流动争议。受人才流动争议仲裁机构的委托，受理专业技术人员、管理人员流动争议申请，进行调查、取证，根据有关规定进行凋解或提交仲裁。
（来源：文章屋网 ）
关键词：科技计划科技计划项目档案管理
一、国家科技计划、科技计划项目及项目档案由来
（一）国家科技计划
1982年，国家正式出台了《“六五”国家科技攻关计划》，标志着我国的科技计划已从科技规划中分离出来，具备了相对独立的形式。“国家科技计划是指根据国家科技发展规划和战略安排的，以中央财政支持或以宏观政策调控、引导，由政府行政部门组织和实施的科学研究与试验发展活动及相关的其它科学技术活动”①。到目前为止，共有五大类30多个科技计划，从不同角度支撑着国民经济和社会发展以及科技自身发展的科技需求。
（二）科技计划项目
“在国家科技计划中实施安排，由单位或个人承担，并在一定时间周期内进行的科学技术研究开发活动”就称为国家科技计划项目②。自2003年起，我国每年的科技计划项目总数量就接近或超过万项（见表1）。
表1：“九五”～“十一五”我国科技计划项目总数
（三）科技计划项目档案
与科技计划的发展相适应，我国不同历史时期对科技计划项目实施过程中产生的档案的概念及内涵也在发生着变化。1998年以前，这类档案一直被作为科研档案的组成部分，并没有形成单独的档案类别；1999年开始，政府开始酝酿“课题制”管理的国家科技计划管理体制，档案管理问题开始引起关注；2002年国家科技计划项目全面实行课题制管理，对档案管理提出了新的要求，“项目档案”的术语开始在档案工作实践中出现。
2004年，笔者所在的北京联合大学应用文理学院与北京市科委共同承担了北京市科技计划项目软科学课题《新时期北京市科研档案管理与对策研究》③，首次开展了项目档案的科学研究，研究成果中首次提出并界定了科技计划项目档案的概念，并系统阐述了科技计划项目档案管理工作。“科技计划项目档案”一词在学术文章中最早出现在笔者所著《科技档案资源保护迫在眉睫—北京市科技计划项目档案管理现状研究》一文（发表于《北京档案》2005年第10期）。
“科技计划项目档案（以下简称项目档案），专指以国家或地方政府财政投入为主，并列入国家或地方科技计划项目，在其管理和实施全过程中形成的，具有保存价值的各种类型和载体的原始记录。”④
项目档案不仅是项目成果的重要组成部分（有时甚至是唯一成果），是项目管理的载体，是项目实施、验收及成果推广应用的真实记录和可靠依据，也是国家科技信息资源的重要组成部分。
二、项目档案的内容构成
从完整反映科技计划项目整体情况出发，一套项目档案应该包括以下内容：
（一）依据档案内容所反映的职能划分
科技计划项目相关单位可分为两类：一类是科技行政主管部门，进行项目的管理；另一类是项目承担单位，从事项目的研发活动。这两类部门的任务不同，决定了其形成档案的内容性质也不同。据此可将项目档案划分为项目管理档案和项目研发档案两大类。
1.项目管理档案。是科技行政管理部门在行使科技计划项目管理职能的过程中形成的，反映科技计划项目的立项、检查与验收等活动，具有保存价值的文件材料。
2.项目研发档案。是指项目承担单位在项目研发过程中形成的，反映研发过程、研发技术、研究条件、研究成果与项目运行等活动，具有凭证依据价值的文件材料。
（二）依据档案的形成主体划分
由于科技计划项目涉及到若干参与单位，它们在各自的工作中所形成的项目档案，构成项目档案的整体。由于这些档案反映的具体活动与任务不同，它们既呈现为不同的文件类型，又具有内容上的相对独立性（见图1）。
图1：项目档案构成示意图（以项目形成主体为标准）
1.科技行政主管部门形成的档案
科技行政主管部门是科技计划项目工作的主管部门，他们在履行项目管理职能的过程中主要形成以下档案：（见表2）
2.各类授权或委托单位形成的档案
（1）项目主持单位形成的档案。
《国家科技计划项目管理暂行办法》规定“科技部专项计划部门和授权或委托的项目组织实施管理机构负责项目的实施和管理”。其中所指授权或委托的项目组织实施管理机构即项目主持单位，代科技行政主管部门行使对项目研发工作的指导、检查和监督的职能，其管理过程中主要形成以下档案：（见表3）
（2）其他受托单位
其他受托单位是指以合同的方式接受科技行政主管部门的委托，承担项目中某些专门性工作的机构，主要包括招标单位、监理单位、审计单位以及档案质量评估单位等。受托单位必须具有相关的专业资质，在工作过程中主要形成以下种类的档案（见表4）：
3.课题承担单位形成的档案
课题承担单位是课题实施的主体，负责完成《课题任务书》规定的任务，他们在课题研发过程中主要形成以下档案：（见表5）
三、项目档案的特点及管理要求
项目档案产生于科研、生产活动中，具有一般科技档案的特点。但由于科技计划项目的管理与实施有自身的规律，使得项目档案还具有一些特殊的属性特点。
（一）形成主体的多元化。项目档案形成主体的多元化源于项目管理与实施的复杂性。科技计划项目的全过程涉及到四类主体：一是政府的科技行政主管部门，负责项目申请的审核、项目进行情况的检查及项目验收等；二是政府科技行政主管部门授权或委托的项目组织实施管理机构，即项目主持单位，对项目目标的实现、项目任务的完成、关键技术的突破及项目的科技保密等，承担组织实施的责任；三是项目承担者，负责执行合同或计划任务书，完成项目目标任务；四是各类项目受托单位，负责完成项目管理及实施过程中的一些专业性工作，包括招标、监理、审计及各项评估等。
形成主体的多元化，导致项目档案在形成上的分散性，对项目档案完整性构成潜在威胁。科技档案管理学基本理论强调科技档案的特点是具有成套性，项目档案也是以“套”作为其完整形态的。各自分散形成的项目档案共同记载和反映了该项目活动的全部过程和成果，它们之间既以不同的工作阶段相区别，又以总体的科技程序和科技内容紧密衔接，构成了一个反映该科技项目活动的材料整体。因此，从整体上而言，只有各个部分的档案都完整，才能认为项目档案完整；而任何一个部分的档案不完整，也可能意味着整个项目档案的价值都将受到影响。这就要求对项目档案实施严格的全过程控制，包括从档案工作的组织上选择适当的管理体制和管理模式，从各类项目文件形成与积累上实施质量控制，从项目档案的完整归档、科学保管和有效利用上实现规范管理。
（二）形成主体的临时组合性。为集中科研优势、保证科技计划项目的创新与成功，2001年，科技部、财政部、国家计委、国家经贸委合发的《关于国家科研计划实施课题制管理的规定》中指出：“允许跨部门、跨单位择优聘用课题组成员”。科技计划项目的研发工作是由通过申报和审批程序组建的项目团队承担，项目的内容和要求不同，研发团队的承担单位与研发人员的组成也各不相同。项目的参与者即项目档案的形成者，都是根据项目研发任务临时组合而成的，项目结束后研发团队就会解体，使项目团队具有临时性或一次性的特点。这种情况极易造成项目档案形成与积累的各自为政，档案不易集中和难以补救等问题，并且影响项目科技成果的后续使用与推广应用。这就要求在项目档案管理中明确项目负责人责任制，充分发挥项目负责人的作用，在项目管理与实施过程中同步规范项目文件的形成与积累，保证项目档案的真实与完整，有效控制档案工作可能面临的质量和安全风险。
（三）项目档案归属的复杂性。项目档案主要是在国家资助的项目中形成，国家作为投资主体应享有研究成果的部分权力。考虑到科技成果不同于政府的行政成果，它并不能完全凭借资金与物资投入直接生成，而是要通过具体承担单位及研发人员的大量智力劳动来获得。因此，《国家科技计划项目管理暂行办法》中规定“除科技部事先合同约定科技成果归国家所有外，项目所产生科技成果的知识产权归科技成果完成者所有”。《关于加强国家科技计划知识产权管理工作的规定》中再次强调“国家科技计划项目研究成果及其形成的知识产权，除涉及国家安全、国家利益和重大社会公共利益的以外，国家授予项目承担单位。项目承担单位可以依法自主决定实施、许可他人实施、转让、作价入股等，并取得相应的收益”。
课题制管理的实施，使得科技计划项目的承担单位往往不止一家，而且承担单位的所有制成份复杂，甚至有个人投资参与的情况。项目成果特别是其知识产权将在项目参与各方之间进行分割，很容易产生档案所有权与使用权的纠纷，同时也不利于成果信息的利用和共享。因此，项目档案管理必须根据国家相关政策和法规，处理好项目档案所有权的界定、项目档案的保管及利用政策等特殊问题，使国家投入巨资支持的科技计划项目能实现最大收益。
（四）内容构成的综合性。项目档案形成主体的多元化，必然导致其内容构成的综合性。从项目管理的角度而言，既有一般的科技管理内容，又包括招投标、监理、评估等专业管理内容；从研发角度而言，科技计划项目一般水平高、规模大，在研究和实施过程中经常需要单独购置设备或进行基建，形成设备档案和基建档案；部分针对产品的开发项目，还会产生产品试制和生产的档案；科技计划项目的预算、决算文件以及经费审计过程中还会产生会计档案等。因此，一个科技计划项目的全部档案中可以包括科研档案、设备档案、基建档案、产品档案和会计档案等多个种类的档案。
项目档案内容构成的综合性要求在其管理过程中，既要注意项目档案自身的完整成套，同时又要兼顾项目档案与机构中其他类别档案管理之间的关系。
（五）项目档案的高使用价值。项目档案与一般科研档案相比具有使用价值广泛、使用效益显著等高价值特征。科技计划项目的创新性与应用性的特点，决定了其研发活动的探索性与复杂性很强，所形成的档案材料多记载着先进的技术过程与大量的新颖信息，不仅有极高、广泛的现实利用需求，而且从科技计划自身的地位而言，其历史研究的价值也不可小觑。
为充分实现项目档案的高价值，除项目档案的保管机构按照档案学一般方法开展多种方式的档案利用之外，还需要从国家层面建立国家科技报告制度。目前欧美等国家都有系统的科技报告制度，典型代表是美国的“四大报告”，其核心内容是把国家资助的科研项目中产生的档案及相关资料，包括研究目的、方法、技术内容、中间数据以至经验教训，尽可能向公众开放共享。在我国，20世纪80年代创建了国防科技报告体系，但民用科技投入产生的大量项目档案、数据和信息，目前基本处于分散、搁置甚至流失状态，极大限制了其科技资源效用的发挥。因此，建立中国科技报告制度，对国家财政投入产生的科技成果进行永久保存、集成管理和有效利用，是国家科技管理体制改革的重要任务，也是档案学术与实践面临的新挑战。
*本文系北京市教委科研项目阶段性研究成果.项目名称：我国科技计划项目档案管理问题研究.项目编号： SQSM201211417008。
注释：
①中华人民共和国科学技术部：《国家科技计划管理暂行办法》，2001年
②中华人民共和国科学技术部：国家科技计划项目管理暂行办法，2001年
③2004年北京市计划项目软科学课题.课题编号H020820320190
④潘世萍.科技档案资源保护迫在眉睫-北京市科技计划项目档案管理现状研究[J].北京档案，2005（10）： 17-19.
参考文献：
[1]贺德方.中国科技报告制度的建设方略[J].情报学报，2013（5）.
[2]杨柯.国家科技计划综述：功在当代的千秋大业[J].中国科技信息，1997（13）：8-10.
关键词：工程项目档案 工程项目建设 施工 无损检测 监理
工程项目档案记述了工程项目建设过程中相关的管理和技术信息，凝结着工程管理人员、技术人员、质检人员和资料人员的劳动和智慧，是一种重要的信息资源，是工程建设的管理经验和技术经验借以贮存和传播的手段之一，对于提高工程项目建设的技术水平，促进管理的科学化、规范化和法制化有着重要的意义。
一、工程项目档案的概念
工程项目档案俗称竣工资料，是记录建设项目从建设的立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及生产准备到建成投产的全过程活动的资料，这些资料必须按照一定的要求对建设活动进行记录，也就是我们通常说的应归档保存的文件以及各类相关电子文件和其它载体的声像文件。而这些文件的整理也必须是按照相应的要求进行分类和排序，以便查找和使用。
二、工程项目档案涵盖的内容
1.项目前期文件、项目管理文件、项目竣工验收文件
1.1项目启动文件
项目建议书及其报批文件；项目选址意见书及其报批文件、规划许可证；可行性研究报告及其评估、报批文件；项目评估（包括借贷承诺评估）、论证；环境影响评价报告书及批准文件、劳动安全卫生评价报告书及批准文件、水土保持方案报告书及批复文件、地震安全评价报告书、地质灾害危险性评价报告及批复文件；设计任务书、计划任务书及其报批文件；有关前期工作的文件、纪要等。
1.2勘察设计资料
1.2.1设计基础资料
工程地质，水文地质，勘察设计，勘察报告，地质图，勘察记录，化验、试验报告，重要土样、岩样及说明；地形、地貌，控制点，建筑物、构筑物及重要设备安装测量定位、观测记录；水文、气象、地震等其他设计基础资料。
1.2.2设计文件
设计委托书，总体规划设计；方案设计；初步设计（含概算）批准、调整文件；施工图设计；技术秘密材料、专利文件；工程设计计算书；关键技术试验；设计评价、鉴定及审批文件；其他设计有关文件、纪要等。
1.3征地、移民文件
征用土地申请、批准文件，红线图、坐标图、行政区域图；征地移民拆迁、安置、补偿标准文件、协议书、土地使用证、特殊地区施工许可证；建设前原始地形、地貌、状况图、照片；施工执照。
1.4计划、投资、统计等工程管理文件
有关投资、进度、工程量的建议计划、实施计划和调整计划；项目管理机构资质报批文件；概算、预算管理文件，差价管理文件；规程、规范、标准、规划、方案、规定；投资、进度、质量、安全文件、合同控制文件。
1.5招标投标、承发包合同协议文件
招标文件审查、招标书、招标修改文件、招标补遗及答疑文件；投标书、资质材料、履约类保函、委托授权书和投标澄清文件、修正文件等；开标议程、开标大会签字表、报价表，评标纪律、评标人员签字表、评标记录、报告；中标通知书；合同谈判纪要、合同审批文件、合同书、合同变更、索赔、控制管理文件；专项申请、批复文件；环境保护、劳动安全、卫生、消防、人防、规划文件；水、暖、电、煤气、通信、排水等配套协议文件；原料、材料、燃料供应等来源文件。
1.6生产准备、试运及考核资料
生产运行管理方案；生产准备及试运投产执行计划；试运投产期间的置换、升压方案、全线联调方案及维修抢修预案；有关试运行的标准、规定；全线试运投产前的验收记录；各站场、阀室的设备单体试车、验收记录；系统调试、验收记录；SCADA系统调试、验收记录；各类报表、维修记录等资料。
1.7财务、计划及资产管理资料
财务计划及执行、年度计划及执行；年度投资统计；工程概算、预算、标底、合同价、决算、审计及说明；主要材料消耗、器材管理；交付使用的固定资产、无形资产清册等。
1.8科研项目资料
开题报告、任务书、批准书；合同书（协议书）、委托书；研究方案、计划、考察报告、调查研究报告；试验记录、图表、照片；实验分析、计算、整理数据；实验装置及特殊设备图纸、工艺技术规范说明书；实验操作规程、安全措施、事故分析；阶段报告、科研报告、技术鉴定；成果申报、鉴定、审批及成果推广应用材料；重要课题研究报告。
1.9工艺设备文件
1.10涉外文件
1.11消防文件
1.12器材管理文件
2.施工文件
2.1施工管理资料
开工报告、工程完工证书、工程交工证书、工程竣工报告、企业资质、人员资质、施工组织设计、施工方案
2.2施工质量验收资料
建筑、工艺管道、设备安装、防腐保温、电气仪表等工程的检验批
2.3施工技术资料
建筑、工艺管道、设备安装、防腐保温、电气仪表等工程的技术施工记录
2.4质量控制资料
材料设备质量证明资料、各类设备材料及管阀配件的检测试验报告、理化试验类资料
2.5竣工图
竣工图包括所有的施工图，其中属于国家和集团公司的标准图、通用图，可以在目录中注明，不作为竣工图编制。
2.6经济资料
经济签证、施工合同、结算书等
3.无损检测交工技术文件
实行第三方无损检测的工程（项目），无损检测竣工文件由无损检测单位单独组卷，内容包括委托无损检测的合同、无损检测计划、无损检测工艺规程、无损检测工作总结以及无损检测完工交接证书、无损检测人员登记表、无损检测焊口布置图、无损检测报告等。
4.监理交工技术文件
主要包括按照监理项目管理、监理指令、监理内业、审核签认文件、工程检验记录五个部分。
三、石油工程项目档案编制收集整理的主要依据
1.通用部分
《石油天然气建设工程质量验收规范》SY4200-2007系列标准
《中国石油天然气股份有限公司油气田地面建设工程（项目）竣工验收手册（2010年修订版）》
《中国石油天然气股份有限公司建设项目档案管理规定》
《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规定》（DA/T28-2002）
《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2000）
《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）
《建设工程文件归档整理规范》（GB/T 50328 -2001）
《中国石油天然气股份有限公司建设项目管理规定》
《股份公司建设项目文件归档范围和保管期限表》
《中国石油长庆油田分公司基本建设项目档案管理办法》
2.石油建设工程
SY4200-2007系列标准
中国石油天然气股份公司油气田地面建设工程（项目）竣工验收手册
石油天然气建设工程施工质量验收规范（宣贯教材）
3.土建工程
陕西省建设厅颁布：
陕西省建筑工程施工质量验收配套表格及使用指南
陕西省建设工程质量安全监督总站：
陕西省建筑工程施工质量验收技术资料管理整编规定
陕西省建筑工程施工资料表格（填写范例）
GB50300系列标准
四、工程项目档案的编制要求
1.单项（单位）工程划分及编号
由建设单位或委托监理单位组织施工单位在工程开工前，按照石油天然气行业标准《石油天然气建设工程施工质量验收规范通则》（SY4200-2007）的有关规定进行划分及统一编号。
2.工程项目档案的编制要求
工程项目档案是伴随着工程项目的建设过程产生的，它真实、准确地记述和反映了项目在整个建设过程中的实际状况和历史过程，是各种建设活动的直接和原始记录。因此，工程项目档案应按完整化、规范化、标准化的要求整理编制，必须做到及时、准确、系统、科学。
及时，就是在施工过程中，对各种要求的数据、现象及时进行记录；竣工验收时，施工单位要及时做好工程技术档案的整理、归档及移交工作。
准确，就是要求施工过程中形成的技术文件材料，应如实地反映工程施工的客观情况，严格按施工图和现行材料质量标准、质量检验标准、施工验收规范施工，做到变更有手续、有根据，施工各部位有记录。严禁出现擅自修改、伪造和事后补做记录等情况。
系统，就是要求按照施工程序和施工顺序，对形成的技术文件材料进行系统的整理，系统的反映施工的全过程。
科学，就是以科学的态度对待施工中的每一个数据，应做到施工有依据，检查有结论，现场有记录，试验、化验有报告，预制构件、材料有证件，修改图样有手续，工程竣工有结论。
五、工程项目档案的编制收集整理分工及顺序
1.建设单位资料
1.1可行性研究、任务书
1.2设计基础资料
1.3设计文件
1.4项目管理文件
1.5涉外文件
1.6生产技术准备、试生产资料
1.7财务、器材管理资料
1.8工艺设备文件
1.9环境保护、职业卫生、消防、安全设施、档案等专项验收文件
1.10项目竣工验收文件
2.施工文件
2.1施工管理文件
2.2技术管理资料
2.3质量保证资料
2.4施工日志
2.5竣工图
3.无损检测文件
3.1管理类文件
3.2无损检测报告
4.监理文件
4.1监理项目管理
4.2监理指令
4.3监理内业
4.4审核签认文件
4.5工程检验记录
六、工程项目档案的编制收集整理质量要求
1.根据中华人民共和国国家标准《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328－2001），工程项目档案应满足下述要求：
2.归档的工程文件应为原件。
3.工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。
4.工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。
5.工程文件应采用耐久性强的材料书写，如：碳黑墨水、纯蓝墨水等。
6.工程文件应字迹清楚，图样清晰，图标整洁，签字盖章手续完备。
7.工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜 为A4幅面（297mm×210mm）。图纸宜采用国家标准图幅。
8.工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。图样一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图。计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件。
9.不同幅面的工程图应按《技术制图复制图的折叠方法》（GB10609.3-1989）统一折叠成A4幅面（297mm×210mm），图示栏露在外面。
七、工程项目档案的验收和移交
工程项目档案是在工程建设中，逐渐积累起来的大量的文字、文件、图样资料和来往批件，经过整理、编目而形成的反映有关工程建设的技术经济文件和资料。它是记录工程建设的永久性技术文件，也是建设项目进行复查、维修、改建、扩建的重要依据。因此，重视并搞好工程项目档案资料的收集、整理、归档、验收和移交工作十分重要。
竣工验收合格后，由施工单位的工程技术人员，按要求把竣工验收阶段的工程项目档案资料和施工阶段的工程项目档案资料一起整理好，编目建档，并于工程竣工后一个月内交施工单位主管技术档案部门，按规定检查验收，审查合格即可送工程质量监督机构评定认证后，移交给建设单位。
建设单位把施工单位移交上来的档案资料和施工前期由建设单位办理的工程项目档案资料重新整理，编目建档，形成全套的工程项目档案，并根据工程的重要程度来决定是否上交给有关主管部门或技术档案部门长期保管。
工程文件的归档，是建设程序和工程文件形成过程的一个具体的必要的环节。在工程项目的建设活动中，工程文件材料的形成、积累是建设活动的一个不可缺少的、必然的组成部分，建设活动的全过程，就是工程文件材料形成的全过程。因此，对工程文件材料加以系统整理，向档案管理部门归档是顺理成章的，应引起各施工单位的高度重视。
一、促进档案信息资源的共享性和信息化
（一）档案资源的共享性。在信息化技术的牵引下，实现档案资源的共享性，便成为档案信息化管理的终极目的，而资源的共享也能够使档案的价值得到最大程度的体现。而要达成这一目标，关键在于档案资源的信息化建设。档案资源具体可从以下两方面来分析：第一，依托信息技术的优势，促进档案信息的自动化、一体化管理，这样不但提高了信息检索速度，而且能够针对不同载体的档案，诸如图像类、文字类的数字化存储，通过计算机网络技术的整合，使它们转化为图文并茂的新资源，从而增加了档案信息资源的表现形式；第二，在计算机网络的运行环境下，能够实现档案信息的远距离传输，从而实现信息资源的共享。这样既明确了档案管理的内容及范围，又规范了档案管理工作的各项环节。
（二）档案资源的信息化。与传统的档案管理工作不同，通常意义的档案管理信息化是由有关的档案行政管理机构进行统一的组织和规划，并以现代信息技术为依托，采集、保存并整理档案中的信息资源，并提供档案信息的服务等。实际上，档案管理信息化从一定意义上完成了档案管理模式从实体保管到数字化管理的转变，为传统的档案管理工作提供了新的发展动向。信息时代下的档案管理虽然脱离了实体的保管，但在数字化和现代化的管理道路上，还需要依托相关的硬件和软件。具体表现在以下三方面：首先，有统一的信息设备和基础设施，以此为载体，建设数字化的档案管理系统；其次，在统一标准规范的指导下，建立信息资源库，并提供技术支持；最后，对信息化人才进行系统培训，利用信息技术的优势，提高档案管理的工作效率。
二、增强档案管理人员的创新观念和培训力度
在信息化时代的大背景下，档案管理工作人员除了具备丰富的专业理论知识和良好的职业道德操守，还需要有创新观念。信息化的新型技术要求档案管理人员具备独立思考能力，在兢兢业业的整理分析工作中，能够及时发现问题，并有效分析解决问题。拥有自身的独立思考，既能提高档案管理人员的工作积极性，又能使其在突破传统管理模式的前提下，对新发现的问题进行创新解答，从而拓宽档案管理的新型管理模式。
档案管理部门可以适当地制定一些奖惩措施：对档案管理人员的具体工作表现进行分析，将其作为依据制定一系列的奖惩措施。对于一些作出了创新型贡献及整体业务能力较高的管理人员给予一定的奖励，如职位晋升或奖金发放等；将末位淘汰制作为惩罚体系中的核心，对于一些业务能力及工作较为落后的档案管理人员进行培训或是停职留薪等处理。可以实行一对一的帮扶方法，由业务工作水平较高的档案管理人员对业务能力较差的管理人员进行帮带培训工作，在档案资源、文书等方面的工作能力进行科学有效的培训。与此同时，现代信息化技术主要依托于计算机网络技术来作用于档案管理工作，这便要求档案管理人员在掌握常规的档案管理知识之余，还要熟悉使用现代化技术。具体来讲，档案部门应该高度重视对档案管理人员的培训工作，并积极开展相关的课程和活动来提高档案管理人员的专业知识和技术水平，从而有效推动档案管理工作在信息化时代的发展进步。
作者：于昕鑫单位：荆楚理工学院图书馆
随着社会对农产品安全及品质的关注，农业分析测试的需求急剧增加，农业分析测试档案管理便凸显其重要性。当前农业分析测试档案主要以实体形式存放和管理，而随着分析测试的发展及分析测试种类的不断增加，会不断产生大量的实体形式档案，新增数据量、信息量不断膨胀，在查找、分类及管理上难免耗费人力和物力，并具有一定的滞后性。在当今“大数据”的时代背景下，档案管理、处理等向着方便、快捷、安全的趋势发展，实现数字化档案管理迫在眉睫。档案数字化完全可以满足数据获取具有实时性的需求，客户可通过电脑或者手机连接数据源，即可查找自己需要的数据，了解分析测试的最新动态等。
一、农业分析测试档案数字化介绍
农业分析测试档案数字化是将计算机技术、分析测试结果数据库、多媒体技术、存储技术等融为一体的一种新型档案信息形态，将传统实体形式载体的档案资源转化为数字化档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，能及时提供利用、查找获取，可提高农业分析测试管理水平、提高效率，增强档案管理部「1的服务水平，为档案内部管理及面向客户服务提供高效率的全面服务。
二、农业分析测试档案数字化建设
农业分析测试档案数字化要求通过建立分析样品信息数据库，从客户委托分析测试的农产品样品接收开始，到分析测试结果查询、管理过程，全部实现网络登记。具体包括:第一步，样品接受人员通过互联网对样品数量、名称、产地、状态、委托人、分析测试内容、检验人员分工、完成期限等详细数字化记录，建立该委托样品数据库，并依据委托人信息，赋予其样品分析测试查看账户、登录密码，设置其访问权限，该账户只对其委托分析测试的指标有效;第二步，样品分析测试人员通过信息查看需要分析测试的内容，从样品管理员处获取样品在规定期限进行分析检验，并对分析检测结果进行数据输人保存和提交;第三步，由具有丰富分析检验经验的人员作为结果审核人员，对分析检验结果进行复审审核，结果通过则提交至业务服务部门，反之，则由分析测试人员进行复检确认;第四步，业务服务部门对审核结果加注档案部门标识水印凭证，确保电子档案的有效性;第五步，客户通过登录账户，查看委托样品处理进度，结果下载。
三、农业分析测试档案管理
档案管理人员需要实时维护数字化档案信息系统的完整性、安全性，通过数字化信息系统，相关人员可以了解分析指标的流转动向、分析测试进程等;同时通过系统统计分析测试数量，可对委托指标的样品信息进行分类管理，并对客户的隐私进行保护等;还可实现安排分析仟务与分析结果同步进行，分析测试档案建设与计划进度的同步J吐等，另一方面，设置访问时效性，还可以做好相关分析测定档案的保密工作。
农业分析测试档案具有信息性、记录性，可反映我国农产品质量安全的发展状况，并为监管农产品质量安全提供基础数据。随着社会发展，农业分析测试档案的管理应与时俱进，建立符合本单位发展趋势和特色的现代管理制度，建立安全可靠的网络档案，为提高农业分析测试能力发挥最大作用。
一、推进能力建设
抓保化监管队伍建设。建立2个保健食品化妆品监管培训实践课堂，构建适应我市保化监管发展的长效培训平台，采取理论学习和实践操作相结合的方式，面向全市食品药品监管系统保化监管执法人员进行培训，实现“立足监管一线，培养执法骨干，适应履职需求，争创一流业绩”的建设目标，构建“素质过硬、业务精良”的保化监管队伍，为促进科学监管、落实监管职责和加快保化健康发展提供人才支撑。
二、深化生产监管
（一）明确职责划分。按照属地管理的原则，各监管单位负责各自辖区保化生产企业专项整治和日常监督检查工作，及时报告工作情况。推行网格化、痕迹化、标准化监管方式，规范执法，所有监督检查活动都要通过执法文书、电子资料等方式记录并予以留存和归档管理，并及时录入省保化电子监管信息系统。
（二）开展“三查”，确保安全。各监管单位在加强生产企业日常监督检查的基础上，及时开展跟踪检查、有因检查和飞行检查，守住底线保安全。对所有生产企业每年至少监督检查两次，加大对受托生产、生产和质量管理关键岗位人员变动频繁、间歇生产、风险监测和监督抽验出现多批不合格或存在重大安全隐患、有重大违法违规行为被行政处罚的企业的监督检查力度，增加监督检查频次。
三、推进流通监管
（一）落实监管责任。各监管单位负责辖区内保健食品、化妆品经营企业专项整治和日常监督检查工作，及时报告工作情况。要指定具体科室和人员，负责保健食品化妆品监管工作，完善网格化与专业化监管相结合的监管模式，实现日常监管的标准化、痕迹化，避免因监管不力或不作为，形成行政责任风险。
（二）完善经营企业建档工作。各监管单位要按照“突出重点，分类实施，整体推进”的原则，加快“一店一档”建档工作，摸清监管底数，为监管工作的开展打牢基础。年底前要建立完善各自辖区内保化重点经营单位（经营保健食品化妆品的药品经营企业、大型商场、超市、专卖店、批发市场等）一店一档电子档案录入和纸质档案建设工作；摸清除此以外监管单位的底数，完成省局保化档案系统中的电子监管信息录入工作。建档不是一劳永逸的，随着品种、生产、经营的发展，要注意及时更新，更为重要的是用好档案，发挥其应有的作用。
（三）推进经营企业备案工作。按照上级要求，积极协调有关部门，按照省食安办《关于认真做好保健食品质量安全监管工作的通知》要求，开展保健食品经营单位备案登记。
（四）推动保健食品经营示范点创建工作开展。各地要选择监管基础较好的地区和单位，按照实施专柜专区管理（设保健食品专区标识牌），一承诺五统一的原则，即质量安全承诺、统一建立保健食品供货商资质档案，统一建立销售产品合格证明文件档案、统一建立保健食品进、销货台账，统一建立保健食品经营安全管理制度，积极开展保健食品经营示范创建试点工作，加强诚信建设，并实行动态管理，达到“人员健康、制度健全、档案齐全、专区经营、环境卫生”的预期目标。通过以点带面、示范带动，促进规范经营。
（五）开展经营单位日常监督检查工作。各监管单位要认真查找分析本地监管重点，制定详细的保健食品化妆品经营单位日常监督检查计划和方案，并抄送市局。按计划开展监督检查。原则上对各经营单位每年监督检查不少于一次，对重点区域、重点单位要加大监督检查频次。要加强监管档案管理工作。每次检查都要做到有记录、有存档，规范执法文书制作，并将监管信息及时录入省局保化档案系统，确保责任追究有据可查。
（六）开展集中整治行动。各监管单位要结合辖区实际，组织开展保健食品化妆品经营单位集中整治行动，重点检查保健食品化妆品索证索票、标签标识，打击假冒伪劣产品和夸大宣传行为，检查要覆盖保化重点经营、使用单位（药店，商场超市、专营店、美容院），要着力创新完善稽查办案机制，推进经营监管，整顿市场秩序，震慑违法行为。要积极协调有关部门，对利用宣讲等方式（包括公益讲座、健康诊疗、学术交流、会议等形式）宣传、推介和销售保健食品的，开展联合执法，加强对产品合法性的监督检查。
四、开展隐患排查
通过隐患排查，深化治理和整顿，解决突出问题，消除监管盲区和死角。
（一）开展生产企业原料安全隐患排查。将原料安全问题列为重点监控的风险点，根据省局确定的23种重要原辅料，结合实际，确定重点原料名单，实施重要原料登记管理，加强管控。5月底前，组织辖区内相关企业完成重要原辅料信息录入工作；6月底前，开展对照检查并完成信息审核整理和上传工作。
（二）开展委托生产隐患排查。我市现有委托生产产品品种93个，品种繁多生产量大，风险程度较高。各监管单位要开展委托生产隐患排查。重点排查辖区内生产企业委托生产是否经合法批准，受托方是否根据委托方批生产指令组织生产，批记录、检验情况、标签标识、产品留样等是否符合规定，是否落实原料供应商审核和索证索票管理制度，原辅料进货是否检验，生产领取投料与出入库台账是否对应一致，物料是否平衡；成品出厂是否批批检验；是否严格落实“一落实三备案”制度。通过专项排查，查找薄弱环节，做好隐患排查记录，针对隐患排查发现的问题，做好原因分析，制定整改措施，明确人员、明确任务、明确措施、明确期限、将问题彻底整改到位，最大限度消除隐患。
（三）开展经营环节隐患排查。重点排查索证索票、进货查验和台帐制度的建立执行情况，保健食品化妆品标识情况；是否存在经营假冒伪劣、非法添加或声称未经批准功能保健食品化妆品的行为；是否存在夸大、虚假宣传等违法广告行为；是否存在销售超过保质期的保化产品；是否存在经营、使用未经过批准或备案的化妆品等行为。各监管单位要做到有排查记录、有问题分析、有整改措施，留下痕迹，确有实效。
（四）强化检验制度落实。6月底前健全辖区内生产企业检验设备设施、检验人员及检验项目监管档案，通过监督抽验、检验能力考核和现场检查等方式，督促企业配备必备的检验设备和具备相应能力的检验人员，加强原料进厂检验和成品出厂功效成分检测力度，通过企业自检能力的提升和加大检验力度，降低产品质量风险。
五、加强监督抽验
上半年，市局将制定出台2013年保健食品化妆品监督抽检计划。各监管单位要落实《食品安全法》、《化妆品卫生监督条例》及其实施细则的相关要求，配合做好本地区监督抽验工作。对监督抽验发现的不合格产品，要及时组织查处，追根溯源，彻底消除产品安全问题。
明确处置原则，名优特进馆
在国有企业改制之初，苏州市档案局就积极与市体改办、经贸委等单位协调，先后下发了《苏州市国有破产企业档案处置暂行办法》和《苏州市国有(集体)企业产权制度改革中档案处置暂行办法》，对转制、关闭、破产等企业档案的处置原则、处置方法、档案流向提出了具体的、可操作性的意见，明确了责任要求。在“统一领导、分级负责”原则的指导下。建立和推行了“宏观管理、分类指导、依法行政、规范服务”的档案处置工作运行机制。明确了改制企业主管部门是档案处置工作第一责任部门，并对改制企业档案归属和流向作了规定：基建、设备档案随实体转移；产品、科研档案列入国有资产转让，没有转让的移交企业主管部门；会计档案按国家档案局和财政部门的规定，移交企业主管部门；劳动人事档案按市委组织部等四部门发文的有关规定办理：文书档案、照片档案、实物档案及其他档案移交主管部门；百年老厂、特色产品等珍贵档案移交市档案馆。
苏州百年老厂多、名企名店多，一些传统工艺、传统技术和产品在全国都有一定的影响，其档案十分珍贵。但苏州市改制企业档案数量浩大，如果全部接收进馆，恐难承其重，因此苏州市档案局区别情况。突出重点，对珍贵档案实行抢救和保护，下发《关于做好企事业产权制度改革中档案接收进馆工作的通知》，将全市百年老厂、名品、名店及反映苏州特色的具有重要价值的珍贵档案接收进馆，要求49家进行改制的名优特企业将档案移交苏州市档案馆，并深入企业，逐家落实任务，进行规范的系统整理。目前已有19家企业23,328卷档案接收进馆，其中有苏州火柴厂、太和面粉厂、苏纶纺织厂这类百年老厂，也有振亚丝织厂这类苏州知名企业。
方便利用，委托代管
在国有企业改制档案处置实际工作中，苏州市档案局坚持政策原则不放松，具体处理方式结合实际可灵活变通，这样，既能保证国有资产不流失，维护国家的利益，又能兼顾转制企业生产管理的需求，发挥档案的最大作用，方便转制后企业的正常利用。针对不少企业因生产、管理的需要，就档案的处置向主管部门申请，要求全部或部分留用，甚至有的企业阻挠主管部门按规定上门接收档案等情况，苏州市档案局及时与企业主管部门进行研究磋商，调整档案处置工作的策略，印发了《关于对部分转制企业档案实行委托管理的意见》(以下简称《意见》)，提出可根据实际情况，委托企业代为国家保管原改制单位的档案。《意见》规定了委托代管档案的程序、条件、档案的范围、委托的期限、手续以及应负的责任等；凡要求留存利用原单位档案的企业，必须提出申请，经市档案局和企业主管部门研究同意，由企业主管部门与企业办理委托代管手续，签订代管协议；在代管期间，如企业产权发生变动，主管部门可随时收回由企业代管的档案。苏州市档案局根据企业签订的委托代管协议，每年对委托代管企业进行检查，督促企业做好代管档案的保管工作；对违反协议的，及时进行处理；对不符合保管条件影响档案安全的。督促企业进行整改。逾期未整改或整改不到位的，可依法接收其所代管的档案，以确保档案的安全。委托代管这一方式，受到了改制企业的欢迎，避免了处置工作中的矛盾。促进了国有企业改制档案处置工作的顺利进行。目前，苏州市已有数十家改制企业签订了委托代管协议。涉及10多万卷档案。
创新模式，推进苏投实践
2004年，苏州市8个产业局改造成立的控股公司全部撤销，其中6个行业合并成立苏州市工业投资发展有限公司(以下简称苏司)。其所属308家企业约有档案160余万卷，约为全市应处置档案数量的三分之二。苏司针对所属企业改制档案处置工作的实际情况，决定成立档案中心，组建专门档案处置工作队伍。并计划将市中心文博旅游区的一家中型破产企业(占地23亩。建筑面积2万平方米)的厂区改建为档案中心用房，集中管理全公司改制企业档案。苏州市档案局将其作为档案处置工作管理模式的创新突破口。全力予以支持、推进。
由于苏司是国有资产投资经营公司，要把破产企业厂房改建为档案用房，必须征得市政府及有关部门同意，将该资产从经营资产中剥离出来。转为非经营性资产。为此，市档案局从抢救保护国有改制企业档案、抢救国家财产的大局出发，积极争取市财政局、市体改办、市经贸委等部门支持，使改建项目得以顺利实施。
苏司档案中心建成后，苏州市档案局加强对档案中心的业务指导，积极参与该中心建设。一是按照档案馆建筑设计规范要求，对中心用房进行科学布局，提出具体改造意见。经过1156.38万元的投资改建，档案中心现有档案库房主楼一幢，面积约9000平方米，配置密集架2993.5立方米，档案存储能力达到200余万卷：另有办公楼和其他辅助用房，设有档案接收大厅、利用大厅、消防室、监控室、会议厅、档案展示厅等。二是组织对中心人员进行岗位业务培训。2006年，苏州市档案局针对苏司档案中心队伍建设的实际状况，专门为他们举办了一期岗位培训班，公司分管董事长带头参加。中心档案人员经过长达一个多月的培训，全部通过考核，拿到了岗位合格证书。三是规范档案中心业务建设，编制了档案管理规范实施意见。把苏司所属企业档案按行业分成10个全宗群，每个企业的进库档案按全宗进行管理。从2005年3月开始，“中心”前后组织400多人，对集中入库档案进行系统整理、统一编目，逐一移交，累计完成137万卷档案。四是促进档案信息化建设，为档案中心开发并安装了档案管理软件。该中心所有档案的案卷目录已录入计算机，实现了对馆藏档案的计算机检索、统计和利用。
XX分公司档案管理工作在2021年将以“夯实基础工作，规范档案管理、提高服务水平”为主导思想，全面强化档案管理各项工作，使档案管理进一步科学化、规范化、标准化。为进一步提升档案管理水平，有效使档案管理工作顺应公司内外形势要求，特制订2021年XX公司档案管理工作计划。
一、年度目标：
增强档案管理工作相关人员的责任感，有序推动档案管理人员素质和业务水平的提升，规范流程，重视保密，不出遗漏，加快编制分类大纲工作和相关配套设施的补充完善工作，要超前主动工作，将创建省档案室AA级标准工作提上日程，坚持相关标准化工作的开展，全面适应公司在新形势下的各项工作需要。
二、工作计划：
（一）细化领导分公司，健全规章制度
调整档案管理工作领导小组，负责解决档案工作的人员配备、档案室等基础设施建设和经费保障等问题，特别是明确基层一名科级以上领导对口负责档案工作，进一步明确基层档案责任人，切实将建设省级档案室AA级标准相关档案工作提上日程。
（二）对标省级档案室AA级管理要求查漏补缺
1、切实将建设省级AA级档案室标准列入年度主要工作计划。切实做到“三专”“八防”“十不准”。“三专”：专柜和专室；“八防”指防盗、防火、防潮、防虫、防暑、防尘、防高温、防光；“十不准”即不准档案手续不全者查档，不准借阅手续不全者借阅，不准翻看与查阅范围无关的内容，不准私自抄写档案内容，不准在明码电话上传递档案内容，不准与无关人员谈论档案内容，不准公开邮寄档案或档案材料，不准涂改档案材料，不准携带档案进入公共场所，不准把档案柜钥匙交给非管档案人员。
2、对照省AA级档案室管理标准，进一步完善档案工作的基础设施，在上半年努力完成各级短板查找整改工作，要在落实组织领导、人员设置“八防”设施各项配套设备是否符合省级档案室AA级标准上一一查看，进行整改完善、档案密集架、除湿机、扫描仪、打印机、复印机、移动硬盘、烟雾报警器等设施要提前申请配备，密集架不能使用的要及时更换。
（三）继续加强档案信息化、标准化建设
1、发挥公司内网的作用，以发供电分公司一站式办公系统为依托，加强公司档案专栏网页的建设，丰富网页内容，逐步实现内部目录信息档案资源共享、方便各单位无纸化检索作用。
2、做好档案信息系统及档案数据库保密、安全、备份工作，确保档案信息安全、可靠。
3、按照集团公司档案工作要求，利用好现有档案软件，做好电子文件收集、归档和管理工作，建立和完善电子公文归档工作办法，探索电子档案保存、保密、保真的技术方法和手段，逐步实现电子公实时归档，科学保管和有效利用。
（四）做好年度综合开发利用提升工作
一、电子政务发展给档案信息化建设带来的机遇
1.运用电子政务网，实现档案管理模式现代化。档案管理的信息化、网络化可将档案管理人员从繁重的手工操作中解放出来，不再是目录的打字员和档案的保管员，可以更好地从事档案的收集工作和档案的编研工作，促进档案工作由传统管理模式向现代管理模式转变，进而彻底改变传统档案工作模式，实现文档一体化管理，充分发挥档案信息资源的价值。
2.运用电子政务网，实现档案信息检索便捷化。运用电子政务网以后，档案的检索与查询只需要通过网络就可实现即时查询，无论在时间还是空间上都显得更为方便、简洁。更重要的是，还可以提供多种查询手段：即可从模糊查询、组合查询、分类查询中选取最佳的查询方式，在档案库中检索出需要的档案信息。另外，还可提供网上查询，单位内部的工作人员可根据档案管理权限从网上自行查询档案信息，极大地减轻了档案工作人员的负担。
3.运用电子政务网，实现档案阅调可控化。传统的档案调阅多以手工为主，费时费力、容易出错。档案管理实现信息化后，档案的调阅采用计算机管理，操作方便，同时可以自动产生催还记录，对过期不还的借阅者进行有效的催还。
二、电子政务环境下档案信息化建设的主要任务
1.以各级档案部门的内部局域网和联接各机关的外部网建设为基础，以与党政机关联网和互联网站建设为重点，加强档案管理现代化软硬件基础设施建设。信息化档案管理基础设施是指馆藏信息的数字化程度（数据库）和建立在互联网上的网络应用系统（网站），即建设符合馆藏信息特点的高水平的档案数据库和功能齐全的网站。档案信息化基础设施建设是档案信息化建设必需的物质保障，关系着档案信息化建设的成败和整体水平。其整体规划包含了档案信息化建设的整个硬件水平和网络平台，一旦设计不当或者没有进行整体规划，后果不堪设想，必将造成档案管理平台和网络的运行不正常，甚至系统崩溃。
2.以加快档案数字化进程为基础，以电子文件归档和管理为重点，加强档案信息资源建设。档案信息资源建设就是建设数字化的档案信息资源库，信息资源建设是档案信息化建设的基础和核心。以目前的技术条件，档案信息化的重点应在电子文件管理上，纸质档案数字化可以缓行，把数字档案信息资源建设前移至文件形成部门。这样有利于档案工作与电子政务快速接轨，使档案工作既能立竿见影地为社会、机关提供有效服务，又能利用电子政务平台推进档案信息化的进程；有利于借鉴吸收电子政务的信息管理标准，在现阶段接轨中先期制定电子文件接收、管理标准再制定档案数字化标准，由近及远地建立档案信息标准。
3.以档案管理软件优化和推广应用为基础，以数字化档案馆试点与电子文件归档系统研制为重点，加强档案应用系统建设。档案应用系统是信息获取、存储、加工、提供利用等所必须的平台。基础设施建设和档案信息资源建设，在全国推广应用相对统一、符合规范的软件，为档案信息交换、档案信息资源共享创造条件；档案局（馆）参与当地政府上网工程和电子政务建设，争取纳入当地电子政务建设总体格局，为逐步构建中国档案文献数据库创造条件；档案行政管理部门应建立链接各地区各级档案网站的门户网站，为最终构建中国档案工作信息网做好准备。
三、依托电子政务建设，加快档案信息化建设步伐之策略
1.依托电子政务建设，建立档案信息化建设的组织保障机构。电子政务是“一把手”工程，只有各单位的主要领导把电子政务建设放在重要的位置上，才能保障该项工程的全面启动。同样，档案信息化建设也需建立一个在“一把手”直接领导下，具体负责档案信息化建设的规划、组织、指导及监督其实施的强有力的组织机构，并由既了解档案信息化专业知识，又熟悉档案业务工作的人员组成，这是确保档案信息化建设持续、稳定、快速发展的组织保障。
中学纳入九年义务教育体制，使我国的中学办学格局和建设规模都日益增大，这标志着我国国民对教育的重视，并最终会反映到国民素质的整体进步上。但与此同时也给档案管理者带来了巨大压力，当前情况下传统的档案管理观念和方式已经难以满足信息化管理系统建设的新形势。如何进一步发挥电子信息在档案管理中的作用，继而使中学档案管理成为服务学生工作的重要方面，是学校和相关部门亟需思考和解决的问题。
一、当前国内中学档案管理信息化薄弱的原因
在教育地位的日益提升和国家的大力扶持下，我国中学的信息化建设已经逐渐得到推广和发展。但是多应用在课堂教学、校内办公等方面，对于档案管理方面的应用依旧很少。究其原因，主要有以下几个方面：
（一）思想意识层面。由于中国传统观念对学校的功能仅停留在学习、升学等层面，对档案几乎缺乏意识。而多年的应试教育又仅强调学生的成绩、学校的升学率，这就导致学校领导和师生对档案信息化建设工作缺乏应有的重视和规划，将大部分精力和时间都花到了教学管理上。特别是在中学经费普遍不高的情况下，大部分学校都没有给档案部门足够的资金、设备的支持，部门设置不全、人员水平参齐不齐、基本的网络化难以实现，档案信息化建设只能成为一纸空谈。
（二）技术层面。不同于国外已经较为成熟的档案管理体系，我国尤其是中学的档案管理尚处于起步阶段，虽然网站运转及信息存贮技术已经变得较为低廉和便捷，但是具体到学校的档案管理中，部分学校由于缺乏相应的资金支持不能寻求专业的技术公司，只能依靠自己内部人士进行探索，由于大部分职工并不是专业人员，缺乏相应的技能，会出现浏览信息有限，甚至在收集、存储、传输过程中造成信息的丢失等。不少学校对于信息化建设的理解还处于较低水平，认为只要把纸质的信息输进电脑中就是实现了信息化，对于档案的归类和查阅等还停留在手工操作和单机归档阶段，信息与档案相对孤立，无法真正实现信息化具有的交流和共享功能，无法形成一个有机的整体。此外，国家和学术界至今未能对档案规划做出一个标准，这就使得各学校在档案建设过程中只能自行摸索，规范化和标准化缺失，存在着一定的盲目性。
二、如何实现中学档案管理的信息化建设
（一）加强档案基础建设。学校领导应该从思想上认识到档案工作的重要性，把档案信息化纳入到学校现代化的整体规划中，保证档案基础建设的顺利开展。具体措施有以下几点：1，制定规范的规章制度，使相关人员能够有一个实行的参照。目前国家虽然还没有推行一个详细的标准，但是各校可以借鉴比较成功的例子结合自己学校的实际制定出切实可行的制度体系，对于档案从产生到保存或销毁的过程都要全程监管，特别是对于电子文件的管理制度一定要责任到人。2，推行办公自动化。信息化是以计算机运行为前提的，文书档案在建立、接收、审核中都需要用计算机，计算机自带的检索工具可以方便快速地完成档案的查找、删改，可以有效提高档案的管理效率。3，加强电子档案管理。电子档案的设立是以学校的实际情况或已有的纸质资料作为依据的，在信息上要保证其真实性，可以从形成、收集、鉴定等流程上全程监督指导，在此基础上可以适当拓宽收集的内容，使得资料更为丰富。
（二）提高档案管理的数字化程度。数字化程度是档案管理的基础内容，也直接代表着信息化建设的水平，然而在大多数学校中还只是把纸质信息转化为数字信息，水平较低。当然考虑到目前中学资金不足、专业人士缺乏的现实，要求所有中学都实现最高水平的数字化也不可能。因此可以选择利用率较高、重要性较突出的档案优先管理，如学生的学籍档案、教师考核、课程设置等。不同于传统档案的管理方式，信息化建设应该做好目录、检索建设，以音像、光盘、文件夹等形式将数据永久保存，并依托网络实现数据资源的共享。目前大部分学校都已经建设了自己的校园网，可以将这些资料链接到相关网页，使之成为数字化系统中的一个子系统，从而形成一个立体的信息网络，提高数字化程度。
（三）建设一支高素质的档案管理队伍。档案管理虽然依托计算机和网络，但归根结底依旧需要人员对其操作，并且对从业人员的素质要求非常高，既要有专业的档案分类、管理经验，还需要具备计算机操作、数据库管理、网络建设等相关技能，而我国目前并没有相应的课程设置。因此档案工作人员要锻炼和提高自身在电子环境下工作的能力，加强专业技能的学习，如参加计算机技术知识、网络基础知识、信息管理技术等培训，全面提高自身的文字能力、综合分析能力、计算机应用能力，使自己成为档案信息化管理的全面性人才。学校应该建立完善的档案人员培训和考核制度，有计划的对其进行深造教育，更新其知识结构，提高其专业技能，督促其认真学习，努力工作以适应新形势下对人才的新要求。此外，与其他职业不同的是，档案工作对人员的道德素质要求极高，在档案管理中经常会遇到一些涉及个人隐私或机密文件的重要信息，这就需要档案工作人员能够有坚定的政治责任感和高尚的道德素质，防止出现贩卖或利用这些信息从事一些对他人不利的非法行为。学校和相关人员要从思想上、行动上对档案工作人员进行教育，使他们能有较高的思想政治觉悟，政治敏锐性和鉴别力，从而建设出一支高素质的档案管理队伍。
（四）要做好档案的安全保护工作。随着档案信息化建设的发展，档案的安全问题成为不可忽视的一个重要方面。其中最为常见的是档案信息的丢失和档案信息的泄露。工作人员的操作失误、计算机的故障、网络黑客的攻击等因素都可能导致文件在运行中丢失或者损毁。此外档案信息中有些是公开的，有些是需要保密的且有秘密、机密、绝密等严格的等级划分，如果这些信息遭到泄露或者丢失，对学校将造成重大损失。为了解决以上问题，从业人员需要提高自己的业务水平和职业道德素质，避免因为个人原因造成的文件损失。合理安全的规章制度，保证信息系统在一个安全有序和逻辑严密的流程中运行。针对网络攻击，可以引入科学有效的网络安全措施来应对，提高网络系统的抵御性，同时应该做好备份，当意外事件出现时可以立即启动备份文件，恢复档案信息的正常工作，减少不必要的重复性劳动。
（作者单位：甘肃省张掖中学）
一是完善目标管理考核体系。坚持现行的目标管理体制和考核模式，修订完善符合我镇实际的目标奖惩意见，建立健全绩效考核机制，逐步形成“更加公平、更加科学、更加合理”的目标管理考核体系。
二是提升计划生育技术服务能力。按照市计划生育乡所建设年的要求，对镇计划生育服务所升级改造。认真组织好一年四次康检工作，继续做好“四术一体化”的管理与服务工作；充分利用好镇服务所蓝氧治疗设备，做好妇科病普查，普查率达到90%。
三是完善信息平台，夯实工作基础。以规范各类档案为突破口，逐步建立科学合理的基础工作台帐；提高计划生育信息化管理水平，镇级向村级延伸，到市计生委协调申请村级管理员账号，对村级专干进行微机操作培训及MIS库操作培训，完善全员人口个案数据库，深入开展“数据质量信得过活动”和“人口和计划生育信息化示范单位创建活动”，努力建设开放、统一的人口服务管理平台；年底创成“人口和计划生育信息化示范单位”。
四是切实做好奖励扶助和基层群众自治工作。严格落实各项奖励扶助政策，加大对计划生育特殊困难家庭的关怀扶持力度。依托镇敬老院建立起镇计划生育老年托养中心，消除计划生育家庭的后顾之忧；扎实开展人口计生基层群众自治示范村、合格村创建活动，确保2013年底有90%以上的村达到“合格村”（其中30%以上的村达到“示范村”）。独生子女父母奖励费落实率达100%；独生子女领证率达11%以上；计生户养老保险补贴率达100%。
五是积极推进药具管理规范化、制度化、科学化。进一步加强药具政策和避孕知识的宣传工作，完善药具发放网络，扩大药具发放范围，做好“免供网”网点建设工作。
六是全力做好“国家免费孕前优生健康检查项目”工作。加大宣传力度，改进服务体制，强化平时督导，继续对新婚夫妇实行优生监测，免费发放叶酸及营养素，最大限度地降低和减少出生缺陷的发生率，并将此项工作纳入绩效考评。
七是加强出生人口性别比综合治理力度。对持二孩生育证对象继续实行包保责任制和全程跟踪服务，健全和落实出生实名登记、终止妊娠审批、终止妊娠药品管理制度，坚决防范打击“两非”，使镇出生人口性别比控制在正常范围。
八是完善流动人口“一盘棋”工作机制。落实国家和省关于方便群众办证的有关规定，保证及时快捷为群众办理计划生育证件。落实流动人口市民化、均等化和亲情化服务。流出已婚育龄妇女办证率达93％；流出已婚育龄妇女寄回合格康检《报告单》率达93％；计生合同签订率达93%；流入已婚育龄妇女管理率93%。
九是强化宣传教育，加强人财保障。制作高标准户外宣传版面，加大力度宣传人口和计划生育政策法规；利用计生宣传月、协会纪念日和世界人口日等重大节日，开展丰富多彩的活动，印发计生宣传材料，营造良好的舆论氛围。强化对计生干部的培训和培养，深化绩效联酬考核督导力度，落实优胜劣汰机制。组织村三委干部、计生专干、村民组长和宣管员的业务培训工作，不断提高其业务能力和服务水平。继续开展三星级人口文化大院创建活动，密切配合相关部门大力推进创建幸福家庭活动。确保计生事业费按月均衡拨付到位、投入到位（镇级达到人均15.4元，村级达到人均2元）。
十是推行“阳光计生”，坚持依法行政，加强党风政风行风建设。以创建依法行政示范单位为抓手，完善制度，履行职责，全面推进依法行政。依法管理，文明治村，无集体上访和越级上访；严厉打击违法生育行为，稳定低生育水平，积极配合案件查处和社会抚养费征缴，社会抚养费征收到位达到率75%；无违反“七不准”行为；无搭车收费乱收费行为；村务政务公开规范，深化重点工作督查制度，切实做好政风行风建设和反腐倡廉工作，规范计生干部行政行为；年底创成省级依法行政示范单位。
干部人事档案是国家机构、社会组织在人事管理活动中形成的，记述和反映人员经历、德才能绩和工作表现的，以个人为单位集中保存起来的历史记录。干部人事档案按其管理ο笊矸莸牟煌，可分为干部档案、工人档案、学生档案、军人档案四大门类。其中以干部档案发展最早，要求最高和最重要；工人档案数量最大。这两种档案涉及范围大、影响面广、面临的问题较多。
1 切实加强领导是发展干部人事档案工作的关键
干部人事档案工作是一项科学性、服务性、政治性的工作，在组织、人事工作中处于“辅助”和“服务”地位，具有“配角”和“后台”操作的特点，很难做出惊人的成绩和轰动效应。这使得干部人事档案工作默默无闻，工作成绩与艰辛难以为人所知，难以得到领导的理解，难以进入领导的视野，难以摆上领导的议事日程。应当说，任何一项工作，要取得成绩和发展是与各级领导的重视和支持分不开的。在当前形势下，要推进干部人事档案工作的改革，使其取得新的成绩和有一个大的发展，十分需要各级组织、人事部门领导的重视与支持。干部人事档案由每个员工确凿的原始档案材料构成，记述和反映了该档案人的个人经历，德、才、能、绩、廉（洁）、信，以及成长的轨迹。干部人事档案是考察了解人员的重要手段；是发现人才、使用人才、预测及制定人才计划不可缺少的信息源泉；是落实待遇、澄清问题的凭证；是推进干部交流轮岗，健全激励机制，强化干部宏观管理、推行和贯彻公务员制度的重要依据；是维护个人权益和福利的有力保障；是研究和撰写各类史志、人物传记的宝贵史料。只有认识到干部人事档案对组织、人事工作不是可有可无，而是不可缺少，才有可能重视和支持干部人事档案工作，加强领导并列入议事日程，由一名负责同志分管，分管要真管，切不可分而不管。只有加强领导，才能使档案机构健全，加大人力、物力、财力的投入；才能把档案队伍建设好，使干部人事档案工作与组织、人事工作密切结合、协调发展；才能使干部人事档案工作跟上社会主义建设事业发展的步伐，完成肩负的使命。
2 档随人走与人档适度分离并存
档随人走是人事档案管理工作的一项重要制度。在人事管理工作中，干部的任免权限与主管单位是动态的，人员流动是客观存在的，干部的主管协管单位经常发生改变。为此，人事档案要随着人员的流动，干部任免权限的改变，主管协管单位的变化，及时转至新的主管部门，做到“档随人走”。“档随人走”是保持管人与管档案相一致的有效措施；是保证干部人事档案工作及时为组织、人事工作服务的必要条件；是维护人事档案完整与安全的一项重要业务建设；也是干部人事档案部门接收干部人事档案和充实档案内容的重要途径之一。
长期的实践证明，“档随人走”的最大优点，是保持了人事档案的完整性，使其能集中反映一个人一生的经历、政治思想、品德作风、个性特点、业务专长、工作表现、实际业绩、工资待遇、廉洁诚信、健康状况等全面情况，便于组织、人事部门历史地、全面地了解、考察、选拔、培养、使用干部，有利于充分发挥人事档案的作用和避免“无头档案”的产生。但是，档随人走的制度，却遇到了人员流动频繁的挑战，实践检验证明，它并不是一条普遍适用的规律。档随人走取决于人员与单位之间处于相对稳定状态，流动性不大；机关变动少；人事档案管理规范，转递制度健全等条件。从我国的现实情况看，在以公务员管理或参照公务员管理的党政军机关的干部人事档案，仍可沿用“档随人走”的制度。一个干部（公务员）无论怎样调动或流动，只要还在党、政、军系统内，应坚持档随人走，一人一生只有一套人事档案，是终身的，不得“重新建档”。
3 管理模式走多元化之路
管理模式和机制的过于单一，存在着档案数量庞大、利用率低、管理不善等弊端，造成人力物力的浪费，必须进行改革和创新，走多元化发展之路。为适应干部人事制度的改革，适应公务员运行制度的要求，应筹划干部人事档案分类管理的机制和模式，抛弃计划经济时代以一刀切的一个模式的做法。企业、事业单位不必须硬搬干部档案的管理模式，也不宜完全套用干部档案的规章制度，应根据本身的特点及人员流动性强的状况，创新管理模式，建立人事文件中心。
1、人事文件中心的性质与职能。人事文件中心的性质，具有过渡性、性。所谓过渡性，是指人事文件中心管理的人事档案是完成了文书处理程序的半现行文件，保管一定时期后，其中具有长远保存价值的要移交到档案馆保存，在更大的范围发挥作用。所谓性，是指文件中心是文件形成单位的文件寄存机构，它与形成者是一种委托关系，文件材料的所有权属于形成单位。人事文件中心的职能是保管、服务和处置。人事文件中心作为文件形成单位或个人人事档案的代管机构，其首要任务是维护人事档案的完整与安全，档案要完整齐全，实体不受损害，不丢失，不泄密，不被盗窃。服务包括被动服务与主动服务两个方面，被动服务是满足形成单位和个人查阅档案材料的需求；主动服务是使人事文件中心成为人员数据库，通过整理、分析、统计各种人员数据，提供人才规划、职业介绍、人事咨询、人事、人员流动、人才供求信息等多方面服务。处置是指文件中心对所保管的人事档案，根据形成单位提供的档案保管期限表，在征求形成单位档案馆意见的基础上，挑选出具有长远保存价值的档案向档案馆移交，经过鉴定对已经丧失保存价值的人事档案，经主管单位批准后予以销毁。
2、人事文件中心的运作模式。人事文件中心有公益性和商业性两种运作模式。公益性人事文件中心是负责代管国有企业、事业单位人事档案的机构，由政府出资兴建并提供运营的经费和人员，归政府主管部门领导，业务上受档案行政部门的指导。国有企业、事业单位形成的人事档案，具有公共信息特征，根本不具备任何商品属性。政府理应负责对人事档案管理事业的投入，切实改变现行的人才中介服务的商业化运作模式。由国家统一规划、按级别、系统、地区等因素设置公益性人事文件中心，所有服务均为无偿服务。商业性文件中心负责代管私营企业（含外资企业）、私营事业单位的人事档案，其档案的所有权是形成单位。为了履行委托双方的权利与义务，理应向文件中心提供资金，实行有偿服务。商业性人事文件中心要遵守档案管理的有关规定，业务上接受档案行政管理部门的指导、监督和检查。
